كيف تتحكم في تنفيذ أوامر الرئيس. مراقبة تنفيذ الأمر

لإدارة شركةصعب: تحتاج إلى البحث عن الأساليب ، وبناء هيكل للمكافآت والعقوبات ، وأنظمة التحكم للموظفين. لكن أصعب شيء هو إجراء تقييم معقول لعمل المرؤوسين ، بناءً على اجتهادهم في المهام. لم تعد مشكلة مراقبة الطلب مشكلة ، نحن نضمن ذلك!

كيف يعمل نظام التحكم في أمر LeaderTask؟

لنأخذ الأمر خطوة بخطوة ؛ سأقول على الفور أن نظام الطلب سيعمل بالطريقة التي تريدها بالضبط. شكرا ل مرونة فريدةالأدوات المدمجة:

1. مباشرة في LeaderTask إنشاء طلبإلى أحد موظفيك من القائمة اليمنى أو ببساطة عن طريق سحب المهمة إلى اسم الموظف.
2. عين فترة التنفيذوعدد الساعات / الدقائقلحل المشكلة.
3. ستعرف على وجه اليقين ما إذا كان الموظف قد قرأ طلبك: سيتم تلوين صورته الرمزية باللون الطبيعي، التخلص من الشفافية(متى غير مقروء).
4. لكل مهمة ، يمكنك التواصل مع المؤدي في ملف دردشة، وفي نص الوظيفة - لتخزين جميع الملفات والمستندات.

1. يحدد الموظف حالة المهمة. قد يكون ذلك " في العمل”, “في وقفة”, “مرفوض" إلخ.
2. بمجرد أن يضع المؤدي "قيد التقدم" ، فإن ملف العد التنازليفي وظيفة مدمجة توقيت. وبالتالي ، ستكون دائمًا على دراية بمقدار الوقت الذي يقضيه الموظف في مهمة معينة. وستكون قادرًا على بناء عمل المنظمة اعتمادًا على كفاءات وسرعات مرؤوسيك.
3. عند اكتمال العمل في المهمة ، سيقوم الموظف بتعيين الحالة المناسبة. سيظهر على الفور مع العميل في قسم " مستعد لتوصيل"، وسيكون قادرًا على قبول المهمة أو إرسالها للمراجعة.

الشيء الأكثر إثارة للاهتمام هو أنه لن تضيع مهمة واحدة إذا لم تحذفها بنفسك. أولئك. حتى بعد عام أو عامين ، يمكنك العثور عليه من بين المهام المكتملة.

وبالتالي ، فإن تنظيم مراقبة النظام سهل مثل قصف الكمثرى في LeaderTask. لكن ماذا عن وجهة نظر المرؤوس؟

كيف لا تفوت مهمة من الرأس؟

بالطبع ، يمكن أن يؤثر عبء العمل الكبير على الموظفين على انتباههم وسيطرتهم على تعليمات الرئيس. لكن LeaderTask لن يسمح بحدوث ذلك: بفضل المزامنة!

بمجرد أن يرسل المدير مهمة جديدة ، سيتم عرض ذلك على شاشة القفل الخاصة بالمنفذ ، سواء كان الأمر كذلك ايفونأو على أساس الجهاز ذكري المظهر. حتى على مدار الساعة Android Wearو ساعة آبل- لخبراءها.

حتى كوننا أشخاصًا مشغولين للغاية ، ما زلنا معتادًا على النظر إلى شاشة الهاتف الذكي مرة واحدة في الساعة ، لذلك لن نفوت المهمة بالتأكيد. شاهد مقطع فيديو قصيرًا حول كيفية التحكم في مهامك في LeaderTask:

كيفية تنظيم التحكم في تنفيذ الأوامر باستخدام LeaderTask

لكي يعمل النظام ، تحتاج إلى التفكير في تنظيم التحكم في تنفيذ التعليمات. لدينا فكرتان (من تجربتنا الخاصة) حول كيفية تنفيذ ذلك:

1. ادخل في قواعد الشركةشرط تعيين حالات المهام.
2. يرسل شرط الفريضة تثبيت LeaderTask على الهواتف الذكية.
3. يجب السماح باستخدام الهواتف الذكية لموظفيك إشعاراتمن الخدمة.

من السهل جدًا تنظيم التحكم في الطلبات في شركتك. سيعرف المدير دائمًا في أي مرحلة تكون مهمته ، ولن يفوت المؤدي المهمة ولن يفقد ملفًا واحدًا. وكل الشكر لـ LeaderTask!

"إدارة شؤون الموظفين" ، 2008 ، العدد 22

الفعالية الشخصية للمدير ، الاستخدام الفعال لوقته هي 30٪ مسألة تتعلق بمنظمته الشخصية و 70٪ هي مسألة تفويض فعال للمهام. في الإدارة ، تم تطوير قضايا التفويض على محمل الجد - كيفية تحفيز المرؤوسين على إكمال المهام ، وكيفية منحهم السلطة اللازمة ، وكيفية تحديد مواعيد نهائية واقعية ، وما إلى ذلك.

تنظر إدارة وقت الشركات إلى مشكلة التفويض من زاويتها الخاصة. كيف يتعامل القائد في عمله الشخصي مع كمية هائلة من المهام والتعيينات غير المتجانسة الموزعة بين المرؤوسين؟ ما الذي يسمح له بعدم "الضياع" في هذه الفوضى ، للتحكم في الأوامر اللازمة في الوقت المناسب؟

إذا كان هذا هو المدير الأعلى لشركة كبيرة ، كقاعدة عامة ، نظام مؤسسي رسمي لتتبع المهام والتعيينات ، المذكراتومحاضر الاجتماعات وما إلى ذلك. المشكلة هي أن هذا النوع من النظام البيروقراطي ثقيل وخرقاء. في الوقت نفسه ، ليس من الملائم عمومًا "القيادة" عبر هذه الآليات البيروقراطية ، بعيدًا عن جميع المهام التي حددها القائد ، لإطلاق النار على العصافير من مدفع.

يحتاج المدير إلى نظام أبسط يغطي جميع جوانب عمله ، بما في ذلك التفاعلات غير الرسمية مع الزملاء التي لا تمر بآليات بيروقراطية. في الوقت نفسه ، يجب أن يكون النظام آليًا قدر الإمكان ، مع إعطاء إجابات للأسئلة: "ما المهام المرتبطة بهذا الشخص؟" ، "مع هذا المشروع؟" ، "مع هذه الفترة الزمنية؟" بنقرة واحدة الفأر؟ إلخ.

بكفاءة نظام منظميتيح لك التحكم في المهام تفريغ رأس المدير ، والتخلص من العديد من التذكيرات المتناثرة على مختلف الوسائط الإلكترونية والورقية ، مع الثقة الكاملة في أن كل مهمة ستكتمل في الوقت المحدد.

نظام مراقبة التعليمات فعال بشكل خاص بالاقتران مع أمانة منظمة تنظيماً جيداً (لاحظ أن سكرتيرًا واحدًا ، ولكنه مجهز باللوائح ونظام العمل الصحيح ، هو أيضًا أمانة). في مثل هذه الحالة ، يتم نقل العبء الرئيسي على "روتين التحكم" للتعليمات إلى السكرتارية دون فقدان جودة التحكم.

مبادئ التحكم في التعليمات

يعتمد نظام مراقبة الطلبات على ثلاثة مبادئ بسيطة وهي:

1. يجب أن تتحقق جميع أوامر الرأس ، وأن يتم إدخالها في مستودع واحد.

2. يجب إعداد طرق عرض النظام الملائمة للطلبات الإدارية النموذجية للمدير ("حسب الأشخاص" ، "حسب المشروعات" ، "بالشروط" ، إلخ.).

3. المراقبة المنتظمة لتنفيذ التعليمات يجب أن تتم وفقاً لأولوياتها. يجب أن يتلقى المدير تقارير عن حالة التعيينات.

التجسيد التقني المثالي لمثل هذا النظام هو Microsoft Outlook ، لأنه يحتوي على آليات مرنة للغاية لإعداد ما يسمى طرق العرض المخصصة. بالإضافة إلى طرق العرض القياسية "حسب المؤدين" ، "حسب الفئات" ، "حسب تواريخ الاستحقاق" ، يمكنك تكوين أي طرق عرض مهمة أخرى - "حسب المصانع" ، "حسب اللجان" ، "المهام المتأخرة فقط ، الموعد النهائي الذي انتهى أجله من 5 إلى 20 يومًا "وما إلى ذلك. بمجرد التهيئة ، يصبح العرض متاحًا "بنقرة واحدة على الماوس".

في بعض الأحيان يتم تكوين مثل هذا النظام على أساس Lotus Notes أو Excel ، ولكنه وظائفوكقاعدة عامة ، أفقر.

من المهم أنه في ظل وجود عدد كبير من المهام والتعيينات ، يحتاج المدير غالبًا إلى تخيل نموذج لمواقف معينة ، للحصول على فكرة عن جميع المعلومات المتعلقة بجانب معين من المهمة. وكلما كان النظام الخاضع للرقابة أكثر تعقيدًا ، كلما كان نظام التحكم أكثر تعقيدًا ، يجب أن يكون نموذج الموقف أكثر تعقيدًا. والأقل تكيفًا لإنشاء مثل هذا النموذج هو تفكيرنا ، نظرًا لأن قدرات ذاكرة الوصول العشوائي لدينا محدودة للغاية. لذلك ، يسمح برنامج Outlook للمدير بتغطية عدد أكبر بكثير من المهام والتعيينات ، مما يؤدي إلى إنفاق طاقة فكرية أقل بكثير عليها.

كيف تدخل الأوامر في نظام التحكم

هناك عدة طرق تسمح للمدير بإصلاح المهمة بشكل مريح.

1. الدكتافون. الإيجابيات - سهولة الاستخدام ، والقدرة على تسجيل طلب في أي بيئة (اجتماع ، سيارة ، صالة ألعاب رياضية ...). بطبيعة الحال ، يجب أن يكون المرء حذرًا مع الجانب الأخلاقي لاستخدام مسجل الصوت حتى لا تكون هناك مواقف غامضة وخطيرة.

عند إصلاح التعليمات على جهاز الإملاء ، يمكن إرسال تسجيل الإملاء مباشرة إلى المؤدي. ولكن في كثير من الأحيان يتم إعطاء التعليمات نفسها من قبل القائد شفهيًا (عبر الهاتف ، شخصيًا) ، وفقط معلومات قصيرة، ضروري للسكرتير للدخول في Outlook: لمن أعطيت التعليمات ، تاريخ الاستحقاق ، ملخصالأوامر ، أولويتها.

2. يتم إعلان الأمر شفهيًا إلى السكرتير - وهذا مناسب عندما تكون في المكتب مع اتصال مباشر.

3. التأشير على هوامش وثائق العمل أثناء المفاوضات. هذه الطريقة مريحة وموجزة للغاية ، ومن الضروري توفير قائمة مناسبة من الملاحظات في مشروع التكييف الخاص بالأمانة.

4. إعادة توجيه البريد الإلكتروني بعلامة معينة "للتحكم".

5. سجل الرئيس في "نموذج مراقبة الطلب".

ويجري تطوير هذه الأشكال أثناء مشروع التكييف الذي تقوم به الأمانة.

كقاعدة عامة ، يتم تطبيق عدة طرق في وقت واحد. الشيء الرئيسي هو أنها تنعكس بشكل كافٍ في لوائح مراقبة الطلب وهناك فهم لا لبس فيه للعملية من قبل الرئيس والسكرتير.

ملحوظة. فاليري إرماكوف ، المدير العام ، Megafon-Povolzhye

من المهم جدًا بالنسبة لي أن أتحكم في وقتي وأن أدير في نفس الوقت نظام الوقت للزملاء الذين أتفاعل معهم باستمرار (الدائرة الداخلية للإدارة). عند تنظيم نوع من الاجتماعات أو الاجتماعات أو المؤتمرات ، يجب أن أعرف مسبقًا الخطط التي يمتلكها مرؤوسي ، حتى ننسق شؤوننا المشتركة حتى لا تتداخل العمليات مع بعضها البعض. على العكس من ذلك ، عندما يخطط الموظفون ليومهم ، يجب أن يروا التقويم الخاص بي ويرتبطوا بوقت الفراغ أو الانشغال. إنها بديهية: إذا كنت تريد إدارة وقتك بفاعلية ، فلا يمكنك فعل ذلك إلا إذا تفاعل زملاؤك معك بنفس الفعالية. الآن بعد أن استخدمت الشركة Microsoft Exchange Server والتقويم في Outlook ، يمكنني معرفة مكان زميلي وسيظل للأشهر الثلاثة المقبلة ، ويمكنني تحديد موعد اجتماع معه. وفقًا لذلك ، أطلعه على تقويمي للأشهر الثلاثة القادمة ، ويمكنه تحديد موعد اجتماعات معي. الوقت هو فئة لا يستطيع المرء أن يديرها بمفرده ، يجب على الجميع العمل معًا.

لكي يعمل نظام TM عبر الشركة ، احتجنا أولاً إلى إعداد نظام إدارة المهام على Outlook في إدارة حالتي. وهو ما فعلناه. اليوم لدي نظام واضح للتعليمات والتحكم. يتم تقديم التعليمات من قبلي شفهياً أو بالبريد الإلكتروني أو على الورق ، وكلها تقع في قائمة واحدة ، والتي بموجبها يتم تتبع المواعيد النهائية للتنفيذ. إذا لم يكتمل شيء ما في الوقت المحدد ، أتلقى إخطارات وبناءً عليها تطلب الأمانة معلومات إضافيةلماذا وقع الحادث. بعد ذلك ، يقوم المؤدي بإبلاغني ، ونتخذ قرارًا: إما أن نؤجل الموعد النهائي ، أو نفعل شيئًا آخر. الشيء الرئيسي هو أنه لم يتم فقدان أو نسيان أمر واحد اليوم - لأنه تحت السيطرة ، وهذا ، في اعتقادي ، مهم للغاية.

الخطوة التالية بعد إنشاء نظام لمراقبة طلباتي هي إدخال معايير موحدة لإدارة الوقت في الشركة. تتم مزامنة التقويمات والمهام المخزنة على خادم Exchange مع المحطات الطرفية المتنقلة. على سبيل المثال ، أحتاج إلى تحديد موعد. آخذ جهاز الاتصال الخاص بي ، وألقي نظرة على الأرقام ، وابحث عن "النافذة" وأتصل بالوقت. يتم إرسال هذه المعلومات على الفور إلى خادم Exchange ، ويعرف سكرتيرتي الآن أنني سأكون مشغولاً من 11 إلى 12. إذا لم يتم تعيين بعض الاجتماعات من قبلي ، فإن السكرتير يخطط له ، ويختار وقت فراغي ، وأرى هذا التحديث في التقويم الخاص بي وأعرف بالفعل متى يجب أن ألتقي ومع من. وفقًا لذلك ، يمكنني إعطاء التعليمات لمرؤوسي - لإعداد المواد لهذا الاجتماع حتى أتمكن من التواصل بشكل مثمر مع المحاور. وبالتالي ، لا يضيع الوقت. كل شيء واضح ، كل شيء تمت جدولته ، يتم استخدام وقت كل شخص بأكبر قدر ممكن من الكفاءة. أرى تقاويم جميع مرؤوسي لمدة ثلاثة أشهر مقدمًا ، وهناك خيار منفصل يوضح من ومتى يكون في رحلات عمل. على سبيل المثال ، بعد غد سأصل إلى المكتب في سامارا - لكنني اليوم أرى أيًا من مرؤوسي سيكون هناك ، وأعرف الاجتماعات التي يمكنني جدولتها لهذه الفترة. لا يمكن أن يحدث أن أحدد موعدًا للاجتماع وفجأة اتضح أن شخصين أو ثلاثة في رحلة عمل. وفقًا لذلك ، يكون تقويمي مرئيًا أيضًا للمرؤوسين ، فهم يعرفون متى أغادر ، ومتى أكون في المكتب ، وفي أي فترات زمنية يمكنهم مقابلتي أو الاتصال بي. والأهم من ذلك - يتم تخزين جميع المعلومات على الخادم. إذا تراكمت رسائل بريدية سابقة في أجهزة الكمبيوتر المحمولة الشخصية ويمكن حذفها عن طريق الخطأ ، أصبح كل شيء الآن في مكان واحد ، على خادم Exchange. هذا يعني انه البريد الإلكترونيلن تضيع - لقد أصبحت وثيقة كاملة. اليوم ، تحول جميع كبار المديرين إلى هذا النموذج الجديد للتخطيط وإدارة الوقت.

أمين المتابعة

يمكن للمدير استخدام نظام التحكم في المهام الذي تم تكوينه في Outlook شخصيًا أو بمساعدة سكرتير إذا كان لديه سكرتير.

عند العمل مع أي مهمة ، يمكن التمييز بين عنصرين: الإدارة الفعلية (للتحفيز والتمكين وما إلى ذلك) و "روتين التحكم". روتين التحكم هو جميع الإجراءات من السلسلة "انتقل إلى المقاول ، واكتشف حالة العملية ، إذا كانت هناك انحرافات - حدد سببها ، تذكر المواعيد النهائية المخطط لها" ، إلخ. ببساطة ، لا يكفي في روسيا تحديد مهمة وتوقع إنجازها في إطار زمني معين. تحتاج إلى القيام بعدد كبير بما فيه الكفاية من حركات الجسم حتى تكتمل المهمة.

إن حركات الجسم هذه ، روتين التحكم هذا ، هي التي يتم تفويضها بشكل مثالي إلى السكرتير بفضل نظام التحكم في الطلبات المخصص. مرة واحدة في اليوم ومرة ​​في الأسبوع ، يفتح السكرتير طرق العرض "الفحص اليومي" و "الاختيار الأسبوعي" المقابلة في Outlook ، والتي يتم تحديثها تلقائيًا عندما يحين موعد المهام الجديدة. وفقًا للوائح مراقبة الطلبات ، يتصل السكرتير بالمنفذين ، ويوضح الوضع الحالي ويدخل الملاحظات المناسبة في النظام. يتم تقديم تقرير شفهي أو مكتوب إلى المدير (يتم إنشاؤه تلقائيًا من Outlook). إذا لزم الأمر ، يقوم الرئيس بتدوين تلك المهام التي من أجلها يكون اتصاله بفنان الأداء ضروريًا ، ويقوم السكرتير بربطها في وقت مناسب للرأس.

من المهم أن نلاحظ أنه في نظام مراقبة الطلبات ، السكرتير ليس رابط إرسال ، مرشح بين المدير والمنفذ (هذا خطأ شائع). السكرتير ، إذا جاز التعبير ، "بجانب" وليس "بين" ويسمح للقائد بعدم إهدار طاقته في روتين التحكم ، مع التركيز فقط على جانب المحتوى من القضية.

في الوقت نفسه ، تكمن راحة النظام أيضًا في حقيقة أنه بفضل إعدادات Outlook المصممة جيدًا واللوائح المحددة بوضوح ، يمكن للسكرتير العادي على مستوى موظف الاستقبال العمل معه. لا تتطلب مراقبة الطلب مرجعًا مكلفًا ويصعب العثور عليه. على الرغم من أنه إذا كان المدير لديه شخص مرجعي (مساعد شخصي) ، وليس سكرتيرًا فقط ، فإن كفاءة استخدام النظام ستكون أعلى.

ملحوظة. خبرة الشركة

في RUSAL (المعروفة حاليًا باسم Russian Aluminium) ، تم إنشاء عدد من مكاتب كبار المديرين التنفيذيين باستخدام أنظمة التحكم في الطلبات المستندة إلى Outlook. في السابق ، عندما كان لدى المديرين أسئلة مثل: "ماذا لدينا لمصنع سايانوجورسك؟" ، "ماذا لدينا لشهر أغسطس؟" ، "ماذا لدينا للجنة الموظفين؟" رسائل ، محاضر الاجتماعات ، ملاحظات في Outlook ، إلخ. بعد إنشاء النظام ، بدأت جميع التعليمات في الوقوع في قواعد بيانات Outlook الموحدة بتنسيق واحد. نظرًا لحقيقة أن أسماء المهام والفئات المخصصة لها تم توحيدها ، فقد أصبح من الممكن الاختيار حسب الموضوع. يتم الآن إنشاء إجابات لأسئلة المديرين تلقائيًا. في الوقت نفسه ، لا تتطلب بعض الأشياء حتى طلبًا من المديرين: يعرف المساعدون أنه ، عند دعوة مدير إلى لجنة شؤون الموظفين ، وفقًا لتعليمات مراقبة المهام ، يجب عليهم طباعة العرض المقابل من Outlook. أثناء اللجنة ، يتحكم القائد بشكل كامل في الموقف ، ويقوم بتدوين الملاحظات على النسخة المطبوعة ثم يعطيها للأمناء لإجراء تغييرات على النظام. في نفس الوقت تجنب تماما وسائط ورقيةمستحيل ، لذلك يتكامل النظام معهم.

إذا طلب القائد ، بعد المفاوضات ، حفظ أي مستند مع ملاحظاته (التي تحتوي على الكثير من المعلومات المهمة عاطفياً) ، يتم تخزينها. تمت الإشارة إلى ذلك في مهمة Outlook المقابلة. بالنسبة للمفاوضات التالية مع نفس الشخص (أو في نفس المشروع) ، لن يكون لدى المدير نسخة مطبوعة من المهام لهذا المشروع فقط من Outlook ، ولكن أيضًا ورقة مع ملاحظاته من المفاوضات السابقة.

الأمانة التنفيذية

بالإضافة إلى المساعدة في التحكم في المهام ، يمكن لسكرتير (أو سكرتارية) الرئيس أن يعطي الكثير لزيادة الراحة والراحة والكفاءة للمدير الأعلى. في النسخة القياسية من مشروع "إنشاء الأمانة" ، الذي تنفذه شركة "تنظيم الوقت" ، يتم تنفيذ مجموعات العمل التالية: "إعداد الميزانية والتخطيط لوقت المدير" ، "إعداد الانقطاع" وضع وإشارات المعلومات "،" إعداد العمل مع الوظائف "اليومية".

استنادًا إلى التوقعات ، يتم تطوير طرق عرض فعالة للتخطيط والميزنة لوقت المدير ، مما يسمح بالتحليل الكمي. مدير كبير ، كقاعدة عامة ، "لا ينتمي لنفسه" ، يتقدم عدد كبير من الأشخاص للحصول على وقته. يتيح لك هذا النظام إعادة إدارة ميزانية الوقت إلى يد المدير ، لتوزيع هذا الوقت بشكل أكثر كفاءة. بما في ذلك إيجاد وقت للعمل ذي طبيعة "مهمة ، ولكن ليست ملحة" - قراءة متنوعة وثائق تحليلية، وتطوير القضايا المهمة من الناحية الاستراتيجية طويلة الأجل ، وما إلى ذلك.

طريقة الانقطاعات وإشارات المعلومات هي دراسة مجموعة كاملة من الأسئلة: "مع من وكيف ومتى يتم الاتصال أو عدم الاتصال بمكالمة هاتفية واردة؟" ، "ما المستندات التي يجب التوقيع عليها على الفور ، والتي - في وقت معين الوقت؟ "،" ما هي الكلمات الرئيسية التي يمكن للقائد أن يخبر السكرتارية بأن يتم تسييجها من العالم الخارجي بأسره أو جزء منه؟ إلخ.

أخيرًا ، الوظائف "المنزلية" هي كل ما يتعلق بالطعام والسائقين وحجز تذاكر الطيران وما إلى ذلك. عادة ما توجد أفكار حول عادات وتفضيلات القائد في أذهان الأمناء ، والسعادة ، إذا كان السكرتير عاقلًا ، عاقلًا ولا يدخل في إجازة الأمومة. عند إنشاء الأمانة ، يتم نقل هذه المعرفة إلى اللوائح ذات الصلة ، وكذلك إلى مهام Outlook العادية. إذا كان يجب أن تستلقي صحيفة "فيدوموستي - بياتنيتسا" صباح يوم الجمعة على مكتب الرأس بشكل منفصل عن صحيفة "فيدوموستي" نفسها ، فلا ينبغي أن تكون هذه المعرفة في أذهان الأمناء. يتم وضعها في مهمة Outlook الأسبوعية المقابلة. وبالتالي ، فإن راحة عمل القائد لا تصبح مسألة وعي أو ذكاء للناس ، بل تصبح مسألة تشغيل نظام مهيأ بشكل صحيح.

معظم طرق تنظيم الأعمال مبنية على مبادئ التبعية. وهذا يعني إمكانية إصدار أوامر وتعليمات من موظف إلى آخر. لكن لا يكفي تحديد مهمة - من الضروري التحكم في تنفيذها. وهذا نظام كامل لمراقبة تنفيذ الأوامر.

من المقال سوف تتعلم:

مهما كان الموظف المسؤول ، مع عدم الاهتمام المنتظم بعمله من جانب المدير ، فإنه على أي حال "يتخلى عن التراخي". وليس الأمر مجرد كسل أو عبء عمل أو إهمال. يفترض أي دافع أن الموظف يجب أن يشعر باهتمام الإدارة بعمله. وإلا فلماذا تبذل جهدًا ، حاول إكمال المهمة وإفادة الشركة ، إذا لم يحتاجها أحد على أي حال. مثل هذا التفكير يقتل عاجلاً أم آجلاً تحفيزحتى مدمني العمل الأكثر مسؤولية. وانعدام الحافز يؤدي إلى انخفاض كفاءة وفعالية العمل.

لذلك ، من المهم التحكم في عمل المرؤوسين ليس فقط لتتبع تنفيذ المهام أو إعداد التقارير ، ولكن أيضًا للحفاظ على الجو العام في الفريق. وهذا يؤثر بشكل مباشر على نتائج الأعمال ككل. لذلك ، من الصعب المبالغة في تقدير لحظة مثل مراقبة تنفيذ التعليمات. السؤال هو كيف يتم إعداده وتنفيذه.

مراقبة تنفيذ تعليمات الرئيس

بالطبع ، من الممكن التحكم فقط في المهام المحددة على وجه التحديد ، حيث من المتوقع نتيجة قابلة للقياس. يتضمن نظام الإدارة المعمول به في معظم المؤسسات عدة مستويات من الإدارة (كلما كانت المؤسسة أكبر ، يمكن أن تكون هناك مستويات أكثر). أعلى مشرف(باطن القدم وكالة تنفيذية) ، كقاعدة عامة ، يصدر تعليمات أو يحدد مهام للإدارة الوسطى ، ثم ، بناءً على عدد المستويات ، تبحر المهمة إلى المنفذ المباشر. أو يُشار إلى المؤدي في القانون الإداري نفسه ، الذي يضع الترتيب. على سبيل المثال ، يمكن أن يكون هذا الفعل أمرًا.

وبالتالي ، يجب أن تتمتع مجموعة المهام بالخصائص التالية:

• أن يكون لديك وصف لطبيعة العمل الذي يتعين القيام به ؛
• لديك موعد نهائي
• لديك فنان معين أو فريق من المؤدين ، والذي يتم تعريفه بوضوح باستخدام الألقاب.

من الصحيح القول إن المهمة الصحيحة هي بالفعل نصف ما يجب القيام به لإكمالها. لذلك يجب ألا تتجاهل مرحلة تحديد المهام وإصدار التعليمات والصياغة لوصف وظيفة معينة. هذا مهم ليس فقط للموظفين العاديين الذين ينفذون سياسة الشركة (يجب أن يفهموا بوضوح ما يريدون رؤيته منهم بالضبط). مشرفوبأي شروط) ، ولكن أيضًا للمدير نفسه ، أن يكون له الحق في التحكم والسؤال عن التنفيذ.

يمكنك تعيين المهمة بطرق مختلفة ، على التوالي ، قم بتوثيقها أيضًا. على سبيل المثال ، كما ذكرنا سابقًا ، يمكنك إصدار أمر. إنه يشير إلى جميع خصائص المهمة ، حيث يتعرف الموظف الذي أشار إليه المؤدي على الطلب ، ومنذ تلك اللحظة يعتبر أن لديه التزامات لتنفيذ الأمر.

يمكنك إضفاء الطابع الرسمي على تحديد المهام في محاضر الاجتماعات ، حيث سيوقع الموظفون على أن "واجهة العمل" واضحة لهم ، وأنهم على دراية بالمصطلحات والجوهر. هناك أيضًا أوامر مكتوبة وقرارات وطرق أخرى لتحديد إصدار التعليمات. تعمل المنظمات التجارية هنا إما وفقًا لعادات دوران الأعمال ، أو بطريقة ما تحدد إجراءات إصدار التعليمات ومراقبتها في اللوائح المحلية. بالطبع ، يجب أن يكون جميع موظفي الشركة على دراية بالأعمال المحلية.

بعد أن يصبح كل شيء واضحًا مع تحديد المهام ، من الممكن التطوير والتفكير في التحكم في تنفيذ المستندات والتعليمات.

تنظيم الرقابة على تنفيذ التعليمات

لا تقوم بعض المنظمات بتطوير نظام تحكم منفصل. يتم تنفيذه بشكل عشوائي ، حيث تظهر الحاجة إلى التحقق من أداء مهمة معينة ، عندما تصبح نتيجتها ضرورية. في الوقت نفسه ، تظل بعض المهام غير خاضعة للرقابة ، ويحدد المدير بنفسه المهام التي يجب التحكم فيها وكيفية ذلك ، وفي الأمور التي يجب أن تثق بالموظف وتعتمد على لياقته وضميره.

لكن المؤسسات الكبيرة ، حيث يعتمد الأداء والربح على فشل كل موظف على حدة ، عاجلاً أم آجلاً ، فهمت أهمية اتباع نهج متكامل مراقبة. والسؤال الذي يطرح نفسه ، ما هو التنظيم الأمثل للسيطرة على تنفيذ التعليمات.

بالطبع ، عدد قليل من الناس الآن يقومون ببناء النظام يدويًا باستخدام بطاقات تسجيل الطلبات. حتى أبسط المعدات المكتبية تسمح لك بطريقة ما بتحسين هذه العمليات. حتى البرامج المألوفة المضمنة تجعل من السهل التحكم في تنفيذ الأوامر - على سبيل المثال excel. يتم إدخال جميع التعليمات الصادرة والمهام المعينة في الجدول ، ويتم تحديد المواعيد النهائية وفناني الأداء ، ويتم وضع العلامات عند الانتهاء أو عدم الوفاء.

اقرأ أيضا:

• تنظيم الرقابة على تنفيذ المستندات (الأوامر)

بمساعدة المبرمجين المتفرغين في المؤسسة ، يمكن تطوير برنامج خاص ، ثم يتم التحكم في تنفيذ التعليمات بمساعدتها. هذه الطريقة جيدة عندما تكون هناك موارد مناسبة لتطوير البرمجيات ومن الضروري مراعاة اللحظات المحددة لهذه المنظمة المعينة.

يمكن تضمين عناصر التحكم المنفصلة (على سبيل المثال ، تتبع تنفيذ الأوامر الصادرة عن الأوامر) في النظام إدارة المستندات الإلكترونيةالمنظمات. حيث أنه في مرحلة معينة من حركة المستند ، سوف يُرى بوضوح ما هي فترة تنفيذه وحقيقة تنفيذه.

يمكن أيضًا مراقبة مراقبة تنفيذ المستندات والأوامر باستخدام التقارير.

أولئك. عندما يتم إبلاغ المدير عن حقيقة إكمال المهمة من قبل فناني الأداء أنفسهم. كيفية بناء مثل هذا التقرير هو سؤال لإدارة المنظمة. يمكن أن تكون هذه التقارير منتظمة أو دورية ، ويمكن تجميعها على مستوى قسم أو وحدة هيكلية أكبر (قسم ، قسم ، على سبيل المثال). كل هذا يتوقف على عدد المهام والتعيينات ، وعلى عدد الموظفين المشاركين باستمرار في العملية تنفيذ التعليمات، ما هي أهمية التعليمات نفسها.

يمكن التحكم في تنفيذ التعليمات باستخدام برامج الكمبيوتر المتخصصة. يتم إنشاؤها مع القدرة على التكيف مع مهام كيان قانوني معين ، ويمكن تكييفها معها. مزايا استخدام البرنامج واضحة - أتمتة العمليات ، والتغطية الكاملة لجميع المهام الرسمية ، والقضاء على "العامل البشري" ، وما إلى ذلك. ولكن هناك أيضًا عيوب. بالإضافة إلى التكاليف المالية للحصول على مثل هذه البرامج وتحسينها وتثبيتها ، من الضروري تدريب الموظفين على استخدامها ، لتضمين الحد الأقصى لعدد المؤدين والمديرين في هذه العملية. هذا يرجع إلى حقيقة أن مثل هذه البرامج لا تزال بحاجة إلى إتقان. وهذا يعني قضاء الوقت في التدريب ، وتطوير المذكرات ، وإصدار القوانين المحلية بشأن عملية العمل مع مثل هذه البرامج ، وإنفاق الأموال على صيانة خدمة الدعم وصيانة هذه البرامج. غالبًا ما يتم تطوير تعليمات منفصلة لتنفيذ التعليمات والتحكم فيها. هنا ، تختار كل منظمة مجموعتها المقبولة من "جودة السعر".

أنواع السيطرة

يمكن أن يتم تتبع تنفيذ الأوامر بطرق مختلفة. هناك نوعان:

يتم تنفيذ النوع الأول من التحكم من قبل الشخص الذي يمكنه إجراء تقييم كامل لمدى اكتمال المهمة بشكل صحيح وصحيح إلى أقصى حد في جوهرها. هذا ، كقاعدة عامة ، هو المشرف المباشر على المؤدي الذي يفهم القضايا.

النوع الثاني من الرقابة رسمي إلى حد ما ، حيث تتم مراقبة حقيقة تنفيذ الأمر في الوقت المحدد أو انتهاك الموعد النهائي فقط. يمكن أن يعهد بهذا العمل للموظفين الذين ليس لديهم معرفة عميقة بجوهر المهمة.

تعليمات التنفيذ والتحكم في الأوامر

يجب إصلاح نظام مراقبة تنفيذ التعليمات ، إذا تم تطويره في المنظمة ، في مكان ما. عادة هذا محلي. قانون معياريالذي يصف عمليات تحديد المهام في الشركة وتحديد هذه المهام وإجراءات تتبع نتائج تنفيذها. قد يصف مراحل وسيطة مختلفة في تنفيذ المهمة ، والإبلاغ عن مسؤوليات الموظفين ، وما إلى ذلك. بالطبع ، لا توجد نماذج جاهزة لمثل هذه المستندات ، لأن كل كيانفريد من نوعه ، ويتم تعديل جميع الأنظمة والعمليات وفقًا لخصوصياته.

تخصص بعض الشركات وحدة موظفين خاصة لأداء وظائف تتبع المهام التي تحددها الإدارة. يطلق عليه في كثير من الأحيان "المفتش" ، لأنه يجري تطويره المسمى الوظيفيمفتش تنفيذ ومراقبة الأوامر.

ولكن من الممكن تمامًا أداء هذه الوظيفة عند دمجها مع عمل آخر (إذا كان الحجم الفعلي للتعيينات والمهام يسمح بالطبع).

من المهم أن نتذكر جانبًا آخر من جوانب السيطرة. بواسطة قانون العملمن الممكن تحميل الموظف المسؤولية عن الأداء غير السليم لواجباته فقط إذا تم تسجيل هذه الحقائق. إن نظامًا مبنيًا جيدًا لمراقبة تنفيذ التعليمات سيكشف بوضوح جميع الحقائق الصحيحة و أداء غير لائقمهام موظف معين. لذلك ، إذا كانت هناك حاجة للعقاب ، فسيتم بالفعل جمع قاعدة الأدلة. ينطبق هذا أيضًا على الموقف العكسي ، عندما يكون هناك دليل لمكافأة الموظف. لذلك ، سيكون من الخطأ إهمال وترك مثل هذه الطبقة الكبيرة من العمل لتتبع نتائج التعليمات الصادرة تذهب من تلقاء نفسها.

في العديد من الشركات في روسيا ، وخاصة تلك التي نجت في السنوات الاخيرةالنمو السريع ، لوحظت نفس المشكلة: عدم قدرة مسؤولي المنظمة على توفير رقابة عالية الجودة ومناسبة على تنفيذ تعليماتهم. عادة ، الشركات الجديدة تعاني من مثل هذه المشكلة ، في حين أن تلك المنظمات التي لا يزال لديها ماض سوفييتي ، وكذلك الإدارات البلدية والإقليمية و الهيئات الفيدراليةتستخدم السلطات بشكل فعال تجربة الإدارة التوجيهية ، والتي كانت شائعة بشكل خاص في بلدنا قبل البيريسترويكا. تحدد هذه المقالة كهدف رئيسي لها على وجه التحديد نقل الخبرة في مجال مراقبة تنفيذ أوامر المديرين التنفيذيين إلى الشركات الحديثة.

تقريبا أي نوع نشاطات الادارةترتبط المنظمة بتنفيذ التعليمات الصادرة عن إدارتها ، لذلك من المهم إقامة سيطرة على تنفيذ التعليمات. يمكن للأوامر:

• يتم إلصاقها في شكل قرارات بشأن المستندات الداخلية والواردة (على سبيل المثال ، في المذكرات والخطابات) ،
• يتم صياغتها في الوثائق الإدارية للهيئات الجماعية (في البروتوكولات) والهيئات الإدارية الفردية (في الأوامر والتعليمات).

وفيما يتعلق بدعوات المواطنين نلاحظ ما يلي. رسميًا ، إجراء العمل معهم مطابق لمعالجة المراسلات الواردة ، لكن المواعيد النهائية منظمة التشريعات الحاليةعلى المستوى الفيدرالي ، والذي يجب أن يؤخذ في الاعتبار من قبل كل من القائد الذي يحدد المواعيد النهائية للتنفيذ ، وفنان الأداء الذي تمت دعوته للامتثال لهذه المواعيد النهائية.

العديد من الوثائق في سياق الخاصة بهم دورة الحياةيمكن وضعها تحت السيطرة. يمكننا رؤية كل من الختم بالحرف "K" وكلمة "التحكم" منقوشة بقلم أحمر أو مصنوعة في شكل بصمة (انظر المثال 1). مهمة هذه الملاحظات هي واحدة - لفت الانتباه إلى الحاجة إلى التحكم في التعليمات الواردة في نص المستند أو في القرار المتعلق به (في مثالنا ، تحتوي الرسالة الواردة على قرار مع تعليمات Ignatova Yu ش ، ماذا ومتى تفعل). حتى اكتمال التنفيذ ، يتم تخزين هذه المستندات في مجلد منفصل. عند الانتهاء من التنفيذ ، يتم تدوين ملاحظة على المستند حول هذا الأمر (في المثال 1 ، في الزاوية اليمنى السفلية بتاريخ 07.10.2009 ، تم إدخال إدخال حول إبرام العقد ووضع المستند في الحالة رقم. 08-24).

تحديد مهمة لفناني الأداء

من الذي يصوغ الترتيب؟ يتم ذلك من قبل القادة على جميع المستويات. إنه عادةً ما يتم وضع تنفيذ تعليمات الشخص الأول أو الإدارة العليا بأكملها للمؤسسة تحت السيطرة ، وتشارك خدمة DOW في ذلك. ويتم التعامل مع تعليمات المديرين ذوي الرتب الدنيا - رؤساء الأقسام ، كقاعدة عامة ، من قبل موظفي نفس الإدارات المسؤولة عن العمل المكتبي فيها.

يبدو أنه في نص القرار سواء وثيقة إداريةيجب أن تصاغ بالفعل وهكذا بشكل واضح لا لبس فيه:

• الترتيب نفسه
• فترة التنفيذ ،
• مؤد محدد.

إذا لم يتم استيفاء واحد على الأقل من هذه الشروط (وهو ما يحدث) ، فستكون هناك حاجة إلى موظف منفصل يمكنه إعادة صياغة متطلبات المديرين بوضوح ، وإذا لزم الأمر ، تقسيمها إلى متطلبات أصغر ، ولكن بأداء محدد بوضوح.

عند صياغة الأوامر ، من المستحسن التقيد بما يلي قواعد بسيطة: يجب أن تكون الصياغة موجزة وموجزة وتستبعد إلى أقصى حد غموض التفسير ، ولها نتيجة محددة بوضوح وقابلة للقياس. كل هذا سيسمح لك بعدم إضاعة الوقت في التوضيحات الإضافية للطلب. من ناحية أخرى ، يمنح هذا المنفذ هدفًا ، ومؤلف المهمة - الثقة في أن نتيجة تصرفات المنفذ ستكون متوقعة.

فيما يلي أمثلة للصيغ الغامضة وتركيبات النص الصحيحة المقابلة لها:

تصغير العرض

عند تحديد التحكم في تنفيذ التعليمات في المنظمة ، تبدأ المستندات في التغيير في وقت قصير إلى حد ما: بدلاً من المتطلبات العامةتظهر تعليمات قصيرة وكاملة مع منفذ محدد ، والموعد النهائي والنتيجة المتوقعة. هذا يزيد بشكل كبير من كفاءة إدارة الشركة ، والتي يتم ملاحظتها على الفور تقريبًا من قبل كل من إدارتها ومالكيها.

الموعد النهائي لتنفيذ الأمر

عادة ما يتم تحديد المواعيد النهائية لتنفيذ الأوامر في المنظمة من قبل الكاتب القائدالذي أنشأ الأمر. في بعض الحالات ، قد يتم تحديد الموعد النهائي لتنفيذ الأوامر عمل محلي للمنظمة أو وثيقة تنظيمية خارجية.

ننقل هنا اللوائح القياسية لتفاعل الهيئات الفيدرالية قوة تنفيذية:

جزء من المستند

تصغير العرض

اعتماد لائحة نموذجية للتفاعل بين السلطات التنفيذية الاتحادية. مرسوم حكومة الاتحاد الروسي رقم 30 المؤرخ 19 يناير 2005 ، بصيغته المعدلة في 21 فبراير 2008

الأمر خاضع للتنفيذ خلال الفترة المحددة فيه. إذا تم تحديد فترة زمنية كموعد نهائي ، فإن تاريخ توقيع التعليمات يعتبر بدايتها. الأمر الذي يحتوي على الإشارة "عاجل" يخضع للتنفيذ في غضون 3 أيام. يشير البيان "على وجه السرعة" إلى فترة 10 أيام لتنفيذ الأمر. إذا لم يتم تحديد الموعد النهائي للتنفيذ في الأمر ، فإنه يخضع للتنفيذ في غضون فترة تصل إلى شهر واحد من تاريخ توقيعه (حتى التاريخ المقابل من الشهر التالي ، وإذا لم يكن هناك مثل هذا التاريخ في الشهر المقبل ، ثم قبل ذلك بالأمسالشهور). إذا كان اليوم الأخير من مدة تنفيذ التعليمات يقع في يوم عطلة ، فإنه يخضع للتنفيذ في يوم العمل السابق.

من أجل تحسين نظام إدارة المنظمة ، فمن المنطقي للأوامر التي يتم وضعها تحت السيطرة لتوحيد المواعيد النهائية للتنفيذ - للوصول بها إلى أساس واحد تم إنشاؤه في المنظمة. في البداية ، يجب توثيق مثل هذا القرار في قانون محلي ، على سبيل المثال ، في تعليمات عمل المكتب. يجب أيضًا أن يكون تغيير تاريخ الاستحقاق ممكنًا فقط في الحالات الموثقة فيها الأعمال المحليةالمنظمات. وبالطبع ، يجب أن يتوافق نظام حساب المصطلحات الذي تم تقديمه مع الفطرة السليمة. بعد كل شيء ، من الصعب العثور على عامل مثبط لعزم الأداء أكثر من مهمة مستحيلة.

مثال 2

تصغير العرض

دعونا نقدم أمثلة على عدة صيغ للأوامر وشرح التاريخ الذي سيعتبر فيه كل منها هو آخر موعد لتنفيذ الأمر في الوقت المناسب. هذا مهم جدا ، لأن غالبًا ما يكون هناك ارتباك حول هذه المسألة.

الوضع الشائع إلى حد ما هو عندما يعهد أحد المديرين بتنفيذ مهمة إلى مدير آخر من مستوى أدنى ، ويقوم ، حسب تقديره الخاص ، بتخفيض الأمر بمقدار "طابق أدنى" آخر. وهكذا يمر الأمر بين أيدي عدة قادة قبل أن يصل إلى المنفذ النهائي. صحيح ، عند النزول إلى أسفل هذا السلم ، يمكن للمهمة أن "تتفرع" إلى عدة "مهام فرعية" يؤديها أناس مختلفونفي تواريخ مختلفة. يسمى هذا النظام بإنشاء "ترتيب متداخل".

عند صياغة الأوامر "المتداخلة" ، من المهم وضع هامش مؤقت. فيما يتعلق بالطلب "الرئيسي" ، يجب أن يكون على الأقل من يوم إلى 3 أيام عمل. من المستحسن تجنب الكثير من "تداخل" التعليمات ، مع استبعاد هؤلاء القادة الذين "ينقلون العصا فقط" من السلسلة. إذا كان هناك منفذ ، مسؤولمن أجل تنفيذ الأمر برمته ، يطلق عليه "المنفذ المسؤول".

على سبيل المثال ، عندما يتم تنظيم الموعد النهائي لتنفيذ أمر ما من خلال وثيقة تنظيمية خارجية ، فإننا نعطيها القانون الاتحاديرقم 59-FZ "بشأن إجراءات النظر في طلبات المواطنين في الاتحاد الروسي". وفقًا لهذه الوثيقة ، الحد الأقصى لوقت المعالجة طلب خطيمواطن من الاتحاد الروسي هو 30 يومًا ، ويبدأ النظر فيه من لحظة تسجيل مثل هذه الوثيقة (يخصص القانون 3 أيام لهذا الإجراء من لحظة استلام الطلب).

إذا كان المواطن ، على سبيل المثال ، يحتاج إلى مساعدة من سلطة ما حكومة محليةفي ممارسة حقوقهم ، غالبًا ما تتجاوز الفترة الزمنية المطلوبة شهرًا واحدًا. في مثل هذه الحالة ، يتم إرسال رد مكتوب لمقدم الطلب في غضون شهر ، والذي لا يحل مشكلته بشأن الأسس الموضوعية ، ولكنه يصف بوضوح الإجراء الخاص بالمساعدة الإضافية للسلطة. في نفس هيئة السلطة ، يجب وضع التعليمات التي تم تشكيلها على أساس النظر في مثل هذه الشكوى تحت مراقبة العمل مع تقرير منتظم حول تطور الوضع إلى القائد - مؤلف التعليمات.

غالبًا ما يحدث أن يتعامل المواطنون مع نداءاتهم بشكل غير صحيح. ومن ثم لا يعتبرها المرسل إليه ، بل يحيلها إلى الجهة أو المسؤول الذي يتولى اختصاصه هذا السؤال. ينص القانون على ذلك في غضون 7 أيام من تاريخ تسجيل الاستئناف. في هذه الحالة ، يتم إخطار المواطن بإعادة التوجيه. وبالمناسبة ، يحظر القانون صراحةً إحالة الشكاوى للنظر فيها إلى تلك الهيئة أو ذلك المسؤول الذي يتم استئناف قراره أو تصرفه (التقاعس).

طلب إجراء مراقبة التنفيذ

الآن ، بعد الحصول على المعلومات الأساسية حول إعداد التعليمات ، من الضروري التفكير بالتفصيل في الإجراء ذاته لمراقبة تنفيذ التعليمات.

لاحظ ذلك في شركة معينة العمل للتحكم في تنفيذ التعليمات يمكن القيام به:

• يدويًا باستخدام ملف بطاقات التسجيل والتحكم (RCC) ؛
• في نظام إدارة المستندات الإلكترونية ، حيث يظل تكوين المعلومات المسجلة في "البطاقات الإلكترونية" كما هو ، ولكن يتم تنفيذ العديد من العمليات لإخطار فناني الأداء وإنشاء تقارير عن أداء الانضباط تلقائيًا ؛
• لا يزال هناك خيار وسيط ، عند استخدام إمكانيات MS Excel لتسهيل العمل - يتم وصف الإرشادات الموضوعة تحت السيطرة في شكل جدول ، حيث يمكنك بعد ذلك تصفية المعلومات حسب المنفذين ، والمواعيد النهائية ، وما إلى ذلك. انظر المثال 3.

في مرحلة "السيطرة" يقوم موظف المكتب بتسجيل الأمر. إذا كان موجودًا في المستند ، فسيتم وضع بصمة ختم "K" أو "التحكم" عليه ، أو تم كتابة نفس الشيء بقلم لامع ، فمن الممكن أيضًا نقل المستند ببساطة إلى مجلد التحكم تعليمات.

يتلقى المقاول أمرًا، يجب أن يتعرف عليه ، وقبل انتهاء المهلة المحددة في الطلب ، أكمل المهام المحددة فيه. إذا احتاج المؤدي إلى نقل العمل الذي يتعين القيام به من قبل موظفين آخرين تابعين له ، فإنه يقوم بإنشاء أوامر من مستوى أدنى ، كما ناقشنا سابقًا.

إذا أدرك المؤدي أن الموعد النهائي لا يتوافق مع القدرة على إكمال المهام المحددة في الوقت المحدد ، فإنه يطلب من المدير الذي أصدر الأمر تأجيل تاريخ التنفيذ. في حالة أخرى ، إذا كان المقاول على علم بأن تنفيذ الأمر خارج نطاق اختصاصه ونطاق مسؤوليته ، فيجوز له التقدم بطلب لإلغاء الأمر كليًا أو جزئيًا.

إذا قرر المدير تأجيل المهمة أو إلغاؤها ، فإنه يبلغ الشخص المسؤول عن التحكم في الوقت بهذا الأمر. في أي حال ، يجب تقديم طلبات المقاول لتأجيل المهمة أو إلغائها إلى المدير قبل تاريخ انتهاء الموعد النهائي للمهمة.

"مراقبة تنفيذ الأوامر بشأن الأسس الموضوعية"عادة ، يتم إشراك الموظف الذي يتمتع بالكفاءة الكافية لتقييم أهمية النتيجة المحققة لتنفيذ المهمة المحددة في المهمة. يمكن أن يبدأ هذا التحكم من قبل شخص مختص عند استلام تقرير الأداء ويمكن استكماله إما بالانسحاب من السيطرة أو العودة للمراجعة.

يتم تنفيذ إجراء "الإزالة من السيطرة" على الأمر من قبل الموظف الذي أشرف على تنفيذ الأمر بناءً على الأسس الموضوعية ، وكذلك في حالة استيفاء المدير لطلب إزالة الأمر بالكامل.

كجزء من المرحلة "مراقبة التنفيذ في الموعد المحدد"يتحكم الموظف المخصص في توقيت تنفيذ جميع الطلبات النشطة ، أي الطلبات المستمرة (إذا تم تنفيذ هذا العمل في مؤسسة يدويًا أو باستخدام MS Excel ، فعادة ما يتم ذلك بواسطة سكرتير مؤلف الأمر أو الموظفين خدمات ما قبل المدرسة). في الوقت الحالي ، يمكن تنفيذ معظم هذا العمل عن طريق أنظمة إدارة المستندات الإلكترونية ، وإبلاغ المنفذين بالمواعيد النهائية لاستكمال تنفيذ التعليمات. الإعلام هو تحذير قاطع لجميع التعليمات التي لم يتم إزالتها من السيطرة (انظر المثال 4).

يتزايد العبء على المؤدي الفردي باستمرار ، ونتيجة لذلك ، يبدأ انضباط أداء الموظفين في الانخفاض بسبب النسيان الأولي. يتيح لك إبلاغ الموظفين الدوري ، على سبيل المثال ، أسبوعيًا ، أن تفهم بوضوح نطاق المهام التي يتعين إكمالها وتوجيه نفسك في توقيت إعداد التقارير.

ورقة المعلوماتيمكن أن تكون مختصرة (انظر المثال 4) أو أكثر اكتمالاً ، مع تكوين المعلومات المعروضة في الجدول من المثال 3. بالمناسبة ، إذا قمت في جدول MS Excel بتصفية الإرشادات لمنفذ معين مع وجود ملف فارغ علامة التنفيذ ، ثم عن طريق الطباعة نتيجة لذلك ، نحصل فقط على نسخة أخرى من ورقة المعلومات لفناني الأداء.

إذا تم إنشاء هذه الأوراق بواسطة EDMS ، فمن الملائم تضمين عمود في النموذج المجدول مع عدد الأيام المتبقية حتى نهاية تاريخ الاستحقاق. يعد ترتيب الطلبات حسب تاريخ انتهاء الصلاحية مناسبًا جدًا أيضًا - وهذا يسمح للقائم بالأداء بالتنقل بشكل أسرع وإدارة وقت العمل الخاص به بشكل أكثر كفاءة.

الإبلاغ عن انضباط الأداء

تمارس بعض المنظمات الإبلاغ المؤقت لفناني الأداء. إذا كان من الضروري مراقبة تقدم تنفيذ التعليمات ذات الأهمية الخاصة بانتظام ، فإن مؤلفيها يضيفون إلى نص معلومات التعليمات حول الحاجة إلى التقارير الدورية ، على سبيل المثال ، الأسبوعية ، والتي يجب توفيرها طوال فترة التنفيذ بأكملها. عادة ما يتم إعداد تقرير أداء مؤقت على أساس عشوائي. جاري الكتابةأو في شكل تقرير. يمكن إعداد هذه التقارير من قبل:

• المؤدي نفسه أو
• سكرتير مرؤوس ،
• موظف مسؤول عن انضباط الأداء في الشركة.

لرصد مستوى انضباط الأداء في المنظمة ، بشكل دوري أو بناءً على طلب الإدارة ، يتم إعداد عدة أنواع من التقارير التي قد تتعلق بانضباط الأداء:

• مسؤول تنفيذي فردي
• قسم معين أو
• المنظمة ككل ؛
• تعليمات صادرة عن قائد معين ، إلخ.

للإدارة في شكل ملخص إحصائي ، يتم تلخيص المعلوماتحول التعليمات التي تم تسليمها وتنفيذها ونقلها إلى فترة إبلاغ أخرى. لتمكين المزيد الإدارة الفعالةانضباط الأداء نماذج مختلفةالتقارير. يتم عرض خيارات نماذج التقارير في المثال 5 وفي رأي E. Kameneva في الصفحات 40-41.

نظرًا لأن هذه التقارير يتم إعدادها لكل من المنظمة ككل ولأقسامها على وجه الخصوص ، فهذه فقط المسؤولينالذي يعطي القائد تعليماته مباشرة. على سبيل المثال ، ل المدير التنفيذيسيكون هؤلاء هم نوابه ورؤساء الأنشطة ، بينما بالنسبة لرئيس القسم سيكون هؤلاء رؤساء الأقسام وربما القطاعات.

حتى إذا لم يكن لدى المؤسسة أتمتة كاملة لسير العمل من خلال EDMS ، فإن مثل هذا المستند مناسب تمامًا للترجمة والصيانة في نظام جداول البيانات Microsoft Excel أو OpenOffice.org Calc. تتمتع هذه الأنظمة بواجهة ووظائف متشابهة إلى حد كبير ، ويمكنها المساعدة في أتمتة المحاسبة وإنشاء التقارير في شركة صغيرة ومتوسطة الحجم. الشيء الرئيسي هو أن تعرف بوضوح ما تحتاجه بالضبط للحصول على الإخراج.

رأي

تقرير عن تنفيذ أوامر المراقبة
رئيس المنظمة

تصغير العرض

إيكاترينا كامينيفا ، كبير الخبراء المتخصصين في شركة Electronic Office Systems:

يمكنني أن أوصي بالشكل التالي من التقارير حول انضباط الأداء. يعرض بوضوح البيانات لكل من المؤدين الفرديين والإدارات والمؤسسة ككل ، كما أنه من المفيد جدًا تفصيل المعلومات حول المهام المكتملة مع انتهاك الموعد النهائي ولم تكتمل.

درسنا مسائل وضع الأوامر وإزالتها من السيطرة ، وكذلك منهجية تنفيذ التعليمات والإبلاغ عن مراقبة تنفيذها. ستساعد نماذج الإدارة التوجيهية المقترحة في المقالة في جعل إدارة المنظمة أكثر وضوحًا وشفافية.

ماجستير سوشكوفامساعد المدير العام لشركة ZAO Ryazan لتكرير النفط (التابعة لشركة OAO NK-Rosneft)
ونُشر المقال في مجلة "السكرتير المرجعي" العدد 5 2015

في العديد من المنظمات ، يعد عدم تنفيذ التعليمات وعدم التحكم في تنفيذها في الوقت المناسب مشكلة ، ما يسمى بـ. "عنق الزجاجة" (من اللغة الإنجليزية. عنق الزجاجة- عنق الزجاجة) ، أي عقبة خطيرة تؤدي إلى إبطاء العمليات التجارية للشركة بشكل كبير. هنا ، يعتمد الكثير على المساعد! ومع ذلك ، ليس كل شيء واضحًا كما يبدو للوهلة الأولى. غالبًا ما نواجه مواقف عندما مرض مساعد لا غنى عنه فجأة أو ذهب في إجازة أو ذهب في رحلة عمل لبعض الوقت ، وأثناء غيابه ... توقف العمل ، ولم يتم تحديد المهام ، ولم يتم الالتزام بالمواعيد النهائية ، وكان المسؤولون غير معروفين. كقاعدة عامة ، لا يتحدث هذا كثيرًا عن حتمية الموظف ، ولكن عن عدم وجود نظام. لذا ، فإن مهمة المساعد هي بناء نظام مراقبة تنفيذ التعليمات بالضبط. والنظام ، كما تعلم ، قادر إلى حد كبير على الحفاظ على أدائه من تلقاء نفسه. ولا يمكنك فعل ذلك بمفردك! لكن دعونا نتعامل مع كل شيء بالترتيب.

التحكم وأنواعه

الفيل ، كما يقولون ، يجب أن يؤكل على أجزاء. ودعنا نبدأ بالمصطلحات.

مراقبةهي مقارنة الخطة بالحالة الفعلية للأمور. يكشف التحكم حتى عن الانحرافات الصغيرة عن النتائج والإجراءات المخططة للأشخاص ويجعل من الممكن تغيير الوضع.

هناك أنواع التحكم التالية:

1. تمهيدية. يتم تنفيذه من قبل الرئيس قبل البدء الفعلي للعمل نيابة عنهم. يتم استخدام التحكم الأولي مع مراعاة الموارد البشرية والمادية والمالية ، أي قبل إصدار أمر العمل ، يجب على المدير التأكد من أن المؤدي لديه الموارد اللازمة لتنفيذه.

2. المفاهيمية (واردة).تستخدم للتوضيح:

• هل يعرف المؤدي أن لديه مهمة ؛
• كيف فهم الشخص الذي سيحلها المهمة ؛
• بالضبط كيف سيفعل ذلك.

يتم تنفيذ هذا النوع من التحكم بواسطة مساعد الرأس ، وبعد إجراء المهمة مباشرة. الهدف هو التحقق من فهم المؤدي لجوهر المهمة والوقت المناسب لتنفيذه. في هذه المرحلة ، تتمثل مهمة المساعد في لفت انتباه المؤدي إلى وجود المهمة والمواعيد النهائية وأولوية المهمة ، للتأكد من قبول المهمة للعمل. في الوقت نفسه ، يحتاج المساعد إلى "إبراز" المهام العاجلة والمهمة (تذكر مصفوفة أيزنهاور) ، على سبيل المثال ، على النحو التالي: "يرجى الانتباه إلى حقيقة أن هذه المهمة مهمة وعاجلة!" ستساعد هذه العبارة السحرية ، التي تُلفظ في الوقت المحدد ، على تجنب الكثير من سوء الفهم وضياع الوقت الذي لا يغتفر - من غير المقبول ترك عملية ترتيب المهام حسب الأولويات تأخذ مجراها ، لأن رأي فناني الأداء لا يتطابق دائمًا مع الرأي من المدير. تذكر أن ما هو واضح بالنسبة لك قد لا يكون كذلك للآخرين.

3. الحالي (مؤقت ، عملية التحكم).الهدف هو تقييم عملية النشاط الحالية: كيف يتم العمل ، ما تم إنجازه بالفعل ، ما هي الصعوبات التي نشأت. يتم تنفيذ هذا النوع من التحكم بواسطة المساعد عندما يكون العمل قيد التقدم بالفعل ، لكن الموعد النهائي لتنفيذ المهمة لم يحن بعد. تتمثل مهمة التحكم في تحديد الانحرافات التي تحدث أثناء العمل في الوقت المناسب ، لإبلاغ المدير عنها من أجل التعديل المحتمل للمعايير المحددة. يعتمد التحكم الحالي على التعليقات.

4. نهائي (نهائي ، نتيجة مراقبة).يتم استخدامه لتقييم ما إذا كان الهدف قد تحقق في تاريخ معين.

تتم مقارنة النتائج الفعلية التي تم الحصول عليها مع تلك المحددة سابقا. على الرغم من أن الوقت قد فات للتدخل في العمل في هذه المرحلة ، فإن هذه الرقابة ضرورية. يظهر النتائج التي حققها فناني الأداء ، ويكشف عن الإغفالات وأوجه القصور في العمل. يساعد على تعلم الدروس للمستقبل. كقاعدة عامة ، في هذه المرحلة ، يعمل القائد والمساعد معًا ، لأن. قد لا تكون مؤهلات المساعد كافية لتحديد اكتمال وصحة تنفيذ المهمة.

ماذا وكيف تتحكم

يعتمد توزيع المسؤولية لضمان السيطرة في المجالات الرئيسية على حجم المنظمة:

تحت السيطرة	حجم الشركة	مسؤوللضمان السيطرة
القواعد والمتطلبات القانونية	ما يصل إلى 100 فرد ما يصل إلى 500 فرد أكثر من 500 شخص	رئيس المنظمة محامي ومحاسب خدمات قانونية، محاسبة الخدمة القانونية ورؤساء التوجيهات
أوامر القائد	ما يصل إلى 100 فرد ما يصل إلى 500 فرد أكثر من 500 شخص	رئيس المنظمة سكرتير رئيس مساعد مدير مساعد ورؤساء التوجيهات
متطلبات الوثائق التنظيمية المحلية	ما يصل إلى 100 فرد ما يصل إلى 500 فرد أكثر من 500 شخص	رئيس المنظمة سكرتير رئيس مساعد مدير خط قادة الأعمال
أوامر منفصلة للرأس	ما يصل إلى 500 فرد أكثر من 500 شخص	رئيس المنظمة سكرتير رئيس مساعد مدير
الطلبات الواردة من مركز الشركة	حتى 1500 فرد ما يصل إلى 2500 فرد أكثر من 2500 شخص	مساعد مدير مدير مساعد وسكرتارية إدارة حالة

"التحكم" و "المراقبة" شيئان مختلفان!
لفهم ماذا في النهاية ، يجب أن تنتبه إلى مصطلح آخر غالبًا ما يوجد في الإدارة الحديثة - "المراقبة". غالبًا في الأدبيات ، يتم استخدام مفهومي "التحكم" و "المراقبة" على أنهما متطابقان ، لكنهما شيئان مختلفان تمامًا! لتطبيق نهج منظم لإدارة تنفيذ التعليمات ، يجب فهم هذا الاختلاف. اذا كان يراقبهي مراقبة معلمات الكائن مع تحديد وحفظ البيانات ، إذن مراقبةهي ملاحظة إلزامية تأثير على الكائنفي حالة خروج قيم المعلمات عن النطاق. فيما يتعلق بالمهام ، هذا يعني أنه يجب أن يكون لدى المساعد أداة مراقبة ، أي الاحتفاظ بقاعدة بيانات معينة حيث يقوم بإصلاح الطلبات والمواعيد النهائية والأشخاص المسؤولين وحالة التنفيذ (مكتمل / غير مكتمل). ومع ذلك ، من أجل البناء نظام فعالالسيطرة ليست كافية فقط للاحتفاظ بالإحصاءات - السيطرة تعني الإدارة النشطة للموقف والتكيف والتأثير ، أي التأثير الواعي الهادف من أجل تحقيق ديناميكيات إيجابية في أداء الانضباط.

كيف يتم التأكد من تنفيذ الأوامر؟

من أجل الوفاء بالتعليمات ، من الضروري اتباع نهج متكامل لحل هذه المشكلة. سيعمل نظام مراقبة تنفيذ الأوامر وفقًا للمبادئ التالية:

1) أولوية عالية من الإدارة.يجب على المدير إثبات أن التقيد الصارم بتعليماته أمر مهم بالنسبة له وللشركة.

2) مناقشة مشتركة لمقاربات حل المشكلة.من أجل مراعاة جميع المخاطر والنظر في المسألة بشكل شامل ، من الضروري إشراك جميع المشاركين في العملية في المناقشة - كل من المدير الذي يعطي التعليمات والمساعد الذي يسيطر عليها ، والمديرين الذين سيكونون مسؤولين بشكل مباشر للإعدام. يجب أن تتعلق الاتفاقيات في المقام الأول بأساليب الحصول على معلومات حول التعليمات والمواعيد النهائية ، وشكل تقرير الأداء ، وإجراءات تأجيل المواعيد النهائية ، وأساليب المكافأة أو المعاقبة في حالة عدم تنفيذ التعليمات. يجب على المدير أيضًا إبلاغ المرؤوسين بصلاحيات المساعد فيما يتعلق بمراقبة تنفيذ التعليمات (إذا كنت شخص جديدفي الفريق ولم تتمكن بعد من كسب المصداقية ، اسأل قائدك عن ذلك بنفسك).

3) إبلاغ جميع العاملين في الشركة بتنفيذ نظام لمراقبة تنفيذ الأوامر.من الضروري ضمان شفافية النهج ، أي يجب إضفاء الطابع الرسمي على القواعد في الوثيقة التنظيمية المحلية للشركة.

4) الاتساق والانتظام.سيزداد الانضباط في الأداء إذا كان الموظفون على يقين من أن كل مهمة مسجلة ، وأن كل مهمة يجب أن تُحسب ، ولن يُفوت أي منها أو يُنسى ، وستتبع العقوبة حتمًا لعدم تنفيذ تعليمات الإدارة. (على الفور ، يجدر النظر في إجراءات الإبلاغ ، لأن التعليمات قد لا تكون مجدية مسبقًا أو لها أسباب وجيهة لعدم استكمالها في الوقت المحدد. يجب النظر في كل حالة على حدة.)

أنت تقول تبدو وكأنها مهمة. هذا هو الحال جزئيًا. ما هو دور المساعد؟ المساعد هو بالضبط نفس الموظف في الشركة الذي يجب أن يخبر المدير أن المشكلة موجودة ، وأنها تنطوي على مخاطر محددة ، وأنك تحاول الحفاظ على "يدك على النبض" (وحتى الآن يرجع ذلك إلى حد كبير إلى شخصيتك الصفات) ، لكن نظام النقص سيشعر نفسه عاجلاً أم آجلاً ويقلقك.

الشيء الرئيسي - لا تنس أن تقول أن لديك اقتراحًا محددًا حول كيفية تنظيم نظام تحكم (أي ، لا ينبغي أن تكون مشكلة يتم تقديمها على طبق من الفضة فحسب ، بل مشكلة وحلول).

حتى لو كنت موظف جديدالشركة ، لا تخف من الاتصال بالرئيس باقتراح مماثل. إذا لم يحدث شيء مميت حتى الآن في شركتك بسبب طلب غير مستوف / متأخر / غير محسوب ، فلن يترك مديرك اقتراحك يمر دون أن يلاحظه أحد. ربما ، في الشركة بأكملها ، لم يعد هناك شخص مهتم بحل هذه المشكلة.

أهمية الاتصال الفعال

لنفترض أن اقتراحك مقبول: حدد المدير أهمية المهمة ، وأعلن عن دورك في هذه العملية ، ووافق على المستوى المحلي وثيقة معياريةتنظيم العملية ، يتم إبلاغ جميع موظفي الشركة. ماذا بعد؟ الوثيقة المنشورة معرضة لخطر البقاء قطعة من الورق بلا روح إذا استسلمت في هذه المرحلة. كيف تجعل كل شيء يعمل؟

تكمن الإجابة بشكل أساسي في مهارات الاتصال الفعال للمساعد. نعم ، هذه هي العبارة نفسها التي نراها كثيرًا في السير الذاتية للمناصب الإدارية. وجود مثل هذه المهارات أمر حيوي للمساعد. بالمعنى الضيق ، فيما يتعلق بالتحكم في تنفيذ التعليمات ، فإن الاتصال الفعال هو وسيلة النقل التشغيليالمعلومات دون تشويه وتلقي ردود الفعل على الفهم الصحيح "للرسالة".

تم بناء التواصل الفعال:

فعالة أم غير فعالة؟

• التواصل غير الفعال هو الجدال مع الآخرين لحماية أهدافك وخططك. هذا يعني أن هناك رابحين وخاسرين. هذا النمط من "الاتصال" قاطع: هناك "صواب" و "خطأ" و "انتصار" و "هزيمة" و "جيد" و "سيئ" ، دون مراعاة الحالات الوسيطة. لا يوجد سوى رأي واحد صحيح ، لذلك يمكننا إهمال آراء وخبرات الأشخاص القادرين على إثراء معرفتنا بالعالم وتشكيل صورة كاملة. بدلاً من ذلك ، ندافع باستمرار عن وجهات نظرنا الضيقة. يعتبر التوقف المؤقت في النزاع نجاحًا ، عندما يتراجع المدافع مؤقتًا. نتيجة لذلك ، تؤدي الخلافات إلى المقاومة وفقدان فعالية الفريق وحتى التخريب حتى يتم إنشاء توازن القوة والاحترام.
• ويهدف التواصل الفعال بدوره إلى فهم آراء ومشاعر وآراء الآخرين. عندما يستمع الطرفان إلى بعضهما البعض ، يفوز كلاهما. يصبح التفاهم والاحترام المتبادلين أساس التعاون والترابط والولاء. يتحقق النجاح إذا قال كل جانب: "نعم ، هذا ما قصدته. هل تفهمنى".

التواصل الفعال ، بالطبع ، ضروري للتنفيذ الناجح لأهداف المنظمة. غالبًا ما تتسبب الرسائل المشوهة والمفسرة بشكل خاطئ في هزيمة الشركات الكبيرة والجيوش والشعوب.

تسمح مهارات الاتصال الفعال للأضداد بالتعايش - وهي أعلى قدرة على فهم وجهة نظر مختلفة وإيجاد حل وسط. لماذا نتجادل حول من هو على حق ومن هو على خطأ؟ الهدف من التواصل الفعال هو بناء والحفاظ على علاقات عمل متبادلة المنفعة وبالتالي دائمة.

في سياق مراقبة تنفيذ التعليمات ، يجب على المساعد إظهار مهارات الاتصال الفعالتعليمات في جميع مراحل "الرحلة":

1) الاتصال بالمدير في طلب المهام.تتمثل مهمة المساعد في إصلاح الترتيب بشكل صحيح ، ومحاولة الالتزام بأي مخطط محدد لتحديد الأهداف ، على سبيل المثال ، SMART. سيسمح هذا للمرؤوسين بفهم ما هو مطلوب منهم. يجب أن تكون صياغة الأمر واضحة ، في شكل شفهي (أجب على السؤال: ماذا تفعل؟) ، يجب أن يكون للأمر موعد نهائي محدد ، ويجب تحديد منفذ مسؤول لكل أمر.

بعد تسجيل الطلب بشكل صحيح ، يجب على المساعد التأكد من عدم وجود أخطاء ، وتقديم النسخة النهائية من البروتوكول أو سجل الطلبات إلى المدير للموافقة عليها ، أو طرح سؤال شفهيًا مرة أخرى: "هل فهمتك بشكل صحيح؟ إيفانوف الأول. يجب وضع جدول زمني لتنفيذ المشروع وتقديمه للموافقة عليه بحلول 11 مايو 2015؟ "

ما هو سمارت؟

ذكيهو اختصار ذاكري يستخدم في الإدارة وإدارة المشاريع لتحديد الأهداف وتحديد الأهداف.
الهدف أو الهدف المحدد وفقًا لمعايير SMART له الخصائص التالية:
س- محدد (محدد) - واضح ، دقيق ، موصوف بوضوح ؛
م- قابل للقياس (قابل للقياس) - وضع مؤشرات للنتيجة ، يمكن من خلالها فهم أن الهدف قد تحقق. يمكن أن تكون كمية ونوعية. بدون هذه المعايير ، يكاد يكون من المستحيل تقييم أداء المهمة ؛
أ- قابل للتحقيق (قابل للتحقيق) - واقعي ، ولكنه يتطلب بعض الجهد ، والذي يعمل كعامل تحفيز إضافي ؛
ص- ذات صلة (ذات صلة) - تتزامن مع الأهداف الأوسع للإدارة أو المنظمة ؛
تي- محددة زمنيا (محدودة بوقت) - يجب تحديدها المواعيد النهائيةتحقيق الهدف.

2) التفاعل مع فناني الأداء عند تحويل الأوامر إلى العمل.تتمثل المهمة الرئيسية في هذه المرحلة في التأكد من إبلاغ المقاول بالمهمة وقبولها للعمل. إذا كانت المنظمة صغيرة ، يقوم المساعد أو السكرتير بالاتصال بفناني الأداء مباشرة عن طريق البريد الإلكتروني أو الهاتف. في المنظمات الكبيرةمن الصعب إجراء مثل هذا التفاعل ، لذلك ينقل المساعد الأمر ويتفاعل مباشرة مع نواب رئيس المنظمة ، وعند نقل الأوامر ، ينطبق المبدأ المتتالي ، على سبيل المثال: ههمدير القسمهرئيس القسمهالمنفذ المباشر.

3) يتم نقل المعلومات حول تنفيذ الأمر عن طريق المسار العكسي: مساعد المدير العامبنائب المدير العامبمدير القسمبرئيس القسمبالمؤدي المباشر.

يلعب المساعد دور الوسيط في نقل المعلومات حول الأمر. في الوقت نفسه ، لتقليل وقت نقل البيانات ، من المستحسن أن يقوم المساعد بتوفير استخدام مصدر المعلومات، والذي يسمح لك بنشر معلومات موجزة حول الطلبات في المجال العام ، على سبيل المثال ، على بوابة الشركة الداخلية للمؤسسة ، حيث يمكن لأي موظف عبر الإنترنت الاطلاع على الطلبات التي لديه وإرسال التعليقات إلى المساعد.

4) عند تنفيذ التحكم الوسيط ، من الضروري توضيح التوقعات من المقاول:سواء كان ذلك في الوقت المحدد أو أثناء التنفيذ ، فقد تبين أن حجم العمل أكبر مما كان متوقعًا في السابق ، أو أن موارد المقاول ليست كافية وأنه من الضروري إشراك موظفين من الانقسامات الهيكلية، لان تبين أن المهمة متعددة الوظائف. يجب أن يحافظ المساعد على حوار بناء مستمر مع المدير / المنفذ المسؤول للحصول على معلومات سريعة وموثوقة حول تقدم التنفيذ ، وفي حالة حدوث مشاكل خطيرة ، أبلغ المدير بذلك ، بينما لا يزال من الممكن تصحيح شيء ما. في الوقت نفسه ، لا يجب أن تذهب بعيدًا وأن تصبح متطفلًا ، وتتدخل مع المؤدي وتشتت انتباهه حول تفاهات. يجب على جميع المشاركين في العملية أن يفهموا بوضوح أنهم قد فعلوا ذلك أهداف مشتركةواحترام عمل بعضنا البعض. للقيام بذلك ، وافق على تنسيق اتصال مقبول.

5) عند استلام معلومات حول تنفيذ الأمر ، يقوم المساعد مع المدير بتقييم اكتمال البيانات المقدمة واتخاذ قرار بشأن قبول الطلب أو إعادته للمراجعة. ا قراريجب على المساعد إخطار المؤدي.

6) عند إنشاء التقارير التحليلية.المحاسبة الصارمة تعني التقارير والتحليلات المنتظمة بناءً على البيانات الإحصائية. مع تكرار معين ، على سبيل المثال ، مرة واحدة في الشهر ، يجب على المساعد تحليل البيانات الإحصائية المتراكمة حول المهام وإنشاء تقرير عن نظام الأداء (الشكل 1). قد يحتوي هذا التقرير على معلومات حول عدد التعليمات التي تم تقديمها إجمالاً ، وكم منها تم إكمالها في الوقت المحدد / متأخر / لم يكتمل ، وما هي الوحدات القيادية ، وأي منها مناهض للقادة من حيث تنفيذ التعليمات في الوقت المناسب من الرأس. يمكن للمدير التصرف في هذه المعلومات حسب تقديره. ومع ذلك ، فمن المستحسن أن تكون طريقة المكافآت والعقوبات متوقعة وموحدة للجميع.

أرز. واحد.

أدوات مرتجلة في ترسانة المساعد

هناك عدد كبير جدًا من هذه الأدوات ، في حين أنه من المهم مراعاة المبدأ الأساسي - يجب أن تتحقق جميع تعليمات الرأس ، وأن يتم إدخالها في مستودع واحدحيث يمكن مراقبة تنفيذ التعليمات بانتظام وفقًا لأولويتها.

التنفيذ التقني المثالي هو مايكروسوفت أوتلوك، لان يحتوي على آليات تكوين مرنة لما يسمى ب. "طرق عرض مخصصة". بالإضافة إلى طرق العرض القياسية "حسب المؤدين" ، "حسب الفئات" ، "حسب المواعيد النهائية" ، يمكنك تكوين أي طرق أخرى - "حسب المصانع" ، "حسب اللجان" ، "المهام المتأخرة فقط ، الموعد النهائي الذي انتهى من 5 إلى قبل 20 يومًا "وما إلى ذلك. وبمجرد تكوينه ، يصبح العرض متاحًا في المستقبل بنقرة واحدة على الماوس. لن نتطرق إلى هذا بالتفصيل ، لأن. تم بالفعل تخصيص سلسلة من المقالات لهذه الأداة.

في بعض الأحيان يتم تكوين مثل هذا النظام على أساس أنظمة إدارة المستندات الإلكترونية، على سبيل المثال Lotus Notes أو Documentum أو Directum ، حيث يتم تسجيل المعلومات الأساسية حول الطلب في بطاقة التسجيل والتحكم (RCC). ومع ذلك ، يعد EDMS برنامجًا مكلفًا لا تستطيع جميع المنظمات تحمله.

واحدة من أكثر الأدوات تنوعًا ويمكن الوصول إليها لمراقبة تنفيذ التعليمات هي مايكروسوفت تتفوق. يمكن استخدام هذا البرنامج بالإضافة إلى البرامج الحالية إذا كنت تعمل في شركة كبيرة وكأداة مستقلة. جمالها أن على أساس هذا حل تقنيثستطيع ان تخلق قاعدة واحدةبيانات عن التعليمات مع إعدادات مرنة للحقول والفلاتر حسب تقديرك. يمكن نشر مثل هذا السجل الموحد للتعليمات على الملأ ، ويمكن لكل موظف توضيح الصياغة والمواعيد النهائية وتتبع حالة تعليماتهم. يجب تكوينها أولا حقوق محدودةلتحرير الملف لتجنب التلف العرضي أو حذف البيانات.

في MS Excel ، لا يمكنك فقط إدخال التعليمات يدويًا ، كما في حالة التعليمات الشفهية من الرأس ، ولكن يمكنك أيضًا تحميل التعليمات من EDMS (إذا كانت هذه تعليمات من بروتوكولات أو تعليمات قادمة من الخارج ، على سبيل المثال ، طلبات من السلطات التنظيمية أو السلطات سلطة الدولةأو مركز الشركة).

من خلال تخصيص الحقول بطريقة معينة ، يمكنك تعيين لون الترميزفي عمود "حالة تنفيذ الطلب". على سبيل المثال ، الطلب الذي لم تنته صلاحيته بعد سيتم تمييزه تلقائيًا باللون الأزرق ؛ يتم تنفيذ التعليمات في الوقت المحدد باللون الأخضر (لهذا ، يجب أن تتطابق التواريخ الموجودة في الحقل "تاريخ استحقاق التنفيذ" و "التنفيذ الفعلي") ؛ سيتم عرض التعليمات التي انتهى أجلها الموعد النهائي للتنفيذ ، ولكن لم يتم استلام علامة الاستلام لتقرير التنفيذ ، تلقائيًا على أنها لم يتم تنفيذها ويتم تمييزها باللون الأحمر.

إنشاء سجل الطلبات في MS Excel

يتم تكوين الحقول الموجودة في التسجيل عن طريق كتابة ماكرو. لمثل هذا الضبط الدقيق ، من الأفضل إشراك متخصص في تكنولوجيا المعلومات.

إذا لم يكن هناك متخصص في تكنولوجيا المعلومات ، ولم تكن لديك مهارات البرمجة ، فيمكنك استخدام طريقة أخرى أبسط وبأسعار معقولة.

يمكنك تخصيص خلايا الجدول بنفسك باستخدام ميزات التنسيق الشرطي.

لتعيين تعبئة الخلية ، حدد الخلية في الجدول التي سنقوم بتعيين التنسيق لها (في حالتنا ، هذه هي الخلية جي10 ) ، في علامة التبويب الصفحة الرئيسية – تنسيق مشروط، في قائمة السياق المقترحة - إنشاء قاعدة(الصورة 2).

أرز. 3

في شريط الصيغة بمربع الحوار تحت الاسم ، يجب تحديد قاعدة ستُعتبر صحيحة (الشكل 4).

أرز. أربعة.

بالنسبة إلى السجل الخاص بنا ، سيكون من الضروري تكوين أربع قواعد بشكل تسلسلي لنفس الخلية جي10 ، ثم "تمديد" إجراءهم ليشمل العمود بأكمله جي.

• للإشارة إلى أمر لم يتم الوفاء به ، قم بإعداد القاعدة 1.في مربع الحوار أنشئ قاعدة تنسيقباستخدام المفتاح شكلاختر لون تعبئة. ستكون القاعدة الأولى حمراء.

بعد ذلك ، أدخل الوصف التالي للقاعدة في شريط الصيغة: = إذا (F10>0; F10<СЕГОДНЯ();"") (الشكل 5). وهذا يعني أنه بشرط أن تكون الخلية F10 يشار إلى تاريخ الاستحقاق وقد انتهت صلاحيته بالفعل ، ستتحول الخلية إلى اللون الأحمر تلقائيًا.

أرز. 5.

اضغط على المفتاح نعم.

• للإشارة إلى واجب قيد التقدم ، قم بإعداد القاعدة 2.نكرر تسلسل الإجراءات الموضحة أعلاه: حدد خلية جي10 ، اذهب إلى تنسيق مشروط، يختار إنشاء قاعدةو استخدم صيغة لتحديد الخلايا المراد تنسيقها.

في مربع الحوار المألوف بالفعل أنشئ قاعدة تنسيقباستخدام المفتاح شكلاختر لون تعبئة مختلف. القاعدة الثانية سوف تتوافق مع اللون الأزرق.

= IF (F10> 0؛ F10> TODAY ()؛ ""). هذا يعني أنه إذا كانت الخلية F10 يشار إلى تاريخ الاستحقاق ولم يصل بعد ، يتم تلقائيًا تلوين الخلية باللون الأزرق.

اضغط على المفتاح اإلى.

• لتعيين مهمة اكتملت في الوقت المحدد ، قم بإعداد القاعدة 3.مرة أخرى نكرر تسلسل الإجراءات الموضحة أعلاه ، هذه المرة فقط في مربع الحوار أنشئ قاعدة تنسيقباستخدام المفتاح شكلحدد لون التعبئة الأخضر للإشارة إلى أن الطلب قد اكتمل بدقة في الوقت المحدد أو قبل الموعد المحدد.

أدخل وصف القاعدة في شريط الصيغة: = IF (F10> 0، IF (F10<СЕГОДНЯ();ЕСЛИ(G10<=F10;G10>0;"");"");""). حتى إذا كانت الخلية F10 جي10 يشار إلى الموعد النهائي للتنفيذ الفعلي ، والذي يتزامن مع الموعد النهائي F10 أو تسبقها الخلية جي10 سوف يتحول إلى اللون الأخضر تلقائيًا.

اضغط على المفتاح اإلى.

• أخيرًا ، لتعيين مهمة اكتملت بعد الموعد النهائي المحدد ، قمنا بإعداد القاعدة 4.في مربع الحوار أنشئ قاعدة تنسيقباستخدام المفتاح شكلاختر لون تعبئة أصفر للإشارة إلى أن الأمر قد اكتمل متأخراً.

أدخل القاعدة التالية في شريط الصيغة: = IF (F10> 0، IF (F10<СЕГОДНЯ();G10>F10 ؛ "") ؛ "").هذا يعني أنه إذا كانت الخلية F10 يشار إلى الموعد النهائي للتنفيذ ، وفي الخلية جي10 يشار إلى تاريخ التنفيذ الفعلي ، وهو متأخر عن التاريخ F10 ، ثم الخلية جي10 سوف يتحول إلى اللون الأصفر تلقائيًا.

مرة واحدة في الخلية جي10 تم تكوين القواعد الأربع ، نقوم "بتمديد" الصيغة المعطاة أسفل العمود بأكمله جيوتعبئته بالتواريخ الفعلية لتنفيذ التعليمات. سيتم تلوين الخلايا تلقائيًا في اللوحة المحددة.

الخطوة التالية هي إعداد التصور، بمعنى آخر. الرسوم البيانية ، للحصول على تصور بصري أكثر للصورة وفقًا لنظام الأداء.

لبناء مخطط ، نحتاج إلى بيانات كمية ، أي عدد جميع التعليمات وكل نوع على حدة. لذلك ، مطلوب إعداد متوسط. يمكننا عرض البيانات الكمية في وسيلة الإيضاح ، حيث سيتم إدخالها تلقائيًا من جدولنا (يمكن وضع وسيلة الإيضاح على نفس الورقة ، على سبيل المثال ، أعلى الجدول).

لتجميع الإحصائيات ، تحتاج إلى ملء إحدى خلايا الجدول ، على سبيل المثال ، الخلية المجاورة ح10 ، بالطريقة الآتية:

1. حدد خلية ح10 ، في الجزء العلوي من شريط الصيغة ، انقر فوق الرمز fx إدراج وظيفة، حدد الفئة " منطقي», « إذا».

نكتب القاعدة التالية في السطر العلوي من الصيغ: = IF ($ F10> 0، IF ($ G10> 0، IF ($ G10<=$F10;"Выполнено";"Выполнено не в срок");ЕСЛИ($F10<СЕГОДНЯ();"Просрочено";"В работе"));"") (الشكل 6).

أرز. 6.

قم بتمديد القاعدة المحددة في الخلية ح10 ، أسفل العمود بأكمله ح(الشكل 7).

أرز. 7.

ثم العمود حيمكن أن تكون مخفية ، تاركة فقط معلومات التسجيل الضرورية مرئية.

• إعداد الأسطورة.من أجل الحصول على بيانات من عمود حدخلت إلى وسيلة الإيضاح وتم عرضها فيها بشكل كمي ، فأنت بحاجة إلى إعداد خلايا الأسطورة على النحو التالي:

1. عيّن القاعدة على الخلية جي3 : حدد هذه الخلية ، في شريط الصيغة ، انقر فوق الرمز fx إدراج وظيفة، حدد نوع الوظائف " إحصائية», « كونتيف».

2. ثم نكتب ما يلي في شريط الصيغة: = COUNTIF (H $ 10: H $ 19، F3)(الشكل 8).

أرز. ثمانية.

3. "تمدد" الصيغة من الخلية جي3 قبل جي6 على التوالى.

يمكنك أيضًا إعداد التصور وتحميل البيانات على الطلبات لفترة زمنية معينة في شكل مخطط.

• منإنشاء الرسم البياني.للقيام بذلك ، انتقل إلى علامة التبويب إدراجوحدد مخططًا ، مثل مخطط دائري ، بعد تحديد النطاق الخلايامن جي3 قبل جي6 (الشكل 9).

أرز. 9.

نقوم بإدخال المخطط ولون أجزاءه بألوان التعبئة التي اخترناها عن طريق تحديد المقطع واستدعاء قائمة السياق المناسبة بزر الفأرة الأيمن (كل شيء بديهي هناك). سجلنا جاهز (الشكل 10).

أرز. عشرة.

وأخيرا

من الصعب جدًا إنشاء نظام فعال لمراقبة تنفيذ الأوامر - من الضروري مراعاة العديد من الجوانب والميزات المختلفة التي قد تكون فريدة للمؤسسات المختلفة. ليس الأمر سهلاً ، لكن تذكر أن كل لغز له حل. عندما أواجه مهمة صعبة ، للوهلة الأولى ، ليس لها حل ، أتذكر دائمًا لغز ب.

"كيف تربط هذه النقاط التسع بأربعة أسطر دون رفع القلم عن الورقة؟

غالبًا لا يمكننا إيجاد حل لأن أذهاننا محاصرة في منطقة الرسم. لكن لم يقال في أي مكان أنه من المستحيل تجاوزه.

هل هناك حل:

أخلاقي: من أجل فهم النظام ، يجب على المرء ... الخروج منه.

توجد طرق عديدة لتنظيم نظام فعال لمراقبة تنفيذ التعليمات. الشيء الرئيسي هو العثور بالضبط على الشخص الذي يتناسب بشكل عضوي مع عمل شركتك وشركتك ، لتشعر بالمقياس في كل شيء وليس عبور الخط الذي يأتي بعده التحكم المفرط الجنوني.

القناة اللفظية هي الكلمات. غير اللفظي - التنغيم والنغمة والحجم وجرس الصوت والمظهر والإيماءات وتعبيرات الوجه.