العمل المكتبي في حكومة الولاية والبلدية. تنظيم العمل المكتبي الفعال

مؤسسة تعليمية غير حكومية

التعليم المهني العالي

معهد كوزباس للاقتصاد والقانون

كلية الحقوق

رئيس الانضباط الانساني

اختبار

حسب التخصص: "توثيق أنشطة الإدارة"

حول موضوع "تنظيم العمل المكتبي في الهيئات العامة و حكومة محلية»

المنجز: طالب المجموعة 303

Panshina E.Yu.

التحقق:

كيميروفو ، 2010

مقدمة …………………………………………………………………………… ..… .3

1. تدفق الوثائق كأساس لأنشطة الهيئة …………… ...… .5

2. النموذج الروسي للعمل المكتبي في سلطات الدولة والحكومة الذاتية المحلية …………………………………………………… ..… ..7

3. اختيار نهج لأتمتة سير العمل ………………………… 10

4. نظم تنظيم إدارة الوثائق الإلكترونية …………… ..… ..12

5. سير عمل الوثائق الرسمية ………………………… ..… .. 14

6. ميكنة تبادل الوثائق بين الجهات ………… ..… 18

7. أنظمة EDD للجهات على مختلف المستويات ……………………… ... 20

8. قرار الحكومة المحلية ………………………… ... 21

الخلاصة …………………………………………………………………………… ... 23

قائمة الأدب المستعمل …………………………………………… .. 25

مقدمة.

الحاجة إلى أتمتة العمليات المكتبية والتنظيمية إدارة المستندات الإلكترونيةمعترف بها اليوم من قبل سلطات الدولة والحكومة الذاتية المحلية في جميع رعايا الاتحاد الروسي تقريبًا. ولكن إلى جانب فهم هذه الحاجة ، يظهر عدد من الأسئلة ، دون تلقي إجابات يستحيل عليها الانتقال إلى التنفيذ العملي للمشاريع.

من أين يجب أن تبدأ في تطبيق النظام؟ كيف يتم تقسيم المشروع بأكمله إلى مراحل بحيث يكون تأثير التنفيذ واضحًا بعد المرحلة الأولى ، وينمو مع كل مرحلة لاحقة؟ أي من المتاح الوسائل التقنيةالترقية أولا ، ماذا يمكن أن تنتظر؟ ما هي الموارد المالية التي يجب توفيرها في الميزانية ، مقسمة حسب السنوات ، بناءً على حقائق منطقة معينة؟

في الواقع ، كل هذه الأسئلة تتعلق ببناء خطة تنفيذ مشروع مختصة لعدة سنوات قادمة ، مع الأخذ في الاعتبار التمويل المخطط ، واحتياجات الإنتاج ، معدات تقنيةوالتحديث المخطط للحديقة الفنية.

عمل المهندسين والمصممين ومديري الإنتاج

يخصص الكثير من الوقت لدراسة وتحليل وتجميع المواد المختلفة

توثيق. تنشأ صعوبات كبيرة بشكل خاص ، كقاعدة عامة ، متى

تطوير مستندات الإنتاج ، والذي يرجع في المقام الأول إلى نقص معرفة خاصةفي المجمعين. يتطلب القضاء على الوقت غير المنتج الذي يقضيه في عمليات تجميع المستندات واستخدامها مزيجًا معقولاً من الصفة الرسمية والإبداع ، وهذا ، وفقًا للمؤلفين ، يتطلب ، من ناحية ،

تعريف واضعي الوثائق بأكبر قدر القوانين العامةمن ناحية أخرى ، فهذه هي المهمة الرئيسية - الصياغة والتنظيم قواعد عامةوقواعد إعداد الوثائق الأساسية.

هدف، تصويب مراقبة العملهي الدراسة الأسس النظريةتنظيم العمل المكتبي في سلطات الدولة والحكم الذاتي المحلي.

وبحسب الغرض من الرقابة في العمل ، يتم الاتي مهام:

تحديد مفهوم سير العمل ؛

النظر في النموذج الروسي للعمل المكتبي في السلطات العامة والحكم الذاتي المحلي ؛

تحديد أنظمة EDD لمختلف مستويات الحكومة ؛

ضع في اعتبارك أتمتة تبادل المستندات بين السلطات.

1. تدفق الوثائق كأساس لأنشطة الهيئة.

العمل المكتبي في وكالة اتحادية قوة تنفيذيةيتم تنفيذه وفقًا لقواعد العمل المكتبي في الهيئات التنفيذية الاتحادية ، تمت الموافقة عليها بالقرارحكومة الاتحاد الروسي بتاريخ 15 يونيو 2009 برقم 477. على أساس هذه القواعد ، تقوم الهيئة التنفيذية الفيدرالية ، بالاتفاق مع الهيئة التنفيذية الفيدرالية في مجال الأرشفة ، بإصدار تعليمات حول عمل المكتب. لا تنطبق هذه القواعد على تنظيم العمل بالوثائق التي تحتوي على أسرار الدولة.

يتم إعداد المستندات على نماذج (أوراق قياسية من ورق A4 أو A5) أو في شكل مستندات إلكترونية ويجب أن تحتوي على مجموعة من التفاصيل وموقعها وتنفيذها. تمت الموافقة على نماذج النماذج بأمر من رئيس السلطة التنفيذية.

جميع الوثائق مقسمة إلى واردة وصادرة وداخلية. المستندات الواردة تخضع للمعالجة الأولية والتسجيل ، استعراض أولي، يتم نقلها إلى الإدارة للنظر فيها ، ثم الوصول إلى فناني الأداء. بعد التنفيذ ، توضع المستندات في ملفات.

كل هيئة تشكل صندوقها الوثائقي الخاص. يتم تنسيق تسمية ملفات الهيئة مع لجنة الخبراء والتحقق من أرشيف الدولة الفيدرالية ذي الصلة. يتم نقل حالات التخزين الدائم والمؤقت (أكثر من 10 سنوات) إلى الأرشيف. المرسوم يحدد إجراءات التعامل مع المستندات الإلكترونية.

يُستخدم مصطلح "تدفق المستندات" حاليًا على نطاق واسع للغاية ويوجد في وصف كل منها تقريبًا نظام معلومات. يتم تنفيذ أتمتة سير العمل من خلال العديد من الأنظمة ، ويدعي كل منها أنها "نهج متكامل لأتمتة سير العمل". في الوقت نفسه ، فإن مجموعة متنوعة من الأنظمة هي الأوسع: من أنظمة محاسبة المستودعات إلى برامج التحكم في العمليات التكنولوجية.

في هذه الورقة ، المصطلحات "تدفق المستندات" ، "العمل المكتبي" ، إلخ. يُنظر إليه حصريًا في سياق تنظيم عمل السلطات العامة والحكم الذاتي المحلي. وفقًا لذلك ، يتم تفسير المصطلحات حصريًا باستخدام اللوائح الوطنية كما هي مطبقة على عمل الهيئات الحكومية.

وفقًا للتعريف (GOST R 51141-98) ، فإن تدفق المستندات هو "حركة المستندات في مؤسسة ما من لحظة إنشائها أو استلامها حتى اكتمال التنفيذ أو الإرسال" ، أي دورة الحياة الكاملة لكامل مجموعة من الوثائق في المنظمة قبل نقلها إلى الأرشيف أو إتلافها.

العمل المكتبي ، أو "الدعم الوثائقي للإدارة" ، وفقًا للمصدر نفسه ، يعني "فرع النشاط الذي يوفر التوثيق وتنظيم العمل مع مستندات رسمية". أي أن العمل المكتبي هو مجموعة من الآليات التنظيمية للحفاظ على سير عمل الوثائق الرسمية ومراقبته. ومع ذلك ، في" نموذج التعليماتفي العمل المكتبي في الهيئات التنفيذية الفيدرالية "بتاريخ 27 تشرين الثاني (نوفمبر) 2000 ، لم تعد وظائف المكتب مقتصرة على تنظيم تدفق المستندات الرسمية فقط. وهذا يسمح لنا بأن نجادل بأن أنظمة التشغيل الآلي للمكاتب يجب أن تتحكم ليس فقط في تداول الوثائق (الرسمية) المسجلة ، ولكن أيضا مسودات الوثائق.

2. النموذج الروسي للعمل المكتبي في السلطات العامة والحكم الذاتي المحلي.

في روسيا ، على نطاق وطني ، تم تطوير تقنية موحدة للعمل مع وثائق الإدارة ، ما يسمى ب نظام الدولةدعم إدارة الوثائق (GS DOW). العمل المكتبي الروسي ليس له نظائر في البلدان الأخرى سواء من حيث تفاصيل العمل على التكنولوجيا للعمل مع المستندات ، أو من حيث حجم التوزيع. وإذا كان تطوير أتمتة المكاتب في الغرب يحفز على تطوير تقنيات إدارة المستندات ، فعندئذٍ في روسيا ، كقاعدة عامة ، نحن نتكلمعلى أتمتة التكنولوجيا التقليدية لسير عمل المكتب.

ما هي ميزات النموذج الروسي"العمل المكتبي؟ هناك ثلاث مزايا لافتة للنظر:

السيطرة على الوثيقة ، ابتداء من لحظة استلامها ؛

مركزية وظائف التحكم ؛

القواعد الموحدة لتداول الوثائق.

على عكس الأساليب الغربية للعمل مع المستندات ، فإن الممارسة الروسيةيتم وضع الوثيقة تحت السيطرة في لحظة استلامها من قبل السلطة. تقع المستندات الداخلية أو الصادرة في مجال المراقبة فور "الولادة" - أي الموافقة. في الوقت نفسه ، يتم تعقب العلاقة بين المستندات - إذا ظهرت وثيقة واحدة نتيجة لتنفيذ قرار تم اتخاذه على مستند آخر. كل هذا يجعل من الممكن تتبع مسار أي وثيقة تتلقاها سلطة الدولة والحكومة الذاتية المحلية مع ضمان - بعد كل شيء ، لا يمكن لأي وثيقة مسجلة أن تختفي دون أثر.

يشير الحد الأقصى من مركزية التحكم في تدفق المستندات إلى أنه يجب أولاً إبلاغ المستند إلى الإدارة ، وبعد ذلك فقط ، عند الحصول على قرارات وفقًا لتسلسل الخدمة الهرمي ، ينتقل إلى المنفذين المباشرين.

ميزة أخرى مهمة لـ "النموذج الروسي" هي وجود قواعد موحدة ومفصلة للعمل مع وثائق الإدارة في المنظمات ، بغض النظر عن مجال نشاطها. يتم تنظيم جميع أنشطة الخدمات الكتابية - البعثات والمكاتب ومجموعات المراقبة - وفقًا لقواعد ملء دفاتر التسجيل وخزانات الملفات ونماذج التقارير.

في سياق وجود مثل هذا التنظيم التفصيلي لسير العمل في السلطات ، يكون التنفيذ دون تكييف بشكل أساسي تكنولوجيا جديدةهذا أو ذاك البرنامج الأجنبي غير واقعي. في هذه الحالة ، يمكننا التحدث عن أتمتة العمل المكتبي التقليدي باستخدام الحديث تقنيات المعلومات.

المقدمة

1.1 مفهوم الإدارة الوثائقية و السلطات البلديةسلطات

1.2 ميزات دعم التوثيق للإدارة في السلطات البلدية

1.3 خصائص تنظيم تدفق الوثائق للحكومات المحلية

الفصل 2

2.1 الخلفية التاريخية لإنشاء إدارة مقاطعة بولكوفسكي

2.2 تنظيم العمل بوثائق إدارة مقاطعة بولكوفسكي

2.3 تصنيف الوثائق الرسمية لإدارة مقاطعة بولكوفسكي

2.4 التطوير لتحسين العمل المكتبي
استنتاج
قائمة الأدبيات المستخدمة
تطبيقات

المقدمة
الملاءمة: تسجل المستندات كل خطوة في حياتنا ، من لحظة الولادة ، والقبول في المدرسة ، ثم إلى مؤسسة ثانوية خاصة أو مؤسسة تعليمية عليا ، إلى العمل. سجلوا الزواج والطلاق ، ورحيل الإنسان عن الحياة. يتم تنظيم إعداد وتنفيذ الوثائق وتنظيم العمل بها من خلال الإجراءات التشريعية والتنظيمية والمنهجية ، والمعرفة والتنفيذ إلزامي لكل من يتعامل مع الوثائق.
يتطلب التنظيم وحفظ السجلات معرفة ومهارات مهنية. تعكس الوثائق أنشطة المؤسسات وتأخذها بعين الاعتبار. لذلك ، ينص القانون على الاحتفاظ بالعديد من المستندات. عند التحقق من عمل مؤسسة ما ، وإجراء تدقيق ، فإنهم يقومون أولاً وقبل كل شيء بالتحقق من المستندات التي يتم فيها تسجيل أنشطة المنظمة. يعد العمل التشغيلي مع المستندات أمرًا مهمًا للغاية: التسجيل في الوقت المناسب ، وتقديمها إلى الإدارة للنظر فيها ، والحصول على حل واضح ، والتحويل دون تأخير إلى المقاول ، وتنظيم التحكم ، واختيار المعلومات اللازمة. كل هذه الخطوات البسيطة الظروف الحديثةيمكن أن تصبح علاقات السوق والمنافسة حاسمة عند إقامة علاقات تجارية مع المنظمات والمؤسسات الأخرى. يشارك جميع المتخصصين في مجال الإدارة تقريبًا في إعداد وتنفيذ المستندات. لذلك ، يجب على كل مدير معرفة متطلبات إعداد وتنفيذ الوثائق الرسمية.
لذلك ، فإن تحسين إدارة الإنتاج والأنظمة الاقتصادية اليوم ، وتعتمد الزيادة في مستوى التنظيم وكفاءة العمل الإداري إلى حد كبير على مدى عقلانية تنظيم الأعمال الورقية في الحكومات المحلية.
الهدف من العمل التأهيلي النهائي هو العمل المكتبي للسلطات البلدية لإدارة مقاطعة بولكوفسكي.
موضوع الدراسة هو ملامح العمل المكتبي في السلطات البلدية على سبيل المثال الإدارة المحلية لمنطقة بولكوفسكي.
والغرض من ذلك هو دراسة وتحليل تنظيم إدارة الأفلام الوثائقية في السلطات البلدية التابعة لإدارة مقاطعة بولكوفسكي.
الهدف الذي حددناه يشكل المهام التالية:
1. تحليل مفاهيم "الإدارة المستندية" و "السلطات البلدية".
2. التعرف على ميزات دعم التوثيق للإدارة في السلطات البلدية.
3. النظر في تصنيف وثائق الحكومات المحلية.
4. وصف تنظيم سير عمل الحكومات المحلية.

يتوافق تنظيم العمل المكتبي في السلطات البلدية مع المتطلبات العامة ومعايير العمل المكتبي. العمل المكتبي ، بشكل عام ، وعلى وجه التحديد في الحكومات المحلية ، لا يقف مكتوفي الأيدي ، ولكنه يتحسن كل يوم ، ويغير معايير وأساليب التنظيم.
في عمل الأطروحة ، يتم تقديم الإطار التنظيمي والمنهجي بالشكل:
1. القوانين: "في مبادئ عامةمنظمات الحكم الذاتي المحلي في الاتحاد الروسي "؛ دستور الاتحاد الروسي ؛ "حول المحاسبة".
2. معايير الدولة: GOST R51141-98 "العمل المكتبي والأرشفة. المصطلحات والتعاريف "؛ OST 2479-2481 - رسائل عمل OST 1780 - الرسائل الهاتفية OST 1781 - محاضر الاجتماعات OST 1782 - إشعارات الاجتماعات ؛ النظام الموحد لحفظ السجلات الحكومية: أحكام أساسية ؛ GOST R 6.30-2003 نظام موحدالوثائق التنظيمية والإدارية: متطلبات تنفيذ الوثائق ؛ نظام الدولة لدعم التوثيق للإدارة. أحكام أساسية. المتطلبات العامةإلى خدمات دعم الوثائق والتوثيق.
3. تعليمات الدولةواللوائح والقواعد: اللوائح المعيارية المتعلقة بحفظ السجلات المتعلقة بمقترحات وطلبات وشكاوى المواطنين في هيئات الدولة والشركات والمؤسسات والمنظمات. القواعد الأساسية لعمل محفوظات المنظمات ؛ القواعد الأساسية لعمل محفوظات الدولة لاتحاد الجمهوريات الاشتراكية السوفياتية ؛ القواعد الأساسية لعمل محفوظات الدولة في الاتحاد الروسي ؛ تعليمات حول المحاسبة في مؤسسات الميزانية ؛ تعليمات العينةالعمل المكتبي في الحكومة المحلية لإقليم ألتاي ؛ ميثاق ، تعليمات للعمل المكتبي و وصف الوظيفةإدارة مجلس قرية Zudilovsky في منطقة Pervomaisky في إقليم Altai.

يشكل نظام المبادئ والأساليب العلمية والخصائص المختلفة التي تميز المراحل الفردية للعمل بالوثائق (المجموعات - عند تسجيل المستندات ، والفئات - عند تنفيذها) الأساس العلمي للتنظيم الحديث للدعم الوثائقي للإدارة في السلطات البلدية. يتم تقديم الأساس العلمي لهذا العمل بالشكل:
الأساس المنهجي للدراسة هو مبدأ التاريخية ، مما يساعد على تتبع التغييرات في العمل مع الوثائق في الماضي والحاضر وبدايات المستقبل.
في منهجية البحث للأطروحة ، تم استخدام نهج هيكلي وظيفي ، مما جعل من الممكن دراسة هيكل وعمل دعم التوثيق للإدارة في السلطات البلدية. الطريقة التصنيفية هي أيضًا طريقة للبحث في البيانات حول عمل الأطروحة. نتيجة للتصنيف ، تم تشكيل مجموعات مستقرة إحصائيًا من الميزات التي تخلق نموذجًا لتنظيم العمل المكتبي في مجال الحكومة البلدية.
القاعدة التجريبية هي مراقبة وتحليل تنظيم العمل المكتبي في إدارة مقاطعة بولكوفسكي. أي أن قاعدة البيانات تتضمن وثائق صادرة عن إدارة مقاطعة بولكوفسكي: تنظيمية (ميثاق ، توصيف وظيفي ، تعليمات للعمل المكتبي) ؛ الإدارية (المراسيم ، الأوامر ، القرارات) ؛ المعلومات والمراجع (الشهادات والأفعال والرسائل والبرقيات والرسائل الهاتفية والفاكسات).
طرق البحث: التحليل المعمم ، التوليف ، الطريقة المقارنة ، الملاحظة.
بحث:
1. تم إجراء تحليل شامل لتنظيم دعم التوثيق في السلطات البلدية. يتم النظر في تعريفات السلطات البلدية ودعم التوثيق للإدارة ، بالإضافة إلى الكشف عن نظام تنظيم دعم التوثيق للإدارة في السلطات البلدية.
2. الكشف عن طبيعة وخصائص العمل المكتبي في الحكومات المحلية. تم وصف تصنيف العمل المكتبي وخصائص تنظيم سير العمل في الحكومات المحلية.
3. تمت دراسة البيانات النظرية والعملية على مثال إدارة مقاطعة بولكوفسكي. تم وصف هيكل إدارة المجلس القروي وخصائص تنظيم دعم التوثيق لإدارة مقاطعة بولكوفسكي.
عمل التخرجيتكون من مقدمة وثلاثة فصول وست فقرات وخاتمة وببليوغرافيا وملاحق. إجمالي حجم العمل هو .................. صفحات من النص المطبوع.

الفصل 1. وثائق للإدارة في السلطات البلدية

1.1 مفهوم السلطات البلدية وإدارة التوثيق
السلطات البلدية هي هيئات منتخبة مباشرة من قبل السكان و (أو) يتم تشكيلها من قبل الهيئة التمثيلية للبلدية ، مع منحها سلطاتها الخاصة لحل القضايا ذات الأهمية المحلية.
يمكن تعريف السلطات البلدية على أنها حكومة ذاتية محلية.

هيئات الحكم الذاتي المحلي هي هيئات من مجتمعات إقليمية تتمتع بالحكم الذاتي ، وهي في الواقع بلديات. يتم تشكيل هذه الهيئات مباشرة من قبل السكان أو من قبل ممثلي السكان (هيئة تمثيلية) وهي مسؤولة عن الممارسة غير الصحيحة لسلطاتها ، في المقام الأول تجاه سكان البلدية. لديهم مكانة خاصة في نظام الحكم الديمقراطي للمجتمع والدولة ، ويتحدد ذلك ، أولاً وقبل كل شيء ، من خلال حقيقة أن وجود هيئات الحكم الذاتي يضمن مثل هذه اللامركزية في نظام الإدارة ، مما يجعل هذا النظام الأكثر ملاءمة لضمان مصالح السكان على أرض الواقع ، مع مراعاة التقاليد التاريخية والمحلية الأخرى. بمساعدة هيئات الحكم الذاتي المحلية ، يتم تنظيم السلطات المحلية ، قرار مستقلالمواطنين من قضايا الحياة المحلية ، العزلة التنظيمية لإدارة الشؤون المحلية في نظام حكم المجتمع والدولة.

الحكومات المحلية ليست كذلك جزء لا يتجزأ آلية الدولةإدارة. وفقًا لدستور الاتحاد الروسي (المادة 12) ، لم يتم تضمينهم في نظام سلطات الدولة ، وبالتالي فهم يمثلون شكلاً مستقلاً من الشعب الذي يمارس سلطته. في الوقت نفسه ، لا تقوم هيئات الحكم الذاتي المحلي ، كونها سلطات عامة ، بأنشطة ذات طبيعة حتمية ، لأنها أحد أشكال إدراك سلطة الشعب. لذلك ، فإن القرارات التي يتخذونها ضمن صلاحياتهم ملزمة على أراضي الحكم الذاتي المحلي لجميع المنظمات ، المسؤولينوالمواطنين والجمعيات العامة. يتم تفويض هيئات الحكم الذاتي المحلية بسلطات دولة منفصلة فقط بموجب القانون الاتحادي وقوانين الكيانات المكونة للاتحاد. كما أنها تحدد الشروط ، وكذلك إجراءات سيطرة الدولة على تنفيذ الحكومات المحلية لبعض سلطات الدولة. في الوقت نفسه ، لا يُسمح بسلطات الدولة والمسؤولين الحكوميين للحكم الذاتي المحلي. يمكن إلغاء قرارات هيئات الحكم الذاتي المحلي من قبل الهيئات التي تبنتها ، أو يمكن اعتبارها باطلة بقرار من المحكمة.

وفقا للفن. 131 من دستور الاتحاد الروسي ، يتم تحديد هيكل هيئات الحكم الذاتي المحلي من قبل السكان بشكل مستقل. يمكن للسكان الموافقة على هيكل هيئات الحكم الذاتي المحلي في استفتاء محلي. يمكن اتخاذ القرار المتعلق بهيكل هيئات الحكم الذاتي المحلي من قبل الهيئة التمثيلية للبلدية ويُدرج في ميثاق البلدية. ينص القانون الاتحادي الصادر في 28 أغسطس 1995 "بشأن المبادئ العامة لتنظيم الحكم الذاتي المحلي في الاتحاد الروسي" على وجود هيئة محلية إلزامية واحدة فقط للحكم الذاتي المحلي ، والتي يجب أن تكون في كل بلدية: الهيئة التمثيليةحكومة محلية. يحل القانون الاتحادي الصادر في 6 أكتوبر 2003 "بشأن المبادئ العامة لتنظيم الحكم الذاتي المحلي في الاتحاد الروسي" بطريقة جديدة مسألة وجود هيئات الحكم الذاتي المحلية في الهيكل الهيئات ملزمة، مع إيلاء المزيد من الاهتمام للتنظيم القانوني لتشكيل وأنشطة الحكومات المحلية أكثر من القانون الاتحادي لعام 1995.

يتكون هيكل هيئات الحكم الذاتي المحلي من الهيئة التمثيلية للبلدية ، رئيس البلدية ، الإدارة المحلية, هيئة التحكمتشكيل البلدية ، هيئات أخرى من الحكومة الذاتية المحلية المنصوص عليها في ميثاق تشكيل البلدية ولها سلطاتها الخاصة لحل القضايا ذات الأهمية المحلية. يتم تحديد إجراءات تشكيل السلطات ، وصلاحياتها ، ومدة الولاية ، والمساءلة ، ومساءلة الحكومات المحلية ، بالإضافة إلى القضايا الأخرى المتعلقة بتنظيم وأنشطة هذه الهيئات بموجب ميثاق البلدية. لا يُسمح بمشاركة السلطات العامة ومسؤوليها في تشكيل هيئات الحكم الذاتي المحلي ، وتعيين وفصل مسؤولي الحكومة الذاتية المحليين إلا في الحالات وبالطريقة التي ينص عليها القانون. لا يتم إجراء تغيير في هيكل هيئات الحكم الذاتي المحلي إلا من خلال تعديل ميثاق البلدية. يدخل قرار الهيئة التمثيلية للتشكيل البلدي بتغيير هيكل هيئات الحكم الذاتي المحلي حيز التنفيذ في موعد لا يتجاوز انتهاء مدة عضوية الهيئة التمثيلية للتكوين البلدي الذي اتخذ القرار المذكور. يتم تمويل نفقات الحفاظ على هيئات الحكم الذاتي المحلي حصريًا على حساب الدخل الخاص بميزانيات البلديات المعنية.

يتم تحديد وظائف الحكومة الذاتية المحلية من خلال طبيعتها ، ومكانتها في نظام الديمقراطية ، وتلك المهام والأهداف التي يتم توجيه النشاط البلدي نحوها. تُفهم وظائف الحكومة الذاتية المحلية على أنها الاتجاهات الرئيسية الأنشطة البلدية. تتميز وظائف الحكومة الذاتية المحلية ببعض الاستقرار والاستقرار ، لأنها تظهر تأثيرًا ثابتًا وهادفًا للسكان ، وهيئات الحكم الذاتي المحلية على العلاقات البلديةمن أجل معالجة القضايا ذات الأهمية المحلية بشكل أكثر فعالية. معًا ، تظهر إمكانيات وفعالية نظام الحكم الذاتي المحلي ، وتوصيف الغرض الاجتماعي للحكم الذاتي المحلي (السليم) وعملية تنفيذه (القائمة). مع الأخذ في الاعتبار دور الحكومة الذاتية المحلية في تنظيم وممارسة سلطة الشعب ، والمهام التي تم حلها في عملية النشاط البلدي ، وصلاحيات الحكم الذاتي المحلي ، يمكن تمييز الوظائف الرئيسية التالية:

1. ضمان مشاركة السكان في حل القضايا ذات الأهمية المحلية.

2. السيطرة ممتلكات البلدية، الوسائل المالية للحكم الذاتي المحلي ؛

3. ضمان التنمية المتكاملة لأراضي البلدية.

4. ضمان تلبية احتياجات السكان من المرافق الاجتماعية والثقافية والعامة والخدمات الحيوية الأخرى.

5. الأمن نظام عام;

6. تمثيل وحماية مصالح وحقوق الحكومة الذاتية المحلية التي يكفلها دستور الاتحاد الروسي والقوانين الاتحادية.

وفقًا لدستور الاتحاد الروسي ، يتم تنفيذ الحكم الذاتي المحلي في الاتحاد الروسي بأشكال تنظيمية مختلفة (المادة 130). تشكل هذه الأشكال معًا نظامًا للحكم الذاتي المحلي داخل البلديات المعنية ، والتي من خلالها يتم توفير حل القضايا ذات الأهمية المحلية ، والحياة المحلية. ترجع وحدة نظام الحكم الذاتي المحلي إلى حقيقة أنه يقوم على مبادئ الديمقراطيةتنظيم الحكم الذاتي المحلي في الاتحاد الروسي ، تم بناؤه مع مراعاة دور ووظائف الحكومة الذاتية المحلية في المجتمع والدولة ، وكذلك التقاليد التاريخية والمحلية الأخرى ، ويتم تحديده من قبل سكان البلديات المعنية بشكل مستقل. تتجلى وحدة هذا النظام في تحديد مواضيع الاختصاص والسلطات بين الأشكال المختلفة لتنفيذه ، وكذلك في حقيقة أن جميع أشكاله التنظيمية مترابطة بشكل وثيق وتفاعل وترابط. ضمن هذا الترابط والاعتماد المتبادل ، تنبثق بعض الأشكال من أخرى أو ترتبط بعلاقات القيادة ، أو المساءلة والمسؤولية ، أو المساءلة والمساءلة. يحدد القانون الاتحادي أشكال التفاعل منطقة البلديةمع المستوطنات الحضرية والريفية التي تشكل جزءًا من منطقة البلدية ؛ يسمح بتشكيل هيئة تمثيلية لمنطقة البلدية من ممثلي هيئات الحكم الذاتي المحلية ذات الصلة في المستوطنات. ينص القانون الاتحادي على تطوير التعاون بين البلديات. يمكن للتشكيلات البلدية تشكيل جمعيات بين البلديات ، وإنشاء شركات اقتصادية وغيرها من المنظمات المشتركة بين البلديات. يستخدم مفهوم "نظام الحكم الذاتي المحلي" لوصف تنظيم السلطة العامة وأشكال نشاط السكان ، والهيئات التي شكلوها لمعالجة القضايا ذات الأهمية المحلية في البلدية.

يحدد القانون عدة مجموعات من الأشكال التنظيمية يتم من خلالها تنفيذ الحكم الذاتي المحلي في الاتحاد الروسي.

تشمل المجموعة الأولى أشكال التنفيذ المباشر للحكم الذاتي المحلي من قبل السكان. ويتم تنفيذ الديمقراطية المباشرة في نظام الحكم الذاتي المحلي من خلال أشكال مختلفة من التعبير المباشر عن إرادة السكان أو مجموعاتهم الفردية التي تعيش داخل الحدود للمقاطعات والمدن والأحياء في المدن والبلدات والمستوطنات الريفية التي يمارس فيها الحكم الذاتي المحلي. إنها تلعب دورًا خاصًا في تنفيذه ، والذي تحدده في المقام الأول حقيقة أنه من خلال أشكال من الديمقراطية المباشرة مثل الانتخابات والاجتماعات العامة وعدد آخر ، فإن تشكيل وعمل جميع الأجزاء الأكثر أهمية في الذات المحلية- نظام حكومي - أجسامها مكفولة. مع وضع هذا في الاعتبار ، يمكننا القول أنه في ممارسة الحكم الذاتي المحلي ، أشكال مباشرة و الديموقراطية الممثلةمتشابكة ، يكمل كل منهما الآخر. بالإضافة إلى الدور الديمقراطية المباشرةيتم تحديد في تنفيذ الحكم الذاتي المحلي من خلال حقيقة أن بعض أشكاله (الاستفتاءات المحلية ، وتجمعات المواطنين وغيرها) مدرجة في نظام الحكم الذاتي المحلي كجزء لا يتجزأ منه.

وتتألف المجموعة الثانية من هيئات ومسؤولي الحكومة الذاتية المحلية ، الذين يُعهد إليهم بالعمل اليومي الرئيسي المتعلق بتنفيذ الحكم الذاتي المحلي على أراضي البلديات المعنية. هيئات الحكم الذاتي المحلية هي أحد أسس النظام الديمقراطي للإدارة العامة ، والذي يسمح بإضفاء الطابع الديمقراطي على الجهاز الإداري واتخاذ القرار القضايا المحليةبكفاءة أكبر بكثير مقارنة بنظام التحكم المركزي ؛ ضمان مراعاة مصالح المجتمعات الصغيرة في إدارة سياسة الدولة ؛ الجمع الأمثل بين مصالح وحقوق الفرد ومصالح الأقاليم والدولة ككل.

تشمل المجموعة الثالثة أشكال مشاركة السكان في الحكم الذاتي المحلي ، حيث يشغل المكان المركزي الحكم الذاتي الإقليمي العام. أشكال عديدة ومتنوعة من مشاركة السكان في تنفيذ الحكم الذاتي المحلي بمثابة دعم جماهيري للحكم الذاتي المحلي ، وتقوية روابطها مع السكان. يظهر نشاطهم مبادرة مدنية مباشرة للسكان ، تغذيها المصالح المستقرة لمختلف الفئات الاجتماعية. إنهم يحولون هذه الاهتمامات والتقاليد إلى سلوك مدني نشط وعمل عملي.

التنظيم القانونيتنتمي الحكومة الذاتية المحلية في روسيا إلى الخاضعين للولاية القضائية للكيانات المكونة للاتحاد. تشمل الولاية القضائية المشتركة للاتحاد والكيانات المكونة للاتحاد الروسي فقط إنشاء المبادئ العامة لنظام الحكم الذاتي المحلي. وفقًا لهذا ، يحق للاتحاد إصدار قوانين بشأن المبادئ العامة للحكم الذاتي المحلي ويقوم بذلك. يتم تنظيم الحكم الذاتي المحلي بالتفصيل من خلال قوانين الكيانات المكونة للاتحاد الروسي ومواثيق البلديات نفسها. التنظيم القانوني لا يقتصر على المبادئ. الأساس القانوني للحكم الذاتي المحلي هو مزيج من مختلف الإجراءات القانونية التنظيمية والفردية تنظيمات قانونيةتنظيم قضايا الحكم الذاتي المحلي. جزء أساس قانونييشمل الحكم الذاتي المحلي في روسيا ، أولاً وقبل كل شيء ، بعض القواعد القانونية الدولية الواردة في الأفعال قانون دوليهذه هي مبادئ وقواعد القانون الدولي المعترف بها عالميا ، وكذلك المعاهدات الدوليةصدقت عليها الدولة. يتضمن تكوين الأساس القانوني للحكم الذاتي المحلي في روسيا أيضًا الأحكام الواردة في النصوص القانونية الأخرى. هذا هو دستور الاتحاد الروسي (المادة 12 ، الفصل 8 ، إلخ) ؛ القوانين الأساسية (الدساتير والمواثيق) للكيانات المكونة للاتحاد الروسي ؛ القوانين الفيدرالية الإطارية (بشأن المبادئ العامة لتنظيم الحكم الذاتي المحلي ، 1995) ؛ تصدر القوانين الاتحادية في إطار تطوير القوانين والإطار التنظيمي للأحزاب الفردية حكومة محليةعلى المستوى الاتحادي (حول الأسس المالية للحكومة الذاتية المحلية ، 1997 ، على الأساسيات خدمة البلدية، 1998 وغيرها) ؛ المراسيم الصادرة عن رئيس الاتحاد الروسي (على سبيل المثال ، الموافقة على الأحكام الرئيسية لسياسة الدولة في مجال تطوير الحكم الذاتي المحلي ، 1999) ؛ المراسيم الصادرة عن حكومة الاتحاد الروسي (على سبيل المثال ، بتاريخ السجل الفدراليالبلديات ، 1998) ؛ المراسيم محكمة دستوريةالاتحاد الروسي (أشارت المحكمة ، على سبيل المثال ، إلى أن رعايا الاتحاد لا يحق لهم استبدال هيئات الحكم الذاتي المحلية من خلال إنشاء هيئات حكومية محلية في موضوع الاتحاد) ؛ قوانين الكيانات المكونة للاتحاد بشأن الحكم الذاتي المحلي (تم اعتماد مثل هذه القوانين أو القوانين التي تحمل اسمًا مشابهًا في جميع الكيانات المكونة للاتحاد الروسي) ؛ قوانين البلديات ؛ بعض الإجراءات القانونية الأخرى لبلدية معينة. قد يشمل الإطار القانوني للحكم الذاتي المحلي أحكام الإجراءات القانونية الفيدرالية وأعمال الكيانات المكونة للاتحاد الروسي ، والتي تتعلق عمومًا بمجالات أخرى من التنظيم ، ولكنها تتضمن بعض القواعد التي تؤثر على قضايا الحكم الذاتي المحلي (على سبيل المثال ، قوانين التعليم وأمانة المكتبات وإجراءات خصخصة الدولة و ممتلكات البلدية، عن الأمعاء وغيرها). تحتل مواثيق البلديات والميثاق الأوروبي للحكم الذاتي المحلي لعام 1985 مكانًا خاصًا بين مصادر القانون المحلي. وثيقة التأسيسالتشكيل البلدي ، الذي له طابع شامل لهذا التشكيل ، الذي هو أساس صنع القواعد البلدية ويتميز بإجراء خاص (معقد) للتبني والتغيير.

الميثاق هو القانون الرئيسي الذي ينظم قضايا الحكومة المحلية داخل بلدية واحدة. يتم اعتماده إما من قبل هيئة تمثيلية أو عن طريق استفتاء محلي. وفقًا لقوانين الكيانات المكونة للاتحاد الروسي ، يجب أن يعكس ميثاق تشكيل البلدية: حدود الإقليم وتكوينه ؛ القضايا ذات الأهمية المحلية المتعلقة باختصاص البلدية ؛ إجراءات مشاركة السكان المحليين في حل هذه القضايا ؛ هيكل وإجراءات تشكيل هيئات الحكم الذاتي المحلي ومسؤوليها ؛ أسماء الهيئات والمسؤولين المنتخبين ؛ فترة ولايتهم ؛ أنواع وإجراءات اعتماد وبدء نفاذ الإجراءات القانونية التنظيمية للحكومات المحلية ؛ ضمانات الحقوق وأسباب وأنواع مسؤولية الهيئات والمسؤولين (إلغاء ، التعبير عن الثقة ، الإنهاء المبكرالقوى ، وما إلى ذلك) قضايا الخدمة البلدية ؛ إجراءات حيازة الممتلكات البلدية واستخدامها والتخلص منها ؛ ميزات تنظيم الحكم الذاتي المحلي في المناطق ذات الكثافة السكانية العالية من المجموعات العرقية ، القوزاق ، مع مراعاة التقاليد التاريخية وغيرها. تخضع مواثيق البلديات تسجيل الدولة. بالإضافة إلى المواثيق ، يشمل الإطار القانوني لبلدية معينة الإجراءات القانونية التنظيمية المعتمدة من قبل هيئات ومسؤولي الحكومة الذاتية المحلية. قد تشمل هذه اللوائح الخاصة بعمل الهيئات التمثيلية المحلية ، وقرارات الهيئات التمثيلية للحكومة الذاتية المحلية (على سبيل المثال ، بشأن إنشاء الضرائب والرسوم المحلية) ، وأحكام بشأن الحكم الذاتي العام الإقليمي داخل البلديات. عند تنظيم سلطات الهيئات البلدية ، يتم استخدام مبدأ التبعية. كما هو مطبق على ترسيم حدود الولاية القضائية للدولة (RF) و تشكيلات الدولة(رعايا الاتحاد الروسي) ، من ناحية ، والبلديات ، من ناحية أخرى ، فهذا يعني: لا ينبغي نقل القضايا التي يمكن حلها على المستوى الأدنى إلى المستوى الأعلى ؛ يتم تكليف الهيئات البلدية بمهام لا تستطيع جمعيات المواطنين مواجهتها من خلال استخدام التنظيم الذاتي وغيره من أشكال الديمقراطية المباشرة.

يميز مفهوم سلطات الحكم الذاتي المحلي قدراته ومسؤولياته في كل مجال من مجالات الولاية القضائية. في مجملها ، تشكل مواضيع الولاية القضائية والسلطات اختصاص الحكومة الذاتية المحلية.

الموضوعات وأصحاب السلطة هم الحكومات المحلية ومسؤولوها و فئة معينةالمواطنون ناخبون. كل عنصر من هذه العناصر الثلاثة له اختصاصه الخاص (على سبيل المثال ، هيئة تمثيلية - في مجال الميزانية ، رئيس البلدية - في مجال الإدارة ، المواطنون - تحديد تكوين المنتخبين أو الاستدعاء المبكر لهم) ، ولكن عندما يتم دمجها ، مع الأخذ في الاعتبار مواضيع الولاية القضائية ، تنشأ صفة جديدة ، ليست غريبة على أي من العناصر بشكل منفصل ، وهي اختصاص البلدية. تشير قائمة الاختصاصات المذكورة أعلاه إلى أن الحكم الذاتي المحلي يتمتع بكفاءة كبيرة في مجالات مختلفة. يندمج موضوع الولاية القضائية والسلطة في حدث معين ، ويشكل في هذه الحالة اختصاص الحكم الذاتي المحلي والاختصاص الأكثر تحديدًا للهيئة (على سبيل المثال ، رئيس إدارة البلدية) التي تنفذ المهمة. الأحكام العامةفيما يتعلق بموضوعات الولاية القضائية للبلدية ، يتم تجسيدها في الصلاحيات ، التي تشكل ، جنبًا إلى جنب مع السابقة ، اختصاص البلدية ، والتي يتم تطويرها في صلاحيات هيئاتها ومسؤوليها.

العمل المكتبي هو فرع من النشاط يوفر التوثيق وتنظيم العمل بالوثائق الرسمية. في سياق نشاط أي مؤسسة أو منظمة أو مؤسسة ، قرارات الإدارةفي مختلف القضايا. في الوقت نفسه ، يمكن تقديم المعلومات اللازمة لاتخاذ القرار والقرارات نفسها في شكل وثائق. لذلك ، يُطلق على العمل المكتبي أيضًا اسم وثائق الإدارة. تعتمد كفاءة الإدارة والربحية والكفاءة وثقافة عمل موظفي الإدارة على تنظيم العمل المكتبي. تطوير تقنيات المعلومات الجديدة في الإدارة ، يتم تنفيذ برامج مكتبية جديدة على أساس قواعد العمل المكتبية التقليدية. يتكون عمل المكتب من مكونين مرتبطين ارتباطًا وثيقًا: التوثيق وتنظيم العمل مع المستندات.

يتم تنظيم جميع العمليات مع المستندات من خلال الإطار التنظيمي والمنهجي للعمل المكتبي. يحكم:
- قواعد الأعمال الورقية.
- قواعد العمل مع المستندات ؛
- ضمان سلامة الوثائق ؛
- إجراءات نقل المستندات لتخزينها في الأرشيف ؛
- خدمة العمل المكتبي (الوظائف ، الهيكل) ؛
- إدخال تقنيات المعلومات الجديدة ؛
- العمل مع المستندات التي لها طابع تقييد الوصول ؛
- الجوانب القانونية المتعلقة بالوثائق وغيرها من القضايا.

يتم تنظيم قضايا دعم التوثيق للإدارة من خلال:
- قوانين الاتحاد الروسي ؛
- معايير الدولة والصناعة ؛
- المصنفات الروسية ؛
- تعليمات الدولة والصناعة للعمل المكتبي ؛
- تعليمات للعمل المكتبي لمنظمة معينة.

تؤدي إدارة الوثائق عددًا من الوظائف التالية.

إنشاء النماذج وتفاصيل الوثائق. بعد صياغة نص الوثيقة ، يجب تنسيقها بشكل صحيح بحيث يكون لها قوة قانونية. يتم تحديد إجراءات إصدار المستندات الرسمية من خلال متطلبات GOST R6.30-2003 لتنفيذ المستندات ، والتي تحدد قواعد إصدار كل عنصر من عناصر المستند. يتكون المستند من عدد من العناصر المكونة له ، والتي تسمى التفاصيل. منذ ظهور مصطلح الدعائم المهنية ، سنكشف عن محتواه. في GOST 351141-98 للمصطلحات والتعريفات ، يُطلق على متطلبات المستند "عنصرًا إلزاميًا في تنفيذ مستند رسمي". وثائق مختلفةتتكون من مجموعة مختلفة من الدعائم. يتم تحديد عدد التفاصيل التي تميز المستندات من خلال أغراض إنشاء المستند والغرض منه ومتطلبات المحتوى والشكل هذا المستند، طريقة التوثيق. بالإضافة إلى المتطلبات ، يمكن أيضًا تمييز المستند بميزات مثل الأصالة ورقم النسخة والأصالة والتزوير والحالة المادية للمستند وتنسيق الورق وطريقة تصنيع المستند. تحتوي العديد من المستندات على عدد محدود من التفاصيل. الغياب أو الإشارة غير الصحيحة لأي شرط في وثيقة رسميةيجعل المستند غير صالح. لعدد من الوثائق الصادرة عن الهيئات العامة و تسيطر عليها الحكومة، يتم تحديد تكوين تفاصيل الوثائق في القوانين التشريعية والتنظيمية. يجب أن تحتوي المستندات ، التي لم يتم توفير شكلها ، على التفاصيل الإلزامية التالية:
أ) اسم الوثيقة ؛
ب) تاريخ إعداد الوثيقة.
ج) اسم المنظمة التي يتم وضع الوثيقة نيابة عنها ؛
د) محتوى الصفقة التجارية ؛
ه) أدوات قياس المعاملات الاقتصادية من الناحية المادية والنقدية.
و) أسماء مناصب المسؤولين عن المعاملات التجارية وصحة تنفيذها.
و) التوقيعات الشخصيةالأشخاص المشار إليهم.

تسمى مجموعة التفاصيل التي يتكون منها المستند نموذج المستند. يسمى الشكل المميز لنوع معين من المستندات ، على سبيل المثال ، أمر أو فعل ، بالنموذج القياسي. يتميز النموذج القياسي بعدد معين من التفاصيل مرتبة في تسلسل صارم. عندما بدأ العمل على توحيد وتوحيد الوثائق في بلادنا في العشرينيات من القرن الماضي ، الأول معايير الدولةعلى المستندات المتعلقة بشكلها ووضع التفاصيل. كانت هذه المعايير سارية المفعول حتى أوائل الأربعينيات. مرة أخرى ، استؤنف العمل على توحيد الوثائق في الستينيات. في 1965-1975. تم تطوير المعايير التي تحدد متطلبات أنظمة التوثيق الفردية المستخدمة في مجال الإدارة (التجارة الخارجية ، التجارة الداخلية ، التنظيمية والإدارية ، الابتدائية ، المحاسبية).

إرسال عملك الجيد في قاعدة المعرفة أمر بسيط. استخدم النموذج أدناه

سيكون الطلاب وطلاب الدراسات العليا والعلماء الشباب الذين يستخدمون قاعدة المعرفة في دراساتهم وعملهم ممتنين جدًا لك.

نشر على http://www.allbest.ru/

مؤسسة تعليمية غير حكومية

التعليم المهني العالي

معهد كوزباس للاقتصاد والقانون

كلية الحقوق

رئيس الانضباط الانساني

اختبار

حسب التخصص: "توثيق أنشطة الإدارة"

حول موضوع "تنظيم العمل المكتبي في السلطات العامة والحكم الذاتي المحلي"

المنجز: طالب المجموعة 303

Panshina E.Yu.

كيميروفو 2010

مقدمة

استنتاج

مقدمة

تعترف سلطات الدولة والحكومات المحلية اليوم بالحاجة إلى أتمتة العمليات المكتبية وتنظيم إدارة المستندات الإلكترونية في جميع مناطق الاتحاد الروسي تقريبًا. ولكن إلى جانب فهم هذه الحاجة ، يظهر عدد من الأسئلة ، دون تلقي إجابات يستحيل عليها الانتقال إلى التنفيذ العملي للمشاريع.

من أين يجب أن تبدأ في تطبيق النظام؟ كيف يتم تقسيم المشروع بأكمله إلى مراحل بحيث يكون تأثير التنفيذ واضحًا بعد المرحلة الأولى ، وينمو مع كل مرحلة لاحقة؟ أي من الوسائل التقنية المتاحة يجب ترقيتها في المقام الأول ، وأيها يمكنه الانتظار؟ ما هي الموارد المالية التي يجب توفيرها في الميزانية ، مقسمة حسب السنوات ، بناءً على حقائق منطقة معينة؟

في الواقع ، كل هذه القضايا تتعلق ببناء خطة مختصة لتنفيذ المشروع لعدة سنوات قادمة ، مع الأخذ في الاعتبار التمويل المخطط ، واحتياجات الإنتاج ، والمعدات التقنية والتحديث المخطط للمجمع الفني.

يقضي عمل المهندسين والمصممين ومديري الإنتاج الكثير من الوقت في دراسة وتحليل وتجميع الوثائق المختلفة. تنشأ صعوبات كبيرة بشكل خاص ، كقاعدة عامة ، في تطوير مستندات الإنتاج ، والتي ترجع في المقام الأول إلى نقص المعرفة الخاصة بين المترجمين. يتطلب القضاء على نفقات الوقت غير المنتجة في عمليات تجميع المستندات واستخدامها مزيجًا معقولًا من الصفة الرسمية والإبداع ، وهذا ، وفقًا للمؤلفين ، يتطلب ، من ناحية ، تعريف جامعي الوثائق بأكثر القوانين العامة للوثائق. تصور الوثيقة ، من ناحية أخرى ، وهذه هي المهمة الرئيسية ، صياغة وتنظيم القواعد والمعايير العامة لإعداد الوثائق الأساسية.

الغرض من العمل الرقابي هو دراسة الأسس النظرية لتنظيم العمل المكتبي في السلطات العامة والحكم الذاتي المحلي.

حسب الغرض من العمل الرقابي تم تحديد المهام التالية:

تحديد مفهوم سير العمل ؛

النظر في النموذج الروسي للعمل المكتبي في السلطات العامة والحكم الذاتي المحلي ؛

تحديد أنظمة EDD لمختلف مستويات الحكومة ؛

ضع في اعتبارك أتمتة تبادل المستندات بين السلطات.

1. تدفق الوثائق كأساس لأنشطة الهيئة

يتم تنفيذ العمل المكتبي في الهيئة التنفيذية الفيدرالية وفقًا لقواعد العمل المكتبي في الهيئات التنفيذية الفيدرالية ، التي تمت الموافقة عليها بموجب مرسوم حكومة الاتحاد الروسي المؤرخ 15 يونيو 2009 رقم 477. Borodina V.V. العمل المكتبي في نظام الإدارة العامة. [نص] / ف. بورودينا. دار النشر: RAGS ، 2008. - 154 ج: على أساس هذه القواعد ، تقوم الهيئة التنفيذية الاتحادية ، بالاتفاق مع الهيئة التنفيذية الاتحادية في مجال الأرشفة ، بإصدار تعليمات حول العمل المكتبي. لا تنطبق هذه القواعد على تنظيم العمل بالوثائق التي تحتوي على أسرار الدولة.

يتم إعداد المستندات على نماذج (أوراق قياسية من ورق A4 أو A5) أو في شكل مستندات إلكترونية ويجب أن تحتوي على مجموعة من التفاصيل وموقعها وتنفيذها. تمت الموافقة على نماذج النماذج بأمر من رئيس السلطة التنفيذية.

جميع الوثائق مقسمة إلى واردة وصادرة وداخلية. تمر المستندات الواردة من خلال المعالجة الأولية والتسجيل والاعتبار الأولي في الخدمة الكتابية ، ويتم نقلها إلى الإدارة للنظر فيها ، ثم الوصول إلى فناني الأداء. بعد التنفيذ ، توضع المستندات في ملفات.

كل هيئة تشكل صندوقها الوثائقي الخاص. يتم تنسيق تسمية ملفات الهيئة مع لجنة الخبراء والتحقق من أرشيف الدولة الفيدرالية ذي الصلة. يتم نقل حالات التخزين الدائم والمؤقت (أكثر من 10 سنوات) إلى الأرشيف. يحدد القرار إجراءات التعامل مع المستندات الإلكترونية.

يُستخدم مصطلح "سير العمل" حاليًا على نطاق واسع للغاية ويوجد في وصف كل نظام معلومات تقريبًا. يتم تنفيذ أتمتة سير العمل من خلال العديد من الأنظمة ، ويدعي كل منها أنها "نهج متكامل لأتمتة سير العمل". في الوقت نفسه ، فإن مجموعة متنوعة من الأنظمة هي الأوسع: من أنظمة محاسبة المستودعات إلى برامج التحكم في العمليات التكنولوجية.

في هذه الورقة ، المصطلحات "تدفق المستندات" ، "العمل المكتبي" ، إلخ. يُنظر إليه حصريًا في سياق تنظيم عمل السلطات العامة والحكم الذاتي المحلي. وفقًا لذلك ، يتم تفسير المصطلحات حصريًا باستخدام اللوائح الوطنية كما هي مطبقة على عمل الهيئات الحكومية.

وفقًا للتعريف (GOST R 51141-98) ، فإن سير العمل هو "حركة المستندات في المؤسسة من لحظة إنشائها أو استلامها حتى اكتمال التنفيذ أو الإرسال" ، أي دورة الحياة الكاملة للمجموعة بأكملها مجموعة من الوثائق في المنظمة قبل نقلها إلى الأرشيف أو إتلافها.

العمل المكتبي ، أو "الإدارة المستندية" ، بحسب المصدر نفسه ، تعني "فرع النشاط الذي يوفر التوثيق وتنظيم العمل بالوثائق الرسمية". أي أن العمل المكتبي هو مجموعة من الآليات التنظيمية للحفاظ على سير عمل الوثائق الرسمية ومراقبته. ومع ذلك ، في "التعليمات المعيارية للعمل المكتبي في الهيئات التنفيذية الفيدرالية" بتاريخ 27 نوفمبر 2000 ، لم تعد وظائف العمل المكتبي مقصورة على تنظيم تدفق المستندات الرسمية فقط. يشير هذا إلى أن أنظمة التشغيل الآلي للمكاتب يجب ألا تتحكم فقط في تداول الوثائق (الرسمية) المسجلة ، ولكن أيضًا في مسودات المستندات.

2. النموذج الروسي للعمل المكتبي في السلطات العامة والحكم الذاتي المحلي

في روسيا ، على المستوى الوطني ، تم تطوير تقنية موحدة للعمل مع وثائق الإدارة ، ما يسمى بنظام الدولة للدعم الوثائقي للإدارة (GS DOW). العمل المكتبي الروسي ليس له نظائر في البلدان الأخرى سواء من حيث تفاصيل العمل على التكنولوجيا للعمل مع المستندات ، أو من حيث حجم التوزيع. وإذا كان تطوير أتمتة المكاتب في الغرب يحفز تطوير تقنيات إدارة المستندات ، فعندئذٍ في روسيا ، كقاعدة عامة ، نتحدث عن أتمتة التكنولوجيا التقليدية لسير عمل المكتب.

ما هي مميزات "النموذج الروسي" للعمل المكتبي؟ هناك ثلاث مزايا مدهشة: Spivak V.A. توثيق نشاطات الادارة. [نص] / V.A. سبيفاك - دار النشر: بيتر ، 2008. - 98 درجة مئوية.

السيطرة على الوثيقة ، ابتداء من لحظة استلامها ؛

مركزية وظائف التحكم ؛

القواعد الموحدة لتداول الوثائق.

على عكس الأساليب الغربية للعمل مع المستندات ، في الممارسة الروسية ، يتم وضع الوثيقة تحت السيطرة في لحظة استلامها من قبل السلطة. تقع المستندات الداخلية أو الصادرة في مجال المراقبة فور "الولادة" - أي الموافقة. في الوقت نفسه ، يتم تعقب العلاقة بين المستندات - إذا ظهرت وثيقة واحدة نتيجة لتنفيذ قرار تم اتخاذه على مستند آخر. كل هذا يجعل من الممكن تتبع مسار أي وثيقة تتلقاها سلطة الدولة وهيئة الحكومة الذاتية المحلية مع ضمان - بعد كل شيء ، لا يمكن لأي وثيقة مسجلة أن تختفي دون أثر.

يشير الحد الأقصى من مركزية التحكم في تدفق المستندات إلى أنه يجب أولاً إبلاغ المستند إلى الإدارة ، وبعد ذلك فقط ، عند الحصول على قرارات وفقًا لتسلسل الخدمة الهرمي ، ينتقل إلى المنفذين المباشرين.

ميزة أخرى مهمة لـ "النموذج الروسي" هي وجود قواعد موحدة ومفصلة للعمل مع وثائق الإدارة في المنظمات ، بغض النظر عن مجال نشاطها. يتم تنظيم جميع أنشطة الخدمات الكتابية - البعثات والمكاتب ومجموعات المراقبة - وفقًا لقواعد ملء دفاتر التسجيل وخزانات الملفات ونماذج التقارير.

في ظل ظروف وجود مثل هذا التنظيم التفصيلي لتدفق المستندات في السلطات ، فإن إدخال تقنية جديدة بشكل أساسي لواحد أو آخر من البرامج الأجنبية دون تكييفها أمر غير واقعي. في هذه الحالة ، يمكننا التحدث عن أتمتة الأعمال المكتبية التقليدية باستخدام تقنيات المعلومات الحديثة.

تتضمن الأعمال الورقية التقليدية صيانة العديد من المجلات و / أو خزائن الملفات التي تخدم المستندات الورقية. وتعد صيانة خزانات الملفات هذه هي الهدف الأساسي لأتمتة المكاتب. في الوقت نفسه ، لا شيء يمنع من تضمين النظام الآلي إمكانية ربط البطاقة بالصورة الإلكترونية للمستند نفسه (نص وحتى صورة وصوت وفيديو). وبالتالي ، يتم إنشاء الظروف التكنولوجية للانتقال إلى إدارة المستندات الإلكترونية. إن الانتقال إلى الإدارة الإلكترونية للوثائق ، بدوره ، يخلق الشروط المسبقة لتشكيل المحفوظات الإلكترونية بآليات فعالة للمرجعية والتحليلية على مجموعة متنوعة من الوثائق في أشكال مختلفة من العرض.

من ناحية أخرى ، فإن استخدام شبكة الكمبيوتر يخلق ظروفًا لتحقيق اللامركزية في أداء وظائف المكتب المختلفة مع الحفاظ على التحكم المركزي في تدفق المستندات. من الممكن ، على سبيل المثال ، السماح للإدارات وحتى الموظفين الأفراد بتسجيل المستندات بشكل مستقل وفي نفس الوقت التحكم مركزيًا في مرورها. علاوة على ذلك ، فإن وجود شبكة تربط السلطات البعيدة إقليمياً يسمح بالتحكم المركزي في تدفق المستندات ، وهو أمر مستحيل تنفيذه في إطار التكنولوجيا الورقية البحتة.

نموذج سير العمل الروسي ليس فقط متوافقًا تمامًا مع الأساليب الحديثةلعمليات الإدارة ، ولكنه يتفوق أيضًا بشكل كبير على النماذج الغربية لإدارة المستندات. بعد كل شيء ، في النموذج الروسي ، لا يمكن أن يحدث فقدان المستندات إلا بسبب الانتهاك المباشر لتعليمات العمل المكتبي.

3. اختيار نهج لأتمتة سير العمل

أصبحت الحاجة إلى أتمتة سير عمل السلطات العامة والحكم الذاتي المحلي واضحة للجميع الآن.

يتعارض العمل المكتبي باستخدام المجلات الورقية وخزائن الملفات مع متطلبات تحسين كفاءة عمل موظفي الخدمة المدنية لعدة أسباب.

يتم توزيع المعلومات حول المستندات وسير تنفيذها وفقًا لنظام ملفات البطاقات الخاص بالمنظمة ونظامه الانقسامات الهيكلية. لذلك ، يتطلب الحصول على معلومات حول العمل مع المستندات في مؤسسة البحث عن البيانات ومعالجتها من خزائن الملفات غير المتجانسة واللامركزية.

عادةً ما يتم فصل خزائن ملفات المستندات عن فناني الأداء. تحتوي على معلومات غير كاملة وغير تشغيلية حول حالة المستندات.

يؤدي استنساخ وحركة عدد كبير من المستندات الورقية ، والاحتفاظ بالعديد من المجلات وخزائن الملفات وتكرار بعضها البعض ، إلى كميات كبيرةتكاليف العمالة غير المنتجة.

ومع ذلك ، فإن المقاربات الأساسية والثورية لسير عمل سلطات الدولة والحكم الذاتي المحلي خطيرة للغاية. هذا يمكن أن يؤدي ليس فقط إلى تأخير في التنفيذ ، ولكن أيضا إلى مشاكل خطيرة في الإدارة.

تقدم Microsoft ، جنبًا إلى جنب مع شركائها ، برنامجين مرحليين وحلول منهجية في مجال تنظيم سير عمل سلطات الدولة والحكومات المحلية: Borodina V.V. العمل المكتبي في نظام الإدارة العامة. [نص] / V.V. بورودين. دار النشر: RAGS ، 2008. -184 ج.

عمل مكتب آلي لسير العمل الورقي ؛

إدارة الوثائق الإلكترونية والعمل المكتبي.

مثل هذا النهج التدريجي سيجعل من الممكن زيادة كفاءة عمل السلطة تدريجياً ، والقضاء على احتمال عدم تنظيم أنشطتها. يعتبر العمل المكتبي الآلي لسير العمل الورقي على المدى القصير هو النهج الرئيسي لأتمتة سير العمل في السلطات العامة والحكومات المحلية.

الوثائق التي تعالجها السلطة ، بما في ذلك تلك المنقولة باستخدام تكنولوجيا الكمبيوتر ، لها شكلين - تقليديًا ورقية وإلكترونية. هذا التعايش هو نتيجة المرافق الحديثةإعداد المستندات يعني شكلاً إلكترونيًا لتخزين المستندات ، و القاعدة المعياريةوقواعد التداول المعمول بها - الورق. أيضا أهم حجة لصالح الحفظ وسائط ورقيةالمستندات هي راحة غير مسبوقة في العمل معهم. تتغير القواعد والعادات بشكل أبطأ بكثير من قدرات تقنية المعلومات الحديثة.

في السلطات العامة والحكم الذاتي المحلي ، على ما يبدو ، لفترة طويلة عند معالجة المستندات في في شكل إلكترونيسيتم حفظ المعاملات التي تتطلب إنشاء نسخ ورقية. كقاعدة عامة ، يفضل المديرون العمل مع المستندات في شكل ورقي. بالإضافة إلى ذلك ، في حين أن تبادل الوثائق الرسمية بين السلطات ونقلها إلى أرشيف الدولة يتم أيضًا في شكل ورقي.

إدارة الوثائق الإلكترونية والعمل المكتبي (EDD) هي إجابة تكنولوجية للمتطلبات الحديثة للوضع السياسي والاقتصادي الحالي من أجل الكفاءة السلطات الروسيةسلطة الدولة والحكومة المحلية. يتم دعم EDD أيضًا من خلال تجربة تطبيقه في الهيئات الحكومية الغربية ، وأمثلة على التشغيل في الهياكل التجارية الروسية التقدمية الكبيرة.

4. الأنظمة التي تنظم إدارة الوثائق الإلكترونية

كما ذكر أعلاه ، فإن إدارة المستندات الإلكترونية عبارة عن مجموعة من التقنيات الجديدة للعمل مع المستندات. تسمح التقنيات المطبقة بتنظيم تفاعل "سلس" للأنظمة التي توفر عمليات معالجة المستندات المختلفة. بادئ ذي بدء ، تشمل هذه التقنيات: Spivak V.A. توثيق أنشطة الإدارة. [نص] / V.A. سبيفاك - دار النشر: بيتر ، 2008. - 68 درجة مئوية.

تقنيات التعرف على النص التي تحول المستندات الورقية الواردة إلى شكل إلكتروني كامل للعرض التقديمي ؛

التناظرية الإلكترونية للتوقيع بخط اليد ؛

وسائل نقل البيانات ؛

وسائل تخزين المعلومات الإلكترونية.

تسمح هذه التقنيات للأنظمة الفرعية التي تؤدي وظائف مختلفة أن تكمل بعضها البعض عضوياً. يمكن لمثل هذا التفاعل أن يزيد بشكل كبير من كفاءة موظفي الخدمة المدنية عند العمل مع الوثائق.

تتيح لك إدارة المستندات الإلكترونية إنشاء مساحة معلومات واحدة في السلطة ، ودمج جميع الأنظمة الوثائقية في عقدة المعلومات. يتم التكامل دون فقدان جودة العمل مع المستندات ، مع الحفاظ على التقاليد عمل المكتب الروسي. أساس هذا التكامل هو تخزين مستندات موثوق به وأنظمة سير عمل تتفاعل معها. يتم تخزين جميع المستندات التي تمت معالجتها في مستودع واحد ، مما يسمح بالبحث الأمثل واختيار المعلومات عند إعداد المواد. في الوقت الحالي ، في معظم السلطات والحكومات الذاتية المحلية ، يتم تنفيذ العديد من العمليات بالفعل باستخدام تكنولوجيا الكمبيوتر. مهمة النظام الآلي هي تنظيم فعال العمل بروح الفريق الواحدعلى نصوص الوثائق وتزويد كل موظف حكومي بمساحة معلومات غنية لضمان أنشطته.

5. سير عمل الوثائق الرسمية

كان الهدف الرئيسي في تطوير تقنيات إدارة المستندات الإلكترونية هو تحقيق أقصى قدر من الاستمرارية لقواعد وتقنيات إدارة المستندات الورقية وعمل مكتب ملفات المجلات ، مما يجعل من الممكن ضمان انتقال غير مؤلم من التقنيات التقليدية إلى التقنيات الحديثة.

يعالج نظام إدارة السجلات المستندات المخزنة في مستودع واحد لوثائق الهيئة. يتيح لك ذلك تضمين المستندات التي تمت معالجتها بواسطة إدارة المستندات الرسمية في مساحة معلومات واحدة للسلطة.

يتم دعم تقنية إدارة المستندات الإلكترونية من خلال ما يلي وظائفالأنظمة: M.I. باساكوف. عمل مكتبي. الدورة التعليميةللطلاب المؤسسات التعليميةوسط التعليم المهني. [نص] / باساكوف م. دار النشر: تسويق 2002. -95 ج.

التسجيل في الوضع الآلي للوثائق الواردة المرسلة بالبريد الإلكتروني أو من خلال بوابة الإنترنت ، بما في ذلك تلك المجهزة بأجهزة إلكترونية توقيع إلكتروني(EDS) وحماية التشفير ؛

مسح المستندات الورقية والتعرف عليها باستخدام تقنية التعرف الضوئي على الحروف المدمجة ؛

إرفاق صورة إلكترونية للوثيقة على شكل ملف (ملفات) بأي تنسيق ؛

التفريق بين حقوق الوصول إلى الملفات المرفقة لصورة إلكترونية لمستند ؛

تزويد كل مسؤول - مشارك في العملية الكتابية - بمكتب افتراضي شخصي خاص به ، مما يضمن وصول المسؤول فقط إلى المستندات المتعلقة باختصاصه ؛

التأكد من عملية الموافقة (الإطلاع) على مسودات الوثائق ؛

البحث في النصوص الكاملة والعزو للوثائق الإلكترونية ، بما في ذلك البحث عن نص كامل عن بعد ؛

الإرسال عن طريق البريد الإلكتروني أو النشر على بوابة الإنترنت لسلطة المستندات الإلكترونية الصادرة (باستخدام أي بريد إلكتروني يدعم MAPI) ، محمي بواسطة EDS ومشفّر باستخدام وسائل معتمدة ؛

تشكيل وتنفيذ القضايا ، أي تجميع المستندات المنفذة في قضايا وفقًا لتسمية القضايا وتنظيم المستندات داخل القضية ؛

التخزين الأرشفي للوثائق الإلكترونية ، شؤون الهيئة.

وحدة المحاسبة الرئيسية في النظام هي RC للوثيقة ، حيث يوفر اكتمال تفاصيلها إمكانية إنشاء تقارير إحصائية وتحليلية على شرائح المعلومات المختلفة ، وسهولة البحث.

في الوقت نفسه ، يمكن توسيع المجموعة الرئيسية من تفاصيل RK بمجموعة عشوائية من التفاصيل الإضافية ، يتم تحديدها لكل مجموعة من المستندات. وفقًا للتفاصيل الإضافية لجمهورية كازاخستان ، من الممكن ، جنبًا إلى جنب مع التفاصيل الرئيسية ، البحث عن البيانات واختيارها عند إنشاء التقارير. عند استلام مستند إلكتروني وارد ، يتم تسجيله تلقائيًا. بالنسبة للمستند المستلم كنتيجة للتبادل بين نظامي EDD ، يتم إنشاء معظم تفاصيل RK تلقائيًا. يتم إرفاق الصورة الإلكترونية للوثيقة بالمكيف. في الوقت نفسه ، يتم التحقق من هوية المستند المقدم مع EDS وحماية التشفير. اذا كان وثيقة واردةتصل في شكل ورقي ، يتم استدعاء حزمة OCR من بيئة النظام ، وعند استلام صورتها الإلكترونية ، يتم إعادتها إلى نظام إدارة المكتب مع إرفاق المستند في وقت واحد إلى RC. يقوم مستخدم النظام ، الذي أرفق ملف المستند ، بتعيين حقوق الوصول إلى الملف على مستوى السرية ، وكذلك الحماية (إلغاء الحماية) من التحرير.

إذا كان من الضروري ترجمة حجم كبير نسبيًا من المستندات الورقية المعدة للتنفيذ والتخزين في شكل إلكتروني ، فمن المقترح استخدام خيار "تسجيل التدفق". في هذه الحالة ، بعد إدخال بيانات التسجيل حول المستند في جمهورية كازاخستان ، يطبع مستخدم محطة العمل المؤتمتة (AWS) للتسجيل المباشر على الورقة الأولى من الباركود ، والتي تتوافق مع رقم النظام الداخلي المعين من قبل النظام إلى المستند المسجل. بعد ذلك ، تصل المستندات بترتيب عشوائي من محطات عمل مختلفة لتسجيل الدفق إلى محطة عمل المسح المجهزة بجهاز مسح ضوئي عالي السرعة. تدخل الصور الإلكترونية الممسوحة ضوئيًا للوثائق إلى قاعدة البيانات ، وبفضل تقنية استخراج الباركود ، يتم إرفاقها ببطاقات تسجيل المستندات المقابلة.

بعد التسجيل ، يتم إرسال AC مع الوثيقة المرفقة عبر الشبكة إلى المسؤول المسؤول عن اتخاذ قرار بشأن تنفيذ المستند ، ثم إلى منفذي المستند وفقًا لتفاصيل القرار. في الوقت نفسه ، يُمنح كل مدير أو منفذ حقوق معينة تجعل من الممكن ضمان تنظيم العمل مع المستندات في أقرب وقت ممكن من العمل التقليدي على طاولة تكون فيها المستندات ضمن اختصاص فقط هذا الموظفوالتي تنتظر بدء التنفيذ (في مجلد الاستلام) ، أو يتم قبولها من قبل الموظف للتنفيذ (في مجلد عند التنفيذ) ، أو يتم نقلها إلى المرؤوسين مع الإشارة إلى الموعد النهائي للتنفيذ (في مجلد التحكم On ).

في سياق العمل مع المستندات الإلكترونية ، يتم توفير بحث مجمّع للنص الكامل والنسبي عن المستند المطلوب ، بما في ذلك من خلال الوصول إلى قاعدة بيانات مستندات النظام على شبكة الإنترنت.

الملفات التي تحتوي على نصوص (صور) صادرة و المستندات الداخليةوفقًا للتكنولوجيا القياسية ، يتم أيضًا توصيل RK. وثيقة صادرة، مصحوبة بمتطلبات RK ، يمكن حمايتها بواسطة EDS وتشفيرها ونقلها إلى المرسل إليه.

وبالتالي ، بالتزامن مع إمكانية تسجيل المستندات المستلمة عبر خطوط الاتصال ، يتم توفير إدارة المستندات الإلكترونية للشركة. يتم تشكيل المستندات المنفذة في حالات ونقلها إلى التخزين الأرشيفي.

6. ميكنة تبادل الوثائق بين الجهات

حاليًا ، تستخدم العديد من السلطات العامة الإرث بالفعل أنظمة مؤتمتةإدارة الوثائق. إنها مبنية على قاعدة برامج وأجهزة مختلفة. بعضها ، تم توفيره من قبل شركاء Microsoft (بما في ذلك نظام Delo لشركة Electronic Office Systems الموصوف أعلاه) ، يتم تنفيذها على أساس التقنيات الحديثة. أيضًا ، لا يزال عدد كبير من أنظمة الأجيال السابقة القائمة على MS DOS والأنظمة الأساسية الأخرى قيد التشغيل. إن توحيد الأنظمة في جميع هيئات الدولة في المستقبل المنظور مستحيل بالنسبة للاعتبارات السياسية (حقوق رعايا الاتحاد والحكومات المحلية) والعملية. يعد التنفيذ ، وخاصة استبدال أنظمة التشغيل ، عملية طويلة وصعبة ومكلفة إلى حد ما.

في هذه الحالة ، يتمثل الحل الطبيعي في تطوير مثل هذه الأداة للتبادل بين الإدارات للوثائق التي يمكن تكييفها بسهولة مع الأشكال المختلفة للرسائل الواردة / الصادرة وتسمح بالاتصال بأنظمة مختلفة.

يجب تأمين تبادل المستندات الإلكترونية بشكل صحيح. يجب تقديم المستندات التوقيع الإلكتروني، مما يضمن تأليف محتوى المستند وثباته ، وفي بعض الحالات - مغلق وسائل التشفيرمن الوصول غير المصرح به.

كل منظمة لديها العديد من المنظمات المراسلة التي يتم تبادل الوثائق معها ، وقد يكون لكل منها تنسيقات رسائل مختلفة وحتى شبكات. من غير المناسب تحميل أنظمة المنظمات الفردية بوظيفة الدعم المستمر لمعلومات الخدمة اللازمة لتنظيم التبادل. من المنطقي بناء تبادل المستندات ليس على مبدأ "كل مع كل" ، ولكن على أساس مبدأ "النجمة" - على أساس مراكز تبادل المستندات (DPCs).

يمكن لمراكز البيانات أداء مجموعة الوظائف التالية:. كيرسانوفا م. العمل المكتبي في السلطات العامة والحكم الذاتي المحلي: كتاب مدرسي. بدل [نص] / M. V. Kirsanova. - الناشر: Infra-M:، 2004. - 127 ص.

تحويل وتنسيق أشكال الوثائق الواردة والصادرة ؛

دعم قواعد بيانات العناوين وحساب طرق تسليم المستندات ؛

تسليم مضمون للوثائق ؛

أرشفة إضافية للوثائق ؛

دعم ومزامنة الدلائل.

يمكن لمراكز المراسلة أيضًا أن تقوم بدور المراجع المصدقة (CA) التي تحافظ على البنية التحتية للمفاتيح العامة والخاصة وإجراءات المصادقة للمنظمات المشاركة في التبادل.

للتكامل مع مركز البيانات ، يمكن استكمال أنظمة الشركات القديمة ، إذا لزم الأمر ، بوحدات واجهة خاصة توفر تحويل التنسيق الأولي وإجراءات التبادل مع مركز البيانات.

7. أنظمة EDD للجهات على اختلاف مستوياتها

حل للسلطات البلدية والسلطات الأخرى بكمية صغيرة من سير العمل. يمكن أن تشمل هذه الفئة بشكل مشروط هياكل الإدارة البلدية بكمية صغيرة من تدفق المستندات ، والتي لا تمتلك قاعدة فنية كافية لتنفيذ نظام EDD كامل. بالنسبة لهم ، يمكن التوصية بحل مستخدم واحد ، ومجهز بوسائل التبادل الآمن للوثائق الإلكترونية مع مؤسسة أعلى - مباشرة أو من خلال مركز البيانات. عادة ما يكون مستخدم مثل هذا الحل موظفًا مسؤولاً عن أعمال مكتب المنظمة. في الوقت نفسه ، يتم تنفيذ العمل باستخدام المستندات الورقية ، لكن النظام يحتفظ بتسجيل المستندات الواردة / الصادرة ، وحساب القرارات المتعلقة بالوثائق ، والمستندات المشطوبة إلى الحالة والموجودة في تخزين الأرشيف. مع وجود عدد كبير من الموظفين ، يمكن أيضًا الاحتفاظ بسجل لحركة الأوراق الأصلية. يتم على الفور تسجيل المستندات التي يتم استلامها في شكل إلكتروني من مؤسسة أعلى وطباعتها والبدء في تنفيذها قبل وصول النسخ الأصلية الورقية. تتلقى المؤسسة الرئيسية تلقائيًا إشعارًا بأن المستند قد تم تسجيله. يتيح هذا الحل:. كيرسانوفا م. العمل المكتبي في السلطات العامة والحكم الذاتي المحلي: كتاب مدرسي. بدل [نص] / M. V. Kirsanova. - الناشر: Infra-M:، 2004. - 154C.

تسريع تبادل المستندات الواردة / الصادرة مع مؤسسة أعلى ؛

تقليل عدد المستندات "المفقودة" التي لا يُعرف مكان وجودها.

8. حل للحكومة المحلية

يمكن أن تشمل هذه الفئة بشكل مشروط هياكل الإدارة البلدية التي لديها متوسط ​​حجم تداول الوثائق من 3000 إلى 10000 مستند سنويًا ، والمكتب أو الأمانة كوحدة منفصلة هيكليًا وتعمل ليس فقط مع المستندات من المنظمات ، ولكن أيضًا مع الرسائل والنداءات من المواطنين والشركات. عادة ما يكون لدى هذه المنظمات أسطول كافٍ من أجهزة الكمبيوتر الشخصية المتصلة بشبكة محلية. بالنسبة لهم ، يمكن التوصية بحل متعدد المستخدمين بعدد الوظائف من 5 إلى 20 ، مزودًا بوسائل التبادل الآمن للوثائق الإلكترونية مع المؤسسات الأعلى والأدنى (مباشرة أو من خلال مركز البيانات) ، والتواصل مع بوابة للإعلام وتلقي الطلبات من المواطنين والمنظمات وإمكانية الوصول إلى الإنترنت عن بعد ، والوصول إلى بيانات نظام EDD. يجب أن يوفر النظام تسجيل المستندات الواردة / الصادرة ، وحساب القرارات المتعلقة بالوثائق ، والوثائق المشطوبة للقضية ، ويتم أرشفتها. يجب أيضًا الاحتفاظ بسجل لحركة النسخ الأصلية الورقية.

عادة ما يكون مستخدمو مثل هذا الحل ليس فقط موظفي المكاتب ، ولكن أيضًا عدد من موظفي الأقسام الوظيفية. نظرًا لأن غالبية موظفي هذه المنظمات لديهم أجهزة كمبيوتر شخصية ، في إطار هذا الحل ، يمكن تنظيم العمل مع جزء من المستندات بشكل أساسي أو حصري في شكل إلكتروني. صندوق الوارد المستندات الورقيةيمكن ترقيمها ، ويمكن بالفعل إنجاز جميع الأعمال الإضافية معهم إلكترونيًا. يمكن أيضًا تنظيم عملية تنفيذ المستندات (فرض وتنفيذ القرارات) في شكل إلكتروني.

إذا كان لدى المؤسسة قناة متاحة بشكل دائم على الإنترنت ، فيمكن تنظيم الوصول عن بُعد إلى نظام EDD من خلال واجهة ويب ، مما يسمح لك بالتحكم في تقدم العمل سواء بالنسبة للمسؤولين الموجودين بالخارج أو للمنظمات الأعلى.

يتيح هذا الحل: Kuznetsov I.N. إدارة التوثيق والعمل المكتبي. [نص] / أ. ن. كوزنتسوف. - م: يورات ، 2008. -84 ج.

تسريع تبادل الوثائق مع المنظمات الأعلى والأدنى ؛

تقليل العبء على موظفي المكتب عن طريق نقل جزء من الوظائف إلى الإدارات ؛

زيادة فعالية الرقابة على تنفيذ الوثائق ؛

تنظم نظام فعالتخزين الوثائق ذات الصلة ؛

تقليل وقت البحث عن المستندات الضرورية ؛

تقليل عدد المستندات "المفقودة" التي لا يُعرف مكان وجودها ؛

تسريع عمل الموظفين وجعله أكثر كفاءة في تنفيذ المستندات ؛

تقليل تكاليف التعامل مع التماسات المواطنين والمنظمات المقدمة إليها نموذج إلكتروني(من خلال البوابة) ؛

توفير السيطرة على التنفيذ وثائق مهمةمن المنظمات العليا.

لتطوير ودعم البوابة ، بالإضافة إلى تنظيم الوصول عن بعد عبر الإنترنت إلى بيانات نظام EDD ، ومجموعة من تقنيات الإنترنت من Microsoft (خدمات معلومات الإنترنت ، تقنية ASP ، Microsoft Index Server) وواجهة برمجة التطبيقات (API) التي يوفرها نظام Delo-Enterprise للنشر يمكن استخدام المستندات مباشرة من القاعدة.

أتمتة تدفق العمل

استنتاج

سمة من سمات العمل المكتبي وسير العمل في السلطات العامة أو الحكومة المحلية ، كنظام للدعم الوثائقي للإدارة ، هو انعكاس 100 ٪ للعمليات الإدارية في شكل وثائقي. لهذا السبب ، تكتسب عمليات العمل المكتبي وتداول المستندات طابعًا قائمًا بذاته وتتطلب نظام إدارة خاص بها.

عملية التنفيذ جارية حاليا تكنولوجيا الكمبيوتروالشبكات في المؤسسات العامة ، وفي كثير من الأحيان يكون المستوى الذي تم تحقيقه حتى الآن كافياً لإدخال التقنيات الحديثة للعمل مع الوثائق. ولكن بالإضافة إلى أجهزة الكمبيوتر والشبكات ، يتطلب ذلك مجموعة من الحلول البرمجية الحديثة.

يدرك الاتحاد الروسي تمامًا أهمية هذا الاتجاه ، والذي ينعكس في برنامج الهدف الفيدرالي "روسيا الإلكترونية" بشكل عام وفي عدد من أنشطته المحددة.

النتيجة النهائية لأنشطة الإدارة جهاز الدولةيعتمد على العديد من الروابط الوسيطة ، أحدها هو عملية الأعمال ، مما يسمح بضمان الكفاءة والمرونة في اتخاذ القرار. ينسق عمل الحالة جميع مراحل العمل - من التصميم إلى التنفيذ العملي للحلول. تتضمن عملية الإدارة العمليات الرئيسية الموثقة النموذجية التالية:

جمع ومعالجة المعلومات الوثائقية ؛ إعداد القرار

صنع القرار والتوثيق. إحضار القرارات إلى المنفذين ؛

تنفيذ القرار ؛ مراقبة التنفيذ جمع معلومات الأداء ؛

نقل المعلومات من خلال الروابط الرأسية والأفقية ؛ تخزين واسترجاع المعلومات.

ينفذ الجهاز الإداري وظائفه بشكل أساسي من خلال التنظيمات العامة والمصرح بها المستندات الإداريةتم إنشاؤها متداولة بغض النظر عن خصوصيات الأنشطة في جميع قطاعات الاقتصاد والإدارة العامة. إذا أخذنا في الاعتبار أن أكثر من 14 مليون شخص يعملون في الجهاز الإداري ، وتداول الوثائق السنوية في البلاد ما يقرب من 60 مليار ورقة ويستمر في النمو ، فلا شك أن الفاعلية اللائحةهذه العملية أهمية عظيمة. تعمل معايير حالة الوثائق ومصنفات جميع الاتحادات وأنظمة التوثيق الموحدة كواحدة من وسائل تنظيم تدفق المستندات. يتم التعرف على هذه المعايير وغيرها لتحقيق الاستقرار في تدفق المستندات في الدولة طوال الدورة التكنولوجية بأكملها ، لإنشاء تقنية مثالية لإدارة إدارة المستندات لكل وحدة إدارية.

قائمة الأدب المستخدم

1. إم. باساكوف. عمل مكتبي. كتاب مدرسي لطلاب المؤسسات التعليمية للتعليم الثانوي المهني. [نص] / باساكوف م. دار النشر: التسويق ، 2002. - 336 ثانية.

2. Borodina V.V. العمل المكتبي في نظام الإدارة العامة. [نص] / ف. بورودينا. دار النشر: RAGS ، 2008. - 376 ثانية.

3. Kirsanova M.V. العمل المكتبي في السلطات العامة والحكم الذاتي المحلي: كتاب مدرسي. بدل [نص] / M.V. كيرسانوف. - الناشر: Infra-M:، 2004. - 256p.- (التعليم العالي)

4. Kuznetsov I.N. إدارة التوثيق والعمل المكتبي. [نص] / I.N. كوزنتسوف. - م: يورايت ، 2008. - 576 ثانية.

5. Spivak V.A. توثيق أنشطة الإدارة. [نص] / V.A. سبيفاك - دار النشر: بيتر ، 2008. - 256 ثانية.

6. نظام الدولة للدعم الوثائقي للإدارة. المتطلبات العامة لخدمات دعم الوثائق والتوثيق. - م ، 1991

استضافت على Allbest.ru

...

وثائق مماثلة

دراسة صلاحيات سلطة الدولة والحكم الذاتي المحلي في روسيا الحديثة. طرق التنفيذ من قبل السلطات السلطات البلديةالسلطات الحكومية الفردية. العلاقات بين الحكومات المحلية وسلطات الدولة.

ورقة مصطلح ، تمت الإضافة في 05/04/2010


الجوانب النظرية لتنظيم دعم التوثيق للإدارة في منشأة الرعاية الصحية. الاختلافات بين العمل المكتبي وإدارة الوثائق. أنظمة أتمتة المكاتب الغربية في روسيا. تحليل الدوران الوثائقي للمستشفى.

أطروحة تمت إضافة 01/06/2013


دراسة ميزات إدارة شؤون الموظفين في قسم فولغوغراد بوزارة الوقود والطاقة وتنظيم التعرفة. تحسين الإطار القانوني لإدارة شؤون الموظفين في الهيئات العامة.

أطروحة تمت إضافة 2014/08/04


خصائص إدارة مستوطنة سوشوفسكي الريفية في منطقة كوستروما. الأسس القانونية لتنظيم الحكم الذاتي المحلي. علاقة الحكومات المحلية بالسلطات العامة. إدارة شؤون الموظفين.

تقرير ممارسة ، تمت الإضافة في 07/09/2009


تحليل الحكم الذاتي المحلي وتحديد مكانته ودوره في نظام الإدارة العامة. المشاكل الرئيسية في مجال التفاعل بين الحكومات المحلية. ملامح تفاعل السلطات في بلدية سورجوت.

أطروحة تمت إضافة 08/22/2011


مفهوم العمل المكتبي وأهميته في أنشطة المؤسسة ومبادئ ودور الأتمتة. مهام خدمة إدارة الوثائق. تقنيات تنفيذ أنظمة إدارة المستندات الإلكترونية والأدوات البرمجية المستخدمة.

ورقة المصطلح ، تمت إضافتها في 01/10/2015


استشارات الموظفين: المفهوم والجوهر والمحتوى. تطوير استشارات الموظفين في روسيا. الاستعانة بمصادر خارجية كطريقة للاستشارات. تعظيم الاستفادة من العمليات الإدارية والتنظيمية في السلطات العامة والحكم الذاتي المحلي في الاتحاد الروسي.

ورقة مصطلح ، تمت الإضافة 06/26/2013


أوصاف التطبيق تكنولوجيا الكمبيوترلتحسين عمليات دعم التوثيق للإدارة. خصائص العمل المكتبي لمعهد أستراخان الحكومي. تحليل تدفق المستندات وتنظيم العمل مع المستندات.

أطروحة تمت إضافتها في 12/12/2011


جوهر الهيكل التنظيميالسلطات العامة والمبادئ والنهج لتشكيلها وخصائصها ومعايير تقييم الفعالية. توصيات لتحسين الهيكل التنظيمي للجنة التنفيذية لمنطقة معينة.

أطروحة ، تمت إضافتها في 04/08/2015


توثيق أنشطة الإدارة. نظام الدولة للمؤسسات التعليمية لمرحلة ما قبل المدرسة. الكتابة التجارية والتجارية. تنظيم العمل مع الوثائق. أتمتة عمليات دعم التوثيق للإدارة. تاريخ حوسبة العمل المكتبي.

مجلس خبراء UMO في نظام التعليم العالي والمهني كما كتاب مدرسيلتوجيه برنامج البكالوريوس "دولة و حكومة البلدية»

مقدمة

نشأت الوثائق مع ظهور الكتابة. ومع ذلك ، فإن العمل المكتبي كنظام لقواعد معينة للعمل مع الوثائق بدأ في تشكيله فقط في عهد بيتر الأول. خلال هذه الفترة ، التسجيل الإجباريالمستندات ، تقنية التحكم في تنفيذ المستندات ، يتم تنظيم إجراءات نقل المستندات من أعمال المكتب الحالية إلى الأرشيف.

نشأ عمل المكتب التنفيذي (الوزاري) نتيجة الإصلاحات الإداريةالكسندر الأول في التاسع عشر في وقت مبكرفي. مكتب العمل من قبل أعلى وكالات الحكومةتمت هذه الفترة وفقا للقوانين التي كانت تسمى "المؤسسة". في عام 1811 ، تم اعتماد "المؤسسة العامة للوزارات" التي نظمت العمل بالوثائق في الوزارات. خلال الفترة السوفيتية ، من عام 1917 إلى عام 1991 ، استمر العمل المكتبي في حكومة الولاية والبلدية في التحسن ، وتم اعتماد عدد من اللوائح و وثائق منهجيةمن خلال تثبيت وحدة بناء نظام الدولة للدعم الوثائقي للإدارة ، تم العمل على توحيد أشكال وأنظمة التوثيق ، وتنظيم إجراءات نقل الوثائق من أدنى مستوى إداري إلى أعلى.

في الوقت الحالي ، فإن موضوع العمل المكتبي في إدارة الدولة والبلدية هو الوثائق التي تنشأ في عملية ممارسة وظائفهم من قبل سلطات الدولة والبلديات ، وتنظيم العمل مع هذه الوثائق.

موضوع العمل المكتبي هو قضايا الإنشاء والتصنيف وإجراءات التسجيل والرقابة وفحص القيمة وتخزين واستخدام الوثائق على أساس تقنيات المعلومات الحديثة.

في هيئات إدارة الدولة والبلديات ، يتم تنظيم وصيانة وتحسين العمل المكتبي ، وكذلك مراقبة الامتثال للإجراءات المعمول بها للعمل مع الوثائق ، من قبل الوحدة الهيكلية ، التي يعهد إليها بوظائف الوثائق. الإدارة ، أو من قبل شخص معين بأمر من رئيس هيئة الإدارة الحكومية والبلدية المسؤول عن أعمال المكتب (المشار إليه فيما يلي باسم مكتب الأعمال).

عند تحديد محتوى الكتاب المدرسي ، تم أخذ متطلبات معيار التعليم الحكومي في الاعتبار تعليم عالىفي تخصص "أساسيات العمل المكتبي" لبكالوريوس ملف التدريب "إدارة الدولة والبلديات" ، التقاليد المدرسة الوطنيةالعمل المكتبي التدريسي مع مراعاة التطور الطبيعي لتنظيم الإدارة.

في الفصل الأول المعطى مراجعة قصيرةالمفاهيم الأساسية في مجال العمل المكتبي وإدارة الوثائق. تم تحديد مفاهيم الوثيقة وأنواعها ووسائل التوثيق ، ويتم إيلاء الكثير من الاهتمام للنظر في إنشاء نظام الدولة للدعم الوثائقي للإدارة في الاتحاد الروسي ، فضلاً عن التوحيد التنظيمي لتوثيق أنشطة الإدارة والتنظيم العمل المكتبي في حكومات الولايات والبلديات.

في الفصل الثاني ، تم النظر في المتطلبات الحديثة لإعداد وتنفيذ الوثائق في الهيئات الحكومية الحكومية والبلدية. يتم تناول قضايا تسجيل نماذج المستندات ، والتفاصيل التي تعطي القوة القانونية للوثائق ، وتكوين التفاصيل الإلزامية والإضافية لوثائق الإدارة.

يناقش الفصل الثالث متطلبات تجميع نصوص وثائق الإدارة ، وخصائص تصميم الوثائق التنظيمية في حكومة الولاية والبلدية ، وأنواع وقواعد تجميع نصوص الوثائق الإدارية والمرجعية ، وتوثيق أنشطة الهيئات الجماعية.

يتناول الفصل الرابع تنظيم العمل المكتبي في حكومة الولاية والبلدية ، وهيكلها ، ومهامها الرئيسية ، ووظائف الأجزاء الهيكلية. تم تحديد الأحكام المتعلقة بإنشاء مقياس للعمل على أساس التقنين ، وكشف معاني وأنواع معايير العمل لموظفي المكاتب ، وطرق تقنين العمل وظروف عمل موظفي المكاتب.

يحدد الفصل الخامس الأحكام المتعلقة بتنظيم تداول الوثائق في حكومات الولايات والبلديات ، وأشكال وطرق تسجيل الوثائق ، وتنظيم نظام استرجاع المعلومات ، بما في ذلك استخدام إدارة الوثائق الإلكترونية ، ويحدد الاتجاهات الرئيسية لتطوير التفاعل بين الإدارات في الحكومة الفيدرالية. السلطات التنفيذية في طور تنظيم تداول الوثائق.

ويتناول الفصل السادس تنظيم العمل المكتبي بشأن نداءات المواطنين ، وأنواع الطعون ، وتقنية التسجيل ، وطرق وأشكال الرقابة على تنفيذ الطعون ، وتنظيم الاستقبال الشخصي للمواطنين.

يغطي الفصل السابع قضايا التخزين الحالي للوثائق.

في نهاية الكتاب المدرسي ، يتم تقديم تطبيقات تكشف وتوضح محتوى النص الرئيسي ، وكذلك تستخدم في عملية أداء الطلاب لمهام عملية. المهام العملية و أسئلة الاختبارالمقدمة في نهاية كل فصل.

يتم تحديد قيمة الانضباط "أساسيات العمل المكتبي" من خلال المتطلبات التي يفرضها معيار الدولة التعليمي للتعليم العالي على المديرين المؤهلين تأهيلا عاليا. تهدف أنشطة هؤلاء المتخصصين إلى توفير الإدارة الفعالةالتنظيم واتخاذ قرارات إدارية سريعة وفي الوقت المناسب. مجال النشاط المهني للمدير هو ضمان الإدارة الفعالة للمنظمة ، وتنظيم أنظمة الإدارة ، وتحسين الإدارة وفقًا لاتجاهات التنمية الاجتماعية والاقتصادية.

الكتاب المدرسي مخصص لطلاب الدراسات العليا المؤسسات التعليمية- طلبة البكالوريوس والماجستير الذين يدرسون في مجالات "الإدارة" و "إدارة المنظمة" و "علم الوثائق وعلوم الأرشيف" ، وكذلك لطلاب نظام التدريب المتقدم للمديرين التنفيذيين والمتخصصين في خدمة دعم المستندات. حكومات الولايات والبلديات.

الفصل 1
تنظيم العمل المكتبي في أجهزة الدولة

1.1 المفاهيم الأساسية في مجال العمل المكتبي

وفقا للفن. 10 من دستور الاتحاد الروسي ، تنقسم سلطة الدولة في روسيا إلى تشريعية وتنفيذية وقضائية ، اعتمادًا على الوظائف المؤداة. لا ينطبق مبدأ الفصل بين السلطات على تنظيم سلطة الدولة على المستوى الاتحادي فحسب ، بل ينطبق أيضًا على نظام سلطات الدولة للكيانات المكونة للاتحاد.

تؤدي هيئات الدولة إحدى وظائف سلطة الدولة ، على التوالي ، وهي مقسمة إلى تشريعية وتنفيذية و القضاء.

أجهزة السلطة التشريعيةهذه مؤسسات تمثيلية وتشريعية تم تشكيلها عن طريق الانتخابات. مهمتهم الرئيسية هي سن القوانين ، لكنهم يؤدون وظائف أخرى ، على سبيل المثال ، يسيطرون على أنشطة السلطة التنفيذية.

السلطات التنفيذية هي ، كقاعدة عامة ، هيئات معينة. تتمثل المهمة الرئيسية للسلطات التنفيذية في الامتثال لأحكام الدستور والقوانين الاتحادية واللوائح الأخرى. تعمل السلطات التنفيذية على أساس مزيج من وحدة القيادة والزمالة.

القضاء يقيم العدل. تهدف أنشطة المحاكم إلى تعزيز القانون والنظام ، ومنع الجرائم والجرائم الأخرى ، وتتمثل مهمتها في الحماية من أي تجاوز على الأسس المنصوص عليها في الدستور. النظام الدستوري، والحقوق والحقوق الإنسانية والمدنية ، والمؤسسات الديمقراطية الأخرى. المحاكم مستقلة ولا تخضع إلا للقانون.

تقوم هيئات الحكم الذاتي المحلية بإدارة الممتلكات البلدية ، وتشكيل ، والموافقة ، وتنفيذ الميزانية المحلية ، وفرض الضرائب والرسوم المحلية ، والحفاظ على النظام العام ، وكذلك حل القضايا الأخرى ذات الأهمية المحلية.

هيئات الحكم الذاتي المحلية هي كيانات قانونية وتعمل بشكل مستقل بالنيابة عنها. يترتب على ما سبق أن الحكومة البلدية هي نشاط الحكومات المحلية المنتخبة وغيرها في إدارة الممتلكات والأشياء البلدية الاقتصاد البلدي، تشكيل وتنفيذ الميزانية المحلية ، بهدف ضمان النشاط الحيوي لسكان البلدية ، وحل القضايا الأخرى ذات الأهمية المحلية ، بما في ذلك تنظيم عملهم ، خدمة البلدية.

يتم تنفيذ الحكم الذاتي المحلي في البلديات- حضري و المستوطنات الريفية: في قرية أو عدة قرى بها منطقة مشتركة(حي) أو مدن أو أجزاء من مدن كبيرة (مناطق حضرية ، أحياء).

تعريف:خدمة البلدية - النشاط المهنيالمواطنون ، الذي يتم تنفيذه على أساس دائم في وظائف الخدمة البلدية ، يحل محله الاستنتاج عقد التوظيف(عقد).

الوظيفة الرئيسية لأي دولة أو مؤسسة بلدية- اتخاذ القرارات الإدارية. يتم اتخاذ جميع القرارات الإدارية لهيئات الدولة والبلديات على أساس المعلومات التي يجب أن تكون موثوقة وفي الوقت المناسب وكاملة.

تعريف:التوثيق - تسجيل المعلومات على وسيط التخزين القواعد المعمول بها.

تسمى عملية تثبيت المعلومات على أي ناقل معلومات (ورق ، مغناطيسي ، إلخ) لغرض استخدامها الإضافي ، التوثيق. توثيق أنشطة الإدارة هو وظيفة ضخمة تؤديها جميع الهيئات الحكومية والبلدية.

تعريف:المستند - المعلومات المسجلة على الناقل مع التفاصيل التي تسمح بتحديد هويته.

عند إنشاء المستندات ، يتم استخدام طرق مختلفة للتوثيق اعتمادًا على محتوى المعلومات: تسجيل الصوت (مستند فونو) ، صورة (مستند صورة) ، تسجيل الصور والأصوات (مستند سمعي بصري) ، إلخ.

تعريف:وسائل التوثيق - وسائل التكنولوجيا التنظيمية والحاسوبية المستخدمة لتسجيل المعلومات على وسيط.

حاليا ، تستخدم الوثائق الإلكترونية على نطاق واسع في الإدارة العامة.

تعريف:مستند إلكتروني - مستند يتم تقديم المعلومات الخاصة به في شكل إلكتروني.

الوثيقة التي يتم إعدادها أو إصدارها أو تداولها من قبل الهيئات والمؤسسات والمنظمات الحكومية أو البلدية وتفي بمتطلبات معينة ، تنتمي إلى فئة الوثيقة الرسمية.

تعريف:مستند تم إنشاؤه بواسطة قانوني أو فرد، معدة ومصدقة في في الوقت المناسب، تسمى وثيقة رسمية.

تسمى الوثيقة الرسمية المستخدمة في الأنشطة الحالية لأجهزة الدولة وثيقة الخدمة.

انتباه!إذا تم إنشاء المستند من قبل شخص خارج نطاق مسؤوله أو أنشطة اجتماعية، ثم تعتبر وثيقة من أصل شخصي.

يجب أن تحتوي الوثائق الرسمية والرسمية قوة قانونيةأو أهمية قانونية.

تعريف:الأهمية القانونية للوثيقة هي ملكية المستند للعمل كتأكيد للأنشطة التجارية أو الأحداث الشخصية.

تعريف:القوة القانونية للوثيقة - ملكية وثيقة رسمية للاتصال العواقب القانونية.

السمة المميزةالوثائق الرسمية هي وجود شكل معين ، وترتيب نشرها ، وتجميعها ، وتوافر التفاصيل اللازمة.

تعريف:الدعائم - عنصر تصميم المستند (على سبيل المثال ، التوقيع ، الختم ، النص).

تجعل الأنواع والأصناف العديدة من المستندات ، وتعقيد تكوينها ، ووجود قواعد خاصة لإعطاء القوة القانونية للوثائق وغيرها من المشكلات الخطيرة المرتبطة بوثائق الإدارة ، من الضروري تحديد فرع خاص من النشاط يوفر توثيقًا وتنظيمًا للوثائق الإدارية. العمل مع الوثائق الرسمية. يسمى هذا الفرع من النشاط العمل المكتبي.

تعريف:عمل المكتب - نشاط يوفر الوثائق وسير العمل والتخزين التشغيلي واستخدام المستندات.

تعريف:دعم التوثيق (الإدارة) ، DOW - الأنشطة التي توفر بشكل هادف وظائف إدارة المستندات.

تذكر!

يتم استخدام الاختصارات التالية في الأعمال التجارية:

الولايات المتحدة - النظام الموحد ؛

USORD - نظام موحد للتوثيق التنظيمي والإداري ؛

GSDOU - نظام الدولة للدعم الوثائقي للإدارة ؛

OKUD - مصنف لجميع وثائق الإدارة الروسية ؛

OKPO - مصنّف عموم روسيا للمؤسسات والمنظمات ؛

GOST - معيار الدولة.

تخدم مستندات الإدارة وظائف إدارية معينة: التخطيط ، التنظيم ، التحكم ، إلخ.

عادةً ما تسمى المستندات المتعلقة بوظيفة إدارية واحدة بنظام التوثيق ، على سبيل المثال ، نظام التوثيق التنظيمي والإداري ، ونظام التوثيق المحاسبي ، ونظام توثيق التجارة الخارجية.

تعريف:نظام التوثيق هو مجموعة من الوثائق المترابطة وفقًا لعلامات المنشأ والغرض والنوع ونطاق النشاط والمتطلبات الموحدة لتنفيذها.

وظائف الإدارة في جميع المؤسسات من نفس النوع ، لذلك يجب أن تكون المستندات الخاصة بكل وظيفة هي نفسها في النوع والشكل.

تعريف:يسمى إحضار المستندات إلى التوحيد الأمثل في التكوين والأشكال توحيدمستندات.

لا توحد فقط مستندات منفصلةولكن أيضًا نظام التوثيق بشكل عام.

تعريف:نظام التوثيق الموحد هو نظام توثيق تم إنشاؤه بواسطة القواعد العامةوالمتطلبات ، التي تحتوي على المعلومات اللازمة للإدارة في مجال نشاط معين.

نظام التوثيق هو أنواع مختلفةمستندات. تضمن المصنف لعموم روسيا لوثائق الإدارة (OKUD) ، الذي تمت الموافقة عليه لأول مرة في عام 1978 ، أنواع وأشكال الوثائق التي تعتبر كائنات للتوحيد في عملية إنشاء أنظمة توثيق موحدة.

يعتبر المصنف لعموم روسيا لوثائق الإدارة جزءًا لا يتجزأ نظام موحدتصنيف وترميز المعلومات الفنية والاقتصادية والاجتماعية ويغطي النظم الموحدة للوثائق المسموح باستخدامها في الاقتصاد الوطني.

تم تصميم المصنف لعموم روسيا لوثائق الإدارة لحل المهام التالية:

1) تسجيل نماذج المستندات ؛

2) تبسيط تدفق المعلومات في الاقتصاد الوطني.

3) تقليل عدد النماذج المستخدمة ؛

4) الاستثناء من تداول النماذج غير الموحدة للوثائق ؛

5) ضمان محاسبة وتنظيم النماذج الموحدة للوثائق على أساس تسجيلها ؛

6) التحكم في تكوين نماذج الوثائق والقضاء على ازدواجية المعلومات المستخدمة في مجال الإدارة ؛

7) التنظيم العقلاني للرقابة على استخدام النماذج الموحدة.

تتضمن OKUD حاليًا أنظمة التوثيق التالية:

1) 0200000 نظام موحد للتوثيق التنظيمي والإداري ؛

2) 0300000 نظام موحد لتوثيق المحاسبة الأولية ؛

3) 0400000 نظام التوثيق الموحد لبنك روسيا ؛

4) 0500000 نظام موحد للمحاسبة والمالية والمحاسبة وتوثيق التقارير للقطاع العام للإدارة ؛

5) 0600000 نظام موحد لإعداد التقارير والتوثيق الإحصائي ؛

6) 0700000 نظام موحد للمحاسبة وإعداد التقارير المحاسبية للوثائق الخاصة بالمؤسسات ؛

7) 0800000 نظام توثيق العمل الموحد ؛

8) 0900000 نظام التوثيق الموحد صندوق التقاعدالاتحاد الروسي؛

9) 1000000 نظام موحد لتوثيق التجارة الخارجية ؛

كائنات تصنيف OKUD هي أشكال موحدة بين الإدارات وبين القطاعات من الوثائق التي تمت الموافقة عليها من قبل الإدارات والوزارات في الاتحاد الروسي. يحتوي المصنف على تسميات الكود وأسماء النماذج الموحدة للوثائق المضمنة في أنظمة التوثيق الموحدة.

تعريف:نموذج الوثيقة الموحدة (UFD) - نموذج الوثيقة نوع معينأ الذي يحتوي على جزء ثابت من النص.

في بدون فشليتم إلصاق رموز المصنف لعموم روسيا لوثائق الإدارة في أشكال موحدة من الوثائق. باستخدام المصنف All-Russian للوثائق الإدارية ، تم حل مهام التعيين الواضح للأشكال الموحدة للوثائق ، وعلى هذا الأساس ، تم محاسبتها وتنظيمها ، مما ساهم في تبسيط نظام التوثيق الإداري بأكمله ، والقضاء على النماذج المكررة من الوثائق ، وتحسين تكوين الوثائق المستخدمة.

نظام التوثيق الأكثر ضخامة المستخدم في حكومات الولايات والبلديات هو النظام الموحد للتوثيق التنظيمي والإداري (USORD).

النظام الموحد للتوثيق التنظيمي والإداري عبارة عن مجمع منظم بشكل عقلاني من أشكال موحدة مترابطة من الوثائق الموصى باستخدامها في أنشطة المنظمات من جميع الأشكال التنظيمية والقانونية (يشار إليها فيما يلي باسم المنظمات).

الغرض من تطوير USORD هو إنشاء مجموعات مترابطة من الوثائق التي تضمن الأنشطة التنظيمية والإدارية للمنظمات. يساهم استخدام USORD في أنشطة المنظمات في الحل السريع للمهام الإدارية ، وتقليل تكاليف العمالة والمواد للعمل مع المستندات ، وتحسين جودة الوثائق التنظيمية والإدارية وتقليل حجم تدفق العمل.

تحدد الأشكال الموحدة المضمنة في USORD الهيكل التقريبي للنص ، والحد الأدنى المطلوب من التكوين المطلوب لتفاصيل المستندات التنظيمية والإدارية ذات الصلة وليست أمثلة على تصميمها ، إذا تم توفير تصميم آخر بموجب تشريعات الاتحاد الروسي.

يمكن استخدام ألبوم النماذج الموحدة للوثائق التنظيمية والإدارية كمصفوفة مرجعية لتطوير ألبومات النماذج الموحدة للوثائق في المنظمات وإبقائها محدثة عن طريق تضمين نماذج جديدة في الوقت المناسب ، وسحب النماذج الموحدة الملغاة ، والتغييرات في المناطق تطبيق النماذج الموحدة للوثائق التنظيمية والإدارية ، إلخ.

يتم تنظيم النماذج الموحدة في USORD وفقًا للأنظمة الفرعية التالية:

وثائق إنشاء منظمة.

✓ توثيق إعادة تنظيم المنظمة.

توثيق تصفية المنظمة.

✓ وثائق الخصخصة المنظمات الحكومية;

✓ وثائق النشاط الإداريالمنظمات ؛

توثيق التنظيم التنظيمي والتنظيمي لأنشطة المنظمة.

توثيق التنظيم التشغيلي والمعلوماتي لأنشطة المنظمة.

✓ وثائق العمل.

✓ توثيق لتسجيل التغييرات علاقات العمل;

توثيق الفصل من العمل.

✓ الوثائق الخاصة بمنح الإجازات والاستدعاء من الإجازات ؛

✓ توثيق تسجيل الحوافز.

✓ وثائق التصميم اجراءات تأديبية;

التوثيق لرحلات العمل.

في الكود شكل موحدتعكس الوثيقة علامات التصنيف التالية: الحرفان الأول والثاني (فئة النماذج) - ينتمي الشكل الموحد للوثيقة إلى نظام التوثيق الموحد المقابل ؛ الحرفان الثالث والرابع (فئة فرعية من النماذج) - القواسم المشتركة لمحتوى العديد من أشكال المستندات واتجاه استخدامها ؛ الشخصيات الخامسة والسادسة والسابعة - رقم التسجيلنموذج مستند موحد داخل فئة فرعية ؛ الحرف الثامن هو رقم الشيك.

بنية تعيين رمزشكل موحد من وثيقة OKUD:

مثال على تعيين رمز لنموذج موحد لمستند OKUD: 09010046 ورقة تسوية لأقساط التأمين لصندوق التقاعد

توحيد الوثائق هو إحدى طرق توحيدها.

في معايير وثائق الإدارةيتم وضع تكوين العناصر الفردية للوثيقة (المتطلبات) ، والموقع وقواعد التصميم.

تعريف:التوحيد القياسي هو نشاط وضع القواعد والخصائص لغرض إعادة استخدامها الطوعي ، بهدف تحقيق الانتظام في إنتاج المنتجات وتداولها وزيادة القدرة التنافسية للمنتجات أو الأعمال أو الخدمات.

يمكن أن تكون نتيجة العمل على التوحيد والتوحيد القياسيين أنواع معينةالوثائق وأنظمة التوثيق الموحدة (على سبيل المثال ، GOST R 6.30-2003. أنظمة التوثيق الموحدة. النظام الموحد للوثائق التنظيمية والإدارية. متطلبات الأعمال الورقية).

يتم تنفيذ التعاون الدولي بشأن التوحيد القياسي في مجال التوثيق في إطار ISO - منظمة عالميةللتوحيد. تحدد معايير ISO:

✓ التنسيقات الورقية للوثائق وطرق التعبير عن أحجامها (ISO 216: 1975، ISO 353: 1975) ؛

أحجام المجلدات لتخزين المستندات (ISO 623: 1974) ؛

✓ تباعد الأسطر وميل الحروف (ISO 4882: 1979) ؛

مفتاح التخطيط وشبكة البناء لإنشاء الفراغات وأشكال المستندات (ISO 3535: 1977) ؛

المتطلبات الأساسية لنماذج المستندات (ISO 8439: 1990) ؛

✓ مبادئ تخطيط مستندات المبيعات (ISO 6422: 1985) ؛

✓ تنسيقات المظاريف لإرسال المستندات ، وترتيب كتابة العنوان على العناصر البريدية (ISO 11180: 1993) ؛

✓ قواعد وضع التواريخ والأوقات في المستندات (ISO 8601: 2000) ؛

✓ ترتيب الأكواد في مستندات المبيعات (ISO 8440: 1986).

في عام 2001 ، المعايير الأولى لسلسلة جديدة “المعلومات والتوثيق. إدارة الوثائق (ISO 15489-1: 2001 ، ISO 15489-2: 2001) ، والتي تحدد متطلبات أنظمة العمل المكتبي. في عام 2007 ، GOST ISO R 15489-1: 2007 “نظام معايير المعلومات وأمانة المكتبات والنشر. إدارة الوثائق. المتطلبات العامة". يجب أن يؤخذ في الاعتبار أن تطبيق معيار دولي أو معيار بلد آخر يتم تنفيذه في الاتحاد الروسي عن طريق تضمين محتواه كليًا أو جزئيًا في الوثيقة التنظيمية المحلية الخاصة بالتوحيد القياسي. يحتوي هذا المعيار على أحكام بشأن المسؤوليات والسياسات والإجراءات والأنظمة والعمليات المرتبطة بوثائق المنظمات ، والمبادئ التوجيهية لإدارة الوثائق في إطار إدارة الجودة وعمليات الإدارة. بيئةوفقًا للمعايير الدولية ISO 9001 و ISO 14001 ، القواعد الارشاديةعلى تصميم وتنفيذ أنظمة إدارة الوثائق.

تعريف:المستند - معلومات التعريف المسجلة على وسيط ملموس تم إنشاؤها واستلامها وتخزينها من قبل منظمة أو فرد كدليل أثناء التأكيد الإلتزامات القانونيةأو الأنشطة التجارية.

يمكن تصنيف جميع الوثائق المتداولة في عملية تداول الوثائق الحكومية والبلدية وفقًا لمعايير مختلفة.

1. وفقًا لطريقة التوثيق ، يمكن تصنيف المستندات إلى مستندات مكتوبة ، ونصية ، ومكتوبة بخط اليد ، ومكتوبة على الآلة الكاتبة ، وإلكترونية ، وتصويرية ، وصورة ، وصوتية ، ومستندات أفلام ، ووثائق على وسائط الآلة.

وثيقة مكتوبة- مستند نصي ، يتم تسجيل المعلومات الخاصة به بأي نوع من الحروف.

مستند نصي- وثيقة تحتوي على معلومات الكلام المسجلة بأي نوع من الكتابة أو أي نظام تسجيل صوتي.

وثيقة مكتوبة بخط اليد– وثيقة مكتوبة، أثناء إنشاء الحرف الذي يتم تطبيقه يدويًا.

وثيقة مكتوبة على الآلة الكاتبة- وثيقة مكتوبة ، يتم أثناء إنشائها تطبيق أحرف الحرف بالوسائل التقنية.

وثيقة إلكترونية- تم إنشاؤه وقراءته بمساعدة تكنولوجيا الكمبيوتر.

وثيقة مصورة- وثيقة تحتوي على معلومات يتم التعبير عنها من خلال صورة كائن.

وثيقة ضوئية- وثيقة تصويرية تم إنشاؤها بطريقة التصوير الفوتوغرافي.

الوثيقة- وثيقة تحتوي على معلومات صوتية مسجلة بواسطة أي نظام تسجيل صوتي.

وثيقة الفيلم- وثيقة مصورة أو سمعية بصرية تم إنشاؤها بطريقة سينمائية.

وثيقة الآلة- وثيقة تم إنشاؤها باستخدام وسائل الإعلام وطرق التسجيل التي تضمن معالجة معلوماتها بواسطة جهاز كمبيوتر إلكتروني.

2. فيما يتعلق بعنصر التحكم ، تصنف المستندات على النحو التالي:

✓ للوارد (الواردة إلى المنظمة) ؛

✓ الصادرة (مرسلة من المنظمة) ؛

✓ داخلية (خلقت في هذه المنظمة ولا تتجاوز حدودها).

3. حسب عدد القضايا المثارة في الوثيقة ، يتم تصنيفها:

✓ للبساطة.

✓ معقد.

تحتوي المستندات البسيطة على بيان بقضية واحدة. تتضمن الوثائق المعقدة العديد من القضايا ، قد تهم العديد من المسؤولين ، والأقسام الهيكلية ، والمؤسسات.

4. بتقييد الوصول ، يتم تصنيف المستندات:

✓ للسرية.

✓ للاستخدام الرسمي ؛

✓ غير مصنف (بسيط).

يتم تصنيف المستندات التي تحتوي على معلومات خاضعة للحماية. اعتمادًا على الأهمية ، يتم تقسيم هذه المعلومات إلى معلومات ذات أهمية خاصة وسرية للغاية ( سر الدولة) ، سري (سر رسمي) ويتم تمييزها على التوالي بطوابع "الأهمية الخاصة" و "سري للغاية" و "سري".

يمكن استخدام المستندات للاستخدام الرسمي التي تحتوي على معلومات غير سرية من قبل موظفي هذه المؤسسة. تم وضع علامة "للاستخدام الرسمي فقط" على هذه المستندات.

5. حسب طريقة عرض النص ، تم تصنيف الوثائق على النحو التالي:

✓ للفرد.

✓ استنسل

✓ نموذجي

✓ نموذجي.

✓ موحد على شكل استبيان وجدول.

من حيث المحتوى ، تكون المستندات الفردية محددة ، ولها طابع مستند لمرة واحدة.

في المستندات النموذجية ، يتم تقديم المعلومات في شكل نص مع مسافات مصممة لملئها بمعلومات متغيرة اعتمادًا على الموقف المحدد. أمثلة على نصوص النماذج: نماذج شهادات قسم شؤون الموظفين وشهادات السفر.

الوثائق النموذجية هي تلك المصممة لتقديم عمليات وظواهر متجانسة: نموذجية العملية التكنولوجية، نموذج لوائح داخلية ، إلخ.

يتم استخدام النماذج النموذجية لإعداد وتنفيذ المستندات عن طريق القياس (تسمية تقريبية لشؤون المنظمة).

الاستبيان هو طريقة لتقديم نص موحد ، حيث توجد معلومات ثابتة على الجانب الأيسر من المستند ، ويتم إدخال المتغير في المستند في عملية تجميعه على الجانب الأيمن من المستند.

الجدول عبارة عن مستند يتم فيه وضع معلومات ثابتة في عناوين الأعمدة وعناوين السطور ، ويتم وضع المتغير عند تقاطع الأعمدة والخطوط المقابلة. يحتوي النص ، المقدم في شكل جدول ، على سعة معلومات كبيرة ، ويسمح لك بالتصنيف الصارم للبيانات المماثلة وتلخيصها بسهولة. يتم وضع جدول التوظيف وجدول الإجازات والمستندات الأخرى في شكل جدول.

6. وفقًا لشروط التخزين ، يتم تقسيم المستندات:

✓ للمستندات ذات فترة التخزين الدائم ؛

✓ فترة تخزين مؤقتة (أكثر من 10 سنوات) ؛

GOST ISO R 15489-1: 2007 "نظام معايير المعلومات وأمانة المكتبات والنشر. إدارة الوثائق. المتطلبات العامة".

قرار وزارة الثقافة في الاتحاد الروسي بتاريخ 25 أغسطس 2010 رقم 558 "بشأن الموافقة على قائمة الإدارة النموذجية وثائق أرشيفيةتشكلت في سياق أنشطة هيئات الدولة والحكومات والمنظمات المحلية ، مع الإشارة إلى فترات التخزين.

إرسال عملك الجيد في قاعدة المعرفة أمر بسيط. استخدم النموذج أدناه

سيكون الطلاب وطلاب الدراسات العليا والعلماء الشباب الذين يستخدمون قاعدة المعرفة في دراساتهم وعملهم ممتنين جدًا لك.

وثائق مماثلة

القانون المدنيالاتحاد الروسي ، الذي يحدد الأساس القانوني للنشاط الكيانات القانونيةوتوثيقها. التنظيم المعياري والمنهجي للعمل المكتبي (أو دعم التوثيق للإدارة) ، وأوجه القصور في التشريع.

ورقة مصطلح تمت إضافتها في 02/12/2014


مفهوم ومبادئ ووظائف نظام الحكم الذاتي المحلي في روسيا. أنظمةالحكم الذاتي المحلي كموضوع لإنفاذ القانون. القوانين التنظيمية على المستوى الاتحادي ، الموضوعات الاتحاد الروسيوأنظمة الحكم المحلي.

ورقة مصطلح ، تمت الإضافة في 11/12/2008


مفهوم وتطوير الأساس القانوني للحكم الذاتي المحلي. دستور الاتحاد الروسي ، والقوانين الفيدرالية ، والقرارات القانونية لسلطات الدولة في نظام الإجراءات القانونية بشأن الحكم الذاتي المحلي. المبادئ الأساسية للحكم الذاتي المحلي للاتحاد الروسي.

الملخص ، تمت الإضافة 06/02/2008


مفهوم وجوهر الحكم الذاتي المحلي. الإطار القانونيحكومة محلية. الوثائق الرئيسية التي تنظم اختصاص المجتمعات. ميزات الحكم الذاتي في الجانب القطري. هيئات الحكم الذاتي المحلية في مستوطنة ريفية.

ورقة مصطلح ، تمت إضافتها في 12/24/2011


موقف الحكومة المحلية في هيكل الدولةالبلدان و النظام السياسيالمجتمع ، له الإطار القانوني. الإطار التشريعيالحكومة المحلية في MO GO "مدينة يوجنو ساخالينسك". طرق حل مشكلة الموازنة المحلية.

ورقة مصطلح ، تمت الإضافة في 03/13/2009


التنظيم السليم لدعم التوثيق للإدارة في هيئات الدولة. عملية الإدارة في هيئات الشؤون الداخلية (OVD). العناصر الرئيسية ومحتوى وأنواع ومهام العمل المكتبي في إدارة الشؤون الداخلية ولائحته القانونية.

ورقة المصطلح ، تمت إضافة 11/27/2011


الاعتراف الرسمي والعام بالحكم الذاتي المحلي كمؤسسة ديمقراطية. مواضيع اختصاص الحكم الذاتي المحلي ، القضايا ذات الأهمية المحلية ، سلطات الدولة. المشاكل المتعلقة بتنفيذ مهام الحكم الذاتي المحلي.