Organisation du travail avec des documents– l'organisation du flux de travail et l'utilisation des documents dans les activités courantes de l'institution.
Il ressort de la définition que l'une des composantes de l'organisation du travail avec des documents est le flux de travail.
Flux de documents
Le mouvement des documents dans une organisation depuis le moment où ils sont créés ou reçus jusqu'à ce qu'ils soient complétés ou envoyés est appelé flux de documents.
L'organisation du mouvement des documents est une partie importante du processus de travail de bureau. La documentation doit être organisée de telle manière que chemin le mouvement de chaque document était le plus court, l'itinéraire est direct, temps de transit - minime. La règle principale de l'organisation du flux de travail est le déplacement rapide des documents le long du chemin le plus court avec un minimum de temps et de travail.
L'organisation du flux documentaire doit viser à :
- Raccourcissez les chemins des documents. Seule la nécessité commerciale devrait influencer son mouvement. Pour ce faire, vous devez examiner attentivement le chemin de son passage.
- Établir une uniformité maximale dans la séquence de passage et de traitement de types spécifiques de documents. Cette condition peut être remplie en développant des systèmes pour le passage de types spécifiques de documents.
- Exclure le mouvement de retour des documents (notamment avec approbation externe et interne, livraison et enregistrement).
- Utiliser activement le matériel de bureau et les dernières nouveautés technologies de l'information lors de la soumission des documents.
Le respect de ces conditions permet d'obtenir :
- flux direct directions des flux de documents, c'est-à-dire exclusion des actions en double dans la préparation et le traitement des documents ;
- rythme, c'est à dire. revenu uniforme et charge de travail proportionnelle des employés de l'organisation.
Comptabilisation du volume de flux de travail
Volume de flux de documents est exprimé par le nombre total de documents reçus par l'organisation et créés par elle pendant une certaine période.
Le volume de flux de travail s'entend comme le nombre de copies originales des documents et recours entrants, sortants et internes des citoyens pour une certaine période. Lors du calcul du volume de circulation des documents, les copies de documents réalisées à l'aide de divers moyens techniques. Mais ils sont considérés séparément des documents originaux. Les résultats du calcul sont établis sous la forme d'une synthèse, d'une attestation de données sur le volume de workflow. Leurs formulaires sont élaborés par l'organisation. Par exemple:
Une organisation peut définir n'importe quel fréquence de comptage des flux de documents: hebdomadaire, mensuel, trimestriel, annuel. Une analyse quantitative et qualitative du flux documentaire peut être réalisée.
Les résultats obtenus lors du calcul du volume de travail sont utilisés pour déterminer la structure et les effectifs du service de bureau afin d'analyser la charge de travail des divisions structurelles et des artistes individuels.
Quel est le volume de paperasse ?
Commis, région d'Arkhangelsk
Répondre
L'ensemble des documents traités dans l'organisation (entrants, sortants et internes) est classiquement appelé volume de flux de documents. Dans le même temps, non seulement les documents originaux sont pris en compte, mais également leurs duplicata - copies.
Le périmètre du flux documentaire comprend également tous les documents reçus et envoyés via les canaux de communication : fax, télex, télégrammes, messages téléphoniques, vidéogrammes imprimés, courriers reçus par e-mail.
Le service préscolaire doit systématiquement effectuer comptabilisation du nombre de documents traités. Lors du calcul du volume de circulation des documents pour une unité comptable, il est plus pratique de prendre un document du format le plus courant - A4 (210 x 297 mm), et des documents d'un format différent -
A5 (148 x 210) prendre en compte selon le schéma :
2 documents A5 = 1 document A4,
Par exemple:
1) la lettre reçue au nom du responsable, selon la résolution, devait être exécutée par quatre employés de l'organisation. Le flux de travail de la lettre s'élevait à 4 documents ;
2) l'ordre du chef de l'organisation a été transféré pour exécution à sept divisions structurelles. Flux de documents - 8 documents ;
3) la lettre a été envoyée par fax. Flux de documents - 1 document ;
4) la lettre a été postée à deux adresses. Flux de documents - 3 documents ;
5) quatre télégrammes ont été envoyés aux fournisseurs de matières premières (format de document A5). Flux de documents - 2 documents ;
6) deux messages téléphoniques (format A5) ont été envoyés à la succursale de l'organisation. Flux de documents - 1 document.
Il est pratique de saisir des informations sur le nombre de documents traités dans le champ approprié. formulaire comptable, créé à la discrétion de l'organisation elle-même et rempli quotidiennement, mensuellement, trimestriellement et annuellement divisions structurelles et les services des établissements d'enseignement préscolaire, si nécessaire - avec des spécifications par types de documents, noms d'interprètes et autres caractéristiques.
Des informations intéressantes sur mise en place d'un système de gestion électronique de documents posté ici.
Les résultats de la comptabilisation du volume de flux de travail sont résumés et portés à l'attention du chef de l'organisation.
Lors de l'analyse du travail du service de bureau, les indicateurs du volume de flux de travail pour une certaine période de temps sont généralement comparés : mois, trimestre, année. Le volume de flux de travail doit être pris en compte lors de la détermination du personnel de bureau et de l'élaboration d'orientations pour améliorer le travail avec les documents dans une organisation.
Pour plus d'informations, voir recommandations méthodologiques sur l'élaboration d'instructions pour le travail de bureau dans organismes fédéraux pouvoir exécutif(approuvé par arrêté des Archives fédérales du 23 décembre 2009 n° 76 dans la section 3.4.11 « Comptabilité et analyse du volume des flux documentaires »).
Chaque entreprise possède son propre flux documentaire. Avec une bonne organisation, l’organisation se développera avec succès. Et cela s’applique à la gestion des documents papier et électroniques. Le volume du flux de documents dans les entreprises est généralement important, c'est pourquoi des personnes responsables sont nommées dans ce domaine afin de respecter toutes les normes.
Définition
Qu'est-ce que le flux de documents, le volume du flux de documents ? Ce processus implique la préparation, la coordination, l’acceptation, le transfert et l’envoi de la documentation. Il est également défini comme le passage de la compilation à la réception ou au transfert aux archives des documents.
Les documents eux-mêmes sont :
1. Entrants - proviennent d'autres institutions.
2. Sortant - envoyé en dehors de l'entreprise.
3. Interne - sont créés et restent au sein de l'entreprise.
Ces catégories établissent des flux de documents avec des directions différentes - horizontales et verticales. Le premier signifie que les papiers et les fichiers électroniques circulent entre les divisions de 1er niveau. La seconde relie les divisions de différents niveaux.
Les nuances du flux de documents et le volume du flux de documents dans les entreprises peuvent différer. DANS conditions modernes support papier ont été remplacés fichiers électroniques. Néanmoins, la plupart des entreprises travaillent selon un système mixte.
Formes
La règle principale liée à l'organisation du workflow, le volume du workflow, est considérée comme l'optimisation. Il est important de réduire les « arrêts » intermédiaires pour assurer l’efficacité du mouvement des papiers.
Il existe 3 formes de gestion documentaire :
1. Centralisé. Les papiers sont au même endroit. Habituellement, un secrétariat ou un bureau est utilisé à cet effet. Ces services effectuent de nombreuses tâches liées à l'enregistrement, au traitement et au stockage des papiers.
2. Décentralisé. Les papiers sont concentrés dans plusieurs départements où sont effectuées les opérations nécessaires. Ce formulaire acceptables dans une entreprise où il n’y a pas une seule division et qui sont situées à distance.
3. Mixte. Présente les caractéristiques des espèces passées.
La forme est choisie en fonction de la taille et de la structure de l'entreprise. Par exemple, une petite entreprise a besoin d'une entreprise centralisée, où ce travail est effectué par le secrétaire-référent. Dans les grandes entreprises, sous une forme mixte, des services spéciaux sont créés pour s'occuper du travail de bureau. La décentralisation est pertinente lorsqu'il existe plusieurs bureaux de stockage des papiers.
Des principes
Des retards, une livraison inappropriée des documents témoignent d'un flux de travail incorrect. Cela conduit à une perturbation de l'entreprise. Par conséquent, il est important que le processus de workflow respecte les principes suivants :
1. Clarté. Cela signifie que les journaux doivent avoir une direction claire et sans obstacles. Les entreprises doivent donc suivre un certain schéma de mouvement.
2. Continuité. Les conditions d'un mouvement constant du flux de documents doivent être assurées.
3. Rythme. Sans fixer des délais pour le traitement des dossiers, il n'y aura pas de fonctionnement ininterrompu de l'entreprise. Le règlement permet de réglementer ce domaine.
4. Parallélisme. Sans ce principe, il n’y aura pas de travail efficace et bien coordonné. Le même processus n'est pas effectué par plusieurs participants.
Même si ces principes sont indépendants, ils sont interconnectés les uns aux autres. Même si l’un d’eux est violé, le système est en plein désarroi.
Étapes
L'ordre de circulation des documents suppose le respect de toutes ses étapes. Leur passage garantit le bon fonctionnement de toute organisation. L'entreprise doit disposer de schémas de flux de documents. Les étapes de traitement comprennent :
1. Compilation et vérification de la documentation par une personne responsable.
2. Coordination des informations.
3. Signature des papiers.
4. Inscription.
5. Achèvement des tâches.
6. Inscription.
7. Destruction et envoi aux archives.
Les articles externes ont 2 flux : sortants et entrants. La documentation sortante transite par :
1. Compilation et vérification.
2. Coordination et signature.
3. Enregistrement et retrait des photocopies.
4. Envoi.
La documentation entrante présente le schéma de workflow suivant :
1. Admission, admission.
2. Considération, inscription.
4. Exécution.
5. Enregistrement du rapport.
6. Passer aux archives.
Organisation
Pour la bonne organisation du workflow, des règles ont été créées dont la mise en œuvre permettra de respecter les principes suivants :
1. Minimiser le nombre de services par lesquels transitent les papiers.
2. Réduire le nombre de retours, c'est-à-dire qu'il est nécessaire de respecter la séquence de traitement des documents.
3. Déplacement et traitement par règles communes.
Avec la mise en œuvre de ces règles, il sera possible d'atteindre l'objectif principal du travail de bureau - l'efficacité et l'efficience. En cas de désordre dans ce domaine, le travail de l'entreprise ne sera pas de grande qualité.
Comptabilité
Le volume de circulation des documents est exprimé par le nombre total de documents reçus par l'entreprise et créés par elle pendant une certaine période. Ce terme implique le nombre de documents originaux et d'appels pour une durée déterminée. Les copies de documents réalisées par des moyens techniques sont également prises en compte.
Les résultats du calcul sont dressés dans un récapitulatif, attestation. L'organisation est engagée dans le développement de leurs formulaires. Par exemple, chaque entreprise peut avoir sa propre fréquence de calcul du flux documentaire : pour chaque mois, semaine, année, trimestre. Les totaux de volume sont utilisés pour définir le personnel et la structure du service de tenue de dossiers. C’est ainsi que se déroule la paperasse.
Exécution
Lorsque le document arrive à l'entreprise, une marque appropriée doit être apposée. Un numéro de série et une date lui sont attribués. Il pourrait s'agir d'un cachet. Ensuite, les articles qui doivent être enregistrés sont inscrits dans un formulaire spécial, tel qu'un journal.
Grâce au système d'information et de référence, vous pouvez rechercher des documents par différents indicateurs. Puisque le délai y est enregistré, vous pouvez les retrouver par heure d'exécution. Ces informations sont utilisées pour contrôler l’exécution des papiers. L'exécuter les personnes responsables, et dans les petites entreprises - une secrétaire.
La responsabilité de résoudre les problèmes spécifiés dans la documentation incombe à la direction des divisions structurelles. Les contrôles de synchronisation incluent :
1. Fixation lors de l'enregistrement des documents.
2. Vérification des papiers.
3. Informer les artistes interprètes ou exécutants de l'expiration des délais d'exécution des travaux.
4. Saisie des informations.
5. Informer les personnes responsables.
6. Saisie des données de performances.
7. Enregistrement des certificats pour le contrôle de l'exécution.
Les papiers qui nécessitent une réponse et une exécution sont nécessairement contrôlés. Parce que dans documentation administrative les décisions qui y sont contenues sont considérées comme faisant l'objet d'un contrôle, chaque élément doit être contrôlé.
Stockage
Au cours de l'activité de toute entreprise, des documents sont rédigés qui ont une signification scientifique et pratique. Beaucoup d’entre eux incluent les informations nécessaires pour résoudre un problème particulier. Une fois les informations utilisées, les documents perdent leur valeur. Et certains peuvent conserver leur valeur pendant de nombreuses années.
En fonction de la valeur de l'information, les papiers sont stockés :
1. Temporairement - jusqu'à 10 ans.
2. Temporairement - à partir de 10 ans.
3. Constamment.
Les deuxième et troisième types sont stockés pendant 2 ans dans les départements. Ensuite, ils passent à la période de conservation qui n'est pas déterminée par la forme : électronique ou papier. Les archives régulières et électroniques fonctionnent sur le même principe.
Gestion électronique des documents
Certaines entreprises opèrent un traitement électronique des documents et des échanges entre destinataires. Pour ce faire, une base de données est créée sur le serveur, où se trouvent toutes les informations. L'accès se fait via un navigateur. L'accès à Internet et au réseau local est autorisé.
La documentation est téléchargée ou stockée dans des dossiers spécifiques, distribués selon une hiérarchie. La création, la modification, la suppression sont réservées aux personnes investies de ces fonctions. Dans d'autres cas, ce sera Activités illégales. Une archive électronique a été créée pour stocker les documents électroniques.
L'organisation du travail avec la documentation est un domaine sérieux dans toute entreprise. Il est important qu'il fonctionne de manière organisée et sur la base des principes établis par la loi. Ce n’est qu’alors que l’activité bien coordonnée de l’entreprise est assurée.
11 Donnez la définition du concept de « volume de flux de travail ». Décrire la méthodologie de calcul du volume de flux documentaire
Le volume de flux de travail est le nombre de documents reçus par l'organisation et créés par celle-ci pendant une certaine période, généralement un an. La comptabilisation du volume de flux de travail dans une institution est organisée pour établir le volume conditionnel d'informations traitées et charger les services et les employés individuels, obtenir des données pour concevoir des mesures visant à améliorer le travail de bureau et sélectionner les moyens techniques les plus appropriés pour sa mécanisation.
Lors de la détermination du volume de flux de travail, tous les documents sont pris en compte, quels que soient leur contenu, leur paternité, leur volume, le nombre d'exemplaires, le fait d'enregistrement, le nombre d'instances de leur examen, etc. Les documents entrants, sortants et internes sont comptés séparément. Les copies de documents réalisées au moyen de reproductions en ligne sont également comptées séparément.
Le volume de circulation des documents est calculé par la formule :
Battement = SBX. + réf. + int. sur une période de temps déterminée (généralement un an).
Lors du calcul du volume de circulation des documents, seuls les documents originaux ou leurs copies certifiées conformes sont pris en compte.
12 Définir le terme « Enregistrement des documents ». Décrire les règles d'enregistrement des documents
L'enregistrement d'un document est un enregistrement d'informations d'identification concernant un document sous la forme prescrite, fixant le fait de sa création, de son envoi ou de sa réception.
Il est possible de donner une définition plus détaillée de l'enregistrement comme confirmation du fait de création ou de réception d'un document en le saisissant dans le formulaire d'inscription avec l'attribution d'un numéro d'enregistrement de compte et en saisissant les informations de base sur le document dans le formulaire. Dans le même temps, l'enregistrement vous permet de créer une base de données de documents de l'institution pour un contrôle ultérieur du calendrier d'exécution des documents et un travail de référence sur ceux-ci. Comme il ressort de la définition, l'enregistrement donne tout d'abord Effet juridique document, car il capture le fait de sa création ou de sa réception. Tant que le document n'est pas enregistré, n'a pas reçu son numéro, il n'est pas formalisé, comme s'il n'existait pas encore. Par exemple, une ordonnance, une décision, etc. Si le document reçu n'est pas enregistré, l'organisation n'en est pas responsable, puisque le fait de réception n'est pas confirmé.
Les documents sont enregistrés dans l'organisation une fois : créés - le jour de la signature ou de l'approbation, entrants - le jour de la réception. Lors de l'enregistrement des documents entrants, la date et l'index de réception sont apposés dans le cachet d'enregistrement.
Lors du transfert d'un document enregistré d'un service à un autre, il n'est pas réenregistré.
Chaque document classé comme enregistré reçoit son propre numéro d'enregistrement, constitué d'un numéro d'ordre au sein de l'ensemble enregistré des documents, qui, en fonction des tâches de recherche, peut être complété par des index de nomenclature des cas, des classificateurs de correspondants, d'interprètes, etc. Parallèlement, des numéros d'ordre à des fins administratives et les informations et les documents de référence sont attribués dans année civile séparément pour chaque type de document.
13 Décrire les formes d'enregistrement des documents actuellement utilisées. Justifiez la rationalité de l’utilisation de chacun d’eux.
Il existe trois formes d'enregistrement des documents : magazine, carte et automatisé.
La forme de journal d'enregistrement des documents est historiquement la première forme d'enregistrement.
Actuellement, il n'est utilisé que dans le cas où la comptabilité des documents est primordiale, empêchant ainsi les réclamations des citoyens et les situations de conflit. Par exemple, lors de la délivrance de documents sur l'éducation, cahiers de travail, passe. Il s'agit en règle générale de documents dont l'index d'enregistrement est constitué d'un numéro d'ordre. Vous pouvez quitter le système de journal dans le cas où un très petit nombre de documents arrive. Dans tous les autres cas, le formulaire d'enregistrement au journal est obsolète, car il rend difficile le contrôle de l'exécution des documents et travail de référence par eux.
Le formulaire d'inscription au journal présente un inconvénient important : il est impossible de systématiser les entrées dans le journal. Lorsque vous utilisez ce formulaire d'inscription, vous devez commencer séparément, avec vos propres journaux d'enregistrement des documents entrants, des documents sortants, documents administratifs.
Il est recommandé de compiler le journal à partir de feuilles séparées, ce qui permettra de les remplir par tout moyen d'enregistrement et de constituer progressivement le journal lui-même, y compris avec la saisie simultanée des informations dans la mémoire de l'ordinateur et leur impression.
Avec le formulaire de carte d'enregistrement des documents, des cartes d'enregistrement et de contrôle des documents sont créées, qui sont transformées en classeurs en fonction des tâches conformément aux classificateurs utilisés.
L'utilisation de cartes pour l'enregistrement augmente considérablement l'efficacité de la recherche d'un document et réduit en même temps la complexité du processus d'enregistrement par rapport à un formulaire de journal.
En règle générale, les classeurs indépendants suivants sont constitués :
référence, contrôle et référence;
· classeurs sur les propositions, déclarations et plaintes des citoyens ;
Classeurs thématiques (codification) pour ordonnances, décisions, etc.
Une forme automatisée (électronique) d'enregistrement des documents est conservée à l'aide d'un outil spécial logiciel, qui est installé sur des ordinateurs personnels (ou sur un serveur et des ordinateurs personnels en réseau).
Lors de l'utilisation d'un formulaire d'inscription automatisé, les informations sur le document sont saisies dans une carte d'enregistrement et de contrôle électronique stockée dans la base de données. L'ensemble des détails et le type de carte d'enregistrement et de contrôle dans différents systèmes logiciels peut être différent. Parallèlement, un exemplaire du bulletin d'inscription peut être réalisé à titre de tableau d'assurance (impression de la carte d'immatriculation et de contrôle).
Le droit, en cas de perte par le propriétaire du document original, de lui délivrer un duplicata approprié (marqué « duplicata »), qui a la même force juridique que l'original. 2. Règles de base pour la compilation du texte des documents. Le document se compose d'éléments d'information distincts, appelés détails (signature, sceau, nom du type de document, texte du document, etc.). Agrégat...
N'importe quel employé. Avant de partir, le secrétaire doit retirer tous les documents, verrouiller le coffre-fort et les armoires avec une clé et mettre de l'ordre sur son lieu de travail. Section II. Partie principale : Règles d'établissement et d'exécution des documents relatifs au personnel. Dans les petites entreprises, le secrétaire est souvent chargé de tenir les dossiers du personnel. Ce sont les documents personnels qui confirment le lieu et l'ancienneté des citoyens et ont...
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Le volume de circulation des documents est exprimé par le nombre total de documents reçus par l'organisation et créés dans celle-ci pendant une certaine période.5 Le volume de circulation des documents s'entend comme le nombre d'exemplaires originaux des documents entrants, sortants, internes et des citoyens. fait appel pendant un certain temps.
Le service DOW peut définir n'importe quelle fréquence de calcul du flux de travail : hebdomadaire, mensuelle, trimestrielle, annuelle.
Les documents, propositions et candidatures sortants, entrants, internes des citoyens font l'objet d'une comptabilité séparée.
Le nombre d'entrées et de sorties est comptabilisé lors du traitement initial ou de l'envoi des documents selon les formulaires d'inscription (logs). Documents internes sont pris en compte au lieu de leur inscription ou de leur formation.
Chaque document n'est compté qu'une seule fois. Le document lui-même est pris comme unité de calcul. Les copies de documents réalisées à l'aide de divers moyens techniques sont considérées séparément des documents originaux. Les copies répliquées (copies) sont comptées selon les journaux de travail du bureau de dactylographie et de copie et de reproduction.
Pendant Ces dernières décennies Les évolutions réglementaires et méthodologiques du Service des Archives recommandent d'enregistrer les résultats de la comptabilité des documents (et de leurs copies) de l'année sous forme de fractions simples, où le numérateur indique le nombre de documents, et le dénominateur indique le nombre de leurs copies, par exemple : 34/106.
Les résultats du calcul sont établis sous la forme d'une synthèse des données sur le volume de workflow. De plus, une analyse à la fois quantitative et qualitative du flux documentaire peut être réalisée. Les résultats obtenus lors du calcul du volume de travail sont utilisés pour déterminer la structure et le personnel. services préscolaires analyser la charge de travail des divisions structurelles et des acteurs individuels.6 La quantité de flux de travail est également nécessaire pour calculer l'efficacité de l'utilisation des outils de mécanisation et de bureautique.
Organisation du travail avec des documents
Il existe trois formes principales d'organisation du travail documentaire : centralisée, décentralisée et mixte.
Le choix de la forme dépend de la nature de l'activité, des fonctions, structure organisationnelle organisations.
La forme centralisée d'organisation du flux de travail est utilisée dans les institutions avec un petit flux de travail ; avec une forme décentralisée de travail avec des documents, toutes les opérations sont effectuées dans les divisions structurelles de l'institution ; une forme mixte de travail avec des documents est utilisée dans les grandes associations (institutions) avec une structure complexe et un flux de travail important. Avec ce formulaire, une partie des opérations de traitement des documents (réception, envoi, contrôle, exécution) est assurée par le bureau, et le reste des opérations (enregistrement, constitution des dossiers, stockage courant, etc.) est effectué par la structure. unités.7
Dans la chaîne technologique de traitement et de circulation des documents, on distingue les étapes suivantes :
Réception et premier traitement des documents ;
Examen préliminaire et distribution des documents ; - enregistrement des documents - contrôle de l'exécution ;* - travail d'information et de référence ; - exécution des documents et envoi.8
L'ordre de déplacement des documents dans l'organisation est fixé dans les schémas de passage des documents, qui sont élaborés par le service d'assistance documentaire et approuvés par la direction de l'organisation. (Annexe 2)
L'organisation du travail avec des documents est la création de conditions optimales pour tous les types de travail avec des documents - depuis la création ou la réception d'un document jusqu'à sa destruction ou son transfert vers l'archivage.
Schéma de mouvement des documents
Une bonne organisation du flux de travail contribue au passage rapide des documents dans l'appareil de gestion, au chargement uniforme des services et fonctionnaires, a un impact positif sur le processus de gestion dans son ensemble.