التفاعل بين الكاتب والخدمة القانونية للمنظمة. الوصف الوظيفي للكاتب أمر تعيين واجبات العمل المكتبي

مرحبًا! سنتحدث في هذا المقال عن تعيين شخص مسؤول عن إدارة سجلات الموارد البشرية.

اليوم سوف تتعلم:

1. لمن يتم نقل سجلات الموظفين؟
2. التسجيل القانوني لتعيين كاتب؛
3. حقوق وواجبات ضابط شؤون الموظفين.

تعيين شخص مسؤول عن الموظفين

تعيين شخص مسؤول عن إدارة سجلات الموظفين هو إجراء ضروري لأي منظمة أو رجل أعمال فرديالذين لديهم موظفين. يتعامل الشخص الذي يؤدي وظائف مدير سجلات الموظفين تقريبًا مع جميع القضايا المتعلقة بتوظيف الموظفين وأنشطتهم وحقوقهم ومسؤولياتهم وفصلهم.

عادةً ما يكون هذا التعيين مطلوبًا فقط في المؤسسات الكبيرة، حيث أنه من المربح أكثر لصاحب العمل الذي لديه عدد قليل من الموظفين أن يترك هذه الوظائف للرأس.

يتم نقل إدارة سجلات الموظفين إلى شخص لديه الخبرة ذات الصلة. ويمكن أيضًا أن يكون محاميًا أو سكرتيرًا أو مديرًا إداريًا أو مديرًا للتدبير المنزلي.

عند تعيين كاتب، تحتاج إلى الانتباه إلى صفات مقدم الطلب مثل الاهتمام ومقاومة الضغوط المختلفة ومهارات الاتصال، لأن هذا الموظف من المرجح أن يكون الرابط الرئيسي بين القوى العاملة والإدارة.

لذلك، هناك 3 خيارات رئيسية لتعيين صلاحيات ضابط شؤون الموظفين:

• لرئيس المنظمة مثلا المدير؛
• على الموظف الحالي في المنظمة، من خلال توسيع صلاحياته؛
• لموظف جديد تم تعيينه للعمل.

في هذه الحالة، يعتمد نوع المهمة على المهام التي يحددها المدير عند تنظيم العمل. إذا كان يحتاج فقط إلى إعداد عدد صغير من الوثائق المتعلقة بحركة الموظفين وإعداد جداول زمنية، فيمكنه أن يقتصر على توسيع وظائفه الخاصة أو منح صلاحيات إضافية لأحد الموظفين.

ولكن إذا كان من الضروري تنظيم تطوير الأوصاف الوظيفية الجديدة، وإجراء الكثير من الإحاطات والتعليم والتدريبات الحديثة، فيجب عليك تعيين موظف سيشارك بشكل كامل في القضايا المذكورة أعلاه، وإلا فسوف تحقق الإدارة الفعالةكفريق واحد سيكون من المستحيل.

التسجيل القانوني للتعيين في إدارة سجلات الموظفين

1. توسيع صلاحيات رئيس المنظمة. يجوز لمؤسس المنظمة إصدار أمر منفصل بتعيين وظائف أخصائي شؤون الموظفين للرئيس. على الرغم من أن هذا التسجيل غير مطلوب عادة. وكالة تنفيذيةيمكن لمؤسسة، مثل المدير، ببساطة التعامل مع قضايا الموظفين بشكل مستقل دون أي إضافات توثيق. وهذا ممكن لأن المدير هو الشخص المسؤول افتراضيًا عن أي نشاط للمنظمة، والذي يمكنه الانخراط بشكل مستقل في أي مجال من مجالات نشاطها.
2. - توسيع صلاحيات موظف آخر في المنظمةسيتطلب بالفعل إعداد واعتماد العديد منها وثائق مهمة. أول شيء عليك القيام به هو الترتيب اتفاقية اضافيةوإجراء تغييرات على الوصف الوظيفي. الاتفاقية الإضافية الموقعة ستعني موافقة الموظف على تعيينه الجديد، والوظيفة الوظيفية تعني أنه على علم بجميع واجباته وحقوقه ومسؤولياته الجديدة. بعد ذلك، يتم قبول أمر التعيين في منصب ما، والذي يشير إلى حجم المعدل، ومبلغ الأجر الإضافي أجورلأداء وظائف الموظفين.
3. تعيين موظف جديد. هذا إجراء قياسي حيث يجب على المرشح لشغل منصب ما تقديم طلب مع طلب تعيينه، وتقديمه المستندات المطلوبة، بما في ذلك جواز السفر، SNILS، التفاصيل المصرفيةلاستلام الأجر، دفتر العمل إن وجد. تم إبرام عقد العمل والتعرف عليه الوثائق التأسيسيةالمنظمات، الأفعال المحلية، الوصف الوظيفي. تجدر الإشارة إلى أن تعيين موظف في منصب مدير سجلات الموظفين لا يمكن تحقيقه إلا بعد إدراج هذا المنصب في المنظمة. هذه وثيقة يجب على المدير إعدادها مسبقًا، وفي المستقبل، بعد تعيين ضابط شؤون الموظفين، سيتعامل مع جدول التوظيف.

نص الأمر بتعيين وظائف إضافية للموظف هو كما يلي.

• قم بتنزيل أمر تعيين مسؤول عن إدارة سجلات الموظفين

تعيين أمين المكتبة إيفان بتروفيتش بيتروف مسؤولاً عن العمل مع الموظفين في شركة Vatrushki LLC اعتبارًا من 01/04/2017 بسعر 0.25. يقوم قسم المحاسبة بالمؤسسة بدفع دفعات إضافية شهرية إلى I. I. بيتروف. لأداء واجبات الشخص المسؤول عن العمل مع الموظفين بمبلغ 5000 روبل.

السبب: تطبيق Petrov I.P، اتفاقية إضافية لعقد العمل بتاريخ 01/03/2017.

حقوق وواجبات ضابط شؤون الموظفين

حقوق:

قائمة حقوق أخصائي الموارد البشرية و إدارة سجلات الموظفينالمحدد في الوصف الوظيفي. ووفقا لقانون العمل، يتمتع هذا الشخص بجميع الحقوق الأساسية مثل أي موظف آخر، مثل الحق في الأجر والإجازة والضمانات والتعويضات المختلفة، ويوم عمل 8 ساعات.

نظرا لتفاصيل أنشطته، يحق له أن يطلب من إدارة المنظمة كل ما هو ضروري للعمل الأفعال المحلية، وثائق أخرى. يجوز لموظف الموارد البشرية أن يطلب من الموظفين البيانات الشخصية المختلفة اللازمة لتسجيل التوظيف والمزايا المختلفة والضمانات والتعويضات.

المسؤوليات:

في معظم الحالات، يمكن تقسيم قائمة مسؤوليات ضابط شؤون الموظفين إلى عدة كتل مشروطة:

1. البحث عن المرشحين للمهنة وظائف شاغرةالمنظمات. بما في ذلك نشر الإعلانات، وإجراء المقابلات مع المتقدمين، وطلب معلومات إضافيةفي إنفاذ القانون وغيرها من الوكالات. التفاعل مع مراكز التوظيف.
2. حركة العمال. تتضمن هذه الكتلة إعداد أوامر التوظيف وتعيين وظائف إضافية للعمال والفصل والتعرف على أوامر العمال هذه وتوقيعها من قبل المدير.
3. تنظيم مختلف الشيكات الرسمية، إعداد أوامر الفرض العقوبات التأديبية- إحداث لجان لوضع القوانين وإصدار التعليمات للوحدات الهيكلية.
4. قضايا الرواتب مثل الجداول الزمنية، ومحاسبة العمل الإضافي.
5. تنظيم تخزين وثائق الموظفين وفقًا للتسميات الحالية والمتطلبات القانونية.
6. إجراء التغييرات وإعداد مسودة التوصيف الوظيفي للموافقة عليها من قبل المدير.
7. إجراء تغييرات على كتب العملعمال.

وبالتالي، فإن أخصائي الموارد البشرية مسؤول عن عدد كبير من الوثائق التنظيمية والإدارية الهامة. عند الفصل، يجب عليه أن ينقل إلى خليفته جميع المعلومات اللازمة عن طريق إعداد قانون خاص لنقل الوثائق.

هيكل عملية نقل وقبول الوثائق:

• معلومات عن الأطراف وحقيقة النقل. مثال: قام سيدوروف بيتر بتروفيتش، أخصائي الموارد البشرية في شركة Tyav LLC، بتسليم المستندات الخاصة بإدارة سجلات الموظفين، وقبلها الموظف Malinin Alexander Fedorovich، وفقًا لقسم "الموظفين" في تسميات المؤسسة.
• يشار إلى قائمة مفصلة بالوثائق المطلوب نقلها، مع الإشارة إلى عدد النسخ والأوراق. مثال: أوامر التوظيف بمبلغ 99 قطعة، كل نسخة واحدة، كل ورقة واحدة.
• يضع علامة على أن المستندات تم قبولها سليمة ولا توجد شكاوى حول جودة المستندات المحددة.

تم تحرير القانون من نسختين وتوقيعه من قبل الأطراف.

• قم بتنزيل قانون قبول ونقل المستندات

مسؤولية

في حالة انتهاك الواجبات الرسمية، يتحمل أخصائي الموارد البشرية المسؤولية التأديبية التي ينص عليها قانون العمل في شكل توبيخ أو توبيخ أو فصل.

ومع ذلك، يعرف عدد قليل من الناس أن ضابط شؤون الموظفين يتحمل أيضًا أنواعًا إضافية من المسؤولية في حالة انتهاك التشريعات المتعلقة بالبيانات الشخصية. بعد كل شيء، فهو مسؤول عن الملفات الشخصية للموظفين، والتي تحتوي على معلومات حول سيرتهم الذاتية، ومكان التسجيل، والحالة الاجتماعية، والحالة الصحية، وأكثر من ذلك بكثير.

إذا أصبحت هذه البيانات معروفة للعامة وتم الكشف عنها، فقد يتحمل ذلك المسؤولية الإدارية، وفي الحالات التي يؤدي فيها هذا الكشف إلى الإضرار بمصالح المواطنين، يجوز إشراك متخصص في شؤون الموظفين المسؤولية الجنائية- أقصى عقوبة ممكنة تصل إلى 4 سنوات في السجن.

نلفت انتباهكم إلى مثال نموذجي للوصف الوظيفي للموظف، عينة 2019/2020. يمكن تعيين شخص حاصل على تعليم مهني أولي دون متطلبات الخبرة العملية أو التعليم الثانوي (الكامل) في هذا المنصب. تعليم عامو تدريب خاصبواسطة البرنامج المثبتدون أي متطلبات خبرة في العمل. لا تنس أن كل تعليمات من الموظف يتم إصدارها مقابل التوقيع.

فيما يلي معلومات نموذجية عن المعرفة التي يجب أن يتمتع بها الموظف. حول الواجبات والحقوق والمسؤوليات.

هذه المادة هي جزء من مكتبة موقعنا الضخمة والتي يتم تحديثها يوميا.

1. أحكام عامة

1. ينتمي الكاتب إلى فئة فناني الأداء الفني.

2. يُقبل الكاتب كشخص حاصل على تعليم مهني ابتدائي دون اشتراطات خبرة عملية أو تعليم عام ثانوي (كامل) وتدريب خاص وفق برنامج محدد دون اشتراطات خبرة عملية.

3. يجب أن يعرف الكاتب:

- تنظيمية الأفعال القانونيةواللوائح والتعليمات والمواد الإرشادية الأخرى والوثائق المسجلة في المؤسسة ؛

— الأحكام الرئيسية للأمم المتحدة نظام الدولةعمل مكتبي؛

- هيكل المؤسسة وأقسامها؛

- المعايير نظام موحدالوثائق التنظيمية والإدارية؛

- إجراءات مراقبة المرور مستندات رسميةوالمواد؛

— أساسيات تنظيم العمل.

— قواعد تشغيل أجهزة الكمبيوتر؛

— أساسيات تشريعات العمل؛

- القواعد الداخلية لوائح العمل;

- قواعد وأنظمة حماية العمال واحتياطات السلامة والصرف الصحي الصناعي والحماية من الحرائق.

4. يسترشد الكاتب في أنشطته بما يلي:

— تشريعات الاتحاد الروسي,

- ميثاق المنظمة،

- أوامر وتعليمات الموظفين الذين يتبعهم طبقا لهذه التعليمات،

- هذا الوصف الوظيفي،

- لوائح العمل الداخلية للمنظمة.

5. الموظف يتبع مباشرة __________ (رئيس المكتب، مدير المنظمة، رئيس القسم، الخ)

6. أثناء غياب الكاتب (رحلة عمل، إجازة، مرض، الخ)، يتم تنفيذ واجباته من قبل شخص يعينه مدير المنظمة في بالطريقة المقررة، الذي يكتسب الحقوق والالتزامات المقابلة ويكون مسؤولاً عن الوفاء بالواجبات الموكلة إليه.

2. المسؤوليات الوظيفية للكاتب

موظف:

1. استلام وتسجيل المراسلات وإحالتها إلى الوحدات الهيكلية.

2. وفقًا لقرار إدارة المؤسسة، تقوم بتقديم المستندات للتنفيذ أو إصدار بطاقات التسجيل أو إنشاء بنك بيانات.

3. يحتفظ بملف بطاقة لتسجيل مرور المواد المستندية ومراقبة تنفيذها وإصدار الشهادات اللازمة على المستندات المسجلة.

4. يرسل الوثائق المكتملة إلى المستلمين.

5. يحتفظ بسجلات للمراسلات الواردة والمرسلة، وينظم ويخزن الوثائق في الأرشيف الحالي.

6. يعمل على الخلق مكتب المساعدةوفقًا للمستندات، يوفر بحثًا مريحًا وسريعًا عنها.

7. يقوم بإعداد وتقديم المواد الوثائقية المكتملة بالعمل المكتبي أو ملف التسجيل أو بنوك بيانات الكمبيوتر إلى أرشيف المؤسسة، وعمل جرد للحالات المنقولة للتخزين إلى الأرشيف.

8. يضمن سلامة الوثائق الرسمية الجارية.

9. يتوافق مع لوائح العمل الداخلية والمحلية الأخرى أنظمةالمنظمات.

10. يتوافق مع القواعد واللوائح الداخلية لحماية العمال والسلامة والصرف الصحي الصناعي والحماية من الحرائق.

11. يحرص على النظافة والنظام في مكان عمله.

12. يؤدي ضمن الحدود عقد التوظيفأوامر الموظفين التابعين لهم وفقاً لهذه التعليمات.

3. حقوق الكاتب

للكاتب الحق في:

1. تقديم المقترحات للنظر فيها من قبل الإدارة:

— لتحسين العمل المتعلق بالمسؤوليات المنصوص عليها في هذه التعليمات؛

- تقديم العمال الذين انتهكوا الإنتاج وانضباط العمل إلى المسؤولية المادية والتأديبية.

2. التعرف على الوثائق التي تحدد حقوقه والتزاماته ومعايير تقييم جودة أداء واجبات العمل.

3. الحقوق الأخرى التي يقررها الحالي تشريعات العمل.

4. مسؤولية الكاتب

يكون الكاتب مسؤولاً في الحالات التالية:

1. ل تنفيذ غير لائقأو الفشل في الوفاء بواجبات الوظيفة المنصوص عليها في هذا الوصف الوظيفي - ضمن الحدود التي ينص عليها تشريع العمل الاتحاد الروسي.

2. بالنسبة للجرائم المرتكبة أثناء ممارسة أنشطتهم - ضمن الحدود التي وضعها الإداري والجنائي الحالي القانون المدنيالاتحاد الروسي.

3. للتسبب أضرار ماديةالمنظمات - ضمن الحدود التي ينص عليها قانون العمل والتشريعات المدنية الحالية في الاتحاد الروسي.

المسمى الوظيفيكاتب - عينة 2019/2020. مسؤوليات العملالكاتب، حقوق الكاتب، مسؤولية الكاتب.

سنخبرك كيف يمكنك، دون انتهاك قانون البيانات الشخصية، إعداد وتنفيذ أمر بتعيين موظف مسؤول عن الأعمال الورقية في الشركة. قم بتنزيل عينة وشكل من هذا الطلب.

تحميل وثائق مفيدة:

لمن يمكن إصدار الأمر بتعيين مسؤول عن العمل المكتبي؟

في المؤسسات الصغيرة، عادةً ما تكون أحجام تدفق المستندات صغيرة. لذلك، يمكن إسناد وظائف الكاتب كوظيفة بدوام جزئي لأحد الموظفين. لكن رغبة القائد فقط ليست كافية لذلك. في المادة 60.2 قانون العملويقال أن إضافية مسؤوليات العملكمجموعة يمكنك قم بإرشاد الموظف فقط إذا وافق على ذلك كتابيًا.

بالإضافة إلى ذلك، تفترض المجموعة أن الموظف سيقوم بوظائف إضافية خلال الوقت المحدد للوظيفة الرئيسية. أي أن شدة عمله سيزيد العبء على الموظف. وبالتالي، سيتعين على صاحب العمل أن يدفع مبلغًا إضافيًا للموظف الذي يؤدي واجبات وظيفية إضافية بالإضافة إلى المهام الرئيسية.

يتم إضفاء الطابع الرسمي على تغيير شروط عقد العمل الأولي مع الموظف من خلال أمرين. أحدهما أمر بتعيين شخص مسؤول عن العمل المكتبي. مع هذا الأمر، يُنصح بتعيين ليس فقط الشخص الذي سيؤدي وظائف الكاتب باستمرار، ولكن أيضًا الموظف الذي يمكنه استبداله في حالة المرض أو الإجازة أو رحلة العمل.

منذ تتطلب إدارة المكتب معرفة خاصة، فمن المستحسن تعيين من يعمل بالوثائق ليكون مسؤولاً عن هذا المجال من أنشطة الشركة.

وكقاعدة عامة، يتم تعيين الشخص المسؤول عن العمل المكتبي ضابط شؤون الموظفين أو السكرتير. ويشارك هؤلاء المتخصصون بالفعل في معالجة المستندات وتسجيلها وتخزينها، وسيكون من الأسهل عليهم أداء وظائف كاتبة إضافية. إذا لزم الأمر، إذا زاد تدفق المستندات، يمكن لموظفي القسم المشاركة في العمل مع المستندات. في هذه الحالة، ستحتاج أيضًا إلى إعداد أمر بتعيين أشخاص مسؤولين عن العمل المكتبي في أقسام وخدمات الشركة.

كيفية صياغة بشكل صحيح الأمر بتعيين العديد من الأشخاص المسؤولين

نصائح للأمناء المبتدئين. 6 مخططات سير العمل

ما هو الأمر الآخر الذي يجب وضعه، إلى جانب الأمر بتعيين مسؤول عن العمل المكتبي؟

وبما أن الوظائف الجديدة المخصصة للموظف يجب أن يتم دفعها بشكل إضافي، فيجب أيضًا تحديد القسط بأمر. لكن هذا يجب أن يتم بأمر منفصل.

والحقيقة هي أن أمر تعيين شخص مسؤول عن العمل المكتبي يشير إلى المستندات الداخلية الخاصة بالنشاط الرئيسي. يمكن أيضًا للموظفين الآخرين وموظفي الإدارات الأخرى الوصول إلى مثل هذه الأوامر. وفي الوقت نفسه، تعتبر مكافأة موظف معين بيانات شخصية ولا تخضع للإفصاح.

لذلك، بالتزامن مع أمر تعيين شخص مسؤول عن العمل المكتبي، يتم إعداد أمر ثانٍ شؤون الموظفينوالتي يمنح بموجبها الموظف مكافأة الجمع بين الوظيفتين.

طلب دفع مبلغ إضافي للجمع بين المهن/المناصب

تتم الإشارة إلى المعلومات الشخصية في كلا الأمرين، لكن أمر تعيين شخص مسؤول عن العمل المكتبي يحتوي فقط على حقيقة معروفة بشكل عام. على الرغم من أن أمر إنشاء البدل يحتوي على معلومات يصنفها القانون كبيانات شخصية، إلا أن هذا معلومات مغلقة، لا ينبغي أن يكون في المجال العام. انتهاك هذه القاعدة محفوف بغرامات كبيرة على صاحب العمل.

كيفية وضع أمر بتعيين شخص مسؤول عن العمل المكتبي

بسبب ال شكل موحدلم يتم إنشاء مثل هذا الأمر بموجب اللوائح الفيدرالية، ويمكن صياغة الوثيقة بأي شكل من الأشكال. يجب اعتماد نموذج الطلب كملحق للوثيقة المنظمة للعمل المكتبي في الشركة -.

تم تحديد متطلبات تنفيذ الأوامر بواسطة GOST R 7.0.97-2016. التفاصيل التي يجب ملؤها إلزامي، يتصل:

• اسم المنظمة وفقا للوثائق القانونية؛
• اسم وموضوع الطلب؛
• مكان وتاريخ إعداد الوثيقة؛
• النص، الذي يتضمن أجزاء بيانية وإدارية؛
• توقيعات ومناصب المدير وجميع الموظفين الذين ورد ذكرهم في الأمر.

يبدأ الجزء الوارد في نص أمر تعيين مسؤول عن العمل المكتبي بالعبارة " من أجل تحسين العمل المكتبي.." وبالإضافة إلى ذلك، يجب أن يتضمن اسم المنظمة.

يبدأ الجزء الإداري من النص بعبارة " انا اطلب:". وبعدها تأتي النقاط التي يجب استكمالها لتحقيق الأهداف المحددة في الديباجة. الخطوة الأولى هي تعيين موظف سيتم تكليفه بواجبات حفظ السجلات والتاريخ الذي سيؤدي فيه واجبات إضافية بطريقة مجمعة.

في الجزء الإداري، يمكنك تحديد الوظائف التي سيقوم بها الموظف بالإضافة إلى ذلك، إذا لم يتم تطوير وصف وظيفي جديد له، مكملاً بقائمة المسؤوليات الجديدة.

وبالإضافة إلى ذلك، وبنفس الأمر الخاص بتعيين المسؤول عن العمل المكتبي، فإنه من المستحسن تعيين الموظف الذي يحل محل موظف المكتب في حالة الغياب. العبارة القياسية المضمنة في نص الأمر هي بند يوضح من سيمارس السيطرة على تنفيذ هذا الأمر.

ويجب على المدير والموظفين المعينين التوقيع على أمر تعيين المسؤولين عن الأعمال المكتبية بأيديهم. وبعد ذلك يكتسب الموظفون المذكورون في الأمر صفة “الموظفين المسؤولين عن العمل المكتبي في المنظمة”. وهذا يعني أنه من هذه اللحظة ليس المدير فحسب، بل يخضع أيضًا للمادة 15.11 من قانون الجرائم الإدارية للاتحاد الروسي، الذي ينص على العقوبة الإداريةلانتهاك قواعد تخزين المستندات التي يحددها التشريع الاتحادي.

كيفية إجراء تغييرات على الأوامر بشكل صحيح عند تغيير الشخص المسؤول سيخبرك خبير من مجلة "دليل السكرتير" في مجال العمل المكتبي والأرشفة.

عينة نموذجية

انا اعتمدت

___________________________________ (الاسم الأخير، الأحرف الأولى)
(اسم المنظمة، قبل- ________________________
القبول، وما إلى ذلك، التنظيمي (المدير أو أي مسؤول آخر)
الشكل القانوني) شخص رسمي، مرخص له
ما يجب التأكيد عليه
التعليمات النهائية)

" " ____________ 20__

المسمى الوظيفي
موظف
(مسؤول عن تسجيل الوثائق)
______________________________________________
(اسم المنظمة، المؤسسة، الخ.)
" " ____________ 20__ ن__________

تم تطوير هذا الوصف الوظيفي والموافقة عليه من قبل
بناءً على عقد عمل مع __________________________________________
(اسم منصب الشخص الذي
______________________________________________________________ ووفقاً لـ
تم تجميع هذا الوصف الوظيفي)
أحكام قانون العمل في الاتحاد الروسي وغيرها من التنظيمات
تنظيم الأفعال علاقات العملفي الاتحاد الروسي.

1. الأحكام العامة
1.1. كاتب مسؤول عن تسجيل المستندات
ينتمي إلى فئة فناني الأداء الفني.
1.2. لوظيفة كاتب مسؤول عن التسجيل
الوثائق، يتم تعيين الشخص الذي لديه المهنية الأولية
التعليم، دون اشتراطات الخبرة العملية، أو الثانوية
(الكامل) التعليم العام والتدريب الخاص حسب المقرر
البرنامج، دون أي متطلبات خبرة في العمل.
1.3. يتم التعيين في الوظيفة والفصل منها
بأمر من رئيس المؤسسة بناء على توصية ______________________
(مدير
________________________________________________________________________.
مكتب رئيس قسم دعم التوثيق)
1.4. يجب على الكاتب المسؤول عن تسجيل المستندات
يعرف:
- الأفعال القانونية المعيارية واللوائح والتعليمات وغيرها
المواد التوجيهية والوثائق المتعلقة بحفظ السجلات
مَشرُوع؛
- الأحكام الرئيسية لنظام الدولة الموحدة
عمل مكتبي؛
- هيكل المؤسسة وأقسامها؛
- معايير النظام التنظيمي والإداري الموحد
توثيق؛
- إجراءات مراقبة مرور الوثائق الرسمية و
مواد؛
- أساسيات تنظيم العمل.
- قواعد تشغيل أجهزة الكمبيوتر؛
- لوائح العمل الداخلية؛
- قواعد وأنظمة حماية العمل.

1.5. الموظف المسؤول عن تسجيل المستندات في
وتسترشد أنشطتها بما يلي:
- اللوائح المتعلقة ______________________________________؛
(مكتب، قسم دعم التوثيق، أخرى
الوحدة الهيكلية)
- تعليمات العمل المكتبي وأعمال الأرشيف في المؤسسة؛
- هذا الوصف الوظيفي؛
- _________________________________________________________________.
1.6. كاتب مسؤول عن تسجيل المستندات
التقارير مباشرة إلى _______________________________________.
(رئيس المكتب، رئيس القسم
دعم التوثيق)
1.7. أثناء غياب الكاتب المسؤول
تسجيل الوثائق (إجازة، مرض، الخ) يتم تنفيذ واجباته من قبل
شخص يتم تعيينه من قبل إدارة المؤسسة. هذا الشخصيكتسب
الحقوق ذات الصلة ويكون مسؤولاً عن التنفيذ السليم
الواجبات الموكلة إليه.
1.8. ______________________________________________________________.

2. مسؤوليات الوظيفة
كاتب مسؤول عن تسجيل المستندات
يفعل:
2.1. القبول والتسجيل (على البطاقات، على جهاز الكمبيوتر) الموقعة
إدارة المؤسسة أوامر وتعليمات ومذكرات موجهة إلى
إدارة الشركة وغيرها الوثائق الداخليةمع الإدارة
البطاقات المقابلة.
2.2. نقل التقارير بعد تسجيلها إلى المدير
مكتب (رئيس قسم دعم التوثيق) للحصول على تقرير
إدارة المؤسسة.
2.3. الاستنساخ (عن طريق مكتب النسخ) والتوزيع
(عن طريق مكتب البعثة) الأوامر والتعليمات بناءً على القائمة البريدية،
أعدتها الوحدة - منشئ الأمر والتعليمات.
2.4. إرسال التقارير وفقا للتعليمات و
قرارات الإدارة.
2.5. تشكيل المستندات في ملفات وفقاً لما تم اعتماده
التسميات.
2.6. العمل المرجعيوفقا للوثائق.
2.7. إعداد الوثائق للتخزين والاستخدام اللاحق
(تسجيل الحالات، إعداد قوائم الجرد).
2.8. نقل الحالات المكتملة إلى أرشيف المنظمة.
2.9. المهام الرسمية الفردية لرئيس المكتب
(رئيس قسم دعم التوثيق).
2.10. _____________________________________________________________.

3. الحقوق
الكاتب المسؤول عن تسجيل المستندات لديه
يمين:
3.1. يقدم للنظر فيه إلى رئيس المكتب (head
قسم دعم التوثيق) مقترحات للتحسين
أنشطة الوحدة وأشكال وطرق العمل مع الوثائق.
3.2. لا تقبل المستندات الصادرة الصادرة من المقاولين
عدم الالتزام بتعليمات العمل المكتبي وعمل الأرشيف
الشركات.
3.3. في حدود اختصاصك إبلاغ _________________________
(الى رئيس المكتب
_________________________________________________________________________
رئيس قسم دعم التوثيق)
حول جميع أوجه القصور في أنشطة المؤسسة (الهيكلية
الأقسام والموظفين الأفراد) المحددة في عملية التنفيذ
هُم الحقوق الرسميةوالمسؤوليات وتقديم المقترحات بشأنها
إزالة.
3.4. قم بالتوقيع والمصادقة على المستندات داخل حسابك
الكفاءات.
3.5. تطلب من إدارة المنشأة تقديم المساعدة في
أداء الواجبات المنصوص عليها في هذا المنصب
تعليمات.
3.6. ______________________________________________________________.

4. المسؤولية
يتحمل الكاتب المسؤول عن تسجيل المستندات
مسؤولية:
4.1. بسبب الأداء غير السليم أو الفشل في أداء واجباتهم
الواجبات المنصوص عليها في هذا الوصف الوظيفي، في
ضمن الحدود التي يحددها تشريع العمل في الاتحاد الروسي.
4.2. بالنسبة للجرائم المرتكبة أثناء ممارسته
الأنشطة - ضمن الحدود التي تحددها الإدارية والجنائية و
التشريع المدني للاتحاد الروسي.
4.3. - التسبب في ضرر مادي – في الحدود المقررة
تشريعات العمل والمدنية في الاتحاد الروسي.
4.4. ______________________________________________________________.

تم تطوير الوصف الوظيفي وفقًا لـ ________________
(اسم،
_____________________________.
رقم الوثيقة وتاريخها)

رئيس الوحدة الهيكلية (الأحرف الأولى، اللقب)
_________________________
(إمضاء)

" " _____________ 20__

متفق:

رئيس الدائرة القانونية

(الأحرف الأولى، اللقب)
_____________________________
(إمضاء)

" " ________________ 20__

لقد قرأت التعليمات: (الأحرف الأولى، اللقب)
_________________________
(إمضاء)