في 21 سبتمبر 2015 ، دخل أمر وزارة الثقافة في الاتحاد الروسي بتاريخ 31 مارس 2015 رقم 526 حيز التنفيذ. وافق على "قواعد تنظيم تخزين وحيازة ومحاسبة واستخدام الوثائق صندوق المحفوظات الاتحاد الروسيوغيرها من الوثائق الأرشيفية في الهيئات سلطة الدولة، الأجهزة حكومة محليةوالمنظمات ". علاوة على ذلك ، في نص المقال ، للإيجاز ، سنسميها "قواعد 2015".
وتجدر الإشارة إلى أنه لم تحدث ثورة في الأرشفة مع نشر قواعد 2015. ما لم تكن القواعد الجديدة أكثر ملاءمة للوثائق الإلكترونية ... حول حالة القواعد الجديدة والقديمة بشأن أرشيفنحن نتحدث عنه في هذا المقال. يمكنك أيضا تحميل قواعد عمل أرشيف المنظمات 2015 هنا.
قبل وبعد
لنتذكر كيف كان الأمر قبل دخول الأمر حيز التنفيذ: عملت المنظمات وفقًا لوثيقتين.
أولها القواعد الأساسية لعمل أرشيفات الإدارات (تمت الموافقة عليها بأمر من الأرشيف الرئيسي لاتحاد الجمهوريات الاشتراكية السوفياتية في 5 سبتمبر 1985 N 263). كانت الوثيقة المعيارية الوحيدة (أي الإلزامية) الخاصة بالأرشفة في روسيا حتى 21/9/2015.
تنص رسالة وكالة المحفوظات الفيدرالية بتاريخ 18 سبتمبر 2015 N 2/2133-A على أنه منذ لحظة دخول الأمر رقم 526 حيز التنفيذ ، "لا تخضع القواعد الأساسية لعمل أرشيفات الإدارات للتطبيق". لم يعد بإمكانك استخدامها.
والثاني هو القواعد الأساسية لعمل أرشيفات المنظمات (تمت الموافقة عليها بقرار من كوليجيوم المحفوظات الفيدرالية في 6 فبراير 2002). هذا مستند منهجي (اختياري ، لكنه غني بالمعلومات) لم يقم أحد بإلغائه ، ولكن يمكنك بل وتحتاج إلى استخدامه ، لأنه. في قواعد عام 2015 ، تم ترك العديد من القضايا المتعلقة بالإجراءات العملية لتخزين المستندات في المنظمات وراء الكواليس.
وبالتالي ، فقد تركنا مع وثيقتين عمل: قواعد عام 2015 والقواعد الأساسية. لديهم وضع مختلف تمامًا:
القواعد -2015 - وثيقة معيارية. إنه إلزامي لجميع المنظمات ، بغض النظر عن نطاق نشاطها وشكل ملكيتها.تمت الموافقة عليها بأمر من وزارة الثقافة.
القواعد الاساسية - وثيقة منهجية. ليس من الضروري استخدامه ، على الرغم من أنه في هذه الحالة ، يبدو إنشاء أرشيف في منظمة أمرًا صعبًا للغاية. تتم الموافقة على القواعد الرئيسية فقط بقرار من Collegium of the Rosarchive ، مما يعني أن وضعها أقل بكثير من وضع القواعد -2015.
في 21 سبتمبر ، قواعد تنظيم تخزين وحيازة وحساب واستخدام وثائق صندوق المحفوظات التابع للاتحاد الروسي والوثائق الأرشيفية الأخرى في سلطات الدولة والحكومات والمنظمات المحلية (تمت الموافقة عليها بأمر من وزارة الثقافة الروسية بتاريخ 31 مارس 2015 رقم 526 ؛ من الآن فصاعدًا - القواعد الجديدة) بدأ العمل.
ما الذي وجهك قبل إصدار القواعد الجديدة؟
قبل الموافقة على القواعد الجديدة ، كانت محفوظات سلطات الدولة ، والحكومات المحلية ، والمنظمات (المشار إليها فيما يلي باسم أرشيف المنظمات) تسترشد في عملها بالقواعد الأساسية لعمل محفوظات المنظمات ، وبعض أرشيفات المنظمات. استخدمت المنظمات مستندًا قديمًا جدًا - القواعد الأساسية لعمل أرشيفات الإدارات. لم تكن كلتا الوثيقتين وثيقتين معياريتين ، لكنهما حددتا وضعهما كوثيقة معيارية ومنهجية. في الوقت نفسه ، كانت القواعد الأساسية لعام 1985 تتمتع بالفعل بوضع الوثيقة التنظيمية ، حيث تمت الموافقة عليها بأمر من المحفوظات الرئيسية ، ولم تتم الموافقة على القواعد الأساسية لعام 2002 من قبل الأرشيف الفيدرالي ، وبالتالي لم يكن لديها حالة الوثيقة التنظيمية.
لأي سبب ، في ظل وجود القواعد الأساسية لعام 2002 ، أصبح من الضروري تطوير وثيقة تنظيمية جديدة حول المنظمة تخزين الوثائقفي أرشيف المنظمات؟
الحقيقة هي أنه في عام 2004 تم اعتماد القانون الاتحادي الصادر في 22 أكتوبر 2004 رقم 125-FZ "بشأن الأرشفة في الاتحاد الروسي" (المشار إليه فيما يلي بالقانون الاتحادي رقم 125-FZ) ، والذي أدخل العديد من الابتكارات في تنظيم الأرشفة في الدولة:
اِستِخلاص
من قانون اتحاديرقم 125-FZ
المادة 13. إنشاء المحفوظات
1. هيئات الدولة والحكومات المحلية منطقة البلديةوحي المدينة مطلوب لإنشاء المحفوظاتلتخزين وحيازة وحساب واستخدام الوثائق الأرشيفية التي تشكلت في سياق أنشطتها.
2. المنظمات والمواطنين الحق في إنشاء المحفوظاتلغرض تخزين الوثائق الأرشيفية التي تم تكوينها في سياق أنشطتهم ، بما في ذلك لغرض تخزين واستخدام الوثائق الأرشيفية التي لا تنتمي إلى ممتلكات الدولة أو البلدية.
مادة 17 النشاط الرياديبدون تعليم كيان قانونيلضمان سلامة الوثائق الأرشيفية
1 - تلتزم هيئات الدولة وهيئات الحكومة الذاتية المحلية والمنظمات والمواطنون المشاركون في أنشطة ريادة الأعمال دون تشكيل كيان قانوني بضمان سلامة الوثائق الأرشيفية ، بما في ذلك الوثائق المتعلقة شؤون الموظفين، خلال فترات تخزينها التي تحددها القوانين الاتحادية والتنظيمية الأخرى الأعمال القانونيةالاتحاد الروسي ، وكذلك قوائم الوثائق [...]
أيضًا ، قدم هذا القانون الاتحادي مفهوم ملكية الوثائق الأرشيفية (قد تكون الوثائق في الدولة (الفيدرالية ، ملك الكيانات المكونة للاتحاد الروسي) ، البلدية ، ملكية خاصة(المنظمات غير الحكومية والأفراد)).
بالإضافة إلى ذلك ، وافق الأمر الصادر عن وزارة الثقافة الروسية بتاريخ 18 يناير 2007 رقم 19 على قواعد تنظيم تخزين وحيازة وحساب واستخدام وثائق صندوق المحفوظات للاتحاد الروسي وغيرها من الوثائق الأرشيفية في الدولة و المحفوظات البلدية والمتاحف والمكتبات والمنظمات الأكاديمية الروسيةالعلوم (من الآن فصاعدًا - قواعد 2007).
هاتان الحالتان ، بالإضافة إلى حقيقة أن القواعد الأساسية لا تتمتع بوضع الوثيقة المعيارية ، أجبرتنا على اللجوء إلى تطوير وثيقة معيارية تحدد إجراءات تخزين الوثائق في أرشيف المنظمات.
"ماذا ستكون التعليقات؟"
أثناء تطوير مسودة القواعد الجديدة ، تمت مناقشة الوثيقة مرتين على نطاق واسع بين أمناء المحفوظات:
- المرة الأولى - من قبل موظفي هيئات إدارة الأرشيف في الكيانات المكونة للاتحاد الروسي والمحفوظات الحكومية والبلدية ؛
- المرة الثانية - موظفو الهيئات الاتحادية قوة تنفيذية.
أكثر من 400 ملاحظة جاءت من أرشيف الدولة والبلديات وحدها. تم النظر بعناية في جميع التعليقات الواردة ، وفي المرحلة النهائية - من قبل مجموعة عمل مؤقتة ، والتي تضمنت متخصصين من الأرشيف الفيدرالي و VNIIDAD. وتجدر الإشارة إلى أن العديد من التعليقات نتجت عن رغبة أمناء المحفوظات في وصف العمليات الفردية لتقنيات الأرشفة بأكبر قدر ممكن من التفاصيل المستخدمة لضمان السلامة والمحاسبة وتجميع واستخدام الوثائق في محفوظات المنظمات ، والتي ، في من المستحيل القيام به ، بالنظر إلى حالة القواعد الجديدة كوثيقة معيارية.
في الوقت نفسه ، كانت بعض الملاحظات ذات طبيعة أساسية ، على سبيل المثال ، الملاحظة التي مفادها أنه في قسم "التجميع" من مشروع القواعد الجديدة لم يتم ذكر مسألة فحص قيمة الوثائق بشكل متسق ، على وجه الخصوص ، بسبب حقيقة أن الأحكام المتعلقة بتسميات القضايا قد تم استبعادها. بالنظر إلى أنه في الوقت الحالي ، يتم تحديد شكل تسمية شؤون المنظمة وإجراءات تطويرها فقط في وثيقة منهجية - توصيات منهجية لتطوير تعليمات للعمل المكتبي في الهيئات الفيدراليةالسلطة التنفيذية ، عند الانتهاء من مسودة القواعد الجديدة ، تقرر أن تدرج في قسم "الجمعية" الأحكام الرئيسية المتعلقة بتسميات القضايا ، بما في ذلك شكل تصنيف القضايا (التقسيمات الفرعية الموجزة والهيكلية).
تعيين قواعد جديدة
القواعد الجديدة مخصصة للسلطات العامة والحكومات المحلية والمنظمات التي تنشئ أرشيفات لتخزين وحيازة ومحاسبة واستخدام الوثائق الأرشيفية التي تم تشكيلها في سياق أنشطتها.
وهي لا تنطبق على تنظيم تخزين وحيازة وحساب واستخدام وثائق صندوق المحفوظات التابع للاتحاد الروسي وغيرها من الوثائق الأرشيفية التي تحتوي على معلومات تشكل سرًا من أسرار الدولة.
القواعد الجديدة هي وثيقة معيارية. هم الوضع التنظيميتحدد متطلبات أكثر صرامة لمحتواها. لم تتضمن القواعد الصادرة سابقًا (انظر أعلاه) القواعد (القواعد والمتطلبات) فحسب ، بل شملت أيضًا التوصيات والأساليب المتعلقة بكيفية تطبيق هذه المعايير. تم استبعاد جميع الأحكام ذات الطبيعة التوصية والمنهجية والوصفية من القواعد الجديدة. في هذا الجزء ، تم انتقاد مسودة هذه القواعد خلال المناقشة من قبل أمناء المحفوظات ، الذين قالوا باستمرار إن القواعد يجب أن تكون مفصلة ولا تحتوي فقط على القواعد نفسها ، ولكن أيضًا آلية تنفيذها.
هيكل ومحتوى القواعد الجديدة
تتكون القواعد الجديدة من سبعة أقسام:
- الأحكام العامة.
- تنظيم تخزين وثائق صندوق المحفوظات للاتحاد الروسي والوثائق الأرشيفية الأخرى في المنظمة.
- المحاسبة لوثائق صندوق المحفوظات للاتحاد الروسي والوثائق الأرشيفية الأخرى في المنظمة.
- استكمال الأرشيف بوثائق من صندوق المحفوظات للاتحاد الروسي ووثائق أرشيفية أخرى.
- تنظيم استخدام وثائق صندوق المحفوظات للاتحاد الروسي والوثائق الأرشيفية الأخرى للمنظمة.
- نقل وثائق المنظمة للتخزين في أرشيف الدولة (البلدي).
- نقل الوثائق أثناء إعادة تنظيم أو تصفية المنظمة ، تغيير رئيس أرشيف المنظمة.
توفر ملاحق القواعد الجديدة المحاسبة والأشكال الأخرى للوثائق المستخدمة في أرشيف المنظمات.
يتوافق تسلسل الأقسام الرئيسية من هذه القواعد مع القانون الاتحادي رقم 125-FZ وقواعد عام 2007 ، على الرغم من أنه ، كما لاحظ العديد من الخبراء في مرحلة المناقشة ، سيكون من المنطقي أكثر أن تبدأ بالاقتناء وتنتهي بالاستخدام.
تعكس أقسام القواعد الجديدة الوظائف الرئيسية لأرشيف المنظمة:
- تنظيم تخزين وثائق صندوق المحفوظات للاتحاد الروسي والوثائق الأرشيفية الأخرى ؛
- محاسبة الوثائق
- استكمال أرشيف المنظمة بالوثائق ؛
- تنظيم استخدام الوثائق الأرشيفية ؛
- نقل الوثائق للتخزين لأرشيف الولاية (البلدية).
بالإضافة إلى ذلك ، تشمل القواعد الجديدة قسم "نقل المستندات في حالة إعادة تنظيم أو تصفية منظمة ، وتغيير رئيس أرشيف المنظمة."
ملاحظة
على عكس القواعد الأساسية لعام 2002 ، لا تحتوي القاعدة رقم 526 على أحكام تتعلق بـ الجوانب التنظيميةأنشطة الأرشيف نفسه (لم يتم تحديد أهداف وغايات الأرشيف ووظائفه وحقوقه وما إلى ذلك). الغرض الرئيسي منها هو تحديد متطلبات تنظيم العمليات تخزين الأرشيفوثائق من الحصول على أرشيف المنظمة مع الوثائق لتنظيم استخدام الوثائق.
دعونا نلقي نظرة على الأقسام بمزيد من التفصيل.
القسم الأول: أحكام عامة
يعرّف الأسس القانونيةتطوير الوثيقة ونطاقها ، وتحتوي أيضًا على أحكام تحدد بعض الأسس التنظيمية لأنشطة أرشيف المنظمة.
تنطبق القواعد الجديدة على السلطات العامة والحكومات والمنظمات المحلية - مصادر الحصول على أرشيفات الدولة والبلديات ، والتي يتم خلالها تشكيل وثائق صندوق المحفوظات في الاتحاد الروسي (فيما يلي - المنظمات). يمكن أيضًا استخدام أحكام هذه القواعد من قبل المنظمات الحكومية وغير الحكومية الأخرى ، والتي لم يتم تشكيل وثائق الأنشطة الخاصة بصندوق المحفوظات للاتحاد الروسي.
استنادًا إلى أحكام القانون الاتحادي رقم 125-FZ ، تنص القواعد الجديدة على أن هيئات الدولة وهيئات الحكم الذاتي المحلية في المقاطعة البلدية ومنطقة المدينة والمقاطعة الداخلية ملزمة بإنشاء أرشيفات للتخزين والاستحواذ والمحاسبة والاستخدام من الوثائق الأرشيفية التي تشكلت في سياق أنشطتها. مهام ووظائف الأرشيف (الأرشيف المركزي) وكالة حكومية، هيئة حكومية ذاتية محلية ، منظمة - مصدر اكتساب الدولة ، يتم تحديد أرشيف البلدية من خلال اللائحة التي وافق عليها رئيس المنظمة.
ملاحظة
لا تنطبق القواعد الجديدة على تنظيم التخزين والاقتناء والمحاسبة واستخدام وثائق صندوق المحفوظات للاتحاد الروسي وغيرها من الوثائق الأرشيفية التي تحتوي على معلومات تشكل سرًا من أسرار الدولة.
القسم الثاني. تنظيم تخزين وثائق صندوق المحفوظات للاتحاد الروسي والوثائق الأرشيفية الأخرى في المنظمة
يحدد مفهوم الصندوق الأرشيفي للمنظمة وأنواع الصناديق الأرشيفية للمنظمة.
صندوق المحفوظات التابع للمنظمة هو جزء من صندوق الوثائق ، بما في ذلك وثائق صندوق المحفوظات للاتحاد الروسي ، ووثائق الموظفين ووثائق فترات التخزين المؤقتة (أكثر من 10 سنوات) المدرجة في مستندات المحاسبةأرشيف. صندوق الأرشيف خاضع للتخزين في أرشيف المنظمة.
أنواع الصناديق الأرشيفية للمنظمة:
- صندوق أرشيفية للمنظمة ، يتألف من وثائق صندوق المحفوظات للاتحاد الروسي ووثائق أرشيفية أخرى ؛
- صندوق أرشيفية مشترك ، يتألف من وثائق صندوق المحفوظات للاتحاد الروسي الذي تم تشكيله في سياق أنشطة منظمتين أو أكثر ووثائق أرشيفية أخرى لها روابط تاريخية و / أو مشروطة منطقيًا مع بعضها البعض ؛
- مجموعة أرشيفية تتكون من وثائق أرشيفية فردية من أصول مختلفة ، موحدة وفقًا لواحد أو أكثر من الخصائص (موضوعية ، خاصة بالمؤلف ، محددة ، كائن ، إلخ).
تخزين المستندات الورقية.تؤكد الفقرة 2.9 من القواعد الجديدة على ما يلي: يتم تخزين الوثائق الأرشيفية بطريقة منهجية داخل صندوق الأرشفة.وحدة تنظيم وثائق صندوق الأرشيف في أرشيف المنظمة هي وحدة التخزين. تحدد القواعد أيضًا علامات تنظيم وحدات التخزين في صندوق الأرشيف:
- الهيكلية (تنتمي وحدات التخزين إلى الأقسام الهيكلية للمنظمة) ؛
- كرونولوجي (حسب الفترات أو التواريخ التي تنتمي إليها وحدات التخزين) ؛
- وظيفي ، قطاعي ، موضوعي ، موضوع السؤال (مع مراعاة وظائف المنظمة أو الموضوعات أو القضايا المتعلقة بمحتوى وحدات التخزين) ؛
- اسمي (حسب الشكل الكتابي - أنواع وأنواع المستندات) ؛
- مراسل (للمنظمات ، نتيجة للمراسلات التي تشكلت معها وحدات التخزين) ؛
- جغرافيًا (وفقًا لمناطق معينة ، المستوطناتوالأشياء الجغرافية الأخرى التي يرتبط بها محتوى الوثائق ومؤلفوها ومراسلوها) ؛
- المؤلف (بأسماء المنظمات أو أسماء المواطنين الذين هم مؤلفو الوثائق).
تم وضع المتطلبات لضمان سلامة المستندات (الشروط المعيارية (المثلى) لتخزين المستندات ؛ التنسيب الرشيد للوثائق في الأرشيف ؛ التحقق من توفر المستندات وحالتها ، وإجراءات البحث عن المستندات) ، بما في ذلك ميزات تخزين المستندات الإلكترونية
تخزين المستندات الإلكترونية. تحدد القواعد شروط إلزاميةالاحتفاظ بالمستندات التالية:
- وجود نسختين على الأقل من كل وحدة تخزين من المستندات الإلكترونية في أرشيف المؤسسة (يجب أن تكون النسخ الرئيسية والنسخة العاملة موجودة على أجهزة مادية مختلفة) ؛
- توافر التقنية و أدوات البرمجياتمصمم لنسخ المستندات الإلكترونية ونسخها وتحويلها وترحيلها ، والتحكم في المستندات المادية و الحالة الفنية;
- ضمان طريقة تخزين المستندات الإلكترونية ، باستثناء ضياع المعلومات أو توزيعها غير المصرح به أو إتلافها أو تشويهها.
تنسيق المستندات الإلكترونية النصية المنقولة للتخزين في أرشيف المنظمة - مصدر اقتناء أرشيف الدولة والبلدية - PDF / A.
تنص القواعد على أنه في حالة حدوث تغيير في بيئة البرامج والأجهزة وتقادم تنسيقات الكمبيوتر وتلف الوسائط ، يقوم أرشيف المنظمة بالعمل على تحويل المستندات الإلكترونية إلى تنسيقات جديدة و / أو إلى وسائط جديدة.
بالإضافة إلى الأحكام التي تمت مناقشتها أعلاه ، هذا القسميحدد الإجراء الخاص بالتحقق من توفر مستندات الأرشفة وحالتها (البند 2.39-2.43) ، وتنظيم البحث عن المستندات غير المكتشفة (البند 2.44) ، وإجراءات إصدار المستندات من الأرشيف (البند 2.45-2.48) ، وكذلك الإجراء لضمان سلامة الوثائق الأرشيفية عندما حالات طارئة(القسم 2.49).
التحقق من توفر المستندات وحالتها لـ وسائط ورقية . يتم إجراؤها في أرشيف المنظمة من قبل لجنة أو موظفين اثنين على الأقل مرة واحدة على الأقل كل 10 سنوات ، والمستندات الإلكترونية - مرة واحدة على الأقل كل 5 سنوات.
وفقًا للفقرة 2.11.5 من الأمر الصادر عام 2007 ، يتم إجراء فحوصات استثنائية لمرة واحدة لتوافر وحالة جميع وثائق أرشيف المنظمة أو أجزائها الفردية (المجموعات):
- متى الكوارث الطبيعيةوالتحركات الجماعية وغيرها من الظروف التي قد تؤدي إلى فقدان أو إتلاف الوثائق الأرشيفية ،
- عند تغيير رؤوس المحفوظات.
بناءً على نتائج التدقيق ، يتم وضع الإجراءات التالية:
- التحقق من توافر الوثائق الأرشيفية وحالتها (الملحق رقم 3) ؛
- بشأن الأخطاء الفنية في المستندات المحاسبية (إن وجدت) (الملحق رقم 4) ؛
- حول اكتشاف وثائق (لا علاقة لها بهذا الصندوق ، في عداد المفقودين) (ملحق رقم 5).
إجراءات إصدار الوثائق من الأرشيف.يتم إصدار المستندات بناءً على إذن كتابي من رئيس أرشيف المنظمة أو نائبه (إذا كان الأرشيف مؤسسة) ، رئيس الوحدة الهيكلية للمنظمة (إذا كان الأرشيف وحدة هيكلية):
- الموظفين الانقسامات الهيكليةالمنظمات ؛
- القضائية وإنفاذ القانون وغيرها الهيئات المخولةفي في الوقت المناسب;
- مستخدمين آخرين بناء على طلب كتابي.
يجب ألا تتجاوز مدة إصدار المستندات من الأرشيف:
- شهر واحد - للاستخدام من قبل موظفي المنظمة والمستخدمين الآخرين ؛
- ستة أشهر - للهيئات القضائية وإنفاذ القانون والهيئات الأخرى المخولة.
من الممكن تمديد فترة إصدار المستندات - بإذن من رئيس المنظمة على أساس تأكيد خطي من المستخدم بشأن حفظ / حفظ المستندات.
يتم إصدار المستندات الإلكترونية من الأرشيف في النموذج نسخ إلكترونيةأو نسخ ورقية.
لا يتم إصدار وثائق من الأرشيف:
- إذا كان هناك صندوق استخدام ؛
- في حالة بدنية سيئة.
القسم الثالث. المحاسبة لوثائق صندوق المحفوظات للاتحاد الروسي والوثائق الأرشيفية الأخرى في المنظمة
مخصص للأسئلة زوجان من وثائق صندوق المحفوظات للاتحاد الروسي ووثائق أرشيفية أخرى بتنسيقالمنظمات.
كما هو منصوص عليه في الفقرة 3.1 من القواعد الجديدة ، تخضع جميع المستندات المخزنة في أرشيف المنظمة ، بما في ذلك المستندات الخاصة بالموظفين ، ونسخ المستندات من صندوق الاستخدام (إن وجدت) وقوائم جرد الحالات والوثائق للمحاسبة.
وحدات المحاسبة الرئيسية للوثائق الأرشيفية هي:
يتم تعيين رقم حساب لكل وحدة تخزين ، وهو جزء من تشفير الأرشيف.
قاموسنا
الشفرات الأرشيفية- تعيين مطبق في الزاوية اليسرى السفلية لكل وحدة تخزين من أجل ضمان المحاسبة والتعريف - يتكون من: رقم صندوق الأرشيف ؛ أرقام جرد القضايا والوثائق ؛ رقم وحدة التخزين.
يشار إلى الشفرة الأرشيفية للوثائق الإلكترونية المخزنة على وسائط إلكترونية منفصلة على الملحق المرفق في علبة الوسائط. الشفرات الأرشيفية للوثائق الإلكترونية المخزنة في ملفات نظام معلوماتالأرشيف ، هو جزء من الوصف التعريفي (عنصر الوصف الإلزامي) لحاوية المستندات الإلكترونية.
تنعكس المعلومات المتعلقة بالوحدات المحاسبية للأرشيف في مستندات المحاسبة. هناك حكم جديد من القواعد في تنظيم محاسبة المستندات وهو الحكم المتعلق بتخصيص مجموعتين من المستندات المحاسبية في أرشيف المنظمة: رئيسية (إلزامية) ومساعدة.
يتضمن تكوين وثائق المحاسبة الرئيسية (الإلزامية) لأرشيف المنظمة ما يلي:
- دفتر محاسبة لاستلام الحالات والوثائق والتصرف فيها (الملحق رقم 11) ؛
- قائمة الأموال (الملحق رقم 12) ؛
- ورقة الصندوق (الملحق رقم 13) ؛
- جرد القضايا والوثائق (ملاحق رقم 14-16) ؛
- سجل قوائم الجرد (ملحق رقم 19).
وترد أشكال قوائم الجرد للحالات الإلكترونية في الملحقين رقم 17 و 18 من القواعد الجديدة.
لا يتم تنظيم تكوين مستندات المحاسبة المساعدة ، ولكل أرشيف الحق في استخدامها نماذج المحاسبة، التي يحتاجها فيما يتعلق بتفاصيل المستندات المخزنة ، أو لأسباب أخرى.
تحدد القواعد أيضًا أن أرشيف المنظمة يمكنه الاحتفاظ بالسجلات في الوضع الآلي باستخدام قواعد البيانات المحاسبية (DB) (انظر الفقرة 3.13). قواعد البيانات المحاسبية لأرشيف المنظمة - يجب أن يكون مصدر الحصول على أرشيف الولاية (البلدية) متوافقًا مع قواعد البيانات المحاسبية المقابلة لأرشيفات الدولة (البلدية) وهيئات إدارة الأرشيف.
القسم الرابع. استكمال الأرشيف بوثائق من صندوق المحفوظات للاتحاد الروسي ووثائق أرشيفية أخرى
مخلص قضايا استكمال أرشيف المنظمة بوثائق من صندوق المحفوظات للاتحاد الروسي ووثائق أرشيفية أخرى. يعد الحصول على أرشيف المنظمة بمثابة تجديد منهجي للأرشيف بوثائق الأقسام الهيكلية للمنظمة.
ثبت أن وثائق صندوق المحفوظات للاتحاد الروسي ووثائق فترات التخزين المؤقتة (أكثر من 10 سنوات) ، بما في ذلك. يتم نقل المستندات الخاصة بالموظفين إلى أرشيف المنظمة في موعد لا يتجاوز عام واحد ولا يزيد عن ثلاث سنوات بعد الانتهاء من القضايا في العمل المكتبي. الاستثناء هو المستندات الخاصة بموظفي الدولة المدنيين والبلديات الذين تم فصلهم من الخدمة - يتم نقلهم إلى أرشيف المنظمة بعد 10 سنوات من تاريخ إقالة الموظفين.
ملاحظة
لا يتم نقل حالات فترات التخزين المؤقت (التي تصل إلى 10 سنوات شاملة) ، كما ثبت منذ فترة طويلة في ممارسة أرشيف المنظمات ، إلى الأرشيف ، ويتم تخزينها في الأقسام الهيكلية للمنظمة وبعد انتهاء صلاحية فترات التخزين عرضة للتدمير بالطريقة المقررة.
تنص القواعد الجديدة على أنه يتم نقل القضايا إلى أرشيف المنظمة بعد فحص قيمتها. لهذا السبب ، يحدد هذا القسم إجراءات إجراء فحص لقيمة المستندات ، وإعداد الحالات لنقلها إلى أرشيف المنظمة ، وتجميع قوائم جرد حالات التقسيمات الهيكلية ، على أساسها يتم نقل الحالات إلى الأرشيف للمنظمة ، ويشدد أيضًا على أنه قبل فحص قيمة المستندات بالطريقة المحددة ، يُحظر إتلاف المستندات.
تلفت أحكام القسم الانتباه إلى حقيقة أنه يتم النظر في قوائم جرد حالات التخزين الدائم والموظفين وأعمال إتلاف المستندات في الاجتماع لجنة الخبراء(EC) ، عادة في وقت واحد. بناءً على نتائج الدراسة ، تنسق المفوضية الأوروبية قوائم جرد الحالات ، ووثائق التخزين الدائم والموظفين ، وتعمل على تخصيص الوثائق للتدمير.
المنظمات - تقدم مصادر الحصول على أرشيف الولاية (البلدية) قوائم جرد لملفات المستندات الخاصة بفترة التخزين الدائم والموظفين (الأقسام السنوية) ، التي وافقت عليها المفوضية الأوروبية للمنظمة ، للنظر فيها من قبل لجنة التحقق من الخبراء (EPC) لمؤسسة الأرشيف :
- فترة التخزين الدائم - للموافقة ؛
- على الأفراد - للاتفاق.
بعد جرد الحالات ، تتم الموافقة على المستندات والموافقة عليها من قبل EPC ، ويوافق رئيس المنظمة على قوائم الجرد هذه والعمل المتعلق بالتخصيص لتدمير المستندات التي لا تخضع للتخزين. علاوة على ذلك ، يمكن تدمير الحالات المخصصة بموجب قانون التدمير.
يجب على المنظمات التي لا تنشئ أنشطتها وثائق خاصة بصندوق المحفوظات للاتحاد الروسي ألا تنسق قوائم جرد الحالات من قبل الموظفين مع EPC التابع لمؤسسة الأرشيف.
ملاحظة
ينص البند 4.13 من القواعد الجديدة على أن الملفات الإلكترونية ذات الامتداد منتهية الصلاحيةالتخزين قابلة للتخصيص للتدمير على الاراضي المشتركة، وبعد ذلك يتم تدميرها فعليًا أو إتلافها بواسطة البرامج والأجهزة مع ملاحظة مقابلة في القانون.
يتم إيلاء اهتمام خاص في هذا القسم من القواعد لتسميات شؤون المنظمة. وفقًا لمبادئها الرئيسية:
- إصلاح تصنيف (تجميع) المستندات المنفذة في ملفات (ملفات إلكترونية) وهي الوثيقة المحاسبية الرئيسية التي تعكس تكوين وتنظيم الصندوق الوثائقي للمنظمة ؛
- هو الأساس لتجميع قوائم الجرد للحالات ، ووثائق فترات التخزين الدائمة والمؤقتة (أكثر من 10 سنوات) ، وكذلك لتسجيل حالات التخزين المؤقت (حتى 10 سنوات شاملة) ؛
- تم تطويره على أساس قوائم قياسية وإدارية وقوائم أخرى للوثائق التي تشير إلى فترات التخزين ، والأفعال القانونية التنظيمية الأخرى ، فضلاً عن التسميات القياسية والنموذجية للقضايا ؛
- تم وضعه في النموذج المحدد (الملحق رقم 25) على أساس تسميات حالات التقسيمات الهيكلية (الملحق رقم 26).
المنظمات - مصادر الحصول على أرشيفات الدولة (البلدية) ، مرة كل خمس سنوات ، تنسق تسمية الحالات مع CEC (EC) للمنظمة وتقدمها للموافقة عليها من قبل EPC ذات الصلة أو أرشيف الدولة (البلدية) ، وفقًا مع الصلاحيات الممنوحة لها. المنظمات التي لا تنشئ أنشطتها وثائق من صندوق المحفوظات التابع للاتحاد الروسي توافق على تسمية القضايا من تلقاء نفسها.
تحدد القواعد النظام تمرينلنقلها إلى أرشيف تنظيم المستندات الإلكترونية. على وجه الخصوص ، يتم توفير قوائم جرد منفصلة لوحدات تخزين المستندات الإلكترونية للتخزين الدائم ، وفترات تخزين مؤقتة (أكثر من 10 سنوات) ، بما في ذلك. من قبل الأفراد. ترد أشكال قوائم الجرد للحالات الإلكترونية ، كما قلنا من قبل ، في الملحقين رقم 17 و 18 للقواعد الجديدة.
القسم الخامس.تنظيم استخدام وثائق صندوق المحفوظات للاتحاد الروسي والوثائق الأرشيفية الأخرى الخاصة بالمنظمة
يحدد هذا القسم القواعد المتعلقة بتنظيم استخدام وثائق صندوق المحفوظات للاتحاد الروسي والوثائق الأرشيفية الأخرى الخاصة بالمنظمة. الأحكام الرئيسية للقواعد في هذا الجزء هي كما يلي:
ملحوظة
تحدد القواعد الجديدة أشكال استخدام وثائق الأرشيف. أهمها:
دعم المعلومات لموظفي المنظمة ؛
تنفيذ طلبات المستخدم ، بما في ذلك. استفسارات المواطنين ذات الطبيعة الاجتماعية والقانونية ؛
إصدار الوثائق والحالات للاستخدام المؤقت ، وتوفير نسخ من الوثائق الأرشيفية بناء على طلب المستخدمين ، بما في ذلك. في شكل مستندات إلكترونية.
يتم إيلاء اهتمام خاص في القواعد الجديدة لتنظيم العمل مع طلبات المستخدمين. مُعرف:
- أنواع الطلبات (الطابع الموضوعي والاجتماعي - القانوني) ؛
- متطلبات طلب كتابي (شكله ، تكوين المعلومات التي يجب أن يتضمنها الطلب) ؛
- إجراءات التعامل مع الطلبات (المواعيد النهائية للتسجيل ، والنظر ، وإعادة توجيه الطلبات غير الأساسية ، وإعداد الردود على طلبات المستخدمين في شكل مرجع أرشيفية ، ومستخرج أرشيفية ونسخة أرشيفية) ؛
- ميزات تنظيم العمل مع الطلبات الواردة عبر الإنترنت.
تحدد القواعد الجديدة الحالات التي قد يرفض فيها الأرشيف إصدار وثائق أرشيفية:
- توافر صندوق للاستخدام ؛
- سيئ الحالة الفيزيائيةمستندات؛
- عدم اجتياز المستندات الوصف العلمي والتصميم الفني (حتى الانتهاء من هذه الأعمال) ؛
- القيود المفروضة على الاستخدام المنصوص عليها في تشريعات الاتحاد الروسي أو الجهة المنشئة للصندوق.
صالقسم الرابع. نقل وثائق المنظمة للتخزين لأرشيف الولاية (البلدي)
يحدد الإجراء الخاص بنقل وثائق المنظمة للتخزين إلى أرشيف الدولة (البلدية). يحدد هذا القسم ما يلي:
- المنظمات - مصادر اقتناء أرشيفات الدولة (البلدية) بعد انتهاء صلاحية التخزين المؤقت لوثائق صندوق المحفوظات للاتحاد الروسي في أرشيف المنظمة نقلها إلى التخزين الدائمإلى أرشيف الولاية (البلدية) المعني وفقًا للقواعد رقم 19 ؛
- دولة و منظمات غير حكومية، التي ليست مصادر لاقتناء أرشيفات الدولة (البلدية) ، يمكنها نقل وثائق صندوق المحفوظات للاتحاد الروسي ، الذي تم تشكيله في أنشطته ، إلى أرشيفات الدولة (البلدية) على أساس الاتفاقات.
تحدد القواعد الجديدة إجراءات نقل المستندات. يشددون على أن المستندات يتم نقلها للتخزين الدائم بطريقة منظمة مع الجهاز المرجعي العلمي المناسب ، ويتم إضفاء الطابع الرسمي على نقل المستندات إلى أرشيف الدولة (البلدية) من خلال قانون قبول ونقل المستندات للتخزين (الملحق رقم 30 ).
القسم السابع. نقل الوثائق أثناء إعادة تنظيم أو تصفية المنظمة ، تغيير رئيس أرشيف المنظمة
يحدد الترتيب نقل الوثائق أثناء إعادة تنظيم أو تصفية المنظمة ، تغيير رئيس أرشيف المنظمة. يحدد هذا القسم أن نقل وثائق المنظمة المصفاة هو مسؤولية اللجنة المشكلة لنقل الشؤون والممتلكات.
في حالة تصفية المنظمات - مصادر الحصول على أرشيف الدولة (البلدية) ، يتم تضمين ممثل عن أرشيف الدولة (البلدية) في لجنة التصفية.
عند تغيير رئيس أرشيف المنظمة (الشخص المسؤول عن أرشيف المنظمة) ، يتم قبول ونقل المستندات من الأرشيف والمحاسبة و جهاز مرجعي علميلهم حسب الفعل.
ملخص
1. القواعد الجديدة معقدة أنظمة، تغطي جميع العمليات الرئيسية التي يقوم بها أرشيف المنظمة:
- تنظيم تخزين الوثائق ،
- أرشفة الوثائق ،
- أرشفة الوثائق
- استخدام الوثائق الأرشيفية.
2. نظرًا لأن هذه القواعد هي وثيقة معيارية ، فمن الممكن أن تكون هناك حاجة في عملية تطبيقها في الممارسة العملية إلى ملحق منهجي للوثيقة (إعداد التوصيات ، القواعد الارشاديةبموجب القواعد ككل أو أقسام منفصلةقواعد).
3. الفرق الأساسي الرئيسي بين القواعد الجديدة والوثائق الأخرى هو أن هذه القواعد هي وثيقة معيارية. القواعد الأساسية لعام 2002 استشارية في طبيعتها ، والقواعد الأساسية لعام 1985 كانت وثيقة تنظيمية ومنهجية. لهذا السبب ، فإن القواعد الجديدة أصغر بكثير من حيث النطاق: فهي تحتوي فقط على تلك الأحكام (القواعد ، المتطلبات) التي يجب تطبيقها في بدون فشل. كل شيء آخر - أي كيفية القيام بذلك - تحت رحمة أمناء المحفوظات.
4. يمكننا القول أن المتطلبات أصبحت أقل. تم تقليل عدد أشكال المستندات الإلزامية. في السابق ، كان هناك أكثر من 40 منها: في القواعد الأساسية رقم 263 - 44 نموذجًا ، في القواعد الأساسية - 48 ، الآن ، في القواعد الجديدة - 30. هذا يعني أن الأرشيفات يمكنها استخدام أشكالها الخاصة إذا لزم الأمر. من الناحية العملية ، كان كذلك.
5. تركز القواعد الجديدة في المقام الأول على المنظمات التي هي مصادر لاقتناء محفوظات الدولة والبلديات ، ولكن هذا لم يتم توضيحه بشكل مباشر في الوثيقة ، لذلك سيكون من الأصح القول إن القواعد موجهة إلى المنظمات التي لديها الأرشيف الخاص.
تمت الموافقة عليها بأمر من الأرشيف الرئيسي لاتحاد الجمهوريات الاشتراكية السوفياتية بتاريخ 5 سبتمبر 1985 برقم 263 (يشار إليها فيما يلي بالقواعد الأساسية لعام 1985). في الواقع ، فقدوا قوتهم بنشر أمر وزارة الثقافة الروسية بتاريخ 31 مارس 2015 رقم 526 ، والذي وافق على القواعد الجديدة التي نأخذها في الاعتبار في المقال.
العمل المكتبي والمكتبقواعد عمل ارشيف المنظمات 2015
إيفجينيا كوزانوفا 15 فبراير 2016 01:58 مساءًمنذ سبتمبر 2015 ، دخل أمر وزارة الثقافة في الاتحاد الروسي بتاريخ 31 مارس 2015 رقم 526 حيز التنفيذ. وافق على "قواعد تنظيم تخزين وحيازة وحساب واستخدام وثائق صندوق المحفوظات التابع للاتحاد الروسي وغيرها من الوثائق الأرشيفية في سلطات الدولة والحكومات والمنظمات المحلية". كذلك في نص المقال ، للإيجاز ، سنسميهم " قواعد عام 2015».
وتجدر الإشارة إلى أنه لم تحدث ثورة في الأرشفة مع نشر قواعد 2015. ما لم تكن القواعد الجديدة أكثر ملاءمة للمستندات الإلكترونية ... نتحدث عن حالة القواعد الجديدة والقديمة للأرشفة في هذه المقالة. يمكنك أيضا تحميل قواعد عمل أرشيف المنظمات 2015 هنا.
لنتذكر كيف كان الأمر قبل دخول الأمر حيز التنفيذ: عملت المنظمات وفقًا لوثيقتين.
أولها القواعد الأساسية لعمل أرشيفات الإدارات (تمت الموافقة عليها بأمر من الأرشيف الرئيسي لاتحاد الجمهوريات الاشتراكية السوفياتية في 5 سبتمبر 1985 N 263). كانت الوثيقة المعيارية الوحيدة (أي الإلزامية) الخاصة بالأرشفة في روسيا حتى 21/9/2015.
تنص رسالة وكالة المحفوظات الفيدرالية بتاريخ 18 سبتمبر 2015 N 2/2133-A على أنه منذ لحظة دخول الأمر رقم 526 حيز التنفيذ ، "لا تخضع القواعد الأساسية لعمل أرشيفات الإدارات للتطبيق". لم يعد بإمكانك استخدامها.
والثاني هو القواعد الأساسية لعمل أرشيفات المنظمات (تمت الموافقة عليها بقرار من كوليجيوم المحفوظات الفيدرالية في 6 فبراير 2002). هذا مستند منهجي (اختياري ، لكنه غني بالمعلومات) لم يقم أحد بإلغائه ، ولكن يمكنك بل وتحتاج إلى استخدامه ، لأنه. في قواعد عام 2015 ، تم ترك العديد من القضايا المتعلقة بالإجراءات العملية لتخزين المستندات في المنظمات وراء الكواليس.
وبالتالي ، فقد تركنا مع وثيقتين عمل: قواعد عام 2015 والقواعد الأساسية. لديهم وضع مختلف تمامًا:
القواعد الأساسية - وثيقة منهجية. ليس من الضروري استخدامه ، على الرغم من أنه في هذه الحالة ، يبدو إنشاء أرشيف في منظمة أمرًا صعبًا للغاية. تتم الموافقة على القواعد الرئيسية فقط بقرار من Collegium of the Rosarchive ، مما يعني أن وضعها أقل بكثير من وضع القواعد -2015.
قم بتنزيل قواعد تنظيم التخزين والاقتناء والمحاسبة واستخدام وثائق صندوق المحفوظات التابع للاتحاد الروسي والوثائق الأرشيفية الأخرى في سلطات الدولة والحكومات والمنظمات المحلية (PDF ، 4.02 ميجا بايت).
العمل المكتبي والمكتبقواعد عمل ارشيف المنظمات 2015
إيفجينيا كوزانوفا 15 فبراير 2016 01:58 مساءًمنذ سبتمبر 2015 ، دخل أمر وزارة الثقافة في الاتحاد الروسي بتاريخ 31 مارس 2015 رقم 526 حيز التنفيذ. وافق على "قواعد تنظيم تخزين وحيازة وحساب واستخدام وثائق صندوق المحفوظات التابع للاتحاد الروسي وغيرها من الوثائق الأرشيفية في سلطات الدولة والحكومات والمنظمات المحلية". كذلك في نص المقال ، للإيجاز ، سنسميهم " قواعد عام 2015».
وتجدر الإشارة إلى أنه لم تحدث ثورة في الأرشفة مع نشر قواعد 2015. ما لم تكن القواعد الجديدة أكثر ملاءمة للمستندات الإلكترونية ... نتحدث عن حالة القواعد الجديدة والقديمة للأرشفة في هذه المقالة. يمكنك أيضا تحميل قواعد عمل أرشيف المنظمات 2015 هنا.
لنتذكر كيف كان الأمر قبل دخول الأمر حيز التنفيذ: عملت المنظمات وفقًا لوثيقتين.
أولها القواعد الأساسية لعمل أرشيفات الإدارات (تمت الموافقة عليها بأمر من الأرشيف الرئيسي لاتحاد الجمهوريات الاشتراكية السوفياتية في 5 سبتمبر 1985 N 263). كانت الوثيقة المعيارية الوحيدة (أي الإلزامية) الخاصة بالأرشفة في روسيا حتى 21/9/2015.
تنص رسالة وكالة المحفوظات الفيدرالية بتاريخ 18 سبتمبر 2015 N 2/2133-A على أنه منذ لحظة دخول الأمر رقم 526 حيز التنفيذ ، "لا تخضع القواعد الأساسية لعمل أرشيفات الإدارات للتطبيق". لم يعد بإمكانك استخدامها.
والثاني هو القواعد الأساسية لعمل أرشيفات المنظمات (تمت الموافقة عليها بقرار من كوليجيوم المحفوظات الفيدرالية في 6 فبراير 2002). هذا مستند منهجي (اختياري ، لكنه غني بالمعلومات) لم يقم أحد بإلغائه ، ولكن يمكنك بل وتحتاج إلى استخدامه ، لأنه. في قواعد عام 2015 ، تم ترك العديد من القضايا المتعلقة بالإجراءات العملية لتخزين المستندات في المنظمات وراء الكواليس.
وبالتالي ، فقد تركنا مع وثيقتين عمل: قواعد عام 2015 والقواعد الأساسية. لديهم وضع مختلف تمامًا:
القواعد الأساسية - وثيقة منهجية. ليس من الضروري استخدامه ، على الرغم من أنه في هذه الحالة ، يبدو إنشاء أرشيف في منظمة أمرًا صعبًا للغاية. تتم الموافقة على القواعد الرئيسية فقط بقرار من Collegium of the Rosarchive ، مما يعني أن وضعها أقل بكثير من وضع القواعد -2015.
قم بتنزيل قواعد تنظيم التخزين والاقتناء والمحاسبة واستخدام وثائق صندوق المحفوظات التابع للاتحاد الروسي والوثائق الأرشيفية الأخرى في سلطات الدولة والحكومات والمنظمات المحلية (PDF ، 4.02 ميجا بايت).