فترات الاحتفاظ بالمستندات الفردية. شروط تخزين المستندات الأولية ، بما في ذلك في شكل إلكتروني

التزامات دافعي الضرائب (دافعي الرسوم)

1. دافع الضرائب ملزمون بما يلي:

8) في غضون أربع سنوات ، ضمان سلامة البيانات المحاسبية والمستندات الأخرى اللازمة لحساب الضرائب ودفعها ، وكذلك المستندات التي تؤكد الدخل المستلم (للمنظمات - أيضًا المصروفات المتكبدة) والضرائب المدفوعة (المستقطعة) ؛

. تدقيق الضرائب الميدانية

إذا كان المفتشون المسؤولينأسباب كافية للاعتقاد بأن المستندات التي تثبت ارتكاب الجرائم يمكن إتلافها أو إخفائها أو تغييرها أو استبدالها ، ويتم مصادرة هذه المستندات بالطريقة المنصوص عليها في المادة 94 من هذا القانون ، وفقًا لقانون صاغه هؤلاء المسؤولون. يجب أن يبرر قانون مصادرة المستندات الحاجة إلى المصادرة وتقديم قائمة بالوثائق المطلوب مصادرتها. للمكلف عند حجز المستندات إبداء الملاحظات التي يجب أن يتضمنها الفعل بناءً على طلبه. يجب أن تكون المستندات المحجوزة مرقمة وملصقة بختم أو توقيع دافع الضرائب ( وكيل الضرائب، دافع الرسم). في حالة رفض دافع الضرائب (الوكيل الضريبي ، دافع الرسوم) إلصاق المستندات المحجوزة بختم أو توقيع ، يتم عمل ملاحظة خاصة بهذا الشأن. يتم نقل نسخة من قانون مصادرة المستندات إلى دافع الضرائب (وكيل الضرائب ، دافع الرسوم).

. حجز الوثائق والأشياء

1. تتم مصادرة المستندات والأشياء على أساس قرار مسبب من مسؤول المصلحة الضريبية الذي يقوم بإجراء تدقيق الضريبة في الموقع.

يخضع القرار المحدد لموافقة رئيس (نائبه) للمصلحة الضريبية التي اتخذت القرار بإجراء تدقيق ضريبي.

2. لا يجوز مصادرة الوثائق والأشياء ليلا.

3. تتم مصادرة المستندات والأشياء بحضور الشهود والأشخاص الذين تضبط منهم المستندات والأشياء. في الحالات الضروريةمتخصص مدعو للمشاركة في إنتاج الحفريات.

قبل الشروع في الحجز ، يجب على مسؤول مصلحة الضرائب تقديم قرار بشأن الحجز ويشرح للأشخاص الذين يعرضون حقوقهم والتزاماتهم.

4. يقترح موظف في مصلحة الضرائب على الشخص الذي يتم حجز المستندات والأشياء منه تسليمها طواعية ، وفي حالة الرفض يتم الحجز بالقوة.

إذا رفض الشخص الذي يجري الحجز منه فتح المبنى أو الأماكن الأخرى التي قد توجد بها المستندات والأشياء الخاضعة للمصادرة ، يحق لموظف مصلحة الضرائب القيام بذلك بشكل مستقل ، مع تجنب التسبب في أضرار غير ضرورية للأقفال والأبواب وأشياء أخرى.

5. لا تخضع المستندات والأشياء التي لا تتعلق بموضوع التدقيق الضريبي للمصادرة.

6. يوضع محضر بحجز وضبط المستندات والأشياء طبقاً للمتطلبات المنصوص عليها في المادة 99 من هذا القانون وهذه المادة.

7- ترد الوثائق والأشياء المحجوزة في قائمة ووصف في محضر الضبط أو في الأوصاف المرفقة به مع الإشارة الدقيقة إلى الاسم والكمية والقيمة. علامات فرديةالعناصر ، وإذا أمكن ، قيمة العناصر.

8. في الحالات التي لا توجد فيها نسخ كافية من مستندات الشخص الخاضع للمراجعة لتنفيذ تدابير الرقابة الضريبية ، وكان لدى السلطات الضريبية أسباب كافية للاعتقاد بإمكانية إتلاف المستندات الأصلية أو إخفائها أو تصحيحها أو استبدالها ، لمصلحة الضرائب الحق في مصادرة المستندات الأصلية بالطريقة المنصوص عليها في هذه المادة.

عند مصادرة هذه المستندات ، يتم عمل نسخ منها ، يتم تصديقها من قبل مسؤول في مصلحة الضرائب وتحويلها إلى الشخص الذي تم حجزها منه. إذا كان من المستحيل عمل أو نقل النسخ في نفس الوقت مع سحب المستندات مصلحة الضرائبإحالتها إلى الشخص الذي تم الاستيلاء على المستندات منه ، في غضون خمسة أيام بعد المصادرة.

9- تُعرض جميع المستندات والأشياء المضبوطة على الشهود والأشخاص الآخرين المشاركين في الضبط ، وإذا لزم الأمر ، يتم تغليفها في مكان الحجز.

يجب أن تكون المستندات المحجوزة مرقمة وملصقة ومُلصقة بختم أو توقيع دافع الضرائب (وكيل الضرائب ، دافع الرسوم). في حالة رفض دافع الضرائب (الوكيل الضريبي ، دافع الرسوم) لصق المستندات المحجوزة بختم أو توقيع ، يتم عمل ملاحظة خاصة حول ذلك في محضر الحجز.

10- تسلم نسخة من محضر حجز الوثائق والأشياء مقابل استلام أو ترسل إلى الشخص الذي صودرت منه هذه الوثائق والأشياء.

كل يوم ينمو أرشيف البيانات لأي منظمة. بعض الوثائق لها قيمة إعلامية دائمة ، بينما يفقد البعض الآخر قيمتها العملية بسرعة.

ما هي المدة التي يجب تخزينها وما هي المستندات التي يجب تخزينها ، وما هي طريقة التخلص المتوفرة لأنواع معينة من المستندات؟ يتم النظر في هذه القضايا وغيرها بشكل واضح وشرحها من خلال التشريعات القائمة. يعتمد اختيار المستندات الخاضعة للتخزين الحكومي ، أو تحديد شروط حفظها ، على بيانات تقييم خبير للوثائق.

فترات الاحتفاظ العامة للوثائق

بالنسبة لأنواع مختلفة من الوثائق ، تم تطوير فترات احتفاظ معينة:

• مؤقت - حتى 10 سنوات ؛
• طويل الأجل - أكثر من 10 سنوات ؛
• مستمر.

يتم نقل حالات دوريات الحفظ طويلة الأمد والدائمة ، عند اكتمالها ، إلى تخزين الوحدات الخاصة (لمدة عامين للأغراض المرجعية). ثم انتقل إلى قسم الوثائق الأرشيفية.

لا تعتمد فترة تخزين البيانات على وسيط التخزين (إلكتروني ، ورقي). تتأثر قيمة المستند بالمعلومات التي يحتوي عليها.

يتم تعيين فحص خاص ، والذي يحدد الحاجة إلى مزيد من استخدام الحالة. حدد الوثائق التي يمكن استخدامها لصالح (أو ضد) الدولة ، والمجتمع ، والعلم ، والأفراد ، وما إلى ذلك.

الأهداف الرئيسية لفحص قيمة الوثائق

في العمل المكتبي لمنظمة أو مؤسسة ، في محفوظات الدولةعدم الاستغناء عن تقييم خبير متخصص للوثائق.

الغرض الرئيسي من الفحص:

1. تحديد أو تغيير فترة التخزين الإضافي للمستند.
2. إن اختيار المستندات المطلوب إتلافها والتي لا تحمل قيمة أو المحتوى العملي للمعلومات الواردة فيها فقد أهميتها.
3. تحديد مدة تخزين الوثائق التي لا تحمل قيمة علمية أو تاريخية ولكن لها أهمية عملية.
4. تقييم الوثائق التي لديها:
   • سياسي؛
   • اقتصادي؛
   • علمي؛
   • القيم الثقافية وغيرها

ينظم قانون المحفوظات قضايا تخزين الوثائق وإنجازها والمحاسبة والتخصيص الإضافي لها.

فى المعالجة أنشطة الخبراءتم تجميعه و القائمة المعتمدةمن 12 قسم المستندات القياسية(مع إشارة واضحة إلى فترة تخزينها) ، والتي ظهرت كنتيجة للأنشطة الوظيفية لهياكل الدولة والمؤسسات والشركات ، إلخ.

القسمان الأول والرابع

من القائمة التي تم وضعها ، فإن القسمين الأول والرابع لهما أهمية كبيرة. يرتبط حفظ السجلات وتخزينها في كلا المجالين ارتباطًا وثيقًا. بعد كل شيء ، من التصميم الصحيحوحفظ ملفات الموظفين ، وتعتمد رسوم المحاسبة الإضافية.

المحاسبة لوثائق الموظفين (1)

أصول ونسخ وثائق الموظفين للمنظمة تخضع للحفظ.

فترة حفظ السجلات:

1. سنة واحدة:
   • سجلات تعكس حساب وقت العمل (الرسوم البيانية ، والجداول الزمنية) ؛
   • بيانات الأشخاص غير المعينين ؛
   • جداول الإجازة.
2. 3 سنوات:
   • أوراق اعتماد المستندات التي تؤكد نشاط العملومدة خدمة الموظف ؛
   • سجلات انضباط العمل ؛
3. 5 سنوات:
   • الأفعال واللوائح وتقارير السلامة ؛
   • مقتطفات عن تحسين ظروف العمل وحماية العمال ؛
   • المستندات التي تؤكد إلمام الموظفين وتدريبهم وإصدار شهاداتهم بشأن السلامة والالتزام بها ؛
   • بيانات السفر
4. 75 سنة:
   • الخصائص والبطاقات الشخصية للموظفين ؛
   • عقود عمل الموظفين ؛
5. 50 سنة (بناء على طلب المالك):
   • المستندات الشخصية ، الأصول (الشهادات ، الدبلومات ، كتب العملوالشهادات وما إلى ذلك) ؛
6. باستمرار:
   • الاتفاقات الجماعية؛
   • الشؤون الشخصية للقادة.

وثائق المحاسبة (4)

يتم تطبيق شروط وفترات تخزين منفصلة على المستندات المحاسبية لهيكل الدولة.

يجب تخزين الوثائق الأساسية وبيانات سجلات المحاسبة والميزانيات العمومية والتقارير بعد المعالجة في غرفة خاصة (خزانة مغلقة) حتى يتم نقلها إلى أرشيف المنظمة. يتم تخزين أشكال التقارير الصارمة في خزائن أو خزانات معدنية. تقع مسؤولية سلامة القضايا على عاتق شخص مخول من قبل كبير المحاسبين.

في حالة الفقد أو التلف أو النقل غير المصرح به مستندات المحاسبةيجب على رئيس المؤسسة إخطار وكالات إنفاذ القانون.

يتم سحب الوثائق (خاصة إتلافها) وفقًا للمتطلبات المنصوص عليها في التشريع الحالي.

فترات التخزين المشتركة:

• المستندات والنماذج الأولية - 3 سنوات على الأقل ؛
• المستندات النقدية الخاضعة للرقابة المالية (معلومات عن المعاملات المالية) - 5 سنوات ؛
• التسوية والرواتب - 75 سنة (إذا لم يكن هناك حساب شخصي).

لا يجوز سحب الملفات في نهاية فترة التخزين دون التحقق خدمة الضرائبللفترة المحددة.

قرار إتلاف أو نقل القضايا إلى قسم الأرشفة يتخذ من قبل لجنة خاصة.

يمكن النظر في البيانات التفصيلية المتعلقة بكل بند من بنود قائمة المستندات القياسية بالتفصيل في الجدول المُنشأ والمعتمد.

نوع المستند	مدة الصلاحية	ملحوظة
أوامر ، أوامر ؛ المستندات (الشهادات ، الملخصات ، المعلومات ، التقارير ، إلخ) لهم:
من خلال الأعمال الأساسية	باستمرار	أرسلت للحصول على معلومات - حتى تمر الحاجة
من قبل الأفراد	75 سنة	EPC. على توفير الإجازات العادية والدراسة ، واجب ، جزاءات ، رحلات عمل محلية قصيرة الأجل - 5 سنوات
في القضايا الإدارية والاقتصادية	5 سنوات
تقارير وأرصدة محاسبية. المستندات (ملاحق الميزانية العمومية ، المذكرات التفسيرية ، النماذج المتخصصة) لها:
السنوية الموحدة	باستمرار
سنوي	باستمرار
ربعي	5 سنوات
فترة	سنة واحدة	في حالة عدم وجود ربع سنوي - باستمرار
انتقال ، فصل ، ميزانيات التصفية ؛ تطبيقات ، ملاحظات توضيحية لهم	باستمرار
وثائق تحليلية (جداول ، الملاحظات والتقارير) السنوية الميزانيات والتقارير	باستمرار
خطاب الموافقة و توضيح الميزانيات والتقارير	5 سنوات
مستندات (بروتوكولات ، أعمال ، الاستنتاجات) بشأن النظر و الموافقة على الميزانيات والتقارير	باستمرار	ربع سنوي - 5 سنوات
رسائل (أدلة) حول التسجيل الضريبي جثث	5 سنوات بعد إلغاء التسجيل
تقارير التحويلات النقدية المبالغ للدولة و تأمين غير حكومي (معاش ، طبي ، الاجتماعية والعمالة)	باستمرار
التقارير الضريبية:
سنوي	باستمرار
ربعي	5 سنوات	في حالة عدم وجود سنوي - باستمرار
فترة	سنة واحدة	في غياب ربع سنوي - 5 سنوات
مستندات (حسابات ، شهادات ، الجداول والمعلومات) المستحقة وتحويل مبالغ الضرائب في الميزانيات على جميع المستويات. المراسلات حول الخلافات قضايا ضريبية، تحصيل المكوس والضرائب الأخرى	5 سنوات	EPC
مستندات (حسابات ، معلومات ، بيانات ، قرارات ، قوائم ، البيانات والمراسلات) حول الإعفاء من الدفع الضرائب والفوائد قروض أو تأجيلات أو الحرمان من الضرائب والمكوس وغيرها من الرسوم	5 سنوات	EPC
مستندات الإيداع الضريبي ايرادات ميزانيات مختلفه المستوى والأموال الخارجة عن الميزانية ، الديون عليها	5 سنوات
تقارير تنفيذ تقدير التكلفة:
السنوية الموحدة	باستمرار
سنوي	باستمرار
ربعي	5 سنوات	في حالة عدم وجود سنوي - باستمرار
وثائق أخرى عن إدارة الإنتاج والأنشطة الاقتصادية
اصطناعي تحليلي الحسابات المادية للمحاسبة محاسبة	5 سنوات
وثائق (خطط ، تقارير ، البروتوكولات والأفعال والشهادات ، مذكرات ومراسلات) حول إجراء عمليات تدقيق مستندية المالية والاقتصادية أنشطة، أعمال الرقابة والتدقيق ، بما في ذلك التحقق من السجل النقدي ، صحة الضرائب و الآخرين	5 سنوات	في حالة الخلافات والخلافات والتحقيق والقضايا القضائية ، يتم حفظها حتى يتم اتخاذ قرار نهائي
دفاتر حسابات المحاسبة (دفتر الأستاذ العام ، ترتيب دفاتر اليومية جداول التطوير ، إلخ.)	5 سنوات
المستندات والتطبيقات الأولية لهم ، وتحديد الحقيقة المعاملات التجارية وقدمت الأساس ل السجلات المحاسبية (النقدية ، المستندات البنكية ، بذرة دفاتر الشيكات المصرفية ، الطلبات والجداول الزمنية والإشعارات المصرفية ومتطلبات النقل ، تعمل على قبول ، تسليم ، التخلص من الممتلكات والمواد والإيصالات والجذور لهم الفواتير ووثائق الشحن والتقارير المسبقة وما إلى ذلك). وثائق قبول مكتملة أعمال (أعمال ، شهادات)	5 سنوات	رهنا باستكمال التدقيق (التحقق). في حالة الخلافات والخلافات والتحقيق والقضايا القضائية ، يتم حفظها حتى يتم اتخاذ قرار نهائي.
مستندات (أعمال ، معلومات ، المراسلات) حول التسويات المتبادلة و التحويلات بين المنظمات	5 سنوات
حول المراسلات المالية والاقتصادية الأنشطة (على المحاسبة للأموال ، على العقوبات والغرامات القبول والتسليم والانسحاب الأصول المادية ، وما إلى ذلك)
إصدار وإرجاع المراسلات قروض	5 سنوات
المستندات (الشهادات ، الأفعال ، الالتزامات والمراسلات) حول الذمم المدينة والدائنة الديون والعجز ، الاختلاس والسرقة	5 سنوات
خطابات الضمان	5 سنوات
مستندات (بروتوكولات ، أعمال ، الحسابات والاستنتاجات) بشأن إعادة التقييم تحديد الأصول الثابتة إهلاك الأصول الثابتة ، التقييم قيمة ممتلكات المنظمة	باستمرار
المستندات (التطبيقات ، التعليمات والرسوم البيانية ، أفعال) على الدفع والتبادل ، قبول وتحويل الفواتير	باستمرار
العقود والاتفاقيات (الائتمان ، تجارية وتشغيلية) عقود الملكية التأمين مع المراجعين (شركات التدقيق)	5 سنوات بعد انتهاء العقد (الاتفاقية). EPC
اتفاقيات المسؤولية	5 سنوات بعد إقالة الشخص المسؤول ماليًا
المستندات (محاضر الاجتماعات عمولات الجرد ، البيانات) على المخزون الأصول الثابتة ، الممتلكات ، المباني والهياكل ، أصناف المخزون	5 سنوات	رهنا باستكمال التدقيق (التحقق). في حالة الخلافات والخلافات والتحقيق والقضايا القضائية ، يتم حفظها حتى يتم اتخاذ قرار نهائي.
المستندات (الفواتير ، الشهادات ، المراسلات ، وما إلى ذلك) المالية الخيرية أنشطة	5 سنوات	EPC
محاسبة الموظفين والأجور وما إلى ذلك.
الحسابات الشخصية للموظفين	75 سنة	EPC
اللوائح الخاصة بمكافآت الموظفين	5 سنوات	EPC. يتم الاحتفاظ بهذه الوثائق لمدة خمس سنوات بعد استبدالها بأخرى جديدة.
المستندات (تسوية موحدة كشوفات (تسوية ودفع) (مخططات) للإصدار الأجور والمزايا مصاريف، مساعدة ماليةو مدفوعات أخرى توكيل رسمي لـ تلقي الأموال و أصناف المخزون، بما في ذلك الملغاة تفويض)	5 سنوات	مدة الصلاحية 5 سنوات ، بشرط الانتهاء من التدقيق (التحقق). في حالة الخلافات والخلافات والتحقيق والقضايا القضائية ، فإنها تبقى حتى يتم اتخاذ قرار نهائي. في في حالة عدم وجود حسابات شخصية ، يتم تخزين هذه المستندات (باستثناء التوكيلات) لمدة 75 عامًا
مراسلات الرواتب مصاريف؛ معلومات ومعلومات عن المجموع دخل الموظفين للسنة والدفع الضرائب ؛ معلومات عن محاسبة الأموال ، الحدود أجورهم والسيطرة عليها التوزيع على المستوطنات ل الإنفاق الزائد والمتأخرات الأجور والخصومات من أجور من الأموال الضمان الاجتماعي ، س أجر الإجازة والعطلات البدلات المستندات (نسخ من التقارير ، بيانات وقوائم الموظفين ، المراجع والمقتطفات من البروتوكولات ، الاستنتاجات) بشأن دفع الفوائد ، أجر إجازة مرضية	5 سنوات
وثائق (بيانات ، قرارات ، الشهادات والمراسلات) حول الدفع دراسة العطل	حتى نهاية الحاجة ولكن ليس أقل من 5 سنوات
الكتب والمجلات وبطاقات المحاسبة:
أوراق قيمة	باستمرار
الأصول الثابتة (المباني ، الهياكل)	5 سنوات بعد تصفية الأصول الثابتة ، رهنا باستكمال التدقيق (التدقيق)
المقبوضات والنفقات النقدية المستندات (الفواتير ، الدفع الطلب #٪ s)
الملكية الاقتصادية مساعد ، تحكم (النقل والشحن والوزن وإلخ.)	5 سنوات تخضع لانتهاء التدقيق (تدقيق)
الأجور المودعة مصاريف	5 سنوات تخضع لانتهاء التدقيق (تدقيق)
بيع البضائع والأعمال الخدمات الخاضعة للضريبة وغير الخاضعة للضريبة ضريبة القيمة المضافة
المودعين كميات؛ التوكيلات	5 سنوات من تاريخ آخر إدخال ، رهنا باستكمال التحقق (مراجعة)

التفاصيل الدقيقة للمحاسبة وتخزين المستندات الأولية للأنشطة المالية والاقتصادية للمؤسسة: فترة تخزين المستندات --TTN - اقرأ المقال.

سؤال:ما هو العمر الافتراضي لملاحظات الشحن عند نقل البضائع في كيان قانوني ، مثل شركة ذات مسؤولية محدودة؟ 2. هل TTN إلزامية إذا تم إصدار بوليصة الشحن بالفعل؟ ما الذي يمكن الإشارة إليه إذا كانت المحكمة في قضية مدنية تتطلب بيانات TTN ، ولكن ليس من المرغوب توفيرها ، على سبيل المثال. ما يمكن الإشارة إليه ، خسارة أو أي شيء آخر ، بحيث يكون مقنعًا ومعقولًا.

إجابه: 1) من الآمن تخزين TTN لمدة خمس سنوات على الأقل.

أجاب ألكسندر سوروكين ،

نائب رئيس قسم مراقبة العمليات في دائرة الضرائب الفيدرالية في روسيا

"يجب استخدام CCP فقط في الحالات التي يقدم فيها البائع للمشتري ، بما في ذلك موظفيه ، خطة تأجيل أو أقساط لدفع ثمن سلعهم وأعمالهم وخدماتهم. هذه هي الحالات ، وفقًا لدائرة الضرائب الفيدرالية ، التي تتعلق بتوفير وسداد قرض لدفع ثمن السلع والعمل والخدمات. إذا أصدرت إحدى المنظمات قرضًا نقديًا ، أو تلقت عائدًا من هذا القرض ، أو حصلت هي نفسها على قرض وسددته ، فلا تستخدم مكتب النقد. عندما تحتاج بالضبط إلى إجراء فحص ، راجع التوصيات.

تنص المادة 23 من قانون الضرائب للاتحاد الروسي على أنه يجب على المنظمة تخزين المستندات اللازمة لأغراض حساب الضرائب (بما في ذلك المستندات المحاسبية) لمدة أربع سنوات (الفقرة الفرعية 8 ، البند 1 ، المادة 23 من قانون الضرائب للاتحاد الروسي ). ينطبق هذا المطلب على جميع المستندات المحاسبية والمحاسبية الضريبية اللازمة لحساب ودفع الضرائب.

ينص الجزء 1 من المادة 29 من قانون 6 ديسمبر 2011 رقم 402-FZ على أن الابتدائية مستندات المحاسبة، يجب تخزينها للفترة التي تحددها قواعد الأرشفة. لكن ليس أقل من خمس سنوات.

وبالتالي ، من أجل عدم معاقبتك على مخالفة القواعد المنصوص عليها في القانون الصادر في 6 ديسمبر 2011 رقم 402-FZ ، احتفظ بالفواتير لمدة خمس سنوات على الأقل.

2) بوليصة الشحن ووثيقة الشحن ليستا مستندات قابلة للتبديل. فقط إذا كان لديك بوليصة شحن ، فلن تكون هناك حاجة إلى TTN. لتأكيد حقيقة إبرام عقد لنقل البضائع بواسطة السيارةبوليصة شحن كافية. يأتي ذلك من المادة 9 من قانون 6 ديسمبر 2011 رقم 402-FZ ، الفقرة 4 من PBU 1/2008 ، الجزء 1 من المادة 8 من قانون 8 نوفمبر 2007 رقم 259-FZ ، الفقرة 2 من المادة 785 القانون المدني RF ، البند 6 من القواعد ، تمت الموافقة عليها بالقرارحكومة الاتحاد الروسي بتاريخ 15 أبريل 2011 برقم 272. انعكس استنتاج مماثل في رسالة وزارة المالية الروسية بتاريخ 28 يناير 2013 رقم 03-03-06 / 1/36.

إذا تم تسليم البضائع منظمة النقل(عن طريق البر) ، يتم إصدار TTN في النموذج رقم 1-T. عند نقلهم بمركباتهم الخاصة ، يقوم البائع أيضًا بإصدار إشعار شحنة. يمكن أن يكون هذا المستند بمثابة أساس لعكس البضائع المستلمة في محاسبة المشتري.

بالإضافة إلى ذلك ، فإن TTN (النموذج رقم 1-T) عبارة عن مستند مصمم لحساب حركة البضائع والمواد والمدفوعات مقابل نقلها عن طريق البر. لذلك ، إذا كان المشتري يعمل في وقت واحد كعميل لنقل البضائع ، فيجب أن يكون لديه إشعار شحن (نموذج رقم 1-T) (خطاب من دائرة الضرائب الفيدرالية في روسيا بتاريخ 18 أغسطس 2009 برقم ShS-20- 3/1195).

3) في الحالات التي يتطلب فيها القانون أو العقد من أحد الطرفين تزويد الطرف الآخر بأي معلومات ، سيتم النظر في عدم تقديم المعلومات ، من بين أمور أخرى:

• تقديم المعلومات في وقت متأخر
• تقديم معلومات غير كاملة
• تقديم معلومات غير صحيحة.

عدم تقديم المعلومات (المعلومات) أو تسليم متأخرفي وكالة حكومية(لمسؤول)
يستلزم تحذيرًا أو فرضًا غرامة إداريةعلى المسؤولين - من ثلاثمائة إلى خمسمائة روبل ؛ على ال الكيانات القانونية- من ثلاثة آلاف إلى خمسة آلاف روبل (الفن.
19.7 من قانون الجرائم الإدارية)

يتم إعطاء الأساس المنطقي لهذا الموقف أدناه في مواد نظام Glavbukh

كيفية تخزين المستندات المحاسبية

مدة الصلاحية

الموقف:ما هي المدة التي تحتاجها المنظمة للاحتفاظ بالمستندات المحاسبية (الضريبية)

الاحتفاظ بالمستندات للمدة التي يحددها القانون ، على ألا تقل عن خمس سنوات.

تم تحديد فترات تخزين المستندات الأولية في قانون الضرائب للاتحاد الروسي ، القانون الصادر في 6 ديسمبر 2011 رقم 402-FZ ، وكذلك في القائمة المعتمدة.

توجد توضيحات مماثلة في خطاب وزارة المالية الروسية بتاريخ 22 يوليو 2013 رقم 03-02-07 / 2/28610 (تم لفت انتباه مفتشي الضرائب بموجب خطاب من دائرة الضرائب الفيدرالية في روسيا بتاريخ 15 أغسطس ، 2013 رقم AC-4-3 / 14759).

وبالتالي ، من أجل عدم معاقبتك على مخالفة القواعد المنصوص عليها في القانون الصادر في 6 ديسمبر 2011 رقم 402-FZ ، احتفظ بالإقرارات الضريبية والحسابات والسجلات والمستندات الأخرى لمدة خمس سنوات على الأقل. أطول - فقط تلك التي يحدد التشريع فترة أطول لها. *

معبأة في أكياس مختومة نسخًا من النماذج المستخدمة للإبلاغ الصارم (بذرة) لتأكيد المبلغ النقدي المقبول مالتبقى خمس سنوات على الأقل. بعد انتهاء هذه الفترة ومر شهر واحد على الأقل منذ آخر جرد ، يمكن إتلاف نسخ من النماذج المستخدمة على أساس شطبها. تم تحديد هذه القواعد في الفقرة 19 من اللوائح ، التي تمت الموافقة عليها بموجب مرسوم حكومة الاتحاد الروسي المؤرخ 6 مايو 2008 رقم 359.

ضع في اعتبارك بداية فترة تخزين المستندات اعتبارًا من 1 يناير من العام الذي يلي الفترة التي تم فيها تجميعها (تم قبولها للمحاسبة) (الفقرة 4 ، البند 1.4 من القائمة المعتمدة بأمر من وزارة الثقافة الروسية بتاريخ 25 أغسطس ، 2010 رقم 558). على سبيل المثال ، إذا تم إعداد المستند في عام 2014 ، فسيبدأ حساب فترة الاحتفاظ اعتبارًا من 1 يناير 2015. هناك نوعان من الاستثناءات لهذه القاعدة.

الأول هو السجلات المطلوبة لخصم ضريبة القيمة المضافة. على وجه الخصوص ، كتاب المشتريات ودفتر المبيعات ، وكذلك المجلات الخاصة بمحاسبة الفواتير الصادرة والمستلمة. يتم تحديد بداية فترة التخزين الخاصة بهم من تاريخ آخر إدخال فيها. يأتي ذلك بعد الفقرة 24 من القسم الثاني من الملحق 4 ، والفقرة 22 من القسم الثاني من التذييل 5 والفقرة 13 من القسم الثاني من التذييل 3 لمرسوم حكومة الاتحاد الروسي المؤرخ 26 ديسمبر 2011 رقم 1137.

والاستثناء الثاني هو المستندات التي تؤكد التكلفة الأولية للممتلكات القابلة للاستهلاك. ضع في اعتبارك فترة التخزين بالنسبة لهم من اللحظة التي توقفوا فيها عن تراكم الاستهلاك (خطاب وزارة المالية الروسية بتاريخ 26 أبريل 2011 رقم 03-03-06 / 1/270).

الموقف:عندما يكون من الضروري ، أثناء نقل البضائع ، إعداد مذكرة شحنة في النموذج رقم 1-T

لحساب حركة البضائع والمواد والمدفوعات الخاصة بنقلها عن طريق البر ، يتم وضع مذكرة شحنة * على سبيل المثال ، في النموذج رقم 1-T (القسم 2 من التعليمات المعتمدة ،).

يقوم المرسل بتجميع بوليصة الشحن لكل مرسل إليه ولكل رحلة سيارة. في هذه الحالة ، تأكد من ملء جميع التفاصيل.

في أي ترتيب لنشر البضائع

إذا تم تسليم الشحنة من قبل شركة النقل (النقل البري) ، يتم إصدار بوليصة الشحن في النموذج رقم 1-T (القسم 2 من التعليمات التي تمت الموافقة عليها بموجب مرسوم لجنة الإحصاء الحكومية في روسيا بتاريخ 28 نوفمبر 1997 رقم. 78 ، البند 2 من المادة 785 من القانون المدني للاتحاد الروسي). عند نقلهم بمركباتهم الخاصة ، يقوم البائع أيضًا بإصدار إشعار شحنة. يمكن استخدام هذا المستند كأساس لعكس البضائع المستلمة في محاسبة المشتري (البند 2.1.3 توصيات منهجية، تمت الموافقة عليه برسالة لجنة الاتحاد الروسي للتجارة بتاريخ 10 يوليو 1996 رقم 1-794 / 32-5 ، تعليمات تمت الموافقة عليها بموجب مرسوم لجنة إحصاءات الدولة في روسيا بتاريخ 28 نوفمبر 1997 رقم 78 ، ص. القواعد الارشادية، تمت الموافقة عليها بأمر من وزارة المالية الروسية بتاريخ 28 ديسمبر 2001 برقم 119 ن).

بالإضافة إلى ذلك ، فإن بوليصة الشحن (النموذج رقم 1-T) هي وثيقة مصممة لتسجيل حركة عناصر المخزون والمدفوعات الخاصة بنقلها عن طريق البر (القسم 2 من التعليمات التي تمت الموافقة عليها بموجب مرسوم لجنة الإحصاء الحكومية في روسيا بتاريخ نوفمبر 28 ، 1997 رقم 78 ،). لذلك ، إذا كان المشتري يعمل في وقت واحد كعميل لنقل البضائع ، فيجب أن يكون لديه سند شحن (نموذج رقم 1-T) (

هل تغيرت فترات الاحتفاظ بالفواتير منذ 1 أكتوبر 2017؟ كيفية تنظيم التخزين الفواتير الإلكترونية؟ هل من الضروري الاحتفاظ بنسخ؟ أين يجب أن تحفظ الوثائق؟ دعونا نفهم ذلك.

تخزين الفواتير: الأساسيات

يتعين على كل منظمة ورجل أعمال الاحتفاظ بمستندات المحاسبة. هذا مطلوب بموجب المادة 29 من قانون 6 ديسمبر 2011 رقم 402-FZ. يجب على رئيس المنظمة التأكد من تخزين الوثائق في المنظمة. لكن رجل أعمال فرديمسؤول عن هذا بشكل مستقل (المادة 7 من قانون 6 ديسمبر 2011 رقم 402-FZ).

الفواتير ، بما في ذلك. إلكتروني ، يجب الاحتفاظ به لمدة أربع سنوات على الأقل بعد نهاية ربع السنة الذي تم فيه استخدام المستند آخر مرة لحساب الضريبة والتجميع إقرار ضريبي(البند 8 ، البند 1 ، المادة 23 من قانون الضرائب للاتحاد الروسي ، البند 1.13 من إجراءات إصدار الفواتير واستلامها في شكل إلكتروني).

التغييرات منذ 1 أكتوبر 2017

يدخل هذا المستند حيز التنفيذ:

• شكل الفاتورة
• شكل كتاب المبيعات
• نموذج كتاب الشراء
• شكل المجلة المحاسبية للفواتير المستلمة والصادرة.

ومع ذلك ، بالإضافة إلى ذلك ، تم إجراء تعديلات على القواعد المتعلقة بتخزين الفواتير. دعنا نتحدث عنها بمزيد من التفصيل.

تخزين الفواتير بترتيب زمني

فترات الاحتفاظ بالفواتير

اعتبارًا من 1 أكتوبر 2017 ، ستظل الفواتير بحاجة إلى التخزين لمدة 4 سنوات. خلال هذه الفترة ، من الضروري تنظيم التخزين:

• إلى الملتزم (الرئيسي) - نسخ من الفواتير التي سلمها الوسيط إليه. يستلمها الوسيط من البائعين عند شراء سلع (أعمال ، خدمات) للالتزام (الرئيسي) ؛
• للعميل أعمال البناء(للمستثمر) - نسخ من الفواتير التي قدمها له المطور (العميل الذي يعمل كمطور). هو ، بدوره ، يستلمها من البائعين عند شراء البضائع (الأشغال ، الخدمات) للمشتري (المستثمر) ؛
• إلى عميل خدمات إعادة التوجيه - نسخ الفواتير التي تم تسليمها له من قبل وكيل الشحن. يتلقى هذه الفواتير من البائعين عند شراء البضائع (الأشغال والخدمات) للعميل.

يشترط تخزين جميع أنواع الفواتير: أولية وتصحيحية ومصححة. يجب أن تكون نسخ الفواتير في شكل ورقي المستلمة من الوسطاء مصدقة من توقيعاتهم (المرسلون أو المديرون أو المطورون أو وكلاء الشحن).

لم تتأثر توضيحات المصطلحات بالفواتير فقط

أيضًا ، يوضح المرسوم الحكومي رقم 981 المؤرخ 19 أغسطس 2017 أنه اعتبارًا من 1 أكتوبر 2017 ، يجب تخزين بعض المستندات "المحاسبية" الأخرى للعمليات المختلفة لمدة 4 سنوات. نعطي مدة الصلاحية في الجدول.

عملية	ماذا تخزن
الاستيراد من دول EAEU	طلبات استيراد البضائع ودفع الضرائب غير المباشرة ونسخها المعتمدة ونسخ أوامر الدفع والمستندات الأخرى الخاصة بدفع ضريبة القيمة المضافة.
الاستيراد من دول أخرى	الإقرارات الجمركية ونسخها المصدقة وغيرها من المستندات الخاصة بدفع ضريبة القيمة المضافة في الجمارك.
مصاريف السفر للإيجار والسفر	نماذج تقارير صارمة (نسخها) مع سطر منفصل لمبلغ ضريبة القيمة المضافة.
لضريبة القيمة المضافة ، والتي يتم استعادتها من قبل مساهم أو مشارك أو مساهم	المستندات التي يقوم الأطراف بموجبها بإعداد نقل الممتلكات والأصول غير الملموسة ، حقوق الملكية(البند 3 ، المادة 170 من قانون الضرائب للاتحاد الروسي) - في شكل نسخ موثقة.
لضريبة القيمة المضافة ، التي يتم استعادتها عند انخفاض التكلفة (البند الفرعي 4 ، البند 3 ، المادة 170 من قانون الضرائب للاتحاد الروسي	حساب بيان المحاسبة (المادة 171.1 من قانون الضرائب للاتحاد الروسي.
- لضريبة القيمة المضافة ، والتي يتم استعادتها عند شراء أو إنشاء أصول ثابتة	حساب بيان المحاسبة (المادة 171.1 من قانون الضرائب للاتحاد الروسي).

أيضًا ، لمدة 4 سنوات ، تحتاج إلى تخزين المستندات الأساسية والمستندات الأخرى مع بيانات موجزة (مجمعة) حول معاملات كل شهر أو ربع سنة ، والتي يتم تسجيلها في دفتر المبيعات.

كل منظمة ملزمة بأن تسترشد بالقانون الاتحادي 125-FZ الصادر في 22 أكتوبر 2004 ، والذي بموجبه من الضروري ضمان التخزين الصحيح للوثائق الأولية للفترة المحددة. طول الوقت ل مجموعات فرديةيمكن تنظيم المستندات من خلال مختلف القوانين الفدرالية، فضلا عن الأعمال القانونية الأخرى للاتحاد الروسي والقوائم واللوائح. سنخبر في المقال ما هي مدة تخزين الفواتير والمستندات الأخرى في المؤسسة وفقًا للقانون.

عند تحديد فترة التخزين ، يجب أن يسترشد المرء بقانون المحاسبة ، والذي بموجبه يجب تخزين وثائق المحاسبة الأولية بعد خمس سنوات من السنة التي تم إعدادها فيها. منفصلة القانونية و القوانين التشريعيةيمكن تعيين فترات استبقاء أطول. إذا كان لنفس الوثيقة في مختلف الأفعال القانونيةتم تعيين فترات زمنية مختلفة ، فأنت بحاجة إلى التركيز على فترة أطول.

فترة الاحتفاظ بالفاتورة

بالنسبة للفواتير الورقية والإلكترونية ، فإن الحد الأدنى لفترة الاحتفاظ هي 4 سنوات.يتم احتساب هذه الفترة الزمنية من ربع السنة الذي يلي فترة آخر استخدام للمستند للأغراض الضريبية - لحساب الضرائب وإعداد التقارير. وبالتالي ، بالنسبة للبائع الذي يشكل s / f ، فإن المصطلحات التالية ذات صلة:

• مقدم ق / و - 4 سنوات من نهاية الربع الذي تم فيه تسجيل s / f في دفتر المشتريات ، ويظهر الخصم الضريبي لهذا الضمان في إقرار ضريبة القيمة المضافة ؛
• الشحن s / f - 4 سنوات من نهاية الربع الذي تم فيه تسجيل s / f في دفتر المبيعات ، وتظهر ضريبة القيمة المضافة المستحقة عليه في الإقرار.

بالنسبة للمشتري الذي يتلقى s / f ، تنطبق الشروط التالية:

• مقدما ق / و - 4 سنوات من نهاية الربع الذي تم فيه إدخال ق / و في دفتر المبيعات ، واستعادة الضريبة المقبولة للخصم مقدمًا مبينة في الإعلان ؛
• الشحن ق / و - 4 سنوات من نهاية ربع السنة الذي تم فيه تسجيل ق / و في دفتر المشتريات ، وخصم الضريبة لها مبين في الإقرار.

إذا لم يرسل المشتري الضريبة على الدفعة المقدمة المحولة للخصم ، فلا يمكن تخزين قسيمة الدفع المقدمة.

العمر الافتراضي للفواتير

يتم عادةً تجميع هذه المستندات باستخدام شكل نموذجي TORG-12. اقرأ أيضًا المقال: → "". الفاتورة هي تبرير وثائقي لشطب القيم القابلة للتحقيق من قبل البائع وقبولها للمحاسبة من قبل المشتري. أي أن الوثيقة هي المحاسبة الأساسية.

في الوقت نفسه ، تؤدي أيضًا وظيفة ضريبية - لا يمكن استرداد ضريبة القيمة المضافة على السلع والمواد المشتراة إلا بعد قبول القيم للمحاسبة ، ويعمل إشعار الشحن كتأكيد لهذا الإجراء. لذلك ، لأغراض المحاسبة الضريبية ، يجب تخزين TN لمدة 4 سنوات على الأقل ، أي بقدر الفواتير نفسها. للأغراض المحاسبية ، فإن فترة الاستبقاء هي 5 سنوات.

نظرًا لأن نفس المستند يحتوي على فترات تخزين مختلفة لاحتياجات مختلفة ، يتم تحديد الأكبر. يجب الاحتفاظ ببوالص الشحن لمدة 5 سنوات ، ويتم احتساب الفترة بعد نهاية العام الذي تم فيه استخدام TN للإبلاغ.

تحديد العمر الافتراضي لملاحظات وفواتير الشحن في المواقف غير القياسية

إذا استخدم حق الخصم فيما بعد

الحق في خصم الضريبة ساري المفعول لمدة ثلاث سنوات بعد انتهاء فترة الفاتورة. إذا قررت الشركة ممارسة حقها في وقت لاحق ، فسيتم تغيير فترات التخزين ، حيث تبدأ فترة التخزين التي تبلغ أربع سنوات لـ s / f من نهاية الفترة التي يتم فيها تضمين ضريبة القيمة المضافة القابلة للاسترداد في الإعلان.

على سبيل المثال ، إذا استلمت الشركة البضائع في Q2. 2016 ، وتم قبول ضريبة القيمة المضافة عليها للخصم في الربع الثاني. 2017 ، ثم يتم تحويل بداية فترة التخزين لـ c / f والفواتير للأغراض الضريبية بمقدار عام واحد.

إذا تم استلام c / f بعد البضائع مع الفاتورة

اذا كان قيم السلعمع الفاتورة المصاحبة المستلمة في فترة واحدة ، والفاتورة الخاصة بهم في وقت لاحق في فترة أخرى ، ثم يتم تحويل فترة الاحتفاظ. علاوة على ذلك ، لا يتم تغيير فترة تخزين s / f فحسب ، بل يتم أيضًا تغيير الفاتورة المستخدمة كأساس لتأكيد قبول الأشياء الثمينة للمحاسبة.

إذا تم استلام المواد في الفاتورة ، ولكن لم يتم دفعها

في هذه القضيةيوجد دين يمكن شطبه بعد ثلاث سنوات بسبب انتهاء المدة فترة التقادم. في هذه الحالة ، يجب تخزين الفاتورة لمدة 4 لترات. من نهاية فترة التقادم ، لما مجموعه 7 سنوات.

إذا تم إعداد إجراء تسوية سنوي مع الدين المنصوص عليه فيه مع الطرف المقابل ، والذي تم توقيعه من قبل الطرفين ، عندئذٍ تبدأ فترة التقادم البالغة ثلاث سنوات في العد من جديد من لحظة توقيع هذا القانون. وفقًا لذلك ، يتم تحويل فترة تخزين الفاتورة والفاتورة التي تؤكد هذا الدين.

إذا تم التوقيع على عقد التسوية سنويًا ، فستتغير فترة التقادم باستمرار ، وفي نفس الوقت ، سيتم تأجيل فترة نهاية الحاجة إلى تخزين المستندات كل عام. في هذه الحالة ، يمكن زيادة فترة التخزين إلى أجل غير مسمى ، ويجب توفير تخزين الفاتورة من قبل كل من المشتري والبائع.

مثال على تحديد فترة الاحتفاظ بأوراق الشحن والفواتير

في الربع الثالث. 2016 استلمت الشركة إشعار شحن وفاتورة من البائع. وفقًا للفاتورة ، استلمت الشركة قيم السلع ، والتي تم تسليمها في نفس الفترة إلى الإيصال. على أساس s / f ، تم إرسال الضريبة المضافة على هذه الأشياء الثمينة في نفس الربع للخصم ، وتم إدخال s / f نفسه باستخدام إدخال التسجيل في دفتر الشراء.

تنفيذ تلك الواردة في الربع الثالث. الأشياء الثمينة المنتجة في IVq المقبل ، قيمتها في IVq. المدرجة في نفقات الضرائب.

وثيقة	فترة التخزين	الرقم الذي يتم حساب الفترة من خلاله	اليوم الأخير من فترة التخزين
فاتورة		01.10.2016	30.09.2020
بوليصة الشحن ، عند استخدامها كمستند أساسي لقبول الأشياء الثمينة للمحاسبة وتأكيد وجود الحق في خصم الضريبة	4 س. من نهاية الربع الذي تكون فيه الضريبة قابلة للخصم	01.10.2016	30.09.2020
إشعار الشحنة ، عند استخدامه كمستند أساسي لتأكيد قيمة الأشياء الثمينة لإدراجها في النفقات الضريبية	4 س. من نهاية العام الذي تم فيه تضمين هذه التكلفة في المصاريف الضريبية	01.01.2017	31.12.2020
بيان شحن يستخدم كمستند أساسي لأغراض المحاسبة	5 لتر. من نهاية العام الذي يتم فيه وضع القيم المستلمة على الدخل	01.01.2017	31.12.2021

وبالتالي ، إذا تم تحديد المصطلح بشكل فريد من خلال الفاتورة ، فيجب اختيار أطول فترة لإشعار الشحنة. في هذا المثالاليوم الأخير من فترة التخزين s / f هو 30/09/2020 ، للفاتورة - 12/31/2021.

العمر الافتراضي لشهادات العمل المنجز

يتم وضع القوانين بالإضافة إلى عقود القانون المدني ، على سبيل المثال ، على التوالي. وفقًا للقانون ، يقوم المقاول بإبلاغ العميل بالإجراءات التي تم تنفيذها. أي أن الفعل بمثابة الوثيقة الأساسية ، والتي على أساسها يتم نقل العمل وقبوله.

بالنسبة لوثائق المحاسبة الأولية ، تم تحديد فترة تخزين مدتها 5 سنوات. وبالتالي ، يجب الاحتفاظ بأعمال العمل المنجزة لمدة خمس سنوات من تاريخ إتمام فترة سريان العقد أو الاتفاقية ، بالإضافة إلى هذا القانون الذي تم إعداده.

العمر الافتراضي لدفاتر الشراء والمبيعات

تحتاج إلى الاحتفاظ بدفاتر المبيعات والمشتريات مقابل 4 لترات. منذ الإدخال الأخير.تتوافق هذه الفترة مع تلك المنصوص عليها في الفقرة 8.p1 المادة 23 من قانون الضرائب للاتحاد الروسي. في الوقت نفسه ، تتوافق الفترة المحددة مع الكتب الورقية والإلكترونية.

إجراء تخزين المستندات في المؤسسة

تسجيلات و الوثائق الأوليةيمكن تخزينها في كل من الورق و شكل إلكتروني. يتم تحديد ترتيب التخزين بموجب اللائحة التي تمت الموافقة عليها بموجب كتاب وزارة المالية رقم 105 بتاريخ 29/7/1983. بادئ ذي بدء ، يجب أن تفي مساحة التخزين بمتطلبات معينة:

• لا يمكن الوصول إليها من قبل مجموعة واسعة من الناس ؛
• لديها معلمات مناسبة لحالة الهواء المحيط ؛
• تمتلك درجة عالية من الأمان والحماية من الحرائق.

يجب أن تكون غرفة التخزين معدة بشكل خاص. سيكون الخيار المثالي هو خزنة معدنية مقاومة للحريق أو خزانة بقفل آمن.

التعيين الإلزامي شخص مسؤولالمسؤول عن ضمان سلامة وأمن الوثائق الأرشيفية المعهود بها طوال فترة التخزين بأكملها. بعد، بعدما المواعيد النهائيةقد يتم إتلاف المستندات.

في الوقت نفسه ، يتم تجميع لجنة لتقييم الوثائق لانتهاء فترات التخزين الخاصة بهم. الأوراق المراد إتلافها يتم نقلها عبر صك التحويلإلى شركة متخصصة تعمل في معالجة هذه المادة الخام. إتلاف الوثائق مع انتهاء فترة التخزين يخضع لوثائق إلزامية.