7.1. نظام الجهاز المرجعي

جهاز المرجع العلمي (RSA) عبارة عن مجموعة منظمة من عناصر أوصاف المستندات (معلومات المستندات الثانوية) المقدمة في أنواع مختلفة من أدلة الأرشفة وقواعد البيانات المصممة للبحث عن المستندات ومعلومات المستندات.

نظام المرجع العلمي (SNSA) لوثائق أرشيف المنظمة عبارة عن مجموعة معقدة من الكتب المرجعية الأرشيفية المترابطة والمتكاملة ، وقواعد البيانات حول تكوين ومحتوى الوثائق التي تم إنشاؤها على أساس علمي ومنهجي واحد للبحث في الوثائق والمستندات. معلومات للاستخدام الفعال.

يتم تحديد تكوين أرشيفات SNSA للمنظمة حسب نوع الأرشيف وتكوين ومحتوى المستندات المخزنة فيه وطبيعة وأهداف البحث وكثافة استخدام المستندات.

عناصر SNSA لأرشيف المنظمة هي قوائم الجرد والكتالوجات وقواعد البيانات التي تعمل مثل هذه الأدلة ، وكذلك الفهارس ومراجعات الوثائق والمراجع التاريخية للصناديق الأرشيفية للمنظمة.

تنقسم الدلائل الأرشيفية للمنظمة إلى أنواع وفقًا للغرض المقصود منها: المخزون ، والفهرس ، والفهرس ، والمراجعة.

يمكن أن تكون الدلائل وقواعد البيانات الأرشيفية المتعلقة بتكوين ومحتوى وثائق المنظمة داخل الصناديق والصناديق المشتركة.

7.1.6. يطبق نظام SNSA استمرارية جهاز المحاسبة والمرجعية الذي تم إنشاؤه في العمل المكتبي وأرشيف المنظمات ، ودمجها مع SNSA لأرشيف الدولة.

تستند استمرارية أرشيفات المنظمات SNSA على وحدة متطلبات ومبادئ بنائها. تفترض هذه الاستمرارية التجميع الإجباري في العمل المكتبي وفي محفوظات المنظمات لقوائم جرد القضايا والوثائق والكتالوجات وقواعد البيانات مع الأجهزة المرجعية اللازمة لها.

7.1.7. عند إنشاء SNSA وتطويرها ، يتم استخدام نهج مختلف ، والذي يتمثل في اختيار التكوين المناسب لأدلة وقواعد البيانات الأرشيفية ، ومنهجية الوصف ، وتكوين ومحتوى الجهاز المرجعي للأدلة ، وفي إنشاء ترتيب العمل الضروري.

وثائق صناديق المنظمات التي تحتوي على معلومات متعددة الأطراف ومتعددة الصناعات وأموال ذات منشأ شخصي ذات قيمة وقيمة خاصة وثائق فريدةتخضع لوصف الأولوية ؛ يجب فهرسة الأوصاف أنواع مختلفة؛ يتم تجميع الخصائص الفردية على مستوى الصندوق. يتم إنشاء المراجعات وفهارس الحالات والوثائق للصناديق الأكثر إفادة.

لأموال المنظمات التي تحتوي على معلومات عن صناعة واحدة أو مجال نشاط واحد ، والأموال ذات الأصل الشخصي ، والتي تشمل خاصة وثائق قيمة، يمكن توفير قوائم الجرد بمؤشر واحد فقط ؛ على مستوى الصندوق ، يمكن تجميع الخصائص الفردية والجماعية.

7.1.10. بالنسبة لوثائق صناديق المنظمات التي تحتوي على معلومات حول موضوع واحد أو لها طابع إضافة إلى الأموال المذكورة أعلاه ، لا يتم تجميع الفهارس.

7.2. أوصاف الحالات والوثائق

7.2.1. جرد الحالات والوثائق - دليل أرشفي مصمم للكشف عن تكوين ومحتوى وحدات التخزين ، والوحدات المحاسبية ، وتحديد منهجيتها داخل الصندوق ومحاسبتها.

يتكون المخزون من إدخالات وصفية وإدخال نهائي (انظر البند 3.7.4) وصحيفة شهادة (الملحق 9) وجهاز مرجعي للمخزون. موضوع الوصف في المخزون هو وحدة تخزين ، وحدة محاسبة.

تتضمن المادة الوصفية للمخزون: الرقم التسلسلي لوحدة التخزين ، وحدة المحاسبة ؛ فهرس حفظ السجلات أو رقم المخزون القديم ؛ عنوان وحدة التخزين ، والوحدات المحاسبية ، والتواريخ الأخيرة للوثائق ، وعدد الأوراق في وحدة التخزين ؛ اللغة ، وبيان الأصالة ، والنسخ ، وطريقة الاستنساخ ، ودرجة حفظ الوثائق ، والخصائص الخارجية. مقالة وصفية ، يمكن استكمالها بتعليق توضيحي مستندات منفصلة(مجموعات الوثائق) وحدات التخزين ، الوحدات المحاسبية.

يتضمن الجهاز المرجعي للمخزون: صفحة العنوان ؛ المحتوى (جدول المحتويات) ، المقدمة ؛ قائمة الاختصارات. جداول الترجمة والأصفار (في حالة معالجة المخزون) ؛ مؤشرات.

في صفحة العنوان للمخزون يتم وضع: الاسم الكامل لأرشيف المنظمة ، واسم الصندوق ، ورقم الصندوق ، ورقم المخزون ، واسم المخزون. آخر تواريخ الوثائق المدرجة في الجرد.

يمكن تجميع المقدمة كمقدمة عامة لجميع قوائم جرد المخزون ؛ بالإضافة إلى وصف منفصل. يتم وضع المقدمة العامة لقوائم جرد الصندوق في الجرد الأول.

توضح المقدمة المشتركة بين جميع قوائم جرد الصندوق: تاريخ المؤسس وتاريخ الصندوق ؛ شرح توضيحي لتكوين ومحتوى وثائق الصندوق (في هذه الحالة ، تتميز أكثر مجموعات وحدات التخزين شيوعًا بأنواعها وأنواعها ، حسب المحتوى) ؛ تكوين الجهاز المرجعي للأوصاف.

عند تجميع مقدمات منفصلة لكل قائمة جرد للصندوق ، يتم وضع جميع البيانات العامة عن تاريخ مؤسس المؤسسة وتاريخ الصندوق في مقدمة قائمة الجرد الأولى.

7.2.4. يمكن تجميع الفهارس (العامة والخاصة) للمخزون. يتم إعطاء البيانات المرجعية للفهرس للمخزون للأرقام التسلسلية لوحدات التخزين ، والوحدات المحاسبية (انظر البند 6.2).

7.3. الكتالوجات وخزائن الملفات الإدارية

7.3.1. الكتالوج هو كتاب مرجعي أرشيفية مشترك بين الصناديق ، حيث يتم تجميع المعلومات حول محتوى وثائق الأرشيف حسب الموضوعات (الموضوعات ، الصناعات) الموجودة وفقًا لنظام تصنيف معلومات المستندات المعتمد لهذا الكتالوج.

تشكل مجموعة الأدلة المختلفة نظام دليل الأرشيف.

7.3.2. يُطلق على إجمالي العمل على إعداد الفهارس وإنشائها وصيانتها فهرسة المستندات.

يمكن إجراء الفهرسة في الأرشيف على شكل رأي مستقلالعمل (التطوير الموضوعي) وفي عملية أنواع أخرى من الأعمال المتعلقة بوصف وتحديد الوثائق (تمرير الفهرسة).

عند الفهرسة ، يتم استخدام نهج متباين ، والذي يتكون من: تحديد الترتيب الذي يتم فيه اختيار الصناديق الأرشيفية وأجزائها الهيكلية ؛ اختيار الحالات والوثائق والمعلومات منها ؛ تطبيق التقنيات المناسبة لوصف المعلومات الوثائقية.

تشمل الفهرسة أنواع العمل التالية: وضع مخطط تصنيف ، وتحديد الوثائق واختيارها ، ووصف بطاقات الفهرس ، وتنظيمها ، وصيانة الكتالوجات.

يتم تحديد اختيار نظام التصنيف من خلال تكوين وثائق الأرشيف ومهام استخدامها.

مخطط تصنيف معلومات المستندات - مستند مكتوب أو رسومي يحتوي على قائمة بأقسام التصنيف في الكتالوج ، مرتبة في تسلسل معين ، ويهدف إلى توزيع المعلومات من المستندات في هذه الأقسام.

7.3.5. اعتمادًا على مخطط البناء ، يتم تقسيم الكتالوجات إلى منهجية وموضوعية وموضوع وأنواعها (اسمية ، جغرافية ، كائن).

في أرشيف المنظمة ، كقاعدة عامة ، يتم تجميع كتالوجات منهجية واسمية.

7.3.6. يتم تصنيف المعلومات الوثائقية في الكتالوج النظامي وفقًا لفروع المعرفة والممارسة في المنظمة ويتم ترتيبها في تسلسل منطقي.

في الكتالوج الاسمي ، يتم تصنيف المعلومات الوثائقية أبجديًا حسب أسماء الأشخاص المذكورين في الوثائق أو من هم مؤلفوها. يتم إجراء مزيد من التنظيم في تسلسل زمني أو منطقي.

الأموال والوثائق المختارة للفهرسة موصوفة في بطاقات الكتالوج.

يمكن أن يكون موضوع الوصف في الكتالوج مستندًا (مجموعة من المستندات ، جزء من مستند) ، وحدة تخزين (وحدة محاسبة) ، جرد ، مجموعة ، صندوق (مجموعة من الصناديق) ، تحتوي على معلومات حول موضوع معين (قضية).

7.3.9. يتضمن تكوين المقالة الوصفية للفهرس: اسم الأرشيف ، والفهرس ، والعنوان ، والعنوان الفرعي ، وتاريخ الحدث ، ومكان الحدث ، والمحتوى ، ورقم الصندوق ، واسم الصندوق ، والمخزون ، والحالة ، وأرقام الأوراق ، ولغة المستند ، طريقة الاستنساخ لكتالوج البطاقات - أيضًا اسم عائلة المترجم وتاريخ المقالة الوصفية.

للربط بين أقسام الكتالوج أو أقسام الكتالوج بأدلة أرشيفية أخرى ، يتم استخدام نظام المراجع.

7.3.10. الاحتفاظ بفهرس هو مجموعة من الأعمال التي تضمن عمله ، والتي تشمل: الدعم العلمي والمنهجي للعمل ؛ فهرسة البطاقة تنظيمها من خلال الفهارس والعناوين ؛ إعداد جهاز مرجعي للكتالوج ؛ تحسين الكتالوج.

يشمل الدعم العلمي والمنهجي التطوير وسائل تعليميةفي فهرسة المجموعات الفردية (أو مجموعة منها) ، مخططات العمل لتصنيف الفهارس وتوضيحها وإضافتها.

الفهرسة هي اختيار فهرس أو تجميعه وفقًا لمخطط التصنيف وتخصيصه لمعلومات بطاقة الكتالوج المقابلة. في الدليل الاسمي ، لا تتم فهرسة البطاقات ، ولكن يتم ترتيبها أبجديًا.

تشمل تحسينات الفهرس تحسينات على مخطط التصنيف ؛ التحقق من محتوى وتصميم الكتالوج ؛ التحقق من الأوصاف (التحرير ، الجمع بين الأوصاف والمعلومات المتجانسة عن صندوق أو مخزون واحد ، وتوضيح تنظيمها).

يمكن أن يكون أحد مصادر تجديد نظام الكتالوج هو خزانات الملفات المواضيعية والموضوعية ، وخزائن الملفات للموظفين على وثائق الأموال الأكثر إفادة والأكثر استخدامًا.

في أرشيف المنظمة ، كقاعدة عامة ، يتم إنشاء أصناف خزائن ملف الموضوع(الاسمية ، والجغرافية) أو فهارس البطاقة كرونولوجي ، فهارس البطاقة على تاريخ المنظمة.

يتم إنشاء ملف بطاقة اسمي (ملف بطاقة من قبل الموظفين) للبحث عن معلومات حول الأقدميةوالراتب والبيانات الاجتماعية الأخرى الطبيعة القانونية. تحتوي البطاقات على الاسم الأخير ، والاسم الأول ، واسم العائلة للموظف ، وروابط لأرقام الصندوق ، والمخزون ، والحالات ، وأوراق المعلومات المتعلقة به. يتم تنظيم البطاقات بالترتيب الأبجدي للأسماء ، وداخل الألقاب - بالترتيب الأبجدي للأسماء وأسماء العائلات.

في فهرس البطاقة الجغرافية ، يتم تنظيم المعلومات أبجديًا حسب العناصر الجغرافية. يمكن أن يعتمد التصنيف أيضًا على التقسيم الإداري الإقليمي. يتم إجراء مزيد من التنظيم حسب الترتيب الزمني.

يتم إنشاء ملف بطاقة عن تاريخ المنظمة ، كقاعدة عامة ، في أرشيف يحتوي على عدة مصادر للاكتساب. يحتوي على معلومات حول إنشاء وتحويل وتصفية المنظمات التي تنقل المستندات إليها هذا الأرشيف، مع روابط إلى المستندات الإداريةالتي هي أساس إنشائها وتحويلها وتصفيتها.

يتضمن فهرس البطاقة الزمني بطاقات تحتوي على معلومات حول تواريخ الأحداث أو الحقائق أو تواريخ المستندات ، مرتبة ترتيبًا زمنيًا.

في الأرشيفات التي تخزن عددًا كبيرًا من الأموال ، يتم تجميع ملف بأسماء الصناديق. لكل اسم (إعادة تسمية) للصندوق ، يتم وضع بطاقة توضح رقمها والمواعيد النهائية. يتم ترتيب البطاقات حسب الترتيب الأبجدي لأنواع المنظمات.

يمكن دمج عدة خزانات ملفات من نفس النوع في كتالوج.

خزائن الملفات الموجودة ذاتيًا مرتبطة بنظام الكتالوج عن طريق الإحالات.

7.4. المؤشرات

7.4.1. الفهرس - دليل أرشيفية ، وهو عبارة عن قائمة أبجدية أو منهجية أو مجمعة على أساس آخر قائمة بأسماء (أسماء) الكائنات المذكورة في الوثائق الأرشيفية ، مع الإشارة إلى بيانات البحث الخاصة بهم.

يمكن أن تكون الفهارس في أرشيف المنظمة مشتركة بين الصناديق ، أو داخل الصناديق ، أو في شكل - إلكترونية ، أو ورقة أو بطاقة ، في هيكل العناوين - الصم (مفاهيم الموضوع وبيانات البحث الخاصة بهم) ومفسرة (مفاهيم الموضوع مصحوبة بتفسيرات ) ، في تجميع المفاهيم داخل الفهارس - أبجديًا ، منظمًا ، ترتيبًا زمنيًا.

يمكن تجميع الفهارس لعناوين وحدات التخزين (بدون عرضها) أو إلى المستندات (مع عرض وحدات التخزين).

الأنواع الرئيسية من الفهارس هي: الموضوع (أصنافه مواضيعية ، اسمية ، جغرافية) ، كرونولوجي.وفقًا لتجميع المفاهيم داخل الفهرس ، يتم تمييز الفهارس الأبجدية والنظامية والزمنية.

7.4.2. يمكن إعداد فهارس المستندات لوثائق مخزون واحد ، وعدة قوائم جرد للصندوق ، والصندوق بأكمله ، والعديد من الصناديق.

7.4.3. يتكون الإدخال الوصفي لأي نوع من الفهرس من مفهوم الموضوع (العنوان) وبيانات البحث. اعتمادًا على الغرض من الفهرس ، يمكن أن يكون العنوان: بسيطًا (لا يحتوي على عناوين فرعية) ؛ معقدة (لها عنوان فرعي أو تعريف لمفهوم ما).

تتضمن بيانات بحث الفهرس لوحدات التخزين لمخزون واحد الأرقام التسلسلية لوحدات التخزين ؛ البحث عن بيانات الفهرس لوحدات تخزين عدة صناديق من أرشيف واحد ، وتستكمل هذه البيانات بأرقام قوائم الجرد والأموال.

يتضمن فهرس الموضوع المفاهيم التي تمثل حقائق تاريخيةوالظواهر. يتم إعطاء العناوين والعناوين الفرعية في الحالة الاسمية.

يتضمن فهرس الموضوع مفاهيم مرتبة حسب الترتيب الأبجدي.

يتضمن فهرس الموضوع العام مفاهيم غير متجانسة ، ووفقًا لهيكل العناوين ، يمكن أن يكون الصم فقط.

يتضمن فهرس الموضوع الخاص مفاهيم متجانسة (أنواع المستندات ، وأسماء المؤلفين ، وأسماء المؤسسات ، وأجزائها الهيكلية ، وأسماء الصناعات ، وما إلى ذلك) ويمكن أن تكون صماء أو مشروحة.

تم إنشاء فهرس الاسم أبجديًا ويتضمن الألقاب ، والأسماء الأولى ، وأسماء العائلة (الفروق ، والأسماء المستعارة ، والألقاب ، والألقاب) ، ومعلومات السيرة الذاتية.

يشمل الفهرس الجغرافي أسماء الدول والوحدات الإدارية الإقليمية والبحار والأنهار والمفاهيم الجغرافية الأخرى.

يتم إدخال مفاهيم التعميم أو الأسماء الإدارية الإقليمية في الفهرس بدون تفسير.

يتكون الفهرس الزمني من عناوين تتضمن تواريخ الأحداث والظواهر والحقائق التاريخية أو تواريخ الوثائق مرتبة ترتيبًا زمنيًا.

يستخدم الفهرس نظامًا للمراجع العامة ("انظر") والخاصة ("انظر أيضًا") ، والتي يتم من خلالها إنشاء اتصال بين المفاهيم المتشابهة.

7.4.8. يمكن أن تكون فهارس أدلة الأرشفة من نفس الأنواع ولها نفس البنية ، ولكن في بيانات البحث يتم إعطاء روابط إلى صفحات أو أقسام (للأدلة) من الدليل.

7.5. المراجعات

7.5.1. المراجعة عبارة عن كتاب مرجعي أرشيفية يتضمن معلومات منهجية حول تكوين ومحتوى مجموعات فردية من المستندات.

أنواع المراجعة في أرشيف المنظمة هي مراجعة الصندوق والمراجعة المواضيعية.

إن هدف الوصف لنظرة عامة على المخزون هو مستند (مجموعة من المستندات ، جزء من مستند) ، وحدة تخزين ، وحدة محاسبة لمخزون واحد. إن موضوع الوصف للمراجعة الموضوعية لوثائق الأرشيف هو مستند (مجموعة من الوثائق ، جزء من مستند) ، وحدة تخزين ، وحدة محاسبية لصندوق واحد (جزء من صندوق ، مجموعة من الصناديق) لأرشيف حول موضوع معين.

يتضمن العرض العام للصندوق معلومات منهجية حول تكوين ومحتوى وثائق الصندوق الواحد.

تتضمن المراجعة الموضوعية معلومات منهجية حول تكوين ومحتوى جزء من وثائق واحدة أو مجموعة من صناديق الأرشيف حول موضوع معين.

عند تجميع المراجعات ، يتم استخدام نهج مختلف ، والذي يتمثل في اختيار صندوق و / أو موضوع ، ومبدأ تجميع المعلومات في الجزء الرئيسي من المراجعة ، باستخدام طرق مختلفة لتقديم المعلومات حول المستندات (التعليقات التوضيحية الفردية أو الجماعية) ، مختلفة طرق لوصف أنواع معينة من الوثائق ، وتحديد التكوين المناسب ودرجة اكتمال الجهاز المرجعي للمراجعة.

تتكون النظرة العامة من مجموعة من التعليقات التوضيحية للمجموعات الفردية لوحدات التخزين ووحدات المحاسبة والوثائق والأجهزة المرجعية.

يحدد التعليق التوضيحي محتوى مجموعة من وحدات التخزين ، ووحدات المحاسبة ، والمستندات ، ويشير إلى الأنواع الرئيسية للوثائق ، ومؤلفيها ، والإطار الزمني ، والمصداقية ، وبيانات البحث. في نظرة عامة على الصندوق ، تتكون بيانات البحث من أرقام المخزون ، ووحدات التخزين ، والوحدات المحاسبية ، وأوراق وحدة التخزين ؛ في الاستعراض المواضيعي المشترك بين الصناديق ، يتم استكمال بيانات البحث بأرقام الصناديق. يتضمن الجهاز المرجعي للمراجعة صفحة العنوان وجدول المحتويات (جدول المحتويات) والمقدمة وقائمة الاختصارات والفهارس. يجب أن تكون المراجعة الموضوعية مصحوبة بقائمة من الأموال والمعلومات الواردة في المراجعة وببليوغرافيا حول الموضوع.

تحتوي مقدمة المراجعة على معلومات عن تاريخ المؤسس وتاريخ الصندوق ، وهيكل المراجعة ، وتكوين الجهاز المرجعي.

7.5.6. يمكن استخدام السمات الهيكلية والقطاعية (الوظيفية) والموضوعية والجغرافية والزمنية وغيرها كأساس لبناء المراجعة.

للحصول على نظرة عامة على صندوق الأصل الشخصي ، يتم استخدام مخطط منهجي لوثائق الصندوق.

7.6. مرجع التاريخ

7.6.1. في أرشيف المنظمة ، يتم تجميع مرجع تاريخي لصندوق الأرشيف - وثيقة تحتوي على معلومات عن تاريخ منشئ الصندوق وصندوق الأرشيف ، وصف مختصرتكوين ومحتوى وثائقها ونظام المرجع العلمي للأرشيف.

يتكون المرجع التاريخي من أقسام: تاريخ المؤسس ، تاريخ الصندوق ، خصائص وثائق الصندوق.

7.6.2. يتضمن القسم الأول - تاريخ المؤسس - وصفًا للظروف التاريخية لظهور المنظمة ، واسم المنظمة السابقة ، في التسلسل الزمني لجميع عمليات إعادة التنظيم ، بما في ذلك المعلومات التالية:

• تواريخ إنشاء وتحويل وتصفية المنظمة مع الإشارة إلى القوانين التشريعيةأو المستندات الإدارية ؛ اسم المنظمة الخلف ؛
• مهام ووظائف المنظمة وتغييراتها ؛
• حجم أنشطة المنظمة ، تكوين نظام المنظمات التابعة ؛
• مكانة التنظيم في نظام جهاز الدولة ، والحياة الاقتصادية والاجتماعية والسياسية والثقافية وغيرها ؛
• التغييرات في اسم المنظمة وخضوعها ؛
• الهيكل التنظيمي وتغيراته.

بالنسبة لصندوق الأرشيف الموحد ، يمكن تجميع تاريخ عام لمنشئي الأموال.

فيما يتعلق بالمجموعة الأرشيفية ، تتم الإشارة إلى معلومات حول تاريخ إنشائها ، ومعلومات حول المترجم ، بالإضافة إلى موقع المجموعة قبل إدخال الأرشيف (إذا لم يتم إنشاؤها في الأرشيف).

7.6.3. القسم الثاني - تاريخ الصندوق - يتضمن المعلومات التالية:

• تاريخ أول استلام لوثائق الصندوق في الأرشيف وحجمها والمواعيد النهائية ؛
• التغييرات في تكوين وحجم الصندوق وأسبابها (فحص القيمة ، الخسائر ، الفترات غير الموثقة) ؛
• درجة أمان المستندات ؛
• ميزات تكوين ووصف وتنظيم الوثائق ، ومعلومات حول وجود وثائق تتجاوز الحدود الزمنية للصندوق ؛
• معلومات حول توفر وثائق مؤسس الصندوق (بما في ذلك الموظفين) التي تشكل جزءًا من الصناديق أو المحفوظات الأخرى ، وأماكن تخزينها ؛
• معلومات حول توافر وثائق المنظمات أو الأشخاص الآخرين (إدراجات المخزون) ؛
• تكوين الجهاز المرجعي العلمي للصندوق.

7.6.4. يحتوي القسم الخاص بتاريخ الصندوق أيضًا على عناصر وصف مثل التعليقات التوضيحية والببليوغرافيا والمعلومات المتعلقة بشروط الوصول إلى استخدام المستندات.

يشتمل التعليق التوضيحي على وصف موجز معمم لتكوين الوثائق حسب هيكل الصندوق وأنواع الوثائق ، ومحتوى الوثائق حول الموضوعات ، والقضايا التي تعكس أنشطة منشئ الصندوق ، مع الإشارة إلى التسلسل الزمني للموضوعات وتحديد جغرافيتها ( الإدارية الإقليمية).

ويتضمن القسم الثالث وصفًا عامًا للصندوق من حيث تكوين ومحتوى الوثائق بشكل عام ومجموعات الوثائق الفردية ؛ معلومات حول توفر الوثائق التي تتجاوز الإطار الزمني للصندوق ، حول الجهاز العلمي والمرجعي للصندوق ، وأنواع ناقلات المعلومات.

تم بناء القسمين الثاني والثالث من المعلومات التاريخية للمجموعة الأرشيفية عن طريق القياس مع الأقسام المقابلة للمعلومات التاريخية لصندوق أرشيف المنظمة.

يتم توقيع الشهادة من قبل المنفذ ورئيس الأرشيف (الشخص المسؤول عن الأرشيف).

يُطبع المرجع التاريخي من أربع نسخ: يتم نقل ثلاث نسخ إلى أرشيف الدولة أثناء التحويل الأول لوثائق الصندوق ؛ يتم الاحتفاظ بواحد في ملف الصندوق في أرشيف المنظمة.

7.6.8. يتم استكمال المعلومات التاريخية عندما يتم تجديد الصندوق أو في حالة إعادة التنظيم ، التغييرات في هيكل ووظائف المنظمة. يتم تقديم مرجع تاريخي (جزء منه) إلى أرشيف الدولة مع كل جرد مكتمل.

7.7. جهاز مرجعي علمي مؤتمت للأرشيف

الجهاز المرجعي العلمي المؤتمت للأرشيف هو عبارة عن مجموعة من الأدلة الإلكترونية (قاعدة بيانات لأوصاف الوثائق) مصممة للبحث الفعال عن الوثائق والمعلومات الأرشيفية.

يمكن أن تستند وكالة الأمن القومي الآلية إلى نظام استرداد المعلومات الذي تم إنشاؤه في العمل المكتبي الحالي لمنظمة ما ، وقبل كل شيء ، على عناصر منها مثل الملفات المرجعية الإلكترونية ، وتسميات القضايا ، والمصنفات (المراسلين ، الانقسامات الهيكليةوأسماء أنواع المستندات وما إلى ذلك).

الحقول الرئيسية للتسجيل الإلكتروني وبطاقة التحكم (RCC) هي: المؤلف (المراسل) ، اسم نوع المستند ، التاريخ ، فهرس المستند ، العنوان ( ملخص) ، القرار ، تاريخ الاستحقاق ، علامة التنفيذ ، رمز الأرشيف.

يمكن إجراء البحث عن معلومات حول مستند عن طريق حقل واحد من RKK ومجموعة من الحقول.

7.7.3. حقل RKK "رقم الحالة بالتسمية" هو سمة ربط بحث عند الانتقال من البحث عن معلومات على مستوى المستند إلى البحث على مستوى الحالة.

إذا كان هناك تسمية إلكترونية للحالات في الوضع الآلي ، يتم شطب المستندات إلى الحالة ويتم استخراج المستندات من الحالة.

إذا كان المستخدم يبحث عن معلومات حول تسمية الحالات ، ويحتاج إلى الذهاب إلى وثيقة محددة، يمكن إنشاء قوائم المستندات المضمنة في الحالات تلقائيًا.

تفاصيل البحث الرئيسية لتسميات الحالات هي: فهرس الحالة ، عنوان الحالة (المجلدات ، الأجزاء) ، عدد الحالات (المجلدات ، الأجزاء) ، فترة التخزين والمقال في القائمة.

7.7.4. على أساس التسميات الإلكترونية للحالات ، يتم تكوين قوائم الحالة في الوضع الآلي. في الوقت نفسه ، فإن "عامل التصفية" لاختيار المعلومات هو شروط تخزين المستندات (التخزين الدائم ، المؤقت (أكثر من 10 سنوات) ، بواسطة الموظفين).

يحتوي الجرد الإلكتروني على تفاصيل وصف المعلومات على مستوى الحالة. التفاصيل الإلزامية للوصف هي: الرقم التسلسلي للسجل (رقم الحالة) ، فهرس الحالة ، عنوان الحالة ، بيان الأصالة (رقم النسخة) ، المواعيد النهائية للمستندات ، عدد الأوراق في الحالة ، شرح المستندات.

توفر مجموعة قوائم الجرد الإلكترونية معلومات حول الصندوق ككل.

7.7.5. يعد RKK الإلكتروني الأساس لإنشاء كتالوج آلي.

إذا كانت أنواع وأنواع الفهارس في وكالة الأمن القومي التقليدية (منهجية ، موضوعية ، اسمية ، حول تاريخ المؤسسات ، وما إلى ذلك) متصلة ببعضها البعض من خلال نظام من المراجع ، فعندئذٍ في الوضع الآلي ، يتم تكوين كتالوج إلكتروني واحد يحتوي على وصف في المستند أو مستوى الحالة.

الكتالوج مزود بكلمات رئيسية تعكس الموضوع والاسم الجغرافي والشخصيات وما إلى ذلك. يسمح لك نظام التصنيف المتوفر في الكتالوج بتعيين مستند إلى عنوان واحد أو أكثر. يتيح لك البحث عن المعلومات وفقًا لمخطط التصنيف استخدام الفهرس الإلكتروني باعتباره فهرسًا منهجيًا ، والفهرس بالأسماء الجغرافية - ككتالوج جغرافي ، إلخ.

في حالة عدم وجود نظام تسجيل المستندات الآلي في المنظمة ، يتم إنشاء قاعدة بيانات للأوصاف على مستوى المستند! (كتالوج رقمي).

التفاصيل الرئيسية للأوصاف في الكتالوج الإلكتروني هي: الفهرس ، العنوان ، العنوان الفرعي ، تاريخ الحدث ، مكان الحدث ، المحتوى ، اسم الصندوق ، رقم الصندوق ، رقم المخزون ، رقم الحالة ، رقم الورقة. التفاصيل: اسم الصندوق ، رقم الصندوق ، يحتوي رقم المخزون ورقم الحالة ورقم الورقة على خصائص محاسبية ويمكن تحويلها من نظام محاسبة آلي.

7.7.6. يوفر الجهاز المرجعي العلمي الآلي ، بالمقارنة مع وكالة الأمن القومي التقليدية ، فرصًا أوسع للبحث التشغيلي والمتعدد الأوجه للوثائق الأرشيفية. يتم تنفيذ وظائف NSA بمساعدة إجراءات البحث عن المعلومات ، وتقديم نتائج البحث لعرضها على الشاشة أو في شكل ملفات ومطبوعات ، وتشكيل نصوص مرجعية.

يتم إدخال الكلمات الأساسية التي تميز موضوع الوصف في النظام أثناء عملية الوصف أو بعد اكتمالها. الكلمات المفتاحية تمنح المستخدم القدرة على البحث بسرعة عن المعلومات على مستوى الصندوق ، الجرد ، الملف ، المستند.

البحث عن معلومات حول قواعد بيانات النص الكامل ، بما في ذلك النصوص الكاملة للمواد (الوثائق الأرشيفية ، مقالات المجلات ، الكتب ، القوانين التشريعية) ، ينطوي على المستخدم ، أولاً وقبل كل شيء ، بالإشارة إلى الملخص (المقدمة) وعناوين أقسام الوثيقة مع الانتقال ، إذا لزم الأمر ، إلى النص المقابل. إذا لزم الأمر ، يتم منح المستخدم فرصة فورية للحصول على نسخة من النص الكامل للمستند.

يمكن إجراء البحث عن معلومات عن المستندات ذات النص الكامل من خلال الواصفات التي يتم اختيارها من النسخ المطبوعة من قاموس المرادفات ، أو من خلال فهارس التصنيف ، وكذلك من خلال كلمات اللغة الطبيعية من نص المستند.

7.7.7. يتم نقل المستندات التي سيتم نقلها للتخزين الدائم إلى أرشيف الدولة جنبًا إلى جنب مع وكالة الأمن القومي الآلية.

وجود تفاصيل إلزامية في هيكل قواعد البيانات الخاصة بالوكالة الوطنية للمساواة وتوفير المعلومات حول هذه التفاصيل في شكل إلكترونييضمن توافق قاعدة بيانات أرشيف المنظمة و NSA الآلي لأرشيف الدولة أو البلدية.

يمكن استخدام المعلومات الوثائقية بأثر رجعي الواردة في أموال مؤسسة خزانة الدولة في منطقة روستوف "أرشيف الدولة لمنطقة روستوف" GKU RO "GARO" 1 (المشار إليه فيما يلي - أرشيف الدولة) بشكل فعال للأغراض السياسية والاقتصادية والاجتماعية والثقافية فقط بمساعدة نظام تم إنشاؤه خصيصًا للمكتب العلمي والمساعدة (NSA). نظام NSA لأرشيف الدولة هو عبارة عن مجموعة معقدة من الوثائق المحاسبية المترابطة ، والأدلة الأرشيفية ، ووثائق المعلومات التي تم إنشاؤها لضمان سلامة الوثائق الأرشيفية والمعلومات الوثائقية والبحث فيها.

يتم تحديد تكوين نظام NSA لأرشيف الدولة من خلال تكوين ومحتوى الوثائق المخزنة فيه ، وطبيعة ومهام البحث ، وشدة استخدام المعلومات الوثائقية. يحتوي نظام NSA على معلومات على المستويات: صندوق - حالة - مستند.

جميع الكتب المرجعية الأرشيفية ووثائق المعلومات مقسمة إلى أرشيفية مشتركة بين الصناديق وصناديق داخلية (داخل الأنواع).

تم تجميع مراجعة الجهاز العلمي والمرجعي لوثائق أرشيف الدولة لمنطقة روستوف من أجل زيادة الكفاءة في العمل المعلوماتي للأرشيف ، وتوسيع إمكانيات تنظيم معلومات المبادرة ، وضمان اكتمال استخدام نظام NSA ككل واستخدام كل دليل و ورق ابيضبالميعاد.

تقدم المراجعة وصفًا لعناصر نظام NSA التي تؤدي وظيفة استرجاع المعلومات: الكتب المرجعية الأرشيفية ووثائق المعلومات ؛ يتم الكشف عن الغرض منها ، والتكوين ، والهيكل ، ومصادر التجديد ، ويتم عرض الاتصال مع الدلائل الأخرى ، وتم توضيح الإجراء الخاص باستخدام الدلائل.

يُرفق بالمراجعة قائمة بالأدلة الأرشيفية ووثائق المعلومات التي تشير إلى مواقعها. أثناء الإعداد والإبداع ، يتم تقديم نسخة واحدة من الكتيبات الجديدة التخزين الدائمواستخدامها في العمل في SIF GARO ، وثائق المعلومات (مقالات ، محاضرات ، تقارير ، مراجع ، معلومات) - إلى صندوق الأرشيف. يتم إدخال المعلومات المتعلقة بهم في الأقسام ذات الصلة من نسخ العمل من القائمة (غرفة القراءة ، قسم المعلومات).

إذا كانت وثيقة المعلومات لا تشير إلى اسم المنطقة ، فيجب أن يكون مفهوماً أن المقصود بمنطقة روستوف. يجب الإشارة إلى اسم المناطق الأخرى (كراسنودار ، ستافروبول ، أقاليم شمال القوقاز ، إلخ).

في وثائق المعلومات ، يُشار إلى تاريخين: الأول يشير إلى تاريخ الحدث أو الفترة الزمنية ، والثاني - تاريخ تجميع وثيقة المعلومات.

مراجعة وكالة الأمن القومي مخصصة لموظفي المؤسسات الأرشيفية ومستخدمي غرفة القراءة.

دليل الارشيف

توفر الدلائل الأرشيفية إمكانية البحث عن المستندات المخزنة في الأرشيف والإبلاغ عن تكوينها ومحتواها بغرض الاستخدام الشامل. يتم إنشاء أدلة أرشيفية مشتركة بين الصناديق وداخل الصناديق في أرشيف الدولة.

1. دليل الدفع

1.1. دليل "أرشيف الدولة لمنطقة روستوف" (روستيزدات ، 1961) ،يحتوي على معلومات حول مجمع الأموال المخزنة في أرشيف الدولة لمنطقة روستوف وفروعها في المدن. Novocherkassk و Taganrog و Shakhty 2 اعتبارًا من سنة نشر كل من الكتب المرجعية.

يتكون الدليل من ثلاثة أقسام: أموال فترة ما قبل الثورة ، أموال فترة الثورة المضادة على الدون ، أموال الفترة السوفيتية.

يمكن العثور على معلومات حول أنشطة أسلاف مؤسسي الصناديق في الفترة السوفيتية في بعض الحالات في صناديق فترة ما قبل الاتحاد السوفيتي.

تم بناء الدليل وفقًا لمبدأ الإنتاج والصناعة. ضمن المجموعات الصناعية ، يتم تجميع الأموال وفقًا للتشابه بين المؤسسات والمنظمات والشركات ، على أساس تبعية الإدارات ، ووفقًا لحجم نشاط منشئ الصندوق. يتم تمييز خصائص الأموال ذات الأصل الشخصي في قسم مستقل.

يحتوي الجزء الرئيسي من الدليل على خصائص الصناديق التي يمكن استخدام وثائقها على نطاق واسع للأغراض السياسية والاقتصادية والاجتماعية والثقافية. يتم تضمين الأموال غير المهمة من حيث الحجم أو التي لها قيمة مرجعية في قائمة الصناديق التي لم يتم تضمينها في الجزء الرئيسي من الدليل ، والتي يتم توفيرها في ملحق الدليل. مبدأ ترتيب الأموال في القائمة هو نفسه كما في الجزء الرئيسي من الدليل. يحتوي ملحق الدليل أيضًا على معلومات حول تكوين صناديق SIF ، ومعلومات عن التغييرات في التقسيم الإداري الإقليمي للمنطقة من القرن الثامن عشر إلى عام 1960. وخريطة التغييرات في الحدود الإدارية على أراضي الدون السفلي وشمال القوقاز.

الدليل مزود أيضا بفهرس بالأسماء المذكورة في أوصاف الصناديق.

يعطي بناء الجزء الرئيسي من الدليل فكرة واضحة عن تكوين صناديق أرشيف الدولة وفروعها ككل ، ويعكس العلاقة بين منشئي الصناديق. مخطط بناء الدليل هو مصدر إضافي للمعلومات حول وثائق الأموال ، ويساعد على فهم مكان كل منظمة في نظام جهاز الدولة.

تتكون خصائص الصناديق الواردة في الدليل من اسم الصندوق ، والبيانات المرجعية عنه (العدد ، وعدد الحالات ، والمواعيد النهائية) ، وملاحظة تاريخية موجزة عن المؤسس ، وشروح وثائق الصندوق. إذا تم تغيير اسم منشئ الصندوق ، فسيتم ذكر اسم الصندوق في الدليل وفقًا للاسم الأخير لمنشئ الصندوق (خلال الفترة التي يتم فيها الاحتفاظ بالمستندات). جميع عمليات إعادة التسمية السابقة مذكورة في المرجع التاريخي. يتكون اسم الصندوق من الاسم المختصر الكامل والمقبول رسميًا بين قوسين لمُنشئ الصندوق ، وخضوعه ، وتواريخ الوجود الأخيرة ضمن الإطار الزمني للوثائق المشار إليها في البيانات المرجعية. ينعكس عدم وجود وثائق لفترات معينة في البيانات المرجعية (1937-1939 ، 1943-1956) إذا كان جزء كبير من الصندوق عبارة عن مستندات خاصة بالموظفين ، يتم إجراء حجز خاص عند الإشارة إلى حجم الصندوق. على سبيل المثال ، 3152 ملفًا (بما في ذلك 1445 ملفًا شخصيًا). في الصناديق ذات الأصل الشخصي ، هناك وثائق تم تشكيلها قبل ولادة المؤسس وإيداعها بعد وفاته (وثائق عنه ، حول الذكرى السنوية ، حول افتتاح النصب التذكاري للمؤسس).

يضاف الحرف "P" إلى أرقام أموال الحقبة السوفيتية.

يتم تمييز الأموال المحفوظة في فرع Taganrog بعلامة النجمة (x) ، في فرع Shakhtinsk - مع اثنين (xx) ، في فرع Novocherkassk - مع ثلاثة (xxx).

البيانات المرجعية حول الصندوق ضرورية للأشخاص الذين يستخدمون الدليل: رقم الصندوق - عند طلب وكالة الأمن القومي إلى الصندوق ووثائق الصندوق ؛ حجم الصندوق يعكس درجة سلامته ؛ توضح التواريخ القصوى الفترة الزمنية التي تغطيها وثائق الصندوق. إن مقارنة التواريخ الأخيرة للوثائق مع التواريخ الأخيرة لوجود المؤسس ، الواردة في المعلومات التاريخية ، تجعل من الممكن أيضًا الحكم على درجة الحفاظ على الصندوق ، ووجود مستندات سلفه في الصندوق مؤسس.

ملحقان للدليل ، تم نشرهما في عامي 1971 و 1975. كما كتب مرجعية موجزة عن الصناديق (1.2. و 1.3.)، تحتوي على معلومات عامة حول الأموال المقبولة للتخزين بعد نشر الدليل ، وحول الدخل الإضافي من الأموال المدرجة في الدليل. تتضمن الكتب المرجعية المختصرة مقدمات تحتوي على خصائص المجموعة للأموال ، ومعلومات حول تكوين الوثائق الفوتوغرافية ومكتبة مرجعية علمية.

يشبه هيكل الدلائل هيكل قسم الأموال في الفترة السوفيتية من الدليل. تشمل خصائص الصناديق الاسم الكامل والمختصر للمؤسسة - مُنشئ الصندوق ، وتتبعه ، ورقم الصندوق ، والحجم ، والمواعيد النهائية للوثائق والمواعيد النهائية لأنشطة مُنشئ الصندوق ، إذا كانت التواريخ غير متطابقة.

يتم نسخ الدليل وملاحقه ، وهو متاح في صندوق المراجع والمعلومات (CIF) لأرشيف الدولة وفي غرفة القراءة.

ويجري حاليا إعداد نسخة إلكترونية من الدليل ، مع مراعاة إيصالات الأموال للفترة الماضية.

1.4. فهرس صناديق الأرشيفهو أيضًا دليل مشترك بين الصناديق. الغرض الرئيسي من فهرس أموال الأرشيف هو توفير بحث سريع وفعال عن الأموال المطلوبة. في الظروف التي يتزايد فيها باستمرار الطلب على المعلومات بأثر رجعي المخزنة في الأرشيف ، لا يلبي الدليل والأدلة الموجزة للصناديق جميع متطلبات البحث. يعكس مؤشر صناديق الأرشيف على الفور جميع التغييرات في تكوين وحجم الأموال. هذه هي ميزته على الكتب المرجعية المنشورة.

يوفر مؤشر الصندوق إمكانية استرجاع المعلومات على مستوى الصندوق.

يشبه مخطط إنشاء الفهرس مخطط الدليل. يشمل المؤشر جميع أموال أرشيف الدولة. تحتوي البطاقة على اسم الصندوق ، وإعادة تسمية المؤسس وتبعيته ، وآجال الوجود ، وحجم الصندوق ، والمواعيد النهائية للمستندات ، ورقم الصندوق. يتم تخصيص البطاقات التي تحتوي على معلومات حول الأموال المتقاعدة في قسم مستقل ، ويشار إلى موقعها.

يتم الاحتفاظ بفهرس بطاقة أموال الأرشيف في أرشيف الدولة في 3 نسخ. ويتم تخزينها: في غرفة القراءة ، وفي قسم المعلومات وفي الإدارة لضمان حفظ المستندات وتسجيلها.

2. نظام الكتالوجات.

نظام الفهرس لأرشيف الدولة عبارة عن مجموعة من الفهارس ذات الأغراض والبنية المختلفة ، والمترابطة والمتكاملة بشكل متبادل ، وبالتالي يسمح ببحث متعدد الأوجه عن المعلومات الوثائقية.

يشمل نظام الفهرس الخاص بأرشيف الدولة ما يلي:

2.1 كتالوجات للوثائق الورقية:

2.1.1 منهجي:

2.1.1.1 فترة ما قبل الاتحاد السوفياتي

2.1.1.2 الفترة السوفيتية

2.1.1.3 فترة ما قبل الاتحاد السوفياتي في تاريخ مؤسسات الدولة

2.2.1.4 الدليل المسمى

2.2 كتالوجات للوثائق الفوتوغرافية:

2.2.1 الفترة السوفيتية النظامية

2.2.2 الفترة السوفيتية الموضوعية

2.2.3 فترة ما قبل الاتحاد السوفياتي المواضيعي

2.2.4. دليل مسمى.

شرط ضروري عمل فعالتهدف أنظمة الفهرس إلى إنشاء روابط بينها - تنظيم تفاعل عناصر النظام ، والذي يتم تنفيذه ، كقاعدة عامة ، بمساعدة البطاقات المرجعية والمؤشرات المختلفة. جميع الفهارس المدرجة في النظام مرتبطة بشكل أساسي بالفهرس النظامي.

2.1.1.1.كتالوج منهجي للوثائق الورقية (فترة ما قبل الاتحاد السوفيتي)تم إنشاؤه على أساس مخطط لتصنيف موحد للمعلومات الوثائقية في الفهارس النظامية لأرشيفات الدولة الاتحاد الروسي(الثامن عشر - أوائل القرن العشرين). م ، 1978 ، 1983 ، (EKDI).

2.1.1.2. كتالوج منهجي للوثائق الورقية (الفترة السوفيتية)تم إنشاؤه منذ عام 1964. في البداية ، تم إنشاؤه على أساس مخطط التصنيف الموحد للمواد الوثائقية لصندوق المحفوظات الحكومي لاتحاد الجمهوريات الاشتراكية السوفياتية (الفترة السوفيتية). م ، 1962 ، مع التغييرات والإضافات اللاحقة لها. منذ عام 1980 تم نقله إلى التصنيف الموحد لنظام معلومات المستندات (ECDI) في الفهارس المنهجية لأرشيفات الدولة في الاتحاد السوفياتي (الفترة السوفيتية). م ، 1978 لا يخدم SEK كدليل في تنظيم البطاقات في الكتالوج فحسب ، بل يؤدي أيضًا وظائف جهاز مرجعي علمي في نفس الوقت ، ويسهل استخدام الكتالوج ، ويوجه في وجود مستندات ذات محتوى معين ، ويساهم في اكتشاف أسرع.

يحتوي الكتالوج النظامي على معلومات على مستويات مختلفة من التعميم حول المجمع الوثائقي بأكمله للأرشيف (بما في ذلك على مستوى بطاقة مرجعية إلى كتالوجات وأدلة أخرى لنظام أرشيف NSA). بسبب هذه الطبيعة المعقدة للمحتوى والبنية المنطقية للبناء ، فإن الفهرس المنهجي قادر على توفير معلومات عامة في فروع المعرفة وأنشطة المجتمع ، لإعادة إنتاج الروابط بين الأحداث والظواهر المسجلة في الوثائق . كل هذا يحدد موقعها المركزي في نظام كتالوج الأرشيف.

يحتوي الكتالوج على معلومات كاملة عن جميع الصناديق من الفئتين 1 و 2 ؛ بأموال الفئة الثالثة من الهيئات سلطة الدولةوالمؤسسات والمنظمات الزراعية والتعليم العام والصناعات الأخرى.

يحتوي الكتالوج أيضًا على معلومات من المصادر المطبوعة لـ SIF GARO (الصحف والمجلات والمجموعات والقوانين التشريعية). يتوفر عدد كبير من هذه البطاقات في القسمين ب - "نظام الدولة" و 2 - "النقابات العمالية". البطاقات التي تحتوي على معلومات عن تاريخ الدون ، والتي تم تحديدها من وثائق أرشيف الدولة المركزية (TsGA Moscow و TsGANKh) ، مركزة في صندوق منفصل ، منظم وفقًا لـ SEC.

يتكون الكتالوج من 5 أقسام ، كل منها مقسم إلى أقسام فرعية وأقسام (حسب الصناعة بشكل أساسي). يتم ترتيب الأقسام في تسلسل منطقي ولها تقسيم داخلي خاص بها: أقسام فرعية ، وموضوعات ، وموضوعات فرعية ، وأسئلة. في الكتالوج ، عند مستوى معين من التصنيف ، يتم استخدام علامة رسمية لتنظيم البطاقات: ترتيب زمني أو أبجدي أو جغرافي (آخرها ترتيب زمني). لتوحيد الهيكل وعدد من المفاهيم المحددة ، يتم استخدام نظام أبجدي رقمي من المؤشرات.

من أجل تسهيل استخدام الكتالوج ، يتم فصل الأقسام والأقسام الفرعية والأقسام اللاحقة عن بعضها البعض بواسطة بطاقات فاصلة. لكل قسم ، يتم استخدام بطاقة - فاصل لون وحجم وشكل معين. تشير الفواصل إلى الفهرس واسم القسم المقابل (الأقسام والأقسام الفرعية والأقسام). على فواصل البطاقات ، لم ينعكس محتوى المفاهيم في لجنة الأوراق المالية والبورصات (SEC) ، يتم الإشارة فقط إلى اسم الموضوع والسؤال (بدون فهرس).

يحتوي كل صندوق في الكتالوج على الفهارس الأولى والأخيرة وأسماء الأقسام المدرجة فيه.

يتم تنفيذ العلاقة بين أقسام الفهرس من خلال نظام المراجع.

تشير الفواصل الموجودة أسفل الفهرس الرئيسي واسمها إلى الفهرس المرجعي ، والذي يحتوي أيضًا على معلومات حول هذه المسألة. يتم وضع بطاقة مرجعية خلف الفاصل ، يشير محتواها إلى السؤال أو السؤال وبيانات البحث ، مما يشير إلى الفهرس الذي يمكن أن توجد فيه هذه المعلومات.

يمكن تحديد درجة اكتمال التضمين في فهرس المعلومات من خلال دفتر وبطاقة التسجيل الخاصة بأموال أرشيف الدولة التي اجتازت الفهرسة. وفقًا لمؤشر البطاقة ، المنظم بترتيب أرقام الصناديق ، يتم تحديد حقيقة التطور الموضوعي للصندوق (على البطاقة: الرقم والاسم والمواعيد النهائية لوثائق الصندوق ؛ الرقم التسلسلي وصفحة التسجيل وفقًا لـ دفتر الحسابات). وفقًا لكتاب المحاسبة للأموال التي اجتازت الفهرسة ، تم تحديد ما يلي: عدد الحالات الخاضعة للفهرسة ، ومنهجية التطوير (فردية ، وثيقة تلو الأخرى) ، عدد البطاقات المجمعة ، درجة إتمام العمل (البطاقات تُسكب في الكتالوج أم لا). توضع شهادة فهرسة الصندوق في ملف الصندوق.

يحتوي الكتالوج على أكثر من 300 ألف بطاقة موضوعية. مصدر تجديد الفهرس عبارة عن بطاقات تم تجميعها في سياق التطوير المواضيعي المستهدف والمعالجة العلمية والتقنية للأموال وتحديد الموضوعات وأنواع العمل الأخرى مع المستندات.

2.1.2 فهرس بتاريخ مؤسسات الدولةيتم إنشاؤه بشكل أساسي على أساس البطاقات المختارة من الكتالوج النظامي أثناء تحسينه. كما يتضمن معلومات عن تاريخ المؤسسات التي يتم تخزين وثائقها في أرشيف الدولة. المعلومات مأخوذة من أوراق الصناديق. يعكس الكتالوج معلومات حول الإنشاء والتصفية وإعادة التنظيم وإعادة تسمية المؤسسات والمنظمات والمؤسسات والتغييرات في الهيكل والتبعية.

يعتمد مخطط الكتالوج على EKDI.

2.1.3 ب الدليل الاسمييتضمن بطاقات تحتوي على معلومات حول حياة وعمل الثوار والعلماء البارزين والكتاب والملحنين والعديد من الشخصيات البارزة الأخرى في فترات ما قبل الثورة والسوفياتية.

مصادر تجديدها هي بطاقات يتم وضعها بناءً على طلب المؤسسات ونتيجة لتحديد المواضيع. يتم تجديده أيضًا عن طريق تكرار البطاقات الموضوعية للفهرس المنهجي (الفترة السوفيتية). تم بناؤه أبجديا.

تتركز المعلومات المتعلقة بتاريخ المؤسسات أيضًا في المراجع التاريخية التي أعدها الأرشيف بناءً على طلب المؤسسات. أسماء المؤسسات مدرجة في قائمة الأدلة الأرشيفية ووثائق المعلومات. يتم تخزين المراجع في صندوق GARO (R-137. المرجع 1،5،7).

2.2 كتالوجات للوثائق الفوتوغرافية:

2.2.1 منهجية الفترة السوفيتية -تم بناؤه وفقًا لـ EKDI ، موضوعًا موضوعيًا للفترة السوفيتية - على أساس جغرافي ، في الداخل - على المؤسسات ،

2.2.2 الفترة السوفيتية المواضيعية- حسب المواضيع

2.2.3 موضوع موضوعي من الحقبة السوفيتية- حسب الموضوع ، 2.2.4 .. اسمى، صورى شكلى، بالاسم فقط- تم إنشاؤها عن طريق تكرار البطاقات الموضوعية للفهرس النظامي ، والتي تم إنشاؤها وفقًا لمبدأ أبجدي.

تتمثل إحدى ميزات كتالوجات المستندات الفوتوغرافية في شكل بطاقة موضوعية - بطاقة عرض ، وهي عبارة عن طباعة تحكم من مستند فوتوغرافي. على الجانب الخلفي ، يتم تقديم وصف لوثيقة الصورة ، في شكل تعليق توضيحي موجز حول الأحداث والأشياء والأشخاص الذين تم تصويرهم في مستند الصورة وتاريخ ومكان الحدث ومؤلف التصوير.

3. أدلة INTRA-FUND (INTRA-TYPE)

3.1 فهرس قوائم الجرد ووثائق الأموال. معلم هاماسترجاع المعلومات في الأرشيف هو البحث عن المخزون المطلوب. يتم تجميع فهارس قوائم الجرد للصناديق التي لديها العديد من قوائم الجرد مع تنظيم غامض للحالات. على سبيل المثال ، تم أخذ وثائق صندوق إدارة الأراضي الإقليمية Azovo-Chernomorsky بمبلغ حوالي 14 ألف ملف في الاعتبار وفقًا لـ 10 قوائم جرد. يتم تجميع قوائم الجرد وفقًا للمبدأ القطاعي دون مراعاة انتماء المستندات إلى وحدة هيكلية ، مع انتهاك التسلسل الزمني ، مما يعقد البحث عن المستندات. من أجل تحسين الكفاءة ، تم تجميع مؤشر موحد لمخزونات الصندوق. تم بناء المؤشر وفقًا لمبدأ الترتيب الزمني والهيكلية. تحتوي الأقسام السنوية للفهرس على أسماء التقسيمات الهيكلية الفرعية لإدارة الأراضي ، مرتبة حسب الترتيب الأبجدي. تم تجميع فهارس مماثلة للمجموعات الأخرى المسجلة من 10 أو أكثر من قوائم الجرد.

يعطي فهرس قوائم الجرد للصندوق روابط فقط للمخزون (قسم الجرد) أو بالمخزون والملف. ومع ذلك ، في حالة الإشارة إلى رقم الحالة ، فإن استخدام الفهرس لا يستثني من الإشارة إلى مخزون معين ، ولكنه يؤدي فقط إلى تجسيد البحث ، مما يسمح لك بتحديد الخطوط العريضة لعناوين الحالات التي تهمك لعرضها.

بمساعدة فهرس للمخزونات ، يتم تسريع البحث عن المعلومات الضرورية ، ولا داعي لإصدار وعرض جميع قوائم جرد الصندوق.

تكمل فهارس المستندات بشكل كبير قوائم الجرد والكتالوجات ، وتكشف عن محتوى الوثائق في جانب مختلف. يتم إنشاؤها أثناء التطوير الموضوعي للأموال متعددة المعلومات والمستخدمة على نطاق واسع. على سبيل المثال ، بالنسبة لوثائق صندوق المجلس الاقتصادي الإقليمي لشمال القوقاز (1920-1929) ، والتي بنيت قوائم الجرد في التسلسل الزمني ، وعناوين القضايا لا تكشف بشكل كامل عن المحتوى ، وهو موضوع موضوعي داخل - تم تجميع مؤشر الصندوق ، بالرجوع إلى الحالات والأوراق. يتم إنشاء الفهارس المشتركة بين الصناديق لوثائق مجموعة قطاعية واحدة من الصناديق. بمساعدتهم ، يتم إجراء بحث حول موضوع ينعكس في مجموعة من وثائق الصناعة. لذلك ، عند تنفيذ الطلبات المتعلقة بتاريخ المزارع الجماعية ومزارع الدولة ، يمكن أن يكون فهرس المنظمات والمؤسسات والشركات التابعة للنظام الزراعي في الدون وشمال القوقاز للفترة 1920-1937 ، والذي تم تجميعه وفقًا لوثائق 12 صندوقًا ، تستخدم. يحتوي الفهرس على جميع المعلومات الأساسية عن تاريخ وأنشطة مؤسسات النظام. تتضمن بيانات البحث عدد الأموال والمخزونات والملفات. تم تجميع فهارس مماثلة مشتركة بين الصناديق لوثائق مجموعات صناديق الصحة والتعليم العام.

3.2 وصف الحالة

جرد القضايا هو الكتاب المرجعي الرئيسي داخل الصناديق. يحتوي على معلومات ويوفر استرجاع المعلومات على مستوى الحالة.

جرد القضايا - قائمة منهجية لعناوين القضايا التي تكشف عن تكوين ومحتوى الصندوق.

تم وصف جميع المستندات المخزنة في الأرشيف (أكثر من 4200 قائمة جرد لمستندات 2730 صندوقًا). يتراوح عدد المخزونات في كل صندوق من 1 إلى 40. كما تختلف نوعية المخزونات.

يقوم أرشيف الدولة بعمل منهجي على معالجة وتحسين قوائم الجرد. من أجل تحديد ترتيب العمل بشكل صحيح ومنهجية الكشف عن المحتوى ، كل الأموال ، حسب قيمة المعلوماتويتم تقسيم الاستخدام إلى ثلاث فئات. في الوقت الحاضر ، تحتوي أرشيفات الدولة لجميع الصناديق من الفئات 1 و 2 على قوائم جرد تفي بجميع المتطلبات الحديثة ، ومجهزة بالأجهزة العلمية والمرجعية اللازمة (مقدمات ، وفهارس ، وجداول ترجمة ، وجداول محتويات ، وما إلى ذلك). ومع ذلك ، لا يزال هناك عدد غير قليل من الصناديق من الفئة الثالثة التي تحتوي على مخزون مكتوب بخط اليد ، على ورق رث ، مع عدد كبير من الملاحظات على حالات المتقاعدين. يعمل الأرشيف على تحسين قوائم جرد هذه المجموعة العديدة من الصناديق بشكل منهجي.

يتم إجراء مراجعة قوائم الجرد في تلك الحالات عندما يكون من الضروري توضيح تمويل المستندات ، وفصل المستندات من قبل الموظفين في قائمة جرد مستقلة ، عندما يكون هناك العديد من العناوين "الصماء" في المخزون التي لا تكشف عن محتوى المستندات ، هناك قوائم جرد إضافية.

في عملية معالجة قوائم الجرد ، تتم مراجعة جميع الحالات بالكامل ، ويتم تنفيذ التطوير المواضيعي للصندوق ، ويتم تجميع عناوين جديدة ، وتحديد التنظيم المنهجي ، وإعادة ترميز الحالات ، ويتم تجميع جدول ترجمة لرموز الحالة ، وهو وضعت في نهاية الجرد الجديد. بمساعدة جدول التحويل ، إذا لزم الأمر ، دون قضاء الكثير من الوقت ، يمكنك نقل الشفرة القديمة لحالة مستخدمة مسبقًا إلى حالة جديدة. في أغلب الأحيان ، يجب القيام بذلك عند استخدام البطاقات الموضوعية للكتالوج ، والتي تم تجميعها قبل مراجعة قوائم الجرد والأصفار القديمة. يتم إثبات الحاجة إلى ترجمة التشفير من خلال مقارنة تاريخ تجميع البطاقة الموضوعية أو استخدام المستند مع تاريخ معالجة المخزون.

في عملية تحسين قوائم الجرد ، يتم تنقيح العناوين وتحريرها ، ويتم تجميع العناصر المفقودة من SSA (المقدمات ، والفهارس الموضوعية والجغرافية وغيرها ، وجداول المحتويات) ، مما يزيد بشكل كبير من محتوى المعلومات في قوائم الجرد. يتم تحديد نوع المؤشر حسب طبيعة وأنشطة منشئ الصندوق ، وتكوين الوثائق ومحتواها ، ومبادئ تنظيم القضايا.

تخضع جميع الأموال التي تخضع للمعالجة والتحسين في الوقت نفسه للتطوير المواضيعي ، مما يعني أن البحث عن معلومات حول أنشطة منشئ الصندوق يجب أن يتم أيضًا من خلال الكتالوجات. تنعكس حقيقة التطوير المواضيعي للصندوق في الجزء الثاني من مقدمة الجرد.

من النسخ المصغرة لوثائق عن تاريخ الدون ، وجدت في الوسط أرشيفات الدولة، تم إنشاء مجموعات (KMF) ، والتي تم أخذها في الاعتبار وفقًا لقوائم الجرد الخاصة.

الكتاب المرجعي الأرشيفي غير المحدد للوثائق الفوتوغرافية عبارة عن قوائم جرد للوثائق الفوتوغرافية ودفاتر المحاسبة لقوائم الجرد. يكشف الجرد عن محتوى المستند ، ويشير إلى تاريخ ومكان الحدث ، ومن أين ومتى جاء المستند ، مؤلف الاستطلاع. يتم الكشف عن محتوى الإيجابيات المتضمنة في ألبومات الصور بمساعدة الأوصاف الداخلية. استلم أرشيف الدولة الوثائق الفوتوغرافية وفقًا لقوائم الجرد منذ بداية الثمانينيات بعد نشر القواعد الأساسية لعمل محفوظات الدولة مع وثائق الأفلام والصور.

4. وثائق المعلومات

تعد وثائق المعلومات جزءًا لا يتجزأ من نظام NSA: المراجعات (المواضيعية والمخزون) ، والفهارس ، والقوائم ، والمراجع ، والقوائم ، والتقارير ، والمحاضرات ، والمقالات المكتوبة باستخدام وثائق الأرشيف ، والمراجع التاريخية ، ومجموعات الوثائق ، وما إلى ذلك. وثائق المعلومات ، مثل المراجع الكتب ، مقسمة إلى صناديق مشتركة وداخل الصناديق.

4.1 المراجعات

المراجعات عبارة عن كتب مرجعية حول تكوين ومحتوى المجمعات الفردية للوثائق الأرشيفية المترابطة بوحدة المحتوى أو ملكية الأموال ، اعتمادًا على الغرض من الكشف عن تكوين ومحتوى الوثائق حول موضوع واحد محدد ، بغض النظر عما إذا كانت مواد واحد أو تحتوي عدة صناديق على معلومات تعكس هذا الموضوع. على سبيل المثال ، المراجعة " زراعةدون في القرن التاسع عشر. تم تجميعها وفقًا لوثائق أكثر من 30 صندوقًا ؛ مراجعة "في تاريخ تاغانروغ ما قبل الثورة" - بحسب وثائق 8 صناديق.

يحتوي أرشيف الدولة على أكثر من 60 مراجعة موضوعية ومخزونة لوثائق من الحقبة السوفيتية وما قبل الاتحاد السوفيتي. مؤلفو المراجعات باحثون من أرشيف الدولة وفروعها وعلماء من الجامعات وطلاب كلية التاريخ بالجامعة. خصائص المستندات في المراجعات مصحوبة بروابط ببيانات بحث دقيقة ، مما يجعل من الممكن العثور على المستندات الموصوفة دون اللجوء إلى أنواع أخرى من NSA (قوائم الجرد).

الجزء الرئيسي من المراجعات موجود في صندوق GARO (R-137) ، ويتم تضمين بعض مراجعات الأسهم في ملفات الصناديق. تم نشر 14 مراجعة في عددين من مجموعة "أرشيفات العلوم الاجتماعية" ، في خمسة أعداد من التقويم التاريخي والأنساب "Donskoy Archive". تم نشر بعض المراجعات في الدوريات: الأرشيف التاريخي (AN USSR) ، Zh. "Don" ، في ملاحظات الموروثات المحلية ، إلخ.

المراجعات مخصصة للاستخدام على نطاق واسع من قبل المؤرخين والمؤرخين المحليين والدعاة وطلاب الأقسام التاريخية في الجامعات والباحثين العاملين في المؤسسات الأرشيفية.

4.2 قائمة الملفات

يتم تجميع القوائم المواضيعية للوثائق بناءً على طلب المؤسسات وبمبادرة من الأرشيف. يتم تجميع القوائم وفقًا لوثائق صندوق واحد أو عدة صناديق. في القوائم التي تم تجميعها لوثائق مجموعة واحدة أو أكثر ، يتم ترتيب عناوين المستندات بغض النظر عن مجموعتها: وفقًا للتسلسل الزمني أو موضوع السؤال أو السمات الاسمية ، وفقًا لأهمية المستندات ، إلخ.

4.3 معلومات تاريخية

المراجع التاريخية هي معلومات عن التاريخ مكانأو المنظمات أو الأحداث ، والتي تشمل تواريخ التكوين وتواريخ التصفية في حالة وجود شهادة عن تاريخ المنظمة ، وتواريخ الأحداث التي وقعت ، ومعلومات حول التطوير والأنشطة ، والمشاركة في الأحداث المعروفة. يتم تجميع المراجع التاريخية على أساس الوثائق الأرشيفية ، التي تمت الإشارة إليها في النص المرجعي ، ويتم تجميع المراجع بناءً على طلب المنظمات والمواطنين ، وبمبادرة من أرشيف الدولة.

4.4 المراجع والمقالات والقوائم والمحاضرات والاتصالات

5. مجموعات المستندات والمنشورات المطبوعة الأخرى

6. صندوق المراجع والمعلومات (CIF) GARO

يخزن CIF GARO ويصدر للمستخدمين في غرفة القراءة:

• تم جمع أعمال V. لينين ، ماركس ، ف.إنجلز ، أعمال مختارة لقادة الحزب الشيوعي السوفيتي ؛ نصوص مؤتمرات ومؤتمرات CPSU ، مؤتمرات CPSU والسوفييتات ، إلخ ؛
• مجموعة كاملة من القوانين الإمبراطورية الروسية;
• مجموعة من القوانين والمراسيم والقرارات والأوامر من حكومة اتحاد الجمهوريات الاشتراكية السوفياتية ، روسيا الاتحادية الاشتراكية السوفياتية ؛ فيدوموستي من مجلس السوفيات الأعلى لاتحاد الجمهوريات الاشتراكية السوفياتية ، روسيا الاتحادية الاشتراكية السوفياتية ؛ منشورات عن تاريخ روسيا والدولة السوفيتية ؛
• الدوريات العلمية والتاريخية.
• قواميس موسوعية
• كتب مرجعية عن التقسيم الإداري الإقليمي لاتحاد الجمهوريات الاشتراكية السوفياتية ، وروسيا الاتحادية الاشتراكية السوفياتية ، وجنوب شرق روسيا ، وشمال القوقاز وأراضي آزوف والبحر الأسود ، ومنطقة روستوف ؛
• كتيبات إرشادية وكتب مرجعية عن أموال محفوظات الدولة المركزية لاتحاد الجمهوريات الاشتراكية السوفياتية ، والجمهوريات الاتحادية وذاتية الحكم ، ومحفوظات الدولة ، والأقاليم والمناطق ؛

منذ عام 2004 ، تم تحويل فرع GARO في مدينة شاختي إلى مركز تخزين الوثائق الأرشيفية في مدينة شاختي ككيان قانوني.

جدول المحتويات

مقدمة………………………………………………………… ……………….4
الفصل 1جهاز المرجع العلمي ……………………………………. 6
1.1 نظام الجهاز العلمي والمرجعي للوثائق الأرشيفية ……………………………………………………………………………… .7
الفصل 2جهاز المرجع العلمي لأرشيف الوثائق ........................... 12
2.1 جهاز علمي ومرجعي للمراجعة …………………………… .. ………… ..… ...... ................... ........... ................أربعة عشرة
2.2 تطوير نظام المرجع العلمي ……………………… ... 14
استنتاج…………………………………………………… …………….…..16
فهرس…………………………………………………… ………17

مقدمة
تخضع جميع المستندات المخزنة في الأرشيف (بما في ذلك المستندات غير الأساسية وغير المدرجة في المخزون) للمحاسبة.
الغرض من إنشاء ملف ورقة مصطلحهو وصف لنظام المرجع العلمي وتطوره.

بناءً على الهدف ، تم تعيين المهام التالية:

النظر في جهاز المرجع العلمي

دراسة تطورها.

الوثائق مطلوبة من أجل:
1. ضمان سلامة وجودهم ومراقبته ؛
2. إنشاء أنظمة للبحث التشغيلي عن الوثائق ، بما في ذلك استخدام أجهزة الكمبيوتر الشخصية.
3. الاستخدام الأكثر كفاءة للوثائق.
إذا كان هناك مستودع واحد في أرشيف المنظمة ، فيجب إجراء محاسبة مركزية للوثائق. إذا كان هناك مستودعا تخزين أو أكثر - لكل مستودع.
تعتمد محاسبة المستندات في أرشيفات المنظمات على نظام راسخ ومثبت جيدًا ، على مبادئ المركزية والاستمرارية. هذا يعني أنه في العمل المكتبي في أرشيف المنظمات ، ثم في أرشيفات الدولة ، الأشكال الموحدة لوحدات المحاسبة (الحالة) والأشكال الموحدة للمحاسبة (المخزون ، إلخ)
في أرشيف المنظمة ، يتم الاحتفاظ بالسجلات وفقًا "لقواعد عمل أرشيفات الإدارات" ، M. ، 1986. أولاً وقبل كل شيء ، يتم أخذ الأموال (الصندوق) ووحدات التخزين (الحالات) في الاعتبار. يتم تخزين المستندات المحاسبية للأرشيف في غرفة مخصصة (أو مباشرة في المستودع) في خزانة أو خزانة معدنية.
تنص "القواعد الأساسية" على مجموعة من المستندات المحاسبية. رئيسي مستندات المحاسبةمطلوب لأرشيف المنظمة:
1. دفتر محاسبي لاستلام المستندات والتخلص منها ؛
2. قائمة الصناديق.
3. أوراق مالية.
4. أوصاف الحالات.
الأنواع الرئيسية لأجهزة المرجع العلمي (RSA) لوثائق أرشيف المنظمة هي الكتب المرجعية حول تكوين ومحتوى الوثائق.
تشمل الكتب المرجعية حول تكوين ومحتوى وثائق أرشيف المنظمة ما يلي:
1. جرد القضايا.
2. تسمية القضايا.
3. خزائن الملفات.
4. معلومات تاريخية.
يرتبط الجهاز المرجعي العلمي بوثائق المحاسبة للأرشيف ، وهو مصمم أيضًا للبحث بشكل أسرع والاستخدام الفعال للوثائق. قوائم جرد الحالة هي المجموعة الرئيسية من الأدلة التي يعتمد عليها تطوير الباقي (باستثناء ملفات التسجيل والتحكم التي تم تجميعها في مرحلة العمل المكتبي).
جميع أنواع الأجهزة المرجعية العلمية مترابطة من خلال بيانات البحث في الوثائق. يتم إصلاح هذه البيانات من خلال أوصاف الحالات. وتشمل هذه أرقام الصندوق ، والمخزون ، والحالة ، وأوراق القضية.

الفصل 1
نظام المرجع العلمي عبارة عن مجموعة معقدة من الوثائق المحاسبية المترابطة والمتكاملة ، وأدلة الأرشفة ، وأنظمة استرجاع المعلومات الآلية والآلية ، ووثائق المعلومات التي تم إنشاؤها على أساس منهجي وعلمي ومنهجي واحد لضمان السلامة والبحث الفعال عن الوثائق الأرشيفية والمعلومات الوثائقية داخل صندوق المحفوظات ، والأرشيف ، لغرض الاستخدام الشامل.

يجب بناء نظام NSA ، المستند إلى مبادئ التاريخية والشمولية والتعقيد ، مع الأخذ في الاعتبار نهجًا منهجيًا وكائنًا شاملاً ومنظمًا معقدًا ، بما في ذلك الأنظمة الفرعية اللازمة للمحاسبة ووصف المستندات على أساس تنظيمي ومنهجي واحد.
يمكن تقسيم نظام المرجع العلمي حسب الوظائف التي يؤديها:
1) دفاتر مرجعية حول محاسبة المستندات ؛
2) كتب مرجعية عن محتوى الوثائق.

في كل مجموعة من هذه المجموعات ، يتم تخصيص الدلائل الرئيسية ، والتي تعد إلزامية لكل أرشيف والأدلة المساعدة ، يتم إنشاؤها حسب الحاجة. تشمل الدفاتر المرجعية الرئيسية في المحاسبة دفتر الإيصالات ، وقائمة الأموال ، وأوراق الأموال ، وقوائم الجرد ، وسجلات الجرد ، والمراجع المساعدة هي الحساب الشخصي للأرشيف ، والبطاقات والدفاتر المحاسبية لحركة الأموال ، إلخ. .

تتضمن أدلة المحتوى الرئيسية قوائم الجرد والأدلة والكتالوجات ، بينما تشمل الأدلة المساعدة المراجعات والفهارس والقوائم المواضيعية.

وبالتالي ، في نظام NSA ، كل دليل له غرضه الخاص وخصوصياته ويكمل الأدلة الأخرى وهو جزء ضروري من SNSA. ومع ذلك ، تجدر الإشارة إلى أن مجمع SNSA بأكمله ليس إلزاميًا دائمًا لكل أرشيف. يختلف عدد الدلائل وتكوينها. من المهم أن يحتوي الأرشيف على مثل هذه المجموعة من أنظمة المعلومات التي من شأنها أن تسمح بأداء عقلاني لجميع أنواع العمل مع المستندات.
1.1 نظام الجهاز العلمي والمرجعي للوثائق الأرشيفية
إن نظام الجهاز العلمي والمرجعي للوثائق الأرشيفية للأرشيف عبارة عن مجموعة معقدة من الكتب المرجعية الأرشيفية المترابطة والمتكاملة حول تكوين ومحتوى الوثائق الأرشيفية التي تم إنشاؤها على أساس منهجي واحد للبحث في الوثائق الأرشيفية والمعلومات الأرشيفية للاستخدام الفعال.
يشمل نظام المرجع العلمي للأرشيف:
1. جرد المحفوظات هو دليل أرشيفية يحتوي على قائمة منهجية لحالات صندوق المحفوظات ، والتحصيل. تم تصميم المخزون الأرشيفي لحساب وحدات التخزين والكشف عن محتواها.
الجرد هو الكتاب المرجعي الرئيسي والأساسي للأرشيف ؛ يلجأ الباحثون إليه أولاً عندما يأتون إلى الأرشيف.
يعمل المخزون الأرشيفي كأساس لإنشاء بقية أدلة الأرشيف - الفهارس والكتالوجات والمراجعات والأدلة. في هذا الصدد ، عند إنشاء جرد ، فإن العامل المحدد هو تجميعها النوعي.
في سياق عمل المؤسسة ، يتم تكوين وثائق مختلفة ، يتم تجميع قوائم جرد منفصلة لكل نوع من أنواعها:

حالات فترة التخزين الدائم ؛
حالات التخزين المؤقت
شؤون الموظفين ؛
القضايا التي تتكون من وثائق خاصة بمنظمة معينة فقط (تحقيق ، قضايا قضائية ، تقارير علمية حول مواضيع ، إلخ).

تكوين الجرد الأرشيفي:

المقالات الوصفية (تشمل الرقم التسلسلي للقضية ، والفهرس الكتابي ، وعنوان القضية ، والمواعيد النهائية للوثائق ، وعدد الأوراق في القضية) ؛
السجل النهائي (عنصر المحاسبة ، الذي يشير إلى عدد الحالات المخزنة ، لا يتطابق دائمًا مع عدد الحالات المدرجة في الجرد) ؛
ورقة الشهود (عنصر المحاسبة للمحاسبة عن عدد الأوراق في المخزون) ؛
جهاز مرجعي للوصف.

يشمل الجهاز المرجعي للمخزون ما يلي:

صفحة عنوان الكتاب؛
المحتوى (جدول المحتويات) ؛
مقدمة؛
قائمة الكلمات المختصرة
جدول التحويل (في حالة المعالجة) ؛
مؤشرات.

يقوم الجهاز المرجعي للمخزون الأرشيفي بوظيفة التعارف الأول بالوثائق (صفحة العنوان ، جدول المحتويات) ، ويساعد في العثور على المعلومات الضرورية (الفهارس) ، ويوضح المحتوى الدلالي للمخزون (قائمة الاختصارات) وبيانات البحث (جداول ترجمة الأصفار).
يتم تجميع قوائم الجرد للحالات بدقة وفقًا للأشكال المحددة. توجد جميع تفاصيل المخزون الأرشيفي في الأماكن المحددة لها.
يتم تحديد قيمة المخزون من خلال حقيقة أن المخزون ، كونه وثيقة محاسبية ودليل للمحتوى ، يحمل عبئًا كبيرًا من المعلومات.
تعتمد فعالية البحث عن المعلومات الوثائقية الأرشيفية على جودة التحضير للمخزون.

2. الكتالوجات. هم انهم:
- منهجي . ليس من الضروري الرجوع إليها إذا كان من الضروري معرفة أي فروع المعرفة توجد كتب في المكتبة ؛ من الضروري اختيار الأدبيات حول موضوع أو قضية أو موضوع معين ؛ تحتاج إلى تحديد المؤلف والعنوان الدقيق للكتاب ، إذا كانت محتوياته معروفة.
يشير اسم الكتالوج إلى أن البطاقات التي تحتوي على وصف للأعمال المطبوعة مجمعة وفقًا لنظام معين ، وفقًا لمحتوى فروع المعرفة الفردية. وهكذا يتم جمع الكتب التي كتبها مؤلفون مختلفون حول نفس الموضوع معًا.
يتم تسجيل تسلسل موقع الأقسام الرئيسية من الكتالوج والأقسام الفرعية داخل كل قسم في مستند خاص - مخطط التصنيف. على مدى قرون من وجود المكتبات ، تم إنشاء العديد من الإصدارات المختلفة لمخططات التصنيف. لطالما اعتمد أكثرهم تقدمًا على تصنيف العلوم ، الذي سعى إلى إقامة الروابط والتفاعلات الصحيحة بين العلوم المختلفة.
- وسائل تعليمية.
3. ملف البطاقة - دليل يحتوي على معلومات حول محتوى المستندات على البطاقات. يتم وضع البطاقات في خزائن الملفات بناءً على احتياجات المنظمة للمعلومات. كما تظهر ممارسة أرشيفات المنظمات ، فإن الأكثر استخدامًا هو المعلومات المتعلقة بمحتوى الوثائق التنظيمية والإدارية (أوامر للأنشطة الأساسية ، والبروتوكولات ، والعقود ، والاتفاقيات ، والرسائل ، وما إلى ذلك).
تحدث:
- اسمى، صورى شكلى، بالاسم فقط؛
- المقاتلون - عمال المناجم ؛
- توفير السكن للمواطنين ؛
- كتب مترية.
4. الدليل - دليل أرشفي يحتوي على معلومات مختصرة حول وثائق أرشيف واحد أو أكثر. أنواع الدليل هي: دليل للأرشيف ، دليل لأموال الأرشيف ، دليل موجز لأموال الأرشيف ، دليل موضوعي لأموال الأرشيف.
دليل المحفوظات - نوع من دليل أموال المحفوظات ، يحتوي على قائمة منهجية للأرشيفات مع وصف للوثائق المخزنة فيها. قد تتضمن معلومات حول جميع المؤسسات الأرشيفية والمتاحف والمكتبات والأرشيفات الأخرى التي تخزن بشكل دائم وثائق RF AF أو الموضوعات الفردية للاتحاد الروسي أو مناطقه. هدف الوصف في دليل الأرشيف هو الأرشيف أو أي من مستودعات التخزين المذكورة أعلاه لوثائق RF AF.
تتكون سمة الأرشيف في دليل الأرشيف من: اسم الأرشيف (كامل أو مختصر) ، وعنوان الأرشيف (بيانات العنوان الكامل) ، وعدد الأموال على الورق ، وحجم الأموال على الورق ، و التواريخ الأخيرة للوثائق الورقية والمعلومات التاريخية والشروح. قد تحتوي على قائمة بالكتب المرجعية المنشورة. إذا كان هناك وثائق أفلام وصور ووثائق علمية وتقنية (NTD) في الأرشيف ، يتم الإشارة إلى حجمها والمواعيد النهائية

5. الفهرس - كتاب مرجعي أرشيفية ، وهو عبارة عن قائمة أبجدية أو منهجية أو مجمعة على أساس آخر قائمة بأسماء (أسماء) الكائنات المذكورة في الوثائق الأرشيفية ، مع الإشارة إلى بيانات البحث الخاصة بهم.
يمكن أن تكون الفهارس في أرشيف المنظمة مشتركة بين الصناديق ، أو داخل الصناديق ، أو في شكل - إلكترونية ، أو ورقة أو بطاقة ، في هيكل العناوين - الصم (مفاهيم الموضوع وبيانات البحث الخاصة بهم) ومفسرة (مفاهيم الموضوع مصحوبة بتفسيرات ) ، في مفاهيم التجميع داخل الفهارس - أبجديًا ، منهجيًا ، كرونولوجيًا.
يمكن تجميع الفهارس لعناوين وحدات التخزين (بدون عرضها) أو إلى المستندات (مع عرض وحدات التخزين).
الأنواع الرئيسية من الفهارس هي: الموضوع (أصنافه - موضوعي ، اسمي ، جغرافي) ، كرونولوجي. وفقًا لتجميع المفاهيم داخل الفهرس ، يتم تمييز الفهارس الأبجدية والنظامية والزمنية.

6. مراجعة الوثائق - دليل أرشفي ، يتضمن معلومات منهجية حول تكوين ومحتوى مجموعات فردية من الوثائق.
أنواع المراجعة في أرشيف المنظمة هي مراجعة الصندوق والمراجعة المواضيعية.
إن هدف الوصف لنظرة عامة على المخزون هو مستند (مجموعة من المستندات ، جزء من مستند) ، وحدة تخزين ، وحدة محاسبة لمخزون واحد. إن موضوع الوصف للمراجعة الموضوعية لوثائق الأرشيف هو مستند (مجموعة من الوثائق ، جزء من مستند) ، وحدة تخزين ، وحدة محاسبية لصندوق واحد (جزء من صندوق ، مجموعة من الصناديق) لأرشيف حول موضوع معين. عند تجميع المراجعات ، يتم استخدام نهج مختلف ، والذي يتمثل في اختيار صندوق و / أو موضوع ، ومبدأ تجميع المعلومات في الجزء الرئيسي من المراجعة ، باستخدام طرق مختلفة لتقديم المعلومات حول المستندات (التعليقات التوضيحية الفردية أو الجماعية) ، مختلفة طرق لوصف أنواع معينة من الوثائق ، وتحديد التكوين المناسب ودرجة اكتمال الجهاز المرجعي للمراجعة

7. القوائم عبارة عن أدلة أرشيفية يتم إنشاؤها بناءً على وصف الوثائق الأرشيفية ، أي استنادًا إلى إنشاء معلومات ثانوية حول تكوين ومحتوى وبيانات البحث للوثائق والأموال من خلال المعالجة التحليلية والتركيبية للمعلومات الوثائقية الأولية. "قوائم الأسئلة" هي في شكل كتب مكتوبة بخط اليد ، لاحقًا - مطبوعة على الآلة الكاتبة ، مجمعة في العمل المكتبي للمنظمات والمؤسسات وتم تسليمها جنبًا إلى جنب مع الحالات وقوائم الجرد إلى الأرشيف. توجد على الأغلفة الأصفار - عدد الأموال ، وقوائم الجرد ، والحالات ، ومحتوياتها. "قائمة الأسئلة" تكشف عن محتوى الحالات ذات العناوين "الصم" ، وتزيد من محتوى المعلومات في قوائم الجرد
حاليًا ، يجري العمل مع حزمة برامج صندوق المحفوظات (مستوى Delo) ومع قواعد البيانات التي تم إنشاؤها في الأرشيف: مكتبة المرجع العلمي ، والدوريات ، وفهرس الأموال ، وصندوق المراجع والمعلومات. لم يتم إنشاء قواعد البيانات المواضيعية في وثائق الأرشيف.

الفصل 2 الجهاز العلمي والمرجعي لأرشيف الوثائق

فهرس البطاقة هو كتاب مرجعي يحتوي على معلومات حول محتوى المستندات على البطاقات. يتم وضع البطاقات في خزائن الملفات بناءً على احتياجات المنظمة للمعلومات. كما تظهر ممارسة أرشيفات المنظمات ، فإن الأكثر استخدامًا هو المعلومات المتعلقة بمحتوى الوثائق التنظيمية والإدارية (أوامر للأنشطة الأساسية ، والبروتوكولات ، والعقود ، والاتفاقيات ، والرسائل ، وما إلى ذلك).
اعتمادًا على مهام استخدام المستندات ، يمكن إنشاء خزانات الملفات الخاصة بالموضوع والموضوع.
في فهرس بطاقة الموضوع ، يتم تجميع البطاقات أبجديًا حسب المفاهيم (على سبيل المثال ، للأوامر - أبجديًا حسب أسماء مجالات النشاط: الشركات ، الإنتاج ، التسويق ، حماية العمال ؛ للأحرف - أبجديًا حسب أسماء المنظمات المراسلة ، إلخ. )
يُنصح بإنشاء خزانات ملفات للموظفين للبحث عن معلومات حول الأقدمية والأجور وغيرها من البيانات ذات الطبيعة الاجتماعية والقانونية.
يجب أن تحتوي البطاقات على اسم العائلة ، والاسم الأول ، واسم عائلي لموظف المنظمة ، وبيانات البحث (رقم الصندوق ، والمخزون ، والحالة ، والأوراق) الخاصة بالوثائق التي تحتوي على معلومات عنه. يتم تنظيم البطاقات حسب الألقاب بالترتيب الأبجدي داخل نفس الألقاب بالترتيب الأبجدي للأسماء وأسماء العائلات.
عند إنشاء واستخدام الأنظمة الآلية للبحث في المستندات والملفات في أرشيفات المنظمات ، يجب استخدام القواعد التقليدية لتسجيل وتسجيل المستندات والملفات ، سواء في مرحلة العمل المكتبي أو في الأرشيف ، في تطوير برامج الكمبيوتر.
ستسهل هذه الاستمرارية انتقال العمل في الأرشفة إلى مستوى تقني جديد.
تحتل المعلومات التاريخية مكانة خاصة بين الكتب المرجعية الأرشيفية. يتم تحرير الشهادة عند أول استلام لوثائق الصندوق في أرشيف المنظمة. بعد ذلك ، بعد 5-7 سنوات ، من المستحسن وضع إضافة إلى الخلفية التاريخية.
يتم تجميع المعلومات التاريخية وتوقيعها من قبل رئيس الأرشيف. في المؤسسات التي لديها حجم صغير من الحالات التي يتم إنشاؤها سنويًا ، يمكن استبدال الملاحظة التاريخية بمقدمة جرد لحالات التخزين الدائمة.
تتكون الخلفية التاريخية من ثلاثة أقسام:
1. تاريخ المؤسس.
2. تاريخ الصندوق.
3. خصائص وثائق الصندوق.
القسم الأول - تاريخ المؤسس (بالترتيب الزمني) يحتوي على المعلومات التالية:
1. تواريخ وأرقام وعناوين الوثائق الإدارية المتعلقة بإنشاء المنظمة وتحويلها وتصفيتها ؛
2. المواعيد النهائية لأنشطة المنظمة.
3. التغييرات في اسم وأنشطة المنظمة.
4. مهام ووظائف المنظمة وتغييراتها.
5. حجم نشاط المنظمة ومكانتها في جهاز الدولة والصناعة.
6. هيكل المنظمة وتغييراتها (مع التواريخ).
القسم الثاني ، تاريخ الصندوق ، ويحتوي على المعلومات التالية:
1 - عدد القضايا في الصندوق والمواعيد النهائية لحالات الصندوق.
2. تكوين وثائق الصندوق والمواعيد النهائية لكل مجموعة.
3. وقت استلام الأموال في أرشيف المنظمة.
4. درجة سلامة الوثائق.
5. التغييرات في تكوين ونطاق وثائق الصندوق ؛
6. إشارة (إذا كانت المنظمة تنقل المستندات لتخزين الدولة) لتاريخ ومكان نقل الحالات لتخزين الدولة (اسم أرشيف الدولة ؛ رقم الصندوق المعين من قبل أرشيف الدولة ، الإشارة إلى فعل القبول ونقل الحالات وتاريخها ورقمها).
القسم الثالث - خصائص وثائق الصندوق ، ويحتوي على قائمة بأنواع الأجهزة العلمية والمرجعية للصندوق.
في القسم الثالث وصف لوثائق الصندوق يسردون:
1. الأنواع الرئيسية من الوثائق.
2. تشير إلى ميزات التوثيق في هذه المنظمة ؛
3. إعطاء معلومات عامة حول استخدام الوثائق (المحتوى الرئيسي وعدد الشهادات ذات الطابع الاجتماعي والقانوني ، واختيار وإصدار الوثائق للأقسام الهيكلية ، إلخ.
تُطبع الشهادة على الورق العام للمنظمة في 4 نسخ (3 نسخ مخصصة لأرشيف الدولة ويتم نقلها مع قوائم الجرد عند استلام الحالات ونقلها.
2.1 جهاز المرجع العلمي للمراجعة
ضع في اعتبارك الجزء الثاني من مراجعات المستند - الجهاز المرجعي.
في صفحة العنوان لمراجعة صندوق الأرشيف ، بعد اسم الأرشيف ، يُشار إلى نوع الكتاب المرجعي - مراجعة الصندوق ، رقم الصندوق ، التواريخ الأخيرة للوثائق ، سنة النشر أو تاريخ النشر. العام الذي تم فيه تجميع المراجعة.
في صفحة العنوان للمراجعة الموضوعية ، بعد الإشارة إلى نوع الكتاب المرجعي وعنوان موضوع المراجعة وآخر تواريخ الوثائق المتعلقة بالموضوع وسنة نشر المراجعة التالية.
يتم تجميع مقدمة مراجعة صندوق الأرشيف عن طريق القياس مع المخزون.
في مقدمة المراجعة الموضوعية ، يميز الجزء التاريخي الموضوع ، ويثبت أهميته ، ولا يتم تقديم تاريخ منشئ الصندوق إلا من وجهة نظر هذا الموضوع.
توضح خصائص المجموعات الرئيسية لمنشئ الصندوق العلاقة في محتوى الوثائق ، وبالتالي ، أهمية ومكان فئات المواد ذات الصلة في تطوير الموضوع. إذا تم تجميع المراجعة المواضيعية لصندوق واحد ، فسيتم إعداد الجزء التاريخي وفقًا لنموذج مقدمة مراجعة الصندوق.

تطوير نظام المرجع العلمي

فيما يتعلق بالتغيرات الديمقراطية في المجتمع ، فقد تغير الاهتمام المتزايد بالماضي التاريخي للبلاد ، واستعادة التقاليد المفقودة ، وموضوع استخدام الوثائق الأرشيفية في غرف القراءة في الأرشيف. بدأت الدراسات حول تاريخ القمع الجماعي في عشرينيات وخمسينيات القرن الماضي تحتل مكانًا مهمًا ، وأنشطة الوكالات الإدارية ووكالات إنفاذ القانون ، وتاريخ الطوائف الدينية في الإمبراطورية الروسية والاتحاد السوفيتي ، واضطهاد الكنيسة في الحقبة السوفيتية ، تاريخ العلم والتعليم والثقافة والفن. إلى حد أكبر مما كان عليه الحال في السنوات السابقة ، كان هناك اهتمام بتاريخ وطنهم الصغير. فيما يتعلق بعملية التخطيط الحضري وترميم المظهر المعماري للمدن ، هناك طلب على وثائق عن تاريخ تخطيط المستوطنات وتطويرها ، والآثار التاريخية والمعمارية ، ومباني الكنائس والأديرة.

معظم المحفوظات الفيدرالية و المستويات الإقليمية(72٪). يتم إجراء تحسين ومراجعة قوائم الجرد بشكل أساسي على أموال السلطات العامة والإدارة ، والحكومة الذاتية المحلية ، والهيئات الحزبية على جميع المستويات ، والوزارات والإدارات الفردية ، والحكومات القطاعية ، وكذلك على مجموعات من الوثائق المنقولة إلى التخزين المفتوح ، والتي يتوافق بشكل عام مع المهام الفعلية للاستخدام. في المجموع ، على مر السنين ، تم تحسين حوالي 27 ألف مخزون بمقدار 6 ملايين وحدة. ريدج
يرتبط تطوير وتحسين الجهاز المرجعي العلمي ارتباطًا وثيقًا بالاستخدام النشط تقنيات المعلومات. يسمح استخدامها بتحسين حالة الجهاز المرجعي العلمي ، مما يجعله مرنًا ودقيقًا وملائمًا للاستخدام. في أتمتة جهاز المرجع العلمي ، يتم لعب دور متزايد الأهمية من خلال النظام المعمول به لمحاسبة الحالة المركزية المؤتمتة للوثائق الأرشيفية ، والتي تحتوي على أوصاف على مستوى الصندوق وتجعل من الممكن إنشاء نصوص الدليل إلى الصناديق تقريبًا تلقائيا. في السنوات الأخيرة ، أخذ تمثيل وكالة الأمن القومي على الإنترنت يكتسب المزيد والمزيد من التطور..

استنتاج

تتكون المحاسبة الحكومية لمستندات AF RF في تحديد عددها في وحدات المحاسبة وتعكس هذا العدد والتكوين والشرط في المستندات المحاسبية. تخضع جميع المستندات المخزنة في الأرشيف للمحاسبة. توفر محاسبة المستندات التنظيم التنظيمي وتحديد الهوية وإمكانية البحث المستهدف عن المستندات والتحكم في وجودها وحالتها.
تم تنظيم المحاسبة للوثائق منذ عام 1992 من خلال الوثائق التنظيمية والتنظيمية والإدارية ذات الصلة. هذه هي ، أولاً وقبل كل شيء ، اللوائح الخاصة بقسم الحفظ ومحاسبة الدولة وجهاز المرجع العلمي للوثائق.
تساهم محاسبة المستندات الأرشيفية في سلامتها ، وتساعد على التحكم في توفر المستندات وضمان البحث عنها. تسمح محاسبة المستندات المخزنة في أرشيفات الإدارات لأرشيفات الدولة بإجراء اقتناء منهجي وفقًا لملفها الشخصي وهو الأساس لتخطيط عمل أرشيف الدولة.
اعتمد الجهاز العلمي والمرجعي للأرشيف على قوائم جرد الحالة والكتالوجات ، وفهارس بطاقات المواد الوثائقية ، والمراجع التاريخية ، ومراجعات المخزون ، والمراجعات الموضوعية.
يتم توجيه الجهود الرئيسية لقطاع الجهاز العلمي والمرجعي إلى تحسين قوائم الجرد: إنشاء مقدمات لقوائم جرد الأموال ، وصفحات العنوان ، وجداول المحتويات ، والفهارس.
يرتبط الجهاز المرجعي العلمي بوثائق المحاسبة للأرشيف ، وهو مصمم أيضًا للبحث بشكل أسرع والاستخدام الفعال للوثائق.
يرتبط تطوير وتحسين الجهاز المرجعي العلمي ارتباطًا وثيقًا بالاستخدام النشط لتكنولوجيا المعلومات. يسمح استخدامها بتحسين حالة الجهاز المرجعي العلمي ، مما يجعله مرنًا ودقيقًا وملائمًا للاستخدام.
يجب بناء نظام الجهاز المرجعي العلمي ، المستند إلى مبادئ التاريخية والشمولية والتعقيد ، مع الأخذ في الاعتبار النهج المنهجي ، والكائن الشامل والمنظم بشكل معقد ، بما في ذلك الأنظمة الفرعية اللازمة للمحاسبة ووصف الوثائق على معيار واحد والدعم المنهجي.

فهرس
إلخ.................

تعد مشكلة تصنيف المعلومات الوثائقية الأرشيفية مشكلة أساسية التنظيم الحديثمساحة المعلومات الأرشيفية. لذلك ، يجري العمل حاليًا لإنشاء مصنف صناعي للمعلومات الوثائقية الأرشيفية.

العمل على إنشاء جهاز مرجعي علمي للوثائق الأرشيفية هو نوع من العمل العلمي الذي يهدف إلى تزويد المنظمات والأفراد بالمعلومات الوثائقية اللازمة. معلومات الوثيقة هي معلومات ، بيانات مختلفة واردة في الوثيقة.

في التمرين عمل إعلاميالوثائق الأرشيفية ، والتي هي المصادر الأولية للمعلومات حول كائنات الواقع الموضوعي والنشاط العقلي البشري ، تسمى ناقلات المعلومات الوثائقية الأولية.

تسمى الرسائل المختلفة حول المستندات ، والتي تتكون من أوصاف وأصفار ورموز خاصة ، معلومات حول المعلومات أو معلومات المستند الثانوية.

الأدلة الأرشيفية التي تحتوي على معلومات وثائقية ثانوية ، والوثائق نفسها ، التي تحمل معلومات وثائقية أولية ، تشكل معًا بيئة معلومات أرشيفية.

جميع الأدلة الأرشيفية التي تصف المعلومات الوثائقية مقسمة إلى إلزامية واختيارية.

توجد أدلة إلزامية في جميع أرشيفات الدولة. وهي تشمل قوائم الجرد الأرشيفية والكتالوجات الأرشيفية ومراجعات الوثائق والكتب المرجعية الأرشيفية الأخرى.

يتم إنشاء أدلة إضافية مع الأخذ في الاعتبار خصوصيات وثائق الأرشيف ، ويتم تشكيلها أيضًا تاريخيًا (يتم استلام فهارس البطاقات المستلمة للتخزين الدائم وفهارس البطاقات وقوائم المستندات المحددة للنشر). تشمل الكتب المرجعية الإضافية الفهارس والمراجعات والقوائم المواضيعية والكتالوجات المشروحة.

مبادئ بناء نظام NSA. المبادئ الأساسية لبناء نظام NSA هي:

• 1) علاقة وتكامل المعلومات من الدلائل المختلفة التي تصف المعلومات الوثائقية بأثر رجعي الأولية على مستويات مختلفة ؛
• 2) التفرد وعدم تكرار المعلومات لأنواع مختلفة من الدلائل ؛
• 3) تعاقب محفوظات الإدارات والولايات والبلديات التابعة لوكالة الأمن القومي.

يجب مراعاة مبدأين تافهين من أجل جعل البحث أكثر كفاءة ولتجنب تكاليف العمالة التي يتحملها أمين المحفوظات لتكرار المعلومات.

إذا تم وصف وفهرسة الصندوق وفقًا لمبدأ الترابط والتكامل للمعلومات ، يكون الباحث قد اطلع على جرد الصندوق وكتب منه عدد وحدات التخزين حول موضوع الاهتمام به ، ثم ينتقل إلى القسم المقابل في الكتالوج لإجراء بحث أكثر تعمقًا. في الكتالوج ، لم يجد فقط أسماء وحدات التخزين ، ولكن أيضًا عناوين المستندات ومعلومات أكثر تفصيلاً ، مما يشير إلى أوراق وحدة التخزين التي يمكن العثور على هذه المعلومات عليها.

المبدأ الثالث مهم جدا لتنظيم عمل البحث. وهذا يعني أنه يتم تطبيق متطلبات موحدة وأساليب موحدة لإنشاء جميع أنواع الأدلة في أرشيفات المقاطعات والولايات والبلديات. لذلك ، يتم تجميع قوائم جرد الحالات حتى في العمل المكتبي للمؤسسات الخاضعة لسيطرة أرشيف الإدارات. يجب أن تتم الموافقة على قوائم الجرد الموجزة (الأقسام السنوية) لقوائم جرد حالات التخزين الدائم لأرشيف الإدارات من قبل EPC لأرشيف الدولة وتخزينها في أرشيف الولاية كنسخ تحكم حتى يتم نقل الملفات إلى التخزين الدائم. يجب ممارسة نفس السيطرة على تكوين خزانات ملفات الإدارات والأدلة الأخرى. يجب أن تكون جميع عناصر الوصف ، وجميع العناصر المساعدة للجهاز المرجعي للجرد متوافقة بدقة مع القواعد الأساسية لعمل أرشيفات الإدارات والدولة.

هيكل نظام وكالة الأمن القومي. نظام NSA للتقسيم الهيكلي على المستويين الرأسي والأفقي. يعتمد المستوى الأفقي للنظام على الاختلاف الوظيفي للأدلة. حسب الوظيفة ، تنقسم الكتب المرجعية لنظام NSA إلى:

• 1. إلى أدلة المحاسبة ؛
• 2. أدلة للإفصاح عن محتوى الوثائق (أنظمة استرجاع المعلومات).

يعتمد المستوى الرأسي للنظام على التسلسل الهرمي للفئات المرجعية للمجموعات التالية من الوثائق الأرشيفية:

• 1. RF AF ككل.
• 2. شبكات المحفوظات.
• 3. الأرشيف.
• 4. الصندوق ؛
• 5. حالة أو وثيقة منفصلة.

وفقًا لهذا التقسيم ، يمكن تسمية الكتب المرجعية والمجمعات المرجعية الأكثر شيوعًا للوثائق الأرشيفية.

تم تطوير كتالوج المخزون المركزي للأرشيف الفيدرالي والنظام الآلي NTI في وقت سابق على أساسه.

2 - مجموعة من المحفوظات لمنطقة معينة:

كتالوج الأسهم لكيان مكون من الاتحاد الروسي أو البلدية.

دليل أو مرجع سريع ؛

كتاب الدخل

قائمة الصناديق

أوراق مالية

الدلائل.

مراجعات مواضيعية

مؤشرات.

أرشيف جواز السفر

ورقة الصندوق

نظرة عامة على الصندوق

الدلائل.

مؤشرات.

5. حالة منفصلة أو وثيقة منفصلة:

أدلة موضوعية

الدلائل.

مؤشرات.

مراجعات الأسهم والفهرس ؛

الوصف الداخلي للقضية ؛

حاشية. ملاحظة؛

نقش التأكيد.

في العمل العملي ، تمت تسمية جميع الدلائل ، نتيجة تصنيفها حسب مستويات المستندات:

أرشيف داخلي (على مستوى RF AF وجزئه) ؛ داخل الأرشيف وفيما بين الصناديق (على مستوى الصناديق أو أجزائها) ؛

داخل الصندوق (على مستوى الصندوق أو جزء منه).

ترد قائمة مفصلة بالأجهزة المرجعية لكل أرشيف فيدرالي لروسيا للمجموعات المشار إليها (الدلائل داخل النظام ، والأدلة البينية ، والأدلة الداخلية) في الكتاب المرجعي "المحفوظات الفيدرالية لروسيا وأجهزتها المرجعية العلمية" ، الذي نُشر في عام 1994.

آفاق تطوير SNSA. تطوير آفاق لمزيد من التطوير الأمثل لنظام NSA ، بناءً على حل المشكلات الرئيسية التالية.

• 1. تحسين نظام NSA AF RF ككل كنظام فرعي للنظام الوطني للمعلومات العلمية والتقنية (NTI).
• 2. تحسين الأنظمة الفرعية الفردية وعناصر نظام NSA AF RF على مستويات مختلفة من تنظيم المستندات: الأرشيف - الصندوق - الملف - المستند - هذه هي مستويات "الدخول" إلى نظام NSA ؛ وتحسين نظام NSA لكل أرشيف.
• 3. التوفير الشامل لاستمرارية أرشيفات الدولة وأرشيف المؤسسات.
• 4. مزيد من التحسين لمنهجية إنشاء أنواع معينة من الدلائل ، مع مراعاة تفاعلها وتكاملها في نظام أرشيف NSA.

يجب أن يبنى نظام NSA على أساس وحدة الأساليب المحاسبية ووصف الوثائق على أساس تنظيمي ومنهجي واحد يحدد المتطلبات التالية لها:

• 1) تلبية جميع احتياجات المجتمع للحصول على معلومات بأثر رجعي عند ظهور الطلبات واستلامها في الأرشيف ؛
• 3) تكون عالمية ، أي تغطية المجموعة الكاملة لوثائق RF AF (نص ، KFFD ، تقني ، إلخ) ، بغض النظر عن طريقة تأمين المعلومات ؛
• 4) أن يكون لها منهجية موحدة لتجميع جميع أنواع وأنواع الكتب المرجعية.
• 5) تختلف في الترابط وتكامل الأدلة ؛
• 6) تطوير مع الأخذ في الاعتبار آفاق أخرى لتطبيق أحدث إنجازات العلوم والتكنولوجيا ، أي الإدخال الآلي واسترجاع المعلومات.

بناءً على هذه المتطلبات ، يجب أن يكون أساس نظام NSA هو "الوحدة المزدوجة": وحدة تنظيم الوثائق ، والتي تتحقق بوحدة الأسس العلمية والمنهجية لتصنيف الوثائق ( نظام واحد NSA يصلح تنظيم الوثائق وحساباتها من خلال وحدات التخزين ، والصندوق ، ومجمع الصناديق ، والأرشيف) ؛

وحدة وصف الوثائق التي تتحقق بوحدة منهجية تجميع الدليل.

في الوقت الحالي ، يتم التمييز بين إنشاء وكالة الأمن القومي وتحسينها في كل أرشيف. هذا يعني أن أمناء المحفوظات لديهم مناهج مختلفة لإنشاء وتحسين أدلة الأموال ذات المعلومات المتنوعة.

تنقسم الصناديق الأرشيفية إلى 3 فئات حسب محتوى المعلومات. تُفهم فئة صندوق الأرشيف على أنها درجة مختلفة من المعلوماتية لمواد هذا الصندوق. وبالتالي ، يتم إنشاء أنواع معقدة وعالية الجودة من الكتب المرجعية الأرشيفية من أجل أهمية كبيرة ومتعددة الجوانب في المحتوى والأموال الكبيرة ، والتي غالبًا ما يلجأ إليها المحققون ، والتي تتميز بمعلومات عميقة ومفصلة حول محتوى المستند. يتم إنشاء هذه الأدلة بواسطة صندوق من الفئة الأولى.

يتم إنشاء وكالة الأمن القومي الأكثر بساطة للصناديق من الفئتين الثانية والثالثة.

عمل الدورة

مفهوم وهيكل الجهاز المرجعي العلمي لوثائق صندوق الأرشيف في الاتحاد الروسي

مقدمة

هذا العمل البحثي مخصص لدراسة الجهاز المرجعي العلمي في أرشيف الدولة الحديثة.

تكمن أهمية هذا العمل في أهمية جهاز المرجع العلمي للمؤسسات الأرشيفية وصحة تجميعه ، لأنه بدون المرجع وأدوات البحث (ATS) ، سيتحول الأرشيف ، من مستودع منظم للمعلومات الوثائقية ، إلى " تفريغ المعلومات "، حيث سيكون من المستحيل تقريبًا العثور على البيانات اللازمة.

الهدف من الدراسة هو الأرشفة

موضوع البحث - جهاز مرجعي علمي

الغرض من هذا العمل: دراسة نظام المرجع العلمي للوثائق صندوق المحفوظاتالاتحاد الروسي

لتحقيق هذا الهدف لا بد من حل المهام التالية:

.تحديد مفهوم "جهاز المرجع العلمي"

.دراسة مبادئ بناء جهاز مرجعي علمي

.دراسة هيكل المرجع العلمي

.لتحليل الجهاز العلمي والمرجعي في الأرشيفات التي تخزن وثائق صندوق المحفوظات في الاتحاد الروسي

1. جهاز المرجع العلمي: المفهوم ، مبادئ البناء ، الهيكل

1.1 مفهوم ومبادئ بناء جهاز مرجعي علمي

نظام المراجع وأدوات البحث (نظام المرجع العلمي) لأرشفة الوثائقهي مجموعة من الكتب المرجعية الأرشيفية المترابطة والمتكاملة حول تكوين ومحتوى الوثائق الأرشيفية التي تم إنشاؤها على أساس منهجي واحد للبحث في الوثائق الأرشيفية والمعلومات الأرشيفية لغرض الاستخدام الفعال

الدلائل الأرشيفية تقليدية ، أي على ال وسائط ورقية، وآلية ، أي نفذت بمساعدة أجهزة الكمبيوتر. الغرض الرئيسي من الأدلة الأرشيفية هو البحث السريع عن المعلومات الوثائقية الضرورية.

إنشاء جهاز مرجعي علمي للوثائق الأرشيفية - أنشطة لتوفير المعلومات الوثائقية للمواطنين ، الكيانات القانونيةوالمستهلكين الآخرين للمعلومات.

عند العمل بالمعلومات ، من الضروري التمييز بين المصادر الأولية والمعلومات الوثائقية الثانوية.

المعلومات الوثائقية الأولية - وثائق أرشيفية تحتوي على معلومات حول الظواهر الموضوعية والنشاط العقلي البشري.

المعلومات الوثائقية الثانوية هي "معلومات حول المعلومات" ، أي المعلومات التي تحتوي على معلومات وصفية حول المصدر الأساسي.

تشكل الدلائل الأرشيفية والمعلومات الوثائقية الأولية ، أي الوثائق ، في المجمل بيئة معلومات أرشيفية.

الدلائل الأرشيفية مقسمة إلى إلزامية واختيارية. تتوفر أدلة أرشيفية إلزامية في أرشيف كل ولاية وبلدية. وتشمل هذه سجلات الحالة والكتالوجات والأدلة. يتم إنشاء أرشيفات إضافية حسب الحاجة ، والتي تحددها مواصفات مؤسسة أرشيفية معينة ، أو يتم تشكيلها تاريخيًا. وتشمل هذه لمحات عامة عن المستندات ، والفهارس ، وقوائم الموضوعات ، وقواعد البيانات.

تم تقديم نظام المرجع العلمي لكل أرشيف فيدرالي بالتفصيل في منشور "الأرشيف الفيدرالي لروسيا وجهازها المرجعي العلمي". يكمن تفرد هذا الكتاب المرجعي في حقيقة أنه لأول مرة في تاريخ الأرشفة المحلية ، يتم تجميع البيانات المتعلقة بالعناصر الرئيسية للجهاز المرجعي لكل أرشيف فيدرالي معًا.

. 2 مبادئ بناء نظام مرجعي علمي

المبادئ الأساسية لبناء نظام مرجعي علمي:

.علاقة وتكامل الكتب المرجعية الأرشيفية التي تصف معلومات الوثيقة الأساسية

.تجنب ازدواجية المعلومات في أدلة أرشيفية مختلفة

.استمرارية نظام المرجع العلمي (RSA) للمنظمات مع SSA للمؤسسات الأرشيفية

يتم تحقيق استمرارية الجهاز المرجعي العلمي للمنظمات والمؤسسات الأرشيفية من خلال وحدة متطلبات ومبادئ البناء. يفترض هذا الشرط التجميع الإجباري في العمل المكتبي لمنظمات قوائم جرد الحالات وجهاز مرجعي علمي لها. يتم تخزين نماذج قوائم الجرد المعتمدة من قبل الخبير ولجنة التحقق من مؤسسات الأرشفة في الأرشيف كنسخ مراقبة حتى يتم نقل المستندات من قبل المنظمة للتخزين الدائم. بعد استلام المستندات للتخزين الدائم ، تصبح قوائم الجرد جزءًا من الجهاز العلمي والمرجعي للأرشيف.

يتم قبول الوسائل المختلفة للجهاز العلمي والمرجعي لأرشيف المنظمة في الأرشيف كوحدات مستقلة ، أو يتم دمجها في الأقسام المقابلة من الفهارس.

يعد الامتثال للمبدأين الأولين ضروريًا لكفاءة البحث وتقليل تكاليف العمالة لأمناء الأرشيف لتكرار المعلومات.

إذا تم مراعاة مبدأ الترابط والتكامل عند إنشاء أوصاف المستندات وكتالوجاتها ، فيمكن للباحث ، بعد أن اطلع على جرد الحالات وكتابة الأعداد اللازمة لوحدات التخزين منه ، الرجوع إلى الأقسام المقابلة من كتالوج لبحث أكثر تفصيلا. في الكتالوج ، سيتمكن الباحث من العثور على أسماء وحدات التخزين وعناوين الحالات ومعلومات أكثر تفصيلاً.

المبدأ الثالث لا يقل أهمية عن تنظيم البحث. وهذا يعني أنه عند إنشاء جميع أنواع أدلة الأرشفة في المنظمات وأرشيفات الدولة والبلديات ، سيتم تقديم متطلبات موحدة وأساليب موحدة. لذلك ، يتم التحكم في صحة تسجيل قوائم جرد الحالات في المنظمة من خلال أرشيف المنظمة. يتم تنسيق قوائم الجرد الموجزة (الأقسام السنوية) لقوائم جرد وثائق حالات التخزين الدائم والموافقة عليها من قبل أرشيفات الدولة والبلديات. من المهم أيضًا ممارسة السيطرة على الوسائل الأخرى للجهاز المرجعي العلمي. يجب تجميع كل دليل أرشيفي للمنظمة وفقًا لقواعد عمل الدولة والمحفوظات البلدية وأرشيف المنظمات.

2 ـ هيكل الجهاز المرجعي العلمي

2.1 ملخصات الحالة

وصف الحالات والوثائق- دليل أرشفي مصمم للإفصاح عن تكوين ومحتوى وحدات التخزين / وحدات المحاسبة ، التثبيت من التنظيم والمحاسبة داخل المخزون ؛ يتكون من مواد وصفية لوحدات التخزين / وحدات المحاسبة ، وسجل نهائي ، وصحيفة شهادات وجهاز مرجعي للمخزون

يؤدي الوصف ثلاث وظائف رئيسية:

· معلوماتية (تكشف عن تكوين ومحتوى الوثائق)

· المحاسبة (تسجيل المستندات)

· التصنيف (تصنيف المستندات)

يتم تنفيذ وظيفة المعلومات على النحو التالي: عند تجميع جرد للحالات وإدخال عناوين المستند فيها ، والتي توفر معلومات حول نوع ومحتوى المستند. يسمح لك جرد الحالات الذي تم تنفيذه بشكل صحيح بالحصول على معلومات حول تكوين مستندات الصندوق.

يتم تنفيذ وظيفة المحاسبة عند ترقيم المستندات والإشارة إلى عدد المستندات الموجودة في المخزون. هذا يضمن سلامة المستندات ، ويسمح لك بتتبع التغييرات في حجم الصندوق ويسهل البحث الفوري عن المستند المطلوب.

تتمثل وظيفة التصنيف في الترتيب الأكثر عقلانية للشؤون داخل الصندوق. تحت التصنيف في هذه القضيةيشير إلى تجميع المستندات وفقًا لهيكل منشئ الصندوق أو القضايا الرئيسية لأنشطته.

هناك ثلاثة أنواع من قوائم الجرد: جرد داخلي ، جرد لوحدة هيكلية (تسليم) ، جرد موجز لشؤون الصندوق.

تم تصميم الجرد الداخلي لتسجيل حالات التخزين الدائم والمؤقت (أكثر من 10 سنوات) ، والتي تنتج المحاسبة عنها من خلال تفاصيل هذه الوثائق (خاصة الملفات القيمة ، والشخصية ، والقضائية ، والتحقيقية ، وما إلى ذلك) ، بالإضافة إلى الحالات التي تتكون من مثل هذه الأنواع من المستندات ، والتي لا تحتوي عناوينها على معلومات حول محتواها.

يتم تجميع قوائم جرد الأقسام الهيكلية (التسليم) وقوائم الجرد الموجزة وفقًا لنفس المنهجية. يتم تجميعها لوصف الأنواع التالية من الحالات:

· التخزين المؤقت (على سبيل المثال ، 5 سنوات وأكثر ، 10 سنوات وأكثر ، أكثر من 10 سنوات (حسب تقدير المنظمة) ؛

· من قبل الأفراد.

ضع في اعتبارك منهجية تجميع جرد لحالات التخزين الدائمة.

يتكون الجرد من جزأين: الجرد نفسه والجهاز المرجعي له. يتم تجميع المخزون ، كقاعدة عامة ، في المنظمة. ولكن في حالة الجودة غير المرضية للمخزون ، يتم إعادة تجميعه في المؤسسة الأرشيفية التي تم نقلها إليه.

يشمل إعداد الجرد أنواع العمل التالية:

· وصف الحالات

· تنظيم الوثائق والملفات داخل صندوق المحفوظات (تطوير نظام تصنيف لملفات الصندوق وتصنيف ملفات الصندوق) ؛

· إعداد الجرد الفعلي للوثائق ؛

· تجميع الجهاز المرجعي وتسجيل المخزون.

· يتكون جرد الحالات من بيانات وصفية حول كل وحدة تخزين ، وهي مزيج من العناصر التالية:

· رقم سري؛

· فهرس حفظ السجلات

· عنوان الحالة ، وفي بعض الحالات ، شرح المستند ؛

· المواعيد النهائية للوثائق في القضية ؛

· عدد الأوراق في الملف ؛

· ملحوظات.

يتوافق كل عنصر من عناصر المقالة الوصفية مع عمود في صحيفة الجرد:

العمود 1 - "رقم الطلب" - يؤدي وظيفة محاسبية ، ويصلح تسلسل وحدات التخزين في صحيفة الجرد. يشير رقم آخر وحدة تخزين إلى عدد الحالات في المخزون. يجب أن ينعكس التغيير في عدد الحالات في نهاية الجرد (في "السجل النهائي").

العمود 2 - "رقم المستند" - هذا هو رقم المستند المعين لها في المؤسسة المنشئة للأموال عندما كانت الوثيقة لا تزال صالحة. يمكن استخدامها كمعلومات بحث إضافية.

العمود 3 - "عنوان القضية" يعكس وظيفة المعلومات في الجرد ، ويكشف عن تكوين ومحتوى وثائق كل حالة.

في هذا العمود ، لا يُسمح باستخدام الاختصارات التعسفية ، فقط تلك المقبولة والمنصوص عليها في المستندات ذات الصلة. في أول ذكر لمنظمة أو مؤسسة أو مؤسسة ، وكالة حكوميةوهكذا ، فإن العنوان مكتوب بالكامل ومختصر بين قوسين. عندما يُذكر كذلك ، يتم اختصار العنوان. على سبيل المثال: OAO الروسية السكك الحديدية"(OJSC" Russian Railways ")".

العمود 4 - "تواريخ الموعد النهائي" - تواريخ بداية الحالة ونهايتها. عادة ما يكتب الشهر بالكلمات. التاريخ بصيغة اليوم والشهر والسنة.

العمود 5 - "عدد الأوراق" - حجم وحدة التخزين.

في نهاية الجرد ، يتم عمل قيد نهائي ، يشير إلى المعلومات التالية: عدد وحدات التخزين ، وأرقام وحدات التخزين الأولى والأخيرة ، وأرقام التسجيل المتاحة ، وأرقام الحروف ، ووحدات التخزين المتقاعدة ، وأسباب ذلك. يتم تحديد التخلص منها.

يتم إرفاق خطاب التأكيد بنهاية الحالة. يشير إلى عدد الأوراق المرقمة والمقيدة في المخزون ، وأرقام الحروف ، بالإضافة إلى معلومات حول الأرقام والميزات المفقودة حالة فيزيائيةصحائف الوصف.

منهجية لتجميع جهاز مرجعي للحصر

بعد تجميع الجرد نفسه ، يتم تجميع جهاز مرجعي له يؤدي وظيفتين: تسريع البحث عن الجرد وتقديم معلومات إضافيةعن الصندوق.

يشمل تكوين الجهاز المرجعي للمخزون ما يلي:

· صفحة عنوان الكتاب؛

صفحة العنوان - تحتوي على الاسم الكامل لأرشيف الدولة ، والاسم الكامل للصندوق مع قائمة بجميع إعادة تسميتها (بين قوسين) ، إن وجدت ، يشار أيضًا إلى رقم الصندوق ورقم المخزون واسم المخزون.

على سبيل المثال: انظر الملحق 2.

تتضمن المقدمة تاريخ المنظمة التي قامت بتكوين الأموال ، وتاريخ الصندوق ، وشرح لتكوين ومحتوى الوثائق الموجودة في الجرد ، وتكوين الجهاز المرجعي للمخزون.

قائمة الاختصارات - مرتبة أبجديًا في المخزون والكلمات المختصرة والاختصارات مع الاسم الكامل للكلمات. يتم استخدام الاختصارات في النص لتوفير مساحة للكلمات المتكررة.

الاختصارات المقبولة عمومًا التي لا تتطلب تفسيرات خاصة (مثل ، إلخ ، إلخ ، إلخ) ، تشير إلى اسم مقاييس الكتلة والوقت والمكان المرتبط بالأرقام أو أي أسماء ولا تسبب تفسيرًا مزدوجًا (كجم ، دقيقة. ، سم ، م) ، وكذلك اختصارات الكلمات الواردة في الخطاب العامي والمكتوب ، مثل لجنة النقابات العمالية ، ليست مدرجة في قائمة الاختصارات. إذا ، عند تجميع الجرد ، فإن الاختصارات مثل "r. - ولدت "،" العقل. - مات "،" ص. - بروتوكول "،" م. - المواد "وما شابه ذلك ، فمن الضروري إعادة تجميع الجرد ، وعدم إدراج هذه الكلمات في قائمة الاختصارات.

يحتوي فهرس المخزون على قائمة بالمفاهيم الموجودة في الجرد والتفسيرات اللازمة لها. يمكن أن تكون الفهارس اسمية وموضوعية وجغرافية وما إلى ذلك. أيضًا ، يمكن أن يكون الفهرس مرجعًا إضافيًا وأداة بحث منفصلة.

على سبيل المثال ، ضع في اعتبارك إحدى قوائم جرد حالات الأرشيف التاريخي للدولة الروسية.

F. 13 المرجع. 3. 1798-1811 ، 53 مادة سجلات الأوراق الواردة والصادرة. الصندوق 13: وزارة التجارة (انظر الملحق 3)

يبدأ هذا المخزون بصفحة عنوان وجدول ترجمة. فيما يلي قائمة بالحالات ، بما في ذلك الرقم التسلسلي ورقم السجل وعنوان الحالة والمواعيد النهائية وعدد الأوراق والملاحظة. يتم وضع تسجيل الشهادة (صحيفة المصدق) على صحيفة شهود منفصلة ويتم حفظها في نهاية الجرد.

تم تجميع هذا الجرد بشكل صحيح ، ومع ذلك ، منذ عام 1984 ، وهو عام تجميعه ، تغير شكل ورقة التصديق (الواردة في الملحق 9 من القواعد الأساسية لتشغيل محفوظات المنظمات التي تمت الموافقة عليها بقرار من Collegium of the الأرشيف الفيدرالي بتاريخ 06 فبراير 2002).

2.2 نظام الدليل في الأرشيف

يتم إصلاح نظام تخزين الوثائق الأرشيفية على مستوى الصندوق من خلال جرد ، ولكن هذا لا يكفي للبحث عن المعلومات الوثائقية. في كثير من الأحيان ، يتم تشكيل استعلامات البحث وفقًا لمعايير مثل كائن أو سؤال أو موضوع أو نوع من الأحداث. لتلبية طلبات البحث من هذا النوع ، يتم تجميع كتالوجات أرشيفية ، حيث يتم تجميع المعلومات حسب الموضوع (الموضوعات ، الصناعات). تتيح هذه الأداة الخاصة بجهاز المرجع العلمي للأرشيف للباحثين إجراء بحث متعدد الأوجه عن المعلومات الوثائقية.

دليل الأرشيف- دليل أرشيفية ، حيث توجد معلومات حول المستندات الأرشيفية وفقًا لمخطط التصنيف المختار

المرجع السابق. وفقًا لـ E.M. حفر: بدأ نظام الفهارس في الأرشيفات المحلية يتشكل في أوائل الستينيات. القرن ال 20 خلال الفترة الماضية ، اكتسبت أرشيفات الدولة خبرة كبيرة في إنشاء وصيانة أنواع مختلفة من الفهارس. ومع ذلك ، تم إجراء الفهرسة "الجماعية" في السبعينيات والثمانينيات. القرن ال 20 في الأرشيفات المحلية أدت إلى حقيقة أن الكتالوجات تحتوي في الشكل التقليدي على ملايين البطاقات ، لكن كفاءة استخدامها كانت منخفضة. ويرجع ذلك إلى عدد من العوامل: أولاً ، الشكل التقليدي للبحث عن المعلومات في الفهرس ؛ ثانيًا ، طبيعتها "غير العامة" ، أي فقط موظفو الأرشيف يخدمون طلبات الباحثين. كل هذا أدى إلى التسعينيات. القرن ال 20 لتعليق فهرسة المعلومات الوثائقية.

على عكس كتالوج الكتالوج:

)يغطي معظم صناديق الأرشيف ، حيث أن هيكل الكتالوج لا يعتمد على هيكل تخزين المستندات في الأرشيف ، ويعكس تصنيف المستندات وفقًا لمعايير مختلفة ، بينما يتم تجميع المخزون لوثائق صندوق أرشيفية واحد أو جزء منه؛

)توفر معلومات أكثر تفصيلاً من الجرد ، حيث قد تتضمن مقتطفات من الوثيقة ، وتحتوي على معلومات من أكثر من حالة واحدة.

)لا تؤدي وظيفة محاسبية ولا تحسب عدد الحالات ، وتتمثل مهمتها الرئيسية في توفير استرجاع المعلومات.

)إذا تم بناء كل مخزون على أساس مخطط التنظيم الخاص به لمواد هذا الصندوق ، فسيتم ترتيب بطاقات الكتالوج لجميع صناديق الأرشيف وفقًا لمخطط واحد ، تكون أساسياته مشتركة لجميع المحفوظات.

في أرشيفات المنظمات ، بدلاً من الكتالوجات ، يتم استخدام خزائن الملفات.

في العمل المكتبي ، من المهم أن تكون قادرًا على العثور بسرعة على معلومات وثائقية واحدة أو أخرى. لهذا الغرض ، يتم الاحتفاظ بخزائن ملفات التسجيل والتسجيل للوثائق ، وخزائن ملفات الخطابات وبيانات المواطنين ، وما إلى ذلك. يجب أن نتذكر أن خزانات الملفات هذه ليست ذات أهمية مؤقتة فقط: في المستقبل ، إلى جانب المستندات ، سيتعين عليك الذهاب إلى أرشيف المنظمة.

تسمى عملية إعداد كتالوجات أرشيفية وتجميعها وصيانتها بفهرسة الوثائق الأرشيفية:

فهرسة الوثائق الأرشيفية- عملية إعداد كتالوجات أرشيفية وتجميعها وصيانتها

تشمل الفهرسة أنواع الأعمال التالية:

· تحديد نوع الدليل ؛

· تطوير مخطط تصنيف للمعلومات الوثائقية في الكتالوج ؛

· تحديد واختيار المعلومات الوثائقية للفهرسة ؛

· وصف المعلومات الوثائقية على بطاقات الفهرس ؛

· بطاقات فهرسة الفهرسة

· تنظيم البطاقات والحفاظ على فهرس

تحديد نوع الدليل. يعتمد نوع الكتالوج على محتوى الوثائق ووجود كتالوجات أخرى في الأرشيف.

عند تحديد تكوين الفهارس لأرشيف بلدية أو ولاية معينة ، يتم أخذ ما يلي في الاعتبار: رتبة الأرشيف وملفه الشخصي ؛ هيكل وتكوين ومحتوى صناديق الأرشيف ؛ درجة تطور الأموال ؛ كثافة وأهداف استخدام الوثائق ؛ توافر ومستوى الجودة للأنواع الأخرى من أدلة الأرشفة ؛ القدرات المادية والفنية للأرشيف.

حسب الهيكل ، تنقسم الدلائل إلى منطقية وأبجدية.

يتضمن الهيكل المنطقي طريقة الاستنتاج ، أي البحث عن المعلومات من العام إلى الخاص.

تنقسم كتالوجات الهيكل المنطقي إلى منهجية ، وموضوعية ، وأنواعها (كتالوج تاريخ المؤسسات وكتالوج تاريخ التقسيم الإداري الإقليمي) وترتيب زمني ، وكتالوجات الهيكل الأبجدي مقسمة إلى موضوع و أصنافها الاسمية والجغرافية.

تستخدم الكتالوجات المنهجية على نطاق واسع في أرشيفات الولاية والبلديات.

هيكل كتالوجات الأرشيف معروض في الملحق 4.

تطوير مخطط تصنيف للمعلومات الوثائقية في الدلائل. المرجع السابق. وفقًا لـ E.M. بوروفا "الأرشفة: النظرية والأساليب": "التطور العلمي لمشكلة تصنيف المعلومات الوثائقية الأرشيفية ، والتي ترتبط ارتباطًا وثيقًا بالتطور. النظرية العامةالتصنيف ، يشير إلى بداية القرن التاسع عشر ، إلى وقت طي مجال موضوع الأرشفة ، ونظام المحفوظات ، وتخصيص المحفوظات إلى منطقة مستقلة تسيطر عليها الحكومةعندما بدأ تطوير مخططات التصنيف في المجالات المتعلقة بعلم المحفوظات - علم الوثائق وعلم المصدر.

نتيجة للدراسات النظرية ، تم تحديد الأنواع الرئيسية لتصنيف المعلومات الوثائقية المنعكسة في أدوات المراجع والمعلومات: الهيكلية ، والموضوع الموضوعي ، والنمطية ، والتي تستند إلى العنصر الهيكلي(الهيكل) ، الموضوع (الموضوع) أو الخاصية (الملازمة هذا الكائنأو أجزاء منها) ميزة نموذجية. يحدد النوعان الأولان من التصنيف خصائص أرشيفات وكالة الأمن القومي ، التقليدية والآلية.

الإنجازات النظرية لعلوم الأرشفة المحلية في مجال التصنيف في السبعينيات والثمانينيات. تم تنفيذها في تطوير مخططات التصنيف الموحد للمعلومات الوثائقية (SEC) في عام 1978 ، 1983 ، بالإضافة إلى أدوات التقييم وقاموس المرادفات الخاصة بـ ASNTI وفقًا لوثائق GAF لاتحاد الجمهوريات الاشتراكية السوفياتية ، فيما بعد - المصنف الموحد لـ المعلومات الوثائقية لصندوق المحفوظات للاتحاد الروسي (ECDI) 2007.

عند تطوير ECDI AF RF ، تم أخذ التغييرات المنهجية التي حدثت في جميع مجالات الحياة تقريبًا في الاتحاد الروسي في الاعتبار: سياسة جديدة و هيكل الدولة، وتغيير أشكال الملكية وأكثر من ذلك بكثير ، وهو ما ينعكس في الوثائق ، والمعلومات التي ينبغي إدراجها في الفهارس. من المهم ملاحظة أن ECDI AF RF على مستوى منهجي جديد يطور مناهج الفهرسة المنصوص عليها في SEC (M. ، 1978 ؛ M. ، 1983) "

وصف معلومات المستند على بطاقات الكتالوج - إنشاء بطاقة أرشيفية تحتوي على معلومات ثانوية حول المستند.

بطاقة الكتالوج- بطاقة مدرجة في فهرس البطاقات وتحتوي على معلومات تتوافق مع مهام وموضوعات كتالوج الأرشيف

بطاقة الفهرس لها شكل محدد وتتضمن العناصر التالية:

· التصنيف (الفهرس ، العنوان ، العنوان الفرعي ، تاريخ ومكان الحدث) ؛

· معلوماتية (محتوى الوثيقة) ؛

· محركات البحث (اسم الأرشيف ، اسم الصندوق ، N من الصندوق ، N من المخزون ، N من الملف ، الأوراق) ؛

· خارجي (لغة الوثيقة وطريقة الاستنساخ) ؛

· التحكم (موقع المترجم وتوقيعه ، تاريخ سحب البطاقة).

تعتبر فهرسة معلومات المستند الثانوية ذات أهمية خاصة عند إنشاء بطاقة كتالوج.

الفهرسة- اختيار و / أو تجميع فهرس (فهارس) استنادًا إلى نظام الفهارس وإلصاقه / تثبيته على المستندات والملفات وبطاقات الفهرسة

فِهرِس - رمز(حرف ، رقم) أو مجموعة من هذه الأحرف المستخدمة في ILP و AIPS و IPS التقليدية المرفقة بأقسام التصنيف المقابلة لنظام تصنيف المستندات (معلومات وثائقية) وملصقة على بطاقات الفهرس (فهرس التصنيف)

بشكل عام ، المؤشر هو رمزفي نظام التصنيف.

تنظيم البطاقات وصيانة الكتالوج. يجب تنظيم البطاقات المفهرسة قبل إدخالها في الكتالوج. يتم تنظيم الفهارس بترتيب الأرقام.

على سبيل المثال: انظر الملحق 5.

يتم تنظيم البطاقات التي لها نفس الفهارس وفقًا للعناوين والعناوين الفرعية الموضحة على البطاقات. يتم وضع البطاقات نفسها بالفعل على مستوى العناوين الفرعية وفقًا لمبدأ منطقي - من الأعلى إلى الأدنى ، ومن العام إلى الخاص.

حسب السائد النظرية المحليةومنهجية ممارسة الأرشفة ، تُصنف كتالوجات الأرشفة تقليديًا على أنها إلزامية للحفاظ عليها في الأرشيف. (قواعد تنظيم تخزين وحيازة وحساب واستخدام وثائق صندوق المحفوظات التابع للاتحاد الروسي والوثائق الأرشيفية الأخرى في الدولة والبلدية والمحفوظات والمتاحف والمكتبات والمنظمات الأكاديمية الروسيةالعلوم (من الآن فصاعدًا - قواعد 2007) (ص 95).)

حتى الآن ، لم تنظر هذه الورقة إلا في الوسائل التقليدية للجهاز المرجعي العلمي. التقدم العلمي والتكنولوجي ، وقد أثر تطور تكنولوجيا المعلومات على الأرشفة ، ولا سيما الجهاز المرجعي العلمي. بدأت أدوات المراجع والبحث في المحفوظات تدريجيًا تتكرر في في شكل إلكتروني. يتيح لك ذلك العثور بسرعة ، والأهم من ذلك ، عن بُعد ، على المستندات الأرشيفية اللازمة.

دعنا نحاول إيجاد استخدام هذا النظام. أموال أرشيفية ، على سبيل المثال ، مكاتب التصميم الهندسي. بعد إدخال الاستعلام اللازم في الصفحة الرئيسية في شريط البحث ، انقر فوق الزر "بحث". تعرض صفحة نتائج البحث معلومات حول الأموال التي تم العثور عليها وانتماء كل صندوق إلى أرشيف معين. تظهر عملية العمل مع هذا النظام في الملحق 7. بعد فتح أول نتيجة بحث في القائمة ، نحصل على البيانات التالية: رقم الصندوق ، واسم الصندوق ، والمواعيد النهائية ، والشرح والخلفية التاريخية (الملحق 8)

على ال هذه اللحظةأثبت النظام فعاليته ، ويتم استكماله وتحسينه باستمرار.

في هذا العمل ، سننظر أيضًا النظام الإلكترونيكتالوجات في الأرشيف التاريخي للدولة الروسية. تكمن خصوصيته في تقسيم الكتالوج إلى اسمي وجغرافي وموضوع.

في الكتالوج الاسمي (الملحق 9) ، يتم تصنيف المعلومات حسب أسماء الأشخاص الذين هم مؤلفو الوثائق. خصوصية الكتالوج الإسمي الإلكتروني في الأرشيف التاريخي للدولة الروسية هي أن الوثيقة المشار إليها في الفهرس لا تحتوي على مواد السيرة الذاتية ، والشخص الذي كان بمثابة أساس للبحث مذكور فقط في نص الوثيقة.

في الكتالوج الجغرافي ، يتم تصنيف المعلومات أبجديًا حسب العناصر الجغرافية والطبوغرافية (الملحق 10).

في فهرس الموضوع ، يتم تصنيف المعلومات وفقًا لموضوع المستند ، وفقًا لعنوانه (الملحق 11).

تم إطلاق الكتالوج الإلكتروني للأرشيف التاريخي للدولة الروسية في وضع الاختبار ، ويبدو أنه أداة بحث ملائمة. ومع ذلك ، يجب أن تفهم أن هذا الكتالوج يوفر معلومات حول 2.5٪ فقط مواد أرشيفيةمخزنة في RGIA. النظام المقدم هو الخطوات الأولى نحو إنشاء كتالوج إلكتروني كامل.

2.3 أدلة

الكتيبات الإرشادية هي كتب مرجعية أرشيفية إلزامية

دليل المجموعات (الأرشيفية) للأرشيف- دليل أرشفي يحتوي بطريقة منهجية على الخصائص أو معلومات مختصرةعلى الصناديق الأرشيفية وتهدف إلى التعرف على تكوينها ومحتواها

مرشد- مطبوعة مطبوعة ، والغرض منها هو إعطاء المستخدمين فكرة عن تكوين الأموال لأرشيف معين.

أنواع الأدلة:

· دليل المخزون

· دليل موجز لأموال الأرشيف (المحفوظات) ؛

· دليل موضوعي لأموال الأرشيف (المحفوظات).

تنقسم الأدلة أيضًا إلى أرشيفية (داخل أرشيفية) وداخلية.

دليل الأسهم- نشرة مطبوعة تحتوي على معلومات موجزة عن أموال الأرشيف بطريقة منهجية وتعمل على التعرف على محتويات الأرشيف.

دليل موجز لأرشفة المقتنيات- دليل يحتوي على قائمة بأموال الأرشيف. في المقابل ، تنقسم الكتب المرجعية المختصرة عن المحفوظات إلى مشروحة وغير مشروحة. تحتوي المشروحة على معلومات حول الصناديق بطريقة منهجية ، تشير إلى جميع إعادة تسمية المؤسسين ، كما يتم توفيرها معلومات قصيرةحول محتوى الوثائق. أدلة قصيرة غير مشروحة لمجموعات الأرشيف تحتوي فقط على قائمة بالمجموعات و معلومات اساسيةعن طريقهم.

دليل مواضيعي لمجموعات الأرشيف- دليل يحتوي على معلومات حول الأموال المقابلة لموضوع معين.

يمكن إنشاء جميع أنواع الأدلة المذكورة أعلاه لكل من أرشيف واحد ومجموعة من المحفوظات.

يتكون الدليل من الدليل الفعلي والجهاز المرجعي له.

يحتوي الدليل نفسه أو ، كما يطلق عليه أيضًا ، خصائص الصناديق على المعلومات الإلزامية التالية: اسم الصندوق ، والبيانات المرجعية حوله ، وتاريخ المنظمة التي أنشأتها (لصندوق من أصل شخصي - أساسي معلومات عن السيرة الذاتية للشخص) ، معلومات حول تكوين ومحتوى وثائق الصندوق. قد يحتوي أيضًا على قائمة ببليوغرافية للصندوق.

يعد اسم المؤسسة عنصرًا إلزاميًا في الدليل ، والذي يمكن أن يوفر معلومات حول:

· الانتماء للصندوق إلى حقبة تاريخية معينة ؛

· اسم المؤسس ومكانته في نظام الهيئات والمؤسسات العامة وغيرها ؛

· حجم أنشطة صانع الأموال ؛

· مكانها.

البيانات المرجعية حول الصندوق هي رقم الصندوق.

تعطي المعلومات التاريخية فكرة عن أنشطة صانع الأموال ، ومكانه في نظام السلطات العامة ، والمنظمات ، والمؤسسات ، وما إلى ذلك ، وفترة وحجم أنشطته.

تحتوي المعلومات التاريخية للأموال ذات الأصل الشخصي على بيانات السيرة الذاتية للمؤسس: اسمه الأخير ، والاسم الأول ، والعائلة ، وفترة الحياة ، ومكان الميلاد ، والوفاة ، والحياة الشخصية ، والأنشطة ، وما إلى ذلك.

شرح تكوين الوثائق ومحتواها - وصف موجز لتكوين ومحتوى الوثائق.

يشتمل الجهاز العلمي والمرجعي للدليل على العناصر التالية: صفحة العنوان ، والمحتوى (جدول المحتويات) ، والمقدمة ، وقائمة الاختصارات ، والملاحق ، والفهارس.

صفحة العنوان جزء من تصميم الدليل (لا تنسى ذلك نحن نتكلمحول النسخة المطبوعة) ويعطي معلومات حول اسم الأرشيف واختصاصه ومكانه في نظام هيئات الأرشفة في الاتحاد الروسي. كما يشير إلى معلومات حول مكان ووقت النشر.

تقدم المقدمة قصة قصيرةالأرشيف ، للوثائق التي تم تجميع دليل لها.

قائمة الاختصارات والملاحق والفهارس لها نفس الوظائف كما في جرد الحالات. تشبه منهجية تجميعها منهجية تجميع هذه العناصر لجهاز المرجع العلمي للحصر.

قد تتضمن الملاحق بيانات عن التصفية ، المنقولة إلى أرشيفات أخرى وصناديق مشتركة ، وكذلك عن تكوين الجهاز المرجعي العلمي للأرشيف.

مع تطور تكنولوجيا المعلومات ، بدأ الرابط الذي لا ينفصم بين دليل الأرشيف والمنشور المطبوع في التلاشي. توجد أدلة أرشيفية في شكل إلكتروني. على سبيل المثال ، يوجد على موقع الويب الخاص بأرشيف الدولة الروسية للأدب والفنون (RGALI) دليل إلكتروني للمجموعات ، متاح على الرابط التالي: # "justify"> 2.4 مراجع إضافية وأدوات البحث

يمكن إنشاء أدلة إضافية لنظام ATP في الأرشيف - المراجعات والفهارس وفهارس البطاقات المواضيعية والقوائم الموضوعية للوثائق والحالات وسجلات الجرد المشروحة.

مراجعات الوثيقة

تنتمي المراجعة كنوع من أنواع الكتب المرجعية الأرشيفية إلى مجموعة المراجع الإضافية وأدوات البحث للأرشيف ، ولكنها ، مثل الدليل ، مخصصة للنشر من أجل إعلام المستخدمين بتكوين ومحتوى وثائق الصندوق أو صناديق مختلفة ، ولكن في موضوع واحد:

نظرة عامة على الوثائق الأرشيفية- نوع دليل الأرشيف ، بما في ذلك المعلومات المنظمة حول تكوين ومحتوى المجمعات الفردية للوثائق الأرشيفية ، المكملة في الحالات الضروريةتحليل مصدر هذه الوثائق

يتم تحديد ملاءمة تجميع المراجعات من خلال ملاءمة وأهمية المشكلة التي تم تخصيصها لها ، ودرجة دراستها ، بالإضافة إلى حداثة الوثائق المدرجة في المراجعة.

يوصى بتجميع ونشر (تكرار) المراجعات في الحالات التالية: عندما يكون حجم الصندوق كبيرًا ويحتوي على العديد من الحالات من نفس النوع في المحتوى ، أو ، على العكس من ذلك ، العديد من الحالات ذات المحتوى المعقد متعدد الموضوعات ، من أجل مثال: البروتوكولات والمراسلات حول العديد من الأسئلة غير ذات الصلة فيما بينهم. في هذه الحالة ، يُنصح بإصدار مراجعات للصناديق الأرشيفية ، حيث يمكن تقسيم محتوى القضايا متعددة الموضوعات منطقيًا وتصنيفها إلى مجموعات متجانسة. يمكن أيضًا إجراء المراجعات على المستندات التي تم إدخالها في قوائم الجرد بدون نظام صارم أو اتصال منطقي ، أو عندما تكون المستندات مبعثرة عبر قوائم جرد مختلفة. من الأسهل القضاء على أوجه القصور الملحوظة عن طريق تجميع المراجعات ، بدلاً من إعادة كتابة قوائم الجرد.

تُظهر تجربة إعداد المراجعات أنه يمكن نشرها في شكل منشورات مستقلة وكمقالات منفصلة في الدوريات والمنشورات الجارية ، وهو أمر مهم لإعداد مراجعات للوثائق الأرشيفية في المنظمات.

على سبيل المثال ، في الأرشيف التاريخي العسكري للدولة الروسية (RGVIA) ، تنقسم مراجعات الوثائق إلى مخزون وموضوعي:

استعراض الوثائق المواضيعية:

· حول تاريخ الحركة الاجتماعية والسياسية ؛

· في التاريخ الدول الأجنبيةومدن روسيا.

· في تاريخ العمارة والتخطيط الحضري.

· على تطوير الطيران.

· حول العلاقات الثقافية والاقتصادية لروسيا مع الدول الأخرى ؛

· حول تطوير الفكر العسكري النظري الروسي ؛

· حول حياة وعمل الشخصيات البارزة في روسيا ؛

· حول الرواسب المعدنية ، إلخ.

مراجعات لمستندات المخزون:

· المكتب العسكري الميداني لـ H.I.V. (ب. 26) ؛

· قلعة Ivangorod (F. 13133) ؛

· رسالة سرية من الكلية العسكرية (F. 20) ؛

· مجلس الوزراء وزير الحرب (F. 366) ؛

· مكتب المفوض العسكري للحكومة المؤقتة في المقر (F. 2015) ؛

· Voronov P.N. ، ملازم أول ، مؤرخ عسكري ، محرر مجلة "Russian Antiquity" ، (F. 252) ، إلخ.

المؤشرات

يمكن أن تكون الفهارس أدلة أرشيفية مستقلة في الأرشيف أو عنصرًا في الجهاز المرجعي لأدلة أرشيفية أخرى:

فهرس (مؤرشف)- دليل أرشفي يحتوي على قائمة منتظمة بأسماء الأشياء أو الأشياء ، والتي تحتوي على معلومات في الوثائق الأرشيفية ، تشير إلى بيانات البحث الخاصة بها

تم النظر في منهجية تجميع الفهرس كعنصر من عناصر الجهاز المرجعي باستخدام مثال جرد الوثائق والحالات.

غالبًا ما يتم تضمين المؤشرات في الكتيبات الإرشادية. ومع ذلك ، مع تطور تكنولوجيا المعلومات ، أصبحت الفهارس أداة بحث شائعة على مواقع المحفوظات الروسية.

على سبيل المثال ، يوجد على موقع rusarchives.ru فهرس للمؤسسين في أرشيفات روسيا (الملحق 12)

عندما تنقر على الرابط المؤدي إلى منشئ التمويل المطلوب ، تنتقل إلى نافذة نتائج البحث ، والتي توفر معلومات حول مُنشئ الصندوق وبياناته المرجعية والقسم والدليل الذي يحتوي على معلومات حول مُنشئ الصندوق المطلوب (الملحق 13)

وبالتالي ، في هذه الحالة ، يرتبط فهرس الأرشيف ارتباطًا وثيقًا بدليل الأرشيف (الدليل).

ككتاب مرجعي أرشيفية إضافي ، يمكن تجميع قوائم مواضيعية للوثائق والحالات:

قائمة مواضيعية للوثائق- نوع من مستند معلومات الأرشيف يحتوي على قائمة بعناوين الحالات أو المستندات المتعلقة بموضوع معين ، مع الإشارة إلى تواريخها وبيانات البحث

يتم تجميع قوائم الوثائق حول الموضوعات الأكثر صلة ، وشعبية ، وكذلك التي تمت دراستها قليلاً لإعلام مجموعة واسعة من الباحثين وناشري الوثائق والمحفوظات والصحفيين وغيرهم من المتخصصين.

مع تطور تكنولوجيا المعلومات ، غالبًا ما تتخذ القوائم المواضيعية شكلًا إلكترونيًا ويتم نشرها على مواقع الويب الخاصة بالأرشيفات المعنية. على سبيل المثال ، القوائم الموضوعية للأرشيف التاريخي للدولة الروسية (RGAI) (الملحق 14)

القواعد بيانات

إلى جانب قائمة الوثائق ، تعمل أرشيفات الولاية والبلديات والإدارات بنشاط على تطوير قواعد البيانات ونشرها على مواقعها الإلكترونية الرسمية ، مما يجعل من الممكن البحث عن المعلومات الوثائقية وتقديمها بشكل سريع وشامل في وضع الوصول عن بُعد.

كجزء من هذا العمل ، تم النظر مرارًا وتكرارًا في قواعد البيانات المستضافة على مواقع أرشيف الدولة في الاتحاد الروسي في شكل كتالوجات أرشيفية وفهارس وقوائم مواضيعية. ومع ذلك ، يمكن تمييز قواعد البيانات على أنها عرض منفصلأداة مرجعية وبحث تتيح لك إجراء بحث متعدد الجوانب في الأموال الأرشيفية.

من الأمثلة الصارخة على قاعدة البيانات ونظام البحث الخاص بها الخدمة المستضافة على الموقع الرسمي لأرشيف الدولة الروسية للأدب والفنون (RGALI).

استنتاج

الجهاز المرجعي العلمي لوثائق صندوق المحفوظات للاتحاد الروسي لديه أهمية عظيمةلمجموعة واسعة من مستهلكي المعلومات الوثائقية. في خضم هذا عمل بحثينظرنا في كيفية إنشاء جهاز المرجع العلمي للأرشيفات ووظائفه.

تم تحقيق الغرض من عمل الدورة ، أي دراسة نظام المرجع العلمي لوثائق صندوق المحفوظات في الاتحاد الروسي.

في عملية تحقيق الهدف ، قمنا بحل المهام التالية:

حددنا مفهوم "جهاز المرجع العلمي" ، الوارد في قواعد تنظيم تخزين وحيازة ومحاسبة واستخدام وثائق صندوق المحفوظات في الاتحاد الروسي وغيرها من الوثائق الأرشيفية في محفوظات الدولة والبلديات والمتاحف والمكتبات ، منظمات الأكاديمية الروسية للعلوم (- M. ، 2007).

درسنا مبادئ بناء جهاز مرجعي علمي وتأثيرها على هيكل وعمل الكتب المرجعية الأرشيفية.

درسنا جميع المراجع الإلزامية والإضافية وأدوات البحث ، بالإضافة إلى منهجية تجميعها.

قمنا بتحليل الجهاز المرجعي العلمي في الأرشيفات التي تخزن وثائق صندوق المحفوظات في الاتحاد الروسي. لحل هذه المشكلة ، اتخذنا مسار دراسة جهاز المرجع العلمي الإلكتروني المنشور على مواقع أرشيف الدولة ، وكذلك على موقع وكالة المحفوظات الفيدرالية.

في المؤسسات الأرشيفية في روسيا ، يتم تقديم جهاز المرجع العلمي في الغالب بالشكل التقليدي. أي ، من أجل الحصول على المعلومات الوثائقية ، من الضروري القدوم إلى الأرشيف ، وبالفعل بمساعدة أدوات المراجع والبحث المقدمة على الورق ، يمكنك العثور على المعلومات اللازمة.

تسير صناعة الأرشفة في روسيا حاليًا على طريق المعلوماتية والترجمة ونسخ المعلومات الوثائقية على الوسائط التقليدية إلى شكل إلكتروني ، سواء كان ذلك برقمنة مستندات الأفلام والصور أو المسح الضوئي المستندات الورقية. ومع ذلك ، فإن المستوى الحالي لإضفاء الطابع المعلوماتي على مؤسسات الأرشفة يترك الكثير مما هو مرغوب فيه. تم حل هذه المشكلة على أعلى مستوى للدولة. في عام 2011 ، بموجب مرسوم حكومة الاتحاد الروسي المؤرخ 15 أبريل 2014 رقم 313 ، برنامج حكوميالاتحاد الروسي "مجتمع المعلومات (2011-2020)" ، ومن أهدافه الانتقال إلى التخزين اللاورقي للوثائق. ومع ذلك ، من أجل التحويل الكامل للوثائق الأرشيفية وأدلة الأرشفة إلى شكل إلكتروني ، من الضروري تخصيص الموارد اللازمة ، بما في ذلك المعدات التي أصبحت متقادمة بسرعة كبيرة في الظروف الحديثة ، وكذلك لحل مشكلة تخزين الوثائق الأرشيفية في شكل إلكتروني ، لكن هذا موضوع منفصل للبحث.

المصادر والأدب

دليل أرشيف البحث المرجعي

1.القانون الاتحادي "تشغيل أرشفةفي الاتحاد الروسي ". القانون الاتحادي رقم 125 بتاريخ 22 أكتوبر 2004

2.قواعد تنظيم تخزين وحيازة وحساب واستخدام وثائق صندوق المحفوظات للاتحاد الروسي والوثائق الأرشيفية الأخرى في محفوظات الدولة والبلديات والمتاحف والمكتبات ومنظمات أكاديمية العلوم الروسية (- M. ، 2007) .

.GOST R 51141-98 "العمل المكتبي والأرشفة. المصطلحات والتعاريف ".

4.القواعد الأساسية لعمل أرشيف المنظمات. م: VNIIDAD، 2002

.تجميع الأوصاف الأرشيفية: القواعد الارشادية. - م ، 2003.

.مصنف موحد للمعلومات الوثائقية لصندوق المحفوظات للاتحاد الروسي. - م ، 2007.

.الأرشفة: كتاب مدرسي / E.V. أليكسيفا ، ل. أفاناسييف ، إي. حفر؛ إد. ف. كوزلوف. - م 2007.