Организация делопроизводства в органах государственной власти и местного самоуправления. Реферат: Организация делопроизводства в органах государственной власти и местного самоуправления Документ и система документации в органах власти

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Подобные документы

    Гражданский кодекс Российской Федерации, определяющий правовые основы деятельности юридических лиц и ее документирование. Нормативно-методическое регулирование делопроизводства (или документационного обеспечения управления), недостатки законодательства.

    курсовая работа , добавлен 12.02.2014

    Понятие, принципы и функции системы местного самоуправления в России. Нормативно-правовые акты местного самоуправления как предмет правоохраны. Нормативно-правовые акты федерального уровня, субъектов российской федерации, и систем местного самоуправления.

    курсовая работа , добавлен 12.11.2008

    Понятие и развитие правовой основы местного самоуправления. Конституция РФ, федерельные законы, правовые акты органов государственной власти в системе нормативно-правовых актов о местном самоуправлении. Основные принципы местного самоуправления РФ.

    реферат , добавлен 02.06.2008

    Понятие и сущность местного самоуправления. Нормативно-правовые основы местного самоуправления. Основные документы, регулирующие юрисдикцию общин. Особенности самоуправления в сельской местности. Органы местного самоуправления сельского поселения.

    курсовая работа , добавлен 24.12.2011

    Положение местного самоуправления в государственном устройстве страны и политической системе общества, его нормативно-правовая база. Законодательная основа местного самоуправления в МО ГО "Город Южно-Сахалинск". Пути решения проблемы местного бюджета.

    курсовая работа , добавлен 13.03.2009

    Правильная организация документационного обеспечения управления в государственных органах. Процесс управления в органах внутренних дел (ОВД). Основные элементы, содержание, виды и задачи делопроизводства в ОВД, его нормативно-правовое регулирование.

    курсовая работа , добавлен 27.11.2011

    Официальное и публичное признание местного самоуправления как института народовластия. Предметы ведения местного самоуправления, вопросы местного значения, государственные полномочия. Проблемы, связанные с осуществлением функций местного самоуправления.

    НЕГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

    ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

    КУЗБАССКИЙ ИНСТИТУТ ЭКОНОМИКИ И ПРАВА

    ЮРИДИЧЕСКИЙ ФАКУЛЬТЕТ

    КАФеДРА ГуМаНИТАРНЫХ ДИСЦИПЛИН

    Контрольная работа

    По дисциплине: «Документирование управленческой деятельностью»

    на тему «Организация делопроизводства в органах государственной власти и местного самоуправления»

    Выполнил: студент группы 303

    Паньшина Е.Ю.

    Проверил:

    Кемерово, 2010

    Введение……………………………………………………………………..….3

    1. Документооборот как основа деятельности органа власти…………...….5

    2. Российская модель делопроизводства в органах государственной власти и местного самоуправления………………………………………………….…..7

    3. Выбор подхода к автоматизации документооборота………………………10

    4. Системы, организующие электронный документооборот…………….…..12

    5. Документооборот официальных документов…………………………..…..14

    6. Автоматизация обмена документами между органами власти………...…18

    7. Системы ЭДД для органов власти разного уровня………………………...20

    8. Решение для местного органа самоуправления…………………………....21

    Заключение…………………………………………………………………...…23

    Список использованной литературы…………………………………………..25

    Введение.

    Необходимость автоматизации делопроизводственных процессов и организации электронного документооборота осознается сегодня органами государственной власти и местного самоуправления практически во всех субъектах Российской Федерации. Но вместе с пониманием такой необходимости возникает ряд вопросов, не получив ответов на которые перейти к практической реализации проектов невозможно.

    С чего следует начать внедрение системы? Как разбить весь проект на этапы, чтобы эффект от внедрения был очевиден уже после первого этапа, а с каждым последующим этапом нарастал? Что из имеющихся технических средств модернизировать в первую очередь, а что может подождать? Какие финансовые средства предусмотреть в бюджете с разбивкой по годам исходя из реалий конкретного региона?

    По сути, все эти вопросы касаются построения грамотного плана реализации проекта на несколько лет вперед с учетом планируемого финансирования, производственной необходимости, технической оснащенности и планируемой же модернизации технического парка.

    работе инженеров, конструкторов, руководителей производства

    много времени отводится изучению, анализу и составлению различной

    докуметации. Особенно большие трудности возникают,как правило, при

    разработке производственных документов, что обусловлено в первую очередь недостатком специальных знаний у составителей. Устранение непроизводительных затрат времени в процессах составления и использования документов требукет разумного сочетания формализации и творцества, а это, по мнению авторов, требуют, с одной стороны,

    ознакомления составителей документов с наиболее общими законами восприятия документов, с другой- и в этом главная задача - формулирование и систематизации общих правил и норм составления основных документов.

    Целью контрольной работы является изучение теоретических основ организации делопроизводства в органах государственной власти и местного самоуправления.

    Согласно цели контрольной в работе поставлены следующие задачи:

    Определить понятие документооборота;

    Рассмотреть российскую модель делопроизводства в органах государственной власти и местного самоуправления;

    Выявить системы ЭДД для органов власти разного уровня;

    Рассмотреть автоматизацию обмена документами между органами власти.

    1. Документооборот как основа деятельности органа власти.

    Делопроизводство в федеральном органе исполнительной власти осуществляется в соответствии с Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства РФ от 15 июня 2009 г. № 477. На основе указанных Правил федеральный орган исполнительной власти по согласованию с федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела издает инструкцию по делопроизводству. Действие этих Правил не распространяется на организацию работы с документами, содержащими государственную тайну.

    Документы оформляются на бланках (стандартных листах бумаги формата А4 или А5) или в виде электронных документов и должны иметь установленный состав реквизитов, их расположение и оформление. Образцы бланков утверждаются приказом руководителя органа исполнительной власти.

    Все документы делятся на входящие, исходящие и внутренние. Входящие документы, проходят в службе делопроизводства первичную обработку, регистрацию, предварительное рассмотрение, передаются руководству на рассмотрение, а затем попадают к исполнителям. После исполнения документы помещаются в дела.

    Каждый орган формирует собственный документальный фонд. Номенклатура дел органа согласовывается с экспертно-проверочной комиссией соответствующего федерального государственного архива. Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив. В Постановлении установлен порядок работы с электронными документами.

    Термин "документооборот" на текущий момент употребляется чрезвычайно широко и встречается в описании практически каждой информационной системы. Автоматизация документооборота реализуется многими системами, и каждая из них претендует на "комплексный подход к автоматизации документооборота". При этом разнообразие систем широчайшее: от систем складского учета до ПО контроля технологическими процессами.

    В данной работе термины "документооборот", "делопроизводство" и т.д. рассматриваются исключительно в контексте организации работы органов государственной власти и местного самоуправления. Соответственно, термины трактуются исключительно с использованием общегосударственных нормативных актов в применении к работе органов власти.

    Согласно определению (ГОСТ Р 51141–98), документооборотом является "движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления", то есть полный цикл жизни всего множества документов в организации до передачи их в архив или на уничтожение.

    Делопроизводство, или "документационное обеспечение управления", согласно этому же источнику, обозначает "отрасль деятельности, обеспечивающую документирование и организацию работы с официальными документами". То есть делопроизводство является совокупностью организационных механизмов ведения и контроля документооборота официальных документов. Однако в "Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти" от 27.11.2000 г. функции делопроизводства уже не ограничиваются регулированием только официального документооборота. Это позволяет утверждать, что системам автоматизации делопроизводства должен быть подконтролен не только оборот зарегистрированных (официальных) документов, но и проектов документов.

    2. Российская модель делопроизводства в органах государственной власти и местного самоуправления.

    В России, в общегосударственном масштабе, сложилась единая технология работы с управленческими документами, так называемая государственная система документационного обеспечения управления (ГС ДОУ). Российское делопроизводство не имеет аналогов в других странах ни по детальности проработки технологии работы с документами, ни по масштабам распространения. И если на Западе развитие офисной автоматизации стимулирует разработку технологий документооборота, то в России, как правило, речь идет об автоматизации традиционно уже сложившейся технологии учрежденческого делопроизводства.

    В чем же особенности "российской модели" делопроизводства? Можно выделить три наиболее ярких преимущества:

    Контроль за документом, начиная с момента его поступления;

    Централизация контрольных функций;

    Единые нормы документооборота.

    В отличие от западных методов работы с документами, в российской практике документ ставится на контроль в момент его поступления в орган власти. Внутренние или исходящие документы попадают в поле зрения контроля сразу после "рождения" – то есть утверждения. При этом отслеживается связь документов – в случае, если один документ появился в результате выполнения решения, принятого по другому документу. Все это позволяет гарантированно отследить путь любого документа, поступившего в орган государственной власти и местного самоуправления, – ведь ни один зарегистрированный документ уже не может исчезнуть бесследно.

    Максимальная централизация контроля над документооборотом предполагает, что документ должен быть сначала доложен руководству, а лишь затем, обрастая резолюциями в соответствии со служебной иерархией, он спускается к непосредственным исполнителям.

    Другой важной особенностью "российской модели" является наличие единых и детально регламентированных правил работы с управленческими документами в организациях, независимо от их сферы деятельности. Вся деятельность делопроизводственных служб – экспедиций, канцелярий, групп контроля – регламентирована вплоть до правил заполнения регистрационных журналов, картотек и отчетных форм.

    В условиях существования в органах власти такого детального регламента документооборота внедрение без адаптации принципиально новой технологии того или иного зарубежного ПО нереально. Речь в этом случае может идти об автоматизации традиционного делопроизводства с использованием современных информационных технологий.

      Приложение. Перечень обязательных сведений о документах, используемых в целях учета и поиска документов в системах электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти

    Постановление Правительства РФ от 15 июня 2009 г. N 477
    "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти"

    С изменениями и дополнениями от:

    "система электронного документооборота" - автоматизированная информационная система, обеспечивающая создание электронных документов и электронных копий документов, управление ими, их хранение и доступ к ним, а также регистрацию документов;

    "электронный документооборот" - документооборот с применением информационной системы.

    Иные понятия, используемые в настоящих Правилах, соответствуют понятиям, определенным в законодательстве Российской Федерации.

    III. Создание документов в федеральном органе исполнительной власти

    5. Документы, создаваемые в федеральном органе исполнительной власти, оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм) или А5 (148 х 210 мм) либо в виде электронных документов и должны иметь установленный состав реквизитов, их расположение и оформление.

    6. Бланки федерального органа исполнительной власти разрабатываются на основе углового или продольного варианта расположения реквизитов. При угловом варианте реквизиты бланка располагаются в верхнем левом углу листа. При продольном варианте реквизиты бланка располагаются посередине листа вдоль верхнего поля.

    При создании электронных документов в системе электронного документооборота используются электронные шаблоны документов.

    7. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и на стандартном листе бумаги, должен иметь поля не менее 20 мм - левое, 10 мм - правое, 20 мм - верхнее и 20 мм - нижнее.

    9. Реквизитами документов, создаваемых в процессе деятельности федерального органа исполнительной власти, являются:

    а) Государственный герб Российской Федерации;

    б) наименование федерального органа исполнительной власти;

    в) наименование структурного подразделения федерального органа исполнительной власти;

    г) наименование должности;

    д) справочные данные о федеральном органе исполнительной власти;

    е) наименование вида документа;

    ж) дата документа;

    з) регистрационный номер документа;

    к) место составления (издания) документа;

    л) гриф ограничения доступа к документу;

    м) адресат;

    н) гриф утверждения документа;

    о) указания по исполнению документа (резолюция);

    п) заголовок к тексту;

    р) текст документа;

    с) отметка о контроле;

    т) отметка о приложении;

    у) подпись;

    х) гриф согласования документа;

    ч) печать;

    ш) отметка о заверении копии;

    щ) отметка об исполнителе;

    э) отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

    ю) отметка о поступлении документа;

    10. Состав реквизитов документа определяется его видом и назначением.

    11. Согласование документа в федеральном органе исполнительной власти оформляется визой уполномоченного должностного лица федерального органа исполнительной власти. Согласование документа, созданного в федеральном органе исполнительной власти, с другими органами государственной власти и организациями оформляется грифом (листом) согласования, протоколом или письмом о согласовании.

    IV. Требования к организации документооборота в федеральном органе исполнительной власти

    12. В документообороте федерального органа исполнительной власти выделяются следующие документопотоки:

    а) поступающая документация (входящая);

    б) отправляемая документация (исходящая);

    в) внутренняя документация.

    13. В федеральном органе исполнительной власти доставка и отправка документов осуществляются средствами почтовой связи, фельдъегерской связи и электросвязи.

    14. Документы, поступающие в федеральный орган исполнительной власти, проходят в службе делопроизводства первичную обработку, регистрацию, предварительное рассмотрение, передачу руководству на рассмотрение, передаются исполнителям и после исполнения помещаются в дела.

    15. Первичная обработка поступивших документов включает проверку правильности доставки документов и наличия документов и приложений к ним, а также распределение документов на регистрируемые и не подлежащие регистрации.

    16. Регистрация поступивших и созданных документов осуществляется в день поступления, создания (подписания или утверждения) либо на следующий рабочий день, если иное не установлено законодательством Российской Федерации.

    18. Зарегистрированные документы передаются службой делопроизводства на рассмотрение руководителю федерального органа исполнительной власти или по решению руководителя федерального органа исполнительной власти иным должностным лицам федерального органа исполнительной власти.

    Документы или их копии с указаниями по исполнению (резолюциями) передаются службой делопроизводства исполнителям.

    19. Подлинник документа направляется в структурное подразделение федерального органа исполнительной власти, ответственное за исполнение документа. При наличии нескольких исполнителей подлинник документа передается в структурное подразделение, являющееся ответственным исполнителем, остальные подразделения получают копию документа.

    При обеспечении возможности доступа исполнителя к электронной копии документа в системе электронного документооборота подлинник документа может оставаться в службе делопроизводства, если это установлено инструкцией по делопроизводству в федеральном органе исполнительной власти.

    20. Документы после их подписания руководителем федерального органа исполнительной власти или иным уполномоченным лицом передаются в службу делопроизводства для регистрации и отправки.

    21. Служба делопроизводства осуществляет проверку правильности оформления документа, комплектности документа и соответствия количества экземпляров документа списку рассылки. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю.

    22. Документы подлежат отправке в день их регистрации или на следующий рабочий день.

    23. Передача документов между структурными подразделениями федерального органа исполнительной власти осуществляется через службу делопроизводства.

    24. В федеральном органе исполнительной власти службой делопроизводства ведется учет поступающих, создаваемых и отправляемых документов. Данные о количестве документов обобщаются, анализируются службой делопроизводства и представляются руководителю федерального органа исполнительной власти в установленном им порядке.

    25. В целях учета и поиска документов в системе электронного документооборота федерального органа исполнительной власти используются обязательные сведения о документах согласно приложению . В системе электронного документооборота федерального органа исполнительной власти могут использоваться дополнительные сведения о документах.

    V. Документальный фонд федерального органа исполнительной власти

    26. Федеральный орган исполнительной власти:

    а) формирует свой документальный фонд из образующихся в процессе его деятельности документов;

    б) разрабатывает и утверждает по согласованию с федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела перечень документов, образующихся в процессе его деятельности, а также в процессе деятельности подведомственных ему организаций, с указанием сроков хранения;

    Информация об изменениях:

    Постановлением Правительства РФ от 26 апреля 2016 г. N 356 пункт 26 дополнен подпунктом "в"

    в) разрабатывает и утверждает альбом шаблонов унифицированных форм документов, создаваемых федеральным органом исполнительной власти.

    27. Формирование документального фонда федерального органа исполнительной власти осуществляется службой делопроизводства путем составления номенклатуры дел, формирования и оформления дел, обеспечения их сохранности, учета и передачи дел в архив федерального органа исполнительной власти.

    28. Номенклатура дел федерального органа исполнительной власти:

    а) составляется службой делопроизводства на основе номенклатур дел структурных подразделений;

    б) утверждается после ее согласования с центральной экспертной комиссией федерального органа исполнительной власти руководителем федерального органа исполнительной власти не позднее конца текущего года и вводится в действие с 1 января следующего года;

    в) один раз в 5 лет согласовывается с экспертно-проверочной комиссией федерального государственного архива, в который передаются на постоянное хранение образующиеся в процессе деятельности федерального органа исполнительной власти документы Архивного фонда Российской Федерации;

    г) в случае изменения функций и структуры федерального органа исполнительной власти подлежит согласованию с экспертно-проверочной комиссией федерального государственного архива.

    29. Наименованиями разделов номенклатуры дел федерального органа исполнительной власти являются наименования структурных подразделений федерального органа исполнительной власти.

    30. Дела формируются в соответствии с номенклатурой дел, а также с соблюдением принципов систематизации документов и их распределения (группировки) на дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе на дела по личному составу, и на дела временного (до 10 лет включительно) хранения.

    31. Дела со дня их формирования до передачи в архив федерального органа исполнительной власти или на уничтожение хранятся в структурных подразделениях по месту их формирования.

    32. Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений на срок, определяемый руководителем федерального органа исполнительной власти, и после его истечения подлежат возврату.

    Иным государственным органам и организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководителя федерального органа исполнительной власти или его заместителя, курирующего вопросы делопроизводства.

    33. Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя федерального органа исполнительной власти с оставлением в деле копии документа, заверенной в установленном порядке, и акта о причинах выдачи подлинника.

    34. Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения передаются в архив федерального органа исполнительной власти не ранее чем через 1 год и не позднее чем через 3 года после завершения дел службой делопроизводства. Передача дел в архив федерального органа исполнительной власти производится на основании описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения и дел по личному составу, формируемых в структурных подразделениях федерального органа исполнительной власти. Дела временного (до 10 лет включительно) срока хранения в архив федерального органа исполнительной власти не передаются и подлежат уничтожению в установленном порядке по истечении срока их хранения.

    35. Основой составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения является номенклатура дел.

    36. Порядок составления номенклатуры дел и описей дел, формирования и оформления дел, а также уничтожения дел временного хранения в федеральном органе исполнительной власти определяется федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела.

    VI. Особенности работы с электронными документами в федеральном органе исполнительной власти

    37. Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в системе электронного документооборота федерального органа исполнительной власти.

    38. Электронный документ должен быть оформлен по общим правилам делопроизводства и иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением реквизита "Государственный герб Российской Федерации".

    В федеральном органе исполнительной власти используются электронные документы (без предварительного документирования на бумажном носителе) и электронные копии документов.

    39. Состав электронных документов, создаваемых в федеральном органе исполнительной власти, устанавливается перечнем документов, создание, хранение и использование которых осуществляются исключительно в форме электронных документов при организации внутренней деятельности федерального органа исполнительной власти, разрабатываемым на основе рекомендаций Федерального архивного агентства.

    Перечень документов, создание, хранение и использование которых осуществляются исключительно в форме электронных документов при организации внутренней деятельности федерального органа исполнительной власти, утверждается руководителем этого федерального органа исполнительной власти по согласованию с Федеральным архивным агентством.

    40. Электронные документы, направляемые в органы государственной власти и органы местного самоуправления, подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью должностного лица федерального органа исполнительной власти в соответствии с Федеральным законом "Об электронной подписи".

    41. В системе электронного документооборота федерального органа исполнительной власти могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых используются иные виды электронных подписей в соответствии с Федеральным законом "Об электронной подписи".

    42. Получение и отправка электронных документов осуществляются службой делопроизводства.

    43. После получения электронных документов, подписанных электронной подписью , служба делопроизводства осуществляет проверку действительности электронной подписи.

    44. После включения электронных документов в систему электронного документооборота формируются регистрационно-учетные данные о документе, обеспечивающие управление документом, в том числе его поиск, доступ к документу, контроль, хранение, использование и другие данные.

    45. Документы, создаваемые в федеральном органе исполнительной власти и (или) поступившие в федеральный орган исполнительной власти на бумажном носителе, регистрируются в системе электронного документооборота с созданием в ней электронной копии такого документа.

    46. Регистрация и учет электронных документов осуществляются в системе электронного документооборота федерального органа исполнительной власти.

    47. Электронные документы формируются в электронные дела в соответствии с номенклатурой дел.

    В номенклатуре дел указывается, что дело ведется в электронной форме, что отмечается в заголовке дела или в графе "Примечание".

    48. Электронные документы после их исполнения или отправки подлежат хранению в установленном порядке в информационных системах федерального органа исполнительной власти в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.

    49. После истечения сроков, установленных для хранения электронных документов, они подлежат уничтожению на основании акта, утвержденного руководителем федерального органа исполнительной власти.

    Раскрыты теоретические положения государственного делопроизводства, изложены понятия о документе, его разновидностях, функциях, правилах оформления, а также особенности составления организационно-распорядительной документации в органах государственного и муниципального управления. Рассмотрены принципы и правила организации службы делопроизводства, документооборота в традиционной и автоматизированной системе делопроизводства, технологии работы с обращениями граждан, подготовки документов для передачи на архивное хранение. Соответствует ФГОС ВО последнего поколения. Для студентов бакалавриата, слушателей системы повышения квалификации, руководящих работников и специалистов государственных и муниципальных учреждений и организаций.

    Из серии: Бакалавриат (КноРус)

    * * *

    компанией ЛитРес .

    Регламентация делопроизводства в государственных органах

    1.1. Основные понятия в области делопроизводства

    В соответствии со ст. 10 Конституции РФ государственная власть в России подразделяется на законодательную, исполнительную и судебную, в зависимости от выполняемых функций. Принцип разделения властей относится не только к организации государственной власти на федеральном уровне, но и к системе органов государственной власти субъектов Федерации.

    Государственные органы осуществляют одну из функций государственной власти, соответственно она подразделяются на органы законодательной, исполнительной и судебной власти.

    Органы законодательной власти – это представительные и законодательные учреждения, образуемые путем выборов. Главная их задача – правотворчество, но помимо этого они выполняют и другие функции, например, контролируют деятельность исполнительной власти.

    Органы исполнительной власти – это, как правило, назначаемые органы. Главная задача исполнительных органов власти – выполнять положения Конституции, федеральных законов, иных нормативных актов. Органы исполнительной власти действуют на основе сочетания единоначалия с коллегиальностью.

    Органы судебной власти осуществляют правосудие. Деятельность судов направлена на укрепление законности и правопорядка, предупреждение преступлений и иных правонарушений, имеет задачу охраны от всяких посягательств на закрепленные в Конституции основы конституционного строя, права и свободы человека и гражданина, другие демократические институты. Суды независимы и подчиняются только закону.

    Органы местного самоуправления управляют муниципальной собственностью, формируют, утверждают и исполняют местный бюджет, устанавливают местные налоги и сборы, осуществляют охрану общественного порядка, а также решают иные вопросы местного значения.

    Органы местного самоуправления являются юридическими лицами и действуют от своего имени самостоятельно. Из перечисленного следует, что муниципальное управление – это деятельность выборных и других органов местного самоуправления по управлению муниципальной собственностью, объектами муниципального хозяйства, формированию и исполнению местного бюджета, направленная на обеспечение жизнедеятельности населения муниципального образования, решения других вопросов местного значения, включая и вопросы организации своей работы, муниципальной службы.

    Местное самоуправление осуществляется в муниципальных образованиях – городских и сельских поселениях: в селе или нескольких селах, имеющих общую территорию (район), городах или частях крупных городов (городских районах, кварталах).


    Определение: муниципальная служба – профессиональная деятельность граждан, которая осуществляется на постоянной основе на должностях муниципальной службы, замещаемых путем заключения трудового договора (контракта).

    Основная функция любого государственного или муниципального учреждения – принятие управленческих решений. Все управленческие решения государственных и муниципальных органов принимаются на основе информации, которая должна быть достоверной, своевременной и полной.


    Определение: документирование – запись информации на носителе по установленным правилам.

    Процесс фиксирования информации на каком-либо носителе информации (бумажном, магнитном и др.) в целях ее дальнейшего использования называется документированием. Документирование управленческой деятельности – это массовая функция, выполняемая всеми государственными и муниципальными органами.


    Определение: документ – зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

    При создании документов используют различные способы документирования в зависимости от содержания информации: звукозапись (фонодокумент), фотографию (фотодокумент), запись изображений и звуков (аудиовизуальный документ) и т. д.


    Определение: средства документирования – средства организационной и компьютерной техники, используемые для записи информации на носителе.

    В настоящее время в органах государственного управления широко используются электронные документы.


    Определение: электронный документ – документ, информация которого представлена в электронной форме.

    Документ, составленный, выданный или находящийся в обороте государственных или муниципальных органов, учреждений, организаций и отвечающий определенным требованиям, относится к категории официального документа.


    Определение: документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке, называется официальным документом.

    Официальный документ, используемый в текущей деятельности государственных органов, называют служебным документом.


    Внимание! Если документ создан лицом вне сферы его служебной или общественной деятельности, то он считается документом личного происхождения.

    Документы, как официальные, таки служебные, должны обладать юридической силой или юридической значимостью.


    Определение: юридическая значимость документа – свойство документа выступать в качестве подтверждения деловой деятельности либо событий личного характера.


    Определение: юридическая сила документа – свойство официального документа вызывать правовые последствия.

    Характерной чертой официальных документов является наличие определенной формы, порядка их издания, составления, наличия необходимых реквизитов.


    Определение: реквизит – элемент оформления документа (например, подпись, печать, текст).

    Многочисленность видов и разновидностей документов, сложность их состава, наличие специальных правил придания документам юридической силы и другие серьезные проблемы, связанные с управленческой документацией, вызывают необходимость выделения специальной отрасли деятельности, обеспечивающей документирование и организацию работы с официальными документами. Эта отрасль деятельности называется делопроизводством.


    Определение: делопроизводство – деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов.


    Определение: документационное обеспечение (управления), ДОУ – деятельность, целенаправленно обеспечивающая функции управления документами.


    Запомните!

    В делопроизводстве применяются следующие сокращения:

    УС – унифицированная система;

    УСОРД – унифицированная система организационно-распорядительной документации;

    ГСДОУ – государственная система документационного обеспечения управления;

    ОКУД – общероссийский классификатор управленческой документации;

    ОКПО – общероссийский классификатор предприятий и организации;

    ГОСТ – государственный стандарт.


    Управленческие документы обслуживают определенные управленческие функции: планирование, организация, контроль и т. д.

    Документы, относящиеся к одной управленческой функции, принято называть системой документации, например, система организационно-распорядительной документации, система бухгалтерской документации, система внешнеторговой документации.


    Определение: система документации – это совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.

    Управленческие функции во всех организациях однотипны, поэтому и документы по каждой функции должны быть одинаковы по видам и формам.


    Определение: приведение документов к оптимальному единообразию по составу и формам называется унификацией документов.

    Унифицируют не только отдельные документы, но и системы документации в целом.


    Определение: унифицированная система документации – это система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.

    Систему документации составляют различные виды документов. В Общероссийском классификаторе управленческой документации (ОКУД), впервые утвержденном в 1978 г., были включены виды и формы документов, являющиеся объектами унификации в процессе создания унифицированных систем документации.

    Общероссийский классификатор управленческой документации является составной частью единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации и охватывает унифицированные системы документов, разрешенных к применению в народном хозяйстве.

    Общероссийский классификатор управленческой документации предназначен для решения следующих задач:

    1) регистрация форм документов;

    2) упорядочение информационных потоков в народном хозяйстве;

    3) сокращение количества применяемых форм;

    4) исключение из обращения неунифицированных форм документов;

    5) обеспечение учета и систематизации унифицированных форм документов на основе их регистрации;

    6) контроля за составом форм документов и исключения дублирования информации, применяемой в сфере управления;

    7) рациональной организации контроля за применением унифицированных форм.

    В настоящее время в ОКУД включены следующие системы документации:

    1) 0200000 Унифицированная система организационно-распорядительной документации;

    2) 0300000 Унифицированная система первичной учетной документации;

    3) 0400000 Унифицированная система документации Банка России;

    4) 0500000 Унифицированная система бухгалтерской финансовой, учетной и отчетной документации государственного сектора управления;

    5) 0600000 Унифицированная система отчетно-статистической документации;

    6) 0700000 Унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий;

    7) 0800000 Унифицированная система документации по труду;

    8) 0900000 Унифицированная система документации Пенсионного фонда Российской Федерации;

    9) 1000000 Унифицированная система внешнеторговой документации;

    Объекты классификации ОКУД – межведомственные и межотраслевые унифицированные формы документов, которые утверждены ведомствами и министерствами Российской Федерации. В классификаторе приведены кодовые обозначения и наименования унифицированных форм документов, которые входят в унифицированные системы документации.


    Определение: унифицированная форма документа (УФД) – формуляр документа определенного вида, содержащий постоянную часть текста.

    В обязательном порядке коды Общероссийского классификатора управленческой документации проставляются в унифицированных формах документов. С применением Общероссийским классификатором управленческой документации были решены задачи однозначного обозначения унифицированных форм документов и на этой основе их учет и систематизация, что способствовало упорядочению всей системы управленческой документации, исключению дублирующих форм документов, оптимизации состава применяемых документов.

    Самой массовой системой документации, применяемой в органах государственного и муниципального управления, является Унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД).

    Унифицированная система организационно-распорядительной документации является рационально организованным комплексом взаимосвязанных унифицированных форм документов, рекомендуемых для применения в деятельности организаций всех организационно-правовых форм (далее – организации).

    Целью разработки УСОРД является создание взаимосвязанных комплексов документов, обеспечивающих организационно-распорядительную деятельность организаций. Использование УСОРД в деятельности организаций способствует оперативному решению управленческих задач, снижению трудовых и материальных затрат на работу с документами, повышению качества организационно-распорядительной документации и сокращению объема документооборота.

    Унифицированные формы, включенные в УСОРД, устанавливают примерную структуру текста, минимальный необходимый состав реквизитов соответствующих организационно-распорядительных документов и не являются образцами их оформления, если иное оформление предусмотрено законодательством Российской Федерации.

    Альбом унифицированных форм организационно-распорядительных документов может использоваться как эталонный массив для разработки альбомов унифицированных форм документов в организациях и поддержания их в актуализированном состоянии путем своевременного включения новых форм, изъятия отмененных унифицированных форм, изменения областей применения унифицированных форм организационно-распорядительных документов и т. д.

    Унифицированные формы в УСОРД систематизированы по следующим подсистемам:

    ✓ документация по созданию организации;

    ✓ документация по реорганизации организации;

    ✓ документация по ликвидации организации;

    ✓ документация по приватизации государственных организаций;

    ✓ документация по распорядительной деятельности организации;

    ✓ документация по организационно-нормативному регулированию деятельности организации;

    ✓ документация по оперативно-информационному регулированию деятельности организации;

    ✓ документация по приему на работу;

    ✓ документация по оформлению изменений трудовых отношений;

    ✓ документация по увольнению с работы;

    ✓ документация по предоставлению отпусков и отзыву из отпуска;

    ✓ документация по оформлению поощрений;

    ✓ документация по оформлению дисциплинарных взысканий;

    ✓ документация по оформлению командировок.

    В кодовом обозначении унифицированной формы документа отражены следующие признаки классификации: первый и второй знаки (класс форм) – принадлежность унифицированной формы документа к соответствующей унифицированной системе документации; третий и четвертый знаки (подкласс форм) – общность содержания множества форм документов и направленность их использования; пятый, шестой и седьмой знаки – регистрационный номер унифицированной формы документа внутри подкласса; восьмой знак – контрольное число.

    Структура кодового обозначения унифицированной формы документа по ОКУД:

    Пример кодового обозначения унифицированной формы документа по ОКУД: 09010046 Расчетная ведомость по страховым взносам в Пенсионный фонд

    Унификация документов является одним из методов их стандартизации.

    В стандартах на управленческую документацию устанавливается состав отдельных элементов документа (реквизитов), их расположение и правила оформления.


    Определение: стандартизация – это деятельность по установлению правил и характеристик в целях их добровольного многократного использования, направленная на достижение упорядоченности в сфере производства и обращения продукции и повышение конкурентоспособности продукции, работ или услуг.

    Результатом работ по унификации и стандартизации могут быть как стандарты на отдельные виды документов, так и на унифицированные системы документации (например, ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов).

    Международное сотрудничество по вопросам стандартизации в области документации осуществляется в рамках ИСО – Международной организации по стандартизации. В стандартах ИСО определены:

    ✓ форматы бумаги для документов и методы выражения их размеров (ИСО 216:1975, ИСО 353:1975);

    ✓ размеры папок для хранения документов (ИСО 623:1974);

    ✓ межстрочные интервалы и шаг письма (ИСО 4882:1979);

    ✓ формуляр-образец и конструкционная сетка для создания бланков и форм документов (ИСО 3535:1977);

    ✓ основные требования к бланкам документов (ИСО 8439:1990);

    ✓ принципы компоновки торговых документов (ИСО 6422:1985);

    ✓ форматы конвертов для пересылки документов, порядок написания адреса на почтовых отправлениях (ИСО 11180:1993);

    ✓ правила проставления дат и времени в документах (ИСО 8601:2000);

    ✓ порядок расположения кодов в торговых документах (ИСО 8440:1986).

    В 2001 году были приняты первые стандарты новой серии «Информация и документация. Управление документами» (ИСО 15489-1:2001, ИСО 15489-2:2001), определяющие требования к системам делопроизводства. В 2007 году принят ГОСТ ИСО Р 15489-1:2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования». Необходимо учитывать, что применение международного стандарта или стандарта другой страны осуществляется в Российской Федерации путем полного или частичного включения его содержания в отечественный нормативный документ по стандартизации. Данный стандарт содержит положения об ответственности, политике, процедурах, системах и процессах, связанных с документами организаций, руководящие указания по управлению документами в рамках процессов управления качеством и управления окружающей средой в соответствии с международными стандартами ИСО 9001 и ИСО 14001, методические рекомендации по проектированию и внедрению систем управления документами.


    Определение: документ – зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или физическим лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности.

    Все документы, циркулирующие в процессе документооборота государственных и муниципальных органов, можно классифицировать по различным признакам.

    1. По способу документирования документы можно классифицировать на письменные, текстовые, рукописные, машинописные, электронные, изобразительные, фото-, фоно-, кинодокументы, документы на машинных носителях.

    Письменный документ – текстовый документ, информация которого зафиксирована любым типом письма.

    Текстовый документ – документ, содержащий речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи.

    Рукописный документ – письменный документ, при создании которого знаки письма наносят от руки.

    Машинописный документ – письменный документ, при создании которого знаки письма наносят техническими средствами.

    Электронный документ – созданный и читаемый с помощью компьютерной техники.

    Изобразительный документ – документ, содержащий информацию, выраженную посредством изображения какого-либо объекта.

    Фотодокумент – изобразительный документ, созданный фотографическим способом.

    Фонодокумент – документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи.

    Кинодокумент – изобразительный или аудиовизуальный документ, созданный кинематографическим способом.

    Документ на машинном носителе – документ, созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации электронно-вычислительной машиной.

    2. По отношению к объекту управления документы классифицируют:

    ✓ на входящие (поступившие в организацию);

    ✓ исходящие (отправляемые из организации);

    ✓ внутренние (создаваемые в данной организации и не выходящие за ее пределы).

    3. По числу затронутых вопросов в документе они классифицируются:

    ✓ на простые;

    ✓ сложные.

    Простые документы содержат изложение одного вопроса. Сложные документы включают несколько вопросов, они могут касаться нескольких должностных лиц, структурных подразделений, учреждений.

    4. По ограничению доступа документы классифицируются:

    ✓ на секретные;

    ✓ для служебного пользования;

    ✓ несекретные (простые).

    Документы, содержащие сведения, подлежащие охране, засекречиваются. В зависимости от важности такие сведения делятся на сведения особой важности и совершенно секретные (государственная тайна), секретные (служебная тайна) и обозначаются соответственно грифами «Особой важности», «Совершенно секретно» и «Секретно».

    Документы для служебного пользования, содержащие несекретные сведения, могут использоваться работниками данного учреждения. Такие документы помечаются грифом «Для служебного пользования».

    5. По способу изложения текста документы классифицируются:

    ✓ на индивидуальные;

    ✓ трафаретные;

    ✓ типовые;

    ✓ примерные;

    ✓ унифицированные в виде анкеты и таблицы.

    Индивидуальные документы по содержанию являются специфическими, носящими характер разового документа.

    В трафаретных документах информация представлена в виде текста с пробелами, предназначенными для заполнения их переменной информацией, зависящей от конкретной ситуации. Примеры трафаретных текстов: бланки справок отдела кадров, командировочных удостоверений.

    Типовыми являются документы, рассчитанные на изложение однородных процессов и явлений: типовой технологический процесс, типовые правила внутреннего распорядка и т. п.

    Примерные используются для составления и оформления документов по аналогии (примерная номенклатура дел организации).

    Анкета – способ представления унифицированного текста, при котором постоянная информация располагается в левой части документа, а переменная вносится в документ в процессе его составления в правую часть документа.

    Таблица – документ, в котором постоянная информация размещается в заголовках граф и заголовках строк, а переменная – на пересечении соответствующих граф и строк. Текст, представленный в виде таблицы, обладает большой информационной емкостью, позволяет строго классифицировать и легко суммировать аналогичные данные. В табличной форме оформляются штатное расписание, график отпусков и другие документы.

    6. По срокам хранения документы делятся:

    ✓ на документы постоянного срока хранения;

    ✓ временного (свыше 10 лет) срока хранения;

    ✓ временного (до 10 лет) срока хранения.

    Также необходимо знать, что документы подразделяются на виды и разновидности. Например, вид документа – акт, разновидность – акт об уничтожении документов, акт о списании материальных ценностей ит.д.

    С видами и разновидностями управленческих документов можно ознакомиться в Указателе видов и разновидностей документов в Перечне типовых архивных документов, образующихся в деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения.

    1.2. Государственная система документационного обеспечения управления

    В делопроизводстве применяют определенные правила составления, оформления и организации работы с документами. Необходимость довести до уровня общей нормы апробированные и оправдавшие себя на практике рациональные формы и методы обработки служебной информации, способствовали созданию в Российской Федерации единой системы документирования управленческой деятельности и организации работы с документами.

    В декабре 1959 г. Совет министров СССР принял специальное решение по вопросу улучшения деятельности управленческого аппарата, где в числе прочих мер, направленных на повышение производительности труда, предусматривается разработка единой государственной системы делопроизводства на основе его механизации.

    В 1973 году была разработана Единая государственная система делопроизводства (ЕГСД).

    Система была одобрена Государственным комитетом СССР по науке и технике, поэтому формально не являлась юридически обязательной для применения. Тем не менее ряд ее разделов основывался на изданных ранее государственных стандартах оформления организационно-распорядительной документации. Таким образом, требования к документированию управленческой деятельности, включенные в ЕГСД, получили нормативный характер.

    На стадии создания ЕГСД была разработана методика и унифицированы делопроизводственные операции, связанные с хранением документов в делопроизводстве, формированием дел, экспертизой ценности документов, подготовкой документов к сдаче в архив.

    В 1980-х годах была подготовлена вторая редакция ЕГСД, получившая название Единой государственной системы документационного обеспечения управления (ЕГСДОУ). Причиной ее возникновения стало быстрое развитие компьютерных технологий и их использование для работы с документами, вызвавшее значительные изменения традиционных технологий обработки документов. Таким образом, ЕГСДОУ – это документ, развивающий, дополняющий и уточняющий требования ЕГСД в связи с изменениями, которые претерпело делопроизводство к тому времени.

    В 1991 году была разработана Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ), действующая по настоящее время.

    Государственная система документационного обеспечения управления устанавливает единые требования к организации работы с документами (в том числе создаваемыми средствами вычислительной техники) в органах государственного управления, суда, прокуратуры, арбитража, на предприятиях, в учреждениях и общественных организациях и носит рекомендательный характер.

    К основным целям ГСДОУ относятся:

    ✓ совершенствование работы аппарата управления;

    ✓ упорядочение документооборота и повышение качества документов;

    ✓ сокращение количества документов;

    ✓ построение информационно-поисковых систем;

    ✓ создание условий для применения современных технологий сбора, хранения и обработки информации.

    На основании положений ГСДОУ создаются инструкции по делопроизводству, методики, рекомендации по различным аспектам делопроизводства.

    Государственная система документационного обеспечения управления включает несколько разделов.

    Раздел «Документирование управленческой деятельности» определяет состав управленческих документов, основные направления и порядок проведения унификации и стандартизации документов, оформление реквизитов управленческих документов, включая машиночитаемые документы, а также общие требования к составлению текстов документов. Данный раздел в настоящее время устарел в связи с выходом новых требований к правилам составления и оформления документов.

    Другие разделы ГСДОУ, несмотря на то что требуют пересмотра, представляют несомненный интерес при постановке делопроизводства в конкретной организации.

    Раздел «Организация работы с документами» устанавливает принципы и порядок организации документооборота учреждения, построения информационно-поисковой системы по документам учреждения, контроля исполнения документов и подготовки документов к передаче в ведомственный архив на хранение.

    Кроме того, в ГСДОУ выделены в отдельный подраздел рекомендации по созданию и использованию информационно-поисковой системы (ИПС) по документам предприятия. В этой части рассматриваются правила создания ИПС в условиях и традиционной, и автоматизированной систем. Определен состав ИПС. Она включает в себя регистрацию, индексирование документов, их оперативное хранение, информационно-поисковые массивы (ручные картотеки, массивы на машинных носителях). Это значит, что требования к учету, систематизации и хранению документов основаны на применении единой ИПС, информационные массивы которой должны быть совместимы. Для достижения такой совместимости служат разрабатываемые на предприятии классификаторы (например, номенклатура дел, классификатор корреспондентов, классификатор структурных подразделений (участков деятельности), классификатор видов документов).

    В третьем разделе ГСДОУ рассмотрены вопросы механизации и автоматизации делопроизводства, особенности работы с документами при внедрении автоматизированных систем управления.

    В четвертом разделе дано понятие службы делопроизводства, рассмотрены ее основные задачи, функции, права. ГСДОУ предусматривает создание нескольких типовых делопроизводственных служб в зависимости от категории организации или предприятия: управление делами; канцелярия; общий отдел; секретарь руководителя

    В приложениях к ГСДОУ содержится Примерное положение о службе документационного обеспечения управления (службе ДОУ). В нем рекомендованы типовые варианты ее организационных структур в зависимости от типа организации, а также сформулированы ее цели, задачи и функции.

    В приложения к ГСДОУ также входят:

    1) примерный перечень документов, подлежащих утверждению;

    2) примерный перечень документов, на которых ставится гербовая печать;

    3) правила заполнения реквизитов регистрационно-контрольных форм (РКФ);

    4) формы номенклатур дел;

    5) перечень типовых сроков исполнения документов;

    6) форма обложки дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения.

    В 1993 году положения ГСДОУ получили дальнейшее развитие в Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации (2005), а затем и в Правилах делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (2009).

    1.3. Законодательные и нормативно-методические акты в области делопроизводства

    Деятельность любой организации строится на основании правил законодательно-правовых актов, предполагающих работу с документированной информацией.

    Нормативно-правовая база делопроизводства – это законы, нормативно-методические документы, которые помогают создать технологию обработки документов, их хранения, использования в работе государственного органа.

    Правительство Российской Федерации, федеральные органы исполнительной власти несут ответственность за организацию документационного обеспечения в органах исполнительной власти, разрабатывая соответствующие нормативные правовые акты.


    Запомните! Общее методическое руководство в области архивного дела в России осуществляет Федеральное архивное агентство (Росархив), которое подчиняется Президенту Российской Федерации. Ведущая научная организация в этой области – Всероссийский научно-исследовательский институт доку ментоведен и я и архивного дела (ВНИИДАД).


    Нормативно-методическую базу делопроизводства можно разделить на несколько групп документов. К первой относятся федеральные нормативные акты не прямого действия, в той или иной степени затрагивающие вопросы организации и технологии документирования управленческой деятельности и организации работы с документами. Среди них можно назвать Гражданский кодекс, Кодекс об административных правонарушениях, Трудовой кодекс (ТК РФ).

    Для делопроизводства очень важен раздел Федерального закона «Об информации, информационных технологиях и защите информации», устанавливающий правовой режим документирования информации. По Закону, документирование информации является обязательным условием включения ее в информационные ресурсы. Закон устанавливает порядок документирования информации и называет органы государственной власти, которые обязаны этот порядок обеспечить. Согласно Закону, данная задача возлагается на органы государственной власти, ответственные за организацию делопроизводства, стандартизацию документов, безопасность Российской Федерации.

    Статья 327 Уголовного кодекса Российской Федерации «Подделка, изготовление или сбыт поддельных документов, государственных наград, штампов, печатей, бланков» предусматривает наказание за такой вид деятельности. Обратите внимание, что данная подделка должна иметь цель – предоставлять права или освобождать от ответственности.

    Другой значимой статьей для специалистов, работающих с документами, является ст. 292 Уголовного кодекса Российской Федерации. Данная статья касается служебного подлога, который определяется как «внесение должностным лицом, а также государственным служащим или служащим органа местного самоуправления, не являющимся должностным лицом, в официальные документы заведомо ложных сведений, а равно внесение в указанные документы исправлений, искажающих их действительное содержание, если эти деяния совершены из корыстной или иной личной заинтересованности».

    Статья 24 Налогового кодекса РФ предусматривает, что налоговые агенты обязаны обеспечивать сохранность документов, необходимых для исчисления, удержания и перечисления налогов, в течение четырех лет, а, согласно ч. 2 ст. 13.25 Кодекса РФ об административных правонарушениях, неисполнение обществом с ограниченной ответственностью обязанности по хранению документов, которые предусмотрены законодательством об обществах с ограниченной ответственностью и принятыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами и хранение которых является обязательным, а также нарушение установленных порядка и сроков хранения таких документов влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 2,5 до 5 тыс. руб.; на юридических лиц – от 200 тыс. до 300 тыс. руб.

    Вторая группа нормативных актов – ведомственные правовые акты по делопроизводству, имеющие межведомственный характер. К ним относятся: Государственная система документационного обеспечения управления (М., 1991); Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (2009); государственные стандарты на документацию, например, ГОСТ 6.30-2003 «Унифицированная система документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»); общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации, а также ряд нормативных актов Минтруда России, Госкомстата России, Росархива и др.

    Третья группа нормативных актов – это различные типовые и примерные инструкции по делопроизводству администраций субъектов Российской Федерации и инструкции конкретных организаций, например, Инструкция по делопроизводству в Администрации города

    Смоленска (утверждена распоряжением Администрации города Смоленска от 15.02.2013 № 82-р/адм).

    Государственное регулирование делопроизводства обеспечивается Федеральным архивным агентством, которое осуществляет межотраслевое организационно-методическое руководство и контроль за организацией документов в делопроизводстве федеральных органов государственной власти, координирует развитие государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации.

    Комитет РФ по стандартизации, метрологии и сертификации (Госстандарт) осуществляет государственное управление стандартизацией в Российской Федерации, включая работы по унификации и стандартизации документов и систем документации, разработке, внедрению и ведению общероссийских классификаторов технико-экономической и социальной информации.

    Правительство РФ, федеральные органы исполнительной власти несут ответственность за организацию документационного обеспечения в органах исполнительной власти, разрабатывая соответствующие нормативные правовые акты.

    В органах государственного и муниципального управления для регламентации делопроизводства применяются различные законы:

    ✓ Федеральный закон от 27.07.2004 № 79-ФЗ (ред. от 31.12.2014) «О государственной гражданской службе Российской Федерации»;

    ✓ Федеральный закон от 02.03.2007 № 25-ФЗ (ред. от 30.03.2015) «О муниципальной службе в Российской Федерации»;

    ✓ Федеральный закон от 27.07.2010 № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг»;

    ✓ Федеральный закон от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»;

    ✓ Федеральный закон от 27.05.2003 № 58-ФЗ «О системе государственной службы Российской Федерации»;

    ✓ Федеральный закон от 02.10.2007 № 229-ФЗ (ред. от 06.12.2011) «Об исполнительном производстве»;

    ✓ Федеральный закон «Об обязательном экземпляре документов» от 29.12.1994 № 77-ФЗ.

    Подзаконные акты, имеющие нормативный характер, издаются в форме постановлений Правительства Российской Федерации и обязательны для исполнения. Акты по оперативным и другим текущим вопросам, не имеющие нормативного характера, издаются в форме распоряжений Правительства РФ. Нормативно-правовые акты федеральных органов исполнительной власти издаются на основе и во исполнение федеральных законов, указаний и распоряжений Президента РФ, постановлений и распоряжений Правительства РФ, а также по инициативе федеральных органов исполнительной власти в пределах их компетенций.

    Государственная регистрация нормативных правовых актов осуществляется Министерством юстиции РФ, которое ведет Государственный реестр нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти. Федеральные органы исполнительной власти могут направлять для исполнения нормативные правовые акты, подлежащие государственной регистрации, только после их регистрации и официального опубликования.

    Рассмотрим некоторые акты федеральных органов исполнительной власти, затрагивающие полностью или частично вопросы документове-дения и влияющие на организацию делопроизводства, регламентацию труда сотрудников службы делопроизводства в органах исполнительной власти.

    Постановление Правительства РФ от 15.06.2009 № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» в редакции. Постановления Правительства Российской Федерации от 26.04.2016 г. N 356. Правила, утвержденные постановлением Правительства, содержат состав реквизитов управленческих документов, но в них не отражаются вопросы технологии делопроизводства. Документ предназначен для служб делопроизводства федеральных органов исполнительной власти, специалистов в области документационного обеспечения управления, занимающихся разработкой нормативных документов в области делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти.

    Приказ Росархива от 23.12.2009 № 76 «Об утверждении методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти». Методические рекомендации предназначены для служб делопроизводства федеральных органов исполнительной власти, специалистов в области документационного обеспечения управления, занимающихся разработкой нормативных документов в области делопроизводства.

    Постановление Правительства РФ от 27.12.1995 № 1268 (ред. от 14.12.2006) «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации». Постановлением установлен порядок применения печатей и штампов на документах, их формы, размеры и реквизиты.

    Постановлением Правительства РФ от 13.08.1997 № 1009 «Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации» закреплен состав нормативно-правовых актов федеральных органов исполнительной власти, процедура их составления и издания.

    Постановлением Правительства РФ от 15.04.2005 № 222 (ред. от 31.01.2012) «Об утверждении Правил оказания услуг телеграфной связи» определяется порядок оформления различных видов телеграмм.

    Постановлением Правительства РФ от 15.04.2005 № 221 «Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи», в частности, установлены правила написания адреса на почтовых отправлениях.

    Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих (утвержден Постановлением Минтруда России от 21.08.1998 № 37). Справочник является нормативным документом. На основе квалификационных характеристик разрабатываются должностные инструкции для конкретных работников, а также производятся записи в трудовые книжки о наименовании должности работника.

    Постановление Минтруда России от 26.03.2002 № 23 «Об утверждении Норм времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти».

    Постановление Правительства РФ от 04.09.1995 № 870 «Об утверждении Правил отнесения сведений, составляющих государственную тайну к различным степеням секретности». Правила разработаны в соответствии с Законом РФ от 21.07.1993 № 5485-1 «О государственной тайне» и являются обязательными для исполнения органами государственной власти, руководители которых наделены полномочиями по отнесению сведений к государственной тайне, при разработке ими развернутого перечня сведений, подлежащих засекречиванию, а также другими органами государственной власти, органами местного самоуправления, предприятиями, учреждениями и организациями при подготовке предложений о включении в перечень сведений, собственниками которых они являются.

    Постановление Правительства РСФСР от 05.12.1991 № 35 «О перечне сведений, которые не могут составлять коммерческую тайну» (с изменениями от 03.10.2002). Действие настоящего постановления не распространяется на сведения, относимые в соответствии с международными договорами к коммерческой тайне, а также на сведения о деятельности предприятия, которые в соответствии с действующим законодательством составляют государственную тайну.

    Постановление Правления Пенсионного фонда РФ от 30.08.1996 № 123 «Об утверждении перечня сведений, составляющих конфиденциальную информацию». Например, в соответствии с Перечнем к конфиденциальной информации отнесены сведения, содержащиеся в базах данных плательщиков страховых взносов.

    К документам, регламентирующим организацию архивного дела, относятся следующие.

    Приказ Министерства культуры РФ от 31 марта 2015 г. № 526 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях» (далее – Правила). Правила являются нормативно-методическим документом. Правила основываются на действующей правовой базе в области информации, документационного обеспечения управления и архивного дела, синтезируют опыт отечественного архивного дела, учитывают современные достижения в применении технических средств и информационных технологий в работе с документами. Настоящие Правила распространяются на архивы государственных организаций, а также обязательны для всех негосударственных организаций в части обеспечения сохранности, описания, учета и использования документов Архивного фонда РФ, отнесенных к государственной собственности.

    Правила не распространяются на документы, работа с которыми регламентируется Законом РФ от 21.07.1993 № 5485-1 «О государственной тайне» и Указом Президента РФ от 30.11.1995 № 1203 «Об утверждении перечня сведений, отнесенных к государственной тайне». Государственные организации, не отнесенные к составу источников комплектования государственных архивов, а также негосударственные организации могут руководствоваться настоящими Правилами при организации и обеспечении работы своих архивов. В приложении к Правилам даны унифицированные формы документов, обеспечивающих работу архива: номенклатура дел, описи, внутренняя опись, акт о выделении документов к уничтожению, лист-заверитель дела, обложка дела и т. п.

    Примерное положение об архиве государственного учреждения, организации, предприятия (утверждено приказом Госархива от 18.08.1992№ 176) служит основой для разработки Положения об архиве как государственного, так и негосударственного предприятия.

    Примерное положение о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия (утверждено приказом Росархива от 19.01.1995 № 2) определяет правовые положения и функции экспертной комиссии, порядок работы и взаимоотношения сЦЭКиЭПК.

    Примерное положение о Центральной экспертной комиссии министерства (ведомства) РФ (утверждено приказом Росархива от 17.03.1998 № 19) содержит примерные права и функции Центральной экспертной комиссии, порядок ее назначения, состав, сферу деятельности, может применяться как образец для создания Положения об экспертной комиссии организации.

    Сроки хранения документов определяются в соответствии с приказом Министерства культуры РФ от25.08.2010№ 558 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения».

    Также для определения сроков хранения документов можно использовать Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Минкультуры России от 31.07.2007 № 1182 (ред. от 28.04.2011).

    В связи с развитием информационных технологий был принят ряд документов, затрагивающих автоматизацию делопроизводства и архивного дела. Так, в 2013 г. Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) разработал Рекомендации по комплектованию, учету и организации хранения электронных архивных документов в архивах организаций и Рекомендации по комплектованию, учету и организации хранения электронных архивных документов в государственных и муниципальных архивах. Данные документы могут применяться при организации архивного хранения электронных документов в организациях.

    Президентом РФ утверждена Стратегия развития информационного общества в Российской Федерации 07.02.2008 № Пр-212.

    Указанная Стратегия представляет собой документ, который закрепляет цель, принципы и основные направления государственной политики в области использования и развития информационных и телекоммуникационных технологий, науки, образования и культуры для продвижения страны на пути к информационному обществу.

    Одним из основных направлений реализации Стратегии развития информационного общества в Российской Федерации является повышение эффективности государственного управления и местного самоуправления, взаимодействия гражданского общества и бизнеса с органами государственной власти, качества и оперативности предоставления государственных услуг, в том числе за счет создания электронного правительства. Формирование электронного правительства в Российской Федерации стало возможным благодаря широкому распространению информационно-коммуникационных технологий в социально-экономической сфере и органах государственной власти.

    В 2010 году вышел стандарт, применяемый при организации электронного взаимодействия между организациями: ГОСТ Р 53898-2010 «Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем управления документами. Требования к электронному сообщению». Стандарт устанавливает формат, состав и содержание электронного сообщения, обеспечивающего информационное взаимодействие систем управления документами.

    В 2010 году распоряжением Правительства РФ от 20.10.2010 № 1815-р утверждена государственная программа Российской Федерации «Информационное общество (2011–2020 гг.)».

    Целью государственной программы «Информационное общество (2011–2020 гг.)» является получение гражданами и организациями преимуществ от применения информационных и телекоммуникационных технологий за счет обеспечения равного доступа к информационным ресурсам, развития цифрового контента, применения инновационных технологий, радикального повышения эффективности государственного управления при обеспечении безопасности в информационном обществе.

    В 2010–2012 годах был принят ряд нормативно-правовых актов, автоматизирующих работу с документами на межведомственном уровне. Так, в настоящее время успешно внедряется программа «Электронное правительство». Создание электронного правительства предполагает построение общегосударственной распределенной системы общественного управления, реализующей решение полного спектра задач, связанных с управлением документами и процессами их обработки.


    Определение: Электронное правительство – система электронного документооборота государственного управления, основанная на автоматизации всей совокупности управленческих процессов в масштабах страны и служащая цели существенного повышения эффективности государственного управления и снижения издержек социальных коммуникаций для каждого члена общества.


    К 2018 году в соответствии с Указом Президента РФ от 07.05.2012 № 601 «Об основных направлениях совершенствования системы государственного управления» 70 % всех госуслуг должно оказываться в электронном виде.


    Определение: государственная услуга – деятельность органа исполнительной власти, оказывающего государственную услугу, выражающаяся в совершении действий и (или) принятии решений, влекущих возникновение, изменение или прекращение правоотношений или возникновение документированной информации (документа) в связи с обращением гражданина или организации в целях реализации их прав, законных интересов либо исполнения возложенных на них нормативными правовыми актами обязанностей.


    Таким образом, в настоящее время нормативная база делопроизводства развивается в сторону регламентации электронного документооборота.

    Контрольные вопросы

    1. В чем отличие понятий «документ» и «информация » ?

    2. Какие унифицированные системы документации действуют на территории РФ?

    3. Какой орган регулирует постановку делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти?

    4. Какие нормативные акты регламентируют организацию делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти?

    5. Назовите основные цели и задачи разработки Государственной системы документационного обеспечения управления.

    Практические задания

    1. Сравните понятия «делопроизводство » и «документационное обеспечение управления». Найдите сходства и различия.

    2. Сравните основные цели создания и функции муниципальных органов и федеральных органов исполнительной власти.

    * * *

    Приведённый ознакомительный фрагмент книги Основы делопроизводства в государственном и муниципальном управлении (Л. А. Доронина, 2018) предоставлен нашим книжным партнёром -

    (в ред. Постановлений Правительства РФ от 07.09.2011 № 751, от 26.04.2016 № 356 )

      I. Общие положения

      Настоящие Правила устанавливают единый порядок делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти.

      Действие настоящих Правил не распространяется на организацию работы с документами, содержащими государственную тайну.

      Федеральный орган исполнительной власти на основе настоящих Правил с учетом условий и специфики своей деятельности разрабатывает инструкцию по делопроизводству, утверждаемую руководителем федерального органа исполнительной власти по согласованию с федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела.

      II. Термины и определения
      ()

    1. Для целей настоящих Правил используются следующие термины и определения:

      (в ред. Постановления Правительства РФ от 26.04.2016 № 356 )

      «документирование» - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;

      «делопроизводство» - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в федеральных органах исполнительной власти;

      «документ» - официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот федерального органа исполнительной власти;

      «документооборот» - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;

      «реквизит документа» - элемент документа, необходимый для его оформления и организации работы с ним;

      (в ред. Постановления Правительства РФ от 26.04.2016 № 356 )

      «подлинник документа» - первый или единственный экземпляр документа;

      «копия документа» - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;

      «регистрация документа» - присвоение документу регистрационного номера, внесение сведений о документе в регистрационно-учетную форму;

      (в ред. Постановления Правительства РФ от 26.04.2016 № 356 )

      «номенклатура дел» - систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков их хранения;

      (в ред. Постановления Правительства РФ от 26.04.2016 № 356 )

      «дело» - совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности федерального органа исполнительной власти;

      «служба делопроизводства» - структурное подразделение, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях;

      (в ред. Постановления Правительства РФ от 26.04.2016 № 356 )

      «электронная копия документа» - копия документа, созданная в электронной форме;

      (в ред. Постановления Правительства РФ от 26.04.2016 № 356 )

      абзац утратил силу. - ;

      «система электронного документооборота» - автоматизированная информационная система, обеспечивающая создание электронных документов и электронных копий документов, управление ими, их хранение и доступ к ним, а также регистрацию документов;

      (в ред. Постановления Правительства РФ от 26.04.2016 № 356 )

      «электронный документооборот» - документооборот с применением информационной системы.

      ()

      Иные понятия, используемые в настоящих Правилах, соответствуют понятиям, определенным в законодательстве Российской Федерации.

      (абзац введен Постановлением Правительства РФ от 07.09.2011 № 751 )

      III. Создание документов в федеральном органе исполнительной власти

    2. Документы, создаваемые в федеральном органе исполнительной власти, оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата A4 (210 x 297 мм) или A5 (148 x 210 мм) либо в виде электронных документов и должны иметь установленный состав реквизитов, их расположение и оформление.

      Бланки федерального органа исполнительной власти разрабатываются на основе углового или продольного варианта расположения реквизитов. При угловом варианте реквизиты бланка располагаются в верхнем левом углу листа. При продольном варианте реквизиты бланка располагаются посередине листа вдоль верхнего поля.

      При создании электронных документов в системе электронного документооборота используются электронные шаблоны документов.

      (в ред. Постановления Правительства РФ от 26.04.2016 № 356 )

      Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и на стандартном листе бумаги, должен иметь поля не менее 20 мм - левое, 10 мм - правое, 20 мм - верхнее и 20 мм - нижнее.

      Образцы бланков и электронные шаблоны документов утверждаются руководителем федерального органа исполнительной власти.

      (п. 8 в ред. Постановления Правительства РФ от 26.04.2016 № 356 )

      Реквизитами документов, создаваемых в процессе деятельности федерального органа исполнительной власти, являются:

      а) Государственный герб Российской Федерации;

      б) наименование федерального органа исполнительной власти;

      в) наименование структурного подразделения федерального органа исполнительной власти;

      г) наименование должности;

      д) справочные данные о федеральном органе исполнительной власти;

      е) наименование вида документа;

      ж) дата документа;

      з) регистрационный номер документа;

      к) место составления (издания) документа;

      л) гриф ограничения доступа к документу;

      м) адресат;

      н) гриф утверждения документа;

      о) указания по исполнению документа (резолюция);

      п) заголовок к тексту;

      р) текст документа;

      с) отметка о контроле;

      т) отметка о приложении;

      у) подпись;

      ф) отметка об электронной подписи;

      х) гриф согласования документа;

      ч) печать;

      ш) отметка о заверении копии;

      щ) отметка об исполнителе;

      э) отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

      ю) отметка о поступлении документа;

      (п. 9 в ред. Постановления Правительства РФ от 26.04.2016 № 356 )

      Состав реквизитов документа определяется его видом и назначением.

      Согласование документа в федеральном органе исполнительной власти оформляется визой уполномоченного должностного лица федерального органа исполнительной власти. Согласование документа, созданного в федеральном органе исполнительной власти, с другими органами государственной власти и организациями оформляется грифом (листом) согласования, протоколом или письмом о согласовании.

      IV. Требования к организации документооборота в федеральном органе исполнительной власти

    3. В документообороте федерального органа исполнительной власти выделяются следующие документопотоки:

      а) поступающая документация (входящая);

      б) отправляемая документация (исходящая);

      в) внутренняя документация.

      В федеральном органе исполнительной власти доставка и отправка документов осуществляются средствами почтовой связи, фельдъегерской связи и электросвязи.

      Документы, поступающие в федеральный орган исполнительной власти, проходят в службе делопроизводства первичную обработку, регистрацию, предварительное рассмотрение, передачу руководству на рассмотрение, передаются исполнителям и после исполнения помещаются в дела.

      Первичная обработка поступивших документов включает проверку правильности доставки документов и наличия документов и приложений к ним, а также распределение документов на регистрируемые и не подлежащие регистрации.

      Регистрация поступивших и созданных документов осуществляется в день поступления, создания (подписания или утверждения) либо на следующий рабочий день, если иное не установлено законодательством Российской Федерации.

      (п. 16 в ред. Постановления Правительства РФ от 26.04.2016 № 356 )

      Утратил силу. - Постановление Правительства РФ от 26.04.2016 № 356 .

      Зарегистрированные документы передаются службой делопроизводства на рассмотрение руководителю федерального органа исполнительной власти или по решению руководителя федерального органа исполнительной власти иным должностным лицам федерального органа исполнительной власти.

      Документы или их копии с указаниями по исполнению (резолюциями) передаются службой делопроизводства исполнителям.

      (п. 18 в ред. Постановления Правительства РФ от 26.04.2016 № 356 )

      Подлинник документа направляется в структурное подразделение федерального органа исполнительной власти, ответственное за исполнение документа. При наличии нескольких исполнителей подлинник документа передается в структурное подразделение, являющееся ответственным исполнителем, остальные подразделения получают копию документа.

      При обеспечении возможности доступа исполнителя к электронной копии документа в системе электронного документооборота подлинник документа может оставаться в службе делопроизводства, если это установлено инструкцией по делопроизводству в федеральном органе исполнительной власти.

      (абзац введен Постановлением Правительства РФ от 26.04.2016 № 356 )

      Документы после их подписания руководителем федерального органа исполнительной власти или иным уполномоченным лицом передаются в службу делопроизводства для регистрации и отправки.

      (п. 20 в ред. Постановления Правительства РФ от 26.04.2016 № 356 )

      Служба делопроизводства осуществляет проверку правильности оформления документа, комплектности документа и соответствия количества экземпляров документа списку рассылки. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю.

      Документы подлежат отправке в день их регистрации или на следующий рабочий день.

      Передача документов между структурными подразделениями федерального органа исполнительной власти осуществляется через службу делопроизводства.

      В федеральном органе исполнительной власти службой делопроизводства ведется учет поступающих, создаваемых и отправляемых документов. Данные о количестве документов обобщаются, анализируются службой делопроизводства и представляются руководителю федерального органа исполнительной власти в установленном им порядке.

      В целях учета и поиска документов в системе электронного документооборота федерального органа исполнительной власти используются обязательные сведения о документах согласно приложению. В системе электронного документооборота федерального органа исполнительной власти могут использоваться дополнительные сведения о документах.

      V. Документальный фонд федерального органа исполнительной власти

    4. Федеральный орган исполнительной власти:

      а) формирует свой документальный фонд из образующихся в процессе его деятельности документов;

      б) разрабатывает и утверждает по согласованию с федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела перечень документов, образующихся в процессе его деятельности, а также в процессе деятельности подведомственных ему организаций, с указанием сроков хранения;

      в) разрабатывает и утверждает альбом шаблонов унифицированных форм документов, создаваемых федеральным органом исполнительной власти.

      (пп. «в» введен Постановлением Правительства РФ от 26.04.2016 № 356 )

      Формирование документального фонда федерального органа исполнительной власти осуществляется службой делопроизводства путем составления номенклатуры дел, формирования и оформления дел, обеспечения их сохранности, учета и передачи дел в архив федерального органа исполнительной власти.

      Номенклатура дел федерального органа исполнительной власти:

      а) составляется службой делопроизводства на основе номенклатур дел структурных подразделений;

      б) утверждается после ее согласования с центральной экспертной комиссией федерального органа исполнительной власти руководителем федерального органа исполнительной власти не позднее конца текущего года и вводится в действие с 1 января следующего года;

      в) один раз в 5 лет согласовывается с экспертно-проверочной комиссией федерального государственного архива, в который передаются на постоянное хранение образующиеся в процессе деятельности федерального органа исполнительной власти документы Архивного фонда Российской Федерации;

      г) в случае изменения функций и структуры федерального органа исполнительной власти подлежит согласованию с экспертно-проверочной комиссией федерального государственного архива.

      Наименованиями разделов номенклатуры дел федерального органа исполнительной власти являются наименования структурных подразделений федерального органа исполнительной власти.

      Дела формируются в соответствии с номенклатурой дел, а также с соблюдением принципов систематизации документов и их распределения (группировки) на дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе на дела по личному составу, и на дела временного (до 10 лет включительно) хранения.

      Дела со дня их формирования до передачи в архив федерального органа исполнительной власти или на уничтожение хранятся в структурных подразделениях по месту их формирования.

      Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений на срок, определяемый руководителем федерального органа исполнительной власти, и после его истечения подлежат возврату.

      Иным государственным органам и организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководителя федерального органа исполнительной власти или его заместителя, курирующего вопросы делопроизводства.

      Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя федерального органа исполнительной власти с оставлением в деле копии документа, заверенной в установленном порядке, и акта о причинах выдачи подлинника.

      Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения передаются в архив федерального органа исполнительной власти не ранее чем через 1 год и не позднее чем через 3 года после завершения дел службой делопроизводства. Передача дел в архив федерального органа исполнительной власти производится на основании описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения и дел по личному составу, формируемых в структурных подразделениях федерального органа исполнительной власти. Дела временного (до 10 лет включительно) срока хранения в архив федерального органа исполнительной власти не передаются и подлежат уничтожению в установленном порядке по истечении срока их хранения.

      (п. 34 в ред. Постановления Правительства РФ от 26.04.2016 № 356 )

      Основой составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения является номенклатура дел.

      Примечание.
      По вопросам, касающимся составления номенклатуры дел и описей дел, формирования и оформления дел, а также уничтожения дел временного хранения, см. «Основные Правила работы архивов организаций» (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002), Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утв. Постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477, Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утв. Приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526.

      Порядок составления номенклатуры дел и описей дел, формирования и оформления дел, а также уничтожения дел временного хранения в федеральном органе исполнительной власти определяется федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела.

      VI. Особенности работы с электронными документами в федеральном органе исполнительной власти
      (в ред. Постановления Правительства РФ от 26.04.2016 № 356 )

    5. Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в системе электронного документооборота федерального органа исполнительной власти.

      Электронный документ должен быть оформлен по общим правилам делопроизводства и иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением реквизита «Государственный герб Российской Федерации».

      В федеральном органе исполнительной власти используются электронные документы (без предварительного документирования на бумажном носителе) и электронные копии документов.

      Состав электронных документов, создаваемых в федеральном органе исполнительной власти, устанавливается перечнем документов, создание, хранение и использование которых осуществляются исключительно в форме электронных документов при организации внутренней деятельности федерального органа исполнительной власти, разрабатываемым на основе рекомендаций Федерального архивного агентства.

      Перечень документов, создание, хранение и использование которых осуществляются исключительно в форме электронных документов при организации внутренней деятельности федерального органа исполнительной власти, утверждается руководителем этого федерального органа исполнительной власти по согласованию с Федеральным архивным агентством.

      Электронные документы, направляемые в органы государственной власти и органы местного самоуправления, подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью должностного лица федерального органа исполнительной власти в соответствии с Федеральным законом «Об электронной подписи».

      В системе электронного документооборота федерального органа исполнительной власти могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых используются иные виды электронных подписей в соответствии с Федеральным законом «Об электронной подписи».

      Получение и отправка электронных документов осуществляются службой делопроизводства.

      После получения электронных документов, подписанных электронной подписью, служба делопроизводства осуществляет проверку действительности электронной подписи.

      После включения электронных документов в систему электронного документооборота формируются регистрационно-учетные данные о документе, обеспечивающие управление документом, в том числе его поиск, доступ к документу, контроль, хранение, использование и другие данные.

      Документы, создаваемые в федеральном органе исполнительной власти и (или) поступившие в федеральный орган исполнительной власти на бумажном носителе, регистрируются в системе электронного документооборота с созданием в ней электронной копии такого документа.

      Регистрация и учет электронных документов осуществляются в системе электронного документооборота федерального органа исполнительной власти.

      Электронные документы формируются в электронные дела в соответствии с номенклатурой дел.

      В номенклатуре дел указывается, что дело ведется в электронной форме, что отмечается в заголовке дела или в графе «Примечание».

      Электронные документы после их исполнения или отправки подлежат хранению в установленном порядке в информационных системах федерального органа исполнительной власти в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.

      После истечения сроков, установленных для хранения электронных документов, они подлежат уничтожению на основании акта, утвержденного руководителем федерального органа исполнительной власти.

    Приложение
    к Правилам делопроизводства
    в федеральных органах
    исполнительной власти

    Перечень обязательных сведений о документах,
    используемых в целях учета и поиска документов
    в системах электронного документооборота
    федеральных органов исполнительной власти

    (в ред. Постановления Правительства РФ от 26.04.2016 № 356 )

    1. Должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ

      Наименование вида документа

      Дата документа

      Регистрационный номер документа

      Дата поступления документа

      Регистрационный номер входящего документа

      Сведения о связанных документах (наименование вида документа, дата, регистрационный номер, тип связи)

      Заголовок к тексту (краткое содержание документа)

      Индекс дела по номенклатуре дел

      Сведения о переадресации документа

      Количество листов основного документа

      Отметка о приложении (количество приложений, общее количество листов приложений)

      Указания по исполнению документа (исполнитель, поручение, дата исполнения)

      Отметка о контроле

      Гриф ограничения доступа

      Сведения об электронной подписи

      Проверка электронной подписи

      Подразделение - ответственный исполнитель документа

© 2024 Выписка. Иностранные граждане. Получение паспорта. Прописка. Регистрационный учет