كيفية التوقيع على مجلد مع عينة من المستندات. صنع الملفات للتخزين الدائم

يعد تقديم المستندات إلى الأرشيف أحد المراحل الرئيسية للعمل المكتبي. هذا هو الأرشيف الداخلي للمنظمة. أصعب القضايا هي الفترة الزمنية وقواعد التخزين وثائق أرشيفية، حيث أن المتطلبات والمواقف مبعثرة على فترات مختلفة الأفعال القانونية. يوجد في أي منظمة وثائق (الإدارة ، والموظفين ، والمحاسبة) ، والتي يتم حفظها سنويًا في ملف واحد وتخضع للتخزين.

قائمة منهجية كاملة من النموذجية وثائق الإدارةوترد شروط تخزين كل مجلد من مجلدات الملفات هذه في (بصيغتها المعدلة في 16 فبراير 2016). كم من الوقت يجب أن تبقى وثائق الموظفينيقولون (كل ما يتعلق بالتحقيق في حادث في العمل - 45 سنة) و (بحسب شؤون الموظفينيجب الاحتفاظ بأي ملف تم إنشاؤه قبل 2003 لمدة 75 عامًا ، أي ملف لاحق لمدة 50 عامًا). إجراءات العمل مع المحاسبة و المستندات الضريبيةيحدد ، وعدد من اللوائح.

المنظمات باستمرار لجان الخبراءتتمثل أنشطتها في تقييم وفحص وثائق الإنتاج الخاصة بالمؤسسة في عملية العمل المكتبي ونقلها إلى الأرشيف ، وكذلك إنشاء فترات التخزين. في كل عام ، تقرر هذه الخدمة المستندات التي يجب الاحتفاظ بها وأيها يمكن إتلافه.

تحضير الحالات للأرشفة

هناك حاجة إلى إعداد معين للملفات لنقلها إلى التخزين الأرشيفي ، والذي يتكون من دمج المستندات المتباينة في ملف واحد. يجب ألا يتجاوز حجم المجلد الذي يحتوي على ملف الأرشيف 250 صفحة. عند تصميم مجلد واحد ، يجب أن تكون الحالة:

• غرزة (لمدة 4 ثقوب) أو ربط جميع الصفحات ؛
• ترقيم الصفحات في الزاوية اليمنى العليا ؛
• إعداد جرد داخلي للوثائق - جدول محتويات ؛
• تحضير ورقة اعتماد (حدد عدد الصفحات ، تطابق الترقيم ، إلخ ؛ مصدقة من توقيع المترجم) ؛

تعبئة العينة وشكل ورقة الاعتماد

• إصدار غلاف صلب لكل حالة (مع اسم المنظمة ، العنوان ، أحدث التواريخ ، رقم التسجيلمجلد "حالة") ؛

قالب غلاف الحالة

تجهيز الوثائق للأرشفة

بعد تجميع المجلدات المنفصلة "Case" ، تحتاج إلى عمل جرد عام عليها.

بهذه الطريقة ، يتم تجميع قوائم جرد المجلدات "Case" للتخزين الدائم والمؤقت و "Case" لصندوق شخصي.

مجلدات الجرد "القضية" ، بدورها ، تخضع لمحاسبة منفصلة. يجب تضمينها في التخزين الأرشيفي أيضًا وفقًا لقائمة جرد منفصلة.

يمكنك تنزيل عينات من نماذج قوائم جرد حالات الأرشفة عن طريق الارتباط

قواعد تخزين الوثائق الأرشيفية

توجد أرشيفات لتخزين مجلدات "Delo" في غرف منفصلة ، مما يضمن سلامة الوثائق المخزنة. يجب أن تكون المباني جافة ومدفأة وجيدة التهوية وتفي بالمتطلبات السلامة من الحرائقو القواعد الصحية. وبالتالي ، فإن خدمة الأرشفة تضمن حماية المجلدات المخزنة "القضية" من التلف.

بالإضافة إلى ذلك ، يجب حماية الأرشيف بأمان (بمساعدة قضبان معدنية على النوافذ ، إنذار ضد السرقةإلخ) ، ومن ثم لن يتم إتلاف "الحقيبة" من قبل الغرباء أو السرقة.

يتم وضع جميع مجلدات "Delo" على رفوف مرقمة خاصة ، تخزين طويل المدى- في الصناديق أو الصناديق ، يمكن وضع أقل قيمة (حتى 10 سنوات) في حزم. يحظر وضع مجلدات منفصلة "حقيبة" على الأرضية أو على عتبات النوافذ.

إذا كان حجم مجلدات "الحالة" كبيرًا جدًا ، يمكن لموظفي الأرشيف تكوين ما يسمى الخرائط الطبوغرافيةمما سيساعدك على التنقل بين الرفوف والرفوف

رأي خاص

الوثائق التنظيمية هي مصدر قيمة للمعلومات. لمنع استخدامه ضدك ، يجب عليك الالتزام بقواعد تخزين الوثائق ، التي ينص عليها القانون. لكن النظام التشريعي يحدد إجراءات إنشاء الأرشيف. وما هي طريقة تخزين المستندات التي تختارها وكيفية ترتيب المستندات في الأرشيف ، كل شركة تقررها بنفسها.

هناك طريقتان رئيسيتان لتخزين المستندات: تكوين أرشيف في المؤسسة بمفرده ونقل المستندات للتخزين إلى شركات الأرشفة.

لتنظيم أرشيفك بنفسك ، ستحتاج إلى:

1. موظفون أكفاء يتمتعون بالمعرفة والخبرة اللازمة لإجراء المعالجة الأرشيفية للوثائق ونقل الملفات إلى الأرشيف (إعداد قوائم الجرد ، ووضع الإجراءات المتعلقة بتخصيص المستندات للتدمير ، وما إلى ذلك).
2. غرفة مخصصة للتخزين طويل الأمد للوسائط الورقية ، حيث يتم استيفاء متطلبات الرطوبة ودرجة الحرارة وكمية الضوء.

عندما يكون تدفق مستندات الشركة صغيراً ، يمكن تخزين جميع المستندات في نفس الغرفة حيث يتم سير العمل. إذا كان هناك الكثير من الوثائق ، فمن الضروري تخصيص غرفة منفصلة للأرشيف.

لتسهيل العثور على أي مستند في الأرشيف المنظم بواسطتك ، ابدأ تسمية الحالات - مصنف المستندات مع الإشارة إلى فترات التخزين الخاصة بهم.

لتبسيط البحث عن المستندات الضرورية ، يمكنك استخدام النصائح:

• تخصيص مكان لكل وحدة هيكلية للتوثيق ، مع مراعاة التجديد السنوي ؛
• تخصيص الحالات ذات الصلاحية الدائمة والمؤقتة (أكثر من 10 سنوات) على أرفف مختلفة.

احتفظ بشكل منفصل بملفات الموظفين ووثائق الشركات المصفاة (إن وجدت).

يتميز تخزين المستندات بالاستعانة بمصادر خارجية بمزايا معينة مقارنة بالتنظيم الذاتي للتخزين وهو مناسب لأولئك الذين يخططون لـ:

1. يحفظ السيولة النقديةمن خلال تقليل تكلفة تأجير وصيانة المساحات المكتبية التي يشغلها التخزين.
2. لزيادة كفاءة الموظفين وتقليل عبء العمل غير الأساسي ، والذي يقع غالبًا على عاتق موظفي قسم المحاسبة وشؤون الموظفين.
3. ضمان استمرارية العمليات في إدارة الوثائق.
4. أنشئ أرشيفًا إلكترونيًا يتيح لك الوصول عبر الإنترنت إلى قاعدة بيانات التوثيق في أي وقت وتحسين وقت البحث عنها.

اختر شريك التخزين بعناية.

يتم تخزين جميع مستندات الشركة تقريبًا في قسم المحاسبة ، وكل يوم هناك المزيد والمزيد من الأوراق. حتى لا يضيع "الابتدائي" ويمكن للمحاسب إيجاده في غضون دقائق المستند المطلوب، تحتاج إلى تنظيم نظام تخزين الأوراق بشكل صحيح. استعد لطلب المجلدات ذات السماكات المختلفة والإشارات المرجعية لها ، حتى لا تضيع في جبال المستندات.

ماذا وأين تخزن

لا ينظم التشريع إجراء حفظ المستندات ، لذلك يمكن للشركة تطوير نظام تخزين بشكل مستقل بناءً على تفاصيل أنشطتها وخصائص تدفق المستندات وعدد الأوراق المخزنة. كقاعدة عامة ، تعمل معظم الشركات مع المستندات التالية: الأوراق النقدية ، والكشوف المصرفية ، والفواتير ، والفواتير ، ومستندات كشوف المرتبات. ضع في اعتبارك كيف يكون تخزينها أكثر ملاءمة.

لكل نوع من المستندات ، تحتاج إلى إنشاء مجلد منفصل. كقاعدة عامة ، يتم تقديم الأوراق إما بحلول تاريخ قبولها للمحاسبة أو أبجديًا. على سبيل المثال ، تتم إضافة كشوف الحسابات البنكية إلى المجلدات في قسم المحاسبة بترتيب التقويم ، وعلى سبيل المثال ، العقود ، وفقًا للحرف الأول من اسم الطرف المقابل. ومع ذلك ، يمكن للمحاسب أن يبتكر إجراءاته الخاصة. الشيء الرئيسي هو أن المستندات لا تضيع ويمكن العثور عليها بسهولة.

يجب توقيع كل مجلد يحتوي على مستندات ، على سبيل المثال:

Solnyshko ذ م م

الفواتير المستلمة

الربع الثالث 2014

في "العمود الفقري" للمجلد في قسم المحاسبة ، لا تشير فقط إلى المستندات المخزنة فيه ، ولكن أيضًا الفترة التي تتعلق بها. في هذه الحالة ، لا يمكنك أنت فقط ، بل وأي موظف آخر في الشركة ، من العثور بسهولة على المستند المطلوب أو ملف المستند الذي تم استلامه. ستتمكن أيضًا من التنقل بين أوراق السنوات الماضية التي حان الوقت لوضعها في الأرشيف وأي أوراق يجب التخلص منها تمامًا. للراحة ، يبدأ مجلد جديد من بداية العام ، وإذا كان هناك الكثير من المستندات ، فمن بداية الربع ، والشهر ، وما إلى ذلك.

ضع في اعتبارك كيف يمكنك حفظ المستندات في مجلدات. يمكنك استخدام هذا الطلب أو تطوير النظام الخاص بك.

المستندات النقدية

يتم تخزينها بشكل ملائم في مجلدات بتنسيق A5. أوراق دفتر النقدية وتقرير أمين الصندوق مرقمة ، لذلك يجب وضع أقرب مستند في الوقت المناسب في المجلد في الأعلى ويجب وضع الأوراق الجديدة تحته في المستقبل. ضع تقرير أمين الصندوق لليوم وقم بتدوين الإيصالات والنفقات تحته بالترتيب الذي تظهر به في تقرير أمين الصندوق. اجمع أوراق دفتر النقدية بشكل منفصل. حسب الكمية المستندات النقديةيمكنك إنشاء مجلد واحد للعام بأكمله تحت تقرير أمين الصندوق ودفتر النقدية. حتى لا تخلط بين مكان المستندات ، يمكنك وضع فاصل بينهما. في هذا المجلد أيضًا ، يمكنك تثبيت حساب الحد النقدي.

إذا كانت شركتك غالبًا ما تقدم أموالًا لتقرير ، فيمكنك إنشاء مجلد منفصل للتقارير المسبقة. في حالة حدوث مثل هذه العمليات مرة أو مرتين في السنة ، يمكن تثبيت التطبيقات والتقارير في تقرير أمين الصندوق.

البيانات المصرفية

يتم الحصول على بيانات الشركة الأصلية في البنك جنبًا إلى جنب مع أوامر الدفع والمذكرات والمستندات المصرفية الأخرى. ضعهم في مجلدات حسب التاريخ. تحت أوامر الدفع ، يجب عليك تثبيت الحسابات التي تم الدفع لها. نظرًا لأن الكثير من الأوراق عادةً ما يتم إرفاقها ببيان واحد ، من أجل التنقل بسرعة حسب التواريخ ، يمكنك شراء فواصل بأرقام.

الفواتير والتصرفات والفواتير

يجب إنشاء مجلدات منفصلة للوثائق المستلمة والصادرة. تفضل بعض الشركات الاحتفاظ بالأعمال والفواتير معًا ، وهو أكثر ملاءمة لشخص ما بشكل منفصل. إذا كنت منخرطًا في كل من التجارة وتقديم الخدمات ، فسيكون من الأنسب تخزين المستندات في مجلدات مختلفة. يجب أيضًا تقديم الفواتير في مجلدات منفصلة ، خاصةً إذا كانت الشركة دافعة لضريبة القيمة المضافة.

أيضًا ، غالبًا ما يتم تثبيت سجلات المستندات التي تحتوي عليها في مجلدات. يمكن طباعتها من معظم برامج المحاسبة. باستخدام هذه السجلات ، من الملائم التحقق مما إذا كانت جميع المستندات في مكانها الصحيح.

يمكن أيضًا تثبيت الفواتير على الفواتير الواردة والصادرة ، بالإضافة إلى كتب الشراء ودفاتر المبيعات. ومع ذلك ، إذا كان لشركتك سير عمل كبير ، فيمكن تخزين هذه المجلات والكتب بشكل منفصل.

وثائق الرواتب

يجب الاحتفاظ بملف شخصي لكل موظف في الشركة. للقيام بذلك ، يمكنك شراء مجلدات رفيعة أو استخدام الفواصل لتعيين مكان في مجلد سميك لمستندات كل موظف. مرفق بملف شخصي عقد عمل، نسخ من المستندات التي قدمها الموظف أثناء العمل ، وبعد الفصل - نسخة دفتر العمل. أيضًا ، في ملف شخصي ، يمكنك تقديم طلبات وأوامر التوظيف ، والإجازة ، والفصل ، وما إلى ذلك.

غالبًا ما يتم جمع البيانات والأوامر في مجلد منفصل حسب الشهر. يتم أيضًا حفظ الجدول الزمني ووثائق كشوف المرتبات وما إلى ذلك هناك.

أن تومض أو لا تومض؟

لتجنب فقد المستندات ، في نهاية العام ، تفضل بعض المنظمات وميض المستندات في مجلدات. لذلك لن يتشتتوا ، حتى لو تم إسقاط المجلد. ويتم ذلك بالطريقة التالية:

1. المستندات موضوعة في غلاف صلب. يتم عمل ثقوب فيها على الجانب الأيسر من الهامش.
2. يتم تمرير خيط أو شريط سميك من خلال الثقوب ، ويتم ربطه في عقدة في الخلف. في هذه الحالة ، يجب ألا تقل الأطراف الحرة عن 5 سم.
3. يتم لصق ورق بحجم 4 × 5 سم على العقدة.
4. أعلى الورقة مكتوب عبارة "ملزمة ومرقمة ... أوراق". ختم المنظمة وتوقيع الشخص المسؤول.

هذا الإجراء اختياري. لذلك ، يمكنك الموافقة على ترتيب الوميض بشكل مستقل مستندات منفصلةأو عدم تدبيسها على الإطلاق (في هذه الحالة ، يمكنك دائمًا إزالة المستند أو استبداله). الاستثناءات الوحيدة هي تلك المستندات التي يجب خياطتها وفقًا لمتطلبات القانون (على سبيل المثال ، شراء الكتب ودفاتر المبيعات التي تم إعدادها في وسائط ورقية، يجب أن تكون مزينة).

حول البريد الوارد وثائق المصدريستطيع .

على تخزين الوثائق في المحفوظات.

"التجليد المحفوظ للقضية" ، أي التعامل مع الوثائق الأرشيفية المشكلة ، هو نتيجة العمل على تنفيذ الملفات في عملية تحضيرها للتخزين اللاحق واستخدامها في أرشيف المنظمة (أو ببساطة من أجل تخزين الأرشيفإذا لم يكن هناك أرشيف في المنظمة).

تسجيل القضايايمثل حزمة العملحسب وصف الحالة (تكوين ومحتوى المستندات الواردة فيها) على غلاف القضية ، أي التصميم الموجود على غلاف عنوان محدد ، محسّن مقارنةً بتسميات الحالات ، وترقيم الأوراق ، وإعداد جرد داخلي لوثائق الحالة وصحيفة شهادة الحالة ، وأخيراً الكتيبات ، أي الايداع والقضايا الملزمة. هذه المجموعة من الأعمال تسمى أيضًا الأرشفة والمعالجة الفنية للوثائقفي عملية تحضيرهم للتخزين الأرشيفي (التحضير للتسليم إلى أرشيف المنظمة أو إلى أرشيف البلدية). تُظهر الممارسة أن المنظمات تفضل حاليًا طلب خدمات الأرشفة والمعالجة الفنية للوثائق على أساس الاستعانة بمصادر خارجية أو ، في الحالات القصوى ، دعوة مُوثق مُدرَّب لتجميع الملفات التي تم تشكيلها بالفعل ووصفها في العمل المكتبي ، والمخصصة لتخزين الأرشفة.

اعتمادًا على شروط تخزين المستندات ، يمكن إجراء المعالجة الكاملة أو الجزئية للحالات:

• الإيداع الكامل للقضاياتنطبق على مستندات (حالات) فترة التخزين الدائم والموظفين وفترة التخزين المؤقت (أكثر من 10 سنوات) ؛
• تخليص جزئي، التي يُسمح فيها بعدم ترقيم أوراق الحالة ، وعدم إجراء جرد داخلي وصحيفة اعتماد ، ينطبق على حالات التخزين المؤقت (حتى 10 سنوات شاملة).

يمكن العثور على النماذج المحددة للجرد الداخلي لوثائق الحالة (وحدات التخزين) وصحيفة شهادة الحالة في:

• القواعد الأساسية لعمل أرشيفات الإدارات (تمت الموافقة عليها بقرار من هيئة الأرشيف الرئيسي لاتحاد الجمهوريات الاشتراكية السوفياتية في 28 أغسطس 1982 ، تمت الموافقة عليها بأمر من الأرشيف الرئيسي لاتحاد الجمهوريات الاشتراكية السوفياتية بتاريخ 5 سبتمبر 1985 رقم 263 ؛ الطلبات رقم .4-5) ،
• القواعد الأساسية لعمل محفوظات المنظمات (تمت الموافقة عليها بقرار من هيئة الأرشيف الفيدرالي في 6 فبراير 2002 ؛ الطلبات رقم 9-10) و
• توصيات منهجيةبشأن تطوير التعليمات الخاصة بالعمل المكتبي في الهيئات الفيدرالية قوة تنفيذية(تمت الموافقة عليها بأمر من الأرشيف الفيدرالي بتاريخ 23 ديسمبر 2009 برقم 76 ؛ الطلبات رقم 26-27 ؛ من الآن فصاعدًا - تعليمات منهجية).

تتم مناقشة قواعد تنظيم المستندات داخل القضية وترقيمها ووصفها على غلاف الحالة بالتفصيل في نفس الوثائق التنظيمية والمنهجية.

المستندات التي تشكل القضية مخيط على 4 ثقوب في غطاء صلب مصنوع من الورق المقوىأو متشابكمع مراعاة إمكانية القراءة المجانية لنص جميع الوثائق والتواريخ والتأشيرات والقرارات المتعلقة بها. عند تحضير الملفات للحفظ (التجليد ، التجليد) ، يجب إزالة جميع أدوات التثبيت المعدنية للمستندات (مشابك الورق ، دباسات).

تم تحديد متطلبات غلاف الورق المقوى وشكل وصف الحالة على الغلاف (ترتيب عناصر الوصف) بواسطة GOST 17914-72 "أغلفة العلبة شروط لأجل طويلتخزين. أنواع وأحجام و متطلبات تقنية"، التي تم تمديد صلاحيتها حتى عام 1985 والتي ، دون مزيد من المراجعة ، لا تزال سارية المفعول حتى يومنا هذا. انظر الشكل 2.

لذلك ، يجب أن يكون سمك الورق المقوى المستخدم للغلاف 0.35 إلى 1.5 مم (تتوافق شركات الأرشفة التي تقدم خدمات الاستعانة بمصادر خارجية للأرشفة والمعالجة الفنية للوثائق مع هذه المتطلبات) ، ويجب أن يكون عرض العمود الفقري للغلاف 40 مم (لأن. الحالة - ما يقرب من 250 ورقة من المستندات ، أي 4 سم) ، ويوصى باستخدام شكل غلاف الحالة وفقًا لـ GOST في الوقت الحالي وفي القواعد الارشادية(ملحق رقم 25).

لإكمال كتيب لحالة معدة ، أي حفظ 4 ثقوب ، استخدم المخرز ، المثقاب ، المشبك لتثبيت العبوة ، الإبر ذات الأعداد الكبيرة ، الكتان الطبيعي أو الخيوط القطنية ، ولكن من الأفضل استخدام أجهزة خاصة للخياطة (الربط) المتوفرة على المعدات المكتبية سوق.

ينبغي إيلاء اهتمام خاص لتقنية "الخياطة الأرشيفية" ، أي سؤال حرفية:

1. يتم التحقق من تكوين الحالة ، حيث توجد أولاً أوراق الجرد الداخلي ، والتي لها ترقيم مستقل (من 1 إلى N) ، ثم الأوراق المرقمة لوثائق الحالة (من 1 إلى حوالي 250) ، في النهاية - ورقة الشاهد للقضية.
2. يتم تثبيت الأوراق الضيقة ، بعرض هوامش المستندات المرفقة للحالة ، أعلى حزمة العلبة وأسفلها (بالطبع ، 35-40 مم أفضل ، ولكن من الممكن أيضًا استخدام 20-30 مم).
3. في حالة التسجيل الجزئي للحالة مع مستندات التخزين المؤقت (حتى 10 سنوات شاملة) ، يتم تركيب أوراق الكرتون (الغلاف) على الفور على الجزء السفلي والعلوي من علبة العبوة.
   في التسجيل الكاملالحالات التي تحتوي على مستندات التخزين الدائم ، بواسطة الأفراد أو التخزين المؤقت (أكثر من 10 سنوات) ، يتم حياكة علبة الحزمة أولاً معًا ، ثم يتم ربط الحالة وفقًا لتقنية "الطباعة" المعمول بها ، والتي يكون من الضروري استخدامها غراء PVA ، والغراء الصناعي - فقط تحت الشرط يحميه من التعفن والعفن.
4. يتم تثبيت علبة العبوة تحت الضغط ، أو في مشبك ، أو في جهاز خاص.
5. يتم إجراء ثقوب حالة العبوة:
   • السفلي والعلوي - على مسافة 30 مم من حد الهوامش السفلية والعليا للحزمة ؛
   • الثقوب الوسطى على مسافة حوالي 80 مم من الثقوب السفلية والعلوية ، يجب أن تكون بينهما مسافة حوالي 80 مم.
6. يتم تمرير خيط طبيعي في الثقوب بإحدى طريقتين:
   • 1 الطريق(كما هو موضح في الشكل 1). يتم إدخال كل طرف من أطراف الخيط في إبرة منفصلة (أي يتم ربط طرفي الخيط في إبرة خاصة به). يتم إجراء الخيط بإبرتين في ثقبين متوسطين على الجانب الأمامي. من الخلف ، يتم إخراج الخيط إلى الثقوب العلوية والسفلية على الجانب الأمامي. من الجانب الأمامي ، من الثقوب العلوية والسفلية ، يتم ربط الخيط بالإبر في أقرب ثقب في الوسط. يتم تحرير الخيط من الإبر ، ومحاذاة ، ويتم شد نهاياته وربطها على ظهر علبة العبوة ؛
   • 2 طريقة(كما هو موضح في الشكل 1). يتم إدخال الخيط في إبرة واحدة. من الجانب الخلفي لعلبة العلبة ، يتم تمرير الخيط في الثقب الثاني من الأسفل (تُترك نهاية الخيط للربط اللاحق) ، ويتم إزالته من الجانب الأمامي وتمريره إلى الثقب السفلي. على الجانب الخلفي ، يتم سحب الخيط مرة أخرى في الثقب الثاني من الأسفل إلى الجانب الأمامي. على الجانب الأمامي من الأعلى ، يتم إدخال الخيط في الثقب الثاني من الأعلى وعلى طول الجانب الخلفي يتم تنفيذه حتى الثقب العلوي. من خلاله ، يتم إدخال الخيط في الثقب الثاني من الأعلى على طول الجانب الأمامي ، ويتم ربطه وإخراجه إلى الجانب الخلفي من علبة العبوة. على الجانب الخلفي ، يتم تحرير الخيط من الإبرة ، ويتم شد طرفيه وربطهما.

يستطيع طباعة الملصقات في Word (على ورق لاصق) بعنوان بريدي للمغلفات الكبيرة ، الملصقات على المجلد الذي يحتوي على المستندات (مجلدات التوقيع)، مع أي معلومات أخرى.
هنا مثال على الملصقات. يمكن تغيير حجم الملصق والخط والمعلمات الأخرى.لعمل ملصقات ، عليك الذهاب إلى "القائمة البريدية" -> "إنشاء" -> علامة التبويب "الملصقات". يخرج هذا الجدول.
في علامة تبويب هذه النافذة "خيارات الطباعة" في حقل "العنوان" ، اكتب نص الملصق. في المثال كتبنا "الربع الأول 2013".
في الجزء السفلي من النافذة ، انقر فوق الزر "خيارات" - هنا نقوم بتهيئة الملصق الخاص بنا.
لنلق نظرة على الإعدادات.
"تغذية الورق" - هنا هي "الافتراضي (الورقة) ، أي ورقة ميدانية. يمكنك تحديد "ورقة بلا حدود".
"النوع" - هنا يتم تحديد النوع "30 لكل صفحة" وعلى اليمين (في قسم "الملصق") أبعاد ملصق واحد (الارتفاع والعرض) وحجم الورقة التي توضع عليها هذه الملصقات يشار إلى.
لتغيير حجم الملصق ، تحتاج إلى النقر فوق الزر "إعدادات". ستظهر نافذة مثل هذه. في الجزء العلوي من النافذة في الشكل ، يشار إلى تسميات جميع معلمات الملصقات وتوقيعها.
وفي الجزء السفلي من النافذة ، يمكنك ضبط أحجام الملصقات الخاصة بك.
إذا لزم الأمر ملصقات في Word بنص مختلف، على سبيل المثال ، مع عناوين مختلفة في مظاريف كبيرة ، ثم نستخدم وظيفة الدمج.
على سبيل المثال ، نحتاج إلى طباعة ملصقات تحتوي على عناوين عملائنا. لدينا قائمة بالعملاء في جدول بيانات Excel مع العناوين واسم المؤسسة واسم المدير.القائمة مثل هذا.

إذا لم تكن هناك قائمة عملاء جاهزة ، فيمكن القيام بذلك في عملية إنشاء الملصقات في موجه معالج خطوة بخطوة.
الآن نقوم بإنشاء الملصقات بأنفسنا في Word.
لهذا نفتح مستند جديد Word ، انتقل إلى علامة التبويب "القائمة البريدية" ، وانقر فوق الزر "بدء الدمج" وحدد "معالج دمج خطوة بخطوة". الآن نفعل كل شيء بالطريقة التي يخبرنا بها معالج الدمج.
ضع علامة بجوار كلمة "ملصقات". انقر فوق {التالي. فتح مستند.
الخطوة الأولى.
انتقل إلى "خيارات الملصق". في مربع الحوار ، حدد جميع الخيارات وقم بتكوينها. انقر فوق موافق".
لدينا مثل هذا الترميز على الملصقات على الصفحة.
الخطوة الثانية.
الآن انقر فوق الزر "التالي". اختيار المستلمين.
لدينا علامة اختيار بجوار الكلمات "استخدم قائمة" ، أي توجد قائمة جاهزة لعملائنا في Excel. إذا لم تكن هناك قائمة جاهزة ، فضع علامة اختيار بجوار الكلمات "إنشاء قائمة". كيفية إنشاء قائمة هنا ، راجع المقالة "دليل الهاتف من قائمة الموردين والعملاء في Word". رابط إلى المقالة في نهاية المقالة.
لذلك ، لدينا قائمة جاهزة وعلينا تحديدها. انقر فوق الزر "استعراض ..." ، حدد المجلد المطلوب. وصلت قائمتنا.
توجد مربعات اختيار على الجانب الأيسر من القائمة. هم أيضا يقفون في طوابير فارغة. يمكننا النقر فوق الزر بعلامة اختيار في المربع الأحمر وإلغاء تحديد جميع مربعات الاختيار ، ثم تحديد المربعات الموجودة بجوار العملاء الذين نحتاجهم يدويًا.
إذا صنعنا ملصقات للقائمة الكاملة للعملاء ولا توجد صفوف فارغة في الجدول ، فإننا نتركها هكذا.انقر فوق موافق".

الآن ، بدلاً من الزر "تصفح ..." ، ظهرت أزرار أخرى. يمكننا اختيار قائمة مختلفة أو تغيير القائمة المحددة.
بعد تحديد القائمة ، ظهرت علامات اقتباس للنص في الملصقات.
عند الانتهاء من القائمة ، انقر فوق الزر "التالي". تطوير الملصق.
خطوة ثالثة.
في هذه المرحلة ، يجب أن نختار المعلومات والشكل الذي سنضعه على الملصقات.
سنكتب العناوين ، p.e. على ملصقاتنا. نختار "كتلة العنوان". في مربع الحوار الذي يظهر ، حدد كيفية كتابة العنوان على الملصقات ، وقم بتنسيق العنوان وفقًا لبلد التسليم ، وحدد الحقول ، واختر التنسيق الذي تريد كتابة اسم المستلم به ، وما إلى ذلك في "عرض" ، يمكننا عرض كل عنوان عن طريق تحريك الأسهم.
عندما يتم كل شيء ، انقر فوق الزر "موافق".
ظهرت الكلمات التالية في الخلية الأولى - هذا أمر لجهاز الكمبيوتر ، ما هي المعلومات التي يجب طباعتها. نحمل الآن هذه المعلومات لجميع الملصقات. للقيام بذلك ، انقر فوق الزر "تحديث كافة الملصقات". الآن ظهر مثل هذا النقش في جميع الملصقات.اضغط على زر "التالي. عرض الملصقات.
الخطوة الرابعة.
في الجزء العلوي ، باستخدام الأسهم ، يمكننا نقل الملصقات إذا كان هناك الكثير منها وكانت موجودة في عدة صفحات.في هذه المرحلة ، يمكنك تغيير قائمة المستلمين مرة أخرى.
الخطوة الخامسة.
إذا كان كل شيء جاهزًا ، فكل شيء مناسب ، انقر فوق الزر "التالي". إتمام الاندماج.
الخطوة السادسة.
هنا يمكنك تغيير الملصقات. أو انقر فوق طباعة.حصلت على بعض الملصقات.

نطبعها على أوراق لاصقة. تباع الملاءات الجاهزة مع ملصقات بحجم معين. ثم ملصقاتنا قابلة للتخصيص وفقًا لحجم هذه الملصقات الورقية.
كيفية التوقيع على المغلفات القياسية ، انظر المقال "

من الأفضل إعداد غلاف الحالة ، مثل جميع الوثائق الأخرى ، فورًا وفقًا لجميع المتطلبات والقواعد. لذا فإنك توفر الوقت في المستقبل عندما تستعد له أو عندما تحتاج إليه. يجب أن يتم تصميم الغلاف وفقًا للوثائق التنظيمية والمنهجية ، ويتميز بالشكل المحدد الذي يظهر في الصورة.

ربما لاحظت العناصر التي تم تمييزها باللون الأحمر. لذلك ، في أعمال المكتب الحالية ، لا يتم استخدامها في تصميم الغلاف.

يجب ملؤها فقط إذا قامت المنظمة بتسليم الحالات لتخزينها لاحقًا في البلدية أو أرشيف الدولة. تعني هذه التعيينات رمز الحالة وتدوين هذه المنظمة والأرشيف حيث يتم إرسال مستنداتك. في بعض الأحيان ، يترك الموظفون ببساطة مساحة فارغة عند عمل غطاء ، وعندها فقط يتم ملؤها بطوابع خاصة عندما يتم نقل الحالة إلى مخزن الحالة.

دعنا ننتقل من النظرية إلى التطبيق ، فهي مفهومة أكثر وتوضيحًا. العينة أدناه مستخدمة في كلياعند تصميم غطاء العلبة ، فإن جميع عناصره المراد ملؤها إلزامية.

غلاف الحالة - عينة من تصميم المراسلات

فتح شركة مساهمة مشتركة "جوركا"

(JSC "Gorka")

على 57 ورقة

مخزن 75 عاما EPA

عند عمل غلاف للحالة ، تأكد من تضمين العنوان الوحدة الهيكلية. عندما يتم نقل حالة إلى قسم جديد ، يشار إلى اسمها أسفل القسم القديم ، والموجود بين قوسين.

ترتيب تسجيل فهرس الحالة والعنوان ورقم السلعة ومدة صلاحيتها. سيعمل تاريخان كإطار زمني - الوثيقة الأقدم ، وبالتالي الأحدث. اذا كان نحن نتكلمفيما يتعلق بالملف الشخصي للموظف ، يختلف الوضع إلى حد ما ، حتى إذا كانت هناك مستندات سابقة ، فسيكون التاريخ الأقصى الأعلى هو التاريخ الذي تم فيه تسجيل طلب التوظيف ، والتاريخ الأدنى - عندما تم تسجيل أمر الفصل.

لتوفير الراحة في العثور على المجلدات الضرورية ، صمم العمود الفقري لغلافها. لا يوجد نموذج واحد لذلك ، تشير قواعد العمل المكتبي فقط إلى أنه من الضروري كتابة التسميات الرقمية للحالات (فهرس الحالة وفقًا للتسمية).

كل هذا يتوقف على الحالة نفسها ، وسمكها ، وحجم العمود الفقري ، بالإضافة إلى المعلومات التي ستكون كافية للبحث ، وما إلى ذلك. استخدم للزينة شكل تقريبيأقل:

أوامر العمل

نأمل أن يكون هذا القدر من المعلومات كافيًا لك لتتمكن من إعداد غلاف الحالة بشكل صحيح في الممارسة العملية ، وفقًا للمتطلبات الحالية.