مذكرة خدمة لشراء المعدات. نكتب مذكرة وفقًا للقواعد والعينة

المذكرة هي وثيقة داخلية يتم من خلالها الاتصال بين الموظفين في المسؤول جاري الكتابة. يتم تقليل محتواها إلى المهام ، وأداء أي مهام ، وما إلى ذلك ، أي قضايا العمل. على الرغم من أن كتابة المذكرة أمر بسيط ولا تخضع لقواعد صارمة للغاية ، إلا أنك تحتاج إلى معرفتها. في هذه المقالة ، سننظر في إجراءات تجميع هذه الوثائق والأنواع وما إلى ذلك.

صفة مميزة

طبيعة مذكرة الخدمة إعلامية ومرجعية ، مما يعني أنها تحتوي على إخطارات ورسائل وتعليمات معينة وما إلى ذلك. تتعلق القضايا المثارة فيها بالموظف المحدد الذي تم إرسال الرسالة إليه. بمعنى آخر ، المذكرة هي مجموعة أدوات للتواصل داخل المؤسسة.

ملاحظة: لم يثبت التزام المذكرة. هو - هي وثيقة إضافية، على الرغم من أنه يمكن وضع الأوامر والأوامر على أساسها.

يمارس

تعتبر المذكرة من الوثائق المستخدمة بكثرة ، وفي الوقت نفسه ، لا يتم تضمينها في قائمة أوراق الإدارة المصنفة رسميًا. يستخدم على نطاق واسع ، يصبح اتصالًا على المستوى الأفقي: أي أنه يتم تجميعه بواسطة موظف في قسم ما لنقل طلب أو اقتراح إلى موظف آخر.

هام: يجب أن تكون حالات كائنات التحكم التي يتم الاتصال بينها بواسطة مذكرة الخدمة مكافئة. خلاف ذلك ، لا تعتبر الوثيقة مذكرة ، ولكن مذكرة.

أغراض الاستخدام

يمكن استخدام مذكرة للعمل في حالات مختلفة.

وهنا بعض الأمثلة:

• لمكافأة موظف ؛
• لإرسال موظف في رحلة عمل ؛
• إبلاغ قسم اللوجستيات عن عطل في المعدات ؛
• إخطار رئيس الأمن من رئيس أي وحدة أخرى بضرورة دخول أشخاص غير مصرح لهم (غير موظفين) إلى مبنى الشركة ، مع بيان الأسباب ؛
• طلب في شكل مذكرة مرسلة إلى قسم المحاسبة لتخصيص موارد مادية لاحتياجات معينة ، إلخ.

حالات منفصلة لتجميع المذكرات

على الرغم من أن المذكرة تعتبر ورقة داخلية ، إلا أن أحد أنواعها هو مستند يتم إرساله إلى عمولة التصديق. ومع ذلك ، لا يزال استخدام الملاحظات حصريًا لاتصالات العمل أكثر شيوعًا.

كيف تكتب مذكرة؟

القواعد الأساسية لتجميع المذكرة مماثلة لأي قواعد أخرى. وهي تشمل الكتابة على ورقة A4 ، والتعليمات من من وإلى من يتم إرسالها ، والتأكيدات مع التاريخ والتوقيع. لكن كيف تكتب مذكرةتلبية جميع المتطلبات؟

• في الوسط (من الممكن أيضًا وضعه على الجانب الأيسر من الورقة) ، اكتب العنوان المقابل للمستند ؛
• هناك خياران لكتابة التاريخ - كليهما بالأرقام العربية ، والإشارة إلى الشهر بالكلمات ؛
• في العنوان الرئيسي ، يمكنك إضافة وصف قصيرمحتوى الوثيقة
• يجب أن تكون المعلومات حول المرسل والمستلم كاملة: الاسم الأول واسم العائلة واسم العائلة والاسم الكامل للمنصب والقسم (القسم) الذي يرتبط به هذا المنصب.

ردًا على سؤال حول كيفية كتابة المذكرة ، لم يتم تضمين تفاصيل وسمات هذا المستند فحسب ، ولكن أيضًا المحتوى الذي يجب أن يكون عليه.

لا تتطلب الورقة المعنية تقديم جوهر المشكلة بلغة جافة ورسمية للغاية - يُسمح برواية حرة ، ومع ذلك ، تعكس على وجه التحديد سبب الكتابة.

المحتوى مقسم إلى جزئين. أولها يسمى الديباجة. يتحدث بإيجاز عما دفع المنشئ لكتابة مذكرة وإرسالها إلى موظف معين.

يعتبر الجزء الثاني هو الجزء الرئيسي ، وهو أيضًا أكثر ضخامة من المقدمة. يتضمن هذا النص بيانًا بالطلب أو الاقتراح المباشر. يمكنك إضافة تحليل للوضع والاستنتاجات والنتائج إليها.

الاستمارة

عندما تُسأل بعض الشركات عن كيفية كتابة مذكرة ، ما عليك سوى تزويد موظفيها بنموذج خاص. ولكن ، تجدر الإشارة إلى أن هذا ليس توحيدًا إلزاميًا - يوفر GOST أحكامًا استشارية فقط (فيما يتعلق بالخطوط والأبعاد والفواصل الزمنية) بدون عينة معتمدة. ومع ذلك ، إذا كان هذا موجودًا في شركة معينة ، فمن الأفضل الالتزام به.

الخدمة والمذكرات

أعلى قليلاً في الملاحظة تمت الإشارة إلى كيفية اختلاف مذكرات الخدمة ومذكرات المذكرة. لكن الكثير من الناس ما زالوا يميلون إلى الخلط بينهم.

الأخطاء الأكثر شيوعًا هي:

• مذكرة لموظف من موظف إلى رئيس (في الواقع ، مذكرة) ؛
• حول زيادات الأجور ؛
• عن ترقية.

ويشير الأخيران إلى الإشارة ليس على المستوى الأفقي ، ولكن على المستوى الرأسي ، مما ينفي تعريف المذكرة.

هام: يعد تقسيم المذكرات إلى مذكرات وملاحظات توضيحية أمرًا غير صحيح مسبقًا.

تسجيل

يتم تسجيل جميع المذكرات في السجل. اعتمادًا على كيفية تنظيم تدفق المستندات في كل شركة معينة ، يمكن للشخص الذي قام بتجميع الورقة أو الشخص الذي استلمها القيام بذلك. في أي من الحالات ، يتلخص هذا في حقيقة أن المذكرة مخصصة لرقم فريد ، يجب الإشارة إليه في نصها.

مذكرة عينة

"قسم المبيعات ، مدير الشعبة تقنيات المعلوماتفي أ. كوتساكو
مذكرة
№ 19-43/102
13 أبريل 2015
حول اختبار حالة جهاز الكمبيوتر لأدائه
اعتبارًا من 04/10/2015 ، واجه الكمبيوتر الشخصي لـ R.D. Maksimenko ، موظف قسم المبيعات ، أعطالًا منتظمة ، وهي: إعادة التشغيل دون إصدار أمر الكمبيوتر هذا ، ومشاكل في تشغيله / إيقاف تشغيله ، ووميض الشاشة. نتيجة لما سبق ، أطلب منكم إجراء التشخيصات اللازمة من قبل المتخصصين في قسمكم من أجل تحديد أسباب المشاكل ، وكذلك القضاء عليها بنجاح. أقترح أن يتم تقديم نتائج الاختبار الذي تم إجراؤه بتنسيق جاري الكتابة، باختصار الخطوات التالية: إصلاح أو استبدال الجهاز.

افترض أنه اتضح أنه لا يمكن إصلاح جهاز الكمبيوتر. في هذه الحالة ، نصدر مذكرة لشطب المعدات.

مثال على ملاحظة لشطب المعدات

"قسم المبيعات ، مدير إدارة اللوجستيات M. A. Oleinik
مذكرة
№ 21-45/104
من 16 أبريل 2015
حول شطب جهاز كمبيوتر لا يعمل
اعتبارًا من 04/10/2015 ، تعرض R.D. Maksimenko ، موظف قسم المبيعات ، لأعطال منتظمة في الكمبيوتر الشخصي. نتيجة لذلك ، أظهرت التشخيصات التي أجراها متخصصون في قسم تكنولوجيا المعلومات ما يلي: لا ينبغي استخدام الكمبيوتر الشخصي. في هذا الصدد ، أطلب منك شطب المعدات المذكورة أعلاه بسبب عدم قابليتها للتشغيل.

رئيس القسم L. A. Kudryavtsev "

بالإضافة إلى ذلك ، ستحتاج إلى ملاحظة أخرى - لاستبدال المعدات التي تم إيقاف تشغيلها.

ملاحظة استبدال المعدات

"قسم المبيعات ، مدير إدارة اللوجستيات M. A. Oleinik
مذكرة
№ 22-46/104
من 17 أبريل 2015
حول استبدال جهاز كمبيوتر مكسور
تم إيقاف تشغيل الكمبيوتر الشخصي لأخصائي القسم ، Maksimenko R. D. ، ويحتاج إلى استبداله بسبب عدم تشغيله (وفقًا للوثيقة رقم 20-44 / 103 بتاريخ 15/04/2015). أطلب منك توفير معدات جديدة تتوافق مع معايير الجهاز الذي تم إيقاف تشغيله. يرجى الإبلاغ عن الانتهاء كتابة. مرفق بالمذكرة تقرير من قسم تكنولوجيا المعلومات عن التشخيصات التي تم إجراؤها ونتائجها.

رئيس القسم L. A. Kudryavtsev "

أخيراً

عادة لا تسبب كتابة المذكرة مشاكل. هذه الوثيقة الداخلية هي وسيلة مألوفة إلى حد ما للاتصال بين مختلف مستويات الحكومة. يمكن أن تحدث الحواجز الشرطية فقط بسبب "الخلط" بين المذكرات وملاحظات الخدمة (تشير المقالة إلى كيفية اختلافها).

في بعض الشركات ، يتم إعداد المذكرات حصريًا وفقًا للعينة المقدمة والمعتمدة (في هذه الحالة من الأفضل تخزين نماذج خاصة بها) ، وفي حالات أخرى يكون أكثر من مجاني.

عند تجميع هذا المستند ، يجب أن تسترشد بنفس القواعد المطبقة على الأوراق الأخرى - الخط والتباعد وفقًا لـ GOST والتاريخ والتوقيع لصحة الملاحظة.

بشكل عام ، المذكرة عبارة عن مجموعة أدوات مريحة للغاية ، يسهل إتقانها ، وإذا تم استخدامها بشكل صحيح ، يتم ملاحظة عمل جيد التنسيق وواضح لفريق من المنظمات. يساعد في الحفاظ على علاقة متماسكة بين الإدارات ويقوي أيضًا الهيكل الذي تشكله.

المذكرة هي معلومات ووثيقة مرجعية ، وأداة للمراسلات التجارية داخل المنظمة.

يتم وضع مذكرة من أجل إبراز أي منها امور اعمالفيما يتعلق بعمل قسم أو موظف معين ، يعتمد قراره على وحدة هيكلية أخرى في المنظمة أو الموظف.

تتم كتابة المذكرات ، على عكس المذكرات ، بين الوحدات الهيكلية أو الموظفين من نفس الوضع الرسمي الذين لا يخضعون مباشرة.

لمكافآت الموظفين

المذكرة الخاصة بالمكافآت هي الأساس لإصدار أمر لتشجيع الموظف ، ويصدرها رئيس القسم باسم الإدارة العليا ، وتحدد أسباب وأسباب المكافآت ، وبيانات الموظف و المترجم. لكي ينظر الرئيس في ذلك ، من الضروري تسجيل ملاحظة. بعد اتخاذ القرار بشأن المكافأة ، يتم إصدار أمر.

عن زيادة الراتب

LLC "شركة"

الأمر رقم 25 \ 10982 بتاريخ 25 نوفمبر 2010

على زيادة راتب إيفانوف ف.

نظرًا لأداء المبيعات الجيد للمدير Ivanov V.A. بحسب نتائج الربع الأول من عام 2010

انا اطلب:

1. قم بتثبيت مدير قسم المبيعات إيفانوف فيكتور أليكساندروفيتش راتب رسميبمبلغ 25000 (خمسة وعشرون ألف) روبل اعتبارًا من 1 ديسمبر 2010.

2. كبير المحاسبين Vasilyeva A.V. ضمان الدفع في الوقت المناسب للراتب المحدد في الفقرة 1 من هذا الأمر والمبالغ الأخرى المحسوبة على أساسه.

3. إلى رئيس قسم شؤون الموظفين فيدوروف جي.

3.1. قم بإجراء تغييرات على جدول التوظيف عن طريق تحديد الراتب لمنصب مدير المبيعات عند 25000 (خمسة وعشرون ألف) روبل.

3.2 اختتم مع إيفانوف ف. اتفاق تكميليإلى عقد عمل مؤرخ [التاريخ عقد التوظيف] [رقم عقد العمل] بشأن إنشاء راتب قدره 25000 (خمسة وعشرون ألف) روبل اعتبارًا من 1 ديسمبر 2010.

2.4 للتعرف على هذا الطلب ، قام Ivanov V.A. تحت الرسم.

المدير العام لشركة ذات مسؤولية محدودة "شركة"

زدانوف ف.

أنا على علم بالطلب من قبل ____________________ Vasilyeva A.V.

على دراية بالترتيب ____________________ Fedorov G.I.

تعرفت على الأمر ____________________ Ivanov V.A.

يمكن أن يكون أساس زيادة الراتب بمثابة:

- مذكرة من رئيس الدائرة التي ينتمي إليها الموظف

- زيادة الأسعار في الدولة ونتيجة لذلك الحاجة إلى إعادة فهرسة رواتب الشركة - زيادة رواتب الموظفين

- احالة جديدة الواجبات الرسميةموظف.

على عدم الوفاء بالالتزامات

مذكرة
04.10.2013 № 6

عن الفشل في أداء الواجبات

أوجه انتباهكم إلى أن سائق الشحن سوكولوف إيفان إيغوريفيتش لم يقدم السيارة المخصصة له (رقم C 042 MK 83) لإجراء فحص تقني مجدول ، وبالتالي انتهاك الأحكام المسمى الوظيفيمن 06.10.2010

فيما يتعلق بالانتهاك المرتكب ، أقترح إعلان توبيخ سوكولوف الأول.

يتم وضع مذكرة بشأن عدم الوفاء بالواجبات الرسمية على ورقة A4.

حول المخالفات في العمل

مدير عام قسم المعلومات

التكنولوجيا شركة بيسيدا ذ

مذكرة

09.12.2014 № 10-23/158

حول انتهاك انضباط العمل

أعلمكم أنه بالأمس ، 12/08/2014 ، لمدة ساعتين من الساعة 16-00 حتى نهاية يوم العمل ، غاب المتخصص في قسم تكنولوجيا المعلومات رومان فيكتوروفيتش فريغاتوف عن مكان العمل.

المستندات الثبوتية ، التي تشهد على صحة أسباب الغياب ، Fregatov R. لم تقدم.

فيما يتعلق بالانتهاك ، نظرًا لطبيعته المتكررة ، أقترح على Fregatov R.V. إصدار توبيخ.

رئيس القسم إي. ليوبيمشيكوف

استنادًا إلى أمثلة المذكرات المقدمة ، أصبح من السهل الآن إنشاء الأمثلة الخاصة بك.

إيفجينيا ستريب

لشراء القرطاسية

توضح المذكرة "لشراء القرطاسية" حقائق الحاجة إلى الإنتاج لشراء كمية معينة من القرطاسية ، مرفق بها قائمة بالقرطاسية (الاسم والكمية).

حول تخصيص الأموال

موظف __________________________/_____________/

متفق عليه

رئيس القسم __________________________/_____________/

الانتباه

تقع مسؤولية المحاسبة وتخزين الأدبيات المشتراة خصيصًا للأقسام على عاتق رؤساء هذه الأقسام.

قرار تخصيص الأموال لشراء الأدب:

مشرف

جامعة الشركات ___________________________ / ____________ /

المبلغ في الحجم

روبل ______________ / _____________ / "__" _______ 200_

أتعهد بتوفير السلع و شيكات أمين الصندوق، وكذلك غير المنفقة السيولة النقديةحتى 25 "____________" 200_. ___________________________ / _____________ /

المقبوضات السلعية والنقدية ، وكذلك الأموال غير المنفقة بمبلغ

روبل _______________ / _____________ / "__" _______ 200_

مذكرة (SZ) - نوع من المذكرة.

الاختلاف الرئيسي هو أن مكاتب الاتصال يتم إرسالها أفقيًا إلى المسؤولين على نفس المستوى الحكومي.

يتم إرسال المذكرات إلى أعلى المديرين عموديًا.

لا توجد قواعد إلزامية لإنشاء SZ أو العينات في التشريع. مصنف وثائق الإدارةيحتوي على مراجع فقط للتقارير والملاحظات التوضيحية والتفسيرية. قواعد وتعليمات إصدار SZ ضمن نطاق محدد كيان قانونييمكن تنظيمها على المستوى المحلي الفعل المعياريفي المسائل التجارية.

نظرًا لأن مقدمي الخدمات عبارة عن أوراق مكتوبة ويجب أن يتم تسجيلها (تسجيلها) من قبل الشخص الذي أرسلها ، فهي بمثابة دليل على إرسال أي معلومات أو طلب أو رسالة حول مشكلة لا يمكن حلها بشكل مستقل. نوع من التأخير وإعادة توزيع المسؤولية.

كيفية الرسم بشكل صحيح: ملء SZ وفقًا لـ GOST

يحتوي GOST الذي يدخل حيز التنفيذ على تنظيم أكثر تفصيلاً ، ويتضمن أقسامًا جديدة.

متطلبات المظهر

يتم رسم المذكرات على ورق أبيض أو ورق A4 أو A5 فاتح اللون.

يتم توفير الهوامش على طول الحواف: يمين - 10 ملم ، على الجوانب الأخرى - 20 ملم لكل منهما. في بلدنا ، يتم إنشاء المستندات باللغة الروسية.

الجزء العلوي ("قبعة"). في أعلى اليمين ، يتم إدخال المرسل إليه من SZ (لا يزيد عن 4 ، وإلا فمن الضروري القيام بالبريد).

يوجد على الجانب الأيسر أدناه اسم الورقة والتاريخ ورقم التسجيل ، ملخص(رأس).

يمكن تحديد التاريخ بالتنسيق العددي بالأرقام العربية (DD.MM.YYYY، YYYY.MM.DD) وباستخدام الكلمات. رقم التسجيل- قيمة عددية ترتيبية ، مع احتمال وجود حرف مكمل.

مهم:يجب أن يعكس العنوان الجوهر الرئيسي لنص SZ ، قل ما هو موضوع الورقة.

إذا احتلت المذكرة أكثر من صفحة مطبوعة واحدة ، فسيتم ترقيم الصفحات التالية.

يوفر GOST الجديد معايير إضافية:

• لا يذكر التقليدية فقط المستندات الورقية، ولكن أيضًا إدارة المستندات الإلكترونية وفقًا لنفس قواعد التسجيل.
• نص. من الأفضل استخدام خطوط Times New Roman و Arial و Verdana و Calibri. الحجم من 12 إلى 14 حسب الخط المحدد. تباعد الأسطر التقليدي هو 1-1.5 ؛ للأحرف في الكلمات - عادي ؛ بين الكلمات الفردية - مسافة (قطعة واحدة). يتم محاذاة نص SZ مع عرض الورقة.
• يتم وضع ترقيم الصفحات أعلى الورقة (رأس الصفحة).
• يُسمح بطباعة المستندات على الوجهين مع الحفاظ على الهوامش المطلوبة من جميع الجوانب.
• يوجد مسافة بادئة للفقرة - 1.25 سم.

المرجعي:نظرًا لأنه يتم إرسال SZ داخل شركة واحدة ، فلا داعي لختمها.

مثال على مستند في الصورة أدناه:

متى لا تتبع المذكرة القواعد؟

كما هو مذكور أعلاه ، SZ ليست كذلك وثيقة رسميةلذلك ، لا توجد عواقب محددة لإرسال الملاحظات غير الموجودة في النموذج.

الغرض من SP هو الحصول على أو تقديم معلومات معينة للزملاء في العمل.والنتيجة السلبية الوحيدة المحتملة هي عدم وجود رد فعل على الملاحظة.

يحتوي التشريع الاحكام والشروط العامةللاستئنافات ، في حالة عدم الامتثال التي لا يتم النظر فيها. يبدو أنه من خلال القياس يمكن تطبيقها على SZ. على وجه الخصوص ، لن تتلقى الطلبات التالية ردًا:

1. عدم وجود إشارة إلى الشخص الذي جعلها (مجهول الهوية) ؛
2. تحتوي على أقوال فاحشة وشتائم وتهديدات.
3. غير قابل للقراءة؛
4. إذا تم الرد على طلبات مماثلة مرارًا وتكرارًا ؛
5. إذا كان الجواب يجب أن يكشف عن سر محمي ؛
6. و اخرين.

هذه القواعد واردة في القانون الاتحادي "بشأن إجراءات النظر في الطعون المقدمة من مواطني الاتحاد الروسي". على الرغم من غياب القوانين قواعد ملزمةللمراسلات من خلال المذكرات ، يجب أن يتم إعدادها وفقًا لمعايير الاتصالات التجارية وقواعد اللغة الروسية والمتطلبات التقليدية للأوراق التجارية.

لا تنص القواعد التشريعية على قواعد إصدار هذه الورقة الرسمية ، حيث لا يوجد ذكر لها في OKUD (المصنف الروسي بالكامل لوثائق الإدارة).

يتم تنظيم تجميعها وفقًا لمتطلبات المعيار الروسي GOST R.30-2003 ، والذي ينص على قواعد تصميم واضحة.

يتم ضمان القوة القانونية لمذكرة الخدمة من خلال إشارة واضحة وصحيحة لجميع التفاصيل. يتم تجميعها من قبل رئيس قسم أو وحدة إنتاج هيكلي (علمية) أخرى عندما يكون ذلك ضروريًا لتحقيق هدف معين في مصلحة الشركة.

تنشأ مثل هذه المواقف ، على سبيل المثال ، عندما يكون من الضروري التقدم لوظيفة موظف إضافي، ويتم حل المشكلة فقط بمشاركة إدارة مجاورة أو مسؤولها.

ماذا يجب أن يكون في وثيقة توظيف الموظف؟

على عكس المذكرة ، هذا المستنديوفر الاتصالات التجارية لكائنات التحكمعلى المستوى الأفقي. لا يتم إرسالها إلى رئيس الشركة ؛ المرسل إليه هو رئيس وحدة هيكلية معادلة مجاورة ، تختص بحل المشكلة.

يجب أن يتضمن العمل على إنشاء ورقة رسمية المراحل التالية:

إن المديرين التنفيذيين في المتوسط ​​والعالي اليوم بارعون في لغة الأرقام ولا يدركون جيدًا الرثاء الغامض للحمل الزائد.

سيقوم مدير مختص في مذكرته بتقييم الممكن نفقات إضافيةحول توسع الدولة ومقارنتها بالفوائد التي سيتم الحصول عليها في النهاية.

كيف يتم تجميع الورق؟

يجب أن تتضمن المذكرة الخاصة بتعيين موظف المعلومات التالية:

• اسم الشخص الذي تم إرسال الورقة إليه (في الزاوية اليمنى أعلى الصفحة ، في حالة الحالة الأصلية). في هذه القضيةقد يكون المرسل إليه رئيس قسم شؤون الموظفين ؛
• الإشارة إلى بيانات المؤلف الذي يتم تقديم المذكرة نيابة عنه ؛
• الاسم - العنوان قبل النص (في حالة حرف الجر) ؛
• محتوى النص المباشر ؛
• تاريخ الكتابة
• توقيع المؤلف (في الزاوية اليسرى أسفل الصفحة) يشير إلى المكان واللقب بالأحرف الأولى.

يحدد جزء النص أسباب إصدار ورقة عمل ، والتي تشكل أساس الاستئناف.

ثم ينتقل المؤلف إلى الاستنتاج المنطقي للملاحظة - طلب ، بيان بالإجراءات الممكنة ، اقتراح لإعداد عقد عمل مع موظف إضافي.

في هذه الحالة ، من الضروري الإشارة إلى الوظيفة التي سيتم تعيين الموظف فيها. بالنسبة لشركة صغيرة ، يمكن أن يكون العنوان الرسمي إجراءً شكليًا زائدًا عن الحاجة.

ولكن إذا كانت الشركة توظف آلاف الموظفين وهناك أقسام هيكلية ، فإن وسيلة التفاعل بينهم تكون على وجه التحديد هذا المستند ، والذي يمكن أيضًا إرساله عبر البريد الإلكتروني.

"الزائد" المهم هو النظر السريع في الهدف وتحقيقه بسرعة.

صياغة مذكرة في شكل إلكترونيلا يختلف عن الكتابة باليد نسخة ورقية. لا يلزم ملء جزء العنوان ، سيكون المستلم (المرسل إليه) هو المستخدم ، على الفرد صندوق بريدالذي تم إرسال الاستئناف.

يفعلون الشيء نفسه مع التوقيع - يمكنك أيضًا تحديد المرسل على عنوان الرسالة.

مثال محدد

Bochkovskaya A.V. ، رئيس قسم الموارد البشرية في CTNI LLC

من كبير المحاسبين Shulgi L.V.

مذكرة

على الحاجة إلى توظيف موظف جديد

خلال الشهر الماضي ، تطور وضع يمكن التنبؤ به في قسم المحاسبة بالشركة فيما يتعلق بتوسيع الإنتاج - بدء تشغيل مطبعة. يؤثر التحميل الزائد على الموظفين الرئيسيين على جودة المحاسبة وإعداد التقارير. أحد الموظفين - Sadovskaya M.G. - يعمل بدوام جزئي ويقضي في مكان العمل ما لا يزيد عن 4 ساعات. في هذا الصدد ، لا يمكنها التعامل مع الحمل الزائد.

أطلب منكم قبول أخصائي جديد للمكان الرئيسي للعمل في قسم المحاسبة ، وبوظيفة بدوام جزئي ، قطع علاقات العمل وفقًا للمادة 288 من قانون العمل في روسيا. تم تحذيرها من ضرورة الفصل عندما تم تعيينها بدوام جزئي.

كبير المحاسبين Shulga L.V.

الإجراءات اللاحقة - إخطار Sadovskaya M.G. ، وإعداد أمر بالفصل ، وبعد ذلك - عند قبول شخص جديد لموظفي المحاسبة - هي نتيجة لمذكرة مرسلة.

المبادرة قرارات الإدارة- الغرض الرئيسي من المعلومات والوثائق المرجعية التي تنتمي إليها المذكرة أيضًا. يتم إعداده ، في أغلب الأحيان ، عند ظهور قضايا الموظفين ، لحل مشاكل الإمداد الاقتصادي ، ولتوفير المعلومات للإدارات الأخرى ، ولحل الصعوبات التنظيمية الأخرى.

لحل مختلف قضايا الإنتاج والتنظيم ، هناك المراسلات التجارية الداخلية. في عملية الحفاظ على الوثائق ، يتم تجميع العديد من المذكرات.

يمكن أن تكون أيضًا تقارير وأوامر وما إلى ذلك. في معظم الحالات ، هذه المستندات الداخليةهم قريبون جدًا من طبيعة الكتابة ، اعتمادًا فقط على الهدف النهائي وسبب الكتابة ، لديهم طبيعة تنظيمية وقانونية مختلفة.

إذا كانت المذكرة لها غرض محدد أو تعمل على إصلاح تكاليف الموارد المالية ، فعندئذٍ تكون موجودة بدون فشلتعلق على الجنرال القوائم المالية(على أساس حقيقة ملموسةقسم المحاسبة يسجل وينفذ معاملات الإنفاق والدخل).

ملاحظات المكتب طبيعة مختلفةتساعد على حل المشكلات الحالية المختلفة بسرعة وهي وثيقة داعمة لحقائق محددة.

يجب الاحتفاظ بملاحظات الخدمة ، وفقًا لنوعها وطبيعة كتابتها ، لعدد معين من السنوات (يمكن أن تكون الشروط من سنة واحدة أو 3 أو 5 سنوات أو مخزنة بشكل دائم).

متطلبات إيداع مذكرة

وفقًا للإطار التشريعي (GOST 6.30-2003 "أنظمة التوثيق الموحدة" نظام موحدالتوثيق التنظيمي والإداري. متطلبات الأعمال الورقية) يجب أن تحتوي المذكرة:

1. إلى من يتم توجيه المستند إليه تنفيذي, التقسيم الهيكليأو منظمة محددة)
2. اسم المرسل إليه (على وجه التحديد الذي تم إرسال المستند إليه) ؛
3. اسم المستند (في هذه الحالة ، يشار إلى "مذكرة") ؛
4. رقم تسجيل مذكرة الخدمة ؛
5. تاريخ الكتابة
6. العنوان إلى النص (مثال: "على شراء القرطاسية للدائرة" ، "في الإجراءات التأديبية" ، إلخ) ؛
7. النص نفسه ؛
8. التاريخ والتوقيع ، من قام بتجميع المذكرة (من الضروري الإشارة إلى الموقف) ؛

عند كتابة مذكرة ، يجب عليك الالتزام بالقواعد التالية:

• الإشارة الصحيحة لجميع التفاصيل ؛
• التقيد الصارم بأسلوب الكتابة الرسمي ؛
• ترتيب المستند بالتسلسل الصحيح ؛

من يمكنه كتابة مذكرة

يمكن عمل مذكرة من قبل كل من العمال العاديين وإدارة المنظمة. هذه هي الوثيقة التي تحكم اتصال الكائنات مع التحكم الأفقي.

إدارة المستندات الإلكترونية

تتمثل الأهداف الرئيسية لكتابة المذكرات في حل المشكلات التنظيمية الحالية المتعلقة بالإدارة الاقتصادية والقاعدة المادية والتقنية ، دعم المعلومات, إجراءات تأديبيةإلخ.

غالبًا ما تستخدم المنظمات الرائدة النظام إدارة المستندات الإلكترونيةلإصلاح البيانات والحقائق المختلفة: يقوم المبرمجون بتطوير برنامج خاص ، ويتم تسجيل عمل المنظمة باستخدام تسجيل الدخول وكلمة المرور (يتم توفيرهما من قبل قسم شؤون الموظفين) وبعد إدخال قسم معين من برنامج إدارة المستندات ، يختار الموظف قسم "المذكرة" ويملأ بالفعل الحقول المفقودة.

حظيت سهولة استخدام إدارة المستندات الإلكترونية بتقدير العديد من الشركات للأسباب التالية:

• يتم تعيين رقم المستند (بطاقته) تلقائيًا ؛
• يتم تخزين جميع المستندات في أرشيف إلكتروني (بشكل أساسي حسب السنة) ؛
• للبحث وثيقة محددةيكفي معرفة الحد الأدنى من المعلومات ؛
• التوفير في إيجار الورق والتخزين ، وما إلى ذلك ؛

لكن العديد من المنظمات لا تزال تستخدم الوسائط الورقية عند كتابة المذكرات.

غالبًا ما يكون لدى قسم شؤون الموظفين أمثلة جاهزة للمذكرات لأغراض مختلفة ، ويحتاج الموظف فقط إلى الاتصال بمسؤول شؤون الموظفين والإشارة إلى سبب كتابة مذكرته.

إجراءات النظر في المذكرة

بعد كتابة المذكرة ، يتم تسجيلها من قبل الموظفين المسؤولين ، ثم تقديمها للنظر فيها الأشخاص المسؤولين(التي تحدد حقيقة القراءة وتضع الملاحظات المناسبة) وبعد كل هذا يتم إرسالها إلى المرسل إليه. يقدم المرسل إليه بالفعل قراره ("متفق عليه" ، "مرفوض" ، "تمت المراجعة" ، "مكتمل" ، إلخ. اعتمادًا على الغرض من كتابة المذكرة والنتيجة النهائية للإجراء بعد الاستئناف من قبل موظف الشركة).

مطالب جامدة من الإطار التشريعيلا لكتابة المذكرات ، ولكن ما زلت بحاجة إلى الإشارة إلى جميع النقاط بشكل صحيح (وفقًا لـ المتطلبات العامةسير العمل).

مثال على كتابة المذكرة

مدير شركة Rostok LLC
Samelyuk Anatoly Petrovich. صامليوك اناتولي بتروفيتش
مدير مبيعات في Rostok LLC
كوزنتسوفا أوكسانا إيفانوفنا
(يمكنك تحديد بيانات جواز السفر ، وعنوان الإقامة أو عنوان العمل ، ورقم موظفي الموظف ، الذي يتم تعيينه عند التقدم لوظيفة)
25 ديسمبر 2014
العدد 31 المؤرخ 25 ديسمبر 2014 (رقم التسجيل)

مذكرة

فيما يتعلق بتمديد رحلة العمل إلى موسكو ، وفقًا لبيانات الوثيقة رقم 27 بتاريخ 15 ديسمبر 2014: كان من المفترض أن تكون مدة رحلة العمل من 17 ديسمبر 2014 إلى 20 ديسمبر 2014 ، لكن مدة رحلة العمل: من 17 ديسمبر 2014 إلى 23 ديسمبر 2014 العام ، فيما يتعلق بحل القضايا التنظيمية ذات الصلة. تم تقديم التقرير عن العمل المنجز إلى رئيس قسم المبيعات في Rostok LLC Kramar Nikolay Nikolaevich.
تذاكر المغادرة والوصول مرفقة. أطلب منك تخصيص المبلغ المناسب من بدل السفر - بمبلغ 10 آلاف روبل.

25.12.2014
مدير مبيعات في Rostok LLC
Kuznetsova O. I. (والتوقيع الشخصي).

إذا احتلت إحدى المذكرات عدة أوراق بحجم A4 ، فسيتم ترقيم كل منها.

المسافة الفارغة

عند إصدار مذكرة على الورق ، يجب الالتزام بالمسافات البادئة التالية:

• المسافة البادئة اليسرى (الهامش) - من 2.5 إلى 3.5 سم (مكان لحفظ المستند) ؛
• المسافة البادئة اليمنى - من 1.25 إلى 2.5 سم ؛
• المسافة البادئة العلوية - 2 سم على الأقل ؛
• مسافة بادئة أقل - 2 سم على الأقل ؛

إذا نظرنا مبادئ عامةكتابة مذكرة ، فإن هذه الوثيقة هي حصريًا مساعدة بطبيعتها ، ومعلومات محددة ، وبالتالي فهي تبدأ في اتخاذ قرار إداري معين.