Travail de bureau et bureau

Règles pour le travail des archives des organisations 2015

Evgenia Kozhanova 15 février 2016 13:58

Depuis septembre 2015, l'arrêté du ministère de la Culture de la Fédération de Russie du 31 mars 2015 n ° 526 est entré en vigueur. Il a approuvé les "Règles d'organisation de la conservation, de l'acquisition, de la comptabilité et de l'utilisation des documents Fonds d'archives Fédération de Russie et autres documents d'archives dans les organes le pouvoir de l'État, organes gouvernement local et organisations. » Plus loin dans le texte de l'article, par souci de brièveté, nous les appellerons " Règles-2015».

Il est à noter qu'il n'y a pas eu de révolution dans l'archivage avec la publication du Règlement-2015. A moins que les nouvelles règles ne soient plus favorables aux documents électroniques... Nous parlons de l'état des nouvelles et anciennes règles d'archivage dans cet article. Vous pouvez également télécharger les règles pour le travail des archives des organisations 2015 ici.

Rappelons-nous comment c'était avant l'entrée en vigueur de l'ordonnance : les organisations fonctionnaient selon deux documents.

Le premier d'entre eux est les Règles de base pour le travail des Archives départementales (approuvées par l'arrêté des Archives principales de l'URSS du 5 septembre 1985 N 263). C'était le seul document normatif (c'est-à-dire obligatoire) sur l'archivage en Russie jusqu'au 21/09/15.

La lettre de l'Agence fédérale des archives en date du 18 septembre 2015 N 2/2133-A précise qu'à partir de l'entrée en vigueur de l'arrêté n° 526, « les règles de base pour le travail des archives départementales ne sont pas soumises à application ». Vous ne pouvez plus les utiliser.

La seconde est les Règles de base pour le travail des archives des organisations (approuvées par la décision du Collège des Archives fédérales du 6 février 2002). Il s'agit d'un document méthodique (facultatif, mais informatif) que personne n'a annulé, mais vous pouvez et même devez l'utiliser, car. dans les règles-2015, de nombreuses questions liées aux actions pratiques de stockage des documents dans les organisations ont été laissées dans les coulisses.

Ainsi, il nous reste deux documents de travail : les Règles 2015 et les Règles de base. Ils ont un statut complètement différent :

Règles de base - document méthodologique. Il n'est pas nécessaire de l'utiliser, bien que dans ce cas, créer une archive dans une organisation semble très difficile. Les règles principales ne sont approuvées que par décision du Collegium du Rosarchive, ce qui signifie que leur statut est bien inférieur à celui des Règles-2015.

Téléchargez les Règles d'organisation du stockage, de l'acquisition, de la comptabilité et de l'utilisation des documents du Fonds d'archives de la Fédération de Russie et d'autres documents d'archives dans les autorités de l'État, les gouvernements locaux et les organisations (PDF, 4,02 Mo).

Le 21 septembre 2015, l'arrêté du ministère de la Culture de la Fédération de Russie du 31 mars 2015 n ° 526 est entré en vigueur. Il a approuvé les "Règles d'organisation du stockage, de l'acquisition, de la comptabilité et de l'utilisation des documents du Fonds d'Archives Fédération Russe et d'autres documents d'archives dans les autorités publiques, les gouvernements locaux et les organisations. Plus loin dans le texte de l'article, par souci de brièveté, nous les appellerons "Règles-2015".

Il est à noter qu'il n'y a pas eu de révolution dans l'archivage avec la publication du Règlement-2015. A moins que les nouvelles règles ne soient plus favorables aux documents électroniques... Nous parlons de l'état des nouvelles et anciennes règles d'archivage dans cet article. Vous pouvez également télécharger les règles pour le travail des archives des organisations 2015 ici.

Avant et après

Rappelons-nous comment c'était avant l'entrée en vigueur de l'ordonnance : les organisations fonctionnaient selon deux documents.

Le premier d'entre eux est les Règles de base pour le travail des Archives départementales (approuvées par l'arrêté des Archives principales de l'URSS du 5 septembre 1985 N 263). C'était le seul document normatif (c'est-à-dire obligatoire) sur l'archivage en Russie jusqu'au 21/09/15.

La lettre de l'Agence fédérale des archives en date du 18 septembre 2015 N 2/2133-A précise qu'à partir de l'entrée en vigueur de l'arrêté n° 526, « les règles de base pour le travail des archives départementales ne sont pas soumises à application ». Vous ne pouvez plus les utiliser.

La seconde est les Règles de base pour le travail des archives des organisations (approuvées par la décision du Collège des Archives fédérales du 6 février 2002). Il s'agit d'un document méthodique (facultatif, mais informatif) que personne n'a annulé, mais vous pouvez et même devez l'utiliser, car. dans les règles-2015, de nombreuses questions liées aux actions pratiques de stockage des documents dans les organisations ont été laissées dans les coulisses.

Ainsi, il nous reste deux documents de travail : les Règles 2015 et les Règles de base. Ils ont un statut complètement différent :

Rules-2015 est un document réglementaire. Il est obligatoire pour toutes les organisations, quel que soit leur champ d'activité et leur forme de propriété. Il est agréé par arrêté du ministère de la culture.

Règles de base - un document méthodologique. Il n'est pas nécessaire de l'utiliser, bien que dans ce cas, créer une archive dans une organisation semble très difficile. Les règles principales ne sont approuvées que par décision du Collegium du Rosarchive, ce qui signifie que leur statut est bien inférieur à celui des Règles-2015.

Travail de bureau et bureau

Règles pour le travail des archives des organisations 2015

Evgenia Kozhanova 15 février 2016 13:58

Depuis septembre 2015, l'arrêté du ministère de la Culture de la Fédération de Russie du 31 mars 2015 n ° 526 est entré en vigueur. Il a approuvé les "Règles d'organisation du stockage, de l'acquisition, de la comptabilité et de l'utilisation des documents du Fonds d'archives de la Fédération de Russie et d'autres documents d'archives dans les autorités de l'État, les gouvernements locaux et les organisations". Plus loin dans le texte de l'article, par souci de brièveté, nous les appellerons " Règles-2015».

Il est à noter qu'il n'y a pas eu de révolution dans l'archivage avec la publication du Règlement-2015. A moins que les nouvelles règles ne soient plus favorables aux documents électroniques... Nous parlons de l'état des nouvelles et anciennes règles d'archivage dans cet article. Vous pouvez également télécharger les règles pour le travail des archives des organisations 2015 ici.

Rappelons-nous comment c'était avant l'entrée en vigueur de l'ordonnance : les organisations fonctionnaient selon deux documents.

Le premier d'entre eux est les Règles de base pour le travail des Archives départementales (approuvées par l'arrêté des Archives principales de l'URSS du 5 septembre 1985 N 263). C'était le seul document normatif (c'est-à-dire obligatoire) sur l'archivage en Russie jusqu'au 21/09/15.

La lettre de l'Agence fédérale des archives en date du 18 septembre 2015 N 2/2133-A précise qu'à partir de l'entrée en vigueur de l'arrêté n° 526, « les règles de base pour le travail des archives départementales ne sont pas soumises à application ». Vous ne pouvez plus les utiliser.

La seconde est les Règles de base pour le travail des archives des organisations (approuvées par la décision du Collège des Archives fédérales du 6 février 2002). Il s'agit d'un document méthodique (facultatif, mais informatif) que personne n'a annulé, mais vous pouvez et même devez l'utiliser, car. dans les règles-2015, de nombreuses questions liées aux actions pratiques de stockage des documents dans les organisations ont été laissées dans les coulisses.

Ainsi, il nous reste deux documents de travail : les Règles 2015 et les Règles de base. Ils ont un statut complètement différent :

Règles de base - un document méthodologique. Il n'est pas nécessaire de l'utiliser, bien que dans ce cas, créer une archive dans une organisation semble très difficile. Les règles principales ne sont approuvées que par décision du Collegium du Rosarchive, ce qui signifie que leur statut est bien inférieur à celui des Règles-2015.

Téléchargez les Règles d'organisation du stockage, de l'acquisition, de la comptabilité et de l'utilisation des documents du Fonds d'archives de la Fédération de Russie et d'autres documents d'archives dans les autorités de l'État, les gouvernements locaux et les organisations (PDF, 4,02 Mo).

administrateur 20.05.2019 0 commentaire

Sur quoi s'appuyer maintenant sur le terrain régulation et l'accompagnement méthodologique de l'archivage ?

Premièrement, au document actuel, qui est de nature réglementaire : règles d'organisation du stockage, de l'acquisition, de la comptabilité et de l'utilisation des documents du Fonds d'archives de la Fédération de Russie et d'autres documents d'archives dans les autorités de l'État, les gouvernements locaux et les organisations (approuvé par arrêté du ministère de la Culture de Russie du 31 mars 2015 526), ​​​​qui est entré en vigueur fin septembre de l'année dernière. Plus loin dans l'article, nous l'appellerons Règles-2015.

Et deuxièmement, au présent document, qui est de nature méthodologique : les Règles fondamentales pour le travail des archives des organisations (approuvées par la décision du Collège des Archives fédérales du 6 février 2002, ci-après dénommées les Règles fondamentales Règles). De nombreux questions pratiques, uniquement concernés par le règlement de 2015, sont abordés ici en détail, par exemple la procédure d'élaboration d'une nomenclature des affaires.

Les règles de base pour le travail des archives départementales (approuvées par arrêté des archives principales de l'URSS du 05.09.1985 n ° 263), qui pendant longtemps en raison de l'âge n'étaient pas tout à fait un document de travail, ont finalement été envoyées dans un puits -repos mérité et ne sont pas soumis à application sur le territoire de la Fédération de Russie à partir du moment où les Règles entrent en vigueur -2015 (lettre des Archives fédérales du 18 septembre 2015 n ° 2/2133-A).

Les documents doivent-ils être conservés ?

Qu'est-ce qu'un document d'archives ? Voir l'article « Quelles organisations ont besoin de nouveaux règles d'archivage? Et qui a des documents du Fonds d'archives de la Fédération de Russie ? »

Les documents doivent être conservés. Malgré le fait que les Règles de 2015 disent que « les organisations ont le droit (c'est nous qui soulignons) de créer des archives afin de conserver les documents d'archives constitués dans le cadre de leurs activités… », ce droit, à y regarder de plus près, se transforme en un véritable obligation.

Premièrement, s'il y a une organisation, il y a des employés, ce qui signifie qu'un ensemble complet de documents sur personnel pour chacun d'eux.

Deuxièmement, s'il y a une organisation, alors il y a aussi sa comptabilité fiscale, également représentée par des documents papier ou électroniques.

Troisièmement, au moins tous documents répertoriés doit être conservé pour délais. Sources de durée de conservation - listes spéciales :

• Liste des documents types d'archives managériales générés au cours des activités organismes gouvernementaux, gouvernements locaux et organisations, indiquant les périodes de stockage (approuvé par arrêté du Ministère de la culture de la Fédération de Russie du 25 août 2010 n ° 558);
• Une liste de documents d'archives typiques générés dans les activités scientifiques, techniques et de production des organisations, indiquant les périodes de stockage (approuvé par arrêté du Ministère de la culture et des communications de masse de la Fédération de Russie du 31 juillet 2007 n ° 1182).

Ces listes sont obligatoires1 à l'usage des organisations étatiques et non étatiques. Il s'avère donc que toute entreprise, même la plus petite et la plus modeste, dispose d'un ensemble de documents pour stockage d'archives. Et il faut créer pour eux des conditions qui répondent aux nouveaux document normatif: Règles-2015. L'absence de subdivisions structurelles sous les dénominations "archives", "office" n'affecte en rien cette obligation.

Stockage de documents électroniques

L'innovation, qui a retenu l'attention de tous les spécialistes de la bureautique et de l'archivage, est la commande tant attendue du stockage documents électroniques données dans le Règlement 2015. Les sections 2.30 à 2.33 sont destinées. La transition vers les documents électroniques dans les Règles-2015 s'effectue de manière assez abrupte, sans en-tête, immédiatement après le message indiquant qu'il est interdit d'être dans des chaussures sales dans les archives.

2.30. Conditions obligatoires stockage de documents électroniques sont :

la présence dans les archives de l'organisation d'au moins deux copies de chaque unité de stockage de documents électroniques (les copies principales et de travail doivent être situées sur des appareils physiques différents);

disponibilité des services techniques et outils logiciels destinés à la reproduction, la copie, la réécriture de documents électroniques, le contrôle de l'état physique et technique ;

assurer le mode de stockage des documents électroniques, à l'exclusion de la perte, de la diffusion non autorisée, de la destruction ou de la déformation des informations.

Autre innovation majeure, la définition par le Règlement 2015 du format d'archivage des documents électroniques :

Fragment du document CollapseShow Règles d'organisation du stockage, de l'acquisition, de la comptabilité et de l'utilisation des documents du Fonds d'archives de la Fédération de Russie et d'autres documents d'archives dans les autorités de l'État, les gouvernements locaux et les organisations (approuvées par arrêté du Ministère de la culture de Russie du 31 mars 2015 n° 526, entré en vigueur le 21 septembre 2015)

2.31. Le transfert de documents électroniques textuels pour le stockage dans les archives d'une organisation qui est une source d'acquisition des archives nationales et municipales est effectué au format PDF / A.

Le PDF est indéniablement un format universel. PDF/Archives (PDF/A) est une variante de ce format, spécialement conçu pour l'archivage à long terme des documents et inscrit dans la norme ISO 19005-1:2005/Cor.2:2011 « Document Management. Format de fichier de document électronique pour le stockage à long terme. Mais comme tout ce qui est universel, le PDF n'est pas parfait. Dans ce format, les documents de gestion se sentent bien, mais les organisations n'utilisent pas seulement le package Microsoft Office. Ainsi, par exemple, les dessins réalisés au format .dwg ne s'affichent pas correctement lorsqu'ils sont convertis en .pdf. Le comportement de l'électronique signature numérique lors de la conversion d'un document en .pdf.

La procédure de transfert des fichiers et documents électroniques est décrite à l'article 4.34 du Règlement. Ce qui suit découle du texte :

• d'une part, les documents électroniques peuvent être transférés aux archives et stockés à la fois sur des supports physiques distincts et « via le réseau d'information et de télécommunication »,
• deuxièmement, l'inventaire des fichiers et documents électroniques est cependant compilé sous forme papier (c'est-à-dire que même si nous constituons une archive dans l'EDMS, l'inventaire devra être remis personnellement à l'archiviste),
• troisièmement, « lorsqu'ils sont reçus pour archivage, les fichiers électroniques sont certifiés signature électronique responsable de l'organisation ou autorisé par lui officiel". Relativement document papier rien de tel n'est requis. Comment remplir cette exigence pour les organisations qui créent des documents électroniques, mais n'utilisent pas EDS, les règles-2015 sont silencieuses.

Enfin, « pour un accès rapide aux documents électroniques à des fins de référence et de recherche, un fonds pour l'utilisation des documents électroniques est créé dans les archives » (paragraphe 2.33). Le concept de fonds d'utilisation n'est pas divulgué.

Comptabilité documentaire

Fragment du document CollapseShow Règles d'organisation du stockage, de l'acquisition, de la comptabilité et de l'utilisation des documents du Fonds d'archives de la Fédération de Russie et d'autres documents d'archives dans les autorités de l'État, les gouvernements locaux et les organisations (approuvées par arrêté du Ministère de la culture de Russie du 31 mars 2015 n° 526, entré en vigueur le 21 septembre 2015)

3.5. Les archives de l'organisation conservent les archives principales (obligatoires) et auxiliaires documents comptables. La composition et les formes des principaux documents comptables sont déterminées conformément à ces règles. La composition et les formes des pièces justificatives comptables sont déterminées indépendamment par les archives de l'organisation.

Les principales règles ont expliqué pourquoi la comptabilité des documents d'archives est effectuée et quel est le système de documents comptables, en formulant clairement son objectif. Ces définitions ont disparu des Règles de 2015. Rappelons-les afin de comprendre pourquoi nous traiterons de la comptabilité :

• La comptabilisation des documents dans les archives d'une organisation consiste à déterminer leur nombre et leur composition dans les unités comptables établies et à fixer (enregistrement) l'appartenance de chaque unité comptable à un certain complexe et leur nombre total dans les documents comptables2.
• Le système de documents comptables des archives est un complexe de documents comptables et de bases de données interdépendants qui reflètent le nombre et la composition des documents dans les archives de l'organisation et leurs modifications, composant système de comptabilité publique des documents du Fonds d'archives de la Fédération de Russie3.

Et le principal changement: la liste des documents comptables de l'archive en 2015 a été réduite de plus de moitié, passant de 11 à 5 positions. Seulement:

• livre de comptabilité pour la réception et l'élimination des affaires, des documents;
• liste des fonds;
• feuille de fonds;
• inventaire des affaires, documents;
• registre descriptif.

La procédure de compilation et de tenue des formulaires comptables, bien que parcimonieuse, est décrite aux paragraphes 3.7 à 3.11 des Règles de 2015.

Le reste est à la discrétion de l'organisation. S'il s'agit d'une source d'acquisition des archives d'État (municipales), un passeport d'organisation doit en outre être établi (clause 3.12 des Règles-2015). Il existe également une note de bas de page au Règlement pour l'enregistrement par l'État des documents du Fonds d'archives de la Fédération de Russie, datée de 1997 et approuvée sous la forme d'un passeport d'archives. A noter que les Règles de base proposaient une forme, bien que presque identique, mais toujours plus « fraîche » que les règlements mentionnés. Au moins, le calcul a commencé avec le deux millième, et non avec les années quatre-vingt-dix.

Examen de la valeur des documents

Les règles-2015 n'ont rien apporté de fondamentalement nouveau à la procédure d'examen annuel de la valeur des documents. Seul le paragraphe 4.12 mérite attention :

Fragment du document CollapseShow Règles d'organisation du stockage, de l'acquisition, de la comptabilité et de l'utilisation des documents du Fonds d'archives de la Fédération de Russie et d'autres documents d'archives dans les autorités de l'État, les gouvernements locaux et les organisations (approuvées par arrêté du Ministère de la culture de Russie du 31 mars 2015 n° 526, entré en vigueur le 21 septembre 2015)

4.12. Les organisations dont les activités ne créent pas de documents du Fonds d'archives de la Fédération de Russie créent des inventaires de cas par le personnel et des inventaires de cas de périodes de stockage temporaires (plus de 10 ans) et assurent leur sécurité.

Cette disposition fait référence à la conversation selon laquelle, quelle que soit la présence dans l'organisation des archives et son appartenance au nombre de sources d'acquisition d'archives d'État (municipales), elle est obligée de traiter ses documents au moins dans une mesure minimale. Après tout, peut-être que peu de gens seront en mesure de dresser un inventaire des cas de stockage temporaire (plus de 10 ans) sans établir au préalable une nomenclature des cas.

Nomenclature des cas

Voir l'article "Nouvelles règles pour le travail des archives sur la nomenclature des dossiers"

Ils parlent très parcimonieusement de la nomenclature des affaires, que le Règlement de 2015 appelle « le principal document comptable reflétant la composition et l'organisation du fonds documentaire de l'organisation », et n'en donnent même pas de définition intelligible. D'après le texte du document, il s'ensuit seulement que (clauses 4.14 à 4.18):

• « la nomenclature des affaires fixe le classement (regroupement) des actes exécutés en affaires (affaires électroniques) » ;
• la nomenclature des cas est établie selon le formulaire ci-joint ;
• la nomenclature des affaires de l'organisation est établie sur la base des nomenclatures des cas de divisions structurelles (le formulaire est joint, cependant, il ne sera pas possible de le trouver par la table des matières: il contient deux annexes avec le nom " Nomenclature des affaires ; le n° 26 renvoie aux divisions structurelles );
• la nomenclature des affaires de l'organisation est élaborée sur la base de listes de documents standard, départementales et autres indiquant les périodes de stockage, d'autres actes juridiques réglementaires, ainsi que des nomenclatures de cas typiques et exemplaires;
• les organisations - les sources d'acquisition d'archives d'État (municipales) la coordonneront avec "l'EPC compétente ou les archives d'État (municipales), conformément aux pouvoirs qui lui sont conférés" ;
• les organismes qui ne sont pas des sources d'acquisition d'archives d'État (municipales) s'entendent sur leur nomenclature de fichiers par eux-mêmes.

Aucune autre information pratique sur le développement et la maintenance de la nomenclature des affaires de l'organisation ne figure dans les règles de 2015. Il faut le dire sans équivoque : sans les Règles Fondamentales, un greffier ordinaire, surtout pour la première fois, ne pourra pas l'élaborer.

Enregistrement des cas

Fragment du document CollapseShow Règles d'organisation du stockage, de l'acquisition, de la comptabilité et de l'utilisation des documents du Fonds d'archives de la Fédération de Russie et d'autres documents d'archives dans les autorités de l'État, les gouvernements locaux et les organisations (approuvées par arrêté du Ministère de la culture de Russie du 31 mars 2015 n° 526, entré en vigueur le 21 septembre 2015)

4.19. Dossiers de travail de bureau terminés de périodes de stockage permanent et temporaire (plus de 10 ans), y compris pour le personnel, après la fin année civile, dans lesquels ils ont été saisis, sont en cours de préparation pour être transférés aux archives de l'organisation et sont soumis à l'enregistrement et à la description.

Selon les modalités de conservation, un enregistrement complet ou partiel des cas est effectué. Conception complète les cas de périodes de stockage permanentes et temporaires (plus de 10 ans) et le personnel sont soumis.

Faire des cas pour Copie conforme fournit :

classement ou reliure des pièces du dossier (les documents non formatés sont rangés dans des dossiers durs fermés ou dans des cartons) ;

numérotation des feuilles de l'affaire;

établissement d'un procès-verbal de l'affaire (Annexe n° 8) ;

dresser un inventaire interne des pièces du dossier (annexe n° 27) ;

conception du couvercle du boîtier (annexe n ° 28).

La préparation des fichiers électroniques pour le transfert aux archives de l'organisation prévoit la compilation d'un inventaire des fichiers électroniques, des documents (annexes n ° 17, 18).

Ce qui comprend l'enregistrement partiel des cas et comment cela dépend des conditions de stockage des documents, n'est pas signalé.

Si auparavant l'inventaire interne n'était compilé que "en cas nécessaires»(Règles de base, clause 3.6.3.), cette phrase a été supprimée des Règles-2015. L'intitulé de la fiche d'inventaire, présenté en annexe 27, ne fait aucune référence aux périodes de stockage.

Il ne faut pas décrire tous les cas électroniques, mais seulement ceux qui ont une durée de conservation temporaire (plus de 10 ans) et permanente (formulaires d'inventaire - respectivement en annexes 17 et 18).

Applications : formulaires de documents

Traditionnellement, les Règles-2015 se terminent par un ensemble d'applications - des formes de documents qui accompagnent certains processus de stockage de documents.

En général, il faut dire que, premièrement, il y a moins de formulaires dans les règles-2015 que dans les règles de base, deuxièmement, parmi eux, il y a deux applications avec les mêmes noms, ce qui est très gênant, et troisièmement, ils sont situés par ordre de mention dans le texte (et non par ordre d'importance ou de séquence logique, comme dans les Règles de base). Certaines applications ont changé de nom, d'autres ont légèrement modifié la forme. La recommandation générale sera la suivante : s'il est nécessaire de rédiger un document sur l'archivage, l'archiviste doit d'abord chercher sa forme dans le Règlement-2015, et seulement si forme désirée n'y figureront pas, reportez-vous aux Règles de base.

Ci-dessous, 3 listes. Le premier (sous forme de tableau) est constitué des annexes du Règlement 2015 et des formulaires correspondants du Règlement de base. Le second concerne les nouveautés dans les formes introduites en 2015. Le troisième est les formulaires des règles de base qui n'étaient pas inclus dans les règles-2015, mais pas annulés non plus (comme on dit, utilisez-le pour votre santé).

Respect des formulaires du Règlement 2015 et du Règlement Fondamental

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Réapparu et approuvé par le Règlement-2015 :

• Inventaire des fichiers électroniques, documents de périodes de stockage temporaires (plus de 10 ans);
• Annexe à l'inventaire des fichiers électroniques des durées de conservation temporaires (supérieures à 10 ans) ;
• L'acte d'acceptation et de transfert de documents d'archives pour stockage (d'organisation à organisation. - Env. Aut.)
• Description des cas ;
• Inventaire des fichiers électroniques, documents avec pièce jointe à l'inventaire des fichiers électroniques, documents.

Les deux derniers formulaires sont conçus pour remplacer les listes de livraison et représentent en fait des actes d'acceptation et de transfert de documents pour stockage dans les archives de l'organisation.

• Inventaire des cas de stockage permanent, temporaire (plus de 10 ans) et du personnel unité structurelle organisations (annexe 12 des règles de base);
• Dossier final et inscription de certification (Annexe 13) ;
• Page de titre de l'inventaire des documents stockage permanent(Annexe 14);
• Ordre (exigence) pour la délivrance de documents (annexe 17);
• Livre de délivrance des documents (Annexe 19);
• Inventaire des cas particulièrement précieux (Annexe 23) ;
• Le livre de comptabilité pour la réception et la disposition du fonds d'assurance et du fonds d'utilisation (annexe 27);
• Inventaire de la caisse d'assurance (Annexe 28) ;
• Passeport des archives de l'organisation stockant documents de gestion(Annexe 29);
• Passeport de l'organisme détenant les documents du fonds sectoriel (Annexe 30) ;
• Fiche d'immatriculation de l'unité de comptabilisation des documents électroniques (ED) (Annexe 31) ;
• Loi sur la migration et la réécriture des documents électroniques (Annexe 32) ;
• Journal de réception et d'élimination des documents électroniques (Annexe 33) ;
• Journal d'enregistrement des migrations et de réécriture des documents électroniques (Annexe 34) ;
• Loi décrivant les documents d'origine personnelle (Annexe 38) ;
• Loi sur la constitution d'un fonds commun d'archives (Annexe 39) ;
• Journal d'enregistrement des exemplaires délivrés, extraits, références, documents thématiques (annexe 44);
• Journal d'enregistrement des visites des usagers de la salle de lecture (Annexe 45) ;
• Plan de travail annuel des archives (Annexe 46) ;
• Carte de compte pour le travail avec l'organisation (annexe 47);
• L'acte d'acceptation et de transfert lors du changement de responsable de l'archive (Annexe 48).

Il est évident que les Règles-2015 sont conçues pour un lecteur préparé. Mais dans de nombreux cas, malheureusement, le travail de bureau et les archives soit des secrétaires soit (si nécessaire) des employés de divers départements sont impliqués dans l'organisation: comptables, agents du personnel, protection du travail, avocats, etc. Il sera très difficile pour ces innocents de comprendre ce qu'on attend d'eux dans le domaine du stockage de documents.

Les règles-2015 prévoient un minimum absolu de mesures pour assurer le stockage des documents dans l'organisation. Les lecteurs des règles devront chercher des informations sur la manière de mettre en pratique ce minimum dans leurs propres sources méthodologiques. Ainsi, les Règles de base pour le travail des archives des organisations, malgré leur statut facultatif, avec l'avènement des Règles-2015 seront en demande dans les bureaux Organisations russes encore plus fort qu'avant.

Notes de bas de page

RéduireAfficher

Décision de la Cour suprême d'arbitrage de la Fédération de Russie du 21 février 2012 n° 14589/11. revenir

Article 6.1.1. Règles de base. revenir

Article 6.3.1. Règles de base. revenir

1 numéro gratuit du magazine

"Règles de base pour le travail des archives des organisations" (approuvées par la décision du Collège des Archives fédérales du 6 février 2002)

Approuvé
décision
Collégiums de Rosarkhiv
du 06.02.2002

RÈGLES DE BASE
ŒUVRES D'ARCHIVES D'ORGANISMES

INTRODUCTION

Les règles de base pour le travail des archives des organisations sont un document réglementaire et méthodologique qui détermine leurs activités. Les règles sont basées sur l'état actuel cadre juridique dans le domaine de l'information, documentation support de gestion et d'archivage, synthétiser l'expérience de l'archivage domestique, prendre en compte les acquis modernes dans l'application moyens techniques et technologies de l'information dans le travail avec des documents.

Le droit et l'obligation de créer des archives d'organisations pour le stockage temporaire des documents du Fonds d'archives de la Fédération de Russie classés comme Propriété d'État, établi par la législation fondamentale de la Fédération de Russie sur le fonds d'archives de la Fédération de Russie et les archives (1993), le règlement sur le fonds d'archives de la Fédération de Russie (1994) et le règlement sur le Service fédéral des archives de Russie (1998) , correspondant règlements sujets de la Fédération de Russie.

Ces règles s'appliquent aux archives organisations gouvernementales, et sont également obligatoires pour toutes les organisations non gouvernementales en termes de sécurité, de description, de comptabilité et d'utilisation des documents du Fonds d'archives de la Fédération de Russie classés comme propriété de l'État.

Les archives des organismes qui conservent des documents cinématographiques, photographiques, audio et vidéo (audiovisuels), scientifiques et techniques, cartographiques, télémétriques sont guidées par le présent Règlement en termes d'organisation, de planification, de reporting, de travail méthodologique avec les documents de gestion conservés en archives ; dans tous les autres domaines, le travail avec ces documents est régi par les instructions et règles pertinentes.

Les règles ne s'appliquent pas aux documents dont le travail est réglementé par la loi de la Fédération de Russie du 21 juillet 1993 N 5485-1 "Sur secret d'état" et décret du président de la Fédération de Russie du 30 novembre 1995 N 1203 "portant approbation de la liste des informations classées secrets d'État".

Organismes étatiques non inclus dans la composition des sources de recrutement archives d'état, aussi bien que organisations non-gouvernementales peuvent s'inspirer du présent Règlement pour organiser et assurer le travail de leurs archives.

Le Règlement est accompagné de formulaires de documents qui assurent le fonctionnement de l'archive.

Les principales règles pour le travail des archives des organisations ont été préparées par le groupe de travail des Archives fédérales et VNIIDAD composé de: Eremchenko V.A. (chef d'équipe), Albrecht B.V., Banasyukevich V.D., Gavlin M.L., Kiselev I.N., Krasavin A.S., Larin M.V., Meshcherina T.A., Privalov V.F., Smoglo I.A., Sokova A.N., Solobay N.M., Stepanova L.A.

Regroupement d'actes administratifs

Le travail du bureau d'archives implique la systématisation de différents types de supports d'information. Ils comprennent également des règlements. Ils sont regroupés par type et chronologie avec des applications :

1. Des règlements, des chartes, approuvés par des actes administratifs, leur servent d'annexes. Ils se regroupent. Si les dispositions, instructions, chartes ont été approuvées en tant qu'actes indépendants, elles sont systématisées dans des cas distincts.
2. Les commandes des structures supérieures et les résolutions sur leur mise en œuvre sont regroupées selon les domaines de travail de l'entreprise.
3. Les commandes liées au personnel sont systématisées en fonction des périodes de stockage. Avec un grand volume matériel d'information il convient de regrouper séparément les actes relatifs aux différents aspects de l'activité de l'entreprise.
4. Les commandes dans un domaine d'activité clé sont systématisées séparément des actes sur le personnel. Par exemple, une commande de travail de bureau d'archives est incluse dans un dossier, et par nomination du chef du département responsable - dans un autre.
5. Limites approuvées, rapports, estimations, listes de titres, plans, etc. regroupés séparément des projets par eux.
6. Le classement des documents dans les dossiers personnels s'effectue dans l'ordre de leur réception.
7. Les comptes personnels des salariés par salaire sont systématisés dans des dossiers séparés. Ils sont classés par ordre alphabétique.
8. Les plaintes, les propositions, les déclarations des citoyens concernant les activités de l'entreprise, la documentation pour leur examen et leur mise en œuvre sont regroupées séparément des appels des particuliers sur des questions personnelles.
9. La correspondance est généralement systématisée pour une période calendaire dans l'ordre chronologique. Les réponses sont placées après les questions. En cas de reprise d'une correspondance sur un sujet distinct, commencée l'année précédente, les documents sont inclus dans le dossier de la période en cours. Dans ce cas, l'indice du cas de l'année précédente est indiqué.

Nuances

Le travail de bureau d'archives est un type d'activité dans lequel des spécialistes assurent non seulement la sécurité des supports d'information, mais également la capacité de travailler avec eux si nécessaire. Pour cela, les actes qui composent les chemises sont ourlés de quatre perforations dans une couverture cartonnée. Ils sont également autorisés à être liés, compte tenu de la possibilité de lire des textes, des résolutions, des dates, des visas dans tous les journaux.

En préparation du regroupement, toutes les attaches métalliques sont retirées. Les documents destinés au stockage permanent et constitués d'actes particulièrement précieux ou non formatés sont contenus dans des chemises fermées à trois rabats avec attaches ou dans des boîtes spéciales.

S'il y a des documents non réclamés à caractère personnel dans le dossier ( cahiers de travail, certificats, billets militaires, etc.) ils sont placés dans une enveloppe séparée et classés avec le reste du matériel. À la fin des chemises, il devrait y avoir une feuille de témoin vierge. Au début du dossier, un formulaire d'inventaire interne est classé. Pour assurer la sécurité et l'ordre des papiers, chaque feuille est numérotée avec des chiffres arabes. Cette règle ne s'applique pas à la page de certification et au formulaire d'inventaire. Le numéro est inscrit au crayon dans le coin supérieur droit.

Inventaire interne

Il est formé pour stocker et enregistrer des documents d'information de contenu temporaire (plus de 10 ans) et permanent. Un inventaire interne est également établi pour les affaires créées sur la base de types de documents, dans les rubriques dont leur contenu n'est pas divulgué. Le formulaire doit contenir des données sur les numéros de série des actes du dossier, les index, les titres, les dates et les numéros de page.

Une écriture définitive est jointe à l'inventaire interne. Il indique en chiffres et en toutes lettres le nombre de documents qu'il contient, ainsi que le nombre de feuilles qui le composent. Le compilateur approuve l'inventaire interne. Si le dossier est relié ou relié sans formulaire, la feuille compilée est collée à l'intérieur de la couverture.

Les changements dans la composition des matériaux dans le dossier doivent être reflétés dans le champ "Notes". Il s'agit notamment du retrait, du remplacement des documents par des copies, de l'inclusion documents supplémentairesà un dossier. En parallèle, des liens vers les actes concernés sont apposés. Le cas échéant, une nouvelle rubrique généralisante peut être constituée pour la fiche d'inventaire interne, ainsi que l'inscription de certification du dossier.