كم عدد أنظمة التوثيق الموحدة الموجودة في الاتحاد الروسي. توحيد الوثائق وأنظمة التوثيق الموحدة

3.7 شروط تخزين وثائق الموظفين يتم تنظيم شروط تخزين وثائق الموظفين من خلال قائمة نموذجية وثائق الإدارةشكلت في أنشطة المنظمات المعتمدة. Rosarkhiv في 6 أكتوبر 2000 (بصيغته المعدلة في 27 أكتوبر 2003) (إضافي -

1.1. القوانين التشريعية الاتحاد الروسيفي مجال المعلومات والتوثيق تنظم تشريعات الاتحاد الروسي مبادئ عامةتنظيم دعم التوثيق لإدارة المنظمات والمؤسسات القانون الرئيسي الذي يحكم

9.3 حول دعم المعلوماتالتوثيق التنظيمي توافر المعلومات حول المعايير الوطنية المطورة والمعتمدة ، والمصنفات الفنية والاقتصادية الروسية بالكامل ، بالإضافة إلى هذه المستندات نفسها للمستخدمين ، بما في ذلك الأجانب ،

تسمى مجموعة المستندات المترابطة بواسطة علامات المرور والغرض والنوع ونطاق النشاط والمتطلبات الموحدة للتسجيل نظام التوثيق.

دولار أمريكي- نظام التوثيق الذي تم إنشاؤه بواسطة القواعد العامةوالمتطلبات ، التي تحتوي على المعلومات اللازمة للإدارة في مجال نشاط معين. الغرض من إنشاء DDD هو تحديد وإنشاء تركيبة عقلانية لنماذج المستندات ، بالإضافة إلى مجموعة من المؤشرات الفنية والاقتصادية والاجتماعية المترابطة فيها.

المهام الرئيسية لإنشاء DDD هي:

1) إنشاء متطلبات موحدة لإجراء تطوير واعتماد وتسجيل نماذج موحدة من الوثائق ؛

2) تبسيط تدفق المعلومات في الاقتصاد الوطني بما يضمن التفاعل أنظمة مؤتمتةمعالجة البيانات على أساس تطبيق واسع الوسائل الحديثةالاتصالات والكمبيوتر والتكنولوجيا التنظيمية ؛

3) استبعاد نماذج الوثائق التي تجعل من الممكن جمع ونقل ومعالجة المعلومات التي لا تنتج عن الاحتياجات الفعلية للإدارة ، مما يقلل من عدد الوثائق.

وفقًا لمصنف الوثائق الإدارية لعموم روسيا OK 011-93 (تمت الموافقة عليه بموجب مرسوم معيار الدولة للاتحاد الروسي المؤرخ 30 ديسمبر 1993 رقم 299) ، هناك تسعة أنظمة توثيق موحدة سارية حاليًا:

1.نظام موحد للتوثيق التنظيمي والإداري ؛

II. نظام موحد لتوثيق المحاسبة الأولية ؛

ثالثا. نظام موحد للتوثيق المصرفي ؛

رابعا. نظام موحد للتوثيق المالي والمحاسبي وإعداد التقارير المحاسبية مؤسسات الميزانيةوالمنظمات ؛

نظام موحد للإبلاغ والتوثيق الإحصائي ؛

السادس. نظام موحد للمحاسبة وإعداد التقارير المحاسبية الخاصة بالمؤسسات ؛

سابعا. نظام موحد لتوثيق العمل ؛

ثامنا. نظام التوثيق الموحد صندوق التقاعدالاتحاد الروسي؛

التاسع. نظام موحد لتوثيق التجارة الخارجية.

(الأول والثاني)تحت حركة الأفراد ، يفهم المتخصصون:

· تجنيد؛

· الانتقال إلى وظيفة أخرى.

الفصل.

منح الاجازات

· رحلة عمل.

تتضمن وثائق الموظفين الوثائق التالية:

1) عقد عمل (عقد) ؛

2) أمر (تعليمات) بشأن التوظيف (نموذج رقم T-1 ، T-1a) ؛

3) البطاقة الشخصية (نموذج رقم T-2 ، T-2GS) ؛

4) التوظيف (نموذج رقم T-3) ؛

5) بطاقة تسجيل العامل العلمي (نموذج رقم T-4) ؛

6) أمر (تعليمات) بشأن النقل إلى وظيفة أخرى (نموذج رقم T-5 ، T-5a) ؛

7) الأمر (تعليمات) بشأن منح الإجازة (نموذج رقم T-6 ، T-6a) ؛

8) جداول الإجازات (نموذج رقم T-7) ؛

9) الأمر (تعليمات) بإنهاء عقد العمل (العقد) (نموذج رقم T-8 ، T-8a) ؛

10) أمر (تعليمات) لإرسال موظف في رحلة عمل (نموذج رقم T-9 ، T-9a) ؛

11) شهادة سفر(نموذج رقم T-10) ؛

12) مهمة رسمية للإرسال في رحلة عمل وتقرير عن تنفيذها (نموذج رقم T-10a) ؛

13) جدول زمني لاستخدام أوقات العمل وكشوف المرتبات (نموذج رقم T-12) ؛

14) جدول زمني لاستخدام أوقات العمل (نموذج رقم T-13) ؛

15) البيانات الشخصية لموظفي المؤسسة ؛

16) المذكرات والأفعال.

التوحيد -تقليل التنوع غير المبرر لأنواع المستندات ، وجعلها موحدة في الأشكال ، والبنية ، والتراكيب اللغوية ، والعمليات الخاصة بتجميعها ، ومعالجتها ، ومحاسبتها ، وتخزينها. التوحيد هو إنشاء مجموعة التفاصيل الأكثر اتساقًا وتنسيق الورق وتحديد التفاصيل على الورق.

من أجل تقليل عدد الوثائق المستخدمة في أنشطة المؤسسات والمنظمات والشركات ، لتوحيد شكلها ، لتقليل العمالة والوقت وتكاليف المواد لإعدادها ومعالجتها ، وكذلك لتحقيق توافق المعلومات لقواعد البيانات الآلية في الاقتصاد الوطني ، يجري العمل على توحيد الوثائق وإنشاء أنظمة توثيق موحدة (UDS).

ثالثا. النظام الموحد للتوثيق المصرفي:

وثائق الدفع للمدفوعات غير النقدية من خلال البنوك ؛

توثيق مراقبة إنفاق الأموال للأجور ومدفوعات الموارد الاجتماعية والعمالية ؛

· توثيق العمليات المصرفية المتعلقة بالتسويات الدولية.

وثائق مخرجات البنك ؛

· توثيق عمليات الإيداع في البنوك.

مستندات الدفع للمدفوعات غير النقدية من خلال البنوك - نماذج المستندات داخل البنوك ؛

· التوثيق بشأن عمليات الانبعاث النقدي وعمليات الموازنة للبنوك - نماذج المستندات داخل البنوك.

الوثائق المتعلقة بمراقبة إنفاق الأموال للأجور ودفع المزايا الاجتماعية والعمالية - نماذج الوثائق داخل البنوك ؛

وثائق ل تداول نقدي;

توثيق عمليات الائتمان للبنوك ؛

توثيق المحاسبة.

رابعا. النظام الموحد للوثائق المحاسبية والمالية والمحاسبية والتقارير المحاسبية لمؤسسات ومنظمات الميزانية:

· الوثائق المالية.

· إعداد التقارير المحاسبية الخاصة بالمؤسسات والمنظمات المعنية بالميزانية.

خامسا - النظام الموحد للإبلاغ والتوثيق الإحصائي:

· توثيق إحصاءات الحسابات القومية والتوازنات الاقتصادية.

· توثيق إحصائيات حول الإمكانات العلمية والتقنية والتقدم الابتكاري.

توثيق إحصاءات العمل ؛

· توثيق إحصاءات الموارد المادية.

توثيق الإحصاءات المالية ؛

توثيق الإحصاءات الاجتماعية ؛

· توثيق الإحصاءات الصناعية.

توثيق الإحصاء زراعةوشراء المنتجات الزراعية ؛

توثيق الإحصاء بناء رأس المال;

· توثيق إحصاءات العلاقات الاقتصادية الخارجية.

· توثيق إحصاءات السوق الاستهلاكية وبنيتها التحتية.

· توثيق إحصاءات النقل والاتصالات.

· توثيق إحصائيات مراقبة وتسجيل التغيرات في الأسعار والتعريفات.

محاضرة بتاريخ 24/11/2016

السادس. النظام الموحد للمحاسبة وإعداد التقارير المحاسبية للوثائق الخاصة بالمؤسسات:

إعداد التقارير المحاسبية ؛

سجلات المحاسبة

وثائق المحاسبة الأولية.

سابعا. نظام توثيق العمل الموحد:

توثيق حالة سوق العمل ؛

وثائق ل علاقات العمل;

توثيق التدريب المتقدم للعاملين في الهيئات العمالية ؛

وثائق حماية العمال ؛

وثائق عن ميزانيات المستهلك الدنيا ؛

توثيق الطعون لدى جهات العمل.

ثامنا - نظام التوثيق الموحد لصندوق المعاشات التقاعدية للاتحاد الروسي:

وثائق المحاسبة وتوزيع الأموال ؛

توثيق التخطيط والنشاط الاقتصادي ؛

التوثيق لأنشطة المراقبة والتحقق.

معلومات مماثلة.

نظام التوثيق عبارة عن مجموعة من الوثائق المترابطة وفقًا لعلامات المنشأ والغرض والنوع ونطاق النشاط والمتطلبات الموحدة لتنفيذها.

وظائف الإدارة في جميع المؤسسات من نفس النوع ، لذلك يجب أن تكون المستندات الخاصة بكل وظيفة هي نفسها في النوع والشكل. يسمى إحضار المستندات إلى التوحيد الأمثل في التكوين والنماذج بتوحيد المستندات. النموذج الموحد للمستند عبارة عن مجموعة من التفاصيل تم إنشاؤها وفقًا للمهام التي يتعين حلها في مجال النشاط هذا والموجودة بترتيب معين على شركة نقل المعلومات.

لا توحد فقط مستندات منفصلةولكن أيضًا نظام التوثيق بشكل عام.

أنظمة التوثيق الموحدة

يتم إنشاء نظام التوثيق الموحد (UDS) وفقًا لقواعد ومتطلبات موحدة ويجب أن يحتوي على المعلومات اللازمة للإدارة في مجال نشاط معين.

يتكون عادة من واحد أو اثنين معايير الدولة، مجموعة من النماذج الموحدة الموحدة لجميع الروسية المترابطة التي توفر عرضًا موثقًا للبيانات بتنسيق أنواع معينةالأنشطة الاقتصادية ووسائل إدارتها والتنظيمية و وثائق منهجيةلتطويرها وصيانتها وتطبيقها. المطورين المباشرين أشكال محددةالوثائق وأنظمة التوثيق هي وزارات (إدارات) تنسق فرعًا معينًا من النشاط.

قائمة أنظمة التوثيق الموحدة

تنقسم جميع الوثائق إلى مجموعتين كبيرتين حسب أنواع الأنشطة التي تنعكس فيها. الأول هو الوثائق المتعلقة بالمسائل العامة والإدارية ، أي. في قضايا الإدارة العامة للمؤسسة (المنظمة) وأنشطتها الإنتاجية. يمكن إعداد هذه المستندات من قبل موظفي جميع إدارات الشركات. المجموعة الثانية - وثائق وظائف الإدارة. يتم إعداد هذه الوثائق من قبل الموظفين السلطات المالية، أقسام المحاسبة ، أقسام التخطيط ، التوريد والمبيعات ، الأقسام الوظيفية الأخرى.

تصنف الوثائق حسب العنوان: خطابات رسمية ، أوامر ، بروتوكولات ، تصرفات ، مذكرات ، عقود ، إلخ. تصميم كل هذه المستندات موحد ، لكن في المحتوى يمكن أن تكون مختلفة تمامًا:

في مكان التجميع: داخلي (مستندات جمعها موظفو هذا المشروع) وخارجي (مستندات مستلمة من مؤسسات ومنظمات وأفراد آخرين) ؛

في الشكل: فردي ، عندما يكون لمحتوى كل مستند خصائصه الخاصة (على سبيل المثال ، المذكرات) ، الاستنسل ، عند طباعة جزء من المستند ، ويتم ملء جزء منه أثناء التجميع ، ونموذجي ، تم إنشاؤه لمجموعة من المؤسسات المتجانسة . كقاعدة عامة ، تتم طباعة جميع المستندات القياسية والاستنسل بطريقة مطبعية أو على أجهزة النسخ ؛

حسب المواعيد النهائية: عاجل ، يتطلب التنفيذ خلال فترة معينة ، وغير عاجل ، لم يتم تحديد موعد نهائي لها ؛

حسب الأصل: رسمي ، يؤثر على مصالح مؤسسة ، ومنظمة ، وشخصية ، تتعلق بشخص معين وكونها اسمية ؛

حسب نوع التسجيل: أصلية ، نسخ ، مقتطفات ، نسخ ؛

عن طريق التثبيت: المستندات المكتوبة والرسومات والصور الفوتوغرافية والأفلام ، إلخ.

الأصل هو نسخة موقعة ومنفذة بشكل صحيح من مستند تم إعداده لأول مرة.

نسخة - نسخ متكرر ودقيق تمامًا للأصل (مع وضع علامة "نسخة") مصدّق عليه في الوقت المناسبالمسؤول المختص. على النسخ مستندات رسميةتتطلب شهادة خاصة بدون فشلموقعة من الرأس ومختومة.

في بعض الأحيان ، لا يتطلب العمل نسخة من مستند أصلي ، بل يتطلب مقتطفًا من قسم أو آخر من أقسامه. عند إصدار مستخرج ، من الضروري الإشارة إلى المستند الذي تم إنشاؤه منه. يتم تأكيد صحة المقتطف بالتوقيعات المسؤولينوطباعة. تم منح الشركات والمنظمات الحق ، في حالة فقدان مالك المستند الأصلي ، في إصدار نسخة مناسبة له (تم وضع علامة عليها "مكررة") ، والتي لها نفس أثر قانونيمع الأصل.

ينقسم النظام الإداري للتوثيق حسب أنواع الوثائق إلى ثلاث مجموعات من الوثائق.

• 1. الوثائق التنظيمية والإدارية (ORD) - اللوائح والمواثيق والتعليمات والأوامر والقرارات والبروتوكولات والتوظيف واللوائح وما إلى ذلك ، والبرقيات والرسائل الهاتفية والتقارير والخدمات والتفسيرية ، ملاحظات توضيحية، شهادات ، أعمال ، إلخ.
• 2. توثيق المراجع والمعلومات (SID) - رسائل ، برقيات ، رسائل هاتفية ، تقارير ، خدمة ، إيضاحية ، مذكرات توضيحية ، شهادات ، أفعال ، إلخ.
• 3. المستندات الخاصة بـ شؤون الموظفين(DLS) - الطلبات والملفات الشخصية والبيانات ، كتب العمل، الخصائص ، الاستبيانات ، السير الذاتية ، العقود ، إلخ.

مصطلح "توحيد الوثائق" يعني المنشأة توحيد التكوين والأشكال وثائق الإدارة التي تحدد نفس النوع من وظائف الإدارة.

نظام التوثيق الموحد (UDS) -هذا نظام توثيق تم إنشاؤه وفقًا لقواعد ومتطلبات موحدة ، يحتوي على المعلومات اللازمة للإدارة في مجال نشاط معين (GOST-98).

يتم التوحيد من أجل:

تقليل العدد غير المبرر للوثائق المستخدمة في أنشطة المنظمة ؛

· تصنيف أشكالها (البنية ، التراكيب اللغوية) ؛

تخفيض التكاليف (العمالة والمواد والوقت) لإعداد ومعالجة الوثائق وحساباتها وتخزينها ؛

· تحقيق توافق المعلومات لأنظمة التوثيق المختلفة.

التوحيدهي عملية وضع القواعد وتطبيقها بهدف تبسيط الأنشطة في منطقة معينة بمشاركة جميع الأطراف المهتمة. توحيد التوثيق هو شكل من أشكال التوحيد القانوني لنتائج التوحيد.

الهدف الرئيسي من التوحيد والتوحيد القياسي هو إنشاء أنظمة التوثيق هذه ، والتي يكون استخدامها فعالاً من حيث التكلفة ، وسيزيد من الثقافة العامة للإدارة ، وسيؤدي إلى زيادة الوقت اللازم للعناصر الإبداعية للعمل الإداري.

التوحيد والتوحيد القياسيان هما الاتجاهان الرئيسيان لتحسين التوثيق ، مما يؤدي إلى تقليل تكلفة إنشاء مستندات الإدارة.

أشياءالتوحيد والتوحيد في أنشطة الإدارة هي:

أ) المصطلحات والتعريفات المستخدمة عند العمل مع المعلومات الإدارية (على سبيل المثال ، GOST "عمل المكتب والأرشفة. المصطلحات والتعاريف") ؛

ب) الهياكل التنظيمية للمؤسسات والمنظمات والشركات (على سبيل المثال ، مصنف الهيئات عموم روسيا سلطة الدولةوالإدارة - OKOGU) ؛

ج) مصنفات الوظائف الإدارية.

د) وثائق الإدارة (OKUD).

أنظمة التوثيق الموحدة (UDS)
تضمن:

Ú معايير الدولة للتوثيق التي تحدد تكوين ومحتوى العمل على توحيد أشكال الوثائق لأغراض وظيفية مختلفة ؛

Ú المصنفات الروسية للمعلومات التقنية والاقتصادية والاجتماعية (OK TESI) ، والتي توفر معالجة آلية متكاملة للبيانات الواردة في أنظمة التوثيق الموحدة ؛

Ú نماذج موحدة للوثائق (صحيفة زمنية وألبوم نماذج المستندات).

يجب تنفيذ العديد من الإجراءات التي يتم تنفيذها في إطار إدارة المستندات وفقًا لمتطلبات موحدة تحددها معايير الدولة والمعايير الدولية. يحل التوحيد القياسي في مجال التوثيق مشاكل التوافق التقني والمعلوماتي لناقلات المعلومات وتقنيات معالجتها.

الأساسيات في الوقت الحاضر نظام الدولةمجموعة توحيد الترددات اللاسلكية قانون اتحاديبتاريخ 27 ديسمبر 2002 " اللائحة الفنية"ومجموعة معايير نظام" التوحيد القياسي في الاتحاد الروسي "(GOST 2004-2005). تنقسم المعايير إلى معايير دولية - ISO ، بين الولايات ، وطنية - GOST R ، صناعة - OSTs ، معايير المنظمات - CO. منذ عام 2005 ، تم إنشاء نظام جديد للمعايير وفقًا للقانون الفيدرالي "بشأن اللوائح الفنية".

هناك العديد من المعايير المتعلقة بإدارة المستندات. بينهم:

© GOST 6.10.5-87 "أنظمة التوثيق الموحدة. متطلبات بناء نموذج التخطيط "؛

© GOST R 51141-98 "العمل المكتبي والأرشفة. المصطلحات والتعاريف "؛

© GOST R 6.30-2003 "نظام موحد للوثائق التنظيمية والإدارية. متطلبات التوثيق"؛

© GOST R ISO 15489.1-2007 SIBID. إدارة الوثائق. المتطلبات العامة "، إلخ.

يخضع التصنيف والتشفير للأشياء الاجتماعية والاقتصادية وخصائصها ، والمعلومات التي تُستخدم في أنشطة الحكومة والإدارة وترد في أنظمة التوثيق الموحدة.

مصنفات TESI- هذا هو أنظمة، تحتوي على مجموعة منتظمة من أسماء الأشياء المقدمة كمجموعات تصنيف ورموز مخصصة لها. يتم إنشاؤها لغرض معالجة المعلومات بشكل آلي نظم المعلومات. حاليًا ، تم تطوير وتشغيل 37 مصنفًا مشتركًا بين جميع الدول الروسية ومستمرة. كل المكياج نظام واحدتصنيف وترميز TESI (ESKK TESI).

يعتمد على مجالات الاستخدام تنقسم المصنفات إلى جميع الروسية ، وفرع ومصنفات الشركات (المنظمات). من وجهة نظر المحتوى تقسيم المصنفات:

· على ال مصنّفات المعلومات حول وثائق الإدارة ، والمهام التي تم حلها في أنظمة التحكم الآلي ، وأنواع الأنشطة ، والمؤشرات الاقتصادية والاجتماعية:

– مصنف عموم روسياالمعايير - OKS ،

- المصنف لعموم روسيا لوثائق الإدارة - OKUD ،

- مصنف المنتجات عموم روسيا - OKP ،

- مصنف العملات لعموم روسيا - OKV ،

- مصنف وحدات القياس لعموم روسيا - OKEI ، إلخ ؛

· مصنّفات المعلومات الهياكل التنظيمية:

- مصنف عموم روسيا للسلطات العامة والإدارة - OKOGU ،

- مصنف المؤسسات والمنظمات لعموم روسيا - OKPO ،

- مصنف عموم روسيا للمناطق الاقتصادية - OKER ؛

· مصنفات معلومات السكان والموظفين:

- مصنف عموم روسيا للمعلومات عن السكان - OKIN ،

- مصنف لعموم روسيا للتخصصات في التعليم - OKSO ،

- مصنف عموم روسيا لمهن العمال ، ومناصب الموظفين وفئات الأجور - OKPDRTR ، إلخ.

بالتزامن مع النشاط المتعلق بإنشاء المصنفات (منذ عام 1971) ، تم تطوير أنظمة موحدة مخصصة للاستخدام في أنظمة التحكم الآلي ذات المستويات المختلفة. نتيجة لسنوات عديدة من العمل لتحسين التوثيق ، تم توحيد أكثر من 3.5 ألف شكل من أشكال التخطيط ، والمحاسبة ، والمالية ، والتنظيمية ، والإدارية وغيرها من الوثائق ، التي تم دمجها في مصنف وثائق الإدارة لعموم روسيا (OKUD). تم استلام كل من الوثائق تعيين رمز، التي تحدد من خلال الانتماء إلى أحد DRCs ومكان الوثيقة داخل هذا النظام. جوهر كل DDD هو أشكال المستندات - أي الثابتة على الأماكن المخصصةتفاصيل دائمة تحتوي على معلومات دائمة.

حتى عام 1993 ، كان لدينا أكثر من 20 نظامًا موحدًا للتوثيق ، ومنذ عام 1993 ، بموجب مرسوم معيار الدولة الصادر في 30 ديسمبر 1993 ، تمت الموافقة على ثمانية أنظمة DDD:

1. نظام موحد للوثائق التنظيمية والإدارية - 8 مجموعات من الوثائق (USORD).

2. النظام الموحد للتوثيق المصرفي - 14 مجموعة من الوثائق.

3. نظام موحد للمحاسبة المالية وتوثيق إعداد التقارير لمؤسسات ومنظمات الميزانية - 3 مجموعات.

4. نظام موحد لإعداد التقارير والتوثيق الإحصائي - 13 مجموعة من الوثائق.

5. نظام موحد للمحاسبة وإعداد التقارير والوثائق المحاسبية للمؤسسات - 3 مجموعات من الوثائق.

6. نظام توثيق العمل الموحد - 6 مجموعات من الوثائق.

7. نظام التوثيق الموحد لصندوق المعاشات التقاعدية للاتحاد الروسي - 3 مجموعات من الوثائق.

8. النظام الموحد لتوثيق التجارة الخارجية - 6 مجموعات من الوثائق.

تتضمن جميع الأنظمة الموحدة نماذج رئيسية مستندات محددة، يتم تحديث تكوينها ومحتواها حسب الضرورة ، وكذلك المواد التنظيمية والمنهجية لملء هذه المستندات وتطبيقها. رئيس المنظمة هو المسؤول عن تطبيق نماذج الوثائق المدرجة في أنظمة التوثيق الموحدة. إشراف الدولةللامتثال لمتطلبات DDD في القطاع العام ، يتم تعيين هيئات المواصفات والمقاييس ، وفي القطاع غير الحكومي - إلى السلطات المحليةقوة تنفيذية.

وبالتالي ، فإن DDD هي أشكال المستندات التي تم تقديمها إلى أكبر قدر ممكن من التوحيد ، مدمجة في الأنظمة الوظيفية للإدارة العامة الرئيسية والمخصصة للاستخدام من قبل جميع المنظمات ، بغض النظر عن مستوى الإدارة وشكل الملكية ، باستخدام كل من التقليدية والمختلطة ، باستخدام تكنولوجيا الكمبيوتر، طرق معالجة معلومات المستندات.

يتم تطوير أنظمة التوثيق الموحدة على أساس:

توحيد أشكال الوثائق ؛

تنظيم محتوى الوثائق المدرجة في كل نظام ؛

استبعاد البيانات المكررة من المستندات ؛

وحدة المصطلحات المستخدمة و حرف او رمز;

تأسيس القواعد العامةتجميع ومعالجة تفاصيل المستندات المشتركة في جميع أنظمة التوثيق.

إلى جانب أنظمة التوثيق الوطنية ، هناك أنظمة توثيق موحدة تعكس خصوصيات الصناعة (الصحة ، التعليم ، العلوم ، إلخ) أو أنشطة المؤسسة. قضايا تحديد تكوين هذه الوثائق ، ومحتوى المعلومات الخاصة بها ، التنظيم الداخليويتم التسجيل من قبل الإدارات أو المنظمات الأخرى التي تم تعيينها رسميًا كرئيس في مجالات نشاط محددة. تعتبر نماذج المستندات الخاصة بالصناعة ذات طبيعة معيارية داخل صناعة أو قسم معين.

في السنوات الاخيرةأصبحت معايير المؤسسة القائمة على المتطلبات الدولية ، على النحو المنصوص عليه في معايير ISO ، منتشرة على نطاق واسع.

يتضمن توحيد وثائق الإدارة توحيد التكوين والأشكال المستندات المستخدمة لتوثيق مستندات الإدارة.

توحيد تكوين المستندات هي تحديد وإصلاح مجموعة من الوثائق ، ضرورية وكافية لحل المشكلات الإدارية. نتيجة لتوحيد تكوين الوثائق ، يتم استبعاد النماذج التي لا تنتج عن الحاجة إلى الإدارة. يتم توحيد نتائج توحيد تكوين الوثائق في ورقة نموذج الوثيقة.

ورقة نماذج الوثيقة- هذه قائمة من النماذج الموحدة للوثائق المسموح باستخدامها ، والضرورية لتنفيذ وظائف ومهام الأنشطة الإدارية ، مع وصف لها الوضع القانونيومراحل الإعداد والتمرير (الملحق 67) .

تهدف ورقة نماذج المستندات إلى:

تحسين تكوين الوثائق وتصنيفها ؛

التوحيد المعياري لإجراءات إعداد وثائق الإدارة في المنظمة ؛

توحيد نماذج المستندات ؛

· تبسيط القاعدة الوثائقية للمنظمة من أجل الاستخدام الفعال لتقنية الحاسوب.

في النشاط الحالي ، تؤدي ورقة نماذج المستندات وظيفة كتاب مرجعي يحتوي بطريقة منظمة على جميع أشكال المستندات التي تستخدمها المنظمة ، وتتيح لك البحث بسرعة الأشكال الضروريةمستندات.

تتضمن ورقة نماذج المستندات ما يلي:

أ) نماذج الوثائق المعتمدة بموجب القوانين التنظيمية الصادرة عن السلطات والإدارة العليا وهيئات الإدارة القطاعية والتنسيق بين القطاعات ؛

ب) النماذج المستخدمة في المنظمة المدرجة في OKUD ؛

في) أشكال داخليةتمت الموافقة على المستندات أنظمةهذه المنظمة.

يتم تصنيف جميع أشكال المستندات المحددة وفقًا لقائمة (المصنف) الخاصة بوظائف المنظمة ، وبعد ذلك يتم إدخالها في الأعمدة المناسبة من ورقة الوقت. يمكن أن تكون أقسام الجدول الزمني أسماء الأقسام الهيكلية للمنظمة أو أسماء وظائف الإدارة (السمة الوظيفية).

توحيد نماذج تتكون المستندات من الاختيار والدمج في أشكال موحدة من المستندات مؤشرات المعلومات والتفاصيل ، المقابلة للغرض
مستندات نيو ، وإنشاء متطلبات موحدة لإعدادها.

يتم تثبيت نتائج توحيد نماذج المستندات في ألبوم نماذج المستندات ، والذي يستخدم في أنشطة الوزارات والإدارات والمنظمات. وثيقة نماذج الألبوم - هذه مجموعة من النماذج المرجعية الموحدة للوثائق المستخدمة لتوثيق أنشطة المنظمة. نموذج الوثيقة الموحدة – هذا نموذج به تفاصيل إلزامية لنوع معين من المستندات مع اختبار موحد. الغرض من تطوير ألبوم من نماذج المستندات هو تنظيم شكل ومحتوى الوثائق المستخدمة في المنظمة. يجب أن يكون لكل وحدة هيكلية بطاقة تقرير وألبوم لنماذج المستندات ، وتتم صيانتها والتحكم في التطبيق بواسطة خدمة دعم التوثيق الإدارية.

نظام التوثيق - مجموعة من الوثائق المترابطة حسب علامات المنشأ والغرض والنوع ومجال النشاط والمتطلبات الموحدة لتنفيذها.

الاتجاه الرئيسي لتحسين الوثيقة هو توحيدها وتوحيدها.

من أجل تقليل عدد المستندات المستخدمة في أنشطة الإدارة ، من أجل توحيد أشكالها ، وتقليل تكاليف العمالة والمواد لإعدادها وتنفيذها ، من أجل تحقيق توحيد قواعد المعلومات ، يتم تنفيذ العمل لتوحيد المستندات ، وإنشاء أنظمة التوثيق الموحدة (UDS).

يعتمد إنشاء أنظمة توثيق موحدة على توحيد تكوين وشكل وثائق الإدارة:

نظام موحد للتوثيق التنظيمي والإداري ؛

نظام موحد للتوثيق المصرفي ؛

نظام موحد للوثائق المالية والمحاسبية وإعداد التقارير المحاسبية لمؤسسات ومنظمات الميزانية ؛

نظام موحد لإعداد التقارير والتوثيق الإحصائي ؛

نظام موحد للمحاسبة وإعداد التقارير المحاسبية الخاصة بالمؤسسات ؛

نظام توثيق العمل الموحد ؛

نظام التوثيق الموحد لصندوق المعاشات التقاعدية للاتحاد الروسي ؛

نظام موحد لتوثيق التجارة الخارجية.

شكل التوحيد القانوني لتوحيد المستندات هو توحيد مستندات الخدمة.

يعني التوحيد القياسي في مجال إدارة المستندات إنشاء نماذج ومتطلبات وطنية للوثائق التي تعد إلزامية للاستخدام من قبل جميع المنظمات. تطبيق المعايير يعزز ثقافة الأنشطة الإدارية الحديثة.

يخلق توحيد وتوحيد مستندات الخدمة إمكانية تجميع نصوص قياسية (نموذجية) للمستندات التي تحتوي على معلومات متطابقة ومتكررة.

12. مراحل وطرق توحيد الوثائق الإدارية. الأشكال الرئيسية لعرض النصوص الموحدة: نص ، قالب ، جدول ، استبيان

نص وثيقة رسمية تسمى المعلومات المسجلة بأي نوع من الكتابة أو أي نظام تسجيل صوتي ، يحتوي على كل أو الجزء الرئيسي من معلومات الكلام.

الهدف الرئيسي من توحيد النصوص هو تحسين إدارة الوثائق ، لتسريع اعتماد الأمثل قرارات الإدارة، وبالتالي في زيادة الكفاءة العامة لعملية الإدارة بأكملها.

يسمح توحيد النصوص بما يلي:

1. حل مشاكل تبسيط تكوين وثائق المنظمة ، وتحديد أداء نفس النوع من الوظائف.

2. تقليل تكلفة إنشاء المستندات. على وجه الخصوص ، وجد أن الوقت اللازم لتجميع وتحرير نص موحد يتم تقليله بمقدار 3-5 مرات. وبالتالي ، تزداد إنتاجية العمل ، ويتم منع كفاءة العمل في مجال الإدارة ، وإمكانية تخطي الأجزاء الضرورية من المعلومات.

3. وفر الوقت والجهد اللازمين للقراءة ، والتعرف على المستند ، حيث يمكن لمنشئ المستند في النص الموحد أن يبرز المعلومات الأساسية على الفور. وفقًا لبعض البيانات ، يُنظر إلى النص الموحد تقريبًا بترتيب من حيث الحجم بشكل مكثف أكثر من النص غير الموحد.

4. تعد قوالب نصوص المستندات الموحدة سهلة الاستخدام في أنظمة المكاتب الآلية بالحاسوب.

هناك عدد من المتطلبات الأساسية اللازمة لتوحيد نصوص الوثائق:

Ø أولاً ، هذا عدد كبير من نفس نوع الإنتاج
وعمليات الإدارة. النقطة هي أن عملية الإدارة

Ø من وظائف من نفس النوع ، ويكون توثيقها مصحوبًا بظهور العديد من المستندات من نفس النوع. بدوره ، هذا النوعتولد المستندات بنيات لغة ثابتة ومتكررة. ونتيجة لذلك ، فإن عدد الوسائل اللغوية لوثائق الإدارة محدود (يتكرر ثلثا الكلمات والتعبيرات فيها) ؛

Ø تعتمد مفردات وثائق الإدارة على التشريعات و
الإجراءات المعيارية للسلطات والإدارة وترتبط بالحاجة إلى تحويل الصيغ القانونية الدقيقة إلى وثائق ؛

- الوثائق الرسمية مشبعة بمصطلحات خاصة.

Ø تتميز بمفردات محايدة ؛

Ø وأخيراً ، النصوص مجموعات فرديةالمستندات لها نفس البنية.

يتمثل توحيد النصوص في إنشاء شكل واحد للتعبير اللغوي ينقل بدقة أكبر محتوى المواقف أو الإجراءات الإدارية المتكررة بانتظام.

الطريقة الرئيسيةتوحيد نصوص الوثائق الرسمية هو تخصيص معلومات ثابتة ومتغيرة. المعلومات الثابتة هي المعلومات التي يتم تكرارها في جميع المستندات التي تم إنشاؤها في حالات إدارة مماثلة ، والمعلومات المتغيرة هي المعلومات التي تتيح لك التمييز بين مواقف الإدارة المتكررة من بعضها البعض.

يتم تسجيل المعلومات الدائمة في شكل موحدوثيقة ، تشكل جزءًا متكررًا ثابتًا من النص. في النموذج الموحد للوثيقة ، يجب توفير مساحة خالية لتسجيل التغيير ، معلومات جديدة.

لكي تكون قادرًا على فصل المعلومات الثابتة عن المتغير ، من الضروري أن يكون لديك على الأقل عدة مستندات من نفس النوع ونفس الغرض ، تم إنشاؤها في مواقف إدارة مماثلة.

يعطي تحليل مستندات محددة فقط أسبابًا لتقسيم المعلومات إلى ثابتة ومتغيرة.

طريقة توحيد الاختبار نوعان - توحيد المحتوى والتوحيد الرسمي.

تتميز الأنواع التالية من توحيد وتوحيد نصوص الوثائق الرسمية:

1. توحيد الوحدات اللغوية ، وتوحيدها التشريعي في
GOSTs (مصطلحات العمل ، مصطلحات الصناعة ، أسماء الأشياء ، المنتجات ، الاختصارات المعجمية والرسوم البيانية) ؛

2. تطوير أشكال موحدة لعرض نصوص الوثائق (على سبيل المثال ، نصوص موحدة مع معلومات دائمة على ترويسة الوثيقة) ؛

3. إضفاء الطابع الرسمي على وسائل اللغة (أي الحد من استخدام عناصر اللغة الطبيعية من خلال استخدام اللغة الاصطناعية
تعني: الرموز ، الرموز ، العناصر الرسومية ، إلخ.). هذا يرجع في المقام الأول إلى استخدام تكنولوجيا الكمبيوتر ؛

4. التشحيم ، أي تقسيم النص إلى مكونات منفصلة وفصلها بيانياً عن بعضها البعض. أبسط عنوان هو فقرة. اعتمادًا على الحجم والموضوع والغرض من النص ، يمكن أن تصبح الكتابة بالحبر أكثر تعقيدًا. على وجه الخصوص ، تنقسم نصوص الوثائق المعقدة إلى أقسام وفقرات وفقرات وفقرات فرعية مرقمة بالأرقام العربية. تتكون أرقام الأجزاء الأكبر من النص من رقم واحد. يتم استخدام رقمين في المرحلة الثانية من القسمة ، وثلاثة في الثالثة ، وهكذا.
فمثلا:

2.2.2. إلخ.

يمكن تقديم النص الموحد للوثيقة في شكل موحد للمستند ، في شكل استنسل أو استبيان أو جدول. العامل الحاسم في اختيار شكل عرض النص هو طبيعة المعلومات الواردة في نص الوثيقة.

نصوص نموذجية.

نشاطات الادارةيتضمن العديد من المواقف النموذجية والمتكررة في كثير من الأحيان ، عند توثيقها في منظمات مختلفةيتم إنشاء المستندات بنفس المحتوى. لذلك ، أصبحت النصوص الموحدة للوثائق - القياسية - منتشرة على نطاق واسع في الممارسة العملية.

عادةً ما يتم تطوير النصوص النموذجية لوثائق متعددة الصفحات تتضمن أشكالًا شائعة من التعبير اللغوي التي تم اختبارها لفترة طويلة من الناحية العملية وبالتالي تنقل المحتوى بدقة أكبر. إجراءات معينةأو المواقف ، على سبيل المثال ، للوائح ، والتعليمات ، والقواعد ، واللوائح ، وما إلى ذلك.

الكثير من النص نموذجي في وثائق مثل المسمى الوظيفي، على الحكم الوحدة الهيكليةالمنظمات ولوائح العمل الداخلية.

يمكن أيضًا تضمين الأجزاء النموذجية من النص في المستندات الفردية بشكل أساسي. على سبيل المثال ، في عقد العمل المبرم مع الموظف عند بدء العمل ، بالإضافة إلى المعلومات والشروط الفردية ، هناك الكثير من المعلومات النموذجية التي يتم إدخالها في أخرى عقود توظيف، مما يجعل من الممكن تطويرها النماذج القياسيةهذه المستندات.

نصوص القوالب

يتم إنشاء نصوص القوالب للمستندات صغيرة الحجم التي يتم تجميعها بشكل متكرر على مدار فترة زمنية. تقويم سنويأو بشكل دوري من سنة إلى أخرى. يوصى بإنشاء نصوص القوالب لمجموعات المستندات ذات الإجراءات المتطابقة. في المؤسسات ، يتم وضع نصوص المستندات النموذجية في شكل مجموعة.

مرسام- هذه ورقة قياسية تُطبع عليها معلومات دائمة ويُترك مكان للمعلومات المتغيرة.

استنسل النص- شكل من أشكال تقديم النص يحتوي على معلومات وثغرات ثابتة ، مصمم لإدخال معلومات متغيرة تميز حالة إدارية معينة.

يحدد الإستنسل تكوين المعلومات في المستندات وتسلسلها وإصلاح الصياغات اللفظية المستقرة.

يحتفظ نص الاستنسل بالبنية النحوية للنص ؛ إنه نص متماسك نحويًا مبني وفقًا لمعايير كتابة الأعمال.

يتم تحديد شكل عرض نص موحد في شكل استنسل عندما يكون المحتوى الرئيسي للمستند عبارة عن معلومات حول إجراءات الإدارة. في شكل استنسل ، نصوص موحدة للأوامر والتعليمات والتعليمات والبروتوكولات والأفعال والاتفاقيات والعقود والاتفاقيات والتقارير و المذكرات، رسائل ، شهادات ، إلخ. قد يحتوي نص النموذج على "تلميحات" في شكل تفسيرات فرعية حول طبيعة المعلومات التي يجب إدخالها في الفجوات.

يتم تحديد محتوى الوثائق من خلال تكوين وقيمة المؤشرات والتفاصيل التي تم تضمينها فيها. من ناحية أخرى ، يمكن أن تكون المؤشرات والتفاصيل مختلفة ، وهذا لا يستبعد إمكانية عرضها المتطلبات العامة. من ناحية أخرى ، هناك عدد كبير من المؤشرات والتفاصيل ، حتى ل وثائق مختلفةيحدث أن يكون هو نفسه. تعمل مستندات القوالب على تقليل وقت تجميع المستندات بشكل كبير ، نظرًا لأن اهتمام المؤدي يقتصر فقط على إدخال جزء معين من المعلومات المتغيرة ، ويتم تحديد مكانها مسبقًا. في الواقع ، يملأ مستندًا تم إعداده بالفعل ، مما يلغي مرحلة المسودة.

من الناحية التخطيطية ، تكون منهجية تطوير نصوص النماذج كما يلي:

× تحديد المهام الإدارية النموذجية ؛

× جمع المعلومات اللازمة وتشكيلها في عملية حل المشكلات الإدارية ؛

Ø صياغة نص موحد للوثيقة يعكس الوضع النموذجي المحدد ؛

- تنسيق المشروع مع المتخصصين الذين يقومون بتجميع الوثائق أو العمل معهم (في هذه الحالة ، ينبغي إيلاء اهتمام خاص لاستخدام المصطلحات المهنية) ؛

Ø التحرير النهائي للمشروع والتنفيذ وفقا لمتطلبات GOSTs.

في برامج الكمبيوتر المصممة لكتابة النصوص وتنسيقها (محرري النصوص) ، تسمى الأشكال النموذجية (الشاشة) من المستندات "قالب" ويتم ترجمتها بواسطة كلمة "قالب" ، ومثال على مستند الشاشة هو أي نموذج تنظيمي.

الطاولة

الشكل الأكثر إيجازًا وتوضيحًا لعرض المعلومات في المستند هو الطاولة.

يتضمن الجدول ، كقاعدة عامة ، معلومات حول عدة كائنات تتميز بميزات مختلفة.

الطاولة- قائمة بالمعلومات والبيانات العددية الواردة في نظام معين ومفصولة بأعمدة.

في الجدول ، يتم تمثيل المعلومات الثابتة باسم الميزات ، والتي تصف مجموعة معينة من الكائنات المسجلة في العمود الموجود في أقصى اليسار من الجدول - الجدار الجانبي. يتم تسجيل المعلومات المتغيرة في الجدول في الخلايا المكونة من تعداد الصفوف والأعمدة الأفقية والرأسية.

يتم استخدام شكل الجدول ، كقاعدة عامة ، عند تقديم المعلومات الرقمية في التقارير والوثائق الإحصائية والمحاسبية والمصرفية والتنظيمية والإدارية وغيرها.

الجداول مرقمة. تم ترقيم الجداول على النحو التالي: إذا كان هناك أكثر من جدول في النص ، فيجب وضع علامة "جدول 1" عليه.

يمكن أن تكون الجداول بدرجات متفاوتة من التعقيد ، ويمكن أن تحتوي عناوين أعمدة الجدول على عدة مستويات من الترقيم ، أي تتضمن عناوين فرعية.

يجب أن تكون عناوين الجدول قصيرة وواضحة. يوصى بفصل رؤوس الطاولة عن باقي الطاولة بخط عريض. تتم كتابة عناوين الأعمدة والخطوط بحرف كبير ، وعناوين فرعية ، إذا لم يكن لها معنى مستقل ، بحرف صغير. يجب أن تكون العناوين الفرعية للأعمدة والخطوط متوافقة نحويًا مع العناوين. لا يتم وضع نقطة كعلامة ترقيم في تصميم الجداول. الاستثناء هو حالة كتابة الكلمات المختصرة.

يُسمح بنقل جدول به عدد كبير من الصفوف إلى صفحة أخرى. من أجل عدم التحويل إلى صفحة جديدةالعنوان ، الذي يشغل مساحة كبيرة ، يتم ترقيم أعمدة الجدول ، ويتم نقل سطر بأرقام الأعمدة فقط إلى كل صفحة لاحقة. في هذه الحالة ، تتم كتابة الكلمات "استمرار الجدول ..." ، "نهاية الجدول ..." أعلى الجزء التالي. لا يسمح بإدخال العمود "رقم بالترتيب" في الجدول. إذا كان من الضروري ترقيم الأسطر ، يتم وضع أرقامها التسلسلية قبل عناوين السطور ، في الجدار الجانبي ، وبعد الرقم الذي يشير إلى رقم السطر ، يتم وضع نقطة.

يتم وضع القيم العددية للمؤشرات الواردة في الأعمدة على مستوى السطر الأخير من اسم المؤشرات. يجب أن يبدأ الوصف اللفظي للمؤشرات ، على عكس الرقم العددي ، من مستوى السطر الأول من اسم المؤشر. في حالة عدم وجود بيانات في الأعمدة المقابلة ، يلزم وجود شرطة.

يمكن استبدال الكلمات المتكررة في رؤوس الصفوف ، إذا لم يتم فصل الجدول بخطوط أفقية ، بعلامات اقتباس. لا يتم استبدال الأشكال والتعيينات المتكررة في أعمدة الجدول بعلامات اقتباس.

إذا كان هناك كمية صغيرة من المواد الرقمية غير مناسبة لترتيبها في جدول ، يتم تقديمها في شكل خاتمة. في الإخراج ، على عكس الجدول ، يجب فصل الأعمدة ليس بخطوط ، بل بالنقاط. فمثلا:

"عند تعليق أسلاك منخفضة الجهد عند المعابر وعلى طول مسار مسطح بدون انتقالات ، قم بتطبيق المعامِلات على المعايير:

تكاليف العمالة و الأجر.......... …………………………………. 1,8

الآلات والمواد ................................. .......................................... ...... . 2.0 ".

4. الاستبيان

استبيان- شكل من أشكال العرض النصي ، والذي يميز كائنًا واحدًا وفقًا لخصائص معينة. يحتوي محتوى المستند في شكل استبيان على معلومات ثابتة ومتغيرة. معلومات ثابتة - اسم الميزات ، متغير - خصائصها. يحتوي الاستبيان عادة على الخيارات التالية لتقديم المعلومات:

Ø أماكن الأسئلة والأجوبة ؛

Ø أسئلة وأجوبة للاختيار من بينها ؛

× أماكن متبادلة للمعلومات التي يدخلها المبحوث بالإضافة إلى تقديره.

في الاستبيان النصي ، يتم التعبير عن المعلومات الثابتة من خلال اسم في الحالة الاسمية أو بعبارة ، كلمة رئيسية ، وهي اسم في الحالة الاسمية. يمكن أيضًا كتابة المعلومات المتغيرة على هيئة عبارة مع اسم في الحالة الاسمية ، أو فعل (لديه ، وليس لديه ، وما إلى ذلك) ، أو رقم (غالبًا في شكل رقمي) أو الكلمات "نعم" ، "لا".

يعتبر نموذج الاستبيان الخاص بمحتوى المستند نموذجيًا بشكل خاص لوثائق الموظفين ولتوثيق خدمات التسويق التي تدرس ، على سبيل المثال ، طلب المستهلك على المنتجات المصنعة بواسطة هذه المؤسسة.

يتم تجميع الجداول التي تحتوي على معلومات نصية مباشرةً في محرر نصوص MS Word. إذا كانت الجداول تحتوي على قيم رقمية متغيرة ويلزم إعادة حساب البيانات الرقمية ، فسيتم استخدام برنامج - جداول بيانات MS Excel أو قاعدة بيانات MS Access. يتم استيراد البيانات من هذه التطبيقات إلى MS Word مع روابط إلى البرنامج المصدر المقابل ، مما يجعل من الممكن تحديث وتحرير البيانات المدرجة في المستند. يتم تنظيم تصميم الجدول بواسطة GOST R-1.5-92.

13. قواعد تصميم النص المكتوب. مميزات توحيد نصوص الوثائق مع مراعاة استخدام الأنظمة الآلية

من أجل وضع التفاصيل المتعلقة ببعضها البعض ومكوناتها (الخطوط) اقتصاديًا ، يوصى باستخدام المجموعات التالية من تباعد الأسطر اعتمادًا على تنسيق المستند:

* يتم طباعة نصوص الوثائق المعدة للنشر بطريقة مطبعية على فترتين.

** بين قوسين هي قيم الفاصل المسموح بها مع القيم الرئيسية. فترات المدرجة أولا، هو الأفضل.

يعتمد GOST R 6.30-2003 على إعداد المستندات باستخدام أجهزة الطباعة وأجهزة الكمبيوتر.

تم إنشاء مساحة الأحرف (حجم الحرف المطبوع) وتباعد الأسطر بواسطة GOST 6.10.5-87 ، بالمليمترات: 2.6 - خطوة الحروف ؛ 4.25 - تباعد الأسطر.

للحصول على تعريف واضح لبداية طباعة سمة معينة ، يوصى بـ 8 مواضع لجهاز الطباعة ، محسوبة بعدد الأحرف المطبوعة (ضغطات المفاتيح) ، بدءًا من الحقل الأيسر للنموذج.

من الموضع 0 (حد الهامش الأيسر) ، تتم طباعة عدد كبير من تفاصيل الحروف: التاريخ وثيقة صادرة؛ إشارة إلى فهرس المستند الوارد ؛ عنوان النص؛ نص (إذا كان يتكون من فقرة واحدة) ؛ اسم الوظيفة في "التوقيع" المطلوب ؛ شريط الرؤية اسم الفنان ورقم هاتفه ؛ علامة على تنفيذ المستند وإرساله إلى القضية.

من الموضع الأول (5 أحرف من حد الهامش الأيسر) اطبع بداية الفقرات في النص ؛ علامة حضور التطبيق.

من الموضع الثاني (16 حرفًا من حد الهامش الأيسر) اطبع فهرس المستند الصادر ؛ التاريخ في متغير "الإشارة إلى الفهرس وتاريخ المستند الوارد".

من الموضع الثالث لأداة الجدولة (24 حرفًا من حد الحقل الأيسر) ، تتم طباعة نسخة من توقيع المقاول حول "ملاحظة حول تنفيذ المستند وإرساله إلى الحالة" المطلوبة.

من المركز الرابع (32 حرفًا من حد الحقل الأيسر) ، تتم طباعة رقم الصفحة في مستندات متعددة الصفحات ، وسمة "العنوان" ، والمعرف نسخة إلكترونيةوثيقة.

من المركز الخامس (48 حرفًا من حدود الحقل الأيسر) اطبع نسخة من التوقيع في "التوقيع" المطلوب.

من المركز السادس (56 حرفًا من حد الحقل الأيسر) ، تتم طباعة كلمة "نسخ".

عند إنشاء حرف باستخدام جهاز كمبيوتر شخصي ، فقد لا تتطابق مع أحجام الأحرف المطبوعة المستخدمة في الآلات الكاتبة. وفي هذا الصدد ، ينبغي اعتبار خمسة من الأحكام المعيارية السبعة بمثابة مبادئ توجيهية لإعداد الوثيقة. تظل المراكز الصفرية والأولى إلزامية.

عند وضع تفاصيل متعددة الخطوط داخل المنطقة المخصصة بواسطة النموذج ، يجب استخدام أسطر كاملة الطول. يجب محاذاة بداية كل سطر جديد عموديًا.

طول السطر الموصى به للتفاصيل متعددة الأسطر (باستثناء النصوص) هو 28 حرفًا. كاستثناء ، على وجه الخصوص ، إذا تجاوز عنوان النص (الدعائم 18 ، ص 32) للشكل الطولي 150 حرفًا ، فيمكن تمديد السطر إلى حد الهامش الأيمن أو نقله إلى السطر التالي.

لا يحدد GOST R 6.30-2003 أنواع الخطوط التي يجب استخدامها عند إعداد نص المستندات باستخدام جهاز كمبيوتر شخصي. الشرط الرئيسي للخطوط هو التأكد من أنها مقروءة بشكل جيد.

قواعد كتابة المادة النصية

تتم طباعة نصوص الوثائق المعدة للنشر بالطرق المطبعية مع تباعد سطرين. تتكون الصفحة المطبوعة من 28 إلى 30 سطرًا.

يُسمح باستخدام الأحرف ذات المسافات المفردة. في هذه الحالة ، هناك مسافتان بين الفقرات. عند الطباعة بفاصل زمني واحد ، تتكون الصفحة المطبوعة من 53 إلى 58 سطرًا.

عند الطباعة على فاصل زمني واحد ونصف ، تتكون الصفحة المطبوعة من
38 سطرا.

يتكون خط العمل للصفحة المطبوعة القياسية من 64 ضغطًا.

يتم كتابة السطر الأول من كل فقرة بخمسة حدود بعيدًا عن الهامش الأيسر.

يبدأ ترقيم الصفحات من الثانية. يتم وضع رقم الصفحة في منتصف الهامش العلوي للورقة. هناك فاصلان من الحافة العلوية للورقة إلى رقم الصفحة ، وفاصلان من رقم الصفحة إلى النص.

يتم إدخال رقم الصفحة برقم واحد فقط بدون أية أحرف إضافية.

Ø تمزيق سطر واحد من النص أو كلمة من الفقرة السابقة ؛

Ø ابدأ سطرًا واحدًا من فقرة جديدة في صفحة النهاية ، فمن الأفضل أن تبدأ فقرة جديدة في صفحة أخرى ؛

Ø ابدأ كلمة بشرطة في نهاية السطر ، فمن الأفضل نقل هذه الكلمة إلى صفحة جديدة.

يمكن تقسيم النص إلى أجزاء مكونة: فصول ، فقرات ، فقرات فرعية. يجب أن يكون لكل مكون رقم. الترقيم بالأرقام العربية. يجب أن يتضمن عدد كل مكون جميع الأرقام المقابلة الأجزاء المكونةمستويات أعلى من الانقسام.