كيفية الجمع بين نسخة الختم والطابع الصحيح. كيفية التوقيع بشكل صحيح تحت صورة نسخة صحيحة

، 38 من القانون الاتحادي المؤرخ 24 يوليو 2009 رقم 212-FZ "بشأن أقساط التأمين ..." ، لإصدار م. فن. 62 من قانون العمل في الاتحاد الروسي، مشارك م الفقرة 2 من الفن. 91 من القانون الاتحادي الصادر في 26 ديسمبر 1995 رقم 208-FZ "بشأن الشركات المساهمة" (يشار إليه فيما بعد بقانون هيئة الأوراق المالية) ؛ الفقرة 4 من الفن. 50 من القانون الاتحادي الصادر في 08.02.98 No. 14-FZ "بشأن الشركات ذات المسؤولية المحدودة" (يشار إليها فيما يلي بقانون شركة ذات مسؤولية محدودة)، لمشاركة المنظمة في المسابقة (المزاد العلني) الفقرة 2 من الفن. 35 ، الفقرة 2 من الفن. 41.3 من القانون الاتحادي المؤرخ 21 تموز (يوليو) 2005 رقم 94-FZ "بشأن تقديم أوامر توريد السلع وأداء العمل وتوفير الخدمات لاحتياجات الدولة والبلديات"إلخ. في الوقت نفسه ، غالبًا ما يواجه المحاسب مطلب التصديق على النسخ "في في الوقت المناسب"أو" بشكل صحيح "أو ببساطة" بشكل صحيح ". ماذا يعني ذلك؟

فهم المصطلحات

لا توجد تعريفات لهذه المصطلحات في التشريع. في الأساس ، تعني جميعها نفس الشيء: شهادة لتأكيد أن نسخة مطابقة للأصل ، كما يقتضي القانون أو غير ذلك. وثيقة معيارية. إذا تحدثنا عن عمل نسخ للعرض على الأطراف المهتمة ، فيمكن اعتمادها من خلال:

<или>كاتب عدل؛
<или>المنظمة نفسها (رجل الأعمال نفسه).

نحن نصادق على النسخ

الاتصال بكاتب عدل

عندما يشير قانون معياري إلى الحاجة إلى التوثيق ، فلا يوجد خيار - لن يتم ببساطة قبول نسخة غير مصدقة من كاتب عدل. على سبيل المثال ، من الدخل التمثيل الروسيمنظمة أجنبية لم تحجب ضريبة الدخل ، ويحتاج إلى إصدار للمؤسسة التي تدفع الدخل ، نسخة موثقة من شهادة التسجيل في مصلحة الضرائبه الفرعية. 1 ص .2 فن. 310 قانون الضرائب للاتحاد الروسي. غالبًا ما يكون توثيق النسخ مطلوبًا عند إعداد المستندات للحصول على ترخيص و الفرعية. تمت الموافقة على البند 7 من "ب" من اللوائح المتعلقة بأنشطة الترخيص لإنتاج الكحول الإيثيلي وتخزينه وتداوله. مرسوم حكومة الاتحاد الروسي بتاريخ 09.07.98 رقم 727 ؛ الفرعية. تمت الموافقة على البند "د" 24 من قواعد إجراء المناقصات (المزاد العلني ، المنافسة) لتقديم خدمات الاتصالات. مرسوم حكومة الاتحاد الروسي بتاريخ 12.01.2006 رقم 8.

إذا كنت ترغب في ذلك ، يمكنك التصديق لدى كاتب العدل على نسخة من أي مستند وفي حالة عدم وجود شرط في القانون. على سبيل المثال ، إذا كنت ترغب في زيادة مصداقية النسخة وإزالة أدنى شك حول موثوقيتها. سيتم دائمًا الاعتراف بمثل هذا التأكيد على أنه "مناسب" ، ولكن بالإضافة إلى تكاليف الوقت ، فإنه ينطوي أيضًا على تكاليف مالية. لذلك ، دون الحاجة الخاصة ، لا تحتاج إلى الاتصال بكاتب العدل.

نؤكد لأنفسنا

إذا كان الفعل المعياري يتعلق ببساطة بإصدار الشهادات ، فلا يمكن أن يُطلب منك الذهاب إلى كاتب عدل. يأتي هذا الاستنتاج من الفقرة 2 من المرسوم الصادر عن هيئة رئاسة مجلس السوفيات الأعلى لاتحاد الجمهوريات الاشتراكية السوفياتية بتاريخ 04.08.83 رقم 9779-X "بشأن إجراءات إصدار وتصديق الشركات والمؤسسات والمنظمات على نسخ الوثائق المتعلقة بحقوق المواطنين "(فيما يلي - المرسوم رقم 9779-X). إنها قديمة جدًا ، إلى جانب أن نطاقها محدود رسميًا (كما يوحي الاسم). لذلك ، ينظر الكثيرون إلى متطلباته على أنها ممارسات تجارية. ومع ذلك ، هذه لائحة صالحة في الوضع قانون اتحادي. ومعظم المحاكم تطبقه على نسخ الوثائق ، ليس فقط "المتعلقة بحقوق المواطنين" المراسيم الصادرة عن FAS MO بتاريخ 21 سبتمبر 2010 رقم KA-A40 / 10627-10 ؛ FAS PO بتاريخ 26 مايو 2010 برقم A72-15314 / 2009 ؛ FAS TsO بتاريخ 27 يوليو 2004 برقم A68-AP-122 / Ya-04 ؛ الأول AAS بتاريخ 07.09.2009 برقم A43-12945 / 2009.

أكثر وثيقة معاصرةفي هذا المجال - معيار الدولة RF GOST R 6.30-2003 "أنظمة التوثيق الموحدة. نظام موحدالتوثيق التنظيمي والإداري. متطلبات الأعمال الورقية ، المعتمد بالمرسوم Gosstandart of Russia بتاريخ 03.03.2003 رقم 65-st (المشار إليها فيما يلي - GOST R 6.30-2003) ، لكنها استشارية بطبيعتها البند 1 GOST R 6.30-2003.

استنتاج

من الأفضل الامتثال لمتطلبات المرسوم رقم 9779-X و GOST R 6.30-2003 في نفس الوقت. لا يتعارض كل منهما مع الآخر على الإطلاق ، بل هما مكملان (سنؤكد ذلك في الجدول أدناه).

بادئ ذي بدء ، يمكنك التصديق بشكل مستقل على نسخ من تلك المستندات التي تم إعدادها في مؤسستك ( مستندات المحاسبةالطلبات والرسائل وما إلى ذلك) البند 1 من المرسوم رقم 9779-X. لا يمكنك التصديق على نسخ من المستندات الأخرى إلا إذا احتفظت بالأصل (على سبيل المثال ، كتب العملعمال).

لذلك ، للحصول على الشهادة ، تحتاج إلى وضع التفاصيل التالية على نسخة المستند الجزء 4 ، الفقرة 1 من المرسوم 9779-X ؛ البند 3.26 GOST R 6.30-2003 ؛ المراسيم الصادرة عن FAS VSO بتاريخ 04.22.2011 رقم A10-2449 / 2010 ؛ FAS PO بتاريخ 09/05/2006 رقم A65-8702 / 2005-SG3-33.

№	الدعائم	ما يتم توفيره	ملحوظات
1	نقش الشهادة	المرسوم رقم 9779-X ، GOST R 6.30-2003	كقاعدة عامة ، هذه هي الكلمات "صحيح" أو "النسخ صحيح"
2	موقف الشخص المصدق على النسخة	المرسوم رقم 9779-X ، GOST R 6.30-2003	مشرف الفقرة 1 من الفن. 91 ، الفقرة 3 من الفن. 103 من القانون المدني للاتحاد الروسي ؛ الفقرة 1 من الفن. 40 من قانون LLC ؛ الفقرة 1 من الفن. 69 قانون هيئة الأوراق الماليةأو أي مسؤول آخر مفوض من قبله. يمكن أن يكون أي عامل المراسيم الصادرة عن FAS MO بتاريخ 25 يوليو 2011 برقم KA-A40 / 7012-11 ؛ FAS DVO بتاريخ 02.02.2011 رقم Ф03-10026 / 2010شهادة المنظمة ، الشيء الرئيسي هو تحديد إسناد هذه الواجبات إليه بالترتيب ، في اللائحة الخاصة بتدفق المستندات e مرسوم الجهاز المركزي FAS بتاريخ 17 مايو 2006 رقم А14-22577 / 2005/995/24أو في توكيل رسمي
3	توقيع الشخص المصدق على النسخة	المرسوم رقم 9779-X ، GOST R 6.30-2003	-
4	فك التوقيع (الأحرف الأولى ، اللقب)	GOST R 6.30-2003	يُسمح بغياب فك تشفير التوقيع بسبب الطبيعة الاستشارية لـ GOST R 6.30-2003 مرسوم FAS MO المؤرخ 22 ديسمبر 2005 رقم А-А40 / 12539-05. ومع ذلك ، من الأفضل فك رموز التوقيع - فقد أصبح هذا منذ فترة طويلة قاعدة عمل
5	ختم	المرسوم رقم 9779-X ، GOST R 6.30-2003	يسمح GOST R 6.30-2003 "بالتصديق على نسخة من المستند بختم يتم تحديده وفقًا لتقدير المؤسسة" ، أي يحق للمؤسسة اختيار ختم لهذه الأغراض (على سبيل المثال ، الختم الرئيسي أو ختم قسم شؤون الموظفين)
6	علامة على أن المستند الأصلي موجود في المؤسسة	المرسوم رقم 9779-X	قد تصادق المنظمة على: <или>نسخ من الوثائق الخاصة ؛ <или>نسخ من وثائق الأشخاص الآخرين ، ولكن فقط إذا كان الأصل في هذه المنظمة و المراسيم الصادرة عن FAS UO بتاريخ 03/24/2010 رقم Ф09-1820 / 10-С4 ؛ FAS VSO بتاريخ 05.03.2007 رقم A19-13975 / 06-Ф02-104 / 07 لذلك ، يمكنك التصديق على نسخة من الرسالة المرسلة إليك مؤسسة تعليميةولكن ليس نسخة من رخصته
7	تاريخ الإصدار (الشهادة)	المرسوم رقم 9779-X ، GOST R 6.30-2003	التاريخ شرط إلزامي ، على الرغم من أن المحاكم تكون متساهلة في بعض الأحيان في غيابه. المراسيم الصادرة عن FAS MO بتاريخ 22 ديسمبر 2005 برقم KA-A40 / 12539-05 ؛ FAS SZO بتاريخ 28 سبتمبر 2011 برقم A56-69287 / 2010 ؛ السابع عشر AAS بتاريخ 16 يونيو 2009 رقم 17AP-4337/2009-AK يعد بيان التاريخ أمرًا مهمًا لموثوقية الشهادة - بعد كل شيء ، بمرور الوقت ، يمكن تغيير المستند الأصلي

هنا مثال على نسخة مصدقة.

النسخ صحيح ،
الأصل في Retro LLC

عند التصديق ، انتبه إلى جودة الأصل. إذا كان المستند يحتوي على نص غير واضح ومحو وإضافات وتصحيحات أخرى غير محددة ، فاحذر المستلم من أنه قد لا يتم قبول نسخة منه البند 3 من المرسوم 9779-X ؛ قرار الجمعية العشرون العشرون بتاريخ 15 مايو 2009 رقم A62-47 / 2009.

يمكنك المصادقة على نسخة من مستند متعدد الصفحات بطريقتين:

<или>التصديق بشكل منفصل على كل ورقة من النسخة ؛
<или>قم بتجميع جميع الأوراق ، وقم بترقيمها واعتمادها على الجانب الخلفي من الورقة الأخيرة في مكان البرنامج الثابت. ثم تحتاج إلى تحديد عدد الأوراق ، على سبيل المثال: "النسخ على 6 أوراق هو الصحيح".

رجل أعمال يؤكد

تنطبق أحكام المرسوم رقم 9779-X و GOST R 6.30-2003 على رواد الأعمال بالقياس. ومع ذلك ، قد لا يكون لدى صاحب المشروع ختم. هذه ليست عقبة أمام الحصول على شهادة "مناسبة" - فهي ليست ملزمة قانونًا بالختم ، ولكن مرسوم FAS DVO بتاريخ 12 سبتمبر 2008 رقم F03-A51 / 08-2 / 3390 ؛ خطاب رقم 28-10 / 15239 بتاريخ 28 فبراير 2006 من دائرة الضرائب الفيدرالية الروسية لموسكو.

ضمان للسلطات الضريبية

إذا تطلب IFTS نسخًا من المستندات منك لإجراء عمليات تدقيق الضرائب و المواد 93 ، 93.1 من قانون الضرائب للاتحاد الروسي، فلك الحق في وضع مجموعة محدودة من الدعائم عليها الملحق رقم 5 لأمر مصلحة الضرائب الفيدرالية لروسيا بتاريخ 31 مايو 2007 رقم MM-3-06 / [البريد الإلكتروني محمي] :

رسالة تأكيد؛
توقيع الرئيس (النائب) و (أو) الشخص المخول ؛
ختم المنظمة.

هذه هي متطلبات السلطات الضريبية نفسها ، والتي تم تأمينها بأمر. غالبًا ما تكون الحالات المماثلة (عندما يصف القانون المعياري نفسه كيفية التصديق على نسخة) تمت الموافقة على البند 11 من لائحة ترخيص العمليات الاقتصادية الأجنبية بالسلع والمعلومات والأعمال والخدمات ونتائج النشاط الفكري (حقوقها) التي تم من أجلها فرض الرقابة على الصادرات. مرسوم حكومة الاتحاد الروسي المؤرخ 15 سبتمبر 2008 رقم 691. في مثل هذه الحالات ، عليك فقط اتباع الترتيب المقترح.

عندما لا تكون الشهادة "المناسبة" ضرورية

إذا كان القانون في السؤالمجرد نسخة تقريبًا ، فمن الناحية النظرية لديك الحق في إصدار صورة بدون شهادة (على سبيل المثال ، عند تأكيد معدل ضريبة القيمة المضافة الصفري فن. 165 قانون الضرائب للاتحاد الروسي). ولكن ممارسة المراجحةيأتي أحيانًا مع حلول أخرى. نعم ، سامي محكمة التحكيمأوضح RF ذلك مؤخرًا شركة مساهمةتلتزم بإصدار نسخ مصدقة من المستندات إذا ذكر مساهمها هذا المطلب البند 9 من الرسالة الإعلامية لهيئة رئاسة محكمة التحكيم العليا للاتحاد الروسي بتاريخ 18 يناير 2011 رقم 144. على الرغم من أنه لا يتبع من نص القانون على الإطلاق فن. 91 JSC Law.

لا يتطلب التصديق على النسخ الكثير من الجهد. ولكن إذا كان عليك القيام بذلك كثيرًا ، فاطلب لنفسك طابعًا يحتوي على مجموعة كاملة من التفاصيل - فلن تنسى أي شيء بالتأكيد.

كيفية تطبيق الأختام "صحيحة" و "نسخة صحيحة" للمصادقة على نسخ من المستندات بناءً على طلب الموظف ، ما هي النقاط التي يجب الانتباه إليها بشكل خاص. من المقال سوف تتعلم:

كيفية التصديق على المستندات بشكل صحيح بناءً على طلب الموظف باستخدام ختم "النسخة صحيحة" ؛
ما إذا كان من الضروري ختم "النسخة صحيحة" على نسخ من المستندات للملفات الشخصية ؛
ما هي التفاصيل التي ستتم إضافتها عند التصديق على المستندات "نسخة صحيحة".

كيفية التصديق على المستندات بشكل صحيح بناءً على طلب الموظف ، باستخدام ختم "النسخة صحيحة" يمكن للموظفين أن يطلبوا من صاحب العمل نسخًا من أي مستندات مرتبطة مباشرة بنشاط عملهم. يجب أن يؤخذ في الاعتبار أن النسخ الصادرة يجب أن تعيد إنتاج المعلومات الخاصة بالأصول والعلامات الخارجية بالكامل.

أين تكتب "النسخة صحيحة" على المستندات؟

وفقًا لمتطلباتها ، يجب أن تتكون العلامة من كلمة "صحيحة" تحت التوقيع ، والإشارة إلى موقف الشخص المُصدق ، والتوقيع ، والاسم الكامل ، والتاريخ.

GOST R 7.0.97-2016 - يدخل اعتبارًا من 07/01/2018 ليحل محل ما سبق. سوف تنطبق على كل شيء الأعمال المحليةالشركات (العقود والمواثيق واللوائح والتعليمات واللوائح ، وما إلى ذلك) ، وكذلك على المستندات الإلكترونية.

الابتكار: على علامة التصديق على النسخة ، يجب أن تشير إلى موقع التخزين الأصلي ، إذا تم إرسال الورقة إلى منظمة تابعة لجهة خارجية ، والتصديق عليها بختم.

GOST R 7.0.8.-2013 (بدلاً من GOST R 51141-98) - يحتوي على كتلة مفاهيمية.
أصول التشريع الاتحاد الروسيحول كاتب العدل.
سنتحدث أكثر عن النظام السائد في هذا المجال ومقدار تكلفة التصديق على نسخة مع كاتب عدل.
المرسوم الصادر عن هيئة رئاسة القوات المسلحة لاتحاد الجمهوريات الاشتراكية السوفياتية بتاريخ 04.08.83 رقم 9779-X.

كيف تصدق بشكل صحيح على نسخة من الوثيقة؟

على سبيل المثال ، من أجل تجنب اقتطاع ضريبة الدخل من دخل مكتب التمثيل الروسي لمنظمة أجنبية ، يجب إصدارها إلى المؤسسة التي تدفع الدخل ، نسخة موثقة من شهادة التسجيل لدى مصلحة الضرائب ، الفرعية. 1 ص .2 فن. 310 من قانون الضرائب للاتحاد الروسي. غالبًا ما يكون توثيق النسخ مطلوبًا عند إعداد المستندات لإصدار ترخيص فرعي.

البند "ب" 7 من اللوائح الخاصة بترخيص أنشطة الإنتاج والتخزين والدوران الكحول الإيثيلي... وافق مرسوم حكومة الاتحاد الروسي المؤرخ 9 يوليو 1998 رقم 727 ؛ الفرعية.
"ز" ص 24

الموافقة على قواعد المزايدة (المزاد ، المنافسة) لتقديم خدمات الاتصالات. مرسوم حكومة الاتحاد الروسي بتاريخ 12.01.2006 رقم 8. إذا كنت ترغب في ذلك ، يمكنك التصديق على نسخة من أي مستند لدى كاتب العدل حتى لو لم يكن هناك شرط في القانون.

على سبيل المثال ، إذا كنت ترغب في زيادة مصداقية النسخة وإزالة أدنى شك حول موثوقيتها.

كيفية التصديق على المستندات: الطوابع "صحيحة" و "النسخة صحيحة"

نظام موحد للتوثيق التنظيمي والإداري. متطلبات الأعمال الورقية "، التي تم تبنيها بموجب مرسوم معيار الدولة لروسيا بتاريخ 3 مارس 2003 رقم 65-st (المشار إليها فيما يلي باسم GOST R 6.30-2003) ، ولكنها ذات طبيعة استشارية.
1

GOST R 6.30-2003. الخلاصة من الأفضل الامتثال لمتطلبات المرسوم رقم 9779-X و GOST R 6.30-2003 في نفس الوقت. لا يتعارض كل منهما مع الآخر على الإطلاق ، بل هما مكملان (سنؤكد ذلك في الجدول أدناه).

بادئ ذي بدء ، يمكنك التصديق بشكل مستقل على نسخ من تلك المستندات التي تم إعدادها في مؤسستك (المستندات المحاسبية ، والأوامر ، والخطابات ، وما إلى ذلك) ص. 1 المرسوم رقم 9779-X. لا يمكنك التصديق على نسخ من المستندات الأخرى إلا إذا احتفظت بالأصل (مثل دفاتر عمل الموظفين).

لذلك ، للتأكيد ، تحتاج إلى وضع التفاصيل التالية على نسخة المستند. 4 الفقرة 1 من المرسوم رقم 9779-X ؛ ص.

كيفية التصديق على نسخة من الوثيقة

معلومات حول موقع الأصل ؛
النقش "صحيح" أو "نسخة صحيحة" (بالضرورة بحرف كبير) ؛
عنوان منصب الشخص الذي يشهد وتوقيعه ولقبه بالأحرف الأولى ؛
تاريخ التصديق
الطباعة ، إذا تم توفيرها من خلال تنسيق المنظمة.

4 إذا كان المستند يتكون من عدة صفحات ، فيمكنك المصادقة على كل منها على حدة وفقًا للعينة أعلاه. هناك طريقة أخرى:

الصفحات مرقمة بالترتيب ؛
نقوم بخياطة جميع الأوراق بخيط أو دبابيس حديدية ، ووضع ملصق ورقي في مكان القفل ؛
على الملصق ، نشير إلى عدد الأوراق ، ونضع توقيع المصدق ، ولقبه وأحرفه الأولى ؛
إذا كان هناك ختم ، نضع البصمة بطريقة يكون جزء منها على الملصق.

عند التصديق على مستند ، انتبه إلى جودة المستند الأصلي.

كيفية التصديق على نسخة من الوثيقة

تدفق المستندات ، رقم 24
استعادة المستندات المفقودة رقم 20
المستندات المحاسبية: رسم ، تعبئة ، توقيع ، رقم 20
من المستحسن تضمين طابع زمني في التوقيع الإلكتروني رقم 15
لا يمكن لدائرة الضرائب الفيدرالية قبول المستندات الإلكترونية إلا بالتنسيقات المعتمدة رقم 13
تصحيح المحاسبة الابتدائية رقم 10
مستند إلكتروني - لم يتم إنشاؤه على جهاز كمبيوتر فقط ، رقم 5
نصدر أمراً بإسناد واجبات كبير المحاسبين إلى المدير رقم 4
نقوم بتحويل المحاسبة إلى متعهد خارجي ، رقم 3

قواعد التصديق على نسخ الوثائق

انتباه

في بعض المنظمات ، غالبًا ما يتم اعتماد نسخ من المستندات ، ولا سيما دفاتر العمل والشهادات ، من قبل كبير المحاسبين أو أخصائي في قسم شؤون الموظفين. سيتم مناقشة موضوع "كيفية التصديق بشكل صحيح على نسخة من كتاب العمل" في القسم التالي.

معلومات

إذا كان القانون ينص على إلزامية التوثيق، عندها فقط هذا الشخص. في الوقت نفسه ، يصادق كاتب العدل فقط على مطابقة نسخة المستند أو المستخرج ، ولكن ليس لديه الحق في تأكيد شرعية النص نفسه ، وسلطات الموقعين ، إلخ.

جواز السفر ، كتاب العمل هذه الوثائق هي من أهم الوثائق في حياة أي مواطن ، لذلك سننظر في قواعد تصديقهم بشكل منفصل. على سبيل المثال ، قد تحتاج إلى نسخة موثقة من جواز سفرك إلى مكتب الضرائب ، إلى المحكمة ، إلى خدمة الهجرةلصفقة ، إلخ.

كيفية التصديق على نسخة من المستند بطريقة "مناسبة"

إذا ذهبت لتدوين التفاصيل اللازمة للموثق ليس على ورقة واحدة ، ولكن على عدة أوراق ، فيجب عليك أولاً تثبيت الأوراق ، وكذلك ترقيمها ، ووضع ختم المنظمة وتوقيع الشخص الذي صادق على ورقة في المنظمة. لا يمكن للموثق أن يصادق على أي أوراق طبية أو عقود أو وثائق عليها نقش "سري" وأوراق يحظر عمل نسخ منها.
كيف يتم التصديق على المستندات الإلكترونية؟ من أجل المصادقة على النسخة الإلكترونية من الوثائق ، يلزم التوقيع الإلكتروني. يمكنك الحصول على مفتاح توقيع إلكتروني في أحد مراكز التصديق.

كن حذرًا للغاية عند إرسال حزمة من الأوراق لاستلام مفتاح: يجب أن تكون البيانات المقدمة أصلية ودقيقة قدر الإمكان. كلمة واحدة خاطئة والمفتاح لن يكون صالحاً. وثيقة في في شكل إلكتروني، معتمد التوقيع الإلكتروني، يعادل نسخة ورقية مصدقة.

تعليمات كيفية التصديق على نماذج المستندات "النسخ صحيح"

اسم الوحدة الهيكليةيجب أن توضع تحت اسم الشركة في أشكال خطابات أو وثائق التقسيمات الفرعية: الفروع ، الفروع ، المكاتب التمثيلية ، هيئة جماعية (الأساس هو الفقرة 5.6 من GOST R 7.0.97-2016). وفقًا للمعيار ، يوصى بالإشارة إلى التفاصيل بأحرف كبيرة.
على سبيل المثال ، قسم الموارد البشرية.
يتم وضع اسم المنصب مباشرة تحت إشارة المنظمة (الإقليم أو المنطقة ، المنطقة) في أشكال المسؤولين ورؤساء الهيئات الحكومية ، البلدية(الأساس هو الفقرة 5.7 من GOST R 7.0.97-2016). على سبيل المثال ، "المدير".

تسمح لك علامات التوقيع الإلكتروني بتصور المستند. يتم عمل هذه العلامة حيث يجب أن يكون التوقيع الأصلي (الحي) على النظائر الورقية.

أين توجد عينة الطوابع صحيحة

ولكن من الناحية العملية ، لا تتمتع النسخ العادية بأهمية قانونية ، خاصة تلك المستندات التي تم تقديمها من قبل موظفين من مؤسسات خارجية أو من مؤسسات أخرى ، لذلك يوصى باعتمادهم باستخدام ختم "النسخ صحيحة" مع كافة التفاصيل الأشخاص المسؤولينالذي صمم الورقة. وفقط بعد التأكيد على الملف الشخصي للموظف.

ستشير الورقة المعتمدة وفقًا لذلك إلى التاريخ الفوري للتسجيل وتوجيه ضباط شؤون الموظفين إلى أهمية جميع المعلومات ، حيث يمكن إجراء التعديلات على الأصل. للحصول على نسخة قوة قانونية، من الضروري الامتثال لقواعد التصميم ذات الصلة ، والتي تم وضعها بواسطة GOST R 6.30-2003 ، والتي تم تبنيها ووضعها موضع التنفيذ بموجب قرار معيار الدولة لروسيا بتاريخ 3 مارس 2003 تحت الرقم 65-st.

مكان طباعة نسخة هو عينة صحيحة

يتم التسجيل في نموذج مشترك ، مما يؤدي إلى تقليل عملية إعادة إنتاج التفاصيل الرئيسية بشكل ملحوظ.

عطلة. عنصر آخر لاستنساخ النسخ ، يتم تنفيذه بواسطة الأشخاص المصرح لهم وتبسيط إجراءات ممارسة الأعمال التجارية داخل المؤسسات من مختلف الأنواع والخطط.

لذا ، فإن إجراء التصديق على نسخ من وثائق المنظمة بسيط للغاية ، إذا فهمت إكمال هذه العملية بمزيد من التفصيل.

القواعد واللوائح الجديدة غالبًا ما تكون عملية عمل خدمة التوظيف مصحوبة بالحاجة إلى إنشاء نسخة من المستند. منذ وقت ليس ببعيد ، تم إدخال تغييرات على إطار هذه الظاهرة ، حيث من المهم دراسة العملية بالتفصيل.

يبدو أن نسخ مستند ووضع طابع مناسب عليه أمر بسيط للغاية. ما الذي يمكن أن يكون صعبًا؟ اتضح أن هناك قواعد لذلك! دعونا نرى الصعوبات التي يمكن أن تتوقعها وننظر في عينة من كيفية التصديق على المستندات "نسخة صحيحة".

لماذا هذا مطلوب؟

تخيل أنك ستأخذ قرضًا من أحد البنوك. في أي حال تقريبًا ، ستطلب منك هذه المنظمة تقديم نسخة من نشاط العملللتأكد من أنه يمكنك الدفع.

أو هل اخترت أن تكون رجل أعمال فرديثم ستحتاج إلى نسخة موثقة من جواز سفرك.

وبالتالي ، في كلتا الحالتين الأولى والثانية ، ستحتاج إلى نسخ من المستندات منفذة بشكل صحيح. هناك العديد من الأمثلة على مثل هذه الحالات. الشيء الوحيد الذي يوحدهم هو أن الأوراق يجب أن تكون مصدقة وفقًا لقواعد المكتب.

النسخة المعتادة من المستند عبارة عن قطعة ورق بسيطة. إذا تم التصديق عليها حسب الأصول ، فإنها تكتسب القوة القانونية على الفور.

النسخة الأصلية مقابل النسخة المعتمدة: ما الفرق؟

الوثيقة الأولى هي الوحيدة من نوعها ، أي أنها موجودة في نسخة واحدة فقط. النسخة هي تكرار للأصل ، كما يقولون "واحد لواحد" ، دون وجود ختم وتوقيع "حي". يمكن أن يكون هناك أي عدد من هذا الأخير.

في هذه الحالة ، ليس للنسخة التي لا تحتوي على نقش الإقرار قوة قانونية.

يجب دائمًا الاحتفاظ بالمستند الأصلي بعناية ، حيث يصعب أحيانًا استعادته ، على عكس النسخ.

إذا حدث ضياع الأصل ، ولكن كانت هناك نسخة مصدقة ، فيسمح بتكرار نفس إجراء الشهادة معها. لا ينطبق هذا على الحالات التي يمكن فيها إعادة إنتاج المستند الأصلي مرة أخرى ، على سبيل المثال ، فقد طلب في المؤسسة ، بدلاً من طباعة أمر جديد بنفس التفاصيل والتوقيع والختم.

فيما يتعلق بالموضوع الذي يثير اهتمام الكثيرين ، كم تبلغ تكلفة نسخة من المستند ، يمكنك النظر إليه بطرق مختلفة. على سبيل المثال ، إذا كان هذا تكرارًا منتظمًا لمستند دون أن يشهد على إخلاصه للأصل ، فستكون الصفحة الواحدة في حدود 2-4 روبل ، وإذا كان تسجيل الشهادة مطلوبًا ، على سبيل المثال ، من كاتب عدل ، فإن السعر ، على التوالي ، يزيد عدة مرات.

على الورق

الختم "نسخة صحيحة" يترك بصمة على شكل مستطيل مع النقش المقابل. عادةً ما تحتوي الطوابع على نوع من الملاحظات المكتوبة بخط اليد ، ويمكن أن يؤدي استخدامها إلى تسريع الأعمال الورقية بشكل كبير ، خاصة في المؤسسات التي لديها قدر كبير من المعلومات ، على سبيل المثال ، في المحاكم والشرطة والهيئات الأخرى.

من بين الكتلة الكاملة للأختام ، فإن بعض الأختام الأكثر شيوعًا هي "نسخة" و "صحيحة" و "نسخة صحيحة". يمكن أن تكون عادية ومؤرخة وموقعة.

يمكن لأي منظمة أن يكون لها أي عدد من هذه الطوابع ، العدد غير محدود. في هذه الحالة ، فإن بصمة هذا الختم بدون توقيع الشخص المخول غير صالحة.

في القانون

لأن الأمر يتعلق مستندات رسمية، مسألة تأكيدهم الصحيح تنظمها القواعد القانونية.

ستجد دائمًا على الإنترنت ، بالطبع ، عينة من كيفية التصديق على المستندات "النسخة صحيحة" ، ومع ذلك ، هل تتوافق مع أحدث الابتكارات ... دعنا نلقي نظرة فاحصة.

حاليًا ، يتم تنظيم قواعد التصديق على النسخ من خلال عدد من المعايير والأفعال القانونية الأخرى:

GOST R 6.30-2003. وفقًا لمتطلباتها ، يجب أن تتكون العلامة من كلمة "صحيحة" تحت التوقيع ، والإشارة إلى موقف الشخص المُصدق ، والتوقيع ، والاسم الكامل ، والتاريخ.
GOST R 7.0.97-2016 - يدخل اعتبارًا من 07/01/2018 ليحل محل ما سبق. سيتم تطبيقه على جميع المؤسسات (العقود والمواثيق واللوائح والتعليمات واللوائح ، وما إلى ذلك) ، وكذلك على المستندات الإلكترونية.

GOST R 7.0.8.-2013 (بدلاً من GOST R 51141-98) - يحتوي على كتلة مفاهيمية.
أساسيات تشريعات الاتحاد الروسي بشأن كتاب العدل. سنتحدث أكثر عن النظام السائد في هذا المجال ومقدار تكلفة التصديق على نسخة مع كاتب عدل.
المرسوم الصادر عن هيئة رئاسة القوات المسلحة لاتحاد الجمهوريات الاشتراكية السوفياتية بتاريخ 04.08.83 رقم 9779-X. ويحدد قواعد إصدار وتصديق النسخ بناء على طلب الأفراد.
توصيات منهجية لتطوير التعليمات الخاصة بالعمل المكتبي في الهيئات الفيدراليةقوة تنفيذية.

القواعد الاساسية

يجب أن يكون نص النسخة واضحًا.
التصحيحات والمحو والإضافات لا ينبغي أن يكون.
يجب أن تكون بصمة الختم مصدق عليها بختم وتوقيع.
اذكر اللقب والأحرف الأولى من اسم جهة التصديق.
يجب أن "يتوقف" الختم قليلاً على التوقيع والنص.
ضع علامة على الشهادة في كل صفحة ، إذا كان هناك الكثير منها ، فوفقًا لقواعد التصديق على النسخ متعددة الصفحات (انظر أدناه).
يجب أن يصادق شخص مخول.
وضع علامة على تخزين الأصل - في حالة الإرسال إلى جهة خارجية (خاصة للإعلان ، السلطات البلدية، جامعة ولاية ميشيغان).

مع مراعاة القواعد المذكورة أعلاه ، ستكون النسخ المعتمدة صالحة.

لنلقِ نظرة على مثال لكيفية إصدار "نسخة صحيحة" ، وتوقيع وختم بشكل صحيح:

النسخة صحيحة (ختم أو بصمة كلمة باليد)

توقيع المدير العام أ. أ. إيفانوف

التاريخ

من لديه الحق في التصديق

بموجب أحكام الإجراءات القانونية المعيارية المذكورة أعلاه ، يجوز التصديق على النسخ من قبل رؤساء المنظمة أو غيرهم من المسؤولين المفوضين.

يجوز منح هذه الحقوق لشخص في المسمى الوظيفيأو طلب خاص. رأس حق معينينتمي بداهة.

في بعض المنظمات ، غالبًا ما يتم اعتماد نسخ من المستندات ، ولا سيما دفاتر العمل والشهادات ، من قبل كبير المحاسبين أو أخصائي في قسم شؤون الموظفين.

سيتم مناقشة موضوع "كيفية التصديق بشكل صحيح على نسخة من كتاب العمل" في القسم التالي.

إذا كان القانون ينص على إلزامية ، إذن ، وفقًا لذلك ، يحق لهذا الشخص فقط القيام بذلك.

عندما يشهد فقط مطابقة نسخة من المستند أو المستخرج ، ولكن ليس له الحق في تأكيد شرعية النص نفسه ، وصلاحيات الموقعين ، إلخ.

جواز السفر ، كتاب العمل

تعتبر هذه الوثائق من أهم الوثائق في حياة أي مواطن ، لذلك سننظر في قواعد تصديقهم بشكل منفصل.

على سبيل المثال ، قد تحتاج إلى نسخة موثقة من جواز سفرك إلى مكتب الضرائب ، أو إلى المحكمة ، أو إلى خدمة الهجرة ، أو لإجراء معاملة ، وما إلى ذلك.

عادة ، يتم عمل نسخ من الصفحات التي تشير إلى الهوية والتسجيل وعلامة على الحالة الاجتماعية ، وفي بعض الحالات أيضًا صفحات بها ملاحظات على الأطفال وجوازات السفر الصادرة سابقًا. يمكن عمل نسخة على ورقة على كلا الجانبين ، وفي نفس الوقت يجب أن تكون كل صفحة مصدقة أو مخيطة وفي الجزء الخلفي من الورقة الأخيرة قم بإدخال: "3 أوراق مخيطة ومرقمة" ، ضع بصمة ، تاريخ التوقيع. وبما أن نسخة من جواز السفر عادة ما تكون مصنوعة من قبل كاتب عدل ، فهو يعرف كل هذه التفاصيل الدقيقة.

كما قد يكون صحيحًا ، فإن المتخصصين في قسم شؤون الموظفين هم الأفضل من ذلك كله ، لأنهم يواجهون هذا كل يوم تقريبًا.

لذا، هذا المستنديمكنك نسخ الصفحات الضرورية بالكامل أو إنشاء الصفحات الضرورية فقط ، على سبيل المثال ، الورقة الأولى التي تحمل اسم المالك ونطاق 4-5 صفحات. يتم وضع الطابع "النسخة صحيحة" أو "صحيحة" على كل حيز ، و يجب كتابة ما يلي في الصفحة الأخيرة:. النسخ هو الصحيح. رئيس موافق. التاريخ". كما يتم لصق ختم صاحب العمل ، إن وجد.

إذا كان هناك العديد من الصفحات ...

من الواضح أنه عندما تكون هناك صفحة واحدة فقط ، فعادة ما لا تكون هناك أسئلة حول التأكيد الصحيح. وإذا كان هناك الكثير منهم في المستند؟ في الوقت نفسه ، من الصعب جدًا العثور على مثال واضح لكيفية التصديق على المستندات "نسخة صحيحة" عندما تكون متعددة الصفحات في مصادر المعلومات. هناك خياران للعمل:

في كل صفحة تحتاج إلى وضع نقش حول دقة النسخة بأكملها ؛
قم بخياطة المستند بدبوس أو خيط ، قم بترقيمه ، ضع "نسخة" أعلى الصفحة الأولى ، على الجانب الخلفي من الورقة النهائية عند نقطة الاتصال ، ووضح: "مخيط ، مرقّم 50 ورقة" ، ختم ، ختم وتاريخ وتوقيع وفك تشفير الشخص المخول. هذه الطريقة مقبولة للغاية عندما يكون هناك بالفعل الكثير من الصفحات.

في كاتب العدل

كما هو مذكور أعلاه ، كاتب العدل هو شخص مخول بشكل خاص ، تتمثل إحدى أنشطته في الشهادة على أن النسخ تتوافق مع النسخ الأصلية.

على الأرجح ، يشعر الكثيرون بالقلق بشأن سعر الإصدار ، أي مقدار تكلفة التصديق على نسخة مع كاتب عدل.

لذا ، أولاً وقبل كل شيء ، تعتمد التكلفة على نوع المستند والمنطقة وعوامل أخرى.

على سبيل المثال ، تتراوح شهادة نسخة من جواز السفر من 100 روبل وأكثر ، نسخة من الميثاق - من 500 روبل.

إذا كان القانون لا يلزمك بالحصول على كاتب عدل ، فإن هذا الإجراء ليس إلزاميًا.

بشكل عام ، تكون عملية التصديق على المستندات "النسخة صحيحة" قصيرة نسبيًا إذا لم يكن هناك طابور في المكتب ، ولكن من الأفضل بالطبع تحديد موعد مسبقًا. والأهم من ذلك ، لا تنس إحضار النسخة الأصلية معك!

للمحكمة

عندما يتعلق الأمر بمؤسسة ثيميس ، فهذا يعني أنه في معظم الحالات ، انتقل النزاع بالفعل إلى مستوى مختلف ، عندما يتم استنفاد جميع تدابير التسوية السلمية. لذلك ، يتم الآن تقييم كل إجراء من أفعالك من قبل المحكمة ، ويجب أن تكون المستندات المقدمة مثالية.

عند التقديم بيان الدعوىأو أي مستند آخر ، عادةً ما يتم إرفاق نسخ من أوراق الإثبات الإضافية.

لذلك ، على سبيل المثال ، لا يتطلب قانون الإجراءات المدنية للاتحاد الروسي شهادة إلزامية للنسخ عند التقديم محاكم المقاطعات، العدالة العالمية ، لأن المشاركين الرئيسيين في القضايا هم مواطنون عاديون. في هذه الحالة ، تتم عملية التحقق من النسخ مع النسخ الأصلية مباشرة في جلسة المحكمة، حيث تضع المحكمة تسجيلها في الشهادة ، أو عند تقديم المستندات ، يتم تنفيذ هذا الإجراء من قبل السكرتير.

بخصوص عملية التحكيم، فإن قانون إجراءات التحكيم للاتحاد الروسي ينص صراحة على أن جميع النسخ المقدمة يجب أن تكون مصدقة حسب الأصول ، وإلا فقد لا تقبلها المحكمة. في نفس الوقت الرئيسي ممثلينالنزاعات التجارية هي كيانات قانونية ورجال أعمال أفراد ، لذلك لا توجد عادة مشاكل في الحصول على الشهادات.

على أي حال ، من الأفضل الحرص مسبقًا على جودة النسخ المقدمة إلى مواد قضية المحكمة ، لأنه من الممكن في المستقبل الطعن في الأفعال المعتمدة ، وستتم إعادة فحص الأدلة من قبل حالات أخرى.

نحن مقتنعون بأن هذه المعلومات ، بالإضافة إلى آخر الأخبار في التشريع والعينات المقدمة حول كيفية التصديق على المستندات "نسخة طبق الأصل" ستساعدك. إذا كانت هناك صعوبات ، يمكنك دائمًا اللجوء إلى المتخصصين في مجالهم.

سارٍ اعتبارًا من صيف 2018 طلب جديدلصق التأشيرة "نسخة صحيحة". كيف تصدق بشكل صحيح على نسخة من وثيقة وفقا للمعايير المحدثة ولا تنتهك النظام القانوني للعمل المكتبي؟ نخبرك بما تحتاج لمعرفته حول النسخ والمقتطفات ، ومن له الحق في المصادقة عليها ومتى تكون هناك حاجة إلى كاتب عدل.

يتم تطوير بعض المستندات في نسخة واحدة فقط ، ولا يمكن إنشاء نسخة أصلية ثانية. وهي تشمل كتاب عمل ، وعقد بين الموظف وصاحب العمل (موجود في نسختين) ، وعقد بيع ، وأمر للتوظيف. ومع ذلك ، تحتاج البنوك إلى بيانات من هذه الأوراق المالية ، خدمة الضرائبوبعض المؤسسات الأخرى. على سبيل المثال ، لإصدار قرض أو التقدم بطلب للحصول على رهن عقاري. من المستحيل تزويدهم بالأصل ، لذلك يتم عمل نسخة.

نسخة مصدقة من وثيقة هي نسخة ورقية من الوثيقة مصدقة من توقيع الرئيس وختم المنظمة (إن وجدت). الغرض من التأشيرة هو ضمان المصداقية.

نسخ - نسخة منسوخة من المستند الأصلي ، يتم إجراؤها غالبًا على آلة نسخ بسيطة. ولكن لمنع الاحتيال ، يُطلب من المؤسسات التي تقبل النسخ التصديق عليها بطريقة خاصة. دعنا نلقي نظرة على قواعد التصديق على نسخ المستندات في المؤسسة وكيفية كتابة كل شيء بشكل صحيح في المرة الأولى.

الختم "Copy is right" مطلوب لتأكيد صحة النسخة

لماذا قد تحتاج إلى نسخة مصدقة

نسخ مصدقة الطريق الصحيحمطلوب من قبل المواطنين والشركات في كثير من الحالات:

الحصول على قرض أو رهن عقاري ؛
ديكور المنافع الاجتماعيةأو المساعدة المالية ؛
إبرام المعاملات العقارية (في حالات معينة) ؛
الحصول على ميراث
إصدار ترخيص.

إجراءات التصديق على نسخ المستندات

يعتبر إجراء التصديق على نسخ المستندات في الواقع بسيطًا للغاية ، على الرغم من أنه يتم تنظيمه في نفس الوقت العديد من القوانين التشريعية ، أحدها يعمل منذ عام 1983:

المرسوم الصادر عن هيئة رئاسة مجلس السوفيات الأعلى لاتحاد الجمهوريات الاشتراكية السوفياتية المؤرخ 4 أغسطس 1983 رقم 9779-X ؛
معيار الدولة للاتحاد الروسي GOST R 6.30-200 بتاريخ 3 مارس 2003 رقم 65-st.

ينص التشريع على خيارين رئيسيين للشهادة:

بسيط؛
كاتب عدل.

غالبًا ما يتطلب العمل كاتب عدل ، ويحتاج الموظفون إلى كاتب عدل بسيط - توقيع صاحب العمل. عن بعد المستوطنات الريفيةفي حالة عدم وجود كاتب عدل ، يتم تنفيذ هذه الوظيفة من قبل رئيس البلدية أو نائبه المفوض. يتم اعتماد تلك الأعمال التي يتم إعدادها في الشركة نفسها بشكل مستقل: الأوامر والعقود. تعتبر الموافقة على المستندات التي تم إنشاؤها من قبل مؤسسة أخرى قانونية فقط عندما يتم تخزين النسخ الأصلية في الشركة نفسها. غالبًا ما تنطبق هذه القاعدة على كتاب العمل.

تجهيز الوثائق

انصح قواعد عامةتصديق نسخ الوثائق. للحصول على صورة مصدقة على الموظف شفويا أو جاري الكتابةاتصل بصاحب العمل أو قسم الموارد البشرية مباشرة. يتم إعداد طلب مكتوب في شكل مجاني. عادة ما يتم حل المشكلة في غضون يوم عمل واحد ، ولكن في بعض الحالات يستغرق الأمر من يومين إلى ثلاثة أيام. للحصول على الشهادة ، تحتاج إلى الأصل ونسخته.

إذا احتفظ صاحب العمل بالأصل ، فإنه يقوم بنفسه بعمل نسخة ، ويصدق عليها وينقلها إلى الموظف. توقيع المواطن غير مطلوب.

تحقق من جودة الأصل. إذا تم مسح بعض النقوش ، أو كان هناك محو أو أجزاء من الصعب قراءتها ، فلن تكون الصورة البسيطة كافية. ستكون النسخة ذات جودة رديئة ولن يتم قبولها. كيف تتصرف في مثل هذه الحالة؟ حاول مسح المستند الأصلي ضوئيًا ثم طباعة النسخة الممسوحة ضوئيًا. ستكون الجودة أفضل ، ولا يهم المؤسسات المستقبلة كيفية صنع النسخة.

يجب أن تكون النسخة ذات نوعية جيدة وإلا فلن تقبل.

من لديه الحق في التصديق على نسخة

حق الضمان داخل الشركة له:

مدير الادارة؛
نائب رئيس؛
رئيس قسم شؤون الموظفين.
الشخص المرخص له ، إذا تم تحديد هذا الحق في الوثائق القانونية للمنظمة.

إذا كان لدى المنظمة ختم ، فيجب تأمين التوقيع به. يتم وضع الختم بطريقة لا تتداخل مع التأشيرة والموضع وفك تشفير اللقب. يتم تقديم عينة من ختم "نسخة صحيحة" في الصور على المادة. إذا كان الكيان القانوني يعمل بدون ختم ، فإن الأوراق معتمدة فقط بالتوقيع. يجب أن تأخذ المؤسسة التي تقبل النسخ ذلك في الاعتبار وليس لها الحق في رفض القبول بسبب عدم وجود ختم.

تصديق النقش

يتم التأكد من صحة النسخة بصيغة "صحيحة". إذا تم إعداد نسخة لمؤسسة أخرى - على سبيل المثال ، لبنك - وفقًا للمتطلبات الجديدة ، فمن الضروري إضافة موقع الأصل إلى هذا النقش. وبالتالي ، ستكون النقوش على نسخ نفس الوثيقة كما يلي:

داخل شركتك: "صحيح" ، موقف وتوقيع الشخص الذي يوافق على المستند.
بالنسبة لمؤسسة أخرى: "صحيح" ، "يتم تخزين أصل أمر التوظيف / أي عمل آخر في Tekhnika LLC ، الحالة رقم 03-1861 لـ 20 .." ، بالإضافة إلى وضع وتوقيع المترجم المسؤول.

يطرح السؤال أحيانًا: "النسخة صحيحة" أو "صحيحة" - أيهما صحيح؟ يفترض GOST المحدث التهجئة "True" ، فمن الأفضل استخدامه. ومع ذلك ، فإن صياغة أخرى لن تبطل النسخة. يتم تقديم عينة من كيفية التصديق بشكل صحيح على وثيقة في الصور للمادة.

التوثيق

مطلوب توثيق نسخة فقط عندما يتم ذكرها صراحة في وصف مجموعة الأوراق. غالبًا ما يواجه رواد الأعمال ورجال الأعمال التوثيق الكيانات القانونية، على سبيل المثال ، عند تسجيل شركة ذات مسؤولية محدودة. لكن في بعض الحالات ، يضطر المواطنون العاديون أيضًا إلى استخدام هذه الخدمات.فمثلا:

عقود الزواج
قبول الميراث
ترجمة الوثائق من اللغات الأجنبية.
التوكيلات مع نقل الحقوق ؛
عقود بيع العقارات إذا كان عدد الملاك أكثر من واحد.

يتم دفع خدمات كاتب العدل ، وستكلف شهادة صفحة واحدة من ألف إلى ألف روبل. سيحتاج كاتب العدل بالتأكيد إلى الأصل للتوثيق.

لكي يصادق كاتب العدل على مستند ، يجب أن يفي بعدد من المتطلبات

في أي الحالات سوف يرفض كاتب العدل

قد يرفض كاتب العدل التصديق على المستندات. هناك العديد من الأسباب ، وأكثرها شيوعًا:

يقدم مقدم الطلب المستندات ذات الأسطح المصفحة. لا يمكن للمتخصص التحقق من صحتها ، وبالتالي ، سيرفض التصديق.
الأوراق من أصل أجنبي ، غير مصدقة وفقا ل التشريع الروسيمكتوب بلغة أجنبية.
يعمل على عدة أوراق ، لكن لا يتم تدبيسه أو ترقيمه (يتم حل المشكلة بسهولة شديدة: عد الأوراق وقم بتدبيسها ، قم بلصق ملصق على الورقة الأخيرة بعدد الأوراق).
يحتوي الأصل على أجزاء متضررة يصعب أو يستحيل قراءتها. كذلك ، فإن الأوراق التي تحتوي على ملاحظات وتصحيحات ، والتي لم يتم تأكيد شرعيتها بواسطة علامة "تصحيح لتصديق" ، لا يتم التصديق عليها.
جزء من النص مكتوب بالقلم الرصاص.

إذا كانت هناك شكوك حول حالة المستند وإمكانية توقيعه بالترتيب الصحيح ، فمن الأفضل التشاور مبدئيًا مع أحد المتخصصين ومحاولة إيجاد حل للمشكلة معًا. بعد التحقق ، يضع كاتب العدل ختمه: تظهر عينة من الختم في الصورة أعلاه.

خصوصيات تصديق المقتطفات من الوثائق

في بعض الحالات ، لا يلزم المصادقة على نسخة ، بل على مقتطف منفصل فقط. على سبيل المثال ، من ميثاق المنظمة أو العقد أو القرار. كيف اقوم به بشكل صحيح؟ لا توجد متطلبات صارمة للمقتطفات ، ومعظمها يتم تنفيذه بشكل حر ولا يتطلب حتى توقيع الرأس. لكي يعتبر المقتطف صالحًا ، فإن التوصيات التالية كافية:

التاريخ و رقم التسجيلالمستند الأصلي؛
إذا كان المستند يحتوي على ديباجة ، فيتم الإشارة إليه في المقتطف بدون اختصارات وتغييرات ؛
فقط تلك الفقرات والأسطر ذات الصلة في هذه الحالة يتم تركها في النص ، وتتم الإشارة إلى الفقرات بالأرقام الأصلية ؛
أشر إلى منصب واسم الشخص الذي قام بالتوقيع على المستند الرئيسي.

ثم يتم التصديق على المقتطف بختم "صحيح" وتوقيع المترجم. على عكس النسخ المعتمدة ، لا يمكن للمديرين فقط المصادقة على البيانات. على سبيل المثال ، السكرتير الذي قام بتجميع المستخرج له الحق في وضع ختم وتوقيعه.

تصديق الترجمات

وكالات الترجمة المتخصصة لها الحق في تصديق المستندات المترجمة. يوجد مثل هذا في كل منطقة تقريبًا ويعمل مع معظم اللغات. المترجمون المعتمدون هم فقط من يمكنهم الترجمة. لا يحق لمقدم الطلب نفسه وكاتب العدل القيام بذلك. معظم الموثقين لديهم الحق في العمل مع الأوراق باللغة الروسية فقط.

يرجى ملاحظة أنه في بعض الأحيان تكون هناك حاجة لترجمة المستند فقط ، وأحيانًا ترجمة وبيان موثق. حدد دائمًا في مكان العرض الخيار الذي يحتاجون إليه.

استنتاج

لم تغير القواعد الجديدة للمصادقة على المستندات بشكل جذري ترتيب الموافقة على النسخ. في بعض الحالات - عند تقديم نسخة إلى منظمة أخرى - تحتاج إلى الإشارة إلى مكان الأصل (إن أمكن). للرئيس ونائبه ورئيس ادارة شؤون الموظفين حق الاطمئنان. الإجراء بسيط ولا يتطلب تحضيرًا أوليًا جادًا.

في كثير من الأحيان ، عند إجراء الأعمال في مؤسسة ما ، يلزم تقديم نسخة مصدقة من المستند. قد تكون هناك حاجة إلى وثائق مصدقة في أي مكان: عند المشاركة في العطاء ، عند تقديم الوثائق للأطراف المقابلة ، حتى عند إصدار نسخة من كتاب العمل للموظف. ستتم مناقشة كيفية التصديق بشكل صحيح على نسخة من المستند في هذه المقالة.

ما هي نسخة مصدقة من وثيقة؟

تواجه أي شركة حقيقة أنك بحاجة إلى تقديم طرف مقابل أو إرسال نسخة من الوثائق إلى الضرائب أو السلطات الأخرى. علاوة على ذلك ، في بعض الحالات ، يلزم الحصول على نسخة مصدق عليها بطريقة خاصة.

في الحديث أنظمةلم يتم العثور على مصطلح مثل "نسخ". ومع ذلك ، في GOST R 51141-98 ، يعني هذا التفسير مستندًا يحتوي على جميع المعلومات من الأصل ويكررها خارجيًا.
لسوء الحظ ، على عكس النسخة الأصلية ، لا يمكن أن يكون للنسخة أو النسخة المصدق عليها القوة القانونية المناسبة. لكي تصبح النسخة وثيقة كاملة تقريبًا ، من الضروري وضع التفاصيل اللازمة عليها.

قد يتم طلب نسخة مصدقة في الحالات التالية:

لتوفير الوثائق للوكالات الحكومية ؛
لتوفير الوثائق للموظف (على سبيل المثال ، كتاب عمل) ؛
لتوفير الوثائق للأطراف المقابلة (على سبيل المثال ، عقد) ؛
من أجل المشاركة في العطاء (عادة ما يتم إرسال حزمة من المستندات إلى لجنة العطاء).

بالطبع ، هذه ليست قائمة كاملة بالأوقات التي قد تحتاج فيها إلى تدوين التفاصيل في الوثائق.

اعتمادًا على الحالة ، يتم التمييز بين الشهادة العادية والتوثيق. لذلك ، من أجل إعطاء الموظف نسخة من كتاب العمل ، فإن المعتاد يكفي ، ومع ذلك ، عند المشاركة في مناقصة ، غالبًا ما يكون توثيق الوثائق مطلوبًا. عند التصديق من قبل كاتب عدل ، يجب على المنظمة دفع رسوم ، وكذلك الانتظار لبعض الوقت حتى يكمل كاتب العدل هذا الإجراء. إذا لم يكن ذلك مطلوبًا بموجب القانون أو طرف مقابل معين للمؤسسة ، فيمكن عندئذٍ اعتماد الورقة مباشرةً في الشركة عن طريق وضع التفاصيل اللازمة عليها.

كيف تصدق على نسخة من وثيقة في منظمة؟

يحق للمنظمة وضع التفاصيل الضرورية بشكل مستقل فقط على تلك الأوراق التي تنتمي إليها (العقود ، الخطابات ، إلخ) ، بالإضافة إلى تلك الوثائق ، التي يتم تخزين أصولها مباشرة في المنظمة (على سبيل المثال ، العمل كتب الموظفين).

من أجل تدوين التفاصيل في المنظمة على الورق ، يجب عليك تحديد:

نقش يؤكد أن التفاصيل الصحيحة مثبتة على الوثائق. كقاعدة عامة ، يمكن وضع مثل هذا النقش يدويًا ، ومع ذلك ، يوجد في بعض المنظمات طابع خاص لمثل هذه الحالات.
موقف الشخص. يتم توفير التفاصيل إما من قبل المدير أو رئيس الحسابات. أيضًا ، يمكن توفير إمكانية تصديق الأوراق للمدير المالي. ومع ذلك ، التزامات الشهادة أنواع معينةيمكن نقل الأوراق إلى أي موظف: لهذا ، ما عليك سوى إصدار أمر مناسب أو توكيل رسمي.
التوقيع الرسميةوفك تشفيره.
ختم الشركة.
تاريخ التوكيد. يشار إلى التاريخ بحيث يكون لصق التفاصيل موثوقًا به ، لأن الأصل قد يتغير بمرور الوقت.

إذا قمت بتدوين تفاصيل المعلومات الموجودة ليس في ورقة واحدة ، ولكن في عدة أوراق ، فأنت بحاجة أولاً إلى وميض الوثائق. من الممكن وميض الوثائق بمساعدة الثقب والخيوط ، وبمساعدة الآلات المختلفة.

بعد حياكة الوثائق ، تحتاج إلى إلصاقها ترقيم مستمر(عادةً ما يتم وضع أرقام الصفحات إما في أسفل المنتصف أو في الزاوية اليمنى).

يجب تثبيت الخيوط الموجودة في الصفحة الأخيرة بملصق خاص ، مما يشير إلى أن المستند مخيط ومرقّم. عند تثبيت الخيوط ، تأكد من ظهور نهاياتها من تحت الملصق. الملصق متصل بالورق بغراء عادي.

بعد لصق الملصق ، اتبع الخطوات لتدوين التفاصيل اللازمة للحصول على الشهادة. كقاعدة عامة ، يتم وضع التوقيعات والنقوش مثل "النسخة صحيحة" بالقرب من الملصق ، بينما يجب وضع ختم المنظمة عليها.

تسجيل المستندات لدى كاتب العدل

من أجل تدوين التفاصيل على الورق بطريقة التوثيق ، تحتاج إلى العثور على مكتب كاتب عدل ، يوجد الكثير منه في أي مدينة رئيسية الآن. ستحتاج إلى أخذ الورق وجواز السفر بالإضافة إلى المال لدفع الرسوم معك (تختلف الرسوم لكل نوع من أنواع الورق).

لن تقوم على الفور بتدوين التفاصيل على الورق في مكتب كاتب العدل. كقاعدة عامة ، هناك قوائم انتظار طويلة في مكاتب التوثيق ، علاوة على ذلك ، بعد تسليم الورقة لموظف المكتب ، ستحتاج إلى الانتظار لبعض الوقت حتى يتم تنفيذ جميع إجراءات التحقق والإصلاح اللازمة على المستند.
كل كاتب عدل لديه سجل يحتفظ فيه بسجل لجميع المستندات المصدق عليها من قبله. عند الاستلام ، سيُطلب منك التوقيع على السجل. نسخة مصدقة من كاتب عدل ليس لها تاريخ انتهاء الصلاحية.

بالطبع ، لا يمكن توثيق جميع المستندات. وبالتالي ، لا يُسمح بالتصحيحات ، بما في ذلك التصحيحات التي تتم بالقلم الرصاص أو القلم. يجب أن يكون النص ، وكذلك الأجزاء المكونة الأخرى ، واضحًا وسهل القراءة.

لا يمكن للموثق أن يصادق على أي أوراق طبية أو عقود أو وثائق عليها نقش "سري" وأوراق يحظر عمل نسخ منها.

كيف يتم التصديق على المستندات الإلكترونية؟

من أجل المصادقة على النسخة الإلكترونية من الوثائق ، يلزم التوقيع الإلكتروني. يمكنك الحصول على مفتاح توقيع إلكتروني في أحد مراكز التصديق. كن حذرًا للغاية عند إرسال حزمة من الأوراق لاستلام مفتاح: يجب أن تكون البيانات المقدمة أصلية ودقيقة قدر الإمكان. كلمة واحدة خاطئة والمفتاح لن يكون صالحاً.

المستند في شكل إلكتروني ، المصدق بالتوقيع الإلكتروني ، يعادل نسخة ورقية مصدقة. أؤكد الكترونيايمكنك استخدام أي أوراق محاسبية وقانونية (على سبيل المثال ، العقود ، والفواتير ، ووثائق الشحن ، وما إلى ذلك).

من المستحيل التصديق إلكترونيًا على المستندات المتعلقة بأوراق المساءلة الصارمة. في الواقع المستندات الورقيةهو من مخلفات الماضي. اليوم هناك شيء مثل إدارة المستندات الإلكترونية، حيث يمكن للأطراف المقابلة تبادل الإصدارات الإلكترونية فقط الأوراق اللازمة، والقضاء تماما على تبادل الورق. حتى إذا طلبت منك السلطات الضريبية تقديم فواتير وتقارير للإبلاغ ، يمكنك دائمًا إرسال نسخها الإلكترونية المعتمدة بالتوقيع الإلكتروني.

حتى العقد ، بفضل وجود أداة مثل EDS ، لا يمكن تقديمه وتوقيعه إلا في شكل إلكتروني. بالطبع ، قبل تبادل النسخ الإلكترونية فقط من الوثائق ، يُطلب من الأطراف المقابلة إبرام نوع من الاتفاق على مثل هذه الميزة لاتصالاتهم التجارية.

تصديق المستندات الأجنبية للإرسال إلى الدول الأجنبية

الجميع الوثائق الروسيةفي البداية ، لها قوة قانونية فقط على أراضي بلدنا. من أجل جعل الوثائق صالحة في أراضي بلد آخر ، من الضروري تقنين المستند.
ستحتاج أولاً إلى تدوين التفاصيل الخاصة بالوثائق المنسوخة لدى كاتب العدل. للقيام بذلك ، أحضر الأصل وجواز السفر وادفع رسومًا إلى مكتب كاتب العدل. عند تصديقها من قبل كاتب عدل ، تتم ترجمة الورقة إلى اللغة المطلوبة.

بعد أن يتم إرسال المستند إلى وزارة العدل للتحقق من صحة التفاصيل. ثم تمر الوثيقة بالإجراءات في وزارة الخارجية ، حيث يتم ختمها وفقًا لذلك. الآن فقط الورقة جاهزة للإرسال إلى بلد آخر. أبسط خيار لإضفاء الشرعية على الورق هو أبوستيل.

الأبوستيل هو طابع يحتوي على اسم الدولة وبيانات المسؤول واسم المنظمة والتفاصيل الأخرى اللازمة للتصديق. علاوة على ذلك ، كل Apostille له رقمه الخاص ، والذي سيتم الإشارة إليه أيضًا في الختم. في أغلب الأحيان ، يتم إصدار أبوستيل إما باللغة الإنجليزية أو باللغة الفرنسية. يتم وضع الأبوستيل إما على الورقة نفسها ، أو يتم إرفاق ورقة منفصلة بها ختم. يمكن لصق أبوستيل على وزارة العدل.

في تواصل مع