قواعد جديدة للأرشيف: ما الذي تغير؟ وثيقة تنظيمية جديدة: قواعد تنظيم تخزين وحيازة ومحاسبة واستخدام الوثائق في أرشيف المنظمات "ماذا ستكون التعليقات؟".

في 21 سبتمبر ، بدأت قواعد تنظيم التخزين والاقتناء والمحاسبة واستخدام المستندات في العمل صندوق المحفوظات الاتحاد الروسيوغيرها من الوثائق الأرشيفية في الهيئات سلطة الدولة، الأجهزة حكومة محليةوالمنظمات (تمت الموافقة عليها بأمر من وزارة الثقافة الروسية بتاريخ 31 مارس 2015 برقم 526 ؛ من الآن فصاعدًا - القواعد الجديدة).

ما الذي وجهك قبل إصدار القواعد الجديدة؟

قبل الموافقة على القواعد الجديدة ، كانت محفوظات سلطات الدولة ، والحكومات المحلية ، والمنظمات (المشار إليها فيما يلي باسم أرشيفات المنظمات) تسترشد في عملها بالقواعد الأساسية لعمل محفوظات المنظمات ، وبعض أرشيفات المنظمات. استخدمت المنظمات مستندًا قديمًا جدًا - القواعد الأساسية لعمل أرشيفات الإدارات. لم تكن كلتا الوثيقتين وثيقتين معياريتين ، لكنهما حددتا وضعهما على أنه معياري وثيقة منهجية. في الوقت نفسه ، كانت القواعد الأساسية لعام 1985 تتمتع بالفعل بوضع الوثيقة التنظيمية ، حيث تمت الموافقة عليها بأمر من المحفوظات الرئيسية ، ولم تتم الموافقة على القواعد الأساسية لعام 2002 من قبل الأرشيف الفيدرالي ، وبالتالي لم يكن لديها حالة الوثيقة التنظيمية.

لأي سبب ، في ظل وجود القواعد الأساسية لعام 2002 ، أصبح من الضروري تطوير وثيقة تنظيمية جديدة حول المنظمة تخزين الوثائقفي أرشيف المنظمات؟

الحقيقة هي أنه في عام 2004 ، تم اعتماد القانون الاتحادي المؤرخ 22 أكتوبر 2004 رقم 125-FZ "بشأن الأرشفة في الاتحاد الروسي" (المشار إليه فيما يلي بالقانون الاتحادي رقم 125-FZ) ، والذي أدخل العديد من الابتكارات في تنظيم الأرشفة في الدولة:

اِستِخلاص

من قانون اتحاديرقم 125-FZ

المادة 13. إنشاء المحفوظات

1. هيئات الدولة والحكومات المحلية منطقة البلديةوحي المدينة مطلوب لإنشاء المحفوظاتلتخزين وحيازة وحساب واستخدام الوثائق الأرشيفية التي تشكلت في سياق أنشطتها.

2. المنظمات والمواطنين الحق في إنشاء المحفوظاتلغرض تخزين الوثائق الأرشيفية التي تم تكوينها في سياق أنشطتهم ، بما في ذلك لغرض تخزين واستخدام الوثائق الأرشيفية التي ليست من ممتلكات الدولة أو البلدية.

المادة 17 الواجبات وكالات الحكومةوالحكومات المحلية والمنظمات والمواطنين المشاركين في النشاط الرياديبدون تعليم كيان قانونيلضمان سلامة الوثائق الأرشيفية

1 - تلتزم هيئات الدولة وهيئات الحكومة الذاتية المحلية والمنظمات والمواطنون المشاركون في أنشطة ريادة الأعمال دون تشكيل كيان قانوني بضمان سلامة الوثائق الأرشيفية ، بما في ذلك الوثائق المتعلقة شؤون الموظفين، خلال فترات تخزينها التي تحددها القوانين الاتحادية والتنظيمية الأخرى الأفعال القانونيةالاتحاد الروسي ، وكذلك قوائم الوثائق [...]

أيضًا ، قدم هذا القانون الاتحادي مفهوم ملكية الوثائق الأرشيفية (قد تكون الوثائق في الدولة (الفيدرالية ، ملك الكيانات المكونة للاتحاد الروسي) ، البلدية ، ملكية خاصة(ليس المنظمات الحكوميةوالأفراد).

بالإضافة إلى ذلك ، وافق الأمر الصادر عن وزارة الثقافة الروسية بتاريخ 18 يناير 2007 رقم 19 على قواعد تنظيم تخزين وحيازة وحساب واستخدام وثائق صندوق المحفوظات للاتحاد الروسي وغيرها من الوثائق الأرشيفية في الدولة و المحفوظات البلدية والمتاحف والمكتبات والمنظمات الأكاديمية الروسيةالعلوم (من الآن فصاعدًا - قواعد 2007).

هاتان الحالتان ، بالإضافة إلى حقيقة أن القواعد الأساسية لا تتمتع بوضع الوثيقة المعيارية ، أجبرتنا على اللجوء إلى تطوير وثيقة معيارية تحدد إجراءات تخزين الوثائق في أرشيف المنظمات.

"ماذا ستكون التعليقات؟"

أثناء تطوير مسودة القواعد الجديدة ، تمت مناقشة الوثيقة مرتين على نطاق واسع بين أمناء المحفوظات:

المرة الأولى - من قبل موظفي هيئات إدارة الأرشيف في الكيانات المكونة للاتحاد الروسي والمحفوظات الحكومية والبلدية ؛
المرة الثانية - موظفو الهيئات الاتحادية قوة تنفيذية.

أكثر من 400 ملاحظة جاءت من أرشيف الدولة والبلديات وحدها. تم النظر بعناية في جميع التعليقات الواردة ، وفي المرحلة النهائية - من قبل مجموعة عمل مؤقتة ، والتي تضمنت متخصصين من الأرشيف الفيدرالي و VNIIDAD. وتجدر الإشارة إلى أن العديد من التعليقات نتجت عن رغبة أمناء المحفوظات في وصف العمليات الفردية لتقنيات الأرشفة بأكبر قدر ممكن من التفاصيل المستخدمة لضمان السلامة والمحاسبة وتجميع واستخدام الوثائق في محفوظات المنظمات ، والتي ، في من المستحيل القيام به ، بالنظر إلى حالة القواعد الجديدة كوثيقة معيارية.

في الوقت نفسه ، كانت بعض الملاحظات ذات طبيعة أساسية ، على سبيل المثال ، الملاحظة التي مفادها أنه في قسم "الجمعية" من مشروع القواعد الجديدة ، لم يتم التطرق إلى مسألة فحص قيمة الوثائق بشكل متسق ، على وجه الخصوص ، إلى حقيقة أن الأحكام المتعلقة بتسميات القضايا قد تم استبعادها. مع الأخذ في الاعتبار أنه في الوقت الحالي يتم تحديد شكل تسمية شؤون المنظمة وإجراءات تطويرها فقط في وثيقة منهجية - توصيات منهجية لتطوير تعليمات للعمل المكتبي في الهيئات الفيدراليةالسلطة التنفيذية ، عند الانتهاء من مسودة القواعد الجديدة ، تقرر أن تدرج في قسم "الجمعية" الأحكام الرئيسية المتعلقة بتسميات القضايا ، بما في ذلك شكل تسمية القضايا (ملخص و الوحدة الهيكلية).

تعيين قواعد جديدة

القواعد الجديدة مخصصة للسلطات العامة والحكومات المحلية والمنظمات التي تنشئ أرشيفات لتخزين وحيازة ومحاسبة واستخدام الوثائق الأرشيفية التي تم تشكيلها في سياق أنشطتها.

وهي لا تنطبق على تنظيم تخزين وحيازة وحساب واستخدام وثائق صندوق المحفوظات التابع للاتحاد الروسي وغيرها من الوثائق الأرشيفية التي تحتوي على معلومات تشكل سرًا من أسرار الدولة.

القواعد الجديدة وثيقة معيارية. هم الوضع التنظيميتحدد متطلبات أكثر صرامة لمحتواها. لم تتضمن القواعد الصادرة سابقًا (انظر أعلاه) القواعد (القواعد والمتطلبات) فحسب ، بل شملت أيضًا التوصيات والأساليب المتعلقة بكيفية تطبيق هذه المعايير. تُستثنى جميع الأحكام ذات الطبيعة التوصية والمنهجية والوصفية من القواعد الجديدة. في هذا الجزء ، تم انتقاد مسودة هذه القواعد أثناء المناقشة من قبل أمناء المحفوظات ، الذين قالوا باستمرار إن القواعد يجب أن تكون مفصلة ولا تحتوي فقط على القواعد نفسها ، ولكن أيضًا آلية تنفيذها.

هيكل ومحتوى القواعد الجديدة

تتكون القواعد الجديدة من سبعة أقسام:

الأحكام العامة.
تنظيم تخزين وثائق صندوق المحفوظات للاتحاد الروسي والوثائق الأرشيفية الأخرى في المنظمة.
المحاسبة لوثائق صندوق المحفوظات للاتحاد الروسي والوثائق الأرشيفية الأخرى في المنظمة.
استكمال الأرشيف بوثائق من صندوق المحفوظات للاتحاد الروسي ووثائق أرشيفية أخرى.
تنظيم استخدام وثائق صندوق المحفوظات للاتحاد الروسي والوثائق الأرشيفية الأخرى للمنظمة.
نقل وثائق المنظمة للتخزين في أرشيف الولاية (البلدي).
نقل الوثائق أثناء إعادة تنظيم أو تصفية المنظمة ، تغيير رئيس أرشيف المنظمة.

توفر ملاحق القواعد الجديدة المحاسبة والأشكال الأخرى للوثائق المستخدمة في أرشيف المنظمات.

يتوافق تسلسل الأقسام الرئيسية من هذه القواعد مع القانون الاتحادي رقم 125-FZ وقواعد عام 2007 ، على الرغم من أنه ، كما لاحظ العديد من الخبراء في مرحلة المناقشة ، سيكون من المنطقي أكثر أن تبدأ بالاقتناء وتنتهي بالاستخدام.

تعكس أقسام القواعد الجديدة الوظائف الرئيسية لأرشيف المنظمة:

تنظيم تخزين وثائق صندوق المحفوظات للاتحاد الروسي والوثائق الأرشيفية الأخرى ؛
محاسبة الوثائق
استكمال أرشيف المنظمة بالوثائق ؛
تنظيم استخدام الوثائق الأرشيفية ؛
نقل الوثائق للتخزين لأرشيف الولاية (البلدية).

بالإضافة إلى ذلك ، تشمل القواعد الجديدة قسم "نقل الوثائق في حالة إعادة تنظيم أو تصفية منظمة ، وتغيير رئيس أرشيف المنظمة."

ملاحظة

على عكس القواعد الأساسية لعام 2002 ، لا تحتوي القاعدة رقم 526 على أحكام تتعلق بـ الجوانب التنظيميةأنشطة الأرشيف نفسه (لم يتم تحديد أهداف وغايات الأرشيف ووظائفه وحقوقه وما إلى ذلك). والغرض الرئيسي منها هو تحديد متطلبات تنظيم عمليات التخزين الأرشيفية للوثائق بدءًا من الحصول على أرشيف المؤسسة مع المستندات وحتى تنظيم استخدام المستندات.

دعونا نلقي نظرة على الأقسام بمزيد من التفصيل.

القسم الأول: أحكام عامة

يعرّف الأسس القانونيةتطوير الوثيقة ونطاقها ، وتحتوي أيضًا على أحكام تحدد بعض الأسس التنظيمية لأنشطة أرشيف المنظمة.

تنطبق القواعد الجديدة على السلطات العامة والحكومات والمنظمات المحلية - مصادر الحصول على أرشيفات الدولة والبلديات ، والتي يتم خلالها تشكيل وثائق صندوق المحفوظات في الاتحاد الروسي (فيما يلي - المنظمات). يمكن أيضًا استخدام أحكام هذه القواعد من قبل دولة أخرى و منظمات غير حكومية، التي لا تنتج أنشطتها وثائق من صندوق المحفوظات للاتحاد الروسي.

استنادًا إلى أحكام القانون الاتحادي رقم 125-FZ ، تنص القواعد الجديدة على أن هيئات الدولة وهيئات الحكم الذاتي المحلية في المقاطعة البلدية ومنطقة المدينة والمقاطعة الداخلية ملزمة بإنشاء أرشيفات للتخزين والاستحواذ والمحاسبة والاستخدام من الوثائق الأرشيفية التي تشكلت في سياق أنشطتها. يتم تحديد مهام ووظائف الأرشيف (الأرشيف المركزي) لهيئة الدولة ، والهيئة الحكومية المحلية ، والتنظيم - مصدر الاستحواذ على الدولة ، والأرشيف البلدي من خلال اللائحة التي وافق عليها رئيس المنظمة.

ملاحظة

لا تنطبق القواعد الجديدة على تنظيم التخزين والاقتناء والمحاسبة واستخدام وثائق صندوق المحفوظات للاتحاد الروسي وغيرها من الوثائق الأرشيفية التي تحتوي على معلومات تشكل سرًا للدولة.

القسم الثاني. تنظيم تخزين وثائق صندوق المحفوظات للاتحاد الروسي والوثائق الأرشيفية الأخرى في المنظمة

يحدد مفهوم الصندوق الأرشيفي للمنظمة وأنواع الصناديق الأرشيفية للمنظمة.

صندوق المحفوظات التابع للمنظمة هو جزء من صندوق الوثائق ، بما في ذلك وثائق صندوق المحفوظات للاتحاد الروسي ، ووثائق الموظفين ووثائق فترات التخزين المؤقتة (أكثر من 10 سنوات) المدرجة في مستندات المحاسبةأرشيف. صندوق الأرشيف خاضع للتخزين في أرشيف المنظمة.

أنواع الصناديق الأرشيفية للمنظمة:

صندوق أرشيفية المنظمة ، ويتألف من وثائق من صندوق المحفوظات في الاتحاد الروسي ووثائق أرشيفية أخرى ؛
صندوق أرشيفية مشترك ، يتألف من وثائق صندوق المحفوظات للاتحاد الروسي الذي تم تشكيله في سياق أنشطة منظمتين أو أكثر ووثائق أرشيفية أخرى لها روابط تاريخية و / أو مشروطة منطقيًا مع بعضها البعض ؛
مجموعة أرشيفية تتكون من وثائق أرشيفية فردية من أصول مختلفة ، موحدة وفقًا لواحد أو أكثر من الخصائص (موضوعية ، خاصة بالمؤلف ، محددة ، كائن ، إلخ).

تخزين المستندات الورقية. تؤكد الفقرة 2.9 من القواعد الجديدة على ما يلي: يتم تخزين الوثائق الأرشيفية بطريقة منهجية داخل صندوق الأرشيف.وحدة تنظيم وثائق صندوق الأرشيف في أرشيف المنظمة هي وحدة التخزين. تحدد القواعد أيضًا علامات تنظيم وحدات التخزين في صندوق الأرشيف:

الهيكلية (تنتمي وحدات التخزين إلى الأقسام الهيكلية للمنظمة) ؛
كرونولوجي (حسب الفترات أو التواريخ التي تنتمي إليها وحدات التخزين) ؛
وظيفي ، قطاعي ، موضوعي ، موضوع السؤال (مع مراعاة وظائف المنظمة أو الموضوعات أو القضايا المتعلقة بمحتوى وحدات التخزين) ؛
اسمي (حسب الشكل الكتابي - أنواع وأنواع المستندات) ؛
مراسل (للمنظمات ، نتيجة للمراسلات التي تشكلت معها وحدات التخزين) ؛
جغرافيًا (وفقًا لمناطق معينة ، المستوطناتوالأشياء الجغرافية الأخرى التي يرتبط بها محتوى الوثائق ومؤلفوها ومراسلوها) ؛
المؤلف (بأسماء المنظمات أو أسماء المواطنين الذين هم مؤلفو الوثائق).

يتم وضع المتطلبات لضمان سلامة المستندات (الشروط المعيارية (المثلى) لتخزين المستندات ؛ التنسيب الرشيد للوثائق في الأرشيف ؛ التحقق من توفر المستندات وحالتها ، وإجراءات البحث عن المستندات) ، بما في ذلك ميزات تخزين المستندات الإلكترونية

تخزين المستندات الإلكترونية.تحدد القواعد الشروط الإلزامية لتخزين مثل هذه المستندات:

وجود نسختين على الأقل من كل وحدة تخزين من المستندات الإلكترونية في أرشيف المؤسسة (يجب أن تكون النسخ الرئيسية والنسخة العاملة على أجهزة مادية مختلفة) ؛
توافر التقنية و أدوات البرمجياتمصممة لنسخ المستندات الإلكترونية ونسخها وتحويلها وترحيلها ، والتحكم في المستندات المادية و الحالة الفنية;
ضمان طريقة تخزين المستندات الإلكترونية ، باستثناء ضياع المعلومات أو توزيعها غير المصرح به أو إتلافها أو تشويهها.

تنسيق المستندات الإلكترونية النصية المنقولة للتخزين في أرشيف المنظمة - مصدر اقتناء أرشيف الدولة والبلدية - PDF / A.

تنص القواعد على أنه في حالة حدوث تغيير في بيئة البرامج والأجهزة وتقادم تنسيقات الكمبيوتر وتلف الوسائط ، يقوم أرشيف المنظمة بالعمل على تحويل المستندات الإلكترونية إلى تنسيقات جديدة و / أو إلى وسائط جديدة.

بالإضافة إلى الأحكام التي تمت مناقشتها أعلاه ، هذا القسميحدد الإجراء الخاص بالتحقق من توفر مستندات الأرشفة وحالتها (البند 2.39-2.43) ، وتنظيم البحث عن المستندات غير المكتشفة (البند 2.44) ، وإجراءات إصدار المستندات من الأرشيف (البند 2.45-2.48) ، وكذلك الإجراء لضمان سلامة الوثائق الأرشيفية عندما حالات طارئة(القسم 2.49).

التحقق من توافر المستندات الورقية وحالتها. يتم إجراؤها في أرشيف المنظمة من قبل لجنة أو موظفين اثنين على الأقل مرة واحدة على الأقل كل 10 سنوات ، والمستندات الإلكترونية - مرة واحدة على الأقل كل 5 سنوات.

وفقًا للبند 2.11.5 من الأمر الصادر عام 2007 ، يتم إجراء فحوصات استثنائية لمرة واحدة لتوافر وحالة جميع وثائق أرشيف المنظمة أو أجزائها الفردية (المجموعات):

متى الكوارث الطبيعيةوالتحركات الجماعية وغيرها من الظروف التي قد تؤدي إلى فقدان أو إتلاف الوثائق الأرشيفية ،
عند تغيير رؤوس المحفوظات.

بناءً على نتائج التدقيق ، يتم وضع الإجراءات التالية:

التحقق من توافر الوثائق الأرشيفية وحالتها (الملحق رقم 3) ؛
بشأن الأخطاء الفنية في المستندات المحاسبية (إن وجدت) (الملحق رقم 4) ؛
حول اكتشاف وثائق (لا علاقة لها بهذا الصندوق ، في عداد المفقودين) (ملحق رقم 5).

إجراءات إصدار الوثائق من الأرشيف.يتم إصدار المستندات بناءً على إذن كتابي من رئيس أرشيف المنظمة أو نائبه (إذا كان الأرشيف مؤسسة) ، رئيس الوحدة الهيكلية للمنظمة (إذا كان الأرشيف وحدة هيكلية):

موظفي الأقسام الهيكلية للمنظمة ؛
القضائية وإنفاذ القانون وغيرها الهيئات المخولةفي في الوقت المناسب;
مستخدمين آخرين بناء على طلب كتابي.

يجب ألا تتجاوز مدة إصدار المستندات من الأرشيف:

شهر واحد - للاستخدام من قبل موظفي المنظمة والمستخدمين الآخرين ؛
ستة أشهر - للهيئات القضائية وإنفاذ القانون والهيئات الأخرى المخولة.

من الممكن تمديد فترة إصدار المستندات - بإذن من رئيس المنظمة على أساس تأكيد خطي من المستخدم بشأن حفظ / حفظ المستندات.

يتم إصدار المستندات الإلكترونية من الأرشيف في النموذج نسخ إلكترونيةأو نسخ إلى نسخة ورقية.

لا يتم إصدار مستندات من الأرشيف:

إذا كان هناك صندوق استخدام ؛
في حالة بدنية سيئة.

القسم الثالث. المحاسبة لوثائق صندوق المحفوظات للاتحاد الروسي والوثائق الأرشيفية الأخرى في المنظمة

مخصص للأسئلة اثنين من وثائق صندوق المحفوظات للاتحاد الروسي وغيرها من الوثائق الأرشيفية فيالمنظمات.

كما هو منصوص عليه في البند 3.1 من القواعد الجديدة ، تخضع جميع المستندات المخزنة في أرشيف المنظمة ، بما في ذلك المستندات الخاصة بالموظفين ، ونسخ المستندات من الصندوق للاستخدام (إن وجدت) وقوائم جرد الحالات والوثائق للمحاسبة.

وحدات المحاسبة الرئيسية للوثائق الأرشيفية هي:

يتم تعيين رقم حساب لكل وحدة تخزين ، وهو جزء من تشفير الأرشيف.

قاموسنا

الشفرات الأرشيفية- تعيين مطبق في الزاوية اليسرى السفلية لكل وحدة تخزين من أجل ضمان المحاسبة والتعريف - يتكون من: رقم صندوق الأرشيف ؛ أرقام جرد القضايا والوثائق ؛ رقم وحدة التخزين.

يشار إلى الشفرة الأرشيفية للوثائق الإلكترونية المخزنة على وسائط إلكترونية منفصلة على الملحق المرفق في علبة الوسائط. الشفرات الأرشيفية للوثائق الإلكترونية المخزنة في ملفات نظام معلوماتالأرشيف ، هو جزء من الوصف التعريفي (عنصر الوصف الإلزامي) لحاوية المستندات الإلكترونية.

تنعكس المعلومات المتعلقة بالوحدات المحاسبية للأرشيف في مستندات المحاسبة. هناك حكم جديد من القواعد في تنظيم محاسبة المستندات وهو الحكم الخاص بتخصيص مجموعتين من وثائق المحاسبة في أرشيف المنظمة: الرئيسية (إلزامية) والمساعدة.

يشمل تكوين وثائق المحاسبة الرئيسية (الإلزامية) لأرشيف المنظمة ما يلي:

دفتر محاسبة لاستلام الحالات والوثائق والتخلص منها (الملحق رقم 11) ؛
قائمة الأموال (الملحق رقم 12) ؛
ورقة الصندوق (الملحق رقم 13) ؛
جرد القضايا والوثائق (ملاحق رقم 14-16) ؛
سجل قوائم الجرد (ملحق رقم 19).

وترد أشكال قوائم الجرد للحالات الإلكترونية في الملحقين رقم 17 و 18 من القواعد الجديدة.

لا يتم تنظيم تكوين مستندات المحاسبة المساعدة ، ولكل أرشيف الحق في استخدامها نماذج المحاسبة، التي يحتاجها فيما يتعلق بتفاصيل المستندات المخزنة ، أو لأسباب أخرى.

تنص القواعد أيضًا على أن أرشيف المنظمة يمكنه الاحتفاظ بالسجلات في الوضع الآلي باستخدام قواعد البيانات المحاسبية (DB) (انظر الفقرة 3.13). قواعد البيانات المحاسبية لأرشيف المنظمة - يجب أن يكون مصدر الحصول على أرشيف الولاية (البلدية) متوافقًا مع قواعد البيانات المحاسبية المقابلة لأرشيفات الدولة (البلدية) وهيئات إدارة الأرشيف.

القسم الرابع. استكمال الأرشيف بوثائق من صندوق المحفوظات للاتحاد الروسي ووثائق أرشيفية أخرى

مخلص قضايا استكمال أرشيف المنظمة بوثائق من صندوق المحفوظات للاتحاد الروسي ووثائق أرشيفية أخرى. يعد الحصول على أرشيف المنظمة بمثابة تجديد منهجي للأرشيف بوثائق الأقسام الهيكلية للمنظمة.

ثبت أن وثائق صندوق المحفوظات للاتحاد الروسي ووثائق فترات التخزين المؤقتة (أكثر من 10 سنوات) ، بما في ذلك. يتم نقل المستندات الخاصة بالموظفين إلى أرشيف المنظمة في موعد لا يتجاوز عام واحد ولا يزيد عن ثلاث سنوات بعد الانتهاء من القضايا في العمل المكتبي. الاستثناء هو المستندات الخاصة بموظفي الدولة المدنيين والبلديين الذين تم فصلهم من الخدمة - يتم نقلهم إلى أرشيف المنظمة بعد 10 سنوات من تاريخ إقالة الموظفين.

ملاحظة

لا يتم نقل حالات فترات التخزين المؤقت (حتى 10 سنوات شاملة) ، كما تم إثباتها منذ فترة طويلة في ممارسة أرشيف المنظمات ، إلى الأرشيف ، ويتم تخزينها في الأقسام الهيكلية للمنظمة وبعد انتهاء صلاحية فترات التخزين عرضة للتدمير بالطريقة المقررة.

تنص القواعد الجديدة على أنه يتم نقل القضايا إلى أرشيف المنظمة بعد فحص قيمتها. لهذا السبب ، يحدد هذا القسم إجراءات إجراء فحص لقيمة المستندات ، وإعداد الحالات لنقلها إلى أرشيف المنظمة ، وتجميع قوائم جرد حالات الوحدات الهيكلية ، على أساسها يتم نقل الحالات إلى الأرشيف للمنظمة ، ويؤكد أيضًا أنه قبل فحص قيمة المستندات بالطريقة المحددة ، يُحظر إتلاف المستندات.

وتلفت أحكام القسم الانتباه إلى حقيقة أن جرد القضايا التخزين الدائموالأفراد ، يتم النظر في أعمال إتلاف الوثائق في الاجتماع لجنة الخبراء(EC) ، عادة في وقت واحد. بناءً على نتائج الدراسة ، تنسق المفوضية الأوروبية قوائم جرد الحالات ، ووثائق التخزين الدائم والموظفين ، وتعمل على تخصيص الوثائق للتدمير.

المنظمات - تقدم مصادر الحصول على أرشيف الولاية (البلدية) قوائم جرد لملفات المستندات الخاصة بفترة التخزين الدائم والموظفين (الأقسام السنوية) ، التي وافقت عليها المفوضية الأوروبية للمنظمة ، للنظر فيها من قبل لجنة التحقق من الخبراء (EPC) التابعة لمؤسسة الأرشيف :

فترة التخزين الدائم - للموافقة ؛
على الأفراد - للاتفاق.

بعد قوائم جرد الحالات ، تتم الموافقة على المستندات والموافقة عليها من قبل EPC ، ويوافق رئيس المنظمة على قوائم الجرد هذه والعمل المتعلق بالتخصيص لتدمير المستندات التي لا تخضع للتخزين. علاوة على ذلك ، يمكن تدمير الحالات المخصصة بموجب قانون التدمير.

يجب على المنظمات التي لا تنشئ أنشطتها وثائق خاصة بصندوق المحفوظات في الاتحاد الروسي ألا تنسق قوائم جرد الحالات من قبل الموظفين مع EPC التابع لمؤسسة الأرشيف.

ملاحظة

ينص البند 4.13 من القواعد الجديدة على أن الملفات الإلكترونية ذات الامتداد منتهية الصلاحيةالتخزين قابلة للتخصيص للتدمير على الاراضي المشتركة، وبعد ذلك يتم تدميرها فعليًا أو تدميرها بواسطة البرامج والأجهزة مع ملاحظة مقابلة في القانون.

يتم إيلاء اهتمام خاص في هذا القسم من القواعد لتسميات شؤون المنظمة. وفقًا لمبادئها الرئيسية:

إصلاح تصنيف (تجميع) المستندات المنفذة في ملفات (ملفات إلكترونية) وهي الوثيقة المحاسبية الرئيسية التي تعكس تكوين وتنظيم الصندوق الوثائقي للمنظمة ؛
هو الأساس لتجميع قوائم الجرد للحالات ، ووثائق فترات التخزين الدائمة والمؤقتة (أكثر من 10 سنوات) ، وكذلك لتسجيل حالات التخزين المؤقت (حتى 10 سنوات شاملة) ؛
تم تطويره على أساس قوائم قياسية وإدارية وقوائم أخرى للوثائق التي تشير إلى فترات التخزين ، والأفعال القانونية التنظيمية الأخرى ، فضلاً عن التسميات القياسية والنموذجية للقضايا ؛
تم وضعه في النموذج المحدد (الملحق رقم 25) على أساس تسميات حالات التقسيمات الهيكلية (الملحق رقم 26).

المنظمات - تقوم مصادر الحصول على أرشيفات الدولة (البلدية) مرة كل خمس سنوات بتنسيق تسميات الحالات مع CEC (EC) للمنظمة وتقديمها للموافقة عليها من قبل EPC ذات الصلة أو أرشيف الدولة (البلدية) ، وفقًا لـ الصلاحيات الممنوحة لها. المنظمات التي لا تنشئ أنشطتها وثائق من صندوق المحفوظات التابع للاتحاد الروسي توافق على تسمية القضايا من تلقاء نفسها.

تحدد القواعد النظام تمرينلنقلها إلى أرشيف تنظيم المستندات الإلكترونية. على وجه الخصوص ، يتم توفير قوائم جرد منفصلة لوحدات تخزين المستندات الإلكترونية للتخزين الدائم ، وفترات تخزين مؤقتة (أكثر من 10 سنوات) ، بما في ذلك. من قبل الأفراد. ترد أشكال قوائم الجرد للحالات الإلكترونية ، كما قلنا من قبل ، في الملحقين رقم 17 و 18 للقواعد الجديدة.

القسم الخامس.تنظيم استخدام وثائق صندوق المحفوظات للاتحاد الروسي والوثائق الأرشيفية الأخرى الخاصة بالمنظمة

يحدد هذا القسم القواعد المتعلقة بتنظيم استخدام وثائق صندوق المحفوظات للاتحاد الروسي والوثائق الأرشيفية الأخرى الخاصة بالمنظمة. الأحكام الرئيسية للقواعد في هذا الجزء هي كما يلي:

ملحوظة

تحدد القواعد الجديدة أشكال استخدام وثائق الأرشيف. أهمها:

دعم المعلومات لموظفي المنظمة ؛

تنفيذ طلبات المستخدم ، بما في ذلك. استفسارات المواطنين ذات الطبيعة الاجتماعية والقانونية ؛

إصدار الوثائق والحالات للاستخدام المؤقت ، وتوفير نسخ من الوثائق الأرشيفية بناء على طلب المستخدمين ، بما في ذلك. في شكل مستندات إلكترونية.

يتم إيلاء اهتمام خاص في القواعد الجديدة لتنظيم العمل مع طلبات المستخدمين. مُعرف:

أنواع الطلبات (الطابع الموضوعي والاجتماعي - القانوني) ؛
متطلبات طلب كتابي (شكله ، تكوين المعلومات التي يجب أن يتضمنها الطلب) ؛
إجراءات التعامل مع الطلبات (المواعيد النهائية للتسجيل ، والنظر ، وإعادة توجيه الطلبات غير الأساسية ، وإعداد الردود على طلبات المستخدمين في شكل مرجع أرشيفية ، ومستخرج أرشيفية ونسخة أرشيفية) ؛
ميزات تنظيم العمل مع الطلبات الواردة عبر الإنترنت.

تحدد القواعد الجديدة الحالات التي قد يرفض فيها الأرشيف إصدار وثائق أرشيفية:

توافر صندوق للاستخدام ؛
سيئ الحالة الفيزيائيةمستندات؛
عدم اجتياز المستندات الوصف العلمي والتصميم الفني (حتى الانتهاء من هذه الأعمال) ؛
القيود المفروضة على الاستخدام المنصوص عليها في تشريعات الاتحاد الروسي أو الجهة المنشئة للصندوق.

رالقسم الرابع. نقل وثائق المنظمة للتخزين لأرشيف الولاية (البلدي)

يحدد الإجراء الخاص بنقل وثائق المنظمة للتخزين إلى أرشيف الدولة (البلدية). يحدد هذا القسم ما يلي:

المنظمات - مصادر الحصول على أرشيفات الدولة (البلدية) بعد انتهاء صلاحية التخزين المؤقت لوثائق صندوق المحفوظات للاتحاد الروسي في الأرشيف ، تقوم المنظمات بنقلها للتخزين الدائم إلى أرشيف الدولة (البلدية) المناسب وفقًا للقواعد رقم 19
يجوز للمنظمات الحكومية وغير الحكومية التي ليست مصادر للحصول على أرشيفات الدولة (البلدية) نقل وثائق صندوق المحفوظات التابع للاتحاد الروسي ، الذي تم تشكيله في إطار أنشطتها ، إلى أرشيفات الدولة (البلدية) على أساس الاتفاقات.

تحدد القواعد الجديدة إجراءات نقل المستندات. يشددون على أن المستندات يتم نقلها للتخزين الدائم بطريقة منظمة مع الجهاز المرجعي العلمي المناسب ، ويتم إضفاء الطابع الرسمي على نقل المستندات إلى أرشيف الدولة (البلدية) من خلال قانون قبول ونقل المستندات للتخزين (الملحق رقم 30) ).

القسم السابع. نقل الوثائق أثناء إعادة تنظيم أو تصفية المنظمة ، تغيير رئيس أرشيف المنظمة

يحدد الترتيب نقل الوثائق أثناء إعادة تنظيم أو تصفية المنظمة ، تغيير رئيس أرشيف المنظمة. يحدد هذا القسم أن نقل وثائق المنظمة المصفاة هو مسؤولية اللجنة المشكلة لنقل الشؤون والممتلكات.

في حالة تصفية المنظمات - مصادر الحصول على أرشيف الدولة (البلدية) ، يتم تضمين ممثل عن أرشيف الدولة (البلدية) في لجنة التصفية.

عند تغيير رئيس أرشيف المنظمة (الشخص المسؤول عن أرشيف المنظمة) ، يتم قبول ونقل المستندات من الأرشيف والمحاسبة و جهاز مرجعي علميلهم حسب الفعل.

ملخص

1. القواعد الجديدة معقدة أنظمة، تغطي جميع العمليات الرئيسية التي يقوم بها أرشيف المنظمة:

تنظيم تخزين الوثائق ،
أرشفة الوثائق ،
أرشفة الوثائق
استخدام الوثائق الأرشيفية.

2. منذ هذه القواعد وثيقة معيارية، من الممكن أنه في عملية تطبيقه في الممارسة العملية ، قد تكون هناك حاجة إلى ملحق منهجي للوثيقة (تطوير التوصيات ، القواعد الارشاديةبموجب القواعد ككل أو أقسام منفصلةقواعد).

3. الفرق الأساسي الرئيسي بين القواعد الجديدة والوثائق الأخرى هو أن هذه القواعد هي وثيقة معيارية. القواعد الأساسية لعام 2002 استشارية في طبيعتها ، والقواعد الأساسية لعام 1985 كانت وثيقة تنظيمية ومنهجية. لهذا السبب ، فإن القواعد الجديدة أصغر بكثير من حيث النطاق: فهي تحتوي فقط على تلك الأحكام (القواعد ، المتطلبات) التي يجب تطبيقها في بدون فشل. كل شيء آخر - أي كيفية القيام بذلك - تحت رحمة أمناء المحفوظات.

4. يمكننا القول أن المتطلبات أصبحت أقل. تم تقليل عدد أشكال المستندات الإلزامية. في السابق ، كان هناك أكثر من 40 منها: في القواعد الأساسية رقم 263 - 44 نموذجًا ، في القواعد الأساسية - 48 ، الآن ، في القواعد الجديدة - 30. هذا يعني أن الأرشيفات يمكنها استخدام أشكالها الخاصة إذا لزم الأمر. من الناحية العملية ، كان كذلك.

5. تركز القواعد الجديدة في المقام الأول على المنظمات التي هي مصادر لاقتناء محفوظات الدولة والبلديات ، ولكن هذا لم يتم توضيحه بشكل مباشر في الوثيقة ، لذلك فمن الأصح القول إن القواعد موجهة إلى المنظمات التي لديها أرشيف.

تمت الموافقة عليها بأمر من الأرشيف الرئيسي لاتحاد الجمهوريات الاشتراكية السوفياتية بتاريخ 5 سبتمبر 1985 برقم 263 (يشار إليها فيما يلي بالقواعد الأساسية لعام 1985). في الواقع ، فقدوا قوتهم بنشر أمر وزارة الثقافة الروسية بتاريخ 31 مارس 2015 رقم 526 ، والذي وافق على القواعد الجديدة التي نأخذها في الاعتبار في المقال.

مشرف 20.05.2019 0 تعليق

ما الذي يجب الاعتماد عليه الآن في الميدان اللائحةوالدعم المنهجي للأرشفة؟

أولا ، يوم الوثيقة الحالية، وهي ذات طبيعة معيارية: قواعد تنظيم تخزين ، وحيازة ، ومحاسبة ، واستخدام وثائق صندوق المحفوظات التابع للاتحاد الروسي والوثائق الأرشيفية الأخرى في سلطات الدولة ، والحكومات والمنظمات المحلية (تمت الموافقة عليها بأمر من وزارة الثقافة من روسيا بتاريخ 31 مارس 2015 رقم 526) ، والتي دخلت حيز التنفيذ في نهاية سبتمبر من العام الماضي. علاوة على ذلك في المقالة سوف نسميها قواعد -2015.

وثانيًا ، للوثيقة الحالية ذات الطابع المنهجي: القواعد الأساسية لعمل أرشيفات المنظمات (تمت الموافقة عليها بقرار من كوليجيوم الأرشيف الاتحادي بتاريخ 6 فبراير 2002 ، فيما يلي - القواعد الأساسية) . عديدة أمور عملية، المتأثرة فقط بقواعد 2015 ، يتم تناولها هنا بشيء من التفصيل ، على سبيل المثال ، إجراء تطوير تصنيف الحالات.

القواعد الأساسية لعمل أرشيفات الإدارات (تمت الموافقة عليها بأمر من الأرشيف الرئيسي لاتحاد الجمهوريات الاشتراكية السوفياتية بتاريخ 09/05/1985 رقم 263) ، والتي لم تكن وثيقة عمل لفترة طويلة بسبب العمر ، تم إرسالها أخيرًا إلى راحة مستحقة ولا تخضع للتطبيق على أراضي الاتحاد الروسي من لحظة دخول القواعد حيز التنفيذ -2015 (رسالة من الأرشيف الاتحادي بتاريخ 18 سبتمبر 2015 رقم 2/2133-A).

هل يجب الاحتفاظ بالوثائق؟

ما هي الوثيقة الأرشيفية؟ راجع مقالة "ما هي المنظمات التي تتطلبها قواعد الأرشفة الجديدة؟ ومن لديه وثائق من صندوق المحفوظات في الاتحاد الروسي؟ "

يجب الاحتفاظ بالوثائق. على الرغم من حقيقة أن قواعد 2015 تنص على أن "المنظمات لها الحق (التأكيد مضاف) في إنشاء أرشيفات من أجل تخزين الوثائق الأرشيفية التي تشكلت في سياق أنشطتها ..." ، فإن هذا الحق ، عند الفحص الدقيق ، يتحول إلى التزام حقيقي.

أولاً ، إذا كانت هناك منظمة ، فهناك موظفون ، مما يعني مجموعة كاملة من المستندات المتعلقة بالموظفين لكل منهم.

ثانيًا ، إذا كانت هناك منظمة ، فهناك أيضًا محاسبة ضريبية ، ممثلة أيضًا بمستندات ورقية أو إلكترونية.

ثالثًا ، على الأقل الكل الوثائق المدرجةيجب الاحتفاظ بها من أجل المواعيد النهائية. مصادر العمر الافتراضي - قوائم خاصة:

قائمة الوثائق الإدارية المعيارية الأرشيفية التي تم إنشاؤها في سياق أنشطة الهيئات الحكومية والحكومات والمنظمات المحلية ، والتي تشير إلى فترات التخزين (تمت الموافقة عليها بأمر من وزارة الثقافة في الاتحاد الروسي بتاريخ 25 أغسطس 2010 ، رقم 558) ؛
قائمة بالوثائق الأرشيفية النموذجية التي تم إنشاؤها في الأنشطة العلمية والتقنية والإنتاجية للمنظمات ، مع الإشارة إلى فترات التخزين (تمت الموافقة عليها بأمر من وزارة الثقافة والإعلام في الاتحاد الروسي بتاريخ 31 يوليو 2007 ، رقم 1182).

هذه القوائم إلزامية 1 للاستخدام من قبل كل من المنظمات الحكومية وغير الحكومية. لذلك اتضح أن أي شركة ، حتى أصغرها وأكثرها تواضعًا ، لديها مجموعة من المستندات لتخزين الأرشيف. وبالنسبة لهم ، يجب تهيئة الظروف التي تفي بالوثيقة التنظيمية الجديدة: القواعد -2015. إن غياب التقسيمات الهيكلية الفرعية تحت مسمى "أرشيف" و "مكتب" لا يؤثر على هذا الواجب بأي شكل من الأشكال.

تخزين المستندات الإلكترونية

الابتكار ، الذي لفت انتباه جميع المتخصصين في العمل المكتبي والأرشفة ، هو الإجراء الذي طال انتظاره لتخزين المستندات الإلكترونية ، المنصوص عليه في القواعد -2015. الأقسام 2.30 - 2.33 مخصصة. الانتقال إلى المستندات الإلكترونيةفي القواعد -2015 تم تنفيذها بشكل مفاجئ تمامًا ، دون أي عناوين ، مباشرة بعد الرسالة التي تفيد بأنه ممنوع التواجد في أحذية متسخة في الأرشيف.

2.30. شروط إلزاميةتخزين المستندات الإلكترونية هي:

وجود نسختين على الأقل من كل وحدة تخزين من المستندات الإلكترونية في أرشيف المؤسسة (يجب أن تكون النسخ الرئيسية والنسخة العاملة على أجهزة مادية مختلفة) ؛

توافر الأجهزة والبرامج المصممة لإعادة إنتاج المستندات الإلكترونية ونسخها وإعادة كتابتها والتحكم في الحالة المادية والتقنية ؛

ضمان طريقة تخزين المستندات الإلكترونية ، باستثناء ضياع المعلومات أو توزيعها غير المصرح به أو إتلافها أو تشويهها.

الابتكار الرئيسي الآخر هو تعريف قواعد 2015 لتنسيق تخزين أرشفة الوثائق الإلكترونية:

جزء من المستند CollapseShow قواعد لتنظيم تخزين وحيازة ومحاسبة واستخدام وثائق صندوق المحفوظات التابع للاتحاد الروسي والوثائق الأرشيفية الأخرى في سلطات الدولة والحكومات والمنظمات المحلية (تمت الموافقة عليها بأمر من وزارة الثقافة الروسية بتاريخ 31 مارس / آذار 2015 رقم 526 ، دخل حيز النفاذ في 21 سبتمبر / أيلول 2015)

2.31 يتم نقل المستندات الإلكترونية النصية للتخزين في أرشيف مؤسسة تشكل مصدرًا لاقتناء أرشيفات الدولة والبلدية بتنسيق PDF / A.

PDF هو بلا شك تنسيق عالمي. إن ملفات PDF / المحفوظات (PDF / A) هي نوع مختلف من هذا التنسيق ، وهي مصممة خصيصًا لتخزين أرشفة طويلة المدى للوثائق ومضمنة في ISO 19005-1: 2005 / Cor.2: 2011 "إدارة المستندات. تنسيق ملف المستند الإلكتروني للتخزين طويل الأجل. ولكن مثل أي شيء عالمي ، فإن PDF ليس مثاليًا. تبدو مستندات الإدارة رائعة في هذا التنسيق ، لكن المؤسسات لا تستخدم فقط حزمة Microsoft Office. لذلك ، على سبيل المثال ، يتم عرض الرسومات التي تم إجراؤها بتنسيق .dwg بشكل غير صحيح عند تحويلها إلى .pdf. سلوك الاليكتروني توقيع إلكترونيعند تحويل مستند إلى .pdf.

تم وصف إجراءات نقل الملفات والمستندات الإلكترونية في القسم 4.34 من القواعد. ما يلي من النص:

أولاً ، يمكن نقل المستندات الإلكترونية إلى الأرشيف وتخزينها على وسائط مادية منفصلة و "عبر شبكة المعلومات والاتصالات" ،
ثانيًا ، يتم تجميع جرد الملفات والوثائق الإلكترونية ، ومع ذلك ، في شكل ورقي (أي ، حتى لو شكلنا أرشيفًا في نظام إدارة الوثائق الإلكترونية ، يجب تسليم المخزون إلى أمين الأرشيف شخصيًا) ،
ثالثًا ، "عند الاستلام لتخزين الأرشيف ، يتم اعتماد الملفات الإلكترونية التوقيع الإلكترونيرئيس المنظمة أو المفوض من قبله الرسمية". لا شيء من هذا القبيل مطلوب للمستندات الورقية. كيفية الامتثال لهذا المطلب للمؤسسات التي تنشئ مستندات إلكترونية ، ولكن لا تستخدم EDS ، فإن قواعد 2015 صامتة.

أخيرًا ، "للوصول السريع إلى المستندات الإلكترونية لأغراض الرجوع إليها والبحث ، يتم إنشاء صندوق لاستخدام المستندات الإلكترونية في الأرشيف" (الفقرة 2.33). لم يتم الكشف عن مفهوم استخدام الأموال.

وثيقة المحاسبة

3.5 يحتفظ أرشيف المنظمة بوثائق المحاسبة الرئيسية (الإلزامية) والمساعدة. يتم تحديد تكوين وأشكال وثائق المحاسبة الرئيسية وفقًا لهذه القواعد. يتم تحديد تكوين وأشكال المستندات المحاسبية الداعمة من خلال أرشيف المنظمة بشكل مستقل.

أوضحت القواعد الرئيسية سبب إجراء محاسبة وثائق الأرشيف وما هو نظام الوثائق المحاسبية ، وصياغة الغرض منه بوضوح. اختفت هذه التعريفات من قواعد 2015. دعونا نتذكرها لفهم سبب تعاملنا مع المحاسبة:

المحاسبة عن المستندات في أرشيف المؤسسة هي تحديد عددها وتكوينها في الوحدات المحاسبية المنشأة وتحديد (تسجيل) انتماء كل وحدة محاسبية إلى مجمع معين وعددها الإجمالي في المستندات المحاسبية 2.
نظام الوثائق المحاسبية للأرشيف هو عبارة عن مجموعة معقدة من الوثائق المحاسبية وقواعد البيانات المترابطة التي تعكس عدد وتكوين وثائق أرشيف المنظمة وتغييراتها ، مكوننظام المحاسبة الحكومية لوثائق صندوق المحفوظات للاتحاد الروسي 3.

والتغيير الرئيسي: تم تقليص قائمة الوثائق المحاسبية للأرشيف في عام 2015 بأكثر من النصف ، من 11 إلى 5 وظائف. فقط:

دفتر محاسبة لاستلام الحالات والوثائق والتخلص منها ؛
قائمة الصناديق
ورقة الصندوق
جرد القضايا والوثائق ؛
سجل الوصف.

تم وصف إجراءات تجميع وصيانة نماذج المحاسبة ، على الرغم من ضآلتها ، في الفقرات 3.7 - 3.11 من قواعد 2015.

الباقي حسب تقدير المنظمة. إذا كان مصدرًا للحصول على أرشيف الولاية (البلدية) ، فيجب أيضًا إعداد جواز سفر المنظمة (البند 3.12 من القواعد -2015). هناك أيضًا حاشية سفلية على اللوائح الخاصة بالتسجيل الحكومي لوثائق صندوق المحفوظات في الاتحاد الروسي ، بتاريخ 1997 والتي تمت الموافقة عليها على شكل جواز سفر أرشيف. لاحظ أن القواعد الأساسية اقترحت نموذجًا ، على الرغم من أنه متطابق تقريبًا ، ولكنه لا يزال أكثر "حداثة" من اللوائح المذكورة. على الأقل بدأ الحساب فيه بألفي عام وليس التسعينيات.

فحص قيمة المستندات

قواعد -2015 لم تقدم أي شيء جديد بشكل أساسي على إجراءات إجراء فحص سنوي لقيمة الوثائق. الفقرة 4.12 فقط التي تستحق الاهتمام:

4.12. تُنشئ المنظمات التي لا تُنشئ أنشطتها مستندات خاصة بصندوق المحفوظات التابع للاتحاد الروسي ، قوائم جرد للحالات من قبل الموظفين وقوائم جرد لحالات التخزين المؤقت (أكثر من 10 سنوات) وتضمن سلامتها.

يشير هذا البند إلى المحادثة التي ، بغض النظر عن وجود الأرشيف في تنظيمه وانتمائه إلى عدد مصادر اقتناء أرشيف الدولة (البلدية) ، فإنه ملزم بالتعامل مع وثائقه على الأقل إلى الحد الأدنى. بعد كل شيء ، ربما ، قليل من الناس سيكونون قادرين على تجميع جرد للحالات المؤقتة (أكثر من 10 سنوات) من فترات التخزين دون تجميع تسميات الحالات أولاً.

تسمية الحالة

راجع مقال "قواعد جديدة لعمل المحفوظات على تسمية الملفات"

إنهم يتحدثون باعتدال للغاية عن تسميات الحالات ، والتي تسميها قواعد 2015 "وثيقة المحاسبة الرئيسية التي تعكس تكوين وتنظيم صندوق الوثائقي الخاص بالمنظمة" ، ولا تعطيه حتى أي تعريف واضح. من نص الوثيقة يتبع ذلك فقط (البنود 4.14-4.18):

"تحدد تسمية القضايا تصنيف (تجميع) المستندات المنفذة في قضايا (قضايا إلكترونية)" ؛
يتم تجميع تسمية الحالات وفقًا للنموذج المرفق ؛
يتم تجميع تسمية شؤون المنظمة على أساس تسميات حالات التقسيمات الهيكلية (النموذج مرفق ، ومع ذلك ، لن يكون من الممكن العثور عليه في جدول المحتويات: يحتوي على ملحقين بالاسم " تسمية الحالات "؛ الرقم 26 يشير إلى التقسيمات الهيكلية) ؛
يتم تطوير تسميات حالات المنظمة على أساس قوائم قياسية وقوائم الإدارات وغيرها من الوثائق التي تشير إلى فترات التخزين ، والأفعال القانونية التنظيمية الأخرى ، وكذلك التسميات النموذجية والنموذجية للحالات ؛
المنظمات - ستنسق مصادر الحصول على أرشيفات الدولة (البلدية) مع "أرشيف EPC ذي الصلة أو أرشيف الولاية (البلدية) ، وفقًا للصلاحيات الممنوحة لها" ؛
تتفق المنظمات التي ليست مصادر لاقتناء أرشيفات الولاية (البلدية) على تسميات الملفات الخاصة بها من تلقاء نفسها.

لا توجد معلومات عملية أكثر عن تطوير وصيانة تسمية شؤون المنظمة في قواعد عام 2015. يجب أن يقال بشكل لا لبس فيه: بدون القواعد الأساسية ، لن يتمكن الموظف العادي ، خاصة لأول مرة ، من وضعها.

تسجيل القضايا

4.19. حالات العمل المكتبي المكتملة لفترات التخزين الدائمة والمؤقتة (أكثر من 10 سنوات) ، بما في ذلك الموظفين ، بعد الانتهاء تقويم سنوي، التي تم إدخالها فيها ، يتم إعدادها لنقلها إلى أرشيف المنظمة وتخضع للتسجيل والوصف.

اعتمادًا على شروط التخزين ، يتم إجراء التسجيل الكامل أو الجزئي للحالات. تصميم كاملحالات التخزين الدائمة والمؤقتة (أكثر من 10 سنوات) تخضع لفترات التخزين والموظفين.

تشمل الأعمال الورقية:

حفظ مستندات الحالة أو ربطها (يتم تخزين المستندات غير المنسقة في مجلدات صلبة مغلقة أو في صناديق) ؛

ترقيم أوراق القضية ؛

- إعداد ورقة أدلة القضية (الملحق رقم 8) ؛

- إجراء جرد داخلي لوثائق القضية (ملحق رقم 27) ؛

تصميم غلاف العلبة (ملحق رقم 28).

إعداد الملفات الإلكترونية لنقلها إلى أرشيف المنظمة ينص على تجميع قائمة جرد للملفات الإلكترونية والوثائق (الملحقان رقم 17 و 18).

ما يشمل التسجيل الجزئي للحالات وكيف يعتمد على شروط تخزين المستندات ، لم يتم الإبلاغ عنه.

إذا تم تجميع الجرد الداخلي في وقت سابق فقط "في الحالات الضرورية(القواعد الأساسية ، البند 3.6.3.) ، ثم تمت إزالة هذه العبارة من القواعد -2015. لا يتضمن عنوان استمارة الجرد ، الواردة في الملحق 27 ، أي إشارات إلى فترات التخزين.

لا ينبغي وصف جميع الملفات الإلكترونية ، ولكن فقط تلك التي لها فترة تخزين مؤقتة (أكثر من 10 سنوات) ودائمة (توجد نماذج الجرد في الملحقين 17 و 18 على التوالي).

التطبيقات: نماذج المستندات

تقليديا ، تنتهي قواعد 2015 بمجموعة من التطبيقات - أشكال المستندات التي تصاحب عمليات تخزين مستندات معينة.

بشكل عام ، يجب القول ، أولاً ، هناك عدد أقل من الأشكال في قواعد 2015 مقارنة بالقواعد الأساسية ، وثانيًا ، هناك تطبيقان لهما نفس الأسماء ، وهو أمر غير مريح للغاية ، وثالثًا ، يوجدان في ترتيب الإشارة في النص (وليس بترتيب الأهمية أو التسلسل المنطقي ، كما في القواعد الأساسية). بعض التطبيقات قد غيرت الأسماء ، والبعض الآخر غير الشكل قليلاً. ستكون التوصية العامة على النحو التالي: إذا كان من الضروري إعداد أي مستند بشأن المسائل الأرشيفية ، يجب على أمين الأرشيف أولاً وقبل كل شيء البحث عن شكله في القواعد -2015 ، وفقط إذا الشكل المطلوبلن تظهر فيها ، راجع القواعد الأساسية.

فيما يلي 3 قوائم. الأول (في شكل جدول) هو مرفقات قواعد 2015 والنماذج المقابلة من القواعد الأساسية. والثاني هو المستجدات في الأشكال التي أدخلت في عام 2015. والثالث هو النماذج من القواعد الأساسية التي لم يتم تضمينها في القواعد -2015 ، ولكن لم يتم إلغاؤها أيضًا (كما يقولون ، استخدمها لصحتك).

الامتثال لنماذج قواعد 2015 والقواعد الأساسية

طي

أعيد الظهور والموافقة عليها من قبل القواعد -2015:

جرد الملفات الإلكترونية ووثائق فترات التخزين المؤقتة (أكثر من 10 سنوات) ؛
ملحق بجرد الملفات الإلكترونية لفترات التخزين المؤقتة (أكثر من 10 سنوات) ؛
إجراء قبول ونقل المستندات الأرشيفية للتخزين (من منظمة إلى أخرى - تقريبًا.)
وصف الحالات ؛
جرد الملفات الإلكترونية والمستندات مع مرفقات جرد الملفات الإلكترونية والوثائق.

تم تصميم النموذجين الأخيرين ليحلوا محل قوائم التسليم ويمثلان فعليًا أعمال قبول ونقل المستندات للتخزين في أرشيف المنظمة.

جرد حالات التخزين الدائم والمؤقت (أكثر من 10 سنوات) وموظفي الوحدة الهيكلية للمنظمة (الملحق 12 من القواعد الأساسية) ؛
السجل النهائي وتسجيل الشهادة (الملحق 13) ؛
صفحة عنوان الكتابقوائم جرد الوثائق للتخزين الدائم (الملحق 14) ؛
الأمر (المطلب) لإصدار المستندات (الملحق 17) ؛
كتاب إصدار الوثائق (الملحق 19) ؛
جرد الحالات ذات القيمة الخاصة (الملحق 23) ؛
دفتر المحاسبة عن استلام والتخلص من صندوق التأمين وصندوق الاستخدام (الملحق 27) ؛
جرد صندوق التأمين (الملحق 28) ؛
جواز سفر أرشيف المؤسسة المخزنة وثائق الإدارة(الملحق 29) ؛
جواز سفر المنظمة التي تخزن وثائق الصندوق القطاعي (الملحق 30) ؛
بطاقة تسجيل وحدة المحاسبة للوثائق الإلكترونية (ED) (الملحق 31) ؛
قانون ترحيل وإعادة كتابة الوثائق الإلكترونية (الملحق 32) ؛
مجلة استلام الوثائق الإلكترونية والتخلص منها (الملحق 33) ؛
مجلة تسجيل الهجرات وإعادة كتابة الوثائق الإلكترونية (الملحق 34) ؛
قانون يصف الوثائق ذات الأصل الشخصي (الملحق 38) ؛
قانون بشأن تشكيل صندوق أرشيفية مشترك (الملحق 39) ؛
مجلة تسجيل النسخ الصادرة ، المقتطفات ، المراجع ، المواد الموضوعية (الملحق 44) ؛
مجلة تسجيل زيارات مستخدمي غرفة القراءة (الملحق 45) ؛
خطة العمل السنوية للأرشيف (الملحق 46) ؛
بطاقة حساب للعمل مع المنظمة (الملحق 47) ؛
فعل القبول والتحويل عند تغيير رأس الأرشيف (ملحق 48).

من الواضح أن قواعد 2015 مصممة للقارئ الجاهز. ولكن في كثير من الحالات ، لسوء الحظ ، يشارك إما السكرتارية أو (إذا لزم الأمر) موظفو الإدارات المختلفة في العمل المكتبي والأرشفة في المنظمة: محاسبون ، موظفو شؤون الموظفين ، حماية العمال ، محامون ، إلخ. سيكون من الصعب جدًا على هؤلاء الأبرياء فهم ما هو مطلوب منهم في مجال تخزين المستندات.

قواعد -2015 توفر الحد الأدنى المطلق من التدابير لضمان تخزين الوثائق في المنظمة. سيتعين على قراء القواعد البحث عن معلومات حول كيفية تنفيذ هذا الحد الأدنى عمليًا في المصادر المنهجية بأنفسهم. وبالتالي ، فإن القواعد الأساسية لعمل محفوظات المنظمات ، على الرغم من وضعها الاختياري ، مع ظهور القواعد -2015 ستكون مطلوبة في المكاتب المنظمات الروسيةأقوى من ذي قبل.

الحواشي

طي

قرار محكمة التحكيم العليا للاتحاد الروسي بتاريخ 21 فبراير 2012 رقم 14589/11. عد

البند 6.1.1. القواعد الاساسية. عد

البند 6.3.1. القواعد الاساسية. عد

إصدار واحد مجاني من المجلة

"القواعد الأساسية لعمل محفوظات المنظمات" (تمت الموافقة عليها بقرار من Collegium of the Federal Archive of the February 6، 2002)

وافق
قرار
كوليجيوم روسرخيف
من 06.02.2002

القواعد الاساسية
أعمال أرشيف المنظمات

المقدمة

القواعد الأساسية لعمل أرشيف المنظمات هي وثيقة تنظيمية ومنهجية تحدد أنشطتها. تستند القواعد على التيار الإطار القانونيفي مجال المعلومات ، ودعم التوثيق للإدارة والأرشفة ، وتجميع تجربة الأرشفة المحلية ، مع مراعاة الإنجازات الحديثة في التطبيق الوسائل التقنيةو تقنيات المعلوماتفي العمل مع المستندات.

الحق والالتزام بإنشاء أرشيفات المنظمات للتخزين المؤقت لوثائق صندوق المحفوظات التابع للاتحاد الروسي المصنفة على أنها أملاك الدولة، تم إنشاؤه بموجب التشريع الأساسي للاتحاد الروسي بشأن صندوق المحفوظات للاتحاد الروسي والمحفوظات (1993) ، واللوائح الخاصة بصندوق المحفوظات للاتحاد الروسي (1994) واللوائح الخاصة بخدمة المحفوظات الفيدرالية في روسيا (1998) ، المقابلة أنظمةرعايا الاتحاد الروسي.

تنطبق هذه القواعد على أرشيفات المنظمات الحكومية ، وهي أيضًا إلزامية لجميع المنظمات غير الحكومية من حيث ضمان السلامة والوصف والمحاسبة واستخدام وثائق صندوق المحفوظات التابع للاتحاد الروسي المصنفة كممتلكات للدولة.

تسترشد أرشيفات المنظمات التي تخزن الأفلام ، والصور ، والوثائق السمعية والبصرية (السمعية والبصرية) ، والوثائق العلمية والتقنية ، ورسم الخرائط ، والقياس عن بعد بهذه القواعد من حيث التنظيم ، والتخطيط ، وإعداد التقارير ، والعمل المنهجي مع وثائق الإدارة المخزنة في المحفوظات ؛ في جميع الأمور الأخرى ، يخضع العمل بهذه الوثائق للتعليمات والقواعد ذات الصلة.

لا تنطبق القواعد على مستندات العمل التي ينظمها قانون الاتحاد الروسي الصادر في 21 يوليو 1993 N 5485-1 "في سر الدولة"والمرسوم الصادر عن رئيس الاتحاد الروسي بتاريخ 30 نوفمبر 1995 رقم 1203" بشأن الموافقة على قائمة المعلومات المصنفة كأسرار دولة ".

منظمات الدولة غير المدرجة في تكوين مصادر التوظيف محفوظات الدولة، وكذلك المنظمات غير الحكومية ، قد تسترشد بهذه القواعد عند تنظيم وضمان تشغيل محفوظاتهم.

القواعد مصحوبة بأشكال من الوثائق التي تضمن عمل الأرشيف.

تم إعداد القواعد الرئيسية لعمل أرشيف المنظمات من قبل مجموعة عمل الأرشيف الفيدرالية و VNIIDAD المكونة من: Eremchenko V.A. (قائد الفريق) ، Albrecht B.V. ، Banasyukevich V.D. ، Gavlin M.L. ، Kiselev I.N. ، Krasavin A.S. ، Larin M.V. ، Meshcherina T.A. ، Privalov V. F.

تجميع الأعمال الإدارية

يتضمن عمل مكتب المحفوظات تنظيم أنواع مختلفة من وسائط المعلومات. وهي تشمل أيضًا اللوائح. تم تجميعها حسب النوع والتسلسل الزمني مع التطبيقات:

اللوائح والمواثيق التي تمت الموافقة عليها بموجب قوانين إدارية بمثابة ملاحق لها. يجتمعون معًا. إذا تمت الموافقة على الأحكام والتعليمات والمواثيق كأفعال مستقلة ، يتم تنظيمها في حالات منفصلة.
يتم تجميع أوامر الهياكل العليا والقرارات المتعلقة بتنفيذها وفقًا لمجالات عمل المؤسسة.
يتم تنظيم الأوامر المتعلقة بالأفراد وفقًا لفترات التخزين. بحجم كبير مواد إعلاميةيُنصح بتجميع الأعمال المتعلقة بجوانب مختلفة من عمل الشركة بشكل منفصل.
يتم تنظيم الأوامر في مجال النشاط الرئيسي بشكل منفصل عن الأفعال على الأفراد. على سبيل المثال ، طلب للحصول على عمل مكتب الأرشيفمدرج في ملف واحد ، وبتعيين رئيس الوحدة المسؤولة - في ملف آخر.
الحدود والتقارير والتقديرات المعتمدة وقوائم العناوين والخطط وما إلى ذلك. مجمعة بشكل منفصل عن المشاريع من قبلهم.
يتم ترتيب المستندات في الملفات الشخصية بترتيب استلامها.
يتم تنظيم الحسابات الشخصية للموظفين حسب الراتب في مجلدات منفصلة. وهي مرتبة حسب الترتيب الأبجدي.
يتم تجميع الشكاوى والاقتراحات وبيانات المواطنين فيما يتعلق بأنشطة المؤسسة والوثائق للنظر فيها وتنفيذها بشكل منفصل عن نداءات الأفراد بشأن القضايا الشخصية.
عادة ما يتم تنظيم المراسلات لفترة تقويم بترتيب زمني. يتم وضع الإجابات بعد الأسئلة. في حالة استئناف المراسلات حول موضوع منفصل ، بدأ في العام السابق ، يتم تضمين المستندات في مجلد الفترة الحالية. في هذه الحالة ، يشار إلى مؤشر حالة العام السابق.

الفروق الدقيقة

عمل مكتب الأرشيف هو نوع من الأنشطة التي لا يضمن فيها المتخصصون سلامة وسائط المعلومات فحسب ، بل أيضًا القدرة على العمل معهم إذا لزم الأمر. لهذا ، يتم تطويق الأعمال التي تتكون منها المجلدات بأربعة ثقوب في غطاء من الورق المقوى. كما يسمح لهم بالالتزام مع مراعاة إمكانية قراءة النصوص والقرارات والتواريخ والتأشيرات في جميع الأوراق.

استعدادًا للتجميع ، تتم إزالة جميع أدوات التثبيت المعدنية. المواد المخصصة للتخزين الدائم وتتكون من أعمال ذات قيمة خاصة أو غير منسقة موجودة في مجلدات مغلقة بثلاث طبقات ذات أربطة أو في صناديق خاصة.

إذا كانت هناك مستندات ذات طبيعة شخصية لم تتم المطالبة بها في القضية ( كتب العمل، الشهادات ، التذاكر العسكرية ، إلخ.) يتم وضعها في مظروف منفصل ويتم حفظها فيه مع باقي المواد. في نهاية المجلدات ، يجب أن يكون هناك ورقة شاهد فارغة. في بداية المجلد ، يتم تقديم نموذج للجرد الداخلي. لضمان سلامة الأوراق وترتيبها ، يتم ترقيم كل ورقة بالأرقام العربية. لا تنطبق هذه القاعدة على صفحة الشهادة ونموذج المخزون. الرقم مكتوب بالقلم الرصاص في الزاوية اليمنى العليا.

الجرد الداخلي

يتم تشكيلها لتخزين وتسجيل مواد المعلومات المؤقتة (أكثر من 10 سنوات) والمحتوى الدائم. يتم أيضًا تجميع جرد داخلي للحالات التي تم إنشاؤها على أساس أنواع المستندات ، في العناوين التي لا يتم الكشف عن محتواها. يجب أن يحتوي النموذج على بيانات عن الأرقام التسلسلية للأفعال في المجلد والفهارس والعناوين والتواريخ وأرقام الصفحات.

يتم إرفاق الإدخال النهائي بالمخزون الداخلي. وهي تشير بالأرقام والكلمات إلى عدد المستندات التي تتضمنها ، وكذلك عدد الأوراق التي تشكلها. المترجم يؤيد الجرد الداخلي. إذا كان المجلد مرتبطًا أو مقيدًا بدون نموذج ، فسيتم لصق الورقة المترجمة بداخل الغلاف الأمامي.

يجب أن تنعكس التغييرات في تكوين المواد في المجلد في حقل "الملاحظات". على وجه الخصوص ، يشير هذا إلى السحب ، واستبدال الأوراق بنسخ ، وإدراجها مستندات إضافيةإلى مجلد. في الوقت نفسه ، يتم لصق روابط للأفعال ذات الصلة. إذا لزم الأمر ، يمكن تكوين إدخال معمم جديد لصحيفة الجرد الداخلية ، وكذلك تسجيل الشهادة للمجلد.

العمل المكتبي والمكتب

قواعد عمل ارشيف المنظمات 2015

إيفجينيا كوزانوفا 15 فبراير 2016 01:58 مساءً

منذ سبتمبر 2015 ، دخل أمر وزارة الثقافة في الاتحاد الروسي بتاريخ 31 مارس 2015 رقم 526 حيز التنفيذ. ووافق على "قواعد تنظيم تخزين وحيازة وحساب واستخدام وثائق صندوق المحفوظات التابع للاتحاد الروسي وغيرها من الوثائق الأرشيفية في سلطات الدولة والحكومات والمنظمات المحلية". كذلك في نص المقال ، للإيجاز ، سنسميهم " قواعد عام 2015».

وتجدر الإشارة إلى أنه لم تحدث ثورة في الأرشفة مع نشر قواعد 2015. ما لم تكن القواعد الجديدة أكثر ملاءمة للمستندات الإلكترونية ... نتحدث عن حالة القواعد الجديدة والقديمة للأرشفة في هذه المقالة. يمكنك أيضا تحميل قواعد عمل أرشيف المنظمات 2015 هنا.

لنتذكر كيف كان الأمر قبل دخول الأمر حيز التنفيذ: عملت المنظمات وفقًا لوثيقتين.

أولها القواعد الأساسية لعمل أرشيفات الإدارات (تمت الموافقة عليها بأمر من الأرشيف الرئيسي لاتحاد الجمهوريات الاشتراكية السوفياتية الصادر في 5 سبتمبر 1985 N 263). كانت الوثيقة المعيارية الوحيدة (أي الإلزامية) الخاصة بالأرشفة في روسيا حتى 21/9/2015.

تنص رسالة وكالة المحفوظات الفيدرالية بتاريخ 18 سبتمبر 2015 N 2/2133-A على أنه منذ لحظة دخول الأمر رقم 526 حيز التنفيذ ، "لا تخضع القواعد الأساسية لعمل أرشيفات الإدارات للتطبيق". لم يعد بإمكانك استخدامها.

والثاني هو القواعد الأساسية لعمل محفوظات المنظمات (تمت الموافقة عليها بقرار من كوليجيوم المحفوظات الفيدرالية في 6 فبراير 2002). هذا مستند منهجي (اختياري ، ولكنه إعلامي) لم يلغه أحد ، ولكن يمكنك بل وتحتاج إلى استخدامه ، لأنه. في قواعد عام 2015 ، تم ترك العديد من القضايا المتعلقة بالإجراءات العملية لتخزين المستندات في المنظمات وراء الكواليس.

وبالتالي ، فقد تركنا مع وثيقتين عمل: قواعد 2015 والقواعد الأساسية. لديهم وضع مختلف تمامًا:

القواعد الأساسية - وثيقة منهجية. ليس من الضروري استخدامه ، على الرغم من أنه في هذه الحالة ، يبدو إنشاء أرشيف في منظمة أمرًا صعبًا للغاية. تتم الموافقة على القواعد الرئيسية فقط بقرار من Collegium of the Rosarchive ، مما يعني أن وضعها أقل بكثير من وضع القواعد -2015.

قم بتنزيل قواعد تنظيم التخزين والاقتناء والمحاسبة واستخدام وثائق صندوق المحفوظات التابع للاتحاد الروسي والوثائق الأرشيفية الأخرى في سلطات الدولة والحكومات والمنظمات المحلية (PDF ، 4.02 ميجا بايت).

ما الذي يجب أن نعتمد عليه الآن في مجال التنظيم المعياري والدعم المنهجي للأرشفة؟

أولاً، في الوثيقة الحالية ذات الطبيعة المعيارية:قواعد تنظيم تخزين وحيازة وحساب واستخدام وثائق صندوق المحفوظات التابع للاتحاد الروسي والوثائق الأرشيفية الأخرى في سلطات الدولة والحكومات والمنظمات المحلية (تمت الموافقة عليها بأمر من وزارة الثقافة الروسية بتاريخ 31 مارس 2015 رقم 526) التي دخلت حيز التنفيذ في نهاية سبتمبر من العام الماضي. علاوة على ذلك في المقالة سوف نسميها قواعد -2015.

وثانيا، في المستند الحالي ، وهو منهجي بطبيعته:القواعد الأساسية لعمل محفوظات المنظمات (تمت الموافقة عليها بقرار من كوليجيوم المحفوظات الفيدرالية بتاريخ 6 فبراير 2002 ، والمشار إليها فيما بعد بالقواعد الأساسية). يتم تناول العديد من القضايا العملية التي تم التطرق إليها فقط من خلال قواعد 2015 بشيء من التفصيل ، على سبيل المثال ، إجراءات تطوير تصنيف الحالات.

هل يجب الاحتفاظ بالوثائق؟

يجب الاحتفاظ بالوثائق. على الرغم من أن قواعد 2015 تنص على أن “المنظمات الحق (التشديد مضاف)لإنشاء أرشيفات لغرض تخزين الوثائق الأرشيفية التي تشكلت في سياق أنشطتهم ... "، يتحول هذا الحق ، عند الفحص الدقيق ، إلى واجب حقيقي.

أولاً ، إذا كانت هناك منظمة ، فهناك موظفون ، مما يعني مجموعة كاملة من المستندات المتعلقة بالموظفين لكل منهم.

ثانيًا ، إذا كانت هناك منظمة ، فهناك أيضًا محاسبة ضريبية ، ممثلة أيضًا بمستندات ورقية أو إلكترونية.

ثالثًا ، يجب الاحتفاظ بجميع المستندات المدرجة على الأقل ضمن الحدود الزمنية المحددة. مصادر العمر الافتراضي - قوائم خاصة:

قائمة الوثائق الإدارية المعيارية الأرشيفية التي تم إنشاؤها في سياق أنشطة الهيئات الحكومية والحكومات والمنظمات المحلية ، والتي تشير إلى فترات التخزين (تمت الموافقة عليها بأمر من وزارة الثقافة في الاتحاد الروسي بتاريخ 25 أغسطس 2010 ، رقم 558) ؛
قائمة بالوثائق الأرشيفية النموذجية التي تم إنشاؤها في الأنشطة العلمية والتقنية والإنتاجية للمنظمات ، مع الإشارة إلى فترات التخزين (تمت الموافقة عليها بأمر من وزارة الثقافة والإعلام في الاتحاد الروسي بتاريخ 31 يوليو 2007 ، رقم 1182).

محدد للاستخدام من قبل كل من المنظمات الحكومية وغير الحكومية. لذلك اتضح أن أي شركة ، حتى أصغرها وأكثرها تواضعًا ، لديها مجموعة من المستندات لتخزين الأرشيف. وبالنسبة لهم ، يجب تهيئة الظروف التي تفي بالوثيقة التنظيمية الجديدة: القواعد -2015. إن غياب التقسيمات الهيكلية الفرعية تحت مسمى "أرشيف" و "مكتب" لا يؤثر على هذا الواجب بأي شكل من الأشكال.

تخزين المستندات الإلكترونية

الابتكار ، الذي لفت انتباه جميع المتخصصين في العمل المكتبي والأرشفة ، هو الإجراء الذي طال انتظاره لتخزين المستندات الإلكترونية ، المنصوص عليه في القواعد -2015. الأقسام 2.30-2.33 مخصصة. يتم الانتقال إلى المستندات الإلكترونية في القواعد -2015 بشكل مفاجئ تمامًا ، دون أي عناوين ، مباشرة بعد الرسالة التي تفيد بأنه ممنوع التواجد في مكان متسخ في الأرشيف.

جزء من المستند

تصغير العرض

2.30 الشروط الإلزامية لتخزين المستندات الإلكترونية هي:

الابتكار الرئيسي الآخر هو تعريف قواعد 2015 لتنسيق تخزين أرشفة الوثائق الإلكترونية:

جزء من المستند

تصغير العرض

قواعد تنظيم تخزين وحيازة وحساب واستخدام وثائق صندوق المحفوظات التابع للاتحاد الروسي والوثائق الأرشيفية الأخرى في سلطات الدولة والحكومات والمنظمات المحلية (تمت الموافقة عليها بأمر من وزارة الثقافة الروسية بتاريخ 31 مارس 2015 لا .526 دخلت حيز النفاذ في 21 سبتمبر / أيلول 2015).

PDF هو بلا شك تنسيق عالمي. إن ملفات PDF / المحفوظات (PDF / A) هي نوع مختلف من هذا التنسيق ، وهي مصممة خصيصًا لتخزين أرشفة طويلة المدى للوثائق ومضمنة في ISO 19005-1: 2005 / Cor.2: 2011 "إدارة المستندات. تنسيق ملف المستند الإلكتروني للتخزين طويل الأجل. ولكن مثل أي شيء عالمي ، فإن PDF ليس مثاليًا. تبدو مستندات الإدارة رائعة في هذا التنسيق ، لكن المؤسسات لا تستخدم فقط حزمة Microsoft Office. لذلك ، على سبيل المثال ، يتم عرض الرسومات التي تم إجراؤها بتنسيق .dwg بشكل غير صحيح عند تحويلها إلى .pdf. لدى المتخصصين أيضًا العديد من الأسئلة حول سلوك التوقيع الرقمي الإلكتروني عند تحويل مستند إلى .pdf.

تم وصف إجراءات نقل الملفات والمستندات الإلكترونية في القسم 4.34 من القواعد. ما يلي من النص:

أولاً ، يمكن نقل المستندات الإلكترونية إلى الأرشيف وتخزينها على وسائط مادية منفصلة و "عبر شبكة المعلومات والاتصالات" ،
ثانيًا ، يتم تجميع جرد الملفات والوثائق الإلكترونية ، ومع ذلك ، في شكل ورقي (أي ، حتى لو شكلنا أرشيفًا في نظام إدارة الوثائق الإلكترونية ، يجب تسليم المخزون إلى أمين الأرشيف شخصيًا) ،
ثالثًا ، "عند قبولها لتخزين الأرشيف ، يتم التصديق على الملفات الإلكترونية بالتوقيع الإلكتروني لرئيس المنظمة أو مسؤول مفوض من قبله". لا شيء من هذا القبيل مطلوب للمستندات الورقية. كيفية الامتثال لهذا المطلب للمؤسسات التي تنشئ مستندات إلكترونية ، ولكن لا تستخدم EDS ، فإن قواعد 2015 صامتة.

وثيقة المحاسبة

جزء من المستند

تصغير العرض

والتغيير الرئيسي: تم تقليص قائمة الوثائق المحاسبية للأرشيف في عام 2015 بأكثر من النصف ، من 11 إلى 5 وظائف. فقط:

دفتر محاسبة لاستلام الحالات والوثائق والتخلص منها ؛
قائمة الصناديق
ورقة الصندوق
جرد القضايا والوثائق ؛
سجل الوصف.

تم وصف إجراءات تجميع وصيانة نماذج المحاسبة ، على الرغم من ضآلتها ، في الفقرات 3.7-3.11 من قواعد 2015.

فحص قيمة المستندات

جزء من المستند

تصغير العرض

تسمية الحالة

"تحدد تسمية القضايا تصنيف (تجميع) المستندات المنفذة في قضايا (قضايا إلكترونية)" ؛
يتم تجميع تسمية الحالات وفقًا للنموذج المرفق ؛
يتم تجميع تسمية شؤون المنظمة على أساس تسميات حالات التقسيمات الهيكلية (النموذج مرفق ، ومع ذلك ، لن يكون من الممكن العثور عليه في جدول المحتويات: يحتوي على ملحقين بالاسم " تسمية الحالات "؛ الرقم 26 يشير إلى التقسيمات الهيكلية) ؛
يتم تطوير تسميات حالات المنظمة على أساس قوائم قياسية وقوائم الإدارات وغيرها من الوثائق التي تشير إلى فترات التخزين ، والأفعال القانونية التنظيمية الأخرى ، وكذلك التسميات النموذجية والنموذجية للحالات ؛
المنظمات - ستنسق مصادر الحصول على أرشيفات الدولة (البلدية) مع "أرشيف EPC ذي الصلة أو أرشيف الولاية (البلدية) ، وفقًا للصلاحيات الممنوحة لها" ؛
تتفق المنظمات التي ليست مصادر لاقتناء أرشيفات الولاية (البلدية) على تسميات الملفات الخاصة بها من تلقاء نفسها.

تسجيل القضايا

جزء من المستند

تصغير العرض

4.19. حالات التخزين الدائمة والمؤقتة (أكثر من 10 سنوات) التي اكتملت من خلال العمل المكتبي ، بما في ذلك للموظفين ، بعد نهاية السنة التقويمية التي تم فتحها فيها ، معدة للنقل إلى أرشيف المنظمة وتخضع للتسجيل و وصف.

اعتمادًا على شروط التخزين ، يتم إجراء التسجيل الكامل أو الجزئي للحالات. تخضع حالات التخزين الدائمة والمؤقتة (أكثر من 10 سنوات) والموظفين للتسجيل الكامل.

تشمل الأعمال الورقية:

حفظ مستندات الحالة أو ربطها (يتم تخزين المستندات غير المنسقة في مجلدات صلبة مغلقة أو في صناديق) ؛

ترقيم أوراق القضية ؛

- إعداد ورقة أدلة القضية (الملحق رقم 8) ؛

- إجراء جرد داخلي لوثائق القضية (ملحق رقم 27) ؛

تصميم غلاف العلبة (ملحق رقم 28).

ما يشمل التسجيل الجزئي للحالات وكيف يعتمد على شروط تخزين المستندات ، لم يتم الإبلاغ عنه.

إذا تم في وقت سابق تجميع جرد داخلي فقط "في الحالات الضرورية" (القواعد الأساسية ، البند 3.6.3.) ، ثم تمت إزالة هذه العبارة من القواعد -2015. لا يتضمن عنوان استمارة الجرد ، الواردة في الملحق 27 ، أي إشارات إلى فترات التخزين.

لا ينبغي وصف جميع الحالات الإلكترونية ، ولكن فقط الحالات التي لها فترة تخزين مؤقتة (أكثر من 10 سنوات) ودائمة (توجد نماذج الجرد في الملحقين 17 و 18 على التوالي).

تنفيذ الطلبات

في مجال تنفيذ الطلبات المقدمة من المنظمات والمواطنين إلى الأرشيف ، هناك ابتكار: يمكن "إصدار شهادة أرشيفية ومستخرج ونسخة حسب القواعد الجديدة". نموذج إلكترونيعلى الوسائط الإلكترونية أو المرسلة عبر شبكات المعلومات والاتصالات. يتم التصديق على هذه الشهادات والنسخ والمقتطفات من خلال "التوقيع الإلكتروني لرئيس المنظمة أو أي مسؤول مفوض آخر".

التطبيقات: نماذج المستندات

تقليديا ، تنتهي قواعد 2015 بمجموعة من التطبيقات - أشكال المستندات التي تصاحب عمليات تخزين مستندات معينة.

بشكل عام ، يجب القول ، أولاً ، هناك عدد أقل من الأشكال في قواعد 2015 مقارنة بالقواعد الأساسية ، وثانيًا ، هناك تطبيقان لهما نفس الأسماء ، وهو أمر غير مريح للغاية ، وثالثًا ، يوجدان في ترتيب الإشارة في النص (وليس بترتيب الأهمية أو التسلسل المنطقي ، كما في القواعد الأساسية). بعض التطبيقات قد غيرت الأسماء ، والبعض الآخر غير الشكل قليلاً. ستكون التوصية العامة على النحو التالي: إذا كان من الضروري إعداد أي مستند حول الأرشفة ، يجب على أمين الأرشيف أولاً وقبل كل شيء البحث عن شكله في القواعد -2015 ، وفقط إذا لم يكن النموذج المطلوب موجودًا فيها ، فارجع إلى القواعد الأساسية.

الطاولة

تصغير العرض

أعيد الظهور والموافقة عليها من قبل القواعد -2015:

جرد الملفات الإلكترونية ووثائق فترات التخزين المؤقتة (أكثر من 10 سنوات) ؛
ملحق بجرد الملفات الإلكترونية لفترات التخزين المؤقتة (أكثر من 10 سنوات) ؛
عملية قبول ونقل الوثائق الأرشيفية للتخزين (من منظمة إلى أخرى. - ملحوظة. إد.)
وصف الحالات ؛
جرد الملفات الإلكترونية والمستندات مع مرفقات جرد الملفات الإلكترونية والوثائق.

جرد حالات التخزين الدائم والمؤقت (أكثر من 10 سنوات) وموظفي الوحدة الهيكلية للمنظمة (الملحق 12 من القواعد الأساسية) ؛
السجل النهائي وتسجيل الشهادة (الملحق 13) ؛
صفحة العنوان لجرد الوثائق للتخزين الدائم (الملحق 14) ؛
الأمر (المطلب) لإصدار المستندات (الملحق 17) ؛
كتاب إصدار الوثائق (الملحق 19) ؛
جرد الحالات ذات القيمة الخاصة (الملحق 23) ؛
دفتر المحاسبة عن استلام والتخلص من صندوق التأمين وصندوق الاستخدام (الملحق 27) ؛
جرد صندوق التأمين (الملحق 28) ؛
جواز سفر أرشيف المنظمة التي تخزن وثائق الإدارة (الملحق 29) ؛
جواز سفر المنظمة التي تخزن وثائق الصندوق القطاعي (الملحق 30) ؛
بطاقة تسجيل وحدة المحاسبة للوثائق الإلكترونية (ED) (الملحق 31) ؛
قانون ترحيل وإعادة كتابة الوثائق الإلكترونية (الملحق 32) ؛
مجلة استلام الوثائق الإلكترونية والتخلص منها (الملحق 33) ؛
مجلة تسجيل الهجرات وإعادة كتابة الوثائق الإلكترونية (الملحق 34) ؛
قانون يصف الوثائق ذات الأصل الشخصي (الملحق 38) ؛
قانون بشأن تشكيل صندوق أرشيفية مشترك (الملحق 39) ؛
مجلة تسجيل النسخ الصادرة ، المقتطفات ، المراجع ، المواد الموضوعية (الملحق 44) ؛
مجلة تسجيل زيارات مستخدمي غرفة القراءة (الملحق 45) ؛
خطة العمل السنوية للأرشيف (الملحق 46) ؛
بطاقة حساب للعمل مع المنظمة (الملحق 47) ؛
فعل القبول والتحويل عند تغيير رأس الأرشيف (ملحق 48).

قواعد -2015 توفر الحد الأدنى المطلق من التدابير لضمان تخزين الوثائق في المنظمة. سيتعين على قراء القواعد البحث عن معلومات حول كيفية تنفيذ هذا الحد الأدنى عمليًا في المصادر المنهجية بأنفسهم. وبالتالي ، فإن القواعد الأساسية لتشغيل محفوظات المنظمات ، على الرغم من وضعها الاختياري ، مع ظهور القواعد -2015 ستكون مطلوبة في مكاتب المنظمات الروسية أكثر من ذي قبل.

في 21 سبتمبر 2015 ، دخل أمر وزارة الثقافة في الاتحاد الروسي بتاريخ 31 مارس 2015 رقم 526 حيز التنفيذ. ووافق على "قواعد تنظيم تخزين وحيازة وحساب واستخدام وثائق صندوق المحفوظات التابع للاتحاد الروسي وغيرها من الوثائق الأرشيفية في سلطات الدولة والحكومات والمنظمات المحلية". علاوة على ذلك ، في نص المقال ، للإيجاز ، سنسميها "قواعد 2015".

قبل وبعد

لنتذكر كيف كان الأمر قبل دخول الأمر حيز التنفيذ: عملت المنظمات وفقًا لوثيقتين.

وبالتالي ، فقد تركنا مع وثيقتين عمل: قواعد 2015 والقواعد الأساسية. لديهم وضع مختلف تمامًا:

قواعد عام 2015 وثيقة تنظيمية. إنه إلزامي لجميع المنظمات ، بغض النظر عن نطاق نشاطها وشكل ملكيتها.تمت الموافقة عليها بأمر من وزارة الثقافة.