قواعد الأرشفة للعام. قواعد جديدة للأرشيف: ما الذي تغير؟ القسم الثالث

العمل المكتبي والمكتب

قواعد عمل ارشيف المنظمات 2015

إيفجينيا كوزانوفا 15 فبراير 2016 01:58 مساءً

منذ سبتمبر 2015 ، دخل أمر وزارة الثقافة في الاتحاد الروسي بتاريخ 31 مارس 2015 رقم 526 حيز التنفيذ. وافق على "قواعد تنظيم تخزين وحيازة ومحاسبة واستخدام الوثائق صندوق المحفوظاتالاتحاد الروسي ودول أخرى وثائق أرشيفيةفي الأعضاء سلطة الدولة، الأجهزة حكومة محليةوالمنظمات ". كذلك في نص المقال ، للإيجاز ، سنسميهم " قواعد عام 2015».

وتجدر الإشارة إلى أنه لم تحدث ثورة في الأرشفة مع نشر قواعد 2015. ما لم تكن القواعد الجديدة أكثر ملاءمة للمستندات الإلكترونية ... نتحدث عن حالة القواعد الجديدة والقديمة للأرشفة في هذه المقالة. يمكنك أيضا تحميل قواعد عمل أرشيف المنظمات 2015 هنا.

لنتذكر كيف كان الأمر قبل دخول الأمر حيز التنفيذ: عملت المنظمات وفقًا لوثيقتين.

أولها القواعد الأساسية لعمل أرشيفات الإدارات (تمت الموافقة عليها بأمر من الأرشيف الرئيسي لاتحاد الجمهوريات الاشتراكية السوفياتية في 5 سبتمبر 1985 N 263). كانت الوثيقة المعيارية الوحيدة (أي الإلزامية) الخاصة بالأرشفة في روسيا حتى 21/9/2015.

تنص رسالة وكالة المحفوظات الفيدرالية بتاريخ 18 سبتمبر 2015 N 2/2133-A على أنه منذ لحظة دخول الأمر رقم 526 حيز التنفيذ ، "لا تخضع القواعد الأساسية لعمل أرشيفات الإدارات للتطبيق". لم يعد بإمكانك استخدامها.

والثاني هو القواعد الأساسية لعمل أرشيفات المنظمات (تمت الموافقة عليها بقرار من كوليجيوم المحفوظات الفيدرالية في 6 فبراير 2002). هذا مستند منهجي (اختياري ، لكنه غني بالمعلومات) لم يقم أحد بإلغائه ، ولكن يمكنك بل وتحتاج إلى استخدامه ، لأنه. في قواعد عام 2015 ، تم ترك العديد من القضايا المتعلقة بالإجراءات العملية لتخزين المستندات في المنظمات وراء الكواليس.

وبالتالي ، فقد تركنا مع وثيقتين عمل: قواعد عام 2015 والقواعد الأساسية. لديهم حالة مختلفة تمامًا:

القواعد الاساسية - وثيقة منهجية. ليس من الضروري استخدامه ، على الرغم من أنه في هذه الحالة ، يبدو إنشاء أرشيف في منظمة أمرًا صعبًا للغاية. تتم الموافقة على القواعد الرئيسية فقط بقرار من Collegium of the Rosarchive ، مما يعني أن وضعها أقل بكثير من وضع القواعد -2015.

قم بتنزيل قواعد تنظيم التخزين والاقتناء والمحاسبة واستخدام وثائق صندوق المحفوظات التابع للاتحاد الروسي والوثائق الأرشيفية الأخرى في سلطات الدولة والحكومات والمنظمات المحلية (PDF ، 4.02 ميجا بايت).

في 21 سبتمبر 2015 ، دخل أمر وزارة الثقافة في الاتحاد الروسي بتاريخ 31 مارس 2015 رقم 526 حيز التنفيذ. وافق على "قواعد تنظيم التخزين والاقتناء والمحاسبة واستخدام وثائق صندوق المحفوظات الاتحاد الروسيوغيرها من الوثائق الأرشيفية في السلطات العامة والحكومات والمنظمات المحلية. علاوة على ذلك ، في نص المقال ، للإيجاز ، سنسميها "قواعد 2015".

قبل وبعد

لنتذكر كيف كان الأمر قبل دخول الأمر حيز التنفيذ: عملت المنظمات وفقًا لوثيقتين.

وبالتالي ، فقد تركنا مع وثيقتين عمل: قواعد عام 2015 والقواعد الأساسية. لديهم حالة مختلفة تمامًا:

قواعد عام 2015 وثيقة تنظيمية. إنه إلزامي لجميع المنظمات ، بغض النظر عن نطاق نشاطها وشكل ملكيتها.تمت الموافقة عليها بأمر من وزارة الثقافة.

القواعد الأساسية - وثيقة منهجية. ليس من الضروري استخدامه ، على الرغم من أنه في هذه الحالة ، يبدو إنشاء أرشيف في منظمة أمرًا صعبًا للغاية. تتم الموافقة على القواعد الرئيسية فقط بقرار من Collegium of the Rosarchive ، مما يعني أن وضعها أقل بكثير من وضع القواعد -2015.

العمل المكتبي والمكتب

قواعد عمل ارشيف المنظمات 2015

إيفجينيا كوزانوفا 15 فبراير 2016 01:58 مساءً

منذ سبتمبر 2015 ، دخل أمر وزارة الثقافة في الاتحاد الروسي بتاريخ 31 مارس 2015 رقم 526 حيز التنفيذ. ووافق على "قواعد تنظيم تخزين وحيازة وحساب واستخدام وثائق صندوق المحفوظات التابع للاتحاد الروسي وغيرها من الوثائق الأرشيفية في سلطات الدولة والحكومات والمنظمات المحلية". كذلك في نص المقال ، للإيجاز ، سنسميهم " قواعد عام 2015».

لنتذكر كيف كان الأمر قبل دخول الأمر حيز التنفيذ: عملت المنظمات وفقًا لوثيقتين.

وبالتالي ، فقد تركنا مع وثيقتين عمل: قواعد عام 2015 والقواعد الأساسية. لديهم حالة مختلفة تمامًا:

مشرف 20.05.2019 0 تعليق

ما الذي يجب الاعتماد عليه الآن في الميدان اللائحةوالدعم المنهجي للأرشفة؟

أولاً ، بالنسبة للوثيقة الحالية ، ذات الطبيعة التنظيمية: قواعد تنظيم التخزين والاقتناء والمحاسبة واستخدام وثائق صندوق المحفوظات للاتحاد الروسي والوثائق الأرشيفية الأخرى في سلطات الدولة والحكومات والمنظمات المحلية (تمت الموافقة عليها بأمر من وزارة الثقافة الروسية مؤرخ في 31 مارس 2015526) دخل حيز التنفيذ نهاية سبتمبر من العام الماضي. علاوة على ذلك في المقالة سوف نسميها قواعد -2015.

وثانيًا ، للوثيقة الحالية ، ذات الطابع المنهجي: القواعد الأساسية لعمل أرشيفات المنظمات (تمت الموافقة عليها بقرار من كوليجيوم الأرشيف الاتحادي بتاريخ 6 فبراير 2002 ، المشار إليها فيما بعد باسم الأساسي قواعد). عديدة أمور عملية، المتأثرة فقط بقواعد 2015 ، يتم تناولها هنا بشيء من التفصيل ، على سبيل المثال ، إجراء تطوير تصنيف الحالات.

القواعد الأساسية لعمل أرشيفات الإدارات (تمت الموافقة عليها بأمر من الأرشيف الرئيسي لاتحاد الجمهوريات الاشتراكية السوفياتية بتاريخ 05.09.1985 رقم 263) ، والتي لم تكن وثيقة عمل لفترة طويلة بسبب العمر ، تم إرسالها أخيرًا إلى البئر - الراحة المستحقة ولا تخضع للتطبيق على أراضي الاتحاد الروسي من لحظة دخول القواعد حيز التنفيذ -2015 (رسالة من الأرشيف الاتحادي بتاريخ 18 سبتمبر 2015 رقم 2/2133-A).

هل يجب الاحتفاظ بالوثائق؟

ما هي الوثيقة الأرشيفية؟ راجع مقالة "المنظمات التي تتطلب جديدًا قواعد الأرشفة؟ ومن لديه وثائق من صندوق المحفوظات في الاتحاد الروسي؟ "

يجب الاحتفاظ بالوثائق. على الرغم من حقيقة أن قواعد 2015 تنص على أن "المنظمات لها الحق (التأكيد مضاف) في إنشاء أرشيفات من أجل تخزين الوثائق الأرشيفية التي تشكلت في سياق أنشطتها ..." ، فإن هذا الحق ، عند الفحص الدقيق ، يتحول إلى حقيقة التزام.

أولاً ، إذا كانت هناك منظمة ، فهناك موظفون ، مما يعني وجود مجموعة كاملة من المستندات شؤون الموظفينلكل منهم.

ثانيًا ، إذا كانت هناك منظمة ، فهناك أيضًا محاسبة ضريبية ، ممثلة أيضًا بمستندات ورقية أو إلكترونية.

ثالثًا ، على الأقل الكل الوثائق المدرجةيجب الاحتفاظ بها من أجل المواعيد النهائية. مصادر العمر الافتراضي - قوائم خاصة:

قائمة الوثائق الإدارية النموذجية الأرشيفية التي تم إنشاؤها في سياق الأنشطة وكالات الحكومة، الحكومات والمنظمات المحلية ، مع الإشارة إلى فترات التخزين (تمت الموافقة عليها بأمر من وزارة الثقافة في الاتحاد الروسي بتاريخ 25 أغسطس 2010 رقم 558) ؛
قائمة بالوثائق الأرشيفية النموذجية التي تم إنشاؤها في الأنشطة العلمية والتقنية والإنتاجية للمنظمات ، مع الإشارة إلى فترات التخزين (تمت الموافقة عليها بأمر من وزارة الثقافة والإعلام في الاتحاد الروسي بتاريخ 31 يوليو 2007 ، رقم 1182).

هذه القوائم إلزامية 1 للاستخدام من قبل كل من المنظمات الحكومية وغير الحكومية. لذلك اتضح أن أي شركة ، حتى أصغرها وأكثرها تواضعًا ، لديها مجموعة من المستندات لـ تخزين الأرشيف. ويجب تهيئة الظروف لهم بما يلبي الجديد وثيقة معيارية: القواعد -2015. إن غياب التقسيمات الهيكلية الفرعية تحت مسمى "أرشيف" و "مكتب" لا يؤثر على هذا الواجب بأي شكل من الأشكال.

تخزين المستندات الإلكترونية

الابتكار ، الذي لفت انتباه جميع المتخصصين في العمل المكتبي والأرشفة ، هو أمر التخزين الذي طال انتظاره المستندات الإلكترونيةالواردة في قواعد 2015. الأقسام 2.30 - 2.33 مخصصة. يتم الانتقال إلى المستندات الإلكترونية في القواعد -2015 بشكل مفاجئ تمامًا ، دون أي عناوين ، مباشرة بعد الرسالة التي تفيد بأنه ممنوع التواجد في مكان متسخ في الأرشيف.

2.30. شروط إلزاميةتخزين المستندات الإلكترونية هي:

وجود نسختين على الأقل من كل وحدة تخزين من المستندات الإلكترونية في أرشيف المؤسسة (يجب أن تكون النسخ الرئيسية والنسخة العاملة على أجهزة مادية مختلفة) ؛

توافر التقنية و أدوات البرمجياتمخصص لنسخ المستندات الإلكترونية ونسخها وإعادة كتابتها والتحكم في الحالة المادية والتقنية ؛

ضمان طريقة تخزين المستندات الإلكترونية ، باستثناء ضياع المعلومات أو توزيعها غير المصرح به أو إتلافها أو تشويهها.

الابتكار الرئيسي الآخر هو تعريف قواعد 2015 لتنسيق تخزين أرشفة الوثائق الإلكترونية:

جزء من المستند CollapseShow قواعد لتنظيم تخزين وحيازة ومحاسبة واستخدام وثائق صندوق المحفوظات التابع للاتحاد الروسي والوثائق الأرشيفية الأخرى في سلطات الدولة والحكومات والمنظمات المحلية (تمت الموافقة عليها بأمر من وزارة الثقافة الروسية بتاريخ 31 مارس / آذار 2015 رقم 526 ، دخل حيز النفاذ في 21 سبتمبر / أيلول 2015)

2.31 يتم نقل المستندات الإلكترونية النصية للتخزين في أرشيف مؤسسة تشكل مصدرًا لاقتناء أرشيفات الدولة والبلدية بتنسيق PDF / A.

PDF هو بلا شك تنسيق عالمي. إن ملفات PDF / المحفوظات (PDF / A) هي نوع مختلف من هذا التنسيق ، وهي مصممة خصيصًا لتخزين أرشفة طويلة المدى للوثائق ومضمنة في ISO 19005-1: 2005 / Cor.2: 2011 "إدارة المستندات. تنسيق ملف المستند الإلكتروني للتخزين طويل الأجل. ولكن مثل أي شيء عالمي ، فإن PDF ليس مثاليًا. في هذا التنسيق ، تبدو مستندات الإدارة رائعة ، لكن المؤسسات لا تستخدم فقط حزمة Microsoft Office. لذلك ، على سبيل المثال ، يتم عرض الرسومات التي تم إجراؤها بتنسيق .dwg بشكل غير صحيح عند تحويلها إلى .pdf. سلوك الاليكتروني توقيع إلكترونيعند تحويل مستند إلى .pdf.

تم وصف إجراءات نقل الملفات والمستندات الإلكترونية في القسم 4.34 من القواعد. ما يلي من النص:

أولاً ، يمكن نقل المستندات الإلكترونية إلى الأرشيف وتخزينها على وسائط مادية منفصلة و "عبر شبكة المعلومات والاتصالات" ،
ثانيًا ، يتم تجميع جرد الملفات والوثائق الإلكترونية ، ومع ذلك ، في شكل ورقي (أي ، حتى لو شكلنا أرشيفًا في نظام إدارة الوثائق الإلكترونية ، يجب تسليم المخزون إلى أمين الأرشيف شخصيًا) ،
ثالثًا ، "عند الاستلام لتخزين الأرشيف ، يتم اعتماد الملفات الإلكترونية التوقيع الإلكترونيرئيس المنظمة أو المفوض من قبله الرسمية". نسبياً المستندات الورقيةلا شيء من هذا القبيل مطلوب. كيفية تلبية هذا المطلب للمؤسسات التي تنشئ مستندات إلكترونية ، ولكن لا تستخدم EDS ، فإن القواعد -2015 صامتة.

أخيرًا ، "للوصول السريع إلى المستندات الإلكترونية لأغراض مرجعية وبحثية ، يتم إنشاء صندوق لاستخدام المستندات الإلكترونية في الأرشيف" (الفقرة 2.33). لم يتم الكشف عن مفهوم استخدام الأموال.

وثيقة المحاسبة

3.5 أرشيف المنظمة يحتفظ الرئيسي (إلزامي) ومساعد مستندات المحاسبة. يتم تحديد تكوين وأشكال وثائق المحاسبة الرئيسية وفقًا لهذه القواعد. يتم تحديد تكوين وأشكال المستندات المحاسبية الداعمة بواسطة أرشيف المنظمة بشكل مستقل.

أوضحت القواعد الرئيسية سبب إجراء محاسبة وثائق الأرشيف وما هو نظام الوثائق المحاسبية ، وصياغة الغرض منه بوضوح. اختفت هذه التعريفات من قواعد 2015. دعونا نتذكرها لفهم سبب تعاملنا مع المحاسبة:

المحاسبة عن المستندات في أرشيف المنظمة هي تحديد عددها وتكوينها في الوحدات المحاسبية المنشأة وتحديد (تسجيل) انتماء كل وحدة محاسبية إلى مجمع معين وعددها الإجمالي في المستندات المحاسبية 2.
نظام الوثائق المحاسبية للأرشيف هو مجموعة معقدة من الوثائق المحاسبية وقواعد البيانات المترابطة التي تعكس عدد وتكوين الوثائق في أرشيف المنظمة وتغييراتها ، مكوننظام المحاسبة الحكومية لوثائق صندوق المحفوظات للاتحاد الروسي 3.

والتغيير الرئيسي: تم تقليص قائمة الوثائق المحاسبية للأرشيف في عام 2015 بأكثر من النصف ، من 11 إلى 5 وظائف. فقط:

دفتر محاسبة لاستلام الحالات والوثائق والتخلص منها ؛
قائمة الصناديق
ورقة الصندوق
جرد القضايا والوثائق ؛
سجل الوصف.

تم وصف إجراءات تجميع وصيانة نماذج المحاسبة ، على الرغم من ضآلتها ، في الفقرات 3.7 - 3.11 من قواعد 2015.

الباقي حسب تقدير المنظمة. إذا كان مصدرًا للحصول على أرشيف الولاية (البلدية) ، فيجب أيضًا إعداد جواز سفر المنظمة (البند 3.12 من القواعد -2015). هناك أيضًا حاشية سفلية على اللوائح الخاصة بالتسجيل الحكومي لوثائق صندوق المحفوظات في الاتحاد الروسي ، بتاريخ 1997 والتي تمت الموافقة عليها في شكل جواز سفر أرشيف. لاحظ أن القواعد الأساسية اقترحت نموذجًا ، على الرغم من أنه متطابق تقريبًا ، ولكنه لا يزال أكثر "حداثة" من اللوائح المذكورة. على الأقل بدأ الحساب فيه بألفي عام وليس التسعينيات.

فحص قيمة المستندات

قواعد -2015 لم تقدم أي شيء جديد بشكل أساسي على إجراءات إجراء فحص سنوي لقيمة الوثائق. الفقرة 4.12 فقط التي تستحق الاهتمام:

4.12. تُنشئ المنظمات التي لا تُنشئ أنشطتها وثائق خاصة بصندوق المحفوظات التابع للاتحاد الروسي ، قوائم جرد للحالات من قبل الموظفين وقوائم جرد لحالات التخزين المؤقت (أكثر من 10 سنوات) وتضمن سلامتها.

يشير هذا الحكم إلى المحادثة التي ، بغض النظر عن وجود الأرشيف في تنظيمه وانتمائه إلى عدد مصادر اقتناء أرشيف الدولة (البلدية) ، فإنه ملزم بالتعامل مع وثائقه على الأقل إلى الحد الأدنى. بعد كل شيء ، ربما ، قليل من الناس سيكونون قادرين على تجميع جرد للحالات المؤقتة (أكثر من 10 سنوات) من فترات التخزين دون تجميع تسميات الحالات أولاً.

تسمية الحالة

راجع مقال "قواعد جديدة لعمل المحفوظات على تسمية الملفات"

إنهم يتحدثون باعتدال للغاية عن تسميات الحالات ، والتي تسميها قواعد 2015 "وثيقة المحاسبة الرئيسية التي تعكس تكوين وتنظيم صندوق الوثائقي الخاص بالمنظمة" ، ولا تعطيه حتى أي تعريف واضح. من نص الوثيقة يتبع ذلك فقط (البنود 4.14-4.18):

"تحدد تسمية القضايا تصنيف (تجميع) المستندات المنفذة في قضايا (قضايا إلكترونية)" ؛
يتم تجميع تسمية الحالات وفقًا للنموذج المرفق ؛
يتم تجميع تسمية شؤون المنظمة على أساس تسميات حالات التقسيمات الهيكلية (النموذج مرفق ، ومع ذلك ، لن يكون من الممكن العثور عليه في جدول المحتويات: يحتوي على ملحقين بالاسم " تسمية الحالات "؛ الرقم 26 يشير إلى التقسيمات الهيكلية) ؛
يتم تطوير تسميات شؤون المنظمة على أساس قوائم قياسية وإدارية وقوائم أخرى للوثائق التي تشير إلى فترات التخزين ، والأفعال القانونية التنظيمية الأخرى ، وكذلك التسميات النموذجية والنموذجية للقضايا ؛
المنظمات - ستنسق مصادر الحصول على أرشيفات الولاية (البلدية) مع "أرشيف EPC ذي الصلة أو أرشيف الولاية (البلدية) ، وفقًا للصلاحيات الممنوحة لها" ؛
تتفق المنظمات التي ليست مصادر لاقتناء أرشيفات الولاية (البلدية) على تسميات الملفات الخاصة بها من تلقاء نفسها.

لا توجد معلومات عملية أكثر عن تطوير وصيانة تسمية شؤون المنظمة في قواعد عام 2015. يجب أن يقال بشكل لا لبس فيه: بدون القواعد الأساسية ، لن يتمكن الموظف العادي ، خاصة لأول مرة ، من وضعها.

تسجيل القضايا

4.19. حالات العمل المكتبي المكتملة لفترات التخزين الدائمة والمؤقتة (أكثر من 10 سنوات) ، بما في ذلك الموظفين ، بعد الانتهاء تقويم سنويالتي تم إدخالها فيها ، يتم إعدادها لنقلها إلى أرشيف المنظمة وتخضع للتسجيل والوصف.

اعتمادًا على شروط التخزين ، يتم إجراء التسجيل الكامل أو الجزئي للحالات. تصميم كاملحالات التخزين الدائمة والمؤقتة (أكثر من 10 سنوات) تخضع لفترات التخزين والموظفين.

جعل القضايا ل نسخة ورقيةيوفر:

حفظ مستندات الحالة أو ربطها (يتم تخزين المستندات غير المنسقة في مجلدات صلبة مغلقة أو في صناديق) ؛

ترقيم أوراق القضية ؛

- إعداد ورقة أدلة القضية (الملحق رقم 8) ؛

- إجراء جرد داخلي لوثائق القضية (ملحق رقم 27) ؛

تصميم غلاف العلبة (ملحق رقم 28).

إعداد الملفات الإلكترونية لنقلها إلى أرشيف المنظمة ينص على تجميع قائمة جرد للملفات الإلكترونية والوثائق (الملحقان رقم 17 و 18).

ما يشمل التسجيل الجزئي للحالات وكيف يعتمد على شروط تخزين المستندات ، لم يتم الإبلاغ عنه.

إذا تم تجميع الجرد الداخلي في وقت سابق فقط "في الحالات الضرورية(القواعد الأساسية ، البند 3.6.3.) ، ثم تمت إزالة هذه العبارة من القواعد -2015. لا يتضمن عنوان استمارة الجرد ، الواردة في الملحق 27 ، أي إشارات إلى فترات التخزين.

لا ينبغي وصف الحالات الإلكترونية كلها ، ولكن فقط تلك التي لها فترة تخزين مؤقتة (أكثر من 10 سنوات) ودائمة (نماذج الجرد - في الملحقين 17 و 18 على التوالي).

التطبيقات: نماذج المستندات

تقليديا ، تنتهي قواعد 2015 بمجموعة من التطبيقات - أشكال المستندات التي تصاحب عمليات تخزين مستندات معينة.

بشكل عام ، يجب القول ، أولاً ، هناك عدد أقل من الأشكال في القواعد -2015 مقارنة بالقواعد الأساسية ، وثانيًا ، من بينها تطبيقان يحملان نفس الأسماء ، وهو أمر غير مريح للغاية ، وثالثًا ، يوجدان. بالترتيب الوارد في النص (وليس بترتيب الأهمية أو التسلسل المنطقي كما في القواعد الأساسية). بعض التطبيقات قد غيرت الأسماء ، والبعض الآخر غيّر بشكل طفيف الشكل. ستكون التوصية العامة على النحو التالي: إذا كان من الضروري إعداد أي مستند حول الأرشفة ، يجب على أمين الأرشيف أولاً وقبل كل شيء البحث عن شكله في القواعد -2015 ، وفقط إذا الشكل المطلوبلن تظهر فيها ، راجع القواعد الأساسية.

فيما يلي 3 قوائم. الأول (في شكل جدول) هو مرفقات قواعد 2015 والنماذج المقابلة من القواعد الأساسية. والثاني هو المستجدات في الأشكال التي أدخلت في عام 2015. الثالث هو النماذج من القواعد الأساسية التي لم يتم تضمينها في القواعد -2015 ، ولكن لم يتم إلغاؤها أيضًا (كما يقولون ، استخدمها لصحتك).

الامتثال لنماذج قواعد 2015 والقواعد الأساسية

طي

أعيد الظهور والموافقة عليها من قبل القواعد -2015:

جرد الملفات الإلكترونية ووثائق فترات التخزين المؤقتة (أكثر من 10 سنوات) ؛
ملحق بجرد الملفات الإلكترونية لفترات التخزين المؤقتة (أكثر من 10 سنوات) ؛
إجراء قبول ونقل المستندات الأرشيفية للتخزين (من منظمة إلى أخرى. - تقريبًا.)
وصف الحالات ؛
جرد الملفات الإلكترونية والمستندات مع مرفقات جرد الملفات الإلكترونية والوثائق.

تم تصميم النموذجين الأخيرين ليحلوا محل قوائم التسليم ويمثلان فعليًا أعمال قبول ونقل المستندات للتخزين في أرشيف المنظمة.

جرد حالات التخزين الدائم والمؤقت (أكثر من 10 سنوات) والأفراد الوحدة الهيكليةالمنظمات (الملحق 12 من القواعد الأساسية) ؛
السجل النهائي وتسجيل الشهادة (الملحق 13) ؛
صفحة عنوان جرد الوثائق التخزين الدائم(الملحق 14) ؛
الأمر (المتطلبات) لإصدار الوثائق (الملحق 17) ؛
كتاب إصدار الوثائق (الملحق 19) ؛
جرد الحالات ذات القيمة الخاصة (الملحق 23) ؛
دفتر المحاسبة عن استلام والتخلص من صندوق التأمين وصندوق الاستخدام (الملحق 27) ؛
جرد صندوق التأمين (الملحق 28) ؛
جواز سفر أرشيف المؤسسة المخزنة وثائق الإدارة(الملحق 29) ؛
جواز سفر المنظمة التي تخزن وثائق الصندوق القطاعي (الملحق 30) ؛
بطاقة تسجيل وحدة المحاسبة للوثائق الإلكترونية (ED) (الملحق 31) ؛
قانون ترحيل وإعادة كتابة الوثائق الإلكترونية (الملحق 32) ؛
مجلة استلام الوثائق الإلكترونية والتخلص منها (الملحق 33) ؛
مجلة تسجيل الهجرات وإعادة كتابة الوثائق الإلكترونية (الملحق 34) ؛
قانون يصف الوثائق ذات الأصل الشخصي (الملحق 38) ؛
قانون بشأن تشكيل صندوق أرشيفية مشترك (الملحق 39) ؛
مجلة تسجيل النسخ الصادرة والمقتطفات والمراجع والمواد الموضوعية (الملحق 44) ؛
مجلة تسجيل زيارات مستخدمي غرفة القراءة (الملحق 45) ؛
خطة العمل السنوية للأرشيف (الملحق 46) ؛
بطاقة حساب للعمل مع المنظمة (الملحق 47) ؛
فعل القبول والتحويل عند تغيير رأس الأرشيف (ملحق 48).

من الواضح أن قواعد 2015 مصممة للقارئ المُجهز. ولكن في كثير من الحالات ، للأسف ، العمل المكتبي و أرشيفيشارك إما الأمناء أو (إذا لزم الأمر) موظفو الإدارات المختلفة في المنظمة: المحاسبون ، موظفو شؤون الموظفين ، حماية العمال ، المحامون ، إلخ. سيكون من الصعب جدًا على هؤلاء الأبرياء فهم ما هو مطلوب منهم في مجال تخزين المستندات.

قواعد -2015 توفر الحد الأدنى المطلق من التدابير لضمان تخزين الوثائق في المنظمة. سيتعين على قراء القواعد البحث عن معلومات حول كيفية تنفيذ هذا الحد الأدنى في الممارسة العملية في المصادر المنهجية بأنفسهم. وبالتالي ، فإن القواعد الأساسية لعمل محفوظات المنظمات ، على الرغم من وضعها الاختياري ، مع ظهور القواعد -2015 ستكون مطلوبة في المكاتب المنظمات الروسيةأقوى من ذي قبل.

الحواشي

طي

قرار محكمة التحكيم العليا للاتحاد الروسي بتاريخ 21 فبراير 2012 رقم 14589/11. عد

البند 6.1.1. القواعد الاساسية. عد

البند 6.3.1. القواعد الاساسية. عد

إصدار واحد مجاني من المجلة

"القواعد الأساسية لعمل محفوظات المنظمات" (تمت الموافقة عليها بقرار من Collegium of the Federal Archive of the February 6، 2002)

وافق
قرار
كوليجيوم روسرخيف
من 06.02.2002

القواعد الاساسية
أعمال أرشيف المنظمات

المقدمة

القواعد الأساسية لعمل أرشيف المنظمات هي وثيقة تنظيمية ومنهجية تحدد أنشطتها. تستند القواعد على التيار الإطار القانونيفي مجال المعلومات ، ودعم التوثيق للإدارة والأرشفة ، وتجميع تجربة الأرشفة المحلية ، مع مراعاة الإنجازات الحديثة في التطبيق الوسائل التقنيةو تقنيات المعلوماتفي العمل مع المستندات.

الحق والالتزام بإنشاء أرشيفات المنظمات للتخزين المؤقت لوثائق صندوق المحفوظات التابع للاتحاد الروسي المصنفة على أنها أملاك الدولة، تم إنشاؤه بموجب التشريع الأساسي للاتحاد الروسي بشأن صندوق المحفوظات التابع للاتحاد الروسي والمحفوظات (1993) ، واللوائح الخاصة بصندوق المحفوظات للاتحاد الروسي (1994) واللوائح الخاصة بخدمة المحفوظات الفيدرالية في روسيا (1998) ، المقابلة أنظمةرعايا الاتحاد الروسي.

تنطبق هذه القواعد على المحفوظات المنظمات الحكومية، وهي أيضًا إلزامية لجميع المنظمات غير الحكومية من حيث ضمان سلامة ووصف ومحاسبة واستخدام وثائق صندوق المحفوظات التابع للاتحاد الروسي المصنفة كممتلكات للدولة.

تسترشد أرشيفات المنظمات التي تخزن الأفلام ، والصور ، والوثائق السمعية والبصرية (السمعية والبصرية) ، والوثائق العلمية والتقنية ، ورسم الخرائط ، والقياس عن بعد بهذه القواعد من حيث التنظيم والتخطيط وإعداد التقارير والعمل المنهجي مع إدارة الوثائق المخزنة في المحفوظات ؛ في جميع الأمور الأخرى ، يخضع العمل بهذه المستندات للتعليمات والقواعد ذات الصلة.

لا تنطبق القواعد على مستندات العمل التي ينظمها قانون الاتحاد الروسي المؤرخ 21 يوليو 1993 N 5485-1 "في سر الدولة"والمرسوم الصادر عن رئيس الاتحاد الروسي بتاريخ 30 نوفمبر 1995 رقم 1203" بشأن الموافقة على قائمة المعلومات المصنفة كأسرار دولة ".

منظمات الدولة غير المدرجة في تكوين مصادر التوظيف محفوظات الدولة، إلى جانب منظمات غير حكوميةقد تسترشد بهذه القواعد عند تنظيم وضمان عمل أرشيفها.

القواعد مصحوبة بأشكال من الوثائق التي تضمن عمل الأرشيف.

تم إعداد القواعد الرئيسية لعمل أرشيف المنظمات من قبل مجموعة عمل الأرشيف الفيدرالية و VNIIDAD المكونة من: Eremchenko V.A. (قائد الفريق) ، Albrecht B.V. ، Banasyukevich V.D. ، Gavlin M.L. ، Kiselev I.N. ، Krasavin A.S. ، Larin M.V. ، Meshcherina T.A. ، Privalov V. F.

تجميع الأعمال الإدارية

يتضمن عمل مكتب المحفوظات تنظيم أنواع مختلفة من وسائط المعلومات. وهي تشمل أيضًا اللوائح. تم تجميعها حسب النوع والتسلسل الزمني مع التطبيقات:

اللوائح والمواثيق التي تمت الموافقة عليها بموجب قوانين إدارية بمثابة ملاحق لها. يجتمعون معًا. إذا تمت الموافقة على الأحكام والتعليمات والمواثيق كأفعال مستقلة ، يتم تنظيمها في حالات منفصلة.
يتم تجميع أوامر الهياكل العليا والقرارات المتعلقة بتنفيذها وفقًا لمجالات عمل المؤسسة.
يتم تنظيم الأوامر المتعلقة بالأفراد وفقًا لفترات التخزين. بحجم كبير مواد إعلاميةيُنصح بتجميع الأعمال المتعلقة بجوانب مختلفة من عمل الشركة بشكل منفصل.
يتم تنظيم الأوامر في مجال النشاط الرئيسي بشكل منفصل عن الأفعال على الأفراد. على سبيل المثال ، يتم تضمين طلب عمل مكتب الأرشفة في مجلد واحد ، وبتعيين رئيس القسم المسؤول - في ملف آخر.
الحدود والتقارير والتقديرات المعتمدة وقوائم العناوين والخطط وما إلى ذلك. مجمعة بشكل منفصل عن المشاريع من قبلهم.
يتم ترتيب المستندات في الملفات الشخصية بترتيب استلامها.
يتم تنظيم الحسابات الشخصية للموظفين حسب الراتب في مجلدات منفصلة. وهي مرتبة حسب الترتيب الأبجدي.
يتم تجميع الشكاوى والاقتراحات وبيانات المواطنين فيما يتعلق بأنشطة المؤسسة والوثائق للنظر فيها وتنفيذها بشكل منفصل عن نداءات الأفراد بشأن القضايا الشخصية.
عادة ما يتم تنظيم المراسلات لفترة تقويم بترتيب زمني. يتم وضع الإجابات بعد الأسئلة. في حالة استئناف المراسلات حول موضوع منفصل ، بدأ في العام السابق ، يتم تضمين المستندات في مجلد الفترة الحالية. في هذه الحالة ، يشار إلى مؤشر حالة العام السابق.

الفروق الدقيقة

عمل مكتب الأرشيف هو نوع من الأنشطة التي لا يضمن فيها المتخصصون سلامة وسائط المعلومات فحسب ، بل أيضًا القدرة على العمل معهم إذا لزم الأمر. لهذا ، يتم تطويق الأعمال التي تشكل المجلدات بأربعة ثقوب في غطاء من الورق المقوى. كما يسمح لهم بالالتزام مع مراعاة إمكانية قراءة النصوص والقرارات والتواريخ والتأشيرات في جميع الأوراق.

استعدادًا للتجميع ، تتم إزالة جميع أدوات التثبيت المعدنية. المواد المخصصة للتخزين الدائم وتتكون من أعمال ذات قيمة خاصة أو غير منسقة موجودة في مجلدات مغلقة بثلاث طبقات ذات أربطة أو في صناديق خاصة.

إذا كانت هناك مستندات ذات طبيعة شخصية لم تتم المطالبة بها في القضية ( كتب العمل، الشهادات ، التذاكر العسكرية ، إلخ.) يتم وضعها في مظروف منفصل ويتم حفظها فيه مع باقي المواد. في نهاية المجلدات ، يجب أن يكون هناك ورقة شاهد فارغة. في بداية المجلد ، يتم تقديم نموذج للجرد الداخلي. لضمان سلامة الأوراق وترتيبها ، يتم ترقيم كل ورقة بالأرقام العربية. لا تنطبق هذه القاعدة على صفحة الشهادة ونموذج المخزون. الرقم مكتوب بالقلم الرصاص في الزاوية اليمنى العليا.

الجرد الداخلي

يتم تشكيلها لتخزين وتسجيل مواد المعلومات المؤقتة (أكثر من 10 سنوات) والمحتوى الدائم. يتم أيضًا تجميع جرد داخلي للحالات التي تم إنشاؤها على أساس أنواع المستندات ، في العناوين التي لا يتم الكشف عن محتواها. يجب أن يحتوي النموذج على بيانات عن الأرقام التسلسلية للأفعال في المجلد والفهارس والعناوين والتواريخ وأرقام الصفحات.

يتم إرفاق الإدخال النهائي بالمخزون الداخلي. وهي تشير بالأرقام والكلمات إلى عدد المستندات المضمنة فيه ، وكذلك عدد الأوراق التي تشكلها. المترجم يؤيد الجرد الداخلي. إذا كان المجلد مرتبطًا أو مقيدًا بدون نموذج ، فسيتم لصق الورقة المترجمة بداخل الغلاف الأمامي.

يجب أن تنعكس التغييرات في تكوين المواد في المجلد في حقل "الملاحظات". على وجه الخصوص ، يشير هذا إلى السحب ، واستبدال الأوراق بنسخ ، وإدراجها مستندات إضافيةإلى مجلد. في الوقت نفسه ، يتم لصق روابط للأفعال ذات الصلة. إذا لزم الأمر ، يمكن تكوين إدخال معمم جديد لصحيفة الجرد الداخلية ، وكذلك تسجيل الشهادة للمجلد.