خصائص أنظمة التوثيق الموحدة. مفهوم نظام التوثيق

نظام التوثيق الموحد (UDS) - نظام توثيق تم إنشاؤه بواسطة القواعد العامةوالمتطلبات ، التي تحتوي على المعلومات اللازمة للإدارة في مجال نشاط معين. Kuznetsova T.V. العمل المكتبي (الوثائقي الدعم الإداري). - م: CJSC "Business School" Intel-Sintez "، 1999. - ص 15.

المطورون المباشرون لأشكال محددة من الوثائق وأنظمة التوثيق هم الوزارات (الإدارات) التي تنسق فرعًا معينًا من النشاط. هم أيضا يوافقون أشكال موحدةالوثائق ، وبالتالي ، فإن وزارة المالية هي المسؤولة عن مستندات المحاسبة، وزارة الصحة في الاتحاد الروسي - للطب ، لجنة الدولة للاتحاد الروسي للإحصاء - لأشكال المحاسبة الأولية والوثائق الإحصائية ، المحفوظات الفيدرالية للاتحاد الروسي - لنظام التوثيق التنظيمي والإداري.

يتم تطوير النماذج الوطنية الموحدة للوثائق مع مراعاة إمكانية معالجتها بواسطة الكمبيوتر. وهي إلزامية للاستخدام في جميع المؤسسات والمنظمات والشركات ، بغض النظر عن تبعيتها وشكل ملكيتها. يانكوفا ف. الدعم التنظيميالعمل المكتبي في مؤسسة ، مؤسسة ، مؤسسة / / كاتب - 2001 - رقم 1.

وبالتالي ، فإن أنظمة التوثيق الموحدة هي أشكال المستندات التي يتم تقديمها بأكبر قدر ممكن من التوحيد ، مدمجة في الأنظمة الوظيفية للإدارة العامة الرئيسية والمخصصة للاستخدام من قبل جميع المنظمات ، بغض النظر عن مستوى الإدارة وشكل الملكية ، باستخدام كل من التقليدية والمختلطة ، استخدام تكنولوجيا الكمبيوتر، طرق المعالجة معلومات وثائقية. باساكوف م. العمل المكتبي (الدعم الوثائقي للإدارة): الدورة التعليمية. - م: ICC "Marketing" 2003 - 336 ص.

الأنظمة الموحدة وثائق الإدارةتم تطويره على أساس:

* توحيد بناء استمارات الوثائق ؛

* تنظيم محتوى الوثائق المدرجة في كل نظام ؛

* استبعاد البيانات المكررة من المستندات ، وتحقيق إدخال المعلومات لمرة واحدة في عملية حل مشكلة إدارية ؛

* تقليل كمية البيانات المضمنة تقليديًا فيها والتي لا تُستخدم في حل مشكلات إدارية محددة ؛

* وحدة المصطلحات المستخدمة و حرف او رمز، تحقيق إمكانية مقارنة المؤشرات ليس فقط على مستويات الإدارة المختلفة ، ولكن أيضًا في أنظمة التوثيق المختلفة القائمة على وحدة الخوارزميات لتشكيل الوثائق والمؤشرات فيها ؛

* تحديد مجموعة التفاصيل والمؤشرات لكل نوع من المستندات وإنشاء نماذج موحدة لبناءها ، موجهة إلى معالجة الكمبيوتر ، ولكنها مناسبة أيضًا للإدراك البشري ؛

* مؤسسة القواعد العامةتجميع ومعالجة تفاصيل المستندات المشتركة بين جميع أنظمة التوثيق والمحددة في الحالات التي توجد فيها ميزات محددة. GOST R 6.30-03 أنظمة التوثيق الموحدة. نظام موحد للتوثيق التنظيمي والإداري. متطلبات التوثيق. - م ، 2003

حتى الآن ، على مستوى الإدارة العامة ، تم توحيد أكثر من ثلاثة آلاف ونصف (3500) نموذج من نماذج التخطيط والمحاسبة والمالية وغيرها في عام 1993 في مصنف عموم روسياوثائق الإدارة (OKUD). تلقت كل وثيقة ترميزًا يحدد انتمائه إلى أحد أنظمة التوثيق ومكانه في هذا النظام. يؤكد رمز النموذج على حقه في الوجود والتوافق مع المعيار المعتمد.

تعد الأنظمة الموحدة التالية لوثائق الإدارة الروسية إلزامية للاستخدام ، بما في ذلك مجموعات الوثائق المجمعة حسب المهمة.

نظام موحد للتوثيق التنظيمي والإداري:

وثائق حول إنشاء منظمة أو مؤسسة ؛

وثائق حول إعادة تنظيم منظمة أو مشروع ؛

وثائق بشأن تصفية منظمة أو مؤسسة ؛

توثيق خصخصة الدولة و المنظمات البلدية، المؤسسات

وثائق ل النشاط الإداريالمنظمات والشركات ؛

الوثائق المتعلقة بالتنظيم التنظيمي والمعياري لأنشطة منظمة أو مشروع ؛

وثائق عن التنظيم التشغيلي والمعلوماتي لأنشطة منظمة أو مشروع ؛

وثائق الموظفين.

تسمى مجموعة المستندات المترابطة بواسطة علامات المرور والغرض والنوع ونطاق النشاط والمتطلبات الموحدة للتسجيل نظام التوثيق.نظام التوثيق الموحد(بالدولار الأمريكي) - نظام توثيق تم إنشاؤه وفقًا لقواعد ومتطلبات موحدة ، يحتوي على المعلومات اللازمة للإدارة في مجال معين من النشاط. الغرض من إنشاء DDDهو تعريف وإنشاء تركيبة عقلانية لأشكال الوثائق ، بالإضافة إلى مجموعة من المؤشرات الفنية والاقتصادية والاجتماعية المترابطة فيها.

الأهداف الرئيسية لإنشاء DDD هي: 1)وضع متطلبات موحدة لإجراء تطوير واعتماد وتسجيل نماذج موحدة من الوثائق ؛ 2) تبسيط تدفق المعلومات في الاقتصاد الوطني بما يضمن التفاعل أنظمة مؤتمتةمعالجة البيانات على أساس الاستخدام الواسع النطاق لوسائل الاتصال الحديثة والكمبيوتر والتكنولوجيا التنظيمية ؛ 3) استبعاد نماذج المستندات التي تجعل من الممكن جمع ونقل ومعالجة المعلومات التي لا تنتج عن الاحتياجات الفعلية للإدارة ، مما يقلل من عدد المستندات.

وفقًا لمصنف وثائق الإدارة لعموم روسيا ، OK 011-93 (تمت الموافقة عليه بموجب مرسوم معيار الدولة للاتحاد الروسي المؤرخ 30 ديسمبر 1993 رقم 299) يوجد حاليًا تسعة أنظمة توثيق موحدة:

1) نظام موحد للتوثيق التنظيمي والإداري.

2) نظام موحد لتوثيق المحاسبة الأولية ؛

3) نظام موحد للتوثيق المصرفي.

4) نظام موحد لتوثيق المحاسبة المالية والمحاسبية والتقارير المحاسبية مؤسسات الميزانيةوالمنظمات ؛

5) نظام موحد لإعداد التقارير والتوثيق الإحصائي.

6) نظام موحد للمحاسبة والإبلاغ عن الوثائق المحاسبية للمؤسسات ؛

7) نظام موحد لتوثيق العمل.

8) نظام التوثيق الموحد صندوق التقاعد الاتحاد الروسي;

9) النظام الموحد لتوثيق التجارة الخارجية.

24- يتمثل تقييم جودة المنتج في إثبات مطابقة المنتجات لمتطلبات معينة. يتم تحديد هذه المراسلات على أساس المقارنة بطرق مختلفة لمؤشرات المنتجات التي تم تقييمها مع المنتجات الأساسية ، ونتيجة لذلك يحصلون على:

1. حدث يتجاوز المستوى المطلوب ؛

2. يتوافق مع المستوى المطلوب ؛

3. أدنى من المستوى المطلوب.

يمكن استخدام نتائج التقييم:

1. عند تطوير منتجات جديدة ؛

2. عند تبرير المتطلبات المنصوص عليها فيه مهمة فنيةلتطوير المنتجات.

3. عند تطوير الوثائق التنظيمية.

4. عند استبدال المنتجات.

5. عند تكوين عرض التصدير والاستيراد.

المخطط العام

اختيار نمط القاعدة

تصنيف المنتجات الصناعية حسب علامات استخدامها وتصنيف مؤشرات جودة المنتج حسب خصائصها

تنتمي المنتجات المستهلكة إلى الفئة الأولى (هذه منتجات ، يمكن أن يؤدي استخدامها ، إذا فشل أو كانت ذات قيمة منخفضة لمؤشرات الجودة ، إلى عواقب وخيمة).

مواد- الشيء الأصلي للعمالة المستهلكة في تصنيع المنتج.

منتج- النتيجة المادية للعمالة ، وهي ليست منتجًا والغرض منها استخدام وتشغيل المنتجات.

منتج- وحدة المنتج ، يمكن شحن كميتها بالقطع.

مستهلك- وحدة إنتاج يتم حسابها باستخدام القيم المستمرة (كيلوجرام ، متر ، إلخ) ، ولكن في نفس الوقت يتم إنتاجها بالضرورة في عبوات صناعية.

تصنيف مؤشرات جودة المنتج.

هناك تقسيم لمؤشرات جودة المنتج إلى مجموعتين:

1. مؤشرات مفردة

2. مؤشرات معقدة

في الوقت نفسه ، يمكن أن يعزى كلاهما إلى المؤشرات المقدرة والمؤشرات الأساسية.

جميع المؤشرات نسبية ، حيث يتم إجراء التقييم من خلال مقارنة القيمة المقاسة ببعض خطوط الأساس المحددة مسبقًا.

مجموعات المؤشرات الرئيسية

1. مؤشرات الغرض: تشمل المؤشرات التي تميز الخصائص الوظيفية للكائن ، أي مؤشرات التكوين والهيكل والأداء.

2. المؤشرات الاقتصادية: هذه المجموعة من المؤشرات تميز امتثال المنتج للمتطلبات الاقتصادية ، وكذلك امتثال المنتج لإمكانيات تفاعل المعلومات مع الشخص.

3. المؤشرات الجمالية: وهي تميز التعبيرية المعلوماتية ، وعقلانية الأشكال ، وسلامة التكوين (مثل أو كره).

4. المؤشرات المريحة: تميز سهولة التنفيذ والراحة في الاستخدام.

5. المؤشرات الاقتصادية: تنقسم إلى ثلاث مجموعات

المادية (مستوى الغبار ، الاهتزازات الكهرومغناطيسية)

المواد الكيميائية (الانبعاثات السامة)

علم الأحياء الدقيقة (مستوى الإمراضية للكائنات الحية الدقيقة التي يتم إطلاقها خلال التوليفات المختلفة).

6. أداء السلامة: مقسمة إلى

ميكانيكي (مستوى الاهتزاز)

حراري

الكهرباء

قابل للاشتعال والانفجار

بيولوجي

7. المؤشرات القانونية المتعلقة بالبراءات: تحدد هذه المجموعة درجة حماية براءات الاختراع لشيء ما.

8. مؤشرات التصنيع: تنقسم هذه المجموعة إلى مؤشرات رئيسية ومؤشرات إضافية.

وتشمل أهمها كثافة العمالة والتكلفة واستهلاك المواد.

تشمل إضافية - معامل استخدام المواد ، وكفاءة المنتج.

9. مؤشرات قابلية النقل: الأبعاد الكلية ، الوزن ، مدى درجة الحرارة ، الرطوبة ، كثافة اليد العاملة أثناء التفريغ والنقل.

10. مؤشرات الخدمة: تميز مستوى وجودة الخدمة ، وكذلك بعد مراكز الخدمة.

11. مؤشرات الموثوقية: الموثوقية هي واحدة من أهم صفات المنتجات ، فكلما كان المنتج أكثر مسؤولية ، زادت متطلبات الموثوقية له.

25. 4. الأساس الفني للدعم المترولوجي. عناصر أساس تقني MO. محتواها وأهميتها ودورها في تشكيل الأساس الفني لل MO. أنظمة معايير الحالة لوحدات الكميات الفيزيائية ونقل أحجام وحدات الكميات الفيزيائية ، اختبار واعتماد نوع أدوات القياس ، الشهادات المترولوجية لأجهزة القياس غير المعيارية. التحقق من ومعايرة أدوات القياس كعناصر من الأساس الفني للـ MO. نظام العينات القياسية لتكوين وخصائص المواد والمواد. نظام البيانات المرجعية المعيارية عن الثوابت الفيزيائية وخصائص المواد والمواد.

التوحيد

1. التوحيد القياسي هو أحد الوسائل الفعالة لتنظيم القطاعين العام والصناعي و العلاقات الاقتصاديةفي المجتمع. التعريف الذي قدمته المنظمة الدولية للتوحيد القياسي (ISO) واللجنة الكهروتقنية الدولية (IEC): التوحيد- الأنشطة التي تهدف إلى تحقيق الدرجة المثلى من التبسيط في منطقة معينة من خلال وضع أحكام للاستخدام العام والقابل لإعادة الاستخدام فيما يتعلق بالمهام الفعلية أو المحتملة. وتتمثل أهم نتائج هذه الأنشطة في: زيادة درجة مطابقة المنتجات والعمليات والخدمات لغرضهم الوظيفي ؛ - رفع الحواجز أمام التجارة. - تعزيز التقدم والتعاون العلمى والتكنولوجى. - في عام 2002 ، تم اعتماد القانون الاتحادي "بشأن التنظيم الفني" ، والذي يعطي التعريف التالي للتوحيد القياسي. التوحيد- أنشطة لوضع القواعد والخصائص لغرض إعادة استخدامها الطوعي ، بهدف تحقيق الانتظام في مجالات إنتاج وتداول المنتجات وزيادة القدرة التنافسية للمنتجات والأعمال والخدمات ، ويتم التوحيد من أجل: 1. رفع مستوى سلامة حياة أو صحة المواطنين أو ممتلكات الأفراد أو الكيانات الاعتبارية ، سلامة البيئة، وسلامة حياة أو صحة الحيوانات والنباتات ، وتعزيز الامتثال اللوائح الفنية.2. زيادة المستوى الأمني للمنشآت مع مراعاة مخاطر حالات الطوارئالطابع الطبيعي والتقني 3. ضمان التقدم العلمي والتكنولوجي 4. زيادة القدرة التنافسية للمنتجات والأعمال والخدمات 5. الاستخدام الرشيد للموارد 6. التوافق التقني والمعلوماتي 7. إمكانية مقارنة نتائج البحث والقياس والبيانات الفنية والاقتصادية والإحصائية. قابلية المنتج للتبادل. القابلية للتبادل هي ملاءمة منتج أو عملية أو خدمة واحدة للاستخدام بدلاً من منتج أو عملية أو خدمة أخرى من أجل تلبية نفس المتطلبات.لتحقيق أهداف التقييس المحلي ، تتم صياغة المهام الرئيسية للتوحيد القياسي: 1. ضمان التفاهم المتبادل بين المطورين والمصنعين والبائعين والمستهلكين 2. تحديد متطلبات جودة المنتج مع مراعاة سلامته 3. وضع القواعد والقواعد المترولوجية ومتطلبات التوافق والتبادل ومتطلبات العمليات التكنولوجية 4. التأكد من قضايا التقييس في جميع المراحل دورة الحياةالمنتجات 5. تحسين النظام دعم المعلوماتفي مجال التوحيد القياسي يعتمد التوحيد القياسي كعلم تقني على الأحكام والمبادئ الأولية المنصوص عليها في القانون الاتحادي للاتحاد الروسي المؤرخ 27 ديسمبر 2002 رقم 184-FZ و GOST R 1.0-2004. التوحيد القياسي في الاتحاد الروسي. أحكام أساسية.

المبادئ الأساسية للتوحيد القياسي:

1.تطوير وثائق التقييس على أساس إجماع (موافقة) جميع الأطراف المعنية ؛ 2. ملاءمة تطوير معيار من وجهة نظر الضرورة الاجتماعية والتقنية والاقتصادية ؛ 3. الأولوية في التنمية هي المعايير التي تساهم في ضمان سلامة الحياة وصحة الناس والممتلكات والحماية بيئة، توفير التوافق والتبادل للمنتجات 4. تعقيد توحيد الأشياء المترابطة ؛ 5. تحديد المتطلبات وعدم غموضها في الخصائص الرئيسية لموضوع التقييس ، والتي يمكن التحقق منها بشكل موضوعي ؛ 6. التطبيق الطوعي للمعايير ؛ 7. أقصى قدر من الاعتبار في تطوير المعايير لمصالح أصحاب المصلحة ؛ 8. استخدام المعايير الدولية كأساس لتطوير المعايير الوطنية ؛ 9. عدم جواز خلق عوائق أمام إنتاج وتداول المنتجات الآمنة والتجارة الدولية ؛ 10. عدم جواز وضع معايير مخالفة للأنظمة الفنية.

2. دعنا نضع قائمة بالمبادئ الأساسية للتوحيد القياسي. يتم تنفيذ مبدأ المعايير الطوعية في عملية اتخاذ قرار بشأن تطبيق المعيار. إذا تقرر تطبيق أي معيار ، فإن الكيان الاقتصادي ملزم بتنفيذ أنشطته بطريقة تتوافق تمامًا مع المعيار المعتمد. عند تطوير المعايير والموافقة عليها ، يجب مراعاة ذلك المصالح المشروعةالأشخاص المهتمين 3. يجب أن تستند المعايير الوطنية على المعايير الدولية. قد لا يتحقق هذا المبدأ إذا تم الاعتراف بأن تطبيق المعايير الدولية كأساس للمعايير الوطنية أمر مستحيل. يجب ألا يتعارض التوحيد القياسي مع التداول الطبيعي للبضائع أكثر مما هو ضروري لتنفيذه. يجب أن تكون جميع عناصر النظام الموحد متوافقة 6. يجب أن تكون جميع المعايير المعتمدة ديناميكية قدر الإمكان ، أي يجب أن تتكيف في الوقت المناسب مع إنجازات التقدم العلمي والتكنولوجي. يجب أن يكون التوحيد القياسي فعالاً ، أي يجب أن ينتج عنه تأثير اقتصادي أو اجتماعي. يجب ألا تتعارض المعايير مع بعضها البعض أو اللوائح الفنية ، ولا ينبغي أن تخلق حواجز في التجارة الدولية. يجب أن تكون جميع المعايير محددة بوضوح ويجب ألا تكون عرضة للغموض. معايير المنتجات النهائيةيجب أن تكون مرتبطة مباشرة بالمعايير الأجزاء المكونةأو المادة الخام التي صنع منها المنتج 11. يجب أن يتم التوحيد القياسي بطريقة يمكن من خلالها التحقق بشكل موضوعي من تنفيذ المعايير الموضوعة في المستقبل. الطرق الرئيسية للتوحيد هي: 1) طلب كائنات التقييس ؛ 2) توحيد المعايير ؛ 3) التوحيد القياسي المتقدم ؛ 4) المنتج التوحيد ؛ 5) التوحيد المعقد ؛ 6) التجميع

3. في نظام التوحيد القياسي ، تعتبر المعايير التي تحكم القيمة العددية لبارامترات المنتج ، ما يسمى بالسلسلة البارامترية ، ذات أهمية كبيرة. تحدد هذه المعايير نطاق المنتجات للغرض نفسه: عدد من القوى الاسمية لنوع معين من المحركات ، وعدد من أحجام الأحذية بنمط معين ، وما إلى ذلك. يتم إنشاء المعايير البارامترية على أساس سلسلة من الأرقام المفضلة. يجب أن تفي هذه السلاسل بالمتطلبات التالية: أن تكون غير محدودة في اتجاه الأعداد الصغيرة والكبيرة على حد سواء ؛ وتشمل قيمة واحدة وجميع القيم التي تكون من مضاعفات العشرة. يكون من السهل تذكره ، وعادة ما يتم تمثيل سلسلة الأرقام المفضلة بمصطلحات التدرج الحسابي أو الهندسي. مثال على سلسلة بارامترية مبنية على مبدأ التقدم الحسابي هي سلسلة من الخيوط المترية. الخاصية الإيجابية لمثل هذه السلسلة هي ثبات الفرق بين المصطلحات المتجاورة ، والعيب هو التفاوت ، حيث تقل نسبة المصطلحات المجاورة مع زيادة قيمة عضو في هذه السلسلة. لذلك ، في منطقة القيم الكبيرة للمعلمة ، يتم المبالغة في تقدير عدد فئات السلسلة بشكل غير معقول. هذا يجبر المرء على اللجوء إلى السلاسل المشتقة ، على سبيل المثال ، باستخدام فواصل التسلسل. هذه سلسلة من الخيوط المترية: M1 ، M2 ، M3 ، M4 ، M5 ، M6 ، لكن M8 ، M10 ، M12 ... التقدم الهندسي ليس له هذا العيب ؛ دائمًا ما تكون نسبة المصطلحات المجاورة ثابتة وتساوي مقام التقدم. عيب التقدم الهندسي هو أنه ، بشكل عام ، أعضائه ليسوا من مضاعفات العشرة ويتطلبون التقريب. عيوب السلاسل المبنية على أساس التقدم الهندسي أقل أهمية من تلك الخاصة بالتقدم الحسابي ، لذلك ، وفقًا لتوصيات المنظمة الدولية للتوحيد القياسي (ISO) ، يتضمن GOST-8032-56 الحالي إنشاء سلسلة بارامترية على أساس التعاقب الهندسي. تم تطوير هذه الخطوط في أواخر التاسع عشرقرون من قبل الضابط الفرنسي C.Renard وحصل على اسم سلسلة Renard. سلسلة Renard مبنية بمقاومات للتقدم الهندسي ; ;

;

الصفوف الأربعة الأولى هي الصفوف الرئيسية ، أما الصف R80 فهو صف إضافي. تصنيفات الصفوف كالتالي: R5 - 1.0 ؛ 1.6 ؛ 2.5 ؛ 4.0 ؛ 6.3 ؛ R10 - 1.0 ؛ 1.25 ؛ 1.6 ؛ 2.0 ؛ 2.5 ؛ 3.15 ؛ 4.0 ؛ 5.0 ؛ 6.3 ؛ 8.0 ؛ R20 - 1.0 ؛ 1.12 1.25 ؛ 1.4 ؛ 1.6 ؛ 1.8 ؛ 2.0 ؛ 2.25 ؛ 2.5 ؛ 2.8 ؛ 3.15 ؛ 3.55 4.0 ؛ 4.5 ؛ 5.0 ؛ 5.6 ؛ 6.3 ؛ 7.1 ؛ 8.0 ؛ 9.0

تم إنشاء السلسلتين R40 و R80 بشكل مشابه. تحتوي سلسلة Renard على الميزات التالية: - يظل الفرق النسبي بين أعضاء السلسلة ثابتًا ويساوي مقام التقدم ؛ عدد أعضاء السلسلة يساوي فهرس الجذر يتضمن كل صف لاحق جميع أرقام الصف السابق ؛ يتم تحقيق اللانهاية بالضرب في 10 ، 100 ، 1000 أو 0.1 ، 0.01 ، 0.001 ، إلخ ؛ يعطي حاصل ضرب أو حاصل عددين في سلسلة الرقم المتضمن في هذه السلسلة ، وتجدر الإشارة إلى أنه بدءًا من السلسلة R10 في سلسلة الأرقام المفضلة يوجد رقم 3.15 قريب من p. لذلك ، يمكن أيضًا التعبير عن محيطات ومساحات الدوائر بدقة كافية من خلال الأرقام المفضلة. وعمليًا ، يمكن استخدام المتسلسلات المشتقة ، والتي يتم الحصول عليها عن طريق اختيار عدد n من أعضاء السلسلة ، مما يحد من الحدود العليا والسفلى. إن استخدام سلسلة مشتقة من الأرقام المفضلة يجعل من الممكن تحقيق قيود على الأحجام القياسية للمنتجات وتخفيض أمثل في مداها. هذا الأخير يجعل من الممكن تبسيط إنتاج المنتجات ، ويبسط التوحيد ، ويقلل من نطاق قطع الغيار ، أي يرفع الكفاءة الاقتصاديةالإنتاج: يتطلب بناء عدد من المعلمات للمنتجات التفصيل الأسئلة التالية: اختيار المعلمات الرئيسية التي يجب أن تعكس الخصائص التقنية والتشغيلية والتكنولوجية الرئيسية للمنتج. يجب ألا تحد المعلمات الرئيسية من إمكانية تحسين المنتج وتوحيده. يتم تحديد نطاق من سلسلة يغطي الحجم الإجمالي للطلب على منتجات من هذا النوع. يأخذ هذا في الاعتبار الخبرة الحالية ، المحلية والدولية على حد سواء ، وإمكانية التجميع ، وآفاق تطوير الإنتاج. يتم تحديد الفترات الفاصلة بين أعضاء السلسلة (تدرج السلسلة). في بعض الحالات ، قد تكون الفواصل الزمنية مختلفة ، أي يتم تكوين صف من الكثافة المتغيرة ، ويتم عمل مبرر اقتصادي لاختيار الصف من أجل تحديد اختيار الصف من أجل تحديد العدد الأمثل للأحجام القياسية التي تكون فيها تكاليف التصنيع والتشغيل في حدها الأدنى.

تُستخدم السلاسل البارامترية أيضًا ، ولم يتم إنشاؤها على أساس التدرجات الحسابية أو الهندسية ، ولكن على أساس مختلف. مثال نموذجي هو السلسلة البارامترية لترددات الدوران للآلات الكهربائية المتزامنة والسرعات المتزامنة للمحركات غير المتزامنة. تعتمد هذه القيم على تواتر شبكة الإمداد وعدد أزواج الأقطاب.

في بعض الحالات ، يمكن استخدام سلسلة من الأرقام المفضلة ، مبنية على أساس التعاقب الهندسي ، ولكنها تختلف عن سلسلة رينارد. هذه هي سلسلة المقاومات الاسمية للمقاومات. تم تعيين هذه السلاسل EN ، حيث N هو عدد القيم الاسمية في كل فاصل عشري ، وتمثل التعاقب الهندسي مع المقام

وفقًا لتوصيات اللجنة الكهروتقنية الدولية (IEC) والمعايير المحلية الحالية ، فإن قيم المقاومة للمقاومات ذات التسامح بنسبة ± 5 ٪ أو أكثر تتوافق مع سلسلة E3 و E6 و E12 و E24 ومع تفاوت أقل من ± 5٪ - لسلسلة E48 و E96 و E192. تمثل الفولتية المقدرة لتيار متناوب ثلاثي الأطوار في منطقة الجهد المنخفض سلسلة ذات مقام Ö3 ، مع مراعاة نسبة الخطي والمرحلة الفولتية عند التبديل وفقًا للدائرة ²star² أو ²triangle².

15 - يرجع الدور الرئيسي في تطوير مجتمع المعلومات إلى المعايير الدولية التي تم إنشاؤها على أساس ستة مبادئ حددتها منظمة التجارة العالمية: الانفتاح والشفافية والحياد وتوافق الآراء والكفاءة والملاءمة والاتساق والتوجه الإنمائي . في هذا الصدد ، في روسيا ، والعمل على تطوير وتحسين المحلي الإطار التنظيميفي مجال تكنولوجيا المعلومات وأنظمة المعلومات والاتصالات.

يعد إنشاء وتنفيذ أنظمة المعلومات والاتصالات (IS) من مختلف المستويات والأغراض القائمة على استخدام تقنيات المعلومات الحديثة (IT) ، وتكامل المعلومات والحوسبة وموارد الاتصالات السلكية واللاسلكية واستخدام تكنولوجيا الأنظمة المفتوحة أمرًا معقدًا ومعقدًا مشكلة مشتركة بين القطاعات ومتعددة الأوجه والأوجه. في حلها ، يحتل التوحيد القياسي في مجال تكنولوجيا المعلومات أحد الأماكن الرئيسية ، وقبل كل شيء ، إدخال أساليب التقييس الوظيفية. تسمح هذه الأساليب باستخدام معايير وظيفية وملفات تعريف (بما في ذلك ملفات تعريف لمشاريع نظم معلومات محددة) لتحديد مجموعات المعايير الأساسية جنبًا إلى جنب مع الميزات الاختيارية والمتطلبات والمعلمات اللازمة لأداء الوظائف التي تنفذها أنظمة معلومات محددة في مجالات نشاط مختلفة.

في الوقت الحاضر ، فإن الغالبية العظمى من نظم المعلومات من جميع الفئات والأغراض مبنية على أساس تكنولوجيا الأنظمة المفتوحة. جوهرها هو استخدام واجهات قياسية بين الأجهزة المختلفة و مكونات البرامجالأنظمة. تعتمد تقنية الأنظمة المفتوحة على إنشاء البنية التحتية على جميع المستويات - من المؤسسة والصناعة إلى الوطنية البنية التحتية للمعلومات. بالإضافة إلى ذلك ، فإنه يوفر التكامل مع فضاء المعلومات العالمي ، وبالتالي مع الاقتصاد العالمي. يعتمد إدخال مبادئ الأنظمة المفتوحة في جميع مراحل دورة حياة تصميم نظم المعلومات على توحيد تقنيات المعلومات ، وهي آلية تكامل وأداة قوية لإدارة عمليات تطوير المعلوماتية.

السياسة العلمية والتقنية في مجال توحيد تقنيات المعلومات وتصميم النظم في روسيا هي كما يلي (انظر الرسم البياني):

1.إنشاء المعايير الوطنية الأساسية المحدثة الضرورية والوثائق التنظيمية الأخرى (من خلال التطبيق المباشر لوثائق التقييس الدولية والإقليمية والأجنبية) التي تحدد الإجراءات والأحكام والمتطلبات العامة الأساسية التي يمكن استخدامها في مجالات النشاط المختلفة ، وفي يمكن لكل منهم اختيار المعايير والمتطلبات الاختيارية الخاصة به من المعايير الوطنية الأساسية ؛
ثانيًا. تطوير معايير وظيفية (ملفات تعريف) تحدد المجموعات الفرعية أو التكوينات ذات الصلة للمعايير الوطنية الأساسية المستخدمة لضمان تنفيذ عمليات ووظائف ومهام محددة لنظام المعلومات ، وإمكانية تطبيق معايير اختيارية محددة من المعايير الوطنية الأساسية ، وهي أيضًا الأساس لتطوير اختبارات الاعتماد للاختبار والتأكيد على مكونات وأدوات المطابقة نظم المعلومات.

مع التوحيد في العالم
على المستوى الدولي ، تم تشكيل تعاون قوي بين المنظمات التي تضع المعايير في مجال تكنولوجيا المعلومات ، من بينها ، أولاً وقبل كل شيء ، ISO (المنظمة الدولية للتوحيد القياسي) ، IEC (اللجنة الكهروتقنية الدولية) والاتحاد الدولي للاتصالات (الاتحاد الدولي للاتصالات). أن يذكر. كان قطاع الاتصالات بالاتحاد الدولي للاتصالات (ITU T) هو الخلف القانوني للجنة الاستشارية الدولية للبرق والهاتف CCITT منذ عام 1993. وفي عام 1987 ، دمجت ISO و IEC أنشطتهما في مجال التقييس لتكنولوجيا المعلومات ، مما أدى إلى إنشاء تقنيات ISO / IEC / JTC 1 "، المهمة الرئيسية هي تطوير معايير تكنولوجيا المعلومات الأساسية ، بغض النظر عن تطبيقاتها المحددة. في السنوات الاخيرةتتفاعل ISO / IEC / JTC 1 بنشاط مع عدد من لجان ISO الفنية ، بما في ذلك:
TC 46 "المعلومات والوثائق" ؛
TC 68 "الخدمات المصرفية والحماية والخدمات المالية الأخرى" ؛
TC 130 "تكنولوجيا الجرافيك" ؛
TC 154 "العمليات وعناصر البيانات والوثائق في التجارة" ؛
TC 171 "التقديم التطبيقي للوثائق" ؛
TC 176 "إدارة الجودة وضمان الجودة" ؛
TC 184 "أنظمة الأتمتة الصناعية وتكاملها" ؛
TC 204 "معلومات النقل وأنظمة التحكم" ؛
TK 215 "المعلوماتية في الرعاية الصحية".

اليوم ، معظم الكيانات الاقتصادية الدول المتقدمةتركز أنشطتها على تطوير الإدارة الموجهة نحو العملية لكامل دورة الإنشاء وتشغيل منتجاتها. يجب تنفيذ الدعم الإلكتروني لعمليات تطوير المنتج ، والإنتاج ، والتسويق ، والتشغيل ، والخدمة ، والتحديث ، والتخلص منه في نهاية المطاف على أساس نهج منتظم. يتم توفير هذا النهج من خلال مفهوم التطور النشط لاستخدام تقنيات GALS (الشكل 2).

يشمل نطاق العمل على تنفيذ تقنيات GALS ما يلي:

- تطوير وتنفيذ تقنيات الترجمة الفنية الوثائق التشغيليةفي نموذج إلكتروني، والتي تلبي متطلبات معايير GALS ، في شركات التصدير الرائدة.

- التطوير والاختبار في المؤسسات النظام الإلكترونيإدارة البيانات الخاصة بالمنتج النهائي في عملية التصميم وتطوير التقنيات والإعداد التكنولوجي للإنتاج (أنظمة PDM).

- تطوير وتنفيذ أنظمة حاسوبية معيارية لإدارة جودة المنتج في الشركات ؛ نظم المعلومات المتكاملة للتصميم الإلكتروني ، وسير العمل التكنولوجي والإنتاجي ؛ أنظمة دعم متكاملة للمنتجات المصنعة في جميع مراحل دورة حياتها.

الشكل 2 - الأفكار الرئيسية لتقنيات GALS

16. من أجل التنفيذ سياسة عامةفي تطوير نظام تصنيف وترميز موحد ، وافقت حكومة الاتحاد الروسي على عدد من القرارات التي تصف المسؤولية الهيئات الفيدرالية قوة تنفيذيةلإدخال مصنفات جميع الروسية للمعلومات التقنية والاقتصادية والاجتماعية.

وافق المرسوم الصادر عن حكومة الاتحاد الروسي بتاريخ 1 نوفمبر 1999 رقم 1212 على اللائحة "بشأن تطوير نظام موحد لتصنيف وترميز المعلومات التقنية والاقتصادية والاجتماعية" ، والتي حددت المصنفات التقنية لعموم روسيا والمعلومات الاقتصادية والاجتماعية. أصبحت هذه اللائحة غير صالحة بسبب نشر المرسوم الصادر عن حكومة الاتحاد الروسي بتاريخ 10 نوفمبر 2003 رقم 677 "بشأن تصنيفات المعلومات الفنية والاقتصادية والاجتماعية لعموم روسيا في المجال الاجتماعي والاقتصادي".

فيما يلي قائمة مُحدَّثة لمصنفات المعلومات التقنية والاقتصادية والاجتماعية الروسية بالكامل والهيئات الفيدرالية المسؤولة عن تقديمها.

اسم المصنف لعموم روسيا	الهيئة التنفيذية الاتحادية التي تضمن التطوير والتقديم والتطبيق
مصنف المعايير لعموم روسيا (OKS)	Rostekhregulirovanie
مصنف عموم روسيا للخدمات للسكان (OKUN)
جميع مصنفات المعلومات الروسية على حماية اجتماعيةالسكان (OKISZN)
مصنف المنتجات عموم روسيا (OKP)
المصنف لعموم روسيا لوثائق الإدارة (OKUD)
مصنف المنتجات ووثائق التصميم لعموم روسيا (ESKD)
مصنف الأصول الثابتة لعموم روسيا (OKOF)
تصنيف العملات لعموم روسيا (OKV)
مصنف وحدات القياس لعموم روسيا (OKEI)
مصنف عموم روسيا للمعلومات حول السكان (OKIN)
مصنف عموم روسيا للأجزاء المصنعة عن طريق اللحام واللحام واللصق والقطع الحراري (OKD)
المصنف التكنولوجي لعموم روسيا للهندسة الميكانيكية وأجزاء الأجهزة (OTKD)
المصنف التكنولوجي لعموم روسيا وحدات التجميعالهندسة الميكانيكية والأجهزة (OTCSE)
المصنف لعموم روسيا لدول العالم (OKSM)
مصنف عموم روسيا للمعلومات حول المصنفات الروسية (OKOK)
مصنف الأعضاء عموم روسيا سلطة الدولةوالإدارة (OKOGU)
مصنف عموم روسيا لأشياء التقسيم الإداري الإقليمي (OKATO)	روسستات
مصنف عموم روسيا للمؤسسات والمنظمات (OKPO)
مصنف لعموم روسيا لأشكال الملكية (OKFS)
مصنف عموم روسيا للأشكال التنظيمية والقانونية (OKOPF)
مصنف الأراضي لعموم روسيا البلديات(OKTMO)
مصنف الأنواع لعموم روسيا النشاط الاقتصاديوالمنتجات والخدمات (OKDP)	وزارة التنمية الاقتصادية لروسيا
مصنف عموم روسيا للمناطق الاقتصادية (OKER)
مصنف عموم روسيا لأنواع النشاط الاقتصادي (OKVED)
مصنف لعموم روسيا للتخصصات التربوية (OKSO)	وزارة التربية والتعليم والعلوم في روسيا
مصنف عموم روسيا للتخصصات ذات أعلى مؤهل علمي (OKSVNK)
مصنف عموم روسيا للتعليم المهني الابتدائي (OKNPO)
مصنف المهن لعموم روسيا (OKZ)	وزارة الصحة والتنمية الاجتماعية في روسيا
مصنف عموم روسيا لمهن العمال ، وظائف الموظفين وفئات الأجور (OKPDTR)
مصنف عموم روسيا للمعادن والمياه الجوفية (OKPIiPV)	روسهيلدور
مصنف عموم روسيا لأنواع البضائع والتعبئة والتغليف ومواد التعبئة والتغليف (OKVGUM)
مصنف عموم روسيا لموارد الطاقة الكهرومائية (OKGR)	وزارة الطاقة

17 - أهم المجالات ذات الأولوية للتوحيد القياسي في الهندسة الميكانيكية هي:

تعقيد الدعم التنظيمي والتقني في إنشاء وتطوير وتشغيل معدات جديدة ؛

تحسين المتطلبات الفنية العامة على أساس تقليل عددها ؛

التحسين والتكوين المتكامل للنظام لصندوق وثائق بشأن التوحيد القياسي في الصناعة ؛

أتمتة دعم المعلومات لأعمال التقييس ؛

تحسين نظام اختبار واعتماد المنتجات الهندسية بناءً على تطوير دعمها المترولوجي.

يحتوي صندوق معايير الدولة في الهندسة الميكانيكية على جميع أنواع المعايير: من المعايير إلى المعلمات والأبعاد ، متطلبات تقنيةلأنواع معينة من المنتجات للمصطلحات. تحتوي متطلبات المنتجات الهندسية على معايير عدد من الأنظمة الفنية العامة ، مثل نظام معايير سلامة العمل (SSBT) ، ومعايير التبادل الأساسية (ONVZ) ، والموثوقية في الهندسة ، وما إلى ذلك ، على سبيل المثال ، معايير ONVZ ، المتوافقة مع المعايير الدولية منها ، إنشاء التفاوتات ، والملاءمة ، وانحرافات الشكل وترتيب السطح ، ومعلمات الخيط ، ودقة التروس والمؤشرات الأخرى التي تضمن قابلية التبادل ، بدون التنظيم الذي سيكون من المستحيل عمليًا تشغيل الهندسة الميكانيكية والصناعات الأخرى.

حالياً الصندوق الروسيالمعايير الوطنية هي أكثر من 5 آلاف وثيقة وتلبي بشكل أساسي متطلبات المستهلكين والمصنعين للمنتجات الهندسية. وفقًا لعدد من المعايير ، فإنه يتجاوز حتى صناديق المعايير الوطنية للدول الصناعية ، على سبيل المثال ، فرنسا وبريطانيا العظمى والولايات المتحدة الأمريكية.

يمكن أن يكون أحد الأمثلة على التغطية الكاملة تقريبًا للمنتجات وفقًا للمتطلبات الشاملة للمعايير أنواعًا من المنتجات مثل معدات المعادن والنجارة ، والشفرة ، والأعمال المعدنية والتجميع ، والأدوات الكاشطة والماس ، والمعدات التكنولوجية ، إلخ.

يتم توفير التصميم الرشيد والتصنيع وإمكانية التبادل للمنتجات الهندسية من خلال مجموعة كبيرة من المعايير للمنتجات الهندسية العامة: السحابات والمحامل والأجهزة الهيدروليكية والهوائية وتوصيلات خطوط الأنابيب ، فضلاً عن مجموعة من المعايير لمعايير التبادل الأساسية.

تعد روسيا عضوًا نشطًا في جميع لجان ISO الفنية تقريبًا الخاصة بالمنتجات الهندسية. تعد المواءمة بين المعايير المحلية والدولية من بين أولويات Rostekhregulirovanie. يبلغ متوسط مستوى توافق المعايير الروسية مع المعايير الدولية للمنتجات الهندسية 60 ٪ ، ولأنواع معينة من المعدات - ما يصل إلى 75 ٪. مستوى مواءمة المعايير للمجالات الفردية للهندسة الميكانيكية هو كما يلي: صناعة الأدوات الآلية - 74٪ ، الهندسة الزراعية - 61٪ ، صناعة السيارات - 100٪ ، الهندسة الكهربائية - 35٪ ، صناعة الأدوات - 67٪. تتم المواءمة مع مراعاة متطلبات الصناعة المحلية وظروف التشغيل الروسية للآلات والآليات. يتم القيام بالكثير من العمل لمواءمة المعايير الروسية مع المعايير الأوروبية.

يمكن أن تكون نتيجة العمل على توحيد وتوحيد الوثائق كلا المعيارين مستندات منفصلة(على سبيل المثال ، تقرير بحثي) أو في أنواع معينةالمنتجات (على سبيل المثال ، غطاء الحالة شروط لأجل طويلالتخزين) (GOST 17914-72) وأنظمة التوثيق الموحدة.

نظام التوثيق الموحد (UDS) هو نظام توثيق تم إنشاؤه وفقًا لقواعد ومتطلبات موحدة ، ويحتوي على المعلومات اللازمة للإدارة في مجال نشاط معين (GOST R 51141-98).

تم تطوير أجهزة DDD التالية وهي قيد التشغيل حاليًا:

نظام موحد للتوثيق التنظيمي والإداري ؛

نظام موحد للتوثيق المصرفي ؛

نظام موحد للوثائق المالية والمحاسبية وإعداد التقارير المحاسبية لمؤسسات ومنظمات الميزانية ؛

نظام موحد لإعداد التقارير والتوثيق الإحصائي ؛

نظام موحد للمحاسبة وإعداد التقارير المحاسبية الخاصة بالمؤسسات ؛

نظام موحد لتوثيق العمل ؛ نظام التوثيق الموحد لصندوق المعاشات التقاعدية للاتحاد الروسي ؛ نظام موحد لتوثيق التجارة الخارجية.

تم تطوير معيار الدولة لكل نظام توثيق موحد. مطورو DDD هم الوزارات (الإدارات) ذات الصلة التي تنسق في مجال نشاط معين. وبالتالي ، فإن وزارة المالية في الاتحاد الروسي هي المسؤولة عن الوثائق المحاسبية ، والأرشيف الفيدرالي للاتحاد الروسي - عن الوثائق التنظيمية والإدارية.

تقوم نفس الوزارات والإدارات بالموافقة على النماذج الموحدة للوثائق المدرجة في الدولار الأمريكي.

نموذج المستند الموحد (UFD) عبارة عن مجموعة من التفاصيل تم إنشاؤها وفقًا للمهام التي يتم حلها في مجال النشاط هذا والموجودة بترتيب معين على شركة نقل المعلومات.

سمة المستند هي عنصر تصميم إلزامي وثيقة رسمية، مثل التوقيع والختم والنص وما إلى ذلك.

مجموعة من التفاصيل الخاصة بالمسؤول وثيقة مكتوبة، الموجود في تسلسل معين ، يسمى شكل المستند.

كل نوع من المستندات (أمر ، فعل ، حرف ، إلخ) له مجموعة من التفاصيل الخاصة به. ومع ذلك ، تم توحيد المستندات في كل نظام من خلال بناء نموذج للوثائق الخاصة بـ نظام محددالتوثيق والتأسيس على أساسه التكوين الأمثل لتفاصيل نظام التوثيق هذا ، وأنواع معينة من المستندات ، وثيقة محددةإلخ. مفتاح تخطيط المستند هو "نموذج لإنشاء مستند يحدد النطاق ، والتنسيقات ، وأحجام الهوامش ، ومتطلبات بناء شبكة هيكلية ، والتفاصيل الأساسية."

وبالتالي ، يوجد في كل نظام موحد مفتاح عينة ، يتم على أساسه تطوير أشكال موحدة من المستندات ، ومتطلبات موحدة لتصميم تفاصيل المستند. يجب على DDD أيضًا تطوير نماذج موحدة من المستندات المستخدمة في هذا النظام.

النظام الموحد للتوثيق التنظيمي والإداري (USORD) هو نظام توثيق يستخدم في أي منظمة أو مؤسسة أو مؤسسة.

يتم تنظيم استخدام USORD بواسطة GOST R 6.30-97 "أنظمة التوثيق الموحدة. نظام موحد للتوثيق التنظيمي والإداري. متطلبات التوثيق.

ينطبق GOST على المستندات التنظيمية والإدارية التي توفرها USORD (المشار إليها فيما يلي باسم المستندات) ، - القرارات والأوامر والأوامر والقرارات والبروتوكولات والأفعال والخطابات التي تسجل القرارات المتعلقة بالمسائل الإدارية والتنظيمية ، فضلاً عن قضايا الإدارة والتفاعل وتوفير وتنظيم الأنشطة:

الهيئات الحكومية الفيدرالية للكيانات المكونة للاتحاد الروسي ، بما في ذلك الكيانات المكونة للاتحاد الروسي ، والتي ، إلى جانب اللغة الروسية كلغة وطنية للدولة ، حكومة محلية;

المؤسسات والمنظمات وجمعياتها ، بغض النظر عن الشكل التنظيمي والقانوني لنوع النشاط.

تحدد هذه المواصفة:

تكوين التفاصيل

متطلبات تسجيل التفاصيل ؛

متطلبات النماذج والأعمال الورقية ؛

متطلبات تصنيع النماذج وحسابها واستخدامها وتخزينها مع استنساخ شعار الدولة للاتحاد الروسي ، ومعاطف النبالة للكيانات المكونة للاتحاد الروسي (M.V. Kirsanova ، 2001 ؛ L.A. Rumynina ، 2002 ؛ N.M. Berezina ، 2007).

يتم تنفيذ أعمال التوحيد والتوحيد بنشاط في الخارج.

تم تنفيذ توحيد الوثائق لفترة طويلة من قبل منظمات التقييس الوطنية في عدد من البلدان ، والمنظمات الدولية المختلفة.توجد معايير الوثائق الوطنية في ألمانيا وبلجيكا وبريطانيا العظمى والنرويج والسويد وفنلندا وبلغاريا وبلدان أخرى.

تشارك أكثر من عشر منظمات دولية في العمل على توحيد الوثائق ، ولا سيما وثائق التجارة الخارجية ، بما في ذلك لجنة تنمية التجارة الخارجية التابعة للجنة الاقتصادية لأوروبا (EEC) ، منظمة عالميةالتقييس (NSO) ، إلخ. لقد ازداد دور وأهمية توحيد وتوحيد المستندات بشكل خاص فيما يتعلق باستخدام تقنيات الكمبيوتر في الإدارة. إجراء

إن وضع المعايير من قبل الدولة في مجالات النشاط المختلفة هو عملية ضرورية وبالتالي لا مفر منها.

إن المجتمع الذي لديه ما يلزم ، وكافي ، وحديث: أنواع الوثائق ، ووسائل إنشائها ومعالجتها وتخزينها ، لديه فرص أفضل للتنمية بسبب توفير جميع أنواع الموارد ونظام اتصال أكثر تطوراً.

إنشاء المعايير وفقًا لمرسوم رئيس الاتحاد الروسي "قضايا نظام وهيكل الهيئات التنفيذية الفيدرالية" باللون الأحمر. المؤرخ 30 مايو 2008 رقم 863 ، المرسوم الصادر عن حكومة الاتحاد الروسي بتاريخ 17 يونيو 2004 رقم 294 "بشأن الوكالة الفيدرالية اللائحة الفنيةوالمترولوجيا "(بصيغته المعدلة في 27 أكتوبر / تشرين الأول 2004 ، 5 سبتمبر / أيلول 2006) وكالة فيدراليةبشأن التنظيم الفني والمقاييس.

يتم تنظيم متطلبات المستندات من خلال: دستور الاتحاد الروسي ؛ القانون المدني للاتحاد الروسي ؛ قانون الاتحاد الروسي المؤرخ 27 ديسمبر 2002 N 184-FZ "بشأن التنظيم الفني" ؛ القانون الدستوري الاتحادي المؤرخ 25 ديسمبر 2000 رقم 2-FKZ "بشأن شعار دولة الاتحاد الروسي" ؛ علامات النبالة - شعارات الهياكل الفيدرالية (القوات المسلحة للاتحاد الروسي ، منظمات الخدمة البريدية الفيدرالية ، وزارة حالات الطوارئ في روسيا ، وزارة الشؤون الداخلية لروسيا ، إلخ) تمت الموافقة عليها بموجب مراسيم صادرة عن رئيس البلد ؛ يتم تحديد استخدام العلامات التجارية في إعداد الوثائق بموجب قانون "العلامات التجارية وعلامات الخدمة وتسميات المنشأ" (بتاريخ 23 سبتمبر 1992 رقم 3520-1) ؛

الوثيقة الأكثر اكتمالا على مستوى الصناعة والتي تنظم العمل مع المستندات هي تعليمات نموذجيةعلى العمل المكتبي في الهيئات التنفيذية الاتحادية في 8 نوفمبر 2005 رقم 536

تحدد التعليمات القياسية المتطلبات العامة لعمل خدمات دعم الوثائق الإدارية والوثائق نشاطات الادارةوتنظيم العمل مع الوثائق في الهيئات التنفيذية الاتحادية. تنطبق أحكام التعليمات النموذجية على تنظيم العمل مع المستندات ، بغض النظر عن نوع الوسائط ، بما في ذلك إعدادها وتسجيلها والمحاسبة والتحكم في التنفيذ ، والتي يتم تنفيذها باستخدام تقنيات (كمبيوتر) مؤتمتة.

1. مفاهيم الدعائم وشكل الوثيقة

متطلبات (من لات "ضروري") في المعنى القانوني- هذه هي البيانات التي يجب تضمينها في فعل أو مستند آخر من أجل التعرف عليها على أنها صحيحة.

تكوين تفاصيل الوثائق ؛ متطلبات تسجيل تفاصيل المستندات ؛ يتم تنظيم متطلبات نماذج المستندات ، بما في ذلك نماذج المستندات مع استنساخ شعار الدولة للاتحاد الروسي ، بواسطة GOST R 6.30-2003 المعتمد والمنفذ بموجب مرسوم معيار الدولة لروسيا بتاريخ 3 مارس 2003 N 65- شارع.

يحدد GOST R 6.30-2003 30 نوعًا من التفاصيل المستخدمة في المستندات.

على سبيل المثال ، يتم استخدام تفاصيل المستند التالية: 03-شعار المنظمة أو علامة تجارية؛ 05 أساسي رقم التسجيل(OGRN) كيان قانوني;06-رقم تعريفدافع الضرائب ؛ 08 - اسم المنظمة ؛ 10 - اسم نوع المستند ؛ 11 - تاريخ المستند ؛ 12 - رقم تسجيل المستند ؛ 14 - مكان إعداد أو نشر المستند ؛ 15 - المرسل إليه ؛ 20 - نص الوثيقة ؛ 22 - التوقيع. يتم تقديم تخطيطات تفاصيل المستندات في الملحق أ بـ GOST R 6.30-2003.

يعتمد استخدام التفاصيل المحددة ، وفقًا لـ GOST R 6.30-2003 ، على نوع المستند.

إذا كان هذا نموذجًا عامًا ، فسيتم استخدام التفاصيل: 01 ؛ 02 أو 03 ؛ 08 ؛ 11 ؛ 14.

يستخدم نموذج الخطاب التفاصيل: 01 ؛ 02 أو 03 ؛ 04 ؛ 05 ؛ 06 ؛ 08 ؛ 09 ؛ 11 ؛ 12 ؛ 13 ؛ 14 ؛ 15 ؛ 17 ؛ 18 ؛ 19 ؛ 20.

يحتوي شكل نوع معين من المستندات على التفاصيل: 01 ؛ 02 أو 03 ؛ 08 ؛ 10 ؛ 14 ؛ 11 ؛ 12 ؛ ؛ 13 ؛ 18 ؛ 19.

المتطلبات: 08 ؛ 09 ؛ 14 مطبوعة على لغة الدولةالاتحاد الروسي ولغة الدولة لموضوع الاتحاد الروسي.

لاستخدام التفاصيل في انتهاك للقانون ، يتم تحديد المسؤولية.

تنص المادة 11 من قانون "شعار الدولة للاتحاد الروسي" على المسؤولية عن تدنيس شعار النبالة الخاص بالاتحاد الروسي. في سانت. 329 من القانون الجنائي للاتحاد الروسي ينص على تدنيس شعار السجن لمدة تصل إلى عام.

للاستخدام غير الصحيح لاسم كائن جغرافي ، المسؤولية الإداريةعلى شكل غرامة من ألفين إلى ثلاثة آلاف روبل.

2. مفتاح التخطيط ، مهامه في توحيد المتطلبات لتفاصيل الوثيقة وموقعها

مفتاح التخطيط - نموذج نموذج مستند يستخدم للإشارة إلى الأماكن المحجوزة لإدخالات معينة تم إدخالها في مستندات نظام التوثيق (ECE ؛ ISO ICP 6422).

المتطلبات: تنسيق مفتاح التخطيط هو تنسيق ISO A4 الدولي (210 × 297 مم ، 8 1/3 × 11 2/3 بوصة) ، ولكن من الممكن أيضًا استخدام تنسيق ISO A5 (210 × 148 مم) من أجل بعض النماذج البريدية ، وكذلك للأحجام المكافئة المحددة في ISO 2784-1974 للنماذج على شريط متصل. في بعض البلدان ، ولا سيما في أمريكا الشمالية، التنسيق المعتاد هو 216؟ 280 مم (8 1/2 × 11 بوصة). في هذه الحالة ، يمكن تحقيق المحاذاة عن طريق الحفاظ على الهوامش العلوية واليسرى كما هي ، بحيث يظل تخطيط المستند في نفس الموضع فيما يتعلق بالحواف العلوية واليسرى للورقة ؛ في نفس الوقت ، أبعاد منطقة الصورة المشتركة لكلا التنسيقين هي 183؟ 262 ملم

التباعد - تباعد الأسطر وتباعد الأحرف في Layout Key (1/6 بوصة ، أو 4.24 مم ، و 1/10 بوصة ، أو 2.54 مم ، على التوالي) يتوافق مع تباعد الأسطر وتباعد الأحرف المستخدم في معظم الأجهزة المستخدمة لتعبئة النماذج ، مثل الآلات الكاتبة وطابعات الكمبيوتر عالية السرعة وغيرها من معدات طباعة الأحرف الأوتوماتيكية ، وكذلك في أجهزة التعرف الضوئي على الأحرف.

الهوامش ومبادئ التصميم - تركت: الهامش العلوي (للإمساك) - 10 ملم والهامش الأيسر (للصب) - 20 ميل. يعتمد التصميم على المعيار الدولي ISO 3535-1975 "ورقة التخطيط والشبكة الهيكلية" باستخدام عروض الأعمدة القياسية التي تتوافق مع إمكانيات الجدولة التلقائية.

الأحكام العامة- بشكل عام ، تستند بنية مفتاح التخطيط على مبدأ "الخلايا" (المستطيلات الأساسية). يتم توفير وضع عناوين المستلمين في المنطقة المقبولة للسلطات البريدية عند استخدام المغلفات مع النوافذ. يأخذ موقع عناصر البيانات الأخرى المدرجة في Layout Key في الاعتبار الاعتبارات التقنية والقانونية والتجارية والإدارية والعملية التي طرحها مختلف أصحاب المصلحة الذين تمت استشارتهم. يهدف "مربع الاستخدام المجاني" الموجود أسفل النموذج إلى تلبية احتياجات أكثر تحديدًا في الحالات الفردية.

تنطبق المبادئ التالية عند إنشاء النماذج بناءً على مفتاح تخطيط الفاتورة:

يجب وضع عناصر البيانات المحددة في نموذج الفاتورة في المكان المناسب في نموذج الفاتورة المُنشأة.

يجب وضع عناصر البيانات غير المحددة في "مفتاح تخطيط الفاتورة" في "مربع الاستخدام المجاني".

قد يتم حذف عناصر البيانات المحددة في نموذج الفاتورة ولكنها غير مطلوبة في نموذج الفاتورة المُنشأة واستخدام المساحة المناسبة لأغراض أخرى بنفس طريقة "حقل الاستخدام المجاني".

قد تنص المستندات الأساسية الوطنية على إمكانية استخدام المساحة غير المستخدمة للغرض المنصوص عليه في الحساب الموحد. يمكن أيضًا استخدام هذه المساحة للمعلومات التي تم إدخالها بعد كتابة المستند الأصلي (على سبيل المثال ، إذا لم يكن العنوان "المشتري" مطلوبًا ، فيمكن استخدام المساحة المناسبة لعناوين أخرى أو لأي غرض آخر).

تشير معرفات حقل البيانات الخاصة بمفتاح تخطيط الفاتورة المحاذاة فقط إلى طبيعة المعلومات التي يجب أن تحتوي عليها. يمكن تقسيم حقول البيانات بشكل أكبر ، مع الأخذ في الاعتبار بعض الممارسات التي تطورت في تطوير مختلف الوثائق الدولية. على سبيل المثال ، يمكنك ترك مساحة لوكيل البائع أسفل حقل "البائع" ؛ يمكن تقسيم حقل تفاصيل النقل ليشمل عناصر مختلفة تحدد المسار وأنماط ووسائل النقل المستخدمة وما إلى ذلك. يمكن تعديل طول منطقة "وصف المنتج" عن طريق رفع أو خفض الخط المنقط ، حسب الاقتضاء ، بحيث يتوافق حجم المنطقة مع متوسط الاحتياجات.

يحدد المشرع المسؤولية الإدارية عن انتهاك قواعد تصنيع واستخدام وتدمير النماذج التي تحتوي على صورة شعار النبالة للاتحاد الروسي في شكل غرامة تصل إلى ألف روبل ، المادة 19.10 من قانون الجرائم الإدارية للاتحاد الروسي.

3. قضايا التوثيق وإعداد وتنفيذ الوثائق في القوانين التشريعية والتنظيمية

يوجد حاليًا في الاتحاد الروسي قاعدة تنظيمية ومنهجية للدعم الوثائقي للإدارة ، تتكون من: القوانين ؛ معايير الدولة الأفعال القانونية المعيارية ؛ وثائق منهجية تنظيم تقنية إنشاء المستندات ومعالجتها وتخزينها واستخدامها في الأنشطة الحالية للمنظمة ، وكذلك أنشطة خدمة العمل المكتبي: هيكلها ووظائفها وموظفيها ، دعم فنيوبعض الجوانب الأخرى.

يمكن تصنيف الأعمال التنظيمية المتضمنة في نظام الدعم الوثائقي للإدارة حسب الموضوعات التي تقبلها:

1) الأفعال القانونيةمنشورة من قبل الهيئات العليا لسلطة الدولة وإدارتها ؛

2) النصوص القانونية الصادرة عن الهيئات التنفيذية الاتحادية: الوزارات واللجان والإدارات على مستوى الصناعة وعلى مستوى الإدارات ؛

3) الإجراءات القانونية الصادرة عن السلطات التشريعية والتنفيذية للكيانات المكونة للاتحاد الروسي وكياناتها الإقليمية ، والتي تنظم قضايا العمل المكتبي ؛

4) الأعمال القانونية ذات الطبيعة التنظيمية والإرشادية ، وكذلك الوثائق المنهجية بشأن دعم التوثيق للإدارة ، والتي نشرتها إدارة المؤسسات والمنظمات.

وافقت القوانين التنظيمية للاتحاد الروسي والكيانات المكونة للاتحاد الروسي على القواعد الأساسية لتوثيق المعلومات ، ومتطلبات أنواع معينة من الوثائق ، والعديد من أشكال وثائق الإدارة. يتم إنشاء المستندات المستخدمة في مواقف إدارة محددة وفقًا للعينات المعتمدة - القياسية و أشكال نموذجيةأو ، في حالة عدم قبول مثل هذه النماذج ، بناءً على قواعد العمل الورقي. قد تكون متطلبات تنفيذ المستندات ذات طبيعة عالمية أو تنطبق فقط على أنواع معينة من المستندات وأشكالها وأشكالها وتفاصيلها.

ترد المتطلبات العامة لتكوين الوثائق وتنفيذها في دستور الاتحاد الروسي ، وقوانين الاتحاد الروسي التي تحدد إجراءات أنشطة سلطات الدولة والحكومات المحلية ، والمنظمات التجارية وغير الهادفة للربح (القانون الاتحادي لل 27 يوليو 2006 N 149-FZ "بشأن المعلومات وتكنولوجيا المعلومات وحماية المعلومات" ، القانون الدستوري الفيدرالي "بشأن حكومة الاتحاد الروسي" ، القانون الفيدرالي "في مبادئ عامةالمنظمات التشريعية (التمثيلية) و الهيئات التنفيذيةسلطة الدولة لرعايا الاتحاد الروسي "، القانون الاتحادي" بشأن المبادئ العامة لتنظيم الحكم الذاتي المحلي في الاتحاد الروسي "، القانون المدني للاتحاد الروسي ، القوانين الفيدرالية:" في شركات المساهمة"،" في الشركات ذات المسؤولية المحدودة "،" تشغيل منظمات غير ربحية" وإلخ.).

يحتوي التشريع على القواعد التي تحدد قواعد معالجة مجموعات مختلفة من الوثائق. إذن ، القواعد الأساسية للختام والتغيير والإنهاء عقود القانون المدني، وكذلك تصميمها منصوص عليه في القانون المدني للاتحاد الروسي. ينظم تنفيذ عدد من الوثائق المتعلقة بالموظفين المرسوم الصادر عن لجنة الإحصاء الحكومية في روسيا بتاريخ 5 يناير 2005 رقم 1 ، والذي وافق على نماذج موحدة من وثائق المحاسبة الأولية لمحاسبة العمالة ودفعها.

تحدد اللوائح على مختلف المستويات متطلبات تنفيذ التفاصيل الفردية للوثائق. نعم في قانون اتحادييحتوي على قواعد لاستخدام الرموز الرسمية في تصنيع نماذج المستندات. تم تصوير شعار دولة الاتحاد الروسي على الوثائق وفقًا للقانون الدستوري الاتحادي الصادر في 25 ديسمبر 2000 رقم 2-FKZ "بشأن شعار دولة الاتحاد الروسي" ؛ يتم تنظيم استخدام الطوابع بموجب المرسوم الحكومي رقم 1268 المؤرخ 27 ديسمبر 1995. العلامات الشعارية - شعارات الهياكل الفيدرالية (القوات المسلحة للاتحاد الروسي ، المنظمات البريدية الفيدرالية ، وزارة الطوارئ الروسية ، وزارة الشؤون الداخلية الروسية ، إلخ. .) بمراسيم من رئيس الدولة وتستخدم عند معالجة الوثائق. يتم تحديد استخدام العلامات التجارية في إعداد الوثائق بموجب قانون "العلامات التجارية وعلامات الخدمة وتسميات منشأ السلع" (رقم 3520-1 بتاريخ 23 سبتمبر 1992). تحتوي تشريعات الكيانات المكونة للاتحاد الروسي أيضًا على قواعد لتصوير رموزها على الأوراق الرسمية والأختام.

يحتوي التشريع على قواعد تحكم استخدام اللغة في العمل المكتبي. القانون المعياري الرئيسي في هذا المجال هو قانون الاتحاد الروسي المؤرخ 25 أكتوبر 1991 رقم 1807-1 "بشأن لغات شعوب الاتحاد الروسي" (بصيغته المعدلة في 24 يوليو 1998).

اللغة التي يتم بها إنشاء مشاريع القوانين في الهيئات الحكومية الفيدرالية هي الروسية ، الفقرة 3 من الفن. 11- اللغة الرسمية للعمل المكتبي هي اللغة الروسية ، وإذا لزم الأمر ، لغة الموضوع ، وكذلك ، إذا لزم الأمر ، لغة الأشخاص الذين يقيمون بكثافة في إقليم الموضوع ، المادة 16

يتم تحديد أحكامها في قوانين أخرى فيما يتعلق بحفظ السجلات في مجالات مثل الاتصالات والنقل والإجراءات القانونية وكتاب العدل وغيرها.

تحدد اللوائح متطلبات كتابة الأسماء الفردية ، على سبيل المثال: الأسماء الجغرافية (القانون الاتحادي المؤرخ 18 ديسمبر 1997 رقم 152-FZ "بشأن أسماء الأشياء الجغرافية") ؛ أسماء "روسيا" ، "الاتحاد الروسي" في أسماء المنظمات (مرسوم حكومة الاتحاد الروسي بتاريخ 7 ديسمبر 1996 رقم 1463) ؛ ماركات(القانون المدني للاتحاد الروسي والقوانين الفيدرالية التي تنظم أنشطة المنظمات ذات الأشكال التنظيمية والقانونية المختلفة) ، إلخ.

يؤدي التوسع في استخدام تقنيات الكمبيوتر في الإدارة إلى زيادة أهمية هذا الجزء من الإطار التنظيمي للعمل المكتبي المرتبط بالتشريعات المتعلقة بالمعلوماتية واستخدام أنظمة المعلومات الآلية والاتصالات. يتم تنفيذ أتمتة العمل المكتبي وفقًا لقوانين "المعلومات وتقنيات المعلومات وحماية المعلومات ، بتاريخ 27 يوليو 2006 N 149-FZ ،" الحماية القانونيةبرامج لأجهزة الكمبيوتر وقواعد البيانات الإلكترونية "بتاريخ 23 سبتمبر 1992 رقم 3523-1. تم فتح فرص جديدة لاستخدام المستندات الإلكترونية بموجب القانون الاتحادي الصادر في 10 كانون الثاني / يناير 2002 رقم 1-FZ" بشأن التوقيع الرقمي الإلكتروني ". يحدد الشروط القانونيةاستخدام التوقيع الرقمي الإلكتروني في عمليات التبادل المستندات الإلكترونية، والتي بموجبها يتم الاعتراف بالتوقيع الرقمي الإلكتروني كمكافئ قانوني لتوقيع الشخص بخط اليد.

تنعكس قضايا التوثيق في اللوائح المعمول بها في مجال الاتصالات البريدية والاتصالات. الأساس القانونيتم تحديد الأنشطة في مجال الاتصالات بموجب القانون الاتحادي الصادر في 16 فبراير 1995 رقم 15-FZ "بشأن الاتصالات". يتم تحديد متطلبات المراسلات والرسائل المكتوبة المرسلة عبر الشبكات البريدية وشبكات الاتصالات وفقًا لقرارات الاتحاد البريدي العالمي والاتحاد الدولي للاتصالات.

جزء مهم من الإطار التنظيمي لإعداد وتنفيذ الوثائق هو الأفعال القانونية المعيارية ذات الطبيعة المشتركة بين الإدارات والإدارات ، الصادرة عن السلطات التنفيذية الاتحادية.

الوثيقة الرئيسية التي تنظم التوثيق وصياغة وتنفيذ القوانين التشريعية والتنظيمية هي التعليمات المعيارية للأعمال الورقية في الهيئات التنفيذية الفيدرالية بتاريخ 8 نوفمبر 2005 N 536

تحدد التعليمات للمراسيم والقرارات والأوامر الصادرة عن السلطات الاتحادية من مختلف المستويات المتطلبات الخاصة بما يلي: التفاصيل وأماكنها ؛ حجم الخط؛ تباعد الأسطر؛ أرقام الصفحات؛ أحجام الحقول متطلبات تقديم الطلبات ، شرط نشر المستندات ، كقاعدة عامة ، على ورق ذي رأسية.

وهو يتضمن مطلبًا هامًا لإدراج نص القوانين المعيارية المعدلة في المشروع الجاري إعداده.

تسترشد السلطات التنفيذية الفيدرالية التابعة لرئيس الاتحاد الروسي وحكومة الاتحاد الروسي أيضًا بقواعد إعداد الإجراءات القانونية التنظيمية للسلطات التنفيذية الفيدرالية وسلطاتها تسجيل الدولة، تمت الموافقة عليه بموجب مرسوم صادر عن حكومة الاتحاد الروسي بتاريخ 13 أغسطس 1997 رقم 1009 (التشريعات المجمعة للاتحاد الروسي ، 1997 ، رقم 33 ،

عند إعداد الوثائق التنظيمية والإدارية ، تسترشد السلطات التنفيذية الفيدرالية بـ GOST R 6.30-2003 "أنظمة التوثيق الموحدة. النظام الموحد للوثائق التنظيمية والإدارية. متطلبات التوثيق"

4. توحيد الوثائق. توحيد غير محدد

عادة ما يُفهم التوحيد بالمعنى النظري الواسع على أنه التخفيض الأمثل في عدد العناصر في الكائنات التي تشكل أي معقد أو نظام.

الهدف الرئيسي من توحيد وثائق الإدارة هو إنشاء نظام للوثائق يمكن أن يعطي تأثيرًا اقتصاديًا. إستعمال مستندات موحدةيجب في نفس الوقت تعزيز نمو العناصر الإبداعية في العمل الإداري وتحسين ثقافته.

يتم إجراء توحيد المستندات من أجل تقليل عدد المستندات المستخدمة ، وتصنيف أشكالها ، وتحسين الجودة ، وتقليل تعقيد معالجتها ، وتحقيق توافق المعلومات لأنظمة التوثيق المختلفة لوظائف الإدارة المتشابهة وذات الصلة ، واستخدام أكثر كفاءة للكمبيوتر تكنولوجيا.

توحيد المستندات هو اختيار الهياكل العقلانية لبناءها ، مما يجعل المستندات موحدة على أساس إنشاء عدد منطقي من أشكالها وتصنيف بنائها. لا تنطبق فقط على مستندات الإدارة ، ولكن أيضًا على الأنظمة الجديدة. على سبيل المثال ، تذاكر السفر والطيران والسكك الحديدية موحدة. المبادئ الأساسية لتوحيد الوثائق هي: - التوحيد من العام إلى الخاص. وهو يتألف من بناء نموذج من المستندات لنظام توثيق محدد وإنشاء على أساسه تكوين تفاصيل نظام التوثيق هذا ، وأنواع معينة من المستندات ، ووثيقة محددة ، وما إلى ذلك ؛ - توحيد نماذج المستندات وقواعدها البناء والتجميع والتنفيذ. يتم توفيره من خلال الحد الأقصى للطباعة والاستنسل للمستندات ، وتوحيد موقع البيانات في مجال المستند ، وتطوير التقنيات والاختصارات الشرطية ؛ - تعقيد التوحيد.

هناك ثلاث طرق لتوحيد النصوص: الاستنسل والاستبيان والجدول. الاستنسل هو طريقة لالتقاط المعلومات الثابتة كنص مرتبط بمسافات للمعلومات المتغيرة. في شكل استنسل ، يتم إنشاء عدد من الأوامر والبيانات. الاستبيان هو طريقة لتقديم نص موحد ، حيث توجد معلومات ثابتة على الجانب الأيسر من الورقة ، ويتم إدخال المتغير في المستند في عملية تجميعه على الجانب الأيمن من الورقة. في النظام الموحد لتوثيق المستندات التنظيمية والإدارية ، يتم تصميم أوامر القبول والنقل والفصل من خلال طريقة الاستبيان ؛ تقارير الموظفين والمذكرات التفسيرية. مزايا الاستبيانات: تم تبسيط إعداد المستندات ، وتسهيل العمل المكتوب على الآلة الكاتبة ؛ يتم إنشاء المتطلبات الأساسية لنسخ المعلومات. الجدول عبارة عن نص مقطوع يتم ترتيبه وفقًا لمبدأ معين: توجد المعلومات الثابتة في عناوين العمود والشريط الجانبي ، ويقع المتغير عند تقاطع الأعمدة والخطوط المقابلة. لديه سعة معلومات كبيرة ، ويسمح لك بالتصنيف الصارم للمعلومات وترميزها وتلخيص البيانات بسهولة. ومع ذلك ، فهو أكثر تعقيدًا في الكتابة المطبوعة. في شكل جدول ، يعرض USDD لـ OSA: التوظيف ، جدول الإجازات ، أوامر الأفراد. يمكن أن يكون تأثير التوحيد والتوحيد القياسي لوثائق الإدارة غير مباشر (تحسين جودة الإدارة ، وكفاءة استخدام المعدات المكتبية ، وتسريع معدل دوران الموارد المالية) ومباشرًا (تقليل تكاليف العمالة (وبالتالي تكلفة أجور) عند العمل مع المستندات ، واستهلاك المواد لإنتاجها ، والاستثمارات الرأسمالية المحددة لمعدات المكاتب ، وتكلفة الاستهلاك وإصلاح المعدات المكتبية).

5. تطوير توحيد وتوحيد الوثائق

الفريق العامل المعني بتبسيط الإجراءات التجارة العالميةوإدراكا للحاجة إلى تنسيق الحسابات التجارية ، أدرج في برنامج عمله إعداد حساب منسق للتجارة الدولية. كان القصد الأصلي هو تطوير وثيقة واحدة يمكن استخدامها لجميع الأغراض التجارية والإدارية ، وهو اقتراح تم فحصه من قبل مجموعة العمل التابعة لاتفاقية الجات بشأن التدابير غير الجمركية (وثائق الاستيراد) ، والتي تم إنشاؤها أثناء جولة طوكيو لمفاوضات التعريفات. بعد التشاور مع مجموعة العمل هذه ، تم التوصل إلى أنه من غير الممكن الجمع بشكل مرضٍ بين مجموعة المتطلبات التجارية والإدارية بالكامل في وثيقة واحدة. لذلك ، تم الاتفاق على أن تقوم الفرقة العاملة التابعة للجنة الاقتصادية لأوروبا بإعداد فاتورة تجارية تراعي ، قدر الإمكان ، تلك المتطلبات الإدارية، من أجل إرضاء يمكن استخدام المعلومات الواردة في الفاتورة. فيما يتعلق بمهمة تحديد المتطلبات الجمركية لتخليص الواردات ووضع نموذج للإقرار الجمركي (عند الاستيراد) ، لوحظ أن مجلس التعاون الجمركي تناول هذه المسألة ، لا سيما فيما يتعلق باعتماد الملحق ب. 1 "التخليص الجمركي للاستهلاك المحلي" الملحق باتفاقية الجمارك بشأن تبسيط وتنسيق الإجراءات الجمركية (كيوتو ، 1973).

عند إعداد مفتاح تخطيط الفاتورة الموحد الموصى به ، تم أخذ النتائج التي تحققت في العديد من الصناعات من خلال استخدام فاتورة تجارية موحدة في الاعتبار ، وكذلك إمكانية استخدام هذا النوعفواتير لاستبدال أو استكمال بعض المستندات الإداريةمطلوب من قبل الوكالات الحكومية. أُخذ في الاعتبار التقدم المحرز في استخدام تقنيات المعالجة الآلية للبيانات ونقلها ، فضلاً عن العديد من الحالات التي تمت فيها مواءمة الوثائق مع مفتاح تخطيط الأمم المتحدة (UNLC) ، إما بشكل مباشر أو من خلال سلسلة أو معايير وطنية منسقة من الوثائق. حقيقة أن مفتاح تخطيط الأمم المتحدة قد تم اعتماده بالفعل من قبل عدد كبير من البلدان والمنظمات يبرر تطوير نموذج فاتورة بناءً على مفتاح التخطيط هذا. تم الإقرار بضرورة توخي الحذر لضمان أن يكون حساب النموذج مرنًا للغاية في التطبيق ، في ضوء الاحتياجات المتنوعة للغاية للأعمال التجارية و الدوائر الإداريةولكن في الوقت نفسه ، هناك حاجة إلى تنسيق محتوى وترتيب هذه العناصر الأساسية للمعلومات ، والتي لا غنى عنها دائمًا للمعاملات في التجارة الدولية. تم اعتماد التوصية الرسمية الواردة في هذه الوثيقة في الأصل في عام 1975 ؛ تم اعتماد الإصدار الثاني الحالي في عام 1983 مع بعض التعديلات على المصطلحات والمعلومات ذات الصلة في سياق مفتاح تخطيط الفاتورة المحاذاة.

مشيرا إلى أن متنوعة المستندات التجاريةالمرتبطة بالحساب والمستخدمة في إجراءات ما قبل التجارة للبائع (على سبيل المثال ، العرض ، تأكيد الطلب ، إشعار الشحن ، وما إلى ذلك) متشابهة في محتوى البيانات مع الفاتورة نفسها ، ورأى فريق عمل اللجنة الاقتصادية لأوروبا أن الإرشادات التفصيلية لتطوير هذه قد يتم تضمين مستندات المشتقات في التوصية الخاصة بمفتاح تخطيط الفاتورة المتوافق. ومع ذلك ، في دراسة أعمق لهيكل نظام وثائق التجارة الموحدة للأمم المتحدة ، كان من الأفضل إصدار مفتاح تخطيط الأمم المتحدة في الوقت الحالي ، وهذا الإصدار الثاني من التوصية الخاصة بمفتاح تخطيط الحساب المحاذاة والمبادئ التوجيهية الخاصة بـ استخدام مفتاح تخطيط الأمم المتحدة كثلاث منشورات فردية. الهدف النهائي هو تضمين هذه المنشورات الثلاثة في دليل مرجعي شامل.

فيما يتعلق بتجميع الفواتير التجارية بطريقة القيد الفردي أو بوسائل آلية أخرى ، تجدر الإشارة إلى أنه في مايو 1979 اعتمد مجلس التعاون الجمركي توصية مفادها أن إدارات الجمارك "ينبغي أن تقبل الفواتير التجارية المجمعة بأي طريقة ، على سبيل المثال ، من خلال طريقة الإدخال الفردي ، حيث يكون تقديم فاتورة تجارية مطلوبًا فيما يتعلق بتخليص البضائع "وكذلك" الامتناع عن طلب التوقيع للأغراض الجمركية على الفواتير التجارية المقدمة لدعم البيان الجمركي ". بالإضافة إلى ذلك ، فإن التوصية رقم 18 ، التي اعتمدتها مجموعة العمل المعنية بتسهيل إجراءات التجارة الدولية في عام 1981 ، تتضمن تدبير التبسيط 4.1 ، الذي يتعلق بالمستوردين والذي يوصي بأن "يخطروا بنوكهم بعدم رفض قبول الفواتير المعدة باستخدام واحد- طريقة إدخال الوقت ".

6. معايير الدولة الحديثة للوثائق. ملامح الوثائق التنظيمية والإدارية

قواعد معالجة المستندات ثابتة في المعايير ووثائق التقييس الأخرى. تزامن إدخال GOST R 6.30-2003 "أنظمة التوثيق الموحدة. نظام موحد للوثائق التنظيمية والإدارية. متطلبات التسجيل" مع بداية مرحلة جديدة من التطوير

القانون الاتحادي المؤرخ 27 ديسمبر 2002 رقم 184-FZ "بشأن التنظيم الفني". يجب النظر في أحكام GOST R 6.30-2003 بناءً على حقيقة أنه تم تطويرها واعتمادها على أساس قانون الاتحاد الروسي الصادر في 10 يونيو 1993 رقم 5154-1 "بشأن التوحيد القياسي" ، والذي تم إلغاؤه في 1 يوليو ، 2003 ، وهو صالح في ظل الأساليب الجديدة للتوحيد القياسي.

وفقا للقانون الاتحادي "في التنظيم الفني" المصادر الرئيسية متطلبات الزاميةتم تطبيق اللوائح الفنية على المنتجات وعمليات الإنتاج. يشير التوحيد القياسي في القانون إلى نشاط وضع القواعد والخصائص لغرض استخدامها الطوعي المتعدد ، بهدف تحقيق الانتظام في مجالات الإنتاج والتداول. أحد أهداف التوحيد هو تحقيق التوافق التقني والمعلوماتي. مع القبول قانون اتحادي"في التنظيم الفني" قد غيّر تفسير مفهوم "المعيار". إذا كان قبل أن يفهم المعيار وثيقة معيارية(GOST R 1.12-99) ، الآن وضع القانون مبدأ التطبيق الطوعي للمعايير.

تحدد الوثائق المعيارية الخاصة بالتقييس متطلبات البناء والعرض والتصميم أنواع مختلفةالتوثيق وتوحيد المستندات وتطبيق أنظمة التوثيق الموحدة ؛ إنشاء واستخدام مصنفات المعلومات التقنية والاقتصادية والاجتماعية ؛ أتمتة عمليات المعلوماتفي مجال الإدارة ، الوسائل التقنيةمعالجة المعلومات؛ المصطلحات المستخدمة في مجال التعامل مع الوثائق.

من الوسائل المهمة لدعم المعلومات مصنّفات المعلومات التقنية والاقتصادية والاجتماعية ، فضلاً عن الأشكال الموحدة للوثائق. تم وضع الأسس المنهجية والتنظيمية للقيام بالعمل على تصنيف وترميز المعلومات وتوحيد الوثائق في اللوائح. نظام موحدتصنيف وترميز المعلومات الفنية والاقتصادية والاجتماعية (ESKK) وأنظمة التوثيق الموحدة (UDS). ESKK هو نظام يشمل: مصنفات جميع الروسية للمعلومات التقنية والاقتصادية والاجتماعية ، بالإضافة إلى الوثائق التنظيمية والمنهجية التي تحكم تطوير وصيانة واستخدام المصنفات الروسية بالكامل.

تم تحديد إجراءات تطوير واعتماد وتنفيذ وصيانة وتطبيق المصنفات الروسية بالكامل في المجال الاجتماعي والاقتصادي من قبل حكومة الاتحاد الروسي.

يتكون DDD من مجموعة من النماذج الموحدة والمترابطة للوثائق التي توفر عرضًا موثقًا للبيانات بتنسيق أنواع معينةالنشاط الاقتصادي؛ وسائل سلوكهم ؛ الوثائق التنظيمية والمنهجية لتطويرها وصيانتها وتطبيقها. تم تحديد متطلبات DDD في معايير سلسلة "أنظمة التوثيق الموحدة". في معايير الدولةتم إصلاح المصطلحات في مجال العمل المكتبي والمحفوظات (GOST R 51141-98) ، وتم تحديد متطلبات تنسيقات الورق الاستهلاكية (GOST 9327-60). تم تحديد متطلبات الأختام الرسمية في GOST R 51511-2001. في مجموعة المعايير تكنولوجيا المعلومات"العديد من مشكلات إنشاء أنظمة معلومات مؤتمتة (GOST 34.201-89 ؛ GOST 34.602-89 ؛ GOST 34.003-90 ، وما إلى ذلك) ، وحماية المعلومات واستخدام التوقيعات الرقمية الإلكترونية (GOST R 34.10-2001 ، GOST R 34.11-94 ، إلخ).).

أساس منهجية النماذج الموحدة للوثائق في أنظمة استرجاع المعلومات هو مصنف وثائق الإدارة لعموم روسيا (OKUD) ، الذي تم اعتماده ووضعه موضع التنفيذ بموجب مرسوم معيار الدولة لروسيا بتاريخ 30 يناير 1993 رقم 299. تم تطويره حديثًا تخضع النماذج الموحدة للوثائق للتسجيل عن طريق التضمين في OKUD. يتم إجراء أقسام OKUD بكفاءة واكتمال مختلفين. يتم تقديم أشكال المستندات المحددة في OKUD في ألبومات النماذج الموحدة للوثائق.

يتم إعداد اللوائح التي تحكم تنفيذ المستندات في المنظمة وفقًا لـ التشريعات الحالية، بناءً على نموذجي و تعليمات نموذجيةوالقواعد والأشكال الموحدة وغيرها من المعايير و التطورات المنهجية، مع مراعاة خصوصيات نظام العمل المكتبي الذي تطور في المنظمة. يمكن تحديد إجراءات إعداد وتنفيذ وثائق الإدارة في المنظمة في مثل هذه الإجراءات التنظيمية مثل: "تعليمات العمل المكتبي" ، "اللوائح" ، "قواعد معالجة المستندات" ، "جدول النماذج الموحدة للوثائق" ، " ألبوم النماذج "،" ألبوم النماذج الموحدة للوثائق ". اعتمادًا على تكوين ومحتوى هذه اللوائح وتوزيع الأحكام على العمل المكتبي فيما بينها ، قد تتبنى المنظمة المجمع الكامل للوائح المدرجة أو بعضها. يتم تحديد عدد وعناوين وتسلسل الأقسام ودرجة التفاصيل وطبيعة الأمثلة وتكوين التطبيقات من قبل مطوريها.

استنتاج

تهدف جميع الأعمال المعيارية المدروسة إلى إنشاء نظام موحد باستخدام أنظمة معالجة المستندات الآلية من لحظة إنشائها إلى أرشفتها للتخزين. من أجل حفظ جميع أنواع الموارد وتحسين التفاعل بين الأشخاص الذين يطبقون المستندات. وأيضًا لحماية مصالحهم التجارية في حالة العلامات التجارية والأسماء الجغرافية والنقاط الأخرى المتعلقة باستخدام المعلومات.

تتميز عملية الإدارة بتنوع وتكرار مواقف العمل والإجراءات المتخذة لحلها. ومن هنا تنوع الوثائق الكبيرة وغير المبررة في كثير من الأحيان والحاجة إلى توحيدها وتوحيدها.

يتم تقليل جوهر التوحيد إلى تقليل ومنع مجموعة متنوعة غير مبررة من المستندات ، مما يؤدي إلى توحيد أشكالها وهيكلها وهياكلها اللغوية وعمليات المعالجة والمحاسبة والتخزين. حتى وقت قريب ، على سبيل المثال ، في التداول البريدي في روسيا ، كان هناك حوالي 20 حجمًا قياسيًا من المغلفات ، تختلف في الأبعاد الكلية ، ومواقع "النوافذ" للإشارة إلى العنوان ، وميزات أخرى. الآن تم تقليل عدد الأحجام القياسية بشكل ملحوظ ، ولكن ليس بقدر التخلي عن المعالجة اليدوية للمراسلات والتحول إلى الفرز الآلي حسب الرموز البريدية.

يعمل أي مستند في مؤسسة مع المستندات الأخرى التي تنشئ معًا تشكيلات وثائقية لغرض معين (الإدارة ، والمحاسبة ، وإعداد التقارير ، والإحصاء ، والضمان الاجتماعي ، وما إلى ذلك). تسمى هذه المجموعات من الوثائق المترابطة بنظام التوثيق. تسمى مجموعة المستندات المترابطة المنظمة بشكل عقلاني ، والتي تم إنشاؤها وفقًا لقواعد ومتطلبات موحدة وتستخدم في مجال معين من النشاط ، نظام التوثيق الموحد (UDS). يوفر توحيد المستندات تقليلًا في تعقيد معالجة المستندات ، وتحقيق توافق معلوماتها ، واستخدام أكثر كفاءة لتكنولوجيا الكمبيوتر.

يتم تطوير DDD ، بالطريقة التي تحددها حكومة الاتحاد الروسي الهياكل الفيدراليةالإدارة وفقًا لغرض صناعتهم. يتم تلخيص الدولار الأمريكي لغرض واحد (على سبيل المثال ، أنظمة توثيق الإدارة الموحدة) في وثيقة تنظيمية تسمى All-Russian Classifier of Management Documentation (OKUD). يتم دمج أنظمة التوثيق الموحدة الأخرى في مصنفات الصناعة الخاصة بهم. يتم تضمين جميع مصنفات أنظمة التوثيق الموحدة في وهي جزء من النظام الموحد لتصنيف وترميز المعلومات الفنية والاقتصادية والاجتماعية ، والتي تغطي أنظمة التوثيق الموحدة وأشكال المستندات المقابلة المسموح باستخدامها في الاقتصاد الوطني للاتحاد الروسي .

بالنسبة لوثائق الإدارة ، التي تهمنا بشكل أساسي ، وفقًا لمصنف All-Russian OK 011-93 ، فإن DDDs التالية تعمل حاليًا في البلد:

نظام موحد للتوثيق التنظيمي والإداري (كود 0200000) ؛

نظام موحد لتوثيق المحاسبة الأساسي (كود 0300000) ؛

نظام موحد للتوثيق المصرفي (كود 0400000) ؛

النظام الموحد للتوثيق المالي والمحاسبي وإعداد التقارير المحاسبية لمؤسسات ومنظمات الميزانية (رمز 0500000) ؛

نظام موحد لإعداد التقارير والتوثيق الإحصائي (كود 0600000) ؛

نظام موحد للمحاسبة وإعداد التقارير المحاسبية (كود 0700000) ؛

نظام توثيق العمل الموحد (كود 0800000) ؛

نظام التوثيق الموحد لصندوق المعاشات التقاعدية للاتحاد الروسي (رمز 0900000) ؛

النظام الموحد لتوثيق التجارة الخارجية (كود 1000000) ؛

يعكس تعيين الكود المكون من ثمانية أرقام للنموذج الموحد للوثيقة ميزات التصنيف التالية:

الحرفان الأول والثاني (فئة النماذج) - الانتماء إلى النموذج الموحد للوثيقة إلى نظام التوثيق الموحد المقابل (على سبيل المثال ، 02 - نظام موحد للتوثيق التنظيمي والإداري ؛

العلامتان الثالثة والرابعة (فئة فرعية من النماذج) - القواسم المشتركة لمحتوى العديد من أشكال المستندات واتجاه استخدامها (على سبيل المثال ، 01 - توثيق المحاسبة وتوزيع الأموال) ؛

الأحرف الخامسة والسادسة والسابع هي رقم تسجيل النموذج الموحد للوثيقة داخل الفئة الفرعية (على سبيل المثال ، 004 هو جدول الرواتب لأقساط التأمين) ؛

الحرف الثامن هو رقم الشيك.

تخضع تسميات الكود الخاصة بكائنات OKUD للتنسيب في جميع أشكال المستندات الموحدة.

جنبًا إلى جنب مع OKUD ، سنقوم بتسمية المصنفات الأخرى التي سنواجهها في عملية تقديم المواد: مصنف All-Russian للمؤسسات والمنظمات (OKPO) ، ومصنف All-Russian للتخصصات عن طريق التعليم (OKSO) ، و All- المصنف الروسي للمهن العمالية ، النظام الموحد للتوثيق التنظيمي والإداري (كود 0200000)

تخضع النماذج الموحدة المطورة حديثًا من المستندات للتسجيل وإدراجها لاحقًا في OKUD. لسوء الحظ ، يتم إجراء أقسام OKUD بكفاءة غير كافية - بعض المستندات التي تم تفعيلها بواسطة القانون المدني للاتحاد الروسي هي حاليًا خارج المصنف. في الوقت نفسه ، يحتفظ ببعض الأشكال التي لا يتم استخدامها في الممارسة.

يتم توحيد مستندات العمل على أساس نموذج رسومي قياسي لإنشاء المستندات. النموذج عبارة عن شبكة هيكلية من الخطوط الرأسية والأفقية المتقاطعة بزوايا قائمة ، مصنوعة بخطوة معينة (2.6 مم أفقيًا و 4.25 مم رأسيًا. يُسمح باستخدام شبكة بناء بخطوة كتابة 2.54 مم وتباعد بين الأسطر 4 ، 24 مم). تسمح شبكة البناء (الشكل 1.10) ، من خلال إحداثيات نقاط تقاطع الخطوط ، بتحديد مواقع عناصر المعلومات التي تشكلت منها الوثيقة (العنوان ، التاريخ ، النص ، التوقيع ، إلخ).

على أساس شبكة البناء لمجموعة المستندات الكاملة المستخدمة في مجال نشاط معين ، يتم إنشاء مفتاح قالب يوفر مناطق (خلايا ، مستطيلات) لوضع عناصر معلومات المستند ، تسمى التفاصيل في العمل المكتبي. تسمح لك شبكة البناء بوصف الوثيقة بطريقة رسمية. تم تحديد متطلبات إنشاء مفتاح عينة لوثائق العمل في GOST 6.10.5-87. تراكمت الكثير من الخبرات في تطوير أنظمة التوثيق الموحدة في الاقتصاد الوطني على أساس النهج المذكور أعلاه.

تشمل طرق توحيد وثائق الإدارة أيضًا الكتابة ، والطباعة ، وتقديم المستندات في نموذج استبيان ، وتجميع المستندات وفقًا للعينات. يتكون تصنيف المستندات من تطوير حلول وثائقية عالمية لمنطقة استخدام معينة ، والتي تصبح صالحة عند إجراء مزيد من التنقيح لشروط استخدام محددة. أنظمةأو مواد إرشادية خاصة بالمنظمة. فمثلا، عقد قياسيتوريد السلع، توفير نموذجحول مكتب المنظمة ، القواعد النموذجية الداخلية جدول العملإلخ.

يتم تقليل استنسل المستندات إلى إعداد نموذج مستند مع جزء مطبوع مسبقًا من النص وفجوات تركت خصيصًا لملء الفراغات من قبل مترجم المستند أثناء تنفيذه النهائي. تستخدم مستندات القوالب على نطاق واسع في وثائق شؤون الموظفين(استبيانات ، أوامر توظيف ، إلخ).

يعد عرض المستندات في شكل استبيان طريقة للتنظيم المكاني للمادة اللفظية ، حيث يتم تقديم المعلومات الثابتة ، كقاعدة عامة ، في شكل قائمة من الأسئلة الموجودة على الجانب الأيسر من الورقة ، في سطور واحدة تحت الأخرى . يتم تطبيق المعلومات المتغيرة في شكل إجابات على الأسئلة على المساحة الحرة للورقة مع الجانب الأيمن. تستخدم الاستبيانات على نطاق واسع في تقنية البحث الاجتماعي ، في تجميع الملخصات ، تقديم الطلبات ، إلخ.

يتكون إعداد المستندات وفقًا للعينات من إعداد عدد كبير من المستندات في مواقف العمل المختلفة عن طريق القياس مع الأمثلة المقترحة (البيان ، الخصائص ، ملاحظة توضيحية، مستندات موثقة ، إلخ.).

التوحيد في التوثيق يمكن أن يكون عمل مستقل، ومرحلة في العمل على التقييس.

يتمثل جوهر التوحيد القياسي في العمل المكتبي في تطوير القواعد والمتطلبات المثلى لإعداد وتنفيذ وسير العمل وتخزين الوثائق المعتمدة في في الوقت المناسبلاستخدامها العام والمتكرر على أساس طوعي. يمكن إضفاء الطابع الرسمي على القواعد والمتطلبات المعتمدة بالطريقة المحددة في شكل معيار وطني لروسيا (GOST R) أو معيار تنظيمي (تقليديا ، يتم اختصار معايير المنظمات والمؤسسات والشركات على مستوى القاعدة STP - معيار المؤسسة).

يمكن أن تكون نتيجة العمل على التوحيد والتوحيد معايير لأنواع معينة من المستندات (على سبيل المثال ، GOST 7.32-91. تقرير عن العمل البحثي. قواعد الهيكل والتصميم) * أو لعناصرها (على سبيل المثال ، GOST 9327-60. أوراق المستهلك - التنسيقات) وأنظمة التوثيق الموحدة ، على سبيل المثال ، النظام الموحد للتوثيق التنظيمي والإداري (USORD).

المعايير الوطنية (GOST R ، وكذلك GOST المعتمدة للاستخدام) صالحة على أراضي الاتحاد الروسي دون أي قيود. يمكن تطوير معايير المنظمات (STS) في روسيا وتطبيقها من قبل المنظمات في الحالات التالية:

لضمان الاستخدام في المؤسسات للوائح الفنية للاتحاد الروسي ، GOST R ، GOST ، المعايير الدولية ، المعايير الوطنية للدول الأجنبية ، معايير الجمعيات العلمية والتقنية والهندسية والجمعيات العامة المختلفة ، STP للمنظمات الأخرى ؛

للمنتجات والخدمات وعمليات الإنتاج (الأعمال) التي تم إنشاؤها في هذه المؤسسة.

تشكل المعايير الوطنية ومصنفات المعلومات التقنية والاقتصادية والاجتماعية لعموم روسيا ، بما في ذلك قواعد تطويرها وتطبيقها ، نظامًا وطنيًا للتوحيد القياسي. أسئلة تسيطر عليها الحكومةالتوحيد القياسي في الاتحاد الروسي ، بما في ذلك تنسيق أنشطة الهيئات الحكومية الفيدرالية ، والتفاعل مع سلطات الكيانات المكونة للاتحاد الروسي ، يتم تنفيذه من قبل الوكالة الفيدرالية للتنظيم الفني والمقاييس ، التي تم تشكيلها على أساس معيار الدولة من روسيا.

تعمل أي وثيقة في مؤسسة مع مستندات أخرى تعمل معًا على إنشاء تشكيلات وثائقية لغرض معين (إداري ومحاسبي وتقارير وإحصائي ، وفقًا لـ ضمان اجتماعيوإلخ.). تسمى هذه المجموعات من الوثائق المترابطة بنظام التوثيق. تسمى مجموعة المستندات المترابطة المنظمة بشكل عقلاني ، والتي تم إنشاؤها وفقًا لقواعد ومتطلبات موحدة ويتم تطبيقها في مجال معين من النشاط ، نظام التوثيق الموحد(دولار أمريكي). يوفر توحيد المستندات تقليلًا في تعقيد معالجة المستندات ، وتحقيق توافق معلوماتها ، واستخدام أكثر كفاءة لتكنولوجيا الكمبيوتر.

يتم تطوير DDD ، وفقًا للإجراءات التي وضعتها حكومة الاتحاد الروسي ، من قبل هياكل الإدارة الفيدرالية وفقًا لغرضها القطاعي. يتم تلخيص الدولار الأمريكي لغرض واحد (على سبيل المثال ، أنظمة توثيق الإدارة الموحدة) في وثيقة تنظيمية تسمى All-Russian Classifier of Management Documentation (OKUD). يتم دمج أنظمة التوثيق الموحدة الأخرى في مصنفات الصناعة الخاصة بهم. يتم تضمين جميع مصنفات أنظمة التوثيق الموحدة في وهي جزء من النظام الموحد لتصنيف وترميز المعلومات الفنية والاقتصادية والاجتماعية ، والتي تغطي أنظمة التوثيق الموحدة وأشكال المستندات المقابلة المسموح باستخدامها في الاقتصاد الوطني للاتحاد الروسي .

نظام موحد للتوثيق التنظيمي والإداري (كود 0200000) ؛

نظام موحد لتوثيق المحاسبة الأساسي (كود 0300000) ؛

نظام موحد للتوثيق المصرفي (كود 0400000) ؛

النظام الموحد للتوثيق المالي والمحاسبي وإعداد التقارير المحاسبية لمؤسسات ومنظمات الميزانية (رمز 0500000) ؛

نظام موحد لإعداد التقارير والتوثيق الإحصائي (كود 0600000) ؛

نظام موحد للمحاسبة وإعداد التقارير المحاسبية (كود 0700000) ؛

نظام توثيق العمل الموحد (كود 0800000) ؛

نظام التوثيق الموحد لصندوق المعاشات التقاعدية للاتحاد الروسي (رمز 0900000) ؛

النظام الموحد لتوثيق التجارة الخارجية (كود 1000000) ؛

يعكس تعيين الكود المكون من ثمانية أرقام للنموذج الموحد للوثيقة ميزات التصنيف التالية:

الحرف الثامن هو رقم الشيك.

تسميات الكودتخضع كائنات OKUD للتسجيل في جميع أشكال المستندات الموحدة.

تشمل طرق توحيد وثائق الإدارة أيضًا الكتابة ، والطباعة ، وتقديم المستندات في نموذج استبيان ، وتجميع المستندات وفقًا للعينات. يتكون تصنيف المستندات من تطوير حلول وثائقية عالمية لمنطقة استخدام معينة ، والتي تصبح ، مع التنقيح اللاحق لشروط استخدام محددة ، اللوائح الحالية أو المواد الإرشادية لمنظمة معينة. على سبيل المثال ، عقد موحد لتوريد السلع ، وأحكام معيارية بشأن مكتب منظمة ، وأنظمة عمل داخلية معيارية ، وما إلى ذلك.

يتم تقليل استنسل المستندات إلى إعداد نموذج مستند مع جزء مطبوع مسبقًا من النص وفجوات تركت خصيصًا لملء الفراغات من قبل مترجم المستند أثناء تنفيذه النهائي. تُستخدم مستندات النماذج على نطاق واسع في وثائق الموظفين (الاستبيانات ، أوامر التوظيف ، إلخ).

يعد عرض المستندات في شكل استبيان طريقة للتنظيم المكاني للمادة اللفظية ، حيث يتم تقديم المعلومات الثابتة ، كقاعدة عامة ، في شكل قائمة من الأسئلة الموجودة على الجانب الأيسر من الورقة ، في سطور واحدة تحت الأخرى . يتم تطبيق المعلومات المتغيرة في شكل إجابات على الأسئلة على المساحة الخالية من الورقة على جانبها الأيمن. تستخدم الاستبيانات على نطاق واسع في تقنية البحث الاجتماعي ، في تجميع الملخصات ، تقديم الطلبات ، إلخ.

يتكون إعداد المستندات وفقًا للعينات من إعداد عدد كبير من المستندات في مواقف العمل المختلفة عن طريق القياس مع الأمثلة المقترحة (التطبيق ، الوصف ، المذكرة التوضيحية ، المستندات الموثقة ، إلخ).

يمكن أن يكون التوحيد في التوثيق عملاً مستقلاً ومرحلة في العمل التوحيد.

يتمثل جوهر التوحيد القياسي في العمل المكتبي في تطوير القواعد والمتطلبات المثلى للإعداد والتنفيذ وإدارة المستندات و تخزين الأرشيفالمستندات المعتمدة بالطريقة المحددة لاستخدامها العام والمتكرر على أساس طوعي. يمكن إضفاء الطابع الرسمي على القواعد والمتطلبات المعتمدة بالطريقة المحددة في شكل معيار وطني لروسيا (GOST R) أو معيار تنظيمي (تقليديا ، يتم اختصار معايير المنظمات والمؤسسات والشركات على مستوى القاعدة STP - معيار المؤسسة).

لضمان الاستخدام في المؤسسات للوائح الفنية للاتحاد الروسي ، GOST R ، GOST ، المعايير الدولية ، المعايير الوطنية الدول الأجنبية، معايير الجمعيات العلمية والتقنية والهندسية والجمعيات العامة المختلفة ، STP للمنظمات الأخرى ؛

للمنتجات والخدمات و عمليات الانتاج(الشغل).

تشكل المعايير الوطنية ومصنفات المعلومات التقنية والاقتصادية والاجتماعية لعموم روسيا ، بما في ذلك قواعد تطويرها وتطبيقها ، نظامًا وطنيًا للتوحيد القياسي. تتولى الوكالة الفيدرالية للتنظيم الفني والمقاييس ، التي تم تشكيلها في أساس معيار الدولة لروسيا.

نظام ORD

تتكون الأنشطة التنظيمية والإدارية في الإدارة بشكل أساسي من تطوير وتنفيذ قرارات الإدارة الموثقة في الوثائق التشغيلية. التوثيق التنظيمي والإداري هو أكثر أنواع وثائق الإدارة استخدامًا.

يفسر GOST R 51141-98 مفهوم الوثيقة التنظيمية والإدارية على النحو التالي: "نوع من المستندات المكتوبة التي تحدد حل المشكلات الإدارية والتنظيمية ، بالإضافة إلى قضايا الإدارة والتفاعل والدعم وتنظيم أنشطة السلطات والمؤسسات والشركات والمنظمات وأقسامها والمسؤولون ".

يتم تصنيف ORD إلى ثلاث مجموعات (الأنواع الرئيسية من وثائق هذه المجموعة ترد بين قوسين):

- الوثائق التنظيمية (التأسيسالنظام الأساسي واللوائح والقواعد وجداول التوظيف والتعليمات) ؛

- الوثائق الإدارية(أوامر ، تعليمات ، قرارات ، قرارات ، تعليمات) ؛

- الوثائق المرجعيةوالتي بدورها يمكن تقسيمها إلى:

- المعلومات التشغيلية(رسائل ، رسائل هاتفية ، فاكسات ، إلخ) ؛

- المرجع والمعلومات(أعمال ، بروتوكولات ، تقارير ، ملاحظات المكتبإلخ.).

بالإضافة إلى ذلك ، يتضمن المصنف العام لوثائق الإدارة الروسية (OKUD) بين ORD وثائق عن الموظفين (الموظفين): التطبيقات ، والبطاقات الشخصية ، والأوامر (تعليمات) للتوظيف وعدد من الآخرين.

يتم تسجيل ORD ، كما ذكرنا سابقًا ، وفقًا لـ GOST R 6.ZO-2003 ، الذي يحدد تكوين تفاصيل المستندات ومتطلبات تصميم التفاصيل وأشكال المستندات ، بما في ذلك النماذج مع نسخة من شعار دولة الاتحاد الروسي. تضمن تفاصيل الوثائق التنظيمية والإدارية المنفذة بشكل صحيح قوة القانون.

وفقًا لـ GOST R 6.30-2003 ، يتم استخدام التفاصيل التالية في إعداد وتنفيذ ORD:

01 - شعار دولة الاتحاد الروسي ؛

02 - شعار موضوع الاتحاد الروسي ؛

03 - شعار المنظمة أو العلامة التجارية (علامة الخدمة) ؛

04 - رمز المنظمة ؛

05 - رقم تسجيل الولاية الرئيسي (OGRN) لكيان قانوني ؛

06 - رقم تعريف دافع الضرائب / رمز سبب التسجيل (TIN / KPP) ؛

07 - رمز نموذج المستند ؛

08 - اسم المنظمة ؛

09 - بيانات مرجعية حول المنظمة ؛

10 - اسم نوع الوثيقة ؛

11 - تاريخ الوثيقة ؛

12 - رقم تسجيل المستند ؛

14 - مكان تجميع أو نشر الوثيقة ؛

15 - المرسل إليه ؛

16 - ختم الموافقة على الوثيقة ؛

17 - القرار ؛

18 - عنوان النص ؛

19 - علامة التحكم ؛

20 - نص الوثيقة ؛

21 - علامة على حضور الطلب ؛

22 - التوقيع.

23 - ختم الموافقة على الوثيقة ؛

24 - تأشيرات الموافقة على الوثائق ؛

25 - بصمة الطباعة ؛

26 - علامة على تصديق نسخة ؛

27 - علامة على المؤدي ؛

28- علامة على تنفيذ المستند وإرساله إلى القضية ؛

29 - علامة على استلام الوثيقة من قبل المنظمة ؛

30 - المعرف نسخة إلكترونيةالمستند (علامة للبحث التلقائي عن المستند).

يجب اعتبار التكوين المدرج للتفاصيل نموذجيًا ، نظرًا لأن مجموعتها في إعداد أنواع مختلفة من المستندات ، قد تكون المستندات التي تحمل الاسم نفسه في مختلف المواقف التنظيمية والإدارية مختلفة.

من بين المتطلبات المدرجة ، يتم تمييز المتطلبات الثابتة والمتغيرة. دائم في بدون فشلتتكرر في نماذج المستندات ، يتم تطبيق المتغيرات مباشرة في عملية تجميع مستند معين.

يحدد GOST R 6.30-2003 ، في إطار ورقة قياسية (تنسيق) ، موقع كل متطلب ، مع مراعاة تسلسل التنفيذ وقراءة المستند. يوفر المعيار خيارين للنماذج - الزاوي و طولي. يشار إلى الحدود التقريبية لمناطق موقع التفاصيل بخط منقط. يتم تحديد كل منطقة من خلال مجموعة التفاصيل المضمنة فيها. تشكل مجموعات المناطق معًا شكلوثيقة.

إن استخدام الخطوط المنقطة لتعيين المناطق لوضع التفاصيل يرمز إلى إمكانية حركة بعض التفاصيل في منطقة التنسيق. ترتبط هذه الحركات بشكل أساسي بالتقلبات في عدد سطور نص المستند (الدعائم 20) ، والتي تستلزم تحريك حدود مناطق السمات 21 ، 22 ، 25 ، وكذلك السمات 23 ، 24 ، 26 ، 27.

تشير ممارسة التوثيق إلى أنه من غير المرغوب فيه تحريك حدود وضع التفاصيل 28 ، 29 ، 30 والحاجة إلى وضع هذه المنطقة بوضوح ضمن انحراف معقول لأعلى من الحجم المنصوص عليه في المعيار (لا يزيد عن 2- 4 مم).

يتم تقسيم حقل التنسيق بالكامل ، باستثناء التقسيم إلى مناطق لوضع التفاصيل ، إلى ثلاثة أجزاء: مجال خدمة المستند ، وحقل وضع تفاصيل الركن أو الطوابع الطولية ومجال عمل المستند.

مجال الخدمةيعد المستند جزءًا من منطقة التنسيق ، وهو مخصص لحقول المستند وتثبيته في وسائط التخزين. منطقة الطوابعيوجد في الزاوية اليسرى العلوية من تنسيق إصدار الزاوية من النموذج وفي الجزء العلوي للنسخة الطولية من نموذج المستند. باقي منطقة التنسيق هي مجال العملوثيقة.