نظام التوثيق عبارة عن مجموعة من الوثائق المترابطة وفقًا لعلامات المنشأ والغرض والنوع ونطاق النشاط والمتطلبات الموحدة لتنفيذها.

موحد

تسمى مجموعة المستندات المترابطة بواسطة علامات المرور والغرض والنوع ونطاق النشاط والمتطلبات الموحدة للتسجيل نظام التوثيق. نظام التوثيق الموحد (UDS) - نظام توثيق تم إنشاؤه بواسطة القواعد العامةوالمتطلبات ، التي تحتوي على المعلومات اللازمة للإدارة في مجال نشاط معين. الغرض من إنشاء DDD هو تحديد وإنشاء تركيبة عقلانية لأشكال المستندات ، بالإضافة إلى مجموعة من المؤشرات الفنية والاقتصادية والاجتماعية المترابطة فيها.

الأهداف الرئيسية لإنشاء DDD هي: 1) وضع متطلبات موحدة لتطوير واعتماد وتسجيل نماذج موحدة من الوثائق. 2) تبسيط تدفق المعلومات في الاقتصاد الوطني بما يضمن التفاعل أنظمة مؤتمتةمعالجة البيانات على أساس تطبيق واسع الوسائل الحديثةالاتصالات والكمبيوتر والتكنولوجيا التنظيمية ؛ 3) استبعاد نماذج الوثائق التي تجعل من الممكن جمع ونقل ومعالجة المعلومات التي لا تنتج عن الاحتياجات الفعلية للإدارة ، مما يقلل من عدد الوثائق.

وفقًا لمصنف عموم روسيا وثائق الإدارة OK 011-93 (تمت الموافقة عليه بموجب مرسوم معيار الدولة للاتحاد الروسي المؤرخ 30 ديسمبر 1993 رقم 299) ، تسعة أنظمة توثيق موحدة سارية حاليًا:

1) نظام موحد للتنظيم و الوثائق الإدارية;

2) نظام موحد لتوثيق المحاسبة الأولية ؛

3) نظام موحد للتوثيق المصرفي.

4) نظام موحد للتوثيق المالي والمحاسبي وإعداد التقارير المحاسبية مؤسسات الميزانيةوالمنظمات ؛

5) نظام موحد لإعداد التقارير والتوثيق الإحصائي.

6) نظام موحد للمحاسبة والإبلاغ عن الوثائق المحاسبية للمؤسسات ؛

7) نظام موحد لتوثيق العمل.

8) نظام التوثيق الموحد صندوق التقاعد الاتحاد الروسي;

9) النظام الموحد لتوثيق التجارة الخارجية.

إداري

وفقا لل التشريعات الحاليةوالاختصاص ، تصدر الهيئات الإدارية الوثائق الإدارية التالية: الأوامر والتعليمات والقرارات والقرارات والأوامر.

تحتوي المستندات الإدارية على قرارات تنتقل من أعلى إلى أسفل عبر قنوات نظام الإدارة: من الهيئة الإدارية إلى الإدارة ، ومن رئيس المنظمة إلى الهياكل التابعة - الفروع والأقسام وفناني الأداء العاديين. تحتوي جميع الوثائق الإدارية ، باستثناء الوثيقة الرسمية ، على مبدأ تنظيمي.

الوثائق المدرجة في نظام التوثيق الإداري هي في طبيعة عمل قانوني ، ومن حيث إعدادها وتنفيذها ، لديها عدد من السمات المشتركةالمتعلقة بالوحدة الإطار التنظيميوضع القواعد والمتطلبات ذات الصلة.

تصدر القرارات والقرارات والأوامر في جميع الحالات عندما يكون من الضروري اعتماد قانون معياري أو فردي بشأن القضايا الرئيسية المتعلقة باختصاص المنظمة.

تصدر الأوامر والتعليمات في الأمور التشغيلية وتنظيم تنفيذ القرارات والقرارات والأوامر.

من وجهة نظر نطاقها ، تنقسم الوثائق الإدارية إلى:

الوثائق المعمول بها على المستوى الاتحادي - الإجراءات القانونية الصادرة عن رئيس الاتحاد الروسي وحكومة الاتحاد الروسي ؛

الإجراءات القانونية المعمول بها على المستوى الاتحادي ، والتي أنشأتها السلطات الاتحادية قوة تنفيذية;

الإجراءات القانونية السارية على مستوى الكيانات المكونة للاتحاد الروسي ؛

المستندات الإدارية التي تعمل في إطار منظمة أو مؤسسة أو شركة منفصلة.

يمكن إصدار الوثائق التنظيمية بشكل مشترك من قبل العديد من الهيئات الرئاسية.

الحل هو عمل قانونيهيئة إدارية جماعية أو استشارية. يمكن أن تصدر القرارات من قبل الوزارات والإدارات والمجالس الأكاديمية ، المنظمات العامةعلى موضوعات هامةضمن اختصاص هذه الهيئات.

المرسوم - قانون قانوني تم تبنيه من قبل أعلى وبعض الهيئات المركزية للإدارة الجماعية (اللجان ، اللجان) ، رؤساء إدارة الكيانات التابعة للاتحاد الروسي ، رؤساء بلديات المدن ، إلخ ، المنظمات العامة من أجل حل أهم وأساسي المهام التي تواجه هذه الهيئات والمنظمات.

الأمر - إجراء إداري لهيئة حكومية ، له طبيعة رسمية ، صادر في إطار الجهة المعينة الرسمية, وكالة حكوميةالكفاءة ، وجود قوة الربطللمواطنين والمنظمات التي يتم توجيه الأمر إليها. الأوامر هي لوائح داخلية وتنقسم إلى مجموعتين: أوامر ذات طبيعة عامة ومحددة لمدة طويلة وأوامر تتعلق بمسألة ضيقة محددة ، قضية لمرة واحدة.
كقاعدة عامة ، فإن الأمر هو وسيلة لإيصال القضايا التشغيلية إلى المنفذين ، وله مدة محدودة ويتعلق بدائرة محدودة من المسؤولين.

الترتيب هو النوع الأكثر شيوعًا من المستندات الإدارية المستخدمة في ممارسة الإدارة. يتم نشره حول القضايا الرئيسية ، وهي: حول الحياة الداخلية لمؤسسة أو منظمة أو مشروع أو إنشاء أو تصفية أو إعادة تنظيم المؤسسات أو أجزائها الهيكلية ؛ الموافقة على اللوائح والتعليمات والقواعد وما إلى ذلك من المستندات التي تتطلب الموافقة ، وكذلك بشأن قضايا الموظفين المتعلقة بالقبول والانتقال وفصل الموظفين ، إلخ.

تعليمات - وثيقة إداريةالمنشورة من قبل الوزارات والإدارات والمنظمات بشكل رئيسي حول المعلومات والقضايا المنهجية ، وكذلك القضايا المتعلقة بتنظيم تنفيذ الأوامر والتعليمات وغيرها من الإجراءات. يفوض الرئيس حق توقيع التعليمات إلى نوابه أو رؤساء الدوائر في نطاق اختصاصهم.

وظيفي

يعد نظام ORD من أهم أنظمة التوثيق. ويتضمن وثائق إصلاح الحلول لمختلف قضايا إدارة وعمل الهيئات الحكومية والمؤسسات والشركات والمنظمات والمسؤولين الأفراد.

يتكون نظام ORD من نظامين فرعيين يعتبران أحيانًا أنظمة توثيق مستقلة:

النظام الفرعي للتوثيق التنظيمي (التنظيمي القانوني) ؛

النظام الفرعي للتوثيق الإداري. النظام الفرعي للتوثيق التنظيمي والقانوني

هي مجموعة من الوثائق التي تحتوي على قواعد ومعايير ولوائح تحدد حالة منظمة أو مؤسسة أو مؤسسة أو كفاءتها وهيكلها وموظفيها ومحتوى الأنشطة ، إلخ.

التنظيمية والقانونية تشمل الأنواع التالية:

الميثاق (ينظم أنشطة المنظمات والمؤسسات والجمعيات والمواطنين ويحدد حقوقهم وواجباتهم) ؛

لوائح المنظمة ؛

التوظيف.

وصف الوظيفة؛ وإلخ.

يتضمن النظام الفرعي للوثائق الإدارية وثائق تنظم أنشطة المؤسسات والمنظمات والمؤسسات: القرار ، والقرار ، والنظام ، والنظام ، والتعليمات ، إلخ.

يسجل نظام توثيق التخطيط نتائج تخطيط أنشطة المؤسسة. أنواع رئيسية وثائق التخطيط- البرنامج ، الخطة (منظور ، سنوي ، إلخ) ، بالإضافة إلى الجدول الزمني ، وتقديرات التكلفة ، إلخ.

نظام المعلومات المرجعية والتوثيق التحليلي للمعلومات. تؤدي وثائق هذا النظام دورًا ثانويًا وخدميًا فيما يتعلق بالوثائق التنظيمية والإدارية.

تتضمن المعلومات والوثائق المرجعية: بروتوكول ، مذكرة ، ملاحظة توضيحية، تطبيق ، خطاب رسمي (عمل) ، برقية ، رسالة فاكس ، رسالة هاتفية ، رسالة إلكترونية ، إلخ.

مقدمة

معظم على نحو فعالإنشاء معايير عقلانية للتوثيق هو توحيد وتوحيد الوثائق.

يعتبر التوحيد في إدارة المستندات بمثابة تخفيض في العدد الأولي لنماذج المستندات وجعلها في قواعد تصميم موحدة.

التوحيد القياسي هو عملية إنشاء وتطبيق المعايير ، والتي تُفهم على أنها "عينة ، معيار ، نموذج ، مأخوذ كأساسيات لمقارنة أشياء أخرى مماثلة معها. يحدد المعيار ، كوثيقة تنظيمية وتقنية ، مجموعة من القواعد والقواعد والمتطلبات الخاصة بموضوع التوحيد القياسي والتي تمت الموافقة عليها من قبل السلطة المختصة "(GOST 6.10.1-88). في روسيا ، يتم تنسيق أنشطة التقييس من قبل لجنة الاتحاد الروسي للتوحيد القياسي والمقاييس وإصدار الشهادات (حاليًا اللجنة مدرجة في وزارة الصناعة والتجارة في الاتحاد الروسي). يساعد استخدام المعايير على تحسين جودة المنتج المُنشأ (مستند).

التقييس عملية معقدة تتضمن عناصر مثل الكتابة والتوحيد. من ناحية أخرى ، هذه هي طرق التقييس التي يمكن تنفيذها كأنواع عمل مستقلة. في علم المستندات ، يتم استخدام التصنيف لإنشاء نماذج قياسية من المستندات والنصوص القياسية ، أي عينات أو معايير يتم على أساسها إنشاء مستندات محددة. النص النموذجي هو نموذج نص ، يتم على أساسه إنشاء نصوص ذات محتوى مشابه لاحقًا. النموذج القياسي- معتمدة من قبل سلطة مختصة معينة سلطة الدولةنموذج من المستندات يستخدم لجمع وتقديم أي بيانات في مجموعة متنوعة من المجالات نشاطات الادارة.

في علم التوثيق ، يعتبر التوحيد والتوحيد بمثابة عملية لتحقيق التوحيد في عمليات إنشاء المستندات ومعالجتها. ومع ذلك ، من المستحيل وضع علامة المساواة بين هذين المفهومين. يعد توحيد المستندات أعلى مستوى في توحيدها ، مما يجعل نتائجه تصل إلى مستوى المعيار القانوني الإلزامي.

متطلبات المعيار إلزامية في نطاق تطبيقه. لذلك ، عادة ما يتم التوحيد كمرحلة أولية للتوحيد القياسي ، ولكن يمكن أن يكون كذلك رأي مستقلأنشطة. يمكن أن تكون نتيجة العمل على توحيد وتوحيد الوثائق معايير مثل مستندات منفصلة(على سبيل المثال ، في تقرير بحثي ، على غلاف الحالات التخزين الدائم) ، وأنواع معينة من المنتجات (على سبيل المثال ، أحجام الورق) ، وما إلى ذلك أنظمة موحدةتوثيق. التوحيد القياسي - تحديد نتائج التوحيد في الوثائق التنظيمية والفنية - المعايير. يمكن إجراء التوحيد القياسي على مستوى الدولة وعلى مستوى الصناعة وعلى مستوى المؤسسة.

نظام التوثيق - مجموعة من المستندات المترابطة وفقًا لعلامات المنشأ والغرض والنوع ونطاق النشاط والمتطلبات الموحدة لتنفيذها (GOST R 51141-98). يتم تشكيل نظام التوثيق في عملية التنفيذ في الحكومة والإدارة ، في المؤسسات والمنظمات والشركات من وظيفة إدارية واحدة أو أخرى ؛ تم تصميم تكوين المستندات التي يتضمنها لتوثيق أنواع معينة من الأنشطة ، مثل التخطيط والتمويل والمحاسبة. يتم تصنيف أنظمة التوثيق حسب الصناعة ، بالإضافة إلى أنظمة التوثيق القياسية ، هناك أيضًا أنظمة توثيق للرعاية الصحية والتعليم (العام والخاص) والموثق والقضاء ، إلخ.

الفصل 1. الغرض من نظام التوثيق الموحد وتكوينه

نظام التوثيق الموحد (UDS) - نظام توثيق تم إنشاؤه وفقًا لقواعد ومتطلبات موحدة ، ويحتوي على المعلومات اللازمة للإدارة في مجال نشاط معين.

المطورون المباشرون لأشكال محددة من الوثائق وأنظمة التوثيق هم الوزارات (الإدارات) التي تنسق فرعًا معينًا من النشاط. كما يصادقون على نماذج موحدة من الوثائق ، وبالتالي فإن وزارة المالية هي المسؤولة عنها مستندات المحاسبة، وزارة الصحة في الاتحاد الروسي - للطب ، لجنة الدولة للاتحاد الروسي للإحصاء - لأشكال المحاسبة الأولية والوثائق الإحصائية ، المحفوظات الفيدرالية للاتحاد الروسي - لنظام التوثيق التنظيمي والإداري.

يتم تطوير النماذج الوطنية الموحدة للوثائق مع مراعاة إمكانية معالجتها بواسطة الكمبيوتر. وهي إلزامية للاستخدام في جميع المؤسسات والمنظمات والشركات ، بغض النظر عن تبعيتها وشكل ملكيتها.

وبالتالي ، فإن أنظمة التوثيق الموحدة هي أشكال المستندات التي يتم تقديمها إلى أقصى حد ممكن من التوحيد ، مدمجة في الأنظمة الوظيفية للإدارة العامة الرئيسية والمخصصة للاستخدام من قبل جميع المنظمات ، بغض النظر عن مستوى الإدارة وشكل الملكية ، باستخدام كل من التقليدية والمختلطة ، استخدام تكنولوجيا الكمبيوتر، طرق معالجة معلومات المستندات.

يتم تطوير أنظمة توثيق الإدارة الموحدة على أساس:

توحيد بناء استمارات الوثائق ؛

تنظيم محتوى الوثائق المدرجة في كل نظام ؛

استثناءات من مستندات البيانات المكررة ، وتحقيق إدخال المعلومات لمرة واحدة في عملية حل مشكلة إدارية ؛

تقليل كمية البيانات المدرجة تقليديًا فيها والتي لا تُستخدم في حل مشكلات إدارية محددة ؛

وحدة المصطلحات المستخدمة و حرف او رمز، تحقيق إمكانية مقارنة المؤشرات ليس فقط على مستويات الإدارة المختلفة ، ولكن أيضًا في أنظمة التوثيق المختلفة القائمة على وحدة الخوارزميات لتشكيل الوثائق والمؤشرات فيها ؛

تحديد مجموعة من التفاصيل والمؤشرات لكل نوع من المستندات وإنشاء نماذج موحدة لبناءها ، موجهة إلى معالجة الكمبيوتر ، ولكنها مناسبة أيضًا للإدراك البشري ؛

المنشآت القواعد العامةتجميع ومعالجة تفاصيل المستندات المشتركة بين جميع أنظمة التوثيق والمحددة في الحالات التي توجد فيها ميزات محددة.

حتى الآن ، على مستوى الإدارة العامة ، تم توحيد أكثر من ثلاثة آلاف ونصف (3500) نموذج من نماذج التخطيط والمحاسبة والمالية وغيرها في عام 1993 في مصنف عموم روسياوثائق الإدارة (OKUD). تم استلام كل من الوثائق تعيين رمزالذي يحدد انتمائه إلى أحد أنظمة التوثيق ومكانه في هذا النظام. يؤكد رمز النموذج على حقه في الوجود والتوافق مع المعيار المعتمد.

تعد الأنظمة الموحدة التالية لوثائق الإدارة الروسية إلزامية للاستخدام ، بما في ذلك مجموعات الوثائق المجمعة حسب المهمة.

نظام موحد للتوثيق التنظيمي والإداري:

• وثائق حول إنشاء منظمة أو مؤسسة ؛
• وثائق حول إعادة تنظيم منظمة أو مؤسسة ؛
• وثائق بشأن تصفية منظمة أو مؤسسة ؛
• وثائق حول خصخصة الدولة و المنظمات البلدية، المؤسسات
• وثائق ل النشاط الإداريالمنظمات والشركات ؛
• وثائق عن التنظيم التنظيمي والمعياري لأنشطة منظمة أو مشروع ؛
• وثائق عن التنظيم التشغيلي والمعلوماتي لأنشطة منظمة أو مؤسسة ؛
• وثائق الموظفين.

الفصل 2صفة مميزةنظام التوثيق الموحد

يتم إنشاء نظام التوثيق الموحد (UDS) وفقًا لقواعد ومتطلبات موحدة ويجب أن يحتوي على المعلومات اللازمة للإدارة في مجال نشاط معين.

عادة ما تتكون من واحد أو اثنين معايير الدولة، مجموعة من النماذج الموحدة الموحدة لجميع الروسية المترابطة التي توفر عرضًا موثقًا للبيانات بتنسيق أنواع معينة النشاط الاقتصاديووسائل إدارتها وتنظيمها و وثائق منهجيةلتطويرها وصيانتها وتطبيقها. المطورون المباشرون لأشكال محددة من الوثائق وأنظمة التوثيق هم الوزارات (الإدارات) التي تنسق فرعًا معينًا من النشاط.

ملامح الوثائق شؤون الموظفين- توحيدها المتزامن كجزء من نظامين موحدين للتوثيق: المحاسبة التنظيمية والإدارية والابتدائية. يمكن اعتبار أمر الأفراد كوثيقة لإجراء إداري يؤكد التواجد حقيقة قانونيةحدوث (تغيير ، إنهاء ، إلخ) عقد التوظيف. ومع ذلك ، يسجل نفس الترتيب حقيقة حدوث (إنهاء) علاقات العمل، وفي هذه الحالة هو مستند المحاسبة الأساسي الذي يعمل كأساس لإنشاء مستندات محاسبية أخرى.

نظرًا لعدم وجود قسم واحد من شأنه تنسيق أنشطة الموظفين ، فإن القسم الذي يوحد التوثيق التنظيمي والإداري (Glavarchiv) أعد نظام توثيق للموظفين ، وأعدت السلطات الإحصائية نماذج لسجلات الموظفين. تم استخدام النظام الأول في الحكومة والإدارة ، والثاني - في مؤسسات البناء والصناعة.

حتى الآن ، يتم الحفاظ على هذه الميزة التي تم تأسيسها تاريخيًا: تحتفظ بعض المؤسسات والمنظمات بسجلات للموظفين في أشكال نصية من المستندات ، والأخرى - في أشكال جداول. لذلك ، يجب أن يعرف ضابط شؤون الموظفين المتطلبات الحاليةلتصميم وثائق الموظفين والقدرة على استخدامها في الأنشطة العملية.

يتم تحديد إجراءات معالجة المستندات المدرجة في نظام التوثيق التنظيمي والإداري ، ومتطلبات النماذج والنصوص بواسطة GOST R 6.30-97. وفقًا للمتطلبات المنصوص عليها في هذا المعيار ، يتم تطوير نماذج نصية من المستندات وأوامر القبول والنقل والفصل وما إلى ذلك ، بالإضافة إلى البروتوكولات والخطابات والتقارير والمذكرات التفسيرية.

بالإضافة إلى معيار الدولة ، يشتمل النظام الموحد للتوثيق التنظيمي والإداري على ألبوم يضم أشكالًا موحدة من المستندات ، تم إنشاؤه في تطوير متطلبات المعيار ويحتوي على أشكال محددةالمستندات (الهيكل والتوظيف والموظفون والجدول الزمني للعطلات وما إلى ذلك). يحتوي الألبوم على أمثلة على تنفيذ جميع مستندات الموظفين والوثائق المعقدة والضخمة (المنصب ، المسمى الوظيفي) - ليس فقط تكوين ومكان التفاصيل المطلوبة ، ولكن أيضًا الهيكل الإلزامي للنص.

طورت NIIstatinform من Goskomstat of Russia ألبومًا من الأشكال الموحدة لوثائق المحاسبة الأولية ، بما في ذلك 6 نماذج لمحاسبة الموظفين و 7 نماذج للمحاسبة لاستخدام وقت العمل والتسويات مع الموظفين للأجور ، بما في ذلك أشكال الأوامر (تعليمات) للقبول والنقل والفصل.

تحدد التعليمات الخاصة بإجراءات الاحتفاظ بدفاتر العمل في الشركات والمؤسسات والمنظمات (تمت الموافقة عليها بموجب مرسوم لجنة العمل التابعة لاتحاد الجمهوريات الاشتراكية السوفياتية الصادر في 06/20/74 رقم 162 ، بصيغته المعدلة والمضافة) القيمة دفتر العملكوثيقة أساسية نشاط العمليحدد إجراءات تسجيله وإصداره ومحاسبته وصيانته ، وقواعد إصدار القيد ونسخة من دفتر العمل. تشير التعليمات إلى أنظمة، التي تنظم بشكل كامل إجراءات الحصول على كتاب العمل والحفاظ عليه ، وهو أمر لا غنى عنه دليل مرجعيفي عمل أخصائي موارد بشرية.

في العمل العملي على إنشاء الوثائق وتنفيذها ، تزداد أهمية ترميز المعلومات التقنية والاقتصادية والاجتماعية.

يسمح لك مصنف عموم روسيا لمهن العمال ، ومواقف الموظفين وفئات الأجور بتشفير البيانات الشخصية والسيرة الذاتية حول الموظفين ، ومعلومات حول التعليم ، والوظيفة ، وما إلى ذلك. المصنف مصمم لحل المشكلات المتعلقة بـ: تقييم عدد العمال والموظفين. مع الأخذ في الاعتبار تكوين وتوزيع الموظفين حسب فئات الموظفين ومستوى المهارة ودرجة الميكنة وظروف العمل ؛ توفير فرص العمل ؛ منظمة أجورالعمال والموظفون ، حساب المعاشات ؛ تحديد الحاجة الإضافية للموظفين ، إلخ. يستخدم المصنف عند ملء عدد من نماذج المحاسبة (على سبيل المثال ، T-2) المستخدمة في أنشطة خدمة الموظفين.

يخدم مصنف التخصصات في التعليم لعموم روسيا (OKSO) نفس الغرض.

يعمل المصنف لعموم روسيا لوثائق الإدارة (OKUD) كأساس لترميز المستندات في أنظمة استرجاع المعلومات. تم تصميم OKUD لحل مشاكل تسجيل النماذج الموحدة للوثائق ، ومحاسبتها ، وتقليل أشكال المستندات المطبقة ، وكذلك للتحكم في تكوين المستندات وتجنب تكرار النماذج الموحدة. أهداف التصنيف في OKUD هي أشكال موحدة لتسعة أنظمة توثيق موحدة تعمل حاليًا ، بما في ذلك الوثائق التنظيمية والإدارية والمحاسبة الأولية ووثائق العمل المستخدمة لتوثيق أنشطة الموظفين.

وتشمل الأخيرة وثائق قبول الموظفين ونقلهم وفصلهم وتسجيل الإجازات والحوافز والعقوبات. يجب لصق كود OKUD على كل نموذج موحد. تخضع النماذج المطورة حديثًا للتسجيل من خلال تضمينها في OKUD.

كجزء من أنظمة التوثيق الموحدة ، هناك عناصر الازدواجية. على سبيل المثال ، يتم تصنيف أمر التوظيف على أنه وثائق تنظيمية وإدارية وله الرمز 0281151 في OKUD ، ويشير نموذج T-1 "أمر (تعليمات) للتوظيف" إلى نظام توثيق المحاسبة الأساسي (الرمز 0301006).

إلى العدد الوثائق المعياريةكما تطبق المعايير الموسعة المشتركة بين القطاعات لوقت العمل على تعيين الموظفين ومحاسبتهم. تكاليف العمالة لموظفي الموارد البشرية المرتبطة بالإعداد والتجهيز وثائق الموظفين، تؤثر على التوظيف في خدمات الموظفين. بمساعدة المعايير ، من الممكن تبرير العدد المطلوب من موظفي خدمات الموظفين ، نظرًا لأن كثافة العمالة الإجمالية للعمل المنجز هي واحدة من الأجزاء المكونةمعادلات لحساب عدد الموظفين المدرجين في المعايير الموسعة. لكن المعنى الرئيسي لهذه الوثيقة هو تنظيم تكوين وثائق الموظفين ، وكذلك تسلسل العمليات المنجزة:

عند إعداد المستندات الخاصة بالتوظيف وفصل العمال والموظفين ؛

تسجيل ومحاسبة دفاتر العمل.

تسجيل المستندات المتعلقة بمحاسبة حركة الأفراد ؛

إعداد التقارير الإحصائية عن سجلات الموظفين ؛

إعداد الشهادات ووضع الخطط وأداء الأعمال الأخرى ؛

عمل كشوف المرتبات

عمل مكتب المرور.

عمل جدول التسجيل العسكري.

استنتاج

يتمثل توحيد المستندات في إنشاء توحيد تكوين وأشكال مستندات الإدارة التي تحدد تنفيذ نفس النوع من وظائف ومهام الإدارة.

يتم تنفيذ توحيد المستندات من أجل تقليل عدد المستندات المستخدمة ، وتصنيف أشكالها ، وتحسين الجودة ، وتقليل تعقيد معالجتها ، وتحقيق توافق المعلومات لأنظمة التوثيق المختلفة لوظائف الإدارة المتشابهة وذات الصلة ، واستخدام أكثر كفاءة لـ تكنولوجيا الكمبيوتر.

يشمل العمل على التوحيد: تطوير DDD ، الذي تقوم به الوزارات والإدارات المسؤولة عن أنظمة التوثيق ذات الصلة ؛ إدخال DDD بين القطاعات (بين الإدارات) في DDD الجمهوري والفرعي: إدخال OKTEI المطور ؛ الحفاظ على DDD و OKTEI من أجل الحفاظ على موثوقية المعلومات وتطويرها ؛ تطوير مجمعات من النماذج الموحدة الخاصة بالصناعة للوثائق التي تعكس تفاصيل الصناعة ولا يتم تضمينها في DRA ، بالإضافة إلى تسجيل الدولة؛ تطوير المصنفات القطاعية للمعلومات الفنية والاقتصادية التي تعكس خصوصيات الصناعة.

يتم تنفيذ الإدارة التنظيمية والمنهجية لتوحيد وتوحيد الوثائق وتنسيق العمل والرقابة من قبل المنظمة الرئيسية لتنسيق تنفيذ وصيانة DDD و OKTEI في الجمهورية. على المستوى القطاعي ، يتم تنفيذ هذا العمل من قبل المنظمة الأم لإدخال وصيانة DDD و OKTEI في الصناعة.

يجب اعتبار توحيد وتوحيد وثائق الإدارة كأحد عوامل زيادة إنتاجية العمل الإداري. توحيد المستندات هو اختيار الهياكل العقلانية لبناءها ، مما يجعل المستندات موحدة على أساس إنشاء عدد منطقي من أشكالها وتصنيف بنائها.

لا ينطبق فقط على وثائق الإدارةولكن أيضًا للأنظمة الجديدة. على سبيل المثال ، تذاكر السفر والطيران والسكك الحديدية موحدة.

المبادئ الرئيسية لتوحيد الوثائق هي:

1) التوحيد من العام إلى الخاص. يتكون من بناء نموذج - عينة من المستندات لـ نظام محددتوثيق وإنشاء على أساسه تكوين تفاصيل نظام التوثيق هذا ، وأنواع معينة من الوثائق ، وثيقة محددةإلخ.؛

2) توحيد نماذج الوثائق وقواعد تكوينها وتصنيفها وتنفيذها. يتم توفيره من خلال الحد الأقصى للطباعة والاستنسل للوثائق ، وتوحيد موقع البيانات في مجال المستند ، وتطوير التقنيات والاختصارات الشرطية ؛

3) تعقيد التوحيد. عند تنفيذه ، يجب توفير جميع متطلبات المستند في جميع مراحل إنشائه وتعبئته ومعالجته وتخزينه. بالإضافة إلى ذلك ، ينبغي أن تؤخذ في الاعتبار القدرات النفسية والفسيولوجية للشخص ومعايير الوسائل التقنية ؛

4) المعلوماتية. يعني تضمين المستندات فقط تلك التفاصيل اللازمة لحل مشاكل معينة ، للبحث والتأكيد قوة قانونيةوثيقة؛

5) تقليل عدد أنواع الوثائق. يتحقق من خلال تحسين أساليب الإدارة ، على سبيل المثال ، في اتجاه الاستخدام الواسع النطاق للمعدات المكتبية ؛ استقرار متطلبات المستندات (التي تحددها معايير الدولة والصناعة) ؛

6) التواصل مع أنظمة التصنيف والترميز الحالية للمعلومات الفنية والاقتصادية ؛ اقتصاد. يتم تحقيق ذلك من خلال الإدماج المعقول للوثائق في نظام التوثيق ، والاستخدام الواسع النطاق للنماذج ، والتخطيط العقلاني لنماذج المستندات ، وإنشاء المقدار الأمثل من التفاصيل.

قائمة المصادر والأدب المستخدم

أنا.مصادر

1. GOST R 6.30-2003 أنظمة التوثيق الموحدة. نظام موحد للتوثيق التنظيمي والإداري. متطلبات التوثيق. - م: دار المواصفات للنشر 2003.
2. نظام الدولة لدعم التوثيق للإدارة: الأحكام الرئيسية: المتطلبات العامةإلى خدمات دعم الوثائق والتوثيق. - م: دار المواصفات للنشر 1991.
3. GOST R 51141-98 مكتب العمل والأرشفة. المصطلحات والتعريفات. - م: دار المواصفات للنشر 1998.
4. المصنف لعموم روسيا لوثائق الإدارة. وافق بمرسوم Gosstandart من الاتحاد الروسي في 30 ديسمبر 1993 N 299. - M: Gosstandart ، 1993.

II.المؤلفات

1. أندريفا ، ف. عمل مكتبي. بروك. البدل / V.I. أندريفا. إد. السادس ، المنقح. وإضافية - م: ZAO "Business School" Intel-Sintez "، 2000 - 187 ص.
2. باساكوف م. العمل المكتبي (الدعم الوثائقي للإدارة): الدورة التعليمية. - م: ICC "Marketing" 2003 - 336 ص.
GOST R 6.30-03 أنظمة التوثيق الموحدة. نظام موحد للتوثيق التنظيمي والإداري. متطلبات التوثيق. - م ، 2003

في الثلث الأخير من القرن العشرين ، مع بداية الاستخدام الواسع النطاق لتقنيات المعلومات الجديدة ، نشأ السؤال عن الحاجة إلى التوحيد معلومات موثقةخاصة في مجال الإدارة. في عام 1971 ، تم اعتماد مرسوم خاص من حكومة اتحاد الجمهوريات الاشتراكية السوفياتية لتسريع العمل على إنشاء أنظمة توثيق موحدة ومصنفات للمعلومات التقنية والاقتصادية. تم تطويرها على أساس أنظمة التوثيق الوظيفية. في بلدنا ، في الواقع ، لأول مرة في الممارسة المحلية والأجنبية ، تم إنشاء نظام لدعم التوثيق للإدارة من أجل إنشاء طلب موحدتوثيق أنشطة الإدارة في جميع أنحاء الدولة. حصلت على الاسم الرمزي EGSD-1973 ( متحد نظام الدولةعمل مكتبي). في المجموع ، تم تطوير 16 نظام توثيق موحد في الاتحاد السوفيتي.

نظام التوثيق الموحد(بالدولار الأمريكي) ، وفقًا للتعريف الموحد ، هو "نظام توثيق تم إنشاؤه وفقًا لقواعد ومتطلبات موحدة ، يحتوي على المعلومات اللازمة للإدارة في مجال نشاط معين" GOST R 51141-98. العمل المكتبي والأرشفة. المصطلحات والتعريفات. م ، 1998 ..

الهدف الرئيسي من إنشاء نظام توثيق موحد هو إنشاء تركيبة عقلانية لنماذج المستندات ، بالإضافة إلى مجموعة من المؤشرات الفنية والاقتصادية والاجتماعية المترابطة.

يساهم نظام التوثيق الموحد في:

1. تقليل تكلفة العمل اليدوي في عمليات المعلومات(نتيجة لذلك ، يلزم الحد الأدنى من الجهد من الشخص لملء المستندات أو قراءتها) ؛

2. الاستخدام الواسع لتكنولوجيا الحوسبة الإلكترونية ، حيث أن الأشكال الموحدة للوثائق ملائمة للمعالجة الإلكترونية (يتحقق ذلك من خلال ضمان توافق البرامج والتقنية والمعلوماتية للوثائق ، وتطوير الأشكال المناسبة من المستندات ، والمصنفات ، والقواميس ، وما إلى ذلك) ؛

3. تبسيط تدفق المعلومات.

4. تقليل عدد الوثائق.

5. زيادة تحسين ثقافة الوثيقة وثقافة المعلومات بشكل عام.

كل هذا معًا يجعل من الممكن زيادة كفاءة الإدارة ، حيث يتم تحقيق قدر أكبر من الكفاءة في الحصول على معلومات عالية الجودة ، وتقليل عدد الأخطاء في المستندات ، وتقليل العمليات اليدوية ، وزيادة الطبيعة الإبداعية للعمل الإداري ، والتكاليف المالية للعمل مع المستندات يتم تقليلها. شكل التوحيد القانوني لنتائج التوحيد هو التوحيد. لذلك ، فإن نظام التوثيق الموحد هو مجموعة من معايير الدولة التي تحدد ، أولاً ، الأحكام الرئيسية للنظام الموحد ، وثانيًا ، شكل واحد لجميع الوثائق المضمنة فيه.

جوهر نظام التوثيق الموحد بأكمله هو نماذج موحدة من الوثائق. بناءً على مستوى الموافقة ، يتم تقسيمها إلى الفئات التالية:

جميع الروسية.

الصناعة (المقاطعات)؛

نماذج وثائق موضوعات الاتحاد ؛

نماذج وثائق الجمعيات والمؤسسات والمنظمات.

يوجد حاليًا 8 أنظمة توثيق موحدة في الاتحاد الروسي ، بما في ذلك:

نظام موحد للتوثيق التنظيمي والإداري ؛

نظام موحد للتوثيق المصرفي ؛

نظام موحد لإعداد التقارير والتوثيق الإحصائي ؛

نظام توثيق العمل الموحد ؛

النظام الموحد لصندوق المعاشات التقاعدية للاتحاد الروسي ؛

نظام موحد لتوثيق التجارة الخارجية ، إلخ.

في الشركات والمؤسسات والمنظمات بعد نتائج التوحيد ، أ ورقة نماذج الوثيقة- وثيقة تنظيمية واحدة ، وهي قائمة بأشكال موحدة من الوثائق الضرورية والكافية لمنظمة معينة من أجل حل المشكلات بشكل فعال وأداء وظائف الإدارة. في الواقع ، تعد ورقة نماذج المستندات كتابًا مرجعيًا يحتوي بشكل منظم على أشكال المستندات المستخدمة في المنظمة ، بالإضافة إلى مراحل إعداد وتنفيذ المستند. إنه على شكل طاولة.

تسمى مجموعة المستندات المترابطة بواسطة علامات المرور والغرض والنوع ونطاق النشاط والمتطلبات الموحدة للتسجيل نظام التوثيق.نظام التوثيق الموحد(بالدولار الأمريكي) - نظام توثيق تم إنشاؤه وفقًا لقواعد ومتطلبات موحدة ، يحتوي على المعلومات اللازمة للإدارة في مجال معين من النشاط. الغرض من إنشاء DDDهو تعريف وإنشاء تركيبة عقلانية لأشكال الوثائق ، بالإضافة إلى مجموعة من المؤشرات الفنية والاقتصادية والاجتماعية المترابطة فيها.

الأهداف الرئيسية لإنشاء DDD هي: 1)وضع متطلبات موحدة لإجراء تطوير واعتماد وتسجيل نماذج موحدة من الوثائق ؛ 2) تبسيط تدفق المعلومات في الاقتصاد الوطني ، وضمان تفاعل أنظمة معالجة البيانات المؤتمتة على أساس الاستخدام الواسع النطاق لوسائل الاتصال الحديثة والكمبيوتر والتكنولوجيا التنظيمية ؛ 3) استبعاد نماذج المستندات التي تجعل من الممكن جمع ونقل ومعالجة المعلومات التي لا تنتج عن الاحتياجات الفعلية للإدارة ، مما يقلل من عدد المستندات.

وفقًا لمصنف وثائق الإدارة لعموم روسيا ، OK 011-93 (تمت الموافقة عليه بموجب مرسوم معيار الدولة للاتحاد الروسي المؤرخ 30 ديسمبر 1993 رقم 299) يوجد حاليًا تسعة أنظمة توثيق موحدة:

1) نظام موحد للتوثيق التنظيمي والإداري.

2) نظام موحد لتوثيق المحاسبة الأولية ؛

3) نظام موحد للتوثيق المصرفي.

4) نظام موحد للوثائق المالية والمحاسبية والتقارير المحاسبية لمؤسسات ومنظمات الميزانية ؛

5) نظام موحد لإعداد التقارير والتوثيق الإحصائي.

6) نظام موحد للمحاسبة والإبلاغ عن الوثائق المحاسبية للمؤسسات ؛

7) نظام موحد لتوثيق العمل.

8) نظام التوثيق الموحد لصندوق المعاشات التقاعدية للاتحاد الروسي ؛

9) النظام الموحد لتوثيق التجارة الخارجية.

24- يتمثل تقييم جودة المنتج في إثبات مطابقة المنتجات لمتطلبات معينة. يتم تحديد هذه المراسلات على أساس المقارنة بطرق مختلفة لمؤشرات المنتجات التي تم تقييمها مع المنتجات الأساسية ، ونتيجة لذلك يحصلون على:

1. حدث يتجاوز المستوى المطلوب ؛

2. يتوافق مع المستوى المطلوب.

3. أدنى من المستوى المطلوب.

يمكن استخدام نتائج التقييم:

1. عند تطوير منتجات جديدة ؛

2. عند تبرير المتطلبات المنصوص عليها فيه مهمة فنيةلتطوير المنتجات.

3. عند تطوير الوثائق التنظيمية.

4. عند استبدال المنتجات.

5. عند تكوين عرض التصدير والاستيراد.

المخطط العام

اختيار نمط القاعدة

تصنيف المنتجات الصناعية حسب علامات استخدامها وتصنيف مؤشرات جودة المنتج حسب خصائصها

تنتمي المنتجات المستهلكة إلى الفئة الأولى (هذه منتجات ، يمكن أن يؤدي استخدامها ، إذا فشل أو كانت ذات قيمة منخفضة لمؤشرات الجودة ، إلى عواقب وخيمة).

مواد- الشيء الأصلي للعمالة المستهلكة في تصنيع المنتج.

منتج- النتيجة المادية للعمالة ، وهي ليست منتجًا والغرض منها استخدام وتشغيل المنتجات.

منتج- وحدة المنتج ، يمكن شحن كميتها بالقطع.

مستهلك- وحدة إنتاج يتم حسابها باستخدام القيم المستمرة (كيلوجرام ، متر ، إلخ) ولكن في نفس الوقت يتم إنتاجها بالضرورة في عبوات صناعية.

تصنيف مؤشرات جودة المنتج.

هناك تقسيم لمؤشرات جودة المنتج إلى مجموعتين:

1. مؤشرات مفردة

2. مؤشرات معقدة

في الوقت نفسه ، يمكن أن يعزى كلاهما إلى المؤشرات المقدرة والمؤشرات الأساسية.

جميع المؤشرات نسبية ، حيث يتم إجراء التقييم من خلال مقارنة القيمة المقاسة ببعض خطوط الأساس المحددة مسبقًا.

مجموعات المؤشرات الرئيسية

1. مؤشرات الغرض: تشمل المؤشرات التي تميز الخصائص الوظيفية للكائن ، أي مؤشرات التكوين والهيكل والأداء.

2. المؤشرات الاقتصادية: هذه المجموعة من المؤشرات تميز امتثال المنتج للمتطلبات الاقتصادية ، وكذلك امتثال المنتج لإمكانيات تفاعل المعلومات مع الشخص.

3. المؤشرات الجمالية: تميز التعبيرية المعلوماتية وعقلانية الأشكال وسلامة التكوين (مثل أو كره).

4. المؤشرات المريحة: تميز سهولة التنفيذ والراحة في الاستخدام.

5. المؤشرات الاقتصادية: تنقسم إلى ثلاث مجموعات

المادية (مستوى الغبار ، الاهتزازات الكهرومغناطيسية)

المواد الكيميائية (الانبعاثات السامة)

علم الأحياء الدقيقة (مستوى إمراضية الكائنات الحية الدقيقة التي يتم إطلاقها خلال التوليفات المختلفة).

6. أداء السلامة: مقسمة إلى

ميكانيكي (مستوى الاهتزاز)

حراري

الكهرباء

قابل للاشتعال والانفجار

بيولوجي

7. المؤشرات القانونية المتعلقة بالبراءات: تحدد هذه المجموعة درجة حماية براءات الاختراع لشيء ما.

8. مؤشرات التصنيع: تنقسم هذه المجموعة إلى مؤشرات رئيسية ومؤشرات إضافية.

وتشمل أهمها كثافة العمالة والتكلفة واستهلاك المواد.

تشمل إضافية - معامل استخدام المواد ، وكفاءة المنتج.

9. مؤشرات قابلية النقل: الأبعاد الكلية ، الوزن ، مدى درجة الحرارة ، الرطوبة ، كثافة اليد العاملة أثناء التفريغ والنقل.

10. مؤشرات الخدمة: تميز مستوى وجودة الخدمة ، وكذلك بعد مراكز الخدمة.

11. مؤشرات الموثوقية: الموثوقية هي واحدة من أهم صفات المنتجات ، فكلما كان المنتج أكثر مسؤولية ، زادت متطلبات الموثوقية له.

25. 4. الأساس الفني للدعم المترولوجي. عناصر أساس تقني MO. محتواها وأهميتها ودورها في تشكيل الأساس الفني لل MO. أنظمة معايير الحالة لوحدات الكميات الفيزيائية ونقل أحجام وحدات الكميات الفيزيائية ، اختبار واعتماد نوع أدوات القياس ، الشهادات المترولوجية لأجهزة القياس غير المعيارية. التحقق من ومعايرة أدوات القياس كعناصر من الأساس الفني للـ MO. نظام العينات المعيارية لتكوين وخصائص المواد والمواد. نظام البيانات المرجعية المعيارية عن الثوابت الفيزيائية وخصائص المواد والمواد.

التوحيد

1. التوحيد القياسي هو أحد الوسائل الفعالة لتنظيم القطاعين العام والصناعي و العلاقات الاقتصاديةفي المجتمع. التعريف الذي قدمته المنظمة الدولية للتوحيد القياسي (ISO) واللجنة الكهروتقنية الدولية (IEC): التوحيد- الأنشطة التي تهدف إلى تحقيق الدرجة المثلى من التبسيط في منطقة معينة من خلال وضع أحكام للاستخدام العام والقابل لإعادة الاستخدام فيما يتعلق بالمهام الفعلية أو المحتملة. وتتمثل أهم نتائج هذه الأنشطة في: زيادة درجة مطابقة المنتجات والعمليات والخدمات لغرضهم الوظيفي ؛ - إزالة العوائق أمام التجارة. - تعزيز التقدم والتعاون العلمى والتكنولوجى. - في عام 2002 صدر القانون الاتحادي "على اللائحة الفنية"، الذي يعطي التعريف التالي للتوحيد. التوحيد- أنشطة لوضع القواعد والخصائص لغرض إعادة استخدامها الطوعي ، بهدف تحقيق الانتظام في مجالات إنتاج وتداول المنتجات وزيادة القدرة التنافسية للمنتجات والأعمال والخدمات ، ويتم التوحيد من أجل: 1. رفع مستوى سلامة الحياة أو الصحة للمواطنين أو ممتلكات الأفراد أو الكيانات القانونية, سلامة البيئة، سلامة الحياة أو صحة الحيوانات والنباتات ، وتعزيز الامتثال لمتطلبات اللوائح الفنية 2. زيادة المستوى الأمني ​​للمنشآت مع مراعاة مخاطر حالات الطوارئالطابع الطبيعي والتقني 3. ضمان التقدم العلمي والتكنولوجي 4. زيادة القدرة التنافسية للمنتجات والأعمال والخدمات 5. الاستخدام الرشيد للموارد 6. التوافق التقني والمعلوماتي 7. إمكانية مقارنة نتائج البحث والقياس والبيانات الفنية والاقتصادية والإحصائية. قابلية المنتج للتبادل. القابلية للتبادل هي ملاءمة منتج أو عملية أو خدمة واحدة للاستخدام بدلاً من منتج أو عملية أو خدمة أخرى من أجل تلبية نفس المتطلبات.لتحقيق أهداف التقييس المحلي ، تتم صياغة المهام الرئيسية للتوحيد القياسي: 1. ضمان التفاهم المتبادل بين المطورين والمصنعين والبائعين والمستهلكين 2. تحديد متطلبات جودة المنتج مع مراعاة سلامته 3. وضع القواعد والقواعد المترولوجية ومتطلبات التوافق والتبادل ومتطلبات العمليات التكنولوجية 4. التأكد من قضايا التقييس في جميع المراحل دورة الحياةالمنتجات 5. تحسين النظام دعم المعلوماتفي مجال التوحيد القياسي ، يعتمد التوحيد القياسي كعلم تقني على نقاط البداية والمبادئ المنصوص عليها في قانون اتحادي RF بتاريخ 27 ديسمبر 2002 رقم 184-FZ و GOST R 1.0-2004. التوحيد القياسي في الاتحاد الروسي. أحكام أساسية.

المبادئ الأساسية للتوحيد القياسي:

1.تطوير وثائق التقييس على أساس إجماع (موافقة) جميع الأطراف المعنية ؛ 2. ملاءمة تطوير معيار من وجهة نظر الضرورة الاجتماعية والتقنية والاقتصادية ؛ 3. الأولوية في التنمية هي المعايير التي تساهم في ضمان سلامة الحياة وصحة الناس والممتلكات والحماية بيئة، توفير التوافق والتبادل للمنتجات 4. تعقيد توحيد الأشياء المترابطة ؛ 5. تحديد المتطلبات وعدم غموضها في الخصائص الرئيسية لموضوع التقييس ، والتي يمكن التحقق منها بشكل موضوعي ؛ 6. التطبيق الطوعي للمعايير ؛ 7. أقصى قدر من الاعتبار في تطوير المعايير لمصالح أصحاب المصلحة ؛ 8. استخدام المعايير الدولية كأساس لتطوير المعايير الوطنية ؛ 9. عدم جواز خلق عوائق أمام إنتاج وتداول المنتجات الآمنة والتجارة الدولية ؛ 10. عدم جواز وضع معايير مخالفة اللوائح الفنية.

2. دعنا نضع قائمة بالمبادئ الأساسية للتوحيد القياسي. يتم تنفيذ مبدأ المعايير الطوعية في عملية اتخاذ قرار بشأن تطبيق المعيار. إذا تقرر تطبيق أي معيار ، فإن الكيان الاقتصادي ملزم بتنفيذ أنشطته بطريقة تتوافق تمامًا مع المعيار المعتمد. عند تطوير المعايير والموافقة عليها ، يجب مراعاة ذلك المصالح المشروعةالأشخاص المهتمين 3. يجب أن تستند المعايير الوطنية إلى المعايير الدولية. قد لا يتحقق هذا المبدأ إذا تم الاعتراف بأن تطبيق المعايير الدولية كأساس للمعايير الوطنية أمر مستحيل. يجب ألا يتعارض التوحيد القياسي مع التداول الطبيعي للبضائع أكثر مما هو ضروري لتنفيذه. يجب أن تكون جميع عناصر النظام الموحد متوافقة 6. يجب أن تكون جميع المعايير المعتمدة ديناميكية قدر الإمكان ، أي يجب أن تتكيف في الوقت المناسب مع إنجازات التقدم العلمي والتكنولوجي. يجب أن يكون التوحيد القياسي فعالاً ، أي يجب أن ينتج عنه تأثير اقتصادي أو اجتماعي. يجب ألا تتعارض المعايير مع بعضها البعض أو اللوائح الفنية ، ولا ينبغي أن تخلق حواجز في التجارة الدولية. يجب أن تكون جميع المعايير محددة بوضوح ويجب ألا تكون عرضة للغموض. يجب أن ترتبط معايير المنتجات النهائية ارتباطًا مباشرًا بمعايير المكونات أو المواد الخام التي صنع منها المنتج. يجب أن يتم التوحيد القياسي بطريقة يمكن من خلالها التحقق بشكل موضوعي من تنفيذ المعايير الموضوعة في المستقبل. الطرق الرئيسية للتوحيد هي: 1) طلب كائنات التقييس ؛ 2) توحيد المعايير ؛ 3) التوحيد القياسي المتقدم ؛ 4) المنتج التوحيد ؛ 5) التوحيد المعقد ؛ 6) التجميع

3. في نظام التوحيد القياسي ، تعتبر المعايير التي تحكم القيمة العددية لمعلمات المنتج ، والتي تسمى السلسلة البارامترية ، ذات أهمية كبيرة. تحدد هذه المعايير نطاق المنتجات للغرض نفسه: عدد من القوى الاسمية لنوع معين من المحركات ، وعدد من أحجام الأحذية بنمط معين ، وما إلى ذلك. يتم إنشاء المعايير البارامترية على أساس سلسلة من الأرقام المفضلة. يجب أن تفي هذه السلاسل بالمتطلبات التالية: أن تكون غير محدودة في اتجاه الأعداد الصغيرة والكبيرة على حد سواء ؛ وتشمل قيمة واحدة وجميع القيم التي تكون من مضاعفات العشرة. يكون من السهل تذكره ، وعادة ما يتم تمثيل سلسلة الأرقام المفضلة بمصطلحات التدرج الحسابي أو الهندسي. مثال على سلسلة بارامترية مبنية على مبدأ التقدم الحسابي هي سلسلة من الخيوط المترية. الخاصية الإيجابية لمثل هذه السلسلة هي ثبات الفرق بين الأعضاء المتجاورين ، والعيب هو التفاوت ، حيث تقل نسبة الأعضاء المتجاورين مع زيادة قيمة عضو في هذه السلسلة. لذلك ، في منطقة القيم الكبيرة للمعلمة ، يتم المبالغة في تقدير عدد فئات السلسلة بشكل غير معقول. هذا يجبر المرء على اللجوء إلى السلاسل المشتقة ، على سبيل المثال ، باستخدام فواصل التسلسل. هذه سلسلة من الخيوط المترية: M1 ، M2 ، M3 ، M4 ، M5 ، M6 ، لكن M8 ، M10 ، M12 ... التقدم الهندسي ليس له هذا العيب ؛ دائمًا ما تكون نسبة المصطلحات المجاورة ثابتة وتساوي مقام التقدم. عيب التقدم الهندسي هو أنه ، بشكل عام ، أعضائه ليسوا من مضاعفات العشرة ويتطلبون التقريب. مساوئ المتسلسلة القائمة على التقدم الهندسي أقل أهمية من تلك الخاصة بالتقدم الحسابي ، لذلك ، وفقًا لـ توصيات المنظمة الدولية للتوحيد القياسي (ISO) ، يتضمن GOST-8032-56 الحالي بناء سلسلة بارامترية على أساس التعاقب الهندسي. تم تطوير هذه الخطوط في أواخر التاسع عشرقرون من قبل الضابط الفرنسي C.Renard وحصل على اسم سلسلة Renard. تم بناء سلسلة Renard مع قواسم من التقدم الهندسي ; ;

;

الصفوف الأربعة الأولى هي الصفوف الرئيسية ، أما الصف R80 فهو صف إضافي. تصنيفات الصفوف كالتالي: R5 - 1.0 ؛ 1.6 ؛ 2.5 ؛ 4.0 ؛ 6.3 ؛ R10 - 1.0 ؛ 1.25 ؛ 1.6 ؛ 2.0 ؛ 2.5 ؛ 3.15 ؛ 4.0 ؛ 5.0 ؛ 6.3 ؛ 8.0 ؛ R20 - 1.0 ؛ 1.12 1.25 ؛ 1.4 ؛ 1.6 ؛ 1.8 ؛ 2.0 ؛ 2.25 ؛ 2.5 ؛ 2.8 ؛ 3.15 ؛ 3.55 4.0 ؛ 4.5 ؛ 5.0 ؛ 5.6 ؛ 6.3 ؛ 7.1 ؛ 8.0 ؛ 9.0

تم إنشاء سلسلتي R40 و R80 بشكل مشابه. تحتوي سلسلة Renard على الميزات التالية: - يظل الفرق النسبي بين أعضاء السلسلة ثابتًا ويساوي مقام التقدم ؛ عدد أعضاء السلسلة يساوي فهرس الجذر يتضمن كل صف لاحق جميع أرقام الصف السابق ؛ يتم تحقيق اللانهاية بالضرب في 10 ، 100 ، 1000 أو 0.1 ، 0.01 ، 0.001 ، إلخ ؛ يعطي حاصل ضرب أو حاصل عددين في سلسلة الرقم المتضمن في هذه السلسلة ، وتجدر الإشارة إلى أنه بدءًا من السلسلة R10 في سلسلة الأرقام المفضلة يوجد رقم 3.15 قريب من p. لذلك ، يمكن أيضًا التعبير عن محيطات ومساحات الدوائر بدقة كافية من خلال الأرقام المفضلة. وعمليًا ، يمكن استخدام المتسلسلات المشتقة ، والتي يتم الحصول عليها عن طريق اختيار عدد n من أعضاء السلسلة ، مما يحد من الحدود العليا والسفلى. إن استخدام سلسلة مشتقة من الأرقام المفضلة يجعل من الممكن تحقيق قيود على الأحجام القياسية للمنتجات وتخفيض أمثل في نطاقها. هذا الأخير يجعل من الممكن تبسيط إنتاج المنتجات ، ويبسط التوحيد ، ويقلل من نطاق قطع الغيار ، أي يرفع الكفاءة الاقتصاديةالإنتاج: يتطلب بناء عدد من المعلمات للمنتجات التفصيل الأسئلة التالية: اختيار المعلمات الرئيسية التي يجب أن تعكس الخصائص التقنية والتشغيلية والتكنولوجية الرئيسية للمنتج. يجب ألا تحد المعلمات الرئيسية من إمكانية تحسين المنتج وتوحيده. يتم تحديد نطاق من سلسلة يغطي الحجم الإجمالي للطلب على منتجات من هذا النوع. يأخذ هذا في الاعتبار الخبرة الحالية ، المحلية والدولية على حد سواء ، وإمكانية التجميع ، وآفاق تطوير الإنتاج. يتم تحديد الفترات الفاصلة بين أعضاء السلسلة (تدرج السلسلة). في بعض الحالات ، قد تكون الفواصل الزمنية مختلفة ، أي يتم تشكيل سلسلة من الكثافة المتغيرة. التبرير الاقتصادياختيار الصف من أجل تحديد اختيار الصف من أجل تحديد العدد الأمثل للأحجام القياسية ، حيث تكون تكلفة التصنيع والتشغيل في حدها الأدنى.

تُستخدم السلاسل البارامترية أيضًا ، ولم يتم إنشاؤها على أساس التدرجات الحسابية أو الهندسية ، ولكن على أساس مختلف. مثال نموذجي هو السلسلة البارامترية لترددات الدوران للآلات الكهربائية المتزامنة والسرعات المتزامنة للمحركات غير المتزامنة. تعتمد هذه القيم على تواتر شبكة الإمداد وعدد أزواج الأقطاب.

في بعض الحالات ، يمكن استخدام سلسلة من الأرقام المفضلة ، مبنية على أساس التعاقب الهندسي ، ولكنها تختلف عن سلسلة رينارد. هذه هي سلسلة المقاومات الاسمية للمقاومات. تم تعيين هذه السلاسل EN ، حيث N هو عدد القيم الاسمية في كل فاصل عشري ، وتمثل التعاقب الهندسي مع المقام

وفقًا لتوصيات اللجنة الكهروتقنية الدولية (IEC) والمعايير المحلية الحالية ، فإن قيم المقاومة للمقاومات ذات التسامح بنسبة ± 5 ٪ أو أكثر تتوافق مع سلسلة E3 و E6 و E12 و E24 ومع تفاوت أقل من ± 5٪ - لسلسلة E48 و E96 و E192. الفولتية المقدرة لتيار متناوب ثلاثي الأطوار في منطقة الجهد المنخفض هي سلسلة ذات مقام Ö3 ، مع مراعاة نسبة الخطي والمرحلة الفولتية عند التبديل وفقًا للدائرة ²star² أو ²triangle².

15. يعود الدور الرئيسي في تطوير مجتمع المعلومات إلى المعايير الدولية التي تم إنشاؤها على أساس ستة مبادئ حددها العالم منظمة التجارة(منظمة التجارة العالمية): الانفتاح والشفافية والحياد والتوافق والكفاءة والفعالية والاتساق والتوجه الإنمائي. وفي هذا الصدد ، يتسم العمل على تطوير وتحسين الإطار التنظيمي المحلي في مجال تكنولوجيا المعلومات وأنظمة المعلومات والاتصالات بأهمية خاصة وملاءمة في روسيا.

يعد إنشاء وتنفيذ أنظمة المعلومات والاتصالات (IS) من مختلف المستويات والأغراض بناءً على استخدام تقنيات المعلومات الحديثة (IT) ، وتكامل المعلومات والحوسبة وموارد الاتصالات السلكية واللاسلكية واستخدام تكنولوجيا الأنظمة المفتوحة أمرًا معقدًا ومعقدًا ، مشكلة مشتركة بين القطاعات ومتعددة الأوجه والأبعاد. في حلها ، يحتل التوحيد القياسي في مجال تكنولوجيا المعلومات أحد الأماكن الرئيسية ، وقبل كل شيء ، إدخال طرق التقييس الوظيفية. تسمح هذه الأساليب باستخدام معايير وظيفية وملفات تعريف (بما في ذلك ملفات تعريف لمشاريع نظم معلومات محددة) لتحديد مجموعات المعايير الأساسية جنبًا إلى جنب مع الميزات الاختيارية والمتطلبات والمعلمات اللازمة لأداء الوظائف التي ينفذها نظم معلومات معين في مجالات موضوعية مختلفة.

في الوقت الحاضر ، تم بناء الغالبية العظمى من نظم المعلومات من جميع الفئات والأغراض على أساس تكنولوجيا الأنظمة المفتوحة. جوهرها هو استخدام واجهات قياسية بين الأجهزة المختلفة و مكونات البرامجالأنظمة. تعتمد تقنية الأنظمة المفتوحة على إنشاء البنية التحتية على جميع المستويات - من المؤسسة والصناعة إلى الوطنية البنية التحتية للمعلومات. بالإضافة إلى ذلك ، فإنه يوفر التكامل مع فضاء المعلومات العالمي ، وبالتالي مع الاقتصاد العالمي. يعتمد إدخال مبادئ الأنظمة المفتوحة في جميع مراحل دورة حياة تصميم نظم المعلومات على توحيد تقنيات المعلومات ، وهي آلية تكامل وأداة قوية لإدارة عمليات تطوير المعلوماتية.

السياسة العلمية والتقنية في مجال توحيد تقنيات المعلومات وتصميم النظم في روسيا هي كما يلي (انظر الرسم البياني):

1. إنشاء المعايير الوطنية الأساسية المحدثة الضرورية والوثائق التنظيمية الأخرى (من خلال التطبيق المباشر لوثائق التقييس الدولية والإقليمية والأجنبية) التي تحدد الإجراءات والأحكام والمتطلبات العامة الأساسية التي يمكن استخدامها في مجالات النشاط المختلفة ، وفي يمكن لكل منهم اختيار المعايير والمتطلبات الاختيارية الخاصة به من المعايير الوطنية الأساسية ؛
II. تطوير معايير وظيفية (ملفات تعريف) تحدد المجموعات الفرعية المناسبة أو التكوينات للمعايير الوطنية الأساسية المستخدمة لضمان تنفيذ عمليات ووظائف ومهام محددة في نظم المعلومات ، وإمكانية تطبيق معايير اختيارية محددة من المعايير الوطنية الأساسية ، وهي أيضًا الأساس لتطوير اختبارات الاعتماد للاختبار والتأكيد على مكونات وأدوات المطابقة نظم المعلومات.

مع التوحيد في العالم
على المستوى الدولي ، تم تشكيل تعاون قوي بين المنظمات التي تضع المعايير في مجال تكنولوجيا المعلومات ، من بينها ، أولاً وقبل كل شيء ، يجب ذكر ISO ( منظمة عالميةالمعايير) ، IEC (اللجنة الكهروتقنية الدولية) والاتحاد الدولي للاتصالات (الاتحاد الدولي للاتصالات). كان قطاع الاتصالات في الاتحاد الدولي للاتصالات (ITU T) هو الخلف القانوني للجنة الاستشارية الدولية للبرق والهاتف CCITT منذ عام 1993. وفي عام 1987 ، قامت ISO و IEC بدمج أنشطة التقييس الخاصة بهما لتكنولوجيا المعلومات ، مما أدى إلى إنشاء ISO / IEC / JTC 1 " تكنولوجيا المعلومات"، وتتمثل مهمته الرئيسية في تطوير معايير تكنولوجيا المعلومات الأساسية ، بغض النظر عن تطبيقاتها المحددة السنوات الاخيرةتتفاعل ISO / IEC / JTC 1 بنشاط مع عدد من لجان ISO الفنية ، بما في ذلك:
TC 46 "المعلومات والوثائق" ؛
TC 68 "الخدمات المصرفية والحماية والخدمات المالية الأخرى" ؛
TC 130 "تكنولوجيا الجرافيك" ؛
TC 154 "العمليات وعناصر البيانات والوثائق في التجارة" ؛
TC 171 "التقديم التطبيقي للوثائق" ؛
TC 176 "إدارة الجودة وضمان الجودة" ؛
TC 184 "أنظمة الأتمتة الصناعية وتكاملها" ؛
TC 204 "معلومات النقل وأنظمة التحكم" ؛
TK 215 "المعلوماتية في الرعاية الصحية".

اليوم ، معظم الكيانات الاقتصادية الدول المتقدمةتركز أنشطتها على تطوير الإدارة الموجهة نحو العملية لكامل دورة الإنشاء وتشغيل منتجاتها. يجب تنفيذ الدعم الإلكتروني لعمليات تطوير المنتج ، والإنتاج ، والتسويق ، والتشغيل ، والخدمة ، والتحديث ، والتخلص منه في نهاية المطاف على أساس نهج منظم. يتم توفير هذا النهج من خلال مفهوم التطور النشط لاستخدام تقنيات GALS (الشكل 2).

يشمل نطاق العمل على تنفيذ تقنيات GALS ما يلي:

- تطوير وتنفيذ تقنيات الترجمة الفنية الوثائق التشغيليةفي نموذج إلكتروني، والتي تلبي متطلبات معايير GALS ، في الشركات المصدرة الرائدة.

- التطوير والاختبار في المؤسسات النظام الإلكترونيإدارة البيانات الخاصة بالمنتج النهائي في عملية التصميم وتطوير التقنيات والإعداد التكنولوجي للإنتاج (أنظمة PDM).

- تطوير وتنفيذ أنظمة حاسوبية معيارية لإدارة جودة المنتج في المؤسسات ؛ نظم المعلومات المتكاملة للتصميم الإلكتروني ، وسير العمل التكنولوجي والإنتاجي ؛ أنظمة دعم متكاملة للمنتجات المصنعة في جميع مراحل دورة حياتها.

الشكل 2 - الأفكار الرئيسية لتقنيات GALS

16. من أجل التنفيذ سياسة عامةفي التنمية نظام موحدالتصنيف والترميز وافقت حكومة الاتحاد الروسي على عدد من القرارات التي تصف مسؤولية الهيئات التنفيذية الفيدرالية عن إدخال مصنفات المعلومات التقنية والاقتصادية والاجتماعية لعموم روسيا.

أقر المرسوم الصادر عن حكومة الاتحاد الروسي بتاريخ 1 نوفمبر 1999 رقم 1212 اللائحة "بشأن تطوير نظام موحد لتصنيف وترميز المعلومات التقنية والاقتصادية والاجتماعية" ، والتي حددت المصنفات التقنية لعموم روسيا والمعلومات الاقتصادية والاجتماعية. أصبحت هذه اللائحة غير صالحة فيما يتعلق بنشر المرسوم الصادر عن حكومة الاتحاد الروسي بتاريخ 10 نوفمبر 2003 رقم 677 "بشأن المصنفات لعموم روسيا للمعلومات التقنية والاقتصادية والاجتماعية في المجال الاجتماعي والاقتصادي".

فيما يلي قائمة مُحدَّثة لمصنفات المعلومات التقنية والاقتصادية والاجتماعية الروسية بالكامل والهيئات الفيدرالية المسؤولة عن تقديمها.

اسم المصنف لعموم روسيا	هيئة فيدراليةالسلطة التنفيذية ، ضمان التطوير والتقديم والتطبيق
مصنف المعايير لعموم روسيا (OKS)	Rostekhregulirovanie
مصنف عموم روسيا للخدمات للسكان (OKUN)
المصنف لعموم روسيا للمعلومات حماية اجتماعيةالسكان (OKISZN)
مصنف المنتجات عموم روسيا (OKP)
المصنف لعموم روسيا لوثائق الإدارة (OKUD)
مصنف المنتجات ووثائق التصميم لعموم روسيا (ESKD)
مصنف الأصول الثابتة لعموم روسيا (OKOF)
تصنيف العملات لعموم روسيا (OKV)
مصنف وحدات القياس لعموم روسيا (OKEI)
مصنف عموم روسيا للمعلومات حول السكان (OKIN)
مصنف عموم روسيا للأجزاء المصنعة عن طريق اللحام واللحام واللصق والقطع الحراري (OKD)
المصنف التكنولوجي لعموم روسيا للهندسة الميكانيكية وأجزاء الأجهزة (OTKD)
المصنف التكنولوجي لعموم روسيا وحدات التجميعالهندسة الميكانيكية والأجهزة (OTCSE)
المصنف لعموم روسيا لدول العالم (OKSM)
مصنف عموم روسيا للمعلومات حول المصنفات الروسية (OKOK)
مصنف عموم روسيا للسلطات العامة والإدارة (OKOGU)
مصنف عموم روسيا لأشياء التقسيم الإداري الإقليمي (OKATO)	روسستات
مصنف عموم روسيا للمؤسسات والمنظمات (OKPO)
مصنف لعموم روسيا لأشكال الملكية (OKFS)
مصنف عموم روسيا للأشكال التنظيمية والقانونية (OKOPF)
مصنف الأراضي لعموم روسيا البلديات(OKTMO)
مصنف الأنواع لعموم روسيا النشاط الاقتصاديوالمنتجات والخدمات (OKDP)	وزارة التنمية الاقتصادية لروسيا
مصنف عموم روسيا للمناطق الاقتصادية (OKER)
مصنف عموم روسيا لأنواع النشاط الاقتصادي (OKVED)
مصنف لعموم روسيا للتخصصات التربوية (OKSO)	وزارة التربية والتعليم والعلوم في روسيا
مصنف لعموم روسيا للتخصصات ذات أعلى مؤهل علمي (OKSVNK)
مصنف عموم روسيا الابتدائية التعليم المهني(OKNPO)
مصنف المهن لعموم روسيا (OKZ)	وزارة الصحة والتنمية الاجتماعية في روسيا
مصنف عموم روسيا لمهن العمال ، وظائف الموظفين وفئات الأجور (OKPDTR)
مصنف عموم روسيا للمعادن والمياه الجوفية (OKPIiPV)	روسهيلدور
مصنف عموم روسيا لأنواع البضائع والتعبئة والتغليف ومواد التعبئة والتغليف (OKVGUM)
مصنف عموم روسيا لموارد الطاقة الكهرومائية (OKGR)	وزارة الطاقة

17 - أهم المجالات ذات الأولوية للتوحيد القياسي في الهندسة الميكانيكية هي:

تعقيد الدعم التنظيمي والتقني في إنشاء وتطوير وتشغيل معدات جديدة ؛

تحسين المتطلبات الفنية العامة على أساس تقليل عددها ؛

التحسين والتكوين المتكامل للنظام لصندوق وثائق بشأن التوحيد القياسي في الصناعة ؛

أتمتة دعم المعلومات لأعمال التقييس ؛

تحسين نظام اختبار واعتماد المنتجات الهندسية بناءً على تطوير دعمها المترولوجي.

يحتوي صندوق معايير الدولة في الهندسة الميكانيكية على جميع أنواع المعايير: من المعايير إلى المعلمات والأبعاد ، متطلبات تقنيةلأنواع معينة من المنتجات للمصطلحات. تحتوي متطلبات المنتجات الهندسية على معايير عدد من الأنظمة الفنية العامة ، مثل نظام معايير سلامة العمل (SSBT) ، ومعايير التبادل الأساسية (ONVZ) ، والموثوقية في الهندسة ، وما إلى ذلك ، على سبيل المثال ، معايير ONVZ ، المنسقة مع المعايير الدولية ، حدد التفاوتات ، والملاءمة ، وانحرافات الشكل ، وترتيب السطح ، ومعلمات الخيط ، ودقة التروس والمؤشرات الأخرى التي تضمن قابلية التبادل ، بدون اللوائح التي سيكون من المستحيل عمليًا تشغيل الهندسة الميكانيكية والصناعات الأخرى بموجبها.

حالياً الصندوق الروسيالمعايير الوطنية هي أكثر من 5 آلاف وثيقة وتلبي بشكل أساسي متطلبات المستهلكين والمصنعين للمنتجات الهندسية. وفقًا لعدد من المعايير ، فإنه يتجاوز حتى صناديق المعايير الوطنية للدول الصناعية ، على سبيل المثال ، فرنسا وبريطانيا العظمى والولايات المتحدة الأمريكية.

يمكن أن يكون أحد الأمثلة على التغطية شبه الكاملة للمنتجات وفقًا للمتطلبات الشاملة للمعايير أنواعًا من المنتجات مثل معدات المعادن والنجارة ، والشفرة ، والمقاعد والتجميع ، والأدوات الكاشطة والماس ، والمعدات التكنولوجية ، إلخ.

يتم توفير التصميم الرشيد والتصنيع وإمكانية التبادل للمنتجات الهندسية من خلال مجموعة كبيرة من المعايير للمنتجات الهندسية العامة: السحابات والمحامل والأجهزة الهيدروليكية والهوائية وتوصيلات خطوط الأنابيب ، فضلاً عن مجموعة من المعايير لمعايير التبادل الأساسية.

تعد روسيا عضوًا نشطًا في جميع لجان ISO الفنية تقريبًا الخاصة بالمنتجات الهندسية. تعد المواءمة بين المعايير المحلية والدولية من بين أولويات Rostekhregulirovanie. يبلغ مستوى توافق المعايير الروسية مع المعايير الدولية لمنتجات بناء الآلات في المتوسط ​​60 ٪ و أنواع معينةالتكنولوجيا - حتى 75٪. مستوى مواءمة المعايير للمجالات الفردية للهندسة الميكانيكية هو كما يلي: صناعة الأدوات الآلية - 74٪ ، الهندسة الزراعية - 61٪ ، صناعة السيارات - 100٪ ، الهندسة الكهربائية - 35٪ ، صناعة الأدوات - 67٪. تتم المواءمة مع مراعاة متطلبات الصناعة المحلية وظروف التشغيل الروسية للآلات والآليات. يتم بذل الكثير من العمل لمواءمة المعايير الروسية مع المعايير الأوروبية.

تتميز عملية الإدارة بتنوع وتكرار مواقف العمل والإجراءات المتخذة لحلها. ومن هنا تنوع الوثائق الكبيرة وغير المبررة في كثير من الأحيان والحاجة إلى توحيدها وتوحيدها.

يتم تقليل جوهر التوحيد إلى تقليل ومنع مجموعة متنوعة غير مبررة من المستندات ، مما يؤدي إلى توحيد أشكالها وهيكلها وهياكلها اللغوية وعمليات المعالجة والمحاسبة والتخزين. حتى وقت قريب ، على سبيل المثال ، في التداول البريدي في روسيا ، كان هناك حوالي 20 حجمًا قياسيًا من المغلفات ، تختلف في الأبعاد الكلية ، وموقع "النوافذ" للإشارة إلى العنوان ، وميزات أخرى. الآن تم تقليل عدد الأحجام القياسية بشكل ملحوظ ، ولكن ليس بقدر التخلي عن المعالجة اليدوية للمراسلات والتحول إلى الفرز الآلي حسب الرموز البريدية.

يعمل أي مستند في مؤسسة مع المستندات الأخرى التي تنشئ معًا تشكيلات وثائقية لغرض معين (الإدارة ، والمحاسبة ، وإعداد التقارير ، والإحصاء ، والضمان الاجتماعي ، وما إلى ذلك). تسمى هذه المجموعات من الوثائق المترابطة بنظام التوثيق. تسمى مجموعة المستندات المترابطة المنظمة بشكل عقلاني ، والتي تم إنشاؤها وفقًا لقواعد ومتطلبات موحدة وتستخدم في مجال معين من النشاط ، نظام التوثيق الموحد (UDS). يوفر توحيد المستندات الحد من تعقيد معالجة المستندات ، وتحقيق توافق المعلومات الخاصة بهم ، واستخدام أكثر كفاءة لتكنولوجيا الكمبيوتر.

يتم تطوير DDD ، وفقًا للإجراءات التي وضعتها حكومة الاتحاد الروسي ، من قبل هياكل الإدارة الفيدرالية وفقًا لغرضها القطاعي. يتم تلخيص DDD لغرض واحد (على سبيل المثال ، أنظمة توثيق الإدارة الموحدة) في وثيقة تنظيمية تسمى All-Russian Classifier of Management Documentation (OKUD). يتم دمج أنظمة التوثيق الموحدة الأخرى في مصنفات الصناعة الخاصة بهم. يتم تضمين جميع مصنفات أنظمة التوثيق الموحدة في وهي جزء من النظام الموحد لتصنيف وترميز المعلومات الفنية والاقتصادية والاجتماعية ، والتي تغطي أنظمة التوثيق الموحدة وأشكال المستندات المقابلة المسموح باستخدامها في الاقتصاد الوطني للاتحاد الروسي .

بالنسبة لوثائق الإدارة ، التي تهمنا بشكل أساسي ، وفقًا لمصنف All-Russian OK 011-93 ، فإن DDDs التالية تعمل حاليًا في البلد:

نظام موحد للتوثيق التنظيمي والإداري (كود 0200000) ؛

نظام موحد لتوثيق المحاسبة الأساسي (كود 0300000) ؛

نظام موحد للتوثيق المصرفي (كود 0400000) ؛

النظام الموحد للتوثيق المالي والمحاسبي وإعداد التقارير المحاسبية لمؤسسات ومنظمات الميزانية (رمز 0500000) ؛

نظام موحد لإعداد التقارير والتوثيق الإحصائي (كود 0600000) ؛

نظام موحد للمحاسبة وإعداد التقارير المحاسبية (كود 0700000) ؛

نظام توثيق العمل الموحد (كود 0800000) ؛

نظام التوثيق الموحد لصندوق المعاشات التقاعدية للاتحاد الروسي (رمز 0900000) ؛

النظام الموحد لتوثيق التجارة الخارجية (كود 1000000) ؛

في كود مكون من ثمانية أرقام شكل موحدتعكس الوثيقة السمات التالية للتصنيف:

الحرفان الأول والثاني (فئة النماذج) - الانتماء إلى النموذج الموحد للوثيقة إلى نظام التوثيق الموحد المقابل (على سبيل المثال ، 02 - نظام موحد للتوثيق التنظيمي والإداري ؛

العلامات الثالثة والرابعة (فئة فرعية من النماذج) - القواسم المشتركة لمحتوى العديد من أشكال المستندات واتجاه استخدامها (على سبيل المثال ، 01 - توثيق المحاسبة وتوزيع الأموال) ؛

الأحرف الخامسة والسادسة والسابع هي رقم تسجيل النموذج الموحد للوثيقة داخل الفئة الفرعية (على سبيل المثال ، 004 هو جدول الرواتب لأقساط التأمين) ؛

الحرف الثامن هو رقم الشيك.

تخضع تسميات الكود الخاصة بكائنات OKUD للتنسيب في جميع أشكال المستندات الموحدة.

جنبًا إلى جنب مع OKUD ، سنقوم بتسمية المصنفات الأخرى التي سنواجهها في عملية تقديم المواد: مصنف All-Russian للمؤسسات والمنظمات (OKPO) ، ومصنف All-Russian للتخصصات عن طريق التعليم (OKSO) ، و All- المصنف الروسي للمهن العمالية ، النظام الموحد للتوثيق التنظيمي والإداري (كود 0200000)

تخضع النماذج الموحدة المطورة حديثًا من المستندات للتسجيل وإدراجها لاحقًا في OKUD. لسوء الحظ ، يتم إجراء أقسام OKUD بكفاءة غير كافية - بعض المستندات التي تم تفعيلها بواسطة القانون المدني للاتحاد الروسي هي حاليًا خارج المصنف. في الوقت نفسه ، يحتفظ ببعض الأشكال التي لا يتم استخدامها في الممارسة.

يتم توحيد مستندات العمل على أساس نموذج رسومي قياسي لإنشاء المستندات. النموذج عبارة عن شبكة هيكلية من الخطوط الرأسية والأفقية المتقاطعة بزوايا قائمة ، مصنوعة بخطوة معينة (2.6 مم أفقيًا و 4.25 مم رأسيًا. يُسمح باستخدام شبكة إنشاء بخط حرف 2.54 مم وتباعد بين الأسطر 4 ، 24 مم). تسمح شبكة البناء (الشكل 1.10) ، من خلال إحداثيات نقاط تقاطع الخطوط ، بتحديد مواقع عناصر المعلومات التي تشكل المستند منها (العنوان ، التاريخ ، النص ، التوقيع ، إلخ).

على أساس شبكة البناء لمجموعة المستندات الكاملة المستخدمة في مجال نشاط معين ، يتم إنشاء مفتاح قالب يوفر مناطق (خلايا ، مستطيلات) لوضع عناصر معلومات المستند ، تسمى التفاصيل في العمل المكتبي. تسمح لك شبكة البناء بوصف الوثيقة بطريقة رسمية. تم تحديد متطلبات إنشاء مفتاح عينة لوثائق العمل في GOST 6.10.5-87. تراكمت الكثير من الخبرة في تطوير أنظمة التوثيق الموحدة في الاقتصاد الوطني على أساس النهج المذكور أعلاه.

تشمل طرق توحيد وثائق الإدارة أيضًا الطباعة ، والاستنسل ، وتقديم المستندات في نموذج استبيان ، وتجميع المستندات وفقًا للعينات. يتكون تصنيف المستندات من تطوير حلول وثائقية عالمية لمنطقة استخدام محددة ، والتي تصبح ، مع التنقيح اللاحق لشروط استخدام محددة ، لوائح أو مواد إرشادية حالية لمنظمة معينة. فمثلا، عقد قياسيتوريد السلع، توفير نموذجحول مكتب المنظمة ، ونموذج لوائح العمل الداخلية ، وما إلى ذلك.

يتم تقليل عملية استنسل المستندات إلى إعداد نموذج مستند مع جزء مطبوع مسبقًا من النص وفجوات تركت خصيصًا لملءها بواسطة مترجم المستند أثناء تنفيذه النهائي. تُستخدم مستندات النماذج على نطاق واسع في وثائق الموظفين (الاستبيانات ، أوامر التوظيف ، إلخ).

يعد عرض المستندات في شكل استبيان طريقة للتنظيم المكاني للمادة اللفظية ، حيث يتم تقديم المعلومات الثابتة ، كقاعدة عامة ، في شكل قائمة من الأسئلة الموجودة على الجانب الأيسر من الورقة ، في سطور واحدة تحت الأخرى . يتم تطبيق المعلومات المتغيرة في شكل إجابات على الأسئلة على المساحة الحرة للورقة مع الجانب الأيمن. تستخدم الاستبيانات على نطاق واسع في تقنية البحث الاجتماعي ، في تجميع الملخصات ، تقديم الطلبات ، إلخ.

يتكون إعداد المستندات وفقًا للعينات من إعداد عدد كبير من المستندات في مواقف العمل المختلفة عن طريق القياس مع الأمثلة المقترحة (التطبيق ، والخصائص ، والمذكرة التوضيحية ، والوثائق الموثقة ، وما إلى ذلك).

يمكن أن يكون التوحيد في التوثيق عملاً مستقلاً ومرحلة في عمل التقييس.

يتمثل جوهر التوحيد القياسي في العمل المكتبي في تطوير القواعد والمتطلبات المثلى لإعداد وتنفيذ وإدارة المستندات وتخزين الوثائق المعتمدة بالطريقة المحددة لاستخدامها العام والمتكرر على أساس طوعي. يمكن إضفاء الطابع الرسمي على القواعد والمتطلبات المعتمدة بالطريقة المحددة في شكل معيار وطني لروسيا (GOST R) أو معيار تنظيمي (تقليديًا ، يتم اختصار معايير المنظمات والمؤسسات والشركات الشعبية على أنها STP - معيار المؤسسة).

يمكن أن تكون نتيجة العمل على التوحيد والتوحيد معايير لأنواع معينة من المستندات (على سبيل المثال ، GOST 7.32-91. تقرير عن العمل البحثي. قواعد الهيكل والتصميم) * أو لعناصرها (على سبيل المثال ، GOST 9327-60. أوراق المستهلك - التنسيقات) وأنظمة التوثيق الموحدة ، على سبيل المثال ، النظام الموحد للتوثيق التنظيمي والإداري (USORD).

المعايير الوطنية (GOST R ، وكذلك GOST المعتمدة للاستخدام) صالحة على أراضي الاتحاد الروسي دون أي قيود. يمكن تطوير معايير المنظمات (STS) في روسيا وتطبيقها من قبل المنظمات في الحالات التالية:

لضمان الاستخدام في المؤسسات للوائح الفنية للاتحاد الروسي ، GOST R ، GOST ، المعايير الدولية ، المعايير الوطنية للدول الأجنبية ، معايير الجمعيات العلمية والتقنية والهندسية والجمعيات العامة المختلفة ، STP للمنظمات الأخرى ؛

للمنتجات والخدمات وعمليات الإنتاج (الأعمال) التي تم إنشاؤها في هذه المؤسسة.

تشكل المعايير الوطنية ومصنفات المعلومات التقنية والاقتصادية والاجتماعية لعموم روسيا ، بما في ذلك قواعد تطويرها وتطبيقها ، نظامًا وطنيًا للتوحيد القياسي. تتولى الوكالة الفيدرالية للتنظيم الفني والمقاييس ، التي تم تشكيلها في أساس معيار الدولة لروسيا.