سير العمل هو حركة المستندات في المؤسسة من لحظة إنشائها أو استلامها حتى اكتمال التنفيذ أو الإرسال.
وتجدر الإشارة إلى أنه في هذا التعريف ، ينصب التركيز على الكلمات "حركة المستندات" ، أي مسارها من وحدة أو من موظف إلى آخر. في الوقت نفسه ، يتم تحديد ترتيب حركة المستند (مسارهم) مسبقًا من خلال عملية الإدارة المقبولة في هذه المنظمة. على سبيل المثال ، إذا طلب رئيس المنظمة أن يتم إبلاغه أولاً بجميع المستندات المستلمة وأنه هو الوحيد الذي سيعين المنفذ ، فسيكون مسار حركة المستند متعدد المراحل من أعلى إلى أسفل. إذا تم تنفيذ تقسيم الوظائف بين الأقسام الهيكلية والموظفين بشكل واضح في المنظمة ، فستنتقل معظم المستندات على الفور إلى القسم لفناني الأداء ، أي أن المسار سيكون مختلفًا وأقصر بكثير. وبنفس الطريقة ، فإن حركة الوثيقة عند الموافقة والتوقيع تعتمد على الإجراء المتبع في المؤسسة لتوزيع الواجبات وتفويض السلطة للموظفين. وبالتالي ، فإن سير العمل يعتمد على نظام الإدارة ، فهو ثانوي بالنسبة له ، ولكن في نفس الوقت ، فإن سير العمل ، الذي يعكس نظام الإدارة ، هو الذي يسمح لك برؤيته بصريًا.
على الرغم من الطبيعة الثانوية لترتيب حركة المستندات فيما يتعلق بأهداف وغايات المنظمة ، فمن المستحسن توحيد وتنظيم تدفق المستندات. لذلك ، على سبيل المثال ، في القسم "3.1 تنظيم سير العمل" نظام الدولةدعم التوثيق الإداري (GSDM) ، يُقترح إصلاح إجراءات مرور المستندات داخل المنظمة في المخططات التكنولوجية الخاصة ، والتي تم تطويرها بواسطة خدمات دعم التوثيق الإدارية (DOE). يجب أن تعكس هذه المخططات جميع مراحل ونقاط المرور معلومات وثائقيةوشروط تجهيز وتنفيذ الوثائق.
في السلسلة التكنولوجية لمعالجة المستندات ونقلها ، يتم تمييز المراحل التالية:
џ القبول والمعالجة الأولية للوثائق التي تتلقاها المنظمة ؛
џ استعراض أوليوتوزيع الوثائق.
џ تسجيل الوثائق.
џ السيطرة على التنفيذ.
џ المعلومات والعمل المرجعي.
تنفيذ المستندات وإعدادها واعتمادها وتنفيذها.
џ إيفاد القضية أو الإحالة إليها.
يمكن تنفيذ كل مرحلة من المراحل المذكورة أعلاه في كل من التكنولوجيا التقليدية والآلية.
نظرًا لحقيقة أن سير العمل يعكس نظام الإدارة ، مما يسمح لك برؤيته بصريًا ، فإن تحليل سير العمل مهم للغاية لتحسين عمل الجهاز الإداري.
في الوقت نفسه ، عند تحليل سير العمل ، ككائن للدراسة ، يمكن للمرء أن يفكر في مستند منفصل ، وتدفق مستندات ، ووثائق العملية التكنولوجية. ومع ذلك ، يمكن تسمية تدفق المستندات بالهدف الأساسي للبحث والتحسين.
تدفق المستندات هو تدفق للوثائق المتداولة بين نقاط المعالجة وإنشاء المعلومات (رؤساء المنظمة والأقسام الهيكلية ، والمتخصصون) ونقاط المعالجة الفنية للوثائق: البعثة ، والسكرتارية ، والمكتب ، وخدمة النسخ ، إلخ.
في كل مؤسسة ، يمكن تمييز تدفقات المستندات التالية:
تدفق الوثائق الواردة ، والتي تتكون من الوثائق التي تتلقاها المنظمة ؛
џ تدفقات الوثائق الداخلية ، التي تتكون من وثائق تم إنشاؤها في المنظمة وليس المقصود منها تجاوز حدودها ؛
تدفق الوثائق الصادرة ، والتي تتكون من الوثائق المعدة للإرسال إلى المنظمات الأخرى.
يتميز تدفق المستندات بالمعلمات الرئيسية التالية:
- - المحتوى أو الانتماء الوظيفي ؛
- - بنية؛
- - الوضع أو الدورية ؛
- - اتجاه؛
- - الصوت.
يتم وصف هيكل تدفق المستندات بواسطة العلامات ، والتي وفقًا لها يمكن تصنيف المستندات وفهرستها ، وقد تم تشكيل نظام جهاز مرجعي علميوثائق المنظمة. إلى حد كبير ، يتوافق هيكل تدفقات المستندات مع الغرض الوظيفي للوثائق المكونة لها.
يتم تحديد وضع أو دورية تدفق المستند من خلال التغيير في وقت تحميل المعلومات الخاص به. عادة ما ترتبط هذه التغييرات بالطبيعة الدورية للتخطيط وتلخيص العمل ، والانخفاض الموسمي في الأعمال ، والنشاط السياسي والإداري ، والإيقاعات الداخلية لعمل المنظمة.
يعتمد اتجاه تدفق المستندات على محتوى ارتباط تقني محدد في معالجة المستندات: المستندات المسجلة وغير المسجلة ، والمستندات التي يتم تنفيذ التحكم في التنفيذ من قبل خدمة DOW وعدم تنفيذها ، إلخ. يتأثر اتجاه تدفق المستندات أيضًا بطريقة التقييم والتصديق على المستندات التي تشكل هذا التدفق: التنسيق والموافقة والتعريف وغيرها.
يتم قياس حجم تدفق المستندات من خلال العدد الفعلي للمستندات (النسخ الأصلية والنسخ) ، والتي يمكن تحديدها أو استكمالها بحجم المعلومات الواردة في المستندات ، معبراً عنها في الأوراق ، والعلامات ، وعدد التعليمات ، والمنفذين ، إلخ. .
عدد مستندات جميع التدفقات ، بغض النظر عن طريقة الإنشاء والاستلام (التسليم) ، أي بما في ذلك الفاكس والبريد الإلكتروني والتسليم عن طريق البريد أو الزائر ، سيكون الحجم الإجمالي لتدفق مستندات المنظمة.
المحاسبة عن حجم تدفق المستندات للمؤسسات والمنظمات
حجم سير العمل هو عدد المستندات التي تتلقاها المؤسسة وتقوم بإنشائها لفترة معينة
كمية الأوراق المطلوبة من أجل:
- 1. حساب فعالية استخدام الأتمتة والميكنة للعمل المكتبي ؛
- 2. حساب العدد المطلوب من موظفي المكتب.
- 3. تعريف عبء العمل خدمات ما قبل المدرسةبما في ذلك سكرتير الرئيس وسكرتير الوحدة الهيكلية.
بشكل عام ، يُظهر حجم تدفق المستندات عبء العمل على الجهاز الإداري بأكمله ، tk. يتعين على جميع موظفيه التعامل مع المستندات.
يتم الحساب عادةً وفقًا لنماذج تسجيل المستندات الواردة والداخلية (عادةً حسب النوع) والمستندات الصادرة. يجب أن يؤخذ في الاعتبار أنه في معظم المؤسسات ، كقاعدة عامة ، يتم أخذ عدد المستندات الواردة المسجلة فقط في الاعتبار ، ونادراً ما يتم حساب المستندات التي لا تخضع للتسجيل ، على الرغم من أن عددها يتجاوز بشكل كبير عدد المستندات المسجلة. المستندات الداخليةلم يتم تسجيلها دائمًا أيضًا. على سبيل المثال ، التقارير و ملاحظات توضيحيةوالمراجع وما إلى ذلك. وبالتالي يصعب حساب عددها بالضبط.
بالإضافة إلى ذلك ، لا تؤخذ حركة نسخ الوثائق في الاعتبار ، والتي في المتوسط و المنظمات الكبيرةالذين لم يتحولوا بعد إلى أنظمة مؤتمتةيمكن أن تزيد الأعمال الورقية بشكل كبير من العدد الإجمالي للوثائق.
ابسط شكليبدو بيان تدفق المستند كما يلي:
بالعودة إلى تحليل تدفقات المستندات ، يمكن ملاحظة أن الأهداف الرئيسية لدراسة تدفقات المستندات الخاصة بالمنظمة هي:
تحسين كفاءة نشاطات الادارة;
تسريع حركة المستندات في المنظمة ؛
تقليل تعقيد معالجة المستندات.
لتحليل حركة المستندات وإصلاحها ، تتمثل الوسيلة البسيطة والمرئية إلى حد ما في تجميع الرسوم البيانية الرسومية وخرائط الطرق التكنولوجية ، والتي تعكس خطوة بخطوة العمليات التي يتم تنفيذها مع المستندات وفناني الأداء وإجراءات تنفيذ العمليات. يمكن استكمال خرائط الطرق التكنولوجية بالوقت ، فضلاً عن التكاليف المالية في كل مرحلة من مراحل مرور المستندات. بالإضافة إلى برامج التشغيل وخرائط الطرق التكنولوجية للعرض المرئي ، ودراسة سريعة لترتيب التجميع والمعالجة مستندات منفصلة، بالإضافة إلى تدريب هؤلاء الموظفين المعينين حديثًا بأقل تكلفة ، يمكن استخدام طرق أخرى للتمثيل المرئي لحركة المعلومات الوثائقية: السلاسل التكنولوجية ، الرسوم البيانية ، الرسوم البيانية ، البرامج الوثائقية ، إلخ. إذا لزم الأمر ، يمكن أيضًا تطبيق طرق أكثر تعقيدًا لمعالجة المعلومات التي تم جمعها ، على سبيل المثال ، بناء نماذج المعلومات.
بعد تلقي نتائج تحليل هيكل سير العمل ، من الممكن تحسين سير العمل وترشيده.
الوكالة الاتحادية للتعليم
المؤسسة التعليمية الحكومية
التعليم المهني العالي
جامعة دون ستيت التقنية
كلية العلوم الاجتماعية والإنسانية
اختبار
في مجال "تنظيم وتكنولوجيا دعم الوثائق للإدارة"
- الموضوع: حجم تدفق المستندات للمؤسسة. محاسبة عدد الوثائق في المنظمة. مراحل حركة الوثائق الصادرة في المنظمة "
إجراء:
طالب من مجموعة GZDU 3-1
Kalaktsuzova كريستينا سيرجيفنا
رقم دفتر القيد 073799
التحقق:
مرشح العلوم الاقتصادية ، أستاذ مشارك
Vatolina M.V.
روستوف اون دون
2009
مقدمة 3
- حجم تدفق المستندات للمؤسسة. محاسبة عدد الوثائق في المنظمة. أربعة
مراحل حركة المستندات الصادرة في المنظمة. 7
- اللوائح الخاصة بخدمة الدعم الوثائقي لإدارة ZAO Tekhkom. عشرة
قائمة الأدب المستخدم 19
الملحق 20
مقدمة
يتضمن تنظيم العمل بالوثائق تنظيم تدفق المستندات للمؤسسة ، وتخزين المستندات واستخدامها في أنشطة المؤسسة. تدفق المستندات للمؤسسة هو مجموعة من الإجراءات المترابطة التي تضمن نقل المستندات في المؤسسة من لحظة إنشائها أو استلامها حتى اكتمال التنفيذ أو الإرسال. من أجل تنظيم سير العمل بشكل عقلاني ، يتم توزيع جميع المستندات بين تدفقات المستندات ، على سبيل المثال ، المستندات المسجلة وغير المسجلة ؛ الوثائق الواردة والصادرة والداخلية ؛ المستندات المرسلة والمستلمة من المنظمات العليا ، أو المستندات المرسلة أو المستلمة من المنظمات التابعة ، إلخ. تدفق المستندات هو مجموعة من المستندات التي تؤدي غرضًا محددًا في عملية تدفق المستندات.
من سمات تدفق المستند حجمه. يشير حجم سير العمل إلى عدد المستندات التي تتلقاها المنظمة والتي أنشأتها خلال فترة زمنية معينة ، عادةً ما تكون عام. حجم سير العمل هو مؤشر مهم يستخدم كمعيار عند اتخاذ قرار بشأن اختيار الشكل التنظيمي للعمل المكتبي ، وتنظيم نظام استرجاع المعلومات لوثائق المؤسسة ، وهيكل خدمة العمل المكتبي ، والموظفين وغير ذلك. مسائل.
حجم تدفق المستندات للمؤسسة. المحاسبة عن عدد الوثائق في المنظمة.
حجم سير العمل هو مؤشر مهم يستخدم كمعيار عند اتخاذ قرار بشأن اختيار الشكل التنظيمي للعمل المكتبي ، وتنظيم نظام استرجاع المعلومات لوثائق المؤسسة ، وهيكل خدمة العمل المكتبي ، والموظفين وغير ذلك. مسائل. تعد وظيفة محاسبة المستندات من أهم وظائف تنظيم العمل مع المستندات.
حجم سير العمل هو الوسيلة الرئيسية لتحديد الاحتياجات الحقيقية في التكنولوجيا التنظيمية والحاسوبية ، واختيار النظام الأكثر فعالية لتسجيل المستندات وبناء جهاز مرجعي. يُفهم حجم سير العمل على أنه عدد المستندات المسجلة في مكان التسجيل لفترة زمنية محددة
تسجل خدمة دعم الوثائق للمنظمات ، كقاعدة عامة ، عدد الوثائق سنويًا. يجب أن تكون نتائج المحاسبة هي الأساس لتحديد الملاك الوظيفي للخدمة نفسها ، والتخطيط ، والاستحواذ الوسائل التقنيةمعالجة الملف. يمكن أن يُظهر تحليل سير العمل الكثافة الإجمالية لعمل الموظفين ، وديناميكيات هذا التوتر خلال العام ، وإحصاءات أخرى ذات أهمية.
لكي يحقق هذا العمل نتائج حقيقية ، يجب أن يؤخذ كأساس لتخطيط تدابير مختلفة لتحسين دعم التوثيق والتنبؤ بفعالية هذه الأنشطة. يحدد هذا النهج مسبقًا بعض التعقيدات للمعلمات التي يمكن من خلالها مراعاة عدد المستندات ، ويجعل طريقة العد تعتمد على أهدافها ، ولكنها في النهاية تعطي إمكانية تلخيص متعدد لكل من المعلمات.
عدد نسخ الوثائق وتداولها بمثابة البيانات الأولية الرئيسية في تحديد المعدات التقنية المثلى والتكنولوجيا لتشغيل خدمة النسخ والضرب.
إن حجم العمل المطبوع على الآلة الكاتبة الذي يتم إجراؤه ، عند مقارنته بالمعايير النموذجية للوقت للعمل المطبوع على الآلة الكاتبة ، يجعل من الممكن تحديد العدد المطلوب من الموظفين التقنيين.
تتيح مؤشرات عدد المستندات الخاصة بفترات التخزين المختلفة إمكانية التنبؤ بشكل أكثر دقة بعمل أرشيف الأقسام ، والحاجة إلى وثائق الميكروفيلم ومدى ملاءمتها.
حجم سير العمل هو الوسيلة الرئيسية لتحديد الاحتياجات الحقيقية في التكنولوجيا التنظيمية والحاسوبية ، واختيار النظام الأكثر فاعلية لتسجيل المستندات وبناء جهاز مرجعي.
يُفهم حجم تدفق المستندات على أنه عدد المستندات المسجلة في مكان التسجيل للفترة الزمنية المحددة. تعتبر وحدة الحساب بمثابة المستند نفسه (الأصل) ، وكل نسخة من نسخها (استنساخ الإعارة). لتبسيط العملية الحسابية ، يوصى بأن يتم احتساب المستند المنسوخ في 10 نسخ على أنه عشرة مستندات.
يجب إجراء حساب وتحليل مؤهل وعالي الجودة لتدفق المستندات في المؤسسات مرة واحدة سنويًا بواسطة مجموعة مخصصة من الموظفين تحت إشراف خدمة التوثيق. مطلوب حساب وتحليل سير العمل عند تجميع الجدول الزمني للمؤسسة. حيث:
- يحسب عدد الوثائق في أماكن تسجيلها حسب استمارات التسجيل ؛
يتم عد المستندات غير المسجلة أثناء عرض ورقة تلو الأخرى في أماكن تخزينها ؛
يتم تحديد عدد النسخ المطبوعة التي تم إنشاؤها بواسطة المجلات لتسجيل الأعمال المكتوبة على الآلة الكاتبة في مكتب الآلة ومن خلال إجراء مقابلات مع الموظفين في الانقسامات الهيكليةمع اللامركزية في الأعمال المكتوبة على الآلة الكاتبة ؛
يمكن حساب تداول المستندات وفقًا لسجلات تسجيل الطلبات أو أوامر النسخ ونسخ العمل ؛
إذا كانت المنظمة تنطبق أشكال موحدةوتم تجميع صحيفة زمنية تتضمن تداول النماذج ، ثم في هذه الحالة يتم استخدام بيانات صحيفة الوقت عند حساب الرقم المستندات التي تم إنشاؤهاوتستكمل بمؤشرات التداول الكلي لتكاثرها. في الوقت نفسه ، يتم تحديد صحة إثبات تداول النماذج في بطاقة التقرير والاستهلاك الفعلي للورق لنفس الفترة ؛
تؤخذ مقترحات المواطنين وبياناتهم وشكاويهم في الاعتبار بشكل مستقل ؛
يمكن إجراء حساب لعدد مستندات المنظمة وفقًا للمنهجية المختارة في وقت واحد ، بشكل دوري ، ولكن مرة واحدة على الأقل في السنة بتوجيه ومشاركة خدمة دعم التوثيق. المؤشرات والمقدمة لإدارة المنظمة. في الوقت نفسه ، ينبغي أيضًا إعداد المقترحات لتحسين العمل بالوثائق ودعمها الفني.
- مراحل حركة المستندات الصادرة في المنظمة.
يتم فرز المستندات التي ترسلها المنظمة ، بما في ذلك على الوسائط الآلية ، وتعبئتها وإرسالها بالبريد وتسليمها إلى مكتب البريد.
تتم المعالجة والإرسال مركزيًا بواسطة وكيل الشحن أو قسم المكتب أو السكرتير وفقًا للوائح البريد المعمول بها.
تقبل البعثة مستندات الشحن المنفذة بالكامل وموقعة ومسجلة بعلامة على فئة المغادرة.
تتحقق خدمة إدارة السجلات من صحة المستندات ووجود الطلبات المحددة في المستند ومراسلات عدد النسخ مع عدد المرسل إليهم وتواريخ التوقيع والتسجيل والإرسال.
يتم إرجاع المستندات غير المشكّلة أو المنفذة بشكل غير صحيح إلى المنفذين لمراجعتها على الأقسام الهيكلية.
بالنسبة للمراسلات المسجلة ، يقوم موظفو المكتب بتجميع قائمة جرد للتوزيع ، والتي يتم فيها لصق اسم الموظف وتاريخ الإرسال على الرحلة الاستكشافية.
يتم قبول المستندات الموجودة على وسائط الماكينة للشحن في عبوات تفي بالمتطلبات الفنية ، إذا كان هناك خطاب تغطية تم إعداده وتسجيله بالطريقة المحددة
تتم معالجة المستندات المقدمة للإرسال وإرسالها في نفس اليوم أو في موعد لا يتجاوز النصف الأول من يوم العمل التالي.
تتضمن حركة المستندات الصادرة الخطوات التالية:
1. إعداد المنفذ لمشروع الوثيقة.
2. تنسيق (الموافقة) على مشروع الوثيقة.
3. الانتهاء من مسودة الوثيقة على أساس التعليقات.
4. إعادة الموافقة على الوثيقة.
5. توقيع الوثيقة من قبل الرئيس.
6. تسجيل المستند (في خدمة المؤسسة التعليمية لمرحلة ما قبل المدرسة أو في الوحدة ، إذا كانت الوثيقة موقعة من قبل رئيس الوحدة).
7. تحويل المستند إلى خدمة المؤسسة التعليمية لمرحلة ما قبل المدرسة (إذا تم توقيع المستند من قبل رئيس الوحدة).
8. إرسال المستند للمراسل وتحويل النسخة إلى الملف.
مراحل معالجة المستندات الصادرة:
1. يتم إعداد المستند الصادر من قبل المقاولفي القسم (يتم وضع مسودة الوثيقة والاتفاق عليها). في أغلب الأحيان ، يقوم المنفذ بإعداد الوثيقة الصادرة ، ويتحقق السكرتير من صحة التنفيذ.
2. وثيقة مكتملة أرسل إلى المدير للتوقيع.الشركات.
3. بعد التوقيع من قبل رئيس الوثيقة التسجيلسكرتير أو مكتب.
4. وثيقة مسجلة إرسالها إلى المرسل إليه. يجب أن يتم الإرسال في يوم استلام الوثيقة في المكتب.
5. نسخة نسخةسكرتير الوثيقة مخيط في العلبة.
اللوائح الخاصة بخدمة الدعم الوثائقي لإدارة CJSC Tekhkom
1. أحكام عامة
- 1.1 خدمة دعم التوثيق الإداري هي وحدة هيكلية مستقلة تقدم تقاريرها مباشرة إلى مدير CJSC Tekhkom.
- 1.2 تسترشد خدمة الدعم الوثائقي للإدارة في أنشطتها بالقوانين التشريعية والتنظيمية الأخرى سلطة الدولةوإدارة الاتحاد الروسي والكيانات المكونة للاتحاد ، والوثائق الإدارية للسلطات العليا و ZAO Tekhkom و GSDOU والقواعد والتعليمات والتوصيات المنهجية التي طورتها ZAO Tekhkom وغيرها من المعايير المعمول بها بشأن قضايا الدعم الوثائقي لإدارة هذا اللائحة. يتم تنظيم أنشطة العاملين في المكاتب من خلال التوصيف الوظيفي.
- 1.3 يرأس خدمة دعم التوثيق للإدارة رئيس خدمة دعم التوثيق للإدارة ، الذي تم تعيينه في هذا المنصب وفصله من المنصب بأمر من مدير ZAO Tekhkom.
- 1.4 يتم تعيين شخص حاصل على تعليم مهني عالي وخبرة عملية في خدمات مؤسسة تعليمية لمرحلة ما قبل المدرسة لمدة عامين على الأقل في منصب رئيس خدمة إدارة المستندات.
أ) أقسام المحاسبة والتسجيل والرقابة وتحسين العمل بها
الوثائق وتنفيذ الوسائل التقنية ؛
ب) النظر في الرسائل (الشكاوى) ؛
ج) السكرتارية.
د) الرحلة الاستكشافية.
ه) مكتب الطباعة.
و) مكتب النسخ والاستنساخ.
ز) الأرشيف.
1.6 خدمة التوثيق الإداري
إلخ.................
كل شركة لديها تدفق المستندات الخاص بها. مع التنظيم المناسب ، سوف تتطور المنظمة بنجاح. وهذا ينطبق على إدارة المستندات الورقية والإلكترونية. عادة ما يكون حجم تدفق المستندات في المؤسسات كبيرًا ، لذلك يتم تعيين أشخاص مسؤولين في هذا المجال للامتثال لجميع المعايير.
تعريف
ما هو تدفق المستندات وحجم تدفق المستندات؟ هذه العمليةيتضمن إعداد وتنسيق وقبول ونقل وإرسال الوثائق. يتم تعريفه أيضًا على أنه الانتقال من التجميع إلى الاستلام أو النقل إلى أرشيف المستندات.
المستندات نفسها هي:
1. واردة - تأتي من مؤسسات أخرى.
2. الصادرة - ترسل خارج الشركة.
3. داخلية - يتم إنشاؤها وتبقى داخل الشركة.
تؤسس هذه الفئات تدفق المستندات باتجاهات مختلفة - أفقية ورأسية. الأول يعني أن الأوراق والملفات الإلكترونية تنتقل بين أقسام المستوى الأول. الثاني يربط التقسيمات من مختلف المستويات.
قد تختلف الفروق الدقيقة في تدفق المستندات وحجم تدفق المستندات في المؤسسات. في الظروف الحديثة وسائط ورقيةتم إستبداله ملفات إلكترونية. لكن مع ذلك ، تعمل معظم الشركات على نظام مختلط.
نماذج
تعتبر القاعدة الرئيسية المتعلقة بتنظيم سير العمل ، حجم سير العمل ، بمثابة التحسين. من المهم تقليل "التوقفات" الوسيطة لضمان كفاءة حركة الأوراق.
هناك 3 أشكال لإدارة الوثائق:
1. مركزية. الأوراق في مكان واحد. عادة ، يتم استخدام سكرتارية أو مكتب لهذا الغرض. تؤدي هذه الإدارات العديد من المهام المتعلقة بتسجيل الأوراق ومعالجتها وتخزينها.
2. اللامركزية. تتركز الأوراق في عدة أقسام حيث يتم تنفيذ العمليات اللازمة. هذا منمقبولة في شركة لا يوجد فيها قسم واحد وتقع على مسافة بعيدة.
3. مختلط. له خصائص الأنواع السابقة.
يتم اختيار النموذج وفقًا لحجم وهيكل الشركة. على سبيل المثال ، تحتاج شركة صغيرة إلى شركة مركزية ، حيث يتم تنفيذ هذا العمل من قبل سكرتير المرجع. في الشركات الكبيرة ، في شكل مختلط ، يتم إنشاء خدمات خاصة تتعامل مع العمل المكتبي. تعتبر اللامركزية مهمة حيث توجد عدة مكاتب لتخزين الأوراق.
مبادئ
التأخير ، والتسليم غير المناسب للأوراق يشهد على سير العمل غير الصحيح. هذا يؤدي إلى تعطيل المشروع. لذلك ، من المهم أن تتضمن عملية سير العمل المبادئ التالية:
1. الوضوح. يعني أن الأوراق يجب أن يكون لها اتجاه واضح دون عقبات. لذلك ، تحتاج الشركات إلى اتباع نمط حركة معين.
2. الاستمرارية. يجب توفير شروط الحركة المستمرة لتدفق المستندات.
3. الإيقاع. بدون تحديد مواعيد نهائية لمعالجة الأوراق ، لن يكون هناك عمل مستمر للشركة. تسمح اللائحة بتنظيم هذا المجال.
4. التوازي. بدون هذا المبدأ لن يكون هناك عمل فعال وجيد التنسيق. لا يتم تنفيذ نفس العملية من قبل عدة مشاركين.
على الرغم من أن المبادئ مستقلة ، إلا أنها مترابطة مع بعضها البعض. حتى لو تم انتهاك أحدهم ، فإن النظام في حالة من الفوضى.
مراحل
يفترض ترتيب تداول الوثيقة مراعاة جميع مراحلها. يضمن مرورهم التشغيل الصحيح لأي منظمة. يجب أن يكون لدى المؤسسة مخططات تدفق المستندات. تشمل خطوات المعالجة ما يلي:
1. تجميع والتحقق من الوثائق من قبل شخص مسؤول.
2. تنسيق المعلومات.
3. أوراق التوقيع.
4. التسجيل.
5. إنجاز المهام.
6. التسجيل.
7. إتلاف وإرسالها إلى الأرشيف.
الأوراق الخارجية لها تدفقات 2: الصادرة والواردة. تمر الوثائق الصادرة من خلال:
1. التجميع والتحقق.
2. التنسيق والتوقيع.
3. تسجيل وإزالة النسخ.
4. الإرسال.
تحتوي الوثائق الواردة على مخطط سير العمل التالي:
1. القبول والقبول.
2. المقابل والتسجيل.
4. التنفيذ.
5. تسجيل التقرير.
6. الانتقال إلى الأرشيف.
منظمة
من أجل التنظيم المناسب لسير العمل ، تم إنشاء قواعد ، سيسمح تنفيذها باتباع المبادئ التالية:
1. تقليل عدد الخدمات التي تمر من خلالها الأوراق.
2. تقليل عدد المرتجعات ، أي أنه من الضروري الالتزام بتسلسل معالجة المستندات.
3. النقل والمعالجة عن طريق القواعد العامة.
مع تنفيذ هذه القواعد ، سيكون من الممكن تحقيق الهدف الرئيسي للعمل المكتبي - الكفاءة والكفاءة. مع الفوضى في هذا المجال ، لن يكون عمل المؤسسة عالي الجودة.
محاسبة
يتم التعبير عن حجم تداول المستند من خلال العدد الإجمالي للوثائق التي تتلقاها المؤسسة والتي أنشأتها لفترة معينة. يشير هذا المصطلح إلى عدد الأوراق والنداءات الأصلية لفترة زمنية محددة. يتم أيضًا أخذ نسخ المستندات التي تم إجراؤها بالوسائل التقنية في الاعتبار.
يتم وضع نتائج الحساب في ملخص ، شهادة. تشارك المنظمة في تطوير أشكالها. على سبيل المثال ، قد يكون لكل مؤسسة تكرارها الخاص لحساب تدفق المستندات: لكل شهر أو أسبوع أو سنة أو ربع سنة. تستخدم مجاميع الحجم في تحديد التوظيف وهيكل خدمة حفظ السجلات. هذه هي الطريقة التي تتم بها الأعمال الورقية.
تنفيذ
عند وصول المستند إلى المؤسسة ، يجب وضع علامة مناسبة. يتم تعيين رقم تسلسلي وتاريخ. يمكن أن يكون طابع. ثم يتم إدخال الأوراق التي تحتاج إلى التسجيل في نموذج خاص ، مثل مجلة.
بفضل نظام المعلومات والمراجع ، يمكنك البحث عن المستندات بمؤشرات مختلفة. نظرًا لتسجيل الموعد النهائي هناك ، يمكنك العثور عليها بحلول وقت التنفيذ. تستخدم هذه المعلومات للتحكم في تنفيذ الأوراق. تشغيله الأشخاص المسؤولين، وفي الشركات الصغيرة - سكرتير.
تقع مسؤولية حل المشكلات المحددة في الوثائق على عاتق إدارة الأقسام الهيكلية. تشمل ضوابط التوقيت:
1. التثبيت عند تسجيل المستندات.
2. تدقيق الأوراق.
3. اشعار فناني الأداء بانتهاء المواعيد النهائية لأداء العمل.
4. إدخال المعلومات.
5. إعلام الأشخاص المسؤولين.
6. إدخال بيانات الأداء.
7. تسجيل الشهادات للرقابة على التنفيذ.
الأوراق التي تتطلب الرد والتنفيذ يتم التحكم فيها بالضرورة. لأنه في الوثائق الإداريةتعتبر القرارات الواردة فيه خاضعة للرقابة ، ويجب التحكم في كل عنصر.
تخزين
في عملية نشاط أي مؤسسة ، يتم إعداد الوثائق التي لها أهمية علمية وعملية. يتضمن الكثير منهم المعلومات اللازمة لحل مشكلة معينة. بعد استخدام المعلومات ، تفقد الأوراق قيمتها. والبعض يمكن أن يحتفظ بقيمته لسنوات عديدة.
اعتمادًا على قيمة المعلومات ، يتم تخزين الأوراق:
1. مؤقتًا - حتى 10 سنوات.
2. مؤقتًا - من 10 سنوات.
3. باستمرار.
يتم تخزين النوعين الثاني والثالث لمدة عامين في الأقسام. ثم ينتقلون إلى فترة التخزين ولا يتم تحديدها بالشكل: إلكتروني أو ورقي. تعمل المحفوظات العادية والإلكترونية على نفس المبدأ.
إدارة المستندات الإلكترونية
تعمل بعض الشركات على المعالجة الإلكترونية للوثائق والتبادل بين المستلمين. للقيام بذلك ، يتم إنشاء قاعدة بيانات على الخادم ، حيث توجد جميع المعلومات. الوصول عبر متصفح. يسمح الوصول إلى الإنترنت والشبكة المحلية.
يتم تنزيل الوثائق أو تخزينها في مجلدات محددة ، والتي يتم توزيعها على أساس التسلسل الهرمي. للإنشاء والتعديل والحذف حق الأشخاص المنوط بهم مثل هذه الواجبات. في حالات أخرى ستفعل أنشطة غير قانونية. تم إنشاء أرشيف إلكتروني لتخزين الأوراق الإلكترونية.
يعد تنظيم العمل مع الوثائق مجالًا جادًا في أي مؤسسة. من المهم أن تعمل بطريقة منظمة وعلى أساس المبادئ المنصوص عليها في القانون. عندها فقط يتم ضمان نشاط الشركة المنسق جيدًا.
حجم تدفق المستندات هو عدد المستندات التي تتلقاها المنظمة والتي أنشأتها لفترة معينة
مقدار سير العمل مطلوب من أجل: حساب فعالية استخدام أتمتة وميكنة العمل المكتبي ؛ حساب العدد المطلوب من موظفي المكتب ؛ تحديد عبء العمل في خدمة المؤسسة التعليمية لمرحلة ما قبل المدرسة بما في ذلك سكرتير الرئيس وسكرتير الوحدة الهيكلية.
بشكل عام ، يُظهر حجم تدفق المستندات عبء العمل على الجهاز الإداري بأكمله ، tk. يتعين على جميع موظفيه التعامل مع المستندات.
يتم الحساب عادةً وفقًا لنماذج تسجيل المستندات الواردة والداخلية (عادةً حسب النوع) والمستندات الصادرة. يجب أن يؤخذ في الاعتبار أنه في معظم المؤسسات ، كقاعدة عامة ، يتم أخذ عدد المستندات الواردة المسجلة فقط في الاعتبار ، ونادراً ما يتم حساب المستندات التي لا تخضع للتسجيل ، على الرغم من أن عددها يتجاوز بشكل كبير عدد المستندات المسجلة. لا يتم أيضًا تسجيل المستندات الداخلية دائمًا. على سبيل المثال ، التقارير والمذكرات التوضيحية والشهادات وما إلى ذلك. وبالتالي من الصعب حساب عددهم بدقة
بالإضافة إلى ذلك ، لا تؤخذ حركة نسخ المستندات في الاعتبار ، والتي في المؤسسات المتوسطة والكبيرة التي لم تتحول بعد إلى أنظمة المكاتب الآلية ، يمكن أن تزيد بشكل كبير من العدد الإجمالي للوثائق.
يبدو أبسط شكل لشهادة حجم سير العمل كما يلي: 9
بالعودة إلى تحليل تدفقات المستندات ، يمكن ملاحظة أن الأهداف الرئيسية لدراسة تدفقات وثائق المنظمة هي: تحسين كفاءة أنشطة الإدارة ؛ تسريع حركة المستندات في المنظمة ؛ تقليل تعقيد معالجة المستندات.
لتحليل حركة المستندات وإصلاحها ، تتمثل الوسيلة البسيطة والمرئية إلى حد ما في تجميع الرسوم البيانية الرسومية وخرائط الطرق التكنولوجية ، والتي تعكس خطوة بخطوة العمليات التي يتم تنفيذها مع المستندات وفناني الأداء وإجراءات تنفيذ العمليات. يمكن استكمال خرائط الطرق التكنولوجية بالوقت ، فضلاً عن التكاليف المالية في كل مرحلة من مراحل مرور المستندات. بالإضافة إلى برامج التشغيل وخرائط الطرق التكنولوجية ، من أجل العرض المرئي ، والدراسة السريعة لإجراءات تجميع المستندات الفردية ومعالجتها ، بالإضافة إلى تدريب الموظفين المعينين حديثًا بأقل تكلفة ، يمكن أن تكون الطرق الأخرى للتمثيل المرئي لحركة المعلومات الوثائقية مستخدمة: السلاسل التكنولوجية والرسوم البيانية والرسوم البيانية والتوثيق وما إلى ذلك. إذا لزم الأمر ، يمكن أيضًا تطبيق طرق أكثر تعقيدًا لمعالجة المعلومات التي تم جمعها ، على سبيل المثال ، بناء نماذج المعلومات.
25.. مفهوم "تدفق المستندات" وتطوير تنظيمه التنظيمي والمنهجي. الإجابة في 21!
يتم التعبير عن حجم تداول المستند من خلال العدد الإجمالي للوثائق التي تتلقاها المنظمة والتي تم إنشاؤها فيها لفترة معينة .5 يُفهم حجم تداول المستند على أنه عدد النسخ الأصلية من المستندات الواردة والصادرة والداخلية والمستندات الخاصة بالمواطنين. الاستئناف لفترة معينة من الزمن.
يمكن لخدمة DOW ضبط أي تردد لحساب سير العمل: أسبوعي ، شهري ، ربع سنوي ، سنوي.
تخضع الوثائق والاقتراحات والتطبيقات الصادرة والواردة والداخلية للمواطنين لمحاسبة منفصلة.
يتم حساب عدد الرسائل الواردة والصادرة أثناء المعالجة الأولية أو إرسال المستندات وفقًا لنماذج التسجيل (المجلات). يتم تسجيل المستندات الداخلية في مكان تسجيلها أو إعدادها.
يتم احتساب كل وثيقة مرة واحدة فقط. الوثيقة نفسها تؤخذ كوحدة حساب. يتم النظر في نسخ المستندات التي تم إجراؤها باستخدام وسائل فنية مختلفة بشكل منفصل عن المستندات الأصلية. تحسب النسخ المنسوخة حسب مجلات العمل في مكتب الكتابة والنسخ والاستنساخ.
أثناء العقود الاخيرةتوصي التطورات التنظيمية والمنهجية لخدمة الأرشفة بتسجيل نتائج المحاسبة عن المستندات (ونسخها) للسنة في شكل كسور بسيطة ، حيث يشير البسط إلى عدد المستندات ، ويشير المقام إلى عدد نسخها ، على سبيل المثال: 34/106.
يتم وضع نتائج الحساب في شكل ملخص للبيانات عن حجم سير العمل. علاوة على ذلك ، يمكن إجراء التحليل الكمي والنوعي لتدفق المستندات. تُستخدم النتائج التي تم الحصول عليها عند حساب حجم سير العمل لتحديد الهيكل والتوظيف في خدمة PEI لتحليل عبء العمل في الأقسام الهيكلية والأفراد. أدوات أتمتة المكاتب.
تنظيم العمل مع الوثائق
هناك ثلاثة أشكال رئيسية لتنظيم العمل بالوثائق: المركزية واللامركزية والمختلطة.
يعتمد اختيار الشكل على طبيعة النشاط والوظائف الهيكل التنظيميالمنظمات.
يتم استخدام الشكل المركزي لتنظيم سير العمل في المؤسسات ذات سير العمل الصغير ؛ مع شكل لامركزي للعمل مع المستندات ، يتم تنفيذ جميع العمليات في الأقسام الهيكلية للمؤسسة ؛ يتم استخدام شكل مختلط من العمل مع المستندات في الجمعيات (المؤسسات) الكبيرة ذات الهيكل المعقد وكمية كبيرة من سير العمل. باستخدام هذا النموذج ، يتم تنفيذ جزء من عمليات التعامل مع المستندات (الاستقبال والإرسال والتحكم والتنفيذ) من قبل المكتب ، ويتم تنفيذ باقي العمليات (التسجيل ، وتكوين الملفات ، والتخزين الحالي ، وما إلى ذلك) بواسطة الهيكلية الوحدات 7
في السلسلة التكنولوجية لمعالجة المستندات ونقلها ، يمكن تمييز المراحل التالية:
استقبال الوثائق ومعالجتها الأولية ؛
دراسة أولية وتوزيع الوثائق ؛ - تسجيل الوثائق - مراقبة التنفيذ ؛ * - المعلومات والعمل المرجعي. - تنفيذ المستندات وإرسالها .8
يتم تحديد ترتيب حركة المستندات في المنظمة في مخططات مرور المستندات ، والتي يتم تطويرها بواسطة خدمة دعم التوثيق والموافقة عليها من قبل إدارة المنظمة. (الملحق 2)
تنظيم العمل مع المستندات هو خلق الظروف المثلى لجميع أنواع العمل مع المستندات - من لحظة إنشاء المستند أو استلامه حتى إتلافه أو نقله إلى تخزين الأرشيف.
مخطط حركة الوثيقة
يساهم التنظيم السليم لسير العمل في سرعة مرور المستندات في جهاز الإدارة والتحميل الموحد للإدارات و المسؤولين، له تأثير إيجابي على عملية الإدارة ككل.