أطلب منك تنظيم مذكرة مكان العمل. نموذج مستند لشراء البضائع: كيف تكتب مذكرة الشراء؟ هل يوجد نسخة إلكترونية

لحل مختلف قضايا الإنتاج والتنظيم ، هناك المراسلات التجارية الداخلية. في عملية الحفاظ على الوثائق ، يتم تجميع العديد من المذكرات.

يمكن أن تكون أيضًا تقارير وأوامر وما إلى ذلك. في معظم الحالات ، تكون هذه المستندات الداخلية قريبة جدًا من حيث طبيعة الكتابة ، اعتمادًا فقط على الهدف النهائي وسبب الكتابة ، فهي ذات طبيعة تنظيمية وقانونية مختلفة.

اذا كان مذكرةله غرض محدد أو يحدد إنفاق الموارد المالية ، ثم يكون فيه بدون فشلتعلق على الجنرال القوائم المالية(على أساس حقيقة ملموسةقسم المحاسبة يسجل وينفذ معاملات الإنفاق والدخل).

ملاحظات المكتب طبيعة مختلفةتساعد على حل المشكلات الحالية المختلفة بسرعة وهي وثيقة داعمة لحقائق محددة.

يجب الاحتفاظ بملاحظات الخدمة ، وفقًا لنوعها وطبيعة كتابتها ، لعدد معين من السنوات (يمكن أن تكون الشروط من سنة واحدة ، أو 3 ، أو 5 سنوات ، أو يتم تخزينها بشكل دائم).

متطلبات إيداع مذكرة

وفقًا للإطار التشريعي (GOST 6.30-2003 "أنظمة التوثيق الموحدة" نظام موحدالتوثيق التنظيمي والإداري. متطلبات الأعمال الورقية) يجب أن تحتوي المذكرة:

1. إلى من يتم توجيه المستند إليه تنفيذي، وحدة هيكلية أو منظمة محددة) ؛
2. اسم المرسل إليه (على وجه التحديد الذي تم إرسال المستند إليه) ؛
3. عنوان المستند (بتنسيق هذه القضيةيشار إلى "مذكرة") ؛
4. رقم تسجيل مذكرة الخدمة ؛
5. تاريخ الكتابة
6. العنوان إلى النص (مثال: "على شراء القرطاسية للدائرة" ، "في الإجراءات التأديبية" ، إلخ) ؛
7. النص نفسه ؛
8. التاريخ والتوقيع ، من قام بتجميع المذكرة (من الضروري الإشارة إلى الموقف) ؛

عند كتابة مذكرة ، يجب عليك الالتزام بالقواعد التالية:

• الإشارة الصحيحة لجميع التفاصيل ؛
• التقيد الصارم بأسلوب الكتابة الرسمي ؛
• ترتيب المستند بالتسلسل الصحيح ؛

من يمكنه كتابة مذكرة

يمكن عمل مذكرة من قبل كل من العمال العاديين وإدارة المنظمة. هذه هي الوثيقة التي تحكم اتصال الكائنات مع التحكم الأفقي.

إدارة المستندات الإلكترونية

تتمثل الأهداف الرئيسية لكتابة المذكرات في حل المشكلات التنظيمية الحالية المتعلقة بالإدارة الاقتصادية والقاعدة المادية والتقنية ، دعم المعلومات, إجراءات تأديبيةإلخ.

في كثير من الأحيان ، تستخدم المؤسسات الرائدة نظامًا إلكترونيًا لإدارة المستندات لتسجيل البيانات والحقائق المختلفة: يقوم المبرمجون بتطوير برنامج خاص ، ويتم تسجيل عمل المنظمة باستخدام تسجيل الدخول وكلمة المرور (يتم توفيرهما من قبل قسم شؤون الموظفين) وبعد إدخال قسم معين من برنامج إدارة المستندات ، يختار الموظف قسم "المذكرة" ويقوم بالفعل بملء الحقول المفقودة.

حظيت سهولة استخدام إدارة المستندات الإلكترونية بتقدير العديد من الشركات ، حيث:

• يتم تعيين رقم المستند (بطاقته) تلقائيًا ؛
• يتم تخزين جميع المستندات في أرشيف إلكتروني (بشكل أساسي حسب السنة) ؛
• للبحث وثيقة محددةيكفي معرفة الحد الأدنى من المعلومات ؛
• التوفير في إيجار الورق والتخزين ، وما إلى ذلك ؛

لكن العديد من المنظمات لا تزال تستخدم الوسائط الورقية عند كتابة المذكرات.

غالبًا ما يكون لدى قسم شؤون الموظفين أمثلة جاهزة للمذكرات لأغراض مختلفة ، ويحتاج الموظف فقط إلى الاتصال بمسؤول شؤون الموظفين والإشارة إلى سبب كتابة مذكرته.

إجراءات النظر في المذكرة

بعد كتابة المذكرة ، يتم تسجيلها من قبل الموظفين المسؤولين ، ثم تقديمها للنظر فيها الأشخاص المسؤولين(التي تحدد حقيقة القراءة وتضع الملاحظات المناسبة) وبعد كل هذا يتم إرسالها إلى المرسل إليه. يقدم المرسل إليه بالفعل قراره ("متفق عليه" ، "مرفوض" ، "تمت المراجعة" ، "مكتمل" ، إلخ. اعتمادًا على الغرض من كتابة المذكرة والنتيجة النهائية للإجراء بعد الاستئناف من قبل موظف الشركة).

مطالب جامدة من الإطار التشريعيلا لكتابة المذكرات ، ولكن ما زلت بحاجة إلى الإشارة إلى جميع النقاط بشكل صحيح (وفقًا لـ المتطلبات العامةسير العمل).

مثال على كتابة المذكرة

مدير شركة Rostok LLC
Samelyuk Anatoly Petrovich. صامليوك اناتولي بتروفيتش
مدير مبيعات في Rostok LLC
كوزنتسوفا أوكسانا إيفانوفنا
(يمكنك تحديد بيانات جواز السفر ، وعنوان الإقامة أو عنوان العمل ، ورقم موظفي الموظف ، الذي يتم تعيينه عند التقدم لوظيفة)
25 ديسمبر 2014
العدد 31 المؤرخ 25 ديسمبر 2014 (رقم التسجيل)

مذكرة

فيما يتعلق بتمديد رحلة العمل إلى موسكو ، وفقًا لبيانات الوثيقة رقم 27 بتاريخ 15 ديسمبر 2014: كان من المفترض أن تكون مدة رحلة العمل من 17 ديسمبر 2014 إلى 20 ديسمبر 2014 ، لكن مدة رحلة العمل: من 17 ديسمبر 2014 إلى 23 ديسمبر 2014 العام ، فيما يتعلق بحل القضايا التنظيمية ذات الصلة. تم تقديم التقرير عن العمل المنجز إلى رئيس قسم المبيعات في Rostok LLC Kramar Nikolay Nikolaevich.
تذاكر المغادرة والوصول مرفقة. أطلب منك تخصيص المبلغ المناسب من بدل السفر - بمبلغ 10 آلاف روبل.

25.12.2014
مدير مبيعات في Rostok LLC
Kuznetsova O. I. (والتوقيع الشخصي).

إذا احتلت إحدى المذكرات عدة أوراق بحجم A4 ، فسيتم ترقيم كل منها.

المسافة الفارغة

عمل مذكرة ل نسخة ورقية، يجب عليك الالتزام بالمسافات البادئة التالية:

• المسافة البادئة اليسرى (الهامش) - من 2.5 إلى 3.5 سم (مكان لحفظ المستند) ؛
• المسافة البادئة اليمنى - من 1.25 إلى 2.5 سم ؛
• المسافة البادئة العلوية - 2 سم على الأقل ؛
• مسافة بادئة أقل - 2 سم على الأقل ؛

إذا أخذنا في الاعتبار المبادئ العامة لكتابة مذكرة ، فإن هذا المستند هو حصريًا مساعدًا بطبيعته ، ومعلومات محددة ، وبالتالي يبدأ قرارًا إداريًا معينًا.

يحرر الموظف مذكرة باسم رئيسه المباشر أو باسم رئيس قسم آخر. يسمح في وقت قصير:

• إخطار المدير بالمشكلة التي نشأت في الوقت الحالي ؛
• تقديم مقترحات لإلغائها أو الاتفاق على خطة عمل مع موظف آخر ؛
• حث القائد على اتخاذ قرار أو إصدار أمر.

كما أنه دليل على أن الاختصاصي الذي اكتشف المشكلة في سير العمل لم يدع الموقف يأخذ مجراه ، لكنه أبلغ إدارته بذلك حتى يتمكنوا من اتخاذ قرار سريع. أي أنها لم تنجح.

أنواع الملاحظات

ضع في اعتبارك الأنواع الرئيسية لخطابات العمل:

• حول طلب المعلومات ؛
• حول المخالفات التي يرتكبها الموظف أثناء أداء واجبات العمل;
• على مكافآت الموظفين.

بالإضافة إلى ذلك ، قد تصاحب مذكرة (يتم تقديم عينة أدناه) نقل حزمة من المستندات بين الإدارات والأقسام والإدارات داخل المنظمة (بالنسبة للمنظمات الخارجية ، يجب إعداد خطابات الغلاف). يمكن أيضًا إرساله إلى الموظفين بشرط توضيح سبب الغياب عن مكان العمل.

قد تحتوي المذكرة على أي أسئلة تتعلق بلحظات العمل.

قواعد التجميع

القاعدة الرئيسية التي يجب اتباعها عند التجميع هي الإيجاز. يجب أن تحدد الوثيقة بوضوح جوهر المشكلة ، وكذلك طرق حلها. كقاعدة عامة ، يجب ألا يستغرق النص أكثر من 6-7 أسطر. شكل موحدلا ورق ، يتم استخدام ورق تعسفي.

مثال على المذكرة

على الرغم من ذلك ، عند الكتابة ، ينبغي للمرء أن يأخذ في الاعتبار الأحكام التي تتطلب التفاصيل التالية:

• يجب أن تحتوي الورقة على رأس. يشير إلى من يتم توجيه المستند إليه (المنصب والاسم الكامل للموظف في الحالة الأصلية) ؛
• ثم يشار إلى اسم الوثيقة ؛
• يتم إدخال تاريخ تجميعها ورقمها ؛
• وصف للوضع الحالي ، بسبب وضع ملاحظة: "استرعي انتباهك ..." ، ثم يجب أن يحتوي النص على طلب محدد ؛
• الوظيفة والاسم الكامل موضحة أدناه. مترجم ، توقيع مع نسخة.

يجب أن يتم تسجيل الوثيقة التي تمت صياغتها لدى سكرتير المؤسسة كمراسلات واردة. بعد ذلك ، يمكنك التأكد من أن المخرج سيتلقى المذكرة ويقرأها شخصيًا.

كيفية التقديم الكترونيا

اعتمدت العديد من الشركات إدارة المستندات الإلكترونية. لذلك ، يمكن كتابة مذكرة ، تم كتابة مثال لها أعلاه في شكل إلكتروني. في هذه الحالة ، يتم إرسالها إلى بريد الشركة الخاص بالمؤسسة. يشارك السكرتير في مزيد من فرز وإرسال الرسائل إلى المرسل إليهم.

طريقة النقل هذه توفر الورق ووقت الموظفين. في هذه الحالة ، يتم تجميع المستند بنفس الطريقة كما هو الحال على الورق. من المستحسن الوقوف عليه التوقيع الإلكترونيمرسل. للتأكد من قراءة المستند المرسل بواسطة المدير ، عند الإرسال ، يجب عليك طلب "إشعار قراءة عنصر بريدي" عن طريق تحديد المربع في نموذج الإرسال.

وثيقة نموذجية

في كثير من الأحيان ، عند حل مشاكل العمل ، يصبح من الضروري النقل معلومات مهمةقائد. تتطلب الظروف أحيانًا أن يتم تحديد شرح للموقف وتحذير من الأخطاء بدقة جاري الكتابة.

في هذه الحالة ، من الضروري ليس فقط بيان الحقائق بشكل صحيح ، ولكن أيضًا لإعداد المستند بشكل صحيح. غالبًا ما يكون تجميعها صعبًا ، خاصة في غياب الخبرة. لكن هذا ليس بالأمر الصعب إذا كان لديك أمثلة أمام عينيك. هذا هو السبب في أننا أعددنا عينات ، وبعد قراءتها يمكنك إعداد وثيقة بشكل صحيح.

مذكرة بشأن المكافآت هي الأساس لإصدار أمر لتشجيع الموظف. يتم تجميعها من قبل المشرف المباشر للموظف باسم مدير المنظمة. تشير الوثيقة إلى مزايا العامل وطلب التشجيع وبيانات العامل والمترجم. بعد النظر في القرار الإيجابي واعتماده ، يصدر المدير أمرًا بالمكافآت.

نموذج لمذكرة حول كيفية مطالبة مدير بمكافأة للموظف

إذا نشأت ظروف أثناء العمل بسبب عدم تمكن الموظف من أداء وظيفته العمالية بشكل كامل ، يتم استخدام ملاحظة تفسيرية. يذكر الأسباب.

عينة تفسيرية

يتم استخدام المذكرة إذا احتاج الموظف إلى الاتصال بالمدير لطلب التخصيص ماللاحتياجات العمل. في هذه الحالة ، تحدد الوثيقة حقائق حاجة الإنتاج لاقتناء المواد.

كيف تكتب مذكرة ، عينة

مدة الصلاحية

حسب قائمة الإدارة النموذجية وثائق أرشيفيةولدت في سياق النشاط وكالات الحكومة، جثث حكومة محليةوالمنظمات ، التي تشير إلى فترات التخزين ، التي تمت الموافقة عليها بأمر من وزارة الثقافة الروسية بتاريخ 25 أغسطس 2010 برقم 558 ، يجب تخزين المذكرات في أرشيف المؤسسة لمدة خمس سنوات على الأقل. إذا لزم الأمر ، يحق لمدير المنظمة تمديد فترة التخزين. يمكن تحديد مدة تخزين الأوراق المنفذة في شكل إلكتروني بموجب ميثاق الشركة.

تعد المراسلات جزءًا مهمًا من الحياة المكتبية بين أنواع مختلفة من الاتصالات التجارية. أداته الرئيسية هي المذكرات المعروفة ، والتي ، حسب المحتوى ، تفسيرية ، مذكرة ، إلخ.

ما هي المذكرة ولماذا هناك حاجة إليها؟

وفقًا لغرضها ، المذكرة هي رسالة إعلامية موجهة إلى موظفي الإدارات أو الإدارات الأخرى أو إدارة الأقسام والشركات والأقسام والفروع. قائمة الموضوعات التي يتم تناولها في مثل هذه الوثائق واسعة جدًا. توضح المذكرات الأحداث الرئيسية في حياة الشركة ، حول أداء العمل الحالي ، والمواقف الحالية غير القياسية ، وتحتوي على شكاوى وطرق حل مشكلات الإنتاج المختلفة.

الغرض الرئيسي من هذا النوع من التواصل هو تنسيق قضايا العمل المختلفةفي الحالات التي يكون فيها القرار الشفوي غير ممكن لأي سبب. يمكن أيضًا استخدام المذكرة من قبل الإدارة لإعداد الأوامر ، والتي ، على عكس الأوامر ، أكثر رسمية.

أنواع المذكرات والغرض منها

المذكرة هي النوع الأكثر شيوعًا من المذكرات الموجهة إلى رئيس المؤسسة أو كبير المحاسبين أو أي موظف كبير آخر. الغرض الرئيسي من التقرير هو إعلام الرؤساء بأي موقف، أداء العمل ، وكذلك إعداد التوصيات لحل (القضاء) على المشكلة ، وما إلى ذلك. المذكرة ، على عكس الرسمية ، يتم إرسالها دائمًا إلى مستوى أعلى ولها قوة قانونية.

أكثر أنواع المذكرات شيوعًا هي التقارير التي تطلع الإدارة على تنفيذ الخطط ، وسير العمل الحالي ، وما إلى ذلك. في كثير من الأحيان ، يتم إعداد التقارير للإبلاغ عن أي حالة غير مخطط لها تتطلب استجابة من الإدارة العليا. نطاق قضايا مثل هذه التقارير واسع جدًا: من المعلومات المتعلقة بالأنشطة الصناعية الرئيسية للمؤسسة ، إلى الشكاوى حول تنظيم ظروف العمل والتقارير حول عدم الامتثال للانضباط الوظيفي والمالي ، والسلوك الرسمي ، إلخ.

مذكرة - مثال

تجميع مذكرة مناسبة

تتطلب بنية المذكرة التواجد الإلزامي للعناصر التالية:

• "قبعات" تشير إلى المنظمة والاسم الكامل وموقع المرسل إليه والاسم الكامل ومنصب المنشئ.
• كتلة نصية تتكون من عنوان المستند ("مذكرة") وملخص للموقف ، وأية إجراءات ، وطلبات.
• تواريخ وتوقيعات المترجم (في سطر واحد ، من اليسار إلى اليمين ، يشار إلى التاريخ والتوقيع والاسم الكامل للمترجم).

أيضًا ، يمكن الإشارة إلى رقم التسجيل في المذكرة إذا تم تسجيله في المجلة وفقًا لقواعد المؤسسة. من المهم ملاحظة أنه نظرًا لاستخدام المذكرات داخل المنظمة فقط ، فإن وجود النماذج ليس كذلك المتطلبات المسبقةما لم تتطلبه قواعد الشركة. في الوقت نفسه ، تمتلك بعض المؤسسات ورقة ذات رأسية خاصة بها مع شعار ، مصممة خصيصًا للمراسلات التجارية.

كيف تكتب تقريرا؟

المذكرة تشبه المذكرة في هيكلها. الفرق الرئيسي هو المرسل إليه: إذا كان من الممكن إرسال المعلومات الواردة في المذكرة إلى أي موظف آخر ، فعندئذٍ يتم توجيه الرسالة في المذكرة إلى مسؤول أعلى.

تختلف طرق إعداد المذكرة حسب الغرض. على وجه الخصوص ، يتم إرسال مذكرة داخلية إلى الإدارة داخل المنظمة بنفس طريقة إعداد المذكرة. يكمن الاختلاف في محتوى كتلة النص ، والتي تسمى "مذكرة" ، وتحتوي على بيان بجوهر المشكلة ، أو مقترحات لإزالتها أو وصف للتدابير التي تم اتخاذها بالفعل.

ولكن عند تجميع مذكرة خارجية ، موجهة إلى موظفي المنظمات الأخرى ، تكون القواعد أكثر صرامة:

• تم وضع الوثيقة على ترويسة المنظمة.
• يتم تسجيل الملاحظة في دفتر الرسائل الصادرة للشركة ، بينما يشار إلى رقم التسجيل المخصص في رأس الملاحظة. أيضًا ، عند استلام مذكرة ، يتم تسجيلها باسم وثيقة واردةفي منظمة المرسل إليه.
• يتم التوقيع على المذكرة الخارجية ، كقاعدة عامة ، من قبل رئيس الشركة أو نائبه. قد تكون التواقيع من رؤساء الأقسام الأخرى مطلوبة أيضًا عند الإرسال.
• تاريخ المذكرة هو تاريخ توقيعها وإرسالها.
• إذا كانت الملاحظة مصحوبة بمرفقات وثائقية ، فسيتم تجميع قائمة بالمستندات المرفقة في جزء النص الخاص بها.

يعتمد الجزء النصي من المذكرة على الغرض منه:

1. يجب أن يحتوي تقرير الإبلاغ على معلومات عن تقدم العمل ، والوفاء بالمواعيد النهائية ، ووصف المشاكل الحالية ، وما إلى ذلك. مثل هذا التقرير يسمح للرئيس بملاحظة أوجه القصور في العمل في الوقت المناسب والقضاء عليها.
2. تتكون المذكرة التي تبلغ عن حالة معينة من وصف تفصيلي للمشكلة ومقترحات لتحسينها (الإلغاء). من الناحية العملية ، غالبًا ما يتم تخصيص هذه المستندات للشكاوى المتعلقة بانتهاكات الموظفين انضباط العملوهي سلبية بطبيعتها ، لذلك ، في عرض المعلومات ، من المهم حذف المكون العاطفي والالتزام بالجوهر.

مذكرة أو مذكرة: إذن ما الفرق؟

كما ترى ، فإن الخدمة والمذكرات لها الكثير السمات المشتركة. لذلك ، يتم استخدام كلا الخيارين للاتصال التجاري ، ولهما هيكل تصميم مماثل. في الوقت نفسه ، هناك عدد من الاختلافات:

1. يتم توجيه المذكرة إلى الموظفين من رتب مختلفة داخل المؤسسة ، بينما يتم إعداد المذكرة فقط إلى مستوى أعلى (شركة خاصة أو شركة تابعة لجهة خارجية).
2. المذكرة هي مستند داخلي ، بينما يمكن استخدام المذكرة في المراسلات الخارجية مع الكيانات القانونية الأخرى.
3. مذكرة ، على عكس المذكرة ، قوة قانونيةلا يمتلك.
4. نظرًا لاستخدام المذكرة داخل المؤسسة ، يمكن وضعها على ورقة عادية. وفقًا لنفس المبدأ ، يتم إعداد تقرير داخلي إذا تم استخدامه داخل الشركة. في الوقت نفسه ، إذا تم إرسال التقرير إلى منظمة أخرى ، فعند تجميعه ، يتم استخدام ترويسة ورقم تسجيل وعناصر إلزامية أخرى للمراسلات الرسمية.

يجب إصدار هذه الوثيقة إذا رأى الموظف (بغض النظر عن المنصب الذي يشغله في هذه الشركة) أنه من الضروري نقل شيء مهم إلى انتباه رئيس الشركة وتدرك أنه لا يمكن حل المشكلة دون تدخله الشخصي.

انتباه!غالبًا ما يتم الخلط بين المذكرة والمذكرة.

هاتين الفئتين طلبات مكتوبةداخل الشركة متشابهون حقًا في أهم شيء - لديهم توجه إعلامي وضمني إجراءات معينةمن الشخص الذي يخاطبهم.

إنها تتعلق إما باختصاصي واحد أو آخر ، أو أنشطة وحدة معينة. ومع ذلك، المذكرة ملونة بشكل هرمي أكثر: تتم كتابته دائمًا "من أسفل إلى أعلى" ، أي من متخصص ذي مستوى أدنى إلى منصب أعلى.

يمكن توجيه الخطاب الرسمي إلى ممثل من نفس رتبة المؤلف ، وإلى شخص أقل في المنصب. علاوة على ذلك ، فهي موجهة أيضًا إلى ممثلي المنظمات الشريكة. في الواقع ، المذكرة هي نوع فرعي لملاحظة الخدمة ، بالإضافة إلى ملاحظة تفسيرية.

فيما يتعلق بالفرق بين المذكرة والمذكرة ، انظر تعليق أحد المتخصصين.

هل يجب على القائد كتابة وثيقة؟

يجب عليه ذلك ، ولكن في الحالات التي يريد فيها أن ينقل شيئًا ما إلى اختصاصي أو رئيس قسم وينتظر إجراءات محددة ردًا على ذلك.

ما هي الأقسام التي تتكون منها المذكرة؟

كما ذكر سلفا، لا توجد عينة محددة لهذا الورق. ومع ذلك ، هناك قواعد للكتابة، وفقًا لقواعد الاتصال التجاري ، وكذلك اللوائح الداخلية لشركة معينة.

عادة ما تكون عينات من هذه المذكرة في المستندات المحليةالشركات - في شكل ورقي أو مقدمة للموظف مع بريد إلكتروني داخلي للشركة. في الحالة الأخيرة (إذا كان من المعتاد أن تعالج شركتك الطلبات إلكترونيًا) ، فأنت بحاجة إلى استخدام وظيفة إيصال القراءة.

نعم ، مشابه يحتوي المستند دائمًا على:

• الاسم الكامل للشركة والوحدة الهيكلية (من حيث كتبت) ؛
• رقم التسجيل؛
• إشارة إلى المرسل إليه (تحتاج إلى ذكر الرتبة واللقب والأحرف الأولى أو الاسم الكامل واسم الأب) ؛
• اسم الورقة والغرض منها (على سبيل المثال ، مذكرة خدمة للإصلاحات) ؛
• نص - جزء إعلامي (قصير ومباشر) وما هي الإجراءات المتوقعة من المرسل إليه ؛
• التاريخ؛
• توقيع مفكك.

يجب أن تكتب بإيجاز وفي صلب الموضوعمع العلم أن وقت العمل محدود لكل موظف وهو مكلف.

مهم!الأخطاء في لغة الكتابة غير مسموح بها. يجب أيضًا تجنب العبارات الخرقاء والمربكة والمرهقة التي يمكن تفسيرها بشكل غامض وتشويه معنى ما تريد نقله.

مبدأ الكتابة هو نفسه دائمًا: ما حدث - ما تريد - لماذا تعتقد أن الشخص الذي تخاطبه يجب أن يفعل ذلك. سيتم إعطاء وزن إضافي من خلال كتابة ملاحظة على ورقة ذات رأسية مع شعار الشركة.

من الجيد أيضًا الإشارة إلى العواقب المترتبة على الأعمال التي يتحملها الوضع الحالي وكيف سيؤدي ذلك إلى تصحيح تدخل المرسل إليه. على سبيل المثال ، ينتهك شخص ما الروتين الداخلي ويجلب الخلاف إلى الفريق ، ونتيجة لذلك نشأ الشقاق في القسم ، يتم انتهاك روح الفريق اللازمة لزيادة المبيعات.

من الأفضل التمسك بأسلوب محايد يشبه العمل.عند التقديم. وفقًا لذلك ، لا ينبغي للمرء استخدام عبارات فاحشة أو عامية أو مراجعات ملونة عاطفياً ، وخاصة التعليقات المسيئة أو المسيئة أو غير الأخلاقية.

إذا كنت لا تريد من المرسل إليه إجراء واحد ، ولكن عدة إجراءات ، فيجب تحديدها في قائمة مرقمة ، كل منها في سطر جديد ، مفصولة بفاصلة منقوطة.

إرشادات خطوة بخطوة: كيف تؤلف بشكل صحيح؟

كيف تكتب مذكرة للمخرج حسب النموذج بشكل صحيح؟ في الزاوية اليمنى العليا ، يتم وضع "رأس" للمستند - لمن وإلى أي وحدة يتم نقل الورق ، تأكد من الإشارة إلى الموقع وبيانات جواز السفر. أدناه ، في المركز - مذكرة والغرض منها (على سبيل المثال ، للإصلاحات ، أو للشطب ، للترقية أو المكافآت للموظف) ، يوجد أيضًا رقم تسجيل.

النص أدناه مكتوب - جوهر المشكلة ، أولاً الجزء الإعلامي ، ثم ما تريده (على سبيل المثال ، أطلب منك إصدار أمر تفتيش بخصوص هذا الحادث وكذا) ، أو أطلب منك استبدال المعدات التالية في قسم كذا وكذا (يخبرنا أولاً عن سبب القيام بذلك وما هي حالة المعدات الموجودة).

هنا محدد مثال على الشكل الذي قد تبدو عليه هذه الورقة.

إلى الرئيس التنفيذي Lotos-V LLC

سيرجيف سيرجي سيرجيفيتش

من كبير مديري المبيعات إيفانوفا آي.

MEMO رقم 21

(لإصلاح واستبدال المعدات)

أوجه انتباهكم إلى ذلك في قسم المبيعات في Lotos-M LLC تكنولوجيا الكمبيوترغير مناسب لمزيد من العمل ويحتاج إلى استبدال وإصلاح. لذلك في الوقت الحالي ، من بين 8 أجهزة كمبيوتر (على أساس جهاز واحد لموظفين اثنين) ، هناك 5 أجهزة معطلة تمامًا ، واثنان آخران معترف بهما من قبل مسؤول النظام على أنهما عرضة للإصلاح. بسبب الحادث ، يتباطأ التفاعل مع العملاء. يُجبر الموظفون على استخدام أجهزة الكمبيوتر المحمولة الشخصية والأجهزة اللوحية التي يتم إحضارها معهم. كما تم الإعلان عن أن الطابعة غير قابلة للإصلاح لأنها قديمة جدًا.

أطلب منك:

1. شراء 5 أجهزة كمبيوتر جديدة ؛
2. طلب إصلاح جهازي كمبيوتر ؛
3. استبدال الطابعة في القسم.

بإخلاص

كبير مديري المبيعات ، إيفانوفا إيرينا إيفانوفنا (توقيع).

لذلك ، من الواضح أنه إذا كان الموظف يريد شيئًا من موظف آخر ، فهذا أقل بكثير من رئيسه يجب أن يتم كتابيًا ووفقًا للنموذج المعمول به في شركة معينة، بما يتماشى مع أخلاقيات العمل.

هذا فقط يضمن عدم تجاهل الاستئناف الخاص بك وسيتم تقديم إجابة شاملة له ، وبهذه الطريقة فقط سيتم اعتبار استئنافك عقلانيًا ، وليس طلبًا خاصًا يمكن للإدارة (أعلى أو عام) تجاهله .

تقريبًا جميع الأشياء المهمة التي يقوم بها الأشخاص عن طريق المراسلة ؛

لذلك ، فإن القدرة على التحدث بمفردها ليست كافية.

لوك دي فوفينارج

دعنا نتحدث عن المذكرة باعتبارها الوسيلة الرئيسية للاتصالات الداخلية ، وهي وثيقة يمكنها تبسيط العلاقات الداخلية ، وضمان التبادل السريع للمعلومات ، وحل الموقف المثير للجدل.

لماذا تتجاهل المنظمات الذكريات؟

تظل المذكرة غريبة في المراسلات التجارية للمنظمات الخاصة. في المنظمات الحكوميةعلى العكس من ذلك ، فإن الأغلبية المستندات الداخليةهذه مذكرات.

في كثير من الأحيان في المؤسسات التجارية ، يتم التعامل مع المذكرة على أنها إجراء شكلي لا معنى له ، ولكن هذا العنصر من عناصر إدارة المستندات الداخلية للشركة ، كجزء لا يتجزأ من ثقافة الشركة ، لديه إمكانات لا تقدر بثمن لتطوير الأعمال.

ما هو أساس الموقف السلبي الحاد لعدد من مديري المستوى الخطي للمنظمات التجارية تجاه واحدة من أهم الوثائق الداخلية التي تعمل كأساس للتبني قرارات الإدارة؟ أسباب محتملة:

تدني مستوى ثقافة الاتصالات التجارية ، ونقص معايير الشركات ، وقرارات الإدارة القوية في مجال إدارة الوثائق الداخلية ؛

عدم وجود صفة رسمية ، لأن المذكرة غير مدرجة في مصنف وثائق الإدارة ؛

التوفر الوسائل الإلكترونيةروابط. لا يرغب المديرون في قضاء الوقت في إضفاء الطابع الرسمي على عمليات الإدارة ، ويفضلون تبادل بضع كلمات شخصيًا أو الاتصال بهاتف محمول أو كتابة بريد إلكتروني أو Skype وما إلى ذلك.

لكن هناك سبب آخر: في بعض الأحيان يخرب المديرون إضفاء الطابع الرسمي على نظام الوثائق الداخلية. من الصعب دحض المعلومات الموثقة حول الوضع في المنظمة ، والتعليمات الموجهة إلى مسؤول أو ، على سبيل المثال ، تعليمات حول إجراءات الإجراءات في مواقف محددة. العمل في حالة من الفوضى له مزايا معينة: ليس هناك ما هو أسهل من رفض حقيقة نقل المعلومات الشفهية ، وكذلك التعليمات المقدمة إلى tête-à-tête. الجميع على دراية بالموقف عندما يتلقى الموظف بانتظام تعليمات شفهية متبادلة حصرية ، وعدم الامتثال لأي منها يستتبع عقوبات إدارية.

ما هو استخدام الذاكرة؟

المذكرة داخلية خطاب عمل، والتي يمكنك من خلالها حل مشكلات الإنتاج الحالية بسرعة وكفاءة.

الغرض الرئيسي من المذكرة هو تبادل المعلومات الرسمية بين موظفي نفس المنظمة الذين يتساوون في الوضع الرسمي.

يمكن أن تكون أغراض تجميع المذكرات مختلفة:

التواصل الأفقي للمديرين الانقسامات الهيكلية/ المسؤولون في حل قضايا ومشاكل الإنتاج العامة.

التواصل الفعال:

تبادل المعلومات التشغيلية بين الأقسام الفرعية الهيكلية / المستقلة والفروع ؛

طلب معلومات مرجعية ؛

إجراء التدريب ؛

مرافقة رسالة أخرى (ملاحظة مرافقة) ؛

حل القضايا الحالية المتعلقة بالدعم الإداري والاقتصادي واللوجستي والمعلوماتي وغيره ؛

حل المواقف المتنازع عليها والصراع.

تساعد القدرة على إعداد المستندات الداخلية بكفاءة ، بما في ذلك المذكرات ، في المواقف المعقدة للغاية والمربكة.

بادئ ذي بدء ، المذكرة هي المساعد الرئيسي لموظفي خدمة دعم التوثيق الإداري (المشار إليها فيما يلي - DOW) في المواقف المثيرة للجدل.

لسوء الحظ ، غالبًا ما يحاول رؤساء الأقسام الهيكلية الرئيسية شطب أوجه القصور في القسم عند العمل مع المستندات الخاصة بموظفي الأقسام المساعدة. على سبيل المثال ، لم تفي إدارة الوحدة الهيكلية بأمر مدير أعلى في الوقت المحدد ، ولكن المسؤولية عن هذا انتقلت إلى خدمة المؤسسة التعليمية لمرحلة ما قبل المدرسة ، والتي يُزعم أنها أخرت إرسال الرسالة الصادرة.

ستساعد المذكرة في دحض الاتهامات الباطلة. ملاحظة تحتوي على الحقائق ، الموعد النهائي ، الاسم الكامل. موظفو المؤسسة التعليمية لمرحلة ما قبل المدرسة الذين أكملوا العمل بجودة وفي الوقت المناسب ، مع طلبات التأكيد (نسخ من بطاقات التسجيل ، مقتطفات من سجلات التسجيل ، وما إلى ذلك) ، غالبًا ما يساعدون في الحفاظ على الموضوعية ، والتعرف على المطالبة على أنها لا أساس لها من الصحة ، واستعادة سمعة العملموظف محدد و خدمات ما قبل المدرسةبشكل عام (مثال 1).

يجب أن ينص نص المذكرة بوضوح على الغرض من الرسالة بطريقة موجزة يسهل الوصول إليها. المعلومات غير الكاملة أو الزائدة عن الحاجة تجعل من الصعب على المرسل إليه فهم جوهر المشكلة وقد يؤدي إلى تفسير غامض ، ونتيجة لذلك ، عدم وجود النتيجة المرجوة. تعتمد فعالية المذكرة على مدى جودة بنية المستند وما إذا كانت الحجج منطقية.

نحن نصدر مذكرة

إذا كان في الشكل ، فماذا؟

المذكرات ، كقاعدة عامة ، مصنوعة على ورقة بيضاء من ورق A4. ومع ذلك ، غالبًا ما تستخدم المنظمات التجارية ترويسة لهذا الغرض ، والتي وفقًا للفقرة 4.7 من GOST R 6.30-2003 "أنظمة التوثيق الموحدة. نظام موحد للتوثيق التنظيمي والإداري. متطلبات الأعمال الورقية "تحتوي على:

شعار المنظمة أو علامة تجارية(علامة الخدمة)؛

اسم الشركة؛

كود المنظمة

رقم تسجيل الولاية الرئيسي (OGRN) لكيان قانوني ؛

رقم تعريف دافع الضرائب / رمز سبب التسجيل (TIN / KPP) ؛

بيانات مرجعية عن المنظمة ؛

مكان تجميع الوثيقة أو نشرها.

بالإضافة إلى ذلك ، يستشهد بعض الخبراء في صفحات المجلات وعلى الإنترنت ، كمثال ، بعينات من المذكرات المرسومة على الورق ذي الرأسية.

مما لا شك فيه أنه من الأسهل وضع جميع الوثائق بشكل عشوائي على نفس النموذج. ومع ذلك ، فإن كتابة مذكرة إلى رئيس القسم المجاور على نموذج يحتوي على بيانات مرجعية ، و TIN ، و PSRN ، وما إلى ذلك ، لا معنى له. بالإضافة إلى ذلك ، تشغل الأوراق ذات الرأسية الخاصة بالمؤسسة ما لا يقل عن 20 بالمائة من إجمالي حجم الصفحة الأولى ، وغالبًا ما لا تتناسب المعلومات الضرورية مع ورقة واحدة. يبدو وكأنه تافه ، ولكن في إطار منظمة كبيرةأشياء صغيرة من هذا القبيل تؤدي إلى الهدر بدلاً من الادخار.

تعرف على الشكل الذي يمكنك من خلاله كتابة مذكرة (إذا رغبت في ذلك).

يتم تحديد أنواع نماذج المستندات في الفقرة 4.6 من GOST R 6.30-2003.

وفي الوقت نفسه ، GOST R 7.0.97-2016 "نظام معايير المعلومات وأمانة المكتبات والنشر. الوثائق التنظيمية والإدارية. متطلبات التوثيق "، التي تدخل حيز التنفيذ في 1 تموز (يوليو) 2018 ، تحتوي بالفعل على توضيحات حول نماذج المنظمة (الفقرتان 5.8 و 6.6).

ويترتب على ذلك أن المعايير لا توصي بإصدار مذكرة على الورق ذي الرأسية. ولكن إذا كانت الرغبة في إجراء المراسلات الداخلية دون الإخفاق في النموذج كبيرة ، فمن الممكن تطوير وإصلاح نموذج في الجيش الوطني الليبي لنوع معين من المستندات - مذكرة.

شكل المذكرة: التفاصيل

وفقًا لـ GOST R 6.30-2003 ، يجب تضمين التفاصيل التالية في شكل نوع معين من المستندات (في حالتنا ، مذكرة) (مثال 2):

03 - "شعار المنظمة أو العلامة التجارية (علامة الخدمة)" ؛

08 - "اسم المنظمة" ؛

10 - "اسم نوع المستند" ؛

11 - "تاريخ الوثيقة" ؛

12 - " رقم التسجيلوثيقة"؛

14 - "مكان تجميع أو نشر الوثيقة" ؛

15 - "العنوان" (اسم الوحدة الهيكلية وموقع الموظف الذي ترسل إليه المذكرة) ؛

18 - "التوجه إلى النص" ؛

20 - "نص الوثيقة" ؛

21 - "علامة حضور التطبيق" ؛

22 - "التوقيع" ؛

27- "ملاحظة عن المؤدي".

تفاصيل دقيقة في تسجيل التفاصيل

• "المكان المقصود". إذا تم إرسال الملاحظة إلى عدة أقسام هيكلية ، فسيتم وضع شرط "العنوان" في الزاوية اليمنى العليا على النحو التالي:

إذا كان العدد الإجمالي للمستلمين أكثر من أربعة ، يجب إنشاء قائمة بريدية.

• "نص المستند". يجب أن تكون المذكرة منظمة بشكل واضح ، مثلها مثل خطاب العمل. ورد نص المذكرة بصيغة المتكلم المفرد ("من فضلك اذكر" ، "أعتبرها ضرورية" ، إلخ).

النص ، المقسم إلى فقرات كاملة منطقيًا ، يجعل من السهل قراءته وفهمه ، ويمنح كل فكرة اكتمالًا منطقيًا ، ويسمح للمرسل إليه بالتنقل بشكل أفضل في نص المستند.

يتكون نص المذكرة ، كقاعدة عامة ، من:

من الديباجة (الجزء التمهيدي) ؛

الجزء الرئيسي؛

الجزء الأخير (الاستنتاجات ، الاقتراحات ، الطلبات ، إلخ).

تكشف المقدمة الغرض من كتابة المذكرة ، وتحتوي على إشارات إلى التواريخ والوثائق والحقائق التي أدت إلى تجميعها. قد تكون المعلومات الواردة في الديباجة موجزة أو ممتدة. التمهيد يؤدي بسلاسة إلى الجزء الرئيسي.

يختلف حجم النص اعتمادًا على الغرض من المذكرة ، ويمكن أن يكون عبارة عن بضعة أسطر أو بضع صفحات من النص المطبوع.

الهدف الرئيسي من الجزء الرئيسي هو الشرح والإقناع والحث على العمل ، أي لتحقيق نتيجة. هذا الجزء من النص هو الذي يكشف بشكل كامل عن محتوى المذكرة. يشتمل الجزء الرئيسي على أكبر قدر من المواد الواقعية ، والتي لا ينبغي أن تُعلم فحسب ، بل يجب أن تقنعها أيضًا. يجب أيضًا ذكر التطبيقات ، إن وجدت ، هناك.

الجزء الأخير أو التلخيص من المذكرة هو نوع من الملخص الذي يؤكد ما ورد أعلاه ، ويحتوي على استنتاجات وطلبات ومقترحات محددة لحل المشكلة. وكلما كانت صياغة الملخص أوضح وأوضح ، زاد احتمال اتخاذ القرارات بشأن القضايا في الوقت المناسب.

التسجيل وطرق حركة الملاحظات في المنظمة

غالبًا ما تتسبب قضايا التسجيل والنقل اللاحق إلى المرسل إليه من المذكرات في إثارة الجدل. من الذي يجب عليه تسجيل المذكرات؟ خدمة داو؟ الوحدات الهيكلية؟ أمناء؟ هل هم بحاجة حتى إلى التسجيل؟ من وكيف ينبغي نقل المذكرات حتى تصل إلى المسؤولين المعنيين في الوقت المناسب؟

مما لا شك فيه أن حل هذه القضايا من اختصاص المنظمة نفسها ، في التعليمات الخاصة بأعمال المكتب التي يجب أن يكون هناك قسم مخصص للعمل مع الوثائق الداخلية. ستساعد القواعد المنصوص عليها في الجيش الوطني الليبي وإجراءات تصرفاتهم على تجنب الخلافات.

ماذا لو لم يكن هناك مثل هذا المستند؟ بالطبع ، لإنشائه من خلال إضفاء الطابع الرسمي على إجراءات تجميع ومعالجة ونقل الوثائق الرسمية الداخلية. يساعد إضفاء الطابع الرسمي على تبسيط العديد من العمليات التجارية ، مما له تأثير إيجابي للغاية على ترتيب عامفي المنظمة.

من الضروري بدء العمل بتحليل تدفق المذكرات: تحديد أحجامها ومساراتها ، مع استبعاد الأجزاء غير الضرورية بوضوح على طول مسار المستند. لتحديد مسار المستندات الأكثر فاعلية ، لا تخف من كسر الهياكل القديمة غير الملائمة ، وتصحيح الأخطاء في اللوجستيات وتصحيحها.

يمكن أن يكون هناك عدة خيارات لتوجيه المذكرات - بمشاركة خدمة DOW (المخطط 1) وبدونها (المخطط 2). دعنا نتعرف على أي من هذه المخططات هو الأكثر فعالية.

مخططات التسجيل غير الكافية وطريقة الملاحظات

• التسجيل في خدمة DOW لمنظمة كبيرة. يؤدي نقل المذكرات إلى خدمة DOW للتسجيل وإعادة التوجيه اللاحقة إلى المرسل إليه إلى إبطاء عملية توصيل المعلومات واتخاذ القرارات. هذا ملحوظ بشكل خاص في المؤسسات التي لديها قدر كبير من سير العمل الخارجي والداخلي. نظرًا لعبء العمل الإجمالي ، لا يمكن لكل خدمة في المؤسسة التعليمية لمرحلة ما قبل المدرسة تخصيص موظف فردي لتسجيل المكتب والمذكرة والملاحظات الأخرى. بطريقة أو بأخرى ، في المقام الأول ، سيتم دائمًا تسجيل الرسائل والأوامر والتعليمات الصادرة العاجلة والمراسلات الواردة من السلطات العليا ، وستنتظر المذكرات بخنوع في الأجنحة.

• التسجيل كسكرتير في منظمة صغيرة. في المنظمات ذات التدفق الصغير للوثائق ، يتم تسجيل المذكرات من قبل سكرتير الرئيس. المذكرة هي وثيقة داخلية ذات توجه أفقي ولا يمكن أن تكون مخصصة لمسؤول أعلى.

لتوفير المعلومات للإدارة في المراسلات التجارية ، يتم استخدام التقارير والملاحظات التحليلية والتفسيرية. وبالتالي ، فإن السكرتير في سلسلة قبول المذكرات ونقلها بين المسؤولين على قدم المساواة هو رابط إضافي.

• بدون تسجيل ، ولكن مع علامة خدمة DOW على النقل. إذا لم يكن من المعتاد أن تقوم المنظمة بتسجيل المذكرات ، فليس من المنطقي إرسالها إلى المرسل إليه من خلال خدمة DOW بدون تسجيل. لنقل ملاحظة إلى خدمة DOW والحصول على علامة التحويل ، متبوعة بنقل المستند بواسطة خدمة DOW إلى وحدة المرسل إليه ووضع علامة أخرى على النقل - كل هذا يعقد العملية ، ويستغرق وقتًا ، ويزيد من الوقت لتنفيذ التعليمات.

إذا كان لا يزال لدى المنظمة إجراء لتحويل المذكرات مع استلام علامة القبول ، يقوم المستلم بالتوقيع على الاستلام ، ويشير إلى موقعه وتاريخ ووقت استلام المستند (إذا لزم الأمر). يتم تثبيت علامة الاستلام على نسخة من إشعار الخدمة ، والتي يتم إرجاعها إلى وحدة العنونة.

يمكن استبدال علامة الإيصال بختم "مستلم" ، والذي يحتوي على حقول للإشارة إلى تاريخ الاستلام ، الاسم الكامل. وتوقيع المسؤول (شكل).

أرز. يمكن استبدال علامة الاستلام بختم "مستلم"

مخططات التسجيل الفعالة وطريقة الملاحظات

• التسجيل في الوحدة الهيكلية ، ونقل الملاحظات مباشرة بين الوحدات. تسجيل المذكرات في وحدة هيكلية ، وكذلك نقلها من وحدة هيكلية إلى أخرى ، وتجاوز الوسطاء (خدمة مؤسسة تعليمية ما قبل المدرسة أو سكرتير) ، يختصر مسار المستند إلى المرسل إليه.

إذا لم يكن للوحدة الهيكلية منصب كاتب (سكرتير قسم / قسم / قسم) ، لتسجيل الوثائق ، بما في ذلك الداخلية ، فمن الضروري تعيين مسؤول مسؤول عن أعمال المكتب. يتم تحديد المسؤول عن أعمال المكتب من قبل رؤساء الأقسام الهيكلية. كقاعدة عامة ، يعينون موظفًا غير مثقل الواجبات الرسمية. تتم الموافقة على تعيين الوظائف الإضافية بأمر أو أمر وتسجيلها في توصيف الوظائف.

• تسجيل المذكرات الصادرة. يقوم الموظف المسؤول عن العمل المكتبي في الوحدة الهيكلية بتسجيل المذكرة الصادرة.

يتم تسجيل المذكرات الصادرة في مجلة المراسلات الداخلية (الصادرة) للوحدة (مثال 3). عند تسجيل المذكرات الصادرة ، يشار إلى ما يلي:

رقم تسجيل الوثيقة ؛

المرسل إليه (القسم الذي يتم إرسال مذكرة الخدمة إليه) ؛

عدد الصفحات؛

توافر التطبيقات

تاريخ التنفيذ

الاسم الكامل. الموظف الذي أعد المذكرة.

يمكن مسح المذكرة ضوئيًا وإرسالها عبر البريد الإلكتروني.

إذا كان من الضروري نقل الأصل ، يمكن للمسؤول المسؤول عن العمل المكتبي في الوحدة الهيكلية وضع جدول زمني لنقل المذكرات إلى المرسل إليهم - مرة في اليوم ، مرتين في اليوم ، إلخ.

يجب تقديم المذكرات العاجلة (ذات الموعد النهائي المحدد بوضوح) على الفور. يمكنك نقل المذكرات إلى وحدة المرسل إليه مباشرة أو من خلال الخلايا المجهزة خصيصًا لخدمة DOW بأرقام و / أو أسماء الوحدات الهيكلية. في الوقت نفسه ، لا تشارك خدمة DOW في عملية نقل المستندات.

تسجيل الملاحظات الواردة. عند استلام مذكرة في وحدة المستلمين ، يقوم الموظف المسؤول عن العمل المكتبي في وحدة المستلم بتسجيلها كمستند داخلي وارد في سجل المراسلات الداخلية (الواردة) للوحدة (مثال 4) مع التفاصيل التالية:

رقم التسجيل الوارد

تاريخ الاستلام (التسجيل) ؛

عدد الصفحات؛

التطبيقات ؛

تاريخ التنفيذ

المقاول (المسؤول الذي ترسل إليه المذكرة).

تقع مسؤولية الالتزام بالمواعيد النهائية المحددة في المذكرة على عاتق المسؤول الذي يتم توجيهها إليه. يمكن لمقدم المذكرة و / أو مسؤول أعلى تغيير المواعيد النهائية لتنفيذ المستند.

• التسجيل من قبل جميع الموظفين. إذا لم يكن لدى المنظمة أو أقسامها الهيكلية موظف مسؤول عن أعمال المكتب ، يمكنك العثور على آليات أخرى لتسجيل المذكرات. على سبيل المثال ، لوضع سجل ملاحظات الخدمة في تركيب الكلمةأو Excel على الخادم لـ الاستخدام الشائع. في هذه الحالة ، لن يستغرق تسجيل المذكرة من قبل موظف الوحدة الهيكلية وقتًا أكثر من النقل الشخصي للمستند إلى السكرتير.

ومع ذلك ، غالبًا ما يقوم المتخصصون من الأقسام الهيكلية المتخصصة بتخريب مثل هذه المقترحات. محاولات تكليفهم بعمليات كتابية صغيرة تقابل برفض نشط. إلى حد ما ، الخبراء على حق. تذكر ، I.A. Krylova: "المشكلة هي ، إذا بدأ صانع الأحذية الفطائر ، وصنع pieman الأحذية ، ولن تسير الأمور بسلاسة"؟

من الممكن تجنب تعارض مفتوح مع المتخصصين في الإدارات المتخصصة إذا تم إصدار أمر أو تعليمات مناسبة موقعة من قبل رئيس المنظمة. في هذه الحالة ، يجب أن يكون البادئ هو رئيس المؤسسة التعليمية لمرحلة ما قبل المدرسة أو أي شخص آخر مسؤول عن العمل المكتبي. من مصلحته إزالة بعض الوظائف القديمة منه ، وتبسيط العمل مع تدفقات المستندات ، وبناء طرق فعالة لحركتها ، والقضاء على فقدان المستندات الداخلية.

حالما يتم تنفيذ مثل هذا النظام ، ينخفض ​​استياء الموظفين ، حيث يتم تقليل وقت التسجيل بشكل كبير ، ويصبح التسجيل نفسه شفافًا.

شروط الحجز للذاكرة

يتم تضمين فترات تخزين الملاحظات في قائمة المستندات الأرشيفية الإدارية النموذجية التي تم إنشاؤها في سياق أنشطة هيئات الدولة والحكومات والمنظمات المحلية ، والتي تشير إلى فترات التخزين (تمت الموافقة عليها بأمر من وزارة الثقافة الروسية بتاريخ 25 أغسطس ، 2010 رقم 558 ، بصيغته المعدلة في 16 فبراير 2016 ، من الآن فصاعدًا - قائمة 2010) (جدول).

أي بنجاح منظمة التشغيلهو كائن حي ، يتغير باستمرار ، والعمل المكتبي هو انعكاس مرآة لنظام التحكم في هذا الكائن الحي. هل تود مواكبة العصر ، تكون في الطليعة؟ حاول أن تبدأ بالمذكرات - ستكون هذه هي الخطوة الأولى نحو الكفاءة سير العمل المنظموتعد اللوجيستيات التي تم التحقق منها لمسارات الوثائق الداخلية هي المرحلة الأولى في مكافحة الفوضى الإدارية. فيما يلي أمثلة على المذكرات (الأمثلة 5-10).

أمثلة من الذكريات