La création d'une ressource d'information de toute nature commence par donner à l'information une forme document. Les informations documentées, à leur tour, peuventêtre inclus dans n'importe quelle base de données.
Assistance réglementaire
Conformément aux dispositions de la loi fédérale n° 149, les informations documentées sont fixes sur un support matériel. Certaines conditions préalables sont utilisées pour identifier les données ou leur source.
Le mot "document" a des racines latines. En traduction, cela signifie "preuve". Dans le dictionnaire terminologique théorique et pratique de 1964, le mot "document" est défini comme un objet matériel qui contient des informations sous une forme fixe.
Base théorique
Dans tout document, il y a 3 éléments : le contenu des informations, les formes de leur mise à disposition et le support des informations documentées.
L'étude des méthodes de fixation des données et des signes de leurs supports est réalisée dans le cadre d'une discipline telle que la gestion documentaire. ce direction scientifique explore les processus d'archivage, de bureautique, de circulation des documents. L'attention principale est accordée à la réglementation de la forme des documents traditionnels, en fixant leurs détails.
Caractéristiques des informations de fixation
Les informations documentées sont des informations, contenue sur un support matériel, par les détails desquels les informations peuvent être identifiées. Actuellement, il existe de nombreuses façons de consolider les informations. Classiquement, ils sont divisés en plusieurs classes.
Les documents papier sont des supports d'informations disponibles pour la perception sans l'utilisation de moyens techniques. Cette méthode de documentation est considérée comme la plus courante.
Récemment, cependant, les médias, dont les informations ne peuvent être obtenues qu'à l'aide de moyens techniques, se sont de plus en plus répandus. Ça peut être documents électroniques, vidéo, enregistrements audio (fichiers), informations codées, etc.
Identification
Une condition préalable pour travailler avec des données est la disponibilité de détails par lesquels informations documentées.
La définition de la source de données est nécessaire pour faire correspondre le contenu original du support avec le contenu du document reçu par l'utilisateur. Si nécessaire, dans le processus d'étude des informations, le fait de l'identité, la coïncidence des données est établi.
Réglementation réglementaire
Régime juridique des informations documentées, la procédure de fixation des informations par les structures exécutives fédérales est établie par le Gouvernement. Règles de circulation des documents, travail de bureau, approuvées par d'autres organes de l'État, organismes autonomie territoriale relevant de leur compétence, ne doivent pas contredire les dispositions de la réglementation gouvernementale.
La structure étatique qui exerce la régulation normative et méthodologique les informations documentées sont agence fédérale sur la réglementation technique et la métrologie. Auparavant, ces fonctions étaient exercées par Gosstandart. Lors des réformes, elle a été transformée en Agence.
Les questions liées à la normalisation des documents sont régies par les dispositions de la loi fédérale n° 184 "sur la réglementation technique". La direction intersectorielle des organisations relève de la compétence de l'Agence fédérale des archives. La gestion sectorielle du support documentaire est assurée par les ministères concernés, en tenant compte des recommandations de l'Agence des archives.
Spécificités d'identification
Il existe plusieurs façons de stocker informations documentées. Définition l'option spécifique dépend des spécificités de l'industrie dans laquelle les informations sont utilisées.
Les données peuvent être présentées en formulaire électronique et stockées dans des bases de données spécialisées. Dans une telle situation, l'identification a quelques particularités. Ils consistent dans le fait que la fiabilité des informations doit être confirmée par le propriétaire de la base de données ou un fonctionnaire autorisé.
Il existe d'autres moyens de valider informations documentées. Cette information peut être, notamment, certifié par une signature numérique. Document électronique, confirmé signature électronique ou un analogue de la peinture peinte à la main, est reconnu comme équivalent au papier. Des exceptions peuvent être établies par des lois fédérales ou d'autres règlements.
Ressources informationnelles
Ils sont considérés comme des objets de relations entre les personnes morales, les citoyens et l'État. Celui existant assure la protection des données.
La régulation réglementaire est effectuée provisions légales, fixant :
- Règles de documentation des informations.
- Propriété des documents et de leurs tableaux, y compris dans les systèmes d'information.
- Catégorie de données selon le niveau d'accès à celles-ci.
- La procédure pour assurer la protection des informations.
Les ressources d'information sont créées par des agences gouvernementales de tout niveau, des entités commerciales, des associations publiques, des institutions, des particuliers. Chaque sujet forme telle ou telle ressource pour ses propres fins et usages informations documentées. ce peuvent être à des fins industrielles, managériales, éducatives, scientifiques.
Les ressources d'information diffèrent considérablement les unes des autres en termes de volume. Certains sont représentés par plusieurs ouvrages de référence, d'autres - par de grandes collections de bibliothèques. En outre, il existe une classification selon le mode d'organisation et l'ordre dans lequel les données sont fournies.
Ressources d'information de l'État
La Fédération de Russie, les régions et les municipalités sont propriétaires du informations documentées. Ces les informations sont accumulées, créées, acquises principalement au détriment des fonds budgétaires.
Les ressources informationnelles de l'État sont gérées par les organes de l'État et les structures de l'autonomie territoriale dans le cadre des compétences qui leur sont attribuées.
L'État a le droit d'utiliser, de racheter informations documentées. Cette l'opportunité se réalise dans les cas où des informations appartenant à d'autres entités (personnes morales ou citoyens) sont classées secret d'État, ainsi que dans d'autres cas prévus par la loi.
Copie légale en tant que type d'information documentée
Obligatoire s'appelle une copie du document dupliqué à transférer par le fabricant à l'organisme approprié. Le document dans ce cas est reconnu comme un support matériel contenant des informations. Il peut être présenté sous forme de texte, de bande sonore, d'illustration ou d'une combinaison de ceux-ci. Une copie est un exemple de document identique à l'original.
Pour cette variété informations documentées régime juridique est fixé dans la loi fédérale n° 77. Acte normatif détermine la politique de l'État sur la création de copies légales comme base de ressources pour l'acquisition du fonds de la bibliothèque nationale et le développement du système de bibliographie. La loi prévoit les règles pour assurer la sécurité des supports d'information, les caractéristiques de leur utilisation publique.
Destinataires
Les copies légales sont distribuées aux personnes morales qui ont le droit de stocker, de recevoir, de fournir des informations pour une utilisation gratuite ou payante. Les destinataires sont :
- Chambre du livre, RAS d'État, scientifique, technique et national, branche sibérienne de la RAS, bibliothèque scientifique d'Extrême-Orient. Ces institutions reçoivent des publications.
- Bibliothèque russe pour les aveugles. Cette institution reçoit des publications pour les personnes ayant des problèmes de vision.
- Institut fédéral de la propriété industrielle. Cette autorité reçoit les documents électroniques de brevets.
- Bibliothèque parlementaire. Il contient des documents officiels.
- Fonds fédéral des normes d'État, du classificateur panrusse données techniques et économiques et règles régionales / internationales, recommandations et normes de normalisation des pays étrangers.
Ce n'est pas la liste complète des destinataires. Il existe également des institutions spéciales qui reçoivent des informations vidéo et audio, des programmes informatiques, etc. Des centres scientifiques et techniques ont été créés en Fédération de Russie pour stocker les documents sous forme électronique. Ils reçoivent des informations dans des directions qui correspondent à leur spécification.
Tous ces organismes publient régulièrement des informations sur le dépôt légal gratuit dont ils ont bénéficié. Les institutions forment le national fonds de la bibliothèque documents.
La livraison des matériaux, leur distribution centralisée, la notification des consommateurs sont effectuées dans les délais fixés par la législation et la réglementation des organisations concernées. La violation des exigences établies par les créateurs de documents entraîne la responsabilité administrative.
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Sur la base des informations documentées qui leur parviennent.
Le registre contient des listes de contribuables, d'agents fiscaux et de particuliers. Des informations documentées à leur sujet vont à autorités fiscales auprès de diverses autorités d'enregistrement de l'État, autorités de tutelle et de tutelle, notaires, autres organismes et institutions.
Selon la méthode de traitement de l'information, celle-ci est divisée en documentée et non documentée. Les informations documentées comprennent tous les documents (y compris les bandes perforées, les bandes magnétiques, les cartes perforées, les disques magnétiques) indiquant des transactions commerciales. L'information documentée s'appuie sur des données opérationnelles, comptables, financières et statistiques. Elle est fournie différemment selon le niveau de gestion et le type de décisions prises, puisque pour chaque niveau de gestion la composition et la quantité d'informations nécessaires sont prédéterminées. Généralement, la fourniture d'informations pertinentes au personnel d'encadrement dépend de la répartition des fonctions entre les exécutants. A cet effet, des fiches de poste sont élaborées pour chaque manager, qui listent les fonctions qu'il exerce. Sur la base des descriptions de poste, la quantité d'informations nécessaires à la mise en œuvre d'activités spécifiques et à l'adoption de certaines décisions de gestion est déterminée.
Moyens de documenter les informations
La condition requise sert à accélérer le transfert d'informations documentées via des canaux de communication électroniques et à réduire le nombre d'erreurs possibles qui se produisent lors du transfert de données et de noms d'organisations difficiles à percevoir. Le code est un élément d'identification électronique du document.
Le code de l'organisation - l'auteur du document (l'auteur du document - la personne physique ou morale qui a créé le document) sert à accélérer le transfert d'informations documentées via des canaux de communication électroniques et à réduire le nombre d'erreurs possibles qui se produisent lors du transfert de noms d'organisations longs et difficiles à percevoir. Le code est un élément d'identification électronique du document.
Le but de restreindre l'accès aux informations contenues dans un document est de protéger les informations documentées propriétaires ou commerciales, dont la mauvaise manipulation peut causer des dommages à son propriétaire, propriétaire, utilisateur ou autre personne. Toutefois, l'accès à ces informations peut être limité à son propriétaire uniquement sur base légale. Les informations documentées à accès restreint aux termes de son régime juridique conformément à la loi fédérale sur l'information, l'informatisation et la protection des informations sont divisées en informations classées secrets d'État et confidentielles.
INFORMATION DOCUMENTÉE (DOCUMENT) - information enregistrée sur un support matériel
INFORMATIONS À ACCÈS RESTREINT - informations documentées auxquelles seul un accès spécialement autorisé est fourni.
Données - informations documentées circulant au cours de leur traitement sur des ordinateurs électroniques (loi de la République du Bélarus sur l'informatisation).
Informations documentées - informations émises en en temps voulu et fixé sur un support matériel qui assure sa transmission dans le temps et dans l'espace (STB 982-94).
Néanmoins, que nous parlions d'une chose en papier avec un texte fixé dessus, ou de supports électroniques d'informations textuelles qui peuvent être reproduites visuellement et matériellement, nous avons au sens large un document avec des informations sous forme de texte. Cette circonstance a reçu une confirmation législative directe dans la loi fédérale sur l'information, l'informatisation et la protection des informations du 20 février 1995, à l'art. 2 dont il est écrit qu'une information documentée (document) est une information enregistrée sur un support matériel avec des détails permettant de l'identifier.
La loi définit ses principaux concepts comme suit - informations documentées et ressources d'information
La documentation des informations - condition préalable à l'inclusion d'informations dans les ressources d'information - conformément aux dispositions de la loi doit être effectuée de la manière établie par les autorités publiques chargées de l'organisation du travail de bureau, de la normalisation des documents, de la sécurité Fédération Russe.
Sujets représentant dans à coup sûr informations documentées aux autorités et organisations publiques, ne perdent pas leurs droits sur ces documents et d'utiliser les informations qu'ils contiennent.
Les informations documentées, qui sont obligatoirement soumises aux autorités et organisations publiques par les personnes morales, quelles que soient leur forme organisationnelle et juridique et leurs formes de propriété, ainsi que par les citoyens, constituent des ressources d'information détenues conjointement par l'État et les entités qui les fournissent. informations.
Les citoyens, les autorités publiques, les gouvernements locaux, les organisations et les associations publiques sont tenus de soumettre des informations documentées aux organismes et organisations responsables de la formation et de l'utilisation des ressources d'information de l'État.
Bien que la confidentialité soit synonyme de secret, le terme est largement utilisé exclusivement pour désigner des ressources d'information restreintes qui ne sont pas classées comme secrets d'État. La confidentialité reflète la restriction que le propriétaire de l'information impose à l'accès à celle-ci par d'autres personnes, c'est-à-dire le propriétaire établit le régime juridique de ces informations conformément à la loi. Dans le même temps, les documents constitutifs, les chartes des structures d'entreprise, la documentation financière, les informations sur les salaires du personnel et d'autres informations documentées requises par les forces de l'ordre et les agences gouvernementales fiscales ne peuvent pas être classées comme documents confidentiels.
Le flux de travail en tant qu'objet de protection est un ensemble ordonné (réseau) de canaux pour la distribution objective et autorisée d'informations documentées confidentielles (documents) dans le processus d'activités de gestion et de production des utilisateurs (consommateurs) de ces informations. La principale caractéristique de la circulation de l'information est la complexité technologique, c'est-à-dire l'unification des tâches qui assurent la gestion, le travail de bureau et les fonctions postales. Le workflow reflète l'ensemble du cycle de vie d'un document.
Un flux de travail sécurisé (flux de documents) est compris comme un mouvement contrôlé d'informations documentées confidentielles à travers des points réglementés pour la réception, le traitement, la révision, l'exécution, l'utilisation et le stockage dans des conditions difficiles de sécurité organisationnelle et technologique du support d'informations et de l'information elle-même.
Spécifié système technologique s'applique non seulement à la gestion (entreprise), mais également aux documents de conception, technologiques, scientifiques et techniques et autres documents similaires, publications, documents réglementaires stockés dans des bibliothèques spécialisées, centres d'information, archives départementales, informations documentées enregistrées sur tout type de support d'information.
Le système de travail de bureau traditionnel est basé sur des méthodes manuelles de travail avec des documents et est le plus polyvalent. Il offre une protection fiable et à long terme des informations documentées en temps normal et situations extrêmes. À cet égard, les étapes d'un flux de travail sécurisé sont dans la plupart des cas mises en œuvre technologiquement par des méthodes et des moyens d'un système traditionnel plutôt qu'automatisé pour le traitement et le stockage de documents confidentiels. Le système gère de la même manière les documents traditionnels (papier) et lisibles par machine, les télécopies et les documents électroniques. La complexité de nombreuses procédures et opérations techniques et logiques formelles est généralement réduite en raison de l'inclusion de la technologie organisationnelle et informatique dans le processus technologique.
Tous les types de porteurs d'informations documentées confidentielles doivent être pris en compte avant la rédaction d'un projet, d'options et d'un projet de futur document. Dans ce cas, les conditions de protection des informations suivantes sont respectées
La troisième spécificité est qu'aucun brouillon d'un document confidentiel ne peut être réalisé sur la base d'un brouillon et acquérir le statut d'information légalement documentée sans la sanction (autorisation écrite) d'un responsable autorisé de l'entreprise.
Travail de bureau - une activité couvrant la préparation des documents et l'organisation du travail avec eux, un ensemble d'opérations de bureau effectuées par le personnel administratif et de direction dans la mise en œuvre des fonctions qui lui sont assignées. Les opérations d'archivage comprennent les méthodes de traitement des informations documentées, l'établissement, la réception, le transfert, l'enregistrement, l'endossement, la signature, la reproduction, l'exécution, l'envoi, le contrôle, le stockage et la destruction des documents.
L'information documentée est l'une des formes
présentation d'informations gratuites. Définition légale
les informations documentées sont inscrites à l'art. 2 Fédéral
loi « relative à l'information, aux technologies de l'information et à la protection
informations." Conformément audit article sous
les informations documentées sont comprises comme fixes
sur un support tangible en documentant les informations
avec des conditions permettant de déterminer ces informations ou
dans les cas établis par la législation de la Fédération de Russie, son matériel
transporteur. Une définition plus détaillée d'un document est donnée
dans l'art. 1 de la loi fédérale "Sur le dépôt légal
documents », selon lequel un document est un support matériel sur lequel sont enregistrées des informations sous forme de texte, d'enregistrement sonore (phonogramme), d'image ou d'une combinaison de ceux-ci, destiné à être transmis dans le temps et dans l'espace pour une utilisation et un stockage publics » 11 .
Trois caractéristiques principales du document découlent de ces définitions.
Le premier d'entre eux est la présence d'un support matériel d'information.
Ainsi, en principe, tout objet peut être considéré
monde matériel, y compris les choses et les champs physiques dans lesquels
certaines informations sont reflétées. Même
les informations peuvent être enregistrées sur divers supports
transporteurs. Le plus répandu support papier,
documents contenant des informations
sous forme numérique électronique (documents électroniques), enregistrements vidéo et sonores.
La deuxième caractéristique des informations documentées est
identification des informations enregistrées sur le support. ce
est obtenu en ajoutant au côté contenu
détails des données, appelés détails, qui permettent
définir la source et la destination des informations, l'heure
sa documentation, et dans certains cas pour assurer la protection d'un document particulier signature numérique). Les détails doivent être enregistrés sur le même support matériel que les informations identifiées.
Le troisième signe d'information documentée, qui n'est pas reflété dans les définitions ci-dessus, est la possibilité de changer les formes de sa consolidation. Cette caractéristique se manifeste par le fait qu'une information fixée sur un support matériel d'un type peut être simultanément présentée sur d'autres types de supports sans risquer de perdre son contenu et ses détails. Essentiellement, c'est la capacité de copier des informations.
La législation actuelle en matière d'information, et surtout
5.4. Mode/informations documentées Page 2 sur 6
La loi fédérale « sur l'information, les technologies de l'information et la protection de l'information », qui est à la base de la sphère des relations d'information, définit les règles de base, principalement cadres, pour documenter l'information.
Selon l'art. 11 de ladite loi par la législation de la Fédération de Russie ou
les exigences peuvent être établies d'un commun accord entre les parties
à documenter les informations. En même temps, dans organismes fédéraux
pouvoir exécutif les informations sont documentées
de la manière prescrite par le Gouvernement de la Fédération de Russie. Règles
travail de bureau et flux de documents, établis par d'autres organismes gouvernementaux, organes gouvernement local relevant de leur compétence, doivent se conformer aux exigences établies par le gouvernement de la Fédération de Russie en termes de travail de bureau et de flux de documents pour les autorités exécutives fédérales.
Actuellement Exigences générales au fonctionnement des services
documentation support à la gestion, documentation
activités de gestion et organisation du travail avec des documents
dans les organes exécutifs fédéraux - ministères,
services et agences installés instruction standard
sur le travail de bureau dans les organes exécutifs fédéraux,
agréé par arrêté du ministère de la culture et de la messe
Communications de la Fédération de Russie du 8 novembre 2005 n° 536. De plus, dans la zone
documentation des informations, GOST R 6.30-
97 " système unifié Documentation. Système unifié de documentation organisationnelle et administrative. Exigences relatives à la paperasserie » et GOST R 51141-98 « Travail de bureau et archivage. Termes et définitions".
Les activités de toute organisation ne peuvent être imaginées sans la collecte, le traitement, l'accumulation, le stockage, la recherche et la diffusion d'informations. Parallèlement, l'information prend de plus en plus un caractère figé et documentaire. Selon GOST R 51141-98 « document, information documentée - il s'agit d'informations enregistrées sur un support matériel avec des détails permettant de l'identifier.
Le besoin d'enregistrer des informations est apparu chez les gens dans les temps anciens. Si nous considérons cela dans aspect historique, il est alors possible de retracer comment les modes de fixation des informations sur un support matériel et, par conséquent, les supports eux-mêmes ont changé. Pour fixer et transmettre l'information dans le temps et dans l'espace, diverses méthodes ont été utilisées - de l'écriture à l'impression, de la lithographie à l'enregistrement audio, la photocopie, l'enregistrement sur film, le microfilmage, l'holographie, le laser et la technologie informatique. Cela s'est produit parce que les supports de stockage ont changé - d'abord c'était de l'écorce de bouleau, du papyrus, puis du papier, des films photographiques (papier photo), des disquettes magnétiques, des disques laser, etc.
Enregistrement d'informations sur différents supports règles établies appelé Documentation et est le processus de création et de traitement des documents.
La documentation peut être réalisée en langage naturel (manuscrit, dactylographié) ou en langages artificiels en utilisant des supports appropriés (bandes magnétiques, disques, disques laser, disquettes, etc.).
Dans de nombreux cas, la documentation est obligatoire, prescrite par les lois et règlements. La loi fédérale de la Fédération de Russie du 20 février 1995 n° 24-FZ "Sur l'information et la protection de l'information" (telle que modifiée le 10 janvier 2003) établit que les ressources d'information, c.-à-d. les documents et tableaux de documents font l'objet de relations entre les personnes physiques, les personnes morales, l'État et sont protégés par la loi au même titre que d'autres ressources. La loi établit le régime juridique de la création, du stockage et de l'utilisation des ressources d'information, notamment : la procédure de documentation de l'information ; propriété de documents séparés et tableaux individuels de documents, documents et tableaux de documents dans systèmes d'information; catégories d'informations selon le niveau d'accès à celles-ci ; ordre Protection légale informations.
Cette loi (article 5) établit également que « la documentation des informations est prérequis inclusion d'informations dans les ressources d'information. La documentation des informations est effectuée de la manière établie par les autorités de l'État chargées de l'organisation du travail de bureau, de la normalisation des documents et de leurs tableaux et de la sécurité de la Fédération de Russie.
Documentation, c'est-à-dire le processus de création et de traitement d'un document peut être effectué à la fois par des moyens physiques et entités juridiques qui agiront en tant qu'auteurs du document. A cet égard, il est d'usage de distinguer un document d'origine personnelle d'un document officiel.
Document d'origine personnelle - il s'agit d'un document créé par une personne en dehors de la sphère de son activité officielle ou de l'exercice de fonctions publiques.
Document officiel est un document créé par une personne morale ou individuelétabli et certifié de la manière prescrite.
Un document officiel a la propriété nécessaire aux activités de gestion - Force juridique, ce qui signifie que le document peut servir de véritable preuve des informations qu'il contient. Force juridique document officiel implique son caractère obligatoire pour ceux à qui il s'adresse directement, ou pour tous les participants aux actes de gestion (organes de gestion, leurs divisions structurelles, organismes publics, fonctionnaires et citoyens) qui sont guidés par le document et fondent leurs activités sur celui-ci.
Selon GOST R 51141-98 « la valeur juridique d'un document est une propriété d'un document officiel qui lui est communiqué législation en vigueur, la compétence de l'organisme qui l'a édictée et ordre établi motif".
Les documents agissent comme un élément indispensable de l'activité de gestion, étant à la fois un moyen de travail et son résultat. Les documents occupent une telle place en raison de leur multifonctionnalité, c'est-à-dire disponibilité de diverses fonctions.
Les documents peuvent remplir les fonctions suivantes, qui peuvent être conditionnellement divisées en trois blocs :
- fonctions informatives (informationnel, social, politique et communicatif) ;
- Fonctions qui assurent le processus de contrôle ( managérial, juridique, comptable) ;
- Fonctions à caractère culturel et historique ( culturelle, fonction d'une source historique).
Fonction d'information est due au fait que l'information est matérialisée dans le document et elle est inhérente à tous les documents sans exception, quels que soient leur mode de fabrication et le support d'information, puisque la nécessité d'enregistrer des informations est la raison de l'apparition de tout document.
Ainsi, la fixation et la transmission de l'information dans le temps et dans l'espace, et, par conséquent, la conservation de l'information enregistrée, la possibilité de son utilisation (accessibilité) constituent le contenu principal de la fonction d'information.
La capacité d'information d'un document est déterminée par des indicateurs tels que l'exhaustivité, l'optimalité et la pertinence de l'information.
L'information la plus importante que contient le document est sociale, c'est-à-dire informations sur les processus qui se déroulent dans la société. Cela vous permet de mettre en évidence fonction sociale document comme sien fonction indépendante. Des sciences telles que l'histoire, l'étude des sources, etc. sont basées sur l'étude de l'information sociale.
En principe, chaque document peut remplir une fonction sociale, puisqu'il résulte d'un certain besoin social. Cependant, la signification d'un document particulier remplissant une fonction sociale peut être différente. Documents administratifs(décrets gouvernementaux, par exemple) sont plus importants qu'un certificat de travail délivré à un citoyen.
Les normes d'État en matière de paperasse remplissent également une fonction sociale, car elles sont axées sur l'utilisation de certains outils de traitement de documents qui indiquent un certain niveau développement technique réalisé par le pays (industrie). Les documents peuvent non seulement refléter les processus qui se déroulent dans la société, mais aussi influencer le développement social.
La fonction sociale du document peut également se manifester dans les caractéristiques de l'individu dans ses aspects sociaux, c'est-à-dire en reflétant l'activité, la place, le rôle d'une personne particulière dans une structure sociale particulière.
fonction politique document est étroitement lié à fonction sociale. Ainsi, les premiers décrets du pouvoir soviétique remplissaient non seulement une fonction sociale, mais aussi politique, car ils influençaient à la fois les processus politiques et sociaux. Documents, fixant et stockant des informations sur le processus politique, c'est-à-dire concernant l'intérieur et police étrangèreÉtats, sur les activités partis politiques, opposition, dirigeants, exercent leur fonction politique.
Fonction communicative document consiste en la transmission d'informations dans le temps et dans l'espace. Il peut également être considéré comme un cas particulier d'information, puisque son contenu est l'organisation et le maintien de la communication d'informations entre les individus de la société, entre divers éléments de la structure sociale. Grâce à cette fonction du document, il y a un échange d'idées, d'informations, d'émotions, et cet échange peut être unilatéral, bilatéral, multilatéral.
Échange à sens unique peut se produire à l'aide de documents orientés dans une direction - de haut en bas (du législateur à l'exécuteur).
Échange bilatéral se produit à l'aide de documents étroitement liés les uns aux autres (documents contractuels, correspondance officielle, etc.).
Échange multilatéral l'information se fait à l'aide de documents destinés à informer l'ensemble de la société (déclarations, codes, lois, etc.).
À l'heure actuelle, les capacités de communication du document ont considérablement augmenté, à mesure que la vitesse de transfert d'informations et l'éventail de ses utilisateurs utilisant Internet, le courrier électronique (e-mail), etc. ont fortement augmenté. À l'avenir, le rôle de la fonction communicative ne fera qu'augmenter, à mesure que le volume d'informations augmente chaque année, le nombre d'utilisateurs, la technologie de gestion des documents évolue.
À fonction managériale le document agit comme un moyen d'activité de gestion. Cette fonction est assurée par des documents créés à des fins de gestion et dans le processus de sa mise en œuvre, pour assurer le processus de prise de décision. Les documents qui ont une fonction managériale sont la principale source d'information, jouent un rôle important dans aide à l'information la gestion. Avec leur aide, des données primaires sont collectées, des informations sur l'état actuel des choses. Ensuite, ces données sont soumises à une systématisation et à une généralisation, qui sont mises en œuvre dans divers résumés, références et rapports. Le résultat est des documents contenant une analyse et une évaluation de l'état des choses, des options pour des solutions possibles. Les documents de gestion sous une forme spécifique reflètent les étapes, les liens et les cycles de la gestion et ont eux-mêmes un impact sur la sphère de la gestion.
À fonction juridique le document agit comme un régulateur de divers aspects des activités de la société, de l'État, de l'institution, de l'entreprise, de l'organisation. La fonction juridique du document s'exprime dans la fixation, la consolidation et l'application des normes juridiques et des relations juridiques.
Il existe deux groupes de documents fonction juridique:
- · le possédait à l'origine ;
- · l'acquérir à temps.
Le premier groupe peut inclure des documents qui établissent, corrigent, modifient dispositions légales et les relations juridiques ou y mettre fin, ainsi que les documents impliquant conséquences juridiques. C'est tout actes juridiques les autorités publiques (lois, décrets, résolutions, etc.) ; judiciaires, de poursuites, notariales et actes d'arbitrage gestion émise par des institutions, des organisations, des entreprises et entraînant certaines conséquences juridiques (arrêtés, arrêtés, règlements, chartes, instructions, règles, etc.).
Le deuxième groupe comprend les documents qui peuvent être présentés comme preuves devant les tribunaux, les autorités chargées de l'enquête, les procureurs, les notaires, les instances arbitrales et gouvernementales. Par exemple, sur la base du procès-verbal de la réunion commission d'attestation une ordonnance est émise pour approuver la catégorie salariale selon l'échelle tarifaire unifiée (ETC) pour un employé. En raison de certaines circonstances, un document peut être une preuve, c'est-à-dire exercer temporairement une fonction juridique.
Fonction comptable document caractérise tout d'abord le côté quantitatif des informations contenues dans le document. A l'aide d'informations comptables présentées dans une expression numérique formalisée, tous les phénomènes sont systématisés et reflétés. activité économique l'État, ses autorités et ses administrations. Les documents ayant une fonction comptable ont, en règle générale, formes unifiées, approuvé par les organes de l'État, dans lequel une certaine structure de présentation des informations a été élaborée à l'avance.
fonction culturelle document se manifeste dans le cas où le document agit comme un moyen de consolidation et de transmission des traditions culturelles, héritage culturel. Les documents reflètent des informations sur les connaissances, les traditions, les coutumes, les rituels, les compétences, les normes morales, la mentalité (façon de penser), les orientations de valeurs, etc. En ce sens, un document peut être défini comme un modèle culturel qui capture des informations.
La fonction culturelle d'un document est mieux remplie par un ensemble de documents qui caractérisent un certain domaine d'activité (technologie, science, peinture, etc.). En analysant un tel ensemble de documents, on peut retracer les spécificités de la créativité scientifique et artistique, les principes moraux et esthétiques à un certain stade, le développement et le changement des traditions, des coutumes, des normes de comportement, etc.
Fonction source historique, cette fonction du document est étudiée par des sciences telles que les études de sources et la diplomatie, qui étudient le document à travers l'analyse de sa forme et de son contenu, son origine, sa paternité, sa langue, le matériau sur lequel le document est fait. La qualité d'un document pour la science historique sera déterminée par l'exactitude, la spécificité, la nouveauté et l'exhaustivité des informations, ainsi que par l'importance juridique, politique et culturelle du document.
Le document combine plusieurs fonctions à la fois, qui sont interconnectées, mais le rôle de chacune d'elles est différent.
À documents de gestion la fonction administrative prévaut, mais en même temps, ces documents remplissent également d'autres fonctions de source informationnelle, juridique, communicative et sociale, historique. Le rôle des fonctions du document peut changer au fil du temps, lorsque les informations qu'il contient perdent de leur efficacité et de leur pertinence et deviennent rétrospectives, et que l'efficacité, la signification normative et réglementaire sont perdues. Il y a une sorte de déplacement de certaines fonctions par d'autres.
Fonctions portant caractère opérationnel, dont la durée est limitée (politique, communicative, managériale, juridique, comptable), sont remplacées par des fonctions à caractère permanent (source informationnelle, culturelle, sociale, historique).
question test
- 1. Comment document normatif Les principaux termes dans le domaine du travail de bureau sont-ils réglementés ?
- 2. Que recouvre la notion de « document » ?
- 3. Quels moyens de documentation connaissez-vous ?
- 4. Quelle est la différence entre un document d'origine personnelle et un document officiel ?
- 5. Qu'est-ce qui détermine la valeur juridique d'un document officiel ?
- 6. Qu'entend-on par la multifonctionnalité d'un document ?
- 7. Nommez les principaux blocs de fonctions du document. Qu'est-ce qui caractérise chaque bloc de fonctions ?