مؤسسة تعليمية غير حكومية
التعليم المهني العالي
معهد كوزباس للاقتصاد والقانون
كلية الحقوق
رئيس الانضباط الانساني
اختبار
حسب التخصص: "توثيق أنشطة الإدارة"
حول موضوع "تنظيم العمل المكتبي في الهيئات سلطة الدولةوالحكم الذاتي المحلي "
المنجز: طالب المجموعة 303
Panshina E.Yu.
التحقق:
كيميروفو ، 2010
مقدمة …………………………………………………………………………… ..… .3
1. تدفق الوثائق كأساس لأنشطة الهيئة …………… ...… .5
2. النموذج الروسي للعمل المكتبي في السلطات العامة والحكم الذاتي المحلي …………………………………………………… ..… ..7
3. اختيار نهج لأتمتة سير العمل ………………………… 10
4. نظم تنظيم إدارة المستندات الإلكترونية…………….…..12
5. سير عمل الوثائق الرسمية ………………………… ..… .. 14
6. ميكنة تبادل الوثائق بين الجهات ………… ..… 18
7. أنظمة EDD للجهات على مختلف المستويات ……………………… ... 20
8. قرار الحكومة المحلية ………………………… ... 21
الخلاصة …………………………………………………………………………… ... 23
قائمة الأدب المستعمل …………………………………………… .. 25
مقدمة.
تعترف سلطات الدولة والحكومات المحلية اليوم بالحاجة إلى أتمتة العمليات المكتبية وتنظيم إدارة المستندات الإلكترونية في جميع الموضوعات تقريبًا الاتحاد الروسي. ولكن إلى جانب فهم هذه الحاجة ، يظهر عدد من الأسئلة ، دون تلقي إجابات يستحيل عليها الانتقال إلى التنفيذ العملي للمشاريع.
من أين يجب أن تبدأ في تطبيق النظام؟ كيف يتم تقسيم المشروع بأكمله إلى مراحل بحيث يكون تأثير التنفيذ واضحًا بعد المرحلة الأولى ، وينمو مع كل مرحلة لاحقة؟ أي من المتاح الوسائل التقنيةالترقية أولا ، ماذا يمكن أن تنتظر؟ ما هي الموارد المالية التي يجب توفيرها في الميزانية ، مقسمة حسب السنوات ، بناءً على حقائق منطقة معينة؟
في الواقع ، كل هذه القضايا تتعلق ببناء خطة مختصة لتنفيذ المشروع لعدة سنوات قادمة ، مع الأخذ في الاعتبار التمويل المخطط ، واحتياجات الإنتاج ، والمعدات التقنية والتحديث المخطط للمجمع الفني.
عمل المهندسين والمصممين ومديري الإنتاج
يخصص الكثير من الوقت لدراسة وتحليل وتجميع المواد المختلفة
توثيق. تنشأ صعوبات كبيرة بشكل خاص ، كقاعدة عامة ، متى
تطوير وثائق الإنتاج ، ويرجع ذلك في المقام الأول إلى عدم وجود معرفة خاصة بالمترجمين. يتطلب القضاء على الوقت غير المنتج الذي يقضيه في عمليات تجميع المستندات واستخدامها مزيجًا معقولاً من الصفة الرسمية والإبداع ، وهذا ، وفقًا للمؤلفين ، يتطلب ، من ناحية ،
معرفة واضعي الوثائق أكثر من غيرهم القوانين العامةمن ناحية أخرى ، فهذه هي المهمة الرئيسية - صياغة وتنظيم القواعد والمعايير العامة لإعداد الوثائق الأساسية.
هدف، تصويب مراقبة العملهي الدراسة الأسس النظريةتنظيم العمل المكتبي في سلطات الدولة والحكم الذاتي المحلي.
وبحسب الغرض من الرقابة في العمل ، يتم الاتي مهام:
تحديد مفهوم سير العمل ؛
النظر في النموذج الروسي للعمل المكتبي في السلطات العامة والحكم الذاتي المحلي ؛
تحديد أنظمة EDD لمختلف مستويات الحكومة ؛
ضع في اعتبارك أتمتة تبادل المستندات بين السلطات.
1. تدفق الوثائق كأساس لأنشطة الهيئة.
العمل في المكتب هيئة فيدراليةيتم تنفيذ السلطة التنفيذية وفقًا لقواعد العمل المكتبي في الهيئات التنفيذية الفيدرالية ، التي تمت الموافقة عليها بموجب مرسوم حكومة الاتحاد الروسي المؤرخ 15 يونيو 2009 رقم 477.1 على أساس هذه القواعد ، فإن الهيئة التنفيذية الفيدرالية ، في الاتفاق مع الهيئة التنفيذية الاتحادية في مجال الأرشفة وإصدار التعليمات الخاصة بأعمال المكاتب. لا تنطبق هذه القواعد على تنظيم العمل بالوثائق التي تحتوي على أسرار الدولة.
يتم إعداد المستندات على نماذج (أوراق قياسية من ورق A4 أو A5) أو في شكل مستندات إلكترونية ويجب أن تحتوي على مجموعة من التفاصيل وموقعها وتنفيذها. تمت الموافقة على نماذج النماذج بأمر من رئيس السلطة التنفيذية.
جميع الوثائق مقسمة إلى واردة وصادرة وداخلية. المستندات الواردة تخضع للمعالجة الأولية والتسجيل ، استعراض أولي، يتم نقلها إلى الإدارة للنظر فيها ، ثم الوصول إلى فناني الأداء. بعد التنفيذ ، توضع المستندات في ملفات.
كل هيئة تشكل صندوقها الوثائقي الخاص. يتم تنسيق تسمية ملفات الهيئة مع لجنة الخبراء والتحقق من أرشيف الدولة الفيدرالية ذي الصلة. يتم نقل حالات التخزين الدائم والمؤقت (أكثر من 10 سنوات) إلى الأرشيف. المرسوم يحدد إجراءات التعامل مع المستندات الإلكترونية.
يُستخدم مصطلح "تدفق المستندات" حاليًا على نطاق واسع للغاية ويوجد في وصف كل منها تقريبًا نظام معلومات. يتم تنفيذ أتمتة سير العمل من خلال العديد من الأنظمة ، ويدعي كل منها أنها "نهج متكامل لأتمتة سير العمل". في الوقت نفسه ، فإن مجموعة متنوعة من الأنظمة هي الأوسع: من أنظمة محاسبة المستودعات إلى برامج التحكم في العمليات التكنولوجية.
في هذه الورقة ، المصطلحات "تدفق المستندات" ، "العمل المكتبي" ، إلخ. يُنظر إليه حصريًا في سياق تنظيم عمل السلطات العامة والحكم الذاتي المحلي. وفقًا لذلك ، يتم تفسير المصطلحات حصريًا باستخدام اللوائح الوطنية كما هي مطبقة على عمل الهيئات الحكومية.
وفقًا للتعريف (GOST R 51141–98) ، فإن تدفق المستندات هو "حركة المستندات في مؤسسة ما من لحظة إنشائها أو استلامها حتى اكتمال التنفيذ أو الإرسال" ، أي دورة الحياة الكاملة لكل مجموعة من الوثائق في المنظمة قبل نقلها إلى الأرشيف أو إتلافها.
العمل المكتبي ، أو "الإدارة المستندية" ، وفقًا لنفس المصدر ، تعني "فرع النشاط الذي يوفر التوثيق وتنظيم العمل مع مستندات رسمية". أي أن العمل المكتبي هو مجموعة من الآليات التنظيمية للحفاظ على سير عمل الوثائق الرسمية ومراقبته. ومع ذلك، في " نموذج التعليماتبشأن الأعمال الورقية في الهيئات التنفيذية الفيدرالية "بتاريخ 27 نوفمبر 2000 ، لم تعد وظائف المكتب تقتصر على تنظيم تدفق الوثائق الرسمية فقط. يشير هذا إلى أن أنظمة التشغيل الآلي للمكاتب يجب ألا تتحكم فقط في تداول الوثائق (الرسمية) المسجلة ، ولكن أيضًا في مسودات المستندات.
2. النموذج الروسي للعمل المكتبي في السلطات العامة والحكم الذاتي المحلي.
في روسيا ، على نطاق وطني ، تم تطوير تقنية موحدة للعمل مع وثائق الإدارة ، ما يسمى ب نظام الدولةدعم إدارة الوثائق (GS DOW). الأعمال الورقية الروسية ليس لها نظائر في البلدان الأخرى سواء من حيث تفاصيل تطوير التكنولوجيا للعمل مع المستندات ، أو من حيث حجم التوزيع. وإذا كان تطوير أتمتة المكاتب في الغرب يحفز على تطوير تقنيات إدارة المستندات ، فعندئذٍ في روسيا ، كقاعدة عامة ، نحن نتكلمعلى أتمتة التكنولوجيا التقليدية لسير عمل المكتب.
ما هي ميزات النموذج الروسي" عمل مكتبي؟ هناك ثلاث مزايا مدهشة: 2
السيطرة على الوثيقة ، ابتداء من لحظة استلامها ؛
المركزية وظائف التحكم;
القواعد الموحدة لتداول الوثائق.
على عكس الأساليب الغربية للعمل مع المستندات ، فإن الممارسة الروسيةيتم وضع الوثيقة تحت السيطرة في لحظة استلامها من قبل السلطة. تقع المستندات الداخلية أو الصادرة في مجال المراقبة فور "الولادة" - أي الموافقة. في الوقت نفسه ، يتم تعقب العلاقة بين المستندات - إذا ظهرت وثيقة واحدة نتيجة لتنفيذ قرار تم اتخاذه على مستند آخر. كل هذا يجعل من الممكن تتبع مسار أي وثيقة تتلقاها سلطة الدولة والحكومة الذاتية المحلية مع ضمان - بعد كل شيء ، لا يمكن لأي وثيقة مسجلة أن تختفي دون أثر.
يشير الحد الأقصى من مركزية التحكم في تدفق المستندات إلى أنه يجب أولاً إبلاغ المستند إلى الإدارة ، وبعد ذلك فقط ، عند الحصول على قرارات وفقًا لتسلسل الخدمة الهرمي ، ينتقل إلى المنفذين المباشرين.
ميزة أخرى مهمة لـ "النموذج الروسي" هي وجود قواعد موحدة ومفصلة للعمل مع وثائق الإدارة في المنظمات ، بغض النظر عن مجال نشاطها. يتم تنظيم جميع أنشطة الخدمات الكتابية - البعثات والمكاتب ومجموعات المراقبة - وفقًا لقواعد ملء دفاتر التسجيل وخزانات الملفات ونماذج التقارير.
في سياق وجود مثل هذا التنظيم التفصيلي لتدفق المستندات في السلطات ، فإن إدخال تقنية جديدة بشكل أساسي لبرنامج أجنبي أو آخر دون تكييف أمر غير واقعي. في هذه الحالة ، يمكننا التحدث عن أتمتة الأعمال المكتبية التقليدية باستخدام تقنيات المعلومات الحديثة.
تتضمن الأعمال الورقية التقليدية صيانة العديد من المجلات و / أو خزائن الملفات التي تخدم المستندات الورقية. وتعد صيانة خزانات الملفات هذه هي الهدف الأساسي لأتمتة المكاتب. في الوقت نفسه ، لا شيء يمنع من تضمين النظام الآلي إمكانية ربط البطاقة بالصورة الإلكترونية للمستند نفسه (نص وحتى صورة وصوت وفيديو). وبالتالي ، يتم إنشاء الظروف التكنولوجية للانتقال إلى إدارة المستندات الإلكترونية. يؤدي الانتقال إلى إدارة المستندات الإلكترونية ، بدوره ، إلى إنشاء المتطلبات الأساسية لتشكيل المحفوظات الإلكترونية بآليات فعالة للإشارة والعمل التحليلي على مجموعة متنوعة من الوثائق في أشكال مختلفةالتمثيل.
من ناحية أخرى ، فإن استخدام شبكة الكمبيوتر يخلق ظروفًا لتحقيق اللامركزية في أداء وظائف المكتب المختلفة مع الحفاظ على التحكم المركزي في تدفق المستندات. من الممكن ، على سبيل المثال ، السماح للإدارات وحتى الموظفين الأفراد بتسجيل المستندات بشكل مستقل وفي نفس الوقت التحكم مركزيًا في مرورها. علاوة على ذلك ، فإن وجود شبكة تربط السلطات البعيدة إقليمياً يسمح بالتحكم المركزي في تدفق المستندات ، وهو أمر مستحيل تنفيذه في إطار التكنولوجيا الورقية البحتة.
نموذج سير العمل الروسي ليس فقط متوافقًا تمامًا مع الأساليب الحديثة لعمليات الإدارة ، ولكنه أيضًا يتفوق بشكل كبير على نماذج سير العمل الغربية. بعد كل شيء ، في النموذج الروسي ، لا يمكن أن يحدث فقدان المستندات إلا بسبب الانتهاك المباشر لتعليمات العمل المكتبي.
3. اختيار نهج لأتمتة سير العمل.
أصبحت الحاجة إلى أتمتة سير عمل السلطات العامة والحكم الذاتي المحلي واضحة للجميع الآن.
يتعارض العمل المكتبي باستخدام المجلات الورقية وخزائن الملفات مع متطلبات تحسين كفاءة عمل موظفي الخدمة المدنية لعدة أسباب.
يتم توزيع المعلومات حول المستندات وسير تنفيذها وفقًا لنظام ملفات البطاقات الخاص بالمنظمة ونظامه الانقسامات الهيكلية. لذلك ، يتطلب الحصول على معلومات حول العمل مع المستندات في مؤسسة البحث عن البيانات ومعالجتها من خزائن الملفات غير المتجانسة واللامركزية.
عادةً ما يتم فصل خزائن ملفات المستندات عن فناني الأداء. تحتوي على معلومات غير كاملة وغير تشغيلية حول حالة المستندات.
يؤدي استنساخ وحركة عدد كبير من المستندات الورقية ، والاحتفاظ بالعديد من المجلات وخزائن الملفات وتكرار بعضها البعض ، إلى كميات كبيرةتكاليف العمالة غير المنتجة.
ومع ذلك ، فإن المقاربات الأساسية والثورية لسير عمل سلطات الدولة والحكم الذاتي المحلي خطيرة للغاية. هذا يمكن أن يؤدي ليس فقط إلى تأخير في التنفيذ ، ولكن أيضا إلى مشاكل خطيرة في الإدارة.
تقدم Microsoft جنبًا إلى جنب مع شركائها برنامجين خطوة بخطوة وحلول منهجية في مجال تنظيم تدفق المستندات للسلطات العامة والحكومات المحلية: 3
عمل مكتب آلي لسير العمل الورقي ؛
إدارة الوثائق الإلكترونية والعمل المكتبي.
مثل هذا النهج التدريجي سيجعل من الممكن زيادة كفاءة عمل السلطة تدريجياً ، والقضاء على احتمال عدم تنظيم أنشطتها. يعتبر العمل المكتبي الآلي لسير العمل الورقي على المدى القصير هو النهج الرئيسي لأتمتة سير العمل في السلطات العامة والحكومات المحلية.
الوثائق التي تعالجها السلطة ، بما في ذلك تلك المنقولة باستخدام تكنولوجيا الكمبيوتر ، لها شكلين - تقليديًا ورقية وإلكترونية. هذا التعايش هو نتيجة المرافق الحديثةإعداد الوثائق يعني شكلاً إلكترونيًا لتخزين المستندات ، والإطار التنظيمي والقواعد المعمول بها للتداول - الورق. أيضا أهم حجة لصالح الحفظ وسائط ورقيةالمستندات هي راحة غير مسبوقة في العمل معهم. تتغير القواعد والعادات بشكل أبطأ بكثير من قدرات تقنية المعلومات الحديثة.
في السلطات العامة والحكم الذاتي المحلي ، على ما يبدو ، لفترة طويلة عند معالجة المستندات في في شكل إلكترونيسيتم حفظ المعاملات التي تتطلب إنشاء نسخ ورقية. كقاعدة عامة ، يفضل المديرون العمل مع المستندات في شكل ورقي. بالإضافة إلى ذلك ، في حين يتم تبادل الوثائق الرسمية بين الجهات وتحويلها إلى محفوظات الدولةيحدث أيضًا في شكل ورقي.
إدارة الوثائق الإلكترونية والعمل المكتبي (EDD) هي إجابة تكنولوجية للمتطلبات الحديثة للوضع السياسي والاقتصادي الحالي من أجل الكفاءة السلطات الروسيةسلطة الدولة والحكومة المحلية. يتم دعم EDD أيضًا من خلال تجربة تطبيقه في الهيئات الحكومية الغربية ، وأمثلة على التشغيل في الهياكل التجارية الروسية التقدمية الكبيرة.
4. الأنظمة التي تنظم إدارة الوثائق الإلكترونية.
كما ذكر أعلاه ، فإن إدارة المستندات الإلكترونية عبارة عن مجموعة من التقنيات الجديدة للعمل مع المستندات. تسمح التقنيات المطبقة بتنظيم تفاعل "سلس" للأنظمة التي توفر عمليات معالجة المستندات المختلفة. بادئ ذي بدء ، تشمل هذه التقنيات:
تقنيات التعرف على النص التي تحول المستندات الورقية الواردة إلى شكل إلكتروني كامل للعرض التقديمي ؛
التناظرية الإلكترونية للتوقيع بخط اليد ؛
وسائل نقل البيانات ؛
وسائل تخزين المعلومات الإلكترونية.
تسمح هذه التقنيات للأنظمة الفرعية التي تؤدي وظائف مختلفة أن تكمل بعضها البعض عضوياً. يمكن لمثل هذا التفاعل أن يزيد بشكل كبير من كفاءة موظفي الخدمة المدنية عند العمل مع الوثائق.
تتيح لك إدارة المستندات الإلكترونية إنشاء مساحة معلومات واحدة في السلطة ، ودمج جميع الأنظمة الوثائقية في عقدة المعلومات. يتم التكامل دون فقدان جودة العمل مع المستندات ، مع الحفاظ على التقاليد عمل المكتب الروسي. أساس هذا التكامل هو تخزين المستندات الموثوق به وأنظمة إدارة المستندات التي تتفاعل معها. يتم تخزين جميع المستندات التي تمت معالجتها في مستودع واحد ، مما يسمح بالبحث الأمثل واختيار المعلومات عند إعداد المواد. في الوقت الحالي ، في معظم السلطات والحكومات الذاتية المحلية ، يتم تنفيذ العديد من العمليات بالفعل باستخدام تكنولوجيا الكمبيوتر. مهمة نظام الأتمتة هي تنظيم فعال العمل بروح الفريق الواحدعلى نصوص الوثائق وتزويد كل موظف حكومي بمساحة معلومات غنية لضمان أنشطته.
5. سير عمل الوثائق الرسمية.
كان الهدف الرئيسي في تطوير تقنيات إدارة المستندات الإلكترونية هو تحقيق أقصى قدر من الاستمرارية لقواعد وتقنيات إدارة المستندات الورقية وعمل مكتب ملفات المجلات ، مما يجعل من الممكن ضمان انتقال غير مؤلم من التقنيات التقليدية إلى التقنيات الحديثة.
يعالج نظام إدارة السجلات المستندات المخزنة في مستودع واحد لوثائق الهيئة. يسمح لك هذا بتضمين المستندات التي تمت معالجتها بواسطة إدارة المستندات الرسمية في مساحة معلومات واحدة للسلطة.
يتم دعم تقنية إدارة المستندات الإلكترونية من خلال ما يلي وظائفالأنظمة: 5
التسجيل في الوضع الآلي للوثائق الواردة المرسلة بالبريد الإلكتروني أو من خلال بوابة الإنترنت ، بما في ذلك تلك المجهزة بأجهزة إلكترونية توقيع إلكتروني(EDS) وحماية التشفير ؛
مسح المستندات الورقية والتعرف عليها باستخدام تقنية التعرف الضوئي على الحروف المدمجة ؛
إرفاق صورة إلكترونية للوثيقة على شكل ملف (ملفات) بأي تنسيق ؛
التفريق بين حقوق الوصول إلى الملفات المرفقة لصورة إلكترونية للمستند ؛
تزويد كل مسؤول - مشارك في العملية الكتابية - بمكتب افتراضي شخصي خاص به ، مما يضمن أن المسؤول لديه حق الوصول فقط إلى المستندات المتعلقة باختصاصه ؛
التأكد من عملية الموافقة (الإطلاع) على مسودات الوثائق ؛
البحث في النص الكامل والعزو للوثائق الإلكترونية ، بما في ذلك البحث عن نص كامل عن بعد ؛
الإرسال عن طريق البريد الإلكتروني أو النشر على بوابة الإنترنت لسلطة المستندات الإلكترونية الصادرة (باستخدام أي بريد إلكتروني يدعم MAPI) ، محمي بواسطة EDS ومشفّر باستخدام وسائل معتمدة ؛
تشكيل وتنفيذ القضايا ، أي تجميع المستندات المنفذة في قضايا وفقًا لتسمية القضايا وتنظيم المستندات داخل القضية ؛
التخزين الأرشفي للوثائق الإلكترونية ، شؤون الهيئة.
وحدة المحاسبة الرئيسية في النظام هي RC للوثيقة ، حيث يوفر اكتمال تفاصيلها إمكانية إنشاء تقارير إحصائية وتحليلية على شرائح المعلومات المختلفة ، وسهولة البحث.
في الوقت نفسه ، يمكن توسيع المجموعة الرئيسية من تفاصيل RC بمجموعة عشوائية من التفاصيل الإضافية ، يتم تحديدها لكل مجموعة من المستندات. وفقًا للتفاصيل الإضافية لجمهورية كازاخستان ، من الممكن ، جنبًا إلى جنب مع التفاصيل الرئيسية ، البحث عن البيانات واختيارها عند إنشاء التقارير. عند استلام مستند وارد إلكترونيًا ، يتم تسجيله تلقائيًا. بالنسبة للمستند الذي تم استلامه نتيجة التبادل بين نظامي EDD ، يتم إنشاء معظم تفاصيل RK تلقائيًا. يتم إرفاق الصورة الإلكترونية للوثيقة بالمكيف. في الوقت نفسه ، يتم التحقق من هوية المستند المقدم مع EDS وحماية التشفير. اذا كان وثيقة واردةتصل في شكل ورقي ، يتم استدعاء حزمة OCR من بيئة النظام ، وعند استلام صورتها الإلكترونية ، يتم إعادتها إلى نظام إدارة المكتب مع إرفاق المستند في وقت واحد إلى AC. يقوم مستخدم النظام الذي أرفق ملف المستند بتعيين حقوق الوصول إلى الملف على مستوى الأمان ، وكذلك الحماية (إلغاء الحماية) من التحرير.
إذا كان من الضروري ترجمة حجم كبير نسبيًا من المستندات الورقية المعدة للتنفيذ والتخزين في شكل إلكتروني ، فمن المقترح استخدام خيار "تسجيل التدفق". في هذه الحالة ، بعد إدخال بيانات التسجيل حول المستند في جمهورية كازاخستان ، يطبع مستخدم محطة العمل المؤتمتة (AWS) للتسجيل المباشر على الورقة الأولى من الباركود ، والتي تتوافق مع رقم النظام الداخلي المعين من قبل النظام إلى المستند المسجل. بعد ذلك ، تصل المستندات بترتيب عشوائي من محطات عمل مختلفة لتسجيل الدفق إلى محطة عمل المسح المجهزة بجهاز مسح ضوئي عالي السرعة. تدخل الصور الإلكترونية الممسوحة ضوئيًا للوثائق إلى قاعدة البيانات ، وبفضل تقنية استخراج الباركود ، يتم إرفاقها ببطاقات تسجيل المستندات المقابلة.
بعد التسجيل ، يتم إرسال AC مع الوثيقة المرفقة عبر الشبكة إلى المسؤول المسؤول عن اتخاذ قرار بشأن تنفيذ المستند ، ثم إلى منفذي المستند وفقًا لتفاصيل القرار. في الوقت نفسه ، يُمنح كل مدير أو منفذ حقوق معينة تجعل من الممكن ضمان تنظيم العمل مع المستندات في أقرب وقت ممكن من العمل التقليدي على طاولة تكون فيها المستندات ضمن اختصاص فقط هذا الموظفوالتي تنتظر بدء التنفيذ (في مجلد الاستلام) ، أو يتم قبولها من قبل الموظف للتنفيذ (في مجلد عند التنفيذ) ، أو يتم نقلها إلى المرؤوسين مع الإشارة إلى الموعد النهائي للتنفيذ (في مجلد التحكم On ).
في سياق العمل مع المستندات الإلكترونية ، يتم توفير بحث مجمّع للنص الكامل والنسبي عن المستند المطلوب ، بما في ذلك من خلال الوصول إلى قاعدة بيانات مستندات النظام على شبكة الإنترنت.
الملفات التي تحتوي على نصوص (صور) صادرة و المستندات الداخليةوفقًا للتكنولوجيا القياسية ، يتم أيضًا توصيل RK. وثيقة صادرة، مصحوبة بمتطلبات RK ، يمكن حمايتها بواسطة EDS وتشفيرها ونقلها إلى المرسل إليه.
وبالتالي ، بالتزامن مع إمكانية تسجيل المستندات المستلمة عبر خطوط الاتصال ، يتم توفير إدارة المستندات الإلكترونية للشركة. يتم تشكيل المستندات المنفذة في حالات ونقلها إلى التخزين الأرشيفي.
6. ميكنة تبادل الوثائق بين الجهات.
في الوقت الحاضر ، في كثير الهيئات الحكوميةالقوة المستخدمة بالفعل من قبل الموروثة أنظمة مؤتمتةإدارة الوثائق. إنها مبنية على قاعدة برامج وأجهزة مختلفة. بعضها ، تم توفيره من قبل شركاء Microsoft (بما في ذلك نظام Delo لشركة Electronic Office Systems الموصوف أعلاه) ، يتم تنفيذها على أساس التقنيات الحديثة. أيضًا ، لا يزال عدد كبير من أنظمة الأجيال السابقة القائمة على MS DOS والأنظمة الأساسية الأخرى قيد التشغيل. إن توحيد الأنظمة في جميع هيئات الدولة في المستقبل المنظور مستحيل بالنسبة للاعتبارات السياسية (حقوق رعايا الاتحاد والحكومات المحلية) والعملية. يعد تنفيذ أنظمة التشغيل ، ولا سيما استبدالها ، عملية طويلة وصعبة ومكلفة إلى حد ما.
في هذه الحالة ، يتمثل الحل الطبيعي في تطوير مثل هذه الأداة للتبادل بين الإدارات للوثائق التي يمكن تكييفها بسهولة مع الأشكال المختلفة للرسائل الواردة / الصادرة وتسمح بتوصيل أنظمة مختلفة.
يجب تأمين تبادل المستندات الإلكترونية بشكل صحيح. يجب تزويد المستندات بتوقيع إلكتروني يضمن التأليف وثبات محتوى المستند ، وفي بعض الحالات - مغلق وسائل التشفيرمن الوصول غير المصرح به.
كل منظمة لديها العديد من المنظمات المراسلة التي يتم تبادل الوثائق معها ، وقد يكون لكل منها تنسيقات رسائل مختلفة وحتى شبكات. من غير المناسب تحميل أنظمة المنظمات الفردية بوظيفة الدعم المستمر لمعلومات الخدمة اللازمة لتنظيم التبادل. من المنطقي بناء تبادل المستندات ليس على مبدأ "كل مع كل" ، ولكن على مبدأ "النجمة" - استنادًا إلى مراكز تبادل المستندات (DPCs).
يمكن لمراكز البيانات أداء مجموعة الوظائف التالية: 6
تحويل وتنسيق أشكال الوثائق الواردة والصادرة ؛
دعم قواعد بيانات العناوين وحساب طرق تسليم المستندات ؛
تسليم مضمون للوثائق ؛
أرشفة إضافية للوثائق ؛
دعم ومزامنة الدلائل.
يمكن لمراكز المراسلة أيضًا أن تقوم بدور المراجع المصدقة (CA) التي تحافظ على البنية التحتية للمفاتيح العامة والخاصة وإجراءات المصادقة للمنظمات المشاركة في التبادل.
للتكامل مع مركز البيانات ، يمكن استكمال أنظمة الشركات القديمة ، إذا لزم الأمر ، بوحدات واجهة خاصة توفر تحويل التنسيق الأولي وإجراءات التبادل مع مركز البيانات.
.
7. أنظمة EDD للجهات على اختلاف مستوياتها.
حل للسلطات البلدية والسلطات الأخرى بكمية صغيرة من تدفق المستندات يمكن أن تشمل هذه الفئة بشكل مشروط هياكل الإدارة البلدية بكمية صغيرة من تدفق المستندات التي لا تحتوي على قاعدة فنية كافية لتنفيذ نظام EDD كامل. بالنسبة لهم ، يمكن التوصية بحل مستخدم واحد ، ومجهز بوسائل التبادل الآمن للوثائق الإلكترونية مع مؤسسة أعلى - مباشرة أو من خلال مركز البيانات. عادة ما يكون مستخدم مثل هذا الحل موظفًا مسؤولاً عن أعمال مكتب المنظمة. في الوقت نفسه ، يتم تنفيذ العمل باستخدام المستندات الورقية ، لكن النظام يحتفظ بتسجيل المستندات الواردة / الصادرة ، وتسجيل القرارات على المستندات ، والوثائق المشطوبة للقضية وأرشفتها. مع وجود عدد كبير من الموظفين ، يمكن أيضًا الاحتفاظ بسجل لحركة الأوراق الأصلية. يتم على الفور تسجيل المستندات التي يتم استلامها في شكل إلكتروني من مؤسسة أعلى وطباعتها والبدء في تنفيذها قبل وصول النسخ الأصلية الورقية. تتلقى المؤسسة الرئيسية تلقائيًا إشعارًا بأن المستند قد تم تسجيله. يسمح هذا الحل بـ: 7
تسريع تبادل المستندات الواردة / الصادرة مع مؤسسة أعلى ؛
تقليل عدد المستندات "المفقودة" التي لا يُعرف مكان وجودها.
8. حل للحكومة المحلية.
يمكن أن تشمل هذه الفئة بشكل مشروط هياكل الإدارة البلدية التي لديها متوسط حجم تداول الوثائق من 3000 إلى 10000 مستند سنويًا ، والمكتب أو الأمانة كوحدة منفصلة هيكليًا وتعمل ليس فقط مع المستندات من المنظمات ، ولكن أيضًا مع الرسائل والنداءات من المواطنين والشركات. عادة ما يكون لدى هذه المنظمات أسطول كافٍ من أجهزة الكمبيوتر الشخصية المتصلة بشبكة محلية. بالنسبة لهم ، يمكن التوصية بحل متعدد المستخدمين بعدد الوظائف من 5 إلى 20 ، مزودًا بوسائل التبادل الآمن للوثائق الإلكترونية مع المؤسسات الأعلى والأدنى (مباشرة أو من خلال مركز البيانات) ، والتواصل مع بوابة للإعلام وتلقي الطلبات من المواطنين والمنظمات وإمكانية الوصول إلى الإنترنت عن بعد ، والوصول إلى بيانات نظام EDD. يجب أن يوفر النظام تسجيل المستندات الواردة / الصادرة ، وحساب القرارات المتعلقة بالوثائق ، والوثائق المشطوبة للقضية ، ويتم أرشفتها. يجب أيضًا الاحتفاظ بسجل لحركة النسخ الأصلية الورقية.
عادة ما يكون مستخدمو مثل هذا الحل ليس فقط موظفي المكاتب ، ولكن أيضًا عدد من موظفي الأقسام الوظيفية. نظرًا لأن معظم موظفي هذه المنظمات لديهم أجهزة كمبيوتر شخصية ، في إطار هذا الحل ، يمكن تنظيم العمل مع جزء من المستندات بشكل أساسي أو حصري في شكل إلكتروني. صندوق الوارد المستندات الورقيةيمكن ترقيمها ، ويمكن بالفعل إنجاز جميع الأعمال الإضافية معهم إلكترونيًا. يمكن أيضًا تنظيم عملية تنفيذ المستندات (فرض وتنفيذ القرارات) في شكل إلكتروني.
إذا كان لدى المؤسسة قناة متاحة بشكل دائم على الإنترنت ، فيمكن تنظيم الوصول عن بُعد إلى نظام EDD من خلال واجهة ويب تتيح لك التحكم في تقدم العمل مثل المسؤولينبعيدًا ، والمؤسسات العليا.
يسمح هذا الحل بـ: 8
تسريع تبادل الوثائق مع المنظمات الأعلى والأدنى ؛
تقليل العبء على موظفي المكتب عن طريق نقل جزء من الوظائف إلى الإدارات ؛
زيادة فعالية الرقابة على تنفيذ الوثائق ؛
تنظم نظام فعالتخزين الوثائق ذات الصلة ؛
تقليل وقت البحث وثائق ضرورية;
تقليل عدد المستندات "المفقودة" التي لا يُعرف مكان وجودها ؛
اسرع وافعل المزيد كفاءة العملالموظفين لتنفيذ الوثائق ؛
تقليل تكاليف التعامل مع التماسات المواطنين والمنظمات المقدمة إليها نموذج إلكتروني(من خلال البوابة) ؛
ضمان السيطرة على تنفيذ الوثائق الهامة من قبل المنظمات العليا.
لتطوير ودعم البوابة ، بالإضافة إلى تنظيم الوصول عن بعد عبر الإنترنت إلى بيانات نظام EDD ، ومجموعة من تقنيات الإنترنت من Microsoft (خدمات معلومات الإنترنت ، تقنية ASP ، Microsoft Index Server) وواجهة برمجة التطبيقات (API) التي يوفرها نظام Delo-Enterprise للنشر يمكن استخدام المستندات مباشرة من القاعدة.
استنتاج.
إن إحدى ميزات العمل المكتبي وتدفق المستندات في السلطات العامة أو الحكومة المحلية ، كنظام للدعم الوثائقي للإدارة ، هي انعكاس 100 ٪ للعمليات الإدارية في شكل وثائقي. لهذا السبب ، تكتسب عمليات العمل المكتبي وتداول المستندات طابعًا قائمًا بذاته وتتطلب نظام إدارة خاص بها.
حاليًا ، عملية إدخال تكنولوجيا الكمبيوتر والشبكات في المؤسسات العامة، وفي كثير منها كان المستوى الذي تم تحقيقه حتى الآن كافياً لإدخال التقنيات الحديثة للعمل مع المستندات. ولكن بالإضافة إلى أجهزة الكمبيوتر والشبكات ، يتطلب ذلك مجموعة من الحلول البرمجية الحديثة.
يدرك الاتحاد الروسي تمامًا أهمية هذا المجال ، وهو ما ينعكس في برنامج الهدف الفيدرالي "روسيا الإلكترونية" بشكل عام وفي عدد من أنشطته المحددة.
النتيجة النهائية نشاطات الادارةيعتمد جهاز الدولة على العديد من الوصلات الوسيطة ، أحدها deloroiz-odstvo ، مما يسمح بضمان الكفاءة والمرونة في اتخاذ القرار. ينسق عمل الحالة جميع مراحل العمل - من التصميم إلى التنفيذ العملي للحلول. تتضمن عملية الإدارة العمليات الرئيسية الموثقة النموذجية التالية:
الجمع والتجهيز معلومات وثائقية؛ إعداد القرار
اتخاذ القرار وتوثيقه ؛ إحضار القرارات إلى المنفذين ؛
تنفيذ القرار ؛ مراقبة التنفيذ جمع معلومات الأداء ؛
نقل المعلومات من خلال الروابط الرأسية والأفقية ؛ تخزين واسترجاع المعلومات.
ينفذ الجهاز الإداري وظائفه بشكل رئيسي من خلال عالمي ومصرح به التنظيمية والإداريةالوثائق المنشئة المتداولة بغض النظر عن خصوصيات الأنشطة في جميع قطاعات الاقتصاد الوطني و تسيطر عليها الحكومة. إذا أخذنا في الاعتبار أن أكثر من 14 مليون شخص يعملون في الجهاز الإداري ، وتداول الوثائق السنوية في البلاد ما يقرب من 60 مليار ورقة ويستمر في النمو ، فلا شك في أن الفاعلية اللائحةهذه العملية أهمية عظيمة. كوسيلة من وسائل تنظيم تدفق المستندات ، وثائقي معايير الدولة، وجميع المصنفات النقابية و أنظمة موحدةتوثيق. يتم التعرف على هذه المعايير وغيرها لتحقيق الاستقرار في تدفق المستندات في الدولة طوال الدورة التكنولوجية بأكملها ، لإنشاء تقنية مثالية لإدارة المستندات لكل منها
وحدة الإدارة.
قائمة الأدب المستخدم:
1. إم آي باساكوف. عمل مكتبي. الدورة التعليميةللطلاب المؤسسات التعليميةوسط التعليم المهني. [نص] / باساكوف م. دار النشر: التسويق ، 2002. - 336 ثانية.
2. Borodina V.V. العمل المكتبي في نظام الإدارة العامة. [نص] / ف. بورودينا. دار النشر: RAGS ، 2008. - 376 ثانية.
3. Kirsanova M.V. العمل المكتبي في السلطات العامة والحكم الذاتي المحلي: كتاب مدرسي. بدل [نص] / M. V. Kirsanova. - دار النشر: Infra-M:، 2004. - 256p.- (التعليم العالي)
4. Kuznetsov I.N. إدارة التوثيق والعمل المكتبي. [نص] / أ. ن. كوزنتسوف. - م: يورات ، 2008. - 576 ثانية.
5. Spivak V. A. توثيق أنشطة الإدارة. [نص] / V.A. سبيفاك - دار النشر: بيتر ، 2008. - 256 ص.
نظام الدولة لدعم التوثيق للإدارة. المتطلبات العامةإلى خدمات دعم الوثائق والتوثيق. - م ، 1991
تم الكشف عن الأحكام النظرية لعمل مكتب الدولة ، وتم تحديد مفاهيم الوثيقة وتنوعاتها ووظائفها وقواعد التسجيل ، فضلاً عن ميزات تجميع الوثائق التنظيمية والإدارية في حكومات الولايات والبلديات. يتم النظر في مبادئ وقواعد تنظيم العمل المكتبي ، وإدارة الوثائق في نظام المكتب التقليدي والآلي ، وتقنيات العمل مع نداءات المواطنين ، وإعداد الوثائق لتخزين الأرشيف. يتوافق مع أحدث جيل من المعايير التعليمية الفيدرالية الحكومية. للطلاب الجامعيين وطلاب نظام التدريب المتقدم والمديرين التنفيذيين والمتخصصين في المؤسسات والمنظمات الحكومية والبلدية.
مسلسل:الجامعية (KnoRus)
* * *
من شركة اللترات.
تنظيم العمل المكتبي في أجهزة الدولة
1.1 المفاهيم الأساسية في مجال العمل المكتبي
وفقا للفن. 10 من دستور الاتحاد الروسي ، تنقسم سلطة الدولة في روسيا إلى تشريعية وتنفيذية وقضائية ، اعتمادًا على الوظائف المؤداة. لا ينطبق مبدأ الفصل بين السلطات على تنظيم سلطة الدولة على المستوى الاتحادي فحسب ، بل ينطبق أيضًا على نظام سلطات الدولة للكيانات المكونة للاتحاد.
تؤدي هيئات الدولة إحدى وظائف سلطة الدولة ، على التوالي ، وهي مقسمة إلى تشريعية وتنفيذية و القضاء.
أجهزة السلطة التشريعيةهذه مؤسسات تمثيلية وتشريعية تم تشكيلها عن طريق الانتخابات. مهمتهم الرئيسية هي سن القوانين ، لكنهم يؤدون وظائف أخرى ، على سبيل المثال ، يسيطرون على أنشطة السلطة التنفيذية.
السلطات التنفيذية هي ، كقاعدة عامة ، هيئات معينة. تتمثل المهمة الرئيسية للسلطات التنفيذية في الامتثال لأحكام الدستور والقوانين الاتحادية واللوائح الأخرى. تعمل السلطات التنفيذية على أساس مزيج من وحدة القيادة والزمالة.
القضاء يقيم العدل. تهدف أنشطة المحاكم إلى تعزيز القانون والنظام ، ومنع الجرائم والجرائم الأخرى ، وتتمثل مهمتها في الحماية من أي انتهاك لأسس النظام الدستوري ، وحقوق وحريات الإنسان والمواطن ، وغيرها من المؤسسات الديمقراطية المكرسة في الدستور. المحاكم مستقلة ولا تخضع إلا للقانون.
تقوم هيئات الحكم الذاتي المحلية بإدارة الممتلكات البلدية ، وتشكيل ، والموافقة ، وتنفيذ الميزانية المحلية ، وتحديد الضرائب والرسوم المحلية ، والحماية نظام عاموقضايا أخرى ذات أهمية محلية.
هيئات الحكم الذاتي المحلية هي كيانات قانونية وتعمل بشكل مستقل بالنيابة عنها. يترتب على ما سبق أن الحكومة البلدية هي نشاط الحكومات المحلية المنتخبة وغيرها في إدارة الممتلكات والأشياء البلدية الاقتصاد البلدي، تشكيل وتنفيذ الميزانية المحلية ، بهدف ضمان النشاط الحيوي لسكان البلدية ، وحل القضايا الأخرى ذات الأهمية المحلية ، بما في ذلك تنظيم عملهم ، خدمة البلدية.
يتم تنفيذ الحكم الذاتي المحلي في البلديات - المستوطنات الحضرية والريفية: في قرية أو عدة قرى بها منطقة مشتركة(حي) أو مدن أو أجزاء من مدن كبيرة (مناطق حضرية ، أحياء).
تعريف:خدمة البلدية - النشاط المهنيالمواطنون ، الذي يتم تنفيذه على أساس دائم في وظائف الخدمة البلدية ، يحل محله الاستنتاج عقد التوظيف(عقد).
تتمثل الوظيفة الرئيسية لأي مؤسسة حكومية أو بلدية في اعتماد القرارات الإدارية. الجميع قرارات الإدارةيتم أخذ سلطات الدولة والبلدية على أساس المعلومات التي يجب أن تكون موثوقة ومناسبة من حيث التوقيت وكاملة.
تعريف:التوثيق - تسجيل المعلومات على وسيط وفقًا للقواعد المعمول بها.
تسمى عملية تثبيت المعلومات على أي ناقل معلومات (ورق ، مغناطيسي ، إلخ) لغرض استخدامها الإضافي ، التوثيق. توثيق أنشطة الإدارة هو وظيفة ضخمة تؤديها جميع الهيئات الحكومية والبلدية.
تعريف:المستند - المعلومات المسجلة على الناقل مع التفاصيل التي تسمح بتحديد هويته.
عند إنشاء المستندات ، يتم استخدام طرق مختلفة للتوثيق اعتمادًا على محتوى المعلومات: تسجيل الصوت (مستند فونو) ، صورة (مستند صورة) ، تسجيل الصور والأصوات (مستند سمعي بصري) ، إلخ.
تعريف:وسائل التوثيق - وسائل التكنولوجيا التنظيمية والحاسوبية المستخدمة لتسجيل المعلومات على وسيط.
حاليا ، تستخدم الوثائق الإلكترونية على نطاق واسع في الإدارة العامة.
تعريف:مستند إلكتروني - مستند يتم تقديم المعلومات الخاصة به في شكل إلكتروني.
الوثيقة التي يتم إعدادها أو إصدارها أو تداولها من قبل الهيئات والمؤسسات والمنظمات الحكومية أو البلدية وتفي بمتطلبات معينة ، تنتمي إلى فئة الوثيقة الرسمية.
تعريف:مستند تم إنشاؤه بواسطة قانوني أو فردتسمى الوثيقة الرسمية ، التي تم إعدادها والمصادقة عليها بالطريقة المنصوص عليها.
تسمى الوثيقة الرسمية المستخدمة في الأنشطة الحالية لأجهزة الدولة وثيقة رسمية.
انتباه!إذا تم إنشاء المستند من قبل شخص خارج نطاق مسؤوله أو أنشطة اجتماعية، ثم تعتبر وثيقة من أصل شخصي.
يجب أن تحتوي الوثائق الرسمية والرسمية قوة قانونيةأو الأهمية القانونية.
تعريف:الأهمية القانونية للوثيقة هي ملكية المستند للعمل كتأكيد للأنشطة التجارية أو الأحداث الشخصية.
تعريف:القوة القانونية للوثيقة هي ملك لوثيقة رسمية تسبب عواقب قانونية.
السمة المميزةالوثائق الرسمية هي وجود شكل معين ، وترتيب نشرها ، وتجميعها ، وتوافر التفاصيل اللازمة.
تعريف:الدعائم - عنصر تصميم المستند (على سبيل المثال ، التوقيع ، الختم ، النص).
تجعل الأنواع والأصناف العديدة من المستندات ، وتعقيد تكوينها ، ووجود قواعد خاصة لإعطاء القوة القانونية للوثائق وغيرها من المشكلات الخطيرة المرتبطة بوثائق الإدارة ، من الضروري تحديد فرع خاص من النشاط يوفر توثيقًا وتنظيمًا للوثائق الإدارية. العمل مع الوثائق الرسمية. يسمى هذا الفرع من النشاط العمل المكتبي.
تعريف:عمل المكتب - نشاط يوفر الوثائق وسير العمل والتخزين التشغيلي واستخدام المستندات.
تعريف:دعم التوثيق (الإدارة) ، DOW - نشاط يوفر عن قصد وظائف إدارة المستندات.
تذكر!
يتم استخدام الاختصارات التالية في الأعمال التجارية:
الولايات المتحدة - النظام الموحد ؛
USORD - نظام موحد للتوثيق التنظيمي والإداري ؛
GSDOU - نظام الدولة للدعم الوثائقي للإدارة ؛
OKUD - مصنف لجميع وثائق الإدارة الروسية ؛
OKPO - مصنّف عموم روسيا للمؤسسات والمنظمات ؛
GOST - معيار الدولة.
تخدم مستندات الإدارة وظائف إدارية معينة: التخطيط ، التنظيم ، التحكم ، إلخ.
عادةً ما تسمى المستندات المتعلقة بوظيفة إدارية واحدة بنظام التوثيق ، على سبيل المثال ، نظام التوثيق التنظيمي والإداري ، ونظام التوثيق المحاسبي ، ونظام توثيق التجارة الخارجية.
تعريف:نظام التوثيق عبارة عن مجموعة من المستندات المترابطة وفقًا لعلامات المنشأ والغرض والنوع ونطاق النشاط والمتطلبات الموحدة لتنفيذها.
وظائف الإدارة في جميع المؤسسات من نفس النوع ، لذلك يجب أن تكون المستندات الخاصة بكل وظيفة هي نفسها في النوع والشكل.
تعريف:يسمى إحضار المستندات إلى التوحيد الأمثل في التكوين والأشكال توحيدمستندات.
لا توحد فقط مستندات منفصلةولكن أيضًا نظام التوثيق بشكل عام.
تعريف:نظام التوثيق الموحد هو نظام توثيق تم إنشاؤه وفقًا لقواعد ومتطلبات موحدة ، ويحتوي على المعلومات اللازمة للإدارة في مجال معين من النشاط.
يتكون نظام التوثيق من أنواع مختلفة من الوثائق. تضمن المصنف لعموم روسيا لوثائق الإدارة (OKUD) ، الذي تمت الموافقة عليه لأول مرة في عام 1978 ، أنواع وأشكال الوثائق التي تعتبر كائنات للتوحيد في عملية إنشاء أنظمة توثيق موحدة.
المصنف لعموم روسيا لوثائق الإدارة هو جزء لا يتجزأنظام موحد لتصنيف وترميز المعلومات الفنية والاقتصادية والاجتماعية ويغطي أنظمة موحدة للوثائق المسموح باستخدامها في الاقتصاد الوطني.
تم تصميم المصنف لعموم روسيا لوثائق الإدارة لحل المهام التالية:
1) تسجيل نماذج المستندات ؛
2) تبسيط تدفق المعلومات في الاقتصاد الوطني.
3) تقليل عدد النماذج المستخدمة ؛
4) الاستثناء من تداول النماذج غير الموحدة للوثائق ؛
5) ضمان محاسبة وتنظيم النماذج الموحدة للوثائق على أساس تسجيلها ؛
6) التحكم في تكوين نماذج الوثائق والقضاء على ازدواجية المعلومات المستخدمة في مجال الإدارة ؛
7) التنظيم العقلاني للرقابة على استخدام النماذج الموحدة.
تتضمن OKUD حاليًا أنظمة التوثيق التالية:
1) 0200000 نظام موحد للتوثيق التنظيمي والإداري ؛
2) 0300000 نظام موحد لتوثيق المحاسبة الأولية ؛
3) 0400000 نظام التوثيق الموحد لبنك روسيا ؛
4) 0500000 نظام موحد للمحاسبة والمالية والمحاسبة وتوثيق التقارير للقطاع العام للإدارة ؛
5) 0600000 نظام موحد لإعداد التقارير والتوثيق الإحصائي ؛
6) 0700000 نظام موحد للمحاسبة وإعداد التقارير المحاسبية للوثائق الخاصة بالمؤسسات ؛
7) 0800000 نظام توثيق العمل الموحد ؛
8) 0900000 نظام التوثيق الموحد صندوق التقاعدالاتحاد الروسي؛
9) 1000000 نظام موحد لتوثيق التجارة الخارجية ؛
كائنات تصنيف OKUD - بين الإدارات وبين القطاعات أشكال موحدةالوثائق المعتمدة من قبل الإدارات والوزارات في الاتحاد الروسي. يحتوي المصنف على تسميات الكود وأسماء النماذج الموحدة للوثائق المضمنة في أنظمة التوثيق الموحدة.
تعريف:نموذج الوثيقة الموحدة (UFD) - نموذج الوثيقة نوع معينأ الذي يحتوي على جزء ثابت من النص.
في بدون فشليتم إلصاق رموز المصنف لعموم روسيا لوثائق الإدارة في أشكال موحدة من الوثائق. باستخدام المصنف All-Russian للوثائق الإدارية ، تم حل مهام التعيين الواضح للأشكال الموحدة للوثائق ، وعلى هذا الأساس ، تم محاسبتها وتنظيمها ، مما ساهم في تبسيط نظام التوثيق الإداري بأكمله ، والقضاء على النماذج المكررة من الوثائق ، وتحسين تكوين الوثائق المستخدمة.
نظام التوثيق الأكثر ضخامة المستخدم في حكومات الولايات والبلديات هو النظام الموحد للتوثيق التنظيمي والإداري (USORD).
النظام الموحد للتوثيق التنظيمي والإداري عبارة عن مجمع منظم بشكل عقلاني من أشكال موحدة مترابطة من الوثائق الموصى باستخدامها في أنشطة المنظمات من جميع الأشكال التنظيمية والقانونية (يشار إليها فيما يلي باسم المنظمات).
الغرض من تطوير USORD هو إنشاء مجموعات مترابطة من الوثائق التي تضمن الأنشطة التنظيمية والإدارية للمنظمات. يساهم استخدام USORD في أنشطة المنظمات في الحل السريع للمهام الإدارية ، وتقليل تكاليف العمالة والمواد للعمل مع المستندات ، وتحسين جودة الوثائق التنظيمية والإدارية وتقليل حجم تدفق العمل.
تحدد الأشكال الموحدة المضمنة في USORD الهيكل التقريبي للنص ، والحد الأدنى المطلوب للتكوين من التفاصيل التنظيمية ذات الصلة و المستندات الإداريةوليست عينات من تصميمها ، إذا نصت تشريعات الاتحاد الروسي على تصميم آخر.
يمكن استخدام ألبوم النماذج الموحدة للوثائق التنظيمية والإدارية كمصفوفة مرجعية لتطوير ألبومات النماذج الموحدة للوثائق في المنظمات وإبقائها محدثة عن طريق تضمين نماذج جديدة في الوقت المناسب ، وسحب النماذج الموحدة الملغاة ، والتغييرات في المناطق تطبيق النماذج الموحدة للوثائق التنظيمية والإدارية ، إلخ.
يتم تنظيم النماذج الموحدة في USORD وفقًا للأنظمة الفرعية التالية:
وثائق إنشاء منظمة.
✓ توثيق إعادة تنظيم المنظمة.
توثيق تصفية المنظمة.
✓ توثيق خصخصة مؤسسات الدولة.
✓ وثائق النشاط الإداريالمنظمات ؛
توثيق التنظيم التنظيمي والتنظيمي لأنشطة المنظمة.
توثيق التنظيم التشغيلي والمعلوماتي لأنشطة المنظمة.
✓ وثائق العمل.
✓ توثيق لتسجيل التغييرات علاقات العمل;
توثيق الفصل من العمل.
✓ الوثائق الخاصة بمنح الإجازات والاستدعاء من الإجازات ؛
✓ توثيق تسجيل الحوافز.
✓ توثيق تسجيل العقوبات التأديبية.
التوثيق لرحلات العمل.
يعكس تعيين رمز النموذج الموحد للوثيقة ميزات التصنيف التالية: الحرفان الأول والثاني (فئة النماذج) - ينتمي الشكل الموحد للوثيقة إلى نظام التوثيق الموحد المقابل ؛ الحرفان الثالث والرابع (فئة فرعية من النماذج) - القواسم المشتركة لمحتوى العديد من أشكال المستندات واتجاه استخدامها ؛ الشخصيات الخامسة والسادسة والسابعة - رقم التسجيلنموذج مستند موحد داخل فئة فرعية ؛ الحرف الثامن هو رقم الشيك.
بنية تعيين رمزشكل موحد من وثيقة OKUD:
مثال على تعيين رمز لنموذج موحد لمستند OKUD: 09010046 ورقة تسوية لأقساط التأمين لصندوق التقاعد
توحيد الوثائق هو إحدى طرق توحيدها.
في معايير وثائق الإدارةيتم وضع تكوين العناصر الفردية للوثيقة (المتطلبات) ، والموقع وقواعد التصميم.
تعريف:التوحيد القياسي هو نشاط وضع القواعد والخصائص لغرض إعادة استخدامها الطوعي ، بهدف تحقيق الانتظام في إنتاج المنتجات وتداولها وزيادة القدرة التنافسية للمنتجات أو الأعمال أو الخدمات.
يمكن أن تكون نتيجة العمل على التوحيد والتوحيد القياسيين أنواع معينةالوثائق وأنظمة التوثيق الموحدة (على سبيل المثال ، GOST R 6.30-2003. أنظمة التوثيق الموحدة. النظام الموحد للوثائق التنظيمية والإدارية. متطلبات الأعمال الورقية).
يتم تنفيذ التعاون الدولي بشأن التوحيد القياسي في مجال التوثيق في إطار ISO - منظمة عالميةللتوحيد. تحدد معايير ISO:
✓ التنسيقات الورقية للوثائق وطرق التعبير عن أحجامها (ISO 216: 1975، ISO 353: 1975) ؛
أحجام المجلدات لتخزين المستندات (ISO 623: 1974) ؛
✓ تباعد الأسطر وميل الحروف (ISO 4882: 1979) ؛
مفتاح التخطيط وشبكة البناء لإنشاء الفراغات وأشكال المستندات (ISO 3535: 1977) ؛
المتطلبات الأساسية لنماذج المستندات (ISO 8439: 1990) ؛
✓ مبادئ تخطيط مستندات المبيعات (ISO 6422: 1985) ؛
✓ تنسيقات المظاريف لإرسال المستندات ، وترتيب كتابة العنوان على العناصر البريدية (ISO 11180: 1993) ؛
✓ قواعد وضع التواريخ والأوقات في المستندات (ISO 8601: 2000) ؛
✓ ترتيب الأكواد في مستندات المبيعات (ISO 8440: 1986).
في عام 2001 ، المعايير الأولى لسلسلة جديدة “المعلومات والتوثيق. إدارة الوثائق (ISO 15489-1: 2001 ، ISO 15489-2: 2001) ، والتي تحدد متطلبات أنظمة العمل المكتبي. في عام 2007 ، GOST ISO R 15489-1: 2007 “نظام معايير المعلومات وأمانة المكتبات والنشر. إدارة الوثائق. المتطلبات العامة". يجب أن يؤخذ في الاعتبار أن تطبيق معيار دولي أو معيار بلد آخر يتم تنفيذه في الاتحاد الروسي عن طريق تضمين محتواه كليًا أو جزئيًا في الوثيقة التنظيمية المحلية الخاصة بالتوحيد القياسي. يحتوي هذا المعيار على أحكام بشأن المسؤوليات والسياسات والإجراءات والأنظمة والعمليات المرتبطة بوثائق المنظمات ، والمبادئ التوجيهية لإدارة الوثائق في إطار إدارة الجودة وعمليات الإدارة. بيئةوفقًا للمعايير الدولية ISO 9001 و ISO 14001 ، إرشادات لتصميم وتنفيذ أنظمة إدارة المستندات.
تعريف:المستند - معلومات التعريف المسجلة على وسيط ملموس تم إنشاؤها واستلامها وتخزينها من قبل منظمة أو فرد كدليل أثناء التأكيد الإلتزامات القانونيةأو الأنشطة التجارية.
يمكن تصنيف جميع الوثائق المتداولة في عملية تداول الوثائق الحكومية والبلدية وفقًا لمعايير مختلفة.
1. وفقًا لطريقة التوثيق ، يمكن تصنيف المستندات إلى مستندات مكتوبة ، ونصية ، ومكتوبة بخط اليد ، ومكتوبة على الآلة الكاتبة ، وإلكترونية ، وتصويرية ، وصورة ، وصوتية ، ومستندات أفلام ، ووثائق على وسائط الآلة.
وثيقة مكتوبة- مستند نصي ، يتم تسجيل المعلومات الخاصة به بأي نوع من الحروف.
مستند نصي- وثيقة تحتوي على معلومات الكلام المسجلة بأي نوع من الكتابة أو أي نظام تسجيل صوتي.
وثيقة مكتوبة بخط اليد– وثيقة مكتوبة، أثناء إنشاء الحرف الذي يتم تطبيقه يدويًا.
وثيقة مكتوبة على الآلة الكاتبة- وثيقة مكتوبة ، يتم أثناء إنشائها تطبيق أحرف الحرف بالوسائل التقنية.
وثيقة إلكترونية- تم إنشاؤه وقراءته بمساعدة تكنولوجيا الكمبيوتر.
وثيقة مصورة- وثيقة تحتوي على معلومات يتم التعبير عنها من خلال صورة كائن.
وثيقة ضوئية- وثيقة تصويرية تم إنشاؤها بطريقة التصوير الفوتوغرافي.
الوثيقة- وثيقة تحتوي على معلومات صوتية مسجلة بواسطة أي نظام تسجيل صوتي.
وثيقة الفيلم- وثيقة مصورة أو سمعية بصرية تم إنشاؤها بطريقة سينمائية.
وثيقة الآلة- وثيقة تم إنشاؤها باستخدام وسائل الإعلام وطرق التسجيل التي تضمن معالجة معلوماتها بواسطة جهاز كمبيوتر إلكتروني.
2. فيما يتعلق بعنصر التحكم ، تصنف المستندات على النحو التالي:
✓ للوارد (الواردة إلى المنظمة) ؛
✓ الصادرة (مرسلة من المنظمة) ؛
✓ داخلية (خلقت في هذه المنظمة ولا تتجاوز حدودها).
3. حسب عدد القضايا المثارة في الوثيقة ، يتم تصنيفها:
✓ للبساطة.
✓ معقد.
مستندات بسيطةتحتوي على سؤال واحد. تتضمن الوثائق المعقدة العديد من القضايا ، قد تهم العديد من المسؤولين ، والأقسام الهيكلية ، والمؤسسات.
4. بتقييد الوصول ، يتم تصنيف المستندات:
✓ للسرية.
✓ للاستخدام الرسمي ؛
✓ غير مصنف (بسيط).
يتم تصنيف المستندات التي تحتوي على معلومات خاضعة للحماية. حسب الأهمية ، يتم تقسيم هذه المعلومات إلى معلومات ذات أهمية خاصة وسرية عالية (أسرار دولة) ، وسرية (سرية رسمية) ويتم تصنيفها على التوالي مع الطوابع "أهمية خاصة" و "سري للغاية" و "سرية".
يمكن استخدام المستندات للاستخدام الرسمي التي تحتوي على معلومات غير سرية من قبل موظفي هذه المؤسسة. تم وضع علامة "للاستخدام الرسمي فقط" على هذه المستندات.
5. حسب طريقة عرض النص ، تم تصنيف الوثائق على النحو التالي:
✓ للفرد.
✓ استنسل
✓ نموذجي
✓ نموذجي.
✓ موحد على شكل استبيان وجدول.
من حيث المحتوى ، تكون المستندات الفردية محددة ، ولها طابع مستند لمرة واحدة.
في مستندات النموذج ، يتم تقديم المعلومات في شكل نص مع مسافات مصممة لملئها بمعلومات متغيرة اعتمادًا على الموقف المحدد. أمثلة على نصوص النماذج: نماذج شهادات قسم شؤون الموظفين وشهادات السفر.
الوثائق النموذجية هي تلك المصممة لتقديم عمليات وظواهر متجانسة: نموذجية العملية التكنولوجية، نموذج لوائح داخلية ، إلخ.
يتم استخدام النماذج النموذجية لإعداد وتنفيذ المستندات عن طريق القياس (تسمية تقريبية لشؤون المنظمة).
الاستبيان هو طريقة لتقديم نص موحد ، حيث توجد معلومات ثابتة على الجانب الأيسر من المستند ، ويتم إدخال المتغير في المستند في عملية تجميعه على الجانب الأيمن من المستند.
الجدول عبارة عن مستند يتم فيه وضع معلومات ثابتة في عناوين الأعمدة وعناوين السطور ، ويتم وضع المتغير عند تقاطع الأعمدة والخطوط المقابلة. يحتوي النص ، المقدم في شكل جدول ، على سعة معلومات كبيرة ، ويسمح لك بالتصنيف الصارم للبيانات المماثلة وتلخيصها بسهولة. يتم وضع جدول التوظيف وجدول الإجازات والمستندات الأخرى في شكل جدول.
6. وفقًا لشروط التخزين ، يتم تقسيم المستندات:
✓ للمستندات ذات فترة التخزين الدائم ؛
✓ فترة تخزين مؤقتة (أكثر من 10 سنوات) ؛
✓ فترة تخزين مؤقتة (تصل إلى 10 سنوات).
تحتاج أيضًا إلى معرفة أن المستندات مقسمة إلى أنواع وأنواع. على سبيل المثال ، نوع المستند عبارة عن فعل ، والتنوع هو فعل يتعلق بإتلاف المستندات ، وعمل على الشطب الأصول الماديةإلخ.
يمكن العثور على أنواع وأنواع وثائق الإدارة في فهرس أنواع وأنواع الوثائق في قائمة الوثائق الأرشيفية النموذجية التي تم إنشاؤها في أنشطة هيئات الدولة والحكومات والمنظمات المحلية ، مع الإشارة إلى فترات التخزين.
1.2 نظام الدولة لدعم التوثيق للإدارة
في العمل المكتبي ، يتم تطبيق قواعد معينة لإعداد وتنفيذ وتنظيم العمل مع الوثائق. الحاجة إلى رفع المستوى قاعدة عامةساهمت الأشكال والأساليب المنطقية لمعالجة المعلومات الرسمية ، المختبرة والمبررة في الممارسة ، في إنشاء نظام موحد في الاتحاد الروسي لتوثيق أنشطة الإدارة وتنظيم العمل بالوثائق.
في ديسمبر 1959 ، اعتمد مجلس وزراء اتحاد الجمهوريات الاشتراكية السوفياتية قرارًا خاصًا بشأن مسألة تحسين أنشطة الجهاز الإداري ، والذي ، من بين تدابير أخرى تهدف إلى زيادة إنتاجية العمل ، ينص على تطوير نظام دولة موحد للعمل المكتبي. على أساس ميكنتها.
في عام 1973 ، تم تطوير النظام الموحد لإدارة سجلات الدولة (EGSD).
تمت الموافقة على النظام من قبل لجنة الدولة للعلوم والتكنولوجيا في اتحاد الجمهوريات الاشتراكية السوفياتية ، لذلك لم يكن ملزمًا قانونًا رسميًا. ومع ذلك ، فقد استند عدد من أقسامها إلى معايير الدولة المنشورة مسبقًا لتصميم الوثائق التنظيمية والإدارية. وبالتالي ، أصبحت متطلبات توثيق أنشطة الإدارة المدرجة في USSD معيارية.
في مرحلة إنشاء USSD ، تم تطوير منهجية وتوحيد العمليات المكتبية المتعلقة بتخزين المستندات في العمل المكتبي ، وتشكيل القضايا ، وفحص قيمة المستندات ، وإعداد الوثائق للأرشفة.
في الثمانينيات ، تم إعداد الطبعة الثانية من USSD ، والتي كانت تسمى نظام إدارة وثائق الدولة الموحدة (EGSDOU). كان سبب ظهورها هو التطور السريع تكنولوجيا الكمبيوترواستخدامها في معالجة المستندات ، مما تسبب في حدوث تغييرات كبيرة في تقنيات معالجة المستندات التقليدية. وبالتالي ، فإن USSDOU هي وثيقة تطور وتكمل وتوضح متطلبات USSD فيما يتعلق بالتغييرات التي مر بها العمل المكتبي في ذلك الوقت.
في عام 1991 ، تم تطوير نظام إدارة وثائق الدولة (GSDM) ، والذي لا يزال قيد التشغيل.
يحدد نظام الدولة لدعم التوثيق للإدارة متطلبات موحدة لتنظيم العمل مع المستندات (بما في ذلك تلك التي أنشأتها تكنولوجيا الكمبيوتر) في الهيئات الحكومية والمحاكم والمدعين العامين والتحكيم والمؤسسات والمؤسسات و المنظمات العامةوهو استشاري.
تشمل الأهداف الرئيسية لل GSDO ما يلي:
تحسين عمل جهاز الإدارة.
✓ تبسيط سير العمل وتحسين جودة الوثائق.
✓ تقليص عدد الوثائق.
✓ بناء أنظمة استرجاع المعلومات.
تهيئة الظروف لاستخدام التقنيات الحديثة في جمع المعلومات وتخزينها ومعالجتها.
بناءً على أحكام GSDOU ، يتم إنشاء تعليمات للعمل المكتبي والأساليب والتوصيات حول مختلف جوانب العمل المكتبي.
يتضمن نظام الدولة لدعم التوثيق للإدارة عدة أقسام.
يحدد قسم "توثيق أنشطة الإدارة" تكوين وثائق الإدارة ، والتوجيهات والإجراءات الرئيسية لتوحيد وتوحيد المستندات ، ومعالجة تفاصيل مستندات الإدارة ، بما في ذلك المستندات المقروءة آليًا ، فضلاً عن المتطلبات العامة لتجميع نصوص المستندات. هذا القسمعفا عليها الزمن الآن بسبب إصدار المتطلبات الجديدة لقواعد إعداد وتنفيذ المستندات.
أقسام أخرى من GSDOU ، على الرغم من حقيقة أنها تتطلب المراجعة ، هي ذات أهمية لا شك فيها عند إنشاء مكتب العمل في منظمة معينة.
يحدد قسم "تنظيم العمل مع المستندات" المبادئ والإجراءات لتنظيم تدفق المستندات للمؤسسة ، وبناء نظام لاسترجاع المعلومات لوثائق المؤسسة ، ومراقبة تنفيذ المستندات وإعداد المستندات لنقلها إلى أرشيف القسم للتخزين .
بالإضافة إلى ذلك ، يتم إبراز التوصيات المتعلقة بإنشاء واستخدام نظام استرجاع المعلومات (IPS) وفقًا لوثائق المؤسسة في قسم فرعي منفصل. يناقش هذا الجزء قواعد إنشاء IPS في ظروف الأنظمة التقليدية والآلية. تم تحديد تكوين IPS. يتضمن التسجيل وفهرسة المستندات وتخزينها التشغيلي ومصفوفات استرجاع المعلومات (خزانات الملفات اليدوية والمصفوفات على وسائط الآلة). وهذا يعني أن متطلبات المحاسبة وتنظيم المستندات وتخزينها تستند إلى استخدام نظام معلومات واحد ، يجب أن تكون مصفوفات المعلومات الخاصة به متوافقة. لتحقيق هذا التوافق ، يتم استخدام المصنفات التي تم تطويرها في المؤسسة (على سبيل المثال ، تسمية الحالات ، ومصنف المراسلين ، ومصنف التقسيمات الهيكلية (مجالات النشاط) ، ومصنف أنواع المستندات).
يناقش القسم الثالث من GSDOU قضايا الميكنة وأتمتة العمل المكتبي ، وميزات العمل مع المستندات عند إدخال أنظمة التحكم الآلي.
في القسم الرابع ، يتم تقديم مفهوم خدمة العمل المكتبي ، ومهامها الرئيسية ووظائفها وحقوقها. يوفر GSDOU إنشاء العديد من الخدمات المكتبية النموذجية ، اعتمادًا على فئة المنظمة أو المؤسسة: إدارة الحالة ؛ مكتب؛ القسم المشترك السكرتير الرئيسي
تحتوي ملاحق GSDOU على شرط تقريبي بشأن خدمة دعم توثيق الإدارة (خدمة DOW). توصي المتغيرات النموذجية لهياكلها التنظيمية اعتمادًا على نوع المنظمة ، كما تصوغ أهدافها وأهدافها ووظائفها.
تشمل ملاحق GSDOU أيضًا:
1) قائمة تقريبية بالوثائق المطلوب الموافقة عليها ؛
2) قائمة تقريبية بالوثائق التي تم لصق الختم عليها ؛
3) قواعد ملء تفاصيل استمارات التسجيل والرقابة (RKF) ؛
4) أشكال تصنيفات القضايا ؛
5) قائمة الشروط القياسيةتنفيذ الوثائق
6) شكل غلاف ملف دائم ومؤقت (فوق 10 سنوات) فترات التخزين.
في عام 1993 ، تم تطوير أحكام GSDOU في التعليمات الموحدة للعمل المكتبي في الوزارات والإدارات في الاتحاد الروسي (2005) ، ثم في قواعد العمل المكتبي في السلطات التنفيذية الاتحادية (2009).
1.3 الإجراءات التشريعية والتنظيمية والمنهجية في مجال العمل المكتبي
يتم بناء نشاط أي منظمة على أساس قواعد القوانين التشريعية التي تنطوي على التعامل مع المعلومات الموثقة.
الإطار القانونيالعمل المكتبي - هذه هي القوانين والوثائق التنظيمية والمنهجية التي تساعد في إنشاء تقنية لمعالجة المستندات وتخزينها واستخدامها في عمل هيئة حكومية.
حكومة الاتحاد الروسي ، السلطات التنفيذية الفيدرالية هي المسؤولة عن تنظيم دعم التوثيق في السلطات التنفيذية ، وتطوير التنظيم المناسب الأعمال القانونية.
تذكر!يتم تنفيذ التوجيه المنهجي العام في مجال الأرشفة في روسيا من قبل وكالة المحفوظات الفيدرالية (Rosarchiv) ، التابعة لرئيس الاتحاد الروسي. مقدم منظمة علميةفي هذا المجال ، معهد عموم روسيا للبحث العلمي للتوثيق والأرشفة (VNIIDAD).
يمكن تقسيم القاعدة المعيارية والمنهجية للعمل المكتبي إلى عدة مجموعات من الوثائق. الأول يشمل اللوائح الفيدرالية للعمل غير المباشر ، التي تؤثر بدرجة أو بأخرى على تنظيم وتقنية توثيق أنشطة الإدارة وتنظيم العمل بالوثائق. من بينها يمكن للمرء أن يسميها القانون المدني، مدونة المخالفات الإدارية، قانون العمل (قانون العمل للاتحاد الروسي).
بالنسبة إلى الأعمال الورقية ، فإن قسم القانون الاتحادي "بشأن المعلومات ، تكنولوجيا المعلوماتوحماية المعلومات "، الذي يحدد النظام القانوني لتوثيق المعلومات. وفقًا للقانون ، يعد توثيق المعلومات شرطًا أساسيًا لإدراجها في مصادر المعلومات. يحدد القانون إجراءات توثيق المعلومات ويسمي سلطات الدولة الملزمة بضمان هذا الإجراء. وفقًا للقانون ، يتم تعيين هذه المهمة إلى سلطات الدولة المسؤولة عن تنظيم العمل المكتبي وتوحيد المستندات وأمن الاتحاد الروسي.
تنص المادة 327 من القانون الجنائي للاتحاد الروسي "التزوير ، أو إنتاج أو بيع المستندات المزورة ، أو جوائز الدولة ، أو الطوابع ، أو الأختام ، أو الأوراق الرسمية" على معاقبة هذا النوع من النشاط. يرجى ملاحظة أن هذا المزيف يجب أن يكون له غرض - منح الحقوق أو الإعفاء من المسؤولية.
مقال آخر مهم للمتخصصين الذين يعملون مع الوثائق هو Art. 292 من القانون الجنائي للاتحاد الروسي. تتعلق هذه المقالة بالتزوير الرسمي ، والذي يُعرَّف بأنه "تقديم مسؤول ، وكذلك موظف مدني أو موظف في هيئة حكومية ذاتية محلية غير رسمية ، إلى المستندات الرسمية التي تحتوي على معلومات خاطئة عن قصد ، وكذلك إدخال تصحيحات على هذه المستندات تشوه محتواها الفعلي ، إذا تم ارتكاب هذه الأعمال من منطلق أناني أو مصلحة شخصية أخرى.
تنص المادة 24 من قانون الضرائب للاتحاد الروسي على أن وكلاء الضرائب مطالبون بضمان سلامة المستندات اللازمة لحساب الضرائب وخصمها وتحويلها لمدة أربع سنوات ، ووفقًا للجزء 2 من الفن. 13.25 من قانون الجرائم الإدارية للاتحاد الروسي ، فشل شركة ذات مسؤولية محدودة في الوفاء بالتزام تخزين المستندات المنصوص عليها في التشريع الخاص بالشركات ذات المسؤولية المحدودة واللوائح المعتمدة وفقًا لها والتخزين إلزاميًا ، فضلا عن الانتهاك النظام المعمول بهوتخضع شروط تخزين هذه المستندات للفرض غرامة إداريةللمسؤولين بمبلغ 2.5 إلى 5 آلاف روبل ؛ للكيانات القانونية - من 200 ألف إلى 300 ألف روبل.
المجموعة الثانية من الأعمال المعيارية هي الأعمال القانونية للإدارات المتعلقة بالعمل المكتبي والتي لها طابع مشترك بين الإدارات. وهي تشمل: نظام الدولة للدعم الوثائقي للإدارة (M.، 1991)؛ قواعد العمل المكتبي في الهيئات التنفيذية الاتحادية (2009) ؛ معايير الدولة للتوثيق ، على سبيل المثال ، GOST 6.30-2003 "نظام التوثيق الموحد. نظام موحد للتوثيق التنظيمي والإداري. متطلبات التوثيق")؛ المصنفات الروسية بالكامل للمعلومات التقنية والاقتصادية والاجتماعية ، بالإضافة إلى عدد من اللوائح الخاصة بوزارة العمل في روسيا ، ولجنة الإحصاء الحكومية في روسيا ، والمحفوظات الفيدرالية ، إلخ.
المجموعة الثالثة من الأعمال المعيارية هي تعليمات قياسية ونموذجية مختلفة للعمل المكتبي لإدارات الكيانات المكونة للاتحاد الروسي وتعليمات لمنظمات محددة ، على سبيل المثال ، تعليمات للعمل المكتبي في إدارة المدينة
سمولينسك (تمت الموافقة عليه بأمر من إدارة مدينة سمولينسك بتاريخ 15 فبراير 2013 برقم 82-r / adm).
تنظيم الدولةيتم توفير العمل المكتبي من قبل وكالة المحفوظات الفيدرالية ، التي توفر التوجيه التنظيمي والمنهجي المشترك بين القطاعات والرقابة على تنظيم الوثائق في العمل المكتبي للهيئات الحكومية الاتحادية ، وتنسق تطوير نظام الدولة للعمل المكتبي وأنظمة التوثيق الموحدة.
تقوم لجنة الاتحاد الروسي للتقييس والمقاييس وإصدار الشهادات (Gosstandart) بإدارة الدولة للتوحيد القياسي في الاتحاد الروسي ، بما في ذلك العمل على توحيد وتوحيد الوثائق وأنظمة التوثيق ، وتطوير وتنفيذ وصيانة المصنفات الروسية بالكامل المعلومات التقنية والاقتصادية والاجتماعية.
حكومة الاتحاد الروسي ، السلطات التنفيذية الفيدرالية هي المسؤولة عن تنظيم دعم التوثيق في السلطات التنفيذية ، وتطوير الإجراءات القانونية التنظيمية المناسبة.
في الهيئات الحكومية بالولاية والبلدية ، يتم تطبيق قوانين مختلفة لتنظيم عمل المكتب:
✓ القانون الاتحادي رقم 79-FZ المؤرخ 27 يوليو 2004 (بصيغته المعدلة في 31 ديسمبر 2014) "بشأن الخدمة المدنية للدولة في الاتحاد الروسي" ؛
✓ القانون الاتحادي رقم 25-FZ بتاريخ 2 مارس 2007 (بصيغته المعدلة في 30 مارس 2015) "بشأن الخدمة البلدية في الاتحاد الروسي" ؛
✓ القانون الاتحادي رقم 210-FZ بتاريخ 27 يوليو 2010 "بشأن تنظيم تقديم خدمات الدولة والبلديات".
✓ القانون الاتحادي رقم 59-FZ بتاريخ 02.05.2006 "بشأن إجراءات النظر في الطعون المقدمة من مواطني الاتحاد الروسي" ؛
✓ القانون الاتحادي رقم 58-FZ بتاريخ 27 مايو 2003 "بشأن خدمة عامةالاتحاد الروسي "؛
✓ القانون الاتحادي رقم 229-FZ المؤرخ 2 أكتوبر 2007 (بصيغته المعدلة في 6 ديسمبر 2011) "في إجراءات الإنفاذ»;
✓ القانون الاتحادي رقم 77-FZ بتاريخ 29 ديسمبر 1994 ، "بشأن نسخة إلزامية من المستندات".
يتم إصدار اللوائح ذات الطبيعة المعيارية في شكل قرارات صادرة عن حكومة الاتحاد الروسي وهي ملزمة. يتم إصدار الإجراءات المتعلقة بالمسائل التشغيلية وغيرها من القضايا الحالية التي ليس لها طبيعة تنظيمية في شكل أوامر من حكومة الاتحاد الروسي. أنظمةيتم إصدار السلطات التنفيذية الفيدرالية على أساس القوانين والتعليمات والأوامر الفيدرالية الصادرة عن رئيس الاتحاد الروسي ، ووفقًا لها ، وقرارات وأوامر حكومة الاتحاد الروسي ، وكذلك بناءً على مبادرة من السلطات التنفيذية الاتحادية في إطارها. كفاءه.
يتم تنفيذ تسجيل الدولة للقوانين المعيارية من قبل وزارة العدل في الاتحاد الروسي ، والتي سجل الدولةالقوانين المعيارية للهيئات التنفيذية الاتحادية. يجوز للسلطات التنفيذية الاتحادية إرسال الإجراءات القانونية التنظيمية الخاضعة للتنفيذ تسجيل الدولة، فقط بعد تسجيلها ونشرها رسميًا.
دعونا ننظر في بعض أعمال السلطات التنفيذية الاتحادية التي تؤثر كليًا أو جزئيًا على قضايا التوثيق وتؤثر على تنظيم العمل المكتبي ، وتنظيم عمل موظفي خدمة العمل المكتبي في الجهات التنفيذية.
مرسوم حكومة الاتحاد الروسي رقم 477 بتاريخ 15 يونيو 2009 "بشأن الموافقة على قواعد العمل الورقي في الهيئات التنفيذية الاتحادية" ، بصيغته المعدلة. المراسيم الصادرة عن حكومة الاتحاد الروسي بتاريخ 26 أبريل 2016 رقم 356. القواعد ، تمت الموافقة عليها بالقرارتحتوي الحكومات على تكوين تفاصيل وثائق الإدارة ، لكنها لا تعكس قضايا تكنولوجيا المكاتب. الوثيقة مخصصة لخدمات إدارة السجلات للجهات التنفيذية الاتحادية ، والمتخصصين في مجال الدعم الوثائقي للإدارة المشاركة في تطوير الوثائق التنظيمية في مجال العمل المكتبي في السلطات التنفيذية الاتحادية.
قرار الأرشيف الاتحادي بتاريخ 23 ديسمبر 2009 رقم 76 "بشأن الموافقة على المبادئ التوجيهية لتطوير التعليمات الخاصة بالعمل المكتبي في الهيئات التنفيذية الاتحادية". القواعد الارشاديةمخصصة لخدمات العمل المكتبي للجهات التنفيذية الاتحادية ، والمتخصصين في مجال الدعم الوثائقي للإدارة المشاركين في تطوير الوثائق التنظيمية في مجال العمل المكتبي.
مرسوم حكومة الاتحاد الروسي المؤرخ 27 كانون الأول / ديسمبر 1995 رقم 1268 (بصيغته المعدلة في 14 كانون الأول / ديسمبر 2006) "بشأن تبسيط تصنيع واستخدام وتخزين وتدمير الأختام والورق ذي الرأسية مع استنساخ شعار الدولة الروسي الاتحاد ". يحدد المرسوم إجراءات استخدام الأختام والطوابع على المستندات وأشكالها وأحجامها وتفاصيلها.
حدد مرسوم حكومة الاتحاد الروسي المؤرخ 13 أغسطس 1997 رقم 1009 "بشأن الموافقة على قواعد إعداد القوانين المعيارية للسلطات التنفيذية الاتحادية وتسجيل دولتها" تكوين الإجراءات القانونية التنظيمية للسلطات التنفيذية الاتحادية ، إجراءات إعدادها ونشرها.
يحدد مرسوم حكومة الاتحاد الروسي المؤرخ 15 أبريل 2005 رقم 222 (بصيغته المعدلة في 31 يناير 2012) "بشأن الموافقة على قواعد توفير خدمات الاتصالات البرقية" إجراءات إصدار أنواع مختلفةالبرقيات.
المرسوم الصادر عن حكومة الاتحاد الروسي بتاريخ 15 أبريل 2005 رقم 221 "بشأن الموافقة على قواعد تقديم الخدمات خدمه بريديه"، على وجه الخصوص ، تم وضع قواعد كتابة العناوين على المواد البريدية.
دليل تأهيل مناصب المديرين والمتخصصين والموظفين الآخرين ( تمت الموافقة عليها بالقراروزارة العمل الروسية بتاريخ 21 أغسطس 1998 رقم 37). الدليل هو وثيقة معيارية. على أساس خصائص التأهيل ، وصف الوظيفةلموظفين محددين ، وكذلك يتم عمل سجلات في دفاتر العمل حول اسم منصب الموظف.
مرسوم وزارة العمل الروسية بتاريخ 26 مارس 2002 رقم 23 "بشأن الموافقة على قواعد الوقت للعمل على الدعم الوثائقي للهياكل الإدارية للهيئات التنفيذية الفيدرالية".
مرسوم حكومة الاتحاد الروسي بتاريخ 04.09.1995 رقم 870 "بشأن الموافقة على قواعد تصنيف المعلومات التي تشكل سرًا للدولة بدرجات متفاوتة من السرية". تم تطوير القواعد وفقًا لقانون الاتحاد الروسي المؤرخ 21 يوليو 1993 رقم 5485-1 "بتاريخ سر الدولة»وهي مُلزمة لسلطات الدولة ، التي يحق لرؤسائها تصنيف المعلومات على أنها أسرار دولة ، عند قيامهم بوضع قائمة مفصلة بالمعلومات التي سيتم تصنيفها ، وكذلك سلطات الدولة الأخرى والحكومات المحلية والشركات والمؤسسات والمنظمات عند إعداد مقترحات حول إدراجها في قائمة المعلومات ، أصحابها هم.
مرسوم حكومة جمهورية روسيا الاتحادية الاشتراكية السوفياتية رقم 35 بتاريخ 1991/12/05 "بشأن قائمة المعلومات التي لا يمكن أن تكون سرًا تجاريًا" (بصيغته المعدلة في 03.10.2002). لا ينطبق هذا القرار على المعلومات المصنفة على أنها سر تجاري وفقًا للمعاهدات الدولية ، وكذلك على المعلومات المتعلقة بأنشطة المؤسسة ، والتي وفقًا لـ التشريعات الحاليةتشكل سرا من أسرار الدولة.
مرسوم مجلس صندوق المعاشات التقاعدية للاتحاد الروسي بتاريخ 30 أغسطس 1996 رقم 123 "بشأن الموافقة على قائمة المعلومات التي تشكل معلومات سرية". على سبيل المثال ، وفقًا للقائمة ، تتضمن المعلومات السرية المعلومات الواردة في قواعد بيانات دافعي أقساط التأمين.
الوثائق المنظمة لتنظيم الأرشفة تشمل ما يلي.
قرار وزارة الثقافة في الاتحاد الروسي بتاريخ 31 مارس 2015 رقم 526 "بشأن الموافقة على قواعد تنظيم تخزين الوثائق وحيازتها وحسابها واستخدامها صندوق المحفوظاتالاتحاد الروسي ووثائق أرشيفية أخرى في السلطات العامة والحكومات والمنظمات المحلية "(يشار إليها فيما بعد بالقواعد). القواعد هي وثيقة معيارية ومنهجية. تستند القواعد على التيار الإطار القانونيفي مجال المعلومات وإدارة الوثائق والأرشفة ، تجميع تجربة الأعمال الأرشيفية المحلية ، مع مراعاة الإنجازات الحديثة في استخدام الوسائل التقنية وتقنيات المعلومات في التعامل مع الوثائق. تنطبق هذه القواعد على أرشيفات المنظمات الحكومية ، وهي أيضًا إلزامية لجميع المنظمات غير الحكومية من حيث ضمان سلامة ووصف ومحاسبة واستخدام وثائق صندوق المحفوظات التابع للاتحاد الروسي المصنفة كممتلكات للدولة.
لا تنطبق القواعد على وثائق العمل التي ينظمها قانون الاتحاد الروسي المؤرخ 21 يوليو 1993 رقم 5485-1 "بشأن أسرار الدولة" ومرسوم رئيس الاتحاد الروسي المؤرخ 30 نوفمبر 1995 رقم 1203 "الموافقة على قائمة المعلومات المصنفة كأسرار دولة". قد تسترشد المنظمات الحكومية التي لم يتم تضمينها في تكوين مصادر الحصول على أرشيفات الدولة ، وكذلك المنظمات غير الحكومية بهذه القواعد عند تنظيم وضمان عمل أرشيفها. يحتوي ملحق القواعد على نماذج موحدة من المستندات التي تضمن تشغيل الأرشيف: تسمية الحالات ، وقوائم الجرد ، والمخزون الداخلي ، وقانون تخصيص المستندات للتدمير ، وصحيفة تصديق حالة ، وغطاء حالة ، وما إلى ذلك.
تعمل اللوائح التقريبية الخاصة بأرشيف مؤسسة حكومية أو منظمة أو مؤسسة (تمت الموافقة عليها بأمر من أرشيف الدولة الصادر في 18 أغسطس 1992 رقم 176) كأساس لتطوير اللوائح الخاصة بأرشيف كل من الدولة وغير الحكومية الشركات.
تنظيم تقريبي بشكل دائم لجنة الخبراءالمؤسسات والمنظمات والشركات (تمت الموافقة عليها بأمر من المحفوظات الاتحادية في 19 يناير 1995 رقم 2) تحدد الأحكام القانونيةووظائف لجنة الخبراء وإجراءات العمل والعلاقة مع CEC & EPC.
تحتوي اللائحة التقريبية للجنة الخبراء المركزية التابعة لوزارة (إدارة) الاتحاد الروسي (التي تمت الموافقة عليها بأمر من الأرشيف الاتحادي في 17 مارس 1998 رقم 19) على حقوق ووظائف تقريبية للجنة الخبراء المركزية ، وإجراءات تعيينها ، التكوين ، النطاق ، يمكن استخدامها كنموذج لإنشاء اللائحة على منظمات اللجان الخبيرة.
يتم تحديد شروط تخزين المستندات وفقًا لأمر وزارة الثقافة في الاتحاد الروسي بتاريخ 25 أغسطس 2010 رقم 558 "عند الموافقة على قائمة المستندات الإدارية المعيارية الأرشيفية التي تم إنشاؤها في سياق أنشطة الدولة الهيئات والحكومات والمنظمات المحلية ، مع بيان فترات التخزين ".
أيضًا ، لتحديد فترات تخزين المستندات ، يمكنك استخدام قائمة المستندات الأرشيفية النموذجية التي تم إنشاؤها في الأنشطة العلمية والتقنية والإنتاجية للمنظمات ، مع الإشارة إلى فترات التخزين ، المعتمدة بأمر من وزارة الثقافة الروسية بتاريخ يوليو 31 ، 2007 رقم 1182 (بصيغته المعدلة في 28 أبريل 2011).
فيما يتعلق بتطوير تقنية المعلومات ، تم اعتماد عدد من الوثائق التي تؤثر على ميكنة العمل المكتبي والأرشفة. لذلك ، في عام 2013 ، وضع معهد عموم روسيا لبحوث التوثيق والأرشفة (VNIIDAD) توصيات لاقتناء ومحاسبة وتنظيم تخزين وثائق الأرشفة الإلكترونية في أرشيفات المنظمات والتوصيات لاقتناء ومحاسبة وتنظيم تخزين وثائق أرشيفية إلكترونية في أرشيفات الدولة والبلديات. يمكن استخدام هذه الوثائق في تنظيم تخزين أرشفة الوثائق الإلكترونية في المنظمات.
وافق رئيس الاتحاد الروسي على استراتيجية تطوير مجتمع المعلومات في الاتحاد الروسي في 7 فبراير 2008 برقم Pr-212.
هذه الإستراتيجية هي وثيقة تحدد الهدف والمبادئ والتوجهات الرئيسية سياسة عامةفي مجال استخدام وتطوير تكنولوجيا المعلومات والاتصالات والعلوم والتعليم والثقافة للنهوض بالبلد على طريق مجتمع المعلومات.
يتمثل أحد الاتجاهات الرئيسية لتنفيذ استراتيجية تطوير مجتمع المعلومات في الاتحاد الروسي في زيادة كفاءة الإدارة العامة والحكم الذاتي المحلي ، وتفاعل المجتمع المدني والأعمال التجارية مع السلطات العامة ، ونوعية و كفاءة تقديم الخدمات العامة ، بما في ذلك من خلال إنشاء الحكومة الإلكترونية. أصبح تشكيل الحكومة الإلكترونية في الاتحاد الروسي ممكناً بسبب الاستخدام الواسع لتكنولوجيا المعلومات والاتصالات في المجال الاجتماعي والاقتصادي والسلطات العامة.
في عام 2010 ، تم إصدار معيار يستخدم في تنظيم التفاعل الإلكتروني بين المنظمات: GOST R 53898-2010 “أنظمة إدارة المستندات الإلكترونية. تفاعل أنظمة إدارة الوثائق. متطلبات البريد الإلكتروني. يحدد المعيار تنسيق الرسالة الإلكترونية وتكوينها ومحتواها التي توفر تفاعل معلومات لأنظمة إدارة المستندات.
في عام 2010 ، بأمر من حكومة الاتحاد الروسي في 20 أكتوبر 2010 رقم 1815-r ، تمت الموافقة على البرنامج الحكومي "مجتمع المعلومات (2011-2020) للاتحاد الروسي".
الهدف من برنامج الدولة "مجتمع المعلومات (2011-2020)" هو الحصول على فوائد للمواطنين والمنظمات من استخدام تكنولوجيا المعلومات والاتصالات من خلال ضمان الوصول المتكافئ إلى موارد المعلومات ، وتطوير المحتوى الرقمي ، واستخدام التقنيات المبتكرة ، وتحسين كفاءة الإدارة العامة مع ضمان الأمن في مجتمع المعلومات.
في 2010-2012 ، تم اعتماد عدد من الإجراءات القانونية لأتمتة العمل مع الوثائق على المستوى المشترك بين الإدارات. وبذلك يتم تنفيذ برنامج "الحكومة الإلكترونية" بنجاح. يتضمن إنشاء الحكومة الإلكترونية إنشاء نظام إدارة عامة موزع على الصعيد الوطني ينفذ حل مجموعة كاملة من المهام المتعلقة بإدارة المستندات وعمليات معالجتها.
تعريف:الحكومة الإلكترونية هي نظام إدارة الوثائق الإلكترونية للإدارة العامة يعتمد على أتمتة مجموعة كاملة من عمليات الإدارة في جميع أنحاء البلاد ويخدم الغرض من زيادة كفاءة الإدارة العامة بشكل كبير وتقليل تكاليف الاتصالات الاجتماعية لكل فرد من أفراد المجتمع.
بحلول عام 2018 ، وفقًا لمرسوم رئيس الاتحاد الروسي بتاريخ 07.05.2012 رقم 601 "بشأن الاتجاهات الرئيسية لتحسين نظام الإدارة العامة" ، ينبغي توفير 70٪ من جميع الخدمات العامة إلكترونيًا.
تعريف:الخدمة العامة - أنشطة السلطة التنفيذية التي توفر خدمة عامة، يتم التعبير عنها في أداء الإجراءات و (أو) اعتماد القرارات التي تستلزم ظهور أو تغيير أو إنهاء العلاقات القانونية أو ظهور معلومات موثقة (وثيقة) فيما يتعلق باستئناف مواطن أو منظمة من أجل ممارسة الحقوق أو المصالح المشروعة أو أداء الواجبات الموكلة إليهم من خلال الإجراءات القانونية التنظيمية.
وبالتالي ، في الوقت الحاضر ، يتطور الإطار التنظيمي للعمل المكتبي نحو تنظيم إدارة المستندات الإلكترونية.
1. ما هو الفرق بين "الوثيقة" و "المعلومات"؟» ?
2. ما هي أنظمة التوثيق الموحدة التي تعمل على أراضي الاتحاد الروسي؟
3. ما هي الجهة المنظمة لتنظيم العمل المكتبي في السلطات التنفيذية الاتحادية؟
4. ما هي القوانين المعيارية التي تنظم تنظيم العمل المكتبي في الهيئات التنفيذية الاتحادية؟
5. ما هي الأهداف والغايات الرئيسية لتطوير نظام الدولة للدعم الوثائقي للإدارة.
مهام عملية
1. قارن بين مفاهيم "العمل المكتبي» و "وثائق الإدارة". ابحث عن أوجه التشابه والاختلاف.
2. قارن بين الأهداف الرئيسية لإنشاء ووظائف الهيئات البلدية والهيئات التنفيذية الاتحادية.
* * *
المقتطف التالي من الكتاب اساسيات العمل المكتبي بالولاية و حكومة البلدية(إل أ دورونينا ، 2018)مقدم من شريك الكتاب لدينا -
المقدمة
1.1 مفهوم دعم التوثيق للإدارة والسلطات البلدية
1.2 ميزات دعم التوثيق للإدارة في السلطات البلدية
1.3 خصائص تنظيم تدفق الوثائق للحكومات المحلية
الفصل 2
2.1 الخلفية التاريخية لإنشاء إدارة مقاطعة بولكوفسكي
2.2 تنظيم العمل بوثائق إدارة مقاطعة بولكوفسكي
2.3 تصنيف الوثائق الرسمية لإدارة مقاطعة بولكوفسكي
2.4 التطوير لتحسين العمل المكتبي
استنتاج
قائمة الأدبيات المستخدمة
تطبيقات
المقدمة
الملاءمة: تسجل المستندات كل خطوة في حياتنا ، من لحظة الولادة ، والقبول في المدرسة ، ثم إلى الثانوية الخاصة أو أعلى مؤسسة تعليميةللعمل. سجلوا الزواج والطلاق ، ورحيل الإنسان عن الحياة. يتم تنظيم إعداد وتنفيذ الوثائق وتنظيم العمل بها من خلال الإجراءات التشريعية والتنظيمية والمنهجية ، والمعرفة والتنفيذ إلزامي لكل من يتعامل مع الوثائق.
يتطلب التنظيم وحفظ السجلات معرفة ومهارات مهنية. تعكس الوثائق أنشطة المؤسسات وتأخذها بعين الاعتبار. لذلك ، ينص القانون على الاحتفاظ بالعديد من المستندات. عند التحقق من عمل مؤسسة ما ، وإجراء تدقيق ، فإنهم يقومون أولاً وقبل كل شيء بالتحقق من المستندات التي يتم فيها تسجيل أنشطة المنظمة. يعد العمل التشغيلي مع المستندات أمرًا مهمًا للغاية: التسجيل في الوقت المناسب ، وتقديمها إلى الإدارة للنظر فيها ، والحصول على حل واضح ، والتحويل دون تأخير إلى المقاول ، وتنظيم التحكم ، واختيار المعلومات اللازمة. كل هذه الخطوات البسيطة الظروف الحديثةيمكن أن تصبح علاقات السوق والمنافسة حاسمة عند إقامة علاقات تجارية مع المنظمات والمؤسسات الأخرى. يشارك جميع المتخصصين في مجال الإدارة تقريبًا في إعداد وتنفيذ المستندات. لذلك ، يجب على كل مدير معرفة متطلبات إعداد وتنفيذ الوثائق الرسمية.
لذلك ، فإن تحسين إدارة الإنتاج والأنظمة الاقتصادية اليوم ، وتعتمد الزيادة في مستوى التنظيم وكفاءة العمل الإداري إلى حد كبير على مدى عقلانية تنظيم الأعمال الورقية في الحكومات المحلية.
الهدف من العمل التأهيلي النهائي هو العمل المكتبي للسلطات البلدية لإدارة مقاطعة بولكوفسكي.
موضوع الدراسة هو ملامح العمل المكتبي في السلطات البلدية على سبيل المثال الإدارة المحلية لمنطقة بولكوفسكي.
والغرض من ذلك هو دراسة وتحليل تنظيم إدارة الأفلام الوثائقية في السلطات البلدية التابعة لإدارة مقاطعة بولكوفسكي.
الهدف الذي حددناه يشكل المهام التالية:
1. تحليل مفاهيم "الإدارة الوثائقية" و "السلطات البلدية".
2. التعرف على ميزات دعم التوثيق للإدارة في السلطات البلدية.
3. النظر في تصنيف وثائق الحكومات المحلية.
4. وصف تنظيم سير عمل الحكومات المحلية.
يتوافق تنظيم العمل المكتبي في السلطات البلدية مع المتطلبات العامة ومعايير العمل المكتبي. العمل المكتبي ، بشكل عام ، وعلى وجه التحديد في الحكومات المحلية ، لا يقف مكتوفي الأيدي ، ولكنه يتحسن كل يوم ، ويغير معايير وأساليب التنظيم.
في عمل الأطروحة ، يتم تقديم الإطار التنظيمي والمنهجي بالشكل:
1. القوانين: "في مبادئ عامةمنظمات الحكم الذاتي المحلي في الاتحاد الروسي "؛ دستور الاتحاد الروسي ؛ "حول المحاسبة".
2. معايير الدولة: GOST R51141-98 "العمل المكتبي والأرشفة. المصطلحات والتعاريف "؛ OST 2479-2481 - رسائل عمل OST 1780 - الرسائل الهاتفية OST 1781 - محاضر الاجتماعات OST 1782 - إشعارات الاجتماعات ؛ النظام الموحد لحفظ السجلات الحكومية: أحكام أساسية ؛ GOST R 6.30-2003 النظام الموحد للوثائق التنظيمية والإدارية: متطلبات الأعمال الورقية ؛ نظام الدولة لدعم التوثيق للإدارة. أحكام أساسية. المتطلبات العامة لخدمات دعم الوثائق والتوثيق.
3. تعليمات الدولةواللوائح والقواعد: اللوائح المعيارية المتعلقة بحفظ السجلات المتعلقة بمقترحات وطلبات وشكاوى المواطنين في هيئات الدولة والشركات والمؤسسات والمنظمات. القواعد الأساسية لعمل محفوظات المنظمات ؛ القواعد الأساسية لعمل محفوظات الدولة لاتحاد الجمهوريات الاشتراكية السوفياتية ؛ القواعد الأساسية لعمل محفوظات الدولة في الاتحاد الروسي ؛ تعليمات المحاسبة في مؤسسات الميزانية؛ تعليمات نموذجية حول العمل المكتبي في الحكومات المحلية إقليم التاي؛ الميثاق والتعليمات الخاصة بالعمل المكتبي والتوصيف الوظيفي لإدارة مجلس قرية Zudilovsky في منطقة Pervomaisky في إقليم Altai.
نظام الأسس والطرق العلمية والتوصيفات المختلفة مراحل فرديةالعمل بالوثائق والعلامات (المجموعات - عند تسجيل المستندات ، والفئات - عند تنفيذها) تشكل الأساس العلمي للتنظيم الحديث للدعم الوثائقي للإدارة في السلطات البلدية. الأساس العلمييتم تقديم هذا العمل في شكل:
الأساس المنهجي للدراسة هو مبدأ التاريخية ، مما يساعد على تتبع التغييرات في العمل مع الوثائق في الماضي والحاضر وبدايات المستقبل.
في منهجية البحث للأطروحة ، تم استخدام نهج هيكلي وظيفي ، مما جعل من الممكن دراسة هيكل وعمل دعم التوثيق للإدارة في السلطات البلدية. الطريقة التصنيفية هي أيضًا طريقة للبحث في البيانات حول عمل الأطروحة. نتيجة للتصنيف ، تم تشكيل مجموعات مستقرة إحصائيًا من الميزات التي تنشئ نموذجًا لتنظيم العمل المكتبي في مجال حكومة البلدية.
القاعدة التجريبية هي مراقبة وتحليل تنظيم العمل المكتبي في إدارة مقاطعة بولكوفسكي. أي أن قاعدة البيانات تتضمن وثائق صادرة عن إدارة مقاطعة بولكوفسكي: تنظيمية (ميثاق ، توصيف وظيفي ، تعليمات للعمل المكتبي) ؛ الإدارية (المراسيم ، الأوامر ، القرارات) ؛ المعلومات والمراجع (الشهادات والأفعال والرسائل والبرقيات والرسائل الهاتفية والفاكسات).
طرق البحث: التحليل المعمم ، التوليف ، الطريقة المقارنة ، الملاحظة.
بحث:
1. تم إجراء تحليل شامل لتنظيم دعم التوثيق في السلطات البلدية. يتم النظر في تعريفات السلطات البلدية ودعم التوثيق للإدارة ، بالإضافة إلى الكشف عن نظام تنظيم دعم التوثيق للإدارة في السلطات البلدية.
2. الكشف عن طبيعة وخصائص العمل المكتبي في الحكومات المحلية. تم وصف تصنيف العمل المكتبي وخصائص تنظيم سير العمل في الحكومات المحلية.
3. تمت دراسة البيانات النظرية والعملية على مثال إدارة مقاطعة بولكوفسكي. تم وصف هيكل إدارة المجلس القروي وخصائص تنظيم دعم التوثيق لإدارة مقاطعة بولكوفسكي.
عمل التخرجيتكون من مقدمة وثلاثة فصول وست فقرات وخاتمة وببليوغرافيا وملاحق. إجمالي حجم العمل هو .................. صفحات من النص المطبوع.
الفصل 1. وثائق للإدارة في السلطات البلدية
1.1 مفهوم السلطات البلدية وإدارة التوثيق
السلطات البلدية هي هيئات منتخبة مباشرة من قبل السكان و (أو) يتم تشكيلها من قبل الهيئة التمثيلية للبلدية ، مع منحها سلطاتها الخاصة لحل القضايا ذات الأهمية المحلية.
يمكن تعريف السلطات البلدية على أنها حكومة ذاتية محلية.
هيئات الحكم الذاتي المحلي هي هيئات من مجتمعات إقليمية تتمتع بالحكم الذاتي ، وهي في الواقع بلديات. يتم تشكيل هذه الهيئات مباشرة من قبل السكان أو ممثلي السكان (هيئة تمثيلية) وهي مسؤولة عن الممارسة غير الصحيحة لسلطاتها ، في المقام الأول تجاه سكان البلدية. لديهم مكانة خاصة في نظام الحكم الديمقراطي للمجتمع والدولة ، ويتحدد ذلك ، أولاً وقبل كل شيء ، من خلال حقيقة أن وجود هيئات الحكم الذاتي يضمن مثل هذه اللامركزية في نظام الإدارة ، مما يجعل هذا النظام الأكثر ملاءمة لضمان مصالح السكان على أرض الواقع ، مع مراعاة التقاليد التاريخية والمحلية الأخرى. بمساعدة هيئات الحكم الذاتي المحلية ، يتم تنظيم السلطات المحلية ، قرار مستقلالمواطنين من قضايا الحياة المحلية ، العزلة التنظيمية لإدارة الشؤون المحلية في نظام حكم المجتمع والدولة.
الحكومات المحلية ليست جزءا من آلات الدولةإدارة. وفقًا لدستور الاتحاد الروسي (المادة 12) ، لم يتم تضمينهم في نظام سلطات الدولة ، وبالتالي فهم يمثلون شكلاً مستقلاً من الشعب الذي يمارس سلطته. في الوقت نفسه ، لا تقوم هيئات الحكم الذاتي المحلي ، كونها سلطات عامة ، بأنشطة ذات طبيعة حتمية ، لأنها أحد أشكال إدراك سلطة الشعب. لذلك ، فإن القرارات التي يتخذونها ضمن صلاحياتهم ملزمة في إقليم الحكم الذاتي المحلي لجميع المنظمات والمسؤولين والمواطنين والجمعيات العامة. يتم تفويض هيئات الحكم الذاتي المحلية بسلطات دولة منفصلة فقط بموجب القانون الاتحادي وقوانين الكيانات المكونة للاتحاد. كما أنها تحدد الشروط ، وكذلك إجراءات سيطرة الدولة على التنفيذ من قبل الحكومات المحلية لبعض سلطات الدولة. في الوقت نفسه ، لا يُسمح بسلطات الدولة والمسؤولين الحكوميين للحكم الذاتي المحلي. يمكن إلغاء قرارات هيئات الحكم الذاتي المحلي من قبل الهيئات التي تبنتها ، أو يمكن اعتبارها باطلة بقرار من المحكمة.
وفقا للفن. 131 من دستور الاتحاد الروسي ، يتم تحديد هيكل هيئات الحكم الذاتي المحلي من قبل السكان بشكل مستقل. يمكن للسكان الموافقة على هيكل هيئات الحكم الذاتي المحلي في استفتاء محلي. يمكن اتخاذ القرار المتعلق بهيكل هيئات الحكم الذاتي المحلي من قبل الهيئة التمثيلية للبلدية ويُدرج في ميثاق البلدية. ينص القانون الاتحادي الصادر في 28 أغسطس 1995 "بشأن المبادئ العامة لتنظيم الحكم الذاتي المحلي في الاتحاد الروسي" على وجود هيئة حكومية ذاتية محلية إلزامية واحدة فقط ، والتي يجب أن تكون في كل بلدية: هيئة تمثيلية للذات المحلية -حكومة. يحل القانون الاتحادي الصادر في 6 أكتوبر 2003 "بشأن المبادئ العامة لتنظيم الحكم الذاتي المحلي في الاتحاد الروسي" بطريقة جديدة مسألة وجود هيئات الحكم الذاتي المحلية في الهيكل الهيئات ملزمة، مع إيلاء المزيد من الاهتمام للتنظيم القانوني لتشكيل وأنشطة الحكومات المحلية أكثر من القانون الاتحادي لعام 1995.
يتكون هيكل هيئات الحكم الذاتي المحلي من الهيئة التمثيلية للبلدية ، رئيس البلدية ، الإدارة المحلية, هيئة التحكمتشكيل البلدية ، هيئات أخرى من الحكومة الذاتية المحلية المنصوص عليها في ميثاق تشكيل البلدية ولها سلطاتها الخاصة لحل القضايا ذات الأهمية المحلية. يتم تحديد إجراءات تشكيل السلطات ، وصلاحياتها ، ومدة الولاية ، والمساءلة ، ومساءلة الحكومات المحلية ، بالإضافة إلى القضايا الأخرى المتعلقة بتنظيم وأنشطة هذه الهيئات من خلال ميثاق البلدية. لا يُسمح بمشاركة السلطات العامة ومسؤوليها في تشكيل هيئات الحكم الذاتي المحلي ، وتعيين وفصل مسؤولي الحكومة الذاتية المحليين إلا في الحالات وبالطريقة التي ينص عليها القانون. لا يتم إجراء تغيير في هيكل هيئات الحكم الذاتي المحلي إلا من خلال تعديل ميثاق البلدية. يدخل قرار الهيئة التمثيلية للتشكيل البلدي بتغيير هيكل هيئات الحكم الذاتي المحلي حيز التنفيذ في موعد لا يتجاوز انتهاء مدة عضوية الهيئة التمثيلية للتكوين البلدي الذي اتخذ القرار المذكور. يتم تمويل نفقات الحفاظ على هيئات الحكم الذاتي المحلي حصريًا على حساب الدخل الخاص بميزانيات البلديات المعنية.
يتم تحديد وظائف الحكومة الذاتية المحلية من خلال طبيعتها ، ومكانتها في نظام الديمقراطية ، وتلك المهام والأهداف التي يتم توجيه النشاط البلدي نحوها. تُفهم وظائف الحكومة الذاتية المحلية على أنها الاتجاهات الرئيسية الأنشطة البلدية. تتميز وظائف الحكومة الذاتية المحلية ببعض الاستقرار والاستقرار ، لأنها تظهر تأثيرًا ثابتًا وهادفًا للسكان ، وهيئات الحكم الذاتي المحلية على العلاقات البلديةمن أجل معالجة القضايا ذات الأهمية المحلية بشكل أكثر فعالية. معًا ، تظهر إمكانيات وفعالية نظام الحكم الذاتي المحلي ، وتوصيف الغرض الاجتماعي للحكم الذاتي المحلي (السليم) وعملية تنفيذه (القائمة). مع الأخذ في الاعتبار دور الحكومة الذاتية المحلية في تنظيم وممارسة سلطة الشعب ، والمهام التي تم حلها في عملية النشاط البلدي ، وصلاحيات الحكم الذاتي المحلي ، يمكن تمييز الوظائف الرئيسية التالية:
1. ضمان مشاركة السكان في حل القضايا ذات الأهمية المحلية.
2. إدارة الممتلكات البلدية والموارد المالية للحكومة الذاتية المحلية ؛
3. ضمان التنمية المتكاملة لأراضي البلدية.
4. ضمان تلبية احتياجات السكان من المرافق الاجتماعية والثقافية والعامة والخدمات الحيوية الأخرى.
5. حماية النظام العام.
6. تمثيل وحماية مصالح وحقوق الحكومة الذاتية المحلية التي يكفلها دستور الاتحاد الروسي والقوانين الاتحادية.
وفقًا لدستور الاتحاد الروسي ، يتم تنفيذ الحكم الذاتي المحلي في الاتحاد الروسي بأشكال تنظيمية مختلفة (المادة 130). تشكل هذه الأشكال مجتمعة نظامًا للحكم الذاتي المحلي داخل البلديات المعنية ، والتي من خلالها يتم ضمان حل القضايا ذات الأهمية المحلية ، والحياة المحلية. ترجع وحدة نظام الحكم الذاتي المحلي إلى حقيقة أنه يقوم على مبادئ الديمقراطيةتنظيم الحكم الذاتي المحلي في الاتحاد الروسي ، تم بناؤه مع مراعاة دور ووظائف الحكومة الذاتية المحلية في المجتمع والدولة ، وكذلك التقاليد التاريخية والمحلية الأخرى ، ويتم تحديده من قبل سكان البلديات المعنية بشكل مستقل. تتجلى وحدة هذا النظام في تحديد مواضيع الاختصاص والسلطات بين الأشكال المختلفة لتنفيذه ، وكذلك في حقيقة أن جميع أشكاله التنظيمية مترابطة بشكل وثيق وتفاعل وترابط. ضمن هذا الترابط والاعتماد المتبادل ، تستمد بعض الأشكال من أخرى أو ترتبط بعلاقات القيادة والمساءلة والمسؤولية أو المساءلة والمساءلة. يحدد القانون الاتحادي أشكال التفاعل منطقة البلديةمع المستوطنات الحضرية والريفية التي تشكل جزءًا من منطقة البلدية ؛ يسمح بتشكيل هيئة تمثيلية لمنطقة البلدية من ممثلي هيئات الحكم الذاتي المحلية ذات الصلة في المستوطنات. ينص القانون الاتحادي على تطوير التعاون بين البلديات. يمكن للتشكيلات البلدية تشكيل جمعيات بين البلديات ، وإنشاء شركات اقتصادية وغيرها من المنظمات المشتركة بين البلديات. يستخدم مفهوم "نظام الحكم الذاتي المحلي" لوصف تنظيم السلطة العامة وأشكال نشاط السكان ، والهيئات التي شكلوها لمعالجة القضايا ذات الأهمية المحلية في البلدية.
يحدد القانون عدة مجموعات من الأشكال التنظيمية يتم من خلالها تنفيذ الحكم الذاتي المحلي في الاتحاد الروسي.
تشمل المجموعة الأولى أشكال التنفيذ المباشر للحكم الذاتي المحلي من قبل السكان. ويتم تنفيذ الديمقراطية المباشرة في نظام الحكم الذاتي المحلي من خلال أشكال مختلفة من التعبير المباشر عن إرادة السكان أو مجموعاتهم الفردية التي تعيش داخل الحدود للمقاطعات والمدن والأحياء في المدن والبلدات والمستوطنات الريفية التي يمارس فيها الحكم الذاتي المحلي. إنها تلعب دورًا خاصًا في تنفيذه ، والذي تحدده في المقام الأول حقيقة أنه من خلال أشكال من الديمقراطية المباشرة مثل الانتخابات والاجتماعات العامة وعدد آخر ، فإن تشكيل وعمل جميع الأجزاء الأكثر أهمية في الذات المحلية- نظام حكومي - أجسامها مكفولة. مع وضع هذا في الاعتبار ، يمكننا القول أنه في ممارسة الحكم الذاتي المحلي ، أشكال مباشرة و الديموقراطية الممثلةمتشابكة ، يكمل كل منهما الآخر. بالإضافة إلى الدور الديمقراطية المباشرةيتم تحديد في تنفيذ الحكم الذاتي المحلي من خلال حقيقة أن بعض أشكاله (الاستفتاءات المحلية ، وتجمعات المواطنين وغيرها) مدرجة في نظام الحكم الذاتي المحلي كجزء لا يتجزأ منه.
وتتألف المجموعة الثانية من هيئات ومسؤولي الحكومة الذاتية المحلية ، الذين يُعهد إليهم بالعمل اليومي الرئيسي المتعلق بتنفيذ الحكم الذاتي المحلي على أراضي البلديات المعنية. هيئات الحكم الذاتي المحلية هي أحد أسس النظام الديمقراطي للإدارة العامة ، والذي يسمح بإضفاء الطابع الديمقراطي على الجهاز الإداري واتخاذ القرار القضايا المحليةبكفاءة أكبر بكثير مقارنة بنظام التحكم المركزي ؛ ضمان مراعاة مصالح المجتمعات الصغيرة في إدارة سياسة الدولة ؛ الجمع الأمثل بين مصالح وحقوق الفرد ومصالح الأقاليم والدولة ككل.
تشمل المجموعة الثالثة أشكال مشاركة السكان في الحكم الذاتي المحلي ، حيث يشغل المكان المركزي الحكم الذاتي الإقليمي العام. أشكال عديدة ومتنوعة من مشاركة السكان في تنفيذ الحكم الذاتي المحلي بمثابة دعم جماهيري للحكم الذاتي المحلي ، وتقوية روابطها مع السكان. يظهر نشاطهم مبادرة مدنية مباشرة للسكان ، تغذيها المصالح المستقرة لمختلف الفئات الاجتماعية. إنهم يحولون هذه الاهتمامات والتقاليد إلى سلوك مدني نشط وعمل عملي.
التنظيم القانونيتنتمي الحكومة الذاتية المحلية في روسيا إلى الخاضعين للولاية القضائية للكيانات المكونة للاتحاد. تشمل الولاية القضائية المشتركة للاتحاد والكيانات المكونة للاتحاد الروسي فقط إنشاء المبادئ العامة لنظام الحكم الذاتي المحلي. وفقًا لهذا ، يحق للاتحاد إصدار قوانين بشأن المبادئ العامة للحكم الذاتي المحلي ويقوم بذلك. يتم تنظيم الحكم الذاتي المحلي بالتفصيل من خلال قوانين الكيانات المكونة للاتحاد الروسي ومواثيق البلديات نفسها. التنظيم القانوني لا يقتصر على المبادئ. الأساس القانوني للحكم الذاتي المحلي هو مزيج من مختلف الإجراءات القانونية التنظيمية والفردية تنظيمات قانونيةتنظيم قضايا الحكم الذاتي المحلي. يشمل الأساس القانوني للحكم الذاتي المحلي في روسيا ، أولاً وقبل كل شيء ، بعض القواعد القانونية الدولية الواردة في أعمال القانون الدولي. وهذه هي مبادئ وقواعد القانون الدولي المعترف بها عمومًا ، فضلاً عن المعاهدات الدوليةصدقت عليها الدولة. يتضمن تكوين الأساس القانوني للحكم الذاتي المحلي في روسيا أيضًا الأحكام الواردة في النصوص القانونية الأخرى. هذا هو دستور الاتحاد الروسي (المادة 12 ، الفصل 8 ، إلخ) ؛ القوانين الأساسية (الدساتير والمواثيق) للكيانات المكونة للاتحاد الروسي ؛ نطاق القوانين الفدرالية(بشأن المبادئ العامة لتنظيم الحكم الذاتي المحلي ، 1995) ؛ تصدر القوانين الاتحادية في إطار تطوير القوانين والإطار التنظيمي للأحزاب الفردية حكومة محليةعلى المستوى الاتحادي (حول الأسس المالية للحكومة الذاتية المحلية ، 1997 ، حول أساسيات الخدمة البلدية ، 1998 ، إلخ) ؛ المراسيم الصادرة عن رئيس الاتحاد الروسي (على سبيل المثال ، الموافقة على الأحكام الرئيسية لسياسة الدولة في مجال تطوير الحكم الذاتي المحلي ، 1999) ؛ المراسيم الصادرة عن حكومة الاتحاد الروسي (على سبيل المثال ، بتاريخ السجل الفدراليالبلديات ، 1998) ؛ المراسيم محكمة دستوريةالاتحاد الروسي (أشارت المحكمة ، على سبيل المثال ، إلى أن رعايا الاتحاد لا يحق لهم استبدال هيئات الحكم الذاتي المحلية من خلال إنشاء هيئات حكومية محلية في موضوع الاتحاد) ؛ قوانين الكيانات المكونة للاتحاد بشأن الحكم الذاتي المحلي (تم اعتماد مثل هذه القوانين أو القوانين التي تحمل اسمًا مشابهًا في جميع الكيانات المكونة للاتحاد الروسي) ؛ قوانين البلديات ؛ بعض الإجراءات القانونية الأخرى لبلدية معينة. قد يشمل الإطار القانوني للحكم الذاتي المحلي أحكام الإجراءات القانونية الفيدرالية وأعمال الكيانات المكونة للاتحاد الروسي ، والتي تتعلق عمومًا بمجالات أخرى من التنظيم ، ولكنها تتضمن بعض القواعد التي تؤثر على قضايا الحكم الذاتي المحلي (على سبيل المثال ، قوانين التعليم وأمانة المكتبات وإجراءات خصخصة الدولة و ممتلكات البلدية، عن الأمعاء وغيرها). تحتل مواثيق البلديات والميثاق الأوروبي للحكم الذاتي المحلي لعام 1985 مكانًا خاصًا بين مصادر القانون المحلي. وثيقة التأسيسالتشكيل البلدي ، الذي له طابع شامل لهذا التشكيل ، الذي هو أساس صنع القواعد البلدية ويتميز بإجراء خاص (معقد) للتبني والتغيير.
الميثاق هو القانون الرئيسي الذي ينظم قضايا الحكومة المحلية داخل بلدية واحدة. يتم اعتماده إما من قبل هيئة تمثيلية أو عن طريق استفتاء محلي. وفقًا لقوانين الكيانات المكونة للاتحاد الروسي ، يجب أن يعكس ميثاق تشكيل البلدية: حدود الإقليم وتكوينه ؛ القضايا ذات الأهمية المحلية المتعلقة باختصاص البلدية ؛ إجراءات المشاركة عدد السكان المجتمع المحليفي معالجة هذه القضايا ؛ هيكل وإجراءات تشكيل هيئات الحكم الذاتي المحلي ومسؤوليها ؛ أسماء الهيئات والمسؤولين المنتخبين ؛ فترة ولايتهم ؛ أنواع وإجراءات اعتماد وبدء نفاذ الإجراءات القانونية التنظيمية للحكومات المحلية ؛ ضمانات الحقوق وأسباب وأنواع مسؤولية الهيئات والمسؤولين (إلغاء ، التعبير عن الثقة ، الإنهاء المبكرالقوى ، وما إلى ذلك) قضايا الخدمة البلدية ؛ إجراءات حيازة الممتلكات البلدية واستخدامها والتخلص منها ؛ ميزات تنظيم الحكم الذاتي المحلي في المناطق ذات الكثافة السكانية العالية من المجموعات العرقية ، القوزاق ، مع مراعاة التقاليد التاريخية وغيرها. مواثيق التشكيلات البلدية تخضع لتسجيل الدولة. بالإضافة إلى المواثيق ، يشمل الإطار القانوني لبلدية معينة الإجراءات القانونية التنظيمية المعتمدة من قبل هيئات ومسؤولي الحكومة الذاتية المحلية. قد تشمل هذه اللوائح الخاصة بعمل الهيئات التمثيلية المحلية ، وقرارات الهيئات التمثيلية للحكومة الذاتية المحلية (على سبيل المثال ، بشأن إنشاء الضرائب والرسوم المحلية) ، وأحكام بشأن الحكم الذاتي العام الإقليمي داخل البلديات. عند تنظيم سلطات الهيئات البلدية ، يتم استخدام مبدأ التبعية. كما هو مطبق على ترسيم حدود الولاية القضائية للدولة (RF) و تشكيلات الدولة(رعايا الاتحاد الروسي) ، من ناحية ، والبلديات ، من ناحية أخرى ، فهذا يعني: لا ينبغي نقل القضايا التي يمكن حلها على المستوى الأدنى إلى المستوى الأعلى ؛ السلطات البلديةيتم نقل المهام التي لا تستطيع جمعيات المواطنين مواجهتها من خلال استخدام التنظيم الذاتي ، وأشكال أخرى من الديمقراطية المباشرة.
يميز مفهوم سلطات الحكم الذاتي المحلي قدراته ومسؤولياته في كل مجال من مجالات الولاية القضائية. في مجملها ، تشكل مواضيع الولاية القضائية والسلطات اختصاص الحكومة الذاتية المحلية.
الموضوعات وأصحاب السلطة هم الحكومات المحلية ومسؤولوها و فئة معينةالمواطنون ناخبون. كل عنصر من هذه العناصر الثلاثة له اختصاصه الخاص (على سبيل المثال ، هيئة تمثيلية - في مجال الميزانية ، رئيس البلدية - في مجال الإدارة ، المواطنون - تحديد تكوين المنتخبين أو الاستدعاء المبكر لهم) ، ولكن عندما يتم دمجها ، مع الأخذ في الاعتبار مواضيع الولاية القضائية ، تنشأ صفة جديدة ، ليست غريبة على أي من العناصر بشكل منفصل ، وهي اختصاص البلدية. تشير قائمة الاختصاصات المذكورة أعلاه إلى أن الحكم الذاتي المحلي يتمتع بكفاءة كبيرة في مجالات مختلفة. يندمج موضوع الولاية القضائية والسلطة في حدث معين ، ويشكل في هذه الحالة اختصاص الحكم الذاتي المحلي والاختصاص الأكثر تحديدًا للهيئة (على سبيل المثال ، رئيس إدارة البلدية) التي تنفذ المهمة. يتم تحديد الأحكام العامة المتعلقة بموضوعات الولاية القضائية للبلدية في الصلاحيات ، التي تشكل ، إلى جانب السابقة ، اختصاص البلدية ، والتي يتم تطويرها في صلاحيات هيئاتها ومسؤوليها.
العمل المكتبي هو فرع من النشاط يوفر التوثيق وتنظيم العمل بالوثائق الرسمية. في عملية نشاط أي مؤسسة أو منظمة أو مؤسسة ، يتم اتخاذ قرارات الإدارة بشأن مختلف القضايا. في الوقت نفسه ، يمكن تقديم المعلومات اللازمة لاتخاذ القرار والقرارات نفسها في شكل وثائق. لذلك ، يُطلق على العمل المكتبي أيضًا اسم وثائق الإدارة. تعتمد كفاءة الإدارة والربحية والكفاءة وثقافة عمل موظفي الإدارة على تنظيم العمل المكتبي. تطوير تقنيات المعلومات الجديدة في الإدارة ، يتم تنفيذ برامج مكتبية جديدة على أساس قواعد العمل المكتبية التقليدية. يتكون عمل المكتب من مكونين مرتبطين ارتباطًا وثيقًا: التوثيق وتنظيم العمل مع المستندات.
يتم تنظيم جميع العمليات مع المستندات من خلال الإطار التنظيمي والمنهجي للعمل المكتبي. يحكم:
- قواعد الأعمال الورقية.
- قواعد العمل مع المستندات ؛
- ضمان سلامة الوثائق ؛
- إجراءات نقل المستندات لتخزينها في الأرشيف ؛
- خدمة العمل المكتبي (الوظائف ، الهيكل) ؛
- إدخال تقنيات المعلومات الجديدة ؛
- العمل مع المستندات التي لها طابع تقييد الوصول ؛
- الجوانب القانونية المتعلقة بالوثائق وغيرها من القضايا.
يتم تنظيم قضايا دعم التوثيق للإدارة من خلال:
- قوانين الاتحاد الروسي ؛
- معايير الدولة والصناعة ؛
- المصنفات الروسية ؛
- تعليمات الدولة والصناعة للعمل المكتبي ؛
- تعليمات للعمل المكتبي لمنظمة معينة.
تؤدي إدارة الوثائق عددًا من الوظائف التالية.
إنشاء النماذج وتفاصيل الوثائق. بعد صياغة نص الوثيقة ، يجب تنسيقها بشكل صحيح بحيث يكون لها قوة قانونية. يتم تحديد إجراءات إصدار المستندات الرسمية من خلال متطلبات GOST R6.30-2003 لتنفيذ المستندات ، والتي تحدد قواعد إصدار كل عنصر من عناصر المستند. يتكون المستند من عدد من العناصر المكونة له ، والتي تسمى التفاصيل. منذ ظهور مصطلح الدعائم المهنية ، سنكشف عن محتواه. في GOST 351141-98 للمصطلحات والتعريفات ، يُطلق على متطلبات المستند "عنصرًا إلزاميًا في تنفيذ مستند رسمي". وثائق مختلفةتتكون من مجموعة مختلفة من الدعائم. يتم تحديد عدد التفاصيل التي تميز المستندات من خلال أغراض إنشاء المستند والغرض منه ومتطلبات المحتوى والشكل هذا المستند، طريقة التوثيق. بالإضافة إلى المتطلبات ، يمكن أيضًا تمييز المستند بميزات مثل الأصالة والنسخ والأصالة والتزوير والحالة المادية للمستند وتنسيق الورق وطريقة تصنيع المستند. تحتوي العديد من المستندات على عدد محدود من التفاصيل. يؤدي الغياب أو الإشارة غير الصحيحة لأية تفاصيل في مستند الخدمة إلى جعل المستند غير صالح. بالنسبة لعدد من الوثائق الصادرة عن السلطات العامة والإدارة العامة ، تم تحديد تكوين تفاصيل الوثائق في التشريع و أنظمة. يجب أن تحتوي المستندات ، التي لم يتم توفير شكلها ، على التفاصيل الإلزامية التالية:
أ) اسم الوثيقة ؛
ب) تاريخ إعداد الوثيقة.
ج) اسم المنظمة التي يتم وضع الوثيقة نيابة عنها ؛
د) محتوى الصفقة التجارية ؛
ه) أدوات قياس المعاملات الاقتصادية من الناحية المادية والنقدية.
و) أسماء مناصب المسؤولين عن المعاملات التجارية وصحة تنفيذها.
و) التوقيعات الشخصيةالأشخاص المشار إليهم.
تسمى مجموعة التفاصيل التي يتكون منها المستند نموذج المستند. يسمى الشكل المميز لنوع معين من المستندات ، على سبيل المثال ، أمر أو فعل ، بالنموذج القياسي ، ويتميز النموذج القياسي بعدد معين من التفاصيل مرتبة في تسلسل صارم. عندما بدأ العمل على توحيد وتوحيد المستندات في بلدنا في عشرينيات القرن الماضي ، تم تطوير أول معايير رسمية للوثائق فيما يتعلق بشكلها ومكان التفاصيل. كانت هذه المعايير سارية المفعول حتى أوائل الأربعينيات. مرة أخرى ، استؤنف العمل على توحيد الوثائق في الستينيات. في 1965-1975. تم تطوير المعايير التي تحدد متطلبات أنظمة التوثيق الفردية المستخدمة في مجال الإدارة (التجارة الخارجية ، التجارة الداخلية ، التنظيمية والإدارية ، الابتدائية ، المحاسبية).
تنظيم العمل المكتبي في السلطات العامة والحكم الذاتي المحلي
مؤسسة تعليمية غير حكومية
التعليم المهني العالي
معهد كوزباس للاقتصاد والقانون
كلية الحقوق
اختبار
حسب التخصص: "توثيق أنشطة الإدارة"
حول موضوع "تنظيم العمل المكتبي في السلطات العامة والحكم الذاتي المحلي"
المنجز: طالب المجموعة 303
بانشينا إي يو.
التحقق:
كيميروفو ، 2010
مقدمة……………………………………………………………………..…. 3
1. تدفق الوثائق كأساس لأنشطة الهيئة …………… ...…. 5
2. النموذج الروسي للعمل المكتبي في السلطات العامة والحكم الذاتي المحلي ………………………………………………… ..… .. 7
3. اختيار نهج لأتمتة سير العمل ………………………… 10
4. نظم تنظيم إدارة الوثائق الإلكترونية …………… ..… .. 12
6. ميكنة تبادل الوثائق بين الجهات ………… ..… 18
7. أنظمة EDD للسلطات من مختلف المستويات ………………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………… 20
8. قرار للحكومة المحلية ………………………… .... 21
الخلاصة …………………………………………………………………………… ... 23
قائمة الأدب المستعمل ………………………………………… .. 25
مقدمة.
تعترف سلطات الدولة والحكومات المحلية اليوم بالحاجة إلى أتمتة العمليات المكتبية وتنظيم إدارة المستندات الإلكترونية في جميع مناطق الاتحاد الروسي تقريبًا. ولكن إلى جانب فهم هذه الحاجة ، يظهر عدد من الأسئلة ، دون تلقي إجابات يستحيل عليها الانتقال إلى التنفيذ العملي للمشاريع.
من أين يجب أن تبدأ في تطبيق النظام؟ كيف يتم تقسيم المشروع بأكمله إلى مراحل بحيث يكون تأثير التنفيذ واضحًا بعد المرحلة الأولى ، وينمو مع كل مرحلة لاحقة؟ أي من الوسائل التقنية المتاحة يجب ترقيتها في المقام الأول ، وأيها يمكنه الانتظار؟ ما هي الموارد المالية التي يجب توفيرها في الميزانية ، مقسمة حسب السنوات ، بناءً على حقائق منطقة معينة؟
التحديث المخطط للحديقة الفنية.
يخصص الكثير من الوقت لدراسة وتحليل وتجميع المواد المختلفة
توثيق. تنشأ صعوبات كبيرة بشكل خاص ، كقاعدة عامة ، متى
تطوير مستندات الإنتاج ، والذي يرجع في المقام الأول إلى عدم وجود معرفة خاصة بالمترجمين. يتطلب القضاء على الوقت غير المنتج الذي يقضيه في عمليات تجميع المستندات واستخدامها مزيجًا معقولاً من الصفة الرسمية والإبداع ، وهذا ، وفقًا للمؤلفين ، يتطلب ، من ناحية ،
من ناحية أخرى ، تعريف واضعي الوثائق بأكثر قوانين إدراك الوثائق عمومية ، وهذه هي المهمة الرئيسية - صياغة وتنظيم القواعد والمعايير العامة لإعداد الوثائق الأساسية.
هدف، تصويبالعمل الرقابي هو دراسة الأسس النظرية لتنظيم العمل المكتبي في السلطات العامة والحكم الذاتي المحلي.
وبحسب الغرض من الرقابة في العمل ، يتم الاتي مهام:
تحديد مفهوم سير العمل ؛
النظر في النموذج الروسي للعمل المكتبي في السلطات العامة والحكم الذاتي المحلي ؛
تحديد أنظمة EDD لمختلف مستويات الحكومة ؛
ضع في اعتبارك أتمتة تبادل المستندات بين السلطات.
RF بتاريخ 15 يونيو 2009 برقم 477. على أساس هذه القواعد ، تقوم السلطة التنفيذية الاتحادية ، بالاتفاق مع السلطة التنفيذية الاتحادية في مجال الأرشفة ، بإصدار تعليمات حول عمل المكتب. لا تنطبق هذه القواعد على تنظيم العمل بالوثائق التي تحتوي على أسرار الدولة.
يتم إعداد المستندات على نماذج (أوراق قياسية من ورق A4 أو A5) أو في شكل مستندات إلكترونية ويجب أن تحتوي على مجموعة من التفاصيل وموقعها وتنفيذها. تمت الموافقة على نماذج النماذج بأمر من رئيس السلطة التنفيذية.
جميع الوثائق مقسمة إلى واردة وصادرة وداخلية. تمر المستندات الواردة من خلال المعالجة الأولية والتسجيل والاعتبار الأولي في الخدمة الكتابية ، ويتم نقلها إلى الإدارة للنظر فيها ، ثم الوصول إلى فناني الأداء. بعد التنفيذ ، توضع المستندات في ملفات.
كل هيئة تشكل صندوقها الوثائقي الخاص. يتم تنسيق تسمية ملفات الهيئة مع لجنة الخبراء والتحقق من أرشيف الدولة الفيدرالية ذي الصلة. يتم نقل حالات التخزين الدائم والمؤقت (أكثر من 10 سنوات) إلى الأرشيف. يحدد القرار إجراءات التعامل مع المستندات الإلكترونية.
يُستخدم مصطلح "سير العمل" حاليًا على نطاق واسع للغاية ويوجد في وصف كل نظام معلومات تقريبًا. يتم تنفيذ أتمتة سير العمل من خلال العديد من الأنظمة ، ويدعي كل منها أنها "نهج متكامل لأتمتة سير العمل". في الوقت نفسه ، فإن مجموعة متنوعة من الأنظمة هي الأوسع: من أنظمة محاسبة المستودعات إلى برامج التحكم في العمليات التكنولوجية.
يعتبر "تدفق المستندات" و "العمل المكتبي" وما إلى ذلك حصريًا في سياق تنظيم عمل السلطات العامة والحكومة الذاتية المحلية. وفقًا لذلك ، يتم تفسير المصطلحات حصريًا باستخدام اللوائح الوطنية كما هي مطبقة على عمل الهيئات الحكومية.
وفقًا للتعريف (GOST R 51141-98) ، فإن تدفق المستندات هو "حركة المستندات في مؤسسة ما من لحظة إنشائها أو استلامها حتى اكتمال التنفيذ أو الإرسال" ، أي دورة الحياة الكاملة لكامل مجموعة من الوثائق في المنظمة قبل نقلها إلى الأرشيف أو إتلافها.
العمل المكتبي ، أو "الإدارة المستندية" ، بحسب المصدر نفسه ، تعني "فرع النشاط الذي يوفر التوثيق وتنظيم العمل بالوثائق الرسمية". أي أن العمل المكتبي هو مجموعة من الآليات التنظيمية للحفاظ على سير عمل الوثائق الرسمية ومراقبته. ومع ذلك ، في "التعليمات المعيارية حول العمل المكتبي في الهيئات التنفيذية الفيدرالية" بتاريخ 27 نوفمبر 2000 ، لم تعد وظائف العمل المكتبي مقصورة على تنظيم تدفق المستندات الرسمية فقط. يشير هذا إلى أن أنظمة التشغيل الآلي للمكاتب يجب ألا تتحكم فقط في تداول الوثائق (الرسمية) المسجلة ، ولكن أيضًا في مسودات المستندات.
في روسيا ، على المستوى الوطني ، تم تطوير تقنية موحدة للعمل مع وثائق الإدارة ، ما يسمى بنظام الدولة للدعم الوثائقي للإدارة (GS DOW). الأعمال الورقية الروسية ليس لها نظائر في البلدان الأخرى سواء من حيث تفاصيل تطوير التكنولوجيا للعمل مع المستندات ، أو من حيث حجم التوزيع. وإذا كان تطوير أتمتة المكاتب في الغرب يحفز تطوير تقنيات إدارة المستندات ، فعندئذٍ في روسيا ، كقاعدة عامة ، نتحدث عن أتمتة التكنولوجيا التقليدية لسير عمل المكتب.
ما هي مميزات "النموذج الروسي" للعمل المكتبي؟ هناك ثلاث فوائد مدهشة:
السيطرة على الوثيقة ، ابتداء من لحظة استلامها ؛
مركزية وظائف التحكم ؛
القواعد الموحدة لتداول الوثائق.
السيطرة مباشرة بعد "الولادة" - وهذا هو التأكيد. في الوقت نفسه ، يتم تعقب العلاقة بين المستندات - إذا ظهرت وثيقة واحدة نتيجة لتنفيذ قرار تم اتخاذه على مستند آخر. كل هذا يجعل من الممكن تتبع مسار أي وثيقة تتلقاها سلطة الدولة والحكومة الذاتية المحلية مع ضمان - بعد كل شيء ، لا يمكن لأي وثيقة مسجلة أن تختفي دون أثر.
يشير الحد الأقصى من مركزية التحكم في تدفق المستندات إلى أنه يجب أولاً إبلاغ المستند إلى الإدارة ، وبعد ذلك فقط ، عند الحصول على قرارات وفقًا لتسلسل الخدمة الهرمي ، ينتقل إلى المنفذين المباشرين.
ميزة أخرى مهمة لـ "النموذج الروسي" هي وجود قواعد موحدة ومفصلة للعمل مع وثائق الإدارة في المنظمات ، بغض النظر عن مجال نشاطها. يتم تنظيم جميع أنشطة الخدمات الكتابية - البعثات والمكاتب ومجموعات المراقبة - وفقًا لقواعد ملء دفاتر التسجيل وخزانات الملفات ونماذج التقارير.
يمكن الحديث عن أتمتة الأعمال المكتبية التقليدية باستخدام تقنيات المعلومات الحديثة.
عمل مكتبي. في الوقت نفسه ، لا شيء يمنع من تضمين النظام الآلي إمكانية ربط البطاقة بالصورة الإلكترونية للمستند نفسه (نص وحتى صورة وصوت وفيديو). وبالتالي ، يتم إنشاء الظروف التكنولوجية للانتقال إلى إدارة المستندات الإلكترونية. إن الانتقال إلى الإدارة الإلكترونية للوثائق ، بدوره ، يخلق الشروط المسبقة لتشكيل المحفوظات الإلكترونية بآليات فعالة للمرجعية والتحليلية على مجموعة متنوعة من الوثائق في أشكال مختلفة من العرض.
من ناحية أخرى ، فإن استخدام شبكة الكمبيوتر يخلق ظروفًا لتحقيق اللامركزية في أداء وظائف المكتب المختلفة مع الحفاظ على التحكم المركزي في تدفق المستندات. من الممكن ، على سبيل المثال ، السماح للإدارات وحتى الموظفين الأفراد بتسجيل المستندات بشكل مستقل وفي نفس الوقت التحكم مركزيًا في مرورها. علاوة على ذلك ، فإن وجود شبكة تربط السلطات البعيدة إقليمياً يسمح بالتحكم المركزي في تدفق المستندات ، وهو أمر مستحيل تنفيذه في إطار التكنولوجيا الورقية البحتة.
النماذج ، يمكن أن يحدث فقدان المستندات فقط بسبب الانتهاك المباشر لتعليمات العمل المكتبي.
3. اختيار نهج لأتمتة سير العمل.
أصبحت الحاجة إلى أتمتة سير عمل السلطات العامة والحكم الذاتي المحلي واضحة للجميع الآن.
يتعارض العمل المكتبي باستخدام المجلات الورقية وخزائن الملفات مع متطلبات تحسين كفاءة عمل موظفي الخدمة المدنية لعدة أسباب.
ومعالجة البيانات من خزائن الملفات غير المتجانسة واللامركزية.
عادةً ما يتم فصل خزائن ملفات المستندات عن فناني الأداء. تحتوي على معلومات غير كاملة وغير تشغيلية حول حالة المستندات.
مشاكل الإدارة.
تقدم Microsoft ، جنبًا إلى جنب مع الشركاء ، برنامجين مرحليين وحلول منهجية في مجال تنظيم تدفق المستندات للسلطات العامة والحكومات المحلية:
إدارة الوثائق الإلكترونية والعمل المكتبي.
على المدى القصير هو النهج الرئيسي لأتمتة سير العمل في السلطات العامة والحكم الذاتي المحلي.
الوثائق التي تعالجها السلطة ، بما في ذلك تلك المنقولة باستخدام تكنولوجيا الكمبيوتر ، لها شكلين - تقليديًا ورقية وإلكترونية. مثل هذا التعايش هو نتيجة لحقيقة أن الوسائل الحديثة لإعداد المستندات تتضمن شكلاً إلكترونيًا لتخزين المستندات ، في حين أن الإطار التنظيمي والقواعد المعمول بها للتداول هي أوراق ورقية. وأيضًا ، فإن الحجة الأكثر أهمية لصالح حفظ المستندات الورقية هي الراحة التي لا تضاهى في التعامل معها. تتغير القواعد والعادات بشكل أبطأ بكثير من قدرات تقنية المعلومات الحديثة.
في السلطات العامة والحكم الذاتي المحلي ، على ما يبدو ، لفترة طويلة ، عند معالجة المستندات في شكل إلكتروني ، سيتم حفظ العمليات التي تتطلب إنشاء نسخ ورقية. كقاعدة عامة ، يفضل المديرون العمل مع المستندات في شكل ورقي. بالإضافة إلى ذلك ، في حين أن تبادل الوثائق الرسمية بين السلطات ونقلها إلى أرشيف الدولة يتم أيضًا في شكل ورقي.
إدارة الوثائق الإلكترونية والعمل المكتبي (EDD) هي استجابة تكنولوجية للمتطلبات الحديثة التي يفرضها الوضع السياسي والاقتصادي الحالي على فعالية سلطات الدولة الروسية والحكم الذاتي المحلي. يتم دعم EDD أيضًا من خلال تجربة تطبيقه في الهيئات الحكومية الغربية ، وأمثلة على التشغيل في الهياكل التجارية الروسية التقدمية الكبيرة.
4. الأنظمة التي تنظم إدارة الوثائق الإلكترونية.
كما ذكر أعلاه ، فإن إدارة المستندات الإلكترونية عبارة عن مجموعة من التقنيات الجديدة للعمل مع المستندات. تسمح التقنيات المطبقة بتنظيم تفاعل "سلس" للأنظمة التي توفر عمليات معالجة المستندات المختلفة. بادئ ذي بدء ، تشمل هذه التقنيات:
التناظرية الإلكترونية للتوقيع بخط اليد ؛
وسائل نقل البيانات ؛
وسائل تخزين المعلومات الإلكترونية.
تسمح هذه التقنيات للأنظمة الفرعية التي تؤدي وظائف مختلفة أن تكمل بعضها البعض عضوياً. يمكن لمثل هذا التفاعل أن يزيد بشكل كبير من كفاءة موظفي الخدمة المدنية عند العمل مع الوثائق.
تتيح لك إدارة المستندات الإلكترونية إنشاء مساحة معلومات واحدة في السلطة ، ودمج جميع الأنظمة الوثائقية في عقدة المعلومات. يتم التكامل دون فقدان جودة العمل مع المستندات ، مع الحفاظ على تقاليد العمل المكتبي الروسي. أساس هذا التكامل هو تخزين المستندات الموثوق به وأنظمة إدارة المستندات التي تتفاعل معها. يتم تخزين جميع المستندات التي تمت معالجتها في مستودع واحد ، مما يسمح بالبحث الأمثل واختيار المعلومات عند إعداد المواد. في الوقت الحالي ، في معظم السلطات والحكومات الذاتية المحلية ، يتم تنفيذ العديد من العمليات بالفعل باستخدام تكنولوجيا الكمبيوتر. تتمثل مهمة النظام الآلي في تنظيم عمل جماعي فعال على نصوص الوثائق وتزويد كل موظف مدني بمساحة معلومات غنية لضمان أنشطته.
5. سير عمل الوثائق الرسمية.
كان الهدف الرئيسي في تطوير تقنيات إدارة المستندات الإلكترونية هو تحقيق أقصى قدر من الاستمرارية لقواعد وتقنيات إدارة المستندات الورقية وعمل مكتب ملفات المجلات ، مما يجعل من الممكن ضمان انتقال غير مؤلم من التقنيات التقليدية إلى التقنيات الحديثة.
يعالج نظام إدارة السجلات المستندات المخزنة في مستودع واحد لوثائق الهيئة. يسمح لك هذا بتضمين المستندات التي تمت معالجتها بواسطة إدارة المستندات الرسمية في مساحة معلومات واحدة للسلطة.
يتم دعم تقنية إدارة المستندات الإلكترونية من خلال الوظائف التالية للنظام:
مسح المستندات الورقية والتعرف عليها باستخدام تقنية التعرف الضوئي على الحروف المدمجة ؛
إرفاق صورة إلكترونية للوثيقة على شكل ملف (ملفات) بأي تنسيق ؛
تزويد كل مسؤول - مشارك في العملية الكتابية - بمكتب افتراضي شخصي خاص به ، مما يضمن أن المسؤول لديه حق الوصول فقط إلى المستندات المتعلقة باختصاصه ؛
التأكد من عملية الموافقة (الإطلاع) على مسودات الوثائق ؛
باستخدام وسائل معتمدة ؛
تشكيل القضايا وتنفيذها ، أي تجميع المستندات المنفذة في قضايا وفقًا لتسمية القضايا وتنظيم المستندات داخل القضية ؛
التخزين الأرشفي للوثائق الإلكترونية ، شؤون الهيئة.
وحدة المحاسبة الرئيسية في النظام هي RC للوثيقة ، حيث يوفر اكتمال تفاصيلها إمكانية إنشاء تقارير إحصائية وتحليلية على شرائح المعلومات المختلفة ، وسهولة البحث.
في الوقت نفسه ، يمكن توسيع المجموعة الرئيسية من تفاصيل RC بمجموعة عشوائية من التفاصيل الإضافية ، يتم تحديدها لكل مجموعة من المستندات. وفقًا للتفاصيل الإضافية لجمهورية كازاخستان ، من الممكن ، جنبًا إلى جنب مع التفاصيل الرئيسية ، البحث عن البيانات واختيارها عند إنشاء التقارير. عند استلام مستند وارد إلكترونيًا ، يتم تسجيله تلقائيًا. بالنسبة للمستند الذي تم استلامه نتيجة التبادل بين نظامي EDD ، يتم إنشاء معظم تفاصيل RK تلقائيًا. يتم إرفاق الصورة الإلكترونية للوثيقة بالمكيف. في الوقت نفسه ، يتم التحقق من هوية المستند المقدم مع EDS وحماية التشفير. إذا وصل المستند الوارد في شكل ورقي ، فإن النظام يوفر اتصالاً بحزمة التعرف الضوئي على النص ، وعند استلام صورته الإلكترونية ، يتم إعادته إلى نظام إدارة المكتب مع إرفاق المستند في نفس الوقت إلى AC. يقوم مستخدم النظام الذي أرفق ملف المستند بتعيين حقوق الوصول إلى الملف على مستوى الأمان ، وكذلك الحماية (إلغاء الحماية) من التحرير.
إذا كان من الضروري ترجمة حجم كبير نسبيًا من المستندات الورقية المعدة للتنفيذ والتخزين في شكل إلكتروني ، فمن المقترح استخدام خيار "تسجيل التدفق". في هذه الحالة ، بعد إدخال بيانات التسجيل حول المستند في جمهورية كازاخستان ، يطبع مستخدم محطة العمل المؤتمتة (AWS) للتسجيل المباشر على الورقة الأولى من الباركود ، والتي تتوافق مع رقم النظام الداخلي المعين من قبل النظام إلى المستند المسجل. بعد ذلك ، تصل المستندات بترتيب عشوائي من محطات عمل مختلفة لتسجيل الدفق إلى محطة عمل المسح المجهزة بجهاز مسح ضوئي عالي السرعة. تدخل الصور الإلكترونية الممسوحة ضوئيًا للوثائق إلى قاعدة البيانات ، وبفضل تقنية استخراج الباركود ، يتم إرفاقها ببطاقات تسجيل المستندات المقابلة.
بعد التسجيل ، يتم إرسال AC مع الوثيقة المرفقة عبر الشبكة إلى المسؤول المسؤول عن اتخاذ قرار بشأن تنفيذ المستند ، ثم إلى منفذي المستند وفقًا لتفاصيل القرار. في الوقت نفسه ، يُمنح كل مدير أو منفذ حقوق معينة تجعل من الممكن ضمان تنظيم العمل بوثائق أقرب ما يمكن إلى العمل التقليدي على طاولة تحتوي على مستندات تقع ضمن اختصاص هذا الموظف فقط والتي إما تنتظر بدء التنفيذ (في المجلد المستلم) مرتبة في مجلدات ، أو يتم قبولها من قبل الموظف للتنفيذ (في مجلد عند التنفيذ) ، أو يتم نقلها إلى المرؤوسين مع الإشارة إلى الموعد النهائي للتنفيذ (في تشغيل مجلد التحكم).
في سياق العمل مع المستندات الإلكترونية ، يتم توفير بحث مجمّع للنص الكامل والنسبي عن المستند المطلوب ، بما في ذلك من خلال الوصول إلى قاعدة بيانات مستندات النظام على شبكة الإنترنت.
يتم أيضًا إرفاق الملفات التي تحتوي على نصوص (صور) من المستندات الصادرة والداخلية بـ AC باستخدام تقنية قياسية. الوثيقة الصادرة ، مصحوبة بمتطلبات جمهورية كازاخستان ، يمكن حمايتها بواسطة EDS ، وتشفيرها ونقلها إلى المرسل إليه.
وبالتالي ، بالتزامن مع إمكانية تسجيل المستندات المستلمة عبر خطوط الاتصال ، يتم توفير إدارة المستندات الإلكترونية للشركة. يتم تشكيل المستندات المنفذة في حالات ونقلها إلى التخزين الأرشيفي.
6. ميكنة تبادل الوثائق بين الجهات.
حاليًا ، يتم استخدام أنظمة إدارة المستندات المؤتمتة القديمة بالفعل في العديد من السلطات العامة. إنها مبنية على قاعدة برامج وأجهزة مختلفة. بعضها ، تم توفيره من قبل شركاء Microsoft (بما في ذلك نظام Delo لشركة Electronic Office Systems الموصوف أعلاه) ، يتم تنفيذها على أساس التقنيات الحديثة. أيضًا ، لا يزال عدد كبير من أنظمة الأجيال السابقة القائمة على MS DOS والأنظمة الأساسية الأخرى قيد التشغيل. إن توحيد الأنظمة في جميع هيئات الدولة في المستقبل المنظور مستحيل بالنسبة للاعتبارات السياسية (حقوق رعايا الاتحاد والحكومات المحلية) والعملية. يعد تنفيذ أنظمة التشغيل ، ولا سيما استبدالها ، عملية طويلة وصعبة ومكلفة إلى حد ما.
وسيسمح بتوصيل أنظمة مختلفة.
يجب تأمين تبادل المستندات الإلكترونية بشكل صحيح. يجب تزويد المستندات بتوقيع إلكتروني ، مما يضمن التأليف وثبات محتوى المستند ، وفي بعض الحالات - يتم إغلاقه بوسائل تشفير من الوصول غير المصرح به.
كل منظمة لديها العديد من المنظمات المراسلة التي يتم تبادل الوثائق معها ، وقد يكون لكل منها تنسيقات رسائل مختلفة وحتى شبكات. من غير المناسب تحميل أنظمة المنظمات الفردية بوظيفة الدعم المستمر لمعلومات الخدمة اللازمة لتنظيم التبادل. من المنطقي بناء تبادل المستندات ليس على مبدأ "كل مع كل" ، ولكن على أساس مبدأ "النجمة" - استنادًا إلى مراكز تبادل المستندات (DPCs).
يمكن لمراكز البيانات أداء مجموعة الوظائف التالية:
تحويل وتنسيق أشكال الوثائق الواردة والصادرة ؛
دعم قواعد بيانات العناوين وحساب طرق تسليم المستندات ؛
تسليم مضمون للوثائق ؛
دعم ومزامنة الدلائل.
للتكامل مع مركز البيانات ، يمكن استكمال أنظمة الشركات القديمة ، إذا لزم الأمر ، بوحدات واجهة خاصة توفر تحويل التنسيق الأولي وإجراءات التبادل مع مركز البيانات.
7. أنظمة EDD للجهات على اختلاف مستوياتها.
حل للسلطات البلدية والسلطات الأخرى بكمية صغيرة من تدفق المستندات يمكن أن تشمل هذه الفئة بشكل مشروط هياكل الإدارة البلدية بكمية صغيرة من تدفق المستندات التي لا تحتوي على قاعدة فنية كافية لتنفيذ نظام EDD كامل. بالنسبة لهم ، يمكن التوصية بحل مستخدم واحد ، ومجهز بوسائل التبادل الآمن للوثائق الإلكترونية مع مؤسسة أعلى - مباشرة أو من خلال مركز البيانات. عادة ما يكون مستخدم مثل هذا الحل موظفًا مسؤولاً عن أعمال مكتب المنظمة. في الوقت نفسه ، يتم تنفيذ العمل باستخدام المستندات الورقية ، لكن النظام يحتفظ بتسجيل المستندات الواردة / الصادرة ، وتسجيل القرارات على المستندات ، والوثائق المشطوبة للقضية وأرشفتها. مع وجود عدد كبير من الموظفين ، يمكن أيضًا الاحتفاظ بسجل لحركة الأوراق الأصلية. يتم على الفور تسجيل المستندات التي يتم استلامها في شكل إلكتروني من مؤسسة أعلى وطباعتها والبدء في تنفيذها قبل وصول النسخ الأصلية الورقية. تتلقى المؤسسة الرئيسية تلقائيًا إشعارًا بأن المستند قد تم تسجيله. يتيح هذا الحل:
تسريع تبادل المستندات الواردة / الصادرة مع مؤسسة أعلى ؛
تقليل عدد المستندات "المفقودة" التي لا يُعرف مكان وجودها.
8. حل للحكومة المحلية.
التقسيم والعمل ليس فقط مع الوثائق من المنظمات ، ولكن أيضًا مع الرسائل والنداءات من المواطنين والشركات. عادة ما يكون لدى هذه المنظمات أسطول كافٍ من أجهزة الكمبيوتر الشخصية المتصلة بشبكة محلية. بالنسبة لهم ، يمكن التوصية بحل متعدد المستخدمين بعدد الوظائف من 5 إلى 20 ، مزودًا بوسائل التبادل الآمن للوثائق الإلكترونية مع المؤسسات الأعلى والأدنى (مباشرة أو من خلال مركز البيانات) ، والتواصل مع بوابة للإعلام وتلقي الطلبات من المواطنين والمنظمات وإمكانية الوصول إلى الإنترنت عن بعد ، والوصول إلى بيانات نظام EDD. يجب أن يوفر النظام تسجيل المستندات الواردة / الصادرة ، وحساب القرارات المتعلقة بالوثائق ، والوثائق المشطوبة للقضية ، ويتم أرشفتها. يجب أيضًا الاحتفاظ بسجل لحركة النسخ الأصلية الورقية.
عادة ما يكون مستخدمو مثل هذا الحل ليس فقط موظفي المكاتب ، ولكن أيضًا عدد من موظفي الأقسام الوظيفية. نظرًا لأن معظم موظفي هذه المنظمات لديهم أجهزة كمبيوتر شخصية ، في إطار هذا الحل ، يمكن تنظيم العمل مع جزء من المستندات بشكل أساسي أو حصري في شكل إلكتروني. يمكن رقمنة المستندات الورقية الواردة ، ويمكن بالفعل إجراء جميع الأعمال الإضافية معهم إلكترونيًا. يمكن أيضًا تنظيم عملية تنفيذ المستندات (فرض وتنفيذ القرارات) في شكل إلكتروني.
إذا كان لدى المؤسسة قناة متاحة بشكل دائم على الإنترنت ، فيمكن تنظيم الوصول عن بُعد إلى نظام EDD من خلال واجهة ويب ، مما يسمح لك بالتحكم في تقدم العمل سواء بالنسبة للمسؤولين الموجودين بالخارج أو للمنظمات الأعلى.
يتيح هذا الحل:
تقليل العبء على موظفي المكتب عن طريق نقل جزء من الوظائف إلى الإدارات ؛
زيادة فعالية الرقابة على تنفيذ الوثائق ؛
تنظيم نظام تخزين فعال للوثائق ذات الصلة ؛
تقليل وقت البحث عن المستندات الضرورية ؛
تقليل عدد المستندات "المفقودة" التي لا يُعرف مكان وجودها ؛
تسريع عمل الموظفين وجعله أكثر كفاءة في تنفيذ المستندات ؛
تقليل تكاليف التعامل مع التماسات المواطنين والمنظمات المقدمة إلكترونياً (عبر البوابة) ؛
لتطوير ودعم البوابة ، بالإضافة إلى تنظيم الوصول عن بعد عبر الإنترنت إلى بيانات نظام EDD ، ومجموعة من تقنيات الإنترنت من Microsoft (خدمات معلومات الإنترنت ، تقنية ASP ، Microsoft Index Server) وواجهة برمجة التطبيقات (API) التي يوفرها نظام Delo-Enterprise للنشر يمكن استخدام المستندات مباشرة من القاعدة.
استنتاج.
من سمات العمل المكتبي وسير العمل في السلطات العامة أو الحكومة المحلية ، كنظام دعم وثائقي للإدارة ، انعكاس 100٪ للعمليات الإدارية في شكل وثائقي. لهذا السبب ، تكتسب عمليات العمل المكتبي وتداول المستندات طابعًا قائمًا بذاته وتتطلب نظام إدارة خاص بها.
تجري حاليًا عملية إدخال تكنولوجيا وشبكات الكمبيوتر في المؤسسات العامة بنشاط ، وفي كثير منها يكون المستوى الذي تم تحقيقه حتى الآن كافياً لإدخال التقنيات الحديثة للعمل مع المستندات. ولكن بالإضافة إلى أجهزة الكمبيوتر والشبكات ، يتطلب ذلك مجموعة من الحلول البرمجية الحديثة.
يدرك الاتحاد الروسي تمامًا أهمية هذا الاتجاه ، والذي ينعكس في برنامج الهدف الفيدرالي "روسيا الإلكترونية" بشكل عام وفي عدد من أنشطته المحددة.
تعتمد النتيجة النهائية للأنشطة الإدارية لجهاز الدولة على العديد من الروابط الوسيطة ، أحدها هو إنتاج الأعمال ، مما يسمح بالكفاءة والمرونة في اتخاذ القرار. ينسق عمل الحالة جميع مراحل العمل - من التصميم إلى التنفيذ العملي للحلول. تتضمن عملية الإدارة العمليات الرئيسية الموثقة النموذجية التالية:
صنع القرار والتوثيق. إحضار القرارات إلى المنفذين ؛
تنفيذ القرار ؛ مراقبة التنفيذ جمع معلومات الأداء ؛
نقل المعلومات من خلال الروابط الرأسية والأفقية ؛ تخزين واسترجاع المعلومات.
ينفذ جهاز الإدارة وظائفه بشكل أساسي من خلال وثائق تنظيمية وإدارية عالمية ومصرح بها يتم إنشاؤها بغض النظر عن خصوصيات الأنشطة في جميع قطاعات الاقتصاد الوطني والإدارة العامة. إذا أخذنا في الاعتبار أن أكثر من 14 مليون شخص يعملون في الجهاز الإداري ، وتداول الوثائق السنوية في البلاد حوالي 60 مليار ورقة ويستمر في النمو ، فلا شك في أن التنظيم التنظيمي الفعال لهذه العملية هو من أهمية عظيمة. تعمل معايير حالة الوثائق ومصنفات جميع الاتحادات وأنظمة التوثيق الموحدة كواحدة من وسائل تنظيم تدفق المستندات. يتم التعرف على هذه المعايير وغيرها لتحقيق الاستقرار في تدفق المستندات في الدولة طوال الدورة التكنولوجية بأكملها ، لإنشاء تقنية مثالية لإدارة المستندات لكل منها
وحدة الإدارة.
قائمة الأدب المستخدم:
2. مكتب Borodina VV يعمل في نظام الإدارة العامة. [نص] / ف. بورودينا. دار النشر: RAGS ، 2008. - 376 ثانية.
3. Kirsanova M. V. مكتب العمل في السلطات العامة والحكومة المحلية: كتاب مدرسي. بدل [نص] / M. V. Kirsanova. - الناشر: Infra-M:، 2004. - 256 ص. - (تعليم عالى)
4. Kuznetsov I. N. إدارة الوثائق والعمل المكتبي. [نص] / أ. ن. كوزنتسوف. - م: يورات ، 2008. - 576 ثانية.
5. Spivak V. A. توثيق أنشطة الإدارة. [نص] / ف. أ. سبيفاك. - دار النشر: بيتر 2008. - 256 ثانية.
نظام الدولة لدعم التوثيق للإدارة. المتطلبات العامة لخدمات دعم الوثائق والتوثيق. - م ، 1991
يعمل مكتب Borodina VV في نظام الإدارة العامة. [نص] / ف. بورودينا. دار النشر: RAGS ، 2008. - 154С
Spivak V. A. توثيق أنشطة الإدارة. [نص] / ف. أ. سبيفاك. - دار النشر: بيتر 2008 - 98 م.
يعمل مكتب Borodina VV في نظام الإدارة العامة. [نص] / ف. بورودينا. دار النشر: RAGS، 2008. -184С.
Spivak V. A. توثيق أنشطة الإدارة. [نص] / ف. أ. سبيفاك. - دار النشر: بيتر 2008. - 68 م.
إم آي باساكوف. عمل مكتبي. كتاب مدرسي لطلاب المؤسسات التعليمية للتعليم الثانوي المهني. [نص] / باساكوف دار النشر: تسويق ، 2002. -95 م.
يعمل مكتب Kirsanova M.V في السلطات العامة والحكومة المحلية: كتاب مدرسي. بدل [نص] / M. V. Kirsanova. - دار النشر: Infra-M:، 2004. - 127C.
يعمل مكتب Kirsanova M.V في السلطات العامة والحكومة المحلية: كتاب مدرسي. بدل [نص] / M. V. Kirsanova. - الناشر: Infra-M:، 2004. - 154C.
إجابه: عمل مكتبي- تجميع الوثائق في حالات / مجموعات توحدها موضوع مشترك. يتم التجميع وفقًا للتصنيف المعتمد للوثائق. يجب اعتماد تصنيف الوثائق من قبل المدير العام في بداية العام. يجب الموافقة على أي تغييرات / إضافات. بعد تسجيل المستند ، يتم وضع نسخته الأصلية أو المعتمدة في الملف المناسب. إذا تم وضع نسخة في القضية (إذا كان من الضروري العمل مع الأصل) ، يتم تسجيل من لديه هذه اللحظةيقع الأصل.
عمل- هذه مجموعة من المستندات المتعلقة بموضوع معين من أنشطة الشركة ويتم وضعها في ملف منفصل بالعنوان المناسب.
من أجل تسهيل البحث عن الوثائق في الحالات واستخدامها التشغيلي لأغراض الإدارة ، يتم تجميع قائمة بعناوين الحالات ، والتي تسمى تسمية الحالات. يتم تصنيف الحالات وفقا لقواعد العمل المكتبي المعتمدة من قبل الشركة. نتيجة لذلك ، فإن المستندات ، عند تنفيذها ، ستقع فقط في تلك الحالات التي تم توفيرها مسبقًا بواسطة التسمية.
هناك نوعان من تسميات الحالات - اكتب التسميةو التسميات المحددة للحالات.
التسمية النموذجية للحالاتينشئ قائمة بالحالات النموذجية لشركة معينة ، على سبيل المثال ، يجب أن تتضمن التسمية النموذجية لمنظمة تجارية الحالات وفقًا لتدفقات المستندات (الواردة والصادرة) ، والحالات التي تجمع بين الوثائق المحاسبية وإدارة سجلات الموظفين ، إلخ.
التسميات المحددة للحالاتهي قائمة بعناوين الحالات التي تنشأ نتيجة للأنشطة التجارية لمؤسسة معينة ، على سبيل المثال ، يمكن أن تكون حالة لمشروع تابع أو لعميل شركة.
من الأنسب وضع مصطلحات للحالات بالتسلسل التالي:
- · يتم تجميع تسميات حالات التقسيمات الهيكلية الفرعية ، وفي المصطلحات لا يتم تحديد أسماء الحالات فحسب ، بل يتم أيضًا تحديد شروط تخزينها في الأرشيف ؛
- يقوم قسم متخصص من المؤسسة بتجميع التسميات الموحدة للحالات.
بعد الموافقة على التصنيف الموحد للحالات في الشركة ، يتم إرسال هذا المستند إلى جميع أقسام الشركة ويصبح إلزاميًا للتنفيذ. لا يُسمح بممارسة الأعمال التجارية خارج نطاق التسمية.
تشكيل القضايا- هذا هو التنازل عن المستندات لحالة معينة وفقًا لتسمية القضايا وتنظيم المستندات داخلها. يجب أن يتم تشكيل القضايا مركزيًا في مكان تسجيل المستندات (في المكتب أو لدى السكرتير) ويجب أن تفي بالمتطلبات التالية:
- 1 فقط مستندات (أصلية أو نسخ مصدقة) منفذة وفقًا لمتطلبات المعايير.
- 2. لا يتم تضمين المستندات في الملف:
- - لا تتوافق مع عنوان القضية ؛
- - تم تنفيذه بشكل غير صحيح (تمت إعادته للمراجعة) ؛
- - قابلة للإرجاع ؛
- - المسودات
- - نسخ غير مصدقة.
يتم تجميع المستندات في حالات سنة توثيق واحدة. يتم ترتيب المستندات داخل القضية بترتيب معين. المبادئ الأساسية لترتيب الوثائق هي كما يلي:
سؤال (حول القضايا المثارة في الوثائق) ؛
ترتيب زمني (وفقًا لتواريخ المستندات ؛ يتم تشكيل وثائق فترات التخزين الدائمة والمؤقتة في ملفات مختلفة) ؛
الترقيم (تجميع المستندات المتجانسة ذات الترقيم المتسلسل ، على سبيل المثال: الفواتير والإيصالات وما إلى ذلك).
يجب ألا تحتوي الحالة على المزيد 250 ورقة. إذا كان هناك المزيد من المستندات ، فسيتم تشكيلها في عدة مجلدات من القضية، حيث على غلاف العلبة تشير إلى رقم المجلد.
يعد إعداد المستندات المنفذة للتخزين المرحلة الأخيرة من عملية العمل المكتبي. يتم اختيار الوثائق للتخزين في الأرشيف أو للتدمير سنويًا في نهاية سنة العمل. يتم الاختيار عمولة خاصة. عند اختيار المستندات للتخزين (تحديد فترات التخزين) أو إتلافها ، يجب أن تسترشد اللجنة بـ "قائمة مستندات الإدارة القياسية التي تم إنشاؤها في أنشطة المنظمات ، مع الإشارة إلى فترات التخزين" ، التي وافق عليها رئيس الأرشيف الفيدرالي في 06.10.2000.
يتم احتساب فترة التخزين الأرشيفي للوثائق من بداية السنة التي تلي سنة انتهاء صلاحيتها. على سبيل المثال ، إذا انتهت صلاحية المستند في مايو ، فسيتم حساب فترة الاحتفاظ به اعتبارًا من 1 يناير من العام التالي. بالنسبة للوثائق التي تختارها لجنة الإتلاف ، يتم وضع قانون يسرد الأسماء والفهارس والعناوين لنص الوثائق التي يتم إتلافها. يجب أن يوقع القانون من قبل المدير العام. يحظر استخدام الوثائق المختارة للتدمير من أجل الاحتياجات الاقتصادية. كما يحظر حرقها. يتم تمزيق المستندات في آلات خاصة ، ثم يتم تسليم المواد الخام إلى نفايات الورق.
القوانين الفيدرالية رقم 149-FZ المؤرخة 27 يوليو 2006 "بشأن المعلومات وتقنيات المعلومات وحماية المعلومات" رقم 63-منطقة حرة بتاريخ 6 أبريل 2011 "في التوقيع الإلكتروني"، بتاريخ 27 يوليو 2010 رقم 210-FZ" بشأن تنظيم توفير خدمات الدولة والبلديات "، مرسوم حكومة الاتحاد الروسي بتاريخ 15 يونيو 2009 رقم 477" بشأن الموافقة على قواعد المنصب العمل في الهيئات التنفيذية الاتحادية "، بتاريخ 8 سبتمبر 2010 رقم 697" بشأن النظام الموحد للتفاعل الإلكتروني بين الإدارات "، مرسوم حكومة الاتحاد الروسي بتاريخ 12 فبراير 2011 رقم 176-r" بشأن الموافقة على خطة العمل من أجل انتقال الهيئات التنفيذية الاتحادية إلى إدارة الوثائق غير الورقية عند تنظيم الأنشطة الداخلية ".