ÉTABLISSEMENT D'ENSEIGNEMENT NON ÉTAT
ENSEIGNEMENT PROFESSIONNEL SUPERIEUR
INSTITUT D'ÉCONOMIE ET DE DROIT KUZBAS
FACULTÉ DE DROIT
CHAIRE DES DISCIPLINES HUMANITAIRES
Test
Par discipline : "Documentation des activités de gestion"
Sur le thème "Organisation du travail de bureau dans les organes le pouvoir de l'État et l'autonomie locale"
Réalisé par : élève du groupe 303
Panshina E.Yu.
Vérifié:
Kemerovo, 2010
Présentation……………………………………………………………………..….3
1. Flux de documents comme base des activités de l'autorité…………...….5
2. Le modèle russe du travail de bureau dans les pouvoirs publics et l'autonomie locale…………………………………………………….…..7
3. Choix de l'approche d'automatisation du flux de travail………………………10
4. Organisation des systèmes gestion électronique des documents…………….…..12
5. Flux de travail des documents officiels…………………………..…..14
6. Automatisation des échanges de documents entre administrations………...…18
7. Systèmes EDD pour les autorités de différents niveaux………………………...20
8. Décision pour le gouvernement local…………………………....21
Conclusion…………………………………………………………………...…23
Liste de la littérature utilisée…………………………………………..25
Introduction.
La nécessité d'automatiser les processus bureautiques et d'organiser la gestion électronique des documents est reconnue aujourd'hui par les autorités étatiques et les collectivités locales dans presque tous les domaines Fédération Russe. Mais parallèlement à la compréhension d'un tel besoin, un certain nombre de questions se posent, sans recevoir de réponses auxquelles il est impossible de procéder à la mise en œuvre pratique des projets.
Par où commencer la mise en œuvre du système ? Comment diviser l'ensemble du projet en étapes pour que l'effet de la mise en œuvre soit évident après la première étape et grandisse à chaque étape suivante ? Lequel des disponibles moyens techniques mettre à jour d'abord, qu'est-ce qui peut attendre ? Quelles ressources financières devraient être prévues dans le budget, ventilées par années, en fonction des réalités d'une région particulière ?
En fait, toutes ces questions concernent la construction d'un plan compétent pour la mise en œuvre du projet pour plusieurs années à venir, en tenant compte du financement prévu, des besoins de production, des équipements techniques et de la modernisation prévue du parc technique.
Le travail des ingénieurs, designers, responsables de production
Beaucoup de temps est consacré à l'étude, l'analyse et la compilation de divers
Documentation. Des difficultés particulièrement grandes surviennent, en règle générale, lorsque
Développement des documents de production, qui est principalement dû au manque de connaissances particulières des compilateurs. L'élimination du temps improductif passé dans les processus de constitution et d'exploitation des documents nécessite une combinaison raisonnable de formalisation et de créativité, ce qui, selon les auteurs, nécessite, d'une part,
Connaissance des rédacteurs de documents avec les plus lois générales la perception des documents, d'autre part, et c'est la tâche principale - la formulation et la systématisation des règles et normes générales pour la préparation des documents de base.
objectif travail de contrôle est l'étude fondements théoriques organisation du travail de bureau dans les autorités de l'État et les collectivités locales.
Selon le but du contrôle dans le travail, les éléments suivants Tâches:
Définir le concept de flux de travail ;
Considérons le modèle russe de travail de bureau dans les autorités publiques et l'autonomie locale ;
Identifier les systèmes EDD pour les différents niveaux de gouvernement ;
Envisager d'automatiser l'échange de documents entre les autorités.
1. Flux de documents comme base des activités de l'autorité.
travail de bureau dans organisme fédéral Le pouvoir exécutif est exercé conformément aux règles du travail de bureau dans les organes exécutifs fédéraux, approuvées par le décret du gouvernement de la Fédération de Russie du 15 juin 2009 n ° 477.1 Sur la base de ces règles, l'organe exécutif fédéral, en accord avec l'exécutif fédéral dans le domaine de l'archivage, émet des instructions pour le travail de bureau. Ces règles ne s'appliquent pas à l'organisation du travail avec des documents contenant des secrets d'État.
Les documents sont établis sur des formulaires (feuilles standard de papier A4 ou A5) ou sous forme de documents électroniques et doivent avoir une composition fixe de détails, leur emplacement et leur exécution. Les modèles de formulaires sont approuvés par arrêté du chef de l'autorité exécutive.
Tous les documents sont divisés en entrants, sortants et internes. Les documents entrants subissent un traitement primaire, un enregistrement, examen préliminaire, sont transférés à la direction pour examen, puis parviennent aux artistes interprètes ou exécutants. Après exécution, les documents sont placés dans des fichiers.
Chaque organisme constitue son propre fonds documentaire. La nomenclature des dossiers de l'organisme est coordonnée avec la commission d'expertise et de vérification des archives fédérales compétentes. Les cas de stockage permanent et temporaire (plus de 10 ans) sont transférés aux archives. Le décret fixe la procédure de traitement des documents électroniques.
Le terme « flux de documents » est actuellement très largement utilisé et se retrouve dans la description de presque tous les Système d'Information. L'automatisation du flux de travail est mise en œuvre par de nombreux systèmes, et chacun d'eux prétend être une "approche intégrée de l'automatisation du flux de travail". Dans le même temps, la variété des systèmes est la plus large: des systèmes de comptabilité d'entrepôt aux logiciels de contrôle des processus technologiques.
Dans cet article, les termes "flux de documents", "travail de bureau", etc. considéré exclusivement dans le cadre de l'organisation du travail des pouvoirs publics et de l'autonomie locale. En conséquence, les termes sont interprétés exclusivement avec l'utilisation des réglementations nationales telles qu'elles s'appliquent au travail des organismes gouvernementaux.
Selon la définition (GOST R 51141-98), le flux de documents est "le mouvement des documents dans une organisation à partir du moment où ils sont créés ou reçus jusqu'à l'achèvement de l'exécution ou de l'envoi", c'est-à-dire le cycle de vie complet de l'ensemble ensemble de documents dans une organisation avant qu'ils ne soient transférés aux archives ou détruits.
Le travail de bureau, ou « gestion documentaire », selon la même source, désigne « une branche d'activité qui assure la documentation et l'organisation du travail avec documents officiels". Autrement dit, le travail de bureau est un ensemble de mécanismes organisationnels permettant de maintenir et de contrôler le flux de travail des documents officiels. Cependant, dans " Modèle d'instructions sur le travail de bureau dans les organes exécutifs fédéraux » du 27 novembre 2000, les fonctions de travail de bureau ne se limitent plus à réglementer uniquement le flux de documents officiels. Cela nous permet d'affirmer que les systèmes bureautiques doivent contrôler non seulement la circulation des documents enregistrés (officiels), mais également les projets de documents.
2. Le modèle russe du travail de bureau dans les pouvoirs publics et l'autonomie locale.
En Russie, à l'échelle nationale, une technologie unifiée de travail avec les documents de gestion s'est développée, la soi-disant système d'état soutien à la gestion de la documentation (GS DOW). Le travail de bureau russe n'a pas d'analogues dans d'autres pays, ni en termes de détail de l'élaboration de la technologie de travail avec des documents, ni en termes d'échelle de distribution. Et si en Occident le développement de la bureautique stimule le développement des technologies de gestion de documents, alors en Russie, en règle générale, nous parlons sur l'automatisation de la technologie traditionnellement établie du flux de travail de bureau.
Quelles sont les caractéristiques de Modèle russe" Bureau de travail? Il y a trois avantages les plus frappants : 2
Contrôle du document, à partir du moment de sa réception ;
Centralisation fonctions de contrôle;
Normes uniformes de circulation des documents.
Contrairement aux méthodes occidentales de travail avec des documents, dans Pratique du russe Le document est mis sous contrôle au moment de sa réception par l'autorité. Les documents internes ou sortants tombent dans le champ du contrôle immédiatement après la "naissance" - c'est-à-dire l'approbation. Dans le même temps, la relation entre les documents est suivie - si un document est apparu à la suite de la mise en œuvre d'une décision prise sur un autre document. Tout cela permet de suivre le parcours de tout document reçu par une autorité de l'État et une administration locale avec une garantie - après tout, aucun document enregistré ne peut disparaître sans laisser de trace.
La centralisation maximale du contrôle du flux de travail implique que le document doit d'abord être signalé à la direction, puis seulement, acquérant des résolutions conformément à la hiérarchie des services, il descend jusqu'aux exécuteurs directs.
Une autre caractéristique importante du «modèle russe» est la présence de règles uniformes et détaillées pour travailler avec des documents de gestion dans les organisations, quel que soit leur domaine d'activité. Toutes les activités des services de bureau - expéditions, bureaux, groupes de contrôle - sont réglementées jusqu'aux règles de remplissage des journaux d'enregistrement, des classeurs et des formulaires de déclaration.
Dans les conditions d'existence d'une réglementation aussi détaillée des flux de documents dans les autorités, l'introduction sans adaptation d'une technologie fondamentalement nouvelle de l'un ou l'autre logiciel étranger est irréaliste. Dans ce cas, on peut parler d'automatisation du travail de bureau traditionnel à l'aide des technologies de l'information modernes.
La paperasserie traditionnelle implique la maintenance de nombreux journaux et / ou classeurs qui servent des documents papier. Et c'est l'entretien de ces classeurs qui est l'objet premier de la bureautique. Parallèlement, rien n'empêche d'inclure dans le système automatisé la possibilité de lier la carte à l'image électronique du document lui-même (texte et même image, son et vidéo). Ainsi, les conditions technologiques sont créées pour le passage à la gestion électronique des documents. Le passage à la gestion électronique des documents, à son tour, crée les conditions préalables à la constitution d'archives électroniques dotées de mécanismes efficaces de travail de référence et d'analyse sur une variété de documents en Formes variées représentation.
D'autre part, l'utilisation d'un réseau informatique crée les conditions d'une décentralisation de l'exécution de diverses fonctions bureautiques tout en maintenant un contrôle centralisé sur le flux de documents. Il est possible, par exemple, de permettre aux départements et même aux employés individuels d'enregistrer indépendamment des documents et en même temps de contrôler de manière centralisée leur passage. De plus, la présence d'un réseau reliant des collectivités territorialement éloignées permet un contrôle centralisé des flux documentaires, impossible à mettre en œuvre dans le cadre d'une technologie purement papier.
Le modèle de flux de travail russe est non seulement entièrement compatible avec les approches modernes des processus de gestion, mais surpasse également de manière significative les modèles de flux de travail occidentaux. Après tout, dans le modèle russe, la perte de documents ne peut se produire qu'en raison d'une violation directe des instructions de travail de bureau.
3. Choix de l'approche de l'automatisation du flux de travail.
La nécessité d'automatiser le flux de travail des pouvoirs publics et de l'autonomie locale est désormais une évidence pour tout le monde.
Le travail de bureau utilisant des journaux papier et des classeurs est incompatible avec les exigences d'amélioration de l'efficacité du travail des fonctionnaires pour plusieurs raisons.
Les informations sur les documents et l'état d'avancement de leur exécution sont distribuées selon le système de fichiers de l'organisation et ses divisions structurelles. Par conséquent, obtenir des informations sur le travail avec des documents dans une entreprise nécessite de rechercher et de traiter des données provenant d'armoires de fichiers hétérogènes et décentralisées.
Les classeurs de documents sont généralement séparés des artistes interprètes ou exécutants. Ils contiennent des informations incomplètes et non opérationnelles sur l'état des documents.
La reproduction et le déplacement d'un grand nombre de documents papier, le maintien en nombre et la duplication les uns des autres de magazines et de classeurs entraînent grands volumes coûts de main-d'œuvre improductifs.
Cependant, les approches cardinales et révolutionnaires du flux de travail des autorités de l'État et de l'autonomie locale sont très dangereuses. Cela peut entraîner non seulement un retard dans la mise en œuvre, mais aussi de graves problèmes de gestion.
Microsoft, en collaboration avec des partenaires, propose deux solutions logicielles et méthodologiques étape par étape dans le domaine de l'organisation du flux de documents des autorités publiques et des collectivités locales : 3
Travail de bureau automatisé pour le flux de travail papier ;
Gestion électronique des documents et travail de bureau.
Une telle approche progressive permettra d'augmenter progressivement l'efficacité du travail de l'autorité, en éliminant la possibilité de désorganisation de ses activités. Le travail de bureau automatisé pour le flux de travail papier est à court terme la principale approche de l'automatisation du flux de travail dans les autorités publiques et les collectivités locales.
Les documents traités par l'autorité, y compris ceux transmis à l'aide de la technologie informatique, ont deux formes - traditionnellement papier et électronique. Cette symbiose est le résultat de installations modernes la préparation des documents implique une forme électronique de stockage des documents, ainsi que le cadre réglementaire et les règles de circulation établies - papier. Aussi l'argument le plus important en faveur de la préservation support papier documents est une commodité inégalée de travailler avec eux. Les règles et les habitudes changent beaucoup plus lentement que les capacités des technologies de l'information modernes.
Dans les pouvoirs publics et les collectivités locales, apparemment, pendant longtemps lors du traitement des documents en au format électronique les transactions qui nécessitent la création de leurs copies papier seront enregistrées. En règle générale, les managers préfèrent travailler avec des documents sous forme papier. En outre, si l'échange de documents officiels entre autorités et leur transmission à archives d'état existe également sous forme papier.
La gestion électronique des documents et le travail de bureau (EDD) est une réponse technologique aux exigences modernes de la situation politique et économique actuelle en matière d'efficacité Autorités russes pouvoir de l'État et gouvernement local. EDD s'appuie également sur l'expérience de sa mise en œuvre dans les instances gouvernementales occidentales, et sur des exemples de fonctionnement dans de grandes structures commerciales russes progressistes.
4. Les systèmes qui organisent la gestion électronique des documents.
Comme mentionné ci-dessus, la gestion électronique des documents est un ensemble de nouvelles technologies permettant de travailler avec des documents. Les technologies appliquées permettent d'organiser une interaction "transparente" des systèmes assurant diverses opérations de traitement de documents. Tout d'abord, ces technologies comprennent:
Technologies de reconnaissance de texte qui transforment les documents papier entrants en une forme de présentation entièrement électronique ;
Analogue électronique d'une signature manuscrite ;
Moyens de transmission de données ;
Moyens de stockage d'informations électroniques.
Ces technologies permettent aux sous-systèmes remplissant diverses fonctions de se compléter organiquement. Une telle interaction peut augmenter considérablement l'efficacité des fonctionnaires lorsqu'ils travaillent avec des documents.
La gestion électronique des documents vous permet de créer un espace d'information unique dans l'administration, intégrant tous les systèmes documentaires dans le nœud d'information. L'intégration est réalisée sans perte de qualité de travail avec les documents, tout en préservant les traditions Travail de bureau russe. La base d'une telle intégration est un stockage de documents fiable et des systèmes de gestion de documents qui interagissent avec lui. Tous les documents traités sont stockés dans un référentiel unique, ce qui permet une recherche et une sélection optimales des informations lors de la préparation des documents. À l'heure actuelle, dans la plupart des collectivités et des collectivités locales, de nombreuses opérations sont déjà effectuées à l'aide de l'informatique. La tâche du système d'automatisation est d'organiser une travail en équipe sur les textes des documents et offrent à chaque fonctionnaire un espace d'information riche pour assurer ses activités.
5. Flux de travail des documents officiels.
L'objectif principal dans le développement des technologies de gestion électronique des documents était d'atteindre la continuité maximale des règles et techniques de gestion des documents papier et du travail de bureau des fichiers journaux, ce qui permet d'assurer une transition sans douleur des technologies traditionnelles aux technologies modernes.
Le système de gestion des archives traite les documents stockés dans un référentiel unique de documents de l'autorité. Cela vous permet d'inclure les documents traités par la gestion des documents officiels dans un espace d'information unique de l'autorité.
La technologie de gestion électronique des documents est prise en charge par les éléments suivants Fonctionnalité systèmes : 5
Enregistrement en mode automatisé des documents entrants transmis par courrier électronique ou via le portail Internet, y compris ceux équipés de signature numérique(EDS) et cryptoprotection ;
Numérisation et reconnaissance de documents papier à l'aide de la technologie OCR intégrée ;
Joindre à la carte grise (RC) une image électronique du document sous forme de fichier(s) de tout format ;
Différenciation des droits d'accès aux fichiers joints d'une image électronique d'un document ;
Fournir à chaque fonctionnaire - participant au processus clérical - son propre bureau virtuel personnel, qui garantit que le fonctionnaire n'a accès qu'aux documents liés à sa compétence ;
Assurer le processus d'approbation (visite) des projets de documents ;
Recherche en texte intégral et attributive de documents électroniques, y compris la recherche en texte intégral à distance ;
Envoi par courrier électronique ou publication sur le portail Internet de l'autorité de documents électroniques sortants (à l'aide de tout courrier électronique prenant en charge MAPI), protégés par EDS et cryptés à l'aide de moyens certifiés ;
Formation et exécution des affaires, c'est-à-dire regroupement des documents exécutés en dossiers conformément à la nomenclature des dossiers et systématisation des documents au sein du dossier;
Archivage des documents électroniques, affaires de l'autorité.
L'unité principale de comptabilité dans le système est le RC du document, dont l'exhaustivité des détails offre la possibilité de générer des rapports statistiques et analytiques sur diverses tranches d'informations, une facilité de recherche.
Dans le même temps, l'ensemble principal de détails du RK peut être étendu avec un ensemble arbitraire de détails supplémentaires, déterminés pour chaque groupe de documents. Selon les détails supplémentaires de la République du Kazakhstan, il est possible, en plus des détails principaux, de rechercher et de sélectionner des données lors de la génération de rapports. A réception d'un document entrant électronique, son enregistrement s'effectue automatiquement. Pour le document reçu à la suite de l'échange entre les deux systèmes EDD, la plupart des détails du RK sont générés automatiquement. L'image électronique du document est jointe à l'AC. Dans le même temps, l'identité du document fourni avec l'EDS et la cryptoprotection est vérifiée. Si un document entrant arrive sous forme papier, le paquet OCR est appelé depuis l'environnement système, et à réception de son image électronique, il est renvoyé au système de gestion de bureau avec attachement simultané du document à l'AC. L'utilisateur du système, qui a joint le fichier du document, définit les droits d'accès au fichier au niveau secret, ainsi que la protection (annulation de la protection) contre l'édition.
S'il est nécessaire de traduire un volume relativement important de documents papier destinés à l'exécution et au stockage sous forme électronique, il est proposé d'utiliser l'option "Enregistrement de flux". Dans ce cas, après avoir saisi les données d'enregistrement du document en République du Kazakhstan, l'utilisateur du poste de travail automatisé (AWS) d'enregistrement en ligne imprime sur la première feuille du code à barres, qui correspond au numéro de système interne attribué par le système au document enregistré. Après cela, les documents dans un ordre aléatoire provenant de divers postes de travail d'enregistrement de flux arrivent au poste de numérisation équipé d'un scanner à grande vitesse. Les images électroniques numérisées des documents entrent dans la base de données et, grâce à la technologie d'extraction de codes-barres, sont jointes aux cartes d'enregistrement correspondantes des documents.
Après enregistrement, l'AC avec le document joint est envoyé sur le réseau au fonctionnaire chargé de prendre une décision sur l'exécution du document, puis aux exécuteurs du document conformément aux détails de la résolution. Parallèlement, chaque régisseur ou interprète est doté de certains droits qui permettent d'assurer l'organisation du travail avec des documents les plus proches possible du travail traditionnel à une table sur laquelle des documents qui sont de la seule compétence cet employé et qui sont soit en attente de début d'exécution (dans le dossier Reçu), soit acceptés par l'employé pour exécution (dans le dossier Sur exécution), soit transférés aux subordonnés avec indication du délai d'exécution (dans le dossier Sur contrôle ).
Au cours du travail avec des documents électroniques, une recherche combinée en texte intégral et attributive du document requis est fournie, y compris via un accès Web à la base de données de documents du système.
Fichiers avec des textes (images) de messages sortants et documents internes selon la technologie standard sont également attachés au RK. Document sortant, accompagné des prérequis du RK, peut être protégé par un EDS, crypté et transmis au destinataire.
Ainsi, en conjonction avec la possibilité d'enregistrer des documents reçus via des lignes de communication, une gestion électronique de documents d'entreprise est fournie. Les documents exécutés sont formés dans des caisses et transférés dans des archives.
6. Automatisation de l'échange de documents entre autorités.
A l'heure actuelle, dans de nombreux organismes gouvernementaux pouvoir déjà utilisé par hérité systèmes automatisés gestion de documents. Ils sont construits sur différentes bases logicielles et matérielles. Certains d'entre eux, fournis par des partenaires de Microsoft (dont le système Delo décrit ci-dessus par la société Electronic Office Systems), sont mis en œuvre sur la base de technologies modernes. En outre, un nombre important de systèmes des générations précédentes basés sur MS DOS et d'autres plates-formes sont toujours en service. L'unification des systèmes dans tous les organes de l'État dans un avenir prévisible est impossible à la fois pour des considérations politiques (droits des sujets de la Fédération et des gouvernements locaux) et pratiques. La mise en place et surtout le remplacement des systèmes d'exploitation est un processus assez long, difficile et coûteux.
Dans cette situation, la solution naturelle est de développer un tel outil d'échange de documents interservices, qui pourrait être facilement adapté à divers formats de messages entrants/sortants et permettrait la connexion de divers systèmes.
L'échange de documents électroniques doit être correctement sécurisé. Les documents doivent être munis d'une signature électronique, qui garantit la paternité et l'invariabilité du contenu du document, et dans certains cas - fermé moyens cryptographiques d'un accès non autorisé.
Chaque organisation a de nombreuses organisations correspondantes avec lesquelles des documents sont échangés, et toutes peuvent avoir des formats de message différents et même des réseaux. Il est inapproprié de charger les systèmes des organisations individuelles de la fonction de support constant des informations de service nécessaires à l'organisation de l'échange. Il est logique de construire l'échange de documents non pas sur le principe du "chacun avec chacun", mais sur le principe de "l'étoile" - basé sur les centres d'échange de documents (DPC).
Les centres de données peuvent exécuter l'ensemble de fonctions suivant : 6
Transformation et coordination des formats des documents entrants-sortants ;
Prise en charge des bases de données d'adresses et calcul des itinéraires de livraison des documents ;
Livraison garantie des documents ;
Archivage supplémentaire des documents ;
Support et synchronisation des répertoires.
Les centres de messagerie peuvent également assumer le rôle d'autorités de certification qui maintiennent l'infrastructure à clé privée et publique, les procédures d'authentification pour les organisations participant à l'échange.
Pour l'intégration avec le centre de données, les systèmes d'entreprise hérités, si nécessaire, peuvent être complétés par des modules d'interface spéciaux qui fournissent des procédures préliminaires de conversion de format et d'échange avec le centre de données.
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7. Systèmes EDD pour les autorités de différents niveaux.
Solution pour les autorités municipales et autres avec une petite quantité de flux de documents Cette catégorie peut inclure conditionnellement les structures de gestion municipales avec une petite quantité de flux de documents qui ne disposent pas d'une base technique suffisante pour la mise en œuvre d'un système EDD à part entière. Pour eux, une solution mono-utilisateur peut être recommandée, équipée des moyens d'échange sécurisé de documents électroniques avec une organisation supérieure - directement ou via le centre de données. L'utilisateur d'une telle solution est généralement un employé responsable du travail de bureau de l'organisation. Dans le même temps, le travail est effectué avec des documents papier, mais le système conserve l'enregistrement des documents entrants / sortants, l'enregistrement des résolutions sur les documents, les documents radiés de l'affaire et archivés. Avec un grand nombre d'employés, un enregistrement du mouvement des originaux papier peut également être conservé. Les documents reçus sous forme électronique d'une organisation supérieure sont immédiatement enregistrés, imprimés et commencent à être exécutés avant l'arrivée des originaux papier. L'organisation mère reçoit automatiquement une notification indiquant que le document a été enregistré. Cette solution permet : 7
Accélérer l'échange de documents entrants/sortants avec une organisation supérieure ;
Réduire le nombre de documents "perdus" dont on ne sait pas où ils se trouvent.
8. Solution pour le gouvernement local.
Cette catégorie peut inclure conditionnellement des structures de gestion municipale avec un volume moyen de circulation de documents de 3 000 à 10 000 documents par an, le bureau ou le secrétariat en tant qu'unité structurellement séparée et travaillant non seulement avec des documents d'organisations, mais aussi avec des lettres et des appels de citoyens et entreprises. Ces organisations disposent généralement d'un parc suffisant d'ordinateurs personnels connectés à un réseau local. Pour eux, une solution multi-utilisateurs peut être recommandée avec un nombre d'emplois de 5 à 20, équipée de moyens d'échange sécurisé de documents électroniques avec des organisations supérieures et inférieures (directement ou via un centre de données), une communication avec un portail d'information et la réception des candidatures des citoyens et des organisations et la possibilité d'accéder à distance à Internet aux données du système EDD. Le système doit permettre l'enregistrement des documents entrants / sortants, la comptabilisation des résolutions sur les documents, les documents radiés de l'affaire et archivés. Un registre du mouvement des originaux papier doit également être conservé.
Les utilisateurs d'une telle solution ne sont généralement pas seulement le personnel de bureau, mais également un certain nombre d'employés de départements fonctionnels. Étant donné que la majorité des employés de ces organisations disposent d'ordinateurs personnels, dans le cadre d'une telle solution, le travail avec une partie des documents peut être organisé principalement ou exclusivement sous forme électronique. boîte de réception document papier peuvent être numérisés, et tout travail ultérieur avec eux peut déjà être effectué par voie électronique. Le processus d'exécution des documents (imposition et exécution des résolutions) peut également être organisé sous forme électronique.
Si l'organisation dispose d'un canal disponible en permanence sur Internet, l'accès à distance au système EDD peut être organisé via une interface Web qui vous permet de contrôler l'avancement des travaux en tant que fonctionnaires loin, et des organisations supérieures.
Cette solution permet : 8
Accélérer l'échange de documents avec les organisations supérieures et inférieures ;
Réduire la charge du personnel de bureau en transférant une partie des fonctions aux départements ;
Accroître l'efficacité du contrôle de l'exécution des documents ;
Organiser système efficace stockage des documents connexes ;
Réduire le temps de recherche documents nécessaires;
Réduire le nombre de documents "perdus" dont on ne sait pas où ils se trouvent ;
Accélérez et faites plus travail efficace employés pour l'exécution des documents ;
Réduire les coûts de travail avec les appels des citoyens et des organisations soumis à formulaire électronique(via le portail);
Assurer le contrôle de l'exécution des documents importants par les organisations supérieures.
Développer et soutenir le portail, ainsi qu'organiser l'accès Internet à distance aux données du système EDD, un ensemble de technologies Internet de Microsoft (Internet Information Services, technologie ASP, Microsoft Index Server) et l'API fournie par le système Delo-Enterprise pour la publication les documents peuvent être utilisés directement à partir de la base.
Conclusion.
Une caractéristique du travail de bureau et de la circulation des documents dans les administrations publiques ou les collectivités territoriales, en tant que système d'aide documentaire à la gestion, est le reflet à 100 % des processus de gestion dans formulaire documentaire. De ce fait, les processus de travail de bureau et de circulation des documents acquièrent un caractère autonome et nécessitent leur propre système de gestion.
Actuellement, le processus d'introduction de la technologie informatique et des réseaux dans institutions publiques, et dans beaucoup d'entre eux, le niveau atteint à ce jour est suffisant pour l'introduction de technologies modernes pour travailler avec des documents. Mais en plus des ordinateurs et des réseaux, cela nécessite un ensemble de solutions logicielles modernes.
La Fédération de Russie est pleinement consciente de l'importance de ce domaine, qui se reflète dans le programme cible fédéral "Russie électronique" en général et dans un certain nombre de ses activités spécifiques.
Résultat final activités de gestion de l'appareil d'État dépend de nombreux maillons intermédiaires, dont l'un est deloroiz-odstvo, permettant d'assurer efficacité et souplesse dans la prise de décision. Case-work coordonne toutes les étapes du travail - de la conception à la mise en œuvre pratique des solutions. Le processus de gestion comprend les principales opérations typiques documentées suivantes :
Collecte et traitement informations documentaires; préparation de décision;
Prendre et documenter une décision; porter les décisions aux exécuteurs testamentaires ;
Exécution de la décision ; contrôle d'exécution; collecte d'informations sur les performances ;
Transfert d'informations via des liens verticaux et horizontaux ; stockage et récupération d'informations.
L'appareil administratif exerce ses fonctions principalement par des moyens universels et autorisés. organisationnel et administratif les documents créés circulant quelles que soient les spécificités des activités dans tous les secteurs de l'économie nationale et contrôlé par le gouvernement. Si l'on tient compte du fait que plus de 14 millions de personnes sont employées dans l'appareil administratif et que la circulation annuelle des documents dans le pays est d'environ 60 milliards de feuilles et continue de croître, alors il ne fait aucun doute que le nombre effectif régulation ce processus a grande importance. En tant qu'un des moyens de régulation des flux documentaires, la documentation normes d'état, tous les classificateurs syndicaux et systèmes unifiés Documentation. Ces normes et d'autres sont reconnues pour stabiliser le flux de documents dans le pays tout au long du cycle technologique, pour créer une technologie optimale pour gérer la gestion des documents de chaque
unité de gestion.
Liste de la littérature utilisée :
1. M. I. Basakov. Bureau de travail. Didacticiel pour les étudiants les établissements d'enseignement milieu enseignement professionnel. [Texte] / Basakov M.I. Maison d'édition : Marketing, 2002. - 336s.
2. Borodina V.V. Travail de bureau dans le système de l'administration publique. [Texte] / V. V. Borodina. Maison d'édition : RAGS, 2008. - 376s.
3. Kirsanova M.V. Travail de bureau dans les pouvoirs publics et l'autonomie locale: manuel. allocation [Texte] / M. V. Kirsanova. -Maison d'édition : Infra-M :, 2004. - 256p.- (Enseignement supérieur)
4. Kuznetsov I.N. Gestion documentaire et travail de bureau. [Texte] / I. N. Kuznetsov. – M. : Yurayt, 2008. – 576s.
5. Spivak V. A. Documentation des activités de gestion. [Texte] / V.A. Spivak - Maison d'édition : Peter, 2008. - 256p.
Système étatique d'appui documentaire à la gestion. Exigences générales aux documents et aux services d'aide à la documentation. - M., 1991
Les dispositions théoriques du travail de bureau de l'État sont divulguées, les concepts du document, ses variétés, ses fonctions, ses règles d'enregistrement, ainsi que les spécificités de la préparation de la documentation organisationnelle et administrative dans les gouvernements des États et municipaux sont décrits. Les principes et les règles d'organisation du travail de bureau, la gestion des documents dans un système de bureau traditionnel et automatisé, les technologies de traitement des appels des citoyens, la préparation des documents pour l'archivage sont pris en compte. Correspond à la dernière génération des normes fédérales d'éducation de l'État. Pour les étudiants de premier cycle, les étudiants du système de formation avancée, les cadres et les spécialistes des institutions et organisations étatiques et municipales.
Une série: Premier cycle (KnoRus)
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par la compagnie des litres.
Réglementation du travail de bureau dans les organes de l'État
1.1. Concepts de base dans le domaine du travail de bureau
Conformément à l'art. 10 de la Constitution de la Fédération de Russie, le pouvoir de l'État en Russie est divisé en législatif, exécutif et judiciaire, en fonction des fonctions exercées. Le principe de la séparation des pouvoirs s'applique non seulement à l'organisation du pouvoir de l'État au niveau fédéral, mais aussi au système des autorités de l'État des sujets de la Fédération.
Les organes de l'État exercent l'une des fonctions du pouvoir de l'État, respectivement, il est divisé en législatif, exécutif et judiciaire.
Organes corps législatif Ce sont des institutions représentatives et législatives formées par des élections. Leur tâche principale est de légiférer, mais en plus ils remplissent d'autres fonctions, par exemple, ils contrôlent les activités du pouvoir exécutif.
Les autorités exécutives sont, en règle générale, des organes nommés. La tâche principale des autorités exécutives est de se conformer aux dispositions de la Constitution, des lois fédérales et d'autres règlements. Les autorités exécutives fonctionnent sur la base d'une combinaison d'unité de commandement et de collégialité.
Le pouvoir judiciaire administre la justice. Les activités des tribunaux visent à renforcer l'État de droit et l'ordre, à prévenir les crimes et autres délits, et ont pour mission de protéger contre toute atteinte aux fondements de l'ordre constitutionnel, aux droits et libertés de l'homme et du citoyen, et aux autres principes démocratiques institutions inscrites dans la Constitution. Les tribunaux sont indépendants et ne sont soumis qu'à la loi.
Les organes de l'autonomie locale gèrent la propriété municipale, forment, approuvent et exécutent le budget local, établissent les taxes et redevances locales et protègent ordre publique et d'autres questions d'importance locale.
Les organes de l'autonomie locale sont des personnes morales et agissent de manière indépendante en leur propre nom. Il découle de ce qui précède que l'administration municipale est l'activité des élus et autres gouvernements locaux dans la gestion des biens municipaux, objet économie municipale, la formation et l'exécution du budget local, visant à assurer l'activité vitale de la population de la municipalité, en résolvant d'autres problèmes d'importance locale, y compris l'organisation de leur travail, service municipal.
L'autonomie locale est exercée dans les municipalités - agglomérations urbaines et rurales : dans un village ou plusieurs villages avec territoire commun(district), villes ou parties de grandes villes (agglomérations, quartiers).
Définition: services municipaux - activité professionnelle citoyens, qui s'exerce de manière permanente dans les postes du service municipal, remplacé par la conclusion Contrat de travail(Contrat).
La fonction principale de toute institution étatique ou municipale est l'adoption de décisions de gestion. Tout décisions de gestion Les autorités étatiques et municipales sont prises sur la base d'informations qui doivent être fiables, actualisées et complètes.
Définition: documentation - enregistrement d'informations sur un support selon des règles établies.
Le processus de fixation d'informations sur tout support d'informations (papier, magnétique, etc.) en vue de leur utilisation ultérieure est appelé documentation. La documentation des activités de gestion est une fonction massive exécutée par tous les organes étatiques et municipaux.
Définition: document - information enregistrée sur un support avec des détails permettant de l'identifier.
Lors de la création de documents, différentes méthodes de documentation sont utilisées en fonction du contenu de l'information : enregistrement sonore (document phono), photographie (document photo), enregistrement d'images et de sons (document audiovisuel), etc.
Définition: moyens de documentation - moyens de technologie organisationnelle et informatique utilisés pour enregistrer des informations sur un support.
Actuellement, les documents électroniques sont largement utilisés dans l'administration publique.
Définition: document électronique - un document dont les informations sont présentées sous forme électronique.
Un document établi, délivré ou en circulation par des organismes, institutions, organisations étatiques ou municipaux et répondant à certaines exigences, appartient à la catégorie des documents officiels.
Définition: un document créé par un avocat ou individuel, dressé et certifié de la manière prescrite, est appelé document officiel.
Un document officiel utilisé dans les activités courantes des organes de l'État est appelé document officiel.
Attention! Si le document est créé par une personne ne relevant pas de ses fonctions officielles ou activités sociales, alors il est considéré comme un document d'origine personnelle.
Les documents, à la fois officiels et officiels, doivent avoir Force juridique ou une signification juridique.
Définition: la signification juridique du document est la propriété du document d'agir comme une confirmation d'activités commerciales ou d'événements personnels.
Définition: la force juridique d'un document est la propriété d'un document officiel d'entraîner des conséquences juridiques.
caractéristique documents officiels est la présence d'un certain formulaire, l'ordre de leur publication, compilation, la disponibilité des détails nécessaires.
Définition: accessoires - un élément de conception de document (par exemple, signature, sceau, texte).
Les nombreux types et variétés de documents, la complexité de leur composition, la présence de règles spéciales pour donner force juridique aux documents et d'autres problèmes graves liés à la documentation de gestion rendent nécessaire de distinguer une branche d'activité spéciale qui fournit la documentation et l'organisation de travailler avec des documents officiels. Cette branche d'activité s'appelle le travail de bureau.
Définition: travail de bureau - une activité qui fournit la documentation, le flux de travail, le stockage opérationnel et l'utilisation des documents.
Définition: support de documentation (gestion), DOW - une activité qui fournit à dessein les fonctions de gestion de documents.
Rappelles toi!
Les abréviations suivantes sont utilisées dans les affaires :
États-Unis - système unifié ;
USORD - un système unifié de documentation organisationnelle et administrative;
GSDOU - le système étatique d'appui documentaire à la gestion ;
OKUD - classificateur panrusse de la documentation de gestion;
OKPO - classificateur panrusse d'entreprises et d'organisations;
GOST - norme d'état.
Les documents de gestion servent certaines fonctions de gestion : planification, organisation, contrôle, etc.
Les documents liés à une fonction de gestion sont généralement appelés un système de documentation, par exemple, un système de documentation organisationnelle et administrative, un système de documentation comptable, un système de documentation du commerce extérieur.
Définition: le système de documentation est un ensemble de documents interconnectés selon les signes d'origine, le but, le type, le domaine d'activité, les exigences uniformes pour leur exécution.
Les fonctions de gestion dans toutes les organisations sont du même type, par conséquent, les documents pour chaque fonction doivent être les mêmes en type et en forme.
Définition: amener les documents à une uniformité optimale dans la composition et les formes s'appelle unification documents.
Unifier non seulement documents séparés mais aussi le système documentaire en général.
Définition: un système de documentation unifié est un système de documentation créé selon des règles et des exigences uniformes, contenant les informations nécessaires à la gestion dans un domaine d'activité particulier.
Le système de documentation se compose de différents types de documents. Le classificateur panrusse de la documentation de gestion (OKUD), approuvé pour la première fois en 1978, comprenait les types et les formes de documents qui font l'objet d'unification dans le processus de création de systèmes de documentation unifiés.
Le classificateur panrusse de la documentation de gestion est partie intégrante un système unifié de classification et de codage des informations techniques, économiques et sociales et couvre les systèmes unifiés de documents autorisés à être utilisés dans l'économie nationale.
Le classificateur panrusse de la documentation de gestion est conçu pour résoudre les tâches suivantes :
1) enregistrement des formulaires de documents;
2) rationaliser les flux d'information dans l'économie nationale ;
3) réduction du nombre de formulaires utilisés ;
4) exclusion de la circulation des formes non normalisées de documents ;
5) assurer la comptabilisation et la systématisation des formes unifiées de documents sur la base de leur enregistrement ;
6) le contrôle de la composition des formulaires des documents et l'élimination de la duplication des informations utilisées dans le domaine de la gestion ;
7) organisation rationnelle du contrôle de l'utilisation des formulaires unifiés.
Actuellement, OKUD comprend les systèmes de documentation suivants :
1) 0200000 Système unifié de documentation organisationnelle et administrative ;
2) 0300000 Système unifié de documentation comptable primaire ;
3) 0400000 Système de documentation unifié de la Banque de Russie ;
4) 0500000 Système unifié de documentation comptable, financière, comptable et de reporting du secteur public de gestion ;
5) 0600000 Système unifié de reporting et de documentation statistique ;
6) 0700000 Système unifié de comptabilité et de reporting de la documentation comptable des entreprises ;
7) 0800000 Système unifié de documentation du travail ;
8) 0900000 Système de documentation unifié fonds de pension Fédération Russe;
9) 1000000 Système unifié de documentation du commerce extérieur ;
Objets de la classification OKUD - interministériels et intersectoriels formes unifiées documents approuvés par les départements et ministères de la Fédération de Russie. Le classificateur contient des désignations de code et des noms de formes unifiées de documents qui sont inclus dans les systèmes de documentation unifiés.
Définition: formulaire de document unifié (UFD) - formulaire de document un certain genre A qui contient la partie constante du texte.
À à coup sûr les codes du classificateur panrusse de la documentation de gestion sont apposés sous des formes unifiées de documents. Avec l'utilisation du classificateur panrusse de la documentation de gestion, les tâches de désignation sans ambiguïté des formes unifiées de documents ont été résolues et, sur cette base, leur comptabilité et leur systématisation, ce qui a contribué à rationaliser l'ensemble du système de documentation de gestion, en éliminant les formulaires en double des documents et optimiser la composition des documents utilisés.
Le système de documentation le plus massif utilisé dans les gouvernements des États et des municipalités est le système unifié de documentation organisationnelle et administrative (USORD).
Le système unifié de documentation organisationnelle et administrative est un complexe organisé de manière rationnelle de formes unifiées de documents interconnectées recommandées pour une utilisation dans les activités des organisations de toutes les formes organisationnelles et juridiques (ci-après dénommées organisations).
Le but du développement de l'USORD est de créer des ensembles de documents interconnectés qui assurent les activités organisationnelles et administratives des organisations. L'utilisation d'USORD dans les activités des organisations contribue à la résolution rapide des tâches de gestion, à la réduction des coûts de main-d'œuvre et de matériel pour travailler avec des documents, à l'amélioration de la qualité de la documentation organisationnelle et administrative et à la réduction du volume de travail.
Les formulaires unifiés inclus dans l'USORD établissent la structure approximative du texte, la composition minimale requise des détails de l'organisation et documents administratifs et ne sont pas des exemples de leur conception, si une autre conception est prévue par la législation de la Fédération de Russie.
L'album des formulaires unifiés de documents organisationnels et administratifs peut être utilisé comme tableau de référence pour développer des albums de formulaires unifiés de documents dans les organisations et les tenir à jour en incluant en temps opportun de nouveaux formulaires, en retirant les formulaires unifiés annulés, en modifiant la portée de formes unifiées de documents organisationnels et administratifs, etc. .
Les formulaires unifiés dans USORD sont systématisés selon les sous-systèmes suivants :
✓ Documentation pour la création d'une organisation ;
✓ documentation sur la réorganisation de l'organisation ;
✓ documentation sur la liquidation de l'organisation ;
✓ documentation sur la privatisation des organismes étatiques ;
✓ documents pour activité managériale organisations;
✓ documentation sur la réglementation organisationnelle et réglementaire des activités de l'organisation;
✓ documentation sur la réglementation opérationnelle et informationnelle des activités de l'organisation;
✓ documents d'emploi ;
✓ documentation pour l'enregistrement des modifications les relations de travail;
✓ documentation sur le licenciement du travail;
✓ documentation sur l'octroi des congés et le rappel des congés ;
✓ documentation sur l'enregistrement des incitations ;
✓ documentation sur l'enregistrement des sanctions disciplinaires ;
✓ Documentation pour les voyages d'affaires.
La désignation de code de la forme unifiée du document reflète les caractéristiques de classification suivantes : les premier et deuxième caractères (classe de formes) - la forme unifiée du document appartient au système de documentation unifié correspondant ; les troisième et quatrième caractères (une sous-classe de formulaires) - le caractère commun du contenu de nombreuses formes de documents et le sens de leur utilisation; cinquième, sixième et septième caractères - numéro d'enregistrement un formulaire de document unifié au sein d'une sous-classe ; le huitième caractère est le numéro du chèque.
Structure désignation de code forme unifiée du document pour OKUD :
Un exemple de désignation de code pour une forme unifiée d'un document pour OKUD: 09010046 Feuille de règlement des primes d'assurance à la Caisse de pension
L'unification des documents est l'une des méthodes de leur standardisation.
Dans les normes de documents de gestion la composition des éléments individuels du document (exigences), leur emplacement et les règles de conception sont établis.
Définition: la normalisation est l'activité consistant à établir des règles et des caractéristiques en vue de leur réutilisation volontaire, visant à assurer l'ordre dans la production et la circulation des produits et à accroître la compétitivité des produits, travaux ou services.
Le résultat des travaux d'unification et de normalisation peut être à la fois des normes pour certains types documents et systèmes de documentation unifiés (par exemple, GOST R 6.30-2003. Systèmes de documentation unifiés. Système unifié de documentation organisationnelle et administrative. Exigences relatives aux documents).
La coopération internationale en matière de normalisation dans le domaine de la documentation est menée dans le cadre de l'ISO - organisation internationale pour la normalisation. Les normes ISO définissent :
✓ formats de papier pour les documents et méthodes d'expression de leurs tailles (ISO 216:1975, ISO 353:1975) ;
✓ tailles des dossiers pour le stockage des documents (ISO 623:1974) ;
✓ interligne et espacement des lettres (ISO 4882:1979) ;
✓ Clé de mise en page et grille de construction pour la création de blancs et de formulaires de documents (ISO 3535:1977) ;
✓ exigences de base pour les formulaires de documents (ISO 8439:1990) ;
✓ principes de mise en page des documents de vente (ISO 6422:1985) ;
✓ formats d'enveloppes pour l'envoi de documents, l'ordre d'écriture de l'adresse sur les envois postaux (ISO 11180:1993) ;
✓ règles d'insertion des dates et heures dans les documents (ISO 8601:2000) ;
✓ ordre des codes dans les documents de vente (ISO 8440:1986).
En 2001, les premières normes de la nouvelle série « Information et documentation. Gestion des documents (ISO 15489-1:2001, ISO 15489-2:2001), qui définissent les exigences pour les systèmes de travail de bureau. En 2007, GOST ISO R 15489-1:2007 "Système de normes pour l'information, la bibliothéconomie et l'édition. Gestion de documents. Exigences générales". Il convient de tenir compte du fait que l'application d'une norme internationale ou d'une norme d'un autre pays est effectuée dans la Fédération de Russie en incluant totalement ou partiellement son contenu dans le document normatif national sur la normalisation. Cette norme contient des dispositions sur les responsabilités, les politiques, les procédures, les systèmes et les processus associés aux documents des organisations, des lignes directrices pour la gestion des documents dans le cadre de la gestion de la qualité et des processus de gestion. environnement conformément aux normes internationales ISO 9001 et ISO 14001, lignes directrices pour la conception et la mise en œuvre de systèmes de gestion de documents.
Définition: document - information identifiable enregistrée sur un support tangible créé, reçu et stocké par une organisation ou un individu comme preuve lors de la confirmation obligations légales ou des activités commerciales.
Tous les documents circulant dans le processus de circulation des documents des organes étatiques et municipaux peuvent être classés selon divers critères.
1. Selon la méthode de documentation, les documents peuvent être classés en documents écrits, textuels, manuscrits, dactylographiés, électroniques, illustrés, photo, audio, filmés, documents sur support machine.
document écrit- un document texte dont les informations sont enregistrées par n'importe quel type de lettre.
Document texte- un document contenant des informations vocales enregistrées par tout type d'écriture ou tout système d'enregistrement sonore.
document manuscrit– document écrit, lors de la création duquel les caractères de la lettre sont appliqués à la main.
document dactylographié- un document écrit, lors de la création duquel les caractères de la lettre sont appliqués par des moyens techniques.
Document électronique– créé et lisible à l'aide de la technologie informatique.
document pictural- un document contenant des informations exprimées à travers l'image d'un objet.
Photodocument- un document figuratif créé par un procédé photographique.
Fonodocument- un document contenant des informations sonores enregistrées par tout système d'enregistrement sonore.
Documents cinématographiques- un document pictural ou audiovisuel créé de manière cinématographique.
Document machine- un document créé à l'aide de supports et de méthodes d'enregistrement assurant le traitement de ses informations par un ordinateur électronique.
2. Par rapport à l'objet de contrôle, les documents sont classés :
✓ pour entrant (entrant à l'organisation);
✓ sortant (envoyé par l'organisation) ;
✓ interne (créé dans cette organisation et non au-delà de ses limites).
3. Selon le nombre de questions soulevées dans le document, elles sont classées :
✓ pour simple ;
✓ complexe.
Documents simples contenir une question. Les documents complexes comprennent plusieurs enjeux, ils peuvent concerner plusieurs fonctionnaires, divisions structurelles, institutions.
4. En restreignant l'accès, les documents sont classés :
✓ pour secrets ;
✓ à usage officiel ;
✓ non classé (simple).
Les documents contenant des informations soumises à protection sont classifiés. Selon l'importance, ces informations sont divisées en informations d'importance particulière et top secret (secret d'État), secret (secret officiel) et sont désignées, respectivement, par les cachets "Special Importance", "Top Secret" et "Secret".
Les documents à usage officiel contenant des informations non classifiées peuvent être utilisés par les employés de cette institution. Ces documents portent la mention "Pour usage officiel uniquement".
5. Selon la manière dont le texte est présenté, les documents sont classés :
✓ pour particulier ;
✓ pochoir;
✓ typique ;
✓ exemplaire ;
✓ unifié sous la forme d'un questionnaire et d'un tableau.
En termes de contenu, les documents individuels sont spécifiques, ayant le caractère d'un document unique.
Dans les modèles de documents, les informations sont présentées sous forme de texte avec des espaces destinés à les remplir d'informations variables en fonction de la situation spécifique. Exemples de modèles de textes : formulaires d'attestations du service du personnel, attestations de déplacement.
Les documents types sont ceux conçus pour présenter des processus et des phénomènes homogènes : processus technologique, modèle de règlement intérieur, etc.
Des exemples sont utilisés pour la préparation et l'exécution de documents par analogie (une nomenclature approximative des affaires de l'organisation).
Le questionnaire est une méthode de présentation d'un texte unifié, dans laquelle des informations constantes sont situées sur le côté gauche du document, et la variable est entrée dans le document au cours de sa compilation sur le côté droit du document.
Un tableau est un document dans lequel des informations constantes sont placées dans les en-têtes des colonnes et les en-têtes des lignes, et la variable est placée à l'intersection des colonnes et des lignes correspondantes. Le texte, présenté sous forme de tableau, a une grande capacité d'information, vous permet de classer strictement et de résumer facilement des données similaires. Le tableau des effectifs, le calendrier des vacances et d'autres documents sont établis sous forme de tableau.
6. Selon les conditions de stockage, les documents sont divisés :
✓ pour les documents à durée de conservation permanente ;
✓ période de stockage temporaire (plus de 10 ans) ;
✓ période de stockage temporaire (jusqu'à 10 ans).
Vous devez également savoir que les documents sont divisés en types et variétés. Par exemple, le type de document est un acte, la variété est un acte sur la destruction de documents, un acte sur la radiation actifs matériels etc.
Les types et variétés de documents de gestion peuvent être trouvés dans l'Index des types et variétés de documents dans la Liste des documents d'archives typiques générés dans les activités des organismes de l'État, des gouvernements locaux et des organisations, en indiquant les périodes de stockage.
1.2. Système étatique d'appui documentaire à la gestion
Dans le travail de bureau, certaines règles de préparation, d'exécution et d'organisation du travail avec des documents sont appliquées. Le besoin de monter de niveau règle générale Les formes et méthodes rationnelles de traitement des informations officielles, testées et justifiées dans la pratique, ont contribué à la création en Fédération de Russie d'un système unifié de documentation des activités de gestion et d'organisation du travail avec des documents.
En décembre 1959, le Conseil des ministres de l'URSS a adopté une décision spéciale sur l'amélioration des activités de l'appareil administratif qui, entre autres mesures visant à accroître la productivité du travail, prévoit le développement d'un système étatique unifié de travail de bureau basé sur son mécanisation.
En 1973, le système unifié de gestion des documents d'État (EGSD) a été développé.
Le système a été approuvé par le Comité d'État de l'URSS pour la science et la technologie, il n'était donc pas juridiquement contraignant. Néanmoins, un certain nombre de ses sections étaient basées sur des normes d'État publiées précédemment pour la conception de la documentation organisationnelle et administrative. Ainsi, les exigences de documentation des activités de gestion incluses dans l'USSD sont devenues normatives.
Au stade de la création de l'USSD, une méthodologie a été développée et les opérations de bureau liées au stockage des documents dans le travail de bureau, à la formation des dossiers, à l'examen de la valeur des documents et à la préparation des documents pour l'archivage ont été unifiées.
Dans les années 1980, la deuxième édition de l'USSD a été préparée, qui s'appelait le système de gestion de la documentation d'État unifié (EGSDOU). La raison de son émergence était le développement rapide la technologie informatique et leur utilisation pour le traitement des documents, qui a entraîné des changements importants dans les technologies traditionnelles de traitement des documents. Ainsi, l'USSDOU est un document qui développe, complète et clarifie les exigences de l'USSD en relation avec les changements que le travail de bureau a subis à cette époque.
En 1991, le système de gestion de la documentation de l'État (GSDM) a été développé, qui est toujours en activité.
Le système d'État de support documentaire pour la gestion établit des exigences uniformes pour l'organisation du travail avec des documents (y compris ceux créés par la technologie informatique) dans les organismes gouvernementaux, les tribunaux, les procureurs, l'arbitrage, les entreprises, les institutions et organismes publics et est consultatif.
Les principaux objectifs du GSDO sont les suivants :
✓ Améliorer le travail de l'appareil de gestion ;
✓ rationaliser le flux de travail et améliorer la qualité des documents ;
✓ réduction du nombre de documents ;
✓ construire des systèmes de recherche d'informations ;
✓ créer les conditions d'utilisation des technologies modernes de collecte, de stockage et de traitement de l'information.
Sur la base des dispositions du GSDOU, des instructions pour le travail de bureau, des méthodes, des recommandations sur divers aspects du travail de bureau sont créées.
Le système étatique d'aide à la documentation pour la gestion comprend plusieurs sections.
La section « Documentation des activités de gestion » définit la composition des documents de gestion, les principales orientations et la procédure d'unification et de normalisation des documents, le traitement des détails des documents de gestion, y compris les documents lisibles par machine, ainsi que les exigences générales pour la compilation des textes des documents. Cette section est désormais obsolète en raison de la publication de nouvelles exigences pour les règles de préparation et d'exécution des documents.
D'autres sections du GSDOU, malgré le fait qu'elles nécessitent une révision, présentent un intérêt incontestable lors de la mise en place d'un travail de bureau dans une organisation particulière.
La section "Organisation du travail avec les documents" établit les principes et la procédure d'organisation du flux de documents d'une institution, la construction d'un système de recherche d'informations pour les documents d'une institution, le suivi de l'exécution des documents et la préparation des documents à transférer dans les archives départementales pour stockage .
En outre, les recommandations sur la création et l'utilisation d'un système de recherche d'informations (IPS) selon les documents d'entreprise sont mises en évidence dans une sous-section distincte. Cette partie traite des règles de création d'IPS dans les conditions des systèmes traditionnels et automatisés. La composition de l'IPS a été déterminée. Il comprend l'enregistrement, l'indexation des documents, leur stockage opérationnel, les tableaux de recherche d'informations (classeurs manuels, tableaux sur supports machine). Cela signifie que les exigences de comptabilisation, de systématisation et de conservation des documents reposent sur l'utilisation d'un système d'information unique dont les réseaux d'information doivent être compatibles. Pour obtenir une telle compatibilité, les classificateurs développés dans l'entreprise sont utilisés (par exemple, la nomenclature des cas, le classificateur des correspondants, le classificateur des divisions structurelles (domaines d'activité), le classificateur des types de documents).
La troisième section du GSDOU examine les problèmes de mécanisation et d'automatisation du travail de bureau, les caractéristiques du travail avec des documents lors de l'introduction de systèmes de contrôle automatisés.
Dans la quatrième section, le concept de service de travail de bureau est présenté, ses principales tâches, fonctions et droits sont examinés. GSDOU prévoit la création de plusieurs services de bureau typiques, selon la catégorie d'organisation ou d'entreprise : gestion de cas ; Bureau; Département commun ; secrétaire en chef
Les annexes au GSDOU contiennent une disposition approximative sur le service de support de documentation de gestion (service DOW). Il recommande des variantes typiques de ses structures organisationnelles en fonction du type d'organisation et formule également ses buts, ses objectifs et ses fonctions.
Les annexes du GSDOU comprennent également :
1) une liste approximative des documents à approuver ;
2) une liste approximative des documents sur lesquels le cachet est apposé ;
3) règles pour remplir les détails des formulaires d'enregistrement et de contrôle (RKF);
4) formes de nomenclatures de cas ;
5) liste conditions générales exécution de documents;
6) la forme de la couverture du dossier des périodes de conservation permanentes et temporaires (plus de 10 ans).
En 1993, les dispositions du GSDOU ont été développées plus avant dans les Instructions standard pour la paperasserie dans les ministères et départements de la Fédération de Russie (2005), puis dans les Règles pour la paperasserie dans les autorités exécutives fédérales (2009).
1.3. Actes législatifs et réglementaires et méthodologiques dans le domaine du travail de bureau
L'activité de toute organisation est construite sur la base des règles des actes législatifs qui impliquent de travailler avec des informations documentées.
Cadre juridique travail de bureau - ce sont des lois, des documents réglementaires et méthodologiques qui aident à créer une technologie pour traiter les documents, les stocker et les utiliser dans le travail d'un organisme d'État.
Le gouvernement de la Fédération de Russie, les autorités exécutives fédérales sont chargées d'organiser le soutien à la documentation dans les autorités exécutives, d'élaborer des réglementations appropriées actes juridiques.
Rappelles toi! L'orientation méthodologique générale dans le domaine de l'archivage en Russie est assurée par l'Agence fédérale des archives (Rosarchiv), qui est subordonnée au président de la Fédération de Russie. présentateur organisation scientifique dans ce domaine, l'Institut panrusse de recherche scientifique sur la documentation et l'archivage (VNIIDAD).
La base normative et méthodologique du travail de bureau peut être divisée en plusieurs groupes de documents. Le premier comprend les réglementations fédérales d'action indirecte, affectant à un degré ou à un autre l'organisation et la technologie de documentation des activités de gestion et d'organisation du travail avec des documents. Parmi eux, on peut nommer Code civil, Code de infractions administratives, Code du travail (Code du travail de la Fédération de Russie).
Pour la paperasse, la section de la loi fédérale « sur l'information, informatique et protection de l'information », qui établit le régime juridique de la documentation de l'information. Selon la loi, la documentation de l'information est une condition préalable à son inclusion dans les ressources d'information. La loi établit la procédure de documentation des informations et nomme les autorités étatiques tenues d'assurer cette procédure. Selon la loi, cette tâche est confiée aux autorités de l'État chargées de l'organisation du travail de bureau, de la normalisation des documents et de la sécurité de la Fédération de Russie.
L'article 327 du Code pénal de la Fédération de Russie "Faux, production ou vente de faux documents, récompenses d'État, timbres, sceaux, en-têtes de lettre" prévoit des sanctions pour ce type d'activité. Veuillez noter que ce faux doit avoir un but - accorder des droits ou exonérer de responsabilité.
Un autre article important pour les spécialistes travaillant avec des documents est l'art. 292 du Code pénal de la Fédération de Russie. Cet article concerne le faux en écriture qui est défini comme « l'introduction par un fonctionnaire, ainsi qu'un fonctionnaire ou un employé d'une collectivité territoriale non fonctionnaire, dans des documents officiels d'informations sciemment fausses, ainsi que l'introduction de corrections dans ces documents qui déforment leur contenu réel, si ces actes sont commis par égoïsme ou autre intérêt personnel.
L'article 24 du Code fiscal de la Fédération de Russie prévoit que les agents fiscaux sont tenus d'assurer la sécurité des documents nécessaires au calcul, à la retenue et au transfert des impôts pendant quatre ans et, conformément à la partie 2 de l'art. 13.25 du Code des infractions administratives de la Fédération de Russie, manquement d'une société à responsabilité limitée à l'obligation de conserver les documents prévus par la législation sur les sociétés à responsabilité limitée et les règlements adoptés conformément à celle-ci, et dont la conservation est obligatoire, ainsi que la violation ordre établi et les conditions de conservation de ces documents sont soumises à l'imposition amende administrative pour les fonctionnaires d'un montant de 2,5 à 5 mille roubles; pour les personnes morales - de 200 000 à 300 000 roubles.
Le deuxième groupe d'actes normatifs est constitué d'actes juridiques départementaux sur le travail de bureau qui ont un caractère interdépartemental. Il s'agit notamment : du système étatique d'aide documentaire à la gestion (M., 1991) ; Règles de travail de bureau dans les organes exécutifs fédéraux (2009); normes d'État pour la documentation, par exemple, GOST 6.30-2003 «Système de documentation unifié. Système unifié de documentation organisationnelle et administrative. Exigences en matière de documentation » ); classificateurs panrusses d'informations techniques, économiques et sociales, ainsi qu'un certain nombre de règlements du ministère du Travail de Russie, du Comité d'État des statistiques de Russie, des Archives fédérales, etc.
Le troisième groupe d'actes normatifs comprend diverses instructions standard et exemplaires pour le travail de bureau des administrations des entités constitutives de la Fédération de Russie et des instructions pour des organisations spécifiques, par exemple, des instructions pour le travail de bureau dans l'administration municipale.
Smolensk (approuvé par arrêté de l'administration de la ville de Smolensk du 15 février 2013 n ° 82-r / adm).
Réglementation de l'État le travail de bureau est assuré par l'Agence fédérale des archives, qui fournit des conseils organisationnels et méthodologiques intersectoriels et contrôle l'organisation des documents dans le travail de bureau des organes du gouvernement fédéral, coordonne le développement du système national de travail de bureau et des systèmes de documentation unifiés.
Le Comité de la Fédération de Russie pour la normalisation, la métrologie et la certification (Gosstandart) assure la gestion nationale de la normalisation dans la Fédération de Russie, y compris les travaux sur l'unification et la normalisation des documents et des systèmes de documentation, le développement, la mise en œuvre et la maintenance de classificateurs panrusses d'informations techniques, économiques et sociales.
Le gouvernement de la Fédération de Russie, les autorités exécutives fédérales sont chargées d'organiser le soutien à la documentation dans les autorités exécutives, d'élaborer des actes juridiques réglementaires appropriés.
Dans les organes gouvernementaux des États et des municipalités, diverses lois sont appliquées pour réglementer le travail de bureau :
✓ Loi fédérale n° 79-FZ du 27 juillet 2004 (telle que modifiée le 31 décembre 2014) « Sur la fonction publique d'État de la Fédération de Russie » ;
✓ Loi fédérale n° 25-FZ du 2 mars 2007 (telle que modifiée le 30 mars 2015) « sur le service municipal dans la Fédération de Russie » ;
✓ Loi fédérale n° 210-FZ du 27 juillet 2010 « sur l'organisation de la fourniture des services de l'État et des municipalités » ;
✓ Loi fédérale n° 59-FZ du 02.05.2006 « Sur la procédure d'examen des recours des citoyens de la Fédération de Russie » ;
✓ Loi fédérale n° 58-FZ du 27 mai 2003 « Sur la service publique Fédération Russe";
✓ Loi fédérale n° 229-FZ du 2 octobre 2007 (telle que modifiée le 6 décembre 2011) « Sur procédure d'exécution»;
✓ Loi fédérale n° 77-FZ du 29 décembre 1994, « Sur la copie obligatoire des documents ».
Les règlements à caractère normatif sont publiés sous la forme de résolutions du gouvernement de la Fédération de Russie et sont contraignants. Les actes sur les questions opérationnelles et autres questions d'actualité qui n'ont pas de caractère réglementaire sont publiés sous la forme d'ordonnances du gouvernement de la Fédération de Russie. Règlements les autorités exécutives fédérales sont émises sur la base et en application des lois fédérales, des instructions et des ordonnances du président de la Fédération de Russie, des résolutions et des ordonnances du gouvernement de la Fédération de Russie, ainsi qu'à l'initiative des autorités exécutives fédérales dans le cadre de leurs compétence.
L'enregistrement par l'État des actes juridiques normatifs est effectué par le ministère de la Justice de la Fédération de Russie, qui Registre d'État actes juridiques normatifs des organes exécutifs fédéraux. Les autorités exécutives fédérales peuvent envoyer pour exécution les actes juridiques réglementaires soumis à enregistrement d'état, qu'après leur enregistrement et leur publication officielle.
Considérons quelques actes des autorités exécutives fédérales qui affectent totalement ou partiellement les questions de gestion des documents et affectent l'organisation du travail de bureau, la réglementation du travail des employés du service du travail de bureau au sein des autorités exécutives.
Décret du gouvernement de la Fédération de Russie n° 477 du 15 juin 2009 «portant approbation des règles relatives à la paperasserie dans les organes exécutifs fédéraux», tel que modifié. Décrets du gouvernement de la Fédération de Russie du 26 avril 2016 N 356. Règles, approuvé par résolution Les gouvernements contiennent la composition des détails des documents de gestion, mais ils ne reflètent pas les enjeux de la bureautique. Le document est destiné aux services de gestion des archives des autorités exécutives fédérales, spécialistes dans le domaine de l'appui documentaire à la gestion impliqués dans l'élaboration de documents réglementaires dans le domaine du travail de bureau dans les autorités exécutives fédérales.
Arrêté des Archives fédérales du 23 décembre 2009 n° 76 "portant approbation des lignes directrices pour l'élaboration d'instructions pour le travail de bureau dans les organes exécutifs fédéraux." Des lignes directrices sont destinés aux services administratifs des autorités exécutives fédérales, spécialistes dans le domaine de l'accompagnement documentaire de la gestion intervenant dans l'élaboration des documents réglementaires dans le domaine du travail administratif.
Décret du gouvernement de la Fédération de Russie du 27 décembre 1995 n° 1268 (tel que modifié le 14 décembre 2006) "Sur la rationalisation de la fabrication, de l'utilisation, du stockage et de la destruction des sceaux et des formulaires avec la reproduction de l'emblème d'État de la Russie Fédération." Le décret établit la procédure d'utilisation des sceaux et timbres sur les documents, leurs formes, tailles et détails.
Le décret du gouvernement de la Fédération de Russie du 13 août 1997 n ° 1009 «sur l'approbation des règles pour la préparation des actes juridiques normatifs des autorités exécutives fédérales et leur enregistrement par l'État» a fixé la composition des actes juridiques réglementaires des autorités exécutives fédérales, la procédure de leur préparation et de leur publication.
Décret du gouvernement de la Fédération de Russie du 15 avril 2005 n ° 222 (tel que modifié le 31 janvier 2012) «Sur l'approbation des règles de fourniture des services de communication télégraphique» détermine la procédure de délivrance diverses sortes télégrammes.
Décret du gouvernement de la Fédération de Russie du 15 avril 2005 n ° 221 «portant approbation des règles de prestation de services Service postal», en particulier, les règles d'écriture des adresses sur les envois postaux sont établies.
Répertoire de qualification des postes de gestionnaires, spécialistes et autres employés ( approuvé par résolution Ministère du Travail de Russie du 21 août 1998 n° 37). Le répertoire est document normatif. Sur la base des caractéristiques de qualification, les descriptions d'emploi pour des employés spécifiques, ainsi que des enregistrements sont faits dans les cahiers de travail sur le nom du poste de l'employé.
Décret du ministère du Travail de Russie du 26 mars 2002 n ° 23 «portant approbation des normes de temps pour les travaux sur le support documentaire des structures de gestion des organes exécutifs fédéraux».
Décret du gouvernement de la Fédération de Russie du 04.09.1995 n ° 870 "portant approbation des règles de classification des informations constituant un secret d'État à divers degrés de secret." Les règles ont été élaborées conformément à la loi de la Fédération de Russie du 21 juillet 1993 n ° 5485-1 «Sur secret d'état» et sont contraignantes pour les autorités publiques, dont les responsables sont habilités à classer les informations comme secrets d'État, lorsqu'elles établissent une liste détaillée d'informations à classer, ainsi que pour les autres autorités gouvernementales, les collectivités locales, les entreprises, les institutions et les organisations lorsqu'elles préparent des propositions concernant l'inscription dans la liste des informations dont ils sont propriétaires.
Décret du gouvernement de la RSFSR n° 35 du 05.12.1991 «Sur la liste des informations qui ne peuvent pas être un secret commercial» (tel que modifié le 03.10.2002). Cette résolution ne s'applique pas aux informations classées secret d'affaires conformément aux traités internationaux, ainsi qu'aux informations sur les activités d'une entreprise qui, conformément à Législation actuelle constituent un secret d'État.
Décret du Conseil d'administration de la Caisse de retraite de la Fédération de Russie du 30 août 1996 n ° 123 "Sur l'approbation de la liste des informations constituant des informations confidentielles". Par exemple, conformément à la Liste, les informations confidentielles comprennent les informations contenues dans les bases de données des payeurs de primes d'assurance.
Les documents réglementant l'organisation de l'archivage comprennent ce qui suit.
Arrêté du ministère de la Culture de la Fédération de Russie du 31 mars 2015 n ° 526 «portant approbation des règles d'organisation du stockage, de l'acquisition, de la comptabilité et de l'utilisation des documents Fonds d'archives Fédération de Russie et autres documents d'archives des autorités publiques, des gouvernements locaux et des organisations » (ci-après dénommées les Règles). Le règlement est un document normatif et méthodologique. Les règles sont basées sur l'état actuel cadre juridique dans le domaine de l'information, de la gestion de la documentation et de l'archivage, synthétiser l'expérience des entreprises nationales d'archivage, tenir compte des réalisations modernes dans l'utilisation des moyens techniques et des technologies de l'information dans le travail avec les documents. Ces règles s'appliquent aux archives des organisations étatiques et sont également obligatoires pour toutes les organisations non étatiques en termes de sécurité, de description, de comptabilité et d'utilisation des documents du Fonds d'archives de la Fédération de Russie classés comme propriété de l'État.
Les règles ne s'appliquent pas aux documents dont le travail est régi par la loi de la Fédération de Russie du 21 juillet 1993 n ° 5485-1 «sur les secrets d'État» et le décret du président de la Fédération de Russie du 30 novembre 1995. N° 1203 « Sur l'approbation de la liste des informations classées secrets d'État ». Les organisations étatiques qui ne sont pas incluses dans la composition des sources d'acquisition des archives d'État, ainsi que les organisations non étatiques peuvent être guidées par ces règles lors de l'organisation et de la garantie du travail de leurs archives. L'annexe au Règlement contient des formulaires unifiés de documents qui assurent le fonctionnement de l'archive : nomenclature des dossiers, inventaires, inventaire interne, une loi sur l'attribution des documents à détruire, une fiche de certification d'un dossier, une couverture de dossier, etc.
Le règlement approximatif sur les archives d'une institution, d'une organisation, d'une entreprise d'État (approuvé par arrêté des Archives d'État du 18 août 1992 n ° 176) sert de base à l'élaboration du règlement sur les archives d'État et non étatiques entreprises.
Réglementation approximative sur un permanent commission d'experts institutions, organisations, entreprises (approuvé par arrêté des Archives fédérales du 19 janvier 1995 n° 2) définit provisions légales et fonctions de la commission d'experts, procédure de travail et relation avec la CEC&EPC.
Le règlement approximatif de la Commission centrale d'experts du ministère (département) de la Fédération de Russie (approuvé par arrêté des Archives fédérales du 17 mars 1998 n ° 19) contient les droits et fonctions approximatifs de la Commission centrale d'experts, la procédure de sa nomination , composition, champ d'application, peut servir de modèle pour la création du Règlement sur les organisations de la Commission d'experts.
Les conditions de stockage des documents sont déterminées conformément à l'arrêté du Ministère de la culture de la Fédération de Russie du 25 août 2010 n ° 558 "Sur approbation de la liste des documents d'archives de gestion standard générés au cours des activités de l'État organismes, collectivités et organismes locaux, en indiquant les périodes de conservation. »
En outre, pour déterminer les périodes de stockage des documents, vous pouvez utiliser la liste des documents d'archives typiques générés dans les activités scientifiques, techniques et de production des organisations, indiquant les périodes de stockage, approuvées par arrêté du ministère de la Culture de Russie du 31 juillet 2007 n° 1182 (telle que modifiée le 28 avril 2011).
Dans le cadre du développement des technologies de l'information, un certain nombre de documents ont été adoptés qui affectent l'automatisation du travail de bureau et de l'archivage. Ainsi, en 2013, l'Institut panrusse de recherche sur la documentation et l'archivage (VNIIDAD) a élaboré des recommandations pour l'acquisition, la comptabilité et l'organisation du stockage des documents d'archives électroniques dans les archives des organisations et des recommandations pour l'acquisition, la comptabilité et l'organisation du stockage des documents d'archives électroniques dans les archives nationales et municipales . Ces documents peuvent être utilisés dans l'organisation de l'archivage des documents électroniques dans les organisations.
Le président de la Fédération de Russie a approuvé la Stratégie pour le développement de la société de l'information dans la Fédération de Russie le 7 février 2008 n° Pr-212.
Cette stratégie est un document qui définit l'objectif, les principes et les grandes orientations politique publique dans le domaine de l'utilisation et du développement des technologies de l'information et des télécommunications, de la science, de l'éducation et de la culture pour faire avancer le pays sur la voie de la société de l'information.
L'une des principales orientations de la mise en œuvre de la stratégie pour le développement de la société de l'information dans la Fédération de Russie consiste à accroître l'efficacité de l'administration publique et de l'autonomie locale, l'interaction de la société civile et des entreprises avec les pouvoirs publics, la qualité et la l'efficacité de la fourniture des services publics, notamment grâce à la création de l'administration en ligne. La formation de l'e-gouvernement dans la Fédération de Russie est devenue possible grâce à l'utilisation généralisée des technologies de l'information et de la communication dans la sphère socio-économique et les pouvoirs publics.
En 2010, une norme a été publiée qui est utilisée dans l'organisation de l'interaction électronique entre les organisations: GOST R 53898-2010 «Systèmes de gestion électronique de documents. Interaction des systèmes de gestion de documents. Exigences relatives aux e-mails. La norme établit le format, la composition et le contenu d'un message électronique qui fournit l'interaction des informations des systèmes de gestion de documents.
En 2010, par arrêté du gouvernement de la Fédération de Russie du 20 octobre 2010 n ° 1815-r, le programme d'État de la Fédération de Russie "Société de l'information (2011-2020)" a été approuvé.
L'objectif du programme d'État "Société de l'information (2011-2020)" est d'obtenir des avantages pour les citoyens et les organisations de l'utilisation des technologies de l'information et des télécommunications en garantissant un accès égal aux ressources d'information, en développant le contenu numérique, en utilisant des technologies innovantes, en améliorant radicalement la l'efficacité de l'administration publique tout en garantissant la sécurité dans la société de l'information.
En 2010-2012, un certain nombre d'actes juridiques ont été adoptés pour automatiser le travail avec des documents au niveau interministériel. Ainsi, le programme "Gouvernement électronique" est mis en œuvre avec succès. La création de l'e-gouvernement implique la construction d'un système d'administration publique distribué à l'échelle nationale qui met en œuvre la solution d'une gamme complète de tâches liées à la gestion des documents et à leurs processus de traitement.
Définition: L'e-gouvernement est un système de gestion électronique des documents de l'administration publique basé sur l'automatisation de l'ensemble des processus administratifs à travers le pays et servant l'objectif d'augmenter considérablement l'efficacité de l'administration publique et de réduire les coûts des communications sociales pour chaque membre de la société.
D'ici 2018, conformément au décret du président de la Fédération de Russie du 07.05.2012 n ° 601 «Sur les principales orientations pour l'amélioration du système de l'administration publique», 70% de tous les services publics devraient être fournis par voie électronique.
Définition: service public - les activités de l'autorité exécutive qui fournit service publique, exprimé dans l'exécution d'actions et (ou) l'adoption de décisions qui entraînent l'émergence, la modification ou la cessation de relations juridiques ou l'émergence d'informations documentées (document) en rapport avec l'appel d'un citoyen ou d'une organisation afin d'exercer leur droits, intérêts légitimes ou remplir les devoirs qui leur sont assignés par des actes juridiques réglementaires .
Ainsi, à l'heure actuelle, le cadre réglementaire du travail de bureau évolue vers la réglementation de la gestion électronique des documents.
1. Quelle est la différence entre "document" et "information" ?» ?
2. Quels systèmes de documentation unifiés fonctionnent sur le territoire de la Fédération de Russie ?
3. Quel organe réglemente l'organisation du travail de bureau au sein des autorités exécutives fédérales ?
4. Quels actes normatifs réglementent l'organisation du travail de bureau dans les organes exécutifs fédéraux?
5. Quels sont les principaux buts et objectifs du développement du système étatique d'appui documentaire à la gestion.
Tâches pratiques
1. Comparez les concepts de "travail de bureau» et "documentation de gestion". Trouvez des similitudes et des différences.
2. Comparer les principaux objectifs de la création et les fonctions des organes municipaux et des organes exécutifs fédéraux.
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L'extrait suivant du livre Principes fondamentaux du travail de bureau dans l'État et gouvernement municipal(LA Doronina, 2018) fourni par notre partenaire de livre -
INTRODUCTION
1.1 Le concept d'appui documentaire à la direction et aux autorités communales
1.2Caractéristiques du support documentaire pour la gestion dans les autorités municipales
1.3Caractéristiques de l'organisation des flux documentaires des collectivités locales
CHAPITRE 2
2.1 Contexte historique de la création de l'administration du district de Bolkhovsky
2.2Organisation du travail avec des documents de l'administration du district de Bolkhovsky
2.3 Classification des documents officiels de l'administration du district de Bolkhovsky
2.4 Développement pour améliorer le travail de bureau
CONCLUSION
LISTE DE LA LITTÉRATURE UTILISÉE
APPLICATIONS
INTRODUCTION
Pertinence : Les documents enregistrent chaque étape de notre vie, depuis le moment de la naissance, l'admission à l'école, puis au secondaire spécial ou supérieur établissement d'enseignement, travailler. Ils ont enregistré le mariage et le divorce, le départ d'une personne de la vie. La préparation, l'exécution des documents et l'organisation du travail avec eux sont régies par des actes législatifs, réglementaires et méthodologiques, dont la connaissance et la mise en œuvre sont obligatoires pour toute personne traitant des documents.
L'organisation et la tenue de registres nécessitent des connaissances et des compétences professionnelles. Les documents reflètent et tiennent compte des activités des établissements. Par conséquent, la conservation de nombreux documents est prescrite par la loi. Lors de la vérification du travail d'une institution, lors d'un audit, ils vérifient tout d'abord les documents dans lesquels les activités de l'organisation sont enregistrées. Le travail opérationnel avec les documents est très important : enregistrer à temps, soumettre à la direction pour examen, obtenir une résolution claire, transférer sans délai à l'entrepreneur, organiser le contrôle et sélectionner les informations nécessaires. Toutes ces étapes simples conditions modernes les relations de marché et la concurrence peuvent devenir décisives lors de l'établissement de relations commerciales avec d'autres organisations et institutions. Presque tous les spécialistes dans le domaine de la gestion sont impliqués dans la préparation et l'exécution des documents. Par conséquent, chaque responsable doit connaître les exigences relatives à la préparation et à l'exécution des documents officiels.
Ainsi, aujourd'hui, l'amélioration de la gestion des systèmes productifs et économiques, l'augmentation du niveau d'organisation et d'efficacité du travail managérial dépendent largement de la rationalité de l'organisation de la paperasserie dans les collectivités locales.
L'objet du travail final de qualification est le travail de bureau des autorités municipales de l'administration du district de Bolkhovsky.
Le sujet de l'étude est les caractéristiques du travail de bureau dans les autorités municipales sur l'exemple de l'administration locale du district de Bolkhovsky.
L'objectif est d'étudier et d'analyser l'organisation de la gestion documentaire dans les autorités municipales de l'administration du district de Bolkhovsky.
L'objectif fixé par nous forme les tâches suivantes :
1. Analyser les concepts de "gestion documentaire" et "autorités municipales".
2. Identifier les caractéristiques du support documentaire pour la gestion dans les autorités municipales.
3. Considérez la classification des documents des gouvernements locaux.
4. Décrivez l'organisation du flux de travail des gouvernements locaux.
L'organisation du travail de bureau dans les autorités municipales est conforme aux exigences et normes générales du travail de bureau. Le travail de bureau, en général, et en particulier dans les collectivités locales, ne s'arrête pas, mais s'améliore chaque jour, changeant les normes et les méthodes d'organisation.
Dans le travail de thèse, le cadre réglementaire et méthodologique est présenté sous la forme :
1. Lois : "Sur principes généraux les organisations d'autonomie locale de la Fédération de Russie » ; la Constitution de la Fédération de Russie; "À propos de la comptabilité".
2. Normes d'État: GOST R51141-98 «Travail de bureau et archivage. Termes et définitions"; OST 2479-2481 - Lettres commerciales OST 1780 - messages téléphoniques OST 1781 - procès-verbaux de réunions OST 1782 - convocations de réunions ; Système d'archivage unifié de l'État : dispositions de base ; GOST R 6.30-2003 Système unifié de documentation organisationnelle et administrative : Exigences relatives aux documents ; Système étatique d'appui documentaire à la gestion. Dispositions de base. Exigences générales pour les documents et les services de soutien à la documentation.
3. Consignes d'état, règlements, règles: Règlement standard sur la tenue de registres sur les propositions, les demandes et les plaintes des citoyens dans les organismes publics, les entreprises, les institutions et les organisations.; Règles de base pour le travail des archives des organisations; Règles de base pour le travail des archives d'État de l'URSS; Règles de base pour le travail des archives d'État de la Fédération de Russie ; Instructions comptables en institutions budgétaires; Instruction exemplaire sur le travail de bureau dans les gouvernements locaux Territoire de l'Altaï; Charte, instructions pour le travail de bureau et descriptions de poste de l'administration du conseil du village de Zudilovsky du district de Pervomaisky du territoire de l'Altaï.
Le système de principes, les méthodes scientifiques et diverses caractérisations étapes individuelles travailler avec des documents, des signes (groupes - lors de l'enregistrement de documents, catégories - lors de leur exécution) constituent la base scientifique de l'organisation moderne du support documentaire pour la gestion dans les autorités municipales. Base scientifique ce travail se présente sous la forme :
La base méthodologique de l'étude est le principe de l'historicisme, qui aide à retracer les changements dans le travail avec des documents du passé, du présent et des débuts du futur.
Dans la méthodologie de recherche de la thèse, une approche structuralo-fonctionnelle a été utilisée, ce qui a permis d'étudier la structure et le fonctionnement du support documentaire à la gestion dans les autorités municipales. La méthode typologique est aussi une méthode de recherche de données sur le travail de thèse. En raison de la typologie, des groupes de caractéristiques statistiquement stables ont été formés qui créent un modèle d'organisation du travail de bureau dans le domaine de gouvernement municipal.
La base empirique est l'observation et l'analyse de l'organisation du travail de bureau dans l'administration du district de Bolkhovsky. C'est-à-dire que la base de données comprend des documents émis par l'administration du district de Bolkhovsky: organisationnels (charte, descriptions de poste, instructions pour le travail de bureau); administratif (décrets, arrêtés, décisions) ; informations et références (certificats, actes, lettres, télégrammes, messages téléphoniques et fax).
Méthodes de recherche : Analyse généralisée, synthèse, méthode comparative, observation.
Rechercher:
1. Une analyse complète de l'organisation du soutien documentaire dans les autorités municipales a été réalisée. Les définitions des autorités municipales et du support documentaire de la gestion sont examinées, ainsi que le système d'organisation du support documentaire de la gestion dans les autorités municipales est divulgué.
2. La nature et les caractéristiques du travail de bureau dans les gouvernements locaux sont révélées. La classification du travail de bureau et les caractéristiques de l'organisation du flux de travail dans les administrations locales sont décrites.
3. Les données théoriques et pratiques ont été étudiées sur l'exemple de l'administration du district de Bolkhovsky. La structure de l'administration du conseil de village est décrite et les caractéristiques de l'organisation du support documentaire pour l'administration du district de Bolkhovsky sont caractérisées.
Travail de fin d'études comprend une introduction, trois chapitres, six paragraphes, une conclusion, une bibliographie et des annexes. Le volume total de travail est de ………….. pages de texte dactylographié.
CHAPITRE 1. DOCUMENTATION POUR LA GESTION DANS LES AUTORITÉS MUNICIPALES
1.1 Le concept d'autorité municipale et la gestion de la documentation
Les autorités municipales sont des organes élus directement par la population et (ou) formés par l'organe représentatif de la municipalité, dotés de leurs propres pouvoirs pour résoudre les problèmes d'importance locale.
Les autorités municipales peuvent être définies comme l'autonomie locale.
Les collectivités locales sont des organes de collectivités territoriales autonomes, qui sont en fait des municipalités. Ces organes sont formés directement par la population ou des représentants de la population (organe représentatif) et sont responsables du mauvais exercice de leurs pouvoirs, principalement envers les habitants de la commune. Ils occupent une place particulière dans le système démocratique de gouvernement de la société et de l'État, et il est déterminé, tout d'abord, par le fait que la présence d'organes autonomes assure une telle décentralisation du système de gestion, ce qui rend ce système le plus approprié pour assurer les intérêts de la population sur le terrain, en tenant compte des traditions historiques et autres traditions locales. Avec l'aide des collectivités locales, l'organisation des collectivités locales est réalisée, solution indépendante citoyens des enjeux de la vie locale, isolement organisationnel de la gestion des affaires locales dans le système de gouvernance de la société et de l'Etat.
Les gouvernements locaux ne font pas partie mécanisme étatique la gestion. Selon la Constitution de la Fédération de Russie (article 12), ils ne sont pas inclus dans le système des autorités de l'État, ils représentent donc une forme indépendante du peuple exerçant son pouvoir. En même temps, n'étant pas des autorités publiques, les organes de l'autonomie locale exercent des activités à caractère impérieux, puisqu'ils sont l'une des formes de réalisation du pouvoir du peuple. Par conséquent, les décisions prises par eux dans le cadre de leurs attributions sont contraignantes sur le territoire de l'autonomie locale pour toutes les organisations, fonctionnaires, citoyens, associations publiques. L'attribution aux organes de l'autonomie locale de compétences étatiques distinctes n'est régie que par la loi fédérale et les lois des sujets de la Fédération. Elles déterminent également les conditions, ainsi que la procédure de contrôle de l'État sur la mise en œuvre par les collectivités locales de certains pouvoirs de l'État. Dans le même temps, l'exercice de l'autonomie locale par les autorités et les fonctionnaires de l'État n'est pas autorisé. Les décisions des organes de l'autonomie locale peuvent être annulées par les organes qui les ont adoptées ou déclarées invalides par une décision de justice.
Conformément à l'art. 131 de la Constitution de la Fédération de Russie, la structure des organes de l'autonomie locale est déterminée par la population de manière indépendante. La population peut approuver la structure des organes de l'autonomie locale lors d'un référendum local. La décision sur la structure des organes de l'autonomie locale peut être prise par l'organe représentatif de la commune et inscrite dans la charte de la commune. La loi fédérale du 28 août 1995 "Sur les principes généraux de l'organisation de l'autonomie locale dans la Fédération de Russie" prévoyait un seul organe obligatoire de l'autonomie locale, qui devrait être présent dans chaque municipalité : un organe représentatif de l'autonomie locale l'autonomie gouvernementale. La loi fédérale du 6 octobre 2003 "sur les principes généraux de l'organisation de l'autonomie locale dans la Fédération de Russie" résout d'une manière nouvelle la question de la présence des organes de l'autonomie locale dans la structure organes de liaison, accordant beaucoup plus d'attention à la réglementation juridique de la formation et des activités des gouvernements locaux que la loi fédérale de 1995.
La structure des organes de l'autonomie locale est composée de l'organe représentatif de la commune, du chef de la commune, administration locale, organe de contrôle formation municipale, autres organes de l'autonomie locale prévus par la charte de la formation municipale et disposant de leurs propres compétences pour résoudre les problèmes d'importance locale. La procédure de formation, les pouvoirs, la durée du mandat, la responsabilité, la responsabilité des gouvernements locaux, ainsi que d'autres questions d'organisation et d'activités de ces organes sont déterminées par la charte de la municipalité. La participation des autorités publiques et de leurs fonctionnaires à la formation des organes de l'autonomie locale, la nomination et la révocation des fonctionnaires de l'autonomie locale ne sont autorisées que dans les cas et selon les modalités prescrits par la loi. Un changement dans la structure des organes de l'autonomie locale n'est effectué qu'en modifiant la charte de la municipalité. La décision de l'organe représentatif de la formation communale de modifier la structure des organes de l'autonomie locale entre en vigueur au plus tôt à l'expiration du mandat de l'organe représentatif de la formation communale qui a pris ladite décision. Le financement des dépenses d'entretien des organes de l'autonomie locale s'effectue exclusivement aux dépens des recettes propres des budgets des municipalités respectives.
Les fonctions de l'autonomie locale sont déterminées par sa nature, sa place dans le système démocratique, les tâches et les objectifs vers lesquels l'activité municipale est dirigée. Les fonctions de l'autonomie locale sont comprises comme les directions principales activités municipales. Les fonctions de l'autonomie locale se distinguent par une certaine stabilité et stabilité, car elles manifestent un impact constant et déterminé de la population, des organes de l'autonomie locale sur relations municipales afin de répondre le plus efficacement possible aux problèmes d'importance locale. Ensemble, ils montrent les possibilités et l'efficacité du système d'autonomie locale, caractérisant la finalité sociale de l'autonomie locale (propre) et le processus de sa mise en œuvre (existant). Compte tenu du rôle de l'autonomie locale dans l'organisation et l'exercice du pouvoir populaire, des tâches résolues dans le processus de l'activité municipale et des pouvoirs de l'autonomie locale, les principales fonctions suivantes peuvent être distinguées :
1. assurer la participation de la population à la résolution des problèmes d'importance locale ;
2. gestion du patrimoine communal, ressources financières de l'autonomie locale ;
3. assurer le développement intégré du territoire de la municipalité ;
4. assurer la satisfaction des besoins de la population en services socioculturels, d'utilité publique et autres services vitaux ;
5. protection de l'ordre public ;
6. représentation et protection des intérêts et des droits de l'autonomie locale garantis par la Constitution de la Fédération de Russie et les lois fédérales.
Selon la Constitution de la Fédération de Russie, l'autonomie locale dans la Fédération de Russie est exercée sous diverses formes organisationnelles (article 130). Ensemble, ces formes forment un système d'autonomie locale au sein des municipalités respectives, à travers lequel la solution des problèmes d'importance locale, la vie locale est assurée. L'unité du système d'autonomie locale tient au fait qu'il repose sur principes démocratiques organisation de l'autonomie locale dans la Fédération de Russie, est construit en tenant compte du rôle et des fonctions de l'autonomie locale dans la société et l'État, ainsi que des traditions historiques et autres locales, et est déterminé par la population des municipalités respectives indépendamment. L'unité de ce système se manifeste dans la délimitation des sujets de juridiction et des pouvoirs entre les différentes formes de sa mise en œuvre, ainsi que dans le fait que toutes ses formes d'organisation sont en étroite interconnexion, interaction et interdépendance. Dans cette interrelation et cette interdépendance, certaines formes sont dérivées d'autres ou liées par des relations de leadership, d'imputabilité et de responsabilité ou d'imputabilité et d'imputabilité. La loi fédérale fixe les formes d'interaction arrondissement municipal avec les agglomérations urbaines et rurales faisant partie du district municipal ; permet la formation d'un organe représentatif du district municipal composé de représentants des organes d'autonomie locale concernés des établissements. La loi fédérale prévoit le développement de la coopération intercommunale. Les formations municipales peuvent former des associations intercommunales, établir des sociétés économiques et d'autres organisations intercommunales. Le concept de "système d'autonomie locale" est utilisé pour caractériser l'organisation du pouvoir public et les formes d'activité de la population, les organes formés par eux pour traiter les problèmes d'importance locale dans la municipalité.
La loi établit plusieurs groupes de formes organisationnelles par lesquelles s'exerce l'autonomie locale dans la Fédération de Russie.
Le premier groupe comprend les formes de mise en œuvre directe de l'autonomie locale par la population. La démocratie directe dans le système d'autonomie locale est réalisée à travers diverses formes d'expression directe de la volonté de la population ou de ses groupes individuels vivant à l'intérieur des frontières. des districts, des villes, des districts dans les villes, des villes, des établissements ruraux dans lesquels s'exerce l'autonomie locale . Elle joue un rôle particulier dans sa mise en œuvre, qui est déterminée principalement par le fait que, par des formes de démocratie directe telles que les élections, les réunions publiques et un certain nombre d'autres, la formation et le fonctionnement de toutes les parties les plus importantes de l'autonomie locale système de gouvernement - ses organes sont assurés. Dans cette optique, on peut dire que dans la pratique de l'autonomie locale, les formes d'autonomie directe et démocratie représentative entrelacés, se complétant. De plus, le rôle la démocratie directe dans la mise en œuvre de l'autonomie locale est déterminée par le fait que certaines de ses formes (référendums locaux, rassemblements de citoyens et autres) sont incluses dans le système d'autonomie locale en tant que partie intégrante de celui-ci.
Le deuxième groupe est composé d'organes et de fonctionnaires de l'autonomie locale, qui sont chargés de l'essentiel du travail quotidien de mise en œuvre de l'autonomie locale sur le territoire des municipalités respectives. Les organes de l'autonomie locale sont l'un des fondements du système démocratique d'administration publique, qui permet de démocratiser l'appareil administratif et de décider Problèmes locaux avec une efficacité bien supérieure par rapport à un système de contrôle centralisé ; veiller à ce que les intérêts des petites collectivités soient pris en compte dans la conduite de la politique de l'État ; combiner de manière optimale les intérêts et les droits d'une personne et les intérêts des régions et de l'État dans son ensemble.
Le troisième groupe comprend les formes de participation de la population à l'autonomie locale, dans lesquelles la place centrale est occupée par l'autonomie publique territoriale. De nombreuses et diverses formes de participation de la population à la mise en œuvre de l'autonomie locale servent de soutien de masse à l'autonomie locale, renforcent ses liens avec la population. Leur activité manifeste une initiative civique directe de la population, alimentée par les intérêts stables de divers groupes sociaux. Ils transforment ces intérêts et traditions en comportement civique actif, en travail pratique.
Réglementation légale l'autonomie locale en Russie appartient aux sujets de la juridiction des sujets de la Fédération. La compétence conjointe de la Fédération et des entités constitutives de la Fédération de Russie comprend uniquement l'établissement de principes généraux pour le système d'autonomie locale. Conformément à cela, la Fédération a le droit d'édicter des lois sur les principes généraux de l'autonomie locale et le fait. L'autonomie locale est régie en détail par les lois des entités constitutives de la Fédération de Russie et les chartes des municipalités elles-mêmes. La réglementation juridique ne se limite pas aux principes. La base juridique de l'autonomie locale est une combinaison de divers actes juridiques réglementaires et dispositions légales régler les questions d'autonomie locale. La base juridique de l'autonomie locale en Russie comprend, tout d'abord, certaines normes juridiques internationales contenues dans des actes de droit international. Il s'agit de principes et de normes de droit international généralement reconnus, ainsi que de traités internationaux ratifié par l'Etat. La composition de la base juridique de l'autonomie locale en Russie comprend également les dispositions contenues dans d'autres actes juridiques. C'est la Constitution de la Fédération de Russie (article 12, chapitre 8, etc.); lois fondamentales (constitutions, chartes) des entités constitutives de la Fédération de Russie; cadre Lois fédérales(sur les principes généraux d'organisation de l'autonomie locale, 1995) ; lois fédérales émises dans le cadre de l'élaboration de lois-cadres et du cadre réglementaire des parties individuelles gouvernement local au niveau fédéral (sur les fondements financiers de l'autonomie locale, 1997, sur les fondements du service communal, 1998, etc.) ; décrets du Président de la Fédération de Russie (par exemple, sur l'approbation des principales dispositions de la politique de l'État dans le domaine du développement de l'autonomie locale, 1999) ; Décrets du gouvernement de la Fédération de Russie (par exemple, sur registre fédéral municipalités, 1998); décrets Cour constitutionnelle la Fédération de Russie (la Cour a souligné, par exemple, que les sujets de la Fédération n'ont pas le droit de remplacer les organes de l'autonomie locale en créant des organes de l'administration locale du sujet de la Fédération) ; les lois des entités constitutives de la Fédération sur l'autonomie locale (de telles lois ou des lois portant un nom similaire ont été adoptées dans toutes les entités constitutives de la Fédération de Russie); statuts des municipalités; certains autres actes juridiques d'une municipalité particulière. Le cadre juridique de l'autonomie locale peut inclure les dispositions des actes juridiques fédéraux et des actes des entités constitutives de la Fédération de Russie, qui se rapportent généralement à d'autres domaines de réglementation, mais comprennent certaines normes affectant les questions d'autonomie locale (par exemple , des lois sur l'éducation, sur la bibliothéconomie, sur la procédure de privatisation de l'État et propriété municipale, sur les intestins et autres). Une place particulière parmi les sources du droit communal est occupée par les chartes des communes et la Charte européenne de l'autonomie locale de 1985. La charte est acte fondateur formation municipale, qui a un caractère global pour cette formation, qui est la base de l'élaboration des règles municipales et se caractérise par une procédure spéciale (compliquée) d'adoption et de changement.
La charte est le principal acte réglementant les questions de gouvernement local au sein d'une même municipalité. Il est adopté soit par un organe représentatif, soit par référendum local. Conformément aux lois des entités constitutives de la Fédération de Russie, la charte d'une formation municipale doit refléter : les limites et la composition du territoire ; questions d'importance locale liées à la compétence de la municipalité; procédure de participation population locale dans la résolution de ces problèmes ; la structure et la procédure de formation des organes de l'autonomie locale et de ses fonctionnaires ; les noms des organes élus et des fonctionnaires ; leur mandat ; types, procédure d'adoption et d'entrée en vigueur des actes juridiques réglementaires des collectivités locales ; garanties des droits, fondements et types de responsabilité des organes et agents (révocation, censure, résiliation anticipée pouvoirs, etc...) questions de service municipal; la procédure de possession, d'utilisation et d'aliénation des biens municipaux; caractéristiques de l'organisation de l'autonomie locale dans les zones à forte population de groupes ethniques, les cosaques, en tenant compte des traditions historiques et autres. Les chartes des formations municipales sont soumises à l'enregistrement de l'État. Outre les chartes, le cadre juridique d'une municipalité particulière comprend des actes juridiques réglementaires adoptés par les organes et les responsables de l'autonomie locale. Celles-ci peuvent inclure des réglementations pour le travail des organes représentatifs locaux, des décisions des organes représentatifs de l'autonomie locale (par exemple, sur l'établissement des taxes et redevances locales), des dispositions sur l'autonomie publique territoriale au sein des municipalités. Lors de la réglementation des pouvoirs des organes municipaux, le principe de subsidiarité est utilisé. Appliqué à la délimitation de la compétence de l'État (RF) et formations étatiques(sujets de la Fédération de Russie), d'une part, et les municipalités, d'autre part, cela signifie : les problèmes qui peuvent être résolus au niveau inférieur ne doivent pas être transférés au niveau supérieur ; autorités municipales des tâches sont transférées que les associations de citoyens ne peuvent pas assumer par le recours à l'auto-organisation, d'autres formes de démocratie directe.
Le concept des pouvoirs de l'autonomie locale caractérise ses capacités et ses responsabilités dans chacun des domaines de compétence. Dans leur totalité, les sujets de juridiction et les compétences relèvent de la compétence de l'autonomie locale.
Les sujets, détenteurs de l'autorité sont les collectivités locales, leurs fonctionnaires et certaine catégorie les citoyens sont des électeurs. Chacun de ces trois éléments a sa propre compétence (par exemple, un organe représentatif - dans le domaine du budget, le chef d'une commune - dans le domaine de la gestion, les citoyens - déterminant la composition des élus ou les révoquant par anticipation) , mais lorsqu'ils sont combinés, compte tenu des sujets de juridiction, naît une qualité nouvelle, qui n'est propre à aucun des éléments pris isolément, la compétence de la commune. La liste des juridictions ci-dessus indique que l'autonomie locale dispose de compétences importantes dans divers domaines. Le sujet de la juridiction et de l'autorité se fond dans un événement spécifique, constituant dans cet événement la compétence de l'autonomie locale et la compétence plus spécifique de l'organe (par exemple, le chef de l'administration de la commune) qui exécute la tâche. Les dispositions générales sur les sujets de compétence de la commune reçoivent leur précision dans les attributions, constituant, avec les premières, la compétence de la commune, qui se développe dans les attributions de ses organes et agents.
Le travail de bureau est une branche d'activité qui assure la documentation et l'organisation du travail avec des documents officiels. Dans le processus d'activité de toute entreprise, organisation ou institution, des décisions de gestion sont prises sur diverses questions. Dans le même temps, les informations nécessaires à la prise de décision et les décisions elles-mêmes peuvent être présentées sous forme de documents. Par conséquent, le travail de bureau est également appelé documentation de gestion. L'efficacité de la gestion, la rentabilité, l'efficacité, la culture de travail des employés de la direction dépendent de l'organisation du travail de bureau. Le développement des nouvelles technologies de l'information dans la gestion, les nouveaux programmes bureautiques s'effectuent sur la base des règles traditionnelles de travail de bureau. Le travail de bureau se compose de deux éléments inextricablement liés : la documentation et l'organisation du travail avec des documents.
Toutes les opérations avec des documents sont régies par le cadre réglementaire et méthodologique du travail de bureau. Il régit :
- règles pour la paperasserie;
- règles pour travailler avec des documents;
- assurer la sécurité des documents ;
- la procédure de transfert des documents pour archivage ;
- travail du service de travail de bureau (fonctions, structure) ;
- introduction des nouvelles technologies de l'information ;
- travailler avec des documents portant un cachet de restriction d'accès ;
- aspects juridiques liés aux documents et autres questions.
Les questions de documentation à l'appui de la gestion sont réglementées par :
- les lois de la Fédération de Russie ;
- normes nationales et industrielles ;
- classificateurs entièrement russes;
- instructions de l'État et de l'industrie pour le travail de bureau ;
- instructions pour le travail de bureau d'une organisation particulière.
La gestion de la documentation remplit un certain nombre des fonctions suivantes.
Etablissement des formulaires et détails des documents. Après avoir rédigé le texte du document, il doit être correctement formaté pour qu'il ait force de loi. La procédure de délivrance des documents officiels est déterminée par GOST R6.30-2003 Exigences pour l'exécution des documents, qui définit les règles de délivrance de chaque élément du document. Le document se compose d'un certain nombre de ses éléments constitutifs, appelés détails. Depuis l'apparition du terme professionnel d'accessoires, nous allons vous dévoiler son contenu. Dans GOST 351141-98 pour les termes et définitions, la condition requise d'un document est appelée «un élément obligatoire dans l'exécution d'un document officiel». Documents divers consistent en un ensemble différent d'accessoires. Le nombre de détails caractérisant les documents est déterminé par les objectifs de création du document, son objectif, les exigences de contenu et de forme ce document, une manière de documenter. En plus des conditions requises, un document peut également être caractérisé par des caractéristiques telles que l'originalité et la copie, l'authenticité et la contrefaçon, l'état physique du document, le format du papier, la méthode de fabrication du document. De nombreux documents contiennent un nombre strictement limité de détails. L'absence ou l'indication incorrecte de détails dans le document de service rend le document invalide. Pour un certain nombre de documents délivrés par les pouvoirs publics et l'administration publique, la composition des détails des documents est établie par des dispositions législatives et règlements. Les documents dont la forme n'est pas fournie doivent contenir les mentions obligatoires suivantes :
a) le nom du document ;
b) la date de préparation du document ;
c) le nom de l'organisation pour le compte de laquelle le document est rédigé ;
d) le contenu de la transaction commerciale ;
e) instruments de mesure des transactions économiques en termes physiques et monétaires ;
f) les noms des postes des personnes responsables de la transaction commerciale et l'exactitude de son exécution ;
et) signatures personnelles les personnes indiquées.
L'ensemble des détails qui composent le document s'appelle le formulaire du document. Une forme caractéristique d'un type particulier de document, par exemple une ordonnance, un acte, est appelée forme standard.Une forme typique est caractérisée par un certain nombre de détails disposés dans un ordre strict. Lorsque, dans les années 1920, les travaux ont commencé sur l'unification et la normalisation des documents dans notre pays, les premières normes d'État pour les documents ont été élaborées concernant leur forme et l'emplacement des détails. Ces normes étaient en vigueur jusqu'au début des années 1940. Une fois de plus, les travaux sur la normalisation des documents ont repris dans les années 1960. En 1965-1975. des normes ont été élaborées qui établissent des exigences pour les systèmes de documentation individuels utilisés dans le domaine de la gestion (commerce extérieur, commerce intérieur, organisationnel et administratif, primaire, comptabilité).
Organisation du travail de bureau dans les pouvoirs publics et les collectivités locales
ÉTABLISSEMENT D'ENSEIGNEMENT NON ÉTAT
ENSEIGNEMENT PROFESSIONNEL SUPERIEUR
INSTITUT D'ÉCONOMIE ET DE DROIT KUZBAS
FACULTÉ DE DROIT
Test
Par discipline : "Documentation des activités de gestion"
sur le thème "Organisation du travail de bureau dans les pouvoirs publics et l'autonomie locale"
Réalisé par : élève du groupe 303
Panshina E. Yu.
Vérifié:
Kemerovo, 2010
Introduction……………………………………………………………………..…. 3
1. Flux de documents comme base des activités de l'autorité…………...…. 5
2. Le modèle russe du travail de bureau dans les pouvoirs publics et l'autonomie locale………………………………………………….….. 7
3. Choix de l'approche d'automatisation du flux de travail………………………10
4. Systèmes organisant la gestion électronique des documents…………….….. 12
6. Automatisation des échanges de documents entre administrations………...…18
7. Systèmes EDD pour les autorités de différents niveaux…………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………20
8. Décision pour le gouvernement local………………………….... 21
Conclusion…………………………………………………………………...…23
Liste de la littérature utilisée………………………………………….. 25
Introduction.
La nécessité d'automatiser les processus de bureau et d'organiser la gestion électronique des documents est aujourd'hui reconnue par les autorités de l'État et les gouvernements locaux dans presque toutes les régions de la Fédération de Russie. Mais parallèlement à la compréhension d'un tel besoin, un certain nombre de questions se posent, sans recevoir de réponses auxquelles il est impossible de procéder à la mise en œuvre pratique des projets.
Par où commencer la mise en œuvre du système ? Comment diviser l'ensemble du projet en étapes pour que l'effet de la mise en œuvre soit évident après la première étape et grandisse à chaque étape suivante ? Parmi les moyens techniques disponibles, lesquels doivent être mis à niveau en premier lieu et lesquels peuvent attendre ? Quelles ressources financières devraient être prévues dans le budget, ventilées par années, en fonction des réalités d'une région particulière ?
le projet de modernisation du parc technique.
beaucoup de temps est consacré à l'étude, l'analyse et la compilation de divers
Documentation. Des difficultés particulièrement grandes surviennent, en règle générale, lorsque
développement des documents de production, ce qui est principalement dû au manque de connaissances particulières des compilateurs. L'élimination du temps improductif passé dans les processus de constitution et d'exploitation des documents nécessite une combinaison raisonnable de formalisation et de créativité, ce qui, selon les auteurs, nécessite, d'une part,
la familiarisation des rédacteurs de documents avec les lois les plus générales de perception des documents, d'autre part, et c'est la tâche principale - la formulation et la systématisation des règles et normes générales pour la préparation des documents de base.
objectif le travail de contrôle est l'étude des fondements théoriques de l'organisation du travail de bureau dans les pouvoirs publics et l'autonomie locale.
Selon le but du contrôle dans le travail, les éléments suivants Tâches:
Définir le concept de flux de travail ;
Considérons le modèle russe de travail de bureau dans les autorités publiques et l'autonomie locale ;
Identifier les systèmes EDD pour les différents niveaux de gouvernement ;
Envisager d'automatiser l'échange de documents entre les autorités.
RF du 15 juin 2009 n° 477. Sur la base de ce Règlement, l'exécutif fédéral, en accord avec l'exécutif fédéral en matière d'archivage, émet une instruction sur le travail de bureau. Ces règles ne s'appliquent pas à l'organisation du travail avec des documents contenant des secrets d'État.
Les documents sont établis sur des formulaires (feuilles standard de papier A4 ou A5) ou sous forme de documents électroniques et doivent avoir une composition fixe de détails, leur emplacement et leur exécution. Les modèles de formulaires sont approuvés par arrêté du chef de l'autorité exécutive.
Tous les documents sont divisés en entrants, sortants et internes. Les documents entrants passent par le traitement primaire, l'enregistrement, l'examen préliminaire dans le service de bureau, sont transférés à la direction pour examen, puis parviennent aux artistes interprètes ou exécutants. Après exécution, les documents sont placés dans des fichiers.
Chaque organisme constitue son propre fonds documentaire. La nomenclature des dossiers de l'organisme est coordonnée avec la commission d'expertise et de vérification des archives fédérales compétentes. Les cas de stockage permanent et temporaire (plus de 10 ans) sont transférés aux archives. La résolution établit la procédure de travail avec des documents électroniques.
Le terme "workflow" est actuellement extrêmement utilisé et se retrouve dans la description de presque tous les systèmes d'information. L'automatisation du flux de travail est mise en œuvre par de nombreux systèmes, et chacun d'eux prétend être "une approche intégrée de l'automatisation du flux de travail". Dans le même temps, la variété des systèmes est la plus large: des systèmes de comptabilité d'entrepôt aux logiciels de contrôle des processus technologiques.
"flux de documents", "travail de bureau", etc. sont considérés exclusivement dans le cadre de l'organisation du travail des pouvoirs publics et des collectivités locales. En conséquence, les termes sont interprétés exclusivement avec l'utilisation des réglementations nationales telles qu'elles s'appliquent au travail des organismes gouvernementaux.
Selon la définition (GOST R 51141-98), le flux de documents est "le mouvement des documents dans une organisation à partir du moment où ils sont créés ou reçus jusqu'à l'achèvement de l'exécution ou de l'envoi", c'est-à-dire le cycle de vie complet de l'ensemble ensemble de documents dans une organisation avant qu'ils ne soient transférés aux archives ou détruits.
Le travail de bureau, ou "gestion documentaire", selon la même source, désigne "une branche d'activité qui assure la documentation et l'organisation du travail avec des documents officiels". Autrement dit, le travail de bureau est un ensemble de mécanismes organisationnels permettant de maintenir et de contrôler le flux de travail des documents officiels. Cependant, dans les "Instructions standard sur le travail de bureau dans les organes exécutifs fédéraux" datées du 27 novembre 2000, les fonctions de travail de bureau ne se limitent plus à réglementer uniquement le flux de documents officiels. Cela nous permet d'affirmer que les systèmes bureautiques doivent contrôler non seulement la circulation des documents enregistrés (officiels), mais également les projets de documents.
En Russie, à l'échelle nationale, une technologie unifiée de travail avec les documents de gestion s'est développée, le soi-disant système d'État de soutien documentaire à la gestion (GS DOW). Le travail de bureau russe n'a pas d'analogues dans d'autres pays, ni en termes de détail de l'élaboration de la technologie de travail avec des documents, ni en termes d'échelle de distribution. Et si en Occident le développement de la bureautique stimule le développement des technologies de gestion de documents, alors en Russie, en règle générale, nous parlons de l'automatisation de la technologie traditionnellement établie du flux de travail de bureau.
Quelles sont les caractéristiques du "modèle russe" du travail de bureau ? Il y a trois avantages les plus frappants :
Contrôle du document, à partir du moment de sa réception ;
Centralisation des fonctions de contrôle ;
Normes uniformes de circulation des documents.
contrôle immédiatement après la "naissance" - c'est-à-dire l'affirmation. Dans le même temps, la relation entre les documents est suivie - si un document est apparu à la suite de la mise en œuvre d'une décision prise sur un autre document. Tout cela permet de suivre le parcours de tout document reçu par une autorité de l'État et une administration locale avec une garantie - après tout, aucun document enregistré ne peut disparaître sans laisser de trace.
La centralisation maximale du contrôle du flux de travail implique que le document doit d'abord être signalé à la direction, puis seulement, acquérant des résolutions conformément à la hiérarchie des services, il descend jusqu'aux exécuteurs directs.
Une autre caractéristique importante du «modèle russe» est la présence de règles unifiées et détaillées pour travailler avec des documents de gestion dans les organisations, quel que soit leur domaine d'activité. Toutes les activités des services de bureau - expéditions, bureaux, groupes de contrôle - sont réglementées jusqu'aux règles de remplissage des journaux d'enregistrement, des classeurs et des formulaires de déclaration.
peut parler de l'automatisation du travail de bureau traditionnel à l'aide des technologies de l'information modernes.
Bureau de travail. Parallèlement, rien n'empêche d'inclure dans le système automatisé la possibilité de lier la carte à l'image électronique du document lui-même (texte et même image, son et vidéo). Ainsi, les conditions technologiques sont créées pour le passage à la gestion électronique des documents. La transition vers la gestion électronique des documents, à son tour, crée les conditions préalables à la formation d'archives électroniques avec des mécanismes efficaces de travail de référence et d'analyse sur une variété de documents sous diverses formes de présentation.
D'autre part, l'utilisation d'un réseau informatique crée les conditions d'une décentralisation de l'exécution de diverses fonctions bureautiques tout en maintenant un contrôle centralisé sur le flux de documents. Il est possible, par exemple, de permettre aux départements et même aux employés individuels d'enregistrer indépendamment des documents et en même temps de contrôler de manière centralisée leur passage. De plus, la présence d'un réseau reliant des collectivités territorialement éloignées permet un contrôle centralisé des flux documentaires, impossible à mettre en œuvre dans le cadre d'une technologie purement papier.
modèles, la perte de documents ne peut se produire qu'en raison d'une violation directe des instructions de travail de bureau.
3. Choix de l'approche de l'automatisation du flux de travail.
La nécessité d'automatiser le flux de travail des pouvoirs publics et de l'autonomie locale est désormais une évidence pour tout le monde.
Le travail de bureau utilisant des journaux papier et des classeurs est incompatible avec les exigences d'amélioration de l'efficacité du travail des fonctionnaires pour plusieurs raisons.
et le traitement des données provenant de classeurs hétérogènes et décentralisés.
Les classeurs de documents sont généralement séparés des artistes interprètes ou exécutants. Ils contiennent des informations incomplètes et non opérationnelles sur l'état des documents.
problèmes de gestion.
Microsoft, en collaboration avec des partenaires, propose des solutions logicielles et méthodologiques en deux phases dans le domaine de l'organisation des flux de documents pour les autorités publiques et les collectivités locales :
Gestion électronique des documents et travail de bureau.
est à court terme la principale approche de l'automatisation du flux de travail dans les autorités publiques et l'autonomie locale.
Les documents traités par l'autorité, y compris ceux transmis à l'aide de la technologie informatique, ont deux formes - traditionnellement papier et électronique. Une telle symbiose est une conséquence du fait que les moyens modernes de préparation des documents impliquent une forme électronique de stockage d'un document, alors que le cadre réglementaire et les règles de circulation établies sont sur papier. De plus, l'argument le plus important en faveur de la sauvegarde des documents papier est la commodité inégalée de travailler avec eux. Les règles et les habitudes changent beaucoup plus lentement que les capacités des technologies de l'information modernes.
Dans les collectivités publiques et les collectivités territoriales, apparemment, pendant longtemps, lors du traitement des documents sous forme électronique, les opérations nécessitant la création de leurs copies papier seront économisées. En règle générale, les managers préfèrent travailler avec des documents sous forme papier. En outre, tandis que l'échange de documents officiels entre les autorités et leur transfert aux archives de l'État se fait également sous forme papier.
La gestion électronique des documents et le travail de bureau (EDD) est une réponse technologique aux exigences modernes imposées par la situation politique et économique actuelle sur l'efficacité des autorités de l'État russe et de l'autonomie locale. EDD s'appuie également sur l'expérience de sa mise en œuvre dans les instances gouvernementales occidentales, et sur des exemples de fonctionnement dans de grandes structures commerciales russes progressistes.
4. Les systèmes qui organisent la gestion électronique des documents.
Comme mentionné ci-dessus, la gestion électronique des documents est un ensemble de nouvelles technologies permettant de travailler avec des documents. Les technologies appliquées permettent d'organiser une interaction "transparente" des systèmes assurant diverses opérations de traitement de documents. Tout d'abord, ces technologies comprennent:
Analogue électronique d'une signature manuscrite ;
Moyens de transmission de données ;
Moyens de stockage d'informations électroniques.
Ces technologies permettent aux sous-systèmes remplissant diverses fonctions de se compléter organiquement. Une telle interaction peut augmenter considérablement l'efficacité des fonctionnaires lorsqu'ils travaillent avec des documents.
La gestion électronique des documents vous permet de créer un espace d'information unique dans l'administration, intégrant tous les systèmes documentaires dans le nœud d'information. L'intégration est réalisée sans perdre la qualité du travail avec les documents, tout en préservant les traditions du travail de bureau russe. La base d'une telle intégration est un stockage de documents fiable et des systèmes de gestion de documents qui interagissent avec lui. Tous les documents traités sont stockés dans un référentiel unique, ce qui permet une recherche et une sélection optimales des informations lors de la préparation des documents. À l'heure actuelle, dans la plupart des collectivités et des collectivités locales, de nombreuses opérations sont déjà effectuées à l'aide de l'informatique. Le système automatisé a pour mission d'organiser un travail collectif efficace sur les textes des actes et de fournir à chaque fonctionnaire un espace d'information riche pour assurer ses activités.
5. Flux de travail des documents officiels.
L'objectif principal dans le développement des technologies de gestion électronique des documents était d'atteindre la continuité maximale des règles et techniques de gestion des documents papier et du travail de bureau des fichiers journaux, ce qui permet d'assurer une transition sans douleur des technologies traditionnelles aux technologies modernes.
Le système de gestion des archives traite les documents stockés dans un référentiel unique de documents de l'autorité. Cela vous permet d'inclure les documents traités par la gestion des documents officiels dans un espace d'information unique de l'autorité.
La technologie de gestion électronique des documents est prise en charge par les fonctionnalités suivantes du système :
numérisation et reconnaissance de documents papier à l'aide de la technologie OCR intégrée ;
Joindre à la carte grise (RC) une image électronique du document sous forme de fichier(s) de tout format ;
Fournir à chaque fonctionnaire - participant au processus clérical - son propre bureau virtuel personnel, qui garantit que le fonctionnaire n'a accès qu'aux documents liés à sa compétence ;
Assurer le processus d'approbation (visite) des projets de documents ;
utiliser des moyens certifiés ;
Formation et exécution des affaires, c'est-à-dire regroupement des documents exécutés en affaires conformément à la nomenclature des affaires et systématisation des documents à l'intérieur de l'affaire ;
Archivage des documents électroniques, affaires de l'autorité.
L'unité principale de comptabilité dans le système est le RC du document, dont l'exhaustivité des détails offre la possibilité de générer des rapports statistiques et analytiques sur diverses tranches d'informations, une facilité de recherche.
Dans le même temps, l'ensemble principal de détails du RK peut être étendu avec un ensemble arbitraire de détails supplémentaires, déterminés pour chaque groupe de documents. Selon les détails supplémentaires de la République du Kazakhstan, il est possible, en plus des détails principaux, de rechercher et de sélectionner des données lors de la génération de rapports. A réception d'un document entrant électronique, son enregistrement s'effectue automatiquement. Pour le document reçu à la suite de l'échange entre les deux systèmes EDD, la plupart des détails du RK sont générés automatiquement. L'image électronique du document est jointe à l'AC. Dans le même temps, l'identité du document fourni avec l'EDS et la cryptoprotection est vérifiée. Si le document entrant arrive sous forme papier, le système fournit un appel au package de reconnaissance optique de texte et, à réception de son image électronique, il est renvoyé au système de gestion de bureau avec la pièce jointe simultanée du document à l'AC. L'utilisateur du système, qui a joint le fichier du document, définit les droits d'accès au fichier au niveau secret, ainsi que la protection (annulation de la protection) contre l'édition.
S'il est nécessaire de traduire un volume relativement important de documents papier destinés à l'exécution et au stockage sous forme électronique, il est proposé d'utiliser l'option "Enregistrement de flux". Dans ce cas, après avoir saisi les données d'enregistrement du document en République du Kazakhstan, l'utilisateur du poste de travail automatisé (AWS) d'enregistrement en ligne imprime sur la première feuille du code à barres, qui correspond au numéro de système interne attribué par le système au document enregistré. Après cela, les documents dans un ordre aléatoire provenant de divers postes de travail d'enregistrement de flux arrivent au poste de numérisation équipé d'un scanner à grande vitesse. Les images électroniques numérisées des documents entrent dans la base de données et, grâce à la technologie d'extraction de codes-barres, sont jointes aux cartes d'enregistrement correspondantes des documents.
Après enregistrement, l'AC avec le document joint est envoyé sur le réseau au fonctionnaire chargé de prendre une décision sur l'exécution du document, puis aux exécuteurs du document conformément aux détails de la résolution. Parallèlement, chaque gestionnaire ou exécuteur est doté de certains droits qui permettent d'assurer l'organisation du travail avec des documents aussi proches que possible du travail traditionnel à une table sur laquelle des documents qui sont de la seule compétence de ce salarié et qui sont soit en attente de début d'exécution (dans le dossier Reçu) soit rangés dans des dossiers , soit acceptés par l'employé pour exécution (dans le dossier Sur exécution), soit transférés à des subordonnés avec indication du délai d'exécution (dans le dossier Sur dossier de contrôle).
Au cours du travail avec des documents électroniques, une recherche combinée en texte intégral et attributive du document requis est fournie, y compris via un accès Web à la base de données de documents du système.
Des fichiers contenant des textes (images) de documents sortants et internes sont également joints à l'AC à l'aide d'une technologie standard. Le document sortant, accompagné des conditions requises de la République du Kazakhstan, peut être protégé par un EDS, crypté et transféré au destinataire.
Ainsi, en conjonction avec la possibilité d'enregistrer des documents reçus via des lignes de communication, une gestion électronique de documents d'entreprise est fournie. Les documents exécutés sont formés dans des caisses et transférés dans des archives.
6. Automatisation de l'échange de documents entre autorités.
Actuellement, les anciens systèmes de gestion automatisée des documents sont déjà utilisés dans de nombreuses administrations publiques. Ils sont construits sur différentes bases logicielles et matérielles. Certains d'entre eux, fournis par des partenaires Microsoft (dont le système Delo de la société Electronic Office Systems décrit ci-dessus), sont mis en œuvre sur la base de technologies modernes. En outre, un nombre important de systèmes des générations précédentes basés sur MS DOS et d'autres plates-formes sont toujours en service. L'unification des systèmes dans tous les organes de l'État dans un avenir prévisible est impossible à la fois pour des considérations politiques (droits des sujets de la Fédération et des gouvernements locaux) et pratiques. La mise en place et surtout le remplacement des systèmes d'exploitation est un processus assez long, difficile et coûteux.
et permettrait la connexion de divers systèmes.
L'échange de documents électroniques doit être correctement sécurisé. Les documents doivent être munis d'une signature électronique, qui garantit la paternité et l'invariance du contenu du document, et dans certains cas - fermés par des moyens cryptographiques contre tout accès non autorisé.
Chaque organisation a de nombreuses organisations correspondantes avec lesquelles des documents sont échangés, et toutes peuvent avoir des formats de message différents et même des réseaux. Il est inapproprié de charger les systèmes des organisations individuelles de la fonction de support constant des informations de service nécessaires à l'organisation de l'échange. Il est logique de construire l'échange de documents non pas sur le principe du "chacun avec chacun", mais sur la base du principe "en étoile" - basé sur les Centres d'échange de documents (DPC).
Les centres de données peuvent exécuter l'ensemble de fonctions suivant :
Transformation et coordination des formats des documents entrants-sortants ;
Prise en charge des bases de données d'adresses et calcul des itinéraires de livraison des documents ;
Livraison garantie des documents ;
Support et synchronisation des répertoires.
Pour l'intégration avec le centre de données, les systèmes d'entreprise hérités, si nécessaire, peuvent être complétés par des modules d'interface spéciaux qui fournissent des procédures préliminaires de conversion de format et d'échange avec le centre de données.
7. Systèmes EDD pour les autorités de différents niveaux.
Solution pour les autorités municipales et autres avec une petite quantité de flux de documents Cette catégorie peut inclure conditionnellement les structures de gestion municipales avec une petite quantité de flux de documents qui ne disposent pas d'une base technique suffisante pour la mise en œuvre d'un système EDD à part entière. Pour eux, une solution mono-utilisateur peut être recommandée, équipée des moyens d'échange sécurisé de documents électroniques avec une organisation supérieure - directement ou via le centre de données. L'utilisateur d'une telle solution est généralement un employé responsable du travail de bureau de l'organisation. Dans le même temps, le travail est effectué avec des documents papier, mais le système conserve l'enregistrement des documents entrants / sortants, l'enregistrement des résolutions sur les documents, les documents radiés de l'affaire et archivés. Avec un grand nombre d'employés, un enregistrement du mouvement des originaux papier peut également être conservé. Les documents reçus sous forme électronique d'une organisation supérieure sont immédiatement enregistrés, imprimés et commencent à être exécutés avant l'arrivée des originaux papier. L'organisation mère reçoit automatiquement une notification indiquant que le document a été enregistré. Cette solution permet :
Accélérer l'échange de documents entrants/sortants avec une organisation supérieure ;
Réduire le nombre de documents "perdus" dont on ne sait pas où ils se trouvent.
8. Solution pour le gouvernement local.
division et travaillant non seulement avec des documents d'organisations, mais aussi avec des lettres et des appels de citoyens et d'entreprises. Ces organisations disposent généralement d'un parc suffisant d'ordinateurs personnels connectés à un réseau local. Pour eux, une solution multi-utilisateurs peut être recommandée avec un nombre d'emplois de 5 à 20, équipée de moyens d'échange sécurisé de documents électroniques avec des organisations supérieures et inférieures (directement ou via un centre de données), une communication avec un portail d'information et la réception des candidatures des citoyens et des organisations et la possibilité d'accéder à distance à Internet aux données du système EDD. Le système doit permettre l'enregistrement des documents entrants / sortants, la comptabilisation des résolutions sur les documents, les documents radiés de l'affaire et archivés. Un registre du mouvement des originaux papier doit également être conservé.
Les utilisateurs d'une telle solution ne sont généralement pas seulement le personnel de bureau, mais également un certain nombre d'employés de départements fonctionnels. Étant donné que la majorité des employés de ces organisations disposent d'ordinateurs personnels, dans le cadre d'une telle solution, le travail avec une partie des documents peut être organisé principalement ou exclusivement sous forme électronique. Les documents papier entrants peuvent être numérisés et tout travail ultérieur avec eux peut déjà être effectué par voie électronique. Le processus d'exécution des documents (imposition et exécution des résolutions) peut également être organisé sous forme électronique.
Si l'organisation dispose d'un canal disponible en permanence sur Internet, l'accès à distance au système EDD peut être organisé via une interface Web, ce qui permet de contrôler l'avancement des travaux tant pour les fonctionnaires absents que pour les organisations supérieures.
Cette solution permet :
Réduire la charge du personnel de bureau en transférant une partie des fonctions aux départements ;
Accroître l'efficacité du contrôle de l'exécution des documents ;
Organiser un système de stockage efficace pour les documents connexes ;
Réduire le temps de recherche des documents nécessaires ;
Réduire le nombre de documents "perdus" dont on ne sait pas où ils se trouvent ;
Accélérer et rendre plus efficace le travail des employés dans l'exécution des documents ;
Réduire le coût de travail avec les appels des citoyens et des organisations soumis par voie électronique (via le portail) ;
Développer et soutenir le portail, ainsi qu'organiser l'accès Internet à distance aux données du système EDD, un ensemble de technologies Internet de Microsoft (Internet Information Services, technologie ASP, Microsoft Index Server) et l'API fournie par le système Delo-Enterprise pour la publication les documents peuvent être utilisés directement à partir de la base.
Conclusion.
Caractéristique du travail de bureau et du workflow dans les administrations publiques ou les collectivités territoriales, en tant que système d'aide documentaire à la gestion, est le reflet à 100% des processus de gestion sous forme documentaire. De ce fait, les processus de travail de bureau et de circulation des documents acquièrent un caractère autonome et nécessitent leur propre système de gestion.
Actuellement, le processus d'introduction d'équipements et de réseaux informatiques dans les institutions publiques est activement en cours, et dans beaucoup d'entre eux, le niveau atteint à ce jour est suffisant pour l'introduction de technologies modernes de travail avec des documents. Mais en plus des ordinateurs et des réseaux, cela nécessite un ensemble de solutions logicielles modernes.
La Fédération de Russie est pleinement consciente de l'importance de cette orientation, qui se reflète dans le programme cible fédéral "Russie électronique" en général et dans un certain nombre de ses activités spécifiques.
Le résultat final des activités administratives de l'appareil d'État dépend de nombreux maillons intermédiaires, dont l'un est l'entreprise-production, qui permet une efficacité et une flexibilité dans la prise de décision. Case-work coordonne toutes les étapes du travail - de la conception à la mise en œuvre pratique des solutions. Le processus de gestion comprend les principales opérations typiques documentées suivantes :
prise de décision et documentation; porter les décisions aux exécuteurs testamentaires ;
Exécution de la décision ; contrôle d'exécution; collecte d'informations sur les performances ;
Transfert d'informations via des liens verticaux et horizontaux ; stockage et récupération d'informations.
L'appareil administratif exerce ses fonctions principalement à travers des documents organisationnels et administratifs universels et autorisés créés circulant indépendamment des spécificités des activités dans tous les secteurs de l'économie nationale et de l'administration publique. Si l'on tient compte du fait que plus de 14 millions de personnes sont employées dans l'appareil administratif et que la circulation annuelle des documents dans le pays est d'environ 60 milliards de feuilles et continue de croître, il ne fait aucun doute qu'une réglementation réglementaire efficace de ce processus est d'une importance grande importance. Les normes documentaires d'État, les classificateurs de toute l'Union et les systèmes de documentation unifiés constituent l'un des moyens de régulation des flux de documents. Ces normes et d'autres sont reconnues pour stabiliser le flux de documents dans le pays tout au long du cycle technologique, pour créer une technologie optimale pour gérer la gestion des documents de chaque
unité de gestion.
Liste de la littérature utilisée :
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3. Kirsanova M. V. Travail de bureau dans les pouvoirs publics et les collectivités locales: manuel. allocation [Texte] / M. V. Kirsanova. - Editeur : Infra-M :, 2004. - 256 p. - (L'enseignement supérieur)
4. Kuznetsov I. N. Gestion de la documentation et travail de bureau. [Texte] / I. N. Kuznetsov. – M. : Yurayt, 2008. – 576s.
5. Spivak V. A. Documentation des activités de gestion. [Texte] / V. A. Spivak. - Maison d'édition : Peter, 2008. - 256s.
Système étatique d'appui documentaire à la gestion. Exigences générales pour les documents et les services de soutien à la documentation. - M., 1991
Borodina VV Bureau travaille dans le système de l'administration publique. [Texte] / V. V. Borodina. Maison d'édition: RAGS, 2008. - 154С
Spivak V. A. Documentation des activités de gestion. [Texte] / V. A. Spivak. - Maison d'édition : Pierre, 2008. - 98C.
Borodina VV Bureau travaille dans le système de l'administration publique. [Texte] / V. V. Borodina. Maison d'édition : RAGS, 2008. -184С.
Spivak V. A. Documentation des activités de gestion. [Texte] / V. A. Spivak. - Maison d'édition : Pierre, 2008. - 68C.
M. I. Basakov. Bureau de travail. Manuel pour les étudiants des établissements d'enseignement de l'enseignement secondaire professionnel. [Texte] / Basakov M.I. Maison d'édition : Marketing, 2002. -95C.
Kirsanova M.V. Travail de bureau dans les pouvoirs publics et les collectivités locales : manuel. allocation [Texte] / M. V. Kirsanova. -Maison d'édition : Infra-M :, 2004. - 127С.
Kirsanova M.V. Travail de bureau dans les pouvoirs publics et les collectivités locales : manuel. allocation [Texte] / M. V. Kirsanova. - Editeur : Infra-M :, 2004. - 154C.
RÉPONSE: Bureau de travail- regroupement des documents en cas/groupes réunis par thème commun. Le regroupement est effectué conformément à la classification approuvée des documents. La classification des documents doit être approuvée par le directeur général en début d'année. Tout changement/ajout doit être approuvé. Après enregistrement du document, son original ou copie certifiée conforme est placé dans le dossier approprié. Si une copie est placée dans l'étui (s'il est nécessaire de travailler avec l'original), il est enregistré qui a ce moment l'original se trouve.
UNE ENTREPRISE- il s'agit d'un ensemble de documents liés à une problématique spécifique des activités de l'entreprise et placés dans un dossier séparé avec l'en-tête approprié.
Afin de faciliter la recherche de documents dans les affaires et leur utilisation opérationnelle à des fins de gestion, une liste de rubriques d'affaires est établie, appelée NOMENCLATURE DES CAS. La nomenclature des cas est établie conformément aux règles de travail de bureau approuvées par la société. En conséquence, les documents, au fur et à mesure de leur exécution, ne tomberont que dans les cas prévus à l'avance par la nomenclature.
Il existe deux types de nomenclature des cas - nomenclature des types et nomenclature spécifique des cas.
Nomenclature typique des casétablit une liste de cas typiques pour une entreprise donnée, par exemple, la nomenclature type d'une organisation commerciale devrait inclure des cas selon les flux de documents (entrants, sortants), des cas qui combinent la documentation comptable, la gestion des dossiers du personnel, etc.
Nomenclature spécifique des cas est une liste de titres de cas qui surviennent à la suite des activités commerciales d'une entreprise particulière, par exemple, il peut s'agir d'un cas pour un projet suiveur ou pour un client de l'entreprise.
Il est plus opportun d'établir une nomenclature des cas dans l'ordre suivant :
- · les nomenclatures des cas des subdivisions structurelles sont compilées, et dans la nomenclature non seulement les noms des cas sont déterminés, mais également les conditions de leur stockage dans les archives sont établies;
- Une division spécialisée de l'entreprise établit une nomenclature consolidée des cas.
Après approbation de la nomenclature consolidée des cas dans l'entreprise, ce document est envoyé à toutes les divisions de l'entreprise et devient obligatoire pour exécution. Faire des affaires en dehors de la nomenclature n'est pas autorisé.
Formation de cas- il s'agit de l'affectation de documents à une affaire spécifique conformément à la nomenclature des affaires et à la systématisation des documents en son sein. La formation des dossiers doit être effectuée de manière centralisée au lieu d'enregistrement des documents (au bureau ou auprès du secrétariat) et doit répondre aux exigences suivantes :
- 1. Seulement documents (originaux ou copies certifiées conformes) exécutés conformément aux exigences des normes.
- 2. Les documents NE SONT PAS INCLUS dans le dossier :
- - ne correspondent pas à l'intitulé de l'affaire ;
- - mal exécuté (renvoyé pour révision) ;
- - sous réserve de retour ;
- - brouillons ;
- - pas de copies certifiées conformes.
Les documents sont regroupés en cas une année de documentation. Les documents du dossier sont classés dans un certain ordre. Les principes de base pour la disposition des documents sont les suivants :
question (sur des questions soulevées dans les documents);
chronologique (selon les dates des documents; les documents des périodes de stockage permanent et temporaire sont formés dans différents cas);
numérotation (regrouper des documents homogènes avec une numérotation séquentielle, par exemple : factures, reçus, etc.).
L'étui ne doit pas contenir plus 250 feuilles. S'il y a plus de documents, alors ils sont formés dans plusieurs tomes de l'affaire, dans lequel sur le couvercle de l'étui indiquer le tome.
La préparation des documents exécutés pour le stockage est la dernière étape du processus de travail de bureau. La sélection des documents à stocker dans les archives ou à détruire est effectuée annuellement à la fin de l'exercice. La sélection est faite commission spéciale. Lors de la sélection des documents à stocker (fixer les périodes de stockage) ou à détruire, la commission doit être guidée par la "Liste des documents de gestion standard générés dans les activités des organisations, indiquant les périodes de stockage", approuvée par le responsable des archives fédérales sur 06.10.2000.
La durée d'archivage des documents est calculée à partir du début de l'année suivant l'année d'expiration de leur validité. Par exemple, si un document a expiré en mai, sa période de conservation sera calculée à partir du 1er janvier de l'année suivante. Pour les documents sélectionnés par la commission de destruction, une loi est rédigée, qui énumère les noms, les index et les rubriques du texte des documents détruits. L'acte doit être signé par le directeur général. L'utilisation de documents sélectionnés pour être détruits à des fins économiques est interdite. Il est également interdit de les brûler. Les documents sont déchiquetés dans des machines spéciales, puis les matières premières sont remises aux déchets de papier.
Lois fédérales n° 149-FZ du 27 juillet 2006 "sur l'information, les technologies de l'information et la protection de l'information", n° 63-FZ du 6 avril 2011 "sur signature électronique", du 27 juillet 2010 n ° 210-FZ "Sur l'organisation de la fourniture des services publics et municipaux", Décret du gouvernement de la Fédération de Russie du 15 juin 2009 n ° 477 "Sur l'approbation du règlement d'office travail dans les organes exécutifs fédéraux", du 8 septembre 2010 n ° 697 "sur le système unifié d'interaction électronique interministérielle", décret du gouvernement de la Fédération de Russie du 12 février 2011 n ° 176-r "sur l'approbation du plan d'action pour la transition des organes exécutifs fédéraux vers la dématérialisation des documents lors de l'organisation d'activités internes ».