تعليمات العمل المكتبي في المنظمة. قواعد معالجة المستندات في العمل المكتبي تعليمات العمل المكتبي في مؤسسة تعليمية

بدءًا من 1 يوليو 2017 ، بدلاً من GOST R 6.30-2003 ، GOST R 7.0.97-2016 "نظام معايير المعلومات وأمانة المكتبات والنشر. الوثائق التنظيمية والإدارية. متطلبات التوثيق. يمكن الاطلاع على النص على الموقع. وكالة فيدراليةللتنظيم الفني والمقاييس: http://protect.gost.ru/v.aspx؟control=8&baseC=6&page=0&month=2&year=2017&search=&RegNum=1&DocOnPageCount=15&id=197990

تم تطوير المعيار من قبل معهد أبحاث التوثيق والأرشفة لعموم روسيا (VNIIDAD). يتم وصف نطاق الوثيقة على النحو التالي: "هذا المعيار ينطبق على التنظيمية و المستندات الإدارية: المواثيق ، واللوائح ، والقواعد ، والتعليمات ، واللوائح ، والقرارات ، والأوامر ، والأوامر ، والقرارات ، والبروتوكولات ، والعقود ، والأفعال ، والخطابات ، والشهادات ، وما إلى ذلك (يشار إليها فيما يلي باسم المستندات) ، بما في ذلك تلك المدرجة في OK 011-93 " مصنف عموم روسيا وثائق الإدارة"(OKUD) ، الفئة 0200000". معيار جديد، مثل سابقتها ، يحدد:

• تكوين تفاصيل الوثائق ؛
• قواعد لتصميمها (ولكن بالفعل تستخدم تقنيات المعلومات);
• أنواع النماذج ، وتكوين تفاصيل النماذج ، وتخطيط التفاصيل في المستند ؛ نماذج العينة
• قواعد إنشاء المستندات.

تسري أحكام المعيار على المستندات الورقية والإلكترونية.

سنوجهك إلى ما تغير بالضبط (باستثناء رقم واسم GOST).

قائمة الدعائميتضمن 30 وظيفة (كما في السابق) ، ولكن هناك تغييرات:

• يعتبر شعار النبالة للاتحاد الروسي وشعار النبالة لموضوع الاتحاد الروسي الآن شرطًا واحدًا ؛
• الدعائم "شعار المنظمة أو علامة تجارية(علامة الخدمة) "مقسمة إلى قسمين:" الشعار "و" العلامة التجارية (علامة الخدمة) "؛
• اختفى رمز المنظمة و PSRN و TIN / KPP ؛
• بدلاً من "اسم المنظمة" سيكون هناك الآن "اسم المنظمة - مؤلف المستند" ؛
• ظهرت تفاصيل "اسم الوحدة الهيكلية - مؤلف المستند" و "اسم منصب الشخص - مؤلف المستند" ؛
• السمة "رابط إلى رقم التسجيل وتاريخ المستند" ستسمى الآن "رابط إلى رقم التسجيل وتاريخ المستند المستلم" ؛
• إضافة الدعائم "تقييد الوصول إلى المستند" ؛
• الدعائم التي تمت إزالتها " نسخة إلكترونيةالمستند "، ولكن كانت هناك علامة" حول التوقيع الإلكتروني»;
• بدلاً من "بصمة الختم" أصبح الآن "ختم" ؛
• بدلاً من "تأشيرة الموافقة على الوثيقة" - فقط "تأشيرة" ؛
• أصبحت "تسمية التطبيق" "تسمية التطبيق" ؛
• بدلاً من "علامة على استلام وثيقة من قبل منظمة" - "علامة على استلام وثيقة" ؛
• بدلاً من "علامة على تنفيذ المستند وإرساله إلى الحالة" - "علامة على إرسال المستند إلى الحالة".

على سبيل المثال ، في الفقرة 5.5 يقال ذلك اسم الشركةيجب أن يتوافق مع اسم الكيان القانوني في ميثاقه. ومع ذلك ، فإن التشريع الآن يسمح للمنظمة باستخدام ميثاق نموذجي ، وفي هذه الحالة لن يكون اسمها في الميثاق. في نفس الوقت ، هو موجود بالضرورة في الواحد سجل الدولة الكيانات القانونية(سجل الدولة الموحد للكيانات القانونية).

في وصف الدعائم "المكان المقصود"(5.15) لا يؤخذ في الاعتبار أن المرسل إليهم غالبًا ما يكونون المنظمات الأجنبيةوالأفراد الذين ليسوا من مواطني روسيا. تقييد قائمة العناوين بأربعة ، والذي انخفض منذ وقت الآلات الكاتبة ، بالإضافة إلى الشرط القائل بأنه "عند إرسال خطاب بالبريد الإلكتروني أو بالفاكس (بدون إعادة التوجيه بالبريد) ، لا تتم الإشارة إلى العنوان البريدي "، يمكن اعتباره على الأرجح تحسينًا ، ولكن ليس بأي حال من الأحوال غير إلزامي (أي يتطلب تنفيذًا إلزاميًا).

الدعائم "تاريخ الوثيقة"لم يبدأ في إجراء تغييرات ، على الرغم من أنه منذ عام 2013 القانون المدنييطلب الاتحاد الروسي أيضًا أن يشير محضر الاجتماع إلى الوقت المحدد لعقده.

تحتوي الفقرة 5.14 "تقييد الوصول إلى المستند" على شرط لصق الختم فقط على الورقة الأولى من المستند ، على الرغم من أن هذا يتعارض مع القانون: يجب الإشارة إلى أختام السرية وختم "السر التجاري" على كل ورقة (غير منضم المستندات الورقيةهذا مهم بشكل خاص لأنه سيكون من الصعب محاسبة الجناة).

ربما يمكن النظر في أكثر الدعائم المشكوك فيها "علامة التوقيع الإلكتروني"(القسم 5.23). لم يتم تطوير ممارسة استخدام العلامات التي تصور التوقيعات الإلكترونية بعد. توجد صعوبات هنا 1. وقد يكون من الصعب الامتثال لمتطلبات وضع التصور في المكان المخصص للتوقيع ؛ يتم استخدام مناهج أخرى في الممارسة العالمية. بالإضافة إلى ذلك ، من الغريب أن لا يشير تصور التوقيع إلى أهم المعلومات المتعلقة به:

• هل هي مؤهلة
• ما هي صلاحيات الموقع ،
• قيود على استخدام الشهادة (إن وجدت) ،
• اسم المرجع المصدق الذي أصدر الشهادة ،
• تاريخ ووقت إنشاء التوقيع.

في وصف الدعائم "عجل البحر"(البند 5.24) لم ينعكس التغييرات الأخيرةالتشريع الذي يجعل استخدامه من قبل المنظمات التجارية اختياريًا. أولئك. يتحدث GOST عن الحاجة إلى لصق الختم بدون عبارة "إن وجدت".

في وصف الدعائم "نسخة مصدقة"(البند 5.26) يُظهر خيار التصميم الوحيد الذي ظهر في GOST القديم ، وهو مناسب فقط للحصول على شهادة من صفحة واحدة من المستند ومقطع مقارنة بتكوين العناصر التي تتطلب تضمين 2:

• مبادئ توجيهية لتطوير التعليمات الخاصة بالعمل المكتبي في الهيئات الفيدرالية قوة تنفيذية(تمت الموافقة عليه بأمر من الأرشيف الاتحادي بتاريخ 23 ديسمبر 2009 برقم 76) و
• المرسوم الصادر عن هيئة رئاسة مجلس السوفيات الأعلى لاتحاد الجمهوريات الاشتراكية السوفياتية بتاريخ 4 أغسطس 1983 برقم 9779-X (ساري المفعول حاليًا).

كما ترون من غير المرغوب فيه استخدام التوصيات الواردة في المعيار الجديد دون انتقاد.

وصف عدد من التفاصيل (على سبيل المثال ، "علامات استلام المستندات" في البند 5.27) تمت صياغته بلغة "ورقية" بحتة ولا ينطبق على المستندات الإلكترونية. اقتراح الإشارة إلى أنه في حالة إدارة المستندات الإلكترونية ، يمكن إدخال هذه العلامة في بطاقة تسجيل المستند (أو تسجيلها بطريقة أخرى في النظام إدارة المستندات الإلكترونية) تم رفض.

ينقل قسم النماذج متطلبات النماذج الورقية إلى المستندات الإلكترونيةدون مراعاة خصوصيات إنشائها واستخدامها وخلافا للممارسات المعمول بها بالفعل في كل من القطاعين العام والتجاري.

بشكل عام ، يمكن اعتبار المعيار المحدث حلاً مؤقتًا ، نظرًا لأنه لا يزال يركز بشكل أساسي على سير العمل الورقي التقليدي ولا يتناسب بشكل جيد مع ممارسة "الحكومة الإلكترونية" الواسعة الانتشار في كثير من النواحي.

1 انظر مقال "تصور التوقيع الإلكتروني: المقاربات المحلية والأجنبية" في العدد 12` 2014 من مجلتنا.
2 تناولنا قواعد التصديق على نسخ الوثائق بالتفصيل مؤخرًا - في مقال "كيف يمكن لمؤسسة أن تعكس مصادرة مستنداتها وملفاتها؟ »في 2` 2017 من مجلتنا.

سنخبرك بكيفية تنظيم العمل بكفاءة مع مستندات الشركة ، بالإضافة إلى المحاسبة والتخزين. سنقدم تعليمات خطوة بخطوة لتنظيم العمل المكتبي في الشركة.

من المقال سوف تتعلم:

مواد ذات صلة:

لماذا من المهم الانتباه إلى الأعمال التجارية

العمل المكتبي هو نشاط يضمن إنشاء المستندات الرسمية ويحدد إجراءات التعامل معها. بطبيعة الحال ، فإن مسألة ما إذا كان من الضروري التفكير في إجراءات العمل مع الوثائق تنشأ عندما يصبح من الصعب العثور على أي ورقة معينة. من ناحية ، يجب أن نكون سعداء لأن الشركة تتطور وتنمو ، ولكن من ناحية أخرى ، هناك مهمة جديدة على جدول الأعمال - كيفية تنظيم تدفق المستندات بشكل صحيح ومريح.

من الأسهل العمل المكتبي في المؤسسات الرسمية - حيث يتم تنظيم هذه العملية من خلال لوائح خاصة:

• أمر وزارة العدل الروسية بتاريخ 16 أبريل 2014 رقم 78 "بشأن الموافقة على قواعد عمل مكتب التوثيق" (جنبًا إلى جنب مع قواعد عمل مكتب التوثيق المعتمدة بموجب قرار مجلس إدارة FNP المؤرخ 17 ديسمبر ، 2012 ، أمر وزارة العدل الروسية المؤرخ في 16 أبريل 2014 رقم 78) وافق على قواعد تدفق المستندات لدى كتاب العدل ؛
• قرار مجلس اللجنة الاقتصادية الأوروبية الآسيوية بتاريخ 05.05.2015 رقم 46 "بشأن قواعد إدارة الوثائق الداخلية في اللجنة الاقتصادية الأوروبية الآسيوية" يحدد قواعد العمل مع الوثائق في EEC ؛
• وسام دائرة القضاء المحكمة العليا RF بتاريخ 29 أبريل 2003 رقم 36 الموافقة على التعليمات الخاصة بـ عمل المكتب القضائيفي محكمة المقاطعة ؛
• المرسوم الصادر عن لجنة الانتخابات المركزية لروسيا بتاريخ 20/01/2016 برقم 321/1831-6 المعتمد تعليمات العمل المكتبي في لجنة الانتخابات المركزية الاتحاد الروسي;
• أقر المرسوم الصادر عن حكومة الاتحاد الروسي بتاريخ 15 يونيو 2009 رقم 477 قواعد العمل المكتبي في الهيئات التنفيذية الاتحادية.

هناك أيضًا لوائح محددة تشير إلى كيفية إجراء ذلك في مؤسسات معينة. على سبيل المثال ، ينص القانون الاتحادي الصادر في 15 أبريل 1998 رقم 66-FZ "بشأن جمعيات المواطنين غير التجارية في البستنة والبستنة والداشا" على إجراءات إجراء الأعمال المكتبية في مثل هذه المنظمات.

في الشركات الخاصة ، يتم البت في جميع قضايا تنظيم العمل المكتبي من قبل المالكين. بدلاً من ذلك ، يقومون بتعيين فنانين محددين لتطوير العمل المكتبي من الصفر - أحيانًا ضباط شؤون الموظفين ، وأحيانًا السكرتارية. بما أن مثل هذه التعليمات قد نضجت ، فهذا يعني أن هناك بالفعل حاجة لمثل هذا التنظيم.

كيفية التعامل مع المستندات: مذكرات حول نموذج تعليمات الأعمال الورقية

قم بتنزيل هذا بالإضافة إلى 9 مذكرات أخرى في المجلة

كيفية تنظيم العمل المكتبي: تعليمات خطوة بخطوة

العمل المكتبي في شركة ذات مسؤولية محدودة من الصفر تعليمات خطوه بخطوهسيساعدك على تحديد من أين تبدأ والنتيجة التي يجب أن تسعى إليها. من الناحية المثالية ، ينبغي اعتماد وثيقة داخلية في المنظمة - تعليمات للعمل المكتبي. إذا كانت الشركة كبيرة ، ولها أقسام فرعية وفروع ، فإن اعتماد العديد من القوانين المحلية المنظمة لهذه القضايا له ما يبرره.

الخطوة 1. حدد المستندات التي ستغطيها التعليمات. تذكر أن الكتلة الكاملة للأوراق في المنظمة مقسمة إلى داخلية (محلية) وصادرة واردة. يختلف ترتيب العمل معهم ، لذلك يجدر وصفه في أقسام مختلفة.

الخطوة 2 اكتب التعليمات. تنص بشكل منفصل على الأعمال المحلية:

• كيف يتم استقبالهم
• كيف يتم تقديم الموظفين لهم ؛
• أين ومع من يتم تخزين الأعمال المحلية.

وفقًا للوثائق الواردة ، من الضروري وصف من وأين يسجل الوثائق الواردة ، وفي أي إطار زمني ، وكيف يتم إصلاح نقل المستند للتنفيذ ، ومكان تخزين المستند الوارد بعد الرد عليه ، ونقاط إجرائية أخرى. بالنسبة إلى الصادرة - بالمثل حل مشكلة إجراءات التسجيل وقواعد الإرسال والتوقيع.

تعليمات العمل المكتبي: إجراء تسجيل المستندات الداخلية

كيفية إعداد المستندات وفقًا لتعليمات العينة

الخطوه 3 وضح في التعليمات المستندات التي تمت الموافقة عليها النموذج القياسي، وأي منها يجب وضعه ، بناءً على GOST المعتمد.

كيفية تنفيذ GOST من خلال تعليمات العمل المكتبي

الخطوة 4 تحديد الأشخاص المسؤولين عن تنفيذ كل قسم من التعليمات. تقرر في أي ترتيب ، وأين ، وتحت مسؤوليته سيتم تخزين المستندات.

قسم "تخزين المستندات على الإنترنت" في تعليمات العمل المكتبي

تنزيل نموذج التعليمات

الخطوة الخامسة حدد ما إذا كانت هناك حاجة إلى أقسام تعليمات إضافية. اعتمادًا على تفاصيل أنشطة المنظمة ، قد يكون من الضروري الإشارة إلى إجراءات عمل النسخ ، وإجراءات العمل مع الأختام والطوابع ، وإجراءات تبادل المستندات بين الإدارات.

قد يخضع عدد من المستندات لقوانين محلية أخرى ، على سبيل المثال ، بموجب الإجراء المعتمد للعمل مع البيانات الشخصية أو أمر السلامة سر التجارةالمنظمات. من المستحسن الإشارة إلى هذه الأعمال المحلية. بالإضافة إلى ذلك ، يمكن أيضًا تنظيم العمل مع المستندات في عدد من المنظمات من خلال تشريعات خاصة. على سبيل المثال ، الأعمال الورقية بتنسيق مؤسسة ائتمانيةيندرج تحت القانون الاتحادي "بشأن البنوك والمصارف" ، الذي ينظم إجراءات التعامل مع السرية المصرفية. يجب أيضًا مراعاة هذه النقاط عند وضع التعليمات.

محاسبة وتخزين الأختام والطوابع في الشركة: تعليمات القسم

كيفية تنظيم العمل بالأختام والطوابع

الخطوة 6 اقرار التعليمات ولفت نظر الموظفين بها. بعد هذه المرحلة قانون محلييدخل حيز التنفيذ ، ويصبح تنفيذه إلزاميًا لجميع موظفي الشركة.

كيفية تنظيم الموارد البشرية

من المهم بنفس القدر أن تنظر الشركة مكتب شؤون الموظفين. لا تختلف مراحل تنظيم سير عمل الموظفين ، من حيث المبدأ ، عن مراحل تشكيل العمل المكتبي ككل. كما أنها تحدد قائمة الوثائق التي سيتم تجميعها وتعديلها ونسخها وتوزيعها وفقًا للتعليمات الخاصة بـ مكتب شؤون الموظفين. هنا من الضروري أن نأخذ في الاعتبار أن المنظمة لديها مساحة أقل بكثير "للخيال" فيما يتعلق بوثائق الموظفين - حقيقة أن بدون فشليجب أن تكون موجودة في الشركة لسجلات الموظفين ، المشار إليها في قانون العمل RF واللوائح الأخرى. ولغياب مستندات الموظفين أو تنفيذها بشكل غير صحيح ، يتم تقديم غرامات كبيرة. لذلك ، يجب التعامل مع إعداد هذه التعليمات بكل جدية.

يجب أن تحتوي أقسام التعليمات الخاصة بإدارة سجلات الموظفين على معلومات حول المستندات القياسية المطورة في الشركة ، على سبيل المثال ، النموذج المعتمد عقد التوظيفوالأوامر وكذلك إجراءات تعريف الموظفين بالوثائق. من الضروري أيضًا أن تعكس الجوانب المحددة لأنشطة منظمة معينة: إذا وضعوا جداول ، فعندئذ متى وبأي ترتيب يتم تقديمها للموافقة عليها ، إذا تم إصدار معدات الحماية ، فبأي ترتيب سيحتفظون بالسجلات.

تعليمات لإدارة سجلات الموارد البشرية: عينة

تنزيل نموذج كامل

كما ينبغي أن يؤخذ في الاعتبار ذلك ل تنظيم العمل المكتبي، بما في ذلك الأفراد ، خاصة البرمجياتلأتمتة هذه العمليات. تستخدمها الشركات الكبيرة حاليًا ، لكن هذه الحقيقة لا تلغي الحاجة إلى تطوير التعليمات واتباعها.

الأشكال التنظيمية للعمل المكتبي

هناك ثلاثة أنواع من تنظيم الأعمال:

• مركزية.
• لامركزية.
• مختلط.

باستخدام النموذج المركزي ، تتركز جميع العمليات الفنية لمعالجة المستندات في وحدة هيكلية واحدة. عادة هذا مكتب عمل. ميزة هذا الشكل من العمل المكتبي هي أنه يمكنك الإنشاء قاعدة واحدةلجميع المستندات التي تم استلامها أو إنشاؤها في المؤسسة. اعثر على الأوراق التي تحتاجها بشكل أسرع. هذا الشكل من العمل المكتبي مناسب للشركات ذات الهيكل الوظيفي الخطي.

مع الشكل اللامركزي للعمل المكتبي ، يتم إنشاء خدمات DOW في كل وحدة هيكلية. إذا كانت الشركة موزعة جغرافيًا ، فسيكون هذا النموذج مفيدًا.

مع شكل مختلط من تنظيم العمل المكتبي ، يتم تنفيذ بعض العمليات في خدمة المؤسسة التعليمية لمرحلة ما قبل المدرسة، والبعض الآخر - في الانقسامات الهيكلية. عادةً ما يشارك الأول في استلام المستندات وتسجيلها والتحكم فيها ، ويقوم الأخير بإنشاء الأوراق وإعدادها وتنظيمها وتشكيلها للتخزين. يمكن تنفيذ نفس العملية مع هذا النوع من العمل المكتبي في خدمة المؤسسة التعليمية لمرحلة ما قبل المدرسة وفي الأقسام - يعتمد ذلك على المستند.

ستساعد مسارات المستندات في تسريع تدفق المستندات في الشركة

هناك مستندات إلزامية (مقدمة) وموصى بها. إذا كان KDP الخاص بك هو صفر كامل ، فيجب عليك تناول الإنشاء بقوة وثائق إلزامية. في جدا نظرة عامةتنقسم إلى فئتين:

1. اللوائح المحلية.
2. المستندات التي تم إنشاؤها أثناء تسجيل علاقات العمل.

• توفير الحماية.

هنا ، ولكن مع مراعاة التفاصيل ، يمكننا تضمين:

• اللوائح المتعلقة وما إلى ذلك (إذا كانت هذه الميزات موجودة في مؤسستك).

• سجلات الموظفين (التوظيف ، عقود القانون المدني؛ أوامر ل شؤون الموظفين؛ البطاقات الشخصية للموظف) ؛
• المستندات الخاصة بمحاسبة ساعات العمل والحسابات (الجداول الزمنية ، كشوف المرتبات) ؛
• المستندات الشخصية للموظفين كتب العمل، مستندات شخصية).

ترقيم الطلبات في إدارة سجلات الموظفين

عادة ما يكون للمبتدئين سؤال: كيفية ترقيم الطلبات؟ أخبار جيدة: المتطلبات القانونيةغير مثبت ، استخدم الحس السليم.

هناك العديد من أسئلة التلميح ، يمكنك من خلال الإجابة إنشاء منطق ترقيم الطلب الخاص بك.

• كم عدد الموظفين بدوام كامل في المنظمة: 10 ، 50 ، أكثر من خمسين؟
• ما هو دوران الموظفين؟
• كم مرة يتعين عليك تغيير ظروف العمل (نقل الموظفين من منصب إلى آخر ، وإشراكهم في العمل في عطلات نهاية الأسبوع ، وما إلى ذلك)؟

إذا رأيت أن حجم الطلبات سيكون صغيرًا ، يمكنك القيام بذلك ترقيم مستمرمع إضافة الحرف "K" (سنويًا بدءًا من رقم 01-K) لفصلها عن أوامر النشاط الرئيسي. إذا كان هناك الكثير من الطلبات ، ينصح ضباط الأفراد ذوي الخبرة بتقسيم أنواع مختلفة من الطلبات وتمييزها بأحرف ، اعتمادًا على موضوعها.

من أجل عدم الخلط والحفاظ على الوثائق بالترتيب ، يوصى أيضًا بالاحتفاظ بسجل للأوامر.

إدارة سجلات الموظفين

يتم تنفيذ هذا العمل الصعب على أساس ، والذي يحتوي على مكتبة عينات من جميع الوثائق - يمكنك أخذها واستخدامها. بالمناسبة ، منذ عام 2013 ، لا يحق لأي شخص المطالبة بالوثائق بالشكل الذي تم تقديمه به في القرار فقط: ولكن لماذا تضيع الوقت في اختراع دراجة؟

بادئ ذي بدء ، يوصى بإصدار تعليمات أو لائحة بشأن KDP ، حيث يتم كتابتها حول كيفية توثيق جميع إجراءات الموظفين ، وكيف تتم داخل المنظمة ، وما إلى ذلك. ستصبح هذه التعليمات أساسًا موثوقًا به لـ KDP بالكامل في المؤسسة وسيسمح لك بترتيبها بشكل مثالي.

تعليمات

لإدارة الأعمال

1. أحكام عامة

1.1 تم تصميم هذا الدليل (المشار إليه فيما يلي باسم "التعليمات") للتأسيس طلب موحدإعداد الوثائق وتنظيم العمل معهم في "_____________________" وفروعها (المشار إليها فيما يلي باسم "المنظمة") وهي إلزامية لجميع موظفي المنظمة.

1.2 في فروع المنظمة ، يتم تنفيذ العمل المكتبي بشكل مستقل وفقًا لمتطلبات هذه التعليمات.

عند تطوير التعليمات ، تم استخدام اللوائح الحالية للاتحاد الروسي ، والتي تنص على إعداد الوثائق وفقًا لقواعد معينة ، والحفاظ على تسمية (قائمة) الحالات ، وإنشاء أرشيفات في المنظمات لضمان سلامة عظم وثائق قيمة، والممارسات الحالية ، وكذلك الوثائق الداخلية للمنظمة.

1.3 تنطبق أحكام التعليمات على تنظيم العمل مع المستندات ، بغض النظر عن نوع الوسائط ، بما في ذلك إعدادها وتسجيلها والمحاسبة والتحكم في التنفيذ ، والتي يتم تنفيذها باستخدام تقنيات (كمبيوتر) مؤتمتة.

تقنيات المعالجة الآلية معلومات وثائقيةالمستخدمة في المنظمة يجب أن تفي بمتطلبات التعليمات.

1.4 المسؤولية عن تنظيم العمل المكتبي والامتثال التي أنشأتها التعليماتيتم تعيين قواعد وإجراءات العمل مع الوثائق في إدارات وأقسام المنظمة لرؤساء الأقسام الهيكلية "______________".

1.5 يتم تنفيذ العمل المكتبي المباشر في الوحدة الهيكلية من قبل السكرتير أو الموظف المعين من قبل رئيس الوحدة الهيكلية ذات الصلة.

استخدم في الصناديق وسائل الإعلام الجماهيرية, الخطابةإلخ. المعلومات الواردة في الوثائق الرسمية مسموح بها فقط بإذن من الإدارة "______________".

2. الاستلام والمحاسبة والتسجيل والمرور وإرسال المراسلات

2.1. قبول المستندات.

2.1.1. يتم استلام جميع المراسلات التي تتلقاها المنظمة وتسجيلها في المكتب.

2.1.2. عند استلام المراسلات ، من الضروري التحقق من صحة تسليمها. يتم إرسال المراسلات التي تم تسليمها عن طريق الخطأ إلى المالك. يتم فتح المراسلات المستلمة (باستثناء المراسلات التي تحمل علامة "شخصيًا" على الظرف).

2.1.3. يتم تسليم المراسلات التي تحمل علامة "شخصيًا" شخصيًا إلى المرسل إليه أو المرسل إليه وصي. تتم معالجة المراسلات التي تحمل علامة "سرية" بواسطة الموظف الذي لديه حق الوصول إليها.

2.1.4. عند فتح المظاريف يتحقق موظفو المكتب من مطابقة المرسل إليه وسلامة الحزمة ووجود المستندات المرفقة ومرفقاتها وكذلك وجود توقيع على المستند. عند اكتشاف تلف أو فقد المستندات أو التطبيقات وما إلى ذلك. يجب إبلاغ المرسل.

2.1.5. يتم تخزين المغلفات الواردة من المراسلات الواردة وإرفاقها بالمستندات في الحالات التي يكون فيها ختم التقويم الموجود على الظرف بمثابة دليل على وقت الإرسال أو الاستلام هذا المستندأو إذا كان عنوان المرسل موجودًا على الظرف فقط. تأكد من حفظ المظاريف التي تحتوي على خطابات ذات طبيعة مطالبة ، وكذلك مع نداءات المواطنين.

2.2. إجراءات تسجيل المستندات الواردة.

2.2.1. تخضع جميع المستندات الموجهة لإدارة "______________" للتسجيل (باستثناء المستندات المدرجة في القائمة التقريبية للوثائق غير القابلة للتسجيل) في المكتب (الملحق رقم 1).

2.2.2. على المستندات المستلمة ، يتم لصق ختم التسجيل ، والذي يشير إلى تاريخ الاستلام ، الرقم التسلسلي الوارد. إذا كان هناك مرفق بالمستند ، فسيتم عمل ملاحظة حول هذا بجانب الرقم الوارد. يتم وضع الختم على الجانب الأمامي للورقة الأولى من المستند في الركن الأيمن السفلي.

يتم تسجيل الأرقام المسلسلة في سجل الأرقام التسلسلية للتسجيل (الملحق N 2).

على المستندات التي لا تخضع للتسجيل ، يتم وضع ختم ويشار فقط إلى تاريخ استلام المستند.

2.2.3. يجب أن يحترم التسجيل مبدأ المرة الواحدة: يتم تسجيل كل وثيقة مرة واحدة فقط في مكتب المنظمة.

2.3 ترتيب تمرير المستندات.

2.3.1. يتم نقل المستند المسجل إلى الرئيس الذي تم استلامه إليه. يتم نقل المستندات التي لا تتطلب النظر من قبل الإدارة إلى رؤساء الأقسام والإدارات الهيكلية في المنظمة وفقًا للقضايا التي أثيرت في الوثائق.

2.3.2. بعد النظر في القرار وفرضه من قبل رئيس القرار (يتضمن القرار اسم المؤدي ومحتوى الأمر والموعد النهائي للتنفيذ والتوقيع والتاريخ) ، والتي قد تكون أساسًا لأخذ المستند تحت السيطرة ، المستند يتم تحويلها إلى المقاول مقابل استلام في سجل المستندات الواردة مع المقاول موضحًا به تاريخ الاستلام. إذا تمت الإشارة إلى عدة منفذين في القرار ، فسيتم عمل نسخ إضافية من المستند وفقًا لعدد المنفذين المشار إليهم. يتم إرسال أصل المستند إلى المنفذ المحدد في القرار أولاً.

2.3.3. عند إرسال مستند إلى عدة منفذين ، تقع مسؤولية إعداد المادة على عاتق المنفذ المحدد في القرار أولاً. يلتزم المنفذون الباقون بتقديم المواد اللازمة إلى المنفذ المسؤول ضمن الشروط المتفق عليها معه.

يجب أن تتم المصادقة على الرد من قبل جميع المنفذين المذكورين في القرار.

2.3.4. لا يتم إعادة تسجيل المستندات الواردة من المكتب إلى الوحدات الهيكلية.

2.3.5. يتم نقل المستندات المسجلة لدى المكتب من وحدة هيكلية في المنظمة إلى وحدة أخرى فقط من خلال المكتب.

2.4 إجراءات التسجيل وإرسال المستندات الصادرة.

2.4.1. يجب تقديم المستندات الموقعة من إدارة "______________" إلى المكتب للتسجيل والإرسال في نفس اليوم.

2.4.2. قبل تسجيل مستند تم استلامه للإرسال ، يتم التحقق من صحة تنفيذه:

حضور الاستمارة والتوقيع والتاريخ التأشيرات المطلوبةومعلومات عن المؤدي ؛

وجود عنوان للنص ورقم وتاريخ المستند الذي يتم الرد عليه ؛

صحة عنوان المستلم ؛

وجود التطبيقات المحددة في المستند ، وكذلك المواد التي تم على أساسها إعداد المستند الصادر (إذا كان هذا ردًا على خطاب وارد) ؛

وجود الختم في الحالات التي يعتمد عليها.

يتم إرجاع المستندات التي تم تنفيذها بشكل غير صحيح إلى فناني الأداء.

2.4.3. إذا تم إرسال المستند إلى عدة عناوين ، فسيتم إرسال العديد من نسخ الرسالة الموقعة حسب الضرورة لإرسالها إلى جميع المستلمين ونسخة واحدة من النسخة للإرسال.

2.4.4. بعد التحقق من التنفيذ ، يتم تسجيل المستند في المجلة (الملحق N 3) ويتم لصق الرقم الصادر على جميع نسخ المستند بالترتيب.

2.4.5. يتكون الرقم الصادر من فهرس الوحدة الهيكلية التي أعدت الإجابة ورقم الحالة حسب تسميات الحالات والرقم التسلسلي.

2.4.6. على نسخة وثيقة صادرةيتم وضع ختم التأكيد في الزاوية اليسرى العليا.

يتم تسليم المراسلات لإرسالها إلى مكتب البريد أو تسليمها عن طريق سعاة.

2.4.7. يتم نقل نسخ مصدقة من المستندات المرسلة في نفس اليوم إلى الإدارات ذات الصلة إلى المنفذين لحفظها في الملفات.

3. إجراءات إعداد وإصدار وثائق الخدمة

3.1. المتطلبات العامة.

يتكون أي مستند من عدد من العناصر (التاريخ والنص والتوقيع) ، والتي تسمى المتطلبات.

يحتوي كل نوع من المستندات (أمر ، حرف ، فعل ، إلخ) على مجموعة محددة من التفاصيل. يجب أن يتوافق موقع التفاصيل الموجودة في المستند وقواعد تصميمها مع متطلبات اللوائح الحالية.

من بين الأكثر أهمية من الناحية القانونية (أي إعطاء الوثيقة قوة قانونية) تشمل التفاصيل:

التوقيع؛

تاريخ الوثيقة

ختم الموافقة على الوثيقة ؛

رقم تسجيل الوثيقة.

التوقيع شرط إلزامي لأي وثيقة. يُمنح حق التوقيع للمسؤولين وفقًا للوثائق التنظيمية والإدارية للمنظمة (ميثاق ، وصف الوظيفةإلخ.). نيابة عن المنظمة ، عادة ما يتم التوقيع على الوثائق من قبل المدير العام أو نوابه. وثائق التقسيمات الهيكلية موقعة من قبل رؤسائهم. رئيس الحساباتتوقع المنظمات المستندات وفقًا لاختصاصها على أساس القانون الاتحادي "بشأن المحاسبة".

يتم وضع التوقيع على النسخة الأولى من المستند ، إذا لزم الأمر (على سبيل المثال ، توقيع عقد ، اتفاقية) وعلى نسخ أخرى.

يعتبر تاريخ الوثيقة من أهم التفاصيل. عدم وجود تاريخ على المستند يجعل المستند إما غير صالح (على سبيل المثال ، التوكيل الرسمي) أو قد يؤدي إلى تقليل الفترة فترة التقادمبموجب الالتزامات التعاقدية.

يستخدم الختم للمصادقة على توقيع المسؤول على أهم المستندات (بما في ذلك المالية) ، ويشهد على صحة المستند ويتم إلصاقه بالوثائق ، التي يترتب على نشرها عواقب قانونية أو مادية على المنظمة (إعادة التنظيم ، النقل الأصول المادية، وشهادة الحقوق ، وما إلى ذلك).

يشير ختم الموافقة إلى إدخال الوثيقة حيز التنفيذ ، وتوسيع نطاق عملها ليشمل جميع موظفي المنظمة. تخضع الموافقة الإلزامية من قبل المدير العام أو الاجتماع العام للمشاركين أو مجلس الإدارة في حدود اختصاصهم لما يلي:

ميثاق المنظمة ، لائحة الفروع ؛

جداول التوظيف.

أعمال التفتيش والقبول والنقل ؛

وصف الوظيفة؛

التقديرات وخطط العمل والتقارير وما إلى ذلك. المستندات.

يشير رقم التسجيل إلى أن المستند قد اجتاز جميع مراحل المعالجة ، وتم تسجيله وبالتالي تم تسجيله وثيقة رسميةالمنظمات.

3.1.1. نص مستندات رسميةيجب أن تكون قصيرة ودقيقة ، ولا تسمح بتفسيرات مختلفة. يجب عدم استخدام الاختصارات والتسميات غير المعروفة في المستندات.

3.1.3. يجب إعداد الردود على المستندات المستلمة بتنسيق جاري الكتابةفقط في الحالات التي تتطلب فيها القضايا المثارة وثائق إلزامية.

3.1.4. لا يمكن إجراء أي إضافات أو تصحيحات على المستندات الموقعة (المعتمدة) التي تغير جوهر ما ورد في المستند إلا من قبل الشخص الذي وقع عليها.

الشكل العام؛

ترويسة.

شكل نوع معين من المستندات (باستثناء الحرف).

يمكن استخدام النموذج العام لإعداد أي نوع من المستندات ، باستثناء الخطابات. يوصى بتضمين التفاصيل التالية:

اسم الشركة؛

استنسل أجزاء من تفاصيل مثل تاريخ ورقم تسجيل المستند.

ختم الموافقة

عنوان النص ؛

علامة التحكم.

شكل الخطاب يحتوي على التفاصيل:

شعار (شعار) المنظمة ؛

اسم المنظمة الأم ؛

اسم الشركة؛

بيانات مرجعية عن المنظمة (العنوان البريدي ، أرقام الهواتف ، أرقام الفاكس ، عنوان البريد الإلكتروني ، صفحات الويب على الإنترنت).

يوصى بتضمين أجزاء الاستنسل فيه تفاصيل مثل التاريخ ورقم تسجيل المستند ورابط للتاريخ ورقم التسجيل وثيقة واردة؛ وكذلك وضع الزوايا المقيدة للتفاصيل التالية:

المكان المقصود؛

عنوان النص ؛

علامة التحكم.

يتم تجميع شكل نوع معين من المستندات (باستثناء الحرف) على أساس نموذج عام ويتم استكماله باسم نوع المستند المقابل ، على سبيل المثال ، "أمر" ، "تعليمات" ، إلخ. .

3.2 القواعد الأساسية للأعمال الورقية.

3.2.1. نص الوثيقة مصحوب بعنوان يعكس ملخصالمستند ، والذي تمت كتابته قبل النص الموجود على اليسار. العنوان يجيب عادة على السؤال "حول ماذا؟".

إذا كانت الوثيقة تعكس العديد من القضايا ، فيمكن صياغة العنوان بطريقة عامة.

تتم صياغة العنوان مباشرة من قبل المنفذ عند إعداد الوثيقة.

لا يتم كتابة العناوين للأحرف التي لا يتجاوز نصها نصف صفحة ، وكذلك في الردود على رسائل المواطنين.

3.2.2. في الردود على الرسائل الواردة من المنظمات والمؤسسات ، يتم الإشارة إلى تاريخ ورقم الوثيقة التي تم الرد عليها. إذا تمت طباعة المستند على ورقة ذات رأسية ، فسيتم الإشارة إلى الرابط في مكان مخصص بشكل خاص ، وفي مستند مطبوع ليس على ورق ذي رأسية ، قبل عنوان الرسالة أو نصها.

3.2.3. يجب أن يكون لكل مستند (باستثناء الحرف) اسم النوع الذي يشير إليه (ترتيب ، بروتوكول ، عمل ، مذكرة ، إلخ).

3.2.4. يمكن تقسيم نص الوثيقة إلى أقسام وأقسام فرعية وفقرات وفقرات فرعية مرقمة بالأرقام العربية. يتم ترقيم الأقسام بشكل متتالي ، ويتم ترقيم المكونات المتبقية من المستند بالترتيب داخل كل قسم.

على سبيل المثال: 1 .؛ 1.1. 1.2. ؛ 1.2.1. 1.2.2.

2.; 2.1.; 2.2.; 2.2.1.; 2.2.2.

الفقرات داخل فقرة غير مرقمة.

في حالة عدم وجود أقسام ، يمكن تقسيم نص المستند بالكامل إلى فقرات ذات ترقيم تسلسلي.

3.2.5. تم تحديد إجراءات العمل مع وثائق التوزيع المحدود في مسودة التعليمات للعمل معها وثائق سرية "___________".

3.2.6. عند إعداد المستندات على صفحتين أو أكثر ، يجب ترقيم الصفحات الثانية واللاحقة.

توضع أرقام الصفحات في منتصف الهامش العلوي للورقة بالأرقام العربية بدون كلمة "صفحة" أو الاختصار "صفحة". وعلامات الترقيم.

يمكن طباعة المستندات على الجانب الخلفي من الورقة.

3.2.7. تاريخ الوثيقة هو تاريخ التوقيع أو الموافقة ، للبروتوكول - تاريخ الاجتماع ، للقانون - تاريخ الحدث. إذا كانت عدة مؤسسات هي مؤلفي المستند ، فإن تاريخ المستند هو أحدث تاريخ توقيع.

يتم إصدار تاريخ المستند رقميًا بالتسلسل التالي: يتم إصدار يوم الشهر والشهر في زوجين من الأرقام العربية مفصولة بنقطة ، ويتم الإشارة إلى السنة بأربعة أرقام ، على سبيل المثال: 01/05 / 2003. بعد كتابة التاريخ رقميًا ، لا يتم وضع الحرف "g" بنقطة أو مجرد نقطة ، إلا عندما تنتهي الجملة بالتاريخ.

يُسمح بتصميم التاريخ بالتسلسل التالي: السنة ، الشهر ، اليوم من الشهر ، على سبيل المثال: 2003.01.05.

يُسمح بالطريقة اللفظية الرقمية لتصميم التاريخ ، حيث يتم بالضرورة وضع الحرف "g" مع نقطة أو كلمة "سنة" بعد الأرقام التي تشير إلى السنة ، على سبيل المثال: 1 مارس 2003.

3.2.8. إذا تمت طباعة المستند على نموذج ، فسيتم لصق التاريخ في المكان المخصص له في ختم النموذج. يتم وضع التاريخ في نفس المكان (أعلى اليسار) المستندات الداخليةالتي لم تتم طباعتها على ورق ذي رأسية.

في المستند المطلوب الموافقة عليه ، يتم وضع التاريخ في سمة الموافقة ذاتها.

3.2.9. يتم وضع رقم تسجيل المستند ، الذي يتكون من رقم فهرس التقسيم الفرعي ، ورقم الحالة وفقًا لتسمية الحالات والرقم التسلسلي للتسجيل ، إذا تم طباعته على النموذج ، في المكان المحدد في ختم النموذج. إذا لم تتم طباعة المستند على ورق ذي رأسية ، فسيتم لصق الرقم بنفس الطريقة مثل قاعدة ختم التاريخ.

يتكون رقم تسجيل المستند الذي تم تجميعه بشكل مشترك من قبل منظمتين أو أكثر من أرقام التسجيل الخاصة بوثيقة كل من هذه المنظمات ، مفصولة بشرطة مائلة بالترتيب الذي يتم به الإشارة إلى المؤلفين في المستند.

3.2.10. عند إعداد المستندات بالاشتراك مع العديد من المنظمات ، يجب أن يؤخذ في الاعتبار أن جميع نسخ هذه المستندات يجب أن تكون أصلية.

3.2.11. يمكن أن تكون المنظمات أو أقسامها الفرعية الهيكلية أو المسؤولون أو الأفراد (الأفراد) الخاصون هم المرسل إليهم. يشار إلى أسماء المنظمة ووحدتها الهيكلية في الحالة الاسمية ، على سبيل المثال:

ذ م م "روماشكا" قسم شؤون الموظفين

يشار إلى موقف الشخص الذي يتم توجيه المستند إليه في حالة الحالة الأصلية ، على سبيل المثال:

وزارة المالية في إدارة الاتحاد الروسي

كبير المتخصصين AB Petrova

إذا كانت الوثيقة موجهة إلى عدة منظمات متجانسة أو إلى عدة أقسام هيكلية لمنظمة واحدة ، فيجب الإشارة إليها بطريقة عامة ، على سبيل المثال:

رؤساء الإدارات والفروع في JSC "ماستروي اكسبورت"

قد يتضمن "العنوان" المطلوب عنوانًا بريديًا. يتم تحديد عناصر العنوان بالتسلسل ، التي أنشأتها القواعدتقديم الخدمات البريدية.

يجب ألا يحتوي المستند على أكثر من أربعة مستلمين. لم يتم الإشارة إلى كلمة "نسخ" قبل المرسل إليهم الثاني والثالث والرابع. عند توجيه مستند إلى أكثر من أربعة عناوين ، يقوم القائم بالأداء بتجميع قائمة بريدية ويشار إلى عنوان واحد فقط في كل نسخة من المستند.

3.2.12. إذا كان المستند موجهًا إلى مؤسسة ، فاذكر اسمها ، ثم العنوان البريدي ، على سبيل المثال:

هيئة تحرير مجلة "Glavbuh"

ب. Sukharevsky per. ، 2/24 موسكو ، 127051

إذا كانت الرسالة موجهة إلى شخص خاص (طبيعي) ، فعليك أولاً الإشارة إلى العنوان البريدي ، ثم الاسم الأخير والأحرف الأولى من اسم المستلم ، على سبيل المثال:

121019 ، موسكو ، نوفي أربات ، 4 ، شقة. 25

أ. إيفانوف

3.2.13. يتم لصق ختم الموافقة على المستندات التي تتطلب تصديقًا إضافيًا على أصالتها وموثوقيتها. يجوز اعتماد المستندات من قبل رئيس المنظمة ونوابه وغيرهم من المسؤولين الذين تم تفويضهم الصلاحيات المناسبة.

عند الموافقة على مستند من قبل مسؤول ، يجب أن يتكون ختم التوقيع الخاص بالمستند من كلمة أوافق (بدون علامات اقتباس) ، وعنوان منصب الشخص الذي يوافق على المستند ، وتوقيعه ، والأحرف الأولى ، واللقب ، وتاريخ الموافقة (ضع باليد) ، على سبيل المثال:

أوافق المدير العام ______________________ (اسم المنظمة) التوقيع الاسم الكامل التاريخ

عندما تتم الموافقة على وثيقة من قبل العديد من المسؤولين ، توضع توقيعاتهم على نفس المستوى.

عندما تتم الموافقة على مستند بأمر أو بروتوكول أو قرار أو قرار ، يتكون ختم الموافقة من كلمة تمت الموافقة عليها (تمت الموافقة عليها ، تمت الموافقة عليها بدون علامات اقتباس) ، واسم مستند الموافقة في الحالة الاسمية ، وتاريخه ورقمه ، على سبيل المثال :

وافق

محضر اجتماع الجمعية العمومية للمساهمين بتاريخ رقم. _____

وافق

قرار المدير العام "______________" بتاريخ رقم. ___________

يقع ختم الموافقة على المستند في الركن الأيمن العلوي من المستند.

3.2.14. إذا كان المستند يحتوي على مرفقات ، فإن العلامة الخاصة بوجود المرفق تكون على النحو التالي:

الاستخدام: 3 لترات. في نسختين.

إذا كان المستند يحتوي على تطبيق غير مذكور في النص ، فاذكر اسمه وعدد الأوراق وعدد النسخ. إذا كان هناك عدة تطبيقات ، يتم ترقيمها ، على سبيل المثال:

التطبيق: 1. استمارة N 2 لكل ورقتين. في نسخة واحدة. 2. ملاحظة توضيحية لتشكيل N 2 لكل ورقة واحدة. في نسخة واحدة.

إذا تم إرفاق مستند آخر بالمستند ، والذي يحتوي أيضًا على ملحق ، يتم وضع العلامة على حضور الطلب على النحو التالي:

مرفق: خطاب من وزارة الضرائب في الاتحاد الروسي بتاريخ 04.25.99 N 03-58 / [البريد الإلكتروني محمي]وملحق به 15 لترًا فقط.

إذا لم يتم إرسال الطلب إلى جميع العناوين المشار إليها في المستند ، فسيتم وضع علامة على وجوده على النحو التالي:

الاستعمال: 5 لترات. في 3 نسخ. إلى العنوان الأول

إذا كانت التطبيقات ملزمة ، فلن تتم الإشارة إلى عدد الأوراق.

3.2.15. يتكون ختم الموافقة على المستند من كلمة متفق عليه (بدون علامات اقتباس) ، وموقف الشخص الذي تمت الموافقة على المستند معه (بما في ذلك اسم المنظمة) ، والتوقيع الشخصي ، وفك تشفير التوقيع (الأحرف الأولى ، واللقب) وتاريخ الموافقة ، فمثلا:

متفق عليه

مشرف "_________"

توقيع شخصي التاريخ

إذا تم تنفيذ الموافقة عن طريق خطاب أو بروتوكول أو ما إلى ذلك ، يتم وضع ختم الموافقة على النحو التالي:

متفق عليه

محضر اجتماع مجلس الإدارة بتاريخ 00.00.00. ن____

يتم وضع ختم الموافقة أسفل "التوقيع" المطلوب أو على ورقة اعتماد منفصلة.

يتم إعداد ورقة الموافقة في الحالات التي يؤثر فيها محتوى المستند على مصالح العديد من المنظمات ، والتي يتم تدوينها في مكان ختم الموافقة ، على سبيل المثال:

ورقة الموافقة مرفقة. تاريخ التوقيع.

يتم إعداد ورقة الموافقة على النحو التالي:

اسم وثيقة الموافقة

تم الاتفاق على اسم الوظيفة ، واسم المنصب ، وتوقيع منظمة المنظمة ، والأحرف الأولى من الاسم ، وتوقيع اللقب ، والأحرف الأولى من الاسم ، واللقب 00.00.00. (التاريخ) 00.00.00. (التاريخ)

3.2.16. يتم إصدار الموافقة الداخلية على المستند بتأشيرة ، والتي تتضمن توقيع الموافق ، ونسخة التوقيع (الأحرف الأولى ، واللقب) والتاريخ ؛ إذا لزم الأمر - منصب الموافق.

في حالة وجود تعليقات على المستند ، يتم إصدار التأشيرة على النحو التالي:

التعليقات مرفقة التوقيع الشخصي الاسم الكامل 00.00.00. (التاريخ)

يتم لصق التأشيرات على نسخ من المستندات المتبقية في المنظمة ، أسفل التوقيع على الجانب الأمامي من الورقة الأخيرة من المستند. يتم اعتماد مشاريع القرارات والأوامر والقرارات الصادرة عن الهيئات الجماعية على النسخة الأولى على الجانب الخلفي من الورقة الأخيرة من الوثيقة.

3.2.17. تكوين "التوقيع" المطلوب يشمل: اسم منصب الشخص الذي وقع على الوثيقة ، له توقيع شخصيونسخة من التوقيع تتكون من الأحرف الأولى واللقب.

في المستندات التي تم إعدادها على الاستمارات "______________" (ترتيب ، حرف) ، تتم الإشارة إلى الموضع بصيغة مختصرة: المدير العام ، لم تتم طباعة الكلمات "_____________".

في المستندات التي لم يتم وضعها على نماذج "_____________" ، يتضمن التوقيع اسم الوظيفة والمنظمة.

عند إعداد مستند على ترويسة أحد المسؤولين (إن وجد) ، لا يُشار إلى موقع هذا الشخص في التوقيع.

عندما يتم التوقيع على وثيقة من قبل عدة مسؤولين ، يتم وضع توقيعاتهم واحدة تحت الأخرى في التسلسل المقابل للوظيفة التي يشغلها ، على سبيل المثال:

التوقيع الشخصي للمدير العام الاسم الكامل

التوقيع الشخصي لرئيس المحاسبين الاسم الكامل

عندما يتم التوقيع على مستند من قبل عدة أشخاص من نفس المناصب ، فإن توقيعاتهم تقع على نفس المستوى.

لا تشير الوثائق التي وضعتها اللجنة إلى مواقف الأشخاص الموقعين على الوثيقة ، ولكن واجباتهم كأعضاء في اللجنة وفقًا للتوزيع ، على سبيل المثال:

رئيس الهيئة التوقيع الشخصي الاسم الكامل

أعضاء الهيئة التوقيع الشخصي الاسم الكامل توقيع شخصي توقيع شخصي

يجوز توقيع المستند من قبل مسؤول بالإنابة يوضح منصبه الفعلي ولقبه. في هذه الحالة ، لا يجوز وضع حرف الجر "For" ، النقش المكتوب بخط اليد "Vice". أو شرطة مائلة قبل المسمى الوظيفي.

3.2.18. يشهد الختم على صحة توقيع المسؤول على المستندات المنصوص عليها في اللوائح الخاصة ويصادق على حقوق الأشخاص الذين يثبتون الحقائق المتعلقة بالموارد المالية.

الوثائق مصدق عليها بختم المنظمة. يجب لصق الختم بطريقة تسجل جزءًا من كلمات اسم الموقع للشخص الذي وقع على المستند ، أو في المكان المحدد.

3.2.19. عند التصديق على مطابقة نسخة من المستند مع الأصل ، يتم وضع علامة "التوقيع" المطلوبة أدناه: نقش الشهادة "صحيح" ؛ منصب الشخص الذي صدق على النسخة ؛ توقيع شخصي؛ فك التوقيع (الأحرف الأولى ، اللقب) ؛ تاريخ الشهادة ، على سبيل المثال:

التوقيع

تصحيح مفتش الموارد البشرية التوقيع الشخصي الاسم الكامل التاريخ

3.2.20. تتضمن العلامة الخاصة بالمنفذ اللقب (أو اللقب ، الاسم ، اسم العائلة) لمنفذ المستند ورقم هاتفه. يتم وضع ملاحظة حول فنان الأداء في الجزء الأمامي أو الخلفي من الورقة الأخيرة من المستند في الزاوية اليسرى السفلية ، على سبيل المثال:

سيدوروف أو سيدوروف بيتر إيفانوفيتش 321 58 79321 58 79

في المستندات التي تحتوي على ختم وصول مقيد ، تتم إضافة ملاحظة حول الفنان مع معلومات حول عدد النسخ المطبوعة من المستند ، مع الإشارة إلى المرسل إليهم ، على سبيل المثال:

يستخدم سيدوروف

طبعت نسختان.

السابق. ن 1 - المرسل إليه

السابق. ن 2 - في حالة الدائرة

تم تدمير المسودة والمتغيرات

مطبوع على ظهر الصفحة الأخيرة من المستند.

3.2.21. تتضمن علامة تنفيذ المستند وتقديمه إلى الحالة البيانات التالية: إشارة إلى تاريخ ورقم المستند الذي يثبت تنفيذه ، أو في حالة عدم وجود مثل هذا المستند. معلومات مختصرةحول الأداء عبارة "في العمل" ؛ رقم الحالة التي سيتم حفظ المستند فيها.

يجب توقيع مذكرة حول تنفيذ المستند وتوجيهاته في القضية وتأريخها من قبل منفذ الوثيقة.

4. إعداد وتسجيل الوثائق التنظيمية والإدارية (الأوامر ، محاضر اجتماعات المكتب)

4.1 تتم طباعة نص الطلب على نموذج خاص ، وكقاعدة عامة ، يتكون من جزأين: تأكيد وإداري.

يلخص الجزء التأكيدي الحقائق والأحداث التي كانت بمثابة أساس لإصدار الأمر.

إذا تم إصدار الأمر على أساس مستند آخر ، فسيتم الإشارة إلى التاريخ والرقم والاسم الكامل ومحتوى هذه الوثيقة في الجزء المتعلق بـ "______________" في النص.

4.2 يبدأ الجزء الإداري من الأمر بكلمة I ORDER ، والتي تتم طباعتها بأحرف كبيرة في سطر منفصل.

يجب أن يحتوي الجزء الإداري على مهام محددة تشير إلى فناني الأداء والمواعيد النهائية.

يجب إعطاء المواعيد النهائية حقيقية ، بناءً على حجم العمل الذي يتعين القيام به ، بالإضافة إلى مراعاة الوقت اللازم للنسخ ، وتوزيع المستندات وإيصال المهمة إلى المقاول.

لا يجوز تغيير الشروط المنصوص عليها في المستندات التي على أساسها صدر الأمر.

ينقسم نص الجزء الإداري إلى فقرات وفقرات فرعية.

يجب أن تذكر كل فقرة (فقرة فرعية) مهمة واحدة فقط مع موعد نهائي محدد وتشير إلى منفذي المهمة المحددين.

تشير الفقرة الأخيرة من الأمر إلى الوحدة الهيكلية أو المسؤول المكلف بمراقبة تنفيذ الأمر.

4.3 عند إدراج فناني الأداء في ترتيب النشاط الرئيسي ، تُكتب أسماء المسؤولين بدون أحرف أولى.

في أوامر التعيينات والنقل والفصل للموظفين والحوافز والفرض عقوبات إدارية، عند تعيين رواتب شخصية ، إلخ. يشار إلى ألقاب وأسماء وأسماء عائلات الأشخاص المدرجين في الأوامر.

إذا كانت المهمة في الترتيب موجهة إلى وحدة هيكلية ، فسيتم كتابة اسم العائلة في الحالة الاسمية وطباعتها بين قوسين ، على سبيل المثال:

التخطيط والإدارة المالية (سيدوروف) لإعداد ...

إذا كانت المهمة موجهة على وجه التحديد إلى المدير ، فسيتم كتابة اللقب في الحالة الأصلية بدون أقواس ، على سبيل المثال:

رئيس دائرة التخطيط والمالية سيدوروفا لإعداد ...

4.4 يتم التعرف على الأوامر الصادرة سابقًا على أنها غير صالحة كليًا أو جزئيًا في وقت واحد مع إصدار مستند جديد حول نفس الإصدار. يمكن تقديم قائمة المستندات غير الصالحة في كل من النص والملحق بالترتيب.

إذا كان الأمر خاضعًا لتغيير جزئي ، فإن المشروع يعطي طبعة جديدةتعديل فقرة أو جزء من أمر صدر سابقًا.

يجب أن يحتوي الأمر ، الذي يعد إضافة إلى الأمر الذي تم إصداره مسبقًا ، على مرجع مطابق في النص ، على سبيل المثال:

بالإضافة إلى الترتيب المدير التنفيذي"______________" بتاريخ 25.02.00 شمال 321

4.5 لا يجوز إجراء التغييرات والإضافات على الأمر الصادر سابقًا إلا بأمر موقع من المدير العام أو الشخص الذي يحل محله.

4.6 إذا كان هناك ملحق للأمر ، فحينئذٍ في الورقة الأولى في الزاوية اليمنى العليا يكتبون كلمة "ملحق" تشير إلى المستند الإداري وتاريخه ورقم التسجيل ، على سبيل المثال:

طلب

لأمر الجنرال

مدير "______________"

في حالة وجود عدة تطبيقات ، تتم الإشارة إلى رقم كل منها (بدون علامة الرقم).

4.7 تتم طباعة عنوان الطلب في المكان المخصص بشكل خاص ، على اليسار.

لم يتم وضع العناوين للأوامر على الأفراد.

4.8 قبل تقديمه للتوقيع ، يتم اعتماد مشروع القرار من قبل نواب المدير العام لمجالات النشاط ، الرئيس الإدارة القانونيةوالوحدات الهيكلية الأخرى المهتمة.

عند الموافقة على مسودة الوثيقة ، يتحقق المحامون من امتثالها التشريعات الحالية، وكذلك صحة الإشارات إلى الوثائق التنظيمية.

4.9 يتم لصق التأشيرات على ظهر الصفحة الأخيرة من الترتيب الأصلي بالشكل التالي:

تم إعداد مسودة الأمر (عنوان توقيع الرئيس الهيكلية الهيكلية. التقسيمات الفرعية) التاريخ

متفق عليه:

نائب تاريخ توقيع الرئيس التنفيذي والاسم الأخير

تاريخ توقيع رئيس القسم القانوني واللقب

يتم وضع التعليقات على أمر المسودة في الجزء الخلفي من الورقة الأخيرة أو في ورقة منفصلة ، حولها يتم وضع ملاحظة مقابلة على المسودة.

إذا قام المقاول بإجراء تعديلات وإضافات ، فيجب الاتفاق على أمر المسودة مع كل من صادق على الوثيقة في وقت سابق.

4.10. تتم طباعة اسم العائلة ورقم هاتف المؤدي على الجانب الأمامي للورقة الأخيرة من المستند الأصلي في أسفل اليسار ، إذا لم يكن هناك مسافة - على ظهر الورقة الأخيرة من المستند الأصلي.

4.11. لا تُطبع الأوامر الصادرة بالاشتراك مع منظمات أخرى على ورق ذي رأسية ويتم توقيعها بعدة نسخ من النسخ الأصلية وفقًا لعدد مؤلفي المستند.

يوافق رؤساء الأقسام الفرعية الهيكلية وفقًا لذلك على نسخة الأمر المخزنة في المنظمة.

4.12. يتكون التوقيع في الأوامر من الاسم المختصر للوظيفة والتوقيع الشخصي ونسخته ، على سبيل المثال:

توقيع المدير العام الشخصي بالأحرف الأولى من اسم العائلة

4.13. يتم تحويل الأوامر الموقعة من قبل الإدارة في يوم التوقيع إلى المكتب للتسجيل في مجلة خاصة والنسخ المتماثل.

يتم إصدار الأوامر في عدد محدود للغاية من النسخ ولا يتم إرسالها إلا إلى الوحدات الهيكلية التي تحتاج إليها.

تقع مسؤولية تحديد تداول الوثيقة وصحة توزيعها على عاتق رؤساء الوحدات الهيكلية التي أعدت الأمر.

4.14. يتم إعداد مسودات أوامر الموظفين من قبل قسم شؤون الموظفين في قسم شؤون الموظفين.

في أوامر للأفراد ، قد يكون الجزء التمهيدي غائبًا. يبدأ الجزء الإداري من الأمر بفعل يشير إلى الإجراء: ASSIGN ، RELEASE ، TRANSFER ، SEND ، ثم يُشار إلى اسم العائلة ، والاسم ، والعائلة للشخص الذي صدر له الأمر ، والموقع ، واسم الوحدة الهيكلية. ينتهي النص ببيان سبب إصدار الأمر.

يجب أن تتوافق صياغة أوامر الموظفين تمامًا مع قانون العمل. في الحالات المنصوص عليها في تشريعات الاتحاد الروسي ، يتم إعداد المستندات الخاصة بمحاسبة العمال وفقًا لنماذج موحدة.

في أوامر الأفراد ، يتم تسجيل تأشيرات التوفيق على الجانب الأمامي من المستند ، أسفل شرط "التوقيع".

4.15. يتم تسجيل الأوامر الخاصة بالأفراد ، وتشكيلها في حالات منفصلة عن الأوامر الأخرى ، ولها ترقيم مستقل: إلى رقم التسجيليضاف الحرف "k".

4.16. يتم الاحتفاظ بالأوامر الأصلية للأنشطة الرئيسية في المكتب والموظفين - في قسم شؤون الموظفين في قسم شؤون الموظفين.

4.17. تبني قرارات الإدارةوالقرارات نفسها موثقة من خلال محاضر اجتماعات الإنتاج مع الإدارة.

يتكون نص البروتوكول من جزأين: تمهيدي وأساسي.

يحتوي الجزء التمهيدي على معلومات ثابتة (الكلمات: الرئيس ، السكرتير ، كانوا حاضرين) ومعلومات متغيرة (الأحرف الأولى وألقاب الرئيس والسكرتير والحاضرين). مع وجود عدد كبير من المشاركين في الاجتماع ، يتم تجميع قائمة بالحاضرين مرفقة بالمحضر. ينتهي الجزء التمهيدي من البروتوكول بجدول الأعمال. الكلمات "أجندة" متبوعة بنقطتين. بنود جدول الأعمال مرقمة. يتم تحديد تسلسل الأسئلة حسب درجة أهميتها. يتم سرد الأسئلة في الحالة الاسمية ، عنوان الوظيفة والاسم الأخير للمتحدث - في الحالة المضافة.

تم بناء الجزء الرئيسي وفقًا لبنود جدول الأعمال وفقًا للمخطط: استمع - تكلم - تقرر (مقرر).

تُستخدم أشكال الدقائق القصيرة والمختصرة عندما لا يكون هناك حاجة إلى سجل مفصل لمناقشة القضايا. في البروتوكول نموذج قصيريشار فقط إلى قائمة الحاضرين والقضايا قيد النظر والقرارات المتخذة.

4.18 يتم تنظيم إجراءات إعداد العقود وإضفاء الطابع الرسمي عليها وإبرامها وتسجيلها ومتابعة تنفيذها بأمر من المدير العام "______________".

5. تجميع تسميات الحالات وتشكيل القضايا في العمل المكتبي

5.1 - حصر تسميات القضايا.

5.1.1. من أجل تشكيل الحالات بشكل صحيح في العمل المكتبي الحالي ، وتسجيلها ، وضمان السلامة والبحث السريع عن المستندات ، تقوم الأقسام الهيكلية للمنظمة سنويًا بتجميع تسميات الحالات في شكل محدد بدقة (الملحق N 4).

5.1.2. تسمية القضايا هي قائمة منهجية بأسماء محددة للقضايا المعروضة عليها تقويم سنوي، مع الإشارة إلى شروط تخزينها ، وضعت بالطريقة المنصوص عليها.

5.1.3. يتم تجميع تسمية حالات الوحدة الهيكلية من قبل الشخص المسؤول عن العمل المكتبي ، بمشاركة المتخصصين. رؤساء الأقسام الهيكلية مسؤولون عن التجميع الصحيح لتسميات القضايا.

5.1.4. على أساس تسميات شؤون التقسيمات الهيكلية ، يضع المكتب تسمية موحدة لشؤون المنظمة ، والتي ، في المواعيد النهائيةمتفق عليه مع السلطات الأرشيفية.

5.1.5. يتم وضع التسميات الموحدة للقضايا وفقًا لهيكل المنظمة.

5.1.6. يجب أن تتضمن تسمية حالات الوحدة الهيكلية جميع الحالات والوثائق التي تم إنشاؤها في أنشطة الوحدة. يشمل المصطلح أيضًا جميع الملفات المرجعية والمجلات ونماذج المحاسبة الأخرى.

5.1.7. يجب أن يكون لجميع الحالات فهرس يتكون من تعيين رقمي تقليدي للوحدة الهيكلية ، والرقم التسلسلي للحالة وفقًا للتسمية.

5.1.8. تشير التسمية إلى أسماء (عناوين) القضايا.

يجب أن يعكس عنوان القضية في التسمية محتوى المستندات الموجودة فيه ، وأن يكون موجزًا ​​ومحددًا.

يتم ترتيب عناوين القضايا في التصنيف حسب درجة أهمية الوثائق الواردة فيها: الوثائق التنظيمية والإدارية للهيئات سلطة الدولة، أوامر الإدارة "_____________" ، الخطط ، التقارير ، البروتوكولات ، الشهادات ، إلخ. يتم وضع الحالات التي تتكون من وثائق ذات محتوى متجانس جنبًا إلى جنب: التقارير ربع السنوية تتبع التقارير السنوية ، والتقارير الشهرية بعد التقارير ربع السنوية.

عند تجميع عنوان القضية ، يتم استكمال اسم الموضوع (الموضوع ، القضية) ببيان نوع القضية التي يتم فتحها (مواد ، مراسلات ، إلخ) ، بالإضافة إلى بيانات توضح محتوى المراسلين والتواريخ من الأحداث ، وإشارة إلى صحة أو نسخ من الوثائق ، وما إلى ذلك.

يستخدم مصطلح "المواد" في العنوان عندما من المفترض أن تجمع بين المستندات من أنواع مختلفة تتعلق بمسألة واحدة. يجب الكشف عن مصطلح "المواد" من خلال سرد الأنواع الرئيسية للوثائق التي تشكل القضية.

يُستخدم مصطلح "المواد" أيضًا عند دمج المستندات في حالة واحدة والتي تعد ملحقًا بأي مستند آخر ، على سبيل المثال: "مواد لمحاضر اجتماعات مجلس الإدارة".

يستخدم مصطلح "القضية" في العنوان عند بدء القضايا الشخصية أو التحكيم.

5.1.9. تتم الإشارة إلى فترات تخزين الملفات وأرقام المقالات وفقًا لقائمة مستندات الإدارة القياسية التي تم إنشاؤها في أنشطة المنظمات ، مع الإشارة إلى فترات تخزين المستندات (تمت الموافقة عليها من قِبل الأرشيف الفيدرالي بتاريخ 06.10.2000).

يتم تحديد شروط تخزين الحالات غير المحددة في القائمة من قبل المتخصصين في الأقسام الهيكلية جنبًا إلى جنب مع الأرشيف المشترك.

5.1.10. بالإضافة إلى ذلك ، يتم تضمين القضايا التي تم تشكيلها خلال السنة الكتابية ولم يتم تضمينها في تسمية القضايا في القسم المقابل لها. لهذا الغرض ، يتم ترك العديد من أرقام الاحتياط في كل قسم من أقسام التسمية.

5.1.11. تتم مراجعة تصنيف القضايا سنويًا: يتم تحديد عناوين القضايا وفترات الاحتفاظ بها ، ويتم تقديم القضايا الجديدة التي بدأت خلال العام. في هذه الحالات ، تتم إعادة طباعة تسميات الحالات ووضعها موضع التنفيذ في 1 يناير من العام الحالي.

يجب أن تكون النسخة الأولى من جدول القضايا مصدق عليها من رئيس الوحدة الهيكلية.

5.1.12. خلال كامل فترة صلاحية تسمية القضايا ، فإنه يضع على الفور (في عمود "الملاحظات") علامات على بدء القضايا ، عند تمرير القضايا (أي على استمرار القضايا من العام الماضي إلى سنه جديده) ، على تخصيص لتدمير القضايا مع منتهية الصلاحيةالتخزين ، إلخ.

5.1.13. يتم تحويل الاجتياز (غير المنتهية) للوحدة الإنشائية إلى جدول قضايا العام المقبل مع الحفاظ على الفهرس الكتابي الأصلي. على سبيل المثال ، الخطط طويلة الأجل ، وحالات البناء ، وما إلى ذلك.

5.1.14. في نهاية العام ، في نهاية تسمية القضايا ، يتم إدخال إدخال نهائي على فئات وعدد القضايا المرفوعة ، بشكل منفصل للدائم وطويل الأجل (أكثر من 10 سنوات) والمؤقتة (حتى 10 سنوات شاملة ) فترات التخزين. يتم اعتماد السجل النهائي ، ويتم إبلاغ هذه المعلومات إلى الأرشيف (الملحق N 5).

5.2 تشكيل القضايا.

5.2.1. يتم تشكيل القضايا في العمل المكتبي الحالي بما يتفق بدقة مع تسميات القضايا.

5.2.2. يتم تجميع جميع المستندات في ملفات وتخزينها حتى يتم نقلها إلى الأرشيف بتنسيق الانقسامات الهيكليةالمنظمات.

يتم إيداع المستندات المكتملة فقط في الملف. يقوم المقاول بشطب المستندات المنفذة "إلى القضية رقم ____" ، مؤكداً أن المشكلة المثارة في الخطاب قد تم حلها.

يتم توثيق نسخ المستندات المودعة في الملفات.

5.2.3. يتم حفظ المستندات المنفذة في الملف بترتيب حل الأسئلة في التسلسل الزمني ، وترتيبًا أبجديًا ، والفهرسة (الترقيم) ، ويجب أن تتبع وثيقة الرد وثيقة الطلب.

5.2.4. يتم تجميع المستندات الخاصة بسنة عمل واحدة في حالات ، باستثناء الحالات العابرة ، والحاجة إلى تشكيل طويل الأجل لأكثر من عام بسبب مسار حل المشكلة (على سبيل المثال ، الخطط طويلة الأجل ، الملفات الشخصية ، وما إلى ذلك).

يجب تجميع مستندات فترة التخزين الدائم والمؤقت في ملفات منفصلة.

5.2.5. لا يجوز عند تكوين الدعوى:

عدم الاتساق بين عنوان العلبة ومدة صلاحيتها مع الاسم ومدة الصلاحية وفقًا للتسمية ؛

تضارب محتوى الوثائق مع عنوان القضية ؛

توحيد المستندات في ملف واحد مع فترات استبقاء مختلفة ؛

إيداع المستندات والمستندات غير المنفذة بدون علامة المنفذ "إلى القضية رقم _____" ، بالإضافة إلى نسخ غير مصدق عليها من المستندات أو نسخ متفرقة من المستندات ؛

إيداع نسختين أو أكثر من نفس المستند في الملفات ، باستثناء تلك المستندات التي تحتوي على أي قرارات ، وتأشيرات ، وعلامات تكمل محتوى النسخ الأولى ؛

الفصل في شؤون الطلبات والردود ؛

إيداع خطابات الغلاف بدون مرفقات أو بدون علامات عنها ؛

إيداع المستندات التي تم وضع علامة "سيتم إرجاعها" (يجب إعادة المستندات المنفذة مع هذه العلامة إلى المنظمات المناسبة).

5.2.6. يجب ألا يحتوي كل ملف على أكثر من 250 ورقة (سمك العلبة 30-40 مم). مع وجود حجم كبير من المستندات ، يتم إجراء إما التقسيم الزمني للمجمع إلى حالات مستقلة ، أو يتم تقسيم السؤال إلى أسئلة فرعية.

5.2.7. عند فتح علبة ، يجب رسم الغلاف وفقًا للقواعد المعمول بها.

5.3 التنظيم فئات معينةمستندات.

5.3.1. تتشكل أوامر سلطات الدولة في القضايا حسب أنواع الوثائق والمراسلين. المستندات داخل القضية مرتبة ترتيبًا زمنيًا.

5.3.2. يتم تجميع الطلبات في حالات حسب الأرقام والتسلسل الزمني.

يتم تجميع أوامر الأنشطة الأساسية بشكل منفصل عن أوامر الأفراد.

5.3.3. تتشكل البروتوكولات في الحالة بالترتيب الزمني وبالأرقام أو كل بروتوكول على حدة ، اعتمادًا على حجمه ومستنداته.

توضع المستندات الخاصة بالاجتماعات بعد المحاضر في تسلسل النظر في القضايا أو يتم تجميعها في ملف منفصل وفقًا لأرقام محاضر الاجتماعات.

5.3.4. يتم تجميع الخطط والتقارير والتقديرات بشكل منفصل عن مشاريع هذه الوثائق.

يجب تأجيل الخطط والتقارير والتقديرات في حالات السنة التي تتعلق بها ، بغض النظر عن وقت وضعها أو تاريخ الاستلام.

على سبيل المثال ، يجب تقديم تقرير 1999 الصادر في 2000 في ملف 1999 وليس ملف 2000.

تشكلت خطة عام 2001 ، التي تم وضعها في عام 2000 ، في عام 2001 ، وليس عام 2000 ، إلخ.

يتم تشكيل خطط طويلة الأجل لعدة سنوات في السنة الأولى من عملها. تشير التعديلات على الخطة الآجلة إلى السنة التي تم وضعها من أجلها. تقارير التنفيذ التخطيط على المدى طوليتم تشكيلها في العمل العام الماضيعمل هذه الخطط.

5.3.5. يتم تجميع المراسلات في حالات خلال فترة السنة التقويمية.

يتم وضع جميع المستندات التي تنشأ أثناء حل المشكلة في ملف المراسلات. يتم تنظيم المراسلات بترتيب زمني ، بينما يتم وضع وثيقة الاستجابة خلف مستند الطلب.

يجب تقديم الطلب والرد في ملف واحد.

5.3.6. يتم ترتيب المستندات في الملفات الشخصية بالترتيب التالي: الجرد الداخلي للوثائق ؛ طلب وظيفة أو عقد عمل (اتفاق) ؛ الاتجاه أو العرض. استبيان. صحيفة سجل الموظفين. وثائق التعليم؛ مقتطفات من أوامر التعيين ، والنقل ، والفصل ، بالإضافة إلى سجل الموظفين الشخصي ، بالإضافة إلى الملف الشخصي الخاص بمحاسبة الحوافز والشهادات والمستندات الأخرى المتعلقة بهذا الشخص.

نسخ من أوامر فرض عقوبة ، أو حوافز ، أو تغيير الاسم ، إلخ. فيما يتعلق بإدخال هذه الإدخالات ، بالإضافة إلى الورقة الشخصية الخاصة بسجلات الموظفين ، لا يتم وضعها في الملف الشخصي.

5.3.7. شهادات من محل الإقامة ، الشهادات الطبيةحول الحالة الصحية والوثائق الأخرى ذات الأهمية الثانوية يتم تشكيلها بشكل منفصل عن الملفات الشخصية.

5.3.8. يتم تجميع الحسابات الشخصية للعمال والموظفين في ملفات منفصلة في غضون عام ويتم ترتيبها أبجديًا حسب الاسم الأخير.

5.3.9. يتم تشكيل مقترحات وبيانات وشكاوى المواطنين والمنظمات بشكل منفصل.

يشكل كل طلب (شكوى) ومستندات بشأن نظره مجموعة مستقلة في القضية. إذا تم استلامه خلال عام عمل واحد إعادة التطبيق(شكاوى) أو حدوث مستندات إضافيةيتم حفظها في هذه المجموعة من الوثائق.

5.4. استخدام وتخزين المستندات في أعمال المكتب الحالية.

5.4.1. يتم تخزين المستندات والحالات من لحظة إدخالها في العمل المكتبي حتى أرشفتها في أقسام هيكلية في خزائن قابلة للقفل. من أجل تحسين البحث وثائق ضروريةيتم وضع تسمية الحالات على باب الخزانة من الداخل. لا يسمح بتخزين العلب في الجداول.

5.4.2. يتم سحب المستندات من حالات العمل المكتبي الحالي بإذن من إدارة الوحدة الهيكلية. يتم إصدار مستندات القضايا مقابل إيصال في "ورقة بديلة" ، والتي يحتفظ بها موظف المكتب.

5.4.3. يضمن الأشخاص المسؤولون عن حفظ السجلات محاسبة المستندات وسلامتها. يحظر سحب المستندات من ملفات فترة التخزين الدائم بعد الانتهاء من أعمالهم المكتبية.

6. تحضير المستندات للتخزين والاستخدام اللاحقين

6.1 فحص القيمة العلمية والعملية للوثائق.

6.1.1. فحص قيمة الوثائق هو تحديد الأهمية السياسية والاقتصادية والاجتماعية والثقافية وغيرها من الأهمية للوثائق من أجل اختيارها للتخزين وتحديد فترات التخزين.

6.1.2. يتم فحص قيمة الوثائق من قبل لجنة الخبراء الدائمة "______________" (EC).

6.1.3. التكوين الشخصي لجنة الخبراءمعتمدة من قبل المدير العام. يشمل تكوين المفوضية الأوروبية متخصصين من الأقسام الهيكلية للمنظمة.

تسترشد المفوضية الأوروبية في عملها بأساسيات تشريعات الاتحاد الروسي بشأن صندوق المحفوظاتالاتحاد الروسي ، اللوائح الخاصة بصندوق المحفوظات للاتحاد الروسي ، والوثائق التنظيمية والمنهجية للمحفوظات الفيدرالية ، وأوامر وتعليمات المدير العام "_______________".

تؤدي المفوضية الأوروبية للمنظمة الوظائف التالية:

ينظر في مسودات التسميات لحالات التقسيمات الفرعية الهيكلية للمنظمة ؛

تنظيم الاختيار السنوي للوثائق للتخزين والتدمير ؛

يستعرض ملاحظات الحالة التخزين الدائموالأفراد والتخزين طويل الأجل (أكثر من 10 سنوات) ؛

يدرس ويوافق على الإجراءات المتعلقة بتخصيص الحالات التي لا تخضع لمزيد من التخزين ؛

النظر في مقترحات لتغيير فترات التخزين لفئات معينة من الوثائق التي وضعتها القوائم الحالية للمواد الوثائقية مع فترات التخزين واتخاذ قرارات بشأن تقديم هذه المقترحات للنظر فيها من قبل مؤسسة الأرشفة ؛

يشارك في إعداد ومراجعة مسودات قوائم الوثائق والتسميات المعيارية والنموذجية للقضايا وغيرها وسائل تعليميةحول أعمال المكتب وعمل الأرشيف "______________".

6.1.4. يتحقق أعضاء المفوضية الأوروبية ، بمشاركة متخصصين آخرين ، من صحة اختيار المستندات للتخزين والتدمير من خلال مراجعة قوائم الجرد والأفعال والوثائق. يتم الاختيار المباشر للوثائق من قبل موظفي الأقسام الهيكلية المسؤولة عن أعمال المكتب وموظفي الأرشيف.

6.1.5. يتم إضفاء الطابع الرسمي على اختيار الوثائق والقضايا للتدمير بموجب قانون (الملحق N 7). يتم النظر في الأعمال من قبل المفوضية الأوروبية وتوقيعها من قبل الرئيس وأعضائها والموافقة عليها من قبل إدارة "______________".

6.1.6. ينظم الأرشيف القضايا المعرضة للإتلاف لمعالجتها أو إتلافها باستخدام آلات خاصة مثل "التقطيع" من قبل موظفين اثنين على الأقل في المنظمة.

لا يسمح بإتلاف أي فئة من فئات المستندات من قبل موظفي المؤسسة دون وجود قسم للأرشيف. وفقا للفن. 27 من القانون الاتحادي "بتاريخ أرشفةفي الاتحاد الروسي "لانتهاك القانون ، بما في ذلك إتلاف المستندات في انتهاك لشروط تخزين المستندات التي تحددها القائمة ، المسؤولينالمسؤول عن سلامة الوثائق يتحمل المسؤولية الجنائية أو الإدارية أو غيرها من المسؤولية المنصوص عليها في تشريعات الاتحاد الروسي.

6.2 صنع الحالات.

6.2.1. يتضمن تسجيل الحالة مجموعة من الأعمال حول وصف الحالة على الغلاف ، والكتيب ، وترقيم الأوراق ، وإعداد نقش الشهادة.

6.2.2. يتم حفظ حالات التخزين الدائم والطويل الأجل (أكثر من 10 سنوات) في غلاف مقوى ، ويتم ترقيم الأوراق. في نهاية الحالة ، يتم وضع نقش الشهادة على ورقة منفصلة (تنسيق ورقة A4). يشير بالأرقام والكلمات إلى عدد الأوراق المرقمة ، ويحدد ميزات الترقيم ، حالة فيزيائيةمستندات. يتم توقيع نقش الشهادة من قبل الشخص الذي قام بتجميعها ، مع الإشارة إلى المكان والتاريخ (الملحق N 8).

يتم وضع صناديق التخزين المؤقتة (حتى 10 سنوات شاملة) بطريقة مبسطة: فهي غير متشابكة ، والأوراق الموجودة فيها غير مرقمة ، ولا يتم وضع نقش ضمان.

6.2.3. في عملية تجميع المستندات في ملفات التخزين الدائم ، يوصى بإعداد قائمة جرد داخلية للوثائق في الملف. يتم وضع الجرد الداخلي في بداية القضية. يشير إلى تواريخ وفهارس المستندات والملخص وأرقام الأوراق في الحالة. يتم ترقيم أوراق الجرد الداخلي بشكل منفصل ، ويشار إلى رقمها في نقش الشهادة بعد العدد الإجمالي لأوراق الحالة من خلال علامة "+" (الملحق N 9).

6.2.4. الأوراق في حالة التخزين الدائم والطويل (أكثر من 10 سنوات) مرقمة بقلم رصاص أسود من الجرافيت وفقًا للقواعد التالية:

6.2.4.1. يتم وضع رقم الورقة في الزاوية اليمنى العليا ، دون لمس نص المستند (الجانب الخلفي من الورقة غير مرقّم).

6.2.4.2. الصور الفوتوغرافية والمواد التوضيحية الأخرى مرقمة على الجانب الخلفي في الزاوية اليسرى العليا.

6.2.4.3. المستندات المودعة في القضايا التي لها ترقيم خاص بها ، بما في ذلك المطبوعات ، يتم ترقيمها بالترتيب العام.

6.2.4.4. يتم ترقيم أوراق العلب المقسمة إلى مجلدات بشكل منفصل لكل مجلد.

6.2.4.5. يجب تصميم أغلفة العلبة وفقًا لـ GOST 17914-72 (الملحق رقم 6).

6.2.4.6. على غلاف الحالة مع مستندات فترات التخزين الدائمة أو طويلة الأجل (أكثر من 10 سنوات) ، يتم عرض المعلومات التالية:

المديرية "______________" ؛

اسم الوحدة الهيكلية ؛

مؤشر التقسيم الهيكلي

فهرس الحالة حسب تسميات القضايا ؛

عنوان القضية

رقم المجلد ، إذا كانت الحالة تتكون من عدة مجلدات ؛

المواعيد النهائية للقضية (تاريخ بداية القضية ونهايتها) ؛

عدد الأوراق في الملف ؛

مدة الصلاحية.

يجب أن تكون النقوش على أغلفة علب التخزين الدائم والطويل الأمد واضحة ، بالحبر الخفيف.

يتم وضع أغلفة حالات التخزين المؤقت بنفس طريقة وضع أغلفة التخزين الدائم ، مع اختلاف أن عدد الأوراق في العلبة معروض على الغلاف ولا يتم تحديد المواعيد النهائية لإنشاء الحالة ونهايتها ، ولكن يشار فقط إلى سنة تشكيل العلبة.

6.3 تحويل القضايا إلى الأرشيف المشترك "______________".

6.3.1. يتم نقل الملفات الدائمة وطويلة الأجل (أكثر من 10 سنوات) ، ومدة التخزين المؤقت التي لا تقل عن عام بعد اكتمالها في أعمال المكتب الحالية إلى أرشيف "__________". يتم نقل الحالات ذات فترة التخزين المؤقت (حتى 10 سنوات) إلى الأرشيف وفقًا لتقدير الإدارة ودرجة عبء العمل في الأرشيف.

6.3.2. يتم تسليم القضايا إلى الأرشيف "______________" حسب الجدول الزمني المعتمد.

6.3.3. يقبل الأرشيف تخزين المستندات وفقًا لقوائم التسليم بشكل منفصل لفترات التخزين الدائمة والمؤقتة في نسختين.

إذا دعت الحاجة إلى ترك الحالات الفردية في العمل المكتبي للعمل الحالي ، فإن الأرشيف يصدر إصدار هذه الحالات للاستخدام المؤقت إلى وحدة هيكلية.

يوقع عامل الأرشيف لقبول القضايا على جميع نسخ قوائم التسليم موضحًا تاريخ القبول وعدد الحالات المقبولة.

يتم إرجاع نسخة واحدة من قوائم الجرد إلى المرسل ، ويبقى الباقي في أرشيف "______________".

6.3.4. يتم إصدار القضايا للاستخدام المؤقت لموظفي الأقسام الهيكلية للمنظمة بناءً على طلب خاص.

يتم إصدار القضايا بإيصال من موظف المنظمة وقيد مقابل في دفتر تسجيل إصدار القضايا من الأرشيف.

تصدر القضايا لمدة لا تزيد عن شهر. موظفو الأقسام الهيكلية مسؤولون عن إعادة المستندات الصادرة عن الأرشيف للاستخدام المؤقت في الوقت المناسب.

6.3.5. يُسمح لموظفي المنظمات والمؤسسات ، وكذلك الأفراد العاديين ، بالتعرف على المستندات المخزنة في الأرشيف من قبل إدارة "______________" بالاتفاق مع رئيس الوحدة الهيكلية ذات الصلة وفقط بناءً على طلب كتابي.

6.3.6. يتم إصدار الشهادات الأرشيفية ونسخ المستندات ومقتطفات من الوثائق عن طريق الأرشيف بناءً على طلبات خطية من المؤسسات والمواطنين.

6.3.7. موظفو الأرشيف "______________" ملزمون بالتحكم في حالة وترتيب تخزين الملفات الصادرة للاستخدام المؤقت.

6.4. التأكد من سلامة الوثائق.

6.4.1. يجب على الموظفين المسؤولين عن حفظ السجلات ضمان سلامة الوثائق.

يمكن تخزين الحالات من لحظة إدخالها في العمل المكتبي وحتى أرشفتها أو إتلافها في غرف العمل وفي غرف مناسبة ومغلقة مخصصة بشكل خاص. يتم وضع العلب من جانب العمود الفقري للخارج في خزائن قابلة للقفل لحماية المستندات من الغبار وأشعة الشمس وضمان سلامتها.

6.4.2. لا يسمح بسحب وإصدار أي مستندات من ملفات التخزين الدائم. في حالات إستثنائيةيتم هذا الحجز بإذن من إدارة "__________________" مع ترك إلزامي في الملف نسخة طبق الأصل مصدقة من المستند المحجوز وإرفاق عمل بشأن أسباب حجز الأصل.

6.4.3. خلال سنة العمل ، يتم تعبئة بطاقة بديلة للقضية الصادرة في حالة الضرورة الرسمية. يشير إلى الوحدة الهيكلية ، ورقم القضية ، وتاريخ إصدارها ، ومن صدرت إليه القضية ، وتاريخ إعادتها ، وترد أعمدة لإيصالات الاستلام وقبول القضية.

7. تسجيل وتخزين واستخدام النماذج

7.1. يتم إنتاج النماذج "__________" (أوامر ، خطابات) مركزيًا وتخزينها وحسابها من قبل القسم الإداري للمنظمة.

7.2 في الأقسام الهيكلية ، يُعهد باستلام النماذج والمحاسبة وإصدارها وتخزينها إلى الموظف المسؤول عن أعمال المكتب.

7.3. في التقسيمات الهيكلية ، يجب تخزين النماذج في خزانات قابلة للقفل ؛ يحظر تخزينها في الخزانات المفتوحة وأجهزة سطح المكتب.

7.4. يتحمل رؤساءهم مسؤولية الاستخدام الصحيح لنماذج الطلبات وخطابات الخدمة في الوحدات الهيكلية.

8. كيفية استخدام الختم "______________"

8.1 يؤكد الختم الدائري "_____________" توقيع مدير القرض أو الأشخاص الذين يحق لهم تنفيذ العمليات المالية والاقتصادية في مناطق النشاط ، وهو معتمد أنواع معينةالوثائق (الملحق N 10).

تشير تعليمات عمل المكتب إلى مجموعة اللوائح المحلية التي تتكون منها أساس قانونيأنشطة الشركة. إنه يعكس بشكل كامل عملية العمل مع المستندات: من إنشائها إلى نقلها إلى الأرشيف. التعليمات ، التي تم تطويرها مع مراعاة احتياجات الشركة ، توحد العمليات المكتبية وتجعل سير العمل أكثر كفاءة. في هذه المقالة ، سننظر في القضايا الرئيسية في تطوير هذا القانون التنظيمي ومحتواه وهيكله التقريبي.

من هذه المقالة سوف تتعلم:

• هل تعليمات العمل المكتبي إلزامية لشركة تجارية في عام 2017؟
• كيف يتم تطوير مسودة تعليمات للعمل المكتبي؟
• كيف يبدو الهيكل التعليمات القياسيةفي العمل؟
• ما الأقسام الموضوعية التي يمكن أن تتضمن تعليمات للعمل المكتبي؟

تعليمات العمل المكتبي: إلزامي أم لا؟

تعليمات العمل المكتبي هي المحلية الرئيسية الفعل المعياريالشركات التي تنظم تقنية العمل بالوثائق الرسمية. ومع ذلك ، فهي ليست واحدة من مستندات ملزمةالشركات. الاستثناءات الوحيدة هي المنظمات الحكومية. الفعل ليس له واحد شكل موحدومحتواها لا ينظمها القانون.

على الرغم من ذلك ، فإن متطلبات Gosstandart تلزم جميع الشركات بصياغة وتثبيت مبادئ السياسة في مجال العمل المكتبي. يعد هذا ضروريًا حتى تتمكن أي منظمة من "تقديم الأدلة اللازمة للعمل وإعداد التقارير والمعلومات الأخرى حول أنشطتها" (GOST R ISO 15489-1-2007 SIBID. إدارة المستندات. المتطلبات العامة). بالإضافة إلى ذلك ، توثيق المعلومات ، وفقا ل قانون اتحادي"في المعلومات والإعلام وحماية المعلومات" ، هو المتطلبات المسبقةإدراجه في مصادر المعلومات.

يتطلب العمل الفعال مع المعلومات لوائح معيارية. بادئ ذي بدء ، هذا يتعلق العمليات التكنولوجيةعمل مكتبي. إدارة التوثيق جزء من نظام إدارة الجودة. من أجل تحسين الكفاءة العمليات الإدارية، هناك حاجة إلى نظام عقلاني للعمل المكتبي. القواعد والتقنيات والعمليات الخاصة بإنشاء الوثائق الرسمية وإجراءات سير العمل - يجب تنظيم جميع هذه العمليات وتوحيدها.

تنتمي تعليمات عمل المكتب إلى فئة اللوائح المحلية. والغرض منه هو تنظيم تقنية العمل مع المستندات داخل منظمة معينة. تم تطوير التعليمات مع مراعاة خصوصيات مجال نشاط الشركة وعملياتها الوثائقية والمعلوماتية. إذا تم استيفاء هذا الشرط ، فإن الموافقة على التعليمات تساهم في تحسين العمل المكتبي.

الأساس القانوني لتطوير التعليمات هو التشريعي الأعمال القانونيةفي مجال المعلومات والتوثيق والمحفوظات. عند إنشائه ، يمكن أن تسترشد بقواعد العمل المكتبي والتوصيات المنهجية لتطوير التعليمات للعمل المكتبي في الهيئات التنفيذية الفيدرالية.

كيفية تطوير دليل الأعمال؟

إذا تم اتخاذ قرار تطوير التعليمات الخاصة بالعمل المكتبي في عام 2017 ، فمن الضروري تحديد الجهة التي ستعهد بهذه المهمة المهمة والمسؤولة. كقاعدة عامة ، تشارك خدمة دعم الوثائق في إعدادها. قد تشمل العملية أيضًا الأرشيف و خدمات قانونية. هذا التوزيع للمسؤوليات هو نموذجي ل المنظمات الكبيرة. إذا لم يكن لدى الشركة خدمة داو ، يُعهد بوضع التعليمات إلى الموظف المسؤول عن العمل مع المستندات.

بشكل عام ، يمكن تقسيم عملية تطوير التعليمات إلى عدة مراحل:

• تجميع البيانات وتحليلها؛
• تطوير مسودة التعليمات ؛
• الموافقة والموافقة
• تطبيق.

باستخدام المستندات التنظيمية والمنهجية والمعلوماتية والمرجعية للشركة ، بالإضافة إلى البيانات من استطلاعات المديرين المباشرين ، من الضروري تحديد أنواع المستندات والعمليات المكتبية التي ستتأثر باللوائح. للقيام بذلك ، يُنصح بتعريف:

• كفاءة المديرين فيما يتعلق باتخاذ القرار والنشر والموافقة على الوثائق ؛
• أنواع الوثائق المشاركة في العمل المكتبي ؛
• تستخدم أشكال النموذج;
• المستندات التي تحتاج إلى تصديق بختم المنظمة ؛
• نماذج التسجيل وأنواع الوثائق المسجلة ؛
• مصادر تدفقات الوثائق الواردة ؛
• السيطرة على تنفيذ الوثائق ؛
• تخزين الوثائق الرسمية ونقلها إلى الأرشيف ؛
• إجراء للعمل مع المستندات الإلكترونية.

المعلومات الواردة أعلاه بمثابة أساس لتطوير مسودة التعليمات. بعد موافقة رئيس المنظمة أو إصدار الأمر ذي الصلة ، يدخل القانون المعياري حيز التنفيذ. يجب توجيه انتباه كل موظف إلى تعليمات العمل المكتبي. اذا كان نحن نتكلمحول شركة كبيرة ، يُنصح بإجراء تدريب للموظفين من أجل شرح محتواها والتحدث عن قواعد العمل الجديدة.

هيكل ومحتوى تعليمات العمل المكتبي

لا تنظم الوثائق التنظيمية والمنهجية للعمل المشترك بين القطاعات محتوى وهيكل تعليمات العمل المكتبي في عام 2017. عند تطويره ، يمكنك الاسترشاد بالمثال الوارد في توصيات منهجيةمعهد علم الوثائق والأرشفة (VNIIDAD): "التنمية الوثائق المعياريةللحصول على الدعم الوثائقي للمنظمة. يمكن العثور على معلومات حول الهيكل والأحكام الممكنة في إلزامي المنظمات الحكوميةتوصيات منهجية.

كقاعدة عامة ، تتكون تعليمات العمل المكتبي من الأحكام العامةوالأقسام والتطبيقات المواضيعية.

توضح الأحكام العامة الغرض من القانون المعياري والغرض منه وإطاره التنظيمي والمسؤولية عن الامتثال للتعليمات. يحتوي هذا القسم على قائمة بالعمليات والوثائق المنظمة ، ويحدد اللوائح المساعدة ، ويصف المبادئ الأساسية للعمل المكتبي. كما قسم منفصليمكن إعطاء فك رموز المفاهيم الأساسية.

تغطي الأقسام المواضيعية التسلسل الكامل للعمليات التجارية. يتكون محتوى دليل العمل المكتبي عادةً من ثلاثة أجزاء رئيسية:

صياغة وتنفيذ الوثائق

يحتوي هذا القسم على قائمة بأنواع الوثائق المستخدمة في الشركة لتوثيق أنشطتها: الإدارية والتنظيمية والمعلوماتية. يتم تحديد قواعد إعداد وتنفيذ الوثائق ، وإجراءات التنسيق والموافقة عليها ، وتنظيم إنتاجها ونسخها. تم تحديد إجراءات استخدام وتخزين النماذج والأختام والطوابع.

تدفق المستندات وتنفيذ المستندات

يحتوي هذا القسم الموضوعي من تعليمات عمل المكتب على أحكام تنظم تقنية سير العمل. في أغلب الأحيان ، يتكون من الأقسام الفرعية التالية ، والتي تعكس مراحل العملية:

• تدفق المستندات (استلام ومعالجة وتوزيع المراسلات الواردة ؛ إعداد وإرسال المستندات الصادرة ؛ إجراءات المحاسبة) ؛
• التسجيل (قواعد الفهرسة ، الإجراءات ، أشكال وطرق التسجيل) ؛
• العمل المرجعي(تكنولوجيا نشاط استرجاع المعلومات ، وصف الصفيف المرجعي) ؛
• مراقبة التنفيذ (طرق مراقبة التنفيذ ، واجبات فناني الأداء ، المواعيد النهائية لتنفيذ الوثائق الرسمية) ؛
• التخزين التشغيلي (تخزين الوثائق في الأقسام الهيكلية وخدمة المؤسسة التعليمية لمرحلة ما قبل المدرسة ، وتسجيل الحالات وتنظيمها ، واستخدام تسمية الحالات) ؛
• التحضير ل تخزين الأرشيف(الفحص ؛ التحضير للنقل إلى الأرشيف ؛ الوصف والتنفيذ ونقل الملفات الأرشيفية).

يعتمد تكوين الأقسام المذكورة أعلاه من التعليمات الخاصة بالعمل المكتبي على تفاصيل أنشطة الشركة وظروف العمل وتقنية العمل المكتبي المعتمدة. يمكن أن تشمل بالإضافة إلى ذلك أقسام فرعية تنظم العمل مع نداءات المواطنين ، واستخدام الوثائق ذات النطاق المحدود ، دعم فنيعمل مكتبي.

التطبيقات

تتضمن ملاحق التعليمات الخاصة بالعمل المكتبي مواد مرجعية وتوضيحية تحتوي على معلومات محدثة حول التعامل مع جميع أنواع الوثائق.

يتضمن النماذج المعتمدة ، وقائمة بالوثائق غير المسجلة والمعتمدة والمصدقة ، ونماذج مجلات التسجيل ، وشكل من أشكال تسمية الحالات. بالإضافة إلى ذلك ، قد تتضمن التطبيقات مخططات تدفق المستندات وأمثلة التصميم وأنماط التعبئة والأختام والطوابع.

تعليمات العمل المكتبي - عمل معياري يعكس العملية الكاملة للعمل مع الوثائق الرسمية. إنه بمثابة أساس لسير عمل عقلاني ، ويقلل من الوقت اللازم للمعالجة والبحث عن المستندات ، ويضع قواعد تخزينها. عندما يتم وضع التعليمات مع مراعاة احتياجات الشركة ، فإنها تكون قادرة على التقليل أخطاء نموذجيةفي العمل. بالإضافة إلى ذلك ، يساهم هذا القانون المعياري في توحيد العمليات المكتبية ، ونتيجة لذلك ، يزيد من فعاليتها.