مرحبا واتمنى لك يوما سعيدا!

الكثير والكثير من الرسائل والصور تحت القص ....

أنا أعيش مع زوجي ، لذلك نحتفظ بالوثائق معًا. هناك أكثر من 5 دول إقامة وجنسيات لكلينا ، لذا فإن عدد الوثائق يزداد بشكل طبيعي بسبب هذا.

طرق التخزين العامة

1. أولاً ، أقوم بتخزين جميع المستندات بهذه الطريقة:

توجد مجموعة من الملفات الشفافة في المجلد ، مقسمة إلى فئات بفواصل ملونة. يحتوي كل ملف على العديد من النسخ الأصلية + (حيث غالبًا ما تكون هناك حاجة إلى النسخ ، وليس لدى كل شخص آلة نسخ في المنزل ، وليس هناك دائمًا وقت إذا كانت هناك حاجة ماسة لشيء ما). وبالتالي ، ليس لدينا مشاكل مع النسخ ومكان البحث عن الأصل.

عندما تحتاج إلى الذهاب إلى مكان ما - ما عليك سوى أخذ المجلد المناسب معك (ربما لا تعرف غالبًا ما هي قطعة الورق الأخرى التي ستُطلب منك) ، وإلا فإن كل شيء في مكان واحد + هناك نسخ وأنت لا يجب أن تجري إذا كان هناك أي شيء.

2. ثانيًا ، داخل كل فئة ، يتم تقسيم المستندات وفقًا لمبدأ "ما حصلت عليه سابقًا - ثم الأول يكمن" ، أي شهادة الميلاد أولاً ، ثم جواز السفر ، ثم يومًا ما سيكون هناك معاش ، إلخ. .، إلخ.

3. ثالثًا ، في المجلد الذي يحتوي على المستندات ، لدينا صورنا ، وإلا فإننا غالبًا ما نحتاج إلى صور ، ولكن لا يوجد وقت أو رغبة في الركض في مكان ما. حسنًا ، لا بأس أني غيرت لون شعري :))

4. رابعًا ، تم مسح جميع مستنداتنا ضوئيًا وتخزينها بالفعل في مجلد مشترك في Dropbox ، ويمكن لكل منا الوصول إليه في أي وقت وفي أي مكان. في Dropbox ، يتم تقسيم كل شيء وفقًا لنفس مبدأ الأصول الأصلية ، لذلك حتى الزوج لم يعد يسأل عن مكان كل شيء.

تخزين

اشتريت مليون مجلد متطابق متعدد الألوان بحجم A4.

أسود - يوجد دائمًا مصدر استراتيجي للملفات الشفافة في المنزل.

في البداية ، كان لدي أنا وزوجي مستندات في نفس المجلد ، ولكن نظرًا لعدد دول الإقامة والجنسية ، زاد عدد المستندات ، لذلك قررت فصلها:

بورجوندي - وثائق الزوج. داخل البلد.

الأحمر - لنا المستندات العامة(وثيقة زواج ، شقة ، سيكون عندها أولاد). هناك أيضًا فئة من نسخ المستندات لأقرب الأقارب ، حسنًا ، لا تعرف أبدًا ماذا.

البرتقال - الطب. لا أعرف عنك ، لكننا ، الذين نعيش في عدة بلدان ، جمعنا مليونًا من جميع أنواع نتائج الاختبارات ، وما إلى ذلك ، وما إلى ذلك. لا البطاقات الطبيةلذلك احتفظ بكل شيء تحسبا. مقسمة إلى جزأين: لي وزوجي ، وداخل كل جزء من قبل الأطباء (ORL ، أخصائي أمراض الجهاز الهضمي ، إلخ)

أصفر - مسار المراجعة

مجلد أخضر فاتح - وثائق دراسية. دبلومات التخرج والشهادات المهنية وما إلى ذلك.

أخضر - وثائق من بنك الزوج

أخضر غامق - مستنداتي البنكية

الأزرق الداكن - عقود عمل الزوج (وكذلك جميع أنواع الشهادات من العمل)

أزرق - مستنداتي من العمل

الأزرق - وصفات. لكنني لا أستخدمه على الإطلاق ، لذا سأستبدله قريبًا بشيء ، على الرغم من أنني لم أكتشف بعد

مكافآت لأولئك الذين قرأوا هذا حتى الآن :))

تخزين كوم. المدفوعات

حسنًا ، كمكافأة ، سأوضح لك كيف أقوم بتخزين فواتير الخدمات (على الرغم من أننا لا نتلقى مدفوعات ورقية وكل شيء يتم تلقائيًا ويتم إزالته شهريًا من البطاقة ، ولكن في بعض الأحيان تأتي بعض الفواتير السنوية / النهائية).

مجلد أكورديون مع القسمة حسب نوع الدفع:

تخزين التعليمات والأدلة والضمانات

شكرًا جزيلاً لزيارتكم وآسف لمثل هذا المنشور الطويل - أردت أن أكون أكثر تفصيلاً ووضوحًا.

إذا كان لديك أي أسئلة أو توضيحات ، فسيسعدني الإجابة في التعليقات.

يتم تخزينها لفترة زمنية معينة ، وبعد ذلك يجب نقلها إلى تخزين الدولة في أرشيفات الدولة والبلديات. قانون اتحاديالمواعيد النهائية لتخزين الوثائق المدرجة في في الوقت المناسبجزء صندوق المحفوظات الاتحاد الروسي:

• المستندات على شؤون الموظفين، السجلات إجراءات التوثيقوالكتب المنزلية والمتعلقة بالخصخصة المساكنوثائق - 75 سنة ؛
• وثائق التصميم لـ بناء رأس المال- 20 سنه؛
• الوثائق التكنولوجية والتصميمية - 20 سنة ؛
• براءات الاختراع ، نموذج الخدمات, النموذج الصناعي- 20 سنه:
• التوثيق العلمي - 15 سنة ؛
• وثائق الأفلام والصور - 5 سنوات ؛
• مستندات الفيديو والصور - 3 سنوات.

في حالة تصفية المنظمة ، يتم نقل وثائق فترة التخزين الدائم والموظفين إلى أرشيف الدولة (البلدية). إلى عن على منظمات غير حكومية، التي تُعزى بعض وثائقها إلى تكوين صندوق المحفوظات للاتحاد الروسي ، لمثل هذا النقل ، من الضروري إبرام اتفاق مع إنشاء نظام دائرة المحفوظات الفيدرالية في روسيا. إذا لم تبرم المنظمة اتفاقية مع الأرشيف في الوقت المناسب ، ففي هذه الحالة يكون أرشيف الدولة (البلدية) ملزمًا بقبول تخزين المستندات الخاصة بموظفي المنظمة فقط. يتم تحديد مكان تخزين المستندات الأخرى من قبل رئيس لجنة التصفية أو أمين التفليسة.

تجهيز الوثائق للأرشفة

في كل منظمة ، يتم تشكيل عدد معين من الحالات خلال العام. البعض منهم بعد تاريخ الاستحقاقيجب أرشفة التخزين. هذه هي حالات المستندات المنفذة للتخزين الدائم "المؤقت (أكثر من 10 سنوات) والموظفين. يتم تسليم القضايا إلى الأرشيف بعد عام واحد من اكتمالها في العمل المكتبي. يتم إعداد المستندات لنقلها إلى الأرشيف من قبل موظفي خدمة DOW والأمناء الانقسامات الهيكلية. يتم أرشفة الحالات بعد اكتمالها بالكامل.

يتكون رفع القضايا من العمليات التالية:

• التحقق من صحة تجميع المستندات في حالات ؛
• كتيب (حفظ) ؛
• ترقيم الأوراق
• إعداد نقش معتمد (ورقة تصديق) ؛
• الصياغة في الحالات الضروريةالجرد الداخلي لوثائق القضية ؛
• تقديم توضيحات لتفاصيل غلاف القضية (توضيح اسم المنظمة ، فهرس التسجيل ، المواعيد النهائية للقضية ، عنوان القضية) ؛
• تجميع وتقديم تقرير الحالة.

تخضع حالات التخزين المؤقت (حتى 10 سنوات شاملة) للتسجيل الجزئي ، بينما يُسمح بما يلي:

• لا تنظم المستندات في القضية ؛
• لا ترقّم أوراق العلبة ؛
• لا تضع نقوش الشهادات ؛
• لا تخيط (لا تخيط).

يتم التحقق من صحة تجميع المستندات في حالات من أجل التحقق مرة أخرى من توافق المستندات في الحالة مع العنوان وفقًا للتسمية ، وموقع المستندات داخل الحالة وفقًا لمبادئ معينة: على القضايا قيد النظر؛ زمنيا جغرافيا مراسلين أبجديا ، إلخ.

أرز. 6.2 نموذج ورقة تصديق

مع التسجيل الكامل ، من الضروري تسوية القضية أو ربطها. في السابق ، تمت إزالة جميع الأشياء المعدنية من العلبة: مشابك الورق والدبابيس وما إلى ذلك. تتم إزالة المستندات من الموثق. بعد المستند الأخير ، يتم إدخال ورقة في الحالة لسجل الشهادة "في بداية الحالة ، إذا لزم الأمر ، يتم إدخال ورقة أو أوراق للمخزون الداخلي (إن وجدت ، نماذج مطبوعة من الجرد الداخلي). يجب ألا تتجاوز العلبة 250 ورقة. إذا تم إيداع المزيد من المستندات في القضية خلال العام ، فيجب تقسيمها إلى عدة مجلدات.

يتم حفظ جميع المستندات أو تغليفها بغلاف مقوى. نظرًا لأن المستندات ذات التنسيقات المختلفة يتم تأجيلها في الملف ، فيجب تقديمها لمدة 4 ثقوب. سيضمن ذلك تثبيت جميع المستندات بإحكام.

أرز. 6.3 شكل الجرد الداخلي لوثائق القضية

في الاعمال شروط لأجل طويلالتخزين ، يمكنك خياطة الجراب ، بما في ذلك الجزء العلوي والسفلي من الغطاء. يتم حفظ حالات العمر الافتراضي الدائم ، بدءًا من الورقة التي تلي الغلاف. الجزء العلوي من الغطاء غير مطوق. يتم تثبيت شريط من الورق المقوى رفيع يصل عرضه إلى 1 سم على الورقة الأولى ، ويتم خياطة العلبة من خلاله. نظرًا لأنه من المفترض أن يتم تخزين مثل هذه الحالة إلى الأبد ، فإن هذا الملف يحمي الخيوط من التآكل ويعطي مظهرًا أكثر جمالية للحالة.

عند الإيداع ، تأكد من إمكانية قراءة نص المستندات بالكامل. لا يجوز تقديم المستندات التي تقل مدة صلاحيتها عن 10 سنوات ، ولكن تظل في الملف.

يتم ترقيم جميع الأوراق في حالات التخزين الدائم والمؤقت لضمان سلامة المستندات وسهولة الاستخدام. الأوراق مرقمة بقلم رصاص أسود من الجرافيت أو آلة ترقيم في الزاوية اليمنى العليا فقط على الجانب الأمامي من الورقة ، دون لمس نص المستند. يحظر استخدام الحبر وأقلام الرصاص الملونة. يتم ربط الورقة الأكبر من A4 في أحد طرفيها ، وتكون مكشوفة ومرقمة على هيئة ورقة واحدة. الورقة المطوية والمطوقة في المنتصف مرقمة على شكل ورقتين. المواد المصورة ، الصور مرقمة على الجانب الخلفي في الزاوية اليسرى العليا. الأظرف ذات النقوش أو المرفقات المحاطة بالعلبة مرقمة بشكل مستقل. يتم ترقيم مرفقات المغلفات بالتسلسل بعد المغلف. عند إنشاء عدة مجلدات لحالة واحدة ، يتم ترقيم كل منها بشكل مستقل.

أرز. 6.4. نموذج تغطية لحالات التخزين الدائم والمؤقت (أكثر من 10 سنوات)

يتم تسجيل نتائج الترقيم في قيد سري على الورقة الأخيرة من الملف المخيط خصيصًا لها. يشير بالأرقام والكلمات إلى عدد الأوراق المرقمة من المستندات وبشكل منفصل من خلال علامة "+" قم بالتوقيع على عدد أوراق الجرد الداخلي ، والأرقام المرقمة والأرقام المفقودة.

يتم توقيع مذكرة الشهادة من قبل الشخص الذي قدمها ، مع الإشارة إلى الوظيفة ، توقيع شخصيوأسماء وتواريخ التجميع. يحظر تقديم شهادة على غلاف الحالة أو على الجانب الخلفي من الصفحة الأخيرة.

يتم تحديد شكل ورقة التصديق الخاصة بالقضية من خلال القواعد الأساسية لعمل محفوظات المنظمات.

في الحالات التي تحتوي فيها الحالة على ملف خاص وثائق قيمة- في الشؤون الشخصية وقضايا منح الدرجات العلمية ومنحها

يحدد معيار الدولة R 51141-98 التعريف التالي للمخزون الداخلي: "الجرد الداخلي لوثائق الحالة هو وثيقة محاسبية، تحتوي على قائمة بوثائق القضية توضح الأرقام التسلسلية للوثائق وفهارسها وأسمائها وتواريخها وأرقامها "1.

يودع الجرد الداخلي أمام مستندات القضية ويحتوي على معلومات عن كل منها. يشير السجل النهائي للجرد الداخلي إلى عدد المستندات المدرجة فيه وعدد أوراق الجرد نفسه.

استخدام أنظمة مؤتمتةتسجيل المستندات ، يمكن إنشاء وطباعة جرد داخلي تلقائيًا بناءً على المعلومات التي تم إدخالها في بطاقات التسجيل للوثائق الموضوعة في الحالة. بعد إيداع المستندات ، ترقيمها ، يتم إعداد تسجيل الشهادة وجرد داخلي لوثائق القضية ، تصميم إضافيأغطية القضية.

يتم تصميم غلاف الحالات في عملية فتح القضايا في العمل المكتبي ويتم تنفيذه وفقًا للمتطلبات معيار الدولة GOST 17914-72. يغطي حالة تخزين طويل المدى. أنواع وأحجام متطلبات تقنية". في وقت فتح القضية ، وفقًا لتسمية القضايا ، كان قد تم بالفعل وضع عدد من المعلومات على الغلاف:

• اسم المؤسسة (المنظمة) وتابعتها ؛
• اسم الوحدة الهيكلية ؛
• الفهرس الكتابي للقضية
• عنوان القضية
• فترة الاحتفاظ بالقضية.

عند إعداد حالة للأرشفة ، يتم تحديد هذه التفاصيل واستكمالها. على سبيل المثال ، يقول الغلاف:

• رقم المجلد ، إذا كان للحالة عدة مجلدات ؛
• المواعيد النهائية للقضية ؛
• عدد الأوراق في الملف ؛
• أرقام الصناديق والمخزونات والحالات حسب الجرد.

يتم لصق آخر الدعائم في الأرشيف.

أرز. 6.5. شكل جرد حالات التخزين الدائم والمؤقت (فوق 10 سنوات)

من المهم جدًا اتباع متطلبات معينة عند تصميم الغطاء. لذلك ، يتم كتابة اسم المنظمة في الحالة الاسمية. إذا تغير الاسم خلال العام ، فسيتم ذكر كلا الاسمين على الغلاف ، مع وضع الاسم السابق بين قوسين والاسم الجديد مكتوب تحته.

يتم نقل عنوان القضية إلى الغلاف في بداية العام من. ولكن بعد تحليل محتوى الوثائق ، قد تكون هناك حاجة لبعض الإيضاحات حول العنوان. إذا نشأت مثل هذه الحاجة ، يجب إضافة إضافة إلى تسمية الحالات ويجب وضع العنوان والفهرس على الغلاف وفقًا لهذه الإضافة. أولاً ، يجب أن يشير العنوان إلى نوع القضية (حالة ، مراسلة ، مستندات ، إلخ) أو نوع المستندات (محاضر ، أوامر ، تقارير ، أفعال). ثم يُشار إلى المؤلف أو المراسل (إذا كانت هذه مراسلات) ، ثم يُشار إلى سؤال يعكس محتوى المستندات. من الممكن تكوين وثائق للعديد من المؤلفين أو المراسلين في حالة واحدة إذا كانت تتعلق بموضوع واحد. لم يتم الإشارة إلى صحة المستندات في العناوين ، ولكن يشترط توافر نسخ من المستندات. على غلاف القضية بدون فشليشار إلى تواريخ أقدم وأحدث الوثائق وفترة تخزين القضية. في الأعمال الورقية التخزين الدائميشار إلى "الاحتفاظ بشكل دائم" ، على الآخرين - فترة تخزين محددة وفقًا للقائمة.

عند تحديد عدد الأوراق ، لا تؤخذ أوراق الجرد الداخلي وسجل الشهادة في الاعتبار.

يتم تجميع جرد لجميع حالات التخزين الدائم والطويل الأجل. الجرد عبارة عن دليل أرشفي يحتوي على قائمة منهجية لوحدات التخزين ، بالإضافة إلى أنه مصمم لحسابها وتوحيد التنظيم. الجرد بمثابة المحاسبة الرئيسية دليل مرجعيفي الأعمال والمحفوظات. يتم تجميع المخزونات بشكل منفصل لحالات التخزين الدائمة ، وحالات التخزين المؤقتة (أكثر من 10 سنوات) ، وملفات الموظفين. في بعض الحالات ، اعتمادًا على تفاصيل المنظمة ، يمكن تجميع قوائم الجرد لفئات معينة من القضايا (القضايا القضائية وقضايا التحقيق ، والتقارير العلمية حول الموضوعات ، وما إلى ذلك).

يتم سرد الحالات بالترتيب من حيث الأهمية. على سبيل المثال ، قد يكون التسلسل كما يلي: ميثاق المؤسسة ، البروتوكولات الاجتماعات العامةالمساهمين ، ومحاضر اجتماعات مجلس الإدارة ، وأوامر المدير للأنشطة الأساسية ، والخطط السنوية ، إلخ. يتم تجميع قوائم الجرد للحالات في كل وحدة هيكلية بواسطة موظفي خدمة إدارة السجلات.

أرز. 6.6. نموذج القسم السنوي لحصر موجز لحالات التخزين الدائم

الوصف يتكون من أقسام سنوية. يتم وضع الأقسام السنوية في النموذج المحدد. تسمى المعلومات الخاصة بكل حالة مدرجة في الجرد مقالة وصفية. ويشمل:

• الرقم التسلسلي للحالة (الحجم) وفقًا للمخزون ؛
• مؤشر الحالة (الحجم) ؛
• عنوان القضية (المجلد) ؛
• تواريخ الحالة (المجلد) ؛
• عدد الأوراق في الملف (الحجم) ؛
• فترة التخزين (للحالات المخزنة لأكثر من 10 سنوات) ؛
• ملاحظة.

كل حالة في المخزون لها رقم تسلسلي مستقل.

إذا كانت العلبة تتكون من عدة مجلدات ، فلكل مجلد رقمه الخاص. يرتب القضايا في المخزون من أجل أرشيف المنظمة. كما يقوم بتعيين أرقام جرد الوحدة الهيكلية.

عند نقل القضايا لعدة سنوات إلى الأرشيف ، يجب تنظيمها. الترتيب المعتاد لتنظيم الشؤون في المنظمة هو ترتيب زمني هيكلي. وهذا يعني ، أولاً ، أن القضايا يتم تنظيمها حسب السنة. ثانيًا ، يتم تنظيم الحالات من خلال أسماء الوحدات الهيكلية التي يتم تخزينها فيها. يتم ترتيب جميع حالات التخزين الدائم لمدة عام حسب الأهمية. يتوافق هذا عادةً مع ترتيب الوحدات الهيكلية وعناوين القضايا في تصنيف الحالات.

أرز. 6.7 نموذج السجل النهائي وتوقيع الشهادة

وبالتالي ، يتم الحصول على قائمة متناسقة لجميع الحالات لنفس فترة التخزين لمدة عام واحد. لتسهيل البحث ، يمكن الإشارة إلى أسماء الوحدة الهيكلية في الجرد قبل الملف الأول للوحدة الهيكلية المقابلة.

في المؤسسات التي يكون فيها عدد الحالات التي يتم إنشاؤها سنويًا صغيرًا ، لا يُنصح بإعداد قائمة جرد جديدة كل عام. من الممكن إعداد قائمة جرد واحدة ، بما في ذلك الحالات لعدة سنوات.

أرز. 6.8 شكل القسم السنوي من جرد موجز للحالات من قبل الموظفين

أرز. 6.9 نموذج جرد المستندات الإلكترونية لفترة التخزين الدائم

في مثل هذه المنظمات ، يتم تجميع قسم سنوي من الجرد سنويًا مع استمرار ترقيم الحالات. يبدأ كل قسم من الأقسام السنوية للمخزون بإشارة إلى السنة المقابلة ، ثم يتم ترتيب الحالات وفقًا للهيكل المقبول.

كل وصف له رقمه الخاص. عادة ، يكون المخزون لحالات التخزين الدائم 1 ، للحالات التي تزيد مدة صلاحيتها عن 10 سنوات - N & 2 ، لحالات الأفراد - رقم 3 مع إضافة فهرس الحروف "l / s".

الوصف ينتهي بإدخال ملخص. وهي تشير بالأرقام وبالكلمات إلى عدد الحالات المدرجة في الجرد ، والرقمان الأول والأخير للحالة حسب الجرد ، وتحدد ميزات الترقيم (الأحرف والأرقام المفقودة). يجب أن يتم التوقيع على الجرد من قبل المترجم مع الإشارة إلى موقعه وفك تشفير الاسم الأخير. يتم لصق تاريخ الجرد.

بالإضافة إلى قوائم الجرد لحالات التخزين الدائم ، وحالات التخزين المؤقت (أكثر من 10 سنوات) ، يجب على إدارات شؤون الموظفين في المنظمات إجراء قوائم جرد للحالات للموظفين سنويًا. وثائق الموظفين لها أهمية اجتماعية خاصة - فهي أساس التأكيد الأقدميةالمنصب ومدة العمل في هذه المنظمة وحقائق أخرى علاقات العمل. من أجل منع ضياع هذه الوثائق ، يتم أرشفة وحفظ معظم الوثائق الخاصة بموظفي العمال المفصولين لمدة 75 عامًا.

فيما يتعلق بالتنمية تكنولوجيا الكمبيوتر، زيادة حجم الوثائق على الوسائط الإلكترونية ، تحتاج المنظمات إلى تخزين المواد السمعية والبصرية و التوثيق الإلكتروني. في أرشيف المنظمة ، اعتمادًا على تكوين وحجم ED ، يتم تجميع قوائم جرد المستندات الإلكترونية لفترة التخزين الدائم. المستندات الإلكترونيةالمدرجة في أوصاف منفصلة.

يتم تحديد عدد نسخ الجرد من خلال فترة تخزين الحالات. يتم وضع جرد لحالات التخزين الدائمة في أربع نسخ. تبقى نسخة واحدة في الوحدة الهيكلية المقابلة ، ويتم نقل النسخة الثانية من المخزون إليها خدمة ما قبل المدرسة، المنظمة الثالثة المؤرشفة. يتم إرسال النسخة الرابعة إلى أرشيف الولاية أو البلدية المناسب.

تقوم المنظمات التي لا تقدم المستندات إلى أرشيفات الدولة بإعداد قائمة جرد للملفات للتخزين الدائم ، وللملفات ذات فترة التخزين 10 سنوات أو أكثر ، وللأفراد في ثلاث نسخ.

لا يتم تجميع قوائم الجرد لحالات فترة التخزين المؤقت "، يتم استبدالها بمصنفة الحالات ، حيث يتم وضع علامة على فترة التخزين أمام كل عنوان.

خلال فترة إعداد القضايا من قبل الوحدة الهيكلية للتحويل إلى أرشيف المنظمة ، يقوم موظف الأرشيف أولاً بالتحقق من صحة تشكيلها وتنفيذها والالتزام بعدد القضايا المدرجة في جرد القضايا (الوحدة الهيكلية) مع عدد القضايا المرفوعة حسب تسميات قضايا المنظمة. جميع أوجه القصور التي تم تحديدها أثناء التدقيق في تشكيل وتنفيذ القضايا ، يتعين على موظفي الوحدة الهيكلية القضاء عليها. عند الكشف عن عدم وجود حالات ، يتم إعداد الشهادة المناسبة.

يتم قبول كل حالة من قبل الشخص المسؤول عن أرشيف المنظمة ، بحضور موظف الوحدة الهيكلية. في الوقت نفسه ، في كلتا نسختين من جرد حالات الوحدة الهيكلية مقابل كل حالة مدرجة فيها ، يتم عمل ملاحظة حول وجود القضية. في نهاية كل نسخة من الجرد ، عدد الحالات التي تم قبولها فعليًا في الأرشيف ، وعدد الحالات المفقودة ، وتاريخ قبولها وتحويلها ، بالإضافة إلى توقيعات الشخص المسؤول عن الأرشيف والشخص الذي قام بتحويل الحالات ، يشار إليه بالأرقام والكلمات. عند قبول الحالات القيمة بشكل خاص ، يتم التحقق من عدد الأوراق في هذه الحالات.

يتم تسليم الحالات المرتبطة في حزم إلى أرشيف المنظمة من قبل موظفي الأقسام الهيكلية. جنبا إلى جنب مع الحالات ، يتم نقل فهارس بطاقة التسجيل للوثائق إلى الأرشيف. يتم تضمين اسم كل خزانة ملفات في الجرد.

في أنشطة كل منظمة ، يتم تشكيل فئة خاصة من الحالات - حالات التخزين الدائم. سنخبرك في المقالة بكيفية ترتيب مثل هذه الحالات لنقلها إلى الأرشيف.

باستمرار - كم؟

يتم تحديد شروط تخزين المستندات من خلال القوائم القياسية:

• قائمة الوثائق الإدارية النموذجية الأرشيفية التي تم إنشاؤها في سياق الأنشطة وكالات الحكومة، جثث حكومة محليةوالمنظمات ، التي تشير إلى فترات التخزين (تمت الموافقة عليها بأمر من وزارة الثقافة الروسية بتاريخ 25/08/2010 برقم 558 ، بصيغته المعدلة في 02.16.2016 ؛ من الآن فصاعدًا - قائمة 2010) ؛
• قائمة الوثائق الأرشيفية النموذجية التي تم إنشاؤها في المجالات العلمية والتقنية والصناعية أنشطة المنظمات، يشير إلى العمر الافتراضي (تمت الموافقة عليه بأمر من وزارة الثقافة الروسية بتاريخ 31 يوليو 2007 برقم 1182 ، بصيغته المعدلة في 28 أبريل 2011 ؛ من الآن فصاعدًا - قائمة 2007).

يمكن أيضًا تعيين فترة الاحتفاظ بالمستند في الصناعة الوثائق المعيارية. في هذه الحالة ، يمكن استبدال كلمة "بشكل دائم" بمرادف ، على سبيل المثال ، "إلى أجل غير مسمى".

• إذا لم تكن المنظمة مصدر اقتناء لأرشيف الدولة.

يحتوي العمود 3 "فترة الاحتفاظ بالمستند" من قائمة 2010 على حاشية سفلية<*>، والذي ينص على أن فترة تخزين الوثائق "الدائمة" (الدائمة) في المنظمات التي ليست مصادر لاقتناء أرشيفات الدولة والبلديات لا يمكن أن تقل عن عشر سنوات. حولفقط حول المستندات التي تم تحديد فترات الاحتفاظ بها في قائمة 2010.

وبالتالي ، إذا لم تكن المنظمة مصدرًا للحصول على أرشيف الدولة (البلدية) ، فيجب عليها تخزين المستندات ذات الفترة "الدائمة" التي لا تقل عن 10 سنوات ، ومن ثم تكون حرة في إتلافها في الوضع العادي ، إلى جانب الحالات التي انتهت صلاحيتها بحلول هذا الوقت. في الوقت نفسه ، يُنصح بتحديد فترة تخزين دنيا لهذه المستندات في تعليمات عمل المكتب أو في قانون تنظيمي محلي آخر بشأن تخزين المستندات. فمثلا:

نظرًا لأن الشركة ليست مؤسسة - مصدرًا لاقتناء أرشيفات الولاية (البلدية) ، فإن فترة الاحتفاظ تكون "بشكل دائم" لـ وثائق الإدارة 10 سنوات.

ملاحظة

لا تحتوي قائمة 2007 على أي من هذه الهوامش أو الإرشادات بأي طريقة أخرى. لذلك ، إذا كان للوثيقة المدرجة في قائمة 2007 فترة احتفاظ "دائمة" ، فهذا يعني الاحتفاظ بها طوال فترة وجود المنظمة.

• إذا كانت المنظمة مصدر اقتناء لأرشيف الدولة ،ثم تعني فترة الاحتفاظ "بشكل دائم" "ما دامت المنظمة موجودة". إذا كان للمنظمة التي تم تصفيتها من يخلفها ، فإن "بشكل دائم" سيستمر طوال فترة وجود المنظمة الخلف. في حالة تصفية منظمة دون خلفاء ، يقوم أرشيف الدولة الذي تنتمي إليه بإجراء فحص لقيمة المستندات ذات فترة التخزين الدائم ويأخذ تلك التي تراها مفيدة في مستودعاته. قد يتم إتلاف المستندات التي لا تهم الأرشيف.

نحن نشكل وننظم الحالات والمستندات

ملامح تشكيل الحالات

يبدأ تحضير حالة للتخزين قبل وقت طويل من اكتمال المستند في حفظ السجلات. يتم تنفيذ جميع عمليات DOW بالتتابع ومترابطة.

ملاحظة

بالفعل في طور الاستلام وثيقة واردةأو إنشاء مستند صادر ، يجب أن تفهم في هذه الحالة سيتم وضع المستند وما هي ميزات تشكيل هذه الحالة.

على سبيل المثال ، يجب أخذ أوامر الأنشطة الأساسية في الاعتبار وتشكيلها بشكل منفصل تمامًا عن أوامر الأفراد. غالبًا ما تخطئ المنظمات الصغيرة في العكس ، حيث يجمع السكرتير بين وظائف الكاتب وضابط شؤون الموظفين. قبل إرسال مثل هذا الملف المركب للتخزين ، يجب حله ، وهذا عمل إضافي.

أما بالنسبة للمراسلات ، فيجب تشكيلها على أساس مبدأ "الطلب - الرد" ، عند إيداع كل خطاب وارد أو صادر في الملف حسب سؤاله ، وليس حسب النوع (وارد أو صادر). تحتاج إلى القيام بذلك على الفور ، وإلا ، عندما يحين وقت إرسال الحالات للتخزين ، سيقضي السكرتير وقتًا طويلاً في إنشاء سجل للمراسلات.

طرق تنظيم المستندات

يمكن تنظيم المستندات في الحالة:

• زمنيا ،أي وقت الخلق. كقاعدة عامة ، في مثل هذه الحالات ، يتم ترتيب المستندات بدقة وفقًا لـ أرقام التسجيل، فمثلا:

	رقم ورقة الحالة (الحجم)
قرار بتاريخ 01/12/2015 رقم 1
أمر بتاريخ 13.01.2015 رقم 2
أمر بتاريخ 13.01.2015 رقم 3
أمر بتاريخ 16.01.2015 رقم 4
أمر بتاريخ 19.01.2015 رقم 5

• أبجديا- على سبيل المثال ، الألقاب أو أسماء المشاريع:

• طريقة مجتمعة- أولاً ، المستندات مرتبة ترتيبًا أبجديًا ، ثم ترتيبًا زمنيًا أيضًا ، على سبيل المثال:

الوثيقة وبيانات التسجيل الخاصة بها	رقم ورقة الحالة (الحجم)
المراسلات مع شركة Astra LLC
ورقة فاصل
المرجع. رقم 53 بتاريخ 14.01.2015
في. رقم 243 بتاريخ 16/1/2015
المرجع. رقم 105 بتاريخ 23/1/2015
في. رقم 341 بتاريخ / 1/28/2015
المراسلات مع Vasilek LLC
ورقة فاصل
في. رقم 14 بتاريخ 12/1/2015
المرجع. رقم 18 بتاريخ 13.01.2015
في. برقم 201 بتاريخ 15/1/2015

يتم فصل المستندات المقسمة إلى كتل أبجديًا عن بعضها البعض ، على سبيل المثال ، بواسطة فواصل ملونة. هذا اختياري ، ولكنه يجعل العمل مع الحجم أسهل بكثير. عند ترقيم الأوراق ، تتلقى الفواصل الأرقام بالترتيب العام.

وبالتالي ، بحلول الوقت الذي يتم فيه حفظ الملفات للتخزين ، سيتم بالفعل تشكيل المستندات بشكل صحيح في ملفات ، وسيتم تنظيمها داخل الملفات.

تحضير المستندات للتسجيل

• نزيل الفائض.على الأرجح ، حتى الآن تم الاحتفاظ بالمستندات في مجلدات - المسجلين. لا يزال من السابق لأوانه إخراج الوثائق منهم. بادئ ذي بدء ، دعنا ننتقل عبر كل مجلد ونزيل المسودات ، والنسخ المزدوجة (المتكررة) من المستندات ، والأوراق التي تحتوي على ملاحظات منها ، ومقاطع الورق والدبابيس من المستندات نفسها.
• نقسم الحالات إلى مجلدات.في هذه المرحلة ، نحدد عدد مجلدات الحالة التي ستظهر في النهاية وكيف أنه من الأفضل تقسيم المستندات إلى مجلدات: بالأشهر وعدد الأوراق والمقاولين وأسماء العائلة وما إلى ذلك. وفقًا للبند 4.20 من قواعد تنظيم تخزين وحيازة ومحاسبة واستخدام وثائق صندوق المحفوظات التابع للاتحاد الروسي والوثائق الأخرى في السلطات سلطة الدولة، الحكومات والمنظمات المحلية (تمت الموافقة عليها بأمر من وزارة الثقافة الروسية بتاريخ 31 مارس 2015 برقم 526 ؛ من الآن فصاعدًا - قواعد 2015) في كل حالة يجب ألا يكون هناك أكثر من 250 ورقة.

ليس من الضروري على الإطلاق الخروج بنوع من النظام لتقسيم المستندات إلى مجلدات ، يكفي اتباع هذه القاعدة. يتيح التوزيع المنتظم للأوراق ، أولاً ، إمكانية تكوين مجلدات بنفس السماكة تقريبًا ، وثانيًا ، يسهل البحث عن المستندات في الملف. وبالتالي ، إذا كان الملف يحتوي على حوالي 300 ورقة ، فمن الأفضل عمل مجلدين من 150 ورقة لكل منهما ، وليس 250 و 50.

ثم نستخرج المستندات بعناية من المجلدات ، ونوزعها بالكميات وننتقل إلى التسجيل للتخزين.

تسجيل حالات التخزين

اعتمادًا على فترة التخزين ، يمكن معالجة الحالات جزئيًا أو كليًا. تتم معالجة جميع القضايا المرفوعة في المنظمة والتي تبلغ مدة صلاحيتها لأكثر من 5 سنوات جزئيًا ، باستثناء القضايا المتعلقة بالموظفين. تصميم كاملالحالات التالية خاضعة للتخزين ، وفقًا لقواعد 2015:

• فترة التخزين الدائم
• فترة تخزين مؤقتة (أكثر من 10 سنوات) ؛
• وثائق الموظفين الكل، بما في ذلك تلك التي لها مدة صلاحية مدتها خمس سنوات).

مراحل تسجيل كل مجلد.يتم التسجيل الكامل لتخزين كل وحدة تخزين من الملف بالترتيب التالي:

1) ترقيم أوراق القضية ؛

2) إجراء جرد داخلي للقضية ؛

3) تسجيل الورقة - شاهد القضية ؛

4) إيداع أو ربط مستندات القضية ؛

5) تصميم الغلاف (صفحة العنوان).

المرحلة الأولى: ترقيم أوراق المجلد

إذا تم بالفعل ترقيم المستندات من قبل شخص ما في نفس الزاوية اليمنى العليا وكان الترقيم الجديد لا يتطابق مع الرقم القديم ، فقم بشطب الرقم القديم واكتب الرقم الجديد بجواره. الأرقام الملصقة في أجزاء أخرى من الورقة لا تحتاج إلى تصحيح. إذا تم تضمين كتيب مع ترقيم الصفحات الخاص به في هذا المجلد ، فستتلقى كل ورقة من أوراقه ، بما في ذلك الغلاف ، رقمه بالترتيب العام.

يمكن تسمية كل مجلد مرقم بملصق يحتوي على المعلومات التالية:

• العدد الإجمالي للأوراق
• أرقام ضائعة
• أرقام الحروف.

ستكون هذه المعلومات مفيدة لنا بعد ذلك بقليل عند إعداد ورقة شهود القضية.

إذا كان هناك عدة أرقام مفقودة ومكتوبة بحروف في المجلد ، فيجب أخذها في الاعتبار عند حساب عدد الأوراق. على سبيل المثال ، إذا كان هناك 100 ورقة بالأرقام في المجلد ، ولكن هناك ثلاثة أرقام مفقودة وحرفين ، فإن العدد الإجمالي للأوراق في المجلد سيكون 99 (100 - 3 +2).

لا تذكر قواعد 2015 شيئًا عن عدد المراجعات في ترقيم المجلد. من الواضح ، إذا كان هناك الكثير من الأخطاء ، فمن الأفضل إعادة ترقيم الأوراق. ومع ذلك ، ما معنى هذا "الكثير" يبدأ غير معروف. في هذه الحالة ، نوصيك بالتعرف على البند 75 من قواعد عمل مكتب التوثيق (تمت الموافقة عليه بقرار من مجلس إدارة FNP بتاريخ 17 ديسمبر 2012 ، بأمر من وزارة العدل الروسية بتاريخ 16 أبريل ، 2014 رقم 78):

اِستِخلاص

من قواعد عمل مكتب التوثيق

75. [...] في حالة حدوث أكثر من 5 أخطاء في ترقيم الأوراق في الحالة (المجلد) ، يتم ترقيم أوراق العلبة (المجلد) مرة أخرى.

هذه القاعدة ليست مطلوبة ل عمل المكتب العام، ولكن على الأقل يعطي فكرة عن عدد الأخطاء التي يجب إعادة ترقيمها على وحدة تخزين.

المرحلة الثانية: تجميع جرد داخلي للحجم

لا يعد تجميع الجرد الداخلي لوثائق المجلد ضروريًا دائمًا. للاقتباس من قواعد 2015:

اِستِخلاص

من قواعد تنظيم تخزين وحيازة وحساب واستخدام وثائق صندوق المحفوظات للاتحاد الروسي

وغيرها من الوثائق في سلطات الدولة والحكومات والمنظمات المحلية

4.30 لوثائق المحاسبة فئات معينةعلى الحالات نسخة ورقية(القضايا الشخصية وقضايا المحاكم ومواد القضايا الجنائية وقضايا منح الدرجات الأكاديمية ومنح الألقاب الأكاديمية والقضايا المتعلقة بإصدار شهادات حقوق التأليف والنشر واختراعات براءات الاختراع) يتم تجميع جرد داخلي لوثائق القضية.

الجرد الداخلي هو نوع من جدول محتويات المجلد.

يمكن للسكرتير ، إذا لزم الأمر ، إنشاء جرد داخلي لفئات أخرى من الحالات. إليكم ما يقولونه حول هذه القواعد الأساسية لعمل أرشيفات المنظمات (تمت الموافقة عليها بقرار من كوليجيوم الأرشيف الفيدرالي بتاريخ 6 فبراير 2002):

اِستِخلاص

من القواعد الأساسية لتشغيل أرشيف المنظمات

3.6.17. يتم تجميع جرد داخلي لوثائق القضية لتسجيل مستندات التخزين الدائم والمؤقت (أكثر من 10 سنوات) ، والتي تنتج المحاسبة عنها عن تفاصيل هذه الوثائق (خاصة الملفات القيمة والشخصية والقضائية والتحقيقية وما إلى ذلك) ، مثل بالإضافة إلى تسجيل التخزين الدائم والمؤقت (أكثر من 10 سنوات) ، والذي يتم تشكيله وفقًا لأنواع المستندات ، والتي لا تكشف عناوينها عن المحتوى المحدد للوثيقة.

وبالتالي ، من الممكن تجميع جرد داخلي لكل من الحجم مع أوامر النشاط الرئيسي (خاصة إذا تم انتهاك الترقيم فيه بسبب التنظيم غير الصحيح) ، وللمجلد مع المراسلات ، إذا كان هذا يسهل استخدام أحجام.

ويرد شكل الجرد الداخلي في قواعد 2015 (الملحق رقم 27). للمخزون ترقيم الأوراق الخاص به ، والذي يمكن وضعه تلقائيًا في مرحلة إنشاء مستند في MS Word (مثال 1).

المرحلة الثالثة: نضع ورقة إثبات للقضية

يتم تجميع ورقة اعتماد لكل مجلد من مجلدات القضية. يرد نموذج الورقة أيضًا في قواعد 2015 (الملحق رقم 8). من السهل تعبئته: نحن نعرف بالفعل عدد الأوراق في كل مجلد ، وكذلك عدد الأوراق المفقودة والأرقام ذات الحروف. أما عن "الميزات" حالة فيزيائية"، فهو إذن:

• حول الأوراق الممزقة
• صفائح لاصقة
• الكتيبات والوثائق المخيطة والمختومة كجزء من المجلد ؛
• أوراق ذات تنسيق أكبر من معظمها في المجلد ، ومستندات أخرى غير قياسية لهذا المجلد (مثال 2).

الخطوة الرابعة: خياطة الحجم

• نختار غطاء.يتم إصدار مستندات العمر الافتراضي الدائم في أغلفة من الورق المقوى مصممة خصيصًا لحالات العمر الافتراضي الدائم (الشكل 1). من الأسهل العثور عليها على مواقع الويب الخاصة بالمتاجر عبر الإنترنت ، وليس في طوابق التداول - هذا المنتج ليس الأكثر شيوعًا ، لذلك غالبًا ما ينسون وضعه على المنضدة.

يُستكمل مجلد تجليد الورق المقوى بعمود فقري عريض مرن بطبقة لاصقة. تم تجعيد الأغلفة العلوية والسفلية بمسافة بادئة من الحافة اليسرى تبلغ 25 مم ، مما يتيح لك التنقل خلال العلبة مثل الكتاب ونسخ الأوراق دون صعوبة.

يشبه المجلد المصمم في مثل هذا الغلاف كتابًا عاديًا ، فقط بتنسيق كبير. يمكن وضع الأحجام المصممة بهذه الطريقة عموديًا على الرف دون خوف من ثنيها وسحق المحتويات.

• نصنع غطاء.إذا اعتقدت الإدارة أنها باهظة الثمن ، فسيتعين على السكرتير أخذ المقص والورق المقوى وإنشاء الأغطية بنفسه. ومع ذلك ، فإن صنع الأغطية اللائقة لن ينجح إلا إذا كان بإمكانك العثور على ورق مقوى عالي الجودة مقطوع إلى أوراق مساوية أو أكبر قليلاً من A4. من المعتاد "لإبداع الأطفال" لن يأتي منه شيء جيد.

لصنع الغطاء بنفسك ، ستحتاج إلى ورق مقوى وورقة من البومفينيل (مادة ربط ورقية متينة ومقاومة للماء) وشريط على الوجهين.

مبدأ خياطة الأغطية المشتراة والمحلية هو نفسه:

1. ضع الغطاء السفلي والمستندات والغطاء العلوي معًا ، ثم قم بالثقب والتثبيت في الغلاف.

2. لف المادة الناعمة (في حالة صنعها ذاتيًا - شريط من البومفينيل) لأسفل خلف الغطاء السفلي والصق الشريط بإحكام من الأسفل (الشكل 2).

نتيجة لذلك ، سيبدو الغطاء محلي الصنع كما هو في الشكل. 3.

• نحن نستخدم ثقب لكمة.نظرًا لأنه يتم تدبيس المستندات في 4 فتحات ، فمن الأفضل استخدام مثاقب خاصة ذات 4 ثقوب لهذا الغرض ، والتي تثقب مجموعة من المستندات من 150 إلى 300 ورقة في المرة الواحدة (الشكل 4 ، 5).

يمكنك أيضًا استخدام ثقب عادي من 10 ورقات مع فتحتين ، ومع ذلك ، سيكون عليك ثقب هذه الأوراق العشر مرتين. يجب أن تكون المسافة بين الثقوب الأربعة 8 سم (وفقًا لـ
مع توصيات GOST 17914-72 “أغطية أغطية لحالات التخزين طويلة الأجل. تحديد") ، لذلك يجب ضبط العداد على" 888 ".

قبل إحداث ثقوب في الحجم ، تحتاج إلى ترتيب مستندات العلبة بالترتيب التالي:

1) الجرد الداخلي (إذا تم إنشاؤه) ؛

2) وثائق القضية ؛

3) ورقة شهادة.

• نختار إبرة وخيط.إبرة الخياطة صغيرة جدًا ، فمن الأفضل استخدام كيس (ما يسمى "الغجر") - طويل (حوالي 12 سم) وبعين واسعة. سيحتاج الخيط إلى خيط قوي ، لكن يمكنك طيه عدة مرات والخيط المعتاد. يمكنك أيضًا الخياطة باستخدام خيوط البنك ، ولكن ليس من السهل ربطها حتى في إبرة "غجرية".

يبلغ طول الخيط على الحجم القياسي حوالي 1 متر. من الأفضل تحديد الطول الأمثل لنفسك من الناحية التجريبية - بالفعل في المجلد الثالث المخيط ، سيصبح من الواضح مقدار الحاجة إليه. ليست هناك حاجة لربط عقدة في نهاية الخيط ، كما هو الحال مع الخياطة العادية - على أي حال ، سيتم قطع النهايات إلى الطول الأمثل. إذا كان الحجم مثقوبًا (مثقوبًا ، محفورًا) بعناية ، فلن تكون هناك مشاكل في خيط الخيط ، لأن قطر الإبرة أصغر بكثير من قطر الثقب من الثقب أو الثقب.

يظهر اتجاه الإبرة مع الخيط عند خياطة الحجم في الشكل 6.

بعد إخراج طرفي الخيط من الجزء الخلفي من وحدة التخزين ، يتم تقييدهما (ليس ضيقًا ، بحيث لا يمكن فتح وحدة التخزين فحسب ، ولكن أيضًا ، إذا لزم الأمر ، قم بعمل نسخة من أي مستند ، ولكن ليس بشكل ضعيف ، حتى لا "تمشي" أوراق العلبة) ويتم قطعها.

ملحوظة:بشكل عام و مكتب شؤون الموظفينليست هناك حاجة لإخراج أطراف الخيوط من داخل الغطاء وربطها بملصق المصادقة. يتم قطع الأطراف وإخفائها ، إن أمكن ، تحت الغطاء. إذا لم يكن هناك غطاء ، فسيتم إخراجها ببساطة من الداخل دون أي مزيد من التلاعب.

المرحلة الخامسة: نصنع صفحة العنوان (غلاف) للمجلد

ويرد شكل صفحة العنوان للقضية في قواعد 2015 (الملحق رقم 28). عادة لا يسبب حشوها صعوبات. لا تنس فقط أن السطر العلوي من الغلاف "اسم أرشيف الدولة (البلدية)" يظل فارغًا. إذا دخلت القضية في أي وقت مضى أرشيف الدولة، سوف يملأ موظفيه هذا السطر بأنفسهم.

في الزاوية اليسرى السفلية من صفحة العنوان ، يتم لصق رمز الأرشفة الخاص بالحالة: رقم الصندوق ورقم المخزون ورقم وحدة التخزين هذه وفقًا للمخزون (مثال 3).

ألصق صفحة العنوان بغلاف المجلد. من الأفضل استخدام غراء PVA ، ولكن بعد ذلك يجب وضع العلبة تحت الضغط على الفور لعدة ساعات ، وإلا ستلتصق صفحة العنوان بشكل غير متساو وتتجعد في بعض الأماكن. أقل ما يناسب هذا هو عصا الغراء (سوف يتقشر الغطاء في غضون ساعتين) وغراء القرطاسية (سائل جدًا وسيؤدي إلى إتلاف صفحة العنوان حتى لا يتم حفظه بالضغط). طباعة الأغلفة على الأوراق ذات الطبقة اللاصقة باهظة الثمن وغير فعالة: "الطبقة اللاصقة" عليها مشروطة ، ويمكن إزالة الغطاء بحركة يد واحدة.

لذلك ، فإن خوارزمية تسجيل المستندات للتخزين الدائم هي كما يلي:

ماذا تشتري في الأرشيف

مجموعة متنوعة من القرطاسية الخاصة بالأرشيف ، المعروضة في المتاجر ، صغيرة ، ولكن يمكنك اختيار شيء ما.

• آلات التجليد الأرشيفية.تم إصلاح حجم العلبة فيها وحفرها. يمكن أن تكون الآلة يدوية (للحفر ، تحتاج إلى تشغيل مقبض خاص ، الشكل 7) وكهربائي (يتم بدء الحفر بالضغط على زر ، الشكل 8). تختلف آراء الخبراء حول هذه الآلات: شخص ما يعتبرها مريحة ، شخص ما - العكس تمامًا. لكن الثقب الذي تم ثقبه بواسطة ثقب يبدو بالتأكيد أكثر سلاسة واتقانًا من الثقب الذي تم حفره بواسطة آلة.

• صندوق تخزين.يمكن ببساطة وضع الأحجام الجاهزة على الرف ، أو يمكن تعبئتها في صناديق إضافية. هناك أنواع عديدة من الصناديق. دعونا نلاحظ ، على سبيل المثال ، مربع به سلاسل ، حيث يتم وضع عدة مجلدات من الحالات (الشكل 9).

عند البيع ، يمكنك أيضًا العثور على صناديق كبيرة بغطاء مفصلي (الشكل 10). يمكن أن يحتوي هذا الصندوق على 10 مجلدات أو أكثر.

من الملائم الحصول على الحجم أو الحزمة المرغوبة من الصناديق ذات الغطاء المفصلي دون إزالة الصندوق من الرف. تحتوي بعض الصناديق حتى على أقواس تثبيت خاصة ، والتي تسمح لك بتشكيل حامل عن طريق توصيل الصناديق (الشكل 11).

لم يتم تطوير تعليمات واحدة لتدبيس المستندات. لكن التوصيات الخاصة بالحالات الوامضة واردة في توصيات منهجية Rosarkhiv ، أمر من وزارة الثقافة الروسية لعام 2005 رقم 536 ، تعليمات البنك المركزي بشأن إدارة المستندات و GOST 51141 ، التي تنظم قواعد تخزين المستندات.

ضع في اعتبارك المبادئ الأساسية للخياطة المناسبة وثائق مختلفة.

التغطية

قبل وميض المستندات ، يجب أن تفكر في غطاء من الورق المقوى لكل مجلد. هم انهم:

المعلومات الموجودة على الغلاف هي:

• اسم المنظمة.
• اسم قسم المنظمة (على سبيل المثال ، قسم الموارد البشرية).
• فهرس الحالة.
• عنوان الحالة.
• مدة الصلاحية.
• رقم وحدة التخزين.
• عدد الأوراق في الموثق.
• تاريخ تجميع الموثق.

المخزون

يتم توفير كل مجموعة من الوثائق مع جرد. يحتوي على معلومات:

• اسم المستند.
• تاريخ الموثق.
• مدة الصلاحية.
• الشرح (أي شرح لما يحتويه المستند ولماذا من الضروري تخزينه).
• قائمة بجميع الوثائق المدرجة في الموثق ، مع الإشارة إلى الصفحات في كل وثيقة.
• بيانات الشخص المسؤول - مترجم الموثق.

عند الترقيم ، لا يؤخذ المخزون في الاعتبار. يمكن حفظ المخزون في مجلد مشترك ، ويمكن لصقه في الغلاف أو تخزينه بشكل منفصل. لكن الكتبة ما زالوا يفضلون وميضها: احتمالية سلامتها أعلى.

ترقيم الورقة

يتم لصق الترقيم الترقيم العربي(في حالات نادرة - روماني) تصاعدي. عادة ، لا يكون الترقيم صعبًا ، ولكن يجب مراعاة عدد من التفاصيل الدقيقة:

طرق وميض المستندات

هناك عدة طرق لربط المستندات:

• بإبرة وخيط.مناسب للمستندات الصغيرة. تتم الخياطة في ثقبين ، يتم تثبيت نهايات الخيط معًا في الخلف. يتم إرفاق قطعة من الورق بها نقش تأكيد وختم على الخيط.
• مع الخيط و ثقب لكمة.الطريقة مشابهة للطريقة السابقة ، ولكن بهذه الطريقة يمكنك ربط علبة أكبر في كل مرة. عادة لا يتأثر الغطاء.
• مع مثقاب أو مفك البراغي.بهذه الطريقة ، يتم حياكة الحالات الكبيرة معًا. يمكن استخدام حبل أو سلك سميك كخيط. أيضًا ، تُستخدم هذه الطريقة إذا كان من الضروري خياطة العلبة مع الغطاء.
• بمساعدة آلة تجليد ورقم آلي.هذه الطريقة متاحة فقط في دور الطباعة.

المجلات المحاسبية كتب العملقبل الغرز ، يجب أن تكون مختومة بختم.

تعليمات الصور وامض الوثائق مع الخيوط

المخطط العام للبرامج الثابتة للمستندات

كيفية فلاش المستندات للأرشيف

يجب تسليم المستندات إلى أرشيف المؤسسة بعد عام من اكتمالها في العمل المكتبي. بعد تخزينها لفترة معينة في المنظمة ، يجب نقلها إلى أرشيف الولاية أو الإقليم أو البلدية. المواعيد النهائية هي كما يلي:

• 75 عامًا - لوثائق الموظفين ، ودفاتر الأسرة ، وسجلات أعمال التوثيق وعدد من الوثائق الأخرى.
• 20 عامًا - لمشاريع البناء الرأسمالية والتوثيق التكنولوجي والتصميم وبراءات الاختراع.
• 15 سنة للتوثيق العلمي.
• 5 سنوات - لوثائق الأفلام.
• 3 سنوات - لوثائق الفيديو والصور.

يتم تسليم المستندات إلى الأرشيف من قبل موظفي خدمة إدارة المستندات. في حالة عدم وجود مثل هذه الوحدة المحددة في المنظمة ، يكون السكرتير أو أخصائي خدمة الأفراد أو نائب الرئيس ، في حالات نادرة ، محاسبًا ، هو المسؤول عن الأرشيف.

قبل تحضير المستندات للأرشيف ، من الضروري إيجاد غلاف مناسب لها وإضافتها إلى قائمة الجرد. معلومات إضافية، مثل:

• تاريخ الجرد.
• رقم المجلد (إذا كانت العلبة تتكون من عدة مجلدات).
• اسم ومكانة المخترع.

يتكون تنفيذ القضية نفسها من المراحل التالية:

• مراقبة تجميع المستندات في القضية.
• الايداع.
• ترقيم الورقة.
• تثبيت وصياغة نقش التأكيد بختم.
• تجميع وصف الحالة.

فيديو: كيفية فلاش المستندات للأرشيف

كيفية فلاش مستندات الضرائب

الصورة: نقش الشهادة

وثيقة البرامج الثابتة ل خدمة الضرائبتختلف قليلاً عن وميض المستندات للأرشيف. ميزاته هي:

• يتم تثبيت المستندات في 3 ثقوب ، لا تقل المسافة بينهما عن 3 سم.
• يمكن خياطة العلبة بإبرة خياطة بخيوط أو خيوط بنك أو خيط نايلون.
• يجب ختم المستندات عن طريق لصق ورق مقاس 3 × 5 سم على العقدة ، ويجب أن تظل أطراف الخيوط خالية.
• يوجد على الملصق نقش تأكيد مع ختم.
• تحتاج التقارير المحاسبية إلى أن تُخيط في 5 ثقوب ، ويتم لصق العقدة بورق المناديل.

في يوليو 2013 ، أوضحت دائرة المالية العامة أنه يُسمح بتقديم الطلبات والمستندات التأسيسية غير مسجلة.

فيديو: كيفية فلاش مستندات الضرائب بشكل صحيح

نقش الشهادة

يتم ذلك بعد إيداع جميع المستندات وترقيمها. إنها قطعة من الورق 5 × 6 سم. يتم لصق النقش على ظهر الورقة الأخيرة بطريقة تثبت عقدة الخيط الذي يربط الغلاف ببعضه البعض.

فإنه ينص:

• عدد الأوراق في الملف (بالأرقام والكلمات).
• ميزات المستندات المتداخلة (على سبيل المثال ، إذا كان بعضها ممزقًا).
• اسم وموقع وتوقيع مترجم الملف.

يتم وضع ختم الشركة على النقش بحيث يكون بصمته على الملصق (أي على النقش نفسه) وعلى الورقة.

كيفية إصلاح الخلل

الشرط الرئيسي للوثائق المودعة هو الحرمة. إذا حدث خطأ ما في مكان ما - على سبيل المثال ، نسوا إرفاق مستند ، فمن الضروري إما حفظه كمجلد منفصل ، أو تفكيك الملف بأكمله وإعادة تحميله مرة أخرى. لا يُسمح بأي مرفقات أو إضافات في الحالة المنضمة.

في حالة حدوث أخطاء في الترقيم ، يُسمح باستخدام الترقيم بالأحرف. هذا يعني أنه يتم وضع نفس الرقم على الورقة المفقودة ، ولكن تمت إضافة حرف إليها ، على سبيل المثال: 15 ، 16 ، 16 أ ، 16 ب ، 17 ...

إذا تم كسر الترقيم بشكل أكثر خطورة ، فسيتعين القيام به مرة أخرى. للقيام بذلك ، يجب عليك حذف الأرقام المثبتة بشكل غير صحيح وإدخال أرقام جديدة.

يجب أيضًا إجراء تغييرات على نقش الشهادة: شطب البيانات القديمة ، ووضع البيانات الجديدة بجانبها.

عند تسليم المستندات الخاصة بالموظفين

للتخزين في MBU "Municipal Archive"

(تمت الموافقة عليه بموجب قرار EC MU "أرشيف بلدية توبولسك" ، المشروع رقم 5 بتاريخ 30/05/2009)

لتقديم المستندات الخاصة بالموظفين للتخزين في "أرشيف البلدية" في MBU ، من الضروري تقديم المستندات التالية

رقم ص / ص	اسم الوثائق	الكمية	ملحوظة
	خطاب قبول المستندات الخاصة بالموظفين للتخزين البلدي موضحًا عدد وحدات التخزين وأسماء المستندات وتواريخ المستندات	نسخة واحدة
	المحلول محكمة التحكيم	نسخة واحدة	ينسخ
	الوثائق التأسيسية	نسخة واحدة	ينسخ
	اتفاقية مع MBU "Municipal Archive" لفحص قيمة المؤسسة المصفاة		اذا كان ضروري
	خلفية تاريخية عن المنظمة المصفاة	نسخة واحدة
	وصف الحالات من قبل الموظفين	4 نسخ
		4 نسخ	اذا كان ضروري
	العمل على تخصيص مستندات لإتلاف المستندات التي لا تخضع للتخزين	نسختان	اذا كان ضروري
نذكرك أنه يجب تسليم الملفات في صناديق أرشيفية خاصة مصممة لتخزين الملفات وفي حالة منظمة. أيضا ، نعلمك بذلك تم تعديل القانون الاتحادي "بشأن المحفوظات في الاتحاد الروسي" في 2 مارس 2016 بشأن شروط التخزين المؤقت للوثائق على الموظفين ، ويتم تخزين المستندات حتى عام 2003 لمدة 75 عامًا ، ويتم تخزين المستندات بعد عام 2003 لمدة 50 عامًا. يمكن تنزيل المستند للمراجعة.

مذكرة

بشأن التحضير لتحويل وثائق المؤسسات والشركات المصفاة إلى

MBU "أرشيف البلدية"

1- تنظيم الوثائق والقضايا

1.1. إجراء فحص للقيمة

بعد اتخاذ قرار بإعلان إفلاس المنظمة المدينة وفتحها إجراءات الإفلاس، يتولى أمين الإفلاس السيطرة على المستندات التي تم إنشاؤها في أنشطة المنظمة المدينة ، ويقوم بإجراء جردها.

من أجل ضمان سلامة المستندات ، بما في ذلك. فيما يتعلق بالموظفين ، يبرم أمين الإفلاس اتفاقية مع مؤسسة أرشيفية ، أو مع قانوني و فرادى، مع الحصول على التراخيص المناسبة ، لإجراء فحص لقيمة مستندات المنظمة المدينة ، مع النقل اللاحق للوثائق المختارة للتخزين في الأرشيف.

بناءً على نتائج الفحص ، يتم تجميع الأوصاف.

للمستندات من منتهية الصلاحيةالتخزين ، يتم وضع عمل للتدمير.

تدخل المستندات الموجودة على الأفراد في حالة منظمة إلى الأرشيف.

المستندات ذات فترة التخزين منتهية الصلاحية (بعد الموافقة على قانون الإتلاف مع أرشيف البلدية) عرضة للإتلاف.

1.2 تشكيل القضايا

عند تكوين الحالات ، يتم مراعاة القواعد التالية:

توضع المستندات في الملف ، بما يقابل في محتواها عنوان القضية ؛

يتم تضمين نسخة واحدة فقط من المستند في الملف ، باستثناء المستندات التي تحتوي على ملاحظات تكمل محتوى النسخ الأولى ؛ لا يجوز تجميع مسودات المستندات في قضايا ؛

يجب إعداد كل مستند يتم وضعه في الملف وفقًا لـ USSD (يجب أن يكون لديك توقيع وتاريخ وعلامة تصديق للنسخة ، إذا لزم الأمر ، ختم ، ختم اعتماد) ؛

يتم تجميع المستندات الخاصة بسنة تقويمية واحدة في حالات ، باستثناء الحالات التي يكون الحفاظ عليها وتكوينها لعدد من السنوات بسبب الضرورة الرسمية (الحالات الانتقالية ، والكتب المنزلية ، وما إلى ذلك) ؛

يجب ألا يتجاوز حجم كل ملف 250 ورقة ؛ مع وجود حجم أكبر من المستندات ، يتم تكوين عدة مجلدات من الملف ؛

يجوز تشكيل الحالات لمدة 2-3 سنوات التقويمإذا كان عدد الأوراق ضئيلًا ؛

يتم تجميع حسابات الرواتب الشخصية في حالات منفصلة ومرتبة حسب الترتيب الأبجدي حسب الاسم الأخير ؛

يتم تشكيل المستندات في الملفات الشخصية بترتيب الاستلام ؛

المواثيق واللوائح والتعليمات المعتمدة بالوثائق الإدارية هي ملاحق لها ويتم تجميعها مع المستندات المشار إليها ، إذا تمت الموافقة عليها بختم شخصي للموافقة كوثيقة مستقلة ، يتم تشكيلها في حالات مستقلة ؛

يتم وضع الطلبات جنبًا إلى جنب مع المستندات الرئيسية ؛

يتم ترتيب المستندات داخل القضية في تسلسل منطقي للقضايا مع مراعاة درجة أهمية المستندات أو بترتيب زمني مباشر (يتم وضع المستندات السابقة في بداية الحالة.

2. تسجيل القضايا

2.1 حفظ الملفات

يجب أن تودع المستندات المكونة للقضية على أربعة ثقوب في غلاف صلب مصنوع من الورق المقوى ، مع مراعاة إمكانية القراءة المجانية للنص والتواريخ والتأشيرات والقرارات على المستندات.

يجب ألا يكون هناك مثبتات معدنية (مشابك ورق ، دبابيس ، إلخ) في الحقائب.

في نهاية كل حالة ، يتم تقديم نماذج فارغة من ورقة التصديق ، في بداية القضية ، إذا لزم الأمر (شخصيًا ، قضايا المحاكمإلخ) نماذج فارغة من الجرد الداخلي للقضية.

يتم ربط المستندات الكبيرة المخزنة مطوية عند الحافة اليسرى.

2.2 ترقيم الأوراق في العلبة

يجب ترقيم جميع الأوراق ، باستثناء الأوراق النظيفة ، بقلم رصاص أسود من الجرافيت في الزاوية اليمنى العليا بالأرقام العربية ؛ حيث؛

يتم ترقيم أوراق العلب المكونة من عدة مجلدات لكل مجلد على حدة ؛

ورقة من أي تنسيق ، محاطة بحافة واحدة ، مرقمة على شكل ورقة واحدة ؛

ورقة مطوية ومطروقة في المنتصف قابلة لإعادة الغرز ومرقمة على هيئة ورقة واحدة ؛

يتم ترقيم أوراق الجرد الداخلي لوثائق الحالة بشكل منفصل.

2.3. إعداد صحيفة الشهادات

من أجل مراعاة عدد الأوراق في الحالة وإصلاح ميزات ترقيمها ، يتم وضع تسجيل تصديق للحالة على ورقة التصديق.

في تسجيل الشهادة بالأرقام والكلمات ، يُشار إلى عدد الأوراق المرقمة في هذه الحالة ، ويتم تحديد ميزات الترقيم والحالة المادية لمستندات الحالة: أرقام بأحرف وأرقام مفقودة ، والحالة المادية للحالة .

مثال على ملء ورقة شهادة حالة

تنسيق A4 (210 297)

ورقة شهادة من القضية

يتم حفظ الملف وترقيمه _______ 100 (مائة)أوراق

(بالأرقام والكلمات)

من رقم 1 إلى رقم 99

بما فيها:

أرقام الحروف للأوراق 15 أ ، 78 أ ، 99 أ ؛

رقم الورقة المفقودة 33 ، 34 ؛

أوراق فارغة مرقمة____________________________________________

أوراق الجرد الداخلي ____________________________________________

ملامح الحالة المادية وتشكيل القضية	أرقام الأوراق
في حالة وجود المخططات والخرائط مجدد	الأوراق رقم 15 ، 67 الأوراق رقم 67 ، 78

اسم

المناصب

نسخة من توقيع توقيع الموظف

التاريخ

2.4 تصميم غطاء الجراب

يجب أن يحتوي غلاف العلبة على المعلومات التالية:

اسم المنظمة والتبعية المباشرة ؛

فهرس الحالة

عنوان القضية

تواريخ بدء القضية وانتهائها (مجلدات ، أجزاء) ؛

عدد الأوراق في الملف ؛

علامة - الاحتفاظ "بشكل دائم" ، أو "الاحتفاظ 75 (50) سنة" ؛

رقم الحالة (مجلد ، جزء) حسب القسم السنوي من الحصر الموجز للحالات.

يتم نقل عنوان القضية على الغلاف من تسمية الحالات. إذا لزم الأمر ، يتم إدخال معلومات وإيضاحات إضافية في عنوان الحالة (يتم لصق العدد الأقصى من الطلبات والبروتوكولات وما إلى ذلك).

إذا كانت القضية تتكون من عدة مجلدات (أجزاء) ، يتم وضع العنوان العام للحالة وعنوان كل مجلد (جزء) على غلاف كل مجلد (جزء).

تاريخ القضايا التي تحتوي على الوثائق الإدارية هو التواريخ الأخيرة لوثائق القضية ، أي يوم وشهر وسنة أول و أحدث المستندات، بينما يتم كتابة التاريخ والسنة بالأرقام العربية ، اسم الشهر - في كلمة واحدة.

النقوش على الأغلفة مصنوعة بحبر أسود مقاوم للضوء أو يمكن كتابتها على ورقة من الورق ولصقها بإحكام على الغلاف بغراء PVA.

قالب غلاف القضية

تنسيق A4 (210 297)

MBU "أرشيف البلدية"

القضية رقم. 01-02

ترتيب

أرشيف الموظفين ،

المستندات الخاصة بهم

المجلد 1. الأوامر رقم 1-52

احتفظ بـ 75 (50) سنة

على 210 ورقة

№ 15

حسب المرجع رقم 2

2.5 رسم وصف داخلي للقضية

يتم تجميع جرد داخلي لوثائق القضية في ملفات شخصية. في بداية القضية ، في الحالات الضرورية (في الملفات الشخصية ، والبطاقات ، وما إلى ذلك) ، يتم تقديم نماذج الجرد الداخلي للقضية ، إذا تم رفع القضية بالفعل ، يتم لصق المخزون الداخلي على الحافة العلوية الغلاف الداخلي للحالة.

يشير الجرد الداخلي إلى الرقم التسلسلي والاسم الكامل وأرقام الأوراق.

يتم ترقيم أوراق الجرد الداخلي لوثائق الحالة بشكل منفصل.

شكل الجرد الداخلي لوثائق القضية

تنسيق A4 (210 297)

الوصف الداخلي

وثائق القضية رقم _____

رقم ص / ص	فهرس المستند	التاريخ وثيقة	رأس وثيقة	رقم أوراق أمور	ملحوظة

إجمالي المستندات ______________________________

(بالأرقام والكلمات)

عدد أوراق الجرد الداخلي ______________________________________

(بالأرقام والكلمات)

المسمى الوظيفي للشخص

جمعت جردًا داخليًا

مستندات الحالة ، نص التوقيع ، التوقيع

التاريخ

3. جهاز المرجع العلمي

3.1. جرد الحالات

بالنسبة لوثائق الموظفين ، يتم وضع قائمة جرد في 4 نسخ ، تتكون من أقسام سنوية.

يتم إدخال عناوين الحالات في قائمة الجرد بعلامة اسمية بالتسلسل التالي:

أوامر (تعليمات) على الموظفين

الحسابات الشخصية (كشوف المرتبات)

قوائم الموظفين

بطاقات f.T-2

أشياء شخصية

أعمال الحوادث

أوراق الموظفين المهن الضارة

عند إدخال عناوين الحالات المتجانسة في قائمة الجرد على التوالي ، تتم كتابة العنوان الأول للحالة بالكامل ، ويشار إلى جميع العناصر المتبقية بكلمة "نفس" ؛ إذا كانت هناك معلومات توضح محتوى العنوان الأول ، يتم إدخالها في المخزون بالكامل. في كل ورقة جديدة من الجرد ، يتم نسخ العنوان بالكامل.

يتم تضمين عناوين القضايا التي تحتوي على وثائق لعدة سنوات في القسم السنوي من جرد القضايا بحلول تاريخ فتح القضية.

في نهاية الجرد ، يجب عمل قيد نهائي بعد آخر مقال وصفي.

يتم إدخال الملفات الشخصية والبطاقات الشخصية (نموذج T-2) في قائمة الجرد وفقًا لسنة فصل الشخص الذي تم فتح الملف الشخصي من أجله ، ويتم ترتيبها أبجديًا.

نموذج القسم السنوي لحصر القضايا

من قبل موظفي المنظمة

اسم الشركةيوافق

مسمى وظيفي
رقم الصندوق ______________________ لرئيس المنظمة

الوصف رقم ____________________ شرح التوقيع

التوقيعات
شؤون الموظفينالتاريخ

في سنة

رقم ص / ص	فهرس الحالة	عنوان الحالة	المواعيد النهائية	مدة الصلاحية	كمية أوراق	ملحوظة

في هذا القسمالأوصاف المقدمة من الحالات _____________________________________________

(بالأرقام والكلمات)

من رقم ______ إلى رقم ______ ، بما في ذلك:

أرقام الحروف: ____________________

الأرقام الفائتة: _________________

مسمى وظيفي
مترجم الجردنص التوقيع التوقيع

مدير الأرشيف

المنظمات نص التوقيع التوقيع

التاريخ

متفق عليه

بروتوكول CEC (EC) __________________

(اسم الشركة)
من لا.

3.2 الخلفية التاريخية

تسلط المذكرة التاريخية الضوء على:

-الظروف التاريخية التي نشأت فيها المؤسسة ؛

- اسم المنظمة السابقة ؛

- تاريخ إنشائها ،

- القضايا الرئيسية ونطاق الأنشطة ؛

- نطاق المؤسسات التي ارتبطت بها ؛

- هيكلها ووظائفها ؛

- تغيير الاسم،

- اختصاص المؤسسة ؛

- تاريخ وأسباب تصفية وإعادة تنظيم المؤسسة ، مع بيان اللوائح ؛

- اسم المنظمة الخلف .

3.3 جدول محتويات الجرد ، قائمة الكلمات المختصرة

إذا لزم الأمر ، يتم تجميع جدول محتويات للمخزون ، وقائمة بالكلمات المختصرة.

يشار إلى أرقام الصفحات المقابلة مقابل عنوان كل جزء.

تتضمن قائمة الكلمات المختصرة جميع الاختصارات ، باستثناء الكلمات المقبولة عمومًا.

يتم وضع الاختصارات على اليسار ، متبوعة بشرطة متبوعة بالتهجئة الكاملة للكلمات المختصرة. يتم سرد الاختصارات بالترتيب الأبجدي.

3.4 المساعدة في حالات المفقودين

يقوم أمين الإفلاس بتحرير شهادة المستندات المفقودة على الأفراد. تشير الشهادة إلى اسم المستند وسبب فقده.

3.5 تجميع صفحة العنوان

تنص صفحة العنوان على ما يلي:

اسم الصندوق

رقم الصندوق

رقم واسم المخزون ؛

مواعيد القضايا المدرجة في الجرد.

قبل اسم الصندوق ، يتم كتابة الاسم الكامل لأرشيف البلدية.

يتم كتابة اسم المؤسسة في شكل الاسم الكامل والمختصر المقبول رسميًا للمؤسسة ، مما يشير إلى تبعيتها المباشرة وموقعها وتواريخ وجودها تحت هذا الاسم.

عند تحديد اسم الصندوق ، من الضروري مراعاة:

إذا تم تغيير اسم المؤسسة خلال الفترة التي تم فيها إعداد المخزون ، فسيتم تقديم جميع التغييرات في اسمها في صفحة العنوان بالترتيب الزمني ، وبعد كل اسم تواريخ البدء والانتهاء لوجود المؤسسة بموجب هذا يشار إلى الاسم ؛

إذا تم تضمين حالات لعدة سنوات في المخزون مع الانقطاعات ، فعندئذٍ فقط يتم لصق تلك السنوات التي تتوفر لها المستندات على صفحة العنوان.

شكل صفحة العنوان

تنسيق A4 (210 297)

"أرشيف بلدية توبولسك"

مؤسسة الميزانية البلدية

"أرشيف بلدية توبولسك

توبولسك ، منطقة تيومين

29 ديسمبر 2004 -

رقم الصندوق

الوصف رقم 2

شئون العاملين

لعام 2005 - سنوات

3.6 صياغة مقدمة

تتكون المقدمة من جزأين: تاريخ الشركة وتاريخ الصندوق.

يسلط الجزء الأول الضوء على الظروف التاريخية التي نشأت فيها المؤسسة ؛ اسم المنظمة السابقة ، وتاريخ إنشائها ، والقضايا الرئيسية ونطاق الأنشطة ، ومجموعة المؤسسات والشركات التي ارتبطت بها ، وهيكلها ووظائفها ؛ تغيير اسم وهيكل واختصاص المؤسسة ، مع الإشارة إلى اللوائح ؛ تاريخ وأسباب تصفية وإعادة تنظيم المنشأة مع بيان قانون معياري؛ اسم المنظمة الخلف.

يقدم الجزء الثاني من المقدمة معلومات عن تاريخ الصندوق وتكوينه. يشار إلى ما يلي: حجم الصندوق ، المواعيد النهائية ، حالة المستندات ، معلومات حول تحويل مستندات الصندوق إلى التخزين البلدي أو التابع للدولة (مستندات التخزين الدائم)

تم تجميع المقدمة في 4 نسخ.

التمرير السريع

وثائق الموظفين

القسم 1. عام للجميع وثائق المنظمات,

المدرجة في قائمة نموذجية الإدارية

الوثائق التي تم إنشاؤها في أنشطة المنظمات ،

مع الإشارة إلى فترات التخزين (M. ، 2000)

المقالة رقم.	أسماء المستندات	مدة الصلاحية (سنوات)
	أوامر القبول ، النقل ، الفصل ، الإجازات الطويلة (لرعاية الأطفال ، بدون الحفاظ على أجور) ، حول المكافآت ، تغيير الاسم؛ تحديد رتبة فئةالخدمة المدنية، زيادة رتبة (رتبة) الموظف ، والتحقيق في حادث مع موظف ، وملء وظيفة شاغرة ، رحلات العمل في الخارج (المغادرة للعمل فيبلد آخر) ، في فترة تدريب الطلاب (إذا حصلوا على راتب) ، - للتخصصات التفضيلية (المهن الضارة) حول الإجازات الدراسية ، حول الإرسال إلى الدورات تدريب متقدم ، إلهاءات أخرى عن العمل الرئيسي ، العمل مع مختصر (غير مكتمل) النهار شروط خاصةالعمل	75 (50)
	الترتيبات العادية	75 (50)
	حسابات شخصية	75 (50)
	وثائق اصدار الاجور (ابتدائي)	75 (50) - في حالة عدم وجود حسابات شخصية
	أوراق الفواتير
	قائمة المهن ذات الظروف الضارة العمل في مكان التطوير والموافقة	مدرجة باستمرار في وصف الشؤون الشخصية تكوين
	قوائم العاملين في الإنتاج مع ظروف العمل الضارة	75 (50)
	بطاقات تقرير وأزياء للعاملين في المهن الخطرة	75 (50)
	أعمال التحقيق في حالات التسمم والأمراض المهنية
	الدفاتر وسجلات الحوادث وسجلات الحوادث	مدرجة باستمرار في وصف الشؤون الشخصية تكوين
	وثائق الحوادث الصناعية والحوادث حالات خاصة (أعمال ، استنتاجات ، تقارير ، بروتوكولات ،المراجع) في مكان الحادث المرتبطة بالتضحية البشرية-	باستمرار ، المدرجة في جرد القضايا على أساس شخصي تكوين
	ملاحظات تحل محل الطلبات على الأفراد	75 (50) (باستثناء 5 سنوات من العمرمدة الصلاحية)
	الملفات الشخصية للموظفين	75 (50)
	عقود العمل والاتفاقيات غير المدرجة في الملفات الشخصية	75 (50)
	البطاقات الشخصية للموظفين (بما في ذلكمؤقت)	75 (50)
	خصائص العاملين بدون شخصيةأمور	75 (50)
	المستندات الشخصية الأصلية التي لم تتم المطالبة بها (دفاتر التوظيف ، الدبلومات ، الشهادات ، الشهادات)
	وثائق لجان المنافسة للإبدال الشواغر، الانتخاب لمنصب الأشخاص الذين ليس لديهم شؤون شخصية (مقتطفات من البروتوكولات ، قوائم الأعمال ، التقارير)	75 (50)
	محاضر اجتماعات لجان تحديد الأقدمية لدفع مكافآت الأقدمية	15 (مع الغيابالطلبات - 50)
	قوائم الموظفين	75 (50)
	بطاقات ، مؤشرات لأوامر الأفراد	75 (50)
	الكتب والمجلات وبطاقات المحاسبة: أ) تعيين العمال ونقلهم وفصلهم ه) الملفات الشخصية والبطاقات الشخصية ، عقود توظيف ه) اصدار دفاتر العمل وملحقاتها	75 (50) 75 (50) 50 (50)
	المستندات عند التقديم لمنح جوائز الدولة والإدارات ، ومنح الألقاب ، ومنحها جوائز في تمثيل المنظمات	75 (50)
	طلبات إصدار مستندات مكررة إلى جوائز الدولة مقابل المفقودات ، المستندات الخاصة بهم (الطلبات ، الشهادات ، إلخ) في المنظمات (المتقدمة) الأخرى	75 (50)
	قوائم الموظفين المتقاعدين على معاش تقاعدي تفضيلي
TP 1989	دفاتر تسجيل الإقامة (كتب البيت).	75 (50)
	بطاقات التسجيل الشخصية للوكيل	75 (50)
	محاضر اجتماعات المساهمين والمؤسسين واجتماعات مجلس الإدارة حول شؤون الموظفين	75 (50)
	القسم 2. وثائق على الحصول على أعلى و التعليم الثانوي حسب التسمية النموذجية أعلى مؤسسة تعليمية 1999 والقائمة وثائق وزارة التربية والتعليم في اتحاد الجمهوريات الاشتراكية السوفياتية ، 1981.
11-07	محاضر اجتماعات الدولة عمولة التصديق	75 (50)
10-03	قائمة أعضاء المجلس الأكاديمي	75 (50)
33-17	الملفات الشخصية لطلبة كلية الترقية المؤهلات (FPC)	75 (50) -V EPC