متطلبات نظم المعلومات الخاصة بإدارة الوثائق الإلكترونية. المتطلبات النموذجية لضعف الانتصاب

متطلبات نظام إدارة الوثائق الإلكترونية للمؤسسة

متطلبات نظام إدارة المستندات الإلكترونية

يتم تحديد اختيار نظام للتنفيذ وتحديد تكوين الوحدات التي يتكون منها من خلال قدرة النظام إدارة المستندات الإلكترونيةتحقيق أهداف التنفيذ التي حددتها المنظمة. عند اختيار نظام إدارة المستندات الإلكترونية ، يتم أخذ درجة أتمتة العمليات التجارية في الاعتبار.

يتم تحقيق أهداف التنفيذ من خلال حل مهام العمل التالية:

من حيث العمل. الحفاظ على تسمية القضايا ، والعمل مع الوثائق الداخلية ، ومراقبة تنفيذ التعليمات / القرارات ، ومراقبة إعادة الوثائق ، وإعداد التقارير ؛

جزء من إدارة العلاقات مع العملاء. تشكيل إستراتيجية عمل في مجال العمل مع العملاء والإنشاء والصيانة قاعدة واحدةالمنظمات وأشخاص الاتصال ، وإدارة الأنشطة التسويقية ، وتجميع وتحليل البيانات حول جهات الاتصال وأنشطة التسويق لإنشاء تقارير مختلفة ؛

من حيث وثائق المشروع. الامتثال والتحكم في إجراءات إدارة المشروع ، والعمل مع خطة المشروع ، وإدارة مخاطر المشروع ، ومراقبة الجودة وكفاءة إدارة المشروع ، وإنشاء أرشيف لوثائق المشروع ، وضمان التفاعل والتواصل بين المشاركين في المشروع ؛

من حيث إدارة الجودة. مراقبة التدقيق الداخلي، إدارة عدم المطابقة ، إدارة الإجراءات التصحيحية والوقائية ، إدارة التعليقات والشكاوى ، مراجعة الإدارة.

متطلبات البنية التحتية للمؤسسة عند تنفيذ نظام إدارة المستندات الإلكترونية

يجب أن تفي البنية التحتية للمعلومات للمؤسسة عند تنفيذ نظام إدارة المستندات الإلكترونية بمتطلبات مساحة المعلومات ومحطة عمل العميل والخادم.

تقع أماكن عمل EDMS في مساحة معلومات واحدة للمنظمة وهي مسؤولة الحد الأدنى من المتطلبات، تنطبق على محطات العمل المحلية أثناء التثبيت البرمجياتسيد.

المعالج: 1.6 - 2.4 جيجا هرتز ؛

ذاكرة الوصول العشوائي: 1 غيغابايت أو أكثر ؛

طابعة نافثة للحبر أو طابعة ليزر (ربما شبكة) ؛

برنامج النظام:

Microsoft Windows 7 Professional / Enterprise / Ultimate 32 بت أو 64 بت ؛

Microsoft Windows 8 Pro / Enterprise 32 بت أو 64 بت ؛

Microsoft Windows Server 2003/2008/2008 R2 Standard / Enterprise Edition 32 بت أو 64 بت ؛

Microsoft Windows Server 2012 Standard / Datacenter Edition 32 بت أو 64 بت ؛

مكتب: Microsoft Office 2007/2010 (باستثناء إصدار المبتدئين) 32 بت أو 64 بت ؛

آخر:

طلبات العمل مع المستندات المخزنة في نظام إدارة الوثائق الإلكترونية ؛

Microsoft Outlook 2003 SP3 / 2007/2010 32 بت أو 64 بت (لدمج المهام مع تقويمات Outlook) ؛

Microsoft Internet Explorer 7.0 وما فوق ؛

Microsoft .NET Framework 2.0.

بالإضافة إلى ذلك ، من الضروري مراعاة الموارد التي يتطلبها نظام التشغيل.

الحد الأدنى لدقة الشاشة المدعومة هو 800 × 600 ، والدقة الموصى بها هي 1024 × 768 أو أعلى.

تعتمد متطلبات الخادم على عدد المستخدمين المتزامنين وكمية البيانات التي تتم معالجتها. يتم تطوير متطلبات أجهزة وبرامج الخادم بناءً على متوسط ​​ظروف التشغيل ويتم تحديدها عند تصميم النظام.

أحد الأنظمة الفرعية الوظيفية لنظام معلومات الشركة للمؤسسة هو نظام إدارة المستندات الإلكترونية (EDMS) ، والغرض منه هو زيادة كفاءة إدارة الأنظمة الاقتصادية على أساس أتمتة إدارة المستندات والعمليات التجارية ، وجميع أنواع العمل مع الوثائق التي تضمن وتنسيق الأنشطة المشتركة لجميع المشاركين في عملية الإدارة.

يجب أن تفي أنظمة إدارة المستندات الإلكترونية التي يتم إنشاؤها حاليًا بالمتطلبات الأساسية لرابطة الدول المستقلة.

قابلية التوسع.من المرغوب فيه أن يدعم نظام إدارة المستندات الإلكترونية كلاً من عدة وحدات وعدة آلاف من المستخدمين ، وقد تم تحديد قدرة النظام على زيادة سعته فقط من خلال قدرة الأجهزة المقابلة. يمكن تلبية هذا المطلب من خلال دعم خوادم قواعد البيانات الصناعية المصنعة من قبل شركات مثل Sybase و Oracle و Informix وما إلى ذلك ، والتي توجد تقريبًا على جميع الأنظمة الأساسية للأجهزة والبرامج الممكنة ، وبالتالي توفير أوسع نطاق من الأداء.

توزيع.تنشأ المشاكل الرئيسية عند العمل مع المستندات في المنظمات الموزعة جغرافيًا ، لذلك يجب أن تدعم بنية أنظمة إدارة المستندات الإلكترونية تفاعل المواقع الموزعة. علاوة على ذلك ، يمكن دمج المواقع الموزعة مع قنوات الاتصال الأكثر تنوعًا من حيث السرعة والجودة. أيضًا ، يجب أن تدعم بنية النظام التفاعل مع المستخدمين البعيدين. ي

نمطيةمن المحتمل ألا يحتاج العميل على الفور إلى تنفيذ جميع مكونات نظام سير العمل ، وأحيانًا يكون نطاق المهام التي يحلها العميل أقل من النطاق الكامل لمهام سير العمل. ثم من الواضح أن نظام إدارة المستندات الإلكترونية يجب أن يتكون من وحدات منفصلة متكاملة مع بعضها البعض.

الانفتاح.لا يمكن ولا ينبغي أن يوجد نظام إدارة المستندات الإلكترونية بمعزل عن الأنظمة الأخرى ، على سبيل المثال ، عندما يكون من الضروري دمج النظام مع أنظمة التطبيق الأخرى ، ولا سيما برنامج المحاسبة. للقيام بذلك ، يجب أن يدعم نظام إدارة المستندات المعايير المشتركةمعالجة البيانات ونقلها ولها واجهات مفتوحة للتنقيح والتكامل مع الأنظمة الأخرى.

4. حماية الوثائق الإلكترونية

المخطط العام لـ ZD في المؤسسة ، معروض في الشكل. 8 ، يعكس النظام التنظيمي و التدابير الفنيةبواسطة ZD.

تحدد التدابير التنظيمية:

الوظائف الوظيفية للموظفين المشاركين في معالجة البيانات ؛

بالنسبة للعمليات الحرجة ، يجب أن يتم التحكم في العملية وتنفيذها من قبل موظفين اثنين بمفاتيح مختلفة ؛

بالنسبة لقاعدة البيانات ، يجب توفير شروط التخزين الموثوق ؛

يحظر نقل البيانات إلى أماكن أخرى (الشركات والمؤسسات) إذا لم يتم توفير شروط الحماية الموثوقة هناك ؛

لحفظ البيانات في حالة القوة القاهرة ، يجب وضع خطة إخلاء.

من الأهمية بمكان التحكم في HP ، والذي ينقسم إلى نوعين:

التحقق أو المراجعة الخارجية (التي يقوم بها طرف ثالث) ؛

التحقق الداخلي (داخليًا). تشمل التكنولوجيا أنشطة التحقق التالية:

توثيق النظام

وثائق المشروع (المباني والمباني ومراكز الكمبيوتر) ؛

وثائق تصميم البرمجيات ؛

توجيه مستندات المستخدم حول البرامج وأنظمة التشغيل ؛

العمالة (الوصول) وإدارتها ؛

تنقيحات التعليمات البرمجية المصدر ؛

أسماء ملفات البيانات والمجلدات (الدلائل) ؛

جميع ناقلات البيانات ؛

وصول المحطة

قوائم المستخدمين وحقوقهم ؛

بروتوكولات وحدة التحكم

سجلات النظام

سجلات أعطال الأجهزة والبرامج ؛

بروتوكولات لمعالجة البيانات الإلكترونية وإجراء تغييرات على البيانات الشخصية ، إلخ.

نتيجة للإجراءات التي تم تنفيذها ، يتم إنشاء قائمة تحقق ، والتي يمكن تنفيذها باستخدام برنامج خاص أو متاح للجمهور في نوعين من الوسائط: نسخة مطبوعة (ورقية) وشكل إلكتروني.

كما تدابير الحماية الفنيةيتم استخدام التوقيعات الإلكترونية والمغلفات الإلكترونية.

التوقيع الإلكتروني هو تسلسل خاص من الأحرف المضافة إلى النص للمصادقة على أصالته. يتم الحصول عليها من خلال تحويلات رياضية معقدة من النص نفسه ورقم خاص يسمى K ، يسمى مفتاحك السري. من الواضح أن أي طرف ثالث ، يغير النص ، يجب أن يقوم بالتغييرات المناسبة على التوقيع. ومع ذلك ، فإن معرفة أحد مكوناته - النص ، لا يعرف الآخر - المفتاح ، وبالتالي ، لا يمكنه إجراء مثل هذه التغييرات. عند التحقق من صحة التوقيع ، يتم تنفيذ إجراءات عليه تتعارض مع تلك التي تم الحصول عليها بها ، ولكن بدلاً من المفتاح السري ، يتم تضمين رقم آخر فيها - المفتاح العمومي. يعتمد الأمر ، بالطبع ، على السر ، ولكن بطريقة تجعل من المستحيل الحصول على المفتاح السري من المفتاح العام. وبالتالي ، يمكنك إرسال مفتاحك العام إلى جميع المشتركين دون القلق بشأن حمايته. حتى لو وقع في يد شخص آخر ، فلن يتم تزوير معلوماتك. تسمى هذه الطريقة في إنشاء المفاتيح وتوزيعها مبدأ توزيع المفتاح العام.

يتم استخدام نفس المبدأ عند ختم حرف بداخله مغلف إلكتروني . يتم استخدام مفتاحين للختم: مفتاحك الخاص والمفتاح العام للمشترك الذي تستهدفه الرسالة. من هذين المفتاحين ، يتم إنشاء مفتاح واحد مشترك. يتم استخدامه أيضًا عند الطباعة ، ولكن في هذه الحالة يتضح العكس - من المفتاح العام والمفتاح السري للمشترك (يتم ترتيب هذين الزوجين بطريقة تجعل المفاتيح المشتركة متطابقة).

هذا مناسب ، أولاً ، لأنك لست بحاجة إلى مقابلة جميع المشتركين شخصيًا لتغيير المفاتيح - فقط أرسل لهم المفاتيح عن طريق البريد الإلكتروني ، وثانيًا ، لأنك تقوم بإنشاء نفس المفتاح وتوزيعه على الجميع.

الاحتياطات الواجب اتخاذها لنقل المستندات بأمان عبر الإنترنت

التضمين في العقدة المركزية لمجمع البرامج والأجهزة الذي يؤدي وظائف جدار الحماية.

تصفية الحزم ومصادقة المستخدم.

توفير اتصال داخلي بين العقد من خلال شبكة إنترانت الشركة التي تحتوي على عناوين IP محلية غير مسجلة على الإنترنت وبالتالي يتعذر الوصول إليها من العالم الخارجي.

تسييج الوصول إلى الشبكة الخارجية بواسطة خادم وكيل يحول عناوين IP الداخلية إلى عناوين عالمية ، ويقيد حركة المرور الواردة والصادرة ، ويسجل مواقع الويب الخارجية التي يزورها المستخدمون.

استخدام بروتوكولات مختلفة على الخوادم المحلية التي تحتوي على قواعد البيانات الهامة وعلى خوادم الويب ، مما يجعل من الصعب الوصول غير المصرح به إلى قواعد البيانات. قد يقلل هذا إلى حد ما من فوائد تقنية الويب.

تنفيذ آليات التحكم في الوصول في نظام إدارة الوثائق نفسه (قائمة التحكم في الوصول ، مستويات الوصول ، الأدوار ، مجموعات المستخدمين ، التشفير ، إلخ).

قابلية التوسع. يجب أن يدعم نظام سير العمل عددًا متغيرًا بشكل كبير من المستخدمين ، ويجب تحديد قدرته على زيادة سعته فقط من خلال قوة الأجهزة المقابلة.

توزيع. تظهر المشاكل الرئيسية عند العمل مع المستندات في المؤسسات الموزعة جغرافيًا ، لذلك يجب أن تدعم بنية أنظمة إدارة المستندات تفاعل المواقع الموزعة. علاوة على ذلك ، يمكن دمج المواقع الموزعة مع قنوات الاتصال الأكثر تنوعًا من حيث السرعة والجودة ، على سبيل المثال ، يعمل المكتب على خط مؤجر ، ومستودع في الضواحي - على خط هاتف ريفي.

نمطية. من المحتمل ألا يحتاج العميل على الفور إلى تنفيذ جميع مكونات نظام سير العمل ، وأحيانًا يكون نطاق المهام التي يحلها العميل أقل من النطاق الكامل لمهام سير العمل. ثم من الواضح أن نظام سير العمل يجب أن يتكون من وحدات منفصلة متكاملة مع بعضها البعض.

الانفتاح. جميع EDMS مبنية على أساس معياري ، وواجهات برمجة التطبيقات مفتوحة. يتيح لك ذلك إضافة ميزات جديدة إلى نظام إدارة الوثائق الإلكترونية أو تحسين الميزات الموجودة. في الوقت الحاضر ، أصبح تطوير التطبيقات المدمجة مع EDMS عرض منفصلاعمال.

درجة عالية التكامل مع البرامج التطبيقية: الميزة الرئيسية لنظام إدارة الوثائق الإلكترونية هي درجة عالية من التكامل مع تطبيقات البرامج المختلفة من خلال استخدام تقنيات OLE Automation و DDE و ActiveX و ODMA و MAPI وما إلى ذلك. يتعامل المستخدمون فقط مع برامج التطبيقات العادية: في وقت تثبيت جزء العميل من EDMS ، يتم استكمال برامج التطبيق بوظائف وعناصر قائمة جديدة.

الخصائص منظمة التخزينمستندات. يطبق معظم EDMS نظام تخزين هرمي للمستندات (وفقًا لمبدأ "الخزانة / الرف / المجلد"). يجب ألا يكون عدد مستويات التداخل عند تخزين المستندات محدودًا. يجب أن يكون المستند نفسه قابلاً للتضمين في عدة مجلدات ورفوف. قام عدد من EDMS بتنفيذ إمكانات تخزين أكثر قوة من خلال تنظيم الروابط بين المستندات.

الخصائص التوجيهمستندات. تسمى وحدات EDMS المسؤولة عن تدفق المستندات الفعلي عادةً بوحدات توجيه المستندات. باستخدام التوجيه "المجاني" ، يمكن لأي مستخدم مشارك في سير العمل ، وفقًا لتقديره الخاص ، تغيير المسار الحالي لتمرير المستندات. باستخدام التوجيه "الصعب" ، يتم تنظيم مسارات تمرير المستندات بشكل صارم ، ولا يحق للمستخدمين تغييرها. في معظم EDMS ، يتم تضمين وحدة التوجيه في الحزمة ، في بعض EDMS يجب شراؤها بشكل منفصل.

صلاحية التحكم صلاحية الدخول(تعتمد مجموعة الأذونات المحددة على ERMS المحدد): التحكم الكامل في المستند ، والحق في تحرير المستند دون إتلافه ، والحق في إنشاء إصدارات جديدة من المستند ، ولكن دون تحريره ، والحق في إضافة تعليق توضيحي على المستند ، ولكن ليس تحريرها وعدم إنشاء إصدارات جديدة ، الحق في قراءة المستند ، ولكن ليس لتحريره ، الحق في الوصول إلى البطاقة ، ولكن ليس إلى محتويات المستند ، الغياب التام لحقوق الوصول إلى المستند ، كامل تسجيل.

التوفر عرض المرافقالمستندات ذات التنسيقات المختلفة: يتضمن معظم EDMS أدوات مساعدة لعرض المستندات (ما يسمى بالمشاهدين) التي تفهم العشرات من تنسيقات الملفات.

شرح الوثيقة. نظرًا لأنه في بعض الحالات يُحرم المستخدمون من الحق في إجراء أي تغييرات على المستند في عملية الموافقة عليه ، فيجب أن يكونوا قادرين على التعليق عليه وإضافة التعليقات والتعديلات والملاحظات.

الدعم برامج العملاء المختلفة. يمكن أن يكون عملاء معظم EDMS أجهزة كمبيوتر تعمل بنظام التشغيل MS Windows من أجيال ومنصات مختلفة ، وأحيانًا أنظمة UNIX / Linux و Macintosh. بالإضافة إلى ذلك ، تسمح لك جميع أنظمة EDMS الحديثة تقريبًا بالعمل مع المستندات من خلال ملاحي الويب القياسيين (المتصفحات).

تكوين EDMS

عند أتمتة سير العمل ، يجب أولاً التمييز بين:

(ألف - مقدمة التطبيقاتالتي تعمل على أتمتة عمليات معالجة المستندات المحددة و (ب) التنفيذ المنصاتلمثل هذه الأتمتة.

أحد الأسباب الرئيسية لفشل تنفيذ أنظمة أتمتة سير العمل هو خلط هاتين المهمتين. النظر في بعض المثالينظام أتمتة لسير العمل يتضمن أقصى عدد من الوظائف. بطبيعة الحال ، فإن أي نظام حقيقي سيتضمن فقط مجموعة فرعية من الوظائف التي تتطلبها منظمة معينة.

5.6.1 تطبيقات أتمتة سير العمل

فيما يلي أمثلة لعمليات محددة ومهام تم حلها بواسطة هذه التطبيقات:

تسجيل المراسلات

· التنسيق والموافقة.

السيطرة على تنفيذ الوثائق والأوامر ؛

أتمتة العملية التعاقدية ؛

· ترتيب رحلات العمل.

بوابة المعلومات الداخلية ؛

السيطرة على معرفة الموظفين ؛ إلخ.

في كثير من الأحيان ، تكون وظائف معالجة المستندات جزءًا من عمليات الأعمال التي تتم تلقائيًا في مؤسسة معينة باستخدام تقنيات برمجية متنوعة. لذلك ، من الضروري ضمان عدم وجود الازدواجية والتوافق. أمثلة على هذه المهام:

تشكيل الوثائق في عملية الميزانية;

عملية نشر وتعبئة الموقع.

تتبع معالجة الفاتورة خارج حدود محاسبة المستودعات ؛

التحكم والإخطار في تطبيق إدارة جهات الاتصال ؛

تدفق المستندات في إدارة المشروع ؛

الموافقة على وثائق الدفع ؛ إلخ.

يجب أن يفي نظام إدارة المستندات الإلكترونية (EDMS) المستخدم في المؤسسة بجميع متطلباته من جانب الإطار التنظيمي و الهيئات الفيدرالية قوة تنفيذية، تلبي توقعات مستخدميها من حيث الوظائف والقدرات التكنولوجية. عندها فقط ستكون قادرة على ذلك كفاءة العملمع المستندات ، أتمتة عمليات الإدارة الخاصة بهم.

تعترف جميع الشركات تقريبًا بالحاجة إلى أتمتة العمليات المتعلقة بإدارة المستندات. تعتمد كفاءة وجودة القرارات وفعالية تنفيذها وأنشطة الشركة ككل إلى حد كبير على كيفية تنظيم العمل مع المستندات.

أنظمة إدارة المستندات الإلكترونية — هذه هي أنظمة المعلومات التي تساعد في أتمتة العمل مع المستندات في جميع أنحاء دورة الحياة(الإنشاء ، التعديل ، التخزين ، البحث ، التصنيف ، إلخ) ، وكذلك عمليات التفاعل بين الموظفين. عند اختيار EDMS ، تحتاج إلى التأكد من أن النظام يوفر بالفعل حلاً لمثل هذه المشكلات ويلبي عددًا من المتطلبات الخاصة بها. بادئ ذي بدء ، هذه متطلبات قانونية.

الإطار التشريعي

المعيار الرئيسي لاختيار EDMS للمستخدم الروسي هو امتثال النظام للمعايير والقواعد المقبولة للعمل المكتبي وعدم وجود تناقضات مع القانون.

يتم تنظيم إدارة الوثائق الإلكترونية على مستوى الدولة في عدة اتجاهات. هذه لائحة قانونية القوانين الفدرالية) ، والتوحيد في مجال العمل المكتبي وسير العمل ، ومراسيم رئيس الاتحاد الروسي وقرارات حكومة الاتحاد الروسي ، وأوامر وأوامر الهيئات سلطة الدولةوالإدارة. أعلى قوة قانونيةلديهم قوانين الاتحاد الروسي. الجهل بالقانون ليس عذرا.

معيار MoReq-2

المعيار (المواصفات) MMoReq-2 (متطلبات النموذج لإدارة السجلات الإلكترونية) "المتطلبات النموذجية لـ أنظمة مؤتمتةإدارة المستندات الإلكترونية "، الذي نشرته المفوضية الأوروبية عام 2008 وترجمته إلى اللغة الروسية ، يحتوي على أكثر من 700 طلب لإدارة المستندات الإلكترونية في 12 وحدة نمطية (جدول). يمكن استخدام المعيار لتشكيل الاختصاصاتلبناء منتجات برمجية لأتمتة سير العمل.

الجدول 1. المتطلبات الوظيفية لنظام EDMS وفقًا لمواصفات MOREQ 2

	مجموعة المتطلبات	عدد المتطلبات
1	مخطط تصنيف وتنظيم القضايا
2	مراقبة الدخول والأمن
3	التخزين والاختيار والنقل
4	إدخال وتسجيل المستندات
5	هوية كائنات المعلومات
6	البحث والاستخراج والعرض
7	الوظائف الإدارية
8	وحدات اختيارية
9	لا المتطلبات الوظيفية

متطلبات الشركة لنظام EDMS

تقوم كل شركة ، اعتمادًا على تفاصيل أنشطتها وتنظيم إدارة المستندات ، بصياغة متطلباتها الخاصة لأنظمة إدارة المستندات الإلكترونية. ومع ذلك ، GOST R ISO 15489-1-2007 “إدارة المستندات. المتطلبات العامة"، جزء من العمليات — تسجيل مستند في النظام ، تصنيف الوصول والحماية ، إنشاء النظام وشروط التخزين ، إلخ. — يعرّف كعمليات إدارة المستندات. ستكون مثل هذه العمليات شائعة في أي شركة تقريبًا. تشمل المتطلبات العامة للشركات لنظام إدارة الوثائق الإلكترونية أيضًا ما يلي:

• التسجيل والمحاسبة والتحكم في الواردة والصادرة ، المستندات الداخلية، نداءات المواطنين ، الوثائق التنظيمية والإدارية ؛
• القدرة على تحويل المستندات الورقية إلى شكل إلكتروني ، والمسح الضوئي المتدفق ، والتعرف على المستندات ؛
• صرامة العمليات التجارية ، وفي نفس الوقت ، القدرة على بنائها "بشكل سريع" وبأي شكل ؛
• تبادل الوثائق بين الأقسام الفرعية الموزعة جغرافيا ؛
• تزييت الوثائق وتصنيفها وتصنيفها ؛
• البحث عن طريق التفاصيل والبحث في النص الكامل من خلال محتوى الوثائق ، مع مراعاة مورفولوجيا اللغة ؛
• محاسبة ومعالجة الوثائق في التخزين الأرشيفي ؛
• إعداد التقارير؛
• إدارة حقوق الوصول؛
• تطبيق التوقيع الرقمي.

فيما يتعلق بتنظيم إجراءات العمل ، تقوم الشركات بصياغة متطلباتها لنظام إدارة الوثائق الإلكترونية بالشكل التالي:

• إنشاء مشاريع الوثائق ؛
• الموافقة على مسودات الوثائق ؛
• الموافقة على الوثائق
• إنشاء القرارات والتعليمات ؛
• السيطرة على أداء الانضباط ؛
• التحكم في إصدار المستندات ؛
• تسجيل الإجراءات
• مناقشة الوثائق
• تفويض السلطة لتنفيذ المستندات ، إلخ.

بالإضافة إلى كل هذه المتطلبات لنظام إدارة الوثائق الإلكترونية ، تتوقع الشركات أن تمتثل لمفهوم تطوير تكنولوجيا المعلومات في الشركة ككل. وهذا بدوره يعني قابلية التوسع ، وإمكانية إنشاء EDMS موزعة جغرافيًا ، وكذلك — توسيع المهام الوظيفية. خاصية هامة متوقعة للنظام — انفتاحه ، أي إمكانية إجراء تغييرات ، بما في ذلك من قبل قوات المتخصصين فيها.

تحتاج الشركات أيضًا إلى إمكانية EDMS للتكامل مع الشركات نظم المعلوماتأوه ، بما في ذلك. البريد الإلكتروني ، مع التطبيقات المكتبية القياسية ، بوابة الشركة للشركة.

بالنسبة للعمل في السلطات التنفيذية ، يسمح التكامل بتنظيم مساحة معلومات واحدة لتبادل المستندات مع نظام إدارة المستندات الإلكترونية بين الأقسام ، والتفاعل مع الموقع ، وتنزيل نداءات المواطنين.

المتطلبات الثابتة للشركات لنظام إدارة الوثائق الإلكترونية — ضمان أمن المعلومات وحماية الوثائق والمعلومات الواردة فيها.

التفضيلات الشخصية للمستخدمين

تنزل التفضيلات الشخصية لمستخدمي EDMS ، كقاعدة عامة ، في ضمان راحة العمل في النظام ، وزيادة الثقة في أداء عمليات معينة. إذن ، أحد التفضيلات الشائعة — بساطة وراحة الواجهة. كلما قل الوقت المستغرق في تعلم كيفية استخدام EDMS ، زادت سرعة قبول النظام من قبل المستخدمين. واجهات بسيطة وسهلة الاستخدام اعتاد عليها العمل في مجالات وظيفية أخرى ، كما أن توفر دورة تدريبية إلكترونية يقلل بشكل كبير من وقت تشغيل EDMS ولا يتسبب في رفضه ، مثل كل شيء آخر جديد.

يحتاج المستخدمون أيضًا إلى اتصال غير رسمي ، وفرصة لمناقشة الحاجة إلى تغييرات في مستند معين.

تشمل تفضيلات المستخدم الأخرى ما يلي:

• عرض حركة المستندات (العمليات) ، بما في ذلك — الرسم.
• التحكم التشغيلي في تنفيذ المستند (ما هي المرحلة ، أي الموظف ، الذي لديه نسخة ورقية ، ما إذا كان الطرف المقابل قد أعاد العقد ، وما إذا كان الزميل قد بدأ في أداء المهمة ، وما إلى ذلك) ؛
• تنظيم المجلدات الشخصية والشخصية (تخزين المستندات الشخصية مع توفير مرن للوصول إليها للزملاء) ؛
• القدرة على تكوين النظام لأداء مهام محددة لمستخدم معين ؛
• تنظيم سطح المكتب الذي يعرض فقط المعلومات التي يحتاجها الموظف ؛
• الوصول عن بعد إلى النظام ، والعمل من الأجهزة المحمولة.

لذلك ، على سبيل المثال ، 1C: إدارة المستندات EDMS يلبي جميع المتطلبات المذكورة أعلاه ، والحل المشترك 1C-KPD و iDecide لأجهزة iPad يسمح لك بالعمل مع المستندات على الطريق وفي رحلة عمل ، وعرض وتنفيذ المهام من جهاز محمول ، استخدم التعليقات الصوتية والرسومية لتبسيط تسجيل الطلبات ، مما يسرع عملية اتخاذ القرار.

إن معرفة المتطلبات الخارجية للشركة لأنظمة إدارة المستندات الإلكترونية ، والقدرة على صياغة متطلباتها لها ، لا تسمح فقط باختيار النظام الأنسب للشركة ، وأتمتة عمليات إدارة المستندات وتحسينها وإدارتها ، ولكن أيضًا — خلق بيئة معلومات موحدة ل العمل بروح الفريق الواحدمع المستندات.

أي نظام سير عمل ، بغض النظر عن مدى تعقيده ، لديه مجموعة من الخصائص التي يجب مراعاتها عند تحديد متطلبات النظام. تمت كتابة هذه المقالة لمساعدة الشخص الذي يتخذ القرار لتنفيذ نظام سير العمل لتحديد قائمة متطلبات النظام واتخاذ القرار الصحيح.

في الوقت الحالي ، يواجه رئيس المؤسسة ، عند اتخاذ قرار بشأن أتمتة المكاتب ، مشكلة اختيار نظام إدارة المستندات الإلكترونية (EDMS) ، والذي سيكون قادرًا على حل المهام بأكبر قدر من النجاح ويبرر ذلك. الاستثمار في تنفيذه. هناك العديد من المنتجات من هذه الفئة في سوق البرمجيات ، سواء من الشركات المصنعة الأجنبية أو المحلية. هناك أيضًا كمية كافية من المواد التي تقارن هذه الأنظمة مع بعضها البعض وتصف مزايا أي منتج معين على الآخرين. من الضروري تحديد ما إذا كان النظام سيكون قادرًا على حل مهام توزيع المستندات لمنظمة معينة قبل شراء النظام. أثناء عملية الشراء غير الناجحة ، قد يتضح أن المنتج الذي تم شراؤه لا يدعم توسيع الوظيفة ، كميات كبيرةالبيانات ، منطق محدد أو قضايا أمنية.

تمت كتابة هذه المقالة لمساعدة متخذ القرار على تنفيذ نظام إلكتروني لإدارة المستندات لتحديد قائمة متطلبات النظام واتخاذ القرار الصحيح. بالمعنى الكلاسيكي ، المطلب هو القدرة منتج البرنامجتلبية احتياجات المستخدم. وبالتالي ، من الضروري تحليل مجال الموضوع والتفاوض مع بائعي / مطوري EDMS من أجل تلبية المتطلبات المحددة. المتطلبات المقترحة لتقسيمها إلى مجموعات:

• متطلبات العمل
• متطلبات البرنامج

تحتوي المجموعة الأولى على وصف للعمليات المتضمنة في تدفق المستندات للمؤسسة ، والتي من المفترض أن تكون مؤتمتة. المجموعة الثانية تحتوي على القيود والرغبات الخاصة ببرنامج نظام إدارة الوثائق والقضايا ذات الصلة.

تشمل متطلبات العمل الأقسام التالية:

• مستخدمي النظام
• مخزن البيانات
• العمل مع المستندات
• العمل بمنطق الأعمال

تتكون متطلبات البرامج من متطلبات الموارد وقابلية الصيانة والاستخدام. دعونا نلقي نظرة على كل قسم بمزيد من التفصيل.

تعريف المستخدم والعمل في نظام إدارة الوثائق

يتضمن تعريف المستخدم مفهومين رئيسيين - المصادقة والترخيص. المصادقة هي القدرة على تأكيد هوية المستخدم. يتعامل التفويض مع منح حق الوصول إلى بيانات أو عمليات معينة ، بشرط أن يكون المستخدم هو من يدعي أنه هو.

يمكن أن يشارك الكثير من الأشخاص في تدفق المستندات للمؤسسة ، حيث يتم تعيين عدد من العمليات التي يتم إجراؤها ومجموعة من المستندات التي يعمل بها لكل منها. بمعنى آخر ، يلعب الموظفون دورًا معينًا فيما يتعلق بنظام إدارة المستندات. من الطبيعي أن تتوقع دعمًا لمثل هذه الأدوار في منتج البرنامج.

في هذه المرحلة ، يتم تحديد متطلبات أمان النظام - المصادقة والترخيص ، وكذلك متطلبات دعم عمل أنواع مختلفة من المستخدمين.

إذا كان نظام إدارة المستندات يستخدم آلية المصادقة الخاصة به ، فمن الضروري معرفة البروتوكول الذي يوفر حماية قناة البيانات (SSL ، TLS ، آخر) ، وما إذا كانت الاتصالات من العملاء الخارجيين ممكنة ، وما هو البروتوكول الذي يوفر نقل البيانات. ستكون الميزة الكبيرة للنظام هي القدرة على استخدام نظام مصادقة تابع لجهة خارجية - LDAP و Kerberos و Novell Netware و PAM و winbind وما إلى ذلك. سيسمح ذلك باستخدام آلية مركزية لتحديد المستخدمين في المؤسسة ، فضلاً عن توفير المزيد من الراحة لهم عند العمل مع أنظمة مختلفة.

تتضمن مشكلات التفويض في نظام سير العمل آليات لتقييد الوصول إلى البيانات ووظائف النظام. وهذا على سبيل المثال قدرة رئيس القسم على الاطلاع على جميع المستندات التي يعمل عليها موظفو القسم ، بينما يرى كل موظف فقط الجزء الخاص به من العمل ولا يرى المستندات التي يعمل عليها الآخرون. . يسمح لك هذا النهج بمراقبة التمايز في الوصول إلى المستندات ، حيث يرى كل موظف فقط مجموعات المستندات التي يحتاجها لأنشطته الرسمية. يمكن تعيين حقوق وصول لكل مستند لقراءته وتعديله وحذفه. مجموعات المستخدمين وتفويض حقوق الوصول إلى المستندات مفيدة جدًا. بمساعدة مجموعات الوصول ، يمكنك تنظيم الوصول إلى المستندات لأقسام المؤسسة ، وفريق من الموظفين يعملون في مشروع منفصل. التفويض ضروري في حالة عدم وجود موظف مسؤول عن العمل على الوثيقة وضرورة استمرارها في حالة غيابه. على سبيل المثال ، يمكن لرئيس القسم ، بعد أن ذهب في رحلة عمل ، تفويض حقوق العمل على مستند إلى نائبه.

تنظيم تخزين الوثائق في النظام

يعد تنظيم التخزين (الأرشيف الإلكتروني) للوثائق من أهم العوامل في أداء نظام إدارة المستندات. مع وجود بنية تخزين غير ناجحة ، يمكن أن تنخفض سرعة العمل مع المستندات بشكل كبير اعتمادًا على امتلاء قاعدة البيانات. لذلك ، بالنظر إلى هذا النوع من المتطلبات ، من الضروري تمثيل الحجم الكمي للوثائق (البيانات) المتداولة في المنظمة بوضوح. يتم إضافة العمليات الهامة بالنسبة لكمية البيانات ، البحث عن مستند ، عرض قائمة الوثائق ، الفرز. على سبيل القياس ، يمكننا إعطاء مثال لنظام الملفات. يكفي أن نتخيل أنه تمت إضافة جميع الملفات إلى دليل واحد محدد من قبل جميع مستخدمي النظام. إذا كان هناك عدد كبير من الملفات في الدليل من عدة آلاف ، فإن العمل مع الملفات يبدأ في إحداث إزعاج.

لتمثيل حجم تدفق المستندات ، من الضروري لجميع الإدارات والموظفين المحددين في المنظمة تحديد متوسط ​​عدد المستندات المتداولة أثناء أنشطتهم العادية. يجب أيضًا مراعاة فترات الذروة ، إن وجدت. قد تكون هذه فترات ربع سنوية ، تقارير سنوية، الزيادات الموسمية في النشاط التجاري لشركاء الأعمال ، إلخ.

تأمل المثال التالي. هناك بعض المشاريع التي تقدم في السوق نوع معينخدمات. في الوقت الحالي ، فإن نشاط المؤسسة مستقر ، ومن المخطط في السنوات القادمة زيادة السوق الاستهلاكية بنسبة 40 ٪. يرافق بيع خدمة واحدة إنشاء ثلاث مستندات - عقد تقديم خدمة ، عقد قبول لتسليم العمل ، عقد خدمة. يتم إجراء 5 معاملات في المتوسط ​​يوميًا. خلال فترة الصيف ، زاد عدد الصفقات المبرمة ثلاث مرات. في بداية العام المقبل ، يتم إرسال مستندات العام الماضي إلى الأرشيف. في المجموع ، لدينا العدد التالي من المستندات في السنة: للأشهر الرئيسية (عدد الأشهر * عدد المعاملات * عدد المستندات لكل معاملة * عدد الأيام في الشهر) - 9 * 5 * 3 * 30 = 4050 مستند ، لفصل الصيف 3 * 5 * 3 * 3 * 30 = 4050. نتلقى 8100 وثيقة في السنة ، مع الأخذ في الاعتبار الزيادة المخطط لها في سوق المبيعات - 11340 وثيقة. وبالتالي ، يجب أن يوفر نظام إدارة المستندات أداءً ثابتًا مع عدد المستندات حتى 12000.

يجدر أيضًا الانتباه إلى إمكانية العمل المتزامن مع خادم إدارة المستندات لعدة مستخدمين في نفس الوقت. للقيام بذلك ، بالإضافة إلى الدراسة السابقة ، من الضروري تتبع عدد المستخدمين الذين يعملون مع المستندات. من الناحية المثالية ، يجب ألا يتدهور أداء النظام عندما العمل المتزامنجميع مستخدمي النظام. لكن هذه حالة خاصة ، وعلى الأرجح ستتضح أنه من أجل حل المشكلات اليومية ، ليست هناك حاجة لجميع مستخدمي النظام للعمل معها في نفس الوقت.

وبالتالي ، بعد تلقي الحمل المتوقع على الخادم ، يمكن للمرء أن يتخيل الحد الأقصى للحمل من حيث عدد المستندات والمستخدمين العاملين في نفس الوقت الذي يجب أن يتحمله النظام.

عامل مهم آخر ، بدونه لا يكون لنظام إدارة المستندات معنى ، وهو البحث عن المستندات في المستودع. لتحديد نوع البحث المطلوب ، من الضروري مراعاة العمليات النموذجية للبحث في المستندات بتنسيق أرشيف ورقيأو خزانة الملفات. من المهم ملاحظة المعايير التي يعتمد عليها البحث. على سبيل المثال ، في المنظمة المعنية ، من الشائع جدًا البحث باسم المنظمة الشريكة ، وفي حالات نادرة ، يتم البحث حسب اسم الخدمة المقدمة. لذلك ، يجب أن يوفر نظام البحث إمكانية البحث عن مستند من خلال حقول المستند ، وفي هذه الحالة بالذات ، من خلال تفاصيل العميل وشروط المعاملة. قد يكون من الضروري البحث السياقي من خلال الملفات المتداخلة. على سبيل المثال ، عند إرفاق ملف بمستند بتنسيق MS Office Word وتحتاج إلى العثور على هذا المستند من خلال العبارة المضمنة في الملف المرفق. من الضروري أيضًا معرفة أداء البحث عن المستندات مع زيادة عدد المستندات المخزنة في قاعدة البيانات.

أرشفة الوثائق تنطبق أيضا على مسألة حجم البيانات. إذا كان تدفق المستندات في المؤسسة كبيرًا جدًا و (أو) تنص اللوائح الخاصة بإدارة المستندات على أرشفة المستندات ، فمن الضروري تقديم متطلبات نظام إدارة المستندات الإلكترونية لمثل هذه العمليات. هناك عدة طرق ممكنة لأداء الأرشفة - الكتابة على وسائط قابلة للإزالة ، والانتقال إلى قاعدة بيانات منفصلة ، وما إلى ذلك. إذا كانت المنظمة توفر عمليات للعمل معها وثائق أرشيفية- البحث المبسط والقراءة وما إلى ذلك ، فمن الطبيعي في نسخة إلكترونيةيجب تنفيذ هذه العمليات. بالنسبة لأنظمة إدارة المستندات قيد الدراسة ، من الضروري معرفة إمكانية وسهولة تنفيذ مثل هذه العمليات.

يجب عليك أيضًا التفكير في كيفية تصرف المستودع في حالة فشل قاعدة البيانات. على سبيل المثال ، أعطال في مصدر الطاقة أو قناة الاتصال. هل سيتم انتهاك سلامة قاعدة البيانات بأكملها في حالة الطوارئ ، أم سيتم فقط تلف المستند الذي كان يتم العمل عليه وقت الفشل؟ من الضروري معرفة ما إذا كان قد تم إجراء الاختبارات من الموردين هذا النوعونرى نتائجها.

العامل الأخير في الاعتبار هذا القسم، مثيرة للاهتمام المنظمات الكبيرةوجود هيكل موزع. هذا هو تكرار البيانات. تتيح لك هذه الآلية الوصول إلى نفس البيانات على عدة خوادم في وقت واحد ، مما يقلل من الحمل على خوادم البيانات وقنوات الاتصال. أبسط مثالالنسخ المتماثل هو التخزين الإطار التشريعي. على سبيل المثال ، يحتوي خادم رأس المال للمنظمة على القاعدة التشريعية للدولة. يتم تكرار الفروع في منطقة ما هذه القاعدةإلى الخوادم والمستخدمين من المناطق يمكنهم الوصول إلى مستودعات المستندات الإقليمية الخاصة بهم. وبالتالي ، فيما يتعلق بالقاعدة التشريعية ، ينتقل نقل البيانات بين العاصمة والمناطق من المركز إلى المناطق - يتم تجديد قواعد البيانات ، ويتم قراءة الوثائق على الخوادم الإقليمية. في هذه القضيةيتم تقليل الحمل على الخادم المركزي وقنوات البيانات إلى المركز. في بعض الحالات ، قد ترغب في أن تكون قادرًا على تغيير المستندات في المناطق مع حفظ التغييرات للمؤسسة بأكملها. في هذه الحالة ، يجب أن يدعم نظام النسخ آلية تغيير المستندات ومزامنتها. مرة أخرى ، من الضروري معرفة ما إذا كانت هناك حاجة لمثل هذه العمليات في أنشطة المنظمة ، وبالتالي ، صياغة متطلبات نظام إدارة المستندات.

العمل مع المستندات

يتم تحديد مرونة نظام إدارة المستندات الإلكترونية إلى حد كبير من خلال الفرص التي يوفرها للعمل مع المستندات. الحالة المثالية هي عندما يكون للمستندات الورقية الموجودة شاشة مكافئة بتنسيق نموذج إلكترونيبعبارة أخرى ، يبدو المستند من نفس النوع على الورق وعلى الشاشة هو نفسه. يتطلب ذلك محررًا لنوع المستند ومصممًا لأنواع المستندات. يجب أن يوفر الأخير القدرة على ترتيب بنية المستند باستخدام الحقول المختلفة ، وإنشاء الحقول نفسها وتحريرها. تعد حقول أحرف البدل التي تحتوي على معلومات مرجعية مفيدة جدًا. على سبيل المثال ، لإدخال مستند من نوع الفاتورة ، تحتاج إلى إدخال تفاصيل العميل. بوجود قاعدة بيانات مرجعية لشركاء الأعمال ، يمكنك اختيار الشريك المطلوب وسيتم إدخال بياناته تلقائيًا في المستند.

من الضروري أيضًا مراعاة العمليات النموذجية مع المستندات التي يتم إجراؤها في المنظمة ومعرفة إمكانية تنفيذها في نظام إدارة الوثائق الإلكترونية. ثم اكتشف سهولة استخدام هذه العمليات (انظر قابلية الاستخدام). العمليات الأكثر شيوعًا هي إنشاء مستند والبحث فيه وتحريره.

عند العمل مع عدد كبير من المراسلات الواردة والصادرة ، سيكون من المهم تحويل المستندات من أنواع أخرى من الملفات ، والقدرة على تخزين المستندات بتنسيقات أخرى في المستودع.

سيسمح لك وجود وظيفة محفوظات المستند أو عمليات التسجيل بتتبع الإجراءات التي تم تنفيذها على المستند خلال فترة صلاحيته. هذا سيجعل من الممكن معرفة أي مستخدم تم تنفيذ هذه العملية أو تلك. على سبيل المثال ، قد يبدو السجل كما يلي:

المستعمل	التاريخ	عملية	تعليق
إيفانوف	10.10.02	خلق	تم إنشاء المستند
سيدوروف	12.10.02	عمل نسخة	بأمر رقم 5.783.3
بيتروف	15.10.02	صنع القرار	بدلا من سيدوروف

آلية أخرى مفيدة للعمل مع المستندات هي تتبع إصدار المستندات. يمكن أن يكون هذا مفيدًا إذا كان لديك عدد كبير من الأشخاص الذين يعملون على مستند ، ويمكن لكل منهم تحرير المستند. يقوم المنفذ ، الذي يعمل على المستند ، بتحريره وإنشاء نسخته الخاصة من المستند. يقوم الموظف المسؤول عن المستند بجمع نسخ من المستند ، واختيار كل منفذ له الجزء الخاص به من العمل ، ويتسلم النسخة النهائية من المستند. على سبيل المثال ، تلقى قسم التحليل وثيقة للمراجعة تتكون من ثلاثة أجزاء: تحليل المشكلة ، واقتراح الحل ، وتقييم النتائج المستقبلية. عُهد بتطوير كل جزء من أجزاء المستند إلى الموظفين A و B و C على التوالي. قام كل منهم بتعديل الجزء الخاص به وإنشاء نسخته الخاصة من المستند. بعد ذلك ، قام رئيس القسم بعمل نسخة جديدة من المستند ، وجمعها من أجزاء من الوثائق التي أعدها المنفذون - الجزء "التحليلي" من أ ، و "اقتراح الحل" من ب ، و "تقييم النتائج" من ج. يتيح لك نظام إدارة المستندات تتبع مثل هذه العمليات عند العمل مع المستندات معًا مما يبسط إنشاء الإصدارات النهائية.

إمكانية التوقيع الإلكترونيوثيقة للسماح بمراجعة النظراء والتحقق من صحة الوثيقة. يجب أن يضمن هذا التوقيع مصداقية الشخص الذي قام بالتوقيع على المستند والوقت الذي تم فيه هذا التوقيع. يمكن إجراء مصادقة التوقيع باستخدام المفاتيح العامة ، بينما يمكن للمالك فقط التوقيع على المستند مفتاح سري. بعد تلقي معلومات حول الآلية التي تنفذ التوقيع ، من الضروري معرفة مدى استقرار خوارزميات التشفير وإمكانية الوصول إلى المفاتيح الخاصة.

العمل بمنطق الأعمال

لا تعني إدارة المكاتب الإلكترونية تسجيل المستندات واسترجاعها من المستودع فحسب ، بل تتضمن أيضًا أنواعًا مختلفة من الإجراءات المتعلقة بالوثائق - المراجعة والعمل على المستندات والعمليات المختلفة التي تنشئ هذه المستندات واستخدامها في أنشطتها. غير قادر على إنشاء حزمة البرامج، أتمتة العمل المكتبي ومناسب لعمليات العمل المكتبية لجميع المؤسسات. من ناحية أخرى ، يمكن أن يفشل تعديل العمليات الحالية على البرنامج المنفذ بسبب العديد من العوامل - من عدم القدرة على إعادة بناء عملية إدارة المستندات الإلكترونية إلى تخريب الموظفين لأتمتة عملياتهم بسبب انتهاك عملهم المعتاد .

لذلك ، يجب أن يكون لنظام إدارة المستندات الإلكترونية آلية تسمح لك بتنفيذ العمليات التجارية للمؤسسة والتكيف معها بمرونة.

إحدى الوظائف الأكثر شيوعًا لأنظمة إدارة المستندات الإلكترونية هي العمل مع مسار المستند. هذا ضروري للمنظمات التي لديها لائحة بشأن العمل المكتبي ، والتي تنظم العمل معها أنواع مختلفةمستندات. على سبيل المثال ، يأتي تطبيق من العميل إلى المكتب ، ثم إلى رئيس قسم خدمة العملاء ، يقوم بدوره بتعيين موظف لإكمال هذه المهمة. بعد الانتهاء من العمل ، يقوم الموظف بإعداد تقرير وإرسال المستند مرة أخرى إلى المكتب. في كل مرحلة ، من الممكن أن يقوم الشخص الذي يعمل بالمستند ببعض المهام الإضافية. يجب أن يدعم نظام إدارة الوثائق الإلكترونية مثل هذه العمليات. يجب أن يكون تحرير مثل هذه الإجراءات سهلاً قدر الإمكان (راجع أقسام الصيانة وقابلية الاستخدام لمزيد من التفاصيل). إذا كان المنتج المقترح يحتوي على القدرة على إنشاء المسارات الخاصة بك وتحرير (إنشاء) مهام المستخدم وإجراءاته باستخدام لغات البرمجة النصية المضمنة ، فإن هذا يوفر فرصًا كبيرة لتوسيع وظائف النظام في المستقبل.

متطلبات موارد نظام إدارة الوثائق

تتكون متطلبات هذا النوع من متطلبات الأجهزة والبرامج. تعتمد متطلبات الأجهزة بشكل مباشر على متطلبات منتجات البرامج التي تعد جزءًا من نظام إدارة المستندات الإلكترونية ومنتجات البرامج الإضافية.

السؤال الأول الذي يجب طرحه في هذا السياق على بائعي البرامج هو كيف يكون الاكتفاء الذاتي للنظام المقدم ، أي من الضروري معرفة منتجات البرامج الإضافية المطلوبة و (أو) التي قد تكون مطلوبة للعمل مع النظام والأسئلة المتعلقة بشرائها وترخيصها.

رئيس متطلبات البرنامجهو أحد متطلبات نظام التشغيل الذي من المرجح أن يكون مختلفًا من جانب الخادم والعميل. من الضروري هنا معرفة ما إذا كان هذا المنتج سيعمل على إصدارات أنظمة التشغيل المتوفرة بالفعل في المؤسسة.

أكثر منتجات الطرف الثالث شيوعًا والمطلوبة لتنفيذ نظام إدارة المستندات المطلوب تنفيذه هو نظام إدارة قواعد البيانات في مستودع البيانات. قد يتطلب التشغيل العادي لموقع العميل وجود أي من حزم المكتب. في هذه الحالة ، من الضروري أيضًا الانتباه إلى توافق المستندات من مجموعات المكاتب المستخدمة بالفعل مع تلك التي يعمل معها العميل.

يجب أن يوفر جزء الجهاز الحد الأقصى من الأداء المطلوب ، سواء من جانب العميل أو من جانب الخادم. على سبيل المثال ، إذا قام موظف في موقع عميل بإدخال مائة مستند في اليوم ، ووثيقتين أخريين ، فمن الطبيعي أن يحتاج الأول إلى مكان عمل أكثر إنتاجية.

تكلفة المنتج وتنفيذه

يمكن أن تكون التكلفة النهائية لتنفيذ نظام إدارة المستندات الإلكترونية في مؤسسة مختلفة تمامًا عن تكلفة هذا النظام في قائمة الأسعار. في معظم الحالات ، يتم تحديد التكلفة الإضافية من خلال الفقرة السابقة - هذه هي تكلفة منتجات البرامج والأجهزة.

قد تؤدي متطلبات نظام التشغيل إلى شراء الإصدارات الضرورية من نظام التشغيل لأجزاء العميل والخادم. عند استخدام نظام إدارة قواعد بيانات تابع لجهة خارجية ، في معظم الحالات ، يجب شراؤه بشكل منفصل (إذا لم يتم شراء نظام إدارة قواعد البيانات في وقت سابق). إن اعتماد موقع العميل على مجموعات المكاتب يعني توفرها ، وبالتالي ، في بعض الحالات ، الشراء ، مما قد يزيد بشكل كبير من تكلفة المنتج بسعر مجموعة مكتبية واحدة لكل موقع عميل. هذه هي التبعيات الأكثر احتمالا. ومع ذلك ، قد يكون هناك آخرون. لذلك ، من الضروري تحليل الاعتماد على برامج الطرف الثالث لمتطلبات العمل المحددة لنظام إدارة المستندات الإلكترونية.

على سبيل المثال ، قد يتطلب النظام منتجًا برمجيًا تجاريًا لجهة خارجية لمصادقة المستخدم أو لتحويل المستندات لمجموعات مكتبية مختلفة.

بعد توضيح متطلبات البرنامج ، يجب أن تقرر ما إذا كانت قاعدة الأجهزة الحالية تفي بهذه المهام. قد تظهر مفاجأة غير سارة أن أجهزة الكمبيوتر القديمة لن تكون منتجة بما يكفي لهذا الغرض.

قد تتضمن تكلفة منتج البرنامج الدعم الفني. في بعض الحالات ، قد يتم تقديم الدعم مقابل رسوم. يجب عليك أيضًا معرفة ما إذا كانت تكلفة النظام تتضمن تخصيصًا لمؤسسة معينة أم أنها مقدمة مقابل رسوم. قد يتضح أنه يتم بيع نظام "مكشوف" ، يمكن أن تكون تكلفة إعداد حل وإعداده في الموقع قابلة للمقارنة مع تكلفة النظام نفسه.

قسم التكلفة الآخر هو تدريب الموظفين على العمل مع النظام الجديد. قد يتطلب ذلك دعوة متخصصين من مورد منتج البرنامج ، وتنظيم ندوات داخلية لموظفيهم ، وشراء مواد تدريبية إضافية.

بتلخيص تكلفة جميع التكاليف الثانوية ، يمكنك بالتالي الحصول على المبلغ الذي يعكس بشكل كامل تكلفة إدخال إدارة المستندات الإلكترونية.

سهولة صيانة نظام إدارة الوثائق

من الناحية الفنية ، يتم تحديد راحة صيانة النظام من خلال وجود نظام مساعدة ، وتعقيد إعداد النظام لموضوع معين ، وإمكانية توسيعه ، والحاجة إلى إشراك موظفين من جهات خارجية لتوسيع أو تخصيص النظام. من الضروري هنا معرفة كيفية توسيع النظام ، وكيف تنعكس هذه المشكلة في الوثائق ، وما إذا كان من الضروري إشراك موظفي المؤسسة التي وفرت النظام لهذا الغرض. فيما يتعلق بوثائق النظام ، يجب عليك التحقق من المطابقة معلومات اساسيةالإصدار الحالي من النظام ، لأنه ربما تمت كتابة التعليمات لإصدار سابق من المنتج. يجب أن يُسأل أيضًا بشكل مباشر عما إذا كانت هناك جوانب من النظام لم يتم توثيقها وكيف هذا السؤال. إضافة كبيرة ستكون توفر دورة تدريبية إلكترونية حول العمل مع النظام ، سواء كان تجريبيًا أو تفاعليًا.

من وجهة النظر التنظيمية ، فإن الدعم هو تلقي الدعم الفني من موردي النظام المنفذ. من الضروري هنا معرفة كيفية تقديم هذا الدعم - عبر الهاتف أو البريد الإلكتروني أو ICQ وما إلى ذلك. سؤال مهمللبدء في استخدام النظام ، فهو إعداد حل جاهز وتدريب الموظفين. الأول يعني أنك لا تشتري نظامًا خالصًا ، بل هو حل تم إعداده بالفعل لهذه المؤسسة مع المستندات وأنواع المستخدمين والمهام وما إلى ذلك ، الخاصة بهذه المؤسسة. الإجراءات الأكثر احتمالا في هذه الحالة هي مغادرة أخصائي المقاول لدراسة مجال الموضوع وإعداد حل ، أو دعوة خبير في مجال الموضوع للحصول على المعلومات اللازمة منه.

سهولة الاستعمال

سهولة الاستخدام هي راحة العمل مع النظام للمستخدم النهائي. أسهل طريقة لتحديد ذلك هي النظر في مدى تعقيد المستخدمين الذين يقومون بعمليات المستندات النموذجية. على سبيل المثال ، ما يحتاج المستخدم إلى القيام به لإنشاء مستند في شكل إلكتروني - كم عدد عناصر القائمة التي يجب المرور بها ، وعدد حركات الماوس التي يجب إجراؤها ، وما يجب إدخاله من لوحة المفاتيح. معيار البساطة هو عدد وتوافر العمليات المتسلسلة. لا يمكن اكتشاف ذلك إلا من خلال العمل مع النظام أو نسخته التجريبية.

على سبيل المثال ، هناك خياران لإنشاء مستند جديد.

1. النقر فوق زر مع الرمز المقابل على شريط الأدوات.
2. اختيار القائمة الخدمة -> العمليات على المستندات -> إنشاء مستند جديد -> الفاتورة

اتضح أن الخيار الأول يتطلب عمليات أقل لإنشاء مستند. مع عملية واحدة ، قد لا تبدو هذه المقارنة مناسبة تمامًا ، ولكن إذا أخذنا في الاعتبار التنفيذ اليومي لحوالي 100-200 من هذه العمليات ، فسيصبح الفرق كبيرًا على الفور.

قائمة معممة من المتطلبات

فيما يلي ملخص موجز للمتطلبات المدروسة لنظام إدارة مستندات الشركة.

1. متطلبات العمل

تعريف المستخدم

1. المصادقة

• أمن بروتوكول الاتصال
• التكامل مع الأنظمة الموجودةمصادقة المستخدم

• القدرة على تنظيم مستويات مختلفة من الوصول إلى البيانات للمستخدمين ومجموعات المستخدمين
• تنظيم مكان العمل للوظائف التي يؤديها مستخدم أو مجموعة من المستخدمين

3. التفريق بين حقوق الوصول إلى الوثائق

• امكانية التركيب حقوق مختلفةالوصول إلى المستندات (القراءة والتحرير والحذف وما إلى ذلك) للمستخدمين ومجموعات المستخدمين
• تفويض حقوق الوصول إلى مستند من شخص إلى آخر

تخزين الوثائق

1. أداء مستودع البيانات

• اعتماد سرعة العمل مع المستندات على عدد المستندات في قاعدة البيانات وعدد المستخدمين الذين يعملون مع النظام في آن واحد

2. ابحث عن الوثائق

• البحث عن طريق حقول الوثيقة
• البحث السياقي في الملفات المتداخلة (المرفقة)

3. أرشفة الوثائق

• أسئلة تعقيد استخراج الوثائق من الأرشيف (بحث ، قراءة)

4. مرونة التخزين في حالة فشل قاعدة البيانات

5. تكرار البيانات

• للقراءة فقط
• مع القدرة على حفظ التغييرات

العمل مع المستندات

1. العمل مع أنواع المستندات

• خلق أنواع جديدة
• منشئ النموذج
• الحقول المرجعية (الاستبدال)
• تاريخ الوثيقة
• تتبع إصدار المستند

2. تحويل الوثيقة

• يتم المسح
• استيراد من تنسيقات ملفات أخرى

3. التوقيع الإلكتروني

العمل بمنطق الأعمال

1. مسارات لحركة الوثائق

2. المهام (المهام) للمستخدمين

3. العمل مع البرامج النصية المخصصة

2. متطلبات البرامج

متطلبات المصدر

1. نظام التشغيل

• الحاجة إلى شراء نظام إدارة قواعد بيانات تابع لجهة خارجية

3. الاعتماد على منتجات الطرف الثالث

• توافر برامج إضافية لتشغيل النظام

4. الأجهزة

• أداء الكمبيوتر

تكلفة المنتج

1. تكلفة البرامج الإضافية

• نظم إدارة قواعد البيانات ، مجموعات مكتبية ، برامج أخرى

2. شراء معدات جديدة

3. تكاليف تدريب الموظفين

4. تكاليف تحضير الحل الجاهز

سهولة الصيانة

1. التوثيق

• الامتثال لوثائق الإصدار الحالي من المنتج
• توافر مواد التعلم الإلكتروني
• تغطية قضايا توسيع النظام

2. توسيع النظام

3. نظام الدعم الفني

سهولة الاستعمال

1. سهولة تنفيذ عمليات المستخدم الأساسية

• إمكانية الوصول إلى الضوابط
• عدد العمليات الأولية لأداء الإجراءات