مذكرة حول الاجتماع. ملاحظة الخدمة: الغرض ، الشكل ، الوظائف

في سياق عمل المنظمة ، تنشأ المواقف عندما يحتاج رؤساء الأقسام والموظفون الآخرون إلى نقل معلومات مختلفة إلى الإدارة. يجب أن يتم ذلك في جاري الكتابة. لهذا ، يتم استخدام المكتب أو المذكرات.

ما هذا

المذكرة هي وثيقة يقوم فيها موظف مؤسسة بإبلاغ الإدارة بأي معلومات. هذا هو الاختلاف الرئيسي بينه وبين المذكرة ، حيث يطلب الموظفون من الإدارة شيئًا ما.

غالبًا ما يتم العثور عليها في مكتب شؤون الموظفين، نظرًا لأن المعلومات التي يتم لفت انتباه الإدارة إليها تتعلق دائمًا بموظفي المنظمة. إنها الوثيقة الأساسية ، التي يتم على أساسها تجميع وثائق أخرى وتنفيذ أحداث مختلفة (أوامر وتحقيقات رسمية).

من يكتبها ولمن

يتم تجميع التقارير من قبل رؤساء الأقسام والأقسام. ثم يذهبون إلى رئيس أعلى. يمكن كتابتها من قبل موظف بسيط.

عند إعدادها ، يجب مراعاة القواعد التالية:

• لا يمكن للموظف كتابة مذكرة "لنفسه" ، أي في الوثيقة التي تم إعدادها ، لا يمكن أن يكون الشخص الذي قام بتجميعها هو الشخص الذي يتم إبلاغ الإدارة به ؛
• يمكنك الكتابة إما عن موظف مرؤوس ، أو عن مساو له في التسلسل الهرمي للمؤسسة.
• دائما يكتب للإدارة العليا ؛
• حتى لو كان في صفحة عنوان الكتابيشار إلى اسم رئيس المؤسسة ، يتم أولاً نقل المذكرة إلى الإدارة المباشرة للموظف الذي كتبها.

لا ينظم القانون جميع المبادئ المذكورة أعلاه ، فقد تطورت في ممارسة العمل المكتبي.

في أي الحالات يتم تطبيقه

يتم كتابة مذكرة في الحالات التي يكون فيها من الضروري تقديم المعلومات إلى الإدارة العليا:

• حول انتهاك انضباط العمل من قبل الموظفين أو المسمى الوظيفي;
• حول الانتهاكات التي حدثت ، والتي لا يمكن اتخاذ القرار بشأنها إلا من قبل الرئيس.

بمعنى آخر ، إنها معلوماتية بطبيعتها وتفترض أن الإدارة العليا هي التي تحدد مسار العمل الإضافي.

طلب النقل

إذا اتبعت جميع قواعد العمل المكتبي ، فيجب عليك اتباع الإجراء التالي لإرسال مذكرة:

1. تنسيق الملاحظة.
2. نقلها إلى المشرف المباشر. إذا تم إرسال الملاحظة على الفور إلى رئيس المنظمة ، فيجب إرسالها من خلال السكرتير الذي يقوم بتسجيلها.
3. بعد أن يتخذ القائد قرارًا بشأن الوثيقة ، يتخذ قرارًا بشأنها ويعيدها إلى السكرتير.
4. يرسلها السكرتير إلى الموظف الذي يجب أن يلتزم بالقرارات المحددة.
5. بعد حل المشكلة المشار إليها في الملاحظة ، يتم إرسالها إلى التخزين.

يتم التقيد الصارم بهذا الإجراء ، كقاعدة عامة ، فقط إذا كانت المؤسسة كبيرة. في الشركات الصغيرة ، يتم تبسيط هذا النظام وإرسال التقارير على الفور إلى رئيس المنظمة.

قواعد التصميم

يجب أن تكون المذكرات وفقا لقواعد العمل المكتبي.

على الورق أم لا

شكل موحدلتسجيل مثل هذه المستندات ، يتم وضعها إما على ترويسة المؤسسة ، أو على ورقة بسيطة.

يمكنك تأليفه يدويًا أو كتابته على الكمبيوتر.

على أي حال ، إذا كانت المذكرة تحتوي على جميع التفاصيل الضرورية ، فستكون لها قوة المستند ، بغض النظر عن الشكل الذي تم إعداده به.

تقوم بعض المنظمات بتطوير نماذجها الخاصة لتجميع المستندات المختلفة التي لا تحتوي على نماذج موحدة. بما في ذلك التقارير.

رأس المستند

يتم إعداده بنفس الطريقة كما في المستندات الأخرى ، على سبيل المثال ، البيانات:

• يجب وضع الغطاء في الزاوية اليمنى العليا من ورقة أو ورقة ذات رأسية ؛
• في السطرين الأولين ، يتم كتابة الموقف واللقب والأحرف الأولى من اسم رئيس المؤسسة ؛
• ثم يتم كتابة المنصب واللقب والأحرف الأولى من اسم الموظف الذي قام بتجميع التقرير.

إذا وافقت الشركة على نموذج لمذكرة ، فعندئذٍ ، كقاعدة عامة ، لديها بالفعل نموذج للحد الأقصى.

ترتيب الكتابة

1. رأس المستند.
2. اسم المستند ، بتنسيق هذه القضية"مذكرة". يمكن وضع الاسم إما على اليسار أو في منتصف السطر. يتم رسملة.
3. يوجد أسفل الاسم النص بالمعلومات. يجب أن يحتوي على وصف مفصل للمشكلة قدر الإمكان.
4. يوجد أدناه تاريخ وتوقيع الشخص الذي أعد المستند.

مثال على التصميم

مدير شركة Luch LLC

أنا. نيكيتينكوف

من كبير المحاسبين

أ. ريلينكوفا

مذكرة

أوجه انتباهكم إلى أنه خلال جرد المستودع ، تم اكتشاف نقص في عناصر المخزون بمبلغ 1548.28 روبل.

فترة ومكان التخزين

بعد حل المشكلات الموضحة في المذكرة ، يتم إرسالها للتخزين. يمكنك تخزينه في الأماكن التالية:

• ملف في كتاب حيث يتم جمع جميع أسس الطلبات (البيانات والمذكرات والشهادات وما إلى ذلك) ؛
• ، والتي تم تجميعها على أساس هذه المذكرة (تحقيق رسمي ، أمر ، إلخ).

ستعتمد مدة تخزين المذكرة على المستندات التي سيتم إعدادها نتيجة لذلك. في المتوسط ​​، تتراوح هذه الفترة من 3 إلى 5 سنوات. لذلك ، لا يمكن تجميع المجلد الذي يتم فيه تخزين جميع المذكرات معًا ، ولكن يتم تخزينه ببساطة في مجلد.

نموذج المذكرات

نص المذكرة مكتوب بأي شكل ، ولكن في الحالات الأكثر شيوعًا ، يمكنك استخدامه عينات نموذجية.

عدم وجود موظف في العمل

أوجه انتباهكم إلى أن اللحام أ. بورنكوف غائب عن مكان العمل دون سابق إنذار من بداية يوم العمل حتى الوقت الحاضر (من 8:00 إلى 12:30). أطلب منك الأمر بإجراء تحقيق داخلي في هذا الأمر.

عن الفشل في أداء الواجبات

أوجه انتباهكم إلى أن المحاسب ن. أخطأ بافلوفا عند حساب أجور العاملين في قسم الإنتاج. كما أنها تنتهكها بانتظام الواجبات الرسميةويتجاهل أوامر مشرفه المباشر. رجاءا اتخذ اجراء.

حول سوء سلوك الموظف

أوجه انتباهكم إلى أن المدير I.A. يسمح Yezersky ، بالتواصل مع عملاء المنظمة ، باستخدام لغة وشتائم بذيئة. رجاءا اتخذ اجراء.

حول ظهور موظف في مكان العمل في حالة سكر

أوجه انتباهكم إلى أن الكهربائي A.V. يودين في مكان عمله وتظهر عليه علامات تسمم الكحول: مشية غير مستقرة ، كلام غير متماسك ، رائحة مميزة. أطلب منكم الأمر بعزل هذا الموظف من أداء واجباته الرسمية وإجراء تحقيق داخلي في هذه الحقيقة.

الاستنتاجات

المذكرة هي وثيقة يخبر بها الموظفون رئيس المنظمة حالات مختلفةالقرارات التي تعتمد على الإدارة.

هذا المستنديتم وضعه في شكل حر ، ولكن في نفس الوقت يتم وضعه وفقًا لمتطلبات قواعد العمل المكتبي.

فيديو - ما الفرق بين المذكرات والمذكرات:

سنجيب في هذه الحالة أنهم يشكلون مذكرة وكيفية إصدارها بشكل صحيح وثيقة داخلية. قم بتنزيل عينات جاهزة واستخدمها في عملك.

تنزيل واستخدام نماذج المستندات الجاهزة:

لماذا تكتب مذكرة

قبل كتابة مذكرة ، من الضروري أن نفهم بوضوح في الحالات التي يتم فيها تجميع هذا النوع من المستندات وكيف تختلف عن الأنواع الأخرى من الملاحظات المستخدمة في سير العمل الداخلي للمؤسسة.

للتفاعل داخل المنظمة ، يتم استخدام عدة أنواع من مستندات الخدمة:

• إعداد التقارير (الأفراد) ؛
• تفسيري
• تفسيري
• الرسمية.

ليس لديهم أسماء مختلفة فحسب ، بل لديهم أيضًا غرض.

مذكرةتشكل في حالة انتهاك الموظف لنظام العمل المعمول به ، القواعد الداخلية جدول العمل. هو أساس إصدار عقوبة تأديبية للموظف المخالف.

نصيحة من كتيب السكرتير. موقع تفاصيل المذكرة

ملاحظة توضيحيةهو موظف ارتكب انتهاكًا للانضباط وقواعد وشروط حماية العمال عقد التوظيفإلخ. بدون هذه الوثيقة ، لا يحق لصاحب العمل اتخاذ قرار بشأن فرض عقوبة على الموظف.

مثال على ملاحظة توضيحية

تحميل نموذج

ملاحظة توضيحيةيؤلف كمرفق لمجموعة الوثائق. والغرض منه هو شرح المستندات الواردة في الحزمة والإجراءات المتوقعة من المقاول بعد معالجة هذه المستندات.

مذكرة- نموذج للتفاعل التشغيلي بين إدارة وموظفي وحدة واحدة أو إدارة الوحدات المختلفة. الغرض من المستند هو الإبلاغ عن مشاكل الإنتاج التي تمنع التنفيذ الفعال واجبات العمل. يتيح لك نموذج المذكرة أيضًا تضمين مقترحات لتصحيح الوضع الحالي ، بما في ذلك مقترحات المكافآت للموظفين ، في جزء النص. لذلك ، غالبًا ما تكون المذكرة أساس القبول قرارات الإدارةتهدف إلى زيادة الحافز والإنتاجية وكفاءة العمل.

عمل مذكرة

على الرغم من أن المذكرة جزء من سير العمل الداخلي ، إلا أن هناك متطلبات محددة لتنفيذها. تأكيد الامتثال لمتطلبات المعيار وتعبئة جميع التفاصيل اللازمة قوة قانونيةهذا المستند. هو - هي شرط ضروريلأنه على أساس المعلومات الواردة في المذكرة ، يتم اتخاذ قرارات الإدارة.

لذلك ، قبل كتابة مذكرة ، اقرأ متطلبات GOST. يُنشئ المعيار قائمة بتفاصيل هذا النوع من المستندات التي يجب إكمالها. وتشمل هذه:

• اسم القسم الذي تم إدراج مؤلف المذكرة فيه ؛
• اسم نوع المستند الداخلي - " مذكرة»;
• تاريخ إعداد؛
• الداخلية رقم التسجيلوثيقة؛
• المنصب والتقسيم واللقب والأحرف الأولى من اسم المرسل إليه ؛
• عنوان النص؛
• جزء النص
• التوقيع واللقب والأحرف الأولى من المترجم.

نصيحة من كتيب السكرتير. كيف تكتب عينة مذكرة

تحميل نموذج

في بعض الحالات ، قد يحتوي مثال كتابة مذكرة الخدمة على الموافقة على التأشيرة. كقاعدة عامة ، هذا مطلوب إذا كانت الملاحظة تحتوي على مقترحات تتعلق بالعمل أو التفاعل مع الوحدات الأخرى. ستكون تأشيرة الموافقة مطلوبة أيضًا في حالة إعداد مذكرة ليس باسم المشرف المباشر ، ولكن باسم رئيس أعلى. سيكون هذا تأكيدًا على أن المشرف المباشر على دراية بما يحدث ويوافق على المقترحات التي قدمها الموظف.

يضعون مذكرة ، كقاعدة عامة ، نيابة عن الموظف ، المتخصص ، بما في ذلك رئيس الوحدة. لذلك ، عند تقديم الجوهر ، يتم استخدام الشخص الأول المفرد. إذا كان هناك عدة مؤلفين ، فإن النص مكتوب بصيغة الجمع بضمير المتكلم. يمكن كتابتها على ورقة قياسية من ورق الكتابة A4 باليد أو على الكمبيوتر ، ولكن في هذه الحالة ، يجب على الموظف التوقيع بيده.

كيف تكتب عينة مذكرة

إذا كنت لا تعرف كيفية كتابة مذكرة ، فيمكنك تنزيل نموذج تصميم من الروابط الموجودة في بداية المقالة. ولكن ينبغي إيلاء اهتمام خاص لجزء النص من الوثيقة. من المهم تحديد الغرض من تجميعه. على سبيل المثال ، يمكن كتابة مذكرة إلى:

1. أشر إلى الصعوبات التي نشأت في العمل ، وقم بإحضار هذه المعلومات إلى الإدارة ، وبالتالي ، قم بإعفاء نفسك من المسؤولية.
2. برر الحاجة حوافز ماليةالعمال الذين أظهروا نتائج عالية في العمل.
3. طلب معلومات من قسم آخر.
4. إبلاغ المسؤول المخول بإمكانية ترشيد العمل وإجراء التغييرات عليه العملية التكنولوجيةمن أجل تحسين الأداء.
5. تبرير الحاجة إلى شراء أدوات أو معدات إضافية ، وفي هذه الحالة قد تكون المذكرة وثيقة محاسبية أولية ، على أساسها سيتم تكبد النفقات لاحقًا.

لا يحدد القانون كيفية كتابة المذكرة ، ولكن يمكن للمؤسسة تطوير قوالب بشكل مستقل بحيث يقوم الموظفون بصياغة هذه المستندات وإعدادها بشكل صحيح.

المبدأ العام لتجميع النص: بيان المشكلة ، مع الإشارة إلى جميع الأشخاص المعنيين والخيارات المقترحة لحلها. يجب تحديد جوهر المشكلة بإيجاز ومنطقي. للإقناع ، يجب الرجوع إلى الأرقام والحقائق والوثائق التي يمكن أن تؤكد صحة المترجم.

تحميل نموذج

يجب ألا يتجاوز الحجم الإجمالي للجزء النصي من المذكرة 8-10 أسطر. إذا لزم الأمر ، يمكن للمرسل إليه دائمًا أن يطلب من مُنشئ المستند للحصول على معلومات إضافية.

لا تنسى تسجيل مذكرة في سجل خاص لتسجيل المستندات الداخلية. سيؤدي هذا إلى القضاء على حالات الصراع المتعلقة بالخسارة و التقديم المبكرمعلومات للإدارة.

يعرف العديد من الموظفين عن الوثائق الداخلية للمؤسسة فقط عن طريق الإشاعات - يتم الخلط بين المذكرات والمذكرات الرسمية ويتم تجميعها بشكل غير صحيح. هذا ينتهك أداء الوظيفة الرئيسية لهذه الوثائق - الاتصال الرسمي داخل الفريق ، مما يؤدي إلى استحالة العمل المنسق بشكل جيد. لهذا السبب يصبح قضايا الساعةتجميع المذكرة واختلافها وأوجه تشابهها مع الأوراق الأخرى ، مواصفات الكتابة.

المصطلح

وسائل الاتصال بين المسؤولينالانقسامات الهيكلية. في بعض الأحيان يتم تعريفه على أنه مستند حول إكمال مهمة / عمل ، على الرغم من أنه قد يكون له طابع مختلف. النماذج التي ستتم مناقشتها في هذه المقالة تعكس فقط المحتوى المحتمل للمذكرة.

المصنف الرسمي وثائق الإدارةلا يحتوي على معلومات حول الورق مثل المذكرة. لم يتم تقديم مثال على كيفية كتابته ، لكن هذا لا ينفي حقيقة أن مثل هذه الوثيقة يتم توزيعها على نطاق واسع في مجال العمل لعدد من الأسباب.

أسباب الاستخدام

تُعرف المذكرة بأنها وثيقة داعمة شائعة الاستخدام. إنها مسؤولة عن ضمان الاتصال بين العناصر نظام العملأي الموظفين. لماذا هذا المستند شائع جدًا؟ يمكن ويجب حل العديد من لحظات العمل دون تدخل المناصب العليا - وهذا يثبت استقلالية وكفاءة الإدارات بشكل مستقل وكنظام ككل.

الخصائص

يتمثل الاختلاف عن المذكرة أعلاه في أن الأخيرة تنطوي على مناشدة الرتب الأعلى ، وأن المذكرة ، التي سيتم مناقشة مثال لها أدناه ، تشكل اتصالاً على المستوى الأفقي. قد يكون هذا استئنافًا إلى مدير قسم آخر أو رئيس قسم آخر. في أي من الحالات ، طالما أن الأشخاص المذكورين لديهم وظائف متكافئة ، يمكننا التحدث عن مذكرة. عندما تظهر عدم المساواة ، يجب وضعها ، وبعض الأمثلة المقدمة هنا يمكن أن تكون غامضة في التعريف ، وسيتم مناقشة أسباب ذلك لاحقًا.

موضوع المذكرات

عادة ، يتم كتابة المذكرات حول قضايا الدعم: معلوماتية ، اقتصادية ، لوجستية أو تنظيمية. في كثير من الأحيان ، قد تحتوي الملاحظة على نوع من الطلب أو الاقتراح. كل من العناصر الهيكليةعادةً ما تكون بعض الموضوعات ذات أولوية وترتبط بالمنطقة التي يعمل فيها العنصر نفسه.

ديكور

يتم تنفيذ المذكرة بنفس طريقة إعداد المذكرة. لذلك ، يتغير المحتوى فقط. يتم تنظيم تسجيل المذكرات من قبل GOST. يتيح لك ذلك الحفاظ على اتساق تصميم جميع مستندات الإدارة.

مثال على كيفية كتابة المذكرة:

قسم تقنية المعلومات ( أعلى الصفحة ، الجانب الأيسر)

رئيس خدمة الأمن قمة مع الجانب الأيمن ) Lyubchenko R. L.

مذكرة

14.09.2015 № 11

سيتم استبدال القاعدة المادية والتقنية يوم الجمعة 17.09.2015. في هذا الصدد ، أطلب منك توفير الوصول إلى الموظفين التاليين في منظمة PE "AMIR" لأداء هذه الأعمال:

1. أندينكو سيرجي جيناديفيتش.
2. ميشكوف ليف جورجييفيتش

رئيس القسم ( من الجانب الأيسر) _painting_ Antipov R. D. ( على جهة اليمين)

يفترض تصميم المذكرة تنسيق نموذجي للورقة - A4.

مزايا

بشكل أساسي ، تمثل المذكرة نظيرًا للرسالة الصوتية ، ولها عدد من المزايا مقارنةً باتصالات العمل المعتادة:

• الحفظ في الكتابة ؛
• وثائق رسمية
• الراحة في حالة نقل المعلومات المعقدة ؛
• القدرة على إرسال رسالة واحدة إلى عدة أشخاص في وقت واحد.

النتائج المنطقية لذلك هي:

• القدرة على تأكيد / دحض بعض العبارات ؛
• بيان واضح للمهمة وتنفيذها بدقة ؛
• توقيت التنفيذ.
• نجاعة.

حرف

قد يكون لكتابة المذكرة الصفة التالية:

• معلوماتية (رسالة ، إشعار ، إحاطة ، إلخ) ؛
• مبادرة (طلب) ؛
• التقارير.

المذكرة ، التي تم تقديم مثال لها أعلاه ، ذات طبيعة إعلامية ، حيث يقوم رئيس قسم بإخطار الآخر بشأن العمل القادم ، بالإضافة إلى ذلك ، يعطي تعليمات بسيطة حول ما يجب عليه القيام به.

غالبًا ما تتعايش النقطتان الأخيرتان: التقرير هو استجابة للمبادرة (الطلب).

بنية

ضع في اعتبارك كيفية كتابة مذكرة بشكل صحيح بناءً على المثال المذكور. لذلك ، يجب أن يحتوي هذا المستند على:

• تفاصيل المرسل إليه (في هذه الحالة ، لعب دور هذا من قبل رئيس الأمن) ؛
• اسم الوثيقة (كان النقش المقابل قبل النص مباشرة) ؛
• تاريخ الوثيقة
• نص؛
• بيانات وتوقيع المرسل إليه (رئيس قسم المعلومات).

النص ، بدوره ، يمكن أيضًا توزيعه وفقًا للهيكل. صحيح ، أكثر مشروطة:

1. يحدد الجزء الأول الأساس والدافع للكتابة. توضح المذكرة ، التي تم تقديم نموذجها أعلاه ، الطلب في الجملة الأولى.
2. الجزء الثاني يعكس الجوهر: في المثال ، يأتي بعد الكلمات "فيما يتعلق بـ ...".
3. الجزء الثالث هو الجزء الأخير. قد يحتوي على بيان حقيقة أو اقتراح أو طلب.

مذكرة الخدمة ، مثال يساعدنا على فهم قواعد التصميم ، تجمع بين الجزأين الثاني والثالث في جزء واحد. يصبح الفصل أكثر وضوحًا في المذكرات المعقدة. الجزء الثالث يظهر بالضرورة في وثائق الرد.

أسلوب

على الرغم من السماح بالتنسيق الحر لهذه الورقة ، وكذلك لجميع أوراق الإدارة الأخرى ، من أجل معرفة كيفية كتابة المذكرة بشكل صحيح ، فمن الضروري التعبير عن أفكارك بحرية بأسلوب العمل ، لأنه هو المستخدم عند تجميع أي نوع من الوثائق.

أنواع

لا تحتوي المذكرات على تصنيف واضح ، ولكن في نفس الوقت يمكن تقسيمها بشكل مشروط إلى أنواع.

على سبيل المثال ، هناك مذكرة:

• عن الزيادة
• لشراء؛
• الشطب ، إلخ.

كل نوع له مواصفات إملائية خاصة به. من أجل فهم أفضل لكيفية كتابة المذكرة ، سيتم أيضًا تقديم أمثلة.

عن الزيادة

قد يكون هناك حاجة إلى مذكرة لزيادة الأجور من قبل الموظفين الذين يعتقدون أنهم يتلقون أجرًا نقديًا غير كافٍ مقابل عملهم. من المنطقي أن يلجأوا أولاً إلى رئيسهم - سيكتبون مذكرة.

يكتب مذكرة من هذا النوع من قبل رئيس قسم الموظف موجهة إلى رئيس القسم. في بعض الأحيان يقوم قسم الموارد البشرية بهذا أيضًا. ثم في البداية في السؤالحول التواصل بين قسم الموظف الذي يرغب في الحصول على راتب أعلى وقسم شؤون الموظفين. يجب تضمين أسباب الزيادة في الأجور (التغييرات في حجم العمل ، ومؤهلات الموظفين ، وما إلى ذلك) في مذكرة.

عينة مبينة أدناه.

قسم المحاسبة

إلى المدير العام لشركة PE Agro Darina Aninnikov G.L.

مذكرة

09.04.2013 № 45

سان بطرسبرج

على زيادة الأجور Furmanets G.V.

فورمانيتس جالينا فيكتوروفنا تعمل في حالة الطوارئ "أجرو دارينا" منذ 4 مارس 2011 كمتخصص رائد في قسم محاسبة المخزون. إنها خبيرة مؤهلة في مهنتها ، تظهر الأداء العالي ، والدقة في المواعيد ، والإلزامية والاجتهاد. أثناء العمل لم أتلق عقوبة تأديبية واحدة. فيما يتعلق بما سبق ، أطلب منك زيادة راتب Galina Viktorovna Furmanets من 23000 روبل إلى 25000 روبل.

رئيس قسم محاسبة المواد_ Signature_Galkin S.A.

لا تعني الزيادة زيادة في الأجور فحسب ، بل يمكن أن تعني أيضًا الانتقال إلى منصب أعلى. كما يكتب رئيس القسم مذكرة عن الترقية.

هذه ملاحظة مهمة: نفس المذكرة الموجهة للمدير ، أي ملاحظة من مرؤوس للرئيس تعتبر مذكرة.

• تحسين مؤهلاته.
• يستلم تعليم عالى(الثانية الأولى)؛
• الأقدمية والخبرة العملية ؛
• لجدارة متميزة.

يجب ذكر الأسباب مباشرة في المذكرة. على سبيل المثال ، التالي.

قسم اللوجستيات

S. Yu. Lyashenko ، المدير العام لـ Netflix PP

مذكرة

19.02.2001 № 15

حول ترقية Yu. O. Belousova

تعمل Belousova Yulia Olegovna في برنامج Netflix منذ 7 يناير 1999 كمسؤول عن قسم الخدمات اللوجستية. هي محترفة ماهرة في مجالها. الموظف مجتهد ومسؤول ولديه قدرة عالية على العمل والتحمل في المواقف العصيبة. في 15 فبراير 2001 ، حصلت على درجة الماجستير في المحاسبة والتدقيق. فيما يتعلق بما سبق ، أوصي يوليا أوليجوفنا بيلوسوفا بالترقية إلى منصب مسؤول أول.

رئيس قسم الخدمات اللوجستية _ التوقيع _ Elchaninov P. L.

للشراء

يشير الاقتناء إلى إصلاح أو استبدال أي معدات. تتم كتابة مذكرة الاستحواذ من قبل قسم يحتاج إلى تحديث المادة والقاعدة الفنية.

تم تجميع المذكرة ، التي يتم عرض عينة منها أدناه ، لشراء جهاز كمبيوتر.

قسم الموارد البشرية

إلى رئيس قسم تكنولوجيا المعلومات في Epam LLC Penkov D.M.

مذكرة

12.11.2009 № 4

حول إصلاح الكمبيوتر (الاستبدال)

أود أن أبلغكم أنه اعتبارًا من 6 نوفمبر 2009 ، تعرضت تاتيانا إفجينيفنا مشكينا ، مديرة أولى وموظفة في قسم الموارد البشرية ، لإخفاقات منتظمة في جهاز الكمبيوتر الخاص بها.

فيما يتعلق بالسبب أعلاه ، يرجى إصلاح أو استبدال هذا الكمبيوتر في أسرع وقت ممكن.

رئيس قسم شؤون الموظفين _ التوقيع_ Chistenko V.

عطلة

الإجازة المذكرة هنا لا تعني الذهاب في راحة تستحقها ، ولكن استدعاء الموظف من الإجازة ، مكتوبًا من قبل رئيس القسم الذي تم إدراج الموظف المقابل فيه. يذكر سبب الإلغاء. يتم تقديم المستند إلى رئيس الشركة / المنظمة ، وعليه بدوره كتابة إجابة - الموافقة أو الرفض.

يوجد أدناه مثال على هذه المذكرة ، بالإضافة إلى الرد.

أنا لا أمانع

يقوم قسم الموارد البشرية بإعداد المستندات اللازمة _ سيرجيف 2014/03/21

إلى المدير العام لشركة PE "Aukro" Sergeev V.P.

مذكرة

21.03.2014 № 1

مع الأخذ في الاعتبار مرض كبير المحاسبين في قسم المحاسبة والمراجعة تاتيانا فيكتوروفنا موروزوفا ، أقترح استدعاء المحاسب بافيل سيرجيفنا ماتفيتشوك من إجازة من 2014/03/22.

رئيس قسم المحاسبة والمراجعة _ التوقيع_ Marinina R.A.

وتجدر الإشارة إلى أنه بالإضافة إلى كتابة وتلقي قرار بشأن مذكرة ، من الضروري أيضًا الحصول على موافقة الموظف نفسه على الاسترجاع من الإجازة. هذا يجب أيضا أن يكون موثقا رسميا. لذلك ، فإن المذكرة ليست سوى المرحلة الأولى. هذه العملية.

حول المكافآت

يتم كتابة مذكرة المكافأة عندما يريد الرئيس مكافأة موظف على العمل المنتج. من وجهة نظر الموظف ، فإن عملية المكافأة بسيطة ، ولكن بالنسبة للرئيس ، خاصة إذا لم يكن لدى المنظمة لائحة مكافآت وتفضل الاستغناء عنها ، فإنها تصبح أكثر صعوبة. لكن إحدى مراحل هذه العملية في أي حال ستكون كتابة مذكرة.

بادئ ذي بدء ، تحتاج إلى دراسة مواصفات المؤسسة في هذا الصدد - لكل شركة شروط مكافأة خاصة بها. قد تكون هذه حالات محددة عندما لا يمكن مكافأة الموظف ( إجراءات تأديبية, المخالفات الإداريةإلخ) ، ومصادر الأقساط ، وما في حكمها. بعد دراسة متأنية ، يمكنك المتابعة مباشرة إلى الكتابة.

يجب أن تحتوي المذكرة الخاصة بالمكافآت بالضرورة على الأسباب التي تجعل رئيس القسم يعتقد أنه يجب تشجيع الموظف. إذا كان بند المكافأة يحتوي على فقرات واضحة تشير إلى نوع المكافأة المستحقة مقابل ماذا ، فإن العملية تكون أبسط بكثير. يمكن للمدير فقط إخطار المدير بتنفيذ هذه النقاط وتلك. ثم إنه إشعار. في حالة أخرى ، يعرض رئيس القسم فقط تشجيع الموظف ويحدد مقدار المكافأة بنفسه - مرة أخرى ، مع مراعاة نظام الحوافز المادية للمنظمة.

من المثير للاهتمام أن ملاحظات الخدمة على المكافآت غالبًا ما يشار إليها باسم المذكرات - حيث يتم كتابتها باسم رتبة أعلى. تنشأ معضلة مماثلة مع ملاحظات استدعاء الإجازة وملاحظات الترويج وما إلى ذلك.

للشطب

ليست هناك حاجة إلى المذكرات عند تعرض العقار للتلف أو عندما تكون القاعدة اللوجستية قديمة. يرتبط هذا النوع من المستندات ارتباطًا وثيقًا بملاحظات الشراء وهو مشابه في المواصفات: على سبيل المثال ، بالمثل ، يكتب رئيس القسم الذي يعاني من المشكلة أعلاه ملاحظة إلى القسم الذي يتعامل مع الممتلكات التالفة (كما في مثال الكمبيوتر: الاستئناف ذهب إلى قسم المعلومات).

يوجد أدناه عينة من هذه المذكرة.

قسم المعلومات والتقنية

إلى رئيس قسم الرقابة والمراجعة بشركة Troyanda LLC Sukhorukov D.

مذكرة

22.01.2006 № 42

حول إيقاف تشغيل أجهزة الكمبيوتر

أعلمكم أن الكمبيوتر الإلكتروني المملوك لقسم المعلومات والتقنية في الوقت الحالي قديم وغير قادر على احتساب القوة الكافية للأداء الكامل لهذا القسم.

فيما يتعلق بالسبب أعلاه ، أطلب منك شطب الخاصية المذكورة أعلاه باعتبارها عفا عليها الزمن وإعلامي بالحاجة إلى تجديد القاعدة المادية والتقنية.

رئيس قسم المعلومات والتقنية _ التوقيع_ Chastchenko V.T.

فصل المذكرات حسب النوع

يمكن تقسيم جميع الأمثلة المذكورة أعلاه إلى نوعين:

• مذكرة للموظف ، المدير ؛
• مذكرة إلى أي قسم.

أما المعضلة التي تسببها النقطة الأولى ، فقد سبق ذكرها في هذا المقال. على الرغم من وجود الكثير من المعلومات حول كيفية كتابة مذكرة إلى المخرج ، بالإضافة إلى أمثلة وعينات من الكتابة ، إلا أن هذا ليس صحيحًا تمامًا في جوهره. يمكن أن يعمل هذا المبدأ فقط في مؤسسات الشركات ، حيث تتساوى جميع الإدارات ، ولكن لا يوجد رئيس تنفيذي. ثم تصبح كتابة الملاحظات بين الإدارات تلقائيًا خدمة ، وليس تقريرًا. في جميع الحالات الأخرى ، يوصى بشدة باستخدام اسم المستند "مذكرة" عند كتابة ملاحظات حول استدعاء الموظف من الإجازة ، فيما يتعلق بمكافآته ، أو فصله ، أو ترقيته. تبقى متطلبات الكتابة الأخرى كما هي.

يتم تصنيف جميع العينات الأخرى كمذكرات للأقسام - حول الشطب ، وحول الاستحواذ ، وما إلى ذلك. فهي تعطي فكرة أكثر دقة عن جوهر المذكرات: التواصل بين الإدارات المعادلة التي لا تتطلب تدخل الإدارة.

تخزين

يتم تخزين المذكرات المتعلقة مباشرة بالموظفين الأفراد في ملفاتهم الشخصية. يتم إرسال جميع الباقي إلى أرشيف الشركة.

قد تكون هناك حاجة إلى المذكرات الأصلية عند التحقق من المنظمة مع السلطات العليا: فهي توفر معلومات مفصلة حول الأنشطة الداخليةالشركات ، تفاعل العناصر الهيكلية.

المذكرات أيضا مثل مستندات رسمية، قد تكون دليلاً أو تفنيدًا في إجراءات أي قضية.

مثل المستندات الداعمة الأخرى ، يمكن اعتبار المذكرات ملحقًا للوثائق الخارجية للشركة.

الاستخدام المتكرر للمذكرات بمثابة معيار لتقييم الحالة المزاجية العامة للشركة وموظفيها لعلماء الاجتماع والمسوقين وعلماء النفس منظمة العملالإطارات.

تعكس كتابة المذكرات نصف التجارية ونصف حرة بوضوح العلاقات الظرفية داخل فريق العمل. المثير للاهتمام بشكل خاص هو التوثيق ليس بين الأقسام ، ولكن بين موظفي أقسام معينين - فهو أقل شيوعًا وبالتالي أكثر وضوحًا.

ملاحظة الخدمة هي الوثيقة الداخلية للمنظمة، بفضل ذلك تمكنت السلطات من حل مواقف العمل بأسرع ما يمكن وكفاءة. هدفها الرئيسي هو نقل معرفة فريق الإدارة بالمعلومات المتعلقة بمشكلة أو حالة تعارض نشأت في الإنتاج أو داخل الفريق.

أيضًا ، قد تعكس هذه الوثيقة مقترحات الموظفين فيما يتعلق بزيادة كفاءة العمل وزيادة الإنتاجية ولحظات العمل الأخرى.

وبالتالي ، فإن التشريع الفيدرالي الساري على أراضي روسيا لا يعرف المذكرة كوثيقة إلزامية غير موجود شكل موحد . لكن على الرغم من هذا ، العديد من المواضيع النشاط الرياديتم إصلاحه محليًا الأفعال القانونية، على سبيل المثال ، في السياسة المحاسبية.

المنظمات التجارية و رواد الأعمال الأفرادقم بتطوير شكل المستند بشكل مستقل ، مع مراعاة التوصيات الرئيسية للمتخصصين.

المذكرات بالية المرجع والمعلومات الشخصية. يتم استخدامها عند إجراء المراسلات التجارية داخل المنظمة كوثيقة إضافية.

الغرض من المذكرات هو تسليط الضوء على القضايا المتعلقة بأنشطة الإنتاج لقسم أو ورشة عمل أو وحدة أو مع موظف معين.

مثل هذا المستند ليس له شكل موحد ، لذلك يتم إعداده بشكل تعسفي. على الرغم من عدم وجود متطلبات صارمة من قانون اتحاديفيما يتعلق بالتسجيل ، يجب أن تحتوي المذكرة جميع التفاصيل والمعلومات المطلوبة:

1. في الزاوية اليمنى العليا ، يجب أن تكتب الاسم الكامل وموقع الرأس الموجه إليه الاستئناف.
2. في الوسط ، أقل قليلاً ، يتم كتابة اسم المستند: "MEMO"
3. يتم لصق رقم تسجيلها وتاريخ تجميعها.
4. يجب أن يعكس العنوان المعلومات المتعلقة بموضوع الملاحظة (في حالة حرف الجر).
5. يجب أن يحتوي النص على معلومات تعكس الغرض من المستند: في البداية يتم وصف الموقف ، ثم يتم تقديم طلب أو تعليق أو اقتراح.
6. في الجزء السفلي من الملاحظة ، يجب أن تشير إلى اسم المترجم وموقعه وتوقيعه.

تجدر الإشارة إلى أن المذكرة لا يمكن أن تكون توضيحية فحسب ، بل يمكن أن تكون تقريرًا أيضًا. على سبيل المثال ، في الحالة الأولى ، يوفر المستند التواصل بين موظفي المنظمة على المستوى الأفقي - الرئيس الوحدة الهيكليةيعد مذكرة موجهة إلى رئيس آخر للوحدة الهيكلية.

في الحالة الثانية ، يتم توجيه المستند إلى اسم الإدارة العليا. وهي تنظر في مسألة عمل يتم فيها تقديم بعض المقترحات والاستنتاجات المحددة. في المذكرة ، يضع الرئيس قراره ويجب أن يصادق عليه بالتوقيع والتاريخ.

النظر في سؤال مثل الغرض من كتابة المذكرة، فمن المستحيل هنا عدم ذكر علاقته المباشرة بالمحاسبة. بناءً على هذه الوثيقة ، فإن المحاسبين لديهم حق قانونيلشطب بعض المصاريف من نفقات الفترة المشمولة بالتقرير. على سبيل المثال ، دفع موظف في مؤسسة أجرةوالإعلان عن المعدات والمخزون الأخرى اللازمة لتنفيذ الأنشطة الاقتصادية.

في هذه الحالة ، سيتم اعتبار المذكرات بمثابة مستندات محاسبة أولية ويجب توفيرها بنفس التخزين.

ما هو الفرق بين المذكرات والمذكرات ، يمكنك التعلم من الفيديو.

من يستطيع الكتابة

يمكن كتابة المذكرات من قبل الجميع ، دون استثناء ، موظفي المنظمة الذين هم رسميًا ضمن موظفيها. كقاعدة عامة ، تنشأ الحاجة إلى تجميع هذا المستند عندما يواجه الموظف مشكلة.

ولكن في الوقت نفسه ، يجب استيفاء شرط واحد - تحتوي الملاحظة على معلومات حول المشكلة التي تقع ضمن اختصاص الموظف الذي يضعها.

من خلال هذه الوثائق ، التواصل بين الموظفين من نفس المستوى. في كثير من الأحيان ، يتم إرسال الملاحظات من قبل رؤساء الأقسام والإدارات وورش العمل إلى إدارتهم المباشرة ، حيث يقومون بالاهتمام بمرؤوسيهم.

في حالة قيام العمال العاديين بإرسال ملاحظات إلى رؤسائهم ، يتم اعتبارهم بمثابة تقارير. يجب أن يفهم المرسل أن المستند الذي تم إعداده بشكل صحيح فقط سيسمح له بتحقيق تلبية الطلب الوارد فيه. هذا هو السبب في أنه يجب تقديم جميع المعلومات باختصار شديد ، ولكن بإيجاز.

نظرًا لحقيقة أن المذكرة هي مستند داخلي للمنظمة ، يجب اعتماد شكلها من قبل الإدارة وتسجيله في السياسة المحاسبية أو اللوائح المحلية. يمكن تجميعها على الورق وفي نموذج إلكتروني.

ولكن في أي حال ، يجب أن يكون في الجزء السفلي من المستند التوقيع "الحي" للمؤلف. في معظم الحالات ، يتم وضع هذه الملاحظات في نسخة واحدة. ولكن ، إذا كان الموظف يعمل في مؤسسة كبيرة ، فقد يُطلب منه إعداد مستند من نسختين أو حتى ثلاث نسخ.

يجب أن تشير هذه الوثيقة مؤشرات كمية دقيقة:

• أحجام متميزة ، أجور، عطلة والمدفوعات النقدية الأخرى ؛
• التواريخ ، على سبيل المثال ، اليوم المحدد الذي يغادر فيه الموظف في رحلة عمل ؛
• أصناف المخزون (المشار إليها القائمة الكاملةكل الأشياء المذكورة في الاستئناف) ، إلخ.

عليك أيضا أن تسرد كل سببللإجراءات المتخذة للتعامل مع الوضع. يشار إلى المعلومات حول كل شخص مشارك في المذكرة.

تحتاج إلى البدء في تجميع مستند برأس. هنا يجب أن تشير إلى الاسم الكامل للكيان التجاري. في بدون فشلالتاريخ والمدينة اللذين تم فيهما وضع المستند.

إذا تم إعداد المستند من قبل موظف عادي ، فيجب أن يكون كذلك تحقق مع رئيس القسماين هو يعمل. فقط بعد ذلك يتم نقل الملاحظة إلى وجهتها. يجب على الموظف التأكد من أن استئنافه الرسمي قد تم تسجيله في السجل المحاسبي المناسب.

كقاعدة عامة ، يجب أن يكون لكل كيان تجاري سجل للوثائق الداخلية. خلاف ذلك ، يمكن بسهولة أن تضيع ملاحظة مصنوعة بعناية بين التدفق الكثيف للمستندات.

من أجل تجنب أي أخطاء في إعداد الوثيقة ، فرادىيجب استخدام التعليمات:

1. خذ قطعة من الورق بحجم A4.
2. في الزاوية العلوية ، على الجانب الأيمن ، يتم إنشاء غطاء. يشير السطر الأول إلى الاسم الكامل لكيان الأعمال. في السطر التالي ، يتم كتابة اسم العائلة واسمه والموظف الموجه إليه الاستئناف. في السطر الثالث ، يتم كتابة الاسم الكامل للموظف الذي يقوم بإعداد المذكرة ومنصبه.
3. يتم تخطي عدة أسطر ويتم كتابة عنوان المستند في المنتصف. يشير الحد الأدنى إلى تاريخ التجميع ورقم التسجيل ، والذي يجب أن يتوافق مع الإدخال من سجل المحاسبة. من الضروري كتابة اسم المدينة التي تم فيها تسجيل الكيان التجاري رسميًا ، والذي يستخدم مترجم الملاحظة.
4. يتم كتابة عنوان قصير للمستند عبر السطر ، يجب على المترجم أن يشير بإيجاز إلى المشكلة التي سيتم مناقشتها.
5. في الجزء الثاني من الملاحظة ، من الضروري وصف جوهر المشكلة التي نشأت. من المهم للغاية ملاحظة الأشخاص المسؤولين المرتبطين بها ، مع الإشارة إلى الاسم الكامل والوظائف التي يشغلونها.
6. الحلول المقترحة لهذه القضية.
7. في الجزء السفلي من المستند ، يتم لصق توقيع المنشئ ، مشيرًا إلى اسمه الكامل وموقعه.

عند تجميع مذكرة بتنسيق في شكل إلكترونييجب أن تعمل تعليمات. يتم إعادة توجيه النسخة النهائية من المستند عن طريق البريد الإلكتروني إلى المرسل إليه. يجب حفظه في المراسلات الصادرة ، وكذلك على محرك أقراص فلاش ، من الضروري أيضًا ضمان سلامة الإخطار بقراءة الرسالة.

التكوين والشكل والأنواع

تصنف المذكرات حسب معنى المعلومات الواردة فيها:

• تحليلي
• تفسيري
• تقارير؛
• تفسيرية.

قد تكون مقصودة للاستخدام الداخلي والخارجي. في الحالة الثانية ، بهذه الطريقة ، يتم إجراء المراسلات مع الشركات الشريكة في حالة حدوث أي لحظات عمل صعبة. بالنسبة للوثيقة الداخلية ، على أساسها ، تتخذ الإدارة قرارات وأوامر وأوامر مسؤولة.

في معظم الحالات ، يتم استخدام هذه الوثائق للتواصل بين الإدارات. إنه يعكس الطلبات والاقتراحات ، فضلاً عن المعلومات المهمة المتعلقة بالدعم الاقتصادي أو اللوجستي للمنظمة.

انهم يقدموا التواصل على المستوى الأفقي. في حالة اختلاف أوضاع المتهمين ، سيتم اعتبار المستند تقريرًا.

على سبيل المثال ، يذهب موظف واحد في رحلة عمل. يكتب رئيس قسمه مذكرة موجهة إلى رئيس المنظمة. بناءً على هذه الوثيقة ، يتم إصدار أمر وإصداره شهادة سفر، صادر السيولة النقديةللنفقات.

يمكنك أيضًا التفكير في مثال آخر. خلقت الشركة عمولة التصديق. يقدم رئيس القسم مذكرة إلى أعضائها ، والتي تشير إلى أن موظفًا معينًا لا يتوافق مع منصبه ، على سبيل المثال ، يتلقى الشكاوى باستمرار ، ويقوم بتصنيع الكثير من المنتجات المعيبة ، وما إلى ذلك. في هذه الحالة ، فإن أعضاء يمكن للعمولة ، بناءً على المستند المستلم ، اتخاذ قرار بشأن إعادة اعتماد الموظف.

يمكن لرئيس القسم الكتابة مذكرة موجهة لرئيس المنظمة بشأن الحسم فترة الاختبارللمبتدئين، حيث يقوم بعمل ممتاز مع واجباته ولديه مستوى مؤهل كافٍ ليحل محله بشكل دائم المنصب الشاغر. يمكن أن يكون هذا المستند بمثابة أساس لمكافأة الموظف بناءً على مؤشرات الأداء. يتم قبولها للنظر فيها من قبل ممثلي القانون كقاعدة أدلة عندما يتم حل النزاعات ضمن الإطار القانوني.

كثير من الأفراد لا يفهمون ما هو الفرق بين المذكرة والمذكرة. وذلك لأن القصد من كلا الوثيقتين هو إخطار الإدارة بأي لحظات عمل تحدث في المنظمة.

يجب أن يفهموا أن المقصود من التقرير إبلاغ السلطات عن المشاكل التي نشأت ، وأن الخدمة ، بالإضافة إلى هذه المعلومات ، تحتوي أيضًا على مقترحات لحل القضايا التي نشأت.

عند صياغة استئناف موجه إلى الإدارة ، من الضروري مراعاة ذلك الفروق الدقيقة:

1. تم وضع الوثيقة في شكل حر.
2. يجب وصف جوهر المشكلة بوضوح.
3. يجب توفير جميع الحلول.
4. يجب تسجيل المستند في السجل المحاسبي المناسب.
5. لمنع احتمال فقدان ملاحظة ، يمكنك عمل نسختين منها. سيتم نقل أحدهما إلى الإدارة من خلال السكرتير ، وسيبقى الثاني مع الموظف (في النموذج سيكون هناك مشروب ، تاريخ القبول ، رقم التسجيل).

إذا كنت تخطط لتبادل المذكرات بين انقسامات منفصلةالمنظمات ، فمن الضروري أن تأخذ في الاعتبار هذه لحظات:

في حالة إرسال مذكرة إلى كيان تجاري آخر ، يجب على المترجم أن يأخذ ذلك في الاعتبار الفروق الدقيقة:

1. يمكن أن تعمل المذكرة أحيانًا كمستند خارجي. بهذه الطريقة ، تتبادل الكيانات التجارية المتعاونة المعلومات.
2. في هذه الحالة ، تعتبر المذكرة كدليل موثق لطلب أو مطالبة من شريك تجاري إلى آخر.
3. يتم وضع المستند على ترويسة المنظمة في شكل حر.
4. قد تكون المذكرة مصحوبة بوثائق داعمة تؤكد المعلومات المذكورة.
5. من الضروري عمل نسختين ، واحدة يتم نقلها إلى الشركة الشريكة ، والثانية تبقى مع المنظمة الأخرى. في النسخة الثانية ، يجب على المرسل إليه وضع الختم الرطب والتاريخ والتوقيع ، وكذلك الإشارة إلى رقم التسجيل.
6. يجب تخزين هذا المستند حتى يتم حل الموقف الذي نشأ تمامًا.
7. إذا قدمت الشركة الشريكة ردًا كتابيًا على الاستئناف المستلم ، فيجب تسجيله وتخزينه مع المذكرة.

هل يوجد نسخة إلكترونية

يسمح التشريع الفيدرالي الساري على أراضي روسيا للكيانات التجارية بما يلي: على المرءأن يقرروا كيف سيتعاملون مع الأعمال الورقية. اليوم ، تستخدم العديد من المنظمات التجارية ورجال الأعمال الأفراد أشكالًا إلكترونية للوثائق.

يتم إرسال الشهادات والمذكرات المجمعة إلى الأقسام عبر الإنترنت. ولكن ، إذا كنت تخطط لإبلاغ الإدارة العليا بموقف بالغ الأهمية يقع ضمن " سر التجارة"، ثم يحتاج الموظف إلى استخدامها للتصديق التوقيع الرقمي الشخصي.

في حال عبّر الموظف عن أفكاره على الورق ، يمكنه مسح النموذج ضوئيًا وإرساله إلى البريد الإلكتروني لمؤسسته. إذا كان يستخدم صندوق بريد شخصي مسجل باسمه عند الإرسال ، فستختفي الحاجة إلى توقيع الخدمة.

أما بالنسبة للشكل وثيقة إلكترونية، إذًا لا يختلف عن نظيره الورقي. يجب أن يأخذ المرسل بعين الاعتبار ، لتجنب سوء الفهم المزعج الفروق الدقيقة التالية:

1. عند الإرسال البريد الإلكترونيتحتاج إلى طلب إشعار بأن المرسل إليه قد قرأ الرسالة. سيكون هذا الإخطار بمثابة دليل على أنه ، في حالة وجود أي وضع صعبأرسل الشخص المسؤول المذكرة في الوقت المناسب.
2. تم تنسيق المستند بخط Times New Roman ، ويجب أن يكون حجمه في حدود 12-14.
3. يجب إدخال التاريخ بالتنسيق: 01/01/2018 أو 01 يناير 2018.
4. يجب أن يتوسط عنوان المستند في الصفحة.

يوجد أدناه فصل دراسي رئيسي حول ترجمة المذكرات إلى شكل إلكتروني.

أهمية الوثيقة

فائدة تجميع هذا النوع من المستندات هو أنه يعمل الدليل لعمل متخصص معين يحل المشاكل الواقعة ضمن اختصاصه. على سبيل المثال ، إذا كان هذا الموظف لا يستطيع التعامل بشكل مستقل مع موقف معين ، فيمكنه ، من خلال مذكرة ، إشراك متخصصين آخرين في حلها.

وبالتالي ، فإنه يتنصل تلقائيًا من المسؤولية عن الجودة الرديئة أو حل المشكلة في الوقت المناسب.

فائدة إضافية لهذا النوع من الوثائق هو أنه كذلك أدلة مباشرةحقيقة أن الاختصاصي سلط الضوء على المشكلة الموجودة في مجال اختصاصه. إذا لم يستطع الاختصاصي حل المشكلة بمفرده وفي شكل مذكرة يقدمها لحلها من قبل متخصصين آخرين ، فإنه يتنصل بالتالي من المسؤولية عن النظر في المشكلة في وقت متأخر أو بجودة رديئة.

متي الوضع المثير للجدل، حيث ستحاول الإدارة أو السلطات التنظيمية العثور على الجناة ، ستساعد المذكرة على فهم من يقع اللوم.

يرجع ذلك إلى حقيقة أن المذكرات لا تنتمي إلى الفئة مستندات ملزمةتستخدم للاتصال الداخلي للمنظمة ، العديد من ضباط شؤون الموظفين وقح جدا وغير مسؤولتقترب من مسألة تخزينها.

يجب أن تكون موجودة في مناطق جافة وجيدة التهوية حتى لا تتأثر المواد الورقية سلبًا بالرطوبة والبيئات العدوانية الأخرى.

بعد نقل المذكرات للغرض المقصود ، يجب أن يكونوا مسؤولين عن سلامتهم ضباط شؤون الموظفين. المستندات الصادرة بتاريخ وسائط ورقيةيتم وضعها في الخزائن ، لأنها قد تحتوي على معلومات سرية.

سيتم الوصول إليها فقط من قبل الموظف المسؤول المعتمد من قبل ذات الصلة بأمر. يتم حفظ جميع الأوراق في ملف منفصل ، ولكن إذا تم تقديمها في شكل إلكتروني ، فسيتم استخدام محرك أقراص فلاش لتخزينها.

فيما يتعلق بفترات التخزين ، يتعين على كيانات الأعمال أن تأخذ في الاعتبار ذلك الفروق الدقيقة:

1. إذا قام الموظفون في مثل هذه النداءات بتقديم تقارير مهمة ، قدم مقترحات ترشيد وعكس أخرى معلومات مهمةيجب ألا تقل مدة صلاحيتها عن 5 سنوات.
2. في حالة عدم احتواء المذكرات على أي معلومات مهمة لعمل كيان تجاري ، يمكن تخزينها لمدة لا تزيد عن عام.
3. إذا كانت المذكرات تعكس معلومات حول تعاون الشركة مع شريكها الأجنبي ، فيجب ألا يقل الحد الأدنى لفترة التخزين عن 15 عامًا.

وتجدر الإشارة إلى أنه يجوز لرئيس المنظمة ، وفقًا لتقديره ، تمديد فترة تخزين هذه المستندات عن طريق إصدار أمر مناسب.

ما هي ملاحظات المكتب؟ الجواب على السؤال في الفيديو.

المذكرة هي وثيقة داخلية للمؤسسة ، والغرض منها هو نقل المعلومات المهمة إلى الإدارة والموظفين الآخرين وتشجيعهم على اتخاذ قرارات معينة. هذا يساهم في تحسين عملية إدارة موارد المنظمة ، وكفاءة عملها.

في أي الحالات يتم تجميعها ومن قام بتجميعها

في أي منظمة ، ينشأ الموقف عندما يقوم الموظفون بإخطار الإدارة بالمشكلات التي نشأت ، أو يطلبون توضيحًا للظروف التي نشأت ، أو يقدمون طرقًا لحل مشكلات العمل. لهذا ، يستخدمون عينة من كيفية كتابة مذكرة بشكل صحيح. هم انهم:

1. الإبلاغ. مكتوبة إذا قدم الموظف اقتراحًا أو طلب المساعدة لحل الانتهاكات أو الخلافات مع موظف آخر.
2. توضيحي. في أغلب الأحيان ، نتيجة لحادث له عواقب سلبية ، يتم كتابة نص توضيحي يوضح أسباب الانتهاك.
3. تحليلي أو إعلامي. أنها تحتوي على تحليل لمشكلة العمل أو مفهوم ، والاستنتاجات والاقتراحات على أساس المعلومات الواردة.

سبب الخلق هو مبادرة من الموظفين أو تعليمات شفهية أو كتابية من الرأس.

متطلبات الوثيقة

في قائمة وثائق المحاسبة الأولية المستخدمة وكالات الحكومة، الذي تم تحديده بموجب الملحق رقم 1 لأمر وزارة المالية الروسية بتاريخ 30 مارس 2015 برقم 52 ن ، لا يوجد نموذج موحد لإعداد هذه الورقة. هو مكتوب في شكل حر على ورقة نظيفة من A4. إذا لزم الأمر ، في مؤسسة ذات بنية متفرعة ، من الممكن تطوير هذا النموذج.

يحتوي نموذج نموذج المذكرة على تفاصيل تسمح للمستخدمين بتوجيه المستخدمين بسرعة إلى جوهر المستند ومصدره وأهمية التاريخ والرقم التسلسلي. هذه الوثيقة لا تخضع ل التسجيل الإجباري. لكن قد تقرر المنظمة تسجيلهم ، على سبيل المثال ، للتحكم.

ميزات وصياغة مهمة

يجب احترام الأخلاق في سلوك العمل ، وخاصة بين موظفي الخدمة المدنية. مذكرة "أوجه انتباهكم" لا تفي بالمعايير الأخلاقية العالية المطلوبة. من الأسهل أن تكتب عن انتهاك لجدول العمل ، وتخطي عبارة "أُلفت انتباهك" في التقرير وابدأ فورًا في توضيح الحقائق وجوهر الحادث. على سبيل المثال: "بالأمس ، 09/13/2019 ، تعطل درس في الفصل بسبب ...".

إذا قبلت المؤسسة إدارة المستندات الإلكترونية، لا توجد فروق ذات دلالة إحصائية في عينة من كيفية كتابة مذكرة في شكل إلكتروني. عند الإرسال عبر البريد الإلكتروني ، اطلب إشعارًا بأن المرسل إليه قد قرأ البريد الإلكتروني.

تجميع خطوة بخطوة

تتكون قاعدة العمل مع المذكرة من عدة خطوات:

1. الموظف يخلق خدمة.
2. ينسقه مع المشرف المباشر والأطراف المهتمة - مع المتخصصين الذين سيشاركون في تنفيذ العمل.
3. ثم يتم تقديمه للنظر فيه إلى المرسل إليه في القسم أو القسم المحدد.
4. يتعرف المرسل إليه على المحتوى ويتخذ قرارًا ويعطي التعليمات ، إذا لزم الأمر.
5. يتم إرسال المستند للتنفيذ ، ويتم إخطار المؤلف بالنتيجة.

إذا لم يكتب المخرج رفضًا ، فإن قراره الإيجابي فقط هو أساس اتخاذ أي إجراءات أو أداء العمل.

النظر في الوضع حيث نائب مديريرسل خدمة إلى رئيس المؤسسة. افترض أنه يحتاج إلى الحصول على إذن لموظفي الطرف الثالث للوصول إلى مباني المدرسة قبل الدخول في اتفاقية توريد المعدات. عند القراءة ، سيضع المدير قرارًا يقضي بوضع قائمة بالأشخاص الذين يمكنهم الوصول ، أو سيأمر بإعداد تصاريح مؤقتة. فيما يلي مثال لكيفية كتابة المذكرة: "أطلب منك السماح لـ Sports Equipment LLC بالوصول إلى المدرسة في 2 سبتمبر 2020 الساعة 14:00. هذا ضروري لتوقيع عقد لتوريد المعدات الرياضية اللازمة للتحضير للمنافسة ".

مثال على كتابة مذكرة لمنظمة الميزانية

أنا. إيفانوف

مذكرة

فيما يتعلق بالتحضير لمسابقات المدينة في قفز الحواجز ، أطلب منكم توفير الوصول إلى أقسام التدريب لفريق قفز الحواجز المدرسي المكون من:

1. Allurova AA ، فئة 10-A.
2. Galopov G.G. ، فئة 9-B.
3. Rysiev R.R. ، فئة 10-B.

مدرب ركوب

ص. بيتروف

نموذج لمذكرة "استرعي انتباهك"

ميزانية الدولة مؤسسة تعليمية تعليم إضافيأطفال متخصصون بمدرسة رياضات الأطفال والشباب بالمحمية الأولمبية "ألور".

مدير GBOU DOD SDYUSSHOR "ALLUR"

أنا. إيفانوف

مذكرة

أوجه انتباهكم إلى أنه اليوم ، 2 سبتمبر ، تعطلت محاضرة حول مخاطر التبغ على الخيول. سيدوروف إس إس ، المسؤول عن معدات تقنية، لم يقم بإعداد جهاز العرض في الوقت المناسب ، مما جعل من المستحيل إظهار العرض التقديمي والشرائح التي تظهر بوضوح التأثير الضار لقطرة من النيكوتين على الحصان العادي.

عند محاولة معرفة أسباب ما حدث ، اتضح أن Sidorov S. كان في غرفة التدخين ، حيث شاهد مقاطع فيديو عن الخيول ، لكنه نسي محاضرة مهمة.

أطلب منك التقدم إلى Sidorov S. الشفاء في شكل توبيخ.

مدرب ركوب

ص. بيتروف

كيف وكم لتخزين

يتم وضع المستندات في المنظمة ، المكتملة من خلال العمل المكتبي ، في الأرشيف في تواريخ مختلفةالتخزين ، حسب نوعها ونوعها. في عام 2020 ، لا تزال قائمة أنواع المستندات مع الإشارة إلى فترات التخزين من أمر وزارة الثقافة في الاتحاد الروسي بتاريخ 25 أغسطس 2010 ، رقم 558 ، ذات صلة بصيغته المعدلة في 16 فبراير 2016.

يتم تخزين المذكرات التوضيحية والتقارير والمذكرات الأخرى مع المستندات الأخرى التي تم إنشاؤها في سياق الأنشطة المنظمات الحكومية- المراسلات والأفعال وطلبات إصدار التصاريح والبيانات المتعلقة بفقدان الشهادات وما إلى ذلك. مدة تخزينها في الأرشيف هي 5 سنوات.

اطرح أسئلة وسنكمل المقال بالإجابات والشروحات!