في السنوات الاخيرةأصبح رقمنة الوثائق في الأرشيف شائعًا بشكل متزايد. الورق العادي يتدهور ، والأعمار ، ويمكن أن تفقد المعلومات الموجودة فيه تمامًا. بعد كل شيء ، قبل أن تكون الورقة مختلفة ، وكانت شروط تخزين المستندات مختلفة تمامًا. وهذا هو سبب الحاجة إلى رقمنة المحفوظات ، وحتى الآن ، فإن رقمنة المحفوظات مطلوبة بشدة بين المنظمات الكبيرة التي طالما حلمت بنقل جميع محفوظاتها إلى تقنية غير ورقية.
البحث في ثوان
إذا كان من أجل العثور على نسخة من مستند بالرقم المطلوب ، الموجود في أرشيف ورقي ، وعمل نسخة منه ، يمكن قضاء قدر كبير من وقت العمل الثمين ، فعند استخدام الأرشيف الرقمي ، سيتم حل هذه المهمة في ثانية واحدة أو ثانيتين فقط . في الوقت نفسه ، هناك حاجة إلى مثل هذا الوقت للبحث ملفات مطلوبهوعلى ختمها.
ترسل أي شركة أو مؤسسة حرفيًا يوميًا المستندات إلى الأطراف المقابلة التي تعتبر ضرورية جدًا لدعم المعاملات. إذا تم ذلك يمكنك أنت وموظفيك إرسال أي مستند ضروري بسهولة عبر البريد الإلكتروني في أي وقت ، وإذا لزم الأمر ، قم بطباعته بسرعة.
كلما كبرت المنظمة ، زادت صعوبة سير عملها
وبالتالي ، يتم تخزين عدد كبير من المستندات في الأرشيف. إذا قمنا بتلخيص مقدار وقت العمل الذي يستغرقه البحث عن المستندات الأصلية في الأرشيف ، وكذلك لعمل نسخ منها ، في العام ، فإننا نحصل على قدر مناسب. إذا تمت رقمنة الأرشيفات ، فسيتم نقلها إلى نموذج إلكتروني، سيتم تخفيض هذا المبلغ عدة مرات.
تسمح لك أجهزتنا الاحترافية بمسح المستندات ضوئيًا في وضع التدفق يوميًا بسرعة تصل إلى أربعمائة ألف صفحة مقاس A4.
تعد رقمنة الأرشيف أكثر ملاءمة من تخزين المستندات الورقية
بعد كل شيء ، يمكن احتواء محتويات عدة عشرات الآلاف من المجلدات بسهولة على محرك أقراص ثابت واحد. يجب أن تعلم أيضًا أن الأرشيف الإلكتروني عملي أيضًا ، لأنه من الأسهل بكثير إدارة المستندات الإلكترونية. عندما يتم رقمنة الوثائق ، فإنها ستصبح متاحة على الفور للأفراد والمؤسسات ، والمئات في وقت واحد. كان هذا هو السبب في تحولهم اليوم في جميع أنحاء العالم إلى الوسائط الإلكترونية. سيساعد هذا في الحفاظ على المعلومات ، فضلاً عن جعلها في متناول الكثيرين.
في عصر التكنولوجيا العالية والتقدم التكنولوجي السريع ، متى التقنيات الرقميةتغطي المزيد والمزيد من مجالات النشاط البشري ، من التمويل إلى السفر إلى الفضاء، من المنطقي تمامًا استخدام جميع مزايا التنسيق الرقمي في سير عمل الأعمال. المزيد والمزيد من الشركات تدرك قيمة رقمنة جميع وثائقها.
ما أنه لا يمثل رقمنة الوثيقة?
في جوهرها ، هذه هي ترجمة مستند على حامل صلب (يمكن أن تكون هذه المستندات ورقية وتسجيلات صوتية ومرئية على الوسائط المناسبة) إلى نوع من كود الكمبيوتر ، والذي يكون متاحًا بعد ذلك للعرض أو التحرير أو النسخ.
من الصعب المبالغة في تقدير فوائد المستندات الرقمية. على عكس المستندات الموجودة على الوسائط التقليدية ، مثل هذه المستندات:
- عمليا لا تخضع للشيخوخة ،
- لا تأخذ مساحة
- سهل التعديل
- سهل النسخ
- والأهم من ذلك أنهم دائمًا في متناول اليد.
مع التنظيم السليم للأرشيف الإلكتروني ، ستزداد كفاءة أي شركة بلا شك. ليست هناك حاجة لتخزين وحفظ المحفوظات الورقية والوثائق ، وزيادة سرعة العمل المكتبي و العمليات التكنولوجية. سيستغرق استلام وتحرير وتوزيع المستندات اللازمة للعمل وقتًا أقل بكثير. يمكن العثور على نصوص العقود والرسوم البيانية والرسومات وتحريرها وطباعتها في وقت أقل بكثير إذا كانت تتعلق بنسخ ورقية من المستندات.
من خلال توفير الوقت ، نحقق مكاسب ضخمة في الكفاءة والإنتاجية.
ومع ذلك ، على الرغم من بساطته الظاهرة ، رقمنة الوثائق ليست مهمة سهلة.
تعد عملية رقمنة المستندات عالية الجودة عملية شاقة وتستغرق وقتًا طويلاً ، لأنها لا تشمل فقط ، وعلى الأرجح ليس كثيرًا ، عملية المسح الضوئي نفسها ، ولكن عمليات إضافية مع المستند المعالج.
- إعداد وثيقة للرقمنة ،
- الوصلات والخياطة اللاحقة لوثيقة متعددة الصفحات (إن وجدت) ،
- التخلص قدر الإمكان من التلف الميكانيكي والانحشار والتجاعيد ،
- التحقق من نتيجة الرقمنة بالأصل.
الورق - المادة ليست أبدية ، وتتقادم بسرعة ويمكن تدميرها بسهولة. لهذا معلومات مهمة، الموجودة في المستندات الورقية ، يمكن أن تضيع بسهولة. بالإضافة إلى ذلك ، تشغل المستندات الورقية مساحة مكتبية ثمينة أثناء التخزين ، كما أنها تخلق العديد من المشكلات الأخرى.
ستساعد رقمنة الأرشيفات في التغلب على جميع المضايقات وزيادة كفاءة العمل المكتبي بشكل عام. تتيح التقنيات الحديثة نقل جميع المعلومات النصية والرسومية المهمة إلى الوسائط الإلكترونية ، أي لرقمنة المستندات.
أهمية الرقمنة
بالنسبة للعديد من المنظمات ، تعتبر رقمنة الوثائق ذات صلة. بعد كل شيء ، ماذا منظمة أكبر، كلما كان هيكل سير العمل أكثر تعقيدًا ، مما يعني أن رقمنة المحفوظات الورقية ستصبح أمرًا حيويًا عاجلاً أم آجلاً. رقمنة الأرشيف هي عملية مسح ضوئي لكل مستندات المؤسسة ثم فهرستها.ماذا يعطي؟
البحث في المحفوظات ملفات مطلوبهيمكنك قضاء ساعات ، على الرغم من حقيقة أن جميع المستندات مقسمة إلى مجلدات. عندما يكون من الضروري تقديم أي معلومات على الفور ، فإن الرقمنة الأولية للأرشيفات الورقية فقط هي التي ستساعد في إعداد المستندات بسرعة وتقديمها للتوقيع. باختصار ، باستخدام الأرشيفات الورقية ، تفقد صفة مهمة جدًا لأي عمل - الكفاءة!سلامة الوثائق
من السهل جدًا إتلاف المستندات الورقية وفقدانها إذا تم وضع المستند بشكل غير صحيح أثناء الأرشفة. تعمل رقمنة المستندات على التخلص تمامًا من تلفها ، كما تتيح لك الفهرسة الرقمية المريحة البحث بسرعة في المستندات. اليوم ، من السهل جدًا زيادة كفاءة العمل المكتبي.نتائج رقمنة الوثيقة
وبالتالي ، يتم حفظ جميع المستندات في شكلها الأصلي مع الحفاظ على جميع البيانات اللازمة. عندما تمر جميع المستندات الورقية بإجراءات الرقمنة ، يتم وصفها وتنظيمها. ثم يتم نشرها في الكتيبات ويتم تجميع فهرس كامل للوثائق وفقًا لخصائص واحتياجات المنظمة.فوائد العمل معنا
باستخدام خدمة شركتنا لرقمنة المستندات الأرشيفية ، يمكنك تقليل العبء على كل من الأرشيفات الورقية وقسم التصوير في مؤسستك ، لأن المستندات ستكون متاحة لجميع المتخصصين في المؤسسة. كما أنه من الأكثر فاعلية استخدام المساحات المكتبية القابلة للاستخدام وتقليل تكلفة الاحتفاظ بأرشيف ورقي ، واستخدام المستندات الرقمية عن بُعد عبر الإنترنت ، مما سيتيح لك دائمًا الحصول على جميع المستندات الضرورية في متناول اليد.في الوقت الحالي ، يتم إيلاء المزيد والمزيد من الاهتمام لقضايا ملكية ثقافية. في هذا الصدد ، تمت الموافقة عليه البرامج الحكومية، والتي من خلالها ، وفقًا لنية المبدعين ، سيضمن استخدام التقنيات الجديدة والنهج المبتكرة بالإضافة إلى الخبرة العالمية السلامة التراث الثقافي، وثائق ذات أهمية تاريخية. لذلك ، تتم ترجمة أرشيفات روسيا اليوم المستندات الورقيةفي شكل إلكتروني. حول ما كانت بداية هذا العمل الواسع النطاق ، وما الصعوبات التي واجهها أمناء الأرشيف وكيفية حلهم لقضايا الحفاظ على الوثائق الرقمية ، نائب رئيس وكالة الأرشفة الفيدرالية (Rosarchiv) أوليج نوموفأخبر مراسل PC Week / RE أولغا زفوناريفا.
أسبوع الحاسب الشخصي: أخبرنا كيف بدأت عملية رقمنة الوثائق الأرشيفية ، ما هي مميزات هذا العمل؟
أوليج نوموف:تم تحديد مهمة التحويل الشامل للوثائق الأرشيفية إلى شكل إلكتروني في برنامج مجتمع المعلومات (2011-2020). هذه ليست مهمة سهلة على الإطلاق. بالإضافة إلى ذلك ، فإن رقمنة المستندات شيء ، وشيء آخر هو الرقمنة جهاز مرجعي علمي(NSA) ، والتي بدونها لا يمكنك العثور على المستند المطلوب. لذلك ، عندما ظهرت قبل عامين إمكانية التمويل العادي للعمل في إطار البرنامج الفيدرالي المستهدف "ثقافة روسيا 2012-2018" ، بدأوا أولاً وقبل كل شيء في إنشاء وكالة الأمن القومي الإلكترونية ، والتي تتيح لك البحث بشكل فعال عن مستندات.
أسبوع الكمبيوتر: ماذا البرمجياتتستخدم لهذا؟
هو.:قبل وقت طويل من اعتماد برنامج "مجتمع المعلومات" ، بدأت دار المحفوظات الفيدرالية في تطوير برنامج موحد لروسيا بالكامل لتنظيم محاسبة المستندات - حزمة البرامج"صندوق المحفوظات". نظام الملكية الاتحاد الروسي، تم تقديمها على مستوى المحفوظات الاتحادية والإقليمية والبلدية. باستخدامه ، تم إنشاء كتالوج مخزون مركزي ، تمت استضافته على بوابة أرشيفات روسيا. في البداية ، تم إنشاء صندوق المحفوظات كجهاز محاسبة ، ولكن بعد ذلك بدأ استخدامه كجهاز بحث. الآن ، يستخدم عدد من الأرشيفات محركات بحث متخصصة.
أسبوع الكمبيوتر الشخصي: ما هي الخبرة الأرشيفية التي كانت أساسية في رقمنة المخزونات؟
هو.:كان الأرشيف التاريخي للدولة الروسية في سانت بطرسبرغ هو أول من قام برقمنة جميع قوائم الجرد ، بسبب الظروف فقط. عندما أثير سؤال حول حركته ، تم مسح قوائم الجرد ، واستخدمت صورهم الإلكترونية في جميع مراحل الحركة ، أي تم تعقب كل صندوق ، كل حالة.
لقد كانت تجربة جيدة ولكن من حيث التطوير تقنيات المعلوماتلم يكن ناجحًا جدًا. على الرغم من أنه أصبح من الممكن التعرف عليهم في غرفة القراءة وعبر الإنترنت ، إلا أن مجموعة الصور الرسومية لا تسمح بذلك البحث الآلي. حيث يتم توفير قدر أكبر من الراحة للمستخدمين من خلال ترجمة قوائم الجرد إلى تنسيق قاعدة بيانات ، مع إمكانية البحث البسيط والمتقدم. بدأ Rosarchiv في تمويل هذه الأعمال بنشاط. حتى الآن ، تم إجراء حوالي 20-30 ٪ من قوائم جرد المحفوظات الفيدرالية.
أسبوع الكمبيوتر الشخصي: ما هي التحديات التي تواجه الأرشيف عند رقمنة المستندات؟
هو.المشكلة الأولى هي الحجم الهائل. يبلغ الحجم الإجمالي لصندوق المحفوظات في الاتحاد الروسي 494 مليون ملف ، 9٪ منها في المحفوظات الفيدرالية.
لكن الأمر الأصعب هو تحديد المستندات التي يجب رقمنتها. أبسط إجابة هي الأكثر طلبًا. وكيف تحدد هذا الطلب؟ اليوم نحتاج شيئًا وغدًا آخر. وفي الحقبة السوفيتية ، تم تقديم مفهوم الصناديق والوثائق الأرشيفية ذات القيمة الخاصة. قاموا بإنشاء صندوق تأمين على الميكروفيلم ، بالإضافة إلى صندوق للاستخدام. ومع ذلك ، فإن هذه الوثائق اليوم ليست مطلوبة عمليًا. أي أن معايير القيمة والطلب لوثائق الحقبة السوفيتية لا تعمل على الإطلاق الآن. الطلب يتغير باستمرار. يكاد يكون من المستحيل تحديد المستندات الأكثر طلبًا على وجه اليقين.
الجانب التقني للقضية مهم أيضا. على سبيل المثال ، كان هناك طلب كبير على تجميع النسب الخاصة بهم. إنه جيد وضروري. بدأوا في ترتيب هذه الحالات بنشاط: سجلات الرعية ، حكايات المراجعة. لكنها غير مهيأة على الإطلاق لمثل هذا الاستخدام الشامل. مسحها على أنها الأكثر شيوعًا هو هراء. من كتاب بسمك 80 سم يحتاج الشخص إلى صفحة واحدة فقط. ولتلبية هذا الطلب ، تحتاج إلى مسح آلاف الصفحات بالكامل. نعم ، حتى مع معدل الدوران. ولكن ، من ناحية أخرى ، إذا تم مسح هذه المستندات ضوئيًا ، فسيتم إخراج النسخ الأصلية من التداول وضمان سلامتها الجسدية. كلها فريدة من نوعها. والأهم من ذلك ، أن الأوصياء المؤسف الحظ (بما في ذلك العديد من النساء) لن يحملوا كل هذه الأطنان من الأوراق بين أذرعهم.
ومع ذلك ، فإننا نواجه هنا شكل تقديم المعلومات. بعد كل شيء ، كان من المثير للاهتمام أن لا يحصل المستخدم على صورة ، ولكن فك تشفير وقاعدة بيانات. ومجموعة هذه الوثائق ضخمة. فقط في RGADA في الصندوق 350 "كتاب Landratsky وكتب المراجعة" - أكثر من خمسة آلاف حالة ، حوالي 3 ملايين صفحة. كم عدد الأشخاص الذين يحتاجون إلى المشاركة؟ في بيرم ، وجدوا مخرجًا جيدًا: لقد اجتذبوا الأموال التي تم تخصيصها لتوفير الوظائف. تم إنجاز العمل من قبل الناس في المنزل. نجح في حل مشكلة البطالة. وفي النهاية ، تمكنوا من فعل ما لا يستطيع أي شخص آخر في روسيا فعله ، في ذاكرتي.
تتيح لنا تجربة المسح في الأرشيفات الفيدرالية استخلاص استنتاجين. أولاً ، إنشاء صندوق إلكتروني للاستخدام دون إنشاء وكالة الأمن القومي هو مهنة غير منتجة. اتضح وجود كومة ضخمة من عمليات المسح ، حيث من المستحيل العثور على الصورة الصحيحة. ثانيًا ، يعد المسح ، وخاصة المسح الشامل ، مناسبًا لفضح المجمعات المكتملة - الأموال أو المخزونات. في الوقت نفسه ، يجب فحص الحالات بالكامل من أجل تجنب التعارض في حالة وجود أخطاء في الترقيم. في بعض الحالات ، نظرًا لتفرد المستندات وأهميتها ، بغض النظر عما إذا كان هناك أي نص على ظهر الورقة أم لا ، فمن الضروري رقمنة الورقة ، بما في ذلك ظهرها. ثم يختفي السؤال الذي قد نخفيه عن شيء ما.
هناك مشكلة في اختيار المعدات. في مكان ما تحتاج إلى ماسح ضوئي بسيط ، في مكان ما يجب أن يكون أكثر تعقيدًا. على سبيل المثال ، من أجل رقمنة كتب Landrat ، تم طلب "مهد عميق" بشكل خاص. وإلا فلا تنسخ ، لأن سمك ظهر بعض الكتب يصل إلى 80 سم.
أسبوع الحاسوب الشخصي: ما هو الهدف الرئيسي للرقمنة في الوقت الحاضر؟
هو.هناك ثلاثة منهم. الأول هو توسيع وتبسيط الوصول إلى وثائق صندوق المحفوظات. والثاني هو ضمان سلامة الأصول من خلال سحبها من التداول وإتاحة الوصول إليها صندوق إلكترونياستعمال. والثالث هو تبسيط تقديم الخدمات العامة. الآن هناك العديد من الطلبات الفردية من المواطنين للحصول على وثائق على شؤون الموظفين. كما بدأت المحفوظات في رقمنتها واستخدامها نسخ إلكترونيةلتحضير الإجابات ، مما يسرع العمل بشكل كبير.
أسبوع الكمبيوتر الشخصي: كيف تقوم المحفوظات برقمنة المستندات؟
هو.تسير العملية بشكل مختلف: في مكان ما يقومون بذلك بأنفسهم ، باستخدام وسائل مرتجلة أو الحصول على مجموعة متنوعة من المعدات. الطريقة الثانية هي إشراك المنظمات الخارجية. لكن مع ذلك ، لا توجد إجابة قاطعة على أهم سؤال حتى الآن: ما الذي نسعى إليه برقمنة المستندات؟
أسبوع الكمبيوتر: ولا أحد يسألهم؟
هو.يسأل الجميع لماذا. ولكن كيف تجد الإجابة الصحيحة الوحيدة؟ بطبيعة الحال ، فإن ميزة استخدام المستندات الرقمية واضحة. هذا والأمان ، والوصول عن بعد ، وسهولة تقديم المعلومات ، وسهولة عمل النسخ - مجموعة كاملة من الإيجابيات. شيء آخر هو كيفية تحقيق ذلك؟ أنت مستخدم هنا ، لقد دخلت إلى الموقع وقررت أن المستندات التي تحتاجها موجودة في المخزن. دعنا نقول في بيرم. ذهبنا إلى الموقع عن طريق الرابط ، ووجدنا أوصافًا للحالات. هناك أمر مثير للاهتمام. وكيف تحصل عليه؟ حسنًا ، إذا كان مرقمًا بالفعل. وإذا لم يكن كذلك؟ اذهب إلى الأرشيف بنفسك واطلب النسخ الأصلية؟ أم يجب أن يقوم الأرشيف برقمنة جميع القضايا؟ لكن هذا مستحيل. لذلك ، في الواقع ، لم يتبق سوى خيار واحد. إنشاء في كل أرشيف إمكانية الإنتاج الفوري للنسخ الإلكترونية بناءً على طلب المستخدم. ولا يجب أن تكون وحدتك الخاصة. ويمكن أيضا أن يكون الاستعانة بمصادر خارجية. ولكن يجب تقديم هذه الخدمة على الفور. ولكن لعمل هذه النسخ ، كما تظهر التجربة ، يكون ذلك منطقيًا فقط عندما تكون موجودة بالفعل النظام الإلكتروني، مما سيسمح بوضع منظم وعالي الجودة لهذه المواد. هذا عندما ستعمل. لا أعرف متى سنفعل ذلك ، وما إذا كنا سنكون قادرين على القيام به ، بصراحة.
أسبوع الكمبيوتر الشخصي: ربما ، حتى قبل الموافقة على برنامج مجتمع المعلومات في عام 2010 ، كان العمل على الرقمنة قد تم بالفعل؟
هو.نعم. كانت هناك مشاريع منفصلة. على سبيل المثال ، الأرشيف الإلكتروني للكومنترن أو مجموعة من المستندات من SVAG. كقاعدة عامة ، تم تنفيذها بالاشتراك مع شركاء أجانب. الأموال الخاصة لتنفيذها لم تكن كافية. لم يكن الأمر سهلا. كانت هناك صعوبات فنية ومنهجية وتنظيمية وتكنولوجية. لكن الخبرة كانت تتراكم. والآن هو مفيد جدا.
أسبوع الكمبيوتر الشخصي: أي بعد الموافقة على البرنامج ، بدأوا في تحديد المعايير الأساسية لرقمنة المستندات؟
هو.لنفترض أن هذا البرنامج سمح لأخصائيي المحفوظات بلفت انتباه السلطات إلى حقيقة أن هناك مشكلة ويجب حلها. إعداد واعتماد برامج الرقمنة. وجذب التمويل لذلك. لكن اليوم لا يوجد معيار عالمي. من الصعب تحديد نهج واحد للجميع ، لأن الأرشيف يخزن وثائق مختلفة تمامًا.
أسبوع الكمبيوتر الشخصي: إذن كل أرشيف حدد المعايير نفسها بالفعل؟
هو.في الواقع نعم. من حيث المبدأ ، هذه أربعة معايير ، وهي مقبولة بشكل عام ، لكنني لن أقول إنها الأصح. هذا هو الطلب على المستندات ، وضمان السلامة ، وتسهيل عمل موظفي الأرشيف ، وتحسين ظروف خدمة المستخدم. بالإضافة إلى أنه يسرع العمل. إذا كان لدي NSA إلكتروني على موقعي ، فحينئذٍ يأتي المستخدم إلى الأرشيف المعد من خلال الاطلاع على المخزون على الإنترنت. إذا تم بالفعل رقمنة المستندات المطلوبة ، فلديه الفرصة لعرضها على جهاز الكمبيوتر الخاص به دون الذهاب إلى الأرشيف ، أو استلامها في غرفة القراءة دون تأخير.
أسبوع الكمبيوتر الشخصي: اتضح أن كل أرشيف يجب أن يقرر بنفسه ما الذي يجب رقمنته في المقام الأول؟
هو.حق تماما. يجب أن يكون هذا برنامجًا فرديًا حصريًا لكل أرشيف. لا يمكنك صنع واحدة. يعتمد على العديد من العوامل: الفرص المالية، حول درجة تطوير وتنفيذ تقنيات تكنولوجيا المعلومات ، عند الطلب المحدد. لذلك ، هناك طلب كبير على شخص ما لوثائق الموظفين ، ومن الضروري تلبية احتياجات المواطنين. على الرغم من أنه من وجهة نظر أرشيفية ، فإن هذه الوثائق ليست دائمة ، ولكن لها فترة تخزين مؤقتة تبلغ 75 عامًا. لكن هذا يجعل العمل أسهل ويساعد الناس ، لأن الشخص لا ينتظر الرد على طلب لمدة شهر ، بل يتلقى المعلومات المطلوبة في غضون يومين. لذلك ، من الضروري الاستثمار في هذا الجهد والموارد.
أسبوع الحاسوب الشخصي: عند تحديد أولويات الوثائق المراد رقمنتها ، هل تنسق الأرشيفات مع الأرشيف الروسي؟
هو.إذا تحدثنا عن المحفوظات الإقليمية ، فعندئذ لا. هذا هو عمل كل أرشيف. يرسلون لنا برامجهم المعلوماتية والرقمنة. نتعرف عليهم ونقدم نصائحنا. نحن نساعدهم بأفضل ما في وسعنا ، ونخصص الأموال من FTP. شيء آخر هو الأرشيف الفيدرالي. هنا مكانة الأرشيف الروسي لها أهمية حاسمة. لكن حتى هنا لا يوجد معيار عالمي. لتلبية الطلب المتزايد باستمرار على معلومات الأنساب ، خصص الأرشيف الروسي أكثر من 40 مليون روبل. لتحويل كتب landrat المخزنة في RGADA إلى شكل إلكتروني. استجابة لاهتمام المجتمع المستمر بتاريخ وطننا الأم في الماضي القريب ، تم إطلاق موقع "وثائق العهد السوفيتي" في يونيو من هذا العام ، حيث تم إطلاق صور لوثائق من الصندوق الشخصي لـ I.V. Stalin والمكتب السياسي لـ تم نشر اللجنة المركزية. تم إعداد مشاريع الإنترنت المخصصة للذكرى 1150 لقيام الدولة الروسية ، الذكرى 400 لانتهاء الاضطرابات ، الذكرى 200 لقيام الدولة الروسية. الحرب الوطنية 1812. وبطبيعة الحال ، تم نشر صور أهم الوثائق وأكثرها شعبية هناك.
أسبوع الكمبيوتر الشخصي: الآن سيتم إصدار نسخ إلكترونية فقط في غرفة المطالعة بالأرشيف وليس المستندات الأصلية؟
هو.من الناحية المثالية ، تحتاج إلى شخص للعثور على المستند الذي يبحثون عنه على الموقع ، وطلب حالة ، وسيتم إعطاؤهم مستندات ممسوحة ضوئيًا. والأصل لا يزال سليما. ومع ذلك ، هناك حالات تحتاج فيها إلى رؤية الأصل. على سبيل المثال ، بغض النظر عن مدى جودة هذه التقنية ، فإنها لن تنقل العلامات المائية. وعليهم يمكنك تحديد تاريخ الوثيقة. لكن مثل هذه الحالات هي واحدة في الألف.
أسبوع الكمبيوتر الشخصي: اتضح أن الأرشيف تم توفيره للمستخدم خدمة عامةولكن بعد احتياج النسخة الرقمية من المستند إلى الحفظ؟
هو.بالطبع هذه ميزة المسح. في السابق ، كان هناك ميكروفيلم ، زيروكس ، مطبوع. وأمين المحفوظات ، بعد أن قام بنسخ نسخ ، أعطاها للمستخدم. أي أنه لم يكن لديه نسخة من الوثيقة. في حالة الرقمنة ، تبقى نسخة. ولكن بالنسبة لها يجب تحديد مكان التخزين بوضوح. وإذا كان هناك طلب ثان في وقت لاحق ، فلا داعي لرفع القضية. أنت بحاجة لاكتساب الخبرة في هذا النوع من العمل.
أسبوع الكمبيوتر الشخصي: كيف يتم تحديد المواعيد النهائية لرقمنة صفائف المستندات؟
هو.تعتمد الشروط على ثلاثة أسباب: على الإمكانيات التقنية والمالية وعلى حالة الوثائق. هناك وثائق يتم تجليدها بطريقة تجعل حتى أحدث التقنيات لا تستطيع الحصول على النص بالكامل. أي أنه سيتعين عليها أن تكون مطرزة ، وهو ما لا تحبه الوثائق ولا أمناء المحفوظات حقًا. مسح. ثم خيط مرة أخرى. تأخذ وقت. أيضًا ، تعتمد الشروط على حجم الحالات وعدد الأوراق الموجودة فيها. ليس من الصعب مسح مجموعة من الأوراق بتنسيق قياسي ، ولكن بطاقة 3 × 8 م أكثر صعوبة بالفعل. وفقًا لوثائق المحاسبة ، هذه ورقة واحدة. لكن يتم فحصها فقط في أجزاء. وبعد ذلك في البرنامج ، تحتاج إلى "خياطة" كل شيء ، وتعديله ومعرفة كيف سيبدو هذا المستند.
أسبوع الكمبيوتر: كيف يتم العمل على تنفيذ النقطة 89 من البرنامج الفيدرالي المستهدف "ثقافة روسيا (2012-2018): تشكيل الأرشيف الموارد الإلكترونيةوتوفيرها على الإنترنت ”؟
هو.كجزء من تنفيذ هذا البند ، يتم رقمنة الجرد. كما يتم رقمنة الوثائق ، بما في ذلك كتب لاندرات. علاوة على ذلك ، نحاول مساعدة المناطق أيضًا: نحن ندرج حوالي خمس أو ست مناطق سنويًا في هذا البرنامج ونخصص من 10 إلى 15 مليون روبل. نقوم بإنشاء معارض على الإنترنت ، إلخ. في المجموع ، يتم تخصيص 67 مليون روبل سنويًا لتنفيذ العمل في إطار هذا البرنامج.
أسبوع الحاسوب الشخصي: هل يعتمد توزيع الأموال على درجة أهمية وأهمية الوثائق؟
هو.نعم. تقدم الأرشيفات الطلبات في شكل معين للمشاركة ، ونحن نعتبر هذه الطلبات. أيضًا ، تنطبق الشركات التي تعتقد أنها تقدم أشياء مثيرة للاهتمام. نحن نعتبرها ونختار حلولًا واعدة مثيرة للاهتمام ، ونضع خطة عامة وننفذ عمليات الشراء على أساس تنافسي. في العام الماضي ، كان هناك 52 عقدًا حكوميًا لهذا الحدث. أي أننا نوقع عقدًا كل أسبوع.
أسبوع الكمبيوتر الشخصي: لقد تطرقت إلى موضوع المستندات المخزنة بالفعل في الأرشيف ، بدءًا من القرن الحادي عشر ، ولكن المستندات الورقية الجديدة تأتي أيضًا إلى الأرشيف وهذه مجموعة ضخمة. كيف يتم العمل معهم؟ كيف يتم حل مسألة رقمنتها؟
هو.بالنسبة لنا ، هناك شيء واحد فقط مهم: ما إذا كانت هذه الوثائق تتعلق بالتكوين صندوق أرشيفيةأو لا تنطبق. أي أنها تخضع لفترة صلاحية دائمة أم لا. وبعد ذلك ، من وجهة نظر الاستخدام ، لا يهم على الإطلاق ما إذا كانت هذه وثائق من القرن الحادي عشر أو الحادي والعشرين. في هذا الصدد ، هم متساوون. شيء آخر هو أننا بطبيعة الحال لدينا صندوق تأمين وصندوق لاستخدامه لوثائق القرن الحادي عشر. ونادرا ما يتم تسليم هذه الوثائق الفريدة. هناك خاص سجل الدولة وثائق فريدة RF ، والتي يتم نشرها على موقع الويب الخاص بالأرشيف الفيدرالي وتحتوي على أوصافهم وصورهم الإلكترونية.
أسبوع الكمبيوتر الشخصي: في هذا الصدد ، ربما يكون من الأسهل قبول المستندات المترجمة إلى شكل إلكتروني؟ على سبيل المثال ، التغييرات في التشريعات المتعلقة وثائق الموظفينوربما تقبله المحفوظات بشكل إلكتروني؟
هو.اعتقد نعم. لكن المعنى الخاص أرشيف الدولةقبول الوثائق المعاصرةحاليا لا يوجد أفراد. لاجل ماذا؟ احسب معاشك التقاعدي؟ هنالك صندوق التقاعدالتي أنشأت السجل المتخصص للمواطنين ، منذ عام 2000.
أسبوع الكمبيوتر الشخصي: إذن لا تقبل الأرشيفات السجلات التي يبلغ عمرها 75 عامًا؟
هو.لا ، لقد احتفظنا بها لفترة طويلة. ونحن الآن نتفاوض بنشاط مع نفس صندوق المعاشات التقاعدية ، حتى نتمكن من تقليص هذه الفترة للوثائق الورقية من 75 إلى 15 عامًا. لكن صندوق التقاعد يخشى أن ينهار نظامه الإلكتروني.
وتلك المستندات التي ستأتي إلينا في النهاية في شكل إلكتروني هي مشكلة كبيرة جدًا ومنفصلة تمامًا. هذه أسئلة حول إدارة المستندات الإلكترونية, المستندات الإلكترونية. كيفية أخذها ، وكيفية تخزينها ، هي مسألة منفصلة.
أسبوع الكمبيوتر: ألم تتلق هذه المستندات بعد؟
هو.لا ، هم يفعلون. تم قبول مواد التعداد السكاني والتعداد الزراعي من قبل GARF في شكل إلكتروني. شيء آخر هو أن هذه التعدادات موجودة فقط في شكل إلكتروني. لكن لا يوجد قبول جماعي لوثائق الأعمال حتى الآن. هناك عدد غير قليل من القضايا التي لم يتم حلها هنا.
أسبوع الحاسوب الشخصي: وماذا عن وثائق المنظمات المصفاة؟ هل يتم قبولهم للتخزين؟
هو.نحن نقبل. صحيح ، في حالة إفلاس الشركة وتصفيةها ، فإن أمناء الإفلاس ملزمون بإيجاد أموال لوصف وثائق المنظمات التي تمت تصفيتها ، لكنهم لا يجدونها دائمًا.
أسبوع الكمبيوتر الشخصي: يدير الأرشيف الفيدرالي 15 أرشيفًا فيدراليًا. هل المحفوظات الإقليمية خارجة عن سيطرة إدارتك حاليًا؟
هو.نعم ، ليس هناك سيطرة مباشرة عليهم. يطيعون الهيئات التنفيذيةرعايا الاتحاد. توجد في مكان ما خدمات أرشيفية مستقلة. في مكان ما هم ، مثلنا ، مدرجون في وزارات الثقافة. في مكان ما - إلى وزارة العدل أو مباشرة إلى مكتب المحافظ. لكن القوة الرأسية التي كانت موجودة في الاتحاد السوفيتي واستمرت حتى عام 2004 ، للأسف ، لم تعد موجودة. طالما نحافظ على الوحدة المنهجية. كيف يمكننا مساعدة المحفوظات الإقليمية. يشارك ممثلو الأرشيف الاتحادي في الأحداث السنوية التي تقام في كل منها المقاطعة الفيدراليةالمجالس العلمية والمنهجية. مرة واحدة في السنة ، لمجلس أرشيفحيث يجتمع موظفو المحفوظات من جميع أنحاء البلاد. هذا هو ، الاتصالات تبقى. نحن نمزح أن أمين المحفوظات هو مهنة يمكنك أن تجد نفسك فيها في أي مدينة بدون نقود وأشياء ، وتذهب إلى زملائك في المحفوظات ، وسوف يقبلونك ويطعمونك ويرسلونك إلى المنزل. هناك أخوة ليست في الحقيقة من سمات أي مهنة أخرى.
أسبوع الكمبيوتر الشخصي: شكرًا على الدردشة.
رقمنة الوثائق هي تحويل الوثائق إلى شكل رقمي. يمكنك رقمنة الرسومات والنصوص والكتب. يؤدي نشاط أي مكتب أو مؤسسة عادية عاجلاً أم آجلاً إلى تكوين عدد هائل من المستندات داخل جدرانه. يتم تخزين المستندات على الرفوف وفي أدراج المكتب. يشغلون مساحة كبيرة في خزائن المكاتب وعلى مكاتب موظفي المكاتب. جبال التوثيق ، التي يصعب فهمها ، ويكاد يكون من المستحيل العثور بسرعة على وثيقة أو أخرى. حتى لا يتحول المكتب إلى مستودع أرشفي للوثائق ، ولكي يتمكن موظفوه من العمل بسرعة مع أي وثائق ضرورية ، من الضروري رقمنة جميع المستندات المتوفرة في الشركة وتحويلها من النموذج الورقي إلى النموذج الإلكتروني. باستخدام خدمات المسح الضوئي والتعرف على المستندات. المستندات الإلكترونية أسهل بكثير في المعالجة والتخزين. لا يشغلون مساحة كبيرة في المكتب. لا يمكن فقدها أو إتلافها ، والعثور على مستند في أرشيف إلكتروني رقمي ، حيث يتم تنظيم كل شيء وتصنيفه في حزم أسهل بكثير مما هو عليه في كومة ضخمة من الأوراق المخزنة في خزانة مكتب. المستندات الرقمية مناسبة أيضًا للاستخدام في حالة ذهاب موظف في الشركة في رحلة عمل أو لإجراء مفاوضات. يمكن لمحرك أقراص محمول صغير في جيبك استيعاب أرشيف مستندات الشركة بالكامل ، وسيمنحه الفرصة ، إذا لزم الأمر ، للعثور بسرعة على أي مستند ضروري. من المريح والعملي للغاية استخدام المستندات الرقمية ، في حين أن خدمات رقمنة المستندات ليست باهظة الثمن بما يكفي وهي متاحة ليس فقط للشركات الكبيرة ، ولكن أيضًا للشركات الصغيرة ومؤسسات الميزانية.
رقمنة الرسومات
تسمح لك رقمنة الرسومات ، أو كما يطلق عليها أيضًا باسم Vectorization ، بنقل الرسومات الفنية والمعمارية من الورق إلى التنسيق الإلكتروني. تتيح لك خدمات رقمنة الرسم تبسيط النظام وتنظيمه بشكل كبير تخزين الأرشيفوثائق التصميم ، وهي وثيقة الصلة بكل من المؤسسات الصناعيةوالمعاهد العلمية وكذلك مكاتب الهندسة المعمارية والتصميم والمهندسين المعماريين الخاصين والطلاب وكل من يعمل بالرسومات حسب خصوصيات عمله أو دراسته. كقاعدة عامة ، تتمثل المشكلة الرئيسية لأرشفة وثائق التصميم في البحث عن الرسم المطلوب ، والظروف التي يجب أن يتم فيها تخزين الرسم المطبوع على ورق Whatman وضخامته. يمكن لرقمنة الرسومات أن تحل هذه المشاكل بشكل فعال. عندما يتم نقل الرسم ، بفضل الرقمنة ، من حامل ورقفي شكل إلكتروني ، من أجل تخزينه ، ليس من الضروري وجود مساحات أرشيفية كبيرة ، ولكن يكفي وجود مساحة صغيرة فقط على القرص الصلب للكمبيوتر أو أي وسيط إلكتروني آخر. في الوقت نفسه ، يكفي تنظيم محتويات الأرشيف مرة واحدة ، وتقسيم الرسومات الرقمية إلى مجلدات موضوعية ، وبالتالي يسهل العثور على أي رسم ضروري. الرسومات المخزنة في الأرشيف الإلكتروني لا تخضع لضغط ميكانيكي ، أو لتأثير أي قوى وعناصر طبيعية أخرى. لا يمكن ترطيبها أو تمزقها أو فقدها ، وبفضل نظام النسخ الاحتياطي ، يمكنك حماية نفسك مائة بالمائة من ضياعها أو فقدها. يعد العمل بالرسومات الرقمية أسهل بكثير من العمل مع نظيراتها الورقية. من الأنسب حمل قرص الليزر معك ، حيث يمكنك دائمًا الوصول إلى الأرشيف بأكمله ، بدلاً من أحجام الأوراق الكبيرة والرسومات غير الملائمة. نعم ، اعرض الرسم للعميل ، حيث يكون أكثر ملاءمة على شاشة الكمبيوتر أو الكمبيوتر المحمول ، ولكن دون فتح ورق الرسم متعدد الأمتار على طاولته. ناهيك عن حقيقة أنه يمكن ببساطة إرسال الرسم الرقمي عن طريق البريد الإلكتروني ، مما يوفر وقتك ووقت الشخص الذي تم رسم هذا الرسم له. تقدم العديد من الشركات اليوم خدمات لرقمنة الرسومات ويسعدنا أن نذكر حقيقة أن شركتنا من الشركات الرائدة في مجال رقمنة المستندات. حتى الآن ، لدينا جميع المعدات والبرامج اللازمة لضمان رقمنة أي رسم مع الحفاظ على جودته بالتفصيل.
رقمنة النصوص
رقمنة النصوص هي طريقة لتحويل النص المطبوع من الورق إلى تنسيق إلكتروني. لا غنى عن رقمنة النصوص كأداة ملائمة لإنشاء أرشيفات إلكترونية وكأداة لتحويل الكتب والكتب المدرسية إلى تنسيق إلكتروني. الآن لا يضطر عشاق الكلمة الأدبية إلى الجلوس لساعات في المكتبات أو حمل كتاب ثقيل وغير مريح. يكفي أن يكون لديك جهاز لوحي إلكتروني يمكن وضعه بسهولة في جيبك أو محفظتك ، وقراءة أي أدب خيالي أو مرجعي.
رقمنة الكتب
تسمح لك رقمنة النص بنقل كتاب من أي حجم إلى تنسيق رقمي. انها مريحة جدا وعملية. بالإضافة إلى سهولة الاستخدام ، تجدر الإشارة إلى الفوائد الاقتصادية الواضحة. لا يمكنك دائمًا شراء هذا الكتاب المدرسي أو الكتاب أو ذاك لنفسك ، وفي نفس الوقت يمكنك استعارته من المكتبة أو من صديق ، وبفضل خدمة الرقمنة ، تصبح مالك النسخة الإلكترونية ، وتنفق أقل بكثير المال مقابل شراء كتاب. كما أدت عملية رقمنة الكتب إلى تبسيط عملية تخزين المخطوطات والكتب النادرة ذات القيمة التاريخية. بعد كل شيء ، الورق ليس أبديًا ، ولكن النسخة الإلكترونية من الكلمة المطبوعة يمكن حقًا تخزينها لآلاف السنين ولن تفقد محتواها الأصلي أبدًا ، مما يحافظ ليس فقط على النص ، ولكن أيضًا على الرسوم التوضيحية للأجيال القادمة.