يتضمن رقمنة المحفوظات الورقية مسح المستندات وفهرستها. كلما كبرت المؤسسة ، والشركة ، زاد تعقيد تدفق المستندات ، زاد عدد المستندات المخزنة في أرشيفها ، وبالتالي ، تبدو خدمات رقمنة المحفوظات أكثر جاذبية.

التوفير في البحث

1. غالبًا للأرشفة ملفات مطلوبهيستغرق الكثير من الوقت والجهد. أو قد ينشأ موقف عندما يطلب العديد من الموظفين نفس المستند في وقت واحد - في هذه الحالة ، يجب عليك عمل نسخة منه.
2. بالإضافة إلى ذلك ، تجدر الإشارة إلى أن الوصول المتكرر إلى المستندات الورقية عاجلاً أم آجلاً يؤدي إلى تلفها ، وأحيانًا "ضياعها" ، إذا تم وضع القضايا عن طريق الخطأ في الأرشيف.
3. لكن حل كل هذه المشكلات بسيط للغاية - ما عليك سوى التأكد من رقمنة الأرشيفات الورقية ، واستخدام أنظمة المعلومات الآلية في عملك والتي ستوفر البحث الفوري ، بالإضافة إلى الوصول إلى النسخ الإلكترونية من المستندات.
4. لرقمنة المحفوظات الورقية مزايا عديدة. و نحن نتكلمليس فقط بخصوص الفرص الجديدة نوعيا لتوفير واستخدام وثائق الشركة ، ولكن أيضا بشأن ضمان سلامة هذه المعلومات.

فوائد المستندات الرقمية:

• تقليل الحمل على أرشيف الورق ومنطقة التصوير ؛
• إمكانية تحرير مساحة أرشيفية ؛
• تقليل تكلفة صيانة المحفوظات الورقية.

رقمنة المحفوظات الورقية: مراحل

المرحلة الأولى.تبدأ جميع الأعمال المتعلقة برقمنة المحفوظات بفحص الوثائق. نتيجة لتحليل الوثائق ، يتم تحديد هيكل مجموعة الورق ، وكذلك الكمي و خصائص الجودةمستندات. بناءً على نتائج الفحص ، يتم اختيار التكنولوجيا ورقمنة المستندات ومعايير تقييم الجودة واختيار تكوين المعدات والاتفاق على المواعيد النهائية للتنفيذ والميزانية.

المرحلة الثانيةهو فحص مباشر. رقمنة المحفوظات هي عملية إنشاء صور بيانية للمستند باستخدام الماسحات الضوئية. قبل تحويل المستند إلى شكل إلكتروني ، سيحدد المشغل وضع المسح الأمثل ، والقيام ، في الواقع ، بالمسح الضوئي ، مع التحكم في جودة الصور الناتجة على الشاشة.

أثر إدخال الأرشيف الإلكتروني

نتيجة رقمنة المحفوظات الورقية هي نسخ إلكترونية للوثائق. تسمح لك المعدات المهنية التي تستخدمها شركتنا بالمسح الضوئي وثائق مختلفةبسرعات تصل إلى عدة آلاف من الصفحات يوميًا - في وضع الدُفعات. تتم كتابة الملفات الناتجة على محركات أقراص فلاش وأقراص مضغوطة وأقراص DVD ووسائط أخرى.

نتائج رقمنة الأرشيف

مباشرة بعد اكتمال رقمنة الأرشيفات ، تخضع الصور الرسومية للمعالجة الآلية - تقسيمها إلى صفحات من الحيزات ، والاقتصاص على طول الحواف ، والمحاذاة بواسطة الخطوط ، وإزالة الضوضاء ، وتحسين جودة الصورة ، وما إلى ذلك. يمكنك تعيين المعلمات لفهرسة المستندات الممسوحة ضوئيًا وفقًا لتقديرك ، وبالتالي ضمان تحسين عمليات الأعمال من جانب إدارة المستندات.

01/21/2016 ، الخميس ، الساعة 17:51 ، بتوقيت موسكو ، النص: Pavel Prytula 3068

يعد تحويل الوثائق التاريخية إلى شكل إلكتروني وتشكيل قواعد البيانات على أساس قوائم الجرد الأرشيفية أحد أصعب أنواع الرقمنة ، حيث تتطلب معدات وتقنيات خاصة واهتمامًا دقيقًا بالوثائق الأصلية.

كما هو الحال في جميع الفروع الأخرى للنشاط الحكومي والتجاري ، فإن رقمنة الأموال في محفوظات الولاية والبلديات تعمل على حل العديد من المشكلات في وقت واحد: ترتيب الأمور في محاسبة المخزون ، وتبسيط البحث عن المستندات ، وتقليل العبء على الموظفين والوقت الذي يستغرقه معالجة طلبات المستخدمين ، والحفاظ على الأصول المتداعية ، لتوفير خدمات الأرشفة في في شكل إلكتروني، بما في ذلك الخدمات المدفوعة.

بدأ العمل على تحويل الأموال الأرشيفية إلى شكل إلكتروني في مطلع الألفية. منذ ذلك الحين ، قامت الأرشيفات الروسية برقمنة مئات الآلاف من الوثائق وقوائم الجرد التاريخية. لكن مع ذلك ، هذا ليس سوى جزء صغير من صندوق المحفوظات للاتحاد الروسي.

نهجان

1. إذا تخيلنا تقليديًا أموال مؤسسة أرشيفية على شكل هرم ، فسيكون حجمها الرئيسي هو الوثائق نفسها ، وجزء صغير فقط في الأعلى هو جهاز المرجع العلمي (المخزون) ، الذي يوفر التنقل من خلال الصناديق والبحث عن الحالات والمستندات المطلوبة.

تستخدم العديد من المؤسسات الرقمنة لحل المهام الضيقة لمرة واحدة. قياسا على مقدمة مجموعة منتجات البرمجياتلكل مهمة صغيرة ، تسمى هذه الرقمنة "خليط". على سبيل المثال ، فيما يتعلق بالذكرى السنوية لشخص مهم لموضوع الاتحاد الروسي ، من المتوقع زيادة اهتمام الباحثين بالوثائق الأرشيفية. يتلقى الأرشيف التمويل ، ويفحص هذه الأموال ويحول قوائم الجرد المقابلة إلى تنسيق قاعدة بيانات 2-3.

على سبيل المثال ، فيما يتعلق بالذكرى السنوية لشخص مهم لموضوع الاتحاد الروسي ، من المتوقع زيادة اهتمام الباحثين بالوثائق الأرشيفية. يتلقى الأرشيف التمويل ، ويفحص هذه الأموال ويحول قوائم الجرد المقابلة إلى تنسيق قاعدة بيانات 2-3.

هذا المسار هو نهج غير منهجي يسمح لك بالإبلاغ عن العمل المنجز في فترة زمنية قصيرة ، ولكنه لا يؤثر على الكفاءة العامة للأرشيف ، لأن الحجم الإجمالي للمستندات المنقولة إلى النموذج الإلكتروني هو جزء من في المئة من أموال المؤسسات. يسلك العديد من الأرشيفات هذا الطريق فقط بسبب نقص التمويل. لكن الغالبية لا تزال تدرك أن هناك حاجة إلى عمل مخطط طويل الأجل.

2. لذلك ، يسعى الكثيرون إلى تطبيق ميزانيات برنامجية طويلة الأجل ويتبعون استراتيجية مختلفة واعدة أكثر من حيث تطوير خدمات الأرشفة والخدمات عبر الإنترنت. هذه الاستراتيجية مدعومة أيضًا من قبل وكالة المحفوظات الفيدرالية (Rosarchiv).

تعطى الأولوية لرقمنة الكل جهاز مرجعي علمي. يتيح هذا المسار الانتقال إلى محاسبة آلية كاملة للأموال ، بما في ذلك إنشاء أنظمة معلومات موحدة للمحفوظات الإقليمية.

بالإضافة إلى ذلك ، هناك إمكانية للبحث البسيط والمريح عن الأموال ، مما يسهل الأمر الأنشطة الداخليةويسمح لك بالانتقال إلى تقديم خدمات الأرشفة بشكل إلكتروني.

يتم فحص المستندات في الوضع الحالي عند استلام الطلبات من المستخدمين. للقيام بذلك ، يكفي أن يحتوي الأرشيف على ماسح ضوئي احترافي واحد على الأقل. ولكن من أجل رقمنة المصفوفات الكبيرة ، والمخزونات ، وكذلك على وجه الخصوص وثائق قيمةخبراء من المنظمات المتخصصة في المسح الضوئي والرجوع إلى الوراء ما زالوا يشاركون.

تفاصيل رقمنة الوثائق الأرشيفية

الآن دعونا نلقي نظرة فاحصة على بعض ميزات المسح الضوئي وفهرسة الوثائق والمخزونات الأرشيفية. على عكس الكتب المنسوخة على سبيل المثال ، فإن كل مستند تقريبًا في الأرشيف فريد من نوعه. تقع مسؤولية كبيرة على عاتق عامل المسح ، الذي يجب أن يرى الحالة الخاصة للمستند (خراب ، تلف ، ترك النص في العمود الفقري ، خياطة خاصة ، إلخ) وإعداد الجهاز على الفور ، أو نقل المستند للاستعادة.

يعد مسح الأراضي أحد أنواع الصناديق الأرشيفية التي يتم مسحها ضوئيًا بشكل متكرر. هذه وثيقة أرشيفية قياسية ذات ظهر سميك. ومع ذلك ، يوجد بين أوراقه مرفقات بتنسيق يصل إلى A0. لا يمكنك تطريز الأشياء ، لا يمكنك استخدام تقنية التطويق. يجب أن يكون لدى القائم بالأداء فئة مختلفة من المعدات - ماسحات ضوئية كبيرة الحجم من نوع الكواكب (مثال).

الخبرة التي ينطوي عليها العمل في المؤسسة تكتسب قيمة عالية للغاية. كما أظهرت الممارسة طويلة المدى ، فإن إعادة التكوين المتكررة للمعدات ، والحاجة إلى مراقبة جودة النسخ الأصلية والصور الإلكترونية المستلمة في الوقت الفعلي ، تتجاوز قدرة المبتدئين في الرقمنة. إذا فازت هذه الشركة بالمنافسة ، فهناك مخاطر كبيرة تتمثل في زيادة وقت المشروع بشكل كبير أو الحصول على مورد منخفض الجودة (لذلك ، من الضروري التحقق بدقة من الصور الإلكترونية المعدة عند تسليم العمل).

معدات

تفرض خصائص المستندات متطلبات عالية بشكل متماثل على المعدات أيضًا. بالنسبة للمستندات الأرشيفية ، يمكنك فقط استخدام تقنية المسح الضوئي بدون جهات اتصال - الماسحات الضوئية الكوكبية.

علاوة على ذلك ، يجب أن يتمتع الماسح الضوئي بأعلى خصائص الدقة واستنساخ الألوان والتباين ، نظرًا لوجود عدد كبير من النصوص والصور منخفضة التباين والباهتة. يمكن العثور على المعدات الشائعة في سوق الماسحات الضوئية الكوكبية في مراجعتنا لعام 2014.

تم تطوير أول ماسح ضوئي من قبل ELAR كجزء من مشروع الرقمنة لتمويل 350 "حكايات مراجعة وأوراق اعترافات" لأرشيف الدولة الروسية للأفعال القديمة. من أجل مسح النسخ الأصلية المتداعية التي يصل ارتفاعها إلى 50 سم ووزنها حتى 50 كجم ، تم تجهيز الماسح الضوئي بحامل آلي. يتم التحكم في المستوى الآمن لقوة الضغط على الزجاج بواسطة عدة أجهزة استشعار.

تؤدي البنية الخاصة للوثائق الأرشيفية وسمكها ووزنها أحيانًا إلى الحاجة إلى تطوير معدات خاصة. وهكذا ، في معظم أرشيفات الدولة ، من بين صناديق الأنساب المرغوبة ، هناك حالات يزيد سمكها عن 30 سم ويزن حتى 60 كجم: على سبيل المثال ، مواد التعداد السكاني (كتب التعداد) ، ووثائق الميلاد لأبرشيات الكنائس ، إلخ. لفترة طويلة ، على الرغم من الطلب عليها ، لم يتم فحص هذه الأموال بسبب نقص المعدات. ظهرت الماسحات الضوئية المناسبة في السوق فقط في نهاية عام 2013 ، لكنها اكتسبت شعبية اليوم بالفعل.

الفهرسة

للاحتفاظ بالسجلات والقدرة على البحث عن المستندات ، يجب فهرستها - املأ البطاقات في AIS. يتم إجراء معظم المستندات والمخزونات الأرشيفية يدويًا أو باستخدام آلة كاتبة ، أي أنها غير قابلة للتعرف على البرامج عالية الجودة. يتطلب التحويل اليدوي.

مرة أخرى ، هناك متطلبات إضافية لفناني الأداء. أولاً ، يجب أن يكون لديه عدد كافٍ من الموظفين لإكمال العمل في الوقت المحدد. شارك ما يصل إلى 700 من مشغلي الفهرسة في معظم المشاريع واسعة النطاق لرقمنة الصناديق الأرشيفية اليوم. من غير المربح الاحتفاظ بمثل هؤلاء الموظفين الدائمين ، لذلك غالبًا ما تجتذب الشركات الكبيرة وذات الخبرة متخصصين لمشاريع الأرشفة الإقليمية الكبيرة. عدد السكان المجتمع المحلي. ولأول مرة تم استخدام هذه التقنية في رقمنة سجلات المواليد لمشروع "الأجيال" إقليم بيرم". تم توظيف عدة مئات من الأشخاص بشكل مؤقت من خلال مركز التوظيف. وعملوا في المنزل من خلال تطبيق خاص.

المثال الكلاسيكي هو التاريخ المشار إليه في 37 مايو في مستند قديم. عامل مدرب وعاقل ، بالطبع ، لم يدخل بيانات غير صحيحة ، لكنه أوضح التاريخ حسب الصفحات المجاورة لسجل المواليد.

السؤال الرئيسي هو كيف نحقق جودة 100٪؟ بعد كل شيء ، في الاسم والتواريخ والأرقام ، لا يمكنك ارتكاب الأخطاء. يأتي النظام والتقنيات الصارمة للإنقاذ. على سبيل المثال ، أسلوب الإدخال المزدوج ، عندما تدخل المعلومات قاعدة البيانات فقط بعد الإدخال نفسه بواسطة عاملين.

لكن مشكلة اللغات الميتة والكتابة ما زالت قائمة. عند إعادة تحويل مثل هذه المستندات ، تأتي تجربة قادة المجموعات في الفهرسة ، الذين يتعين عليهم غالبًا حل المهام المعقدة غير القياسية ، في المقدمة.

جرد

والآن عن الشيء الرئيسي. كما لوحظ في بداية المقال ، فإن الإستراتيجية الواعدة لرقمنة الأموال الأرشيفية تتمثل في تحويل وكالة الأمن القومي الكاملة إلى شكل إلكتروني. هذا هو العمل الأصعب. توصيات منهجيةوضع Rosarchive القواعد للحفاظ على قواعد البيانات الخاصة بقوائم الجرد الأرشيفية. لذلك ، يجب فهرسة المخزونات من خلال مجموعة واسعة من المجالات.

يتم أخذ تعقيد رقمنة قوائم الجرد الأرشيفية في الاعتبار ، من بين أمور أخرى ، في 44-FZ "في نظام العقد". وفقًا للجزء 2 من الفن. 56 من القانون ، "تقديم الخدمات المتعلقة بضرورة قبول المقاولين وفناني الأداء في قواعد بيانات تسجيل المتاحف ودور المحفوظات والمكتبات" هو الأساس لعقد مسابقة بمشاركة محدودة (تقتصر المشاركة على نتائج ما قبل اختيار المؤهلات). أي فقط بعد أن يؤكد مقدم الطلب كفاءاته وخبرته في تنفيذ مشاريع مماثلة.

قوائم الجرد ، مثل المستندات ، يمكن أن تكون متداعية ومكتوبة بإحدى اللغات الميتة. يمكن أن يكون للمخزونات بنية معقدة للغاية وتحتوي على. يختلف شكل قوائم الجرد للوثائق العادية والعلمية والتقنية ، وكذلك عناصر المحاسبة غير المخزنة. يجب إدخال قاعدة البيانات التي تم إنشاؤها في حزمة البرامج"صندوق المحفوظات" ، إلخ.

بدون فهم عميق لعمليات نشاط الأرشفة ، ومعرفة بالإطار التنظيمي والمنهجي ، لن يكون من الممكن إجراء ترجمة عالية الجودة لوكالة الأمن القومي إلى شكل إلكتروني. لذلك ، من الضروري الوثوق بالرقمنة فقط للشركات الموثوقة التي أثبتت عمليًا قدرتها على التعامل مع أموال الأرشفة. ويمكنك تقدير الميزانية عن طريق الطلب.

في المكتب ، غالبًا ما يكون من الضروري إرسال نسخ عن طريق البريد الإلكتروني - نسخ إلكترونية من المستندات المطبوعة. يمكن أن تكون هذه أعمالًا وفواتير وخطابات وعقودًا ومواثيق مختلفة ملاحظات المكتبوأي مستندات أخرى محتملة.

في المنزل ، لدينا صور قديمة أصبحت بالية على مر السنين ، ونرغب في الاحتفاظ بها.

لقد منحنا الوقت كتاب مثير للاهتماموترغب في امتلاكها. كيف تفعل كل شيء؟ يجب تحويل مستنداتنا الورقية قصيرة العمر إلى شكل إلكتروني ، أي رقمنتها وتخزينها.

الرقمنة هي تحويل صورة أو إشارة صوت / فيديو تناظرية إلى تنسيق رقمي مناسب للتسجيل على الوسائط الإلكترونية.

لرقمنة صور كائن ، هناك أجهزة خاصة - الماسحات الضوئية. هناك ماسحات ضوئية للرموز الشريطية وماسحات ضوئية للأفلام. تقرأ الماسحات الضوئية البيومترية نمط شبكية العين أو النمط الحليمي لجلد الأصابع. يتم قراءة شكل كائن ثلاثي الأبعاد بواسطة ماسح ضوئي ثلاثي الأبعاد.

في الماسحات الضوئية للمعالجة وسائط ورقية- الرسومات والصور الفوتوغرافية والمستندات النصية والصورة مضاءة سطراً بسطر بمصباح خاص ، ويركز تدفق الضوء المنعكس على مصفوفة حساسة للضوء. يقوم المحول التناظري إلى الرقمي بتحويل الإشارات الكهربائية المستلمة إلى نظام بيانات ثنائي ، والذي يشكل نسخة رقمية من الصورة.

يعتمد اختيار الماسح الضوئي على مهام وتفاصيل تطبيقه. غالبًا ما يتم استخدام الماسح الضوئي في المكتب لرقمنة المستندات. حتى إذا تم مسح الصور ضوئيًا ، فإنها لا تخضع لمتطلبات الجودة العالية في المكتب. تعد دقة 300 نقطة في البوصة كافية لضمان التشغيل الدقيق لبرامج التعرف وللحصول على نص مقروء جيدًا. يوفر أي ماسح ضوئي يتم إنتاجه اليوم دقة مقبولة للعمل المكتبي.

ينطبق هذا أيضًا على عمق اللون. تقوم كل ماسح ضوئي حديث تقريبًا بإعادة إنتاج مستوى اللون الرمادي المطلوب للمستندات المطبوعة.

من المهم في المكتب ، حيث تتمثل المهمة الرئيسية في رقمنة المستندات النصية بسرعة صفحة بصفحة ، فهذه هي أتمتة عملية المسح الضوئي. يمكن استخدام الماسحات الضوئية التي تعمل بنظام التغذية بالورق. هنا ، يتم إدخال ورقة من المستندات في فتحة الجهاز ويتم سحبها ، كما هو الحال في جهاز الفاكس ، على طول بكرات التوجيه. يعتبر هذا الماسح الضوئي مناسبًا مع وحدة تغذية تلقائية للورق مدمجة. نقوم بتحميل عدة أوراق من مستند متعدد الصفحات في الدرج ، وأثناء قيام الماسح الضوئي بالرقمنة ، نقوم بشيء آخر في نفس الوقت. كل شيء بسيط هنا. إذا تم تثبيت برنامج OCR المناسب ، فإن الضغط على زر واحد يكفي لرقمنة المستند وحفظه بالتنسيق المطلوب على هذا الماسح الضوئي.

يمكن أن يكون الحل المكتبي الحديث لقسم في شركة هندسية ، على سبيل المثال ، عبارة عن ماسح ضوئي مقاس A3 مضمن في جهاز متعدد الوظائف إلى جانب طابعة A3 / A4. في مثل هذا الجهاز متعدد الوظائف ، من الملائم رقمنة الرسومات وعمل نسخ منها.

من الواضح أنه لن ينجح في مسح مجلة مجلدة أو نشر كتاب على ماسح ضوئي لتغذية الأوراق.

لمسح المستندات على الوجهين ، توجد ماسحات ضوئية مزدوجة ، حيث يقوم عنصرا مسح ضوئي بمعالجة جانبي الورقة في مسار واحد.

حل جيد للمنزل هو طابعة حبر ملونة متعددة الوظائف. الطابعة متعددة الوظائف هي جهاز متعدد الوظائف يتضمن ماسحًا ضوئيًا وطابعة. مثل هذا الجهاز هو أيضًا آلة نسخ. أي ، يمكن للطابعة متعددة الوظائف مسح مستند ضوئيًا تلقائيًا وطباعة نسخة منه - إنشاء نسخة من المستند.

يشغل الجهاز المدمج مع الوظائف المدمجة مساحة أقل على الطاولة. ستكون تكلفتها أقل بكثير من التكلفة الإجمالية للأجهزة المضمنة فيها ، إذا قمت بشرائها بشكل منفصل. في طابعة نفث الحبر الملونة ، نصنع صورًا فوتوغرافية ملونة عالية الجودة وبطاقات عمل ، وباستخدام الماسح الضوئي المسطح نقوم برقمنة المستندات أو ألبومات الصور أو الكتب الضرورية.

في الدروس التالية ، سنتعلم كيفية رقمنة المستندات النصية وتحويلها وحفظها يدويًا على ماسح ضوئي مسطح ، صفحة تلو الأخرى.

في هذه الأمثلة ، استخدمت طابعة مكتبية متعددة الوظائف مقاس A4 شهيرة للمسح الضوئي. مثل هذا الجهاز غير المكلف هو الحل الأفضل للمنزل ويمكن أن يكون طابعة متعددة الوظائف إضافية في المكتب.

افترض أن لدينا منطقًا متعدد الصفحات وثيقة ذات صلة، والتي تحتاج إلى رقمنة وإرسالها عبر البريد الإلكتروني إلى الطرف المقابل. دعنا نسميها "عقد".

في نظام التشغيل Windows XP المحبوب لدينا ، يوجد "معالج قياسي للعمل مع ماسح ضوئي أو كاميرا رقمية". لكي يعمل المعالج ، يجب تثبيت الماسح الضوئي على الكمبيوتر ويجب تمكينه. يعد العمل في المعالج أمرًا بسيطًا للغاية ويوجد دليل صغير في الدرس رقمنة المستندات في نظام التشغيل Windows XP.

أداة إنشاء Windows 7 نسخ إلكترونيةتعد طباعة المستندات والصور أحد مكونات Windows القياسية للفاكس والمسح الضوئي.

لذلك ، قرأنا الدروس وبمساعدة أحد هذه البرامج تلقينا ملفات ممسوحة ضوئيًا لصفحات عقدنا بأحد التنسيقات الرسومية ، وقمنا بحفظها ، ويرجى إرفاقها بـ البريد الإلكتروني، نرسل إلى العنوان.

الشيء السيئ هنا هو أنه عند مسح مستند متعدد الصفحات باستخدام هذه البرامج ، لن نتمكن من دمج عمليات مسح الصفحات في ملف واحد. بالطبع ، يمكنك ترقيم ملفات الصفحات بالترتيب وضغطها حتى تتمكن من إرسالها بشكل مضغوط. لكن المرسل إليه سيكون قادرًا فقط على عرض الصفحات بدورها في محرر رسومي ، دون أن يكون قادرًا على التنقل خلال المستند. إنه غير مريح ويضيع الوقت. وعموما غير مقبول.

في الواقع ، باستخدام هذه الأدوات ، نحصل على صور رقمية فردية لصفحات المستند.

لتحويل عمليات المسح المتباينة الخاصة بنا إلى مستند واحد كامل النص قابل للبحث ، نحتاج إلى برنامج التعرف الضوئي على الحروف. الأفضل لهذا اليوم هو FineReader.

FineReader هو برنامج شركة روسيةأبي. تم إصدار أحدث إصدار من ABBYY FineReader 12 في فبراير 2014. يستخرج هذا البرنامج بيانات نصية من الصور الرقمية - يتعرف على أحرف النص. يمكن تنزيل الإصدار التقييمي لـ ABBYY FineReader 12 Professional من المصدر الرسمي: http://www.abbyy.ru/finereaderوتتدرب لمدة 30 يومًا.

من الأفضل تثبيت أحد أحدث الإصدارات الاحترافية على الكمبيوتر. هنا وأدناه ، يتم وصف العمل في ABBYY FineReader 10 Professional Edition.

لذلك ، في الدروس السابقة ، قمنا بمسح الصفحات بأدوات Windows القياسية ، وقمنا بترقيمها ، وحفظناها بامتداد "jpg" ووضعناها في مجلد منفصل ، والذي أطلقنا عليه اسم "اتفاقية".

لذلك ، باستخدام الميزات الرائعة لبرنامج التعرف ، يمكننا بسهولة تحويل الصور المختلفة إلى تنسيقات قابلة للتحرير.

المزيد عن هذا ، من فضلك ، في الدرس التالي: المسح في ABBYY FineReader.

وهكذا ، نقرأ هذه الدروس ونرى المزايا التي يوفرها لنا برنامج التعرف. بدلاً من الكتابة المملة والمستهلكة للوقت من كتاب أو كتيب ، نقوم ببساطة بالمسح الضوئي الصفحات المطلوبة FineReader "أوم ، قم بتحريرها ، إذا لزم الأمر ، وحفظها بالتنسيق المحدد. لذلك ، يمكنك بسرعة ، على سبيل المثال ، إنشاء مقال أو ملخص.

وكيفية مسح صفحات الكتب ضوئيًا ورقمنة الكتب التي نقرأها في موضوع: رقمنة كتاب.

في الختام ، دعنا نلخص الموضوع: الماسح الضوئي بالاشتراك مع برنامج التعرف هو بديل منطقي للكتابة من لوحة المفاتيح. الحصول على نسخة ورقية - نص مطبوع على طابعة أو في دار طباعة ، بدلاً من الدخول من لوحة المفاتيح ، نقوم ببساطة بمسحها ضوئيًا. مجال آخر شائع لتطبيق الماسح الضوئي هو رقمنة مجموعة متنوعة من المنتجات المطبوعة - الملصقات والبطاقات البريدية والصور والمجلات والكتب.

في الوقت الحالي ، يتم إيلاء المزيد والمزيد من الاهتمام لقضايا ملكية ثقافية. في هذا الصدد ، تمت الموافقة عليه البرامج الحكومية، والتي من خلالها ، وفقًا لنية المبدعين ، سيضمن استخدام التقنيات الجديدة والنهج المبتكرة بالإضافة إلى الخبرة العالمية السلامة التراث الثقافي، وثائق ذات أهمية تاريخية. لذلك ، تقوم أرشيفات روسيا اليوم بتحويل المستندات الورقية إلى شكل إلكتروني. حول ما كانت بداية هذا العمل الواسع النطاق ، وما الصعوبات التي واجهها أمناء الأرشيف وكيفية حلهم لقضايا الحفاظ على الوثائق الرقمية ، نائب رئيس وكالة الأرشفة الفيدرالية (Rosarchiv) أوليغ نوموفأخبر مراسل PC Week / RE أولغا زفوناريفا.

أسبوع الحاسب الشخصي: أخبرنا كيف بدأت عملية رقمنة الوثائق الأرشيفية ، ما هي مميزات هذا العمل؟

أوليج نوموف:تم تحديد مهمة التحويل الشامل للوثائق الأرشيفية إلى شكل إلكتروني في برنامج مجتمع المعلومات (2011-2020). هذه ليست مهمة سهلة على الإطلاق. بالإضافة إلى ذلك ، هناك شيء واحد وهو رقمنة الوثائق ، وشيء آخر هو رقمنة جهاز المرجع العلمي (RSA) ، والذي بدونه لا يمكن للمرء أن يجد. ملفات مطلوبه. لذلك ، عندما كان هناك احتمال طبيعي قبل عامين بتمويل العمل في الإطار الاتحادي البرنامج المستهدف"ثقافة روسيا 2012-2018" ، أولاً وقبل كل شيء ، بدأوا في إنشاء وكالة الأمن القومي في شكل إلكتروني ، مما يسمح لك بالبحث الفعال عن المستندات.

أسبوع الكمبيوتر: ماذا البرمجياتتستخدم لهذا؟

هو.:قبل وقت طويل من اعتماد برنامج "مجتمع المعلومات" ، بدأت دار المحفوظات الفيدرالية في تطوير البرنامج القياسي الروسي بالكامل لتنظيم محاسبة المستندات - حزمة برامج "صندوق المحفوظات". نظام الملكية الاتحاد الروسي، تم تقديمها على مستوى المحفوظات الاتحادية والإقليمية والبلدية. باستخدامه ، تم إنشاء كتالوج مخزون مركزي ، تمت استضافته على بوابة أرشيف روسيا. في البداية ، تم إنشاء صندوق المحفوظات كجهاز محاسبة ، ولكن بعد ذلك بدأ استخدامه كجهاز بحث. الآن ، يستخدم عدد من الأرشيفات محركات بحث متخصصة.

أسبوع الكمبيوتر الشخصي: ما هي الخبرة الأرشيفية التي كانت أساسية في رقمنة المخزونات؟

هو.:كان الأرشيف التاريخي للدولة الروسية في سانت بطرسبرغ هو أول من قام برقمنة جميع قوائم الجرد ، بسبب الظروف فقط. عندما أثير سؤال حول حركته ، تم مسح قوائم الجرد ، واستخدمت صورهم الإلكترونية في جميع مراحل الحركة ، أي تم تعقب كل صندوق ، كل حالة.

لقد كانت تجربة جيدة ولكن من حيث التطوير تقنيات المعلوماتلم يكن ناجحًا جدًا. على الرغم من أنه أصبح من الممكن التعرف عليهم في غرفة القراءة وعبر الإنترنت ، إلا أن مجموعة الصور الرسومية لا تسمح بذلك البحث الآلي. حيث يتم توفير قدر أكبر من الراحة للمستخدمين من خلال ترجمة قوائم الجرد إلى تنسيق قاعدة بيانات ، مع إمكانية البحث البسيط والمتقدم. بدأ Rosarchiv في تمويل هذه الأعمال بنشاط. حتى الآن ، تم إجراء حوالي 20-30 ٪ من قوائم جرد المحفوظات الفيدرالية.

أسبوع الكمبيوتر الشخصي: ما هي التحديات التي تواجه الأرشيف عند رقمنة المستندات؟

هو.المشكلة الأولى هي الحجم الهائل. الحجم الكلي صندوق المحفوظاتيضم الاتحاد الروسي 494 مليون ملف ، 9٪ منها في الأرشيف الفيدرالي.

لكن الأمر الأصعب هو تحديد المستندات التي يجب رقمنتها. أبسط إجابة هي الأكثر طلبًا. وكيف تحدد هذا الطلب؟ اليوم نحتاج شيئًا وغدًا آخر. وفي العهد السوفياتي ، تم تقديم مفهوم الصناديق والوثائق الأرشيفية ذات القيمة الخاصة. قاموا بإنشاء صندوق تأمين على الميكروفيلم ، بالإضافة إلى صندوق للاستخدام. ومع ذلك ، فإن هذه الوثائق اليوم ليست مطلوبة عمليًا. أي أن معايير القيمة والطلب على وثائق الحقبة السوفيتية لا تعمل على الإطلاق الآن. الطلب يتغير باستمرار. يكاد يكون من المستحيل تحديد المستندات الأكثر طلبًا على وجه اليقين.

الجانب التقني للقضية مهم أيضا. على سبيل المثال ، كان هناك طلب كبير على تجميع النسب الخاصة بهم. إنه جيد وضروري. بدأوا في ترتيب هذه الحالات بنشاط: سجلات الرعية ، حكايات المراجعة. لكنها ليست مهيأة على الإطلاق لمثل هذا الاستخدام الشامل. مسحها على أنها الأكثر شيوعًا هو هراء. من كتاب بسمك 80 سم ، يحتاج الشخص إلى صفحة واحدة فقط. ولتلبية هذا الطلب ، تحتاج إلى مسح آلاف الصفحات بالكامل. نعم ، حتى مع معدل الدوران. ولكن ، من ناحية أخرى ، إذا تم مسح هذه المستندات ضوئيًا ، فسيتم إخراج النسخ الأصلية من التداول وضمان سلامتها الجسدية. كلها فريدة من نوعها. والأهم من ذلك ، أن الأوصياء المؤسف الحظ (بما في ذلك العديد من النساء) لن يحملوا كل هذه الأطنان من الأوراق بين أذرعهم.

ومع ذلك ، فإننا نواجه هنا شكل تقديم المعلومات. بعد كل شيء ، كان من المثير للاهتمام أن لا يحصل المستخدم على صورة ، ولكن فك تشفير وقاعدة بيانات. ومجموعة هذه الوثائق ضخمة. فقط في RGADA في الصندوق 350 "كتب Landratsky وكتب المراجعة" - أكثر من خمسة آلاف حالة ، حوالي 3 ملايين صفحة. كم عدد الأشخاص الذين يحتاجون إلى المشاركة؟ في بيرم ، وجدوا مخرجًا جيدًا: لقد اجتذبوا الأموال التي تم تخصيصها لتوفير الوظائف. تم إنجاز العمل من قبل الناس في المنزل. نجح في حل مشكلة البطالة. وفي النهاية ، تمكنوا من فعل ما لا يستطيع أي شخص آخر في روسيا فعله ، في ذاكرتي.

تتيح لنا تجربة المسح في الأرشيفات الفيدرالية استخلاص استنتاجين. أولاً ، إنشاء صندوق إلكتروني للاستخدام دون إنشاء وكالة الأمن القومي هو مهنة غير منتجة. اتضح وجود كومة ضخمة من عمليات المسح ، حيث من المستحيل العثور على الصورة الصحيحة. ثانيًا ، يعد المسح ، وخاصة المسح الشامل ، مناسبًا لفضح المجمعات المكتملة - الأموال أو المخزونات. في الوقت نفسه ، يجب فحص الحالات بالكامل من أجل تجنب التعارض في حالة وجود أخطاء في الترقيم. في بعض الحالات ، نظرًا لتفرد المستندات وأهميتها ، بغض النظر عما إذا كان هناك أي نص على ظهر الورقة أم لا ، فمن الضروري رقمنة الورقة ، بما في ذلك ظهرها. ثم يختفي السؤال الذي قد نخفيه عن شيء ما.

هناك مشكلة في اختيار المعدات. في مكان ما تحتاج إلى ماسح ضوئي بسيط ، في مكان ما يجب أن يكون أكثر تعقيدًا. على سبيل المثال ، من أجل رقمنة كتب Landrat ، تم طلب "مهد عميق" بشكل خاص. وإلا فلا تنسخ ، لأن سمك ظهر بعض الكتب يصل إلى 80 سم.

أسبوع الحاسوب الشخصي: ما هو الهدف الرئيسي للرقمنة في الوقت الحاضر؟

هو.هناك ثلاثة منهم. الأول هو توسيع وتبسيط الوصول إلى وثائق صندوق المحفوظات. والثاني هو ضمان سلامة الأصول من خلال سحبها من التداول وإتاحة الوصول إليها صندوق إلكترونياستعمال. والثالث هو تبسيط تقديم الخدمات العامة. الآن هناك العديد من الطلبات الفردية من المواطنين للحصول على وثائق على شؤون الموظفين. كما بدأت المحفوظات في رقمنتها واستخدام النسخ الإلكترونية لإعداد الإجابات ، مما يسرع العمل بشكل كبير.

أسبوع الكمبيوتر الشخصي: كيف تقوم المحفوظات برقمنة المستندات؟

هو.تسير العملية بشكل مختلف: في مكان ما يقومون به بأنفسهم ، باستخدام وسائل مرتجلة أو الحصول على مجموعة متنوعة من المعدات. الطريقة الثانية هي إشراك المنظمات الخارجية. لكن مع ذلك ، لا توجد إجابة قاطعة على أهم سؤال حتى الآن: ما الذي نسعى إليه برقمنة المستندات؟

أسبوع الكمبيوتر: ولا أحد يسألهم؟

هو.يسأل الجميع لماذا. ولكن كيف تجد الإجابة الصحيحة الوحيدة؟ بطبيعة الحال ، فإن ميزة استخدام المستندات الرقمية واضحة. هذا والأمان ، والوصول عن بعد ، وسهولة تقديم المعلومات ، وسهولة عمل النسخ - مجموعة كاملة من الإيجابيات. شيء آخر هو كيفية تحقيق ذلك؟ أنت هنا مستخدم ، لقد دخلت إلى الموقع وقررت أن المستندات التي تحتاجها موجودة في المخزن. دعنا نقول في بيرم. ذهبنا إلى الموقع عن طريق الرابط ، ووجدنا أوصافًا للحالات. هناك أمر مثير للاهتمام. وكيف تحصل عليه؟ حسنًا ، إذا كان مرقمًا بالفعل. وإذا لم يكن كذلك؟ اذهب إلى الأرشيف بنفسك واطلب النسخ الأصلية؟ أم يجب أن يقوم الأرشيف برقمنة جميع القضايا؟ لكن هذا مستحيل. لذلك ، في الواقع ، لم يتبق سوى خيار واحد. إنشاء في كل أرشيف إمكانية الإنتاج الفوري للنسخ الإلكترونية بناءً على طلب المستخدم. ولا يجب أن تكون وحدتك الخاصة. ويمكن أيضا أن يكون الاستعانة بمصادر خارجية. ولكن يجب توفير هذه الخدمة على الفور. ولكن لعمل هذه النسخ ، كما تظهر التجربة ، يكون ذلك منطقيًا فقط عندما تكون موجودة بالفعل النظام الإلكتروني، مما سيسمح بوضع منظم وعالي الجودة لهذه المواد. هذا عندما ستعمل. لا أعرف متى سنفعل ذلك ، وما إذا كنا سنكون قادرين على القيام به ، بصراحة.

أسبوع الكمبيوتر الشخصي: ربما ، حتى قبل الموافقة على برنامج مجتمع المعلومات في عام 2010 ، كان العمل على الرقمنة قد تم بالفعل؟

هو.نعم. كانت هناك مشاريع منفصلة. على سبيل المثال ، الأرشيف الإلكتروني للكومنترن أو مجموعة من المستندات من SVAG. كقاعدة عامة ، تم تنفيذها بالاشتراك مع شركاء أجانب. الأموال الخاصة لتنفيذها لم تكن كافية. لم يكن الأمر سهلا. كانت هناك صعوبات فنية ومنهجية وتنظيمية وتكنولوجية. لكن الخبرة كانت تتراكم. والآن هو مفيد جدا.

أسبوع الكمبيوتر الشخصي: أي بعد الموافقة على البرنامج ، بدأوا في تحديد المعايير الأساسية لرقمنة المستندات؟

هو.لنفترض أن هذا البرنامج سمح لأخصائيي المحفوظات بلفت انتباه السلطات إلى حقيقة أن هناك مشكلة ويجب حلها. إعداد واعتماد برامج الرقمنة. وجذب التمويل لذلك. لكن اليوم لا يوجد معيار عالمي. من الصعب تحديد نهج واحد للجميع ، لأن الأرشيف يخزن وثائق مختلفة تمامًا.

أسبوع الكمبيوتر الشخصي: إذن كل أرشيف حدد المعايير نفسها بالفعل؟

هو.في الواقع نعم. من حيث المبدأ ، هذه أربعة معايير ، وهي مقبولة بشكل عام ، لكنني لن أقول إنها الأصح. هذا هو الطلب على المستندات ، وضمان السلامة ، وتسهيل عمل موظفي الأرشيف ، وتحسين ظروف خدمة المستخدم. بالإضافة إلى أنه يسرع العمل. إذا كان لدي NSA إلكتروني على موقعي ، فحينئذٍ يأتي المستخدم إلى الأرشيف المعد من خلال الاطلاع على المخزون على الإنترنت. إذا تم بالفعل رقمنة المستندات المطلوبة ، فلديه الفرصة لعرضها على جهاز الكمبيوتر الخاص به دون الذهاب إلى الأرشيف ، أو استلامها في غرفة القراءة دون تأخير.

أسبوع الكمبيوتر الشخصي: اتضح أن كل أرشيف يجب أن يقرر بنفسه ما الذي سيتم رقمنته في المقام الأول؟

هو.حق تماما. يجب أن يكون هذا برنامجًا فرديًا حصريًا لكل أرشيف. لا يمكنك صنع واحدة. يعتمد على العديد من العوامل: الفرص المالية، حول درجة تطوير وتنفيذ تقنيات تكنولوجيا المعلومات ، عند الطلب المحدد. لذلك ، هناك طلب كبير على شخص ما لوثائق الموظفين ، ومن الضروري تلبية احتياجات المواطنين. على الرغم من أنه من وجهة نظر أرشيفية ، فإن هذه الوثائق ليست دائمة ، ولكن لها فترة تخزين مؤقتة تبلغ 75 عامًا. لكن هذا يجعل العمل أسهل ويساعد الناس ، لأن الشخص لا ينتظر الرد على طلب لمدة شهر ، بل يتلقى المعلومات المطلوبة في غضون يومين. لذلك ، من الضروري الاستثمار في هذا الجهد والموارد.

أسبوع الحاسوب الشخصي: عند تحديد أولويات الوثائق المراد رقمنتها ، هل تقوم الأرشيفات بتنسيقها مع الأرشيف الروسي؟

هو.إذا تحدثنا عن المحفوظات الإقليمية ، فعندئذ لا. هذا هو عمل كل أرشيف. يرسلون لنا برامجهم المعلوماتية والرقمنة. نتعرف عليهم ونقدم نصائحنا. نحن نساعدهم بأفضل ما في وسعنا ، ونخصص الأموال من FTP. شيء آخر هو الأرشيف الفيدرالي. هنا مكانة الأرشيف الروسي لها أهمية حاسمة. ولكن حتى هنا لا يوجد معيار عالمي. لتلبية الطلب المتزايد باستمرار على معلومات الأنساب ، خصص الأرشيف الروسي أكثر من 40 مليون روبل. لتحويل كتب landrat المخزنة في RGADA إلى شكل إلكتروني. استجابة لاهتمام المجتمع المستمر بتاريخ وطننا الأم في الماضي القريب ، تم إطلاق موقع "وثائق العهد السوفيتي" في شهر يونيو من هذا العام ، حيث توجد صور لوثائق من الصندوق الشخصي لـ I.V. Stalin والمكتب السياسي لـ تم نشر اللجنة المركزية. تم إعداد مشاريع الإنترنت المخصصة للذكرى 1150 لقيام الدولة الروسية ، الذكرى 400 لانتهاء الاضطرابات ، الذكرى 200 ل الحرب الوطنية 1812. وبطبيعة الحال ، تم نشر صور أهم الوثائق وأكثرها شعبية هناك.

أسبوع الكمبيوتر الشخصي: الآن سيتم إصدار نسخ إلكترونية فقط في غرفة المطالعة بالأرشيف وليس المستندات الأصلية؟

هو.من الناحية المثالية ، تحتاج إلى شخص للعثور على المستند الذي يبحثون عنه على الموقع ، وطلب حالة ، وسيتم إعطاؤهم مستندات ممسوحة ضوئيًا. والأصل لا يزال سليما. ومع ذلك ، هناك حالات تحتاج فيها إلى رؤية الأصل. على سبيل المثال ، بغض النظر عن مدى جودة هذه التقنية ، فإنها لن تنقل العلامات المائية. وعليهم يمكنك تحديد تاريخ الوثيقة. لكن مثل هذه الحالات هي واحدة في الألف.

أسبوع الكمبيوتر الشخصي: اتضح أن الأرشيف تم توفيره للمستخدم خدمة عامةولكن بعد احتياج النسخة الرقمية من المستند إلى الحفظ؟

هو.بالطبع هذه ميزة المسح. في السابق ، كان هناك ميكروفيلم ، زيروكس ، مطبوع. وأمين المحفوظات ، بعد أن قام بنسخ نسخ ، أعطاها للمستخدم. أي أنه لم يكن لديه نسخة من الوثيقة. في حالة الرقمنة تبقى نسخة. ولكن بالنسبة لها يجب تحديد مكان التخزين بوضوح. وإذا كان هناك طلب ثان في وقت لاحق ، فلا داعي لرفع القضية. أنت بحاجة لاكتساب الخبرة في هذا النوع من العمل.

أسبوع الكمبيوتر الشخصي: كيف يتم تحديد المواعيد النهائية لرقمنة صفائف المستندات؟

هو.تعتمد الشروط على ثلاثة أسباب: على الإمكانيات التقنية والمالية وعلى حالة الوثائق. هناك وثائق مُجلدة بطريقة لا تستطيع حتى أحدث التقنيات الحصول عليها بشكل كامل. وهذا يعني أنه سيتعين عليها أن تكون مطرزة ، وهو ما لا تحبه الوثائق ولا أمناء المحفوظات حقًا. مسح. ثم خيط مرة أخرى. تأخذ وقت. تعتمد المصطلحات أيضًا على حجم الحالات وعدد الأوراق الموجودة فيها. ليس من الصعب مسح مجموعة من الأوراق بتنسيق قياسي ، ولكن بطاقة 3 × 8 م أكثر صعوبة بالفعل. وفقًا لوثائق المحاسبة ، هذه ورقة واحدة. لكن يتم فحصها فقط في أجزاء. وبعد ذلك في البرنامج ، تحتاج إلى "خياطة" كل شيء ، وتعديله ومعرفة كيف سيبدو هذا المستند.

أسبوع الكمبيوتر: كيف يتم العمل على تنفيذ النقطة 89 من البرنامج الفيدرالي المستهدف "ثقافة روسيا (2012-2018): تشكيل الأرشيف الموارد الإلكترونيةوتوفيرها على الإنترنت ”؟

هو.كجزء من تنفيذ هذا البند ، يتم رقمنة المخزون. كما يتم رقمنة الوثائق ، بما في ذلك كتب لاندرات. علاوة على ذلك ، نحاول مساعدة المناطق أيضًا: نحن ندرج حوالي خمس أو ست مناطق سنويًا في هذا البرنامج ونخصص من 10 إلى 15 مليون روبل. نقوم بإنشاء معارض على الإنترنت ، إلخ. في المجموع ، يتم تخصيص 67 مليون روبل سنويًا لتنفيذ العمل في إطار هذا البرنامج.

أسبوع الحاسوب الشخصي: هل يعتمد توزيع الأموال على درجة أهمية وأهمية الوثائق؟

هو.نعم. تقدم الأرشيفات الطلبات في شكل معين للمشاركة ، ونحن نعتبر هذه الطلبات. أيضًا ، تنطبق الشركات التي تعتقد أنها تقدم أشياء مثيرة للاهتمام. نحن نعتبرها ونختار حلولًا واعدة مثيرة للاهتمام ، ونضع خطة عامة وننفذ عمليات الشراء على أساس تنافسي. في العام الماضي ، كان هناك 52 عقدًا حكوميًا لهذا الحدث. أي أننا نوقع عقدًا كل أسبوع.

أسبوع الكمبيوتر الشخصي: لقد تطرقت إلى موضوع المستندات المخزنة بالفعل في الأرشيف ، بدءًا من القرن الحادي عشر ، ولكن المستندات الورقية الجديدة تأتي أيضًا إلى الأرشيف وهذه مجموعة ضخمة. كيف يتم العمل معهم؟ كيف يتم حل قضية رقمنتها؟

هو.بالنسبة لنا ، هناك شيء واحد فقط مهم: هل تنتمي هذه الوثائق إلى تكوين صندوق الأرشيف أم لا. أي أنها تخضع لفترة صلاحية دائمة أم لا. وبعد ذلك ، من وجهة نظر الاستخدام ، لا يهم على الإطلاق ما إذا كانت هذه وثائق من القرن الحادي عشر أو الحادي والعشرين. في هذا الصدد ، هم متساوون. شيء آخر هو أننا بطبيعة الحال لدينا صندوق تأمين وصندوق لاستخدامه لوثائق القرن الحادي عشر. ونادرا ما يتم تسليم هذه الوثائق الفريدة. يوجد سجل دولة خاص وثائق فريدة RF ، والتي يتم نشرها على موقع الويب الخاص بالأرشيف الفيدرالي وتحتوي على أوصافهم وصورهم الإلكترونية.

أسبوع الكمبيوتر الشخصي: في هذا الصدد ، ربما يكون من الأسهل قبول المستندات المترجمة إلى شكل إلكتروني؟ على سبيل المثال ، التغييرات في التشريعات المتعلقة وثائق الموظفينوربما تقبله المحفوظات بشكل إلكتروني؟

هو.اعتقد نعم. لكن المعنى الخاص أرشيف الدولةقبول الوثائق المعاصرةحاليا لا يوجد أفراد. لاجل ماذا؟ احسب معاشك التقاعدي؟ هنالك صندوق التقاعدالتي أنشأت السجل المتخصص للمواطنين ، منذ عام 2000.

أسبوع الكمبيوتر الشخصي: إذن لا تقبل الأرشيفات السجلات التي يبلغ عمرها 75 عامًا؟

هو.لا ، لقد احتفظنا بها لفترة طويلة. ونحن الآن نتفاوض بنشاط مع نفس صندوق المعاشات التقاعدية ، حتى نتمكن من تقليص هذه الفترة للوثائق الورقية من 75 إلى 15 عامًا. لكن صندوق التقاعد يخشى أن ينهار نظامه الإلكتروني.

وتلك المستندات التي ستأتي إلينا في النهاية في شكل إلكتروني هي مشكلة كبيرة جدًا ومنفصلة تمامًا. هذه أسئلة حول إدارة المستندات الإلكترونية, المستندات الإلكترونية. كيفية أخذها ، وكيفية تخزينها ، هي مسألة منفصلة.

أسبوع الكمبيوتر: ألم تتلق هذه المستندات بعد؟

هو.لا ، هم يفعلون. تم قبول مواد التعداد السكاني والتعداد الزراعي من قبل GARF في شكل إلكتروني. شيء آخر هو أن هذه التعدادات موجودة فقط في شكل إلكتروني. لكن لا يوجد قبول جماعي لوثائق الأعمال حتى الآن. هناك عدد غير قليل من القضايا التي لم يتم حلها هنا.

أسبوع الحاسوب الشخصي: وماذا عن وثائق المنظمات المصفاة؟ هل يتم قبولهم للتخزين؟

هو.نحن نقبل. صحيح ، في حالة إفلاس الشركة وتصفيةها ، فإن أمناء الإفلاس ملزمون بإيجاد أموال لوصف وثائق المنظمات التي تمت تصفيتها ، لكنهم لا يجدونها دائمًا.

أسبوع الكمبيوتر الشخصي: يدير الأرشيف الفيدرالي 15 أرشيفًا فيدراليًا. هل المحفوظات الإقليمية خارجة عن سيطرة إدارتك حاليًا؟

هو.نعم ، ليس هناك سيطرة مباشرة عليهم. يطيعون الهيئات التنفيذيةرعايا الاتحاد. توجد في مكان ما خدمات أرشيفية مستقلة. في مكان ما هم ، مثلنا ، مدرجون في وزارات الثقافة. في مكان ما - إلى وزارة العدل أو مباشرة إلى مكتب المحافظ. لكن القوة الرأسية التي كانت موجودة في الاتحاد السوفيتي واستمرت حتى عام 2004 ، للأسف ، لم تعد موجودة. طالما نحافظ على الوحدة المنهجية. كيف يمكننا مساعدة المحفوظات الإقليمية. يشارك ممثلو الأرشيف الاتحادي في الأحداث السنوية التي تقام في كل منها المقاطعة الفيدراليةالمجالس العلمية والمنهجية. مرة واحدة في السنة ، لمجلس أرشيفحيث يجتمع موظفو المحفوظات من جميع أنحاء البلاد. هذا هو ، الاتصالات تبقى. نحن نمزح أن أمين المحفوظات هو مهنة يمكنك أن تجد نفسك فيها في أي مدينة بدون نقود وأشياء ، وتذهب إلى زملائك في المحفوظات ، وسوف يقبلونك ويطعمونك ويرسلونك إلى المنزل. هناك أخوة ليست في الحقيقة من سمات أي مهنة أخرى.

أسبوع الكمبيوتر الشخصي: شكرًا على الدردشة.

المسح الضوئي: التقنيات

ما هي الرقمنة؟

02.10.2015 ، الجمعة ، 14:05 ، مسك 2707

المسح الضوئي والتحويل الرجعي والخدمات ذات الصلة. مراجعة تقنيات تحويل المستندات إلى شكل إلكتروني.

هناك عدة خيارات لتنظيم عمليات الرقمنة. يمكن تنفيذها بشكل مستقل أو من خلال الاستعانة بمصادر خارجية للخدمات ، مع تصدير المستندات أو أداء العمل على أراضيها. عند الرقمنة ، يمكن استخدام الماسحات الضوئية المكتبية أو المهنية أو الماسحات الكوكبية. يمكن استخراج البيانات في أوضاع يدوية أو شبه آلية أو آلية ، مع معالجة أرشيفية أولية للوثائق الورقية أو تصنيف المعلومات بالفعل في شكل إلكتروني ، إلخ.

أي طريقة تختار؟

الحل يعتمد على مهمة معينة ، لأن كل مما ورد أعلاه "أو" يحدد جودة النتيجة وتكلفة العمل. على سبيل المثال ، مسألة المستندات المُجلدة أبدية: هل من المربح إجراء المسح الضوئي ببطء في حالة ملزمة أو إنفاق الأموال على الخياطة ، ولكن يتم تحويلها بسرعة إلى الماسحات الضوئية للمستندات؟

أسهل طريقة لاختيار المسار الذي يناسبك هو البحث عن خبرة مؤسسة الرقمنة. ستجري الشركات الكبيرة ، المهتمة بالعمل ، استطلاعًا مجانيًا ، وسيتم تحديد أفضل نهج لك. لا تفوت هذه الفرصة ولا تتوقع أن تميل إلى طلب الخدمات: معظم هذه الشركات مهتمة أيضًا بتزويد الأجهزة والبرامج لرقمنة افعلها بنفسك.

كم عدد المستندات التي تحتاجها لمسحها ضوئيًا؟

المعلمة التعريفية هي حجم المستندات.

المعلمة التعريفية هي حجم المستندات. للمسح الضوئي اليومي لمجموعات صغيرة من المستندات المطرزة (على سبيل المثال ، المحاسبة الأولية) ماسح ضوئي مكتبي عادي يمكنه تحمل عبء يصل إلى عدة آلاف من الصفحات يوميًا سيفي بالغرض. تحتاج فقط إلى استكماله ببرنامج مناسب للفهرسة.

للمسح المنتظم كميات كبيرةمطلوب معدات مهنية. هذه ماسحات ضوئية صناعية تكلف الكثير من المال (يتم استخدام هذه المعدات من قبل دائرة الضرائب الفيدرالية ، ودائرة الجمارك الفيدرالية ، والبنوك الكبيرة). لذلك ، قد يكون الاتفاق الإطاري لتقديم خدمات الرقمنة الدورية بديلاً أقل تكلفة.

إن تحويل المصفوفات الكبيرة بأثر رجعي إلى نموذج إلكتروني بمفردك ليس له ما يبرره اقتصاديًا: بالإضافة إلى شراء المعدات وتدريب الموظفين ، ستكون هناك حاجة إلى تكاليف كبيرة للعمالة والوقت. من المؤكد أن طلب خدمة أكثر كفاءة ، حيث يمكن لشركة كبيرة تخصيص عدد كبير من الموظفين وحل المشكلة بسرعة.

أين يتم مسح المستندات ضوئيًا؟

المعلمة التعريفية هي الطلب على المستندات الممسوحة ضوئيًا. هل يؤثر حجز المستندات على نشاط المنظمة وقت المسح؟ يعد هذا أمرًا بالغ الأهمية بشكل خاص عند رقمنة المستندات التي يتم الوصول إليها بانتظام من قبل الموظفين ، أو التي قد تطلبها السلطة التنظيمية فجأة ، وكذلك للتخلص من حالات الطوارئ المرتبطة بالمستندات. أمثلة: المستندات المالية والموظفين والتقنية و الوثائق التشغيلية، ودفاتر مكتب التسجيل وصناديق الصناعة الأخرى.

منطقة المسح ، المنظمة في مقر الشركة-خدمة العملاء.

إذا كنت بحاجة إلى رقمنتها بسرعة كافية ، فإن الطريقة التقليدية هي طلب الخدمات مع مغادرة فريق المسح إلى منطقتك. غالبًا ما يكون هذا أرخص من تسليم المستندات لإنتاج المقاول وإعادته ، لكن كل شيء يتم تحديده من خلال البعد الإقليمي. تعني لوائح العمل الميداني فحص الحالة الصادرة خلال يوم أو يومين عمل ، دون انسحاب طويل من سير العمل.

هل يجب أن أطرز المستندات؟

تحديد المعلمات: حالة المستندات وإمكانية الخياطة. إذا كانت هناك فرصة ، وكانت الورقة مناسبة للسحب باستخدام ماسح ضوئي للوثائق ، فيجب أن تكون مطرزة. الحقيقة هي أن مسح المستندات المُجلدة على ماسح ضوئي (كتاب) للكواكب أبطأ عدة عشرات من المرات من الرقمنة المتدفقة. زيادة وقت العمل وتكلفة العمالة بشكل متناسب. المسح الضوئي باستخدام ماسحات ضوئية للمستندات ، حتى مع مراعاة الوصلة ، يكون أسرع وأرخص.

يمكنك تطريز نفسك ، أو يمكنك أن تعهد بهذا إلى الفنان.

يمكنك التطريز بنفسك ، أو يمكنك تكليف المقاول بذلك: إذا تم اختيار شركة حسنة السمعة ، فلا يجب أن تخاف من فقدان المستندات. على العكس من ذلك ، فإن التنظيم الصارم لجميع العمليات والمواد عالية الجودة يسمح للشركات بتأمين نفسها ضد الخسائر المالية الإضافية والأضرار التي تلحق بصورتها. هذا النهج موثوق به المحاكم الروسية: عند تنظيم المسح ، عادةً بأمر داخلي ، يُسمح بالربط والخياطة اللاحقة لقضايا المحكمة.

بالمناسبة ، يمكن للشركات الكبيرة إجراء معالجة أرشيفية احترافية في وقت واحد: أولاً ، تم بالفعل تنفيذ جزء من العمل استعدادًا للمسح الضوئي ، وثانيًا ، تساعد معالجة الأرشفة في تحديد المستندات التي لم تتم المطالبة بها وتقليل حجم المصفوفات الممسوحة ضوئيًا ، مما قد يقلل من تكلفة العمل.

ما الجودة للاختيار؟

اليوم ، يمكن مسح أي كائن بجودة عالية: من بطاقة مكتبة صغيرة إلى بطاقات 8A0 والمشهد المسرحي.

تحديد المعلمات: نوع المستند ومقدار الموارد الواردة فيه نموذج إلكتروني. اليوم ، يمكن لمعدات المسح أن تنتج صورًا بدقة تتراوح من 200 إلى 1200 نقطة في البوصة (dpi). إلى عن على الأعمال الفنيةتُستخدم دقة 400-600 نقطة في البوصة عادةً لإنتاج نسخ عالية الجودة. يتم استخدام الجودة العالية فقط عندما يكون من الضروري تكبير الصورة وتفاصيل الأشياء الصغيرة ، مثل العملات المعدنية.

تحتاج الرسومات التفصيلية منخفضة التباين ، والتي يتم إجراؤها غالبًا على ورق التتبع والأزرق ، إلى مسح ضوئي بدقة تصل إلى 300-400 نقطة في البوصة ومعالجة إضافية للصور في برامج تحرير الرسوم. عادةً ما يتم مسح بقية المستندات ضوئيًا بدقة 300 نقطة في البوصة ، وهو ما يكفي لطباعة النسخ دون فقدان الجودة. ضروري اقتصاص الصورة ، والتصحيح الهندسي ، وتصحيح الألوان ، والتحويل إلى تنسيقات pdf، و tiff ، و jpeg ، وما إلى ذلك في الوضع التلقائي بالكامل من خلال البرامج المضمنة في جهاز المسح أو المزودة به.

في معظم الحالات ، يتم استخدام وضع التصوير الملون. يعد هذا ضروريًا لجميع المستندات التي تم تصحيحها أو ختمها على النص ، للتحقق من أن نسخة إلكترونية مأخوذة من المستند الأصلي مع ختم وتوقيع ، وكذلك لوضوح النصوص الباهتة ولإيصال الميزات الفريدة لـ الأصلي. لم تتم مناقشة الحاجة إلى المسح الضوئي بالألوان للأعمال الفنية. يتم استخدام وضع "تدرج الرمادي" فقط في بعض الحالات: عندما لا تحتوي المستندات على سمات لونية ، أو عندما يكون من الضروري تقليل حجم المورد الإلكتروني المستلم.

يمكن إجراء المسح بشكل مستقل. تتمثل المهمة الرئيسية في تدريب الموظفين على العمل بشكل صحيح مع المعدات المعقدة ، نظرًا لأن جودة الصور الناتجة مهمة للفهرسة اللاحقة: يمكن أن يجعل المستند الذي تم مسحه ضوئيًا بشكل سيئ والظلال والتوهج وعيوب أخرى في الصورة الإلكترونية غير قابلة للقراءة معلومات مهمة. سيؤدي ذلك إلى منع تطبيق تقنيات الاستخراج التلقائي للبيانات وقد يؤدي إلى أخطاء في الفهرسة. تحميل بيانات خاطئة لبعض الأنظمة ( سجلات الدولة، أنظمة المحاسبة) غير مسموح به.

الفهرسة

نادرًا ما يتم استخدام المسح البسيط ، لأنه في العمل اللاحق سيكون من الأسهل قليلاً البحث عن المعلومات في مجموعة من الملفات الرسومية عن طريق قلب الورق. لتتمكن من البحث ، من الضروري تحديد العديد من السمات (حقول الفهرس) في المستند.

الموظفون المشاركون في الفهرسة الجماعية للوثائق عن طريق الإدخال اليدوي.

يمكن إضافة السمات المحددة إلى اسم الملف. تطورت هذه الممارسة في المحاكم الروسية: حتى لا يتمكن عامل المسح من الوصول إلى الأنظمة الداخلية للمحكمة ، عند الرقمنة ، يتم إدخال جميع التفاصيل الضرورية في اسم الملف. بعد ذلك ، يتم التعرف على هذه التفاصيل من قبل النظام القضائي عند تحميل كل وثيقة على حدة.

ولكن عادة ما يتم تحميل المستندات الرقمية إلى نظام معلوماتالمجموعة ، الأمر الذي يتطلب إنشاء قاعدة بيانات. لذلك ، إذا كنت بحاجة إلى إرفاق مستند ببطاقة موجودة بتنسيق نظام المحاسبة، قد يكون كافيًا استخراج بعض السمات التي تحددها بشكل فريد - عادةً رقم وتاريخ.

إذا كان من الضروري تكوين قاعدة بحث بناءً على المستندات نفسها ، فسيتم تحديد مقدار البيانات المراد استخراجها من خلال المهمة: من بضع تفاصيل للبحث في ملف في أرشيف إلكتروني إلى نقل جميع المعلومات المهمة إلى ملف تحليلي قاعدة البيانات (الاسم الكامل ، والعناوين ، ورقم التعريف الضريبي ، ورقم التعريف الشخصي ، والتواريخ ، وأرقام مستندات الطلب ، وما إلى ذلك).

تطبق المتاحف والمكتبات ودور المحفوظات قواعد الفهرسة الخاصة بها عند رقمنة وحدات التخزين والوثائق المحاسبية. مجال منفصل من الخدمات هو أيضًا التوجيه ، والذي يستخدم ، على وجه الخصوص ، في رقمنة شرائط التسجيل (تلقائي) والرسومات (العرض اليدوي في أنظمة CAD).

ما مقدار البيانات المطلوب استخلاصها؟ من الأفضل أيضًا الحصول على إجابة هذا السؤال باستخدام الخبرة ، نظرًا لأن عدد التفاصيل المراد استخراجها يعتمد على المهمة الوظيفية ويحدد إلى حد كبير تكلفة الرقمنة. في بعض الحالات ، يمكنك قصر نفسك على مجموعات المستندات ، عندما يتم دمج الصور الإلكترونية تحت رعاية المستند الرئيسي (على سبيل المثال ، عقد أو سجل حسابات). في حالات أخرى ، من الضروري استخراج جميع البيانات الواردة في المستند لملء بطاقة نظام المعلومات.

أمثلة على استرجاع البيانات

تحليل الطلبات المقدمة على بوابة zakupki.gov.ru من قبل الشركات ذات مشاركة الدولةومؤسسات الدولة (44-منطقة حرة ، 223-منطقة حرة) ، توضح ما يلي:

- لربط النسخ الإلكترونية من ORD بنظام إدارة المستندات الإلكترونية ، يكفي رقم وتاريخ ونوع الوثيقة.

- غالبًا ما يكون مسح المستندات المالية مصحوبًا باستخراج الرقم والتاريخ والأسماء والتفاصيل الخاصة بالدافعين والمبالغ.

- رقمنة الوثائق الأرشيفية للبلديات (مراسيم الإدارات ، واللجان التنفيذية للمدينة ، والمجالس القروية ، وما إلى ذلك) من أجل تقديم الخدمات وجرد الأشياء الخاصة بعلاقات الأراضي والممتلكات ، يتطلب استخراج رقم وتاريخ المستند ، وجميع الأسماء والعناوين الكاملة . علاوة على ذلك ، يجب مقارنة العناوين بأدلة KLADR / FIAS الحالية.

- يقترن رقمنة وثائق صندوق المحفوظات في الاتحاد الروسي بملء صارم لوكالة الأمن القومي ووصف الأموال وفقًا لتشريعات الأرشفة.

- فهرسة قوائم الجرد والسجلات تعني الاعتراف بجميع السجلات الترتيبية.

- للعمل مع الرسومات في شكل إلكتروني ، من الضروري استخراج جميع حقول الطوابع تقريبًا.

- لا يتطلب مسح الحالات المركبة استخراج تفاصيل كل مستند فحسب ، بل يتطلب أيضًا إنشاء العلاقات. أصعب حالة هي وثائق التصميم ، حيث تحتوي قاعدة البيانات التي تم إنشاؤها على تسلسل هرمي متعدد المستويات وارتباطات للمستندات.