7.1. Système d'appareils de référence
Le dispositif scientifique de référence (RSA) est un ensemble structuré d'éléments de descriptions de documents (informations documentaires secondaires) présentés dans différents types de répertoires d'archives, de bases de données destinées à la recherche de documents et d'informations documentaires.
Le système d'appareil scientifique de référence (SNSA) aux documents des archives de l'organisation est un complexe de répertoires d'archives interdépendants et complémentaires, de bases de données sur la composition et le contenu des documents créés sur une base scientifique et méthodologique unique pour la recherche de documents et d'informations documentaires pour une utilisation efficace.
La composition des archives SNSA de l'organisation est déterminée par le type d'archives, la composition et le contenu des documents qui y sont stockés, la nature et les objectifs de la recherche et l'intensité de l'utilisation des documents.
Les éléments des archives de l'organisation SNSA sont des inventaires, des catalogues, des bases de données qui agissent comme ces répertoires, ainsi que des index, des revues de documents, des références historiques aux fonds d'archives de l'organisation.
Les répertoires d'archives de l'organisation sont divisés en types selon leur destination: inventaire, catalogue, index, revue.
Les répertoires d'archives et les bases de données sur la composition et le contenu des documents de l'organisation peuvent être intra-fonds et inter-fonds.
7.1.6. Le système SNSA met en œuvre la continuité de l'appareil comptable et de référence créé dans le travail de bureau et les archives des organisations, sa combinaison avec le SNSA des archives de l'Etat.
La continuité des archives SNSA des organisations repose sur l'unité des exigences et des principes de sa construction. Cette continuité suppose la compilation obligatoire dans le travail de bureau et dans les archives des organisations d'inventaires de cas, de documents, de catalogues, de bases de données avec l'appareil de référence nécessaire pour eux.
7.1.7. Lors de la création et du développement du SNSA, une approche différenciée est utilisée, qui consiste à choisir la composition appropriée des répertoires d'archives et des bases de données, la méthodologie de description, la composition et le contenu de l'appareil de référence pour les répertoires, et à établir l'ordre de travail nécessaire.
Documents de fonds d'organisations avec des informations multilatérales et intersectorielles et des fonds d'origine personnelle avec des informations particulièrement précieuses et documents uniques sous réserve de description prioritaire ; les descriptions doivent être indexées diverses sortes; les caractéristiques individuelles sont compilées au niveau du fonds. Des revues, des index de cas et de documents sont créés pour les fonds les plus informatifs.
Pour les fonds d'organisations contenant des informations sur une industrie ou un domaine d'activité, et les fonds d'origine personnelle, qui comprennent des documents précieux, les inventaires peuvent être fournis avec un seul index ; au niveau du fonds, les caractéristiques individuelles et collectives peuvent être compilées.
7.1.10. Pour les documents des fonds d'organisations contenant des informations sur un sujet ou ayant le caractère d'un ajout aux fonds ci-dessus, les index ne sont pas compilés.
7.2. Descriptions de cas, documents
7.2.1. Inventaire des affaires, documents - un répertoire d'archives destiné à divulguer la composition et le contenu des unités de stockage, des unités comptables, à fixer leur systématisation au sein du fonds et leur comptabilité.
L'inventaire se compose d'entrées descriptives, d'une entrée finale (voir clause 3.7.4), d'une fiche de certification (annexe 9) et d'un appareil de référence pour l'inventaire. L'objet de description dans l'inventaire est une unité de stockage, une unité de compte.
L'article descriptif de l'inventaire comprend : le numéro d'ordre de l'unité de stockage, unité de comptabilisation ; index de tenue des registres ou ancien numéro d'inventaire ; l'intitulé de l'unité de stockage, les unités comptables, les dernières dates des documents, le nombre de feuilles dans l'unité de stockage ; langue, indication d'authenticité, copies, mode de reproduction, degré de conservation des documents, caractéristiques extérieures. Article descriptif, peut être complété par une annotation documents séparés(groupes de documents) unités de stockage, unités comptables.
L'appareil de référence de l'inventaire comprend : la page de titre ; contenu (table des matières), préface ; Liste des abréviations; tables de traduction, chiffrements (en cas de traitement de l'inventaire); pointeurs.
Sur la page de titre de l'inventaire sont placés: le nom complet des archives de l'organisation, le nom du fonds, le numéro du fonds, le numéro d'inventaire, le nom de l'inventaire. les dernières dates des documents portés à l'inventaire.
La préface peut être compilée comme une préface générale pour tous les inventaires de stocks ; ainsi qu'une description séparée. La préface générale des inventaires du fonds est placée dans le premier inventaire.
La préface, commune à tous les inventaires du fonds, reprend : l'histoire du fondateur, l'histoire du fonds ; annotation de la composition et du contenu des documents du fonds (dans ce cas, les groupes d'unités de stockage les plus typiques se distinguent par leurs types et variétés, par contenu); la composition de l'appareil de référence aux descriptifs.
Lors de la compilation de préfaces distinctes pour chaque inventaire du fonds, toutes les données générales sur l'histoire de l'institution-fondatrice et l'histoire du fonds sont placées dans la préface du premier inventaire.
7.2.4. Des index (généraux et spéciaux) peuvent être compilés pour l'inventaire. Les données de référence de l'index de l'inventaire sont données aux numéros d'ordre des unités de stockage, unités de compte (cf. article 6.2).
7.3. Catalogues et classeurs départementaux
7.3.1. Le catalogue est un ouvrage de référence d'archives inter-fonds, dans lequel les informations sur le contenu des documents d'archives sont regroupées par sujets (sujets, industries) situés conformément au schéma de classification des informations sur les documents adopté pour ce catalogue.
L'ensemble des différents répertoires constitue le système de répertoires d'archives.
7.3.2. L'ensemble du travail de préparation, de création et de maintenance des catalogues est appelé catalogage de documents.
Le catalogage dans les archives peut se faire comme vue indépendante travaux (élaboration thématique) et en cours d'autres types de travaux liés à la description et à l'identification des documents (passage au catalogage).
Lors du catalogage, une approche différenciée est utilisée, qui consiste à : déterminer l'ordre dans lequel les fonds d'archives et leurs parties structurelles sont sélectionnés ; sélection d'affaires, de documents et d'informations à leur sujet ; application de techniques appropriées pour décrire l'information documentaire.
Le catalogage comprend les types de travaux suivants : élaboration d'un plan de classement, identification et sélection des documents, description sur des fiches de catalogue, organisation, tenue des catalogues.
Le choix du système de classification est déterminé par la composition des documents d'archives et les tâches de leur utilisation.
Schéma de classification des informations sur les documents - un document écrit ou graphique contenant une liste des divisions de classification du catalogue, disposées dans un certain ordre, et destiné à distribuer les informations des documents dans ces divisions.
7.3.5. Selon le schéma de construction, les catalogues sont divisés en systématique, thématique, sujet et leurs variétés (nominal, géographique, objet).
Dans les archives de l'organisation, en règle générale, des catalogues systématiques et nominaux sont compilés.
7.3.6. Les informations documentaires du catalogue systématique sont classées selon les branches de connaissance et de pratique de l'organisation et sont disposées dans une séquence logique.
Dans le catalogue nominatif, les informations documentaires sont classées par ordre alphabétique des noms des personnes mentionnées dans les documents ou qui en sont les auteurs. Une systématisation supplémentaire est effectuée dans un ordre chronologique ou logique.
Les fonds et documents sélectionnés pour le catalogage sont décrits sur des fiches de catalogue.
L'objet de description dans le catalogue peut être un document (un groupe de documents, une partie d'un document), une unité de stockage (une unité de comptabilisation), un inventaire, un ensemble, un fonds (un groupe de fonds), contenant des informations sur un sujet (problème) spécifique.
7.3.9. La composition de l'article descriptif du catalogue comprend : le nom de l'archive, l'index, la rubrique, la sous-rubrique, la date de l'événement, le lieu de l'événement, le contenu, le numéro de fonds, le nom du fonds, l'inventaire, le dossier, les feuilles, la langue du document, méthode de reproduction, pour le catalogue sur fiches - également le nom du compilateur et la date de l'article descriptif.
Pour relier des sections du catalogue ou des sections du catalogue avec d'autres répertoires d'archives, un système de références est utilisé.
7.3.10. La tenue d'un catalogue est un ensemble d'ouvrages qui assurent son fonctionnement, qui comprend : l'accompagnement scientifique et méthodologique de l'ouvrage ; indexation de cartes; leur systématisation par index et rubriques ; élaboration d'un appareil de référence au catalogue ; amélioration du catalogue.
L'accompagnement scientifique et méthodologique comprend le développement aides à l'enseignement sur le catalogage de collections individuelles (ou d'un groupe d'entre elles), les schémas de travail pour classer les catalogues, leur clarification et leur ajout.
L'indexation est la sélection ou la compilation d'un index selon un schéma de classification et son affectation aux informations correspondantes de la fiche du catalogue. Dans le répertoire nominatif, les fiches ne sont pas indexées, mais classées par ordre alphabétique.
Les améliorations du catalogue comprennent des améliorations du schéma de classification ; vérification du contenu et de la conception du catalogue ; vérification des descriptions (édition, combinaison des descriptions avec des informations homogènes sur un fonds ou un inventaire, clarification de leur systématisation).
L'une des sources de réapprovisionnement du système de catalogue peut être des classeurs thématiques et thématiques, des classeurs pour le personnel pour les documents des fonds les plus informatifs et les plus fréquemment utilisés.
Dans les archives de l'organisation, en règle générale, les variétés sont créées classeurs par sujet fiches (nominales, géographiques) ou chronologiques, fiches sur l'histoire de l'organisation.
Un fichier nominatif (fichier par personnel) est créé pour rechercher des informations sur ancienneté, salaire et autres données sociales nature juridique. Les fiches contiennent le nom, prénom, patronyme du salarié, liens vers les numéros de la caisse, inventaire, caisses, fiches avec des informations le concernant. Les cartes sont systématisées dans l'ordre alphabétique des noms de famille et à l'intérieur des noms de famille - dans l'ordre alphabétique des noms et des patronymes.
Dans un fichier géographique, les informations sont systématisées par ordre alphabétique d'objets géographiques. La classification peut également être basée sur la division administrative-territoriale. Une systématisation plus poussée est effectuée dans l'ordre chronologique.
Un fichier de fiche sur l'histoire de l'organisation est créé, en règle générale, dans une archive qui a plusieurs sources d'acquisition. Il contient des informations sur la création, la transformation, la liquidation des organisations qui transfèrent des documents à cette archive, avec des liens vers documents administratifs, qui sont à la base de leur création, transformation, liquidation.
Le fichier chronologique comprend des fiches contenant des informations sur les dates d'événements, de faits ou de documents, classées par ordre chronologique.
Dans les archives qui stockent un nombre important de fonds, un fichier de noms de fonds est constitué. Pour chaque nom (rename) du fonds, une fiche est établie indiquant son numéro et ses échéances. Les cartes sont classées par ordre alphabétique des types d'organisations.
Plusieurs classeurs du même type peuvent être combinés dans un catalogue.
Les classeurs auto-existants sont liés au système de catalogue par des renvois.
7.4. Pointeurs
7.4.1. Index - un ouvrage de référence archivistique, qui est une liste alphabétique, systématique ou compilée sur une autre base de noms (noms) d'objets mentionnés dans des documents d'archives, indiquant leurs données de recherche.
Les index dans les archives d'une organisation peuvent être inter-fonds, intra-fonds, sous forme - électronique, feuille ou carte, dans la structure des titres - sourds (concepts de sujet et leurs données de recherche) et annotés (les concepts de sujet sont accompagnés d'explications ), en regroupement de concepts au sein d'index - alphabétique, systématique, chronologique.
Les index peuvent être compilés vers les rubriques des unités de stockage (sans les visualiser) ou vers les documents (avec visualisation des unités de stockage).
Les principaux types d'index sont : thématiques (ses variétés sont thématiques, nominatives, géographiques), chronologiques Selon le regroupement des concepts au sein de l'index, on distingue les index alphabétiques, systématiques et chronologiques.
7.4.2. Des index de documents peuvent être établis pour les documents d'un inventaire, de plusieurs inventaires du fonds, de l'ensemble du fonds, de plusieurs fonds.
7.4.3. Une entrée descriptive de tout type d'index se compose d'un concept de sujet (titre) et de données de recherche. Selon l'objectif de l'index, le titre peut être : simple (sans sous-titres) ; complexe (a un sous-titre ou la définition d'un concept).
Les données de recherche d'index pour les unités de stockage d'un inventaire incluent les numéros de série des unités de stockage ; données de recherche de l'index aux unités de stockage de plusieurs fonds d'une archive, ces données sont complétées par les numéros d'inventaires, fonds.
L'index des sujets comprend des concepts qui représentent faits historiques et phénomènes. Les titres et sous-titres sont donnés au nominatif.
L'index des sujets comprend des concepts classés par ordre alphabétique.
L'index général des matières comprend des concepts hétérogènes et, selon la structure des rubriques, ne peut être que sourd.
Un index thématique spécifique comprend des concepts homogènes (types de documents, noms d'auteurs, noms d'institutions, leurs parties structurelles, noms d'industries, etc.) et peut être sourd ou annoté.
L'index des noms est construit par ordre alphabétique et comprend les noms, les prénoms, les patronymes (variances, pseudonymes, surnoms, surnoms), les informations biographiques.
L'index géographique comprend les noms d'états, d'unités administratives-territoriales, de mers, de fleuves et d'autres concepts géographiques.
Les concepts généralisants ou les noms administratifs-territoriaux sont entrés dans l'index sans explication.
L'index chronologique se compose de rubriques qui incluent les dates d'événements, de phénomènes et de faits historiques, ou les dates de documents classés par ordre chronologique.
L'index utilise un système de références générales ("voir") et privées ("voir aussi"), à l'aide desquelles une connexion est établie entre des concepts identiques.
7.4.8. Les index des répertoires d'archives peuvent être du même type et avoir la même structure, mais dans les données de recherche, des liens sont donnés vers des pages ou des sections (pour les répertoires) du répertoire.
7.5. Commentaires
7.5.1. Une revue est un ouvrage de référence archivistique qui comprend des informations systématisées sur la composition et le contenu d'ensembles individuels de documents.
Les types d'examen dans les archives de l'organisation sont l'examen de fonds et l'examen thématique.
L'objet de description pour une synthèse de stock est un document (un groupe de documents, une partie de document), une unité de stockage, une unité comptable d'un stock. L'objet de description pour un aperçu thématique des documents d'archives est un document (un groupe de documents, une partie d'un document), une unité de stockage, une unité comptable d'un fonds (partie d'un fonds, un groupe de fonds) d'une archive sur un sujet précis.
L'aperçu du fonds comprend des informations systématisées sur la composition et le contenu des documents d'un fonds.
Une revue thématique comprend des informations systématisées sur la composition et le contenu d'une partie des documents d'un ou d'un groupe de fonds d'archives sur un sujet spécifique.
Lors de la compilation des revues, une approche différenciée est utilisée, qui consiste à choisir un fonds et/ou un sujet, le principe de regrouper les informations dans la partie principale de la revue, en utilisant différentes méthodes de présentation des informations sur les documents (annotations individuelles ou de groupe), différentes les méthodes de description de certains types de documents, l'identification de la composition appropriée et le degré d'exhaustivité de l'appareil de référence pour l'examen.
La vue d'ensemble consiste en un ensemble d'annotations pour des groupes individuels d'unités de stockage, d'unités comptables, de documents et d'appareils de référence.
L'annotation précise le contenu d'un ensemble d'unités de stockage, d'unités comptables, de documents, indique les principaux types de documents, leurs auteurs, le cadre chronologique, l'authenticité, les données de recherche. Dans l'aperçu des fonds, les données de recherche consistent en des numéros d'inventaire, des unités de stockage, des unités comptables, des feuilles de l'unité de stockage ; dans la revue thématique inter-fonds, les données de recherche sont complétées par des numéros de fonds. L'appareil de référence de la revue comprend la page de titre, la table des matières (table des matières), la préface, la liste des abréviations et les index. Une revue thématique doit être accompagnée d'une liste de fonds, dont les informations sont contenues dans la revue, et d'une bibliographie sur le sujet.
La préface de la revue contient des informations sur l'histoire du fondateur et l'histoire du fonds, la structure de la revue et la composition de l'appareil de référence.
7.5.6. Les caractéristiques structurelles, sectorielles (fonctionnelles), thématiques, géographiques, chronologiques et autres peuvent servir de base à la construction d'un examen.
Pour un aperçu du fonds d'origine personnelle, un schéma de systématisation des documents du fonds est utilisé.
7.6. Référence historique
7.6.1. Dans les archives de l'organisation, une référence historique est compilée pour le fonds d'archives - un document contenant des informations sur l'histoire du créateur du fonds et du fonds d'archives, brève description la composition et le contenu de ses documents et le système de l'appareil scientifique de référence de l'archive.
La référence historique se compose de rubriques : l'histoire du fondateur, l'histoire du fonds, les caractéristiques des documents du fonds.
7.6.2. La première section - l'histoire du fondateur - comprend une description des conditions historiques de l'émergence de l'organisation, le nom de l'organisation prédécesseur, dans la séquence chronologique de toutes les réorganisations, y compris les informations suivantes :
- dates de création, de transformation et de liquidation de l'organisation en référence à actes législatifs ou documents administratifs ; nom de l'organisme successeur;
- tâches et fonctions de l'organisation et leurs changements;
- l'échelle des activités de l'organisation, la composition du système d'organisations subordonnées;
- la place de l'organisation dans le système de l'appareil d'État, de la vie économique, socio-politique, culturelle et autre;
- changements dans le nom et la subordination de l'organisation ;
- structure organisationnelle et ses changements.
Pour le fonds d'archives unifié, un historique général des créateurs de fonds peut être compilé.
En ce qui concerne la collection d'archives, des informations sur l'historique de sa création, des informations sur le compilateur, ainsi que l'emplacement de la collection avant d'entrer dans l'archive (si elle n'a pas été créée dans l'archive) sont indiquées.
7.6.3. La deuxième section - l'historique du fonds - comprend les informations suivantes :
- la date de la première réception des documents du fonds dans les archives, leur volume et leurs délais ;
- les changements dans la composition et le volume du fonds et leurs raisons (examen de la valeur, pertes, périodes non documentées) ;
- degré de sécurité des documents;
- caractéristiques de la formation, description et systématisation des documents, informations sur la présence de documents dépassant les limites chronologiques du fonds;
- des informations sur la disponibilité des documents du créateur du fonds (y compris le personnel) qui font partie d'autres fonds ou archives, et les lieux de leur stockage ;
- informations sur la disponibilité des documents d'autres organisations ou personnes (inclusions de stock);
- la composition de l'appareil scientifique de référence au fonds.
7.6.4. La section sur l'historique du fonds contient également des éléments de description tels que l'annotation, la bibliographie, des informations sur les conditions d'accès à l'utilisation des documents.
L'annotation comprend une brève description généralisée de la composition des documents par la structure du fonds et par types de documents, le contenu des documents sur des sujets, des questions reflétant les activités du créateur du fonds, indiquant la chronologie des sujets et désignant leur géographique ( limites administratives-territoriales).
La troisième section comprend une description générale du fonds en termes de composition et de contenu des documents en général et des groupes de documents individuels ; des informations sur la disponibilité des documents qui dépassent le cadre chronologique du fonds, sur le dispositif scientifique de référence du fonds, sur les types de supports d'information.
Les deuxième et troisième sections de la référence historique du fonds d'archives sont construites par analogie avec les sections correspondantes de la référence historique du fonds d'archives de l'organisme.
Le certificat est signé par l'exécuteur testamentaire et le responsable de l'archive (la personne responsable de l'archive).
La référence historique est imprimée en quatre exemplaires : trois exemplaires sont transférés aux archives de l'État lors du premier transfert des documents du fonds ; l'un est conservé dans le dossier du fonds dans les archives de l'organisation.
7.6.8. Les informations historiques sont complétées lorsque le fonds est reconstitué ou en cas de réorganisation, de modifications de la structure et des fonctions de l'organisation. Une référence historique (une partie de celle-ci) est soumise aux archives de l'État avec chaque inventaire terminé.
7.7. Appareil de référence scientifique automatisé de l'archive
L'appareil de référence scientifique automatisé des archives est un complexe de répertoires électroniques (base de données de descriptions de documents) conçu pour une recherche efficace de documents et d'informations d'archives.
Une NSA automatisée peut être basée sur un système de recherche d'informations créé dans le travail de bureau courant d'une organisation, et, surtout, sur des éléments de celui-ci tels que des fichiers de référence électroniques, des nomenclatures de cas, des classificateurs (correspondants, divisions structurelles, noms des types de documents, etc.).
Les principaux champs de la carte électronique d'enregistrement et de contrôle (RCC) sont : auteur (correspondant), nom du type de document, date, index du document, titre ( sommaire), résolution, date d'échéance, marque d'exécution, code d'archivage.
La recherche d'informations sur un document peut être effectuée à la fois par un champ du RKK et par une combinaison de champs.
7.7.3. Le champ RKK "numéro de dossier par nomenclature" est un attribut de recherche de liaison lors du passage de la recherche d'informations au niveau du document à la recherche au niveau du dossier.
S'il existe une nomenclature électronique des affaires en mode automatisé, les documents sont radiés de l'affaire et les documents sont extraits de l'affaire.
Si l'utilisateur recherche des informations sur la nomenclature des cas, et qu'il a besoin d'aller sur document spécifique, des listes de documents inclus dans des dossiers peuvent être créées automatiquement.
Les principaux détails de recherche de la nomenclature des caisses sont : index des caisses, titre de la caisse (volumes, pièces), nombre de caisses (volumes, pièces), période de conservation et article sur la liste.
7.7.4. Sur la base de la nomenclature électronique des affaires, la constitution des inventaires des affaires s'effectue de manière automatisée. Dans le même temps, le "filtre" de sélection des informations concerne les conditions de stockage des documents (stockage permanent, temporaire (plus de 10 ans), par le personnel).
L'inventaire électronique contient les détails de la description des informations au niveau du dossier. Les mentions obligatoires du descriptif sont : le numéro de série du dossier (numéro de dossier), l'index du dossier, le titre du dossier, l'indication d'authenticité (numéro de copie), les délais des documents, le nombre de feuillets du dossier, l'annotation des documents.
L'ensemble des inventaires électroniques fournit des informations sur le fonds dans son ensemble.
7.7.5. Les RKK électroniques sont à la base de la création d'un catalogue automatisé.
Si dans la NSA traditionnelle les types et variétés de catalogues (systématiques, thématiques, nominaux, sur l'histoire des institutions, etc.) sont interconnectés par un système de références, alors en mode automatisé un catalogue électronique est formé contenant une description au niveau niveau du document ou du cas.
Le catalogue est fourni avec des mots-clés reflétant le sujet, le nom géographique, les personnalités, etc. Le plan de classement proposé dans le catalogue permet d'affecter un document à une ou plusieurs rubriques. La recherche d'informations selon le schéma de classement permet d'utiliser le catalogue électronique comme systématique, le catalogue par noms géographiques - comme géographique, etc.
En l'absence d'un système d'enregistrement automatisé des documents dans l'organisation, une base de données de descriptions est créée au niveau du document ! (Catalogue numérique).
Les principaux détails des descriptions dans le catalogue électronique sont : index, titre, sous-titre, date de l'événement, lieu de l'événement, contenu, nom du fonds, numéro du fonds, numéro d'inventaire, numéro de dossier, numéro de feuille. numéro, numéro d'inventaire, numéro de dossier, numéro de feuille contiennent des caractéristiques comptables et peuvent être transformés à partir d'un système comptable automatisé.
7.7.6. L'appareil de référence scientifique automatisé offre, par rapport à la NSA traditionnelle, des possibilités plus larges pour la recherche opérationnelle et multiforme de documents d'archives. Les fonctions de la NSA sont exécutées à l'aide de procédures de recherche d'informations, de présentation des résultats de la recherche pour visualisation à l'écran ou sous forme de fichiers et d'impressions, et de la formation de textes de référence.
Les mots clés qui caractérisent l'objet de la description sont entrés dans le système pendant le processus de description ou après son achèvement. Les mots clés permettent à l'utilisateur de rechercher rapidement des informations au niveau du fonds, de l'inventaire, du dossier, du document.
La recherche d'informations dans des bases de données en texte intégral contenant des textes intégraux de documents (documents d'archives, articles de revues, livres, actes législatifs) implique pour l'utilisateur, en premier lieu, de se référer au résumé (introduction) et aux titres des sections du document avec le passage, si nécessaire, au texte correspondant. Si nécessaire, l'utilisateur a la possibilité d'obtenir rapidement une copie du texte intégral du document.
La recherche d'informations sur les documents en texte intégral peut être effectuée par des descripteurs choisis parmi les versions imprimées du thésaurus, ou par des indices de classement, ainsi que par des mots en langage naturel du texte du document.
7.7.7. Les documents à transférer pour un stockage permanent sont transférés aux archives de l'État avec une NSA automatisée.
La présence de données obligatoires dans la structure des bases de données de la NSA automatisée et la fourniture d'informations sur ces données dans format électronique assure la compatibilité de la base de données des archives de l'organisation et de la NSA automatisée des archives nationales ou municipales.
Les informations documentaires rétrospectives contenues dans les fonds de l'institution du Trésor public de la région de Rostov "Archives d'État de la région de Rostov" GKU RO "GARO" 1 (ci-après - les archives d'État) peuvent être utilisées efficacement à des fins politiques, économiques et socioculturelles uniquement avec l'aide d'un système spécialement créé de bureau scientifique et d'assistance (NSA). Le système NSA des archives d'État est un complexe de documents comptables interdépendants, de répertoires d'archives, de documents d'information créés pour assurer la sécurité et la recherche de documents d'archives et d'informations documentaires.
La composition du système NSA des archives d'État est déterminée par la composition et le contenu des documents qui y sont stockés, la nature et les tâches de la recherche, l'intensité de l'utilisation des informations documentaires. Le système NSA contient des informations aux niveaux : fonds - dossier - document.
Tous les ouvrages de référence d'archives et documents d'information sont divisés en inter-archives, inter-fonds et intra-fonds (intra-espèce).
L'examen de l'appareil scientifique et de référence pour les documents des archives d'État de la région de Rostov a été compilé afin d'accroître l'efficacité du travail d'information des archives, d'élargir les possibilités d'organisation des informations d'initiative, d'assurer l'intégralité de l'utilisation des le système NSA dans son ensemble et l'utilisation de chaque répertoire et papier blanc sur rendez-vous.
L'examen donne une description des éléments du système NSA qui remplissent une fonction de recherche d'informations : ouvrages de référence d'archives et documents d'information ; leur objectif, leur composition, leur structure, leurs sources de réapprovisionnement sont divulgués, le lien avec d'autres ouvrages de référence est indiqué, la procédure d'utilisation des ouvrages de référence est décrite.
La revue est accompagnée d'une Liste des répertoires d'archives et des documents d'information indiquant leur localisation. Au fur et à mesure de la préparation et de la création, un exemplaire des nouveaux manuels est remis à stockage permanent et l'utilisation dans les travaux du SIF GARO, des documents d'information (articles, conférences, rapports, références, informations) - au fonds d'archives. Les informations les concernant sont inscrites dans les sections correspondantes des copies de travail de la Liste (salle de lecture, service d'information).
Si le document d'information n'indique pas le nom de la région, il faut comprendre qu'il s'agit de la région de Rostov. Le nom des autres régions (Krasnodar, Stavropol, Territoires du Caucase du Nord, etc. doit être indiqué).
Dans les documents d'information, 2 dates sont indiquées : la 1ère indique la date de l'événement ou une période chronologique, la 2ème - la date d'élaboration du document d'information.
L'examen de la NSA est destiné aux employés des institutions d'archives et aux usagers de la salle de lecture.
RÉPERTOIRES D'ARCHIVES
Les répertoires d'archives permettent de rechercher les documents stockés dans les archives et informent sur leur composition et leur contenu dans le but d'une utilisation complète. Des répertoires d'archives inter-fonds et intra-fonds sont créés dans les archives de l'État.
1. MANUELS INTERFONDS
1.1. Guide "Les archives d'État de la région de Rostov" (Rostizdat, 1961), contient des informations sur le complexe de fonds stockés dans les archives d'État de la région de Rostov et ses succursales dans les villes. Novotcherkassk, Taganrog et Shakhty 2 à compter de l'année de publication de chacun des ouvrages de référence.
Le guide se compose de trois sections: les fonds de la période pré-révolutionnaire, les fonds de la période de la contre-révolution sur le Don, les fonds de la période soviétique.
Des informations sur les activités des prédécesseurs des créateurs de fonds de la période soviétique peuvent dans certains cas être trouvées dans les fonds de la période pré-soviétique.
Le guide est construit selon le principe de l'industrie de production. Au sein des groupes industriels, les fonds sont regroupés en fonction de la similitude des institutions, des organisations et des entreprises, sur la base de la subordination des départements et en fonction de l'échelle d'activité du créateur du fonds. Les caractéristiques des fonds d'origine personnelle sont mises en évidence dans une section indépendante.
La partie principale du guide contient les caractéristiques des fonds dont les documents peuvent être largement utilisés à des fins politiques, économiques et socioculturelles. Les fonds dont le volume est insignifiant ou qui ont une valeur de référence sont inclus dans la liste des fonds qui ne figurent pas dans le corps du guide, qui figure en annexe du guide. Le principe de disposition des fonds dans la liste est le même que dans la partie principale du guide. L'annexe au guide contient également des informations sur la composition des fonds du SIF, des informations sur l'évolution du découpage administratif-territorial de la région du XVIIIe siècle à 1960. et une carte des modifications des limites administratives sur le territoire du Bas-Don et du Caucase du Nord.
Le guide est également fourni avec un index des noms mentionnés dans les descriptions des fonds.
La construction de la partie principale du guide donne une idée claire de la composition des fonds des Archives de l'État et de ses succursales dans leur ensemble, reflète la relation des créateurs de fonds. Le schéma de construction du guide est une source supplémentaire d'informations sur les documents de fonds, aide à comprendre la place de chaque organisation dans le système de l'appareil d'État.
Les caractéristiques des fonds, données dans le guide, consistent en le nom du fonds, des données de référence le concernant (nombre, nombre d'affaires, délais), une brève note historique sur le fondateur, des annotations des documents du fonds. Si le nom du créateur du fonds a changé, alors le nom du fonds dans le guide est donné selon le nom de famille du créateur du fonds (dans la période de conservation des documents). Tous les renommages précédents sont donnés dans la référence historique. Le nom du fonds est composé du nom complet et entre parenthèses du nom abrégé officiellement reconnu du créateur du fonds, de sa subordination, des dernières dates d'existence dans le cadre chronologique des documents indiqués par les données de référence. L'absence de documents pour certaines périodes se reflète dans les données de référence (1937-1939, 1943-1956) Si une partie importante du fonds est constituée de documents sur le personnel, une réserve particulière est faite lors de l'indication du volume du fonds. Par exemple, 3152 dossiers (dont 1445 dossiers personnels). Dans les fonds d'origine personnelle, il existe des documents formés avant la naissance du fondateur et déposés après sa mort (documents le concernant, sur les anniversaires, sur l'ouverture du monument au fondateur).
La lettre "P" est ajoutée aux numéros des fonds de la période soviétique.
Les fonds conservés dans la succursale de Taganrog sont marqués d'un astérisque (x), dans la succursale de Shakhtinsk - de deux (xx), dans la succursale de Novotcherkassk - de trois (xxx).
Les données de référence sur le fonds sont nécessaires pour les personnes utilisant le guide: numéro de fonds - lors de la demande de la NSA au fonds et des documents du fonds; le volume du fonds reflète le degré de sa sécurité ; les dates extrêmes indiquent la période chronologique couverte par les documents du fonds. La comparaison des dernières dates des documents avec les dernières dates d'existence du fondateur, données dans les informations historiques, permet également de juger du degré de conservation du fonds, de la présence dans le fonds de documents du prédécesseur de le fondateur.
Deux suppléments au Guide, publiés en 1971 et 1975. comme Brefs ouvrages de référence sur les fonds (1.2. et 1.3.), contiennent des informations générales sur les fonds acceptés pour le stockage après la publication du guide et sur les revenus supplémentaires provenant des fonds inclus dans le guide. De brefs ouvrages de référence comprennent des préfaces contenant des caractéristiques de groupe de fonds, des informations sur la composition de documents photographiques et une bibliothèque de référence scientifique.
La structure des répertoires est similaire à la structure de la section des fonds de la période soviétique du guide. Les caractéristiques des fonds comprennent le nom complet et abrégé de l'organisation - le créateur du fonds, sa subordination, le numéro du fonds, le volume, les délais pour les documents et les délais pour les activités du créateur du fonds, si les dates ne correspondent pas.
Le guide et ses compléments sont reproduits, disponibles au Fonds de référence et d'information (CIF) des archives de l'État et en salle de lecture.
Une version électronique du guide est en cours d'élaboration, prenant en compte les encaissements de la dernière période.
1.4. Index des fonds d'archives est également un guide inter-fonds. L'objectif principal de l'index des collections d'archives est de fournir une recherche rapide et efficace des collections requises. Dans des conditions où la demande d'informations rétrospectives stockées dans les archives ne cesse de croître, le Guide et les Guides abrégés des Fonds ne répondent pas à toutes les exigences de recherche. L'indice des fonds d'archives reflète rapidement tous les changements dans la composition et le volume des fonds. C'est son avantage par rapport aux ouvrages de référence publiés.
L'indice de fonds fournit une recherche d'informations au niveau du fonds.
Le schéma de construction d'un index est similaire à celui d'un guide. L'index comprend tous les fonds des archives d'État. La fiche indique le nom du fonds, le changement de nom du fondateur et de sa subordination, les délais d'existence, le volume du fonds, les délais de documentation, le numéro du fonds. Les cartes contenant des informations sur les fonds retirés sont attribuées dans une section indépendante, leur emplacement est indiqué.
Le fichier des fonds d'archives est conservé dans les archives d'État en 3 exemplaires. et est stocké : en salle de lecture, au service de l'information et au service de la conservation et de l'enregistrement d'état des documents.
2. SYSTÈME DE CATALOGUES.
Le système des catalogues des archives de l'État est un ensemble de catalogues aux objectifs et à la structure différents, interconnectés et complémentaires, et permet donc une recherche multiforme d'informations documentaires.
Le système de catalogue des archives d'État comprend:
2.1 catalogues de documents sur support papier :
2.1.1 systématique :
2.1.1.1 période pré-soviétique
2.1.1.2 Période soviétique
2.1.1.3 période pré-soviétique dans l'histoire des institutions de l'État
2.2.1.4 répertoire nommé
2.2 catalogues de documents photographiques :
2.2.1 Période soviétique systématique
2.2.2 sujet-thématique période soviétique
2.2.3 période pré-soviétique thématique
2.2.4. répertoire nommé.
Condition nécessaire travail efficace systèmes de catalogue est d'établir des liens entre eux - l'organisation de l'interaction des éléments du système, qui est réalisée, en règle générale, à l'aide de cartes de référence et de divers pointeurs. Tous les catalogues inclus dans le système sont principalement associés au catalogue systématique.
2.1.1.1.Catalogue systématique des documents papier (période pré-soviétique) est créé sur la base du Schéma pour une classification unifiée de l'information documentaire dans les catalogues systématiques des archives d'État Fédération Russe(XVIII - début XX siècles). M., 1978, 1983, (EKDI).
2.1.1.2. Catalogue systématique des documents sur papier (période soviétique) créé depuis 1964. Initialement, il a été créé sur la base du Schéma de classification unifiée des documents documentaires du Fonds d'archives d'État de l'URSS (période soviétique). M., 1962, avec des modifications et des ajouts ultérieurs. Depuis 1980 a été transféré au Système de classification unifiée des informations sur les documents (ECDI) dans les catalogues systématiques des archives d'État de l'URSS (période soviétique). M., 1978 SEC sert non seulement de guide dans la systématisation des fiches du catalogue, mais remplit également simultanément les fonctions d'un appareil de référence scientifique, facilite l'utilisation du catalogue, s'oriente en présence de documents d'un certain contenu et contribue à leur recherche plus rapide.
Le catalogue systématique contient des informations à différents niveaux de généralisation sur l'ensemble du complexe documentaire de l'archive (y compris au niveau d'une fiche de référence vers d'autres catalogues et répertoires du système d'archives de la NSA). En raison d'une telle complexité du contenu et de la structure logique de la construction, le catalogue systématique est en mesure de fournir des informations sur l'ensemble dans les domaines de la connaissance et des activités de la société, de reproduire les liens entre les événements et les phénomènes enregistrés dans le documents. Tout cela détermine sa position centrale dans le système de catalogue d'archives.
Le catalogue contient des informations complètes sur tous les fonds des catégories 1 et 2; par des fonds de la 3ème catégorie d'organes le pouvoir de l'État, institutions et organisations de l'agriculture, de l'enseignement public et d'autres industries.
Le catalogue contient également des informations issues des sources imprimées du SIF GARO (journaux, magazines, collections, actes législatifs). Un nombre important de ces cartes sont disponibles dans les sections B - "Structure de l'Etat" et I2 - "Syndicats". Les cartes contenant des informations sur l'histoire du Don, identifiées à partir des documents des archives centrales de l'État (TsGA Moscou et TsGANKh), sont concentrées dans une boîte séparée, systématisée conformément à la SEC.
Le catalogue se compose de 5 départements, dont chacun est divisé en sous-départements et sections (principalement par industrie). Les sections sont disposées dans un ordre logique et ont leur propre division interne : sous-sections, sujets, sous-sujets, questions. Dans le catalogue, à un certain niveau de classement, un signe formel de systématisation des fiches est utilisé : chronologique, alphabétique ou géographique (dont le dernier est chronologique). Pour consolider la structure et un certain nombre de concepts spécifiques, un système d'indices alphanumériques est utilisé.
Afin de faciliter l'utilisation du catalogue, les départements, subdivisions et divisions suivantes sont séparés les uns des autres par des cartes de séparation. Pour chaque division, une carte est utilisée - un séparateur d'une certaine couleur, taille et forme. Les séparateurs indiquent l'index et le nom de la division correspondante (départements, arrondissements, sections). Sur les séparateurs de cartes, dont le contenu des concepts n'était pas reflété dans la SEC, seul le nom du sujet et de la question est indiqué (sans index).
Chaque boîte du catalogue contient les premier et dernier index et les noms des divisions qui y sont incluses.
La relation entre les divisions du catalogue est réalisée par un système de références.
Les séparateurs sous l'index principal et son nom indiquent l'index de référence, qui contient également des informations sur ce problème. Une carte de référence est placée derrière le séparateur, dont le contenu indique la question ou la question et les données de recherche, indiquant l'index où ces informations peuvent être trouvées.
Le degré d'exhaustivité de l'inclusion dans le catalogue d'informations peut être déterminé par le livre et la fiche d'enregistrement des fonds d'archives d'État qui ont réussi le catalogage. Selon la fiche, systématisée dans l'ordre des numéros de fonds, le fait même du développement thématique du fonds est déterminé (sur la fiche sont indiqués: numéro, nom, délais des documents du fonds; numéro de série et page d'enregistrement selon le livre des records). Selon le livre comptable des fonds ayant passé le catalogage, il est établi : le nombre de cas soumis au catalogage, la méthodologie d'élaboration (unique, document par document), le nombre de fiches constituées, le degré d'avancement des l'oeuvre (les fiches sont versées ou non dans le catalogue). Le certificat de catalogage du fonds est versé au dossier du fonds.
Le catalogue contient plus de 300 000 fiches thématiques. La source de réapprovisionnement du catalogue sont des cartes compilées au cours du développement thématique ciblé, du traitement scientifique et technique des fonds, de l'identification thématique et d'autres types de travail avec des documents.
2.1.2 Catalogue sur l'histoire des institutions de l'État est créé principalement à partir de fiches sélectionnées dans le catalogue systématique au cours de son amélioration. Il comprend également des informations sur l'histoire des institutions dont les documents sont conservés dans les archives de l'État. Les informations sont tirées des feuilles de fonds. Le catalogue reflète les informations sur la création, la liquidation, la réorganisation, le changement de nom des institutions, des organisations et des entreprises, les changements de structure et de subordination.
Le schéma de catalogue est basé sur EKDI.
2.1.3 B répertoire nominal comprend des cartes avec des informations sur la vie et le travail des révolutionnaires, des scientifiques éminents, des écrivains, des compositeurs et de nombreuses autres personnalités éminentes des périodes pré-révolutionnaire et soviétique.
Les sources de son approvisionnement sont des fiches établies à la demande des établissements et à la suite d'un repérage thématique. Il est également alimenté par la duplication des fiches thématiques du catalogue systématique (période soviétique). Il a été construit par ordre alphabétique.
Les informations sur l'histoire des institutions sont également concentrées dans des références historiques préparées par les archives à la demande des institutions. Les noms des institutions sont inclus dans la Liste des répertoires d'archives et des documents d'information. Les références sont conservées dans le fonds GARO (R-137. Op. 1,5,7).
2.2 Catalogues de documents photographiques :
2.2.1 Systématique de la période soviétique - construit selon EKDI, sujet-thématique de la période soviétique - sur une base géographique, à l'intérieur - sur les institutions,
2.2.2 période soviétique thématique- par thèmes
2.2.3 sujet-thématique de la période soviétique– par thème, 2.2.4.. nominal- créé par duplication des fiches thématiques du catalogue systématique, construit selon le principe alphabétique.
Une caractéristique des catalogues de documents photographiques est la forme d'une carte thématique - une carte de vue, qui est une impression de contrôle à partir d'un document photographique. Au verso, une description du document photo est donnée, sous la forme d'une brève annotation sur les événements, les objets, les personnes représentées sur le document photo, la date et le lieu de l'événement, l'auteur de la prise de vue.
3. ANNUAIRES INTRA-FONDS (INTRA-TYPE)
3.1 Index des inventaires et documents de fonds. Une étape importante la recherche d'information dans les archives est la recherche de l'inventaire requis. Des index d'inventaires sont établis pour les caisses qui ont de nombreux inventaires avec une systématisation floue des cas. Par exemple, les documents du fonds de l'administration foncière régionale d'Azovo-Chernomorsky d'un montant d'environ 14 000 dossiers ont été pris en compte selon 10 inventaires. Les inventaires sont établis selon le principe sectoriel sans tenir compte de l'appartenance des documents à une unité structurelle, avec une violation de la chronologie, ce qui complique la recherche de documents. Afin d'améliorer l'efficacité, un index consolidé des stocks du fonds a été compilé. L'index est construit selon le principe chronologique et structurel. Les sections annuelles de l'index contiennent les noms des subdivisions structurelles de l'administration foncière, classés par ordre alphabétique. Des index similaires ont été compilés pour d'autres collections enregistrées à partir de 10 inventaires ou plus.
L'index des inventaires du fonds donne des liens uniquement vers l'inventaire (rubrique inventaire) ou vers l'inventaire et le dossier. Cependant, dans le cas où le numéro de dossier est indiqué, l'utilisation de l'index ne dispense pas de se référer à un inventaire précis, mais ne fait que concrétiser la recherche, permettant de tracer les rubriques des dossiers d'intérêt pour consultation.
A l'aide d'un index des inventaires, la recherche des informations nécessaires est accélérée, il n'est pas nécessaire d'émettre et de consulter tous les inventaires du fonds.
Les index des documents complètent de manière significative les inventaires et les catalogues, révélant le contenu des documents sous un autre aspect. Ils sont créés lors du développement thématique de fonds multi-informatifs largement utilisés. Par exemple, aux documents du fonds du Conseil économique régional du Caucase du Nord (1920-1929), dont les inventaires sont construits dans la chronologie, et dont les intitulés des affaires ne révèlent pas entièrement le contenu, un sujet-thématique intra- l'indice des fonds a été compilé, se référant aux cas et aux fiches. Des index interfonds sont créés pour les documents d'un groupe sectoriel de fonds. Avec leur aide, une recherche est effectuée sur un sujet reflété dans un ensemble de documents de l'industrie. Ainsi, lors de l'exécution de demandes sur l'histoire des fermes collectives et des fermes d'État, l'index des organisations, institutions et entreprises du système agricole du Don et du Caucase du Nord pour 1920-1937, compilé selon les documents de 12 fonds, peut être utilisé. L'index contient toutes les informations de base sur l'histoire et les activités des institutions du système. Les données de recherche comprennent les numéros de fonds, les inventaires et les dossiers. Des index inter-caisses similaires ont été compilés pour les documents des groupes de caisses de santé et d'éducation publique.
3.2 DESCRIPTION DES CAS
L'inventaire des cas est le principal ouvrage de référence d'archives intra-fonds. Il contient des informations et fournit une récupération d'informations au niveau du cas.
Inventaire des cas - une liste systématique des rubriques des cas qui révèlent la composition et le contenu du fonds.
Tous les documents conservés dans les archives sont décrits (plus de 4200 inventaires pour des documents de 2730 fonds). Le nombre d'inventaires dans chaque fonds est de 1 à 40. La qualité des inventaires est également différente.
Les archives de l'État mènent un travail systématique sur le traitement et l'amélioration des inventaires. Afin de déterminer correctement l'ordre des travaux et la méthodologie de divulgation du contenu, tous les fonds, en fonction de leur valeur d'information et l'utilisation sont divisés en trois catégories. Actuellement, les Archives de l'État pour tous les fonds des catégories 1 et 2 disposent d'inventaires répondant à toutes les exigences modernes, sont équipées de l'appareil scientifique et de référence nécessaire (préfaces, index, tables de traduction, tables des matières, etc.). Cependant, il existe encore pas mal de caisses de 3ème catégorie qui ont des inventaires manuscrits, sur du papier miteux, avec un grand nombre de notes sur des cas retraités. Les archives améliorent systématiquement les inventaires de ce groupe de fonds nombreux.
La révision des inventaires est effectuée dans les cas où il est nécessaire de clarifier le financement des documents, de séparer les documents par personnel dans un inventaire indépendant, lorsque l'inventaire comporte beaucoup de rubriques "sourdes" qui ne révèlent pas le contenu des documents, il existe des inventaires supplémentaires.
Dans le processus de traitement des inventaires, tous les cas sont complètement revus, le développement thématique du fonds est effectué, de nouvelles rubriques sont compilées, la systématisation est précisée, les cas sont recodés, un tableau de traduction des codes de cas est compilé, qui est placé à la fin du nouvel inventaire. À l'aide d'une table de conversion, si nécessaire, sans perdre beaucoup de temps, vous pouvez transférer l'ancien chiffrement d'un cas précédemment utilisé vers un nouveau. Le plus souvent, cela doit être fait en utilisant des fiches thématiques du catalogue, compilées avant la révision des inventaires et avec des chiffres anciens. La nécessité de traduire le chiffre est établie en comparant la date de constitution de la fiche thématique ou d'utilisation du document avec la date de traitement de l'inventaire.
Dans le processus d'amélioration des inventaires, les rubriques sont affinées et éditées, les éléments manquants du SSA sont compilés (avant-propos, index thématiques, géographiques et autres, tables des matières), ce qui augmente considérablement le contenu informatif des inventaires. Le choix du type d'indice est déterminé par la nature et les activités du créateur du fonds, la composition et le contenu des documents, et les principes de systématisation des cas.
Tous les fonds en cours de traitement et d'amélioration font simultanément l'objet d'un développement thématique, ce qui signifie que la recherche d'informations sur les activités du créateur de fonds doit également être effectuée via des catalogues. Le fait du développement thématique du fonds est reflété dans la 2e partie de la préface de l'inventaire.
À partir de microphotocopies de documents sur l'histoire du Don, trouvés dans le centre archives d'état, des collections (KMF) ont été créées, qui ont été prises en compte selon des inventaires spéciaux.
Les référentiels d'archives intraspécifiques des documents photographiques sont les inventaires des documents photographiques et les livres comptables des inventaires. L'inventaire révèle le contenu du document, indique la date et le lieu de l'événement, d'où et quand provient le document, l'auteur de l'enquête. Le contenu des points positifs inclus dans les albums photos est révélé à l'aide de descriptions internes. Les documents photographiques sont reçus par les archives d'État selon des inventaires depuis le début des années 80 après la publication des Règles de base pour le travail des archives d'État avec des films et des documents photographiques.
4. DOCUMENTS D'INFORMATION
Les documents d'information font partie intégrante du système NSA : revues (thématiques et documentaires), index, listes, références, listes, rapports, conférences, articles rédigés à partir de documents d'archives, références historiques, recueils de documents, etc. livres, divisés en inter-fonds et intra-fonds.
4.1. COMMENTAIRES
Les revues sont des ouvrages de référence sur la composition et le contenu de complexes individuels de documents d'archives interconnectés par l'unité de contenu ou de propriété des fonds, selon l'objectif de divulguer la composition et le contenu de documents sur un sujet spécifique, que les matériaux d'un ou plusieurs fonds contiennent des informations reflétant ce sujet. Par exemple, la critique " Agriculture Don au 19ème siècle. compilé selon les documents de plus de 30 fonds; revue "Sur l'histoire de Taganrog pré-révolutionnaire" - selon les documents de 8 fonds.
Les archives d'État contiennent plus de 60 revues thématiques et documentaires de documents de la période soviétique et présoviétique. Les auteurs des revues sont des chercheurs des Archives d'État et des branches, des scientifiques des universités et des étudiants de la Faculté d'histoire de l'Université. Les caractéristiques des documents dans les revues sont accompagnées de liens avec des données de recherche précises, ce qui permet de retrouver les documents décrits sans recourir à d'autres types de NSA (inventaires).
L'essentiel des revues se trouve dans le fonds GARO (R-137), certaines revues de stock sont reprises dans les dossiers des fonds. 14 revues ont été publiées dans deux numéros de la collection "Archives pour les sciences sociales", dans cinq numéros de l'almanach historique et généalogique "Donskoy Archive". Certaines des revues ont été publiées dans des périodiques : Archives historiques (AN URSS), Zh. "Don", dans les notes de traditions locales, etc.
Les revues sont destinées à être largement utilisées par les historiens, les historiens locaux, les propagandistes, les étudiants des départements historiques des universités, les chercheurs des institutions d'archives.
4.2. LISTE DES DOCUMENTS
Des listes thématiques de documents sont établies à la fois à la demande des institutions et à l'initiative des archives. Les listes sont établies d'après les documents d'un ou plusieurs fonds. Dans les listes établies pour les documents d'une ou de plusieurs collections, les titres des documents sont classés quelle que soit leur collection : chronologiquement, par question-sujet ou traits nominaux, par importance des documents, etc.
4.3. INFORMATION HISTORIQUE
Les références historiques sont des informations sur l'histoire localité, organisations ou événements, qui incluent les dates de formation et les dates de liquidation dans le cas d'un certificat sur l'histoire de l'organisation, les dates des événements survenus, des informations sur le développement et les activités, la participation à des événements bien connus. Les références historiques sont compilées sur la base de documents d'archives, auxquels des références sont faites dans le texte de la référence, les références sont compilées à la fois à la demande des organisations et des citoyens, et à l'initiative des archives de l'État.
4.4. RÉFÉRENCES, ARTICLES, LISTES, CONFÉRENCES, COMMUNICATIONS
5. COLLECTIONS DE DOCUMENTS ET AUTRES PUBLICATIONS IMPRIMÉES
6. FONDS DE REFERENCE ET D'INFORMATION (FIC) GARO
CIF GARO stocke et délivre aux usagers en salle de lecture :
- oeuvres complètes de V.I. Lénine, K. Marx, F. Engels, ont choisi des œuvres de dirigeants du PCUS; transcriptions des congrès et conférences du PCUS, congrès du PCUS et des soviets, etc. ;
- recueil complet de lois Empire russe;
- recueil de lois, décrets, résolutions et ordonnances du gouvernement de l'URSS, RSFSR; Vedomosti du Soviet suprême de l'URSS, RSFSR ; publications sur l'histoire de la Russie et de l'État soviétique;
- périodiques scientifiques et historiques;
- dictionnaires encyclopédiques;
- ouvrages de référence sur la division administrative-territoriale de l'URSS, la RSFSR, le sud-est de la Russie, les territoires du Caucase du Nord et de la mer Noire d'Azov, la région de Rostov;
- guides et ouvrages de référence sur les fonds des archives centrales d'État de l'URSS, des républiques de l'Union et autonomes, des archives d'État, des territoires et des régions;
Depuis 2004, la succursale GARO de la ville de Shakhty a été transformée en Centre de stockage des documents d'archives de la ville de Shakhty en tant qu'entité juridique.
Table des matières
Introduction………………………………………………………… ……………….4
Chapitre 1 Système d'appareils de référence scientifique…………………………………………6
1.1 Le dispositif scientifique et de référence des documents d'archives………………………………………………………………………………….7
Chapitre 2 Appareil scientifique de référence pour les documents d'archives………………12
2.1 Appareils scientifiques et de référence pour examen…………………………….………….…...... ................... ........... ................Quatorze
2.2 Développement du système d'appareillage scientifique de référence………………………... 14
Conclusion…………………………………………………… …………….…..16
Bibliographie…………………………………………………… ………17
Introduction
Tous les documents stockés dans les archives (y compris les documents non essentiels et non inclus dans l'inventaire) font l'objet d'une comptabilité.
Le but de créer mon dissertation est une description du système d'appareils de référence scientifique, son développement.
Sur la base de l'objectif, les tâches suivantes ont été définies :
- Considérez l'appareil scientifique de référence
- étudier son évolution.
1. assurer la sécurité et le contrôle de leur présence ;
2. création de systèmes de recherche opérationnelle de documents, y compris l'utilisation d'ordinateurs personnels ;
3.Utilisation la plus efficace des documents.
S'il existe un référentiel dans les archives de l'organisation, une comptabilité centralisée des documents doit être effectuée. S'il existe deux référentiels ou plus - pour chaque référentiel.
La comptabilisation des documents dans les archives des organisations repose sur un système bien établi et éprouvé, sur les principes de centralisation et de continuité. Cela signifie que dans le travail de bureau dans les archives des organisations, puis dans les archives d'État, des formes uniformes d'unités comptables (cas) et des formes uniformes de comptabilité (inventaire, etc.)
Dans les archives de l'organisation, les enregistrements sont conservés conformément aux «Règles de travail des archives départementales», M., 1986. Tout d'abord, les fonds (fonds) et les unités de stockage (caisses) sont pris en compte. Les pièces comptables de l'archive sont stockées dans une pièce spécialement affectée (ou directement dans le dépôt) dans un coffre-fort ou une armoire métallique.
Les "règles de base" prévoient un groupe de documents comptables. Principal documents comptables requis pour les archives de l'organisation:
1. livre comptable pour la réception et l'élimination des documents;
2. liste des fonds ;
3. feuilles de fonds ;
4. descriptions de cas.
Les principaux types d'appareils scientifiques de référence (ANS) pour les documents des archives de l'organisation sont des ouvrages de référence sur la composition et le contenu des documents.
Les ouvrages de référence sur la composition et le contenu des documents d'archives de l'organisation comprennent :
1. inventaire des cas ;
2. nomenclature des cas ;
3. classeurs;
4. informations historiques.
L'appareil de référence scientifique est interconnecté avec les documents comptables de l'archive et est également conçu pour une recherche plus rapide et une utilisation efficace des documents. Les inventaires de cas constituent le groupe principal de répertoires sur lesquels repose le développement du reste (à l'exception des fichiers d'enregistrement et de contrôle constitués au stade du travail de bureau).
Tous les types d'appareils scientifiques de référence sont interconnectés par les données de recherche de documents. Ces données sont fixées par des descriptions de cas. Il s'agit notamment des numéros de la caisse, de l'inventaire, de l'affaire, des fiches de l'affaire.
Chapitre 1
Le système d'apparat scientifique de référence est un complexe de documents comptables interdépendants et complémentaires, de répertoires d'archives, de systèmes mécanisés et automatisés de recherche d'informations, de documents d'information créés sur une base méthodologique et scientifique unique et méthodologique pour assurer la sécurité et la recherche efficace des documents d'archives et des informations documentaires. au sein du fonds d'archives, archive, à des fins d'utilisation complète.
Le système NSA, basé sur les principes d'historicisme, d'exhaustivité et de complexité, devrait être construit en tenant compte d'une approche systématique et d'un objet holistique, organisé de manière complexe, comprenant les sous-systèmes nécessaires pour comptabiliser et décrire les documents sur une base réglementaire et méthodologique unique.
Le système de l'appareil scientifique de référence peut être divisé selon les fonctions qu'il remplit:
1) des ouvrages de référence sur les documents comptables ;
2) des ouvrages de référence sur le contenu des documents.
Dans chacun de ces groupes, les répertoires principaux sont attribués, qui sont obligatoires pour chaque archive et des répertoires auxiliaires, créés au besoin. Les principaux ouvrages de référence sur la comptabilité comprennent le livre des recettes, la liste des fonds, les feuilles de fonds, les inventaires, les registres des inventaires, les auxiliaires sont le compte personnel des archives, les cartes et les livres de comptabilité pour les mouvements de fonds, etc. .
Les principaux guides de contenu comprennent des inventaires, des guides et des catalogues, tandis que les auxiliaires comprennent des revues, des index et des listes thématiques.
Ainsi, dans le système NSA, chaque répertoire a son propre objectif, sa spécificité, complète les autres répertoires et fait partie intégrante du SNSA. Cependant, il convient de noter que l'ensemble du complexe SNSA n'est pas toujours obligatoire pour chaque archive. Le nombre et la composition des répertoires sont différents. Il est important que les archives disposent d'un tel ensemble de systèmes d'information qui permettrait d'effectuer rationnellement tous les types de travail avec des documents.
1.1 Le système d'appareillage scientifique et de référence pour les documents d'archives
Le système d'appareils scientifiques et de référence pour les documents d'archives des archives est un complexe d'ouvrages de référence d'archives interdépendants et complémentaires sur la composition et le contenu des documents d'archives créés sur une base méthodologique unique pour la recherche de documents d'archives et d'informations d'archives pour une utilisation efficace.
Le système de l'appareil scientifique de référence des archives comprend:
1. Un inventaire d'archives est un répertoire d'archives qui contient une liste systématique des cas du fonds d'archives, collection. L'inventaire archivistique est conçu pour comptabiliser les unités de stockage et divulguer leur contenu.
L'inventaire est le principal ouvrage de référence fondamental en matière d'archives auquel les chercheurs s'adressent en premier lorsqu'ils viennent aux archives.
L'inventaire des archives sert de base à la création du reste des répertoires d'archives - index, catalogues, revues, guides. À cet égard, lors de la création d'un inventaire, le facteur déterminant est sa compilation qualitative.
Au cours des travaux de l'institution, diverses documentations sont formées, pour chacun de ses types des inventaires séparés sont compilés:
- Cas d'une période de stockage permanent;
Cas de stockage temporaire
Affaires sur le personnel ;
Cas constitués de documents spécifiques uniquement à une organisation particulière (enquête, affaires judiciaires, rapports scientifiques sur des sujets, etc.).
- articles descriptifs (inclure le numéro de série du dossier, l'index clérical, le titre du dossier, les délais des documents, le nombre de feuilles du dossier);
enregistrement final (l'élément comptable, qui indique le nombre de caisses en stock, ne coïncide pas toujours avec le nombre de caisses incluses dans l'inventaire);
feuille témoin (élément comptable permettant de comptabiliser le nombre de feuilles dans l'inventaire);
appareil de référence pour la description.
- titre de page;
contenu (table des matières);
avant-propos;
liste de mots abrégés ;
table de conversion (en cas de traitement);
pointeurs.
Les inventaires de cas sont dressés strictement selon les formulaires établis. Tous les détails de l'inventaire archivistique se trouvent aux endroits qui leur sont déterminés.
La valeur de l'inventaire est déterminée par le fait que l'inventaire, étant un document comptable et un guide de contenu, porte une charge importante d'informations.
L'efficacité de la recherche d'informations documentaires archivistiques dépend de la qualité de la préparation de l'inventaire.
2. Catalogues. Elles sont:
- systématique .
Il n'est pas nécessaire de s'y référer s'il faut savoir dans quelles branches du savoir il y a des livres dans la bibliothèque ; il est nécessaire de sélectionner la littérature sur un sujet, une question, un sujet spécifique; vous devez établir l'auteur et le titre exact du livre, si son contenu est connu.
Le nom du catalogue indique que les fiches avec la description des ouvrages imprimés sont regroupées selon un certain système, en fonction du contenu des différentes branches de connaissances. Des livres d'auteurs différents sur le même sujet sont ainsi rassemblés.
La séquence d'emplacement des sections principales du catalogue et des sous-sections de chaque section est enregistrée dans un document spécial - le schéma de classification. Au cours des siècles d'existence des bibliothèques, de nombreuses versions différentes de schémas de classification ont été créées. Les plus progressistes d'entre eux se sont toujours appuyés sur la classification des sciences, qui cherchait à établir les bonnes connexions et interactions entre les différentes sciences.
- aides à l'enseignement.
3. Fichier de carte - un répertoire contenant des informations sur le contenu des documents sur les cartes. Les cartes sont placées dans des classeurs en fonction des besoins d'information de l'organisation. Comme le montre la pratique des archives des organisations, les plus utilisées sont les informations sur le contenu des documents organisationnels et administratifs (commandes pour les activités principales, protocoles, contrats, accords, lettres, etc.).
Elle arrive :
- nominal ;
- combattants-mineurs nominaux;
- fournir un logement aux citoyens ;
- livres métriques.
4. Guide - un guide d'archives contenant de brèves informations sur les documents d'une ou plusieurs archives. Les types de guide sont : guide des archives, guide des fonds d'archives, petit guide des fonds d'archives, guide thématique des fonds d'archives.
Guide des archives - un type de guide des fonds d'archives, contenant une liste systématique des archives avec une description des documents qui y sont stockés. Il peut inclure des informations sur toutes les institutions d'archives, musées, bibliothèques et autres archives qui stockent en permanence des documents de la RF AF, des sujets individuels de la Fédération de Russie ou de ses régions. L'objet de la description dans le guide des archives est l'archive ou l'un des référentiels ci-dessus de documents de la RF AF.
La caractéristique de l'archive dans le guide des archives comprend : le nom de l'archive (complète ou abrégée), l'adresse de l'archive (adresse complète), le nombre de fonds sur papier, le volume de fonds sur papier, le dernières dates des documents sur papier, informations historiques, annotations. Il peut contenir une liste d'ouvrages de référence publiés. S'il y a des documents filmés et photographiques et de la documentation scientifique et technique (NTD) dans les archives, leur volume et leurs délais sont indiqués
5. Index - un ouvrage de référence archivistique, qui est une liste alphabétique, systématique ou compilée sur une autre base de noms (noms) d'objets mentionnés dans des documents d'archives, indiquant leurs données de recherche.
Les index dans les archives d'une organisation peuvent être inter-fonds, intra-fonds, sous forme - électronique, feuille ou carte, dans la structure des titres - sourds (concepts de sujet et leurs données de recherche) et annotés (les concepts de sujet sont accompagnés d'explications ), en regroupant les concepts au sein d'index - alphabétique, systématique , chronologique.
Les index peuvent être compilés vers les rubriques des unités de stockage (sans les visualiser) ou vers les documents (avec visualisation des unités de stockage).
Les principaux types d'index sont les suivants: sujet (ses variétés - thématique, nominale, géographique), chronologique. Selon le regroupement des concepts au sein de l'index, on distingue les index alphabétique, systématique et chronologique.
6. Examen des documents - un répertoire d'archives, qui comprend des informations systématisées sur la composition et le contenu des ensembles individuels de documents.
Les types d'examen dans les archives de l'organisation sont l'examen de fonds et l'examen thématique.
L'objet de description pour une synthèse de stock est un document (un groupe de documents, une partie de document), une unité de stockage, une unité comptable d'un stock. L'objet de description pour un aperçu thématique des documents d'archives est un document (un groupe de documents, une partie d'un document), une unité de stockage, une unité comptable d'un fonds (partie d'un fonds, un groupe de fonds) d'une archive sur un sujet précis. Lors de la compilation des revues, une approche différenciée est utilisée, qui consiste à choisir un fonds et/ou un sujet, le principe de regrouper les informations dans la partie principale de la revue, en utilisant différentes méthodes de présentation des informations sur les documents (annotations individuelles ou de groupe), différentes méthodes de description de certains types de documents, identification de la composition appropriée et degré d'exhaustivité de l'appareil de référence à l'examen
7.
Les listes sont des répertoires d'archives créés à partir de la description des documents d'archives, c'est-à-dire basée sur la création d'informations secondaires sur la composition, le contenu et les données de recherche de documents et de fonds par le biais d'un traitement analytique et synthétique d'informations documentaires primaires. Les «listes de questions» se présentent sous la forme de livres reliés manuscrits, puis dactylographiés, compilés dans le travail de bureau des organisations et des institutions et remis avec les cas et les inventaires aux archives. Sur les couvertures, il y a des chiffres - nombres de fonds, inventaires, cas, dont ils divulguent le contenu. "Liste des questions" révéler le contenu des cas avec des rubriques "sourdes", augmenter le contenu informatif des inventaires
Actuellement, des travaux sont en cours avec le progiciel Archival Fund (niveau Delo) et avec les bases de données créées dans les archives : bibliothèque de référence scientifique, périodiques, index des fonds, fonds de référence et d'information. Les bases de données thématiques sur les documents d'archives n'ont pas été créées.
Chapitre 2 Appareil scientifique et de référence pour les documents d'archives
Un index sur fiches est un ouvrage de référence qui contient des informations sur le contenu des documents sur des fiches. Les cartes sont placées dans des classeurs en fonction des besoins d'information de l'organisation. Comme le montre la pratique des archives des organisations, les plus utilisées sont les informations sur le contenu des documents organisationnels et administratifs (commandes pour les activités principales, protocoles, contrats, accords, lettres, etc.).
En fonction des tâches d'utilisation des documents, des classeurs thématiques et thématiques peuvent être créés.
Dans l'index des fiches thématiques, les fiches sont regroupées par ordre alphabétique de concepts (par exemple, pour les commandes - par ordre alphabétique des noms de domaines d'activité: corporatisation, production, commercialisation, protection du travail; pour les lettres - par ordre alphabétique des noms des organisations correspondantes, etc. )
Il est conseillé de créer des classeurs permettant au personnel de rechercher des informations sur l'ancienneté, les salaires et d'autres données à caractère socio-juridique.
Les cartes doivent contenir le nom, le prénom, le patronyme de l'employé de l'organisation et les données de recherche (numéro du fonds, inventaire, cas et feuilles) des documents contenant des informations sur lui. Les fiches sont systématisées par patronymes par ordre alphabétique au sein des mêmes patronymes par ordre alphabétique des noms et patronymes.
Lors de la création et de l'utilisation de systèmes automatisés de recherche de documents et de fichiers dans les archives d'organisations, les règles traditionnelles d'enregistrement et d'enregistrement de documents et de fichiers, tant au stade du travail de bureau que dans les archives, doivent être utilisées dans le développement de programmes informatiques.
Une telle continuité facilitera la transition du travail d'archivage vers un nouveau niveau technique.
L'information historique occupe une place particulière parmi les ouvrages de référence d'archives. Le certificat est établi à la première réception des documents du fonds dans les archives de l'organisation. Par la suite, après 5 à 7 ans, il est conseillé de rédiger un complément au contexte historique.
Les informations historiques sont compilées et signées par le responsable des archives. Dans les organisations avec un petit volume de cas générés par an, une note historique peut être remplacée par une préface à un inventaire des cas de stockage permanent.
Le contexte historique se compose de trois sections :
1. histoire du fondateur ;
2. historique du fonds ;
3. caractéristiques des documents du fonds.
La première section - l'histoire du fondateur, (par ordre chronologique) contient les informations suivantes :
1. dates, numéros et intitulés des documents administratifs relatifs à la création, la transformation et la liquidation de l'organisation ;
2. délais pour les activités de l'organisation;
3. changements dans le nom et les activités de l'organisation ;
4. tâches et fonctions de l'organisation et leurs modifications ;
5. l'ampleur des activités de l'organisation et sa place dans le système de l'appareil d'État, de l'industrie;
6. la structure de l'organisation et ses changements (avec dates).
La deuxième section, l'historique du fonds, contient les informations suivantes :
1. Le nombre de dossiers dans le fonds et les délais des dossiers du fonds ;
2. la composition des documents du fonds et les délais pour chaque groupe ;
3. heure de réception du fonds dans les archives de l'organisation;
4. le degré de sécurité des documents ;
5. modifications de la composition et de l'étendue des documents du fonds ;
6. une indication (si l'organisation transfère des documents pour le stockage de l'État) de la date et du lieu du transfert des cas pour le stockage de l'État (nom de l'archive d'État ; numéro de fonds attribué par l'archive d'État, référence à l'acte d'acceptation et de transfert de cas, sa date et son numéro).
La troisième section - caractéristiques des documents du fonds, contient une liste des types d'appareils scientifiques et de référence pour le fonds.
Dans la troisième section, une description des documents du fonds, ils énumèrent :
1. principaux types de documents ;
2. indiquer les caractéristiques de la documentation dans cette organisation;
3. donner des informations générales sur l'utilisation des documents (le contenu principal et le nombre de certificats à caractère social et juridique, la sélection et la délivrance de documents aux divisions structurelles, etc.
Le certificat est imprimé sur le papier à en-tête général de l'organisation en 4 exemplaires (3 exemplaires sont destinés aux archives de l'État et sont transférés avec les inventaires lors de la réception et du transfert des cas.
2.1 Appareil de référence scientifique pour examen
Considérez la deuxième partie des revues de documents - l'appareil de référence.
Sur la page de titre de la revue du fonds d'archives, après le nom de l'archive, le type d'ouvrage de référence est indiqué - la revue du fonds, le numéro du fonds, les dernières dates des documents, l'année de publication ou le l'année où l'examen a été compilé.
Sur la page de titre de la revue thématique, après avoir indiqué le type d'ouvrage de référence, suivent le titre du sujet de la revue, les dernières dates des documents sur le sujet, et l'année de publication de la revue.
La préface de l'examen du fonds d'archives est établie par analogie avec l'inventaire.
Dans la préface de la revue thématique, la partie historique caractérise le sujet, justifie sa pertinence, et l'histoire du créateur du fonds n'est donnée que du point de vue de ce sujet.
Les caractéristiques des principaux groupes du créateur de fonds montrent la relation dans le contenu des documents et, par conséquent, l'importance et la place des catégories de matériaux pertinentes dans le développement du sujet. Si l'examen thématique est compilé pour un fonds, la partie historique est préparée selon le modèle de la préface à l'examen du fonds.
- Développement du système d'appareillage scientifique de référence
- En lien avec les changements démocratiques de la société, l'intérêt croissant pour le passé historique du pays, la restauration des traditions perdues, le sujet de l'utilisation des documents d'archives dans les salles de lecture des archives a changé. Une place importante a commencé à être occupée par des études sur l'histoire des répressions de masse des années 1920-50, les activités des organismes administratifs et chargés de l'application de la loi, l'histoire des confessions religieuses dans l'Empire russe et en URSS, la persécution de l'église dans le Période soviétique, histoire des sciences, de l'éducation, de la culture et de l'art. Plus que les années précédentes, on s'est intéressé à l'histoire de leur petite patrie. Dans le cadre du processus d'urbanisme et de la restauration de l'apparence architecturale des villes, des documents sur l'histoire de la planification et du développement des colonies, sur les monuments historiques et architecturaux, les églises et les bâtiments du monastère sont demandés.
Le développement et l'amélioration de l'appareil scientifique de référence sont étroitement liés à l'utilisation active technologies de l'information. Leur utilisation permet d'améliorer l'état de l'appareil scientifique de référence, en le rendant flexible, précis et pratique à utiliser. Dans l'automatisation de l'appareil de référence scientifique, un rôle de plus en plus important est joué par le système établi de comptabilité étatique centralisée automatisée des documents d'archives, qui contient des descriptions au niveau des fonds et permet de générer les textes du guide des fonds presque automatiquement. Ces dernières années, la représentation de la NSA sur Internet s'est de plus en plus développée..
Conclusion
La comptabilité d'État des documents de la RF AF consiste à déterminer leur nombre en unités de compte et à refléter ce nombre, leur composition et leur état dans les documents comptables. Tous les documents stockés dans les archives font l'objet d'une comptabilité. La comptabilité documentaire fournit l'ordre organisationnel, l'identification et la possibilité d'une recherche ciblée de documents, le contrôle de leur présence et de leur état.
La comptabilisation des documents depuis 1992 est régie par des documents réglementaires, organisationnels et administratifs pertinents. Il s'agit, tout d'abord, du Règlement du Département de la conservation, de la comptabilité de l'État et de l'Appareil scientifique de référence des documents.
La comptabilisation des documents d'archives contribue à leur sécurité, permet de contrôler la disponibilité des documents et d'assurer leur recherche. La comptabilisation des documents conservés dans les archives départementales permet aux archives d'État de procéder à une acquisition systématique conformément à leur profil et constitue la base de la planification du travail des archives d'État.
L'appareil scientifique et de référence des archives était basé sur des inventaires de cas et des catalogues, des fiches d'index de documents, des références historiques, des revues de stock et des revues thématiques.
Les principaux efforts du secteur de l'appareil scientifique et de référence sont dirigés vers l'amélioration des inventaires : la création de préfaces aux inventaires de fonds, de pages de titre, de tables des matières, d'index.
L'appareil de référence scientifique est interconnecté avec les documents comptables de l'archive et est également conçu pour une recherche plus rapide et une utilisation efficace des documents.
Le développement et l'amélioration de l'appareil scientifique de référence sont étroitement liés à l'utilisation active des technologies de l'information. Leur utilisation permet d'améliorer l'état de l'appareil scientifique de référence, en le rendant flexible, précis et pratique à utiliser.
Le système de l'appareil scientifique de référence, fondé sur les principes d'historicisme, d'exhaustivité et de complexité, doit être construit en tenant compte de l'approche systématique et d'un objet holistique, organisé de manière complexe, comprenant les sous-systèmes nécessaires pour comptabiliser et décrire les documents sur un seul référentiel normatif. et un accompagnement méthodologique.
Bibliographie
etc.................
Le problème de la classification des informations documentaires d'archives est un problème central organisation moderne espace d'information archivistique. Par conséquent, des travaux sont actuellement en cours pour créer un classificateur industriel d'informations documentaires d'archives.
Les travaux sur la création d'un appareil scientifique de référence pour les documents d'archives sont un type de travail scientifique visant à fournir aux organisations et aux particuliers l'information documentaire nécessaire. Les informations du document sont des informations, diverses données contenues dans un document.
En pratique travail d'information les documents d'archives, qui sont les principales sources d'informations sur les objets de la réalité objective et de l'activité mentale humaine, sont appelés supports d'informations documentaires primaires.
Divers messages sur les documents, constitués de descriptions, de chiffres et de codes spéciaux, sont appelés informations sur les informations ou informations secondaires sur les documents.
Les répertoires d'archives contenant des informations documentaires secondaires et les documents eux-mêmes, porteurs d'informations documentaires primaires, constituent ensemble un environnement d'information archivistique.
Tous les répertoires d'archives décrivant les informations documentaires sont divisés en obligatoires et facultatifs.
Des répertoires obligatoires existent dans toutes les archives d'État. Ceux-ci comprennent des inventaires d'archives et des catalogues d'archives, des revues de documents et d'autres livres de référence d'archives.
Des répertoires supplémentaires sont créés en tenant compte des spécificités des documents de l'archive, et sont également constitués historiquement (fiches reçues reçues pour stockage permanent, fiches et listes de documents identifiés pour publication). Des répertoires supplémentaires incluent des index, des revues, des listes thématiques, des catalogues annotés.
Principes de construction du système NSA. Les grands principes de construction du système NSA sont les suivants :
- 1) la parenté et la complémentarité des informations issues de différents répertoires qui décrivent des informations documentaires primaires rétrospectives à différents niveaux ;
- 2) unicité et non-duplication des informations de divers types d'annuaires ;
- 3) succession des archives départementales, étatiques et municipales de la NSA.
Deux principes futiles doivent être observés afin de rendre la recherche plus efficace et d'éviter les coûts de main-d'œuvre de l'archiviste pour la duplication des informations.
Si la description et le catalogage du fonds sont effectués conformément au principe d'interrelation et de complémentarité des informations, le chercheur, s'étant familiarisé avec l'inventaire du fonds et en ayant relevé les numéros d'unités de stockage sur le thème de l'intéresse, puis se tourne vers la section correspondante du catalogue pour une recherche plus approfondie. Dans le catalogue, il retrouve non seulement les noms des rangements, mais aussi les titres des documents et des informations plus détaillées, en indiquant les fiches du rangement sur lesquelles se trouvent ces informations.
Le troisième principe est très important pour l'organisation du travail de recherche. Cela signifie que des exigences et des méthodes uniformes sont appliquées à la création de tous les types de répertoires dans les archives départementales, nationales et municipales. Ainsi, des inventaires de cas sont constitués même dans le travail de bureau des institutions sous le contrôle d'une archive départementale. Les inventaires sommaires (sections annuelles) des inventaires des cas de stockage permanent d'une archive départementale doivent être approuvés par l'EPC des archives d'État et conservés dans les archives d'État en tant que copies de contrôle jusqu'à ce que les fichiers soient transférés en stockage permanent. Le même contrôle devrait être exercé sur la composition des classeurs ministériels et autres répertoires. Tous les éléments de la description, tous les éléments auxiliaires de l'appareil de référence pour l'inventaire doivent être en stricte conformité avec les règles de base pour le travail des archives départementales et d'État.
La structure du système NSA. Le système NSA de la subdivision structurelle aux niveaux vertical et horizontal. Le niveau horizontal du système est basé sur la différence fonctionnelle des répertoires. Par fonction, les ouvrages de référence du système NSA sont divisés en:
- 1. aux guides comptables ;
- 2. guides de divulgation du contenu des documents (systèmes de recherche d'informations).
Le niveau vertical du système est basé sur la hiérarchie des classes de référence aux ensembles suivants de documents d'archives :
- 1. RF AF dans son ensemble ;
- 2. réseaux d'archives ;
- 3. archiver ;
- 4. fonds ;
- 5. affaire ou document séparé.
Conformément à cette division, les ouvrages de référence et les complexes de référence les plus courants pour les documents d'archives peuvent être nommés.
Le catalogue central des stocks des archives fédérales et le système automatisé NTI ont été développés plus tôt sur cette base.
2. Un groupe d'archives d'une région particulière :
catalogue des stocks d'une entité constitutive de la Fédération de Russie ou d'une municipalité.
guide ou référence rapide;
livret de revenus;
liste des fonds;
feuilles de fonds;
répertoires;
revues thématiques;
pointeurs ;
passeport d'archives;
feuille de fonds;
aperçu du fonds ;
répertoires;
pointeurs ;
5. Cas séparé ou document séparé :
guides thématiques;
répertoires;
pointeurs ;
revues d'actions et d'indices ;
description interne du cas;
annotation;
inscription de confirmation.
En travaux pratiques, tous les répertoires, du fait de leur classement par niveaux de documents, ont été nommés :
inter-archives (au niveau de la RF AF et sa partie) ; intra-archives et inter-fonds (au niveau des fonds ou de leurs parties) ;
intra-fonds (au niveau du fonds ou de sa partie).
Une liste détaillée de l'appareil de référence de chaque archive fédérale de Russie pour les groupes spécifiés (répertoires intraarchives, interfonds, intrafonds) est donnée dans l'ouvrage de référence "Les Archives fédérales de Russie et leur appareil de référence scientifique", publié en 1994.
Perspectives de développement du SNSA. Développement de perspectives pour un développement ultérieur optimal du système NSA, basé sur la solution des principaux problèmes suivants.
- 1. Optimisation du système NSA AF RF dans son ensemble en tant que sous-système du système national d'information scientifique et technique (NTI).
- 2. Optimisation des sous-systèmes individuels et des éléments du système NSA AF RF à différents niveaux d'organisation des documents: archive - fonds - dossier - document - ce sont les niveaux "d'entrée" dans le système NSA ; et optimisation du système NSA de chaque archive.
- 3. Fourniture complète de la continuité de la NSA des archives de l'État et des archives des institutions.
- 4. Poursuite de l'amélioration de la méthodologie de création de certains types de répertoires, en tenant compte de leur interaction et de leur complémentarité dans le système d'archives de la NSA.
Le système NSA devrait être construit sur la base de l'unité des méthodes comptables et de la description des documents sur une base réglementaire et méthodologique unique, qui leur détermine les exigences suivantes:
- 1) satisfaire tous les besoins d'information rétrospective de la société au fur et à mesure que les demandes se présentent et sont reçues dans les archives ;
- 3) être universel, c'est-à-dire couvrir l'ensemble des documents de la RF AF (texte, KFFD, technique, etc.), quel que soit le mode de sécurisation des informations ;
- 4) avoir une méthodologie unifiée pour compiler tous les types et types d'ouvrages de référence;
- 5) diffèrent par l'interconnexion, la complémentarité des répertoires ;
- 6) développer en tenant compte des nouvelles perspectives d'application des dernières réalisations de la science et de la technologie, c'est-à-dire saisie et récupération d'informations automatisées.
Sur la base de ces exigences, la base du système NSA devrait être la "double unité": l'unité de l'organisation des documents, qui est réalisée par l'unité des fondements scientifiques et méthodologiques de la classification des documents ( un système NSA fixe l'organisation des documents et leur comptabilisation par unités de stockage, fonds, complexe de fonds, archive) ;
L'unité de la description des documents, qui est réalisée par l'unité de la méthodologie d'élaboration du répertoire.
Actuellement, la création et l'amélioration de la NSA dans chaque archive sont différenciées. Cela signifie que les archivistes ont différentes approches de la création et de l'amélioration des répertoires de fonds de diverses informations.
Les fonds d'archives sont divisés en 3 catégories selon le contenu de l'information. La catégorie de fonds d'archives est comprise comme un degré différent d'informativité des matériaux de ce fonds. Ainsi, des types complexes et de haute qualité d'ouvrages de référence d'archives sont créés pour un contenu important et multi-aspects et des fonds importants, vers lesquels les enquêteurs se tournent souvent, qui se distinguent par des informations approfondies et détaillées sur le contenu du document. Ces répertoires sont créés par un fonds de catégorie I.
Une NSA plus simplifiée est créée pour les fonds des catégories II et III.
Travail de cours
Le concept et la structure de l'appareil de référence scientifique pour les documents du fonds d'archives de la Fédération de Russie
Introduction
Ce travail de recherche est consacré à l'étude de l'appareil scientifique de référence dans les archives étatiques modernes.
La pertinence de ce travail réside dans l'importance du dispositif scientifique de référence pour les institutions d'archives et la justesse de sa compilation, car sans outils de référence et de recherche (ATS), l'archive, à partir d'un référentiel ordonné d'informations documentaires, se transformera en un « vidage d'informations », dans lequel il sera quasiment impossible de trouver les données nécessaires.
L'objet de l'étude est l'archivage
Objet de recherche - appareil scientifique de référence
Le but de ce travail : étudier le système d'appareil scientifique de référence pour les documents Fonds d'archives Fédération Russe
Pour atteindre cet objectif, il est nécessaire de résoudre les tâches suivantes :
.Définir la notion d'"appareil scientifique de référence" .Étudier les principes de construction d'un appareil scientifique de référence .Étudier la structure de l'appareil scientifique de référence .Analyser l'appareil de référence scientifique dans les archives qui stockent les documents du Fonds d'archives de la Fédération de Russie 1. Appareil scientifique de référence : concept, principes de construction, structure
1.1 Le concept et les principes de construction d'un appareil scientifique de référence
Système de référence et outils de recherche (système d'appareils scientifiques de référence) pour archiver les documentsest un ensemble d'ouvrages de référence d'archives interdépendants et complémentaires sur la composition et le contenu des documents d'archives créés sur une base méthodologique unique pour la recherche de documents d'archives et d'informations d'archives pour une utilisation efficace Les répertoires d'archives sont traditionnels, c'est-à-dire sur le support papier, et automatisé, c'est-à-dire mis en œuvre à l'aide d'ordinateurs. L'objectif principal des répertoires d'archives est la recherche rapide des informations documentaires nécessaires. Création d'un appareil scientifique de référence pour les documents d'archives - activités d'information documentaire aux citoyens, entités juridiques et d'autres consommateurs d'informations. Lorsque l'on travaille avec des informations, il est nécessaire de faire la distinction entre les sources primaires et les informations documentaires secondaires. Informations documentaires primaires - documents d'archives contenant des informations sur les phénomènes objectifs et l'activité mentale humaine. L'information documentaire secondaire est une "information sur l'information", c'est-à-dire une information contenant des informations descriptives sur la source primaire. Les répertoires d'archives et l'information documentaire primaire, c'est-à-dire les documents, constituent au total l'environnement de l'information archivistique. Les répertoires d'archives sont divisés en obligatoires et facultatifs. Des répertoires d'archives obligatoires sont disponibles dans toutes les archives nationales et municipales. Il s'agit notamment d'études de cas, de catalogues et de guides. Des archives supplémentaires sont créées selon les besoins, qui sont déterminés par les spécificités d'une institution d'archives particulière, ou sont formées historiquement. Ceux-ci comprennent des aperçus de documents, des index, des listes de sujets et des bases de données. Le système de l'appareil de référence scientifique de chaque archive fédérale a été présenté en détail dans la publication "Les Archives fédérales de Russie et leur appareil de référence scientifique". La particularité de cet ouvrage de référence réside dans le fait que pour la première fois dans l'histoire de l'archivage national, des données sur les principaux éléments du dispositif de référence de chaque archive fédérale sont réunies. .2 Principes de construction d'un système d'appareils scientifiques de référence
Les principes de base de la construction d'un système d'appareils de référence scientifique: .Interrelation et complémentarité des répertoires d'archives décrivant l'information documentaire primaire .Éviter la duplication d'informations dans divers répertoires d'archives .Continuité du système de référentiel scientifique (RSA) des organismes avec le SSA des institutions d'archives La continuité du dispositif scientifique de référence des organismes et des institutions d'archives passe par l'unité des exigences et des principes de construction. Cette condition suppose la compilation obligatoire dans le travail de bureau d'organismes d'inventaires de cas et d'un appareil scientifique de référence pour ceux-ci. Les formulaires d'inventaires approuvés par l'expert et la commission de vérification des institutions d'archives sont conservés dans les archives en tant que copies de contrôle jusqu'à ce que les documents soient transférés par l'organisation pour un stockage permanent. Après la réception des documents pour le stockage permanent, les inventaires font partie de l'appareil scientifique et de référence des archives. Divers moyens de l'appareil scientifique et de référence des archives de l'organisation sont acceptés dans les archives en tant qu'unités indépendantes ou sont intégrés dans les sections correspondantes des catalogues. Le respect des deux premiers principes est nécessaire pour l'efficacité de la recherche et la réduction des coûts de main-d'œuvre des archivistes pour la duplication des informations. Si le principe d'interconnexion et de complémentarité est observé lors de la création de descriptions de documents et de leurs catalogues, le chercheur, après s'être familiarisé avec l'inventaire des cas et en écrivant le nombre nécessaire d'unités de stockage, peut se référer aux sections correspondantes du catalogue pour une recherche plus détaillée. Dans le catalogue, le chercheur pourra trouver les noms des unités de stockage, les titres des cas et des informations plus détaillées. Le troisième principe n'est pas moins important pour l'organisation de la recherche. Cela signifie que lors de la création de tous les types de répertoires d'archives dans les organisations, les archives nationales et municipales, des exigences uniformes et des méthodes uniformes seront présentées. Ainsi, l'exactitude de l'enregistrement des inventaires des cas dans l'organisation est contrôlée par les archives de l'organisation. Les inventaires sommaires (sections annuelles) des inventaires des documents des cas de stockage permanent sont coordonnés et approuvés par les archives nationales et municipales. Il est également important d'exercer un contrôle sur les autres moyens de l'appareil scientifique de référence. Chaque répertoire d'archives de l'organisation doit être compilé conformément aux règles de travail des archives d'État, municipales et des archives des organisations. 2 La structure de l'appareil scientifique de référence
2.1 Résumés de cas
Description des affaires, documents- un répertoire d'archives destiné à divulguer la composition et le contenu des unités de stockage/unités comptables, la fixation de la systématisation intra-stock et la comptabilité ; se compose d'articles descriptifs d'unités de stockage/unités de comptabilité, d'un relevé définitif, d'une fiche de certification et d'un appareil de référence pour l'inventaire La description remplit trois fonctions principales : · Informationnel (divulgue la composition et le contenu des documents) · Comptabilité (enregistre les documents) · Classification (classifie les documents) La fonction d'information est mise en œuvre comme suit: lors de la compilation d'un inventaire des cas et de la saisie des titres de document, qui fournissent des informations sur le type et le contenu du document. Un inventaire des cas correctement exécuté vous permet d'obtenir des informations sur la composition des documents du fonds. La fonction comptable est mise en œuvre lors de la numérotation des documents et de la spécification du nombre de documents dans l'inventaire. Cela garantit la sécurité des documents, vous permet de suivre l'évolution du volume du fonds et facilite la recherche rapide du document souhaité. La fonction de classement consiste dans l'arrangement le plus rationnel des affaires au sein du fonds. Sous le classement en ce cas désigne le regroupement de documents en fonction de la structure du créateur du fonds ou des principaux enjeux de ses activités. Il existe trois types d'inventaires : un inventaire interne, un inventaire d'une unité structurelle (livraison), un inventaire sommaire des affaires du fonds. L'inventaire interne est destiné à enregistrer les cas de stockage permanent et temporaire (plus de 10 ans) dont la comptabilisation est causée par les spécificités de cette documentation (notamment les dossiers de valeur, personnels, judiciaires, d'enquête, etc.), ainsi que pour les affaires constituées de tels types de documents, dont les en-têtes ne contiennent pas d'informations sur leur contenu. Les inventaires des divisions structurelles (livraison) et les inventaires sommaires sont établis selon la même méthodologie. Ils sont compilés pour décrire les types de cas suivants : · stockage temporaire (par exemple, 5 ans et plus, 10 ans et plus, plus de 10 ans (à la discrétion de l'organisation); · par des personnels. Considérez la méthodologie de compilation d'un inventaire des cas de stockage permanent. L'inventaire se compose de deux parties : l'inventaire lui-même et l'appareil de référence pour celui-ci. L'inventaire, en règle générale, est compilé dans l'organisation. Mais en cas de qualité insatisfaisante de l'inventaire, celui-ci est reconstitué dans l'institution d'archives où il a été transféré. L'établissement d'un inventaire comprend les types de travaux suivants : · description des cas; · organisation des documents et dossiers au sein du fonds d'archives (élaboration d'un schéma de classement des dossiers du fonds et classement des dossiers du fonds) ; · dresser l'inventaire proprement dit des documents ; · établissement d'appareils de référence et enregistrement de l'inventaire. · L'inventaire des cas se compose de données descriptives sur chaque unité de stockage, qui est une combinaison des éléments suivants : · numéro de série; · indice de tenue des registres · le titre de l'affaire et, dans certains cas, l'annotation du document ; · les délais de dépôt des pièces du dossier ; · le nombre de feuilles dans le dossier ; · Remarques. A chaque élément de l'article descriptif correspond une colonne de la fiche d'inventaire : Colonne 1 - "Numéro de commande" - remplit une fonction comptable, fixe la séquence des unités de stockage dans la feuille d'inventaire. Le numéro de la dernière unité de stockage indique le nombre de caisses dans l'inventaire. Le changement du nombre de cas doit être reflété à la fin de l'inventaire (dans le "dossier final"). Colonne 2 - "Numéro du document" - il s'agit du numéro du document qui lui a été attribué dans l'organisme créateur du fonds lorsque le document était encore valide. Peut être utilisé comme information de recherche supplémentaire. La colonne 3 - "Titre de l'affaire" reflète la fonction d'information de l'inventaire, révélant la composition et le contenu des documents de chaque affaire. Dans cette colonne, l'utilisation d'abréviations arbitraires n'est pas autorisée, seules celles acceptées et inscrites dans les documents pertinents. A la première mention d'un organisme, entreprise, institution, organisme gouvernemental et ainsi de suite, le titre est écrit en toutes lettres et abrégé entre parenthèses. Lorsqu'il est mentionné plus loin, le titre est abrégé. Par exemple : JSC "Russe les chemins de fer"(OJSC "Chemins de fer russes")". Colonne 4 - "Dates limites" - les dates de début et de fin de l'affaire. Le mois est généralement écrit avec des mots. La date est au format jour, mois, année. Colonne 5 - "Nombre de feuilles" - le volume de l'unité de stockage. A la fin de l'inventaire, une écriture finale est effectuée, qui indique les informations suivantes : le nombre d'unités de stockage, les numéros de la première et de la dernière unité de stockage, la numérotation disponible, les numéros de lettre, les unités de stockage retirées et les raisons de leur élimination sont spécifiés. Une lettre de confirmation est jointe à la fin du dossier. Il indique le nombre de feuilles reliées et numérotées dans l'inventaire, les numéros de lettres, ainsi que des informations sur les numéros et caractéristiques manquants condition physique fiches descriptives. Méthodologie d'élaboration d'un appareil de référence pour l'inventaire Après avoir compilé l'inventaire lui-même, un appareil de référence est compilé pour celui-ci, qui remplit deux fonctions : accélérer la recherche de l'inventaire et fournir Informations Complémentaires sur le fonds. La composition de l'appareil de référence pour l'inventaire comprend : · titre de page; Page de titre - contient le nom complet des archives d'État, le nom complet du fonds avec une liste de tous ses noms (entre parenthèses), le cas échéant, le numéro de fonds, le numéro d'inventaire et le nom de l'inventaire sont également indiqués. Par exemple : voir Annexe 2. La préface comprend l'historique de l'organisme fondateur, l'historique du fonds, une annotation sur la composition et le contenu des documents de l'inventaire et la composition de l'appareil de référence pour l'inventaire. Liste des abréviations - triées par ordre alphabétique dans l'inventaire, mots abrégés et abréviations avec le nom complet des mots. Les abréviations sont utilisées dans le texte pour économiser de l'espace pour les mots fréquents. Abréviations généralement acceptées qui ne nécessitent pas d'explications particulières (c. , cm, m), ainsi que les abréviations de mots inclus dans le discours familier et écrit, comme par exemple le comité syndical, ne sont pas inclus dans la liste des abréviations. Si, lors de l'établissement de l'inventaire, des abréviations telles que « r. - est né", "l'esprit. - est mort", "p. - protocole", "m. - matériaux »et similaires, il est alors nécessaire de recompiler l'inventaire et de ne pas inclure ces mots dans la liste des abréviations. L'index de l'inventaire contient une liste des concepts trouvés dans l'inventaire et les explications nécessaires pour ceux-ci. Les index peuvent être nominaux, thématiques, géographiques, etc. En outre, l'index peut être un outil de référence et de recherche supplémentaire distinct. Par exemple, considérons l'un des inventaires des caisses des archives historiques de l'État russe. F.13 op. 3. 1798-1811, 53 éléments Journaux des papiers entrants et sortants. Fonds 13 : Département du Ministère du Commerce (voir Annexe 3) Cet inventaire commence par une page de titre et une table de traduction. Voici une liste de cas, y compris le numéro de série, le numéro de dossier, le titre du cas, les délais, le nombre de feuilles et la note. L'inscription de certification (fiche certificateur) est établie sur une feuille témoin séparée et classée à la fin de l'état des lieux. Cet inventaire a été dressé correctement, cependant, depuis 1984, année de sa compilation, la forme de la fiche de certification a changé (donnée en annexe 9 des Règles fondamentales de fonctionnement des archives des organismes approuvées par décision du Collège des Archives fédérales du 6 février 2002). 2.2 Système de répertoire dans l'archive
Le système de stockage des documents d'archives au niveau du fonds est fixé par un inventaire, mais cela ne suffit pas pour rechercher des informations documentaires. Souvent, les requêtes de recherche sont formées selon des critères tels qu'un objet, une question, un sujet ou un type d'événement. Pour satisfaire les requêtes de recherche de ce type, des catalogues d'archives sont compilés dans lesquels les informations sont regroupées par sujet (thèmes, industries). Cet outil du dispositif scientifique de référence de l'archive permet aux chercheurs d'effectuer une recherche multiforme d'informations documentaires. Répertoire des archives- répertoire d'archives, dans lequel se trouvent les informations sur les documents d'archives conformément au schéma de classification sélectionné cit. D'après E.M. Forage:
« Le système des catalogues dans les archives nationales a commencé à prendre forme au début des années 60. 20ième siècle Au cours de la période écoulée, les archives d'État ont accumulé une expérience considérable dans la création et la maintenance de divers types de catalogues. Cependant, le catalogage "de masse", réalisé dans les années 70-80. 20ième siècle dans les archives nationales a conduit au fait que, sous la forme traditionnelle, les catalogues contenaient des millions de fiches, mais l'efficacité de leur utilisation était faible. Cela est dû à un certain nombre de facteurs : premièrement, la forme traditionnelle de recherche d'informations dans le catalogue ; d'autre part, leur caractère « non public », c'est-à-dire seul le personnel des archives répondait aux demandes des chercheurs. Tout cela a conduit aux années 90. 20ième siècle à la suspension du catalogage des informations documentaires. Contrairement au catalogue catalogue : )Il couvre la plupart des fonds d'archives, puisque la structure du catalogue ne dépend pas de la structure de stockage des documents dans les archives et reflète la classification des documents selon divers critères, tandis que l'inventaire est compilé pour les documents d'un fonds d'archives ou une partie de celui-ci ; )Fournit des informations plus détaillées que l'inventaire, car il peut inclure un extrait du document et contenir des informations sur plus d'un cas. )Il n'exerce pas de fonction comptable et ne comptabilise pas le nombre de cas, sa fonction principale est de fournir une recherche d'informations. )Si chaque inventaire est construit sur la base de son propre schéma de systématisation des matériaux de ce fonds, alors les fiches catalogue de tous les fonds d'archives sont ordonnées selon un schéma unique dont les bases sont communes à toutes les archives. Dans les archives des organisations, au lieu de catalogues, des classeurs sont utilisés. Dans le travail de bureau, il est important de pouvoir retrouver rapidement telle ou telle information documentaire. À cette fin, on maintient des classeurs d'enregistrement et d'enregistrement de documents, des classeurs de lettres et de déclarations de citoyens, etc.. Il faut se rappeler que ces classeurs n'ont pas seulement une importance momentanée: à l'avenir, avec les documents, ils devra aller aux archives de l'organisation. le processus de préparation, de compilation et de maintenance des catalogues d'archives s'appelle le catalogage des documents d'archives : Catalogage des documents d'archives- le processus de préparation, de compilation et de maintenance des catalogues d'archives Le catalogage comprend les types de travaux suivants : · définir le type de répertoire ; · développement d'un système de classification des informations documentaires dans le catalogue; · identification et sélection d'informations documentaires pour le catalogage; · description des informations documentaires sur fiches de catalogue; · fiches d'indexation; · organiser les cartes et maintenir un catalogue Spécification du type de répertoire. Le type de catalogue dépend du contenu des documents et de la présence d'autres catalogues dans les archives. Lors de la détermination de la composition des catalogues d'une archive nationale ou municipale particulière, les éléments suivants sont pris en compte : le rang et le profil de l'archive ; structure, composition et contenu des fonds d'archives; le degré de développement des fonds; l'intensité et les objectifs de l'utilisation des documents ; disponibilité et niveau de qualité d'autres types de répertoires d'archives ; capacités matérielles et techniques des archives. Par structure, les répertoires sont divisés en logique et alphabétique. La structure logique implique la méthode de déduction, c'est-à-dire la recherche d'informations du général au particulier. Les catalogues de la structure logique sont divisés en systématiques, thématiques et leurs variétés (le catalogue sur l'histoire des institutions et le catalogue sur l'histoire de la division administrative-territoriale) et chronologiques, et les catalogues de la structure alphabétique sont divisés en sujet et leurs variétés, nominales et géographiques. Les catalogues systématiques sont largement utilisés dans les archives nationales et municipales. La structure des catalogues d'archives est présentée en annexe 4. Élaboration d'un schéma de classification des informations documentaires
dans les répertoires. cit. selon E.M. Burova "Archivistique: théorie et méthodes": "Développement scientifique du problème de la classification des informations documentaires d'archives, qui est étroitement lié au développement théorie générale classification, fait référence au début du 19e siècle, au moment du pliage du domaine de l'archivage, du système d'archives, de l'attribution des archives à un domaine indépendant contrôlé par le gouvernement lorsque des schémas de classification ont commencé à être développés dans des domaines liés à l'archivistique - science des documents et science des sources. À la suite d'études théoriques, les principaux types de classification de l'information documentaire reflétée dans les outils de référence et d'information ont été identifiés: structurel, sujet-thématique, typologique, qui sont basés sur élément structurel(structure), sujet (thème) ou caractéristique (inhérent cet objet ou des parties de celui-ci) est une caractéristique typique. Les deux premiers types de classification déterminent les spécificités des archives NSA, qu'elles soient traditionnelles ou automatisées. Réalisations théoriques de l'archivistique domestique dans le domaine de la classification dans les années 70-80. ont été mis en œuvre dans le développement des schémas de classification unifiée des informations documentaires (SEC) en 1978, 1983, ainsi que des rubriques et thésaurus de l'ASNTI selon les documents du GAF de l'URSS, plus tard - le classificateur unifié de Information documentaire du Fonds d'archives de la Fédération de Russie (ECDI) en 2007. Lors de l'élaboration de l'ECDI AF RF, les changements systémiques qui se sont produits dans presque toutes les sphères de la vie en Fédération de Russie ont été pris en compte : une nouvelle politique et structure de l'état, l'évolution des formes de propriété et bien plus encore, ce qui se reflète dans les documents, dont les informations doivent être incluses dans les catalogues. Il est important de noter que l'ECDI AF RF développe à un nouveau niveau méthodologique les approches de catalogage définies dans la SEC (M., 1978 ; M., 1983)" Description des informations du document sur les fiches de catalogue - création d'une fiche d'archives contenant des informations secondaires sur le document. carte de catalogue- une fiche incluse dans le catalogue de fiches et contenant des informations correspondant aux tâches et thèmes du catalogue d'archives La fiche catalogue a une forme établie et comprend les éléments suivants : · classement (index, titre, sous-titre, date et lieu de l'événement) ; · informationnel (contenu du document); · moteurs de recherche (nom de l'archive, nom du fonds, N du fonds, N de l'inventaire, N du dossier, fiches) ; · externe (langue du document et méthode de reproduction); · contrôle (fonction et signature du compilateur, date d'établissement de la fiche). L'indexation des informations secondaires du document revêt une importance particulière lors de la création d'une fiche de catalogue. Indexage- sélection et/ou compilation d'un ou plusieurs index sur la base d'un système d'index et son/leur apposition sur des documents, dossiers, fiches Indice - symbole(lettre, chiffre) ou une combinaison de ces caractères utilisés dans l'ILP, l'AIPS et dans l'IPS traditionnel affectés aux divisions de classification correspondantes du schéma de classification des documents (informations documentaires) et apposés sur les fiches de catalogue (indice de classification) En général, l'indice est symbole dans le système de classement. Systématisation des fiches et maintenance du catalogue. Les fiches indexées doivent être systématisées avant d'être introduites dans le catalogue. Les index sont systématisés dans l'ordre des chiffres. Par exemple : voir l'annexe 5. Les fiches ayant les mêmes index sont systématisées selon les rubriques et sous-rubriques indiquées sur les fiches. L'emplacement des cartes elles-mêmes déjà au niveau des sous-titres se fait selon un principe logique - du plus haut au plus bas, du général au particulier. Selon la situation en vigueur théorie domestique et la méthodologie des pratiques d'archivage, les catalogues d'archives sont traditionnellement classés comme obligatoires pour l'archivage. (Règles d'organisation du stockage, de l'acquisition, de la comptabilité et de l'utilisation des documents du Fonds d'archives de la Fédération de Russie et d'autres documents d'archives dans les archives, musées et bibliothèques d'État et municipaux, organisations Académie russe Sciences (ci-après - le Règlement de 2007) (p. 95).) Jusqu'à présent, cet article n'a considéré que les moyens traditionnels de l'appareil scientifique de référence. Les progrès scientifiques et technologiques, le développement de l'informatique ont touché l'archivage, en particulier l'appareil scientifique de référence. Les outils de référence et de recherche dans les archives commencent progressivement à être dupliqués dans au format électronique. Cela vous permet de retrouver rapidement et surtout à distance les documents d'archives nécessaires. Essayons de trouver en utilisant ce système. fonds d'archives concernant, par exemple, les bureaux d'études techniques. Après avoir entré la requête nécessaire sur la page principale dans la barre de recherche, cliquez sur le bouton "rechercher". La page des résultats de la recherche affiche des informations sur les fonds trouvés et l'appartenance de chaque fonds à une archive particulière. Le processus de travail avec ce système est illustré à l'annexe 7. Après avoir ouvert le premier résultat de recherche dans la liste, nous obtenons les données suivantes : numéro de fonds, nom du fonds, délais, annotation et historique (annexe 8) Sur le ce moment Le système s'avère efficace, il est constamment complété et amélioré. Dans ce travail, nous considérerons également système électronique catalogues des archives historiques de l'État russe. Sa particularité réside dans la division du catalogue en nominatif, géographique et sujet. Dans le catalogue nominatif (Annexe 9), les informations sont classées par les noms des personnes auteurs des documents. La particularité du catalogue nominal électronique des archives historiques de l'État russe est que le document auquel l'index fait référence ne contient pas de documents biographiques et que la personne qui a servi de base à la recherche n'est mentionnée que dans le texte du document. Dans le catalogue géographique, les informations sont classées par ordre alphabétique d'objets géographiques et topographiques (Annexe 10). Dans le catalogue thématique, les informations sont classées selon le sujet du document, selon son titre (annexe 11). Lancé en mode test, le catalogue électronique des archives historiques de l'État russe semble être un outil de recherche pratique. Cependant, vous devez comprendre que ce catalogue ne fournit des informations qu'environ 2,5% documents d'archives stockées dans le RGIA. Le système présenté est la première étape vers la création d'un catalogue électronique à part entière. 2.3 Guides
Les guides sont des ouvrages de référence d'archives obligatoires Guide des collections (d'archives) des archives- un répertoire d'archives contenant de manière systématique les caractéristiques ou information brève sur fonds d'archives et destiné à se familiariser avec sa composition et son contenu Guide- une publication imprimée dont le but est de donner aux utilisateurs une idée de la composition des fonds d'une archive particulière. Types de guides : · guide des stocks ; · un bref guide des fonds d'archives (archives); · guide thématique des fonds d'archives (archives). Les guides sont également subdivisés en archives (intraarchives) et interarchives. guide des stocks- une publication imprimée contenant de manière systématique de brèves informations sur les fonds d'archives et servant à se familiariser avec le contenu des archives. Petit guide des fonds d'archives- un guide contenant une liste des fonds d'archives. À leur tour, de brefs ouvrages de référence sur les archives sont divisés en annotés et non annotés. Les annotés contiennent des informations sur les fonds de manière systématique, indiquant tous les renommages des fondateurs, il est également fourni informations courtes sur le contenu des documents. Les guides abrégés non annotés des collections d'archives ne contiennent qu'une liste des collections et Informations d'arrière-plan par eux. Guide thématique des fonds d'archives- un guide qui contient des informations sur les fonds correspondant à un thème spécifique. Tous les types de guides ci-dessus peuvent être créés à la fois pour une seule archive et pour un groupe d'archives. Le guide se compose du guide proprement dit et de l'appareil de référence qui s'y rapporte. Le guide lui-même ou, comme on l'appelle aussi, les caractéristiques des fonds contient les informations obligatoires suivantes : le nom du fonds, les données de référence le concernant, l'historique de l'organisme créateur du fonds (pour un fonds d'origine personnelle - base des informations biographiques sur la personne), des informations sur la composition et le contenu des documents du fonds. Il peut également contenir une liste bibliographique du fonds. Le nom de la fondation est un élément obligatoire du guide, qui peut renseigner sur : · appartenance du fonds à une certaine époque historique ; · le nom du fondateur et sa place dans le système des pouvoirs publics, des organisations, etc. ; · échelle des activités du bailleur de fonds ; · sa localisation. Les données de référence sur le fonds sont le numéro du fonds. Les informations historiques donnent une idée des activités du créateur de fonds, de sa place dans le système des pouvoirs publics, des organisations, des entreprises, etc., de la période et de l'ampleur de ses activités. Les informations historiques pour les fonds d'origine personnelle contiennent des données biographiques sur le fondateur : son nom, prénom, patronyme, période de vie, lieu de naissance, de décès, vie personnelle, activités, etc. Annotation de la composition et du contenu des documents - une brève description de la composition et du contenu des documents. L'appareil scientifique et de référence du guide comprend les éléments suivants : page de titre, contenu (table des matières), préface, liste des abréviations, annexes, index. La page de titre fait partie de la conception du guide (n'oubliez pas que nous parlons sur l'édition imprimée) et donne des informations sur le nom de l'archive, sa juridiction et sa place dans le système des autorités archivistiques de la Fédération de Russie. Il indique également des informations sur le lieu et l'heure de publication. La préface donne Histoire courte archives, aux documents dont un guide a été compilé. La liste des abréviations, les annexes et les index remplissent les mêmes fonctions que dans l'inventaire des cas. La méthodologie pour les compiler est similaire à la méthodologie de compilation de ces éléments pour le référentiel scientifique de l'inventaire. Les annexes peuvent inclure des données sur les liquidés, transférés à d'autres archives et fonds communs, ainsi que sur la composition de l'appareil scientifique de référence des archives. Avec le développement des technologies de l'information, le lien inextricable entre le guide d'archives et la publication imprimée commence à s'estomper. Il existe des guides d'archives sous forme électronique. Par exemple, sur le site Web des Archives d'État russes de la littérature et de l'art (RGALI), il existe un guide électronique des collections, disponible au lien suivant : #"justifier"> 2.4 Outils de référence et de recherche supplémentaires
Des répertoires supplémentaires du système ATP peuvent être créés dans les archives - revues, index, fiches thématiques et listes thématiques de documents et d'affaires, registres annotés d'inventaires. Examens de documents La revue en tant que type d'ouvrage de référence archivistique appartient au groupe des outils de référence et de recherche supplémentaires de l'archive, mais, comme le guide, elle est destinée à être publiée afin d'informer les utilisateurs sur la composition et le contenu des documents du fonds ou différents fonds, mais sur un seul sujet : Aperçu des documents d'archives- type de répertoire d'archives, comprenant des informations systématisées sur la composition et le contenu de complexes individuels de documents d'archives, complétés dans cas nécessaires analyse des sources de ces documents L'opportunité de compiler des revues est déterminée par la pertinence et l'importance du problème auquel elle est consacrée, le degré de son étude, ainsi que la nouveauté des documents inclus dans la revue. La compilation et la publication (réplication) des revues sont recommandées dans les cas suivants : lorsque le volume du fonds est important et qu'il contient de nombreux cas d'un même type de contenu, ou, à l'inverse, de nombreux cas au contenu complexe et multisujet, par exemple : protocoles, correspondance sur plusieurs questions sans rapport entre elles. Dans cette situation, il est conseillé de publier des revues de fonds d'archives, où le contenu des cas multi-sujets peut être logiquement divisé et classé en groupes homogènes. Des révisions peuvent également être effectuées sur des documents entrés dans des inventaires sans système strict ou connexion logique, ou lorsque les documents sont éparpillés dans différents inventaires. Les lacunes notées sont plus faciles à éliminer en compilant des revues, plutôt qu'en réécrivant des inventaires. L'expérience de la préparation de revues montre qu'elles peuvent être publiées à la fois sous la forme de publications indépendantes et d'articles séparés dans des périodiques et des publications en cours, ce qui est pertinent pour la préparation de revues de documents d'archives dans les organisations. Par exemple, dans les archives historiques militaires de l'État russe (RGVIA), les revues de documents sont divisées en actions et thématiques : Revues de documents thématiques : · sur l'histoire du mouvement socio-politique ; · dans l'histoire pays étrangers et villes de Russie; · sur l'histoire de l'architecture et de l'urbanisme ; · sur le développement de l'aviation; · sur les liens culturels et économiques de la Russie avec d'autres pays ; · sur le développement de la pensée théorique militaire russe; · sur la vie et le travail de personnalités éminentes de Russie; · sur les gisements minéraux, etc. Examens des documents de stock : · Bureau de terrain militaire du H.I.V. (F.26); · Forteresse d'Ivangorod (F. 13133); · Lettre secrète du Collège militaire (F. 20) ; · Cabinet du Ministre de la Guerre (F. 366) ; · Bureau du commissaire militaire du gouvernement provisoire au siège (F. 2015); · Voronov P.N., lieutenant général, historien militaire, rédacteur en chef de la revue "Russian Antiquity", (F. 252), etc. Pointeurs Les index peuvent être des répertoires d'archives indépendants dans l'archive ou un élément du dispositif de référence d'autres répertoires d'archives : Index (archivé)- répertoire d'archives contenant une liste systématique de noms d'objets ou d'objets, qui contiennent des informations dans des documents d'archives, indiquant leurs données de recherche La méthodologie d'élaboration de l'index en tant qu'élément du dispositif de référence a été envisagée à partir de l'exemple d'un inventaire de documents et d'affaires. Les pointeurs sont le plus souvent inclus dans les guides. Cependant, avec le développement des technologies de l'information, les index deviennent un outil de recherche populaire sur les sites Web des archives russes. Par exemple, sur le site rusarchives.ru, il existe un index des fondateurs dans les archives de la Russie (annexe 12) Lorsque vous cliquez sur le lien vers le créateur de fonds souhaité, vous accédez à la fenêtre de résultat de la recherche, qui fournit des informations sur le créateur de fonds, ses données de référence, sa section et son répertoire, qui contient des informations sur le créateur de fonds souhaité (Annexe 13) Ainsi, dans ce cas, l'index d'archives est inextricablement lié au répertoire d'archives (guide). En tant qu'ouvrage de référence d'archives supplémentaire, des listes thématiques de documents et d'affaires peuvent être compilées : Liste thématique des documents- un type de document d'information d'archives contenant une liste de titres d'affaires ou de documents sur un sujet précis, indiquant leurs dates et les données de recherche Des listes de documents sont compilées sur les sujets les plus pertinents, populaires et peu étudiés pour informer un large éventail de chercheurs, éditeurs de documents, archivistes, journalistes et autres spécialistes. Avec le développement des technologies de l'information, les listes thématiques prennent souvent une forme électronique et sont affichées sur les sites Web des archives respectives. Par exemple, les listes thématiques des archives historiques d'État russes (RGAI) (annexe 14) Socles Les données
Parallèlement à la liste des documents, les archives d'État, municipales et départementales développent activement des bases de données et les publient sur leurs sites Web officiels, ce qui permet de rechercher et de présenter rapidement et de manière exhaustive les informations documentaires en mode d'accès à distance. Dans le cadre de ce travail, les bases de données hébergées sur les sites Web des archives d'État de la Fédération de Russie ont été examinées à plusieurs reprises sous la forme de catalogues d'archives, d'index et de listes thématiques. Cependant, les bases de données peuvent être distinguées comme vue séparée un outil de référence et de recherche qui permet d'effectuer une recherche multi-aspects dans les fonds d'archives. Un exemple frappant de base de données et de système de recherche pour celle-ci est le service hébergé sur le site Web officiel des Archives d'État russes de la littérature et de l'art (RGALI). Conclusion
L'appareil scientifique de référence pour les documents du Fonds d'archives de la Fédération de Russie a grande importance pour un large éventail de consommateurs d'informations documentaires. Au sein de ce travail de recherche nous nous sommes penchés sur la constitution et le fonctionnement du dispositif scientifique de référence des archives. L'objectif du cours, à savoir l'étude du système d'appareil de référence scientifique pour les documents du Fonds d'archives de la Fédération de Russie, a été atteint. Dans le processus d'atteinte de l'objectif, nous avons résolu les tâches suivantes: Ils ont défini le concept d '"appareil de référence scientifique", qui est donné dans les règles d'organisation du stockage, de l'acquisition, de la comptabilité et de l'utilisation des documents du Fonds d'archives de la Fédération de Russie et d'autres documents d'archives dans les archives nationales et municipales, les musées et les bibliothèques , organisations de l'Académie russe des sciences (- M., 2007 ). Nous avons étudié les principes de construction d'un appareil scientifique de référence et leur influence sur la structure et le fonctionnement des ouvrages de référence d'archives. Nous avons étudié tous les outils de référence et de recherche obligatoires et complémentaires, ainsi que la méthodologie pour leur compilation. Nous avons analysé l'appareil de référence scientifique dans les archives qui stockent les documents du Fonds d'archives de la Fédération de Russie. Résolvant ce problème, nous avons pris la voie de l'étude de l'appareil électronique de référence scientifique affiché sur les sites Web des archives de l'État, ainsi que sur le site Web de l'Agence fédérale des archives. Dans les institutions d'archives de Russie, l'appareil de référence scientifique est principalement présenté sous la forme traditionnelle. Autrement dit, pour obtenir des informations documentaires, il est nécessaire de venir aux archives, et déjà à l'aide d'outils de référence et de recherche présentés sur papier, trouver les informations nécessaires. L'industrie de l'archivage en Russie suit actuellement la voie de l'informatisation, de la traduction, de la duplication des informations documentaires sur les supports traditionnels sous forme électronique, qu'il s'agisse de la numérisation de documents filmés et photographiques, ou de la numérisation document papier. Cependant, le niveau actuel d'informatisation des institutions d'archives laisse beaucoup à désirer. Ce problème est résolu au plus haut niveau de l'État. En 2011, par le décret du gouvernement de la Fédération de Russie du 15 avril 2014 n ° 313, Programme gouvernemental Fédération de Russie "Société de l'information (2011-2020)", dont l'un des objectifs est la transition vers le stockage sans papier des documents. Cependant, pour la conversion complète des documents d'archives et des répertoires d'archives sous forme électronique, il est nécessaire d'allouer les ressources nécessaires, y compris des équipements qui deviennent très rapidement obsolètes dans les conditions modernes, et également de résoudre le problème du stockage des documents d'archives sous forme électronique, mais c'est un sujet de recherche distinct. Sources et littérature répertoire d'archives de recherche de référence 1.Loi fédérale "Sur archivage En Fédération de Russie". Loi fédérale n° 125 du 22 octobre 2004 2.Règles d'organisation du stockage, de l'acquisition, de la comptabilité et de l'utilisation des documents du Fonds d'archives de la Fédération de Russie et d'autres documents d'archives dans les archives nationales et municipales, les musées et les bibliothèques, les organisations de l'Académie des sciences de Russie (- M., 2007) . .GOST R 51141-98 «Travail de bureau et archivage. Termes et définitions". 4.Règles de base pour le travail des archives des organisations. M. : VNIIDAD, 2002 .Compilation de descriptions archivistiques : Des lignes directrices. - M., 2003. .Classificateur unifié d'informations documentaires du Fonds d'archives de la Fédération de Russie. - M., 2007. .Archivage : manuel / E.V. Alekseeva, L.P. Afanasiev, E.M. forage; éd. V.P. Kozlov. - M. 2007.