يتم تشكيل فئة خاصة من الحالات في أنشطة كل منظمة - الحالات التخزين الدائم. سنخبرك في هذه المقالة بكيفية إضفاء الطابع الرسمي على مثل هذه الحالات لنقلها إلى الأرشيف.

باستمرار - كم هذا؟

يتم تحديد فترات تخزين المستندات من خلال قوائم قياسية:

• قائمة الوثائق الأرشيفية الإدارية القياسية التي تم إنشاؤها في عملية النشاط وكالات الحكومةالأعضاء حكومة محليةوالمنظمات، مع الإشارة إلى فترات التخزين (تمت الموافقة عليها بأمر من وزارة الثقافة الروسية بتاريخ 25 أغسطس 2010 رقم 558، بصيغته المعدلة في 16 فبراير 2016؛ والمشار إليها فيما يلي بقائمة 2010)؛
• قائمة الوثائق الأرشيفية القياسية التي تم إنشاؤها في المجالات العلمية والتقنية والصناعية أنشطة المنظمات، مع الإشارة إلى فترات التخزين (تمت الموافقة عليها بأمر من وزارة الثقافة الروسية بتاريخ 31 يوليو 2007 رقم 1182 بصيغته المعدلة في 28 أبريل 2011؛ ​​والمشار إليها فيما يلي بقائمة 2007).

يمكن أيضًا تحديد فترة تخزين المستندات في لوائح الصناعة. الوثائق التنظيمية. وفي هذه الحالة يمكن استبدال كلمة "بشكل دائم" بمرادف، على سبيل المثال، "إلى أجل غير مسمى".

• إذا لم تكن المنظمة هي مصدر اقتناء أرشيف الدولة.

يحتوي العمود 3 "فترة تخزين المستندات" من قائمة 2010 على حاشية سفلية<*>، الذي ينص على أن فترة تخزين الوثائق "بشكل دائم" (بريديًا) في المنظمات التي ليست مصادر للحصول على أرشيفات الدولة والبلدية لا يمكن أن تقل عن عشر سنوات. إنه على وشكفقط فيما يتعلق بالوثائق التي تم تحديد فترات تخزينها في قائمة 2010.

وبالتالي، إذا لم تكن المنظمة هي مصدر الحصول على أرشيف الدولة (البلدية)، فيجب عليها تخزين المستندات بفترة "دائمة" لا تقل عن 10 سنوات، ومن ثم يكون لها الحرية في تدميرها كالمعتاد، إلى جانب الملفات التي تم الاحتفاظ بها. انتهت صلاحيتها بحلول ذلك الوقت. وفي الوقت نفسه، يُنصح بتحديد فترة تخزين دنيا لهذه المستندات في تعليمات العمل المكتبي أو في اللوائح المحلية الأخرى المتعلقة بتخزين المستندات. على سبيل المثال:

نظرًا لأن الشركة ليست منظمة تشكل مصدرًا للحصول على أرشيفات الدولة (البلدية)، فإن فترة التخزين "الدائمة" لوثائق الإدارة هي 10 سنوات.

ملحوظة

ولا تحتوي قائمة 2007 على أي من هذه الحواشي أو التعليمات الصادرة بأي طريقة أخرى. لذلك، إذا كانت وثيقة ما وفقًا لقائمة 2007 تتمتع بفترة صلاحية "دائمة"، فهذا يعني تخزينها طوال وجود المنظمة.

• إذا كانت المنظمة هي مصدر الحصول على أرشيف الدولة،ثم تعني مدة الصلاحية "بشكل دائم" "لوجود المنظمة بالكامل". إذا كان للمنظمة التي تمت تصفيتها خلف، فإن "بشكل دائم" سوف يستمر طالما أن المنظمة الخلف موجودة. إذا تمت تصفية منظمة دون خلفاء، يقوم أرشيف الدولة الذي تنتمي إليه بإجراء فحص لقيمة المستندات ذات مدة صلاحية دائمة ويخزن تلك المستندات التي يعتبرها مفيدة. قد يتم تدمير المستندات التي لا تهم الأرشيف.

نقوم بتشكيل وتنظيم القضايا والمستندات

ملامح تشكيل الحالة

يبدأ إعداد الملف للتخزين قبل فترة طويلة من اكتمال المستند في العمل المكتبي. يتم تنفيذ جميع عمليات DOE بشكل تسلسلي ومترابطة.

ملحوظة

بالفعل في مرحلة القبول وثيقة واردةأو إنشاء مستند صادر، عليك أن تفهم في أي حالة سيتم وضع المستند وما هي ميزات تكوين هذه الحالة.

على سبيل المثال، ينبغي أن تؤخذ أوامر الأنشطة الأساسية في الاعتبار وأن يتم تشكيلها بشكل منفصل تمامًا عن أوامر الأنشطة شؤون الموظفين. والعكس هو الحال في كثير من الأحيان مع المنظمات الصغيرة، حيث يجمع السكرتير بين وظائف كاتب وضابط شؤون الموظفين. قبل إرسال مثل هذا الملف المركب للتخزين، سيتعين عليك حله، وهذا عمل إضافي.

أما المراسلات فيجب أن تكون وفق مبدأ "الطلب - الرد"، حيث يتم تقديم كل رسالة واردة أو مرسلة حسب سؤالها، وليس حسب نوعها (واردة أو صادرة). يجب أن يتم ذلك على الفور، وإلا، عندما يحين وقت إرسال الملفات للتخزين، سيقضي السكرتير قدرًا كبيرًا من الوقت في إنشاء سجل للمراسلات.

طرق تنظيم المستندات

يمكن تنظيم المستندات الموجودة في الملف:

• زمنيا،أي بحسب زمن الخلق. كقاعدة عامة، في مثل هذه الحالات، يتم ترتيب المستندات بدقة وفقًا لـ أرقام التسجيل، على سبيل المثال:

	رقم صحيفة الحالة (المجلد)
أمر بتاريخ 12 يناير 2015 رقم 1
أمر بتاريخ 13 يناير 2015 رقم 2
أمر بتاريخ 13 يناير 2015 رقم 3
أمر بتاريخ 16 يناير 2015 رقم 4
أمر بتاريخ 19 يناير 2015 رقم 5

• أبجديا- على سبيل المثال أسماء أو أسماء المشاريع:

• الطريقة المجمعة- أولاً يتم ترتيب الوثائق ترتيباً أبجدياً، ثم ترتيباً زمنياً أيضاً، على سبيل المثال:

الوثيقة وبيانات تسجيلها	رقم صحيفة الحالة (المجلد)
المراسلات مع شركة أسترا LLC
ورقة فاصلة
المرجع. رقم 53 من 14/01/2015
في. رقم 243 من 16/01/2015
المرجع. رقم 105 بتاريخ 23/01/2015
في. رقم 341 من 28/01/2015
المراسلات مع شركة Vasilek LLC
ورقة فاصلة
في. رقم 14 من 12/01/2015
المرجع. رقم 18 من 13/01/2015
في. رقم 201 من 15/01/2015

يتم فصل المستندات المقسمة إلى كتل أبجدية عن بعضها البعض، على سبيل المثال، بفواصل ملونة. هذا أمر اختياري، ولكنه يجعل العمل مع وحدة التخزين أسهل بكثير. عند ترقيم الأوراق، يتم ترقيم الفواصل بالترتيب العام.

وبالتالي، بحلول الوقت الذي يتم فيه تقديم الملفات للتخزين، سيتم بالفعل تشكيل المستندات بشكل صحيح في ملفات، وسيتم تنظيم الملفات داخل الملفات.

نقوم بإعداد المستندات للتسجيل

• نقوم بإزالة الأشياء غير الضرورية.على الأرجح، حتى الآن تم الاحتفاظ بالوثائق في مجلدات المسجلين. من السابق لأوانه إزالة المستندات منهم. للبدء، دعونا نلقي نظرة على كل مجلد ونزيل منه المسودات والنسخ المزدوجة (المتكررة) من المستندات وأوراق الملاحظات ومن المستندات نفسها - مشابك الورق والدباسات.
• نحن نقسم الأشياء إلى مجلدات.في هذه المرحلة، نحدد عدد مجلدات القضية التي ستنتهي وأفضل طريقة لتقسيم المستندات إلى مجلدات: حسب الشهر، حسب عدد الأوراق، حسب الأطراف المقابلة، حسب أسماء العائلة، وما إلى ذلك. وفقًا للفقرة 4.20 من قواعد تنظيم تخزين واقتناء وتسجيل واستخدام وثائق صندوق المحفوظات الاتحاد الروسيوغيرها من الوثائق في السلطات سلطة الدولةوالهيئات والمنظمات الحكومية المحلية (تمت الموافقة عليها بأمر من وزارة الثقافة الروسية بتاريخ 31 مارس 2015 رقم 526؛ والمشار إليها فيما بعد بقواعد 2015) يجب أن يحتوي كل ملف على ما لا يزيد عن 250 ورقة.

ليس من الضروري على الإطلاق التوصل إلى نظام معين لتقسيم المستندات إلى مجلدات، يكفي اتباع هذه القاعدة. يتيح لك التوزيع الموحد للأوراق، أولاً، إنشاء مجلدات متساوية تقريبًا في السماكة، وثانيًا، يسهل البحث عن المستندات في الملف. وبالتالي، إذا كان الملف يحتوي على 300 ورقة تقريبًا، فمن الأفضل إنشاء مجلدين كل منهما 150 ورقة، بدلاً من 250 و50.

ثم نقوم بإزالة المستندات بعناية من المجلدات، وتوزيعها في مجلدات والبدء في معالجتها للتخزين.

نحن نحفظ الحالات للتخزين

اعتمادًا على فترة التخزين، يمكن معالجة الحالات جزئيًا أو كليًا. جميع الملفات المفتوحة في المؤسسة والتي تزيد مدة تخزينها عن 5 سنوات يتم توثيقها بشكل جزئي، باستثناء ملفات الموظفين. تخضع الحالات التالية للتسجيل الكامل للتخزين، وفقًا لقواعد 2015:

• مدة الصلاحية الدائمة
• فترة تخزين مؤقتة (أكثر من 10 سنوات)؛
• وثائق الموظفين ( الجميع، بما في ذلك تلك التي لها مدة صلاحية مدتها خمس سنوات).

مراحل تصميم كل مجلد.يتم التسجيل الكامل لكل وحدة تخزين لحالة التخزين بالترتيب التالي:

1) ترقيم أوراق الحالة؛

2) إجراء جرد داخلي للحالة؛

3) إعداد ورقة الأدلة للقضية؛

4) حفظ أو ربط وثائق القضية؛

5) تصميم الغلاف (صفحة العنوان).

المرحلة الأولى: ترقيم أوراق المجلدات

إذا تم ترقيم المستندات مسبقًا من قبل شخص ما في نفس الزاوية اليمنى العليا ولم يتطابق الترقيم الجديد مع الرقم القديم، فقم بشطب الرقم القديم واكتب رقمًا جديدًا بجانبه. الأرقام الموضوعة في أجزاء أخرى من الورقة لا تحتاج إلى تصحيح. إذا كان المجلد يتضمن كتيبًا بترقيم الصفحات الخاص به، فإن كل ورقة، بما في ذلك الغلاف، تتلقى رقمًا خاصًا بها بالترتيب العام.

يمكن أن يحتوي كل مجلد مرقم على ملصق بالمعلومات التالية:

• العدد الإجمالي للأوراق
• الأرقام المفقودة؛
• أرقام الحروف.

ستكون هذه المعلومات مفيدة لنا بعد ذلك بقليل عند إعداد وثيقة تثبت الحالة.

إذا كان هناك العديد من الأرقام المفقودة والمكتوبة في المجلد، فيجب أخذها في الاعتبار عند حساب عدد الأوراق. على سبيل المثال، إذا كان هناك 100 ورقة من الأرقام في المجلد، ولكن هناك ثلاثة أرقام مفقودة وحرفين، فسيكون إجمالي عدد الأوراق في المجلد 99 (100 - 3 +2).

لا تذكر قواعد 2015 شيئًا عن عدد التصحيحات في ترقيم المجلدات. من الواضح أنه إذا كان هناك الكثير من الأخطاء، فمن الأفضل إعادة ترقيم الأوراق. ومع ذلك، ما هو المعنى الذي يبدأ به هذا "الكثير" غير معروف. في هذه الحالة، نوصيك بالتعرف على البند 75 من قواعد عمل مكتب التوثيق (الذي تمت الموافقة عليه بقرار مجلس FNP المؤرخ 17 ديسمبر 2012، بأمر من وزارة العدل الروسية بتاريخ 16 أبريل 2014 لا). 78):

اِستِخلاص

من قواعد العمل بمكتب التوثيق

75. […] إذا حدث أكثر من 5 أخطاء عند ترقيم أوراق القضية (المجلد)، يتم ترقيم أوراق الحالة (المجلد) مرة أخرى.

هذه القاعدة ليست ضرورية ل العمل المكتبي العامولكنه على الأقل يعطي فكرة عن عدد الأخطاء التي من الأفضل إعادة ترقيمها.

المرحلة الثانية: تجميع الجرد الداخلي للحجم

ليس من الضروري دائمًا إنشاء مخزون داخلي لمستندات المجلد. دعنا نقتبس قواعد 2015:

اِستِخلاص

من قواعد تنظيم تخزين واقتناء وتسجيل واستخدام وثائق صندوق المحفوظات في الاتحاد الروسي

وغيرها من الوثائق في الهيئات الحكومية والحكومات والمنظمات المحلية

4.30. للمحاسبة الوثيقة فئات معينةالقضايا الورقية (الشخصية، ملفات المحكمة، مواد القضايا الجنائية، قضايا منح الدرجات العلمية ومنح الألقاب الأكاديمية، القضايا المتعلقة بإصدار شهادات حقوق التأليف والنشر واختراعات براءات الاختراع)، يتم تجميع جرد داخلي لوثائق القضية.

المخزون الداخلي هو نوع من جدول محتويات المجلد.

يمكن للسكرتير، إذا لزم الأمر، إنشاء جرد داخلي لفئات أخرى من الحالات. وإليك ما يقولونه عن هذا: القواعد الأساسية لعمل أرشيفات المنظمات (تمت الموافقة عليها بقرار مجلس إدارة روسارخيف بتاريخ 02/06/2002):

اِستِخلاص

من القواعد الأساسية لتشغيل الأرشيف التنظيمي

3.6.17. يتم تجميع جرد داخلي لوثائق الحالة لتسجيل وثائق التخزين الدائم والمؤقت (أكثر من 10 سنوات)، والتي يكون تسجيلها بسبب تفاصيل هذه الوثائق (خاصة القضايا القيمة، والشخصية، والقضائية، والتحقيقية، وما إلى ذلك)، كما وكذلك لتسجيل حالات التخزين الدائم والمؤقت (أكثر من 10 سنوات)، والتي يتم تشكيلها وفقًا لأنواع المستندات، والتي لا تكشف عناوينها عن المحتوى المحدد للوثيقة.

وبالتالي، من الممكن إجراء جرد داخلي مع أوامر النشاط الرئيسي (خاصة إذا تم انتهاك الترقيم فيه بسبب التنظيم غير الصحيح)، وكذلك مع المراسلات، إذا كان هذا سيسهل استخدام المجلدات.

ويرد نموذج الجرد الداخلي في قواعد 2015 (الملحق رقم 27). يحتوي المخزون على ترقيم خاص للأوراق، والذي يمكن إدخاله تلقائيًا في مرحلة إنشاء مستند في برنامج MS Word (مثال 1).

المرحلة الثالثة: نقوم بإعداد وثيقة تثبت الحالة

يتم إعداد ورقة شهادة لكل مجلد من القضية. ويرد شكل الورقة أيضًا في قواعد 2015 (الملحق رقم 8). من السهل ملؤها: فنحن نعرف بالفعل عدد الأوراق الموجودة في كل مجلد، بالإضافة إلى عدد الأرقام المفقودة والحروف الموجودة بينها. بخصوص "المميزات" حالة فيزيائية"، فنحن نتحدث عن:

• عن الأوراق الممزقة؛
• صفائح لاصقة
• الكتيبات والوثائق المجلدة والمختومة المدرجة في المجلد؛
• أوراق ذات تنسيق أكبر من معظم المجلدات، وغيرها من المستندات غير القياسية لهذا المجلد (المثال 2).

المرحلة الرابعة: خياطة الحجم

• اختيار الغطاء.يتم وضع المستندات ذات مدة الصلاحية الدائمة في أغلفة من الورق المقوى مصممة خصيصًا لمستندات التخزين الدائمة (الشكل 1). من الأسهل العثور عليها على مواقع المتاجر عبر الإنترنت، وليس في متاجر البيع بالتجزئة - المنتج ليس هو الأكثر شعبية، لذلك غالبًا ما ينسى الناس وضعه على المنضدة.

يتم استكمال غلاف الورق المقوى بعمود فقري عريض مرن بطبقة لاصقة. يحتوي الغطاءان العلوي والسفلي على تجعد بمسافة بادئة تبلغ 25 مم من الحافة اليسرى، مما يسمح لك بتصفح العلبة مثل الكتاب ونسخ الأوراق دون صعوبة.

يشبه المجلد المزين بهذا الغلاف كتابًا عاديًا، ولكن بحجم كبير فقط. يمكن وضع المجلدات المصممة بهذه الطريقة عموديًا على الرف دون الخوف من انحناءها وسحق المحتويات.

• صنع الغطاء.إذا رأت الإدارة أن الأمر مكلف للغاية، فسيتعين على السكرتير أن يلتقط المقص والكرتون ويصنع الأغطية بنفسه. ومع ذلك، لا يمكنك صنع أغلفة لائقة إلا إذا تمكنت من العثور على ورق مقوى عالي الجودة، مقطع إلى أوراق تساوي أو أكبر قليلاً من A4. لن يأتي شيء جيد من "إبداع الأطفال" المعتاد.

لصنع غلافك الخاص، ستحتاج إلى ورق مقوى، وورقة من فينيل الفينيل (مادة ورقية متينة ومقاومة للماء) وشريط لاصق على الوجهين.

مبدأ خياطة الأغطية المشتراة والأغطية محلية الصنع هو نفسه:

1. ضع الغطاء السفلي والمستندات والغطاء العلوي معًا، ثم قم بثقب وخياطة الغلاف.

2. لف المادة الناعمة (إذا كنت تصنعها بنفسك، شريط من الفينيل) أسفل الغطاء السفلي وألصق الشريط بإحكام في الأسفل (الشكل 2).

نتيجة ل غطاء محلي الصنعسوف تبدو هي نفسها تقريبا كما في الشكل. 3.

• نحن نستخدم لكمة ثقب.نظرًا لأنه يتم خياطة المستندات في 4 ثقوب، فمن الأفضل استخدام ثقوب خاصة لأربعة ثقوب، والتي تثقب مجموعة من المستندات من 150 إلى 300 ورقة في المرة الواحدة (الشكل 4، 5).

يمكنك أيضًا استخدام ثقب عادي لعشر أوراق ذات فتحتين، لكن سيتعين عليك ثقب هذه الأوراق العشر مرتين. يجب أن تكون المسافة بين الثقوب الأربعة 8 سم (حسب
مع التوصيات GOST 17914-72 "أغطية العلبة شروط لأجل طويلتخزين تحديد")، لذا يجب ضبط العداد على "888".

قبل عمل ثقوب في المجلد، تحتاج إلى ترتيب مستندات الحالة بالترتيب التالي:

1) الجرد الداخلي (إذا تم إنشاؤه)؛

2) وثائق القضية؛

3) ورقة الشهادة.

• نختار إبرة وخيط.إبرة الخياطة صغيرة جدًا، فمن الأفضل استخدام إبرة الكيس (ما يسمى بـ "الغجر") - طويلة (حوالي 12 سم) وذات عين واسعة. ستحتاج إلى خيط قوي، لكن يمكنك طيه عدة مرات باستخدام الخيط العادي. يمكنك أيضًا الخياطة باستخدام خيوط البنك، لكن ليس من السهل ربطها حتى بإبرة "غجرية".

يبلغ طول الخيط للتوم القياسي حوالي متر واحد. من الأفضل تحديد الطول الأمثل لنفسك بشكل تجريبي - بالفعل في المجلد الثالث الذي ستخيطه، سيتضح مقدار الحاجة إليه. ليست هناك حاجة لربط عقدة في نهاية الخيط، كما هو الحال مع الخياطة العادية - ستظل الأطراف مقطوعة إلى الطول الأمثل. إذا تم ثقب الحجم (الثقب والحفر) بعناية، فلن تكون هناك مشاكل في الخيوط، لأن قطر الإبرة أصغر بكثير من قطر الثقب من المثقاب أو الثقب.

يظهر اتجاه الإبرة والخيط عند خياطة المجلد في الشكل 6.

بعد سحب طرفي الخيط من الجزء الخلفي للمجلد، يتم ربطهما (ليس بإحكام، بحيث لا يمكن فتح المجلد فحسب، بل أيضًا، إذا لزم الأمر، عمل نسخة من أي مستند، ولكن أيضًا ليس بشكل فضفاض ، حتى لا "تمشي" أوراق الملف) ويتم ختانها.

ملحوظة:بشكل عام و إدارة سجلات الموظفينليست هناك حاجة لإخراج أطراف الخيوط من داخل الغطاء وربطها بملصق شهادة. يتم قطع الأطراف وإخفائها تحت الغطاء إن أمكن. إذا لم يكن هناك غطاء، يتم عرضها ببساطة من الداخل دون أي تلاعب إضافي.

المرحلة الخامسة: تصميم صفحة العنوان (الغلاف) للمجلد

ويرد شكل صفحة عنوان القضية في قواعد 2015 (الملحق رقم 28). ملء ذلك عادة لا يسبب أي صعوبات. فقط تذكر أن السطر العلوي من الغلاف "اسم أرشيف الولاية (البلدية)" يظل فارغًا. إذا وصلت القضية إلى أرشيفات الدولة، فسيقوم موظفوها بملء هذا السطر بأنفسهم.

في الزاوية اليسرى السفلية من صفحة العنوان، تم تثبيت رمز الأرشيف الخاص بالحالة: رقم الصندوق ورقم المخزون ورقم وحدة التخزين هذه وفقًا للمخزون (مثال 3).

نحن نلصق صفحة العنوان على غلاف المجلد. من الأفضل استخدام غراء PVA، ولكن بعد ذلك يجب وضع العلبة على الفور تحت الضغط لعدة ساعات، وإلا فإن صفحة العنوان سوف تلتصق بشكل غير متساوٍ وتتجعد في بعض الأماكن. أقل المواد المناسبة لذلك هي أعواد الغراء (سينزع الغطاء بعد بضع ساعات) والغراء المكتبي (سائل جدًا وسيؤدي إلى إتلاف صفحة العنوان بحيث لا يمكن لأي مطبعة حفظها). طباعة الأغطية على صفائح ذات طبقة لاصقة مكلفة وغير فعالة: "الطبقة اللاصقة" عليها مشروطة، ويمكن إزالة الغطاء بحركة يد واحدة.

لذلك، فإن خوارزمية معالجة المستندات للتخزين الدائم هي كما يلي:

ما يجب شراؤه في الأرشيف

مجموعة القرطاسية الخاصة بالأرشيف المعروضة في المتاجر صغيرة، ولكن يمكنك اختيار شيء ما.

• آلات التجليد الأرشيفي.يتم تثبيت حجم العلبة فيها وحفرها. يمكن أن تكون الماكينة يدوية (لإجراء الحفر تحتاج إلى تدوير مقبض خاص، الشكل 7) أو كهربائية (يبدأ المثقاب بالضغط على الزر، الشكل 8). لدى الخبراء آراء مختلفة حول هذه الآلات: البعض يعتبرها مريحة، والبعض الآخر - العكس تماما. لكن الثقب المثقوب بثقب يبدو بالتأكيد أكثر سلاسة ودقة من الثقب الذي يتم حفره بواسطة آلة.

• صندوق تخزين.يمكن ببساطة وضع الكميات النهائية على الرف، أو يمكن تعبئتها بشكل إضافي في الصناديق. هناك أنواع عديدة من الصناديق. نلاحظ، على سبيل المثال، صندوقًا به أربطة يتم فيها وضع عدة مجلدات مقيدة من الحالات (الشكل 9).

يمكن أيضًا العثور على صناديق كبيرة ذات غطاء مفصلي للبيع (الشكل 10). يمكن لمثل هذا الصندوق أن يتسع لـ 10 مجلدات أو أكثر.

من السهل الحصول على الحجم أو الحزمة المطلوبة من الصناديق ذات الغطاء المفصلي دون إزالة الصندوق من الرف. تحتوي بعض الصناديق أيضًا على أقواس تثبيت خاصة، مما يسمح لك بتوصيل الصناديق لتشكيل حامل (الشكل 11).

يتم تخزين جميع مستندات الشركة تقريبًا في قسم المحاسبة، ويوجد المزيد والمزيد من الأوراق كل يوم. حتى لا يضيع "الابتدائي" ويتمكن المحاسب من العثور عليه في غضون دقائق ملفات مطلوبه، فأنت بحاجة إلى تنظيم نظام تخزين الورق الخاص بك بشكل صحيح. استعد لطلب مجلدات مختلفة السماكة والإشارات المرجعية لهم حتى لا تضيع في جبال من المستندات.

ماذا وأين لتخزين

لا ينظم التشريع إجراءات تقديم المستندات، لذلك يمكن للشركة تطوير نظام تخزين بشكل مستقل بناءً على تفاصيل أنشطتها وخصائص تدفق المستندات وعدد الأوراق المخزنة. كقاعدة عامة، تعمل معظم الشركات بالمستندات التالية: الأوراق النقدية، وكشوفات الحساب البنكية، والفواتير، والفواتير، ومستندات الرواتب. دعونا نلقي نظرة على كيفية تخزينها بشكل أكثر ملاءمة.

لكل نوع من المستندات تحتاج إلى إنشاء مجلد منفصل. كقاعدة عامة، يتم تقديم الأوراق إما حسب تاريخ قبولها للمحاسبة أو حسب الترتيب الأبجدي. على سبيل المثال، يتم تخزين كشوفات الحساب البنكية في مجلدات في قسم المحاسبة بترتيب التقويم، وعلى سبيل المثال، العقود حسب الحرف الأول من اسم الطرف المقابل. ومع ذلك، يمكن للمحاسب أن يأتي بإجراءاته الخاصة. الشيء الرئيسي هو عدم فقدان المستندات ويمكن العثور عليها بسهولة.

يجب توقيع كل مجلد مستندات، على سبيل المثال:

جمعية ذات مسؤولية محدودة "سولنيشكو"

الفواتير المستلمة

الربع الثالث 2014

في "العمود الفقري" للمجلد الموجود في قسم المحاسبة، لا تشير فقط إلى المستندات المخزنة فيه، ولكن أيضًا إلى الفترة التي تتعلق بها. في هذه الحالة، لن تتمكن أنت فقط، ولكن أيضًا أي موظف آخر في الشركة، من العثور بسهولة على المستند المطلوب أو تقديم المستند المستلم. ستتمكن أيضًا من التنقل بين الأوراق من السنوات السابقة التي يجب أرشفتها والأوراق التي يجب التخلص منها بالكامل. للراحة، يتم إنشاء مجلد جديد من بداية العام، وإذا كان هناك الكثير من المستندات، فمن بداية الربع والشهر وما إلى ذلك.

دعونا نلقي نظرة على كيفية حفظ المستندات في المجلدات. يمكنك استخدام هذا الطلب أو تطوير أمر خاص بك.

المستندات النقدية

يتم تخزينها بسهولة في مجلدات بتنسيق A5. أوراق دفتر النقدية وتقرير أمين الصندوق مرقمة، لذا يجب عليك وضع أقدم مستند أعلى المجلد ثم وضع الأوراق الجديدة تحته. ضع تقرير أمين الصندوق لليوم وسجل تحته الإيصالات والنفقات بالترتيب المبين في تقرير أمين الصندوق. اجمع أوراق دفاتر النقدية بشكل منفصل. اعتمادا على الكمية المستندات النقديةيمكنك إنشاء مجلد واحد للعام بأكمله لتقرير أمين الصندوق ودفتر النقدية. لتجنب الارتباك حول المستندات الموجودة، يمكنك وضع فاصل بينهما. يمكنك أيضًا لصق حساب الحد النقدي في هذا المجلد.

إذا كانت شركتك تصدر أموالاً على الحساب في كثير من الأحيان، فيمكنك إنشاء مجلد منفصل لتقارير النفقات. إذا حدثت مثل هذه المعاملات 1-2 مرات في السنة، فيمكن تثبيت البيانات والتقارير في تقرير أمين الصندوق.

البيانات المصرفية

يتم الحصول على بيانات الشركة الأصلية من البنك بالإضافة إلى أوامر الدفع والأوامر والمستندات المصرفية الأخرى. وضعها في مجلدات حسب التاريخ. بموجب أوامر الدفع، يجب عليك تحديد الفواتير التي تم الدفع مقابلها. نظرا لأن الكثير من الأوراق يتم إرفاقها عادة ببيان واحد، من أجل التنقل بسرعة حسب التواريخ، يمكنك شراء فواصل بالأرقام.

الفواتير والأفعال والفواتير

يجب إنشاء مجلدات منفصلة للمستندات المستلمة والصادرة. تفضل بعض الشركات تخزين الأفعال والفواتير معًا، بينما تفضل شركات أخرى تخزينها بشكل منفصل. إذا كنت تعمل في التجارة والخدمات، فسيكون من الملائم أكثر تخزين المستندات في مجلدات مختلفة. ويجب أيضًا تقديم الفواتير في مجلدات منفصلة، ​​خاصة إذا كانت الشركة من دافعي ضريبة القيمة المضافة.

وأيضًا، غالبًا ما يتم التلاعب بالمجلدات بسجلات المستندات التي تحتوي عليها. يمكن طباعتها من معظم برامج المحاسبة. باستخدام هذه السجلات، من السهل التحقق مما إذا كانت جميع المستندات في مكانها الصحيح.

يمكنك أيضًا إرفاق دفاتر يومية للفواتير الواردة والصادرة، بالإضافة إلى دفاتر المشتريات ودفاتر المبيعات بالفواتير. ومع ذلك، إذا كان لدى شركتك تدفق كبير للمستندات، فيمكن تخزين هذه المجلات والكتب بشكل منفصل.

وثائق الراتب

يجب إنشاء ملف شخصي لكل موظف في الشركة. للقيام بذلك، يمكنك شراء مجلدات رفيعة أو استخدام المقسمات لتخصيص مساحة في مجلد سميك لمستندات كل موظف. عقد العمل، نسخ من المستندات المقدمة من الموظف عند التوظيف، وبعد الفصل - يتم حفظ نسخة من دفتر سجل العمل في الملف الشخصي. يمكنك أيضًا تقديم طلبات وأوامر التوظيف والإجازات والفصل وما إلى ذلك في ملفك الشخصي.

غالبًا ما يتم جمع الطلبات والأوامر في مجلد منفصل حسب الشهر. يتم أيضًا حفظ جداول العمل ووثائق حساب الراتب وما إلى ذلك هناك.

وميض أم لا وميض؟

لمنع فقدان المستندات، في نهاية العام، تفضل بعض المؤسسات ربط المستندات في مجلدات. بهذه الطريقة لن يتفككوا حتى لو قمت بإسقاط المجلد. هذا يفعل كما يلي:

1. يتم وضع المستندات في غلاف صلب. يتم ثقبها على الجانب الأيسر من الهامش.
2. يتم تمرير خيط أو شريط سميك من خلال الثقوب ويتم ربطه بعقدة في الخلف. في هذه الحالة، يجب أن تكون الأطراف الحرة 5 سم على الأقل.
3. يتم لصق الورق بقياس 4 × 5 سم تقريبًا على العقدة.
4. ومكتوب في أعلى الورقة عبارة "مربوطة ومرقمة... أوراق". يتم لصق ختم المنظمة وتوقيع الشخص المسؤول.

هذا الإجراء اختياري. لذلك، يمكنك الموافقة بشكل مستقل على ترتيب خياطة المستندات الفردية أو عدم تركيبها على الإطلاق (في هذه الحالة، يمكنك دائمًا إزالة المستند أو استبداله). الاستثناءات الوحيدة هي تلك المستندات التي يجب ربطها وفقًا لمتطلبات القانون (على سبيل المثال، دفاتر الشراء ودفاتر المبيعات المجمعة على الوسائط الورقية، يجب أن تكون مربوطة).

حول البريد الوارد وثائق المصدريستطيع .

بشأن تخزين الوثائق في الأرشيف.

لتقديم المستندات للموظفين

للتخزين في مؤسسة الموازنة البلدية "الأرشيف البلدي"

(تمت الموافقة عليه بموجب قرار EC MU "المحفوظات البلدية في توبولسك"، العدد 5 بتاريخ 30.05.2009)

لتقديم المستندات الخاصة بالموظفين للتخزين في مؤسسة الموازنة البلدية "أرشيف البلدية"، يجب عليك تقديم المستندات التالية

لا.	اسم الوثائق	الكمية	ملحوظة
	خطاب قبول وثائق الموظفين للتخزين البلدي، مع الإشارة إلى عدد وحدات التخزين وأسماء المستندات وتاريخ الوثائق	1 نسخة
	حل محكمة التحكيم	1 نسخة	ينسخ
	الوثائق التأسيسية	1 نسخة	ينسخ
	الاتفاق مع مؤسسة الموازنة البلدية "أرشيف البلدية" لإجراء فحص لقيمة المنظمة المصفاة		اذا كان ضروري
	معلومات تاريخية عن المنظمة المصفاة	1 نسخة
	قائمة الحالات حسب الموظفين	4 نسخ
		4 نسخ	اذا كان ضروري
	قانون بشأن تخصيص المستندات لتدمير المستندات غير الخاضعة للتخزين	2 نسخ	اذا كان ضروري
نذكركم أنه يجب تقديم الحالات في صناديق أرشيفية خاصة مصممة لتخزين الحالات وبحالة منظمة. ونحيطكم علماً أيضاً أنه في تم تعديل القانون الاتحادي "بشأن الأرشفة في الاتحاد الروسي" في 2 مارس 2016 فيما يتعلق بفترات التخزين المؤقتة لوثائق الموظفين؛ يتم تخزين المستندات قبل عام 2003 لمدة 75 عامًا، ويتم تخزين المستندات بعد عام 2003 لمدة 50 عامًا. يمكن تنزيل الوثيقة للمراجعة.

مذكرة

بشأن التحضير لنقل وثائق المؤسسات والشركات المصفاة إلى

MBU "أرشيف البلدية"

1. تنظيم المستندات والملفات

1.1. إجراء تقييم القيمة

بعد اتخاذ قرار بإشهار إفلاس المنظمة المدينة وفتحها إجراءات الإفلاس، يتولى أمين الإفلاس مسؤولية المستندات التي تم إنشاؤها في أنشطة المنظمة المدينة ويقوم بجردها.

من أجل ضمان سلامة الوثائق، بما في ذلك. فيما يتعلق بالموظفين، يبرم أمين الإفلاس اتفاقية مع مؤسسة أرشيفية، أو مع مؤسسة قانونية و فرادىالذين لديهم التراخيص المناسبة لإجراء فحص قيمة وثائق المنظمة المدينة، مع النقل اللاحق للوثائق المختارة للتخزين في الأرشيف.

وبناء على نتائج الفحص، يتم تجميع قوائم الجرد.

للمستندات ذات منتهي الصلاحيةالتخزين، ويتم إعداد شهادة التدمير.

يتم استلام المستندات الخاصة بالموظفين في حالة منظمة في الأرشيف.

المستندات التي انتهت فترة تخزينها (بعد الاتفاق على عملية التدمير مع أرشيف البلدية) معرضة للتدمير.

1.2. تشكيل الحالات

عند تشكيل الحالات يتم مراعاة القواعد التالية:

يتم وضع المستندات المقابلة لعنوان القضية في القضية؛

يتم تضمين نسخة واحدة فقط من المستند في الملف، باستثناء المستندات التي تحتوي على ملاحظات تكمل محتويات النسخ الأولى؛ لا يجوز تجميع مسودات المستندات في حالات؛

يجب إعداد كل مستند يتم وضعه في الملف وفقًا لورقة بيانات الحالة الموحدة (يحتوي على توقيع وتاريخ ونسخة وعلامة التصديق، الحالات الضروريةختم، ختم الموافقة)؛

يتم تجميع وثائق نفس السنة التقويمية في حالات، باستثناء الحالات التي يكون صيانتها وتكوينها على مدى عدد من السنوات بسبب الضرورة الرسمية (الحالات الانتقالية، والكتب المنزلية، وما إلى ذلك)؛

يجب ألا يتجاوز حجم كل حالة 250 ورقة، مع حجم أكبر من المستندات، يتم تشكيل عدة مجلدات من القضية؛

يُسمح بصياغة الحالات في 2-3 السنوات التقويميةإذا كان عدد الأوراق صغيرا؛

يتم تجميع حسابات الرواتب الشخصية في ملفات مستقلة وترتيبها أبجديًا حسب الاسم الأخير؛

يتم إنشاء المستندات الموجودة في الملفات الشخصية بالترتيب الذي تم استلامها به؛

المواثيق واللوائح والتعليمات المعتمدة بواسطة الوثائق الإدارية هي ملاحق لها ويتم تجميعها مع الوثائق المحددة، ولكن إذا تمت الموافقة عليها بختم شخصي كوثيقة مستقلة، فإنها تشكل في حالات مستقلة؛

يتم وضع المرفقات مع الوثائق الرئيسية؛

يتم ترتيب المستندات داخل القضية بتسلسل منطقي لحل المشكلات ومراعاة درجة أهمية المستندات أو بترتيب زمني مباشر (توضع المستندات الأقدم في بداية القضية).

2. تسجيل الحالات

2.1 ملفات الملف

يجب أن تكون المستندات المكونة للدعوى مرفوعة بأربعة ثقوب في غلاف من الورق المقوى الصلب، مع مراعاة إمكانية القراءة الحرة للنص والتواريخ والتأشيرات والقرارات الموجودة على المستندات.

يجب ألا تحتوي الملفات على مثبتات معدنية (مشابك ورق، دبابيس، إلخ).

في نهاية كل قضية، يتم تقديم نماذج فارغة من ورقة التصديق، في بداية القضية، في الحالات الضرورية (الشخصية، قضايا المحكمةالخ) نماذج فارغة من الجرد الداخلي للحالة.

يتم حفظ المستندات كبيرة الحجم المخزنة مطوية على الحافة اليسرى.

2.2 ترقيم الأوراق في الملف

يجب ترقيم جميع الأوراق، باستثناء الأوراق الفارغة، بقلم رصاص من الجرافيت الأسود في الزاوية اليمنى العليا، بالأرقام العربية؛ حيث؛

يتم ترقيم أوراق الحالات المكونة من عدة مجلدات لكل مجلد على حدة؛

يتم ترقيم الورقة بأي شكل من الأشكال، والمحاطة من حافة واحدة، بورقة واحدة؛

يجب إعادة خياطة الورقة المطوية والمطوَّقة من المنتصف وترقيمها كورقة واحدة؛

يتم ترقيم أوراق الجرد الداخلي لوثائق الحالة بشكل منفصل.

2.3 إعداد ورقة الشهادة

من أجل مراعاة عدد الأوراق في الحالة وتسجيل خصوصيات ترقيمها، يتم وضع نقش شهادة للحالة على ورقة التصديق.

يشير نقش الشهادة بالأرقام والكلمات إلى عدد الأوراق المرقمة في هذه الحالة، ويحدد ميزات الترقيم والحالة المادية لمستندات الحالة: الأرقام المكتوبة والمفقودة، والحالة المادية للحالة.

مثال على ملء ورقة شهادة الحالة

تنسيق A4 (210 × 297)

ورقة التحقق من الحالة

الملف مرفوع ورقمه _______ 100 (مائة)أوراق

(بالارقام والكلمات)

من رقم 1 إلى رقم 99

مشتمل:

أرقام الحروف للأوراق 15أ، 78أ، 99أ؛

أرقام الأوراق 33، 34 مفقودة؛

أوراق فارغة مرقمة____________________________________________

أوراق الجرد الداخلي _______________________________________

ملامح الحالة البدنية وتشكيل الحالة	أرقام الورقة
يحتوي الملف على رسوم بيانية وخرائط رمم	الأوراق رقم 15، 67 صحائف رقم 67، 78

اسم

المواقف

توقيع الموظف شرح التوقيع

تاريخ

2.4. تصميم أغلفة الحالات

يجب أن يحتوي غلاف الحالة على المعلومات التالية:

اسم المنظمة وتبعيتها المباشرة؛

مؤشر الحالة؛

عنوان القضية؛

تاريخ بداية ونهاية القضية (الحجم، الجزء)؛

عدد الأوراق في الملف؛

علامة - تخزين "بشكل دائم" أو "تخزين لمدة 75 (50) عامًا"؛

عدد القضية (حجم، جزء) حسب القسم السنوي من ملخص جرد الحالات.

يتم نقل عنوان القضية إلى الغلاف من تسميات الحالات. إذا لزم الأمر، يتضمن عنوان القضية معلومات إضافيةوالتوضيحات (يتم الإشارة إلى الأرقام النهائية للأوامر والبروتوكولات وما إلى ذلك).

إذا كانت القضية مكونة من عدة مجلدات (أجزاء)، يوضع العنوان العام للقضية وعنوان كل مجلد (جزء) على غلاف كل مجلد (جزء).

تاريخ القضايا التي تحتوي على مستندات إدارية هو آخر تواريخ مستندات الحالة، أي اليوم والشهر والسنة من أول و أحدث الوثائقبينما التاريخ والسنة مكتوبان بالأرقام العربية، واسم الشهر - بكلمة واحدة.

النقوش الموجودة على الأغلفة مصنوعة بحبر أسود مقاوم للضوء أو يمكن كتابتها على ورقة ولصقها بقوة على الغلاف باستخدام غراء PVA.

عينة من تصميم غلاف الحالة

تنسيق A4 (210 × 297)

MBU "الأرشيف البلدي"

القضية رقم. 01-02

طلب

أرشيف الموظفين,

الوثائق لهم

المجلد 1. الأوامر رقم 1-52

مخزن 75 (50) سنة

210 ورقة

№ 15

بحسب المرجع رقم 2

2.5. عمل جرد داخلي للحالة

ويتم تجميع جرد داخلي لوثائق الحالة في ملفات شخصية. في بداية الدعوى، في الحالات الضرورية (في الملفات الشخصية والبطاقات وغيرها)، يتم تقديم نماذج الجرد الداخلي للقضية، وإذا كانت القضية قد تم رفعها بالفعل، يتم لصق الجرد الداخلي على الحافة العلوية للقضية. الغطاء الداخلي للقضية.

يشير الجرد الداخلي إلى الرقم التسلسلي والاسم الكامل وأرقام الأوراق.

يتم ترقيم أوراق الجرد الداخلي لوثائق الحالة بشكل منفصل.

نموذج الجرد الداخلي لوثائق الدعوى

تنسيق A4 (210 × 297)

المخزون الداخلي

قضية المستندات رقم _____

لا.	فهرس الوثيقة	تاريخ وثيقة	عنوان وثيقة	رقم أوراق أمور	ملحوظة

إجمالي ________________ المستندات

(بالارقام والكلمات)

عدد أوراق الجرد الداخلية _____________________________________________

(بالارقام والكلمات)

المسمى الوظيفي للشخص

الذي قام بتجميع الجرد الداخلي

وثائق الحالة التوقيع شرح التوقيع

تاريخ

3. جهاز المرجع العلمي

3.1. حصر الحالات

بالنسبة للوثائق المتعلقة بالموظفين، يتم عمل جرد في 4 نسخ تتكون من أقسام سنوية.

يتم إدخال عناوين الحالات في قائمة الجرد حسب خصائصها الاسمية بالتسلسل التالي:

أوامر (تعليمات) للموظفين

الحسابات الشخصية (كشوفات الراتب)

قوائم الموظفين

بطاقات f.T-2

أشياء شخصية

تقارير الحوادث

جداول دوام الموظف المهن الضارة

عند إدخال عناوين القضايا المماثلة على التوالي في قائمة الجرد، يتم كتابة العنوان الأول للقضية بالكامل، ويتم الإشارة إلى جميع الحالات الأخرى بكلمة "نفس"؛ إذا كانت هناك معلومات توضح محتوى البند الأول، يتم إدخالها في المخزون بالكامل. وفي كل ورقة جديدة من قائمة الجرد، يتم إعادة إنتاج العنوان بالكامل.

يتم إدراج عناوين القضايا التي تحتوي على وثائق لعدة سنوات في القسم السنوي لجرد القضايا حسب تاريخ فتح القضية.

وفي نهاية الجرد، يجب إجراء إدخال ملخص بعد العنصر الوصفي الأخير.

يتم إدخال الملفات الشخصية والبطاقات الشخصية (نموذج T-2) في الجرد حسب سنة إقالة الشخص الذي تم فتح الملف الشخصي له، وترتيبها أبجديا.

نموذج القسم السنوي لجرد الشؤون

من قبل العاملين في المنظمة

اسم الشركةانا اعتمدت

مسمى وظيفي
رقم الصندوق ______________________ رئيس المنظمة

رقم الجرد ____________________ شرح التوقيع

التوقيعات
شؤون الموظفينتاريخ

في سنة

№№	مؤشر القضية	عنوان القضية	المواعيد النهائية	مدة الصلاحية	كمية أوراق	ملحوظة

في هذا القسمتم إدخال المخزون ________________________________________ الحالات

(بالارقام والكلمات)

من رقم ______ إلى رقم ______، بما في ذلك:

أرقام الحروف: ____________________

الأرقام المفقودة: _________________

مسمى وظيفي
مترجم المخزونالتوقيع شرح التوقيع

مدير الأرشيف

المنظمات التوقيع شرح التوقيع

تاريخ

متفق

بروتوكول CEC (EK) __________________

(اسم الشركة)
من لا.

3.2 الخلفية التاريخية

أبرز المعلومات التاريخية:

-الظروف التاريخية التي نشأت فيها المؤسسة؛

- اسم المنظمة السابقة؛

- تاريخ إنشائها،

- القضايا الرئيسية ونطاق الأنشطة؛

- نطاق المؤسسات المرتبطة بها؛

- هيكلها ووظائفها؛

- تغيير الاسم،

- اختصاص المؤسسة؛

- تاريخ وأسباب تصفية وإعادة تنظيم المؤسسة، مع الإشارة إلى اللوائح؛

- اسم المنظمة الخلف .

3.3 جدول محتويات المخزون وقائمة الكلمات المختصرة

إذا لزم الأمر، يتم تجميع جدول محتويات المخزون وقائمة الكلمات المختصرة.

تتم الإشارة إلى أرقام الصفحات المقابلة بجوار عنوان كل جزء.

تتضمن قائمة الكلمات المختصرة جميع الاختصارات باستثناء الاختصارات المقبولة بشكل عام.

يتم وضع الاختصارات على اليسار، ثم يتبع التهجئة الكاملة للكلمات المختصرة شرطة. يتم سرد الاختصارات حسب الترتيب الأبجدي.

3.4.شهادة للحالات المفقودة

يقوم مدير الإفلاس بإعداد شهادة للمستندات المفقودة المتعلقة بالموظفين. تشير الشهادة إلى اسم المستند وسبب فقدانه.

3.5. رسم صفحة العنوان

تشير صفحة العنوان إلى:

اسم الصندوق؛

رقم الصندوق؛

رقم وعنوان المخزون؛

مواعيد الحالات المدرجة في الجرد.

يُكتب الاسم الكامل لأرشيف البلدية قبل اسم الصندوق.

يكتب اسم الصندوق على شكل اسم المؤسسة الكامل والمختصر المعتمد رسميا، مع الإشارة إلى تبعيتها المباشرة وموقعها وتاريخ وجودها تحت هذا الاسم.

عند تحديد اسم الصندوق، من الضروري مراعاة ما يلي:

إذا تغير اسم المؤسسة خلال الفترة التي تم تجميع المخزون لها، ففي صفحة العنوان بالترتيب الزمني يتم ذكر جميع التغييرات في اسمها، وبعد كل اسم تاريخي البدء والانتهاء لوجود المؤسسة بموجب هذا يشار إلى الاسم؛

إذا كان المخزون يتضمن حالات لعدة سنوات متقطعة، فسيتم الإشارة فقط إلى تلك السنوات التي توجد بها مستندات على صفحة العنوان.

نموذج صفحة العنوان

تنسيق A4 (210 × 297)

"الأرشيف البلدي لتوبولسك"

مؤسسة الموازنة البلدية

"الأرشيف البلدي لتوبولسك

توبولسك، منطقة تيومين

29 ديسمبر 2004 -

رقم الصندوق

الجرد رقم 2

شئون العاملين

لعام 2005 - سنوات

3.6.رسم المقدمة

تتكون المقدمة من جزأين: تاريخ المؤسسة، وتاريخ المؤسسة.

يسلط الجزء الأول الضوء على الظروف التاريخية التي نشأت فيها المؤسسة؛ اسم المنظمة السابقة، تاريخ إنشائها، القضايا الرئيسية ونطاق أنشطتها، نطاق المؤسسات والشركات المرتبطة بها، هيكلها ووظائفها؛ تغيير اسم وهيكل واختصاص المؤسسة مع الإشارة إلى اللوائح؛ تاريخ وأسباب تصفية وإعادة تنظيم المؤسسة، مبينا الفعل المعياري; اسم المنظمة اللاحقة.

ويقدم الجزء الثاني من المقدمة معلومات عن تاريخ الصندوق وتكوينه. وضح: حجم الصندوق، والمواعيد النهائية، وحالة المستندات، ومعلومات حول نقل مستندات الصندوق إلى مخزن البلدية أو مخزن الدولة (مستندات التخزين الدائم)

تم تحرير المقدمة في 4 نسخ.

انتقل

وثائق الموظفين

القسم 1. مشترك للجميع وثائق المنظمات,

المدرجة في قائمة الإدارة النموذجية

الوثائق التي تم إنشاؤها في أنشطة المنظمات ،

تشير إلى مدة الصلاحية (م، 2000)

المقالة رقم.	أسماء الوثائق	مدة الصلاحية (سنوات)
	أوامر القبول والنقل والفصل والإجازات الطويلة الأجل (لرعاية الأطفال، بدون الحفاظ على أجور)، حول المكافآت، تغيير اللقب تعيين رتبة الطبقةالخدمة المدنية، زيادة فئة (درجة) الموظف، التحقيق في حادث مع موظف، ملء منصب شاغر، على المدى الطويل رحلات عمل أجنبية (الذهاب للعمل فيبلد آخر)، حول تدريب الطلاب (إذا كانوا يحصلون على راتب)، - للمهن التفضيلية (المهن الخطرة) حول الإجازات الدراسية، حول الإرسال إلى الدورات التدريب المتقدم، وغيرها من الانحرافات من الوظيفة الرئيسية، العمل بوظيفة مخفضة (بدوام جزئي). خلال اليوم، شروط خاصةتَعَب	75 (50)
	ترتيبات التوظيف	75 (50)
	حسابات شخصية	75 (50)
	وثائق إصدار الأجور (الابتدائية)	75 (50) - في حالة عدم وجود حسابات شخصية
	أوراق التعريفة
	قائمة المهن ذات الظروف الخطرة العمل في مكان التطوير والموافقة	المدرجة باستمرار في جرد الأمور الشخصية تعبير
	قوائم العمال في الإنتاج مع ظروف العمل الخطرة	75 (50)
	بطاقات التقارير والأوامر للعاملين في المهن الخطرة	75 (50)
	أعمال التحقيق في حالات التسمم والأمراض المهنية
	الكتب وسجلات الحوادث وسجلات الحوادث	المدرجة باستمرار في جرد الأمور الشخصية تعبير
	وثائق عن الحوادث الصناعية والمصائب الحالات الخاصة (الأفعال والاستنتاجات والتقارير والبروتوكولات،الشهادات) في مكان الحادث ذات صلة ب خسائر بشرية	يتم تضمينها باستمرار في قائمة جرد الأمور الشخصية تعبير
	ملاحظات استبدال أوامر للموظفين	75 (50) (ما عدا 5 سنواتمدة الصلاحية)
	الملفات الشخصية للموظفين	75 (50)
	عقود العمل، الاتفاقيات غير المدرجة في الملفات الشخصية	75 (50)
	البطاقات الشخصية للموظفين (بما في ذلكمؤقت)	75 (50)
	خصائص العاملين بدون شخصيةأمور	75 (50)
	المستندات الشخصية الأصلية غير المطالب بها (دفاتر العمل، الدبلومات، الشهادات، الشهادات)
	وثائق عمولات المنافسة للاستبدال وظائف شاغرة، انتخاب الأشخاص الذين ليس لديهم ملفات شخصية (مقتطفات من المحاضر، قوائم الأعمال، التقارير) لمناصبهم	75 (50)
	محاضر اجتماعات اللجان التأسيسية مدة الخدمةلدفع مكافأة الخدمة الطويلة	15 (بدونالطلبات - 50)
	قوائم الموظفين	75 (50)
	البطاقات والفهارس لأوامر الموظفين	75 (50)
	الكتب والمجلات وبطاقات المحاسبة: أ) استقبال ونقل وفصل الموظفين د) الملفات الشخصية، البطاقات الشخصية، عقود توظيف ه) إصدار كتب العمل والملاحق لهم	75 (50) 75 (50) 50 (50)
	وثائق التقديم للحصول على جوائز الدولة والإدارات والألقاب والجوائز الجوائز في تقديم المنظمات	75 (50)
	طلبات إصدار المستندات المكررة إلى جوائز الدولة لاستبدال المفقودين والوثائق الخاصة بهم (الطلبات والشهادات وما إلى ذلك) في المنظمات الأخرى (المتقدمة)	75 (50)
	قوائم الموظفين المتقاعدين على معاشات تفضيلية
TP 1989	دفاتر تسجيل المقيمين (دفاتر المنزل)	75 (50)
	بطاقات التسجيل الشخصية للنواب	75 (50)
	محاضر اجتماعات المساهمين والمؤسسين واجتماعات مجلس الإدارة بشأن قضايا الموظفين	75 (50)
	القسم 2. وثائق الحصول على التعليم العالي و التعليم الثانوي حسب التسميات التقريبية شؤون العليا مؤسسة تعليمية 1999 والقائمة وثائق وزارة التربية والتعليم في اتحاد الجمهوريات الاشتراكية السوفياتية 1981
11-07	محاضر اجتماعات الدولة لجنة التصديق	75 (50)
10-03	قائمة أعضاء المجلس الأكاديمي	75 (50)
33-17	الملفات الشخصية لطلاب كلية التطوير المؤهلات (FPK)	75 (50)-В EPK

- هذه مجموعة من الوثائق التي تعكس أنشطة الشخص وتدل على أدائه. غالبًا ما تتم مقارنة الملف الشخصي بدفتر سجل العمل، لكن هذا خطأ فادح. تاريخ التوظيفبادئ ذي بدء، يختلف في أنه لا يحتوي على أي معلومات إضافيةعن الموظف باستثناء مكان عمله الحالي والسابق.

عزيزي القارئ! تتحدث مقالاتنا عن الحلول النموذجية قضايا قانونية، ولكن كل حالة فريدة من نوعها.

إذا أردت أن تعرف كيفية حل مشكلتك بالضبط - اتصل بنموذج المستشار عبر الإنترنت الموجود على اليمين أو اتصل عبر الهاتف.

إنه سريع ومجاني!

عند التقدم لوظيفة ما، تقوم المؤسسة فوراً بإنشاء ملف شخصي للموظف الجديد، والذي يتكون من عدد من الأوراق اللازمة(المجموعة قياسية وينظمها القانون). يمكن فقط للموظف المعتمد في قسم الموارد البشرية أن يكون مسؤولاً عن صيانة الملف الشخصي أو إنشائه أو إجراء أي تغييرات عليه.

يعكس الملف الشخصي صفات الموظف وقدرته على أداء واجباته في مكان العمل.إذا لزم الأمر، يمكن تقديم هذه الأوراق إلى وكالات إنفاذ القانون.

كقاعدة عامة، لا يحتوي الملف الشخصي على معلومات حول الموظف فحسب، بل يحتوي أيضًا على جميع التعليقات والتوبيخ فيما يتعلق بعمله. معلومات حول التأخير والتحذيرات. إذا كان أحد التعليقات على ملف شخصي، فعليك الحذر، لأن الأمر خطير للغاية.

ما هي المستندات المدرجة في الملف الشخصي؟

يوصى بوضع المستندات في ملفك الشخصي بالتسلسل التالي:

1. جرد تكوين الملف الشخصي، وتسلسل جميع المستندات لسهولة البحث.
2. طلب للحصول على وظيفة.
3. الملف الشخصي للموظفين مع الصور.
4. عقد التوظيف.
5. نسخة من أمر التوظيف.
6. نسخة من الشهادة والدبلوم التربوي.
7. وثائق من الوحدة العسكرية، وكذلك تؤكد عدم وجود سجل جنائي.
8. التسجيل في مكان الإقامة.
9. خصائص من أماكن العمل السابقة، وخطابات التوصية.

يتكون جرد الملف الشخصي للموظف من العنوان ورقم المستند والفهرس وتاريخ الإدراج ورقم الورقة والملاحظة. تشير الملاحظة عادةً إلى المستند المستخدم - نسخة أم نسخة أصلية.

كيف يتم تنفيذها؟

يتم عرض جميع الملفات الشخصية للمؤسسة في دفتر أو دفتر يومية خاص، حيث يتم تزويدها برقم خاص في مكان العمل. تحتوي هذه المجلة معلومات مختصرةعن القضية: الاسم الكامل الموظف، تاريخ النقل إلى الأرشيف، تاريخ بدء الدعوى، الرقم.

من الاعتقاد الخاطئ أن أي موظف في قسم الموارد البشرية لديه حق الوصول إلى الملفات الشخصية للموظفين. هذا غير صحيح، يتم إجراء كل القوة والقدرة على إجراء التغييرات الشخص المرخص. قد تكون التغييرات على النحو التالي: وثائق من مكتب التسجيل وتغيير الاسم وغيرها.في هذه الحالة، يتم إدخال نسخ من المستندات التي تؤكد الحقائق في الملف الشخصي.

يعد التخزين المناسب للملفات الشخصية أمرًا مهمًا للغاية، لأنها معلومات سرية لا يستطيع الوصول إليها سوى عدد محدود من الأشخاص.

فترات تخزين الملفات الشخصية:

• يتم الاحتفاظ بالملفات الشخصية للموظفين لمدة تصل إلى 75 يومًا؛
• أشياء شخصية المناصب القياديةيمكن تخزينها لفترة غير محدودة من الوقت؛

تبدأ فترة الاحتفاظ من لحظة نقل الملف إلى الأرشيف.

إجراءات التسجيل

نظرًا لأنه في أي مؤسسة، نظرًا للعدد الكبير من الموظفين، من المستحيل تتبع جميع المستندات وتدفقها، فمن المهم جدًا اتباع جميع قواعد التسجيل لتجنب الخسارة معلومات مهمةوالتي يمكن أن تتداخل مع تنظيم عملية العمل.

التخزين السليم وتسجيل الملفات الشخصية لجميع الموظفين يبسط المهمة إلى حد كبير:

1. على سبيل المثال، إذا كانت الشركة كبيرة بما يكفي وتوظف عددًا كبيرًا من الموظفين، فيجب ترتيب ملفاتهم الشخصية حسب الترتيب الأبجدي. سيؤدي ذلك إلى تسهيل العثور على المجلد المطلوب.
2. يجب ألا يحتوي الملف الشخصي للموظف على أكثر من 250 صفحة.
3. يجب أن تعرض صفحة الغلاف المعلومات الأساسية فقط حول الملف الشخصي. هذا هو اسمك الكامل. الموظف ورقم الحالة في المؤسسة.

يمكن تخزين الملفات الشخصية بالطرق التالية:

1. بالترتيب الأبجدي.
2. بواسطة الانقسامات الهيكليةالشركات (الإدارات).
3. ترقيم الحالات بأرقامها أو تخصيص أرقام أثناء التسجيل.

عينة

كما هو مذكور أعلاه، يحق للموظفين المصرح لهم فقط الوصول لإجراء تغييرات على الملفات الشخصية.

عنوان الملف الشخصي هو اسمك الكامل. موظف. يمكن أيضًا الإشارة إلى الاختلافات في تهجئة اللقب أو اسم المرأة قبل الزواج. على سبيل المثال: خبز (كالينينا) إيلينا ماكسيموفنا.

عند تسجيل ملف شخصي، يُسمح بقبول المستندات التي يعود تاريخها إلى أكثر من مبكر، بدلاً من تاريخ تعيين الموظف. يتم النظر في هذه المشكلة في الحالات الفردية، ولكن، كقاعدة عامة، يتم حلها لصالح الموظف.

تتضمن استمارة الحالة الكاملة النقاط التالية:

1. تصميم وإدخال البيانات على غلاف المجلد (سيتم الحديث عن تصميم الغلاف لاحقاً).
2. من المهم تسجيل عدد الأوراق في الحالة (لا يزيد عن 250 صفحة).
3. إعداد ورقة الشهادة.
4. الجرد الداخلي للوثائق حسب الكمية الظاهرة التي تم جمعها والتحقق من البيانات.
5. حفظ الملفات، ربط القضية.
6. إدخال المعلومات اللازمة في غلاف الملف الشخصي للموظف.

من المهم جدًا معرفة أي المستندات يتم تقديمها وأيها لا يتم تقديمها.يتضمن ملف الملف فقط العناصر الأكثر أهمية و وثائق هامةوالتي يمكن تخزينها لمدة تصل إلى 75 عامًا. إذا كانت هناك مستندات حول بداية الإجازة، وطلبات الإجازة على نفقتك الخاصة، وما شابه ذلك، فلن يتم تضمين هذه المستندات في مجلد الملفات. يتم إضافتها إلى الكمية الإجمالية.

تعليمات لملء

بعد إنشاء الملف الشخصي للموظف، يجب عليه تعبئة النموذج.يجب أن يقدم الاستبيان إجابات شاملة لجميع الأسئلة. إجابات مقتضبة وواضحة دون زغب غير ضروري. بعد الاستبيان يجب وضع صورة للموظف.

يجب أن تكون هذه صورة جديدة، وليست صورة يبلغ من العمر 18 عامًا، بينما في الواقع يقف أمامك رجل يبلغ من العمر حوالي 40 عامًا.يجب كتابة السيرة الذاتية بشكل صحيح وتعكس جميع مراحل حياة الموظف. المؤسسات التعليميةوالاهتمامات وأماكن العمل والمزيد.

يجب التصديق أولاً على نسخ من المستندات الخاصة بالتعليم أو التدريب المتقدم في مجالات معينة. عند تجميع ملف شخصي، يلتزم الموظف بالإبلاغ الفوري عن أي تغييرات (الاسم الأخير، الاسم الأول، وما إلى ذلك).

يتم التوقيع على الخصائص الخارجية للموظف من قبل مدير المؤسسة، والخصائص الداخلية - من قبل رئيس القسم أو القسم في الشركة. يجب أن تكون جميع الصفحات مرقمة.

نموذج لتصميم صفحة العنوان

ينظم GOST 17914-72 بتاريخ 17 يوليو 1972 قواعد تسجيل الملفات الشخصية، وهي كما يلي:

1. في الجزء العلوي من صفحة العنوان، قد تكون هناك معلومات يُسمح بملئها فقط من قبل البلدية أو أرشيف الدولةهذه هي الرموز وتواريخ تقديم المستندات إلى الأرشيف والمزيد.
2. في وسط صفحة العنوان، مع مسافة بادئة قليلاً من الأعلى، يجب الإشارة إلى اسم المنظمة. كقاعدة عامة، يتم كتابة الاسم المختصر للشركة في هذا المكان.
3. أسفل اسم الشركة يشار إلى القسم الذي يعمل به الموظف الجديد.
4. ثم يشار إلى رقم القضية، وهو مأخوذ بين قوسين. ويجب أن يسبقه فهرس، بين قوسين أيضًا.
5. ثم يتم كتابة عنوان الملف الشخصي. يتم استخدام الاسم الأخير والاسم الأول واسم العائلة للموظف كعنوان.
6. الركن الأيمن السفلي من صفحة العنوان مخصص لمعلومات مثل تاريخ تعيين الموظف ويوم الفصل وفترة تخزين الوثائق وتاريخ إيداعها في الأرشيف والمزيد.

"التجليد الأرشيفي للقضية"، أي. التعامل مع شكلت الوثائق الأرشيفية، هو نتيجة العمل على تسجيل المستندات في عملية إعدادها للتخزين اللاحق واستخدامها في أرشيف المنظمة (أو ببساطة تخزين الأرشيف، إذا لم يكن لدى المنظمة أرشيف).

تسجيل الحالاتيمثل مجمع من الأعمالحسب وصف القضية (تكوين ومحتوى المستندات الواردة فيها) على غلاف القضية، أي. تصميم على غلاف عنوان محدد، محدد بالمقارنة مع تسميات القضايا، وترقيم الأوراق، وتجميع جرد داخلي لوثائق القضية ووثيقة تثبت الحالة، وأخيرا، ملزمة، أي. رفع الدعوى وإلزامها. وتسمى هذه المجموعة من الأعمال أيضًا المعالجة الأرشيفية والتقنية للوثائقفي عملية إعدادها للتخزين الأرشيفي (التحضير للتسليم إلى أرشيف المنظمة أو إلى أرشيف الدولة والبلدية). تظهر الممارسة أن المؤسسات تفضل حاليًا طلب خدمات الأرشفة ومعالجة المستندات الفنية على أساس الاستعانة بمصادر خارجية، أو، كملاذ أخير، دعوة مُجلِّد كتب مدرب لربط الحالات التي تم تجميعها بالفعل ووصفها في العمل المكتبي المخصص لتخزين الأرشيف معًا.

اعتمادًا على فترة تخزين المستندات، يمكن إجراء التسجيل الكامل أو الجزئي للحالات:

• التسجيل الكامل للحالاتينطبق على المستندات (الحالات) ذات فترة التخزين الدائمة للموظفين وفترة التخزين المؤقتة (أكثر من 10 سنوات)؛
• التسجيل الجزئي، الذي يُسمح فيه بعدم ترقيم أوراق الحالة، وعدم إجراء جرد داخلي وورقة تصديق، ينطبق على حالات التخزين المؤقت (حتى 10 سنوات شاملة).

يمكن العثور على النماذج المحددة للجرد الداخلي لوثائق الحالة (وحدات التخزين) وورقة تصديق الحالة في:

• القواعد الأساسية لعمل أرشيفات الأقسام (تمت الموافقة عليها بقرار مجلس إدارة الأرشيف الرئيسي لاتحاد الجمهوريات الاشتراكية السوفياتية في 28 أغسطس 1982، وتمت الموافقة عليها بأمر من الأرشيف الرئيسي لاتحاد الجمهوريات الاشتراكية السوفياتية بتاريخ 5 سبتمبر 1985 رقم 263؛ الملاحق رقم .4-5)،
• القواعد الأساسية لعمل أرشيفات المنظمات (تمت الموافقة عليها بقرار مجلس إدارة روسارخيف بتاريخ 02/06/2002 ؛ الملاحق رقم 9-10) و
• توصيات منهجيةبشأن تطوير تعليمات العمل المكتبي في الهيئات الفيدرالية قوة تنفيذية(تمت الموافقة عليه بأمر من الأرشيف الاتحادي رقم 76 بتاريخ 23 ديسمبر 2009؛ الملاحق رقم 26-27؛ والمشار إليها فيما يلي باسم المبادئ التوجيهية).

تتم مناقشة قواعد تنظيم المستندات داخل الحالة وترقيمها وأوصافها على غلاف الحالة بالتفصيل في نفس المستندات التنظيمية والمنهجية.

المستندات المكونة للقضية محاط بأربعة ثقوب في غطاء من الورق المقوى الصلبأو متشابكمع مراعاة إمكانية القراءة الحرة لنص جميع الوثائق والتواريخ والتأشيرات والقرارات الخاصة بها. عند إعداد الملفات لحفظ الملفات (الخياطة والربط)، يجب إزالة جميع أدوات التثبيت المعدنية للمستندات (مشابك الورق والدباسات).

تم تحديد متطلبات الغلاف الكرتوني وشكل وصف الحالة على الغلاف (موقع عناصر الوصف) بواسطة GOST 17914-72 "أغطية العلبة للتخزين طويل المدى. الأنواع والأحجام و متطلبات تقنية"، والذي تم تمديده حتى عام 1985 والذي، دون مزيد من المراجعة، لا يزال ساري المفعول حتى يومنا هذا. انظر الشكل 2.

وبالتالي، يجب أن يتراوح سمك الورق المقوى المستخدم للغلاف من 0.35 إلى 1.5 مم (يتم استيفاء هذه المتطلبات من قبل شركات الأرشفة التي تقدم خدمات الاستعانة بمصادر خارجية للأرشفة والمعالجة الفنية للمستندات)، ويجب أن يكون عرض عمود الغلاف 40 مم (منذ . سمك يبلغ حجم الحالة حوالي 250 ورقة من المستندات، أي 4 سم)، ويوصى حاليًا بشكل غلاف الحالة وفقًا لـ GOST القواعد الارشادية(الملحق رقم 25).

لإكمال ربط الحالة المعدة، أي. تنحنح لمدة 4 ثقوب ، استخدم المخرز ، المثقاب ، المشبك لربط العبوة ، الإبر الكبيرة ، خيوط الكتان الطبيعية أو القطن ، ولكن من الأفضل استخدام أجهزة خاصة للخياطة (الربط) المتوفرة في سوق المعدات المكتبية .

وينبغي إيلاء اهتمام خاص لتقنية "الخياطة الأرشيفية"، أي. السؤال الحرفي:

1. يتم التحقق من تكوين الحالة، حيث توجد أولاً أوراق جرد داخلي مرقمة بشكل مستقل (من 1 إلى N)، ثم أوراق مرقمة من مستندات الحالة (من 1 إلى حوالي 250)، وفي النهاية - ورقة تثبت القضية.
2. يتم وضع أوراق ضيقة بعرض هوامش المستندات المجمعة للحالة في أعلى وأسفل حزمة العلبة (بالطبع، 35-40 مم أفضل، ولكن من الممكن أيضًا 20-30 مم).
3. مع مراعاة التسجيل الجزئي للحالة مع مستندات التخزين المؤقت (حتى 10 سنوات شاملة)، يتم وضع أوراق من الورق المقوى (الغطاء) على الفور في الجزء السفلي والعلوي من علبة الحالة.
   في التسجيل الكاملالملفات التي تحتوي على مستندات التخزين الدائم أو الموظفين أو التخزين المؤقت (أكثر من 10 سنوات)، يتم خياطة ملف الحزمة معًا أولاً، ثم يتم ربط العلبة باستخدام تقنية "الطباعة" المعمول بها، والتي تخضع لضرورة استخدام غراء PVA والغراء الاصطناعي - فقط بشرط حمايته من التحلل والعفن.
4. يتم تثبيت الحزمة تحت الضغط، أو في المشبك، أو في جهاز خاص.
5. يتم ثقب العبوات:
   • السفلي والعلوي - على مسافة 30 مم من حدود الحقول السفلية والعلوية للعبوة؛
   • يكون الثقبان الأوسطان على مسافة 80 مم تقريبًا من الثقوب السفلية والعلوية، ويجب أن تكون المسافة بينهما أيضًا حوالي 80 مم.
6. يتم تمرير الخيط الطبيعي من خلال الثقوب بإحدى طريقتين:
   • 1 الطريق(كما هو موضح في الشكل 1). يتم ربط كل طرف من طرفي الخيط في إبرة منفصلة (أي يتم ربط طرفي الخيط في إبرة خاصة به). يتم إدخال الخيط بإبرتين في ثقبين متوسطين على الجانب الأمامي. من الجانب الخلفي، يتم إخراج الخيط إلى الثقوب العلوية والسفلية على الجانب الأمامي. من الجانب الأمامي للثقوب العلوية والسفلية، يتم ربط الخيط بالإبر في أقرب ثقب متوسط. يتم تحرير الخيط من الإبر، وتقويمه، وشد أطرافه وربطها على الجزء الخلفي من العبوة؛
   • الطريقة 2(كما هو موضح في الشكل 1). يتم ربط الخيط في إبرة واحدة. من الجانب الخلفي من العبوة، يتم تمرير الخيط في الثقب الثاني من الأسفل (يتم ترك نهاية الخيط للربط اللاحق)، ويتم إخراجه من الجانب الأمامي وتمريره إلى البزل السفلي. على طول الجانب الخلفي، يتم تمرير الخيط مرة أخرى إلى الثقب الثاني من الأسفل على الجانب الأمامي. على طول الجانب الأمامي من الأعلى، يتم إدخال الخيط في الثقب الثاني من الأعلى وعلى طول الجانب الخلفي يتم تمريره إلى البزل العلوي. من خلاله، يتم إدخال الخيط في الثقب الثاني من الأعلى على طول الجانب الأمامي، ويتم ربطه وإخراجه إلى الجانب الخلفي من العبوة. ومن الجانب الخلفي، يتم تحرير الخيط من الإبرة، ويتم شد طرفيه وربطهما.