يحرر الموظف مذكرة باسم رئيسه المباشر أو باسم رئيس قسم آخر. يسمح في وقت قصير:
- إخطار المدير بالمشكلة التي نشأت في الوقت الحالي ؛
- تقديم مقترحات لإلغائها أو الاتفاق على خطة عمل مع موظف آخر ؛
- حث القائد على اتخاذ قرار أو إصدار أمر.
أنواع الملاحظات
ضع في اعتبارك الأنواع الرئيسية لخطابات العمل:- حول طلب المعلومات ؛
- عن المخالفات التي يرتكبها الموظف أثناء أداء واجبات العمل ؛
- حول الإرسال في رحلة عمل أو رحلة عمل ؛
- على مكافآت الموظفين.
قد تحتوي المذكرة على أي أسئلة تتعلق بلحظات العمل.
قواعد التجميع
القاعدة الرئيسية التي يجب اتباعها عند التجميع هي الإيجاز. يجب أن تحدد الوثيقة بوضوح جوهر المشكلة ، وكذلك طرق حلها. كقاعدة عامة ، يجب ألا يستغرق النص أكثر من 6-7 أسطر. شكل موحدلا ورق ، يتم استخدام ورق تعسفي.مثال على المذكرة
على الرغم من ذلك ، عند الكتابة ، ينبغي للمرء أن يأخذ في الاعتبار أحكام GOST R 7.0.97-2016 ، والتي تتطلب التفاصيل التالية:
- يجب أن تحتوي الورقة على رأس. يشير إلى من يتم توجيه المستند إليه (المنصب والاسم الكامل للموظف في الحالة الأصلية) ؛
- ثم يشار إلى اسم الوثيقة ؛
- يتم إدخال تاريخ تجميعها ورقمها ؛
- وصف للوضع الحالي ، بسبب وضع ملاحظة: "استرعي انتباهك ..." ، ثم يجب أن يحتوي النص على طلب محدد ؛
- الوظيفة والاسم الكامل موضحة أدناه. مترجم ، توقيع مع نسخة.
كيفية التقديم الكترونيا
اعتمدت العديد من الشركات إدارة المستندات الإلكترونية. لذلك ، يمكن كتابة مذكرة ، تم كتابة مثال لها أعلاه في شكل إلكتروني. في هذه الحالة ، يتم إرسالها إلى بريد الشركة الخاص بالمؤسسة. يشارك السكرتير في مزيد من فرز وإرسال الرسائل إلى المرسل إليهم.طريقة النقل هذه توفر الورق ووقت الموظفين. في هذه الحالة ، يتم إعداد المستند بنفس الطريقة كما في نسخة ورقية. من المستحسن الوقوف عليه التوقيع الإلكترونيمرسل. للتأكد من قراءة المستند المرسل بواسطة المدير ، عند الإرسال ، يجب عليك طلب "إشعار قراءة بريدي" عن طريق تحديد المربع في نموذج الإرسال.
وثيقة عينة
في كثير من الأحيان ، عند حل مشاكل العمل ، يصبح من الضروري النقل معلومات مهمةقائد. تتطلب الظروف أحيانًا أن يتم تحديد شرح للموقف وتحذير من الأخطاء بدقة جاري الكتابة.في هذه الحالة ، من الضروري ليس فقط بيان الحقائق بشكل صحيح ، ولكن أيضًا لإعداد المستند بشكل صحيح. غالبًا ما يكون تجميعها صعبًا ، خاصة في غياب الخبرة. لكن هذا ليس بالأمر الصعب إذا كان لديك أمثلة أمام عينيك. هذا هو السبب في أننا أعددنا عينات ، وبعد قراءتها يمكنك إعداد وثيقة بشكل صحيح.مذكرة بشأن المكافآت هي الأساس لإصدار أمر لتشجيع الموظف. يتم تجميعها من قبل المشرف المباشر للموظف باسم مدير المنظمة. تشير الوثيقة إلى مزايا العامل وطلب التشجيع وبيانات العامل والمترجم. بعد النظر في القرار الإيجابي واعتماده ، يصدر المدير أمرًا بالمكافآت.
نموذج لمذكرة حول كيفية مطالبة مدير بمكافأة للموظف
إذا نشأت ظروف أثناء العمل بسبب عدم تمكن الموظف من أداء وظيفته العمالية بشكل كامل ، يتم استخدام ملاحظة تفسيرية. يذكر الأسباب.
عينة تفسيرية
يتم استخدام المذكرة إذا احتاج الموظف إلى الاتصال بالمدير لطلب تخصيص الأموال لاحتياجات العمل. في هذه الحالة ، تحدد الوثيقة حقائق حاجة الإنتاج لاقتناء المواد.
كيف تكتب مذكرة ، عينة
مدة الصلاحية
حسب قائمة الإدارة النموذجية وثائق أرشيفيةولدت في سياق النشاط وكالات الحكومة، جثث حكومة محليةوالمنظمات ، التي تشير إلى فترات التخزين ، التي تمت الموافقة عليها بأمر من وزارة الثقافة الروسية بتاريخ 25 أغسطس 2010 برقم 558 ، يجب تخزين المذكرات في أرشيف المؤسسة لمدة خمس سنوات على الأقل. إذا لزم الأمر ، يحق لمدير المنظمة تمديد فترة التخزين. يمكن تحديد مدة تخزين الأوراق المنفذة في شكل إلكتروني بموجب ميثاق الشركة.يتم نشر المعلومات الداخلية بمساعدة معلومات خاصة ووثائق مرجعية ، ومن أنواعها المذكرة. إنه موجه للأشخاص الذين يشغلون مناصب عليا لإبلاغهم ببعض الحقائق من أجل حثهم على اتخاذ قرار معين.
المذكرة كوثيقة داخلية لها مبادئ معينة في الصياغة ، حسب الغرض منها. سوف نكشف بالضبط كيف يجب إعداد التقارير في حالات عمل معينة.
قسم الموارد البشرية
إلى الرئيس التنفيذي
OOO "أوميغا"
ن. جروشينكو
الرسالة رقم 1
حول الانتهاك انضباط العمل(تغيب عن المدرسة)
أوجه انتباه الإدارة إلى أنه قبل يوم أمس ، 4.11.2016 ، ارتكب موظف في قسم شؤون الموظفين ، تاتيانا أوليجوفنا فاليريفا ، انتهاكًا صارخًا لانضباط العمل. بعد استراحة الغداء التي انتهت في الساعة 2:00 مساءً ، لم تعد إليها مكان العملوكان غائبًا حتى نهاية يوم العمل (من الساعة 14:00 إلى الساعة 18:00). وثائق نفي وتفسيرات مرضية لغيابه T.O. لم تقدم Valerieva ذلك خلال اليومين المقبلين.
فيما يتعلق بالانتهاك الجسيم لانضباط العمل ، أقترح الإعلان عن T.O. توبيخ فاليري بإدخاله في بطاقة شخصية.
رئيس قسم شؤون الموظفين (توقيع) R.V. سوخارفسكي
مذكرة بعدم وفاء الموظف بواجباته
تهدف هذه الوثيقة إلى نقل المعلومات الإدارية إلى أن الموظف قد أدّى بشكل غير صحيح أو لم يؤد واجباته المهنية على الإطلاق. تنتهي الوثيقة بطلب لاتخاذ إجراء تأديبي. بدون مثل هذا التقرير ، يمكن اعتبار أي عقوبات ضد أي موظف غير معقولة.
نموذج لمذكرة عدم الامتثال الواجبات الرسمية
ملفات
قسم المقاييس
إلى الرئيس التنفيذي
Rosmashinstroy LLC
رادكوفسكي ك.
الرسالة رقم 2
عن الفشل في أداء الواجبات
من خلال هذه الوثيقة ، أوجه انتباهكم إلى أن مهندس قسم المقاييس ، أنطون بتروفيتش ريزفادر ، خالف الجدول الزمني لفحص عدادات الكهرباء (لم يتحكم في تنفيذ الجدول المعتمد) ، مما أدى إلى فرض غرامة مالية على المؤسسة. مفتش الدولةالسيطرة على أجهزة القياس.
فيما يتعلق بالانتهاك المرتكب ، أقترح التصريح عن A. تم توبيخ Ricefader على بطاقته الشخصية ولم يحصل على مكافأة بناءً على نتائج العمل للشهر التالي.
كبير خبراء المقاييس (التوقيع) P.K. زيلتكوفسكي
مذكرة حول سوء سلوك الموظف
يُعلم هذا النوع من المذكرات الرؤساء بالسلوك العدواني غير المقبول في مكان العمل. يجب أن تستهدف تدابير التأثير المقترحة ليس فقط مطلب معاقبة الجاني ، ولكن أيضًا لمنع حدوث حالات مماثلة في المستقبل.
مثال على مذكرة بشأن السلوك غير المقبول للموظف
ملفات
القسم الإداري
إلى الرئيس التنفيذي
الازدهار ذ
جياسينتوفا أ.
الرسالة رقم 3
حول سوء سلوك الموظف
أوجه انتباهكم إلى أنه في 24 أغسطس 2016 ، قام رئيس قسم تنسيق الحدائق زايكوفسكي ف. تم السماح بسلوك غير صحيح ضد نائب رئيس القسم الإداري والاقتصادي أنتونينا بافلوفنا فينوجينوفا. زايكوفسكي ف. أدلى بتصريح لا لبس فيما يتعلق بظهور A.P. Finogenova ، مضيفا لغة بذيئة مهينة. وتجدر الإشارة إلى أن هذا ليس أول بيان وقح من قبل زايكوفسكي. لموظفي القسم مما يخل ببيئة العمل ويثير حالات الصراع.
أطلب إشراك زايكوفسكي ف. للمسؤولية التأديبية عن السلوك غير الصحيح في مكان العمل.
رئيس القسم الإداري والاقتصادي (توقيع) نيكليوف م.
المذكرة هي معلومات ووثيقة مرجعية ، وأداة للمراسلات التجارية داخل المنظمة.
يتم وضع مذكرة من أجل إبراز أي منها امور اعمالفيما يتعلق بعمل قسم أو موظف معين ، يعتمد قراره على وحدة هيكلية أخرى في المنظمة أو الموظف.
يتم كتابة المذكرات ، على عكس المذكرات ، بين الانقسامات الهيكليةأو الموظفين الذين لهم صفة رسمية معادلة والذين ليسوا تابعين مباشرة.
لمكافآت الموظفين
المذكرة الخاصة بالمكافآت هي أساس إصدار أمر تشجيع الموظف ، حيث يتم إعدادها من قبل رئيس القسم باسم الإدارة العليا ، وتحدد أسباب وأسباب المكافأة ، وبيانات الموظف. والمترجم. لكي ينظر الرئيس في ذلك ، من الضروري تسجيل ملاحظة. بعد اتخاذ القرار بشأن المكافأة ، يتم إصدار أمر.
عن زيادة الراتب
LLC "شركة"
الأمر رقم 25 \ 10982 بتاريخ 25 نوفمبر 2010
على زيادة راتب إيفانوف ف.
نظرًا لأداء المبيعات الجيد للمدير Ivanov V.A. بحسب نتائج الربع الأول من عام 2010
انا اطلب:
1. قم بتثبيت مدير قسم المبيعات إيفانوف فيكتور أليكساندروفيتش راتب رسميبمبلغ 25000 (خمسة وعشرون ألف) روبل اعتبارًا من 1 ديسمبر 2010.
2. كبير المحاسبين Vasilyeva A.V. ضمان الدفع في الوقت المناسب للراتب المحدد في الفقرة 1 من هذا الأمر والمبالغ الأخرى المحسوبة على أساسه.
3. إلى رئيس قسم شؤون الموظفين فيدوروف جي.
3.1. قم بإجراء تغييرات على جدول التوظيف عن طريق تحديد الراتب لمنصب مدير المبيعات عند 25000 (خمسة وعشرون ألف) روبل.
3.2 اختتم مع إيفانوف ف. اتفاق تكميليإلى عقد عمل مؤرخ [التاريخ عقد التوظيف] [رقم عقد العمل] بشأن إنشاء راتب قدره 25000 (خمسة وعشرون ألف) روبل اعتبارًا من 1 ديسمبر 2010.
2.4 للتعرف على هذا الطلب ، قام Ivanov V.A. تحت الرسم.
المدير العام لشركة ذات مسؤولية محدودة "شركة"
زدانوف ف.
أنا على علم بالطلب من قبل ____________________ Vasilyeva A.V.
على دراية بالترتيب ____________________ Fedorov G.I.
تعرفت على الأمر ____________________ Ivanov V.A.
يمكن أن يكون أساس زيادة الراتب بمثابة:
- مذكرة من رئيس الدائرة التي ينتمي إليها الموظف
- زيادة الأسعار في الدولة ونتيجة لذلك الحاجة إلى إعادة فهرسة رواتب الشركة - زيادة رواتب الموظفين
- إسناد مسؤوليات وظيفية جديدة للموظف.
على عدم الوفاء بالالتزامات
مذكرة
04.10.2013 № 6عن الفشل في أداء الواجبات
أوجه انتباهكم إلى أن سائق الشحن سوكولوف إيفان إيغوريفيتش لم يقدم السيارة المخصصة له (رقم C 042 MK 83) لإجراء فحص تقني مجدول ، وبالتالي انتهاك الأحكام المسمى الوظيفيمن 06.10.2010
فيما يتعلق بالانتهاك المرتكب ، أقترح إعلان توبيخ سوكولوف الأول.
يتم وضع مذكرة بشأن عدم الوفاء بالواجبات الرسمية على ورقة A4.
حول المخالفات في العمل
مدير عام قسم المعلومات
التكنولوجيا شركة بيسيدا ذ
مذكرة
09.12.2014 № 10-23/158
حول انتهاك انضباط العمل
أعلمكم أنه يوم أمس الموافق 08.12.2014 ، خلال ساعتين من الساعة 16-00 حتى نهاية يوم العمل ، قام أخصائي القسم تقنيات المعلوماتكان فريغاتوف رومان فيكتوروفيتش غائبًا عن مكان العمل.
المستندات الثبوتية ، التي تشهد على صحة أسباب الغياب ، Fregatov R. لم تقدم.
فيما يتعلق بالانتهاك ، نظرًا لطبيعته المتكررة ، أقترح على Fregatov R.V. إصدار توبيخ.
رئيس القسم إي. ليوبيمشيكوف
استنادًا إلى أمثلة المذكرات المقدمة ، أصبح من السهل الآن إنشاء الأمثلة الخاصة بك.
إيفجينيا ستريب
لشراء القرطاسية
توضح المذكرة "لشراء القرطاسية" حقائق الحاجة إلى الإنتاج لشراء كمية معينة من الأدوات المكتبية ، ويتم إرفاق قائمة بالقرطاسية (الاسم والكمية).
حول تخصيص الأموال
موظف __________________________/_____________/
متفق عليه
رئيس القسم __________________________/_____________/
الانتباه
تقع مسؤولية المحاسبة وتخزين الأدبيات المشتراة خصيصًا للأقسام على عاتق رؤساء هذه الأقسام.
قرار تخصيص الأموال لشراء الأدب:
مشرف
جامعة الشركات ___________________________ / ____________ /
المبلغ في الحجم
روبل ______________ / _____________ / "__" _______ 200_
أتعهد بتوفير السلع و شيكات أمين الصندوق، وكذلك غير المنفقة السيولة النقديةحتى 25 "____________" 200_. ___________________________ / _____________ /
المقبوضات السلعية والنقدية ، وكذلك الأموال غير المنفقة بمبلغ
روبل _______________ / _____________ / "__" _______ 200_
يشير الكثير إلى المذكرات على أنها إجراء شكلي يستغرق وقتًا وتوترًا. ولكن هناك حالات يمكن أن يؤدي فيها هذا الإجراء إلى إنقاذ الموظف من المطالبات غير العادلة للإدارة. ستؤمنك الطلبات الموثقة في أي وقت من المتاعب ، والتي لا يمكن قولها عن الطلبات الواردة في عن طريق الفم، والتي لا يتم إعطاؤها أهمية دائمًا. وبالتالي ، تؤكد هذه المستندات حقيقة العلاقة ، يتم تسجيلها كوثائق صادرة.
كتابة تقرير
ما هي المذكرة؟
المذكرة وثيقة مهمةالاتصال الداخليلا يمكن لأي مؤسسة مؤثرة الاستغناء عنه. من أجل الأداء الطبيعي للمؤسسة ، يجب أن تكون عينة مذكرة في متناول اليد لجميع الموظفين تقريبًا. اختلافها عن مذكرةمن حيث أن لها توجهًا هرميًا ، أي أنها تأتي دائمًا من مرؤوس إلى إدارة أعلى. تعمل المذكرة كوثيقة إعلامية ، تتم كتابتها من أجل إبلاغ سلطات سلطة أعلى أو إدارة هيكلية أخرى في الوقت المناسب بالأحداث التي تؤثر على استقرار نظام الإدارة في المؤسسة.
التقرير له قوة قانونية، لأن الغرض منه ليس فقط إبلاغ إدارة المنظمة ، ولكن أيضًا للحث على اتخاذ قرار معين بشأن الموقف الذي تم التعبير عنه. يتم إعداد وثيقة بمبادرة شخصية من الموظف أو بناءً على طلب المدير. رمز الملاحظة حسب المصنف وثائق الإدارة- 0286041 وفقًا لـ OKUD. يجب أن تصف الوثيقة بوضوح المشكلة التي نشأت ، وبما أن لها قوة قانونية ، يجب أن تكون خالية من الأخطاء الإملائية والقانونية.
تعريف المذكرة
لا تُفصِّل الوثيقة الحادث فحسب ، بل تكتب أيضًا خاتمة مع خيارات لحل الموقف. بعد ذلك يلتزم الرئيس بدراسة الوثيقة وفرض قراره. بعد ذلك ، يعتبر هذا القرار بمثابة الأساس للموافقة على الإجراءات المختلفة وتنفيذها (فرض العقوبات ، إصدار الحوافز ، إلخ). وبالتالي ، فإن المذكرة هي عنصر من عناصر التغذية الراجعة بين القائد والمرؤوس.
أغراض المذكرات
الأهداف الرئيسية المتبعة في تكوين هذه الوثيقة:
- زيادة فاعلية الأداء الشخصي. عندما يتدخل شيء ما مع موظف ، فإنه يقترح طرقًا لحل هذه المشكلة.
- تصحيح الوضع. عندما يعرف الموظف حقائق معينة لا تهمه شخصيًا ، ولكنها في رأيه تتدخل في استقرار و عمل فعال. تتم كتابة تقرير للإدارة حتى يتم حل الموقف في المستقبل القريب.
- اعفي نفسك من المسؤولية. إذا قام الموظف بنقل بعض المعلومات إلى رؤسائه وأراد إعفاء نفسه من المسؤولية عن تصحيح الحادث. بعد ذلك ، يجب ألا يكون هناك أي مطالبات للمترجم.
- احمِ نفسك عند انتهاك الحقوق. المذكرة هنا هي محاولة لتسوية سلمية للحادث.
أحد أغراض المذكرة هو إخلاء المسؤولية
أنواع المذكرات
هم من نوعين:
- داخلي- يكتب بناء على طلب الموظف أو رئيسه من أجل زيادة كفاءة الشركة. يتم وضع التوقيع من قبل المؤلف. نظرًا لأن المستند يعتبر داخليًا ، يتم تنفيذ التنفيذ على ورق A4.
- خارجي- ارسل الى السلطات العليا. يتم توقيع هذا النوع فقط من قبل رئيس الشركة ، ويتم طباعته على ورق ذي رأسية.
في كلتا الحالتين ، يتم تحديد التاريخ في يوم الكتابة والتوقيع.
- معلوماتية -كقاعدة عامة ، يتم وضعها بانتظام ، فهي تُبلغ بالتفصيل عن أساليب وخصائص العمل. يمكن استخدامها أيضًا لنقل الأفكار إلى الإدارة لتحسين سير العمل.
- الإبلاغ- تقرير بنتائج الأمر المنفذ في فترة محددة. كقاعدة عامة ، هم مكونون من موظفين من أدنى مستوى.
- مبادرة -تلك التي يدعو فيها الموظف السلطات إلى اتخاذ قرار معين فيما يتعلق بأحداث معينة - الانتهاكات ، ووقت التوقف ، وما إلى ذلك.
مذكرة داخلية
في كثير من الأحيان ، من بين التقارير ، يتعين على المرء كتابة ملاحظات "قمعية" للسلطات ، على موظفي البورس والأشخاص الكسالى. يجب وضعها بعناية شديدة ، لأنه حتى أدنى عيب يمكن أن يؤدي إلى مشاكل في المستقبل. يعد انتهاك الانضباط سببًا لغرامة مالية ، ولهذا فقط ، يجب تقديم حجج قوية في المستند. يمكن رفع دعوى ضد مستند تمت صياغته بشكل غير صحيح ، يشكو من أن السلطات تتعدى بشكل ضار على حقوق أخصائي. لذلك ، من المهم معرفة كيفية كتابة المذكرة بشكل صحيح.
هيكل الوثيقة
تتضمن المذكرة قسمين أو ثلاثة أقسام دلالية:
- فِعليالجزء الذي ذكرت فيه أسباب الحادث الذي دفع إلى تشكيله مع بيان مفصل بالظروف المصاحبة.
- تحليلي -يقدم تحليلاً للوضع مع النتائج المحتملة للحادث وخيارات مختلفة لحل المشكلة.
- تلخيصالجزء الذي يصف فيه المتحدث رأيه ، ويقدم حجة مقنعة ويوصي باتخاذ بعض الإجراءات المحددة لحل الحادث. ثم يقرر القائد بنفسه العقوبات التي يجب اتخاذها. وبما أن السلطات ليس لديها وقت للمحاكمات ، فإنها توافق في أغلب الأحيان على مقترحات صاحب البلاغ دون الخوض في التفاصيل.
مذكرة خارجية
يمكنك عمل مذكرة في شكل نصي وجدولي. قد يكون القسم التحليلي في المستند غائبًا اعتمادًا على نوع السؤال. في هذه الحالة ، يحتوي المستند فقط على الجزء الواقعي وخاتمة مع حلول للمشكلة. باستخدامه ، لا يمكنك تقديم اقتراحات لتحسين البعض فقط عمليات الانتاجولكن أيضًا للتعبير عن عدم رضاهم عن الإجراءات المتخذة. قبل الشروع في عرض التقرير ، تحتاج إلى صياغة المشكلة أو وجهة نظرك بوضوح ، وعندها فقط تبدأ في عرضها على الورق.
سنتحدث في المادة عن كيفية كتابة مذكرة. على نحو متزايد ، في قائمة متطلبات المرشح لمنصب ما ، يمكن للمرء أن يجد أطروحة التواصل الاجتماعي للمتخصص. هذا لا يعني أنه من المتوقع أن يقدم الموظف قصص إجازة طويلة ومثيرة أو ثرثرة عن الجيران. في فهم صاحب العمل ، سيحتاج الموظف إلى القدرة على التواصل وصياغة المهام بوضوح من أجل التعاون الناجح مع الفريق. يمكن أن يكون أحد أشكال هذا التفاعل هو المذكرة.
المصطلح
مهم! يجب أن يؤخذ في الاعتبار ما يلي:
- كل حالة فريدة وفردية.
- إن الدراسة الدقيقة للمسألة لا تضمن دائمًا نتيجة إيجابية للقضية. هذا يعتمد على عوامل كثيرة.
للحصول على النصائح الأكثر تفصيلاً حول مشكلتك ، ما عليك سوى اختيار أي من الخيارات المقترحة:
في شركة بها عدد قليل من الموظفين ، غالبًا ما يعرف الموظفون وجود المذكرات فقط عن طريق الإشاعات. إذا كان الفريق بأكمله لا يشكل حتى بضع عشرات من الأشخاص ، فسيتم توزيع المعلومات حول جميع الأحداث المهمة ، سواء تلك التي وقعت أو التي تم التخطيط لها للتو ، شفهيًا. على الرغم من أن العدد الصغير لا يعني على الإطلاق أن استخدام آلية الاتصال الكتابي غير فعال.
المذكرة نفسها وثيقة داخلية، شكل من أشكال إخطار أعضاء الفريق المهتمين بشأن حقائق مهمة أو يحتوي على بعض المعلومات التي تؤثر على العمل الإضافي لوحدة أخرى. وعلى الرغم من ذكر هذا النوع من المستندات ، وحتى أكثر من نموذج نموذجي من المذكرات ، إلا أنه في قانون العملغائبًا ، فإن ضرورته تمليها أحيانًا قواعد قانون العمل في الاتحاد الروسي.
يُنصح بإعداد مثل هذه الورقة إذا كنت بحاجة إلى إبلاغ زميل كتابيًا:
- على وجود أو تغيير في شروط الأصول المادية ؛
- حول تغيير جدول عمل موظف فردي أو جزء من وحدة ؛
- حول الرأي أو الاقتراح الحالي لإجراء تعديلات على سير العمل ؛
- اعتراض على أفعاله أو نواياه ؛
- حول التغييرات في جوهر وتكوين المعلومات المستخدمة في العمل ؛
- عن أي حقيقة أو حدث آخر ، في رأي مؤلف المستند ، من المحتمل أن يؤثر على أداء واجبات وظيفته.
لكي يُنظر إلى المذكرة على أنها وثيقة جديرة بالاهتمام ، لا يكفي مجرد كتابة عبارتين على قطعة من الورق. حتى لو لم تتم الموافقة على النموذج أنظمة، يجب عليك دائمًا استخدام الإصدار القياسي 6.30-2003 "دولار أمريكي. USORD. متطلبات التوثيق. هذا صحيح أيضًا عند التطوير أشكال داخليةوتثبيتها في نظام إدارة الوثائق بالشركة
التشريع لا يحتوي على مفهوم المذكرة الا انه النموذج القياسييمكن تطويرها بشكل مستقل ووضعها موضع التنفيذ بترتيب منفصل ، بناءً على GOST 6.30-2003.
الفرق بين المذكرة والمذكرة
نظرًا لأن ممارسة إصدار المذكرات لا تؤثر على جميع المؤسسات ، فلا يرى جميع المتخصصين فرقًا كبيرًا بين المذكرة والمذكرة. لكنها ، مع ذلك ، ملموسة ولها علامات محددة للغاية:
| نوع المستند | المكان المقصود | محتوى |
| مذكرة | عضو في الفريق لا يوجد تفاعل معه على شكل "رئيس مرؤوس". نظير داخل الوحدة أو خارجها | غالبًا ما تكون معلوماتية أو تحذيرية بطبيعتها. يتم تجميعها لغرض الإلمام المضمون بالبيانات والمزيد من التأكيد على موقف الفرد أمام الإدارة. |
| التقارير الداخلية | موجهة إما إلى المشرف المباشر على مؤلف الوثيقة ، أو إلى السلطات العليا | قد يكون ذا طبيعة إخطارية من أجل التحذير من بداية العواقب السلبية أو التي لا يمكن إصلاحها والتي تتداخل مع العمل أو ضارة بالصحة. يمكن إعدادها لتتناسب مع احتياجات الشركة أو اقتراح تدابير لإعادة تنظيم العمليات. |
| التقارير الخارجية | إلى منظمة أو هيكل مجاور يجري معه تنفيذ عمل مشترك أو تنفيذ مشروع عاجل | عادة ما يتم إعداده لغرض إخطار إدارة المنظمة الشريكة بشأن الانتهاكات أو التقصير في أداء الواجب من قبل موظفيها أو المسؤولين. في كثير من الأحيان أقل مع عروض لتشجيع أو ملاحظة شخص ما. |
هناك رأي بين العدد الهائل من الموظفين أن عملية تبادل "الأوراق" هذه هي مضيعة للوقت والجهد لتجميعها ، لأنه من الأسهل والأسهل الاتصال ورسم الصورة بسرعة. مسار أفكارهم يغير اتجاهه بشكل حاد بعد أول اتصال مع مواقف الإنتاج ، عندما يكون من الضروري إثبات حقيقة إرسال المعلومات ذات الصلة إلى جميع الأطراف المعنية. في بعض الأحيان لا يعتمد القدر فقط على ذلك إجراءات تأديبية(ربما يكون شديدًا جدًا ، حتى الفصل) ، ولكن أيضًا العمل الناجح للمشروع بأكمله.
أنواع المذكرات
نظرًا لشكل العرض التقديمي المجاني إلى حد ما ، يتم استخدام المذكرة في مجموعة واسعة جدًا من المشكلات والمواقف. فيما يلي قائمة بالمواقف الأكثر شيوعًا ، لكن هذا لا يعني ذلك هذه القائمةحصرية ولا يمكن استكمالها بعناصر أخرى.
- تحقق من نموذج مذكرة نموذج هنا -
- هنا شكل عالمي للمذكرة
موظف لكل موظف
حتى لو تم فصل اثنين من الموظفين عن بعضهما البعض فقط عن طريق ممر بين الطاولات ، فإن هذا لا يمكن أن يمنعهم من التواصل كتابيًا. واعتبار هذا على أنه نزاع عملي سيكون خطأً جوهريًا. يساعد التفاعل من خلال تبادل "الحروف" على:
- تجنب الفشل نتيجة عبء العمل الثقيل والنسيان ؛
- حل مشكلة عدم الوفاء بالواجبات أو النقل غير المناسب للبيانات اللازمة ؛
- نزع فتيل التوترات ، وكذلك نقل مذكرة إلى موظف في فئة الوثائق التأديبية والتنظيمية.
يمكن أن يكون محتوى هذه الأوراق مختلفًا جدًا ويحتوي على طلبات ومطالب. على سبيل المثال ، إذا رأى أحد الموظفين أن أحد أعضاء الفريق يهمل الوظائف الرسمية ، فعندئذٍ حتى قبل الاتصال بالمدير ، يمكنك إرسال مذكرة حول عدم الوفاء بالواجبات الرسمية إلى زميل له علاقة عميقة بالعمل. سيكون هذا أكثر صحة وسيسمح لنا أن نثبت في المستقبل أن الثغرات في العمل لم تكن نتيجة "المسؤولية المتبادلة" وصمت المشكلة.
المذكرة هي أداة للتفاعل بين المتخصصين من نفس المستوى الهيكلي ؛ فمن الأصح استخدام مذكرة للاتصال بالمدير.
للشطب
نادرًا ما لا يرتبط العمل به القيم الماديةأو المواد الاستهلاكية المستخدمة للعمل الناجح. هذا يستتبع الضرر أو الخسارة. خصائص الجودة، ثم تحتاج إلى الاتصال بخدمة التوريد لشطب المواد القديمة وإصدار مواد جديدة.
إذا كان تآكل أو فشل أشياء العمل ناتجًا عن عمليات طبيعية مرتبطة بالشيخوخة أو تطوير مورد ، فيمكنك الإبلاغ عن ذلك ماليًا شخص مسؤول. يمكن أن يكون نموذج الإخطار عبارة عن مذكرة شطب مع قائمة بالعناصر التي فقدت فائدتها وسبب رفض استخدامها.
شيء آخر هو أنه إذا كان فشل نظامهم مرتبطًا بأحداث غير قياسية أو إهمال الموظفين المسؤولين ، فمن المستحيل الاستغناء عن معرفة السلطات وقرارها. في هذه الحالة ، من الأنسب كتابة ليس مذكرة ، ولكن كتابة مذكرة.
للحصول على مكافآت
غالبًا ما يرتبط الاتصال الكتابي بالأحداث غير السارة أو تبادل البيانات. في كثير من الأحيان ، هناك أسباب أكثر متعة لتجميع مذكرة - رسالة إضافية.
بسبب ال السمة المميزةتعتبر الملاحظة هي قاعدة إرسالها إلى موظف ذي رتبة متساوية ، فمن الأصح إرسال اقتراح للحصول على جائزة ، يتم إعداده بهذه الطريقة ، على سبيل المثال ، إلى قسم شؤون الموظفين. بدلاً من ذلك ، يمكنك إعطاء المستند للموظف المسؤول عن صياغة أمر المكافآت أو إرسال قائمة بالمرشحين للحصول على حوافز نقدية.
يمكنك تطبيق هذه الفكرة مباشرة على رئيس الشركة ، ولكن بعد ذلك يكون من الأصح ذكر حججك في شكل مذكرة. الدفع .
في رحلة عمل
بعد إلغاء عام 2014 من الحاجة للتسجيل الإلزامي شهادة سفربالنسبة لكل رحلة عمل ، نشأ السؤال حول كيفية تسجيل بعض الفروق الدقيقة وتقديم تقرير عن نتائجها بشكل صحيح. كان الخروج مذكرة لرحلة عمل. في هذا النموذج يمكنك إبلاغ المدير بكيفية وموعد تنفيذ مهمة الشركة ، وكذلك ذكر نتائج الرحلة في ملاحظة.
يشيع استخدام هذا المستند:
- إذا كانت الرحلة إلى الوجهة تمت عن طريق النقل الشخصي أو العابر ؛
- إذا كنت بحاجة إلى تقديم تقرير عن العمل في يوم عطلة أو عمل إضافي ؛
- إذا كان من المستحيل تحديد المدة الفعلية لرحلة العمل بدقة بناءً على المستندات المالية المرفقة ؛
- إذا كانت هناك ظروف يجب أخذها في الاعتبار عند حساب البدلات اليومية وتسديد النفقات ، أو كان من الضروري توضيح الحاجة إلى المصاريف بدون مستندات أولية.
إلى حد ما ، حلت المذكرة محل مهام رحلات العمل الإلزامية السابقة والتقارير المتعلقة بتنفيذها. الدفع .
مذكرة للمخرج
نظرًا لأن الرئيس ، في أغلب الأحيان ، هو أعلى هيئة إدارية منفردة في المؤسسة ، فمن الصعب جدًا تخيل موقف يكون فيه من الصحيح إرسال مذكرة إلى المدير. وفقًا لمبادئ التسلسل الهرمي للخدمة ، من الأفضل تقديم تقارير باسمه.
إن الإحجام عن عنوان الوثيقة المقدمة للنظر فيها من قبل السلطات بهذه الطريقة تمليه ، بالأحرى ، أسباب وعواطف ذاتية. ومع ذلك ، يجب أن يكون مفهوماً أن المذكرة المتعلقة بانتهاك الوصف الوظيفي تبدو غير منطقية.
خيار الاستخدام الصحيح لشكل المذكرة الموجهة إلى المدير ممكن في الشركات أو المقتنيات. فقط في هيكلهم يمكن أن يكون هناك العديد من المديرين في نفس الوقت ، متساوون في المنصب في المنظمة وليسوا تابعين لبعضهم البعض. داخل المؤسسات التي لديها نظام إدارة مباشر وقائد واحد ، من الأنسب استخدام تقارير حول جميع قضايا الإنتاج التي تتطلب اهتمامًا وموافقة من قبل المدير.
المذكرة ، مثل أي مراسلات أخرى ، تخضع للتسجيل في مجلات محاسبية خاصة. الأفضل تسليمها تحت التوقيع على النسخة الثانية أو في عمود المجلة.
عمل مذكرة
حتى لا يساور الشخص أي شك في كيفية كتابة المذكرة بشكل صحيح ، يمكنك استخدام تعليمات بسيطة:
- يتم وضع الوثيقة على ورقة A4 ، في "رأس" تشير إلى الاسم الكامل والعنوان الكامل لموقف المرسل إليه.
- يشار إلى اسم مؤلف الملاحظة أيضًا هناك ، دون أن ننسى كتابة موقعه ووحدته.
- كعنوان ، استخدم عبارة "مذكرة".
- يجب أن يوضح ما يلي جوهر المشكلة أو السؤال أو المعلومات أو الاقتراح بشكل موجز ولكنه موجز ، باستخدام أسلوب كتابة الأعمال.
- في النهاية ، تحتاج إلى كتابة تاريخ التجميع وتوقيع المترجم واسم عائلته.
- لتبسيط سير العمل ، تخضع جميع المستندات الصادرة والواردة للتسجيل. لذلك ، يجب تخصيص رقم تسلسلي للمذكرة التي تم إعدادها بشكل صحيح.
لتلك الشركات التي ترغب في توحيد نموذج المذكرة وتأمينه ترتيب عامكيف يتم كتابة المذكرة ، سوف تحتاج إلى إصدار أمر منفصل للمؤسسة. ثم سيصبح المثال الكتابي المعتمد إلزاميًا للاستخدام من قبل جميع موظفي المنظمة.
على عكس التحيز العام ضد استخدام المذكرات في التواصل مع الزملاء ، يمكن أن تؤثر هذه الوثيقة بشكل إيجابي فقط عملية العملوتحسين الاتصال الداخلي. لهذا السبب يجب على كل موظف أن يضع جانباً الشكوك والعواطف ، وأن يعتبر أنه لا يمكن حل بعض المشكلات إلا من خلال إعداد المستندات المكتوبة.
محامي نقابة المحامين الحماية القانونية. متخصص في معالجة القضايا المتعلقة النزاعات العمالية. الدفاع في المحكمة وإعداد الدعاوى وغيرها الوثائق المعياريةللسلطات التنظيمية.