L'une des principales questions liées à la définition d'une discipline scientifique particulière est sa caractérisation en termes de paramètres inhérents à toute science. Ces paramètres comprennent: l'objet, le sujet et la structure de la science, sa relation avec les autres sciences, sa place dans le système des sciences, les méthodes de recherche scientifique. Il est également important de considérer l'histoire de la formation de cette science, l'analyse des principaux concepts concernant son objet et ses tâches.
Avant de passer à des problèmes spécifiques, donnons une définition pratique de la gestion de documents : c'est - documenter les sciences, enquêter sur les processus de création et de fonctionnement des documents.
8.1. Les principales étapes de développement et les principaux concepts de la gestion documentaire
La science des documents, en tant que connaissance d'un document en général, a des racines anciennes: presque à partir du moment où les documents eux-mêmes sont apparus, les gens ont commencé à accumuler des connaissances sur la façon de créer des documents, de les évaluer, de les gérer. Mais ces connaissances sont apparues séparément dans divers domaines et domaines de la création et de l'utilisation (y compris le stockage et la diffusion) des documents 1 .
L'enregistrement scientifique des connaissances sur le document se produit aux XVIIe-XVIIIe siècles. A commencé à étudier les documents officiels et privés de contenu légal diplomatiques, est devenue une discipline scientifique en France au XVIIe siècle.
Dans le même temps, plusieurs disciplines historiques spéciales sont en cours de formation, visant à l'étude des documents en tant que sources historiques. Ils sont collectivement connus sous le nom de sources historiques. Il comprenait plusieurs disciplines historiques et philologiques auxiliaires: paléographie- explore l'histoire de l'écriture (la manière d'écrire, la forme des lettres, les caractéristiques du matériau sur lequel elles écrivaient, etc.), son évolution et ses traits caractéristiques ; sphragistique- étudie les scellés avec lesquels les lettres ont été attachées et les certificats ont été certifiés ; textologie- examine des ouvrages d'écriture, de littérature et de folklore, des documents historiques pour en établir le texte exact et les approfondir, les commenter et les publier ; archéographieétudie la théorie et la pratique de la publication de sources historiques écrites, développe des principes et des méthodes pour publier des documents historiques. Les connaissances documentaires peuvent également inclure bibliologie, ou bibliographie(ces concepts ont d'abord été traités comme des synonymes), qui ont commencé à se développer au XVIIIe - début du XIXe siècle. Mais une discipline scientifique à part, dont l'objet serait n'importe quel document, n'a pas existé pendant longtemps.
Seulement au début du XXe siècle. est né sciences documentaires, fondée par le scientifique belge Paul Otlet. P. Otle a appelé Documentationà la fois des activités pratiques pour la collecte, le stockage et l'utilisation des documents, et la recherche scientifique de cette activité. Dans le même temps, il a proposé un nom distinct pour l'activité scientifique :
documentologie, oubibliologie. À A propos de l'identification d'un document et d'un livre, il considérait les noms "documentologie" et "bibliologie" comme synonymes. P. Otlet a posé les bases théoriques de la documentologie dans de nombreux articles, la monographie "Traité de documentation" (1934), ainsi que dans les activités pratiques de l'Institut international de documentation et, plus tard, de la Fédération internationale de documentation.
Les idées de documentation ont trouvé une large diffusion, ont été approuvées et soutenues par de nombreux chercheurs qui ont traité des documents d'origines diverses : bibliothèque, archives, musée.
Au début des années 50 du XXe siècle. sur la base de la documentation, une nouvelle direction scientifique se pose : science de l'information, ou science de l'information (informations la science). Son émergence a été facilitée par le développement de la théorie de la communication (ou théorie de l'information) à la fin des années 40. 20ième siècle (fondateurs - Norbert Wiener, Claude Shannon).
Les partisans de la science de l'information ont souligné que travailler avec des documents n'est pas une fin en soi, que son objectif principal est de capturer, de conserver et d'utiliser les informations contenues dans les documents. A cet égard, la science de la documentation se transforme, même de nom, en documentation et sciences de l'information, et la Fédération internationale de la documentation à la Fédération internationale de l'information et de la documentation (actuellement la Fédération internationale de l'information).
Petit à petit, la partie "documentaire" du nom de science se perd, elle se transforme en une pure "science de l'information", informatique comme une science qui "étudie les schémas processus d'information dans les communications sociales" 1. Le document est devenu une partie de l'objet de l'informatique, car ce sont les documents qui sont la principale source d'information et une composante obligatoire des processus d'information dans la société.
Dans les années 60 du XXe siècle. L'informatique s'est développée principalement comme informatique scientifique, étudier les processus de l'activité d'information scientifique et, par conséquent, les documents scientifiques (ou les documents comme sources d'information scientifique).
Modèles généraux de création et d'utilisation de documents dans les années 60-70 du XXe siècle. commencé à étudier documentaires (le représentant russe le plus célèbre de cette tendance est Gennady Grigorievich Vorobyov) 1 . L'intérêt pour le document est né de la nécessité d'étudier de nouveaux documents informatiques, qui à l'époque étaient des cartes perforées et des bandes perforées. Cependant, cette direction scientifique ne s'est pas généralisée par la suite.
À partir de la fin des années 40 du XXe siècle, et surtout de manière intensive à partir des années 60, il a commencé à se développer gestion de documents dans le cadre de la formation des spécialistes de l'archivage. Auparavant, les connaissances en gestion de documents étaient entrecoupées de diverses disciplines d'archivage. L'objectif principal de la nouvelle discipline scientifique était l'étude des processus de préparation documents de gestion, qui, après avoir rempli leurs fonctions principales, sont stockées dans l'archive. Parallèlement, au sein de cette direction scientifique, des questions ont été posées et examinées général sur la définition d'un document, ses fonctions, les méthodes de recherche et d'amélioration des documents, ainsi que sur la documentation scientifique et technique, les documents filmés et photographiques, les documents déchiffrables par machine et autres qui tombent dans les archives.
Dans les années 70-80 du XXe siècle. des experts en bibliothéconomie (Yu.N. Stolyarov) et en bibliographie (OP Korshunov) introduisent le concept de "document" dans le système terminologique de ces sciences. Progressivement, la nécessité d'enseigner la gestion documentaire aux futurs bibliothécaires-bibliographes se fait sentir. Dans le cadre de la bibliothéconomie et de l'enseignement bibliographique, une nouvelle direction de la science du document est en train d'émerger, qui étudie les problèmes généraux du document. Dans ce cas, le livre est considéré comme un type de document. Bien sûr, cette direction n'est pas si "nouvelle", car elle s'appuie sur les idées de documentation (documentologie), développées par Paul Otlet au début du XXe siècle, mais en raison de l'arrêt temporaire de la recherche documentaire dans les années 40-60 du 20ème siècle. il est perçu comme quelque chose de nouveau, non inhérent à la gestion documentaire "traditionnelle". Le processus de formation de cette direction a lieu dans les années 90 du XXe siècle. Les programmes sont créés par différents auteurs, un manuel de N.N. Kushnarenko "Document Science" 1 , des articles et des critiques sont publiés, l'appareil conceptuel de la science du document est discuté.
Actuellement, deux concepts principaux de gestion de documents dominent en Ukraine, S.G. Kuleshov propose de l'appeler "gestion générale des documents" (c'est-à-dire étudier les problèmes généraux de définition et de fonctionnement d'un document dans tous les domaines activités sociales) et "la gestion documentaire traditionnelle (ou spéciale)" (étude des documents créés dans le domaine de la gestion, qui sont traités par le travail de bureau et qui, après avoir rempli leur fonction principale, sont envoyés aux archives pour stockage) 2 . En disant cela, nous entendons l'interprétation de la gestion documentaire par un large éventail de spécialistes traitant de documents de divers types, ainsi que le contenu sémantique des cours de formation sur la gestion documentaire dans divers les établissements d'enseignement. Une contribution significative à l'introduction des idées de gestion générale des documents a été apportée par le manuel N.N. Kushnarenko, qui est devenu pratiquement accessible à tous grâce à des réimpressions répétées.
Mykhailo Semyonovich Slobodyanik estime qu'il existe actuellement en Ukraine trois concepts de gestion de documents: "étendu (N.N. Kushnarenko), spécialisé (S.G. Kuleshov), informationnel (M.S. Slobodyanik), qui sont basés sur une compréhension différente de l'essence, de la structure et d'autres concepts de base de l'archivage et sa place dans le système des sciences" 1 . À notre avis, les concepts énumérés sont des variétés de la gestion générale des documents, car ils reconnaissent tous une interprétation unique (large) du document en tant qu'objet de la gestion des documents. Les discussions qui ont lieu entre les représentants de ce concept témoignent d'une élaboration insuffisante, d'une incohérence des dispositions individuelles et, in fine, ne devraient pas conduire à une ramification de la gestion documentaire générale, mais à son enrichissement des aspects positifs de chaque approche. Il convient de noter que c'est grâce au développement de la gestion générale des documents à la fin du 20e - début du 21e siècle. il y a eu un enrichissement significatif de sa théorie, la diffusion de ses idées même parmi les représentants de l'archivage "traditionnel" (managérial) 2 .
À l'heure actuelle, les représentants de la science documentaire générale sont arrivés à la conclusion qu'il est nécessaire de changer son nom en "documentologie" afin d'éviter des discussions inutiles sur la question de savoir quelle science documentaire est "correcte" et "traditionnelle". En particulier, Yu.N. Stolyarov a écrit : "... il y a un besoin objectif de créer une discipline scientifique spéciale qui étudie la structure et les fonctions de tout document, quel qu'il soit, dans toutes ses connexions et médiations. Appelons cette discipline la documentologie" 3 . Le changement de nom de la gestion documentaire générale en gestion documentaire pourrait être une décision purement technique et terminologique visant à supprimer les contradictions existantes entre la gestion documentaire générale et managériale.
Les scientifiques ukrainiens ont rencontré cette proposition pratiquement sans objections, cependant, il était nécessaire d'harmoniser les décisions prises précédemment sur l'interprétation de la discipline scientifique et pédagogique "science du document", la spécialité "science du document et activité d'information", les idées sur la structure de documenter la science et la place en elle (ou en dehors) de la documentologie et d'autres problèmes théoriques et pratiques. La position de M.S. était quelque peu contradictoire. Slobodyanika qui, d'une part, admettait que « le changement de nom d'un des domaines de la science documentaire est une option tactiquement possible pour apaiser certaines tensions dans notre milieu professionnel », et d'autre part, il craignait qu'un tel changement de nom pourrait compliquer la transition de la science du document en tant que complexe de disciplines scientifiques vers une science unique et intégrée du document et vers une discussion sur la relation entre la science du document et la science du document 1 . Dans le même temps, M. S. Slobodyanik a participé activement à cette discussion et a en fait reconnu la science du document comme un nouveau nom pour la science d'un document, non seulement au sens large, mais aussi en relation avec tous les types et types de documents, y compris la documentation de gestion et le travail de bureau.
Le deuxième « moment douloureux » dans le développement de la gestion des documents est sa relation avec la science du livre en tant que science et discipline universitaire. Une discussion irréconciliable 2 s'est développée sur cette question, qui, à notre avis, exagère quelque peu les contradictions entre ces sciences et l'impossibilité de leur coexistence et de leur développement simultanés.
Donc, au début du XXIe siècle. la science du document traverse une période de discussions et de transformations passionnées, qui devraient finalement contribuer à son développement et à son approbation ultérieurs.
En raison de l'expansion activité économique et l'adhésion de la Russie à l'OMC, le problème de la protection de l'information des documents, tant sur papier qu'électronique, s'aggrave. Exacerbation des problèmes de sécurité dans la société moderne est l'un des résultats du progrès technologique. Il est maintenant devenu évident que les problèmes de sécurité n'ont pas seulement des aspects techniques, mais aussi sociaux. Maintenir le développement durable de l'économie avec l'utilisation d'une gestion documentaire de haute qualité devient une tâche de plus en plus urgente.
La sécurité de l'information est de nature attributive et les processus d'informatisation accélèrent le développement social, tout en y introduisant une certaine incertitude, en exacerbant les risques existants et en projetant de nouveaux risques. Par conséquent, étant une conséquence du progrès scientifique et technologique et des processus socio-économiques et politiques générés par celui-ci, la pertinence problèmes contemporains la sécurité de l'information ne disparaît pas. Parallèlement aux résultats positifs, les problèmes d'assurer la sécurité de l'information se sont également manifestés dans la gestion des documents. Aujourd'hui, c'est l'un des domaines prometteurs non seulement dans le domaine d'application pratique, mais aussi dans la recherche théorique qui atteint un nouveau niveau de recherche.
La gestion des documents en Russie est née au XVI - XVII siècles, et cela a été associé au développement relations internationales. Avec la croissance de la circulation des documents à partir du début du XVIIIe siècle, les fondements juridiques de la documentation ont commencé à se dessiner, la division des documents en interne et externe est apparue. Ce travail s'est poursuivi jusqu'à la fin du XIXe siècle. Dans la première moitié du XXe siècle, des systèmes de documentation unifiés ont été créés. L'importance des documents, leur valeur historique, scientifique, managériale et juridique est de plus en plus reconnue.
attention à problèmes théoriques la gestion des documents s'est particulièrement intensifiée dans le cadre du développement et de la mise en œuvre du système unifié de gestion des documents d'État (EGSD) dans les années 1960. C'est au cours de ces années qu'apparaissent les premiers travaux théoriques spéciaux, consacrés à la clarification de l'objet de la gestion documentaire et de ses tâches.
Avec le développement de l'informatique à la fin des années 1960, les acquis de la science documentaire sont repensés, mais l'existence de cette dernière en tant que discipline scientifique autonome cesse. En 1973, de rares tentatives sont faites pour développer fondements conceptuels document à l'aide de l'analyse de l'information. Jusqu'au milieu des années 1980, l'informatique était engagée dans l'étude de l'information documentaire et non documentaire. Hors de son champ de vision se trouve le document dans sa base matérielle, les conditions de sa production, de son stockage et de l'organisation du travail avec les documents.
Au début des années 1990, la nécessité de créer une science du document, ou un ensemble de disciplines scientifiques de gestion documentaire, a été comprise. Pour le nom général de la science du document, les formules suivantes sont utilisées : science de l'information et de la communication, documentation et science de l'information. Leur point commun est l'étude du document en tant qu'objet créé spécifiquement pour le transfert d'informations.
Le lien étroit avec la pratique a déterminé la structure du sujet de la gestion des documents, qui se compose de deux parties : 1) théorique - l'étude des catégories document, information ; et 2) appliqué - examen et recherche de documents électroniques systèmes d'information flux de travail. Ces deux parties sont également directement interconnectées. L'éventail des tâches étudiées par la gestion documentaire est assez large, mais les principales sont :
- - modèles de formation de documents;
- - les bases de l'information ;
- - création et conservation de documents électroniques ;
- - principes d'organisation de la gestion documentaire ;
- - amélioration des processus de documentation dans la société.
Après une longue période historique en stade actuel quelques particularités la gestion de la documentation qui consiste dans le fait qu'elle, d'abord, n'est pas axé sur les besoins de gestion, et ne se concentre pas sur la forme ou l'histoire du document. Deuxièmement, la partie substantielle de la gestion documentaire est concentrée autour du support matériel de l'information. Troisièmement, l'information dans la gestion documentaire est considérée comme un objet de protection, et non comme un objet d'acceptation décision de gestion. Quatrième, les notions de "document" et d'"information protégée" dans la gestion documentaire sont identiques. Par conséquent, il apparaît cinquième fonctionnalité que l'objectif principal de la gestion des documents est son essence.
L'essence de la gestion des documents est axée sur trois composants : sécurité reçu des informations en vue de leur utilisation ultérieure ; transférer informations sur un support matériel pour protéger les informations des impacts négatifs, tk. sinon, les informations ne pourront plus remplir aucune autre fonction utile ; protection transporteur de matériel.
Par conséquent, la gestion de la documentation, à l'heure actuelle, est une discipline scientifique qui étudie les modèles de formation des documents en tant que supports d'information, les moyens de leur conservation, transfert et protection, ainsi que le développement de systèmes d'information modernes pour la gestion des documents.
L'objet d'étude de la science documentaire est l'information sur le document.
Le sujet d'étude de la gestion documentaire, pour la direction 090900.62, est le support documentaire sécurisé pour tous les domaines d'activité.
Le but de la gestion documentaire au stade actuel est d'étudier les problèmes de documentation du point de vue du support d'information juridique, économique, managérial, social, technique et scientifique et de la formation de systèmes de gestion électronique de documents qui assurent l'activité vitale des organisations .
Les principales missions de cette discipline scientifique découlent du sujet de la gestion documentaire :
- - justification théorique des processus de documentation dans la société;
- - garantie de haute qualité documents créés et leur fonctionnement effectif ;
- - la formation d'un environnement d'information accessible hautement organisé.
Comment discipline scientifique la gestion des documents est basée sur les principes de recherche suivants.
principes historiques effectuer Fonctions sociales en science du document : la fonction de la mémoire sociale (accumulation et conservation dans la mémoire de l'humanité de l'expérience de toutes les générations passées) ; fonction scientifique et cognitive; fonction éducative; fonction idéologique et politique (composante sociale). En général, les principes historiques constituent des prérequis scientifiques et pédagogiques pour mener des recherches historiques spécifiques sur la gestion des documents. Ils, atteignant leur objectif principal, créent des prérequis scientifiques pour:
- - formation d'une conscience de soi publique positive dans les documents administratifs et autres documents publics publiés;
- - gestion de la prévision et du développement.
Principes sociaux (publics) ont un objet d'étude commun et diffèrent dans les sujets de leur étude. Chaque science sociale étudie le général, inhérent à une certaine sphère de la vie sociale. Parallèlement au développement de la société, il y a un processus de développement et de modification des moyens de communication au service de cette société. Ces modifications ne vont pas sans heurts et compétitions entre les normes d'apprentissage établies.
Principe de fonctionnement reflète la dynamique de l'objet étudié. L'importance de ce principe réside dans le fait qu'il est directement lié aux aspects pragmatiques et appliqués de la communication sociale des documents, avec leurs fonctions fondamentales d'interaction et d'impact.
Principe du système suppose une certaine structure de la structure, et la structure suppose l'existence de relations typiques entre les éléments. La mise en œuvre du principe de cohérence implique l'ordonnancement des unités et la systématisation des catégories. En science du document, ces motifs sont les signes de l'appartenance ordonnée de l'information aux documents et de leur interaction dans les systèmes d'information.
Le principe d'intégrité en science du document est une analyse holistique et synthétisée du document de sa structure et de ses fonctions. La violation de ce principe conduit à l'incomplétude de l'étude ou même à la distorsion de ses résultats. Ainsi, par exemple, si au moins un des points de la commande n'est pas pris en compte, nous aurons une idée incomplète, et donc, dans une certaine mesure, déformée de la commande dans son ensemble. Le respect de ce principe est également important car ce n'est que dans une vision holistique du document que ses fonctions peuvent être déterminées.
principe cognitif associé à la théorie philosophique générale de la connaissance et constitue la base méthodologique de la gestion documentaire. Les concepts apparentés de « connaissance » et de « cognition » étant souvent utilisés dans la théorie cognitive, leur contenu doit être précisé par rapport à la gestion documentaire. La connaissance est un ensemble d'informations nécessaires à la compréhension et à la production d'informations. La cognition est un processus qui permet de comprendre et produisant de l'information ; parfois la cognition est comprise comme un fait productif de la connaissance.Le principe cognitif n'a pas de frontières clairement définies, les possibilités de son utilisation sont déterminées par les spécificités du document.En science du document, ce principe implique l'étude du rôle de l'information pour le fonctionnement et la mise en œuvre des fonctions du document. L'orientation pragmatique en science du document couvre les problèmes de communication et permet d'explorer les voies d'une transmission efficace et d'une perception adéquate de l'information conformément à sa présentation dans le document.
La direction pragmatique est étroitement liée à la direction cognitive selon le principe complémentarité. Explorant divers aspects de l'activité des besoins d'information et de documents de la société, ces principes se complètent de manière significative. De par leur polyvalence, ils contribuent à l'étude de la gestion documentaire en tant qu'objet holistique.
Grâce à l'étude de la science du document en tant que science, nous pouvons procéder à l'étude du document en tant que support d'information.
1.1. SUJET ET OBJECTIFS DU COURS
Chacun de nous traite quotidiennement documents divers: passeport, carte d'étudiant, carnet de notes, ticket de bus ou de tram, ticket de caisse lors de l'achat de marchandises dans un magasin, etc. Les documents accompagnent une personne du premier au dernier jour sa vie (acte de naissance, diplôme d'études secondaires, acte de mariage, certificat de pension, etc.). Le document est l'un des moyens les plus importants de fonctionnement, de gestion et de connaissance de soi de la société humaine.
Dans la société, un grand nombre de documents divers sont constamment créés et sont en circulation. Ce processus peut être comparé à un volcan actif, de l'embouchure duquel la lave s'écoule en un flux continu, qui ralentit progressivement son mouvement, s'arrête, puis gèle. Ainsi sont les documents. Au début, il y a un travail intensif, mais généralement discret en apparence, sur leur préparation, compilation, approbation, certification. Ensuite, les documents, ayant acquis la force juridique nécessaire ou simplement la forme finie, sont mis en vigueur, entrent dans l'espace opérationnel, où ils peuvent influencer à la fois le sort d'un individu et la vie de millions de personnes. C'est l'environnement opérationnel pour l'existence des documents.
Puis, au fur et à mesure qu'ils remplissent leurs buts et objectifs, les documents commencent progressivement, quoique de manière extrêmement inégale, à perdre leurs qualités opérationnelles et leur signification, comme la lave volcanique "gelée", c'est-à-dire. s'installer dans les archives et entrer ainsi dans un environnement rétrospectif, acquérant une valeur essentiellement historique. Dans la littérature de langue anglaise, en particulier, des informations sont données selon lesquelles l'utilisation la plus intensive des informations de gestion documentées tombe sur les six premiers mois après leur apparition. Ensuite, la valeur opérationnelle des documents diminue rapidement et atteint un minimum un an et demi après leur création. La déconnexion complète des documents du processus de gestion se poursuit pendant environ un quart de siècle1.
Poursuivant la comparaison avec un volcan dont les scientifiques tentent, entre autres, de prédire l'éruption, il convient de noter que les documents se prêtent également à une certaine prévision et modélisation. Ils peuvent être conçus, si nécessaire, planifier la composition quantitative et qualitative. En d'autres termes, les documents ont également un environnement prometteur.
Déjà dans l'Antiquité, les gens ont commencé à se rendre compte que la création de documents, leur mouvement et leur stockage sont soumis à certains modèles et règles. Initialement, cette compréhension a été consolidée dans la pratique de bureau, dans la formation des coutumes et des traditions de travail avec des documents. Puis les techniques pratiques ont été généralisées, analysées et progressivement devenues règles contraignantes et normes, consolidées dans les textes législatifs et règlements. Ainsi, l'activité pratique a stimulé la compréhension théorique des questions liées au fonctionnement des documents dans la société. En conséquence, la discipline scientifique de la gestion des documents est née.
Le lien étroit avec la pratique a déterminé la structure du sujet de la gestion de la documentation, qui se compose de deux parties : 1) théorique et 2) appliquée. Ces deux parties sont également directement interconnectées. L'éventail des problèmes étudiés par la gestion des documents est assez large, mais les principaux sont : les modèles de formation des documents ;
façons de les créer;
fonctions, propriétés, structure du document ;
principes d'organisation du flux de travail ;
formation et développement de systèmes de documentation, ainsi que de complexes de documents;
moyens d'améliorer les processus de documentation dans la société.
L'objet de la gestion documentaire est l'ensemble des documents de la société, c'est-à-dire tous les types, genres et formes de documents, ainsi que tous les systèmes et sous-systèmes de documentation. Cependant, l'accent est mis sur les documents et les systèmes de documentation liés au domaine de la gestion, avec l'environnement opérationnel.
En fait, toute science repose sur la méthode historique de la connaissance. La tenue de registres ne fait pas exception à cet égard. De plus, l'objet de sa recherche est nécessairement analysé dans une rétrospective historique, dans une dynamique, qui permet de retracer les étapes, les schémas, les tendances d'évolution et les interconnexions des documents dans toute leur diversité. Ainsi, l'aspect historique est l'un des plus importants dans la gestion de documents.
Les principales tâches de cette discipline scientifique découlent du sujet de la gestion de la documentation : justification théorique des processus de documentation dans la société ;
assurer la haute qualité des documents créés et leur fonctionnement efficace ;
formation d'un environnement d'information hautement organisé, c'est-à-dire fournir à la société une information documentée complète et opérationnelle ;
développement, amélioration de la culture humaine de l'information.
La science du document résout ses tâches avec d'autres disciplines, principalement appliquées, du cycle de gestion des documents, dont elle constitue la base théorique. Il s'agit notamment de : l'organisation et la technologie du support documentaire à la direction (travail de bureau), qui étudie directement l'organisation du travail avec les documents : réception, distribution, enregistrement, travail de référence, Chercher documents requis etc. (Malheureusement, beaucoup mettent un signe égal entre la gestion documentaire et le travail de bureau, mélangeant à tort ces deux disciplines) ;
linguistique documentaire;
organisation des services de secrétariat et quelques autres.
1.2. FORMATION ET ÉLABORATION DE LA DOCUMENTATION
L'origine de la science documentaire en Russie était associée à la gestion documentaire dite "pratique", c'est-à-dire. avec la création de règles pour travailler avec des documents et des exigences pour les documents eux-mêmes dans la pratique, dans le processus de travail de bureau, dans le domaine appliqué. La gestion pratique des documents est née avec l'avènement de la paléographie (la science du développement de l'écriture, des manuscrits anciens) et de la diplomatie (la science qui étudie la forme et le contenu des actes juridiques), c'est-à-dire retour aux XVIe et XVIIe siècles. Déjà à cette époque, des formulaires de documents unifiés sont apparus en Russie, constitués de cas particuliers individuels, qui ont été généralisés dans les bureaux puis officiellement fixés2. La pratique de l'archivage a continué d'avoir un impact permanent et significatif sur le processus de formation de la science des documents.
Cependant, dès le début du XVIIIe siècle, les bases juridiques de la documentation ont commencé à être posées, principalement dans le domaine de contrôlé par le gouvernement. De nombreuses formes de documents étaient inscrites dans des actes législatifs. Ces travaux se sont poursuivis au XIXe siècle. De plus, au milieu du siècle, les premières tentatives de compréhension théorique des processus de documentation dans la société russe sont apparues. Ils ont été entrepris dans les travaux de N. Varadinov et V. Veldbrecht, qui ont systématisé la documentation, l'ont divisée en groupes et, sur la base d'actes législatifs, ont proposé des règles pour la compilation des documents. Dans ces travaux, en plus des exemples de documents, il y avait aussi une partie théorique.
N.V.Varadinov, en particulier, a divisé le travail de bureau en 1) théorique et 2) pratique. Il fut le premier à introduire dans la circulation le terme « paperasserie théorique ». Au sens théorique, selon lui, le travail de bureau est « une science qui énonce les règles de rédaction des papiers d'affaires, des actes et des dossiers eux-mêmes », ainsi que l'étude des « propriétés externes » et « internes » des papiers d'affaires. Le travail pratique de bureau est « ordre général procédures dans les bureaux du gouvernement selon les formes prévues par les lois et selon des échantillons établis de papiers d'affaires3 ».
Cependant, dans les décennies suivantes, jusqu'à la révolution de 1917, les études documentaires ne connurent aucune suite sérieuse, à l'exception peut-être des travaux de l'ingénieur ferroviaire I.I. Richter, publiés au début du XXe siècle. Ils contenaient des généralisations théoriques et des définitions distinctes d'un certain nombre de concepts. En outre, l'auteur a fait une tentative infructueuse de classer "la tenue des registres et la tenue des registres des chemins de fer publics"4.
L'arrivée au pouvoir des bolcheviks s'est accompagnée de la poursuite du développement de la gestion pratique des documents dans le sens de l'unification des documents, en commençant par des formulaires de documents séparés et en terminant par la création de systèmes de documentation unifiés. Cependant, dès le début, certains questions théoriques(en particulier, dans les livres de P.V. Verkhovsky, S.N. Golubov, N.V. Rusinov).
Dans les années 1920, les problèmes de gestion documentaire se reflètent également d'une certaine manière dans les études dans le domaine de la gestion. A cette époque, tout un système de recherche, autoportant, départemental et organismes publics traitant des questions d'organisation scientifique de la gestion. Il y avait plusieurs écoles indépendantes de pensée managériale: l'école d'A.K. Gastev (Institut central du travail), la direction de P.M. Un certain nombre d'autres organisations s'occupent également des questions d'organisation scientifique du travail et d'amélioration du travail de bureau.
Peut-être que ce travail a été réalisé de la manière la plus fructueuse à l'Institute of Control Technology. Ses employés « résolvent les grands problèmes théoriques du travail de bureau : terminologiques, organisationnels et technologiques, unification et standardisation des documents, classement des documents, articulation entre le travail de bureau et les archives »5. Ici le brouillon " Règles générales documentation et workflow », qui résumait les études théoriques et expérience pratique scientifiques nationaux et étrangers.
À cette époque, l'Occident a également clairement compris la nécessité d'une étude sérieuse de l'éventail des problèmes liés au fonctionnement des documents. Ainsi, le savant belge Paul Otlet écrivait alors dans un de ses ouvrages : « Le chaos des livres et des documents exige aujourd'hui une science qui puisse prévenir le mal éventuel en matière de documentation non ordonnée, dédoublée et très contradictoire6 ».
Cependant, le tournant brutal qui s'est opéré en URSS au tournant des années 1920-1930 a entraîné des changements importants dans toutes les sphères de la vie de la société soviétique. Il était accompagné d'énormes répression politique, qui a marché comme un gros rouleau à travers le personnel scientifique et de gestion. La recherche dans le domaine de la gestion des documents a été réduite. Les exceptions étaient certains domaines qui étaient soit axés sur le respect de l'ordre social du gouvernement totalitaire (amélioration du système d'enregistrement des citoyens soviétiques, introduction d'un système de passeport), soit menés dans le cadre de certains grands départements (rationalisation de la comptabilité, documentation du personnel etc.).
Dans le même temps, pendant la période du stalinisme, certaines conditions préalables ont été créées pour le développement futur de la gestion des documents. Le fait est qu'au début des années 1930. L'Institut national d'histoire et d'archives (MGIAI) a été ouvert à Moscou, conçu pour former des spécialistes hautement qualifiés pour le travail dans archives d'état puis les ouvriers travail de bureau d'état. MGIAI a commencé à enseigner le cours de formation " Travail général de bureau" Initialement, dans le cadre de la discipline académique "Théorie et pratique de l'archivage", et depuis 1942, un cours indépendant "Histoire et organisation du travail de bureau en URSS" a été introduit. En 1943, le terme science du document lui-même est apparu pour la première fois.
L'étude des problèmes documentaires en cours de formation stimulé la recherche dans ce domaine. Les années 1960 marquent un tournant, lorsque la gestion documentaire devient une discipline scientifique indépendante. En 1969, il a été inclus dans la nomenclature des spécialités des travailleurs scientifiques.
L'attention portée aux problèmes théoriques de la gestion des documents s'est particulièrement accrue dans le cadre du développement et de la mise en œuvre du système unifié de gestion des documents d'État (EGSD), ainsi que dans le processus de création d'une base d'informations Système automatisé contrôle (ACS). À ces fins, en 1966, l'Institut de recherche scientifique de toute l'Union sur la documentation et l'archivage (VNIIDAD) a été créé. C'est dans ces années qu'apparaissent les premiers ouvrages théoriques spécialisés, consacrés à clarifier l'objet de la gestion documentaire et ses tâches7.
Depuis les années 1960, deux centres principaux ont été identifiés dans notre pays qui mènent activement et efficacement des recherches scientifiques dans le domaine de la gestion des documents - il s'agit de MGIAI, où la faculté d'archivage de l'État a été créée en 1964, et de VNIIDAD.
Ce n'est pas le dernier rôle dans l'intensification des études documentaires scientifiques qu'a joué une sorte d'« explosion de l'activité documentaire de la société » dans les années 1960-1970. Le nombre d'exemplaires de documents dans le monde dépassait alors 1 000 milliards par an, et dans les services centraux de l'URSS, la circulation annuelle des documents (y compris la reproduction) dépassait 1 million d'exemplaires8. À cette époque, il s'est avéré qu'une approche purement cléricale de l'organisation et de la conduite de la recherche documentaire s'était largement épuisée, en raison de ses limites. Dans le cadre de cette démarche, les documents du travail de bureau en cours ont été étudiés, ainsi que les processus qui ont eu lieu avec des documents déjà rédigés.
Parallèlement, le développement rapide des sciences de l'information, amorcé au milieu du XXe siècle, a contribué à l'établissement d'une tout autre vision de la documentation. Il a commencé à être considéré comme un système d'information unique qui contribue à la réalisation de certains buts et objectifs de gestion. Dans le même temps, le concept même de contrôle s'est considérablement élargi et a commencé à être présenté comme un impact ordonné sur tous les objets. Une approche systématique de la science du document a permis d'explorer de manière exhaustive chaque document ou type de documents, d'élargir considérablement leur quantitatif et caractéristiques de qualité. Ainsi, le tournant des années 1960 - 1970 a été une sorte de tournant dans le développement de la gestion documentaire.
Le début d'une approche systématique dans la recherche sur la gestion des documents a été largement associé à l'apparition des travaux fondamentaux de G.G. Vorobyov, principalement son livre «Document: Information Analysis» (Moscou, 1973). Plus tard, dans le cadre de cette approche, de nombreuses publications de V.D. Banasyukevich, B.S. Ilizarov, M.P. Ilyushenko, V.I. Kokorev, T.V. , K.I. Rudelson, E.A. Stepanova, V.F. Yankova et d'autres auteurs. Le résultat de la recherche scientifique dans le domaine de la gestion des documents dans les années 1960 - la première moitié des années 1980. a été résumée dans la thèse de doctorat de A.N. Sokova (1986).
Une nouvelle étape dans le développement de la gestion documentaire domestique a commencé dans les années 1990, lorsque, sous l'influence de facteurs internes et externes, changement significatif processus d'information et de documentation. En Russie, il y a eu un changement dans le système politique et économique, les dernières technologies informatiques ont commencé à être largement utilisées pour travailler avec des documents, le pays a commencé à entrer rapidement dans l'espace mondial de l'information. Le développement prioritaire de la recherche scientifique à l'heure actuelle est reçu par des domaines tels que la gestion de l'information et des documents, gestion électronique des documents, divers aspects de la sécurité de l'information, les problèmes d'examen de la valeur des documents, la création d'archives électroniques et autres. En d'autres termes, le développement ultérieur de la gestion des documents en tant que discipline scientifique complexe est stimulé par des besoins socio-politiques, économiques, culturels, techniques et autres toujours croissants et considérablement modifiés.
Les résultats de la recherche scientifique sont publiés dans des monographies et des articles, dans des mémoires et des discours lors de conférences scientifiques, sont reflétés dans aides à l'enseignement, dans des lignes directrices pour les instances dirigeantes, etc. Depuis le milieu des années 1990, une revue spécialisée d'information et de pratique Deloproizvodstvo est publiée en Russie. théorique et questions pratiques gestion des documents, ses aspects historiques se reflètent également dans les pages des magazines "Domestic Archives", "Herald of the Archivist", "Secretary Affairs", "Personnel Service", "Personnel Management" et quelques autres.
1.3. LA PLACE DE LA DOCUMENTATION DANS LE SYSTEME DES SCIENCES
La gestion des documents appartient au cycle des sciences sociales, avec lesquelles elle est en étroite relation et interaction. Cette interaction est illustrée dans Formes variées et se produit à différents niveaux, principalement au niveau de l'objet et du sujet de recherche, de l'appareil conceptuel, des méthodes de recherche.
La tenue de registres est étroitement liée à la science historique. Comme nous l'avons déjà noté, l'objet de la science du document est un document en développement historique. L'apparition de certains documents, sans parler des systèmes de documentation, est directement liée à l'évolution de la société, avec ses certaines étapes. Ainsi, le fonctionnement des documents et des systèmes documentaires, le pliage des complexes documentaires ne peuvent être appréhendés sans une connaissance des enjeux socio-économiques, histoire politique, histoire culturelle, etc.
D'autre part, la forme même du document se caractérise par une relative indépendance, la présence de ses propres schémas de développement, qui, à leur tour, ont un certain impact sur certains aspects du développement social. L'étude du passé implique donc aussi la connaissance de la genèse des formes documentaires.
La science des archives contribue objectivement à la formation de la base de sources de la recherche historique et, à ce titre, jouxte étroitement les études de sources, l'une des branches les plus importantes de la science historique qui étudie la théorie, la méthodologie et la technique des sources historiques. Les chercheurs sources étudient également la forme d'un document, la structure et les propriétés des informations documentées dans leur évolution historique. Les documents de bureau dans les études de source sont généralement séparés dans une section indépendante.
En raison de sa proximité avec l'étude des sources, la science documentaire est généralement rattachée à la classe des sciences historiques, en l'incluant dans les disciplines historiques dites auxiliaires et spéciales9, qui sont considérées comme des sous-disciplines de l'étude des sources. Dans le même temps, un certain nombre d'auteurs (A.I. Gukovsky, S.M. Kashtanov, B.G. Litvak, O.M. Medushushskaya, V.V. Farsobin, etc.) placent en fait la gestion des documents dans la diplomatie - une discipline historique auxiliaire qui étudie l'ordre juridique des documents. D'autres chercheurs proposent au contraire d'élargir l'éventail des problèmes de documentation en y incluant des disciplines historiques auxiliaires telles que la diplomatie, la paléographie, la métrologie et la généalogie10. De plus, les deux, pour la plupart, mettent en fait un signe égal entre la gestion des documents et le travail de bureau.
Cependant, malgré le lien étroit entre la science documentaire et les études de sources, il existe des différences significatives entre elles, qui sont observées : dans l'objet d'étude (études d'études de sources, en plus des sources documentaires écrites, également d'autres types et formes de sources historiques, notamment matérielles) ;
à des fins de recherche (l'étude des sources étudie le document afin de développer des méthodes d'extraction des informations nécessaires) ;
en chronologie (les études de sources étudient les documents exclusivement dans un environnement rétrospectif, et la science du document aussi dans un environnement opérationnel et prospectif).
Cette dernière différence ne permet pas, à notre avis, de classer la gestion documentaire comme une discipline historique, comme le font de nombreux auteurs, puisque la science historique se limite à l'étude du seul passé de la société humaine.
Il convient également de noter qu'il y a eu récemment une tendance à sortir l'étude des sources elle-même du cadre de la science exclusivement historique et à la considérer comme une discipline intégratrice dans le système des humanités, comme un élément de l'anthropologie historique, de l'ethnologie, de la sociologie, c'est-à-dire de la sociologie. de toutes les sciences humaines. En conséquence de cette approche se pose naturellement le problème complexe du phénomène documentaire et, par conséquent, la tâche de développer une nouvelle discipline - la phénoménologie du document11.
Selon les objectifs et l'objet d'étude, la gestion des documents est étroitement liée à l'archivistique. Ils sont unis par une tâche commune - la formation d'un environnement d'information efficace, un objet d'étude unique - un document, ainsi que l'unité des moyens d'organiser, de stocker, de rechercher des informations, de développer les principes de formation de documents.
Dans le même temps, la science du document et la science archivistique étudient le document de deux côtés opposés : la science archivistique - à partir de la valeur informationnelle du document en tant que source historique, en mettant l'accent sur les complexes documentaires, et non sur documents séparés. La science du document étudie son objet du côté de la valeur informationnelle et opérationnelle, en tant que vecteur d'information, fonctionnant principalement dans l'environnement social moderne.
La gestion des documents a un impact direct sur le développement de l'archivistique, puisque ce documents de meilleure qualité créé dans le travail de bureau, le plus abouti sera le travail d'archives pour le stockage et l'utilisation du patrimoine documentaire12.
De nombreuses similitudes peuvent également être trouvées entre la science du document et la science du livre. Ils sont réunis: l'essence informationnelle et sociale des objets d'étude - un document et un livre; en grande partie les mêmes objectifs et fonctions ; le papier comme support matériel commun d'informations ; lettre comme le même moyen de transmettre des informations. Et avec le développement la technologie informatique il y a une autre convergence du document et du livre, qui peut également être représentée dans version électronique. Parallèlement, il existe aussi des différences entre la science du document et la science du livre, qui résident avant tout dans le fait que le livre - objet de la science du livre - est destiné à la réplication, à la reproduction multiple de l'information, alors que le document est unique13.
La gestion des documents est interconnectée avec la jurisprudence, principalement avec des branches telles que le droit constitutionnel, civil, administratif, du travail et des affaires. En science du document, les acquis de la science juridique sont largement utilisés : donner force juridique aux documents, voies légales leur promulgation, classification des actes juridiques, etc. législation moderne la documentation est différenciée par type, signification, des systèmes de documents distincts sont distingués. L'un des objets de la gestion de la documentation est le système de documentation organisationnelle et juridique. Les avocats dans leurs activités quotidiennes ne peuvent se passer de la connaissance des bases de la gestion documentaire, de l'organisation et de la technologie d'aide à la gestion documentaire. Les criminalistes enquêtent sur la nature des documents, les techniques, les moyens de déformation délibérée des informations documentées, etc. aux fins de découvrir et d'enquêter sur les faux officiels.
Il est impossible de ne pas parler du lien entre la gestion des documents et les sciences économiques. L'optimisation des activités des services d'appui à la documentation de gestion est impossible sans déterminer leur l'efficacité économique, sans une analyse complète de l'utilisation des ressources financières et matérielles pour la création et le traitement des documents, sans compiler les méthodes appropriées, les normes du travail, etc. Le nombre de systèmes de documentation étudiés par la science du document comprend des systèmes spéciaux qui reflètent directement la sphère économique de la vie et de l'activité de la société, tels que la comptabilité, les rapports et les statistiques, la technique et l'économie, le commerce extérieur, la banque et la finance.
La relation et l'interaction entre la gestion des documents et la théorie de la gestion, la gestion sont traditionnellement fortes, puisque les fonctions de gestion et son organisation sont directement reflétées dans les documents. À cet égard, V.S. Mingalev a même formulé « le plus loi commune gestion documentaire », dont l'essence est « la correspondance du contenu de la documentation avec les fonctions de gestion »14. À son tour, l'organisation rationnelle du travail avec des documents contribue à l'amélioration des activités de gestion, augmentant son efficacité, puisque presque tous les employés de l'appareil administratif sont occupés à travailler avec des documents, dépensant à ces fins, selon certaines données, au moins 60% de leur temps de travail15.
L'émergence et le développement réussi de dernières années une nouvelle discipline scientifique - la gestion de l'information, a rapproché encore plus l'étude des problèmes de gestion et de gestion documentaire, puisque la plupart des informations sont enregistrées dans des documents. Par ailleurs, certains auteurs (M.V. Larin) prédisent à l'avenir l'unification des services d'appui documentaire à la gestion et de gestion de l'information.
La documentation est également influencée par des disciplines appliquées telles que la sociologie de la gestion, la psychologie de la gestion et la communication d'entreprise.
En science du document, les acquis de la linguistique appliquée sont largement utilisés, principalement dans le but d'unifier les textes des documents, de standardiser les unités linguistiques, mais aussi dans le processus d'édition des documents bureautiques.
Une attention particulière devrait être accordée au lien entre la gestion des documents et les sciences de l'information. La croissance rapide des ressources d'information, le développement rapide de la technologie informatique et la compréhension théorique active des processus d'information dans la seconde moitié du XXe siècle ont non seulement influencé la nature et le contenu de la recherche sur la gestion des documents, mais ont également conduit à l'intégration de la gestion des documents. dans le cycle des sciences de l'information sociale. En conséquence, la science du document s'est avérée être le plus étroitement liée à des disciplines scientifiques telles que l'informatique sociale, la réalisation de films documentaires, la technologie et la programmation informatiques, la sécurité et la protection de l'information, etc. Ce n'est qu'avec ces sciences que la science du document est capable de résoudre efficacement des problèmes théoriques. et les problèmes appliqués au stade actuel, liés à la production, au transfert, à la consommation, au stockage des informations documentées.
Pour résoudre certains de ses problèmes, la gestion documentaire fait largement appel aux acquis dans le domaine des sciences techniques et naturelles, puisqu'un document est un objet matériel, un support d'information aux propriétés physiques bien définies. De plus, la création, la recherche, le stockage de documents sont associés aux moyens de documentation et de transmission d'informations, y compris l'utilisation d'équipements bureautiques modernes et complexes.
Le lien étroit de la gestion documentaire avec une variété de disciplines scientifiques théoriques et appliquées a largement déterminé les méthodes de recherche en gestion documentaire, c'est-à-dire méthodes, techniques de résolution de problèmes scientifiques spécifiques. Ces méthodes sont divisées en général scientifique et spécial, privé. Les méthodes scientifiques générales regroupent celles qui sont utilisées par toutes ou la plupart des sciences : la méthode systématique ;
méthode de modélisation ;
méthode fonctionnelle;
comparaison;
classification;
généralisation;
ascension de l'abstrait au concret, etc.
Certaines des méthodes énumérées, à leur tour, peuvent également être classées. En particulier, la modélisation est divisée en descriptive, graphique, mathématique, naturelle (physique). De plus, la plupart de ces variétés sont utilisées dans la gestion de documents.
Les méthodes spéciales sont étroitement liées aux méthodes scientifiques générales. Cependant, leur champ d'application est beaucoup plus étroit et limité, en règle générale, à une ou plusieurs sciences étroitement liées. Les méthodes spéciales de gestion des documents comprennent : les méthodes d'unification et de standardisation des documents ;
méthode d'analyse du formulaire;
la méthode unique dans la documentation et les opérations de bureau ;
méthode d'examen de la valeur des documents.
1.4. SOURCES DANS LES DOSSIERS
Presque tous les documents, systèmes de documentation et ensembles de documents peuvent servir de sources dans la recherche en gestion de documents. Sur cette base, vous pouvez vous faire une certaine idée du niveau de travail avec les documents, des manières de documenter, de la culture cléricale d'une époque particulière. Cependant, le rôle principal est toujours joué par les documents qui fixent les règles, normes, recommandations, standards, etc., réglementant et réglementant divers domaines, méthodes et formes de travail avec des documents. Il s'agit principalement de mesures législatives et actes juridiques, normes, classificateurs, instructions, des lignes directrices. Les sources sont une base nécessaire pour mener des recherches théoriques, pour améliorer la pratique de l'aide documentaire à la gestion et déterminer les grandes tendances dans l'évolution des processus documentaires.
Les sources de documentation peuvent être classées selon plusieurs critères : chronologiquement (sources des périodes pré-révolutionnaire, soviétique, post-soviétique) ;
par rapport à un certain environnement informationnel (rétrospectif, opérationnel ou prospectif) ;
sources « en coutume » et sources « en droit » (N.V. Varadinov), etc.
Étant donné que la science du document, comme nous l'avons déjà noté, est née des besoins pratiques de travailler avec des documents, les traditions et les coutumes ont joué un rôle important dans son développement, surtout au début. Puis, à mesure qu'elles furent comprises et généralisées, ces coutumes et traditions commencèrent à être fixées dans diverses lois et règlements. En conséquence, les sources qui permettent de retracer, tout d'abord, l'histoire de la formation de la gestion des documents, peuvent être divisées en deux grands groupes: premièrement, ce sont des documents issus directement de la pratique de bureau et contenant des normes et des règles développées spontanément qui reflètent les traditions du travail de bureau ; deuxièmement, divers types d'actes juridiques qui, depuis plusieurs siècles, réglementent légalement le travail avec des documents.
Au premier groupe de sources, qui a accumulé la plus riche expérience, traditions, coutumes Travail de bureau russe, comprennent notamment de nombreux recueils d'échantillons de documents publiés avant 1917 (les soi-disant « lettres »). Ils se sont répandus dans notre pays aux XVIIIe et XIXe siècles. Leurs prédécesseurs étaient les "formulaires", connus en Occident déjà au 7ème siècle, et en Russie - dans le premier tiers du 16ème siècle (en particulier, les formes du siège métropolitain de Moscou). À ce jour, plus de 100 collections de ce type sont connues.
Les « lettres » réglementaient la composition, la forme et le contenu des documents. Leurs noms mêmes sont remarquables. Ainsi, l'un des premiers est apparu en 1765 "Instruction sur la façon de composer et d'écrire toutes sortes de lettres à diverses personnes". Deux décennies plus tard, un "Letterbook" a été publié contenant diverses lettres, pétitions, notes sur l'affaire, contrats, certificats, approbations, reçus, laissez-passer et l'écriture serfs, un ordre au chef, une forme de billets de banque marchands, des reçus, des reçus, des lettres de courrier et de crédit »(Saint-Pétersbourg, 1788). Les "lettres" atteignaient souvent des volumes importants. Par exemple, disponible dans les fonds de la Bibliothèque scientifique de l'Université d'État de Tomsk «Directives pour la compilation de documents commerciaux. Échantillons et formulaires ; informations de référence » de V. Maksimov (Moscou, 1913) contient plus de 2 000 000 pages.
Un autre groupe comprend les sources, qui sont des règles et des normes fixées par la loi pour travailler avec des documents. Leur apparition est remarquée depuis le milieu du XVIIe siècle, mais le pas décisif est franchi par Pierre 1er, qui approuve le « Règlement général » en 172016. Ce document décrivait en détail la structure et le fonctionnement des bureaux, les questions d'enregistrement des documents, les devoirs des employés, etc.
Parmi les sources importantes, à côté du «Règlement général», figurent également les «formulaires généraux» élaborés à l'époque de Pierre le Grand - échantillons de documents; « Institution pour l'administration des provinces », publiée en 1775 par Catherine II ; "L'établissement général des ministères", paru en 1811, et bien d'autres actes législatifs qui réglementait le travail de bureau domestique à différents niveaux de gouvernement.
D'un intérêt considérable sont les sources documentaires de la période de la révolution et guerre civile(1917-1922). Ils avaient leurs propres spécificités, bien que le travail avec des documents, en particulier sur le territoire de la Russie blanche, reposait alors principalement sur des actes législatifs et des traditions de travail de bureau pré-révolutionnaire.
Un grand nombre de sources laissées derrière la période soviétique Histoire russe. Déjà dans les premiers mois après l'arrivée au pouvoir des bolcheviks, un décret du Conseil des commissaires du peuple «Sur la procédure d'approbation et de publication des lois» a été signé, une résolution du Conseil des commissaires du peuple «Sur la forme des formulaires» a été adoptée institutions publiques". Ceux-ci et d'autres cette sorte documents ont ensuite été inclus dans Didacticiel« Recueil d'actes législatifs sur le travail de bureau (1917-1970) » (M., 1973). Les sources les plus importantes des dernières décennies de l'existence du pouvoir soviétique étaient les "Dispositions de base du système d'archivage unifié de l'État" (1973), approuvées en 1988 par le "Système de gestion de la documentation de l'État", les classificateurs de toute l'Union (en particulier , le classificateur All-Union documents de gestion- OKUD), Systèmes unifiés documentation (USD), etc.
Actuellement en Fédération Russe il y a une assez vaste socle normatif support documentaire de la direction, qui est en même temps la source la plus importante pour l'étude des problèmes documentaires. Il comprend : les actes juridiques normatifs organismes fédéraux autorités et entités constitutives de la Fédération de Russie sur les questions d'appui documentaire à la gestion ( Code civil RF, Lois fédérales"Sur l'information, l'informatisation et la protection des informations", "Sur secret d'état”, “Sur la normalisation”, “Principes fondamentaux de la législation de la Fédération de Russie sur Fonds d'archives Fédération de Russie et archives » et autres ;
réglementaires, instructifs et documents méthodologiquesémis par les autorités pouvoir exécutif différents niveaux;
matériels pédagogiques et méthodologiques qui établissent les exigences relatives aux documents, aux technologies pour leur création et leur traitement au niveau d'une organisation individuelle ou de son unité structurelle17.
Dans les années 1990, la pratique de la compilation et de la publication de collections d'échantillons de documents, à moitié oubliée à l'époque soviétique, revit et se généralise. À ce jour, des dizaines de recueils de ce type ont été publiés, notamment: Zagorskaya A.P., Petrochenko P.F., Petrochenko N.P. Un livre de correspondance pour la correspondance commerciale (M., 1992); Le recueil contrats types(M., 1995); Stenyukov M.V. Échantillons de documents sur le travail de bureau (M., 1996) ; Andreeva V.I. Échantillons de documents administratifs (M., 1997) et bien d'autres.
Questions pour l'auto-examen :
Quel est l'environnement opérationnel, rétrospectif et prospectif de l'existence des documents ?
Quelle est la différence entre un sujet et un objet de documentation ?
Quelles sont les principales tâches de la gestion documentaire ?
Quelles disciplines appartiennent au cycle de documentation? Existe-t-il des différences entre la gestion de documents et le travail de bureau ?
Quand la science documentaire pratique est-elle apparue en Russie et quelles ont été les premières tentatives de compréhension théorique du travail avec des documents ?
Comment la gestion documentaire domestique s'est-elle développée dans les conditions du pouvoir totalitaire ?
Pourquoi les années 1960 et 1970 ont-elles marqué un tournant dans le développement de la gestion documentaire ?
Quels facteurs influencent la recherche en gestion documentaire dans la période post-soviétique ?
Quel est le lien entre la documentation et l'histoire ? Peut-on l'attribuer à la classe des sciences historiques ?
Que pouvez-vous dire des aspects juridiques, économiques, managériaux, techniques de la gestion documentaire ?
Quelle est la place de la science du document dans le cycle des sciences de l'information ?
Quelles sont les méthodes de recherche scientifique utilisées dans la gestion documentaire ?
Que pouvez-vous dire sur le rôle des sources dans la gestion des documents ? Donnez leur classement.
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PRÉSENTATION 2
1. Les grandes étapes du développement de la gestion documentaire 5
2. Structure de gestion des documents 8
3. Relation entre la gestion des documents et les autres sciences 10
4. Sources dans la gestion des documents 22
conclusion 32
Références 35
INTRODUCTION
Création dans notre pays règle de loi avec des institutions représentatives, exécutives, judiciaire, la production, la science et l'éducation est déterminée non seulement par une justification juridique complète et à part entière de leurs activités, mais également par la formation de règles et de procédures rationnelles et spécifiques pour leur fonctionnement, y compris dans le domaine du travail avec des documents.
L'information documentée est la base du management, son efficacité repose en grande partie sur la production et la consommation d'informations. L'information est enregistrée dans des documents qui lui donnent une forme organisationnelle et la déplacent dans le temps et dans l'espace.
Une importance croissante dans gestion moderne acquérir des technologies et des outils informatiques qui fournissent, sur la base de la législation en vigueur et d'autres dispositions légales efficacité de la fixation, de la collecte, du traitement, de la recherche et de la transmission des informations. La transition vers des modes fondamentalement nouveaux d'organisation de l'information et d'accès à celle-ci détermine la pertinence du cours "Documentation".
Il existe différentes définitions du concept de "gestion de documents", mais aucune d'entre elles n'est généralement acceptée. Cependant, ainsi que le concept "document". Et cela est naturel, puisque la «science du document» est un terme multiforme, structurellement ramifié, relatif à divers aspects du document et des activités de documentation et de communication - des phénomènes non moins complexes et multiformes.
On peut dire que la science du document est la science du document et des activités de communication du document. Il s'agit d'une discipline scientifique qui étudie les schémas de création et de fonctionnement des documents, développe les principes de construction des systèmes de communication de documents et les méthodes de leur activité.
La science du document explore le document en tant que source d'information et moyen de communication sociale. Il s'agit d'une science complexe de l'activité du document et de la communication documentaire, qui étudie les processus de création, de diffusion et d'utilisation des sources documentaires d'information dans la société en termes historiques, modernes et pronostiques.
La formation de la gestion documentaire en tant que discipline scientifique implique la définition de ses principales composantes : objet, sujet, structure, méthodes, appareil conceptuel - dans leur unité et leur intégrité, c'est-à-dire en tant que discipline scientifique systématique.
L'objet de la science répond à la question : qu'est-ce que la science étudie. L'objet de la science du document en tant que science est une étude approfondie d'un document en tant qu'objet système spécialement créé pour stocker et distribuer (transférer) des informations dans l'espace et dans le temps. Le document est créé au cours d'activités de documentation et de communication, par conséquent, l'objet de la science est tous les types de cette activité - la création, la production, le stockage, la distribution et l'utilisation de documents, la création de systèmes de documentation.
Le sujet de la science doit répondre à la question : de quelle manière, pourquoi, dans quel but et pour quoi exactement l'objet étudié, et à travers lui réalité objective. Le sujet de la science détermine le contenu des connaissances scientifiques sur l'objet - le document et l'activité de communication de document. L'objet de la gestion documentaire est la création de connaissances scientifiques sur le document dans l'unité de ses composantes informationnelles et matérielles, sur les schémas de création et de fonctionnement des documents dans la société.
La documentation étudie le document en tant que sujet aux niveaux théorique, historique et méthodologique (pratique). Il explore le document en tant que système, ses propriétés, paramètres, structure, fonctions, méthodes et modes de documentation, classification et typologie des documents. Dans le domaine de son attention sont les modèles généraux de création, de distribution, de stockage et d'utilisation des documents. De plus, le sujet d'étude peut être le document dans son ensemble ou ses aspects individuels, caractéristiques spécifiques activités documentaires et de communication.
La documentation étudie le document dans son évolution historique, les schémas de sa formation, les méthodes de création, les principes d'organisation de la documentation et les systèmes de documentation. Ainsi, la science du document étudie le plus complètement toutes les fonctions, à la fois générales et privées, inhérentes aux documents. Cependant, la gestion documentaire ne se limite pas à l'étude passive du document. Révélant les modèles de formation des documents, la gestion des documents commence à influencer activement le processus de documentation lui-même, en y introduisant fondements scientifiques, réalisant l'unification et la normalisation des documents et des systèmes de documentation, référant certains groupes de types de documents à des systèmes fonctionnels et sectoriels, en leur sein à des opérations individuelles.
Le but de ce travail est une étude approfondie des systèmes documentaires et documentaires dans leur évolution historique, des problèmes théoriques et pratiques de la création d'informations documentées d'institutions de toute forme juridique.
Au cours de la réalisation de l'objectif, les tâches suivantes sont résolues :
montrer la relation de la gestion documentaire avec les autres sciences ;
tracer l'évolution du document en tant que support d'informations ;
analyser le processus de formation et de développement des systèmes de documentation;
1. Les grandes étapes de l'élaboration de la documentation
La gestion des documents appartient à la catégorie des sciences jeunes, elle n'a pas encore été pleinement constituée en tant que discipline scientifique qui résume l'ensemble des connaissances sur le document. Cette science n'est pas née immédiatement, elle a traversé plusieurs étapes dans son développement.
Historiquement, la première de cette série est la science de la documentation, née à la fin du XIXe siècle. et reçu reconnaissance internationale dans la première moitié du 20e siècle. Sous ce nom, la science s'est développée, dont l'objet était l'activité de documentation, y compris les processus de collecte, de systématisation, de stockage, de recherche et de distribution (et à partir du milieu des années 1940, de création) de documents dans toutes les sphères de la vie publique. Cette science portait aussi le nom de « science du livre-archives-musée ».
Le fondateur de la science de la documentation est Paul Otlet. Il a suggéré d'appeler la science qui étudie l'activité documentaire bibliologie ou documentologie, qui était associée à l'identification d'un livre et d'un document.
Au fil du temps, dans le processus de différenciation, la théorie de la classification des documents, la théorie des flux de documents, la théorie de l'indexation et de l'abstraction ont émergé comme disciplines scientifiques indépendantes.
L'histoire de la science de la documentation s'est avérée courte. Au milieu du XXe siècle. (années 50-60) les processus de communication commencent à être considérés non seulement sous l'angle d'un de leurs moyens - le document, mais aussi plus largement - comme informationnels. La notion de "document" cède la place à la notion d'"information", puisque la première dérive de la seconde. Les idées initiales sur le sujet de la science documentaire ont été modernisées et ont acquis un contenu informationnel et cybernétique.
Depuis le début des années 1960, des domaines scientifiques appelés documentaire et science du document ont commencé à se développer. Le premier est considéré comme une branche appliquée de la cybernétique, engagée dans l'optimisation de la gestion des systèmes documentaires de tous types - des beaux-arts au travail de bureau. A cette fin, le documentaire étudie la structure et les propriétés des documents matriciels, les méthodes et moyens de traitement automatique, de stockage, de recherche et d'utilisation de ceux-ci, les flux de documents et les tableaux de documents pour optimiser la gestion des grands systèmes documentaires, principalement multicanaux. Cependant, le documentaire ne reflète pas tout l'éventail des études sur le document, les problèmes de sa production, de sa diffusion et de son utilisation, et ne peut être une science généralisante du document.
À l'heure actuelle, la gestion des documents se développe en tant que direction scientifique, dont les tâches (selon K.G. Mityaev) comprennent l'étude de aspect historique développement de méthodes, d'actes individuels et de systèmes pour documenter les phénomènes de la réalité objective et son résultat - la création de documents, leurs complexes et leurs systèmes. Plus tard, la gestion des documents a commencé à être comprise comme la science des règles de délivrance des documents administratifs et de maintien d'une économie documentaire. La gestion des documents est identifiée au travail de bureau et est considérée comme une section de l'archivage. Une telle interprétation étroite de la gestion des documents a survécu dans une certaine mesure à ce jour. Naturellement, dans cette acception, la science du document ne saurait prétendre au rôle d'une science généralisante d'un document, puisqu'elle se limite à la sphère de la gestion. Au-delà de ses limites se trouvent d'autres sphères de l'activité humaine - la science, la technologie, la culture, la vie sociale, etc.
À la fin des années 1960, avec le développement de l'informatique (A.I. Mikhailov, A.I. Cherny, R.S. Gilyarevsky), les acquis de la science documentaire ont été largement repensés, l'existence de cette dernière en tant que discipline scientifique autonome a en fait cessé. En 1973, de rares tentatives ont été faites (G.G. Vorobyov, K.N. Rudelson) pour généraliser informations théoriques sur le document, développer son cadre conceptuel par l'analyse de l'information. Certaines des questions liées à la classification des documents, à la création de modèles d'information sur les documents, à l'étude des flux d'information sur les documents, sont incluses dans les sections pertinentes de la bibliothèque, de la bibliographie, de l'archivage et de l'informatique.
Jusqu'au milieu des années 1980, le documentaire et l'informatique étaient considérés comme les sciences généralisantes du document. Cependant, l'informatique traite de l'étude de l'information documentaire et non documentaire. Hors de son champ de vision se trouve un document dans son incarnation matérielle, les conditions de production, de stockage, d'organisation du travail avec les documents. Par conséquent, comme pour le documentaire, il est assez difficile d'utiliser l'informatique comme une science généralisant un document.
Dans la seconde moitié des années 1980, on s'est rendu compte que c'était le concept généralisant d'un document qui reflétait le mieux le sujet de l'activité professionnelle des employés des bibliothèques, des agences d'information, des archives, des musées, des librairies, etc. Cela a été facilité par l'introduction de activité professionnelle la technologie informatique et supports de stockage lisibles par machine.
Le développement ultérieur d'approches documentaires générales est associé aux noms de D.Yu. Teplova, AV. Sokolova, Yu.N. Stolyarova, O.P. Korshunov, chez qui le concept de « document » agit comme une unité lexicale indépendante. Yu.N. Stolyarov, G.N. Shvetsova-Vodka, S.G. Koulechov. Avec l'avènement de leur travail dans la formation et le développement de la gestion de la documentation commence qualitativement nouvelle étape. Les problèmes de gestion de la documentation acquièrent un caractère interdisciplinaire, ils sont traités par des bibliothécaires et bibliographes, des spécialistes dans le domaine de l'informatique et des bibliologues.
Au début des années 1990, il fallait créer une science du document ou un complexe de disciplines de la documentation scientifique. Pour le nom généralisant de la science du document, un certain nombre de noms commencent à être utilisés: science de l'information et de la communication (A.V. Sokolov), documentation et science de l'information (G.N. Shvetsova-Vodka), etc. Le cœur d'un tel complexe de sciences du document est la bibliothéconomie, la bibliographie, la science du livre, l'archivistique, la muséologie et l'informatique. Leur point commun est l'étude du document en tant qu'objet créé spécifiquement pour le transfert d'informations.
Chacun de ces domaines de connaissance a ses propres tâches, formes et méthodes de travail avec les documents, mais la théorie et l'histoire du document leur sont communes. Les problèmes théoriques généraux comprennent, tout d'abord, l'analyse fonctionnelle des documents, l'étude de leurs caractéristiques en tant qu'objets matériels avec des informations enregistrées en eux, les problèmes de classification et de typologie des documents, etc. L'étude des problématiques documentaires générales est appelée à traiter de la gestion documentaire.
2. Structure de gestion des documents
Comme toute discipline scientifique, la gestion des documents a une structure encore balbutiante. Structurellement, la science documentaire est divisée en deux sous-systèmes : la science documentaire générale et la science documentaire spéciale. son essence, son objet, son sujet et sa structure, sa terminologie, ses concepts, l'établissement de relations avec d'autres sciences, les régularités et les principes du développement et du fonctionnement du document dans le système de communication documentaire, etc. La science documentaire générale comprend trois sections : théorie du document, histoire du document, histoire et théorie des activités de document et de communication.
La théorie des documents (documentologie) est au cœur de la science des documents. Elle étudie les questions théoriques générales liées à l'appareil conceptuel, l'analyse fonctionnelle des documents, l'étude de leurs caractéristiques en tant qu'objets matériels et des informations qui y sont enregistrées, les questions de typologie et de classification des documents, leurs paramètres et propriétés, comme moyen de communication et un élément du fonds documentaire.
L'histoire révèle les modèles de formation et de développement d'un document en tant que source d'information et moyen de communication dans le contexte d'un changement de la situation spécifique à un certain stade du développement de la communication sociale, des changements de son contenu et de sa forme en en fonction des besoins documentaires de la société dans une période de temps donnée.
La section sur l'activité documentaire étudie l'histoire et la méthodologie générale de la création et du fonctionnement d'un document dans le système de communication documentaire (création, production, collecte, stockage, diffusion et utilisation), c'est-à-dire un document fonctionnant dans un cycle communicatif intégral « l'auteur de l'information documentaire - son consommateur ».
La science documentaire spéciale étudie les caractéristiques caractéristiques de certains types et types de documents (livres, brevets, notes, cartes, films, disques optiques, etc.), les processus individuels des activités documentaires et de communication (documentation, édition de documents, distribution de documents, stockage de documents , utilisation de documents). Toute caractéristique qui mérite une considération théorique peut agir comme une caractéristique spéciale.
La gestion des documents spéciaux est divisée en gestion des documents spéciaux et privés. La science documentaire spéciale étudie les caractéristiques des documents qui sont des objets de bibliothèque, d'archives, de musée, c'est-à-dire les spécificités des documents fonctionnant dans les centres d'information, bibliothèques, archives, musées et autres structures de documentation et de communication. Par ailleurs, l'étude des spécificités des différents processus des activités documentaires et de communication (documentation, bureautique, gestion de fonds, etc.) peut faire l'objet d'une gestion documentaire spécifique.
Le sujet de la gestion des documents privés sont certains types et variétés de documents. Ainsi, sont présentées comme disciplines documentaires scientifiques privées : la science du livre, la science des brevets, la cartographie, etc.
Ainsi, la gestion de la documentation spéciale et privée est une manifestation spécifique du général. Avec la gestion de documents générale et spéciale, elle forme une gestion de documents unique.
3. La relation de la gestion documentaire avec les autres sciences
L'étape moderne se caractérise par l'activation de l'étude du document par toutes les sciences, où il est le principal ou l'un des objets d'étude. La combinaison des efforts de ces sciences crée une direction intégrative pour le développement des connaissances sur le document. En conséquence, cela a conduit à la formation de la théorie du document et de l'activité documentaire, à la formation de la science du document en tant que métascience pour toutes les sciences du cycle document-communication.
La science du document en tant que discipline scientifique intégrative est étroitement liée au travail de bureau, à la comptabilité, à la bibliothéconomie, à la bibliographie, à l'archivistique, à l'informatique, etc. Dans une approche plus large, la science du document comprend les sources historiques et la muséologie, la sémiotique, la critique textuelle et d'autres sciences.
La tenue de registres est liée à la science historique. L'apparition de certains documents, sans parler des systèmes de documentation, est directement liée à l'évolution de la société, avec ses certaines étapes. Par conséquent, le fonctionnement des documents et des systèmes de documentation, le pliage des complexes documentaires ne peuvent être compris sans connaissance de l'histoire socio-économique, politique, culturelle, etc. D'autre part, la forme même du document se caractérise par une relative indépendance, la présence de ses propres schémas de développement, qui, à leur tour, ont un certain impact sur certains aspects du développement social.
La documentation contribue objectivement à la formation de la base de sources de la recherche historique et, à ce titre, jouxte étroitement les études de sources - l'une des branches les plus importantes de la science historique qui étudie la théorie, la méthodologie et la technique des sources historiques. Les chercheurs sources étudient également la forme d'un document, la structure et les propriétés des informations documentées dans leur évolution historique. Les documents de bureau dans les études de source sont généralement séparés dans une section indépendante.
Plus le niveau de généralisation est élevé dans fondements théoriques Plus l'interprétation du concept de « document » sera grande, plus l'éventail des branches du savoir inclus dans la science du document sera grand. Le renforcement des liens entre les branches du savoir qui étudient différents médias est mutuellement bénéfique.
Il existe un lien particulièrement étroit entre la science du document et la science bibliographique, bibliothéconomique, du livre et des archives. Cela inclut également l'informatique, en particulier la partie qui étudie informations documentaires créé à l'aide de la technologie informatique sur des supports discrets. Leur point commun est que ces disciplines fonctionnent avec des documents en tant qu'objets créés spécifiquement pour stocker et transmettre des informations.
La science du document est rapprochée de la science du livre par l'essence informationnelle et sociale des objets d'étude - un document et un livre ; en grande partie les mêmes objectifs et fonctions ; le papier comme support matériel commun d'informations ; lettre comme le même moyen de transmettre des informations. De plus, avec le développement de l'informatique, on assiste à une plus grande convergence du document et du livre, qui peuvent également être présentés sous forme électronique.
Selon les objectifs et l'objet d'étude, la gestion des documents est étroitement liée à l'archivistique. Ils sont unis par une tâche commune - la formation d'un environnement d'information efficace, un objet d'étude unique - un document, ainsi que l'unité des moyens d'organiser, de stocker, de rechercher des informations, de développer les principes de formation de documents. La gestion des documents a un impact direct sur le développement de la science archivistique, car plus les documents créés dans le cadre du travail de bureau sont bons, plus les archives réussiront à stocker et à utiliser la richesse documentaire.
La gestion des documents est interconnectée avec la jurisprudence, principalement avec des branches telles que le droit constitutionnel, civil, administratif, du travail et des affaires. Les acquis de la science juridique sont largement utilisés dans la gestion documentaire : donner force juridique aux documents, modalités juridiques de leur mise en œuvre, classification des actes juridiques, etc. L'un des objets d'étude de la science du document est le système de documentation organisationnelle et juridique. Les avocats dans leurs activités quotidiennes ne peuvent se passer de la connaissance des bases de la gestion documentaire, de l'aide à la gestion documentaire. Les criminalistes examinent la nature des documents, les techniques, les moyens de déformation délibérée des informations documentées, etc., afin de découvrir et d'enquêter sur les contrefaçons.
La tenue de registres est liée aux sciences économiques. Il est impossible d'optimiser les activités des services d'appui à la gestion documentaire sans déterminer leur efficacité économique, sans une analyse complète de l'utilisation des ressources financières et matérielles pour la création et le traitement des documents, sans compiler des méthodes appropriées, des normes du travail, etc. Le nombre de systèmes de documentation étudiés par la science du document comprend des systèmes spéciaux qui reflètent directement la sphère économique de la vie et de l'activité de la société, tels que la comptabilité, les rapports et les statistiques, la technique et l'économie, le commerce extérieur, la banque et la finance.
La relation et l'interaction entre la gestion des documents et la théorie de la gestion, la gestion sont traditionnellement fortes, puisque les fonctions de gestion et son organisation sont directement reflétées dans les documents. À son tour, l'organisation rationnelle du travail avec des documents contribue à l'amélioration des activités de gestion, en augmentant son efficacité. L'émergence et le développement réussi d'une nouvelle discipline scientifique - la gestion de l'information ont rapproché encore plus l'étude des problèmes de gestion et de documentation, puisque la plupart des informations de gestion sont enregistrées dans des documents.
La gestion des documents est influencée par des disciplines appliquées telles que la sociologie de la gestion, la psychologie de la gestion, la communication d'entreprise. En science du document, les réalisations de la linguistique appliquée sont largement utilisées, principalement dans le but d'unifier les textes des documents, de normaliser les unités linguistiques, ainsi que dans le processus d'édition des documents de service.
Une relation particulière existe entre la gestion documentaire et les sciences de l'information. La croissance rapide des ressources d'information, le développement rapide de la technologie informatique et la compréhension théorique active des processus d'information ont non seulement influencé la nature et le contenu de la recherche en gestion documentaire, mais ont également conduit à l'intégration de la gestion documentaire dans le cycle des sciences de l'information sociale. En conséquence, la science du document s'est avérée être la plus étroitement liée à des disciplines scientifiques telles que l'informatique sociale, le documentaire, la technologie et la programmation informatiques, la sécurité et la protection de l'information, etc.
Pour résoudre certains de ses problèmes, la gestion documentaire fait largement appel aux acquis dans le domaine des sciences techniques et naturelles, puisqu'un document est un objet matériel, un support d'information aux propriétés physiques bien définies. De plus, la création, le grincement, le stockage de documents sont associés aux moyens de documenter et de transmettre des informations, y compris l'utilisation d'équipements bureautiques sophistiqués.
Les propriétés, côtés, caractéristiques et fonctions distincts du document peuvent inclure partie intégrante aux autres disciplines scientifiques du cycle document-communication qui étudient les caractéristiques des groupes de documents dont traite le domaine correspondant à la science activités pratiques. L'étude du document dans son intégrité (unité) fait l'objet de la seule gestion documentaire. Cette circonstance distingue la science du document des autres disciplines scientifiques, dans l'objet desquelles le document est inclus dans une sorte, un composant, une propriété, un signe - en tant que partie intégrante.
Ainsi, certains types de documents et d'activités de communication de documents ont spécificités essentielles, qui fait l'objet d'études des disciplines privées de documentation scientifique. En particulier, le sujet de la bibliologie en tant que discipline scientifique privée est le commerce du livre et du livre, la science des brevets - le commerce des brevets et des brevets. Le lien entre la gestion documentaire et l'informatique est particulièrement perceptible dans la partie qui étudie sources scientifiques informations. Les études archivistiques étudient des documents contenant des informations rétrospectives, principalement sur Copie conforme; muséologie - documents matériels (de propriété), monuments de la culture matérielle; bibliologie - livres (publications), documents textuels; travail de bureau - documents résultant du processus de gestion, travail de bureau; bibliothéconomie - documents à large vocation sociale (répliqués); bibliographie - documents secondaires, etc.
Ceux. dans les disciplines scientifiques privées, les enjeux liés au document ne sont pas considérés spécifiquement, mais seulement dans la mesure où ils prennent place dans l'un ou l'autre domaine d'activité de la communication documentaire.
Ainsi, la gestion documentaire est une discipline scientifique généralisante par rapport aux autres disciplines du cycle de gestion documentaire. Cela ne signifie pas pour autant qu'elle « absorbe » les disciplines associées à certaines branches d'activités documentaires et de communication. Le records management, comme toute métadiscipline, a un caractère autolimitatif : il recouvre les objets d'étude dans les grands traits, paramètres, qualités, tendances, laissant bien d'autres problèmes purement spécifiques à la part des disciplines scientifiques privées. Enrichissant les disciplines spéciales et privées avec le développement de problèmes théoriques et méthodologiques cardinaux, la science intégrative augmente le potentiel créatif de ces disciplines et enrichit leur méthodologie. L'interrelation, l'intégration et la différenciation des disciplines scientifiques est l'une des conditions du développement réussi de chacune d'entre elles.
La relation étroite de la gestion documentaire avec une variété de disciplines scientifiques théoriques et appliquées a largement déterminé les méthodes de recherche en gestion documentaire, c'est-à-dire méthodes, techniques de résolution de problèmes scientifiques spécifiques. Ces méthodes sont divisées en scientifiques générales et spéciales. Les méthodes scientifiques générales regroupent celles qui sont utilisées par toutes ou la plupart des sciences : la méthode systématique ; méthode de modélisation ; méthode fonctionnelle; une analyse; la synthèse; comparaison; classification; généralisation; ascension de l'abstrait au concret, etc.
Certaines des méthodes énumérées, à leur tour, peuvent également être classées. En particulier, la modélisation est divisée en descriptive, graphique, mathématique, etc. De plus, la plupart de ces variétés sont utilisées dans la gestion de documents.
Les méthodes spéciales sont étroitement liées aux méthodes scientifiques générales. Cependant, leur champ d'application est beaucoup plus étroit et limité, en règle générale, à une ou plusieurs sciences étroitement liées. Les méthodes spéciales de gestion des documents comprennent : les méthodes d'unification et de standardisation des documents ; méthode d'analyse du formulaire; la méthode unique dans la documentation et les opérations de bureau ; méthode d'examen de la valeur des documents.
La gestion des documents appartient au cycle des sciences sociales, avec lesquelles elle est en étroite relation et interaction. Cette interaction se manifeste sous diverses formes et se produit à différents niveaux, principalement au niveau de l'objet et du sujet de recherche, de l'appareil conceptuel, des méthodes de recherche.
La tenue de registres est étroitement liée à la science historique. Comme nous l'avons déjà noté, l'objet de la science du document est un document en développement historique. L'apparition de certains documents, sans parler des systèmes de documentation, est directement liée à l'évolution de la société, avec ses certaines étapes. Par conséquent, le fonctionnement des documents et des systèmes de documentation, le pliage des complexes documentaires ne peuvent être compris sans connaissance de l'histoire socio-économique, politique, culturelle, etc.
D'autre part, la forme même du document se caractérise par une relative indépendance, la présence de ses propres schémas de développement, qui, à leur tour, ont un certain impact sur certains aspects du développement social. L'étude du passé implique donc aussi la connaissance de la genèse des formes documentaires.
La science des archives contribue objectivement à la formation de la base de sources de la recherche historique et, à ce titre, jouxte étroitement les études de sources - l'une des branches les plus importantes de la science historique qui étudie la théorie, la méthodologie et la technique des sources historiques. Les chercheurs sources étudient également la forme d'un document, la structure et les propriétés des informations documentées dans leur évolution historique. Les documents de bureau dans les études de source sont généralement séparés dans une section indépendante.
En raison de sa proximité avec l'étude des sources, la science documentaire est généralement rattachée à la classe des sciences historiques, en l'incluant dans les disciplines historiques dites auxiliaires et spéciales9, qui sont considérées comme des sous-disciplines de l'étude des sources. Dans le même temps, un certain nombre d'auteurs (A.I. Gukovsky, S.M. Kashtanov, B.G. Litvak, O.M. Medushushskaya, V.V. Farsobin, etc.) placent en fait la gestion des documents dans la diplomatie - une discipline historique auxiliaire qui étudie l'ordre juridique des documents. D'autres chercheurs, au contraire, proposent d'élargir l'éventail des problèmes de documentation en y incluant des disciplines historiques auxiliaires telles que la diplomatie, la paléographie, la métrologie et la généalogie. De plus, les deux, pour la plupart, mettent en fait un signe égal entre la gestion des documents et le travail de bureau.
Cependant, malgré le lien étroit entre la gestion des documents et l'étude des sources, il existe des différences importantes entre elles, qui sont observées :
dans l'objet d'étude (étude des sources, outre les sources documentaires écrites, également d'autres types et formes de sources historiques, en particulier matérielles);
à des fins de recherche (l'étude des sources étudie le document afin de développer des méthodes d'extraction des informations nécessaires) ;
en chronologie (les études de sources étudient les documents exclusivement dans un environnement rétrospectif, et la science du document - également dans un environnement opérationnel et prospectif).
Cette dernière différence ne permet pas, à notre avis, de classer la gestion documentaire comme une discipline historique, comme le font de nombreux auteurs, puisque la science historique se limite à l'étude du seul passé de la société humaine.
Il convient également de noter qu'il y a eu récemment une tendance à sortir l'étude des sources elle-même du cadre de la science exclusivement historique et à la considérer comme une discipline intégratrice dans le système des humanités, comme un élément de l'anthropologie historique, de l'ethnologie, de la sociologie, c'est-à-dire de la sociologie. de toutes les sciences humaines. À la suite de cette approche, le problème complexe du phénomène du document se pose naturellement et, par conséquent, la tâche de développer une nouvelle discipline - la phénoménologie du document.
Selon les objectifs et l'objet d'étude, la gestion des documents est étroitement liée à l'archivistique. Ils sont unis par une tâche commune - la formation d'un environnement d'information efficace, un objet d'étude unique - un document, ainsi que l'unité des moyens d'organiser, de stocker, de rechercher des informations, de développer les principes de formation de documents.
Dans le même temps, la science du document et la science archivistique étudient un document de deux côtés opposés: la science archivistique - du côté de la valeur informationnelle d'un document en tant que source historique, en mettant l'accent sur des complexes de documents et non sur des documents individuels. La science du document étudie son objet du côté de la valeur informationnelle et opérationnelle, en tant que vecteur d'information, fonctionnant principalement dans l'environnement social moderne.
La gestion des documents a un impact direct sur le développement de la science archivistique, car plus les documents créés dans le cadre du travail de bureau sont bons, plus les archives réussiront à stocker et à utiliser la richesse documentaire.
De nombreuses similitudes peuvent également être trouvées entre la science du document et la science du livre. Ils sont réunis: l'essence informationnelle et sociale des objets d'étude - un document et un livre; en grande partie les mêmes objectifs et fonctions ; le papier comme support matériel commun d'informations ; lettre comme le même moyen de transmettre des informations. De plus, avec le développement de l'informatique, on assiste à une plus grande convergence du document et du livre, qui peuvent également être présentés sous forme électronique. Parallèlement, il existe des différences entre la science du document et la science du livre, qui résident avant tout dans le fait que le livre - objet de la science du livre - est destiné à la réplication, à la reproduction multiple de l'information, alors que le document est unique.
La gestion des documents est interconnectée avec la jurisprudence, principalement avec des branches telles que le droit constitutionnel, civil, administratif, du travail et des affaires. Les réalisations de la science juridique sont largement utilisées dans la gestion des documents: donner force juridique aux documents, méthodes juridiques de leur mise en œuvre, classification des actes juridiques, etc. Dans la législation moderne, la documentation est différenciée par type, signification, on distingue des systèmes de documents distincts. L'un des objets de la gestion de la documentation est le système de documentation organisationnelle et juridique. Les avocats dans leurs activités quotidiennes ne peuvent se passer de la connaissance des bases de la gestion documentaire, de l'organisation et de la technologie d'aide à la gestion documentaire. Les criminalistes enquêtent sur la nature des documents, les techniques, les moyens de déformation délibérée des informations documentées, etc. aux fins de découvrir et d'enquêter sur les faux officiels.
Il est impossible de ne pas parler du lien entre la gestion des documents et les sciences économiques. Il est impossible d'optimiser les activités des services d'appui à la gestion documentaire sans déterminer leur efficacité économique, sans une analyse complète de l'utilisation des ressources financières et matérielles pour la création et le traitement des documents, sans compiler des méthodes appropriées, des normes du travail, etc. Le nombre de systèmes de documentation étudiés par la science du document comprend des systèmes spéciaux qui reflètent directement la sphère économique de la vie et de l'activité de la société, tels que la comptabilité, les rapports et les statistiques, la technique et l'économie, le commerce extérieur, la banque et la finance.
La relation et l'interaction entre la gestion des documents et la théorie de la gestion, la gestion sont traditionnellement fortes, puisque les fonctions de gestion et son organisation sont directement reflétées dans les documents. A cet égard, V.S. Mingalev a même formulé «la loi la plus générale de la gestion des documents», dont l'essence est «la correspondance du contenu de la documentation aux fonctions de gestion». À son tour, l'organisation rationnelle du travail avec des documents contribue à l'amélioration des activités de gestion, augmentant son efficacité, puisque presque tous les employés de l'appareil administratif sont occupés à travailler avec des documents, dépensant à ces fins, selon certaines données, au moins 60% de leur temps de travail.
L'émergence et le développement réussi ces dernières années d'une nouvelle discipline scientifique - la gestion de l'information a rapproché encore plus l'étude des problèmes de gestion et de gestion documentaire, puisque la plupart des informations sont enregistrées dans des documents. Par ailleurs, certains auteurs (M.V. Larin) prédisent à l'avenir l'unification des services d'appui documentaire à la gestion et de gestion de l'information.
La documentation est également influencée par des disciplines appliquées telles que la sociologie de la gestion, la psychologie de la gestion et la communication d'entreprise.
En science du document, les acquis de la linguistique appliquée sont largement utilisés, principalement dans le but d'unifier les textes des documents, de standardiser les unités linguistiques, mais aussi dans le processus d'édition des documents bureautiques.
Une attention particulière devrait être accordée au lien entre la gestion des documents et les sciences de l'information. La croissance rapide des ressources d'information, le développement rapide de la technologie informatique et la compréhension théorique active des processus d'information dans la seconde moitié du XXe siècle ont non seulement influencé la nature et le contenu de la recherche sur la gestion des documents, mais ont également conduit à l'intégration de la gestion des documents. dans le cycle des sciences de l'information sociale. En conséquence, la science du document s'est avérée être le plus étroitement liée à des disciplines scientifiques telles que l'informatique sociale, la réalisation de films documentaires, la technologie et la programmation informatiques, la sécurité et la protection de l'information, etc. Ce n'est qu'avec ces sciences que la science du document est capable de résoudre efficacement des problèmes théoriques. et les problèmes appliqués au stade actuel, liés à la production, au transfert, à la consommation, au stockage des informations documentées.
Pour résoudre certains de ses problèmes, la gestion documentaire fait largement appel aux acquis dans le domaine des sciences techniques et naturelles, puisqu'un document est un objet matériel, un support d'information aux propriétés physiques bien définies. De plus, la création, la recherche, le stockage de documents sont associés aux moyens de documentation et de transmission d'informations, y compris l'utilisation d'équipements bureautiques modernes et complexes.
Le lien étroit de la gestion documentaire avec une variété de disciplines scientifiques théoriques et appliquées a largement déterminé les méthodes de recherche en gestion documentaire, c'est-à-dire méthodes, techniques de résolution de problèmes scientifiques spécifiques. Ces méthodes sont divisées en général scientifique et spécial, privé. Les scientifiques généraux regroupent ceux qui sont utilisés par toutes ou la plupart des sciences :
méthode système ;
méthode de modélisation ;
méthode fonctionnelle;
comparaison;
classification;
généralisation;
ascension de l'abstrait au concret, etc.
Certaines des méthodes énumérées, à leur tour, peuvent également être classées. En particulier, la modélisation est divisée en descriptive, graphique, mathématique, naturelle (physique). De plus, la plupart de ces variétés sont utilisées dans la gestion de documents.
Les méthodes spéciales sont étroitement liées aux méthodes scientifiques générales. Cependant, leur champ d'application est beaucoup plus étroit et limité, en règle générale, à une ou plusieurs sciences étroitement liées. Les méthodes spéciales de gestion de documents comprennent :
méthodes d'unification et de normalisation des documents;
méthode d'analyse du formulaire;
la méthode unique dans la documentation et les opérations de bureau ;
méthode d'examen de la valeur des documents.
4. Sources dans la gestion des documents
Presque tous les documents, systèmes de documentation et ensembles de documents peuvent servir de sources dans la recherche en gestion de documents. Sur cette base, vous pouvez vous faire une certaine idée du niveau de travail avec les documents, des manières de documenter, de la culture cléricale d'une époque particulière. Cependant, le rôle principal est toujours joué par les documents dans lesquels les règles, normes, recommandations, standards, etc. sont fixés, réglementant et réglementant divers domaines, méthodes et formes de travail avec des documents. Il s'agit avant tout d'actes législatifs et juridiques, de normes, de classificateurs, d'instructions, de lignes directrices. Les sources sont une base nécessaire pour mener des recherches théoriques, pour améliorer la pratique de l'aide documentaire à la gestion et déterminer les grandes tendances dans l'évolution des processus documentaires.
Puisque la science du document est née des besoins pratiques de travailler avec des documents, les traditions et les coutumes ont joué un rôle important dans son développement, surtout au début. Puis, à mesure qu'elles furent comprises et généralisées, ces coutumes et traditions commencèrent à être fixées dans diverses lois et règlements. En conséquence, les sources qui permettent de retracer, tout d'abord, l'histoire de la formation de la gestion documentaire, peuvent être divisées en deux grands groupes :
des documents provenant directement du travail de bureau et contenant des normes et des règles développées spontanément qui reflètent les traditions du travail de bureau ;
divers types d'actes juridiques qui, pendant plusieurs siècles, ont réglementé légalement le travail avec des documents.
Le premier groupe de sources, qui a accumulé la plus riche expérience, traditions, coutumes du travail de bureau russe, comprend notamment de nombreuses collections d'échantillons de documents publiés avant 1917 (les soi-disant «pistorniki»). Ils se sont répandus dans notre pays aux XVIIIe et XIXe siècles. Leurs prédécesseurs étaient les "formes" (le premier tiers du XVIe siècle). En particulier, le formulaire du siège métropolitain de Moscou. À ce jour, plus de 100 collections de ce type sont connues.
Les « lettres » réglementaient la composition, la forme et le contenu des documents. Leurs noms mêmes sont remarquables. Ainsi, l'un des premiers en 1765 est apparu "Instruction sur la façon de composer et d'écrire toutes sortes de lettres à diverses personnes". Deux décennies plus tard, le "Letterbook" a été publié, contenant diverses lettres, pétitions, notes sur l'affaire, contrats, certificats, approbations, reçus, laissez-passer et formulaire écrit aux serfs, un ordre au chef, une forme de billets de banque marchands, reçus , reçus, lettres de courrier et de crédit »( Saint-Pétersbourg, 1788). Les "lettres" atteignaient souvent des volumes importants. Par exemple, disponible dans les fonds de la Bibliothèque scientifique de l'Université d'État de Tomsk «Directives pour la compilation de documents commerciaux. Échantillons et formulaires, informations de référence » de V. Maksimova (Moscou, 1913) contient plus de 2000 pages.
Un autre groupe comprend les sources, qui sont des règles et des normes fixées par la loi pour travailler avec des documents. Leur apparition est remarquée depuis le milieu du XVIIe siècle, mais le pas décisif est franchi par Pierre Ier, qui approuve le « Règlement général » en 1720. Ce document décrivait en détail la structure et le fonctionnement des bureaux, les questions d'enregistrement des documents, les devoirs des employés, etc.
Parmi les sources importantes figurent également diverses «formes générales» à l'époque de Pierre le Grand - des échantillons de documents; « Institution pour l'administration des provinces », publiée en 1775 par Catherine II ; "L'établissement général des ministères", paru en 1811, et de nombreux autres actes législatifs réglementant le travail de bureau domestique à différents niveaux de gouvernement.
Les sources documentaires de la période de la révolution et de la guerre civile (1917-1922) présentent un intérêt considérable. Ils avaient leurs propres spécificités, bien que le travail avec des documents, en particulier sur le territoire de la Russie blanche, reposait alors principalement sur des actes législatifs et des traditions de travail de bureau pré-révolutionnaire.
Un grand nombre de sources ont laissé derrière elles la période soviétique de l'histoire russe. Déjà dans les premiers mois après l'arrivée au pouvoir des bolcheviks, un décret du Conseil des commissaires du peuple «sur la procédure d'approbation et de publication des lois» a été signé et une résolution «sur la forme des formulaires pour les institutions de l'État» a été adoptée. Ces documents et d'autres documents similaires ont ensuite été inclus dans le manuel "Collection d'actes législatifs sur le travail de bureau (1917-1970)" (Moscou, 1973). Les sources les plus importantes des dernières décennies de l'existence du pouvoir soviétique étaient les "Dispositions de base du système d'archivage unifié de l'État" (1973), approuvées en 1988 par le "Système d'appui à la documentation de l'État pour la gestion", classificateurs de toute l'Union, Systèmes de documentation unifiés, etc.
À l'heure actuelle, dans la Fédération de Russie, il existe une base réglementaire et méthodologique assez étendue pour le support documentaire de la gestion, qui est également la source la plus importante pour l'étude des problèmes de gestion des documents. Le socle normatif et méthodologique de la documentation d'appui à la gestion est un ensemble de lois, d'actes juridiques réglementaires, de documents méthodologiques, normes d'état réglementant la technologie de création, de traitement, de stockage et d'utilisation des documents dans les activités courantes de l'organisation, ainsi que les activités du service de travail de bureau: sa structure, ses fonctions, sa dotation en personnel, soutien technique et quelques autres aspects. Cela consiste en:
actes juridiques émis par des autorités supérieures le pouvoir de l'État et le management;
les actes juridiques émis par les organes exécutifs fédéraux : ministères, commissions, départements à caractère tant sectoriel que départemental ;
les actes juridiques émis par les autorités législatives et exécutives des entités constitutives de la Fédération de Russie et de leurs entités territoriales ;
questions réglementaires du travail de bureau;
actes juridiques à caractère réglementaire et instructif, ainsi que des documents méthodologiques sur le support documentaire de la gestion, publiés par la direction des entreprises et des organisations.
La documentation de l'information (création de documents) est effectuée sur la base de règles établies par des organismes de différents niveaux de gouvernement. Le cadre réglementaire régissant la préparation et l'exécution des actes est constitué d'actes juridiques entièrement consacrés à ces questions, ainsi que de certaines dispositions d'actes normatifs qui ont une portée plus large (par exemple, sur l'informatisation, la législation, les activités des structures, construction de systèmes de travail de bureau, etc. .).
Les actes réglementaires de la Fédération de Russie et des entités constitutives de la Fédération de Russie ont approuvé les règles de base pour la documentation des informations, les exigences de certains types documentation, de nombreuses formes de documents de gestion. Les documents utilisés dans des situations de gestion spécifiques sont créés conformément à des échantillons approuvés - standard et formes exemplaires ou, si aucun de ces formulaires n'est accepté, sur la base des règles de la paperasserie. Les exigences relatives à l'exécution des documents peuvent être de nature universelle ou ne s'appliquer qu'à certains types de documents, leurs formulaires, formulaires, détails.
Les règlements qui établissent des exigences pour l'exécution des documents peuvent être divisés en un certain nombre de groupes.
Les exigences générales pour la composition de la documentation et son exécution sont contenues dans la Constitution de la Fédération de Russie, les lois de la Fédération de Russie qui établissent la procédure pour les activités des autorités de l'État et gouvernement local, les organisations commerciales et non commerciales (par exemple, la loi constitutionnelle fédérale « sur le gouvernement de la Fédération de Russie », la loi fédérale « sur principes généraux organisations législatives (représentatives) et organes exécutifs Pouvoir d'État des sujets de la Fédération de Russie », Loi fédérale « Sur les principes généraux de l'organisation de l'autonomie locale dans la Fédération de Russie », Code civil de la Fédération de Russie, Lois fédérales : « Sur sociétés par actions», « Sur les sociétés à responsabilité limitée », « Sur associations à but non lucratif" et etc.).
La législation contient des normes qui déterminent les règles de traitement de divers groupes de documents. Ainsi, les règles de base pour conclure, modifier et résilier contrats de droit civil, ainsi que leur conception sont définis dans le Code civil de la Fédération de Russie. L'exécution d'un certain nombre de documents sur le personnel est régie par le décret du Comité d'État des statistiques de Russie du 5 janvier 2005 n ° 1, qui a approuvé formes unifiées documentation comptable primaire pour la comptabilisation de la main-d'œuvre et son paiement.
Dans les actes normatifs de différents niveaux, les exigences pour l'exécution des détails individuels des documents sont fixées. Oui, dans loi fédérale contient des règles pour l'utilisation des symboles officiels dans la fabrication des formulaires de documents. L'emblème d'État de la Fédération de Russie est représenté sur des documents conformément à la loi constitutionnelle fédérale du 25 décembre 2000 n ° 2-FKZ «Sur l'emblème d'État de la Fédération de Russie»; l'utilisation des timbres est réglementée par le décret gouvernemental n° 1268 du 27 décembre 1995. Signes héraldiques - emblèmes structures fédérales(Forces armées de la Fédération de Russie, organisations du gouvernement fédéral Service postal, Ministère des situations d'urgence de la Russie, Ministère de l'intérieur de la Russie, etc.) sont approuvés par décrets du président du pays et sont utilisés dans la préparation des documents. L'utilisation des marques dans la préparation de la documentation est déterminée par la loi « sur les marques, les marques de service et les appellations d'origine des marchandises » (n° 3520-1 du 23 septembre 1992). La législation des entités constitutives de la Fédération de Russie contient également des règles pour la représentation de leurs symboles sur les en-têtes et les sceaux.
La législation contient des normes régissant l'utilisation de la langue dans le travail de bureau. Le principal acte normatif dans ce domaine est la loi de la Fédération de Russie du 25 octobre 1991 n ° 1807-1 «sur les langues des peuples de la Fédération de Russie» (telle que modifiée le 24 juillet 1998). Ses dispositions sont spécifiées dans d'autres lois relatives à la tenue de registres dans des domaines tels que les communications, les transports, les procédures judiciaires, les notaires et autres.
Le règlement fixe les conditions d'écriture des noms individuels, par exemple : les noms géographiques (loi fédérale du 18 décembre 1997 n° 152-FZ « sur les noms d'objets géographiques »); les noms «Russie», «Fédération de Russie» dans les noms d'organisations (décret du gouvernement de la Fédération de Russie du 7 décembre 1996 n ° 1463); les noms de marques(Code civil de la Fédération de Russie et lois fédérales régissant les activités des organisations de diverses formes organisationnelles et juridiques), etc.
L'expansion de l'utilisation des technologies informatiques dans la gestion entraîne une augmentation de l'importance de la partie du cadre réglementaire du travail de bureau qui est associée à la législation sur l'informatisation, l'utilisation des systèmes d'information automatisés et les télécommunications. L'automatisation du travail de bureau est effectuée conformément aux lois «sur l'information, l'informatisation et la protection des informations» (du 20 février 1995 n ° 24-FZ), «sur Protection légale programmes pour l'électronique des ordinateurs et bases de données » (en date du 23 septembre 1992 n° 3523-1). De nouvelles possibilités d'utilisation des documents électroniques sont ouvertes par la loi fédérale du 10 janvier 2002 n° 1-FZ « sur la signature numérique électronique ». Il définit conditions légales utilisation de la signature numérique électronique dans les processus d'échange documents électroniques, sous réserve de laquelle une signature numérique électronique est reconnue juridiquement équivalente à la signature manuscrite d'une personne.
Les questions de documentation se reflètent dans la réglementation dans le domaine des communications postales et des télécommunications. La base juridique des activités dans le domaine des communications est établie par la loi fédérale du 16 février 1995 n ° 15-FZ «sur les communications». Les exigences relatives à la correspondance écrite et aux messages transmis via les réseaux postaux et de télécommunication sont déterminées conformément aux décisions de l'Union postale universelle et de l'Union internationale des télécommunications.
Les actes juridiques normatifs de nature interdépartementale et départementale, émis par les autorités exécutives fédérales, constituent une partie importante du cadre réglementaire pour la préparation et l'exécution de la documentation. Le document le plus complet à l'échelle de l'industrie réglementant le travail avec des documents, depuis longtemps, a été adopté par le service d'archives d'État du pays en 1988 «Système d'État de support documentaire pour la gestion. Exigences de base pour les documents et les services de support de documentation (GSDOU) ». Le GSDOU a établi des principes et des règles uniformes pour documenter les activités de gestion, ainsi que pour organiser le travail avec des documents dans les institutions. Les dispositions du GSDOU ont été développées en Modèle d'instructions sur le travail de bureau dans les ministères et départements de la Fédération de Russie (1993), qui a été remplacé par l'Ordre du Service fédéral des archives de Russie du 27 novembre 2000 n ° 68 avec une nouvelle instruction standard sur le travail de bureau dans les organes exécutifs fédéraux. Jeux d'instructions typiques Exigences générales au fonctionnement des services de support documentaire de la gestion, de documentation des activités de gestion et d'organisation du travail avec les documents dans les organes exécutifs fédéraux. Les dispositions des instructions types s'appliquent à l'organisation du travail avec des documents, quel que soit le type de support, y compris leur préparation, enregistrement, comptabilité et contrôle d'exécution, effectués à l'aide de technologies (informatiques) automatisées.
Les règles de traitement des documents sont fixées dans les normes et autres documents de normalisation. Mise en œuvre de GOST R 6.30-2003 «Systèmes de documentation unifiés. Système unifié de documentation organisationnelle et administrative. Les conditions d'enregistrement" ont coïncidé avec le début d'une nouvelle étape dans le développement de la normalisation dans notre pays, dont les principales orientations sont déterminées par la loi fédérale du 27 décembre 2002 n ° 184-FZ "Sur règlement technique". Les dispositions de GOST R 6.30-2003 doivent être considérées sur la base du fait qu'elles ont été élaborées et adoptées sur la base de la loi de la Fédération de Russie du 10 juin 1993 n ° 5154-1 «sur la normalisation», annulée le 1er juillet , 2003, et est valable dans le cadre des nouvelles approches de normalisation.
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Caractérisation du concept de document - un moyen de fixer des informations sur des faits, des événements ou des phénomènes de la réalité objective et de l'activité mentale humaine de diverses manières sur un matériel spécial. Signes, fonctions et propriétés du document.
DOCUMENTATION
Didacticiel
INTRODUCTION
Chapitre 1. LES DOSSIERS COMME DISCIPLINE SCIENTIFIQUE
1.1. Sujet et objectifs du cours
1.2. Formation et développement de la documentation
1.3. La place de la documentation dans le système des sciences
1.4. Sources dans la gestion des documents
Chapitre 2. LE DOCUMENT ET SES FONCTIONS
2.1. L'origine du document. Extension de la notion de "document"
2.3. Essence sociale et fonctions du document
Chapitre 3. PROPRIÉTÉS D'INFORMATION ET CAPACITÉS DE COMMUNICATION DU DOCUMENT
3.1. Information documentée et ses propriétés
3.2. Niveaux d'informations sur les documents
3.3. Problèmes de recherche et de traduction des informations documentées
3.4. Obstacles à l'information
Chapitre 4. MOYENS DE DOCUMENTATION
4.1. Les notions de « documentation » et de « méthodes de documentation »
4.2. Documentation textuelle
4.3. Sténographie
4.4. Documentation technique
4.5. Documents photographiques
4.6. Documents cinématographiques. Enregistrement video
4.7. Documentation phono (audio), ses fonctionnalités et applications
4.8. Documentation avec l'utilisation de la technologie informatique électronique
Chapitre 5. OUTILS DE DOCUMENTATION
5.1. Instruments d'écriture à la main
5.2. Documentation mécanique et électromécanique
5.3. Outils automatiques de compilation et de production de documents
5.4. Technologies de base de copie et de reproduction de documents
Chapitre 6. SUPPORTS MATÉRIELS D'INFORMATIONS DOCUMENTÉES
6.1. Les plus anciens matériaux d'écriture
6.2. L'invention du papier et l'amélioration de sa production
6.3. Classification des supports modernes d'informations documentées. Leur caractéristique
6.4. L'influence du type de support d'information sur la pérennité et le coût du document
Chapitre 7. SIGNES DE DOCUMENTS. OPTIONS ET COPIES DE DOCUMENTS
7.1. Fonctionnalités documentaires. Force juridique document
7.2. Brouillons, originaux, originaux
7.3. Documents falsifiés. Méthodes de falsification de documents
7.4. Copies, leur développement historique et leurs types
REMARQUES
INTRODUCTION
Le dernier tiers du XXe siècle a été marqué par la transition d'un certain nombre de pays vers une société de l'information post-industrielle, dans laquelle la majorité des travailleurs sont employés dans le domaine des activités d'information, et l'information est le principal produit de production et produit de base. À l'heure actuelle, l'information est devenue la ressource la plus importante de la société et a acquis une importance stratégique.
La mondialisation des processus mondiaux, d'une part, et les profondes transformations sociopolitiques et économiques qui se sont déroulées dans les années 1990, d'autre part, ont créé les conditions préalables à l'entrée rapide de la Russie dans l'espace mondial de l'information. Au cours du siècle à venir, l'avenir de notre pays dépendra en grande partie de la vigueur et de l'efficacité avec lesquelles il s'engagera dans cette direction.
Les processus d'information influencent activement toutes les parties vie humaine. L'utilisation des dernières technologies de l'information renforce considérablement cette influence. Pour réaliser son potentiel, réussir professionnellement, devenir une personnalité harmonieusement développée, l'homme moderne doit avoir un niveau de culture de l'information suffisamment élevé. Parallèlement, la plupart des informations sont enregistrées sur des supports matériels, contenus dans divers documents. Ainsi, la connaissance des processus d'information et de documentation, les bases du travail avec les documents font partie intégrante de la culture de l'information d'une personne.
Le rôle de l'information dans le processus de gestion est particulièrement important - à tous ses niveaux et dans toutes les sphères : politique, économique, scientifique, culturelle, etc. En fait, la gestion elle-même, qui est née il y a environ 7 000 ans, est impossible sans information. La documentation de l'information, sa recherche, son traitement, son stockage, sa transmission nécessitent d'importantes ressources financières, matérielles, de main-d'œuvre et de temps. Par conséquent, l'organisation travail efficace avec les documents, l'amélioration de tous les processus d'information et de documentation tant à l'échelle de la société dans son ensemble qu'au niveau des entreprises, organisations et institutions individuelles est la direction la plus importante de l'activité de gestion. À son tour, un travail qualifié avec des informations documentées nécessite un nombre important de spécialistes formés professionnellement. Ce n'est pas un hasard si en l'an 2000, plus de 30 établissements d'enseignement supérieur de la Fédération de Russie ont commencé à former du personnel hautement qualifié - des spécialistes des documents.
La norme éducative d'État de l'enseignement professionnel supérieur de la Fédération de Russie, approuvée par la ville pour la spécialité 350800 "Science du document et gestion des documents", contient plusieurs dizaines de disciplines académiques qui doivent être étudiées pour obtenir la qualification "gestionnaire de documents". Parmi les disciplines professionnelles générales les plus importantes figure gestion de documents.
"Document, ses fonctions et ses méthodes de documentation ; la relation entre les concepts d'information et de document ; les supports matériels de l'information ; les propriétés et les caractéristiques du document : l'originalité, l'authenticité, le nombre de copies ; la structure du document ; la forme du document, son développement, les exigences modernes pour la forme du document de gestion ; caractéristiques linguistiques du document ; systèmes de documentation ; systèmes de documentation unifiés ; système unifié de documentation organisationnelle et administrative (USORD) et autres systèmes ; exigences pour la préparation et l'exécution des principaux types de documents de gestion ; amélioration de la documentation processus ; valeur scientifique, historique et pratique du document ; ensembles de documents simples et complexes.
L'étude de ces problèmes nécessite un accompagnement pédagogique et méthodologique adapté. Cependant, à l'heure actuelle, il n'existe pas de manuels qui satisferaient pleinement aux exigences de la norme éducative pour la gestion des documents. Les manuels publiés dans les années 1970 - 1980 sont largement dépassés et, de plus, sont devenus une rareté bibliographique. De nombreux manuels et ouvrages de référence parus récemment sont principalement consacrés à l'organisation et à la technologie du support documentaire pour la gestion (c'est-à-dire le travail de bureau) et n'abordent que dans une faible mesure les problèmes théoriques du travail avec les documents.
L'attention portée aux problèmes théoriques de la gestion des documents a particulièrement augmenté dans le cadre du développement et de la mise en œuvre du système unifié de gestion des documents d'État (EGSD), ainsi que dans le processus de création d'une base d'informations pour un système de contrôle automatisé (ACS). À ces fins, en 1966, l'Institut de recherche scientifique de toute l'Union sur la documentation et l'archivage (VNIIDAD) a été créé. C'est dans ces années qu'apparaissent les premiers ouvrages théoriques spécialisés, consacrés à clarifier l'objet de la gestion documentaire et ses tâches7.
Depuis les années 1960, deux centres principaux ont été identifiés dans notre pays qui mènent activement et efficacement des recherches scientifiques dans le domaine de la gestion des documents - il s'agit de MGIAI, où la faculté de tenue des archives de l'État a été créée en 1964, et de VNIIDAD.
L'émergence et le développement réussi ces dernières années d'une nouvelle discipline scientifique - gestion de l'information l'étude des problèmes managériaux et de gestion documentaire encore plus rapprochés, puisque la plupart des informations sont enregistrées dans des documents. De plus, certains auteurs () prédisent à l'avenir l'unification des services de gestion de documents et de gestion de l'information.
La documentation est également influencée par des disciplines appliquées telles que sociologie du management, psychologie du management et communication d'entreprise.
Les réalisations sont largement utilisées en science documentaire linguistique appliquée principalement dans le but d'unifier les textes des documents, de normaliser les unités linguistiques, ainsi que dans le processus d'édition des documents de bureau.
Une attention particulière doit être accordée au lien entre la documentation et les sciences sur les informations. La croissance rapide des ressources d'information, le développement rapide de la technologie informatique et la compréhension théorique active des processus d'information dans la seconde moitié du XXe siècle ont non seulement influencé la nature et le contenu de la recherche sur la gestion des documents, mais ont également conduit à l'intégration de la gestion des documents. dans le cycle des sciences de l'information sociale. En conséquence, la gestion des documents s'est avérée être la plus étroitement liée à des disciplines scientifiques telles que informatique sociale, documentaire, informatique et programmation, sécurité de l'information et protection de l'information Ce n'est qu'en conjonction avec ces sciences que la gestion des documents a la capacité à l'heure actuelle de résoudre efficacement les problèmes théoriques et appliqués liés à la production, la transmission, la consommation et le stockage des informations documentées.
Pour résoudre certains de ses problèmes, la science du document s'appuie largement sur les avancées dans le domaine de la sciences techniques et naturelles, puisque le document est un objet matériel, un support d'information aux propriétés physiques bien définies. De plus, la création, la recherche, le stockage de documents sont associés aux moyens de documentation et de transmission d'informations, y compris l'utilisation d'équipements bureautiques modernes et complexes.
Le lien étroit entre la gestion des documents et diverses disciplines scientifiques théoriques et appliquées a largement déterminé et méthodes la recherche documentaire, c'est-à-dire les méthodes, les techniques de résolution de problèmes scientifiques spécifiques. Ces méthodes sont divisées en général scientifique et spécial, privé. Au numéro général scientifique comprennent ceux qui sont utilisés par toutes ou la plupart des sciences :
Étroitement lié à la science générale méthodes spéciales. Cependant, leur champ d'application est beaucoup plus étroit et limité, en règle générale, à une ou plusieurs sciences étroitement liées. Les méthodes spéciales de gestion de documents comprennent :
1.4. SOURCES DANS LES DOSSIERS
Presque tous les documents, systèmes de documentation et ensembles de documents peuvent servir de sources dans la recherche en gestion de documents. Sur cette base, vous pouvez vous faire une certaine idée du niveau de travail avec les documents, des manières de documenter, de la culture cléricale d'une époque particulière. Cependant, le rôle principal est toujours joué par les documents dans lesquels les règles, normes, recommandations, standards, etc. sont fixés, réglementant et réglementant divers domaines, méthodes et formes de travail avec des documents. Il s'agit avant tout d'actes législatifs et juridiques, de normes, de classificateurs, d'instructions, de lignes directrices. Les sources sont une base nécessaire pour mener des recherches théoriques, pour améliorer la pratique de l'aide documentaire à la gestion et déterminer les grandes tendances dans l'évolution des processus documentaires.
Les sources documentaires peuvent être classées selon plusieurs critères :
Étant donné que la science du document, comme nous l'avons déjà noté, est née des besoins pratiques de travailler avec des documents, les traditions et les coutumes ont joué un rôle important dans son développement, surtout au début. Puis, à mesure qu'elles furent comprises et généralisées, ces coutumes et traditions commencèrent à être fixées dans diverses lois et règlements. En conséquence, les sources qui permettent de retracer, tout d'abord, l'histoire de la formation de la gestion des documents, peuvent être divisées en deux grands groupes: premièrement, ce sont des documents issus directement de la pratique de bureau et contenant des normes et des règles développées spontanément qui reflètent les traditions du travail de bureau ; deuxièmement, divers types d'actes juridiques qui, depuis plusieurs siècles, réglementent légalement le travail avec des documents.
Le premier groupe de sources, qui a accumulé la plus riche expérience, traditions, coutumes du travail de bureau russe, comprend notamment de nombreuses collections d'échantillons de documents publiés avant 1917 (le soi-disant " écrivains"). Ils se sont répandus dans notre pays aux 18-19 siècles. Leurs prédécesseurs étaient des "formulaires", connus en Occident déjà au 7ème siècle, et en Russie - dans le premier tiers du 16ème siècle (en particulier, le formes du département métropolitain de Moscou). À ce jour, plus de 100 collections de ce type sont connues.
Les "lettres" réglementaient la composition, la forme et le contenu des documents. Leurs noms mêmes sont remarquables. Ainsi, l'un des premiers est apparu en 1765 "Instruction sur la façon de composer et d'écrire toutes sortes de lettres à diverses personnes". Deux décennies plus tard, le "Letterbook" a été publié, contenant diverses lettres, pétitions, notes sur l'affaire, contrats, certificats, approbations, reçus, laissez-passer et formulaire écrit aux serfs, un ordre au chef, une forme de billets de banque marchands, reçus , reçus, lettres de courrier et de crédit "( Saint-Pétersbourg, 1788). Les "lettres" atteignaient souvent des volumes importants. Par exemple, le "Manuel pour la compilation de documents commerciaux. Échantillons et formulaires; informations de référence" de V. Maksimov (M., 1913), disponible dans les fonds de la Bibliothèque scientifique de l'Université d'État de Tomsk, contient plus de 2 000 000 pages.
Un autre groupe comprend les sources, qui sont des règles et des normes fixées par la loi pour travailler avec des documents. Leur apparition est remarquée depuis le milieu du XVIIe siècle, mais le pas décisif a été franchi par Pierre 1er, qui a approuvé le "Règlement général" en 172016. Ce document décrivait en détail la structure et le fonctionnement des bureaux, les questions d'enregistrement des documents, les devoirs des employés, etc.
Parmi les sources importantes, avec le "Règlement général", sont également développés à l'époque de Pierre le Grand des "formulaires généraux" - des échantillons de documents; "Institution pour la gestion des provinces", publiée en 1775 par Catherine II ; "L'institution générale des ministères", parue en 1811, et de nombreux autres actes législatifs réglementant le travail de bureau domestique à différents niveaux de gouvernement.
D'un intérêt considérable sont les sources documentaires de la période de la révolution et de la guerre civile (gg.). Ils avaient leurs propres spécificités, bien que le travail avec des documents, en particulier sur le territoire de la Russie blanche, reposait alors principalement sur des actes législatifs et des traditions de travail de bureau pré-révolutionnaire.
Un grand nombre de sources ont laissé derrière elles la période soviétique de l'histoire russe. Déjà dans les premiers mois après l'arrivée au pouvoir des bolcheviks, un décret du Conseil des commissaires du peuple "Sur la procédure d'approbation et de publication des lois" a été signé, et une résolution du Conseil des commissaires du peuple "Sur la forme des formulaires d'état institutions » a été adoptée. Ces documents et d'autres documents similaires ont ensuite été inclus dans le manuel "Recueil d'actes législatifs sur le travail de bureau ()" (M., 1973). Les sources les plus importantes des dernières décennies de l'existence du pouvoir soviétique étaient les "Dispositions de base du système d'archivage unifié de l'État" (1973), approuvées en 1988 par le "Système d'État de soutien à la documentation de gestion", les classificateurs de toute l'Union ( en particulier, le classificateur pansyndical de la documentation de gestion - OKUD), les systèmes de documentation unifiés (USD), etc.
Actuellement, dans la Fédération de Russie, il existe un cadre réglementaire assez étendu pour le support documentaire de la gestion, qui est également la source la plus importante pour l'étude des problèmes de gestion des documents. Cela consiste en:
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actes juridiques réglementaires des autorités fédérales et des entités constitutives de la Fédération de Russie sur les questions de soutien documentaire à la gestion (Code civil de la Fédération de Russie, lois fédérales "sur l'information, l'informatisation et la protection de l'information", "sur les secrets d'État", "sur la normalisation" , "Principes fondamentaux de la législation de la Fédération de Russie sur le fonds d'archives de la Fédération de Russie et les archives" et autres ; |
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des documents réglementaires, pédagogiques et méthodologiques départementaux et sectoriels émis par les autorités exécutives à différents niveaux ; |
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matériels pédagogiques et méthodologiques qui établissent les exigences relatives aux documents, aux technologies pour leur création et leur traitement au niveau d'une organisation individuelle ou de son unité structurelle17. |
Dans les années 1990, la pratique de la compilation et de la publication de collections d'échantillons de documents, à moitié oubliée à l'époque soviétique, revit et se généralise. À ce jour, des dizaines de recueils de ce type ont été publiés, notamment : Petrochenko pour la correspondance commerciale (M., 1992) ; Recueil de contrats types (M., 1995) ; documents Stenyukov sur la paperasserie (M., 1996); Documents d'Andreeva sur le travail de bureau (M., 1997) et bien d'autres.
2.1. ORIGINE DU DOCUMENT.
ÉLARGISSEMENT DU CONCEPT « DOCUMENT »
L'une des manifestations les plus importantes du comportement humain est la communication, c'est-à-dire la communication avec d'autres personnes à travers certains signes ou symboles. Initialement, une personne transmettait des informations sur le monde qui l'entourait en utilisant des gestes, des expressions faciales, des cris, des attouchements, etc., le moyen le plus simple de communication visuelle, auditive et tactile. L'émergence d'une parole et d'un langage signifiants a marqué, selon un certain nombre de scientifiques, l'apparition des premiers informatique dans l'histoire de la société humaine.