إذا كنت بحاجة إلى إعطاء شخص ما وثائق تحتوي على خاص معلومات مهمة، لتأكيد حقيقة أن الأوراق وقعت في اليد اليمنى ، قم دائمًا بوضع إجراء قبول ونقل الوثائق.
مطلوب قانون
حتى يومنا هذا ، يعد التوثيق الورقي هو الشكل الأكثر شيوعًا لالتقاط المعلومات المهمة. بعض الوثائق ذات قيمة كبيرة ، بالنسبة للعديد من الوثائق ، تم إدخال قواعد تداول خاصة بموجب القانون. في هذا الصدد ، يجب ألا يتم تخزين الأوراق التي تحتوي على معلومات خاصة بعناية فحسب ، بل يجب أيضًا منع تلقي المعلومات الواردة في هذه الأوراق من قبل الأشخاص الذين يمكنهم استخدامها لأغراض شخصية أو أنانية أو على حساب صاحب المستندات.
إذا كان عليك ، بسبب ضرورة العمل ، نقل مستندات معينة تحتوي على معلومات خاصة إلى شخص ما ، فستحتاج أيضًا إلى التأكيد لصاحب العمل أن مهمته قد اكتملت ، وتم نقل الوثائق إلى الشخص المناسب. يمكن أيضًا الحصول على تأكيد شفوي من المرسل إليه الذي تم إرسال الأوراق إليه عبر الهاتف ، ولكن من الممكن فقط إثبات أن الموظف قد أدى واجباته بشكل موثوق. وثيقة مكتوبة- وثيقة قبول وتحويل الوثائق.
تحرير عقد نقل المستندات
كما ذكرنا سابقًا ، فإن عملية قبول المستندات ونقلها ضرورية فقط لتأكيد حقيقة نقل المستندات من شخص إلى آخر. لا تتطلب صياغة مثل هذا القانون أي إجراء خاص أو شهادة خاصة للورقة. تكفي تواقيع مستلم الوثائق والشخص المحول إذا كانوا أفرادًا ، أو تفاصيل وأختام المنظمات إذا تم نقل المستندات من شركة إلى أخرى.
عند صياغة الإجراء ، تأكد من الإشارة إلى تاريخ النقل وقم بوضع جدول بسيط يوضح أسماء المستندات وعدد الأوراق أو الصفحات في كل منها ، اترك عمودًا للتعليقات ، إن وجدت ، عند استلام الأوراق.
فعل قبول ونقل الوثائق
تاريخ إعداد_____________
المستندات التي تم تسليمها من قبل: _____________ المستندات التي تم استلامها بواسطة _______________.
إن مثل هذا النموذج البسيط مع توقيعات الأطراف هو مستند شرعي تمامًا وصالح تمامًا يشهد أن نقل المستندات قد حدث بالفعل بين أسماء الأشخاص. إذا لزم الأمر ، في مثل أبسط شكليمكن إدخال الفعل الاضافات اللازمةأو التغييرات ، من المهم أن يتم اعتماد نقل الأوراق من قبل المشاركين في مثل هذا الإجراء.
في الأسفل يكون شكل نموذجيوعينة من نموذج قبول المستندات ونقلها ، ويمكن تنزيل نسخة منها مجانًا.
في حالة قبول نقل المستندات ، كقاعدة عامة ، يتم وضع قانون مناسب. مثال جاهز للوثيقة ، وقواعد إعدادها والفروق القانونية - حول كل هذا الآن.
الوثيقة كاملة قوة قانونيةوعلى الرغم من حقيقة أن دوره غالبًا ما يبدو رسميًا بحتًا ، إلا أن هذا ليس صحيحًا تمامًا.
غاية:
- توثيق نقل المستندات:
القائمة الكاملةجميع الأوراق
- عددهم
- مظهرهم (الأصل ، نسخة ، نسخة مصدقة) ؛
- تاريخ التحويل (أحيانًا الوقت أيضًا) ؛
- الطرف المحول
- الجانب المتلقي.
- استخدمه كدليل رئيسي إذا لزم الأمر (غالبًا في إجراءات المحكمة).
متى قد تكون هناك حاجة
من المفترض أن يتم نقل الأوراق في أي وقت ، لذلك يتم إعداده مناسبات مختلفة، عند الإرسال:
- بين 2 مواطن.
- بين كيانين قانونيين (على سبيل المثال ، عند مغادرة حزمة من المستندات كدعم لعرض تجاري).
- بين الفرد والكيان القانوني.
ومع ذلك ، فإن الحالة الأكثر شيوعًا تتعلق بتبادل الأوراق داخل نفس الشركة. وهناك العديد من هذه الأمثلة:
- يغادر موظف واحد ويحل محله موظف جديد يتولى جميع القضايا. من أجل تجنب ضياع المستندات والأخطاء في إرسالها وغيرها من المواقف غير المرغوب فيها ، من الضروري ليس فقط تقديم جميع الأوراق بشكل صحيح ، ولكن أيضًا لإبراز هذه الحقيقة الموثقة.
- ينتقل موظف إلى منصب آخر وينقل الشؤون إلى نائبه أو موظف جديد يحل محله. على سبيل المثال ، نقل المحاسبة والموظفين والمستندات الإدارية.
- إفلاس المنظمة - في هذه الحالات ، يصبح من الضروري نقل جميع الأوراق المالية دفعة واحدة ، والتي يتم إعداد عدد كبير من الإجراءات ، مقسمة إلى مجموعات وفقًا لأنواع التوثيق.
- أخيرًا ، في حالة إعادة تنظيم الشركة (دمجها مع الآخرين ، ودمج الإدارات ، وما إلى ذلك) ، يصبح من الضروري أيضًا نقل جميع الحالات. علاوة على ذلك ، في مثل هذه الحالات ، يتم وضع العديد من الأعمال في وقت واحد - لكل قسم ، لكل موظف ، إلخ.
في حالة المواطنين العاديين ، قد يكون التجميع ضروريًا إذا نحن نتكلمعلى تقديم الخدمات التي تنطوي على استلام الوثائق. على سبيل المثال ، إذا عهد شخص ما بمصالحه إلى ممثل في المحكمة ، فمن الواضح أنه سيكون من الضروري نقل الأوراق المهمة إليه ، بما في ذلك في شكلها الأصلي. ثم قم بإعداد وثيقة - لمصلحة المواطن نفسه.
نموذج وعينة 2020
لا يوجد نموذج محدد معتمد بموجب القانون ، لذلك لكل شركة و / أو فرد الحق في صياغته وفقًا له النمط الخاص. عادة ، يجب أن تتضمن المعلومات التالية:
- الاسم وتاريخ تجميعها (هذا هو اليوم الذي دخلت فيه حيز التنفيذ) ، ومكان تجميعها (المدينة أو مكان آخر).
- الاسم الرسمي الكامل للشركة التي تقوم بنقل المستندات واستلامها (بما في ذلك في الحالات التي يتم فيها تبادل الأوراق داخل نفس الشركة).
- الاسم الكامل وجواز السفر وبيانات الاتصال فرادىإذا كانوا مشتركين في التبادل.
- الاسم الكامل ، والوظيفة ، ورقم الموظفين (إن وجد) للموظفين المسؤولين الذين قاموا بالفعل بنقل الأوراق وقبولها.
- عادة ما يتم وضع قائمة بجميع المستندات المرسلة في شكل جدول. يتم توفير البيانات التالية:
- الأرقام (بالترتيب الزمني) ؛
- العناوين الرسمية الكاملة للوثائق ؛
- تاريخ تجميعها / توقيعها ؛
- رقم الورقة (وفقًا لنظام الترقيم المعتمد من قبل الشركة) ؛
- نموذج (أصل ، نسخة ، نسخة مصدقة) وعدد جميع الأوراق (لم يتم احتساب الصفحات).
- ثم يتم وضع توقيعات الأطراف وفك تشفير التوقيعات (اللقب والأحرف الأولى) والختم ، إذا كانت الشركة تستخدمه في عملها.
فيما يلي نموذج فارغ يمكن استخدامه في معظم الحالات:
ولكن مثال حقيقيحشوة:
ملاحظة. إذا لزم الأمر ، يُسمح بإرفاق أخرى وثائق مهمة- غالبًا ما تكون هذه الأوصاف التفصيلية. ثم في القانون تحتاج إلى أن تعكس الروابط إلى الجرد ، وليس سرد أسماء جميع الأوراق (لتوفير الوقت).
نقل الوثائق عند تغيير المدير
هذه واحدة من أكثر الحالات شيوعًا وفي نفس الوقت واحدة من أصعب الحالات. هو دائما مرتبط بأوراق مهمة بشكل خاص و مسؤولية. كقاعدة عامة ، يتم إرسال الوثائق التالية:
- التأسيس (تسجيل الشركة ، معلومات عن المؤسسين ، الميثاق ، إلخ) ؛
- البيانات المالية الأولية ؛
- رخصة تجارية وتصاريح أخرى ؛
- استنتاجات حول الضرائب وعمليات التدقيق الأخرى ؛
- الأوراق المالية والفواتير.
- شهادات ملكية المباني والممتلكات ومعدات الإنتاج وما إلى ذلك ؛
- اتفاقيات الإيجار والتوريد والاتفاقيات الأخرى مع المقاولين ؛
- مستندات الدفع ، إلخ.
تختلف عينة من هذا الفعل عن نموذج بسيط لتلقي الوثائق. الاختلاف الرئيسي هو أنه لا يوجد عدد كبير جدًا من الأوراق التي يجب نقلها ، لذا يمكن وضعها في قائمة منتظمة ، وليس في جدول. جنبا إلى جنب مع علامات المستند دائمًا بحضور شهود - موظفو الشركة التي يتم فيها تغيير القيادة.
فيما يلي مثال يمكن استخدامه كمرجع.
ميزات الإجراء كما يلي:
- بادئ ذي بدء ، قبل التسجيل وإجراء التحويل نفسه ، من الضروري إجراء جرد خاص لجميع الأوراق من أجل الفهم المسبق ما إذا كان هناك أي نقص وما هو أسباب محتملة. بناءً على نتائج الجرد ، يتم إعداد وثيقة إبلاغ لعينة عشوائية.
- بعد ذلك ، للتأكد من أن جميع الأوراق لم تضيع حقًا ، يشارك أشخاص آخرون مسؤولون - هذا هو المدير المالي ، رئيس قسم شؤون الموظفين ، رئيس الحساباتوإذا لزم الأمر ، بدائلهم.
في الحالات الحرجة بشكل خاص ، لتأكيد صحة استلام تحويل المستندات ، من الضروري استدعاء كاتب عدل. سيصدق على نقاء التحويل ويصادق على الفعل بختمه وتوقيعه.
لا يعد تسجيل فعل القبول ونقل المستندات إجراءً إلزاميًا تمامًا. ومع ذلك ، في بعض الحالات ، يكون نقل المستندات بين الأطراف المقابلة مصحوبًا بتوقيعها. فعل قبول ونقل الوثائق الأهمية القانونية، إذا وجدت مواقف مثيرة للجدلوخلافات بين الموقعين لها قيمة إثباتية ويمكن استخدامها في المحكمة.
يتم أيضًا إنشاء إجراء قبول ونقل المستندات داخل المؤسسات - على سبيل المثال ، عند نقل الموظفين والمحاسبة والوثائق الأخرى عند تغيير الموظفين. في هذه الحالة ، يجب أن تخضع المستندات لفحص أولي لمحتواها واكتمالها ، بحيث لا يواجه الموظف الذي يقبل المستندات مشكلات غير متوقعة لاحقًا.
ملفات
القواعد الأساسية لإصدار مستند القبول ونقل المستندات
عينة معيارية موحدة للتعبئة هذا المستندلا ، لذلك ، يحق للمؤسسات والمنظمات تطوير نموذجها بشكل مستقل أو إعداد مستند في شكل حر. يمكنك تعبئته في نموذج مكتوب بسيط ، أو طباعته على الكمبيوتر. يتم وضع وثيقة قبول ونقل المستندات على ورقة عادية بحجم A4 في نسختين - واحدة لكل من الأطراف المعنية. بالإضافة إلى ذلك ، يجب أن يتم التوقيع على كل نسخة من قبل رؤساء المنظمات أو الأشخاص المصرح لهم.
إذا لزم الأمر ، يمكن اعتماد الوثيقة بختم ، لكن هذا ليس ضروريًا ، لأن. منذ عام 2016 الكيانات القانونيةلهم الحق في عدم استخدام الأختام والطوابع في أنشطتهم.
أيضًا ، يجب أن يحتوي القانون على قائمة معينة من المعلومات الإلزامية. على وجه الخصوص ، يجب أن يكون هناك معلومات عن الأطراف، والتي يتم فيها تسجيل حقيقة نقل المستندات ، وكذلك قائمة كاملة بالوثائق المقدمةمع اسمها الواضح وكميتها. إذا تم نقل المستندات الأصلية ، فيجب الإشارة إلى ذلك في القانون (في حالة فقدها ، سيتم تقديم المطالبات إلى الطرف الذي كانت في يديه وقت الطلب) ، إذا كانت النسخ ، فيجب أن يتم التصديق عليها من خلال التحويل حفل.
وتجدر الإشارة أيضًا إلى أنه في حالة نقل المستندات الأصلية ، يجب على الطرف المحول الحصول على نسخ منها.
في حالات القيمة الخاصة للمستندات المنقولة ، من المستحسن إدخال معلومات أكثر اكتمالاً عن المؤسسات (تفاصيل كاملة مع PSRN و TIN و KPP وما إلى ذلك) ، بالإضافة إلى بيانات جواز سفر الموظفين المشاركين في عملية النقل . إذا تم إرسال المستندات القياسية ، فيمكنك قصر نفسك على شكل أبسط من الفعل.
تعليمات لملء مستند القبول ونقل المستندات
من وجهة نظر العمل المكتبي ، يحتوي هذا القانون على نموذج قياسي تمامًا ويجب ألا يسبب أي صعوبات خاصة عند التعبئة. في هذا المثال ، يتم نقل المستندات من مؤسسة إلى أخرى.
- أولاً ، يتم كتابة اسم الوثيقة مع تسمية قصيرة لجوهرها.
- يشير السطر أدناه إلى المدينة التي تعمل فيها المنظمة التي أصدرت القانون ، وكذلك تاريخ تنفيذه.
- بعد ذلك ، يتم إدخال معلومات حول الشركة التي ترسل المستندات: يتم إدخال اسمها مشيرًا إلى الشكل القانوني (IP ، LLC ، OJSC ، CJSC) ، بالإضافة إلى الوظيفة شخص مسؤول(عادة ما يكتبون هنا أيها المدير ، المدير التنفيذيأو الإشارة إلى شخص آخر مخول بالتوقيع هذا النوعوثائق الموظف) اسمه الأخير ، الاسم الأول ، اسم الأب (بالكامل).
- ثم يتم إدخال كل هذا في الجانب الثاني: اسم المنظمة ، والوظيفة ، واسم العائلة ، والاسم الأول ، وعائلة الشخص المسؤول.
بعد إدخال معلومات حول المؤسسات ، تحتاج إلى كتابة قائمة كاملة بالمستندات المراد نقلها.
كقاعدة عامة ، يتم وضع مثل هذه الأعمال في الحالات التي تكون فيها قائمة المستندات المنقولة إما ذات قيمة خاصة أو مثيرة للإعجاب ، لذلك من الأفضل ترتيب قائمتهم في شكل جدول.
في العمود الأول ، تحتاج إلى إدخال الرقم التسلسلي للمستند الذي يتم نقله في هذا الجدول ، في الثاني - الاسم الكامل ، في الثالث - تاريخ تجميعه ، في الرابع - رقم المستند وفقًا لـ تدفق المستند الداخلي. في العمود الخامس ، يجب أن تشير إلى الأصل أو نسخة (مصدقة) تم نقلها إلى المنظمة الثانية ، والعمود السادس - عدد الأوراق الواردة في المستند.
إذا لزم الأمر ، يمكن توسيع الجدول بإضافة أي معلومات إضافية إليه.
تحت الجدول ، يجب أن تكتب عدد نسخ القانون التي تم إعدادها وعدد الأطراف المهتمة المستلمة ، بالإضافة إلى توقيع رؤساء كلتا المؤسستين.
بعد التوقيع على مستند القبول ونقل المستندات ، يتحمل الطرف الذي قبله تلقائيًا كامل المسؤولية عن اكتمال ومحتوى وسلامة الوثائق المنقولة.
يتم توثيق حقيقة نقل المستندات من موظف إلى آخر من خلال قانون قبول ونقل المستندات. كيف تؤلف وتعبئ بشكل صحيح ، سنخبر في المقال.
من المقال سوف تتعلم:
يصاحب نشاط أي شركة ومؤسسة إنتاج عدد كبير من أوراق العمل.
يُخصص لكل مسؤول حزمة من الوثائق الخاصة به ، والتي يستخدمها في عمله اليومي ويكون مسؤولاً عن تخزينها. بمرور الوقت ، تنتهي صلاحية أوراق العمل ، وهي عرضة للنقل إلى الأرشيف للتخزين.
هناك موقف آخر قد يكون من الضروري فيه معالجة نقل الأوراق وهو نقلها من قسم إلى آخر. أخيرًا ، الوضع الثالث لنقل الأوراق هو المسؤول عن الرزمة الحاليةالوثائق ، قد يستقيل أو ينتقل إلى منصب آخر. في هذه الحالة ، يصبح من الضروري إضفاء الطابع الرسمي على نقل الأوراق من شخص إلى آخر.
في جميع الحالات المذكورة أعلاه ، يتطلب التشريع إعداد وثيقة قبول ونقل. إن وجود جميع التفاصيل المطلوبة ، أي توقيعات الأشخاص الذين يسلمون ويستلمون أوراق العمل وتوقيعات أعضاء اللجنة ، إذا تم إنشاؤها ، هي سمات ضرورية للفعل لضمان قوته القانونية.
لا يعتبر اشتراط صياغة قانون صارمًا في جميع حالات نقل الأوراق. يعتبر الفعل إلزاميًا إذا تم نقل عناصر المخزون أو نماذج المحاسبة الصارمة. في حالات أخرى ، يتم وضع القانون بناءً على الرغبة المتبادلة للأطراف. يتم ذلك عادة لمنح الإجراء وضعًا قانونيًا.
اقرأ أيضًا في الموضوع:
في أي حالات يطبق فعل القبول - التحويل؟
فيما يلي الحالات التي يكون فيها من الضروري تحرير مستند القبول والتحويل:
نقل حزمة أوراق العمل من موظف إلى آخر ؛
نقل أوراق العمل داخل المنظمة (من وحدة إلى أخرى) ؛
تقديم الوثائق للتخزين في الأرشيف ؛
نقل أوراق العمل في حالة حدوث تغيير في حالة أعمال المنظمة.
وتجدر الإشارة إلى أن القائمة أعلاه ليست شاملة.
دعونا نفكر بمزيد من التفصيل في ميزات تصميم نقل الوثائق في كل حالة.
تسجيل التخزين الأرشيفي
تخضع إجراءات نقل الأوراق إلى الأرشيف للقواعد ذات الصلة و أنظمة. العديد من المنظمات لديها أرشيف خاص بها وشخص مسؤول عن عملها. يقوم نفس الموظف بقبول المستندات للتخزين ويوقع على شهادة القبول.
وتجدر الإشارة إلى أن خصوصية إعداد أوراق العمل لنقلها إلى الأرشيف تعتمد على فترة التخزين المقصودة. لذلك ، فإن الحالات التي تزيد مدة صلاحيتها عن 10 سنوات تخضع لعمليات خياطة وترقيم إلزامية ، ويمكن ترك العلب التي تقل مدة صلاحيتها عن 10 سنوات في مجلدات.
تسجيل التصفية أو إعادة التنظيم أو البيع للشركة
يختلف إجراء تسجيل التصفية وإجراءات تسجيل إعادة التنظيم أو البيع إلى حد ما. في الحالة الأولى ، يجب نقل جزء من مستندات الشركة للتخزين في أرشيف البلدية أو أرشيف الولاية. نظام الدولةيتم تنظيم العمل المكتبي وفقًا لمعاييره الخاصة ، والتي يكون التقيد بها إلزاميًا عند تسجيل تصفية الشركة.
في حالة تسجيل إعادة التنظيم أو بيع المشروع ، من الضروري إنشاء عمولة ثنائية ، والتي يجب أن تشمل ممثلين عن كلتا الشركتين.
تسجيل تغيير الإدارة أو المؤسس
المرحلة رقم 1.
في حالة حدوث تغيير في إدارة أو مؤسس المؤسسة ، يجب نقل جميع الوثائق المخصصة له إلى مسؤولين جدد. بادئ ذي بدء ، هذه هي المستندات التأسيسية للشركة والختم. يتم تنفيذ إجراءات القبول والتحويل بحضور لجنة مُنشأة خصيصًا.
المرحلة رقم 2.
في حالة تعيين رئيس جديد للشركة بالفعل ، يتم نقل جميع الوثائق إليه ، ولكن إذا لم يكن هناك رئيس جديد بعد ، فإن مسؤولية السلامة الوثائق التأسيسيةويخصص الختم للجنة الاستقبال والإرسال.
شكل من أشكال إقالة مسؤول
هذه الحالة هي الأكثر شيوعًا وتصميمها عادة لا يسبب صعوبات. قبل الفصل ، يحرر الموظف المسؤول عن تخزين الأوراق مستند قبول ونقل موقع منه والمسؤول الجديد.
تسجيل حوالة لأمين التفليسة
يقبل مدير التحكيم ويدير شؤون المنظمة في حالة تسجيل إجراءات الإفلاس. يقوم بتنفيذ جميع العمليات على العمل مع الأوراق التجارية للشركة حتى إغلاقها الكامل. بعد ذلك ، يتم نقل وثائق الشركة إلى مخزن الدولة في مؤسسة الأرشفة المناسبة.
شكل صك القبول ونقل المستندات
قواعد التجميع
المرحلة رقم 1.
تتم إجراءات نقل المستندات بحضور إلزامي لكل من المرسل والمتلقي. الرسمية. إذا كان هذا الإجراء ينطوي على عمولة خاصة، ثم يجب أن يكون جميع أعضائها حاضرين.
المرحلة رقم 2.
يجب فحص كل ورقة للتأكد من اكتمالها وصحتها وتسجيلها في القانون. يجب على الطرف المستلم حساب جميع وحدات حزمة الوثائق المنقولة. في حالة وجود عمولة ، يتم الحساب من قبل أعضائها.
إجراءات التسجيل
على المستوى التشريعي ، لا يوجد معيار واحد لإصدار صك القبول والتحويل. هذا يعني أنه يمكن لكل شركة ترتيبها بطريقتها الخاصة. ومع ذلك ، يجب أن يحتوي هذا المستند على عدد من العناصر دون فشل:
اسم الشركة.
اسم المستند.
مكان التجميع ، التاريخ.
تحتوي المقدمة على معلومات حول الشخص الذي قدم المستندات والشخص الذي يستلمها ، بالإضافة إلى قائمة بالأشخاص الذين هم أعضاء في اللجنة ، إذا تم إنشاء أحدهم.
يحتوي الجزء الرئيسي من القانون على قائمة بجميع المستندات والمعلومات المتعلقة بأرقامهم.
توقيعات جميع الأشخاص المشاركين في الإجراء.
يمكن صياغة نص الفعل نفسه في عملية إجراء العد اليدوي للأوراق. خيار آخر هو أن يتم إعداد المسودة أولاً ، وتحتوي على قائمة بجميع وحدات العد ، وعندها فقط يتم الإشارة إلى رقمها ، ويتم إعادة طباعة الوثيقة وتوقيعها من قبل الطرفين وجميع أعضاء اللجنة.
الهيكل والمحتوى
كقاعدة عامة ، يتم وضع القانون على ورق الشركة ذي الرأسية ، حيث يشار بالفعل إلى اسمه الكامل. ويتبع ذلك الاسم التفصيلي للوثيقة ، على سبيل المثال ، "فعل قبول وتحويل مستندات القسم القانوني".
تشير الفقرة التالية إلى مكان الإجراء وتاريخ تحرير القانون. بعد ذلك ، يتم إدراج جميع الأشخاص المشاركين في التحويل ، ثم القائمة العامة للمستندات المحولة.
من الأنسب ترتيب هذه القائمة في شكل جدول:
تنفيذ الاوراق المطلوب تحويلها
تنظم قواعد العمل المكتبي الحالية إجراءات إعداد ومعالجة الأوراق المراد نقلها. يجب خياطة وترقيم العلب المنتهية والمغلقة. الصفحة الأولى من هذه الحالة عبارة عن جرد لجميع المستندات المضمنة في المجلد.
يجب فرز الحالات غير المكتملة في مجلدات يتم فيها تنظيم الأوراق بترتيب زمني. إذا نصت القواعد على ذلك ، فيجب تزويد الأوراق بالتفاصيل اللازمة: التاريخ ورقم التسجيل.
استلام وتحويل المستندات المحاسبية
لضمان الإجراء الصحيح لاستلام وإرسال المستندات المحاسبية ، من الضروري الحصول على قائمة دقيقة بجميع الأوراق المتاحة.
وفق قاعدة عامة، يتم تضمين هذه القائمة في تسمية شؤون المؤسسة أو يتم تحديدها في سياستها المحاسبية.
عند نقل المستندات المحاسبية ، من الضروري تحديد ما إذا كانت تتضمن أشكالًا من التقارير الصارمة على الفور. يرجع ذلك إلى حقيقة أن هذا النوع من الورق قيمة مادية، حقيقة نقلهم موثقة بشكل أفضل فعل منفصل. من المهم أن تشارك لجنة تم إنشاؤها خصيصًا في هذا الإجراء.
عند التحضير للنقل ، من الأنسب تجميع مستندات الموظفين حسب النوع وفترة التخزين. على سبيل المثال ، يجب جمع جميع الأوراق التي يجب الاحتفاظ بها لأكثر من 75 عامًا في كتلة واحدة ، والباقي - في كتلة أخرى.
من أجل تحسين العمل الإضافي ، يمكنك تجميع كل الأوراق التي سيتم إتلافها في المستقبل بشكل منفصل. على سبيل المثال ، يتم تخزين أوامر عمل الأفراد لمدة ثلاث إلى خمس سنوات. يمكن إضفاء الطابع الرسمي على نقلهم كعمل منفصل. أيضًا ، يتم وضع أشكال كتب العمل الفارغة المنقولة كعمل منفصل.
يجب إيلاء اهتمام خاص لنقل المستندات التأسيسية ، لأنها الوثائق الرئيسية للشركة.
يمكن أيضًا إضفاء الطابع الرسمي على نقل الختم الرسمي للشركة كعمل منفصل.
جميع الحسابات تتكون من وثائق: بعضها يستلمها المحاسب من المقاولين ، والبعض الآخر من الموظفين ، والبعض الآخر يقوم بتكوينه بمفرده. كيف نفهم كل هذا التنوع؟ هذه المادة سوف تساعد.
أي مستند محاسبة هو شكل من أشكال نموذج معين ، والذي يحتوي على تفاصيل إلزامية. على الصعيد العالمي ، يمكن تقسيمها إلى مجموعتين كبيرتين:
- الأولية.
- سجلات المحاسبة.
الأول يشمل كل تلك الأوراق و ملفات إلكترونية، والتي يتم تجميعها في وقت إجراء المعاملة والتصديق على حقيقة اكتمالها. ينظم تدفق المستندات في المحاسبة القانون الاتحاديحول المحاسبة. يتم تشكيل سجلات المحاسبة على أساس الوثائق الأولية، فهي تحتوي على إدخالات وترحيلات محاسبية. بالإضافة إلى ذلك ، فهي تعمل على تسجيل الابتدائي. النظر في أهمية المستندات المحاسبية ومتطلبات تنفيذها وفترات الاحتفاظ بمزيد من التفصيل.
تصنيف
بالإضافة إلى المستندات الأساسية والمحاسبية ، قد يكون للوثائق المحاسبية تصنيفات أخرى. على سبيل المثال ، هم:
- داخلي وخارجي؛
- إداري ومبرر.
- لمرة واحدة وتراكمية ؛
- محاسبة صارمة وعادية.
لكل عملية أو معاملة ، هناك قائمة منفصلةأوراق إلزامية. عادة ما يضع المورد الأساسي ، لكن المشتري هو الذي يهتم بالتأكد من أن كل شيء يتم بشكل صحيح وبدون انحرافات عن القواعد. لأنه يأتي على أساس هذه الأوراق الرسمية سلعًا أو خدمات أو قيمًا غير ملموسة ، يدفع أموالًا ويدعي الحصول على خصومات ضريبية.
وثائق المصدر
يجب تجميع الحساب الأساسي فورًا أثناء العملية أو فور الانتهاء منها. يجب تحديد شكل هذه الأوراق في السياسة المحاسبية للمنظمة. في بعض الحالات ، هناك التزام قانوني بالاستخدام أشكال موحدةالمعتمدة من قبل المأذون الهيئات الحكوميةوالخدمات ، وفي بعض المنظمات لها الحق في تطوير واستخدام النماذج الخاصة بها. على سبيل المثال ، لا يمكنك استخدام فاتورة ذات نموذج غير قياسي ، ولكن يمكنك إعداد تقرير مسبق بنفسك.
يجب أن تحتوي جميع الأوراق الرسمية الأولية على تفاصيل ، والتي بدونها تعتبر باطلة. تعتمد مجموعة هذه التفاصيل على نوع النموذج ، وعادة ما يجب تحديد ما يلي:
- اسم؛
- رقم المستند؛
- جوهر الصفقة أو العملية ؛
- بيانات المترجم
- توقيع رئيس المنظمة وختم (في حالة استخدامها).
يتم إصدار بعض الأوراق في نسخة واحدة ، ولكن معظمها - في نسختين أو أكثر. عند عمل عدة نسخ ، يكون لها نفس القوة وهي أصلية. لتنفيذ السجلات المحاسبية ، فإن المستندات من هذا النوع هي الأساس.
سجلات المحاسبة
تُستخدم المحاسبة ، أو بعبارة أخرى ، المستندات المحاسبية لتنظيم وتجميع المعلومات الواردة في المقبولة للمحاسبة المستندات الأولية، وكذلك لتعكس هذه البيانات على الحسابات المحاسبية والتقارير. يمكنك أن تقودهم:
- في كتب خاصة (مجلات) ؛
- على أوراق وبطاقات منفصلة ؛
- في شكل مخططات ميكانيكية تم الحصول عليها باستخدام تكنولوجيا الكمبيوتر ؛
- مباشرة في البرامج المتخصصة على الوسائط الإلكترونية.
من المهم ملاحظة التسلسل الزمني لمبادئ إدخال البيانات والمحاسبة: القيد المزدوج ، والحفاظ على المحاسبة الاصطناعية والتحليلية ، واستخدام مخطط حسابات مشترك وغير ذلك. بناءً على بيانات سجلات المحاسبة ، يتم إعداد التقارير ، والتي تقدمها المنظمات إلى Rosstat و Federal Tax Service.
مدة الصلاحية
تعتمد شروط تخزين الوثائق المحاسبية على شكل السجل الأساسي أو السجل. تم إنشاؤها بموجب قانون المحاسبة وقائمة خاصة تمت الموافقة عليها بأمر من وزارة الثقافة في الاتحاد الروسي بتاريخ 25 أغسطس 2010 رقم 558. مصطلح عامالتي ينص عليها القانون هي 5 سنوات. لكن القائمة تنص على تواريخ أكثر تحديدًا. على سبيل المثال ، يجب الاحتفاظ بالتقارير ما دامت المنظمة تنفذ أنشطة ومعلومات عن دخل الأفراد - 75 عامًا على الأقل إذا لم تكن هناك حسابات شخصية للموظفين. تبدأ فترة التخزين من العام التالي للسنة التي تم فيها آخر استخدام لها ، ولكن في بعض الأحيان يتم احتسابها وفقًا لمبدأ مختلف. لذلك ، على سبيل المثال ، يجب الاحتفاظ بأعمال العمل المنجزة بموجب العقد لمدة 5 سنوات على الأقل من تاريخ انتهاء العقد.
مسؤولية المحاسب
إذا غادر المحاسب ، وخاصة كبير المحاسبين ، فيجب عليه تحويل جميع الحالات والوثائق. لهذا الغرض ، يتم تعيين شخص مخول يقبل الاقتصاد بأكمله وفقًا للقانون على أساس ترتيب رئيس المنظمة. في هذا القانون ، من الضروري سرد كل شيء يكون كبير المحاسب مسؤولاً عنه بشكل مباشر. خاصه:
- تقارير المحاسبة والضرائب والإدارة ؛
- السياسة المحاسبية واللوائح المحلية ؛
- الشهادات مفاتيح EDSإلى عن على التبادل الإلكترونيمع البنوك والسلطات التنظيمية ؛
- المراسلات مع مفتشية الضرائب والسلطات التنظيمية الأخرى (المتطلبات وأعمال التوفيق).
يمكن الإشارة إلى عدد المستندات التي تم نقلها والفترات التي تم إعدادها من أجلها في القانون نفسه أو في ملاحقه. بالإضافة إلى ذلك ، في مرفقات القانون قد يكون هناك نوع من الميزانية العمومية التفصيلية للمنظمة: الميزانية العمومية للحسابات المحاسبية اعتبارًا من تاريخ نقل القضايا.
يبدو هذا نموذجًا لقبول وتحويل مستندات المحاسبة.