3.1. المستندات الواردة

تبدأ المستندات التي تتلقاها المنظمة طريقها إلى التنفيذ من الرحلة الاستكشافية (الوحدة الهيكلية للإدارة العامة) (مخطط رقم 11). هناك يخضعون لعملية إعادة التوجيه ، والتي تتمثل في التحقق من التسليم الصحيح للمراسلات ، وفتح المظاريف ، والتحقق من سلامة المرفقات والفرز المسبق للوثائق إلى مسجلة وغير مسجلة. يتم نقل المستندات والوثائق غير المسجلة التي تحمل علامة "شخصيًا" إلى الوجهة. يجب على المنظمة (المؤسسة) تجميع قائمة بالوثائق غير المسجلة ، والتي تتم مراجعتها سنويًا.

تنقسم المستندات المسجلة إلى مجموعتين:

1. وثائق باسم الرئيس ودون تحديد عنوان معين.

2. وثائق لمعالجة الانقسامات الهيكلية.

مخطط رقم 11

مخطط اتجاه حركة تدفقات المستندات الواردة

يتم نقل مستندات الدفق الأول إلى المكتب ، والتيار الثاني - إلى الوحدات الهيكلية. من خلال التسجيل المركزي ، يتم استلام جميع المستندات المذكورة أعلاه من قبل المكتب.

يقوم مساعدو رئيس أو موظف المكتب بإجراء مراجعة أولية للوثائق المستلمة. الغرض من المراجعة الأولية للوثائق المستلمة هو توزيع المستندات التي لا تتطلب مراجعة إلزامية من قبل الإدارة ، أو إنشاء الوحدة أو الشخص الذي يجب إرسال هذه الوثيقة إليه. ويترتب على ذلك أنه عندما استعراض أولييتم تشكيل اثنين من تدفقات الوثائق: إلى رئيس المنظمة (المؤسسة) وإلى الأقسام الهيكلية للمنظمة.

تتلقى إدارة المنظمة (المؤسسة) وثائق من هيئات الإدارة العليا ووثائق تحتوي على معلومات حول القضايا الحرجةأنشطة المنظمة (المؤسسة). يتم نقل الوثائق المتبقية إلى رؤساء الأقسام الهيكلية للمنظمة (المؤسسة) أو مباشرة إلى المنفذين.

إذا كان لدى المؤسسة وحدة للنظر في خطابات المواطنين ، يتم إرسال الطلبات والشكاوى إليها من البعثة. يتم نقل المستندات إلى الإدارة أو المسؤولين التنفيذيين في اليوم الذي يدخلون فيه إلى المنظمة (المؤسسة).

يتم تسجيل المستندات الخاضعة للتسجيل ، بعد النظر فيها ، وتحويلها إلى رؤساء المنظمة (المؤسسة) والأقسام الهيكلية. يتم نقل المستندات التي يتم تنفيذها من قبل عدة إدارات واحدة تلو الأخرى (وفقًا للقرار المفروض على المستند) أو يتم نسخها ونقلها في وقت واحد في نسخ.

3.2 المستندات الصادرة

مشروع وثيقة صادرةيتم تجميعها من قبل المؤدي ، ويتم التحقق من صحة تنفيذها من قبل السكرتير. يتم تحرير المستندات الصادرة من نسختين ، باستثناء الفاكسات والرسائل الهاتفية التي يتم تحريرها في نسخة واحدة. يمكن تنسيق مسودة الوثيقة الصادرة مع المتخصصين من المنظمات (المؤسسات) الأخرى وداخل المنظمة (المخطط رقم 12).

وفقًا لـ GOST R 6.30-97 ، إذا تمت الموافقة على المستند من قبل مؤسسة أخرى ، وليس مؤلف المستند ، فسيتم إضفاء الطابع الرسمي على الموافقة باستخدام "ختم الموافقة على المستند" المطلوب. يتم إصدار وثيقة تخضع للموافقة داخل مؤسسة (مؤسسة) مع متطلبات "تأشيرة الموافقة على المستند".

يتم تقديم المسودة المعدة للوثيقة الصادرة للتوقيع عليها إلى الرأس جنبًا إلى جنب مع المواد التي تم إعدادها على أساسها. إلى

مخطط رقم 12

مخطط اتجاه حركة تدفقات المستندات الصادرة

يقوم المنفذ بإرفاق مسودة الوثيقة بقائمة المنظمات التي يجب إرسال الوثيقة الموقعة إليها.

يُنصح في المنظمة (المؤسسة) بوضع إجراء ليس فقط لرئيس المنظمة (المؤسسة) ، ولكن أيضًا للمديرين التنفيذيين الآخرين ، في نطاق اختصاصهم ، الحق في التوقيع على المستندات.

في ظل هذه الظروف ، ستصبح حركة المستندات وتنفيذها أكثر كفاءة.

يحق لرئيس المنظمة (المؤسسة) إجراء تغييرات وإضافات على المستند الموقع أو إعادته للمراجعة.

بعد أن يوقع المدير نسختين من المستند الصادر ، يتم تقديمه للتسجيل. يتم تسجيل المستندات الصادرة في سجل تسجيل المستندات الصادرة. بعد التسجيل وتخصيص رقم التسجيل للمستند الصادر ، من الضروري إصلاحه بخط اليد أو بطريقة الطباعة على كلا النسختين. بعد التسجيل ، يتم إرسال المستندات إلى البعثة. يتحقق من صحة الوثائق الصادرة وفرزها من قبل المراسلين. من المستحسن أن يكون لديك مجموعة من العناوين الدائمة. بعد تسجيل المرسل إليه ، يتم لصق أنواع العناصر البريدية على المظاريف ، ويتم رسم تكلفة الإرسال ويتم تجميع قوائم جرد العناصر البريدية.

يتم إرسال المستندات الصادرة في نفس اليوم. يتم حفظ النسخة الثانية من المستندات المطلوب إرسالها أو النسخة الوحيدة من الفاكس (رسالة هاتفية) في الملف.

3.3 المستندات الداخلية

يتم إعداد الوثائق الداخلية وتنفيذها داخل منظمة (مؤسسة) واحدة.

يتم تنظيم مرورهم في مراحل الإعداد والتنفيذ بنفس طريقة إعداد وتنفيذ المستندات الصادرة ، وفي مرحلة التنفيذ يتزامن ذلك مع مسار المستندات الواردة.

ميزة الحركة المستندات الداخليةهو أن مساراتهم مختلفة لأنواع معينة من المستندات.

ما هي تدفقات الوثيقة في المنظمة

من في المنظمة يشارك في اتجاه تدفق المستندات

كيفية تحسين تدفق المستندات

3 تدفقات الوثيقة

قبل ترتيب الأشياء في نظام عمل مكتب المنظمة ، تحتاج إلى العثور على أساس الأساسيات ووصفه - تدفقات المستندات. تقليديا ، هناك ثلاثة تدفقات للمستندات في المؤسسة:

• واردة
• منفتح؛
• داخلي.

لا شيء يحتاج إلى اختراع. هذه التدفقات الثلاثة موجودة بشكل أو بآخر في أي منظمة.

المستندات الواردة.هذه هي المستندات الواردة من الخارج: من الأطراف المقابلة ، والسلطات التنظيمية ، حكومة محلية، العملاء ، المنظمات العامة ، إلخ. السمة الرئيسية للمستندات الواردة هي أنها تم إنشاؤها في مؤسسة أخرى.

النوع الرئيسي للمستند الوارد هو حرف. تتلقى المنظمة أحيانًا أنواعًا أخرى من المستندات.

من وجهة نظر العمل المكتبي الكلاسيكي ، هذا ليس صحيحًا: إذا تم إرسال مستند أو حزمة من المستندات إلى منظمة أخرى ، فأنت بحاجة إلى كتابة خطاب تغطية ، ويجب إصدار ما تخطط لإرساله كمرفق إلى هو - هي. لكن اتضح أنه ليس كل السكرتير على دراية بقواعد العمل المكتبي الكلاسيكي ، لذلك يمكنهم إرسال بروتوكول للمراجعة أو طلب إلى منظمة تابعة ببساطة عن طريق وضعه في مظروف وكتابة العنوان عليه.

تتضمن حركة المستندات الواردة ، كقاعدة عامة ، المراحل التالية:

• القبول والمراجعة الأولية ؛
• التسجيل؛
• تقديم للمراجعة؛
• إصدار قرار ؛
• إعدام.

المستندات الصادرةهي المستندات المرسلة من مؤسستك إلى أي جهة أخرى.

تتضمن حركة المستندات الصادرة ، كقاعدة عامة ، المراحل التالية:

• إعداد مشروع وثيقة؛
• التوقيع.
• التسجيل؛
• إرسال.

المستندات الداخلية.يتم إنشاء المستندات الداخلية في المنظمة ويقضون كل ما لديهم دورة الحياة. على الرغم من تنوع أنواع المستندات الداخلية ، فإن مخطط حركتها هو نفسه للجميع: أولاً يمرون بمسار المستند الصادر ، ثم في مرحلة التنفيذ ، المستند الوارد.

تتضمن حركة المستندات الداخلية ، كقاعدة عامة ، المراحل التالية:

• إعداد مشروع وثيقة؛
• الموافقة على مسودة الوثيقة والمراجعة وفقًا للتعليقات (إن وجدت) ؛
• التوقيع.
• التسجيل؛
• إصدار قرار (لبعض أنواع الوثائق) ؛
• إعدام.

الجهات الفاعلة الرئيسية المشاركة في اتجاه تدفق الوثائق

بالطبع ، لا يتم تداول تدفقات المستندات من خلال المنظمة بمفردها. يتم توجيههم من قبل الموظفين ، ولكل منهم دوره الخاص في العمل المكتبي وتدفق المستندات.

الموافقة على الأشخاص.المسؤولون الذين يراجعون مسودة الوثيقة بحثًا عن أخطاء محتملة في نطاق اختصاصهم.

مشرف.مسؤول مع سلطة التوقيع على الوثائق. عادةً ما يكون هذا أحد كبار مديري الشركة: المدير العام (يمكنه التوقيع على الأغلبية المطلقة للوثائق) أو مسؤول يُعطى ، بالوكالة ، الحق في التوقيع على أنواع معينة منها.

المسجل.يقوم السكرتير أو موظف المكتب الذي يدخل المستند الوارد أو الموقعة من قبل الرئيس في قاعدة بيانات المعلومات ، بإرسالها للتنفيذ وفقًا للقرار ، وإذا لزم الأمر ، يمارس الرقابة على التنفيذ.

المنفذ.موظف معين من قبل الإدارة لأداء مهمة على مستند. غالبًا ما يصبح المؤدي ، الذي يكمل مهمة ، مؤلف مستند جديد.

فقط في حالات خاصة ، يمكن أن تتداخل هذه الوظائف ، على سبيل المثال ، إذا كان المدير يعمل شخصيًا على المستند ، سواء كان المؤلف والموقع ، أو يعمل السكرتير كمسجل والمؤلف (أو المؤدي). في الوضع القياسي لاستلام مستند أو إعداده أو تنفيذه ، يؤدي موظف واحد وظيفة واحدة.

وصف تدفقات المستندات

وصف تدفقات المستندات - العمل الداخليقسم العمل المكتبي ، وهو مطلوب للتحليل ومن غير المرجح أن يتجاوز القسم. هذه مجرد واحدة من مراحل تحسين نظام العمل المكتبي ككل ، والذي يتكون من إظهار بطريقة أو بأخرى أي من العمال يؤدي في أي مرحلة عملية معينة.

حتى يتم وصف تدفق المستندات ، لن يكون من الممكن تحديد المشكلات على طول مسارها والقضاء عليها.

إن. كوزانوفا ،
أخصائي وزارة الطاقة و مكتب شؤون الموظفين

تم نشر المواد جزئيا. يمكنك قراءتها بالكامل في المجلة.

ندرس أساسيات بناء نظام سير عمل مثالي ، ونعطي أمثلة و خوارزمية خطوة بخطوةجدولة دوران المستندات.

من المقال سوف تتعلم:

مخطط سير العمل في المؤسسة

مركزية

هذا النموذج مناسب للمؤسسات ذات الهيكل الإداري الهرمي الصارم الذي يلتزم بمبدأ التوزيع الخطي للوظائف (إدارة فردية). الشكل المركزي لتداول الورق يفترض التواجد في الهيكل التنظيميشركات القسم المتخصص المسؤولة عن العمل بجميع الوثائق.

لامركزية

هذا النموذج مناسب للمنظمات التي يتم فيها تقسيم صلاحيات الأقسام بوضوح وفقًا لمبدأ الاستقلالية التشغيلية.

يفترض الشكل اللامركزي لتداول المستندات أن لكل وحدة هيكلية قسم خاص بها مسؤول عن التعامل مع الوثائق.

مختلط

مع هذا الشكل من الدوران ، يتم إعطاء الدور الرائد في العمل مع التوثيق الخدمة المركزية DOW ، ولكن يتم تفويض جزء من الإجراءات إلى خدمات خاصة تم إنشاؤها داخل كل وحدة هيكلية في الشركة.

مثال على مخطط سير العمل

يعد مخطط مسار حركة المستندات هو المبدأ الرئيسي لنظام تداول أوراق العمل. في هذا المخطط ، يتم تعيين خصائص مشتركة لكل تدفق مستند ، ويتم تحديد الحالات ، ويتم تحديد الإجراءات الإلزامية.

يشير هذا الرسم البياني إلى:

1. المنفذين (أي الإدارات المشاركة في معالجة هذا التيار) ؛
2. الطريق (أي ترتيب فناني الأداء) ؛
3. وجود حركات عكسية (هل تحصل الوثيقة عدة مرات على مؤدي واحد) ؛
4. طبيعة العمليات التي يقوم بها كل متعاقد معين).

يظهر مثال على مخطط سير عمل المنظمة في الشكل. واحد:

الشكل 1. مخطط تدفق مستندات المؤسسة

اقرأ أيضا:

أنواع تدفقات المستندات

يُطلق على حركة البيانات في اتجاه معين ، المنظمة داخل نظام مغلق لتداول الوثائق ، اسم تدفق المستندات. يبقى مصدر ووجهة البيانات كما هي.

يتم تصنيف تدفقات المستندات على أساس علاقتها بكائن التحكم وفي اتجاه الحركة.

التصنيف الأول

• التدفقات الأفقية (تحدث بين الأقسام من نفس المستوى) ؛
• التدفقات الرأسية (تحدث بين الإدارات على مستويات مختلفة) ؛
• تصاعدي (الأوراق من الهياكل التابعة تنتقل إلى تلك الرائدة) ؛
• تنازلي (المستندات من الهياكل الإدارية تنتقل إلى المرؤوسين).

التصنيف الثاني

• يتكون التدفق الوارد من أوراق قادمة من مصادر خارجية ؛
• يتكون التدفق الصادر من المستندات المرسلة من المنظمة ؛
• يتكون التدفق الداخلي من الأوراق المتداولة داخل المنظمة.

مراحل سير العمل في المنظمة

تطوير وتنفيذ المخطط تدفق وثيقة المنظمةيتضمن الجمع بين مجموعة متنوعة من الإجراءات في عدد من الخطوات الأساسية:

معالجة الشحن.في هذه المرحلة ، يتم استلام المراسلات الواردة وفحصها وتوزيعها على العناوين وتقديمها إلى المدير للنظر فيها.

اعتبار أولي.في هذه المرحلة خدمة داويراجع ويصنف الأوراق حسب النوع والأهمية والتعقيد وحالة المؤلف ، إلخ.

التوجيه إلى الإدارة.في هذه المرحلة ، يتم إصدار القرارات واتخاذ القرارات الإدارية.

علاج او معاملة.في هذه المرحلة ، يتم تنفيذ وإرسال الأوراق للتخزين.

المبدأ الرئيسي لجميع المراحل هو الحركة العقلانية ، أي تحسين التدفقات وتوحيدها وتقليلها. لهذا الغرض ، يتم إنشاء تعليمات تكنولوجية خاصة ، والغرض الرئيسي منها هو تحديد ترتيب الإجراءات الأكثر فاعلية وتطوير مخططات المسار الأمثل.

كيفية رسم مخطط انسيابي للمستند

أفضل خيار للعرض الرسومي لجميع مراحل مرور المستندات هو الرسم التخطيطي. يتم تحليل كل نوع من العمل بعناية ، ونتيجة هذا التحليل هي تطوير مخطط انسيابي يصور العملية بأكملها.

تسلسل الإجراءات اللازمة لحل المشكلة يتلقى تصميمًا رسوميًا.

لا يوجد مخطط جدول موحد. تحتاج كل مؤسسة إلى تطويرها بشكل مستقل. كلما كبرت المؤسسة ، زادت أنشطتها ، يجب أن يكون الجدول الزمني أكثر تفصيلاً.

المرحلة الثانية.

نقوم بتعيين المسؤولين عن الأعمال الورقية

من الوثائق الأوليةهذا سهل للغاية - الشخص الذي يؤلف هو المسؤول عن التصميم. بالنسبة للأوراق الأخرى ، يجب تعيين مثل هذا الشخص المسؤول. إذا لم يتم ذلك ، فعند فقدان المستند أو انتهاك الموعد النهائي لتقديمه ، لن يكون هناك من يسأل.

المرحلة الثالثة.

نضع مواعيد نهائية.

الموعد النهائي الذي يجب على الموظف المسؤول تقديم المستند بحلوله هو أهم جزء من الجدول بأكمله. يمكن تحديد المصطلح بالأشهر أو الأيام التي مرت من تاريخ تنفيذ الورقة.

المرحلة الرابعة.

اختيار التصميم

كما ذكرنا سابقًا ، يعد المخطط الانسيابي طريقة ملائمة لتصميم الرسم البياني. ولكن يمكن تنسيقه في شكل نص وفي شكل جدول. نموذج النص مناسب لمنظمة صغيرة ، بالنسبة لمنظمة أكبر ، سيكون الجدول أكثر ملاءمة. المبدأ الرئيسي- يجب أن يكون مخططك سهل القراءة للموظفين المسؤولين عن تداول المستندات.

تدفق ثيقة- هي حركة المستندات من لحظة إنشائها أو استلامها حتى اكتمال التنفيذ أو الإرسال.

هناك ما يلي تدفقات الوثائق الرئيسية:

1) وثائق قادمة من منظمات أخرى (واردة) ؛

2) المستندات المرسلة إلى المنظمات الأخرى (الصادرة) ؛

3) المستندات التي تم إنشاؤها في المنظمة ، والتي يستخدمها موظفو المنظمة في عملية الإدارة (داخلية).

يجب تنظيم سير العمل بجدول زمني معتمد بأمر من رئيس المنظمة. جدول سير العمليتم إعدادها في شكل مخطط أو قائمة أعمال حول إنشاء المستندات والتحقق منها ومعالجتها ، والتي يجب أن تقوم بها كل وحدة هيكلية في المنظمة.

من أجل ضمان سير العمل بشكل منطقي بتدفق مستمر ودون تأخير ، من الضروري تحقيق تخفيض في الوظائف التي تم تمريرها بواسطة مستند أو آخر. للقيام بذلك ، تقوم الشركة بما يلي:

1) تصميم طرق لمرور المستندات ؛

2) وضع شروط محددة للمستندات التي يجب أن يحتفظ بها كل مقاول ؛

3) مراقبة مرور المستندات في جميع أماكن العمل.

في تدفق المستندات ، يتم تمييز مجموعات المستندات التالية:

مقترحات وبيانات وشكاوى المواطنين ؛

وثائق حكومية

الوثائق الموجهة للإدارة ؛

وثائق موجهة إلى الأقسام الهيكلية.

يتضمن نظام تدفق المستندات مفهوم "مسار المستند".

وثيقة الطريقهي قائمة بالدول تتميز كل منها بـ المعلمات التالية:

1) تاريخ استلام الوثيقة ؛

2) تاريخ الاستحقاق بالأيام ؛

3) تاريخ التنفيذ الفعلي.

4) رمز القسم ورقم الموظفين للموظف المسؤول عن العمل دولة معينةالمستند ("المستلم" من المستند) ؛

5) رمز القسم ورقم الموظفين للموظف المسؤول عن الحالة السابقة للوثيقة والبدء في وضعها الحالي ("المرسل") ؛

6) الحالة المتوقعة للمستند ، أي الحالة التي يخطط المُهِئ لتلقيها في هذه العقدة من سلسلة تدفق المستندات ؛

7) حالة استلام المستند ، أي حالة "الإخراج" للمستند فيما يتعلق بهذه العقدة من سلسلة تدفق المستندات ؛

8) ملاحظة (نص متعدد الأسطر) ؛

9) مسار واسم الملف المرتبط بالحالة الحالية للمستند.

تسجيل الوثيقةهو رقم قياسي معلومات ضروريةعلى المستندات التي تم إلصاقها لاحقًا بتاريخ التسجيل وفهرس حفظ السجلات.

الغرض من التسجيل هو إعطاء الوثيقة أثر قانونيوالمحاسبة والرقابة والبحث عن الوثائق.

يجب تسجيل كل وثيقة مرة واحدة فقط - تصل في يوم الاستلام ، ويتم إنشاؤها - في يوم التوقيع أو الموافقة.

يسمح التسجيل بما يلي:

تأكيد حقيقة استلام أو إرسال المستند ؛

إنشاء جهاز تسجيل ومرجعية يمكن استخدامه لأغراض المعلومات ؛

للسيطرة على تنفيذ الوثيقة ؛

إعطاء الخصائص النوعية والكمية للوثائق.

نظام تسجيل مستندات البطاقة

تستخدم بطاقة تسجيل واحدة لتسجيل المستندات. من أجل التنقل بين مجموعة البطاقات ، يتم استخدام اختلافات الألوان حسب فئة المستندات.

مثال على البطاقة الأماميةمثال على الجانب الخلفي للبطاقة

مع نظام تسجيل البطاقة ، يتم الاحتفاظ بخزانتين للملفات:

1) ملف مراقبة المدى ؛

2) ملف مرجعي.

يتم ملء بطاقة المستند عند إجراء العمليات التالية:

1) نقل المستند إلى الرأس ؛

2) استلام قرار الموعد النهائي والمقاول.

نظام تسجيل وثيقة المجلة

يتم استخدام نظام تسجيل دفتر اليومية إذا كان تدفق المستندات للمؤسسة أقل من 500-600 مستند سنويًا.

تم تنسيق المجلات على النحو التالي:

1) في الزاوية اليمنى العليا تشير إلى اسم المجلة والمنظمة ورقم التسجيل وفقًا للتسمية ؛

2) في الزاوية اليمنى السفلى - بداية ونهاية التسجيل.

سجل تسجيل الوثائق الواردة
سجل الوثائق الصادرة والداخلية

جميع أوراق المجلة مرقمة في الزاوية اليمنى العليا ، بدءًا من الثانية ، ومخيطّة بخيط قوي. يتم لصق الأطراف الوسطى للخيط ، ثم يتم لصق ختم المؤسسة ويتم عمل نقش يؤكد صحة التصميم.

مثال.

تحتوي المجلة على 100 ورقة مرقمة ومربوطة ومختومة بختم دائري.

يتيح لك تسجيل المستندات على جهاز الكمبيوتر:

1) تسجيل المستندات في وقت واحد في العديد من أماكن العمل ؛

2) تنظيم التسجيل اللامركزي للوثائق في الأقسام الهيكلية مع دمج المعلومات حول جميع الوثائق (الواردة والداخلية) في قاعدة بيانات واحدة ؛

3) تنظيم المعلومات والعمل المرجعي على أساس قاعدة بيانات المنظمة.

4) تنظيم الرقابة الآلية على تنفيذ الوثائق.

عند التسجيل على جهاز كمبيوتر ، سيتم استخدام البيانات المتعلقة بالمستند الذي تم إدخاله أثناء تسجيله تلقائيًا في برامج التحكم الآلي والعمل المرجعي.

2.2. التعامل مع المستندات الواردة

المستندات الواردة- هذه هي الوثائق التي تأتي إلى المنظمة (المؤسسة) من المنظمات الأخرى من خلال قنوات الاتصال المختلفة.

يمكن تمثيل تنظيم العمل مع المستندات الواردة كسلسلة متسلسلة.

تذكر!

لا يمكنك فتح المظاريف التي بها نقش "شخصيًا".

ارسم فعلًا إذا كان نص المستند تالفًا أو لا توجد مرفقات.

إرسال نسخة واحدة من القانون مع المستندات المستلمة إلى المرسل إليه.

إعادة توجيه البريد الذي تم تسليمه بشكل خاطئ إلى العنوان الصحيح.

يتم قبول الرسائل المسجلة مقابل إيصال.

ضع وقت الاستلام على المستند المكتوب فيه "عاجل".

نماذج النماذج للعمل مع المستندات الواردة استمارة سجل الوثائق الواردةنموذج سجل القرار

2.3 التعامل مع المستندات الصادرة والداخلية

المستندات الصادرة- هذه هي المستندات التي يتم إنشاؤها في هذه المنظمة وإرسالها خارج المنظمة (المؤسسة) إلى مؤسسات أخرى أو إجابات للأفراد الذين أرسلوا الاستئناف.

مراحل العمل مع المستندات الصادرة للمؤسسة هي كما يلي:

تحقق من ذلك!

صحة الأوراق (وجود توقيع ، تاريخ ، فهرس ، علامة على فئة المغادرة.

صحة العنونة ، وجود رقم قياسي إذا تم إرسال المستند بالفاكس.

وجود الطلبات المحددة في الوثيقة التي يتم إرسالها ، ومراسلات عدد النسخ مع عدد المستلمين.

تذكر!

يجب معالجة المستندات وإرسالها في نفس اليوم.

يتم إرسال البرقيات على الفور.

تتم طباعة المستندات الصادرة في نسختين.

في حالة إعادة المستند ، قم بختم أو وضع علامة "سيتم إرجاعه" ودوِّنه في بطاقة التسجيل أو دفتر اليومية.

نماذج نماذج للعمل مع المستندات الصادرة إدخالات في وثيقة تنفيذيةحساب التوزيعنموذج سجل الوثائق الصادرة

المستندات الداخلية- هذه هي المستندات التي يتم إعدادها وتنفيذها وتنفيذها داخل المنظمة (المؤسسة) نفسها ، وفقًا للقواعد الداخلية لتطوير المستندات.

تشمل الوثائق الداخلية: البيانات والأفعال والبروتوكولات والتقارير والمذكرات التفسيرية.

تنظيم العمل مع الوثائق الداخلية على النحو التالي.

2.4 تخزين وشطب وإتلاف الوثائق

تحتوي جميع المستندات التي تم إنشاؤها في عملية أنشطة المؤسسات والمنظمات والشركات والشركات على معلومات تختلف قيمتها. يحمل جزء كبير من المستندات معلومات ذات قيمة لمرة واحدة ، وبعد استخدامها لم يعد يتم إرجاع المستندات. تحتوي المستندات الأخرى على معلومات قد تكون مطلوبة على مدى عدد من السنوات. وأخيرًا ، تحتوي مجموعة صغيرة جدًا من الوثائق على معلومات قيمة للأغراض العلمية والعملية. يجب الاحتفاظ بهذه الوثائق بشكل دائم. من وجهة نظر اقتصادية ، لا يُنصح بتخزين جميع المستندات ، لأنها تتطلب أماكن كبيرة ومعدات وموظفين من العمال الخاصين. سيكون العثور على الوثيقة القيمة الصحيحة في عدد كبير من الأوراق أمرًا صعبًا. لذلك ، بشكل منهجي فحص قيمة الوثائق- تحديد الأهمية السياسية والاقتصادية والاجتماعية والثقافية والعملية وغيرها للوثائق من أجل اختيارها لتخزينها لدى الدولة أو تحديد شروط تخزينها. يجب أن يبدأ الفحص بمراجعة وثائق المكتب أو سكرتارية الإدارة ، ثم الوحدات الهيكلية الوظيفية مثل المحاسبة وإدارة شؤون الموظفين وأقسام الإنتاج. ضمن تدفق المستند وشكل مؤسسته ، يقوم كل قسم أولاً بمراجعة المستندات الخاصة بـ التخزين الدائم. هذه هي الوثائق التي تميز الأنشطة الرئيسية للمؤسسة بشكل كامل: اللوائح والأوامر ، التخطيط على المدى طولوالتقارير والتقارير وما إلى ذلك.

في 6 أكتوبر 2000 ، وافق Rosarchive على "قائمة النموذجية وثائق الإدارةشكلت في أنشطة المنظمات ، مع بيان فترات التخزين "(كما تم تعديله واستكماله في 27 أكتوبر 2003).

تتمثل المرحلة الأخيرة من العمل مع المستندات في العمل المكتبي الحالي في معالجة الحالات لتخزينها واستخدامها لاحقًا.

حالات التخزين الدائم والمؤقت (أكثر من 10 سنوات) وكذلك السرية و شؤون الموظفينتخضع الى التسجيل الكاملالذي يتضمن الخطوات التالية.

إعادة تنظيم المستندات في القضية. يتم حفظ المستندات الموجودة في الملف بترتيب زمني مباشر (حسب تاريخ الاستلام والأرقام التسلسلية) بحيث يكون المستند الأول في بداية الملف ؛ يتم إزالة جميع أدوات التثبيت المعدنية من المستندات (لمنع الصدأ).

ترقيم ورقة الحالة. من أجل الحفاظ على ترتيب ترتيب المستندات المضمنة في العلبة وتوحيده ، تم ترقيمها في شكل موسع بأرقام عربية في ترقيم إجمالي في الزاوية العلوية بقلم رصاص أسود من الجرافيت أو آلة ترقيم. الصور الفوتوغرافية والرسومات والمخططات وغيرها من المستندات التوضيحية ، وهي عبارة عن ورقة منفصلة ، مرقمة على الجانب الخلفي في الزاوية اليسرى العليا. يتم ترقيم الأظرف التي تحتوي على مرفقات في الحالة كما يلي: أولاً ، يتم ترقيم الظرف ، ثم يتم ترقيم كل مرفق بالرقم التالي. إذا تم العثور على عدد كبير من الأخطاء في الترقيم ، فسيتم إعادة ترقيمها. في هذه الحالة ، يتم شطب الأرقام القديمة بشرطة مائلة واحدة ويتم وضع الرقم الجديد بجوارها.

الصياغة في الحالات الضروريةجرد داخلي لوثائق الحالة. يجب أن يكون الجرد الداخلي في الحالات التي تحتوي على وثائق قيمة وشخصية بشكل خاص ، وكذلك في القضاء و حالات التحقيق، في حالات منح الدرجات الأكاديمية والألقاب الأكاديمية ، وفي حالات شهادات حقوق النشر والاختراعات ، وما إلى ذلك. تعد قوائم الجرد الداخلية ضرورية أيضًا إذا لم تكشف عناوين القضايا المحتوى المحدد للوثائق ، على سبيل المثال ، "أوامر مدير الأنشطة الرئيسية ". يتم تنظيم شكل الجرد الداخلي وإجراءات تجميعه من خلال القواعد الأساسية لتشغيل أرشيفات الإدارات. يحتوي المخزون الداخلي على معلومات حول التواريخ و أرقام التسجيلالوثائق وعناوينها وعدد أوراق كل وثيقة تشير إلى أوراق القضية. يلعب الجرد الداخلي في العلبة دور جدول المحتويات ، ويساعد على ضمان سلامة المستندات. يتم ترقيم أوراق الجرد الداخلي بشكل منفصل عن مستندات القضية ؛ وفي نهايتها ، يتم إدخال إدخال نهائي يحتوي على معلومات حول عدد المستندات المضمنة فيه وعدد أوراق الجرد الداخلي نفسه.

صياغة إفادة بالقضية. يتم تجميعها وفقًا للنموذج المحدد لأي وحدة تخزين أرشيفية وهي ضرورية لإصلاح ميزات الترقيم ، مع مراعاة عدد أوراق الحالة والجرد الداخلي ، وخصائص تشكيل الحالة (وجود الأوراق مع المستندات والأظرف الملصقة والمرفقات والرسوم التوضيحية وما إلى ذلك). يحظر عمل نقش تصديق على ظهر المستندات وعلى غلاف القضية نفسها.

تنعكس جميع التغييرات اللاحقة في تكوين الحالة وحالتها (التلف ، استبدال النسخ الأصلية بنسخ ، معلومات حول التحقق من توفر الحالة وحالتها ، ملاحظات حول إصدار الحالة للاستخدام ، وما إلى ذلك) في نقش الشهادة.

إدخال الإيضاحات اللازمة في تفاصيل غلاف القضية. اسم المنظمة وخضوعها المباشر لفترة إنشاء المستندات المدرجة في القضية ، وعنوان القضية (مجلدات ، أجزاء) ، المواعيد النهائية لوثائق القضية ، عدد الأوراق في القضية محدد.

حالة الموثق أو الموثق. يتم تقديم المستندات الخاصة بفترة التخزين الدائمة التي تشكل القضية على أربعة ثقوب في غلاف صلب ، والتي تم تحديد متطلباتها في GOST 17914-72 "أغطية الحالات شروط لأجل طويلتخزين. أنواع وأصناف متطلبات تقنية". إذا أتيحت للمنظمة الفرصة ، فيمكنها تنفيذ ربط الحالة. يتم كل ذلك بطريقة تضمن إمكانية القراءة الحرة لنص جميع الوثائق والتواريخ والتأشيرات والقرارات المتعلقة بها.

خاصة وثائق قيمةمخزنفي مجلدات صلبة مغلقة بثلاث طيات بخيوط أو في علب من الورق المقوى (صناديق). كقاعدة عامة ، يتم تحديد خيار الحزم للمستندات المستلمة للتخزين من خلال الوسيط الذي تم إنشاؤها عليه. بالنسبة للمستندات التي يتم وضعها على ورق من التنسيقات القياسية (هذه هي الطريقة التي يتم بها إعداد مستندات التخزين الدائم والمؤقت (أكثر من 10 سنوات) في معظم الحالات) ، فهذا غلاف كرتوني صلب أو مجلد خاص.

امتثال القواعد المعمول بهاتهدف حالات المعالجة إلى:

التأكد من سلامة الوثائق المنقولة للتخزين ؛

تحضير الملفات بالكامل لتخزين الأرشيف ، حيث لا ينبغي أن يكون الأرشيف مشتركًا في حفظ الملفات ؛ الأرشيف يضيف فقط الشفرات الأرشيفية على غلاف العلبة.

تخضع مستندات المؤسسة (المنظمة) عند الانتهاء من العمل معهم للتخزين (التشغيلي) الحالي.

أثناء التخزين الحالي ، يمكن إصدار الملفات للعمل المؤقت لكل من موظفي المؤسسة (المؤسسة) ومؤسسات الجهات الخارجية. يتم إصدار الحالات لموظفي المؤسسة (المؤسسة) بتوجيه من رئيس الوحدة حيث يتم تخزين الحالات لمدة لا تزيد عن شهر واحد. يتم إصدار الحالات إلى منظمات الطرف الثالث بناءً على طلب كتابي منها وبتوجيه من رئيس المؤسسة - مالك المستندات.

أفضل خيار للتخزين الحالي للوثائق هوالتالي. يتم وضع المستندات في غرف مجهزة بشكل خاص ، حيث يوجد عدد كافٍ من أماكن التخزين (العلب والخزائن والأرفف وما إلى ذلك) ويتم الحفاظ على درجات الحرارة والرطوبة اللازمة باستمرار.

يقتصر الوصول إلى هذه المباني على المسؤولينمسؤول عن التخزين ، بالإضافة إلى رؤسائهم المباشرين وموظفي وحدة حفظ المستندات (خدمة أمن المعلومات).

يجب أن تحتوي الخزائن والخزائن على أبوابها على معلومات عن الشخص المسؤول عن تخزين المستندات ، بالإضافة إلى أقفال وأجهزة للختم.

يجب أن يحتفظ الشخص المسؤول بمفاتيح الخزائن ، وفي نهاية ساعات العمل ، يجب تسليمها إلى ضابط الأمن المناوب مقابل التوقيع.

داخل الخزانات يجب أن يكون هناك قوائم جرد محدثة بانتظام للملفات المخزنة.

بالنسبة لحالات حفظ الملفات ، يتم استخدام المجلدات (المجلدات - الملفات) ، وهي أغلفة مصنوعة من مادة صلبة (مع إدراج بلاستيكي للمستندات).

يجب أن تكون أبعاد جانب واحد من الغلاف أكبر من 0.3 إلى 0.5 سم من أبعاد ورقة A4 من أجل حماية المستندات المرتبطة من التلف الميكانيكي (عادةً 215 × 300 مم). في مجلد واحد (حجم) ، كقاعدة عامة ، لا يتم إيداع أكثر من 250 ورقة ، بينما يجب ألا يتجاوز سمك الحجم 4 سم.

يتضمن القيام بالأعمال ، بالإضافة إلى الإيداع المنتظم للوثائق ، وتجميع (ملء) جرد بها. يتم الاحتفاظ بمثل هذا الجرد في كل مجلد من كل حالة.

يتم عمل سجل للمستند المودع حديثًا في القضية بعد ترقيمها وفقًا للترقيم التسلسلي الداخلي لمجلد صفحاتها.

يتم الاحتفاظ بوثائق الشركة في المخزن الحالي لمدة عامين.

إجراءات إتلاف أو شطب الوثائق.

مرة واحدة في السنة ، خلال الفترة التي تنتهي فيها فترات الاحتفاظ بأكبر عدد من المستندات المخزنة ، فإنها تخضع للتحقق.

لهذا الغرض ، يتم تشكيل لجنة تتكون من رئيس واثنين إلى أربعة أعضاء. بناءً على نتائج عمل اللجنة ، يتم وضع قانون ، يسرد جميع المستندات التي تم فحصها واختيارها للتدمير.

تذكر!

فقط بعد نقل المستندات إلى أرشيف المؤسسة (المنظمة) ، يُسمح بتدمير المستندات المضمنة في القانون.

يحظر تخصيص للتدمير مستندات المحاسبة، التي لم تجتز المراجعة ، حتى إذا انتهت فترة الاحتفاظ.

يتم إتلاف المستندات باستخدام آلات خاصة بحضور اثنين على الأقل من موظفي المنظمة.

في حالة عدم إتلاف القضية أو أي مستند كلياأو تم تمديد شروط تخزينه ، يتم عمل ملاحظة مقابلة في القانون حول هذا الموضوع. بناءً على أمر مكتوب من رئيس المؤسسة ، فإن اللجنة:

1) إجراء فحص صفحة تلو الأخرى للمواد المختارة للتدمير ؛

2) يدخل البيانات المحاسبية الخاصة بالمواد المعترف بها على أنها غير ضرورية والتي انتهت صلاحيتها في القانون (الاسم الفعلي الكامل للوثيقة ، عدد الصفحات ، بما في ذلك المرفقات بها ، ختم الوثيقة موضح) ؛

3) تركيز المستندات المختارة للتدمير في مكان محدد(في غرفة منفصلة ، خزانة ، خزنة أو قسم منفصل) ؛

4) عند الانتهاء من الاختيار ، يتحقق مرة أخرى من أوراق الاعتماد وبعد تقديم التقرير إلى رئيس خدمة شؤون الموظفين ، يتم نقل المستندات للتدمير (عن طريق الحرق أو المعالجة الصناعية).

أعضاء اللجنة الذين يحضرون إتلاف الوثائق يسجلون إتلاف كل منهم.

ليس الأصل فقط عرضة للتلف ، ولكن أيضًا جميع النسخ التي تم إنشاؤها باستخدامها هذا المستندوفي التخزين.

يتم وضع قانون للوثائق المختارة للتدمير ، حيث يتم سرد المستندات التي تم إيقافها عن الخدمة بشكل متسلسل.

مثال على فعل حول اختيار الوثائق للتدمير.

استنادًا إلى "قائمة المستندات المراد تخزينها" ، الجرد. 102 ، تمت الموافقة عليها بأمر المدير التنفيذي CJSC "Businessconsult" بتاريخ 12.01.2003 رقم 3 ، لجنة الخبراءيتم اختيار المجتمعات للتدمير كوثائق ليس لها قيمة عملية وعلمية وتاريخية:

ما مجموعه سبعة وعشرون حالة (وثائق).

تمت الموافقة على أوصاف الحالات لـ ___________ سنة من قبل رئيس المؤسسة.

تعتبر عملية تبادل المراسلات ديناميكية للغاية ، على الرغم من أن حركة المستند ، للوهلة الأولى ، تتكون فقط من نقلها من مؤسسة إلى أخرى. لموظف يعمل مع معلومات وثائقية، من المهم فهم هذه الحركة داخل المنظمة.

مسار المستند -المسار الشرطي الذي تأخذه الوثيقة في مؤسسة (في مؤسسة ، في شركة) من لحظة إنشائها (استلامها) حتى إتمام التنفيذ (الإرسال).

أثناء التحرك على طول المسار ، يحتوي المستند على "نقاط توقف" يتم خلالها تنفيذ عمليات مكتبية معينة به. هذا لا يعني ، مع ذلك ، أن نفس نوع المستند له نفس المسار. ضع في اعتبارك المراحل الأكثر شيوعًا لمرور المستند.

• 1. سماح بالدخول.هناك ثلاث طرق لاستلام مستند في مؤسسة:
• 1) من خلال قنوات الاتصال (البريد ، والرسائل الهاتفية ، والإنترنت ، وما إلى ذلك) ؛
• 2) عن طريق البريد ؛
• 3) من الزائر شخصيًا.

عند الاستلام في المؤسسة ، تخضع المستندات لمعالجة أولية ، والتي تتمثل في تحديد مدى صحة تسليمها. ثم يتم فتح جميع الأظرف ، باستثناء تلك التي تم وضع علامة "شخصيًا" عليها. بعد تحديد صحة واكتمال المرفقات (بناءً على تفاصيل المستند ، والتي سبق ذكرها) ، يتم تقديم المستندات للنظر فيها. يتم تطبيق المغلفات على المستند فقط في الحالات التي:

• يعتبر تاريخ ختم البريد دليلاً على حسن توقيت (عدم ملاءمة) استلام المستند من قبل المرسل إليه ؛
• يتم إرسال المستند المنظمات العامةالموجود في المؤسسة. على سبيل المثال ، لا يمكن فتح المظاريف الموجهة إلى منظمة نقابية ، أو مجلس أكاديمي ، أو شراكة بستنة ، وما إلى ذلك ، إلا من قبل موظفي هذه المنظمات ؛
• تم وضع علامة على المستند "شخصي" أو "سري" ولكن المغلف ليس كذلك.

في الجزء السفلي من المستند على اليمين مُلصق (يدويًا أو بختم) علامة القبول، وتحديد حقيقة قبولها. تشير العلامة إلى تاريخ الاستلام والرقم الوارد المخصص (الفهرس) وأحيانًا الاسم المختصر للمؤسسة التي استلمت المستند. فمثلا:

خدمة الفكر ذ م م التاريخ 01/03/2017 مثال. رقم 002

يتم تسجيل تاريخ ووقت استلام المستندات المستلمة عن طريق الفاكس أو البريد الإلكتروني تلقائيًا.

من اللحظة التي يتم فيها تحديد تاريخ الاستلام ، يعتبر المستند في عمل المؤسسة ويتم نقله للنظر فيه.

2. الاعتبار -هذا تعريف من قبل متخصص أو مدير لطبيعة تنفيذ المستند.

يمكن للمتخصص تحديد المستندات التي يجب إرسالها للتنفيذ ، وتجاوز الرئيس (عمليًا ، يمكن نقل ما لا يقل عن 10 ٪ من المستندات الواردة على الفور للتنفيذ إلى الإدارات ذات الصلة في المؤسسة ، وفي الشركات الأجنبية الكبيرة يمكن أن يزيد حجم هذه المستندات إلى 70٪). مثل هذه القرارات لا تعتمد إلى حد كبير على المعلومات الواردة في النص ، ولكن على مؤهلات الأخصائي ووضوح الهيكل الإداري للمؤسسة.

الأكثر شيوعًا ، خاصة في ممارسة الإدارة الروسية ، هو الخيار عندما يتم تحديد طبيعة التنفيذ من قبل الرئيس ، وليس من قبل المتخصص ، واتخاذ قرار بشأن النموذج بين العنوان والنص. إذا لم تكن هذه المساحة كافية ، فيمكن وضع الدقة في أي مساحة خالية على الورق ذي الرأسية ، باستثناء الهوامش والنص نفسه.

يشير القرار إلى من وماذا وفي أي إطار زمني يجب القيام به. في نهاية القرار ، يتم لصق التاريخ والتوقيع ، ولا يلزم فك تشفيره. فمثلا:

الأستاذ. أليكسييف ل. قم بإعداد تقرير قبل 10.02.2016

01/05/2016 (توقيع)

لا ينص المعيار على وضع المسطرة ، ومع ذلك ، غالبًا ما يفصل المدير تعليماته عن التوقيع معها.

تشير الدراسات إلى أن قراءة المراسلات الواردة وتحديد طبيعة التنفيذ تستغرق من 12 إلى 30٪ من وقت عمل المدير. في كثير من الأحيان ، يضطر رؤساء الهياكل الإدارية الكبيرة إلى قراءة ما يصل إلى 300 صفحة من النص يوميًا ، على الرغم من أنهم لا يستطيعون عمليا فهم أكثر من 30 صفحة. وهذا يفسر النسبة المئوية الكبيرة للقرارات الرسمية ، إذا أرسل أمين مرجعي غير مؤهل بشكل كافٍ جميع الوثائق المستلمة لينظر فيها الرئيس.

3. تسجيل.بعد تحديد طبيعة التنفيذ ، يجب تسجيل المستند إذا كان خاضعًا للتسجيل (لا يتم قبول بعض أنواع المستندات ، مثل الكتيبات وبطاقات الدعوة وبرامج المؤتمرات والخطابات التي تحمل علامة "شخصيًا" والإشعارات وغيرها. مسجل).

التسجيل هو تثبيت بيانات موجزة عن مستند على وسيط ملموس (في مجلة أو على بطاقة أو في ذاكرة الكمبيوتر) ، وهو أمر ضروري لضمان سلامة كل من المستند نفسه والمعلومات الواردة في نصه. التسجيل يسهل البحث والمحاسبة والرقابة على الوثيقة في المستقبل. لا يحدد المعيار ما هي المعلومات المتعلقة بالوثيقة التي يجب أن تنعكس أثناء التسجيل. في الممارسة العملية ، هناك:

• مؤلف الوثيقة
• تاريخ وفهرس الوثيقة الواردة (الصادرة) ؛
• التاريخ والفهرس المخصصين للمستند عند الاستلام ؛
• لقب ( ملخص) وثيقة؛
• الدقة؛
• ملاحظة الأداء
• علامة السيطرة
• علامة على اتجاه المستند للتخزين.

يعتبر الأكثر ملاءمة وفعالية من حيث البحث والمحاسبة والتحكم نظام بطاقة لتسجيل المستندات ، خاصة مع كمية كبيرة من تدفق المستندات. ومع ذلك ، فإن نموذج التسجيل في دفتر اليومية له ميزة لا يمكن إنكارها على البطاقة أو نظام الكمبيوتر: فقط المجلة هي التي تسمح لك بضمان سلامة المستند. لهذا أنواع معينةوثائق (وثائق التعليم ، جوازات السفر المدنية ، كتب العملإلخ) في المجلات فقط ، بغض النظر عن حجم سير العمل.

يتم التسجيل على أساس مرة واحدة ، أي لا ينبغي إعادة تسجيل المستند ، بحيث يقع في وحدة هيكلية واحدة أو أخرى.

4. تنفيذ- جمع ومعالجة المعلومات اللازمة ، وصياغة نص الوثيقة على الاستمارة ، والتنسيق ، والتوقيع ، والموافقة ، والتحضير لإرسالها إلى المرسل إليه.

تمت مناقشة مبادئ تجميع الوثيقة أعلاه.

• 5. إدارة حالة.بعد الانتهاء من التنفيذ ، يتم إيداع المستندات في القضايا. الحالة - مجموعة من المستندات الموضوعة في مجلد على أساس معين وبما يتوافق مع المتطلبات المعمول بها. يمكن إجراء تشكيل الحالات وفقًا للميزات التالية:
  • أسماء أنواع المستندات (على سبيل المثال ، المراسلات التجارية ، والأوامر ، والأفعال ، والعقود) ؛
  • المراسلين (على سبيل المثال ، المراسلات مع بعض الشركات) ؛
  • القضايا (على سبيل المثال ، توريد مجموعة منتجات ، وتطوير الموظفين) ؛
  • المناطق (على سبيل المثال ، المراسلات مع الموردين من منطقة كورسك).

فيما يتعلق بالحالة المشكلة ، من المعتاد الالتزام بالمتطلبات التالية:

• يتم وضع المستندات المنفذة فقط في الملف ؛
• يجب أن تكون المستندات المتعلقة بمسألة واحدة في ملف واحد ؛
• يتم تقديم المستندات الأصلية في القضية (في الحالات القصوى ، نسخ مصدقة) ؛ لا يتم حفظ نسخ أخرى من المستند ، بما في ذلك المسودات ؛
• المستندات شروط مختلفةالتخزين (على سبيل المثال ، دائم ومؤقت) يتم تشكيله في حالات مختلفة ؛
• يتم تشكيل مستندات سنة واحدة في الحالة ، باستثناء الحالات التي يتم تحويلها إلى عام آخر ؛
• يجب أن يتم تنفيذ المستندات الموضوعة في الملف بشكل صحيح ، أي لديك كل التفاصيل اللازمة ؛
• لا ينبغي إيداع المستندات الخاضعة للإعادة في الملف ؛
• أن لا تزيد العلبة عن 250 صفحة.

داخل العلبة ، يمكن ترتيب المستندات بترتيب زمني ، بالأرقام أو أبجديًا ، اعتمادًا على العلامات الحاسمة. لذلك ، من المعتاد تقديم المراسلات التجارية في القضية حسب تاريخ الاستلام ، والإيصالات - بالأرقام ، والأوامر - بالأرقام والتواريخ ، ونداءات المواطنين - بالحرف الأول من الاسم الأخير.

لا يضمن التشكيل الصحيح للحالات سلامة المستندات فحسب ، بل يساهم أيضًا في البحث السريع عن المعلومات الضرورية.

6. إرسال.عند الإرسال ، يتم التحقق من امتثال المستند المكتمل لتوصيات المعيار. إذا كان هناك رابط للتطبيق ، فيجب عليك التحقق مما إذا كانت المستندات المشار إليها مرفقة بالكامل وفي عدد النسخ.

مباشرة قبل الإرسال ، يتم وضع التاريخ والرقم الصادر (الفهرس) في النموذج. يجب إرفاق جميع المستندات المرسلة إلى نفس المؤسسة في مظروف واحد.

• 7. مراقبة التنفيذ- التأكد من تنفيذ الوثائق على أساس الجوهر وضمن الإطار الزمني المناسب. يتم تحديد جوهر التنفيذ من خلال النص و (أو) قرار الرئيس. تم تحديد المواعيد النهائية:
  • أنظمة(المواعيد النهائية القياسية) ؛
  • مؤسسة التأليف (الواردة في نص الوثيقة) ؛
  • القرار (يحدده الرئيس).

في حالة عدم وجود كل هذه الخيارات ، يجب تنفيذ المستند في غضون 10 أيام.

يمكن للشخص الذي قام بتعيينها فقط تغيير المواعيد النهائية لتنفيذ المستند ، ويمكن فقط لمن وضعها تحت السيطرة إزالة المستند من السيطرة.

تبدأ السيطرة على تنفيذ الوثائق من لحظة تسجيلها وتنتهي بعد الانتهاء من العمل المحدد في نص الوثيقة وقرار الرأس.

المعيار يوفر الدعائم "علامة التحكم"إلزامي لجميع المستندات الخاضعة لرقابة التنفيذ. على الهامش الأيسر من هذه المستندات ، على مستوى عنوان النص ، الحرف إلى.

تتكون مراقبة التنفيذ من الفحص المنتظم لتقدم التنفيذ. بناءً على نتائج التدقيق ، يتم إجراء تحليل للأداء ، والذي يتم لفت انتباه الرئيس. يمكن أن تختلف درجة انتظام الشيكات: على سبيل المثال ، يتم فحص مهام الأشهر التالية من العام الحالي مرة واحدة على الأقل شهريًا ، ومهام الشهر الحالي - كل 10 أيام و 5 أيام قبل انتهاء الفترة الحالية .

تحكم واضح في تنفيذ المستندات ، علاوة على ذلك - التحكم في التنفيذ قرارات الإدارةبشكل عام ، يلعب دورًا لا يقدر بثمن ، ويساهم في عمل فعالأي منظمة أو شركة أو شركة. يجب أن يتم التحكم من قبل أخصائي مؤهل تأهيلا عاليا ، على سبيل المثال ، مرجع حاصل على تعليم عال.

بعد دراسة مسار الوثيقة ، يمكن تقديم توصيات بشأن المستوى المهني والتعليمي المطلوب الذي يحتاجه الموظف في مرحلة أو أخرى. لذلك ، في مراحل استلام المستندات وتسجيلها وإرسالها ، يكون مؤهل سكرتير المكتب كافياً ، في مراحل النظر والتنفيذ والتحكم في المستند ، يشترط تأهيل السكرتير المساعد أو مساعد المدير.