رسالة الضرائب الروسية ، 2004 ، رقم 12

غالبًا ما ترسل المنظمات موظفين في رحلات عمل إلى النقل الرسمي. كيف تحسب بشكل صحيح تكلفة الوقود المشتراة خلال رحلة عمل في روسيا والخارج؟ هذه المقالة مخصصة لهذه القضية.

وفقًا للمادة 166 من قانون العمل في الاتحاد الروسي ، "رحلة العمل هي رحلة الموظف بأمر من صاحب العمل لفترة زمنية معينة لأداء مهمة رسمية خارج مكان العمل الدائم. رحلات العمل للموظفين الذي يتم تنفيذ عمله الدائم في الطريق أو لديه الطابع المتجوللا تعتبر رحلات عمل ". لذلك ، فإن الرحلات ، على سبيل المثال ، لسائقي مؤسسات النقل العاملة في الشحن ونقل الركاب ، ليست رحلات عمل.

عندما يسافر موظف في رحلة عمل ، يتم تعويضه عن مصاريف السفر ، واستئجار الإقامة ، وكذلك نفقات إضافيةالمرتبطة بإقامته خارج مكان الإقامة الدائمة (بدل يومي) ، والنفقات الأخرى التي يتم تكبدها بإذن أو علم صاحب العمل. جاء ذلك في المادة 168 من قانون العمل للاتحاد الروسي.

يتم تنظيم إجراءات سداد النفقات المرتبطة برحلة عمل للموظف بموجب تعليمات وزارة المالية في اتحاد الجمهوريات الاشتراكية السوفياتية ، ولجنة العمل التابعة لاتحاد الجمهوريات الاشتراكية السوفياتية والمجلس المركزي لنقابات العمال لعموم روسيا بتاريخ 04/07/1988 N 62 " في رحلات العمل داخل الاتحاد السوفياتي ". وتجدر الإشارة إلى أن الدفع مقابل تكلفة الوقود المشتراة أثناء رحلة عمل غير منصوص عليه في هذا المستند. ومع ذلك ، يمكن تضمين تكلفة الوقود المطلوب للسفر من وإلى رحلة العمل في مصاريف السفرمثل نفقات السفر.

توفير الوقود في رحلة عمل

عند إرسال موظف في رحلة عمل على مركبات رسمية ، تمنحه المنظمة ، بدلاً من دفع الأجرة ، أموالاً لشراء الكمية المطلوبة من الوقود وأنواع الوقود ومواد التشحيم الأخرى. غالبًا ما يكون نقودًا.

عند السفر داخل أراضي روسيا ، يتلقى الموظف روبلات نقدية في حدود المبالغ المستحقة لهذه الأغراض. إذا ذهب الموظف في رحلة عمل إلى الخارج ، يتم إصدار عملة أجنبية له. تتم هذه المدفوعات وفقًا للوائح المتعلقة بإجراءات شراء وإصدار العملات الأجنبية لدفع نفقات السفر. تمت الموافقة على الوثيقة من قبل بنك روسيا في 25 يونيو 1997 رقم 62.

في بعض الأحيان ، بدلاً من النقد ، يُصدر للموظف المُعار بطاقة بنك شركة أو بطاقة وقود متخصصة. في الآونة الأخيرة ، انتشرت طريقة الدفع غير النقدية في محطات الوقود (محطات الوقود) ليس فقط في الخارج ، ولكن أيضًا في روسيا. مزايا نظام الدفع هذا واضحة. أولاً ، لا يتلقى الموظف نقودًا في يده ، وثانيًا ، تتحكم المنظمة بشكل كامل في شراء الوقود عند استخدام بطاقات الوقود.

عند استخدام البطاقات المصرفية للشركات ، يجب أن تسترشد المنظمة باللوائح المتعلقة بإجراءات الإصدار مؤسسات الائتمانالبطاقات المصرفية والتسويات على المعاملات التي تتم باستخدامها. تمت الموافقة عليه من قبل بنك روسيا في 9 أبريل 1998 N 23-P.

تحصل المؤسسة على بطاقات الوقود أو كوبونات الوقود وزيوت التشحيم بموجب اتفاقية مع مالك شبكة محطات الوقود. من خلال إصدار بطاقة أو قسائم لموظف مُعَار ، تتيح له المنظمة بالتالي فرصة إعادة تزويد السيارة بالوقود أثناء رحلة عمل. ميزة نظام الدفع هذا هو أن المنظمة - مشتري الوقود لديه مشاكل أقل في خصم ضريبة القيمة المضافة المدفوعة للمورد (ستتم مناقشة هذه المشكلة أدناه). والعيب هو أن الموظف المعار لا يمكنه شراء الوقود إلا من محطات وقود معينة.

وأخيرًا ، يمكن إعطاء الموظف الإمداد اللازم من الوقود عن طريق سكبه في خزان السيارة وفي العلب. إذا لم يكن هذا الوقود كافيًا ، يمكن للمسافر شراء كميات إضافية نقدًا ، وكذلك من خلال بنك أو بطاقة وقود.

دليل موثق على مصاريف الوقود وزيوت التشحيم

لأغراض ضريبة الدخل ، يجب أن تكون جميع النفقات مبررة وموثقة اقتصاديًا. جاء ذلك في الفقرة 1 من المادة 252 من قانون الضرائب للاتحاد الروسي.

يجب أن تكون أي رحلة عمل مجدية اقتصاديًا ، أي يجب أن تهدف إلى توليد الدخل للمؤسسة. يتم إضفاء الطابع الرسمي على رحلة العمل من خلال الوثائق ذات الصلة التي تمت الموافقة عليها بموجب مرسوم لجنة الدولة للإحصاء في روسيا بتاريخ 05.01.2004 N 1. هذه نماذج موحدة من المستندات الأساسية لرحلات العمل: أمر N T-9 "(تعليمات) بشأن إرسال موظف في رحلة عمل "، N T-9a" أمر (تعليمات) بشأن إرسال الموظفين في رحلة عمل "، و N T-10" شهادة سفر "و N T-10a" مهمة خدمة للإرسال في رحلة عمل وتقرير على تنفيذه ". المعلومات الواردة فيها هي دليل على الجدوى الاقتصادية لرحلة عمل.

تعتبر بوليصة الشحن بمثابة تأكيد على أن الوقود الذي تم شراؤه أثناء رحلة العمل قد تم استخدامه لأغراض الإنتاج. تمت الموافقة على نماذج بيانات الشحن الخاصة بالشاحنات والسيارات بموجب مرسوم لجنة الدولة للإحصاء في روسيا بتاريخ 28 نوفمبر 1997 N 78. يجب أن تحتوي بوليصة الشحن على الرقم التسلسلي وتاريخ الإصدار وختم المنظمة التي تمتلك السيارة. كما يشير أيضًا إلى طراز السيارة ، والوجهة (رحلات السيارة) ، وصنع وكمية الوقود عند المغادرة والعودة ، واستهلاك الوقود (وفقًا للقاعدة والفعلية) ، بالإضافة إلى قراءات عداد السرعة عند المغادرة والعودة إلى كراج. على أساس بيانات الشحن هذه ، تحدد المنظمة كمية وتكلفة الوقود المستهلك أثناء رحلة العمل.

عند العودة من رحلة عمل ، يجب على الموظف تقديم المستندات الأولية لشراء الوقود مع التقرير المسبق. يجب أن يتم إعداد هذه الوثائق وفقًا لمتطلبات القانون. هذه الوثائق المقبوضات النقديةوتقارير محطة الوقود عن الوقود المملوء بالخزان. في حالة رحلة عمل إلى الخارج ، يتم إعداد المستندات على لغة اجنبية، يجب أن يكون لديك ترجمة سطرية إلى اللغة الروسية. هذا هو شرط البند 9 من لائحة المحاسبة و القوائم الماليةفي الاتحاد الروسي، تمت الموافقة عليه بأمر من وزارة المالية الروسية بتاريخ 29 يوليو 1998 N 34n. يمكنك ترجمة المستندات بنفسك أو إشراك مترجمين من جهات خارجية. تكاليف التحويل ستخصم الدخل الخاضع للضريبة.

الاعتراف بمصاريف الوقود لرحلات العمل

تاريخ الاعتراف في المحاسبة الضريبية لمصروفات الوقود المستهلك أثناء رحلة العمل هو اليوم الذي تتم فيه الموافقة على التقرير المسبق. تم تحديد ذلك بموجب الفقرة الفرعية 5 ، البند 7 ، المادة 272 من قانون الضرائب للاتحاد الروسي. يتم حساب كمية وتكلفة الوقود المستهلك وفقًا لبوليصة الشحن. بناءً على هذه البيانات ، تأخذ المؤسسة ، ضمن معدلات استهلاك الوقود المحددة ، في الاعتبار تكلفة الوقود المستهلك كجزء من التكاليف.

النظر في مسألة معدلات استهلاك الوقود بمزيد من التفصيل. حتى الآن ، معايير استهلاك الوقود وزيوت التشحيم ل النقل على الطرق(المبدأ التوجيهي P3112194-0366-03). تمت الموافقة عليها من قبل وزارة النقل الروسية في 29 أبريل 2003. لكنها إلزامية للاستخدام فقط من قبل الشركات التابعة لوزارة النقل الروسية. بالنسبة للمنظمات الأخرى ، هذه المعايير استشارية بطبيعتها. لا يحتوي قانون الضرائب على قيود على الاعتراف بالوقود كمصروفات. ومع ذلك ، إذا تم استهلاك الوقود بما يتجاوز المعايير التي وضعتها وزارة النقل الروسية ، فسيتعين على دافعي الضرائب تأكيد الجدوى الاقتصادية لهذه النفقات.

على أساس الوثيقة التوجيهية لوزارة النقل الروسية ، يمكن للمنظمات الموافقة على معايير استهلاك الوقود الخاصة بها. سيمكن هذا المنظمة من التنظيم بشكل صحيح تحكم داخليلاستهلاك الوقود ، قم بتخطيط النفقات المستقبلية للوقود ومواد التشحيم وتنفيذ مهام إدارية أخرى. يتم حساب معدلات استهلاك الوقود الخاصة فقط على أساس عمليات التحكم والحسابات المقابلة. تتم الموافقة على المعايير المتقدمة بأمر من الرئيس.

من الممكن أن تكون كمية الوقود المستهلكة خلال رحلة عمل قد تجاوزت المعايير التي وضعتها المنظمة. في هذه الحالة ، يجب على المنظمة تحديد سبب الاستهلاك المفرط للوقود وتحديد تكلفته وكميته. إذا ثبت أن الوقود قد تم إنفاقه للاحتياجات الشخصية للموظف ، فيجب على إدارة المنظمة اتخاذ تدابير لتعويض الموظف عن تكلفة الوقود المستهلك. يتم الاعتراف بمبلغ التعويض المستلم كدخل للمنظمة.

يرجى ملاحظة: متى التدقيق الضريبيستعتبر السلطات الضريبية مثل هذه العملية كخدمة لتقديمها للفرد عربةللاستخدام. لذلك ، يجب توثيق استخدام السيارة من قبل الموظف للاحتياجات الشخصية وتسجيلها في المحاسبة بالطريقة التي تنطبق في حالة بيع الخدمات. تقوم المنظمة بشطب تكاليف صيانة السيارة (بما في ذلك تكلفة الوقود المستهلك) كنفقات.

هل هذا يخلق موضوع ضريبة القيمة المضافة؟ نعم إنها كذلك. دعونا نحلل هذه العملية. يتم توفير السيارة المملوكة للمنظمة للموظف للاستخدام الشخصي. أثناء السفر الشخصي ، يستخدم الموظف الوقود الذي تشتريه المنظمة. إن مبلغ التعويض الذي تتلقاه المنظمة ليس أكثر من دفع من قبل الموظف مقابل خدمة توفير السيارة للاستخدام. كما ترى ، هناك توفير مدفوع للخدمات من قبل شخص إلى شخص آخر. أي أن هناك جميع علامات التنفيذ المحددة في المادة 39 من قانون الضرائب للاتحاد الروسي. ويتم الاعتراف ببيع البضائع (الأشغال والخدمات) على أراضي روسيا ككائن لضريبة القيمة المضافة وفقًا للفقرة 1 من المادة 146 من القانون. لذلك ، يجب على المنظمة أن تقدم للموظف للتعويض ليس فقط تكاليف صيانة السيارة (بما في ذلك تكلفة الوقود الذي يستهلكه لمصلحته الشخصية) ، ولكن أيضًا تفرض ضريبة القيمة المضافة على هذا المبلغ.

إذا لم يقم الموظف بتعويض المنظمة عن تكاليف صيانة السيارة ، بما في ذلك الوقود المستهلك للاحتياجات الشخصية ، فإنه لأغراض ضريبة الأرباح لا يمكن الاعتراف بهذه التكاليف كمصروفات. يوجد هنا نقل غير مبرر للممتلكات ، حيث لا يتم الاعتراف بتكلفتها ، وفقًا للفقرة 16 من المادة 270 من قانون الضرائب للاتحاد الروسي ، كمصروف يقلل من الأرباح الخاضعة للضريبة.

الآن حول ضريبة القيمة المضافة. إذا لم يسدد الموظف للمؤسسة تكلفة صيانة السيارة ، فإنه يستخدمها مجانًا. لأغراض تطبيق الفصل 21 من قانون الضرائب للاتحاد الروسي ، يُعترف بذلك على أنه بيع (البند 1 ، البند 1 ، المادة 146 من قانون الضرائب للاتحاد الروسي). لذلك ، يجب على المنظمة فرض ضريبة القيمة المضافة على تكلفة الوقود ومواد التشحيم وغيرها من النفقات ، مع مراعاة متطلبات الفقرة 2 ، المادة 154 من قانون الضرائب للاتحاد الروسي. أما ضريبة "المدخلات" على الوقود والمصاريف الأخرى الخاصة بصيانة السيارة فيمكن حسم هذه الضريبة.

وماذا إذا كان الإسراف نتيجة تعطل السيارة؟ في هذه الحالة ، يجب على المنظمة اتخاذ إجراءات تصحيحية لتجنب المزيد من تجاوزات الوقود. يمكن تخفيض الربح الخاضع للضريبة على تكلفة الوقود المستهلك فعليًا في هذه الحالة إذا قامت المنظمة بتوثيق سبب الإنفاق الزائد.

ميزات الاعتراف بمصاريف رحلات العمل الخارجية

قبل رحلات العمل الأجنبية ، يتلقى الموظفون عملة نقدية أو بطاقة مصرفية بعملة الشركة لأغراض إعداد التقارير. لذلك ، فإن المنظمة لديها مصاريف بالعملة الأجنبية.

وفقًا للفقرة 5 من المادة 252 من القانون ، يتم أخذ نفقات دافع الضرائب بالعملة الأجنبية في الاعتبار بالاقتران مع نفقات الروبل. تقوم المنظمة بإعادة حسابها اعتمادًا على الطريقة المختارة لإقرار الدخل والمصروفات للأغراض الضريبية.

إذا كانت المنظمة تستخدم طريقة الاستحقاق ، فسيتم إعادة حساب المصروفات بالعملة الأجنبية إلى روبل بسعر الصرف الرسمي الذي حدده بنك روسيا في تاريخ الاعتراف بالمصروفات المقابلة. جاء ذلك في الفقرة 10 من المادة 272 من قانون الضرائب للاتحاد الروسي. يرجى ملاحظة: في حالة الرحلة إلى الخارج ، يجب تحويل مبالغ العملات الأجنبية المشار إليها في المستندات الأولية المقدمة من الموظفين إلى روبل بسعر صرف بنك روسيا وليس في يوم شراء الوقود ، المشار إليه في إيصال محطة وقود ، ولكن في اليوم الذي تمت فيه الموافقة على التقرير المسبق (البند 5 ، البند 7 ، المادة 272 من قانون الضرائب للاتحاد الروسي). تقوم المنظمات التي تستخدم الطريقة النقدية بإعادة حساب المصاريف بالعملة الأجنبية في تاريخ الموافقة على التقرير المسبق ، إذا أبلغ الموظف المعار عن المبالغ التي تم إصدارها له قبل الرحلة. في حالة ما إذا كانت المنظمة مدينة لموظف لموظف ، فستكون قادرة على التعرف على تكلفة الوقود كمصروف فقط في تاريخ سداد هذا الدين. وبالتالي ، تتم إعادة حساب النفقات بالعملة الأجنبية بسعر بنك روسيا في تاريخ سداد ديون المنظمة للموظف مقابل الوقود الذي تم شراؤه (البند 3 من المادة 273 من قانون الضرائب للاتحاد الروسي) .

قد تنشأ فروق في الصرف بسبب ترجمة المصاريف المقومة بالعملات الأجنبية. ينص قانون الضرائب على إدراج فرق سعر الصرف الإيجابي في الدخل غير التشغيلي (البند 11 من المادة 250) ، ويتم تضمين فرق سعر الصرف السالب في النفقات غير التشغيلية للمنظمة (البند 5 من المادة 265).

ميزات المحاسبة الضريبية للوقود ومواد التشحيم أثناء رحلات العمل

للوهلة الأولى ، لا يسبب إجراء المحاسبة الضريبية لنفقات الوقود المستهلك أثناء رحلات العمل أي مشاكل معينة. في الواقع ليس كذلك. يعتمد إجراء احتساب الوقود ومواد التشحيم على نوع نشاط المنظمة ، والغرض من الرحلة ، ومحتوى الصفقة التجارية. دعنا نظهر هذا بأمثلة محددة.

لنبدأ بمنظمات النقل التي يتمثل نشاطها الرئيسي في الشحن و (أو) نقل الركاب. يجب أن يكون محاسبو هذه الشركات حذرين للغاية. والحقيقة هي أنه في مؤسسات النقل ، يعتبر الوقود ومواد التشحيم مصدر الإنتاج الرئيسي ، وبدون ذلك يستحيل توفير خدمات النقل. لذلك ، يتم أخذ الوقود ومواد التشحيم المستهلكة في سياق النشاط الرئيسي في الاعتبار منظمة النقلكجزء من تكاليف المواد كتكلفة شراء المواد الخام والإمدادات (البند 1 ، البند 1 ، المادة 254 من قانون الضرائب للاتحاد الروسي). كما تعلم ، فإن هذه التكاليف هي تكاليف مباشرة.

إذا كانت رحلة موظف في مؤسسة نقل (سائق ، وكيل شحن ، إلخ) مرتبطة بتنفيذ النشاط الرئيسي للمنظمة - تقديم خدمات الشحن و (أو) زحمة مسافرينفي مصلحة العملاء ، فهي ليست رحلة عمل. في هذه الحالة ، تؤخذ تكاليف الوقود ومواد التشحيم في الاعتبار كتكاليف مادية مباشرة (البند 1 ، البند 1 ، المادة 254 من قانون الضرائب للاتحاد الروسي). تظهر صورة مختلفة إذا ذهب رئيس مؤسسة النقل في رحلة عمل ، على سبيل المثال ، من أجل إبرام اتفاقية بشأن سيارة الشركة. تلتقي هذه الرحلة بجميع علامات رحلة العمل. يتم تضمين تكلفة الوقود المستهلك أثناء رحلة العمل في المصاريف الأخرى المرتبطة بالإنتاج والمبيعات كنفقات سفر (البند 12 ، البند 1 ، المادة 264 من قانون الضرائب للاتحاد الروسي).

المنظمات التجارية لها تفاصيلها الخاصة. يتم تضمين تكلفة الوقود المستهلك في تكاليف النقل. وفي المنظمات التجارية ، تكاليف النقل للتسليم البضائع المشتراةإلى مستودع دافع الضرائب - يتم التعرف على مشتري البضائع على أنه مباشر (المادة 320 من قانون الضرائب للاتحاد الروسي). هذا يعني أن تكاليف النقل (التي تشمل تكلفة الوقود ومواد التشحيم) يتم توزيعها على رصيد البضائع في المستودع وعلى التكلفة البضاعة المباعة. إذا ، على سبيل المثال ، المدير منظمة التجارةيذهب في رحلة عمل لشراء وتسليم البضائع ، لا يمكن شطب تكلفة الوقود المستهلك أثناء رحلة العمل كمصروفات سفر. يجب أن تؤخذ في الاعتبار كتكاليف مباشرة تحت بند تكاليف النقل. في حالة وجود رحلة عمل لا تتعلق بشراء سلع وغيرها الأصول المادية، يتم شطب تكاليف الوقود بالطريقة المعتادة.

ما هو "الترتيب المعتاد"؟ هل هنالك أي قاعدة عامةشطب الوقود؟ نعم ، سيجيب العديد من المحاسبين. عادة ، يتم شطب تكلفة الوقود ومواد التشحيم كجزء من النفقات الأخرى المرتبطة بالإنتاج والبيع ، كمصاريف لصيانة المركبات الرسمية على أساس الفقرة الفرعية 11 ، البند 1 ، المادة 264 من قانون الضرائب للاتحاد الروسي . في حالة استهلاك الوقود أثناء رحلة عمل ، يتم تضمين نفقات الوقود ومواد التشحيم هذه في نفقات السفر ويتم شطبها وفقًا للفقرة 12 من الفقرة 1 من نفس المادة من المدونة. في هذه القضيةتكاليف الوقود غير مباشرة وتدرج بالكامل في تكاليف الفترة الحالية.

في هذه الإجابة ، كل شيء صحيح ، باستثناء أمر واحد: لا يمكن تسمية إجراء المحاسبة هذا بالإجراء الوحيد. يجب على المحاسبين تأهيل تكاليف الوقود اعتمادًا على الغرض من رحلة العمل. لقد أظهرنا بالفعل تفاصيل محاسبة الوقود أثناء رحلة عمل يتم القيام بها لشراء البضائع. وتجدر الإشارة أيضًا إلى خصوصيات المحاسبة عن الوقود ومواد التشحيم خلال رحلة عمل تتعلق باقتناء الأصول أو المواد الثابتة. في كل من المحاسبة والمحاسبة الضريبية ، تنطبق القاعدة: التكلفة الأولية للأصول الثابتة والمواد المقتناة تشمل تكاليف الحصول على هذه الأصول المادية ، بما في ذلك تكاليف تسليمها (البند 2 من المادة 254 ، البند 1 من المادة 257 من قانون الضرائب للاتحاد الروسي). إذا تم القيام برحلة العمل بغرض الحصول على أصول أو مواد ثابتة ، فلا يمكن شطب نفقات السفر (بما في ذلك مصاريف الوقود المستهلك أثناء رحلة العمل) كمصروفات للفترة الحالية وفقًا لمعايير الفقرة 12 من الفقرة 1 من المادة 264 من قانون الضرائب للاتحاد الروسي. يجب تضمينها في التكلفة الأولية للأصول المادية المكتسبة.

كما ترى ، هناك العديد من الخيارات لحساب الوقود المستهلك أثناء رحلة العمل. لذلك ، يجب أن يكون المحاسب حذرًا للغاية ، وقبل كل شيء ، يؤهل الرحلة بشكل صحيح (سواء كانت رحلة عمل) ، وكذلك تحديد الغرض من القيام بها.

ضريبة القيمة المضافة على الوقود المشتراة

الآن دعنا نتحدث عن ضريبة القيمة المضافة. يشتري الموظفون المعارون الوقود ومواد التشحيم نقدًا أو باستخدام بطاقة بنكية أو بطاقة وقود متخصصة. في أي الحالات يمكن للمؤسسة قبول استقطاعات ضريبة القيمة المضافة؟

إذا تم منح الموظف نقدًا أو بطاقة مصرفية مقابل تقرير ، عند عودته من رحلة عمل ، فسوف يقدم إيصالات نقدية من محطة الوقود إلى قسم المحاسبة. في هذه الحالة ، الفواتير ، كقاعدة عامة ، ليست كذلك. محطات الوقود كمنظمات تقدم الخدمات المدفوعةللسكان ، لا يتم إصدار الفواتير (المادة 7 ، المادة 169 من قانون الضرائب للاتحاد الروسي). نظرًا لعدم وجود فاتورة ، عند الدفع نقدًا أو الدفع ببطاقة مصرفية ، لا يمكن خصم ضريبة القيمة المضافة (البند 1 ، المادة 172 من قانون الضرائب للاتحاد الروسي).

هناك فارق بسيط آخر. إذا لم يتم تخصيص الضريبة كبند منفصل في الإيصال النقدي لمحطة الوقود ، يتم تضمين الوقود في التكلفة الكاملة للنفقات. يكون الأمر أسوأ إذا تم تخصيص ضريبة القيمة المضافة في الشيك كمبلغ منفصل أو تم تحديد سعر الفائدة ببساطة. لن تكون المنظمة قادرة على خصم هذه الضريبة أو تقليل قاعدة ضريبة الدخل الخاضعة للضريبة بهذا المبلغ.

يرجى ملاحظة: على الرغم من حقيقة أن نفقات شراء الوقود أثناء رحلة العمل مرتبطة بنفقات السفر ، إلا أنها لا تخضع لأحكام الفقرة 1 من المادة 172 من قانون الضرائب للاتحاد الروسي بشأن إمكانية التقديم التخفيضات الضريبية على أساس "مستندات أخرى". لكي تكون مؤهلاً لخصم ضريبة القيمة المضافة على الوقود المشتراة ، يلزم تقديم فاتورة ، نظرًا لأن الإيصال النقدي لمحطة الوقود ليس نموذج إبلاغ صارمًا.

يتم شراء بطاقات الوقود ، كقاعدة عامة ، بطريقة غير نقدية. علاوة على ذلك ، ليس الموظف هو من يشتريها ، بل المنظمة. لذلك ، لا تنشأ عادة مشاكل خصم ضريبة القيمة المضافة عند شراء الوقود ومواد التشحيم باستخدام بطاقات الوقود. يتم الخصم على أساس فواتير شركة الوقود.

أندريه فيكتوروفيتش كوماروف
مدير ACF "CFD"

N.V. Ivolgina
خبير في مجلة Tax Courier الروسية

اعتبارًا من 8 أغسطس 2015 طبعة جديدةاللوائح الخاصة بخصوصيات إرسال الموظفين في رحلات عمل ، تمت الموافقة عليها بالقرارحكومة الاتحاد الروسي بتاريخ 13 أكتوبر 2008 برقم 749 (يُشار إليها فيما بعد باللوائح الخاصة برحلات العمل). تم إجراء التغييرات بموجب مرسوم صادر عن حكومة الاتحاد الروسي بتاريخ 29 يوليو 2015 رقم 771. دعونا نفهم ما الذي سيتغير في عمل المحاسب.

قرار مكتوب - أساس الإرسال في رحلة عمل

للمرة الثانية في السنوات الأخيرة ، قام المسؤولون بتوضيح الاسم والإجراءات اللازمة لمعالجة المستند المطلوب. الآن هذا قرار مكتوب من صاحب العمل (الفقرة 2 ، البند 3 من اللوائح الخاصة برحلات العمل). وهذا يعني أن صفة "مكتوب" ظهرت.

في الممارسة العملية ، يتم وضع القرار في شكل أمر (تعليمات) لإرسال موظف في رحلة عمل. يمكن إصدارها وفقًا للنموذج الموحد رقم T-9 ، الذي تمت الموافقة عليه بموجب مرسوم لجنة الإحصاء الحكومية في روسيا بتاريخ 01/05/2004 رقم 1.

يمكنك تطوير والموافقة على شكل هذا الأمر (التعليمات) بنفسك (الجزء 4 من المادة 9 قانون اتحاديبتاريخ 06.12.2011 رقم 402-FZ). يحق للشركة أن تأخذ شكل موحدوإضافة الحقول المطلوبة إليها. يتم عرض عينة أدناه (نموذج 1).

نموذج 1 طلب عند الإرسال في رحلة عمل

ملحوظة. عند استخدام سيارة شخصية أو مستأجرة ، تحتاج إلى إصدار اتفاق تكميليإلى عقد التوظيفعلى استخدام الممتلكات الشخصية لموظف في أغراض رسميةأو عقد إيجار

لا توجد إشارة مباشرة في اللوائح الخاصة برحلات العمل إلى أنه من الضروري إصدار إذن كتابي من صاحب العمل للسفر عن طريق النقل العابر. يوصي روسترود بوضع إجراءات استخدام النقل العابر في القانون التنظيمي المحلي للشركة (خطاب رقم 1168-6-1 بتاريخ 15 مايو 2015).

مذكرة

إذا ذهب الموظف في رحلة عمل بالسيارة ، عند عودته من رحلة عمل ، يجب عليه وضع (الفقرة 2 ، البند 7 من اللائحة الخاصة برحلات العمل). يجب أن يشير إلى المدة الفعلية للإقامة في رحلة عمل. تم تقديم هذه التوصيات سابقًا من قبل متخصصي Rostrud (الرسائل رقم 1168-6-1 بتاريخ 15 مايو 2015 ورقم 831-6-1 بتاريخ 10 أبريل 2015). يتم عرض نموذج لمذكرة أدناه (نموذج 2).

نموذج 2

المستندات المرفقة بالمذكرة

يجب على الموظف إرفاق المستندات التي تؤكد مدة الإقامة في رحلة عمل بالمذكرة. ستعتمد قائمتهم على ظروف السفر والإقامة في رحلة عمل (انظر الجدول أدناه).

* يجب أن تحتوي الوثيقة التي تؤكد توفير خدمات الإقامة في مكان رحلة العمل (على سبيل المثال ، اتفاقية إيجار شقة مع شخص خاص) على المعلومات المنصوص عليها في قواعد تقديم الخدمات الفندقية في الاتحاد الروسي ، والتي تمت الموافقة عليها بموجب مرسوم لحكومة الاتحاد الروسي بتاريخ 04.25.97 رقم 490.

في حالة عدم وجود وثائق السفر والإقامة

في مذكرة ، يمكن للموظف شرح سبب افتقاره إلى المستندات التي تؤكد نفقات السفر والإقامة. في هذه الحالة ، يمكن تأكيد الفترة الفعلية للإقامة في رحلة عمل برسالة من الشركة المضيفة (الفقرة 4 ، البند 7 من اللوائح الخاصة برحلات العمل). يجب أن يشير خطاب الشركة المستقبلة إلى تاريخ البدء والانتهاء للمصطلح.

انظر جزء المذكرة أدناه (نموذج 3).

نموذج 3

سجلات تسجيل العامل التي تم نشرها اختيارية الآن

تم إلغاء الفقرة 8 من اللوائح الخاصة برحلات العمل. كلف هذا البند وزارة العمل في روسيا بواجب الموافقة على نماذج المجلات المحاسبية للعمال المعارين وإجراءات ملئها.

لم يتم إلغاء نماذج السجلات التي تمت الموافقة عليها بأمر من وزارة الصحة والتنمية الاجتماعية في روسيا بتاريخ 11 سبتمبر 2009 برقم 739n (المشار إليه فيما بعد - الأمر رقم 739n) ولا تزال سارية المفعول.

لا يجوز لك أن تقود ...

• سجل الموظفين المغادرين في رحلات عمل من المنظمة المرسلة في النموذج الوارد في الملحق رقم 2 للأمر رقم 739n ؛
• سجل الموظفين الذين وصلوا إلى المنظمة التي تم إعارتهم إليها في النموذج الوارد في الملحق رقم 3 للأمر رقم 739 ن.

ومع ذلك ، قد يستمر صاحب العمل في الاحتفاظ بهذه السجلات إذا قرر الاستمرار في استخدام هذه النماذج.

... ولكن تأكد من الاحتفاظ بها

يُلزم التشريع الحالي أصحاب العمل بالاحتفاظ بسجلات للعمال المعارين تاريخ الاستحقاق. وهذا يعني أنه لا يمكنك التخلص منها باعتبارها غير ضرورية.

يجب الاحتفاظ بسجلات الموظفين المرسلة إلى الاتحاد الروسي لمدة 5 سنوات. يجب الاحتفاظ بسجلات الموظفين المغادرين في رحلات عمل أجنبية لمدة 10 سنوات (البند "h" والملاحظة 2 للبند "h" من المادة 695 من قائمة الإدارة النموذجية وثائق أرشيفيةولدت في سياق النشاط وكالات الحكومة، الأجهزة حكومة محليةوالمنظمات ، التي تشير إلى فترات التخزين ، تمت الموافقة عليها بأمر من وزارة الثقافة الروسية بتاريخ 25 أغسطس 2010 رقم 558).

سيتم إلغاء المجلات في المستقبل القريب

من الواضح أن التغييرات التي أدخلت بموجب المرسوم الصادر عن حكومة الاتحاد الروسي بتاريخ 29 يوليو 2015 رقم 771 ستؤدي إلى الحاجة إلى إلغاء الإجراء ونماذج تسجيل الموظفين المغادرين في رحلات عمل من المنظمة المرسلة والوصول إلى المنظمة التي يتم إعارتهم إليها ، تمت الموافقة عليها بالأمر رقم 739n. يمكن استخلاص هذا الاستنتاج من الفقرة 10 من المذكرة التفسيرية لمشروع قرار حكومة الاتحاد الروسي ، المنشورة على البوابة الرسمية على العنوان: http://regulation.gov.ru/projects/List/AdvancedSearch#npa= 36877.

سبتمبر 2015

أ. سولوماخه ، خبير محاسبة وضرائب

في رحلة عمل في سيارتك الخاصة؟ بسهولة!

يمكن الاطلاع على خطابات وزارة المالية المذكورة في المقال: قسم "الاستشارات المالية وشؤون الموظفين" من نظام ConsultantPlus

في أحد الأيام الجميلة ، كان موظفك ذاهبًا في رحلة عمل في سيارة خاصة. وقرر المدير أن ذلك كان أكثر ربحية للمنظمة من رحلة بالمواصلات العامة.

لنلقِ نظرة على المستندات التي قد تكون مطلوبة لتأكيد النفقات.

مجموعة من الوثائق: كل شيء كالمعتاد

صاحب العمل ، الذي يرسل موظفًا في رحلة عمل ، ملزم بتعويضه عن مصاريف السفر إلى مكان رحلة العمل والعودة. يحق للمنظمة تحديد مبلغ هذه النفقات القابلة للسداد بشكل مستقل. على سبيل المثال ، قد تفرض قيودًا على التعويض عن تكلفة تذاكر السفر (للسفر الجوي - ليس أعلى من الدرجة الاقتصادية ، للسفر بالقطار - ليس أعلى من المقصورة ، وما إلى ذلك).

من الضروري إصلاح هذه الشروط في قانون تنظيمي محلي ، على سبيل المثال ، في الحكم الخاص برحلة عمل x فن. 168 قانون العمل للاتحاد الروسي. حيث القوانين التشريعيةلم يتم تحديد طريقة النقل التي يجب على الموظف استخدامها. وبالتالي ، يمكن للموظف الذهاب في رحلة عمل في سيارة خاصة ، ولكن بموافقة رئيس المنظمة.

إذا تم الاتفاق على جميع القضايا مع الرئيس ، فسيتم إصدار أمر وشهادة سفر وتعيين وظيفة بالطريقة المعتادة.

يجب على الموظف ، في غضون 3 أيام عمل من تاريخ العودة من رحلة عمل ، تقديم تقرير مسبق عن جميع النفقات التي تكبدها إلى قسم المحاسبة للتحقق منها. يجب أن تعلق على تمت الموافقة على البند 26 من اللوائح. مرسوم الحكومة في 13 أكتوبر 2008 رقم 749:

• شهادة سفر بعلامات ؛
• مهمة عمل مع تقرير عن العمل المنجز ؛
• شيكات محطات الوقود وفواتير الفندق وغيرها من المستندات التي تؤكد النفقات المتكبدة.

إذا كان كل شيء على ما يرام مع المستندات ، فسيتم تقديم التقرير المسبق للتوقيع عليه إلى الرئيس. بعد الموافقة عليها ، يتم تعويض الموظف عن الأموال التي أنفقها.

وهنا نقطة مهمة. كما فهمت بالفعل ، حتى قبل رحلة العمل ، يلزم تحديد المبلغ الذي سيتم تعويضه للموظف بالضبط مقابل نفقات السفر: جميع النفقات على الشيكات والمستندات الداعمة الأخرى التي قدمها الموظف أو بعض المبلغ الثابت.

في هذا الصدد ، هناك خياران ممكنان.

"الضرائب" في عجلة القيادة

الخيار 1(آمن ، لكنه غير مؤات). يتم إبرام اتفاقية مع الموظف بشأن التعويض عن استخدام السيارة الشخصية للأغراض الرسمية.

ثم يجب أن يُدفع له التعويض بالمبلغ المحدد في الاتفاقية. علاوة على ذلك ، يجوز النص على ما يلي:

• <или>يشمل مبلغ التعويض بالفعل تكلفة الوقود ومواد التشحيم ؛
• <или>يتم تعويض مصاريف الوقود ومواد التشحيم بما يزيد عن المبلغ المحدد في الاتفاقية ، وفقًا للوثائق الداعمة.

ولكن للأغراض الضريبية ، يتم أخذ مبلغ التعويض في الاعتبار فقط ضمن الحدود التي ينص عليها القانون. الفرعية. 11 ص .1 فن. 264 من قانون الضرائب للاتحاد الروسي ؛ المرسوم الحكومي الصادر في 08.02.2002 رقم 92. هذا هو موقف FTS خطاب مصلحة الضرائب الفيدرالية رقم ШС-37-3 / 2199 بتاريخ 21 مايو 2010.

لذلك ، المبلغ المأخوذ في الاعتبار في نفقات السيارات ذات إزاحة المحرك:

• تصل إلى 2000 متر مكعب سم - 1200 روبل. كل شهر؛
• أكثر من 2000 متر مكعب. سم - 1500 روبل. كل شهر.

لقد أخذت المعايير المعمول بها بالفعل في الاعتبار جميع التكاليف التي تنشأ أثناء تشغيل السيارة (البلى ، والوقود ، والمواد ، والإصلاحات). يرجى ملاحظة أن الأسعار محددة بالشهر. وإذا استغرقت رحلة العمل أقل من شهر ، فسيتعين حساب مبلغ التعويض الذي يؤخذ في الاعتبار في النفقات بما يتناسب مع الأيام التي قضاها في رحلة العمل. كتاب وزارة المالية بتاريخ 03/12/2009 برقم 03-04-06-02 / 87.

إن مبلغ التعويض المدفوع للموظف بما يتجاوز القواعد المعمول بها لا يقلل من قاعدة ضريبة الدخل كتاب وزارة المالية بتاريخ 23 سبتمبر 2013 رقم 03-03-06 / 1/39239.

عندما يستخدم الموظفون سياراتهم الشخصية لأغراض رسمية ، توصي السلطات الضريبية بإصدار سندات شحن لتأكيد النفقات المتكبدة. خطابات وزارة المالية بتاريخ 23 سبتمبر 2013 رقم 03-03-06 / 1/39406 ؛ دائرة الضرائب الفيدرالية لموسكو بتاريخ 13 يناير 2012 رقم 20-15 / [البريد الإلكتروني محمي] .

لكن المحاكم تعتقد أن هذا ليس ضروريا. وأشاروا إلى أن إصدار سندات الشحن في مثل هذه الحالة غير منصوص عليه في القانون. المراسيم الصادرة عن FAS PO بتاريخ 30 مايو 2012 رقم A12-15477 / 2011 ؛ FAS MO بتاريخ 12/19/2011 رقم A40-152815 / 10-116-694. بعد كل شيء ، تُستخدم بوالص الشحن لحساب عمل المركبات التي تملكها المنظمة ولا يُقصد بها حساب رحلات الموظفين في سياراتهم الشخصية ، حتى لو كانت هذه رحلات عمل.

لكن في حالتنا ، من الأفضل إصدار بوليصة الشحن. سيسمح لك هذا المستند بتأكيد تكاليف الوقود الفعلية إذا كان يحتوي على معلومات حول الأميال الفعلية للسيارة ، واستهلاك الوقود ، والمسار.

دليل سيارة الركاب رقم 1
للفترة من 16 ديسمبر 2013 إلى 25 ديسمبر 2013

شهادة رقم.	77 OS No. 123456

رقم التسجيل 77 Series PE No. 654321

الخيار 2(أكثر ربحية ، لكنها أيضًا أكثر خطورة). لم يتم الاتفاق مع الموظف ويتم تعويضه عن جميع المبالغ المصروفة على البنزين حسب التقرير. من المنطقي أيضًا إصدار بوليصة الشحن. يتم أخذ جميع نفقات الوقود ومواد التشحيم ، نظرًا لأنها نفقات سفر عادية في رحلة عمل ، في الاعتبار لأغراض ضريبة الدخل.

ولكن ما هو منصب اختصاصي وزارة المالية.

من مصادر أصلية

مستشار إدارة الضرائب وسياسة التعرفة الجمركية بوزارة المالية الروسية

"يحق للمنظمة أن تأخذ في الاعتبار تكلفة شراء الوقود في كلياإذا كان استهلاك الوقود لا يتجاوز المعايير الموضوعة القواعد الارشاديةوزارة النقل "معايير استهلاك الوقود وزيوت التشحيم في النقل البري" وافق قرار وزارة النقل بتاريخ 14 مارس 2008 برقم AM-23r. إذا تجاوز الاستهلاك الفعلي للوقود لرحلة ما المعايير التي حددتها التوصيات المنهجية ، فسيتم أخذ المبلغ المحسوب وفقًا للمعيار e ”في الاعتبار كجزء من النفقات.

اقرأ المزيد عن ترشيد تكاليف الوقود مكتوب:

وبالتالي ، باتباع هذه التفسيرات ، يمكنك أن تأخذ في الاعتبار ليس كل تكاليف البنزين ، ولكن فقط في حدود سيارة معينة. يرجى ملاحظة: على الرغم من إصرار أخصائي وزارة المالية على تطبيق المعايير المعتمدة من قبل وزارة النقل ، إلا أنها لا تزال موصى بها. بالإضافة إلى ذلك ، بالنسبة للسيارات المصنعة بعد عام 2008 ، لم يتم تحديد معدلات استهلاك الوقود. في هذه الحالة ، نوصيك بالموافقة عليها بنفسك ، بناءً على الوثائق الفنيةالى السيارة.

; .

إذا كان الموظف يسافر بانتظام في رحلات عمل في سيارة خاصة ، فيمكنك إما إبرام اتفاقية إيجار أو اتفاقية معه استخدام مجاني. اقرأ عن نوع العقد الأكثر ربحية للمؤسسة.

سؤال من القارئكاتب. رو ألا (تفير)

استخدم المخرج سيارته في رحلة عمل. في الوقت نفسه ، دفع ثمن البنزين. هل أفهم بشكل صحيح أن الشيكات يجب أن تصدر بتقرير مسبق عن رحلة عمل ومع طلب شهادة سفر، طلب وتعيين وظيفة + بوليصة شحن؟

وفقًا للمادة 167 قانون العمل RF عند إرسال موظف في رحلة عمل ، يضمن له تعويض النفقات المرتبطة برحلة عمل.
في حالة الإرسال في رحلة عمل ، يلتزم صاحب العمل بتعويض الموظف ، بما في ذلك نفقات السفر (المادة 168 من قانون العمل في الاتحاد الروسي).

على أساس البند 11 من اللوائح المتعلقة بخصائص إرسال الموظفين في رحلات عمل ، والتي تمت الموافقة عليها بموجب مرسوم حكومة الاتحاد الروسي المؤرخ 13 أكتوبر 2008 N 749 ، يتم تعويض الموظفين عن تكاليف السفر والإيجار ، والتكاليف الإضافية المرتبطة بـ الذين يعيشون خارج مكان إقامتهم الدائم (البدل اليومي) ، وكذلك المصاريف الأخرى التي يتكبدها الموظف بإذن من رئيس المنظمة.

يتم تحديد نفقات السفر اتفاق جماعيأو اللوائح المحلية. الفقرة الفرعية 12 ، الفقرة 1 ، المادة. 264 قانون الضرائبيُصنف الاتحاد الروسي على أنه مصاريف أخرى مرتبطة بالإنتاج و (أو) المبيعات ، نفقات المنظمة لرحلات العمل ، لا سيما سفر الموظف إلى مكان رحلة العمل والعودة إلى مكان العمل الدائم.

وهكذا ، لا العمل ولا قانون الضرائبلا تحدد نوع النقل الذي يحق للموظف المعار الوصول إلى مكان رحلة العمل والعودة. يمكن من خلالها أن نستنتج أنه يمكن للموظف (بما في ذلك المدير) الذهاب في رحلة عمل بسيارته الخاصة. يؤكد ما قيل و ممارسة التحكيم(مرسوم FAS المنطقة الشمالية الغربيةبتاريخ 17 فبراير 2006 في القضية N A66-7112 / 2005).

في نفس الوقت المحلي الفعل المعياريالمنظمات. في حالتك ، يجب تحديد أنه عند السفر في رحلة عمل في سيارتك الخاصة ، يتم تعويض الموظف عن مصاريف السفر كجزء من نفقات السفر ، والتي يتكون مقدارها من تكلفة الوقود ومواد التشحيم.

يجب أن تتضمن مجموعة المستندات الدنيا لتسديد نفقات الموظف للوقود ومواد التشحيم أثناء رحلة العمل المستندات القياسية الصادرة أثناء رحلات العمل والشيكات الخاصة بالبنزين. أما بالنسبة لبوليصة الشحن ، فالتحليل الممارسة القضائيةيدل على أن وجوده في هذه الحالة ليس ضروريا.

لذلك ، في قرار دائرة مكافحة الاحتكار الفيدرالية للمنطقة الشمالية الغربية بتاريخ 17 فبراير 2006 في الحالة N A66-7112 / 2005 ، تمت الإشارة إلى أنه من الضروري إصدار بوليصة شحن للموظف سيارة الركاب، والشركة ليست ملزمة تجاه شركة ليست سائقة. وخلصت المحكمة إلى استنتاج مماثل في المرسوم الصادر عن دائرة مكافحة الاحتكار الفيدرالية للمنطقة الوسطى بتاريخ 25 مايو 2009 في القضية رقم A62-5333 / 2008. بعد تحليل المتطلبات الوثائق المعياريةقررت المحكمة أن وثائق الشحن تستخدم من قبل المنظمات لغرض المحاسبة عن تشغيل المركبات التابعة لها وليس المقصود منها حساب رحلات الموظفين في سياراتهم الشخصية ، حتى لو كانت هذه الرحلات تتم لأغراض رسمية. يشير المرسوم الصادر عن دائرة مكافحة الاحتكار الفيدرالية لمنطقة موسكو بتاريخ 24 يونيو 2009 برقم KA-A40 / 4219-09 أيضًا إلى أنه من أجل الاعتراف بحقيقة أن الموظف سافر لأغراض رسمية ، فإن وجود بوليصة الشحن المكتملة ليس كذلك شرط أساسي.

على الأرجح ، أثناء الفحص ، ستظل السلطات الضريبية تطلب منك بوليصة شحن لتأكيد استخدام السيارة الشخصية للمدير للأغراض الرسمية ، بالإضافة إلى كمية البنزين المستخدمة أثناء رحلة العمل. لذلك ، من أجل تجنب الخلافات غير الضرورية مع المفتشين ، لا يزال من الأفضل إرفاق بوليصة الشحن بالتقرير المسبق.

في هذه الحالة ، يمكنك الذهاب في الاتجاه الآخر ، وبدلاً من سداد نفقات السفر ، دفع تعويضات للمدير لاستخدام سيارته الشخصية لأغراض رسمية (المادة 188 من قانون العمل في الاتحاد الروسي). اسمحوا لي أن أذكركم بأن شروط وإجراءات دفع هذا التعويض تحددها رسالة وزارة المالية الروسية بتاريخ 21 تموز (يوليو) 1992 N 57 "بشأن شروط دفع تعويضات للموظفين مقابل استخدام سياراتهم الشخصية للعمل رحلات "، مسجلة لدى وزارة العدل الروسية بتاريخ 22 يوليو 1992 رقم 13.

وفقًا للرسالة المذكورة ، فإن أساس دفع تعويضات للموظفين الذين يستخدمون السيارات الشخصية لرحلات العمل هو أمر رئيس الشركة والمنظمة والمؤسسة ، والذي ينص على مبلغ هذا التعويض. يجب أن يأخذ مبلغ التعويض للموظف في الاعتبار سداد نفقات تشغيل السيارة الشخصية المستخدمة في رحلات العمل (مقدار التآكل وتكلفة الوقود ومواد التشحيم ، اعمال صيانةوالصيانة).

من أجل الحصول على تعويض ، يقدم الموظفون إلى قسم المحاسبة في مؤسسة أو مؤسسة أو منظمة نسخة من جواز السفر الفني للسيارة الشخصية ، مصدقة حسب الأصول.
يمكن أن تؤخذ مبالغ التعويض في الاعتبار كجزء من النفقات الأخرى (البند 11 ، البند 1 ، المادة 264 من قانون الضرائب للاتحاد الروسي) ضمن الحدود المنصوص عليها في مرسوم حكومة الاتحاد الروسي المؤرخ 8 فبراير 2002 N 92 بطبيعة الحال ، في هذه الحالة ، يجب دفع التعويض فقط عن الوقت الذي تم فيه استخدام سيارة المدير في رحلة عمل.

يعد الحصول على استشارة شخصية من Svetlana Skobeleva عبر الإنترنت أمرًا بسيطًا للغاية - تحتاج إلى ملء ذلك . سيتم اختيار عدد قليل من الأفضل يوميًا. أسئلة مثيرة للاهتمامالإجابات التي يمكنك قراءتها على موقعنا.

سافر الموظف في رحلة عمل في سيارة خاصة. عند عودته ، قدم المستندات التالية: شيكات البنزين في 15.06 و 17.06 ، وشيك للإقامة في الفندق من الساعة 18.00 في 15.06.2016. إلى 12.00 17.06.2016 هل هذه الوثائق والمذكرات كافية لتعويض مصاريف السفر؟ ما هي المستندات المستخدمة لحساب البدلات اليومية؟ هل أحتاج إلى بوليصة شحن لسيارة خاصة؟ ما هي "السيارة الشخصية" في هذه الحالة ، هل تحتاج إلى إثبات ملكية أو مستندات أخرى للسيارة مثل جواز السفر الفني؟ وهل يمكن للموظف أن يذهب في رحلة عمل ليس بسيارته الخاصة؟

في رحلة عمل ، يمكنك الذهاب في وسيلة نقل مملوكة للموظف أو مملوكة لأطراف ثالثة (بالوكالة). لا توجد تعليمات مباشرة لطلب وثائق لسيارة في التشريع. ولكن لن يكون من الضروري إرفاق نسخة من شهادة التسجيل. إذا لم تكن السيارة مملوكة للموظف ، قم بإرفاق نسخ من شهادة التسجيل والتوكيل.

مذكرة الخدمة. يرفق بها المستندات الداعمة التي تؤكد استخدام وسائل النقل الشخصية للسفر إلى مكان رحلة العمل والعودة. أنت بحاجة إلى بوليصة شحن ووثائق تؤكد النفقات (الفواتير ، والإيصالات ، وشيكات أمين الصندوق). جاء ذلك في الفقرة 7 من اللائحة المعتمدة.

المنطق

1 - لائحة حكومة الاتحاد الروسي رقم 749 بتاريخ 13 تشرين الأول / أكتوبر 2008

7. يتم تحديد المدة الفعلية لإقامة الموظف في رحلة عمل من خلال وثائق السفر التي يقدمها الموظف عند عودته من رحلة عمل.

في حالة سفر الموظف ، بناءً على قرار مكتوب من صاحب العمل ، إلى مكان رحلة العمل و (أو) العودة إلى مكان العمل في وسيلة النقل الرسمية ، أو في وسيلة نقل مملوكة للموظف أو مملوكة لأطراف ثالثة (بالوكالة) ، يُشار إلى فترة الإقامة الفعلية في مكان رحلة العمل في مذكرة رسمية يقدمها الموظف عند عودته من رحلة عمل إلى صاحب العمل مع إرفاق المستندات التي تؤكد استخدام وسيلة النقل المحددة للسفر إلى مكان رحلة العمل والعودة (بوليصة الشحن ، ورقة الطريق ، الفواتير ، الإيصالات ، الإيصالات النقدية وغيرها من المستندات التي تؤكد مسار النقل).

في حالة عدم وجود وثائق سفر ، يقوم الموظف بتأكيد الفترة الفعلية للإقامة للموظف في رحلة عمل مع المستندات الخاصة باستئجار مسكن في مكان رحلة العمل. عند الإقامة في فندق ، يتم تأكيد فترة الإقامة المحددة بإيصال (قسيمة) أو مستند آخر يؤكد إبرام اتفاقية لتوفير خدمات الفندق في مكان رحلة العمل ، والتي تحتوي على المعلومات المنصوص عليها في القواعد الخاصة بـ توفير خدمات فندقية في الاتحاد الروسي ، تمت الموافقة عليه بموجب مرسوم صادر عن حكومة الاتحاد الروسي بتاريخ 25 أبريل 1997 رقم 490 "بشأن الموافقة على قواعد تقديم الخدمات الفندقية في الاتحاد الروسي".

ما المستندات التي يجب إصدارها إذا ذهب الموظف في رحلة عمل في سيارة خاصة

يجب على الموظف الذي كان في رحلة عمل في وسيلة نقل شخصية - سيارة أو دراجة نارية - تقديم مذكرة إلى قسم المحاسبة. هذا هو شرط الفقرة 7 من الحكم ، الذي تمت الموافقة عليه بموجب المرسوم الصادر عن حكومة الاتحاد الروسي في 13 أكتوبر 2008 رقم 749.

في الوقت نفسه ، لا يحدد هذا القرار محتوى المذكرة. في وثيقة رسميةتقول فقط أن الملاحظة يجب أن تسجل المدة الفعلية للرحلة.

لا تفرط في تحميل الملاحظة بمعلومات غير ضرورية. بعد كل شيء ، هذه ليست الوثيقة التي تؤكد استخدام السيارة.

في نفس الوقت ، هناك حاجة إلى مذكرة لحساب كل يوم وتأكيد النفقات ذات الصلة. هذا يعني أنه يجب أن يحتوي على إلزامي المستند الأساسيالتفاصيل (الجزء 2 من المادة 9 من قانون 6 ديسمبر 2011 رقم 402-FZ). وتشمل هذه اسم الوثيقة وتاريخها ، واسم المنظمة ، ومحتوى المعاملة التجارية ، وقيمة القياس الطبيعي - عدد أيام الرحلة ، وتوقيع الموظف. نوصي أيضًا بتوفير المعلومات التي عادة ما تكون مضمنة في أي ملف وثيقة سفر: وقت ومكان المغادرة والوصول.

عند العودة من رحلة عمل ، يقدم الموظف مذكرة إلى صاحب العمل. يرفق بها المستندات الداعمة التي تؤكد استخدام وسائل النقل الشخصية للسفر إلى مكان رحلة العمل والعودة. على سبيل المثال ، بوليصة الشحن ، الكمبيالات ، الإيصالات ، شيكات أمين الصندوق ، إلخ. وهذا مذكور في الفقرة 7 من اللائحة التي تمت الموافقة عليها بموجب مرسوم حكومة الاتحاد الروسي المؤرخ 13 أكتوبر 2008 رقم 749.

3. مذكرة الموظف الذي يسافر في رحلة عمل بوسائل النقل الشخصية

عند الاحتياج:إذا ذهب الموظف في رحلة عمل (عاد منها) في سيارة خاصة أو دراجة نارية.

مذكرة

أبلغكم أنني ذهبت في رحلة عمل يوم 22 يناير 2015 الساعة 10:00 صباحًا. من موسكو إلى تفير باستخدام وسيلة النقل الخاصة بك:

وبالتالي ، كانت مدة الرحلة 9 أيام تقويمية.

طلب:

بيان الشحنة.