Lors de l'embauche d'un nouvel employé, le responsable du personnel établit documents divers. L'un d'eux est une carte personnelle. À Code du travail il est peu probable que vous trouviez une mention de ce document, cependant, en vertu du décret n ° 1, les cartes personnelles doivent être conservées par toutes les entreprises et organisations, quelles que soient leur forme juridique et leur forme de propriété. La même résolution a unifié la forme de ce document - T-2, T-2 GS (MS). Aujourd'hui, nous vous dirons qui doit remplir une carte personnelle, quelles informations doivent y être saisies, si des informations doivent être encodées.
Base légale
Depuis longtemps, il n'y a aucun doute sur la nécessité de conserver une carte personnelle - cela est obligatoire en vertu du paragraphe 2 de la résolution n ° 1 et des règles de conservation et de stockage des cahiers de travail: à chaque entrée dans cahier de travail avec un relevé du travail effectué, transfert à un autre emploi permanent et licenciement, l'employeur est tenu d'informer son propriétaire contre signature dans sa carte personnelle (il répète l'inscription faite dans le livre de travail).
Une fiche personnelle est remplie par un agent du personnel pour les personnes embauchées sur la base :
- une ordonnance (instruction) d'embauche (formulaire T-1 ou T-1a) ;
- passeport ou autre pièce d'identité ;
- un livret de travail ou un document attestant l'ancienneté ;
— certificat d'assurance de l'assurance pension de l'État ;
- documents d'immatriculation militaire (pour les assujettis au service militaire et les personnes soumises à la conscription pour le service militaire) ;
- un document sur l'éducation, les qualifications ou la disponibilité connaissances particulières(lorsque vous postulez à un emploi nécessitant des connaissances particulières ou entraînement spécial);
- les informations fournies par le salarié.
Dans certains cas, en tenant compte des spécificités du travail conformément à Législation actuelle RF peut prévoir la nécessité de présenter documents supplémentaires, par exemple, contenant des informations sur les revenus, les biens, les passifs nature de la propriété, certificat médical.
Noter. La carte personnelle d'un employé de l'État (municipal) (formulaire T-2 GS (MS)) est utilisée pour enregistrer les personnes occupant des postes dans la fonction publique de l'État (municipal).
A noter que conformément au paragraphe 658 de la Liste des gestions typiques documents d'archives générés au cours de l'activité organismes gouvernementaux, corps gouvernement local et organisations, indiquant les conditions de stockage, approuvées par l'arrêté du ministère de la Culture de la Fédération de Russie du 25 août 2010 N 558, une carte personnelle est soumise au stockage pendant 75 ans. Par le même ordre de la commission d'expertise-vérification, il est permis d'attribuer ce document à ceux qui sont conservés en permanence.
Comme le stockage de la carte prendra de toute façon beaucoup de temps, nous vous recommandons de l'imprimer sur du papier épais. Vous pouvez également saisir les données initiales sous la forme électronique d'une carte personnelle. Cependant, il devra toujours être imprimé, car l'employé doit certifier par sa signature l'exactitude et l'exhaustivité des informations saisies. Et plus tard, au cours du travail, l'employé devra se familiariser avec les enregistrements de la carte, vous ne pouvez donc pas vous passer d'une copie papier.
Noter. En plus de la carte personnelle d'un employé d'institutions et d'organisations scientifiques, de recherche, d'enseignement et autres opérant dans le domaine de l'éducation, de la science et de la technologie, une carte comptable d'un travailleur scientifique, scientifique et pédagogique (formulaire T-4) est utilisée .
Étant donné que les cartes personnelles contiennent des données personnelles des employés, elles doivent être stockées dans un coffre-fort ou une armoire avec une clé.
Notez que certains employeurs, basés sur le formulaire T-2 unifié, développent leur propre formulaire en au format électronique, tout en supprimant des colonnes individuelles, qui sont ensuite imprimées. Vous ne pouvez pas faire ça ! Ordre de candidature formes unifiées documentation comptable primaire, approuvée par le décret du Comité d'État des statistiques de la Fédération de Russie du 24 mars 1999 N 20, il est établi que la suppression de détails des formulaires unifiés est interdite. Si nécessaire, des modifications peuvent être apportées au formulaire unifié :
- expansion et contraction des graphiques et des lignes, en tenant compte du nombre de caractères dans les indicateurs ;
- inclusion de lignes supplémentaires et de feuilles volantes ;
- Ajout d'informations supplémentaires.
Dans le même temps, les modifications apportées doivent être formalisées par le document organisationnel et administratif pertinent de l'organisation.
Règles de remplissage et procédure de saisie des informations
En haut de la première page du formulaire, vous devez indiquer le nom de l'organisme, qui est tiré des documents constitutifs. Passons maintenant au tableau.
Dans la colonne "Date de compilation", indiquez la date de remplissage de la carte personnelle. Notez qu'il peut différer de la date d'embauche de l'employé. Ce n'est pas une infraction droit du travail. Cependant, nous recommandons de ne pas tarder à remplir une carte personnelle, de s'en tenir à une période hebdomadaire (par analogie avec l'article 10 des Règles de conservation et de stockage des cahiers de travail).
La colonne "Numéro personnel" est remplie si l'institution attribue des numéros personnels aux employés. Rappelons qu'un tel numéro est attribué à l'employé lors de son admission et ne change pas lors d'une mutation ou d'un déplacement d'un unité structurelle dans un autre.
Compte " Un numéro d'identification contribuable » et « Numéro d'attestation d'assurance nationale » sont renseignés sur la base des documents présentés par l'employé. Si un citoyen va travailler pour la première fois, la colonne des détails du certificat de pension restera vide jusqu'à ce que l'employé en reçoive un.
Dans la colonne "Alphabet", la première lettre du nom de famille de l'employé pour lequel la carte personnelle est remplie est inscrite. Il est nécessaire de renseigner cette colonne pour systématiser les cartes personnelles dans le tableau général.
Dans la colonne « Nature du travail », « à titre permanent » est indiqué si le contrat de travail est conclu pour durée indéterminée, ou "temporairement" si la relation de travail est limitée à une durée quelconque.
"Type de travail" - principal ou à temps partiel.
Dans la colonne "Sexe", seule la première lettre est saisie ("M" - masculin, "F" - féminin).
L'exemple montre que dans le coin supérieur droit, il y a des cellules pour les codes. Le code du formulaire en vaut la peine, mais le code OKPO (Classification panrusse des entreprises et des organisations) doit être demandé au service comptable, car ce code est attribué par le Service fédéral des statistiques.
Plus loin dans le formulaire T-2, il y a un certain nombre de champs pour l'encodage. Pourquoi sont-ils? Ces codes étaient nécessaires pour l'observation et le contrôle statistiques. Actuellement, ces champs sont extrêmement rarement renseignés, mais si néanmoins il est d'usage pour votre établissement d'encoder les informations, nous vous conseillons d'utiliser les classificateurs suivants :
— Classificateur panrusse objets de la division administrative-territoriale OK 019-95 - OKATO ;
- Classificateur panrusse des spécialités en éducation OK 009-2003 - OKSO;
- Classificateur panrusse des professions des travailleurs, des postes des employés et des catégories salariales OK 016-94 - OKPDTR;
- Classificateur panrusse d'informations sur la population OK 018-95 - OKIN.
Noter! Même si les codes ne sont pas déposés dans l'établissement, les champs qui leur sont destinés ne peuvent pas être supprimés.
Section I "Informations générales"
Lors de la consultation de cette section, il est clair qu'elle contient les données personnelles de l'employé et des informations sur sa famille, la formation reçue avant l'embauche et l'expérience disponible.
date et numéro Contrat de travail conclu avec le salarié, sont apposés dans la colonne "Contrat de travail".
Les points 1 à 4 de cette section sont remplis sur la base des données du passeport :
- nom, prénom et patronyme sont indiqués au nominatif en toutes lettres ;
- la date de naissance est indiquée de manière verbale-numérique ;
- le lieu de naissance est indiqué en tenant compte des abréviations généralement acceptées (par exemple, "ville" - ville, "district" - district, "r.p." - village ouvrier, etc.), tandis que les districts et régions sont enregistrés au génitif .
Les entrées suivantes peuvent être faites dans la colonne "Citoyenneté" (section 2 de l'OKIN): "citoyen Fédération Russe» ; "citoyen de la Fédération de Russie et pays étranger»; « citoyen étranger» indiquant le nom de l'État, par exemple, « citoyen étranger (République du Kazakhstan) » ; "apatride" - est indiqué lors de la présentation d'un permis de séjour.
La colonne suivante "Connaissance une langue étrangère» est rempli en fonction du salarié. Dans ce cas, il est nécessaire de spécifier la langue conformément à la Sec. 4 OKIN et indiquer le degré de propriété conformément à la Sec. 5 OK :
- lit et traduit avec un dictionnaire ;
- lit et peut expliquer;
- est fluide.
Sur la base des documents de formation soumis par l'employé, la clause 6 "Formation" est remplie :
- enseignement primaire (général) - au moins 4 classes ;
- de base enseignement général- au moins 9 cours en présence d'un certificat ;
- enseignement général secondaire (complet) - au moins 11 classes avec certificat;
- enseignement professionnel primaire - école ou lycée professionnel;
- enseignement professionnel secondaire - école technique ou collège;
- incomplet l'enseignement supérieur- trois cursus universitaires ou plus ;
— enseignement supérieur — université, académie, institut;
— formation de troisième cycle — études de troisième cycle (complément), résidence, stage, études doctorales.
Habituellement, des informations sur les études terminées sont indiquées, mais si l'employé possède un certificat d'études supérieures incomplètes, cela peut également être reflété dans une carte personnelle. Parfois, il n'y a pas assez d'espace pour indiquer l'éducation d'un employé dans le formulaire T-2, par exemple, il a trois études supérieures. Que faire dans ce cas ? Nous vous recommandons d'établir une feuille intercalaire sur laquelle noter toutes les données nécessaires.
Des lignes distinctes sont fournies dans le formulaire pour la formation postdoctorale.
Noter. Si le nom de famille de l'employé, les données du passeport et d'autres informations similaires ont changé, il est nécessaire de corriger la carte personnelle. Afin d'effectuer correctement les corrections, nous vous recommandons d'utiliser les Instructions pour remplir les cahiers de travail: avec une ligne, barrez les informations précédentes, puis (au-dessus du barré ou, s'il y a de l'espace libre, à proximité) notez les nouvelles données.
Au paragraphe 7 "Profession", des informations sur les professions principales et complémentaires doivent être saisies. Dans la colonne "Principal", indiquez assez souvent la profession ou le poste que l'employé occupe dans l'organisation, mais ce n'est pas vrai. Nous pensons qu'un employé sans expérience de travail devrait indiquer dans cette colonne la profession qu'il a acquise après l'obtention de son diplôme. Si l'employé a une certaine ancienneté, alors comme principal, vous pouvez indiquer la profession dans laquelle il a acquis le plus d'expérience. Pour un tel employé, vous pouvez également remplir la colonne "Autre" - afin de créer une réserve de personnel ou une opportunité rapide de remplacer un employé absent. Dans tous les cas, lors du remplissage de la clause 7, il est nécessaire de se référer à OKPDTR et d'indiquer le nom de la profession conformément à celle-ci.
La colonne 8 contient des données sur l'ancienneté - générale, continue et donnant droit à une prime d'ancienneté. Actuellement, la plupart des employeurs ne calculent pas l'expérience continue et la durée de service, car désormais l'expérience en assurance est principalement requise - elle est indiquée dans la ligne prévue pour l'expérience totale. Cependant, parfois, en raison des exigences des lois fédérales, il est nécessaire d'indiquer à la fois l'expérience continue et la durée du service. Par exemple, l'ancienneté est prise en compte dans les organes de l'intérieur, au service de l'Etat pompiers, dans les organes de contrôle du chiffre d'affaires drogues et substances psychotropes, au service des institutions et organes du système pénitentiaire.
La durée totale du service est la durée totale du travail (indépendamment du nombre et de la durée des pauses) et des autres activités socialement utiles, ainsi que d'autres périodes de temps établies par le législateur.
L'ancienneté est calculée sur la base des inscriptions dans le carnet de travail ou d'autres documents confirmant l'ancienneté. Pour déterminer la méthodologie de calcul, nous recommandons d'utiliser la résolution du conseil d'administration de la caisse de retraite de la Fédération de Russie du 31 juillet 2006 N 192p, selon laquelle la durée de service est calculée en additionnant les dates de fin et les dates de début des périodes de travail séparément. La différence entre ces montants correspond à la durée de l'expérience totale. En même temps, à la durée du total ancienneté un jour doit être ajouté pour chaque licenciement.
La colonne 9 "État du mariage" est remplie conformément à l'OKIN. Notez que les mots « célibataire », « marié », etc. sont inacceptables. Les formulations suivantes seront correctes :
- n'a jamais été (n'était pas) marié(e) ;
- est dans un mariage enregistré;
- est dans un mariage non enregistré;
- veuf (veuve);
- divorcé (divorcé);
- dispersé (dispersé).
Les détails de la pièce d'identité sont transférés à la clause 11 "Passeport". Si au cours du travail les données du passeport de l'employé ont changé, il est nécessaire de le noter sur la carte personnelle.
La colonne "Lieu de résidence" est remplie sur la base du cachet d'enregistrement dans le passeport. A noter que le lieu résidence réelle peut différer du lieu d'enregistrement. Pour cela, les lignes correspondantes sont fournies dans la carte personnelle, qui sont déjà remplies à partir des mots de l'employé.
Section II "Informations sur l'immatriculation militaire"
Les informations pour remplir cette section de la carte personnelle sont extraites de :
- une carte d'identité militaire (ou un certificat temporaire délivré en échange d'une carte d'identité militaire) - pour les citoyens qui sont en réserve ;
- certificats de citoyen soumis à la conscription pour le service militaire - pour les citoyens soumis à la conscription pour le service militaire.
Si un citoyen est en réserve, alors :
- la rubrique 3 "Composition (profil)" est remplie sans abréviation (par exemple, "commandement", "médical" ou "soldats", "marins");
- au paragraphe 4 « Complète désignation de code VUS "la désignation complète est écrite (six chiffres, par exemple 021101, ou six chiffres et un caractère alphabétique, par exemple 113194A) ;
- paragraphe 5 "Catégorie d'aptitude à service militaire» rempli de lettres (A - apte au service militaire, B - apte au service militaire avec des restrictions mineures, C - apte au service militaire limité, D - temporairement inapte au service militaire). En l'absence d'inscriptions dans les paragraphes pertinents de la carte d'identité militaire, la catégorie "A" est apposée ;
- au paragraphe 7 "Inscrit au service militaire", la ligne "a" est remplie (avec un simple crayon) - s'il y a un ordre de mobilisation et (ou) un cachet sur l'émission et le retrait des ordres de mobilisation, la ligne "b" - pour les citoyens réservés à l'organisation pour la période de mobilisation et de guerre.
Si un citoyen est soumis à la conscription pour le service militaire, alors :
- au paragraphe 2 "Grade militaire", la mention "Soumis à la conscription" est faite ;
- au paragraphe 5 "Catégorie d'aptitude au service militaire", la lettre est mise (A - apte au service militaire, B - apte au service militaire avec des restrictions mineures, C - apte au service militaire limité, D - temporairement inapte au service militaire, D - inapte au service militaire) sur la base d'une inscription dans le certificat d'un citoyen soumis à la conscription pour le service militaire.
Si un citoyen a atteint Limite d'âgeétant dans la réserve ou déclaré inapte au service militaire pour des raisons de santé, au paragraphe 8, la marque «Retiré de l'immatriculation militaire en raison de l'âge» ou «Retiré de l'immatriculation militaire pour des raisons de santé» est faite.
À la fin de cette section, au bas de la deuxième page du formulaire, le responsable du personnel et l'employé pour qui la carte a été remplie apposent leur signature, confirmant l'exactitude des informations saisies.
Section III "Emploi, transferts à un autre emploi"
Sur la base d'un formulaire d'ordre de travail T-1 ou T-1a en cette section la première entrée est effectuée. Pendant l'activité de travail du salarié, les enregistrements des transferts seront effectués ici (sur la base d'une commande dans le formulaire unifié T-5).
Cette section de la carte personnelle prévoit une colonne pour familiariser l'employé avec les entrées effectuées, par conséquent, en vertu des Règles de tenue et de conservation des cahiers de travail, l'employé doit être familiarisé avec ces entrées.
III. Embauche et transfert à un autre emploi
Section IV "Certification"
Cette section est remplie uniquement si l'organisation prévoit une certification par la réglementation locale ou si elle est effectuée conformément aux exigences de la loi. La date d'attestation, la décision de la commission d'attestation (brièvement), la date et le numéro du procès-verbal de la réunion sont indiqués. Dans la colonne "Base", notez la date et le numéro de la commande de certification. Il est à noter qu'en plus de rendre une décision sur la conformité de l'employé au poste occupé, le comité d'accréditation peut recommander son envoi en formation, sa mutation à un autre poste, etc. Ces recommandations peuvent également être données dans cette section.
Section V "Développement professionnel"
Conformément à l'art. 196 du Code du travail de la Fédération de Russie, l'employeur organise une formation professionnelle, une reconversion, une formation avancée des employés, les forme aux deuxièmes professions de l'organisation et, si nécessaire, dans les établissements d'enseignement primaire, secondaire, supérieur professionnel et l'éducation supplémentaire dans les conditions et selon les modalités déterminées convention collective accords, contrats de travail. C'est après avoir suivi une formation dans des établissements de formation supérieure que cette section est remplie.
Rappelons que les formations avancées peuvent être de courte durée (au moins 72 heures), de longue durée (plus de 100 heures) et peuvent être réalisées sous forme de séminaires thématiques et problématiques (de 72 à 100 heures).
V. Développement professionnel
| la date | Type de formation avancée | Nom de l'établissement d'enseignement, son emplacement | Document (certificat, certificat) | Base | |||||
| Débuts de formation | L'obtention du diplôme | ||||||||
| Nom | Numéro de série | la date | |||||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | ||
| 05.04.2010 | 20.04.2010 | Court terme | Nijni Novgorod | certificat | BI-V | 20.04. | Ordre de | ||
| Cours | État | 123456 | 2010 | 03.04.2010 | |||||
| Pédagogique | N° 52 | ||||||||
| université | |||||||||
Section VI "Reconversion professionnelle"
Cette rubrique est remplie lorsque le salarié maîtrise un nouveau métier. Après l'achèvement de la formation dans le cadre du programme de plus de 500 heures, un diplôme de reconversion professionnelle est délivré, sur la base duquel une entrée est faite. Rappelons que la procédure et les conditions de recyclage professionnel des spécialistes sont déterminées par arrêté du ministère de l'Éducation de la Fédération de Russie du 6 septembre 2000 N 2571 et disposition type sur l'établissement d'enseignement de plus enseignement professionnel(formation avancée) de spécialistes.
Dans la colonne "Base", vous devez indiquer les détails de la commande pour envoyer l'employé en reconversion. Si l'employé a suivi une formation de recyclage de manière indépendante et n'a présenté qu'un diplôme, la colonne «Base» restera vide.
Section VII "Récompenses (encouragement), titres honorifiques"
L'article 191 du Code du travail de la Fédération de Russie accorde à l'employeur le droit de récompenser les employés qui accomplissent consciencieusement obligations de travail, - pour exprimer sa gratitude, décerner un prix, décerner un cadeau précieux, un certificat d'honneur ou présenter au titre du meilleur de la profession. Si, au cours de son emploi, l'employé est encouragé par l'organisation ou reçoit un titre honorifique, cela doit être enregistré dans cette section.
L'article 24 des Règles de conservation et de stockage des cahiers de travail précise quelles récompenses et incitations sont indiquées dans le cahier de travail, et donc (par analogie) dans la carte personnelle. N'oubliez pas que les informations sur la prime prévue par le système de rémunération ou versées régulièrement ne sont pas saisies sur une carte personnelle.
VII. Récompenses (encouragements), titres honorifiques
| Nom du prix (encouragement) | Document | ||
| Nom | Numéro | la date | |
| 1 | 2 | 3 | 4 |
| Certificat d'honneur | Ordre | 108 | 10.10.2010 |
Il est à noter que des bourses départementales peuvent être prévues dans des établissements financés sur différents niveaux du budget. Par exemple, pour service fédéral enregistrement d'état Règlement sur certificat d'honneur approuvé par l'Ordonnance du Rosreestr du 15 décembre 2011 N P/507.
Section VIII "Vacances"
Tous les jours fériés (annuels payés, sans épargne les salaires, supplémentaires et autres) doivent être pris en compte. En remplissant cette section, vous devez préciser le type de vacances (par exemple, payées supplémentaires), la période pour laquelle elles sont fournies, le nombre jours calendaires vacances, dates de début et de fin, motifs (ordonnance d'octroi de congé dans le formulaire T-6).
Parfois, une question se pose en remplissant la colonne "Période de travail" de cette section : certains spécialistes, lorsqu'ils fournissent une partie des vacances, indiquent la moitié de la période. Ce n'est pas vrai. Il est nécessaire d'indiquer complètement l'année de travail pour laquelle les vacances sont accordées, que l'employé bénéficie de la totalité ou d'une partie des vacances.
Section IX "Avantages sociaux"
Cette section de la carte personnelle répertorie les avantages sociaux qui sont associés à les relations de travail. Les informations les concernant sont saisies sur la base des documents soumis par l'employé, par exemple, des certificats d'invalidité, des certificats d'un donateur honoraire. Nous vous recommandons de spécifier comme base de l'exonération la loi fédérale ou autre acte normatif qui prévoit une prestation ou une garantie.
Remplir cette rubrique permettra au responsable RH de suivre l'octroi des avantages et garanties prévus par la loi.
Section X "Informations supplémentaires"
Ici, vous pouvez entrer toutes les informations nécessaires à l'employeur sur l'employé, pour lesquelles il n'y avait pas de place appropriée ci-dessus - que l'employé est le parent d'un enfant handicapé, sur la présence permis de conduire, passeport étranger etc. La section est remplie sur la base du document soumis par l'employé.
Section XI "Motifs de résiliation du contrat de travail (licenciement)"
Cette rubrique complète la carte personnelle et n'est renseignée qu'au départ du salarié. Les inscriptions y sont faites sur la base d'une injonction de résilier (annuler) un contrat de travail (formulaires unifiés T-8, T-8a). Ils indiquent également le motif du licenciement en se référant à l'article pertinent du Code du travail de la Fédération de Russie et à la date du licenciement.
Cet enregistrement est certifié par leurs signatures à la fois par le responsable du personnel et par l'employé démissionnaire.
La carte personnelle T-2 est remplie pour les salariés de toutes catégories embauchés.
Pour remplir une carte T-2 personnelle, un employé des RH a besoin des documents suivants :
1. Passeport (ou autre pièce d'identité)
2. Cahier de travail
3. Carte d'identité militaire
4. Certificat d'études
5. Certificat d'assurance pension de l'État
6. Certificat d'enregistrement en autorité fiscale
7. Commande d'emploi
8. Contrat de travail
9. Documents confirmant l'âge des enfants
10. Documents confirmant l'état du mariage
11. et autres.
Dans le même temps, les documents prescrits à l'art. 65 du Code du travail: passeport et autre pièce d'identité, carte d'identité militaire (certificat d'enregistrement), attestation d'assurance pension de l'État et livret de travail. Document sur l'éducation - à condition que la présence éducation spéciale est établi obligation légale ou l'exigence de l'employeur (fixée, en règle générale, dans la description de poste).
Les autres documents sont facultatifs. Il convient de garder à l'esprit que, conformément à la loi fédérale du 27 juillet 2006 N 152-FZ «sur les données personnelles» (adoptée par la Douma d'État de l'Assemblée fédérale de la Fédération de Russie le 8 juillet 2006), les données qui sont personnel ne peut être obtenu qu'auprès de l'employé lui-même. Sous les données personnelles dans cette loi fédérale sont indiqués:
"Article 3. Concepts de base utilisés dans la présente loi fédérale
Aux fins de la présente loi fédérale, les concepts de base suivants sont utilisés :
1) données personnelles - toute information relative à un certain ou déterminée sur la base de ces informations à un particulier(à l'objet des données personnelles), notamment ses nom, prénom, patronyme, année, mois, date et lieu de naissance, adresse, famille, situation sociale, situation patrimoniale, formation, profession, revenus, autres informations » ;
Lors de l'encodage des informations dans la carte personnelle T-2, il est nécessaire de suivre un certain nombre de règles de remplissage définies par le Standard for systèmes automatisés gestion du personnel:
1. Si des entrées incorrectes sont faites dans le champ de codage ou sans rapport avec ce remplissage le formulaire d'information T-2 est considéré comme corrompu et est susceptible d'être réécrit. Par conséquent, il est recommandé soit d'entrer les codes exacts, soit de ne pas les entrer du tout jusqu'à ce que la carte T-2 personnelle soit archivée.
2. S'il n'y a pas d'enregistrements ou de réponses négatives ("je n'ai pas", "je n'ai pas"), la partie encodée de cet attribut reste vide.
3. Lors de la spécification des dates, le nom du mois est écrit en entier, l'année est écrite en quatre chiffres.
4. Les dates sont encodées en chiffres arabes dans l'ordre suivant : jour / mois / année (par exemple, 23/04/1998).
Lors du remplissage d'autres sections de la carte, il est nécessaire d'être guidé par les Instructions pour l'application et de remplir les formulaires de documentation comptable primaire pour la comptabilité du travail et son paiement à partir de l'Album des formulaires unifiés de documentation comptable primaire pour la comptabilité travail et sa rémunération. Approuvé par décret du Comité national des statistiques de la Fédération de Russie et classificateurs :
1. Le nom de l'organisation est indiqué en toutes lettres. Le nom abrégé est indiqué s'il est fixé dans documents fondateurs. Sur la droite se trouve l'OKPO de l'organisation.
2. Matricule de l'employé ne doit pas comporter plus de 6 chiffres. Il est attribué à chaque personne nouvellement embauchée ou employée et ne change pas avec tout mouvement d'un employé au sein de l'organisation jusqu'à son licenciement.
3. Le numéro d'identification du contribuable et le numéro du certificat d'assurance de l'assurance pension publique doivent être indiqués conformément au certificat d'attribution du NIF et au certificat d'assurance de l'assurance pension publique elle-même (s'il est disponible et fourni par le salarié).
4. Dans la colonne " alphabet» la première lettre du nom de famille de l'employé est indiquée. Dans les grandes organisations avec grands nombres il est possible d'indiquer les trois premières lettres pour faciliter le stockage des cartes T-2. Les cartes T-2 sont stockées par ordre alphabétique.
5. Nature du travail indiquer "en permanence", "temporairement", etc.
6. Type de travail(principal, à temps partiel) est enregistré dans son intégralité.
7. Genre désigné par les lettres "M" et "Zh".
8. Nom, prénom, patronymeécrit en toutes lettres et lisiblement. Il est souhaitable de déplacer le nom de famille vers le bord gauche, de sorte qu'à l'avenir, lorsqu'il changerait, il serait possible d'apporter les corrections appropriées (barrer l'ancien d'une fine ligne et en écrire un nouveau) conformément à les documents remis au service du personnel.
9. Date de naissance est établi sur la base d'un passeport ou d'un autre document d'identité, et est écrit en toutes lettres dans la zone de texte, par exemple, "9 janvier 1975". Dans ce cas, le code est indiqué comme suit : 01/09/1975
10. Lorsque vous spécifiez lieux de naissance il faut prendre en compte :
· La longueur de l'entrée, y compris les espaces et les signes de ponctuation, ne doit pas dépasser 100 caractères ;
· Les districts et les régions sont écrits au génitif, sans virgule, avec les abréviations suivantes : ville - ville, village - village, région - kr., district - env., région - région, village - établissement, district - rn. , gare - st.
· Aul, kishlak, village, station sont écrits en toutes lettres ;
Le code du lieu de résidence est déterminé selon le classificateur panrusse des objets de la division administrative-territoriale (OKATO), par exemple, à la naissance à Moscou, la colonne "Code" indique : 45
11. Citoyennetéécrit sans abréviations. L'enregistrement de la citoyenneté et son codage selon le classificateur panrusse des informations sur la population (OKIN) peuvent être les suivants:
Citoyen de la Fédération de Russie - 1
un citoyen de la Fédération de Russie et un État étranger - 2 (en cas double nationalité indiquer la nationalité de quel État)
citoyen étranger (précisez quel état) -3
apatride - 4.
12. Langues parlées par le travailleur sont indiqués en toutes lettres sans abréviations. Le degré de connaissance de la langue sous forme de texte est indiqué comme suit (code OKIN) :
je parle couramment -3
Je peux lire et m'expliquer-2
Je lis et traduis avec un dictionnaire -1.
Lors de l'encodage de la colonne «Connaissance d'une langue étrangère», deux codes sont indiqués, tandis que le premier indique le code de la langue, le deuxième degré de sa connaissance, par exemple: anglais - je lis et traduis avec un dictionnaire, est écrit en la colonne « Code » comme suit : 014 1.
13. Éducation est enregistré et codé selon le classificateur panrusse des informations sur la population (OKIN) et le classificateur panrusse des spécialités en éducation (OKSO).
Selon OKIN, l'éducation est codée comme suit :
enseignement primaire (général) - 02
formation générale de base - 03
enseignement général secondaire (complet) - 07
Enseignement primaire professionnel - 10
enseignement professionnel secondaire - 11
Enseignement supérieur incomplet - 15
Enseignement professionnel supérieur - 18
Formation postuniversitaire - 19.
Exemples explicatifs :
| Exemple | Fait référence à: |
| Employés qui étudient dans des établissements d'enseignement supérieur mais ne les ont pas terminés | Une personne qui a une formation professionnelle de base (générale) ou secondaire, selon la formation qu'elle avait au moment de son admission dans un établissement d'enseignement supérieur |
| Un employé qui a suivi plusieurs cours d'un établissement d'enseignement supérieur, mais a été contraint de l'interrompre ou étudie en troisième année | Enregistre le nombre de cours suivis ou le cours auquel vous êtes inscrit |
| Diplômé de trois années d'études supérieures | Personnes ayant une formation professionnelle supérieure incomplète (incomplète) |
| Employés qui étudient dans des établissements d'enseignement secondaire spécialisé (écoles techniques, collèges), mais n'en sortent pas diplômés | Personnes ayant une formation secondaire générale (complète) ou secondaire professionnelle incomplète, selon le type de formation qu'elles avaient au moment de leur admission dans un établissement d'enseignement secondaire spécialisé |
| Un employé diplômé d'une école secondaire, d'une école avec une étude approfondie de n'importe quelle matière, d'un lycée, d'un gymnase | Personnes ayant une formation générale secondaire (complète) |
| Employés diplômés d'écoles professionnelles ou d'établissements d'enseignement équivalents | Formation professionnelle initiale |
13.1. Les abréviations de mots sont autorisées lors de l'écriture du nom d'un établissement d'enseignement qui ne déforme pas le sens du nom. Dans le cas où le nom de l'établissement d'enseignement comprend le mot «nom», vous pouvez écrire «lui». S'il est suivi des mots «professeur», «académicien», etc., vous pouvez écrire «nom de professeur », « nom .academic », etc. Les ordres au nom des établissements d'enseignement ne sont pas indiqués.
13.2. Toutes les informations sur l'éducation (qualification, orientation ou spécialité) sont établies sur la base d'un diplôme d'enseignement (autres documents attestant de la réception de l'enseignement à ce niveau).
Une carte personnelle est un document important conservé par le service du personnel. Il contient presque toutes les informations sur l'employé lui-même (données du passeport, informations sur l'éducation et le lieu de résidence, sur la famille), ainsi que sur son activité professionnelle dans l'institution (de l'embauche au licenciement, y compris les transferts, les vacances, la formation continue, etc..). Malgré ce contenu informatif, bien souvent les employeurs ne conservent pas de cartes personnelles, faisant référence à l'absence d'une telle exigence dans le Code du travail. Aujourd'hui, vous apprendrez s'il est nécessaire d'établir des cartes personnelles, pourquoi il est important de les conserver et comment les saisir correctement.
Décret du Comité d'État des statistiques de la Fédération de Russie du 01/05/2004 N 1 "Sur l'approbation des formulaires unifiés documentation primaire sur la comptabilité du travail et de sa rémunération "(ci-après dénommée Résolution n° 1), les formes de documents utilisés dans travail de bureau du personnel et nécessaire pour que l'employeur conserve les dossiers du personnel. Au plus Documents importants inclure une carte personnelle d'employé (formulaire T-2) et une carte personnelle d'employé de l'État (municipal) (formulaire T-2GS (MS)). Ces formulaires se répètent pratiquement, à l'exception de quelques sections.
Noter!Pour les scientifiques, le formulaire T-4 est également délivré, qui est utilisé dans les institutions et organisations scientifiques, de recherche, de recherche et de production, d'enseignement et autres opérant dans le domaine de l'éducation, de la science et de la technologie.
Est-il nécessaire de conserver une carte personnelle ? Sur la nécessité de maintenir ce document indique la clause 12 des Règles de conservation et de stockage des cahiers de travail, approuvé par le décret Gouvernement de la Fédération de Russie du 16 avril 2003 N 225 "Sur les cahiers de travail", selon lequel, à chaque entrée faite dans le cahier de travail concernant le travail effectué, le transfert à un autre emploi permanent et le licenciement, l'employeur est tenu de familiariser son propriétaire contre signature dans sa carte personnelle, dans laquelle l'inscription faite dans le livre de travail est répétée. Oui et Des lignes directrices sur la tenue des registres militaires dans les organisations, approuvé par l'état-major général des forces armées de la Fédération de Russie le 04/11/2008, ils disent que c'est sous la forme T-2 que les registres militaires des conscrits et des conscrits sont conservés.
Pendant ce temps, certains experts estiment que dans le cadre de l'entrée en vigueur de la loi fédérale du 6 décembre 2011 N 402-FZ "Sur la comptabilité", l'institution a le droit de développer indépendamment une forme de carte personnelle, puisque l'utilisation obligatoire des formulaires unifiés de la Résolution N 1 a été annulée. Mais ce n'est pas. L'article 9 de cette loi précise que les formulaires des pièces comptables primaires des organismes du secteur public sont établis conformément aux législation budgétaire RF. Actuellement, aucune autre forme de carte personnelle n'a été établie, de sorte que les organisations et institutions financées à différents niveaux du budget doivent utiliser le formulaire T-2 ou T-2GS (MS).
Conception de cartes
Conformément aux Instructions pour l'utilisation et le remplissage des formulaires de la documentation comptable primaire figurant dans la Résolution N 1, les cartes personnelles sont remplies par un agent du personnel pour tous les employés (permanents, temporaires, à temps partiel) sur la base d'un ordre (instruction) pour l'emploi (formulaire T-1 ou T-1a) et les documents présentés par l'employé conformément à l'art. 65 du Code du travail de la Fédération de Russie :
- passeport ou autre pièce d'identité ;
- un livret de travail, sauf dans les cas où un contrat de travail est conclu pour la première fois ou un salarié va travailler à temps partiel ;
— certificat d'assurance de l'assurance pension de l'État ;
- documents d'enregistrement militaire - pour les personnes assujetties au service militaire et les personnes soumises à la conscription pour le service militaire ;
- un document sur l'éducation, les qualifications ou la disponibilité de connaissances spéciales - lors de la candidature à un emploi qui nécessite des connaissances spéciales ou une formation spéciale ;
- d'autres documents, la nécessité de présenter qui est prévue par les lois fédérales, les décrets du président de la Fédération de Russie et les résolutions du gouvernement de la Fédération de Russie.
Le reste des informations à remplir sur la carte lors de la demande d'emploi, l'employé le signale de manière indépendante.
La question de savoir sous quelle forme - papier ou électronique - conserver la carte se pose également pour les employeurs, mais les Instructions n'y apportent pas de réponse. Nous pensons que remplir une carte personnelle sous forme papier est incontournable, puisque le salarié doit prendre connaissance de certains dossiers contre signature.
Règles de saisie des informations
Si vous regardez les première et deuxième pages du formulaire, vous pouvez voir les champs pour mettre les codes. Doivent-ils être remplis ? Oui besoin. Pour ce faire, vous devez utiliser les classificateurs suivants :
- OKATO (classificateur panrusse des objets de la division administrative-territoriale OK 019-95), approuvé par résolution Norme d'État de la Fédération de Russie du 31 juillet 1995 N 413 ;
- OKIN (classificateur panrusse d'informations sur la population OK 018-95), approuvé par le décret de la norme d'État de la Fédération de Russie du 31 juillet 1995 N 412;
- OKSO (classificateur panrusse des spécialités en éducation OK 009-2003), approuvé par le décret de la norme d'État de la Fédération de Russie du 30 septembre 2003 N 276-st;
- OKPDTR (classificateur panrusse des professions des travailleurs, des postes des employés et des catégories salariales OK 016-94), approuvé par le décret de la norme d'État de la Fédération de Russie du 26 décembre 1994 N 367.
Si ces pages sont remplies formulaire électronique(généralement avec produits logiciels, par exemple, 1C), alors tous les classificateurs y sont déjà installés, de sorte que le responsable du personnel n'a qu'à sélectionner la valeur requise dans les listes proposées.
Noter.Si un contrat de travail a été conclu avec un salarié à temps partiel interne, un deuxième matricule lui est attribué et une carte personnelle distincte est remplie.
Ainsi, dans l'en-tête du formulaire, le nom de l'organisation est indiqué, qui est extrait des documents constitutifs, ainsi que dans les colonnes:
- "Date de compilation" - la date de remplissage de la carte personnelle est indiquée, qui peut différer de la date d'embauche de l'employé. Nous vous recommandons de ne pas retarder le remplissage d'une carte personnelle et de la délivrer au plus tard une semaine à compter de la date d'embauche (par analogie avec l'article 10 des Règles de conservation et de conservation des cahiers de travail);
- "Numéro personnel" - attribué à l'employé lors de son admission et ne change pas lorsqu'il est transféré ou déplacé d'une unité structurelle à une autre ;
- "Numéro d'identification fiscale" et "Numéro du certificat d'assurance d'État" - sont remplis sur la base des documents soumis par l'employé ;
- "Alphabet" - est rempli pour systématiser les cartes. Pour ce faire, la première lettre du nom de famille du salarié est apposée ;
- "Nature du travail" - si le contrat de travail est conclu pour une certaine durée, il est indiqué "temporairement", s'il est indéfini - "permanent" ;
- "Type de travail" - en cas de conclusion d'un contrat de travail pour un travail à temps partiel, nous écrivons "travail à temps partiel", sinon "principal" ;
- "Sexe" - seule la première lettre est apposée ("M" - masculin, "F" - féminin).
Et maintenant, passons aux sections de la carte personnelle.
Section I "Informations générales"
Cette section est destinée à saisir les données personnelles d'un employé - données de passeport, informations sur l'éducation, la citoyenneté, s'il est marié.
Mais tout d'abord, nous remplissons la colonne «Contrat de travail», en y indiquant la date et le numéro du contrat conclu avec l'employé.
Sur la base des données du passeport, les éléments du premier au quatrième sont remplis :
A) le nom, le prénom et le patronyme sont indiqués au nominatif en entier ;
C) le lieu de naissance est indiqué en tenant compte des abréviations généralement acceptées ("ville" - ville, "district" - district, "r.p." - village ouvrier, etc.), tandis que les districts et les régions sont écrits au génitif ;
D) les mentions suivantes peuvent être faites dans la colonne "Citoyenneté":
- un citoyen de la Fédération de Russie (code "1");
- un citoyen de la Fédération de Russie et d'un État étranger (code "2");
- citoyen étranger (code "3") - indiquant le nom de l'État (par exemple, "citoyen étranger (République du Tadjikistan)");
- apatride (code "4") - indiqué sur présentation d'un titre de séjour.
Lors du remplissage de la clause 5 "Connaissance d'une langue étrangère". Le formulaire I indique le degré de connaissance de la langue : « je parle couramment », « je lis et je peux m'expliquer », « je lis et je traduis avec un dictionnaire ».
La rubrique 6 "Formation" est remplie sur la base des documents de formation. Les inscriptions peuvent être les suivantes : « enseignement professionnel secondaire (lycée technique / collège) », « enseignement supérieur (université / académie / institut) », etc. Sont inscrits :
- les noms des établissements d'enseignement ;
- données sur le document confirmant la réception de l'éducation;
- année d'obtention du diplôme ;
- orientation ou spécialité selon le document sur l'éducation.
Noter.Des lignes distinctes sont prévues pour l'enseignement post-universitaire.
Si des endroits pour tout faire organisations éducatives ne suffit pas, vous pouvez rédiger une feuille volante A4, sur laquelle vous pourrez noter toutes les données nécessaires.
Lorsque vous remplissez la clause 7 « Profession », vous devez indiquer la profession sans abréviations sur la base d'un document confirmant son existence. À documents normatifs il ne dit pas quelle profession du salarié (s'il en a plusieurs) doit être indiquée comme principale. Nous croyons qu'il est plus logique d'indiquer comme principale la profession qui intéresse le plus l'employeur et pour laquelle l'employé est embauché. Comme "autre", il est recommandé d'indiquer toutes les professions disponibles pour l'employé (cette information peut être nécessaire lorsqu'il s'agit de décider de transférer vers un autre emploi approprié, par exemple, lors d'un licenciement de personnel et dans d'autres statutaire cas).
Le paragraphe 8 contient des données sur l'ancienneté - générales, continues et donnant droit à une indemnité d'ancienneté (dans la carte T-2GS (MS), une ligne supplémentaire est prévue pour l'ancienneté de l'État (municipal ) service de versement complémentaire aux pensions). Dans tous les cas, l'ancienneté est calculée sur la base des inscriptions dans le carnet de travail et (ou) d'autres documents confirmant l'ancienneté pertinente. La procédure de calcul peut être empruntée à la résolution du conseil d'administration de la caisse de retraite de la Fédération de Russie du 31 juillet 2006 N 192p, selon laquelle la durée de service est calculée en additionnant séparément les dates de fin et les dates de début des périodes de travail. . La différence entre ces montants correspond à la durée de l'expérience totale. Le dernier jour de travail étant considéré comme le jour du licenciement, il faut ajouter un jour à l'ancienneté totale pour chaque licenciement.
Noter.Le statut marital (clause 9) est rempli conformément à l'OKIN (par exemple, "Jamais marié", "Mariage enregistré", "veuf"), n'autorisant pas les formulations telles que "célibataire" ou "marié".
Dans la colonne "Composition de la famille", il est nécessaire d'indiquer uniquement les parents les plus proches avec lesquels vit l'employé. Il peut s'agir d'une mère, d'un père, d'un frère, d'un mari, d'une fille, etc. Pour remplir la clause 11 « Passeport », vous devez saisir les détails d'une pièce d'identité sur votre carte personnelle. Et les informations du cachet sur le lieu d'enregistrement doivent être saisies dans la clause 12 "Adresse du lieu de résidence: selon le passeport". Si le lieu de résidence réel diffère de l'enregistrement, selon l'employé, « Adresse du lieu de résidence : réel » est rempli.
Section II "Informations sur l'immatriculation militaire"
Les principaux documents sur la base desquels cette section est remplie sont une carte d'identité militaire (ou un certificat temporaire délivré à la place d'une carte d'identité militaire) et un certificat de citoyen soumis au service militaire.
Si un citoyen est en réserve, alors :
- la rubrique 3 "Composition (profil)" est renseignée sans abréviation (par exemple, "commandement", "médical" ou "soldats", "marins", etc.) ;
- au paragraphe 4 « Désignation complète du code du VUS », la désignation complète est enregistrée (six chiffres, par exemple 021101, ou six chiffres et un caractère alphabétique, par exemple 113194A) ;
- le paragraphe 5 "Catégorie d'aptitude au service militaire" est rempli avec les lettres - A (apte au service militaire), B (apte au service militaire avec des restrictions mineures), C (aptitude limitée au service militaire) ou G (temporairement inapte pour le service militaire). En l'absence d'inscriptions dans les paragraphes pertinents de la carte d'identité militaire, la catégorie "A" est apposée ;
- au paragraphe 7 "Inscrit au service militaire", la ligne "a" est remplie (avec un simple crayon) - s'il y a un ordre de mobilisation et (ou) un cachet sur l'émission et le retrait des ordres de mobilisation, la ligne "b" - pour les citoyens réservés à l'organisation pour la période de mobilisation et de guerre.
Pour les citoyens soumis à la conscription pour le service militaire :
- au paragraphe 2 "Grade militaire", la mention "Soumis à la conscription" est faite ;
- au paragraphe 5 "Catégorie d'aptitude au service militaire", la lettre est mise - A (apte au service militaire), B (apte au service militaire avec des restrictions mineures), C (aptitude limitée au service militaire), G (temporairement inapte au service service militaire ) ou D (inapte au service militaire) - sur la base d'une inscription dans le certificat d'un citoyen soumis à la conscription pour le service militaire.
Au paragraphe 8 de la sect. II de la carte personnelle d'un citoyen ayant atteint l'âge limite pour faire partie de la réserve, ou d'un citoyen déclaré inapte au service militaire pour des raisons de santé, une mention est portée à la ligne libre «Retiré de l'immatriculation militaire pour cause de âge » ou « Retiré de l'immatriculation militaire pour des raisons de santé ».
À la fin de la deuxième page du formulaire, le responsable du personnel et l'employé pour qui la carte a été remplie apposent leur signature, confirmant l'exactitude des informations saisies.
Section III "Emploi, transferts à un autre emploi"
D'après le titre de cette section, il est déjà clair quelles entrées doivent y être faites. Le premier sera un procès-verbal d'admission du salarié, établi sur la base d'un arrêté d'admission (formulaire T-1 ou T-1a). À l'avenir, des enregistrements seront effectués ici sur tous les transferts de l'employé à un autre emploi. Veuillez noter que les dossiers de cette section de l'employé doivent être familiarisés avec la signature.
Section IV "Certification"
Cette section est remplie en cas de certification des employés de l'établissement. Il indique notamment la date de certification, la décision de la commission de certification et le détail du procès-verbal de la réunion de la commission (date et numéro). De plus, dans la colonne "Motif", il est fait référence à l'arrêté de certification ou à l'arrêté des résultats de certification.
Noter!Dans la carte personnelle d'un employé de l'État (municipal) (formulaire T-2GS (MS)) sec. IV est destiné à saisir des informations sur l'attribution d'un grade de qualification, d'un grade de classe, d'un grade diplomatique, d'un grade militaire. Les inscriptions y sont également effectuées sur la base de documents confirmant la réception du grade, du grade et du titre, avec la familiarisation obligatoire de l'employé contre la signature. En conséquence, la numérotation des sections suivantes dans la carte sous la forme de T-2GS (MS) est décalée.
Section V "Développement professionnel"
Les données sur la formation continue sont enregistrées sur la base des documents remis lors de la candidature à un emploi ou remis par un salarié en cours d'emploi. Dans cette section, vous devez spécifier :
- les dates de début et de fin de formation ;
— type de formation avancée ;
- nom de l'établissement d'enseignement et sa localisation (institut de perfectionnement du ministère (département), faculté de perfectionnement au niveau supérieur établissement d'enseignement, faculté de perfectionnement d'un établissement d'enseignement secondaire professionnel, institut de perfectionnement, etc.);
- type de document (certificat, attestation) et ses données (numéro et date de délivrance).
Dans la colonne "Base", vous pouvez indiquer les détails de la commande pour envoyer l'employé en formation avancée, ou vous ne pouvez rien écrire (au cas où l'employé aurait amélioré ses qualifications de manière indépendante).
V. Développement professionnel
| la date | Type de formation avancée | Nom de l'établissement d'enseignement, son emplacement | Document (certificat, certificat) | Base | ||||
| Débuts de formation | L'obtention du diplôme | |||||||
| Nom | Numéro de série | la date | ||||||
| 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | ||
| 10.11.2013 | 20.12.2013 | Court terme | FGBOU "Intersectoriel | certificat | VII | 22.12.2013 | Ordre | |
| Cours | Institut d'amélioration | 123456 | A partir du 01.11.2013 | |||||
| Compétences et | N 27 | |||||||
| Reconversion | ||||||||
| NNGASU, Nizhny | ||||||||
| Novgorod |
La section VI "Reconversion professionnelle" est remplie de la même manière que la section. V "Développement professionnel".
Section VII "Récompenses (encouragement), titres honorifiques"
Disons tout de suite que dans la carte du formulaire T-2GS (MS), cette section porte le numéro VII et s'appelle «Récompenses d'État et départementales, titres honorifiques". Cependant, peu importe comment cette section est appelée, elle doit indiquer le nom du prix ou de l'encouragement (diplôme, médaille, etc.), ainsi que les détails du document sur la base duquel l'employé a été encouragé.
Notez que les informations sur la prime prévue par le système de rémunération ne sont pas incluses dans cette section.
Section VIII "Vacances"
Cette section est prévue pour comptabiliser tous les congés accordés à un employé pendant son emploi dans un établissement particulier. La base pour faire des entrées sont des commandes pour la fourniture de vacances.
Nous soulignons la particularité de remplir cette section: sur la base de la commande, seule la date de début des vacances est saisie et la date de fin est saisie après le retour effectif des vacances de l'employé. Cela est dû au fait qu'en cas de rappel d'un employé de vacances ou de sa prolongation, la date de fin peut être différente de celle indiquée dans l'ordre de vacances.
N'oubliez pas de prendre en compte ici les congés sans solde, car leur durée affecte le calcul de la durée de service qui donne droit aux congés payés annuels de base (article 121 du Code du travail de la Fédération de Russie).
Section IX "Avantages sociaux auxquels le salarié a droit conformément à la loi"
La saisie d'informations dans cette section permettra au responsable RH de suivre l'octroi des avantages et garanties prévus par la loi. Les informations sont saisies sur la base d'un document soumis par l'employé - un certificat d'invalidité, etc. Nous vous recommandons d'indiquer la loi fédérale ou un autre acte réglementaire qui prévoit une prestation ou une garantie comme base de la prestation.
Section X"Informations Complémentaires"
Dans un souci d'exhaustivité, le cas nécessaires ici, d'autres informations sur l'employé sont indiquées, par exemple sur la présence d'un permis de conduire, la conclusion du MSEC sur les conditions et la nature du travail.
Section XI "Motifs de résiliation du contrat de travail (licenciement)"
Il s'agit de la dernière section de la carte, qui n'est remplie qu'au départ d'un employé. Les motifs de résiliation du contrat de travail ou de licenciement y sont inscrits, la date de licenciement et les détails des ordonnances (instructions) à ce sujet sont fixés. Notez que l'entrée dans cette section est certifiée par la signature non seulement de l'employé, mais également du responsable du personnel.
Résumer
Comme vous pouvez le voir, il n'y a rien de compliqué à faire une carte personnelle. S'il devient nécessaire de modifier les informations sur l'employé (par exemple, le nom de famille ou les données du passeport), vous devez barrer les anciennes informations d'une ligne, puis (au-dessus de celle barrée ou s'il y a de l'espace libre à côté ) en inscrire un nouveau en indiquant la date de correction. Nous considérons cet ordre comme optimal. Il n'y a pas de règles particulières régissant l'introduction de modifications sur une carte personnelle.
Etant donné que les cartes personnelles doivent être conservées dans l'organisation pendant 75 ans et que leur maintien fait bien souvent l'objet d'une vérification par le GIT, ne négligez pas les exigences de la loi et établissez ces documents : passez une demi-heure au lieu de poursuivre les démarches auprès du GIT et le tribunal.
La carte personnelle T-2 est remplie pour les salariés de toutes catégories embauchés sur la base d'une ordonnance (instruction) d'emploi
Le formulaire de carte personnelle T-2 a été approuvé par le décret du Comité d'État des statistiques de Russie du 04/06/01 n ° 26 "Sur l'approbation des formulaires unifiés de documentation comptable primaire pour la comptabilité du travail et son paiement (ci-après - la résolution du 04/06/01).
Un employé du service du personnel doit garder à l'esprit que les règles de conservation des cartes personnelles du formulaire T-2, à l'exception des instructions pour l'utilisation et le remplissage des principaux formulaires comptables et de la documentation pour l'enregistrement du travail et de son paiement, approuvées . Le décret du Comité d'État des statistiques de Russie du 06.04.01 n ° 26 n'existe pas, par conséquent, le contenu de cet article peut être considéré comme des recommandations et non comme une exigence tangible d'exécution précise.
Documents requis pour la délivrance d'une carte personnelle ; encodage des informations
Pour remplir une carte T-2 personnelle, un agent du personnel a besoin des documents d'employé suivants :
1) passeport (ou autre pièce d'identité);
2) cahier de travail;
3) carte d'identité militaire ;
4) un document sur l'obtention du diplôme d'un établissement d'enseignement:
5) certificat d'assurance de l'assurance pension de l'État ;
6) certificat d'inscription auprès de l'administration fiscale ;
7) une ordonnance d'emploi.
Toutes les autres informations sont saisies sur la base des informations fournies par l'employé sur lui-même.
Lors de l'encodage des informations dans la carte personnelle T-2, il est nécessaire de suivre un certain nombre de règles de remplissage définies par la norme pour les systèmes automatisés de gestion du personnel :
1. Si des entrées incorrectes ou des informations non liées à ce remplissage sont faites dans le champ de codage, le formulaire T-2 est considéré comme endommagé et doit être réécrit. Par conséquent, il est recommandé soit d'entrer les codes exacts, soit de ne pas les entrer du tout jusqu'à ce que la carte T-2 personnelle soit archivée.
2. En l'absence d'enregistrements ou en cas de réponses négatives ("je n'ai pas", "je ne suis pas membre"), la partie encodée de cet attribut reste vide. 1 3. Lors de la spécification des dates, le nom du mois est écrit en entier, l'année est écrite en quatre chiffres; ex., 14 septembre 2004
4. Les dates sont codées en chiffres arabes dans l'ordre suivant : jour/mois/année ; par exemple, 23/04/1998.
Lorsque vous remplissez d'autres sections de la carte, vous devez être guidé par l'instruction approuvée. Décret du 06.04.01 n° 26.
Remplir les sections du formulaire
Le nom de l'organisation est indiqué en entier, par exemple, fermé société par actions"Energostroy". Le nom abrégé est indiqué si c'est le cas. inscrits dans les documents fondateurs. Sur le côté, OKPO de l'organisation est indiqué.
Le numéro de paie de l'employé ne doit pas comporter plus de six chiffres. Il est attribué à chaque personne nouvellement embauchée ou employée et ne change pas avec tout mouvement d'un employé au sein de l'organisation jusqu'à son licenciement.
Le numéro d'identification fiscale "l numéro du certificat d'assurance de l'assurance pension publique est indiqué conformément au certificat d'affectation du NIF et au certificat d'assurance de l'assurance pension publique.
Dans la colonne "Alphabet", la première lettre du nom de famille de l'employé est indiquée.
La nature du travail est indiquée : « en permanence », « temporairement », etc.
Le type de travail (principal, à temps partiel) est enregistré dans son intégralité.
Le sexe est indiqué par la lettre "M" ou "F".
Nom, prénom, patronyme sont écrits en toutes lettres lisiblement.
La date de naissance est établie sur la base d'un passeport ou d'un autre document d'identité et est écrite en toutes lettres dans la zone de texte, par exemple "9 janvier 1975". Dans ce cas, le code est indiqué comme suit : 01/09/1975.
Lors de la spécification du lieu de naissance, les éléments suivants doivent être pris en compte:
- la longueur de l'entrée, y compris les espaces et les signes de ponctuation, ne doit pas dépasser 100 caractères ;
- les districts et les régions sont écrits au génitif, sans virgule, avec les abréviations suivantes : ville - ville, village - village, région - kr., district - env., région - région, village - établissement, district - rn., gare - St.;
- les mots aul, kishlak, village, village sont écrits en toutes lettres ;
- le code du lieu de résidence est déterminé selon le classificateur panrusse des objets de la division administrative-territoriale. OK 019-95, approuvé. Décret de la norme d'État de Russie du 31 juillet 1995 n ° 413 (OKATO); par exemple, à la naissance à Moscou, la colonne "Code" indique : 45.
La citoyenneté s'écrit sans abréviations. L'enregistrement de la citoyenneté et son codage sont effectués selon le classificateur panrusse d'informations sur la population. OK 018-95, approuvé. Décret de la norme d'État de Russie du 31 juillet 1995 n ° 412 (OKIN).
Remplir la colonne "Citoyenneté"
Les langues parlées par l'employé sont indiquées en toutes lettres sans abréviations. Le degré de connaissance de la langue sous forme de texte est indiqué comme suit.
Informations sur la connaissance des langues
Lors de l'encodage de la colonne "Connaissance d'une langue étrangère", deux codes sont indiqués, tandis que le premier indique le code de la langue, le second - le degré de connaissance de celle-ci.
Par exemple : "Anglais - Je lis et je traduis avec un dictionnaire" s'écrit dans la colonne "Code" sous la forme : 014 1.
L'éducation est enregistrée et codée selon OKIN et le classificateur panrusse des spécialités en éducation. OK 009-93, approuvé. Décret de la norme d'État de Russie du 30 décembre 1993 n ° 296 (OKSO).
Selon OKIN, l'éducation est codée comme suit.
Parfois, dans la pratique, il y a des problèmes avec la façon de constituer un dossier de l'éducation d'un employé s'il n'est pas terminé.
Informations sur l'éducation incomplète
| Un employé avec une formation incomplète | Type d'enseignement selon la classification. |
| Étudier dans un établissement d'enseignement supérieur, mais ne pas en être diplômé | Enseignement général de base ou professionnel secondaire (en fonction de l'enseignement disponible au moment de l'admission dans un établissement d'enseignement supérieur) |
| Il est diplômé de plusieurs cours d'un établissement d'enseignement supérieur, mais a été contraint de l'interrompre ou étudie en troisième année | Enregistre le nombre de cours suivis ou le cours auquel vous êtes inscrit |
| Diplômé de trois années d'études supérieures | Enseignement supérieur incomplet |
| Étudier dans un établissement d'enseignement secondaire spécialisé (école technique, collège), mais ne pas en sortir diplômé | Enseignement secondaire général (complet) ou secondaire professionnel incomplet (selon le type d'enseignement disponible au moment de l'admission dans un établissement d'enseignement secondaire spécialisé) |
| Diplômé du lycée, école avec étude approfondie de n'importe quelle matière, lycée, gymnase | Enseignement général secondaire (complet) |
| Diplômé d'une école professionnelle ou d'un établissement d'enseignement équivalent | Formation professionnelle initiale |
Les abréviations de mots sont autorisées lors de l'écriture du nom d'un établissement d'enseignement qui ne déforme pas la signification du nom. Dans le cas où le nom de l'établissement d'enseignement comprend le mot "nom", vous devez écrire "eux" ; s'il est suivi du mot "professeur", "académicien" ou autre, vous devez écrire "nom du professeur", "nom de l'académicien", etc. Les commandes ne sont pas indiquées dans les noms des établissements d'enseignement.
Toutes les informations relatives à la formation (diplôme, orientation ou spécialité) sont établies sur la base d'un diplôme d'études.
Les lignes libres dans la section sur l'éducation sont destinées au nom et à la date d'obtention du diplôme du deuxième établissement d'enseignement supérieur ou secondaire professionnel.
Si l'employé est diplômé de deux établissements d'enseignement secondaire ou supérieur dans des spécialités différentes, les deux établissements d'enseignement sont enregistrés. Les diplômes sont classés dans l'ordre suivant :
- pour les établissements d'enseignement supérieur - "licence", "master", "spécialiste". Pour la qualification "bachelor" et "master", la direction est indiquée, et pour la qualification "spécialiste" - la spécialité;
- pour les établissements d'enseignement secondaire - "technicien", "responsable des produits", etc.
La profession (principale et complémentaire) est indiquée en toutes lettres sur la base de la liste du personnel et de l'ordre (instruction) d'emploi. Il est codé conformément au classificateur panrusse des professions des travailleurs, des postes des employés et des catégories de salaires (OKPDTR). Une profession supplémentaire est une profession qui ne coïncide pas avec la profession principale, mais qui peut intéresser l'organisation.
L'expérience de travail (générale, continue, donnant droit à une prime d'ancienneté, ainsi que le droit à d'autres avantages établis dans l'organisation, etc.) est calculée sur la base des inscriptions dans le livre de travail et (ou) dans d'autres documents confirmant l'ancienneté correspondante.
Le statut marital est enregistré et codé selon OKIN.
Informations sur l'état civil
Dans la composition de la famille, seuls les membres de la famille sont indiqués avec une indication du degré de parenté. Les parents les plus proches sont le père, la mère, le fils, la fille, le frère, la sœur, la personne qui a élevé le travailleur et les autres parents proches vivant avec le travailleur.
Les données du passeport sont indiquées en stricte conformité avec le passeport. L'adresse du lieu de résidence est enregistrée selon les règles d'enregistrement du lieu de naissance.
Dans le cas où l'employé n'a pas reçu de livret de travail le jour du licenciement pour cause d'absence du lieu de travail ou pour une autre raison, le responsable du personnel envoie des notifications par courrier aux adresses indiquées concernant la nécessité de se présenter au service du personnel pour une livre de travail (ou accepter de lui envoyer par courrier) ou des demandes de renseignements sur les allées et venues du travailleur. Par conséquent, il est nécessaire de remplir les deux colonnes - à la fois l'adresse du lieu de résidence selon le passeport et l'adresse réelle lieu de résidence, ainsi que le numéro de téléphone de l'employé ou de la famille immédiate.
Remplir la section sur l'enregistrement militaire
Les principaux documents sur la base de quelle section. 2 Les "Informations sur l'immatriculation militaire" de la carte personnelle T-2 sont :
- une carte d'identité militaire (ou un certificat temporaire délivré en échange d'une carte d'identité militaire) - pour les citoyens en réserve ;
- certificat de citoyen soumis à la conscription pour le service militaire.
Informations sur l'immatriculation militaire
| Citoyens de la réserve | Citoyens soumis à la conscription | |
| Point 1. Catégorie de stock | Pour les officiers de réserve elle n'est pas apposée Pour les personnes non officiers, elle est remplie conformément à la pièce d'identité militaire fournie (colonne "Catégorie comptable") | Non-rempli |
| Point 2. Grade militaire | Il est apposé conformément à l'inscription dans la carte d'identité militaire | L'enregistrement se fait : "Sous réserve d'invocation" |
| Rubrique 3. "Composition (profil)". Complet sans abréviations | Il est apposé conformément à l'inscription sur le billet militaire, par exemple, "commande", "médical" ou "soldats", "marins" etc. | Che est rempli |
| Point 4. "Désignation complète du code VUS" La désignation complète est enregistrée - six chiffres ou six chiffres et un caractère alphabétique | Il est apposé conformément à l'inscription dans la carte d'identité militaire, par exemple "021101" ou "113194A" | Il est apposé conformément à l'inscription sur le certificat d'un citoyen soumis à la conscription pour le service militaire |
| Rubrique 5. "Catégorie d'aptitude au service militaire" | Il est écrit en lettres : A - apte au service militaire B - apte au service militaire avec des restrictions mineures C - apte au service militaire limité D - temporairement inapte au service militaire | Il est écrit en lettres : A - apte au service militaire B - apte au service militaire avec des restrictions mineures C - apte au service militaire limité D - temporairement inapte au service militaire D - inapte au service militaire Rempli sur la base d'une inscription dans le certificat de citoyen soumis à la conscription pour le service militaire |
| Rubrique 6. "Nom du commissariat militaire du lieu de résidence" | Il est apposé conformément à la dernière inscription ou au dernier cachet de la carte d'identité militaire | Il est apposé conformément à la dernière inscription ou au dernier cachet du certificat d'un citoyen soumis à la conscription pour le service militaire |
| Rubrique 7. "Comprend l'enregistrement militaire" Rempli avec un simple crayon | Ligne a) - dans les cas où il y a un ordre de mobilisation et (ou) un cachet sur l'émission et le retrait des ordres de mobilisation ; Ligne b) - pour les citoyens réservés à l'organisation pour la période de mobilisation et en temps de guerre | Non-rempli |
| : Rubrique 8. "Marque de radiation "de l'immatriculation militaire" Sous réserve d'avoir atteint la limite d'âge. | Une marque est faite : ou "Retiré de l'immatriculation militaire pour raisons de santé" | Une marque est faite : "Retiré de l'immatriculation militaire en raison de l'âge" ou "Supprimé de enregistrement militaire pour des raisons de santé" |
Après avoir rempli les rubriques informations générales"et" Informations sur l'enregistrement militaire "l'employé signe une carte personnelle et inscrit la date de sa propre main pour confirmer l'accord avec les informations saisies. L'officier du personnel appose sa signature, le titre du poste et la transcription de la signature , confirmant ainsi que les inscriptions ont été faites par lui personnellement sur la base des documents présentés.
Saisie d'informations sur l'embauche, la certification, oo9 .. sur la formation avancée, les incitations, etc.
Lorsque vous saisissez des informations sur l'embauche et le transfert à un autre emploi, vous devez remplir toutes les colonnes du tableau. Les informations doivent être saisies sans abréviations
Les informations sur l'emploi et les mutations vers un autre emploi sont saisies sur la base d'une ordonnance (instruction) d'embauche (formulaires T-1 et T-1a) et d'une ordonnance (instruction) de mutation vers un autre emploi (formulaire T-5). Le spécialiste du service du personnel, en remplissant cette section, doit informer le salarié des inscriptions faites contre récépissé.
Lors du remplissage du 4 « Attestation » d'une carte personnelle, toutes les colonnes sont remplies, à savoir :
- date de certification ;
- décision de la commission, par exemple, "mutation à un poste", "envoi en formation avancée", etc. ;
- lié à document spécifique(en règle générale, il s'agit d'un protocole de résultats de certification) indiquant son numéro et sa date.
La colonne « Raison » peut être vide, ou elle peut contenir un ordre de l'organisation d'envoyer un employé pour la certification et/ou un ordre d'approuver les résultats de la certification.
Les données sur les formations avancées sont enregistrées sur la base des documents remis lors de la candidature à un emploi ou émanant du service formation. Dans la section « Développement professionnel », sont indiqués :
- dates de début et de fin de formation ;
- type de formation avancée;
- nom de l'établissement d'enseignement (institut de perfectionnement du ministère (département), faculté de perfectionnement d'un établissement d'enseignement supérieur, faculté de perfectionnement d'un établissement d'enseignement secondaire professionnel, institut de perfectionnement, cours de perfectionnement du ministère (département), cours de perfectionnement dans des entreprises, des organismes de recherche et de conception, des établissements d'enseignement professionnel supérieur et secondaire, des instituts de perfectionnement et leurs filiales);
- type de document (certificat, certificat);
- la colonne "Base" peut être vide ou contenir un ordre de l'organisation d'envoyer un employé suivre une formation avancée.
De même, les informations sur les reconversions professionnelles sont renseignées avec l'indication de la spécialité (orientation, métier) dans laquelle s'effectue la reconversion.
Lors du remplissage du Les "incitations et récompenses" doivent indiquer les types d'incitations appliquées à l'employé (à la fois au niveau de l'organisation et au niveau des ministères et départements), ainsi que la liste des récompenses de l'État.
Comptabilité des congés
Dans la section "Vacances", un registre est conservé de tous les types de vacances accordés à l'employé pendant la période de travail dans l'organisation. La base pour faire des entrées sont des commandes pour la fourniture de vacances.
Lors du remplissage du tableau des vacances sur la base de la commande, seule la date de début des vacances est saisie, tandis que la date de fin est saisie "de facto" après le retour effectif de vacances du salarié. Cela est dû au fait qu'en cas d'appel de vacances ou d'interruption d'un employé, la colonne "Date de fin" contiendra la date à laquelle l'employé part au travail, et non la date de fin prévue des vacances par commande.
Dans le même tableau, les congés sans solde sont obligatoirement notés. Il est pris en compte dans le calcul de l'ancienneté, qui donne droit à un congé annuel de base payé, puisque, selon l'art. 121 du Code du travail de la Fédération de Russie, mais il n'inclut pas le délai d'octroi d'un congé à un employé sans solde pendant plus de 7 jours calendaires.
De même, elle n'est pas prise en compte dans l'ancienneté, qui donne droit au congé annuel de base payé, et le temps de congé pour s'occuper d'un enfant jusqu'à ce qu'il atteigne l'âge fixé par la loi.
En outre, conformément à l'art. 121 du Code du travail de la Fédération de Russie, de la durée du service, qui donne droit à des congés annuels payés de base, le temps pendant lequel l'employé est absent du travail sans raison valable est déduit, y compris à la suite de sa suspension du travail dans les cas prévus à l'art. 76 du Code du travail de la Fédération de Russie.
Vous trouverez ci-dessous les types de documents possibles sur la base desquels l'employé du service du personnel recalcule cette durée de service (conformément à l'article 76 du Code du travail de la Fédération de Russie).
Types de documents servant de base au recalcul de l'ancienneté en cas de suspension de travail
| 1 | 2 |
| Ne pas passer en temps voulu formation et test des connaissances et des compétences dans le domaine de la protection du travail | |
| Non-réussite d'un examen médical préliminaire ou périodique obligatoire conformément à la procédure établie | Protocole et ordre de l'inspection sur le retrait d'un employé du travail. L'ordre du chef du licenciement du travail pour cette raison |
| Identification selon avis médical contre-indications à l'exécution du travail prévu par le contrat de travail | L'ordre du chef du licenciement du travail pour cette raison |
Au chapitre " Informations Complémentaires Pour l'exhaustivité de la comptabilité, le cas échéant, indiquer :
- des informations sur la formation à temps partiel (soir), la correspondance, les départements d'études externes des établissements de formation professionnelle supérieure et secondaire (vous devez également indiquer les dates d'admission à établissement d'enseignement et ses terminaisons) :
- des informations sur une personne handicapée au travail indiquant le certificat du MSEC, le groupe d'invalidité et la date de sa création (changement), la raison de l'invalidité;
- conclusion du MSEC sur les conditions et la nature du travail.
Une fois que l'employé est licencié de l'organisation, les entrées sont faites dans la section. XI "Motifs de licenciement", qui indique le décodage des motifs de licenciement de l'employé conformément au libellé exact indiqué dans le Code du travail de la Fédération de Russie, la date du licenciement, le numéro de l'ordre de licenciement.
Lors de la fermeture d'une carte T-2 personnelle, un officier du personnel met son signature personnelle avec son décodage et l'indication de la position. L'employé lui-même signe de la même manière. La signature de l'employé dans ce cas confirme son accord avec toutes les entrées effectuées dans sa carte personnelle.
Modifier les informations sur un travailleur
Lorsque les informations sur un employé sont modifiées, les données pertinentes sont saisies dans sa carte personnelle, qui est certifiée par la signature d'un spécialiste du service du personnel, et si des modifications sont apportées à la section. "Informations générales" et "Informations sur l'enregistrement militaire", puis la signature de l'employé lui-même.
Les modifications sont apportées de la même manière que dans le cahier de travail. Sur la base des premiers formulaires et au cours de l'introduction en URSS d'un système automatisé de comptabilité du personnel, l'OST "Norme pour les systèmes automatisés de gestion du personnel" a été élaborée. Il énonçait les règles de base pour remplir une carte personnelle. Comme indiqué dans l'OST, "lors du changement de nom de famille, l'ancien est barré et un nouveau est écrit à sa place conformément aux documents soumis au service du personnel". En outre, "toutes les modifications ultérieures des données concernant l'employé (changement de résidence, etc.) sont reflétées sur la carte personnelle de l'employé du service du personnel". Un remplacement complet d'une carte personnelle n'est pas souhaitable car à l'avenir, il sera difficile de restaurer l'image complète pour cet employé.