Indépendamment de l'affiliation à l'industrie ou du régime fiscal, toutes les entités commerciales (organisations et entrepreneurs individuels) sont tenues de tenir des registres comptables et fiscaux. En d'autres termes, conservez une archive.
Un document d'archives s'entend comme un support matériel sur lequel sont enregistrées des informations, qui comportent des détails permettant de l'identifier, et qui fait l'objet d'un stockage en raison de l'importance du support indiqué et des informations pour les citoyens, la société et l'État (article 2 , article 3 de la loi fédérale du 22 octobre 2004 n° 125-FZ).
Nous avons parlé des modalités de stockage des documents comptables dans un document séparé, et du stockage des documents comptables fiscaux et déclaration d'impôt- dans ça. Rappelons que pour certains documents personnels (par exemple, cartes personnelles, comptes personnels, contrats de travail) la durée de conservation atteint 75 ans (arrêté du ministère de la culture du 25 août 2010 n° 558).
Dans le cas général, le responsable de l'organisation est responsable de la maintenance des archives dans l'organisation. Toutefois, par son ordre (instruction), il peut nommer un autre employé responsable des archives. Comment rédiger une ordonnance sur la nomination d'une personne responsable de la conservation des archives dans l'organisation, nous le dirons dans notre consultation.
Nous établissons une ordonnance sur la personne responsable de l'archive
Une ordonnance portant nomination d'une personne responsable des archives d'une organisation est rédigée sous une forme arbitraire. Il indique le nom complet. et la fonction de l'employé désigné comme responsable des archives, la date à partir de laquelle les tâches « archivistiques » sont attribuées à l'employé ou la période de responsabilité correspondante.
Avec l'ordonnance de nomination de l'institution (organisation) responsable des archives, il est nécessaire de familiariser l'employé concerné contre signature.
Voici un exemple de remplissage pour l'ordonnance sur désignation d'un responsable des archives.
Il est extrêmement important pour les organisations et les entrepreneurs individuels d'assurer le stockage complet et fiable des documents conformément aux délais de conservation établis pour eux. Après tout, en cas de violation des conditions de conservation des documents d'archives, l'organisation, les entrepreneurs individuels et leurs fonctionnaires peuvent être tenus responsables.
Ainsi, par exemple, l'absence de documents comptables primaires, de registres comptables ou d'états financiers est considérée comme une violation flagrante des exigences comptables. Cela menace d'une amende pour les fonctionnaires d'un montant de 5 000 à 10 000 roubles. Et pour une infraction similaire répétée au cours de l'année exécutif les organisations peuvent être condamnées à une amende de 10 000 à 20 000 roubles ou disqualifiées pour une période de 1 à 2 ans (parties 1.2 de l'article 15.11 du Code des infractions administratives de la Fédération de Russie).
En cas de violation des règles de conservation, d'acquisition, de comptabilité ou d'utilisation des documents d'archives, la responsabilité est prévue à l'art. 13.20 Code administratif de la Fédération de Russie.
Absence documents primaires, factures, registres de comptabilité ou de comptabilité fiscale menace également de responsabilité en vertu du Code fiscal de la Fédération de Russie. L'amende est de 10 000 roubles, et en cas de violation pendant plus d'une période fiscale - 30 000 roubles (parties 1 et 2 de l'article 120 du Code fiscal de la Fédération de Russie).
En conséquence, l'absence de documents en raison de la violation des conditions et de la procédure de stockage ne permettra pas à l'organisation, par exemple, de soumettre ces documents sur demande. autorité fiscale. Et cela se traduit par une responsabilité administrative et fiscale conformément à
Appendice 2 à la clause 1.3 du modèle d'instructions pour le travail de bureau et le travail d'archivage dans les autorités douanières (services douaniers régionaux, douanes, postes de douane)
EXEMPLE D'INSTRUCTIONS DE TRAVAIL DU RESPONSABLE DE LA GESTION DE BUREAU AU SEIN DE L'UNITÉ STRUCTURELLE (DÉPARTEMENT) DE L'AUTORITÉ DES DOUANES
1. DISPOSITIONS GÉNÉRALES 1.1. La personne responsable du travail de bureau de la subdivision structurelle (département) de l'administration des douanes doit effectuer des travaux de bureau dans le département (poste de douane). 1.2. Le responsable du travail de bureau rapporte directement : - dans l'administration, les douanes - au chef du service concerné ; - au poste de douane - au chef de poste. 1.3. Le responsable du travail de bureau est nommé par arrêté de l'autorité douanière. 1.4. Les responsables du travail de bureau dans leurs activités sont guidés par: - Règlements sur unité structurelle(département); - commandes, commandes et autres documents normatifs Comité national des douanes de Russie et autorité douanière ; - une instruction type sur le travail de bureau et le travail d'archives des autorités douanières ; - Description de l'emploi. 1.5. La personne responsable du travail de bureau doit connaître la structure de l'autorité douanière, les règles d'utilisation des machines à écrire et des ordinateurs. 2. DROITS 2.1. Le responsable du travail de bureau a le droit: - d'exiger des exécuteurs testamentaires l'exécution des documents en délais, ainsi que toutes les informations nécessaires sur l'état d'avancement de l'exécution des documents ; - n'acceptez pas les documents à signer par le chef de service qui ne sont pas rédigés conformément à instruction standard sur le travail de bureau et le travail d'archives des autorités douanières. 3. RESPONSABILITÉS 3.1. La tâche principale de la personne responsable du travail de bureau est de maintenir le travail de bureau et de surveiller l'exécution des documents. 3.2. Pour effectuer cette tâche, la personne responsable du travail de bureau est obligée de: - accepter les documents pour l'unité structurelle dans le service d'appui à la documentation, transférer la correspondance pour un rapport à la direction de l'unité (poste des douanes), l'envoyer après examen pour exécution conformément à la résolution ; - exercer un contrôle sur le passage et les délais d'exécution des actes, signaler leur inexécution, apposer les marques nécessaires sur les fiches ; - rédiger des certificats (résumés) sur l'état d'avancement de l'exécution des documents ; - accepter les documents pour la signature du chef de département, vérifier l'exactitude de la préparation et de l'exécution des documents sortants ; - transférer la correspondance sortante préparée par l'unité structurelle au service d'appui à la documentation pour envoi ; - de constituer des étuis selon la nomenclature établie ; - préparer les documents pour le stockage et l'utilisation ultérieurs ; - transférer les dossiers des durées de conservation permanentes et temporaires (plus de 10 ans) aux archives du département (douane, poste douanier ayant le statut de personne morale) ; - chaque année, au plus tard le 1er décembre, établir une nomenclature des affaires du département pour l'année cléricale suivante ; - assurer la comptabilité et le stockage des formulaires de documents ; - donner des références orales sur le travail dans les limites des devoirs et de la compétence. 4. RESPONSABILITÉ 4.1. La personne responsable du travail de bureau est responsable du non-respect des obligations stipulées par les instructions standard pour le travail de bureau et le travail des archives dans les autorités douanières et la description de poste.
Des normes strictement définies pour la conservation des archives dans les entreprises commerciales n'ont pas été établies au niveau législatif. Cela signifie que la direction de chaque entreprise a le droit de développer indépendamment ces exigences, qui sont ensuite incluses dans le paquet de réglementations locales. C'est en accord avec eux que s'effectue la surveillance des archives.
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Télécharger un formulaire vierge de l'ordonnance de nomination d'un responsable des archives.doc Télécharger un modèle d'ordonnance de nomination d'un responsable des archives.doc
Les principales conditions d'un archivage compétent sont son inaccessibilité aux personnes non autorisées (entre autres, l'installation d'armoires métalliques et de coffres-forts est utilisée pour sa mise en œuvre). Tous les racks doivent être numérotés, les documents doivent être placés dans des dossiers séparés. Si les archives sont très volumineuses, l'organisation doit développer et approuver son schéma.
Régulièrement (au moins une fois tous les cinq ans, et de préférence une fois par an), les documents conservés dans les archives doivent être contrôlés. Ceux qui sont obsolètes et ont perdu leur pertinence sont soumis à élimination - une procédure spéciale est établie à cet effet dans la loi. Les autres restent dans l'archive jusqu'au moment où leur période de stockage expire également.
La salle d'archives doit avoir une certaine température et humidité. Il est absolument inacceptable de frapper les rayons du soleil sur documents d'archives(ils brûlent et se détériorent à cause de cela).
Ici aussi il faut strictement préserver la sécurité incendie- l'archive est entièrement constituée d'objets inflammables.
Caractéristiques de la formation de l'ordre, généralités
Si vous avez été chargé de rédiger une ordonnance de nomination d'un employé responsable des archives et que vous n'avez jamais rencontré un tel document auparavant, utilisez les conseils ci-dessous. Regardez l'exemple - en le prenant en compte, vous pourrez créer votre propre formulaire sans trop de difficulté.
Avant de donner une idée détaillée de cette commande particulière, parlons de quelques informations générales pertinentes pour tous ces actes administratifs.
- Premièrement, si l'organisation a un modèle de commande fixé dans sa politique comptable, le document doit être créé en fonction de son type. Mais s'il n'y a pas un tel modèle, peu importe - vous pouvez rédiger une ordonnance sous n'importe quelle forme, du point de vue de la législation, c'est tout à fait acceptable.
- Deuxièmement, chaque commande doit être justifiée par quelque chose. La justification indique généralement la véritable raison de la création du document (en ce cas, cela peut être une nécessité de fabrication). De plus, l'émission d'une commande est toujours basée sur quelque chose - le plus souvent, la base est une référence à certains acte législatif, norme ou document interne, par exemple, un mémo.
- Troisièmement, la commande peut être écrite manuellement ou dactylographiée sur un ordinateur, cependant, si elle est utilisée variante électronique, le document après formation doit être imprimé - cela est nécessaire pour que le directeur ou l'employé exerçant ses fonctions puisse le certifier avec son autographe. De plus, s'il est d'usage pour une entreprise d'utiliser des scellés pour certifier des documents internes, la commande doit être timbrée.
- Et enfin, quatrièmement, le document doit être fait en un seul exemplaire original.
Une note sur la commande doit être faite dans un journal de bord spécial, qui est toujours tenu par le secrétaire de l'entreprise ou un autre employé responsable.
Modèle de commande pour la nomination d'un responsable des archives
En termes de structure et de contenu, l'ordonnance de nomination d'un employé responsable des archives n'est pas si compliquée, il ne devrait donc pas y avoir de difficultés particulières dans sa formation.
- Au début du document, le nom de la société est écrit, ainsi que le nom du document lui-même.
- De plus, la commande est numérotée, la date et le lieu de sa préparation sont indiqués.
- Vient ensuite la partie principale du formulaire. Tout d'abord, la base et la justification sont entrées ici, il est noté à quelles fins la personne responsable est nommée. De plus, il est indiqué à qui exactement est confiée cette mission : le poste, le nom complet de l'employé, la date à partir de laquelle la responsabilité de l'archive lui passe est indiqué. Ensuite, vous devez indiquer quels documents, règlements et les articles de la loi, le salarié doit être guidé dans ses activités. Et enfin, un employé de l'entreprise est nommé qui est responsable de l'exécution de cet ordre (il peut s'agir du directeur lui-même, de l'un de ses adjoints ou, par exemple, du chef du service du personnel).
- Le document est signé par le chef de l'organisation et ses subordonnés, qui sont responsables des archives (avec sa signature, ce dernier certifie qu'il connaît la commande et n'a rien contre l'exercice de nouvelles fonctions).
>Document de responsabilité du matériel
Responsabilités de la personne responsable de la tenue des dossiers dans les départements de l'Université
SMQ DR 7.3.13-2012
Ex. Non. ______
Copie n° _________
Saint-Pétersbourg
AVANT-PROPOS
1 DÉVELOPPÉ par le Département de Gestion de la Documentation et le Département de la Qualité de l'Université
2 INTRODUIT pour la première fois
3 APPROUVÉ par le Recteur de l'Université ____.____.2012
4 Fréquence d'inspection 3 ans
1 domaine d'utilisation. quatre
3 Termes et définitions. 5
4 Désignations et abréviations. 6
5 Responsabilité et autorité. 6
7 Fonctions de la personne responsable de la tenue des dossiers. sept
9 Droits de la personne responsable de la tenue des registres. huit
10 Responsabilité du greffier. 9
Annexe A Notification de la nomination d'une personne responsable de la tenue des dossiers 10
Annexe B L'acte d'acceptation et de transfert des cas lors du changement de responsable du travail de bureau. Onze
Feuille de consentement. 12
Liste de référence. 13
Changer la feuille d'inscription. Quatorze
Feuille d'enregistrement des contrôles périodiques. quinze
1 domaine d'utilisation
Le présent règlement établit les droits, devoirs et responsabilités des personnes salariées responsables de la tenue des dossiers dans les divisions structurelles de l'Université.
Le règlement a été élaboré pour rationaliser le travail de bureau dans les divisions structurelles de l'Université, pour enregistrer et contrôler correctement le mouvement et l'exécution en temps opportun des documents, pour maintenir une interaction constante des divisions structurelles avec le département de support documentaire de la direction et le département des archives sur la formation de documents en cas, leur stockage actuel, la préparation du transfert vers stockage d'archives cas de stockage permanent et temporaire (plus de 10 ans), destruction de fichiers et de documents avec expiré stockage.
Ce règlement est appliqué par toutes les divisions structurelles de l'Université et est inclus dans les documents du système de gestion de la qualité.
2 Références normatives
Système de gestion de la qualité ISO 9000:2005. Bases et vocabulaire.
Système de gestion de la qualité ISO 9001:2008. Conditions.
SMQ DP 4.2.01-2012 Système de gestion de la qualité. procédure documentée. Gestion documentaire.
SMQ DP 4.2.03-2012 Système de gestion de la qualité. procédure documentée. Exigences généralesà la construction, la présentation et l'exécution de la documentation du système de gestion de la qualité.
SMQ DP 4.2.04-2012 Système de gestion de la qualité. procédure documentée. Contrôle normatif de la documentation du système de management de la qualité.
SMQ MI 3.01.01-2011 Système de management de la qualité. Enseignement méthodique. Termes et définitions dans le domaine de la gestion de la qualité de l'enseignement supérieur et professionnel.
GOST R Documents et archivage. Termes et définitions.
Décret du gouvernement de la Fédération de Russie du 01.01.01 N 477 Règles pour le travail de bureau dans organismes fédéraux pouvoir exécutif.
Ordonnance des Archives fédérales n° 76 du 01.01.01 Des lignes directrices sur l'élaboration d'instructions pour le travail de bureau dans les organes exécutifs fédéraux.
Loi fédérale du 01.01.01 « Sur archivage dans Fédération Russe”.
Instructions pour la tenue des dossiers à l'Université.
3 Termes et définitions
Dans le présent règlement, les termes et définitions sont utilisés conformément à la norme ISO 9000:2005, QMS MI 3.01.01 et aux définitions suivantes :
documentation - fixation d'informations sur des supports tangibles en temps voulu;
travail de bureau - une activité qui assure la création de documents officiels et l'organisation du travail avec eux à l'Université;
document - document officiel, établi organisme gouvernemental, un organisme gouvernemental local, une personne morale ou une personne physique, rédigé de la manière prescrite et inclus dans le flux de travail de l'Université ;
type de document - le document appartient à un certain groupe de documents sur la base de son contenu et de sa destination ;
préparation des documents - apposer les détails nécessaires, règles établies Documentation;
détails du document - un élément obligatoire de l'exécution du document;
formulaire de document - un ensemble de détails identifiant l'auteur d'un document écrit officiel;
document original - la première ou la seule copie du document ;
une copie d'un document - un document qui reproduit intégralement les informations du document original et ses caractéristiques externes, qui n'a aucune valeur juridique ;
copie certifiée - une copie d'un document sur lequel, conformément à ordre établi mettre les détails nécessaires qui lui donnent force de loi ;
forme unifiée document - un ensemble de détails et de fragments typiques du texte du document, établi conformément aux tâches à résoudre dans ce domaine d'activité et situé dans certain ordre sur un support d'informations ;
modèle de formulaire (forme unifiée du document) - la forme du document (forme unifiée du document), présentée sous forme électronique ;
flux de documents - le mouvement des documents à partir du moment où ils sont créés ou reçus jusqu'à la fin de l'exécution, du placement dans le dossier et (ou) de l'envoi ;
enregistrement de document - affectation à un document numéro d'enregistrement et enregistrer de la manière prescrite des informations sur le document ;
nomenclature des cas - une liste systématisée des noms des cas formés à l'Université, indiquant les conditions de leur stockage;
cas - un ensemble de documents ou un document distinct lié à une question ou à un domaine d'activité de l'Université (unité structurelle).
4 Symboles et abréviations
Les abréviations suivantes s'appliquent dans le présent règlement :
6.2. L'employé responsable de la tenue des dossiers relève de son superviseur immédiat.
6.3. L'employé responsable du travail de bureau dans ses activités est guidé par: Code du travail de la Fédération de Russie, la Charte de l'Université, les documents du système de gestion de la qualité, les règlements sur l'unité structurelle, les ordres du superviseur immédiat, les règlements sur le travail avec les données personnelles, les instructions pour la tenue des dossiers à l'Université et d'autres règlements locaux sur le organisation de l'archivage et de la tenue des dossiers à l'Université, le présent Règlement.
6.4 L'employé responsable de la tenue des dossiers dans l'unité structurale doit savoir :
Instructions pour la tenue des dossiers à l'Université ;
Règles documentaires ;
Familiariser les employés de l'unité structurelle avec les documents réglementaires et méthodologiques sur le travail de bureau et l'archivage.
9 Droits du responsable de la tenue des registres
Un employé responsable de la tenue des dossiers dans une subdivision structurelle de l'Université a le droit :
Demander et recevoir les informations et documents nécessaires à la bonne exécution de ses fonctions ;
Recevoir des conseils sur le travail avec des documents d'employés du département des établissements d'enseignement préscolaire et d'autres départements de l'Université;
Retour aux artistes interprètes ou exécutants pour les documents de révision rédigés en violation des exigences établies ;
Faire des suggestions pour améliorer les formes et les méthodes de travail avec les documents.
10 Responsabilité du greffier
Le salarié est responsable de :
Non-respect des obligations prévues par la réglementation en vigueur régissant le travail de bureau et le présent règlement ;
Conservation de toute la documentation se trouvant dans l'unité ;
Informer en temps opportun la direction de l'unité de la réception des commandes et des instructions.
11 Coordination, stockage, distribution et modifications
11.1 La coordination du présent règlement est effectuée avec le premier vice-recteur - représentant de la gestion de la qualité, chef du service des ressources humaines, chef du service des établissements d'enseignement préscolaire, chef du code pénal, chef du service juridique, président du Comité Syndical et est établi dans la Feuille d'Agrément.
11.2 Le contrôle normatif du présent règlement est effectué conformément au QMS DP 4.2.04.
11.3 La responsabilité du stockage de l'original, de la reproduction et de la distribution des copies de travail enregistrées aux abonnés est attribuée au Code criminel.
11.4 La délivrance de copies de travail enregistrées est enregistrée conformément au QMS DP 4.2.01.
11.5 Les modifications du présent règlement doivent être effectuées conformément au QMS DP 4.2.01 et consignées dans la feuille d'enregistrement des modifications.
Annexe A
(obligatoire)
Avis de nomination d'une personne responsable de la tenue des dossiers
Responsable du département DOE
Notification
__________________________________
(Nom du département)
Nom, prénom, patronyme de l'employé chargé du travail de bureau | Titre d'emploi | nombre d'audience | Téléphone de travail, |
Je suis d'accord avec les responsabilités assignées :
Annexe B
(obligatoire)
L'acte d'acceptation et de transfert de cas lors du changement de responsable du travail de bureau
APPROUVER ___________________________________________ (poste de chef de service) _________________ _____________________ (signature) (nom complet) ________________ |
||
AGENCE FÉDÉRALE TRANSPORT FERROVIAIRE budget de l'Etat fédéral établissement d'enseignement plus haut enseignement professionnel "Université d'État des communications de Pétersbourg"(FGBOU VPO PGUPS)LOI____________________ № _____________________ |
||
Transfert et acceptation des cas pendant un quart de travail responsable des affaires | ||
Conformément à l'arrêté de __________________________ du ___________________
(poste de tête)
Transféré, et ______________________________________ reçu
(Nom complet de l'expéditeur) (fonction, nom complet du destinataire)
en présence d'une commission constituée sur la base du présent arrêté, composée de :
président de la commission _________________________________________________________
Nom complet, fonction
les membres du comité:
1. ______________________________________________________________________
Nom complet, fonction
2. ___________________________________________________________________________
Nom complet, fonction
Les documents suivants:
Index des cas | Titre de l'affaire | Délais | Nombre de feuilles |
|
Au total, ________________________________________________________ cas ont été acceptés.
(en chiffres et en mots)
Statut des documents : _______________________________________________________________
(caractéristique générale de l'état)
Proposé par ___________ ________________________
Accepté ___________ ________________________
(signature) (transcription de signature)
Président de la Commission ___________ ____________________________
(signature) (transcription de signature)
Membres de la Commission ___________ ____________________________
(signature) (transcription de signature)
___________ ________________________
(signature) (transcription de signature)
Compilé en 2 exemplaires :
1er exemplaire. - département de l'établissement d'enseignement préscolaire;
La législation établit que tant qu'un salarié est employé dans le cadre d'un contrat de travail, son travail doit être conservé dans l'entreprise qui est son employeur. Étant donné que ce formulaire compte le BSO, il est nécessaire d'organiser correctement la comptabilité pour la réception des livres, leur stockage et leur émission. A cet effet, la direction de l'entité doit émettre un arrêté désignant une personne chargée de l'entretien cahiers de travail.
Toute la main-d'œuvre entrant dans l'entreprise et les travailleurs doivent être stockés dans un lieu spécialement équipé à cet effet. Pour les dommages ou pertes de cette forme, la société, ainsi que son chef, portent la responsabilité appropriée. Après tout, ces documents reflètent toutes les informations nécessaires pour établir une pension pour l'employé à l'avenir.
Par conséquent, le directeur de l'organisation doit créer toutes les conditions pour un bon travail avec la main-d'œuvre de l'entreprise. Et comme, en plus de cela, il a de nombreuses autres affaires responsables, le chef choisit un fonctionnaire qui, sur la base de l'ordre émis, est chargé de tenir les registres des formulaires de travail.
Dans le même temps, la responsabilité incombe au chef et la personne sélectionnée est responsable de la comptabilisation de la main-d'œuvre uniquement au sein d'une entité commerciale particulière. C'est lui qui acceptera la main-d'œuvre des salariés, tiendra correctement leurs registres, établira les registres correspondant aux pièces justificatives et les délivrera en cas de licenciement aux salariés de l'entreprise.
Attention! S'il ne s'acquitte pas de ses devoirs ou s'il ne les exerce pas en en entier, il sera responsable devant la direction de l'entreprise sur la base d'un arrêté pris de nommer ce salarié responsable.
Est-il possible de se passer d'un responsable
Le chef, conformément aux normes de la loi, doit nommer une personne responsable du maintien du travail ou assumer lui-même cette responsabilité. Ces exigences sont précisées dans les Règles de tenue des cahiers de travail.
Ainsi, la nécessité d'établir une personne responsable est inscrite dans la loi.
S'il n'a toujours pas été nommé, alors conformément au Code des infractions administratives, une amende sera infligée, dont le montant atteindra 50 000 roubles. Dans le même temps, cette sanction n'est pas infligée au fonctionnaire, mais directement à l'organisation.