الجهاز المرجعي لأرشيف الدولة. هيكل نظام وكالة الأمن القومي

1. النظام العلمي مكتب المساعدة

1.1 جهاز المرجع العلمي ومفهومه وتكوينه

يعد نظام جهاز المرجع العلمي (SNSA) لوثائق الأرشيف مجموعة معقدة من الكتب المرجعية الأرشيفية المترابطة والمتكاملة حول تكوين ومحتوى الوثائق الأرشيفية التي تم إنشاؤها على أساس منهجي واحد للبحث في المستندات الأرشيفية والمعلومات الأرشيفية للاستخدام الفعال.

يشتمل نظام NSA على أدلة أرشيفية (قوائم جرد أرشيفية وقائمة بالأموال والكتالوجات والأدلة والفهارس ومراجعات المستندات) وأنظمة استرجاع المعلومات الآلية والآلية (AIPS).

تنقسم الدلائل الأرشيفية وأنظمة المعلومات الآلية والآلية إلى أرشيف داخلي وأرشيف عام وصناديق مشتركة ولكل صندوق.

توفر الدلائل الأرشيفية وأنظمة المعلومات الآلية والآلية بحثًا عن المستندات بناءً على مواد مجموعة من أرشيفات الدولة (الدولة ككل ، المنطقة ، الجمهورية ، الإقليم ، المنطقة) ؛ أدلة الأرشفة العامة ، وأنظمة المعلومات الآلية والآلية - البحث عن الوثائق بناءً على المواد الخاصة بأرشيف معين ككل ؛ الدلائل المشتركة بين الصناديق وأنظمة المعلومات الآلية والآلية - البحث عن الوثائق في عدة صناديق في أرشيف واحد ؛ أدلة الصندوق - ابحث عن الوثائق المتعلقة بمواد صندوق معين.

يتم إنشاء الدلائل الأرشيفية على أساس وصف الوثائق الأرشيفية ، أي على أساس إنشاء معلومات ثانوية حول تكوين ومحتوى وعناوين (بيانات البحث) للوثائق والأموال عن طريق المعالجة التحليلية والتركيبية للوثائق الأولية. معلومات المستند. اعتمادًا على نوع الدليل (المخزون ، الكتالوج ، الدليل ، الفهرس ، المراجعة ، إلخ) الذي تم إنشاؤه ، وصف المستند (جزء من المستند) ، مجموعة المستندات ، الحالة ، مجموعة الحالات ، الصندوق (جزء من صندوق) ، مجموعة من الصناديق ، يتم تنفيذ أموال الأرشيف ، أموال مجموعة من المحفوظات.

يخضع إعداد الكتب المرجعية الأرشيفية للنشر ، وتطوير أنظمة المعلومات الآلية والآلية ، فضلاً عن التطوير العلمي للصناديق الأرشيفية الكبيرة ، التي بلغت ذروتها في إنشاء كتب مرجعية وتقرير علمي ، لتسجيل الدولة.

عند إنشاء وتطوير نظام مرجعي علمي ، يتم استخدام نهج متمايز ، والذي يتمثل في اختيار منهجية معينة لتجميع وتحسين الكتب المرجعية ، وتحديد التركيب والمحتوى المناسب للجهاز المرجعي لها ، وتحديد ترتيب العمل حسب فئة الصندوق ، وفئة الجزء المنفصل منه ، وطبيعة وثائقه ، وحالة وتكوين الجهاز العلمي والمرجعي الموجود للصندوق.

بالنسبة لأموال الفئة الأولى ، يتم تجميع جهاز مرجعي علمي يضمن الاستخدام المتنوع للوثائق جنبًا إلى جنب مع سرعة واكتمال ودقة بحث متعدد الأوجه. يجب أن تحتوي قوائم جرد هذه الصناديق على مقدمات وفهارس مختلفة ؛ تخضع مواد المجموعات للفهرسة ذات الأولوية ، في حين أن الطريقة الرئيسية للوصف هي كل وثيقة على حدة ؛ في الدليل ، يتم تجميع السمات الفردية لهم.

بالنسبة لأموال الفئة الثانية ، بالإضافة إلى المقدمة ، يمكن تجميع فهرس للصم للمخزون (الموضوع أو تنوعه - موضوع جغرافي أو خاص) ؛ الطريقة الرئيسية للوصف في الفهرسة ستكون مفردة ؛ في الدليل ، يمكن تضمين معلومات عنهم في وصف المجموعة.

بالنسبة للأموال من الفئة الثالثة ، التي يكون للمعلومات الخاصة بها طابع ملحق جزئي فيما يتعلق بأموال الفئتين الأولى والثانية ، يمكن تجميع الحد الأدنى من الأجهزة المرجعية. لا يجوز أن تحتوي قوائم جرد هذه الأموال على فهارس ؛ أثناء الفهرسة ، يمكن إعداد بطاقة مرجعية واحدة لصندوق ، أو مجموعة من الصناديق ؛ في الدليل ، يمكن إدراج معلومات حول هذه الأموال في قائمة الصناديق غير المشروحة.

إن تعاقب الجهاز المحاسبي والمرجعي الذي تم إنشاؤه في العمل المكتبي للمؤسسات و NSA لأرشيف الدوائر والدولة يعتمد على وحدة المتطلبات والمبادئ لبناء نظام مرجعي علمي. الاستمرارية تعني الالتزام بتجميع قوائم جرد الحالات مع الأجهزة العلمية والمرجعية الضرورية في عمل المؤسسات وأرشيفات الإدارات.

تمت الموافقة عليها من قبل الخبير المركزي ولجنة التحقق - لجنة التحقق من الخبراء (CEPC - EPC) للمؤسسات الأرشيفية لجرد الحالات التخزين الدائميخزن أرشيف الدولة كنسخ مراقبة حتى يتم نقل الوثائق إلى مخزن الدولة ، وبعد ذلك تصبح المخزونات جزءًا من نظام الجهاز المرجعي العلمي أرشيف الدولة.

يمكن قبول أنواع مختلفة من خزائن الملفات والكتالوجات وأرشيفات الإدارات في أرشيفات الدولة لاستخدامها كجزء من نظام NSA.

لتحديد طرق تحسين نظام المرجع العلمي للأرشيف ، من الضروري تحليل حالة جميع الأدلة المتاحة ومراعاتها ، والتي يتم الاحتفاظ بها في خزانة ملفات (مجلة) لتسجيل حالة وكالة الأمن القومي.

2. عناصر نظام المرجع العلمي

2.1 قوائم الجرد الأرشيفية للحالات والوثائق

جرد الأرشيف هو دليل أرشفي مصمم للكشف عن تكوين ومحتوى القضايا ، لتوحيد تنظيمها داخل الصندوق وتسجيل الحالات. يتم تجميع قوائم الجرد في إدارة السجلات في المؤسسات وفي محفوظات الإدارات. في أرشيفات الدولة ، يتم تجميع قوائم الجرد للوثائق غير الموصوفة التي تم استلامها وفي عملية معالجة قوائم الجرد منخفضة الجودة.

يجب أن يحتوي أرشيف الدولة على ثلاث نسخ من قوائم الجرد: نسخة ضابطة ونسختان عاملة. توجد نسخة التحكم في قسم الأرشيف ، الذي يقوم بإجراء محاسبة مركزية للوثائق ، ونسخ العمل موجودة في المستودعات المعنية ، في غرفة القراءة. يتم تخزين المخزونات بترتيب أرقام الصناديق ، وداخل الصندوق - حسب أرقام المخزون.

تتكون عملية الوصف من:

أوصاف الحالات (كل وحدة تخزين) على البطاقات ؛

تنظيم البطاقات وفقًا للمخطط وتحريرها ؛

· صياغة الوصف.

يتضمن وصف الحالات رسم عنوان القضية ، وتحديد اسم الجزء الهيكلي ، ورقم السجل (الفهرس) ، والمواعيد النهائية لوثائق القضية ، وعدد الأوراق في القضية ، وكود أرشيفية القضية. يتم إدخال كل هذه المعلومات على البطاقة. تتلقى كل بطاقة رقمًا تسلسليًا يتم رسمه بالقلم الرصاص على غلاف العلبة وهو رقم عملها المؤقت حتى التنظيم النهائي للحالات في الجرد والصندوق. بعد اكتمال التنظيم ، يتم نقل جميع المعلومات من البطاقات إلى المخزون وإلى أغلفة الحالات.

يجب أن يلخص العنوان بإيجاز المحتوى الرئيسي وتكوين وثائق الحالة. عند تجميع العناوين ، اعتمادًا على محتوى الحالات ، يتم تنفيذ نهج مختلف.

المتطلبات الرئيسية لمنهجية تجميع (توضيح) العنوان:

· الحقائق والأحداث التي انعكست في الوثائق تم الكشف عنها من خلال المواقف الماركسية اللينينية. لا يجوز التحويل من نص المستندات إلى عنوان حالة الصياغات والمفاهيم والمصطلحات الغريبة ؛

يجب أن يعكس نص العنوان بشكل عام وواضح المحتوى الدلالي لوثائق الحالة ؛ لا يُسمح بإدراج أسماء المستندات الفردية في العنوان ؛

لا يجوز استخدام عبارات غير محددة وغير فاضحة في العنوان ("مراسلات مختلفة" ، "مراسلات عامة" ، "أوراق للإدارة" ، إلخ) ؛

يشار إلى الألقاب والرتب والرتب والمواقف ما قبل الثورة بالكلمات التي تحدد هذه المفاهيم (إمبراطور ، حاكم ، إلخ) ، باستثناء الكلمات التي تعبر عن تبجيل خاص (الجلالة ، الجلالة ، الفخامة ، إلخ).

يتضمن رأس الحالة العناصر التالية:

اسم نوع الحالة (وحدة التخزين) أو نوع (نوع) المستندات ؛

اسم المؤسسة أو المنصب أو اللقب والأحرف الأولى من اسم الشخص الذي أعد المستندات (المؤلف) ؛

اسم المؤسسة أو المنصب أو اللقب والأحرف الأولى من اسم الشخص الذي يتم توجيه المستندات إليه أو الذي يتم استلام المستندات منه (المرسل إليه ، والمراسل) ؛

السؤال أو الموضوع أو الحدث أو الحقيقة أو الاسم ، وما إلى ذلك ، الذي يتعلق به محتوى وثائق القضية ؛

اسم المنطقة (الإقليم) الذي يرتبط به محتوى وثائق القضية ، أو المؤلف ، أو المرسل إليه ، أو مراسل الوثائق ؛

التواريخ التي تشير إليها وثائق القضية أو الأحداث الواردة فيها.

يشار إلى نوع وحدة التخزين (حالة ، مراسلات ، مواد ، مجلة ، كتاب ، إلخ) أو نوع (نوع) المستندات (محاضر ، تقارير ، تعاميم ، أوامر ، تقارير ، أفعال ، إلخ) التي تميز تكوين الحالة في بداية العنوان. إذا كانت وحدة التخزين تتكون من مستندات من أنواع مختلفة ، مرتبطة بوحدة المحتوى وتسلسل العمل المكتبي في قضية واحدة محددة (حالة) ، يتم استخدام مفهوم "الحالة" عند تجميع العنوان.

يشار إلى المراسل بعد تحديد نوع القضية (المستندات) في شكل الاسم الرسمي للمؤسسة أو اللقب أو الوظيفة أو الرتبة أو المهنة للفرد.

إذا كانت وحدة التخزين عبارة عن "مراسلات" ، فلا يُدرج في العنوان سوى أسماء المراسلين ، ولا يُذكر اسم المؤسسة المنشئة للصناديق ، كقاعدة عامة.

بيان السؤال (الموضوع) ، الذي يعكس محتوى الوثائق ، هو الجزء الرئيسي من العنوان ويعطى بعد الإشارة إلى نوع القضية ، المؤلف ، المرسل (المرسل إليه) من المستندات.

يتم تضمين اسم المنطقة في عنوان القضية إذا كان من الضروري الإشارة إلى مكان الأحداث أو مكان مؤلفي المستندات (المرسلون والمراسلون).

يمكن استخدام المعلومات الوثائقية بأثر رجعي الواردة في أموال مؤسسة خزانة الدولة في منطقة روستوف "أرشيف الدولة لمنطقة روستوف" GKU RO "GARO" 1 (المشار إليه فيما يلي - أرشيف الدولة) بشكل فعال للأغراض السياسية والاقتصادية والاجتماعية والثقافية فقط بمساعدة نظام تم إنشاؤه خصيصًا للمكتب العلمي والمساعدة (NSA). نظام NSA الخاص بأرشيف الدولة عبارة عن مجموعة معقدة من الوثائق المحاسبية المترابطة ، والأدلة الأرشيفية ، ووثائق المعلومات التي تم إنشاؤها لضمان سلامة المستندات الأرشيفية والمعلومات الوثائقية والبحث فيها.

يتم تحديد تكوين نظام NSA لأرشيف الدولة من خلال تكوين ومحتوى الوثائق المخزنة فيه ، وطبيعة ومهام البحث ، وشدة استخدام المعلومات الوثائقية. يحتوي نظام NSA على معلومات على المستويات: صندوق - حالة - مستند.

جميع الكتب المرجعية الأرشيفية ووثائق المعلومات مقسمة إلى أرشيفية مشتركة بين الصناديق وصناديق داخلية (داخل الأنواع).

تم إجراء مراجعة للجهاز العلمي والمرجعي لوثائق أرشيف الدولة لمنطقة روستوف من أجل زيادة الكفاءة في عمل إعلاميالأرشيف ، وتوسيع إمكانيات تنظيم معلومات المبادرة ، وضمان اكتمال استخدام نظام NSA ككل واستخدام كل دليل و ورق ابيضبالميعاد.

تقدم المراجعة وصفًا لعناصر نظام NSA التي تؤدي وظيفة استرجاع المعلومات: الكتب المرجعية الأرشيفية ووثائق المعلومات ؛ يتم الكشف عن الغرض منها ، والتكوين ، والهيكل ، ومصادر التجديد ، ويتم عرض الاتصال بالكتب المرجعية الأخرى ، وتم تحديد إجراءات استخدام الكتب المرجعية.

يُرفق بالمراجعة قائمة بالأدلة الأرشيفية ووثائق المعلومات التي تشير إلى مواقعها. نظرًا لأن إعداد وإنشاء نسخة واحدة من الكتب المرجعية الجديدة يتم نقلها للتخزين الدائم والاستخدام في عمل SIF GARO ، فإن وثائق المعلومات (المقالات والمحاضرات والتقارير والمراجع والمعلومات) - إلى صندوق الأرشيف. يتم إدخال المعلومات المتعلقة بهم في الأقسام ذات الصلة من نسخ العمل من القائمة (غرفة القراءة ، قسم المعلومات).

إذا كانت وثيقة المعلومات لا تشير إلى اسم المنطقة ، فيجب أن يكون مفهوماً أن المقصود بمنطقة روستوف. يجب الإشارة إلى اسم المناطق الأخرى (كراسنودار ، ستافروبول ، أقاليم شمال القوقاز ، إلخ).

في وثائق المعلومات ، يُشار إلى تاريخين: الأول يشير إلى تاريخ الحدث أو الفترة الزمنية ، والثاني - تاريخ تجميع وثيقة المعلومات.

مراجعة وكالة الأمن القومي مخصصة لموظفي المؤسسات الأرشيفية ومستخدمي غرفة القراءة.

دليل الارشيف

توفر الدلائل الأرشيفية إمكانية البحث عن المستندات المخزنة في الأرشيف والإبلاغ عن تكوينها ومحتواها بغرض الاستخدام الشامل. يتم إنشاء أدلة أرشيفية مشتركة بين الصناديق وداخل الصناديق في أرشيف الدولة.

1. دليل الدفع

1.1. دليل "أرشيف الدولة لمنطقة روستوف" (روستيزدات ، 1961) ،يحتوي على معلومات حول مجمع الأموال المخزنة في أرشيف الدولة لمنطقة روستوف وفروعها في المدن. Novocherkassk و Taganrog و Shakhty 2 اعتبارًا من سنة نشر كل من الكتب المرجعية.

يتكون الدليل من ثلاثة أقسام: أموال فترة ما قبل الثورة ، أموال فترة الثورة المضادة على الدون ، أموال الفترة السوفيتية.

يمكن العثور على معلومات حول أنشطة أسلاف مؤسسي الصناديق في الفترة السوفيتية في بعض الحالات في صناديق فترة ما قبل الاتحاد السوفيتي.

تم بناء الدليل وفقًا لمبدأ الإنتاج والصناعة. ضمن المجموعات الصناعية ، يتم تجميع الأموال وفقًا للتشابه بين المؤسسات والمنظمات والشركات ، على أساس تبعية الإدارات ، ووفقًا لحجم نشاط منشئ الصندوق. يتم تمييز خصائص الأموال ذات الأصل الشخصي في قسم مستقل.

يحتوي الجزء الرئيسي من الدليل على خصائص الصناديق التي يمكن استخدام وثائقها على نطاق واسع للأغراض السياسية والاقتصادية والاجتماعية والثقافية. يتم تضمين الأموال غير المهمة في الحجم أو التي لها قيمة مرجعية في قائمة الصناديق التي لم يتم تضمينها في الجزء الرئيسي من الدليل ، والتي يتم توفيرها في ملحق الدليل. مبدأ ترتيب الأموال في القائمة هو نفسه كما في الجزء الرئيسي من الدليل. يحتوي ملحق الدليل أيضًا على معلومات حول تكوين صناديق SIF ، ومعلومات عن التغييرات في التقسيم الإداري الإقليمي للمنطقة من القرن الثامن عشر إلى عام 1960. وخريطة التغييرات في الحدود الإدارية على أراضي الدون السفلي وشمال القوقاز.

الدليل مزود أيضا بفهرس بالأسماء المذكورة في أوصاف الصناديق.

يعطي بناء الجزء الرئيسي من الدليل فكرة واضحة عن تكوين صناديق أرشيف الدولة وفروعها ككل ، ويعكس العلاقة بين منشئي الصناديق. مخطط بناء الدليل هو مصدر إضافي للمعلومات حول وثائق الأموال ، ويساعد على فهم مكان كل منظمة في نظام جهاز الدولة.

تتكون خصائص الصناديق الواردة في الدليل من اسم الصندوق ، والبيانات المرجعية عنه (العدد ، وعدد الحالات ، والمواعيد النهائية) ، وملاحظة تاريخية موجزة عن المؤسس ، وشروح وثائق الصندوق. إذا تم تغيير اسم منشئ الصندوق ، فسيتم ذكر اسم الصندوق في الدليل وفقًا للاسم الأخير لمنشئ الصندوق (خلال الفترة التي يتم فيها الاحتفاظ بالمستندات). جميع عمليات إعادة التسمية السابقة مذكورة في المرجع التاريخي. يتكون اسم الصندوق من الاسم المختصر الكامل والمقبول رسميًا بين قوسين لمنشئ الصندوق ، وخضوعه ، وتواريخ الوجود الأخيرة ضمن الإطار الزمني للوثائق المشار إليها في البيانات المرجعية. ينعكس عدم وجود وثائق لفترات معينة في البيانات المرجعية (1937-1939 ، 1943-1956). إذا كان جزء كبير من الصندوق عبارة عن وثائق شؤون الموظفينعند تحديد حجم الصندوق ، يتم إجراء حجز خاص. على سبيل المثال ، 3152 ملفًا (بما في ذلك 1445 ملفًا شخصيًا). في الصناديق ذات الأصل الشخصي ، هناك وثائق تم تشكيلها قبل ولادة المؤسس وتم إيداعها بعد وفاته (وثائق عنه ، حول الذكرى السنوية ، حول افتتاح النصب للمؤسس).

يضاف الحرف "P" إلى أرقام أموال الحقبة السوفيتية.

يتم تمييز الأموال المحفوظة في فرع Taganrog بعلامة النجمة (x) ، في فرع Shakhtinsk - مع اثنين (xx) ، في فرع Novocherkassk - مع ثلاثة (xxx).

البيانات المرجعية حول الصندوق ضرورية للأشخاص الذين يستخدمون الدليل: رقم الصندوق - عند طلب وكالة الأمن القومي إلى الصندوق ووثائق الصندوق ؛ حجم الصندوق يعكس درجة سلامته ؛ توضح التواريخ المتطرفة الفترة الزمنية التي تغطيها وثائق الصندوق. إن مقارنة التواريخ الأخيرة للوثائق مع التواريخ الأخيرة لوجود المؤسس ، الواردة في المعلومات التاريخية ، تجعل من الممكن أيضًا الحكم على درجة الحفاظ على الصندوق ، ووجود مستندات سلفه في الصندوق مؤسس.

ملحقان للدليل ، تم نشرهما في عامي 1971 و 1975. كما كتب مرجعية موجزة عن الصناديق (1.2. و 1.3.)، تحتوي على معلومات عامة حول الأموال المقبولة للتخزين بعد نشر الدليل ، وحول الدخل الإضافي من الأموال المدرجة في الدليل. تتضمن الكتب المرجعية المختصرة مقدمات تحتوي على خصائص المجموعة للأموال ، ومعلومات حول تكوين الوثائق الفوتوغرافية ومكتبة مرجعية علمية.

يشبه هيكل الدلائل هيكل قسم الأموال في الفترة السوفيتية من الدليل. تشمل خصائص الصناديق الاسم الكامل والمختصر للمؤسسة - منشئ الصندوق ، وتتبعه ، ورقم الصندوق ، والحجم ، والمواعيد النهائية للوثائق والمواعيد النهائية لأنشطة منشئ الصندوق ، إذا كانت التواريخ غير متطابقة.

يتم نسخ الدليل وملاحقه ، وهو متاح في صندوق المراجع والمعلومات (CIF) لأرشيف الدولة وفي غرفة القراءة.

ويجري حاليا إعداد نسخة إلكترونية من الدليل ، مع مراعاة إيصالات الأموال للفترة الماضية.

1.4. فهرس صناديق الأرشيفهو أيضًا دليل مشترك بين الصناديق. الغرض الرئيسي من فهرس مجموعات الأرشيف هو توفير بحث سريع وفعال عن المجموعات المطلوبة. في الظروف التي يتزايد فيها الطلب على المعلومات بأثر رجعي المخزنة في الأرشيف باستمرار ، لا يلبي الدليل والأدلة الموجزة للصناديق جميع متطلبات البحث. يعكس مؤشر صناديق الأرشيف على الفور جميع التغييرات في تكوين وحجم الأموال. هذه هي ميزته على الكتب المرجعية المنشورة.

يوفر مؤشر الصندوق إمكانية استرجاع المعلومات على مستوى الصندوق.

يشبه مخطط إنشاء الفهرس مخطط الدليل. يشمل المؤشر جميع أموال أرشيف الدولة. تحتوي البطاقة على اسم الصندوق ، وإعادة تسمية المؤسس وتبعيته ، وآجال الوجود ، وحجم الصندوق ، والمواعيد النهائية للمستندات ، ورقم الصندوق. يتم تخصيص البطاقات التي تحتوي على معلومات حول الأموال المتقاعدة في قسم مستقل ، ويشار إلى موقعها.

يتم الاحتفاظ بفهرس بطاقة أموال الأرشيف في أرشيف الدولة في 3 نسخ. ويتم تخزينها: في غرفة القراءة ، وفي قسم المعلومات وفي الإدارة لضمان حفظ المستندات وتسجيلها.

2. نظام الكتالوجات.

نظام الفهرس لأرشيف الدولة عبارة عن مجموعة من الفهارس ذات الأغراض والبنية المختلفة ، والمترابطة والمتكاملة بشكل متبادل ، وبالتالي يسمح ببحث متعدد الأوجه عن المعلومات الوثائقية.

يشمل نظام الفهرس الخاص بأرشيف الدولة:

2.1 كتالوجات للوثائق الورقية:

2.1.1 منهجي:

2.1.1.1 فترة ما قبل الاتحاد السوفياتي

2.1.1.2 الفترة السوفيتية

2.1.1.3 فترة ما قبل الاتحاد السوفياتي في تاريخ مؤسسات الدولة

2.2.1.4 الدليل المسمى

2.2 كتالوجات للوثائق الفوتوغرافية:

2.2.1 الفترة السوفيتية النظامية

2.2.2 الفترة السوفيتية الموضوعية

2.2.3 فترة ما قبل الاتحاد السوفياتي المواضيعي

2.2.4. دليل مسمى.

شرط ضروري عمل فعالتهدف أنظمة الفهرس إلى إنشاء روابط بينها - تنظيم تفاعل عناصر النظام ، والذي يتم تنفيذه ، كقاعدة عامة ، بمساعدة البطاقات المرجعية والمؤشرات المختلفة. جميع الفهارس المدرجة في النظام مرتبطة بشكل أساسي بالفهرس النظامي.

2.1.1.1.كتالوج منهجي للوثائق الورقية (فترة ما قبل الاتحاد السوفياتي)تم إنشاؤه على أساس مخطط لتصنيف موحد للمعلومات الوثائقية في الفهارس النظامية لأرشيفات الدولة الاتحاد الروسي(الثامن عشر - أوائل القرن العشرين). م ، 1978 ، 1983 ، (EKDI).

2.1.1.2. كتالوج منهجي للوثائق الورقية (الفترة السوفيتية)تم إنشاؤه منذ عام 1964. في البداية ، تم إنشاؤه على أساس مخطط التصنيف الموحد للمواد الوثائقية لصندوق المحفوظات الحكومي لاتحاد الجمهوريات الاشتراكية السوفياتية (الفترة السوفيتية). م ، 1962 ، مع التغييرات والإضافات اللاحقة لها. منذ عام 1980 تم نقله إلى التصنيف الموحد لنظام معلومات المستندات (ECDI) في الفهارس المنهجية لأرشيفات الدولة في الاتحاد السوفياتي (الفترة السوفيتية). م ، 1978 لا يخدم SEK كدليل في تنظيم البطاقات في الكتالوج فحسب ، بل يؤدي أيضًا وظائف جهاز مرجعي علمي في نفس الوقت ، ويسهل استخدام الكتالوج ، ويوجه في وجود مستندات ذات محتوى معين ، ويساهم في اكتشاف أسرع.

يحتوي الكتالوج النظامي على معلومات على مستويات مختلفة من التعميم حول المجمع الوثائقي بأكمله للأرشيف (بما في ذلك على مستوى بطاقة مرجعية إلى كتالوجات وأدلة أخرى لنظام أرشيف NSA). بسبب هذه الطبيعة المعقدة للمحتوى والبنية المنطقية للبناء ، فإن الفهرس المنهجي قادر على توفير معلومات عن الكل في فروع المعرفة وأنشطة المجتمع ، لإعادة إنتاج الروابط بين الأحداث والظواهر المسجلة في مستندات. كل هذا يحدد موقعها المركزي في نظام كتالوج الأرشيف.

يحتوي الكتالوج على معلومات كاملة عن جميع الصناديق من الفئتين 1 و 2 ؛ بأموال الفئة الثالثة من الأجهزة سلطة الدولةوالمؤسسات والمنظمات الزراعية والتعليم العام والصناعات الأخرى.

يحتوي الكتالوج أيضًا على معلومات من المصادر المطبوعة لـ SIF GARO (الصحف والمجلات والمجموعات والقوانين التشريعية). يتوفر عدد كبير من هذه البطاقات في الأقسام ب - "هيكل الدولة" و I2 - " النقابات العمالية". تتركز البطاقات التي تحتوي على معلومات عن تاريخ الدون ، والتي تم تحديدها من وثائق أرشيف الدولة المركزية (TsGA Moscow و TsGANKh) ، في صندوق منفصل ، منظم وفقًا لـ SEC.

يتكون الكتالوج من 5 أقسام ، كل منها مقسم إلى أقسام فرعية وأقسام (حسب الصناعة بشكل أساسي). يتم ترتيب الأقسام في تسلسل منطقي ولها تقسيم داخلي خاص بها: أقسام فرعية ، وموضوعات ، وموضوعات فرعية ، وأسئلة. في الكتالوج ، عند مستوى معين من التصنيف ، يتم استخدام علامة رسمية لتنظيم البطاقات: ترتيب زمني أو أبجدي أو جغرافي (آخرها ترتيب زمني). لتوحيد الهيكل وعدد من المفاهيم المحددة ، يتم استخدام نظام أبجدي رقمي من المؤشرات.

من أجل تسهيل استخدام الكتالوج ، يتم فصل الأقسام والأقسام الفرعية والأقسام اللاحقة عن بعضها البعض بواسطة بطاقات فاصلة. لكل قسم ، يتم استخدام بطاقة - فاصل لون وحجم وشكل معين. تشير الفواصل إلى الفهرس واسم القسم المقابل (الأقسام والأقسام الفرعية والأقسام). على فواصل البطاقات ، لم ينعكس محتوى المفاهيم في لجنة الأوراق المالية والبورصات ، يتم الإشارة فقط إلى اسم الموضوع والسؤال (بدون فهرس).

يحتوي كل صندوق في الكتالوج على الفهارس الأولى والأخيرة وأسماء الأقسام المدرجة فيه.

يتم تنفيذ العلاقة بين أقسام الفهرس من خلال نظام المراجع.

تشير الفواصل الموجودة أسفل الفهرس الرئيسي واسمها إلى الفهرس المرجعي ، والذي يحتوي أيضًا على معلومات حول هذه المسألة. يتم وضع بطاقة مرجعية خلف الفاصل ، يشير محتواها إلى السؤال أو السؤال وبيانات البحث ، مما يشير إلى الفهرس الذي يمكن أن توجد فيه هذه المعلومات.

يمكن تحديد درجة اكتمال التضمين في فهرس المعلومات من خلال دفتر وبطاقة التسجيل الخاصة بأموال أرشيف الدولة التي اجتازت الفهرسة. وفقًا لمؤشر البطاقة ، المنظم بترتيب أرقام الصناديق ، يتم تحديد حقيقة التطور الموضوعي للصندوق (على البطاقة: الرقم والاسم والمواعيد النهائية لوثائق الصندوق ؛ الرقم التسلسلي وصفحة التسجيل وفقًا لـ دفتر الحسابات). وفقًا لكتاب المحاسبة للأموال التي اجتازت الفهرسة ، تم تحديد ما يلي: عدد الحالات الخاضعة للفهرسة ، ومنهجية التطوير (فردية ، وثيقة تلو الأخرى) ، عدد البطاقات المجمعة ، درجة إتمام العمل (البطاقات تُسكب في الكتالوج أم لا). توضع شهادة فهرسة الصندوق في ملف الصندوق.

يحتوي الكتالوج على أكثر من 300 ألف بطاقة موضوعية. مصدر تجديد الفهرس عبارة عن بطاقات تم تجميعها في سياق التطوير المواضيعي المستهدف والمعالجة العلمية والتقنية للأموال وتحديد الموضوعات وأنواع العمل الأخرى مع المستندات.

2.1.2 فهرس بتاريخ مؤسسات الدولةيتم إنشاؤه بشكل أساسي على أساس البطاقات المختارة من الكتالوج النظامي أثناء تحسينه. كما يتضمن معلومات عن تاريخ المؤسسات التي يتم تخزين وثائقها في أرشيف الدولة. المعلومات مأخوذة من أوراق الصناديق. يعكس الكتالوج معلومات حول الإنشاء والتصفية وإعادة التنظيم وإعادة تسمية المؤسسات والمنظمات والمؤسسات والتغييرات في الهيكل والتبعية.

يعتمد مخطط الكتالوج على EKDI.

2.1.3 ب الدليل الاسمييتضمن بطاقات تحتوي على معلومات حول حياة وعمل الثوار والعلماء البارزين والكتاب والملحنين والعديد من الشخصيات البارزة الأخرى في فترات ما قبل الثورة والسوفياتية.

مصادر تجديدها هي بطاقات يتم وضعها بناءً على طلب المؤسسات ونتيجة لتحديد المواضيع. يتم تجديده أيضًا عن طريق تكرار البطاقات الموضوعية للفهرس المنهجي (الفترة السوفيتية). تم بناؤه أبجديا.

تتركز المعلومات المتعلقة بتاريخ المؤسسات أيضًا في المراجع التاريخية التي أعدها الأرشيف بناءً على طلب المؤسسات. أسماء المؤسسات مدرجة في قائمة الأدلة الأرشيفية ووثائق المعلومات. يتم تخزين المراجع في صندوق GARO (R-137. المرجع 1،5،7).

2.2 كتالوجات للوثائق الفوتوغرافية:

2.2.1 منهجية الفترة السوفيتية -تم بناؤه وفقًا لـ EKDI ، موضوعًا موضوعيًا للفترة السوفيتية - على أساس جغرافي ، في الداخل - على المؤسسات ،

2.2.2 الفترة السوفيتية المواضيعية- حسب المواضيع

2.2.3 موضوع موضوعي من الحقبة السوفيتية- حسب الموضوع ، 2.2.4 .. اسمى، صورى شكلى، بالاسم فقط- تم إنشاؤه عن طريق تكرار البطاقات الموضوعية للفهرس النظامي ، والتي تم إنشاؤها وفقًا لمبدأ الأبجدية.

تتمثل إحدى ميزات كتالوجات المستندات الفوتوغرافية في شكل بطاقة موضوعية - بطاقة عرض ، وهي عبارة عن طباعة تحكم من مستند فوتوغرافي. على الجانب الخلفي ، يتم تقديم وصف لوثيقة الصورة ، في شكل تعليق توضيحي موجز حول الأحداث والأشياء والأشخاص الذين تم تصويرهم في مستند الصورة وتاريخ ومكان الحدث ومؤلف التصوير.

3. أدلة INTRA-FUND (INTRA-TYPE)

3.1 فهرس قوائم الجرد ووثائق الأموال. يعد البحث عن المخزون المطلوب خطوة مهمة في البحث عن المعلومات في الأرشيف. يتم تجميع فهارس قوائم الجرد للصناديق التي لديها العديد من قوائم الجرد مع تنظيم غامض للحالات. على سبيل المثال ، تم أخذ وثائق صندوق إدارة الأراضي الإقليمية Azovo-Chernomorsky بمبلغ حوالي 14 ألف ملف في الاعتبار وفقًا لـ 10 قوائم جرد. يتم تجميع قوائم الجرد وفقًا للمبدأ القطاعي دون مراعاة انتماء المستندات إلى وحدة هيكلية ، مع انتهاك التسلسل الزمني ، مما يعقد البحث عن المستندات. من أجل تحسين الكفاءة ، تم تجميع مؤشر موحد لمخزونات الصندوق. تم بناء المؤشر وفقًا لمبدأ الترتيب الزمني والهيكلية. يتم تضمين الأسماء في الأقسام السنوية للفهرس الانقسامات الهيكليةإدارة الأراضي بالترتيب الأبجدي. تم تجميع فهارس مماثلة للمجموعات الأخرى المسجلة من 10 أو أكثر من قوائم الجرد.

يعطي فهرس قوائم الجرد للصندوق روابط فقط للمخزون (قسم الجرد) أو بالمخزون والملف. ومع ذلك ، في حالة الإشارة إلى رقم الحالة ، فإن استخدام الفهرس لا يستثني من الإشارة إلى مخزون معين ، ولكنه يؤدي فقط إلى تجسيد البحث ، مما يسمح لك بتحديد الخطوط العريضة لعناوين الحالات التي تهمك لعرضها.

بمساعدة فهرس للمخزونات ، يتم تسريع البحث عن المعلومات الضرورية ، ولا داعي لإصدار وعرض جميع قوائم جرد الصندوق.

تكمل فهارس المستندات بشكل كبير قوائم الجرد والكتالوجات ، وتكشف عن محتوى الوثائق في جانب مختلف. يتم إنشاؤها أثناء التطوير المواضيعي للأموال متعددة المعلومات والمستخدمة على نطاق واسع. على سبيل المثال ، بالنسبة لوثائق صندوق المجلس الاقتصادي الإقليمي لشمال القوقاز (1920-1929) ، والتي بنيت قوائم الجرد في التسلسل الزمني ، وعناوين الملفات لا تكشف بشكل كامل عن المحتوى ، وهو موضوع - موضوعي داخل - تم تجميع فهرس الصندوق ، بالرجوع إلى الملفات والأوراق. يتم إنشاء الفهارس المشتركة بين الصناديق لوثائق مجموعة قطاعية واحدة من الصناديق. بمساعدتهم ، يتم إجراء بحث حول موضوع ينعكس في مجموعة من وثائق الصناعة. لذلك ، عند تنفيذ الطلبات المتعلقة بتاريخ المزارع الجماعية ومزارع الدولة ، يمكن أن يكون فهرس المنظمات والمؤسسات والشركات التابعة للنظام الزراعي في الدون وشمال القوقاز للفترة 1920-1937 ، والذي تم تجميعه وفقًا لوثائق 12 صندوقًا ، تستخدم. يحتوي الفهرس على جميع المعلومات الأساسية عن تاريخ وأنشطة مؤسسات النظام. تتضمن بيانات البحث أعداد الأموال والمخزونات والحالات. تم تجميع فهارس مماثلة مشتركة بين الصناديق لوثائق مجموعات صناديق الصحة والتعليم العام.

3.2 وصف الحالة

جرد القضايا هو الكتاب المرجعي الرئيسي داخل الصناديق. يحتوي على معلومات ويوفر استرجاع المعلومات على مستوى الحالة.

جرد القضايا - قائمة منهجية لعناوين القضايا التي تكشف عن تكوين ومحتوى الصندوق.

تم وصف جميع المستندات المخزنة في الأرشيف (أكثر من 4200 قائمة جرد لمستندات 2730 صندوقًا). يتراوح عدد المخزونات في كل صندوق من 1 إلى 40. كما تختلف نوعية المخزونات.

يقوم أرشيف الدولة بعمل منهجي على معالجة وتحسين قوائم الجرد. من أجل تحديد ترتيب العمل بشكل صحيح ومنهجية الكشف عن المحتوى ، كل الأموال ، حسب قيمة المعلوماتويتم تقسيم الاستخدام إلى ثلاث فئات. في الوقت الحاضر ، تحتوي أرشيفات الدولة لجميع الصناديق من الفئات 1 و 2 على قوائم جرد تفي بجميع المتطلبات الحديثة ، ومجهزة بالأجهزة العلمية والمرجعية اللازمة (مقدمات ، وفهارس ، وجداول ترجمة ، وجداول محتويات ، وما إلى ذلك). ومع ذلك ، لا يزال هناك عدد غير قليل من الصناديق من الفئة الثالثة التي تحتوي على مخزون مكتوب بخط اليد ، على ورق رث ، مع عدد كبير من الملاحظات على حالات المتقاعدين. يعمل الأرشيف بشكل منهجي على تحسين قوائم جرد هذه المجموعة العديدة من الصناديق.

يتم إجراء مراجعة قوائم الجرد في تلك الحالات عندما يكون من الضروري توضيح تمويل المستندات ، وفصل المستندات من قبل الموظفين في قائمة جرد مستقلة ، عندما يكون هناك العديد من العناوين "الصم" في المخزون التي لا تكشف عن محتوى المستندات ، هناك قوائم جرد إضافية.

في عملية معالجة قوائم الجرد ، تتم مراجعة جميع الحالات بالكامل ، ويتم تنفيذ التطوير المواضيعي للصندوق ، ويتم تجميع عناوين جديدة ، وتحديد التنظيم المنهجي ، وإعادة ترميز الحالات ، ويتم تجميع جدول ترجمة لرموز الحالة ، وهو وضعت في نهاية الجرد الجديد. بمساعدة جدول التحويل ، إذا لزم الأمر ، دون قضاء الكثير من الوقت ، يمكنك نقل الشفرة القديمة لحالة مستخدمة مسبقًا إلى حالة جديدة. في أغلب الأحيان ، يجب القيام بذلك عند استخدام البطاقات المواضيعية للكتالوج ، والتي تم تجميعها قبل مراجعة قوائم الجرد والأصفار القديمة. يتم إثبات الحاجة إلى ترجمة التشفير من خلال مقارنة تاريخ تجميع البطاقة الموضوعية أو استخدام المستند مع تاريخ معالجة المخزون.

في عملية تحسين قوائم الجرد ، يتم تنقيح العناوين وتحريرها ، ويتم تجميع العناصر المفقودة من SSA (المقدمات ، والموضوعات والفهارس الجغرافية وغيرها ، وجداول المحتويات) ، مما يزيد بشكل كبير من محتوى المعلومات في قوائم الجرد. يتم تحديد نوع المؤشر حسب طبيعة وأنشطة منشئ الصندوق ، وتكوين ومحتوى الوثائق ، ومبادئ تنظيم القضايا.

تخضع جميع الأموال التي تخضع للمعالجة والتحسين في الوقت نفسه للتطوير المواضيعي ، مما يعني أن البحث عن معلومات حول أنشطة منشئ الصندوق يجب أن يتم أيضًا من خلال الكتالوجات. تنعكس حقيقة التطوير المواضيعي للصندوق في الجزء الثاني من مقدمة الجرد.

من النسخ المصغرة لوثائق تاريخ الدون ، المحددة في أرشيفات الدولة المركزية ، تم إنشاء مجموعات (KMF) ، والتي تم أخذها في الاعتبار وفقًا لقوائم الجرد الخاصة.

الكتاب المرجعي الأرشيفي غير المحدد للوثائق الفوتوغرافية عبارة عن قوائم جرد للوثائق الفوتوغرافية وكتب المحاسبة لقوائم الجرد. يكشف الجرد عن محتوى المستند ، ويشير إلى تاريخ ومكان الحدث ، ومن أين ومتى جاء المستند ، مؤلف الاستطلاع. يتم الكشف عن محتوى الإيجابيات المتضمنة في ألبومات الصور بمساعدة الأوصاف الداخلية. استلم أرشيف الدولة الوثائق الفوتوغرافية وفقًا لقوائم الجرد منذ بداية الثمانينيات بعد نشر القواعد الأساسية لعمل محفوظات الدولة مع وثائق الأفلام والصور.

4. وثائق المعلومات

تعد وثائق المعلومات جزءًا لا يتجزأ من نظام NSA: المراجعات (المواضيعية والمخزون) ، والفهارس ، والقوائم ، والمراجع ، والقوائم ، والتقارير ، والمحاضرات ، والمقالات المكتوبة باستخدام وثائق الأرشيف ، والمراجع التاريخية ، ومجموعات الوثائق ، وما إلى ذلك. وثائق المعلومات ، مثل المرجع الكتب ، مقسمة إلى صناديق مشتركة وداخل الصناديق.

4.1 المراجعات

المراجعات عبارة عن كتب مرجعية حول تكوين ومحتوى المجمعات الفردية للوثائق الأرشيفية المترابطة بوحدة المحتوى أو الانتماء إلى الصندوق ، اعتمادًا على الغرض من الكشف عن تكوين ومحتوى الوثائق حول موضوع واحد محدد ، بغض النظر عما إذا كانت مواد واحد أو تحتوي عدة صناديق على معلومات تعكس هذا الموضوع. على سبيل المثال ، المراجعة " زراعةدون في القرن التاسع عشر. تم تجميعها وفقًا لوثائق أكثر من 30 صندوقًا ؛ مراجعة "في تاريخ تاغانروغ ما قبل الثورة" - بحسب وثائق 8 صناديق.

يحتوي أرشيف الدولة على أكثر من 60 مراجعة موضوعية ومخزونة لوثائق من الحقبة السوفيتية وما قبل الاتحاد السوفيتي. مؤلفو المراجعات باحثون من أرشيف الدولة وفروعها وعلماء من الجامعات وطلاب كلية التاريخ بالجامعة. خصائص المستندات في المراجعات مصحوبة بروابط ببيانات بحث دقيقة ، مما يجعل من الممكن العثور على المستندات الموصوفة دون اللجوء إلى أنواع أخرى من NSA (قوائم الجرد).

الجزء الرئيسي من المراجعات موجود في صندوق GARO (R-137) ، ويتم تضمين بعض مراجعات الأسهم في ملفات الصناديق. تم نشر 14 مراجعة في عددين من مجموعة "أرشيفات العلوم الاجتماعية" ، في خمسة أعداد من التقويم التاريخي والأنساب "Donskoy Archive". تم نشر بعض المراجعات في الدوريات: الأرشيف التاريخي (AN USSR) ، Zh. "Don" ، في مذكرات التقاليد المحلية ، إلخ.

المراجعات مخصصة للاستخدام على نطاق واسع من قبل المؤرخين والمؤرخين المحليين والدعاة وطلاب الأقسام التاريخية بالجامعات والباحثين من المؤسسات الأرشيفية.

4.2 قائمة الملفات

يتم تجميع القوائم المواضيعية للوثائق بناءً على طلب المؤسسات وبمبادرة من الأرشيف. يتم تجميع القوائم وفقًا لوثائق صندوق واحد أو عدة صناديق. في القوائم التي تم تجميعها لوثائق مجموعة واحدة أو أكثر ، يتم ترتيب عناوين المستندات بغض النظر عن ارتباطها بالصندوق: حسب التسلسل الزمني ، حسب موضوع السؤال أو السمات الاسمية ، حسب أهمية المستندات ، إلخ.

4.3 معلومات تاريخية

المراجع التاريخية هي معلومات عن تاريخ التسوية أو المنظمة أو الحدث ، والتي تتضمن تواريخ التكوين وتواريخ التصفية في حالة وجود شهادة عن تاريخ المنظمة ، وتواريخ الأحداث التي وقعت ، ومعلومات عن التطوير والأنشطة ، المشاركة في الأحداث الشهيرة. يتم تجميع المراجع التاريخية على أساس الوثائق الأرشيفية ، والتي يتم الإشارة إليها في نص المرجع ، ويتم تجميع المراجع بناءً على طلب المنظمات والمواطنين ، وبمبادرة من أرشيف الدولة.

4.4 المراجع والمقالات والقوائم والمحاضرات والاتصالات

5. مجموعات المستندات والمنشورات المطبوعة الأخرى

6. صندوق المراجع والمعلومات (CIF) GARO

يخزن CIF GARO ويصدر للمستخدمين في غرفة القراءة:

• تم جمع أعمال V. لينين ، ماركس ، ف.إنجلز ، أعمال مختارة لقادة الحزب الشيوعي السوفيتي ؛ نصوص مؤتمرات ومؤتمرات CPSU ، مؤتمرات CPSU والسوفييتات ، إلخ ؛
• مجموعة كاملة من القوانين الإمبراطورية الروسية;
• مجموعة من القوانين والمراسيم والقرارات والأوامر من حكومة اتحاد الجمهوريات الاشتراكية السوفياتية ، روسيا الاتحادية الاشتراكية السوفياتية ؛ فيدوموستي من مجلس السوفيات الأعلى لاتحاد الجمهوريات الاشتراكية السوفياتية ، روسيا الاتحادية الاشتراكية السوفياتية ؛ منشورات عن تاريخ روسيا والدولة السوفيتية ؛
• الدوريات العلمية والتاريخية.
• قواميس موسوعية
• كتب مرجعية عن التقسيم الإداري الإقليمي لاتحاد الجمهوريات الاشتراكية السوفياتية ، وروسيا الاتحادية الاشتراكية السوفياتية ، وجنوب شرق روسيا ، وشمال القوقاز وأراضي آزوف والبحر الأسود ، ومنطقة روستوف ؛
• كتيبات إرشادية وكتب مرجعية عن أموال محفوظات الدولة المركزية لاتحاد الجمهوريات الاشتراكية السوفياتية ، والجمهوريات الاتحادية وذاتية الحكم ، ومحفوظات الدولة ، والأقاليم والمناطق ؛

منذ عام 2004 ، تم تحويل فرع GARO في مدينة شاختي إلى مركز تخزين الوثائق الأرشيفية في مدينة شاختي ككيان قانوني.

الحجم: بكسل

بدء الانطباع من الصفحة:

نسخة طبق الأصل

1 الموضوع: ملامح تشكيل جهاز مرجعي علمي ل وثائق أرشيفيةالأسئلة: 1. إجراءات وصف الوثائق الأرشيفية 2. نظام المرجع العلمي للوثائق الأرشيفية الغرض: التعرف على ميزات تجميع جهاز مرجعي علمي للكتب المرجعية للوثائق الأرشيفية وخصائص تجميعها فهم القواعد الأساسية للتجميع واستخدام الجهاز المرجعي العلمي 1. إجراء لوصف الوثائق الأرشيفية إن تحسين نظام الجهاز المرجعي العلمي (RSA) للأرشيف ، الذي يهدف إلى تزويد المجتمع بمعلومات وثائقية بأثر رجعي موثوق به ، هو أحد المهام الرئيسية للعمل الأرشيفي. تعتمد فعالية عمل وكالة الأمن القومي على وثائق أي أرشيف بشكل مباشر على نتائج وصف هذه الوثائق. في الوقت نفسه ، يُفهم وصف المستندات بطريقتين: عملية إنشاء معلومات وثائقية ثانوية عن طريق المعالجة التحليلية والتركيبية للمعلومات الأولية الموجودة في المستندات ، واستخراج معلومات ضروريةمن المحاسبة والمستندات الأخرى للأرشيف من أجل إنشاء معلومات حول المستندات لمزيد من البحث والاستخدام متعدد الجوانب ؛

2 معلومات وثائقية ثانوية في الواقع حول تكوين ومحتوى الوثائق ، والبيانات المرجعية ، وكذلك معلومات حول حالتها المادية والتقنية ، وظروف الوصول ، وما إلى ذلك. يتم وصف وثائق الأرشيف على ثلاثة مستويات رئيسية وفقًا لتنظيم مستنداتها: الصندوق ، وحدة التخزين ، وحدة المحاسبة ، المستند. في هذه الحالة ، تكون وحدة الوصف وموضوع الوصف هي الصندوق ، ووحدة التخزين ، والوحدة المحاسبية ، والوثيقة. إذا لزم الأمر ، يمكن تقديم كائنات وصف إضافية: مجموعة من الأموال ، وجرد ، ومجموعة ، ومجموعة من الوثائق ، وجزء من وثيقة. المبادئ الرئيسية للوصف متعدد المستويات هي: مطابقة المعلومات لمستوى وحدة الوصف ؛ الترابط والتكامل بين المعلومات بمستويات مختلفة من الوصف ؛ عدم التكرار (عدم الازدواجية) للمعلومات في أوصاف المستويات المختلفة. الوصف له هيكله الخاص ويتكون من عناصر فردية موضوعة في الأقسام المناسبة (قواعد البيانات) لنظام معلومات الأرشيف المتكامل. يتم استخدام مجموعة البيانات التي تم الحصول عليها بهذه الطريقة ، من بين أشياء أخرى ، كجهاز مرجعي علمي مؤتمت ، لتشكيل عدد من الوثائق المحاسبية ، لإنشاء كتيبات إرشادية وأنواع أخرى من الكتب المرجعية الأرشيفية والقوائم. تشكل عناصر الوصف المجموعات التالية: معلومات عن التعريف ، معلومات عن تاريخ التكوين والتخزين ، معلومات عن التكوين والمحتوى ، معلومات عن شروط الوصول والاستخدام ، معلومات إضافية. تتضمن المعلومات الخاصة بتعريف وحدة الوصف العناصر التالية: - الاسم (اسم الصندوق ، والجزء الهيكلي لمنشئ الصندوق ، وعنوان وحدة التخزين ، والوحدة المحاسبية ، والوثيقة) ؛

3 - بيانات مرجعية تتكون من بيانات البحث (تشفير الأرشيف) ، وحجم وحدة الوصف ، والتواريخ القصوى (تاريخ الإنشاء) للمستندات في وحدة الوصف ؛ - نوع ناقل المعلومات. تحتوي المعلومات المتعلقة بتاريخ تكوين وحدة الوصف وتخزينها على العناصر التالية: - معلومات حول منشئ الصندوق (تاريخ منشئ الصندوق) ؛ - معلومات عن تاريخ تخزين الوثائق قبل قبولها في الأرشيف وفي الأرشيف (تاريخ الصندوق). تتضمن المعلومات حول تكوين ومحتوى وحدة الوصف (الملخص) على مستوى الصندوق معلومات حول تكوين ومحتوى وثائق الصندوق ، على مستوى وحدة التخزين ، وحدة المحاسبة والوثيقة ، معلومات حول المحتوى الذي لا يمكن. يحدده العنوان. تتكون المعلومات حول شروط الوصول إلى وحدة الوصف واستخدامها من العناصر التالية: - شروط الوصول (السرية ، السرية ، ترتيب الاستخدام) ؛ - حق المؤلف وشروط النسخ والاستخدام ؛ - لغة الوثائق. - الخصائص الفيزيائية التي تؤثر على قابلية الاستخدام ؛ - توافر أموال الاستخدام ؛ - NSA لوحدة الوصف ، وترتيب الوصول إليها واستخدامها ؛ - الأصالة / النسخ ودرجة الحفظ وطريقة الاستنساخ والميزات الخارجية وغيرها. تتضمن المعلومات الإضافية العناصر التالية: - موقع النسخ الأصلية. - وجود نسخ من المستندات ومكانها ، حسب الموضوع و / أو حسب الأصل المتعلق بوحدة الوصف هذه ؛ - ببليوغرافيا.

4 الوصف على مستوى المجموعة يشمل العناصر التالية: اسم المجموعة ، البيانات المرجعية ، معلومات عن تاريخ تكوين المجموعة وتخزينها ، الشروح ، الببليوغرافيا ، معلومات عن شروط الوصول والاستخدام. تتكون البيانات المرجعية من: بيانات البحث (رقم المخزون) ؛ حجم الأموال في وحدات التخزين و / أو وحدات المحاسبة حسب أنواع الوثائق ؛ المواعيد النهائية للوثائق لكل نوع من أنواع الوثائق ؛ مؤشرات على وجود جهاز مرجعي علمي داخل الأرشيف. تتكون المعلومات المتعلقة بتاريخ تكوين الصندوق وتخزينه (المرجع التاريخي للصندوق) من تاريخ المؤسس وتاريخ الصندوق. يتضمن تاريخ المؤسس وصفًا للظروف التاريخية لظهور المنظمة ، واسم المنظمة السابقة ، في التسلسل الزمني لجميع عمليات إعادة التنظيم ، والمعلومات التالية: تواريخ إنشاء وتحويل وتصفية المنظمة مع الإشارة إلى القوانين التشريعيةأو المستندات الإدارية ؛ اسم المنظمة الخلف ؛ مهام ووظائف المنظمة وتغييراتها ؛ حجم أنشطة المنظمة ، تكوين نظام المنظمات التابعة ؛ مكانة التنظيم في نظام جهاز الدولة ، والحياة الاقتصادية والاجتماعية والسياسية والثقافية وغيرها ؛ التغييرات في اسم المنظمة وخضوعها ؛ الهيكل التنظيمي وتغيراته.

5 يتكون تاريخ منشئ الأموال لصندوق من أصل شخصي من بيانات سيرة ذاتية موجزة (الاسم الأخير ، الاسم الأول ، اسم العائلة ، الاسم المستعار ، الاسم قبل الزواج ، تواريخ الحياة ، المهنة ، بيانات عن الأنشطة الرسمية والاجتماعية). بالنسبة للعائلة ، الصندوق القبلي ، يتم تقديم معلومات مماثلة وفقًا لدرجة القرابة حول كل من الأشخاص بالتتابع. بالنسبة للصندوق الذي يتكون من وثائق لعدة أشخاص تتعلق بالنشاط الإبداعي ، يتم تقديم معلومات مماثلة عن كل منهم حسب الترتيب الأبجدي للأسماء. بالنسبة لصندوق الأرشيف الموحد ، يمكن تجميع تاريخ عام لمنشئي الأموال. يتضمن تاريخ الصندوق المعلومات التالية: تاريخ أول استلام لوثائق الصندوق في الأرشيف وحجمها والمواعيد النهائية ؛ التغييرات في تكوين وحجم الصندوق وأسبابها (فحص القيمة ، الخسائر ، الفترات غير الموثقة) ؛ درجة أمان المستندات ؛ ميزات تكوين ووصف وتنظيم الوثائق ، ومعلومات حول وجود وثائق تتجاوز الحدود الزمنية للصندوق ؛ معلومات عن توافر وثائق منشئ الصندوق (بما في ذلك الموظفين) التي تشكل جزءًا من الصناديق أو الأرشيفات الأخرى ، وأماكن تخزينها ؛ معلومات حول توافر وثائق المنظمات أو الأشخاص الآخرين (إدراجات المخزون) ؛ تكوين الجهاز المرجعي العلمي للصندوق. يتم استكمال المرجع التاريخي بمزيد من تجديد موارد الصندوق ، وكذلك في حالة إعادة التنظيم ، والتغييرات في الهيكل ، ووظائف منشئ الصندوق ، وما إلى ذلك. بالنسبة للمجموعة الأرشيفية ، تتم الإشارة إلى المعلومات حول تاريخ إنشائها ، بما في ذلك الوقت والظروف وأسباب الإنشاء ومبادئ البناء ،

6 بالإضافة إلى موقع المجموعة قبل دخول الأرشيف ، يشار إلى المترجم الخاص بها. يشتمل التعليق التوضيحي على وصف موجز معمم لتكوين الوثائق حسب هيكل الصندوق وأنواع الوثائق ، ومحتوى الوثائق حول الموضوعات ، والقضايا التي تعكس أنشطة منشئ الصندوق ، مع الإشارة إلى التسلسل الزمني للموضوعات وتحديد مواقعها الجغرافية ( الإدارية الإقليمية). تتضمن الببليوغرافيا قائمة بالمراجع المنشورة وغير المنشورة عن الصندوق والمنشورات الوثائقية المبنية عليها. الوصف على مستوى وحدة التخزين ، وتشمل الوحدة المحاسبية: o اسم الصندوق. o اسم الجزء الهيكلي لمنشئ الصندوق ؛ س العنوان ؛ س البيانات المرجعية. o نوع ناقل المعلومات ؛ o معلومات حول شروط الوصول والاستخدام. يمكن استكمال العنوان بتعليق توضيحي لمستندات فردية أو مجموعة من المستندات. رأس وحدة التخزين وثائق الإدارةتشمل المستندات ذات الأصل الشخصي: اسم نوع وحدة التخزين أو نوع (تنوع) المستندات ؛ تنظيم و / أو منصب و / أو اسم العائلة والأحرف الأولى من اسم الشخص الذي يتم توجيه المستندات إليه أو الذي يتم استلام المستندات منه (المرسل إليه ، والمراسل) ؛ سؤال أو موضوع ، حدث ، حقيقة ، الاسم الذي يشير إليه محتوى وثائق وحدة التخزين ؛ اسم المنطقة التي يرتبط بها محتوى مستندات القضية ، أو المؤلف ، أو المرسل إليه ، أو مراسل المستندات ؛

7 تواريخ الأحداث. يُسمح بعناصر العنوان مثل "المؤلف لم يتم تأسيسه" ، "بدون تاريخ" ، "ليس قبل ... عام". يتضمن عنوان الفيلم ووثيقة الفيديو عنوان المؤلف للفيلم ، أو العدد الخاص ، أو مجلة الفيلم ، أو اسم الحدث الذي يظهر في الفيلم أو القصة التلفزيونية ، وتاريخ الإنتاج أو تاريخ التصوير. يتضمن عنوان مستند الفونو اسم الحدث الذي يظهر في مستند الفونو ومكان وتاريخ الحدث واسم مستند الفونو ونوعه. في حالة عدم وجود عنوان لوثيقة فونو ، يُشار إلى المحتوى الرئيسي لبرنامج تلفزيوني أو إذاعي ، وخطب ، ومحادثات ، وما إلى ذلك. ويتضمن عنوان مستند فونو الذي يحتوي على تسجيل لعمل أدبي وفني العنوان عمل فنيونوعه ، السطر الأول من النص ، المحاط بعلامات اقتباس ، إذا كان مستند فونو عبارة عن عمل بدون عنوان مؤلف ولم يتم نشره مسبقًا في الطباعة ؛ الأحرف الأولى وألقاب المؤلفين و / أو فناني الأداء ، المعالجة ، النسخ ، النص ، ترجمة العمل ، لغة الوثيقة. يتضمن عنوان المستند الفوتوغرافي تعليقًا توضيحيًا للصورة أو اسم ألبوم الصور وشريط الفيلم ولقب المؤلف ومكان وتاريخ التصوير. يتضمن عنوان المستند المقروء آليًا (إلكتروني) نوع عرض المعلومات (قاعدة بيانات ، ملف نصي ، صورة رقمية ، إلخ) و ملخص، مؤلف أو مترجم المعلومات ، تاريخ الوثيقة. يمكن استكمال عنوان وحدة التخزين بتعليق توضيحي لمستندات فردية أو مجموعة من المستندات ، والتي لا يمكن تحديد وجودها من العنوان. فريد ومميز مشروح وثائق قيمة، ووثائق المنظمات السابقة ، والمستندات التي تحتوي على معلومات عن الموظفين المهمين لتنفيذ الطلبات الاجتماعية والقانونية والمتعلقة بالأنساب وغيرها.

8 الشرح على عنوان وحدة التخزين لوثائق الإدارة والوثائق ذات الأصل الشخصي يكشف عن محتوى الوثائق الفردية ، ومجموعات الوثائق لوحدة التخزين. عند وضع تعليقات توضيحية على وثائق الأفلام والفيديو ، يتم تقديم ملخص موجز عن الأفلام الفردية ووثائق الفيديو ، مما يعكس أهم الأحداث أو اللحظات الفردية الخاصة بهم. يتضمن التعليق التوضيحي لوثيقة الصورة معلومات مختصرةحول الموضوع أو الحدث أو الحقيقة أو الشخص (الأشخاص) الذين تم تصويرهم في المستند. يتم تعداد الأشخاص الذين تم تصويرهم في المستند الفوتوغرافي في تسلسل وضعهم من اليسار إلى اليمين ، من أعلى إلى أسفل. إذا كان من الضروري استبعاد شخص واحد من المجموعة بأكملها أو إذا كانت هناك معلومات حول عدد قليل من الأشخاص ، يُشار إلى موقعهم في المستند: "الثاني من اليسار" أو "في وسط المجموعة". يحتوي التعليق التوضيحي لوثيقة فونو على ملخص لمحتوى مستند منفصل ويشير إلى: نوع صوت مؤدي العمل الصوتي ؛ اسم الآلة الموسيقية ، إذا كان العمل يؤديه عازف منفرد ؛ اسم المجموعة الموسيقية ، إذا كان المصنف يؤديه عدة موسيقيين ؛ الأحرف الأولى ، واللقب ، والمسمى الوظيفي للمدير الفني ، والموصل ، وما إلى ذلك. تتضمن البيانات المرجعية: بيانات البحث (رقم المجموعة ، ورقم المخزون ، ورقم وحدة التخزين ، ووحدات محاسبة المخزون) ؛ المواعيد النهائية للوثائق (تاريخ إنشاء الوثيقة) ؛ لوثائق التسجيل السمعي البصري (إعادة التسجيل) ؛ حجم وحدة الوصف: بالنسبة للوثائق الورقية ، عدد الأوراق ؛ بالنسبة للوثائق الصوتية للأفلام والفيديو (حسب النوع) ، عدد وحدات التخزين في وحدة المحاسبة ، واللقطات ، ووقت التشغيل ، ووقت التشغيل (بالدقائق والثواني) ؛

9 بالنسبة للمستندات الفوتوغرافية ، عدد الصور السلبية التي تشكل وحدة تخزين ؛ لألبومات الصور ، عدد الصور المطبوعة. نوع ناقل المعلومات: لوثائق الإدارة والمستندات ذات الأصل الشخصي ، والورق ، وورق البحث عن المفقودين ، والرق ، والنسيج ، وما إلى ذلك ؛ بالنسبة لوثائق فونو الخاصة بتسجيل الجراموفون ، ونوع الجراموفون الأصلي ، واسم المعدن الذي صنع منه الأصل أو مطلي (النحاس ، والنيكل ، وما إلى ذلك) ؛ لوثائق فونو من نوع التسجيل المغناطيسي للشريط المغناطيسي ؛ بالنسبة لوثائق الفيديو ، نوع شريط الفيديو ؛ لوثائق الصور والأفلام ، تنسيق الأفلام ، إعادة إنتاج الألوان ، نوع القاعدة ؛ للوثائق (الإلكترونية) التي يمكن قراءتها آليًا ، القرص المرن ، القرص ، الشريط ، إلخ. الوصف على مستوى الوثيقة يشمل: عنوان الوثيقة: اسم نوع الوثيقة ؛ مؤلف؛ المرسل إليه / المراسل ؛ سؤال أو موضوع أو حدث أو حقيقة أو الاسم الذي يشير إليه محتوى المستند ؛ اسم المنطقة التي يرتبط بها المحتوى ، مؤلف أو مراسل المستند ؛ تواريخ الأحداث الموصوفة فيه ؛ البيانات المرجعية (بما في ذلك رقم صندوق بيانات البحث ، ورقم المخزون ، ورقم وحدة التخزين ، والوحدات المحاسبية وفقًا للمخزون ، وأرقام الورقة ، وتاريخ إنشاء المستند) ؛ نوع ناقل المعلومات ؛ معلومات حول شروط الوصول والاستخدام. يمكن استكمال العنوان بتعليق توضيحي يكشف عن محتوى المستند الذي لا ينعكس في العنوان. 2. نظام الجهاز العلمي والمرجعي للوثائق الأرشيفية

10 جهاز المرجع العلمي (RSA) عبارة عن مجموعة منظمة من عناصر أوصاف المستندات (معلومات المستندات الثانوية) المقدمة في أنواع مختلفة من أدلة الأرشفة وقواعد البيانات المصممة للبحث عن المستندات ومعلومات المستندات. نظام المرجع العلمي (SNSA) لوثائق الأرشيف هو مجموعة معقدة من أدلة أرشيفية مترابطة ومتكاملة ، وقواعد بيانات حول تكوين ومحتوى الوثائق التي تم إنشاؤها على أساس علمي ومنهجي واحد للبحث في الوثائق والمعلومات الوثائقية للاستخدام الفعال. العناصر الإلزامية لـ SNSA هي قوائم الجرد ، ودليل لأرشفة الأموال ، والكتالوجات ، وقواعد البيانات التي تؤدي وظائف هذه الكتب المرجعية. العناصر الإضافية لـ SNSA هي الفهارس ومراجعات المستندات. يطبق نظام NSA استمرارية جهاز المحاسبة والمرجعية الذي تم إنشاؤه في العمل المكتبي للمنظمات ، و NSA لأرشيف المنظمات ، والمحفوظات البلدية ، و SNSA لأرشيف الدولة. يعتمد تعاقب أرشيفات NSA للمنظمات والمحفوظات البلدية ودولة SNSA على وحدة متطلبات ومبادئ بنائها. تفترض هذه الاستمرارية التجميع الإجباري في أعمال المكتب وفي أرشيفات المنظمات لقوائم جرد الحالات ، والوثائق ذات الجهاز المرجعي اللازم لها. يتم تخزين قوائم الجرد المعتمدة من قبل EPC للمؤسسات الأرشيفية (الأقسام السنوية من قوائم الجرد) بواسطة الأرشيف كنسخ مراقبة حتى يتم نقل المستندات للتخزين الدائم. بعد استلام المستندات للتخزين الدائم ، تصبح قوائم الجرد جزءًا من أرشيف SNSA. يمكن قبول أنواع مختلفة من خزائن الملفات وكتالوجات أرشيف المنظمة في الأرشيف لاستخدامها كجزء من نظام NSA كعناصر مستقلة أو دمجها في الأقسام المقابلة من الكتالوجات.

11 عند إنشاء وتطوير SNSA ، يتم استخدام نهج مختلف ، والذي يتمثل في اختيار التكوين المناسب لأدلة وقواعد البيانات الأرشيفية ، ومنهجية معينة لتجميع وتحسين الأوصاف ، وتكوين وتعبئة الجهاز المرجعي للأدلة ، وإنشاء الترتيب العمل بأموال حسب أهميتها المعلوماتية ، وطبيعة وثائقها ، وتكوين وحالة الأجهزة العلمية والمرجعية المتاحة لها ، والاحتياجات العملية. وثائق أموال المنظمات التي تحتوي على معلومات متعددة الأطراف ومشتركة بين القطاعات وأموال ذات منشأ شخصي ، تحتوي بشكل أساسي على معلومات ذات قيمة وقيمة بشكل خاص وثائق فريدة، تخضع لوصف الأولوية ؛ يجب تزويد قوائم الجرد بفهارس من أنواع مختلفة ؛ يتم تجميع الخصائص الفردية على مستوى الصندوق. يتم إنشاء المراجعات والفهارس للحالات والمستندات للصناديق الأكثر إفادة. بالنسبة لأموال المنظمات التي تحتوي على معلومات عن صناعة واحدة أو خط نشاط واحد ، والأموال ذات الأصل الشخصي ، والتي تشمل مستندات ذات قيمة خاصة ، يمكن توفير قوائم الجرد بمؤشر واحد فقط ؛ على مستوى الصندوق ، يمكن تجميع الخصائص الفردية والجماعية. بالنسبة لوثائق صناديق المنظمات التي تحتوي على معلومات حول موضوع واحد أو لها طابع إضافة إلى الأموال المذكورة أعلاه ، يمكن أن تحتوي قوائم الجرد فقط صفحة عنوان الكتاب. على مستوى الصندوق ، يتم تجميع خصائص المجموعة أو وضع المعلومات المتعلقة بها في قائمة الصناديق غير المشروحة. عند إنشاء وكالة الأمن القومي وتحسينها ، قد يكون لأجزاء منفصلة من الصندوق لديها قوائم جرد مستقلة ، اعتمادًا على الأهمية المعلوماتية للوثائق ، جهازًا مرجعيًا علميًا مختلفًا. هناك أيضًا معاملة مميزة للأموال المجمعة

12 إلى إنشاء وكالة الأمن القومي ، اعتمادًا على محتوى المعلومات للأجزاء المدرجة في تكوينها. لتحديد طرق تحسين SNSA للأرشيف ، يتم إجراء تحليل وحساب حالة جميع العناصر المتاحة لـ SNSA بالشكل التقليدي (مجلة لتسجيل حالة NSSA ، خزانة ملفات) وفي نموذج آلي. عند الأخذ في الاعتبار حالة نظام الحسابات القومية ، يشار إلى ما يلي: رقم الصندوق ، وعدد المخزون ، وأنواع SSA المتاحة. الدلائل الأرشيفية تنقسم الدلائل الأرشيفية إلى أنواع محددة حسب الغرض منها: الجرد ، الدليل ، الكتالوج ، الفهرس ، المراجعة. في المقابل ، كل نوع من هذه الأنواع له أنواع وأنواع. يمكن أن تكون الدلائل وقواعد البيانات المحفوظة حول تكوين ومحتوى الوثائق بين الأرشيفات ، والصناديق المشتركة ، والصناديق المشتركة. جرد الحالات والوثائق (الملحق 11) عبارة عن دليل أرشيفي مصمم للكشف عن تكوين ومحتوى وحدات التخزين والوحدات المحاسبية وإصلاح تنظيمها داخل الصندوق ومحاسبتها. في الأرشيف ، يتم تجميع قوائم الجرد للوثائق غير الموصوفة. يتكون الجرد من مقالات وصفية وإدخال نهائي وصحيفة تحقق (الملحق 12) وجهاز مرجعي للمخزون. موضوع الوصف في المخزون هو وحدة تخزين ، وحدة محاسبة. الدليل عبارة عن كتاب مرجعي أرشيفية يحتوي على معلومات حول وثائق و / أو أموال الأرشيف (المحفوظات) بطريقة منهجية ويهدف إلى التعرف على تكوينها ومحتواها. اعتمادًا على توافر المعلومات حول الأموال الخاصة بواحد أو أكثر من الأرشيفات ، يتم تقسيم الكتيبات الإرشادية إلى أرشيفية (داخل الأرشفة) وداخلية. تنقسم أدلة الأرشفة (داخل الأرشيف) إلى: دليل للأموال. دليل موضوعي للصناديق. دليل موجز للمجموعات ، دليل للأرشيف ، دليل للفيلم ووثائق الصور للأرشيف. أدلة Interarchive

13 مقسمة إلى: دليل لمجموعات المحفوظات. دليل موضوعي للمحفوظات. دليل موجز لصناديق المحفوظات. عند إعداد الكتيبات الإرشادية ، يتم استخدام نهج متمايز ، يتألف من اختيار الأموال ، والحالات والوثائق ، والمعلومات التي سيتم تضمينها في الدليل ، واختيار المعلومات ، وتطبيق الأساليب المختلفة لتقديم المعلومات حول الصندوق ، ومجموعة من الصناديق (الخصائص الفردية أو الجماعية أو إدراج معلومات حول الصندوق في قائمة الصناديق غير المشروحة) ، وتحديد التكوين الأمثل ودرجة اكتمال الجهاز المرجعي. عند إعداد كتب مرجعية أرشيفية ، بالإضافة إلى ذلك ، يتم اختيار المحفوظات ، وسيتم تضمين معلومات حولها في هذا الدليل. يتكون الدليل من مقالات وصفية (خصائص الأموال والوثائق) ، والتي تشكل الجزء الرئيسي منه ، وجهاز مرجعي. يعتمد محتوى الخصائص على موضوع الوصف. يتم تحديد مخطط إنشاء الدليل حسب الغرض المقصود منه (النوع) ، مع مراعاة تكوين الأموال (الملف التعريفي) للأرشيف ، وإصلاح هيكل الدليل ككل ومكان كل مقالة وصفية فيه. في الكتيبات الإرشادية والكتب المرجعية القصيرة عن الصناديق (باستثناء تلك المواضيعية) ، يمكن استخدام مخطط يتم بموجبه تقسيم المعلومات حول أموال الأرشيف (المحفوظات) إلى ثلاثة أقسام: حول أموال فترة ما قبل الاتحاد السوفيتي ، في الفترة السوفيتية الثانية ، في فترة ما بعد الاتحاد السوفياتي الثالثة. تم بناء الأقسام الفرعية للمخطط في تسلسل تاريخي ومنطقي. دليل صناديق الأرشيف (المحفوظات) هو نوع من الدليل يحتوي على قائمة منهجية لخصائص الصناديق الأرشيفية ، تتكون من اسم الصندوق ، ورقم الصندوق ، وحجم الصندوق في وحدات التخزين و / أو الوحدات المحاسبية حسب نوع الوثائق ، أحدث تواريخ المستندات لكل نوع من أنواع الوثائق ، والمعلومات التاريخية ، والشروح ، والببليوغرافيات في الصندوق. يمكن أن تكون قائمة الميزات

يُستكمل رقم 14 بقائمة من الصناديق غير المشروحة ، تتكون من أسماء الصناديق والبيانات المرجعية المتعلقة بها. الهدف من الوصف في دليل أموال المحفوظات (المحفوظات) هو الصندوق. يمكن استكمال خصائص الصندوق بمعلومات عن حجم القضايا من قبل الموظفين ، وشروط الوصول والاستخدام. يتكون الدليل المواضيعي لمجموعات الأرشيف (المحفوظات) من قائمة منهجية بخصائص المجموعات أو أجزاء المجموعات التي تحتوي على وثائق حول موضوع معين (مواضيع). خصائص وثائق الصندوق (الصناديق) جزء من الصندوق (الصناديق) من الدليل المواضيعي لصناديق الأرشيف (المحفوظات) ويتكون من اسم الصندوق ورقم الصندوق وآخر تواريخ وثائق الصندوق ، وعدد الجرد (المخزونات) التي تحتوي على وثائق حول الموضوع ، وإشارة إلى وجود جهاز مرجعي علمي داخل المؤسسة للصندوق (الصناديق) ، وشروح للوثائق والببليوغرافيا حول هذا الموضوع ، ويمكن استكمال الخاصية بمعلومات عن تاريخ منشئ الصندوق وشروط الوصول والاستخدام. دليل موجز لأموال الأرشيف (المحفوظات) هو نوع من الدليل لأموال الأرشيف (المحفوظات) ، يحتوي على قائمة منتظمة بخصائص الصناديق الأرشيفية. قد يتضمن المرجع المختصر معلومات: حول جميع الأموال المخزنة أو حول مجموعة معينة من الأموال (إيصالات جديدة ، تم رفع السرية عنها وتحويلها إلى تخزين مفتوح ، وما إلى ذلك). تنقسم الكتب المرجعية الموجزة إلى حواشي وغير مشروحة. وصف الصندوق في الكتاب المرجعي الموجز المشروح عن أموال الأرشيف (المحفوظات) يتكون من: اسم الصندوق مع إعادة تسمية منشئ الصندوق ، والبيانات المرجعية وشرح موجز.

15 يتكون وصف الصندوق في دليل مرجعي سريع غير مذكور من اسم الصندوق والبيانات المرجعية. يمكن استكمال خصائص الصندوق بمعلومات عن حجم القضايا من قبل الموظفين ، وكذلك عن شروط الوصول والاستخدام ؛ فهرس. يهدف دليل الأرشيف إلى التعرف العام على تاريخ أرشيف معين ، وتكوين ومحتوى وثائقه ، وهو منشور علمي شائع من نوع مقال. الهدف من وصف دليل الأرشيف هو الأرشيف ككل. يتكون الجزء الرئيسي من دليل الأرشيف من خصائص تكوين ومحتوى الأموال (يتوافق مع تنظيم الأموال في الأرشيف) ومعلومات حول الجهاز المرجعي العلمي لوثائق الأرشيف. توضع المعلومات المتعلقة بتاريخ الأرشيف في المقدمة. دليل المحفوظات هو نوع من الدليل يحتوي على قائمة منتظمة بخصائص المحفوظات. قد تتضمن معلومات حول المحفوظات والمتاحف والمكتبات والمستودعات الأخرى التي تخزن بشكل دائم وثائق صندوق المحفوظات للاتحاد الروسي ، وصناديق أرشيفية للكيانات الفردية المكونة للاتحاد الروسي أو مناطقه. موضوع الوصف في دليل الأرشيف هو أرشيف أو مستودع آخر لوثائق صندوق المحفوظات في الاتحاد الروسي. تتكون خصائص الأرشيف في دليل الأرشيف من: اسم الأرشيف (كامل ومختصر) ، وعنوان الأرشيف (بيانات العنوان الكاملة) ، والبيانات المرجعية حول أنواع الوثائق ، والمعلومات التاريخية والشروح. يمكن استكمال الخاصية بمعلومات عن شروط الوصول إلى المستندات واستخدامها ، ببليوغرافيا الأرشيف. يجب أن يحتوي الدليل على جهاز مرجعي يتضمن: صفحة العنوان ، والمحتوى ، والمقدمة ، وقائمة الاختصارات ، والملاحق ، والفهارس. يمكن تجميع ببليوغرافيا عامة للدليل.

16 بالنسبة للمنشورات متعددة المجلدات ، يتم تجميع جهاز مرجعي لكل من المنشور بأكمله والمجلدات الفردية. الكتالوج هو كتاب مرجعي أرشيفية مشترك بين الصناديق ، حيث يتم تجميع المعلومات حول محتوى وثائق الأرشيف حسب الموضوعات (الموضوعات ، الصناعات) الموجودة وفقًا لنظام تصنيف معلومات المستندات المعتمد لهذا الكتالوج. تشكل مجموعة الأدلة المختلفة نظام دليل الأرشيف. عند تحديد تكوين كتالوجات لأرشيف معين ، يتم أخذ ما يلي في الاعتبار: المستوى والملف الشخصي ، والهيكل ، والتكوين والمحتوى ، ودرجة تطور الأموال ، وكثافة ومهام استخدام الوثائق ، ومدى توافرها وجودتها أنواع أخرى من أدلة الأرشفة والموظفين والقدرات المادية والتقنية للأرشيف. اعتمادًا على مخطط البناء ، يتم تقسيم الكتالوجات إلى منهجية وموضوعية وأنواعها (كتالوج عن تاريخ المؤسسات ، والتقسيم الإداري الإقليمي ، وما إلى ذلك) ، والموضوع وأنواعها (الاسمية ، والجغرافية ، والموضوع). يمكن أن تكون الفهارس داخل الأرشيف وداخل الأرشيف. يمكن أن يكون كائن الوصف في الكتالوج مستندًا (مجموعة من المستندات ، جزء من مستند) ، وحدة تخزين ، وحدة محاسبة ، مخزون ، صندوق (مجموعة من الصناديق) ، تحتوي على معلومات حول موضوع معين (إصدار) ). في الأرشيف ، يعتمد نظام الفهرس على كتالوجات منهجية واسمية. المعلومات الوثائقية في الفهرس النظامي مصنفة حسب فروع المعرفة و الأنشطة العمليةالمجتمع ويتم ترتيبها في تسلسل منطقي. يمكن تجميع الفهارس الموضوعية والجغرافية والاسمية للفهرس النظامي أو أقسامه الفرعية (في حالة عدم وجود كتالوجات مقابلة).

17 في الكتالوج المواضيعي ، يتم تجميع المعلومات الوثائقية حول موضوع ما في مواضيع فرعية وعناوين وعناوين فرعية في تسلسل منطقي. يتم إنشاء كتالوج موضوعي مستقل إذا كان تجميع المعلومات فيه يختلف عن تجميع أقسام الفهرس النظامي. في فهرس تاريخ المؤسسات ، تُصنف المعلومات الوثائقية حسب الصناعة ، ثم حسب الولاية القضائية ، ثم حسب أنواع المؤسسات (بنوك ، مصانع ، شركات ، شراكات ، إدارات) بالترتيب الأبجدي ، بالداخل أبجديًا حسب أسمائها. في كتالوج تاريخ التقسيم الإداري الإقليمي ، يتم تصنيف المعلومات الوثائقية أبجديًا حسب أنواع الوحدات الإدارية الإقليمية ، وداخليًا حسب الأسماء الأبجدية. في فهارس الموضوعات ، يتم تصنيف المعلومات الوثائقية أبجديًا حسب مفاهيم الموضوع (الحقائق والأحداث والأسماء الجغرافية) وأسماء الأشخاص. يتم إجراء مزيد من التنظيم في تسلسل منطقي أو كرونولوجي. في الكتالوج الاسمي ، يتم تصنيف المعلومات الوثائقية أبجديًا حسب أسماء الأشخاص المذكورين في الوثائق أو من هم مؤلفوها. يتم إجراء مزيد من التنظيم في تسلسل زمني أو منطقي. في الفهرس الجغرافي ، يتم تصنيف المعلومات الوثائقية أبجديًا حسب العناصر الجغرافية والطبوغرافية (أسماء البلدان ، الجمهوريات ، الأقاليم ، المناطق ، المناطق الاقتصادية ، المستوطناتوالبحار والأنهار وما إلى ذلك). يمكن أن يكون أساس التصنيف أيضًا التقسيم الإداري الإقليمي. يتم إجراء مزيد من التنظيم في تسلسل زمني أو منطقي. يمكن أن يكون أحد مصادر تجديد نظام الكتالوج هو فهارس البطاقات المواضيعية والموضوعية ، وفهارس البطاقات الشخصية.

18 لتكوين وثائق من الأموال الأكثر إفادة والأكثر استخداما. خزائن الملفات الموجودة ذاتيًا مرتبطة بنظام الكتالوج عن طريق الإحالات. يُطلق على إجمالي العمل على إعداد الفهارس وإنشائها وصيانتها فهرسة المستندات. في الأرشيف ، يمكن تنفيذه على شكل رأي مستقلالعمل (التطوير الموضوعي) وفي عملية أنواع أخرى من الأعمال المتعلقة بوصف وتحديد المستندات (تمرير الفهرسة). عند الفهرسة ، يتم استخدام نهج متباين ، والذي يتكون من: تحديد الترتيب الذي يتم اختيار الصناديق الأرشيفية وأجزائها الهيكلية ؛ اختيار الحالات والوثائق والمعلومات منها ؛ تطبيق التقنيات المناسبة لوصف المعلومات الوثائقية. يتضمن تكوين المقالة الوصفية للفهرس: اسم الأرشيف ، والفهرس ، والعنوان ، والعنوان الفرعي ، وتاريخ الحدث ، ومكان الحدث ، والمحتوى ، ورقم الصندوق ، واسم الصندوق ، وأرقام المخزون ، ووحدات التخزين ، والوحدات المحاسبية ، الأوراق ولغة المستند وطريقة الاستنساخ ؛ لكتالوج البطاقات ، وكذلك اسم المترجم وتاريخ المقالة الوصفية. لإنشاء اتصال بين أقسام الكتالوج أو أقسام الكتالوج بأدلة أرشيفية أخرى ، يتم استخدام نظام مراجع ، والذي يتضمن: مرجع كامل (من مفهوم بدون فهرس إلى مفهوم مع فهرس) ومرجع جزئي (مكمل) لربط اثنين أو أكثر من المفاهيم ذات الصلة. في البطاقات المرجعية ، يتم ملء العمودين "العنوان" و "العنوان الفرعي" بالطريقة المعتادة ، ويشار في العمود "المحتويات" إلى: "انظر. أيضا ... "، فهارس أسماء الأقسام الفرعية المقابلة في الكتالوج أو أدلة أرشيفية أخرى تم توفير المرجع لها. يعد الاحتفاظ بفهرس مجموعة معقدة من الأعمال التي تضمن عمله ، والتي تشمل: الدعم العلمي والمنهجي للعمل ؛ فهرسة البطاقة تنظيمهم بواسطة الفهارس و

19 عنوانًا ؛ إعداد جهاز مرجعي للكتالوج ؛ تحسين الكتالوج الحفاظ على أشكال العمل المحاسبية على الفهرسة واستخدام الفهارس. يشمل الدعم العلمي والمنهجي التطوير وسائل تعليميةلفهرسة الصناديق الفردية (أو مجموعة منها) ، مخططات العمل لتصنيف الفهارس ، والتي يتم تحديثها واستكمالها بشكل دوري. فهرسة اختيار أو تجميع فهرس (مؤشرات) واحد أو آخر وفقًا لنظام التصنيف وتخصيصه للمعلومات المقابلة لبطاقة الفهرس. في كتالوج الموضوع ، لا تتم فهرسة البطاقات ، بل يتم ترتيبها أبجديًا. تشمل تحسينات الفهرس تحسينات على مخطط التصنيف ؛ التحقق من محتوى وتصميم الكتالوج ؛ التحقق من الأوصاف (التحرير ، الجمع بين الأوصاف والمعلومات المتجانسة عن صندوق أو مخزون واحد ، وتوضيح تنظيمها). الفهرس هو كتاب مرجعي أرشيفية ، وهو عبارة عن قائمة أبجدية أو منهجية أو مجمعة على أساس قائمة أخرى بأسماء (أسماء) الكائنات المذكورة في الوثائق الأرشيفية ، مما يشير إلى بيانات البحث الخاصة بهم. الأنواع الرئيسية من الفهارس هي: الموضوع (أصنافه مواضيعية ، اسمية ، جغرافية) ، كرونولوجي. وفقًا لتجميع المفاهيم داخل الفهرس ، يتم التمييز بين الفهارس الأبجدية والنظامية والزمنية. يمكن أن تكون الفهارس بين الأرشفة ، بين الصناديق ، داخل الصناديق ، في شكل إلكتروني ، ورقة أو بطاقة ، في هيكل العناوين الصم (مفاهيم الموضوع وبيانات البحث الخاصة بهم) وموضحة (مفاهيم الموضوع مصحوبة بتفسيرات) ، في التجميع المفاهيم داخل الفهارس أبجدية ، منهجية ، كرونولوجية.

يمكن تجميع 20 فهرسًا لعناوين وحدات التخزين (بدون عرضها) أو إلى المستندات (مع عرض وحدات التخزين). يتم تجميع الفهارس لوحدات التخزين لصندوق واحد أو عدة قوائم جرد لصندوق واحد إذا كان للصندوق هيكل معقد ، وعدد كبير من المخزونات وغالبًا ما يستخدم. يتم تجميع المؤشرات إلى وحدات التخزين الخاصة بالعديد من الصناديق أو قوائم الجرد الخاصة بالعديد من الصناديق لأرشيف واحد إذا كانت هذه أموالًا لمنظمات متجانسة في وظائفها وتحل محل بعضها البعض على التوالي ، مؤسسات من نفس الصناعة. يمكن أن تكون نفس الفهارس interarchive. يمكن وضع فهارس للوثائق لوثائق مخزون واحد أو عدة قوائم جرد للصندوق أو الصندوق بأكمله أو عدة صناديق لأرشيف واحد أو عدة أرشيفات. يتكون الإدخال الوصفي لأي نوع من الفهرس من مفهوم الموضوع (العنوان) وبيانات البحث. اعتمادًا على الغرض من الفهرس ، يمكن أن يكون العنوان: بسيطًا (لا يحتوي على عناوين فرعية) ؛ معقدة (لها عنوان فرعي واحد أو تعريف لمفهوم ما). تتضمن بيانات البحث عن فهرس لوحدات التخزين لمخزون واحد ما يلي: الأرقام التسلسلية لوحدات التخزين ، فهرس لوحدات التخزين للعديد من الصناديق لأرشيف واحد ، وتستكمل هذه البيانات بأرقام المخزونات والأموال. يتم استكمال بيانات البحث الخاصة بالفهرس لوحدات التخزين لمجموعات المحفوظات المتعددة بأسماء المحفوظات. بيانات البحث عن فهرس لوثائق صندوق واحد تتضمن عدد قوائم الجرد ووحدات التخزين وأوراق وحدات التخزين ؛ يتم استكمال فهارس وثائق العديد من الصناديق بأرقام الصناديق ؛ فهرس لوثائق العديد من المحفوظات وأسماء المحفوظات. يتضمن الفهرس المواضيعي مفاهيم تمثل الحقائق والظواهر التاريخية. يتم إعطاء العناوين والعناوين الفرعية في الحالة الاسمية.

21 يتضمن فهرس الموضوع مصطلحات بالترتيب الأبجدي. يتضمن فهرس الموضوع العام مفاهيم غير متجانسة ، ووفقًا لهيكل العناوين ، يمكن أن يكون الصم فقط. يتضمن فهرس الموضوع الخاص مفاهيم متجانسة (أنواع المستندات ، وأسماء المؤلفين ، وأسماء المؤسسات و / أو أجزائها الهيكلية ، وأسماء الصناعات ، وما إلى ذلك) ويمكن أن تكون صماء أو مشروحة. يتضمن فهرس الاسم الألقاب ، والأسماء الأولى ، وأسماء العائلة (الفروق ، والأسماء المستعارة ، والألقاب ، والألقاب) ، ومعلومات السيرة الذاتية. يتم إدخال الألقاب المزدوجة في فهرس الاسم بالكلمة الأولى (بدون انعكاس). تُنقل الألقاب الأجنبية بالنسخ الروسية ، وتُعطى الجسيمات fon و va و le و de وما إلى ذلك بعد اللقب والأحرف الأولى. تم إنشاء فهرس الاسم أبجديًا حسب الاسم الأخير. يتضمن الفهرس الجغرافي أسماء الدول والوحدات الإدارية الإقليمية والبحار والأنهار والمفاهيم الجغرافية الأخرى. يشار إلى الأسماء الحديثة للمفاهيم الجغرافية أولاً ، وتوضع أسمائها القديمة بين قوسين ، كما يتم إدخال الأسماء القديمة بالترتيب الأبجدي مع الإشارة إلى الاسم الجديد. الأسماء الجغرافية ، وهي مفاهيم معقدة ، تُعطى دون انعكاس ، حسب الكلمة الأولى. يتم إدخال مفاهيم التعميم أو الأسماء الإدارية الإقليمية في الفهرس بدون تفسير. يتكون الفهرس الزمني من عناوين تتضمن تواريخ الأحداث والظواهر والحقائق التاريخية أو تواريخ الوثائق مرتبة ترتيبًا زمنيًا. يستخدم الفهرس نظامًا للمراجع العامة ("انظر") والخاصة ("انظر أيضًا") ، والتي يتم من خلالها إنشاء اتصال بين المفاهيم المتشابهة.

22 يمكن أن تكون فهارس أدلة الأرشفة من نفس الأنواع ولها نفس الهيكل ، ولكن في بيانات البحث يتم إعطاء روابط لصفحات أو أقسام (للأدلة) من الدليل. المراجعة عبارة عن كتاب مرجعي أرشيفية ، والذي يتضمن معلومات منهجية حول تكوين ومحتوى مجموعات فردية من الوثائق ، مكملًا بتحليل مصدرها. أنواع المراجعة هي مراجعة الصندوق والمراجعة المواضيعية. يمكن أن تكون المراجعة الموضوعية أرشيفية (داخل الأرشيف) وأرشفة بينية. إن هدف الوصف لنظرة عامة على المخزون هو مستند (مجموعة من المستندات ، جزء من مستند) ، وحدة تخزين ، وحدة محاسبة لمخزون واحد. إن موضوع الوصف للحصول على نظرة عامة موضوعية لوثائق الأرشيف (المحفوظات) هو مستند (مجموعة من الوثائق ، جزء من وثيقة) ، وحدة تخزين ، وحدة محاسبة لصندوق واحد (جزء من صندوق ، مجموعة من الأموال) للأرشيف (المحفوظات) حول موضوع معين. يتضمن العرض العام للصندوق معلومات منهجية حول تكوين ومحتوى وثائق الصندوق الواحد. تتضمن المراجعة الموضوعية معلومات منهجية حول تكوين ومحتوى جزء من وثائق واحدة أو مجموعة من الصناديق لواحد أو أكثر من المحفوظات حول موضوع معين. عند تجميع المراجعات ، يتم استخدام نهج مختلف ، والذي يتمثل في اختيار صندوق و / أو موضوع ، ومبدأ تجميع المعلومات في الجزء الرئيسي من المراجعة ، باستخدام طرق مختلفة لتقديم المعلومات حول المستندات (التعليقات التوضيحية الفردية أو الجماعية) ، مختلفة طرق لوصف أنواع معينة من الوثائق ، وتحديد التكوين المناسب ودرجة اكتمال الجهاز المرجعي للمراجعة. تتكون المراجعة من مجموعة من التعليقات التوضيحية مجموعات فرديةوحدات التخزين ووحدات المحاسبة والوثائق والأجهزة المرجعية.

23 يحدد التعليق التوضيحي محتوى مجموعة من وحدات التخزين ، والوحدات المحاسبية ، والمستندات مع تحليل المصدر للوثائق ، ويشير إلى الأنواع الرئيسية للوثائق ، ومؤلفيها ، والإطار الزمني ، والمصداقية ، وبيانات البحث. في نظرة عامة على الصندوق ، تتكون بيانات البحث من أرقام المخزون ، ووحدات التخزين ، والوحدات المحاسبية ، وأوراق وحدة التخزين ؛ في المراجعات المواضيعية المشتركة بين الأرشيفات والصناديق المشتركة ، تُستكمل بيانات البحث بالأسماء المختصرة للمحفوظات وأرقام المجموعات. يتضمن الجهاز المرجعي للمراجعة صفحة العنوان وجدول المحتويات (جدول المحتويات) والمقدمة وقائمة الاختصارات والفهارس. يجب أن تكون المراجعة الموضوعية مصحوبة بقائمة من الأموال والمعلومات الواردة في المراجعة وببليوغرافيا حول الموضوع. تحتوي مقدمة المراجعة على معلومات عن تاريخ منشئ الصندوق (المبدعين) وتاريخ الصندوق (الصناديق) ، وهيكل المراجعة ، وتكوين الجهاز المرجعي ؛ يمكن استكمال مقدمة المراجعة الموضوعية للوثائق من أرشيف واحد بمعلومات حول توفر الوثائق حول هذا الموضوع في أرشيفات أخرى. يمكن استخدام السمات الهيكلية والقطاعية (الوظيفية) والموضوعية والجغرافية والزمنية وغيرها كأساس لبناء المراجعة. يستخدم المخطط الهيكلي في مراجعة صندوق المؤسسة بهيكل متميز ومستقر ، عندما تعكس الأجزاء الهيكلية وظائف منشئ الصندوق ، ولا يتكرر محتوى المستندات في عدة أقسام هيكلية. تعمل أسماء الأجزاء الهيكلية في مثل هذا المخطط كأقسام للمراجعة. يتم استخدام المخطط القطاعي (الوظيفي) في نظرة عامة على الصندوق عندما لا يكون لمنشئ الصندوق هيكل وظيفي محدد بوضوح أو عندما يتغير هيكله بشكل متكرر. في النظرة العامة المواضيعية ، يتم استخدام المخطط القطاعي (الوظيفي) للموضوعات التي تعكس الأنشطة المحددة لنظام معين.

24 منظمة ، اتجاهات التنمية لبعض الأطراف تسيطر عليها الحكومة، الاقتصاد ، العلم ، الثقافة ، إلخ. بناء مراجعة وفقًا لمخطط الموضوع - الموضوعي يوفر ترتيب المعلومات حول الوثائق حسب المجموعات المواضيعية. يتم استخدام المخطط الزمني في الحالات التي يكون فيها من الضروري وصف الفترات الفردية في أنشطة المنظمات ، أو لعكس تسلسل الأحداث التاريخية التي حدثت. عند إنشاء مراجعة موضوعية بين الأرشيف ، يمكن تنظيم المعلومات في بعض الحالات وفقًا للأماكن التي يتم فيها تخزين المستندات ، أي أرشفة أبجديا. للحصول على نظرة عامة على صندوق الأصل الشخصي ، يتم استخدام مخطط منهجي لوثائق الصندوق. جهاز المرجع العلمي الآلي (ANSA) للأرشيف عبارة عن مجموعة من أوصاف المستندات الموضوعة في قواعد البيانات والوسائل الآلية لاسترجاع المعلومات وعرض نتائج البحث. يتم تنفيذ NSA الآلي في إطار نظام المعلومات المتكامل للأرشيف و / أو في شكل قواعد بيانات قائمة بذاتها. يتكون محتوى المعلومات الخاص بـ ANSA من أوصاف الوثائق على مستوى الصندوق ، ووحدة التخزين ، ووحدة المحاسبة ، والوثيقة الواردة في نظام معلومات، وكذلك ملفات الكلمات الرئيسية والعناوين. مجموعة متنوعة من ANSA هي قواعد بيانات ذات نص كامل تحتوي على نصوص الوثائق ونسخها الرقمية. تنفذ ANSA جميع وظائف النظام التقليدي للجهاز المرجعي العلمي للأرشيف وتوفر ، بالمقارنة مع NSA التقليدية ، المزيد من الفرص للبحث السريع والمتعدد الأوجه عن الوثائق الأرشيفية ، وعرض نتائجه (بما في ذلك في البعيد وضع وصول). أساس المعلومات لإنشاء ANSA هو نفس عناصر وصف المستويات المختلفة مثل SNSA التقليدية. إلى عن على

25- في ملء قاعدة بيانات NSA ، يتم استخدام ما يلي: المعلومات الوثائقية الأولية ، ووثائق المحاسبة الرئيسية والإضافية ، والمعلومات المتوفرة في أدلة الأرشفة بأنواعها وأنواعها المختلفة. عنصر الوصف الإلزامي لجميع المستويات الرئيسية الثلاثة في قاعدة بيانات ANSA هو الكلمات الرئيسية ، والمصطلحات التي تميز بشكل عام وموجز محتوى كائن الوصف (صندوق ، وحدة تخزين ، وحدة محاسبة ، وثيقة). يتم إدخال الكلمات الأساسية في قاعدة البيانات أثناء وصف كائن معين أو بعد اكتماله. يمكن أن تتكون الكلمة الأساسية من كلمة واحدة أو عبارة قصيرة ويتم وضعها في ملف كلمات رئيسية خاص. أنواع الكلمات الرئيسية الإلزامية هي: مصطلحات "الموضوع" التي تشير إلى نموذج قصيرالحقائق والأحداث والظواهر والأنشطة وما إلى ذلك ، المنعكسة في وثائق موضوع الوصف ؛ "الأشخاص" هي مصطلحات تحدد الأشخاص الذين ترتبط بهم وحدات الوصف لمستوى معين. يمكن أن تكون المصطلحات عبارة عن ألقاب تحمل اسمًا معينًا واسمًا عائليًا ، وألقابًا مع اسم معين ، وألقاب بدون أحرف أولية ، مع حرف أو اثنين من الأحرف الأولى ، وأسماء مستعارة ، وألقاب ، وما إلى ذلك ؛ مصطلحات "جغرافية" هي أسماء جغرافية أو أسماء مواقع جغرافية (أسماء بلدان ، جمهوريات ، أقاليم ، مناطق ، مقاطعات ، مقاطعات ، مجلدات ، مستوطنات ، بحار ، أنهار ، إلخ). يمكن إنشاء أنواع أخرى من الكلمات الرئيسية حسب الحاجة. نماذج مخرجات وكالة الأمن القومي الآلية هي قوائم الأموال ، ووحدات التخزين ، والوحدات المحاسبية ، والمستندات التي تستوفي شروط الطلب المقدم. على أساس المعلومات الواردة في أرشيف ANSA ، يمكن تشكيل نصوص الكتب المرجعية جنبًا إلى جنب مع أجهزتها المرجعية الداخلية (أدلة ، وكتب مرجعية قصيرة ، وقوائم جرد). في التشكيل الآلي للنص المرجعي ، تُستخدم ملفات الكلمات الرئيسية للتجميع الآلي للفهارس في الكتاب المرجعي.

26 لكل مستوى من الأوصاف في قاعدة بيانات ANSA ، يتم إنشاء أدوات التقييم (منهجية ، موضوعية) للبحث عن البيانات ، والتوليد الآلي للنصوص المرجعية. بالنسبة لمستوى الصندوق ، فإن أداة التشحيم المخصصة لتشكيل نص دليل أرشفة الأموال هي مخطط تنظيم الأموال في الدليل. لكل مستوى من مستويات الوصف ، من الممكن استخدام العديد من أدوات التشحيم ، مما يسمح بالإعداد المتزامن لأنواع مختلفة من الكتب المرجعية ، وتشكيل قوائم الأموال (المستندات) حول مواضيع مختلفة ، وحفظ نتائج التزييت. لكل مستوى من مستويات الوصف في قواعد بيانات أرشيف NSA في بدون فشليتم توفير مجموعة من الإجراءات للبحث عن المعلومات متعددة الجوانب عن طريق الكلمات الرئيسية ؛ وفقًا لنصوص التعليق ، المرجع التاريخي ؛ وفقًا لنصوص الأسماء الكاملة والمختصرة لموضوع الوصف ، إعادة تسمية كاملة ومختصرة للصندوق و / أو منشئ الصندوق ؛ حسب الانتماء الزمني لعنصر الوصف (حسب التواريخ الأخيرة للمستندات المدرجة في وحدة الوصف) ؛ لأي مجموعة من التفاصيل المذكورة أعلاه. يجب أن يتم عرض نتائج البحث في الأشكال التالية: قاعدة بيانات ، مخفضة وفقًا لشروط الطلب ؛ ملف نصي أو نسخة مطبوعة من الأوصاف التي تطابق الاستعلام. يتم تنفيذ الجهاز المرجعي لقواعد البيانات في وثائق الأرشيف في شكل قاعدة بيانات (قاعدة تعريفية) تحتوي على وصف لقواعد البيانات المتاحة في الأرشيف. تحتوي قاعدة التعريف على معلومات حول كل قاعدة بيانات مستقلة ، واسم قاعدة البيانات ، وقائمة بتفاصيلها ، ومستوى (مستويات) الوحدة (وحدات) الوصف ، والحجم الحالي في السجلات و / أو بالميغابايت ، إشارة إلى DBMS أو لغة البرمجة المستخدمة لإنشاء قاعدة البيانات.

27 الأدب: 1. القانون الاتحادي الصادر في 22 أكتوبر / تشرين الأول FZ "بشأن شؤون المحفوظات في الاتحاد الروسي" // مجموعة تشريعات الاتحاد الروسي Malysheva S.Yu. أساسيات الأرشفة: الدورة التعليمية. قازان ، ألكسيفا إي في. الأرشفة: كتاب مدرسي للبداية. الأستاذ. تعليم. السيدة

الموضوع: استخدام الوثائق الأرشيفية وتجميع جهاز مرجعي علمي لها. الأسئلة: 1. طريقة وصف الوثائق الأرشيفية. 2. نظام المرجع العلمي للوثائق الأرشيفية.

الموضوع 6. تنظيم وثائق صندوق المحفوظات للاتحاد الروسي 6.1. تكوين وتنظيم الوثائق داخل صندوق المحفوظات للاتحاد الروسي 6.2. تنظيم الوثائق في الأرشيف 6.3. منظمة

وكالة حكوميةأرشيف الدولة لمنطقة تولا المعالجة الأرشيفية والفنية والعلمية للوثائق زيلينوفا

GOST 7.23 6 طبعات المعلومات. الهيكل والتصميم 3 تعريفات المصطلحات المستخدمة في المعيار متوافقة مع GOST 7.0-84 و GOST 7.60-90. 4 أحكام عامة 4.1 المطبوعات الإعلامية حسب درجة التحليل والتركيب

"تطوير فهرسة الوثائق ذات الأصل الشخصي في TsGALI سانت بطرسبرغ (القاعدة المنهجية ، الخبرة ، التوقعات)" T.N. زفيريفا ، رئيس. قسم الوصف العلمي للأموال الشخصية وأنظمة استرجاع المعلومات و

وزارة التعليم والعلوم في ميزانية الدولة الفيدرالية للاتحاد الروسي مؤسسة تعليميةأعلى التعليم المهني"دولة ساراتوف الاجتماعية - الاقتصادية

مؤسسة التعليم الفيدرالية للميزانية الحكومية تعليم عالىكلية "معهد ألتاي للثقافة" مصادر المعلوماتوقسم تصميم علم المتاحف وعلم السجلات

تجميع وتنفيذ قوائم جرد القضايا لضمان الحصول على الأرشيف في المنظمة لجميع حالات التخزين الدائم والمؤقت (أكثر من 10 سنوات) والموظفين المنجزين في العمل المكتبي ،

حكومة منطقة تيومين القرار 12 مايو 2014 241-p تيومين على قائمة وتكلفة الأعمال والخدمات المنفذة (المقدمة) على أساس مدفوع من قبل أرشيفات الدولة لمنطقة تيومين

وزارة التعليم والعلوم من الاتحاد الروسي FSBEI HPE "جامعة فولوغدا الدولة البيداغوجية" كلية التاريخ أنا أوافق 15 سبتمبر 2011 برنامج الممارسة التعليمية (الأرشيف)

إدارة منطقة بلدية ألكساندروفسكي إقليم بيرمتمت الموافقة على إدارة الأرشيف رئيس منطقة البلدية رئيس إدارة منطقة ألكساندروفسكي البلدية أ.

حكومة منطقة تيومين القرار 2017 تيومين على قائمة وتكلفة الأعمال والخدمات المنفذة (المقدمة) على أساس مدفوع من قبل أرشيفات الدولة في منطقة تيومين وفقًا

إدارة بلدية KOTELNIKOVSKY التابعة لقرار منطقة فولغوغراد بتاريخ 25 مايو 2017 305 بشأن الموافقة على إجراءات وخطة محاسبة الوثائق الأرشيفية في أرشيف البلدية للإدارة

أنواع عديدة من وثائق الإدارة(المالية والتسوية والنقدية والمحاسبة الأولية والتقارير والإحصائية والتنظيمية والإدارية) ، مما يعكس الصلاحية

مؤسسة حكومية مستقلة للتعليم المهني الثانوي منطقة سفيردلوفسك NIZHNETAGIL CONSTRUCTION COLLEGE مكتمل: الاسم الكامل التخصص: تحليل نظام الاسم

صفحة 1 من 12 نسخة تمت الموافقة عليها بموجب قرار مجلس إدارة JSC "Astana Medical University" في 53 "13" ديسمبر 2013 اللوائح التنظيمية لنظام الإدارة المتكاملة على نظام الكتلوجات والبطاقات Astana city

مؤسسة الدولة الإقليمية "أرشيف الدولة لمنطقة كورسك" مذكرة لمساعدة المستخدم الذي بدأ العمل أولاً مع المستندات في غرفة القراءة في أرشيف الدولة لمنطقة كورسك

المؤشرات نوع العمل والعمليات قائمة تصنيف الأعمال المنجزة في أرشيفات الدولة توجيه نشاط أرشيفات الدولة مراحل أنواع العمل والعمليات تحت المراجعة العامة للمرشح

ميزات تكوين فهرس ببليوغرافي لأعمال الموظفين في معهد التخليق العضوي لهم. I. Ya. POSTOVSK URO RAS لعام 1991 2010 Zasypkina L.A. (المكتبة العلمية المركزية لفرع الأورال التابع لأكاديمية العلوم الروسية) إحدى المهام المنفذة

"تجربة فهرسة الوثائق في أرشيف الدولة المركزي التاريخي لسانت بطرسبرغ" A.V. Tikhotskaya ، رئيس قسم نظم استرجاع المعلومات ، معهد أبحاث الدولة المركزية في سانت بطرسبرغ مؤرشف حاليًا

بتكليف: أنجزه: مدير المكتبة العلمية ت. Tkachenko صفحة 1 من 6 قواعد نهج العملية على مثيل الكتالوج الإلكتروني الذي تم التحقق منه بواسطة: النائب الأول لرئيس الجامعة L.A. Omelyanovich تمت الموافقة عليه من قبل: رئيس الجامعة

خدمة المحفوظات من Yamalo-Nenets منطقة الحكم الذاتيمذكرة حول اختيار التخزين الدائم للملفات الشخصية للمستخدمين الذين عملوا في أرشيف الولاية في Yamalo-Nenets Autonomous Okrug Salekhard

تعليمات لتنظيم المستندات وملء 686 حقلاً "مؤشرات التصنيفات الأخرى" في محتويات ABIS "OPAC-Global" 1 الغرض والنطاق ... 2 2 اللوائح ... 2 3 تعاريف

INTERSTATE STANDARD GOST 7.23-96 نظام المعايير للمعلومات والمكتبة والنشر هيكل المعلومات والمجلس المشترك للتصميم والتوحيد القياسي والأرصاد الجوية

إعداد كتيبات إرشادية حول أموال المحفوظات الحزبية السابقة وأرشيفات الدولة التي تخزن وثائق الحقبة السوفيتية القواعد الارشادية 1. تنظيم العمل

04 أبريل 2017105- الموافقة على قواعد العمل المكتبي في الهيئات التنفيذيةسلطات دولة جمهورية ساخا (ياقوتيا) طبقًا للمادة 11 قانون اتحادي 27 يوليو 2006

جهاز مرجعي للمكتبة: كتالوجات وخزانات ملفات درس ببليوغرافي في المكتبة ما هو الفهرس ، وما هو الغرض منه وكيف يمكنك استخدامه للعثور على جميع المعلومات التي تحتاجها حول الكتاب ،

تمت الموافقة عليه بموجب مرسوم حكومة الاتحاد الروسي بتاريخ 15 يونيو 2009 رقم 477

أرشيف الدولة للاتحاد الروسي المعلومات الإلكترونية وموارد الاسترجاع للأرشيف

تمت الموافقة عليه بموجب قرار لجنة الخبراء والتحقق التابعة لوزارة الثقافة في إقليم كراسنودار بتاريخ 29 سبتمبر 2017 9/3 الخطاب المنهجي "تحسين وتجهيز قوائم القضايا والوثائق"

GOST R 51141-98. الإنتاج المكتبي والأعمال الأرشيفية. المصطلحات والتعاريف معيار الدولةالاتحاد الروسي المصطلحات والتعريفات الخاصة بالأعمال الورقية والأرشفة مقدمة GOST R 51141-98

المعيار المشترك بين الولايات GOST 7.9-95 "نظام معايير المعلومات وأمانة المكتبات والنشر. الملخص والشروح. المتطلبات العامة"(دخلت حيز التنفيذ بقرار من لجنة الاتحاد الروسي للتوحيد القياسي ،

مؤسسة الدولة البلدية "مكتبة كالينين المشتركة بين المستوطنات" قسم اقتناء وتجهيز المؤلفات "نظام الفهارس وخزائن الملفات في المكتبة" فن التشاور المنهجي. كالينينسكايا

قسم الأرشيف الرئيسي في مجلس وزراء جمهورية تتارستان (تاغلافاركيف) إدارة للتفاعل مع أرشيفات الدولة والبلديات

تمت الموافقة عليه بموجب مرسوم حكومة الاتحاد الروسي المؤرخ 15 يونيو 2009 رقم 477 بشأن قواعد إجراءات الوثائق في السلطات التنفيذية الاتحادية أولاً. الأحكام العامة 1. تحدد هذه القواعد

أوافق مدير مؤسسة أرشيف الدولة "1 Oshdarstschli Archive Stavro-L.V. ماركوفا "قصيدة لأرشيف الدولة لأرشيف الدولة في ستافروبول كراي"

قرار إدارة بلدية أمور بمنطقة خاباروفسك 07/07/2017 717 Amursk "بشأن الموافقة على اللوائح الخاصة بأرشيف إدارة بلدية أمور في إقليم خاباروفسك"

تعليمات العمل مع الكمبيوتر الشخصي "NSA" 1. قم بتشغيل 1.1. افتح برنامج NSA ، لهذا ، في المجلد الذي يحتوي على برنامج NSA (افتراضيًا: C: \ Program Files \ iTex \ NSA) ، ابحث عن ملف NSA.exe وقم بتشغيله (الشكل 1)

إلى الصفحة الرئيسية تمت الموافقة عليها بقرار من كوليجيوم الأرشيف الروسي بتاريخ 6 فبراير 2002 القواعد الأساسية لعمل محفوظات المنظمات مقدمة 1. أحكام عامة 1.1. مفهوم ارشيف المنظمة 1.2. أنواع المحفوظات 1.3. رئيسي

M E F G O S D A R S T V E N N Y S T A N D A R نظام المعايير الخاصة بالمعلومات والمكتبة ونشر هيكل المعلومات وتصميم GOST 7.23-96 المنشور الرسمي INTERSTATE

اللوائح الخاصة بفهرس SPbGETU LIBRARY الإلكتروني 1. أحكام عامة 1.1. تحدد هذه اللائحة إجراءات تنظيم الكتالوج الإلكتروني لـ SPbGETU وصيانته وتحريره وإدارته

قواعد العمل في الهيئات الفيدرالية قوة تنفيذيةتمت المصادقة عليه بمرسوم صادر عن حكومة الاتحاد الروسي بتاريخ 15 يونيو 2009 ، 477 قاعدة للعمل المكتبي في الهيئات الفيدرالية

قسم الأرشيف الرئيسي لمدينة موسكو الصفحة الرئيسية الأرشيف المركزي للوثائق على وسائل الإعلام الإلكترونية في موسكو

المعيار GOST R 51141-98 الخاص بالاتحاد الروسي العمل الكتابي والأرشفة المصطلحات والتعاريف حالة المعيار لروسيا موسكو مقدمة 1 التي أعدتها هيئة البحث العلمي لعموم روسيا

وافق بمرسوم Gosstandart of Russia بتاريخ 27 فبراير 1998 رقم 28 تاريخ التقديم 01.01.99 معيار الدولة للاتحاد الروسي

GOST R 51141-98 Group T00 STATE STATE STATE OF THE RUSSIAN FEDERATION العمل الكتابي وأعمال المحفوظات المصطلحات والتعاريف إدارة السجلات وتنظيم المحفوظات. المصطلحات والتعريفات OKS

أمر حاكم منطقة سفيردلوفسك 04.02.2014 17-WG Ekaterinburg بشأن الموافقة على قواعد العمل المكتبي وتدفق المستندات في إدارة حاكم منطقة سفيردلوفسك

أرشيف الدولة لإقليم كراسنودار مذكرة عمل حول تنظيم نقل الأفلام السلبية الموضوعية لتخزين الدولة ، وحساباتها ، ووصفها واستخدامها. جمعه: V.D. تيخوشا ،

وزارة التعليم والعلوم في الاتحاد الروسي ، رر 14-2015 ، الخطة الموضوعية للحصول على صندوق المكتبة العلمية المعتمدة ، رئيس الجامعة أ.د.

قواعد تنظيم تخزين وحيازة وحساب واستخدام وثائق صندوق المحفوظات التابع للاتحاد الروسي والوثائق الأرشيفية الأخرى في سلطات وهيئات الدولة حكومة محلية

B3.DV.14.2. أرشفة صندوق أدوات التقييم لإجراء الشهادة المتوسطة للطلاب معلومات عامة 1. قسم التاريخ 2. توجيه التدريب 44.03.05 تدريب المعلمين (الملفات الشخصية)

87 المرفقات (نماذج من النماذج) 88 الملحق 1 بالفقرات. 2.11.5 ، 2.11.7.2. اعتماد ACT (التاريخ) مدير الضرر الذي لا يمكن إصلاحه التوقيع نسخ مستندات التوقيع اسم الصندوق الموجود في الصندوق

المشاركة في فحص قيمة المستندات واختيار المستندات للتخزين الدائم والمؤقت لنقلها إلى الأرشيف ؛ - تحضير المستندات للتخزين والاستخدام اللاحقين ؛

قرار مجلس وزراء جمهورية لوغانسك الشعبية المؤرخ 14 ديسمبر 2016 رقم 693 لوغانسك بشأن الموافقة على إجراءات تسجيل الدولة لوثائق صندوق المحفوظات لجمهورية لوهانسك الشعبية

معيار الدولة للاتحاد الروسي GOST R 51141-98 "أعمال المكتب والأرشفة. المصطلحات والتعاريف" (تمت الموافقة عليها بموجب قرار معيار الدولة للاتحاد الروسي المؤرخ 27 فبراير 1998 N 28) إدارة السجلات وتنظيمها

1 تجميع وتنفيذ قوائم جرد القضايا المتعلقة بموظفي المنظمة الوثائق المتعلقة بالموظفين ، التي تشكلت في سياق أنشطة المنظمات ، هي أدلة موثقة على الأقدمية

تمت الموافقة عليه بأمر من GURH "NARKH" بتاريخ 09.0.20-p (مع التغييرات اللاحقة)

لجنة الدولة لجمهورية تتارستان لشؤون المحفوظات ، إرشادات لتحسين ومعالجة قوائم جرد الحالات التي جمعها: Ch.M. Giniyatullina المستشار الرئيسي في قطاع المشتريات

لجنة محفوظات منطقة أورينبورغ منظمة تمولها الدولة"أرشيف الولاية لمنطقة أورينبورغ" (GBU "SAOO") تجميع قوائم الجرد الأرشيفية مراجعة الأدبيات الأرشيفية ،

نظام استرجاع المعلومات من KSCU "أرشيف الدولة إقليم التاي" في دعم المعلوماتالمستخدمين نظام استرجاع المعلومات لـ KSCU "أرشيف الدولة لإقليم ألتاي" (يشار إليه فيما يلي

وزارة التعليم والعلوم في جمهورية UDMURT الميزانية المؤسسة التعليمية المهنية جمهورية الأدمرت"كلية إيجيفسك الصناعية تحمل اسم إيفجيني فيدوروفيتش دراغونوف"

مؤسسة الدولة البلدية "مكتبة كالينين المشتركة بين المستوطنات" قسم اكتساب ومعالجة الأدب " مجموعات المكتبةوالكتالوجات »العدد 3 فهارس المكتبة والبطاقات المنهجية

1. أحكام عامة. 1.1 الكتالوج الإلكتروني (EC) للمكتبة عبارة عن كتالوج مكتبة يمكن قراءته آليًا ويعمل في الوقت الفعلي ، وهو جزء لا يتجزأ من المرجع والبحث

شرح توضيحي لبرنامج عمل التخصص B1.B14 علم المحفوظات اتجاه الإعداد 46.03.02 علم الوثائق وعلوم المحفوظات ، [دعم إدارة الوثائق وعلم الوثائق] 1. الأهداف والغايات

ملف البطاقة - دليل يحتوي على معلومات حول محتوى المستندات على البطاقات. يتم وضع البطاقات في خزائن الملفات بناءً على احتياجات المنظمة للمعلومات. كما تظهر ممارسة عمل أرشيفات المنظمات ، فإن الأكثر استخدامًا هو المعلومات المتعلقة بمحتوى التنظيمي و المستندات الإدارية(أوامر للأنشطة الأساسية ، والبروتوكولات ، والعقود ، والاتفاقيات ، والرسائل ، وما إلى ذلك).

اعتمادًا على مهام استخدام المستندات ، يمكن إنشاء خزانات الملفات الخاصة بالموضوع والموضوع.

في فهرس بطاقة الموضوع ، يتم تجميع البطاقات أبجديًا حسب المفاهيم (على سبيل المثال ، للأوامر - أبجديًا حسب أسماء مجالات النشاط: الشركات ، الإنتاج ، التسويق ، حماية العمال ؛ للأحرف - أبجديًا حسب أسماء المنظمات المراسلة ، إلخ. )

يُنصح بإنشاء خزانات ملفات للأفراد للبحث عن معلومات عنها الأقدميةوالراتب والبيانات الأخرى ذات الطبيعة الاجتماعية والقانونية.

يجب أن تحتوي البطاقات على لقب واسم وعائلة موظف المنظمة وبيانات البحث (رقم الصندوق والمخزون والحالة والأوراق) الخاصة بالوثائق التي تحتوي على معلومات عنه. يتم تنظيم البطاقات حسب الألقاب بالترتيب الأبجدي داخل نفس الألقاب بالترتيب الأبجدي للأسماء وأسماء العائلات.

عند إنشاء واستخدام الأنظمة الآلية للبحث في المستندات والملفات في أرشيفات المنظمات ، يجب استخدام القواعد التقليدية لتسجيل وتسجيل المستندات والملفات ، سواء في مرحلة العمل المكتبي أو في الأرشيف ، في تطوير برامج الكمبيوتر.

ستسهل هذه الاستمرارية انتقال العمل في الأرشفة إلى مستوى تقني جديد.

تحتل المعلومات التاريخية مكانة خاصة بين الكتب المرجعية الأرشيفية. يتم تحرير الشهادة عند أول استلام لوثائق الصندوق في أرشيف المنظمة. بعد ذلك ، بعد 5-7 سنوات ، من المستحسن وضع إضافة إلى الخلفية التاريخية.

يتم تجميع المعلومات التاريخية وتوقيعها من قبل رئيس الأرشيف. في المؤسسات التي لديها حجم صغير من الحالات التي يتم إنشاؤها سنويًا ، يمكن استبدال الملاحظة التاريخية بمقدمة جرد لحالات التخزين الدائمة.

تتكون الخلفية التاريخية من ثلاثة أقسام:

1. تاريخ المؤسس.

2. تاريخ الصندوق.

3. خصائص وثائق الصندوق.

القسم الأول - تاريخ المؤسس (بالترتيب الزمني) يحتوي على المعلومات التالية:

1. تواريخ وأرقام وعناوين الوثائق الإدارية المتعلقة بإنشاء المنظمة وتحويلها وتصفيتها ؛

2. المواعيد النهائية لأنشطة المنظمة.

3. التغييرات في اسم وأنشطة المنظمة.

4. مهام ووظائف المنظمة وتغييراتها.

5. حجم نشاط المنظمة ومكانتها في جهاز الدولة والصناعة.

6. هيكل المنظمة وتغييراتها (مع التواريخ).

القسم الثاني ، تاريخ الصندوق ، ويحتوي على المعلومات التالية:

1 - عدد القضايا في الصندوق والمواعيد النهائية لحالات الصندوق.

2. تكوين وثائق الصندوق والمواعيد النهائية لكل مجموعة.

3. وقت استلام الأموال في أرشيف المنظمة.

4. درجة سلامة الوثائق.

5. التغييرات في تكوين ونطاق وثائق الصندوق ؛

6. إشارة (إذا كانت المنظمة تنقل المستندات لتخزين الدولة) لتاريخ ومكان نقل الحالات لتخزين الدولة (اسم أرشيف الدولة ؛ رقم الصندوق المعين من قبل أرشيف الدولة ، الإشارة إلى فعل القبول ونقل الحالات وتاريخها ورقمها).

القسم الثالث - خصائص وثائق الصندوق ، ويحتوي على قائمة بأنواع الأجهزة العلمية والمرجعية للصندوق.

في القسم الثالث وصف لوثائق الصندوق يسردون:

1. الأنواع الرئيسية من الوثائق.

2. تشير إلى ميزات التوثيق في هذه المنظمة ؛

3. إعطاء معلومات عامة حول استخدام الوثائق (المحتوى الرئيسي وعدد الشهادات ذات الطابع الاجتماعي والقانوني ، واختيار وإصدار الوثائق للأقسام الهيكلية ، إلخ.

تُطبع الشهادة على الورق العام للمنظمة في 4 نسخ (3 نسخ مخصصة لأرشيف الدولة ويتم نقلها مع قوائم الجرد عند استلام الحالات ونقلها.

نظام المرجع العلمي للوثائق الأرشيفية

نظام المرجع العلمي للوثائق الأرشيفية للأرشيف عبارة عن مجموعة معقدة من الكتب المرجعية الأرشيفية المترابطة والمتكاملة حول تكوين ومحتوى الوثائق الأرشيفية التي تم إنشاؤها على أساس منهجي واحد للبحث في الوثائق الأرشيفية والمعلومات الأرشيفية للاستخدام الفعال.

عمل الدورة

مفهوم وهيكل الجهاز المرجعي العلمي لوثائق صندوق الأرشيف في الاتحاد الروسي

مقدمة

هذا العمل البحثي مخصص لدراسة الجهاز المرجعي العلمي في أرشيف الدولة الحديثة.

تكمن أهمية هذا العمل في أهمية جهاز المرجع العلمي للمؤسسات الأرشيفية وصحة تجميعه ، لأنه بدون المرجع وأدوات البحث (ATS) ، سيتحول الأرشيف ، من مستودع منظم للمعلومات الوثائقية ، إلى " تفريغ المعلومات "، حيث سيكون من المستحيل تقريبًا العثور على البيانات اللازمة.

الهدف من الدراسة هو الأرشفة

موضوع البحث - جهاز مرجعي علمي

الغرض من هذا العمل: دراسة نظام الجهاز العلمي والمرجعي لوثائق صندوق المحفوظات للاتحاد الروسي.

لتحقيق هذا الهدف لا بد من حل المهام التالية:

.تحديد مفهوم "جهاز المرجع العلمي"

.دراسة مبادئ بناء جهاز مرجعي علمي

.دراسة هيكل المرجع العلمي

.لتحليل جهاز المرجع العلمي في الأرشيفات التي تخزن وثائق صندوق المحفوظات في الاتحاد الروسي

1. جهاز المرجع العلمي: المفهوم ، مبادئ البناء ، الهيكل

1.1 مفهوم ومبادئ بناء جهاز مرجعي علمي

نظام المراجع وأدوات البحث (نظام المرجع العلمي) لأرشفة الوثائقهي مجموعة من الكتب المرجعية الأرشيفية المترابطة والمتكاملة حول تكوين ومحتوى الوثائق الأرشيفية التي تم إنشاؤها على أساس منهجي واحد للبحث في الوثائق الأرشيفية والمعلومات الأرشيفية لغرض الاستخدام الفعال

الدلائل الأرشيفية تقليدية ، أي على الورق ، والآلي ، أي نفذت بمساعدة أجهزة الكمبيوتر. الغرض الرئيسي من الأدلة الأرشيفية هو البحث السريع عن المعلومات الوثائقية الضرورية.

إنشاء جهاز مرجعي علمي للوثائق الأرشيفية - أنشطة لتوفير المعلومات الوثائقية للمواطنين ، الكيانات القانونيةوالمستهلكين الآخرين للمعلومات.

عند العمل بالمعلومات ، من الضروري التمييز بين المصادر الأولية والمعلومات الوثائقية الثانوية.

المعلومات الوثائقية الأولية - وثائق أرشيفية تحتوي على معلومات حول الظواهر الموضوعية والنشاط العقلي البشري.

المعلومات الوثائقية الثانوية هي "معلومات حول المعلومات" ، أي المعلومات التي تحتوي على معلومات وصفية حول المصدر الأساسي.

تشكل الأدلة الأرشيفية والمعلومات الوثائقية الأولية ، أي الوثائق ، بشكل إجمالي بيئة المعلومات الأرشيفية.

الدلائل الأرشيفية مقسمة إلى إلزامية واختيارية. تتوفر أدلة أرشيفية إلزامية في أرشيف كل ولاية وبلدية. وتشمل هذه تواريخ الحالة والكتالوجات والأدلة. يتم إنشاء أرشيفات إضافية حسب الحاجة ، والتي تحددها مواصفات مؤسسة أرشيفية معينة ، أو يتم تشكيلها تاريخيًا. وتشمل هذه لمحات عامة عن المستندات ، والفهارس ، وقوائم الموضوعات ، وقواعد البيانات.

تم تقديم نظام المرجع العلمي لكل أرشيف فيدرالي بالتفصيل في منشور "الأرشيف الفيدرالي لروسيا وجهازها المرجعي العلمي". يكمن تفرد هذا الكتاب المرجعي في حقيقة أنه لأول مرة في تاريخ الأرشفة المحلية ، يتم تجميع البيانات المتعلقة بالعناصر الرئيسية للجهاز المرجعي لكل أرشيف فيدرالي معًا.

. 2 مبادئ بناء نظام مرجعي علمي

المبادئ الأساسية لبناء نظام مرجعي علمي:

.الترابط والتكامل بين الدلائل الأرشيفية التي تصف المعلومات الوثائقية الأولية

.تجنب ازدواجية المعلومات في أدلة أرشيفية مختلفة

.استمرارية نظام المرجع العلمي (RSA) للمنظمات مع SSA للمؤسسات الأرشيفية

يتم تحقيق استمرارية الجهاز المرجعي العلمي للمنظمات والمؤسسات الأرشيفية من خلال وحدة متطلبات ومبادئ البناء. يفترض هذا الشرط التجميع الإجباري في العمل المكتبي لمنظمات قوائم جرد الحالات وجهاز مرجعي علمي لها. يتم تخزين نماذج قوائم الجرد المعتمدة من قبل الخبير ولجنة التحقق من مؤسسات الأرشفة في الأرشيف كنسخ مراقبة حتى يتم نقل المستندات من قبل المنظمة للتخزين الدائم. بعد استلام المستندات للتخزين الدائم ، تصبح قوائم الجرد جزءًا من الجهاز العلمي والمرجعي للأرشيف.

يتم قبول الوسائل المختلفة للجهاز العلمي والمرجعي لأرشيف المنظمة في الأرشيف كوحدات مستقلة ، أو يتم دمجها في الأقسام المقابلة من الفهارس.

يعد الامتثال للمبدأين الأولين ضروريًا لكفاءة البحث وتقليل تكاليف العمالة لأمناء الأرشيف لتكرار المعلومات.

إذا تم مراعاة مبدأ الترابط والتكامل عند إنشاء أوصاف المستندات وكتالوجاتها ، فيمكن للباحث ، بعد أن اطلع على جرد الحالات وكتابة الأعداد اللازمة لوحدات التخزين منه ، الرجوع إلى الأقسام المقابلة من كتالوج لبحث أكثر تفصيلا. في الكتالوج ، سيتمكن الباحث من العثور على أسماء وحدات التخزين وعناوين الحالات ومعلومات أكثر تفصيلاً.

المبدأ الثالث لا يقل أهمية عن تنظيم البحث. وهذا يعني أنه عند إنشاء جميع أنواع أدلة الأرشفة في المنظمات وأرشيفات الدولة والبلديات ، سيتم تقديم متطلبات موحدة وأساليب موحدة. لذلك ، يتم التحكم في صحة تسجيل قوائم جرد الحالات في المنظمة من خلال أرشيف المنظمة. يتم تنسيق قوائم الجرد الموجزة (الأقسام السنوية) لقوائم جرد وثائق حالات التخزين الدائم والموافقة عليها من قبل أرشيفات الدولة والبلديات. من المهم أيضًا ممارسة السيطرة على الوسائل الأخرى للجهاز المرجعي العلمي. يجب تجميع كل دليل أرشفي للمنظمة وفقًا لقواعد عمل الدولة ومحفوظات البلديات وأرشيف المنظمات.

2 هيكل المرجع العلمي

2.1 ملخصات الحالة

وصف الحالات والوثائق- دليل أرشفي مصمم للإفصاح عن تكوين ومحتوى وحدات التخزين / وحدات المحاسبة ، التثبيت من التنظيم والمحاسبة داخل المخزون ؛ يتكون من مواد وصفية لوحدات التخزين / الوحدات المحاسبية ، وسجل نهائي ، وصحيفة شهادات وجهاز مرجعي للمخزون

يؤدي الوصف ثلاث وظائف رئيسية:

· معلوماتية (تكشف عن تكوين ومحتوى الوثائق)

· المحاسبة (تسجيل المستندات)

· التصنيف (تصنيف المستندات)

يتم تنفيذ وظيفة المعلومات على النحو التالي: عند تجميع جرد للحالات وإدخال عناوين المستند فيها ، والتي توفر معلومات حول نوع ومحتوى المستند. يسمح لك جرد الحالات المنفذ بشكل صحيح بالحصول على معلومات حول تكوين مستندات الصندوق.

يتم تنفيذ وظيفة المحاسبة عند ترقيم المستندات وتحديد عدد المستندات في المخزون. هذا يضمن سلامة المستندات ، ويسمح لك بتتبع التغييرات في حجم الصندوق ويسهل البحث الفوري عن المستند المطلوب.

تتمثل وظيفة التصنيف في الترتيب الأكثر عقلانية للشؤون داخل الصندوق. تحت التصنيف في هذه القضيةيشير إلى تجميع المستندات وفقًا لهيكل منشئ الصندوق أو القضايا الرئيسية لأنشطته.

هناك ثلاثة أنواع من الجرد: جرد داخلي ، جرد لوحدة هيكلية (تسليم) ، جرد موجز لشؤون الصندوق.

تم تصميم الجرد الداخلي لتسجيل حالات التخزين الدائم والمؤقت (أكثر من 10 سنوات) ، والتي تنتج المحاسبة عنها عن تفاصيل هذه الوثائق (الملفات ذات القيمة بشكل خاص ، والشخصية ، والقضائية ، والملفات الاستقصائية ، وما إلى ذلك) ، بالإضافة إلى الحالات التي تتكون من مثل هذه الأنواع من المستندات ، والتي لا تحتوي عناوينها على معلومات حول محتواها.

يتم تجميع قوائم الجرد للأقسام الهيكلية (التسليم) وقوائم الجرد الموجزة وفقًا لنفس المنهجية. يتم تجميعها لوصف الأنواع التالية من الحالات:

· التخزين المؤقت (على سبيل المثال ، 5 سنوات وأكثر ، 10 سنوات وأكثر ، أكثر من 10 سنوات (حسب تقدير المنظمة) ؛

· من قبل الأفراد.

ضع في اعتبارك منهجية تجميع جرد لحالات التخزين الدائمة.

يتكون الجرد من جزأين: الجرد نفسه والجهاز المرجعي له. يتم تجميع المخزون ، كقاعدة عامة ، في المنظمة. ولكن في حالة الجودة غير المرضية للمخزون ، يتم إعادة تجميعه في المؤسسة الأرشيفية التي تم نقلها إليها.

يتضمن إعداد الجرد أنواع العمل التالية:

· وصف الحالات

· تنظيم الوثائق والملفات داخل صندوق المحفوظات (تطوير نظام تصنيف لملفات الصندوق وتصنيف ملفات الصندوق) ؛

· إعداد الجرد الفعلي للوثائق ؛

· تجميع الجهاز المرجعي وتسجيل المخزون.

· يتكون جرد الحالات من بيانات وصفية حول كل وحدة تخزين ، وهي مزيج من العناصر التالية:

· رقم سري؛

· فهرس حفظ السجلات

· عنوان الحالة ، وفي بعض الحالات ، شرح المستند ؛

· المواعيد النهائية للوثائق في القضية ؛

· عدد الأوراق في الملف ؛

· ملحوظات.

يتوافق كل عنصر من عناصر المقالة الوصفية مع عمود في صحيفة الجرد:

العمود 1 - "رقم الطلب" - يؤدي وظيفة محاسبية ، ويصلح تسلسل وحدات التخزين في صحيفة الجرد. يشير رقم آخر وحدة تخزين إلى عدد الحالات في المخزون. يجب أن ينعكس التغيير في عدد الحالات في نهاية الجرد (في "السجل النهائي").

العمود 2 - "رقم المستند" - هذا هو رقم المستند المعين لها في المؤسسة المنشئة للأموال عندما كانت الوثيقة لا تزال صالحة. يمكن استخدامها كمعلومات بحث إضافية.

العمود 3 - "عنوان القضية" يعكس وظيفة المعلومات في الجرد ، ويكشف عن تكوين ومحتوى وثائق كل حالة.

في هذا العمود ، لا يُسمح باستخدام الاختصارات التعسفية ، فقط تلك المقبولة والمنصوص عليها في المستندات ذات الصلة. في أول ذكر لمنظمة أو مؤسسة أو مؤسسة أو هيئة حكومية ، وما إلى ذلك ، يتم كتابة العنوان بالكامل ومختصر بين قوسين. عندما يُذكر كذلك ، يتم اختصار العنوان. على سبيل المثال: JSC "Russian السكك الحديدية"(OJSC" Russian Railways ")".

العمود 4 - "تواريخ الموعد النهائي" - تواريخ بداية الحالة ونهايتها. عادة ما يكتب الشهر بالكلمات. التاريخ بصيغة اليوم والشهر والسنة.

العمود 5 - "عدد الأوراق" - حجم وحدة التخزين.

في نهاية الجرد ، يتم عمل إدخال نهائي ، والذي يشير إلى المعلومات التالية: عدد وحدات التخزين ، وأرقام وحدة التخزين الأولى والأخيرة ، والترقيم المتاح ، وأرقام الأحرف ، ووحدات التخزين المتقاعدة وأسبابها. التخلص محددة.

يتم إرفاق خطاب تأكيد بنهاية الحالة. يشير إلى عدد الأوراق المرقمة والمقيدة في المخزون ، وأرقام الحروف ، بالإضافة إلى معلومات حول الأرقام والميزات المفقودة حالة فيزيائيةصحائف الوصف.

منهجية لتجميع جهاز مرجعي للحصر

بعد تجميع الجرد نفسه ، يتم تجميع جهاز مرجعي له يؤدي وظيفتين: تسريع البحث عن الجرد وتقديم معلومات إضافيةعن الصندوق.

يشمل تكوين الجهاز المرجعي للمخزون ما يلي:

· صفحة عنوان الكتاب؛

صفحة العنوان - تحتوي على الاسم الكامل لأرشيف الدولة ، والاسم الكامل للصندوق مع قائمة بجميع إعادة تسميتها (بين قوسين) ، إن وجدت ، يشار أيضًا إلى رقم الصندوق ورقم المخزون واسم المخزون.

على سبيل المثال: انظر الملحق 2.

تتضمن المقدمة تاريخ المنظمة المكونة للصندوق ، وتاريخ الصندوق ، وتعليق توضيحي لتكوين ومحتوى الوثائق الموجودة في الجرد وتكوين الجهاز المرجعي للمخزون.

قائمة الاختصارات - مرتبة أبجديًا في المخزون والكلمات المختصرة والاختصارات مع الاسم الكامل للكلمات. يتم استخدام الاختصارات في النص لتوفير مساحة للكلمات المتكررة.

الاختصارات المقبولة عمومًا والتي لا تتطلب تفسيرات خاصة (مثل ، إلخ ، إلخ ، إلخ) ، تشير إلى اسم مقاييس الكتلة والوقت والمكان المرتبط بالأرقام أو أي أسماء ولا تسبب تفسيرًا مزدوجًا (كجم ، دقيقة. ، سم ، م) ، وكذلك اختصارات الكلمات المدرجة في الخطاب العامي والمكتوب ، مثل لجنة النقابات العمالية ، ليست مدرجة في قائمة الاختصارات. إذا ، عند تجميع الجرد ، فإن الاختصارات مثل "r. - ولدت "،" العقل. - مات "،" ص. - بروتوكول "،" م. - المواد "وما شابه ذلك ، فمن الضروري إعادة تجميع الجرد ، وعدم إدراج هذه الكلمات في قائمة الاختصارات.

يحتوي فهرس المخزون على قائمة بالمفاهيم الموجودة في الجرد والتفسيرات اللازمة لها. يمكن أن تكون الفهارس اسمية وموضوعية وجغرافية وما إلى ذلك. أيضًا ، يمكن أن يكون الفهرس مرجعًا إضافيًا وأداة بحث منفصلة.

على سبيل المثال ، ضع في اعتبارك إحدى قوائم جرد حالات الأرشيف التاريخي للدولة الروسية.

F. 13 المرجع. 3. 1798-1811 ، 53 مادة سجلات الأوراق الواردة والصادرة. الصندوق 13: وزارة التجارة (انظر الملحق 3)

يبدأ هذا المخزون بصفحة عنوان وجدول ترجمة. فيما يلي قائمة بالحالات ، بما في ذلك الرقم التسلسلي ورقم السجل وعنوان الحالة والمواعيد النهائية وعدد الأوراق والملاحظة. يتم وضع تسجيل الشهادة (صحيفة المصدق) على صحيفة شهود منفصلة ويتم حفظها في نهاية الجرد.

تم تجميع هذا الجرد بشكل صحيح ، ومع ذلك ، منذ عام 1984 ، وهو عام تجميعه ، تغير شكل ورقة التصديق (الواردة في الملحق 9 من القواعد الأساسية لتشغيل محفوظات المنظمات التي تمت الموافقة عليها بقرار من Collegium of the المحفوظات الفيدرالية بتاريخ 06 فبراير 2002).

2.2 نظام الدليل في الأرشيف

يتم إصلاح نظام تخزين الوثائق الأرشيفية على مستوى الصندوق من خلال جرد ، لكن هذا لا يكفي للبحث عن المعلومات الوثائقية. في كثير من الأحيان ، يتم تشكيل استعلامات البحث وفقًا لمعايير مثل كائن أو سؤال أو موضوع أو نوع من الأحداث. لتلبية طلبات البحث من هذا النوع ، يتم تجميع كتالوجات أرشيفية يتم فيها تجميع المعلومات حسب الموضوع (الموضوعات ، الصناعات). تتيح هذه الأداة الخاصة بجهاز المرجع العلمي للأرشيف للباحثين إجراء بحث متعدد الأوجه عن المعلومات الوثائقية.

دليل الأرشيف- دليل أرشيفية ، حيث توجد معلومات حول المستندات الأرشيفية وفقًا لمخطط التصنيف المختار

المرجع السابق. وفقًا لـ E.M. حفر: بدأ نظام الفهارس في الأرشيفات المحلية يتشكل في أوائل الستينيات. القرن ال 20 خلال الفترة الماضية ، اكتسبت أرشيفات الدولة خبرة كبيرة في إنشاء وصيانة أنواع مختلفة من الفهارس. ومع ذلك ، تم إجراء الفهرسة "الجماعية" في السبعينيات والثمانينيات. القرن ال 20 في الأرشيفات المحلية أدت إلى حقيقة أن الكتالوجات تحتوي في الشكل التقليدي على ملايين البطاقات ، لكن كفاءة استخدامها كانت منخفضة. ويرجع ذلك إلى عدد من العوامل: أولاً ، الشكل التقليدي للبحث عن المعلومات في الفهرس. ثانيًا ، طبيعتها "غير العامة" ، أي فقط موظفو الأرشيف يخدمون طلبات الباحثين. كل هذا أدى إلى التسعينيات. القرن ال 20 لتعليق فهرسة المعلومات الوثائقية.

على عكس كتالوج الكتالوج:

)يغطي معظم صناديق الأرشيف ، حيث أن هيكل الكتالوج لا يعتمد على هيكل تخزين المستندات في الأرشيف ، ويعكس تصنيف المستندات وفقًا لمعايير مختلفة ، بينما يتم تجميع المخزون لوثائق صندوق أرشيفية واحد أو جزء منه؛

)توفر معلومات أكثر تفصيلاً من الجرد ، حيث قد تتضمن مقتطفات من الوثيقة ، وتحتوي على معلومات من أكثر من حالة واحدة.

)لا تؤدي وظيفة محاسبية ولا تحسب عدد الحالات ، وتتمثل مهمتها الرئيسية في توفير استرجاع المعلومات.

)إذا تم بناء كل مخزون على أساس مخطط التنظيم الخاص به لمواد هذا الصندوق ، فسيتم ترتيب بطاقات الكتالوج لجميع صناديق الأرشيف وفقًا لمخطط واحد ، تكون أساسياته مشتركة لجميع المحفوظات.

في أرشيفات المنظمات ، يتم استخدام خزائن الملفات بدلاً من الكتالوجات.

في العمل المكتبي ، من المهم أن تكون قادرًا على العثور بسرعة على معلومات وثائقية واحدة أو أخرى. لهذا الغرض ، يتم الاحتفاظ بخزائن ملفات التسجيل والتسجيل للوثائق ، وخزائن ملفات الخطابات وبيانات المواطنين ، وما إلى ذلك. يجب أن نتذكر أن خزانات الملفات هذه ليست ذات أهمية مؤقتة فقط: في المستقبل ، إلى جانب المستندات ، سيتعين عليك الذهاب إلى أرشيف المنظمة.

تسمى عملية إعداد كتالوجات أرشيفية وتجميعها وصيانتها بفهرسة الوثائق الأرشيفية:

فهرسة الوثائق الأرشيفية- عملية إعداد كتالوجات أرشيفية وتجميعها وصيانتها

تشمل الفهرسة أنواع العمل التالية:

· تحديد نوع الدليل ؛

· تطوير مخطط تصنيف للمعلومات الوثائقية في الكتالوج ؛

· تحديد واختيار المعلومات الوثائقية للفهرسة ؛

· وصف المعلومات الوثائقية على بطاقات الفهرس ؛

· بطاقات فهرسة الفهرسة

· تنظيم البطاقات والحفاظ على فهرس

تحديد نوع الدليل. يعتمد نوع الكتالوج على محتوى الوثائق ووجود كتالوجات أخرى في الأرشيف.

عند تحديد تكوين الفهارس لأرشيف بلدية أو ولاية معينة ، يتم أخذ ما يلي في الاعتبار: رتبة وملف الأرشيف ؛ هيكل وتكوين ومحتوى صناديق الأرشيف ؛ درجة تطور الأموال ؛ كثافة وأهداف استخدام الوثائق ؛ توافر ومستوى الجودة للأنواع الأخرى من أدلة الأرشفة ؛ القدرات المادية والفنية للأرشيف.

حسب الهيكل ، تنقسم الدلائل إلى منطقية وأبجدية.

يتضمن الهيكل المنطقي طريقة الاستنتاج ، أي البحث عن المعلومات من العام إلى الخاص.

تنقسم كتالوجات البنية المنطقية إلى منهجية وموضوعية وأنواعها (كتالوج تاريخ المؤسسات وكتالوج تاريخ التقسيم الإداري الإقليمي) وترتيب زمني ، وكتالوجات التركيب الأبجدي مقسمة إلى موضوع و أصنافها الاسمية والجغرافية.

تستخدم الكتالوجات المنهجية على نطاق واسع في أرشيفات الولاية والبلديات.

هيكل كتالوجات الأرشيف معروض في الملحق 4.

تطوير مخطط تصنيف للمعلومات الوثائقية في الدلائل. المرجع السابق. وفقًا لـ E.M. بوروفا "الأرشفة: النظرية والطرق": "التطور العلمي لمشكلة تصنيف المعلومات الوثائقية الأرشيفية ، والتي ترتبط ارتباطًا وثيقًا بالتطور. النظرية العامةيعود التصنيف إلى بداية القرن التاسع عشر ، في وقت طي مجال موضوع الأرشفة ، ونظام المحفوظات ، وتخصيص المحفوظات إلى منطقة مستقلة للإدارة العامة ، عندما بدأت مخططات التصنيف في يتم تطويرها في المجالات المتعلقة بالأرشفة - التوثيق ودراسات المصدر.

نتيجة للدراسات النظرية ، تم تحديد الأنواع الرئيسية لتصنيف المعلومات الوثائقية المنعكسة في أدوات المراجع والمعلومات: الهيكلية ، والموضوعية ، والنمطية ، والتي تستند إلى العنصر الهيكلي(الهيكل) ، الموضوع (الموضوع) أو الخاصية (الملازمة هذا الكائنأو أجزاء منها) ميزة نموذجية. يحدد النوعان الأولان من التصنيف خصائص أرشيفات وكالة الأمن القومي ، التقليدية والآلية.

الإنجازات النظرية لعلوم الأرشفة المحلية في مجال التصنيف في السبعينيات والثمانينيات. تم تنفيذها في تطوير مخططات التصنيف الموحد لمعلومات المستندات (SEC) في عام 1978 ، 1983 ، بالإضافة إلى أدوات التقييم وقاموس المرادفات الخاصة بـ ASNTI وفقًا لوثائق GAF لاتحاد الجمهوريات الاشتراكية السوفياتية ، فيما بعد - المصنف الموحد لـ معلومات وثيقة لصندوق المحفوظات للاتحاد الروسي (ECDI) في عام 2007.

عند تطوير ECDI AF RF ، تم أخذ التغييرات المنهجية التي حدثت في جميع مجالات الحياة تقريبًا في الاتحاد الروسي في الاعتبار: سياسة جديدة و هيكل الدولة، وتغيير أشكال الملكية وأكثر من ذلك بكثير ، وهو ما ينعكس في الوثائق ، والمعلومات التي ينبغي إدراجها في الفهارس. من المهم ملاحظة أن ECDI AF RF على مستوى منهجي جديد يطور مناهج الفهرسة المنصوص عليها في SEC (M. ، 1978 ؛ M. ، 1983) "

وصف معلومات المستند على بطاقات الكتالوج - إنشاء بطاقة أرشيفية تحتوي على معلومات ثانوية حول المستند.

بطاقة الكتالوج- بطاقة مدرجة في فهرس البطاقات وتحتوي على معلومات تتوافق مع مهام وموضوعات كتالوج الأرشيف

بطاقة الفهرس لها شكل محدد وتتضمن العناصر التالية:

· التصنيف (الفهرس ، العنوان ، العنوان الفرعي ، تاريخ ومكان الحدث) ؛

· معلوماتية (محتوى الوثيقة) ؛

· محركات البحث (اسم الأرشيف ، اسم الصندوق ، N من الصندوق ، N من المخزون ، N من الملف ، الأوراق) ؛

· خارجي (لغة الوثيقة وطريقة الاستنساخ) ؛

· التحكم (موقع المترجم وتوقيعه ، تاريخ تحرير البطاقة).

تعتبر فهرسة معلومات المستند الثانوية ذات أهمية خاصة عند إنشاء بطاقة كتالوج.

الفهرسة- اختيار و / أو تجميع فهرس (فهارس) استنادًا إلى نظام الفهارس وإلصاقها على المستندات والملفات وبطاقات الفهرسة

فِهرِس - رمز(حرف ، رقم) أو مجموعة من هذه الأحرف المستخدمة في ILP و AIPS وفي IPS التقليدية المخصصة لأقسام التصنيف المقابلة لنظام تصنيف المستندات (معلومات وثائقية) وملصقة على بطاقات الفهرس (فهرس التصنيف)

بشكل عام ، المؤشر هو رمزفي نظام التصنيف.

تنظيم البطاقات وصيانة الكتالوج. يجب تنظيم البطاقات المفهرسة قبل إدخالها في الكتالوج. يتم تنظيم الفهارس بترتيب الأرقام.

على سبيل المثال: انظر الملحق 5.

يتم تنظيم البطاقات التي لها نفس الفهارس وفقًا للعناوين والعناوين الفرعية الموضحة على البطاقات. يتم وضع البطاقات نفسها بالفعل على مستوى العناوين الفرعية وفقًا لمبدأ منطقي - من الأعلى إلى الأدنى ، ومن العام إلى الخاص.

حسب السائد النظرية المحليةومنهجية ممارسة الأرشفة ، تُصنف كتالوجات الأرشفة تقليديًا على أنها إلزامية للأرشفة. (قواعد تنظيم تخزين وحيازة وحساب واستخدام وثائق صندوق المحفوظات للاتحاد الروسي والوثائق الأرشيفية الأخرى في الدولة والبلدية والمحفوظات والمتاحف والمكتبات والمنظمات الأكاديمية الروسيةالعلوم (من الآن فصاعدًا - قواعد 2007) (ص 95).)

حتى الآن ، لم تنظر هذه الورقة إلا في الوسائل التقليدية للجهاز المرجعي العلمي. التقدم العلمي والتكنولوجي ، وقد أثر تطور تكنولوجيا المعلومات على الأرشفة ، على وجه الخصوص ، جهاز المرجع العلمي. بدأت أدوات المراجع والبحث في المحفوظات تدريجيًا في التكرار في في شكل إلكتروني. يتيح لك ذلك العثور بسرعة ، والأهم من ذلك ، عن بُعد ، على المستندات الأرشيفية اللازمة.

دعنا نحاول إيجاد استخدام هذا النظام. أموال أرشيفية ، على سبيل المثال ، مكاتب التصميم الهندسي. بعد إدخال الاستعلام اللازم في الصفحة الرئيسية في شريط البحث ، انقر فوق الزر "بحث". تعرض صفحة نتائج البحث معلومات حول الأموال التي تم العثور عليها وانتماء كل صندوق إلى أرشيف معين. تظهر عملية العمل مع هذا النظام في الملحق 7. بعد فتح أول نتيجة بحث في القائمة ، نحصل على البيانات التالية: رقم الصندوق ، واسم الصندوق ، والمواعيد النهائية ، والشرح والخلفية التاريخية (الملحق 8)

على ال هذه اللحظةأثبت النظام فعاليته ، ويتم استكماله وتحسينه باستمرار.

في هذا العمل ، سننظر أيضًا النظام الإلكترونيكتالوجات في الأرشيف التاريخي للدولة الروسية. تكمن خصوصيته في تقسيم الكتالوج إلى اسمي وجغرافي وموضوع.

في الكتالوج الاسمي (الملحق 9) ، يتم تصنيف المعلومات حسب أسماء الأشخاص الذين هم مؤلفو الوثائق. خصوصية الكتالوج الاسمي الإلكتروني في الأرشيف التاريخي للدولة الروسية هي أن الوثيقة المشار إليها في الفهرس لا تحتوي على مواد السيرة الذاتية ، والشخص الذي استخدم كأساس للبحث مذكور فقط في نص الوثيقة.

في الكتالوج الجغرافي ، يتم تصنيف المعلومات أبجديًا حسب العناصر الجغرافية والطبوغرافية (الملحق 10).

في فهرس الموضوع ، يتم تصنيف المعلومات وفقًا لموضوع المستند ، وفقًا لعنوانه (الملحق 11).

تم إطلاق الكتالوج الإلكتروني للأرشيف التاريخي للدولة الروسية ، ويبدو أنه أداة بحث ملائمة. ومع ذلك ، يجب أن يكون مفهوماً أن هذا الكتالوج يوفر معلومات عن 2.5٪ فقط من المواد الأرشيفية المخزنة في RGIA. النظام المقدم هو الخطوات الأولى نحو إنشاء كتالوج إلكتروني كامل.

2.3 أدلة

الكتيبات الإرشادية هي كتب مرجعية أرشيفية إلزامية

دليل المجموعات (الأرشيفية) للأرشيف- دليل أرشفي يحتوي بطريقة منهجية على خصائص أو معلومات موجزة عن الصناديق الأرشيفية ويهدف إلى التعرف على تكوينه ومحتوياته

مرشد- مطبوعة مطبوعة ، والغرض منها هو إعطاء المستخدمين فكرة عن تكوين الأموال لأرشيف معين.

أنواع الأدلة:

· دليل المخزون

· دليل موجز لأموال الأرشيف (المحفوظات) ؛

· دليل موضوعي لأموال الأرشيف (المحفوظات).

تنقسم الأدلة أيضًا إلى أرشيفية (داخل أرشيفية) وداخلية.

دليل الأسهم- نشرة مطبوعة تحتوي على معلومات موجزة عن أموال الأرشيف بطريقة منهجية وتعمل على التعرف على محتويات الأرشيف.

دليل موجز لأرشفة المقتنيات- دليل يحتوي على قائمة بأموال الأرشيف. في المقابل ، تنقسم الكتب المرجعية المختصرة عن المحفوظات إلى مشروحة وغير مشروحة. تحتوي المشروحة على معلومات حول الصناديق بطريقة منهجية ، تشير إلى جميع إعادة تسمية المؤسسين ، كما يتم توفيرها معلومات قصيرةحول محتوى الوثائق. أدلة قصيرة غير مشروحة لمجموعات الأرشيف تحتوي فقط على قائمة بالمجموعات و معلومات اساسيةعن طريقهم.

دليل مواضيعي لمجموعات الأرشيف- دليل يحتوي على معلومات حول الأموال المقابلة لموضوع معين.

يمكن إنشاء جميع أنواع الأدلة المذكورة أعلاه لكل من أرشيف واحد ومجموعة من المحفوظات.

يتكون الدليل من الدليل الفعلي والجهاز المرجعي له.

يحتوي الدليل نفسه أو ، كما يطلق عليه أيضًا ، خصائص الصناديق على المعلومات الإلزامية التالية: اسم الصندوق ، والبيانات المرجعية حوله ، وتاريخ المنظمة التي أنشأتها (لصندوق من أصل شخصي - أساسي معلومات عن السيرة الذاتية للشخص) ، معلومات حول تكوين ومحتوى وثائق الصندوق. قد يحتوي أيضًا على قائمة ببليوغرافية للصندوق.

يعد اسم المؤسسة عنصرًا إلزاميًا في الدليل ، والذي يمكن أن يوفر معلومات حول:

· الانتماء للصندوق إلى حقبة تاريخية معينة ؛

· اسم المؤسس ومكانته في نظام الهيئات والمؤسسات العامة وغيرها ؛

· حجم أنشطة صانع الأموال ؛

· مكانها.

البيانات المرجعية حول الصندوق هي رقم الصندوق.

يعطي المرجع التاريخي فكرة عن أنشطة منشئ الصندوق ، ومكانته في نظام سلطات الدولة ، والمنظمات ، والمؤسسات ، وما إلى ذلك ، وفترة نشاطه وحجمه.

تحتوي المعلومات التاريخية للأموال ذات الأصل الشخصي على بيانات السيرة الذاتية للمؤسس: اسمه الأخير ، والاسم الأول ، والعائلة ، وفترة الحياة ، ومكان الميلاد ، والوفاة ، والحياة الشخصية ، والأنشطة ، وما إلى ذلك.

شرح تكوين الوثائق ومحتواها - وصف موجز لتكوين ومحتوى الوثائق.

يشتمل الجهاز العلمي والمرجعي للدليل على العناصر التالية: صفحة العنوان ، والمحتوى (جدول المحتويات) ، والمقدمة ، وقائمة الاختصارات ، والملاحق ، والفهارس.

صفحة العنوان جزء من تصميم الدليل (لا تنسى ذلك نحن نتكلمحول النسخة المطبوعة) ويعطي معلومات حول اسم الأرشيف واختصاصه ومكانه في نظام هيئات الأرشفة في الاتحاد الروسي. كما يشير إلى معلومات حول مكان ووقت النشر.

تقدم المقدمة قصة قصيرةالأرشيف ، للوثائق التي تم تجميع دليل لها.

قائمة الاختصارات والملاحق والفهارس لها نفس الوظائف كما في جرد الحالات. تشبه منهجية تجميعها منهجية تجميع هذه العناصر لجهاز المرجع العلمي للحصر.

قد تتضمن الملاحق بيانات عن التصفية ، المنقولة إلى محفوظات أخرى وصناديق مشتركة ، وكذلك عن تكوين الجهاز المرجعي العلمي للأرشيف.

مع التطور تقنيات المعلوماتبدأ الرابط الذي لا ينفصم بين دليل الأرشيف والنسخة المطبوعة في التلاشي. توجد أدلة أرشيفية في شكل إلكتروني. على سبيل المثال ، يوجد على الموقع الإلكتروني لأرشيف الدولة الروسية للأدب والفنون (RGALI) دليل إلكتروني للمجموعات ، متاح على الرابط التالي: # "justify"> 2.4 مراجع وأدوات بحث إضافية

يمكن إنشاء أدلة إضافية لنظام ATP في الأرشيف - المراجعات والفهارس وفهارس البطاقات المواضيعية والقوائم الموضوعية للوثائق والحالات وسجلات الجرد المشروحة.

مراجعات الوثيقة

كنوع من أنواع الكتب المرجعية الأرشيفية ، تنتمي المراجعة إلى مجموعة المراجع الإضافية وأدوات البحث للأرشيف ، ولكنها ، مثل الدليل ، مخصصة للنشر من أجل إعلام المستخدمين بتكوين ومحتوى مستندات صندوق أو صناديق مختلفة ، ولكن في موضوع واحد:

نظرة عامة على الوثائق الأرشيفية- نوع دليل الأرشيف ، بما في ذلك المعلومات المنظمة حول تكوين ومحتوى المجمعات الفردية للوثائق الأرشيفية ، المكملة في الحالات الضروريةتحليل مصدر هذه الوثائق

يتم تحديد ملاءمة تجميع المراجعات من خلال ملاءمة وأهمية المشكلة التي تم تخصيصها لها ، ودرجة دراستها ، بالإضافة إلى حداثة الوثائق المدرجة في المراجعة.

يوصى بتجميع ونشر (تكرار) المراجعات في الحالات التالية: عندما يكون حجم الصندوق كبيرًا ويحتوي على العديد من الحالات من نفس النوع في المحتوى ، أو ، على العكس من ذلك ، العديد من الحالات ذات المحتوى المعقد متعدد الموضوعات ، من أجل مثال: البروتوكولات والمراسلات حول العديد من الأسئلة غير ذات الصلة فيما بينهم. في هذه الحالة ، يُنصح بإصدار مراجعات للصناديق الأرشيفية ، حيث يمكن تقسيم محتوى القضايا متعددة الموضوعات منطقيًا وتصنيفها إلى مجموعات متجانسة. يمكن أيضًا إجراء المراجعات على المستندات التي تم إدخالها في قوائم الجرد بدون نظام صارم أو اتصال منطقي ، أو عندما تكون المستندات مبعثرة عبر قوائم جرد مختلفة. من السهل التخلص من أوجه القصور الملحوظة عن طريق تجميع المراجعات ، بدلاً من إعادة كتابة قوائم الجرد.

تُظهر تجربة إعداد المراجعات أنه يمكن نشرها في شكل منشورات مستقلة وكمقالات منفصلة في الدوريات والمنشورات الجارية ، وهو أمر مهم لإعداد مراجعات للوثائق الأرشيفية في المنظمات.

على سبيل المثال ، في الأرشيف التاريخي العسكري للدولة الروسية (RGVIA) ، تنقسم مراجعات المستندات إلى مخزون وموضوعي:

استعراض الوثائق المواضيعية:

· حول تاريخ الحركة الاجتماعية والسياسية ؛

· في تاريخ الدول والمدن الأجنبية في روسيا ؛

· في تاريخ العمارة والتخطيط الحضري.

· على تطوير الطيران.

· حول العلاقات الثقافية والاقتصادية لروسيا مع الدول الأخرى ؛

· حول تطوير الفكر العسكري النظري الروسي ؛

· حول حياة وعمل الشخصيات البارزة في روسيا ؛

· حول الرواسب المعدنية ، إلخ.

مراجعات لمستندات المخزون:

· المكتب العسكري الميداني لـ H.I.V. (ب. 26) ؛

· قلعة Ivangorod (F. 13133) ؛

· رسالة سرية من الكلية العسكرية (F. 20) ؛

· مجلس الوزراء وزير الحرب (F. 366) ؛

· مكتب المفوض العسكري للحكومة المؤقتة في المقر (F. 2015) ؛

· Voronov P.N. ، ملازم أول ، مؤرخ عسكري ، محرر مجلة "Russian Antiquity" ، (F. 252) ، إلخ.

المؤشرات

يمكن أن تكون الفهارس أدلة أرشيفية مستقلة في الأرشيف أو عنصرًا في الجهاز المرجعي لأدلة أرشيفية أخرى:

فهرس (مؤرشف)- دليل أرشيفية يحتوي على قائمة منتظمة بأسماء الأشياء أو الأشياء ، والتي تحتوي على معلومات في الوثائق الأرشيفية ، تشير إلى بيانات البحث الخاصة بها

تم النظر في منهجية تجميع الفهرس كعنصر من عناصر الجهاز المرجعي باستخدام مثال جرد الوثائق والحالات.

غالبًا ما يتم تضمين المؤشرات في الكتيبات الإرشادية. ومع ذلك ، مع تطور تكنولوجيا المعلومات ، أصبحت الفهارس أداة بحث شائعة على مواقع المحفوظات الروسية.

على سبيل المثال ، يوجد في موقع rusarchives.ru فهرس للمؤسسين في أرشيفات روسيا (الملحق 12)

عندما تنقر على الرابط المؤدي إلى منشئ التمويل المطلوب ، تنتقل إلى نافذة نتائج البحث ، والتي توفر معلومات حول مُنشئ الصندوق وبياناته المرجعية والقسم والدليل الذي يحتوي على معلومات حول مُنشئ الصندوق المطلوب (الملحق 13)

وبالتالي ، في هذه الحالة ، يرتبط فهرس الأرشيف ارتباطًا وثيقًا بدليل الأرشيف (الدليل).

ككتاب مرجعي أرشيفية إضافي ، يمكن تجميع قوائم مواضيعية للوثائق والحالات:

قائمة مواضيعية للوثائق- نوع مستند معلومات الأرشيف يحتوي على قائمة بعناوين الحالات أو المستندات المتعلقة بموضوع معين ، مع الإشارة إلى تواريخها وبيانات البحث

يتم تجميع قوائم الوثائق حول الموضوعات الأكثر صلة وشعبية والتي لم تتم دراستها إلا قليلاً لإعلام مجموعة واسعة من الباحثين وناشري الوثائق والمحفوظات والصحفيين وغيرهم من المتخصصين.

مع تطور تكنولوجيا المعلومات ، غالبًا ما تتخذ القوائم المواضيعية شكلًا إلكترونيًا ويتم نشرها على مواقع الويب الخاصة بالأرشيفات المعنية. على سبيل المثال ، القوائم الموضوعية للأرشيف التاريخي للدولة الروسية (RGAI) (الملحق 14)

القواعد بيانات

إلى جانب قائمة الوثائق ، تعمل أرشيفات الولاية والبلديات والإدارات بنشاط على تطوير قواعد البيانات ونشرها على مواقعها الإلكترونية الرسمية ، مما يجعل من الممكن البحث عن المعلومات الوثائقية وتقديمها بسرعة وبشكل متعدد الأوجه في وضع الوصول عن بُعد.

كجزء من هذا العمل ، تم النظر مرارًا وتكرارًا في قواعد البيانات المستضافة على مواقع أرشيف الدولة في الاتحاد الروسي في شكل كتالوجات أرشيفية وفهارس وقوائم مواضيعية. ومع ذلك ، يمكن تمييز قواعد البيانات كنوع منفصل من المراجع وأداة البحث التي تسمح ببحث متعدد الأوجه في الأموال الأرشيفية.

من الأمثلة الصارخة على قاعدة البيانات ونظام البحث الخاص بها الخدمة المستضافة على الموقع الرسمي لأرشيف الدولة الروسية للأدب والفنون (RGALI).

استنتاج

الجهاز المرجعي العلمي لوثائق صندوق المحفوظات للاتحاد الروسي لديه أهمية عظيمةلمجموعة واسعة من مستهلكي المعلومات الوثائقية. في خضم هذا عمل بحثينظرنا في كيفية إنشاء جهاز المرجع العلمي للأرشيفات ووظائفه.

تم تحقيق الغرض من عمل الدورة ، أي دراسة نظام المرجع العلمي لوثائق صندوق المحفوظات للاتحاد الروسي.

في عملية تحقيق الهدف ، قمنا بحل المهام التالية:

حددنا مفهوم "جهاز المرجع العلمي" ، الوارد في قواعد تنظيم تخزين واكتساب وحساب واستخدام وثائق صندوق المحفوظات في الاتحاد الروسي وغيرها من الوثائق الأرشيفية في محفوظات الدولة والبلديات والمتاحف والمكتبات ، منظمات الأكاديمية الروسية للعلوم (- M. ، 2007).

درسنا مبادئ بناء جهاز مرجعي علمي وتأثيرها على هيكل وعمل الكتب المرجعية الأرشيفية.

درسنا جميع المراجع الإلزامية والإضافية وأدوات البحث ، بالإضافة إلى منهجية تجميعها.

قمنا بتحليل الجهاز المرجعي العلمي في الأرشيفات التي تخزن وثائق صندوق المحفوظات في الاتحاد الروسي. لحل هذه المشكلة ، اتخذنا مسار دراسة جهاز المرجع العلمي الإلكتروني المنشور على مواقع أرشيف الدولة ، وكذلك على موقع وكالة المحفوظات الفيدرالية.

في المؤسسات الأرشيفية في روسيا ، يتم تقديم جهاز المرجع العلمي في الغالب بالشكل التقليدي. أي ، من أجل الحصول على المعلومات الوثائقية ، من الضروري القدوم إلى الأرشيف ، وبالفعل بمساعدة أدوات المراجع والبحث المقدمة على الورق ، يمكنك العثور على المعلومات اللازمة.

تتبع صناعة الأرشفة في روسيا حاليًا مسار المعلوماتية والترجمة ونسخ المعلومات الوثائقية على الوسائط التقليدية إلى شكل إلكتروني ، سواء كان ذلك برقمنة مستندات الأفلام والصور أو المسح الضوئي المستندات الورقية. ومع ذلك ، فإن المستوى الحالي لإضفاء الطابع المعلوماتي على مؤسسات الأرشفة يترك الكثير مما هو مرغوب فيه. تم حل هذه المشكلة على أعلى مستوى للدولة. في عام 2011 ، وافق المرسوم الصادر عن حكومة الاتحاد الروسي بتاريخ 15 أبريل 2014 رقم 313 على البرنامج الحكومي للاتحاد الروسي "مجتمع المعلومات (2011-2020)" ، والذي يتمثل أحد أهدافه في الانتقال إلى التخزين اللاورقي من المستندات. ومع ذلك ، من أجل التحويل الكامل للوثائق الأرشيفية وأدلة الأرشفة إلى شكل إلكتروني ، من الضروري تخصيص الموارد اللازمة ، بما في ذلك المعدات ، والتي في الظروف الحديثةعفا عليها الزمن بسرعة كبيرة ، وكذلك حل مشكلة تخزين الوثائق الأرشيفية في شكل إلكتروني ، ولكن هذا موضوع منفصل للبحث.

المصادر والأدب

دليل أرشيف البحث المرجعي

1.القانون الاتحادي "بشأن الأرشفة في الاتحاد الروسي". القانون الاتحادي رقم 125 بتاريخ 22 أكتوبر 2004

2.قواعد تنظيم التخزين والاقتناء والمحاسبة واستخدام وثائق صندوق المحفوظات التابع للاتحاد الروسي والوثائق الأرشيفية الأخرى في محفوظات الدولة والبلديات والمتاحف والمكتبات ومنظمات أكاديمية العلوم الروسية (- M. ، 2007) .

.GOST R 51141-98 "العمل المكتبي والأرشفة. المصطلحات والتعاريف ".

4.القواعد الأساسية لعمل أرشيف المنظمات. م: VNIIDAD، 2002

.تجميع قوائم الجرد الأرشيفية: توصيات منهجية. - م ، 2003.

.مصنف موحد للمعلومات الوثائقية لصندوق المحفوظات للاتحاد الروسي. - م ، 2007.

.الأرشفة: كتاب مدرسي / E.V. أليكسيفا ، ل. أفاناسييف ، إي. حفر؛ إد. ف. كوزلوف. - م 2007.