سيكون هناك عدد من التغييرات المهمة في مجال العمل المكتبي وتدفق المستندات في عام 2017. بادئ ذي بدء ، ستؤثر على إدارة سجلات الموظفين ، وستؤثر أيضًا على البعض معايير الدولةتنظيم تنفيذ الوثائق الرسمية.
من المقال سوف تتعلم:
في عام 2017 ، يظل العمل المكتبي وإدارة الوثائق (كمكون له) من أهم جوانب نشاط أي منظمة. كجزء من هذه العمليات ، يتم إنشاء جميع المستندات الرسمية للشركة ، ويتم تنظيم العمل معها. يتضمن العمل المكتبي عنصرين أساسيين: الوثائق (إصلاح المعلومات) وتدفق المستندات (حركة الوثائق). يخضع هذا المجال من النشاط لتغييرات كبيرة كل عام ، وهذا هو واحد من أسرع المجالات المتغيرة.
لا توجد شركة في الإقليم الاتحاد الروسيلا يمكن أن توجد بمعزل عن التشريعات الحالية. تدفق ثيقةيجب على كل منظمة تلبية متطلباتها. الإطار التنظيمي في هذا المجال هو قوانين وتنظيمية الأعمال القانونية، التي تنظم إنشاء الوثائق والترويج لها ، تنظم وظائف الخدمات الكتابية وهيكلها. يتم إجراء تغييرات على هذه الأعمال بانتظام. قد تتضمن قواعد جديدة لإعداد الوثائق الرسمية ، وتحديد أنواعها الجديدة وإلغاء القديمة ، وتحديد قواعد العمل المكتبي.
في عام 2017 ، من غير المتوقع حدوث تغييرات أساسية في مجال العمل المكتبي وتدفق المستندات. تشمل أهم الأحداث ما يلي:
- إلغاء GOST R 6.30-2003 "أنظمة التوثيق الموحدة. نظام موحدالتوثيق التنظيمي والإداري. متطلبات التوثيق"؛
- إدخال سجلات الموظفين المبسطة للمؤسسات الصغيرة ؛
- إدخال الكتروني أجازة مرضية;
- تحديد الطبيعة المدفوعة للتقييم المستقل لمؤهلات الموظفين ؛
بالإضافة إلى ذلك ، تم اعتماد عدد من التعديلات على قانون العمل ، والتي تؤثر بشكل غير مباشر على تدفق الوثائق للمنظمة في عام 2017.
كما كان من قبل ، في عام 2017 ، ظل القانون التنظيمي المحلي الرئيسي الذي ينظم تقنيات العمل مع الوثائق داخل شركة واحدة قائمًا تعليمات العمل. تم تطويره مع مراعاة احتياجات المنظمة وخصوصيات عملياتها الوثائقية والمعلوماتية. يعتمد هذا القانون على متطلبات التشريع وهو أساس سير العمل العقلاني.
التغييرات في تدفق المستندات والعمل المكتبي في عام 2017
حتى وقت قريب ، يمكن اعتبار الحدث الرئيسي لهذا العام هو بدء نفاذ معيار الدولة الجديد ، الذي ينظم العمل بالوثائق الرسمية. ضيف جديد على العمل المكتبي و تدفق ثيقةاعتبارًا من 1 يوليو 2017 ، كان من المفترض أن يدخل حيز التنفيذ ، ولكن بموجب أمر Rosstandart ، تم تأجيل التاريخ إلى يوليو 2018.
نحن نتحدث عن المعيار R 7.0.97-2016 "نظام معايير المعلومات وأمانة المكتبات والنشر. التوثيق التنظيمي والإداري. متطلبات الأعمال الورقية."
أحد الاختلافات الرئيسية في GOST الجديد هو أن تأثيره سيكون أوسع بكثير. لذلك ، على سبيل المثال ، سينظم تنفيذ المواثيق واللوائح والقواعد والأوامر واللوائح والقرارات والقرارات والأوامر والعقود والأفعال والتعليمات والخطابات والشهادات.
يحدد المعيار الجديد المتطلبات العامة لإنشاء المستندات. هذا هو موضوع فصله الذي يحمل نفس الاسم. على سبيل المثال ، يحدد بوضوح متطلبات الخطوط المستخدمة وحجمها.
بالإضافة إلى ذلك ، يسمح لك باستخدام الجزء الخلفي من الورقة بشكل قانوني تمامًا عند إنشاء مستندات رسمية.
ستؤثر بعض التغييرات أيضًا على التفاصيل الإلزامية. لقد أوضح الفعل موقعهم بوضوح. بالإضافة إلى ذلك ، يتم سرد التفاصيل الجديدة المحتملة لأوراق العمل وإلغاء بعض الأوراق القديمة.
|
تفاصيل جديدة |
التفاصيل الملغاة |
|
اسم الوحدة الهيكلية (إذا كانت تبدأ في إنشاء المستند) |
OGRN (رقم تسجيل الولاية الرئيسية) |
|
TIN ( رقم تعريفدافع الضرائب) |
|
|
ختم تقييد الوصول |
KPP (رمز سبب التسجيل الضريبي) |
|
علامة التوقيع الإلكتروني |
رمز المنظمة وفقًا لـ OKPO |
تتضمن العلامة الجديدة للتوقيع الإلكتروني رقم شهادة المفتاح والاسم الكامل. مالكها ومدة صلاحية الشهادة. قد يستلزم ظهور هذا الشرط عددًا من التغييرات في سير العمل بالفعل في عام 2017: يُنصح بإعداد الطوابع المناسبة مسبقًا.
التغييرات أثرت أيضا على الصورة رموز الدولة. يتم الآن دمج شعار الدولة للاتحاد الروسي وشعار النبالة الخاص به في سمة واحدة تحمل الاسم الشائع "شعار النبالة".
اقرأ أيضا:
قواعد الموارد البشرية في عام 2017
تغييرات كبيرة في قواعد الاعمالسيؤثر عام 2017 على منطقة سجلات الموظفين. هذه ابتكارات مهمة للغاية فيما يتعلق بقواعد التوظيف ، وسجلات الموظفين للمؤسسات الصغيرة ، وقواعد تقييم مستوى مؤهلات الموظفين.
سجلات الموظفين المبسطة للمؤسسات الصغيرة
من تدفق المستندات للمؤسسات الصغيرة ، وفقًا للقانون الاتحادي رقم 348-FZ ، في عام 2017 ، قد يختفي إجراء مثل الموافقة على اللوائح المحلية في مجال الموظفين كليًا أو جزئيًا. هذه وثائق تعكس المعايير قانون العمل: أنظمة الأجور ، جداول الورديات ، القواعد جدول العملإلخ. الجميع الشروط اللازمةالآن أصبح من الممكن والضروري التسجيل مباشرة في اتفاق العملمع موظف. عند صياغة العقد ، يجب أن يسترشد المرء بالنموذج القياسي المعتمد في 27 أغسطس 2016 بموجب المرسوم الحكومي رقم 858.
وتجدر الإشارة إلى أن المؤسسات الصغرى تشمل كيانات قانونية أو أفرادًا مع فريق لا يزيد عن 15 موظفًا بإجمالي دخل سنوي لا يزيد عن 120 مليون روبل.
إجازة مرضية إلكترونية
يُجري القانون الفيدرالي بشأن الإجازة المرضية الإلكترونية رقم 86-FZ تغييرات جادة في العمل المكتبي وتدفق المستندات في عام 2017. من 1 مايو 2107 ، يمكن لكل موظف حصل على إجازة مرضية اختيار ورقته أو نموذج إلكتروني. تنطبق هذه القاعدة على من يتلقون استحقاقات المرض أو الأمومة. يجب أن يسهل الابتكار عمل المحاسبين والعاملين ، ويدعم اتجاه التنفيذ إدارة المستندات الإلكترونيةوكذلك تبسيط تفاعل الشركات مع صندوق التأمينات الاجتماعية.
تقييم مدفوع لمؤهلات الموظفين
منذ يناير 2017 ، دخلت القواعد المنظمة للتقييم المستقل لمؤهلات الموظفين حيز التنفيذ. ابتداء من هذا العام ، سيتم دفع هذا التقييم. علما أن الابتكارات لا تعفي صاحب العمل من التزامه بتقديم ضمانات قانونية للموظف للحفاظ على مكان العمل ومتوسطه. أجوروكذلك السداد مصاريف السفر. جميع الوثائق الرسمية المتعلقة بتقييم الكفاءة تشارك أيضًا في العمل المكتبي و تدفق وثيقة المنظمةفي عام 2017.
في حالة دفع الموظف للامتحان ، وكذلك السفر إلى مكان عقده ، يحق له الحصول على خصم ضريبي لمبلغ نفقات ضريبة الدخل الشخصي (لا يزيد عن 120.000 روبل). بالنسبة لصاحب العمل ، من الممكن أن تنسب هذه التكاليف إلى التكاليف المرتبطة بالإنتاج والبيع.
بإيجاز ، يمكن ملاحظة أن التغييرات في العمل المكتبي وتدفق المستندات في عام 2017 لا يمكن وصفها بأنها جذرية. سيؤثر إدخال GOST الجديد وعدد من القوانين الفيدرالية على العمليات المعتادة ، وربما يبدأ في مراجعة التعليمات الخاصة بعمل المكتب وجداول سير العمل في عام 2017. ومع ذلك ، لا يتم تنفيذ هذه الابتكارات على الفور ، وهناك وقت كاف للتعرف عليها والبدء في اتباع القواعد الجديدة.
تشير تعليمات عمل المكتب إلى مجموعة اللوائح المحلية التي تتكون منها أساس قانونيأنشطة الشركة. إنه يعكس بشكل كامل عملية العمل مع المستندات: من إنشائها إلى نقلها إلى الأرشيف. التعليمات ، التي تم تطويرها مع مراعاة احتياجات الشركة ، توحد العمليات المكتبية وتجعل سير العمل أكثر كفاءة. في هذه المقالة ، سننظر في القضايا الرئيسية في تطوير هذا القانون التنظيمي ومحتواه وهيكله التقريبي.
من هذه المقالة سوف تتعلم:
- هل تعليمات العمل المكتبي إلزامية لشركة تجارية في عام 2017؟
- كيف يتم تطوير مسودة تعليمات للعمل المكتبي؟
- كيف يبدو الهيكل التعليمات القياسيةفي العمل؟
- ما الأقسام الموضوعية التي يمكن أن تتضمن تعليمات للعمل المكتبي؟
تعليمات العمل المكتبي: إلزامي أم لا؟
تعليمات العمل المكتبي هي الإجراء التنظيمي المحلي الرئيسي للشركة الذي ينظم تقنية العمل مع الوثائق الرسمية. ومع ذلك ، فهي ليست واحدة من مستندات ملزمةالشركات. الاستثناءات الوحيدة هي المنظمات الحكومية. الفعل ليس له واحد شكل موحدومحتواها لا ينظمها القانون.
على الرغم من ذلك ، فإن متطلبات Gosstandart تلزم جميع الشركات بصياغة وتثبيت مبادئ السياسة في مجال العمل المكتبي. يعد هذا ضروريًا حتى تتمكن أي منظمة من "تقديم الأدلة اللازمة للعمل وإعداد التقارير والمعلومات الأخرى حول أنشطتها" (GOST R ISO 15489-1-2007 SIBID. إدارة المستندات. المتطلبات العامة). بالإضافة إلى ذلك ، توثيق المعلومات ، وفقًا للقانون الاتحادي "بشأن المعلومات والإعلام وحماية المعلومات" ، هو المتطلبات المسبقةإدراجه في مصادر المعلومات.
يتطلب العمل الفعال مع المعلومات لوائح معيارية. بادئ ذي بدء ، هذا يتعلق العمليات التكنولوجيةعمل مكتبي. إدارة التوثيق جزء من نظام إدارة الجودة. من أجل تحسين الكفاءة العمليات الإدارية، هناك حاجة إلى نظام عقلاني للعمل المكتبي. القواعد والتقنيات والعمليات الخاصة بإنشاء الوثائق الرسمية وإجراءات سير العمل - يجب تنظيم جميع هذه العمليات وتوحيدها.
تنتمي تعليمات عمل المكتب إلى فئة اللوائح المحلية. والغرض منه هو تنظيم تقنية العمل مع المستندات داخل منظمة معينة. تم تطوير التعليمات مع مراعاة خصوصيات مجال نشاط الشركة وعملياتها الوثائقية والمعلوماتية. إذا تم استيفاء هذا الشرط ، فإن الموافقة على التعليمات تساهم في تحسين العمل المكتبي.
الأساس القانوني لتطوير التعليمات هو القوانين التشريعية في مجال المعلومات والتوثيق والمحفوظات. عند إنشائه ، يمكنك أن تسترشد بقواعد العمل المكتبي والمبادئ التوجيهية لتطوير التعليمات الخاصة بالعمل المكتبي في الهيئات الفيدراليةقوة تنفيذية.
كيفية تطوير دليل الأعمال؟
إذا تم اتخاذ قرار تطوير التعليمات الخاصة بالعمل المكتبي في عام 2017 ، فمن الضروري تحديد الجهة التي ستعهد بهذه المهمة المهمة والمسؤولة. كقاعدة عامة ، تشارك خدمة دعم الوثائق في إعدادها. قد تشمل العملية أيضًا الأرشيف و خدمات قانونية. هذا التوزيع للمسؤوليات هو نموذجي ل المنظمات الكبيرة. إذا لم يكن لدى الشركة خدمة داو ، يُعهد بوضع التعليمات إلى الموظف المسؤول عن العمل مع المستندات.
بشكل عام ، يمكن تقسيم عملية تطوير التعليمات إلى عدة مراحل:
- تجميع البيانات وتحليلها؛
- تطوير مسودة التعليمات ؛
- الموافقة والموافقة
- تطبيق.
باستخدام المستندات التنظيمية والمنهجية والمعلوماتية والمرجعية للشركة ، بالإضافة إلى البيانات من استطلاعات المديرين المباشرين ، من الضروري تحديد أنواع المستندات والعمليات المكتبية التي ستتأثر في القانون المعياري. للقيام بذلك ، يُنصح بتعريف:
- كفاءة المديرين فيما يتعلق باتخاذ القرار والنشر والموافقة على الوثائق ؛
- أنواع الوثائق المشاركة في العمل المكتبي ؛
- تستخدم أشكال النموذج;
- المستندات التي تحتاج إلى تصديق بختم المنظمة ؛
- نماذج التسجيل وأنواع الوثائق المسجلة ؛
- مصادر تدفقات الوثائق الواردة ؛
- السيطرة على تنفيذ الوثائق ؛
- تخزين الوثائق الرسمية ونقلها إلى الأرشيف ؛
- إجراء للعمل مع المستندات الإلكترونية.
المعلومات الواردة أعلاه بمثابة أساس لتطوير مسودة التعليمات. بعد موافقة رئيس المنظمة أو إصدار الأمر ذي الصلة ، يدخل القانون المعياري حيز التنفيذ. يجب توجيه انتباه كل موظف إلى تعليمات العمل المكتبي. اذا كان نحن نتكلمحول شركة كبيرة ، يُنصح بإجراء تدريب للموظفين من أجل شرح محتواها والتحدث عن قواعد العمل الجديدة.
هيكل ومحتوى تعليمات العمل المكتبي
لا تنظم الوثائق التنظيمية والمنهجية للعمل المشترك بين القطاعات محتوى وهيكل تعليمات العمل المكتبي في عام 2017. عند تطويره ، يمكنك الاسترشاد بالمثال الوارد في توصيات منهجيةمعهد علم الوثائق والأرشفة (VNIIDAD): "التنمية الوثائق المعياريةللحصول على الدعم الوثائقي للمنظمة. يمكن العثور على معلومات حول الهيكل والأحكام الممكنة في إلزامي المنظمات الحكوميةتوصيات منهجية.
كقاعدة عامة ، تتكون تعليمات العمل المكتبي من الأحكام العامةوالأقسام والتطبيقات الموضوعية.
توضح الأحكام العامة الغرض من القانون المعياري والغرض منه وإطاره التنظيمي والمسؤولية عن الامتثال للتعليمات. يحتوي هذا القسم على قائمة بالعمليات والوثائق المنظمة ، ويحدد اللوائح المساعدة ، ويصف المبادئ الأساسية للعمل المكتبي. كما قسم منفصليمكن إعطاء فك رموز المفاهيم الأساسية.
تغطي الأقسام المواضيعية التسلسل الكامل للعمليات التجارية. يتكون محتوى دليل العمل المكتبي عادةً من ثلاثة أجزاء رئيسية:
صياغة وتنفيذ الوثائق
يحتوي هذا القسم على قائمة بأنواع الوثائق المستخدمة في الشركة لتوثيق أنشطتها: الإدارية والتنظيمية والمعلوماتية. يتم تحديد قواعد إعداد وتنفيذ الوثائق ، وإجراءات التنسيق والموافقة عليها ، وتنظيم إنتاجها ونسخها. تم تحديد إجراءات استخدام وتخزين النماذج والأختام والطوابع.
تدفق المستندات وتنفيذ المستندات
يحتوي هذا القسم الموضوعي من تعليمات عمل المكتب على أحكام تنظم تقنية سير العمل. في أغلب الأحيان ، يتكون من الأقسام الفرعية التالية ، والتي تعكس مراحل العملية:
- تدفق المستندات (استلام ومعالجة وتوزيع المراسلات الواردة ؛ إعداد وإرسال المستندات الصادرة ؛ إجراءات المحاسبة) ؛
- التسجيل (قواعد الفهرسة ، الإجراءات ، أشكال وطرق التسجيل) ؛
- العمل المرجعي(تكنولوجيا نشاط استرجاع المعلومات ، وصف الصفيف المرجعي) ؛
- مراقبة التنفيذ (طرق التحكم في التنفيذ ، التزامات فناني الأداء ، المواعيد النهائية للتنفيذ مستندات رسمية);
- التخزين التشغيلي (تخزين الوثائق في الأقسام الهيكلية و خدمة المؤسسة التعليمية لمرحلة ما قبل المدرسة، وتسجيل القضايا وتنظيمها ، واستخدام تسمية القضايا) ؛
- التحضير لتخزين الأرشيف (الفحص ؛ التحضير للنقل إلى الأرشيف ؛ الوصف والتنفيذ ونقل الملفات الأرشيفية).
يعتمد تكوين الأقسام المذكورة أعلاه من التعليمات الخاصة بالعمل المكتبي على تفاصيل أنشطة الشركة وظروف العمل وتقنية العمل المكتبي المعتمدة. يمكن أن تشمل بالإضافة إلى ذلك أقسام فرعية تنظم العمل مع نداءات المواطنين ، واستخدام الوثائق ذات النطاق المحدود ، دعم فنيعمل مكتبي.
التطبيقات
تتضمن ملاحق التعليمات الخاصة بالعمل المكتبي مواد مرجعية وتوضيحية تحتوي على معلومات محدثة حول التعامل مع جميع أنواع الوثائق.
يتضمن النماذج المعتمدة ، وقائمة بالوثائق غير المسجلة والمعتمدة والمصدقة ، ونماذج مجلات التسجيل ، وشكل من أشكال تسمية الحالات. بالإضافة إلى ذلك ، قد تتضمن التطبيقات مخططات تدفق المستندات وأمثلة التصميم وأنماط التعبئة والأختام والطوابع.
تعليمات العمل المكتبي - عمل معياري يعكس العملية الكاملة للعمل مع الوثائق الرسمية. إنه بمثابة أساس لسير عمل عقلاني ، ويقلل من الوقت اللازم للمعالجة والبحث عن المستندات ، ويضع قواعد تخزينها. عندما يتم وضع التعليمات مع مراعاة احتياجات الشركة ، فإنها تكون قادرة على التقليل أخطاء نموذجيةفي العمل. بالإضافة إلى ذلك ، يساهم هذا القانون المعياري في توحيد العمليات المكتبية ، ونتيجة لذلك ، يزيد من فعاليتها.
اي نشاط كيان قانوني(خاصة مع الموظفين) يتضمن إنشاء أنواع مختلفة من المستندات. وفي مرحلة معينة ، يطرح السؤال حول تنظيم العمل معهم ، وكذلك المحاسبة والتخزين. هل من الصعب تنظيم الأعمال؟ ستساعد الإرشادات خطوة بخطوة 2017 في هذا الأمر.
من المقال سوف تتعلم:
- ما إذا كان من الضروري الانتباه إلى العمل المكتبي ؛
- طريقة تنظيم العمل المكتبي من الصفر: تعليمات خطوه بخطوه 2017 ؛
- كيفية ترتيب سجلات الموارد البشرية: تعليمات خطوة بخطوة 2017.
الإطار التنظيمي
العمل المكتبي هو نشاط يوفر الوثائق (إنشاء الوثائق الرسمية) ويحدد إجراءات تنظيم العمل بالوثائق الرسمية. بطبيعة الحال ، فإن مسألة ما إذا كان من الضروري التفكير في إجراءات العمل مع الوثائق تنشأ عندما يكون من الصعب العثور على وثيقة معينة. من ناحية ، يجب أن نكون سعداء لأن الشركة تتطور وتنمو ، ولكن من ناحية أخرى ، هناك مهمة جديدة على جدول الأعمال - كيفية تنظيم تدفق المستندات بشكل صحيح ومريح.
من الأسهل العمل المكتبي في المؤسسات الرسمية - حيث يتم تنظيم هذه العملية من قبل خاص أنظمة. فمثلا:
- أمر وزارة العدل الروسية بتاريخ 16 أبريل 2014 رقم 78 "بشأن الموافقة على قواعد عمل مكتب التوثيق" (جنبًا إلى جنب مع قواعد عمل مكتب التوثيق المعتمدة بموجب قرار مجلس إدارة FNP المؤرخ 17 ديسمبر ، 2012 ، أمر وزارة العدل الروسية المؤرخ في 16 أبريل 2014 رقم 78) وافق على قواعد تدفق المستندات لدى كتاب العدل ؛
- قرار مجلس إدارة اللجنة الاقتصادية الأوروبية الآسيوية بتاريخ 5 مايو 2015 رقم 46 "بشأن قواعد إدارة الوثائق الداخلية في اللجنة الاقتصادية الأوروبية الآسيوية" يحدد قواعد العمل مع الوثائق في EEC ؛
- وسام دائرة القضاء المحكمة العليا RF بتاريخ 29 أبريل 2003 رقم 36 الموافقة على التعليمات الخاصة بـ عمل المكتب القضائيفي محكمة المقاطعة ؛
- اعتمد المرسوم الصادر عن لجنة الانتخابات المركزية الروسية رقم 321/1831-6 بتاريخ 20 يناير 2016 التعليمات الخاصة بالعمل المكتبي في لجنة الانتخابات المركزية للاتحاد الروسي ؛
- أقر المرسوم الصادر عن حكومة الاتحاد الروسي بتاريخ 15 يونيو 2009 رقم 477 قواعد العمل المكتبي في الهيئات التنفيذية الاتحادية.
هناك أيضًا لوائح محددة تشير إلى كيفية تنظيم العمل المكتبي في منظمات معينة ، على سبيل المثال ، القانون الاتحادي الصادر في 15 أبريل 1998 رقم 66-"بشأن جمعيات المواطنين غير التجارية في البستنة والبستنة والداشا" ينص على إجراءات إجراء الأعمال المكتبية في هذه الكيانات.
اقرأ عن الموضوع في e-zine
- ما مدى أهمية الاحتفاظ بسجل كمي لأوراق الوثائق المستلمة؟
- تدقيق العمل المكتبي: متى يكون من المربح إشراك شركة تدقيق
- مراقبة تنفيذ المستندات
في الشركات الخاصة ، يتم البت في جميع قضايا تنظيم العمل المكتبي من قبل المالكين. أو بالأحرى ، لتطوير العمل المكتبي من نقطة الصفر: يتم تعيين التعليمات خطوة بخطوة لعام 2017 لفناني الأداء المحددين - أحيانًا ضباط شؤون الموظفين ، وأحيانًا السكرتارية. بما أن مثل هذه التعليمات قد نضجت ، فهذا يعني أن هناك بالفعل حاجة لمثل هذا التنظيم.
- أنواع الوثائق في العمل المكتبي
- أهداف المكتب
- عمل المكتب وتدفق المستندات 2017
كيفية تنظيم الأعمال
سيساعدك العام في تحديد من أين تبدأ والنتيجة التي يجب أن تسعى إليها. من الناحية المثالية ، ينبغي اعتماد وثيقة داخلية في المنظمة - تعليمات للعمل المكتبي. إذا كانت الشركة كبيرة ، ولها أقسام فرعية وفروع ، فإن اعتماد العديد من القوانين المحلية المنظمة لهذه القضايا له ما يبرره.
الخطوة 1.
بادئ ذي بدء ، من الضروري تحديد المستندات التي ستغطيها التعليمات المصممة لتنظيم سير العمل. تذكر أن الكتلة الكاملة للأوراق في المنظمة مقسمة إلى داخلية (محلية) وصادرة واردة. سيكون ترتيب العمل معهم مختلفًا ، لذا يجدر وصفه في أقسام مختلفة.
الخطوة 2
تعليمات الكتابة (أقسامها). تقدم بشكل منفصل ل الأعمال المحلية: كيف يتم قبولها ، وكيف يتم تعريف الموظفين بها ، وأين يتم تخزين الأعمال المحلية ومع من يتم تخزينها. وفقًا للوثائق الواردة ، من الضروري وصف من وأين يسجل الوثائق الواردة ، وبأي شروط ، وكيف يتم تسجيل نقل المستند للتنفيذ ، وأين يتم تخزين المستند الوارد بعد الإجابة عليه ونقاط إجرائية أخرى. بالنسبة إلى الصادرة - بالمثل حل مشكلة إجراءات التسجيل وقواعد الإرسال والتوقيع.
الخطوه 3
يجب أن تشير التعليمات إلى المستندات التي تمت الموافقة عليها النموذج القياسي، وفي الإعداد الذي يجب أن يسترشد به GOST المعتمد.
الخطوة 4
نحدد الأشخاص المسؤولين عن تنفيذ كل قسم من التعليمات.
نحن نقرر في أي ترتيب ، وأين ، وتحت مسؤوليته سيتم تخزين المستندات.
الخطوة الخامسة
نحدد الحاجة إلى أقسام إضافية من التعليمات. اعتمادًا على تفاصيل أنشطة المنظمة ، قد يكون من الضروري الإشارة إلى إجراءات عمل النسخ ، وإجراءات العمل مع الأختام والطوابع ، وإجراءات تبادل المستندات بين الإدارات.
قد يخضع عدد من المستندات لقوانين محلية أخرى ، على سبيل المثال ، بموجب الإجراء المعتمد للعمل مع البيانات الشخصية أو أمر السلامة سر التجارةالمنظمات. من المستحسن الإشارة إلى هذه الأعمال المحلية. بالإضافة إلى ذلك ، يمكن أيضًا تنظيم العمل مع المستندات في عدد من المنظمات من خلال تشريعات خاصة - على سبيل المثال ، إدارة المستندات في مؤسسة ائتمانيةيخضع ل قانون اتحادي"في البنوك والأنشطة المصرفية" ، الذي ينظم إجراءات التعامل مع السرية المصرفية. يجب أيضًا مراعاة هذه النقاط عند وضع التعليمات.
الخطوة 6
اقرار التعليمات ولفت نظر الموظفين بها. بعد هذه المرحلة قانون محلييدخل حيز التنفيذ ، ويصبح تنفيذه إلزاميًا لجميع موظفي الشركة.
كيفية تنظيم الموارد البشرية
من المهم بنفس القدر أن تفكر الشركة في إدارة سجلات الموظفين ، وسوف تساعد التعليمات التفصيلية لعام 2017 في هذا الأمر.
لا تختلف مراحل تنظيم سير عمل الموظفين ، من حيث المبدأ ، عن مراحل تشكيل العمل المكتبي ككل. كما تحدد قائمة الوثائق التي سيتم تجميعها وتعديلها ونسخها وتوزيعها وفقًا للتعليمات الخاصة بـ مكتب شؤون الموظفين. هنا من الضروري أن نأخذ في الاعتبار أن المنظمة لديها مساحة أقل بكثير "للخيال" فيما يتعلق بوثائق الموظفين - حقيقة أنه في بدون فشليجب أن يكون موجودًا في الشركة لسجلات الموظفين ، كما هو موضح في قانون العمل RF واللوائح الأخرى. ولغياب مستندات الموظفين أو تنفيذها بشكل غير صحيح ، يتم تقديم غرامات كبيرة. لذلك ، يجب التعامل مع إعداد هذه التعليمات بكل جدية.
يجب أن تحتوي أقسام التعليمات الخاصة بإدارة سجلات الموظفين على معلومات حول المستندات القياسية المطورة في الشركة (على سبيل المثال ، النموذج المعتمد عقد التوظيف، أوامر) ، وكذلك إجراءات تعريف الموظفين بالوثائق. من الضروري أيضًا أن تعكس الجوانب المحددة لأنشطة منظمة معينة: إذا تم وضع الجداول الزمنية ، فعندئذٍ ومتى وبأي ترتيب يتم تقديمها للموافقة عليها ، وإذا تم إصدار معدات الحماية ، فبأي ترتيب سيتم الاحتفاظ بالسجلات ، إلخ.
كما ينبغي أن يؤخذ في الاعتبار أنه لتنظيم العمل المكتبي ، بما في ذلك الموظفين ، خاصة البرمجياتلأتمتة هذه العمليات. تستخدمها الشركات الكبيرة حاليًا ، لكن هذه الحقيقة لا تلغي الحاجة إلى تطوير التعليمات واتباعها.
- المراحل الأولى للعمل المكتبي في المنظمة
- تكنولوجيا الوثائق. تدفق ثيقة
- تعليمات العمل. الفروق الدقيقة في التصميم
تعليمات
لإدارة الأعمال
1. أحكام عامة
1.1 تم تصميم هذا الدليل (المشار إليه فيما يلي باسم "التعليمات") للتأسيس طلب موحدإعداد الوثائق وتنظيم العمل معهم في "_____________________" وفروعها (المشار إليها فيما يلي باسم "المنظمة") وهي إلزامية لجميع موظفي المنظمة.
1.2 في فروع المنظمة ، يتم تنفيذ العمل المكتبي بشكل مستقل وفقًا لمتطلبات هذه التعليمات.
عند تطوير التعليمات ، تم استخدام اللوائح الحالية للاتحاد الروسي ، والتي تنص على إعداد الوثائق وفقًا لقواعد معينة ، والحفاظ على تسمية (قائمة) الحالات ، وإنشاء أرشيفات في المنظمات لضمان سلامة عظم وثائق قيمة، والممارسات الحالية ، وكذلك الوثائق الداخلية للمنظمة.
1.3 تنطبق أحكام التعليمات على تنظيم العمل مع المستندات ، بغض النظر عن نوع الوسائط ، بما في ذلك إعدادها وتسجيلها والمحاسبة والتحكم في التنفيذ ، والتي يتم تنفيذها باستخدام تقنيات (كمبيوتر) مؤتمتة.
تقنيات المعالجة الآلية معلومات وثائقيةالمستخدمة في المنظمة يجب أن تفي بمتطلبات التعليمات.
1.4 تقع مسؤولية تنظيم العمل المكتبي ، والامتثال للقواعد والإجراءات التي وضعتها التعليمات للعمل مع الوثائق في إدارات وإدارات المنظمة على عاتق رؤساء الأقسام الهيكلية "______________".
1.5 يتم تنفيذ العمل المكتبي المباشر في الوحدة الهيكلية من قبل السكرتير أو الموظف المعين من قبل رئيس الوحدة الهيكلية ذات الصلة.
استخدم في الصناديق وسائل الإعلام الجماهيرية, الخطابةإلخ. المعلومات الواردة في الوثائق الرسمية مسموح بها فقط بإذن من الإدارة "______________".
2. الاستلام والمحاسبة والتسجيل والمرور وإرسال المراسلات
2.1. قبول المستندات.
2.1.1. يتم استلام جميع المراسلات التي تتلقاها المنظمة وتسجيلها في المكتب.
2.1.2. عند استلام المراسلات ، من الضروري التحقق من صحة تسليمها. يتم إرسال المراسلات التي تم تسليمها عن طريق الخطأ إلى المالك. يتم فتح المراسلات المستلمة (باستثناء المراسلات التي تحمل علامة "شخصيًا" على الظرف).
2.1.3. يتم تسليم المراسلات التي تحمل علامة "شخصيًا" شخصيًا إلى المرسل إليه أو المرسل إليه وصي. تتم معالجة المراسلات التي تحمل علامة "سرية" بواسطة الموظف الذي لديه حق الوصول إليها.
2.1.4. عند فتح المظاريف يتحقق موظفو المكتب من مطابقة المرسل إليه وسلامة الحزمة ووجود المستندات المرفقة ومرفقاتها وكذلك وجود توقيع على المستند. عند اكتشاف تلف أو فقد المستندات أو التطبيقات وما إلى ذلك. يجب إبلاغ المرسل.
2.1.5. يتم تخزين المغلفات الواردة من المراسلات الواردة وإرفاقها بالمستندات في الحالات التي يكون فيها ختم التقويم الموجود على الظرف بمثابة دليل على وقت الإرسال أو الاستلام هذا المستندأو إذا كان عنوان المرسل موجودًا على الظرف فقط. تأكد من حفظ المظاريف التي تحتوي على خطابات ذات طبيعة مطالبة ، وكذلك مع نداءات المواطنين.
2.2. إجراءات تسجيل المستندات الواردة.
2.2.1. تخضع جميع المستندات الموجهة لإدارة "______________" للتسجيل (باستثناء المستندات المدرجة في القائمة التقريبية للوثائق غير القابلة للتسجيل) في المكتب (الملحق رقم 1).
2.2.2. على المستندات المستلمة ، يتم لصق ختم التسجيل ، والذي يشير إلى تاريخ الاستلام ، الرقم التسلسلي الوارد. إذا كان هناك مرفق بالمستند ، فسيتم عمل ملاحظة حول هذا بجانب الرقم الوارد. يتم وضع الختم على الجانب الأمامي للورقة الأولى من المستند في الركن الأيمن السفلي.
يتم تسجيل الأرقام المسلسلة في سجل الأرقام التسلسلية للتسجيل (الملحق N 2).
على المستندات التي لا تخضع للتسجيل ، يتم وضع ختم ويشار فقط إلى تاريخ استلام المستند.
2.2.3. يجب أن يحترم التسجيل مبدأ المرة الواحدة: يتم تسجيل كل وثيقة مرة واحدة فقط في مكتب المنظمة.
2.3 ترتيب تمرير المستندات.
2.3.1. يتم نقل المستند المسجل إلى الرئيس الذي تم استلامه إليه. يتم نقل المستندات التي لا تتطلب النظر من قبل الإدارة إلى رؤساء الأقسام والإدارات الهيكلية في المنظمة وفقًا للقضايا التي أثيرت في الوثائق.
2.3.2. بعد النظر في القرار وفرضه من قبل رئيس القرار (يتضمن القرار اسم المؤدي ومحتوى الأمر والموعد النهائي للتنفيذ والتوقيع والتاريخ) ، والتي قد تكون أساسًا لأخذ المستند تحت السيطرة ، المستند يتم تحويلها إلى المقاول مقابل استلام في سجل المستندات الواردة مع المقاول موضحًا به تاريخ الاستلام. إذا تمت الإشارة إلى عدة منفذين في القرار ، فسيتم عمل نسخ إضافية من المستند وفقًا لعدد المنفذين المشار إليهم. يتم إرسال أصل المستند إلى المنفذ المحدد في القرار أولاً.
2.3.3. عند إرسال مستند إلى عدة منفذين ، تقع مسؤولية إعداد المادة على عاتق المنفذ المحدد في القرار أولاً. يلتزم المنفذون الباقون بتقديم المواد اللازمة إلى المنفذ المسؤول ضمن الشروط المتفق عليها معه.
يجب أن تتم المصادقة على الرد من قبل جميع المنفذين المذكورين في القرار.
2.3.4. لا يتم إعادة تسجيل المستندات الواردة من المكتب إلى الوحدات الهيكلية.
2.3.5. يتم نقل المستندات المسجلة لدى المكتب من وحدة هيكلية في المنظمة إلى وحدة أخرى فقط من خلال المكتب.
2.4 إجراءات التسجيل وإرسال المستندات الصادرة.
2.4.1. يجب تقديم المستندات الموقعة من إدارة "______________" إلى المكتب للتسجيل والإرسال في نفس اليوم.
2.4.2. قبل تسجيل مستند تم استلامه للإرسال ، يتم التحقق من صحة تنفيذه:
حضور الاستمارة والتوقيع والتاريخ التأشيرات المطلوبةومعلومات عن المؤدي ؛
وجود عنوان للنص ورقم وتاريخ المستند الذي يتم الرد عليه ؛
صحة عنوان المستلم ؛
وجود التطبيقات المحددة في المستند ، وكذلك المواد التي تم على أساسها إعداد المستند الصادر (إذا كان هذا ردًا على خطاب وارد) ؛
وجود الختم في الحالات التي يعتمد عليها.
يتم إرجاع المستندات التي تم تنفيذها بشكل غير صحيح إلى فناني الأداء.
2.4.3. إذا تم إرسال المستند إلى عدة عناوين ، فسيتم إرسال العديد من نسخ الرسالة الموقعة حسب الضرورة لإرسالها إلى جميع المستلمين ونسخة واحدة من النسخة للإرسال.
2.4.4. بعد التحقق من التنفيذ ، يتم تسجيل المستند في المجلة (الملحق N 3) ويتم لصق الرقم الصادر على جميع نسخ المستند بالترتيب.
2.4.5. يتكون الرقم الصادر من فهرس الوحدة الهيكلية التي أعدت الإجابة ورقم الحالة حسب تسميات الحالات والرقم التسلسلي.
2.4.6. على نسخة وثيقة صادرةيتم وضع ختم التأكيد في الزاوية اليسرى العليا.
يتم تسليم المراسلات لإرسالها إلى مكتب البريد أو تسليمها عن طريق سعاة.
2.4.7. يتم نقل نسخ مصدقة من المستندات المرسلة في نفس اليوم إلى الإدارات ذات الصلة إلى المنفذين لحفظها في الملفات.
3. إجراءات إعداد وإصدار وثائق الخدمة
3.1. المتطلبات العامة.
يتكون أي مستند من عدد من العناصر (التاريخ والنص والتوقيع) ، والتي تسمى المتطلبات.
يحتوي كل نوع من المستندات (أمر ، حرف ، فعل ، إلخ) على مجموعة محددة من التفاصيل. يجب أن يتوافق موقع التفاصيل الموجودة في المستند وقواعد تصميمها مع متطلبات اللوائح الحالية.
من بين الأكثر أهمية من الناحية القانونية (أي إعطاء الوثيقة أثر قانوني) تشمل التفاصيل:
التوقيع؛
تاريخ الوثيقة
ختم الموافقة على الوثيقة ؛
رقم تسجيل الوثيقة.
التوقيع شرط إلزامي لأي وثيقة. يُمنح حق التوقيع للمسؤولين وفقًا للوثائق التنظيمية والإدارية للمنظمة (ميثاق ، وصف الوظيفةإلخ.). نيابة عن المنظمة ، عادة ما يتم التوقيع على الوثائق من قبل المدير العام أو نوابه. وثائق التقسيمات الهيكلية موقعة من قبل رؤسائهم. رئيس الحساباتتوقع المنظمات المستندات وفقًا لاختصاصها على أساس القانون الاتحادي "بشأن المحاسبة".
يتم وضع التوقيع على النسخة الأولى من المستند ، إذا لزم الأمر (على سبيل المثال ، توقيع عقد ، اتفاقية) وعلى نسخ أخرى.
يعتبر تاريخ الوثيقة من أهم التفاصيل. عدم وجود تاريخ على المستند يجعل المستند إما غير صالح (على سبيل المثال ، التوكيل الرسمي) أو قد يؤدي إلى تقليل الفترة فترة التقادمبموجب الالتزامات التعاقدية.
يستخدم الختم للمصادقة على توقيع المسؤول على أهم المستندات (بما في ذلك المالية) ، ويشهد على صحة المستند ويتم إلصاقه بالوثائق ، التي يترتب على نشرها عواقب قانونية أو مادية على المنظمة (إعادة التنظيم ، النقل الأصول المادية، وشهادة الحقوق ، وما إلى ذلك).
يشير ختم الموافقة إلى إدخال الوثيقة حيز التنفيذ ، وتوسيع نطاق عملها ليشمل جميع موظفي المنظمة. تخضع الموافقة الإلزامية من قبل المدير العام أو الاجتماع العام للمشاركين أو مجلس الإدارة في حدود اختصاصهم لما يلي:
ميثاق المنظمة ، لائحة الفروع ؛
جداول التوظيف.
أعمال التفتيش والقبول والنقل ؛
وصف الوظيفة؛
التقديرات وخطط العمل والتقارير وما إلى ذلك. المستندات.
يشير رقم التسجيل إلى أن المستند قد اجتاز جميع مراحل المعالجة ، وتم تسجيله وبالتالي تم تسجيله وثيقة رسميةالمنظمات.
3.1.1. يجب أن يكون نص الوثائق الرسمية موجزا ودقيقا ، ولا يسمح بتفسيرات مختلفة. يجب عدم استخدام الاختصارات والتسميات غير المعروفة في المستندات.
3.1.3. يجب إعداد الردود على المستندات المستلمة بتنسيق جاري الكتابةفقط في الحالات التي تتطلب فيها القضايا المثارة وثائق إلزامية.
3.1.4. لا يمكن إجراء أي إضافات أو تصحيحات على المستندات الموقعة (المعتمدة) التي تغير جوهر ما ورد في المستند إلا من قبل الشخص الذي وقع عليها.
الشكل العام؛
ترويسة.
شكل نوع معين من المستندات (باستثناء الحرف).
يمكن استخدام النموذج العام لإعداد أي نوع من المستندات ، باستثناء الخطابات. يوصى بتضمين التفاصيل التالية:
اسم الشركة؛
استنسل أجزاء من تفاصيل مثل تاريخ ورقم تسجيل المستند.
ختم الموافقة
عنوان النص ؛
علامة التحكم.
شكل الخطاب يحتوي على التفاصيل:
شعار (شعار) المنظمة ؛
اسم المنظمة الأم ؛
اسم الشركة؛
بيانات مرجعية عن المنظمة (العنوان البريدي ، أرقام الهواتف ، أرقام الفاكس ، عنوان البريد الإلكتروني ، صفحات الويب على الإنترنت).
يوصى بتضمين أجزاء الاستنسل فيه تفاصيل مثل التاريخ ورقم تسجيل المستند ورابط للتاريخ ورقم التسجيل وثيقة واردة؛ وكذلك وضع الزوايا المقيدة للتفاصيل التالية:
المكان المقصود؛
عنوان النص ؛
علامة التحكم.
يتم تجميع شكل نوع معين من المستندات (باستثناء الحرف) على أساس نموذج عام ويتم استكماله باسم نوع المستند المقابل ، على سبيل المثال ، "أمر" ، "تعليمات" ، إلخ. .
3.2 القواعد الأساسية للأعمال الورقية.
3.2.1. نص الوثيقة مصحوب بعنوان يعكس ملخصالمستند ، والذي تمت كتابته قبل النص الموجود على اليسار. العنوان يجيب عادة على السؤال "حول ماذا؟".
إذا كانت الوثيقة تعكس العديد من القضايا ، فيمكن صياغة العنوان بطريقة عامة.
تتم صياغة العنوان مباشرة من قبل المنفذ عند إعداد الوثيقة.
لا يتم كتابة العناوين للأحرف التي لا يتجاوز نصها نصف صفحة ، وكذلك في الردود على رسائل المواطنين.
3.2.2. في الردود على الرسائل الواردة من المنظمات والمؤسسات ، يتم الإشارة إلى تاريخ ورقم الوثيقة التي تم الرد عليها. إذا تمت طباعة المستند على ورقة ذات رأسية ، فسيتم الإشارة إلى الرابط في مكان مخصص بشكل خاص ، وفي مستند مطبوع ليس على ورق ذي رأسية ، قبل عنوان الرسالة أو نصها.
3.2.3. يجب أن يكون لكل مستند (باستثناء الحرف) اسم النوع الذي يشير إليه (ترتيب ، بروتوكول ، عمل ، مذكرة ، إلخ).
3.2.4. يمكن تقسيم نص الوثيقة إلى أقسام وأقسام فرعية وفقرات وفقرات فرعية مرقمة بالأرقام العربية. يتم ترقيم الأقسام بشكل متتالي ، ويتم ترقيم المكونات المتبقية من المستند بالترتيب داخل كل قسم.
على سبيل المثال: 1 .؛ 1.1. 1.2. ؛ 1.2.1. 1.2.2.
2.; 2.1.; 2.2.; 2.2.1.; 2.2.2.
الفقرات داخل فقرة غير مرقمة.
في حالة عدم وجود أقسام ، يمكن تقسيم نص المستند بالكامل إلى فقرات ذات ترقيم تسلسلي.
3.2.5. تم تحديد إجراءات العمل مع وثائق التوزيع المحدود في مسودة التعليمات للعمل معها وثائق سرية "___________".
3.2.6. عند إعداد المستندات على صفحتين أو أكثر ، يجب ترقيم الصفحات الثانية واللاحقة.
توضع أرقام الصفحات في منتصف الهامش العلوي للورقة بالأرقام العربية بدون كلمة "صفحة" أو الاختصار "صفحة". وعلامات الترقيم.
يمكن طباعة المستندات على الجانب الخلفي من الورقة.
3.2.7. تاريخ الوثيقة هو تاريخ التوقيع أو الموافقة ، للبروتوكول - تاريخ الاجتماع ، للقانون - تاريخ الحدث. إذا كانت عدة مؤسسات هي مؤلفي المستند ، فإن تاريخ المستند هو أحدث تاريخ توقيع.
يتم إصدار تاريخ المستند رقميًا بالتسلسل التالي: يتم إصدار يوم الشهر والشهر في زوجين من الأرقام العربية مفصولة بنقطة ، ويتم الإشارة إلى السنة بأربعة أرقام ، على سبيل المثال: 01/05 / 2003. بعد كتابة التاريخ رقميًا ، لا يتم وضع الحرف "g" بنقطة أو مجرد نقطة ، إلا عندما تنتهي الجملة بالتاريخ.
يُسمح بتصميم التاريخ بالتسلسل التالي: السنة ، الشهر ، اليوم من الشهر ، على سبيل المثال: 2003.01.05.
يُسمح بالطريقة اللفظية الرقمية لتصميم التاريخ ، حيث يتم بالضرورة وضع الحرف "g" مع نقطة أو كلمة "سنة" بعد الأرقام التي تشير إلى السنة ، على سبيل المثال: 1 مارس 2003.
3.2.8. إذا تمت طباعة المستند على نموذج ، فسيتم لصق التاريخ في المكان المخصص له في ختم النموذج. يتم وضع التاريخ في نفس المكان (أعلى اليسار) المستندات الداخليةالتي لم تتم طباعتها على ورق ذي رأسية.
في المستند المطلوب الموافقة عليه ، يتم وضع التاريخ في سمة الموافقة ذاتها.
3.2.9. يتم وضع رقم تسجيل المستند ، الذي يتكون من رقم فهرس التقسيم الفرعي ، ورقم الحالة وفقًا لتسمية الحالات والرقم التسلسلي للتسجيل ، إذا تم طباعته على النموذج ، في المكان المحدد في ختم النموذج. إذا لم تتم طباعة المستند على ورق ذي رأسية ، فسيتم لصق الرقم بنفس الطريقة مثل قاعدة ختم التاريخ.
يتكون رقم تسجيل المستند الذي تم تجميعه بشكل مشترك من قبل منظمتين أو أكثر من أرقام التسجيل الخاصة بوثيقة كل من هذه المنظمات ، مفصولة بشرطة مائلة بالترتيب الذي يتم به الإشارة إلى المؤلفين في المستند.
3.2.10. عند إعداد المستندات بالاشتراك مع العديد من المنظمات ، يجب أن يؤخذ في الاعتبار أن جميع نسخ هذه المستندات يجب أن تكون أصلية.
3.2.11. يمكن أن تكون المنظمات أو أقسامها الفرعية الهيكلية أو المسؤولون أو الأفراد (الأفراد) الخاصون هم المرسل إليهم. يشار إلى أسماء المنظمة ووحدتها الهيكلية في الحالة الاسمية ، على سبيل المثال:
ذ م م "روماشكا" قسم شؤون الموظفين
يشار إلى موقف الشخص الذي يتم توجيه المستند إليه في حالة الحالة الأصلية ، على سبيل المثال:
وزارة المالية في إدارة الاتحاد الروسي
كبير المتخصصين AB Petrova
إذا كانت الوثيقة موجهة إلى عدة منظمات متجانسة أو إلى عدة أقسام هيكلية لمنظمة واحدة ، فيجب الإشارة إليها بطريقة عامة ، على سبيل المثال:
رؤساء الإدارات والفروع في JSC "ماستروي اكسبورت"
قد يتضمن "العنوان" المطلوب عنوانًا بريديًا. يتم تحديد عناصر العنوان بالتسلسل ، التي أنشأتها القواعدتقديم الخدمات البريدية.
يجب ألا يحتوي المستند على أكثر من أربعة مستلمين. لم يتم الإشارة إلى كلمة "نسخ" قبل المرسل إليهم الثاني والثالث والرابع. عند توجيه مستند إلى أكثر من أربعة عناوين ، يقوم القائم بالأداء بتجميع قائمة بريدية ويشار إلى عنوان واحد فقط في كل نسخة من المستند.
3.2.12. إذا كان المستند موجهًا إلى مؤسسة ، فاذكر اسمها ، ثم العنوان البريدي ، على سبيل المثال:
هيئة تحرير مجلة "Glavbuh"
ب. Sukharevsky per. ، 2/24 موسكو ، 127051
إذا كانت الرسالة موجهة إلى شخص خاص (طبيعي) ، فعليك أولاً الإشارة إلى العنوان البريدي ، ثم الاسم الأخير والأحرف الأولى من اسم المستلم ، على سبيل المثال:
121019 ، موسكو ، نوفي أربات ، 4 ، شقة. 25
أ. إيفانوف
3.2.13. يتم لصق ختم الموافقة على المستندات التي تتطلب تصديقًا إضافيًا على أصالتها وموثوقيتها. يجوز اعتماد المستندات من قبل رئيس المنظمة ونوابه وغيرهم من المسؤولين الذين تم تفويضهم الصلاحيات المناسبة.
عندما تتم الموافقة على مستند من قبل مسؤول ، يجب أن يتكون ختم التوقيع الخاص بالمستند من كلمة أوافق (بدون علامات اقتباس) ، ولقب الشخص الذي يوافق على المستند ، وتوقيعه ، والأحرف الأولى من اسمه ، ولقبه وتاريخ الموافقة (تم وضعه بواسطة يد) ، على سبيل المثال:
أوافق المدير العام ______________________ (اسم المنظمة) التوقيع الاسم الكامل التاريخ
عندما تتم الموافقة على وثيقة من قبل العديد من المسؤولين ، توضع توقيعاتهم على نفس المستوى.
عندما تتم الموافقة على مستند بأمر أو بروتوكول أو قرار أو قرار ، يتكون ختم الموافقة من كلمة تمت الموافقة عليها (تمت الموافقة عليها ، تمت الموافقة عليها بدون علامات اقتباس) ، واسم مستند الموافقة في الحالة الاسمية وتاريخه ورقمه ، على سبيل المثال:
وافق
محضر اجتماع الجمعية العمومية للمساهمين بتاريخ رقم. _____
وافق
قرار المدير العام "______________" بتاريخ رقم. ___________
يقع ختم الموافقة على المستند في الركن الأيمن العلوي من المستند.
3.2.14. إذا كان المستند يحتوي على مرفقات ، فإن العلامة الخاصة بوجود المرفق تكون على النحو التالي:
الاستخدام: 3 لترات. في نسختين.
إذا كان المستند يحتوي على تطبيق غير مذكور في النص ، فاذكر اسمه وعدد الأوراق وعدد النسخ. إذا كان هناك عدة تطبيقات ، يتم ترقيمها ، على سبيل المثال:
التطبيق: 1. استمارة N 2 لكل ورقتين. في نسخة واحدة. 2. ملاحظة توضيحية لتشكيل N 2 لكل ورقة واحدة. في نسخة واحدة.
إذا تم إرفاق مستند آخر بالمستند ، والذي يحتوي أيضًا على ملحق ، يتم وضع العلامة على حضور الطلب على النحو التالي:
مرفق: خطاب من وزارة الضرائب في الاتحاد الروسي بتاريخ 04.25.99 N 03-58 / [البريد الإلكتروني محمي]وملحق به 15 لترًا فقط.
إذا لم يتم إرسال الطلب إلى جميع العناوين المشار إليها في المستند ، فسيتم وضع علامة على وجوده على النحو التالي:
الاستعمال: 5 لترات. في 3 نسخ. إلى العنوان الأول
إذا كانت التطبيقات ملزمة ، فلن تتم الإشارة إلى عدد الأوراق.
3.2.15. يتكون ختم الموافقة على المستند من كلمة متفق عليه (بدون علامات اقتباس) ، وموقف الشخص الذي تمت الموافقة على المستند معه (بما في ذلك اسم المنظمة) ، والتوقيع الشخصي ، وفك تشفير التوقيع (الأحرف الأولى ، واللقب) وتاريخ الموافقة ، فمثلا:
متفق عليه
مشرف "_________"
توقيع شخصي التاريخ
إذا تم تنفيذ الموافقة عن طريق خطاب أو بروتوكول أو ما إلى ذلك ، يتم وضع ختم الموافقة على النحو التالي:
متفق عليه
محضر اجتماع مجلس الإدارة بتاريخ 00.00.00. ن____
يتم وضع ختم الموافقة أسفل "التوقيع" المطلوب أو على ورقة اعتماد منفصلة.
يتم إعداد ورقة الموافقة في الحالات التي يؤثر فيها محتوى المستند على مصالح العديد من المنظمات ، والتي يتم تدوينها في مكان ختم الموافقة ، على سبيل المثال:
ورقة الموافقة مرفقة. تاريخ التوقيع.
يتم إعداد ورقة الموافقة على النحو التالي:
اسم وثيقة الموافقة
تم الاتفاق على اسم الوظيفة ، واسم المنصب ، وتوقيع منظمة المنظمة ، والأحرف الأولى من الاسم ، وتوقيع اللقب ، والأحرف الأولى من الاسم ، واللقب 00.00.00. (التاريخ) 00.00.00. (التاريخ)
3.2.16. يتم إصدار الموافقة الداخلية على المستند بتأشيرة ، والتي تتضمن توقيع الموافق ، ونسخة التوقيع (الأحرف الأولى ، واللقب) والتاريخ ؛ إذا لزم الأمر - منصب الموافق.
في حالة وجود تعليقات على المستند ، يتم إصدار التأشيرة على النحو التالي:
التعليقات مرفقة التوقيع الشخصي الاسم الكامل 00.00.00. (التاريخ)
يتم لصق التأشيرات على نسخ من المستندات المتبقية في المنظمة ، أسفل التوقيع على الجانب الأمامي من الورقة الأخيرة من المستند. يتم اعتماد مشاريع القرارات والأوامر والقرارات الصادرة عن الهيئات الجماعية على النسخة الأولى على الجانب الخلفي من الورقة الأخيرة من الوثيقة.
3.2.17. تكوين "التوقيع" المطلوب يشمل: اسم منصب الشخص الذي وقع على الوثيقة ، له توقيع شخصيونسخة من التوقيع تتكون من الأحرف الأولى واللقب.
في المستندات التي تم إعدادها على الاستمارات "______________" (ترتيب ، حرف) ، تتم الإشارة إلى الموضع بصيغة مختصرة: المدير العام ، لم تتم طباعة الكلمات "_____________".
في المستندات التي لم يتم وضعها على نماذج "_____________" ، يتضمن التوقيع اسم الوظيفة والمنظمة.
عند إعداد مستند على ترويسة أحد المسؤولين (إن وجد) ، لا يُشار إلى موقع هذا الشخص في التوقيع.
عندما يتم التوقيع على وثيقة من قبل عدة مسؤولين ، يتم وضع توقيعاتهم واحدة تحت الأخرى في التسلسل المقابل للوظيفة التي يشغلها ، على سبيل المثال:
التوقيع الشخصي للمدير العام الاسم الكامل
التوقيع الشخصي لرئيس المحاسبين الاسم الكامل
عندما يتم التوقيع على مستند من قبل عدة أشخاص من نفس المناصب ، فإن توقيعاتهم تقع على نفس المستوى.
لا تشير الوثائق التي وضعتها اللجنة إلى مواقف الأشخاص الموقعين على الوثيقة ، ولكن واجباتهم كأعضاء في اللجنة وفقًا للتوزيع ، على سبيل المثال:
رئيس الهيئة التوقيع الشخصي الاسم الكامل
أعضاء الهيئة التوقيع الشخصي الاسم الكامل توقيع شخصي توقيع شخصي
يجوز توقيع المستند من قبل مسؤول بالإنابة يوضح منصبه الفعلي ولقبه. في هذه الحالة ، لا يجوز وضع حرف الجر "For" ، النقش المكتوب بخط اليد "Vice". أو شرطة مائلة قبل المسمى الوظيفي.
3.2.18. يشهد الختم على صحة توقيع المسؤول على المستندات المنصوص عليها في اللوائح الخاصة ويصادق على حقوق الأشخاص الذين يثبتون الحقائق المتعلقة بالموارد المالية.
الوثائق مصدق عليها بختم المنظمة. يجب لصق الختم بطريقة تسجل جزءًا من كلمات اسم الموقع للشخص الذي وقع على المستند ، أو في المكان المحدد.
3.2.19. عند التصديق على مطابقة نسخة من المستند مع الأصل ، يتم وضع علامة "التوقيع" المطلوبة أدناه: نقش الشهادة "صحيح" ؛ منصب الشخص الذي صادق على النسخة ؛ توقيع شخصي؛ فك التوقيع (الأحرف الأولى ، اللقب) ؛ تاريخ الشهادة ، على سبيل المثال:
التوقيع
تصحيح مفتش الموارد البشرية التوقيع الشخصي الاسم الكامل التاريخ
3.2.20. تتضمن العلامة الخاصة بالمنفذ اللقب (أو اللقب ، الاسم ، اسم العائلة) لمنفذ المستند ورقم هاتفه. يتم وضع ملاحظة حول فنان الأداء في الجزء الأمامي أو الخلفي من الورقة الأخيرة من المستند في الزاوية اليسرى السفلية ، على سبيل المثال:
سيدوروف أو سيدوروف بيتر إيفانوفيتش 321 58 79321 58 79
في المستندات التي تحتوي على ختم وصول مقيد ، تتم إضافة ملاحظة حول الفنان مع معلومات حول عدد النسخ المطبوعة من المستند ، مع الإشارة إلى المرسل إليهم ، على سبيل المثال:
يستخدم سيدوروف
طبعت نسختان.
السابق. ن 1 - المرسل إليه
السابق. ن 2 - في حالة الدائرة
تم تدمير المسودة والمتغيرات
مطبوع على ظهر الصفحة الأخيرة من المستند.
3.2.21. تتضمن علامة تنفيذ المستند وتقديمه إلى القضية البيانات التالية: إشارة إلى تاريخ ورقم المستند الذي يثبت تنفيذه ، أو في حالة عدم وجود مثل هذا المستند. معلومات مختصرةحول الأداء عبارة "في العمل" ؛ رقم الحالة التي سيتم حفظ المستند فيها.
يجب توقيع مذكرة حول تنفيذ المستند وتوجيهاته في القضية وتأريخها من قبل منفذ الوثيقة.
4. إعداد وتسجيل الوثائق التنظيمية والإدارية (الأوامر ، محاضر اجتماعات المكتب)
4.1 تتم طباعة نص الطلب على نموذج خاص ، وكقاعدة عامة ، يتكون من جزأين: تأكيد وإداري.
يلخص الجزء التأكيدي الحقائق والأحداث التي كانت بمثابة أساس لإصدار الأمر.
إذا تم إصدار الأمر على أساس مستند آخر ، فسيتم الإشارة إلى التاريخ والرقم والاسم الكامل ومحتوى هذه الوثيقة في الجزء المتعلق بـ "______________" في النص.
4.2 يبدأ الجزء الإداري من الأمر بكلمة I ORDER ، والتي تتم طباعتها بأحرف كبيرة في سطر منفصل.
يجب أن يحتوي الجزء الإداري على مهام محددة تشير إلى فناني الأداء والمواعيد النهائية.
يجب إعطاء مواعيد نهائية حقيقية ، بناءً على حجم العمل الذي يتعين القيام به ، بالإضافة إلى مراعاة الوقت اللازم للنسخ ، وتوزيع المستندات وإيصال المهمة إلى المقاول.
لا يجوز تغيير الشروط المنصوص عليها في المستندات التي على أساسها صدر الأمر.
ينقسم نص الجزء الإداري إلى فقرات وفقرات فرعية.
يجب أن تذكر كل فقرة (فقرة فرعية) مهمة واحدة فقط مع موعد نهائي محدد وتشير إلى منفذي المهمة المحددين.
تشير الفقرة الأخيرة من الأمر إلى الوحدة الهيكلية أو المسؤول المكلف بمراقبة تنفيذ الأمر.
4.3 عند إدراج فناني الأداء في ترتيب النشاط الرئيسي ، تُكتب أسماء المسؤولين بدون أحرف أولى.
في أوامر التعيينات والنقل والفصل للموظفين والحوافز والفرض عقوبات إدارية، عند تعيين رواتب شخصية ، إلخ. يشار إلى ألقاب وأسماء وأسماء عائلات الأشخاص المدرجين في الأوامر.
إذا كانت المهمة بالترتيب موجهة إلى وحدة هيكلية ، فسيتم كتابة اسم العائلة في الحالة الاسمية وطباعتها بين قوسين ، على سبيل المثال:
التخطيط والإدارة المالية (سيدوروف) لإعداد ...
إذا كانت المهمة موجهة على وجه التحديد إلى المدير ، فسيتم كتابة اللقب في الحالة الأصلية بدون أقواس ، على سبيل المثال:
رئيس دائرة التخطيط والمالية سيدوروفا لإعداد ...
4.4 يتم التعرف على الأوامر الصادرة سابقًا على أنها غير صالحة كليًا أو جزئيًا في وقت واحد مع إصدار مستند جديد حول نفس الإصدار. يمكن إعطاء قائمة المستندات غير الصالحة في كل من النص والملحق بالترتيب.
إذا كان الأمر خاضعًا لتغيير جزئي ، فإن المشروع يعطي طبعة جديدةتعديل فقرة أو جزء من أمر صدر سابقًا.
يجب أن يحتوي الأمر ، الذي يعد إضافة إلى الأمر الذي تم إصداره سابقًا ، على مرجع مطابق في النص ، على سبيل المثال:
بالإضافة إلى الترتيب المدير التنفيذي"______________" بتاريخ 25.02.00 شمال 321
4.5 لا يجوز إجراء التغييرات والإضافات على الأمر الصادر سابقًا إلا بأمر موقع من المدير العام أو الشخص الذي يحل محله.
4.6 إذا كان هناك ملحق للأمر ، فحينئذٍ يكتبون في الورقة الأولى في الزاوية اليمنى العليا كلمة "ملحق" تشير إلى المستند الإداري وتاريخه ورقم التسجيل ، على سبيل المثال:
طلب
لأمر الجنرال
مدير "______________"
في حالة وجود عدة تطبيقات ، تتم الإشارة إلى رقم كل منها (بدون علامة الرقم).
4.7 تتم طباعة عنوان الطلب في المكان المخصص بشكل خاص ، على اليسار.
لأوامر من شؤون الموظفينلم يتم إنشاء الرؤوس.
4.8 قبل تقديمه للتوقيع ، يتم اعتماد مشروع القرار من قبل نواب المدير العام لمجالات النشاط ، الرئيس الإدارة القانونيةوالوحدات الهيكلية الأخرى المهتمة.
عند الموافقة على مسودة الوثيقة ، يتحقق المحامون من امتثالها التشريعات الحالية، وكذلك صحة الإشارات إلى الوثائق التنظيمية.
4.9 يتم لصق التأشيرات على ظهر الصفحة الأخيرة من الترتيب الأصلي بالشكل التالي:
تم إعداد مسودة الأمر (عنوان توقيع الرئيس الهيكلية الهيكلية. التقسيمات الفرعية) التاريخ
متفق عليه:
نائب تاريخ توقيع الرئيس التنفيذي والاسم الأخير
تاريخ توقيع رئيس القسم القانوني واللقب
يتم وضع التعليقات على أمر المسودة في الجزء الخلفي من الورقة الأخيرة أو في ورقة منفصلة ، حولها يتم وضع ملاحظة مقابلة على المسودة.
إذا قام المقاول بإجراء تعديلات وإضافات ، فيجب الاتفاق على أمر المسودة مع كل من صادق على الوثيقة في وقت سابق.
4.10. تتم طباعة اسم العائلة ورقم هاتف المؤدي على الجانب الأمامي من الورقة الأخيرة من المستند الأصلي في أسفل اليسار ، إذا لم يكن هناك مسافة - على ظهر الورقة الأخيرة من المستند الأصلي.
4.11. لا تُطبع الأوامر الصادرة بالاشتراك مع منظمات أخرى على ورق ذي رأسية ويتم توقيعها بعدة نسخ من النسخ الأصلية وفقًا لعدد مؤلفي المستند.
يوافق رؤساء الأقسام الفرعية الهيكلية وفقًا لذلك على نسخة الأمر المخزنة في المنظمة.
4.12. يتكون التوقيع في الأوامر من الاسم المختصر للوظيفة والتوقيع الشخصي ونسخته ، على سبيل المثال:
توقيع المدير العام الشخصي بالأحرف الأولى من اسم العائلة
4.13. يتم تحويل الأوامر الموقعة من قبل الإدارة في يوم التوقيع إلى المكتب للتسجيل في مجلة خاصة والنسخ المتماثل.
يتم إصدار الأوامر في عدد محدود للغاية من النسخ ولا يتم إرسالها إلا إلى الوحدات الهيكلية التي تحتاج إليها.
تقع مسؤولية تحديد تداول الوثيقة وصحة توزيعها على عاتق رؤساء الوحدات الهيكلية التي أعدت الأمر.
4.14. يتم إعداد مسودات أوامر الموظفين من قبل قسم شؤون الموظفين في قسم شؤون الموظفين.
في أوامر للأفراد ، قد يكون الجزء التمهيدي غائبًا. يبدأ الجزء الإداري من الأمر بفعل يشير إلى الإجراء: ASSIGN ، RELEASE ، TRANSFER ، SEND ، ثم يُشار إلى اسم العائلة ، والاسم ، واسم الأب للشخص الذي صدر الأمر من أجله ، والموقع ، واسم الوحدة الهيكلية. ينتهي النص ببيان سبب إصدار الأمر.
يجب أن تمتثل صياغة أوامر الموظفين بدقة لقانون العمل. في الحالات المنصوص عليها في تشريعات الاتحاد الروسي ، يتم إعداد المستندات الخاصة بمحاسبة العمال وفقًا لنماذج موحدة.
في أوامر الأفراد ، يتم تسجيل تأشيرات التوفيق على الجانب الأمامي من المستند ، أسفل شرط "التوقيع".
4.15. يتم تسجيل الأوامر الخاصة بالأفراد ، وتشكيلها في حالات منفصلة عن الأوامر الأخرى ولها ترقيم مستقل: إلى رقم التسجيليضاف الحرف "k".
4.16. يتم الاحتفاظ بالأوامر الأصلية للأنشطة الرئيسية في المكتب والموظفين - في قسم شؤون الموظفين في قسم شؤون الموظفين.
4.17. تبني قرارات الإدارةوالقرارات نفسها موثقة من خلال محاضر اجتماعات الإنتاج مع الإدارة.
يتكون نص البروتوكول من جزأين: تمهيدي وأساسي.
يحتوي الجزء التمهيدي على معلومات دائمة (الكلمات: الرئيس ، السكرتير ، كانوا حاضرين) ومعلومات متغيرة (الأحرف الأولى وألقاب الرئيس والسكرتير والحاضرين). مع وجود عدد كبير من المشاركين في الاجتماع ، يتم تجميع قائمة بالحاضرين مرفقة بالمحضر. ينتهي الجزء التمهيدي من البروتوكول بجدول الأعمال. الكلمات "أجندة" متبوعة بنقطتين. بنود جدول الأعمال مرقمة. يتم تحديد تسلسل الأسئلة حسب درجة أهميتها. يتم سرد الأسئلة في الحالة الاسمية ، عنوان الوظيفة والاسم الأخير للمتحدث - في الحالة المضافة.
تم بناء الجزء الرئيسي وفقًا لبنود جدول الأعمال وفقًا للمخطط: استمع - تكلم - تقرر (مقرر).
تُستخدم أشكال الدقائق القصيرة والمختصرة عندما لا يكون هناك حاجة إلى سجل مفصل لمناقشة القضايا. في البروتوكول نموذج قصيريشار فقط إلى قائمة الحاضرين والقضايا قيد النظر والقرارات المتخذة.
4.18 يتم تنظيم إجراءات إعداد العقود وإضفاء الطابع الرسمي عليها وإبرامها وتسجيلها ومتابعة تنفيذها بأمر من المدير العام "______________".
5. تجميع تسميات الحالات وتشكيل القضايا في العمل المكتبي
5.1 - حصر تسميات القضايا.
5.1.1. من أجل تشكيل الحالات بشكل صحيح في العمل المكتبي الحالي ، وتسجيلها ، وضمان السلامة والبحث السريع عن المستندات ، تقوم الأقسام الهيكلية للمنظمة سنويًا بتجميع تسميات الحالات في شكل محدد بدقة (الملحق N 4).
5.1.2. تسمية القضايا هي قائمة منهجية بأسماء محددة للقضايا المعروضة عليها تقويم سنوي، مع الإشارة إلى شروط تخزينها ، وضعت بالطريقة المنصوص عليها.
5.1.3. يتم تجميع تسمية حالات الوحدة الهيكلية من قبل الشخص المسؤول عن العمل المكتبي ، بمشاركة المتخصصين. رؤساء الأقسام الهيكلية مسؤولون عن التجميع الصحيح لتسميات القضايا.
5.1.4. على أساس تسميات شؤون الأقسام الهيكلية ، يضع المكتب تسمية موحدة لشؤون المنظمة ، والتي ، في المواعيد النهائيةمتفق عليه مع السلطات الأرشيفية.
5.1.5. يتم وضع التسميات الموحدة للقضايا وفقًا لهيكل المنظمة.
5.1.6. يجب أن تتضمن تسمية حالات الوحدة الهيكلية جميع الحالات والوثائق التي تم إنشاؤها في أنشطة الوحدة. يشمل المصطلح أيضًا جميع الملفات المرجعية والمجلات ونماذج المحاسبة الأخرى.
5.1.7. يجب أن يكون لجميع الحالات فهرس يتكون من تعيين رقمي تقليدي للوحدة الهيكلية ، والرقم التسلسلي للحالة وفقًا للتسمية.
5.1.8. تشير التسمية إلى أسماء (عناوين) القضايا.
يجب أن يعكس عنوان القضية في التسمية محتوى المستندات الموجودة فيه ، وأن يكون موجزًا ومحددًا.
يتم ترتيب عناوين القضايا في المصنف حسب درجة أهمية الوثائق الواردة فيها: تنظيمية - المستندات الإداريةجثث سلطة الدولة، أوامر الإدارة "_____________" ، الخطط ، التقارير ، البروتوكولات ، الشهادات ، إلخ. يتم وضع الحالات التي تتكون من وثائق ذات محتوى متجانس جنبًا إلى جنب: التقارير ربع السنوية تتبع التقارير السنوية ، والتقارير الشهرية بعد التقارير ربع السنوية.
عند تجميع عنوان القضية ، يتم استكمال اسم الموضوع (الموضوع ، القضية) بإشارة إلى نوع القضية التي يتم البدء فيها (مواد ، مراسلات ، إلخ) ، بالإضافة إلى بيانات توضح محتوى المراسلين والتواريخ من الأحداث ، وإشارة إلى صحة أو نسخ من الوثائق ، وما إلى ذلك.
يستخدم مصطلح "المواد" في العنوان عندما من المفترض أن تجمع بين المستندات من أنواع مختلفة تتعلق بمسألة واحدة. يجب الكشف عن مصطلح "المواد" من خلال سرد الأنواع الرئيسية للوثائق التي تشكل القضية.
يُستخدم مصطلح "المواد" أيضًا عند دمج المستندات في حالة واحدة والتي تعد ملحقًا بأي مستند آخر ، على سبيل المثال: "مواد لمحاضر اجتماعات مجلس الإدارة".
يستخدم مصطلح "القضية" في العنوان عند بدء القضايا الشخصية أو التحكيم.
5.1.9. يشار إلى فترات تخزين العلب وأرقام المواد وفقًا لقائمة النموذجية وثائق الإدارةشكلت في أنشطة المنظمات ، مع بيان فترات تخزين الوثائق (تمت الموافقة عليها من قبل الأرشيف الاتحادي في 06.10.2000).
يتم تحديد شروط تخزين الحالات غير المحددة في القائمة من قبل المتخصصين في الأقسام الهيكلية جنبًا إلى جنب مع الأرشيف المشترك.
5.1.10. بالإضافة إلى ذلك ، يتم تضمين القضايا التي تم تشكيلها خلال السنة الكتابية ولم يتم تضمينها في تسمية القضايا في القسم المقابل لها. لهذا الغرض ، يتم ترك العديد من أرقام الاحتياط في كل قسم من أقسام التسمية.
5.1.11. تتم مراجعة تصنيف القضايا سنويًا: يتم تحديد عناوين القضايا وفترات الاحتفاظ بها ، ويتم تقديم القضايا الجديدة التي بدأت خلال العام. في هذه الحالات ، تتم إعادة طباعة تسميات الحالات ووضعها موضع التنفيذ في 1 يناير من العام الحالي.
يجب أن تكون النسخة الأولى من جدول القضايا مصدق عليها من رئيس الوحدة الهيكلية.
5.1.12. خلال كامل فترة صلاحية تسمية القضايا ، فإنه يضع على الفور (في عمود "الملاحظات") علامات على بدء القضايا ، عند تمرير القضايا (أي على استمرار القضايا من العام الماضي إلى سنه جديده) ، على تخصيص لتدمير القضايا مع منتهية الصلاحيةالتخزين ، إلخ.
5.1.13. يتم تحويل الاجتياز (غير المنتهية) للوحدة الإنشائية إلى جدول قضايا العام المقبل مع الحفاظ على الفهرس الكتابي الأصلي. على سبيل المثال ، الخطط طويلة الأجل ، وحالات البناء ، وما إلى ذلك.
5.1.14. في نهاية العام ، في نهاية تسمية القضايا ، يتم إدخال إدخال نهائي على فئات وعدد القضايا المرفوعة ، بشكل منفصل للدائم وطويل الأجل (أكثر من 10 سنوات) والمؤقتة (حتى 10 سنوات شاملة ) فترات التخزين. يتم اعتماد السجل النهائي ، ويتم إبلاغ هذه المعلومات إلى الأرشيف (الملحق N 5).
5.2 تشكيل القضايا.
5.2.1. يتم تشكيل القضايا في العمل المكتبي الحالي بما يتفق بدقة مع تسميات القضايا.
5.2.2. يتم تجميع جميع الوثائق في حالات وتخزينها حتى يتم نقلها إلى الأرشيف في الأقسام الهيكلية للمنظمة.
يتم إيداع المستندات المكتملة فقط في الملف. يقوم المقاول بشطب المستندات المنفذة "إلى القضية رقم ____" ، مؤكداً أن المشكلة المثارة في الخطاب قد تم حلها.
يتم توثيق نسخ المستندات المودعة في الملفات.
5.2.3. يتم إيداع المستندات المنفذة في القضية بترتيب حل الأسئلة في التسلسل الزمني ، وترتيبًا أبجديًا ، والفهرسة (الترقيم) ، ويجب أن تتبع وثيقة الرد وثيقة الطلب.
5.2.4. يتم تجميع المستندات الخاصة بسنة عمل واحدة في حالات ، باستثناء الحالات العابرة ، والحاجة إلى تشكيل طويل الأجل لأكثر من عام بسبب مسار حل المشكلة (على سبيل المثال ، الخطط طويلة الأجل ، الملفات الشخصية ، وما إلى ذلك).
يجب تجميع مستندات فترة التخزين الدائم والمؤقت في ملفات منفصلة.
5.2.5. لا يجوز عند تكوين الدعوى:
عدم الاتساق بين عنوان العلبة ومدة صلاحيتها مع الاسم ومدة الصلاحية وفقًا للتسمية ؛
تضارب محتوى الوثائق مع عنوان القضية ؛
توحيد المستندات في ملف واحد مع فترات استبقاء مختلفة ؛
إيداع المستندات والمستندات غير المنفذة بدون علامة المنفذ "إلى القضية رقم _____" ، بالإضافة إلى نسخ غير مصدق عليها من المستندات أو نسخ متفرقة من المستندات ؛
إيداع نسختين أو أكثر من نفس المستند في الملفات ، باستثناء تلك المستندات التي تحتوي على أي قرارات ، وتأشيرات ، وعلامات تكمل محتوى النسخ الأولى ؛
الفصل في شؤون الطلبات والردود ؛
إيداع خطابات الغلاف بدون مرفقات أو بدون علامات عنها ؛
إيداع المستندات التي تم وضع علامة "سيتم إرجاعها" (يجب إعادة المستندات المنفذة مع هذه العلامة إلى المنظمات المناسبة).
5.2.6. يجب ألا يحتوي كل ملف على أكثر من 250 ورقة (سمك العلبة 30-40 مم). مع وجود حجم كبير من المستندات ، يتم إجراء إما التقسيم الزمني للمجمع إلى حالات مستقلة ، أو يتم تقسيم السؤال إلى أسئلة فرعية.
5.2.7. عند فتح علبة ، يجب رسم الغلاف وفقًا للقواعد المعمول بها.
5.3 التنظيم فئات معينةمستندات.
5.3.1. تتشكل أوامر سلطات الدولة في القضايا حسب أنواع الوثائق والمراسلين. المستندات داخل القضية مرتبة ترتيبًا زمنيًا.
5.3.2. يتم تجميع الطلبات في حالات حسب الأرقام والتسلسل الزمني.
يتم تجميع أوامر الأنشطة الأساسية بشكل منفصل عن أوامر الأفراد.
5.3.3. تتشكل البروتوكولات في الحالة بالترتيب الزمني وبالأرقام أو كل بروتوكول على حدة ، اعتمادًا على حجمه ومستنداته.
توضع المستندات الخاصة بالاجتماعات بعد المحاضر في تسلسل النظر في القضايا أو يتم تجميعها في ملف منفصل وفقًا لأرقام محاضر الاجتماعات.
5.3.4. يتم تجميع الخطط والتقارير والتقديرات بشكل منفصل عن مشاريع هذه الوثائق.
يجب تأجيل الخطط والتقارير والتقديرات في حالات السنة التي تتعلق بها ، بغض النظر عن وقت وضعها أو تاريخ الاستلام.
على سبيل المثال ، يجب تقديم تقرير 1999 الصادر في 2000 في ملف 1999 وليس ملف 2000.
تشكلت خطة عام 2001 ، التي تم وضعها في عام 2000 ، في عام 2001 ، وليس عام 2000 ، إلخ.
يتم تشكيل خطط طويلة الأجل لعدة سنوات في السنة الأولى من عملها. تشير التعديلات على الخطة الآجلة إلى السنة التي تم وضعها من أجلها. تقارير التنفيذ التخطيط على المدى طوليتم تشكيلها في العمل العام الماضيعمل هذه الخطط.
5.3.5. يتم تجميع المراسلات في حالات خلال فترة السنة التقويمية.
يتم وضع جميع المستندات التي تنشأ أثناء حل المشكلة في ملف المراسلات. يتم تنظيم المراسلات بترتيب زمني ، بينما يتم وضع وثيقة الاستجابة خلف مستند الطلب.
يجب تقديم الطلب والرد في ملف واحد.
5.3.6. يتم ترتيب المستندات في الملفات الشخصية بالترتيب التالي: الجرد الداخلي للوثائق ؛ طلب وظيفة أو عقد عمل (اتفاق) ؛ الاتجاه أو العرض. استبيان. صحيفة سجل الموظفين. وثائق التعليم؛ مقتطفات من أوامر التعيين ، والنقل ، والفصل ، بالإضافة إلى سجل الموظفين الشخصي ، بالإضافة إلى الملف الشخصي الخاص بمحاسبة الحوافز والشهادات والمستندات الأخرى المتعلقة بهذا الشخص.
نسخ من أوامر فرض عقوبة ، أو حوافز ، أو تغيير الاسم ، إلخ. فيما يتعلق بإدخال هذه الإدخالات ، بالإضافة إلى الورقة الشخصية الخاصة بسجلات الموظفين ، لا يتم وضعها في الملف الشخصي.
5.3.7. شهادات من محل الإقامة ، الشهادات الطبيةحول الحالة الصحية والوثائق الأخرى ذات الأهمية الثانوية يتم تشكيلها بشكل منفصل عن الملفات الشخصية.
5.3.8. يتم تجميع الحسابات الشخصية للعمال والموظفين في ملفات منفصلة في غضون عام ويتم ترتيبها أبجديًا حسب الاسم الأخير.
5.3.9. يتم تشكيل مقترحات وبيانات وشكاوى المواطنين والمنظمات بشكل منفصل.
يشكل كل طلب (شكوى) ومستندات بشأن نظره مجموعة مستقلة في القضية. إذا تم استلامه خلال عام عمل واحد إعادة التطبيق(شكاوى) أو حدوث مستندات إضافيةيتم حفظها في هذه المجموعة من الوثائق.
5.4. استخدام وتخزين المستندات في أعمال المكتب الحالية.
5.4.1. يتم تخزين المستندات والحالات من لحظة إدخالها في العمل المكتبي حتى أرشفتها في أقسام هيكلية في خزائن قابلة للقفل. من أجل تحسين البحث وثائق ضروريةيتم وضع تسمية الحالات على باب الخزانة من الداخل. لا يسمح بتخزين العلب في الجداول.
5.4.2. يتم سحب المستندات من حالات العمل المكتبي الحالي بإذن من إدارة الوحدة الهيكلية. يتم إصدار مستندات القضايا مقابل إيصال في "ورقة بديلة" ، والتي يحتفظ بها موظف المكتب.
5.4.3. يضمن الأشخاص المسؤولون عن حفظ السجلات محاسبة المستندات وسلامتها. يحظر سحب المستندات من ملفات فترة التخزين الدائم بعد الانتهاء من أعمالهم المكتبية.
6. تحضير المستندات للتخزين والاستخدام اللاحقين
6.1 فحص القيمة العلمية والعملية للوثائق.
6.1.1. فحص قيمة الوثائق هو تحديد الأهمية السياسية والاقتصادية والاجتماعية والثقافية وغيرها من الأهمية للوثائق من أجل اختيارها للتخزين وتحديد فترات التخزين.
6.1.2. يتم فحص قيمة الوثائق من قبل لجنة الخبراء الدائمة "______________" (EC).
6.1.3. التكوين الشخصي لجنة الخبراءمعتمدة من قبل المدير العام. يشمل تكوين المفوضية الأوروبية متخصصين من الأقسام الهيكلية للمنظمة.
تسترشد المفوضية الأوروبية في عملها بأساسيات تشريعات الاتحاد الروسي بشأن صندوق المحفوظاتالاتحاد الروسي ، اللوائح الخاصة بصندوق المحفوظات للاتحاد الروسي ، والوثائق التنظيمية والمنهجية للمحفوظات الفيدرالية ، وأوامر وتعليمات المدير العام "_______________".
تؤدي المفوضية الأوروبية للمنظمة الوظائف التالية:
ينظر في مسودات التسميات لحالات التقسيمات الفرعية الهيكلية للمنظمة ؛
تنظيم الاختيار السنوي للوثائق للتخزين والتدمير ؛
يستعرض ملاحظات الحالة التخزين الدائموالأفراد والتخزين طويل الأجل (أكثر من 10 سنوات) ؛
يدرس ويوافق على الإجراءات المتعلقة بتخصيص الحالات التي لا تخضع لمزيد من التخزين ؛
النظر في مقترحات لتغيير فترات التخزين لفئات معينة من الوثائق التي وضعتها القوائم الحالية للمواد الوثائقية مع فترات التخزين واتخاذ قرارات بشأن تقديم هذه المقترحات للنظر فيها من قبل مؤسسة الأرشفة ؛
يشارك في إعداد ومراجعة مسودات قوائم الوثائق والتسميات المعيارية والنموذجية للقضايا وغيرها وسائل تعليميةحول أعمال المكتب وعمل الأرشيف "______________".
6.1.4. يتحقق أعضاء المفوضية الأوروبية ، بمشاركة متخصصين آخرين ، من صحة اختيار المستندات للتخزين والتدمير من خلال مراجعة قوائم الجرد والأفعال والوثائق. يتم الاختيار المباشر للوثائق من قبل موظفي الأقسام الهيكلية المسؤولة عن أعمال المكتب وموظفي الأرشيف.
6.1.5. يتم إضفاء الطابع الرسمي على اختيار الوثائق والقضايا للتدمير بموجب قانون (الملحق N 7). يتم النظر في الأعمال من قبل المفوضية الأوروبية وتوقيعها من قبل الرئيس وأعضائها والموافقة عليها من قبل إدارة "______________".
6.1.6. ينظم الأرشيف القضايا المعرضة للإتلاف لمعالجتها أو إتلافها باستخدام آلات خاصة مثل "التقطيع" من قبل موظفين اثنين على الأقل في المنظمة.
لا يسمح بإتلاف أي فئة من فئات المستندات من قبل موظفي المؤسسة دون وجود قسم للأرشيف. وفقا للفن. 27 من القانون الاتحادي "بتاريخ أرشفةفي الاتحاد الروسي "لانتهاك القانون ، بما في ذلك إتلاف المستندات في انتهاك لشروط تخزين المستندات التي تحددها القائمة ، المسؤولينالمسؤول عن سلامة الوثائق يتحمل المسؤولية الجنائية أو الإدارية أو غيرها من المسؤولية المنصوص عليها في تشريعات الاتحاد الروسي.
6.2 صنع الحالات.
6.2.1. يتضمن تسجيل الحالة مجموعة من الأعمال حول وصف الحالة على الغلاف ، والكتيب ، وترقيم الأوراق ، وإعداد نقش الشهادة.
6.2.2. يتم حفظ حالات التخزين الدائم والطويل الأجل (أكثر من 10 سنوات) في غلاف مقوى ، ويتم ترقيم الأوراق. في نهاية الحالة ، يتم وضع نقش الشهادة على ورقة منفصلة (تنسيق ورقة A4). يشير بالأرقام والكلمات إلى عدد الأوراق المرقمة ، ويحدد ميزات الترقيم ، والحالة المادية للمستندات. يتم توقيع نقش الشهادة من قبل الشخص الذي قام بتجميعها ، مع الإشارة إلى المكان والتاريخ (الملحق N 8).
يتم وضع صناديق التخزين المؤقتة (حتى 10 سنوات شاملة) بطريقة مبسطة: فهي غير متشابكة ، والأوراق الموجودة فيها غير مرقمة ، ولا يتم وضع نقش ضمان.
6.2.3. في عملية تجميع المستندات في ملفات التخزين الدائم ، يوصى بإعداد قائمة جرد داخلية للوثائق في الملف. يتم وضع الجرد الداخلي في بداية القضية. يشير إلى تواريخ وفهارس المستندات والملخص وأرقام الأوراق في الحالة. يتم ترقيم أوراق الجرد الداخلي بشكل منفصل ، ويشار إلى رقمها في نقش الشهادة بعد العدد الإجمالي لأوراق الحالة من خلال علامة "+" (الملحق N 9).
6.2.4. الأوراق في حالة التخزين الدائم والطويل (أكثر من 10 سنوات) مرقمة بقلم رصاص أسود من الجرافيت وفقًا للقواعد التالية:
6.2.4.1. يتم وضع رقم الورقة في الزاوية اليمنى العليا ، دون لمس نص المستند (الجانب الخلفي من الورقة غير مرقّم).
6.2.4.2. الصور الفوتوغرافية والمواد التوضيحية الأخرى مرقمة على الجانب الخلفي في الزاوية اليسرى العليا.
6.2.4.3. المستندات المودعة في القضايا التي لها ترقيم خاص بها ، بما في ذلك المطبوعات ، يتم ترقيمها بالترتيب العام.
6.2.4.4. يتم ترقيم أوراق العلب المقسمة إلى مجلدات بشكل منفصل لكل مجلد.
6.2.4.5. يجب تصميم أغلفة العلبة وفقًا لـ GOST 17914-72 (الملحق رقم 6).
6.2.4.6. على غلاف الحالة مع مستندات فترات التخزين الدائمة أو طويلة الأجل (أكثر من 10 سنوات) ، يتم عرض المعلومات التالية:
المديرية "______________" ؛
اسم الوحدة الهيكلية ؛
مؤشر التقسيم الهيكلي
فهرس الحالة حسب تسميات القضايا ؛
عنوان القضية
رقم المجلد ، إذا كانت الحالة تتكون من عدة مجلدات ؛
المواعيد النهائية للقضية (تاريخ بداية القضية ونهايتها) ؛
عدد الأوراق في الملف ؛
مدة الصلاحية.
يجب أن تكون النقوش على أغلفة علب التخزين الدائم والطويل الأمد واضحة ، بالحبر الخفيف.
يتم وضع أغلفة حالات التخزين المؤقت بنفس طريقة وضع أغلفة التخزين الدائم ، مع اختلاف أن عدد الأوراق في العلبة معروض على الغلاف ولا يتم تحديد المواعيد النهائية لإنشاء الحالة ونهايتها ، ولكن يشار فقط إلى سنة تشكيل العلبة.
6.3 تحويل القضايا إلى الأرشيف المشترك "______________".
6.3.1. يتم نقل الملفات الدائمة وطويلة الأجل (أكثر من 10 سنوات) ، ومدة التخزين المؤقت التي لا تقل عن عام بعد اكتمالها في أعمال المكتب الحالية إلى أرشيف "__________". يتم نقل الحالات ذات فترة التخزين المؤقت (حتى 10 سنوات) إلى الأرشيف وفقًا لتقدير الإدارة ودرجة عبء العمل في الأرشيف.
6.3.2. يتم تسليم القضايا إلى الأرشيف "______________" حسب الجدول الزمني المعتمد.
6.3.3. يقبل الأرشيف تخزين المستندات وفقًا لقوائم التسليم بشكل منفصل لفترات التخزين الدائمة والمؤقتة في نسختين.
إذا دعت الحاجة إلى ترك الحالات الفردية في العمل المكتبي للعمل الحالي ، فإن الأرشيف يصدر إصدار هذه الحالات للاستخدام المؤقت لوحدة هيكلية.
يوقع عامل الأرشيف لقبول القضايا على جميع نسخ قوائم التسليم موضحًا تاريخ القبول وعدد الحالات المقبولة.
يتم إرجاع نسخة واحدة من قوائم الجرد إلى المرسل ، ويبقى الباقي في أرشيف "______________".
6.3.4. يتم إصدار القضايا للاستخدام المؤقت لموظفي الأقسام الهيكلية للمنظمة بناءً على طلب خاص.
يتم إصدار القضايا بإيصال من موظف المنظمة وقيد مقابل في دفتر تسجيل إصدار القضايا من الأرشيف.
تصدر القضايا لمدة لا تزيد عن شهر. موظفو الأقسام الهيكلية مسؤولون عن إعادة المستندات الصادرة عن الأرشيف للاستخدام المؤقت في الوقت المناسب.
6.3.5. يُسمح لموظفي المنظمات والمؤسسات ، وكذلك الأفراد العاديين ، بالتعرف على المستندات المخزنة في الأرشيف من قبل إدارة "______________" بالاتفاق مع رئيس الوحدة الهيكلية ذات الصلة وفقط بناءً على طلب كتابي.
6.3.6. يتم إصدار الشهادات الأرشيفية ونسخ المستندات ومقتطفات من الوثائق عن طريق الأرشيف بناءً على طلبات خطية من المؤسسات والمواطنين.
6.3.7. موظفو الأرشيف "______________" ملزمون بالتحكم في حالة وترتيب تخزين الملفات الصادرة للاستخدام المؤقت.
6.4. التأكد من سلامة الوثائق.
6.4.1. يجب على الموظفين المسؤولين عن حفظ السجلات ضمان سلامة الوثائق.
يمكن تخزين الحالات من لحظة إدخالها في العمل المكتبي وحتى أرشفتها أو إتلافها في غرف العمل وفي غرف مناسبة ومغلقة مخصصة بشكل خاص. يتم وضع الملفات في خزائن قابلة للقفل لحماية المستندات من الغبار وأشعة الشمس وضمان سلامتها.
6.4.2. لا يسمح بسحب وإصدار أي مستندات من ملفات التخزين الدائم. في حالات إستثنائيةويتم هذا الحجز بإذن من إدارة "__________________" مع ترك إلزامي في الملف نسخة طبق الأصل مصدقة من المستند المحجوز وإرفاق تصرف بشأن أسباب حجز الأصل.
6.4.3. خلال سنة العمل ، يتم تعبئة بطاقة بديلة للقضية الصادرة في حالة الضرورة الرسمية. ويشير إلى الوحدة الهيكلية ، ورقم القضية ، وتاريخ إصدارها ، ومن صدرت إليه القضية ، وتاريخ إعادتها ، وترد أعمدة للإيصالات في استلام الدعوى وقبولها.
7. تسجيل وتخزين واستخدام النماذج
7.1. يتم إنتاج النماذج "__________" (أوامر ، رسائل) مركزيًا وتخزينها وحسابها بواسطة القسم الإداري للمنظمة.
7.2 في الأقسام الهيكلية ، يتم تعيين استلام النماذج والمحاسبة وإصدار وتخزين النماذج إلى الموظف المسؤول عن أعمال المكتب.
7.3. في التقسيمات الهيكلية ، يجب تخزين النماذج في خزانات قابلة للقفل ؛ يحظر تخزينها في الخزانات المفتوحة وأجهزة سطح المكتب.
7.4. يتحمل رؤساءهم مسؤولية الاستخدام الصحيح لنماذج الطلبات وخطابات الخدمة في الوحدات الهيكلية.
8. كيفية استخدام الختم "______________"
8.1 يؤكد الختم الدائري "_____________" توقيع مدير القرض أو الأشخاص المخولين بتنفيذ العمليات المالية والاقتصادية في مناطق النشاط ، وهو معتمد أنواع معينةالوثائق (الملحق N 10).