العمل مع الوثائق في الحكومة. العمل المكتبي في السلطات البلدية ومؤسسات الدولة

تم الكشف عن الأحكام النظرية لعمل مكتب الدولة ، ومفاهيم الوثيقة ، وتنوعاتها ، ووظائفها ، وقواعد التسجيل ، فضلاً عن ميزات وضع التنظيمات و الوثائق الإداريةفي الهيئات الحكومية الحكومية والبلدية. يتم النظر في مبادئ وقواعد تنظيم العمل المكتبي ، وإدارة الوثائق في نظام المكتب التقليدي والآلي ، وتقنيات العمل مع نداءات المواطنين ، وإعداد الوثائق لتخزين الأرشيف. يتوافق مع أحدث جيل من المعايير التعليمية الفيدرالية الحكومية. للطلاب الجامعيين وطلاب نظام التدريب المتقدم والمديرين التنفيذيين والمتخصصين في المؤسسات والمنظمات الحكومية والبلدية.

مسلسل:الجامعية (KnoRus)

* * *

من شركة اللترات.

تنظيم العمل المكتبي في الهيئات الحكومية

1.1 المفاهيم الأساسية في مجال العمل المكتبي

وفقا للفن. 10 من دستور الاتحاد الروسي ، تنقسم سلطة الدولة في روسيا إلى تشريعية وتنفيذية وقضائية ، اعتمادًا على الوظائف المؤداة. لا ينطبق مبدأ فصل السلطات على المنظمة فقط سلطة الدولةعلى المستوى الاتحادي ، ولكن أيضًا لنظام سلطات الدولة للكيانات المكونة للاتحاد.

تؤدي هيئات الدولة إحدى وظائف سلطة الدولة ، على التوالي ، وهي مقسمة إلى تشريعية وتنفيذية و القضاء.

أجهزة السلطة التشريعيةهذه مؤسسات تمثيلية وتشريعية تم تشكيلها عن طريق الانتخابات. مهمتهم الرئيسية هي سن القوانين ، ولكن بالإضافة إلى ذلك ، فإنهم يؤدون وظائف أخرى ، على سبيل المثال ، السيطرة على الأنشطة قوة تنفيذية.

السلطات التنفيذية هي ، كقاعدة عامة ، هيئات معينة. المهمة الرئيسية الهيئات التنفيذيةسلطات الامتثال لأحكام الدستور ، القوانين الفدرالية، القوانين المعيارية الأخرى. تعمل السلطات التنفيذية على أساس مزيج من وحدة القيادة والزمالة.

القضاء يقيم العدل. تهدف أنشطة المحاكم إلى تعزيز القانون والنظام ، ومنع الجرائم والجرائم الأخرى ، وتتمثل مهمتها في الحماية من أي انتهاك لأسس النظام الدستوري ، وحقوق وحريات الإنسان والمواطن ، وغيرها من المؤسسات الديمقراطية المكرسة في الدستور. المحاكم مستقلة ولا تخضع إلا للقانون.

أجهزة حكومة محليةحكم ممتلكات البلديةتشكيل واعتماد وتنفيذ الميزانية المحلية ، وتحديد الضرائب والرسوم المحلية ، وحمايتها نظام عاموقضايا أخرى ذات أهمية محلية.

هيئات الحكم الذاتي المحلية هي كيانات قانونية وتعمل بشكل مستقل بالنيابة عنها. يترتب على ما سبق أن الحكومة البلدية هي نشاط الحكومات المحلية المنتخبة وغيرها في إدارة الممتلكات والأشياء البلدية الاقتصاد البلدي، تشكيل وتنفيذ الميزانية المحلية ، بهدف ضمان النشاط الحيوي لسكان البلدية ، وحل القضايا الأخرى ذات الأهمية المحلية ، بما في ذلك تنظيم عملهم ، خدمة البلدية.

يتم تنفيذ الحكم الذاتي المحلي في البلديات - المستوطنات الحضرية والريفية: في قرية أو عدة قرى بها منطقة مشتركة(حي) أو مدن أو أجزاء من مدن كبيرة (مناطق حضرية ، أحياء).

تعريف:خدمة البلدية - النشاط المهنيالمواطنون ، الذي يتم تنفيذه على أساس دائم في وظائف الخدمة البلدية ، يحل محله الاستنتاج عقد التوظيف(عقد).

الوظيفة الرئيسية لأي دولة أو مؤسسة بلدية- اتخاذ القرارات الإدارية. الجميع قرارات الإدارةيتم أخذ سلطات الدولة والبلدية على أساس المعلومات التي يجب أن تكون موثوقة ومناسبة من حيث التوقيت وكاملة.

تعريف:التوثيق - تسجيل المعلومات على وسيط وفقًا للقواعد المعمول بها.

تسمى عملية تثبيت المعلومات على أي ناقل معلومات (ورق ، مغناطيسي ، إلخ) لغرض استخدامها الإضافي ، التوثيق. توثيق نشاطات الادارةهي وظيفة ضخمة تؤديها جميع الهيئات الحكومية والبلدية.

تعريف:المستند - المعلومات المسجلة على الناقل مع التفاصيل التي تسمح بتحديد هويته.

عند إنشاء المستندات ، يتم استخدام طرق مختلفة للتوثيق اعتمادًا على محتوى المعلومات: تسجيل الصوت (مستند فونو) ، صورة (مستند صورة) ، تسجيل الصور والأصوات (مستند سمعي بصري) ، إلخ.

تعريف:وسائل التوثيق - الوسائل التنظيمية و تكنولوجيا الكمبيوترتستخدم لكتابة المعلومات على وسائل الإعلام.

حاليا في الأجهزة تسيطر عليها الحكومةالمستندات الإلكترونية المستخدمة على نطاق واسع.

تعريف:مستند إلكتروني - مستند ، يتم تقديم المعلومات فيه نموذج إلكتروني.

الوثيقة التي يتم إعدادها أو إصدارها أو تداولها من قبل الهيئات والمؤسسات والمنظمات الحكومية أو البلدية وتفي بمتطلبات معينة ، تنتمي إلى فئة الوثيقة الرسمية.

تعريف:مستند تم إنشاؤه بواسطة قانوني أو فردتسمى الوثيقة الرسمية ، التي تم إعدادها والمصادقة عليها بالطريقة المنصوص عليها.

تسمى الوثيقة الرسمية المستخدمة في الأنشطة الحالية لأجهزة الدولة وثيقة الخدمة.

انتباه!إذا تم إنشاء المستند من قبل شخص خارج نطاق مسؤوله أو أنشطة اجتماعية، ثم تعتبر وثيقة من أصل شخصي.

يجب أن تحتوي الوثائق الرسمية والرسمية قوة قانونيةأو الأهمية القانونية.

تعريف:الأهمية القانونية للوثيقة هي ملكية المستند للعمل كتأكيد للأنشطة التجارية أو الأحداث الشخصية.

تعريف:القوة القانونية للوثيقة هي ملك لوثيقة رسمية تسبب عواقب قانونية.

السمة المميزةالوثائق الرسمية هي وجود شكل معين ، وترتيب نشرها ، وتجميعها ، وتوافر التفاصيل اللازمة.

تعريف:الدعائم - عنصر تصميم المستند (على سبيل المثال ، التوقيع ، الختم ، النص).

تجعل الأنواع والأصناف العديدة من المستندات ، وتعقيد تكوينها ، ووجود قواعد خاصة لمنح المستندات القوة القانونية وغيرها من المشكلات الخطيرة المرتبطة بوثائق الإدارة ، من الضروري تحديد فرع خاص من النشاط يوفر التوثيق وتنظيم العمل مع مستندات رسمية. يسمى هذا الفرع من النشاط العمل المكتبي.

تعريف:عمل المكتب - نشاط يوفر الوثائق وسير العمل والتخزين التشغيلي واستخدام المستندات.

تعريف:دعم التوثيق (الإدارة) ، DOW - نشاط يوفر عن قصد وظائف إدارة المستندات.

تذكر!

يتم استخدام الاختصارات التالية في الأعمال التجارية:

الولايات المتحدة - النظام الموحد ؛

USORD - نظام موحد للتوثيق التنظيمي والإداري ؛

GSDOU - نظام الدولة للدعم الوثائقي للإدارة ؛

OKUD - مصنف لجميع وثائق الإدارة الروسية ؛

OKPO - مصنّف عموم روسيا للمؤسسات والمنظمات ؛

GOST - معيار الدولة.

تخدم مستندات الإدارة وظائف إدارية معينة: التخطيط ، التنظيم ، التحكم ، إلخ.

عادةً ما تسمى المستندات المتعلقة بوظيفة إدارية واحدة بنظام التوثيق ، على سبيل المثال ، نظام التوثيق التنظيمي والإداري ، ونظام التوثيق المحاسبي ، ونظام توثيق التجارة الخارجية.

تعريف:نظام التوثيق عبارة عن مجموعة من المستندات المترابطة وفقًا لعلامات المنشأ والغرض والنوع ونطاق النشاط والمتطلبات الموحدة لتنفيذها.

وظائف الإدارة في جميع المؤسسات من نفس النوع ، لذلك يجب أن تكون المستندات الخاصة بكل وظيفة هي نفسها في النوع والشكل.

تعريف:يسمى إحضار المستندات إلى التوحيد الأمثل في التكوين والأشكال توحيدمستندات.

إنهم لا يوحِّدون المستندات الفردية فحسب ، بل يوحِّدون أيضًا أنظمة التوثيق ككل.

تعريف:نظام التوثيق الموحد هو نظام توثيق تم إنشاؤه بواسطة القواعد العامةوالمتطلبات ، التي تحتوي على المعلومات اللازمة للإدارة في مجال نشاط معين.

يتكون نظام التوثيق من أنواع مختلفة من الوثائق. تضمن المصنف لعموم روسيا لوثائق الإدارة (OKUD) ، الذي تمت الموافقة عليه لأول مرة في عام 1978 ، أنواع وأشكال الوثائق التي تعتبر كائنات للتوحيد في عملية إنشاء أنظمة توثيق موحدة.

المصنف لعموم روسيا لوثائق الإدارة هو جزء لا يتجزأ نظام موحدتصنيف وترميز المعلومات والأغلفة الفنية والاقتصادية والاجتماعية أنظمة موحدةالوثائق المسموح باستخدامها في الاقتصاد الوطني.

تم تصميم المصنف لعموم روسيا لوثائق الإدارة لحل المهام التالية:

1) تسجيل نماذج المستندات ؛

2) تبسيط تدفق المعلومات في الاقتصاد الوطني.

3) تقليل عدد النماذج المستخدمة ؛

4) الاستثناء من تداول النماذج غير الموحدة للوثائق ؛

5) ضمان محاسبة وتنظيم النماذج الموحدة للوثائق على أساس تسجيلها ؛

6) التحكم في تكوين نماذج الوثائق والقضاء على ازدواجية المعلومات المستخدمة في مجال الإدارة ؛

7) التنظيم العقلاني للرقابة على استخدام النماذج الموحدة.

تتضمن OKUD حاليًا أنظمة التوثيق التالية:

1) 0200000 نظام موحد للتوثيق التنظيمي والإداري ؛

2) 0300000 نظام موحد لتوثيق المحاسبة الأولية ؛

3) 0400000 نظام التوثيق الموحد لبنك روسيا ؛

4) 0500000 نظام موحد للمحاسبة والمالية والمحاسبة وتوثيق التقارير للقطاع العام للإدارة ؛

5) 0600000 نظام موحد لإعداد التقارير والتوثيق الإحصائي ؛

6) 0700000 نظام موحد للمحاسبة وإعداد التقارير المحاسبية للوثائق الخاصة بالمؤسسات ؛

7) 0800000 نظام توثيق العمل الموحد ؛

8) 0900000 نظام التوثيق الموحد لصندوق التقاعد الاتحاد الروسي;

9) 1000000 نظام موحد لتوثيق التجارة الخارجية ؛

كائنات تصنيف OKUD - بين الإدارات وبين القطاعات أشكال موحدةالوثائق المعتمدة من قبل الإدارات والوزارات في الاتحاد الروسي. يحتوي المصنف على تسميات الكود وأسماء النماذج الموحدة للوثائق المضمنة في أنظمة التوثيق الموحدة.

تعريف:نموذج مستند موحد (UFD) - شكل مستند من نوع معين ، يحتوي على جزء ثابت من النص.

في بدون فشليتم إلصاق رموز المصنف لعموم روسيا لوثائق الإدارة في أشكال موحدة من الوثائق. باستخدام المصنف All-Russian للوثائق الإدارية ، تم حل مهام التعيين الواضح للأشكال الموحدة للوثائق ، وعلى هذا الأساس ، تم محاسبتها وتنظيمها ، مما ساهم في تبسيط نظام التوثيق الإداري بأكمله ، والقضاء على النماذج المكررة من الوثائق ، وتحسين تكوين الوثائق المستخدمة.

نظام التوثيق الأكثر ضخامة المستخدم في حكومات الولايات والبلديات هو النظام الموحد للتوثيق التنظيمي والإداري (USORD).

النظام الموحد للتوثيق التنظيمي والإداري عبارة عن مجمع منظم بشكل عقلاني من أشكال موحدة مترابطة من الوثائق الموصى باستخدامها في أنشطة المنظمات من جميع الأشكال التنظيمية والقانونية (يشار إليها فيما يلي باسم المنظمات).

الغرض من تطوير USORD هو إنشاء مجموعات مترابطة من الوثائق التي تضمن الأنشطة التنظيمية والإدارية للمنظمات. يساهم استخدام USORD في أنشطة المنظمات في الحل السريع للمهام الإدارية ، وتقليل تكاليف العمالة والمواد للعمل مع المستندات ، وتحسين جودة الوثائق التنظيمية والإدارية وتقليل حجم تدفق العمل.

تحدد الأشكال الموحدة المضمنة في USORD الهيكل التقريبي للنص ، والحد الأدنى المطلوب من التكوين المطلوب لتفاصيل المستندات التنظيمية والإدارية ذات الصلة وليست أمثلة على تصميمها ، إذا تم توفير تصميم آخر بموجب تشريعات الاتحاد الروسي.

يمكن استخدام ألبوم النماذج الموحدة للوثائق التنظيمية والإدارية كمصفوفة مرجعية لتطوير ألبومات النماذج الموحدة للوثائق في المنظمات وإبقائها محدثة عن طريق تضمين نماذج جديدة في الوقت المناسب ، وسحب النماذج الموحدة الملغاة ، والتغييرات في المناطق تطبيق النماذج الموحدة للوثائق التنظيمية والإدارية ، إلخ.

يتم تنظيم النماذج الموحدة في USORD وفقًا للأنظمة الفرعية التالية:

وثائق إنشاء منظمة.

✓ توثيق إعادة تنظيم المنظمة.

توثيق تصفية المنظمة.

✓ توثيق خصخصة مؤسسات الدولة.

✓ وثائق النشاط الإداريالمنظمات ؛

توثيق التنظيم التنظيمي والتنظيمي لأنشطة المنظمة.

توثيق التنظيم التشغيلي والمعلوماتي لأنشطة المنظمة ؛

✓ وثائق العمل.

✓ توثيق لتسجيل التغييرات علاقات العمل;

توثيق الفصل من العمل.

✓ الوثائق الخاصة بمنح الإجازات والاستدعاء من الإجازات ؛

✓ توثيق تسجيل الحوافز.

✓ وثائق التصميم إجراءات تأديبية;

التوثيق لرحلات العمل.

يعكس تعيين رمز النموذج الموحد للوثيقة ميزات التصنيف التالية: الحرفان الأول والثاني (فئة النماذج) - ينتمي الشكل الموحد للوثيقة إلى نظام التوثيق الموحد المقابل ؛ الحرفان الثالث والرابع (فئة فرعية من النماذج) - القواسم المشتركة لمحتوى العديد من أشكال المستندات واتجاه استخدامها ؛ الشخصيات الخامسة والسادسة والسابعة - رقم التسجيلنموذج مستند موحد داخل فئة فرعية ؛ الحرف الثامن هو رقم الشيك.

بنية تعيين رمزشكل موحد من وثيقة OKUD:

مثال على تعيين رمز لنموذج موحد لمستند OKUD: 09010046 ورقة تسوية لأقساط التأمين لصندوق التقاعد

توحيد الوثائق هو إحدى طرق توحيدها.

في معايير وثائق الإدارةيتم وضع تكوين العناصر الفردية للوثيقة (المتطلبات) ، والموقع وقواعد التصميم.

تعريف:التوحيد القياسي هو نشاط وضع القواعد والخصائص لغرض إعادة استخدامها الطوعي ، بهدف تحقيق الانتظام في إنتاج المنتجات وتداولها وزيادة القدرة التنافسية للمنتجات أو الأعمال أو الخدمات.

يمكن أن تكون نتيجة العمل على التوحيد والتوحيد القياسيين أنواع معينةالوثائق وأنظمة التوثيق الموحدة (على سبيل المثال ، GOST R 6.30-2003. أنظمة التوثيق الموحدة. النظام الموحد للوثائق التنظيمية والإدارية. متطلبات الأعمال الورقية).

يتم تنفيذ التعاون الدولي بشأن التوحيد القياسي في مجال التوثيق في إطار ISO - منظمة عالميةللتوحيد. تحدد معايير ISO:

✓ التنسيقات الورقية للوثائق وطرق التعبير عن أحجامها (ISO 216: 1975، ISO 353: 1975) ؛

أحجام المجلدات لتخزين المستندات (ISO 623: 1974) ؛

✓ تباعد الأسطر وميل الحروف (ISO 4882: 1979) ؛

مفتاح التخطيط وشبكة البناء لإنشاء الفراغات وأشكال المستندات (ISO 3535: 1977) ؛

المتطلبات الأساسية لنماذج المستندات (ISO 8439: 1990) ؛

✓ مبادئ تخطيط مستندات المبيعات (ISO 6422: 1985) ؛

✓ تنسيقات المظاريف لإرسال المستندات ، وترتيب كتابة العنوان على العناصر البريدية (ISO 11180: 1993) ؛

✓ قواعد وضع التواريخ والأوقات في المستندات (ISO 8601: 2000) ؛

✓ ترتيب الأكواد في مستندات المبيعات (ISO 8440: 1986).

في عام 2001 ، المعايير الأولى لسلسلة جديدة “المعلومات والتوثيق. إدارة الوثائق (ISO 15489-1: 2001 ، ISO 15489-2: 2001) ، والتي تحدد متطلبات أنظمة العمل المكتبي. في عام 2007 ، GOST ISO R 15489-1: 2007 “نظام معايير المعلومات وأمانة المكتبات والنشر. إدارة الوثائق. المتطلبات العامة". يجب أن يؤخذ في الاعتبار أن تطبيق معيار دولي أو معيار بلد آخر يتم تنفيذه في الاتحاد الروسي عن طريق تضمين محتواه كليًا أو جزئيًا في الوثيقة التنظيمية المحلية الخاصة بالتوحيد القياسي. يحتوي هذا المعيار على أحكام بشأن المسؤوليات والسياسات والإجراءات والأنظمة والعمليات المرتبطة بسجلات المنظمات ، وإرشادات لإدارة السجلات في إطار إدارة الجودة وعمليات الإدارة البيئية وفقًا للمعايير الدولية ISO 9001 و ISO 14001 ، إرشادات تصميم وتنفيذ أنظمة إدارة الوثائق.

تعريف:المستند - معلومات التعريف المسجلة على وسيط ملموس تم إنشاؤها واستلامها وتخزينها من قبل منظمة أو فرد كدليل أثناء التأكيد الإلتزامات القانونيةأو الأنشطة التجارية.

يمكن تصنيف جميع الوثائق المتداولة في عملية تداول الوثائق الحكومية والبلدية وفقًا لمعايير مختلفة.

1. وفقًا لطريقة التوثيق ، يمكن تصنيف المستندات إلى مستندات مكتوبة ، ونصية ، ومكتوبة بخط اليد ، ومكتوبة على الآلة الكاتبة ، وإلكترونية ، وتصويرية ، وصورة ، وصوتية ، ومستندات أفلام ، ووثائق على وسائط الآلة.

وثيقة مكتوبة- مستند نصي ، يتم تسجيل المعلومات الخاصة به بأي نوع من الحروف.

مستند نصي- وثيقة تحتوي على معلومات الكلام المسجلة بأي نوع من الكتابة أو أي نظام تسجيل صوتي.

وثيقة مكتوبة بخط اليد- مستند مكتوب ، يتم أثناء إنشائه تطبيق أحرف الحرف يدويًا.

وثيقة مكتوبة على الآلة الكاتبة- وثيقة مكتوبة ، يتم أثناء إنشائها تطبيق أحرف الحرف بالوسائل التقنية.

وثيقة إلكترونية- تم إنشاؤه وقراءته بمساعدة تكنولوجيا الكمبيوتر.

وثيقة مصورة- وثيقة تحتوي على معلومات يتم التعبير عنها من خلال صورة كائن.

وثيقة ضوئية- وثيقة تصويرية تم إنشاؤها بطريقة التصوير الفوتوغرافي.

الوثيقة- وثيقة تحتوي على معلومات صوتية مسجلة بواسطة أي نظام تسجيل صوتي.

وثيقة الفيلم- وثيقة مصورة أو سمعية بصرية تم إنشاؤها بطريقة سينمائية.

وثيقة الآلة- وثيقة تم إنشاؤها باستخدام وسائل الإعلام وطرق التسجيل التي تضمن معالجة معلوماتها بواسطة جهاز كمبيوتر إلكتروني.

2. فيما يتعلق بعنصر التحكم ، تصنف المستندات على النحو التالي:

✓ للوارد (الواردة إلى المنظمة) ؛

✓ الصادرة (مرسلة من المنظمة) ؛

✓ داخلية (خلقت في هذه المنظمة ولا تتجاوز حدودها).

3. حسب عدد القضايا المثارة في الوثيقة ، يتم تصنيفها:

✓ للبساطة.

✓ معقد.

مستندات بسيطةتحتوي على سؤال واحد. تتضمن الوثائق المعقدة عدة قضايا قد تهم العديد من المسؤولين ، الانقسامات الهيكلية، المؤسسات.

4. بتقييد الوصول ، يتم تصنيف المستندات:

✓ للسرية.

✓ للاستخدام الرسمي ؛

✓ غير مصنف (بسيط).

يتم تصنيف المستندات التي تحتوي على معلومات خاضعة للحماية. حسب الأهمية ، يتم تقسيم هذه المعلومات إلى معلومات ذات أهمية خاصة وسرية عالية (أسرار دولة) ، وسرية (سرية رسمية) ويتم تصنيفها على التوالي مع الطوابع "أهمية خاصة" و "سري للغاية" و "سرية".

يمكن استخدام المستندات للاستخدام الرسمي التي تحتوي على معلومات غير سرية من قبل موظفي هذه المؤسسة. تم وضع علامة "للاستخدام الرسمي فقط" على هذه المستندات.

5. حسب طريقة عرض النص ، تم تصنيف الوثائق على النحو التالي:

✓ للفرد.

✓ استنسل

✓ نموذجي

✓ نموذجي.

✓ موحد على شكل استبيان وجدول.

من حيث المحتوى ، تكون المستندات الفردية محددة ، ولها طابع مستند لمرة واحدة.

في مستندات النموذج ، يتم تقديم المعلومات في شكل نص مع مسافات مصممة لملئها بمعلومات متغيرة اعتمادًا على الموقف المحدد. أمثلة على نصوص النماذج: نماذج شهادات قسم شؤون الموظفين وشهادات السفر.

الوثائق النموذجية هي تلك المصممة لوصف العمليات والظواهر المتجانسة: عملية تكنولوجية نموذجية ، لوائح داخلية قياسية ، إلخ.

يتم استخدام النماذج النموذجية لإعداد وتنفيذ المستندات عن طريق القياس (تسمية تقريبية لشؤون المنظمة).

الاستبيان هو طريقة لتقديم نص موحد ، حيث توجد معلومات ثابتة على الجانب الأيسر من المستند ، ويتم إدخال المتغير في المستند في عملية تجميعه على الجانب الأيمن من المستند.

الجدول عبارة عن مستند يتم فيه وضع معلومات ثابتة في عناوين الأعمدة وعناوين السطور ، ويتم وضع المتغير عند تقاطع الأعمدة والخطوط المقابلة. يحتوي النص ، المقدم في شكل جدول ، على سعة معلومات كبيرة ، ويسمح لك بالتصنيف الصارم للبيانات المماثلة وتلخيصها بسهولة. يتم وضع جدول التوظيف وجدول الإجازات والمستندات الأخرى في شكل جدول.

6. وفقًا لشروط التخزين ، يتم تقسيم المستندات:

✓ للمستندات ذات فترة التخزين الدائم ؛

✓ فترة تخزين مؤقتة (أكثر من 10 سنوات) ؛

✓ فترة تخزين مؤقتة (تصل إلى 10 سنوات).

تحتاج أيضًا إلى معرفة أن المستندات مقسمة إلى أنواع وأنواع. على سبيل المثال ، نوع المستند عبارة عن فعل ، والتنوع هو فعل يتعلق بإتلاف المستندات ، وعمل على الشطب الأصول الماديةإلخ.

يمكن العثور على أنواع وأنواع مستندات الإدارة في فهرس أنواع وأنواع المستندات في قائمة النموذجية وثائق أرشيفيةتشكلت في أنشطة هيئات الدولة والحكومات والمنظمات المحلية ، مع بيان فترات التخزين.

1.2 نظام الدولة لدعم التوثيق للإدارة

في العمل المكتبي ، يتم تطبيق قواعد معينة لإعداد وتنفيذ وتنظيم العمل مع المستندات. الحاجة إلى رفع المستوى قاعدة عامةساهمت الأشكال والأساليب المنطقية لمعالجة المعلومات الرسمية ، المختبرة والمبررة في الممارسة ، في إنشاء نظام موحد في الاتحاد الروسي لتوثيق أنشطة الإدارة وتنظيم العمل بالوثائق.

في ديسمبر 1959 ، اعتمد مجلس وزراء اتحاد الجمهوريات الاشتراكية السوفياتية قرارًا خاصًا بشأن مسألة تحسين أنشطة الجهاز الإداري ، والذي ، من بين تدابير أخرى تهدف إلى زيادة إنتاجية العمل ، ينص على تطوير نظام دولة موحد للعمل المكتبي. على أساس ميكنتها.

في عام 1973 ، تم تطوير النظام الموحد لإدارة سجلات الدولة (EGSD).

تمت الموافقة على النظام من قبل لجنة الدولة للعلوم والتكنولوجيا في اتحاد الجمهوريات الاشتراكية السوفياتية ، لذلك لم يكن ملزمًا قانونًا رسميًا. ومع ذلك ، فقد استند عدد من أقسامها إلى معايير الدولة المنشورة مسبقًا لتصميم الوثائق التنظيمية والإدارية. وبالتالي ، أصبحت متطلبات توثيق أنشطة الإدارة المدرجة في USSD معيارية.

في مرحلة إنشاء USSD ، تم تطوير منهجية وتوحيد العمليات المكتبية المتعلقة بتخزين المستندات في العمل المكتبي ، وتشكيل القضايا ، وفحص قيمة المستندات ، وإعداد الوثائق للأرشفة.

في الثمانينيات ، تم إعداد الطبعة الثانية من USSD ، والتي كانت تسمى نظام إدارة وثائق الدولة الموحدة (EGSDOU). كان سبب ظهورها هو التطور السريع تكنولوجيا الكمبيوترواستخدامها في معالجة المستندات ، مما تسبب في حدوث تغييرات كبيرة في تقنيات معالجة المستندات التقليدية. وبالتالي ، فإن USSDOU هي وثيقة تطور وتكمل وتوضح متطلبات USSD فيما يتعلق بالتغييرات التي مر بها العمل المكتبي في ذلك الوقت.

في عام 1991 ، تم تطوير نظام إدارة وثائق الدولة (GSDM) ، والذي لا يزال قيد التشغيل.

يحدد نظام الدولة لدعم التوثيق للإدارة متطلبات موحدة لتنظيم العمل مع المستندات (بما في ذلك تلك التي أنشأتها تكنولوجيا الكمبيوتر) في الهيئات الحكومية والمحاكم والمدعين العامين والتحكيم والمؤسسات والمؤسسات و المنظمات العامةوهو استشاري.

تشمل الأهداف الرئيسية للأمانة العامة للتنمية المستدامة ما يلي:

تحسين عمل جهاز الإدارة.

✓ تبسيط سير العمل وتحسين جودة الوثائق.

✓ تقليص عدد الوثائق.

✓ بناء أنظمة استرجاع المعلومات.

تهيئة الظروف لاستخدام التقنيات الحديثة في جمع المعلومات وتخزينها ومعالجتها.

بناءً على أحكام GSDOU ، يتم إنشاء تعليمات للعمل المكتبي والأساليب والتوصيات حول مختلف جوانب العمل المكتبي.

يتضمن نظام الدولة لدعم التوثيق للإدارة عدة أقسام.

يحدد قسم "توثيق أنشطة الإدارة" تكوين وثائق الإدارة ، والتوجيهات والإجراءات الرئيسية لتوحيد وتوحيد المستندات ، ومعالجة تفاصيل مستندات الإدارة ، بما في ذلك المستندات المقروءة آليًا ، فضلاً عن المتطلبات العامة لتجميع نصوص المستندات. هذا القسمعفا عليها الزمن الآن بسبب إصدار المتطلبات الجديدة لقواعد إعداد وتنفيذ المستندات.

أقسام أخرى من GSDOU ، على الرغم من حقيقة أنها تتطلب المراجعة ، هي ذات أهمية لا شك فيها عند إنشاء مكتب العمل في منظمة معينة.

يحدد قسم "تنظيم العمل مع المستندات" المبادئ والإجراءات لتنظيم تدفق المستندات للمؤسسة ، وبناء نظام لاسترجاع المعلومات لوثائق المؤسسة ، ومراقبة تنفيذ المستندات وإعداد المستندات لنقلها إلى أرشيف القسم للتخزين .

بالإضافة إلى ذلك ، يتم إبراز التوصيات المتعلقة بإنشاء واستخدام نظام استرجاع المعلومات (IPS) وفقًا لوثائق المؤسسة في قسم فرعي منفصل. يناقش هذا الجزء قواعد إنشاء IPS في ظروف الأنظمة التقليدية والآلية. تم تحديد تكوين IPS. يتضمن التسجيل وفهرسة المستندات وتخزينها التشغيلي ومصفوفات استرجاع المعلومات (خزانات الملفات اليدوية والمصفوفات على وسائط الآلة). وهذا يعني أن متطلبات المحاسبة وتنظيم المستندات وتخزينها تستند إلى استخدام نظام معلومات واحد ، يجب أن تكون مصفوفات المعلومات الخاصة به متوافقة. لتحقيق هذا التوافق ، يتم استخدام المصنفات التي تم تطويرها في المؤسسة (على سبيل المثال ، تسمية الحالات ، ومصنف المراسلين ، ومصنف التقسيمات الهيكلية (مجالات النشاط) ، ومصنف أنواع المستندات).

يناقش القسم الثالث من GSDOU قضايا الميكنة وأتمتة العمل المكتبي ، وميزات العمل مع المستندات عند إدخال أنظمة التحكم الآلي.

في القسم الرابع ، يتم تقديم مفهوم خدمة العمل المكتبي ، ومهامها الرئيسية ووظائفها وحقوقها. يوفر GSDOU إنشاء العديد من الخدمات المكتبية النموذجية ، اعتمادًا على فئة المنظمة أو المؤسسة: إدارة الحالة ؛ مكتب؛ القسم المشترك السكرتير الرئيسي

تحتوي ملاحق GSDOU على لائحة تقريبية بشأن خدمة الدعم الوثائقي للإدارة ( خدمة المؤسسة التعليمية لمرحلة ما قبل المدرسة). توصي المتغيرات النموذجية لهياكلها التنظيمية اعتمادًا على نوع المنظمة ، كما تصوغ أهدافها وأهدافها ووظائفها.

تشمل ملاحق GSDOU أيضًا:

1) قائمة تقريبية بالوثائق المطلوب الموافقة عليها ؛

2) قائمة تقريبية بالوثائق التي تم لصق الختم عليها ؛

3) قواعد ملء تفاصيل استمارات التسجيل والرقابة (RKF) ؛

4) نماذج من تسميات القضايا ؛

5) قائمة بالمواعيد النهائية النموذجية لتنفيذ المستندات ؛

6) شكل غلاف ملف دائم ومؤقت (فوق 10 سنوات) فترات التخزين.

في عام 1993 ، تم تطوير أحكام GSDOU في نموذج التعليماتفي العمل المكتبي في الوزارات والإدارات في الاتحاد الروسي (2005) ، ثم في قواعد العمل المكتبي في الهيئات التنفيذية الاتحادية (2009).

1.3 الإجراءات التشريعية والتنظيمية والمنهجية في مجال العمل المكتبي

يتم بناء نشاط أي منظمة على أساس قواعد القوانين التشريعية التي تنطوي على التعامل مع المعلومات الموثقة.

الإطار القانونيالعمل المكتبي - هذه هي القوانين والوثائق التنظيمية والمنهجية التي تساعد في إنشاء تقنية لمعالجة المستندات وتخزينها واستخدامها في عمل هيئة حكومية.

حكومة الاتحاد الروسي ، السلطات التنفيذية الفيدرالية هي المسؤولة عن تنظيم دعم التوثيق في السلطات التنفيذية ، وتطوير الإجراءات القانونية التنظيمية ذات الصلة.

تذكر!يتم تنفيذ التوجيه المنهجي العام في مجال الأرشفة في روسيا من قبل وكالة المحفوظات الفيدرالية (Rosarchiv) ، التابعة لرئيس الاتحاد الروسي. مقدم منظمة علميةفي هذا المجال ، معهد عموم روسيا للبحث العلمي للتوثيق والأرشفة (VNIIDAD).

يمكن تقسيم القاعدة المعيارية والمنهجية للعمل المكتبي إلى عدة مجموعات من الوثائق. الأول فدرالي أنظمةعدم توجيه العمل ، بدرجة أو بأخرى ، مما يؤثر على تنظيم وتكنولوجيا توثيق أنشطة الإدارة وتنظيم العمل بالوثائق. من بينها يمكن للمرء أن يسميها القانون المدنيقانون المخالفات الإدارية قانون العمل(TC RF).

بالنسبة للعمل المكتبي ، فإن قسم القانون الاتحادي "حول المعلومات وتكنولوجيا المعلومات وحماية المعلومات" مهم جدًا النظام القانونيتوثيق المعلومات. وفقًا للقانون ، يعد توثيق المعلومات شرطًا أساسيًا لإدراجها في مصادر المعلومات. يحدد القانون إجراءات توثيق المعلومات ويسمي سلطات الدولة الملزمة بضمان هذا الإجراء. وفقًا للقانون ، يتم تعيين هذه المهمة إلى سلطات الدولة المسؤولة عن تنظيم العمل المكتبي وتوحيد المستندات وأمن الاتحاد الروسي.

تنص المادة 327 من القانون الجنائي للاتحاد الروسي "التزوير ، أو إنتاج أو بيع المستندات المزورة ، أو جوائز الدولة ، أو الطوابع ، أو الأختام ، أو الأوراق الرسمية" على معاقبة هذا النوع من النشاط. يرجى ملاحظة أن هذا المزيف يجب أن يكون له غرض - منح الحقوق أو الإعفاء من المسؤولية.

مقال آخر مهم للمتخصصين الذين يعملون مع الوثائق هو Art. 292 من القانون الجنائي للاتحاد الروسي. تتعلق هذه المقالة بالتزوير الرسمي ، والذي يُعرَّف بأنه "تقديم مسؤول ، وكذلك موظف مدني أو موظف في هيئة حكومية ذاتية محلية غير رسمية ، إلى وثائق رسمية تحتوي على معلومات كاذبة عن قصد ، بالإضافة إلى إدخال تصحيحات على هذه المستندات تشوه محتواها الفعلي ، إذا تم ارتكاب هذه الأعمال بدافع أنانية أو مصلحة شخصية أخرى.

مادة 24 قانون الضرائبيوفر RF ذلك وكلاء الضرائبملزمون بضمان سلامة المستندات اللازمة لحساب الضرائب وخصمها وتحويلها لمدة أربع سنوات ، ووفقًا للجزء 2 من الفن. 13.25 من قانون الجرائم الإدارية للاتحاد الروسي ، فشل شركة ذات مسؤولية محدودة في الوفاء بالتزام تخزين المستندات المنصوص عليها في التشريع الخاص بالشركات ذات المسؤولية المحدودة واللوائح المعتمدة وفقًا لها الأعمال القانونيةوالتخزين إلزامي ، وكذلك الانتهاك النظام المعمول بهوفترات تخزين مثل هذه الوثائق يترتب عليها فرض غرامة إداريةللمسؤولين بمبلغ 2.5 إلى 5 آلاف روبل ؛ على ال الكيانات القانونية- من 200 ألف إلى 300 ألف روبل.

المجموعة الثانية من الأعمال المعيارية هي الأعمال القانونية للإدارات المتعلقة بالعمل المكتبي والتي لها طابع مشترك بين الإدارات. وهي تشمل: نظام الدولة للدعم الوثائقي للإدارة (M.، 1991)؛ قواعد العمل المكتبي في الهيئات التنفيذية الاتحادية (2009) ؛ معايير الدولةللتوثيق ، على سبيل المثال ، GOST 6.30-2003 "نظام التوثيق الموحد. نظام موحد للتوثيق التنظيمي والإداري. متطلبات التوثيق")؛ المصنفات الروسية بالكامل للمعلومات التقنية والاقتصادية والاجتماعية ، بالإضافة إلى عدد من اللوائح الخاصة بوزارة العمل في روسيا ، ولجنة الإحصاء الحكومية في روسيا ، والمحفوظات الفيدرالية ، إلخ.

المجموعة الثالثة من الأعمال المعيارية هي معايير مختلفة و تعليمات نموذجيةبشأن العمل المكتبي لإدارات الكيانات المكونة للاتحاد الروسي والتعليمات من منظمات محددة ، على سبيل المثال ، التعليمات الخاصة بالعمل المكتبي في إدارة المدينة

سمولينسك (تمت الموافقة عليه بأمر من إدارة مدينة سمولينسك بتاريخ 15 فبراير 2013 برقم 82-r / adm).

يتم توفير تنظيم الدولة لعمل المكتب من قبل وكالة المحفوظات الفيدرالية ، والتي توفر التوجيه التنظيمي والمنهجي المشترك بين القطاعات والرقابة على تنظيم الوثائق في العمل المكتبي للهيئات الحكومية الفيدرالية ، وتنسق تطوير نظام الدولة للعمل المكتبي وأنظمة التوثيق الموحدة .

تقوم لجنة الاتحاد الروسي للتقييس والمقاييس وإصدار الشهادات (Gosstandart) بإدارة الدولة للتقييس في الاتحاد الروسي ، بما في ذلك العمل على توحيد وتوحيد الوثائق وأنظمة التوثيق ، وتطويرها وتنفيذها وصيانتها. المصنفات الروسيةالمعلومات التقنية والاقتصادية والاجتماعية.

حكومة الاتحاد الروسي ، السلطات التنفيذية الفيدرالية هي المسؤولة عن تنظيم دعم التوثيق في السلطات التنفيذية ، وتطوير الإجراءات القانونية التنظيمية المناسبة.

في الهيئات الحكومية بالولاية والبلدية ، يتم تطبيق قوانين مختلفة لتنظيم عمل المكتب:

✓ القانون الاتحادي رقم 79-FZ بتاريخ 27 يوليو 2004 (بصيغته المعدلة في 31 ديسمبر 2014) "في الولاية الخدمة المدنيةالاتحاد الروسي "؛

✓ القانون الاتحادي رقم 25-FZ بتاريخ 2 مارس 2007 (بصيغته المعدلة في 30 مارس 2015) “بتاريخ خدمة البلديةفي الاتحاد الروسي "؛

✓ القانون الاتحادي رقم 210-FZ بتاريخ 27 يوليو 2010 "بشأن تنظيم تقديم خدمات الدولة والبلديات".

✓ القانون الاتحادي رقم 59-FZ بتاريخ 2 مايو 2006 "بشأن إجراءات النظر في الطعون المقدمة من مواطني الاتحاد الروسي" ؛

✓ القانون الاتحادي رقم 58-FZ بتاريخ 27 مايو 2003 "بشأن خدمة عامةالاتحاد الروسي "؛

✓ القانون الاتحادي رقم 229-FZ المؤرخ 2 أكتوبر 2007 (بصيغته المعدلة في 6 ديسمبر 2011) "بشأن إجراءات الإنفاذ".

✓ القانون الاتحادي رقم 77-FZ بتاريخ 29 ديسمبر 1994 ، "بشأن نسخة إلزامية من المستندات".

يتم إصدار اللوائح ذات الطبيعة المعيارية في شكل قرارات صادرة عن حكومة الاتحاد الروسي وهي ملزمة. يتم إصدار الإجراءات المتعلقة بالمسائل التشغيلية وغيرها من القضايا الحالية التي ليس لها طبيعة تنظيمية في شكل أوامر من حكومة الاتحاد الروسي. أنظمةيتم إصدار السلطات التنفيذية الفيدرالية على أساس القوانين والتعليمات والأوامر الفيدرالية الصادرة عن رئيس الاتحاد الروسي ، ووفقًا لها ، وقرارات وأوامر حكومة الاتحاد الروسي ، وكذلك بناءً على مبادرة من السلطات التنفيذية الاتحادية في إطارها. كفاءه.

يتم تنفيذ تسجيل الدولة للقوانين المعيارية من قبل وزارة العدل في الاتحاد الروسي ، والتي سجل الدولةالقوانين المعيارية للهيئات التنفيذية الاتحادية. يجوز للسلطات التنفيذية الاتحادية إرسال الإجراءات القانونية التنظيمية الخاضعة للتنفيذ تسجيل الدولة، فقط بعد تسجيلها ونشرها رسميًا.

دعونا ننظر في بعض أعمال السلطات التنفيذية الاتحادية التي تؤثر كليًا أو جزئيًا على قضايا التوثيق وتؤثر على تنظيم العمل المكتبي ، وتنظيم عمل موظفي خدمة العمل المكتبي في الجهات التنفيذية.

مرسوم حكومة الاتحاد الروسي رقم 477 المؤرخ 15 يونيو 2009 "بشأن الموافقة على قواعد العمل المكتبي في الهيئات التنفيذية الاتحادية" ، بصيغته المعدلة. المراسيم الصادرة عن حكومة الاتحاد الروسي بتاريخ 26 أبريل 2016 N 356. تحتوي القواعد التي تمت الموافقة عليها بموجب مرسوم حكومي على تكوين تفاصيل مستندات الإدارة ، ولكنها لا تعكس مشكلات تكنولوجيا المكاتب. الوثيقة مخصصة لخدمات إدارة السجلات للجهات التنفيذية الاتحادية ، والمتخصصين في مجال الدعم الوثائقي للإدارة المشاركة في تطوير الوثائق التنظيمية في مجال العمل المكتبي في السلطات التنفيذية الاتحادية.

قرار الأرشيف الاتحادي بتاريخ 23 ديسمبر 2009 رقم 76 "بشأن الموافقة على المبادئ التوجيهية لتطوير التعليمات الخاصة بالعمل المكتبي في الهيئات التنفيذية الاتحادية". القواعد الارشاديةمخصصة لخدمات العمل المكتبي للجهات التنفيذية الاتحادية ، والمتخصصين في مجال الدعم الوثائقي للإدارة المشاركين في تطوير الوثائق التنظيمية في مجال العمل المكتبي.

مرسوم حكومة الاتحاد الروسي المؤرخ 27 كانون الأول / ديسمبر 1995 رقم 1268 (بصيغته المعدلة في 14 كانون الأول / ديسمبر 2006) "بشأن تبسيط تصنيع واستخدام وتخزين وتدمير الأختام والورق ذي الرأسية مع استنساخ شعار الدولة الروسي الاتحاد ". يحدد المرسوم إجراءات استخدام الأختام والطوابع على المستندات وأشكالها وأحجامها وتفاصيلها.

حدد مرسوم حكومة الاتحاد الروسي المؤرخ 13 أغسطس 1997 رقم 1009 "بشأن الموافقة على قواعد إعداد القوانين المعيارية للسلطات التنفيذية الاتحادية وتسجيل دولتها" تكوين الإجراءات القانونية التنظيمية للسلطات التنفيذية الاتحادية ، إجراءات إعدادها ونشرها.

يحدد مرسوم حكومة الاتحاد الروسي المؤرخ 15 أبريل 2005 رقم 222 (بصيغته المعدلة في 31 يناير 2012) "بشأن الموافقة على قواعد توفير خدمات الاتصالات البرقية" إجراءات إصدار أنواع مختلفةالبرقيات.

المرسوم الصادر عن حكومة الاتحاد الروسي بتاريخ 15 أبريل 2005 رقم 221 "بشأن الموافقة على قواعد تقديم الخدمات خدمه بريديه"، على وجه الخصوص ، تم وضع قواعد كتابة العناوين على المواد البريدية.

دليل تأهيل مناصب المديرين والمتخصصين والموظفين الآخرين ( تمت الموافقة عليها بالقراروزارة العمل الروسية بتاريخ 21 أغسطس 1998 رقم 37). الدليل هو وثيقة معيارية. على أساس خصائص التأهيل ، وصف الوظيفةلموظفين محددين ، وكذلك يتم عمل السجلات في كتب العملعلى المسمى الوظيفي للموظف.

مرسوم وزارة العمل الروسية بتاريخ 26 مارس 2002 رقم 23 "بشأن الموافقة على قواعد الوقت للعمل على الدعم الوثائقي للهياكل الإدارية للهيئات التنفيذية الفيدرالية".

مرسوم حكومة الاتحاد الروسي بتاريخ 04.09.1995 رقم 870 "بشأن الموافقة على قواعد تصنيف المعلومات التي تشكل سرًا للدولة بدرجات متفاوتة من السرية". تم تطوير القواعد وفقًا لقانون الاتحاد الروسي المؤرخ 21 يوليو 1993 رقم 5485-1 "بتاريخ سر الدولة»وهي مُلزمة لسلطات الدولة ، التي يحق لرؤسائها تصنيف المعلومات على أنها أسرار دولة ، عند قيامهم بوضع قائمة مفصلة بالمعلومات التي سيتم تصنيفها ، وكذلك سلطات الدولة الأخرى والحكومات المحلية والشركات والمؤسسات والمنظمات عند إعداد مقترحات حول إدراجها في قائمة المعلومات ، أصحابها هم.

مرسوم حكومة جمهورية روسيا الاتحادية الاشتراكية السوفياتية رقم 35 بتاريخ 1991/12/05 "بشأن قائمة المعلومات التي لا يمكن أن تكون سرًا تجاريًا" (بصيغته المعدلة في 03.10.2002). لا ينطبق هذا القرار على المعلومات المتعلقة وفقًا لـ المعاهدات الدوليةإلى سر التجارة، وكذلك معلومات حول أنشطة المؤسسة ، والتي ، وفقًا لـ التشريعات الحاليةتشكل سرا من أسرار الدولة.

مرسوم مجلس صندوق المعاشات التقاعدية للاتحاد الروسي بتاريخ 30 أغسطس 1996 رقم 123 "بشأن الموافقة على قائمة المعلومات التي تشكل معلومات سرية". على سبيل المثال ، وفقًا للقائمة ، تتضمن المعلومات السرية المعلومات الواردة في قواعد بيانات دافعي أقساط التأمين.

الوثائق المنظمة لتنظيم الأرشفة تشمل ما يلي.

أمر صادر عن وزارة الثقافة في الاتحاد الروسي بتاريخ 31 مارس 2015 رقم 526 "بشأن الموافقة على قواعد تنظيم تخزين وحيازة وحساب واستخدام وثائق صندوق المحفوظات التابع للاتحاد الروسي والمستندات الأرشيفية الأخرى في الدولة السلطات والحكومات والمنظمات المحلية "(يشار إليها فيما بعد بالقواعد). القواعد هي وثيقة معيارية ومنهجية. تستند القواعد على التيار الإطار القانونيفي مجال المعلومات ، ودعم التوثيق للإدارة والأرشفة ، وتجميع تجربة الأرشفة المحلية ، مع مراعاة الإنجازات الحديثة في التطبيق الوسائل التقنيةو تقنيات المعلوماتفي العمل مع المستندات. تنطبق هذه القواعد على أرشيفات المنظمات الحكومية ، وهي أيضًا إلزامية لجميع المنظمات غير الحكومية من حيث ضمان سلامة ووصف ومحاسبة واستخدام وثائق صندوق المحفوظات التابع للاتحاد الروسي المصنفة كممتلكات للدولة.

لا تنطبق القواعد على وثائق العمل التي ينظمها قانون الاتحاد الروسي المؤرخ 21 يوليو 1993 رقم 5485-1 "بشأن أسرار الدولة" ومرسوم رئيس الاتحاد الروسي المؤرخ 30 نوفمبر 1995 رقم 1203 "الموافقة على قائمة المعلومات المصنفة كأسرار دولة". منظمات الدولة التي لم يتم تضمينها في تكوين مصادر الحصول على أرشيف الدولة ، وكذلك منظمات غير حكوميةقد تسترشد بهذه القواعد عند تنظيم وضمان عمل أرشيفها. يحتوي ملحق القواعد على نماذج موحدة للوثائق التي تضمن تشغيل الأرشيف: تسمية الحالات ، وقوائم الجرد ، والجرد الداخلي ، وقانون تخصيص المستندات للتدمير ، وصحيفة شهادة الحالة ، وغطاء القضية ، وما إلى ذلك.

تعمل اللوائح التقريبية الخاصة بأرشيف مؤسسة حكومية أو منظمة أو مؤسسة (تمت الموافقة عليها بأمر من أرشيف الدولة الصادر في 18 أغسطس 1992 رقم 176) كأساس لتطوير اللوائح الخاصة بأرشيف كل من الدولة وغير الحكومية الشركات.

تنظيم تقريبي بشكل دائم لجنة الخبراءالمؤسسات والمنظمات والشركات (تمت الموافقة عليها بأمر من المحفوظات الاتحادية في 19 يناير 1995 رقم 2) تحدد الأحكام القانونيةووظائف لجنة الخبراء وإجراءات العمل والعلاقة مع CEC & EPC.

تحتوي اللائحة التقريبية للجنة الخبراء المركزية التابعة لوزارة (إدارة) الاتحاد الروسي (التي تمت الموافقة عليها بأمر من الأرشيف الاتحادي في 17 مارس 1998 رقم 19) على حقوق ووظائف تقريبية للجنة الخبراء المركزية ، وإجراءات تعيينها ، التكوين ، النطاق ، يمكن استخدامها كنموذج لإنشاء اللائحة على منظمات اللجان الخبيرة.

يتم تحديد شروط تخزين المستندات وفقًا لأمر وزارة الثقافة في الاتحاد الروسي بتاريخ 25 أغسطس 2010 رقم 558 "عند الموافقة على قائمة المستندات الإدارية المعيارية الأرشيفية التي تم إنشاؤها في سياق أنشطة الدولة الهيئات والحكومات والمنظمات المحلية ، مع بيان فترات التخزين ".

أيضًا ، لتحديد فترات تخزين المستندات ، يمكنك استخدام قائمة المستندات الأرشيفية النموذجية التي تم إنشاؤها في الأنشطة العلمية والتقنية والإنتاجية للمنظمات ، مع الإشارة إلى فترات التخزين ، المعتمدة بأمر من وزارة الثقافة الروسية بتاريخ يوليو 31 ، 2007 رقم 1182 (بصيغته المعدلة في 28 أبريل 2011).

فيما يتعلق بتطوير تقنية المعلومات ، تم اعتماد عدد من الوثائق التي تؤثر على ميكنة العمل المكتبي والأرشفة. لذلك ، في عام 2013 ، وضع معهد عموم روسيا لبحوث التوثيق والأرشفة (VNIIDAD) توصيات لاقتناء ومحاسبة وتنظيم تخزين وثائق الأرشفة الإلكترونية في أرشيفات المنظمات والتوصيات لاقتناء ومحاسبة وتنظيم تخزين وثائق أرشيفية إلكترونية في أرشيفات الدولة والبلديات. يمكن استخدام هذه الوثائق في تنظيم تخزين أرشفة الوثائق الإلكترونية في المنظمات.

وافق رئيس الاتحاد الروسي على استراتيجية تطوير مجتمع المعلومات في الاتحاد الروسي في 7 فبراير 2008 برقم Pr-212.

هذه الإستراتيجية هي وثيقة تحدد الهدف والمبادئ والتوجهات الرئيسية سياسة عامةفي مجال استخدام وتطوير تكنولوجيا المعلومات والاتصالات والعلوم والتعليم والثقافة للنهوض بالبلد على طريق مجتمع المعلومات.

يتمثل أحد الاتجاهات الرئيسية في تنفيذ استراتيجية تطوير مجتمع المعلومات في الاتحاد الروسي في زيادة كفاءة الإدارة العامة والحكم الذاتي المحلي والتفاعل المجتمع المدنيوالعمل مع السلطات العامة ، وجودة وكفاءة تقديم الخدمات العامة ، بما في ذلك من خلال إنشاء الحكومة الإلكترونية. أصبح تشكيل الحكومة الإلكترونية في الاتحاد الروسي ممكنًا بسبب الاستخدام الواسع لتكنولوجيا المعلومات والاتصالات في المجال الاجتماعي والاقتصادي والسلطات العامة.

في عام 2010 ، تم إصدار معيار يستخدم في تنظيم التفاعل الإلكتروني بين المنظمات: GOST R 53898-2010 “أنظمة إدارة المستندات الإلكترونية. تفاعل أنظمة إدارة الوثائق. متطلبات البريد الإلكتروني. يحدد المعيار تنسيق الرسالة الإلكترونية وتكوينها ومحتواها التي توفر تفاعل معلومات لأنظمة إدارة المستندات.

في عام 2010 ، بأمر من حكومة الاتحاد الروسي في 20 أكتوبر 2010 رقم 1815-r ، تمت الموافقة على البرنامج الحكومي "مجتمع المعلومات (2011-2020) للاتحاد الروسي".

هدف، تصويب برنامج الدولةيهدف "مجتمع المعلومات (2011-2020)" إلى الحصول على فوائد للمواطنين والمنظمات من استخدام تكنولوجيا المعلومات والاتصالات من خلال ضمان المساواة في الوصول إلى موارد المعلومات ، وتطوير المحتوى الرقمي ، وتطبيق التقنيات المبتكرة ، وتحسين كفاءة الإدارة العامة بشكل جذري مع ضمان الأمن في مجتمع المعلومات.

في 2010-2012 ، تم اعتماد عدد من الإجراءات القانونية لأتمتة العمل مع الوثائق على المستوى المشترك بين الإدارات. وبذلك يتم تنفيذ برنامج "الحكومة الإلكترونية" بنجاح. يتضمن إنشاء الحكومة الإلكترونية إنشاء نظام إدارة عامة موزع على الصعيد الوطني ينفذ حل مجموعة كاملة من المهام المتعلقة بإدارة المستندات وعمليات معالجتها.

تعريف:الحكومة الإلكترونية هي نظام إدارة الوثائق الإلكترونية للإدارة العامة يعتمد على أتمتة مجموعة كاملة من عمليات الإدارة في جميع أنحاء البلاد ويخدم الغرض من زيادة كفاءة الإدارة العامة بشكل كبير وتقليل تكاليف الاتصالات الاجتماعية لكل فرد من أفراد المجتمع.

بحلول عام 2018 ، وفقًا لمرسوم رئيس الاتحاد الروسي بتاريخ 07.05.2012 رقم 601 "بشأن الاتجاهات الرئيسية لتحسين نظام الإدارة العامة" ، ينبغي توفير 70٪ من جميع الخدمات العامة في في شكل إلكتروني.

تعريف:الخدمة العامة - أنشطة السلطة التنفيذية التي تقدم الخدمات العامة ، والتي يتم التعبير عنها في أداء الإجراءات و (أو) اعتماد القرارات التي تستلزم ظهور أو تغيير أو إنهاء العلاقات القانونية أو ظهورها. معلومات موثقة(وثيقة) فيما يتعلق باستئناف مواطن أو منظمة لممارسة حقوقهم ، المصالح المشروعةأو أداء الواجبات الموكلة إليهم من خلال الإجراءات القانونية التنظيمية.

وهكذا ، في الوقت الحاضر القاعدة المعياريةالعمل المكتبي يتطور نحو تنظيم إدارة الوثائق الإلكترونية.

أسئلة الاختبار

1. ما هو الفرق بين "الوثيقة" و "المعلومات"؟» ?

2. ما هي أنظمة التوثيق الموحدة التي تعمل على أراضي الاتحاد الروسي؟

3. ما هي الجهة المنظمة لتنظيم العمل المكتبي في السلطات التنفيذية الاتحادية؟

4. ما هي القوانين المعيارية التي تنظم تنظيم العمل المكتبي في الهيئات التنفيذية الاتحادية؟

5. ما هي الأهداف والغايات الرئيسية لتطوير نظام الدولة للدعم الوثائقي للإدارة.

مهام عملية

1. قارن بين مفاهيم "العمل المكتبي» و "وثائق الإدارة". ابحث عن أوجه التشابه والاختلاف.

2. قارن بين الأهداف الرئيسية لإنشاء ووظائف الهيئات البلدية والهيئات التنفيذية الاتحادية.

* * *

المقتطف التالي من الكتاب اساسيات العمل المكتبي بالولاية و حكومة البلدية(إل أ دورونينا ، 2018)مقدم من شريك الكتاب لدينا -

مؤسسة تعليمية غير حكومية

التعليم المهني العالي

معهد كوزباس للاقتصاد والقانون

كلية الحقوق

رئيس الانضباط الانساني

اختبار

حسب التخصص: "توثيق أنشطة الإدارة"

حول موضوع "تنظيم العمل المكتبي في السلطات العامة والحكم الذاتي المحلي"

المنجز: طالب المجموعة 303

Panshina E.Yu.

التحقق:

كيميروفو ، 2010

مقدمة …………………………………………………………………………… ..… .3

1. تدفق الوثائق كأساس لأنشطة الهيئة …………… ...… .5

2. النموذج الروسي للعمل المكتبي في السلطات العامة والحكم الذاتي المحلي …………………………………………………… ..… ..7

3. اختيار نهج لأتمتة سير العمل ………………………… 10

4. نظم تنظيم إدارة المستندات الإلكترونية…………….…..12

5. سير عمل الوثائق الرسمية ………………………… ..… .. 14

6. ميكنة تبادل الوثائق بين الجهات ………… ..… 18

7. أنظمة EDD للجهات على مختلف المستويات ……………………… ... 20

8. حل ل السلطة المحليةالحكم الذاتي …………………………… ... 21

الخلاصة …………………………………………………………………………… ... 23

قائمة الأدب المستعمل …………………………………………… .. 25

مقدمة.

تعترف سلطات الدولة والحكومات المحلية اليوم بالحاجة إلى أتمتة العمليات المكتبية وتنظيم إدارة المستندات الإلكترونية في جميع مناطق الاتحاد الروسي تقريبًا. ولكن إلى جانب فهم هذه الحاجة ، يظهر عدد من الأسئلة ، دون تلقي إجابات يستحيل عليها المضي قدمًا في التنفيذ العملي للمشاريع.

من أين يجب أن تبدأ في تطبيق النظام؟ كيف يتم تقسيم المشروع بأكمله إلى مراحل بحيث يكون تأثير التنفيذ واضحًا بعد المرحلة الأولى ، وينمو مع كل مرحلة لاحقة؟ أي من الوسائل التقنية المتاحة يجب ترقيتها في المقام الأول ، وأيها يمكنه الانتظار؟ ما هي الموارد المالية التي يجب توفيرها في الميزانية ، مقسمة حسب السنوات ، بناءً على حقائق منطقة معينة؟

في الواقع ، كل هذه الأسئلة تتعلق ببناء خطة تنفيذ مشروع مختصة لعدة سنوات قادمة ، مع الأخذ في الاعتبار التمويل المخطط ، واحتياجات الإنتاج ، معدات تقنيةوالتحديث المخطط للحديقة الفنية.

عمل المهندسين والمصممين ومديري الإنتاج

يخصص الكثير من الوقت لدراسة وتحليل وتجميع المواد المختلفة

توثيق. تنشأ صعوبات كبيرة بشكل خاص ، كقاعدة عامة ، متى

تطوير مستندات الإنتاج ، والذي يرجع في المقام الأول إلى نقص معرفة خاصةفي المجمعين. يتطلب التخلص من الوقت غير المنتج الذي يقضيه في عمليات تجميع المستندات واستخدامها مزيجًا معقولًا من الصفة الرسمية والإبداع ، وهذا ، وفقًا للمؤلفين ، يتطلب ، من ناحية ،

من ناحية أخرى ، تعرف واضعي الوثائق على أكثر قوانين إدراك الوثائق عمومية ، وهذه هي المهمة الرئيسية - الصياغة والتنظيم قواعد عامةوقواعد إعداد الوثائق الأساسية.

هدف، تصويب مراقبة العملهي الدراسة الأسس النظريةتنظيم العمل المكتبي في سلطات الدولة والحكم الذاتي المحلي.

وبحسب الغرض من الرقابة في العمل ، يتم الاتي مهام:

تحديد مفهوم سير العمل ؛

النظر في النموذج الروسي للعمل المكتبي في السلطات العامة والحكم الذاتي المحلي ؛

تحديد أنظمة EDD لمختلف مستويات الحكومة ؛

ضع في اعتبارك أتمتة تبادل المستندات بين السلطات.

1. تدفق الوثائق كأساس لأنشطة الهيئة.

يتم تنفيذ العمل المكتبي في الهيئة التنفيذية الاتحادية وفقا لقواعد العمل المكتبي في الهيئات التنفيذية الاتحادية ، تمت الموافقة عليها بالقرارحكومة الاتحاد الروسي بتاريخ 15 يونيو 2009 برقم 477. على أساس هذه القواعد ، تقوم الهيئة التنفيذية الفيدرالية ، بالاتفاق مع الهيئة التنفيذية الفيدرالية في مجال الأرشفة ، بإصدار تعليمات حول عمل المكتب. لا تنطبق هذه القواعد على تنظيم العمل بالوثائق التي تحتوي على أسرار الدولة.

يتم إعداد المستندات على نماذج (أوراق قياسية من ورق A4 أو A5) أو في شكل مستندات إلكترونية ويجب أن تحتوي على مجموعة من التفاصيل وموقعها وتنفيذها. تمت الموافقة على نماذج النماذج بأمر من رئيس السلطة التنفيذية.

جميع الوثائق مقسمة إلى واردة وصادرة وداخلية. المستندات الواردة تخضع للمعالجة الأولية والتسجيل ، استعراض أولي، يتم نقلها إلى الإدارة للنظر فيها ، ثم الوصول إلى فناني الأداء. بعد التنفيذ ، توضع المستندات في ملفات.

كل هيئة تشكل صندوقها الوثائقي الخاص. يتم تنسيق تسمية ملفات الهيئة مع لجنة الخبراء والتحقق من أرشيف الدولة الفيدرالية ذي الصلة. يتم نقل حالات التخزين الدائم والمؤقت (أكثر من 10 سنوات) إلى الأرشيف. يحدد القرار إجراءات التعامل مع المستندات الإلكترونية.

يُستخدم مصطلح "تدفق المستندات" حاليًا على نطاق واسع للغاية ويوجد في وصف كل منها تقريبًا نظام معلومات. يتم تنفيذ أتمتة سير العمل من خلال العديد من الأنظمة ، ويدعي كل منها أنها "نهج متكامل لأتمتة سير العمل". في الوقت نفسه ، فإن مجموعة متنوعة من الأنظمة هي الأوسع: من أنظمة محاسبة المستودعات إلى برامج التحكم في العمليات التكنولوجية.

في هذه الورقة ، المصطلحات "تدفق المستندات" ، "العمل المكتبي" ، إلخ. يُنظر إليه حصريًا في سياق تنظيم عمل السلطات العامة والحكم الذاتي المحلي. وفقًا لذلك ، يتم تفسير المصطلحات حصريًا باستخدام اللوائح الوطنية كما هي مطبقة على عمل الهيئات الحكومية.

وفقًا للتعريف (GOST R 51141-98) ، فإن تدفق المستندات هو "حركة المستندات في مؤسسة ما من لحظة إنشائها أو استلامها حتى اكتمال التنفيذ أو الإرسال" ، أي دورة الحياة الكاملة لكامل مجموعة من الوثائق في المنظمة قبل نقلها إلى الأرشيف أو إتلافها.

العمل المكتبي ، أو "الإدارة المستندية" ، بحسب المصدر نفسه ، تعني "فرع النشاط الذي يوفر التوثيق وتنظيم العمل بالوثائق الرسمية". أي أن العمل المكتبي هو مجموعة من الآليات التنظيمية للحفاظ على سير عمل الوثائق الرسمية ومراقبته. ومع ذلك ، في "التعليمات المعيارية للعمل المكتبي في الهيئات التنفيذية الفيدرالية" بتاريخ 27 نوفمبر 2000 ، لم تعد وظائف العمل المكتبي مقصورة على تنظيم تدفق المستندات الرسمية فقط. يتيح لنا ذلك التأكيد على أن أنظمة التشغيل الآلي للمكاتب يجب ألا تتحكم فقط في تداول الوثائق (الرسمية) المسجلة ، ولكن أيضًا في مسودات المستندات.

2. النموذج الروسي للعمل المكتبي في السلطات العامة والحكم الذاتي المحلي.

في روسيا ، على المستوى الوطني ، تم تطوير تقنية موحدة للعمل مع وثائق الإدارة ، ما يسمى بنظام الدولة للدعم الوثائقي للإدارة (GS DOW). الأعمال الورقية الروسية ليس لها نظائر في البلدان الأخرى سواء من حيث تفاصيل تطوير التكنولوجيا للعمل مع المستندات ، أو من حيث حجم التوزيع. وإذا كان تطوير أتمتة المكاتب في الغرب يحفز على تطوير تقنيات إدارة المستندات ، فعندئذٍ في روسيا ، كقاعدة عامة ، نحن نتكلمعلى أتمتة التكنولوجيا التقليدية لسير عمل المكتب.

ما هي ميزات النموذج الروسي"العمل المكتبي؟ هناك ثلاث مزايا لافتة للنظر:

السيطرة على الوثيقة ، ابتداء من لحظة استلامها ؛

مركزية وظائف التحكم ؛

القواعد الموحدة لتداول الوثائق.

على عكس الأساليب الغربية للعمل مع المستندات ، فإن الممارسة الروسيةيتم وضع الوثيقة تحت السيطرة في لحظة استلامها من قبل السلطة. تقع المستندات الداخلية أو الصادرة في مجال المراقبة فور "الولادة" - أي الموافقة. في الوقت نفسه ، يتم تعقب العلاقة بين المستندات - إذا ظهرت وثيقة واحدة نتيجة لتنفيذ قرار تم اتخاذه على مستند آخر. كل هذا يجعل من الممكن تتبع مسار أي وثيقة تتلقاها سلطة الدولة والحكومة الذاتية المحلية مع ضمان - بعد كل شيء ، لا يمكن أن تختفي وثيقة واحدة مسجلة بدون أثر.

يشير الحد الأقصى من المركزية للتحكم في تدفق المستندات إلى أنه يجب أولاً إبلاغ المستند إلى الإدارة ، وبعد ذلك فقط ، عند الحصول على قرارات وفقًا لتسلسل الخدمة الهرمي ، ينتقل إلى المنفذين المباشرين.

ميزة أخرى مهمة لـ "النموذج الروسي" هي وجود قواعد موحدة ومفصلة للعمل مع وثائق الإدارة في المنظمات ، بغض النظر عن مجال نشاطها. يتم تنظيم جميع أنشطة الخدمات الكتابية - البعثات والمكاتب ومجموعات المراقبة - وفقًا لقواعد ملء دفاتر التسجيل وخزانات الملفات ونماذج التقارير.

في سياق وجود مثل هذا التنظيم التفصيلي لسير العمل في السلطات ، يكون التنفيذ دون تكييف بشكل أساسي تكنولوجيا جديدةهذا أو ذاك البرنامج الأجنبي غير واقعي. في هذه الحالة ، يمكننا التحدث عن أتمتة الأعمال المكتبية التقليدية باستخدام تقنيات المعلومات الحديثة.

إرسال عملك الجيد في قاعدة المعرفة أمر بسيط. استخدم النموذج أدناه

سيكون الطلاب وطلاب الدراسات العليا والعلماء الشباب الذين يستخدمون قاعدة المعرفة في دراساتهم وعملهم ممتنين جدًا لك.

نشر على http://www.allbest.ru/

مؤسسة تعليمية غير حكومية

التعليم المهني العالي

معهد كوزباس للاقتصاد والقانون

كلية الحقوق

رئيس الانضباط الانساني

اختبار

حسب التخصص: "توثيق أنشطة الإدارة"

حول موضوع "تنظيم العمل المكتبي في السلطات العامة والحكم الذاتي المحلي"

المنجز: طالب المجموعة 303

Panshina E.Yu.

كيميروفو 2010

مقدمة

استنتاج

مقدمة

في الواقع ، كل هذه القضايا تتعلق ببناء خطة مختصة لتنفيذ المشروع لعدة سنوات قادمة ، مع الأخذ بعين الاعتبار التمويل المخطط ، واحتياجات الإنتاج ، والمعدات التقنية والتحديث المخطط للمجمع الفني.

يقضي عمل المهندسين والمصممين ومديري الإنتاج الكثير من الوقت في دراسة وتحليل وتجميع الوثائق المختلفة. تنشأ صعوبات كبيرة بشكل خاص ، كقاعدة عامة ، في تطوير مستندات الإنتاج ، والتي ترجع في المقام الأول إلى نقص المعرفة الخاصة بين المترجمين. يتطلب القضاء على نفقات الوقت غير المنتجة في عمليات تجميع المستندات واستخدامها مزيجًا معقولًا من الصفة الرسمية والإبداع ، وهذا ، وفقًا للمؤلفين ، يتطلب ، من ناحية ، تعريف جامعي الوثائق بأكثر القوانين العامة للوثائق. تصور الوثيقة ، من ناحية أخرى ، وهذه هي المهمة الرئيسية ، صياغة وتنظيم القواعد والمعايير العامة لإعداد الوثائق الأساسية.

الغرض من العمل الرقابي هو دراسة الأسس النظرية لتنظيم العمل المكتبي في السلطات العامة والحكم الذاتي المحلي.

حسب الغرض من العمل الرقابي تم تحديد المهام التالية:

تحديد مفهوم سير العمل ؛

النظر في النموذج الروسي للعمل المكتبي في السلطات العامة والحكم الذاتي المحلي ؛

تحديد أنظمة EDD لمختلف مستويات الحكومة ؛

ضع في اعتبارك أتمتة تبادل المستندات بين السلطات.

1. تدفق الوثائق كأساس لأنشطة الهيئة

يتم تنفيذ العمل المكتبي في الهيئة التنفيذية الفيدرالية وفقًا لقواعد العمل المكتبي في الهيئات التنفيذية الفيدرالية ، التي تمت الموافقة عليها بموجب مرسوم حكومة الاتحاد الروسي المؤرخ 15 يونيو 2009 رقم 477. Borodina V.V. العمل المكتبي في نظام الإدارة العامة. [نص] / ف. بورودينا. دار النشر: RAGS ، 2008. - 154 ج: على أساس هذه القواعد ، تقوم الهيئة التنفيذية الاتحادية ، بالاتفاق مع الهيئة التنفيذية الاتحادية في مجال الأرشفة ، بإصدار تعليمات حول العمل المكتبي. لا تنطبق هذه القواعد على تنظيم العمل بالوثائق التي تحتوي على أسرار الدولة.

جميع الوثائق مقسمة إلى واردة وصادرة وداخلية. تمر المستندات الواردة من خلال المعالجة الأولية والتسجيل والاعتبار الأولي في الخدمة الكتابية ، ويتم نقلها إلى الإدارة للنظر فيها ، ثم الوصول إلى فناني الأداء. بعد التنفيذ ، توضع المستندات في ملفات.

يُستخدم مصطلح "سير العمل" حاليًا على نطاق واسع للغاية ويوجد في وصف كل نظام معلومات تقريبًا. يتم تنفيذ أتمتة سير العمل من خلال العديد من الأنظمة ، ويدعي كل منها أنها "نهج متكامل لأتمتة سير العمل". في الوقت نفسه ، فإن مجموعة متنوعة من الأنظمة هي الأوسع: من أنظمة محاسبة المستودعات إلى برامج التحكم في العمليات التكنولوجية.

وفقًا للتعريف (GOST R 51141-98) ، فإن سير العمل هو "حركة المستندات في المؤسسة من لحظة إنشائها أو استلامها حتى اكتمال التنفيذ أو الإرسال" ، أي دورة الحياة الكاملة للمجموعة بأكملها مجموعة من الوثائق في المنظمة قبل نقلها إلى الأرشيف أو إتلافها.

2. النموذج الروسي للعمل المكتبي في السلطات العامة والحكم الذاتي المحلي

في روسيا ، على المستوى الوطني ، تم تطوير تقنية موحدة للعمل مع وثائق الإدارة ، ما يسمى بنظام الدولة للدعم الوثائقي للإدارة (GS DOW). الأعمال الورقية الروسية ليس لها نظائر في البلدان الأخرى سواء من حيث تفاصيل تطوير التكنولوجيا للعمل مع المستندات ، أو من حيث حجم التوزيع. وإذا كان تطوير أتمتة المكاتب في الغرب يحفز تطوير تقنيات إدارة المستندات ، فعندئذٍ في روسيا ، كقاعدة عامة ، نتحدث عن أتمتة التكنولوجيا التقليدية لسير عمل المكتب.

ما هي مميزات "النموذج الروسي" للعمل المكتبي؟ هناك ثلاث مزايا مدهشة: Spivak V.A. توثيق أنشطة الإدارة. [نص] / V.A. سبيفاك - دار النشر: بيتر ، 2008. - 98 درجة مئوية.

السيطرة على الوثيقة ، ابتداء من لحظة استلامها ؛

مركزية وظائف التحكم ؛

القواعد الموحدة لتداول الوثائق.

على عكس الأساليب الغربية للعمل مع المستندات ، في الممارسة الروسية ، يتم وضع الوثيقة تحت السيطرة في لحظة استلامها من قبل السلطة. تقع المستندات الداخلية أو الصادرة في مجال المراقبة فور "الولادة" - أي الموافقة. في الوقت نفسه ، يتم تعقب العلاقة بين المستندات - إذا ظهرت وثيقة واحدة نتيجة لتنفيذ قرار تم اتخاذه على مستند آخر. كل هذا يجعل من الممكن تتبع مسار أي وثيقة تتلقاها سلطة الدولة وهيئة الحكومة الذاتية المحلية مع ضمان - بعد كل شيء ، لا يمكن لأي وثيقة مسجلة أن تختفي دون أثر.

في ظل ظروف وجود مثل هذا التنظيم التفصيلي لتدفق المستندات في السلطات ، فإن إدخال تقنية جديدة بشكل أساسي لأحد البرامج الأجنبية أو الأخرى دون تكييفها أمر غير واقعي. في هذه الحالة ، يمكننا التحدث عن أتمتة الأعمال المكتبية التقليدية باستخدام تقنيات المعلومات الحديثة.

تتضمن الأعمال الورقية التقليدية صيانة العديد من المجلات و / أو خزائن الملفات التي تخدم المستندات الورقية. وتعد صيانة خزانات الملفات هذه هي الهدف الأساسي لأتمتة المكاتب. في الوقت نفسه ، لا شيء يمنع من تضمين النظام الآلي إمكانية ربط البطاقة بالصورة الإلكترونية للمستند نفسه (نص وحتى صورة وصوت وفيديو). وبالتالي ، يتم إنشاء الظروف التكنولوجية للانتقال إلى إدارة المستندات الإلكترونية. يؤدي الانتقال إلى إدارة المستندات الإلكترونية ، بدوره ، إلى إنشاء المتطلبات الأساسية لتشكيل المحفوظات الإلكترونية بآليات فعالة للإشارة والعمل التحليلي على مجموعة متنوعة من الوثائق في أشكال مختلفةالتمثيل.

من ناحية أخرى ، فإن استخدام شبكة الكمبيوتر يخلق ظروفًا لتحقيق اللامركزية في أداء وظائف المكتب المختلفة مع الحفاظ على التحكم المركزي في تدفق المستندات. من الممكن ، على سبيل المثال ، السماح للإدارات وحتى الموظفين الأفراد بتسجيل المستندات بشكل مستقل وفي نفس الوقت التحكم مركزيًا في مرورها. علاوة على ذلك ، فإن وجود شبكة تربط السلطات البعيدة إقليمياً يسمح بالتحكم المركزي في تدفق المستندات ، وهو أمر مستحيل تنفيذه في إطار التكنولوجيا الورقية البحتة.

نموذج سير العمل الروسي ليس فقط متوافقًا تمامًا مع الأساليب الحديثةلعمليات الإدارة ، ولكنه يتفوق أيضًا بشكل كبير على النماذج الغربية لإدارة المستندات. بعد كل شيء ، في النموذج الروسي ، لا يمكن أن يحدث فقدان المستندات إلا بسبب الانتهاك المباشر لتعليمات العمل المكتبي.

3. اختيار نهج لأتمتة سير العمل

أصبحت الحاجة إلى أتمتة سير عمل السلطات العامة والحكم الذاتي المحلي واضحة للجميع الآن.

يتعارض العمل المكتبي باستخدام المجلات الورقية وخزائن الملفات مع متطلبات تحسين كفاءة عمل موظفي الخدمة المدنية لعدة أسباب.

يتم توزيع المعلومات حول المستندات ومسار تنفيذها بين نظام خزائن الملفات في المنظمة وأقسامها الهيكلية. لذلك ، يتطلب الحصول على معلومات حول العمل مع المستندات في مؤسسة البحث عن البيانات ومعالجتها من خزائن الملفات غير المتجانسة واللامركزية.

عادةً ما يتم فصل خزائن ملفات المستندات عن فناني الأداء. تحتوي على معلومات غير كاملة وغير تشغيلية حول حالة المستندات.

يؤدي استنساخ وحركة عدد كبير من المستندات الورقية ، والاحتفاظ بالعديد من المجلات وخزائن الملفات وتكرار بعضها البعض ، إلى كميات كبيرةتكاليف العمالة غير المنتجة.

ومع ذلك ، فإن المقاربات الأساسية والثورية لسير عمل سلطات الدولة والحكم الذاتي المحلي خطيرة للغاية. هذا يمكن أن يؤدي ليس فقط إلى تأخير في التنفيذ ، ولكن أيضا إلى مشاكل خطيرة في الإدارة.

تقدم Microsoft جنبًا إلى جنب مع شركائها برنامجين متدرجين وحلول منهجية في مجال تنظيم تدفق المستندات للسلطات العامة والحكومة الذاتية المحلية: Borodina V.V. العمل المكتبي في نظام الإدارة العامة. [نص] / V.V. بورودين. دار النشر: RAGS ، 2008. -184 ج.

عمل مكتب آلي لسير العمل الورقي ؛

إدارة الوثائق الإلكترونية والعمل المكتبي.

مثل هذا النهج التدريجي سيجعل من الممكن زيادة كفاءة عمل السلطة تدريجياً ، والقضاء على احتمال عدم تنظيم أنشطتها. يعتبر العمل المكتبي الآلي لسير العمل الورقي على المدى القصير هو النهج الرئيسي لأتمتة سير العمل في السلطات العامة والحكومات المحلية.

الوثائق التي تعالجها السلطة ، بما في ذلك تلك المنقولة باستخدام تكنولوجيا الكمبيوتر ، لها شكلين - تقليديًا ورقية وإلكترونية. هذا التعايش هو نتيجة المرافق الحديثةإعداد الوثائق يعني شكلاً إلكترونيًا لتخزين المستندات ، والإطار التنظيمي والقواعد الراسخة للتداول - الورق. وأيضًا ، فإن الحجة الأكثر أهمية لصالح حفظ المستندات الورقية هي الراحة التي لا تضاهى في التعامل معها. تتغير القواعد والعادات بشكل أبطأ بكثير من قدرات تقنية المعلومات الحديثة.

في السلطات العامة والحكم الذاتي المحلي ، على ما يبدو ، لفترة طويلة ، عند معالجة المستندات في شكل إلكتروني ، سيتم حفظ العمليات التي تتطلب إنشاء نسخ ورقية. كقاعدة عامة ، يفضل المديرون العمل مع المستندات في شكل ورقي. بالإضافة إلى ذلك ، في حين أن تبادل الوثائق الرسمية بين السلطات ونقلها إلى أرشيف الدولة يتم أيضًا في شكل ورقي.

إدارة الوثائق الإلكترونية والعمل المكتبي (EDD) هي إجابة تكنولوجية للمتطلبات الحديثة للوضع السياسي والاقتصادي الحالي من أجل الكفاءة السلطات الروسيةسلطة الدولة والحكومة المحلية. يتم دعم EDD أيضًا من خلال تجربة تطبيقه في الهيئات الحكومية الغربية ، وأمثلة على التشغيل في الهياكل التجارية الروسية التقدمية الكبيرة.

4. الأنظمة التي تنظم إدارة الوثائق الإلكترونية

كما ذكر أعلاه ، فإن إدارة المستندات الإلكترونية عبارة عن مجموعة من التقنيات الجديدة للعمل مع المستندات. تتيح التقنيات المستخدمة تنظيم تفاعل "سلس" للأنظمة التي توفر عمليات معالجة المستندات المختلفة. بادئ ذي بدء ، تشمل هذه التقنيات: Spivak V.A. توثيق أنشطة الإدارة. [نص] / V.A. سبيفاك - دار النشر: بيتر ، 2008. - 68 درجة مئوية.

تقنيات التعرف على النص التي تحول المستندات الورقية الواردة إلى شكل إلكتروني كامل للعرض التقديمي ؛

التناظرية الإلكترونية للتوقيع بخط اليد ؛

وسائل نقل البيانات ؛

وسائل تخزين المعلومات الإلكترونية.

تسمح هذه التقنيات للأنظمة الفرعية التي تؤدي وظائف مختلفة أن تكمل بعضها البعض عضوياً. يمكن لمثل هذا التفاعل أن يزيد بشكل كبير من كفاءة موظفي الخدمة المدنية عند العمل مع الوثائق.

تتيح لك إدارة المستندات الإلكترونية إنشاء مساحة معلومات واحدة في السلطة ، ودمج جميع الأنظمة الوثائقية في عقدة المعلومات. يتم التكامل دون فقدان جودة العمل مع المستندات ، مع الحفاظ على التقاليد عمل المكتب الروسي. أساس هذا التكامل هو تخزين مستندات موثوق به وأنظمة سير عمل تتفاعل معها. يتم تخزين جميع المستندات التي تمت معالجتها في مستودع واحد ، مما يسمح بالبحث الأمثل واختيار المعلومات عند إعداد المواد. في الوقت الحالي ، في معظم السلطات والحكومات المحلية ، يتم تنفيذ العديد من العمليات بالفعل باستخدام تكنولوجيا الكمبيوتر. مهمة النظام الآلي هي تنظيم فعال العمل بروح الفريق الواحدعلى نصوص الوثائق وتزويد كل موظف حكومي بمساحة معلومات غنية لضمان أنشطته.

5. سير عمل الوثائق الرسمية

كان الهدف الرئيسي في تطوير تقنيات إدارة المستندات الإلكترونية هو تحقيق أقصى قدر من الاستمرارية لقواعد وتقنيات إدارة المستندات الورقية وأعمال مكتب ملفات المجلات ، مما يجعل من الممكن ضمان انتقال غير مؤلم من التقنيات التقليدية إلى التقنيات الحديثة.

يعالج نظام إدارة السجلات المستندات المخزنة في مستودع واحد لوثائق الهيئة. يتيح لك ذلك تضمين المستندات التي تمت معالجتها بواسطة إدارة المستندات الرسمية في مساحة معلومات واحدة للسلطة.

يتم دعم تقنية إدارة المستندات الإلكترونية من خلال ما يلي وظائفالأنظمة: M.I. باساكوف. عمل مكتبي. الدورة التعليميةللطلاب المؤسسات التعليميةوسط التعليم المهني. [نص] / باساكوف م. دار النشر: تسويق 2002. -95 ج.

التسجيل في الوضع الآلي للوثائق الواردة المرسلة بالبريد الإلكتروني أو من خلال بوابة الإنترنت ، بما في ذلك تلك المجهزة بأجهزة إلكترونية توقيع إلكتروني(EDS) وحماية التشفير ؛

مسح المستندات الورقية والتعرف عليها باستخدام تقنية التعرف الضوئي على الحروف المدمجة ؛

إرفاق صورة إلكترونية للوثيقة على شكل ملف (ملفات) بأي تنسيق ؛

التفريق بين حقوق الوصول إلى الملفات المرفقة لصورة إلكترونية لمستند ؛

تزويد كل مسؤول - مشارك في العملية الكتابية - بمكتب افتراضي شخصي خاص به ، مما يضمن وصول المسؤول فقط إلى المستندات المتعلقة باختصاصه ؛

التأكد من عملية الموافقة (الإطلاع) على مسودات الوثائق ؛

البحث في النصوص الكاملة والعزو للوثائق الإلكترونية ، بما في ذلك البحث عن نص كامل عن بعد ؛

الإرسال عن طريق البريد الإلكتروني أو النشر على بوابة الإنترنت لسلطة المستندات الإلكترونية الصادرة (باستخدام أي بريد إلكتروني يدعم MAPI) ، محمي بواسطة EDS ومشفّر باستخدام وسائل معتمدة ؛

تشكيل وتنفيذ القضايا ، أي تجميع المستندات المنفذة في قضايا وفقًا لتسمية القضايا وتنظيم المستندات داخل القضية ؛

التخزين الأرشفي للوثائق الإلكترونية ، شؤون الهيئة.

وحدة المحاسبة الرئيسية في النظام هي RC للوثيقة ، حيث يوفر اكتمال تفاصيلها إمكانية إنشاء تقارير إحصائية وتحليلية على شرائح المعلومات المختلفة ، وسهولة البحث.

في الوقت نفسه ، يمكن توسيع المجموعة الرئيسية من تفاصيل RK بمجموعة عشوائية من التفاصيل الإضافية ، يتم تحديدها لكل مجموعة من المستندات. وفقًا للتفاصيل الإضافية لجمهورية كازاخستان ، من الممكن ، جنبًا إلى جنب مع التفاصيل الرئيسية ، البحث عن البيانات واختيارها عند إنشاء التقارير. عند استلام مستند إلكتروني وارد ، يتم تسجيله تلقائيًا. بالنسبة للمستند المستلم كنتيجة للتبادل بين نظامي EDD ، يتم إنشاء معظم تفاصيل RK تلقائيًا. يتم إرفاق الصورة الإلكترونية للوثيقة بالمكيف. في الوقت نفسه ، يتم التحقق من هوية المستند المقدم مع EDS وحماية التشفير. اذا كان وثيقة واردةتصل في شكل ورقي ، يتم استدعاء حزمة التعرف الضوئي على الحروف من بيئة النظام ، وعند استلام صورتها الإلكترونية ، يتم إعادتها إلى نظام إدارة المكتب مع إرفاق المستند في وقت واحد إلى RC. يقوم مستخدم النظام ، الذي أرفق ملف المستند ، بتعيين حقوق الوصول إلى الملف على مستوى السرية ، وكذلك الحماية (إلغاء الحماية) من التحرير.

إذا كان من الضروري ترجمة حجم كبير نسبيًا من المستندات الورقية المعدة للتنفيذ والتخزين في شكل إلكتروني ، فمن المقترح استخدام خيار "تسجيل التدفق". في هذه الحالة ، بعد إدخال بيانات التسجيل حول المستند في جمهورية كازاخستان ، يطبع مستخدم محطة العمل المؤتمتة (AWS) للتسجيل المباشر على الورقة الأولى من الباركود ، والتي تتوافق مع رقم النظام الداخلي المعين من قبل النظام إلى المستند المسجل. بعد ذلك ، تصل المستندات بترتيب عشوائي من محطات عمل مختلفة لتسجيل الدفق إلى محطة عمل المسح المجهزة بجهاز مسح ضوئي عالي السرعة. تدخل الصور الإلكترونية الممسوحة ضوئيًا للوثائق إلى قاعدة البيانات ، وبفضل تقنية استخراج الباركود ، يتم إرفاقها ببطاقات تسجيل المستندات المقابلة.

بعد التسجيل ، يتم إرسال AC مع المستند المرفق عبر الشبكة إلى المسؤول المسؤول عن اتخاذ قرار بشأن تنفيذ المستند ، ثم إلى منفذي المستند وفقًا لتفاصيل القرار. في الوقت نفسه ، يُمنح كل مدير أو منفذ حقوق معينة تجعل من الممكن ضمان تنظيم العمل مع المستندات في أقرب وقت ممكن من العمل التقليدي على طاولة تكون عليها المستندات التي تقع ضمن اختصاص فقط هذا الموظفوالتي تنتظر بدء التنفيذ (في مجلد الاستلام) ، أو يتم قبولها من قبل الموظف للتنفيذ (في مجلد عند التنفيذ) ، أو يتم نقلها إلى المرؤوسين مع الإشارة إلى الموعد النهائي للتنفيذ (في مجلد التحكم On ).

في سياق العمل مع المستندات الإلكترونية ، يتم توفير بحث مجمّع للنص الكامل والنسبي عن المستند المطلوب ، بما في ذلك من خلال الوصول إلى قاعدة بيانات مستندات النظام على شبكة الإنترنت.

الملفات التي تحتوي على نصوص (صور) صادرة و المستندات الداخليةوفقًا للتكنولوجيا القياسية ، يتم أيضًا توصيل RK. وثيقة صادرة، مصحوبة بمتطلبات RK ، يمكن حمايتها بواسطة EDS وتشفيرها ونقلها إلى المرسل إليه.

وبالتالي ، بالتزامن مع إمكانية تسجيل المستندات المستلمة عبر خطوط الاتصال ، يتم توفير إدارة المستندات الإلكترونية للشركة. يتم تشكيل المستندات المنفذة في حالات ونقلها إلى التخزين الأرشيفي.

6. ميكنة تبادل الوثائق بين الجهات

حاليًا ، يتم استخدام أنظمة إدارة المستندات المؤتمتة القديمة بالفعل في العديد من السلطات العامة. إنها مبنية على قاعدة برامج وأجهزة مختلفة. بعضها ، تم توفيره من قبل شركاء Microsoft (بما في ذلك نظام Delo لشركة Electronic Office Systems الموصوف أعلاه) ، يتم تنفيذها على أساس التقنيات الحديثة. أيضًا ، لا يزال عدد كبير من أنظمة الأجيال السابقة القائمة على MS DOS والأنظمة الأساسية الأخرى قيد التشغيل. إن توحيد الأنظمة في جميع هيئات الدولة في المستقبل المنظور مستحيل بالنسبة للاعتبارات السياسية (حقوق رعايا الاتحاد والحكومات المحلية) والعملية. يعد التنفيذ ، وخاصة استبدال أنظمة التشغيل ، عملية طويلة وصعبة ومكلفة إلى حد ما.

في هذه الحالة ، يتمثل الحل الطبيعي في تطوير مثل هذه الوسائل للتبادل بين الإدارات للوثائق التي يمكن تكييفها بسهولة مع الأشكال المختلفة للرسائل الواردة / الصادرة وتسمح بالاتصال بأنظمة مختلفة.

يجب تأمين تبادل المستندات الإلكترونية بشكل صحيح. يجب تقديم المستندات التوقيع الإلكتروني، مما يضمن تأليف محتوى المستند وثباته ، وفي بعض الحالات - مغلق وسائل التشفيرمن الوصول غير المصرح به.

كل منظمة لديها العديد من المنظمات المراسلة التي يتم تبادل الوثائق معها ، وقد يكون لكل منها تنسيقات رسائل مختلفة وحتى شبكات. من غير المناسب تحميل أنظمة المنظمات الفردية بوظيفة الدعم المستمر لمعلومات الخدمة اللازمة لتنظيم التبادل. من المنطقي بناء تبادل المستندات ليس على مبدأ "كل مع كل" ، ولكن على أساس مبدأ "النجمة" - على أساس مراكز تبادل المستندات (DPCs).

يمكن لمراكز البيانات أداء مجموعة الوظائف التالية:. كيرسانوفا م. العمل المكتبي في السلطات العامة والحكم الذاتي المحلي: كتاب مدرسي. بدل [نص] / M. V. Kirsanova. - الناشر: Infra-M:، 2004. - 127 ص.

تحويل وتنسيق أشكال الوثائق الواردة والصادرة ؛

دعم قواعد بيانات العناوين وحساب طرق تسليم المستندات ؛

تسليم مضمون للوثائق ؛

أرشفة إضافية للوثائق ؛

دعم ومزامنة الدلائل.

يمكن لمراكز المراسلة أيضًا أن تقوم بدور المراجع المصدقة (CA) التي تحافظ على البنية التحتية للمفاتيح العامة والخاصة وإجراءات المصادقة للمنظمات المشاركة في التبادل.

للتكامل مع مركز البيانات ، يمكن استكمال أنظمة الشركات القديمة ، إذا لزم الأمر ، بوحدات واجهة خاصة توفر تحويل التنسيق الأولي وإجراءات التبادل مع مركز البيانات.

7. أنظمة EDD للجهات على اختلاف مستوياتها

حل للسلطات البلدية والسلطات الأخرى بكمية صغيرة من سير العمل. يمكن أن تتضمن هذه الفئة بشكل مشروط هياكل إدارة البلدية بكمية صغيرة من تدفق المستندات ، والتي لا تمتلك قاعدة فنية كافية لتنفيذ نظام EDD كامل. بالنسبة لهم ، يمكن التوصية بحل مستخدم واحد ، ومجهز بوسائل التبادل الآمن للوثائق الإلكترونية مع مؤسسة أعلى - مباشرة أو من خلال مركز البيانات. عادة ما يكون مستخدم مثل هذا الحل موظفًا مسؤولاً عن أعمال مكتب المنظمة. في الوقت نفسه ، يتم تنفيذ العمل باستخدام المستندات الورقية ، لكن النظام يحتفظ بتسجيل المستندات الواردة / الصادرة ، وحساب القرارات المتعلقة بالوثائق ، والمستندات المشطوبة إلى الحالة والموجودة في تخزين الأرشيف. مع وجود عدد كبير من الموظفين ، يمكن أيضًا الاحتفاظ بسجل لحركة الأوراق الأصلية. يتم على الفور تسجيل المستندات التي يتم استلامها في شكل إلكتروني من مؤسسة أعلى وطباعتها والبدء في تنفيذها قبل وصول النسخ الأصلية الورقية. تتلقى المؤسسة الرئيسية تلقائيًا إشعارًا بأن المستند قد تم تسجيله. يتيح هذا الحل:. كيرسانوفا م. العمل المكتبي في السلطات العامة والحكم الذاتي المحلي: كتاب مدرسي. بدل [نص] / M. V. Kirsanova. - الناشر: Infra-M:، 2004. - 154C.

تسريع تبادل المستندات الواردة / الصادرة مع مؤسسة أعلى ؛

تقليل عدد المستندات "المفقودة" التي لا يُعرف مكان وجودها.

8. حل للحكومة المحلية

يمكن أن تشمل هذه الفئة بشكل مشروط هياكل الإدارة البلدية التي لديها متوسط حجم تداول الوثائق من 3000 إلى 10000 مستند سنويًا ، والمكتب أو الأمانة كوحدة منفصلة هيكليًا وتعمل ليس فقط مع المستندات من المنظمات ، ولكن أيضًا مع الرسائل والنداءات من المواطنين والشركات. عادة ما يكون لدى هذه المنظمات أسطول كافٍ من أجهزة الكمبيوتر الشخصية المتصلة بشبكة محلية. بالنسبة لهم ، يمكن التوصية بحل متعدد المستخدمين بعدد الوظائف من 5 إلى 20 ، مزودًا بوسائل التبادل الآمن للوثائق الإلكترونية مع المؤسسات الأعلى والأدنى (مباشرة أو من خلال مركز البيانات) ، والتواصل مع بوابة للإعلام وتلقي الطلبات من المواطنين والمنظمات وإمكانية الوصول إلى الإنترنت عن بعد ، والوصول إلى بيانات نظام EDD. يجب أن يوفر النظام تسجيل المستندات الواردة / الصادرة ، وحساب القرارات المتعلقة بالوثائق ، والوثائق المشطوبة للقضية ، ويتم أرشفتها. يجب أيضًا الاحتفاظ بسجل لحركة النسخ الأصلية الورقية.

عادة ما يكون مستخدمو مثل هذا الحل ليس فقط موظفي المكاتب ، ولكن أيضًا عدد من موظفي الأقسام الوظيفية. نظرًا لأن معظم موظفي هذه المنظمات لديهم أجهزة كمبيوتر شخصية ، في إطار هذا الحل ، يمكن تنظيم العمل مع جزء من المستندات بشكل أساسي أو حصري في شكل إلكتروني. صندوق الوارد المستندات الورقيةيمكن ترقيمها ، ويمكن بالفعل إنجاز جميع الأعمال الإضافية معهم إلكترونيًا. يمكن أيضًا تنظيم عملية تنفيذ المستندات (فرض وتنفيذ القرارات) في شكل إلكتروني.

إذا كان لدى المؤسسة قناة متاحة بشكل دائم على الإنترنت ، فيمكن تنظيم الوصول عن بُعد إلى نظام EDD من خلال واجهة ويب ، مما يسمح لك بالتحكم في تقدم العمل سواء بالنسبة للمسؤولين الموجودين بالخارج أو للمنظمات الأعلى.

يتيح هذا الحل: Kuznetsov I.N. إدارة التوثيق والعمل المكتبي. [نص] / أ. ن. كوزنتسوف. - م: يورات ، 2008. -84 ج.

تسريع تبادل الوثائق مع المنظمات الأعلى والأدنى ؛

تقليل العبء على موظفي المكتب عن طريق نقل جزء من الوظائف إلى الإدارات ؛

زيادة فعالية الرقابة على تنفيذ الوثائق ؛

تنظم نظام فعالتخزين الوثائق ذات الصلة ؛

تقليل وقت البحث عن المستندات الضرورية ؛

تقليل عدد المستندات "المفقودة" التي لا يُعرف مكان وجودها ؛

اسرع وافعل المزيد كفاءة العملالموظفين لتنفيذ الوثائق ؛

تقليل تكاليف التعامل مع التماسات المواطنين والمنظمات المقدمة إلكترونياً (عبر البوابة) ؛

ضمان السيطرة على تنفيذ الوثائق الهامة من قبل المنظمات العليا.

لتطوير ودعم البوابة ، بالإضافة إلى تنظيم الوصول عن بعد عبر الإنترنت إلى بيانات نظام EDD ، ومجموعة من تقنيات الإنترنت من Microsoft (خدمات معلومات الإنترنت ، وتكنولوجيا ASP ، و Microsoft Index Server) وواجهة برمجة التطبيقات التي يوفرها نظام Delo-Enterprise للنشر يمكن استخدام المستندات مباشرة من القاعدة.

أتمتة تدفق العمل

استنتاج

من سمات العمل المكتبي وسير العمل في السلطات العامة أو الحكومة المحلية ، كنظام دعم وثائقي للإدارة ، هو انعكاس 100٪ للعمليات الإدارية في شكل وثائقي. لهذا السبب ، تكتسب عمليات العمل المكتبي وتداول المستندات طابعًا قائمًا بذاته وتتطلب نظام إدارة خاص بها.

تجري حاليًا عملية إدخال تكنولوجيا وشبكات الكمبيوتر في المؤسسات العامة بنشاط ، وفي كثير منها يكون المستوى الذي تم تحقيقه حتى الآن كافياً لإدخال التقنيات الحديثة للعمل مع المستندات. ولكن بالإضافة إلى أجهزة الكمبيوتر والشبكات ، يتطلب ذلك مجموعة من الحلول البرمجية الحديثة.

يدرك الاتحاد الروسي تمامًا أهمية هذا الاتجاه ، وهو ما ينعكس في برنامج الهدف الفيدرالي " روسيا الإلكترونيةبشكل عام وفي عدد من أنشطتها المحددة.

النتيجة النهائية لأنشطة الإدارة جهاز الدولةيعتمد على العديد من الروابط الوسيطة ، أحدها هو عملية الأعمال ، مما يسمح بضمان الكفاءة والمرونة في اتخاذ القرار. ينسق عمل الحالة جميع مراحل العمل - من التصميم إلى التنفيذ العملي للحلول. تتضمن عملية الإدارة العمليات الرئيسية الموثقة النموذجية التالية:

جمع ومعالجة المعلومات الوثائقية ؛ إعداد القرار

صنع القرار والتوثيق. إحضار القرارات إلى المنفذين ؛

تنفيذ القرار ؛ مراقبة التنفيذ جمع معلومات الأداء ؛

نقل المعلومات من خلال الروابط الرأسية والأفقية ؛ تخزين واسترجاع المعلومات.

ينفذ جهاز الإدارة وظائفه بشكل أساسي من خلال وثائق تنظيمية وإدارية عالمية ومصرح بها يتم إنشاؤها بغض النظر عن خصوصيات الأنشطة في جميع قطاعات الاقتصاد الوطني والإدارة العامة. إذا أخذنا في الاعتبار أن أكثر من 14 مليون شخص يعملون في الجهاز الإداري ، وتداول الوثائق السنوية في البلاد ما يقرب من 60 مليار ورقة ويستمر في النمو ، فلا شك أن الفاعلية اللائحةهذه العملية أهمية عظيمة. تعمل معايير حالة الوثائق ومصنفات جميع الاتحادات وأنظمة التوثيق الموحدة كواحدة من وسائل تنظيم تدفق المستندات. يتم التعرف على هذه المعايير وغيرها لتحقيق الاستقرار في تدفق المستندات في الدولة طوال الدورة التكنولوجية بأكملها ، لإنشاء تقنية مثالية لإدارة إدارة المستندات لكل وحدة إدارية.

قائمة الأدب المستخدم

1. إم. باساكوف. عمل مكتبي. كتاب مدرسي لطلاب المؤسسات التعليمية للتعليم الثانوي المهني. [نص] / باساكوف م. دار النشر: التسويق ، 2002. - 336 ثانية.

2. Borodina V.V. العمل المكتبي في نظام الإدارة العامة. [نص] / ف. بورودينا. دار النشر: RAGS ، 2008. - 376 ثانية.

3. Kirsanova M.V. العمل المكتبي في السلطات العامة والحكم الذاتي المحلي: كتاب مدرسي. بدل [نص] / M.V. كيرسانوف. - الناشر: Infra-M:، 2004. - 256p.- (التعليم العالي)

4. Kuznetsov I.N. إدارة التوثيق والعمل المكتبي. [نص] / I.N. كوزنتسوف. - م: يورايت ، 2008. - 576 ثانية.

5. Spivak V.A. توثيق أنشطة الإدارة. [نص] / V.A. سبيفاك - دار النشر: بيتر ، 2008. - 256 ثانية.

6. نظام الدولة لدعم التوثيق للإدارة. المتطلبات العامة لخدمات دعم الوثائق والتوثيق. - م ، 1991

استضافت على Allbest.ru

...

وثائق مماثلة

دراسة صلاحيات سلطة الدولة والحكم الذاتي المحلي في روسيا الحديثة. طرق تنفيذ السلطات البلدية لبعض سلطات الدولة. العلاقات بين الحكومات المحلية وسلطات الدولة.

ورقة مصطلح ، تمت الإضافة في 05/04/2010

الجوانب النظرية لتنظيم دعم التوثيق للإدارة في منشأة الرعاية الصحية. الاختلافات بين العمل المكتبي وإدارة الوثائق. أنظمة أتمتة المكاتب الغربية في روسيا. تحليل الدوران الوثائقي للمستشفى.

أطروحة تمت إضافة 01/06/2013

دراسة ميزات إدارة شؤون الموظفين في قسم فولغوغراد بوزارة الوقود والطاقة وتنظيم التعرفة. تحسين الإطار القانوني لإدارة شؤون الموظفين في الهيئات العامة.

أطروحة تمت إضافة 2014/08/04

خصائص إدارة سوسشيفسكي مستوطنة ريفيةمنطقة كوستروما. الأساس القانونيالمنظمات الحكومية المحلية. علاقة الحكومات المحلية بالسلطات العامة. إدارة شؤون الموظفين.

تقرير ممارسة ، تمت الإضافة في 07/09/2009

تحليل الحكم الذاتي المحلي وتحديد مكانته ودوره في نظام الإدارة العامة. المشاكل الرئيسية في مجال التفاعل بين الحكومات المحلية. ملامح تفاعل السلطات في البلديةسورجوت.

أطروحة تمت إضافة 08/22/2011

مفهوم العمل المكتبي وأهميته في أنشطة المؤسسة ومبادئ ودور الأتمتة. مهام خدمة إدارة الوثائق. تقنيات تنفيذ نظم إدارة الوثائق الإلكترونية والأدوات البرمجية المستخدمة.

ورقة مصطلح ، تمت إضافتها في 01/10/2015

استشارات الموظفين: المفهوم والجوهر والمحتوى. تطوير استشارات الموظفين في روسيا. الاستعانة بمصادر خارجية كطريقة للاستشارات. تعظيم الاستفادة من العمليات الإدارية والتنظيمية في السلطات العامة والحكم الذاتي المحلي في الاتحاد الروسي.

ورقة مصطلح ، تمت الإضافة 06/26/2013

أوصاف تطبيق تقنيات الحاسوب لتحسين عمليات إدارة التوثيق. خصائص العمل المكتبي لمعهد أستراخان الحكومي. تحليل تدفق المستندات وتنظيم العمل مع المستندات.

أطروحة تمت إضافتها في 12/12/2011

جوهر الهيكل التنظيمي للسلطات العامة ومبادئه ومقاربات تشكيله وخصائصه ومعايير تقييم الفاعلية. توصيات لتحسين الهيكل التنظيمي للجنة التنفيذية لمنطقة معينة.

أطروحة ، تمت إضافتها في 04/08/2015

توثيق أنشطة الإدارة. نظام الدولة للمؤسسات التعليمية لمرحلة ما قبل المدرسة. الكتابة التجارية والتجارية. تنظيم العمل مع الوثائق. أتمتة عمليات دعم التوثيق للإدارة. تاريخ حوسبة العمل المكتبي.

تنظيم العمل المكتبي في السلطات العامة والحكم الذاتي المحلي

مؤسسة تعليمية غير حكومية

التعليم المهني العالي

معهد كوزباس للاقتصاد والقانون

كلية الحقوق

اختبار

حسب التخصص: "توثيق أنشطة الإدارة"

حول موضوع "تنظيم العمل المكتبي في السلطات العامة والحكم الذاتي المحلي"

المنجز: طالب المجموعة 303

بانشينا إي يو.

التحقق:

كيميروفو ، 2010

مقدمة……………………………………………………………………..…. 3

1. تدفق الوثائق كأساس لأنشطة الهيئة …………… ...…. 5

2. النموذج الروسي للعمل المكتبي في السلطات العامة والحكم الذاتي المحلي …………………………………………………… ..… .. 7

3. اختيار نهج لأتمتة سير العمل ………………………… 10

4. نظم تنظيم إدارة الوثائق الإلكترونية …………… ..… .. 12

6. ميكنة تبادل الوثائق بين الجهات ………… ..… 18

7. أنظمة EDD للسلطات من مختلف المستويات ………………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………… 20

8. قرار للحكومة المحلية ………………………… .... 21

الخلاصة …………………………………………………………………………… ... 23

قائمة الأدب المستعمل ………………………………………… .. 25

مقدمة.

التحديث المخطط للحديقة الفنية.

يخصص الكثير من الوقت لدراسة وتحليل وتجميع المواد المختلفة

توثيق. تنشأ صعوبات كبيرة بشكل خاص ، كقاعدة عامة ، متى

تطوير مستندات الإنتاج ، والذي يرجع في المقام الأول إلى عدم وجود معرفة خاصة بالمترجمين. يتطلب التخلص من الوقت غير المنتج الذي يقضيه في عمليات تجميع المستندات واستخدامها مزيجًا معقولًا من الصفة الرسمية والإبداع ، وهذا ، وفقًا للمؤلفين ، يتطلب ، من ناحية ،

من ناحية أخرى ، تعريف واضعي الوثائق بأكثر قوانين إدراك الوثائق عمومية ، وهذه هي المهمة الرئيسية - صياغة وتنظيم القواعد والمعايير العامة لإعداد الوثائق الأساسية.

هدف، تصويبالعمل الرقابي هو دراسة الأسس النظرية لتنظيم العمل المكتبي في السلطات العامة والحكم الذاتي المحلي.

وبحسب الغرض من الرقابة في العمل ، يتم الاتي مهام:

تحديد مفهوم سير العمل ؛

النظر في النموذج الروسي للعمل المكتبي في السلطات العامة والحكم الذاتي المحلي ؛

تحديد أنظمة EDD لمختلف مستويات الحكومة ؛

ضع في اعتبارك أتمتة تبادل المستندات بين السلطات.

RF بتاريخ 15 يونيو 2009 برقم 477. على أساس هذه القواعد ، تقوم السلطة التنفيذية الاتحادية ، بالاتفاق مع السلطة التنفيذية الاتحادية في مجال الأرشفة ، بإصدار تعليمات حول عمل المكتب. لا تنطبق هذه القواعد على تنظيم العمل بالوثائق التي تحتوي على أسرار الدولة.

يعتبر "تدفق المستندات" و "العمل المكتبي" وما إلى ذلك حصريًا في سياق تنظيم عمل السلطات العامة والحكومة الذاتية المحلية. وفقًا لذلك ، يتم تفسير المصطلحات حصريًا باستخدام اللوائح الوطنية كما هي مطبقة على عمل الهيئات الحكومية.

العمل المكتبي ، أو "الإدارة المستندية" ، بحسب المصدر نفسه ، تعني "فرع النشاط الذي يوفر التوثيق وتنظيم العمل بالوثائق الرسمية". أي أن العمل المكتبي هو مجموعة من الآليات التنظيمية للحفاظ على سير عمل الوثائق الرسمية ومراقبته. ومع ذلك ، في "التعليمات المعيارية حول العمل المكتبي في الهيئات التنفيذية الفيدرالية" بتاريخ 27 نوفمبر 2000 ، لم تعد وظائف العمل المكتبي مقصورة على تنظيم تدفق المستندات الرسمية فقط. يتيح لنا ذلك التأكيد على أن أنظمة التشغيل الآلي للمكاتب يجب ألا تتحكم فقط في تداول الوثائق (الرسمية) المسجلة ، ولكن أيضًا في مسودات المستندات.

في روسيا ، على المستوى الوطني ، تم تطوير تقنية موحدة للعمل مع وثائق الإدارة ، ما يسمى بنظام الدولة للدعم الوثائقي للإدارة (GS DOW). الأعمال الورقية الروسية ليس لها نظائر في البلدان الأخرى سواء من حيث تفاصيل تطوير التكنولوجيا للعمل مع المستندات ، أو من حيث حجم التوزيع. وإذا كان تطوير أتمتة المكاتب في الغرب يحفز تطوير تقنيات إدارة المستندات ، فعندئذٍ في روسيا ، كقاعدة عامة ، نتحدث عن أتمتة التكنولوجيا التقليدية لسير عمل المكتب.

ما هي مميزات "النموذج الروسي" للعمل المكتبي؟ هناك ثلاث فوائد مدهشة:

السيطرة على الوثيقة ، ابتداء من لحظة استلامها ؛

مركزية وظائف التحكم ؛

القواعد الموحدة لتداول الوثائق.

السيطرة مباشرة بعد "الولادة" - وهذا هو التأكيد. في الوقت نفسه ، يتم تعقب العلاقة بين المستندات - إذا ظهرت وثيقة واحدة نتيجة لتنفيذ قرار تم اتخاذه على مستند آخر. كل هذا يجعل من الممكن تتبع مسار أي وثيقة تتلقاها سلطة الدولة والحكومة الذاتية المحلية مع ضمان - بعد كل شيء ، لا يمكن أن تختفي وثيقة واحدة مسجلة بدون أثر.

يمكن الحديث عن أتمتة الأعمال المكتبية التقليدية باستخدام تقنيات المعلومات الحديثة.

عمل مكتبي. في الوقت نفسه ، لا شيء يمنع من تضمين النظام الآلي إمكانية ربط البطاقة بالصورة الإلكترونية للمستند نفسه (نص وحتى صورة وصوت وفيديو). وبالتالي ، يتم إنشاء الظروف التكنولوجية للانتقال إلى إدارة المستندات الإلكترونية. إن الانتقال إلى الإدارة الإلكترونية للوثائق ، بدوره ، يخلق الشروط المسبقة لتشكيل المحفوظات الإلكترونية بآليات فعالة للمرجعية والتحليلية على مجموعة متنوعة من الوثائق في أشكال مختلفة من العرض.

النماذج ، يمكن أن يحدث فقدان المستندات فقط بسبب الانتهاك المباشر لتعليمات العمل المكتبي.

3. اختيار نهج لأتمتة سير العمل.

أصبحت الحاجة إلى أتمتة سير عمل السلطات العامة والحكم الذاتي المحلي واضحة للجميع الآن.

ومعالجة البيانات من خزائن الملفات غير المتجانسة واللامركزية.

مشاكل الإدارة.

تقدم Microsoft ، جنبًا إلى جنب مع الشركاء ، برنامجين مرحليين وحلول منهجية في مجال تنظيم تدفق المستندات للسلطات العامة والحكومات المحلية:

إدارة الوثائق الإلكترونية والعمل المكتبي.

هو على المدى القصير النهج الرئيسي لأتمتة سير العمل في السلطات العامة والحكومات المحلية.

الوثائق التي تعالجها السلطة ، بما في ذلك تلك المنقولة باستخدام تكنولوجيا الكمبيوتر ، لها شكلين - تقليديًا ورقية وإلكترونية. مثل هذا التعايش هو نتيجة لحقيقة أن الوسائل الحديثة لإعداد المستندات تتضمن شكلاً إلكترونيًا لتخزين المستندات ، في حين أن الإطار التنظيمي والقواعد المعمول بها للتداول هي أوراق ورقية. وأيضًا ، فإن الحجة الأكثر أهمية لصالح حفظ المستندات الورقية هي الراحة التي لا تضاهى في التعامل معها. تتغير القواعد والعادات بشكل أبطأ بكثير من قدرات تقنية المعلومات الحديثة.

إدارة الوثائق الإلكترونية والعمل المكتبي (EDD) هي استجابة تكنولوجية للمتطلبات الحديثة التي يفرضها الوضع السياسي والاقتصادي الحالي على فعالية سلطات الدولة الروسية والحكم الذاتي المحلي. يتم دعم EDD أيضًا من خلال تجربة تطبيقه في الهيئات الحكومية الغربية ، وأمثلة على التشغيل في الهياكل التجارية الروسية التقدمية الكبيرة.

4. الأنظمة التي تنظم إدارة الوثائق الإلكترونية.

التناظرية الإلكترونية للتوقيع بخط اليد ؛

وسائل نقل البيانات ؛

وسائل تخزين المعلومات الإلكترونية.

تتيح لك إدارة المستندات الإلكترونية إنشاء مساحة معلومات واحدة في السلطة ، ودمج جميع الأنظمة الوثائقية في عقدة المعلومات. يتم التكامل دون فقدان جودة العمل مع المستندات ، مع الحفاظ على تقاليد العمل المكتبي الروسي. أساس هذا التكامل هو تخزين المستندات الموثوق به وأنظمة إدارة المستندات التي تتفاعل معها. يتم تخزين جميع المستندات التي تمت معالجتها في مستودع واحد ، مما يسمح بالبحث الأمثل واختيار المعلومات عند إعداد المواد. في الوقت الحالي ، في معظم السلطات والحكومات المحلية ، يتم تنفيذ العديد من العمليات بالفعل باستخدام تكنولوجيا الكمبيوتر. تتمثل مهمة النظام الآلي في تنظيم عمل جماعي فعال على نصوص الوثائق وتزويد كل موظف مدني بمساحة معلومات غنية لضمان أنشطته.

5. سير عمل الوثائق الرسمية.

يتم دعم تقنية إدارة المستندات الإلكترونية من خلال الوظائف التالية للنظام:

مسح المستندات الورقية والتعرف عليها باستخدام تقنية التعرف الضوئي على الحروف المدمجة ؛

إرفاق صورة إلكترونية للوثيقة على شكل ملف (ملفات) بأي تنسيق ؛

تزويد كل مسؤول - مشارك في العملية الكتابية - بمكتب افتراضي شخصي خاص به ، مما يضمن أن المسؤول لديه حق الوصول فقط إلى المستندات المتعلقة باختصاصه ؛

التأكد من عملية الموافقة (الإطلاع) على مسودات الوثائق ؛

باستخدام وسائل معتمدة ؛

تشكيل القضايا وتنفيذها ، أي تجميع المستندات المنفذة في قضايا وفقًا لتسمية القضايا وتنظيم المستندات داخل القضية ؛

التخزين الأرشفي للوثائق الإلكترونية ، شؤون الهيئة.

في الوقت نفسه ، يمكن توسيع المجموعة الرئيسية من تفاصيل RK بمجموعة عشوائية من التفاصيل الإضافية ، يتم تحديدها لكل مجموعة من المستندات. وفقًا للتفاصيل الإضافية لجمهورية كازاخستان ، من الممكن ، جنبًا إلى جنب مع التفاصيل الرئيسية ، البحث عن البيانات واختيارها عند إنشاء التقارير. عند استلام مستند إلكتروني وارد ، يتم تسجيله تلقائيًا. بالنسبة للمستند المستلم كنتيجة للتبادل بين نظامي EDD ، يتم إنشاء معظم تفاصيل RK تلقائيًا. يتم إرفاق الصورة الإلكترونية للوثيقة بالمكيف. في الوقت نفسه ، يتم التحقق من هوية المستند المقدم مع EDS وحماية التشفير. إذا وصل المستند الوارد في شكل ورقي ، فإن النظام يوفر استدعاءًا لحزمة التعرف الضوئي على النص ، وعند استلام صورته الإلكترونية ، يتم إعادته إلى نظام إدارة المكتب مع إرفاق المستند في وقت واحد إلى AC. يقوم مستخدم النظام ، الذي أرفق ملف المستند ، بتعيين حقوق الوصول إلى الملف على مستوى السرية ، وكذلك الحماية (إلغاء الحماية) من التحرير.

بعد التسجيل ، يتم إرسال AC مع المستند المرفق عبر الشبكة إلى المسؤول المسؤول عن اتخاذ قرار بشأن تنفيذ المستند ، ثم إلى منفذي المستند وفقًا لتفاصيل القرار. في الوقت نفسه ، يُمنح كل مدير أو منفذ حقوق معينة تجعل من الممكن ضمان تنظيم العمل بمستندات أقرب ما يمكن إلى العمل التقليدي على طاولة تحتوي على المستندات التي تقع ضمن اختصاص هذا الموظف فقط والتي إما تنتظر بدء التنفيذ (في المجلد المستلم) مرتبة في مجلدات ، أو يتم قبولها من قبل الموظف للتنفيذ (في مجلد عند التنفيذ) ، أو يتم نقلها إلى المرؤوسين مع الإشارة إلى الموعد النهائي للتنفيذ (في مجلد التحكم).

يتم أيضًا إرفاق الملفات التي تحتوي على نصوص (صور) من المستندات الصادرة والداخلية بـ AC باستخدام تقنية قياسية. الوثيقة الصادرة ، مصحوبة بمتطلبات جمهورية كازاخستان ، يمكن حمايتها بواسطة EDS ، وتشفيرها ونقلها إلى المرسل إليه.

6. ميكنة تبادل الوثائق بين الجهات.

حاليًا ، يتم استخدام أنظمة إدارة المستندات المؤتمتة القديمة بالفعل في العديد من السلطات العامة. إنها مبنية على قاعدة برامج وأجهزة مختلفة. بعضها ، تم توفيره من قبل شركاء Microsoft (بما في ذلك نظام Delo لشركة Electronic Office Systems الموصوف أعلاه) ، يتم تنفيذها على أساس التقنيات الحديثة. أيضًا ، لا يزال عدد كبير من أنظمة الأجيال السابقة القائمة على MS DOS والأنظمة الأساسية الأخرى قيد التشغيل. إن توحيد الأنظمة في جميع هيئات الدولة في المستقبل المنظور مستحيل بالنسبة للاعتبارات السياسية (حقوق رعايا الاتحاد والحكومات المحلية) والعملية. يعد تنفيذ أنظمة التشغيل ، ولا سيما استبدالها ، عملية طويلة وصعبة ومكلفة إلى حد ما.

وسيسمح بتوصيل أنظمة مختلفة.

يجب تأمين تبادل المستندات الإلكترونية بشكل صحيح. يجب تزويد المستندات بتوقيع إلكتروني ، مما يضمن التأليف وثبات محتوى المستند ، وفي بعض الحالات - يتم إغلاقه بوسائل تشفير من الوصول غير المصرح به.

يمكن لمراكز البيانات أداء مجموعة الوظائف التالية:

تحويل وتنسيق أشكال الوثائق الواردة والصادرة ؛

دعم قواعد بيانات العناوين وحساب طرق تسليم المستندات ؛

تسليم مضمون للوثائق ؛

دعم ومزامنة الدلائل.

7. أنظمة EDD للجهات على اختلاف مستوياتها.

حل للسلطات البلدية والسلطات الأخرى بكمية صغيرة من تدفق المستندات يمكن أن تشمل هذه الفئة بشكل مشروط هياكل الإدارة البلدية بكمية صغيرة من تدفق المستندات التي لا تحتوي على قاعدة فنية كافية لتنفيذ نظام EDD كامل. بالنسبة لهم ، يمكن التوصية بحل مستخدم واحد ، ومجهز بوسائل التبادل الآمن للوثائق الإلكترونية مع مؤسسة أعلى - مباشرة أو من خلال مركز البيانات. عادة ما يكون مستخدم مثل هذا الحل موظفًا مسؤولاً عن أعمال مكتب المنظمة. في الوقت نفسه ، يتم تنفيذ العمل باستخدام المستندات الورقية ، لكن النظام يحتفظ بتسجيل المستندات الواردة / الصادرة ، وتسجيل القرارات على المستندات ، والوثائق المشطوبة للحالة وأرشفتها. مع وجود عدد كبير من الموظفين ، يمكن أيضًا الاحتفاظ بسجل لحركة الأوراق الأصلية. يتم على الفور تسجيل المستندات التي يتم استلامها في شكل إلكتروني من مؤسسة أعلى وطباعتها والبدء في تنفيذها قبل وصول النسخ الأصلية الورقية. تتلقى المؤسسة الرئيسية تلقائيًا إشعارًا بأن المستند قد تم تسجيله. يتيح هذا الحل:

تسريع تبادل المستندات الواردة / الصادرة مع مؤسسة أعلى ؛

تقليل عدد المستندات "المفقودة" التي لا يُعرف مكان وجودها.

8. حل للحكومة المحلية.

التقسيم والعمل ليس فقط مع الوثائق من المنظمات ، ولكن أيضًا مع الرسائل والنداءات من المواطنين والشركات. عادة ما يكون لدى هذه المنظمات أسطول كافٍ من أجهزة الكمبيوتر الشخصية المتصلة بشبكة محلية. بالنسبة لهم ، يمكن التوصية بحل متعدد المستخدمين بعدد الوظائف من 5 إلى 20 ، مزودًا بوسائل التبادل الآمن للوثائق الإلكترونية مع المؤسسات الأعلى والأدنى (مباشرة أو من خلال مركز البيانات) ، والتواصل مع بوابة للإعلام وتلقي الطلبات من المواطنين والمنظمات وإمكانية الوصول إلى الإنترنت عن بعد ، والوصول إلى بيانات نظام EDD. يجب أن يوفر النظام تسجيل المستندات الواردة / الصادرة ، وحساب القرارات المتعلقة بالوثائق ، والوثائق المشطوبة للقضية ، ويتم أرشفتها. يجب أيضًا الاحتفاظ بسجل لحركة النسخ الأصلية الورقية.

عادة ما يكون مستخدمو مثل هذا الحل ليس فقط موظفي المكاتب ، ولكن أيضًا عدد من موظفي الأقسام الوظيفية. نظرًا لأن معظم موظفي هذه المنظمات لديهم أجهزة كمبيوتر شخصية ، في إطار هذا الحل ، يمكن تنظيم العمل مع جزء من المستندات بشكل أساسي أو حصري في شكل إلكتروني. يمكن رقمنة المستندات الورقية الواردة ، ويمكن بالفعل تنفيذ جميع الأعمال الإضافية معهم إلكترونيًا. يمكن أيضًا تنظيم عملية تنفيذ المستندات (فرض وتنفيذ القرارات) في شكل إلكتروني.

يتيح هذا الحل:

تقليل العبء على موظفي المكتب عن طريق نقل جزء من الوظائف إلى الإدارات ؛

زيادة فعالية الرقابة على تنفيذ الوثائق ؛

تنظيم نظام تخزين فعال للوثائق ذات الصلة ؛

تقليل وقت البحث عن المستندات الضرورية ؛

تقليل عدد المستندات "المفقودة" التي لا يُعرف مكان وجودها ؛

تسريع عمل الموظفين وجعله أكثر كفاءة في تنفيذ المستندات ؛

تقليل تكاليف التعامل مع التماسات المواطنين والمنظمات المقدمة إلكترونياً (عبر البوابة) ؛

استنتاج.

يدرك الاتحاد الروسي تمامًا أهمية هذا الاتجاه ، والذي ينعكس في برنامج الهدف الفيدرالي "روسيا الإلكترونية" بشكل عام وفي عدد من أنشطته المحددة.

تعتمد النتيجة النهائية للأنشطة الإدارية لجهاز الدولة على العديد من الروابط الوسيطة ، أحدها هو إنتاج الأعمال ، مما يسمح بالكفاءة والمرونة في اتخاذ القرار. ينسق عمل الحالة جميع مراحل العمل - من التصميم إلى التنفيذ العملي للحلول. تتضمن عملية الإدارة العمليات الرئيسية الموثقة النموذجية التالية:

صنع القرار والتوثيق. إحضار القرارات إلى المنفذين ؛

تنفيذ القرار ؛ مراقبة التنفيذ جمع معلومات الأداء ؛

نقل المعلومات من خلال الروابط الرأسية والأفقية ؛ تخزين واسترجاع المعلومات.

ينفذ جهاز الإدارة وظائفه بشكل أساسي من خلال وثائق تنظيمية وإدارية عالمية ومصرح بها يتم إنشاؤها بغض النظر عن خصوصيات الأنشطة في جميع قطاعات الاقتصاد الوطني والإدارة العامة. إذا أخذنا في الاعتبار أن أكثر من 14 مليون شخص يعملون في الجهاز الإداري ، وتداول الوثائق السنوية في البلاد حوالي 60 مليار ورقة ويستمر في النمو ، فلا شك في أن التنظيم التنظيمي الفعال لهذه العملية هو من أهمية عظيمة. تعمل معايير حالة الوثائق ومصنفات جميع الاتحادات وأنظمة التوثيق الموحدة كواحدة من وسائل تنظيم تدفق المستندات. يتم التعرف على هذه المعايير وغيرها لتحقيق الاستقرار في تدفق المستندات في الدولة طوال الدورة التكنولوجية بأكملها ، لإنشاء تقنية مثالية لإدارة المستندات لكل منها

وحدة الإدارة.

قائمة الأدب المستخدم:

2. مكتب Borodina VV يعمل في نظام الإدارة العامة. [نص] / ف. بورودينا. دار النشر: RAGS ، 2008. - 376 ثانية.

3. Kirsanova M. V. مكتب العمل في السلطات العامة والحكومة المحلية: كتاب مدرسي. بدل [نص] / M. V. Kirsanova. - الناشر: Infra-M:، 2004. - 256 ص. - (تعليم عالى)

4. Kuznetsov I. N. إدارة الوثائق والعمل المكتبي. [نص] / أ. ن. كوزنتسوف. - م: يورات ، 2008. - 576 ثانية.

5. Spivak V. A. توثيق أنشطة الإدارة. [نص] / ف. أ. سبيفاك. - دار النشر: بيتر 2008. - 256 ثانية.

نظام الدولة لدعم التوثيق للإدارة. المتطلبات العامة لخدمات دعم الوثائق والتوثيق. - م ، 1991

يعمل مكتب Borodina VV في نظام الإدارة العامة. [نص] / ف. بورودينا. دار النشر: RAGS ، 2008. - 154С

Spivak V. A. توثيق أنشطة الإدارة. [نص] / ف. أ. سبيفاك. - دار النشر: بيتر 2008 - 98 م.

يعمل مكتب Borodina VV في نظام الإدارة العامة. [نص] / ف. بورودينا. دار النشر: RAGS، 2008. -184С.

Spivak V. A. توثيق أنشطة الإدارة. [نص] / ف. أ. سبيفاك. - دار النشر: بيتر 2008. - 68 م.

إم آي باساكوف. عمل مكتبي. كتاب مدرسي لطلاب المؤسسات التعليمية للتعليم الثانوي المهني. [نص] / باساكوف دار النشر: تسويق ، 2002. -95 م.

يعمل مكتب Kirsanova M.V في السلطات العامة والحكومة المحلية: كتاب مدرسي. بدل [نص] / M. V. Kirsanova. - دار النشر: Infra-M:، 2004. - 127C.

يعمل مكتب Kirsanova M.V في السلطات العامة والحكومة المحلية: كتاب مدرسي. بدل [نص] / M. V. Kirsanova. - الناشر: Infra-M:، 2004. - 154C.