بمعنى آخر. خفوروفا

عملية رقمنة الوثائق لإنشاء أرشيف إلكتروني

المقالة مخصصة لعملية الرقمنة - وهي الآلية الأكثر ملاءمة لحفظ واستخدام المعلومات بتنسيق الظروف الحديثة. ينظر المؤلف في النقاط الرئيسية لعملية الرقمنة مواد أرشيفية، بما في ذلك تحليل الطرق الممكنة لتحويل المستندات إلى شكل إلكتروني ، وفئات المستندات للرقمنة ، وتنسيقات التخزين المستندات الإلكترونيةودراسة معايير الرقمنة المعاصرة. المقالة تحلل أيضا الشروط اللازمةلإنشاء أرشيف افتراضي لشخص أو حدث تاريخي في سياق معاصر. يولي المؤلف اهتمامًا خاصًا لخصائص تنظيم مورد إلكتروني ، ويستكشف المشاريع الحديثة الحالية حول هذا الموضوع ويحلل الصعوبات المحتملة التي قد يواجهها الباحث عند إنشاء أرشيف إلكتروني.

الكلمات المفتاحية: الرقمنة ، الوثائق الأرشيفية ، صندوق الاستخدام الإلكتروني ، الأرشيف الافتراضي.

الحقائق حياة عصريةتتطلب منا بشكل متزايد استخدام تقنيات المعلومات الجديدة بنشاط. يقدم عصر المعلومات أيضًا تعديلاته الخاصة في عالم الحوار بين المصادر الأرشيفية والباحث. عصري التقنيات الرقميةتسمح بتنفيذ معظم الأفكار العالمية لإنشاء مجال تخزين بديل - تخزين المستندات في مستوى افتراضي.

الرقمنة وثائق أرشيفيةهي الأداة الأكثر ملاءمة لتخزين المعلومات واستخدامها. إنه يتيح تخزينًا أكثر أمانًا واقتصادًا ، وسهولة في الاسترجاع والاستخدام.

© خفوروفا آي إي ، 2017

المعلومات ، وكذلك للوصول السريع إلى مواد الأرشيف. تعتمد عملية رقمنة المستندات على فكرة تكوين صندوق إلكتروني واحد للاستخدام (يشار إليه فيما يلي باسم EFP). EFP هو مزيج نسخ إلكترونيةالمستندات الأرشيفية التي تم تسجيلها على وسائط رقمية والمقصود استخدامها بدلاً من المستندات الأصلية 1. نقطة مهمةعند إنشاء EFP ، من الضروري تنظيم عملية إنشائها.

وفقًا لنائب رئيس وكالة المحفوظات الفيدرالية O.V. Naumov ، تتمثل الأهداف الرئيسية لرقمنة المستندات في توسيع وتبسيط الوصول إلى مستندات صندوق الأرشيف ، وضمان سلامة الأصول من خلال سحبها تدريجياً من التداول ، وتوفير الوصول إلى الصندوق الإلكتروني ، فضلاً عن تسريع عملية توفيرها للجمهور الخدمات 2.

ضع في اعتبارك النقاط الرئيسية لعملية الرقمنة. بادئ ذي بدء ، يجب أن يؤخذ في الاعتبار أن صندوق المحفوظات الاتحاد الروسييخزن مجموعة واسعة من الأفلام الوثائقية. وبالتالي ، قبل البدء في مسح المستندات بأنفسهم ، يُنصح برقمنة جهاز المرجع العلمي للأرشيف ، وإنشاء قوائم جرد إلكترونية لاسترجاع البيانات. تسمح الرقمنة الأولية لقوائم جرد الأرشيف للمستخدم بالتعرف على قائمة المستندات المخزنة وطلب المستندات ذات الأهمية عبر الإنترنت دون مغادرة المنزل. في الوقت نفسه ، من الضروري أيضًا مراعاة حقيقة الإصدار العلمي والتقني لعناوين الحالات - فقط إذا تم تحسين المخزون ، يمكنك البدء في رقمنة الصندوق.

لا تشمل فئات المستندات للرقمنة المستندات التي يوجد خطر فقدان المعلومات الخاصة بها فحسب ، بل تشمل أيضًا المواد والوثائق المطلوبة الأكثر قيمة وفريدة من نوعها. معايير المستندات حول تفرد المستندات وقيمتها غير واضحة إلى حد ما ، والطلب ليس قيمة ثابتة ، لذلك ، عند اختيار مواد الرقمنة ، غالبًا ما يطرح السؤال: ما هي المستندات التي يجب رقمنتها في المقام الأول؟ قد يكون من الأسهل الحصول على عينة أكثر كفاءة إذا تضمنت عملية الاختيار أكثر من مجرد أعضاء لجنة الخبراءالأرشيف ، ولكن أيضًا شارك المهنيين - المؤرخين وعلماء السياسة وعلماء الاجتماع والشخصيات العامة ، إلخ. تتطلب عملية إنشاء مثل هذه المجموعة العاملة تنظيمًا واضحًا. وتجدر الإشارة إلى أنه على الرغم من معايير الاختيار المصاغة 3 ، فهي ليست محفوظات إلزامية وإقليمية

الحق في اختيار تلك الوثائق التي تحتاج إلى رقمنة في المقام الأول.

يعد اختيار طريقة الرقمنة أمرًا مهمًا ، نظرًا لأن وسيط وشكل عرض المواد يحملان أيضًا معلومات مفيدة لعمل الباحث ، لذلك من المهم جدًا نقلها في الشكل الأكثر دقة مقارنة بالأصل.

في التحويل الرقمي المباشر للمستندات ، من المهم مراعاة جميع التدابير الأمنية عند العمل مع الأصل ، ويجب إيلاء اهتمام خاص عند مسح الكتب والأعمال القديمة (الضوء والطابعة والسلوك المتخصص أثناء الرقمنة يجب أن يتوافق مع المعايير المقبولة). في هذه المرحلة ، تلعب القدرات المالية لمشروع الرقمنة دورًا رئيسيًا - حيث يحدد اختيار معدات المسح درجة أمان هذه العملية للأصل. يؤدي اختيار جهاز أكثر اقتصادا إلى مخاطر تلف المستندات بشكل لا يمكن إصلاحه ، كما يقلل أيضًا من فرص إنشاء نسخة بديلة قابلة للمقارنة بألوان كاملة 4.

عند رقمنة مستند ، يتم عمل نسختين على الأقل من الأصل - نسخة عمل ونسخة رئيسية. يجب وضع ملصقات على كلتا المادتين وتسجيلهما في سجل خاص. بفضل نظام التسجيل هذا ، سيكون البحث عن مستند ممسوح ضوئيًا أسرع وأكثر راحة للمستخدم ، وستجعل بيانات الاعتماد من السهل تتبع المستند في نظام المعلومات العام للأرشيف.

من بين تنسيقات تخزين الصور ، يستخدم المؤرشفون تنسيقات TIFF و JPEG على نطاق واسع. يرجع الفضل في شعبية تنسيق TIFF إلى قدرته على الحفاظ على جودة الصورة من خلال خوارزميات ضغط البيانات بدون فقدان البيانات. يحتوي تنسيق JPEG على قدرة ضغط عالية ، ولكن هناك خسارة في جودة الصورة. قد لا تكون التغييرات مرئية للعين المجردة ، لكن الصورة المضغوطة ستحتوي على تباينات أو وحدات بكسل حادة. لذلك ، لا يمكن استخدام JPEG كتنسيق وسيط في معالجة الصور. في JPEG ، يجوز حفظ النسخة النهائية فقط. أما بالنسبة للأنواع الأخرى من المستندات الإلكترونية وأكثر التنسيقات المفضلة لتخزينها ، فهناك مستندات نصية (ms-word و txt و pdf و html و xml و rtf) والفيديو (mov و avi و mpeg و mp4) والصوت (wav ، aiff ، mp3) ، الرسومات (أوتوكاد) ، الرسوم البيانية والرسوم البيانية (تيف ، pcx) ، قواعد البيانات في شكل جداول البيانات وقواعد البيانات العلائقية (xls ، xml ، html ، mdb). بالنسبة للمستندات الفوتوغرافية ، فإن تنسيق pdf مقبول أيضًا. يمكن استخدام مصفوفة البيانات الناتجة للإرسال عبر القنوات الرقمية ،

مخزنة على وسائط بصرية رقمية (أقراص CD-R و DVD-R للكتابة مرة واحدة وأقراص CD-RW و DVD-RW و DVD-RAW) ، ومغناطيسية (محركات الأقراص الصلبة ، والأقراص المرنة ، والأشرطة الممغنطة) ، ومحركات الأقراص المحمولة ، إلخ د.

لم تتم صياغة متطلبات جودة النسخ الرقمية الناتجة بشكل واضح. لا توجد معايير لتقييم جودة النسخ الإلكترونية من المستندات الورقية: معلمات الصورة ، إعادة إنتاج الدرجة اللونية (التباين) ، السطوع ، التشويش ، دقة الألوان ، الحدة ، الدقة ، التشويه الهندسي ، إلخ. هناك عدد من المستندات المستخدمة بالفعل في الخارج ، والتي كانت الخبرة في تقييم جودة الوثائق الرقمية مفيدة لروسيا. تحدد المعايير الوطنية الأمريكية ANSI / AIIM MS44 "إرشادات مراقبة جودة الماسحات الضوئية للصور" المصطلحات الأساسية والمعلمات الأساسية والمعايير لتقييم جودة المسح ، بالإضافة إلى مناهج قياسها العملي وتكشف عنها. على أساسها ، مع مراعاة المتطلبات الحديثة ، في عام 2000 ، تم تطوير معايير ISO الدولية لتقييم جودة مسح المستندات بالأبيض والأسود.

بعد الرقمنة ، يتم إرجاع الأصل إلى الأرشيف للتخزين ، وتغذي النسخ الصندوق الإلكتروني للمستخدم وتصبح متاحة للباحثين.

بدأ البحث عن حل لمشكلة التخزين والاستخدام التشغيلي للوثائق الأرشيفية في منتصف التسعينيات ، عندما بدأت مكتبة الكونجرس الأمريكية في الرقمنة الكاملة لمجموعة الميكروفيلم الحالية (كمجموعة مستقلة وكحامل رئيسي لـ التأمين وأموال المستخدم). في عملية الرقمنة ، واجه المتخصصون الأمريكيون الحاجة إلى تطوير مناهج موحدة لتنفيذ عمليات نقل المعلومات من الوسائط المادية إلى الشكل الإلكتروني ، أي كانت هناك حاجة لتنظيم عمليات الرقمنة.

وفقًا لمستوى تنظيمها ، يمكن تقسيم معايير الرقمنة الحديثة إلى 3 فئات من المعايير: المعايير الدولية والوطنية والتنظيمية. يتم تطوير المعيار الدولي ISO5 بواسطة مجموعة من العلماء ، ويوفر استخدامه مزايا تكنولوجية واقتصادية واجتماعية ، ولكنه ليس إلزاميًا لأي دولة مشاركة في منظمة ISO. المعيار الوطني إلزامي للاستخدام من قبل السلطات سلطة الدولةمستويات مختلفة ، يتم تطويره لتحسين إجراءات الرقمنة ، مع مراعاة خصوصيات التشريع وتوثيق المعايير

في بلد معين. يؤكد معيار المنظمة على تفاصيل شركة معينة في عملية تحويل المستند إلى شكل إلكتروني وتخزينه واستخدامه اللاحق. أشهر المعايير الوطنية التي تنظم عمليات الرقمنة هي معيار الرقمنة S6 (S6: معيار الرقمنة) 6 ، الذي وضعته اللجنة الوطنية للتوحيد القياسي في أستراليا ونيوزيلندا في عام 2006. 7 لسوء الحظ ، لا توجد وثيقة مماثلة في روسيا تنظيم رقمنة العمليات وإنشاء EFP.

في عام 2012 ، قام موظفو معهد أبحاث التوثيق والأرشفة لعموم روسيا (VNIIDAD) والوكالة الفيدرالية للأرشيف (Rosarchiv) بتطوير "توصيات منهجية للنسخ الإلكتروني للوثائق الأرشيفية وإدارة مجموعة المعلومات الناتجة". نموذج هذه التوصيات هو معيار الرقمنة S6 والمبادئ التوجيهية الفنية FADGI. من أجل مواصلة العمل في هذا الاتجاه ، يبدو من المناسب وضع استراتيجية لتطوير وتحديث الإجراءات التنظيمية والمنهجية القطاعية التي تنظم مختلف مجالات النشاط في مجال المعلوماتية للأرشيفات ، فضلاً عن إنشاء لائحة طويلة خطة المدى لتنفيذه. حدد المطورون النقاط الرئيسية التي يجب أخذها في الاعتبار عند إعداد وثيقة تنظيمية.

1. يتم تحديد هيكل ومحتوى الوثائق المطورة والنافذة لأنظمة التقييس الدولية والوطنية حسب المواصفات الإطار القانونيالبلد الذي نشأوا فيه. لذلك ، تتطلب ترجمتها مباشرة واستخدامها في الاتحاد الروسي نهجًا متوازنًا.

2. من الضروري إنشاء أكثر من واحد وثيقة معيارية، التي تنظم قضايا الرقمنة ، لكنها مجموعة من الإجراءات القانونية التي تصف متطلبات جميع مراحل وجوانب هذه العملية.

3. هيكل و المحتوى العاممن هذا التوثيق التنظيمي والمنهجي يمكن بناؤه على نظائر أجنبية يختارها خبراء الصناعة كأمثلة أقرب إلى الظروف الروسية وملائمة لها. في الوقت نفسه ، ينبغي للتطورات المحلية كلياتعكس تفاصيل جميع عمليات وجوانب الرقمنة (بما في ذلك متطلبات المعدات والموظفين والإجراءات وإدارة الجودة) المتأصلة في روسيا 8.

تعد رقمنة المستندات إجراءً ضروريًا لتنظيم الوصول السريع إلى وثائق الأرشيف. الحضور بالتأكيد

تسمح لك مجموعة المستندات بإنشاء ملف جديد سهل الاستخدام ومفيد علميًا مصدر المعلومات- أرشيف افتراضي. يمكن رؤية أمثلة على هذه المستودعات الافتراضية على الموقع الإلكتروني لأرشيف الدولة الروسية للأدب والفن.

الأرشيف الافتراضي لـ I.A. بونين هو مورد ذو تصنيف مناسب للوثائق المقدمة وواجهة سهلة الاستخدام. تنقسم الوثائق إلى ثلاث مجموعات: "المخطوطات" ، و "مقتطفات من الصحف والمجلات" ، و "المواد المرئية" ، وهي نسخ ممسوحة ضوئيًا من أصول أموال أرشيف الدولة الروسية للأدب والفنون وأرشيف الشتات الروسي. في ليدز 9. يحدد مطورو المشروع النقاط الرئيسية لتنفيذ مثل هذه المشاريع: أسئلة مالية، مشكلة تفكك الوثائق الأرشيفية والحاجة إلى التفاوض مع مستودعات المؤسسات المختلفة وحتى الدول لجمع المواد اللازمة ، وأخيرًا ، حل المشكلات القانونية - حيث ينطبق النشر الإلكتروني للمواد أيضًا حقوق النشر. المورد هو مثال إيجابي على تنفيذ مشروع لإنشاء أرشيف افتراضي. يقدم الموقع الإلكتروني لأرشيف الدولة الروسية للأدب والفنون أمثلة ممتازة من المستودعات الإلكترونية كمورد مخصص للوثائق الحرب الوطنية 1812 والحرب العالمية الأولى.

كان منشئو المستودع الإلكتروني المسمى "The Reunited Virtual Archive of Osip Mandelstam" هما جامعة أكسفورد وجمعية Mandelstam. يهدف مطورو المشروع إلى تحديد ووصف ووضع جميع المواد الإبداعية والسيرة الذاتية لأوسيب ماندلستام أو أكبر عدد ممكن منها على الإنترنت ، بغض النظر عن موقعها الفعلي. في الوقت نفسه ، يجمع المشروع بين المخطوطات ونصوص النصوص والتعليقات عليها.

يعتبر البحث عن الوثائق أهم مرحلة في إنشاء مثل هذه المشاريع. هذه العملية معقدة بسبب حقيقة أن بعض المجموعات المعروفة والمقدمة سابقًا ربما لم تعد موجودة. بمجرد طرحها للبيع في التسعينيات ، قاموا بتغيير المالكين ، حتى الذين لا يمكن دائمًا إنشاء أسمائهم. في حالات أخرى ، يتعذر على المالكين العثور على توقيعات أو مستندات معينة. ويفسر ذلك بالكامل حقيقة أن الاستحواذ على أموال المخطوطات الأرشيفية مع الوثائق

تم تنفيذ أرقام الشتات الروسي بشكل أساسي عن طريق التبرع ولم تكن منهجية 11. لاحظ المطورون أن الشيء نفسه يحدث مع أرشيفات الدولة. لذلك ، في الأرشيف الوطني لفرنسا ، لعدة سنوات ، لم يتمكنوا من العثور على وثائق شهادة الثانوية العامة O.E. Mandelstam (أعيد اكتشافهما في أبريل 2008) 12.

من المهم ملاحظة أن الأرشيف الافتراضي لـ O.E. ماندلستام ليس فقط مثالًا جيدًا على تنفيذ مثل هذا المشروع ، ولكن أيضًا ، بفضل الوصف التفصيلي لعملية إنشاء مثل هذا الأرشيف على الموقع ، فهو نوع من الدورة التعليميةلمتابعي والباحثين في عملية الرقمنة.

تحليل المنفذة المشاريع الروسيةعلى إنشاء مستودعات افتراضية للمواد التاريخية يؤكد مشكلة تجزئة الوثائق وتعقيد البحث عنها. وبالتالي ، عند إعداد مشروع ما ، من المهم التركيز على إمكانية التعاون مع الأرشيفات الأجنبية.

وبالتالي ، فإن دور العمل المشترك والمشاريع المشتركة لإنشاء حقل افتراضي واحد لتخزين المواد حول نفس الموضوع آخذ في الازدياد.

عند الرقمنة ، من الضروري الانتباه إلى عملية اختيار المستندات لرقمنتها ، وكذلك اختيار معدات مسح ضوئي عالية الجودة لضمان أن عملية الرقمنة آمنة للأصول الأصلية. ومع ذلك ، في هذه اللحظةمن أخطر القضايا في هذا المجال الحاجة إلى تنظيم عملية الرقمنة (بما في ذلك وصف مفصل لعملية اختيار المواد وتحديد قاعدة المصطلحات). بدون معيار مناسب ومعتمد قانونًا ، تظل عملية إنشاء أرشيف افتراضي شاقة وغير قابلة للتحقيق بالنسبة لمعظم الباحثين.

ملحوظات

إرشادات للنسخ الإلكتروني للوثائق الأرشيفية وإدارة مصفوفة المعلومات المستلمة. [مورد إلكتروني] URL: http://archives.ru/documents/rekomend_el-copy-archival-documents/section-2.shtml (تاريخ الوصول: 2016/05/13). ميزات رقمنة المستندات بتنسيق المحفوظات المعاصرة. [مورد إلكتروني] URL: https://www.pcweek.ru/ecm/article/detail.php7ID-154329 (تم الوصول إليه في 05/13/2016).

Yumasheva Yu.Yu. المحفوظات و "سباق التسلح الرقمي" // المعلوماتية التاريخية. 2013. رقم 3. ص 93.

ISO - منظمة عالميةللتوحيد. مطور وناشر المعايير الدولية. [المورد الإلكتروني] URL: http: //www.iso. org / iso / ru / (تاريخ الدخول: 13/05/2016).

تقرير عن العمل البحثي حول الموضوع 2.2.4 "تطوير مشروع معيار الصناعة لإنشاء نسخ إلكترونية من الوثائق الأرشيفية" ، خطة أعمال البحث والتطوير المنفذة على أساس مهمة الدولة لوكالة المحفوظات الفيدرالية لعام 2014 رقم 89 بتاريخ 26.12. 2013 (المرحلة الأولى) "البحث والتحليل للوثائق التنظيمية والمنهجية الأجنبية التي تحكم قضايا رقمنة الوثائق الأرشيفية" / Yu.Yu. يوماشيف. م: VNIIDAD، 2012. S. 84-163. هناك. ص 20.

الأرشيف الإلكتروني الموحد لإيفان بونين. [مورد إلكتروني] عنوان URL: http://www.bunin-rgali.ru/ (تاريخ الوصول: 13/05/2016). توحيد الأرشيف الافتراضي لأوسيب ماندلستام. [المصدر الإلكتروني] URL: http://mandelstam-world.info/intro.php (تاريخ الوصول: 13/05/2016).

بوبوف أ. الشتات الروسي والمحفوظات: وثائق الهجرة الروسية في أرشيف موسكو: مشاكل تحديد الهوية والاقتناء والوصف والاستخدام (مواد عن تاريخ الهجرة السياسية الروسية. العدد 4). م: RGGU، 1998. S. 150-151.

توحيد الأرشيف الافتراضي لأوسيب ماندلستام.

المسح الضوئي: التقنيات

ما هي الرقمنة؟

02.10.2015 ، الجمعة ، 14:05 ، مسك 2707

المسح الضوئي والتحويل الرجعي والخدمات ذات الصلة. مراجعة تقنيات تحويل المستندات إلى شكل إلكتروني.

هناك عدة خيارات لتنظيم عمليات الرقمنة. يمكن تنفيذها بشكل مستقل أو من خلال الاستعانة بمصادر خارجية للخدمات ، مع تصدير المستندات أو أداء العمل على أراضيها. عند الرقمنة ، يمكن استخدام الماسحات الضوئية المكتبية أو المهنية أو الماسحات الكوكبية. يمكن استخراج البيانات في أوضاع يدوية أو شبه آلية أو آلية ، مع معالجة أرشيفية أولية للوثائق الورقية أو تصنيف المعلومات الموجودة بالفعل في شكل إلكترونيإلخ.

أي طريقة تختار؟

الحل يعتمد على مهمة معينة ، لأن كل مما ورد أعلاه "أو" يحدد جودة النتيجة وتكلفة العمل. على سبيل المثال ، مسألة المستندات المُجلدة أبدية: هل من المربح إجراء المسح الضوئي ببطء في حالة ملزمة أو إنفاق الأموال على الخياطة ، ولكن يتم تحويلها بسرعة إلى الماسحات الضوئية للمستندات؟

أسهل طريقة لاختيار المسار الذي يناسبك هو البحث عن خبرة مؤسسة الرقمنة. ستجري الشركات الكبيرة ، المهتمة بالعمل ، استطلاعًا مجانيًا ، وسيتم تحديد أفضل نهج لك. لا تفوت هذه الفرصة ولا تتوقع أن تميل إلى طلب الخدمات: معظم هذه الشركات مهتمة أيضًا بتزويد الأجهزة والبرامج لرقمنة افعلها بنفسك.

كم عدد المستندات التي تحتاجها لمسحها ضوئيًا؟

المعلمة التعريفية هي حجم المستندات.

المعلمة التعريفية هي حجم المستندات. للمسح الضوئي اليومي لمجموعات صغيرة من المستندات المطرزة (على سبيل المثال ، المحاسبة الأولية) ماسح ضوئي مكتبي عادي يمكنه تحمل عبء يصل إلى عدة آلاف من الصفحات يوميًا سيفي بالغرض. تحتاج فقط إلى استكماله ببرنامج مناسب للفهرسة.

للمسح المنتظم كميات كبيرةمطلوب معدات مهنية. هذه ماسحات ضوئية صناعية تكلف الكثير من المال (يتم استخدام هذه المعدات من قبل دائرة الضرائب الفيدرالية ، ودائرة الجمارك الفيدرالية ، والبنوك الكبيرة). لذلك ، قد يكون الاتفاق الإطاري لتقديم خدمات الرقمنة الدورية بديلاً أقل تكلفة.

إن تحويل المصفوفات الكبيرة بأثر رجعي إلى نموذج إلكتروني بمفردك ليس له ما يبرره اقتصاديًا: بالإضافة إلى شراء المعدات وتدريب الموظفين ، ستكون هناك حاجة إلى تكاليف كبيرة للعمالة والوقت. من المؤكد أن طلب خدمة أكثر كفاءة ، حيث يمكن لشركة كبيرة تخصيص عدد كبير من الموظفين وحل المشكلة بسرعة.

أين يتم مسح المستندات ضوئيًا؟

المعلمة التعريفية هي الطلب على المستندات الممسوحة ضوئيًا. هل يؤثر حجز المستندات على نشاط المنظمة وقت المسح؟ يعد هذا أمرًا بالغ الأهمية بشكل خاص عند رقمنة المستندات التي يتم الوصول إليها بانتظام من قبل الموظفين ، أو التي قد تطلبها السلطة التنظيمية فجأة ، وكذلك للتخلص من حالات الطوارئ المرتبطة بالمستندات. أمثلة: المستندات المالية والخاصة بشؤون الموظفين ، والوثائق الفنية والتشغيلية ، ودفاتر مكتب التسجيل والصناديق الصناعية الأخرى.

منطقة المسح ، المنظمة في مقر الشركة-خدمة العملاء.

إذا كنت بحاجة إلى رقمنتها بسرعة كافية ، فإن الطريقة التقليدية هي طلب الخدمات مع مغادرة فريق المسح إلى منطقتك. غالبًا ما يكون هذا أرخص من تسليم المستندات لإنتاج المقاول وإعادته ، لكن كل شيء يتم تحديده من خلال البعد الإقليمي. تعني لوائح العمل الميداني فحص الحالة الصادرة خلال يوم أو يومين عمل ، دون انسحاب طويل من سير العمل.

هل يجب أن أطرز المستندات؟

تحديد المعلمات: حالة المستندات وإمكانية الخياطة. إذا كانت هناك فرصة ، وكانت الورقة مناسبة للسحب باستخدام ماسح ضوئي للوثائق ، فيجب أن تكون مطرزة. الحقيقة هي أن مسح المستندات المُجلدة على ماسح ضوئي (كتاب) للكواكب أبطأ عدة عشرات من المرات من الرقمنة المتدفقة. زيادة وقت العمل وتكلفة العمالة بشكل متناسب. المسح الضوئي باستخدام ماسحات ضوئية للمستندات ، حتى مع مراعاة الوصلة ، يكون أسرع وأرخص.

يمكنك تطريز نفسك ، أو يمكنك أن تعهد بهذا إلى الفنان.

يمكنك التطريز بنفسك ، أو يمكنك تكليف المقاول بذلك: إذا تم اختيار شركة حسنة السمعة ، فلا يجب أن تخاف من فقدان المستندات. على العكس من ذلك ، فإن التنظيم الصارم لجميع العمليات والمواد عالية الجودة يسمح للشركات بتأمين نفسها ضد الخسائر المالية الإضافية والأضرار التي تلحق بصورتها. هذا النهج موثوق به المحاكم الروسية: عند تنظيم المسح ، عادةً بأمر داخلي ، يُسمح بالربط والخياطة اللاحقة لقضايا المحكمة.

بالمناسبة ، يمكن للشركات الكبيرة إجراء معالجة أرشيفية احترافية في وقت واحد: أولاً ، تم بالفعل تنفيذ جزء من العمل استعدادًا للمسح الضوئي ، وثانيًا ، تساعد معالجة الأرشفة في تحديد المستندات التي لم تتم المطالبة بها وتقليل حجم المصفوفات الممسوحة ضوئيًا ، مما قد يقلل من تكلفة العمل.

ما الجودة للاختيار؟

اليوم ، يمكن مسح أي كائن بجودة عالية: من بطاقة مكتبة صغيرة إلى بطاقات 8A0 والمشهد المسرحي.

تحديد المعلمات: نوع المستند ومقدار الموارد الواردة فيه نموذج إلكتروني. اليوم ، يمكن لمعدات المسح أن تنتج صورًا بدقة تتراوح من 200 إلى 1200 نقطة في البوصة (dpi). إلى عن على الأعمال الفنيةتُستخدم دقة 400-600 نقطة في البوصة عادةً لإنتاج نسخ عالية الجودة. يتم استخدام الجودة العالية فقط عندما يكون من الضروري تكبير الصورة وتفاصيل الأشياء الصغيرة ، مثل العملات المعدنية.

تحتاج الرسومات التفصيلية منخفضة التباين ، والتي يتم إجراؤها غالبًا على ورق التتبع والأزرق ، إلى مسح ضوئي بدقة تصل إلى 300-400 نقطة في البوصة ومعالجة إضافية للصور في برامج تحرير الرسوم. عادةً ما يتم مسح بقية المستندات ضوئيًا بدقة 300 نقطة في البوصة ، وهو ما يكفي لطباعة النسخ دون فقدان الجودة. يمكن إجراء اقتصاص الصور الضروري ، والتصحيح الهندسي ، وتصحيح الألوان ، والتحويل إلى pdf ، و tiff ، و jpeg ، وما إلى ذلك في الوضع التلقائي بالكامل من خلال البرامج المضمنة في جهاز المسح الضوئي أو المرفقة معها.

في معظم الحالات ، يتم استخدام وضع التصوير الملون. يعد هذا ضروريًا لجميع المستندات التي تم تصحيحها أو ختمها على النص ، للتحقق من أن نسخة إلكترونية مأخوذة من المستند الأصلي مع ختم وتوقيع ، وكذلك لوضوح النصوص الباهتة ولإيصال الميزات الفريدة لـ الأصلي. لم تتم مناقشة الحاجة إلى المسح الضوئي بالألوان للأعمال الفنية. يتم استخدام وضع "تدرج الرمادي" فقط في بعض الحالات: عندما لا تحتوي المستندات على سمات لونية ، أو عندما يكون من الضروري تقليل حجم المورد الإلكتروني المستلم.

يمكن إجراء المسح بشكل مستقل. تتمثل المهمة الرئيسية في تدريب الموظفين على العمل بشكل صحيح مع المعدات المعقدة ، نظرًا لأن جودة الصور الناتجة مهمة للفهرسة اللاحقة: يمكن أن يجعل المستند الذي تم مسحه ضوئيًا بشكل سيئ والظلال والتوهج وعيوب أخرى في الصورة الإلكترونية غير قابلة للقراءة معلومات مهمة. سيؤدي ذلك إلى منع تطبيق تقنيات الاستخراج التلقائي للبيانات وقد يؤدي إلى أخطاء في الفهرسة. تحميل بيانات خاطئة لبعض الأنظمة ( سجلات الدولة، أنظمة المحاسبة) غير مسموح به.

الفهرسة

نادرًا ما يتم استخدام المسح البسيط ، لأنه في العمل اللاحق سيكون من الأسهل قليلاً البحث عن المعلومات في مجموعة من الملفات الرسومية عن طريق قلب الورق. لتتمكن من البحث ، من الضروري تحديد العديد من السمات (حقول الفهرس) في المستند.

الموظفون المشاركون في الفهرسة الجماعية للوثائق عن طريق الإدخال اليدوي.

يمكن إضافة السمات المحددة إلى اسم الملف. تطورت هذه الممارسة في المحاكم الروسية: حتى لا يتمكن عامل المسح من الوصول إلى الأنظمة الداخلية للمحكمة ، عند الرقمنة ، يتم إدخال جميع التفاصيل الضرورية في اسم الملف. بعد ذلك ، يتم التعرف على هذه التفاصيل من قبل النظام القضائي عند تحميل كل وثيقة على حدة.

ولكن عادة ما يتم تحميل المستندات الرقمية إلى نظام معلوماتالمجموعة ، الأمر الذي يتطلب إنشاء قاعدة بيانات. لذلك ، إذا كنت بحاجة إلى إرفاق مستند ببطاقة موجودة بتنسيق نظام المحاسبة، قد يكون كافيًا استخراج بعض السمات التي تحددها بشكل فريد - عادةً رقم وتاريخ.

إذا كان من الضروري تكوين قاعدة بحث بناءً على المستندات نفسها ، فسيتم تحديد مقدار البيانات المراد استخراجها من خلال المهمة: من بضع تفاصيل للبحث في ملف في أرشيف إلكتروني إلى نقل جميع المعلومات المهمة إلى ملف تحليلي قاعدة البيانات (الاسم الكامل ، والعناوين ، ورقم التعريف الضريبي ، ورقم التعريف الشخصي ، والتواريخ ، وأرقام مستندات الطلب ، وما إلى ذلك).

تطبق المتاحف والمكتبات ودور المحفوظات قواعد الفهرسة الخاصة بها عند رقمنة وحدات التخزين والوثائق المحاسبية. مجال منفصل من الخدمات هو أيضًا التوجيه ، والذي يستخدم ، على وجه الخصوص ، في رقمنة شرائط التسجيل (تلقائي) والرسومات (العرض اليدوي في أنظمة CAD).

ما مقدار البيانات المطلوب استخلاصها؟ من الأفضل أيضًا الحصول على إجابة هذا السؤال باستخدام الخبرة ، نظرًا لأن عدد التفاصيل المراد استخراجها يعتمد على المهمة الوظيفية ويحدد إلى حد كبير تكلفة الرقمنة. في بعض الحالات ، يمكنك قصر نفسك على مجموعات المستندات ، عندما يتم دمج الصور الإلكترونية تحت رعاية المستند الرئيسي (على سبيل المثال ، عقد أو سجل حسابات). في حالات أخرى ، من الضروري استخراج جميع البيانات الواردة في المستند لملء بطاقة نظام المعلومات.

أمثلة على استرجاع البيانات

تحليل الطلبات المقدمة على بوابة zakupki.gov.ru من قبل الشركات ذات مشاركة الدولةومؤسسات الدولة (44-منطقة حرة ، 223-منطقة حرة) ، توضح ما يلي:

- ربط النسخ الإلكترونية من ORD بالنظام إدارة المستندات الإلكترونيةيكفي رقم الوثيقة وتاريخها ونوعها.

- غالبًا ما يكون مسح المستندات المالية مصحوبًا باستخراج الرقم والتاريخ والأسماء والتفاصيل الخاصة بالدافعين والمبالغ.

- رقمنة الوثائق الأرشيفية للبلديات (مراسيم الإدارات ، واللجان التنفيذية للمدينة ، والمجالس القروية ، وما إلى ذلك) من أجل تقديم الخدمات وجرد الأشياء الخاصة بعلاقات الأراضي والممتلكات ، يتطلب استخراج رقم وتاريخ المستند ، وجميع الأسماء والعناوين الكاملة . علاوة على ذلك ، يجب مقارنة العناوين بأدلة KLADR / FIAS الحالية.

- يقترن رقمنة وثائق صندوق المحفوظات في الاتحاد الروسي بملء صارم لوكالة الأمن القومي ووصف الأموال وفقًا لتشريعات الأرشفة.

- فهرسة قوائم الجرد والسجلات تعني الاعتراف بجميع السجلات الترتيبية.

- للعمل مع الرسومات في شكل إلكتروني ، من الضروري استخراج جميع حقول الطوابع تقريبًا.

- لا يتطلب مسح الحالات المركبة استخراج تفاصيل كل مستند فحسب ، بل يتطلب أيضًا إنشاء العلاقات. أصعب حالة هي وثائق التصميم ، حيث تحتوي قاعدة البيانات التي تم إنشاؤها على تسلسل هرمي متعدد المستويات وارتباطات للمستندات.

في السنوات الاخيرةأصبحت خدمة رقمنة المستندات شائعة جدًا بالنسبة للغالبية العظمى من الشركات. عمليا جميع المنظمات الحديثة ، بدرجة أو بأخرى ، أتقنت تكنولوجيا المعلوماتولا يقدمون أعمالهم دون استخدام أجهزة الكمبيوتر الشخصية. اليوم ، يتم إنشاء قوالب المستندات أولاً على جهاز كمبيوتر ثم يتم طباعتها. لكن قوة قانونيةلديك مستندات مع التوقيعات والأختام ، ويجب أن يتم رقمنتها مرة أخرى بمساعدة رقمنة المستندات.

لهذا ، مطلوب رقمنة الوثائق.

غالبًا ما يتعين عليك الرجوع إلى الوثائق الأرشيفية ، لذلك تفضل العديد من الشركات الحصول على نسخ إلكترونية من جميع المستندات الورقية لشركتها. يمكن لرقمنة المستندات الورقية أن تجعل الحياة أسهل ليس فقط للمديرين والمحاسبين والاقتصاديين والأمناء ، ولكن أيضًا لممثلي المهن الفنية والإبداعية: المصممين ومصممي الأزياء والبناة والمهندسين المعماريين والمهندسين والمصممين ، بالإضافة إلى العديد من المهنيين الآخرين. تعد عملية رقمنة المستندات الأرشيفية التي تحتوي على مجموعة متنوعة من المخططات والرسومات والصيغ والرسومات والصور الفوتوغرافية أكثر صعوبة وتتطلب مشاركة متخصصين مؤهلين يتمتعون بخبرة واسعة في رقمنة المستندات.

ما يجب الانتباه إليه عند رقمنة المستندات:

المعدات المهنية

تتطلب رقمنة المستندات المعقدة معدات احترافية تتمتع بعدد كبير من القدرات الفنية. بعد الرقمنة ، يقوم المختص بفحص المستندات والنسخة الإلكترونية ، ويتعرف الكمبيوتر على نص المستند ، ويصحح الأخطاء المحتملة.

صناعة يدوية ممكن

عند رقمنة الوثائق ، لا غنى عن العمل اليدوي ، فمن الضروري عندما:

• تحضير المستندات للمسح الضوئي: إزالة مشابك الورق والملفات وأدوات التثبيت الأخرى ؛
• مسح المستندات يدويًا ؛
• تغليف عكسي للوثائق في مجلدات ؛
• عند إدخال المعلومات في النظام ؛
• التحقق من المعلومات المدخلة.

برمجة

يسمح لك البرنامج المحدد بشكل صحيح بتبسيط وتسريع حل المهام لرقمنة المستندات في بعض الأحيان.

الخبرة والسرعة

شركة "Capital Archivist" لديها سنوات عديدة من الخبرة في رقمنة الوثائق الورقية والضمانات الكاملة. أن كل شيء سيتم في الوقت المحدد وبأفضل سعر.

هل لديك مشاكل جدية في تخزين المستندات الورقية؟ الأرفف مليئة بالمجلدات المنتفخة بشكل يبعث على السخرية ، وأنت تبحث عن قطعة الورق المناسبة لمدة ثلاث ساعات؟ ثم حان الوقت لبدء رقمنة المستندات ، مما يجعل مكتبك أو شقتك أكثر نظافة ، وطريقة البحث أسهل وأكثر ملاءمة. قم بإنشاء مكتبتك الإلكترونية الخاصة وتحريرها ونسخها ونقلها ملفات رقميةفي الإرادة. تعد القدرة على إنشاء المستندات الرقمية من نعمة الحضارة. لذا استفد منه!

قبل أن تجرؤ على رقمنة مستنداتك ، يجب أن تعلم أن هناك طريقتين لتخزينها - كصور وكملفات نصية. سيتطلب تخزين الصور مساحة أكبر بكثير على محرك الأقراص الثابتة ، ولكن لا يزال بإمكانك الاحتفاظ بالنمط المستند الأصلي. سيتطلب تحويل الصور الممسوحة ضوئيًا إلى ملف نصي تكاليف اضافيةالوقت ، نظرًا لأنه من الضروري إجراء عملية التعرف الضوئي على الأحرف OCR (ومع ذلك ، على وجه الدقة ، هذا الاسم ليس صحيحًا تمامًا ، نظرًا لأنه هنا نحن نتكلمحول العمل مع المعلومات الرقمية ، ومع ذلك ، كما هو الحال غالبًا ، فقد ترسخ المصطلح).

كيف تختار تنسيقًا لتخزين المستندات؟ بسيط جدًا: إذا كان المستند الأصلي مكتوبًا بخط اليد ومن المهم بالنسبة لك الاحتفاظ "بخصائصه" (رسالة من أحد أفراد أسرته) أو إذا كان المستند ، على سبيل المثال ، عملًا فنيًا ، فاحفظه كصورة ( أحيانًا تكون الكتابة اليدوية التي يمكن التعرف عليها لا تقل أهمية عن الكلمات المكتوبة). سبب آخر أكثر واقعية لحفظ المستندات المكتوبة بخط اليد كصور هو عدم وجود حل برمجي متاح تجاريًا ومناسب لتفسير الأحرف المكتوبة بخط اليد. حتى الآن ، لا تزال هذه التقنية عالقة في أجهزة المساعد الرقمي الشخصي والأجهزة اللوحية ، حيث يتم تنفيذها في شكل مختلف قليلاً عما نحتاج إليه. عند العمل باستخدام جهاز لوحي ، يمكنك كتابة الأحرف يدويًا ، وإدخالها بالترتيب ، ويقوم البرنامج بتحويلها إلى نص مطبوع في الوقت الفعلي. يعتبر التعرف على خط يد شخص واحد من مستند ممسوح ضوئيًا مسألة مستقبلية.

الماسحات الضوئية

سواء كنت تقوم بتخزين مستنداتك كصور أو كملفات نصية ، ستحتاج إلى ماسح ضوئي لرقمنتها. إذا كنت ترغب في رقمنة عدد صغير نسبيًا من المستندات ، فستكون الطابعة متعددة الوظائف أو الماسح الضوئي المسطح كافيين لك. عيبهم الوحيد هو سرعتهم البطيئة نسبيًا. ضع في اعتبارك أن الطرز الأكثر تكلفة فقط هي التي تحتوي على وحدة تغذية تلقائية للورق للتعامل مع المستندات متعددة الصفحات.

من بين أفضل الموديلات ، سنسمي ScanSnap S1500 من Fujitsu و ScanJet Professional 3000 من HP. يبلغ متوسط ​​سرعة مسح المستندات لهذه الأجهزة 20 صفحة في الدقيقة أو أكثر. يتميز ScanJet Professional 3000 بآلية تلقيم الورق أكثر موثوقية ، بينما يحتوي ScanSnap S1500 على برامج أكثر تقدمًا. كلا الماسحين في نفس النطاق السعري تقريبًا ، لذا فالخيار لك.

OCR - البرمجيات

تأتي معظم الماسحات الضوئية مع البرمجياتلتطبيق OCR المثبت على جهاز الكمبيوتر الخاص بك. إذا كنت غير راضٍ عن البرامج المصاحبة أو لم يكن هناك أي منها ، فإن هذه البرامج شائعة جدًا ويمكن شراؤها بشكل منفصل. توجد عروض السوق التالية:

FineReader 9 Express من ABBYY ، 100 دولار للنسخة العادية و 400 دولار لبرو 10 ؛
. OmniPage 17 Standard by Nuance ، 150 دولارًا للنسخة العادية و 500 دولار للنسخة الاحترافية ؛
. Acrobat X Standard من Adobe ، 299 دولارًا للإصدار العادي و 449 دولارًا للإصدار الاحترافي ؛
. تكلف Nuance's PaperPort 12 Standard 100 دولار للإصدار العادي و 200 دولار للإصدار الاحترافي من البرنامج ، على الرغم من عدم وجود ميزة OCR ، فقط خيار إدارة المستندات الممسوحة ضوئيًا.

الإذن

بالنسبة للمستندات المخزنة كصور ، عادةً ما تكون الدقة من 150 إلى 200 نقطة في البوصة كافية ، لكن برنامج التعرف الضوئي على الحروف يعمل بشكل أفضل إذا تم تخزين الصور بدقة أعلى تبلغ 300 نقطة في البوصة. كل ذلك يعتمد على ما تحتاجه. إذا كنت ترغب فقط في الاحتفاظ بالحد الأدنى من سهولة قراءة المستند الممسوح ضوئيًا على الأقل ، فيمكنك تقليل متطلبات الدقة. إذا كانت الجودة العالية مهمة بالنسبة لك ، فقم بزيادتها وفقًا لذلك.

التعرف الضوئي على الحروف على الويب

هناك العديد من الخدمات عبر الإنترنت التي توفر خدمة التعرف على المستندات الممسوحة ضوئيًا. من أشهر المصادر المجانية التعرف الضوئي على الحروف مجانًا , نيو أوكرو التعرف الضوئي على الحروف على الإنترنت. إنها رائعة للمشاريع الصغيرة ، أي أنها تعمل فقط مع المستندات الصغيرة. يجب عليك أولاً مسح المستند الأصلي ضوئيًا في ذاكرة جهاز الكمبيوتر الخاص بك ثم تحميل صورة من المستند إلى موقع ويب. بطبيعة الحال ، لكل مورد حدوده الخاصة من حيث حجم ومحتوى الوثيقة. لذلك ، تتعرف تطبيقات الويب فقط على النص ، بدون أسطر أو أحرف إضافية موجودة على الصفحة.

خدمة التعرف الضوئي على الحروف مجانًامجاني ، ومع ذلك ، لا يمكن أن يتجاوز حجم الملف الذي تم تحميله 2 ميغابايت ولا يحتوي على أكثر من 5000 بكسل ، أي حوالي 50 نقطة في البوصة للمستند القياسي العادي. علاوة على ذلك ، لا يمكنك معالجة أكثر من 10 من هذه المستندات في الساعة. خدمات الموقع نيو أوكريمكنك أيضًا استخدامه مجانًا ، لكن واجهته بدائية للغاية ، لكن حجم المستندات التي تمت معالجتها أكبر 2.5 مرة - حتى 5 ميجا بايت. وأخيراً المورد التعرف الضوئي على الحروف على الإنترنتيتطلب حسابًا مجانيًا ، ولكنه يسمح لك بتحميل ما يصل إلى 15 ملفًا في الساعة حتى 4 ميجا بايت بدقة تبلغ حوالي 200 نقطة في البوصة لكل صفحة. إذا لم تكن راضيًا عن هذه الأحجام ، فيمكنك شراء وصول مدفوع مقابل 3.95 دولارًا (8 سنتات لكل صفحة) والحصول على فرصة لمعالجة ما يصل إلى 50 مستندًا في المرة الواحدة أو دفع 49.95 دولارًا لمعالجة ما يصل إلى 5000 (سنت واحد) لكل صفحة). يعمل تطبيق الويب هذا مع كل من عناصر النص والرسومات ، ولكنه بالطبع بعيد عن معايير Acrobat X أو FineReader 10.

الكتب الإلكترونية

ربما تحب ، مثلي ، رائحة الكتاب الحقيقي ، وتحب ملمس الورق السميك ومظهر الرسومات الجميلة. ومع ذلك ، فإن المزيد والمزيد من الناس يفضلون اليوم التعامل مع الكتب الإلكترونية ، التي تتم قراءتها باستخدام ما يسمى بالقارئات الخاصة ، والأجهزة اللوحية ، والهواتف الذكية ، والمشغلات ، والأجهزة المحمولة الأخرى. يقدم عدد كبير من المتاجر عبر الإنترنت كميات هائلة من المحتوى. ولكن ماذا لو كنت ترغب في الحصول على مجموعتك الخاصة من الكتب الإلكترونية غير المتوفرة بتنسيق رقمي؟

لتحويل الكتب "المادية" المفضلة لديك إلى كتب إلكترونية ، تحتاج أولاً إلى مسحها ضوئيًا ثم تحويلها إلى تنسيق نصي باستخدام برنامج التعرف الضوئي على الحروف. هذا أمر ممل حتى لو كنت تستخدم ماسحًا ضوئيًا فلاتبيد سريعًا جدًا. تشبه هذه الماسحات "آلات التصوير" ، ولها غطاء ضغط ، بحيث يمكنها ليس فقط مسح الأوراق الفردية ، ولكن الكتب بأكملها. إذا كنت مستعدًا لـ "قراءة" كتابك المفضل ، فيمكنك استخدام الماسح الضوئي SHEETFED ، الذي يعمل مثل الفاكس ، أي مع صفحات منفصلة (مثل ScanSnap S1500 من Fujitsu و HP ScanJet Professional 3000).

بعد أن تقوم بترجمة مستنداتك أو كتبك المدرسية أو كتبك إلى تنسيقات PDF، Word أو fb2 ، يمكنك استخدام برامج خاصة لتنظيم المستندات الإلكترونية أو تحريرها أو قراءتها. على سبيل المثال ، كاليبر أو مقطع. - منظم ومحرر مجاني لمجموعة كتبك الإلكترونية. يساعد البرنامج في العمل مع الكتالوج - تنظيم وتصنيف والتعليق والبحث وحفظ الكتب الجديدة والقديمة على القرص الصلب لجهاز الكمبيوتر الخاص بك أو في ذاكرة القارئ الإلكتروني.

2. تنظيم العمل على رقمنة الوثائق الأرشيفية

2.1. أهداف رقمنة الوثائق الأرشيفية

تتم عملية رقمنة الوثائق الأرشيفية من أجل تكوين صندوق إلكتروني للاستخدام (EFF).

صندوق الاستخدام الإلكتروني عبارة عن مجموعة من النسخ الإلكترونية لوثائق صندوق المحفوظات ، المسجلة على وسائط رقمية ، والمخصصة للاستخدام بدلاً من المستندات الأصلية ، والتي يجب أن توفر:

سلامة المستندات ،

إمكانية التشكيل الموارد الإلكترونية، مما يوفر وصولاً سريعًا إلى المستند ، بما في ذلك. باستخدام تقنيات الإنترنت.

وضع النسخ الإلكترونية للوثائق الأرشيفية وصندوق إلكتروني للاستخدام كصندوق تأمين للوثائق الأرشيفية غير مقبول .

يعد إجراء إنشاء صندوق إلكتروني للاستخدام (النسخ الإلكترونية لوثائق المحفوظات) أحد المهام الهامة للأرشيف ويجب تنظيمه من خلال لائحة مطورة خصيصًا لإنشاء صندوق إلكتروني للاستخدام (نسخ إلكترونية من وثائق الأرشفة) ، تمت الموافقة عليها في في الوقت المناسببعد دراستها والموافقة عليها من قبل اللجنة المنهجية ومناقشتها من قبل مديرية الأرشيف.

2.2. صندوق إلكتروني للاستخدام

تتضمن EFP نسخًا رقمية كاملة (كاملة) لوحدات التخزين.

يتكون EFP من ثلاث صفائف من النسخ الإلكترونية:

2.3 طرق إنشاء EFP

يتم إنشاء صندوق الاستخدام الإلكتروني:

بطريقة هادفة في إطار برامج الدولة والإدارات والإقليمية والخطط السنوية (المرتقبة) لعمل الأرشيف ؛

الأمر المستهدف لجميع المستندات المحددة لنسخ التأمين ؛

الترتيب المستهدف للمستندات الأكثر طلبًا ؛

في عملية تنفيذ الطلبات ؛

في سياق عمل آخر.

العمليات التكنولوجية الرئيسية لإنشاء نسخ إلكترونية من الوثائق الأرشيفية:

اختيار الوثائق لرقمنتها ؛

تحضير المستندات للرقمنة ؛

نقل المستندات لمسح / قبول المستندات / التسجيل في توثيق المحاسبة ؛

اختيار طريقة لرقمنة المستندات على وسائط مختلفة (على سبيل المثال ، بالنسبة للمستندات الفوتوغرافية ، العوامل المحددة هي: نوع ونوع حامل المستندات (ورق صور ، فيلم ، زجاج) ، لفة أو إطار منفصل ، الحجم ( تنسيق) للناقل (ورقة وإطار صورة) ، خصائص المستند (مستند من ورقة واحدة أو صورة فوتوغرافية أو مجموعة من المستندات (صور فوتوغرافية ملصقة في ألبوم صور) ؛ للمستندات الصوتية - حامل معلومات ، وجود معدات متخصصةلنسخ الأصل ، وما إلى ذلك) ؛

رقمنة مستند - إنشاء نسخة إلكترونية - نسخة رئيسية ؛

تسجيل مزدوج (كحد أدنى) على الوسائط: نسخة رئيسية ونسخة عمل ؛

وسم الوسائط / تسجيل الوسائط ومحتوياتها (نسخة رئيسية ونسخة عمل) في توثيق المحاسبة ؛

نقل وسائط النسخ للتخزين ؛

إعادة المستندات الأصلية للتخزين.

2.4 معايير اختيار الصناديق الأرشيفية لإنشاء النسخ الإلكترونية

بطريقة مخططة ، يتم إنشاء نسخ إلكترونية من الوثائق الأرشيفية بشكل أساسي من أجل:

المستندات الأكثر استخدامًا ، بغض النظر عن وقت إنشائها والمواد وتقنية التصنيع ؛

مستندات ذات قيمة وفريدة من نوعها بشكل خاص ،

المستندات التي هي في حالة مادية غير مرضية مع درجة عالية من تدمير القاعدة ، مما قد يؤدي إلى فقدان الأصل ؛

المستندات التي يوجد بها تهديد بفقدان المعلومات (على سبيل المثال: للمستندات الورقية - تلاشي النص ؛ لتسجيلات الفونو على شريط مغناطيسي - إزالة المغناطيسية ؛ للسلبية الفوتوغرافية الملونة - فقدان اللون ، وما إلى ذلك) بحالة مادية مُرضية الناقل

تنفيذ الطلبات والأوامر وإعداد المطبوعات ومشاريع المعارض.

فقط تلك الأموال هي التي تخضع للرقمنة ، والتي تمت معالجتها علميًا وتقنيًا أو تحسين قوائم الجرد (من حيث عناوين التحرير) أو لم يكن متوقعًا في المستقبل.

من بين الأموال المتساوية في القيمة ، فإن الأموال ، التي تكون مستنداتها في حالة مادية (تقنية) غير مرضية ويتم استخدامها بشكل مكثف ، وكذلك مستندات التصوير الفوتوغرافي الملونة ، تخضع للنسخ بالأولوية.

2.5 تخطيط العمل على إنشاء صندوق إلكتروني للاستخدام

من أجل تنظيم ومراقبة العمل على رقمنة الأموال في كل أرشيف ، أ خطة طويلة المدى الرقمنة ، والتي تشمل أسماء الأموال المخصصة لإنشاء نسخ إلكترونية في إطار المجموعة الكاملة للأرشيف (الملحق رقم 2).

يجب مراقبتها ومراجعتها سنويًا خطة طويلة المدىتتم بناءً على نتائج تنفيذ خطة الرقمنة السنوية ، المحددة في قائمة الصناديق المراد رقمنتها.

يجب أن يتم التخطيط طويل الأجل من قبل الوحدات الهيكلية الموكلة إليها المسؤوليات الوظيفيةبشأن إنشاء نسخ إلكترونية ، مع مراعاة المقترحات المقدمة من الإدارات لاستخدام الوثائق ، والإدارات لضمان سلامة الوثائق والتقسيمات الهيكلية الأخرى.

عند التخطيط للعمل على الرقمنة ، يتم تضمين الأعمدة التالية في مؤشرات التخطيط:

أسماء وأرقام الصناديق والمجموعات ووحدات التخزين وأسماء المستندات المخططة لرقمنتها ؛

الجدول الزمني المقدر للرقمنة ؛

علامة الاكتمال.

على أساس خطة المنظور ، يتم إنشاء قائمة (قوائم) الأموال الخاضعة للرقمنة سنويًا ، حيث يكون تسلسل رقمنة الأموال خلال سنة معينة (الملحق رقم 3).

يتم تحديد تسلسل الرقمنة حسب القيمة و أهمية إعلاميةالوثائق ، وحالتها المادية ، وشدة استخدامها ، فضلا عن توافر القدرات الفنية والبشرية.

يتم تنسيق القوائم مع الأقسام الهيكلية للأرشيف المشاركة في إنشاء EFP (بشكل أساسي مع قسم الحفظ والأرشيفات التي يتم فيها تخزين الملفات المراد مسحها ضوئيًا) والموافقة عليها من قبل مدير الأرشيف (مؤسسة الأرشفة).

في التخطيط السنوي لأعمال الرقمنة ، يتم تضمين الأعمدة التالية في المؤشرات:

أسماء وأرقام الأموال والمجموعات وأرقام قوائم الجرد ووحدات التخزين وأسماء المستندات ؛

عدد المستندات المراد رقمنتها في وحدات التخزين المعنية ؛

حجم وحدات التخزين للوثائق الفوتوغرافية - في أوراق / إطارات / وحدات ، لوثائق الفونو والأفلام والفيديو - بالساعات / الدقائق / الثواني ؛

تنسيق الوثيقة

علامة الاكتمال - تاريخ الرقمنة ورقم وتاريخ الإجراء المتعلق بنقل الوسائط الخارجية للتخزين ووسم الوسائط الخارجية ؛

أصفار لتخزين النسخ الإلكترونية الرئيسية ؛

أصفار لتخزين نسخ العمل الإلكترونية.

(ملحوظة:يتم ملء الفقرات الثلاث الأخيرة عند الانتهاء من العمل).

تتم الرقمنة بواسطة الصناديق وفقًا لمنهجية وحدات التخزين في المخزون.

من المقبول الاحتفاظ بخطة المنظور والقوائم السنوية للأموال ليتم رقمنتها في شكل قاعدة بيانات كمبيوتر مع إنشاء نسخة مطبوعة سنوية إلزامية لكلا الوثيقتين.

2.6. التقسيمات الهيكلية لإنشاء EFP

يجب أن يتم العمل على إنشاء صندوق إلكتروني للاستخدام من قبل إدارة متخصصة للأرشيف.

يتم التخطيط لإنشاء EFP وتنظيمه على أنه رأي مستقلالشغل.

إنشاء EFP لا يمكن اعتبارهكما وظائف إضافية موظفي الإدارات الأخرى.

2.7.-2.8. التكوين التقريبي لأخصائيي الوحدة الهيكلية لإنشاء EFP.
متطلبات تأهيل الموظف

تكوين ووظائف المتخصصين في الوحدة الهيكليةالأرشيف ، الذي يُعهد إليه بوظيفة إنشاء EFP:

ميثودي

الوظيفة: قبول مستندات الأرشفة للمسح الضوئي ، محاسبة EFP (EFP-1 ، EFP-2 ، EFP-3) ، مراقبة جودة العمل المنجز عند نقل النسخ الإلكترونية للتخزين ، مراقبة مشكلات إعادة المسح الضوئي ، تسليم المستندات الأرشيفية إلى المحفوظات بعد المسح الضوئي ، ونقل لتخزين الوسائط المميزة باستخدام EFP.

عامل المسح

الوظيفة: إجراء عمليات المسح وتشفير النسخ الإلكترونية ؛

كاتب وسائط خارجية

الوظيفة: كتابة النسخ الإلكترونية على الوسائط ، ووضع العلامات على الوسائط.

مهندس

محاسبة استخدام نسخ العمل ، اعمال صيانة تكنولوجيا الكمبيوتر، الاختبار الدوري لناقلات المعلومات باستخدام EFP (EFP-1 و EFP-2 و EFP-3).

متخصص في المعالجة الرسومية للنسخ الرقمية وإعداد نسخ الأجيال الثانية واللاحقة (اذا كان ضروري).

المعايير الرئيسية لاختيار النماذج الماسحات الضوئية لإنشاء نسخ إلكترونية من الوثائق الأرشيفية هي:

أمن وسلامة الأصل أثناء عملية المسح ؛

جودة النسخة الإلكترونية ؛

حجم جدول الماسح الضوئي المطابق لـ أكبر مقاسالنسخ الأصلية المعدة للرقمنة ، والقضاء على الحاجة إلى المسح الضوئي المجزأ للوثائق مع "لصق" ("لصق") للصور بالكمبيوتر ؛

آخر تحديدمعدات.

مشكلة الاختيار الأمثل لمعدات المسح الضوئي لتنفيذ رقمنة الوثائق الأرشيفية (وفقًا لمعايير "السعر - الجودة") هي موضوع عمل بحثي تم إجراؤه في عام 2011 بأمر من وكالة الأرشفة الفيدرالية من قبل معهد الأبحاث من إعادة التصوير (تولا). تم نشر تقرير حول موضوع "تطوير المبادئ التوجيهية لاختيار معدات المسح التي يمكن أن تلبي احتياجات الأرشيف الروسي" في يناير 2012 على بوابة أرشيف روسيا. تستضيف بوابة أرشيفات روسيا مجموعة أدوات توزيع تم تطويرها على أساس تحليل متعدد المتغيرات لبرنامج كمبيوتر لاختيار المعدات - MregForm and تعليمات خطوه بخطوهعلى تطبيقه.

في عام 2012 ، طور معهد أبحاث الاستنساخ (تولا) ، بتكليف من الأرشيف الفيدرالي ، "توصيات منهجية وبرمجيات لتقييم ومراقبة جودة أداء معدات المسح عند أداء العمل على رقمنة الوثائق الأرشيفية باللغة الروسية محفوظات الدولة"، على بوابة" أرشيفات روسيا ".

الحل الأمثل من حيث اختيار معدات المسح هو:

ماسحات ضوئية احترافية للكواكب (بدون تلامس) بتنسيق A2 على الأقل ، ومجهزة بمصابيح إضاءة باردة أو مصابيح LED وحامل كتب لمسح النسخ الأصلية بالألوان غير المطرزة والأبيض والأسود والرمادي (الكتب والرسومات والمواد المتهدمة) ، أطالس) لوثائق أرشيفية ، مقدمة بالتكوينات التالية:

خيار الكاميرات الرقمية (الكاميرات) بحجم المصفوفة و الاحتمالات الماليةأرشيف.

حتى الآن ، تعد الكاميرات الرقمية هي الطريقة الأكثر أمانًا لمستندات الأرشفة الأصلية لإنشاء نسخ إلكترونية من المستندات. ومع ذلك ، فإن استخدامها أيضًا له حدوده وعيوبه ، وأهمها مشكلة الامتثال للنظام الخفيف.

من الممكن الجمع بين معدات مختلفة لحل مشاكل رقمنة الوثائق ذات التنسيقات المختلفة.

مواصفات أجهزة الكمبيوتر:

وحدة النظام:

الحد الأدنى من المتطلبات:

وحدة المعالجة المركزية مع نواتين على الأقل وسرعة ساعة لا تقل عن 2.8 جيجاهرتز ؛

نوع الذاكرة DDR3 ، 2 جيجا بايت على الأقل ، محرك أقراص صلبة لا يقل عن 500 جيجا بايت SATA ؛

بطاقة فيديو لا تقل عن 512 ميجا بايت ، تردد وحدة معالجة الرسومات لا يقل عن 700 ميجا هرتز ، اكتب GDDR5 ، Gigabit Ethernet ، Multi-DVD.

المتطلبات المثلى (لدفق وضع الرقمنة):

مجموعة الشرائح - Intel ، وحدة المعالجة المركزية مع نوى على الأقل ، وحجم لا يقل عن 6 ميجابايت وتردد تشغيل لا يقل عن 3.2 جيجاهرتز ؛

نوع الذاكرة DDR3 ، 8 جيجا بايت على الأقل ، قابلة للتوسيع حتى 32 جيجا بايت ، HDD 1000 جيجا بايت على الأقل SATA ؛

بطاقة رسومات منفصلة بسعة ذاكرة 1 جيجابايت على الأقل وعرض نطاق للذاكرة لا يقل عن 25.6 جيجابت / ثانية ؛

القدرة على حماية المعلومات باستخدام وحدة الأجهزة المدمجة ؛

برنامج مثبت مسبقًا من قبل الشركة المصنعة لحماية المعلومات وحذفها بأمان.

مراقب:

قطري لا يقل عن 19 بوصة ،

نوع الإضاءة الخلفية - LED ،

سطوع الشاشة لا يقل عن 250 شمعة / سم 2 ، نسبة التباين لا تقل عن 1000: 1 ، نسبة التباين الديناميكي لا تقل عن 3،000،000: 1 ،

زوايا عرض لا تقل عن 170 درجة أفقيًا و 160 درجة رأسيًا.

يتم تحديد المتطلبات الفنية لأجهزة الخادم وأنظمة تخزين المحتوى الإلكتروني وأجهزة الطباعة بناءً على الحجم الفعلي للمحتوى الرقمي المتاح وآفاق نموه والحاجة إلى طباعة النسخ الإلكترونية.

2.12. المتطلبات الأساسية للمباني التكنولوجية للوحدة
بشأن إنشاء نسخ إلكترونية لوثائق أرشيفية وأماكن عمل الموظفين

يجب أن يكون للمباني التي يتم فيها العمل على رقمنة الوثائق الأرشيفية وإنشاء نسخ إلكترونية طابع طبيعي و إضاءة اصطناعية. من المستحسن توجيه فتحات النوافذ إلى الشمال أو الشمال الشرقي. يجب أن تكون فتحات النوافذ مجهزة بستائر أو ستائر قابلة للتعديل لإغلاق فتحات النوافذ تمامًا (إذا لزم الأمر).

تم تجهيز أماكن العمل الخاصة بإنشاء نسخ إلكترونية بطاولات خاصة وملحقات وكراسي رفع وكراسي دوارة (كراسي) قابلة للتعديل في الارتفاع وزاوية ميل المقعد والظهر.

يجب أن تكون الإضاءة على سطح الطاولة في المنطقة التي يتم فيها وضع المستند 300-500 لوكس ، وإضاءة سطح الشاشة - لا تزيد عن 300 لوكس. يجب ألا تخلق الإضاءة الوهج على سطح الشاشة وطاولة المسح. يجوز ، عند استخدام جهاز مسح احترافي مزود بمصابيحه الخاصة ، إطفاء الإضاءة تمامًا أثناء عملية الرقمنة.

أدنى مساحة لكل مكان العمليجب ألا تقل عن 6 أمتار مربعة ، ويجب ألا تقل المسافة بين أسطح المكتب المزودة بشاشات فيديو عن 1.2 متر.

يجب ألا تكون شاشة العرض أقرب من 500 مم من أعين المستخدم ، مع مراعاة حجم الأحرف الأبجدية الرقمية والرموز.

يجب أن تكون الغرفة جيدة التهوية. يجب عدم سد فتحات التهوية الموجودة على الجهاز.

لا يُسمح بوضعه بالقرب من معدات النباتات الداخلية.

يجب أن تكون الغرفة مجهزة بخزنة أو خزانة قابلة للقفل لتخزين الوثائق الأرشيفية المقبولة لرقمنتها.

يجب حماية المباني التي يتم فيها العمل على رقمنة الوثائق الأرشيفية وإنشاء نسخ إلكترونية.

2.13. إعداد وتقديم المستندات للرقمنة

يتم إعداد الوثائق للعمل على إنشاء نسخ إلكترونية للصندوق للاستخدام وفقًا لإجراءات إصدار الوثائق الأرشيفية من الأرشيف.

يشمل إعداد المستندات للعمل على إنشاء نسخ إلكترونية ما يلي:

حالات الاستيلاء ،

التحقق من بيانات البحث ،

التسوية مع جرد عناوين القضايا ،

فحص ترقيم الورقة ،

توضيح في أوراق الشهود.

عند إعداد الملفات ، يتم فحص الحالة المادية للمستندات: يتم تحديد المستندات ذات التباين المنخفض والنصوص الباهتة ، بالإضافة إلى المستندات التي تتطلب ترميم القاعدة وتقويتها. إذا لزم الأمر ، يشارك متخصصون في ضمان حفظ الوثائق الأرشيفية ومتخصصون في رقمنة الوثائق للاستشارات من أجل منع احتمال إتلاف الملفات أثناء المسح.

الحالات المخصصة للرقمنة ، كقاعدة عامة ، لا تخضع للغرز ويمكن فقط خياطةها حالات إستثنائيةبالاتفاق مع إدارة الأرشيف ، مع استحالة كاملة لنسخ القضية المنضمة.

يمكن أن يكون قرار فتح القضية مدفوعًا بما يلي:

أ) ضمان سلامة المستندات (الغلاف محكم بإحكام وعندما يتم فتحه بزاوية 180 درجة واستخدام زجاج الضغط ، قد يحدث تلف (تشويه) للمستندات) ؛

ب) عدم القدرة على تقديم جميع المعلومات الخاصة بالمستند على نسخة إلكترونية ، بسبب بعض المعلومات "يترك" في العمود الفقري.

يتم اتخاذ قرار تطريز المستندات فقط في حالة وجود شروط ملزمة في الأرشيف بعد مسح الملفات المطرزة للرقمنة.

عند الانتهاء من العمل ، الأمر بدون فشلإعادة التشابك.

يتم نقل المستندات لرقمنتها إلى وحدة متخصصة بواسطة طاقم الأرشيف المسؤول عن إنشاء صندوق إلكتروني للاستخدام ، ويتم إصداره بموجب أمر (مطلب) لإنتاج نسخ إلكترونية ( شكل تقريبيمن الأمر (المطلب) - الملحق رقم 4) ، الذي تم وضعه وفقًا لتسلسل مسح الأموال ، المسجل في قائمة الأموال المخصصة للرقمنة.

ينص الطلب (المطلب) لعمل النسخ على ما يلي:

سبب الرقمنة (في حالة العمل المخطط له - إشارة إلى الوضع في القائمة السنوية للأموال المخصصة للرقمنة ؛ في حالة طلب لأغراض أخرى - إشارة إلى رقم وتاريخ واسم المستند على أساس تنفيذ العمل ، أهداف العمل ، تفاصيل العميل).

الأصفار المحاسبية (رقم الصندوق ، رقم المخزون ، رقم الوحدة ، أرقام الأوراق (الثورات - إذا لزم الأمر).

عدد الأوراق / لفات الأوراق المراد رقمنتها.

الدقة والصيغة والوسائط (للأوامر التي لم يتم تنفيذها كجزء من برنامج رقمنة الأرشيف).

ملاحظة (للإشارة إلى المتطلبات الخاصة للحفظ ، والحاجة إلى استخدام طرق رقمية متخصصة ، وإمكانية استخدام الزجاج المضغوط و / أو معالجة الرسوم (للطلبات التي لم يتم تنفيذها كجزء من برنامج رقمنة الأرشيف)).

تاريخ التحويل للرقمنة ،

تاريخ إتمام الطلب ؛

تاريخ استلام الطلب (للأوامر التي لم يتم تنفيذها كجزء من برنامج رقمنة الأرشيف) ؛

تاريخ إعادة النسخ الأصلية إلى الخزنة ؛

مكان تشفير وتخزين النسخة الإلكترونية الرئيسية (على الوسائط المدمجة والوسائط الخارجية) ؛

مكان تشفير نسخة العمل الإلكترونية وتخزينها (على وسائط خارجية) ؛

رمز ومكان تخزين نسخة الجيل الثاني (إذا لزم الأمر - للأوامر التي لم يتم تنفيذها كجزء من برنامج رقمنة الأرشيف).

يتم توقيع الأمر (المطلب) لإنتاج نسخ إلكترونية من FP للوثائق الأرشيفية من قبل المدير أو نائب المدير (أمين أمين الأموال).

يتم إعداد نموذج الطلب بالكمية المطلوبة ، ولكن ليس أقل من نسختين. يتم تخزين نسخة واحدة في سجل مركزي في شؤون الأموال ، والأخرى - في قسم ضمان سلامة الوثائق أو في وحدة هيكلية يتم فيها التخزين المركزي للصندوق الإلكتروني لاستخدام الأرشيف. يتم تسجيل نموذج الطلب في سجل الطلبات لإنشاء نسخ إلكترونية من المستندات (الملحق رقم 5). تُحفظ المجلة في الوحدة الهيكلية ، التي يُعهد إليها بوظيفة إنشاء نسخ إلكترونية.

يتم إعداد المجلة وفقًا لقواعد تسجيل التوثيق المحاسبي للأرشيف ، أي أوراقها مخيط ومرقمة ؛ يشار إلى رقمهم في ورقة الاعتماد. يتم الاحتفاظ بالأعمدة في دفتر اليومية والإدخالات في حيز. من المقبول الاحتفاظ بسجل الطلبات في شكل إلكتروني.

المؤدون تحمل المسؤولية الشخصية لسلامة المستندات الأرشيفية الأصلية طوال فترة العمل بها.

لتجنب إعادة مسح نفس المستندات ضوئيًا (إعادة المسح الضوئي) ، الموظفون الذين يملئون الطلبات ويحتفظون بدفتر يومية ملزمة قبل إرسال المستندات واستلامها لمسحها ضوئيًا ، تأكد من أن المستندات لم يتم ترقيمها مسبقًا.

إذا كان المستند قد تم ترقيمه بالفعل ، فسيتم تنفيذ جميع الأعمال المتعلقة بتنفيذ الأمر بنسخته الإلكترونية العاملة.

إعادة المسح الضوئي (رقمنة) (إعادة المسح الضوئي) للمستندات أمر غير مقبول!

2.14. رقمنة (مسح) الوثائق.
المناهج والمتطلبات العامة

يتم اتخاذ القرار بشأن طريقة المعالجة الرقمية (المسح أو التصوير الرقمي) بواسطة الرأس. وحدة هيكلية مكلفة بوظيفة إنشاء النسخ الإلكترونية.

بغض النظر عن الأهداف والأهداف ومتطلبات الطلبات وما إلى ذلك. وثيقة أرشيفية رقمية ذات مرة .

نتيجة عملية الرقمنة هي نسخة رئيسية إلكترونية من المستند .

متطلبات إنشاء نسخة رئيسية:

المتطلبات العامة:

المتطلبات الفنية لإنشاء نسخة رئيسية باستخدام معدات المسح:

يجب أن يبدأ عمل إنشاء النسخ الإلكترونية كل يوم بما يلي:

إجراء الضبط الروتيني لمعدات المسح باستخدام مجموعة معايرة الماسح (جداول المعايرة) ؛

معايرة شاشة جهاز الكمبيوتر الخاص بك.

تنفيذ إجراءات إعداد المعدات وفقًا لـ " توصيات منهجية، برنامج لتقييم ومراقبة جودة أداء معدات المسح عند أداء العمل على رقمنة الوثائق الأرشيفية في أرشيف الدولة الروسية.

يجب إجراء جميع أنواع الضبط الثلاثة بعد كل (أي) إغلاق للجهاز.

يجب تسجيل نتائج إعداد الجهاز يوميًا في سجل إنشاء النسخ الإلكترونية أو بروتوكول الإعداد الروتيني. (ملحق رقم 6).

لا يستبعد تنفيذ إجراء إعداد الماسح الضوئي الاستخدام في عملية الرقمنة (إنشاء نسخة رئيسية من المستندات الأرشيفية على أساس ورقي) لكائنات الاختبار الخاصة (المقاييس الملونة والرمادية ، العالم التقني) ، المخصصة للتحكم اللاحق في اللون وتباين ووضوح الصورة الإلكترونية في عملية تخزينها. يتم وضع المقاييس بجوار المستند الأصلي ويجب أن تقع في منطقة المسح. في هذه الحالة ، يجب أن تحتوي النسخة الإلكترونية الرئيسية بالضرورة على صور لمستند الأرشيف الأصلي وكائنات الاختبار.

ومع ذلك ، مع الأخذ في الاعتبار حقيقة أن تكلفة كائنات الاختبار والأشياء التقنية عالية جدًا ، عند رقمنة مستندات الأرشفة ، يمكن للمرء أن يقتصر على تنفيذ ثلاثة أنواع من إعدادات المعدات الموضحة أعلاه.

من أجل استبعاد إعادة رقمنة المستندات ، يتم إنشاء نسخة رئيسية بأعلى المعايير التقنية الممكنة:

دقة لا تقل عن 300 نقطة في البوصة - لرقمنة المستندات بتنسيق A4 والمزيد ؛

الدقة لا تقل عن 600 نقطة في البوصة - لرقمنة المستندات التي تقل عن تنسيق A4 ؛

وضع اللون الحقيقي.

انظر الجدول رقم 1 للحصول على التفاصيل.

عند مسح المستندات بالخطوط الدقيقة والتفاصيل الدقيقة والمستندات الفوتوغرافية ، يجب أن تكون الدقة 600 نقطة في البوصة على الأقل لضمان إعادة إنتاج الرسومات والخرائط والمستندات في حالة مادية سيئة.

الجدول رقم 1

المعالم الرئيسية لعملية إنشاء نسخ إلكترونية من الوثائق الأرشيفية

صيغة الوسائط				وضع المسح		تنسيقات الضغط
		نسخة رئيسية
					ظلال رمادية
ورق (مخطوطة) حتى منتصف القرن التاسع عشر.		600 على الأقل	600 على الأقل	بالضرورة	اذا كان ضروري	بالضرورة	اذا كان ممكنا
				بالضرورة	اذا كان ضروري	بالضرورة	اذا كان ممكنا
				بالضرورة	اذا كان ضروري	بالضرورة	اذا كان ممكنا
				بالضرورة	اذا كان ضروري	بالضرورة	اذا كان ممكنا
معيار الورق				بالضرورة	اذا كان ضروري	بالضرورة	اذا كان ممكنا
				بالضرورة	اذا كان ضروري	بالضرورة	اذا كان ممكنا
				بالضرورة	اذا كان ضروري	بالضرورة	اذا كان ممكنا
				بالضرورة	اذا كان ضروري	بالضرورة	اذا كان ممكنا
رقيق الورق / ورق الإستشفاف				بالضرورة	اذا كان ضروري	بالضرورة	اذا كان ممكنا
				بالضرورة	اذا كان ضروري	بالضرورة	اذا كان ممكنا
				بالضرورة	اذا كان ضروري	بالضرورة	اذا كان ممكنا
				بالضرورة	اذا كان ضروري	بالضرورة	اذا كان ممكنا
ورق الصور الفوتوغرافية				بالضرورة	اذا كان ضروري	بالضرورة	اذا كان ممكنا
				بالضرورة	اذا كان ضروري	بالضرورة	اذا كان ممكنا
				بالضرورة	اذا كان ضروري	بالضرورة	اذا كان ممكنا
				بالضرورة	اذا كان ضروري	بالضرورة	اذا كان ممكنا
				بالضرورة	اذا كان ضروري	بالضرورة	اذا كان ممكنا
				بالضرورة	اذا كان ضروري	بالضرورة	اذا كان ممكنا
				بالضرورة	اذا كان ضروري	بالضرورة	اذا كان ممكنا
				بالضرورة	اذا كان ضروري	بالضرورة	اذا كان ممكنا

إذا كان المستند يحتوي على نص باهت أو يصعب قراءته ، فسيتم إنشاء نسختين من النسخة الإلكترونية الرئيسية: في صيغة الألوان وصيغة التدرج الرمادي.

في هذه الحالة ، اعتمادًا على إمكانيات جهاز المسح ، فإن الطرق التالية لحل المشكلة ممكنة:

كل صورة فردية (غلاف ، انتشار ، صفحة ، وجه عكسي ، إلخ) لمستند مرقم هو ملف منفصل ، يتم ترقيمه تلقائيًا بالترتيب في برنامج الرقمنة المدمج في جهاز المسح (في المشروع).

هذه الملفات ، التي تم إنشاؤها نتيجة المسح وعرضها في برنامج الرقمنة (في المشروع) ، هي نسخ رئيسية أصليةأعلى جودة بسبب النقص تأثيرات خارجية(نسخ ، تحديث ، تكرار ، مضاهاة ، ترحيل ، معالجة رسومية ، تحويل إلى تنسيق آخر ، إلخ). ومع ذلك ، فإن تخزين النسخ الرئيسية الأصلية في المشروع ممكن فقط لفترة زمنية محدودة ، لذلك يتم ترجمة الملفات التي تم إنشاؤها من برنامج المسح الضوئي إلى محرر الرسوم ، وبعد ذلك ، دون أي إجراءات معالجة (باستثناء إعادة تسمية الملفات ) ، تتم كتابتها على وسائط التخزين المدمجة (الخادم ، نظام تخزين البيانات ، المكتبة الإلكترونية). هذه الملفات الأولية المحفوظة والمسجلة هي نسخ رئيسية.

المعالجة الرسومية للنسخ الإلكترونية الرئيسية غير مسموح بها!

يجب الاحتفاظ بنسخ رئيسية:

من أجل تجنب فقدان المعلومات الرقمية على وسائط التخزين المدمجة ، يُسمح بالنسخ المتماثل لمرة واحدة للملفات المستلمة إلى وسائط تخزين خارجية - يُسمح باستخدام الأقراص المضغوطة أو الضوئية (CD-R و DVD-R).

يتم نسخ النسخ الإلكترونية على قرص مضغوط أو أقراص ضوئية ، باستثناء إمكانية إضافة المعلومات لاحقًا إلى هذه الوسائط.

من الضروري تخزين كل قرص مضغوط أو قرص ضوئي في عبوته الأولية الفردية (ويفضل أن يكون ذلك في صندوق صلب).

حذف الملفات التي تم إنشاؤها نتيجة المسح والمقدمة في برنامج الرقمنة (في المشروع) من ذاكرة جهاز المسح والكمبيوتر العامل قبل التسجيل

المتطلبات الفنية لعمل نسخ إلكترونية رئيسية باستخدام كاميرا رقمية لا تختلف اختلافًا جوهريًا عن متطلبات إنشاء نسخ رئيسية باستخدام الماسحات الضوئية.

ومع ذلك ، يجدر التأكيد على أن التصوير الرقمي يجب أن يتم بأعلى دقة ممكنة للكاميرا (150 نقطة في البوصة على الأقل) ، في وضع الألوان (تم وصف الاستثناءات أعلاه) وباستخدام كائنات الاختبار.

لتمثيل الأبعاد المادية الحقيقية للوثيقة الأصلية ، من الضروري وضع مساطر بجانبها.

عندما تقوم برقمنة المستندات باستخدام كاميرا رقمية ، يتم تلقائيًا إعطاء التسميات التوضيحية للصور. بعد نقل الإطارات من بطاقة الذاكرة إلى القرص الصلب للكمبيوتر ، من الضروري إحضار عناوين المستندات الرقمية وفقًا لأرقام الأوراق الأصلية في محرر الرسومات. غير مسموح بأي معالجة رسومية أخرى للصور.

حذف الصور التي تم إنشاؤها نتيجة التصوير الرقمي والمقدمة على بطاقة ذاكرة الكاميرا قبل التسجيل الملفات المستلمة إلى وسائط التخزين المدمجة والنسخ اللاحق إلى وسائط التخزين الخارجية ممنوع منعا باتا!

2.15. مراقبة جودة النسخ الإلكترونية

في الوقت الحالي ، لا توجد طرق مطورة ومختبرة للتحكم الآلي في جودة النسخ الإلكترونية التي تم إنشاؤها ، لذلك يُنصح باستخدام مجموعة من طرق التحكم المرئية المدرجة أدناه:

عرض ومقارنة المستندات الأصلية بالنسخ الإلكترونية ورقة تلو الأخرى ؛

تسوية الامتثال الكمية ملفات إلكترونيةعدد الأوراق ، التحقق من تسلسل الأوراق ؛

التحقق من توافر النسخ الإلكترونية لعمليات دوران أوراق المستندات ؛

تحليل جودة الصورة على شاشة بدقة 1280 × 1024 بكسل ، بما في ذلك إعادة إنتاج الألوان والحدة والتباين ؛

التحقق من سهولة قراءة المستند بمقياس 200٪ ؛

تقدير كثافة الصورة

تحليل جودة مطبوعات الصور الرسومية المحددة التي تم إنشاؤها على طابعة بدقة 600 نقطة في البوصة.

يجب إجراء مراقبة جودة النسخ الإلكترونية بشكل متكرر في مراحل مختلفة من إنشاء EFP-1:

يجب توثيق نتائج كل مرحلة من مراحل مراقبة جودة النسخ الإلكترونية وإدراجها في بروتوكول (قانون) التحكم (الملحق رقم 7 ، 8 ، 9 10). إذا تم الكشف عن نسخة إلكترونية معيبة في أي مرحلة ، يتم إدخال المعلومات المتعلقة بها في بروتوكول (قانون) المرحلة المقابلة ، والتي يتم فحصها مقابل بروتوكول (قانون) التحكم في المرحلة السابقة وهو الأساس للتكرار إجراء للعمل مع النسخة الإلكترونية الرئيسية.

من الممكن التحكم في جودة النسخ الإلكترونية باستخدام:

في هذه الحالة ، هناك ملاحظة خاصة في البروتوكولات (أعمال التحقق) التي أداة البرمجياتتم استخدامه وما هي نتائج تقييم جودة النسخة الإلكترونية التي تم إجراؤها باستخدام منتج البرنامج هذا.

يجب إجراء مراقبة جودة النسخ الإلكترونية لكل ملف. يُسمح بتقنية التحكم الانتقائي في حالات استثنائية لنفس النوع (الكتلة) من المصادر.

2.16. تأشير النسخ الإلكترونية الرئيسية

يجب أن يكون لكل ملف من ملفات النسخة الإلكترونية الرئيسية اسم فريد لتمييزه بالشفرات. يهدف تطوير وتنفيذ العلامات الموحدة للنسخ الإلكترونية إلى:

تحديد فريد للنسخة الإلكترونية ؛

القدرة على ربط النسخة الرئيسية بمستند الأرشيف الأصلي ؛

إمكانية ترتيب نسخ إلكترونية من الأوراق لكل حالة رقمية في هيكل الكتالوج بترتيب تصاعدي لأرقام الأوراق لتسهيل عرض كل ورقة على حدة.

المبدأ الأساسي الذي يجب مراعاته عند وضع علامة على النسخ الإلكترونية هو التضمين في بنية اسم الملف لجميع عناصر تشفير أرشيف المستند. يوجد أدناه مثال لتمييز نسخة إلكترونية من وثيقة أرشيفية (نظام الأصفار الأرشيفية في القرنين الحادي والعشرين والعشرين).

إذا تم بناء الأصفار الأرشيفية للوثائق وفقًا لمخطط مختلف (وهو أمر نموذجي للتوثيق المحاسبي في القرن التاسع عشر - أوائل القرن العشرين) ، فيجب تطوير وتنفيذ نظام يعيد إنتاج هذا المخطط بالكامل لوضع علامات على النسخ الإلكترونية.

تقليديًا ، يجب أن تحتوي أسماء الملفات على بيانات البحث الرئيسية لمستند الأرشيف ، مفصولة بعلامة "_" (الشرطة السفلية) ، والتي تتضمن اختصار اسم الأرشيف (أو فهرس الأرشيف في النظام الآلي) ، رقم الصندوق ، رقم المخزون ، رقم وحدة التخزين (العلبة) ، رقم الورقة ، الجانب الأمامي أو الرمز الخلفي (1 - الجانب الأمامي ؛ 2 - الجانب الخلفي) ، وضع المسح (اللون - للون ؛ ج - للظلال الرمادية) ، تمديد التخزين (تنسيق).

كإضافات إلى هذا المخطط ، قد تحتوي العلامة أيضًا على:

ف - حرف مؤشر الصندوق

272 - رقم الصندوق

3 - رقم الجرد

أ - رسالة إلى رقم الجرد

8 - رقم الورقة

1 - الشفرات المقابلة أو العكسية

اللون - وضع المسح الضوئي

تيف - شكل.

إذا كان الملف عبارة عن صورة لأوراق لوحدة تخزين ، مُرقمنة في حيز ، سيبدو اسم الملف كما يلي:

مثال: 01_Р272_3а_964_8_2_9_1_color TIFF

ف - حرف مؤشر الصندوق

272 - رقم الصندوق

3 - رقم الجرد

أ - رسالة إلى رقم الجرد

964 - عدد وحدات التخزين (العلبة)

8 - رقم الورقة

2 - رمز الدوران

9 - رقم الورقة

1 - كود الجانب الأمامي

اللون - وضع المسح الضوئي

تيف - شكل.

لوضع علامات على النسخ الإلكترونية لوثائق المجموعات (منظمة تخزين غير مخزنة) ، يُقترح مخطط وضع العلامات التالي:

مثال: 01_photo_3a_964_8_1_color TIFF ، حيث

صورة - اسم المجموعة ؛

3 - رقم الجرد

أ - رسالة إلى رقم الجرد

964 - عدد وحدات التخزين (العلبة)

8 - رقم الوثيقة

1 (2) - تشفير الجانب الأمامي (دوران)

اللون - وضع المسح الضوئي

تيف - شكل.

يجب توحيد مبدأ وضع العلامات لمجموعة كاملة من المستندات الرقمية.

يتم تنفيذ إجراء تمييز ملفات النسخ الإلكترونية التي تشير إلى جميع التوقيعات يدويًا ، مما يؤدي إلى إبطاء عملية إنشاء النسخ الإلكترونية ، ولكنه يسمح ، إذا لزم الأمر ، بتنظيم ملف منفصل الأنظمة الإلكترونيةالتخزين المحاسبي للصفائف الإلكترونية للصور الرسومية.

يتم أيضًا تمييز ملفات المدرج التكراري (إذا لزم الأمر) ، ولكن في وضع "وضع المسح" يتم وضع التعيين "gr".

2.17. بنية الدليل على وسائط التخزين المدمجة
(تخزين نسخ رئيسية إلكترونية)

يجب أن يتوافق تنظيم تخزين النسخ الرئيسية الإلكترونية على وسائط التخزين المضمنة (الخادم ، ونظام تخزين البيانات ، والمكتبة الإلكترونية ، ومجموعة RAID) مع مبادئ المحاسبة الهرمية ووصف المستندات الأرشيفية ويتكون من مجموعة من المجلدات الفرعية:

المجلد: رقم المخزون

المجلد: رقم الجرد

المجلد: رقم الصنف.

المجلد: رقم الورقة (نطاق رقم الورقة) الخاص بالمستند

المجلد: اللون (نسخة إلكترونية ملونة)

المجلد: تدرج الرمادي (نسخة إلكترونية في وضع التدرج الرمادي - إذا لزم الأمر)

الملفات بترتيب تصاعدي لأرقام الأوراق

المجلد: (إذا لزم الأمر) ملفات الرسم البياني للنسخ الإلكترونية الفردية

الملفات بترتيب تصاعدي لأرقام الأوراق.

2.18 تخزين نسخ رئيسية إلكترونية على وسائط مدمجة

يجب تخزين النسخ الرئيسية الإلكترونية على الخادم / نظام تخزين البيانات / في مكتبة الكترونيةمع التكوين الإلزامي لمصفوفات RAID المستخدمة لمنع فقدان المعلومات وتحسين موثوقية تخزين البيانات.

يجب أن يتطابق هيكل تخزين المعلومات الرقمية على مصفوفة RAID تمامًا مع التخزين الرئيسي على الخادم / في نظام التخزين / في المكتبة الإلكترونية.

في هذه الحالة ، تتمتع كل من النسخ الرئيسية الإلكترونية (الموجودة على الخادم في نظام التخزين / في المكتبة الإلكترونية وعلى مصفوفة RAID) بحالة غير قابلة للانتهاك ، ويكون الوصول إليها محدودًا إلى أقصى حد.

تم توثيق النسخ المتماثل للنسخ الرئيسية إلى الخادم ومجموعة RAID بموجب القانون (الملحق رقم 11).

2.19. تسجيل نسخ رئيسية إلكترونية على وسائط التخزين الخارجية

عند الانتهاء من إنشاء نسخ رئيسية إلكترونية ووضعها في القسم المقابل من الدليل على الوسائط المضمنة وفي مصفوفة RAID ، من الضروري نسخ النسخ الرئيسية الإلكترونية إلى وسائط خارجية ، والتي ستكون نسخة التحكم من نسخة رئيسية ويجب تخزينها في قسم أرشيف آخر (قسم حفظ المستندات).

تم تنشيط عملية النسخ المتماثل (الملحق رقم 11-أ).

في نفس الوقت ، على أساس الأفعال ، يتم الاحتفاظ بسجل للنسخ الإلكترونية (النسخ الأصلية) (الملحق رقم 12).

2.20. إنشاء وتأشير النسخ الإلكترونية العاملة

لضمان إمكانية الاستخدام النشط للنسخ الإلكترونية التي تم إنشاؤها ، من الضروري عمل نسخة عمل من النسخ الإلكترونية لإنشاء نسخ من الأجيال الثانية والأجيال اللاحقة.

للقيام بذلك ، يتم إعادة نسخ النسخ الإلكترونية إلى مجموعة أخرى من وسائط التخزين الخارجية ، ويتم تأكيد ذلك من خلال إعداد قانون (الملحق رقم 11-أ. ويتزامن النموذج مع شكل قانون النسخ الرئيسي الإلكتروني نسخ إلى وسائط خارجية).

في الوقت نفسه ، بناءً على الأفعال ، يتم الاحتفاظ بسجل النسخ المتماثل لنسخ العمل الإلكترونية (شكل السجل هو نفس شكل سجل النسخ المتماثل للنسخ الرئيسية الإلكترونية (الملحق رقم 12)) .

يتم عمل نسخ العمل من النسخ الإلكترونية من نسخ رئيسية مصنوعة بأقصى دقة ويتم حفظها بتنسيق * tiff.

يتم نسخ النسخ الإلكترونية على أقراص مضغوطة أو بصرية ، باستثناء إمكانية إضافة المعلومات لاحقًا إلى هذه الوسائط الإلكترونية.

الجدول رقم 2

المعالم الرئيسية لعملية إنشاء نسخ إلكترونية عاملة من الوثائق الأرشيفية

صيغة الوسائط		الدقة (نقطة لكل بوصة)	وضع العرض		تنسيقات الضغط
		نسخة العمل
				ظلال رمادية
ورق (مخطوطة) حتى منتصف القرن التاسع عشر.			بالضرورة	اذا كان ضروري	بالضرورة
			بالضرورة	اذا كان ضروري	بالضرورة
			بالضرورة	اذا كان ضروري	بالضرورة
			بالضرورة	اذا كان ضروري	بالضرورة
معيار الورق			بالضرورة	اذا كان ضروري	بالضرورة
			بالضرورة	اذا كان ضروري	بالضرورة
			بالضرورة	اذا كان ضروري	بالضرورة
			بالضرورة	اذا كان ضروري	بالضرورة
رقيق الورق / ورق الإستشفاف			بالضرورة	اذا كان ضروري	بالضرورة
			بالضرورة	اذا كان ضروري	بالضرورة
			بالضرورة	اذا كان ضروري	بالضرورة
			بالضرورة	اذا كان ضروري	بالضرورة
ورق الصور الفوتوغرافية			بالضرورة	اذا كان ضروري	بالضرورة
			بالضرورة	اذا كان ضروري	بالضرورة
			بالضرورة	اذا كان ضروري	بالضرورة
			بالضرورة	اذا كان ضروري	بالضرورة
			بالضرورة	اذا كان ضروري	بالضرورة
			بالضرورة	اذا كان ضروري	بالضرورة
			بالضرورة	اذا كان ضروري	بالضرورة
			بالضرورة	اذا كان ضروري	بالضرورة

إذا كان من الضروري استبدالها لاحقًا أثناء عملية الاستخدام النشط لنسخة العمل ، فإن إنشاء نسخة عمل جديدة (إعادة النسخ) ممكن فقط:

هذا يصنع قانون جديدللنسخ المتماثل ، يتم إجراء إدخال جديد في سجل النسخ المتماثل الإلكتروني لنسخ العمل. في السجل القديم ، تم عمل ملاحظة حول الإتلاف (يتم الإشارة إلى رقم وتاريخ قانون إتلاف وسيط التخزين الخارجي).

يتم تعيين علامة على نسخة العمل الجديدة التي تم إنشاؤها على النسخة التي تم إتلافها (انظر الفقرة 2.22. يتم تعبئة الحقل "تاريخ إنشاء النسخة" بالمعلومات المحدثة).

في مجلة تسجيل أقراص النسخ العاملة (EFP-2) (انظر الفقرة 2.24 ، الملحق رقم 17) ، يتم عمل ملاحظة حول القانون في حقل "الملاحظات" من السجل حول نسخة العمل الأولى الحالة الفنيةنسخ وعمل إتلافها. تمر نسخة العمل الثانية التي تم إنشاؤها حديثًا إعادة التسجيل(ص 2.24).

من غير المقبول نسخ نسخ العمل أو إنشاء نسخ من الأجيال الثانية والأجيال اللاحقة منها في أقسام أخرى من الأرشيف ودون اتباع الإجراءات الموصوفة.

تظل الوسائط الخارجية التي تحتوي على نسخ العمل المسجلة عليها في الوحدة الهيكلية ، والتي يُعهد إليها بوظيفة إنشاء نسخ إلكترونية من المستندات الأرشيفية لاستخدامها وإنشاء نسخ مشتقة.

2.21. التأكد من صحة النسخة الإلكترونية وموثوقيتها وسلامتها

وفقًا لـ GOST 15489-1-2007 ، من أجل ضمان أصالة وموثوقية وسلامة المستندات (بما في ذلك النسخ الإلكترونية لأي طلب) ، من الضروري تنفيذ وتوثيق إجراءات التحكم في الإنشاء والاكتمال والثبات والاستلام والإرسال وتخزينها واختيارها ، وبالتالي ضمان أن منشئي المستندات مرخصون ومعرفون ، وأن المستندات محمية من الإضافة والحذف والتعديل والاستخدام والإخفاء (التصنيف) غير المصرح به. من هذا التعريفويترتب على ذلك أن توفير هذه الخصائص للنسخ الإلكترونية ممكن فقط نتيجة تطوير وتنفيذ واستخدام نظام للمحاسبة وإدارة المحتوى الرقمي ، حيث يجب تسجيل النسخ الإلكترونية من المستندات ، وإرفاقها وربطها "بالبيانات الوصفية التي تعكس العمليات التي يتم إجراؤها معهم في سياق الأنشطة التجارية "، والامتثال الصارم للوائح إدارة الموارد الرقمية ذات الصلة.

2.22. وسم وسائط التخزين الخارجية

لكل وسيط تخزين خارجي ، يتم إنشاء ملحق معلومات منفصل. يجب أن تشير إدخالات الوسائط الخارجية (CD-R و DVD-R) ، التي تم نسخ النسخ الرئيسية الإلكترونية ونسخ العمل إليها ، إلى:

مثال:

GA RF ، القرص رقم 1 ؛ 07/22/2012. 523 ملفًا ، 3.83 جيجابايت ، EFP-1 - أصلي ؛ F.R-499 ، المرجع المذكور 1 ، د 1-8

اسم الملف

اسم الملف

يتم تعليم الوسائط الخارجية لنسخ العمل بنفس الطريقة ، وفي الموضع يتم كتابة "نوع القرص" "نوع القرص (نسخ إلكترونية - نسخة عمل (مكررة))".

إدراج استمارة - ملحق رقم 15.

2.23. مراقبة جودة وسائط التخزين الخارجية

بعد حرق الأقراص الضوئية ، من الضروري اختبارها والتحكم في جودتها (قابلية القراءة):

يتم إجراء التحكم المرئي في وقت واحد مع تسجيل القرص ويتم تسجيله في سجل الحالة الفنية وتشخيصات الوسائط الخارجية (الملحق رقم 16) ؛

تحقق من فشل القراءة باستخدام الأداة المساعدة "Scan Disc"

التحقق من سهولة قراءة المعلومات المسجلة على الوسائط باستخدام البرنامج و الوسائل التقنية؛ المرتبة حالة فيزيائيةسلامة الوسائط.

يتم توثيق نتيجة التحكم في قانون. (الملحق رقم 13 ، البند 1.1.)

يجب تنفيذ هذا التحكم في وضع الصيانة الروتينية مرة واحدة على الأقل في السنة لجميع وسائط التخزين الخارجية (القرص) المتاحة.

2.24. تسجيل الوسائط

يجب تسجيل كل وسائط خارجية في سجلات الوسائط الخارجية:

مجلة تسجيل الوسائط الخارجية (الأقراص) مع النسخ الرئيسية الإلكترونية (EFP-1) ؛

مجلة تسجيل الوسائط الخارجية (الأقراص) لنسخ العمل (EFP-2).

مجلة تسجيل الوسائط الخارجية (الأقراص) مع نسخ الأجيال الثانية واللاحقة (EFP-3).

(تختلف أشكال المجلات الثلاث قليلاً عن بعضها البعض. الملحق رقم 17)

يتم التسجيل من قبل موظف في الوحدة الهيكلية ، والذي يُعهد إليه بوظيفة إنشاء نسخ إلكترونية عند الانتهاء من تسجيل كل قرص جديد.

يجب خياطة المجلات ، وترقيم الأوراق ، ويظهر رقمها (الأوراق) في ورقة الشهادات أو سجل الشهادة في نهاية المجلة. يتم تدوير المجلات.

2.25. نقل وسائط التخزين الخارجية

يتم نقل الوسائط الخارجية المسجلة مع النسخ الرئيسية الإلكترونية للوثائق الأرشيفية إلى الدائرة للتأكد من سلامة المستندات أو وحدة الأرشفة ، التي يعهد إليها بوظيفة تخزين الصندوق لاستخدام الأرشيف ، وفقًا لشهادة قبول وتحويل نسخ رئيسية للتخزين (ملحق رقم 18) ، تم إعدادها في الوحدة الهيكلية ، والتي يُعهد إليها بوظيفة إنشاء نسخ إلكترونية.

يتم استقبال الوسائط الخارجية في نسخة واحدة من وحدات التخزين - مراقبةالتي يتم تسجيل نسخ رئيسية إلكترونية عليها.

عندما يتم استلام النسخ الإلكترونية من قبل موظف في قسم حفظ الوثائق أو قسم الأرشيف ، الذي يعهد إليه بوظيفة تخزين صندوق استخدام الأرشيف ، جهاز مرجعي علمي(الجرد (الملحق رقم 19) ، ورقة التصديق للمخزون ، بطاقات الوسائط الإلكترونية) وغيرها من المعلومات المصاحبة ، يتم فحص اكتمال إنتاج النسخ الإلكترونية ، الحالة المرئية والتقنية.

يتم تخزين الوسائط الخارجية مع نسخ العمل الإلكترونية في الوحدة الهيكلية ، وهي المسؤولة عن إنشاء النسخ الإلكترونية ، وتستخدم لعمل نسخ لأغراض مختلفة.