ما هي المعلومات الموثقة. معلومات المستند

يبدأ إنشاء مصدر معلومات من أي نوع بإعطاء المعلومات نموذجًا وثيقة. المعلومات الموثقة ، بدورها ، يمكنيتم تضمينها في أي قاعدة معلومات.

الدعم التنظيمي

وفقا لأحكام القانون الاتحادي رقم 149 ، تم إصلاح المعلومات الموثقةعلى حامل المواد. يتم استخدام متطلبات معينة لتحديد البيانات أو مصدرها.

كلمة "وثيقة" لها جذور لاتينية. في الترجمة ، هذا يعني "الإثبات". في قاموس المصطلحات للنظرية والتطبيق لعام 1964 ، تم تعريف كلمة "وثيقة" على أنها كائن مادي يحتوي على معلومات في شكل ثابت.

القاعدة النظرية

يوجد في أي مستند 3 عناصر: محتوى المعلومات ، وأشكال توفيرها ، وناقل المعلومات الموثقة.

يتم إجراء دراسة طرق تثبيت البيانات وعلامات حامليها في إطار نظام مثل إدارة المستندات. هو - هي الاتجاه العلمييستكشف عمليات الأرشفة والعمل المكتبي وتداول الوثائق. يتم إيلاء الاهتمام الرئيسي لتنظيم شكل المستندات التقليدية ، وتحديد تفاصيلها.

ميزات تحديد المعلومات

المعلومات الموثقة هي معلومات، الواردة في بعض ناقلات المواد ، من خلال تفاصيل المعلومات التي يمكن التعرف عليها. حاليا ، هناك العديد من الطرق لدمج المعلومات. تقليديا ، يتم تقسيمهم إلى عدة فئات.

المستندات الورقية هي ناقلات للمعلومات المتاحة للإدراك دون استخدام مواد إضافية الوسائل التقنية. تعتبر طريقة التوثيق هذه الأكثر شيوعًا.

في الآونة الأخيرة ، ومع ذلك ، أصبحت وسائل الإعلام ، التي لا يمكن الحصول على المعلومات منها إلا بمساعدة الوسائل التقنية ، منتشرة بشكل متزايد. يمكن أن يكون المستندات الإلكترونية، فيديو ، تسجيلات صوتية (ملفات) ، معلومات مشفرة ، إلخ.

هوية

أحد المتطلبات الأساسية للعمل مع البيانات هو توفر التفاصيل التي يتم من خلالها معلومات موثقة.

يعد تعريف مصدر البيانات ضروريًا لمطابقة المحتوى الأصلي للوسيط مع محتوى المستند الذي استلمه المستخدم. إذا لزم الأمر ، في عملية دراسة المعلومات ، وحقيقة الهوية ، يتم إنشاء مصادفة البيانات.

التنظيم التنظيمي

النظام القانوني للمعلومات الموثقة، تحدد الحكومة إجراءات تحديد المعلومات من قبل الهياكل التنفيذية الاتحادية. قواعد توزيع الوثائق ، العمل المكتبي ، المعتمدة من قبل الهيئات والهيئات الحكومية الأخرى الحكم الذاتي الإقليميضمن اختصاصها ، ألا تتعارض مع أحكام اللوائح الحكومية.

هيكل الدولة الذي ينفذ التنظيم المعياري والمنهجي المعلومات الموثقة هي وكالة فيدراليةبشأن التنظيم الفني والمقاييس. في السابق ، كان يتم تنفيذ هذه الوظائف بواسطة Gosstandart. خلال الإصلاحات ، تم تحويلها إلى الوكالة.

يتم تنظيم القضايا المتعلقة بتوحيد المستندات بموجب أحكام القانون الاتحادي رقم 184 "بشأن التنظيم الفني". تقع القيادة المشتركة بين القطاعات في المنظمات ضمن اختصاص وكالة المحفوظات الفيدرالية. تتولى الوزارات المعنية الإدارة القطاعية لدعم التوثيق ، مع مراعاة توصيات وكالة المحفوظات.

تفاصيل تحديد الهوية

هناك عدة طرق للتخزين معلومات موثقة. تعريفيعتمد الخيار المحدد على تفاصيل الصناعة التي تُستخدم فيها المعلومات.

يمكن تقديم البيانات بتنسيق نموذج إلكترونيوتخزينها في قواعد بيانات متخصصة. في مثل هذه الحالة ، يكون للهوية بعض الخصائص المميزة. وهي تتكون من حقيقة أنه يجب تأكيد موثوقية المعلومات من قبل مالك قاعدة البيانات أو مسؤول مخول.

هناك طرق أخرى للتحقق من صحة معلومات موثقة. هذه المعلومةيمكن أن تكون ، على وجه الخصوص ، مصدقة من خلال التوقيع الرقمي. وثيقة إلكترونية مؤكدة التوقيع الإلكترونيأو نظير الرسم المرسوم يدويًا ، يُعترف به على أنه مكافئ للورق. يجوز وضع استثناءات بموجب قوانين اتحادية أو لوائح أخرى.

مصادر المعلومات

وهي تعتبر أهدافًا للعلاقات بين الكيانات القانونية والمواطنين والدولة. القائمة الحالية توفر حماية البيانات.

يتم تنفيذ اللوائح التنظيمية الأحكام القانونية، اصلاح:

• قواعد توثيق المعلومات.
• ملكية الوثائق وصفائفها ، بما في ذلك نظم المعلومات.
• فئة البيانات حسب مستوى الوصول إليها.
• إجراءات ضمان حماية المعلومات.

يتم إنشاء مصادر المعلومات من قبل الوكالات الحكومية على أي مستوى ، والكيانات التجارية ، والجمعيات العامة ، والمؤسسات ، والأفراد. يشكل كل موضوع هذا المورد أو ذاك لأغراضه واستخداماته الخاصة معلومات موثقة. هو - هييمكن أن تكون لأغراض صناعية وإدارية وتعليمية وعلمية.

تختلف موارد المعلومات بشكل كبير عن بعضها البعض من حيث الحجم. يتم تمثيل بعضها من خلال العديد من الكتب المرجعية ، والبعض الآخر - من خلال مجموعات كبيرة من المكتبات. بالإضافة إلى ذلك ، يوجد تصنيف وفقًا لطريقة التنظيم وترتيب تقديم البيانات.

موارد معلومات الدولة

الاتحاد الروسي والمناطق والبلديات هم أصحاب معلومات موثقة. هؤلاءيتم تجميع المعلومات وإنشاءها والحصول عليها بشكل أساسي على حساب أموال الميزانية.

تدار موارد معلومات الدولة من قبل هيئات الدولة وهياكل الحكم الذاتي الإقليمي في إطار الصلاحيات الممنوحة لها.

للدولة الحق في الاستخدام والاسترداد معلومات موثقة. هذهتتحقق الفرصة في الحالات التي يتم فيها تصنيف المعلومات التي تنتمي إلى كيانات أخرى (كيانات قانونية أو مواطنين) على أنها من أسرار الدولة ، وكذلك في الحالات الأخرى التي ينص عليها القانون.

نسخة قانونية كنوع من المعلومات الموثقة

يسمى الإلزامي نسخة من المستند المنسوخ ليتم نقله من قبل الشركة المصنعة إلى المنظمة المناسبة. يتم التعرف على المستند في هذه الحالة باعتباره ناقل مادة يحتوي على معلومات. يمكن تقديمها في شكل نص أو مقطع صوتي أو رسم توضيحي أو مزيج منها. النسخة هي نموذج مستند مطابق للأصل.

لهذا التنوع معلومات موثقة النظام القانوني محدد في القانون الاتحادي رقم 77. الفعل المعيارييحدد سياسة الدولة بشأن إنشاء نسخ قانونية كقاعدة موارد لاقتناء صندوق المكتبة الوطنية وتطوير نظام الببليوغرافيا. ينص القانون على قواعد ضمان سلامة ناقلات المعلومات ، وخصائص استخدامها العام.

المستلمون

يتم توزيع النسخ القانونية على الكيانات القانونية التي لها الحق في تخزين المعلومات واستلامها وتوفيرها للاستخدام مجانًا أو مقابل رسوم. المستلمون هم:

• غرفة الكتاب ، الدولة ، العلمية والتقنية والوطنية RAS ، فرع سيبيريا من RAS ، مكتبة الشرق الأقصى العلمية. تتلقى هذه المؤسسات المنشورات.
• المكتبة الروسية للمكفوفين. تتلقى هذه المؤسسة منشورات للأشخاص الذين يعانون من مشاكل في الرؤية.
• المعهد الاتحادي للملكية الصناعية. تتلقى هذه السلطة الوثائق الإلكترونية لبراءات الاختراع.
• مكتبة برلمانية. يحتوي على وثائق رسمية.
• الصندوق الفيدرالي لمعايير الدولة ، المصنف عموم روسياالبيانات الفنية والاقتصادية والقواعد الإقليمية / الدولية والتوصيات وقواعد التقييس للدول الأجنبية.

هذه ليست القائمة الكاملة للمتلقين. هناك أيضًا مؤسسات خاصة تتلقى المعلومات المرئية والمسموعة وبرامج الكمبيوتر وما إلى ذلك. وقد تم إنشاء مراكز علمية وتقنية في الاتحاد الروسي لتخزين المستندات في شكل إلكتروني. يتلقون المعلومات في الاتجاهات التي تتوافق مع مواصفاتهم.

تنشر جميع هذه المنظمات بانتظام معلومات حول الإيداع القانوني المجاني الذي تلقوه. تشكل المؤسسات الوطنية صندوق المكتبةمستندات.

يتم تسليم المواد وتوزيعها مركزيًا وإخطار المستهلكين ضمن الحدود الزمنية التي تحددها تشريعات ولوائح المنظمات ذات الصلة. يترتب على مخالفة صانعي المستندات للمتطلبات المحددة مسؤولية إدارية.

إرسال عملك الجيد في قاعدة المعرفة أمر بسيط. استخدم النموذج أدناه

سيكون الطلاب وطلاب الدراسات العليا والعلماء الشباب الذين يستخدمون قاعدة المعرفة في دراساتهم وعملهم ممتنين جدًا لك.

وثائق مماثلة

إنتاج المعلومات الموثقة ، وتكوين واستخدام مصادر المعلومات. خصائص الإيداع القانوني للوثائق المنسوخة. سياسة عامةفي مجال تكوين واستخدام مصادر المعلومات.

الاختبار ، تمت إضافة 06/24/2011


الدستور الحالي للاتحاد الروسي. القانون الاتحاديحول المعلومات تكنولوجيا المعلوماتوأمن المعلومات. القانون الاتحادي بشأن التوقيع الرقمي الإلكتروني. قوانين الاتحاد الروسي "على حقوق النشرو الحقوق المجاورة"،" حول وسائل الإعلام ".

عرض تقديمي ، تمت إضافة 2014/05/19


المفهوم والجوهر توقيع إلكترونيوشروط استخدامها في المستندات الإلكترونية من قبل السلطات سلطة الدولة, المنظمات الحكوميةوالكيانات القانونية والأفراد. مفهوم ووظائف الخدمات المصرفية الإلكترونية.

العمل الرقابي ، تمت إضافة 10/16/2010


حقوق وحريات المستهلكين في مجال تداول المعلومات. المعلومات الموثقة كهدف للمعلومات العلاقات القانونية. التشريعات الإعلانية - معلومات تهدف إلى لفت الانتباه إلى منتج أو خدمة والترويج لها في السوق.

ورقة مصطلح ، تمت الإضافة بتاريخ 05/02/2011


الوضع القانونيالتوقيع الرقمي الإلكتروني ومميزاته واختلافه عن التوقيع بخط اليد. النظر في الموقف المتعلق بعدم مقبولية إعلانات البيرة في حالة عدم وجود ملصق تحذير ، وكذلك وضعها بالقرب من المؤسسات التعليمية.

العمل الرقابي ، تمت إضافة 01/06/2015


مفهوم إضفاء الطابع المعلوماتي على القانون و التنظيم القانوني. مشكلة إنشاء فضاء قانوني للمعلومات في روسيا وحماية حقوق المعلومات للمواطنين. اعتماد قانون التوقيع الرقمي الإلكتروني. توزيع الوثائق الإجرائية.

ورقة مصطلح تمت إضافتها في 09/13/2013


مفهوم الوثيقة الإلكترونية ، سماتها الرئيسية وأنواعها. ميزات جمع وتقديم المستندات الإلكترونية. تفاصيل دراسة وتقييم الوثائق الإلكترونية. إمكانيات استخدام المستندات الإلكترونية كدليل.

أطروحة ، تمت إضافة 2012/04/28

بناء على المعلومات الموثقة التي تصلهم.

يحتوي السجل على قوائم دافعي الضرائب ووكلاء الضرائب والأفراد. المعلومات الموثقة عنها تذهب إلى مصلحة الضرائبمن مختلف سلطات التسجيل الحكومية ، وسلطات الوصاية والوصاية ، وكتاب العدل ، والهيئات والمؤسسات الأخرى.

اعتمادًا على طريقة معالجة المعلومات ، يتم تقسيمها إلى موثقة وغير موثقة. تتضمن المعلومات الموثقة جميع المستندات (بما في ذلك الأشرطة المثقوبة والأشرطة الممغنطة والبطاقات المثقوبة والأقراص الممغنطة) التي تشير إلى المعاملات التجارية. تستند المعلومات الموثقة على البيانات التشغيلية والمحاسبية والمالية والإحصائية. يتم توفيرها بشكل مختلف اعتمادًا على مستوى الإدارة ونوع القرارات التي يتم اتخاذها ، حيث يتم تحديد تكوين وكمية المعلومات الضرورية مسبقًا لكل مستوى من مستويات الإدارة. عادة ، يعتمد تزويد موظفي الإدارة بالمعلومات ذات الصلة على توزيع الوظائف بين فناني الأداء. تحقيقا لهذه الغاية ، يتم تطوير توصيفات وظيفية لكل مدير ، والتي تسرد الوظائف التي يؤديها. على أساس توصيف الوظائف ، يتم تحديد مقدار المعلومات اللازمة لتنفيذ أنشطة محددة واعتماد قرارات إدارية معينة.

وسائل توثيق المعلومات

يعمل المطلوب على تسريع نقل المعلومات الموثقة عبر قنوات الاتصال الإلكترونية وتقليل عدد الأخطاء المحتملة التي تحدث أثناء نقل البيانات وأسماء المنظمات التي يصعب إدراكها. الرمز هو عنصر من عناصر التعريف الإلكتروني للمستند.

يعمل رمز المنظمة - مؤلف المستند (مؤلف المستند - الفرد أو الكيان القانوني الذي أنشأ المستند) على تسريع نقل المعلومات الموثقة عبر قنوات الاتصال الإلكترونية وتقليل عدد الأخطاء المحتملة التي تحدث عند نقل أسماء المنظمات الطويلة والتي يصعب إدراكها. الرمز هو عنصر من عناصر التعريف الإلكتروني للمستند.

الغرض من تقييد الوصول إلى المعلومات الواردة في مستند ما هو حماية المعلومات المسجلة الملكية أو التجارية الموثقة ، والتي قد يؤدي سوء التعامل معها إلى إلحاق الضرر بمالكها أو مالكها أو مستخدمها أو أي شخص آخر. ومع ذلك ، قد يقتصر الوصول إلى هذه المعلومات على مالكها فقط في الأساس القانوني. تنقسم المعلومات الموثقة ذات الوصول المقيد بموجب شروط نظامها القانوني وفقًا للقانون الفيدرالي للمعلومات والمعلومات وحماية المعلومات إلى معلومات مصنفة على أنها أسرار للدولة وسرية.

المعلومات الموثقة (المستندات) - المعلومات المسجلة على حامل المواد

معلومات الوصول المقيد - معلومات موثقة لا يتم توفير الوصول إليها إلا المصرح به بشكل خاص.

البيانات - المعلومات الموثقة المتداولة في عملية معالجتها على أجهزة الكمبيوتر الإلكترونية (قانون جمهورية بيلاروسيا بشأن المعلوماتية).

المعلومات الموثقة - المعلومات الصادرة في في الوقت المناسبومثبتة على حامل مادة يضمن نقلها في الزمان والمكان (STB 982-94).

ومع ذلك ، سواء كنا نتحدث عن شيء ورقي به نص مثبت عليه ، أو عن وسائط إلكترونية للمعلومات النصية التي يمكن إعادة إنتاجها بصريًا وماديًا ، فلدينا بالمعنى الواسع وثيقة تحتوي على معلومات في شكل نص. تلقى هذا الظرف تأكيدًا تشريعيًا مباشرًا في القانون الاتحادي للمعلومات والإعلام وحماية المعلومات بتاريخ 20 فبراير 1995 ، في الفن. 2 منها مكتوب أن المعلومات الموثقة (الوثيقة) هي معلومات مسجلة على حامل مادة مع تفاصيل تسمح بتحديد هويتها.

يحدد القانون مفاهيمه الرئيسية على النحو التالي - معلومات موثقة ومصادر معلومات

توثيق المعلومات - شرط أساسي لإدراج المعلومات في مصادر المعلومات - وفقًا لأحكام القانون يجب أن يتم بالطريقة التي تحددها السلطات العامة المسؤولة عن تنظيم العمل المكتبي وتوحيد الوثائق والأمن الاتحاد الروسي.  

الموضوعات التي تمثل في بدون فشلالمعلومات الموثقة للسلطات والمنظمات العامة ، لا تفقد حقوقها في هذه الوثائق واستخدام المعلومات الواردة فيها.

المعلومات الموثقة التي يتم تقديمها دون إخفاق إلى السلطات والمنظمات العامة من قبل الكيانات القانونية ، بغض النظر عن شكلها التنظيمي والقانوني وأشكال الملكية ، وكذلك من قبل المواطنين ، تشكل موارد معلومات مملوكة بشكل مشترك من قبل الدولة والكيانات التي تقدم هذه المعلومات.

يُطلب من المواطنين والسلطات العامة والحكومات المحلية والمنظمات والجمعيات العامة تقديم معلومات موثقة إلى الهيئات والمنظمات المسؤولة عن تكوين واستخدام موارد المعلومات الحكومية.

على الرغم من حقيقة أن السرية مرادفة للسرية ، فإن المصطلح يستخدم على نطاق واسع للإشارة إلى موارد المعلومات المقيدة التي لا يتم تصنيفها على أنها أسرار دولة. تعكس السرية القيود التي يفرضها مالك المعلومات على وصول أشخاص آخرين إليها ، أي يحدد المالك النظام القانوني لهذه المعلومات وفقًا للقانون. في الوقت نفسه ، لا يمكن تصنيف المستندات التأسيسية ، ومواثيق الهياكل التجارية ، والوثائق المالية ، ومعلومات حول رواتب الموظفين وغيرها من المعلومات الموثقة المطلوبة من قبل وكالات إنفاذ القانون والوكالات الحكومية الضريبية كمستندات سرية.

سير العمل كهدف للحماية هو مجموعة مرتبة (شبكة) من القنوات للتوزيع الموضوعي المرخص للمعلومات السرية الموثقة (المستندات) في عملية إدارة وأنشطة الإنتاج للمستخدمين (المستهلكين) لهذه المعلومات. السمة الرئيسية لحركة المعلومات هي التعقيد التكنولوجي ، أي توحيد المهام التي توفر الإدارة والعمل المكتبي والوظائف البريدية. يعكس سير العمل دورة الحياة الكاملة للمستند.

يُفهم تدفق العمل الآمن (تدفق المستندات) على أنه الحركة الخاضعة للرقابة للمعلومات الموثقة السرية من خلال نقاط منظمة لتلقي ومعالجة ومراجعة وتنفيذ واستخدام وتخزين في ظل ظروف قاسية من الأمن التنظيمي والتكنولوجي لكل من ناقل المعلومات والمعلومات نفسها.

محدد نظام تكنولوجيلا ينطبق فقط على الإدارة (الأعمال) ، ولكن أيضًا على التصميم ، والوثائق التكنولوجية والعلمية والتقنية وغيرها من الوثائق المماثلة ، والمنشورات ، والمواد التنظيمية المخزنة في المكتبات الخاصة ، ومراكز المعلومات ، وأرشيفات الإدارات ، والمعلومات الموثقة المسجلة على أي نوع من وسائط المعلومات.

يعتمد نظام العمل المكتبي التقليدي) على الأساليب اليدوية للعمل مع المستندات وهو الأكثر تنوعًا. يوفر حماية موثوقة وطويلة الأجل للمعلومات الموثقة بشكل عادي و الحالات القصوى. في هذا الصدد ، يتم تنفيذ مراحل سير العمل الآمن في معظم الحالات تقنيًا بطرق ووسائل نظام تقليدي بدلاً من نظام آلي لمعالجة المستندات السرية وتخزينها. يتعامل النظام بشكل فعال مع المستندات التقليدية (الورقية) والفاكسية والإلكترونية المقروءة آليًا. عادة ما يتم تقليل تعقيد العديد من الإجراءات والعمليات الفنية والرسمية المنطقية بسبب إدراج التكنولوجيا التنظيمية والكمبيوتر في العملية التكنولوجية.

يجب أن تؤخذ جميع أنواع حاملي المعلومات السرية الموثقة في الاعتبار قبل صياغة مسودة وخيارات ومسودة الوثيقة المستقبلية. في هذه الحالة ، يتم مراعاة شروط حماية المعلومات التالية

الميزة الثالثة المحددة هي أنه لا يمكن عمل مسودة واحدة لمستند سري على أساس مسودة والحصول على حالة المعلومات الموثقة قانونًا دون موافقة (إذن كتابي) من مسؤول مخول للشركة.

العمل الكتابي - نشاط يغطي إعداد الوثائق وتنظيم العمل معهم ، مجموعة من العمليات المكتبية التي يؤديها الموظفون الإداريون والتنظيمي في تنفيذ المهام الموكلة إليه. تشمل عمليات حفظ السجلات طرق معالجة المعلومات الموثقة ، وإعداد المستندات واستلامها ونقلها وتسجيلها والمصادقة عليها وتوقيعها ونسخها وتنفيذها وإرسالها والتحكم فيها وتخزينها وإتلافها.

المعلومات الموثقة هي أحد النماذج
تقديم المعلومات المجانية. التعريف القانوني
المعلومات الموثقة منصوص عليها في الفن. 2 الاتحادية
law "في المعلومات وتقنيات المعلومات والحماية
معلومة." وفقا للمادة المذكورة تحت

يتم فهم المعلومات الموثقة على أنها ثابتة
على وسط ملموس من خلال توثيق المعلومات
بمتطلبات تسمح بتحديد هذه المعلومات أو
في الحالات المنصوص عليها في تشريعات الاتحاد الروسي ، مواده
الناقل. يتم إعطاء تعريف أكثر تفصيلا للوثيقة
في الفن. 1 من القانون الاتحادي "بشأن الإيداع القانوني

المستندات "، والتي بموجبها يكون المستند عبارة عن ناقل مادة مع معلومات مسجلة عليه في شكل نص أو تسجيل صوتي (تسجيل صوتي) أو صورة أو مزيج منها ، معدة للإرسال في الزمان والمكان للاستخدام والتخزين العام" 11.

ثلاث سمات رئيسية للوثيقة تتبع من هذه التعريفات.

أولها وجود ناقل مادي للمعلومات.
على هذا النحو ، من حيث المبدأ ، يمكن النظر في أي أشياء
العالم المادي ، بما في ذلك الأشياء والمجالات المادية فيه
تنعكس بعض المعلومات. نفس
يمكن تسجيل المعلومات على مواد مختلفة
ناقلات. الأكثر انتشارًا وسائط ورقية,
المستندات التي تحتوي على معلومات

في شكل رقمي إلكتروني (مستندات إلكترونية) وفيديو وتسجيلات صوتية.

الميزة الثانية للمعلومات الموثقة هي
تحديد المعلومات المسجلة على الناقل. هو - هي
يتم تحقيقه عن طريق الإضافة إلى جانب المحتوى
تفاصيل البيانات ، تسمى التفاصيل ، والتي تسمح
ضبط مصدر ووجهة المعلومات ، الوقت

توثيقه ، وفي بعض الحالات لضمان حماية مستند معين (إلكتروني توقيع إلكتروني). يجب تسجيل التفاصيل على نفس حامل المواد مثل المعلومات المحددة.

العلامة الثالثة للمعلومات الموثقة ، والتي لا تنعكس في التعريفات أعلاه ، هي إمكانية تغيير أشكال توحيدها. تتجلى هذه الميزة في حقيقة أن المعلومات المثبتة على حامل مادة من نوع واحد يمكن تقديمها في وقت واحد على أنواع أخرى من الوسائط دون التهديد بفقدان محتواها وتفاصيلها. في الأساس ، إنها القدرة على نسخ المعلومات.

تشريعات المعلومات الحالية ، وقبل كل شيء

5.4. الوضع / صفحة المعلومات الموثقة 2 من 6

يحدد القانون الاتحادي "بشأن المعلومات وتقنيات المعلومات وحماية المعلومات" ، وهو الأساس لمجال علاقات المعلومات ، القواعد الأساسية لإطار العمل بشكل أساسي لتوثيق المعلومات.

حسب الفن. 11 من القانون المذكور حسب تشريعات الاتحاد الروسي أو
يمكن تحديد المتطلبات باتفاق الطرفين
لتوثيق المعلومات. في نفس الوقت ، في الهيئات الفيدرالية
قوة تنفيذيةالمعلومات موثقة
بالطريقة التي تحددها حكومة الاتحاد الروسي. قواعد

العمل المكتبي وتدفق المستندات ، التي أنشأها الآخرون الهيئات الحكومية، الأجهزة حكومة محليةضمن اختصاصها ، يجب أن تمتثل للمتطلبات التي وضعتها حكومة الاتحاد الروسي من حيث العمل المكتبي وتدفق المستندات للسلطات التنفيذية الفيدرالية.

حالياً المتطلبات العامةلتشغيل الخدمات
دعم التوثيق للإدارة والتوثيق
نشاطات الادارةوتنظيم العمل مع الوثائق
في الهيئات التنفيذية الاتحادية - الوزارات ،
الخدمات والوكالات المثبتة التعليمات القياسية
في العمل المكتبي في الهيئات التنفيذية الاتحادية ،
تمت الموافقة عليها بأمر من وزارة الثقافة والجماهيرية
رسائل الاتحاد الروسي المؤرخة 8 نوفمبر 2005 رقم 536. بالإضافة إلى ذلك ، في المنطقة
توثيق المعلومات ، GOST R 6.30-

97 بوصة نظام موحدتوثيق. نظام موحد للتوثيق التنظيمي والإداري. متطلبات الأعمال الورقية "و GOST R 51141-98" العمل المكتبي والأرشفة. المصطلحات والتعاريف ".

لا يمكن تخيل أنشطة أي منظمة دون جمع المعلومات ومعالجتها وتجميعها وتخزينها والبحث عنها ونشرها. في الوقت نفسه ، تأخذ المعلومات بشكل متزايد طابعًا وثائقيًا ثابتًا. وفقًا لـ GOST R 51141-98 « وثيقة ، معلومات موثقة - هذه معلومات مسجلة على ناقل مادة مع تفاصيل تسمح بالتعرف عليها.

ظهرت الحاجة إلى تسجيل المعلومات بين الناس في العصور القديمة. إذا اعتبرنا هذا في الجانب التاريخي، إذن من الممكن تتبع كيف تغيرت طرق إصلاح المعلومات على حامل المواد ، وبالتالي ، تغيرت شركات النقل نفسها. لإصلاح المعلومات ونقلها في الزمان والمكان ، تم استخدام طرق مختلفة - من الكتابة إلى الطباعة ، من الطباعة الحجرية إلى التسجيل الصوتي والتصوير الفوتوغرافي وتسجيل الأفلام والميكروفيلم والصورة الثلاثية الأبعاد والليزر و تكنولوجيا الكمبيوتر. حدث هذا لأن وسائط التخزين تغيرت - في البداية كانت لحاء البتولا ، ورق البردي ، ثم الورق ، وأفلام التصوير (ورق الصور) ، والأقراص الممغنطة ، وأقراص الليزر ، وما إلى ذلك.

تسجيل المعلومات على وسائل الإعلام المختلفة القواعد المعمول بهااتصل توثيق وهي عملية إنشاء المستندات ومعالجتها.

يمكن إجراء التوثيق بلغة طبيعية (مخطوطة ، مطبوعة) أو بلغات اصطناعية باستخدام الوسائط المناسبة (الأشرطة الممغنطة ، الأقراص ، أقراص الليزر ، الأقراص المرنة ، إلخ).

في كثير من الحالات ، يكون التوثيق إلزاميًا ، كما هو منصوص عليه في القوانين واللوائح. ينص القانون الاتحادي للاتحاد الروسي المؤرخ 20 فبراير 1995 رقم 24-FZ "بشأن حماية المعلومات والمعلومات" (بصيغته المعدلة في 10 يناير 2003) على موارد المعلومات ، أي المستندات ومصفوفات المستندات هي أهداف للعلاقات بين الأفراد والكيانات القانونية والدولة ويحميها القانون إلى جانب الموارد الأخرى. يحدد القانون النظام القانوني لإنشاء موارد المعلومات وتخزينها واستخدامها ، ولا سيما: إجراءات توثيق المعلومات ؛ ملكية مستندات منفصلةوالمصفوفات الفردية من المستندات والمستندات ومصفوفات المستندات بتنسيق نظم المعلومات؛ فئات المعلومات حسب مستوى الوصول إليها ؛ ترتيب الحماية القانونيةمعلومة.

ينص هذا القانون (المادة 5) أيضًا على أن "توثيق المعلومات هو أمر المتطلبات المسبقةإدراج المعلومات في مصادر المعلومات. يتم توثيق المعلومات بالطريقة التي تحددها سلطات الدولة المسؤولة عن تنظيم العمل المكتبي ، وتوحيد المستندات ومصفوفاتها ، وأمن الاتحاد الروسي.

التوثيق ، أي يمكن تنفيذ عملية إنشاء المستند ومعالجته عن طريق كل من المادية و الكيانات القانونيةالذين سيعملون كمؤلفي الوثيقة. في هذا الصدد ، من المعتاد التمييز بين وثيقة الأصل الشخصي والوثيقة الرسمية.

وثيقة الأصل الشخصي - هي وثيقة أنشأها شخص خارج نطاق نشاطه الرسمي أو أداء واجباته العامة.

وثيقة رسمية هو مستند تم إنشاؤه بواسطة قانوني أو فردتم إعدادها وتصديقها بالطريقة المقررة.

وثيقة رسمية لها الخاصية اللازمة لأنشطة الإدارة - قوة قانونية، مما يعني أن المستند يمكن أن يكون بمثابة دليل حقيقي على المعلومات الواردة فيه. قوة قانونية وثيقة رسميةيعني ضمنيًا طبيعته الإلزامية لأولئك الذين يتم توجيهها إليهم مباشرة ، أو لجميع المشاركين في الإجراءات الإدارية (الهيئات الإدارية ، الانقسامات الهيكلية, المنظمات العامة, المسؤولينوالمواطنين) الذين يسترشدون بالوثيقة ويستندون في أنشطتهم إليها.

وفقًا لـ GOST R 51141-98 « القوة القانونية للوثيقة هي خاصية لوثيقة رسمية يتم إرسالها إليها التشريعات الحالية ، واختصاص الهيئة التي أصدرتها و النظام المعمول بهالتصميم".

تعمل الوثائق كعنصر لا غنى عنه في نشاط الإدارة ، كونها وسيلة للعمل ونتيجتها. تشغل المستندات مثل هذا المكان بسبب تعدد وظائفها ، أي توافر وظائف مختلفة.

يمكن أن تؤدي المستندات الوظائف التالية ، والتي يمكن تقسيمها بشكل مشروط إلى ثلاث كتل:

• وظائف إعلامية (معلوماتية واجتماعية وسياسية وتواصلية) ؛
• الوظائف التي توفر عملية التحكم ( الإدارية والقانونية والمحاسبية) ؛
• وظائف ذات طبيعة ثقافية وتاريخية ( ثقافي ، وظيفة من مصدر تاريخي).

وظيفة المعلومات يرجع ذلك إلى حقيقة أن المعلومات تتجسد في المستند وهي متأصلة في جميع المستندات دون استثناء ، بغض النظر عن طريقة صنعها وناقل المعلومات ، لأن الحاجة إلى تسجيل المعلومات هي سبب ظهور أي مستند.

لذلك ، فإن تثبيت المعلومات ونقلها في الزمان والمكان ، وبالتالي الحفاظ على المعلومات المسجلة ، وإمكانية استخدامها (سهولة الوصول) يشكل المحتوى الرئيسي لوظيفة المعلومات.

يتم تحديد القدرة المعلوماتية للوثيقة من خلال مؤشرات مثل الاكتمال والأمثل والأهمية للمعلومات.

أهم المعلومات التي يحتوي عليها المستند هي معلومات اجتماعية ، أي معلومات حول العمليات التي تحدث في المجتمع. هذا يسمح لك بالتمييز الوظيفة الاجتماعية وثيقة له وظيفة مستقلة. تستند علوم مثل التاريخ ودراسة المصدر وما إلى ذلك على دراسة المعلومات الاجتماعية.

من حيث المبدأ ، يمكن لكل وثيقة أن تؤدي وظيفة اجتماعية ، لأنها تنشأ بسبب حاجة اجتماعية معينة. ومع ذلك ، قد يكون معنى مستند معين يؤدي وظيفة اجتماعية مختلفًا. المستندات الإدارية(المراسيم الحكومية ، على سبيل المثال) أهم من شهادة العمل الصادرة للمواطن.

تؤدي معايير الدولة للأعمال الورقية أيضًا وظيفة اجتماعية ، حيث تركز على استخدام بعض أدوات معالجة المستندات التي تشير إلى مستوى معين تطورات تقنيةتحققه الدولة (الصناعة). لا يمكن للوثائق أن تعكس العمليات التي تحدث في المجتمع فحسب ، بل يمكن أن تؤثر أيضًا على التنمية الاجتماعية.

يمكن أيضًا أن تتجلى الوظيفة الاجتماعية للوثيقة في خصائص الفرد في جوانبها الاجتماعية ، أي في عكس النشاط والمكان ودور شخص معين في بنية اجتماعية معينة.

الوظيفة السياسية وثيقة وثيقة الصلة الوظيفة الاجتماعية. وهكذا ، لم تؤد المراسيم الأولى للسلطة السوفيتية وظيفة اجتماعية فحسب ، بل وظيفة سياسية أيضًا ، لأنها أثرت على العمليات السياسية والاجتماعية. الوثائق وتحديد وتخزين المعلومات حول العملية السياسية ، أي حول الداخلية و السياسة الخارجيةالدولة ، على الأنشطة الأحزاب السياسيةوالمعارضة والقادة يؤدون وظيفتهم السياسية.

وظيفة التواصل يتكون المستند من نقل المعلومات في الزمان والمكان. يمكن اعتبارها أيضًا حالة معلومات معينة ، نظرًا لأن محتواها هو تنظيم وصيانة اتصال المعلومات بين الأفراد في المجتمع ، بين مختلف عناصر البنية الاجتماعية. بمساعدة هذه الوظيفة للوثيقة ، يتم تبادل الأفكار والمعلومات والعواطف ، ويمكن أن يكون هذا التبادل أحادي الجانب وثنائيًا ومتعدد الأطراف.

طريقة واحدة للصرف يمكن أن تحدث بمساعدة المستندات الموجهة في اتجاه واحد - من الأعلى إلى الأسفل (من المشرع إلى المنفذ).

التبادل الثنائي يحدث بمساعدة المستندات التي ترتبط ارتباطًا وثيقًا ببعضها البعض (المستندات التعاقدية والمراسلات الرسمية وما إلى ذلك).

التبادل متعدد الأطراف تحدث المعلومات بمساعدة المستندات المصممة لإعلام المجتمع بأكمله (الإعلانات ، الرموز ، القوانين ، إلخ).

في الوقت الحاضر ، زادت القدرات التواصلية للوثيقة بشكل حاد ، حيث زادت سرعة نقل المعلومات ونطاق مستخدميها الذين يستخدمون الإنترنت والبريد الإلكتروني (البريد الإلكتروني) وما إلى ذلك بشكل حاد. وفي المستقبل ، ازداد الدور من وظيفة التواصل سيزداد فقط ، مع زيادة حجم المعلومات سنويًا ، وعدد المستخدمين ، تتغير تقنية إدارة المستندات.

في وظيفة إدارية المستند بمثابة وسيلة لنشاط الإدارة. يتم تنفيذ هذه الوظيفة من خلال المستندات التي تم إنشاؤها لأغراض الإدارة وفي عملية تنفيذها ، لضمان عملية صنع القرار. المستندات التي لها وظيفة إدارية هي المصدر الرئيسي للمعلومات ، وتلعب دورًا مهمًا فيها دعم المعلوماتإدارة. بمساعدتهم ، يتم جمع البيانات الأولية والمعلومات حول الوضع الفعلي للأمور. ثم تخضع هذه البيانات للتنظيم والتعميم ، والتي يتم تنفيذها في ملخصات ومراجع وتقارير مختلفة. والنتيجة هي وثائق تحتوي على تحليل وتقييم للوضع وخيارات للحلول الممكنة. تعكس وثائق الإدارة في شكل معين مراحل الإدارة وروابطها ودوراتها ولها تأثير على مجال الإدارة.

في الوظيفة القانونية تعمل الوثيقة كمنظم لمختلف جوانب أنشطة المجتمع أو الدولة أو المؤسسة أو المؤسسة أو المنظمة. يتم التعبير عن الوظيفة القانونية للوثيقة في تثبيت وتوحيد وتطبيق القواعد القانونية والعلاقات القانونية.

هناك مجموعتان من المستندات الوظيفة القانونية:

• من كان يمتلكها في الأصل ؛
• · الحصول عليها في الوقت المحدد.

يمكن أن تتضمن المجموعة الأولى المستندات التي تؤسس ، وتصلح ، وتغير تنظيمات قانونيةوالعلاقات القانونية أو فسخها والمستندات التي تستدعي ذلك العواقب القانونية. كل شئ الأفعال القانونيةالسلطات العامة (قوانين ، مراسيم ، قرارات ، إلخ) ؛ القضائية والنيابة العامة والتوثيق و أعمال التحكيمالإدارة الصادرة عن المؤسسات والمنظمات والمؤسسات والتي يترتب عليها عواقب قانونية معينة (أوامر ، أوامر ، لوائح ، مواثيق ، تعليمات ، قواعد ، إلخ).

المجموعة الثانية تشمل الوثائق التي يمكن تقديمها كدليل في المحكمة وسلطات التحقيق والمدعين العامين وكتاب العدل والتحكيم والهيئات الحكومية. على سبيل المثال ، بناءً على محضر الاجتماع عمولة التصديقيتم إصدار أمر بالموافقة على فئة الأجور وفقًا لمقياس التعريفة الموحدة (ETC) للموظف. بسبب ظروف معينة ، يمكن أن تكون الوثيقة دليلاً ، أي مؤقتا وظيفة قانونية.

وظيفة المحاسبة الوثيقة تميز ، أولا وقبل كل شيء ، الجانب الكمي للمعلومات الواردة في الوثيقة. بمساعدة المعلومات المحاسبية المقدمة في تعبير رقمي رسمي ، يتم تنظيم جميع الظواهر وتعكسها. النشاط الاقتصاديالدولة وسلطاتها وإداراتها. المستندات التي لها وظيفة محاسبية ، كقاعدة عامة ، لها أشكال موحدة، التي تمت الموافقة عليها من قبل الهيئات الحكومية ، والتي تم فيها تطوير هيكل معين لتقديم المعلومات مسبقًا.

الوظيفة الثقافية تتجلى الوثيقة في الحالة التي تعمل فيها الوثيقة كوسيلة لتوحيد ونقل التقاليد الثقافية ، التراث الثقافي. تعكس الوثائق معلومات حول المعرفة ، والتقاليد ، والعادات ، والطقوس ، والمهارات ، والمعايير الأخلاقية ، والعقلية (طريقة التفكير) ، والتوجهات القيمية ، وما إلى ذلك. وبهذا المعنى ، يمكن تعريف الوثيقة على أنها نمط ثقافي يلتقط المعلومات.

يتم تنفيذ الوظيفة الثقافية للوثيقة بشكل أفضل من خلال مجموعة من الوثائق التي تميز مجالًا معينًا من النشاط (التكنولوجيا ، والعلوم ، والرسم ، وما إلى ذلك). عند تحليل مثل هذه المجموعة من الوثائق ، يمكن للمرء أن يتتبع خصائص الإبداع العلمي والفني ، والمبادئ الأخلاقية والجمالية في مرحلة معينة ، وتطور وتغيير التقاليد والعادات وقواعد السلوك ، إلخ.

وظيفة المصدر التاريخية ، تتم دراسة هذه الوظيفة من الوثيقة من قبل علوم مثل دراسات المصدر والدبلوماسية ، والتي تدرس الوثيقة من خلال تحليل شكلها ومحتواها ، وأصلها ، وتأليفها ، ولغتها ، والمواد التي صنعت عليها الوثيقة. سيتم تحديد جودة الوثيقة الخاصة بالعلوم التاريخية من خلال دقة المعلومات وخصوصياتها وحداثة واكتمال المعلومات ، فضلاً عن الأهمية القانونية والسياسية والثقافية للوثيقة.

يجمع المستند بين عدة وظائف في وقت واحد ، وهي مترابطة ، لكن دور كل منها مختلف.

في وثائق الإدارةتسود الوظيفة الإدارية ، ولكن في نفس الوقت ، تؤدي هذه الوثائق أيضًا وظائف أخرى للمصدر المعلوماتي والقانوني والتواصلي والاجتماعي والتاريخي. قد يتغير دور وظائف الوثيقة بمرور الوقت ، عندما تفقد المعلومات الواردة فيها كفاءتها وأهميتها وتتحول إلى أثر رجعي ، وتضيع الفعالية والأهمية المعيارية والتنظيمية. هناك نوع من إزاحة بعض الوظائف بواسطة وظائف أخرى.

وظائف تحمل الطبيعة التشغيلية، التي تكون مدتها محدودة (سياسية ، تواصلية ، إدارية ، قانونية ، محاسبية) ، يتم استبدالها بوظائف ذات طبيعة دائمة (مصدر معلوماتي ، ثقافي ، اجتماعي ، تاريخي).

أسئلة الاختبار

• 1. كيف وثيقة معياريةهل المصطلحات الرئيسية في مجال العمل المكتبي منظمة؟
• 2. ماذا يشمل مفهوم "الوثيقة"؟
• 3. ما هي طرق التوثيق التي تعرفها؟
• 4. ما هو الفرق بين وثيقة المنشأ الشخصي والوثيقة الرسمية؟
• 5. ما الذي يحدد القوة القانونية لوثيقة رسمية؟
• 6. ما هو المقصود من تعدد وظائف الوثيقة؟
• 7. قم بتسمية الكتل الرئيسية لوظائف المستند. ما الذي يميز كل كتلة من الوظائف؟