معايير الدولة في مجال داو. معايير الدولة في مجال داو ملامح تصميم المصطلحات

اختبار

حول الموضوع: "تحليل مصطلحات GOST R 7.08-2013"

مقدمة

ملامح تصميم المصطلحات

تنظيمية القواعد التشريعيةتنظيم العمل المكتبي في الهياكل التجارية

استنتاج

قائمة المصادر والأدب المستخدم

مقدمة

التنازل عن العمل الرقابي.

.تحليل المصطلحات GOST R 7.08-2013. حدد جميع المصطلحات التي لا يوصى باستخدامها ، المرادفات ، التي لم يتوصل المطورون إلى إجماع في تعريفها.

.الأسس المعيارية التشريعية التي تنظم العمل المكتبي في الهياكل التجارية.

غالبًا ما يكون تطبيع المصطلحات وتثبيتها في قاموس المصطلحات هو الخطوة الأولى في توحيد نظام المصطلحات. عادة ما تكون الخطوة التالية هي توحيد المصطلحات وإنشاء معيار اصطلاحي. تتمثل مهمة مسرد المصطلحات في تطبيع المصطلحات الكاملة لمجال الموضوع ، إن أمكن ، بينما تتمثل مهمة المعيار في عكس الجزء الأساسي والأساسي من المصطلحات المهنية. الحجم الإجمالي للقاموس هو 550 مصطلحًا ، منها أكثر من 100 مصطلح هي مصطلحات مترادفة (بدلاً من التعريف ، تحتوي هذه المصطلحات على إدخال مرجعي). في المعيار ، يبلغ عدد الأعمال المكتبية والشروط العامة للأعمال المكتبية وأعمال الأرشفة 99.

1. ميزات تصميم المصطلحات

في GOST R 7.0.8-2013 ، تمت كتابة المصطلحات القياسية بالخط العريض. هم أشكال قصيرةيتم تمثيلها باختصار (يُعطى إذا تم تحديدها بالمصطلحات) ، على سبيل المثال: شكل موحد من المستند ؛ UVD.

تتم كتابة المصطلحات المرادفة في المعيار بخط مائل ، على سبيل المثال ، اتفاقية المستند ؛ رؤية.

يحتوي عدد من المصطلحات على أجزاء محاطة بأقواس ، على سبيل المثال: دعم التوثيق (الإدارة) ، داو. عند استخدام المصطلح في وثائق التقييس ، قد يتم حذف الجزء الموجود بين قوسين.

يميز بين محتوى المفهوم ونطاق المفهوم. محتوى المفهوم هو حجم الميزات التي تشكل المفهوم معًا. نطاق المفهوم هو مجموعة من الأشياء والظواهر والعمليات التي تشكل المجموعة المدرجة في المفهوم. يجب أن يكشف تعريف المصطلح عن محتوى المفهوم ، ولكن ليس نطاقه. علاوة على ذلك ، وكشف محتوى المفهوم ، يجب أن يشير التعريف فقط إلى سمات (خصائص) المفهوم ، وهي خصائصه الأساسية التي تميز هذا المفهوم عن المفاهيم الأخرى الموجودة على نفس المستوى معه. لا يؤدي التضمين في تعريف السمات الأساسية فقط إلى تشويش التعريف ، ونتيجة لذلك يمكن استبدال مفهوم بمفهوم آخر.

لنأخذ هذا في الاعتبار في مثال تعريف مفهوم "المصنف على مستوى المدينة" ، والذي تم تقديمه في أحد الوثائق المعيارية: مصنف على مستوى المدينة - مصنف إلزامي للاستخدام في التبادل المشترك بين القطاعات للمعلومات لنظم المعلومات الحضرية.

في التعريف أعلاه ، لا تعتبر الكلمات "إلزامي للتطبيق" ميزة أساسية للمفهوم الذي يتم تعريفه ، نظرًا لأن أي مصنف ، إذا تمت الموافقة عليه ووضعه موضع التنفيذ في في الوقت المناسب، إلزامي. لذلك ، هذه الميزة زائدة عن الحاجة. يجب استبعاد هذا الجزء من التعريف ؛ ونتيجة لذلك ، سيكون التعريف على النحو التالي: المصنف على مستوى المدينة - المصنف المستخدم في التبادل المشترك بين القطاعات للمعلومات لأنظمة معلومات المدينة.

تعكس تعريفات المصطلحات في GOST R 7.0.8-2013 فقط الميزات الأساسيةمفهوم محدد. ولهذا السبب يمكن تغيير التعريفات الواردة في المعيار ، إذا لزم الأمر ، عن طريق إدخال ميزات إضافية فيها. يجب ألا تنتهك التغييرات والإضافات التي يتم إدخالها على التعريفات عند استخدامها نطاق ومحتوى المفاهيم المحددة في المعيار.

بمقارنة مصطلحات المواصفة القياسية بـ GOST R 51141-98 ، يمكن تمييز مجموعات المصطلحات التالية:

· المصطلحات التي لم تتغير تعريفاتها ؛

· المصطلحات التي تم تغيير تعريفاتها ؛

· المصطلحات غير المدرجة في المعيار باعتبارها عفا عليها الزمن ؛

· المصطلحات الجديدة التي لم تكن في GOST R 51141-98 والتي تشكل جزءًا جديدًا من نظام المصطلحات.

تشكل المصطلحات والتعاريف ، المحفوظة دون تغيير ، جوهر مصطلح النظام ، مما يضمن استقراره واتساقه.

لقد خضع جزء معين من المصطلحات لتغييرات ، ولم تؤثر هذه التغييرات على المصطلح نفسه بقدر تأثيره على تعريفه. هناك العديد من هذه المصطلحات في المعيار.

ضع في اعتبارك ، على سبيل المثال ، فترتين من المعيار:

الأهمية القانونية للمستند: ملكية المستند للعمل كدليل على نشاط تجاري أو أحداث شخصية ؛

القوة القانونية للوثيقة: الملكية وثيقة رسميةدعوة معينة العواقب القانونية.

في GOST R 51141-98 ، لم يكن هناك سوى مفهوم القوة القانونية للوثيقة: ملكية وثيقة رسمية يتم إرسالها إليها التشريعات الحاليةواختصاص الهيئة التي أصدرته و النظام المعمول بهإضفاء الطابع الرسمي ، ويترتب على ذلك أن أي مستند عام:

يجب أن تمتثل للقانون ؛

يجب أن تكون صادرة عن سلطة أو مسؤول مع السلطة المختصة ؛

يجب تنسيقه بشكل صحيح.

وفقًا لهذا التعريف ، فإن كل من ترتيب المنظمة و خطاب عملوفقا للمعايير المذكورة أعلاه لها قوة قانونية. مثل هذا الفهم لمفهوم القوة القانونية لوثيقة ما يتعارض مع الفهم هذا المفهومالمحامين الذين يربطون ذلك بالقدرة على تنفيذ ، من خلال أنواع معينة من الوثائق ، التعليمات الإلزامية للسلطات و المسؤولين. من وجهة النظر هذه قوة قانونيةلدى فقط أنواع معينةالوثائق - التشريعات التشريعية وغيرها من القوانين التنظيمية ، أي المستندات التي تحتوي على تنظيمات قانونية، إلزامي للاستخدام المتكرر ، وكقاعدة عامة ، مصمم لمجموعة واسعة من المنظمات والأفراد.

ولهذا السبب يرتبط مفهوم القوة القانونية لمستند ما في المعيار بقدرة المستند على إحداث عواقب قانونية معينة. إلى جانب هذا المفهوم ، يقدم المعيار مفهوم الأهمية القانونية للوثيقة ، والتي في السنوات الاخيرةيتم استخدامه بنشاط كبير ويرتبط بالسلطة الإثباتية للمستند ، وإمكانية استخدام المستند لتأكيد الأنشطة التجارية أو الأحداث الشخصية.

بالطبع ، تؤثر تقنيات المعلومات والاتصالات على العمل المكتبي. في هذا الصدد ، تظهر مفاهيم جديدة ومصطلحات جديدة مدمجة في نظام المصطلحات للعمل المكتبي ، وتوسيعها وتغيير العلاقة بين المصطلحات الموجودة ، على سبيل المثال ، مفهوم الوثيقة الإلكترونية ، وكذلك المفاهيم ذات الصلة التي تدل على خصائص وثيقة إلكترونية وعمليات الإدارة. المستندات الإلكترونية: أصالة (مستند إلكتروني) ؛ الموثوقية (مستند إلكتروني) ؛ سلامة (وثيقة إلكترونية) ؛ ملاءمة الاستخدام (مستند إلكتروني) ؛ البيانات الوصفية؛ التحويل والتحويل (المستندات الإلكترونية) ؛ الهجرة (الوثائق الإلكترونية).

بالإضافة إلى ذلك ، يتم استعارة العديد من المصطلحات الجديدة من قبل نظام المصطلحات الوطنية من مصادر أجنبية ، ولا سيما من معايير ISO (GOST R ISO 15489-1-2007 "نظام معايير المعلومات وأمانة المكتبات والنشر. إدارة المستندات. المتطلبات العامة"، GOST R ISO 23081-1-2008" نظام معايير المعلومات وأمانة المكتبات والنشر. إدارة الوثائق. عمليات إدارة الوثائق. البيانات الوصفية للمستندات ، وما إلى ذلك).

المرادفات التي لا يوصى باستخدامها ترد بين قوسين بعد المصطلح القياسي ويتم تمييزها بـ "Hrk". تُعطى المصطلحات المرادفة بدون العلامة "Hrk" كبيانات مرجعية وليست موحدة ، على سبيل المثال:

· الأرشيف (أرشيف nrk): Organization or التقسيم الهيكليالمنظمات التي تجمع وتسجيل وتخزين واستخدام الوثائق الأرشيفية.

· صندوق الأرشفة المتحدة (صندوق أرشفة مجموعة NRK ، صندوق أرشفة معقد): صندوق أرشيفية مكون من وثائق اثنين أو أكثر من منشئي الصناديق الذين لديهم علاقات مشروطة تاريخية و / أو منطقية مع بعضهم البعض

· تخزين الأرشيف (أرشيف Нrk): غرفة مجهزة خصيصًا لتخزين الوثائق الأرشيفية.

في نفس الوقت ، قد يتسبب عدد من المصطلحات الواردة في المواصفة في حدوث تفاعل غامض بين المتخصصين.

على سبيل المثال ، يحتوي على ثلاثة مصطلحات:

· العمل المكتبي - نشاط يوفر التوثيق والمعالجة والاستخدام والتخزين التشغيلي للوثائق ؛

· دعم التوثيق (الإدارة) ، داو - الأنشطة التي توفر بشكل هادف وظائف إدارة الوثائق ؛

· إدارة الوثائق - نشاط يضمن تنفيذ سياسة ومعايير موحدة فيما يتعلق بالصندوق الوثائقي للمنظمة.

في هذه القضيةالمعيار يعكس ممارسة المصطلحات. تُستخدم جميع المصطلحات الثلاثة على نطاق واسع ، لكن تعاريف المصطلحات ، على الرغم من حقيقة أنها نتيجة إجماع من المتخصصين - مطوري المعيار ، لا تحتوي على ميزات تحدد بوضوح هذه المفاهيم. يشير هذا الموقف إلى أن هذه المفاهيم بحاجة إلى دراسة وفهم أعمق.

الإطار القانوني التنظيمي الذي يحكم العمل المكتبي في الهياكل التجارية

القاعدة المعيارية والمنهجية للعمل المكتبي هي مجموعة من المتطلبات والقواعد والقواعد والتوصيات لتجميع الوثائق والعمل معها ، المنشأة الأفعال القانونيةوالمعايير والتعليمات والكتيبات.

تنظم القاعدة المعيارية والمنهجية لعمل المكتب ما يلي:

قواعد معالجة المستندات ؛

قواعد العمل مع المستندات ؛

ضمان سلامة الوثائق ؛

إجراءات نقل المستندات لتخزينها في الأرشيف ؛

عمل الخدمة الكتابية (الوظائف ، الهيكل ، الموظفون) ؛

إدخال جديد تقنيات المعلوماتفي العمل مع المستندات ؛

العمل مع المستندات التي لها طابع تقييد الوصول ؛

الجوانب القانونية المتعلقة بالوثائق ، وغيرها من القضايا.

تتمتع الوثيقة بقوة قانونية إذا تم إعدادها وفقًا لمعايير الإنشاء والتنفيذ المقبولة عمومًا. يجب أن يكون لدى جميع المنظمات والمؤسسات قواعد موحدةتنفيذ المستندات من نفس النوع ، أي أنه يجب تحديد كيفية إنشاء مستند ، والتفاصيل التي يجب أن تكون ، ومن لديه الحق في التوقيع وما هي الأختام التي يجب أن تثبت صحتها. إن القاعدة التنظيمية والمنهجية للعمل المكتبي هي التي تحدد هذه القواعد.

حاليا في الاتحاد الروسيهناك عدد من القوانين التنظيمية الوطنية المنظمة قواعد عامةإعداد وتنفيذ وتنظيم العمل مع الوثائق. يتم تطوير الوثائق التنظيمية والمنهجية بشأن الدعم الوثائقي للإدارة من قبل هيئات مختلفة سلطة الدولةوالإدارة وفقًا لاختصاصهم.

القانون الأساسي الأول هو دستور الاتحاد الروسي. دستور الاتحاد الروسي هو أهم عمل قانوني لروسيا ، ينظم المجالات الأساسية للحياة والنشاط روسيا الحديثة: يعرّف كيانًا الدولة الروسيةتهدف سياستها إلى تهيئة الظروف التي تضمن حياة كريمة ونموًا حرًا للإنسان.

أساس القانون المدنييضع القانون المدني للاتحاد الروسي ، الذي يحدد أنواع وأنواع المستندات التي تم إنشاؤها من أجل إصلاح أعمال العلاقات المدنية ، وتسجيل وقائع حدوثها أو إنهائها ، وتأكيد العلاقات القانونية ، إلخ.

ينص القانون المدني للاتحاد الروسي ، أي المادة 51 ، على أن الكيان القانوني يخضع له تسجيل الدولةبالطريقة التي يحددها قانون التسجيل الكيانات القانونية. يتم تضمين بيانات هذا التسجيل في الموحدة سجل الدولةالكيانات القانونية ، مفتوحة للجمهور. يعتبر الكيان القانوني مؤسسًا منذ لحظة تسجيله في الدولة. لذلك ، يجب أن يعرف السكرتير المؤهل ، وكذلك أخصائي المستندات ، أن الفن. يحدد رقم 51 والمواد اللاحقة من الفصل 4 من القانون المدني للاتحاد الروسي أنواع المستندات المستخدمة في إنشاء كيان قانوني وتسجيله وإعادة تنظيمه وتصفيته.

تحديد القانون المدني للاتحاد الروسي الإطار القانونيليس فقط أنشطة الكيانات القانونية ، ولكن أيضًا توثيقها. على سبيل المثال ، Art. يحدد 184 و 185 أن التمثيل التجاري يتم على أساس اتفاقية مبرمة في جاري الكتابة، والتوكيلات ، أي إذن خطي يمنحه شخص لآخر.

يتم تنظيم العلاقات التعاقدية القانون المدنيالاتحاد الروسي. في الجزء الأول من القانون المدني للاتحاد الروسي ، يحتوي القسم 3 ، القسم الفرعي 2 الأحكام العامةحول العقد. يحتوي الجزء الثاني من القانون المدني للاتحاد الروسي على أنواع معينة من الالتزامات. على وجه الخصوص ، سيكون العقد الرئيسي في مجال التجارة هو عقد البيع. التنفيذ ، وإبرام هذا العقد ، في جوهره ، يشكل تجارة. يجب توثيق جميع الأنشطة الإدارية لأي منظمة. لكن يجب أن تكون صارمًا بشكل خاص بشأن التوثيق علاقات العمل. إن صحة إعداد وتنفيذ وثائق الموظفين ، والتي تؤثر بشكل مباشر على قوتها القانونية ، تهم كل مواطن على المستوى الشخصي. رئيسي قانون تشريعيتنظيم توثيق علاقات العمل هو قانون العمل في الاتحاد الروسي.

قانون العمل في الاتحاد الروسي هو الوثيقة الرئيسية التي تنظم النطاق المعقد الكامل لعلاقات العمل بين صاحب العمل والموظف. الأسئلة الرئيسية التي يجيب عليها قانون العمل هي: الاستنتاج الصحيح والتنفيذ عقد التوظيف، ميزات الغرض فترة الاختباربالنسبة للموظف ، إدخال تعديلات صحيحة على عقد العمل.

الفصلين 10 و 11 قانون العملتحتوي على المتطلبات الأساسية لمحتوى عقد العمل ، وكذلك القواعد والمتطلبات الخاصة بإبرامها مع الموظف. بالإضافة إلى ذلك ، يحدد القانون حالات وإجراءات تجميع الوثائق ، ولأول مرة يتضمن وصفًا لمحتوى أهمها ، على وجه الخصوص الاتفاقات الجماعيةوالاتفاقيات ، نظرًا لشروط تعريف الموظف بالوثائق (أمر التوظيف (المادة 68) ، أمر على إجراءات تأديبية(المادة 193)) ، إجراءات إصدار نسخ من المستندات (المادة 62) ، إلخ. الوثيقة الرئيسية حول نشاط العملو الأقدميةالعمل حسب قانون العمل يوجد كتاب عمل. وخصصت لها المادة 66. يتطلب تسجيل علاقات العمل جمع البيانات الشخصية عن الموظف. يتم تقديم مفهوم البيانات الشخصية أيضًا في قانون العمل في المادة 85 ، حيث تتضمن "المعلومات اللازمة لصاحب العمل فيما يتعلق بـ علاقات العملوالمتعلقة بموظف معين ". لذلك ، عند إضفاء الطابع الرسمي على علاقات العمل من خلال إعداد وثائق الموظفين ، من الضروري ، أولاً وقبل كل شيء ، الرجوع إلى المواد ذات الصلة من قانون العمل.

المسؤولية الإداريةللجرائم المتعلقة ب قانون العملالمنصوص عليها في قانون الاتحاد الروسي في المخالفات الإدارية. يشير عدم وجود وثائق الموظفين الإلزامية والصيانة والتوافر ، المنصوص عليها صراحة في قانون العمل للاتحاد الروسي ، إلى حالات انتهاك قوانين العمل. تحدد المواد 5.7 و 5.27 و 5.34 و 5.39 من قانون الجرائم الإدارية للاتحاد الروسي المسؤولية الإدارية عن انتهاك تشريعات العمل. المسؤولية الإدارية منصوص عليها في المادتين 5.27 و 13.20 من قانون المخالفات الإدارية للاتحاد الروسي عن انتهاك قواعد الاحتفاظ بكتب العمل وتخزينها وتعليمات ملء دفاتر العمل.

تحتوي المادة 11 "توثيق المعلومات" على الأحكام الهامة التالية:

يتم التعرف على الرسالة الإلكترونية الموقعة بتوقيع رقمي إلكتروني أو نظير آخر للتوقيع بخط اليد كمستند إلكتروني مكافئ لمستند موقع بتوقيع بخط اليد ، في الحالات التي لا تنص فيها القوانين الفيدرالية أو الإجراءات القانونية التنظيمية الأخرى على شرط ضع مثل هذه الوثيقة على الورق.

لغرض الختام عقود القانون المدنيأو تسجيل العلاقات القانونية الأخرى التي تنطوي على أشخاص يتبادلون الرسائل الإلكترونية ، وتبادل الرسائل الإلكترونية ، وكل منها موقعة بالتوقيع الرقمي الإلكتروني أو أي نظير آخر لتوقيع المرسل بخط اليد على مثل هذه الرسالة ، بالطريقة المنصوص عليها في القوانين الفيدرالية ، تعتبر الإجراءات القانونية التنظيمية أو اتفاق الطرفين بمثابة تبادل للوثائق.

القانون الاتحادي رقم 63-FZ المؤرخ 6 أبريل 2011 "بشأن التوقيع الإلكتروني" يلغي القانون رقم 1-FZ المؤرخ 10 يناير 2002 "بشأن التوقيع الإلكتروني توقيع إلكتروني"اعتبارًا من 1 يوليو 2012. تم اعتماد القانون الاتحادي" بشأن التوقيع الإلكتروني "بتاريخ 6 أبريل 2011 رقم 63-F3 في 25 مارس 2011 وفي 30 مارس من نفس العام. ينظم هذا القانون العلاقات في مجال استخدام EDS. في القانون الجديد ، على عكس EDS ، هناك ثلاثة أنواع التوقيعات الإلكترونية: بسيط ، مقوى غير ماهر ومعزز مؤهل. الغرض من هذا القانون هو ضمان الشروط القانونيةاستخدام التوقيع الرقمي في مستند إلكتروني ، يخضع له توقيع إلكترونيفي المستند الإلكتروني ، يعتبر معادلاً للتوقيع بخط اليد على الورق. ينطبق هذا القانون على العلاقات الناشئة عن ارتكاب المعاملات المدنيةوغيرها من الحالات التي ينص عليها القانون.

يهدف القانون الاتحادي إلى توسيع نطاق استخدام التوقيعات الإلكترونية وإزالة أوجه القصور قانون اتحاديبتاريخ 10 يناير 2002 رقم 1-F3 ، أي القانون السابق "بشأن EDS". قانون جديدعلى ES يحدد مفهوم التوقيع الإلكتروني ، ويحدد أنواعه ومتطلباته لأدواته التي تساعد في إنشاء والتحقق من التوقيع الإلكتروني ومفتاح التوقيع الإلكتروني ومفتاح التحقق من التوقيع الإلكتروني. يحدد القانون الاتحادي المتطلبات لمراكز التصديق التي تنفذ وظائف إنشاء وإصدار شهادات مفاتيح التحقق من التوقيع الإلكتروني.

القانون الاتحادي الصادر في 27 يوليو 2006 N 152-FZ "بشأن البيانات الشخصية" مكرس بالكامل للبيانات الشخصية وتوثيقها وحمايتها. الغرض من القانون هو "ضمان حماية حقوق وحريات الشخص والمواطن في معالجة بياناته الشخصية ، بما في ذلك حماية الحق في الحرمة الإجماليةوالأسرار الشخصية والعائلية. كل ما هو قانوني و فرادىالمسؤولين عن المعلومات عن المواطنين الآخرين. يشترط القانون أن تضمن كل منظمة تمتلك البيانات الشخصية لموظفيها وعملائها وشركائها سرية جميع هذه المعلومات.

وفقا للفن. 3 من القانون الاتحادي الصادر في 27 يوليو 2006 N 152-FZ "البيانات الشخصية" البيانات الشخصية هي أي معلومات تتعلق بشخص معين أو محدد على أساس هذه المعلومات (موضوع البيانات الشخصية) ، بما في ذلك اسمه الأخير ، الاسم الأول ، اسم الأب ، السنة ، الشهر ، تاريخ ومكان الميلاد ، العنوان ، الأسرة ، الحالة الاجتماعية ، حالة الملكية ، التعليم ، المهنة ، الدخل ، إلخ.

وفقا للفن. رقم 22 من هذا القانون ، يتم إرسال إخطار بشأن معالجة البيانات الشخصية في شكل وثيقة على الورق أو في شكل وثيقة إلكترونية وموقعة من قبل شخص مخول. ينظم ملء نموذج إشعار معالجة (نية المعالجة) البيانات الشخصية بموجب أمر Roskomnadzor المؤرخ 19 أغسطس 2011 رقم 706 "عند الموافقة على التوصيات لملء نموذج نموذج لإخطار المعالجة (من نية معالجة) البيانات الشخصية ". تم تطوير هذه التوصيات من أجل وضع مبادئ وإجراءات موحدة لملء إشعار معالجة (نية معالجة) البيانات الشخصية. يتم تقديم الإخطار على ورق يحمل عنوان المنظمة وإرساله إلى الهيئة الإقليمية الخدمة الفيدراليةعلى الإشراف في مجال الاتصالات وتكنولوجيا المعلومات والاتصالات الجماهيرية. يحدد البند 4 من التوصيات المعلومات التي يجب الإشارة إليها في الإخطار.

بعد تحليل إجمالي لمعايير القانون الفيدرالي فيما يتعلق بشروط معالجة البيانات الشخصية وموافقة موضوع البيانات الشخصية على معالجتها ، يمكننا أن نستنتج أن جميع الإجراءات لنقل وظائف معالجة البيانات الشخصية إلى المنظمة المنفذة يمكن إجراؤها حصريًا بموافقة موضوع البيانات الشخصية ، ومن الأفضل الحصول على الموافقة كتابيًا.

القانون الاتحادي "بشأن المحفوظات في الاتحاد الروسي". تكمن خصوصية القانون في أنه يتمتع بمكانة فيدرالية ، وبالتالي يتبع دراسة أكثر تفصيلاً لقضايا الحصول على المستندات الأرشيفية ومحاسبتها واستخدامها وتخزينها. يسلط القانون الضوء على وجه التحديد على قواعد العمل مع وثائق ما يسمى ب منتلك التي أصلحت العلاقة القانونية بين المواطنين وأرباب العمل. نقطة مهمةهناك أيضًا مقال خاص يشرح بالتفصيل واحدة من أكثر مشاكل الأرشفة الروسية إيلامًا العقد الماضي: كيفية التعامل مع الوثائق الأرشيفية في حالة التصفية أو إعادة تنظيم الكيانات الاعتبارية بكافة أشكالها. ينظم هذا القانون الاتحادي العلاقات في مجال تنظيم التخزين والاقتناء والمحاسبة واستخدام وثائق صندوق المحفوظات للاتحاد الروسي والوثائق الأرشيفية الأخرى ، بغض النظر عن شكل ملكيتها ، وكذلك العلاقات في مجال إدارة الأرشيف في الاتحاد الروسي لصالح المواطنين والمجتمع والدولة.

إلى الأهم القوانين التشريعيةيجب أن تتضمن عملية التوثيق أيضًا قانون الاتحاد الروسي المؤرخ 25 أكتوبر 1991 N 1807-1 "بشأن لغات شعوب الاتحاد الروسي" والقانون الفيدرالي الصادر في 1 يونيو 2005 N 53-FZ "على لغة الدولةالاتحاد الروسي ". وهي تنظم استخدام لغة الدولة في إعداد وتنفيذ مستندات رسمية. بادئ ذي بدء ، نتذكر أن المادة 68 من دستور الاتحاد الروسي تنص على أن "لغة الدولة في الاتحاد الروسي في جميع أنحاء أراضيها هي اللغة الروسية". المواد 16-19 من قانون "لغات شعوب الاتحاد الروسي" مكرسة لاستخدام اللغة في الأعمال المكتبية الرسمية ، والمادة 3 من القانون الاتحادي "بشأن لغة الدولة في الاتحاد الروسي "يحدد شرط هوية المحتوى والتصميم التقني للنصوص المكتوبة بعدة لغات. من المستحيل عدم معرفة هذه الوثائق ، حيث غالبًا ما تنسى المنظمات التي لها علاقات وعلاقات دولية واسعة بالمتطلبات القانونية المتعلقة باستخدام لغة التوثيق.

بالنظر إلى أنه يتعين على المنظمات التجارية التعامل مع نداءات المواطنين ، يجب على المرء أن يعرف القانون الاتحادي الصادر في 2 مايو 2006 N 59-FZ "بشأن إجراءات النظر في الطعون المقدمة من مواطني الاتحاد الروسي" ، والذي يحدد ما هو يقصد به استئناف ، اقتراح ، بيان ، شكوى. يحدد متطلبات المحتوى. طلب خطي: اسم المرسل إليه ، أو المنصب أو المنصب ، واللقب ، والاسم ، واسم العائلة الرسمي ، والعنوان البريدي الذي يمكن تقديم الإجابة عليه ، وجوهر الاستئناف (الطلب) ، توقيع شخصيوالتاريخ. بناءً على متطلبات القانون الخاصة بهيكل نص الاستئناف ، تم بالفعل بناء متطلبات خدمة الموظفين للطلبات المقدمة من قبل الموظفين عند التقدم لوظيفة أو الفصل أو الترقية أو الإجازة وما إلى ذلك. يجب أن تحتوي هذه البيانات على الأجزاء المكونة نفسها: لمن ، ومن ، وماذا ، والتوقيع والتاريخ ، باستثناء العنوان ، إذا كان الموظف يعمل بالفعل في المنظمة. يحدد القانون أيضًا تقنية التعامل مع الطعون: التسجيل (وفقًا للمادة 8 "في غضون ثلاثة أيام من تاريخ الاستلام من قبل هيئة أو هيئة حكومية حكومة محليةأو مسؤول ") ، اعتبار إلزامي (حتى 30 يومًا من تاريخ التسجيل ويمكن تمديده لمدة تصل إلى 30 يومًا في حالة التحقق) ، والتحكم في التنفيذ.

تحدد القوانين الفيدرالية "بشأن الشركات المساهمة" و "بشأن الشركات ذات المسؤولية المحدودة" إجراءات التكوين وإعادة التنظيم والتصفية ، والالتزام بتسجيل حالة الشركة ، فضلاً عن المتطلبات العامة لـ الوثائق التأسيسيةالمجتمع. على وجه الخصوص ، يتم تحديد المعلومات التي يجب أن يتضمنها النظام الأساسي.

يرتبط القانون الاتحادي "بشأن المحاسبة" بتاريخ 21 نوفمبر 1996 رقم 129-FZ ارتباطًا مباشرًا بعمل الخدمة الكتابية. يشير القانون إلى أن المحاسبة تتم عن طريق المحاسبة المستمرة والمستمرة والوثائقية لجميع المعاملات التجارية ، وتحدد مادة خاصة (المادة 9) قواعد معالجة مستندات المحاسبة الأولية. ويؤكد أن جميع المعاملات التجارية التي تجريها المنظمة يجب أن تكون موثقة بمستندات داعمة. هذه الوثائق بمثابة وثائق المحاسبة الأولية. في الوقت نفسه ، يسمح القانون بإنشاء مستندات محاسبية أولية وموحدة على الورق ووسائط الكمبيوتر. في الحالة الأخيرة ، يجب على المنظمة عمل نسخ من هذه الوثائق في وسائط ورقيةللمشاركين الآخرين في المعاملات التجارية ، وكذلك بناءً على طلب الهيئات التي تمارس الرقابة.

يحدد القانون الالتزام بتوثيق جميع المعاملات التجارية ، ويشير إلى ذلك وثائق المصدريتم تجميعها فقط وفقًا لأشكال موحدة. في نفس الوقت الابتدائية مستندات المحاسبةلا يمكن أخذها في الاعتبار إلا إذا تم تجميعها وفقًا للأشكال الواردة في ألبومات النماذج الموحدة الوثائق الأولية. مادة القانون بشأن تخزين الوثائق مهمة للغاية. تجدر الإشارة إلى أنه في ديسمبر 2011 ، وقع الرئيس القانون الاتحادي رقم 402-FZ بتاريخ 06.12.2011 "بشأن المحاسبة" ، والذي سيحل محل القانون الاتحادي الحالي الصادر في 21.11.1996 رقم 129-FZ في 1 يناير 2013.

يحتوي عدد من الإجراءات القانونية على قواعد يجب مراعاتها عند الإعداد والمعالجة وثائق الإدارة. تشمل هذه القوانين ، على سبيل المثال ، قانون الاتحاد الروسي "بشأن العلامات التجارية وعلامات الخدمة وتسميات المنشأ" ، الذي يحدد إجراءات تسجيل شعار الشركة الموضوعة على ورق ذي رأسية.

وبالتالي ، فإن التشريع الحالي يحتوي على عدد كبير من القوانين التشريعية الملزمة لتوثيقها في مختلف مجالات النشاط. منظمات غير حكومية، لتصميم أنواع معينة من الوثائق ومحتواها وهيكل النص. يلتزم المختص في مجال العمل المكتبي بمعرفة التشريعات الحالية للدولة ومتابعة التغييرات التي تطرأ عليها ، حيث أن هذه المعرفة من أهم الصفات المهنية ، والتي بدونها يستحيل الانخراط في العمل المكتبي على المستوى الحديث.

يسمح لك التنظيم المعياري والمنهجي للعمل المكتبي (أو دعم التوثيق للإدارة) بالتنظيم بكفاءة ليس فقط لأنشطة خدمة وزارة الطاقة ، ولكن أيضًا نظام العمل المكتبي بأكمله ككل. هذه اللائحةتتم بمساعدة القاعدة التنظيمية والمنهجية للعمل المكتبي ، دون معرفة أنه من المستحيل:

-إنشاء المستندات وتنفيذها بشكل صحيح ، مما يمنحها القوة القانونية ؛

-تنظيم تدفق المستندات ؛

-ضمان تخزين واستخدام الوثائق في الأنشطة الحالية.

على أساس القوانين الاتحادية والمراسيم والأوامر الصادرة عن رئيس الاتحاد الروسي ووفقًا لها ، وقرارات وأوامر حكومة الاتحاد الروسي الصادرة عن الهيئات الفيدرالية قوة تنفيذيةيتم إصدار الإجراءات القانونية المعيارية. لجهة تنظيمية الأفعال القانونيةيشير مرسوم حكومة الاتحاد الروسي إلى القرارات والأوامر والأوامر والقواعد والتعليمات واللوائح. أنظمةكما يتم نشرها بمبادرة من الجهات التنفيذية الاتحادية في حدود اختصاصها.

يكمن عيب الإطار القانوني التنظيمي الحالي للدعم الوثائقي للإدارة في تركيزه بشكل أساسي على هياكل الدولة والميزانية. دعونا ننظر في الوثائق الرئيسية التي يمكن أن تستخدمها خدمات إدارة الوثائق في التطوير المستندات الخاصة، وأيضًا ، إذا لزم الأمر ، تأكد من الصلاحية القانونية والأدلة الخاصة بمستنداتك الخاصة.

قواعد العمل في الهيئات الفيدراليةالسلطة التنفيذية التي تمت الموافقة عليها بموجب المرسوم الصادر عن حكومة الاتحاد الروسي في 15 يونيو 2009 رقم 477. دخلت القواعد حيز التنفيذ من تاريخ الموافقة عليها. تشمل القواعد كلاً من الإجراء العام لإعداد وتنفيذ المستندات ، وتفاصيل إعداد أنواع معينة من المستندات: الأوامر ، والتعليمات ، والتعليمات ، والبروتوكولات. يصفون إجراءات تسجيل المستندات ، وبناء محركات بحث للعمل المرجعي ، وتنظيم التحكم في تنفيذ المستندات ، وإجراءات تجميع والعمل مع تسمية الملفات ، وتشكيل الملفات ، وإجراء فحص لقيمة المستندات ، ومعالجة الملفات ، تجميع قوائم الجرد والتخزين الفوري للملفات ونقلها إلى التخزين الأرشيفي. يحتوي الملحق على نماذج لتسميات الحالات ، وقانون بشأن تخصيص المستندات للتدمير ، وقوائم الجرد ، وما إلى ذلك. كما يتضح من قائمة مختصرة للمحتوى ، تعكس القواعد تقريبًا جميع قضايا تنظيم العمل المكتبي ، بما في ذلك التكنولوجيا إدارة المستندات الإلكترونية. وعلى الرغم من أنها مخصصة ، في المقام الأول ، للوزارات والإدارات ، إلا أنه يمكن استخدامها ، وستجد خدمات العمل المكتبية للمؤسسات من أي شكل من أشكال الملكية الكثير من الأشياء المفيدة لأنفسهم.

دليل منهجي للعاملين في المؤسسات التعليمية لمرحلة ما قبل المدرسة من أي نوع معين منظمة روسيةيمكن أن تخدم حاليا القواعد الارشاديةبشأن تطوير التعليمات الخاصة بالعمل المكتبي في الهيئات التنفيذية الاتحادية ، يأخذ في الاعتبار الدورة الكاملة للعمل المكتبي من إنشاء (استلام الوثائق الواردة) إلى نقلها إلى الأرشيف: المتطلبات العامة للإعداد والتنفيذ أنواع مختلفةالمستندات ، وإجراءات تسجيل المستندات ، ومتابعة تنفيذها ، وتجميع تصنيفات القضايا ، وتشكيل القضايا ومعالجتها. تهدف المبادئ التوجيهية إلى أن تكون بمثابة أساس منهجي موحد لحفظ السجلات في السلطات التنفيذية الاتحادية. تم تطوير التوصيات المنهجية مع الأخذ في الاعتبار أحكام القوانين الفيدرالية والأفعال القانونية التنظيمية الأخرى في مجال المعلومات والتوثيق والمحفوظات. المحتوى الرئيسي للمبادئ التوجيهية هو القسم 3 تعليمات الهيكل والمحتوى لعمل المكتب . يتم تمييز أقسامها الفرعية وفقًا لأقسام قواعد العمل المكتبي. يحتوي القسم 3 من الإرشادات على تعليمات محددة حول قضايا العمل المكتبي التي يجب أن تنعكس في الأقسام ذات الصلة من التعليمات. تحتوي التوصيات المنهجية على ملاحق تحتوي على عينات من نماذج المستندات ، وأشكال المستندات المستخدمة في العمل المكتبي ، ويتم الكشف بشكل أعمق عن محتوى الأقسام الفردية. يمكن للهياكل التجارية استخدامه ككتاب مرجعي (بما في ذلك لتطوير التعليمات الخاصة بها للعمل المكتبي) ، حيث يتم تجميعها على أساس المعايير الحالية للعمل المكتبي و أرشيف.

قوالب الخرسانةالوثائق المستخدمة في أنشطة المؤسسات والشركات موضحة في قرارات لجنة الإحصاء الحكومية في الاتحاد الروسي وأوامر وزارة العمل في روسيا. هذا ، على سبيل المثال ، هو أمر وزارة العمل الروسية بتاريخ 9 يوليو 2002 رقم 143 "بتاريخ النماذج القياسيةوثائق مفتشية العمل الفيدرالية "، قرار لجنة الإحصاءات الحكومية للاتحاد الروسي بتاريخ 24 مارس 1999 رقم 20" بشأن الموافقة على إجراءات استخدام النماذج الموحدة لوثائق المحاسبة الأولية "وقرار لجنة الإحصاء الحكومية الصادر عن الاتحاد الروسي في 5 كانون الثاني (يناير) 2004 رقم 1 "بشأن الموافقة على الأشكال الموحدة لوثائق المحاسبة الأولية لمحاسبة العمل والأجور.

في عام 2003 اثنين وثيقة رئيسيةبشأن إجراءات الحفاظ على كتب العمل ، والتي هي ، وفقا للفن. 66 من قانون العمل في الاتحاد الروسي ، الوثيقة الرئيسية حول نشاط العمل والخبرة العملية للموظف:

"قواعد الاحتفاظ بدفاتر العمل وتخزينها ، وإنتاج نماذج كتب العمل وتوفيرها لأصحاب العمل" ، تمت الموافقة عليها بموجب المرسوم الصادر عن حكومة الاتحاد الروسي بتاريخ 16 أبريل 2003 رقم 225 "بتاريخ كتب العمل"(بصيغته المعدلة بموجب مرسوم حكومة الاتحاد الروسي المؤرخ 1 آذار / مارس 2008 رقم 132) ؛

"تعليمات لملء كتب العمل" ، تمت الموافقة عليها بالمرسوموزارة العمل الروسية بتاريخ 10 أكتوبر 2003 رقم 69.

تحدد التعليمات القواعد العامة لإدخال المعلومات في دفتر العمل ، وقواعد إدخال المعلومات حول الموظف ، وعمله ، وإنهاء عقد العمل ، وتتضمن أيضًا قسمًا مخصصًا بشكل خاص لملء كتاب عمل مكرر. يتم إجراء إصدار قيود بالغة الأهمية في دفاتر العمل - سجلات الفصل - في قسم منفصل. هذا هو ثانية. 5 تعليمات "تعبئة المعلومات الخاصة بالفصل (إنهاء عقد العمل)". هنا ، بالإضافة إلى وصف تفصيلي لمنهجية عمل الإدخالات ، يتم إعطاء أمثلة.

يشمل الإطار التنظيمي والمنهجي أيضًا معايير الدولة. تم تطويرها للمنتجات والأعمال والخدمات ذات الأهمية عبر الصناعة. يتم دمج جميع معايير الدولة السارية على أراضي الاتحاد الروسي في نظام توحيد دولة واحد - بشكل هرمي نظام منظمتأهيل وترميز معايير الدولة. ينطبق المعيار على الوثائق المستخدمة على جميع مستويات الإدارة الاقتصادية في تنفيذ جميع وظائف الإدارة. الأعمال الورقية هي إحدى المهام الرئيسية التي يحلها أمناء جميع المنظمات. يجب على كل سكرتير محترف أن يدرس بعناية اللوائح التي تحدد قواعد التسجيل وثائق الإدارة. رؤساء العديد من المنظمات غير الحكومية (الهياكل التجارية) مقتنعون بأن متطلبات الأعمال الورقية تعمل فقط في العهد السوفياتي أو تنطبق فقط على الجهات الحكومية ، ونحن شركة خاصة ولسنا مطالبين بتطبيقها .

المتطلبات الأساسية للتصميم التنظيمي و المستندات الإداريةالمنصوص عليها في GOST R 6.30.-2003 أنظمة التوثيق الموحدة. نظام موحدالمعلومات التنظيمية والإدارية. متطلبات التوثيق. تم تطويره من قبل معهد أبحاث التوثيق والأرشفة لعموم روسيا التابع لدائرة المحفوظات الفيدرالية في روسيا. هذا المستندهو استشاري بطبيعته ، ولكن جميع المنظمات التي تحترم نفسها تحاول اتباع متطلبات هذه الوثيقة. ينطبق المعيار على المستندات التنظيمية والإدارية: القرارات ، والأوامر ، والأوامر ، والقرارات ، والبروتوكولات ، والأفعال ، والرسائل ، وما إلى ذلك. الحجج الرئيسية لصالح توصيات GOST R 6.30-2003 هي صلاحيتها ونفعتها ، منذ الامتثال القواعد المعمول بهايسمح لك بإنشاء مستندات لها قوة قانونية ؛ يساهم في مرورها السريع ومعالجتها وتحليلها للمعلومات الواردة فيها ، وفي النهاية اعتماد قرار إداري عالي الجودة.

ولكن أيضًا ، تجدر الإشارة إلى أنه اليوم ، في فترة التطوير المكثف للتقنيات في مجال العمل المكتبي ، هناك حاجة أكثر من أي وقت مضى لتحديث اللوائح. على سبيل المثال ، اليوم ، عندما لا يستخدم الكثير من الأشخاص المستندات الإلكترونية فحسب ، بل يستخدمون أيضًا المستندات في ملفات في شكل إلكترونيتم الحصول عليها عن طريق مسح النسخ الورقية ، قد تفكر في زيادة حجم الهامش السفلي. في بعض الأحيان ، تؤدي رغبة المؤدي لتقليل حجم الحقول من أجل استيعاب أكبر قدر ممكن من النص إلى حقيقة أنه أثناء المسح التلقائي ، لا يقع جزء من الاختبار في الصورة. بالإضافة إلى ذلك ، هناك مشاكل إضافية تتعلق بالتنسيب رقم التسجيلأو الباركود.

موحدة لجميع قواعد المنظمات للتنظيم الرشيد للعمل المكتبي ، بما في ذلك. إنشاء أنظمة استرجاع المعلومات ، ومراقبة تنفيذ المستندات ، وتجميع تصنيفات الحالات ، وتخزين المستندات في العمل المكتبي وإعدادها لنقلها إلى تخزين الدولة يحتوي على "نظام إدارة مستندات الدولة" (GSDOU). الهدف الرئيسي من GSDOU هو تبسيط تدفق المستندات للمنظمات ، وتقليل العدد وتحسين جودة المستندات ، وخلق الظروف الأكثر ملاءمة للتطبيق الوسائل التقنيةوالتقنيات الحديثة لجمع ومعالجة وتحليل المعلومات وتحسين عمل جهاز الإدارة. هذا النظام لديه متطلبات موحدة للتوثيق نشاطات الادارةوتنظيم العمل مع الوثائق في السلطات تسيطر عليها الحكومةوالشركات والمؤسسات و المنظمات العامة. تنطبق المتطلبات المذكورة على جميع المستندات ، بغض النظر عما إذا كانت قد تم إنشاؤها بالطريقة التقليدية أو بمساعدة تكنولوجيا الكمبيوتر.

يتم ضمان وحدة قواعد توثيق إجراءات الإدارة على جميع مستويات الإدارة من خلال استخدام GSDOU وأنظمة التوثيق الموحدة (UDS) ومصنفات جميع الاتحادات للمعلومات الفنية والاقتصادية (OKTEI). في الوقت نفسه ، نظرًا لكون النظام مملوكًا للدولة في جوهره ، فإنه موجه أيضًا نحو التطبيق في الهياكل غير الحكومية من جميع جوانبها.

في الوقت الحاضر ، تتطلب GSDL بالتأكيد بعض التعديل من أجل الارتباط بـ الظروف الحديثةأنشطة المؤسسات والمنظمات والشركات. في الوقت نفسه ، لم تفقد الأحكام الرئيسية لـ GSDOU أهميتها في الوقت الحالي ، وينبغي استخدامها من قبل المتخصصين في خدمات دعم الوثائق الإدارية في ممارساتهم اليومية. يجب التأكيد على أن GSDOU تحتوي على: تنظيم تقريبي لخدمة دعم التوثيق للإدارة وهيكل النص التقريبي المسمى الوظيفيلموظفي خدمة داو.

تتميز كل هذه الأعمال بجودة دراسة عالية مع مراعاة الاتجاهات الحاليةعمل مكتبي. على وجه الخصوص ، يتطرقون إلى بعض القضايا المتعلقة باستخدام التقنيات الإلكترونية في العمل المكتبي عند توثيق ونقل المعلومات الموثقة.

في الوقت نفسه ، كما يتضح من الأسماء ، تنطبق أحكامها رسميًا فقط على الهيئات التنفيذية الفيدرالية. بالطبع ، يتم استخدامها مع بعض التحفظات من قبل السلطات التنفيذية الأخرى ، سلطات الكيانات المكونة للاتحاد الروسي. ومع ذلك ، فإن مجموعة كبيرة من الهياكل غير الحكومية ، والتي تعتبر مسألة الأدلة والقوة القانونية لوثائقها ذات أهمية قصوى ، لا تقع ضمن نطاق معايير حفظ السجلات المسماة. قد يكون من الصعب للغاية بل من المستحيل على موظفي المكاتب إقناع مديريهم بالحاجة إلى استخدام المتطلبات الإلزامية للهيئات التنفيذية الفيدرالية.

عيب آخر الإطار التنظيميالدعم الوثائقي للإدارة ، مع التركيز فقط على الوثائق التنظيمية والإدارية ، أو بشكل أكثر دقة ، تلك الوثائق التي تتعامل معها الخدمة الكتابية تقليديًا ، أي الوثائق الإدارية والمراسلات وأنواع مختلفة من الشهادات والملاحظات والبروتوكولات والأفعال والملخصات والبيانات وما إلى ذلك. المستندات مثل المحاسبة والإحصاء والمصارف والضرائب وما إلى ذلك من الناحية القانونية لا تندرج تحت الإجراء الإلزامي للقوانين القانونية التنظيمية المدرجة ، على الرغم من أنه ، في الواقع ، يجب إعداد جميع المستندات وفقًا لقواعد أساسية موحدة ، ولا سيما القواعد للتوقيع والتاريخ والتسجيل واستخدام النماذج.

هناك مشكلة كبيرة أخرى ، يعتبر الحل القانوني لها مهمة ملحة فيما يتعلق بتطوير التقنيات الإلكترونية في الإدارة. هذه مشكلة نسبة الورق والوثيقة الإلكترونية كما في عملية عملها المباشر في جميع أنحاء دورة الحياة، وفي طور التخزين في أرشيف المنظمة وأرشيف الدولة.

القانون التنظيمي الرئيسي ، الذي يأمل الجميع اعتماده ، ويجري تطويره ووجوده في شكل مسودة ، هو القانون الاتحادي "بشأن دعم التوثيق للإدارة". القانون (بسبب ارتفاعه المستوى القانوني) إلزاميًا لجميع المنظمات والكيانات القانونية والأفراد وسيضمن الوحدة اللازمة لنظام الأفلام الوثائقية في البلاد ، لا سيما بالنظر إلى تطوير برنامج روسيا الإلكترونية ، الذي يرتبط ارتباطًا وثيقًا بوحدة المعلومات داخل الدولة.

استنتاج

تتمثل القاعدة المعيارية والمنهجية للعمل المكتبي في مجموعة ضخمة من القوانين والأفعال المختلفة والوثائق المنهجية ، والتي يجب أن تكون قادرًا على استخدامها ، وتطبيقها في النشاط المهني. المعرفة في مجال التوثيق ضرورية للإعداد والتنفيذ الصحيحين للوثائق ونقلها ومعالجتها وتخزينها وإتلافها. كما أن المعرفة والمهارة تجعل من الممكن تبسيط العمل مع المستندات ، مما يوفر الوقت.

تلخيصًا للمراجعة المقدمة للوثائق التنظيمية والمنهجية الرئيسية حول العمل المكتبي والعمل مع الوثائق في الاتحاد الروسي ، تجدر الإشارة إلى أن التكنولوجيا في العمل مع الوثائق في بلدنا هي نظام مدروس جيدًا منظم على أساس منطقي ومعقول مبادئ. سيكون السكرتير الماهر أو مدير المستندات الذي يمتلك هذه التكنولوجيا ولديه المعرفة المناسبة بالمتطلبات التنظيمية أكثر فائدة لمنظمته من الشخص الذي "يعيد اختراع العجلة" في كل مرة على مسؤوليته الخاصة. بالإضافة إلى ذلك ، بعد تلقي معلومات حول المعايير الحالية للعمل مع المستندات ، سيصبح السكرتير أو الكاتب رابط عمل فعال في نظام إدارة المستندات لمنظمته.

مستوى عمل المكتب التشريعي القانوني

قائمة المصادر والأدب المستخدم

1. GOST R 7.0.8.-2013 "عمل المكتب والأرشفة - المصطلحات والتعريفات"

2. القانون المدني للاتحاد الروسي المؤرخ 30 نوفمبر 1994 N 51-FZ (بصيغته المعدلة في 1 يوليو 2014) // مجموعة تشريعات الاتحاد الروسي ، 13 يناير 1997 ، رقم 2 ، المادة. 198.

دستور الاتحاد الروسي (تم اعتماده بالتصويت الشعبي في 12 ديسمبر 1993) (يخضع للتعديلات التي أدخلتها قوانين الاتحاد الروسي بشأن التعديلات على دستور الاتحاد الروسي بتاريخ 30 ديسمبر 2008 N 6-FKZ ، الصادر في ديسمبر 30 ، 2008 N 7-FKZ ، بتاريخ 5 فبراير 2014 رقم 2-FKZ) // مجموعة تشريعات الاتحاد الروسي ، 14.04.2014 ، رقم 15 ، مادة. 1691.

قانون العمل للاتحاد الروسي بتاريخ 30 ديسمبر 2001 برقم 197-FZ (بصيغته المعدلة في 30 ديسمبر 2015 - N 434-FZ) ، مادة. 424

5. باساكوف م. العمل المكتبي (الدعم الوثائقي للإدارة) م: فينكس ، 2012.

Bykova T.A. ، Kuznetsova T.V. ، Sankina L.V. دعم التوثيق للإدارة (العمل المكتبي). الدورة التعليمية. إد. الأستاذ. تلفزيون. كوزنتسوفا. م: INFRA-M ، 2012.

Panasenko Yu.A. توثيق الأنشطة الإدارية: كتاب مدرسي. م: ريور ، 2011.

Sologub O.L. الأعمال الورقية: تجميع وتحرير ومعالجة الوثائق: دليل الدراسة السابع. م: أوميغا إل ، 2012.

يانكوفا ف. ملامح تصميم المصطلحات // مجلة الإنترنت "الأمين المرجعي". - 2014. - رقم 3.

اختبار

2. الأسس التنظيمية والتشريعية المنظمة للعمل المكتبي في الهياكل التجارية.

1. ميزات تصميم المصطلحات

في GOST R 7.0.8-2013 ، تمت كتابة المصطلحات القياسية بالخط العريض. يتم تمثيل أشكالها القصيرة باختصار (يُعطى إذا تم تحديدها بواسطة المصطلحات) ، على سبيل المثال: شكل موحد من المستند ؛ UVD.

تتم كتابة المصطلحات المرادفة في المعيار بخط مائل ، على سبيل المثال ، اتفاقية المستند ؛ رؤية.

لنأخذ هذا في الاعتبار في مثال تعريف مفهوم "المصنف على مستوى المدينة" ، والذي يرد في إحدى الوثائق التنظيمية: المصنف على مستوى المدينة - مصنف إلزامي للاستخدام في التبادل المشترك بين القطاعات للمعلومات لأنظمة المعلومات الحضرية.

في التعريف أعلاه ، لا تعتبر عبارة "إلزامي للاستخدام" ميزة أساسية للمفهوم الذي يتم تعريفه ، نظرًا لأن أي مصنف ، إذا تمت الموافقة عليه ووضعه موضع التنفيذ بالطريقة المحددة ، يكون إلزاميًا للاستخدام. لذلك ، هذه الميزة زائدة عن الحاجة. يجب استبعاد هذا الجزء من التعريف ؛ ونتيجة لذلك ، سيكون التعريف على النحو التالي: المصنف على مستوى المدينة - المصنف المستخدم في التبادل المشترك بين القطاعات للمعلومات لأنظمة معلومات المدينة.

تعكس تعريفات المصطلحات في GOST R 7.0.8-2013 السمات الأساسية للمفهوم الذي يتم تحديده فقط. ولهذا السبب يمكن تغيير التعريفات الواردة في المعيار ، إذا لزم الأمر ، عن طريق إدخال ميزات إضافية فيها. يجب ألا تنتهك التغييرات والإضافات التي يتم إدخالها على التعريفات عند استخدامها نطاق ومحتوى المفاهيم المحددة في المعيار.

بمقارنة مصطلحات المواصفة القياسية بـ GOST R 51141-98 ، يمكن تمييز مجموعات المصطلحات التالية:

المصطلحات التي لم تتغير تعريفاتها ؛

المصطلحات التي تم تغيير تعريفاتها ؛

المصطلحات غير المدرجة في المعيار باعتبارها عفا عليها الزمن ؛

المصطلحات الجديدة التي لم تكن في GOST R 51141-98 والتي تشكل جزءًا جديدًا من نظام المصطلحات.

تشكل المصطلحات والتعاريف ، المحفوظة دون تغيير ، جوهر مصطلح النظام ، مما يضمن استقراره واتساقه.

ضع في اعتبارك ، على سبيل المثال ، فترتين من المعيار:

الأهمية القانونية للوثيقة: ملكية المستند للعمل كتأكيد للأنشطة التجارية أو الأحداث الشخصية ؛

القوة القانونية للمستند: ملكية مستند عام لإحداث عواقب قانونية معينة.

في GOST R 51141-98 ، لم يكن هناك سوى مفهوم القوة القانونية للوثيقة: ملكية وثيقة رسمية ، يتم إبلاغها إليها بموجب التشريع الحالي ، واختصاص الهيئة التي أصدرتها والإجراءات المعمول بها للتسجيل ، من الذي يترتب على ذلك أي وثيقة رسمية:

يجب أن تمتثل للقانون ؛

يجب أن تكون صادرة عن سلطة أو مسؤول مع السلطة المختصة ؛

يجب أن تكون منسقة بشكل صحيح.

وفقًا لهذا التعريف ، يكون لكل من ترتيب المنظمة وخطاب العمل ، إذا كانا يتوافقان مع الخصائص المذكورة أعلاه ، قوة قانونية. يتناقض هذا الفهم لمفهوم القوة القانونية لوثيقة ما مع فهم هذا المفهوم من قبل المحامين ، الذين يربطونه بالقدرة على تنفيذ التعليمات الرسمية للسلطات والمسؤولين من خلال أنواع معينة من الوثائق. من وجهة النظر هذه ، فإن أنواعًا معينة فقط من المستندات لها قوة قانونية - تشريعية وأفعال قانونية تنظيمية أخرى ، أي المستندات التي تحتوي على معايير قانونية إلزامية للاستخدام المتكرر ، وكقاعدة عامة ، فهي مصممة لمجموعة واسعة من المنظمات والأفراد.

ولهذا السبب يرتبط مفهوم القوة القانونية لمستند ما في المعيار بقدرة المستند على إحداث عواقب قانونية معينة. إلى جانب هذا المفهوم ، يقدم المعيار مفهوم الأهمية القانونية للمستند ، والذي تم استخدامه بنشاط كبير في السنوات الأخيرة ويرتبط بالقيمة الإثباتية للمستند ، وإمكانية استخدام مستند لتأكيد الأنشطة التجارية أو الشخصية الأحداث.

بالطبع ، تؤثر تقنيات المعلومات والاتصالات على العمل المكتبي. في هذا الصدد ، تظهر مفاهيم جديدة ومصطلحات جديدة مدمجة في نظام المصطلحات للعمل المكتبي ، وتوسيعها وتغيير العلاقة بين المصطلحات الموجودة ، على سبيل المثال ، مفهوم الوثيقة الإلكترونية ، وكذلك المفاهيم ذات الصلة التي تدل على خصائص مستند إلكتروني وعمليات إدارة المستندات الإلكترونية: الأصالة (مستند إلكتروني) ؛ الموثوقية (مستند إلكتروني) ؛ سلامة (وثيقة إلكترونية) ؛ ملاءمة الاستخدام (مستند إلكتروني) ؛ البيانات الوصفية؛ التحويل والتحويل (المستندات الإلكترونية) ؛ الهجرة (الوثائق الإلكترونية).

بالإضافة إلى ذلك ، يتم استعارة العديد من المصطلحات الجديدة من قبل نظام المصطلحات الوطنية من مصادر أجنبية ، ولا سيما من معايير ISO (GOST R ISO 15489-1-2007 "نظام معايير المعلومات وأمانة المكتبات والنشر. إدارة الوثائق. المتطلبات العامة" ، GOST R ISO 23081-1-2008 "نظام معايير المعلومات وأمانة المكتبات والنشر. إدارة المستندات. عمليات إدارة المستندات. البيانات الوصفية للوثائق" ، إلخ.).

· الأرشيف (تخزين أرشيف nrk): منظمة أو تقسيم فرعي هيكلي لمنظمة تقوم بجمع وتسجيل وتخزين واستخدام الوثائق الأرشيفية.

· صندوق الأرشفة المتحد (صندوق أرشفة مجموعة NRK ، صندوق أرشفة معقد): صندوق أرشيفية يتكون من وثائق اثنين أو أكثر من منشئي الصناديق ، لديهم روابط مشروطة تاريخية و / أو منطقية مع بعضهم البعض

· التخزين الأرشيفي (أرشيف Нrk): غرفة مجهزة خصيصًا لتخزين الوثائق الأرشيفية.

في نفس الوقت ، قد يتسبب عدد من المصطلحات الواردة في المواصفة في حدوث تفاعل غامض بين المتخصصين.

على سبيل المثال ، يحتوي على ثلاثة مصطلحات:

العمل المكتبي - نشاط يوفر التوثيق والمعالجة والاستخدام والتخزين التشغيلي للوثائق ؛

دعم التوثيق (الإدارة) ، DOW - الأنشطة التي توفر وظائف إدارة المستندات بشكل هادف ؛

· إدارة الوثائق - نشاط يضمن تنفيذ سياسة ومعايير موحدة فيما يتعلق بالصندوق الوثائقي للمنظمة.

في هذه الحالة ، يعكس المعيار ممارسة المصطلحات. تُستخدم جميع المصطلحات الثلاثة على نطاق واسع ، لكن تعاريف المصطلحات ، على الرغم من حقيقة أنها نتيجة إجماع من المتخصصين - مطوري المعيار ، لا تحتوي على ميزات تحدد بوضوح هذه المفاهيم. يشير هذا الموقف إلى أن هذه المفاهيم بحاجة إلى دراسة وفهم أعمق.

تحليل المصطلحات GOST R 7.08-2013

القاعدة المعيارية والمنهجية للعمل المكتبي هي مجموعة من المتطلبات والقواعد والقواعد والتوصيات الخاصة بتجميع الوثائق والعمل معها ، والتي تم إنشاؤها من خلال الإجراءات القانونية والمعايير والتعليمات والأدلة المنهجية ...

الخدمات المدفوعة

أنواع منفصلةالخدمات المنصوص عليها في القائمة التقريبية للفقرة 2. الفن. 779 من القانون المدني ، يتم تنظيمها على مستوى القوانين التشريعية المعتمدة بشكل خاص. مثل: 3.3.1 القانون الاتحادي "بشأن الاتصالات" بتاريخ 07.07 ...

خدمة عامةحول شؤون الشباب: الجانب التاريخي والقانوني

في السنوات الأخيرة ، كانت هناك زيادة ملحوظة التنظيم القانونيالأنظمة حماية اجتماعيةشباب. نتيجة لذلك ، معيارية معينة الإطار القانوني الخدمة الاجتماعيةمع هذا السكان ...

أنشطة إدارة التعليم في إدارة منطقة Ongudai

كل مؤسسة ومنظمة ، اعتمادًا على شكل الملكية والانتماء إلى الهيكل ، لها إطارها القانوني الخاص. يتم تنظيم العلاقات من خلال: 1. دستور الاتحاد الروسي. 2 ...

التنظيم الدستوري والقانوني لتنظيم وأنشطة الصناديق وسائل الإعلام الجماهيرية

مبادئ حرية الإعلام في المزيد نظرة عامةتم تسجيلها في أخرى القواعد الدستورية. إذن في السياق العام للدستور ، دمج محتوى القواعد الأخرى ...

تنظيم وعمل أنظمة الدولة و حكومة البلدية

المستوى الاتحادي: المشاركون في العلاقات ، ينظمها القانونفيما يتعلق بالضرائب والرسوم: المنظمات والأفراد المعترف بهم كدافعي ضرائب أو دافعي الرسوم ؛ المنظمات والأفراد ...

ملامح علاقات العمل في هيئات الشؤون الداخلية

هيئات الشؤون الداخلية - نظام وكالات الحكومةالسلطة التنفيذية ، مصممة لحماية حياة وصحة وحقوق وحريات المواطنين والممتلكات ... وضع توصيات للتأكد من أصالة موضوع الدراسة من الخبرة التقنية الحاسوبية الجنائية

قبل النظر في التغييرات في العلاقات العامةالمرتبطة بظهور كائنات تكنولوجية جديدة ، من الضروري وصف الأشياء نفسها. لن يكون من الضروري تخصيص مساحة كبيرة لهذا الحكم ...

تطبيق القانون الدستوريللتعليم في الظروف مؤسسة تعليمية

العلاقات القانونيةفي مجال التعليم ، تنظم القوانين المعيارية التي تشكل مصادر القانون التعليمي. وتشمل هذه: القوانين القانونية الدولية ، ودستور الاتحاد الروسي (1993) ، والقوانين الاتحادية ، وقوانين الكيانات المكونة للاتحاد ...

الإطار التنظيمي الروسي لعملية التقييم

كما ورد سابقًا في المستند الرئيسي الإطار التنظيمي أنشطة التقييمهو القانون الاتحادي للاتحاد الروسي "بشأن أنشطة التقييم في الاتحاد الروسي" رقم 135-FZ بتاريخ 29 يوليو 1998 ...

خبرة في المحاسبة الجنائية

1. القانون الاتحادي "في الولاية أنشطة الطب الشرعيفي الاتحاد الروسي "بتاريخ 31 مايو 2001 رقم 73-FZ (بصيغته المعدلة بالقانون الاتحادي المؤرخ 28 يونيو 2009 رقم 124-FZ) ؛ 2. قانون الإجراءات الجنائية للاتحاد الروسي المؤرخ 18 ديسمبر 2001 لا .174-FZ (بصيغته المعدلة بالقانون الاتحادي رقم 176-FZ لعام 2009) ؛ 3 ...

مديرية الخدمة الفيدرالية لتسجيل الدولة والسجل العقاري ورسم الخرائط في إقليم بريمورسكي ، بارتيزانسك

الوثائق التنظيمية الرئيسية لإدارة الخدمة الفيدرالية لتسجيل الدولة والسجل العقاري ورسم الخرائط لإقليم بريمورسكي ، بارتيزانسك هي: 1. مرسوم رئيس الاتحاد الروسي بتاريخ 25 ديسمبر 2008 ...

تم وضع قواعد تطبيق هذا المعيار في GOST R 1.1-2012 (القسم 8). يتم نشر معلومات حول التغييرات على هذا المعيار في فهرس المعلومات السنوي (اعتبارًا من 1 يناير من العام الحالي) "المعايير الوطنية" ، و نص رسميالتغييرات والتعديلات - في فهرس المعلومات الشهري "المعايير الوطنية". في حالة مراجعة (استبدال) أو إلغاء هذا المعيار ، سيتم نشر إشعار مقابل في العدد التالي من فهرس المعلومات الشهري "المعايير الوطنية". يتم أيضًا وضع المعلومات والإخطارات والنصوص ذات الصلة في نظام المعلومات الاستخدام الشائع- على الموقع الرسمي وكالة فيدراليةبشأن التنظيم التقني والمقاييس على الإنترنت (gost.ru)

عمل مكتبي

التخزين الإيداع لوثائق صندوق المحفوظات للاتحاد الروسي

وثيقة

وثيقة صندوق المحفوظات للاتحاد الروسي

مستند الاحتفاظ المؤقت

وثيقة الاحتفاظ الدائم

معرض وثائقي

الصندوق الوثائقي

دعم التوثيق (الإدارة) ، مؤسسة تعليمية لمرحلة ما قبل المدرسة

المعلومات الموثقة

توثيق

تدفق ثيقة

الموثوقية (مستند إلكتروني)

الوصول إلى المستند

مستند مكرر

نسخة مصدقة من الوثيقة

عنوان الحالة

وحدة المحاسبة للوثائق الأرشيفية

وحدة تخزين الوثائق الأرشيفية

وثيقة مصورة

فهرس الحالة

تاريخ الاستحقاق الفردي

الأنشطة الإعلامية للأرشيف

استخدام الوثائق الأرشيفية

مرجع تاريخي لصندوق المحفوظات

مصدر الاقتناء (أرشيف)

فهرسة الوثائق الأرشيفية

وثيقة الفيلم

أرشفة

تحويل (مستندات الكترونية) وتحويل (مستندات الكترونية)

مراقبة تنفيذ المستندات

حفظ وثيقة أرشيفية

نسخة الوثيقة

معايير فحص قيمة المستندات

ورقة شهادة حالة

ورقة الموافقة (الموافقة) على الوثيقة

ورقة الصندوق

مكان تجميع (نشر) الوثيقة

البيانات الوصفية

الهجرة (الوثائق الإلكترونية)

أرشيف البلدية

الجهاز العلمي والمرجعي للأرشيف ، أدوات المراجع والبحثأرشيف؛ أرشيف NSA

تسمية الحالة

حاملة المعلومات (الموثقة)

نظرة عامة على صندوق المحفوظات

تأمين المستندات

ضمان سلامة الوثائق الفيزيائية والكيميائية

صندوق المحفوظات المتحد

حجم تدفق المستندات

تقييد الوصول إلى الوثائق الأرشيفية

التخزين التشغيلي للوثائق

وصف الوثائق الأرشيفية

مقال وصفي للدليل الأرشيفي

وصف الحالات والوثائق

وصف شؤون الوحدة الهيكلية

تنظيم استخدام الوثائق الأرشيفية

وثيقة ذات قيمة خاصة

ملاحظة على تنفيذ المستند وإرساله إلى القضية

يتم التقييس في روسيا وفقًا لمبدأ التطبيق الطوعي للوثائق في مجال التقييس (انظر المادة 12 من القانون الاتحادي الصادر في 27 ديسمبر 2002 رقم 184-FZ "بشأن اللوائح الفنية"). وبالتالي ، بالمعنى الدقيق للكلمة ، GOSTs ليست إلزامية ، والأمر متروك للشركة لمتابعتها أم لا. ومع ذلك ، هذا لا يعني على الإطلاق أنه لا توجد قواعد على الإطلاق للعمل المكتبي للمنظمات التجارية. يمكن ويجب تأسيسها على أنها فيدرالية أو لوائح الصناعةواللوائح المحلية للشركة.

GOST R ISO 15489-1-2007

GOST R ISO 15489-1-2007 "نظام معايير المعلومات وأمانة المكتبات والنشر. إدارة الوثائق. المتطلبات العامة "أحدثت نوعا من الثورة في مجال عمل المكتب الروسي- لأول مرة تم تقديم متطلبات تنظيم العمل بالوثائق وفقًا للمعايير الدولية ، وقد تم الارتقاء بعملية إدارة الوثائق إلى واحدة من أهم وظائف الإدارة.

على سبيل المثال ، قدم GOST R ISO 15489-1-2007 بشكل أساسي تفسير جديد لمصطلح "وثيقة": هي "معلومات يمكن تحديدها مسجلة على وسيط ملموس تم إنشاؤها واستلامها وتخزينها من قبل منظمة أو فرد كدليل في التأكيد الإلتزامات القانونيةأو الأنشطة التجارية. قارن مع التعريف الوارد في GOST R 51141-98 "عمل المكتب والأرشفة. المصطلحات والتعريفات ":" وثيقة ، معلومات موثقة- المعلومات المسجلة على حامل المواد مع التفاصيل التي تسمح بالتعرف عليها.

ينظم هذا المعيار عمليات إدارة مستندات المؤسسات الحكومية والتجارية والعامة المخصصة للاستخدام الداخلي أو الخارجي. تعتبر أحكامه توصيات لإنشاء أنظمة إدارة المستندات ، بما في ذلك المستندات الموجودة فيها ، فضلاً عن ضمان امتثال المستندات للخصائص المحددة في المعيار.

GOST R ISO 15489-1-2007 إلزامي للتنفيذ في المنظمات المعتمدة للامتثال للمعايير الدولية. يتطلب نظام إدارة الجودة إنشاء نظام إدارة الوثائق ، وهو جزء لا يتجزأ من نظام إدارة المنظمة. في الشركات الأخرى ، يتم تطبيق الوثيقة على أساس طوعي.

GOST R 6.30-2003

GOST R 6.30-2003عنوان طويل: "أنظمة التوثيق الموحدة. نظام موحد للتوثيق التنظيمي والإداري. متطلبات التوثيق".

يجب أن يكون هذا GOST ، دون مبالغة كتاب الجدولأي صاحب عمل. على ال هذه اللحظةهذه واحدة من الوثائق المعيارية القليلة المتعلقة بالعمل المكتبي التي تحتوي على نصيحة عمليةللأعمال الورقية. على وجه التحديد ، فإنه يحدد:

مُجَمَّع تفاصيل المستندات;
متطلبات تسجيل تفاصيل المستندات ؛
متطلبات نماذج الوثيقة، بما في ذلك الأوراق ذات الرأسية المستنسخة من شعار الدولة للاتحاد الروسي.

تم الإفراج عن المزيد إرشادات لتنفيذ GOST R 6.30-2003(يبدو الاسم الكامل كما يلي: "التوثيق التنظيمي والإداري. متطلبات الأعمال الورقية. إرشادات لتنفيذ GOST R 6.30-2003").

إنها وثيقة أقل شهرة من تلك التي يفسرها ، ولكنها ذات قيمة من الناحية العملية. القيمة المضافة للتوصيات المنهجية قائمة إرشادية بالوثائق المطلوب اعتمادها(الملحق 7) و قائمة تقريبية بالوثائق التي تم لصق بصمة الختم الرسمي عليها(يطبع بالصورة علامة تجاريةأو علامة الخدمة) (الملحق 8).

تصغير العرض

فيرا إيريتيكوفا

GOST R 6.30-2003 ، والتي دخلت حيز التنفيذ منذ أكثر من عشر سنوات ، "أنظمة التوثيق الموحدة. نظام موحد للتوثيق التنظيمي والإداري. متطلبات تنفيذ المستندات "تحتوي على قواعد ومتطلبات تعكس تقليد تصميم مستند نصي روسي ، تم اختباره وتأكيده من خلال ممارسة توحيد وتوحيد المستندات.

يمكن اعتبار هذا المعيار بمثابة خليفة للمعايير الموجودة سابقًا لتنفيذ المستندات التنظيمية والإدارية. تم تطوير الإصدارات الأولى من هذه المعايير في عامي 1969 و 1970. والمعايير الأكثر شهرة وطويلة المفعول كانت GOST 6.38-72 و GOST 6.39-72 (تم تحديد متطلبات تصميم التفاصيل ومفتاح العينة بشكل منفصل ؛ تم إجراء التغييرات في عام 1978) ، وكذلك GOST 6.38-90 ، والتي تضمنت المتطلبات "المجمعة" لمفتاح التخطيط وتصميم التفاصيل ، وخليفتها - GOST R 6.30-97 بنفس الاسم تمامًا.

في GOST R 6.30-2003 ، تم تحديد نطاق تطبيقه: المستندات التنظيمية والإدارية (ORD) ، والتي تم تضمينها في الفئة 0200000 من مصنف All-Russian لوثائق الإدارة (OKUD ؛ OK 011-93). لكن لم يتم مراجعة تكوين وثائق هذه الفئة OKUD لفترة طويلة (فقط في عام 2013 ، تم إعطاء الأرشيف الفيدرالي أمرًا حكوميًا لمراجعة التكوين المحدد لوثائق هذه الفئة وتقديم مقترحات لتوحيدها) ، خلال هذا أصبحت أنواع المستندات الجديدة منتشرة على نطاق واسع في ممارسة الإدارة ، ولتوثيق إدارة شؤون الموظفين بشكل عام ، بدأ استخدام أشكال مستندات المحاسبة الأولية كأشكال عالمية. لذلك ، تغير نطاق هذا المعيار وتوسع بشكل كبير. على سبيل المثال ، الأنواع الجديدة من المستندات ، والتي تم إعدادها أيضًا وفقًا لمتطلبات GOST R 6.30-2003 ، هي:

في النظام الفرعي الوثائق التنظيمية- المفهوم والاستراتيجية والسياسة ؛
في النظام الفرعي للوثائق الإدارية - أمر ، بالإضافة إلى ذلك ، يتم إصدار أوامر للنشاط الرئيسي في كثير من الأحيان أكثر من التعليمات ؛
في النظام الفرعي للمعلومات والوثائق المرجعية - المذكرة.

يتم وضع تفاصيل التعريف الرئيسية للوثائق التي تنتمي إلى أنظمة التوثيق الأخرى (التاريخ ، والتوقيع ، والفهرس ، واسم النوع) بنفس الطريقة تقريبًا التي يحددها هذا المعيار ، على الرغم من حقيقة أنه استشاري بطبيعته.

يحتفظ GOST R 6.30-2003 بأهميته من الناحيتين المنهجية والعملية. ينص المعيار على:

تكوين تفاصيل الوثائق التنظيمية والإدارية ؛ هذا التكوين هو الحد الأقصى ، أي يمثل قائمة عامة من التفاصيل التي يمكن استخدامها في إعداد الوثائق من أجل ORD ؛ ومن المهم بشكل خاص تحديد الأسماء الاصطلاحية الدقيقة لهذه المتطلبات (يُسمح بتشويه أسماء المتطلبات في قواعد عمل المكتب في الهيئات التنفيذية الفيدرالية) ؛
متطلبات تصميم كل من التفاصيل ؛
تنسيقات الورق القياسية المستخدمة في إعداد وثائق ORD ؛
مخططات لترتيب التفاصيل على أوراق ذات تنسيق قياسي ، أي مفتاح عينة لوثائق نظام ORD على أساس شبكة هيكلية مع تعريف الحدود لوضع كل سمة ؛
أنواع وأنواع النماذج المستخدمة لتنفيذ وثائق ORD ؛
أمثلة (تسمى عينات في المعيار) للنموذج العام ، ونماذج الخطابات ونموذج الطلب.

في عملية إنشاء المستندات الإلكترونية في حالة الأصول ، يصبح تنظيم متطلبات تنفيذها وفقًا للبيانات التي تم التحقق منها بالفعل من خلال الممارسة أكثر صلة (بالطبع ، مع مراعاة توافقها مع قيود تنسيقات عرض المستندات الإلكترونية ).

نظرًا لأن الممارسة الدولية للتوحيد القياسي قد أسست دورة مدتها 10 سنوات لمراجعة المعايير ، فإننا نأمل في ذلك في المستقبل القريب طبعة جديدةمن هذا المعيار. يمكن حاليًا اعتبار المجالات الرئيسية لتحديث متطلبات الأعمال الورقية على النحو التالي:

تصنيف التفاصيل الفعلية للوثائق والعلامات التي تعكس عمليات معالجتها في شكل ورقي أو إلكتروني مع الوصول إلى تنظيم البيانات الوصفية الإلزامية لمستند تم إنشاؤه حصريًا في شكل إلكتروني ؛
إنشاء قواعد لمعالجة تفاصيل المستندات والعلامات على المستند ، مع مراعاة استخدام النماذج الموحدة لإنشاء المستندات ، بما في ذلك نموذج إلكتروني;
إنشاء قواعد للعرض المرئي الموحد (التصور) للمستند الإلكتروني ، وتفاصيله الرئيسية ، والسجلات التكنولوجية ، والإجراءات المؤكدة معها (المعاملات) والبيانات الوصفية ؛
تنظيم متطلبات النماذج الإلكترونية للمستندات (النماذج الإلكترونية) ، إلخ.

GOST 51141-98

GOST 51141-98 "العمل المكتبي والأرشفة. المصطلحات والتعريفات "يحدد مصطلحات وتعريفات المفاهيم في مجال العمل المكتبي والأرشفة. يجب أن تكون حذرًا وأن تأخذ في الاعتبار العمر الموقر لهذه الوثيقة - تمت إعادة تفسير العديد من شروط العمل المكتبي بواسطة GOST R ISO 15489-1-2007.

تصغير العرض

فيرا إيريتيكوفا، مدير مستندات محترف ، متخصص في المستندات ، خبير في نقابة مديري المستندات

GOST R 51141-98 الحالي "العمل المكتبي والأرشفة. المصطلحات والتعريفات "لها أيضًا تاريخها الخاص. مع نفس الاسم تقريبًا ومع تعديلات طفيفة ، تم تشغيله منذ عام 1970 (GOST 16487-70). أصبح GOST 16487-83 خلفًا لها ، ومنذ 1 يناير 1999 ، يعمل هذا المعيار في حالة معيار الاتحاد الروسي مع تعيين GOST R 51141-98.

نطاق تطبيقه هو جميع أنواع الوثائق والمؤلفات المتعلقة بالعمل المكتبي والأرشفة. يحتوي هذا المعيار على مصطلحات موحدة مع التعريفات بما في ذلك المفاهيم العامةهذا المجال. تعريفات المصطلحات الأساسية وذات الصلة هي "الوثيقة ؛ المعلومات الموثقة "،" تفاصيل المستند "،" القوة القانونية للوثيقة "،" التوثيق "،" نظام التوثيق "،" وثيقة أرشيفية"،" صندوق الأرشيف "،" الصندوق الوثائقي "وغيرها.

ولكن بسبب التحديث والتغييرات الهامة في نظام المصطلحات الناجمة عن إدخال مفهوم إدارة الوثائق ، في 2012-2013. طور VNIIDAD وأعد للموافقة عليه معيارًا جديدًا للمصطلحات في مجال العمل المكتبي والأرشفة ، والذي تم التخطيط لإدخاله (بالفعل برقم جديد) اعتبارًا من 1 مارس 2014.

GOST R 54471-2011

GOST R 54471-2011 / ISO / TR 15801: 2009 “أنظمة إدارة المستندات الإلكترونية. إدارة التوثيق. المعلومات المخزنة الكترونيا. توصيات لضمان الموثوقية والموثوقية "هي أحدث" المعايير التي نهتم بها. دخل حيز التنفيذ في 1 أغسطس 2012 وفقًا لأمر وزارة الصناعة والتجارة في الاتحاد الروسي المؤرخ 18 أكتوبر 2011 رقم 466-st. تطبيق المعيار طوعي.

ستكون الوثيقة مفيدة ليس فقط للشركات التي تستخدم EDMS ، ولكن أيضًا لأي شخص آخر ، لأن بالوسائل الإلكترونيةالتواصل ونقل المعلومات اليوم ، ربما ، يستخدمها الجميع على الإطلاق. يحتوي المعيار على وصف للممارسة الموصى بها لتخزين الأعمال والمعلومات الأخرى في شكل إلكتروني.

GSDOU

"نظام الدولة لدعم التوثيق للإدارة. أحكام أساسية. تمت الموافقة على المتطلبات العامة لخدمات دعم الوثائق والتوثيق "بأمر من الأرشيف الرئيسي لاتحاد الجمهوريات الاشتراكية السوفياتية في عام 1988. على الرغم من العمر المتين للوثيقة ، لا تزال GSDOU تعمل في الجزء الذي لا يتعارض مع المعايير الحديثة.

GSDOU هي مجموعة من المبادئ والقواعد التي تحدد متطلبات موحدة لتوثيق أنشطة الإدارة وتنظيم العمل مع الوثائق في الهيئات الحكومية والشركات والمؤسسات والمنظمات العامة. انها خطيرة و وثيقة كاملة، ولكن ، للأسف ، ليس من الضروري الرجوع إليها في كثير من الأحيان ، حيث تم بالفعل مراجعة العديد من القضايا بمعايير أكثر حداثة.

تصغير العرض

فيرا إيريتيكوفا، مدير مستندات محترف ، متخصص في المستندات ، خبير في نقابة مديري المستندات

"نظام الدولة لدعم التوثيق للإدارة. أحكام أساسية. المتطلبات العامة لخدمات دعم المستندات والوثائق "هو الاسم الكامل للمستند ، والذي يُعرف بشكل أفضل بالاسم المختصر GSDOU. تمت الموافقة على الوثيقة من قبل كوليجيوم الأرشيف الرئيسي لاتحاد الجمهوريات الاشتراكية السوفياتية في 27 أبريل 1988 وبأمر من الأرشيف الرئيسي لاتحاد الجمهوريات الاشتراكية السوفياتية في 25 مايو 1988 رقم 33.

تم تطوير GSDOU كتطوير للأحكام الرئيسية للنظام الموحد لحفظ السجلات الحكومية (EGSD ؛ M. ، 1974) وكان له إصدار وسيط يسمى Unified نظام الدولةدعم إدارة الوثائق (EGSDOU).

تضع GSDOU القواعد والمبادئ التي تحدد متطلبات موحدة لتوثيق أنشطة الإدارة وتنظيم العمل مع المستندات في الظروف التي بدأ فيها استخدام الميكنة وأتمتة العمل مع المستندات بنشاط في هذه العمليات ، و أنظمة مؤتمتةالإدارة (ACS القائمة على أجهزة الكمبيوتر "الكبيرة") ، والتي تطلبت تصنيف وتوحيد ليس فقط المستندات ، ولكن أيضًا المعلومات الواردة فيها. بناءً على GSDOU ومعايير الدولة ، كان مطلوبًا من المنظمات تنظيم تكوين المستندات القابلة للتطبيق وتطويرها وتطبيقها أشكال موحدةالمستندات ، وتثبيتها في الجداول الزمنية ، والتي يتم الاحتفاظ بها حاليًا كجداول زمنية لأشكال موحدة من المستندات المستخدمة في المنظمة.

لطالما اعتبرت GSDOU الجهة التنظيمية الرئيسية وثيقة منهجية، تحديد الأسس التنظيمية الموحدة لإنشاء نظام العمل المكتبي (نظام المؤسسات التعليمية لمرحلة ما قبل المدرسة) في أي إدارة حكومية ، في الشركات ، في المؤسسات وحتى في المنظمات العامة. الهيئات السوفيتية والحزب والنقابات العمالية ومنظمات كومسومول وهيئات إدارة الصناعة التي عملت على أساس المواثيق ( السكك الحديدية, الطيران المدني، النقل البحري والنهري ، وكذلك الدفاع) ، ولكن في تصميم التفاصيل الرئيسية للوثائق (المؤلف ، التاريخ ، الفهرس ، التوقيع) ، تم مراعاة القواعد العامة.

تم ضمان الجانب المعياري لـ GSDOU من خلال حقيقة أن قواعد توثيق المستندات ومعالجتها التي أنشأتها تستند إلى متطلبات معايير الدولة GOST 6.38-90 ، GOST 6.10.5-87 ، والتي كانت إلزامية ولها حالة الوثائق التنظيمية والفنية. بناءً على متطلبات GOST 6.10.4-84 و GOST 6.10.1-88 و المتطلبات التنظيمية GSDOU لتسجيل التفاصيل والعمل مع المستندات المقروءة آليًا (نسميها الآن المستندات الإلكترونية) وبرامج الآلة. مبدأ الوصف الموحد والرسمي لتفاصيل المستندات المقروءة آليًا استنادًا إلى مصنفات جميع الاتحادات (OKPO و OKUD و OKVED وما إلى ذلك ، والتي تُعرف الآن باسم المصنفات الروسيةولها حالة المعايير) تظل ذات صلة وتستخدم في العصر الحديث نظم المعلومات(على سبيل المثال ، في MEDO) ، لأن أساس عمل كل EDMS هو نظام المصنفات والأدلة.

لطالما تم النظر في قواعد تنظيم العمل مع المستندات ومبادئ سير العمل التي وضعتها GSDOU من الناحية المنهجية. كان من المتصور أن يقوم الأرشيف الرئيسي لاتحاد الجمهوريات الاشتراكية السوفياتية ومعايير الدولة لاتحاد الجمهوريات الاشتراكية السوفياتية في تطويرهما بتطوير إطار تنظيمي ومنهجي محدد لجميع الاتحادات لتحسين المؤسسة التعليمية لمرحلة ما قبل المدرسة ، وستقوم الوزارات القطاعية والجمهورية بتطوير مجموعات من التنظيمات والوزارات الحكومية. وثائق منهجية لتحسين العمل مع الوثائق في الصناعات التي تقع ضمن صلاحياتهم. تم توضيح الأحكام الرئيسية لـ GSDOU في مجموعة الملصقات والاستمارات التدريبية للوثائق التنظيمية والإدارية الرئيسية ، التي أعدتها VNIIDAD في عام 1991.

لسوء الحظ ، وفقًا لنتائج الإصلاح الإداريفي الوقت الحاضر ، فقدت Rosarkhiv وظيفة الإدارة المنهجية للعمل المكتبي في البلاد ، ولم تعد Rosstat توافق على النماذج الموحدة للوثائق.

ومع ذلك ، تم تطوير الأحكام العامة لـ GSDOU وكانت بمثابة أساس لتطوير التعليمات النموذجية للعمل المكتبي في الوزارات والإدارات في الاتحاد الروسي (1993) واثنين من تعليمات النموذجبشأن العمل المكتبي في الهيئات التنفيذية الاتحادية (تمت الموافقة على الأول بأمر من الأرشيف الاتحادي بتاريخ 27 نوفمبر 2000 رقم 68 ، والثاني بنفس الاسم تمت الموافقة عليه بأمر من وزارة الثقافة في 8 نوفمبر 2005 رقم 536 ، مسجل من قبل وزارة العدل الروسية في عام 2006 وأصبح غير صالح بسبب الموافقة على قواعد المكتب في عام 2009).

في الوقت الحاضر ، ينبغي اعتبار GSDOU كوثيقة منهجية تحتوي على قواعد ومبادئ رفيعة المستوى مدعومة بمنهجية إدارة الوثائق وأكدتها ممارسة العمل المكتبي. على أساسها ، يتم بناء القاعدة التنظيمية والمنهجية للعمل المكتبي الحديث ، والتي تعمل بشكل أساسي على تطوير وتحديد الأحكام الرئيسية لـ GSDOU في سياق إدخال أنظمة إدارة المستندات الإلكترونية. بالإضافة إلى ذلك ، تم الآن إعادة سرد مبادئ وقواعد GSDOU (للأسف ، دون الرجوع إلى المصدر) من قبل العديد من مؤلفي الكتيبات العملية حول العمل المكتبي.

رسميًا ، لم يتم إلغاء GSDOU ، ولكن في الوقت الحالي يمكن تصنيفها بالفعل كمصدر ، لأن. بناءً على مبادئه المنهجية ، يستمر تطوير نظام القواعدتوثيق وتنظيم سير العمل وتشكيل صندوق وثائقي لمنظمة ما ، والذي تحدده القواعد الحالية للعمل المكتبي في الهيئات التنفيذية الفيدرالية (تمت الموافقة عليها بموجب مرسوم حكومة الاتحاد الروسي بتاريخ 06/15/2009 رقم 477 ، بصيغته المعدلة بتاريخ 09/07/2011) ، GOST R 6.30-2003 ، معايير GOST R ISO بشأن إدارة الوثائق ، التوصيات المنهجية لتطوير تعليمات العمل المكتبي في الهيئات التنفيذية الفيدرالية (تمت الموافقة عليها بأمر من المحفوظات الفيدرالية بتاريخ 23 ديسمبر 2009 لا .76) ، القواعد الأساسية لتشغيل أرشيف المنظمات (تمت الموافقة عليها من قبل هيئة المحفوظات الفيدرالية في 6 فبراير 2002) ، إلخ. والعمل مع المستندات الإلكترونية ، بما في ذلك تعريف موضوعها ، وكذلك تنظيم التفاعل الإلكتروني وسير العمل ، وأنواع التوقيعات الإلكترونية وقواعد استخدامها ، إلخ. ينظمها كل من التشريع والقوانين التنظيمية ذات الصلة لحكومة الاتحاد الروسي.

Navigator وفقًا لـ GOSTs

نقدم لك نوعًا من فهرس الموضوعات الذي سيساعد الكُتَّب على الإجابة على السؤال الأسري "أين هو مكتوب؟" يحتوي العمود "سؤال" على كلمات رئيسية للأسئلة التي تظهر يوميًا في العمل خدمات ما قبل المدرسة. العمود "أين هو مكتوب؟" يحتوي على رابط إلى GOST والفقرة الخاصة به ، حيث يمكنك قراءة المعلومات عند الطلب (بالإضافة إلى GOST ، في هذا الجدول سنشير أيضًا إلى الإرشادات الخاصة بتنفيذ GOST R 6.30-2003 ، وتسميتها "الطريقة. التوصيات" ).

الطاولة

Navigator وفقًا لـ GOSTs في مجال المؤسسات التعليمية لمرحلة ما قبل المدرسة

تصغير العرض

تتطلب المعايير الوطنية للاتحاد الروسي لإدارة الوثائق ، والتي تم تطويرها على أساس معايير ISO الدولية ، مراجعة منفصلة ، وإن كانت قصيرة. يأخذون مكانهم في الإطار التنظيمي والمنهجي للعمل المكتبي. لتنفيذ وتطبيق متطلباتهم ، يتطلب موظفو خدمات PEI أعلى مستوى من الاحتراف و تدريب خاص. اقرأ مقال "المعايير الروسية لإدارة المستندات التي تم تطويرها على أساس الوثائق الدولية: نظرة عامة موجزة"