يعتبر مخطط سير العمل الواضح والبسيط والأهم من ذلك فعّالًا في المؤسسة (الأمثلة أدناه) هو أساس أي عمل تجاري. ولكن ، كما تظهر الممارسة ، لا يفهم جميع الموظفين الحاجة الحشوة الصحيحةوحركة المستندات في الوقت المناسب.
كيفية تبسيط سير العمل وإجبار المرؤوسين؟
قبل معرفة ما إذا كنت بحاجة إلى تبسيط سير العمل في مؤسسة معينة ، يجب أن تفهم نوع حركة المستند المستخدمة في الشركة ، ومكان فشل العمل.
لذلك ، يتم تنفيذ تدفق المستندات بين مجموعتين من الأشخاص:
- الموظفون الذين ينتجون المعلومات (الرأس)
- يقوم الموظفون بمعالجة البيانات الواردة (سكرتير ، خبير لوجستي)
وفقًا لذلك ، يتم تقسيم تدفق المستندات بالكامل إلى:
- واردة
- الداخلية
- منفتح
الوثائق الواردة
مثال حقيقي لمخطط سير العمل في المؤسسة:
تنظيم تدفق المستندات الداخلي
في هذه الحالة نحن نتكلمبشأن حركة المستندات بين الإدارات المنشأة داخل نفس الشركة. يمكن أن تكون أوامر ، أفعال.
كيف يبدو تدفق المستندات المنظم جيدًا في هذه الحالة:
- يقوم المقاول بإعداد مستند وتقديمه للموافقة عليه
- يقوم المدير الأعلى ، بعد التوقيع على الوثيقة ، بتمريرها إلى رئيس المنظمة
- يقرر الرئيس الموافقة على المستند ويمرره إلى الكاتب
- يقوم الكاتب ، بعد تسجيل المستند ، بنقله مرة أخرى إلى المنفذ
- بدوره ، يرسل المنفذ بعد تنفيذ القرار قائمة الأداءللكاتب الذي يودعها في القضية
التوثيق الصادر
يتضمن التدفق الصادر للوثائق معلومات الإدارة المرسلة خارج المنظمة (الردود على الرسائل الواردة ،).
مثال عمل مدروس جيدًا لمخطط سير العمل في مؤسسة:
- يقوم المقاول بإعداد المستند وتقديمه إلى المشرف المباشر للموافقة عليه
- يرسل رئيس القسم المستند المتفق عليه إلى رئيس الشركة
- بدوره ، يقوم المدير بتمرير المستند المعتمد إلى الموظف الذي يقوم بتسجيله وتمريره إلى خدمة إعادة التوجيه
حساب سريع لحجم سير العمل
بادئ ذي بدء ، تجدر الإشارة إلى أن قواعد حساب وتحليل حجم تدفق العمل موضحة في "قواعد العمل المكتبي" ، والتي تمت الموافقة عليها بموجب مرسوم حكومة الاتحاد الروسي بتاريخ 06/15/2009 رقم .477 (بصيغته المعدلة في 09/07/2011).
ثانيًا ، عليك أن تفهم أنه يمكن إجراء مثل هذا الحساب مرة واحدة فقط في الشهر ، لذلك مرة كل 3 أشهر ، مرة كل ستة أشهر ومرة واحدة في السنة. في كل منظمة معينة ، يحل الرئيس بمساعدة أمر داخلي هذه المشكلة.
في الوقت نفسه ، على أي حال ، يتم أخذ نماذج المحاسبة والتسجيل التي يملأها الموظفون في الحقل كأساس للحساب.
إذن ، وحدة الحساب هي:
- المستند الأصلي
- نسخة من المستند ، ولكن فقط في حالة عدم وجود أصل ونسخة بصيغة المفرد. يتم عد جميع النسخ الأخرى بشكل منفصل
- المستندات المرفقة بخطاب الغلاف (تُحسب معًا)
يتم النظر في الشكاوى والاقتراحات بشكل منفصل.
لذلك ، لحساب حجم سير العمل بسرعة ، استخدم الصيغة التالية:
إجمالي سير العمل = a / a1 + b / b1 + c / c1 ، حيث:
- a هو عدد المستندات المستلمة ، و a1 هو عدد نسخ المستندات المستلمة
- ب - عدد المستندات المرسلة ، b1 - عدد نسخ المستندات المرسلة
- ج- عدد الوثائق الداخلية ج1- عدد نسخ الوثائق الداخلية
تبسيط تداول الوثائق
إذا كانت مشكلة تبسيط سير العمل حادة ، فاختر أحد الخيارات التالية:
- نقل تدفق المستندات الورقية إلى إلكتروني. واحدة من أكثر طرق فعالةتبسيط تبادل المعلومات الإدارية هو الانتقال إلى إدارة المستندات الإلكترونية. تصل المعلومات المخزنة في قاعدة بيانات كمبيوتر واحدة إلى المؤدين بشكل أسرع ، ومن الأسهل أخذها في الاعتبار والعثور عليها وطباعتها على الورق.
- مركزية تدفق المستندات. لاستبعاد تنفيذ المستندات المكررة ، من الضروري إرسال التدفق الكامل للوثائق إلى كتبة المكتب الرئيسي. ومع ذلك ، إذا كانت هناك فروع بعيدة ، فيجب تسجيل المستندات الصادرة محليًا.
- تدريب الموظفين. بالطبع ، لن يبدأ مخطط سير عمل واحد جيد التصميم في منظمة العمل إذا لم يفهم الكتبة أو الموظفون الآخرون المشاركون في نقل المستندات ما يفعلونه. لن يفيد التغيير المستمر في الموظفين السبب أيضًا ، لذلك من الأفضل إنفاق الأموال على تدريب الموظفين القدامى بدلاً من جذب أشخاص جدد باستمرار.
"مطبات" إدارة الوثائق الإلكترونية
ترجمة المستندات الورقية بتنسيق نموذج إلكتروني- ليست نزوة القائد بقدر ما هي ضرورة تجتمع اليوم.
ومع ذلك ، لكي يبدأ تدفق المستندات في المؤسسة الحركة الافتراضية بنجاح ، من الضروري:
- استخدام البرامج الحديثة
- يترجم المحفوظات الورقيةفي شكل إلكتروني. يمكن القيام بذلك بشكل مستقل عن طريق تفويض المهمة للموظفين القدامى ، أو بمساعدة المنظمات الخاصة.
- تنظيم المعلومات الإلكترونية خطوة بخطوة
في الوقت نفسه ، يجب تنفيذ الرفض الكامل للاحتفاظ بالمستندات الورقية في الوقت الذي تكون فيه إدارة المستندات الإلكترونية جاهزة للعمل.
الامتثال لقواعد حركة الوثائق
موافق ، من غير السار إلى حد ما مشاهدة كيفية توقف مخطط سير العمل الأكثر بساطة الذي تم إنشاؤه على مثال عملي في مؤسسة مرة أخرى عن العمل لسبب غير معروف. لمنع حدوث ذلك:
- وضع الموقف الأساسي والوثائق في المنظمة
- اكتب المتطلبات المحددة لملء كل مستند
- تتبع بشكل منفصل عمل كل قسم أو قسم من أجل ملاحظة في الوقت المناسب الذي يتخلف عن الركب
- لمخالفة المواعيد النهائية لتقديم المستندات
استطراد مهم: إذا امتثلت الشركة لجميع مواد قانون العمل في الاتحاد الروسي ، فلن يكون من الممكن تحصيل الغرامات المالية من الموظفين.
ومع ذلك ، هناك طريقة بديلة للخروج: عند الانتهاك الأول للبند الخاص بتدفق المستندات ، يخضع الموظف لذلك إجراءات تأديبية(توبيخ). في انتهاك متكرر- العقوبة المالية على شكل تخفيض أو إلغاء مدفوعات المكافآت (ربع سنوية ، سنوية).
سيعود مثل هذا النظام الموظفين بسرعة على القواعد الجديدة ، وسيتخلص المدير من المشاكل غير الضرورية.
لذا ، فإن سير العمل عبارة عن دورة كاملة لحركة المستند من لحظة إصدارها () إلى لحظة اكتمال التنفيذ (الإرسال).
يضمن مخطط سير العمل الصحيح في المنظمة المعالجة في الوقت المناسب قرارات الإدارةو كفاءة العملجميع الإدارات والشركة ككل.
اكتب سؤالك في النموذج أدناه
اقرأ أيضا:
كيفية التصديق على نسخ من المستندات في ...
شكوى ضد الرئيس للإدارة العليا - ...
تقنيات بيع الهواتف الفعالة - نظرة عامة ...
الأرشفة وحفظ السجلات
تدفق المستندات الخاص بالمنظمة هو حركة المستندات في المؤسسة من لحظة إنشائها أو استلامها حتى اكتمال التنفيذ أو الإرسال. من سمات سير العمل حجمه ، والذي يشير إلى عدد المستندات التي تتلقاها المنظمة والتي أنشأتها لفترة معينة. بالإضافة إلى ذلك ، يتيح لك التسجيل التحكم في تنفيذ المستندات والبحث عنها. إلى جانب تنظيم سير العمل ، يتضمن مفهوم تنظيم العمل بالوثائق تخزين المستندات واستخدامها في ...
تداول الوثيقة: المفهوم والوظائف والمكونات. حجم تداول الوثيقة وطرق محاسبتها.
تدفق المستندات الخاص بالمنظمة هو حركة المستندات في المؤسسة من لحظة إنشائها أو استلامها حتى اكتمال التنفيذ أو الإرسال.
تنقسم جميع وثائق المؤسسة إلى ثلاثة تدفقات للوثائق:
المستندات الواردة (الواردة)
المستندات الصادرة (المرسلة) ؛
المستندات الداخلية.
من سمات سير العمل حجمه ، والذي يشير إلى عدد المستندات التي تتلقاها المنظمة والتي أنشأتها لفترة معينة. هذا المؤشر مهم ، ويجب استخدامه كمعيار عند اختيار الشكل التنظيمي للعمل المكتبي (تقليدي ، آلي) ، وكذلك التأثير على هيكل خدمة العمل المكتبي وموظفيها.
من أهم وظائف تنظيم العمل بالمستندات المحاسبة الخاصة بهم ، والتي يتم ضمانها بالتسجيل. تسجيل مستند تسجيل أوراق اعتماد حول مستند بالشكل المحدد ، وتحديد حقيقة إنشائه أو إرساله أو استلامه. بالإضافة إلى ذلك ، يتيح لك التسجيل التحكم في تنفيذ المستندات ، وكذلك البحث عنها.
إلى جانب تنظيم سير العمل ، يتضمن مفهوم "تنظيم العمل بالوثائق" تخزين المستندات واستخدامها في الأنشطة الحالية للمؤسسة. تحت نظام الملفات في هذه القضيةتعني مجموعة من الوسائل والأساليب والتقنيات المحاسبية وتنظيم المستندات بغرض البحث عنها واستخدامها في الأنشطة الجارية.
بإيجاز ما سبق ، يمكننا التمييز بين عنصرين من عناصر العمل المكتبي (أو DOW):
توثيق الأنشطة؛
تنظيم العمل بالوثائق الرسمية.
هذه المكونات مترابطة وخلق نظام فعاليتطلب العمل المكتبي في المنظمة كليهما ويعمل جنبًا إلى جنب.
في السلسلة التكنولوجية لمعالجة المستندات ونقلها ، يمكن تمييز المراحل التالية:
استلام المستندات ومعالجتها الأولية ؛
استعراض أوليوتوزيع الوثائق.
تسجيل؛
مراقبة التنفيذ
المعلومات والعمل المرجعي ؛
تنفيذ المستندات وإرسالها.
يُفهم حجم سير العمل على أنه العدد الإجمالي للمستندات الواردة والصادرة والداخلية لفترة زمنية معينة.
يتم تنظيم محاسبة حجم تدفق المستندات لإنشاء:
تحميل المنظمة (المؤسسة) وأقسامها وخدمة الدعم الوثائقي للإدارة ؛
احتياجات المنظمة (المؤسسة) من أجهزة الكمبيوتر التنظيمية والإلكترونية.
عند تحديد حجم تدفق المستندات ، يجب مراعاة جميع المستندات مرة واحدة. يتم احتساب الوثائق الواردة والصادرة والداخلية بشكل منفصل. بشكل منفصل ، تؤخذ في الاعتبار النسخ المطبوعة والنسخ التي يتم إجراؤها عن طريق الاستنساخ التشغيلي. يتم التعبير عن الحجم الإجمالي لسير العمل في صورة كسر ، والبسط هو عدد المستندات الأساسية ، والمقام هو عدد النسخ.
بالإضافة إلى الأعمال الأخرى التي قد تهمك |
|||
| 5574. | تطبيق نظرية تغيير الزخم في دراسة حركة الطاقة الميكانيكية | 88 كيلو بايت | |
| تطبيق نظرية تغيير الزخم في دراسة حركة الطاقة الميكانيكية. يتكون النظام الميكانيكي من ثلاث أجسام 1 ، 2 ، 3 مع كتل ، على التوالي. يتم فرض رباطين على الجسم 1. الدعم أ يمنع الجسم من التحرك على طول ... | |||
| 5575. | دراسة خصائص الانتباه | 44 كيلوبايت | |
| دراسة خصائص الانتباه. الغرض من العمل: القياس والعطاء الخاصية النوعيةالخصائص الرئيسية للانتباه: التركيز ، الاستقرار ، الحجم ، التبديل. المواد. طرق دراسة الانتباه: اختبار التنصت اختبار تصحيحي (حرف ... | |||
| 5576. | حساب التجميع المفصلي لآلية التمدد بالكابل | 116 كيلوبايت | |
| حساب التجميع المفصلي لآلية التمدد بالكابل. البيانات الأولية: أقصى حمل Fmax = 200103H معامل عدم تناسق الدورة RF = 0.8 نسبة طول وقطر سطح الحلقة l / d = 0.7 نسبة الطول والعرض للقسم المستطيل ... | |||
| 5577. | دراسة خصائص التفكير وأشكاله وعملياته | 44 كيلوبايت | |
| دراسة خصائص التفكير وأشكاله وعملياته. الغرض من العمل: البحث: خصائص التفكير: قابلية (تنقل) أشكال التفكير: بنية وترابط مفاهيم عمليات التفكير: المقارنة ، التعميم ، التجريد. أمهات ... | |||
| 5578. | دراسة فعالية أنواع الهياكل التنظيمية المختلفة | 177 كيلو بايت | |
| هيكل المنظمة هو العنصر الرئيسي لأي منظمة ، ليس فقط توصيفها ، ولكن أيضًا يمثل الآلية ذاتها لبناء وعمل المنظمة. الاختيار الصحيح الهيكل التنظيميهو عامل ضروري ... | |||
| 5579. | الدم كبيئة داخلية للجسم ووسيلة لنقل المواد. الخصائص الفيزيائية والكيميائية للدم | 177.94 كيلو بايت | |
| نظام الدم الوظيفي (التركيب والوظائف وطرق البحث). التركيب الفيزيائي والكيميائي للتوازن البيئة الداخلية(التركيب والمعايير الفيزيائية والكيميائية للدم). الدم كوسيلة لنقل المواد. | |||
| 5580. | المتداول المحامل | 113.5 كيلو بايت | |
| الفرق بين المحامل المتدحرجة والمحامل المنزلقة. في أي آلية أو آلة ، هناك نوعان من المحامل المتحركة: المحامل ذات الاحتكاك المنزلق والمحامل ذات الاحتكاك المتداول. في الحالة الأولى ، هناك حركة وتفاعل متبادل بين العمال ... | |||
| 5581. | استكشاف خصائص الذاكرة | 55 كيلو بايت | |
| دراسة خصائص الذاكرة الغرض من العمل: دراسة ديناميات عمليات الحفظ ، للتعرف على النوع السائد من الذاكرة التصويرية (البصرية ، السمعية). المواد: طرق دراسة الذاكرة: جداول اختبار الذاكرة الديناميكية بالصور ... | |||
| 5582. | تبرير وحساب الإضاءة الاصطناعية لمباني مبنى العشاء | 98 كيلو بايت | |
| التبرير والحساب إضاءة اصطناعيةمباني مبنى العشاء المهمة 1. متطلبات المبادئ التوجيهية بشأن الصرف الصحي الصناعي والصحة المهنية 2. تحليل الخطورة و عوامل ضارةأثناء تشييد المبنى وتشغيله ... | |||
الوكالة الاتحادية للتعليم
المؤسسة التعليمية الحكومية
التعليم المهني العالي
جامعة دون ستيت التقنية
كلية العلوم الاجتماعية والإنسانية
اختبار
في مجال "تنظيم وتكنولوجيا دعم الوثائق للإدارة"
- الموضوع: "حجم تدفق المستندات للمؤسسة. محاسبة عدد الوثائق في المنظمة. مراحل حركة الوثائق الصادرة في المنظمة "
إجراء:
طالب من مجموعة GZDU 3-1
Kalaktsuzova كريستينا سيرجيفنا
رقم دفتر القيد 073799
التحقق:
مرشح العلوم الاقتصادية ، أستاذ مشارك
Vatolina M.V.
روستوف اون دون
2009
مقدمة 3
- حجم تدفق المستندات للمؤسسة. محاسبة عدد الوثائق في المنظمة. أربعة
مراحل حركة المستندات الصادرة في المنظمة. 7
- اللوائح الخاصة بخدمة الدعم الوثائقي لإدارة ZAO Tekhkom. عشرة
قائمة الأدب المستخدم 19
الملحق 20
مقدمة
يتضمن تنظيم العمل بالوثائق تنظيم تدفق المستندات للمؤسسة ، وتخزين المستندات واستخدامها في أنشطة المؤسسة. تدفق المستندات للمؤسسة هو مجموعة من الإجراءات المترابطة التي تضمن نقل المستندات في المؤسسة من لحظة إنشائها أو استلامها حتى اكتمال التنفيذ أو الإرسال. من أجل تنظيم سير العمل بشكل عقلاني ، يتم توزيع جميع المستندات بين تدفقات المستندات ، على سبيل المثال ، المستندات المسجلة وغير المسجلة ؛ الوثائق الواردة والصادرة والداخلية ؛ المستندات المرسلة والمستلمة من المنظمات العليا ، أو المستندات المرسلة أو المستلمة من المنظمات التابعة ، إلخ. تدفق المستندات هو مجموعة من المستندات التي تؤدي غرضًا محددًا في عملية تدفق المستندات.
من سمات تدفق المستند حجمه. يشير حجم سير العمل إلى عدد المستندات التي تتلقاها المنظمة والتي أنشأتها خلال فترة زمنية معينة ، عادةً ما تكون عام. حجم سير العمل هو مؤشر مهم يستخدم كمعيار عند اتخاذ قرار بشأن اختيار الشكل التنظيمي للعمل المكتبي ، وتنظيم نظام استرجاع المعلومات لوثائق المؤسسة ، وهيكل خدمة العمل المكتبي ، والموظفين وغير ذلك. مسائل.
حجم تدفق المستندات للمؤسسة. المحاسبة عن عدد الوثائق في المنظمة.
حجم سير العمل هو مؤشر مهم يستخدم كمعيار عند اتخاذ قرار بشأن اختيار الشكل التنظيمي للعمل المكتبي ، وتنظيم نظام استرجاع المعلومات لوثائق المؤسسة ، وهيكل خدمة العمل المكتبي ، والموظفين وغير ذلك. مسائل. تعد وظيفة محاسبة المستندات من أهم وظائف تنظيم العمل مع المستندات.
حجم سير العمل هو الوسيلة الرئيسية لتحديد الاحتياجات الحقيقية في التكنولوجيا التنظيمية والحاسوبية ، واختيار النظام الأكثر فاعلية لتسجيل المستندات وبناء جهاز مرجعي. يُفهم حجم سير العمل على أنه عدد المستندات المسجلة في مكان التسجيل لفترة زمنية محددة
تسجل خدمة دعم الوثائق للمنظمات ، كقاعدة عامة ، عدد الوثائق سنويًا. يجب أن تكون نتائج المحاسبة هي الأساس لتحديد الملاك الوظيفي للخدمة نفسها ، والتخطيط ، والاستحواذ الوسائل التقنيةمعالجة الملف. يمكن أن يُظهر تحليل سير العمل الكثافة الإجمالية لعمل الموظفين ، وديناميكيات هذا التوتر خلال العام ، وإحصاءات أخرى ذات أهمية.
لكي يحقق هذا العمل نتائج حقيقية ، يجب أن يؤخذ كأساس لتخطيط تدابير مختلفة لتحسين دعم التوثيق والتنبؤ بفعالية هذه الأنشطة. يحدد هذا النهج مسبقًا بعض التعقيدات للمعلمات التي يمكن من خلالها مراعاة عدد المستندات ، ويجعل طريقة العد تعتمد على أهدافها ، ولكنه يعطي في النهاية إمكانية تلخيص متعدد لكل من المعلمات.
عدد نسخ المستندات وطباعتها بمثابة البيانات الأولية الرئيسية في تحديد المعدات التقنية المثلى والتكنولوجيا لخدمة النسخ.
إن حجم العمل المكتوب على الآلة الكاتبة الذي يتم إجراؤه ، عند مقارنته بالمعايير النموذجية للوقت للعمل المطبوع على الآلة الكاتبة ، يجعل من الممكن تحديد العدد المطلوب من الموظفين التقنيين.
تتيح مؤشرات عدد المستندات الخاصة بفترات التخزين المختلفة إمكانية التنبؤ بشكل أكثر دقة بعمل أرشيف الأقسام ، والحاجة إلى وثائق الميكروفيلم ومدى ملاءمتها.
حجم سير العمل هو الوسيلة الرئيسية لتحديد الاحتياجات الحقيقية في التكنولوجيا التنظيمية والحاسوبية ، واختيار النظام الأكثر فاعلية لتسجيل المستندات وبناء جهاز مرجعي.
يُفهم حجم تدفق المستندات على أنه عدد المستندات المسجلة في مكان التسجيل للفترة الزمنية المحددة. تعتبر وحدة الحساب بمثابة المستند نفسه (الأصل) ، وكل نسخة من نسخها (استنساخ الإعارة). لتبسيط العملية الحسابية ، يوصى بأن يتم احتساب المستند المنسوخ في 10 نسخ على أنه عشرة مستندات.
يجب إجراء حساب وتحليل عالي الجودة وشامل ومؤهل لتدفق المستندات في المؤسسات مرة واحدة في السنة من قبل مجموعة مخصصة من الموظفين تحت إشراف خدمة التوثيق. مطلوب حساب وتحليل سير العمل عند تجميع الجدول الزمني للمؤسسة. حيث:
- يحسب عدد الوثائق في أماكن تسجيلها حسب استمارات التسجيل ؛
يتم عد المستندات غير المسجلة أثناء عرض ورقة تلو الأخرى في أماكن تخزينها ؛
يتم تحديد عدد النسخ المطبوعة على الآلة الكاتبة من خلال مجلات تسجيل العمل المكتوبة على الآلة الكاتبة في مكتب الآلة ومن خلال إجراء مقابلات مع الموظفين في الأقسام الهيكلية أثناء لامركزية العمل المكتوب على الآلة الكاتبة ؛
يمكن حساب تداول المستندات وفقًا لسجلات تسجيل الطلبات أو أوامر النسخ ونسخ العمل ؛
إذا كانت المنظمة تنطبق أشكال موحدةوتم تجميع صحيفة زمنية تتضمن تداول النماذج ، ثم في هذه الحالة يتم استخدام بيانات صحيفة الوقت عند حساب الرقم المستندات التي تم إنشاؤهاوتستكمل بمؤشرات التداول الكلي لتكاثرها. في الوقت نفسه ، يتم تحديد صحة إثبات تداول النماذج في بطاقة التقرير والاستهلاك الفعلي للورق لنفس الفترة ؛
تؤخذ مقترحات المواطنين وبياناتهم وشكاويهم في الاعتبار بشكل مستقل ؛
يمكن إجراء حساب لعدد مستندات المنظمة وفقًا للمنهجية المختارة في وقت واحد ، بشكل دوري ، ولكن مرة واحدة على الأقل في السنة بتوجيه ومشاركة خدمة دعم التوثيق. المؤشرات والمقدمة لإدارة المنظمة. في الوقت نفسه ، ينبغي أيضًا إعداد المقترحات لتحسين العمل بالوثائق ودعمها الفني.
- مراحل حركة المستندات الصادرة في المنظمة.
يتم فرز المستندات التي ترسلها المنظمة ، بما في ذلك على وسائط الجهاز ، وتعبئتها وإرسالها بالبريد وتسليمها إلى مكتب البريد.
تتم المعالجة والإرسال مركزيًا بواسطة وكيل الشحن أو قسم المكتب أو السكرتير وفقًا للوائح البريد المعمول بها.
تقبل البعثة مستندات الشحن المنفذة بالكامل وموقعة ومسجلة بعلامة على فئة المغادرة.
تتحقق خدمة إدارة السجلات من صحة المستندات ووجود الطلبات المحددة في المستند ومراسلات عدد النسخ مع عدد المرسل إليهم وتواريخ التوقيع والتسجيل والإرسال.
يتم إرجاع المستندات غير المشكّلة أو المنفذة بشكل غير صحيح إلى المنفذين لمراجعتها على الأقسام الهيكلية.
بالنسبة للمراسلات المسجلة ، يقوم موظفو المكتب بتجميع قائمة جرد للتوزيع ، والتي يتم فيها لصق اسم الموظف وتاريخ الإرسال على الرحلة الاستكشافية.
يتم قبول المستندات الموجودة على وسائط الماكينة للشحن في عبوات تفي بالمتطلبات الفنية ، إذا كان هناك خطاب تغطية تم إعداده وتسجيله بالطريقة المحددة
تتم معالجة المستندات المقدمة للإرسال وإرسالها في نفس اليوم أو في موعد لا يتجاوز النصف الأول من يوم العمل التالي.
تتضمن حركة المستندات الصادرة الخطوات التالية:
1. إعداد المنفذ لمشروع الوثيقة.
2. تنسيق (الموافقة) على مشروع الوثيقة.
3. الانتهاء من مسودة الوثيقة على أساس التعليقات.
4. إعادة الموافقة على الوثيقة.
5. توقيع الوثيقة من قبل الرئيس.
6. تسجيل المستند (في خدمة المؤسسة التعليمية لمرحلة ما قبل المدرسة أو في الوحدة ، إذا كانت الوثيقة موقعة من قبل رئيس الوحدة).
7. تحويل المستند إلى خدمة المؤسسة التعليمية لمرحلة ما قبل المدرسة (إذا تم توقيع المستند من قبل رئيس الوحدة).
8. إرسال المستند إلى المراسل وتحويل النسخة إلى الملف.
مراحل معالجة المستندات الصادرة:
1. يتم إعداد المستند الصادر من قبل المقاولفي القسم (يتم وضع مسودة الوثيقة والاتفاق عليها). في أغلب الأحيان ، يقوم المنفذ بإعداد الوثيقة الصادرة ، ويتحقق السكرتير من صحة التنفيذ.
2. وثيقة مكتملة أرسل إلى المدير للتوقيع.الشركات.
3. بعد التوقيع من قبل رئيس الوثيقة التسجيلسكرتير أو مكتب.
4. وثيقة مسجلة إرسالها إلى المرسل إليه. يجب أن يتم الإرسال في يوم استلام الوثيقة في المكتب.
5. نسخ نسخةسكرتير الوثيقة مخيط في العلبة.
اللوائح الخاصة بخدمة الدعم الوثائقي لإدارة CJSC Tekhkom
1. أحكام عامة
- 1.1 خدمة دعم التوثيق الإداري هي وحدة هيكلية مستقلة تقدم تقاريرها مباشرة إلى مدير CJSC Tekhkom.
- 1.2 تسترشد خدمة الدعم الوثائقي للإدارة في أنشطتها بالقوانين التشريعية والتنظيمية الأخرى سلطة الدولةوإدارة الاتحاد الروسي والكيانات المكونة للاتحاد ، والوثائق الإدارية للسلطات العليا و CJSC Tekhkom و GSDOU والقواعد والتعليمات والتوصيات المنهجية التي طورتها CJSC Tekhcom وغيرها من المعايير المعمول بها بشأن قضايا الدعم الوثائقي لإدارة هذا النظام. يتم تنظيم أنشطة العاملين في المكاتب من خلال التوصيف الوظيفي.
- 1.3 يرأس خدمة دعم التوثيق للإدارة رئيس خدمة دعم التوثيق للإدارة ، الذي تم تعيينه في هذا المنصب وفصله من المنصب بأمر من مدير ZAO Tekhkom.
- 1.4 شخص حاصل على تعليم مهني عالي وخبرة عملية في خدمات ما قبل المدرسةسنتين على الأقل.
أ) أقسام المحاسبة والتسجيل والرقابة وتحسين العمل بها
الوثائق وتنفيذ الوسائل التقنية ؛
ب) النظر في الرسائل (الشكاوى) ؛
ج) السكرتارية.
د) الرحلة الاستكشافية.
ه) مكتب الطباعة.
و) مكتب النسخ والاستنساخ.
ز) الأرشيف.
1.6 خدمة التوثيق الإداري
إلخ.................
تنظيم العمل مع الوثائق- تنظيم سير العمل ، واستخدام الوثائق في الأنشطة الحالية للمؤسسة.
يمكن أن نرى من التعريف أن أحد مكونات تنظيم العمل مع المستندات هو سير العمل.
تدفق ثيقة
يتم استدعاء حركة المستندات في المؤسسة من لحظة إنشائها أو استلامها حتى اكتمالها أو إرسالها تدفق ثيقة.
يعد تنظيم حركة المستندات جزءًا مهمًا من عملية عمل المكتب. يجب تنظيم التوثيق بهذه الطريقة طريقكانت حركة كل وثيقة أقصر, الطريق مباشر, وقت العبور - الحد الأدنى. القاعدة الرئيسية لتنظيم سير العمل هي الحركة السريعة للمستندات على طول أقصر مسار بأقل وقت وعمالة.
يجب أن يهدف تنظيم تدفق المستندات إلى:
- تقصير مسارات المستند. يجب أن تؤثر ضرورة العمل فقط على حركتها. للقيام بذلك ، تحتاج إلى التفكير بعناية في مسار مروره.
- إنشاء أقصى قدر من التوحيد في تسلسل المرور ومعالجة أنواع معينة من المستندات. يمكن تلبية هذا الشرط من خلال تطوير مخططات لمرور أنواع معينة من المستندات.
- استبعاد حركة إرجاع المستندات (خاصةً مع الموافقة الخارجية والداخلية والتسليم والتسجيل).
- بنشاط استخدام المعدات المكتبية وأحدثها تقنيات المعلوماتعند تقديم المستندات.
يتيح لك استيفاء هذه الشروط تحقيق ما يلي:
- التدفق المباشراتجاهات تدفق المستندات ، أي استبعاد الإجراءات المزدوجة في إعداد وتجهيز الوثائق ؛
- إيقاع، بمعنى آخر. دخل موحد وعبء العمل النسبي لموظفي المنظمة.
حساب حجم سير العمل
حجم تدفق المستنداتيتم التعبير عنها من خلال العدد الإجمالي للوثائق التي تلقتها المنظمة والتي أنشأتها لفترة معينة.
يُفهم حجم سير العمل على أنه عدد النسخ الأصلية للوثائق الواردة والصادرة والداخلية ونداءات المواطنين لفترة معينة. عند حساب حجم تداول الوثيقة ، يؤخذ في الاعتبار أيضًا نسخ المستندات التي يتم إجراؤها باستخدام وسائل فنية مختلفة. لكنها تعتبر منفصلة عن الوثائق الأصلية. يتم وضع نتائج الحساب في شكل ملخص ، شهادة بيانات عن حجم سير العمل. يتم تطوير أشكالهم من قبل المنظمة. فمثلا:
يمكن لأي منظمة تعيين أي تكرار حساب تدفق المستندات: أسبوعي ، شهري ، ربع سنوي ، سنوي. يمكن إجراء كل من التحليل الكمي والنوعي لتدفق المستندات.
يتم استخدام النتائج التي تم الحصول عليها عند حساب حجم سير العمل في تحديد هيكل وموظفي الخدمة الكتابية لتحليل عبء العمل الانقسامات الهيكليةوفناني الأداء الفرديين.
تحليل تدفق المستندات
في تدفق المستندات لأي مؤسسة ، يتم تمييز تدفقات المستندات التالية:
o المستندات الواردة (التي تم الحصول عليها من الخارج ، من مؤسسات أخرى) ؛
o المستندات التي تم إنشاؤها في المؤسسة.
أثناء دراسة سير العمل ، يتم النظر في كل مجموعة على حدة. المستندات الواردةتحليلها من قبل المراسلين - مؤلفي الوثائق:
o وثائق المؤسسات ذات المستوى الأعلى (المراسيم والقرارات والمقررات والأوامر والأوامر والرسائل وما إلى ذلك) التي تحتوي على تعليمات وتوضيحات ومعلومات ؛
o وثائق المؤسسات التابعة - التخطيط الأولي وإعداد التقارير والتوثيق المحاسبي والطلبات المختلفة ؛
o وثائق من مؤسسات طرف ثالث مع معلومات تتعلق بحل بعض القضايا أو اعتماد إجراءات مشتركة ؛
o طعون (اقتراحات ، شكاوى ، بيانات) المواطنين.
يستخدم تحليل الوثائق الواردة للمراسلين المؤلفين لإنشاء قاعدة بيانات للمراسلين الدائمين الذين يتم إجراء المراسلات معهم (العناوين ، والهواتف ، وأسماء العائلة ، والأسماء الأولى ، وأسماء العائلات ، والمناصب الإدارية).
يمكن تصنيف المستندات حسب النوع:
o الإدارية (المراسيم والقرارات والأوامر والتعليمات) ؛
o معلوماتية وتحليلية (خطابات ، أفعال ، شهادات ، مذكرات ، إلخ) ؛
o المحاسبة وإعداد التقارير.
بالإضافة إلى ذلك ، يمكن تقسيم جميع المستندات الواردة حسب المحتوى إلى مبادرة (والتي بدورها تنقسم إلى تلك التي تتطلب استجابة أو تنفيذًا ، وتلك المرسلة للحصول على معلومات) ورسائل الاستجابة ، أي تم استلام المستندات استجابة لطلب المؤسسة.
اعتمادًا على أهمية المؤلف والمحتوى ، يتم إرسال المستندات الواردة إلى رئيس المؤسسة أو الأقسام الهيكلية أو مقاول معين. وبالتالي ، ينقسم التدفق الكامل للمستندات الواردة إلى عدة مجموعات ، لكل منها مسارات مختلفة وتحتاج إلى تسلسل مختلف للعمل معها.
يتم تحديد من يجب نقل هذه الوثيقة أو تلك من قبل الخدمة الكتابية أو السكرتير في مرحلة النظر الأولي.
المستندات التي تم إنشاؤها في المؤسسة ،تنقسم إلى مجموعتين:
o المؤسسات الداخلية التي تم إنشاؤها لتلبية الاحتياجات تعمل فقط في حدودها ؛
o عطلات نهاية الأسبوع التي ، بمجرد إنشائها ، يتم إرسالها إلى مؤسسات أخرى.
المستندات الداخلية ،عادة لا يتم إرسالها. ومع ذلك ، تخضع للانقسام الإقليمي للانقسامات الهيكلية أو وجود فرع من المؤسسة حيث يتم إرسالها و المستندات الداخلية، على سبيل المثال ، الإدارية ، للوثائق الداخلية ، يجب أيضًا توفير مرحلة المغادرة.
جميع الوثائق التي تم إنشاؤها في المؤسسة مقسمة إلى مبادرات (يتم إعدادها لتلبية احتياجات المؤسسة أو تطويرها للوفاء بمهام السلطات العليا) ويتم إعدادها استجابة للطلبات الواردة.
وثائق الإخراج ،مثل المدخلات ، يمكن تحليلها حسب الأنواع والمراسلون المرسلون. تنقسم مستندات الإخراج أيضًا إلى تلك التي تتطلب ردًا ، وتلك المرسلة للحصول على معلومات ، من أجل الإعلام.
بهذه الطريقة ، يمكن فحص وثائق المؤسسات مع تدفق المستندات. ولكل تيار خصائص معينة للمرور والمعالجة.
تحديد حجم سير العمل
يتم تحديد حجم تدفق المستندات للمؤسسة مع الأخذ في الاعتبار جميع تدفقات المستندات لفترة زمنية معينة - كقاعدة عامة ، لمدة عام. كل وثيقة تحسب مرة واحدة. يوصى بحساب عدد المستندات والنسخ الأصلية بشكل منفصل.
تؤخذ المستندات الواردة والصادرة في الاعتبار في مرحلة استلام وإرسال المراسلات (إعادة توجيه ، سكرتير). تحسب الوثائق الداخلية في مكان تسجيلها أو تحضيرها. تخضع جميع المستندات الداخلية أيضًا للتسجيل (تقارير ، شهادات ، بيانات ، إلخ). يمكن إجراء المحاسبة لمثل هذه المستندات ليس فقط من خلال الخدمة الكتابية ، ولكن أيضًا من خلال الأقسام الهيكلية الأخرى ، على سبيل المثال ، من خلال خدمة الموظفين ، والمحاسبة ، وقسم المعلومات العلمية والتقنية ، إلخ.
يتم عد النسخ المنسوخة بشكل منفصل في مكتب النسخ والاستنساخ ، ومكتب الطباعة على الآلة الكاتبة ، وخدمة إعداد المستندات المؤتمتة. في هذه الحالة ، يتم تطبيق نظام المحاسبة المستخدم في المنظمة.
يتم الحساب وفقًا لنماذج تسجيل الإدخال ، الداخلية (كقاعدة ، حسب النوع) ووثائق الإخراج. من أجل تحديد حجم تدفق المستندات بشكل أكثر دقة ، يجب أيضًا مراعاة المستندات التي لا تخضع للتسجيل ، نظرًا لأن معالجتها تتطلب أيضًا وقتًا معينًا. يمكن القيام بذلك باستخدام سجلات المراسلات الواردة (انظر الملحق 45).
تتيح لك إدارة المستندات:
o حساب العدد المنتظم لموظفي المكتب ؛
o تحديد فعالية استخدام الميكنة وأتمتة العمليات المكتبية ؛
o تحديد درجة عبء العمل على موظفي المكاتب ، وكذلك التقسيمات الهيكلية وفناني الأداء العاملين مع الوثائق.
يتم تحديد تواتر حساب سير العمل بواسطة الخدمة الكتابية. في المؤسسات الكبيرة ، يتم أخذ سير العمل في الاعتبار على أساس شهري ، مما يجعل من الممكن تحديد فترات العمل الأكثر كثافة. يمكن أيضًا إجراء الحساب كل ثلاثة أشهر. في المؤسسات الصغيرة ، يُنصح بحساب عدد الوثائق في السنة. يتم إعداد البيانات النهائية لمحاسبة تدفق المستندات بالشهادة التالية:
يتم إدخال نموذج المرجع على حجم سير العمل كقالب في ذاكرة الكمبيوتر ويتم طباعته بالتردد المطلوب.