السيطرة على تنفيذ الأوامر. إنشاء نظام فعال لمراقبة تنفيذ الأوامر ، تذكر أن مراقبة تنفيذ الأمر

إيقاع حياة عصريةتملي الحاجة إلى البحث باستمرار عن طرق جديدة لحل المشكلات ، وتجبرنا على التحلي بالمرونة والتكيف مع الوتيرة المحمومة. هذا هو السبب في أن أيديولوجية جديدة لتنظيم العمل تعتمد على الاستخدام الفعال للأدوات الحديثة عبر الإنترنت أصبحت أكثر شيوعًا. عندما يقل احتمال تواجد الموظفين في مكان العمل ، أو في رحلات عمل ، أو في اجتماعات مع العملاء ، ويمكنهم استغلال الفرصة للعمل من المنزل من وقت لآخر ، يصبح تطوير هذه الأدوات ضروريًا. يضع الانتقال الكامل أو الجزئي إلى أساليب العمل عبر الإنترنت متطلبات عالية على الإداريين و البنية التحتية للمعلوماتشركات. هناك حاجة إلى الشفافية فيما يتعلق بوقت ومهام الموظفين الذين يقضون جزءًا كبيرًا من وقتهم بعيدًا عن المكتب.

تتمثل الخطوة الأولى في إنشاء هيكل إدارة فعال "عن بُعد" في إدخال التحكم في تعليمات الرأس. إذا لم نتمكن من التحكم في فعالية الموظف من خلال وجوده المادي في المكتب ، فيجب أن نتعلم القيام بذلك من خلال نتائج أداء المهام الموكلة إليه.

لنتحدث على الفور. في الشركات الكبيرة والمتوسطة الحجم ، عادةً ما يعني "التحكم في الطلبات" نظام سير عمل ثقيل نوعًا ما يعمل مع الطلبات وقرارات مجلس الإدارة وما إلى ذلك. كقاعدة عامة ، يسمح لك هذا النظام بالتحكم فقط في أكبر وأوامر الأشخاص الأوائل في المنظمة ، تاركًا وراء الكواليس العمل الحالي ، والذي يتكون من العديد من المهام الصغيرة ولكنها مهمة.

فيما يلي ، نتحدث عن التحكم في المهام والتعيينات التشغيلية اليومية ، التي يمتلكها أي مدير كبير من عدة عشرات إلى عدة مئات ، والعديد منها بعيد كل البعد عن أن يكون واسع النطاق بحيث يثقل كاهل نظام إدارة الوثائق البيروقراطي بها. ، وبعضها ، من حيث المبدأ ، ليس موجودًا. على سبيل المثال ، السيطرة على الأنشطة اليومية الضرورية للموردين والصحفيين والعملاء والأطراف الخارجية الأخرى للشركة.

حالة من حياة المرء. يسأل المؤلف في اجتماع تشخيصي مع أحد أعضاء مجلس إدارة إحدى أكبر شركات الطاقة الروسية السؤال: "كيف تتحكم في طلباتك"؟ (يتوفر نظام إدارة مستندات قوي في الشركة بالطبع). "هل ترى منشورات على الحائط - مطبوعات من Word؟ هذه هي محاضر اجتماعات مجلس الإدارة. تُبرز العلامة الصفراء ما يهم أقسامي ، أي في الواقع ، تعليمات المجلس إلي. "حسنًا ، كيف يمكنك التحكم في مهامك التي تقوم بها بناءً على الخطوط المميزة بعلامة؟" "لدي هنا مجموعة من الملصقات على المنضدة. صحيح أنه ينمو أسرع مما أتحكم فيه ، لذلك يجب إرسال الجزء السفلي من العبوة بانتظام إلى آلة التقطيع ... "

بعد ثلاثة أسابيع ، تم تعيين المدير الأعلى بنظام لرصد أوامر التشغيل في Outlook (الشكل 1) ، في أي وقت لإعطائه معلومات حول الجانب المحدد: المشاريع والاجتماعات والمرؤوسين ، إلخ. علاوة على ذلك ، تم تنفيذ العمل الروتيني الرئيسي في إدخال التعليمات وتحديثها من قبل السكرتير ، واستخدم الرئيس النتيجة.

الصورة 1

أوامر الرئيس التنفيذي ، والاختيار من قبل الإدارة

تقييم الفعالية.هل سبق لك أن استيقظت يوم الأحد في البلد بفكرة "هل نسي بتروف إرسال ... موافق ... توقيع"؟ أو ، عند رؤية بيتروف في الممر ، تذكر أنه كان عليه أن يفعل شيئًا أمس؟ من أخطر أسباب الإجهاد ، الإرهاق في العمل ، متلازمة التعب المزمن هو عبء العمل المفرط على المدير مع العديد من المشكلات ، والشعور بالقلق المستمر من أن بعض الأعمال قد لا يتم إنجازها في الوقت المحدد أو لا يتم إجراؤها على الإطلاق. من الصعب للغاية قياس القضاء على هذا الضغط المستمر ، والذي يتحقق من خلال التحكم في الأوامر ، من حيث المال. الصحة والمتعة من كل لحظة من الحياة لا تقدر بثمن.

مبادئ نظام التحكم

مبادئ نظام مراقبة الطلبات بسيطة للغاية.

• تجسيد جميع أوامر الرأس في مستودع واحد.في معظم الحالات ، يعد Outlook هو التخزين الأسهل والأكثر ملاءمة للاستخدام. مزاياها هي المعيار العالمي "بحكم الواقع". الإلمام بها (على الأقل كبرنامج بريد) للغالبية العظمى من الموظفين الحاليين والمستقبليين في المنظمة ؛ تحكم موحد في التعليمات بالبريد الإلكتروني والتقويمات وجهات الاتصال ؛ الترابط المطلق مع العالم الخارجي (بشكل متزايد ، أرى كيف أن الاجتماعات والمهام من خلال Outlook "تنتقل" بين الشركات ، وليس داخل الشركة فقط). في بعض الأحيان يكون SharePoint مستودع مفيد للمهمات ، والذي سيتم مناقشته أدناه.
• "التحديدات الموضوعية" في حالات الإدارة المختلفة.من خلال التواصل مع المرؤوس ، يمكن للمدير الحصول على مجموعة مختارة من المهام للمرؤوس بنقرة على الماوس ؛ عقد اجتماع تخطيطي للمشروع - اختيار مهام المشروع ؛ أثناء محادثة هاتفية (أو جلسة Skype) مع فرع - حسب الفرع ، إلخ. في Outlook ، يتم توفير هذا الاحتمال عن طريق تعيين ما يسمى "طرق العرض المخصصة".
• مراقبة وقائية منتظمة.يجب تذكير المهمة للمرؤوسين مسبقًا ، وبشكل متكرر ، لضمان إكمالها في الوقت المناسب. تدريجياً ، سيزيد نظام التحكم من انضباط الأداء ويقلل من الحاجة إلى مثل هذه التذكيرات. من المفيد أيضًا للمدير أن يفهم مقدمًا ، أثناء تنفيذ المهمة ، حالتها الحالية ، المشاكل المحتملةإلخ.

إذا كان المدير لديه سكرتير ، مبلغ كبير عمل تقنييمكن تفويضه إليه. إن كيفية وصول الطلبات من المدير إلى السكرتير (عبر Outlook ، باستخدام مسجل صوت ، ونموذج التحكم في الطلب ، وما إلى ذلك) هي مشكلة منفصلة تحتاج إلى توضيح عند إعداد التحكم في الأمر.

العرض التقديمي للعميل قيد التقدم شركة بناءالعمل في إحدى مدن سيبيريا في روسيا. يسأل مستشارنا: "يرجى تذكر الحالة التي أدى فيها عدم وجود نظام مراقبة الطلب إلى خسائر للشركة". الرئيس التنفيذي: سهل! قبل شهر ، وبسبب عدم اكتمال العديد من المهام داخل الشركة في الوقت المحدد ، قمنا بتأجير الموقف متأخرًا واضطررنا إلى منح العملاء خصومات على تكلفة أماكن وقوف السيارات. يبلغ إجمالي الخسائر حوالي 600 ألف روبل ، وهذا مبلغ خطير للغاية بالنسبة لشركتنا الصغيرة ".

مثال آخر. في شركة اتصالات ، نسي نظام تبريد مركز البيانات طلب مجموعات تكييف هواء بديلة ، والتي يلزم استبدالها تقنيًا كل ثلاثة أشهر. نسي أحد الموظفين القيام بذلك ، ونسي آخر التحقق منه. نتيجة لذلك ، بسبب عدم وجود عدة عدة مئات من الدولارات ، فشل جهاز تكييف الهواء الذي تكلف عشرات الآلاف من الدولارات. من الجيد أن مركز البيانات قد تم تصميمه في الأصل باحتياطي وأن فشل أحد أجهزة تكييف الهواء لم يؤثر على أداء النظام بأكمله. وإلا لكانت الخسائر تتصاعد: بسبب مكيف الهواء ، ستفشل الخوادم ، ويتوقف عمل البرامج التي تعمل عليها ، إلخ. بشكل عام ، أصبح الحصان أعرجًا ، وقتل القائد ، وخسرت المعركة "لأنه لم يكن هناك مسمار في الصياغة".

تبسيط التقارير وزيادة الدافع

ميزة مفيدة للغاية هي الإنشاء التلقائي للتقارير الرسمية للشركات من Outlook - الخطط والتقارير حول المهام المكتملة ومحاضر الاجتماعات وما إلى ذلك. لسوء الحظ ، هذه ليست ميزة أصلية في Outlook ، ولكنها وظيفة إضافية ماكرو طورتها شركتنا. يتم تضمين إعداده في القائمة العامة للوظائف عند إعداد التحكم في الطلب.

مثال من ممارسة العملاء. كان أحد احتياطيات الكفاءة ، الذي تم تسميته أثناء التشخيص من قبل أعضاء مجلس إدارة بنك بايكال في سبيربنك في روسيا ، هو التشكيل الطويل للدقائق بعد الاجتماعات ، والتي قد تستغرق عدة أيام (توضيح الصياغة ، والمواعيد النهائية ، وما إلى ذلك) ، والتي تباطأ في تنفيذ المهام.

في سياق إعداد التحكم في التعليمات ، تم اعتماد نموذج الإجراءات التالي وإدراجه في اللوائح: يتم إنشاء التعليمات أثناء الاجتماع مباشرة في Outlook بواسطة سكرتير المجلس ، ويتم عرض نافذة Outlook على الشاشة الكبيرة ، يمكن للجميع رؤية الصياغة والمواعيد النهائية والمسؤولين ويمكنهم تقديم التوضيحات الخاصة بهم. في نهاية الاجتماع ، بروتوكول الشكل الرسمي المعتمد من قبل البنك (الشكل 2) على ورقة ذات رأسية كلمةيتم إنشاؤه تلقائيًا من Outlook ، ويتم توقيعه ولديه "قوة القانون".

الشكل 2

مثال على تصدير التعليمات من Outlook إلى مستند بتنسيق رسمي

توفر القدرة على إنشاء مستندات رسمية من مهام Outlook عشرات ومئات من ساعات العمل ، مع جعل إعداد التقارير أكثر صلة وملاءمة. كما يسمح لك بربط نظام مراقبة الطلبات بـ KPI (مؤشرات الأداء الرئيسية) للموظفين والأقسام ، ونظام التحفيز ، ونظام التخطيط.

بالنسبة لرئيس مجلس إدارة أحد البنوك الروسية ، تم تطوير نظام مراقبة الطلبات ، والذي مكّن من بناء تقييم أداء الموظف على أساس شهري باستخدام تصدير الطلبات إلى Excel والتحليل الآلي للإدارة (مع مراعاة "وزن" الأمر ، والتأخير في التنفيذ ، وما إلى ذلك). اتضح أن النظام بسيط للغاية وشفاف لدرجة أنه بعد مرور بعض الوقت تم ربط عناصر الدافع النقدي بهذا التصنيف - بدأ جزء من المكافأة الفصلية للموظف في الاعتماد على معامل تنفيذ التعليمات.

تقويمات الموظفين وتتبع الوقت

أي "اتصال بالإنترنت" و "بُعد" في عمل الشركة يتطلب موقفًا موقرًا للغاية تجاه محاسبة الوقت والنتائج. إذا لم نتمكن من رؤية بعضنا البعض جسديًا خلال يوم العمل ، فيجب أن نتعلم كيفية تحديد المهام بدقة وتقدير تكاليف العمالة بشكل صحيح.

هذا التحكم مهم للغاية ، وليس على الإطلاق لأن الناس أشرار ويبحثون عن طرق لتجنب العمل. نحن جميعًا غير كاملين ، نحتاج إلى "أدوات" تساعدنا على العمل بفعالية ، للتغلب على كسلنا.

يتم حل مسألة تحديد المهام بطريقة شفافة وقابلة للإدارة بمساعدة مراقبة النظام ، والتي تحدثنا عنها بالفعل. يتم حل مسألة الشفافية وإمكانية إدارة الوقت بمساعدة معيار الشركة للجدولة في التقويمات.

مبادئ هذا المعيار بسيطة للغاية:

• يخطط جميع المديرين والموظفين لوقتهم (الاجتماعات والمهام الكبيرة "المدرجة في الميزانية") حصريًا في تقويمات Outlook ، بدون "أوراق" أو ملصقات ، إلخ. غير مسموح؛ يتم تنفيذ الدعوة إلى الاجتماع فقط من خلال Outlook ، بدون مكالمات هاتفية ورسائل بريد إلكتروني.
• التقويمات ، باستثناء الاجتماعات التي تم تمييزها بخانة اختيار "خاصة" ، متاحة للزملاء وفقًا لسياسة الشركة التي تحكم من يمكنه رؤية المواعيد وتحريرها وجدولتها فيها مباشرةً ، وما إلى ذلك.
• عند الحفاظ على التقويمات ، يتم استخدام معيار واحد لإدخال المعلومات: الترميز اللوني للاجتماعات ، والكلمات الرئيسية في العناوين ، واستخدام المرفقات (جدول أعمال الاجتماع ، والتوجيهات إلى اجتماع خارجي ، وما إلى ذلك).

يعطي مثل هذا النظام زيادة كبيرة في قابلية الإدارة للمديرين وسهولة العمل - للجميع. يمكنك دائمًا معرفة من يخطط لفعل ماذا وأين هم. عند عقد اجتماع ، يمكنك بسهولة تشغيل تقاويم الأشخاص الذين تحتاجهم وتحديد أكثرهم وقت مناسب(يحتوي Outlook حتى على ميزة تجعل من السهل العثور على الوقت المناسب ؛ الشكل 3).

الشكل 3

العمل الجماعي مع التقويمات

في الوقت نفسه ، لا نتحدث عن السيطرة الكاملة: وفقًا لمبادئ إدارة الوقت ، يبقى ما يصل إلى 30-40٪ من يوم العمل (قد يختلف هذا الرقم باختلاف الوظائف) للعمل مع مهام غير متوقعة.

إذا لزم الأمر ، قد يتضمن معيار تخطيط وقت الشركة مثل هذه الخيارات المفيدة:

• ربط الجدولة في التقويمات بأجهزة الجوال- الهواتف الذكية وأجهزة الاتصال وما إلى ذلك. كونك في اجتماع خارج الموقع ، فأنت تدخل هذا الاجتماع في هاتفك الذكي - وفي غضون دقيقتين يكون موجودًا بالفعل في تقويم الخادم الخاص بك ، يرى جميع الموظفين أحدث إصدار من جدولك الزمني وأكثرها حداثة. على العكس من ذلك ، إذا أرسل إليك شخص ما من المكتب دعوة لحضور اجتماع ، فسوف تراها بالفعل على هاتفك الذكي خلال دقيقة.
• ربط التخطيط وإعداد التقارير.بفضل تصدير مواعيد التقويم إلى Word أو Excel ، يمكنك إنشاء تقارير أسبوعية أو شهرية وتقارير المشروع ، حرفياً بنقرة زر (الشكل 4). الجميل في الأمر أن إنشاء التقارير لا يتطلب "الخربشة" ، وإنفاق الوقت والجهد من قبل الموظفين. في عدد من الشركات ، على سبيل المثال ، يتم إنشاء تقارير شهرية لمستشاري المشروع في دقيقة أو دقيقتين ، وهي كاملة مستندات رسميةالتي تعتمد عليها الأجور.

الشكل 4

تقرير الطلب

بعد عام من اكتمال المشروع ، سألنا رئيس ومدير التطوير في شركة الإنتاج والتجارة السيبيرية: "الآن ، بعد مرور عام ، عندما تم توقيع شهادات القبول وخطابات الشكر منذ فترة طويلة ، ما هو الشيء الحقيقي" الجاف بقايا"؟"

في هذه الشركة ، عند تقديم إدارة الوقت ، تم التركيز على التقويمات. كان رد المدير: "كما تعلم ، أتذكر الأوقات التي كنا نعيش فيها بدون هواتف محمولة. كان من الضروري أن ندرك أن Kolya تزور Fedya الآن ، وبما أن Fedya ليس لديها هاتف أرضي ، فأنت بحاجة إلى الاتصال بجاره واطلب منه الاتصال Kolya على الهاتف ... أتذكر حياتنا بدون تقويمات مشتركة وشفافة و مفهوم ، مثل الحياة بدون هاتف محمول. كل تلك المذكرات ، والأعمال الورقية ، والمكالمات التي لا نهاية لها لتحديد موعد ، والمزيد من المكالمات لإعادة جدولة الموعد ، والتداخلات والتناقضات في الاجتماعات ... بشكل عام ، الحياة بدون معيار مؤسسي للتخطيط مثل الحياة بدون هاتف محمول. ممكن نظريًا ، عمليًا - غير مريح وغير فعال للغاية ".

تقييم الفعالية.يساعد إدخال معيار مؤسسي للتخطيط وميزنة الوقت في تحرير جدول كل مدير ، اعتمادًا على المنصب ، حوالي ثلاث إلى ست ساعات في الأسبوع ، والتي يتم إنفاقها على النفقات غير المنتجة عند التخطيط وتنظيم الاجتماعات ، وهو ما يعادل حوالي 10٪ من الرواتب. في الوقت نفسه ، تتراوح الزيادة في كفاءة الإدارة بسبب شفافية الوقت وتكاليف العمالة من 10 إلى 25٪.

ماجستير سوشكوفامساعد المدير العام لشركة ZAO Ryazan لتكرير النفط (التابعة لشركة OAO NK-Rosneft)
ونُشر المقال في مجلة "السكرتير المرجعي" العدد 5 2015

في العديد من المنظمات ، يعد عدم تنفيذ التعليمات وعدم التحكم في تنفيذها في الوقت المناسب مشكلة ، ما يسمى بـ. "عنق الزجاجة" (من اللغة الإنجليزية. عنق الزجاجة- عنق الزجاجة) ، أي عقبة خطيرة تؤدي إلى إبطاء العمليات التجارية للشركة بشكل كبير. هنا ، يعتمد الكثير على المساعد! ومع ذلك ، ليس كل شيء واضحًا كما يبدو للوهلة الأولى. غالبًا ما نواجه مواقف عندما مرض مساعد لا غنى عنه فجأة أو ذهب في إجازة أو ذهب في رحلة عمل لبعض الوقت ، وأثناء غيابه ... توقف العمل ، ولم يتم تحديد المهام ، ولم يتم الالتزام بالمواعيد النهائية ، وكان المسؤولون غير معروفين. كقاعدة عامة ، لا يتحدث هذا كثيرًا عن حتمية الموظف ، ولكن عن عدم وجود نظام. لذا ، فإن مهمة المساعد هي بناء نظام مراقبة تنفيذ التعليمات بالضبط. والنظام ، كما تعلم ، قادر إلى حد كبير على الحفاظ على أدائه من تلقاء نفسه. ولا يمكنك فعل ذلك بمفردك! لكن دعونا نتعامل مع كل شيء بالترتيب.

التحكم وأنواعه

الفيل ، كما يقولون ، يجب أن يؤكل على أجزاء. ودعنا نبدأ بالمصطلحات.

مراقبةهي مقارنة الخطة بالحالة الفعلية للأمور. يكشف التحكم حتى عن الانحرافات الصغيرة عن النتائج والإجراءات المخططة للأشخاص ويجعل من الممكن تغيير الوضع.

هناك أنواع التحكم التالية:

1. تمهيدية. يتم تنفيذه من قبل الرئيس قبل البدء الفعلي للعمل نيابة عن. يتم استخدام التحكم الأولي مع مراعاة الموارد البشرية والمادية والمالية ، أي قبل إصدار أمر العمل ، يجب على المدير التأكد من أن المؤدي لديه الموارد اللازمة لتنفيذه.

2. المفاهيمية (واردة).تستخدم للتوضيح:

• هل يعرف المؤدي أن لديه مهمة ؛
• كيف فهم الشخص الذي سيحلها المهمة ؛
• بالضبط كيف سيفعل ذلك.

يتم تنفيذ هذا النوع من التحكم بواسطة مساعد الرأس ، وبعد إجراء المهمة مباشرة. الهدف هو التحقق من فهم المؤدي لجوهر المهمة والوقت المناسب لتنفيذه. في هذه المرحلة ، تتمثل مهمة المساعد في لفت انتباه المؤدي إلى وجود المهمة والمواعيد النهائية وأولوية المهمة ، للتأكد من قبول المهمة للعمل. في الوقت نفسه ، يحتاج المساعد إلى "إبراز" المهام العاجلة والمهمة (تذكر مصفوفة أيزنهاور) ، على سبيل المثال ، على النحو التالي: "يرجى الانتباه إلى حقيقة أن هذه المهمة مهمة وعاجلة!" ستساعد هذه العبارة السحرية ، التي تُلفظ في الوقت المناسب ، على تجنب الكثير من سوء الفهم وضياع الوقت الذي لا يغتفر - من غير المقبول ترك عملية ترتيب المهام حسب الأولويات تأخذ مجراها ، لأن رأي فناني الأداء لا يتطابق دائمًا مع الرأي من المدير. تذكر أن ما هو واضح بالنسبة لك قد لا يكون كذلك للآخرين.

3. الحالي (مؤقت ، عملية التحكم).الهدف هو تقييم عملية النشاط الحالية: كيف يتم العمل ، ما تم إنجازه بالفعل ، ما هي الصعوبات التي نشأت. يتم تنفيذ هذا النوع من التحكم بواسطة المساعد عندما يكون العمل قيد التقدم بالفعل ، لكن الموعد النهائي لتنفيذ المهمة لم يحن بعد. تتمثل مهمة التحكم في تحديد الانحرافات التي تحدث أثناء العمل في الوقت المناسب ، لإبلاغ المدير عنها من أجل التعديل المحتمل للمعايير المحددة. يعتمد التحكم الحالي على التعليقات.

4. نهائي (نهائي ، نتيجة مراقبة).يتم استخدامه لتقييم ما إذا كان الهدف قد تحقق في تاريخ معين.

تتم مقارنة النتائج الفعلية التي تم الحصول عليها مع تلك المحددة سابقا. على الرغم من أن الوقت قد فات للتدخل في العمل في هذه المرحلة ، فإن هذه الرقابة ضرورية. يظهر النتائج التي حققها فناني الأداء ، ويكشف عن الإغفالات وأوجه القصور في العمل. يساعد على تعلم الدروس للمستقبل. كقاعدة عامة ، في هذه المرحلة ، يعمل القائد والمساعد معًا ، لأن. قد لا تكون مؤهلات المساعد كافية لتحديد اكتمال وصحة تنفيذ المهمة.

ماذا وكيف تتحكم

يعتمد توزيع المسؤولية لضمان السيطرة في المجالات الرئيسية على حجم المنظمة:

تحت السيطرة	حجم الشركة	مسؤوللضمان السيطرة
القواعد والمتطلبات القانونية	ما يصل إلى 100 فرد ما يصل إلى 500 فرد أكثر من 500 شخص	رئيس المنظمة محامي ومحاسب خدمات قانونية، محاسبة الخدمة القانونية ورؤساء التوجيهات
أوامر القائد	ما يصل إلى 100 فرد ما يصل إلى 500 فرد أكثر من 500 شخص	رئيس المنظمة سكرتير رئيس مساعد مدير مساعد ورؤساء التوجيهات
متطلبات الوثائق التنظيمية المحلية	ما يصل إلى 100 فرد ما يصل إلى 500 فرد أكثر من 500 شخص	رئيس المنظمة سكرتير رئيس مساعد مدير خط قادة الأعمال
أوامر منفصلة للرأس	ما يصل إلى 500 فرد أكثر من 500 شخص	رئيس المنظمة سكرتير رئيس مساعد مدير
الطلبات الواردة من مركز الشركة	ما يصل إلى 1500 فرد ما يصل إلى 2500 فرد أكثر من 2500 شخص	مساعد مدير مدير مساعد وسكرتارية إدارة حالة

"التحكم" و "المراقبة" شيئان مختلفان!
لفهم ماذا في النهاية ، يجب أن تنتبه إلى مصطلح آخر غالبًا ما يوجد في الإدارة الحديثة - "المراقبة". غالبًا في الأدبيات ، يتم استخدام مفهومي "التحكم" و "المراقبة" على أنهما متطابقان ، لكنهما شيئان مختلفان اختلافًا جوهريًا! لتطبيق نهج منظم لإدارة تنفيذ التعليمات ، يجب فهم هذا الاختلاف. اذا كان يراقبهي مراقبة معلمات الكائن مع تحديد وحفظ البيانات ، إذن مراقبةهي ملاحظة إلزامية تأثير على الكائنفي حالة خروج قيم المعلمات عن النطاق. فيما يتعلق بالمهام ، هذا يعني أنه يجب أن يكون لدى المساعد أداة مراقبة ، أي الاحتفاظ بقاعدة بيانات معينة حيث يقوم بإصلاح الطلبات والمواعيد النهائية والأشخاص المسؤولين وحالة التنفيذ (مكتمل / غير مكتمل). ومع ذلك ، من أجل البناء نظام فعالالسيطرة ليست كافية لمجرد الاحتفاظ بالإحصاءات - السيطرة تعني الإدارة النشطة للوضع والتكيف والتأثير ، أي التأثير الواعي الهادف من أجل تحقيق ديناميكيات إيجابية في أداء الانضباط.

كيف يتم التأكد من تنفيذ الأوامر؟

من أجل الوفاء بالتعليمات ، من الضروري اتباع نهج متكامل لحل هذه المشكلة. سيعمل نظام مراقبة تنفيذ الأوامر وفقًا للمبادئ التالية:

1) أولوية عالية من الإدارة.يجب على المدير إثبات أن التقيد الصارم بتعليماته أمر مهم بالنسبة له وللشركة.

2) مناقشة مشتركة لمقاربات حل المشكلة.من أجل مراعاة جميع المخاطر والنظر في المسألة بشكل شامل ، من الضروري إشراك جميع المشاركين في العملية في المناقشة - كل من المدير الذي يعطي التعليمات والمساعد الذي يسيطر عليها ، والمديرين الذين سيكونون مسؤولين بشكل مباشر للإعدام. يجب أن تتعلق الاتفاقيات في المقام الأول بأساليب الحصول على معلومات حول التعليمات والمواعيد النهائية ، وشكل تقرير الأداء ، وإجراءات تأجيل المواعيد النهائية ، وأساليب المكافأة أو العقاب في حالة عدم تنفيذ التعليمات. يجب على المدير أيضًا إبلاغ المرؤوسين بصلاحيات المساعد فيما يتعلق بمراقبة تنفيذ التعليمات (إذا كنت شخص جديدفي الفريق ولم تتمكن بعد من كسب المصداقية ، اسأل قائدك عنها بنفسك).

3) إبلاغ جميع العاملين في الشركة بتنفيذ نظام مراقبة تنفيذ الأوامر.من الضروري ضمان شفافية النهج ، أي يجب إضفاء الطابع الرسمي على القواعد في الوثيقة التنظيمية المحلية للشركة.

4) الاتساق والانتظام.سيزداد الانضباط في الأداء إذا كان الموظفون متأكدين من تسجيل كل مهمة ، وأن كل مهمة يجب أن تُحسب ، ولن يُفوت أي منها أو يُنسى ، وستتبع العقوبة حتماً في حالة عدم الوفاء بتعليمات الإدارة. (على الفور ، يجدر النظر في إجراءات الإبلاغ ، لأن التعليمات قد لا تكون مجدية مسبقًا أو لها أسباب وجيهة لعدم استكمالها في الوقت المحدد. يجب النظر في كل حالة على حدة.)

أنت تقول تبدو وكأنها مهمة. هذا هو الحال جزئيًا. ما هو دور المساعد؟ المساعد هو بالضبط نفس الموظف في الشركة الذي يجب أن يخبر المدير أن المشكلة موجودة ، وأنها تنطوي على مخاطر محددة ، وأنك تحاول الحفاظ على "يدك على النبض" (وحتى الآن يرجع ذلك إلى حد كبير إلى شخصيتك الصفات) ، لكن نظام النقص سيشعر نفسه عاجلاً أم آجلاً ويقلقك.

الشيء الرئيسي - لا تنس أن تقول أن لديك اقتراحًا محددًا حول كيفية تنظيم نظام تحكم (أي ، يجب ألا تكون مشكلة يتم تقديمها على طبق من الفضة فحسب ، بل مشكلة وحلول).

حتى لو كنت موظف جديدالشركة ، لا تخف من الاتصال بالرئيس باقتراح مماثل. إذا لم يحدث شيء مميت حتى الآن في شركتك بسبب طلب غير مستوف / متأخر / غير محسوب ، فلن يترك مديرك اقتراحك يمر دون أن يلاحظه أحد. ربما ، في الشركة بأكملها ، لم يعد هناك شخص مهتم بحل هذه المشكلة.

أهمية الاتصال الفعال

لنفترض أن اقتراحك مقبول: حدد المدير أهمية المهمة ، وأعلن عن دورك في هذه العملية ، ووافق على المستوى المحلي وثيقة معياريةتنظيم العملية ، يتم إبلاغ جميع موظفي الشركة. ماذا بعد؟ الوثيقة المنشورة معرضة لخطر البقاء قطعة من الورق بلا روح إذا استسلمت في هذه المرحلة. كيف تجعل كل شيء يعمل؟

تكمن الإجابة بشكل أساسي في مهارات الاتصال الفعال للمساعد. نعم ، هذه هي العبارة نفسها التي نراها كثيرًا في السير الذاتية للمناصب الإدارية. وجود مثل هذه المهارات أمر حيوي للمساعد. بالمعنى الضيق ، فيما يتعلق بالتحكم في تنفيذ التعليمات ، فإن الاتصال الفعال هو وسيلة النقل التشغيليالمعلومات دون تشويه وتلقي ردود الفعل على الفهم الصحيح "للرسالة".

تم بناء التواصل الفعال:

فعالة أم غير فعالة؟

• التواصل غير الفعال هو الجدال مع الآخرين لحماية أهدافك وخططك. هذا يعني أن هناك رابحين وخاسرين. هذا النمط من "الاتصال" قاطع: هناك "صواب" و "خطأ" و "انتصار" و "هزيمة" و "جيد" و "سيئ" ، دون مراعاة الحالات الوسيطة. لا يوجد سوى رأي واحد صحيح ، لذلك يمكننا إهمال آراء وخبرات الأشخاص القادرين على إثراء معرفتنا بالعالم وتشكيل صورة كاملة. بدلاً من ذلك ، ندافع باستمرار عن وجهات نظرنا الضيقة. يعتبر التوقف المؤقت في النزاع نجاحًا ، عندما يتراجع المدافع مؤقتًا. نتيجة لذلك ، تؤدي الخلافات إلى المقاومة وفقدان فعالية الفريق وحتى التخريب حتى يتم إنشاء توازن القوة والاحترام.
• يهدف الاتصال الفعال بدوره إلى فهم آراء ومشاعر وآراء الآخرين. عندما يستمع الطرفان إلى بعضهما البعض ، يفوز كلاهما. يصبح التفاهم والاحترام المتبادلين أساس التعاون والتكافل والولاء. يتحقق النجاح إذا قال كل جانب: "نعم ، هذا ما قصدته. هل تفهمنى".

التواصل الفعال ، بالطبع ، ضروري للتنفيذ الناجح لأهداف المنظمة. غالبًا ما تتسبب الرسائل المشوهة والمفسرة بشكل خاطئ في هزيمة الشركات الكبيرة والجيوش والشعوب.

تسمح مهارات الاتصال الفعال للأضداد بالتعايش - وهي أعلى قدرة على فهم وجهة نظر مختلفة وإيجاد حل وسط. لماذا نتجادل حول من هو على حق ومن هو على خطأ؟ الهدف من التواصل الفعال هو بناء والحفاظ على علاقات عمل متبادلة المنفعة وبالتالي دائمة.

في سياق مراقبة تنفيذ التعليمات ، يجب على المساعد إظهار مهارات الاتصال الفعالتعليمات في جميع مراحل "الرحلة":

1) الاتصال بالمدير في طلب المهام.تتمثل مهمة المساعد في إصلاح الترتيب بشكل صحيح ، ومحاولة الالتزام بأي مخطط محدد لتحديد الأهداف ، على سبيل المثال ، SMART. سيسمح هذا للمرؤوسين بفهم ما هو مطلوب منهم. يجب أن تكون صياغة الأمر واضحة ، في شكل شفهي (أجب على السؤال: ماذا تفعل؟) ، يجب أن يكون للأمر موعد نهائي محدد ، ويجب تحديد منفذ مسؤول لكل أمر.

بعد تسجيل الطلب بشكل صحيح ، يجب على المساعد التأكد من عدم وجود أخطاء ، وتقديم النسخة النهائية من البروتوكول أو سجل الطلبات إلى المدير للموافقة عليها ، أو طرح سؤال شفهيًا مرة أخرى: "هل فهمتك بشكل صحيح؟ إيفانوف الأول. يجب وضع جدول زمني لتنفيذ المشروع وتقديمه للموافقة عليه بحلول 11 مايو 2015؟ "

ما هو سمارت؟

ذكيهو اختصار ذاكري يستخدم في الإدارة وإدارة المشاريع لتحديد الأهداف وتحديد الأهداف.
الهدف أو الهدف المحدد وفقًا لمعايير SMART له الخصائص التالية:
س- محدد (محدد) - واضح ، دقيق ، موصوف بوضوح ؛
م- قابل للقياس (قابل للقياس) - وضع مؤشرات للنتيجة ، يمكن من خلالها فهم أن الهدف قد تحقق. يمكن أن تكون كمية ونوعية. بدون هذه المعايير ، يكاد يكون من المستحيل تقييم أداء المهمة ؛
أ- قابل للتحقيق (قابل للتحقيق) - واقعي ، ولكنه يتطلب بعض الجهد ، والذي يعمل كعامل تحفيز إضافي ؛
ص- ذات صلة (ذات صلة) - تتزامن مع الأهداف الأوسع للإدارة أو المنظمة ؛
تي- محددة زمنيا (محدودة بوقت) - يجب تحديدها المواعيد النهائيةتحقيق الهدف.

2) التفاعل مع فناني الأداء عند تحويل الأوامر إلى العمل.تتمثل المهمة الرئيسية في هذه المرحلة في التأكد من إبلاغ المقاول بالمهمة وقبولها للعمل. إذا كانت المنظمة صغيرة ، فإن المساعد أو السكرتير يتصل بفناني الأداء مباشرة عن طريق البريد الإلكتروني أو الهاتف. في المنظمات الكبيرةمن الصعب إجراء مثل هذا التفاعل ، لذلك ينقل المساعد الأمر ويتفاعل مباشرة مع نواب رئيس المنظمة ، وعند نقل الأوامر ، يتم تطبيق مبدأ التعاقب ، على سبيل المثال: ههمدير القسمهرئيس القسمهالمنفذ المباشر.

3) يتم نقل المعلومات حول تنفيذ الأمر عن طريق المسار العكسي: مساعد المدير العامبالنائب المدير التنفيذي بمدير القسمبرئيس القسمبالمؤدي المباشر.

يلعب المساعد دور الوسيط في نقل المعلومات حول الأمر. في الوقت نفسه ، لتقليل وقت نقل البيانات ، يُنصح المساعد بتوفير استخدام مصدر المعلومات، والذي يسمح لك بنشر معلومات موجزة حول الطلبات في المجال العام ، على سبيل المثال ، على بوابة الشركة الداخلية للمؤسسة ، حيث يمكن لأي موظف عبر الإنترنت الاطلاع على الطلبات التي لديه وإرسال التعليقات إلى المساعد.

4) عند تنفيذ التحكم الوسيط ، من الضروري توضيح التوقعات من المقاول:سواء كان ذلك في الوقت المحدد أو أثناء التنفيذ ، اتضح أن حجم العمل أكبر مما كان متوقعًا في السابق ، أو أن موارد المقاول ليست كافية وأنه من الضروري إشراك موظفين من الانقسامات الهيكلية، لان تبين أن المهمة متعددة الوظائف. يجب أن يحافظ المساعد على حوار بناء مستمر مع المدير / المنفذ المسؤول للحصول على معلومات سريعة وموثوقة حول تقدم التنفيذ ، وفي حالة حدوث مشاكل خطيرة ، أبلغ المدير بذلك ، بينما لا يزال من الممكن تصحيح شيء ما. في الوقت نفسه ، لا يجب أن تذهب بعيدًا وأن تصبح متطفلًا ، وتتدخل مع المؤدي وتشتت انتباهه حول تفاهات. يجب على جميع المشاركين في العملية أن يفهموا بوضوح أنهم قد فعلوا ذلك أهداف مشتركةواحترام عمل بعضنا البعض. للقيام بذلك ، وافق على تنسيق اتصال مقبول.

5) عند استلام معلومات حول تنفيذ الأمر ، يقوم المساعد مع المدير بتقييم اكتمال البيانات المقدمة واتخاذ قرار بشأن قبول الطلب أو إعادته للمراجعة. ا قراريجب على المساعد إخطار المؤدي.

6) عند إنشاء التقارير التحليلية.المحاسبة الصارمة تعني التقارير والتحليلات المنتظمة بناءً على البيانات الإحصائية. مع تكرار معين ، على سبيل المثال ، مرة واحدة في الشهر ، يجب على المساعد تحليل البيانات الإحصائية المتراكمة حول المهام وإنشاء تقرير عن نظام الأداء (الشكل 1). قد يحتوي هذا التقرير على معلومات حول عدد التعليمات التي تم تقديمها إجمالاً ، وكم منها تم إكمالها في الوقت المحدد / متأخر / لم يكتمل ، والوحدات التي هي قادة ، وأي منها مناهض للقادة من حيث تنفيذ التعليمات في الوقت المناسب من الرأس. يمكن للمدير التصرف في هذه المعلومات حسب تقديره. ومع ذلك ، فمن المستحسن أن تكون طريقة المكافآت والعقوبات متوقعة وموحدة للجميع.

أرز. واحد.

أدوات مرتجلة في ترسانة المساعد

هناك عدد كبير من هذه الأدوات ، في حين أنه من المهم مراعاة المبدأ الأساسي - يجب أن تتحقق جميع تعليمات الرأس ، وأن يتم إدخالها في مستودع واحدحيث يمكن مراقبة تنفيذ التعليمات بانتظام وفقًا لأولوياتها.

التنفيذ التقني المثالي هو مايكروسوفت أوتلوك، لان يحتوي على آليات تكوين مرنة لما يسمى ب. "طرق عرض مخصصة". بالإضافة إلى طرق العرض القياسية "حسب المؤدين" ، "حسب الفئات" ، "حسب المواعيد النهائية" ، يمكنك تكوين أي طرق أخرى - "حسب المصانع" ، "حسب اللجان" ، "المهام المتأخرة فقط ، الموعد النهائي الذي انتهى من 5 إلى قبل 20 يومًا "وما إلى ذلك. وبمجرد تكوينه ، يصبح العرض متاحًا في المستقبل بنقرة واحدة على الماوس. لن نتطرق إلى هذا بالتفصيل ، لأن. تم بالفعل تخصيص سلسلة من المقالات لهذه الأداة.

في بعض الأحيان يتم تكوين مثل هذا النظام على أساس الأنظمة إدارة المستندات الإلكترونية ، على سبيل المثال Lotus Notes أو Documentum أو Directum ، حيث يتم تسجيل المعلومات الأساسية حول الطلب في بطاقة التسجيل والتحكم (RCC). ومع ذلك ، فإن EDMS هو برنامج مكلف لا تستطيع جميع المنظمات تحمله.

واحدة من أكثر الأدوات تنوعًا ويمكن الوصول إليها لمراقبة تنفيذ التعليمات هي مايكروسوفت تتفوق. يمكن استخدام هذا البرنامج بالإضافة إلى البرامج الحالية إذا كنت تعمل في شركة كبيرة وكأداة مستقلة. جمالها أن على أساس هذا حل تقنيثستطيع ان تخلق قاعدة واحدةبيانات عن التعليمات مع إعدادات مرنة للحقول والفلاتر حسب تقديرك. يمكن نشر مثل هذا السجل الموحد للتعليمات على الملأ ، ويمكن لكل موظف توضيح الصياغة والمواعيد النهائية وتتبع حالة تعليماتهم. يجب تكوينها أولاً حقوق محدودةلتحرير الملف لتجنب التلف العرضي أو حذف البيانات.

في MS Excel ، لا يمكنك فقط إدخال التعليمات يدويًا ، كما في حالة التعليمات الشفهية من الرأس ، ولكن يمكنك أيضًا تحميل التعليمات من EDMS (إذا كانت هذه تعليمات من بروتوكولات أو تعليمات قادمة من الخارج ، على سبيل المثال ، طلبات من السلطات التنظيمية أو السلطات سلطة الدولةأو مركز الشركة).

من خلال تخصيص الحقول بطريقة معينة ، يمكنك تعيين لون الترميزفي عمود "حالة تنفيذ الطلب". على سبيل المثال ، الطلب الذي لم تنته صلاحيته بعد سيتم تمييزه تلقائيًا باللون الأزرق ؛ يتم تنفيذ التعليمات في الوقت المحدد باللون الأخضر (لهذا ، يجب أن تتطابق التواريخ الموجودة في الحقل "تاريخ استحقاق التنفيذ" و "التنفيذ الفعلي") ؛ سيتم عرض التعليمات التي انتهى أجلها الموعد النهائي للتنفيذ ، ولكن لم يتم استلام علامة الاستلام لتقرير التنفيذ ، تلقائيًا على أنها لم يتم تنفيذها ويتم تمييزها باللون الأحمر.

إنشاء سجل الطلبات في MS Excel

يتم تكوين الحقول الموجودة في التسجيل عن طريق كتابة ماكرو. لمثل هذا الضبط الدقيق ، من الأفضل إشراك متخصص في تكنولوجيا المعلومات.

إذا لم يكن هناك متخصص في تكنولوجيا المعلومات ، ولم تكن لديك مهارات البرمجة ، فيمكنك استخدام طريقة أخرى أبسط وبأسعار معقولة.

يمكنك تخصيص خلايا الجدول بنفسك باستخدام وظائف التنسيق الشرطي.

لتعيين تعبئة الخلية ، حدد الخلية في الجدول التي سنقوم بتعيين التنسيق لها (في حالتنا ، هذه هي الخلية جي10 ) ، في علامة التبويب الصفحة الرئيسية – تنسيق مشروط، في قائمة السياق المقترحة - إنشاء قاعدة(الصورة 2).

أرز. 3

في شريط الصيغة بمربع الحوار تحت الاسم ، يجب تحديد قاعدة ستُعتبر صحيحة (الشكل 4).

أرز. أربعة.

بالنسبة إلى السجل الخاص بنا ، سيكون من الضروري تكوين أربع قواعد بشكل تسلسلي لنفس الخلية جي10 ، ثم "تمديد" إجراءهم ليشمل العمود بأكمله جي.

• للإشارة إلى أمر لم يتم الوفاء به ، قم بإعداد القاعدة 1.في مربع الحوار أنشئ قاعدة تنسيقباستخدام المفتاح شكلاختر لون تعبئة. ستكون القاعدة الأولى حمراء.

بعد ذلك ، أدخل الوصف التالي للقاعدة في شريط الصيغة: = إذا (F10>0; F10<СЕГОДНЯ();"") (الشكل 5). وهذا يعني أنه بشرط أن تكون الخلية F10 يشار إلى تاريخ الاستحقاق وقد انتهت صلاحيته بالفعل ، ستتحول الخلية إلى اللون الأحمر تلقائيًا.

أرز. 5.

اضغط على المفتاح نعم.

• للإشارة إلى واجب قيد التقدم ، قم بإعداد القاعدة 2.نكرر تسلسل الإجراءات الموضحة أعلاه: حدد خلية جي10 ، اذهب إلى تنسيق مشروط، يختار إنشاء قاعدةو استخدم صيغة لتحديد الخلايا المراد تنسيقها.

في مربع الحوار المألوف بالفعل أنشئ قاعدة تنسيقباستخدام المفتاح شكلاختر لون تعبئة مختلف. القاعدة الثانية سوف تتوافق مع اللون الأزرق.

= IF (F10> 0؛ F10> TODAY ()؛ ""). هذا يعني أنه إذا كانت الخلية F10 يشار إلى تاريخ الاستحقاق ولم يصل بعد ، يتم تلقائيًا تلوين الخلية باللون الأزرق.

اضغط على المفتاح اإلى.

• لتعيين مهمة اكتملت في الوقت المحدد ، قم بإعداد القاعدة 3.مرة أخرى نكرر تسلسل الإجراءات الموضحة أعلاه ، هذه المرة فقط في مربع الحوار أنشئ قاعدة تنسيقباستخدام المفتاح شكلحدد لون التعبئة الأخضر للإشارة إلى أن الطلب قد اكتمل بدقة في الوقت المحدد أو قبل الموعد المحدد.

أدخل وصف القاعدة في شريط الصيغة: = IF (F10> 0، IF (F10<СЕГОДНЯ();ЕСЛИ(G10<=F10;G10>0;"");"");""). حتى إذا كانت الخلية F10 جي10 يشار إلى الموعد النهائي للتنفيذ الفعلي ، والذي يتزامن مع الموعد النهائي F10 أو تسبقها الخلية جي10 سوف يتحول إلى اللون الأخضر تلقائيًا.

اضغط على المفتاح اإلى.

• أخيرًا ، لتعيين مهمة اكتملت بعد الموعد النهائي المحدد ، قمنا بإعداد القاعدة 4.في مربع الحوار أنشئ قاعدة تنسيقباستخدام المفتاح شكلاختر لون تعبئة أصفر للإشارة إلى أن الأمر قد اكتمل متأخراً.

أدخل القاعدة التالية في شريط الصيغة: = IF (F10> 0، IF (F10<СЕГОДНЯ();G10>F10 ؛ "") ؛ "").هذا يعني أنه إذا كانت الخلية F10 يشار إلى الموعد النهائي للتنفيذ ، وفي الخلية جي10 يشار إلى تاريخ التنفيذ الفعلي ، وهو متأخر عن التاريخ F10 ، ثم الخلية جي10 سوف يتحول إلى اللون الأصفر تلقائيًا.

مرة واحدة في الخلية جي10 تم تكوين القواعد الأربع ، نقوم "بتمديد" الصيغة المعطاة أسفل العمود بأكمله جيوتعبئته بالتواريخ الفعلية لتنفيذ التعليمات. سيتم تلوين الخلايا تلقائيًا في اللوحة المحددة.

الخطوة التالية هي إعداد التصور، بمعنى آخر. الرسوم البيانية ، للحصول على تصور بصري أكثر للصورة وفقًا لنظام الأداء.

لبناء مخطط ، نحتاج إلى بيانات كمية ، أي عدد جميع التعليمات وكل نوع على حدة. لذلك ، مطلوب إعداد متوسط. يمكننا عرض البيانات الكمية في وسيلة الإيضاح ، حيث سيتم إدخالها تلقائيًا من جدولنا (يمكن وضع وسيلة الإيضاح على نفس الورقة ، على سبيل المثال ، فوق الجدول).

لتجميع الإحصائيات ، تحتاج إلى ملء إحدى خلايا الجدول ، على سبيل المثال ، الخلية المجاورة ح10 ، بالطريقة الآتية:

1. حدد خلية ح10 ، في الجزء العلوي من شريط الصيغة ، انقر فوق الرمز fx إدراج وظيفة، حدد الفئة " منطقي», « إذا».

نكتب القاعدة التالية في السطر العلوي من الصيغ: = IF ($ F10> 0، IF ($ G10> 0، IF ($ G10<=$F10;"Выполнено";"Выполнено не в срок");ЕСЛИ($F10<СЕГОДНЯ();"Просрочено";"В работе"));"") (الشكل 6).

أرز. 6.

قم بتمديد القاعدة المحددة في الخلية ح10 ، أسفل العمود بأكمله ح(الشكل 7).

أرز. 7.

ثم العمود حيمكن أن تكون مخفية ، تاركة فقط معلومات التسجيل الضرورية مرئية.

• إعداد الأسطورة.من أجل الحصول على بيانات من عمود حدخلت إلى وسيلة الإيضاح وعرضت فيها بشكل كمي ، فأنت بحاجة إلى إعداد خلايا الأسطورة على النحو التالي:

1. عيّن القاعدة على الخلية جي3 : حدد هذه الخلية ، في شريط الصيغة ، انقر فوق الرمز fx إدراج وظيفة، حدد نوع الوظائف " إحصائية», « كونتيف».

2. ثم نكتب ما يلي في شريط الصيغة: = COUNTIF (H $ 10: H $ 19، F3)(الشكل 8).

أرز. ثمانية.

3. "تمدد" الصيغة من الخلية جي3 قبل جي6 على التوالى.

يمكنك أيضًا إعداد التصور وتحميل البيانات على الطلبات لفترة زمنية معينة في شكل مخطط.

• منإنشاء الرسم البياني.للقيام بذلك ، انتقل إلى علامة التبويب إدراجوحدد مخططًا ، مثل مخطط دائري ، بعد تحديد النطاق الخلايامن جي3 قبل جي6 (الشكل 9).

أرز. 9.

نقوم بإدخال المخطط ولون أجزاءه بألوان التعبئة التي اخترناها عن طريق تحديد المقطع واستدعاء قائمة السياق المناسبة بزر الفأرة الأيمن (كل شيء بديهي هناك). سجلنا جاهز (الشكل 10).

أرز. عشرة.

وأخيرا

من الصعب جدًا إنشاء نظام فعال لمراقبة تنفيذ الأوامر - من الضروري مراعاة العديد من الجوانب والميزات المختلفة التي قد تكون فريدة للمؤسسات المختلفة. ليس الأمر سهلاً ، لكن تذكر أن كل لغز له حل. عندما أواجه مهمة صعبة ، للوهلة الأولى ، ليس لها حل ، أتذكر دائمًا لغز ب.

"كيف تربط هذه النقاط التسع بأربعة أسطر دون رفع القلم عن الورقة؟

غالبًا لا يمكننا إيجاد حل لأن أذهاننا محاصرة في منطقة الرسم. لكن لم يقال في أي مكان أنه من المستحيل تجاوزه.

هل هناك حل:

أخلاقي: من أجل فهم النظام ، يجب على المرء ... الخروج منه.

توجد طرق عديدة لتنظيم نظام فعال لمراقبة تنفيذ التعليمات. الشيء الرئيسي هو العثور بالضبط على الشخص الذي يتناسب بشكل عضوي مع عمل شركتك وشركتك ، لتشعر بالمقياس في كل شيء وليس عبور الخط الذي يأتي بعده التحكم المفرط الجنوني.

القناة اللفظية هي الكلمات. غير اللفظي - التنغيم والنغمة والحجم وجرس الصوت والمظهر والإيماءات وتعبيرات الوجه.

يوفر تنظيم العمل مع المستندات إنشاء نظام لمراقبة تنفيذ المستندات (الأوامر). هناك حاجة إلى نظام التحكم لضمان تنفيذ التعليمات الواردة في المستندات في الوقت المناسب وبجودة عالية ، للحصول على المعلومات التحليلية اللازمة لتقييم أنشطة الإدارات وفناني الأداء الفرديين.

يتم التحكم في تنفيذ المستندات (الأوامر) في المنظمة ، كقاعدة عامة ، على عدة مستويات: يتم تنفيذ الرقابة على تنفيذ القرارات بشكل أساسي من قبل رئيس المنظمة ورؤساء الأقسام والمنفذين المسؤولين ، و يتم التحكم في توقيت التنفيذ بواسطة خدمة إدارة السجلات.

إذا كان لدى المؤسسة نظام إلكتروني لإدارة المستندات ، فسيتم التحكم في تنفيذ المستندات (الطلبات) باستخدام النظام ، حيث يتم تسجيل البيانات والمحاسبة على المستندات التي يتم إدخالها في النظام (في بطاقة المستند الإلكترونية) في تُستخدم العملية للتحكم في توقيت تنفيذ المستندات (الطلبات). تسجيل المستند والنظر فيه من قبل الإدارة ، ومع ذلك ، فإن الأحكام الأساسية لتنظيم الرقابة على تنفيذ المستندات (الطلبات) لا تعتمد على التكنولوجيا المستخدمة.

الوثيقة التنظيمية الرئيسية التي تنظم تنظيم الرقابة على تنفيذ الوثائق هي تعليمات حول الدعم الوثائقي (إدارة المكاتب) للمنظمة.يجب أن تحدد التعليمات:

من (بمعنى قسم أو متخصص) يتحكم في تنفيذ المستندات في المنظمة وفي الأقسام الهيكلية ؛ ما هي الوثائق التي يتم وضعها تحت السيطرة ؛ مراحل الرقابة على تنفيذ الوثائق ؛ المواعيد النهائية القياسية لتنفيذ المستندات ؛ تشكيل واستخدام مجموعة من البيانات اللازمة للتحكم ؛ انعكاس البيانات على التحكم في بطاقات التسجيل والتحكم (البطاقات الإلكترونية ، إذا تم استخدام نظام إدارة الوثائق الإلكترونية) ؛ صيانة (المراحل الرئيسية) للتحكم في تنفيذ المستندات ؛ إجراءات عمل المقاول بالوثائق ؛ تعميم وتحليل البيانات الخاصة بنتائج الرقابة على تنفيذ المستندات (الأوامر).

يتم وضع المستندات التي تتطلب التنفيذ تحت المراقبة ، أي تحتوي على الطلبات والطلبات والتعليمات من الهيئات العليا وإدارة المنظمة ، وما إلى ذلك ، وكقاعدة عامة ، هذه هي المستندات التي تتلقاها المنظمة (الواردة) والمستندات الداخلية (الأوامر والتعليمات والبروتوكولات وما إلى ذلك).

قد تكون المواعيد النهائية لتنفيذ المستندات نموذجية وفردية.يتم تحديد المصطلحات النموذجية من خلال قوانين تشريعية أو قوانين تنظيمية أخرى.

يتم تضمين قائمة المواعيد النهائية النموذجية لتنفيذ المستندات في التعليمات الخاصة بعمل مكتب المنظمة. يمكن تغيير الموعد النهائي المعتاد لتنفيذ المستند من قبل رئيس المنظمة فقط في اتجاه تقليله.

يشار إلى المواعيد النهائية الفردية لتنفيذ المستندات في نص المستند أو في قرار الرئيس.

يمكن فقط للمدير الذي قام بتعيينه تغيير الموعد النهائي الفردي لتنفيذ المستند. يجب أن يكون تمديد الموعد النهائي لتنفيذ المستند مبررًا بشكل جدي ، وهو من مسؤولية المنفذ المسؤول.

يتم احتساب الموعد النهائي لتنفيذ المستند بالأيام التقويمية (باستثناء أيام العطلات غير الرسمية):

داخلي - من تاريخ التوقيع (الموافقة) أو تسجيل مستند تم استلامه من المنظمات الأخرى - من تاريخ استلامها ، نداءات المواطنين - من تاريخ تسجيلهم في منظمة ، والتي يخصص لها القانون ثلاثة أيام من تاريخ استلام الاستئناف.

السلطات العليا أو المنظمة فقط - يحق لمؤلف المستند تعليق تنفيذ المستندات ، وكذلك إلغاء تنفيذها.

تقوم خدمة المراقبة بتلخيص وتنظيم البيانات بشكل دوري حول التقدم ونتائج تنفيذ المستندات ضمن الحدود الزمنية التي حددها الرئيس ، ولكن مرة واحدة على الأقل في الشهر. يتم تقديم البيانات المتعلقة بنتائج الرقابة إلى رئيس المنظمة.

يجب أن تحتوي بيانات مراقبة التنفيذ على معلومات حول تقدم وتوقيت تنفيذ المستندات وأن تكون وسيلة للتغذية الراجعة (المنفذ - المدير) في الإدارة. هذه البيانات ضرورية لتحسين انضباط الأداء ، ولاتخاذ قرارات إدارية لتشجيع الموظفين الذين لا يسمحون بعدم تنفيذ المستندات في الوقت المحدد ، وبالتالي اتخاذ تدابير لمعاقبة الموظفين الذين يرتكبون مثل هذه الانتهاكات بشكل منهجي.

يتم التحكم في المواعيد النهائية لتنفيذ المستندات (الأوامر) على عدة مراحل:

• إعداد الوثائق للتحكم ؛
• التحقق من توقيت إحضار المستندات الخاضعة للرقابة إلى المنفذين ؛
• الفحص الأولي وتنظيم سير التنفيذ ؛
• إزالة الوثيقة من السيطرة ؛
• إرسال المستند المنفذ إلى القضية ؛
• المحاسبة والتعميم وتحليل نتائج الرقابة على تنفيذ الوثائق ؛
• إطلاع الإدارة على سير تنفيذ الوثائق ونتائجها.

يتم تقديم المستندات المسجلة فقط للتحكم. تبدأ السيطرة على تنفيذ المستند من لحظة وضعه تحت السيطرة ، وبالتالي ، يجب على خدمة العمل المكتبي ، أولاً وقبل كل شيء ، التأكد من إحضار المستند إلى المنفذ ، والذي يتم تنفيذه مقابل توقيع الموظف ، وكذلك في شكل إلكتروني - من خلال نظام إدارة المستندات الإلكترونية. إذا كان للوثيقة عدة منفذين ، يتم إرسال أصل المستند إلى المنفذ المسؤول ، ويتم إرسال نسخ من المستند إلى باقي المنفذين.

كقاعدة عامة ، قبل 3-5 أيام من تاريخ الاستحقاق ، تقوم خدمة إدارة السجلات بتذكير المنفذين بالموعد النهائي القريب لتنفيذ المستند ؛ لهذا ، يتم إرسال تذكيرات إلى المنفذين حول اقتراب الموعد النهائي لتنفيذ المستند (مستندات).

إذا كان من الضروري تغيير الموعد النهائي لتنفيذ المستند ، فإن المنفذ المسؤول ، في موعد لا يتجاوز ثلاثة أيام قبل نهاية هذه الفترة ، يرسل الأساس المنطقي إلى المدير في شكل مذكرة أو مذكرة بشأن الحاجة إلى التمديد الموعد النهائي لتنفيذ المستند ، مشيرًا إلى الموعد النهائي المخطط له لتنفيذ المستند. خلاف ذلك ، يعتبر المستند غير مكتمل. يتم الإبلاغ عن قرار الرئيس بتمديد الموعد النهائي إلى خدمة إدارة السجلات.

بعد التنفيذ ، تتم إزالة الوثائق من السيطرة. تعتبر الوثيقة منفذة عندما يتم حل الأسئلة المطروحة فيها ويتم إعطاء إجابة للمراسل على أساس الجوهر. يتم وضع نسخة من المستند المنفذ في الملف وفقًا لعلامة التنفيذ. إذا تم تنفيذ الخطاب الذي استلمته المنظمة (من مؤسسة أو فرد) ، فسيتم وضع المستند الوارد ووثيقة الاستجابة في ملف واحد ويشكلان مجموعة واحدة من المستندات.

تلخص خدمة إدارة السجلات وتنظم البيانات المتعلقة بالتقدم المحرز ونتائج تنفيذ المستندات ضمن الإطار الزمني الذي حدده الرئيس (في نهاية الشهر ، نصف السنة ، السنة). يتم تقديم البيانات الخاصة بنتائج الرقابة إلى رئيس المنظمة في شكل شهادات (ملخصات ، تقارير) حول التقدم ونتائج الرقابة على تنفيذ المستند ، والتي قد تحتوي على بيانات عن المنظمة ككل ، على التقسيمات الفردية وفناني الأداء ، إلخ.

تستخدم البيانات الخاصة بنتائج الرقابة من قبل الإدارة لاتخاذ قرارات تهدف إلى تحسين أداء المنظمة.

ف. يانكوفايا ، دكتوراه. IST. العلوم ، مساعد ، نائب. مدير VNIIDAD

تدفق المستندات والتعليمات - هذان هما المقابسان الرئيسيان في عمل أي شركة. إن ضمان التحكم اللائق في تنفيذ التعليمات أمر صعب ، لكنه ممكن. الأمر نفسه ينطبق على تخزين الوثائق - كل في مكانه. هل تعتقد أنها قصة خرافية؟ لا على الإطلاق ، واسم هذه القصة الحقيقية هو LeaderTask.

كيفية تنظيم مراقبة الطلبات

أولاً ، دعنا نحدد القضايا الرئيسية لتنظيم مراقبة الطلبات:

1. كيف تعرف في أي مرحلة تنفيذ طلبك؟
2. كيف تمنع تجاهل الأوامر؟
3. كيف تتحقق من نتيجة المهمة المعينة؟

يمكن العثور على جميع الإجابات في برنامج LeaderTask. بفضل نظام الأوامر المطور ، لن تختفي أي من مهامك عن الأنظار. سجل جميع الموظفين في البرنامج وأصدر تعليمات مكتوبة من أي نطاق - حتى مشروع عالمي.

عندما ترسل طلبك إلى أحد المرؤوسين ، ستصبح صورته الرمزية المقابلة لاسم المهمة شفافة - وهذا يعني أن الأمر قد تم تسليمه بالفعل ، ولكن لم تتم قراءته بعد. بمجرد أن يفتح الموظف مهمة منك ، ستتخذ صورته الرمزية في البرنامج لونًا قياسيًا. وبالتالي ، فإن عبارات مثل " لم ارى سيكون ببساطة غير مناسب.

لن يتمكن الموظف أيضًا من تخطي مهمتك - ما لم تحدد ، بالطبع ، موعدًا نهائيًا لحل المهمة. سيظهر في قائمة مهام المرؤوس ، وسيعرض متصفح البرنامج اسمك مع عدد المهام المعينة.

إذا لم تكتمل المهمة بحلول الموعد النهائي ، فستظهر في اليوم التالي في قائمة المهام الخاصة بك ، ويمكنك أن تسأل المؤدي عن سبب التأخير. يمكنك أيضًا أن تسأل في الدردشة المضمنة التي تظهر لكل مهمة بعد إنشائها.

وبالتالي ، سيتم تنفيذ جميع طلباتك دون إخفاق ، ولن يفقد أي منها. سيساعدك LeaderTask في تنظيم التحكم في تنفيذ التعليمات بنسبة 100٪. لمزيد من المعلومات حول كيفية معرفة ما إذا تمت قراءة الطلب ، يمكنك مشاهدته في الفيديو أدناه:

وماذا عن المستندات بالنيابة؟ كيف نضمن السيطرة الكاملة على تنفيذ المستندات والتعليمات؟

العمل مع المستندات في LeaderTask

يتم تخزين جميع الملفات والمستندات الخاصة بمهمة معينة داخل هذه المهمة بالذات. يمكن أن تكون هذه ملفات Microsoft Office والصور ومقاطع الفيديو وما إلى ذلك.

على سبيل المثال ، تتمثل المهمة في إنشاء رسومات لموقع جديد - إرفاق جميع الملفات الضرورية بالمهمة أو المشروع. فقط هؤلاء الموظفين الذين تسمح لهم بالوصول إليهم. لذا فإن المعلومات السرية لن تقع في أيدي أشخاص غير مصرح لهم بذلك - وهذا مستبعد!

قلة من الناس يعرفون ، ولكن داخل LeaderTask يمكنك أيضًا إنشاء مستنداتك الخاصة - ملاحظات مع تنسيق داخل المهمة المطلوبة. للقيام بذلك ، ابحث عن الزر المناسب في المهمة المطلوبة وأنشئ مستندات لأي محتوى في النافذة التي تفتح.

كيف تبرز بشكل مرئي المهام والمستندات المهمة والعاجلة؟

مطوري البرامجقدمت كل ما تحتاجه للعمل المرئي مع المهام - الألوان والتسميات والمهام الفرعية وغير ذلك الكثير. على سبيل المثال ، إذا كانت إحدى مهامك عاجلة ، فقم بإنشاء علامة تحمل الاسم نفسه وأرفقها بالمهمة المطلوبة. سيراه الموظف في الإشعار وقائمة المهام ، ويبدأ تنفيذه على الفور.

سهولة اختراق الحياة من أنفسنا- إضافة بند إلى "قواعد الشركة" يفيد بضرورة إكمال الطلبات ذات الملصقات المناسبة أولاً ، مع تأجيل جميع المهام الأخرى إلى وقت لاحق. وبهذه الطريقة ، ستكون قادرًا على بناء نظام كامل للعمل مع المهام داخل مؤسستك.

تصور المعلومات ، وتمييز أهم الأشياء ، وابدأ بتنزيل LeaderTask ، وهو برنامج لإدارة الطلبات.

"فقط في تلك اللحظة من اليوم ، عندما تستلقي على مقعدك وتسترخي ، سيمشي المدير في المكتب."
نظرية أخذ العينات

نظام مراقبة التنفيذ ESCOM.BPM

الغرض من نظام التحكم في التنفيذ الآلي

من أهم المهام التي يتم تعيينها لأنظمة إدارة المستندات الإلكترونية أتمتة التحكم في تنفيذ المستندات. يوفر الانتقال إلى حل مؤتمت زيادة في انضباط الأداء وتقليصًا في المواعيد النهائية بسبب إدخال أساليب فعالة لإدارة التحكم. يوفر نظام مراقبة تنفيذ المستندات والتعليمات (المهام) في القاعدة زيادة نوعية في الانضباط التنفيذي من خلال استخدام مجموعة من الإجراءات الآلية لرصد ومراقبة تنفيذ المستندات والتعليمات.

إن حلنا ليس فقط واحدًا من أقوى البرامج وأكثرها شمولاً وكامل الميزات من بين البرامج المماثلة لمراقبة تنفيذ الأوامر ، ولكنه أيضًا أحد أكثر الحلول بأسعار معقولة من حيث التكاليف المالية: يمكن شراء نظام مراقبة تنفيذ الأوامر في الطبعة "" لـ 21 وصلة مقابل 33600 روبل فقط. في الوقت نفسه ، لا تنتهي صلاحية التراخيص ولا تحتاج إلى شراء برامج إضافية.

يعد نظام مراقبة تنفيذ المستندات والأوامر (المهام) حلاً جاهزًا ومتكاملًا وقابلًا للتكيف لأتمتة عمليات العمل مع الطلبات ، والتنفيذ التلقائي ، والإخطار الفوري للمشاركين في العملية بشأن الأحداث والمواعيد النهائية ، وإرسال التذكيرات ، والمراقبة والتحكم الآليين من التنفيذ.

يحتوي البرنامج على تقارير عن انضباط الأداء والتي تتيح لك تقديم الوضع الحالي بسرعة في تنفيذ التعليمات في المنظمة ، سواء في سياق الأقسام ولكل مؤدي.

تتمثل إحدى ميزات نظام التحكم في تنفيذ الطلبات في أن العمل مع الطلبات في النظام الآلي منظم بشكل واضح. على سبيل المثال ، لا يمكنك حذف مهمة قيد التقدم ، ولا يمكنك تصحيح مهمة دون إخطار المؤدي بها ، ولا يمكن إرسال المهمة إلا إلى موظف ثانوي ، وليس إلى أي شخص ، وما إلى ذلك.

مهم الاستفادة من نظام مراقبة التنفيذهي إمكانية حساب معامل انضباط الأداء لكل مؤدي ، والتي يمكن استخدامها في حساب المكون التحفيزي للموظف (المكافأة).

يمكن توفير نظام التحكم في التنفيذ كحل مستقل () ، أو كجزء من (الإصدارات "-DELO ، و Standard-CONTRACTS ، و Standard-PROF ، و Big Business and Corporate").

وظائف نظام مراقبة التنفيذ

يحتوي نظام مراقبة تنفيذ الأوامر على الوظائف الآلية التالية:

يحتوي نظام مراقبة التنفيذ على دليل للهيكل التنظيمي للمنظمة. قبل البدء في العمل بنظام مراقبة التنفيذ ، يجب إكماله. يتضمن الدليل المؤسسة وفروعها وأقسامها وموظفيها ووحدات العاملين بها. يتم استخدام البيانات من هذا الدليل عند تحديث الأدوار - عند ملء الحقول في بطاقات المهام ، وكذلك عند إنشاء تقارير عن تنفيذ التعليمات ، على سبيل المثال ، في سياق الأقسام.

يسمح لك دليل الهيكل التنظيمي أيضًا بتعيين علاقة الرئيس - المرؤوسين.

يستخدم نظام التحكم في التنفيذ هذه العلاقة عند ملء بطاقة الطلب - ستكون قائمة المؤدين محدودة لكل مدير.

لكل وحدة موظفين ، من الممكن تكوين نائب واحد أو أكثر.

النواب في نظام مراقبة التنفيذ

يدعم نظام مراقبة التنفيذ استبدال الموظفين. يسمح ذلك للنواب بأداء الإجراءات للموظفين الآخرين في نظام التحكم في التنفيذ - تنسيق المهام ، ووضع علامة على التنفيذ ، وإجراء التحقق ، وما إلى ذلك. ومع ذلك ، عند تنفيذ الإجراءات ، تسجل بطاقة الطلب تلقائيًا من قام بهذا الإجراء بالضبط ومتى.

بالنسبة لأي موظف في نظام مراقبة تنفيذ المستندات ، يمكنك إنشاء نائب أو أكثر. قد يكون الاستبدال دائمًا أو لفترة زمنية محددة.

يجوز منح النائب الحق في تنسيق المهام للرئيس وإرسالها إلى المنفذين للتحقق من تنفيذ المهمة ورفضها وتأكيدها.

يجوز منح نائب المقاول الحق في إنشاء تقارير عن تنفيذ المهمة. بالنسبة للنائب ، يمكنك تكوين تكرار الإخطارات التي يتلقاها الموظف الذي يحل محله.

مهمة شخصية

المهمة الشخصية هي الوسيلة الرئيسية لإضفاء الطابع الرسمي والتحكم في المهمة في نظام مراقبة تنفيذ المستندات. كل شيء عن
تستند تقارير التنفيذ إلى معلومات من بطاقات الطلبات الشخصية. تحتفظ بطاقة المهام تلقائيًا بسجل الأحداث ، الذي يسجل كل ما حدث منذ لحظة الإنشاء وحتى الانتهاء.

يتيح لك نظام التحكم في تنفيذ ESCOM.BPM إنشاء مهام شخصية في وضع "يدوي" أو تلقائيًا في سياق تنفيذ المستند (نشر وتنفيذ القرارات). عند إنشاء طلب من بطاقة مستند (على سبيل المثال ، طلب) ، يتم إنشاء بطاقة طلب تلقائيًا ويتم ملء الحقول الخاصة بها. يتم ربط بطاقات المهام التي تم إنشاؤها تلقائيًا بواسطة نظام التحكم في التنفيذ ببطاقة المستند.

تعرض بطاقة المستند في صفحة "التقدم" المهام الثانوية التي تم إنشاؤها وحالاتها ، بالإضافة إلى معلومات حول الوقت المتبقي حتى تاريخ الاستحقاق. إذا كانت المهمة متأخرة ، فسيتم عرض الوقت الذي تأخرت فيه المهمة. يتم عرض هذه المهمة برمز خاص.

إذا كانت المهمة تحتوي على مهام فرعية ، فسيتم عرضها أيضًا في بطاقة المستند ، مما يؤدي إلى إنشاء قائمة هرمية بالمهام مع المهمة الرئيسية. تسمح لك هذه البنية ذات العرض الديناميكي للحالات والوقت بعرض تقدم المستند بشكل مرئي.

يمكن تعيين مهمة شخصية في نظام التحكم في التنفيذ إلى مقاول واحد فقط. كل منفذ مسئول عن أداء المهام الشخصية الموكلة إليه.

لتوفير فرصة لتعيين أمر للعديد من الموظفين في وقت واحد ، يحتوي نظام التحكم في التنفيذ على مهمة جماعية.

لعرض المهام الشخصية في نظام التحكم في التنفيذ ، يتم توفير مجموعة قابلة للتخصيص من المجلات "المهام الشخصية". تحتوي السجلات على عوامل تصفية قابلة للتخصيص تحدد بطاقات المهام من قاعدة البيانات وفقًا لمعايير محددة وتعرضها في شكل قائمة - سجل. يسمح لك نظام التحكم في التنفيذ أيضًا بإنشاء دفاتر يومية جديدة وتخصيص المجلات الموجودة.

مهام المجموعة

أحد تطبيقات مهمة المجموعة هو تقليل الوقت المستغرق لإنشاء نفس النوع من بطاقات الطلبات الشخصية مع نص مشترك للطلب وموعد نهائي. يمكن أيضًا استخدام مهمة المجموعة كمهمة ذات مستوى أعلى ، يتم تقسيم تنفيذها إلى عدة مهام فرعية ، يمكن تقسيم كل منها بدورها إلى مهام فرعية.

على عكس الواجب الشخصي ، تحتوي مهمة المجموعة على قائمة بفناني الأداء التي يمكن ملؤها بسرعة باستخدام القوالب. عند إرسال مهمة جماعية إلى العمل ، يتم تقسيمها تلقائيًا إلى مهام شخصية وفقًا لعدد المؤدين. سيتم إدخال القيم من الحقول المقابلة لبطاقة مهام المجموعة في حقول بطاقات المهام الشخصية. تعرض بطاقة مهام المجموعة المهام الشخصية التي تم إنشاؤها وحالاتها ، مما يسمح لك بتتبع تقدم المهمة الإجمالية. ستكتمل مهمة المجموعة بعد إكمال جميع المهام الشخصية التي تم إنشاؤها.

لعرض مهام المجموعة ، يحتوي نظام التحكم في تنفيذ المستندات على دفتر يومية "مهام المجموعة".

مهمة مع الجدول الزمني

يسمح لك نظام التحكم في التنفيذ ESCOM.BPM بإنشاء أوامر شخصية تلقائيًا وفقًا لجدول - جدول. للقيام بذلك ، يوفر النظام عملية خاصة "مهمة مع جدول زمني". على سبيل المثال ، تحتاج إلى موظفين مرؤوسين في الخامس والعشرين من كل شهر لتزويدك بتقرير شهري عن تنفيذ خطة العمل. تتيح لك المهمة ذات الجدول الزمني تنفيذ هذه المهمة. وفقًا للجدول الذي تم تكوينه ، سيقوم نظام التحكم في التنفيذ تلقائيًا بإنشاء وتسليم المهام الشخصية لفناني الأداء. في جوهرها ، الوظيفة المجدولة هي وظيفة جماعية لها جدول تشغيل مضاف إليها.

عند وصول الموعد النهائي المحدد في الجدول ، سيقوم نظام التحكم في تنفيذ المستندات تلقائيًا بإنشاء بطاقات مهام شخصية لكل فنان. تعرض بطاقة المهام مع الجدول المهام الشخصية التي تم إنشاؤها وحالاتها ، مما يسمح لك بتتبع التقدم المحرز في تنفيذها. لا تنتهي المهمة المجدولة بعد تنفيذ المهام الشخصية ، ولكن سيتم إطلاقها تلقائيًا مرة أخرى في تاريخ البدء التالي. إذا لزم الأمر ، يمكن إيقاف المهمة المجدولة ثم إعادة تشغيلها.

لعرض المهام بجدول زمني في نظام التحكم في تنفيذ المستندات ، يتم توفير دفتر اليومية "المهام ذات الجدول".

التحضير لمهمة شخصية

تحتوي بطاقة المهام على عنوان مهمة يصف بإيجاز جوهر المهمة ويتم عرضه في سجلات المهام. في نظام التحكم في تنفيذ المستندات ، من الممكن تحديد نوع المهمة من مصنف المهام النموذجية. في هذه الحالة ، سيتم ملء حقل العنوان تلقائيًا ، بالإضافة إلى موعد نهائي نموذجي لإكمال المهمة. يمكنك أيضًا تحديد وصف تفصيلي للمهمة ، والإشارة إلى أهميتها ، والإشارة إلى المشاركين في التنفيذ ، وإرفاق الملفات المرفقة بالبطاقة.

التنازل عن أدوار المؤدي والقائد

بعد إنشاء بطاقة مهمة شخصية ، يتم إدخال دور المؤلف والمشرف تلقائيًا بواسطة الموظف الذي أنشأ البطاقة. لا يمكن تغيير دور المؤلف. يسجل نظام التحكم في تنفيذ ESCOM.BPM تلقائيًا معلومات حول من ومتى تم إنشاء بطاقة المهام الشخصية ، بالإضافة إلى معلومات حول الأحداث الأخرى ، في سجل محفوظات المهام.

يتم تحديد "منفذ المهام" من مربع حوار يحتوي على قائمة بالموظفين الذين يقومون بالإبلاغ إلى المدير المحدد. إذا كنت ترغب في إعطاء مهمة لموظف ليس في قائمة فناني الأداء ، فأنت بحاجة أولاً إلى مسح حقل "المدير" ، ثم تحديد المؤدي المطلوب (سيعرض النظام قائمة بجميع الموظفين). بمجرد تحديد المنفذ ، تحتاج إلى تحديد مدير المهام من مربع حوار اختيار الموظف ، والذي سيحتوي على قائمة المديرين لهذا المنفذ.

الموعد النهائي والتنفيذ والمراقبة

يجب أن يكون للمهمة الشخصية تاريخ استحقاق. في نظام التحكم في تنفيذ الأمر ، يمكن تعيين حقل "تاريخ الاستحقاق" إما كقيمة تاريخ مطلقة أو كقيمة نسبية ، محددة في أيام العمل أو الساعات من تاريخ بدء المهمة المحددة في حقل "تاريخ البدء".

يمكن تعيين الحقل "تاريخ التحكم" كقيمة مطلقة للتاريخ ، أو نسبي ، محددًا في أيام العمل أو الساعات من تاريخ تاريخ الاستحقاق. إذا تم تعيين الموعد النهائي وتاريخ الاستحقاق في وحدات نسبية (أيام وساعات العمل) ، فسيتم حساب التواريخ المحددة تلقائيًا عند إرسال المهمة للعمل. يستخدم النظام الفرعي "" لحساب المواعيد النهائية بشكل صحيح.

تعرض بطاقة المهام أيضًا معلومات محسوبة حول المدة المخططة للمهمة ، ومقدار العمل المخطط له ومقدار الوقت المتأخر (للمهام المتأخرة). يتم إدخال مبلغ تكاليف العمالة من قبل المدير أو يتم حسابه تلقائيًا بواسطة نظام مراقبة تنفيذ الأمر.

• سيؤدي تمكين علامة "تسليم المهمة على الفور" إلى التسليم الفوري للمهمة إلى المنفذ بعد نشر المهمة. إذا تم تعطيل العلامة ، فسيتم تسليم المهمة بواسطة نظام التحكم في تنفيذ الأمر بعد الموعد النهائي المحدد في حقل "تاريخ البدء".
• يؤدي تمكين علامة "المهمة غير ذات صلة بعد تاريخ الاستحقاق" إلى قيام نظام التحكم في التنفيذ بتعيين الحالة "ملغاة" تلقائيًا لمثل هذه المهمة ، إذا لم يتم تمييز المهمة على أنها مكتملة قبل تاريخ الاستحقاق المحدد في البطاقة.

ملفات المرفقات الوظيفية

يتيح لك نظام التحكم في تنفيذ المستندات إرفاق العديد من ملفات المرفقات ذات الأنواع التعسفية ببطاقة المهام. يمكن لمالك المرفق فقط تحرير ملف المرفق. يمكن للموظفين الآخرين إنشاء.

أهمية المهمة

في بطاقة المهام ، يمكنك الإشارة إلى درجة أهمية المهمة. في نظام التحكم في تنفيذ الأمر ESCOM.BPM ، يتم تعيين عامل الأهمية القصوى للمهام ذات الأهمية العالية. إذا كانت المهمة متأخرة أو لم تكتمل ، فسيتم تعيين عامل الأهمية الأقصى لها.

اعتمادًا على حالة المهمة (اكتملت في الوقت المحدد ؛ لم تكتمل في الوقت المحدد - متأخر ؛ لم تكتمل) ومعامل الأهمية المحدد ، عند إنشاء تقرير عن أداء الانضباط ، سيتم حساب معامل أداء الانضباط من 0 إلى 1 لـ كل فنان. كلما ارتفع المعامل ، كان مؤشر أداء الموظف أفضل. يمكن استخدام البيانات المتعلقة بانضباط الأداء عند حساب المكافآت.

إرسال مهمة للعمل في نظام التحكم

عند إرسال مهمة للعمل ، يتحقق نظام التحكم في تنفيذ المستندات من ملء حقول البطاقة. إذا تم الكشف عن خطأ ، فإن نظام التحكم في التنفيذ سيصدر رسالة. يتحقق نظام التحكم في تنفيذ المهمة أيضًا مما إذا كان الموظف الذي يرسل المهمة يمكنه تعيين المهمة إلى المنفذ. إذا لم يكن الأمر كذلك ، فسيتم إرسال المهمة للموافقة عليها إلى الموظف المحدد في حقل "المدير". قبل إرسال المهمة مباشرة إلى المقاول ، يتحقق نظام التحكم في تنفيذ الأمر من علامة "تسليم المهمة على الفور" ، وإذا تم تمكينها ، يتم تسليم المهمة على الفور. وبخلاف ذلك ، يتم تعيين حالة المهمة "التسليم المؤجل" وسيتم تسليم المهمة إلى القائم بالأداء عند وصول الموعد النهائي المحدد في حقل "تاريخ البدء".

حذف أمر في نظام التحكم

في نظام مراقبة تنفيذ الأمر ، لا يمكن حذف بطاقة المهام الشخصية إلا إذا لم يتم إرسالها للعمل. يمكن للمسؤول حذف المهام المكتملة والملغاة. إذا تم تنفيذ الأمر ، فيجب سحبه وبعد ذلك فقط يمكن حذفه.

تنسيق المهام في نظام التحكم

يقوم نظام التحكم في تنفيذ المستندات ESCOM.BPM بإعلام المدير بالمهمة التي تم استلامها للموافقة عليها عن طريق إشعار. يتم توفير تسليم الإخطارات في ESCOM.BPM بواسطة "". في سياق التنسيق ، يمكن للرئيس:

• وافق على المهمة وأرسلها إلى المؤدي. في هذه الحالة ، سيتلقى فنان الأداء إشعارًا بشأن تعيين المهمة.
• ارفض الوظيفة وأعدها إلى البادئ. في هذه الحالة ، سيتلقى البادئ إشعارًا برفض الوظيفة.

يمكن للمدير أيضًا:

• ضبط حقول بطاقة المهام (المدة والأهمية وما إلى ذلك)
• تغيير الفنان

لعرض بطاقات المهام التي تخضع للموافقة في نظام التحكم في التنفيذ ، توجد مجلة "المهام -> الموافقة".

تأخر التسليم

إذا تم إيقاف تشغيل علامة "تسليم المهمة فورًا" في بطاقة المهام ، فبعد النشر ستكون المهمة في حالة "التسليم المؤجل". عند وصول الموعد النهائي المحدد في حقل "تاريخ البدء" ، سيتم تسليم المهمة تلقائيًا إلى المقاول. لعرض بطاقات المهام في حالة "التسليم المؤجل" في نظام التحكم في تنفيذ الأمر ، تم تصميم سجل "المهام -> انتظار التسليم".

تنفيذ المهمة

تسليم المهام لفناني الأداء

في نظام مراقبة تنفيذ الأوامر ، من أجل إحضار المهام المعينة في الوقت المناسب إلى المنفذين ، يكون تسليم المهمة مصحوبًا بالتسليم التلقائي لإخطار إلى المنفذ. يتم أيضًا تكرار الإشعار على البريد الإلكتروني للفنان.
بطاقة الإخطار "تنبثق" فوق النوافذ المفتوحة على شاشة المؤدي.

يحتوي الإعلام على النص وتاريخ الإرسال وتاريخ التسليم والارتباط التشعبي للمهمة وزر تأكيد القراءة. عند النقر فوق زر التأكيد للقراءة أو عند فتح بطاقة مهمة من خلال ارتباط تشعبي ، يتم تحديد تاريخ قراءة الإشعار تلقائيًا. لا يمكن حذف الإشعار.

يتم وضع إخطارات القراءة في نظام التحكم في الطلب في سجل خاص. عندما ينقر أحد الموظفين على زر "تأكيد القراءة" على بطاقة الإشعار أو ينقر على ارتباط تشعبي ، يتم تسجيل تاريخ قراءة الإشعار تلقائيًا. في بطاقة المهام ، يمكنك استدعاء نموذج يحتوي على قائمة بجميع الإعلامات المرسلة في سياق المهمة. تحتوي القائمة على عناوين الإشعارات ومعلومات حالة الإشعارات وتواريخ الإرسال وتواريخ القراءة.

توفر كل هذه الأدوات معًا إخطارًا مضمونًا للموظف بشأن المهمة الموكلة إليه وتوفر التحكم في تسليم المهمة إلى المنفذ. المهام المسلمة إلى المنفذ لها حالة "قيد التقدم".

لعرض المهام الجارية في نظام التحكم في تنفيذ المستندات ESCOM.BPM ، يتم توفير سجل "المهام -> التنفيذ".

لتوفير الراحة للمنفذين ، يوفر نظام التحكم في تنفيذ الأمر ESCOM.BPM مجموعة من المجلات "المهام المعينة" ، والتي تتضمن المجلات التي تحدد المهام المعينة إلى المنفذ بموعد نهائي معين:

• مهمات ذات أهمية عالية
• الموعد النهائي اليوم
• الموعد النهائي الأسبوع الحالي
• تاريخ الاستحقاق الشهر الحالي
• الموعد النهائي الاسبوع المقبل
• و اخرين.

تسجيل الوظائف

يتم تلقائيًا تعيين رقم تسلسلي فريد للمهام التي تم تسليمها في نظام التحكم في تنفيذ الأمر. يتم عرض الرقم في بطاقة العمل وفي المجلات. يسمح لك رقم الوظيفة بالإشارة إلى الوظيفة وتمييزها عن الوظائف الأخرى التي لها نفس المسمى الوظيفي. بالنسبة للوظائف المرتبطة ، تتم إضافة رقم فردي تلقائيًا إلى رقم الوظيفة الرئيسية خلال فترة ، على سبيل المثال 012.1 أو 012.1.2

توزيع العمل على مهمة

يستطيع المؤدي إنشاء مهام شخصية مباشرة لمرؤوسيه مباشرة من بطاقة المهام المخصصة له ، والذين يمكنهم بدورهم أيضًا إنشاء مهام لمرؤوسيهم. يتم إنشاء اتصال تلقائيًا بين هذه المهام في نظام التحكم في تنفيذ المستندات ESCOM.BPM ، والذي يسمح لك بتتبع تقدم سلسلة المهام بالكامل بصريًا في شكل هيكل هرمي (شجرة).

يتم عرض تقدم تنفيذ المهام في بطاقة المهمة أو المستند الرئيسي. يقوم مؤديوا المهام الثانوية بإدخال معلومات عن تكاليف العمالة الفعلية في بطاقات المهام الخاصة بهم وإنشاء تقارير الأداء. بعد تأكيد المشرف على تنفيذ المهمة الثانوية ، يتم نقل المعلومات النهائية عن تكاليف العمالة الفعلية وتقرير المؤدي من المهمة الثانوية إلى بطاقة المهمة الرئيسية.

إذا تم تمكين علامة خاصة في بطاقة المهام ، فيمكن إكمال المهمة تلقائيًا بعد الانتهاء من تنفيذ المهام الثانوية. وبالتالي ، يكفي أن يقوم "منفّذ المهام" بفحص وتأكيد تنفيذ المهام الثانوية. بمجرد قيامه بذلك ، سيتم تلقائيًا تمييز مهمته على أنها مكتملة بواسطة نظام التحكم في تنفيذ الأمر.

تفويض العمل

لتفعيل احتياطيات المنظمة بسبب الاستخدام الأمثل لكفاءة الموظفين وإطلاق الوقت للمديرين في نظام مراقبة تنفيذ المستندات ESCOM.BPM ، يتم توفير إمكانية تفويض المهام.

عندما يتم تنفيذ التفويض ، يتم الإشارة إلى موظف من بين مرؤوسي المنفذ ، والذي سيتم تفويضه بحقوق تنفيذ المهمة. يقوم نظام التحكم في تنفيذ المهام تلقائيًا بإبلاغ المنفذ الجديد بالمهمة المعينة. الموظف الذي تم تفويض المهمة إليه يعمل معه كما لو تم تعيينه كمنفذ للمهمة.

مراقبة تنفيذ المهام

عند إرسال مهمة إلى المقاول في نظام التحكم في تنفيذ المستندات ESCOM.BPM ، تتم تهيئة مؤقت التحكم تلقائيًا ، والذي سيتتبع الموعد النهائي لتنفيذ المهمة. عندما يحين الموعد النهائي ، سيعرض نظام التحكم في التنفيذ نافذة على شاشة شاشة المقاول مع تذكير بالوقت المتبقي.

إذا ظلت المهمة في حالة "قيد التقدم" عند وصول تاريخ التنفيذ المجدول ، فسيقوم نظام التحكم في التنفيذ بإضافة علامة "متأخر" إلى بطاقة المهام. في الوقت نفسه ، سيرسل نظام التحكم في تنفيذ الأمر ESCOM.BPM إشعارات تلقائيًا إلى المقاول والمراقب المالي ، ومن تلك اللحظة فصاعدًا ، سيذكرهم يوميًا بالمهمة المتأخرة.

تعرض بطاقة المهام ، بالإضافة إلى سجلات المهام ، الوقت المتبقي حتى تاريخ الاستحقاق ، وإذا كانت المهمة متأخرة ، فإن الوقت الذي تأخرت فيه. إذا تم تمكين مربع الاختيار "اعتبار المهمة لم تكتمل إذا تأخرت عن موعدها بعدد الأيام المحدد" في نموذج التعليمات ، فسيتم تلقائيًا تمييز التعليمات المتأخرة عن طريق نظام التحكم في تنفيذ التعليمات على أنها لم تكتمل بعد عدد الأيام المحدد في البطاقة.

يتم عرض الطلبات ذات الحالة "المتأخرة" في مجلة "المهام -> المتأخرة". يتم عرض الطلبات تحت السيطرة في ESCOM.BPM نظام التحكم في التنفيذ في سجل "المهام -> تحت السيطرة".

تأجيل الموعد النهائي

إذا لزم الأمر ، يجوز للمقاول إرسال طلب إلى الرئيس مع طلب لتغيير الموعد النهائي أو تعديل المهمة. يمكن للمدير نفسه بدء عملية تعديل المهمة. في هذه الحالة ، سيتم سحب التعليمات من مرحلة "التنفيذ" وسيتم تحويلها إلى مرحلة "التحقق من قبل المدير". يتم تسجيل تغيير في تاريخ الاستحقاق بواسطة نظام مراقبة التنفيذ في قسم "إعادة الجدولة" من بطاقة الأمر ويؤخذ في الاعتبار عند إنشاء تقارير عن تنفيذ المهام.

يجوز للمدير رفض طلب المقاول. في هذه الحالة ، لن يتغير الموعد النهائي لتنفيذ الأمر.

يتم عرض التعليمات التي يتم فحصها (تصحيحها) في المجلة "المهام -> تحت الفحص". يتم عرض المهام المعاد جدولتها في سجل "التعيينات -> المعاد جدولتها"

محاسبة تكاليف العمالة الفعلية

أثناء العمل على المهمة ، يمكن للمقاول إدخال معلومات في قسم "تكاليف العمالة الفعلية" حول الوقت الذي يقضيه بالفعل في تنفيذ المهمة. يتم تلخيص المعلومات المُدخلة حول الوقت المنقضي تلقائيًا بواسطة نظام التحكم في تنفيذ المستندات ESCOM.BPM ، ويتم تسجيل المبلغ المحسوب في حقل "تكاليف العمالة الفعلية" في بطاقة التعليمات.

إذا كانت المهمة الرئيسية تحتوي على مهام فرعية ، فعند اكتمالها ، يتم إدخال المعلومات الموجزة حول تكاليف العمالة الفعلية من بطاقات المهام الفرعية تلقائيًا في قسم "تكاليف العمالة الفعلية" من المهمة الرئيسية. وبالتالي ، في بطاقة الطلب الرئيسي ، يتم جمع جميع تكاليف العمالة للتنفيذ.

تقرير المنفذ

في نظام التحكم في تنفيذ المستندات ، يتمتع "منفّذ المهام" بالقدرة على إدخال تقارير مرحلية مؤقتة في بطاقة المهام ، حيث يمكنك الإشارة إلى النسبة المئوية الحالية لإكمال المهمة. عند إنشاء تقرير ، يتم استبدال الحجم الحالي لتكاليف العمالة الفعلية تلقائيًا فيه.
يتم عرض تقارير التنفيذ في بطاقة الطلب ، في القسم المقابل. يجب على المقاول تحديد النسبة المئوية لتنفيذ الأمر ، وملء محتوى التقرير وحفظ التقرير عن المهمة بالنقر فوق الزر "موافق".

يقوم نظام التحكم في تنفيذ الأمر بإخطار المدير تلقائيًا بالتقرير.

تعرض بطاقة المهمة النسبة المئوية الحالية لإكمال المهمة ومقدار تكاليف العمالة الفعلية والوقت المتبقي حتى الموعد النهائي.

يتم إنشاء التقرير النهائي بنفس طريقة إنشاء التقرير الوسيط. في بطاقة التقرير النهائي ، يجب أن تشير إلى النسبة المئوية للإنجاز 100٪ وتعيين العلامة "وضع علامة على المهمة كمكتملة".

لعرض المهام الشخصية المنفذة ، ولكن التي لم يتم التحقق منها في نظام التحكم في تنفيذ الأمر ESCOM.BPM ، يتم توفير دفتر يومية خاص "عند المراجعة".

فحص التنفيذ

إذا كان المراقب والمدير موظفين مختلفين ، ففي نظام التحكم في تنفيذ المستندات ، يتم أولاً إرسال المهمة المكتملة للتحقق منها إلى وحدة التحكم. في هذه الحالة ، تنتقل التعليمات إلى مرحلة "التحقق من قبل وحدة التحكم".
عند التحقق من المهمة المكتملة ، تقوم وحدة التحكم بمراجعة بطاقة الطلب للتأكد من صحة ملء تقرير المنفذ ، وإذا لزم الأمر ، تقوم بإرجاع المهمة إلى المنفذ للمراجعة. إذا لم يكن لدى المراقب المالي أي تعليقات ، فإنه يرسل الأمر إلى الرئيس للنظر فيه واتخاذ قرار بشأنه. المهمة المرسلة للمراجعة من قبل المدير يتم تعيين الحالة "تحقق من قبل المدير".

إذا قرر ، نتيجة للتحقق من قبل رئيس الطلب ، إعادة المهمة إلى المقاول للمراجعة ، قبل القيام بذلك ، يتعين عليه تحديد موعد نهائي جديد.

يقوم نظام التحكم في تنفيذ المستندات بإبلاغ المقاول تلقائيًا بالحاجة إلى إنهاء المهمة عن طريق إشعار. يمكن للمشرف والمشرف إبداء تعليقاتهما في قسم "التعليقات" ببطاقة المهام. عند الانتهاء من المهمة ، سيتعين على المقاول تدوين ملاحظات حول حذف التعليقات.

يمكن للمدير تأكيد اكتمال المهمة ، ويتم تسجيل تاريخ الانتهاء الفعلي للعمل تلقائيًا. في الحالات التي يتعذر فيها إكمال المهمة لأي سبب من الأسباب ، أو عند التحقق من تنفيذ المهمة ، تم الكشف عن جودة المهمة ، يجوز للمدير وضع علامة على المهمة على أنها لم تكتمل.

لعرض المهام غير المكتملة ، يحتوي نظام التحكم في تنفيذ المستندات على السجل "غير المكتمل".

وجود مثل هذه التعليمات له تأثير سلبي على معامل انضباط الأداء لفناني الأداء.

يتم عرض الأوامر التي تتطلب مراجعة في ESCOM.BPM نظام التحكم في التنفيذ في دفتر اليومية "المهام -> تحت المراجعة".

إذا كان استمرار العمل في المهمة غير مطلوب ، فيمكن للمدير وضع علامة على المهمة على أنها "ملغاة". لا تؤثر هذه التعليمات على معامل انضباط الأداء. في نظام التحكم في تنفيذ الأمر ESCOM.BPM ، يتم عرض المهام المكتملة في سجل "المهام -> مكتمل".

تقارير عن أداء التعليمات

ينبغي أن تؤخذ في الحسبان البيانات المتعلقة بالتقدم المحرز ونتائج مراقبة الأداء وأن يتم تحليلها. نتائج هذا العمل هي تقارير الأداء
المستندات والمهام التي يتم توفيرها للمديرين.

يوفر نظام مراقبة تنفيذ المستندات إمكانية إنشاء تقارير مختلفة عن تنفيذ التعليمات وانضباط الأداء. تسمح لك التقارير بتقييم مستوى انضباط الأداء لفترة معينة من الوقت ، مع توفير معلومات عن المهام المكتملة والمعلقة والمتأخرة للمؤسسة ككل ولحجم أنشطة وحدة أو موظف واحد.

لأغراض المراقبة ، يحتوي نظام التحكم في التنفيذ على سجلات مهام قابلة للتخصيص تعرض بطاقات المستندات والأوامر لفترة زمنية معينة ، مع حالة معينة (في العمل ، والتحقق ، والمراجعة ، وما إلى ذلك).

تتمتع سجلات نظام مراقبة تنفيذ المستندات بالقدرة على تقديم المعلومات في شرائح معلومات مختلفة ، على سبيل المثال:

وفقًا للوضع الحالي للأمر ؛ - بواسطة فناني الأداء ؛ - من قبل القادة. - بالتقسيم. - بحلول الموعد النهائي ؛ - بسبب التأخير وسمات المهام الأخرى ؛ - من خلال التجمعات المركبة ، على سبيل المثال ، حسب فناني الأداء والمكانة والقادة وفناني الأداء ، إلخ.

في مجلة نظام مراقبة التنفيذ ، يتم حساب العدد الإجمالي للتعليمات تلقائيًا ، بالإضافة إلى عدد المهام في كل مجموعة. بالإضافة إلى ذلك ، تتمتع السجلات بإمكانية الفرز حسب عدة أعمدة ، وتصفية البيانات في الأعمدة ، وإبراز السجلات بالقيم المرغوبة ، والبحث عن البيانات ، وتحديد ترتيب الأعمدة وتكوينها.

• يمكن طباعة التقرير الذي تم إنشاؤه بهذه الطريقة أو تصديره إلى ملف.
• يتيح لك نظام التحكم في التنفيذ إنشاء رسوم بيانية ومخططات بناءً على بيانات من سجلات الوظائف ، مما يضمن كفاءة ووضوح المعلومات التي تم تحليلها.
• بالنسبة للمديرين ، هناك تقارير خاصة تتيح لك تقييم حالة تنفيذ التعليمات بسرعة.

السمة والبحث عن نص كامل للمهمة

بالإضافة إلى سجلات المهام ، يحتوي نظام التحكم في التنفيذ على نماذج خاصة للبحث عن السمات والنص الكامل لبطاقات المهام. تسمح لك نماذج البحث باختيار البطاقات الضرورية بسرعة وفقًا لمعايير الاختيار التعسفي. عند إجراء البحث

تؤخذ في الاعتبار حقوق الوصول للمستخدم الذي يقوم بالبحث. يمكن للمستخدم أن يرى فقط تلك المهام في البطاقات التي يشار إليها - أي أنه دور. يتم عرض بطاقات المهام المختارة كسجل مهمة.

كيفية شراء الحل "نظام مراقبة تنفيذ الأوامر"

المحلول " النظام الآليالتحكم في التنفيذ "متاح في جميع إصدارات ESCOM.BPM.

يشتري هذا القراريمكنك القيام بذلك بنفسك في متجرنا على الإنترنت. للقيام بذلك ، تحتاج إلى وضع ترخيص خادم واحد للإصدار المحدد في عربة التسوق ، على سبيل المثال ، والعدد المطلوب من تراخيص العميل ، على سبيل المثال. ثم ضع طلبًا.

يمكنك أيضًا أن تكتب لنا رسالة تحتوي على المعلمات الرئيسية لمهمة الأتمتة الخاصة بك وسنقوم بإعداد عرض تجاري مثالي لك.