مذكرة خدمة على تقديم خدمات النقل. مذكرة بشأن الوقود ومواد التشحيم (تكاليف النقل)

مذكرةهو أحد أشكال الاتصال المؤسسي في المؤسسة. عند تجميعها ، يجب أن تلتزم بقواعد معينة.

أسباب إعداد الملاحظات والغرض منها

تحظى أداة المراسلات التجارية هذه بشعبية خاصة في الشركات حيث يوجد العديد من الأقسام على مستويات مختلفة ومن الصعب جدًا التحكم في كل شيء. ولكن حتى في الشركات الصغيرة ، فهم غالبًا ما يهتمون بكيفية كتابة المذكرة بشكل صحيح ؛ يعتمد محتوى مثل هذا التقرير على الغرض الذي تم تجميعه من أجله. تنشأ الحاجة إلى كتابته إذا كان من الضروري الحصول على رد فعل على أي أحداث غير عادية. بالإضافة إلى ذلك ، لا يكتب فقط عن السيئ: بل يقدمون أيضًا مقترحات عقلانية لتحسين عمل المؤسسة. عند إنشاء "خدمة" ، اتبع قواعد معينة ، والتي ستتم مناقشتها لاحقًا.

يحق لأي موظف كتابة خطاب عمل. عادة ما يكون من جزأين. في الأول ، يتم إخطار السلطات بأي حقيقة أو واقعة ، والثاني يحتوي على طلبات واقتراحات وأي مناشدات أخرى من الموظف إلى زميل أعلى.

يستحق الأمر أن تأخذ قلمًا إذا:

• ارتكاب انتهاكات تسببت في أي أعمال غير متوقعة أو من شأنها أن تؤدي إليها ؛
• هناك حاجة إلى تدخل الإدارة ، على سبيل المثال ، لا توجد وسائل مادية وتقنية كافية لإكمال المشروع ؛
• لم يحضر أحد الموظفين للعمل أو ظهر في حالة تعاطي المخدرات / السامة / الكحول ؛
• كان هناك اقتراح لمكافأة بعض الموظفين على النتائج البارزة أو الإنجازات الأخرى ؛
• تحتاج إلى إرسال شخص ما في رحلة عمل ؛
• مطلوب استدعاء موظف من عطلة أو يوم عطلة قانوني ؛
• أي موقف آخر لا يمكن اتخاذ قرار بشأنه بدون قائد.

يمكن أن تكون الخدمة دليلاً على حقيقة أن الموظف استجاب بشكل صحيح للمشكلة التي اكتشفها في أنشطة المؤسسة. إن إعداد تقرير ليس حقًا ، ولكنه التزام على اختصاصي معين. إنه يؤكد حقيقة أن الموظف لم يكن غير نشط ، لكنه اتخذ الإجراءات اللازمة: أبلغ رؤسائه واتخذ قرارات بشأن المشكلة على الفور.

أنواع الحروف

عادة ما يتم التصنيف وفقًا لنوع المعلومات الواردة في التقرير. نسرد الأنواع الأكثر شيوعًا من خطابات الأعمال:

• طلب البيانات والمعلومات التي لا يمتلكها الموظف ؛
• الإخطار بالمخالفات التي يرتكبها الموظف أثناء تأدية واجباته الرسمية ؛
• رسالة حول الإرسال في رحلة عمل ؛
• عرض مكافأة إضافية ؛
• الإبلاغ عن المشاكل التي ظهرت في سير العمل ، إلخ.

وبالتالي ، هناك الكثير من أنواع التقارير ، يمكن أن تحتوي على أي معلومات تتعلق بلحظات العمل.

كيفية كتابة مذكرة (عينة حسب GOST)

الشركات لديها الفرصة لتقديم واستخدام الكثير أشكال مختلفةتقرير مكتوب عن أي حوادث أو قضايا ذات طبيعة تنظيمية ومالية تتطلب تدخل الإدارة العليا. لكن لم يتم إنشاء نموذج موحد للمذكرة بموجب القانون ، ولكن يجب أن يتوافق بالضرورة مع متطلبات GOST 6.30-2003 "أنظمة التوثيق الموحدة. نظام موحدالتوثيق التنظيمي والإداري. متطلبات إعداد الوثائق. أي أنه يجب أن يحتوي على التفاصيل التالية:

• اسم المنظمة أو الوحدة الهيكلية، إشارة إلى الشخص الذي يتم إرسال الاستئناف إليه ؛
• اسم المستند
• النص - ما يجب إبلاغه للإدارة ؛
• التاريخ والتوقيع وبالضرورة موقف المؤلف.

تم تحديد المتطلبات الإلزامية ، والآن فكر في مثال على كيفية كتابة المذكرة.

مثال 1

يُطلق على هذا النوع من ترتيب السمات في المستند اسم الزاوية. لكن يمكن وضعها على الورقة بطرق أخرى.

مثال 2

في الصورة - الموضع الطولي للتفاصيل. وكلا الخيارين صحيحان.

هناك أيضًا خيار ثالث.

مثال 3

ولكن حتى لو كان من المعتاد في شركتك أن تقوم بإعداد المستندات بطريقة مختلفة تمامًا ، فلا داعي للقلق ، فهذا صحيح أيضًا ، لأنه شكل إلزاميلم يفعل المسؤولون.

مثال على كتابة المذكرة

كتابة قبعة تكاد لا تكون صعبة على أي شخص. من الضروري توضيح لمن يتم توجيه المستند: منصبه ولقبه ، الأحرف الأولى (يمكنك الاسم بالكامل والعائلة). بالإضافة إلى ذلك ، يجب أن نشير إلى المنشئ ، وإذا تقدمت مجموعة من الموظفين ، فمن الضروري سرد ​​مناصبهم واسمهم الكامل. نداء كتابيلا يتم توجيهها دائمًا إلى المخرج ، بل يتم إرسالها أيضًا إلى الشخص الذي الواجبات الرسميةيشمل النظر في قضية محددة.

العبارة الأولى التي عادة ما تفتح المذكرة: ألفت انتباهك. هذا هو الخيار الأكثر شيوعًا. بالنسبة للموظف ، يكون هذا مناسبًا لأنه ينتقل على الفور إلى موضوع رسالته ، بالنسبة للمدير - عن طريق تقليل الوقت اللازم لدراسة الخطاب.

يجب أن يكون نص المذكرة نفسه قصيرًا ، إلى حد ما ، مع سرد إلزامي للتواريخ والأوقات والظروف والمعلومات المحددة: سيساعد هذا المرسل إليه على الفهم السريع وتدوين الملاحظات والتحقق والرد على استئناف المرؤوس.

أكمل الاستئناف توقيع شخصي، تاريخ التجميع. إذا كانت هناك تطبيقات ، فأشر إلى وجودها وقم بسردها.

عينات لمناسبات مختلفة

كيفية كتابة مذكرة: نموذج لتأكيد رحلة عمل

للموظفين الحق في إبلاغ الإدارة بكل من المشاكل التي تنشأ في سياق أنشطتهم ، وحول إنجازات متخصصين معينين.

مذكرة خدمة بشأن دفع المكافأة

يجوز للمشرف المباشر أن يطلب من الرئيس زيادة المكافأة.

مخرج
Domostroy LLC
سيمين آي جي.

من رئيس قسم المبيعات في Domostroy LLC
ناستينا آي.

مذكرة
05.04.2019 № 4
سان بطرسبرج

حول زيادة القسط

أوجه انتباهكم إلى أن مندوبة المبيعات كاريفا إينا إيغوريفنا قد تجاوزت هدف المبيعات في مارس 2020 بأكثر من مرتين. في هذا الصدد ، أطلب منك زيادة مكافأتها.

رئيس قسم المبيعات Nastina I.

تقرير الغياب

غالبًا ما يتم كتابة تقرير فيما يتعلق بانتهاكات الانضباط. مثال على مذكرة يوضح أن المشرف المباشر لا يقوم فقط بالإبلاغ عن الانتهاك ، بل يقترح أيضًا اتخاذ الإجراءات.

ملاحظة بشأن شطب السلع والمواد

في حال كانت البضاعة الأصول الماديةانتهى عمر الخدمة ، وأصبحت غير صالحة للاستعمال ، وتم إيقاف تشغيلها والتخلص منها. كيف يتم شطب البضائع والمواد ، اقرأ< в статье «Как составить образец акта списания материальных ценностей ». В пакет документов включают и записку на списание ТМЦ.

رسالة حول الحاجة إلى إصلاح المعدات

بمساعدتها ، يقومون بإبلاغ الإدارة بالمشاكل التقنية والتكنولوجية الحالية التي تتطلب تدخل صانعي القرار.

رسالة تذكير بالعطلة

يبقى أن نضيف أن أي مستند يتم إعداده على ورقة A4 قياسية. إذا كان نص التقرير كبيرًا ولا يتناسب مع ورقة واحدة ، فيجب عليك استخدام ورقة أخرى. لا ينصح بالكتابة على الظهر وإن كانت مقبولة. إذا كان عدد الأوراق أكثر من ورقة واحدة ، فسيتم ترقيم الباقي. بالإضافة إلى ذلك ، من المستحسن ربط جميع الأوراق بحيث تشكل وثيقة مشتركة.

المذكرات الإلكترونية. يحدث؟

عدد الشركات التي تنتقل إليها إدارة المستندات الإلكترونية، ينمو باستمرار. لذلك ، من الضروري قول بضع كلمات عن التقارير الإلكترونية. إنها موجودة بالفعل ، وقواعد تصميمها هي نفسها تقريبًا. ما لم يصف المستخدمون المرسل إليه والمرسل ، لأن برامج إرسال الرسائل تقوم بذلك تلقائيًا.

من المهم أن نتذكر هنا أنه يجب فصل المستندات الخاصة بمراسلات الأعمال الداخلية في الشركة نفسها بطريقة ما عن التدفق العام للرسائل ، بحيث يكون من الواضح مكان وجود المواد الشخصية ومواد العمل. هناك برامج خاصة تتيح لك الإرسال والتسجيل في التسجيل وإرسال الإجابات والحلول تلقائيًا. في هذه الحالة ، لكل شيء المستندات الإلكترونيةالملصقة التوقيع الإلكترونيكلاً من المرسل والمتلقي - بعد اتخاذ القرارات.

اذا كان نظام مشتركلا ، ثم يتم كتابة الاستئناف إلى بريد الشركة ، والذي يتم التحقق منه عادة من قبل السكرتير. إنه ملزم بإرسال الخطاب إلى المرسل إليه النهائي. للتأكد من تسليم الرسالة ، تحتاج إلى إعداد إشعارات الاستلام عند الإرسال.

مدة الصلاحية

أي وثائق تتعلق مباشرة بأنشطة مؤسسة أو مؤسسة تجارية لها مدة صلاحية. وفقا لهذه الإدارات وثيقة معيارية، كقائمة إدارية نموذجية وثائق أرشيفيةتشكلت في سياق أنشطة هيئات الدولة حكومة محليةوالمنظمات التجارية ، التي تشير إلى شروط تخزينها (تمت الموافقة على الوثيقة بموجب القانون الإداري لوزارة الثقافة الروسية - الأمر رقم 558 بتاريخ 08.25.2010) ، من الضروري ضمان تخزين النماذج في نموذج C3 لمدة خمس سنوات على الأقل في أرشيف المنظمة أو المؤسسة.

يمكن تمديد فترة تخزين المذكرات الفردية ، ولكن فقط على أساس قرار وأمر يؤكد ذلك من مدير المؤسسة. يتم ذلك إذا تم الاعتراف بالحاجة إلى تخزين خدمات معينة لأكثر من طويل الأمد(على سبيل المثال ، في حالة مطولة في القضاء). هناك ميزة لتحديد فترة تخزين الوثائق الصادرة في في شكل إلكتروني. يتم تحديد فترة ضمان الحفظ الإلزامي من قبل محلي منفصل الفعل المعياريالشركات: الميثاق أو اللائحة الخاصة بتسمية القضايا.

ملاحظة الخدمة هي وثيقة داخليةمؤسسة هدفها نقل الإدارة والموظفين الآخرين معلومات مهمةوتشجيع اتخاذ القرار. هذا يساهم في تحسين عملية إدارة موارد المنظمة ، وكفاءة عملها.

في أي الحالات يتم تجميعها ومن قام بتجميعها

في أي مؤسسة ، ينشأ الموقف عندما يقوم الموظفون بإخطار الإدارة بالمشكلات التي نشأت ، أو يطلبون توضيحًا للظروف التي نشأت ، أو يقدمون طرقًا لحل مشكلات العمل. لهذا ، يستخدمون عينة من كيفية كتابة مذكرة بشكل صحيح. هم انهم:

1. الإبلاغ. مكتوبة إذا قدم الموظف اقتراحًا أو طلب المساعدة لحل الانتهاكات أو الخلافات مع موظف آخر.
2. توضيحي. في أغلب الأحيان ، نتيجة لحادث له عواقب سلبية ، يتم كتابة نص توضيحي يوضح أسباب الانتهاك.
3. تحليلي أو إعلامي. أنها تحتوي على تحليل لمشكلة العمل أو مفهوم ، والاستنتاجات والاقتراحات على أساس المعلومات الواردة.

سبب الخلق هو مبادرة من الموظفين أو تعليمات شفهية أو كتابية من الرأس.

متطلبات الوثيقة

في قائمة وثائق المحاسبة الأولية المستخدمة وكالات الحكومة، تم تحديده بموجب الملحق رقم 1 لأمر وزارة المالية الروسية بتاريخ 30 مارس 2015 رقم 52 ن ، لا شكل موحدلتأليف هذه الورقة. هو مكتوب في شكل حر على ورقة نظيفة من A4. إذا لزم الأمر ، في مؤسسة ذات بنية متفرعة ، من الممكن تطوير هذا النموذج.

يحتوي نموذج نموذج المذكرة على تفاصيل تسمح للمستخدمين بتوجيه المستخدمين بسرعة إلى جوهر المستند ومصدره وأهمية التاريخ والرقم التسلسلي. هذه الوثيقة لا تخضع ل التسجيل الإجباري. لكن قد تقرر المنظمة تسجيلهم ، على سبيل المثال ، من أجل السيطرة.

ميزات وصياغة مهمة

يجب احترام الأخلاق في سلوك العمل ، وخاصة بين موظفي الخدمة المدنية. مذكرة "أوجه انتباهكم" لا تفي بالمعايير الأخلاقية العالية المطلوبة. اكتب عن الانتهاك جدول العملمن الأسهل تخطي عبارة "استرعي انتباهك" في التقرير والبدء فورًا في توضيح الحقائق وجوهر الحادث. على سبيل المثال: "بالأمس ، 09/13/2019 ، تعطل درس في الفصل بسبب ...".

إذا اعتمدت مؤسسة إدارة المستندات الإلكترونية ، فإن عينة من كيفية كتابة مذكرة في شكل إلكتروني لا تحتوي على اختلافات كبيرة. عند الإرسال عبر البريد الإلكتروني ، اطلب إشعارًا بأن المرسل إليه قد قرأ البريد الإلكتروني.

تجميع خطوة بخطوة

تتكون قاعدة التعامل مع المذكرة من عدة خطوات:

1. الموظف يخلق خدمة.
2. ينسقها مع المشرف المباشر والأطراف المهتمة - مع المتخصصين الذين سيشاركون في تنفيذ العمل.
3. ثم يتم تقديمه للنظر فيه إلى المرسل إليه في القسم أو القسم المحدد.
4. يتعرف المرسل إليه على المحتوى ويتخذ قرارًا ويعطي التعليمات ، إذا لزم الأمر.
5. يتم إرسال المستند للتنفيذ ، ويتم إخطار المؤلف بالنتيجة.

إذا لم يكتب المخرج رفضًا ، فإن قراره الإيجابي فقط هو أساس اتخاذ أي إجراءات أو أداء العمل.

النظر في الوضع حيث نائب مديريرسل خدمة إلى رئيس المؤسسة. افترض أنه يحتاج إلى الحصول على إذن لموظفي الطرف الثالث للوصول إلى مباني المدرسة قبل الدخول في اتفاقية توريد المعدات. عند القراءة ، سيضع المدير قرارًا يقضي بوضع قائمة بالأشخاص الذين يمكن الوصول إليهم ، أو سيأمر بإعداد تصاريح مؤقتة. فيما يلي مثال لكيفية كتابة المذكرة: "أطلب منك السماح لمعدات Sports Equipment LLC بالوصول إلى المدرسة في 2 سبتمبر 2020 الساعة 14:00. هذا ضروري لتوقيع عقد لتوريد المعدات الرياضية اللازمة للتحضير للمنافسة ".

مثال على كتابة مذكرة لمنظمة الميزانية

أنا. إيفانوف

مذكرة

فيما يتعلق بالتحضير لمسابقات المدينة في قفز الحواجز ، أطلب منكم إتاحة الوصول إلى أقسام التدريب لفريق قفز الحواجز المدرسي المكون من:

1. Allurova AA ، فئة 10-A.
2. Galopov G.G. ، فئة 9-B.
3. Rysiev R.R. ، فئة 10-B.

مدرب ركوب

ص. بيتروف

نموذج لمذكرة "استرعي انتباهك"

ميزانية الدولة مؤسسة تعليمية تعليم إضافيأطفال متخصصون في رياضات الأطفال والشباب بالمحمية الأولمبية "ألور".

مدير GBOU DOD SDYUSSHOR "ALLUR"

أنا. إيفانوف

مذكرة

أوجه انتباهكم إلى أنه اليوم ، 2 سبتمبر ، تعطلت محاضرة حول مخاطر التبغ على الخيول. سيدوروف إس إس ، المسؤول عن معدات تقنية، لم يقم بإعداد جهاز العرض في الوقت المناسب ، مما جعل من المستحيل إظهار العرض التقديمي والشرائح التي تظهر بوضوح التأثير الضار لقطرة من النيكوتين على الحصان العادي.

عند محاولة معرفة أسباب ما حدث ، اتضح أن Sidorov S. كان في غرفة التدخين ، حيث شاهد مقاطع فيديو عن الخيول ، لكنه نسي محاضرة مهمة.

أطلب منك تقديم طلب إلى Sidorov S. الشفاء في شكل توبيخ.

مدرب ركوب

ص. بيتروف

كيف وكم لتخزين

يتم وضع المستندات في المنظمة ، المكتملة من خلال العمل المكتبي ، في الأرشيف في تواريخ مختلفةالتخزين ، حسب نوعها ونوعها. في عام 2020 ، لا تزال قائمة أنواع المستندات مع الإشارة إلى فترات التخزين من أمر وزارة الثقافة في الاتحاد الروسي بتاريخ 25 أغسطس 2010 ، رقم 558 ، ذات صلة بصيغته المعدلة في 16 فبراير 2016.

يتم تخزين المذكرات التوضيحية والتقارير والمذكرات الأخرى مع المستندات الأخرى التي تم إنشاؤها في سياق الأنشطة المنظمات الحكومية- المراسلات والأفعال وطلبات إصدار التصاريح والبيانات المتعلقة بفقدان الشهادات وما إلى ذلك. مدة تخزينها في الأرشيف هي 5 سنوات.

اطرح أسئلة وسنكمل المقال بالإجابات والشروحات!

في كثير من الأحيان ، يستخدم الموظف سيارة شخصية لأغراض تجارية. على سبيل المثال ، يمكن للموظف ، بموافقة صاحب العمل ، الذهاب في رحلة عمل بسيارته الخاصة. في هذه الحالة ، يلتزم صاحب العمل بتعويض الموظف عن مصاريف السفر إلى مكان رحلة العمل والعودة (المادة 168 من قانون العمل في الاتحاد الروسي). وفي حالة الرحلة في رحلة عمل في سيارة شخصية ، تشمل هذه النفقات ، على وجه الخصوص ، تكلفة الوقود ومواد التشحيم.

كيف يتم تعويض الموظف عن تكلفة الوقود ومواد التشحيم

حتى قبل الإرسال في رحلة عمل ، من الضروري تحديد كيفية تعويض الموظف عن النفقات بالضبط: في مقدار النفقات المتكبدة بالفعل أو مبلغ ثابت معين.

يمكنك الدخول في اتفاقية مع موظف للتعويض عن استخدام سيارة شخصية لأغراض تجارية. وفقًا لذلك ، يحق للموظف الحصول على التعويض المحدد في هذه الاتفاقية. يتوفر خياران للدفع:

• أو أن مبلغ التعويض يشمل بالفعل تكلفة الوقود ومواد التشحيم ؛
• أو يتم دفع تكاليف الوقود بشكل زائد حجم ثابتالتعويض على أساس المستندات الداعمة.

يمكنك اختيار خيار آخر: عدم الدخول في أي اتفاقية مع الموظف ، والتعويض عن مصاريفه على الوقود وزيوت التشحيم بناءً على تقرير الموظف.

أيًا كان الخيار الذي تختاره ، لتجنب الخلافات مع السلطات الضريبية ، يمكن تضمين تعويضات السيارات (بما في ذلك الرسائل القصيرة) في النفقات "المربحة" فقط ضمن المعايير المعمول بها (البند 1 ، البند 1 ، المادة 264 من قانون الضرائب الروسي الاتحاد ، مرسوم حكومة الاتحاد الروسي بتاريخ 08.02.2002 N 92):

• 1200 فرك. شهريًا ، إذا كان حجم محرك السيارة لا يتجاوز 2000 متر مكعب ؛
• 1500 فرك. شهريا إذا تجاوز حجم محرك السيارة 2000 متر مكعب.

ما هي المستندات المطلوبة لتعويض الموظف عن الوقود ومواد التشحيم

قبل أن يسافر الموظف في رحلة عمل ، قم بإصدار.

وبالفعل عند العودة من رحلة عمل ، يجب على الموظف تقديم تقرير مسبق وإرفاق المستندات التي تؤكد النفقات به.

أيضًا ، يمكن للموظف كتابة مذكرة للتعويض عن الوقود ومواد التشحيم.

مذكرة لسداد الوقود وزيوت التشحيم

ملاحظة الخدمة للوقود ومواد التشحيم ليس لها شكل موحد - يتم وضعها في شكل تعسفي. هذه المذكرة مكتوبة من قبل موظف ذهب في رحلة عمل في سيارته ، موجهة إلى رئيس المنظمة.

في المذكرة ، بالإضافة إلى المبلغ الذي يتم إنفاقه على الوقود ومواد التشحيم ، يجب على الموظف الإشارة إلى مدة الإقامة في رحلة عمل.

يضع الرئيس تأشيرة دخول على مذكرة ، وبعد ذلك يتم تعويض تكلفة الوقود ومواد التشحيم للموظف.

مذكرة لسداد تكاليف النقل: عينة

فيما يلي مذكرة خدمة لتعويض الوقود ومواد التشحيم (عينة).

كم من الوقت تحتاج للاحتفاظ بمذكرة لتعويض الوقود

يتم تضمين هذه المذكرة في مجموعة المستندات التي تؤكد صحة النفقات الضريبية. لذلك يجب تخزينها لمدة 5 سنوات. النقطة المهمة هي أنه على الرغم من حقيقة ذلك قانون الضرائبيجب الاحتفاظ بالمستندات التي تستخدم كأساس لحساب الضرائب لمدة 4 سنوات (