تسجيل عقود العمل إلزامي أم لا. مجلة تسجيل عقد العمل: وثيقة اختيارية ولكنها مفيدة جدا

يلتزم قسم شؤون الموظفين بالاحتفاظ بسجل لعقود العمل و اتفاقيات إضافيةلعقد عمل. هل من الضروري الاحتفاظ بمجلتين أم يمكن تلخيص المعلومات في مجلة واحدة؟ هل هذه المستندات مطلوبة؟ هل هناك نمط عالمي؟ ستجد إجابات لهذه الأسئلة وغيرها في مقالتنا.

مجلة عقود العمل

سجل عقود العمل ليس كذلك وثيقة ملزمة. تشريعات العمل لا تلزم أرباب العمل بتنفيذها. ومع ذلك ، في بعض الحالات ، قد يكون الاحتفاظ بمثل هذا السجل مفيدًا لصاحب العمل نفسه.

مثال.

تبرم المنظمة عقود عمل محددة المدة مع الموظفين. إذا احتفظ قسم شؤون الموظفين بسجل لعقود العمل ، فإن هذا يبسط مهمة مراقبة مدة هذه العقود. وهذا بدوره يقلل من المخاطر المرتبطة بتحويل عقد عمل محدد المدة إلى عقد مبرم لفترة غير محددة.

كيف تملأ المجلة: عينة

شكل سجل عقود العمل تعسفي. يقرر كل صاحب عمل لنفسه الحقول والعمود والتفاصيل التي يجب تضمينها فيه. في رأينا ، من المستحسن أن تنعكس في المجلة ، على وجه الخصوص:

• تاريخ ورقم عقد العمل المبرم ؛
• لقب واسم واسم عائلي للموظف ؛
• التقسيم الهيكلي;
• الموقف المتخذ؛
• نوع وطبيعة العمل.
• مدة عقد العمل ، مع الإشارة إلى تاريخ إنهائه (لعقود العمل محددة المدة) ؛
• مكان يوقع فيه الموظف عند استلام نسخته من عقد العمل.

ليس من الضروري تضمين كل ما سبق في المجلة. قم بتضمين ما تحتاجه فقط. على سبيل المثال ، قد يبدو نموذج السجل كما يلي:

يمكنك أيضًا إعطاء مثال لسجل مكتمل لعقود العمل. من الناحية العملية ، قد يبدو السجل كما يلي:


تذكرأن لا أحد يمنع صاحب العمل من الاحتفاظ بسجل لعقود العمل في في شكل إلكتروني(حتى في شكل إكسل). ومع ذلك ، في هذه الحالة ، لن يكون من الممكن الحصول على توقيعات الموظفين عند استلام عقود العمل.

نصيحة:عدد وغرز السجلات الورقية للعقود. من المعتاد الحفاظ على هذه الوثائق. ضع في اعتبارك أن المعلومات الواردة في السجل هي بيانات شخصية. لذلك ، نوصي بأن تفكر مليًا في تخزين السجل. مدة الصلاحية - 75 عامًا (المادة 22.1 من القانون الاتحادي المؤرخ 22 أكتوبر 2004 رقم 125-FZ).

مجلة الاتفاقيات الإضافية لعقود العمل

لا توجد أيضًا متطلبات للاحتفاظ بسجل للاتفاقيات الإضافية لعقود العمل بموجب تشريعات الاتحاد الروسي. أي أنها أيضًا وثيقة موظفين اختيارية. ومع ذلك ، يمكن أن يكون الاحتفاظ بهذا السجل مفيدًا أيضًا لصاحب العمل. بعد كل شيء ، إذا كنت تحتفظ بمجلة كهذه ، فيمكنك ، على سبيل المثال ، تتبع بنود عقود العمل التي تم تغييرها. لمثل هذه المعلومات ، يمكنك توفير عمود خاص ، على سبيل المثال.

يجب أن تحتفظ دائرة شؤون الموظفين بسجلات لعقود العمل المبرمة. ليس شرط إلزامي قانون العملومع ذلك ، فإن سجل عقود العمل يمكن أن يسهل إلى حد كبير عمل الموظفين. في الوقت نفسه ، من المستحسن الاحتفاظ بمجلات منفصلة لتسجيل عقود العمل العمال الأجانبأو للمتعاونين. للحصول على معلومات حول كيفية تسجيل عقود العمل وإجراءات إصدار المستندات المحاسبية ، اقرأ المقال.

من المقال سوف تتعلم:

إعداد عقد عمل عند التقديم على وظيفة

عقد العمل هو وثيقة ملزمة يجب وضعها عند تعيين موظف جديد. يصف هذا المستند جميع الأحكام الرئيسية التي يمكن البناء عليها علاقات العملبين الموظف والمنظمة.

انتبه! إن إبرام عقد العمل ليس حقًا ، ولكنه التزام على صاحب العمل. سيؤدي عدم إكمال المستند إلى مسؤولية إدارية.

نعم ، جزء 4 مواد 5.27 من قانون الجرائم الإدارية للاتحاد الروسيالعقوبات على هذه الجريمة هي كما يلي. قد يتم تغريم المسؤول الذي هو مذنب بعدم التوقيع على مستند من 10000 إلى 20000 دفة . بالنسبة للمؤسسة ، سيكون مبلغ الغرامة من من 50000 إلى 100000 روبل.

لاحظ أنه يجب إبرام عقد عمل مكتوب بغض النظر عن نوع علاقة العمل التي ستحدث. لذلك ، يتم إبرام عقد العمل عند تسجيل علاقة عمل:

• لفترة غير محددة
• لفترة زمنية محددة (عقد عمل محدد المدة) ؛
• لأداء العمل الموسمي ؛
• للعمل بدوام جزئي ، خارجي وداخلي ؛
• للعمل قصير المدى ، لمدة تصل إلى شهرين.

بمعنى آخر ، إذا كانت هناك علاقة عمل بين الطرفين ، فيجب إبرام اتفاق بدون فشل.

لاحظ أنه في بعض الحالات ، الأطراف عقد مدني. في هذه الحالة ، لن تكون هناك علاقة عمل بين الطرفين. لكن يجب على المرء أن يفهم بوضوح نوع العلاقة التي تحدث بالفعل بين الطرفين. الحقيقة انه الهيئة التشريعية الحاليةيوفر خاص المسؤولية الإداريةلتنفيذ عقد القانون المدني بدلاً من عقد العمل.

ما هي المسؤولية التي تهدد في حالة الانتهاك:

هذه الجريمة تهدد أيضا الرسميةغرامة من 10000 إلى 20000 دفة . قد يتم تغريم المنظمة حتى من 50000 إلى 100000 روبل . لذلك ، يجب أن تكون حريصًا على إضفاء الطابع الرسمي على العلاقات مع الشخص الذي سيؤدي عملًا معينًا.

في غضون ذلك ، إذا كان هناك في الواقع علاقات القانون المدنيوتم إبرام اتفاق مناسب ، على سبيل المثال ، عقد أو أداء خدمات ، يجب تسجيله في مجلة خاصة منفصلة. بالنسبة لهذه الأنواع من الاتفاقيات ، لن يعمل سجل تسجيل عقد العمل (يتم تقديم عينة أدناه). استخدم مجلة خاصة لهم.

لاحظ أن تسجيل المعدل التراكمي في سجل عقود العمل سيكون أحد التأكيدات على وجود علاقة عمل فعلية بين الطرفين. لذلك ، نوصي بشدة باستخدام نموذج خاص لهذا النوع من المستندات.

إجابات على أسئلة ضباط شؤون الموظفين والموارد البشرية من الساعة 12.00 إلى 14.00 في 3 أبريل:

• بعيد. كيف ترتب وتدفع وتتحكم في العمل وماذا تفعل مع من لا يمكن نقلهم (بسيط)؟
• تخفيض عدد الموظفين. خمسة دروس من الأزمة الماضية لأخذها بعين الاعتبار هذه المرة.
• عمل جزئي. كيف تنقل وماذا تفعل مع الموظفين الذين يرفضون؟

في أي الحالات سيتم إبرام اتفاقية إضافية لعقد العمل

يحتوي عقد العمل على ملزمة خاصة و شروط إضافيةيتفق عليه الطرفان عند التوظيف. في غضون ذلك ، في هذه العملية نشاط العملهذه الشروط قابلة للتغيير. على سبيل المثال ، قد يتم نقل الموظف إلى وظيفة أخرى. أو قد يكون لدى المنظمة زيادة في الأجور.

سيتطلب أي تغيير في شروط العقد إبرام اتفاقية إضافية. يجب أن تعكس هذه الاتفاقية الشروط التي سيتم تغييرها. كما يتم تحرير الاتفاقية من نسختين ، يتم نقل إحداهما إلى الموظف ، وتبقى الأخرى للتخزين في المنظمة.

في حالة احتفاظ الشركة بدفتر يوميات خاص لتسجيل الاتفاقيات ، يجب أن توفر عمودًا منفصلاً حيث ستنعكس المعلومات المتعلقة بالاتفاقيات الإضافية. سيساعد هذا في تنظيم البيانات واستخدام وقت العمل بكفاءة.

انظر المستندات ذات الصلة:

تسجيل عقود العمل والاتفاقيات الإضافية

ليس على صاحب العمل التزام مباشر بالاحتفاظ بسجل لعقود العمل. وفي الوقت نفسه ، من الناحية العملية ، يتم الاحتفاظ بمثل هذه المجلة من قبل جميع إدارات شؤون الموظفين في المنظمات تقريبًا. هذا يسهل عمل الموظفين والبحث عن معلومات حول عقد معين. بالإضافة إلى ذلك ، يتم تعيين رقم خاص للمستند ، والذي ينعكس أيضًا في سجل التسجيل.

لاحظ أن العديد من أصحاب العمل يحتفظون أيضًا بسجل خاص للتوظيف. هذا النموذج مناسب أيضًا في العمل العملي ، حيث يتيح لك تحديد تاريخ توظيف الموظف والمعلومات الأخرى بسرعة. في حالة إبرام عقد عمل محدد المدة ، تعكس هذه المجلة أيضًا تاريخ نهايتها.

وذكرت المحكمة العليا للاتحاد الروسي ذلكيجب اعتبار مكان العمل منظمة تقع في منطقة معينة ، مكتبها التمثيلي ، فرعها، تقسيم فرعي هيكلي منفصل آخر

من المهم أن يعرف ضابط شؤون الموظفين تاريخ انتهاء عقد العمل المحدد المدة. ويفسر ذلك حقيقة أنه يجب على صاحب العمل بالضرورة تحذير الموظف كتابيًا لمدة ثلاثة أيام التقويمأنه سيتم طرده قريبًا. تم تعيين هذه القاعدة الجزء 1 من المادة 79 من قانون العمل للاتحاد الروسي.

يتم إجراء استثناء فقط فيما يتعلق بالحالات التي يتم فيها إبرام عقد عمل محدد المدة طوال مدة أداء واجبات الموظف الغائب. في هذه الحالة تنتهي علاقة العملفي اليوم الذي يبدأ فيه الموظف الرئيسي العمل.

في هذا الصدد ، من أجل الامتثال لمتطلبات تشريعات العمل ، يجب على ضابط شؤون الموظفين تتبع تواريخ انتهاء علاقة محددة المدة. وفي هذا سوف يتم مساعدته من خلال مجلة خاصة ، والتي ستشير إلى تاريخ التوظيف وتاريخ انتهاء العقد (للعلاقات العاجلة).

مجلة تسجيل عقود العمل والاتفاقيات الإضافية

لذلك ، يقرر صاحب العمل بشكل مستقل ما إذا كان سيحتفظ بسجل خاص لعقود العمل أم لا. الاحتفاظ بمثل هذه السجلات هو توصية وليس مطلبًا.

يرجى ملاحظة ذلك شكل موحدلا يوجد مثل هذه المجلة. لذلك ، يمكن لكل منظمة تطوير مثل هذه الوثيقة ، مع مراعاة الاحتياجات العملية.

نوصي أيضًا ، بالإضافة إلى دفتر اليومية الذي سيتم فيه تسجيل عقود العمل مباشرة ، الاحتفاظ بنموذج تسجيل منفصل لتسجيل العقود المتعلقة بالمسؤولية المادية للموظفين. أذكر ذلك من أجل تكليف الموظف بكامل طاقته مسؤوليةيجب إبرام عقد منفصل معه.

ومن أجل الاحتفاظ بسجلات مناسبة لهذه العقود ، ستكون هناك حاجة إلى نموذج خاص. في العمل العملي ، نقترح استخدام الوثيقة التي طورناها.

سجل عقود العمل: مدة الاحتفاظ

نظرًا لأننا ألغينا بالفعل سجل عقود العمل (ترد عينة أدناه) ، فهو استشاري بطبيعته. يقرر صاحب العمل ، وفقًا لتقديره ، الحاجة إلى الاحتفاظ بمثل هذا المستند. وفي الوقت نفسه ، إذا تم الاحتفاظ بمجلة كهذه في منظمة ، فمن الضروري مراقبة فترة تخزينها.

تم تعيين هذه الفترة الفقرة 695 من قائمة نموذجية الإدارية وثائق أرشيفيةولدت في سياق النشاط وكالات الحكومة، جثث حكومة محليةوالمنظمات ، التي تشير إلى فترات التخزين ، تمت الموافقة عليها بأمر من وزارة الثقافة الروسية بتاريخ 25 أغسطس 2010 برقم 558.

يجب الاحتفاظ بهذا السجل في المنظمة لمدة 75 عامًا.

تسجل العديد من الشركات عقود العمل المبرمة مع الموظفين في مجلة خاصة. سنتحدث عن الفروق الدقيقة والدقة في ملء سجل عقود العمل في المقالة.

من المقال سوف تتعلم:

الشروط الواجب تضمينها في عقد العمل

مجلة تسجيل عقود العمل والاتفاقيات الإضافية

لذلك ، يقرر صاحب العمل بشكل مستقل ما إذا كان سيحتفظ بسجل تسجيل TD خاص أم لا. الاحتفاظ بمثل هذه السجلات هو توصية وليس مطلبًا.

يرجى ملاحظة أنه لا يوجد شكل موحد لمثل هذه المجلة. لذلك ، يمكن لكل منظمة تطوير مثل هذه الوثيقة ، مع مراعاة الاحتياجات العملية.

نوصي أيضًا ، بالإضافة إلى المجلة التي سيتم فيها تسجيل TDs مباشرة ، الاحتفاظ بنموذج تسجيل منفصل لمراعاة العقود المتعلقة بالمسؤولية المادية للموظفين. تذكر أنه من أجل فرض المسؤولية الكاملة على الموظف ، يجب إبرام TD منفصلة معه.

ومن أجل الاحتفاظ بسجلات مناسبة لمثل هذه TDs ، ستكون هناك حاجة إلى نموذج خاص.

سجل عقود العمل: مدة الاحتفاظ

كما لاحظنا بالفعل ، فإن سجل TD هو سجل استشاري بطبيعته. يقرر صاحب العمل ، وفقًا لتقديره ، الحاجة إلى الاحتفاظ بمثل هذا المستند. وفي الوقت نفسه ، إذا تم الاحتفاظ بمجلة كهذه في منظمة ، فمن الضروري مراعاة الموعد النهائي لها تخزين.

تم تحديد هذه الفترة بموجب الفقرة 695 من قائمة الوثائق الإدارية النموذجية الأرشيفية التي تم إنشاؤها في سياق أنشطة هيئات الدولة والحكومات والمنظمات المحلية ، والتي تشير إلى فترات التخزين ، والتي تمت الموافقة عليها بأمر من وزارة الثقافة الروسية بتاريخ أغسطس 25 ، 2010 رقم 558.

يجب الاحتفاظ بهذا السجل في المنظمة لمدة 75 عامًا.

نظرًا لعدم وجود شكل موحد للمجلة ، كما أشرنا أعلاه ، يمكن لصاحب العمل تحديد هيكل المستند بشكل مستقل. وتضمين فيه مقدمة المعلومات التي يعتبرها ذات صلة.

يجب عليك أيضًا توفير قسم خاص يشير إلى معلومات حول الموظف المسؤول عن الحفاظ على هذا السجل.

في كل مؤسسة ، يتم تسجيل الوثائق المتعلقة بأنشطة الشركة وتسجيلها في دفتر ملاحظات خاص. يجب أن تعكس المجلة جميع البيانات المتعلقة بإنشاء وتنفيذ ومدة أي عقود واتفاقيات. يتم فحصه بانتظام من قبل دائرة الإيرادات الداخلية.

القراء الأعزاء! المقال يتحدث عن الحلول النموذجية قضايا قانونيةلكن كل حالة فردية. إذا كنت تريد أن تعرف كيف حل مشكلتك بالضبط- اتصل باستشاري:

يتم قبول الطلبات والمكالمات على مدار الساعة وطوال أيام الأسبوع.

إنه سريع و بدون مقابل!

تتعلق المحاسبة بعقود العمل والأوامر والاتفاقيات الإضافية. يحدد القانون عملية ملء السجل. الاحتفاظ بدفتر ملاحظات ليس مسؤولية مباشرة للرئيس ، ولكنه يبسط عمل قسم شؤون الموظفين بشكل كبير أثناء البحث عن الوثائق.

ما هذا

سجل عقود العمل عبارة عن دفتر ملاحظات خاص على شكل ورقي أو إلكتروني يستخدم في تسجيل الأوراق التي يبرمها موظفو المنظمة. يحدد GOST R 51141-98 أن التسجيل يتم وفقًا لقواعد خاصة. مطلوب تسجيل تاريخ إنشاء وإرسال واستلام الورقة.

التسجيل هو تأكيد مكتوب لحقيقة إنشاء مستند أو إرساله أو تنفيذه في تاريخ معين. يتم إدخال تفاصيل الورقة في النموذج بالطريقة المنصوص عليها في القانون.

إذا انتهكت عملية التسجيل ، فلن يكون هناك إدخال أثر قانوني، حيث سيتم اعتبار البيانات مزيفة. إذا كان المستند لا يحتوي على رقم وسجل ، فإنه غير موجود في المؤسسة. في عام 2020 ، تتوفر الإصدارات الإلكترونية والورقية من المجلات للمنظمات.

لتحديد النوع ، عليك التفكير في الغرض من الاستخدام:

• إذا كان مطلوبًا فقط للتحقق من المعلومات ، فإن النسخة الإلكترونية تكون أكثر ملاءمة. إنها مناسبة للحفاظ على أرشيف المنظمة والبحث السريع عن المعلومات عن طريق الكلمات الرئيسية ؛
• إذا كانت هناك حاجة إلى مستند لتأكيد استلام الأوراق الرسمية من قبل الموظفين ، بالإضافة إلى الاستخدام المعلوماتي ، فستكون المجلة التقليدية أفضل. يمكنك إضافة عمود إليه للموظفين لتدوين التوقيعات والتواريخ. يمكن إضافة خطوط إلى المجلة الورقية لتأكيد الاتفاقيات والوثائق الإضافية.

متى هو مطلوب وهل هو ضروري؟

يسمح لك سجل عقود العمل والاتفاقيات الإضافية بتأكيد وجود العقود والاتفاقيات في هذه الحالة دعوىأو التدقيق الداخلي. على سبيل المثال ، يمكنك التحقق من إجراءات المحاسبة للوثائق في الأرشيف والعثور على التناقضات في الوقت المناسب.

من الملائم استخدام المجلة لإصدار الشهادات ، لذلك يكفي العثور على التفاصيل اللازمة للمستند حسب التاريخ.

غالبًا ما يستخدم في تجميع الإحصائيات والتحقق منها العمليات الداخلية. على الرغم من الإيجابيات العديدة ، لا يُطلب من المنظمات الاحتفاظ بمجلة.

يسمح للتطوير النموذج الخاصالوثيقة ، تقع مسؤوليات التسجيل على عاتق أخصائي خدمة الموظفين. يجب عليه تقديم تقرير إلى الرئيس والحصول على توقيعه.

يتم استبدال المجلة سنويا بشركات نشطة. إذا كان هناك عدد قليل من الوثائق الصادرة ، فيسمح بإعادة إصدار الوثيقة كل بضع سنوات.

بأمر من وزارة الثقافة في الاتحاد الروسي رقم 558 ، تم تحديد أنه يجب تخزين المجلات القديمة في أرشيف المؤسسة وتقديمها إلى مسؤولي الضرائب بناءً على طلبهم.

من هو المسؤول عن

تنص القواعد على أن مدير شؤون الموظفين أو ضابط شؤون الموظفين ملزمون بالحفاظ على المجلة وإكمالها. وهو مسؤول عن إدخال البيانات الصحيحة وتقديم المستند في حالة التحقق.

وهو مسؤول أيضًا عن أصول عقود العمل ، والتي يتم إدخال إدخالات عنها في المجلة. يتم إصدار المستند بعد استلام أمر من الرئيس.

يجب أن يحدد الطلب:

• الموظف المسؤول عن المجلة ؛
• طريقة ملء المجلة ، الخيار المحدد ؛
• استمارة تسجيل الوثائق الداخلية.

يصبح النموذج أساس اليومية. تم وضعه وفقًا لقواعد العمل المكتبي في روسيا. يمكن لرجال الأعمال الذين أصدروا بالفعل وثائق إصدار مجلة بنفس الطريقة.

المتطلبات الرئيسية هي:

• غطاء صلب ودائم من أي لون ؛
• استخدام ورق المكتب بكثافة 60 جرامًا لكل متر مربع ؛
• اسم المنظمة مكتوب على الورقة الرئيسية بالكامل. يتم تسجيل تواريخ صلاحية الوثيقة ؛
• جميع الصفحات مرقمة ؛
• تُترك الأولى فارغة أو تُستخدم كعينة لملئها ؛
• الصفحة الثانية تحتوي على بيانات المختص المسؤول عن التسجيل. يشار إلى الرقم والوظيفة والفترة وأسباب التعيين (على سبيل المثال ، ترتيب الرئيس). يصادق الموظف على المستند بالتوقيع ؛
• يتم ترك كل انعكاس للبيانات. يلزم الإشارة إلى رقم الطلب ورقم عقد العمل أو الاتفاقية الإضافية والتاريخ والوظيفة والبيانات الشخصية للموظف. في النهاية ، يتم تحديد الوحدة الهيكلية ومدة المستند وطبيعة العمل المنجز ؛
• في نهاية السجل هو تاريخ إغلاق المستند. يجب وميضه وختمه وأرشفته. يشار إلى الأرقام بالكامل ، على سبيل المثال ، عدد الاتفاقيات والعقود الإضافية الموجودة في المستند. الإدخال الأخير هو عدد الصفحات ، منصب الموظف المسؤول عن المجلة.

نموذج فارغ

عند تسجيل مجلة ، يواجه الموظفون صعوبات في ترقيم وترتيب ملء الأعمدة.

• في العمود الأول ، الذي يسمى "نقطة بالترتيب" ، يتم إدخال الرقم والإشارة إلى وقت التسجيل. لا تحتاج إلى إدخال رقم المستند ، فهذا يُعطى مكانًا منفصلاً ؛
• في العمود 3 يوجد عمود واحد فقط ، تفاصيل المستند تتلاءم معه. إذا كان من الضروري إدخال اتفاقية إضافية ، يتم إدخال رقمها في العمود 10.

يحق لصاحب العمل تغيير شكل المجلة بشكل طفيف من أجل العثور بسرعة على الرئيسي و مستندات إضافية. لم يتم إنشاء نموذج صارم بموجب القانون ، لذلك ، تقسم العديد من المنظمات العمود الثالث إلى قسمين صغيرين ، حيث تدخل الأوراق الرئيسية والثانوية بشكل منفصل.

يساعد ذلك مسؤول الموارد البشرية على الاحتفاظ بالمعلومات في مكان واحد حتى لا يضطروا إلى البحث عن اتفاقيات إضافية خلال السجل بأكمله في المستقبل. الشيء الرئيسي هو أن صاحب العمل لا يزيل الأعمدة الإلزامية.

كيف تملأ مجلة وعينتها

يمكن تحويل المجلة إلى دفتر ملاحظات عادي بغطاء صلب ، مبطن يدويًا في أعمدة.

يمكنك ملء نموذج:

على الورقة الرئيسية ، يتم لصق تاريخ بدء دفتر الملاحظات.

يمكن تغيير التنسيق كما تريد ، الشيء الرئيسي هو أن البيانات التالية تبقى:

• رقم سري؛
• الاسم الكامل؛
• مسمى وظيفي؛
• فترة صلاحية الوثيقة ؛
• الأمر أو الإخطار بإصدار المجلة ؛
• توقيع الضابط المسؤول.

أخطاء أساسية

إذا ارتكب موظف أو صاحب عمل أخطاء في المجلة ، فسيتعين عليهم إغلاقها وبدء دفتر ملاحظات جديد. الخطأ الأكثر شيوعًا هو ملء العمود الأول من أرقام المستندات ، بدلاً من إدخال رقم الصفحة. هذه مشكلة عند إضافة اتفاقيات إضافية. في هذا الوقت ، يكتشف معظم الموظفين الخطأ.

في نهاية المجلة ، يتم إدخال إدخال يجب إغلاقه على أساس تصميم خاطئ. ثم يتلقى الموظف أمرًا من صاحب العمل لنشر مجلة جديدة.

يُسمح بإعادة كتابة البيانات من دفتر الملاحظات القديم إلى الجديد دون أخطاء. التشريع لا يثبت غرامات إداريةأو عقوبات الأخطاء في السجل إذا وجدها الموظف.

مدة الصلاحية

لتخزين دفاتر الملاحظات الورقية بشكل صحيح ، يجب ترقيمها وخياطتها. سيؤدي هذا إلى الاحتفاظ بجميع الأوراق في المجلة. يتم أيضًا تطويق الأوراق الجديدة وترقيمها بالترتيب.

TVAll معلومات إضافيةمن السجل تعتبر معلومات سريةلذلك ، يلتزم صاحب العمل بمراعاة قواعد التخزين. قانون اتحاديرقم 125 لديه مدة صلاحية 75 سنة.

كيفية إجراء التغييرات

يحظر القانون تغيير المجلة مهما كان شكلها (ورقي أو إلكتروني). إذا قام ضابط شؤون الموظفين أو موظف آخر بتعبئة المعلومات بشكل غير صحيح ، فسيتم إغلاق المستند.

في الصفحة الأخيرة ، يشير الموظف المسؤول إلى سبب إغلاق المستند. تم الإبلاغ عن المشكلة إلى رئيس المؤسسة. يصدر أمرًا بفتح مجلة جديدة ويعطي موظف شؤون الموظفين دفتر ملاحظات إذا تم اختيار الخيار التقليدي.

يمكنك إضافة معلومات إضافية ، على سبيل المثال:

• التغييرات في ظروف العمل ؛
• الفصل.
• نقل شخص إلى قسم آخر أو إلى وظيفة أخرى.

لإصدار تعليمات إضافية ، يمكنك إنشاء صفحة منفصلة في المجلة لكل موظف ، حيث ستكون تفاصيل الاتفاقيات.

إلكتروني

ظهرت المجلة الإلكترونية منذ عدة سنوات ، لكنها تعتبر بالفعل الطريقة الأكثر ملاءمة للاحتفاظ بالوثيقة. ومع ذلك ، فإن لها عيوبها ، لذا يفضل العديد من الموظفين الاحتفاظ بنسختين: الورق باعتباره الإصدار الرئيسي والإلكتروني كنسخة ثانوية.

في أغلب الأحيان ، يتم الاحتفاظ بالإصدار عبر الإنترنت في MS Excel ، مما يضيف العديد من وسائل الراحة:

• مراقبة الوثائق؛
• سرية؛
• البحث العاجل وتشكيل نسخ من الوثائق والشهادات ؛
• طباعة سريعة للوثائق السابقة.

يساعد الملء الصحيح للسجل على تحسين أداء المؤسسة. إنه دليل على جميع المستندات. يُسمح بتجميع المجلة بأي شكل ، ثم تخزينها في الأرشيف.

كما نعلم ، عند تعيين موظف ، يتم إبرام عقد عمل بين الشركة والشخص المعين. إذا كان من الضروري إجراء أي تغييرات ، يتم أيضًا إبرام اتفاقية إضافية. عقد العمل هو شكل إلزامي ومهم للغاية من أشكال التعاون بين الطرفين. لتبسيط وتسجيل الموظفين ، تحتاج الشركة إلى مجلة يتم فيها تسجيل وترتيب المستندات المتعلقة بجميع إجراءات الشركة في مجال التفاعل مع المحاربين.

تسمى هذه المجلة مجلة تسجيل عقود العمل. دعنا نتعرف على الغرض منه وكيفية التعامل معه.

بالنسبة للعديد من ضباط ومديري شؤون الموظفين ، تظل قضية اليومية مفتوحة. من ناحية أخرى ، لم يتم تحديد المسؤولية عن غيابه. من ناحية أخرى ، لا يزال ترتيب الوثائق أمرًا ضروريًا.

إذا لجأت إلى قادة المنظمات الكبيرة والناجحة ، يتبين لك ذلك يحتفظ مسؤولو الموظفين والمديرون لديهم بمثل هذا السجل.لذلك ، سوف نصدق أولئك الذين يرون مفتاح النجاح في هيكل وتنظيم واحد.

يمكنك معرفة كيفية الاحتفاظ بسجل للمستندات الواردة بشكل صحيح في المؤسسة وتنزيل نموذجها ، يمكنك ذلك

الغرض من المجلة

هناك حاجة إلى سجل عقود العمل والاتفاقيات الإضافية ، ومن السهل تخمينها ، من أجل الاحتفاظ بسجلات البيانات الخاصة بجميع عقود العمل الخاصة بالمؤسسة / المنظمة والاتفاقيات الإضافية الخاصة بها.

تحتوي المجلة على معلومات حول المستند نفسه ، وتاريخ انتهائه ، وحقيقة الإرسال والاستلام. مع هذه المجلة ، سيتم تجنيب المؤسسة من الخلط في الوثائق وضياع العقود وإتلاف نسخها.

مجلة تسجيل عقود العمل: نموذج وإجراءات التعبئة

صفحة عنوان الكتابسجل عقود العمل.

العمود 9

طبيعة العمل (هذا العمل للموظف بدوام جزئي / عمل رئيسي).

العمود 10

هنا تحتاج إلى تحديد اتفاقيات إضافية مكتملة مع الموظف.

العمود 11

ملاحظات وإضافات.

شروحات لملء المجلة

دعنا نوضح بعض النقاط في الملء:

1. لذلك العمود 3 للراحة يمكن تقسيمها إلى 2 رسم بياني فرعي(واحد للعقود والثاني للاتفاقيات).
2. عند تسجيل الاتفاقيات ، اكتب فقط رقم الاتفاقية ، و أدخل المعلومات الأساسية في العمود 10.
3. رقم الاتفاقية لعقد معين أدخل في العمود 3 أو 11.بعد ذلك سيكون من الأسهل بكثير العثور على جميع الاتفاقيات الإضافية لعقد واحد.
4. في الصفحة الأخيرة ، أشر إلى ذلك المجلة مغلقة ومختومة وأرشفة.تأكد أيضًا من تضمين التاريخ.
5. اكتب عدد الصفحات المكتملة والمعلومات حول العقود(الأرقام من العمود 1). ثم أشر إلى الوظيفة واسم العائلة شخص مسؤول، وكذلك الأساس (الأمر / القرار / الأمر مع التاريخ والرقم).

سجل عقود العمل - عينة يمكنك تنزيلها مجانًا

إذا كان هناك الكثير من العقود والاتفاقيات ، فيمكنك البدء في الترقيم من البداية كل عام. إذا كان هناك عدد قليل منهم ، فيمكنك متابعة الترقيم السابق.

يجب وميض دفتر تسجيل عقود العمل والاتفاقيات الإضافية ومختومه عند تسليمه إلى الأرشيف. وفقًا لمتطلبات FAS ، يتم تخزين المجلة لمدة 75 عامًا (يتم توفير التغييرات المستندات القياسيةإدارة).

يمكنك معرفة كيفية ملء سجل تسجيل المستند الصادر بشكل صحيح وتنزيل النموذج الخاص به.

مجلة تسجيل عقود العمل بالصيغة الالكترونية

في حال بدا الشكل الورقي للمجلة المألوف لدى الكثيرين غير مريح وعفا عليه الزمن ، فمن الممكن الاحتفاظ بمجلة في شكل إلكتروني. في هذه الحالة يمكنك دائمًا طباعتها.

يتم الاحتفاظ بالنسخة الإلكترونية من المجلة بسهولة في MS Excel.

مزايا النموذج الإلكتروني

• القدرة على البحث بسرعة في المستند ؛
• تحسين العمل
• تحكم ثابت في التصميم الصحيح ؛
• خصوصية أفضل للمجلات ؛
• تنسيق أبسط لتصحيح الخطأ ؛
• تكاليف صيانة أقل
• سهولة إصدار الكشوف والشهادات.

أخطاء عند الاحتفاظ بمجلة ورقية

إذا تم العثور على خطأ كبير في دفتر يومية مملوء جزئيًا بالفعل ، فيجب إغلاقه قبل الموعد المحدد.للقيام بذلك ، في الصفحة الأخيرة ، يتم عمل سجل حول الإغلاق المبكر للمجلة بسبب خطأ. بعد البدء مستند جديد.

ثم يمكنك بدء مستند جديد بأمر مصاحب بشأنه. يمكن أن تكون التغييرات في السجل مختلفة: من النقل إلى وظيفة أخرى والإيقاف إلى تغيير في صاحب العمل أو ظروف العمل.

ليس من المعتاد إجراء تغييرات مفصلة على عقد العمل الأصلي ، لأنه سيتم تضمينها في الاتفاقية. يمكن تحديد عدد الاتفاقات. حتى أن الشركات الكبيرة لديها ممارسة قطع الأشجار حصريًا للاتفاقيات الجانبية. قواعد ملئه مماثلة لتلك المذكورة أعلاه.

نأمل أن تكون هذه المقالة بمثابة دليل ومساعدتك في الاحتفاظ بمجلة بشكل صحيح. والمعلومات التفصيلية ستعمل فقط على تحسين المجلة الحالية.