ترتيب تمرير المستندات الصادرة. إجراء تمرير المستندات الصادرة والداخلية في عملية إعدادها تتكون معالجة مستند صادر من مراحل

المستندات الصادرة

مرور المستندات الصادرة

كيف تعمل مع المستندات

إجراءات تمرير المستندات الصادرة والداخلية في عملية تحضيرها

نقل المستندات داخل المنظمة

تتكون معالجة المستندات الصادرة (المرسلة) من الخطوات التالية:

⇐ السابق صفحة 8 من 13 التالي ⇒

تتضمن المستندات المرسلة بشكل أساسي خطابات الرد ، والتي تحتوي على الموافقة أو الرفض للطلب أو الاقتراح ذي الصلة ، بالإضافة إلى خطابات المبادرة حول أوسع الموضوعات التي تتطلب الرد.

يتضمن مرور المستند المرسل خطوات المعالجة التالية (الشكل 27):

■ صياغة وثيقة وتنفيذها.

■ الموافقة على المشروع أو الموافقة عليه ؛

■ توقيع المستند من قبل المدير.

■ الموافقة (إذا لزم الأمر) ؛

■ تسجيل وإرسال المستند.

يقوم أحد المتخصصين بصياغة مسودة الوثيقة الوحدة الهيكليةأو سكرتير مرجعي لديه المؤهلات المناسبة.

تم إعداد المستند وفقًا لـ GOST R 6.30-2003 ، ثم تمت المصادقة عليه من قبل المقاول أو المتخصصين من منظمة خارجية. في هذه الحالة ، يتم إعداد ورقة الموافقة.

إذا تم تقديم تعليقات على مسودة الوثيقة أثناء عملية التنسيق ، فيجب إدراجها في النص.

قبل تقديم المستند للتوقيع عليه ، يقوم السكرتير بتحرير النص ، والتحقق من صحة التصميم ، ووجود الجميع التأشيرات المطلوبةوملاحق الوثيقة ، والتي يتم تقديمها بعد ذلك للتوقيع عليها إلى الرأس جنبًا إلى جنب مع جميع المواد التي تم إعدادها على أساسها. يتم تسجيل المستندات الموقعة وتحويلها لإرسالها إلى المكتب (البعثة) ، حيث يتم وضعها في مظاريف ، بعد التحقق مسبقًا من صحة التنفيذ (توقيع الرئيس ، والتاريخ ، والرقم الصادر ، والامتثال لعدد النسخ المحددة ، وتوافر المرفقات). مستندات رسميةأرسل إلى عنوان واحد ، ضع في مظروف واحد.

يتم إرسال المستندات إلى المرسل إليه في يوم تسليمها للإرسال ؛ يتم إرسال البرقيات والمراسلات العاجلة على الفور.

تمر المستندات الداخلية في مرحلة إعدادها بمراحل المستندات الصادرة ، وفي مرحلة التنفيذ - مراحل المستندات الواردة (الشكل 28).

يبدأ العمل مع المستندات الداخلية ، بالقياس مع المستندات المرسلة ، بإعداد وتنفيذ مسودة الوثيقة. المرحلة الأخيرة من العمل على مسودة الوثيقة الداخلية هي المصادقة عليها من قبل المترجم ، ورئيس الوحدة الهيكلية التي أعدت الوثيقة ، والمستشار القانوني. ثم يتم إرسال المستند إلى الرئيس للتوقيع والتسجيل. مزيد من العمل مع المستندات الداخلية يتبع نفس القواعد كما هو الحال مع المستندات الواردة. يمكن وضع أهم الوثائق الداخلية تحت السيطرة. تودع المستندات المنفذة في الحالات المنصوص عليها في تصنيف القضايا.

أرز. 28 مخطط المعالجة المستندات الداخلية

30. قواعد إصدار "ختم الموافقة" المطلوب.

التصديق على الوثائق هو شكل من أشكال التعبير عن المسؤولية عن شرعيتها ومحتواها. الطرق الرئيسية للمصادقة على الوثائق هي: التوقيع والموافقة والختم.

الموافقة هي طريقة خاصة للتصديق على المستند بعد التوقيع عليه ، والسماح بتمديد المستند إلى دائرة معينة من الأشخاص والمواطنين والمنظمات. تكتسب الوثيقة الخاضعة للموافقة القوة القانونية فقط من لحظة الموافقة عليها. تمت الموافقة على المستندات من قبل السلطات المختصة أو المسؤولينالذي يشمل اختصاصه حل القضايا المنصوص عليها في هذه الوثائق.

يمكن الموافقة على الوثيقة من قبل مسؤول أو وثيقة صادرة خصيصا (أمر ، بروتوكول ، قرار).

كلا التأكيدات لها نفس الشيء قوة قانونية.

تتم الموافقة على الوثيقة من قبل المسؤول إذا كان ذلك ينظم من خلال الوثائق التنظيمية ذات الصلة.

إذا تمت الموافقة على المستند من قبل مسؤول ، فسيتم رسم ختم الموافقة من الموضع الخامس للجدول (10.5 سم) بطريقة العلم ، ويسمح بتوسيط كل سطر من ختم الموافقة فيما يتعلق بأطول سطر من المطلوب. يتكون ختم الموافقة من كلمة أوافق عليها (بدون علامات اقتباس وعلامات ترقيم) ، العنوان الكامل لمنصب الشخص الذي وافق على المستند (بما في ذلك اسم المنظمة إذا لم يتم إصدار المستند على ورق ذي رأسية) ، التوقيع الشخصي ، نسخة من التوقيع (يتم وضع الأحرف الأولى قبل اللقب) - الموضع السادس في الجدولة - وتاريخ الموافقة. فمثلا:

يوافق

مدير OAO Fakel

إل إيه ستيبانوفا

"" يوليو 2009

يُسمح بتوسيط عناصر سمة "ختم الموافقة على المستند" بالنسبة إلى السطر الأطول. فمثلا:

يوافق

المدير التنفيذي

ZAO موسكو البضائع

إل آي بيلوبولسكايا

"" مايو 2009

عندما تتم الموافقة على مستند من خلال قرار أو قرار أو أمر أو بروتوكول ، يتكون ختم الموافقة من الكلمة موافق عليها (تمت الموافقة عليها ، تمت الموافقة عليها ، تمت الموافقة عليها) ، اسم مستند الموافقة في علبة الأدوات وتاريخها ورقمها. فمثلا:

وافق

قرار الجمعية العمومية

المساهمين بتاريخ 05.10.2009 N9 03

إذا تمت الموافقة على المستند من قبل رؤساء العديد من المنظمات ، فستكون مكونات أختام الموافقة موجودة في نفس المستوى. في هذه الحالة ، يجب بالضرورة تضمين اسم المنظمة في عنوان منصب الشخص الذي يوافق على المستند. يتم رسم الشريط الأول من الموضع الصفري للجدول ، وفك تشفير التوقيع - من الثاني ، يتم وضع الشريط الثاني وفقًا لـ GOST.

كقاعدة عامة ، تخضع الأنواع التالية من المستندات للموافقة: المواثيق ، واللوائح ، وجداول التوظيف ، وأنواع معينة من الإجراءات والبروتوكولات ، وصف الوظيفةوإلخ.

يتم تحديد قائمة وثائق المنظمة الخاضعة للموافقة من خلال التعليمات الخاصة بالعمل المكتبي للمنظمة.

⇐ السابق 3456789101112 التالي ⇒

مبادئ وطرق تنظيم سير العمل

3. تسجيل الوثائق وبناء محرك بحث

4. مراقبة تنفيذ المستندات

المفهوم والأنواع والمراحل الرئيسية لسير العمل

تدفق ثيقة- هي حركة المستندات من لحظة استلامها أو إنشائها حتى اكتمال التنفيذ أو إرسالها إلى المرسل إليه أو إيداعها . يهدف تنظيم حركة المستندات إلى: أ) تقليل مسار ووقت نقل المستندات ، ب) القضاء على إعادة المستندات وتكرارها ونقلها غير المنتظم ، ج) توحيد إجراءات التمرير والمعالجة مستندات محددةد) استخدام المعدات المكتبية الحديثة. تختلف حركة مستندات معينة في طول المسار ومراحل معالجة المستندات وفترات تخزينها. في " نظام الدولةدعم إدارة الوثائق. أحكام أساسية. المتطلبات العامةإلى خدمات دعم المستندات والوثائق "يأخذ في الاعتبار تدفق المستندات للمنظمة. وتنقسم جميع مستندات المنظمة إلى ثلاثة تدفقات للمستندات: المستندات الواردة والداخلية والصادرة.

تدفق المستندات الواردة

وثيقة واردة -وثيقة تلقتها المؤسسة من منظمات أو أشخاص تابعين لجهة خارجية: الرئيس ، والمرؤوس ، والدولة ، والبلدية ، والخاصة ، والنواب ، والمواطنون.

تشمل معالجة المستندات الواردة ما يلي: أ) القبول والمعالجة الأولية للوثائق ؛ ب) استعراض أوليوتوزيع الوثائق. ج) التسجيل. د) النظر في الوثائق من قبل الإدارة. هـ) التحويل للتنفيذ.

الاستقبال والمعالجة الأولية للوثائق الواردةخدمة المؤسسة التعليمية لمرحلة ما قبل المدرسة ، أو السكرتير ، أو البعثة المركزية ، اعتمادًا على حجم المراسلات ، تؤدي بعد ساعات ، إذا لزم الأمر ، الموظف المناوب. البعثة -قسم خاص بالمنظمة يتلقى ويرسل ويوزع الوثائق والبضائع. يمكن استلام المستندات الواردة عن طريق البريد ، وتسليمها عن طريق البريد والزائرين ، عن طريق الاتصال الكهربائي.

عند استلام البريد:

1) التحقق من صحة تسليمها: يتم إرجاع المراسلات المرسلة بالخطأ إلى مكتب البريد ؛

2) سلامة الحزمة والمستندات ، التحقق من تلفها (استلام غير مكتمل لرسالة الفاكس ، عدم وجود المرفق المحدد في المستند) ؛ تم وضع قانون بشأن تلف أو نقص في المستندات ، والتي يتم إرسالها مع المستندات المستلمة إلى مرسلها ؛

3) لا يتم فتح المراسلات التي تم وضع علامة عليها "شخصيًا" أو الموجهة إلى المؤسسات العامة وتحويلها إلى المرسل إليه ؛

4) قبول الرسائل المسجلة مقابل إيصال ؛

5) يتم لصق وقت الاستلام على المستند مع نقش "عاجل" ؛

6) يتم إتلاف الحزمة عند الفتح ، باستثناء الحالات التي لا تحتوي فيها المستندات المستلمة على عنوان المرسل واسم المرسل (ولكنها موجودة على العبوة) ؛ لا يوجد تاريخ في المستند ، ويتم إنشاؤه بواسطة ختم بريد.

المراجعة الأولية وتوزيع الوثائقيهدف إلى الاستلام الفوري للوثائق من قبل المنفذين ، وإبراء ذمة الإدارة من النظر في القضايا الثانوية.

يأخذ تقييم الوثيقة المستلمة في الاعتبار: أ) نوع الوثيقة وأهمية محتواها ؛ ب) مدى تعقيد وحداثة الأسئلة المطروحة ؛ ج) المكانة الاجتماعية لمؤلف الوثيقة ؛ د) استعجال تنفيذ الوثيقة.

أثناء المراجعة الأولية ، يتم تقسيم الوثائق إلى مسارين: 1) للنظر فيها من قبل رئيس المنظمة ؛ 2) يتم إرساله إلى تلك الوحدات الإنشائية التي ستقوم بتنفيذ المستندات وفقًا للوائح الخاصة بالوحدة الإنشائية. عادةً ما يتم إرسال مستندات إلى الإدارة من الهيئات العليا التي تحتوي على معلومات حول القضايا الأساسية لأنشطة المنظمة والتي تتطلب قرارًا من الإدارة ، بالإضافة إلى شكاوى حول تصرفات المسؤولين المرؤوسين. يتم نقل المستندات الموجهة مباشرة إلى الأقسام الفرعية الهيكلية أو المسؤولين إلى وجهتهم دون النظر المسبق. يتم تقديم مقترحات وطلبات وشكاوى المواطنين إلى وحدة خاصة للنظر في خطابات المواطنين. كل هذا العمل يقوم به شخص متمرس يعرف هيكل المنظمة والمسؤوليات الوظيفية للموظفين. تساعده مواد مرجعية: قائمة تقريبية بالوثائق للنظر فيها من قبل الإدارة ، قائمة المسؤولين وواجباتهم ، إلخ.

تسجيل المستندات الواردةيتكون من وضع علامة على الورقة الأولى من المستند في الزاوية اليمنى السفلية عند استلام المستند من قبل المنظمة ، والتي تتم كتابتها يدويًا وتتضمن رقم التسجيلوتاريخ استلام الوثيقة (إذا لزم الأمر ، ساعات ودقائق). يمكن ان تكون ختم التسجيل -ختم يحتوي على اسم المنظمة ومكان لتاريخ الاستلام ومكان لفهرس التسجيل. صورة الفاكس لها تاريخ استلام ، لذلك يشار فقط إلى الرقم التسلسلي. في المراسلات غير المفتوحة ، يتم وضع ختم التسجيل على الظرف وعبوة العبوة.

مراجعة الوثيقة من قبل الإدارةيتكون من حقيقة أن المسؤول يكتب قرارًا بشأنه ، أي قراره بشأن المعلومات الواردة في الوثيقة. يتم تحويل القرار إلى استمارة التسجيل. قد يطلب منك المدير عمل نسخ من بعض المستندات لنفسك. لا ينبغي ، كقاعدة عامة ، أن يقبل شخصيًا المستندات من الزوار والمرؤوسين وممثلي المنظمات الأخرى دون تسجيل.

نقل المستند للتنفيذنفذت بعد النظر من قبل رئيسها. يجب تقديم المستندات للتنفيذ في يوم استلامها أو في أول يوم عمل إذا تم استلام المستندات خارج ساعات العمل. مع العديد من المنفذين ، يتم نقل الوثيقة إلى المنفذ المسؤول ؛ في حالة غيابه - إلى أول الوصيين ، بالنسبة للباقي ، يتم عمل نسخ أو نقل المستند واحدًا تلو الآخر. يتم تحديد الحاجة إلى نسخ المستندات وعدد النسخ من قبل المقاول.

12345678 التالي ⇒

تاريخ النشر: 2015-10-09 ؛ قراءة: 418 | انتهاك حقوق النشرالصفحات

Studopedia.org - Studopedia.Org - 2014-2018. (0.001 ثانية) ...

يتم قبول المستندات الأساسية للمحاسبة إذا تم إعدادها وفقًا لمعيار أو نماذج أخرى معتمدة. إذا لزم الأمر ، يمكن للمؤسسة تطوير واعتمادها بشكل مستقل وثائق المصدر.

يتم تقديم الوثائق الأولية متطلبات معينة. يجب أن يحتوي المستند على التفاصيل المطلوبة:

اسم ورقم وتاريخ ومكان تجميعها ؛

مناصب الأشخاص المسؤولين عن تنفيذ معاملة تجارية وصحة تنفيذها وألقابهم وأحرفهم الأولى وتوقيعاتهم الشخصية.

اعتمادًا على طبيعة المعاملات ، قد تتضمن المستندات تفاصيل إضافية.

يجب ملء المستندات بشكل واضح ومقروء ، فهي لا تسمح بالتصحيحات غير المحددة وحذف الإدخالات. يتم تصحيح الإدخالات غير الصحيحة في مستندات المحاسبة الأولية عن طريق شطبها وكتابة الإدخالات الصحيحة. لا يسمح بالتصحيح على المستندات النقدية والبنكية.

يضمن الأشخاص الذين قاموا بإعداد المستندات وتوقيعها تنفيذها في الوقت المناسب وبجودة عالية ، ونقلها إلى المواعيد النهائيةللانعكاس في المحاسبة ، وكذلك موثوقية البيانات الواردة فيها.يجب شطب السطور المجانية في المستندات الأولية. يمكن إعداد المستندات على الورق ووسائط الكمبيوتر.

تخضع المستندات قبل تسجيلها على الحسابات مبدئيًا للتحقق والقبول والمعالجة المحاسبية. ترجع الحاجة إلى التحقق من المستندات إلى حقيقة أن العديد منها يتم تجميعها دون مشاركة المحاسبين. التحقق من الوثائقيتضمن الفحص الموضوعي والفحص الرسمي والفحص الحسابي.

التحقق من الوثائق على الأسس الموضوعيةهو إثبات الشرعية والجدوى الاقتصادية للمعاملات التجارية.

التحقق الرسمييتكون من التحقق من صحة تنفيذ المستندات ، وملء جميع التفاصيل المحددة لها ؛ توافر وصحة تواقيع الأشخاص ؛ توافر الحجوزات في حالة التصحيحات.

الاختيار الحسابيهو عنصر تحكم في صحة انعكاس المؤشرات الكمية والنوعية والموجزة.

في حالة وجود أي أخطاء في المستندات ، يتم إعادتها إلى الأشخاص المسؤولين عن تجميعها للتوضيح.

في قبول المستنداتبادئ ذي بدء ، ينتبهون إلى وجود الاستمرارية في المستندات (على سبيل المثال ، مراسلات رصيد الأموال في السجل النقدي في نهاية اليوم وفقًا لتقرير اليوم السابق إلى الرصيد الموضح في التقرير في بداية اليوم الحالي) ومراسلات البيانات الرقمية في ما يسمى مستندات العداد المترابطة. يؤكد المحاسب على التحقق وقبول المستندات بتوقيعه.

تخضع الوثائق المفحوصة والمقبولة ل معالجة المحاسبة(التجميع والضرائب وتخصيص الحساب) ومن حيث الأتمتة - ترميز المؤشرات المحاسبية اللازمة.

تجميع المستندات- هذه مجموعة منتقاة منهم في مجموعات متجانسة في المحتوى. يسمح لك بتلخيص النتائج الإجمالية للمستندات المتجانسة. التاكسي- هذا هو تحويل المؤشرات الطبيعية إلى مؤشرات نقدية وحساب المبالغ. احالة حسابيتكون من تسجيل الحسابات المقابلة لهذه العملية على المستند. إذا كانت المؤسسة تستخدم نموذجًا آليًا للمحاسبة ، فإن معالجة المستندات في قسم المحاسبة تتمثل في تعيين التسميات المحاسبية مع رموز.

بعد المعالجة المحاسبية ، يتم نقل المستندات إلى تخزينأرشيف. يتم ربطها في مجلدات ، على الغلاف تشير إلى اسم المنظمة والاسم والرقم التسلسلي والسنة والشهر وعدد الأوراق. عندما يتم نقل المستندات إلى الأرشيف وعندما يتم إتلافها ، يتم وضع الأعمال التي يتم تخزينها في الأرشيف. تم تحديد الترتيب وشروط تخزين المستندات في الأرشيف وفقًا لقانون جمهورية بيلاروسيا المؤرخ 6 أكتوبر 1994 رقم 3277-XII "على المستوى الوطني صندوق أرشيفيةوالمحفوظات في جمهورية بيلاروسيا ". رئيس المنظمة مسؤول عن تنظيم تخزين مستندات المحاسبة الأولية وسجلات المحاسبة وإعداد التقارير.

الأولية مستندات المحاسبةيجوز سحبها من قبل السلطات التي مُنحت الصلاحيات المناسبة. لرئيس المحاسبين ، بحضور ممثل عن الهيئة التي تقوم بالحجز على مستندات المحاسبة الأولية ، أن يقوم بنسخ هذه المستندات ، وكذلك من المستند الذي هو أساس مصادرة المستندات. ويوثق حجز المستندات بقانون يبين تاريخ الحجز.

التأكد من حسن توقيت وتسلسل استلام المستندات في قسم المحاسبة رئيس الحساباتيطور جدول سير العمل الذي يوافق عليه الرئيس. إدارة الوثائقتسمى حركة المستندات من لحظة تجميعها أو استلامها من منظمات أخرى لنقلها إلى الأرشيف.

يسرد جميع المستندات الأولية ، ويشير إلى الغرض منها ، وعدد النسخ ، ومن يرسمها ومتى وأين ومتى يتم تقديم كل مستند ، ومن يقبل ويعالج المستندات المقدمة ، وما هو العمل الذي يتم تنفيذه في قسم المحاسبة ، وأيضًا في أي سجلات المحاسبة تنعكس. يتم عرض جدول سير العمل على جميع الأشخاص المسؤولين ماديًا والمحاسبين والمسؤولين الذين تشمل واجباتهم تجميع المستندات وتقديمها إلى قسم المحاسبة وإجراء مزيد من المعالجة.

⇐ السابق 17181920212223242526 التالي ⇒

⇐ السابق صفحة 5 من 9 التالي ⇒

في هذا القسم ، سننظر في حركة المستندات التنظيمية والإدارية في المؤسسة من لحظة إنشائها حتى اكتمال التنفيذ أو الإرسال. يتم تعريف هذه الحركة بواسطة GOST R 511441-98 كـ تدفق ثيقة .
الخصائص الرئيسية لسير العمل هي مسار المستند ، أي جميع الأمثلة على مسار حركتها ، والوقت الذي يقضيه مرور المستند على طول هذا الطريق. يشير هذا إلى المطلب الرئيسي لتنظيم سير العمل - مرور المستند على طول المسار الأقصر والأكثر مباشرة بأقل قدر من الوقت.

تدفق المستند هو العملية التكنولوجية، والذي يتضمن تدفقات مستندات متعددة توفر إدارة مباشرة وردود الفعل. وتشمل هذه التيارات

مخطط العمل مع المستندات الواردة

مخطط العمل مع المستندات الصادرة

الاستقبال والمعالجة المسبقة

عادة ما يتم تنفيذ عمليات استلام وإرسال المستندات مركزيًا. في المنظمات الكبيرةيتم تنفيذ هذه الوظيفة من قبل وحدة متخصصة - الرحلة الاستكشافية.

في المكاتب والإدارات العامة للمؤسسات (إذا لم يتم تخصيص البعثة لخدمة منفصلة) ، يتم إنشاء قسم لاستلام وإرسال المستندات. في المنظمات التي ليس لديها خدمات إدارة المكاتب ، يتم تنفيذ استلام المستندات ومعالجتها وإرسالها بشكل مركزي من قبل السكرتير.

تجعل مركزية هذه العمليات من الممكن تسليم المستندات إلى المنفذين بشكل أسرع ، وميكنة المعالجة الأولية للمستندات وتقليل وقتها ، والاحتفاظ بسجلات تكاليف معالجة المستندات ، وتسجيل حجم تدفق المستندات.
يمكن تسليم المستندات عن طريق البريد ، بما في ذلك البريد الإلكتروني أو التلغراف أو الفاكس أو البريد السريع أو الموظف المعار.

عند استلام المستندات المقروءة آليًا ، تتم معالجة الوثائق المصاحبة فقط ، ويتم نقل الوسائط المقروءة آليًا في الحزمة إلى وجهتها. إذا كان المستند لا يحتوي على عنوان إرجاع ، يتم تثبيت مغلف بالعنوان بالحرف.

وينطبق الشيء نفسه في الحالات التي لا يوجد فيها نقش "شخصي" على الظرف ، وتكون الوثيقة ذات طابع شخصي. لا يتم فتح المستندات التي تم وضع علامة عليها "شخصيًا" ، ولكن يتم نقلها إلى المرسل إليه.

تسجيل

يحدد المعيار R 51141-98 "عمل المكتب والأرشفة" التسجيلباعتباره "سجلًا لأوراق الاعتماد حول مستند بالشكل المحدد ، مع تحديد حقيقة إنشائه أو إرساله أو استلامه". حتى يتم تسجيل المستند وعدم استلام رقمه ، لا يتم إضفاء الطابع الرسمي عليه ، كما لو أنه غير موجود بعد. إذا لم يتم تسجيل المستند المستلم ، فإن المؤسسة ليست مسؤولة عنه ، حيث لم يتم تأكيد حقيقة الاستلام.

يجب تسجيل كل وثيقة مرة واحدة.

يتم التسجيل عن طريق إدخال تفاصيل المستند في نموذج التسجيل (مجلة ، خزانة ملفات ، كمبيوتر) ، أثناء إنشاء قاعدة بيانات لوثائق المنظمة. كل مزيد من العمل مع الوثائق ، وهي:

يتم تنفيذها في المستقبل بمساعدة نظام استرجاع المعلومات.
يخضع التسجيل لجميع المستندات التي تتطلب محاسبة خاصة وتنفيذها واستخدامها لأغراض مرجعية ، بغض النظر عن طريقة الاستلام. يتم تنفيذه من أجل التمكن من الإصدار في أي وقت وفي أقصر وقت ممكن الشهادة اللازمةحسب المستند والعثور على المستند نفسه.
يتم الاحتفاظ بنماذج تسجيل منفصلة بأرقام تسجيل مستقلة للوثائق الواردة والصادرة والداخلية.

يتم العمل مع المستندات الواردة وفقًا للمخطط التالي.

⇐ السابق 123456789 التالي ⇒

تتم معالجة وإرسال المستندات الصادرة مركزيًا أو بواسطة السكرتير وتتكون من الخطوات التالية:

وضع مسودة الوثيقة ؛

إعداد مشروع وثيقة؛

موافقتها (التأشيرة) ؛

شهادة الوثيقة (التوقيع ، الموافقة ، الختم ، تاريخ التوقيع ، فهرس التسجيل) ؛

إرسال المستند إلى المرسل إليه ؛

ايداع نسخة من الاجازة في القضية.

يتم تنفيذ العمل مع المستندات الصادرة وفقًا للمخطط المقدم في المثال

بدء التحضير وثيقة صادرةيقوم المؤدي بجمع المعلومات الضرورية ومعالجتها ، ثم يقوم بإعداد مسودة وثيقة.

بعد المشاورات اللازمة ووضع اللمسات الأخيرة على المسودة ، يقوم المتعاقد بوضع مسودة الوثيقة ، ويصادق عليها ويلفت انتباه جميع الأطراف المعنية التي تصادق عليها أيضًا.

إذا كانت الموافقة الخارجية مطلوبة ، يتم وضع "علامة الاتفاقية" على مسودة الوثيقة.

يتم تحرير المستندات الصادرة من نسختين ، باستثناء رسائل الفاكس والرسائل الهاتفية. يتم وضع الصفحة الأولى من المستند على ورق ذي رأسية ، ولاحق ، وإجازة نسخ - على أوراق قياسية.

يتم تقديم مسودة الوثيقة التي تم إعدادها وتنفيذها بالشكل المحدد ، إلى جانب جميع المواد التي كانت بمثابة أساس لإعدادها ، للتوقيع عليها إلى الرئيس.

بعد التوقيع على نسختين ، يتم لصق تاريخ توقيع المستند ، وبعد ذلك يتم تسجيل المستند في النموذج المحدد وإرساله إلى المرسل إليه.

علاج او معاملةوالإرسال منفتح مستنداتيتم تنفيذها مركزيًا أو بواسطة السكرتير ويتكون من الخطوات التالية

علاج او معاملة منفتح مستندات. علاج او معاملةوالإرسال منفتح مستندات

السؤال التالي ». علاج او معاملة منفتح مستندات. علاج او معاملةوالإرسال منفتح مستنداتتجري مركزيا أو من قبل السكرتير وتتألف.

- استقبال وابتدائي علاج او معاملةواردة مستندات
منفتح(أرسلت) المستندات(رسائل ، تعليمات المستنداتوالاستنتاجات والتقارير وما إلى ذلك) ...

علاج او معاملة منفتح مستندات. علاج او معاملةوالإرسال منفتح مستنداتتجري مركزيا أو من قبل سكرتير وتتكون من التالي ... المزيد ».

... تنظيم التخزين الحالي مستندات، إرسال منفتح مستندات، فحص القيمة مستنداتو يتم المعالجة مستنداتقبل إرسال الملفات إلى أرشيف المنظمة.

استقبال، علاج او معاملةوتوزيع الوارد (الوارد) مستندات.
الأقسام وأرقام الحالة حسب التسمية أو الوارد الترتيبي أو منفتحأعداد مستندات.

الفهرسة مستنداتبشكل تقليدي يتم المعالجة مستندات.
تبعا لذلك ، للتسجيل منفتحوالمحلية مستنداتابدأ أيضًا بمفردهم ...

يمكن إرسال المستندات الصادرة: عن طريق البريد ؛ عن طريق البريد؛ بواسطة الفاكس؛ البريد الإلكتروني.

مراحل معالجة المستندات الصادرة:

توقيع المستند من قبل الرئيس (في الحالات الضروريةبيان)؛

تسجيل الوثيقة ؛

إرسال مستند إلى المرسل إليه ؛

حفظ النسخة الثانية (النسخة) من المستند في الملف.

مشروع وثيقة صادرةجمعت من قبل المنفذ المسؤول نيابة عن الرئيس.

يتم عمل المستندات الصادرة من نسختين ، باستثناء الفاكسات ، والتي يتم إجراؤها في نسخة واحدة.

يتم التحقق من صحة تنفيذ المستند الصادر من قبل أمين المرجع أو موظف الخدمة الكتابية. في حالة وجود أخطاء في تنفيذ المستند ، يتم إرجاعه إلى المقاول لمراجعته.

يمكن تنسيق مشروع الوثيقة الصادرة مع متخصصين آخرين في المؤسسة. تم إجراء هذا الاتفاق تأشيرة.يتم تقديم مسودة الوثيقة الصادرة المعدة للتوقيع عليها إلى رئيس المنظمة. إلى جانب ذلك ، يمكن تقديم مستندات أخرى ، تم على أساسها صياغة مسودة الوثيقة الصادرة (خطابات المبادرة ، الشكاوى ، العقود ، الإجراءات ، أنظمةإلخ.).

إذا تم إرسال تعليمات أو قواعد أو مواثيق أو أعمال أو مستندات أخرى إلى المستلم ، رهنا بالموافقة ومؤلفها هو المؤسسة ، يتم ختمها بالموافقة بدلاً من التوقيع.

يحق لرئيس المؤسسة إجراء تغييرات وإضافات على المستند المعني أو إعادته للمراجعة إلى المقاول. بعد التوقيع من قبل رئيس نسختين ، يتم تحويل المستند إلى السكرتير المساعد أو موظف المكتب للتسجيل في "مجلة تسجيل المستندات الصادرة".

بعد تسجيل رقم وتخصيصه ، من الضروري كتابته بخط اليد أو عن طريق الترقيم على نسختين من المستند الصادر.

ثم المستندات الصادرة في نفس اليوم إرسالها إلى المرسل إليهأو في المنظمات الكبيرة يتم نقلها إلى الخدمة الكتابية (الاستكشافية) للشحن.

النسخة الثانية من الخطاب المرسل (النسخة الوحيدة من الفاكس) مخيط في العلبةمع الرسائل الصادرة.

التعامل مع المستندات الداخلية

في مراحل الإعداد والتسجيلإجراء التعامل مع المستندات الداخلية هو نفسه مع المستندات الصادرة:

إعداد مشروع وثيقة من قبل المقاول ؛

التحقق من صحة تصميم مسودة الوثيقة ؛

تنسيق مشروع الوثيقة ؛

توقيع المستند من قبل الرئيس (الموافقة - إذا لزم الأمر) ؛

تسجيل مستند (مع زيادة المتطلبات لضمان سلامة مستندات الشركة أو متى كميات كبيرةمستندات).

أثناء التنفيذ والانتهاءالعمليات مع المستندات الداخلية ، ترتيب العمليات هو نفسه مع المستندات الواردة:

نقل المستند إلى المنفذ (نسخ المستند إذا كان هناك عدة منفذين) ؛

مراقبة تنفيذ المستندات ؛

تنفيذ الوثيقة ؛

وضع علامة على الأداء ؛

إيداع المستند المنفذ في القضية.

تسجيل المستندات

تسجيل الوثيقة- هذا هو سجل بيانات الاعتماد حول مستند بالشكل المحدد ، مع تحديد حقيقة إنشائه أو إرساله أو استلامه.

على النحو التالي من التعريف ، يعطي التسجيل ، أولاً وقبل كل شيء ، القوة القانونية للوثيقة ، لأنه يثبت حقيقة إنشائها أو استلامها. حتى يتم تسجيل المستند ، ولم يتلق رقمه ، لا يتم إضفاء الطابع الرسمي عليه ، كما لو لم يكن موجودًا بعد. على سبيل المثال ، أمر ، قرار ، إلخ. إذا لم يتم تسجيل المستند المستلم ، فإن المنظمة ليست مسؤولة عنه ، حيث لم يتم تأكيد حقيقة الاستلام.

التسجيل مطلوب:

لضمان سلامة الوثائق ؛

لتسهيل العثور على المستندات ؛

لتسجيل ومراقبة تنفيذ المستندات.

يخضع التسجيل لجميع المستندات التي تتطلب المحاسبة والتنفيذ والاستخدام لأغراض مرجعية (إدارية ، وتخطيطية ، وإعداد تقارير ، ومحاسبة ، وإحصائية ، ومحاسبية ، ومالية ، وما إلى ذلك) ، والتي تم إنشاؤها واستخدامها داخل المنظمة ، وإرسالها إلى مؤسسات أخرى ؛ قادمون من منظمات وأفراد أعلى وتابعيًا وغيرها.

ومع ذلك ، هناك أيضًا مستندات غير مسجلة ، والتي تشمل:

المنشورات المطبوعة (الكتب والمجلات والنشرات الإخبارية) ؛

مواد إعلاميةأرسلت في نسخ للمعلومات ؛

رسائل التهنئة والبرقيات.

قائمة الأسعار؛
بطاقات دعوة؛

برامج المؤتمرات والاجتماعات.

يتم تسجيل المستندات في المنظمة مرة واحدة: تم إنشاؤه - في يوم التوقيع أو الموافقة ، وارد - في يوم الاستلام. عند تسجيل المستندات الواردة ، يتم لصق تاريخ وفهرس الاستلام في ختم التسجيل.

عند نقل مستند مسجل من دائرة إلى أخرى ، لا يتم إعادة تسجيله.

تتلقى كل وثيقة مصنفة على أنها مسجلة رقم التسجيل الخاص بها ، والذي يتكون من رقم تسلسلي ضمن مجموعة المستندات المسجلة ، والتي ، بناءً على مهام البحث ، يمكن استكمالها بفهارس وفقًا لتسمية الحالات. في الوقت نفسه ، يتم تعيين الأرقام التسلسلية للوثائق الإدارية والمعلوماتية والوثائق المرجعية تقويم سنويبشكل منفصل لكل نوع من أنواع المستندات.

نماذج تسجيل المستندات:

مركزية

لامركزية.

مختلط.

مركزيةيفترض النظام أن جميع عمليات التسجيل تتم في مكان واحد (رحلة استكشافية ، خدمة حفظ السجلات) أو بواسطة موظف واحد ، على سبيل المثال ، سكرتير مساعد. يتيح لك هذا النظام إنشاء مركز مرجعي واحد لمستندات المؤسسة وإنشاءها طلب واحدالتسجيل.

لامركزيةيتضمن النظام عمليات التسجيل في الأقسام الهيكلية (أماكن إعداد أو تنفيذ المستندات). على سبيل المثال ، وثائق التخطيط - في قسم التخطيط ، التوريد - في قسم التوريد ، المستندات الإداريةعلى النشاط الرئيسي ، موقعًا من قبل رئيس المنظمة ، المستندات المستلمة من المؤسسات العليا أو المرسلة إليهم - في خدمة إدارة المستندات ، إلخ.

مختلطيفترض النظام تسجيلًا مركزيًا لجزء من المستندات (كقاعدة ، أهمها) ، بينما يتم تسجيل الجزء الآخر في أقسام هيكلية.

تنقسم المستندات المسجلة إلى عدة مجموعات ،يتم تسجيل كل منها على حدة:

وثائق واردة

وثائق صادرة

وثائق داخلية

عقود تجارية

المستندات المميزة بوصول مقيد.

في المقابل ، يتم تقسيم المستندات الداخلية أثناء التسجيل إلى مجموعات حسب أنواع المستندات ، يتم تسجيل كل منها بشكل منفصل. على سبيل المثال: يتم تسجيل أوامر النشاط الرئيسي بشكل منفصل عن الطلبات الخاصة بـ شؤون الموظفين، بروتوكولات ، أعمال ، إلخ.

هناك ثلاثة أشكال لتسجيل الوثائق: مجلة ، بطاقة وآلية.

تم تعيين المجموعة التالية من تفاصيل التسجيل:

اسم المنظمة (مؤلف أو مراسل) ؛
اسم نوع الوثيقة ؛
تاريخ ورقم تسجيل الوثيقة ؛
تاريخ وفهرس الاستلام ؛
عنوان للنص ملخصوثيقة)؛
القرار (المنفذ ، محتوى الأمر ، المؤلف ، التاريخ) ؛
الموعد النهائي لتنفيذ الوثيقة ؛
علامة على تنفيذ الوثيقة واتجاهها في القضية.

نموذج دفتر اليومية لتسجيل الوثائقتاريخيا هو أقدم نموذج تسجيل.

حاليًا ، يتم استخدامه فقط في الحالة التي تكون فيها محاسبة المستندات في المقام الأول ، مما يمنع المطالبات من المواطنين وحالات النزاع. على سبيل المثال ، عند إصدار المستندات الخاصة بالتعليم ، كتب العمل، يمر، يمرر، اجتاز بنجاح. هذه ، كقاعدة عامة ، مستندات يتكون فهرس تسجيلها من رقم تسلسلي. يمكنك ترك نظام دفتر اليومية في حالة وصول عدد قليل جدًا من المستندات. في جميع الحالات الأخرى ، يكون نموذج التسجيل في دفتر اليومية قديمًا ، حيث يجعل من الصعب التحكم في تنفيذ المستندات و عمل مرجعيعن طريقهم.

نموذج التسجيل في المجلة له عيب كبير - من المستحيل تنظيم الإدخالات في المجلة. عند استخدام نموذج التسجيل هذا ، يجب عليك إنشاء دفاتر يومية منفصلة لتسجيل المستندات الواردة والمستندات الصادرة والمستندات الإدارية.

في استمارة بطاقة تسجيل المستنداتيتم إنشاء بطاقات التسجيل والتحكم للوثائق ، والتي يتم تشكيلها في خزائن ملفات اعتمادًا على المهام وفقًا للمصنفات المستخدمة.

يزيد استخدام البطاقات للتسجيل بشكل كبير من كفاءة البحث عن مستند وفي نفس الوقت يقلل من تعقيد عملية التسجيل مقارنة بنموذج دفتر اليومية.

كقاعدة عامة ، يتم ترك خزائن الملفات المستقلة التالية مع:

المرجع والمراقبة والمرجع ؛
خزائن الملفات بشأن مقترحات وبيانات وشكاوى المواطنين ؛
خزائن ملفات مواضيعية (تدوين) للأوامر والقرارات وما إلى ذلك.

التحكم والملفات المرجعيةتنقسم إلى قسمين: حسب الوثائق غير المنفذة والمنفذة. يعمل الجزء الأول من خزانة الملفات على الإصلاح والبحث عن معلومات حول المستندات في طور التنفيذ ويمكن أن يؤديها وظيفة التحكم. يمكن تنظيم البطاقات الموجودة فيه من قبل فناني الأداء ، والأقسام الهيكلية ، والمراسلين ، والمواعيد النهائية لتنفيذ المستندات. أثناء تنفيذ المستندات ، يتم نقل البطاقات التي تحمل العلامات الضرورية الموضوعة عليها من الجزء الأول من فهرس البطاقة إلى الأقسام المقابلة وعناوين الجزء الثاني. يستخدم الجزء الثاني من ملف البطاقة للبحث عن المستندات المنفذة بالفعل. يمكن تنظيم البطاقات في هذا الجزء من فهرس البطاقات من خلال الأسئلة والمراسلين وتسميات الحالات وما إلى ذلك.

لمزيد من الإفصاح الكامل عن محتوى الوثائق ، خزائن الملفات المواضيعية (التدوين)، بحيث:

يتم وضع بطاقة منفصلة لكل سؤال ، الموضوع الوارد في نص المستند ، لذلك يمكن رسم مستند واحد ، حسب المحتوى ، على عدة بطاقات ؛
يتم تنظيم المعلومات وفقًا لعناوين المصنف داخل النظام لأسئلة أنشطة المنظمة.

تستخدم خزائن الملفات المواضيعية للأغراض المرجعية فقط ، ولا يتم استخدامها كخزائن ملفات تحكم.

يمكن تحديد شكل بطاقة التسجيل والتحكم وموقع التفاصيل الموجودة بها من قبل المنظمة نفسها وتسجيلها في تعليمات العمل المكتبي. يمكنك تقديم النموذج التالي من بطاقة التسجيل بتنسيق A5 (148 × 210 مم) أو A6 (105 × 148 مم)

الجانب الامامي

الجانب الآخر

أرز. واحد.استمارة التسجيل وبطاقة التحكم لملف المصطلح

نموذج آلي (إلكتروني) لتسجيل المستنداتنفذت بمساعدة خاص البرمجيات، والتي يتم تثبيتها على أجهزة الكمبيوتر الشخصية (أو على الخادم وأجهزة الكمبيوتر الشخصية المتصلة بالشبكة).

عند استخدام نموذج التسجيل الآلي ، يتم إدخال المعلومات المتعلقة بالمستند في بطاقة التسجيل والتحكم الإلكترونية المخزنة في قاعدة البيانات. مجموعة التفاصيل ونوع التسجيل وبطاقة التحكم بشكل مختلف أنظمة البرمجياتقد تكون مختلفة.

يستخدم نموذج التسجيل الآلي الآن على نطاق واسع في العديد من المنظمات ، لأن. لها عدد من المزايا الهامة مقارنة بنماذج التسجيل في المجلات العلمية والبطاقات ، وهي:

البحث السريع عن المستندات بأي تفاصيل أو تفاصيل خاصة ببطاقة التسجيل والمراقبة ؛
التوليد التلقائي للتقارير والملخصات وإجراء الأعمال المرجعية والتحليلية على الوثائق ؛
التحكم الآلي في تنفيذ الوثيقة ؛
القدرة على تسجيل المستندات في وقت واحد في العديد من أماكن العمل ؛
إمكانية تنظيم التسجيل اللامركزي للوثائق في التقسيمات الهيكلية مع مزيج من المعلومات حول جميع الوثائق في قاعدة بيانات واحدة وغيرها.

يشير الصادر إلى المستندات المرسلة من منظمة. تشمل معالجتها الخطوات التالية (انظر الشكل 10.6).

إعداد مشروع وثيقة من قبل المقاول.

تنسيق مشروع الوثيقة مع المختصين.

التحقق من صحة تصميم مسودة الوثيقة.

تسجيل الوثيقة.

إرسال مستند إلى المرسل إليه.

حفظ النسخة الثانية (النسخة) من المستند في الملف.

يتم وضع مسودة الوثيقة من قبل السكرتير أو أي موظف آخر ويتم الاتفاق عليها مع المسؤولين المهتمين أو الوحدات الهيكلية. قبل تقديم الوثيقة المعدة للتوقيع ، يجب على المقاول التحقق من محتوى الوثيقة وملحقاتها ، وصحة الوثيقة ، وتوافر التفاصيل اللازمة. يتم تحرير المستندات الصادرة من نسختين ، باستثناء رسائل الفاكس والرسائل الهاتفية ، والتي يتم تحريرها في نسخة واحدة.

يتم تقديم مسودة الوثيقة المعدة للتوقيع عليها إلى رئيس المنظمة. بعد التوقيع من قبل رئيس نسختين ، يتم تسجيل المستند في سجل المستندات الصادرة.

تشمل معالجة إعادة توجيه المستندات الصادرة الفرز والتعبئة وتسجيل العنصر البريدي والتسليم إلى مكتب البريد.

تتم معالجة المستندات وإرسالها مركزيًا بواسطة البعثة أو موظفي خدمة دعم الوثائق في يوم الاستلام من الوحدات الهيكلية أو في موعد لا يتجاوز يوم العمل التالي.

لا يجوز إرسال أو نقل المستندات دون تسجيلها في المكتب.

المؤدون	إعداد مسودة الوثيقة	الموافقة على الوثيقة	تنفيذ الوثيقة	توقيع الوثيقة	إرسال مستند
مخرج
موظف DOW (سكرتير)
رئيس الوحدة الهيكلية

الشكل 10.6. مخطط حركة المستندات الصادرة

المستندات الداخلية هي المستندات التي يتم إعدادها وتنفيذها وتنفيذها داخل المؤسسة نفسها. يتم إعدادها وتنفيذها وفقًا للقواعد العامة لمعالجة المستندات الصادرة وتتضمن المراحل التالية (انظر الشكل 10.7).

صياغة وثيقة.

تنسيق.

التحقق من صحة الشكل.

توقيع الوثيقة من قبل الرئيس.

تسجيل.

في مرحلة التنفيذ ، يتم تنظيم العمل مع المستندات الداخلية وفقًا لقواعد التعامل مع المستندات الواردة ويتضمن المراحل التالية.

تقديم المستند إلى السكرتير.

السيطرة على تنفيذه.

تنفيذ.

إيداع المستند المنفذ في القضية.

يتم تطوير مسودات الوثائق وتنسيقها من قبل موظفي الأقسام الهيكلية. عند إعداد مسودة الوثيقة ، من الضروري مراعاة محتوى الوثائق واللوائح المنشورة مسبقًا بشأن هذه المسألة. لإنشاء إجراء موحد لتجميع المستندات في مؤسسة ما ، يتم تطوير تعليمات حول العمل المكتبي ، والتي تحتوي على عينات من المستندات المنفذة بشكل صحيح وقواعد للعمل معها.

الشكل 10.7. مخطط حركة وثيقة داخلية

يتم الاتفاق على مسودة الوثيقة المنفذة بشكل صحيح مع المسؤولين والإدارات المعنية وتقديمها للتوقيع عليها إلى الرئيس. يتم تسجيل المستند الموقع ونقله إلى مقاول معين. يتعرف المقاول على المستند في يوم استلامه ويتحمل المسؤولية الكاملة عن العمل في هذا المستند. إذا عهد بتنفيذها إلى عدة أشخاص ، يكون المنفذ المسؤول هو الأول في القرار. ومع ذلك ، فإن جميع المنفذين مسؤولون بشكل متساوٍ عن العمل عالي الجودة في الوقت المناسب على تنفيذ المستند ويلتزمون بتزويد المنفذ المسؤول بجميع المواد اللازمة (المعلومات والشهادات وما إلى ذلك) في غضون الحدود الزمنية التي حددها.

المحتوى

مقدمة ……………………………………………………………………………… .. …… ..… 4

1.خصائص حركة المستندات الخارجة .................. ... 6

1.1 مفهوم سير العمل وخصائص سير العمل .....................6

1.2 مراحل العمل بالوثائق الصادرة ……………………………………… ..… .9

1.2.1. إعداد مسودة الوثيقة والتحقق من صحة التنفيذ
وثيقة …………………………………………………………………………………………… ... 9

1.2.2. الموافقة على الوثيقة …………………………………………………………… ... 11

1.2.3. توقيع الوثيقة من قبل الرئيس ……………………………………… .. .. 13

1.2.4. تسجيل وإرسال المستندات ……………………………………………… ... 14

1.2 5.تنظيم تخزين الوثائق ………………………………………………… ... 18

الخلاصة ……………………………………………………………………………………… .29

قائمة الآداب المستخدمة ………………………………………… .. 31

الملحق 1. مراحل معالجة المستندات الصادرة ………………………… .33

المقدمة

وثيقة العمل لها أهمية كبيرة. تحدد الوثائق هيكل الدولة والعلاقات بين الدول ، وتعمل الوثائق كوسيلة للاتصال بين المنظمات والشركات والمنظمات مع المواطنين.
في نشاطات الادارةتعمل الوثيقة ككائن عمل ونتيجة لها. لذلك ، فإن التشغيل الفعال للجهاز الإداري يرتبط ارتباطًا وثيقًا بالتنظيم المناسب للعمل مع المستندات. تكاد لا تكتمل أي من وظائف الإدارة المرتبطة بمصادر المعلومات والإعداد واتخاذ القرار بدون التوثيق - عملية تطوير المستندات ومعالجتها. يرتبط التوثيق بأنشطة جميع موظفي جهاز الإدارة - من فناني الأداء إلى المديرين على جميع المستويات.
تكمن أهمية موضوع "تكنولوجيا معالجة المستندات الصادرة" في حقيقة أنه من أجل الأداء الناجح للمؤسسة ، يلزم وجود آلية تعمل بشكل جيد للعمل مع المستندات الصادرة ، والتي يجب ألا يكون فيها تأخير زمني في تنفيذ المستندات ، الضياع ، إلخ.
للكتابة فرضيةحول موضوع "تكنولوجيا معالجة الوثائق الصادرة" ، من الضروري تطوير جهاز علمي.
المشكلة: ما هي ميزات ومراحل معالجة الوثائق الصادرة.
الغرض: دراسة ميزات ومراحل معالجة المستندات الصادرة.
الكائن: عملية معالجة المستندات الصادرة.
الموضوع: السمات ومراحل معالجة المستندات الصادرة.
الفرضية: ستكون تقنية معالجة المستندات الصادرة أكثر كفاءة إذا:

لتحقيق هذا الهدف ، من الضروري حل المهام التالية:

مصادر أدبية

طرق البحث:
1. تحليل المؤلفات والمصادر الأرشيفية وغيرها من المواد الإعلامية ؛
2. تحليل نظام المصطلحات.
3. المقارنة.
4. التوليف.
5. التعميم.
6. المراقبة.
7. محادثة.

1. خصائص حركة الوثائق الصادرة

سير العمل هو حركة المستندات في المؤسسة من لحظة إنشائها أو استلامها حتى اكتمال التنفيذ أو الإرسال.
وتجدر الإشارة إلى أنه في هذا التعريف ، ينصب التركيز على الكلمات "حركة المستندات" ، أي مسارها من وحدة أو من موظف إلى آخر. في الوقت نفسه ، يتم تحديد ترتيب حركة المستند (مسارهم) مسبقًا من خلال عملية الإدارة المقبولة في هذه المؤسسة. على سبيل المثال ، إذا طلب رئيس المنظمة أن يتم إبلاغه أولاً بجميع المستندات المستلمة وأنه هو الوحيد الذي سيعين المنفذ ، فسيكون مسار حركة المستند متعدد المراحل من أعلى إلى أسفل. إذا تم تنفيذ تقسيم الوظائف بين الأقسام الهيكلية والموظفين بشكل واضح في المنظمة ، فستنتقل معظم المستندات على الفور إلى القسم لفناني الأداء ، أي أن المسار سيكون مختلفًا وأقصر بكثير. وبنفس الطريقة ، فإن حركة الوثيقة عند الموافقة والتوقيع تعتمد على الإجراء المتبع في المؤسسة لتوزيع الواجبات وتفويض السلطة للموظفين. وبالتالي ، فإن سير العمل يعتمد على نظام الإدارة ، فهو ثانوي بالنسبة له ، ولكن في نفس الوقت ، فإن سير العمل ، الذي يعكس نظام الإدارة ، هو الذي يسمح لك برؤيته بصريًا.
على الرغم من الطبيعة الثانوية لترتيب حركة المستندات فيما يتعلق بأهداف وغايات المنظمة ، فمن المستحسن توحيد وتنظيم تدفق المستندات. لذلك ، على سبيل المثال ، في القسم "3. 1 تنظيم إدارة المستندات" من نظام دعم وثائق الدولة للإدارة (GSDM) ، يُقترح إصلاح إجراءات تمرير المستندات داخل المنظمة في مخططات تكنولوجية خاصة تم تطويرها بواسطة دعم إدارة المستندات الخدمات (داو). في مثل هذه المخططات ، يجب أن تنعكس جميع مراحل ونقاط مرور المعلومات الوثائقية ، وتوقيت معالجة وتنفيذ المستندات.
عند الحديث عن ترتيب حركة المستندات ، يمكننا التمييز بين عدة مراحل من سير العمل:

خدمة المؤسسة التعليمية لمرحلة ما قبل المدرسة

في الآونة الأخيرة ، تحاول معظم المؤسسات أتمتة تدفق المستندات ، أو على الأقل بعض مراحلها ، لأن تقنية نقل المستندات المؤتمتة لها عدد من المزايا مقارنة بالتقليدية ، وهي:

الواجبات الرسمية

التجميع التلقائي

ومع ذلك ، يجب أن نتذكر أنه من أجل إنشاء تقنية سير عمل مؤتمتة ، لا يكفي مجرد شراء نظام أتمتة ، نقطة مهمةفي الوقت نفسه ، هناك معرفة حول سير العمل والقدرة على تصميم حركة المستندات في المؤسسة بكفاءة وعقلانية ، مما يسمح لك بتنفيذ نظام أتمتة سير العمل وتشغيله بنجاح.
نظرًا لحقيقة أن سير العمل يعكس نظام الإدارة ، مما يسمح لك برؤيته بصريًا ، فإن تحليل سير العمل مهم للغاية لتحسين عمل الجهاز الإداري.
في الوقت نفسه ، عند تحليل تدفق المستندات ، يمكن اعتبار مستند منفصل ، وتدفق المستندات ، والعملية التكنولوجية الوثائقية موضوعًا للدراسة. ومع ذلك ، يمكن تسمية تدفق المستندات بالهدف الأساسي للبحث والتحسين.
تدفق المستندات هو تدفق للوثائق المتداولة بين نقاط المعالجة وإنشاء المعلومات (رؤساء المنظمة والأقسام الهيكلية ، والمتخصصون) ونقاط المعالجة الفنية للوثائق: البعثة ، والسكرتارية ، والمكتب ، وخدمة النسخ ، إلخ.
في كل مؤسسة ، يمكن تمييز تدفقات المستندات التالية:

يتميز تدفق المستندات بالمعلمات الرئيسية التالية:

1.2 مراحل العمل مع المستندات الصادرة

إعداد مسودة الوثيقة

الموافقة على الوثيقة

تنفيذ الوثيقة

توقيع الوثيقة

مراقبة التنفيذ

موظف DOW (سكرتير)

رئيس الوحدة الهيكلية

مستشار قانوني

1.2.1. تحضير مسودة الوثيقة والتحقق من صحة الوثيقة
مشروع الوثيقة (متبادلة أو مبادرة) من قبل رؤساء أو خبراء. GOST R 6.30-2003 " الأنظمة الموحدةتوثيق. نظام موحد للتوثيق التنظيمي والإداري. تحدد متطلبات العمل الورقي "الحد الأدنى للهوامش. يجب أن يكون لكل ورقة من المستند ، سواء صدرت في نموذج أو بدونه ، هوامش لا تقل عن: 20 مم - يسار ؛ 10 مم - يمين ؛ 20 مم - أعلى ؛ 20 مم - أسفل عند إعداد مستند على أوراق متعددة ، فإن جميع الأوراق لها نفس أحجام الهوامش ، وللمؤسسة الحق في تحديد أحجام الهامش التي يجب تعيينها من أجل أنواع مختلفةالمستندات ، ولكن ليس أقل من تلك الأحجام التي حددتها GOST. يتطلب الهامش الأيسر اهتمامًا خاصًا - حقل حفظ مستند في ملف. من هذا يمكننا أن نستنتج أنه عند تطوير نماذج المستندات لفترة تخزين مؤقتة (تصل إلى 10 سنوات) ، على سبيل المثال ، نماذج الرسائل ، يمكنك ترك هامش أيسر بعرض 20 مم ، وعند تطوير نماذج المستندات لفترة طويلة (أكثر من 10 سنوات) ) وفترات التخزين الدائمة ، فمن الأفضل ضبط الهامش الأيسر 30-35 مم. يتم ترك الهوامش اليمنى والسفلى في حالة تآكل الورق ، أما الهامش العلوي فهو للإشارة إلى الصفحات في المستندات متعددة الصفحات.
عند استخدام الجانب العكسي للورقة ، يجب ألا يقل الهامش الأيسر عن 10 سم ، ويجب ألا يقل الهامش الأيمن عن 20 مم ، أي العكس بالعكس مقارنة بالجانب الأمامي. يوصى بطباعة نص المستندات على نماذج A4 مع تباعد الأسطر من 1.5 إلى 2 ، على نماذج A5 وأصغر - مع تباعد سطر واحد.
يتم تجميع مسودة الوثيقة الصادرة من قبل المنفذ المسؤول نيابة عن الرئيس.
يتم عمل المستندات الصادرة من نسختين ، باستثناء الفاكسات ، والتي يتم إجراؤها في نسخة واحدة.
يتم التحقق من صحة الوثيقة من قبل الموظفين المعتمدين لخدمة DOW. يتم قبول المستندات المعدة للإرسال من المسؤولين التنفيذيين بالكامل (خدمة DOW ليست مسؤولة عن محتوى المستند).
هذا يعني أن المستند الصادر يجب أن:

في حالة وجود أخطاء في تنفيذ المستند ، يتم إرجاعه إلى المقاول لمراجعته.

1.2.2. الموافقة على الوثيقة

الموافقة على وثيقة هي طريقة للدراسة الأولية وتقييم مسودة وثيقة من قبل منظمة طرف ثالث ممثلة من قبل هيئة رسمية أو جماعية. يتكون ختم الموافقة على المستند من كلمة متفق عليه ، وموقف الشخص الذي تمت الموافقة على المستند معه (بما في ذلك اسم المنظمة) ، والتوقيع الشخصي ، وفك تشفير التوقيع (الأحرف الأولى ، واللقب) وتاريخ الموافقة ، على سبيل المثال:
متفق عليه
عميد الأكاديمية المالية
تحت الحكومة الاتحاد الروسي
التوقيع الشخصي لـ A.G. Zhukov
29.08.2010
يتم وضع ختم توقيع المستند أسفل "التوقيع" المطلوب. تتم طباعة الكلمة "موافق" بدون علامات اقتباس ، بأحرف كبيرة من حد الهامش الأيسر. أسفله مباشرة ، تتم طباعة اسم الوظيفة ، وتوقيع شخصي مع نسخة من التوقيع. يشار إلى تاريخ الموافقة تحت توقيع شخصيأيضا من حد الهامش الأيسر.
إذا كان المستند يحتوي على ختمين للموافقة ، فسيتم وضعهما على نفس المستوى - على اليسار وعلى اليمين. مع وجود عدد أكبر ، يتم وضعها في صفين عموديين. في بعض الحالات ، إذا كان من الضروري تنسيق وثيقة مع العديد من المنظمات ، يمكن إعداد ورقة الموافقة. في هذه الحالة ، في المستند قبل التوقيع ، بدلاً من "علامة وجود الطلب" المطلوبة ، يتم إدخال "ورقة الاتفاقية مرفقة". في الوقت نفسه ، يُشار في ورقة الموافقة في الزاوية اليمنى العليا إلى أن الورقة تنطبق على كل مستند.
يمكن إجراء الموافقة على المستند مع الهيئات التابعة وغير التابعة ، إذا كان محتوى المستند يؤثر على اهتماماتهم ، مع البحث العلمي و المنظمات العامة، منظمات رقابة الدولة والإدارات ، المنظمات العليا. تشير الموافقة على الوثيقة إلى ما يسمى بالموافقة الخارجية. يتم تنفيذ الموافقة الداخلية عن طريق الموافقة على المستند.
الموافقة على الوثيقة هي الموافقة عليها داخل المنظمة (أو داخل العديد من المنظمات عند إصدار وثيقة مشتركة).
تتم الموافقة على المستند رسميًا بتأشيرة الموافقة على المستند ، والتي تتضمن توقيع وموقع الشخص الذي يوافق على المستند ، وفك تشفير التوقيع وتاريخ التوقيع. فمثلا:
رئيس القسم القانوني
التوقيع الشخصي AS Fedorov
25.03.2010
إذا تم إجراء تغييرات كبيرة على مسودة الوثيقة أثناء عملية الموافقة ، فإنها تخضع لإعادة الموافقة. لا يلزم إعادة الموافقة إذا تم ، عند الانتهاء من مسودة الوثيقة ، تقديم توضيحات لا تغير جوهرها. تظهر التأشيرة أن المسؤول تعرّف على محتوى الوثيقة وأبدى موقفه تجاهها.
يمكن تسريع عملية التنسيق والموافقة عن طريق إرسال نسخ من المشروع إلى المنظمات والأفراد المهتمين. يتم أخذ تعليقاتهم المعقولة في الاعتبار ، ويتم إعادة طباعة الوثيقة.
يتم وضع التأشيرة على نسخة من المستند مباشرة على حدود الحقل الأيسر من المستند أسفل ختم الموافقة. يتم اعتماد الوثيقة من قبل المنفذ والمسؤولين ونائب رئيس المنظمة والمحامي. يتم تحديد تكوين المسؤولين الذين يوافقون على الوثيقة من خلال القوانين التنظيمية للمنظمة (اللوائح والتعليمات). لا يجوز رفض الرؤية. إذا احتوت مسودة الوثيقة أثناء الموافقة على تغيرات مذهلة، فإنه يخضع لإعادة الموافقة بعد إعادة طبعه. لا تتطلب التغييرات التحريرية غير المهمة إعادة الموافقة على المستند.

1.2.3. توقيع الوثيقة من قبل الرئيس

يتم تقديم المسودة المعدة للوثيقة الصادرة للتوقيع عليها إلى الرأس. إلى جانب ذلك ، يمكن تقديم مستندات أخرى ، تم على أساسها صياغة مسودة الوثيقة الصادرة (رسائل المبادرة ، والشكاوى ، والعقود ، والأفعال ، والوثائق التنظيمية ، وما إلى ذلك).
إذا تم إرسال تعليمات أو قواعد أو مواثيق أو أعمال أو مستندات أخرى إلى المستلم ، رهنا بالموافقة ومؤلفها هو المؤسسة ، يتم ختمها بموافقة الرئيس.
يحق لرئيس المؤسسة إجراء تغييرات وإضافات على المستند المعني أو إعادته للمراجعة إلى المقاول.
يمكن تمثيل الحق في توقيع المستندات من قبل مسؤولي المنظمة من خلال: الوثائق التأسيسية للمنظمة (الميثاق ، اتفاقية التأسيس، اللوائح الخاصة بالمنظمة) ؛ الأفعال القانونية التنظيمية التي تحدد إجراءات أنشطة المنظمة ؛ الوثائق الإدارية بشأن تفويض الصلاحيات لرئيس المنظمة ؛ توكيلات لأداء بعض الإجراءات نيابة عن المنظمة.
قبل تقديم المستند المعد للتوقيع ، يتحقق المقاول من محتواه وطلباته ؛ يتحقق السكرتير من صحة التسجيل وتوافر التفاصيل اللازمة. يتم إرجاع المستندات التي تم تنفيذها بشكل غير صحيح إلى فناني الأداء لمراجعتها.
يتم تسجيل المستندات الموقعة: ضع رقم التسجيل والتاريخ.
المدير العام التوقيع الشخصي A.E. Tsitsin
JSC "Termika"

بعد التسجيل ، يقوم السكرتير أو القسم الخاص بإجراء معالجة إعادة توجيه المستندات المسمومة. وهي تشمل الفرز حسب المستلمين ، والتعبئة في المغلفات ، وكتابة العنوان البريدي واسم المرسل إليه على الظرف ، ووضع ختم المنظمة ، ووضع العلامة البريدية ، وتحويل المراسلات إلى مكتب البريد.
إذا لزم الأمر ، يشير مترجم المستند إلى نوع الشحنة - البريد المسجل ، إلخ.
يجب إرسال المستندات وإرسالها في نفس اليوم أو في موعد لا يتجاوز اليوم التالي ، البرقيات - على الفور.
تتم طباعة المستندات الصادرة ، كقاعدة عامة ، من نسختين. يتم إرسال النسخة الأولى الموقعة إلى المرسل إليه ، ويتم وضع الثانية في الملف.

1.2.4. تسجيل وإرسال الوثيقة

تسجيل المستند هو سجل لأوراق الاعتماد حول مستند في النموذج المحدد ، مع تحديد حقيقة إنشائه أو إرساله أو استلامه.
يحتوي السجل على الأعمدة التالية:

الجدول 1.
سجل تسجيل المستندات الصادرة

يتم تسجيل المستندات في المنظمة مرة واحدة - في يوم التوقيع أو الموافقة.
تسجيل المتقدمين و المستندات التي تم إنشاؤهايتم تنفيذه بشكل أساسي بطريقة لامركزية: في أماكن إنشاء المستندات وتنفيذها.
هناك ثلاثة أشكال لتسجيل الوثائق: المجلة ، والبطاقة ، والآلي.
تاريخيا شكل دفتر اليومية لتسجيل الوثائق هو أقدم نموذج تسجيل.
حاليًا ، يتم استخدامه فقط في الحالة التي تكون فيها محاسبة المستندات في المقام الأول ، مما يمنع المطالبات من المواطنين وحالات النزاع. على سبيل المثال ، عند إصدار الوثائق الخاصة بالتعليم ، وكتب العمل ، والتصاريح. هذه ، كقاعدة عامة ، مستندات يتكون فهرس تسجيلها من رقم تسلسلي. يمكنك ترك نظام دفتر اليومية في حالة وصول عدد قليل جدًا من المستندات. في جميع الحالات الأخرى ، يكون نموذج تسجيل دفتر اليومية قديمًا ، حيث يجعل من الصعب التحكم في تنفيذ المستندات والعمل المرجعي عليها.
نموذج التسجيل في المجلة له عيب كبير - من المستحيل تنظيم الإدخالات في المجلة. عند استخدام نموذج التسجيل هذا ، يجب عليك إنشاء دفاتر يومية منفصلة ، مع دفتر يومياتك الخاص ، لتسجيل المستندات الواردة ، والمستندات الصادرة ، والمستندات الإدارية.
يوصى بتجميع المجلة من أوراق منفصلة ، مما يسمح بتعبئتها باستخدام أي وسيلة تسجيل وتشكيل المجلة نفسها تدريجيًا ، بما في ذلك الإدخال المتزامن للمعلومات في ذاكرة الجهاز وطباعتها.
باستخدام نموذج بطاقة تسجيل المستندات ، يتم إنشاء بطاقات التسجيل والتحكم للوثائق ، والتي يتم تشكيلها في خزائن ملفات اعتمادًا على المهام وفقًا للمصنفات المستخدمة.
يزيد استخدام البطاقات للتسجيل بشكل كبير من كفاءة البحث عن مستند وفي نفس الوقت يقلل من تعقيد عملية التسجيل مقارنة بنموذج دفتر اليومية.
كقاعدة عامة ، يتم تجميع خزانات الملفات المستقلة التالية:

تنقسم ملفات التحكم والمراجع إلى جزأين: للوثائق التي لم يتم تعبئتها والتي تم تنفيذها. يعمل الجزء الأول من ملف البطاقة على الإصلاح والبحث عن معلومات حول المستندات في عملية تنفيذها ويمكن أن يؤدي وظيفة التحكم. يمكن تنظيم البطاقات الموجودة فيه من قبل فناني الأداء ، والأقسام الهيكلية ، والمراسلين ، والمواعيد النهائية لتنفيذ المستندات. أثناء تنفيذ المستندات ، يتم نقل البطاقات التي تحمل العلامات الضرورية الموضوعة عليها من الجزء الأول من فهرس البطاقة إلى الأقسام المقابلة وعناوين الجزء الثاني. يستخدم الجزء الثاني من ملف البطاقة للبحث عن المستندات المنفذة بالفعل. يمكن تنظيم البطاقات في هذا الجزء من فهرس البطاقات من خلال الأسئلة والمراسلين وتسميات الحالات وما إلى ذلك.
للإفصاح الكامل عن محتوى المستندات ، يتم إنشاء خزانات ملفات مواضيعية (ترميز) ، حيث:

تستخدم خزائن الملفات المواضيعية للأغراض المرجعية فقط ، ولا يتم استخدامها كخزائن ملفات تحكم.
يتم تنفيذ نموذج آلي (إلكتروني) لتسجيل المستندات باستخدام برنامج خاص يتم تثبيته على أجهزة الكمبيوتر الشخصية (أو على خادم وأجهزة كمبيوتر شخصية متصلة بشبكة).
عند استخدام نموذج التسجيل الآلي ، يتم إدخال المعلومات المتعلقة بالمستند في بطاقة التسجيل والتحكم الإلكترونية المخزنة في قاعدة البيانات. قد تختلف مجموعة التفاصيل ونوع التسجيل وبطاقة التحكم في أنظمة البرامج المختلفة. في نفس الوقت ، يمكن إنتاج نسخة واحدة من نموذج التسجيل كمصفوفة تأمين (طباعة بطاقة التسجيل والتحكم).
يتم فرز المستندات التي ترسلها المنظمة وتعبئتها وإرسالها بالبريد وتسليمها إلى مكتب البريد. تتم معالجة المستندات وإرسالها بالبريد عادةً بشكل مركزي بواسطة البعثة أو موظفي خدمة إدارة المستندات (DOE) وفقًا لقواعد تقديم الخدمات خدمه بريديه، تمت الموافقة عليه بموجب مرسوم صادر عن حكومة الاتحاد الروسي بتاريخ 15 أبريل 2005 رقم 221. يتم قبول المستندات المعدة للإرسال بواسطة البعثة المنفذة بالكامل والموقعة والمسجلة بعلامة على فئة العنصر البريدي (باستثناء العناصر العادية ). قبل التعبئة ، يتم التحقق من صحة الأوراق ، ووجود المرفقات ، ومراسلات عدد النسخ مع عدد المستلمين. تخضع المستندات غير المشكّلة أو المنفذة بشكل غير صحيح للعودة إلى المقاول للمراجعة. يتم تجميع قائمة بريدية للمراسلات المسجلة ، يقوم فيها موظف البعثة بتسجيل اسمه وتاريخ الإرسال. يجب معالجة المستندات المستلمة للإرسال وإرسالها في نفس اليوم أو في موعد لا يتجاوز يوم العمل التالي. يجب أن يتم إرسال المستندات على وسائط الآلة والطرود والطرود في عبوات تلبي المتطلبات الفنية وسلامة الوسائط والمعلومات المسجلة عليها. يجب أن يتحمل منشئ الوثيقة مسؤولية تغليف المستندات مع خدمة DOW. يجب أن نتذكر أن الوثائق المصاحبة الإلزامية للوثائق الموجودة على وسائط الآلة ، والمستندات التي لا تنص على التاريخ ، وفهرس التسجيل وعنوان المستلم ، والطرود والطرود تخضع لمعالجة إعادة التوجيه على أساس مشترك. بمساعدة وسائل الاتصال الكهربائي ، تنقل خدمة DOW البرقيات ورسائل الفاكس والرسائل الهاتفية والمستندات الإلكترونية. يتم تحديد أنواع المستندات ، التي يتم نقل المعلومات الخاصة بها عبر قنوات الاتصال الكهربائي ، وكذلك الحاجة والإجراءات لإرسال أوراقها الأصلية إلى المرسل إليه ، من خلال تعليمات عمل المكتب ، مع مراعاة الأدوات التقنية والبرمجية العاملة في المنظمة.
1.2.5. تنظيم تخزين الوثائق
يتضمن مفهوم العمل المكتبي ، بالإضافة إلى توثيق المعلومات وتنظيم سير العمل ، تخزين المستندات واستخدامها في الأنشطة الحالية للمؤسسة. يسمى هذا النوع من التخزين التشغيلي (أو الحالي) ، بينما يمكن تقسيم التخزين التشغيلي إلى نوعين فرعيين: تخزين المستندات في عملية تنفيذها ؛ تخزين الوثائق المنفذة. بمعنى آخر ، يُفهم التخزين التشغيلي على أنه عملية يتم تنفيذها أثناء الاستخدام العملي للوثائق قبل فحص قيمة المستندات ونقلها إلى تخزين الأرشيف. يجب أن يحتفظ المقاول بالوثائق أثناء تنفيذها في مجلدات خاصة بها نقوش "عاجل" ، "للتنفيذ" ، "للتوقيع" ، إلخ. تشير المجلدات أيضًا إلى اسم العائلة والأحرف الأولى ورقم هاتف المؤدي. يتم تخزين المجلدات على مكتب فناني الأداء أثناء النهار ، وبعد الانتهاء من العمل ، يجب وضعها بعيدًا في درج مكتب أو خزانة أو خزانة. يجب أن يتم تشكيل المستندات المنفذة في القضايا وفقًا لتسمية القضايا. في الوقت نفسه ، يجب تخزين الحالات من لحظة إنشائها وحتى نقلها إلى أرشيف المنظمة في مكان تكوينها. عند الحديث عن تخزين المستندات ، تجدر الإشارة إلى أن تنظيم تخزينها يجب أن يضمن سلامة المستندات والحالات وسهولة استخدامها.

استنتاج

الموضوع الذي اخترته مهم لأنه تلعب معالجة المستندات الصادرة دورًا مهمًا في تدفق مستندات المؤسسة. تمر المستندات بمراحل معينة تتطلب التحكم في التنفيذ.
عند دراسة موضوع "تقنية معالجة المستندات الصادرة" ، فكرت في المفاهيم التالية: تدفق المستندات ، وتدفق المستندات ، والمستند الصادر.
لكتابة أطروحة ، تم تحديد الهدف: دراسة الميزات ومراحل معالجة المستندات الصادرة.
بناءً على هذا الهدف ، تم حل المهام التالية:
1. تحليل المصادر الأدبية.
2. درس مراحل معالجة الوثائق الصادرة.
3. الكشف عن ميزات معالجة الوثائق الصادرة.
4. تم تحليل تقنية معالجة المستندات الصادرة باستخدام مثال ...
.

فهرس

3. أندريفا ، ف. الأعمال الورقية [نص]: دليل عملي / ف.أ. أندريفا. - إد. 8 ، المنقحة. وإضافية - M.: CJSC Business School "Intel - Synthesis" 2001. - 192 ص.
4. Andreyanova، V.V. كيفية تنظيم العمل المكتبي في المؤسسة [نص]: مكتبة مجلة "مستشار المخرج" - م: INFRA-M، 2001. - 96 ص.
5. باساكوف ، م. مرجع سكرتير مرجعي [نص]: دليل عملي / M.I. Basakov - Rostov n / a "Phoenix" ، 2001. - 512 ص.
6. Borikova، L.V.، Vinogradova، L.A. نقوم بكتابة ملخص ، تقرير ، عمل تأهيل نهائي [نص] / كتاب مدرسي لطلاب المعاهد التربوية العليا والثانوية - م: الأكاديمية ، 2002. - 128 ص.
7. Broido، V.L. معدات المكتب. [نص]: الدورة التعليميةلاستيلاد. دراسة عصري إنف. Technol./ V.L. Broido. - م: دار الإعلام والنشر "فلين" 1998. - 424 ص.
8. جويخمان ، أويا. نظرية وممارسة النشاط المرجعي [نص]: كتاب مدرسي / O.Ya. Goykhman ، T.V. Gordienko ، T.M. Nadeina ، N.N. Romanova ، E.Ya. تحت الطبع العام. يا جويخمان. - م: INFRA-M، 1999. - 272 ص.
9. العمل المكتبي. تمرين مستندات رسمية[نص] / Yu.M. ديمين. - سانت بطرسبرغ: بيتر ، 2003. - 220 ص.
10- كوزنتسوف ، آي إن. الملخصات وأوراق الفصل والرسائل الجامعية. طرق التحضير والتصميم [نص]: الوسائل التعليمية / آي إن كوزنتسوف. - إد. الرابعة ، المنقحة. وإضافية - م: مؤسسة النشر والتجارة "Dashkov and K" 2007. - 340 صفحة.
11. Larin، M.V. تسجيل المستندات المكتبية [نص]: توصيات من مطوري GOST R 6.30-2003 / M.V. Larin، A.N. Sokova. - م: MTsFER، 2003. - 112 ص. - (مكتبة مجلة "كتيب السكرتير ومدير المكتب" 1-2003). 12. لاركوف ، إن. التوثيق [نص]: كتاب مدرسي / N.S Larkov. - م: AST: شرق - غرب ، 2006. - 472 ، ص.
13. العمل البحثي للطلاب [نص]: دليل تعليمي ومنهجي / D.V. Tumanov، S.K. شيخيتدينوفا ، ر. ب. باكانوف وآخرون ؛ إد. دي في تومانوفا. - قازان: دار النشر بجامعة قازان 2007. - 140 ص.
14. تنظيم العمل مع الوثائق. [نص]: كتاب مدرسي للجامعات. / إد. V.A. كودرييف. - م: INFRA-M، 2001. - 592 ص.
15. بافليوك ، ل. كتيب العمل المكتبي وأعمال الأرشفة وأساسيات العمل على الكمبيوتر [نص] / L.V. Pavlyuk، TI Kisileva، N.I. Vorobyov. - سانت بطرسبرغ: النشر بيت التجارة"جيردا" ، 2000. - 304 ص.
16. Petelin، V.G. العمل المكتبي بالمؤسسة [نص]: دورات قصيرة. لعبة الأعمال "إنشاء مشروعك الخاص." - م: "Os-89" 2001. - 112 ص.
17. Pshenko، A.V. إدارة الوثائق [نص]: كتاب مدرسي. بدل للطلاب. متوسط الأستاذ. كتاب مدرسي المؤسسات. - م: دار النشر "الأكاديمية" ، 2008. - 176 ص.
18. الرومانية L.A. العمل المكتبي [نص]: كتاب مدرسي للطلاب. تأسس الأربعاء. الأستاذ. التعليم والطلاب في التخصصات القانونية / L.A. Rumynina. - م: إتقان. المدرسة العليا ، 2001. -208 ثانية.
19. Sakharova، V.I.، Bogdanova، L.A. ثقافة تصميم الأوراق البحثية: أداة تعليمية [نص] / محرر. إد. Panina T. S. - Kemerovo: دار النشر التابعة للمؤسسة التعليمية الحكومية "KRIRPO" ، 2005. - 72 صفحة.
20. Stenyukov، M.V. إدارة الوثائق والعمل المكتبي (مذكرات محاضرة) [نص] / M.V. Stenyukov. - م: بريور ، 2007. - 176 ص.

المرفقات 1

مراحل معالجة المستندات الصادرة

صياغة مشروع
وثيقة صادرة

تصديق

مسودة تخطيطات المستند

الموافقة على مسودة الوثيقة

التوقيع من قبل الرأس

تسجيل الوثيقة

وضع الرقم

وثيقة

تصديق

معالجة

إرسال مستند

إلى المرسل إليه

النسخة الثانية الموثق

(نسخ) إلى الملف