قد يحدث أنك قررت إجراء تغييرات على المستند الخاص بك، ولكنك غير متأكد من ضرورة ترك هذه التغييرات بشكل دائم. لكي لا تصحح المستند الأصلي، يمكنك فتح نسخة منه. بعد ذلك، سنوضح لك كيف.
يبدأ Microsoft Word بعدة طرق. يمكنك فتح البرنامج مباشرة (من القائمة "ابدأ" أو سطح المكتب أو الشاشة الرئيسية) أو النقر نقرًا مزدوجًا فوق الملف وثيقة كلمة(.docx أو .doc). عند تشغيل البرنامج مباشرة، تفتح شاشة Word Start مع قائمة الوثائق الأخيرة(الأخيرة) على الجانب الأيسر من النافذة. إذا كان المستند الذي تريد فتحه كنسخة موجودًا في هذه القائمة، فانقر بزر الماوس الأيمن عليه ثم حدده نسخة مفتوحة(افتح نسخة).
إذا كانت قائمة المستندات الحديثة لا تحتوي على ما تريد فتحه كنسخة، فانقر فوق الارتباط افتح المستندات الأخرى(افتح المستندات الأخرى) الموجودة أسفل القائمة.
فى الشباك يفتح(فتح) انقر حاسوب(الكمبيوتر) إذا كان المستند مخزّنًا على القرص الصلب بجهاز الكمبيوتر الخاص بك، أو ون درايفإذا كان في السحابة.
على الجانب الأيمن من النافذة يفتح(فتح) تظهر القائمة المجلدات الأخيرة(المجلدات الأخيرة). إذا كان المجلد الذي يحتوي على المستند الخاص بك موجودًا في هذه القائمة، فانقر عليه. إذا لم يكن الأمر كذلك، فانقر فوق الزر مراجعة(تصفح).
في مربع الحوار فتح مستند(فتح) انتقل إلى المجلد الذي يحتوي على المستند الذي تريد فتح نسخة منه. حدد ملفًا وانقر فوق السهم المتجه للأسفل الموجود على يمين الزر يفتح(يفتح). بعد ذلك، حدد من القائمة المنسدلة فتح كنسخة(فتح كنسخة).
سيتم إنشاء نسخة في المجلد حيث تم تخزين المستند الأصلي وفتحه في Word لتحريره. سيتم أخذ اسم الملف الخاص بالنسخة من المستند الأصلي مع إضافة البادئة، كما هو موضح في الصورة أدناه.
يمكنك لاحقًا إعادة تسمية هذا الملف باستخدام الأمر حفظ باسم(حفظ باسم) أو في مستكشف Windows بعد إغلاق الملف.
تقريبا كل منزل لديه طابعة. أصبح هذا الجهاز جزءًا لا يتجزأ من حياتنا. يحتاج الشخص كل يوم إلى طباعة مهمة، وتصوير المستندات على الطابعة، وما إلى ذلك.
يوجد اليوم في السوق العديد من الأجهزة من الجيل الجديد تسمى - (MFP). إنها لا تسمح بتسريع العمل فحسب، بل توفر أيضًا المساحة والتمويل. كيفية مسح الصورة إلى جهاز كمبيوتر؟
في الماضي، وقبل ظهور هذه الأجهزة، كان على الأشخاص شراء أجهزة متعددة لأداء وظائف الناسخة والمسح الضوئي والطباعة بشكل منفصل. استغرق هذا الكثير من الوقت. الآن نحن أحرار وفي فترة زمنية قصيرة، يمكننا التصوير على الطابعة أو تصوير مستند من جهاز واحد.
أين يمكنني شراء الطابعة متعددة الوظائف؟
يمكن شراء الطابعة متعددة الوظائف من متاجر متخصصةمتخصصة في التكنولوجيا، مثل الدورادو، M.Video، الخ. أو المتاجر عبر الإنترنت مثل Ozon.
قائمة موديلات الطابعات – الماسحات الضوئية:
- حاد
- سامسونج
- ريكو
- باناسونيك
- كيوسيرا
- زيروكس
- إبسون
- كانون
- أخ
من الشركات المصنعة المقدمة، تنتج MFP نماذج من فئات الأسعار المختلفة. تحتوي المنتجات المتوسطة والعالية على قائمة كافية من الميزات.
من أجل ذلك، عليك أن تنظر إلى جسم الجهاز. إذا كان الغطاء العلوي مزودا بزجاج خاص، فهذا الجهاز هو MFP. إذا كان يحتوي فقط على درج ورق، فعادة ما يكون طابعة.
تعلم كيفية استخدام الماسح الضوئي بنفسك
ما هو المسح وماذا تعني النسخة؟
المسح الضوئي (المسح الضوئي) هو عملية تحويل المستندات من حاملة الورقإلى شكل إلكتروني.
المسح الضوئي والنسخ والطباعة - كل هذا يعمل على تسريع العمل في العمل المكتبي وما بعده.
كيفية استخدام الماسح الضوئي؟
خياران لمسح مستند ضوئيًا إلى جهاز كمبيوتر:
- قابل للتعديل
- غير قابل للتحرير
مستند قابل للتحرير - يتم تحميل نسخة ضوئية من المستند من خلال أداة التعرف (برنامج خاص)
المستند غير القابل للتحرير هو عبارة عن مسح ضوئي للمستند يحول أي مستند نصي إلى صورة غير قابلة للتحرير.
التحضير للعمل
يبدأ التحضير بالماسح الضوئي:
- تحقق من اتصال الماسح الضوئي بالكمبيوتر.
- قم بتوصيل الجهاز واضغط على زر الطاقة
- بعد التشغيل، أدخل القرص (محرك الأقراص المحمول) لتثبيت برامج التشغيل. في كثير من الأحيان يتم تجميع هذه البرامج مع الطابعة.
- إذا لم يتم تضمين القرص في المجموعة لسبب ما، فأنت بحاجة إلى الانتقال إلى موقع الشركة المصنعة وتنزيل برامج التشغيل من الموقع.
بعد تثبيت برامج التشغيل، حدد أي منها برمجةأنت سوف تعمل. بدون برنامج المسح الضوئي، لن تتمكن من مسح المستندات ضوئيًا.
البرامج الشعبية:
- أدوبي
- XnView
- برنامج فيوسكان
للتحقق من قدرات الماسح الضوئي في واجهة أي من البرامج المذكورة أعلاه، انقر فوق - "ملف" - "استيراد".
في الفرع الأخير يجب أن ترى اسم الجهاز، ثم يعمل بشكل صحيح.
الماسح الضوئي
كيفية المسح الضوئي إلى جهاز كمبيوتر من خلال معالج Windows باستخدام طابعة - MFP.
- ارفع الغطاء
- في حالة وجود أجسام غريبة، قم بمسح زجاج الماسحة الضوئية
- ضع ورقة النص أو الصورة بحيث يكون وجهها لأسفل.
- أغلق غطاء الماسحة الضوئية
- افتح علامة التبويب في نظام "ابدأ" وافتح بالتتابع: "لوحة التحكم" - "الأجهزة والصوت" - "
- انقر بزر الماوس الأيمن على الملصق الذي يحمل اسم الطابعة متعددة الوظائف
- "ابدأ المسح"
- الخيارات: "معاينة" - "مسح"
- سيظهر المستند الممسوح ضوئيًا في نافذة منبثقة
- "حفظ"، أو، إذا لزم الأمر، أرسل الملف للطباعة.
كيفية مسح مستند ضوئيًا إلى جهاز كمبيوتر من الطابعة باستخدام برنامج خاص.
- بعد تثبيت بيانات الجهاز قم بفتح قائمة البرامج
- فتح رمز الطابعة
- "مسح"
- حدد التنسيق: أبيض وأسود/ملون
- اختر القرار
- حدد مجلدًا لحفظ الملف
- "معاينة" - "مسح" - "حفظ"
إليك كيفية مسح مستند ضوئيًا إلى جهاز الكمبيوتر الخاص بك من الطابعة.
كيفية عمل نسخة من جواز السفر
- تعليمات حول كيفية عمل نسخة من جواز السفر
- بالضرورة! قم بإزالة كافة الأجسام الغريبة (الدبابيس، الملصقات، الأغطية، إلخ.)
- "الإعدادات" - "الخيارات" - "التدرج الرمادي" - "الدقة"
- ضع المستند (جواز السفر) بالقرب من الحافة، مع التراجع عن الحافة بمقدار 3-5 سم
- أغلق الغطاء بإحكام
- "مطبعة"
- باستخدام الإطار، قم بتمييز المنطقة المطلوبة، واترك الحقول الفارغة خارج الحدود، ويمكنك مسح المستندات ضوئيًا
- حدد التنسيق المطلوب لحفظ المستند على جهاز الكمبيوتر الخاص بك.
لتنسيق البيانات الرسمية –tif/bmp)
كيفية مسح المستندات والصور والصور
- تحقق من وجود بقع في الصورة، وكذلك الأجسام الغريبة
- ضع الصورة وجهًا للأسفل
- استخدم برنامج المسح الضوئي (مثل scanitto pro)
- حدد نوع المسح الضوئي في هذا البرنامج (أبيض وأسود / ملون)
- ضبط تنسيق "الصورة"
- ضبط الحد الأقصى للدقة
- لا تقم بإجراء تغييرات على الإعدادات أثناء العملية، ارفع الغطاء أيضًا!
- مسح المستندات والصور ضوئيًا باستخدام الطابعة "حفظ"
- اختر مجلدًا لحفظ الصورة
- مخطط بسيط للغاية: كيفية مسح المستندات والصور والصور ضوئيًا
- إذا لم يقم تطبيق الطابعة متعددة الوظائف بحفظ المعلومات المطلوبة الممسوحة ضوئيًا، فاضغط على مجموعة المفاتيح "Ctrl + S"
- حدد مجلدًا لوضع المستند الممسوح ضوئيًا فيه
- يوصى بتثبيت البرامج التي ستساعدك بسهولة على حفظ عمليات الفحص تلقائيًا (على سبيل المثال، قارئ أدوبي، DJVU ريزر")
- إذا تبين بعد المسح أن الملف به هوامش سوداء، فقم بقصها في المحرر.
- دقة الصورة القياسية - 150 نقطة في البوصة
- إذن للمراجع الخاصة - 300
- jpg لديه دقة أقل من tif/bmp
تحسين معلمات الصورة، وتغيير الدقة (كلما زاد حجمها، زاد حجم الملف النهائي)
ستساعدك نصيحة بسيطة على معرفة كيفية استخدام الماسح الضوئي.
كيفية المسح الضوئي على طابعة HP؟
HP - في أي شخص تقريبًا يمكنك العثور على تقنية هذه العلامة التجارية. سهلة الاستخدام، وإعدادات بسيطة وظائف مريحة. دعنا ننتقل إلى تعليمات مصغرة حول كيفية المسح الضوئي على طابعة HP.
الطريقة الأولى: البرنامج من حزمة HP
- قم بتوصيل الطابعة، إما عبر شبكة WI-FI أو عبر كابل USB.
- فتح الغطاء العلوي
- ضع المستند ووجهه لأسفل
- انتقل إلى برنامج "HP Deskjet" ("ScanJet")
- إذا لم يتم العثور على الأداة، قم بإعادة تثبيتها أو تنزيلها من خلال القرص المقدم من الشركة.
- "المسح الضوئي" (يمكن ترك الإعدادات كإعداد افتراضي)
- "يحفظ"
خطوات بسيطة للإجابة على السؤال: كيفية المسح الضوئي على طابعة HP.
الطريقة الثانية: كيفية المسح الضوئي باستخدام طابعة HP - الزر الموجود على الماسح الضوئي
- كرر جميع النقاط المذكورة أعلاه.
- نجد زر "المسح الضوئي" أو "المسح الضوئي" على لوحة الطابعة
- "يحفظ"
(يمكنك استخدام نظائرها من البرنامج، في حالة فقدان القرص المرخص).
كيف تتم عملية النسخ على الطابعة
النسخ هو الاستنساخ الدقيق للمعلومات (النسخ) وإنتاج نسخ مكررة على الورق.
كيفية عمل نسخة من الوثائق؟
- سوف تحتاج إلى الطابعة متعددة الوظائف
- ورق
- إعادة تعبئة الطابعة متعددة الوظائف
- قم بتحميل الورق في درج الإدخال
- امسح الزجاج إذا لزم الأمر
- ضع المستند ووجهه لأسفل
- محاذاة لتوجيه الحدود (الخطوط حول الزجاج)
- أغلق غطاء ناسخة/طابعة
- حدد لون الطباعة من لوحة التحكم
- إذا كنت بحاجة إلى عدد كبير من النسخ من نفس المستند، فانقر فوق الزر "ابدأ" عدة مرات.
- (في المرة الواحدة، اعتمادًا على الجهاز، يمكنك عمل من 1 إلى 20 نسخة في المرة الواحدة.)
- لتغيير تنسيق الورق - اضغط على زر "الورق".
ماذا تفعل إذا لم يتم فحص الجهاز؟
- "يبدأ"
- "لوحة التحكم"
- "إدارة
- "مدير الجهاز"
- البحث عن اسم الماسح الضوئي
- "أجهزة معالجة الصور"
- اضغط على + - وبذلك ستجد اسم الموديل
- قم بتنزيل برنامج التشغيل للفحص.
- إذا كان كل شيء على ما يرام، ولم يعمل المسح الضوئي، فقم بتنزيل البرنامج أو تحميله لجهازك متعدد الوظائف.
تحتاج أيضًا إلى التحقق من حالة عمل الجهاز، وهي:
- وحدة تزويد الطاقة (سلك)
- ضرر واضح
- أنابيب الجهد
- التأريض الكهربائي
- استعادة والتحقق من الإعدادات
تقنية تشغيل الطابعة متعددة الوظائف
- الامتثال لنظام درجة الحرارة
- الامتثال لرطوبة الهواء
- مراقبة مستويات الحبر
- رعاية منتظمة
- مراقبة حالة رأس الطباعة للقارئ
لاستخدام عدد من الخدمات، مطلوب نسخة من جواز السفر. يمكن أن يتم ذلك على الورق أو في شكل إلكتروني. غالبًا ما يكون النوع الأخير من المستندات مطلوبًا لتقديم الطلبات من خلال بوابة خدمات الدولة. يجب أن تفي نسخة الوثيقة بالمتطلبات المحددة.
الجانب الفني للقضية
مهم! وينبغي أن يوضع في الاعتبار أن:
- كل حالة فريدة وفردية.
- إن الدراسة المتأنية للمسألة لا تضمن دائمًا نتيجة إيجابية للقضية. ذلك يعتمد على عوامل كثيرة.
للحصول على المشورة الأكثر تفصيلاً بشأن مشكلتك، ما عليك سوى اختيار أي من الخيارات المقترحة:
يتم نسخ جواز السفر باستخدام نسخة مصورة أو ممسوحة ضوئيًا. الفئة الأولى تشمل نتيجة نسخ الأصل باستخدام جهاز خاص. يتم تقديم النتيجة على الورق.
إذا كانت هناك حاجة إلى نسخة ممسوحة ضوئيا، فسوف يحصل المواطن ملف رقميالذي يعكس المعلومات من وسائل الإعلام. يتم نقل البيانات إلى هذا التنسيق عن طريق المسح. النسخة ليس لها نفس الأثر القانوني كالأصل. يتم منح الهوية القانونية للورق بمساعدة التوثيق أو التوقيع الإلكتروني المؤهل.
فحص جواز السفر هو نسخة رقمية من المستند الرئيسي. في بعض الأحيان تكون الوثيقة مطلوبة للقبول الأولي للمواطن. عند الاتصال بإحدى المنظمات، من المهم أن تأخذ في الاعتبار الأمور المحلية أنظمة. إنها تعكس معلومات حول الحاجة إلى إجراء فحص أو إمكانية استخدام الخدمة بدونها. ستكون هناك حاجة إلى نسخة صحيحة من جواز السفر لتسجيل الوثائق الأجنبية ولأغراض أخرى.
كيفية عمل نسخة من جواز السفر؟
لعمل نسخة، تحتاج إلى جواز السفر الأصلي وآلة تصوير. يوصى بالاتصال بالمنظمة التي يتم تنفيذ الإجراء لها وتوضيح المتطلبات المطروحة. هذا سوف يتجنب الأخطاء و تكاليف اضافيةوقت.
عادة ما تكون نسخة بسيطة من جواز السفر كافية. يتم تنفيذ الإجراء باستخدام آلة تصوير في المكتب أو في المنزل. النسخ عبارة عن نسخ تحتوي على بيانات شخصية وصورة فوتوغرافية، بالإضافة إلى صفحة تحتوي على عنوان التسجيل. في بعض الأحيان تطلب منك الوكالات نسخ جميع الصفحات التي تحتوي على علامات أو جواز السفر بأكمله.
مهم! عندما تكون هناك حاجة إلى نسخة موثقة، سيتعين عليك الاتصال بكاتب العدل. يتم فرض رسوم مقابل تقديم الخدمة.
عينة جديدة
إذا كانت هناك حاجة إلى نسخة ممسوحة ضوئيًا من جواز السفر الجديد، فإن الإجراء يتأثر أيضًا بمتطلبات المؤسسة التي سيتم تقديم الوثيقة إليها. في كثير من الأحيان، يتم نسخ الأجنبي البيومتري بالكامل. ستحتاج إلى مسح جميع الصفحات البالغ عددها 46 صفحة. يتم عمل نسخة على ورقة A4 القياسية. يمكنك وضع 2 فروق عليها. يتم وضع المعلومات على جانب واحد فقط من الورقة.
العينة القديمة
إذا كنا نتحدث عن نسخة من جواز السفر القديم، فإن المتطلبات تظل كما هي. قد تحتاج إلى نسخ كافة الصفحات. حتى أولئك الذين لا يوجد سجل لهم يشاركون في الإجراء. يوصى مبدئيًا بتوضيح قواعد تنفيذ الإجراء عن طريق الاتصال بالسلطة التي سيتم تقديم المستندات إليها لاحقًا. هناك 2 ينتشر على ورقة واحدة. يتم وضع المعلومات على الورقة A4.
إذا كان التصوير مخصصًا للحصول على تأشيرة، فقد تختلف القواعد بشكل كبير. لذا، تسمح إسبانيا بوضع ما يصل إلى 4 أوراق جواز سفر على ورقة واحدة. يتم وضع اثنين منهم على كل جانب.
بأي شكل ينبغي تقديم نسخة؟
كل هذا يتوقف على المؤسسة التي سيتم تقديم الوثائق إليها. هيئة معتمدةقد تحتاج إلى صورة ضوئية لجواز سفرك أو نسخة ورقية. من الناحية العملية، تفضل معظم المنظمات نوعين. الخيارات الإلكترونيةعادة ما تستخدم الوثائق كمرجع فقط.
كيفية التصديق على المسح الضوئي أو النسخ؟
كاتب العدل لديه الحق في التصديق على الوثائق. يجب عليك الاتصال به إذا كنت بحاجة إلى تقديم الوثائق إلى هيكل الدولة. عند تنفيذ سلسلة الإجراءات القانونيةلا توجد طرق بديلة للتصديق على الأوراق. وتتمتع المكاتب القنصلية بصلاحيات مماثلة.
إذا تقدم شخص ما بطلب للحصول على الجنسية، يتم تصديق نسخة منه من قبل ممثل خدمة الهجرة. إذا كان سيتم استخدام الورق محليا، ليست هناك حاجة للتوثيق. في هذه الحالة، يتم الحصول على الحق في التصديق على الوثائق من قبل رئيس المنظمة أو غيره تنفيذي، والذي يظهر اسمه بالترتيب الخاص.
لن يتمكن المواطنون العاديون من التصديق بشكل صحيح على نسخة من جواز السفر. ليس لديهم مثل هذا الحق. الاستثناء هو عندما يتم تنفيذ الإجراء رجل أعمال فردي. إذا تم تقديم نداء إلى الهياكل الضريبية والخارجة عن الميزانية، فسيتم التصديق على الوثائق من قبل مالكها. لإجراء التلاعبات، من الضروري أن تكتب على كل صفحة النسخة صحيحة، وتضع التوقيع، وتفك تشفيره، وتشير إلى الموضع وتعكس التاريخ. إذا كان هناك ختم، فإن بصمته ثابتة.
خاتمة
يمكن إجراء نسخ جواز السفر باستخدام نسخة ضوئية أو مسح ضوئي. عادة ما يتم استخدام الخيار الأول. النماذج الإلكترونيةيتم استخدام المستندات فقط لتنفيذ الإجراء استعراض أوليمتطلبات مقدم الطلب. في بعض الأحيان تكون هناك حاجة إلى نسخة مصدقة. كاتب العدل لديه الحق في القيام بمثل هذا الإجراء. وهناك أيضًا عدد من الأشخاص الآخرين ذوي الصلاحيات المناسبة.
محامي بار الحماية القانونية. وهو متخصص في القضايا الإدارية والمدنية، والتعويضات من قبل شركات التأمين، وحماية المستهلك، وكذلك القضايا المتعلقة بالهدم غير القانوني للقذائف والكراجات.
ما هي متطلبات عمل نسخ من المستندات التي يجب استيفاؤها من أجل حفظها أثر قانوني.
من المقال سوف تتعلم:
لماذا تحتاج إلى نسخ من الوثائق؟
يحق للموظف أن يتقدم في مكان العمل بطلب تزويده بالشهادات ونسخ من المستندات المتعلقة بعمله نشاط العمل. هذا النوع وثائق الموظفينلا ينطبق على المعلومات السرية. لذلك، بالنسبة لأي مستند يرتبط بطريقة أو بأخرى بالتنفيذ واجبات العمل هذا الموظف، مفهوم الخدمة أو سر التجارةلا ينطبق. وهذا ما تؤكده الأحكام المعارف التقليدية الترددات اللاسلكية. في خطاب رقم PG/9518-6-1بتاريخ 20 ديسمبر 2012، أعرب خبراء روسترود عن رأي مماثل.
هناك عدة أنواع نسخ من الوثائق:
- ينسخ- مستند مطابق تمامًا من حيث المحتوى (وفي بعض الحالات من حيث التصميم) للأصل؛
- يستخرج- نسخة فقط من ذلك الجزء من المستند الذي يتعلق مباشرة بصاحب الطلب. يتم إصدارها عندما يكون من الضروري استبعاد معلومات حول البيانات الشخصية للموظفين الآخرين، وكذلك المعلومات الأخرى المتعلقة بفئة رسمية أو سرية؛
- ينسخ- تم تحريره بنفس شكل المستند الأصلي، وله علامة مقابلة ("نسخة") وله نفس الأهمية القانونية مثل مصدر وثائق;
- نسخة من نسخة- يتم عمل هذا النوع في حالة فقدان الأصل بشكل لا رجعة فيه، ولكن تبقى نسخته.
قد يطلب الموظفون نسخًا من المستندات التي يطلبها الموظفون، على سبيل المثال، لتقديمها إلى منظمة الائتمان، الخامس القضاء, صندوق التقاعد، المؤسسة التي يعملون فيها بدوام جزئي، إلى السفارة لمعالجة التأشيرة، بالإضافة إلى الإدارات الأخرى.
تعرف على المزيد حول كيفية معالجة طلبات إصدار نسخ المستندات وشهادات الأرشيف .
كيفية طلب نسخ من الوثائق
وفقًا للمادة 89 من قانون العمل في الاتحاد الروسي، يجب على الموظف إصدار طلبه لتوفير المستندات أو نسخها في كتابة. من الممكن كتابة الطلب في شكل حر.
هناك متطلبات خاصة لمحتوى التطبيق. عند طلب نسخ من المستندات، يجب عليك تحديد:
- اسم المؤسسة (بالكامل) التي تم إرسال الطلب إليها؛
- محتوى الطلب والغرض منه؛
- بيانات جواز السفر لمقدم الطلب - اللقب الكامل والاسم العائلي (بما في ذلك الاسم قبل الزواج)، والعنوان البريدي، وأرقام الاتصال؛
- تاريخ الطلب و توقيع شخصيمقدم الطلب فك تشفيرها.
يرجى ملاحظة: الموظف غير ملزم بالإشارة إلى الغرض الذي يحتاج فيه إلى نسخ من المستندات.
متى وكيف يتم إصدار نسخ من الوثائق
يجب على صاحب العمل بالضرورة الاستجابة لطلب الموظف، حتى لو كان قد فعل ذلك بالفعل لا يعمل في المؤسسة. في غضون ثلاثة أيام عمل بعد استلامها طلب خطييجب إعطاء الموظف نسخاً من المستندات التي طلبها. وفي الوقت نفسه يجب أن تكون جميع الشهادات وصور المستندات اللازمة للموظف صادرة من صاحب العمل وتصدر مجاناً، وذلك على النحو التالي من الأحكام المعارف التقليدية الترددات اللاسلكية.
يمكن أيضًا استلام نسخ من المستندات عن طريق البريد. وللقيام بذلك، عند كتابة طلب إصدار نسخة من المستندات، يجب على الموظف الإشارة إلى أن المستندات المذكورة في الطلب ضرورية على العنوان الذي أشار إليه ترسل عن طريق البريد الإلكتروني.
كيفية عمل نسخ من الوثائق
نسخة الوثيقةيجب تنسيقه بحيث يمكن التعرف عليه بشكل فريد على أنه الأصل. ولذلك، فإنه لا يستنسخ المعلومات الواردة في الأصل فحسب، بل يستنسخ أيضًا العلامات الخارجية لتصميمه. لعمل نسخ، كقاعدة عامة، من هذا القبيل الوسائل التقنيةمثل الماسح الضوئي أو ناسخة.
وفي الوقت نفسه، يجب أن تكون نسخ الوثائق من حيث أهميتها القانونية مماثلة للنسخ الأصلية. لذلك، هناك متطلبات خاصة لنسخ المستندات، والامتثال لها يؤكد القوة القانونية للنسخة أو الصورة الإلكترونية للأصل.
لكي تعتبر النسخة وثيقة ذات أهمية قانونية، يجب أن يتم التصديق عليها بالطريقة المنصوص عليها. للقيام بذلك، يجب ملء التفاصيل الإلزامية التالية في نسخة المستند:
- نقش الضمان "صحيح" ("النسخة صحيحة")؛
- مسمى وظيفي شخص مسؤولومن صدق على النسخة؛
- توقيعه الشخصي؛
- فك تشفير التوقيع (الأحرف الأولى، اللقب)؛
- تاريخ الشهادة.
وفقا لمتطلبات تنفيذ نسخ الوثائق المعمول بها الفقرة 3.26 GOST R 6.30-2003، توقيع الشخص المسؤول الذي وقع النسخة، يجب أيضًا أن يكون مصدقًا بختم خاص للمؤسسة مصمم للتصديق على النسخ. عادة، يتم استخدام ختم قسم شؤون الموظفين لهذا الغرض.
كيفية عمل نسخ من الوثائق لإرسالها إلكترونيا
لا يسمح استخدام آلات النسخ بعمل نسخة طبق الأصل من أي مستند فحسب، بل يسمح أيضًا بإجراء أي تصحيحات عليه. على سبيل المثال، تضمين توقيع في صورة مستند، بحيث لا يمكن الكشف عن التزوير إلا من خلال فحص خط اليد الشرعي باهظ الثمن لنسخة من المستند. وهذا سيجعل من الممكن تجنب التصديق على نسخ المستندات المقدمة في شكل إلكتروني بمساعدة الشهادات الصادرة خصيصًا. بشكل فرديالتوقيعات الإلكترونية.
وفي حال كان المطلوب عمل وإرسال نسخ من المستندات عن طريق البريد الإلكتروني، فيجب أن تكون مصدقة بشكل بسيط التوقيع الالكترونيصاحب العمل.
علاوة على ذلك، لا يُسمح بهذا التنسيق لتقديم نسخ من المستندات إلا بموافقة الطرفين - كل من مقدم الطلب وصاحب العمل (المادتان 6 و 9 من قانون 6 أبريل 2011 رقم 63-FZ). ونظرًا لذلك، فإن صاحب العمل غير ملزم، ولكن يجوز له إصدار نسخة من المستند في شكل إلكتروني، مع التصديق عليه بتوقيعه الإلكتروني.
هل من الممكن رفض تقديم الموظف نسخًا من المستندات؟
ولا يحق لصاحب العمل تجاهل الطلب أو رفض تزويد الموظف بمعلومات عن نشاط عمله.
ولكن قد ينشأ موقف عندما تحتوي النسخ المطلوبة من المستندات على بيانات شخصية لموظفين آخرين أو يكون من المستحيل تقديم المعلومات بالتنسيق المطلوب. وفي هذه الحالة ينبغي تقديم المعلومات إلى نموذج المساعدةأو مقتطفاتمن الوثيقة المطلوبة. تم تأكيد شرعية هذا النهج من خلال مسار التقاضي.
هناك مواقف عندما يكون الموظف في إجازة مع اللاحق الفصلوبعد أن تلقى الدفعة الكاملة بالفعل، يرسل طلبًا إلى المؤسسة لتوفير نسخ من المستندات التي تم إصدارها له بالفعل، على سبيل المثال، كتاب العمل. وفقا لل قانون العمليجب عليه استلام هذه الوثيقة في آخر يوم عمل قبل الإجازة. حيث علاقات العملبين الموظف وصاحب العمل لا تزال مستمرة ولن تنتهي إلا في اليوم الأخير من إجازة الموظف.
وفقا لقانون العمل في الاتحاد الروسي، لا يجوز لصاحب العمل إصدار نسخ إلا من تلك الوثائق الموجودة في عهدته. في هذه القضية, تاريخ التوظيفهي بالفعل في يد الموظف ولا يمكن لصاحب العمل قبولها منه إلا في حالة إعادة التوظيف ( فن. 65 من قانون العمل في الاتحاد الروسي). اتضح أن صاحب العمل لديه الحق الرسمي في رفض الموظف، على الرغم من أنه لا يزال على علاقة عمل معه.
لذلك، سيتعين على الموظف إصدار وتوثيق نسخ من المستندات أو إصدار نسخة بسيطة، وإذا لزم الأمر، تقديمها في وقت واحد مع الأصل.