تقدم معظم شركات الأرشفة هذه الأيام خدمة رقمنة المستندات. يرجع الطلب عليه إلى حقيقة أنه من الصعب تخيل أنشطة جميع المنظمات تقريبًا بدون أرشيف إلكتروني ، وهو أمر مريح وعملي ، مما يتيح لك الوصول السريع والسهل إلى المستندات. سيكون الانتقال إلى هذا النوع من المحفوظات مبررًا في حالة وجود مشاكل في تخزين أوراق العمل: نقص المساحة الحرة ، والحاجة إلى الامتثال للقواعد وجودة التخزين ، وما إلى ذلك.
مراحل إنشاء قاعدة بيانات وأرشيفات إلكترونية
يتم تنفيذ إجراء مثل رقمنة المستندات على عدة مراحل.
1. إعداد أوراق العمل للمسح الضوئي:
- التدريب الفني (البدني). وهو يتألف من فك ، وإزالة الدبابيس ، ومشابك الورق ، وما إلى ذلك ؛
- تنظيم المواد. يتضمن العمل مع المحتوى: اختيار التسلسل الزمني ، والهيكل ، ونوع المستندات.
2. رقمنة الوثائق. في هذه المرحلة ، يتم تنفيذ مجموعة الأنشطة التالية:
- اختيار المعلمات التقنية للمسح (الدقة) ؛
- اختيار تنسيق لحفظ النتائج (في شكل صور ، ملفات مع إمكانية تحرير المستند) ؛
- نوع المسح (تيار أو مسطح).
3. معالجة المعلومات الواردة. في بعض الأحيان ، تحتاج الأوراق الرقمية ذات الجودة غير المرضية لـ "المصدر" إلى معالجة إضافية (تصحيح التلاشي واللون وما إلى ذلك).
الحد الأدنى لحجم المستندات للرقمنة هو 5000 صفحة
رقمنة الوثائق: التفاصيل الدقيقة والفروق الدقيقة
لتحويل مستندات الأرشفة الورقية إلى مستندات إلكترونية ، استخدم معدات خاصة: الأكثر استخداما أنواع مختلفةماسحات ضوئية (صناعية ، كبيرة الحجم ، كوكبية ، كتابية).
بعد الرقمنة ، من الضروري التحقق من المستندات المستلمة لتتوافق مع الأصول. هذه خطوة مهمة وتستغرق وقتًا طويلاً في الإجراء ، لأن بعض المستندات قد تحتوي على طيات مختلفة أو تلف أو خدوش لا يمكن التعرف عليها بواسطة برامج الكمبيوتر. وثائق التصميم ، التي تحتوي على العديد من الرموز والعلامات الخاصة ، تستحق عناية خاصة.
خدمات رقمنة الوثائق
نظرًا لحقيقة أن هذا الإجراء يتطلب اهتمامًا متزايدًا وجودة عالية في التنفيذ ، يجب أن يتم تنفيذه بواسطة متخصصين مؤهلين تأهيلاً عالياً لديهم خبرة عمل ذات صلة وقاموا بالفعل بتنفيذ أكثر من مشروع واحد.
بالنسبة لشركتنا ، فإن رقمنة المستندات هي خدمة متخصصة: نحن نعمل مع المستندات من أي حجم ، ونقدم الخدمات للشركات الكبيرة والمؤسسات الصغيرة ، مع الحفاظ على السرية التامة.
في الوقت الحالي ، أصبحت رقمنة المستندات خدمة مطلوبة بشدة تقدمها شركات الأرشفة. في عالم الحديث تقنيات المعلوماتلا يمكن لأي منظمة تقريبًا الاستغناء عن الأرشيف الإلكتروني.
الأرشفة الإلكترونية والرقمنة
تعمل المحفوظات الإلكترونية للوثائق على توفير وقت الموظفين بشكل كبير ، لأنه بفضل المحفوظات الرقمية ستكون المستندات في متناول اليد دائمًا لكل متخصص مهتم في الشركة. في طريق إنشاء أرشيف أو قاعدة بيانات إلكترونية ، فإن رقمنة الوثائق هي الخطوة الأولى.
معدات خاصة للرقمنة
يبدو أنه لا يوجد شيء معقد في عملية رقمنة المستندات ، ولكن هذا ليس صحيحًا تمامًا.لترقيم معظم وثائق الأرشفة الورقية ، يلزم وجود معدات خاصة - ما يسمى بالماسحات الضوئية الصناعية. بالإضافة إلى ذلك ، في إطار خدمة "رقمنة المستندات" التي تقدمها منظمات أرشيفية، ليس فقط عملية المسح نفسها مفهومة.
معالجة الملف
معالجة المستندات أثناء الرقمنة وبعض الإجراءات الإضافية. هذا هو ، أولاً وقبل كل شيء ، خياطة المستندات قبل عملية الرقمنة وخياطتها اللاحقة. وكذلك تسوية الوثائق المرقمنة مع الأصول.
أهم مراحل معالجة المستندات
- مسح المستندات
- إدخال المعلومات في نظام التخزين.
تفاصيل رقمنة الوثيقة
يتحدث عن رقمنة الوثائق والتسوية نسخ إلكترونيةوالنسخ الورقية الأصلية يجب أن تحظى باهتمام خاص. بالإضافة إلى كونها عملية تستغرق وقتًا طويلاً للغاية ، فإنها تتطلب في معظم الحالات مهارات خاصة. تحتوي العديد من المستندات الورقية على بعض الأضرار والتجاعيد والطيات ، ويتم مسح الأحرف المطبوعة ، وبالكاد يتم التعرف على الحروف المكتوبة بخط اليد بواسطة برامج الكمبيوتر.
التحقق من الوثائق أمر لا بد منه
من الضروري بشكل خاص التحقق من النسخ الأصلية ونسخ وثائق التصميم ، والتي تستخدم عددًا كبيرًا من الأحرف والرموز الخاصة ، مع عناية خاصة (تجدر الإشارة إلى أن رقمنة مستندات التصميم هي أصعب عملية ، نظرًا لأن مستندات التصميم غالبًا ما تكون غير منسق).
ليس بدون صناعة يدوية
بعد أن يتم ترقيم المستندات والتحقق منها ، يتم التخلص يدويًا من جميع عدم الدقة والاختلافات بين النسخ الورقية الأصلية والنسخ الرقمية. وبالتالي ، يمكننا استخلاص الاستنتاج التالي: نظرًا لتعقيد العملية ، سيكون من الأفضل تكليف المحترفين برقمنة المستندات.
الورق - المادة ليست أبدية ، وتتقادم بسرعة ويمكن تدميرها بسهولة. لهذا معلومات مهمة، الموجودة في المستندات الورقية ، يمكن أن تضيع بسهولة. بالإضافة إلى ذلك ، في عملية تخزين المستندات لـ وسائط ورقيةتشغل مساحة مكتبية ثمينة وتخلق العديد من المشكلات الأخرى.
ستساعد رقمنة الأرشيفات في التغلب على جميع المضايقات وزيادة كفاءة العمل المكتبي بشكل عام. تتيح التقنيات الحديثة نقل جميع المعلومات النصية والرسومية المهمة إلى الوسائط الإلكترونية ، أي لرقمنة المستندات.
أهمية الرقمنة
بالنسبة للعديد من المنظمات ، تعتبر رقمنة الوثائق ذات صلة. بعد كل شيء ، ماذا منظمة أكبر، كلما كان هيكل سير العمل أكثر تعقيدًا ، مما يعني أن رقمنة المحفوظات الورقية ستصبح أمرًا حيويًا عاجلاً أم آجلاً. رقمنة الأرشيف هي عملية مسح ضوئي لكل مستندات المؤسسة ثم فهرستها.ماذا يعطي؟
البحث في المحفوظات ملفات مطلوبهيمكنك قضاء ساعات ، على الرغم من حقيقة أن جميع المستندات مقسمة إلى مجلدات. عندما يكون من الضروري تقديم أي معلومات على الفور ، فإن الرقمنة الأولية للأرشيفات الورقية فقط هي التي ستساعد في إعداد المستندات بسرعة وتقديمها للتوقيع. باختصار ، باستخدام الأرشيفات الورقية ، تفقد صفة مهمة جدًا لأي عمل - الكفاءة!سلامة الوثائق
من السهل جدًا إتلاف المستندات الورقية وفقدانها إذا تم وضع المستند بشكل غير صحيح أثناء الأرشفة. تعمل رقمنة المستندات على التخلص تمامًا من تلفها ، كما تتيح لك الفهرسة الرقمية المريحة البحث بسرعة في المستندات. اليوم ، من السهل جدًا زيادة كفاءة العمل المكتبي.نتائج رقمنة الوثيقة
وبالتالي ، يتم حفظ جميع المستندات في شكلها الأصلي مع الحفاظ على جميع البيانات اللازمة. عندما تمر جميع المستندات الورقية بإجراءات الرقمنة ، يتم وصفها وتنظيمها. ثم يتم نشرها في الكتيبات ويتم تجميع فهرس كامل للوثائق وفقًا لخصائص واحتياجات المنظمة.فوائد العمل معنا
باستخدام خدمة شركتنا لرقمنة المستندات الأرشيفية ، يمكنك تقليل العبء على كل من الأرشيفات الورقية وقسم التصوير في مؤسستك ، لأن المستندات ستكون متاحة لجميع المتخصصين في المؤسسة. كما أنه من الأكثر فاعلية استخدام المساحات المكتبية القابلة للاستخدام وتقليل تكلفة الاحتفاظ بأرشيف ورقي ، واستخدام المستندات الرقمية عن بُعد عبر الإنترنت ، مما سيتيح لك دائمًا الحصول على جميع المستندات الضرورية في متناول اليد.المعالجة الأرشيفية للوثائق هي تنظيم وترتيب الوثائق التي يتم تكوينها أثناء أنشطة المنظمة. هناك قائمة فئات معينةالمستندات التي سيتم أرشفتها بتنسيق صارم في الوقت المناسب. المقوم، مكون، جزء من، المستندات الإدارية, القوائم الماليةوالموظفين والمتخصصين وغيرها من وثائق الدولة والتجارية الكيانات القانونيةمجالات مختلفة من النشاط والتخزين المؤقت والطويل الأجل خاضعة للأرشفة. يجب أن تتم المعالجة الأرشيفية للوثائق بتنسيق بدون فشلوفقا للتشريعات الحالية للبلاد. خلاف ذلك ، المؤسسة تواجه عقوبات.
يمكن طلب وثائق من الأرشيف لإعداد التقارير والإحصاءات وتلبية طلبات المواطنين وتوفير المعلومات. الهيئات الحكومية، لتحضير الأحداث الإعلامية ، تحليل ماليبالإضافة إلى ذلك ، يتيح لك وجود الأرشيف الاحتفاظ بالوثائق بالترتيب والوصول السريع إليها المستند الصحيحأو في صلب الموضوع ، حتى بعد بضع سنوات.
ما هي وثائق المنظمة التي يمكن أرشفتها
يعمل متخصصو Reisswolf مع مستندات من أنواع مختلفة - من الموظفين إلى المحاسبة. تعتمد شروط التخزين وشروط التصفية على طبيعة الأوراق المالية. في معظم الحالات ، تتراوح الشروط من سنة واحدة إلى 75 سنة.
تتم أرشفة الوثائق في تنظيم العمل المكتبي في ثلاثة اتجاهات رئيسية:
- تسمية نموذجية للحالات (وضعت من قبل اللجان والوزارات والهيئات والمؤسسات المختلفة) ؛
- المصطلحات التقريبية للحالات (تم إنشاء تكوين تقريبي للحالات ، والمتطلبات ذات طبيعة استشارية) ؛
- التسميات الفردية (يتم تجميعها من قبل موظفي الشركة وإدارة الأقسام الهيكلية).
أرشفة إلزامية مستندات المحاسبةتخضع أوراق الموظفين للملفات الشخصية لموظفي المؤسسة ، والوثائق التأسيسية ، والأوراق الإدارية ، والبيانات المالية (الإعلانات ، والتقارير ، وما إلى ذلك) ، والوثائق المتخصصة (الإجراءات الداخلية المحلية).
يعتمد توقيت أرشفة المستندات المحاسبية على الغرض منها. على سبيل المثال ، يتم تخزين بيانات سياسة المحاسبة الضريبية والأوامر النقدية الواردة والصادرة وبطاقات الشحن وبطاقات المخزون وعمليات الشطب لمدة 5 سنوات. يجب أرشفة فواتير شحن المنتجات لمدة 4 سنوات.
تتم أرشفة مستندات الموظفين وفقًا لمخطط خاص ، وتتوافق الشروط بدقة مع تشريعات الاتحاد الروسي:
- كل عقد عمليجب تخزينها لمدة 75 عامًا ؛
- الملفات الشخصية للموظفين - 75 سنة ؛
- وثائق منح المكافآت للموظفين - 5 سنوات.
تعد الأرشفة المنظمة بشكل صحيح للوثائق في تنظيم العمل المكتبي مهمة للغاية لأي كيان قانوني ، لأن سرعة الموظفين وقدرة إدارة الشركة على التكيف مع متطلبات السوق المتغيرة تعتمد بشكل مباشر على ذلك.
المراحل الرئيسية لأرشفة التوثيق
تتكون عملية أرشفة المستندات المحاسبية والملفات الشخصية والوثائق الأخرى المراد أرشفتها من الخطوات التالية:
- فحص قيمة المستندات.
في هذه المرحلة ، يتم تحديد القيمة العملية والتاريخية والعلمية ، وبالتالي ، يتم تحديد مجموعة من الوثائق التي سيتم تخزينها في الأرشيف ، وكذلك فترة التخزين. - مرحلة منهجة التوثيق.
وفقًا لتوجيه النشاط ، يتم تشكيل جميع الوثائق في حالات دائمة ومؤقتة و شروط لأجل طويلتخزين. - صنع حالات منهجية.
هذه العمليةيتم إجراؤها وفقًا للقانون وتشمل:- ترقيم الأوراق
- تسجيل ورقة الشهادات ؛
- إعداد جرد داخلي ؛
- تصميم الغلاف؛
- إعداد المعلومات التاريخية.
- تجميع الأوصاف والمقدمات للقضايا المنجزة.
في هذه المرحلة ، يتم إنشاء قائمة منهجية ، بما في ذلك أسماء الحالات. - تشكيل ارشيف الكتروني.
- تسجيل عملية نقل الوثائق ونقل المزيد من الحالات للتخزين في الأرشيف.
كما توفر عملية أرشفة المستندات في تنظيم العمل المكتبي إمكانية التخلص من الملفات التي لا تخضع للتخزين. يتم التدمير بعد وضع الإجراء ذي الصلة والتنسيق من قبل المنظمة. يتم توفير تطوير المصطلحات من خلال متطلبات تصميم الوثائق الأرشيفية. يمكن تنفيذ إجراءات أرشفة المستندات في تنظيم العمل المكتبي بشكل منفصل أو في عملية المعالجة الأرشيفية.
خدمات Reisswolf
تعد المعالجة الأرشيفية للوثائق عملية تستغرق وقتًا طويلاً وتتطلب امتلاك قاعدة معرفية معينة. يعد الاحتفاظ بموظف يخدم الأرشيف في الدولة أمرًا غير مناسب في معظم الحالات. بالإضافة إلى ذلك ، من أجل الحفاظ على الملفات في حالة جيدة ، من الضروري وجود غرفة خاصة تلبي احتياجات معينة المعايير الصحية. اليوم ، تفضل العديد من الشركات خيار الاستعانة بمصادر خارجية. ستوفر خدمة أرشفة المستندات المحاسبية ليس فقط الوقت لعملية طويلة من معالجة المستندات ، ولكن أيضًا الموارد المالية. تتولى Reisswolf المعالجة الأرشيفية للوثائق في موسكو ، والتخزين الإضافي للملفات والخدمات الأخرى المتعلقة بأرشفة الوثائق. يقوم المتخصصون المؤهلون بمعالجة الوثائق وفقًا للمتطلبات التشريعات الحالية. أرشفة المستندات في منظمات الأعمال تتطلب الكثير من العمل. وتتمثل الصعوبة الرئيسية في التقيد الصارم بجميع القواعد والمعايير واللوائح. تعتمد تكلفة أرشفة المستندات على الحجم والتعقيد (حالة الوثائق واكتمالها) وضرورة العمل.
أسعار خدمات الأرشفة
| أرشفة المستندات | ||
|---|---|---|
| اسم | وحدة قياسات | سعر |
| التعبير عن تقييم صندوق الأرشيف للمنظمة ، وتشكيل التوصيات لتحسين وتحسين الأنشطة | تمويل | بدون مقابل |
| المعالجة الأرشيفية للوثائق | حالة / مجلد | 1425 ₽ |
| تجميع وصف الحالة وثائق الإدارةتخزين دائم وطويل الأجل | حالة / مجلد | 51 |
| تجميع المعلومات التاريخية للمنظمة. تمويل يصل إلى 10 سنوات | المرجعي | 7400 |
| ترقيم الأوراق في الحالة ، تصميم ورقة التصديق. يصل سمك العلبة في العمود الفقري إلى 4 سم وحتى 250 ورقة | مجلد / حالة | 210 |
| تجليد أرشفة مركب (مستندات بصيغة A4 ، A5). يصل سمك العلبة في العمود الفقري إلى 4 سم وحتى 250 ورقة | حالة / مجلد | 167 |
| العمل في مكتب أو أرشيف العميل | موظف / عامل | 4500 ₽ |
من سيحتاج هذه الخدمة؟
يجب أن تتم أرشفة الوثائق من قبل جميع المنظمات ، بغض النظر عن مجال النشاط. قد تحتاج المؤسسات الحكومية والتجارية إلى خدمات أرشفة المستندات في المؤسسة:
- عدم وجود عامل أرشيف بين الموظفين ؛
- الراغبين في الحفظ وقت العمل، والاستثمارات المالية لصيانة الأرشيف ، وكذلك توفير مساحة خالية في المكتب ؛
- الامتثال للتشريعات الأرشيفية المتعلقة بمحاسبة المستندات وتعبئتها وحفظها ؛
- الذين يريدون تحسين كفاءة الشركة.
في حالة عدم وجود أماكن للتخزين والمعالجة ، ستوفر Reisswolf خدمات الأرشفة للكيانات القانونية ، بالإضافة إلى تخزينها المؤقت على أراضيها.
لماذا من الأفضل أن يعهد بمعالجة الأرشفة للمهنيين
يجب أرشفة الوثائق بشكل صحيح قبل أرشفتها. إذا لم يتم مراعاة معايير ومتطلبات تشريعات الأرشفة أثناء تنفيذ الملفات ، فهناك خطر تلقي مستندات لإعادة المعالجة ، مما يستلزم بالتالي نفقات مالية. بالإضافة إلى ذلك ، تتحمل الشركات مسؤولية حفظ الملفات وضمان الوصول المحدود إليها. في حالة مخالفة قواعد أرشفة المستندات المحاسبية ، سيتم توقيع عقوبات على المؤسسة. يجب أيضًا استخدام المستندات بعد الفحص المناسب وفقط بعد انتهاء فترة تخزين الملف. يعد التقيد الصارم بفترات التخزين وتسجيل عمل للتدمير جزءًا من الإجراء. يجب أن تتم أرشفة وثائق الموظفين وتوثيق الأنواع الأخرى بكفاءة وفي ظل التقيد الصارم بقواعد الأرشفة. غالبًا ما يترتب على النهج غير المهني للأعمال غرامات وتضرر سمعة المنظمة.
لماذا من المربح التعاون مع Reisswolf
تقدم الشركة خدمة أرشفة المستندات الاحترافية. نقدم لعملائنا شروط تعاون مواتية:
- المعالجة الاحترافية للوثائق الأرشيفية بمتوسط سعر السوق وبما يتفق بدقة مع تشريعات الاتحاد الروسي ؛
- تأمين التخزين المؤقت للحالات ، إذا لزم الأمر ؛
- احترام السرية ؛
- مواعيد نهائية قصيرة للعمل.
لطلب خدمات الأرشفة لوثائق الموظفين أو الحصول على مشورة مفصلة من متخصصي Reisswolf ، استخدم نموذج الملاحظات.
المسح الضوئي: التقنيات
ما هي الرقمنة؟
02.10.2015 ، الجمعة ، 14:05 ، مسك 2707
المسح الضوئي والتحويل الرجعي والخدمات ذات الصلة. مراجعة تقنيات تحويل المستندات إلى شكل إلكتروني.
هناك عدة خيارات لتنظيم عمليات الرقمنة. يمكن تنفيذها بشكل مستقل أو من خلال الاستعانة بمصادر خارجية للخدمات ، مع تصدير المستندات أو أداء العمل على أراضيها. عند الرقمنة ، يمكن استخدام الماسحات الضوئية المكتبية أو المهنية أو الماسحات الكوكبية. يمكن استخراج البيانات في أوضاع يدوية أو شبه آلية أو آلية ، مع معالجة أرشيفية أولية للوثائق الورقية أو تصنيف المعلومات الموجودة بالفعل في شكل إلكترونيإلخ.
أي طريقة تختار؟
الحل يعتمد على مهمة معينة ، لأن كل مما ورد أعلاه "أو" يحدد جودة النتيجة وتكلفة العمل. على سبيل المثال ، مسألة المستندات المُجلدة أبدية: هل من المربح إجراء المسح الضوئي ببطء في حالة ملزمة أو إنفاق الأموال على الخياطة ، ولكن بسرعة التحويل الرقمي على ماسحات المستندات ضوئيًا؟
أسهل طريقة لاختيار المسار الأفضل بالنسبة لك هي البحث عن خبرة مؤسسة الرقمنة. ستجري الشركات الكبيرة ، المهتمة بالعمل ، استطلاعًا مجانيًا ، وسيتم تحديد أفضل نهج لك. لا تفوت هذه الفرصة ولا تتوقع أن تميل إلى طلب الخدمات: معظم هذه الشركات مهتمة أيضًا بتزويد الأجهزة والبرامج لرقمنة افعلها بنفسك.
كم عدد المستندات التي تحتاجها لمسحها ضوئيًا؟
المعلمة التعريفية هي حجم المستندات.
المعلمة التعريفية هي حجم المستندات. للمسح الضوئي اليومي لمجموعات صغيرة من المستندات المطرزة (على سبيل المثال ، المحاسبة الأولية) ماسح ضوئي مكتبي عادي يمكنه تحمل عبء يصل إلى عدة آلاف من الصفحات يوميًا سيفي بالغرض. تحتاج فقط إلى استكماله ببرنامج مناسب للفهرسة.
للمسح المنتظم كميات كبيرةمطلوب معدات مهنية. هذه ماسحات ضوئية صناعية تكلف الكثير من المال (يتم استخدام هذه المعدات من قبل دائرة الضرائب الفيدرالية ، ودائرة الجمارك الفيدرالية ، والبنوك الكبيرة). لذلك ، قد يكون الاتفاق الإطاري لتقديم خدمات الرقمنة الدورية بديلاً أقل تكلفة.
إن تحويل المصفوفات الكبيرة بأثر رجعي إلى نموذج إلكتروني بمفردك ليس له ما يبرره اقتصاديًا: بالإضافة إلى شراء المعدات وتدريب الموظفين ، ستكون هناك حاجة إلى تكاليف كبيرة للعمالة والوقت. من المؤكد أن طلب خدمة أكثر كفاءة ، حيث يمكن لشركة كبيرة تخصيص عدد كبير من الموظفين وحل المشكلة بسرعة.
أين يتم مسح المستندات ضوئيًا؟
المعلمة التعريفية هي الطلب على المستندات الممسوحة ضوئيًا. هل يؤثر حجز المستندات على نشاط المنظمة وقت المسح؟ هذا أمر بالغ الأهمية بشكل خاص عند رقمنة المستندات التي يتم الوصول إليها بانتظام من قبل الموظفين ، أو التي قد تطلبها السلطة التنظيمية فجأة ، وكذلك للتخلص من حالات الطوارئ المرتبطة بالمستندات. أمثلة: المستندات المالية والموظفين والتقنية و الوثائق التشغيلية، ودفاتر مكتب التسجيل وصناديق الصناعة الأخرى.
منطقة المسح ، المنظمة في مقر الشركة-خدمة العملاء.
إذا كنت بحاجة إلى رقمنتها بسرعة كافية ، فإن الطريقة التقليدية هي طلب الخدمات مع مغادرة فريق المسح إلى منطقتك. غالبًا ما يكون هذا أرخص من تسليم المستندات لإنتاج المقاول وإعادته ، لكن كل شيء يتم تحديده من خلال البعد الإقليمي. تعني لوائح العمل الميداني فحص الحالة الصادرة خلال يوم أو يومين عمل ، دون انسحاب طويل من سير العمل.
هل يجب أن أطرز المستندات؟
تحديد المعلمات: حالة المستندات وإمكانية الخياطة. إذا كانت هناك فرصة ، وكانت الورقة مناسبة للسحب باستخدام ماسح ضوئي للوثائق ، فيجب أن تكون مطرزة. الحقيقة هي أن مسح المستندات المجمعة على ماسح ضوئي (كتاب) للكواكب أبطأ بعشرات المرات من الرقمنة المتدفقة. زيادة وقت العمل وتكلفة العمالة بشكل متناسب. المسح الضوئي على ماسحات المستندات ، حتى مع مراعاة الوصلة ، يكون أسرع وأرخص.
يمكنك تطريز نفسك ، أو يمكنك أن تعهد بهذا إلى الفنان.
يمكنك التطريز بمفردك ، أو يمكنك تكليف المقاول بذلك: إذا تم اختيار شركة ذات سمعة طيبة ، فلا يجب أن تخاف من فقدان المستندات. على العكس من ذلك ، فإن التنظيم الصارم لجميع العمليات والمواد عالية الجودة يسمح للشركات بتأمين نفسها ضد الخسائر المالية الإضافية والأضرار التي تلحق بصورتها. هذا النهج موثوق به المحاكم الروسية: عند تنظيم المسح ، عادةً بأمر داخلي ، يُسمح بالربط والخياطة اللاحقة لقضايا المحكمة.
بالمناسبة ، يمكن للشركات الكبيرة إجراء معالجة أرشيفية احترافية في وقت واحد: أولاً ، تم بالفعل تنفيذ بعض الأعمال استعدادًا للمسح الضوئي ، وثانيًا ، تساعد معالجة الأرشفة في تحديد المستندات التي لم تتم المطالبة بها وتقليل حجم المصفوفات الممسوحة ضوئيًا ، مما قد يقلل من تكلفة العمل.
ما الجودة للاختيار؟
اليوم ، يمكن مسح أي كائن بجودة عالية: من بطاقة مكتبة صغيرة إلى بطاقات 8A0 والمشهد المسرحي.
تحديد المعلمات: نوع المستند ومقدار الموارد الواردة فيه نموذج إلكتروني. اليوم ، يمكن لمعدات المسح أن تنتج صورًا بدقة تتراوح من 200 إلى 1200 نقطة في البوصة (dpi). إلى عن على الأعمال الفنيةيتم استخدام دقة 400-600 نقطة في البوصة بشكل نموذجي لإنتاج نسخ عالية الجودة. يتم استخدام الجودة العالية فقط عندما يكون من الضروري تكبير الصورة وتفاصيل الأشياء الصغيرة ، مثل العملات المعدنية.
تحتاج الرسومات التفصيلية منخفضة التباين ، التي يتم إجراؤها غالبًا على ورق التتبع والأزرق ، إلى مسح ضوئي بدقة 300-400 نقطة في البوصة ومعالجة إضافية للصور في برامج تحرير الرسوم. عادةً ما يتم مسح بقية المستندات ضوئيًا بدقة 300 نقطة في البوصة ، وهو ما يكفي لطباعة النسخ دون فقدان الجودة. ضروري اقتصاص الصورة ، والتصحيح الهندسي ، وتصحيح الألوان ، والتحويل إلى تنسيقات pdf، و tiff ، و jpeg ، وما إلى ذلك في الوضع التلقائي بالكامل من خلال البرامج المضمنة في جهاز المسح أو المزودة به.
في معظم الحالات ، يتم استخدام وضع التصوير الملون. هذا ضروري لجميع المستندات التي تم تصحيحها أو ختمها على النص ، للتحقق من أن نسخة إلكترونية مأخوذة من المستند الأصلي مع ختم وتوقيع ، وكذلك لوضوح النصوص الباهتة ولإيصال الميزات الفريدة لـ الأصلي. لم تتم مناقشة الحاجة إلى المسح الضوئي بالألوان للأعمال الفنية. يتم استخدام وضع "تدرج الرمادي" فقط في بعض الحالات: عندما لا تحتوي المستندات على سمات لونية ، أو عندما يكون من الضروري تقليل حجم المورد الإلكتروني المستلم.
يمكن إجراء المسح بشكل مستقل. تتمثل المهمة الرئيسية في تدريب الموظفين على العمل بشكل صحيح مع المعدات المعقدة ، نظرًا لأن جودة الصور الناتجة مهمة للفهرسة اللاحقة: يمكن أن يجعل المستند الذي تم مسحه ضوئيًا بشكل سيئ والظلال والتوهج والعيوب الأخرى في الصورة الإلكترونية المعلومات المهمة غير قابلة للقراءة. سيؤدي ذلك إلى منع تطبيق تقنيات الاستخراج التلقائي للبيانات وقد يؤدي إلى أخطاء في الفهرسة. تحميل بيانات خاطئة لبعض الأنظمة ( سجلات الدولة، أنظمة المحاسبة) غير مسموح به.
الفهرسة
نادرًا ما يتم استخدام المسح البسيط ، لأنه في العمل اللاحق سيكون من الأسهل قليلاً البحث عن المعلومات في مجموعة من الملفات الرسومية عن طريق قلب الورق. لتتمكن من البحث ، من الضروري تحديد العديد من السمات (حقول الفهرس) في المستند.
الموظفون المشاركون في الفهرسة الجماعية للوثائق عن طريق الإدخال اليدوي.
يمكن إضافة السمات المحددة إلى اسم الملف. تطورت هذه الممارسة في المحاكم الروسية: حتى لا يتمكن عامل المسح من الوصول إلى الأنظمة الداخلية للمحكمة ، عند الرقمنة ، يتم إدخال جميع التفاصيل الضرورية في اسم الملف. بعد ذلك ، يتم التعرف على هذه التفاصيل من قبل النظام القضائي عند تحميل كل وثيقة على حدة.
ولكن عادة ما يتم تحميل المستندات الرقمية إلى نظام معلوماتالمجموعة ، الأمر الذي يتطلب إنشاء قاعدة بيانات. لذلك ، إذا كنت بحاجة إلى إرفاق مستند ببطاقة موجودة بتنسيق نظام المحاسبة، قد يكون كافيًا استخراج بعض السمات التي تحددها بشكل فريد - عادةً رقم وتاريخ.
إذا كان من الضروري تكوين قاعدة بحث على أساس المستندات نفسها ، فسيتم تحديد مقدار البيانات المراد استخراجها من خلال المهمة: من بضع تفاصيل للبحث في ملف في أرشيف إلكتروني إلى نقل جميع المعلومات المهمة إلى قاعدة بيانات تحليلية (الاسم ، والعناوين ، ورقم التعريف الضريبي ، ورقم التعريف الضريبي ، والتواريخ ، وأرقام مستندات الطلب ، إلخ).
تطبق المتاحف والمكتبات ودور المحفوظات قواعد الفهرسة الخاصة بها عند رقمنة وحدات التخزين والوثائق المحاسبية. مجال منفصل من الخدمات هو أيضًا الموجهة ، والتي تستخدم ، على وجه الخصوص ، في رقمنة أشرطة التسجيل (التلقائي) والرسومات (العرض اليدوي في أنظمة CAD).
ما مقدار البيانات المطلوب استخلاصها؟ من الأفضل أيضًا الحصول على إجابة هذا السؤال باستخدام الخبرة ، نظرًا لأن عدد التفاصيل المراد استخراجها يعتمد على المهمة الوظيفية ويحدد إلى حد كبير تكلفة الرقمنة. في بعض الحالات ، يمكنك قصر نفسك على مجموعات من المستندات ، عندما يتم دمج الصور الإلكترونية تحت رعاية المستند الرئيسي (على سبيل المثال ، عقد أو سجل حسابات). في حالات أخرى ، من الضروري استخراج جميع البيانات الواردة في المستند لملء بطاقة نظام المعلومات.
أمثلة على استرجاع البيانات
تحليل الطلبات المقدمة على بوابة zakupki.gov.ru من قبل الشركات ذات مشاركة الدولةومؤسسات الدولة (44-منطقة حرة ، 223-منطقة حرة) ، توضح ما يلي:
- ربط النسخ الإلكترونية من ORD بالنظام إدارة المستندات الإلكترونيةيكفي رقم الوثيقة وتاريخها ونوعها.
- غالبًا ما يكون مسح المستندات المالية مصحوبًا باستخراج الرقم والتاريخ والأسماء والتفاصيل الخاصة بالدافعين والمبالغ.
- رقمنة الوثائق الأرشيفية للبلديات (مراسيم الإدارات ، واللجان التنفيذية للمدينة ، والمجالس القروية ، وما إلى ذلك) من أجل تقديم الخدمات وجرد الأشياء الخاصة بعلاقات الأراضي والممتلكات ، يتطلب استخراج رقم وتاريخ المستند ، وجميع الأسماء والعناوين الكاملة . علاوة على ذلك ، يجب مقارنة العناوين بأدلة KLADR / FIAS الحالية.
- رقمنة الوثائق صندوق المحفوظاتويرافق طلب التمويل من خلال ملء صارم لوكالة الأمن القومي ووصف للأموال وفقًا لتشريعات الأرشفة.
- فهرسة قوائم الجرد والسجلات تعني الاعتراف بجميع السجلات الترتيبية.
- للعمل مع الرسومات في شكل إلكتروني ، من الضروري استخراج جميع حقول الطوابع تقريبًا.
- لا يتطلب مسح الحالات المركبة استخراج تفاصيل كل مستند فحسب ، بل يتطلب أيضًا إنشاء العلاقات. أصعب حالة هي وثائق التصميم ، حيث تحتوي قاعدة البيانات التي تم إنشاؤها على تسلسل هرمي متعدد المستويات وارتباطات للمستندات.